Sectorplannen Zorg Handleiding SABA voor werkgevers
Versie 1.2 19 juni 2015
INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING
2
2 INLOGGEN
3
2.1 WACHTWOORD VERGETEN? 2.2 INGELOGD ZIJN
3 5
3 TABBLAD HOME
6
3.1 INFORMATIE 3.1.1 DASHBOARD 3.2 ACTIVITEITEN AANMAKEN 3.2.1 INTERN 3.2.2 EXTERN 3.2.3 BBL/HBO-DUAAL 3.3 REGISTRATIES 3.3.1 INDIENEN VAN EEN INTERNE ACTIVITEIT 3.3.2 REGISTRATIE INDIENEN VAN EEN EXTERNE ACTIVITEIT 3.3.3 INDIENEN VAN EEN BBL/HBO-DUAAL ACTIVITEIT 3.3.4 STATUS VAN DE REGISTRATIE 3.4 ACCOUNT
6 6 7 7 9 19 20 20 31 37 39 39
4 NORMENKADER ADMINISTRATIE
40
5 TABBLAD MEER INFORMATIE
44
6 TABBLAD CONTACT
44
7 TABBLAD FORMATS
45
7.1 ACCOUNTGEGEVENS 7.1.1 PARAFENLIJST 7.1.2 VERKLARING ADDITIONELE LEERWERKBANEN 7.1.3 VERKLARING NIET TERUGVORDERBARE BTW (N.B. INDIEN VAN TOEPASSING) 7.1.4 HET UPLOADEN VAN ACCOUNTGEGEVENS 7.2 REGISTRATIE 7.2.1 PRESENTIELIJSTEN EXTERNE KOSTEN 7.2.2 PRESENTIELIJSTEN + INSTRUCTIE INTERNE OPLEIDING 7.2.3 DEELNEMERSVERKLARING 7.2.4 BEWIJS VAN DEELNAME BBL 7.2.5 BEWIJS VAN DEELNAME HBO-DUAAL
46 46 46 46 47 48 48 48 49 49 49
8 TABBLAD VIDEO
49
9 TABBLAD FAQ/RELEASE
49
1
1 Inleiding Deze handleiding stelt de werkgevers in staat de activiteiten in het kader van de Sectorplannen te registreren en te administreren. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de uniforme web portal die door alle deelnemende werkgevers wordt gebruikt voor het uploaden van bewijsdocumenten en het administreren en verantwoorden van de scholingsactiviteiten. In de handleiding wordt stapsgewijs uitgelegd welke stappen doorlopen moeten worden. Door het volgen van deze stappen worden de scholingsactiviteiten op de juiste manier geadministreerd. In deze handleiding beginnen we met het inloggen in de web portal en vervolgens worden de activiteiten en de registraties uitgelegd. De benodigde documenten worden weergegeven onder het tabblad ‘Formats’. Tevens zijn hier de documenten voor de accountgegevens terug te vinden. Als laatste is het normenkader toegevoegd. Hierin is te lezen aan welke eisen de verantwoordingsdocumenten moeten voldoen. In de web portal zijn ook instructiefilmpjes opgenomen als ondersteuning bij de invoer in SABA. Mocht u na het lezen van de handleiding én het bekijken van de filmpjes nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met het Shared Service Center. Contactgegevens:
[email protected]
2
2 Inloggen Ga naar www.zorg-sectorplan.nl U kunt alleen inloggen, als uw regionale projectleider hiervoor de benodigde gegevens heeft ingevoerd in het systeem. Zodra dit is gebeurd, ontvangt u automatisch een link in uw mailbox om de eerste keer in te loggen. Klik hier om in te loggen
2.1 Wachtwoord vergeten? Bij gebruiker typt u het e-mailadres dat hoort bij uw account. Indien u het wachtwoord vergeten bent klikt u op ‘Wachtwoord vergeten?’ Let op! Indien u actief bent in meerdere regio’s werkt deze functie niet. Voor het opvragen van een nieuw wachtwoord voor één van de regio’s neemt u contact op met het Shared Service Centrum.
Klik op: Wachtwoord vergeten?
3
Vul het e-mailadres in dat bij uw account hoort
Vraag nieuw wachtwoord aan
De volgende melding verschijnt rechtsboven in het scherm:
De e-mail, die u ontvangt uit het systeem, ziet er als volgt uit:
Klik op deze link om een nieuw wachtwoord in te stellen
Door op de link te klikken kunt u een wachtwoord instellen. Let op: deze link is slechts een beperkte tijd bruikbaar! Zodra dit opgeslagen is krijgt u de melding:
U kunt nu inloggen met het e-mailadres van uw account en het nieuwe wachtwoord.
4
2.2 Ingelogd zijn Onder deze accountgegevens bent u ingelogd
Hier ziet u hoeveel bedrijfsdocumenten er nog ontbreken in uw accountgegevens
Het linkermenu blijft op alle tabbladen zichtbaar.
