Handleiding. VGT Portal

Nederlandse Vereniging van Groothandelaren in de Tandheelkundige branche

Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming

Zaandam, 21 januari 2016

Versie: 2016-2.0. © VGT – Zaandam De laatste versie van deze handleiding kunt u altijd hier downloaden. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 1 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


Inhoudsopgave

Bladzijde

Hoofdstuk 1. Inleiding…………………………………………………………………………………………..

3

Hoofdstuk 2. Inloggen……………………………………………………………………………………………

4

Hoofdstuk 3. Menu-opties 3.1. Algemene informatie………………………………………………………………………….. 3.2. Mijn praktijk……………………………………………………………………………………….. 3.3. Wijzigen wachtwoord…………………………………………………………………………. 3.4. Eigen verklaring………………………………………………………………………………….. 3.5. Abonnement………………………………………………………………………………………. 3.6. Verdere informatie…………………………………………………………………………….. 3.7. Afmelden…………………………………………………………………………………………….

5 5 6 6 6 6 7

Hoofdstuk 4. De tabbladen uit ‘Mijn praktijk’ 4.1. Algemeen………………………………………………………………………………………….… 4.2. Personeel………………………………………………………………………………………….… 4.3. Adressen………………………………………………………………………………………….…. 4.4. Toestellen…………………………………………………………………………………………… 4.5. Werkplekken………………………………………………………………………………………. 4.6. Terreingrenzen……………………………………………………………………………………. 4.7. Opmerkingen………………………………………………………………………………………. 4.8. Documenten………………………………………………………………………………………..

8 13 15 16 21 22 23 23

Hoofdstuk 5. Als alle gegevens zijn ingevuld 5.1. Invullen vragenlijst Eigen Verklaring……………………………………………………. 5.2. Het maken van de Risicoanalyse Stralingstoepassingen.……………………… 5.3. Het toetsen van deze risicoanalyse door een (geregistreerd) Algemeen Coördinerend Deskundige (ACD) ……………………………………….. 5.4. Het afgeven van het certificaat Stralingshygiëne………………………………….

34 34 35 37

Hoofdstuk 6. Nadat het digitale KEW-dossier compleet is 6.1. Controle van bestaande gegevens van Risicoanalyse en Röntgencertificaat

38

Hoofdstuk 7. Contact gegevens van de VGT…………………………………………………………..

39

________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 2 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


Hoofdstuk 1. Inleiding. Hartelijk dank voor het afsluiten van het abonnement voor het

VGT Portal Stralingsbescherming. Om uw digitale KEW dossier compleet te maken moeten er nog een aantal handelingen en controles uitgevoerd worden. De VGT legt u, door middel van deze handleiding, graag uit hoe en door wie deze handelingen uitgevoerd kunnen of moeten worden. De VGT verzoekt u vriendelijk deze handleiding eerst zorgvuldig door te nemen en daarna de handelingen stap voor stap in de volgorde welke de VGT aangeeft uit te voeren.



Hoofdstuk 2. Inloggen. Het VGT Portal Stralingsbescherming is te benaderen via https://rontgen.dentalserviceportal.nl (denkt u aan de s na http!). Om het VGT Portal Stralingsbescherming te benaderen kunt u het beste gebruik maken van de internetbrowser Mozilla-Firefox, welke u gratis kunt downloaden via https://www.mozilla.org/nl/firefox/new. Via deze Nederlandstalige internetbrowser kan de VGT een goede werking van het VGT Portal Stralingsbescherming garanderen. U kunt inloggen met uw gebruikerscode (meestal uw emailadres of een REG nummer) en uw wachtwoord, deze inloggegevens heeft u reeds per email van de VGT ontvangen. De VGT adviseert u de gebruikerscode en het wachtwoord in te typen en niet te ‘knippen en plakken’ vanuit de email welke de VGT u heeft doen toekomen. Dat stuit vaak op leesproblemen en inlogfouten. Mocht het inloggen niet lukken dan kunt u ten alle tijden contact opnemen met het secretariaat van de VGT. De VGT ondersteunt u graag tijdens het inlogproces. De contactgegevens van de VGT vindt u in hoofdstuk 7 van deze handleiding. Schermafdruk :

Zodra u bent ingelogd verschijnen links in het scherm de menu-opties van het VGT Portal Stralingsbescherming.



Hoofdstuk 3. Menu-opties. Schermafdruk:

3.1. Algemene informatie Op dit tabblad treft u de inleiding van het VGT Portal Stralingsbescherming aan met een verwijzing naar de website van Adviesbureau voor Stralingsbescherming (AVS). Dit bedrijf verzorgt de (wettelijk verplichte) toetsing van de Risicoanalyse Stralingstoepassingen, en staat geregistreerd bij de Overheid afdeling ANVS als Algemeen Coördinerend Deskundige. Zie hiervoor het register bij de Overheid welke te vinden is via http://www.rvo.nl/stralingsdeskundigen?zoekveld=Krikke .

3.2. Mijn praktijk Onder dit tabblad treft u alle informatie van uw praktijk aan en de uitkomsten van de berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting bij u in de praktijk welke door uw dentalonderneming is uitgevoerd. In hoofdstuk 4 van deze handleiding gaat de VGT verder in op de tabbladen van “Mijn praktijk”. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 5 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


3.3. Wijzigen wachtwoord Op dit tabblad kunt u het door de VGT verstrekte wachtwoord wijzigen in een voor u makkelijker te onthouden wachtwoord. Het nieuwe wachtwoord moet minimaal acht karakters lang zijn, een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer bevatten. Indien u uw wachtwoord vergeten bent kunt u een email sturen naar [email protected] om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Vermeldt u in deze email altijd het verslagnummer van uw digitale KEW dossier en gebruik altijd het emailadres welke bij de VGT bekend is.

3.4. Eigen verklaring Op dit tabblad treft u een vragenlijst aan welke na het invullen uw Eigen Verklaring wordt. In hoofdstuk 5 van deze handleiding gaat de VGT verder op deze vragenlijst in. Begin s.v.p. niet eerder met het invullen van deze vragenlijst dan bij hoofdstuk 5, er moeten eerst een aantal andere handelingen en controles uitgevoerd worden voordat u deze vragenlijst kunt invullen.

