Handleiding My.tentoo voor werkgevers en opdrachtgevers
Algemeen In deze handleiding leggen wij je stap voor stap uit wat de mogelijkheden zijn met my.tentoo. Ga naar de website my.tentoo.nl. Als je nog geen inloggegevens hebt ontvangen voor de organisatie, kun je deze aanvragen via
[email protected]. Graag ontvangen wij dan de volgende gegevens:
een recent (niet ouder dan 6 maanden) uittreksel van de kamer van koophandel (KvK); kopie legitimatiebewijs van de tekeningbevoegde bij de KvK; kopie legitimatiebewijs van de hoofdgebruiker my.tentoo; e-mailadres van de hoofdgebruiker my.tentoo.
Zodra wij deze informatie hebben ontvangen, stuurt onze Servicedesk de inloggegevens naar het emailadres van de hoofdgebruiker voor my.tentoo. Als de organisatie al inloggegevens heeft voor my.tentoo vraag je bij de hoofdgebruiker inloggegevens aan. Hij/zij kan een account voor je aanmaken. Algemene Voorwaarden Als je voor de eerste keer inlogt, verschijnen eenmalig de Algemene Voorwaarden van Tentoo. Om akkoord te gaan met de Algemene Voorwaarden, scroll je naar beneden en vink je ‘Ik ga akkoord met de Algemene Voorwaarden’ aan. Vervolgens klik je op ‘Ok’.
2
Wachtwoord wijzigen Als je voor de eerste keer bent ingelogd, wijzig je gelijk het wachtwoord. Het wachtwoord moet bestaan uit een combinatie van letters, cijfers en tekens (bijvoorbeeld: voorbeeld1! of vo0rbeeld+). Het minimum aantal karakters voor het wachtwoord is 8 en het maximum aantal karakters is 15. Nadat je het wachtwoord hebt gewijzigd, verschijnt het welkomstscherm met alle keuzemogelijkheden. Hier vind je altijd de laatste updates van my.tentoo en eventuele mededelingen van Tentoo. Let op! Zodra je inloggegevens hebt ontvangen van de hoofdgebruiker binnen de organisatie, is het mogelijk dat je niet volledige toegang hebt tot my.tentoo. Mocht je opties missen dan kan de hoofdgebruiker deze voor je toevoegen. Nadat je het wachtwoord hebt gewijzigd, klik je op de optie ‘Gebruikers my.tentoo’ en vervolgens op op ‘admin’. Door op ‘admin’ te klikken, maak je een beheerderaccount aan. Voor het aanmaken van extra accounts, zie het onderdeel ‘Gebruikers my.tentoo’ verderop in deze handleiding. Voordat je verder kunt gaan met het aanmaken van het beheerderaccount verschijnt het scherm met de ‘Bewerkersovereenkomst’. Scroll helemaal naar beneden en vink de overeenkomst voor akkoord aan.
3
Het volgende scherm verschijnt in verband met het aanmaken van de beheeraccount:
In dit scherm klikje ‘Volledige toegang opdrachtgevers’ aan. Vervolgens voer je de persoonlijke gegevens van de hoofdgebruiker van my.tentoo in. . De gegevens worden bewaard door ‘Wijzigen opslaan’ aan te klikken. Vervolgens verschijnt het volgende scherm:
Nu beschik je over alle functionaliteiten die my.tentoo te bieden heeft. Bedrijfsgegevens Het menu ‘Bedrijfsgegevens’ bestaat uit de volgende onderdelen:
Bedrijfsgegevens Bij de ‘Bedrijfsgegevens’ vind je de gegevens die bij ons bekend zijn, zoals je adresgegevens. Deze gegevens kun je zelf wijzigen. In dit scherm zet je ook het soort prijsafspraak vast voor alle medewerkers. Let op! Als je de prijsafspraak vastzet kan er geen uitzondering worden gemaakt voor iemand. Aangebrachte wijzingen verzend je via dit scherm met je wachtwoord aan Tentoo Persoonlijke gegevens Bij de ‘Persoonlijke gegevens’ vind je de gegevens van de beheerder van my.tentoo. In dit scherm staan de gegevens zoals gebruikersnaam, roepnaam en e-mailadres. Wachtwoord wijzigen Bij ‘Wachtwoord wijzigen’, kun je het huidige wachtwoord wijzigen. Het wachtwoord moet bestaan
4
uit een combinatie van letters, cijfers en tekens (bijvoorbeeld: vo0rbeeld! of voorbeeld9+). Het minimum aantal karakters voor het wachtwoord is 8 en het maximum aantal karakters is 15. Instellingen Bij ‘Instellingen’ heb je de mogelijkheid om instellingen voor de presentatie van waarden in my.tentoo aan te passen.
