Handleiding PersoneelsSysteem - HorecaSysteem - ZorgSysteem
Voorwoord Bedankt voor het downloaden van deze handleiding. De handleiding kan gebruikt worden voor het PersoneelsSysteem (www.personeelssysteem.nl), HorecaSysteem (www.horecasysteem.nl) en ZorgSysteem (www.zorgsysteem.nl). Mocht u vragen hebben of kunt u iets niet in de handleiding vinden? Dan kunt u contact opnemen met info@differentlab.com of bellen met telefoonnummer: +31 23 711 40 54.
2
Inhoudsopgaven 1. Algemeen
8
1.1 Account activeren
8
1.2 Inloggen
8
1.3 Wachtwoord vergeten
8
1.4 Uitloggen
9
1.5 Systeemeisen
9
2. Vestigingen en afdelingen
10
2.1 Vestiging en afdelingen beheren
13
2.1.1 Vestigingen en afdelingen toevoegen
13
2.1.2 Vestigingen en afdelingen wijzigen
13
2.1.3 Vestigingen en afdelingen verwijderen
13
2.2 Wisselen tussen vestiging/afdeling
14
2.3 Personeel in meerdere vestiging/afdeling inroosteren
14
2.4 Toegangsrechten van medewerkers per vestiging/afdeling
14
3. Dashboard
15
3.1 Profielfoto wijzigen
15
3.2 Persoonsgegevens wijzigen
15
3.3 Wachtwoord wijzigen
15
3.4 E-mailadres wijzigen
15
3.5 Mijn rooster
15
3.5.1 Mijn beschikbaarheid
15
3.5.2 Diensten ruilen
16
3.5.3 Kalender synchronisatie
16
3.6 Mijn Uren
16
3.7 Mijn afwezigheid
16
3.7.1 Afwezigheid aanvragen
16
3.8 Mijn geruilde diensten
16
3.8.1 Mijn openstaande ruilaanvragen
17
3.8.2 Binnengekomen ruilaanvragen
17
3.9 Mijn plus-minuren
17
3
3.10 Mijn bestanden
17
4. Nieuwsberichten
18
4.1 Nieuwsbericht plaatsen
18
4.2 Bestand koppelen aan nieuwsbericht
18
4.3 Nieuwsbericht wijzigen
18
4.4 Reactie plaatsen
18
5. Teams beheren
19
5.1 Team toevoegen
19
5.2 Team wijzigen
19
5.3 Team verwijderen
19
6. Diensten beheren
20
6.1 Dienst toevoegen
20
6.2 Diensten wijzigen
20
6.3 Dienst verwijderen
20
7. Werkrooster
21
7.1 Agenda item toevoegen
21
7.2 Dienst inroosteren
21
7.3 Herhalende dienst inroosteren
22
7.4 Dienst wijzigen
22
7.5 Dienst verwijderen
22
7.6 Dienst ruilen
23
7.7 Verschillende rooster weergaven
23
7.7.1 Weekrooster
23
7.7.2 Dagrooster
23
7.8 Weergave opties
23
7.8.1 Alle medewerkers
23
7.8.2 Toon alle diensten
24
7.8.3 Toon loonkosten
24
7.8.4 Toon uren
24
7.9 Team notities
24
7.10 Rooster verzenden naar medewerkers
24 4
7.11 Forecast instellen
25
7.12 Budget instellen
26
8 Urenregistratie
27
8.1 Gewerkte diensten registreren
27
8.1.1 Diensten goed- of afkeuren
27
8.1.2 Opmerking plaatsen bij een dienst
27
8.2 Gewerkte diensten wijzigen
28
8.3 Gewerkte diensten verwijderen
28
8.4 Dag sluiten/accorderen
28
9. Dagboek
29
9.1 Omzetten en uitgaven
29
9.2 Dagboek
29
9 Medewerkers
30
9.1 Nieuwe medewerker toevoegen
30
9.2 Medewerker verwijderen
30
9.3 Medewerker herintreden
30
9.4 Medewerker gegevens wijzigen
30
9.5 Medewerker teams en toegangsrechten
30
9.6 Medewerkers afwezigheid
31
9.6.1 Medewerker afwezigheid registreren
31
9.7 Medewerker vakantie-uren
31
9.7.1 Vakantie-uren startsaldo
32
9.7.2 Vakantie-uren correctie
32
9.8 Plus- en minuren
32
9.8.1 Plus- minuren startsaldo
33
9.8.2 Plus- minuren correctie
33
9.9 Medewerker notities
34
9.10 Medewerker bestanden
34
9.10.1 Medewerker bestanden toevoegen
34
9.11 Contracten
35
9.11.1 Contract wijzigen
35 5
9.11.1 Contract vernieuwen
36
9.12 Bulk acties
37
9.12.1 Verstuur bericht
37
9.12.2 Wijzig salaris
37
9.12.3 Verstuur nieuwe login gegevens
37
10 Rapportages
38
10.1 Verloning gegevens
38
10.2 Gegevens exporteren
38
11 Instellingen
39
11.1 Account beheer
39
11.1.2 Accountmanager instellen
39
11.1.2 Taalinstellingen
39
11.1.3 Rooster instellingen
39
11.2 Contract types
40
11.3 Toeslagkaarten
40
11.3.1 Toeslagkaarten instellen
40
11.4 Toeslagen
41
11.5 Feestdagen
41
11.5.1 Feestdagen handmatig toevoegen
41
11.5.2 Feestdagen importeren
41
11.6 Berichtgeving
41
11.6.1 Contract herinnering
41
11.7 Toegangsrechten
42
11.7.1 Toegangsrechten toevoegen
42
11.7.2 Toegangsrechten naam wijzigen
42
11.7.3 Toegangsrechten wijzigen
42
11.7.4 Standaard gebruikersgroep
42
11.8 API Instellingen
42
11.9 Tijdregistratie instellingen
42
11.9.1 Tijdsinterval voor urenregistratie
42
11.9.2 Inkloktijden afronden
43
6
11.9.3 Uitkloktijden afronden
43
11.9.4 Kopieer het rooster naar de urenregistratie
43
11.9.5 Toeslagen toestaan
43
11.9.6 Starttijd- eindtijd overnemen
43
11.9.5 Pauze berekening
44
11.9.6 Pauze regels
44
11.10 Factuurinstellingen
44
11.11 Vestigingen en afdelingen
45
11.12 Annuleer account
45
7
1. Algemeen Om gebruik te maken van de software, moet u zich eerst aanmelden bij een van onze producten. Bijvoorbeeld: http://www.personeelssysteem.nl of http:// www.horecasysteem.nl.