3.5. Abonnement Op dit tabblad treft u uw bankgegevens aan welke bij de VGT bekend zijn. Indien u een wijziging in deze gegevens wilt aanbrengen, kunt u deze wijziging per email via [email protected] doorgeven aan de VGT. Vermeldt in emails naar de VGT altijd het verslagnummer van uw digitale KEW dossier.

3.6. Verdere informatie Op dit tabblad treft u een aantal sjablonen, uitlegdocumenten en concept-protocollen aan welke u kunt transponeren naar uw eigen praktijksituatie. U vindt deze documenten door op “lees verder>>>” te klikken, u wordt dan automatisch doorgelinkt naar het document (in PDF) of het document wordt automatisch gedownload (in DOC). Tevens treft u de link naar de laatste versie van deze handleiding op dit tabblad aan.



Lees de uitlegdocumenten aandachtig door, verspreidt de uitlegdocumenten onder uw medewerkers welke opnamen maken en stel eventueel de protocollen op indien u deze nog niet gemaakt heeft. De protocollen kunt u uploaden naar het VGT Portal Stralingsbescherming via het tabblad “Documenten”. Een instructie hierover treft u aan bij “Documenten” in hoofdstuk 4 van deze handleiding. Indien u al beschikt over actuele protocollen welke in uw hard copy KEW dossier (gele map) zitten, dan hoeft u de protocollen niet opnieuw te maken. U hoeft deze protocollen dan alleen maar te controleren op juistheid, te digitaliseren en te uploaden. Controleer altijd of u over alle vereiste protocollen c.q. documenten beschikt. Tevens treft u op dit tabblad de uitleg over ALARA aan, lees dit document aandachtig door, want de hele wetgeving is geschreven rondom het terugdringen van de stralingsbelasting en het principe van ALARA. Alle röntgentoestellen en bepaalde ruimtes in de praktijk moeten voorzien zijn van waarschuwingssignalering, welke stickers u waar moet plakken vindt u terug in het document op dit tabblad. De stickers zijn verkrijgbaar bij uw dentalonderneming of bij de VGT.

3.7. Afmelden Hiermee kunt u weer uitloggen na gebruik van het VGT Portal Stralingsbescherming zodat de gegevens niet zichtbaar blijven op uw scherm. Indien u enige tijd geen werkzaamheden heeft uitgevoerd op het VGT Portal Stralingsbescherming, logt het systeem automatisch uit.



Hoofdstuk 4. De tabbladen uit ‘Mijn praktijk’ Per tabblad en per veld geeft de VGT u een uitleg over de inhoud, wie eventuele mutaties kan doorvoeren en wat de gevolgen zijn van een mutatie. Schermafdruk:

4.1. Algemeen * Verslagnummer: dit is het unieke dossiernummer van uw digitale KEW dossier. Indien u contact met de VGT opneemt, verzoekt de VGT u steeds dit nummer te vermelden. Dit is een vast gegeven welke niet gewijzigd kan worden. * Deelnemersnummer: dit is uw deelnemersnummer op het VGT Portal Stralingsbescherming. Dit is een vast gegeven welke niet gewijzigd kan worden. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 8 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


* Dentalonderneming: dit is de dentalonderneming welke verantwoordelijk is voor de berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting bij u in de praktijk. U kunt, als u dat wilt, zelf uw verantwoordelijke dentalonderneming wijzigen, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Algemene gegevens aanpassen” verderop in dit hoofdstuk. * Opsteller analyse: dit is de persoon binnen uw verantwoordelijke dentalonderneming welke de berekening van werkplek- en terreingrensbelasting voor uw praktijk heeft uitgevoerd. U kunt deze naam niet wijzigen, alleen de door u aangewezen verantwoordelijke dentalonderneming kan deze naam wijzigen. * Naam van de praktijk: dit is de naam van uw praktijk. U kunt, als u dit wilt, zelf de naam van uw praktijk wijzigen, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Algemene gegevens aanpassen” verderop in dit hoofdstuk. * Praktijkhouder: dit is de praktijkhouder/ondernemer van de praktijk. Er moet altijd een praktijkhouder/ondernemer in dit veld ingevuld staan. Dit kan een tandarts zijn, maar dat hoeft niet, het kan ook de ondernemer of een (daartoe gemachtigde en tekenbevoegde) praktijkmanager zijn. Deze persoon is als praktijkhouder/ondernemer eindverantwoordelijk voor de stralingsbescherming in de praktijk. Deze persoon hoeft zelf geen Stralingsdeskundige zijn. De naam van deze persoon vult u in of kunt u wijzigen via het tabblad “Personeel”, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Personeel” verderop in dit hoofdstuk. * Toez. Stralingsdeskundige: dit is de toezichthoudend deskundige (THD) bij u in de praktijk. Het is niet verplicht een THD aan te stellen indien de praktijkhouder/ondernemer zelf over een stralingsdiploma van minimaal niveau 5 beschikt. Een THD kan door de praktijkhouder/ondernemer aangesteld worden voor de volgende taken in de praktijk: Taken:   

Het beheren en up-to-date houden van het (digitale) KEW-dossier in het VGT portal Stralingsbescherming; Het houden van intern toezicht op de naleving van de wettelijke bepalingen en de interne instructies; Het opstellen van intern beleid in de vorm van interne voorschriften en/of instructies; ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 9

secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


    

Het geven van voorlichting en instructies aan werknemers die handelingen met toestellen verrichten; Het verlenen van toestemming aan assistenten, om opnamen te mogen maken in opdracht van een tandarts; Ziet toe op de jaarlijks onderhoud van de toestellen; Ziet, indien van toepassing, toe op juiste toepassing van persoonsdosimetrie; Overlegt met de ondernemer over stralingshygiënische aangelegenheden om hem periodiek te informeren.

Bevoegdheden: 



De stralingsdeskundige is bevoegd maatregelen te nemen, indien het vermoeden bestaat dat er niet aan de wetgeving wordt voldaan of er risicovolle situatie is ontstaan. Hij kan hiertoe bindende aanwijzingen geven. De stralingsdeskundige heeft toegang tot alle ruimten en personen wanneer dat voor zijn taakuitoefening van belang is.