5
3 Tabblad Home 3.1 Informatie Onder het kopje ‘Informatie’ in de linker menubalk staan de 7 maatregelen waarop subsidie aangevraagd kan worden. De Regionale Projectleider draagt zorg voor het invoeren van de gegevens van de zorginstelling in SABA. Door links een ‘Maatregel’ aan te klikken verschijnt rechts: de uitleg wat de maatregel inhoudt Beschikking en de welke kosten er declareerbaar zijn aanvraag voor de (subsidiabele kosten) regio wat het subsidiepercentage is voor deze maatregel (voor maatregel 5 en 6 is dit 20%, voor de overige maatregelen 50%)
Hier vindt u het overzicht van wat er is toegekend op het gebied van deze maatregel aan uw zorginstelling
Hier vindt u de laatste 5 aangemaakte activiteiten
Maak direct een interne activiteit van deze maatregel aan
Direct een interne activiteit registreren
Maak direct een externe activiteit van deze maatregel aan
Direct een externe activiteit registreren
3.1.1 Dashboard
Het dashboard toont per maatregel een schematische weergave van de aangevraagde en toegekende subsidies gebaseerd op kosten (P) en aantallen (Q). Ook wordt er een grafische weergave getoond.
6
3.2 Activiteiten aanmaken Onder activiteiten worden opleidingen/trainingen/ scholingen verstaan. We maken onderscheid tussen intern (zie 3.2.1), extern (zie 3.2.2) en BBL/HBO-duaal (zie 3.2.3). 3.2.1 Intern Hier kunt u interne opleidingen/trainingen/scholingen toevoegen, muteren, raadplegen en registreren. Ook de status van de interne opleidingen wordt hierin getoond. Een nieuwe opleiding/training/scholing kan toegevoegd worden door te klikken op de knop ‘Activiteit toevoegen’. Er verschijnt een formulier dat ingevuld moet worden. Achter de in te vullen velden staan blauwe -tjes. Als je deze met de muis aanwijst, verschijnt er een toelichting op het gevraagde.
Informatie over de arbeidsmarktrelevantie
Geen vreemde tekens gebruiken bij het invoeren van de velden
Als u op het -tje klikt kunt u lezen dat er alleen klokuren ingevuld mogen worden
Klik op ‘Opslaan’.
7
Na het opslaan van de (interne) activiteit staat er een grijs vakje onder de kolom AMR (Arbeidsmarktrelevantie).
De regionaal projectleider keurt de arbeidsmarktrelevantie goed of af. Deze beoordeling wordt in SABA vastgelegd. Een goedkeuring ziet er als volgt uit:
Opleiding muteren
Arbeidsmarktrelevantie is goedgekeurd
Hier kunt u de activiteit registreren (‘Registratie indienen’)
Als de activiteit wordt afgekeurd dan ziet u een vakje met rood kruis staan. Als over het rode kruis scrolt ziet u de afkeurreden.
onder AMR
Als u klikt op het vergrootglas kunt u de activiteit muteren. U krijgt dan nog 2 extra velden die u kunt aanvinken: U kunt de activiteit nog op inactief zetten door het vinkje weg te klikken totdat u besluit om de activiteit te gaan registreren LET OP! Als u vervallen aanvinkt, verdwijnt de activiteit van de webportal. U kunt dit niet ongedaan maken! Een inactieve activiteit kunt u weer oproepen door aan de linkerkant te klikken op ‘Intern’.
Vervolgens vinkt u ‘Toon inactieve activiteiten aan’ om de inactieve activiteiten zichtbaar te maken. Als u nu op het vergrootglas klikt van de “inactieve” activiteit, kunt u onderaan het scherm weer ‘Actief’ aanvinken om de activiteit weer actief te maken.
8
Activiteit muteren / bekijken
Activiteit registreren
Zodra u klikt op de knop ‘Registratie indienen’ (het vakje naast het AMR-vakje) verlaat u het kopje ‘Activiteiten aanmaken’ en gaat u automatisch naar ‘Registratie indienen’. (De beschrijving hiervan start op pagina 20.) Een interne activiteit kan op 2 manieren ingevoerd worden: a) Direct vanuit de aangemaakte activiteit (onder het kopje ‘Informatie’) b) Via de stap ‘Intern’ onder het kopje ‘Activiteiten aanmaken’ Als u kiest voor de invoer via a) dan is de regel ‘Maatregel:’ al ingevuld. Kiest u voor het invoeren van de activiteit via b), dan moet u zelf nog een keuze maken onder welke maatregel de activiteit valt. 3.2.2 Extern Hier kunt u externe opleidingen/trainingen/scholingen toevoegen, muteren, raadplegen en registreren. Ook de status van de externe opleidingen wordt hierin getoond. Een nieuwe opleiding/training/scholing kan toegevoegd worden door te klikken op de knop ‘Activiteit toevoegen’. Er verschijnt een formulier dat ingevuld moet worden. Achter de in te vullen velden staan blauwe -tjes. Als je deze met de muis aanwijst, verschijnt er een toelichting op het gevraagde. Een externe activiteit kan op 2 manieren ingevoerd worden: c) Direct vanuit de aangemaakte activiteit (onder het kopje ‘Informatie’) d) Via de stap ‘Extern’ onder het kopje ‘Activiteiten aanmaken’ Als u kiest voor de invoer via a) dan is de regel ‘Maatregel:’ al ingevuld. Kiest u voor het invoeren van de activiteit via b), dan moet u zelf nog een keuze maken onder welke maatregel de activiteit valt.
