Handleiding ABzend. Handleiding ABzend. t.b.v. werkgevers aangesloten bij Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij

Handleiding ABzend

Handleiding ABzend t.b.v. werkgevers aangesloten bij Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij

Handleiding ABzend 20-01-2015

Pagina 1 van 46

Handleiding ABzend

Inhoudsopgave 0.

1.

Welkom bij ABzend

4

Welke gegevens levert u aan voor Koopvaardij?

4

Gebruik maken van ABzend

4

Heeft u vragen?

5

Aanmelden en inloggen

6

Eerste keer aanmelden en inloggen ABzend instructie- en helpfunctie

6 6

Aanvragen inloggegevens Aanvragen inloggegevens

7 7

Inloggen op ABzend Inloggen via de Website Koopvaardij

9 9

Inloggen via de Website

2.

11

Aanpassen wachtwoord

13

Het invoeren van gegevens

14

Inloggen bij volgend bezoek

14

Wachtwoord vergeten of wachtwoord verlopen?

15

Periodieke loonopgave

16

Wie en wanneer?

16

Hoe meldt u aan?

17


Pagina 2 van 46

Handleiding ABzend 3.

4.

Aanmelden onbetaald verlof & stage periode

23

Wie en wanneer?

23

Verlof aanmelden

23

Verlof intrekken

26

Verlof wijzigen

29

Corrigeren foutief opgegeven

32

Wat en wanneer corrigeren?

32

Hoe voert u correcties door?

32

5. Periodieke Loonopgave Tool

33

Waarom en wanneer?

33

Downloaden van de Excel-tool

33

Voorwaarden voor gebruik van tool

36

Werking van de Excel-tool

36

Importeren van het .xml bestand (tekstbestand) in ABzend

36

Import historie

37

6.Begripsomschrijvingen en rekenvoorbeelden

38

Maandelijkse Loonopgave

38

Pensioengevend dagloon

39

Pensioengevend dagloon

40

Pensioengevend dagloon uitbetaald verlof

41

Onbetaald verlof

41

Vaste gegevens

42

Berekening van de premie volgens het pensioenreglement per 1-1-2015 Uitgaande van maximum dagloon van € 227,47 43 Handleiding ABzend 20-01-2015

Pagina 3 van 46

Handleiding ABzend Voorbeeld berekeningen

0. Meer informatie? www.abz.nl

44

Welkom bij ABzend

Met ABzend (voorheen PLATO) levert u snel en makkelijk via internet de gegevens van uw werknemers aan bij instanties waar u als werkgever mee te maken heeft. Bovendien kunnen die gegevens zo volledig geautomatiseerd door de ontvangende partij worden verwerkt. Veel instanties en organisaties maken gebruik van ABzend, zoals de Belastingdienst, het UWV, pensioenuitvoerders, verzekeraars en tal van andere partijen. Dat betekent dat u in veel gevallen maar één keer veranderingen in de gegevens hoeft in te voeren om die aan al die instanties tegelijk door te geven.

Welke gegevens levert u aan voor Koopvaardij?

Welke gegevens Koopvaardij?

Maandelijks levert u de loongegevens aan van de werknemers die in de voorafgaande maand loon hebben ontvangen. U levert onder andere de volgende gegevens aan: • begin datum periode • einddatum periode/dienstverband • dagloon • aanmelden/afmelden/wijzigen onbetaald verlof

Gebruik maken van ABzend Selecteer pensioenuitvoerder Mn

Gebruikt u ABzend al voor het aanleveren van de gegevens van uw werknemers bij andere instanties, dan betekent de aanlevering bij Mn alleen maar een extra toepassing. In de lijst met instanties bij wie u uw gegevens wilt aanleveren, kiest u Pensioenuitvoerder Mn. Als product kiest u Koopvaardij. Als u nog geen gebruik maakt van ABzend dan kunt u ABzend koppelen aan uw eigen administratie.


Pagina 4 van 46

Handleiding ABzend

Heeft u vragen? Voor vragen:

In deze handleiding vindt u alle informatie over het aanleveren van uw werknemergegevens bij Koopvaardij. Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Wij zijn u graag van dienst.

Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij T: 088-0079891 E: [email protected]

Algemene informatie over Koopvaardij en de Periodieke Loon Opgave Tool zijn te vinden op www.bpfkoopvaardij.nl Met deze webapplicatie verstrekt u uw werknemergegevens aan Mn ten behoeve van de administratie van alle producten die u bij de opdrachtgevers van Mn afneemt. Let u er alstublieft op dat u de werknemersgegevens altijd volledig invult. U voorkomt hiermee vertragingen.