Indien u zelf praktijkhouder/ondernemer bent met een stralingsdiploma van minimaal niveau 5, kunt u bovengenoemde taken zelf uitvoeren en hoeft u geen THD aan te stellen. Ook hoeft de praktijkhouder/ondernemer zichzelf niet als THD aan te stellen. U kunt dit veld op het portal dan leeg laten. Uiteraard mag u wel altijd een persoon met een stralingsdiploma van minimaal niveau 5 aanstellen als THD. Als u iemand binnen uw onderneming aanstelt als THD, moeten er wel extra handelingen uitvoert worden welke hieronder beschreven staan. Indien uw onderneming bestaat uit twee of meer personen of rechtspersonen (bijvoorbeeld een maatschap en/of een vennootschap,) moet altijd één maat of één vennoot door de andere maten of vennoten aangesteld worden als THD. Het stralingsdiploma van de THD kunt u uploaden naar het portal, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. De taken en bevoegdheden van de THD dienen schriftelijk te zijn vastgelegd in een mandateringsovereenkomst. Een sjabloon van deze overeenkomst vindt u in het menu onder “Verdere informatie”. Na invullen en ondertekenen kunt u deze naar het portal uploaden, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. Tevens moet de THD jaarlijks een Jaarverslag Stralingshygiëne opmaken en rapporteren aan de praktijkhouder/ ondernemer of aan de maten/ vennoten. Een sjabloon van dit Jaarverslag vindt u in het menu onder “Verdere informatie”. Na invullen en ondertekenen kunt u deze naar het portal uploaden, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. De THD is de eerstverantwoordelijke voor de stralingshygiëne in de praktijk. Dit veld vult u ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 10 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


in of kunt u wijzigen via het tabblad “Personeel”, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Personeel”, verderop in dit hoofdstuk. * Afdeling: indien uw praktijk uit meerdere panden of verdiepingen bestaat, staat hier aangegeven welke pand of welke verdieping dit digitale dossier betreft. In de meeste gevallen staat in dit veld niets ingevuld. Alleen de VGT kan dit veld wijzigen; indien er een wijziging aangebracht moet worden, kunt u dit doorgeven aan uw verantwoordelijke dentalonderneming of aan de VGT. * Telefoonnummer: dit is het telefoonnummer van uw praktijk. U kunt het telefoonnummer wijzigen, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Algemene gegevens aanpassen”, verderop in dit hoofdstuk. * Emailadres: dit is uw emailadres welke de VGT gebruikt om alle informatie over het VGT Portal Stralingsbescherming naar u toe te sturen, tevens is/wordt de factuur behorende bij het abonnement naar dit emailadres verzonden. Wilt u dat de factuur naar een ander emailadres wordt verzonden, kunt u dit per email ([email protected]) aan de VGT doorgeven. In de meeste gevallen is dit emailadres ook uw gebruikerscode om in te loggen op het VGT Portal Stralingsbescherming. Indien u dit emailadres wilt wijzigen, kunt u een email sturen naar [email protected] onder vermelding van het verslagnummer van uw digitale KEW dossier, uw oude emailadres en het gewenste nieuwe emailadres. Zodra het emailadres is aangepast krijgt u van de VGT een emailbevestiging. * Kamer van Koophandel nummer: indien aanwezig en/of bekend staat hier het nummer van uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel vermeld, dit nummer bestaat altijd uit 8 cijfers. U kunt zelf het nummer invullen en/of wijzigen, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Algemene gegevens aanpassen”, verderop in dit hoofdstuk. Het uittreksel van uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel kunt u uploaden naar het portal, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. Indien u uw Kamer van Koophandel nummer invult en/of wijzigt, vergeet u dan niet het (nieuwe) uittreksel te uploaden naar het VGT Portal Stralingsbescherming. * Opmerkingen: indien er opmerkingen van de VGT zijn, staan deze opmerkingen in dit veld vermeld. * KEW dossier geldig tot: tot deze datum loopt uw abonnement op het VGT Portal Stralingsbescherming.



Indien u het abonnement wilt opzeggen, dient u deze opzegging één maand voor deze einddatum per email aan [email protected] onder vermelding van het verslagnummer van uw digitale KEW dossier aan de VGT door te geven. Bent u te laat met het opzeggen van het abonnement dan loopt de abonnementsperiode tenminste met 1 jaar door. Door een opzegging van het abonnement worden uw gegevens en de praktijkgegevens uit het portal verwijderd. * Algemene gegevens aanpassen:

Schermafdruk :

via deze optie kunt u de navolgende gegevens op het tabblad “Algemeen” wijzigen: - Naam van de praktijk - Kamer van Koophandel nummer (*) - Dentalonderneming (**) - Telefoonnummer In een van deze velden kunt u de wijziging doorvoeren en nadat u de wijziging heeft ingevuld kiest u voor opslaan, het systeem keert automatisch terug naar het tabblad “Algemeen”, waar de zojuist gemaakte wijziging direct zichtbaar is. (*) Een inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel bestaat altijd uit 8 cijfers. Indien u uw Kamer van Koophandel nummer invult en/of wijzigt, vergeet u dan niet het (nieuwe) uittreksel behorende bij het Kamer van Koophandel nummer te uploaden naar het VGT Portal Stralingsbescherming, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. (**) Alleen de dentalonderneming welke hier ingevuld staat kan de berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting voor uw praktijk maken en/of wijzigen en is verantwoordelijk voor uw digitale KEW t.b.v. deze berekeningen. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 12 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


Indien u van dentalonderneming wilt wijzigen (bijvoorbeeld omdat een andere dentalonderneming een mutatie in uw dossier moet doorvoeren), dan kunt u dit hier doen. U klikt op de pull down toets, en er verschijnt een overzicht van deelnemende gecertificeerde dentalondernemingen binnen de VGT, kies voor de dentalonderneming welke uw (nieuwe) berekening moet maken en/of wijzigen en kies voor ‘opslaan’. Beide dentalondernemingen (zowel de ‘oude’ als de ‘nieuwe’) ontvangen automatisch via het VGT Portal Stralingsbescherming een bericht van uw aanpassing. De ‘nieuwe’ dentalonderneming welke uw berekening moet maken en/of wijzigen kan na het ontvangen van dit bericht uw digitale KEW dossier via zijn eigen toegangsgegevens benaderen. De ‘oude’ dentalonderneming kan uw digitale KEW dossier dan niet meer benaderen, muteren en/of wijzigen.