1.1 Account activeren Na registratie ontvangt u direct een bevestiging email met daarin een link naar het account en de inlog gegevens. Nadat u op de groene knop “Activeer hier uw account” klikt wordt uw account geactiveerd.
1.2 Inloggen Ga naar het adres van het account zoals staat vermeld in de uitnodiging email. Bijvoorbeeld: http://demo.personeelssysteem.nl. Vul de login gegevens in uit de email die u hebt ontvangen en klik vervolgens op “Inloggen”.
1.3 Wachtwoord vergeten Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten gaat u naar het inlogscherm.
8
Klik vervolgens op de link “wachtwoord vergeten” en vul hier uw email adres in. Nadat u op de knop “Verstuur” klikt ontvangt u een email mer hierin een link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen.
1.4 Uitloggen Bij het verlaten van de applicatie adviseren wij om uit te loggen. De knop “Uitloggen” zit rechts bovenaan in de applicatie. Door op de knop uitloggen te klikken voorkomt u dat andere personen toegang hebben tot uw account.
1.5 Systeemeisen Wij bevelen een computer aan met de browser Google Chrome.
Deze internet browser is te downloaden op: http://www.google.nl/chrome/
Hieronder een overzicht van alle browsers die wij ondersteunen: – Google Chrome
– Internet Explorer versie 10 en hoger
– Firefox – Safari – Opera
9
2. Vestigingen en afdelingen Binnen de applicatie is er de mogelijkheid om vestigingen en afdelingen aan te maken. Standaard beschikt de software over 1 vestiging met daarin 1 afdeling. Binnen een afdeling kunnen meerdere teams worden aangemaakt. Wanneer een bedrijf over meer dan ca. 40 medewerkers beschikt, dan bevelen wij aan om gebruik te maken van extra afdelingen. Het voordeel van het gebruik van extra afdelingen is dat iedere afdeling zijn eigen medewerkers en instellingen heeft. Dit maakt het rooster en de urenregistratie een stuk overzichtelijker doordat niet alle medewerkers in één overzicht worden weergegeven. Alle voordelen op een rij: - Nieuwsberichten kunnen per afdeling worden geplaatst - Het rooster kan per afdeling gemaakt worden - Uren kunnen per afdeling geregistreerd worden - Rapportage kan per vestiging/afdeling gedaan worden - Personeelslijst word per afdeling getoond - Afwezigheid word per afdeling aangevraagd - Medewerkers uitwisselen tussen verschillende afdelingen
10
Aan de hand van deze structuur kan het systeem volledig ingesteld worden naar uw wensen. Hieronder een voorbeeld voor een winkelketen:
In dit voorbeeld zijn twee “vestigingen” aangemaakt, namelijk Winkels en Kantoor. Onder de vestiging winkels zijn een 3 tal afdelingen aangemaakt. Iedere afdeling beschikt over zijn eigen teams. Onder de vestiging “Kantoor” zit in dit voorbeeld 1 afdeling. Dit zouden er in praktijk meer kunnen zijn.
11
Hieronder een voorbeeld voor een hotel keten:
Ik dit voorbeeld is te zien dat er 2 vestigingen zijn aangemaakt, genaamd “Hotel Amsterdam” en “Hotel Utrecht”. Iedere vestiging beschikt over 2 afdelingen met daarom de teams als onderverdeling.
12
2.1 Vestiging en afdelingen beheren Het beheren van vestigingen en afdelingen kan via Instellingen > Vestigingen en afdelingen. U ziet vervolgens het onderstaande venster.
2.1.1 Vestigingen en afdelingen toevoegen Het toevoegen van een vestiging of afdeling kan via “Instellingen” > “Vestigingen en afdelingen”. U ziet een overzicht van alle vestigingen die in het systeem staan. Door op de blauwe knop “Voeg vestiging toe” te klikken, kunt een vestiging toevoegen. Binnen een vestiging kunt u op “Afdeling toevoegen” klikken, om een afdeling toe te voegen aan een vestiging. Zie voorbeeld punt 2.1
2.1.2 Vestigingen en afdelingen wijzigen Het wijzigen van een vestiging of afdeling kan via “Instellingen” > “Vestigingen en afdelingen”. U ziet een overzicht van alle vestigingen die in het systeem staan. Achter de vestiging en afdeling staat een wijzig icoon (potlood). Wanneer u hier op klikt verschijnen de gegevens van de vestiging of afdeling. Deze gegevens kunnen vervolgens gewijzigd worden. Zie voorbeeld punt 2.1
2.1.3 Vestigingen en afdelingen verwijderen Het verwijderen van een vestiging of afdeling kan via “Instellingen” > “Vestigingen en afdelingen”. U ziet een overzicht van alle vestigingen die in het systeem staan. Achter de vestiging staat een rood kruis, wanneer u hier op klikt word de vestiging verwijderd. Zie voorbeeld punt 2.1
13
2.2 Wisselen tussen vestiging/afdeling Wanneer u toegang heeft tot meerdere vestigingen, dan kunt in de balk waarin ook het menu staat, schakelen tussen de verschillende afdelingen.
2.3 Personeel in meerdere vestiging/afdeling inroosteren U kunt personeel in meerdere afdeling inroosteren door op een medewerker te klikken in de personeelslijst en vervolgens op “Toegangsrechten” te klikken.
Er verschijnt een overzicht van alle vestigingen en afdelingen. Achter iedere afdeling kan een team geselecteerd worden. In dit team wordt de medewerker weergegeven.
2.4 Toegangsrechten van medewerkers per vestiging/afdeling U kunt de toegangsrechten van een medewerker wijzigen door op een medewerker te klikken in de personeelslijst en vervolgens op “Toegangsrechten” te klikken. Er verschijnt een overzicht van alle vestigingen en afdelingen.
Achter een afdeling kunnen de toegangsrechten geselecteerd worden die voor die betreffende afdeling gelden. Op deze manier kan worden aangegeven dat een medewerker beheerders rechten heeft in afdeling 1, maar medewerkers rechten voor afdeling 3.
14
3. Dashboard Het dashboard is pagina waarop iedereen terecht komt na het inloggen. Op deze pagina vind u alle informatie die voor u (ingelogde medewerker) van toepassing is.
3.1 Profielfoto wijzigen Om uw profielfoto te wijzigen gaat u in het hoofdmenu naar het “Dashboard”. Aan de linkerkant staat uw profiel foto. Onder deze foto staat een link “Wijzig afbeelding”. Als u hierop klikt kun u aan de rechterkant een foto uploaden. Een foto kan in de formaten “jpg” of “png” ge-upload geupload worden.
3.2 Persoonsgegevens wijzigen Onder “Mijn account” kunt u uw persoonsgegevens aanpassen. Ook is hier de mogelijkheid om te selecteren in welke taal u de applicatie wilt hebben.