Pagina 5 van 46

Handleiding ABzend

1.

Aanmelden en inloggen

Eerste keer aanmelden en inloggen Om uw gegevens via ABzend te kunnen aanleveren, moet u eerst: - zijn aangemeld; - een wachtwoord hebben ontvangen; - één keer hebben ingelogd. Om als werkgever een account aan te maken gaat u naar de website van ABzend: http://www.abz.nl/services/abzend/index.html

Om als werkgever een account aan te maken gaat u naar de website van ABzend: http://www.abz.nl/services/abzend/index.html

ABzend instructie- en helpfunctie Let op! Er is ook een uitgebreide instructie- en helpfunctie van ABzend. Die vindt u onder het kopje ‘dagelijks gebruik’. Onder het kopje ‘contact ABzend’ vindt u het telefoonnummer en de adresgegevens van de Helpdesk van ABzend.

Vervolgens is het belangrijk dat u uw gebruikersnaam en wachtwoord aanvraagt. Dat wordt hieronder uitgelegd. Handleiding ABzend 20-01-2015

Pagina 6 van 46

Handleiding ABzend

Aanvragen inloggegevens

Aanvragen inloggegevens • •

Klik rechts bovenin op ‘Aanvragen’ Selecteer de button ‘Aanmelden’

U komt nu op de instructiepagina ‘Aanmelden als inzender’. •

Klik op ‘Start de aanmeldprocedure’


Pagina 7 van 46

Handleiding ABzend

U komt nu op het invulscherm • Vul de gevraagde gegevens in: o Werkgevernaam o e-mailadres (Let op! Dit geldt tevens als contactadres voor ABzend én voor Mn) o telefoonnummer (Let op! Dit geldt tevens als contactnummer voor ABzend) • Kies de optie die voor u van toepassing is • Klik op ‘OK’

Nu eerst inloggen! Let op! U kunt pas van ABzend gebruik maken als u uw aanmelding hebt bevestigd door een keer in te loggen!


Pagina 8 van 46

Handleiding ABzend

Inloggen op ABzend U kunt inloggen op ABzend via de website van Koopvaardij of via de website van ABzend.

Inloggen via de Website Koopvaardij

•

Ga naar www.bpfkoopvaardij.nl.

•

Klik op ‘Werkgevers’

•

Klik op ‘ABzend’


Pagina 9 van 46

Handleiding ABzend

•

Klik onder ‘Dagelijks gebruik van ABzend’ op ‘naar inlogscherm webapplicatie’

•

U komt nu op het invoerscherm van ABzend.


Pagina 10 van 46

Handleiding ABzend Inloggen via de Website ABzend

•

Ga naar https://plato1.catoberichtendienst.nl/Plato/Auth/Login.do

•

Vul op het volgende scherm uw gebruikersnaam en het ontvangen wachtwoord in

•

Klik op ‘OK

•

Klik op ‘Instellingen’

•

Klik op ‘Afnemer’

•

U komt nu op het invoerscherm van ABzend.


Pagina 11 van 46

Handleiding ABzend Pensioenuitvoerder selecteren als afnemer

Instellen van het pensioenfonds als Afnemer • • • • • •

Vóór u gegevens kunt aanleveren, moet u de afnemers van uw mutaties instellen. Dit doet u eenmalig bij de eerste keer dat u inlogt. Het systeem slaat deze gegevens vervolgens voor u op.

Klik op ‘Instellingen’ Klik op ‘Afnemer’ Selecteer in het rechtergedeelte van het scherm ‘Pensioenuitvoerder Mn Klik dit aan In het onderste deel van dit scherm kunt u nu onder Afnemer producten de naam Koopvaardij kiezen, Kies ‘Voeg toe’.

•

Vul in het invulveld naast Pensioenuitvoerder Mn Services-Koopvaardij Koopvaardij uw werkgeversnummer in. uw Dit is het nummer datin.u Dit vanisMn werkgeversnummer hetheeft nummer dat ontvangen. u van Mn Services heeft ontvangen.

•

Heeft u nog geen werkgeversnummer? Neem dan contact met ons op.

•

Heeft u het werkgevernummer ingevuld?