9
Bij de regel ‘Opleiding:’ vult u de naam van de opleiding. Let er op dat u geen vreemde tekens gebruikt in uw tekst. Bij ‘Marktconformiteit’ moet u een keuze maken. Dit wordt nader toegelicht in de volgende paragraaf. 3.2.2.1 Marktconformiteit Deze kan op 4 manieren worden bepaald: via een aanbestedingsprocedure (N.B. deze procedure verschijnt alleen bij zorginstellingen die door de Regionaal Projectleider als aanbestedingsplichtig zijn aangemerkt). Bent u een aanbestedingsplichtige organisatie en heeft u voor deze opleidingsactiviteit een aanbestedingsprocedure uitgevoerd, dan moet u het volledige aanbestedingsdossier uploaden onder uw accountgegevens bij documenten. LET OP! Uw aanbestedingsdossier dient te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. eigen offerteprocedure d.m.v. het uploaden van 3 offertes en middels een motivatie bij het vastleggen van de keuze. offerteprocedure via Webportal: bij deze keuze wordt een e-mail verstuurd naar diverse opleidingsinstituten/opleiders om een offerte uit te brengen. vrije inkoop < € 5.000,00 waarbij de marktconformiteit niet hoeft te worden aangetoond. 3.2.2.1.1 Eigen Offerte Procedure Bij het aanmaken van een externe activiteit kan er gekozen worden bij marktconformiteit voor ‘Eigen Offerte Procedure’:
10
Stap 1:
Stap 2:
Als u op het -tje klikt kunt u lezen dat er alleen klokuren ingevuld mogen worden
Hier kunt u 3 offertes te uploaden U kunt stap 2 tussentijds opslaan. De velden met een sterretje zijn verplichte velden om in te voeren. Deze velden zijn: Duur, Doel, Doelgroep, Inhoud en Wijze van toetsing en de namen van de 3 opleiders. Het uploaden van de offertes is niet verplicht. Klik op OPSLAAN EN VOLGENDE STAP. De gegevens onder stap 2 zijn opgeslagen. Het is mogelijk om dit scherm te sluiten zonder dat de gegevens verloren gaan.
11
Als Stap 2 nog niet volledig is afgerond dan is het NIET mogelijk de velden in stap 3 in te voeren. Stap 3: De offertes zijn geüpload en kunt u bekijken door erop te klikken.
Deze velden kunt u invullen aan de hand van de offertes
Bepaal per opleider een kwaliteitscijfer
Selecteer de gekozen opleider en voeg het gunningsbericht toe.
Er is een apart veld beschikbaar voor het gunningsbewijsdocument dat toegevoegd moet worden bij de keuze van de opleider.
Uploaden gunningsbewijs
Let op! Na indienen van de activiteit is het niet meer mogelijk om zelf wijzigingen door te voeren. Neem hiervoor contact op met het SSC.
12
Registratie indienen
Bij de externe activiteiten is de kolom MCF (Marktconformiteit) opgenomen. De medewerkers van het SSC beoordelen de marktconformiteit. Is de MCF goedgekeurd, dan wordt het vakje MCF aangevinkt. Als de markconformiteit niet direct goedgekeurd kan worden, ontvangt u per email een bericht van het SSC met het verzoek om de activiteit op de aangegeven punten te wijzigen. Zodra u klikt op de knop Registreren verlaat u het kopje ‘Activiteiten aanmaken’ en gaat u automatisch naar ‘Registratie Indienen’. (De beschrijving hiervan start op pagina 31.) 3.2.2.1.2 Offerteprocedure via Webportal Bij het aanmaken van een externe activiteit kan er gekozen worden bij marktconformiteit voor ‘Offerteprocedure via Webportal’: Stap 1:
13
Stap 2:
Klik op het vergrootglas om de status te bekijken
Belangrijke informatie
Geen vreemde tekens gebruiken bij het invoeren van de velden
Vul de velden zo compleet en duidelijk mogelijk in en klik op ‘Opslaan en volgende stap’. De opleiders ontvangen een offerteaanvraag in hun mailbox. Door op de link in de e-mail te klikken kunnen ze rechtstreeks hun gegevens en offerte uploaden in de webportal. Tot die tijd staat de marktconformiteit op deels uitgevoerd.
14
De status bekijken van een externe activiteit
Zodra de offertes ingevuld en geüpload zijn door de opleiders kunt u uw kwaliteitscijfer geven en motiveren welke opleider u kiest om de activiteit uit te laten voeren.
15
Hier kunt u de offertes downloaden
Kies de opleider
Voeg het gunningsbericht toe.
Klik op ‘Opslaan en afronden’. De marktconformiteit is nu volledig en de registratie kan aangemaakt worden. Dit staat beschreven op pagina 31.
16
3.2.2.1.3 Vrije inkoop < € 5.000,00 Bij het aanmaken van een externe activiteit kan er gekozen worden bij marktconformiteit voor ‘Vrije inkoop < € 5.000,00’: Stap 1:
Hier leest u de voorwaarden Klik op ‘Opslaan en volgende stap'.
17
Stap 2:
Als u op het -tje klikt kunt u lezen dat er alleen klokuren ingevuld mogen worden
Vul de velden in en klik op ‘Opslaan’. De activiteit staat nu geregistreerd en de marktconformiteit is geaccordeerd.
De activiteit kan nu ingediend worden. Het verdere verloop staat beschreven op pagina 31.
18
3.2.3 BBL/HBO-Duaal Als u hierop klikt, krijgt u een overzicht van opleidingen met bijbehorende crebo-nummers te zien (Centraal Register BeroepsOpleidingen). Dit zijn opleidingen op MBO-niveau. De croho-nummers (Centraal Register Opleidingen Hoger Onderwijs) zijn opleidingen vanaf niveau 5. De AMR van deze opleidingen hoeft niet aangetoond te worden. Aan deze lijst kunnen nieuwe opleidingen toegevoegd worden door te klikken op de knop Activiteit toevoegen. Vervolgens kun je de opleidingsnaam, het Crebo / Crohonummer en de bijbehorende maatregel invoeren.
