Handleiding Digitale urenverwerking voor leerbedrijven
Inhoudsopgave • Inloggen op het urenregistratiesysteem • Het invullen van de urenverantwoording • Het overzicht van de ingevulde urenverantwoordingen • Het overzicht van de verstuurde urenverantwoording • Contactgegevens VTL flex • Notities
blz. 3 blz. 8 blz. 9
blz. 11 blz. 13 blz. 14
1. Inloggen op het urenregistratiescherm Om de urenverantwoording van de leerlingen op te geven in het digitale urenverwerkingssysteem, dient u in te loggen via de volgende link; Urenverantwoording (https://www.formdesk.com/vtlflex/urenverantwoording/?get=true)
U komt dan op het inlogscherm, zoals u hieronder kan zien. Scherm 1
In dit scherm dient u zich aan te melden met de gebruikersnaam en het wachtwoord zoals de invoerder deze heeft ontvangen per e-mail. Als u voor de eerste keer inlogt, dan wordt er gevraagd om beide items. Het is aan te raden om gebruikersnaam en wachtwoord ergens te noteren. Mocht u het wachtwoord zijn vergeten, dan kunt u de gebruikersnaam invullen en op “wachtwoord vergeten” klikken. U krijgt dan een nieuw wachtwoord toegestuurd per e-mail.
3
2. Het invullen van de urenverantwoording Scherm 2
4
Toelichting scherm 2 Gegevens medewerker: Jaartal Hier staat standaard het actuele jaartal. Indien er direct na een jaarwisseling nog een urenverantwoording opgegeven moet worden voor het oude jaar, dan dient het jaartal te worden gewijzigd in dat jaartal. Weeknummer Standaard wordt hier het actuele werkweeknummer getoond (aan de hand van systeemdatum). Dit betekent dat het praktisch is, de urenverantwoording aan het einde van de betreffende werkweek (uiterlijk zondag) in te vullen. Indien dit gebeurt op maandag na de werkweek, dan dient het werkweeknummer handmatig te worden aangepast. Vanuit de combinatie jaartal en weeknummer worden automatisch achter de dagen van de week de juiste data getoond (niet wijzigbaar). Uren die uiterlijk op maandag voor 12.00 uur zijn ingevoerd, worden tijdig verwerkt. Indien u de uren later invoert, ontvangt de leerling later salaris. Wij verzoeken u dit met de leerling af te stemmen, omdat er door de latere betaling problemen kunnen ontstaan bij de leerling met betrekking tot betaling van de reiskosten of studie. Naam Hier dient men de leerling te kiezen waarvoor de urenverantwoording opgegeven dient te worden. Indien er alleen maar ->maak een keuze<staat, is er voor desbetreffende week geen leerling gekoppeld aan uw bedrijf.
5
Ploegentoeslag Hier dient zelf de voor álle gewerkte uren geldende ploegentoeslag te worden gekozen. De keuze bestaat uit 8,75%, 11,25% óf 13,75%. In de Detacheringsgids vindt u meer uitleg over de ploegentoeslag. Overwerktoeslag, weekendtoeslag en feestdagtoeslag Deze toeslagen worden automatisch door het systeem berekend indien u gewerkte uren invoert die voldoen aan de desbetreffende cirteria. In de Detacheringsgids vindt u meer uitleg over deze toeslagen. Gegevens gewerkte uren: Gewerkte uren In de kolom gewerkte uren dienen de daadwerkelijk gewerkte uren worden ingevoerd. Gewerkte uren dienen altijd afgerond te worden op kwartieren. Het gebruikte scheidingsteken is daarvoor een punt. Notatie is bijvoorbeeld: 8, 8.25 , 8.50 of 8.75. Begintijd rit en Eindtijd rit Het is mogelijk om per dag maximaal drie afzonderlijke ritten op te voeren. Zodra het veld met eindtijd van de eerste rit wordt gevuld, verschijnen de invulvelden voor een eventueel gemaakte tweede rit. Het gebruikte scheidingsteken is daarvoor een dubbele punt. Notatie voor de rittijden is bijvoorbeeld: 8:00 tot 13:00. De rittijden registratie is bedoeld om te kunnen bepalen of de leerling recht heeft op de verblijfskostenvergoeding die hier (onder bepaalde voorwaarden) voor bestaat. Deze bepaling gebeurt automatisch op het moment dat het totale urenbestand wordt aangemaakt. Indien de leerling geen rit heeft gemaakt dienen hier dan ook geen tijden ingevoerd te worden.