Klik dan op ‘bevestigen’


Pagina 12 van 46

Handleiding ABzend Méér dan één werkgeversnummer? Heeft u meer dan één werkgevernummer bij Mn? Dan kunt u kiezen uit drie opties: 1. U logt in met één account en voert meerdere werkgevernummers in bij Pensioenuitvoerder Mn – Koopvaardij. U doet dit via het plusje naast het werkgevernummer. Met deze optie kunt u van verschillende onderdelen van uw onderneming het gehele personeel muteren. 2. U vraagt per werkgevernummer een apart inlogaccount aan. Hiermee kan elk onderdeel van uw onderneming met een eigen werkgevernummer alleen het eigen personeelsbestand muteren. 3. U registreert zich als Administratiekantoor. Hiermee kunt u een werkgevernummer selecteren en van daaruit het personeel muteren die bij dat werkgevernummer hoort. Uw aansluiting met ABzend is nu klaar voor gebruik! U kunt nu doorgaan met het aanleveren van de gegevens van uw werknemers. Wilt u dit uitstellen, dan kan dat ook. U kunt dan de volgende keer direct inloggen. Nadat u heeft ingelogd vindt u Koopvaardij naast uw eventuele andere afnemers als ‘afnemer’ op uw scherm vermeld.

Wachtwoord aanpassen?

Aanpassen wachtwoord

• • •

U kunt uw wachtwoord aanpassen. Voorwaarde is dat uw wachtwoord bestaat uit een combinatie van minimaal 6 letters en cijfers.

•

Klik op ‘Instellingen’ Klik op ‘Wachtwoord wijzigen’ Volg de instructies op het invulscherm en klik op ‘OK’ Uw nieuwe wachtwoord is nu geactiveerd.


Pagina 13 van 46

Handleiding ABzend

Het invoeren van gegevens Wanneer u de loongegevens wilt doorgeven, of een wijziging in reeds eerder verstrekte gegevens wilt doorvoeren, moet u een aantal stappen doorlopen. In de volgende hoofdstukken wordt dit per situatie stap voor stap uitgelegd.

Binnen ABzend komt u drie verschillende kleuren invulvelden tegen: Invulvelden Blauw: verplicht Wit: niet verplicht, vaak wel van belang. Grijs: niet van toepassing

Blauwe invulvelden: deze velden zijn minimaal nodig om uw melding te kunnen doen en moeten altijd worden ingevuld. Witte invulvelden: deze velden zijn niet verplicht, maar kunnen wel van belang zijn (bv. adresgegevens). Dat hangt af van de situatie. Loop daarom altijd ook de witte velden na en bekijk of u hier aanvullende gegevens kunt invullen. Grijze invulvelden: deze velden worden automatisch gevuld en zijn niet overschrijfbaar.

Let op! Het invoeren van gegevens gebeurt via het invullen van tabbladen. Houdt u daarbij Inloggen bij volgend bezoek • Ga naar: www.bpfkoopvaardij.nl • Klik op ‘Werkgever’ • Klik op ‘ABzend’ • Klik op ‘www.ABzend.nl’ • • •

Vul uw gebruikersnaam en het wachtwoord in Klik op ‘OK’. U komt nu op het invoerscherm.

strikt aan de instructies en de aangegeven volgorde. Alleen dan bent u zeker van een goede verwerking van de informatie!

Inloggen bij volgend bezoek Maakt u niet zo vaak gebruik van ABzend, dan vindt u hiernaast een geheugensteuntje voor het inloggen.


Pagina 14 van 46

Handleiding ABzend

Wachtwoord vergeten of wachtwoord verlopen? Bent u uw wachtwoord vergeten of krijgt u een melding ‘wachtwoord geblokkeerd’? U kunt dan een nieuw wachtwoord opvragen.

Wachtwoord vergeten of verlopen • Ga naar het inlogscherm van ABzend • Klik op ‘Nieuw wachtwoord aanvragen’ • Volg de instructies


Pagina 15 van 46

Handleiding ABzend

2. Let op!

Periodieke loonopgave

Let op! Voordat u voor de eerste keer een periodieke loonopgave doet, moet u eerst handmatig een loonopgave maken via de website van Abzend, waarbij de contactgegevens van de werkgever worden vastgelegd. Dit doet u onder het tabblad ‘Werkgever’.

