Sectorplannen Handleiding voor werkgevers
Versie 1.0 10 februari 2015
Inhoud Een activiteit aanmaken ......................................................................................... 2 Marktconformiteit ............................................................................................... 3 Eigen offerte procedure .................................................................................... 3 Offerteprocedure via webportal .......................................................................... 7 Een activiteit op non-actief zetten of laten ververvallen .............................................11 Een inactieve activiteit actief maken .....................................................................11 Een declaratie indienen .........................................................................................12 Deelnemers invoeren .........................................................................................13 Documenten uploaden ........................................................................................15 Loonstrook uploaden .......................................................................................15 Factuur uploaden ............................................................................................16 Betalingsbewijs uploaden .................................................................................18 Bewijs van deelname uploaden .........................................................................19 Documenten bekijken .........................................................................................20 Declaratie definitief maken ....................................................................................21 Status van de ingediende declaraties ......................................................................22
1
Een activiteit aanmaken Nadat u als werkgever bent ingelogd kunt u een nieuwe activiteit aanmaken op onderstaande wijze.
Klik op maatregel 3b Scholing
Klik hier om een nieuwe activiteit toe te voegen
Vul de opleidingsnaam in
Als u hierop klikt krijgt u extra informatie
Maak uw keuze hoe u de marktconformiteit voor deze opleiding wilt uitvoeren
2
Marktconformiteit Met marktconformiteit wordt bedoeld dat alle gehanteerde prijzen en tarieven passend zijn bij een aanbieding van vergelijkbare omvang. Er zijn 4 opties om de marktconformiteit te waarborgen: Optie 1. Door BTB goedgekeurde eigen inkoopprocedure. Optie 2. Eigen offerteprocedure d.m.v. het uploaden van 3 offertes en het volgen van het proces in de BTB-portal. Deze wordt besproken op pagina 3. Optie 3. offerteprocedure via de Webportal van BTB. Bij deze keuze wordt er een e-mail verstuurd vanuit de webportal naar de door de werkgever geselecteerde opleidingsinstituten om een offerte uit te brengen. Deze wordt besproken op pagina 7. Optie 4. vrije inkoop tot € 15.000,- waarbij de marktconformiteit niet hoeft te worden aangetoond. Op de volgende pagina’s worden de verschillende opties verder beschreven. Eigen offerte procedure
3
Nadat u hebt opgeslagen volgt Stap 2
Vul het aantal klokuren in
Minimaal 250 karakters. D.m.v. kopiëren en plakken van tekst moet u even op de spatiebalk drukken zodat hij het aantal tekens telt
Vul de gevraagde informatie in:
Hier klikken om de juiste offerte te zoeken op uw pc of netwerk
Als u dubbelklikt op de juiste offerte dan wordt het bestand klaargezet om te uploaden. U bent verplicht om 3 offertes te uploaden.
4
Nadat u hebt opgeslagen volgt Stap 3:
De offertes zijn geüpload en u Hier kunt u de offertes bekijken kunt ze bekijken door erop te klikken
Vul voor elke opleider de velden in conform de offertes
Als alles in ingevuld kunt u hier een kwaliteitscijfer geven aan elke opleider
5
Motivatie Nadat u het kwaliteitscijfer hebt gegeven kunt u een Opleider kiezen en een goede motivatie schrijven.
De activiteit is nu aangemaakt en de AMR (ArbeidsMarktRelevantie) en MCF (MarktConFormiteit) zijn aanwezig. Zodra deze goedgekeurd zijn worden de grijze vakjes wit met een vink erin. Als ze afgekeurd zijn door de BackOffice verschijnt er een rood kruis.
De activiteit moet nu geregistreerd worden. Dit staat beschreven op pagina 12.
6
Offerteprocedure via webportal Eerst moet er een activiteit aangemaakt worden.
Klik op maatregel 3b Scholing
Klik hier om een nieuwe activiteit toe te voegen
Na het opslaan beland u in stap 2.
7
Belangrijke informatie
Vul de gevraagde velden in
U ziet dan kort de melding:
Naar deze e-mailadressen wordt de uitvraag vanuit de webportal gestuurd nadat u op Opslaan hebt geklikt
In het overzicht ziet u dat de marktconformiteit deels uitgevoerd is.
U kunt de status van de offertes bekijken door op het vergrootglas te klikken.
8
Er is nog geen offerte ingediend. De e-mail die de opleider ontvangt ziet er als volgt uit:
De opleider kan door op deze link te klikken de offerte indienen
De opleider kan de offerteaanvraag hier downloaden Zodra er een offerte ingevuld is wordt dit zichtbaar in de activiteit:
9
In dit scherm kunnen tevens de offertes opgeroepen en bekeken worden. Ook is het mogelijk een vergelijkpagina op te roepen. Bekijk de vergelijking
Bekijk de offerte
[email protected]
[email protected]
Kies de opleider
[email protected]
Schrijf de motivatie
Sla uw motivatie op De activiteit is nu aangemaakt en de AMR en MCF zijn aanwezig.
Zodra deze goedgekeurd zijn worden de grijze vakjes wit met een vink erin. Als ze afgekeurd zijn door de BackOffice verschijnt er een rood kruis.
De activiteit moet nu geregistreerd worden. Dit staat beschreven op pagina 12.
10
Een activiteit op non-actief zetten of laten ververvallen Als een activiteit is aangemaakt maar nog niet geregistreerd is bestaat de mogelijkheid om deze op non-actief te zetten. Klik op het vergrootglas bij de activiteit. Klik vervolgens op tabblad Stap 1.