6
Bedrijfsgegevens: Naam bedrijf Hier wordt de naam van het leerbedrijf automatisch getoond, zoals deze is ingevoerd bij de bedrijfsregistratie. Deze is eventueel wijzigbaar.
Plaats Hier wordt de plaats van het leerbedrijf automatisch getoond, zoals deze is ingevoerd bij de bedrijfsregistratie. Deze is eventueel wijzigbaar. Naam invuller Hier wordt de naam van de verantwoordelijke van het leerbedrijf automatisch getoond, zoals deze is ingevoerd bij de bedrijfsregistratie. Deze is eventueel wijzigbaar. Datum Hier wordt de actuele systeemdatum getoond. Buttons: Akkoord en verzenden Door te klikken op deze button worden de ingevoerde gegevens van de urenverantwoording vastgelegd. Men gaat nu door naar het printscherm van de urenverantwoording.
! Na het klikken op de button akkoord en verzenden wordt er zowel naar de invuller van het leerbedrijf als naar de leerling een e-mail gestuurd waarin het opgevoerde urenverantwoordingsformulier wordt getoond.
7
2. Het invullen van de urenverantwoording Annuleren Door te klikken op deze button breekt men de invoer van de urenverantwoording af, er ligt nu niets vast. Men komt nu terug in het overzicht ingevoerde urenverantwoordingen. Belangrijk: Bij aanlevering van de urenverantwoording voor maandagochtend 12.00 uur zal de leerling diezelfde week het salaris op zijn of haar bankrekening ontvangen.
8
3. Het overzicht van de ingevulde urenverantwoordingen Opmerking: Alleen getoond indien er al eerder urenverantwoordingen zijn ingevoerd Scherm 3
Toelichting scherm 3 Dit scherm is het overzicht van de ingevoerde urenverantwoordingen. De mogelijkheden in dit scherm zijn: 1. Nieuw formulier invullen: Maakt het mogelijk een formulier voor bijvoorbeeld een andere leerling binnen het bedrijf op te geven of een tweede urenverantwoording voor dezelfde leerling.
9
2.
Wijzig uw persoonlijke gegevens: Maakt het voor de aangemelde gebruiker mogelijk om de persoonlijke gegevens te wijzigen
3.
Stoppen: Hiermee verlaat men het overzicht en komt men terug in het aanmeldscherm voor de gebruiker.
Daarnaast is het mogelijk: • De urenverantwoording te wijzigen via het icoon •
De urenverantwoording te verwijderen via het icoon
voor de betreffende urenverantwoording. voor de betreffende urenverantwoording.
10
4. Het overzicht van de verstuurde urenverantwoording Scherm 4
11
Toelichting scherm 4 In dit scherm wordt de ingevoerde urenverantwoording getoond en het is mogelijk deze middels de printbutton boven in het scherm, te printen. Middels de button “Verder naar overzicht urenverantwoordingen kan men dit scherm verlaten.
12
5. Contactgegevens Voor vragen en/ of opmerkingen met betrekking tot het digitale urenverwerkingssysteem kunt u contact opnemen met VTL flex. VTL flex Postbus 12600 1100 AP Amsterdam-Zuidoost T: 0900 – 1442 (optie 2, optie 1) E:
[email protected] Heeft u vragen over de VTL Detacheringsgids, dan kunt u contact opnemen met de afdeling Customer Relations. VTL Postbus 112 2400 AC Alphen aan den Rijn T: 0900 – 1442 (optie 2, optie 2) E:
[email protected]
13
Notities Gebruikersnaam: Wachtwoord:
14