Wie en wanneer? Voor wie doet u de opgave? Iedere werknemer die een arbeidsovereenkomst heeft met de onderneming. Uitgezonderd: Bestuurders (directeuren) van N.V.’s en B.V.’s die als zodanig zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel met een zelfstandige / volledige handelingsbevoegdheid. Zij nemen geen deel aan de pensioenregeling van Koopvaardij en hoeven dus niet te worden aangemeld. Wanneer doet u de opgave? Binnen 14 werkdagen na afloop van iedere kalendermaand. Waarvoor meldt u aan? • De werknemer wordt automatisch aangemeld voor de pensioenregeling van Koopvaardij • Als uw nieuwe werknemer overkomt van een niet bij Koopvaardij aangesloten werkgever, sturen wij uw werknemer automatisch formulieren toe voor de aanvraag van Waardeoverdracht (‘pensioen meenemen’)


Pagina 16 van 46

Handleiding ABzend

Hoe meldt u aan? Aanmelden • •

•

Log in. U komt nu op het invoerscherm. Klik onder ‘Meldingen invoer’ op ‘Werknemermelding’. Selecteer in het scherm rechts achter ‘Samen te stellen melding’: ‘216 Periodieke loonopgave’ Vul het burgerservicenummer/sofinummer van uw werknemer in (of selecteer uit lijst) Klik op OK

•

U komt nu op het tabblad Werknemer.

•

Vul hier alle verplichte velden in.

•

Klik nu in de navigatiebalk op ‘Arbeidsverhouding’.

• •


Pagina 17 van 46

Handleiding ABzend U komt nu op het tabblad ‘Arbeidsverhouding’ • Vul hier in elk geval alle verplichte velden in. • Vul voor nieuwe werknemers de datum van indiensttreding in (dd-mm-jjjj); • Vul voor medewerkers die uit dienst zijn de Reden- en Datum einde dienstverband in;

Let op! De velden Datum aanvang en Datum einde loontijdperiode kunnen niet gewijzigd worden.


Pagina 18 van 46

Handleiding ABzend

•

Klik nu op het tabblad ‘loon’

•

U komt nu op het tabblad ‘loon – Algemene loongegevens’

•

Vul hier in elk geval alle verplichte velden in. (zie toelichting onder de afbeelding)

Toelichting: •

Bedrag SV-loon huidig:

•

dagen SV-loon:


Het loon voor de werknemersverzekeringen. Kolom 8 van de loonstaat. Dit is het loon zonder rekening te houden met maximumpremieloon en franchise. Vul 0 in als de werknemer niet verzekerd is voor de werknemersverzekeringen. Aantal SV dagen in de betreffende periode (max.: 21,75)

Pagina 19 van 46

Handleiding ABzend •

•

• •

Bruto Loon:

Tussen werkgever en werknemer bij het arbeidsvoorwaardenoverleg overeengekomen contractloon voordat daarop loonbelasting en sociale premies zijn ingehouden. Pensioenpremie: De premie, zoals deze verschuldigd is aan de pensioenuitvoerder, moet berekend worden over de opgegeven periode (datum aanvang pensioengegevens en datum einde pensioengegevens) en het opgegeven pensioengevend loon. Dit is het werknemers en het werkgeversgedeelte. Duur uitbetaald verlof: Aantal dagen uitbetaald verlof Dagloon uitbetaald verlof: Bedrag uitbetaald verlof per dag.


Pagina 20 van 46

Handleiding ABzend

•

Klik nu op het tabblad ‘Loontoekenning’

•

U komt nu op het tabblad loontoekenning

•

Vul hier in elk geval alle verplichte velden in. (zie toelichting onder de afbeelding)

•

Klik nu op OK

Toelichting: • •

Soort: Aantal:

•

Loon:

altijd “dagloon”; Aantal malen dat het loon is toegekend. voor parttimers/oproepkrachten moet er voor de niet gewerkte dagen een afzonderlijke regel worden ingevoerd, zodat het totaal aantal kalenderdagen gelijk is aan het aantal dagen van de betreffende maand. Vul hier bij dagloon 0 in. pensioengevend dagloon


Pagina 21 van 46

Handleiding ABzend Verdergaan, printen of verzenden? Eerst verdergaan • Klik op ‘OK’ als u eerst verder wilt gaan met eventuele volgende meldingen. U komt dan weer op het beginscherm.

U komt nu op een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden.

Printen • Klik op hier als u wilt printen. Gaat het om de melding van meerdere werknemers? Dan kunt u er ook voor kiezen om pas te printen als u alle gegevens gaat versturen.

Verzenden •

Klik op ‘Meldingoverzicht’

•

Klik op ‘Meldingen’

•

Klik op de werknemer(s) waarvan u de gegevens wilt verzenden

•

Klik op ‘Verzenden’


Pagina 22 van 46

Handleiding ABzend

3.

Aanmelden onbetaald verlof & stage periode

Wie en wanneer? Iedere werknemer die voor een bepaalde periode met onbetaald verlof gaat, meldt u direct aan bij ingang van het verlof. De volgende onbetaald verlofsoorten worden onderkend: • Onbetaald verlof gefinancierd uit Levensloop; • Ouderschapsverlof niet gefinancierd uit Levensloop; • Studieverlof niet gefinancierd uit Levensloop; • Sabatsverlof niet gefinancierd uit Levensloop; • Stage periode; • Ziek i.v.m. zwangerschap.