Zodra u klikt op de knop ‘Registreren’ verlaat u het kopje ‘Activiteiten aanmaken’ en gaat u automatisch naar ‘Registraties BBL / HBO-duaal’. (De beschrijving hiervan start op pagina 37.)
Registratie indienen
19
3.3 Registraties Vanuit de aangemaakte activiteiten kan er rechtstreeks naar ‘Registratie indienen’ gegaan worden met de knop . Het is echter ook mogelijk om een registratie in te dienen vanuit het kopje ‘Registraties’. 3.3.1 Indienen van een interne activiteit Kies de maatregel, Intern/Extern en de opleiding
Vul start-/einddatum in en het aantal deelnemers
Hier vinkt u aan als u de verletkosten van de docent wilt declareren
Maak een keuze wat de aanleiding van de activiteit is
De
keuzemogelijkheden bij aanleiding voor de activiteit: Functieverandering Paradigma (zienswijze / model / verandering / verschuiving) Van intra- naar extramuraal (24/7 of buiten een zorginstelling) Zelfsturing (bepaalde vrijheid in beslissingen)
Klik op ‘Opslaan’. De activiteit gaat naar de volgende fase: Deelnemers invoeren.
20
3.3.1.1 Deelnemers invoeren LET OP! Werknemers met een 0-urencontract komen niet in aanmerking voor subsidie op loonverletkosten!
Uniek groepsnummer
Klik op het vergrootglas om op naam van de deelnemers zoeken.
Vul het BSN van de deelnemer in
Klik na elke ingevoerde deelnemer op opslaan Wijs met de muis het i-tje aan bij ‘Subsidiabele uurloon’ voor extra informatie. Klik op het vak ‘Uurloon’. Vul het bruto maandsalaris op basis van fulltime dienstverband in over de periode van de aanvang van de activiteit Kies de wijze van beloning Klik om het uurloon te laten berekenen Indien uw zorgorganisatie het excelformat met deelnemergegevens heeft aangeleverd aan Gilde-BT dan zullen de naam, het geslacht en de geboortedatum van de deelnemers automatisch aangevuld worden na het intypen van het BSN-nummer. Anders zult u de deelnemergegevens handmatig moeten intypen. Het systeem zal deze gegevens een volgende keer wel automatisch aanvullen.
21
Voor maatregel 5 geldt dat slechts 1 deelnemer aan een registratie gekoppeld kan worden. Voor elke nieuw deelnemer moet een aparte registratie worden aangemaakt. 3.3.1.2 Documenten uploaden Na het invoeren en opslaan van de deelnemers en hun gegevens gaat de registratie over naar de fase van documenten uploaden. Opleidingsgegevens muteren
Hier kunt u een deelnemer toevoegen
Complete registratie laten vervallen: Let op! Dit kunt u niet ongedaan maken. Alle deelnemers en geüploade documenten vervallen. Hier kunt u een presentielijst genereren
Deelnemers muteren
3.3.1.2.1 Uploaden van de deelnemersverklaring De deelnemersverklaring moet door de deelnemer ondertekend worden. Een ingevuld exemplaar krijgt u door op het vakje voor de naam te klikken en dit document te printen. (De deelnemersverklaring vindt u ook onder de tab ‘Formats’.) Vervolgens tekent de deelnemer en scant u het document weer in. Klik op het witte vakje achter de deelnemer waarvan u de deelnemersverklaring wilt uploaden.
22
Klik op de link ‘Nieuwe Deelnemersverklaring toevoegen?’
Kies het bestand Klik hier om een bestand aan meerdere deelnemers te koppelen
Klik hier om een bestand aan alle deelnemers te koppelen
Of vink alleen de deelnemers aan waarvan u in het bestand de deelnemersverklaring hebt gescand
23
Nadat u op ‘Document uploaden’ hebt geklikt wordt het document als zijnde aanwezig geregistreerd. Het vakje achter de deelnemer onder deelnemersverklaring wordt dan grijs.
Als de deelnemersverklaring eenmaal in een registratie is toegevoegd wordt deze automatisch geüpload zodra de deelnemer in een nieuwe registratie wordt ingevoerd. U hoeft de deelnemersverklaring dus maar éénmalig per deelnemer te laten ondertekenen en in te voeren. 3.3.1.3 Deelnemer toevoegen Als u in het voorgaande scherm klikt op Deelnemer toevoegen wordt er in de groep een extra deelnemer aangemaakt. U kunt dit scherm te allen tijde oproepen door te klikken op het vergrootglas van de desbetreffende activiteit bij de Openstaande Registraties.
