Medewerker handleiding PersoneelsSysteem - HorecaSysteem - ZorgSysteem
Voorwoord Bedankt voor het downloaden van deze handleiding. De handleiding kan gebruikt worden voor het PersoneelsSysteem (www.personeelssysteem.nl), HorecaSysteem (www.horecasysteem.nl) en ZorgSysteem (www.zorgsysteem.nl) en is gericht op medewerkers. Mocht u vragen hebben of kunt u iets niet in de handleiding vinden? Dan kunt u contact opnemen met uw leidinggevende.
2
Inhoudsopgaven 1. Algemeen
5
1.1 Inloggen
5
1.2 Wachtwoord vergeten
5
1.3 Uitloggen
5
2. Dashboard
6
2.1 Profielfoto wijzigen
6
2.2 Persoonsgegevens wijzigen
6
2.3 Taal wijzigen
6
2.4 Wachtwoord wijzigen
6
2.5 E-mailadres wijzigen
6
2.6 Mijn rooster
7
2.6.1 Mijn beschikbaarheid
7
2.6.2 Diensten ruilen
8
2.6.3 Kalender synchronisatie
9
23.7 Mijn Uren
9
2.8 Mijn afwezigheid
9
2.8.1 Afwezigheid aanvragen
9
2.9 Mijn geruilde diensten
10
2.9.1 Mijn openstaande ruilaanvragen
10
2.9.2 Binnengekomen ruilaanvragen
10
2.9 Mijn plus-minuren
10
2.10 Mijn bestanden
10
3. Nieuwsberichten
11
3.1 Reactie plaatsen
11
3.2 Reactie aanpassen
11
4. Werkrooster
11
4.1 Personeel rooster
11
4.2 Team rooster
11
5 Urenregistratie 5.1 Gewerkte diensten registreren
11 11 3
5.2 Gewerkte diensten wijzigen
12
5.3 In- en uitklokken
12
9 Medewerkers
12
10 Mobiele iPhone & Android app
13
10.1 Nieuwsberichten bekijken en reactie plaatsen
13
10.2 Werkrooster bekijken
14
10.3 Urenregistratie
15
10.4 Beschikbaarheid
16
10.5 Afwezigheid
17
4
1. Algemeen 1.1 Inloggen U heeft een e-mail ontvangen met daarin gegevens om in te loggen. Inloggen gaat als volgt: Open uw web browser, bijvoorbeeld Internet Explorer, Chrome of Safari. Ga naar het web adres dat vermeld staat in de e-mail die u heeft ontvangen. Bijvoorbeeld: http://xxxxxx.personeelssysteem.nl Vul uw e-mail adres en wachtwoord in zoals in de email staat, en klik op de knop “Inloggen”.
1.2 Wachtwoord vergeten Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten gaat u naar het inlogscherm. Klik vervolgens op de link “wachtwoord vergeten” en vul hier uw email adres in. Nadat u op de knop “Verstuur” klikt ontvangt u een email met hierin een link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.
1.3 Uitloggen Bij het verlaten van de applicatie adviseren wij altijd om uit te loggen. De knop “Uitloggen” zit rechts bovenaan in de applicatie. Door op de knop uitloggen te klikken voorkomt u dat andere personen toegang hebben tot uw account.
5
2. Dashboard Het dashboard is pagina waarop iedereen terecht komt na het inloggen. Op deze pagina vind u alle informatie die voor u (ingelogde medewerker) van toepassing is.
2.1 Profielfoto wijzigen Om uw profielfoto te wijzigen gaat u in het hoofdmenu naar “Dashboard”. Aan de linkerkant staat uw profiel foto. Onder deze foto staat een link “Wijzig afbeelding”. Als u hierop klikt kunt u aan de rechterkant een foto uploaden. Een foto kan in de formaten “jpg” of “png” ge-upload worden.
2.2 Persoonsgegevens wijzigen Onder “Mijn account” kunt u uw persoonsgegevens aanpassen.
2.3 Taal wijzigen Onder “Mijn account” kunt u de taal wijzigen waarin het systeem wordt weergegeven.
2.4 Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te wijzigen gaat u naar Dashboard > Mijn login. Hier kunt u een nieuw wachtwoord invullen. Om uw nieuwe wachtwoord te bevestigen dient u vanuit veiligheidsoverwegingen ook uw oude wachtwoord in te voeren.