Verlof aanmelden

Aanmelden • • • • •

Log in. U komt nu op het invoerscherm. Klik onder ‘Meldingen invoer’ op ‘Werknemermelding’. Selecteer in het scherm rechts achter ‘Samen te stellen melding’: ‘228 Aanmelden onbetaald verlof’ Vul het burgerservicenummer / sofinummer van uw werknemer in Klik op OK


Pagina 23 van 46

Handleiding ABzend •


•


•

Klik nu in de navigatiebalk op ‘Onbetaald verlof’.

U komt nu op het tabblad ‘Onbetaald verlof’ • Selecteer soort verlof Koopvaardij • Vul hier in elk geval alle verplichte velden datum ingang en datum einde (dd-mm-jjjj) in; • Klik nu op Ok.


Pagina 24 van 46

Handleiding ABzend Verdergaan, printen of verzenden? U komt nu op een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Eerst verdergaan • Klik op ‘OK’ als u eerst verder wilt gaan met eventuele volgende meldingen. U komt dan weer op het beginscherm.



Pagina 25 van 46

Handleiding ABzend

Verlof intrekken Wie en wanneer? Iedere werknemer waarvoor ten onrechte een bepaalde periode met onbetaald verlof is geregistreerd.


Log in. U komt nu op het invoerscherm. Klik onder ‘Meldingen invoer’ op ‘Werknemermelding’. Selecteer in het scherm rechts achter ‘Samen te stellen melding’: ‘229 intrekken onbetaald verlof’ Vul het burgerservicenummer/ sofinummer van uw werknemer in Klik op OK


Pagina 26 van 46

Handleiding ABzend

•


•


•


U komt nu op het tabblad ‘Onbetaald verlof’ • Selecteer soort verlof Koopvaardij • Vul de datum einde (dd-mm-jjjj) in; •

Klik nu op Ok.


Pagina 27 van 46

Handleiding ABzend Verdergaan, printen of verzenden? U komt nu op een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden. Eerst verdergaan • Klik op ‘OK’ als u eerst verder wilt gaan met eventuele volgende meldingen. U komt dan weer op het beginscherm.


•


•


•



Pagina 28 van 46

Handleiding ABzend Verlof wijzigen Wie en wanneer? Iedere werknemer waarvoor een foutieve periode met onbetaald verlof is geregistreerd.


Log in. U komt nu op het invoerscherm. Klik onder ‘Meldingen invoer’ op ‘Werknemermelding’. Selecteer in het scherm rechts achter ‘Samen te stellen melding’: ‘230 Wijzigen onbetaald verlof’ Vul het burgerservicenummer/ sofinummer van uw werknemer in Klik op OK


Pagina 29 van 46

Handleiding ABzend

U komt nu op het tabblad ‘Onbetaald verlof’ • Selecteer soort verlof Koopvaardij • Vul de datum ingang en datum einde (ddmm-jjjj) in; Klik nu op Ok.


Pagina 30 van 46

Handleiding ABzend Verdergaan, printen of verzenden? Eerst verdergaan • Klik op ‘OK’ als u eerst verder wilt gaan met eventuele volgende meldingen. U komt dan weer op het beginscherm.

U komt nu op een scherm waarop staat dat u uw melding kunt afdrukken en/of verzenden.



Pagina 31 van 46

Handleiding ABzend

4.

Corrigeren foutief opgegeven

Het is niet mogelijk alleen een correctie door te geven over een reeds opgevoerd tijdvak. Indien u correcties wil doorvoeren dient u het tijdvak, waarover u de correctie wilt doorvoeren, in het geheel opnieuw door te geven.

Wat en wanneer corrigeren? Deze correctiemogelijkheid is alleen bedoeld als bij een eerdere melding het loon van een werknemer fout is ingevuld.

Hoe voert u correcties door? Correcties kunt u doorvoeren door de betreffende periode(n) opnieuw aan te leveren zoals beschreven in hoofdstuk 2 c..q. hoofdstuk 5.


Pagina 32 van 46

Handleiding ABzend

5. Periodieke Loonopgave Tool Waarom en wanneer? Met behulp van de Periodieke Loonopgave Tool (Excel) kunt u een importbestand genereren waarmee u via ABzend in één keer keer voor het hele personeelsbestand de nieuwe loonopgave kunt doorgeven en inladen in ABzend. Het aangemaakte bestand(.xml) met de gegevens kunt u verwerken via menu optie “Meldingen invoer – Importeren” in ABzend. ABzend verzorgt vervolgens de verwerking en aflevering van de berichten aan Mn Services.