24
3.3.1.4 Deelnemer annuleren Het kan altijd voorkomen dat een reeds ingevoerde deelnemer niet deelneemt aan een opleiding. Deze deelnemer moet dan geannuleerd worden in de registratie. Dit doet u door in de registratie op het potloodje vóór het BSN van de betreffende deelnemer te klikken. Vervolgens vult u de annuleerdatum in en klikt u op het vakje ‘opslaan’. Als u daarna terugkeert naar het deelnemersoverzicht, ziet u dat er een streep staat door de geannuleerde medewerker. Met deze actie is de deelnemer komen te vervallen. Vul de annuleerdatum in en daarna opslaan
25468426
3.3.1.5 Presentielijst genereren In hetzelfde scherm (zie vorige pagina) kan ook de presentielijst opgeroepen worden. Deze ziet er als volgt uit:
25
De deelnemersgegevens zijn voorbedrukt
LET OP! Zorg er voor dat u dit document correct invult en door alle betrokken partijen laat ondertekenen. Vergeet niet begindatum, einddatum, begintijd en eindtijd van de opleidingsdag in te vullen. Nadat alles correct is ingevuld en ondertekend kan de presentielijst gescand en geüpload worden.
26
3.3.1.5.1 Presentielijst uploaden
Klik op het vakje onder het kopje Presentielijst
Klik op de link +Nieuwe presentielijst toevoegen?
Kies het bestand Selecteer de deelnemers op deze presentielijst Dit moet u aanvinken bij het uploaden van de laatste presentielijst om aan te geven dat de presentielijsten compleet zijn
27
Let op:
Als u bij het aanmaken van de interne activiteit hebt aangevinkt dat u de verletkosten van de docent gesubsidieerd wilt hebben (pagina 7), krijgt u het volgende scherm te zien:
Vul hier het aantal uren in die bij de geüploade presentielijst horen Voor- en nawerkuren mogen maximaal 25% van de uitvoeringsuren bedragen Hier moet het BSN-nummer BSN nummer van van de de docent, zijn/haar naam en de het uurloon worden loongegevens worden ingevuld ingevuld
Op deelnemersniveau kunt u aangeven hoeveel uren deze deelnemers bij de les aanwezig zijn geweest, behorende bij de geüploade presentielijst
Klik op ‘Wijzigingen opslaan’. Het uploaden van de loonstroken van de deelnemers en de loonstrook van de docent(en) loonstrook gaat op dezelfde wijze.
28
3.3.1.6 Subsidiekosten bekijken De totale kosten waarover de subsidie wordt aangevraagd kan bekeken worden op het tabblad Financieel.
Klik op tabblad Financieel
Het verschil per persoon zit in de aangegeven aanwezigheidsuren van de deelnemers bij de activiteit en de verschillende uurlonen
Zodra alles is goedgekeurd door het SSC komt in deze kolom het bedrag te staan waarover subsidie uitgekeerd wordt
29
3.3.1.7 Registratie definitief maken Als alle deelnemers zijn ingevoerd en alle documenten zijn geüpload kan de registratie definitief gemaakt worden.
Registratie definitief maken
Verletkosten en interne docentkosten zijn compleet
Als u klikt op ‘Registratie definitief maken’ krijgt u de volgende melding:
Bij akkoord aanvinken U hebt een halve minuut om uw keuze te bevestigen Als u op ‘JA’ hebt geklikt wordt de aanvraag in behandeling genomen bij het SSC.
30
3.3.2 Registratie indienen van een externe activiteit Nadat de activiteit is aangemaakt kunt u deze gaan indienen / registreren. Klik onder het kopje ‘Activiteiten aanmaken’ in het linker menu op ‘Extern’.
Klik op ‘Registratie indienen’ in de regel waar de activiteit staat die u wilt gaan indienen/registreren. ‘Registratie indienen’ is het vierkantje helemaal rechts in de regel.
Verletkosten deelnemers
Vul de velden in en klik op ‘Opslaan’.
31
De activiteit is vanaf dit moment opgenomen in de openstaande registraties. Deze is terug te vinden onder het kopje ‘Openstaand’ onder ‘Registraties’ in de linker menubalk. De volgende fase betreft deelnemers invoeren. Dit werkt op dezelfde manier als bij interne activiteiten en staat beschreven op pagina 21. Het aantal registraties/groepen waar actie op noodzakelijk is Bij ‘Openstaande Registraties’ kunt u de fases bekijken. U komt op dit scherm door in de linker menubalk onder ‘Registraties’ op ‘Openstaand’ te klikken.
Na het invoeren van de deelnemers komt de volgende fase: Documenten uploaden. Bij externe activiteiten worden andere documenten gevraagd dan bij interne activiteiten. Echter het uploaden van de gevraagde documenten werkt op dezelfde manier als bij interne activiteiten. Dit staat beschreven op pagina 22.
32
Na het uploaden van de externe presentielijst verschijnt het volgende scherm:
Het aantal lesuren behorende bij de geüploade presentielijst
Vervolgens moet er op deelnemersniveau het aantal uitgevoerde lesuren worden ingevuld behorende bij de geüploade presentielijst.
Na het uploaden van de deelnemersverklaring, de loonstrook van de deelnemers en de presentielijsten zijn de verletkosten (van de deelnemer) compleet.
33
Voor de externe kosten van de opleiding moeten naast de deelnemersverklaring en de loonstrook de volgende documenten geüpload worden: Factuur / facturen Betalingsbewijs / betalingsbewijzen Prestatiebewijzen bijvoorbeeld certificaat, diploma, presentielijst, bewijs van deelname
34
3.3.2.1 Uploaden van een factuur Bij elke factuur die er geüpload wordt, moeten de volgende stappen doorlopen worden:
Neem de gevraagde gegevens van de factuur over
Gebruik dit veld voor een toelichting op de ingevoerde subsidiabele kosten
In het volgende scherm kunt u op deelnemersniveau financiële gegevens invullen.
