Handleiding One Payroll Portal App
Inhoudsopgave Voor wie is de App bedoeld? Wat kan ik doen met de App? Hoe installeer ik de App? De App – Per onderdeel uitgelicht Veelgestelde vragen
Voor wie is de App bedoeld? Intermediairs met een portallicentie en een smartphone Minimumvereisten van de smartphone: IOS 7+ (Iphone, Ipad, Ipod touch) Android OS 4.2 (Jelly Bean) + De App is te downloaden op: IOS AppleStore BB – Appworld
Android – Google Play Windows 8
Wat kan ik doen met de App? Houd je collega’s op de hoogte van waar je mee bezig bent via de Feed Bel een contactpersoon of lead vanuit de app en log het gesprek direct in je portal Importeer een contactpersoon of flexwerker uit je adresboek van je telefoon in je portal Bekijk op Google Maps hoe je naar een relatie of contactpersoon toe kan navigeren Voeg foto’s, documenten toe aan je relaties, flexwerkers of plaatsingen Beheer je taken op je telefoon Maak een plaatsing aan en dien hem direct in Maak een berekening in de tariefcalculator Maak een ticket aan Bekijk je rapporten ieder moment op je telefoon
Hoe installeer ik de App? Zoek in de App Store/Google Play naar ‘Salesforce1’, installeer en open de app Klik op het radertje in de rechterbovenhoek
Hoe installeer ik de App? Klik op het plusincoontje Vul de URL (onepayroll.force.com/portal) in en klik op “Gereed”
De App – Per onderdeel uitgelicht
Navigatie Chatter (Feed) Relaties Flexwerkers/Contactpersonen Plaatsingen Tariefcalculator Declaraties Marges Facturen Geaccordeerde uren Tickets Dashboards Taken
Navigatie Ga naar het menu
Meldingen
ChatterC Wall
Snelmenu
Chatter (feed) Bekijk je updates op je Wall Van records die je volgt Van updates van je collega’s
Post updates voor jezelf en voor je collega’s
Chatter is vooral handig voor gebruikers met meerdere licenties of wanneer je je records ‘Volgt’
Chatter (feed) Scroll naar beneden en de zoekbalk wordt zichtbaar
Sorteer je chatterfeed op datum of meest recente activiteit Bepaal of je alles wil zien wat je volgt, wat aan jou gericht is of wat een bladwijzer heeft
Chatterbericht posten Met een ‘#’ kun je Topic aanmaken
Je kunt andere gebruikers toevoegen aan je post. Op deze manier ontvangen ze direct een mail van je update
Voeg een bestand van je telefoon toe of kies een bestand wat je eerder in de Portal hebt gehangen via “Salesforcebestand”
Relaties Hier kun je naar alle relaties zoeken
Maak direct een nieuwe relatie aan
Laatst bekeken relatielijsten
Alle relatielijsten Laatst bekeken relaties
Relatie zoeken “Alle Relaties” geeft de mogelijkheid tot additionele filters
“Zoek naar:” geeft direct de zoekresultaten weer
Nieuwe Relatie Voeg Filter toe Ververs de resultaten
Relatie aanmaken Selecteer het record type Vergeet niet de verplichte velden op te slaan TIP: Wil je snel een Relatie aanmaken, kies dan het record type LEAD, deze heeft weinig verplichte velden. Je kan deze altijd later nog in een klant veranderen
Relatie bekijken SWIPE LINKS (FEED)
SWIPE RECHTS (GERELATEERDE OBJECTEN) Maak Contactpersoon aan Maak Flexwerker aan (alleen onder Intermediairs) Plan een meeting Voeg een bestand toe Kaart Nieuws lezen
Website weergeven Bel de relatie en log een gesprek Post een Chatter bericht
Bewerk de relatie Maak een taak
Relatie bellen Bellen gesprek loggen Leg je gesprekdetails vast en log het gesprek direct na het ophangen
Kies om te bellen, of om te bellen en daarna direct het geprek vast te leggen
Relatie bellen (contactpersoon) Swipe van rechts naar links op de naam die je wil bellen
Swipe naar de gerelateerde objecten op de relatie. Kies daar ‘Flexwerkers/Contactpersonen’
Bel het contactpersoon gerelateerd aan de Relatie en log het gesprek
Relatie bezoeken Kaart
Kies welk adres je bezoeken wilt en de app zal het adres in Google maps plakken zodat je gemakkelijk je route kan plannen
