Handleiding Digitale Salarisstrook voor de medewerker
Pagina 1 van 15
INHOUDSOPGAVE 1
INLEIDING EN VOORBEREIDING ........................................................................................ 3
2
INLOGGEN IN HET MEDEWERKERDOSSIER .................................................................... 4
3
INHOUD ‘MIJN DOSSIER’ ..................................................................................................... 6
4
TABBLAD RESULTATEN ..................................................................................................... 7 4.1
ACTIES UITVOEREN........................................................................................................... 7
4.2
BESCHIKBARE ACTIES ...................................................................................................... 8
5
TABBLAD WEERGAVE......................................................................................................... 9
6
TOELICHTING ...................................................................................................................... 11
7
E-MAILSERVICE .................................................................................................................. 12 7.1
BERICHTSOORT SELECTEREN.......................................................................................... 12
7.2
E-MAILADRES SELECTEREN ............................................................................................ 13
7.3
NIET ONTVANGEN E-MAIL ................................................................................................ 15
Pagina 2 van 15
1
Inleiding en voorbereiding
Het Medewerkerdossier geeft je inzage in de documenten die door Nuon beschikbaar zijn gesteld. Dit betreft de salarisspecificaties en jaaropgaven van de afgelopen jaren. Nieuwe salarisspecificaties worden maandelijks beschikbaar gesteld. De jaaropgaven worden aan het begin van het jaar beschikbaar gesteld. Je kunt de beschikbare documenten raadplegen door in te loggen op het medewerkerportaal van Youforce (voorheen Raet Online). De documenten in het Medewerkerdossier kunnen worden getoond in de browser, maar je kunt ze ook ophalen voor eigen gebruik, zowel in het oorspronkelijke bestandsformaat als in het PDFformaat. Een PDF-versie van een document kun je lezen met een PDF-reader. De meest gebruikte is Adobe Reader, afkomstig van Adobe Systems Incorporated. Gebruik je nog geen PDF-reader, dan kun je de laatste versie van Adobe Reader gratis downloaden op de website van Adobe: http://get.adobe.com/nl/reader.
Pagina 3 van 15
2
Inloggen in het Medewerkerdossier
Om de gegevens in het Medewerkerdossier te kunnen inzien, log je als gebruiker in via de link https://login.youforce.biz, waar je het welkomstscherm vindt:
De gebruikersnaam en het wachtwoord worden door de beheerder van Nuon automatisch aangemaakt. Zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord kun je na het inloggen aanpassen. Het standaard wachtwoord dat voor je wordt aangemaakt, is vrij lang. Als je voor de eerste keer met dit wachtwoord inlogt, verschijnt een vervolgvenster met het verzoek een nieuw wachtwoord in te vullen. Dat wachtwoord moet aan de volgende voorwaarden voldoen: • minimaal 8 tekens; • maximaal 15 tekens; • minimaal 1 hoofdletter; • minimaal 1 kleine letter; • minimaal 1 cijfer. Nadat je hebt ingelogd, wordt gemeld dat Youforce in een ander venster is gestart. De reden hiervoor is dat het nieuw geopende venster zodanig is aangepast, dat Youforce zich als een normale toepassing op jouw PC gedraagt. Indien jouw browser echter staat ingesteld om ‘popups’ te blokkeren, verschijnt het nieuwe venster niet. In dat geval kun je instellen dat voor Youforce de pop-up moet worden toegestaan. Internet Explorer
Google Chrome
Pagina 4 van 15
Firefox
N.B.: Apple Safari staat niet toe om selectief pop-ups te blokkeren. Wel kun je met K (Mac OS) of Ctrl-Shift-K (Windows) de pop-up blocker (tijdelijk) uit zetten. Safari (Mac OS)
Safari (Windows)
Nadat je succesvol bent aangemeld, verschijnt het Bureaublad met tegels voor de modules waarvoor je bent geautoriseerd. Daarin vind je een tegel ‘Mijn dossier’ waarmee je de documenten kunt benaderen.
Rechts bovenaan worden een aantal knoppen getoond: •
Met de knop
•
kun je uw instellingen opvragen en aanpassen, met onder andere Met de knop login-gegevens, profiel, en de gegevens van de beheerder van Nuon. Ook kun je hier zelf de tabbladen bovenaan het scherm inrichten.
•
Met de knop
kun je actuele informatie opvragen over aanpassingen in Youforce.
sluit je de toepassing af.
Pagina 5 van 15
3
Inhoud ‘Mijn dossier’
Je start de toepassing door te klikken op Mijn dossier, waarna in het salarisdossier de beschikbare salarisspecificaties en jaaropgaven worden getoond.
In het navigatiemenu aan de linkerkant van het scherm vind je een mappenstructuur met de beschikbare documentsoorten. Standaard zie je in de resultatenlijst alle beschikbare documenten; klik op een onderliggende map om alleen de documenten van de betreffende documentsoort te laten weergeven.
