(Concept) Handleiding TimEnterprise Verlofmodule Voor de medewerker Versie 0.3
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
Inhoudsopgave Inleiding..................................................................................................... 3 1) Inloggen ............................................................................................. 4 2) Jaaroverzicht ...................................................................................... 5 3) Verlof bekijken .................................................................................. 8 4) Verlof aanvragen ............................................................................. 10 5) Buitengewoon verlof ....................................................................... 15 6) Repeterende invoer .......................................................................... 16 7. Afsluiten .......................................................................................... 17
Versie 0.3
Blz. 2 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
Inleiding In deze handleiding voor de medewerker van het verlofonderdeel van TIM worden de volgende taken beschreven: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Inloggen Jaaroverzicht bekijken Verloftotaal bekijken Verlof aanvragen Buitengewoon verlof Repeterende invoer Afsluiten
N.B. In deze module handelt het uitsluitend over het aanvragen van verlof, het is niet bedoeld ter vervanging van de huidige ziekmelding procedure.
Versie 0.3
Blz. 3 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
1) Inloggen Start TIM met behulp van het onderstaande adres: https://hours.tudelft.nl/web U ziet het volgende scherm verschijnen:
Via de knop Taal/landinstellingen kunt u eventueel de taal naar English(United Kingdom) omzetten. Vul achter NetID: uw netID in en achter Wachtwoord uw wachtwoord. Klik vervolgens op Start. NB: Ondervindt u problemen met het inloggen, gebruik dan onderstaande link om dit op te lossen: https://netid.tudelft.nl/
Versie 0.3
Blz. 4 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
2) Jaaroverzicht Voor het bekijken van het jaaroverzicht klikt u op het tabblad Jaarkalender
U ziet een scherm verschijnen met o.a. de jaarkalender daarop weergegeven:
In de jaarkalender ziet u o.a. : • Uw werkdagen en uren • Feestdagen • Reeds ingeroosterde verlofdagen • In de jaarkalender wordt per dag het aantal te werken uren vastgelegd. Op basis van dit rooster wordt het aantal uren van de verlofaanvraag berekend. Het is dan ook belangrijk om het rooster goed te controleren. In de jaarkalender worden speciale dagen met kleuren aangegeven. De feestdagen en de collectief ingeroosterde dagen zijn zo al zichtbaar.
Versie 0.3
Blz. 5 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
Rechtsonder in het scherm staat de legenda vermeld:
Door met de muisaanwijzer over een dag te schuiven, verschijnt er een toelichting:
De gegevens over het verlof worden rechts bovenin weergegeven:
De termen in dit overzicht hebben de volgende betekenis:
Budget
Het budget geeft het verlof in uren over het jaar.
Saldo
Het saldo geeft het resterende aan te vragen verlof in uren.
Versie 0.3
Blz. 6 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
Realisatie
Onder realisatie staat het totaal aangevraagde verlof in uren.
Wacht op acceptatie
Onder ‘Wacht op acceptatie’ staat het totaal aantal uren van het aangevraagde verlof dat nog niet door de leidinggevende is gefiatteerd.
Versie 0.3
Blz. 7 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
3) Verlof bekijken Het verlof wordt bepaald op basis van de gegevens die bij P&O bekend zijn. Het overzicht van het verlof staat in de jaarkalender vermeld, zie boven. Hoe het verlof is opgebouwd is op te vragen met een rapport onder het tabblad
Overzicht.
Selecteer hier het rapport Verlof om de opbouw van het verlof te zien en klik op OK:
Klik in het onderstaande scherm ook op OK.
U ziet vervolgens in een tabel aangegeven uit welke onderdelen het verlof is opgebouwd
Versie 0.3
Blz. 8 van 17
Handleiding TimEnterprise
Versie 0.3
Module Verlof
Blz. 9 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
4) Verlof aanvragen Klik aan de rechterkant in het tabblad Jaarkalender op de knop Verlof aanvragen om Verlof aan te vragen.
Het onderstaande scherm verschijnt waarin de verlofaanvraag kan worden ingevuld.
U heeft alleen met het tabblad Algemeen te maken. De velden Verlofcategorie, Persoon en Afdeling, zullen in het algemeen niet gewijzigd hoeven te worden. In voorkomende gevallen zal er in plaats van Verlof voor Buitengewoon verlof gekozen worden. Klik dan op de knop venster verschijnt.
achter het veld Verlofcategorie en het onderstaande
Selecteer de juiste Verlofcategorie
Versie 0.3
Blz. 10 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
Met behulp van het veld Aanvraagtype wordt bepaald of de verlofaanvraag hele dagen betreft of ook dagdelen. Aanvraagtype Dag Voor hele dagen kiest u in het veld Aanvraagtype voor Dag
Gebruik vervolgens de agenda om de dag/dagen te kiezen in de velden Van en T/m. Gebruik daarvoor de knop
achter deze velden.
Vervolgens ziet u in dit scherm aan de rechterkant de velden Berekende roosterduur en het veld Status verschijnen.
Berekende roosterduur De berekende roosterduur is het totaal van de verlofuren dat wordt aangevraagd. De totale roosterduur van de aanvraag wordt in eerste instantie berekend als de som van alle geroosterde uren binnen de gespecificeerde aanvraagperiode. Bij het
Versie 0.3
Blz. 11 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
berekenen van de roosterduur wordt rekening gehouden met eventueel overlappende aanvragen. Als de aanvraag wordt overlapt door een andere aanvraag met een hogere prioriteit zal de berekende roosterduur met de duur van de overlap worden verlaagd. Zo worden feestdagen en collectief ingeroosterde verlofdagen in de berekende roosterduur verrekend.