3.3 Wachtwoord wijzigen Om uw wachtwoord te wijzigen gaat u naar Dashboard > Mijn login. Hier kunt u een nieuw wachtwoord invullen. Om uw nieuwe wachtwoord te bevestigen dient u vanuit veiligheidsoverwegingen ook uw oude wachtwoord in te voeren.
3.4 E-mailadres wijzigen Om uw e-mailadres te wijzigen gaat u naar Dashboard > Mijn login. Hier kunt u een nieuw e-mailadres invullen. Om uw nieuwe e-mailadres te bevestigen dient u vanuit veiligheidsoverwegingen ook uw oude wachtwoord in te voeren.
3.5 Mijn rooster Hier kunt u zien wanneer u bent ingeroosterd. Het rooster wordt in periodes van 6 weken weergegeven. 3.5.1 Mijn beschikbaarheid Vanuit “Mijn rooster” is het mogelijk om beschikbaarheid aan te geven. Dit is alleen mogelijk wanneer u hier de juiste toegangsrechten voor heeft. Om uw beschikbaarheid op te geven klikt u op de knop “Beschikbaar”. Vervolgens kunt u aangeven op welke dagen u beschikbaar bent. U kunt uw beschikbaarheid tot een jaar vooruit aangeven.
15
3.5.2 Diensten ruilen Binnen “Mijn rooster” is het mogelijk om uw dienst te ruilen met een collega. Dit kan alleen wanneer u de toegangsrechten heeft om dit te mogen doen. - U kunt een ruilverzoek voor een dienst versturen door op een van uw diensten te klikken. - Nadat de pop-up in beeld is kunt u op “Dienst ruilen” klikken. - Nadat de medewerkers geselecteerd zijn aan wie u een ruilverzoek wilt sturen, kunt u de aanvraag verzenden. De ruil is pas definitief wanneer de leidinggevende hiervoor goedkeuring heeft gegeven. 3.5.3 Kalender synchronisatie Wanneer u op de blauw knop “Agenda sync” klikt binnen “Mijn rooster”, dan verschijnt er een link. Door deze link toe te voegen aan uw agenda, worden de ingeroosterde diensten automatisch zichtbaar in uw persoonlijke agenda. Hoe u deze link moet toevoegen verschilt per agenda. Deze informatie kunt u waarschijnlijk terug vinden binnen uw kalender software.
3.6 Mijn Uren Hier kunt u zien wanneer u gewerkt heeft. U kunt zelf aangeven over welke periode u de gewerkte uren wil inzien.
3.7 Mijn afwezigheid Hier kunt u zien hoeveel vakantie-uren u nog heeft en wanneer u afwezig bent geweest. Tevens is het mogelijk om uw afwezigheid aan te vragen.
3.7.1 Afwezigheid aanvragen In Dashboard > Mijn afwezigheid kunt u afwezigheid aanvragen. Hier staat een link : “Vraag afwezigheid aan”. Let op: Het kan zijn dat deze link niet wordt weergegeven. In dat geval heeft u niet voldoende toegangsrechten om afwezigheid aan te vragen. Dit kan gewijzigd worden onder Instellingen > Toegangsrechten (Afwezigheid aanvragen).
3.8 Mijn geruilde diensten Hier vind u een overzicht van alle diensten waarvoor u een ruilverzoek heeft verzonden en diensten waarvoor u bent uitgenodigd.
16
3.8.1 Mijn openstaande ruilaanvragen Hier staat een overzicht van ruilverzoeken die u heeft ingediend. U kunt hier uw aanvraag aanpassen en de voortgang van de aanvraag volgen. 3.8.2 Binnengekomen ruilaanvragen U kun diensten hier, binnen gekomen ruilaanvragen accepteren of afwijzen.
3.9 Mijn plus-minuren Hier staat een overzicht van totalen plus- minuren.
Tevens worden hier de plus- en minuren per week weergegeven.
3.10 Mijn bestanden Wanneer er bestanden aan uw profiel zijn gekoppeld, dan zijn deze zichtbaar onder mijn bestanden.
17
4. Nieuwsberichten Het is mogelijk om nieuwsberichten te plaatsen en te delen met de medewerkers.
4.1 Nieuwsbericht plaatsen Om een nieuwsbericht te plaatsen gaat u in het hoofdmenu naar Nieuws > Nieuwsbericht plaatsen. Hier kunt een bericht schrijven. Vervolgens kunt u aangeven voor welke afdelingen het nieuwsbericht zichtbaar moet worden. U kunt er vervolgens voor kiezen of de medewerkers per e-mail op de hoogte gebracht moeten worden.
4.2 Bestand koppelen aan nieuwsbericht Na het plaatsen van een nieuwsbericht, komt u op de pagina waarop het nieuwsbericht staat. Aan de linkerkant van het nieuwsbericht staat een knop “Bestand toevoegen”. Door hierop te klikken kan een bestand worden toegevoegd.
4.3 Nieuwsbericht wijzigen Klik onder een nieuwsbericht op de knop “wijzigen”. Hier kunt u het nieuwsbericht wijzigen.
4.4 Reactie plaatsen Medewerkers kunnen een reactie plaatsen op een nieuwsbericht. Indien u als beheerder deze mogelijkheid wilt uitschakelen kan dat via: Instellingen > Toegangsrechten: “Reactie plaatsen”.
18
5. Teams beheren Teams zijn een belangrijk onderdeel. Hiermee kan een vestiging of afdeling worden opgesplitst binnen één werkrooster. Teams kunnen worden beheerd vanuit de linkerkant van het werkrooster. Wanneer u in het hoofdmenu op “Rooster” klikt, ziet u aan de linkerkant de aanwezige teams staan. Vanuit hier kunnen nieuwe teams worden toegevoegd, en bestaande teams worden gewijzigd en verwijderd.
5.1 Team toevoegen Een nieuw team kan worden toegevoegd door onder aan de lijst van teams op de knop: “Team toevoegen” te klikken.
5.2 Team wijzigen Een team kan worden gewijzigd door met de muis op het team te staan dat gewijzigd moet worden. Er verschijnen dan 2 iconen. Wanneer u op het potlood klikt verschijnt er een venster waar u aanpassingen in kan doen. - Hier kunt u de naam aanpassen. - Of de kleur van het team aanpassen.
5.3 Team verwijderen Om een team te verwijderen moet u op het kruisje achter het betreffende team klikken. Dit kruisje wordt zichtbaar wanneer u met u muis op het team gaat staan wat u wilt verwijderen.
19
6. Diensten beheren Diensten kunnen worden beheerd aan de linkerkant van het werkrooster. Vanuit hier is het mogelijk om nieuwe diensten toe te voegen en bestaande diensten te wijzigen en te verwijderen.