35
Indien de factuurkosten niet evenredig over de deelnemers verdeeld worden, kan dit hier aangepast worden
Het totaal wordt bij het veranderen van de bedragen op deelnemersniveau automatisch aangepast
Als alle documenten geüpload zijn, kan de registratie definitief gemaakt worden. Dit staat beschreven op pagina 30.
36
3.3.3 Indienen van een BBL/HBO-Duaal activiteit Bij een activiteit met een bestaand crebo- of crohonummer kan er direct een registratie ingediend worden:
Vul start- en einddatum in
Als de BBL-er nieuwe instroom betreft dient u dit aan te vinken
Let op! De startdatum die op de BPVO staat vermeld is leidend voor de startdatum die ingevoerd wordt bij het aanmaken van de registratie. Indien de deelnemer later in dienst is getreden dan de startdatum op de BPVO, dan moet u de datum indiensttreding als startdatum invoeren. Wanneer u kiest voor ‘additionele instroom’ dient u een BBL-additionele instroom verklaring in te voeren. De verklaring kan worden gedownload onder “formats” en toegevoegd onder de accountgegevens.
37
Bij het invoeren van de deelnemersgegevens dient de deeltijdfactor ingevuld worden.
LET OP! Het is bij maatregel 5 niet mogelijk meerdere deelnemers te uploaden. Het deeltijdpercentage zo volledig mogelijk invullen, dit moet overeenkomen met de salarisstrook (bijvoorbeeld 0,8887). De laatste decimaal moet naar beneden worden afgerond. Vervolgens moeten onderstaande documenten geüpload worden.
Loonstrook begin
Indien de deelnemer geen diploma heeft behaald kan het document ‘Bewijs van deelname BBL’ ingevuld en geüpload worden; dit vindt u onder ‘Formats’
38
3.3.4 Status van de registratie Onder ‘Openstaand’ onder het kopje ’Registraties’ heeft u allerlei filtermogelijkheden.
Zoekfuncties
Filter activeren
Zoekfuncties Filter verwijderen
registratie bekijken
Fase van de registratie
U kunt nu de gewenste registratie bekijken.
3.4 Account Onder het kopje ‘Account’ zijn de accountgegevens opgenomen alsook de knop om uit te loggen. De accountgegevens worden verder toegelicht onder hoofdstuk 7, Tabblad Formats.
39
4 Normenkader administratie Voor de (interne) controle op brondocumenten wordt het onderstaande normenkader gehanteerd. In het normenkader zijn alle bewijsstukken opgenomen en is vastgesteld aan welke normen de bewijsstukken dienen te voldoen. Document en dossier Deelnemersverklaring Deelnemersdossier
Niveau vastlegging Eenmalig per deelnemer
Norm
Loonstrook deelnemer Deelnemersdossier
Per deelname
Diploma, certificaat, deelnameverklaring Deelnemersdossier Externe kosten dossier
Per deelname
Marktconformiteits dossier Externe kosten dossier
Per activiteit
Naam, datum en ondertekening zijn aanwezig; Ondertekening is door deelnemer gedaan (niet door werkgever i.o.); BSN komt overeen met webportal; Naam komt overeen met webportal. BSN komt overeen met webportal; Loonstrook is van de periode waarin de opleidingsactiviteit is gestart; Voor opleidingen die langer dan 3 maanden duren is een aanvullende loonstrook nodig van het einde van de opleidingsactiviteit; In dienst datum op de loonstrook ligt voor de uitvoering van de opleiding; Brutoloon en omvang dienstverband zijn inzichtelijk en komen overeen met de ingevoerde parameters in het webportal voor de uurloonberekening. Naam deelnemer komt overeen met naam op deelnemersverklaring en de naam in het webportal; Naam opleiding en opleidingsinstituut is vermeld; Datum afgifte certificaat valt minimaal gelijk aan of na datum loonstrook; Indien sprake is van een diploma, dan dient het opleidingsinstituut vermeld te staan met bijbehorende handtekening + datum ondertekening van het opleidingsinstituut. 3 offertes die inzicht geven in inhoud en prijs; Offerte datum ligt voor opleidingsdatum; Offertes zijn niet ouder dan 6 maanden voor aanvang van de opdracht; Een beoordelingsmatrix van bepalende variabelen; Een gemotiveerde keuze (gunning) die aansluit op de variabelen en gunningscriteria; Gunningsbericht (mail of brief); De gunningsdatum (mail of brief) ligt na data van de afzonderlijke offertes en voor de aanvang van de activiteit.