Pagina 6 van 15
4
Tabblad Resultaten
4.1
Acties uitvoeren
Op de geselecteerde documenten kun je bewerkingen (‘acties’) uitvoeren. Je kunt kiezen of je een actie op één document wilt uitvoeren of op meerdere documenten tegelijk. •
Standaardactie op een document uitvoeren Om een document op het tabblad Weergave te laten afbeelden (= standaardactie), klik je op de regel met het betreffende document:
•
Actie op één document uitvoeren Geldt een actie voor één afzonderlijk document, dan beweeg je de muis over de omschrijving daarvan en klik je op de contextmenuknop die verschijnt op de regel met het betreffende document. Je ziet dan een keuzelijst met de beschikbare acties, waaruit je de gewenste actie kunt kiezen (raadpleeg indien nodig de lijst beschikbare acties in het navolgende):
•
Actie op meerdere documenten uitvoeren Om een actie op meerdere documenten tegelijk te laten uitvoeren, klik je eerst de selectievakjes aan voor de regels met de betreffende documenten. Klik daarna in de menubalk boven de lijst op Actie voor een keuzelijst met de beschikbare acties. Kies hieruit de gewenste actie (raadpleeg indien nodig de lijst beschikbare acties in het navolgende):
Pagina 7 van 15
N.B.: Bij het bladeren door de resultaten blijft de selectie bewaard, maar de actie heeft alleen betrekking op de geselecteerde documenten op de pagina die zichtbaar is op het scherm.
4.2
Beschikbare acties •
Weergeven Toont één of meer documenten op het tabblad Weergave. Dit is de standaardactie die wordt uitgevoerd zodra je op het tabblad ‘Resultaten’ een document in de lijst aanklikt. Is er sprake van meerdere documenten, dan kun je door de documenten bladeren met de daarvoor bestemde navigatieknoppen.
•
Als PDF openen Combineert een selectie van één of meer documenten tot een PDF-document en opent dit in Adobe Reader, zodat je bijvoorbeeld snel meerdere documenten kunt printen.
•
Download document Maakt de geselecteerde versie beschikbaar om te downloaden in het originele bestandsformaat. Alleen mogelijk als je niet meer dan één document hebt geselecteerd.
Pagina 8 van 15
5
Tabblad Weergave
Zodra je één van de beschikbare documenten hebt gekozen, wordt dit als volgt afgebeeld:
Op het tabblad Weergave vind je de inhoud van de documenten die je op het tabblad Resultaten hebt geselecteerd. Van elk document zie je één pagina; met de navigatieknoppen onderaan het tabblad kun je bladeren door de geselecteerde documenten en door de pagina’s van elk document:
Tijdens het bladeren door documenten wordt in de tab Resultaten het actieve document bijgehouden. Zodra je terugkeert naar dit tabblad, zie je de pagina met het betreffende document; de bijbehorende regel wordt dan weergegeven als ‘actief’.
Pagina 9 van 15
Door de iconen op de menubalk aan te klikken kunt u de volgende acties laten uitvoeren: Document op de volledige pagina weergeven Toont het document op de volledige pagina. Document kleiner of groter weergeven: Toont de pagina in een kleiner of groter formaat. Document in originele grootte weergeven: Stelt de weergave terug naar het standaard formaat.
Document in PDF-formaat openen: Opent het document in Adobe Reader of een andere, daartoe geïnstalleerde applicatie. Documenten en notities doorzoeken: Maakt het mogelijk de tekst van de weergegeven documenten en de bijbehorende notities te doorzoeken. Er verschijnt een venster waarin je de gewenste zoektekst kunt opgeven. Bevestig de zoekopdracht met OK; de gevonden tekst wordt gemarkeerd.
N.B.: Niet alle iconen zijn bij elk document beschikbaar. Dit is afhankelijk van het documentformaat van het betreffende document.
Pagina 10 van 15
6
Toelichting
Aan de rechterzijde van dit venster kun je een toelichting openen, waarin de mogelijkheden worden beschreven van het scherm dat op dat moment actief is:
Pagina 11 van 15
7
E-mailservice
Youforce biedt de mogelijkheid een e-mailbericht te versturen bij het beschikbaar komen van een nieuwe salaris- of uitkeringsspecificatie of een jaaropgave. Je kunt dit instellen door de optie E-mailservice salarisdossier te kiezen op het het scherm Mijn instellingen. Dit scherm kun je opvragen met de knop
rechts boven in Youforce.
Op het scherm Instellingen e-mailservice Salarisdossier kun je vervolgens instellen hoe je geïnformeerd wilt worden bij het verschijnen van een nieuwe salarisspecificatie of jaaropgave.
7.1
Berichtsoort selecteren
Je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden: •
Geen e-mail Je ontvangt geen e-mailbericht bij het beschikbaar komen van een nieuwe salaris- of uitkeringsspecificatie of een jaaropgave. Dit is de standaardinstelling.
Pagina 12 van 15
•
Notificatiebericht per e-mail Voor elke nieuwe salaris- of uitkeringsspecificatie of jaaropgave die voor je beschikbaar komt, ontvang je automatisch een notificatiebericht op het opgegeven e-mailadres.