4.2. Personeel Schermafdruk:

Op dit tabblad kunt u personele gegevens aanpassen, personen toevoegen en/of personen verwijderen.



Als u bij het invullen van de persoonsgegevens aanvinkt dat het de “praktijkhouder” en/of de “toezichthoudend stralingsdeskundige” betreft, zal deze naam ook automatisch worden doorgevoerd in het eerste tabblad van “Mijn praktijk” bij “Algemeen” in de desbetreffende velden. Let op: Er kan slechts één ondernemer/praktijkhouder en één toezichthoudend stralingsdeskundige (THD) per praktijk zijn en er moet altijd iemand als praktijkhouder aangevinkt zijn!! Het hebben van een THD is niet verplicht, uitgebreide informatie over de praktijkhouder en THD leest u in hoofdstuk 4.1 bij ‘Praktijkhouder’ en ‘toez. Stralingsdeskundige’. Tevens vult u alle tandartsen die opnamen mogen maken of daartoe opdracht mogen geven in evenals alle assistenten die (in opdracht) röntgenopnamen mogen maken. De tandartsen moeten in het bezit zijn van een stralingsdiploma minimaal 5a/M. U kunt hier ook bijhouden wie welke opleiding heeft genoten en daarmee inzichtelijk maken of alle personen binnen uw praktijk aan de opleidingseisen voldoen. De kopieën van de diploma’s (5a/M) en/of andere certificaten kunt u via het tabblad “Documenten” uploaden om het dossier compleet te maken, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. U kunt er voor kiezen ook overige medewerkers in te voeren, maar dat is vanuit stralingsbeschermingsoogpunt geen verplichting. De VGT gaat er van uit dat niemand van genoemde personen een zogenaamde ‘blootgestelde medewerker’ (= dosislimiet > 1 mSv per jaar) is. Mocht dat wel zo zijn dan kunt u dat (op een later moment) terugvinden in de Risicoanalyse Stralingstoepassingen. * Persoonsgegevens aanpassen / Persoon toevoegen / Persoon verwijderen:

Via deze opties kunt u personen toevoegen, verwijderen en/of persoonsgegevens aanpassen. Indien u persoonsgegevens wilt aanpassen klikt u op het veld waar de naam van de persoon staat aan. Het veld kleurt roze en kies voor “Persoonsgegevens aanpassen”. Per veld kunt u wijzigingen invoeren en nadat u de wijziging heeft ingevuld kiest u voor opslaan, het systeem keert automatisch terug naar het tabblad “Personeel”, waar de zojuist gemaakte wijziging direct zichtbaar is. Indien u een persoon wilt toevoegen, klikt u op “Persoon toevoegen”, vult u de velden in met de juiste gegevens en kies voor opslaan. Het systeem keert automatisch terug naar het tabblad “Personeel”, waar de zojuist toegevoegde persoon direct zichtbaar is. Indien u een persoon wilt verwijderen, klikt u het veld waar de naam van de persoon staat aan. Het veld kleurt roze en u kiest voor “Persoon verwijderen”. U krijgt een melding van het systeem of u deze persoon wilt verwijderen, welke u met “OK” kunt beantwoorden. Het ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 14 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


systeem keert automatisch terug naar het tabblad “Personeel”, waar deze persoon direct verwijderd is. Houdt u er rekening mee dat een BIG nummer altijd uit 11 cijfers bestaat, met eventuele voorloopnullen. Indien u het BIG nummer van een persoon invult, kunt u het uittreksel van de BIG registratie uploaden, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. Indien u bij een persoon aanvinkt dat “Deze persoon is in het bezit van minimaal een 5A/M certificering” of invult bij “Röntgenopleiding(en)” dat er een röntgenopleiding gevolgd is, kunt het diploma of het certificaat hiervan uploaden via het tabblad “Documenten”. Indien u een persoon bij u in de praktijk, welke in het bezit is van een stralingsdiploma van minimaal niveau 5, aanstelt als toezichthoudend deskundige, moet dit vastgelegd worden in een mandateringsovereenkomst. Een sjabloon van deze overeenkomst vindt u in het menu onder “Verdere informatie”. Na invullen en ondertekenen kunt u deze naar het portal uploaden, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. Het stralingsdiploma van de THD kunt u uploaden naar het portal, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. Tevens moet de THD jaarlijks een Jaarverslag Stralingshygiëne opmaken en rapporteren aan de praktijkhouder/ondernemer of aan de maten/vennoten. Een sjabloon van dit Jaarverslag vindt u in het menu onder “Verdere informatie”. Na invullen en ondertekenen kunt u deze naar het portal uploaden, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk.

4.3. Adressen Schermafdruk:

Op dit tabblad treft u verschillende soorten adressen aan, in de meeste gevallen staat op dit tabblad drie keer hetzelfde adres vermeld. Het belangrijkste gegeven is het “Praktijkadres”. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 15 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


Dit is het adres waar alle röntgentoestellen, zoals vermeld op het tabblad “Toestellen”, staan en waar de berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting door uw dentalonderneming op gebaseerd is. Indien het adres bij “Praktijkadres” niet overeenkomt met uw huidige praktijkadres, betekent dit in de meeste gevallen dat de praktijk verhuisd is. Na een verhuizing dient ook een nieuwe berekening van werkplek- en terreingrensbelasting (de röntgentoestellen staan immers op een andere locatie) uitgevoerd te worden door uw dentalonderneming. Let op: voor het maken van deze nieuwe berekening kunt u zelf de opdracht geven aan uw dentalonderneming. De kosten voor het maken van deze berekening zijn niet inbegrepen in de prijs van het abonnement. Anders dan bij de vorige analoge versie (de gele map) hoeft bij een verhuizing uw digitale KEW dossier niet geheel opnieuw opgemaakt te worden. Uw dentalonderneming kan, zodra u de opdracht heeft gegeven de wijzigingen voor u door te voeren, op het VGT Portal Stralingsbescherming de berekening direct opnieuw uitvoeren. Uw dentalonderneming zal op het moment dat zij de berekening op uw nieuwe locatie uitvoeren, ook uw praktijkadres wijzigen. De adressen “Postadres” en “Factuuradres” zal de VGT vooralsnog niet gaan gebruiken. In deze adressen kunnen geen wijzigingen aangebracht worden. De informatie over het VGT Portal Stralingsbescherming en de factuur behorende bij het abonnement wordt u niet per post maar per email toegezonden.