40
Factuur Externe kosten dossier
Per activiteit
Kopie Betaalbewijs Externe kosten dossier
Per activiteit
Presentielijst Loonverlet dossier Externe kosten dossier (als prestatiebewijs) Interne kosten dossier (als prestatiebewijs)
Per activiteit
Dagstaat instructie Interne kosten dossier
Per activiteit
De relatie tot de opleider, opleiding en de deelnemer(s) zijn duidelijk/aannemelijk; De opleidingsdata vallen binnen de projectperiode; De kosten zijn transparant en sluiten aan bij de offerte; De factuurdatum ligt na de gunningsdatum van de opdracht Het betreft een kopie bankafschrift of uitdraai/ printscreen van telebankieren (transactieoverzicht); De relatie naar de werkgever is herleidbaar; De relatie naar de factuur is herleidbaar; Het betaalde factuurbedrag is herleidbaar; In geval van batchbetaling, is een aansluitende batchlijst noodzakelijk. Datum presentielijst valt minimaal gelijk aan of na datum op loonstrook; Namen docent, deelnemer en opleiding staan ingevuld; Er is per dag een begin- en een eindtijd ingevuld; In totaal duurt de opleiding minimaal 6 uren; Presentielijst is per cursusdag zowel ondertekend door instructeur als door deelnemer; Naam deelnemer komt overeen met naam op deelnemersverklaring en het webportal; De relatie naar de factuur is herleidbaar; De opleiding is volledig uitgevoerd binnen de projectperiode. Naam docent, naam opleiding, opleidingsdag en start- en einddatum van de opleiding is vermeld; Het presentielijst gedeelte is ingevuld door de deelnemer(s); Aantal opleidingsuren is vermeld; Aantal uren voor- en nawerk is vermeld; Naam leidinggevende is vermeld; De docent heeft de dagstaat aantoonbaar (datum vermelden) op de opleidingsdag ondertekend; De leidinggevende heeft de dagstaat aantoonbaar (datum vermelden) binnen 1 week na afloop van de betreffende dag ondertekend; De uren vallen binnen de projectperiode.
41
Loonstrook docent Interne kosten dossier
Eenmalig per docent
BPVO/POK/ Leerwerkovereenkomst BBL/HBO loonkostensubsidie
Per deelname
Start loonstrook BBL/HBO loonkostensubsidie
Per deelname
Eind loonstrook BBL/HBO loonkostensubsidie
Per deelname
Loonstrook is van de periode waarin de docent is aangevangen met de eerste activiteit (of eerder); De naam op de loonstrook komt overeen met de naam in het webportal; Brutoloon en omvang dienstverband zijn inzichtelijk en komen overeen met de ingevoerde parameters in het webportal voor de uurloonberekening. De leerwerkovereenkomst is kopie van het origineel; De leerwerkovereenkomst betreft een BBL/HBO Duaal opleiding, geen BOL opleiding; De deelnemer, opleider en opleiding (crebo/crohonummer) zijn vermeld, deze gegevens komen overeen met het webportal; De leerwerkovereenkomst is door alle partijen ondertekend (kenniscentrum hoeft niet te tekenen); De startdatum van de leerwerkovereenkomst ligt na de startdatum van de projectperiode. BSN komt overeen met het webportal en deelnemersverklaring; Loonstrook is van de eerste maand van de opleiding; Loonstrook ligt niet voor de startdatum van het project; Omvang dienstverband is niet kleiner dan de omvang van het dienstverband volgens de leerwerkovereenkomst; In dienst datum op de loonstrook ligt op of voor de uitvoering van de opleiding; De ingevoerde parameters voor de uurloonberekening komen overeen met de loonstrook. BSN komt overeen met het webportal en deelnemersverklaring; Loonstrook van de laatste maand van de opleiding, of het einde van de projectperiode; Omvang dienstverband is niet kleiner dan de omvang van het dienstverband volgens de leerwerkovereenkomst; In dienst datum op de loonstrook ligt voor de uitvoering van de opleiding; De ingevoerde parameters voor de uurloonberekening komen overeen met de loonstrook.
42
Deelnameverklaring / Diploma BBL/HBO loonkostensubsidie
Per deelname
Instroomverklaring BBL/HBO loonkostensubsidie
Eenmalig
Handtekeningenlijst Interne kostendossier BBL/HBO loonkostensubsidie
Per instelling
BTW verklaring Externe kosten dossier
Per instelling
Naam deelnemer komt overeen met naam op deelnemersverklaring en het webportal; Naam opleiding en opleidingsinstituut is vermeld en komt overeen met het webportal; Indien sprake is van een diploma, dan dient het opleidingsinstituut vermeld te staan met bijbehorende handtekening + datum ondertekening van het opleidingsinstituut; Indien er sprake is van een deelnameverklaring dan is de startdatum en einddatum van de deelname ingevuld en de verklaring volledig ingevuld en correct ondertekend. Aantal leerwerkplaatsen voor additionele instroom is vermeld; Verklaring is getekend door de Raad van Bestuur of een andere daartoe bevoegde orgaan of persoon; Verklaring is getekend door de OR; Verklaring is gedateerd; Het aantal maximale leerwerkplaatsen wordt in het webportal niet overschreden; De deelnemers die in het webportal zijn aangemeld onder ‘additionele instroom’ zijn bij aanvang van de opleiding niet ouder dan 26 jaar. De handtekeningenlijst is volledig en door alle functionarissen correct ondertekend.
De BTW-verklaring is volledig en correct ondertekend.
43
5 Tabblad Meer Informatie Hier staat een stukje extra informatie over de Sectorplannen in de Zorg.
6 Tabblad Contact
Bij vragen kunt u contact opnemen met het SSC
44
7 Tabblad Formats Hier vind u documenten (downloads) die voor alle zorginstellingen gebruikt kunnen worden.
Deze documenten moeten ingevuld, getekend, gescand en geupload worden bij accountgegevens
Dit document moet door directie én OR getekend worden en bij accountgegevens geupload worden.