6.1 Dienst toevoegen Om een dienst toe te voegen klikt u onderaan de lijst met diensten op de knop
“Dienst toevoegen”. Vervolgens voert u de benodigde gegevens in: -
Naam (Deze wordt getoond in het dashboard) Korte naam (Deze wordt gebruikt in het rooster) Beschrijving van de dienst (Optioneel) Start- / Stoptijd Kleur van de dienst
6.2 Diensten wijzigen Een dienst kan gewijzigd worden door met de muis op de dienst te staan dat gewijzigd moet worden. Er verschijnen dan 2 iconen. Wanneer u op het potlood klikt verschijnt er een venster waar u aanpassingen in kan doen.
6.3 Dienst verwijderen Om een dienst te verwijderen moet u op het kruisje klikken achter de betreffende dienst. Dit kruisje wordt zichtbaar wanneer u met u muis op de dienst gaat staan die u wilt verwijderen.
20
7. Werkrooster 7.1 Agenda item toevoegen In het werkrooster is de mogelijkheid aanwezig om een agenda item toe te voegen. De agenda balk is altijd geel van kleur en is de bovenste balk van het werkrooster. Door met de muis over een dag te gaan verschijnt een link “Voeg toe”.
Wanneer u hierop klikt, verschijnt er een venster waar u een team kan selecteren, periode kan aangegeven en er is plaats voor een notitie.
7.2 Dienst inroosteren Een dienst inroosteren kan op twee manieren: Doormiddel van de knop “Rooster toevoegen”. Door met de muis over een dag te gaan achter de naam van een medewerker. Bij de laatste mogelijkheid wordt het linkje “Voeg toe” zichtbaar.
Bij beide manieren komt het scherm om een dienst in te roosteren naar voren. Hier kunnen alle gegevens ingevoerd worden die nodig zijn om een medewerker in te roosteren. Wanneer u alle informatie heeft ingevuld kunt op de knop “Opslaan” klikken om de dienst op te slaan. De dienst is dan direct toegevoegd aan het rooster.
21
7.3 Herhalende dienst inroosteren U kunt er voor kiezen om een dienst een bepaalde periode te herhalen. Hiervoor klikt u tijdens het inroosteren van een dienst op de tekst: “Deze dienst herhalen”. U krijgt het volgende scherm te zien:
- Hier kun u aangeven om de hoeveel weken de dienst van kracht moet zijn. - Op welke dagen de dienst van kracht moet zijn. - U kunt aangeven hoeveel keer de dienst moet worden herhaald. - Of u kunt opgeven tot welke datum deze dienst moet worden herhaald. Het is mogelijk om het aantal te herhalen diensten of de einddatum leeg te laten. De dienst wordt dan tot in het oneindige ingeroosterd. Wanneer u op een dienst binnen de reeks herhalingen klikt, kunt u ervoor kiezen om de herhaling vanaf dat moment te beëindigen.
7.4 Dienst wijzigen Wanneer u een dienst wilt wijzigen, klikt u op de dienst die u wilt wijzigen. Dan komt er een venster naar voren met een knop “Wijzig”. Wanneer u hier op klikt kunt u de dienst wijzigen. Na de dienst gewijzigd te hebben kunt u er voor kiezen om ook alle herhalingen van de dienst te wijzigen of om alleen de geselecteerde dienst te wijzigen.
7.5 Dienst verwijderen Wanneer u een dienst wilt verwijderen klikt u op de betreffende dienst. Dan komt er een venster naar voren. Hier kunt u de dienst, of diensten wanneer de dienst wordt herhaald, verwijderen.
22
7.6 Dienst ruilen Wanneer u een eigen dienst wil ruilen (zonder dat u weet wie de dienst kan overnemen) klikt u op een van uw ingeroosterde diensten. Hier staat nu een knop “Ruilen”. Wanneer u hier op klikt verschijnt er een scherm waarin u medewerkers kan selecteren. Nadat u de medewerkers heeft geselecteerd welke uw dienst eventueel zouden kunnen overnemen, word er een email naar deze personen gestuurd. Vanuit de email kan de dienst worden geaccepteerd of afgewezen. Nadat de dienst door een medewerker is goedgekeurd, ontvangt de planner een email. De planner moet de ruil uiteindelijk goedkeuren.
7.7 Verschillende rooster weergaven In het systeem zitten verschillende soorten rooster weergave. Door met de muis over “Rooster” te gaan in het hoofdmenu, kan er gekozen worden voor het “Medewerkers rooster” of het “Team rooster”. Het enige dat verschilt is de rooster weergave. Het inroosteren van een dienst werkt het zelfde. 7.7.1 Weekrooster Standaard wordt het weekrooster getoond. Wanneer u op een team klikt ziet u alleen het overzicht van het team voor de getoonde week. Ook kunt u aan de linker kant de vinkjes voor de teams in/ en uitschakelen om de weergave van het rooster aan te passen. 7.7.2 Dagrooster Wanneer u op de dag klikt, ziet u het dagrooster. Wanneer het dagrooster wordt weergegeven staat aan de linkerkant ook de knop “tijdlijn. Door hier op te klikken worden de start- en stoptijden van de diensten duidelijk weergegeven.
7.8 Weergave opties Aan de linkerkant van het rooster staan een aantal opties waaronder “Beschikbaarheid”. Door hier op te klikken kunt u de beschikbaarheid van de medewerkers invoeren.
7.8.1 Alle medewerkers Aan de linkerkant van het rooster staat een optie “Alle medewerkers”. Wanneer deze optie word aangeklikt worden alle medewerkers in het rooster getoond. Wanneer deze weergave wordt uitgezet, worden alleen de ingeroosterde medewerkers weergegeven.
7.8.2 Toon alle diensten Aan de linkerkant van het rooster staat een optie “Toon alle diensten”. Wanneer deze optie word aangeklikt worden alle diensten getoond. Ook als een medewerker in een ander team staat ingeroosterd.
7.8.3 Toon loonkosten Wanneer aan de linkerkant “Toon loonkosten” word geselecteerd, worden de loonkosten in het rooster weergegeven. Deze optie wordt alleen weergegeven wanneer de ingelogde medewerker beschikt over de toegangsrechten “Bekijk loonkosten”.
7.8.4 Toon uren Wanneer aan de linkerkant “Toon uren” word geselecteerd, worden de ingeroosterde uren in het rooster getoond.
7.9 Team notities In het rooster kunnen team notities worden toegevoegd. Deze notities kunnen per dag per team worden ingevuld. Medewerkers kunnen op deze manier zien wat er die dag gepland staat. Bijvoorbeeld een bruiloft, of een concert. Wanneer je met de muis over een team gaat, worden de iconen zichtbaar. Door op deze iconen te klikken kan een notitie geplaatst worden.