4.4. Toestellen Schermafdruk :

Op dit tabblad treft u de informatie aan over alle röntgentoestellen welke bij u in de praktijk staan. De berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting, welke gemaakt is door uw dentalonderneming, is gebaseerd op deze röntgentoestellen. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 16 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


Mochten er röntgentoestellen ontbreken en/of röntgentoestellen op dit tabblad vermeld staan welke inmiddels niet meer bij u in de praktijk staan, dan dient de berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting door uw dentalonderneming opnieuw uitgevoerd te worden. Ook wanneer er röntgentoestellen op een andere werkplek/locatie bij u in de praktijk staan, moet de berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting opnieuw uitgevoerd worden. Let op: hiervoor kunt u zelf de opdracht geven aan uw dentalonderneming. De kosten voor het maken van deze berekening zijn niet inbegrepen in de prijs van het abonnement. Anders dan bij de vorige analoge versie (de gele map) hoeft bij een mutatie inzake aantal, merk of locatie van de toestellen uw digitale KEW dossier niet geheel opnieuw opgemaakt te worden. Uw dentalonderneming kan, zodra u de opdracht heeft gegeven de wijzigingen voor u door te voeren, op het VGT Portal Stralingsbescherming de berekening direct opnieuw uitvoeren. Alle röntgentoestellen tot 100 kV in de praktijk dienen aangemeld te zijn bij de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS; voorheen RvO en/of AgentschapNL) en/of voorzien te zijn van een vergunning van de ANVS (voor toestellen vanaf 100kV). Het kunnen aantonen van uw melding aan ANVS of de vergunning is een wettelijke verplichting. Controleer of u alle röntgentoestellen, welke bij u in de praktijk staan, gemeld heeft aan en/of voorzien zijn van een vergunning van de ANVS, en upload de meldingen/ vergunningen van alle röntgentoestellen via het tabblad “Documenten”, hoe u dit doet wordt uitgelegd bij “Documenten”, verderop in dit hoofdstuk. Ook bij het afmelden van röntgentoestellen bij de ANVS moet het afmeldingsformulier geüpload worden. Indien nog niet (alle) röntgentoestellen zijn aan- en/of afgemeld bij de ANVS kunt u via onderstaande links naar de website van de ANVS gaan. Melden: http://www.autoriteitnvs.nl/documenten/formulier/2014/12/22/melding-rontgentoestellen Afmelden: http://www.autoriteitnvs.nl/documenten/formulier/2014/12/22/afmelding-toestellen * Toestel gegevens inzien: indien er meerdere röntgentoestellen vermeld staan, kunt u per röntgentoestel de verdere gegevens van het röntgentoestel inzien en per toestel kunt u het aantal opnamen en welke dentalonderneming het onderhoud uitvoert invullen. Klik het röntgentoestel aan welke u wilt inzien en/of waar u het aantal opnamen voor wilt invullen, het veld kleurt roze en u kiest voor “Toestel gegevens inzien”. Per veld geeft de VGT u een uitleg over de inhoud, hoe u het aantal opnamen kunt invullen, wie eventuele mutaties kan doorvoeren en wat de gevolgen zijn van een mutatie. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 17 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


* Röntgentoestel: is de naam van het röntgentoestel, met type aanduiding. Alleen uw verantwoordelijke dentalonderneming kan het röntgentoestel vervangen voor een ander röntgentoestel en/of verwijderen indien u uw verantwoordelijke dentalonderneming hiertoe de opdracht geeft. Indien er een mutatie in het röntgentoestel wordt doorgevoerd, zal uw verantwoordelijke dentalonderneming ook de overige gegevens op dit tabblad voor u muteren en/of invullen en de berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting voor uw praktijk opnieuw uitvoeren. * Identificatie/locatie: is de locatie bij u in de praktijk waar het röntgentoestel staat. Alleen uw verantwoordelijke dentalonderneming kan de locatie van het röntgentoestel invullen en/of muteren. Controleer altijd of het veld (correct) is ingevuld, indien de omschrijving niet (correct) is ingevuld neemt u dan contact op met uw verantwoordelijke dentalonderneming. * Datum installatie: is de datum van installatie van het röntgentoestel. Alleen uw verantwoordelijke dentalonderneming kan deze datum invullen en/of muteren. Controleer altijd of het veld (correct) is ingevuld, indien de datum niet (correct) is ingevuld neemt u dan contact op met uw verantwoordelijke dentalonderneming. * Bouwjaar röntgentoestel: is het bouwjaar van het röntgentoestel. Alleen uw verantwoordelijke dentalonderneming kan het bouwjaar invullen en/of muteren. Controleer altijd of het veld (correct) is ingevuld, indien het jaartal niet (correct) is ingevuld neemt u dan contact op met uw verantwoordelijke dentalonderneming. * Onderhoud door dentalonderneming: Let op! Dit veld kunt u per röntgentoestel zelf invullen. Hier kunt u per röntgentoestel aangeven welke dentalonderneming het onderhoud aan het röntgentoestel uitvoert. Klik op de ‘pull-down’ toets en kies de dentalonderneming welke het onderhoud aan uw toestel uitvoert. Staat de dentalonderneming welke het onderhoud uitvoert er niet tussen dan is dit bedrijf geen lid van de VGT, kies in dit geval voor “Derden”. * Datum laatste onderhoud mechanisch: is de datum van het laatste mechanisch onderhoud aan het röntgentoestel. Mechanisch onderhoud is de controle op bevestigingen, bewegingen en stabiliteit van het toestel. Op dit moment kan alleen de dentalonderneming welke op het tabblad “Algemeen” geregistreerd staat deze datum invullen en/of muteren. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 18 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