•
E-mail met bijgevoegd salarisdocument Voor elke nieuwe salaris- of uitkeringsspecificatie of jaaropgave die voor jou beschikbaar komt, ontvang je op het door jouw opgegeven e-mailadres automatisch een e-mailbericht waarin het document zelf al in PDF-formaat is opgenomen. In dit geval hoef je dus niet in te loggen op Youforce: je kunt de specificatie vanuit uw e-mailtoepassing raadplegen of locaal opslaan.
N.B.: In tegenstelling tot het gebruik van een beveiligde website als Youforce, is het verzenden van e-mail een onveilige manier van communiceren. De informatie wordt onbeveiligd via meerdere tussenstations over het Internet verzonden, waarbij de mogelijkheid bestaat dat derden de informatie kunnen inzien. Mocht het e-mailbericht als spam worden beschouwd, dan is er bijvoorbeeld een mogelijkheid dat de mailbeheerder jouw salarisspecificatie kan raadplegen. Bepaal daarom zelf in hoeverre dit risico een reden is om geen e-mailbericht met PDF te laten versturen, of te kiezen voor alleen de notificatie. Bij notificatie per e-mail worden namelijk geen vertrouwelijke gegevens verzonden.
7.2
E-mailadres selecteren
Kies je voor notificatie per e-mail of voor e-mailberichten met het salarisdocument in PDF-formaat, geef dan ook aan op welk e-mailadres je de berichten wilt ontvangen:
Standaard wordt het e-mailadres geselecteerd dat in Youforce is geregistreerd. Je kunt echter ook zelf een privé e-mailadres opgeven.
Pagina 13 van 15
Indien je al eerder een privé e-mailadres hebt opgegeven wordt deze getoond. Als er nog geen privé e-mailadres bekend is of als je het opgegeven e-mailadres wilt wijzigen dan kun je het nieuwe e-mailadres opgeven.
om de Na het invoeren of aanpassen van jouw privé e-mailadres klik je op de knop aanpassing door te voeren. Voordat je het nieuwe of gewijzigde privé e-mailadres kunt gebruiken, dien je het nog te bevestigen:
Op het opgegeven e-mailadres ontvang je een e-mailbericht met een hyperlink waarmee je het emailadres kunt bevestigen. Hiermee wordt tevens gecontroleerd of het ingevoerde adres een geldig e-mailadres is:
E-mailberichten worden pas verzonden als je het betreffende document daadwerkelijk in het medewerkerdossier kunt raadplegen of downloaden. Voor dat doel moet je dus wel zelf inloggen op Youforce. Ook als je géén e-mailbericht hebt ontvangen, kun je altijd het medewerkerdossier raadplegen om de beschikbare documenten in te zien.
Pagina 14 van 15
7.3
Niet ontvangen e-mail
De e-mailberichten worden door Raet verzonden binnen 24 uur nadat de salarisproductie van de betreffende periode is goedgekeurd en gepubliceerd. Om verschillende redenen kan het echter voorkomen dat je de e-mail niet ontvangt: •
Onjuist e-mailadres Het privé e-mailadres dat je opgeeft, wordt pas geaccepteerd nadat je de hyperlink hebt aangeklikt in het e-mailbericht dat je ter bevestiging hebt ontvangen. Het kan echter voorkomen dat je een ander e-mailadres bent gaan gebruiken, zonder dat in Youforce aan te passen. In dat geval wordt het e-mailbericht nog naar het oude e-mailadres verzonden. Pas dus zelf jouw privé e-mailadres aan als dat nodig is. Ook als je jouw zakelijk e-mailadres hebt opgegeven, kan het zijn dat het is veranderd. Neem in dat geval contact op met jouw contactpersoon om dit adres te laten aanpassen.
•
E-mail wordt als spam beschouwd Raet heeft maatregelen genomen om te voorkomen dat de verzonden e-mail-berichten als spam worden beschouwd. Het is echter helaas niet altijd mogelijk dit te voorkomen. Een bericht dat als spam wordt beschouwd, verschijnt meestal niet bij de ingekomen berichten van jouw e-mailtoepassing. Zowel het door jouw provider gebruikte spamfilter als jouw eigen beveiligingsproduct kan er de oorzaak van zijn, dat het bericht wordt gefilterd. In veel gevallen kun je zelf instellen dat het bericht voortaan niet meer als spam wordt beschouwd. Lukt dat niet, dan kun je jouw provider vragen daartoe strekkende maatregelen te nemen.
•
Storingen in het mailverkeer In incidentele gevallen kan het voorkomen dat de e-mailberichten die Raet verzendt niet aankomen. Er is dan vaak sprake van een storing in het e-mailverkeer. In de meeste gevallen wordt het bericht dan later alsnog ontvangen.
N.B.: Het is niet mogelijk een eerder verzonden e-mailbericht op een later moment opnieuw te laten verzenden. Ook e-mailberichten die niet konden worden afgeleverd, worden niet opnieuw verstuurd. Je kunt echter altijd het medewerkerdossier raadplegen om de beschikbare salarisdocumenten in te zien.
Pagina 15 van 15
