Handleiding Plug and Payroll t.b.v. opdrachtgevers
Inhoudsopgave 1.
Inlog opdrachtgever ........................................................................................................................ 3 a.
2.
Een nieuwe opdracht aanmaken ................................................................................................. 3 Een nieuwe opdracht ...................................................................................................................... 4
a.
Gegevens medewerker................................................................................................................ 4
b.
Gegevens opdracht/contract ...................................................................................................... 4
c.
Arbeidsomstandigheden ............................................................................................................. 4
d.
Bewijsschriften ............................................................................................................................ 5
e.
Controle en verzenden ................................................................................................................ 5
f.
De medewerker vult zijn gegevens aan....................................................................................... 5
g.
De overeenkomst van opdracht .................................................................................................. 5
3.
Wijzigingen ...................................................................................................................................... 5 a.
Wijziging opdrachtgegevens ....................................................................................................... 5
b.
Wijziging persoonlijke gegevens door opdrachtgever ................................................................ 6
c.
Wijziging persoonlijke gegevens door medewerker ................................................................... 6
4.
Herinneringen.................................................................................................................................. 6
5.
Verlengen van lopende opdrachten ................................................................................................ 6
6.
NowOnline Support Chat................................................................................................................. 6
Plug and Payroll
Versie 1.2
Pagina 2 van 6
1. Inlog opdrachtgever Plug and payroll is te vinden onder: spps.plugandpayroll.nl U krijgt als opdrachtgever een mail waarmee u een account aan kunt maken voor Plug and Payroll. In dien u nog geen OpenID account heeft, ontvangt u nog een 2e mail, waarin u zich registreert voor OpenID. OpenID beveiligt uw inlog en uw gegevens. Met deze gegevens kunt u inloggen en zijn uw bedrijfsgegevens bekend. Als opdrachtgever heeft u een eigen dashboard met een overzicht van alle plaatsingen en alle acties die u moet ondernemen.
a. Een nieuwe opdracht aanmaken U kunt een nieuwe medewerker of opdracht aanmelden via de knop “Nieuwe opdracht”. Dit start een proces waarin u als opdrachtgever, in samenwerking met de medewerker, een nieuwe opdracht kunt afronden. Beide partijen vullen digitaal gegevens aan en uploaden de gevraagde documenten. Start People ontvangt een bericht zodra beide partijen alle gegevens hebben ingevuld en gecontroleerd. Het gehele proces volgt vastgelegde stappen. In het dashboard kan de voortgang worden gevolgd bij het tabblad “in aanvraag". U ziet in het dashboard onder tabblad “vereist actie” wanneer u zelf bepaalde acties moet doen. Daarnaast krijgt u ook altijd een e-mail als u een bepaalde stap moet uitvoeren. Het gehele proces verloopt via de volgende 6 stappen: In te vullen opdrachtgever (1/6):
Opdrachtgever vult opdracht gegevens aan en levert de benodigde documenten van de werknemer aan.
In te vullen medewerker (2/6):
Medewerker vult eigen gegevens aan en controleert de gegevens die de opdrachtgever heeft ingevuld.
Plug and Payroll
Versie 1.2
Pagina 3 van 6
Te screenen Start People (3/6):
Hier is de eerste actie van Start People nodig. Start People controleert alle (juridische) gegevens en documenten en geeft aan of alle documenten akkoord zijn.
Start People kan aangeven dat zij niet akkoord is. Opdrachtgever krijgt dan zo concreet mogelijk omschreven waarom de overeenkomst wordt afgewezen en wat de opdrachtgever of medewerker moet doen om wel akkoord te krijgen. De opdrachtgever ontvangt hiervan een mail en de status wordt terug gezet naar “in te vullen opdrachtgever”. Opdrachtgever en medewerker kunnen nu de juiste gegevens gaan aanleveren. Te bevestigen opdrachtgever (4/6):
Opdrachtgever ontvangt een mail met daarin een concept contract (pdf) waarin alle gegevens verwerkt zijn. Indien u akkoord bent, geeft u digitaal akkoord op de concept overeenkomst.
Te bevestigen medewerker(5/6):
Medewerker ontvangt een mail met daarin een concept contract (pdf) waarin alle gegevens verwerkt zijn. De medewerker geeft digitaal akkoord op de concept overeenkomst.
Vrij te geven Start People (6/6):
Start People geeft als laatste partij de opdracht vrij. De digitaal ondertkeende definitieve overeenkomst wordt per mail naar beide partijen gestuurd en is nu ook op het dashboard in te zien.
Nu kan de medewerker starten met zijn werkzaamheden. Let op: een medewerker mag nooit starten voordat de overeenkomst digitaal is ondertekend.