* Datum laatste onderhoud elektrisch: is de datum van het laatste elektrisch onderhoud aan dit röntgentoestel. Elektrisch onderhoud is de controle op elektrische veiligheid conform de ARBO-wetgeving. Op dit moment kan alleen de dentalonderneming welke op het tabblad “Algemeen” geregistreerd staat deze datum invullen en/of muteren. * Datum laatste radiologisch onderhoud (röntgen): is de datum van het laatste radiologisch onderhoud aan dit röntgentoestel. Radiologisch onderhoud door een van de leden van de VGT is de controle van het toestel conform door de VGT opgestelde uniforme QC-rapporten. Op dit moment kan alleen de dentalonderneming welke op het tabblad “Algemeen” geregistreerd staat deze datum invullen en/of muteren. NB: Alle leden van de VGT verrichten het radiologisch onderhoud aan röntgentoestellen conform uniforme QC rapporten, welke opgesteld zijn door de VGT in nauwe samenwerking met AVS en welke getoetst zijn door de klinisch fysicus van het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC). Deze rapporten voldoen aan alle eisen welke de wetgeving voorschrijft en worden uitgevoerd d.m.v. apparatuur welke op voorschriften van de leverancier van de apparatuur periodiek worden onderhouden en geijkt. Conform de wetgeving het Besluit Stralingsbescherming en in het verlengde daarvan de Richtlijn Radiologie van de KNMT (update 2015) moet ieder röntgentoestel ieder jaar worden gecontroleerd op juiste werking door middel van QC testen. * Aantal opnamen deze periode: Let op! Dit veld kunt u per röntgentoestel zelf invullen. U vult hier het aantal opnamen in, wat u afgelopen jaar (lees : afgelopen 12 maanden) met het röntgentoestel heeft gemaakt. Voordat de VGT de risicoanalyse voor uw praktijk kan opstellen, wordt de berekening van werkplek- en terreingrensbelasting mede op basis van dit gegeven opnieuw berekend. Het opstellen van de risicoanalyse wordt in hoofdstuk 5 van deze handleiding verder behandeld. Per röntgentoestel vult u het aantal opnamen dit jaar in. * Aantal opnamen vorig jaar: (indien er eerder een hard copy (gele map) KEW dossier is opgemaakt) is het aantal opnamen van het röntgentoestel waar de huidige berekening van werkplek- en terreingrensbelasting, ten tijde dat uw KEW-dossier (gele map) is opgemaakt, op berekend is. Dit is per röntgentoestel een vast gegeven welke niet gemuteerd kan worden. * kV röntgentoestel: ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 19 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


is het aantal kiloVolt van het röntgentoestel. Dit is per röntgentoestel een vast gegeven welke niet gemuteerd kan worden. * mA röntgentoestel: is het milli-amperage van het röntgentoestel. Dit is per röntgentoestel een vast gegeven welke niet gemuteerd kan worden. * Max. toegepaste opnametijd: is de maximale opnametijd van het röntgentoestel. Uw verantwoordelijke dentalonderneming heeft deze maximale opnametijd ingevuld en hier zijn de berekeningen van werkplek- en terreingrensbelasting op gebaseerd. Dit is per röntgentoestel een vast gegeven welke niet gemuteerd kan worden. * Serienummer röntgentoestel: is het serienummer van het röntgentoestel. Alleen uw verantwoordelijke dentalonderneming kan het serienummer van het röntgentoestel invullen en/of muteren. Controleer altijd of het veld (correct) is ingevuld, indien het serienummer niet (correct) is ingevuld neemt u dan contact op met uw verantwoordelijke dentalonderneming. * Serienummer kop: is het serienummer van de kop van het röntgentoestel. Alleen uw verantwoordelijke dentalonderneming kan het serienummer van de kop invullen en/of muteren. Controleer altijd of het veld (correct) is ingevuld, indien het serienummer niet (correct) is ingevuld neemt u dan contact op met uw verantwoordelijke dentalonderneming. * Windrichting neus/voeten: is de windrichting van de neus/voeten van de patiënt. Uw verantwoordelijke dentalonderneming heeft deze (theoretische) windrichting, corresponderend met de plattegrond van de praktijk, ingevuld en hier zijn de berekeningen van werkplek- en terreingrensbelasting op gebaseerd. Dit is per röntgentoestel een vast gegeven welke niet gemuteerd kan worden. * Stand Patiënt: is de stand van de patiënt tijdens een opnamen met het röntgentoestel. Uw verantwoordelijke dentalonderneming heeft deze stand van de patiënt ingevuld en hier zijn de berekeningen van werkplek- en terreingrensbelasting op gebaseerd. Dit is per röntgentoestel een vast gegeven welke niet gemuteerd kan worden.



Resumé: De gegevens welke u per röntgentoestel op dit tabblad zelf kunt muteren staan in de roze kolommen, “onderhoud door dentalonderneming” en het “aantal opnamen deze periode”. In het betreffende veld kunt u de wijziging doorvoeren en nadat u de wijziging heeft ingevuld kiest u voor opslaan, het systeem keert automatisch terug naar het tabblad “Toestellen”.