Uitvoerders In het menu ‘Uitvoerders’ heb je twee mogelijkheden: Overzicht Hier vind je een overzicht van alle medewerkers die via Tentoo zijn uitbetaald en voor je werkzaam zijn (geweest). Het is mogelijk om de gegevens van medewerkers op te vragen of het overzicht te downloaden naar Excel. Registreren Je kunt een nieuwe medewerker aanmelden bij Tentoo via de optie ‘Inschrijven’. Let op! Het inschrijfformulier wordt naar het ingevoerde e-mailadres verstuurd, waarna deze ondertekend, inclusief kopie van een geldig legitimatiebewijs, naar ons verstuurd moet worden. Het scherm met het overzicht van de medewerkers ziet er als volgt uit:
Werkbriefjes Het menu ‘Werkbriefjes’ heeft 3 onderdelen:
Overzicht Hier vind je alle werkbriefjes inclusief status. In dit overzicht is het mogelijk om de werkbriefjes te accorderen. De te accorderen werkbriefjes verschijnen altijd bovenaan in het overzicht. De volgende statussen zijn mogelijk: - accorderen: het werkbriefje moet nog door je worden goedgekeurd en verzonden aan Tentoo - accorderen uitvoerder: het werkbriefje is door je opgesteld en de medewerker moet deze nog accorderen. - nog niet verzonden: het werkbriefje is door je opgesteld, maar nog niet aan de medewerker verzonden om te accorderen. - verzendlijst: het werkbriefje staat op de verzendlijst maar is nog niet verzonden aan Tentoo of aan de medewerker. - in behandeling het werkbriefje is ontvangen en in behandeling genomen. - gefactureerd: het werkbriefje is aan je gefactureerd maar nog niet uitbetaald aan de medewerker. - uitbetaald: het werkbriefje is aan de medewerker uitbetaald.
5
-
uitgesteld: het werkbriefje is verwerkt tot een factuur, alleen kan de medewerker nog niet uitbetaald worden, omdat hij/zij bijvoorbeeld nog niet (volledig) is ingeschreven vervallen hier kunnen diverse redenen voor zijn. Als je niet zelfstandig het werkbriefje verwijderd hebt, neem dan contact op met onze Servicedesk voor meer informatie.
Invoeren Werkbriefjes kun je hier invoeren en ter goedkeuring aan de medewerker sturen, waarna de medewerker vervolgens het werkbriefje geaccordeerd (digitaal) aan ons kan versturen. Verzendlijst Hier zijn de werkbriefjes verzameld die door je zijn geaccordeerd voordat ze naar ons worden gestuurd. Om deze werkbriefjes te verzenden, moet je ter bevestiging nog éénmaal het wachtwoord invullen. De medewerker ontvangt vervolgens automatisch een bevestiging van het verzenden van de werkbriefjes.
Voorbeeld overzicht werkbriefjes:
Verder is het mogelijk om werkbriefjes te wijzigen of te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer deze door de medewerker onjuist is ingevoerd en nog niet voor akkoord is doorgestuurd aan Tentoo. Zodra je een werkbriefje wijzigt, zal het werkbriefje voor akkoord teruggestuurd worden aan de medewerker waarna Tentoo het werkbriefje zal verwerken. Voor wijzigen of verwijderen van het werkbriefjes dubbelklik je op de regel van het betreffende werkbriefje, vervolgens kies je ‘Bewerken’. Let op! Als een medewerker nog niet eerder voor je heeft gewerkt, maar wel een werkbriefje via my.tentoo heeft ingevuld en verstuurd, kan het zijn dat deze nog niet in het ‘Overzicht werkbriefjes’ verschijnt. Dat komt omdat Tentoo deze medewerker eerst aan de opdrachtgever moet koppelen. Na de eerste uitbetaling, verschijnen de werkbriefjes van de medewerker wel in het overzicht. Uiteraard geldt bovenstaande ook als je een werkbriefje invoert voor een nieuwe medewerker. Deze medewerker kan het werkbriefje pas elektronisch accorderen als hij/zij gekoppeld is (na de eerste uitbetaling). Om deze koppeling te maken, neem je contact op met onze Servicedesk via telefoonnummer 020 420 20 70. Ziekmeldingen Het menu ‘Ziekmeldingen’ heeft 3 mogelijkheden: Overzicht ziekmeldingen In dit overzicht vind je alle ziek- en betermeldingen via my.tentoo van medewerkers die je hebben opgeven als opdrachtgever bij hun ziekmelding. Ziekmelden Hier meld je een medewerker ziek. Betermelden Hier meld je om de ziek gemelde medewerker beter.
6
Aanvragen Loonberekening Via deze optie vraag je een loonberekening aan. Het scherm ziet er dan als volgt uit:
Let op! Bij soort bedrag kun je kiezen uit vier verschillende prijsafspraken, lees de uitleg goed door om de juiste keuze te maken.
Facturen Bij de optie ‘Facturen’ is het mogelijk om een overzicht weer te geven van alle facturen die je hebt ontvangen, betaald hebt of nog openstaan. Hier kun je een selectie te maken van bijvoorbeeld facturen die verstuurd zijn op een bepaalde datum. In dit scherm zie je ook wanneer een medewerker uitbetaald krijgt of heeft gekregen. Het scherm ziet er als volgt uit:
Verder is het mogelijk om een kopie factuur aan te vragen, door te dubbelklikken op de betreffende factuurregel. Er wordt dan een pdf van de factuur weergegeven. Deze kun je ook uitprinten. Onder het ‘Facturen overzicht’ heb je de mogelijkheid om een factuuroverzicht te downloaden naar een Excelsheet.
7
Gebruikers my.tentoo De optie ‘Gebruikers my.tentoo’ maakt het mogelijk om andere medewerkers binnen het bedrijf ook toegang te geven voor my.tentoo voor opdrachtgevers. Per gebruiker kunnen aparte bevoegdheden gegeven worden. Let wel: sommige gegevens kunnen privacy gevoelig zijn en niet elke medewerker hoeft alle uitbetalingen te zien. Ga dus voorzichtig om met het uitgeven van de bevoegdheid: ‘volledige toegang opdrachtgevers’. Je bent daar als opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor. Kies toevoegen gebruiker my.tentoo:
Het scherm waar de extra gebruikers kunnen worden aangemaakt:
Wij wensen je veel gebruiksgemak met my.tentoo.
8