2. Een nieuwe opdracht a. Gegevens medewerker Als opdrachtgever voert u bij een nieuwe aanmelding als eerste het BSN nummer van de medewerker in. Als dit nummer reeds bekend is, worden alle bekende gegevens van de medewerker getoond. Als dit een nieuwe medewerker betreft, dient u de gegevens verder in te vullen.
b. Gegevens opdracht/contract Hier vult u alle relevante gegevens over de contractvorm, salaris, onkostenvergoedingen etc. in.
c. Arbeidsomstandigheden Hier geeft u aan welke ARBO omstandigheden voor deze functie van toepassing zijn. U kunt per functie een standaard profiel aanmaken. Eventueel kunt u een eigen ARBO formulier uploaden.
Plug and Payroll
Versie 1.2
Pagina 4 van 6
d. Bewijsschriften U dient als opdrachtgever in ieder geval onderstaande documenten van de medewerker te overleggen. Het is handig als u tijdens het (sollicitatie)gesprek met een medewerker alvast een digitale kopie opslaat. 1. Paspoort of Identiteitsbewijs (zowel voor- als achterkant) 2. Indien nodig een werkvergunning
e. Controle en verzenden In deze stap controleert u nogmaals alle gegevens en verklaart u akkoord te zijn. Hierna bent u klaar met uw werkzaamheden en wordt er een email gestuurd naar de medewerker om zijn gegevens verder aan te vullen. In het dashboard kunt u nu de voortgang zien. U krijgt vanzelf een email als er van uw kant weer een actie noodzakelijk is.
f. De medewerker vult zijn gegevens aan De medewerker controleert alle ingevulde gegevens en vult deze eventueel aan.
g. De overeenkomst van opdracht Op basis van de door u aangeleverde gegevens, wordt er een digitale overeenkomt opgemaakt tussen u en Start People. Deze overeenkomst wordt u eerst als concept toegestuurd. Als alle partijen digitaal akkoord zijn gegaan met het concept, wordt een definitieve overeenkomst opgemaakt. Deze overeenkomt is digitaal ondertekend. U heft dus geen papieren exemplaren te ondertekenen en te retourneren.
3. Wijzigingen Zowel de medewerker en de opdrachtgever kunnen een wijzigingsverzoek starten:
a. Wijziging opdrachtgegevens De opdrachtgever start een wijziging door bij een lopende plaatsing op het icoontje “opdracht wijzigingsverzoek starten ” te klikken.
U kunt nu wijzigingen doorvoeren in:
Contractgegevens Arbeidsomstandigheden Bewijsschriften
Plug and Payroll
Versie 1.2
Pagina 5 van 6
Let op: de wijzigingen zijn pas doorgevoerd nadat Start People de wijzigingen heeft geaccoordeerd.
b. Wijziging persoonlijke gegevens door opdrachtgever U kunt als opdrachtgever een wijzigingsverzoek voor uw medewerker starten. Ga hiervoor naar een medewerker en selecteer “medewerker wijzigingsverzoek starten”.
c. Wijziging persoonlijke gegevens door medewerker De medewerker start een wijzigingsverzoek via www.capitalp.nl/werknemers/plug-and-payroll. De medewerker heeft hiervoor zijn BSN-nummer nodig.
4. Herinneringen U krijgt als opdrachtgever diverse herinneringen: 1. Zodra een opdracht binnen 2 maanden afloopt, u krijgt dan de optie om de opdracht te verlengen 2. Twee weken voordat een medewerker van ABU naar Inlenersbeloning verandert 3. Zodra een bewijsschrift van een medewerker verloopt binnen 1 maand, de medewerker dient dan een nieuw (digitaal) kopie aan te leveren 4. Indien een medewerker binnen 6 weken nog geen VOG heeft aangeleverd (optioneel)
5. Verlengen van lopende opdrachten Indien u een lopende opdracht wilt verlengen, klikt u op het icoontje “opdracht verlengen
”.
U krijgt dan de keuze uit 2 soorten verlengingen: 1. Basis: alleen start/einddatum, salaris en opdrachttype kunnen worden aangepast 2. Uitgebreid: vrijwel alle gegevens zijn aan te passen
6. NowOnline Support Chat Indien u vragen heeft, of bepaalde zaken onduidelijk zijn, kunt u gebruik maken van de online support chat. Hiermee krijgt u direct contact met een medewerker van Start People.
Een uitgebreide handleiding vindt u onder de “help” knop rechtsboven in uw dashboard.
Plug and Payroll
Versie 1.2
Pagina 6 van 6