7.10 Rooster verzenden naar medewerkers Wanneer een rooster klaar is kan deze verstuurd worden door op de knop “Verzend rooster” te klikken. De knop staat aan de linkerkant van het rooster. Wanneer u hier op klikt verschijnt er een venster waarin u kan aangeven wie het rooster allemaal moeten ontvangen. Door op de naam van een team te klikken worden alle medewerkers in het betreffende team geselecteerd. Alle geselecteerde medewerkers ontvangen dan een e-mail met daarin hun rooster voor de periode die u open heeft staan (in het geval van een weekrooster wordt het rooster van de week gestuurd, bij een dag rooster wordt het rooster van die dag gestuurd).
24
7.11 Forecast instellen Wanneer aan de linkerkant op “Forecast” wordt geklikt, dan wordt er een scherm zichtbaar waarin de verwachte omzetten weergegeven worden.
Vervolgens wordt de forecast weergegeven in het werkrooster en het daarbij behoren percentage personeelskosten.
25
7.12 Budget instellen Het te roosteren budget kan ingepland worden door aan de linkerkant van het rooster op Budget te klikken. Nadat hierop geklikt is kan het te plannen budget ingesteld worden. Dit kan in de vorm van tijd en in de vorm van salaris.
Budget in de vorm van salaris.
Budget in de vorm van tijd.
26
8 Urenregistratie De urenregistratie is een belangrijk onderdeel. Deze optie is te vinden in het hoofdmenu onder “Uren”.
8.1 Gewerkte diensten registreren Standaard worden de ingeroosterde diensten vanuit het werkrooster per dag gekopieerd naar de urenregistratie. De diensten komen terug in de urenregistratie met de status “onbeslist”.
Hier kunnen de uren eventueel worden aangepast naar de daadwerkelijk gewerkte uren. Staat een dienst niet in het werkrooster? Maar is deze wel gewerkt? Dan kunnen de uren toegevoegd worden door op het groene plus icoon te klikken achter de naam van de medewerker. Wanneer de gewerkte uren correct zijn ingevoerd, moeten de statussen van de diensten aangepast worden naar “goedgekeurd”. De urenregistratie kan gedaan worden door de leidinggevende of door de medewerkers zelf, afhankelijk van hoe de toegangsrechten zijn ingesteld.
8.1.1 Diensten goed- of afkeuren Nadat de gewerkte uren zijn geregistreerd, moeten de gewerkte uren goed- of afgekeurd worden. Standaard staat de status van de geregistreerde diensten op “onbeslist”. U kunt elke dienst apart goed- of afkeuren. Aan de linkerkant van de urenregistratie heeft u de mogelijkheid om alle diensten in één keer goed- of af te keuren. 8.1.2 Opmerking plaatsen bij een dienst Het is mogelijk om een opmerking te plaatsen bij een dienst. U doet dit door op het onderstaand notitie icoon te klikken.
27
8.2 Gewerkte diensten wijzigen Om gewerkte uren te wijzigen, gaat u naar de dag waarop de uren staan geregistreerd. U doet dit door op de dag in de kalender te klikken, links onderaan op de urenregistratie pagina. U komt op de pagina waar alle geregistreerde uren staan van die dag. Wanneer de dag gesloten is, zult u de gewerkte uren niet zomaar kunnen wijzigen. U moet hiervoor eerst de dag openen. U doet dit door links boven op de pagina op “Wijzig uren” te klikken. Vervolgens maak u wijzigen voor de betreffende dienst. Nadat u alle wijzigen heeft gedaan, kunt u onderaan de pagina op opslaan klikken. Vervolgens kunt u opnieuw de dag sluiten.
8.3 Gewerkte diensten verwijderen Het is niet mogelijk om gewerkte diensten te verwijderen. Wel kunnen de diensten op de status “Afgekeurd” worden gezet. Hiervoor gaat u naar de betreffende dag en dienst. Vervolgens zet u de dienst op status “Afgekeurd”. Nadat u dit heeft gedaan slaat u de urenregistratie opnieuw op.
8.4 Dag sluiten/accorderen Wanneer alle uren zijn geregistreerd, kan de dag gesloten worden. Dit kan gedaan worden door op de blauw knop “Sluit dag” te klikken.
Bij het sluiten van een dag worden de uren automatisch opgeslagen. Na het sluiten van een dag kunnen er geen nieuwe diensten worden geregistreerd. Het wijzigen van diensten is dan alleen nog mogelijk door de dag opnieuw te openen. Dit kan gedaan worden door op ”Wijzig uren” te klikken.
28
9. Dagboek Het dagboek is een registratie per dag van wat er allemaal die dag is gebeurd. Hierin kan de omzet, uitgaven en een omschrijving worden opgegeven.
9.1 Omzetten en uitgaven Vanuit het dagboek is het mogelijk om de gemaakte omzet en uitgaven per dag te registreren. Aan de hand van deze waarde, kan bijvoorbeeld in de rapportage gekeken worden naar het percentage personeelskosten, ten opzichte van de gemaakte omzet.
9.2 Dagboek Het is mogelijk iedere dag een stukje te schrijven over hoe de dag verlopen is. De gegevens kunnen naar de leidinggevende worden gemaild zodat deze weet hoe de dag is verlopen. Wanneer u gebruikt maakt van meerdere vestigingen, dan kunnen de gegevens per vestiging ingevoerd en bekeken worden.
29
9 Medewerkers 9.1 Nieuwe medewerker toevoegen Om een nieuwe medewerker toe te voegen gaat u in het hoofdmenu naar “Medewerkers”. Hier klikt u aan de linkerkant op de knop: “Nieuwe medewerker”. Hier vult u de gegevens van de medewerker in. Standaard krijgt het nieuw personeelslid een e-mail met daarin zijn inloggegevens bestaande uit: e-mailadres en wachtwoord. Zodra de medewerker is aangemaakt kan de medewerker direct gebruik maken van het account.
9.2 Medewerker verwijderen Om gegevens van een medewerker te verwijderen moet u in het hoofdmenu naar “medewerkers”. Hier ziet u de lijst met medewerkers. Wanneer u achter de medewerker op het kruisje klikt wordt er om een bevestiging gevraagd om de medewerker te verwijderen. Wanneer u deze vraag bevestigd, wordt de medewerker gemarkeerd als oudmedewerker.
9.3 Medewerker herintreden Wanneer een verwijderde medewerker weer op actief wilt zetten gaat u naar het medewerkers overzicht. Aan de linkerkant staat “Oud medewerkers”. Wanneer u hier op klikt verschijnt er een overzicht van alle niet actieve medewerkers. Wanneer u op het groene activeer icoon klikt wordt de gebruiker weer op actief gezet.