Deze documenten worden gebruikt bij het indienen van de registraties van activiteiten
45
7.1 Accountgegevens Onderstaande documenten moeten per zorginstelling éénmaal ingevuld, getekend en geüpload worden in het systeem. 7.1.1 Parafenlijst Dit document wordt gebruikt om handtekeningen te verifiëren. Deze moet worden ingevuld en getekend door onderstaande personen:
Docent; autoriseren van aanwezigheid van deelnemers Leidinggevende van de docent; autoriseren van uren van docenten, autoriseren dat docenten en deelnemers in dienst zijn en er loonbetaling heeft plaatsgevonden voor de opleidingsuren OR-vertegenwoordiger; autoriseren van verklaring additionele instroomplaatsen Bestuurder; autoriseren van verklaring additionele instroomplaatsen, autoriseren van verklaring niet terugvorderbare BTW
Het complete getekende en ingevulde document moet gescand en geüpload worden bij ‘Accountgegevens’. Bij tussentijdse wijzigingen moet het bestand aangepast worden en opnieuw geüpload. 7.1.2 Verklaring additionele leerwerkbanen Dit document moet ondertekend worden door de Raad van Bestuur / Directie en de Ondernemingsraad. Hierin verklaren zij dat er een x-aantal plaatsen additioneel beschikbaar zijn voor MBO-BBL en HBO-duaal trajecten. 7.1.3 Verklaring niet terugvorderbare BTW (N.B. indien van toepassing) Een document dat ondertekend moet worden door de Raad van Bestuur / Directie van de zorginstelling waarbij verklaard wordt dat er geen BTW teruggevorderd zal worden bij de Belastingdienst, en dat er bij een controle hierop volledige medewerking verleend zal worden door de zorginstelling.
46
7.1.4 Het uploaden van accountgegevens Hier kunt u het wachtwoord wijzigen
tester
Hier kunt u uw contactgegevens wijzigen KvK, rekeningnummer en rekeningnaamhouder kunt u niet wijzigen. Neem hiervoor contact op met de Regionaal Projectleider
[email protected]
Klik hier om de accountdocumenten uploaden
Klik op deze link
47
Kies welk accountdocument u wilt uploaden
Kies het bijbehorende bestand
Klik hier om op te slaan
7.2 Registratie Onderstaande documenten zijn nodig voor de registratie van de maatregelen. 7.2.1 Presentielijsten externe kosten Deze presentielijst wordt o.a. gebruikt om de verletkosten van de deelnemers te bepalen. Afgezien van het feit dat deze presentielijst volledig ingevuld moet worden zal deze verder nog aan één van de volgende eisen moeten voldoen: het document moet afgedrukt worden op briefpapier van het opleidingsinstituut óf het document moet worden voorzien van het logo van het opleidingsinstituut óf op het document moet de bedrijfsstempel van het opleidingsinstituut komen. Op deze presentielijst moet verder het referentienummer van de opleiding/training komen te staan én de BSN-nummers van de kandidaten. Wordt de presentielijst vanuit het systeem gegenereerd dan zijn de deelnemers- en opleidingsgegevens al ingevuld. De deelnemers hoeven dan alleen nog maar een handtekening te zetten. De deelnemers moeten de presentielijst tekenen met hun handtekening, dus niet met een paraaf. De beschrijving van het uploaden van deze presentielijst vindt u op pagina 27. 7.2.2 Presentielijsten + instructie interne opleiding Het verschil tussen deze presentielijst en de vorige presentielijst (externe kosten) is dat er een urenverantwoording van de docent ingevuld moet worden plus de handtekening van de leidinggevende van de docent. Deze presentielijst wordt o.a. gebruikt om de verletkosten van de deelnemers en de interne docent te bepalen. De beschrijving van het uploaden van deze presentielijst vindt u op pagina 27.
48
7.2.3 Deelnemersverklaring Elke deelnemer van een opleiding/training zal deze verklaring moeten ondertekenen. De zorginstelling zal deze deelnemersverklaringen moeten scannen en uploaden in het systeem. Er kunnen meerdere deelnemersverklaringen tegelijk geüpload worden tot een maximum van 4 Mb. Bij het uploaden van deze verklaringen kun je tevens aanvinken of de documenten compleet zijn. De beschrijving van het uploaden van de deelnemersverklaring vindt u o.a. op pagina 22. 7.2.4 Bewijs van deelname BBL LET OP! Deze verklaring (dit is niet de BPOV=Beroeps Praktijk Vormings Overeenkomst) dient op briefpapier van het opleidingsinstituut te worden afgedrukt en geüpload te worden als prestatiebewijs. Het opleidingsinstituut moet voor elke BBL-er, die geen diploma heeft binnen de gestelde termijn, zo’n formulier invullen. Tevens moet het projectnummer van de beschikking worden vermeld. De beschrijving van het uploaden van dit document vindt u op pagina 47. 7.2.5 Bewijs van deelname HBO-duaal Voor dit document geldt hetzelfde als het voorgaande, alleen is dit bedoeld voor de HBO-duaal stroom. Maar ook dit document moet op briefpapier van het opleidingsinstituut worden afgedrukt De beschrijving van het uploaden van dit document vindt u op pagina 47. 8 Tabblad Video Als extra uitleg van het systeem zijn onder het tabblad Video een aantal filmpjes geplaatst die de verschillende stappen in het proces uitleggen. 9 Tabblad FAQ/Release Onder het tabblad FAQ is een overzicht geplaatst van de veel gestelde vragen door werkgevers. Dit tabblad wordt regelmatig aangevuld met nieuwe vragen en antwoorden. Het tabblad Release geeft de status van het systeem weer. Eventuele technische storingen worden hier weergegeven.
49