4.5. Werkplekken Schermafdruk :

Op dit tabblad treft u de informatie aan over alle relevante werkplekken bij u in de praktijk. De berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting welke gemaakt is door uw verantwoordelijke dentalonderneming is gebaseerd op deze werkplekken en de uitkomsten van deze berekening ziet op dit tabblad staan. Indien de uitkomsten van de berekening lager zijn dan drie nullen achter de komma, ziet u hier 0,000 staan! Hoe de berekening is opgebouwd (denk aan afstanden, materialen en/of transmissiefactoren) volgt uit uw risicoanalyse. Het opstellen van de risicoanalyse wordt in hoofdstuk 5 van deze handleiding verder behandeld. Mochten er werkplekken ontbreken op dit tabblad en/of werkplekken vermeld staan welke inmiddels niet meer bij u in de praktijk zijn, dient de berekening van de werkplek- en ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 21 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


terreingrensbelasting door uw verantwoordelijke dentalonderneming opnieuw uitgevoerd te worden. Ook wanneer er een verbouwing bij u in de praktijk heeft plaatsgevonden en/of de werkplekken verplaatst zijn, moet de berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting opnieuw uitgevoerd te worden. Let op: hiervoor kunt u zelf de opdracht geven aan uw verantwoordelijke dentalonderneming. De kosten voor het maken van deze berekening zijn niet inbegrepen in de prijs van het abonnement. Anders dan bij de vorige analoge versie (de gele map) hoeft bij een mutatie van de werkplekken uw digitale KEW dossier niet geheel opnieuw opgemaakt te worden, uw dentalonderneming kan, zodra u de opdracht heeft gegeven de wijzigingen voor u door te voeren, op het VGT Portal Stralingsbescherming de berekening direct opnieuw uitvoeren.

4.6.Terreingrenzen Schermafdruk :

Op dit tabblad treft u de informatie aan over terreingrenzen van uw praktijk, welke door uw verantwoordelijke dentalonderneming bepaald zijn en zijn ingetekend op de tekening van uw praktijk. De berekening van de werkplek- en terreingrensbelasting welke gemaakt is door uw verantwoordelijke dentalonderneming is gebaseerd op deze terreingrenzen en de uitkomsten van deze berekening ziet u op dit tabblad vermeld staan. Controleert u of alle terreingrenzen zijn benoemd, ook eventuele verdiepingen boven of onder de praktijkruimte indien deze ruimten niet tot de praktijk behoren (zoals bij privégebruik). Indien de uitkomsten van de berekening lager zijn dan drie nullen achter de komma, ziet u hier 0,000 staan! Hoe deze berekening is opgesteld volgt uit uw risicoanalyse. Het opstellen van de risicoanalyse wordt in hoofdstuk 5 van deze handleiding verder behandeld. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 22 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


4.7. Opmerkingen In hoofdstuk 5 van deze Handleiding legt de VGT haar werkzaamheden uit op het moment dat u de Eigen Verklaring heeft ingevuld. De VGT controleert op dat moment alle gegevens op het portal ten opzichte van uw geüploade documenten. De bevindingen van de VGT na deze controle worden voor u op dit tabblad genoteerd.

4.8. Documenten Schermafdruk :

Via dit tabblad kunt u documenten uploaden naar het VGT Portal Stralingsbescherming, en op dit tabblad worden uw geüploade documenten opgeslagen. De documenten zijn essentieel voor het compleet maken van uw digitale KEW dossier. U dient eerst alle vereiste documenten uploaden, voordat de VGT de risicoanalyse voor uw praktijk kan maken en deze kan laten toetsen door de ACD. U begint met het digitaliseren van alle documenten welke u wilt uploaden naar het VGT Portal Stralingsbescherming in PDF en sla deze documenten op uw eigen computer op. LET OP! Houdt u er s.v.p. rekening mee dat er alleen PDF bestanden geüpload kunnen worden naar het VGT Portal Stralingsbescherming en een PDF bestand mag niet groter zijn dan 5 MB. Ook mag een bestandsnaam niet langer dan 50 tekens en er mogen geen ‘vreemde tekens’ in staan zoals bijvoorbeeld een ö (van röntgen)of een &-teken of bijvoorbeeld een !@#$*. Ook een (oudere) risico-analyse kunt u niet uploaden, dan doen wij straks voor u (zie verder). Belangrijk is dat u eerst het document als een PDF bestand opslaat op uw eigen PC/computer en dat u het document een herkenbare naam geeft, zodat u het document straks gemakkelijk kunt terugvinden op het VGT Portal Stralingsbescherming. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 23 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


Bijvoorbeeld: u heeft meerdere tandartsen in dienst welke beschikken over het diploma Stralingsdeskundigheid. Als u het diploma van iedere tandarts op uw eigen PC/computer opslaat als PDF bestand, vermeldt u dan in de naam van ieder document de naam van de tandarts. Zo kunt u straks op het VGT Portal Stralingsbescherming overzichtelijk zien van welke tandartsen u het diploma heeft geüpload naar het VGT Portal Stralingsbescherming. Voordat u een document naar het VGT Portal Stralingsbescherming wilt uploaden, kunt u een documenttype aan het document koppelen. De standaard documenttypen heeft de VGT al voor u vastgelegd op het VGT Portal Stralingsbescherming. U kunt geen documenten uploaden zonder eerst een documenttype aan te geven! Hoe u de documenten upload naar het VGT Portal Stralingsbescherming, wordt verder in dit hoofdstuk uitgelegd. Onderstaand treft u een uitleg van alle documenttypen aan, welke u kunt terugvinden tijdens het uploaden van documenten. Per documenttype geeft de VGT u een uitleg over de betekenis van het type en welke documenten vereist zijn in het digitale KEW dossier. Indien u beschikt over een hard copy KEW dossier staat bij * de vermelding van het tabblad waaronder u het document kunt vinden in het KEW dossier. Omdat er in de indeling van de oude gele mappen 2 versies in omloop zijn, treft u twee opsommingen aan. Controleert u altijd of de omschrijving en het document overeenkomen.  Algemeen praktijk - Plattegrond van Kadaster - indien u over de plattegrond van uw praktijk van het kadaster beschikt, kunt u deze onder dit documenttype uploaden. Er wordt u geadviseerd, deze te uploaden om uw digitale KEW-dossier zo compleet mogelijk te maken. * Bijlage E1.  Algemeen praktijk - Praktijktekening met daarop aangegeven toestellen, werkplekken en terreingrenzen - dit is de tekening van uw praktijk met daarop ingetekend alle röntgentoestellen, werkplekken en terreingrenzen. Indien u niet over een digitale versie van uw praktijktekening beschikt en/of deze te groot is om zelf te digitaliseren, adviseert de VGT u de tekening door een bedrijf te laten digitaliseren welke over de juiste apparatuur beschikt, bijvoorbeeld Multicopy. Het digitale PDF bestand met de tekening kunt u onder dit documenttype uploaden. Op basis van deze tekening wordt de risicoanalyse voor uw praktijk gemaakt en getoetst. Dit is een vereist document in het digitale KEW-dossier. * Bijlage B4 of E2. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 24 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