Een activiteit staat standaard op Actief. Als u de activiteit (tijdelijk) op non-actief wilt zetten moet u het vinkje wegklikken U kunt de activiteit laten vervallen door dit aan te vinken. Dit kunt u niet ongedaan maken!
Wijzigingen opslaan
Een inactieve activiteit actief maken Als een activiteit op non-actief staat is deze niet meer standaard zichtbaar als u onder het kopje Activiteiten aanmaken op Extern klikt.
Vink dit aan om ook de inactieve activiteiten zichtbaar te maken
Klik op de training en op tabblad Stap 1. Plaats een vink bij Actief. Sla de activiteit op.
11
Een declaratie indienen
Klik op het icoontje Declaratie indienen.
Vul de start-, einddatum en het aantal deelnemers in
Klik op Opslaan De activiteit is vanaf dit moment opgenomen in de Openstaande Declaraties. Als u het venster sluit vindt u de activiteit hier terug.
12
Deelnemers invoeren
Bij Openstaande Registraties kunt u de Fases bekijken. Als de activiteit weer geopend wordt (aanklikken) kunt u deelnemers gaan invoeren.
Hier kunt u opleidingsgegevens muteren Hier kunt u de declaratie laten vervallen. Dit kunt u niet ongedaan maken!
Hier kunt u deelnemers invoeren
Klik op de knop Deelnemer toevoegen.
Typ het BSN nummer van de deelnemer in
Klik na elke ingevoerde deelnemer op opslaan!
13
Vul de gegevens in Klik op Opslaan
Een BSN nummer dat al eerder door u ingevoerd is wordt herkend. Naam, geslacht en geboortedatum hoeft u dan niet meer in te vullen.
Opleidingsgegevens muteren
Complete declaratie laten vervallen
Hier kunt u een deelnemer toevoegen
Deelnemers muteren
Documenten uploaden
14
Documenten uploaden Nadat de deelnemers zijn ingevoerd kunt u de gevraagde documenten gaan uploaden. Loonstrook uploaden Klik op het vierkantje in de kolom Loonstrook achter Deelnemer 1. Klik op de link Nieuwe Loonstrook toevoegen?
Zoek het bestand op uw pc of op het netwerk en dubbelklik erop om het te uploaden
Klik de keuzelijst open Als u de laatste Loonstrook gaat uploaden moet u aanvinken dat het document compleet is Als alle loonstroken in één bestand zijn opgeslagen kunt u Selecteer allen aanvinken Klik op de knop Document uploaden om op te slaan.
15
Factuur uploaden Er kunnen meerdere facturen geüpload worden.
Klik op vakje in de kolom Factuur
De Loonstroken zijn aanwezig
Klik op Nieuwe Factuur toevoegen?
Stap 1: Vul onderstaand venster in
Bestand kiezen Deelnemers selecteren Aanvinken bij de laatste factuur Opslaan
16
Stap 2: Factuurgegevens invullen Bij elke factuur die u upload wordt er extra informatie gevraagd.
Vul de velden in conform de factuur
Totaalbedrag van de factuur!
Opslaan
Stap 3: Verdeling van de factuurkosten over de deelnemers
Als de factuurkosten niet gelijk verdeeld moeten worden kunt u dit hier aanpassen
Opslaan
17
Betalingsbewijs uploaden Ook voor het uploaden van het betalingsbewijs (of de betalingsbewijzen) doorloopt u dezelfde stappen als bij de Loonstrook.
Bestand kiezen
Deelnemers selecteren Alleen bij het laatste betalingsbewijs aanvinken dat het dossier compleet is
Opslaan
18
Bewijs van deelname uploaden Dit kan een certificaat, diploma of presentielijst zijn. Het uploaden gaat weer hetzelfde als bij het uploaden van de Loonstrook.
Bestand kiezen Deelnemers selecteren
Opslaan
Het uploaden van de gevraagde documenten is nu voltooid. De declaratie moet alleen nog definitief gemaakt worden ter beoordeling van de BackOffice. Dit staat beschreven op pagina 21.
19
Documenten bekijken Het is te allen tijde mogelijk om de geüploadde documenten te bekijken, te wijzigen of er nog iets aan toe te voegen. Klik hiervoor op het tabblad Documenten.
Documenten bekijken Document toevoegen
Na het definitief maken van de declaratie kunt u de status van beoordeling door de BackOffice bekijken
Documenten bekijken / wijzigen
20
Declaratie definitief maken Alle benodigde documenten zijn geüpload. De fase van de declaratie staat nu op Declaratie definitief maken. Als u het venster sluit kunt u deze activiteit terugvinden bij Openstaande declaraties. Declaratie definitief maken
Externe kosten zijn compleet
Klik op de knop Declaratie definitief maken. Onderstaand venster verschijnt. Pas als u op JA klikt is de declaratie definitief.
21
Status van de ingediende declaraties Vanaf het moment dat de declaratie definitief gemaakt is lijkt hij verdwenen uit de lijst bij de Openstaande Declaraties Bij Openstaande Declaraties hebt u allerlei filtermogelijkheden.
Zoekfuncties
Filter activeren
Zoekfuncties Filter verwijderen
Activiteit bekijken
Fase van de activiteit
Bij de zoekfunctie klikken op: Alle groepen Stel de Fase in op: In behandeling BO Filterknop aanklikken om het filter te activeren U kunt nu de gewenste activiteit bekijken. Op het tabblad Documenten ziet u welke documenten al beoordeeld zijn door de BackOffice.
22