Status
De status geeft aan of de aanvraag is beoordeeld door een geautoriseerde medewerker (leidinggevende) en wat de uitkomst van deze beoordeling is. Mogelijke statussen zijn:
leeg
De aanvraag is niet beoordeeld, maar wordt impliciet wel beschouwd als goedgekeurd.
Geaccepteerd
De aanvraag is goedgekeurd.
Wacht op acceptatie
De aanvraag is nog niet beoordeeld, maar behoeft nog wel goedkeuring.
Afgewezen
De aanvraag is afgewezen. Daarnaast kan er voor gekozen worden het veld Omschrijving in te vullen:
Omschrijving
Bij het indienen van een aanvraag kan in de omschrijving een opmerking of een toelichting bij de aanvraag worden opgegeven. De omschrijving kan ook worden gebruikt om een toelichting te geven bij de beoordeling van een aanvraag. De opmerking wordt opgenomen in de e-mail berichten die door TimEnterprise worden verstuurd bij het indienen en beoordelen van aanvragen. Wanneer de verlofaanvraag wordt opgeslagen door op OK te drukken wordt de berekende roosterduur met het budget verrekend en de aanvraag wordt in de lijst met aanvragen toegevoegd en in de jaarkalender getoond. Aanvraagtype Tijdsduur Als er voor dagdelen verlof wordt aangevraagd, moet de optie Tijdsduur in het veld Aanvraagtype worden gekozen: Vul weer m.b.v. de agenda de dag(en) in, in de velden Van en T/m. Kies vervolgens in het veld Deel van de dag voor: • •
Begin van de werkdag of Eind van de werkdag
In het eerste geval kunt u in het veld duur achter het veld T/m het aantal uren invullen waarvoor u in de ochtenduren verlof wilt opnemen.
Versie 0.3
Blz. 12 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
Kies Eind van de werkdag om het aantal uren in te vullen waarvoor u in de middaguren verlof wilt opnemen. U kunt het aantal uren dan invullen in het veld duur achter het veld Van. In het veld Berekende roosterduur ziet u weer het totaal aantal uren verschijnen waarvoor u verlof heeft aangevraagd. In de jaarkalender wordt op de volgende wijze zichtbaar gemaakt dat bijvoorbeeld voor de ochtend verlof is aangevraagd. (De groene balk beslaat de helft en het bovenste deel van de dag).
Het aanvraagtype tijdsduur geldt in principe voor dagdelen, zoals hierboven is aangegeven. In het geval dat deze dagdelen zich over meerdere dagen uitstrekt, dient u als volgt te handelen: Kies eerst de dagen in de velden Van en T/m en vul vervolgens in de velden duur het aantal uren in waarvoor verlof wordt aangevraagd. In het onderstaande voorbeeld is bijvoorbeeld een middag verlof opgenomen op de ene dag en een ochtend op de volgende dag:
Tevens kunt u in de jaarkalender rechtsboven een overzicht zien van de verlofaanvragen. In het veld Status kunt u zien of het verlof is toegekend of nog wacht op toekenning.
Versie 0.3
Blz. 13 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
Via een email in uw postbus wordt bericht verzonden over acceptatie c.q. weigering van het verzoek:
Met de knoppen boven dit lijstje met verlofaanvragen kan het volgende worden gedaan: Invoegen van een nieuwe verlofaanvraag ( invoegpositie afhankelijk van de plek van de muisaanwijzer in het lijstje met verlofaanvragen) Verwijderen van verlofaanvraag (van verlofaanvraag die geselecteerd is) Openen van verlofaanvraag (van verlofaanvraag die geselecteerd is) Selecteert alle verlofaanvragen Accepteren: niet actief of niet zichtbaar. Dit is afhankelijk van recht op fiattering en/of welke persoon geselecteerd is. Afwijzen: niet actief, of niet zichtbaar. Dit is afhankelijk van recht op fiattering en/of welke persoon geselecteerd is
Versie 0.3
Blz. 14 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
5) Buitengewoon verlof Voor het invoeren van buitengewoon verlof gebruikt u de knop Invoegen U ziet weer de 4 tabbladen. Klik daarbij op de knop achter het veld U ziet het onderstaande venster Roostercategorie in het tabblad Algemeen. verschijnen:
Selecteer Buitengewoon verlof en klik op OK. Gebruik vervolgens weer het tabblad Algemeen om de dagen/dagdelen voor het buitengewoon verlof in te stellen.
Versie 0.3
Blz. 15 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
6) Repeterende invoer Voor het in één keer opgeven van een aantal dagen of dagdelen, gaat u als volgt te werk: 1) Voer op de hierboven beschreven wijze de tijdsperiode in, waarvoor u verlof wilt aanvragen. 2) Ga naar het tabblad Repetitie en vink Repetitie aan.
3) Kies vervolgens de dag waarvoor u repeterend verlof wenst op te nemen. Vink eventueel Even dan wel Oneven weken aan en klik op OK. Het resultaat is dat in het rooster alle gekozen dagen/dagdelen in één keer voor de opgegeven periode zal zijn ingeroosterd als verlof. Dit kan voor alle type verlof worden gebruikt, ook buitengewoon verlof en sabbatical.
Versie 0.3
Blz. 16 van 17
Handleiding TimEnterprise
Module Verlof
7. Afsluiten Om Tim te verlaten klikt u in het tabblad Jaarkalender op de knop:
Versie 0.3
Blz. 17 van 17