Downloaden van de Excel-tool Na het downloaden van de juiste Excel-tool kunt u deze openen in Microsoft Excel. Om het importproces binnen ABzend zo goed mogelijk te laten verlopen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan: • •

U moet bij het openen de “macro’s” inschakelen, anders werkt de Excel-tool niet. Uw macrobeveiliging binnen Microsoft Excel moet op “low” ingesteld zijn. U kunt dit in Microsoft Excel controleren bij Extra, kiezen voor Macro en dan voor Macrobeveiliging en zonodig aanpassen.

Let op: om de Periodieke Loon Opgave Tool te gebruiken dient u over Excel te beschikken. In Excel moeten Macro’s ingeschakeld zijn. Als dit niet het geval is kunt u de Macro’s op de onderstaande wijze inschakelen (dit hoeft u maar één keer te doen). 1. Indien u de Periodieke Loon Opgave Tool open heeft staan, dan dient u deze te sluiten. 2. Open een nieuw leeg bestand in Excel. Bij Nederlandse versie Ga naar Extra en klik op ‘Opties…’ Selecteer tabblad ‘Beveiliging’ Klik op de knop ‘Macrobeveiliging…’ Selecteer de onderste optie ‘Laag…’


Pagina 33 van 46

Bij Engelse versie: Ga naar Tools en klik op ‘Options…’ Selecteer tabblad ‘Security’ Klik op de knop ‘Macro Security…’ Selecteer de onderste optie ‘Low…’

Handleiding ABzend


Pagina 34 van 46

Handleiding ABzend


Pagina 35 van 46

Handleiding ABzend Voorwaarden voor gebruik van tool • • • • •

Uw loonheffingnummer en werkgevernummer bij Mn moet bekend zijn in ABzend; U moet hiervoor de afnemer Belastingdienst met product Loonaangifte toevoegen. Bij aansluitnummer het loonheffingnummer invoeren. het maximum aantal records is gesteld op 1000; het bestand dat u uiteindelijk wilt gaan importeren moet een .xml bestand zijn; Let op dat u niet per ongeluk het invoerbestand(.xls) importeert aan de indeling van de Excel-tool mag niets veranderd worden.

Werking van de Excel-tool Zie hiervoor de helptekst in de Excel-tool

Importeren van het .xml bestand (tekstbestand) in ABzend

Let op ! Een xml-bestand kan mogelijk ook vanuit uw salarispakket worden aangemaakt . Dit bestand kan op dezelfde wijze verwerkt worden in ABzend als een xml-bestand uit de excel-tool.

Het aangemaakte .xml bestand (tekstbestand) verwerkt u in uw ABzend account via menu optie “Meldingen invoer – Importeren”: • • • •

U kiest voor het type bestand ABzend-XML U kiest of u de correcte meldingen direct wil verzenden of niet direct wil verzenden; U zoekt via bladeren/browse het opgeslagen .xml bestand (tekstbestand) op in de juiste directory; Nadat u het juiste bestand hebt geselecteerd klikt u vervolgens op de button Importeren.


Pagina 36 van 46

Handleiding ABzend

Import historie Als u op menu optie Import historie klikt, kunt u de verwerking van de import controleren. Nadat de verwerking klaar is, klikt u op de regel (deze wordt dan blauw) en klikt dan op Toon verwerkingsrapport. Als het resultaat van de import OK is en u heeft ervoor gekozen de meldingen niet direct te verzenden, gaat u naar meldingoverzicht – Meldingen om de meldingen te verzenden. Als het resultaat Zie rapport is, wordt in het rapport aangegeven of het gehele bestand niet verwerkt is of dat er een of meerdere meldingen fout zijn. In het eerste geval past u de invoer in de exceltool aan, maakt u een nieuw xml-bestand aan en importeert u het nieuwe xmlbestand. In het tweede geval kunt u de foute meldingen in de webapplicatie aanpassen. Hiervoor gaat u naar Meldingoverzicht – Meldingen. U klikt op de meldingen met status Te wijzigen/Te fiatteren en daarna op Bekijk/Wijzig – Fiatteer. U komt in de betreffende melding. Als u klikt op OK, wordt aangegeven welk veld niet of niet juist is gevuld. Corrigeer de melding en klik op OK. De melding wordt klaargezet om te verzenden.