Bijlage toevoegen aan een relatie Bijlagen zijn toe te voegen via de Feed in de app of via de bruine button. De bijlage wordt dan automatisch beschikbaar in de ‘Notities en Bijlagen’ sectie
Het is mogelijk om foto’s vanaf je telefoon te uploaden, een foto te maken of een bestand te koppelen wat al in je Portal hangt via ‘Salesforce-bestand’
Relatie (overige acties) Nieuws lezen
Naar website
Klik op “Nieuws lezen” om een Google search te doen op de Relatienaam, en klik op “Naar website” om de webpagina van de relatie te zien
Contactpersonen/ Flexwerkers Hier kun je naar alle contactpersonen en flexwerkers zoeken
Maak direct een nieuwe contactpersoon of flexwerker aan
Laatst bekeken contactpersoonen flexwerkerlijsten
Alle contactpersoon- en flexwerkerlijsten Laatst bekeken contactpersonen en flexwerkers
Contactpersoon/ Flexwerker zoeken Hier kun je naar alle contactpersonen en flexwerkers zoeken
In een lijstweergave kan je additionele filters toevoegen
Nieuwe contactpersoon/flexwerker Voeg Filter toe Ververs de resultaten
Contactpersoon/ Flexwerker aanmaken Bepaal of het een Contactpersoon of Flexwerker moet worden
Vergeet niet de verplichte velden op te slaan Flexwerkers dienen aan de Intermediair gerelateerd te worden en het adres is verplicht Contactpersonen dienen aan een klant gekoppeld te worden TIP: Maak dus altijd eerst de relatie aan en dan pas de gerelateerde contactpersonen
Contactpersoon bekijken SWIPE LINKS (FEED)
SWIPE RECHTS (GERELATEERDE OBJECTEN) Nieuwe taak Nieuwe meeting Bestand toevoegen Klonen Kaart
Bel de contactpersoon en log een gesprek Mail de contactpersoon
Bewerk de contactpersoon Maak een chatterpost
Flexwerker bekijken SWIPE LINKS (FEED)
SWIPE RECHTS (GERELATEERDE OBJECTEN) Nieuwe taak Nieuwe meeting Bestand toevoegen Klonen Kaart
Bel de flexwerker en log een gesprek Mail de flexwerker
Bewerk de Flexwerker Maak een Chatterpost
Contactpersoon/ Flexwerker bellen Bellen + gesprek loggen Leg je gesprekdetails vast en log het gesprek direct na het ophangen
Kies om te bellen, of om te bellen en daarna direct het gesprek vast te leggen
Bijlage toevoegen aan een Flexwerker Via de snelknop ‘Bestand toevoegen’ kan je gemakkelijk een bijlage aan een Flexwerker hangen. De bijlage wordt dan automatisch beschikbaar in de ‘Notities en Bijlagen’ sectie
Plaatsingen Hier kun je naar alle plaatsingen zoeken
Maak direct een nieuwe plaatsing aan
Laatst bekeken plaatsinglijsten
Alle plaatsinglijsten
Laatst bekeken plaatsingen
Plaatsingen zoeken Swipe van rechts naar links op een plaatsing om meteen een acte uit te kunnen voeren
Gebruik het zoekveld bovenin het scherm
In een lijstweergave kan je additionele filters toevoegen
Nieuwe Plaatsing Voeg Filter toe Ververs de resultaten
Plaatsing aanmaken Let bij het aanmaken van een plaatsing op de verplichte velden. Deze velden zijn aangeduide met een *
Bij ‘Plaatsing’ wordt op de app niets ingevuld. Je kunt hier alles invullen wat je wil. Bij het opslaan zal deze waarde overschreven worden met de standaardnaam van een Plaatsing: “Flexwerker bij Relatie”
Op de app zijn de sterren op de Flexwerker en Relatie bij het selecteren niet zichtbaar. Het is dus handig van te voren eerst te navigeren naar de Flexwerker en Relatie alvorens de Plaatsing te maken
Plaatsing bekijken SWIPE LINKS (FEED)
SWIPE RECHTS (GERELATEERDE OBJECTEN) Plaatsing bewerken Klonen Plaatsing indienen
Maak Looncomponent aan Nieuwe meeting
Maak een Chatterpost Voeg een bestand toe
Looncomponent aanmaken Let bij het aanmaken van een plaatsing op de verplichte velden. Deze velden zijn aangeduide met een * Bij ‘Looncomponentnaam ’ wordt op de app niets ingevuld. Je kunt hier alles invullen wat je wil. Bij het opslaan zal deze waarde overschreven worden met de standaardnaam van een het looncomponent: “PlaatsingID- Type Looncomponent Percentage”