2.5 E-mailadres wijzigen Om uw e-mailadres te wijzigen gaat u naar Dashboard > Mijn login. Hier kunt u een nieuw e-mailadres invullen. Om uw nieuwe e-mailadres te bevestigen dient u vanuit veiligheidsoverwegingen ook uw oude wachtwoord in te voeren.
6
2.6 Mijn rooster In “Mijn rooster” staan alle diensten die voor u (de ingelogde medewerker) van toepassing zijn. Het rooster wordt in periodes van 6 weken weergegeven.
2.6.1 Mijn beschikbaarheid Vanuit “Mijn rooster” is het mogelijk om beschikbaarheid aan te geven. Dit is alleen mogelijk wanneer u hier de juiste toegangsrechten voor heeft. Om uw beschikbaarheid op te geven klikt u op de knop “Beschikbaarheid”. Vervolgens kunt u aangeven op welke dagen u beschikbaar bent. Via de desktop applicatie kunt u uw beschikbaarheid tot een jaar vooruit aangeven.
7
2.6.2 Diensten ruilen Binnen Dashboard > “Mijn rooster” is het mogelijk om uw dienst te ruilen met een collega. Dit kan alleen wanneer u de toegangsrechten heeft om dit te mogen doen. U kunt een ruilverzoek voor een dienst versturen door op één van uw diensten te klikken.
Nadat de pop-up in beeld is kunt u op “Dienst ruilen” klikken.
8
Nadat de medewerkers geselecteerd zijn aan wie u een ruilverzoek wilt sturen, kunt u de aanvraag verzenden. De ruil is pas definitief wanneer de leidinggevende hiervoor goedkeuring heeft gegeven. 2.6.3 Kalender synchronisatie Wanneer u op de blauw knop “Agenda sync” klikt binnen “Mijn rooster”, dan verschijnt er een link. Door deze link toe te voegen aan uw agenda, worden de ingeroosterde diensten automatisch zichtbaar in uw persoonlijke agenda. Hoe u deze link moet toevoegen verschilt per agenda. Deze informatie kunt u waarschijnlijk terug vinden binnen uw kalender software.
23.7 Mijn Uren Hier kunt u zien wanneer u gewerkt heeft. U kunt zelf aangeven over welke periode u de gewerkte uren wil inzien.
2.8 Mijn afwezigheid Hier kunt u zien hoeveel vakantie-uren u nog heeft en wanneer u afwezig bent geweest. Tevens is het mogelijk om uw afwezigheid aan te vragen.
2.8.1 Afwezigheid aanvragen In Dashboard > Mijn afwezigheid kunt u afwezigheid aanvragen. Hier staat een link : “Vraag afwezigheid aan”.
Let op: Het kan zijn dat deze link niet wordt weergegeven. In dat geval heeft u niet voldoende toegangsrechten om afwezigheid aan te vragen. Dit kan gewijzigd worden onder Instellingen > Toegangsrechten (Afwezigheid aanvragen).
9
2.9 Mijn geruilde diensten Hier vind u een overzicht van alle diensten waarvoor u een ruilverzoek heeft verzonden en diensten waarvoor u bent uitgenodigd. 2.9.1 Mijn openstaande ruilaanvragen Hier staat een overzicht van ruilverzoeken die u heeft ingediend. U kunt hier uw aanvraag aanpassen en de voortgang van de aanvraag volgen. 2.9.2 Binnengekomen ruilaanvragen U kun diensten hier, binnen gekomen ruilaanvragen accepteren of afwijzen.
2.9 Mijn plus-minuren Hier staat een overzicht van totalen plus- minuren.
Tevens worden hier de plus- en minuren per week weergegeven.
Let op: Het kan zijn dat het actuele saldo van de plus- en minuren niet klopt. Dit heeft te maken met het ingestelde standaard werkdagen in een contract. Het saldo zal aan het einde van de week rechtgetrokken worden en wel correct zijn.
2.10 Mijn bestanden Wanneer er bestanden aan uw profiel of het bedrijf zijn gekoppeld, dan zijn deze zichtbaar onder mijn bestanden.