9.4 Medewerker gegevens wijzigen Om gegevens van een medewerker te wijzigen moet u in het hoofdmenu naar “medewerkers”. Hier ziet u de lijst met medewerkers. Wanneer u achter de medewerker op het potlootje klikt kunt u de gegevens van de medewerker aanpassen.
9.5 Medewerker teams en toegangsrechten De gebruikersrechten kunnen ingesteld worden door op de naam van een medewerker te klikken in de medewerkers lijst. Vervolgens moet op “Teams en toegangsrechten” geklikt worden. Standaard zijn er 4 gebruikersgroepen aanwezig. Namelijk: Beheerder Bedrijfsleider 30
-
Planner Medewerker
Hiervan heeft de medewerker groep de minste rechten. De rechten voor een medewerker zijn in te stellen per vestiging / afdeling. Lees meer over vestigingen en afdelingen in het hoofdstuk Vestigingen en afdelingen.
9.6 Medewerkers afwezigheid Hier vind u een overzicht van alle afwezigheid periodes. U kunt wijzigen doen door achter de afwezigheid periode op het wijzig icoontje te klikken. 9.6.1 Medewerker afwezigheid registreren Voor iedere medewerker kan afwezigheid worden bijgehouden. Wanneer u naar een medewerker gaat ziet u aan de zijkant een knop: “Afwezigheid” staan. Hier vind u een overzicht van: -
Afwezigheid aanvragen Afwezigheid geschiedenis Afwezigheid correcties
9.7 Medewerker vakantie-uren Een overzicht van het vakantie-uren saldo van een medewerker kunt u terug vinden op de vakantie-uren pagina van een medewerker.
Hier staan de periode waarop vakantie-uren zijn geregistreerd. Ook staat hier het actuele vakantie saldo.
31
9.7.1 Vakantie-uren startsaldo Het startsaldo van de vakantie-uren kan ingevoerd worden aan de hand van een correctie. 9.7.2 Vakantie-uren correctie Een correctie kan doorgevoerd worden vanaf de Vakantie-uren pagina van een medewerker. Hier staat een blauwe knop: Voeg correctie toe. Door hier op te klikken verschijnt het onderstaande scherm.
Datum: Hier kan een datum opgegeven waarop het saldo toegevoegd moet worden. Let op: deze datum moet binnen het contract van de medewerker liggen. Uren: Bij een negatief getal moet er een min voor het getal worden geplaatst. Bijvoorbeeld: -9.00. Notitie: Een beschrijving van de correctie.
9.8 Plus- en minuren Plus- en minuren worden vaak in de horeca of in de zorg gebruikt bij medewerkers met een vast uren contract. Wanneer een medewerker meer werkt dan de contract uren, dan krijgt de medewerker plus uren. Wanneer een medewerker minder dan het aantal contract uren werkt, dan krijgt de medewerker min-uren. De contracturen worden per week weergegeven aangezien de contracten uren ook per week worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: een medewerker heeft een contract van 38 uur per week en heeft in een week 40 uur gewerkt. Dan heeft de medewerker 2 plus-uren. 32
Bij de urenregistratie worden de plus- minuren automatisch van de medewerker bijgehouden voor medewerkers met een vast contract. De plus- minuren worden per week bijgehouden en zijn terug te vinden bij de medewerker en in de rapportage. 9.8.1 Plus- minuren startsaldo Het startsaldo van het plus- en minsaldo kan ingevoerd worden aan de hand van een correctie. 9.8.2 Plus- minuren correctie Een correctie kan doorgevoerd worden vanaf de Plus- en minuren pagina van een medewerker. Hier staat een knop: Voeg correctie toe. Door hier op te klikken verschijnt het onderstaande scherm.
Datum: Hier kan een datum opgegeven waarop het plus of minuren saldo toegevoegd moet worden. Let op: deze datum moet binnen het contract van de medewerker liggen. Uren: Bij een negatief getal moet er een min voor het getal worden geplaatst. Bijvoorbeeld: -9.00. Notitie: Een beschrijving van de correctie.
33
9.9 Medewerker notities Het is mogelijk om bij een medewerker een notitie te schrijven. Wanneer u de gegevens van een medewerker bewerkt, dan ziet u in het menu aan de linkerkant “Notities” staan. Wanneer u hier op klikt, verschijnt de mogelijkheid om notities op te slaan.
9.10 Medewerker bestanden Het is mogelijk om bestanden aan een medewerker te koppelen. Dit kan vanaf de bestanden pagina van een medewerker. Tevens is hier een overzicht te vinden van de gekoppelde bestanden.
9.10.1 Medewerker bestanden toevoegen Een bestand kan aan een medewerker toegevoegd worden op de knop “+ Bestand toevoegen” te klikken.
Titel: Hier kan een naam van het document worden opgegeven. Beschrijving: Omschrijving van het bestand. Bestand: Het te uploaden bestand. Verloop datum: Voor bestanden waar een verloop datum aan vast zit. Zichtbaar voor medewerker: Hier kan aangegeven worden of het bestand zichtbaar is voor de medewerker. 34
9.11 Contracten Iedere medewerker beschikt over een contract. Dit contract wordt automatisch aangemaakt bij het aanmaken van een medewerker. Nadat een medewerker is aangemaakt kunnen contracten worden beheerd door op een medewerker te klikken in de medewerkers lijst, en vervolgens aan de linkerkant op “Contracten“ te klikken. Hier staat een overzicht van alle contracten. LET OP: De contracten binnen de applicatie wijken af van de fysieke contracten. De contracten in de applicatie worden gebruikt als basis voor de berekeningen die het systeem doet. Bij iedere salaris of contract-uren wijziging moet een contract vernieuwd worden. 9.11.1 Contract wijzigen Het contract van een medewerker kan gewijzigd worden door op een medewerker te klikken en vervolgens aan de linkerkant op “Contracten“ te klikken. Hier staat het huidige contract. Door op het pennetje te klikken achter het contract, verschijnt het venster om de contract gegevens wijzigen.
Let op: Wanneer een contract gewijzigd word, worden alle gegevens in het verleden aangepast die binnen de contract periode vallen. Wanneer u dit niet wil, dan moet u het huidige contract beëindigen (door een eind datum in te voeren) en een nieuw contract aanmaken.
35
9.11.1 Contract vernieuwen U kunt een nieuw contract toevoegen door in het huidige contract een einddatum te zetten. Om een nieuw contract toe te voegen klikt u op “Contract toevoegen”.