Pagina 37 van 46

Handleiding ABzend

6.Begripsomschrijvingen en rekenvoorbeelden Maandelijkse Loonopgave Wat u moet weten

De gegevens die u aanlevert worden gebruikt om voor het lopende jaar het pensioen en de premie van uw werknemer te berekenen. Voor de berekening wordt uitgegaan van de gegevens op basis van het door u opgegeven pensioengevend dagloon. In de bedrijfstak kennen wij verschillende pensioengevende daglonen: 1. Vaargage : pensioengevend dagloon inclusief toeslagen die bij de vaart moet worden meegeteld 2. Walgage : pensioengevend dagloon exclusief de vaartoeslagen 3. Verlofgage : pensioengevend dagloon behorend bij uitbetaald verlof. 4. Onbetaald verlof : periode dat er geen gage door de werkgever wordt betaald, zoals ouderschapsverlof, levensloop of stagiaire vergoeding.


Pagina 38 van 46

Handleiding ABzend

Pensioengevend dagloon Het pensioengevend salaris bestaat uit de volgende componenten: 1.

Basissalaris

2.

Tankerverhoging (tv)

3.

Arbeidsvoorwaardelijke aanspraak op vrije voeding(€ 4,45 per zeedag) ;

4.

Vakantietoeslag (vt)

5.

Overwerkforfait van 15% over component 1+2+3+4

6.

Extra forfait van 5% over component 1+2+3+4 als volgens de cao of arbeidsovereenkomst –

1

2

naast component 1 t/m 5 – sprake is van aanvullende toeslagen

3

Dit ziet er schematisch als volgt uit: Vakantietoeslag Tankerverhoging Basisgage A. Basisgrondslag

+

15% van A B. Overwerkforfait

Geldt alleen als het overwerk nog niet geheel of gedeeltelijk verwerkt is in de basisgage.

+

5% van A C. Toeslagenforfait

=

Pensioengevend salaris

- Geldt alleen als volgens de cao of arbeidsovereenkomst sprake is van aanvullende toeslagen. - Wordt slechts eenmaal toegepast.

1

Van bijtelling van voedinggeld is sprake indien dit niet in de basisgage is verwerkt maar wel wordt uitbetaald 2 Het overwerkforfait geldt niet als het overwerk (gedeeltelijk) in de basisgage is verwerkt. 3 Het extra forfait van 5% wordt slechts eenmaal bijgeteld, ook als er meerdere aanvullende toeslagen zijn. Handleiding ABzend 20-01-2015

Pagina 39 van 46

Handleiding ABzend

Pensioengevend dagloon   De tijdelijke promotietoeslag 3. Het met de kapitein ter kleine Handelsvaart(zeevaartuigen kleiner dan (4000GT)overeengekomen kaplaken of daarmee overeenkomende vergoeding. (2) Deze verhoging geldt uitsluitend voor zover de vergoeding voor overwerk niet reeds op grond van een geldende cao of loonregeling geheel of gedeeltelijk is opgenomen in de vaste gage. Bij het vaststellen van het pensioengevend dagloon komen de volgende onderdelen niet in aanmerking: • De verhoging wegens reisduur • De 13e maand of eindejaarsuitkering • De gevarentoeslag Lagos of oorlogstoeslag


Pagina 40 van 46

Handleiding ABzend Pensioengevend dagloon uitbetaald verlof Sinds 1 juli 1986 is – ongeacht het aantal dagen waarover in het kalenderjaar reeds premie werd berekend – ook premie verschuldigd over de niet in tijd genoten, maar uitbetaalde aanspraken op periodiek en compensatieverlof. Het pensioengevend dagloon voor uitbetaald verlof moet als volgt opgegeven worden: • Het naar één dag herleide pensioengevend gage over uitbetaald verlof (denk hierbij de terugrekening niet aan de SV dagen maar aan 7 daagse werkweek). • Dagen waarover de premie ingehouden wordt (op basis van 7 daagse werkweek) Ter voorbeeld: Berekeningsmethodiek contant uitbetaald verlof Stel: een zeevarende krijgt 10 dagen verlof contant uitgekeerd. Zijn dagloon is 100,-euro In deze situatie krijgt de zeevarende: (10 x 7/5)= 14 dagen en 100 euro bruto

U geeft aan : 14 dagen 129,73 pensioengevend dagloon 14 x 12,33 x 2= € 345,24 pensioenpremie Let op: Uitbetaald verlof rond u naar beneden af op een geheel aantal dagen.