10
3. Nieuwsberichten Om nieuwsberichten te lezen klikt u in het menu op de knop ”Nieuws”.
3.1 Reactie plaatsen Medewerkers kunnen een reactie plaatsen op een nieuwsbericht. Hiervoor opent u het nieuwsbericht waarop u een reactie wil plaatsen. Openen van een nieuwsbericht kan door op de titel te klikken van het nieuwsbericht. Vervolgens staat onderaan de pagina de mogelijkheid op een reactie te plaatsen op het nieuwsbericht.
3.2 Reactie aanpassen U kunt uw eigen geplaatste reactie ook aanpassen. Hiervoor gaat u naar uw geplaatste reactie. In dit block staat een link genaamd: “Wijzig”. Door hierop te klikken kunt u het bericht wijzigen.
4. Werkrooster 4.1 Personeel rooster In het personeelsrooster ziet u een overzicht van alle medewerkers. Achter de medewerkers staan de diensten waarvoor ze zijn ingeroosterd. Door op een dienst te klikken ziet u meer informatie over de dienst. Door met uw muis over de dienst te gaan, zie u op welke dienst het gaat.
4.2 Team rooster In dit rooster ziet u een overzicht van alle medewerkers die staan ingeroosterd, per team.
5 Urenregistratie De urenregistratie kan op verschillende manieren plaatsvinden. Afhankelijk van de account instellingen kunt u uw eigen uren registreren. Het registreren van gewerkte uren is mogelijk doormiddel van het doorgeven van de gewerkte uren, of doormiddel van in- en uitklokken.
5.1 Gewerkte diensten registreren Hier kunnen uren worden geregistreerd. Uren worden per dag geregistreerd. Dit kan gedaan worden door de manager(s) of door de medewerkers zelf.
11
5.2 Gewerkte diensten wijzigen Om diensten te wijzigen moet u naar de dag gaan waarvoor u wijzigingen wilt aanbrengen. Een dag selecteren kan bij de uren registratie linksonder in de kalender. Wanneer u een dag heeft geselecteerd ziet u alle diensten die voor de geselecteerde dag geregistreerd zijn. U kunt hier wijzigingen in aanbrengen en vervolgens opslaan.
5.3 In- en uitklokken In- en uitklokken kan door op de knop “Inklokken” te klikken in de rechter bovenhoek van de applicatie.
In en uitklokken kan ook vanuit de mobiele variant. Ook hier is de in- en uitklok knop aanwezig.
9 Medewerkers Onder het menu medewerkers vind u een overzicht van alle actieve medewerkers. Hier staan tevens alle emailadressen en telefoonnummers van alle medewerkers.
12
10 Mobiele iPhone & Android app Voor de applicatie is een mobiele app voor iphone en android toestellen beschikbaar. Deze is te downloaden door in de app store of google play te zoeken op: personeelssysteem of horecasysteem. Voor klanten van ZorgSysteem kan de mobiele app van PersoneelsSysteem worden gebruikt.
10.1 Nieuwsberichten bekijken en reactie plaatsen Klink in het menu op ”Nieuwsberichten” om nieuwsberichten te bekijken. Door op het pen icoontje in de rechter bovenhoek te klikken, kan een reactie geplaatst worden.
13
10.2 Werkrooster bekijken Binnen de mobiele app zijn twee werkroosters beschikbaar. Dit is het rooster (totaal rooster) en Mijn rooster. In het totaal rooster komen alle diensten terug, in “mijn rooster” komen alleen diensten terug die voor de ingelogde medewerker van toepassing zijn.
14
10.3 Urenregistratie De geregistreerde uren zijn terug te vinden onder “Mijn uren”. Gewerkte uren registreren Vanuit de rechter bovenhoek kunnen gewerkte uren worden geregistreerd. Vervolgens verschijnt er een venster om de gewerkte uren in te voeren. Een andere manier om gewerkte uren te registreren is doormiddel van in- en uitklokken. Aan het begin van een dienst moet op “Inklokken” worden geklikt, en wanneer de dienst is afgelopen, moet worden uit-geklokt.
15
10.4 Beschikbaarheid Om je beschikbaarheid door te geven kan je in het menu naar “Mijn beschikbaarheid”. Door op een dag te klikken kan de beschikbaarheid van een dag opgegeven worden.
16
10.5 Afwezigheid Binnen de mobiele app is het mogelijk om afwezigheid te bekijken en te registreren. Afwezigheid kan geregistreerd worden door op het pen icoontje te klikken.
17