Maak een looncomponent aan
Bijlage toevoegen aan een plaatsing Het is niet mogelijk om een bijlage te hangen via ‘Notities en Bijlagen’. Bijlagen zijn alleen toe te voegen via de Feed in de app. De bijlage wordt dan automatisch beschikbaar in de ‘Notities en Bijlagen’ sectie
Plaatsing indienen Plaatsingen kunnen direct vanuit de app ingediend worden
Je kunt de goedkeuringshistorie volgen via het gerelateerde object of direct via de feed
Plaatsing (contracten) Bekijk je contracten en bijlagen die onder je plaatsingen hangen
De Tariefcalculator Hier kun je naar alle tariefberekeningen zoeken Maak direct een nieuwe tariefberekening aan
Alle tariefcalculatorlijsten
Laatst bekeken tariefberekeningen
Tariefberekening aanmaken Let op bij het aanmaken van een tariefberekening op de verplichte velden. Deze velden zijn aangeduide met een *
Na het opslaan zijn de marges en kostprijzen direct zichtbaar
Tariefberekening bekijken
Maak een Chatterpost
bewerken
Klonen
Declaraties Hier kun je naar alle declaraties zoeken
Laatst bekeken declaratielijsten
Alle declaratielijsten
Laatst bekeken declaraties
Declaraties bekijken
Marges Hier kun je naar alle marges zoeken
Laatst bekeken margelijsten
Alle margelijsten
Laatst bekeken marges
Marges bekijken
Facturen Hier kun je naar alle facturen zoeken
Laatst bekeken facturatielijsten Alle facturatielijsten
Laatst bekeken facturen
Facturen bekijken SWIPE RECHTS (Onderliggende Marges)
Geaccordeerde uren Hier kun je naar alle geaccordeerde uren zoeken
Laatst bekeken geaccordeerde urenlijsten
Laatst bekeken geaccordeerde uren
Alle geaccordeerde urenlijsten
Geaccordeerde uren bekijken
Tickets Hier kun je naar alle tickets zoeken Maak een ticket aan
Laatst bekeken ticketlijsten
Laatst bekeken tickets
Ticket aanmaken Let op bij het aanmaken van een ticket op de verplichte velden. Deze velden zijn aangeduide met een *
Je kunt ook plaatjes en printscreens toevoegen aan de ticket in het beschrijvingsveld
Ticket bekijken SWIPE LINKS (FEED)
SWIPE RECHTS (GERELATEERDE OBJECTEN) Ticket bewerken Voeg een bestand toe
Maak een chatterpost
Gesprek loggen
Nieuwe taak
Nieuwe meeting
Dashboards SWIPE RECHTS
Klik op het dashboard dat beschikbaar is in de portal
Dashboards Wanneer je op het rapport klikt zie je de onderliggende data. Je kunt in de getoonde tabel naar rechts scrollen voor meer kolommen
Dubbelklik op een link zorgt ervoor dat je naar het record kunt gaan
Ververs het rapport Bekijk filters
Post het dashboard naar je chatterfeed (is nog niet actief)
Taken Pas het taakoverzicht aan: • Mijn taken • Voltooid • Gedelegeerd • Vandaag
Maak een nieuwe taak aan
Sluit een ticket direct af in het overzicht door op het selectievakje naast de taak te klikken
Taak aanmaken Let op bij het aanmaken van een taken op de verplichte velden. Deze velden zijn aangeduide met een *
Bepaal waaraan je de taak wil relateren
Veelgestelde vragen Ik zie geen ‘mail’icoontje op de contactpersoon/ flexwerker Als er geen ‘mail’icoontje is, is er geen emailadres aanwezig op het record Ik zie geen mail’incoontje op mijn relaties Het is niet mogelijk om relaties te mailen vanuit de app, kies de onderliggende contactpersoon om een mail te versturen Ik zie geen ‘potloodje’ om m’n plaatsing te wijzigen De plaatsing is gelocked omdat het contract al uit te printen is. Het ‘potloodje’ is alleen zichtbaar wanneer je het record mag wijzigen
Het object ‘Onderwerpen’ geeft een foutmelding Dit object wordt nog niet ondersteund door de app en is onder ontwikkeling
Ik kan een geopend contract niet versturen of opslaan Het is alleen mogelijk om bijlagen die als feedbijlage zijn toegevoegd te versturen of te bewerken. Een uitgeprint contract is geen feedbijlage en kan daarom niet verstuurd worden via de app