Vervolgens vult u de contract gegevens in: Contract type: Deze gegevens zijn terug te vinden onder instellingen > contract types. Functie: De functie die de medewerker vervuld. Van: De datum vanaf wanneer het contract ingaat. Tot: De periode wanneer het contract afloopt. Dit veld hoeft niet ingevuld te worden wanneer een medewerker een contract voor onbepaalde tijd heeft. Contracturen: Het aantal uren per week dat iemand werkt. Vul 0 in voor een nuluren contract. Uurloon: Uurloon wordt in het rooster en rapportages getoond. Vakantieberekening: De berekening die moet plaats vinden om het aantal vakantie uren te berekenen. Standaard werkdagen: Aan de hand van de standaard werkdagen worden de plus min uren, vakantie-uren en het salaris berekend. Wanneer een medewerker halverwege een week begint. Word het salaris alleen uitbetaald voor de dagen waarop hij standaard werkt.
9.12 Bulk acties Bulk acties zijn acties die om meerdere medewerkers tegelijkertijd van toepassing zijn. Deze acties kunnen uitgevoerd worden door in het hoofdmenu naar “Medewerkers” te gaan. Hier staat voor iedere medewerker een selectie box. Door deze te selecteren, kan vervolgens een actie uitgevoerd worden.
9.12.1 Verstuur bericht Door deze optie te selecteren kan een bericht naar de geselecteerde medewerkers worden verstuurd. 9.12.2 Wijzig salaris Door deze optie te selecteren kan het salaris vanaf een geselecteerde datum voor meerdere medewerker tegelijk worden gewijzigd.
9.12.3 Verstuur nieuwe login gegevens Door deze optie te selecteren kunnen nieuwe login gegevens naar de medewerkers worden verzonden.
37
10 Rapportages Aan de hand van alle gegevens die in het systeem zit kunnen verschillende rapportages worden weergeven. U komt bij de rapportages door op “Rapportages” in het hoofdmenu te klikken. Vervolgens ziet u aan de linkerkant in het sub-menu alle beschikbare rapportages. Per rapportage kunnen filters ingesteld worden. Welke filters dit zijn, is afhankelijk van de rapportage.
10.1 Verloning gegevens Alle gegevens die nodig zijn voor de verloning van de medewerkers zijn terug te vinden in de rapportage “Dag overzicht”.
10.2 Gegevens exporteren Alle gegevens kunnen geëxporteerd worden naar Excel of CSV formaat. De export koppen vind u rechts boven in het scherm.
38
11 Instellingen Rechts bovenaan staat de knop om bij de instellingen te komen. Wanneer u hier op heeft geklikt ziet u aan de linkerkant verschillende menu items. Deze worden hieronder uitgelegd.
11.1 Account beheer Hier staan alle instellingen met betrekking tot het account. 11.1.2 Accountmanager instellen Hier kan de accountmanager van het systeem worden geselecteerd. De accountmanager heeft de meeste rechten en mag alles zien en aanpassen. 11.1.2 Taalinstellingen Het systeem is in twee talen beschikbaar, namelijk in het Nederlands en Engels. Ook kan hier de datum notatie en een tijdzone worden geselecteerd. 11.1.3 Rooster instellingen
Starttijd/Eindtijd: Hier kunnen de standaardtijden worden geselecteerd voor het rooster. Dit zijn de tijden waarbinnen de ingeroosterde diensten passen. Dit is voornamelijk van toepassing voor bedrijven die werken met nachtdiensten. Roosters publiceren: Hier kan worden aangegeven of alle werkroosters standaard gepubliceerd moeten worden. Indien deze setting wordt uitgezet, moeten de werkroosters per week/maand worden gepubliceerd. Dit is handig wanner u pas een werkrooster openbaar wil maken, nadat het definitief is. Bedrijfskosten meenemen in rooster: Het is mogelijk om de “Cost of company” in te stellen. Dit is het percentage personeelskosten dat toegevoegd moet worden aan de uurlonen. Dit zijn kosten die betaald worden door de werkgever zoals bijvoorbeeld bedrijfskleding en drinken. 39
11.2 Contract types Ieder contract beschikt over een contract type. Deze types kunnen ingesteld worden onder Instellingen > Contract types. Binnen een contract type zijn de volgende waarden in te stellen: Naam: Een naam om het contract type te herkennen. Bereken plus min uren: Over en plus- en minuren bijgehouden moeten worden. Vakantie berekening: Hier kan aangegeven worden hoe de vakantie-uren opgebouwd moeten worden. Dit kan op drie manieren, te weten: - Op basis van de contracturen - Op basis van de gewerkte uren - Geen automatisch opbouw Toeslagkaart: De toeslag template die van toepassing is op het contract type. Standaard staat deze op 100%. In het geval van geen vakantie-uren opbouw kan gekozen worden om de vakantieuren handmatig toe te voegen aan een medewerker, doormiddel van een correctie.
11.3 Toeslagkaarten Toeslagkaarten zijn toeslagen instellingen welke aan een contract type gekoppeld kunnen worden, of geselecteerd kunnen worden in de urenregistratie. Door gebruik te maken van toeslag templates hoeven de toeslagen eenmalig ingesteld te worden. Vervolgens berekend de software automatisch de toeslagen uit. 11.3.1 Toeslagkaarten instellen Toeslagkaarten kunnen toegevoegd worden door op de blauwe knop “Toeslagkaart toevoegen” te klikken. Vervolgens verschijnen de instellingen.
40
Bij het invoeren moeten alle dagen starten om 0.00 en eindigen om 0.00. Nadat de toeslag kaart is opgeslagen is deze te selecteren in de urenregistratie of kan deze ingesteld worden in het contract type. Wanneer de toeslagkaart ingesteld is in het contract type, dan zal de toeslag berekening automatisch plaatsvinden.
11.4 Toeslagen De toeslagen zoals deze terug komen in de applicatie bij de afwezigheid registratie en de toeslagkaarten zijn in te stellen onder Instellingen > Toeslagen.
11.5 Feestdagen Door de feestdagen aan te geven kan er automatisch een toeslag berekend worden op feestdagen. Feestdagen zijn toe te voegen onder Instellingen > Feestdagen. 11.5.1 Feestdagen handmatig toevoegen Door op de knop “Feestdag toevoegen” te klikken verschijnt er een invoerscherm. Hier kan de naam en de datum van de feestdag ingevoerd worden. 11.5.2 Feestdagen importeren Door op de knop “Importeer feestdagen” te klikken, kan een land geselecteerd worden. Nadat op de knop opslaan wordt geklikt, worden de vakantie dagen geïmporteerd. Let op: Deze datums worden vanuit Google calendar geïmporteerd en kunnen afwijken van de wettelijke vakantiedagen.
11.6 Berichtgeving Bij de berichtgevingen kan u aangegeven naar welke toegangsrechten groep notificaties worden verstuurd. Dit kan ingesteld worden per afdeling.