Onbetaald verlof Indien iemand gebruik maakt van de levensloop, ouderschapsverlof of zorgverlof blijft de werknemer in dienst van de werkgever. De werknemer moet wel opgegeven worden. Dit kan onder onbetaald verlof. Stagiaires ontvangen een vergoeding. Hierover hoeft men geen pensioenpremie te betalen. Echter de stagiaires moeten wel opgegeven worden. Deze personen moeten onder stagiaires opgegeven worden.


Pagina 41 van 46

Handleiding ABzend Zowel voor onbetaald verlof als voor stagiaires geldt dat u deze moet opgeven met een dagloon van € 0,00. Is er slechts een deel van de maand gewerkt? Heeft uw medewerker 12 dagen gewerkt in een bepaalde maand en blijft uw medewerker wel in dienst? Dan vult u de resterende dagen van de maand op met €0,00. Een maand moet altijd compleet zijn qua doorgegeven dagen. Dit betekent dat er altijd 28/30/31 dagen worden doorgegeven. Negatief verlof Het is niet mogelijk negatief verlof door te geven. U kunt dit corrigeren door de periode waarover dit van toepassing is, opnieuw door te geven met de juiste gegevens.

Vaste gegevens Maximum dagloon voor 2015 bedraagt € 227,47 Dag franchise bedraagt € 34,64 Reglement per 1-1-2015, Pensioenregeling op 67-jarige leeftijd: Het premiepercentage bedraagt:

•

25,9% van het pensioengevend dagloon minus de franchise van € 34,64 p/d;


Pagina 42 van 46

Handleiding ABzend

Berekening van de premie volgens het pensioenreglement per 1-1-2015 Uitgaande van maximum dagloon van € 227,47 Het pensioengevend dagloon € 227,47 Franchise € 34,64 Voorbeeld 1 ste 1 stuurman: • Gage € 3.671 per maand • Tijdens actieve dienst 30% overwerktoeslag, hiervan is al een deel van overwerk in de gage verwerkt. • 8% vakantietoeslag • Verhoging wegens dienstdoen op grote schepen tijdens actieve dienst 18%. • Mentor toelage € 35 per maand Pensioengevend loon

Berekening

Gage

€ 3.671

Vakantietoeslag (8% x 3.671)

€ 293,68

Geen bijtelling van 15% omdat deel overwerk in de gage is verwerkt

-

5% forfait over gage & vakantietoeslag (3.671 + 293,68)

€ 198,23

Totaal per maand:

€ 4.162,92

Per dag (€ 4.162,92 x 12 /365)

€ 136,86


Pagina 43 van 46

Handleiding ABzend

Voorbeeld 2 2 WTK: • Gage € 2.982 per maand • Tijdens actieve dienst 45% overwerk • 8% vakantietoeslag • Tankerverhoging € 193 per maand • Mentor toelage € 40 per maand Pensioengevend loon

Berekening

Gage

€ 2.982

Tankerverhoging

€ 193

Vakantietoeslag (8% x (3.671+193))

€ 254

Bijtelling van 15% overwerkforfait (15% x (2.982 + 193 + 254)

€ 514,35

Geen bijtelling 5% forfait

-

Totaal per maand:

€ 3.943,35

Per dag (€ 3.943,35 x 12 /365)

€ 129,64


Pagina 44 van 46

Handleiding ABzend

Voorbeeld 3 e 1 stuurman: • Gage: € 3.621 per maand • Tijdens actieve dienst 50% overwerk • Offshore toelage: € 806 per maand • 8% vakantietoeslag • Mentor toelage € 100 per maand Pensioengevend loon

Berekening

Gage

€ 3.621


€ 289,68

Bijtelling van 15% overwerkforfait (15% x (3.621 + 289,68))

€ 586,60

5% forfait over gage + vakantietoeslag ivm toeslagen (5% + (3.621 + 289,68))

€ 195,53

Totaal per maand:

€ 4.692,81

Per dag (€ 4.692,81 x 12 /365)

€ 154,28


Pagina 45 van 46

Handleiding ABzend

Voorbeeld 4 Kapitein: • Gage € 6.286 per maand • Commandotoelage, mentortoelage, bijdrage in de zorgverzekering etc. in de gage verwerkt • 8% vakantietoeslag Pensioengevend loon

Berekening

Gage

€ 6.286


€ 502,88

Geen verdere bijtelling

-

Geen bijtelling 5% forfait

-

Totaal per maand:

€ 6.788,99

Per dag (€ 6.788,99 x 12 /365)

€ 223


Pagina 46 van 46

Handleiding ABzend. Handleiding ABzend. t.b.v. werkgevers aangesloten bij Stichting Bedrijfspensioenfonds voor de Koopvaardij

Recommend Documents