11.6.1 Contract herinnering Onder de berichtgevingen kan aangegeven worden hoeveel dagen voor het verlopen van een contract en melding wordt gestuurd. Er zijn twee momenten waarop een melding verstuurd kan worden.
41
11.7 Toegangsrechten De toegangsrechten zijn een belangrijk deel binnen de applicatie. Per functionaliteit kan aangegeven worden of medewerkers over een bepaald onderdeel kunnen beschikken. De toegangsrechten kunnen worden gevonden onder Instellingen > Toegangsrechten. 11.7.1 Toegangsrechten toevoegen Standaard zijn er vier profielen ingesteld. Deze zijn uit te breiden. Dit kan door in de meest rechterkolom op “toevoegen” te klikken. 11.7.2 Toegangsrechten naam wijzigen De namen van de profielen zijn aan te passen. Dit kan door op de naam van het profiel te klikken. 11.7.3 Toegangsrechten wijzigen Het wijzigen van de toegangsrechten is heel eenvoudig. Dit kan eenvoudig door vinkje aan/uit te zetten achter de verschillende toegangsrechten. Na het wijzigen klikt u onderaan de pagina op de knop “Opslaan”. 11.7.4 Standaard gebruikersgroep Hier kan een standaard gebruikersgroep worden geselecteerd. Indien er een nieuwe medewerker wordt aangemaakt, zal deze automatisch binnen deze standaard gebruikersgroep vallen.
11.8 API Instellingen Het is mogelijk om doormiddel van een koppeling gegevens te wijzigen en toe te voegen. Hoe dit werkt staat beschreven op: http://docs.differentlab.apiary.io/. Bij het opzetten van een koppeling kunnen wij ten alle tijden ondersteuning bieden.
11.9 Tijdregistratie instellingen Binnen de tijdregistratie instellingen kunnen de instellingen per afdeling/vestiging worden beheerd. 11.9.1 Tijdsinterval voor urenregistratie Hier kan aangegeven hoe de interval voor de urenregistratie plaats vind. Standaard kunnen de gewerkte uren per kwartier worden geregistreerd, maar het is ook mogelijk om dit de uren per minuut of per 5 minuten te registreren. De ingestelde tijdinterval wordt ook gebruikt in het rooster.
42
11.9.2 Inkloktijden afronden De inkloktijden kunnen worden afgerond per 15, 5, of per minuut, afhankelijk van wat is ingesteld in de tijdinterval. De kloktijden kunnen naar boven, omlaag of naar het dichtstbijzijnde tijd worden afgerond. 11.9.3 Uitkloktijden afronden De uitkloktijden kunnen worden afgerond per 15, 5, of per minuut, afhankelijk van wat is ingesteld in de tijdinterval. De kloktijden kunnen naar boven, omlaag of naar het dichtstbijzijnde tijd worden afgerond. 11.9.4 Kopieer het rooster naar de urenregistratie Standaard worden de diensten uit het rooster gekopieerd naar de urenregistratie. Dit is erg handig wanneer de gewerkte uren handmatig worden geregistreerd. Hierdoor hoeven niet alle uren handmatig worden toegevoegd. Wanneer gebruik gemaakt wordt van het in- en uitklokken, is het prettig om alleen de in- en uitgeklokte diensten terug te zien in de urenregistratie. In deze situatie moet de instelling “Kopieer het rooster naar de urenregistratie” uitgezet worden. 11.9.5 Toeslagen toestaan Wanneer toeslagen aan staan, is het mogelijk om in de urenregistratie handmatig een toeslag (toeslagkaart) te selecteren. 11.9.6 Starttijd- eindtijd overnemen De instelling starttijd- en eindtijd overnemen kan gebruikt worden door accounts welke gebruik maken van de in- en uitklok functionaliteit. Bij het in- en uitklokken kan de starttijd of eindtijd overgenomen worden vanuit het werkrooster wanneer de in- of uitklok tijd valt binnen de ingestelde marge. De instelling kan gebruikt worden om te voorkomen dat medewerkers meer tijd registreren dan dat er gewerkt is. Voorbeeld starttijd overnemen: Een medewerker moet volgens het rooster in 8:00 beginnen. De inklok marge staat op 20 minuten ingesteld. Wanneer de medewerker om 7:45 inklokt, zal 8:00 als starttijd worden geregistreerd. Indien de medewerker om 7:30 inklokt, wordt 7:30 als starttijd geregistreerd omdat deze buiten de ingestelde marge ligt. Voorbeeld eindtijd overnemen: Een medewerker moet volgens het rooster in 17:00 stoppen. De inklok marge staat op 20 minuten ingesteld. Wanneer de medewerker om 17:15 uitklokt, zal 17:00 als 43
eindtijd worden geregistreerd. Indien de medewerker om 17:30 uitklokt, wordt 17:30 als eindtijd geregistreerd. 11.9.5 Pauze berekening De pauzes kunnen op verschillende manieren ingesteld worden, namelijk: - Geen: De pauzes moeten handmatig worden ingesteld worden. - Automatisch: Indien de urenregistratie tijden overeenkomen met de tijden uit het rooster, dan wordt de pauze overgenomen vanuit het rooster. Wijken de kloktijden af van het rooster, dan wordt gekeken er gekeken naar de pauze regels. Indien er geen pauze regels aanwezig zijn, dan wordt alsnog de pauze uit het rooster overgenomen. Indien er geen dienst in het rooster staat, dan zal de pauze tijd op 0 komen te staan. - Kopieer van het rooster: De pauze wordt altijd van het rooster gekopieerd. Indien er geen dienst in het rooster staat, zal de pauze tijd op 0 komen te staan. - Pauze regels: De pauzes worden tijd overgenomen vanuit de pauze instellingen.
11.9.6 Pauze regels Door te klikken op de pauze regels in de tijdregistratie instellingen, kan op basis van de lengte van de werktijd de pauze ingesteld worden. In het voorbeeld hieronder is te zien dat wanneer iemand tussen 1 uur en 4 uur werkt, iemand recht heeft op 15 minuten pauze.
11.10 Factuurinstellingen Binnen de factuurinstellingen kan aangegeven worden hoe u de facturen wilt betalen en waar deze naar toe gestuurd kunnen worden. Daarnaast zijn onder de factuurinstellingen alle verzonden facturen terug te zien met daarbij de betaal status.
44
11.11 Vestigingen en afdelingen Kijk voor de uitleg bij het hoofdstuk “Vestigingen en afdelingen”.
11.12 Annuleer account Blijkt het systeem niet aan te sluiten bij uw wensen. Dan kunt u hier uw account opzeggen. Uw account wordt direct opgezegd en u heeft geen toegang meer tot uw account. U betaald nog voor de maand waarin u uw account heeft stop gezet.
45