 Algemeen praktijk – Risicoanalyse Stralingstoepassingen (RA) praktijk inclusief beoordeling ACD - de risicoanalyse welke de VGT voor uw praktijk maakt en de toetsing van de risicoanalyse door de ACD, worden op het moment dat deze gemaakt zijn onder dit documenttype voor u geüpload door de ACD. Deze documenten zijn vereist in uw digitale KEW dossier, en worden voor u verzorgd door de VGT in samenwerking met de ACD.  Algemeen praktijk - Uittreksel Kamer van Koophandel - indien u een inschrijving bij de Kamer van Koophandel heeft, kunt u het uittreksel van uw inschrijving onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage A2.  Algemeen praktijk - VGT certificaat Stralingshygiëne - zodra de risicoanalyse en de toetsing daarvan zijn uitgevoerd en geüpload en alles binnen de voorschriften van het Besluit Stralingsbescherming (BS) valt, zal de VGT uw praktijk certificeren. Het certificaat zal de VGT voor u onder dit documenttype uploaden. De VGT zal u per email informeren als het certificaat voor u is geüpload.  Algemeen praktijk -overige documenten - onder dit documenttype kunt u de (eventueel aanwezige) algemene praktijkdocumenten t.b.v. röntgen uploaden.  Overheid - Afmelding van afgevoerde toestel(len) aan overheid (ANVS) (***) - indien er röntgentoestellen verwijderd zijn uit uw praktijk en u deze heeft afgemeld bij de ANVS, dan kunt u een afschrift hiervan onder dit documenttype per röntgentoestel uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage D3.  Overheid - Correspondentie met inspectie of overheid (ANVS) - indien u gecorrespondeerd heeft met de inspectie of de overheid t.b.v. röntgen, kunt u deze onder dit documenttype uploaden. Er wordt u geadviseerd, deze te uploaden om uw digitale KEW dossier zo compleet mogelijk te maken.



 Overheid - Melding in gebruik genomen toestellen aan de overheid (ANVS) (***) - indien u röntgentoestellen onder de 100 kV in de praktijk heeft staan, kunt u een afschrift van uw melding aan de ANVS per röntgentoestel onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage D1.  Overheid - Ontvangstbevestiging van de melding toestellen aan overheid (ANVS) - indien u röntgentoestellen heeft gemeld aan de ANVS, kunt u de bevestiging van de ANVS van uw melding onder dit documenttype per röntgentoestel uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage D2.  Overheid - Vergunningaanvraag en verleende vergunning bij overheid (ANVS)(toestellen boven 100 kV) - indien u röntgentoestellen van 100 kV of hoger in de praktijk heeft staan, kunt u uw vergunningsaanvraag en de verleende vergunning van de ANVS per röntgentoestel onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier.  Overheid -overige documenten - onder dit documenttype kunt u de (eventueel aanwezige) algemene overheidsdocumenten t.b.v. röntgen uploaden.  Personeel - Diploma stralingsdeskundigheid tandartsen (**) - voor alle personen waarvoor u, op het tabblad “Personeel” heeft aangevinkt dat de persoon in het bezit van minimaal een 5A/M diploma is , kunt u het diploma onder dit documenttype uploaden. Er moet altijd minimaal één tandarts met dit diploma in de praktijk aanwezig zijn ten tijde dat de opnamen gemaakt worden en zijn/haar diploma moet zijn geüpload onder dit documenttype. Dit document is vereist in het digitale KEW dossier voor minimaal één tandarts. * Bijlage E2 of F2.  Personeel – Diploma toezichthoudend deskundige (THD) - indien u iemand bij u de praktijk heeft aangesteld als THD, kunt u het diploma (minimaal niveau 5) van de THD onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier.  Personeel - Diploma/certificaat stralingsdeskundigheid overige - indien medewerkers in opdracht van de tandarts opnamen maken en daarvoor extern zijn opgeleid, kunt u het diploma/certificaat hiervan onder dit documenttype uploaden, ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 26 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


en is dit vanaf 2018 (conform Richtlijn Radiologie van de KNMT) een vereist document in het digitale KEW dossier.  Personeel - Persoondosimetrie (indien van toepassing) - indien u gebruikt maakt van persoondosimetrie kunt u de uitslagen hiervan onder dit documenttype uploaden, en is dit (als u deze uitslagen heeft) een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage B5 of B4.  Personeel - Uittreksel BIG register - voor alle personen waarvoor u, op het tabblad “Personeel” het BIG nummer heeft ingevuld, kunt u het uittreksel van het BIG register onder dit documenttype uploaden. Er moet minimaal voor één tandarts, waarvoor u ook het diploma stralingsdeskundigheid geüpload heeft, het uittreksel van het BIG register geüpload worden. Er wordt u geadviseerd, de uittreksels van het BIG register voor alle tandartsen te uploaden. Dit document is vereist in het digitale KEW dossier voor minimaal één tandarts. * Bijlage A4.  Personeel - overige documenten - onder dit documenttype kunt u de (eventueel aanwezige) overige personeelsdocumenten t.b.v. röntgen uploaden.  Praktijk - Instructie werknemers - overzicht (*) - indien medewerkers in opdracht van een gediplomeerde tandarts opnamen mogen maken moeten ze daartoe bevoegd verklaard zijn. De veiligheidsinstructies voor het gebruik van röntgentoestellen treft u aan bij het menu “Verdere informatie”. Er staat hier een standaardtekst voor u klaar. Mocht u de tekst op uw praktijksituatie willen aanpassen dan kunt u via dit documenttype uw veiligheidsinstructies uploaden naar het portal. * Bijlage F4 of G3.  Praktijk - Instructie werknemers - aftekenlijst (*) - indien medewerkers in opdracht van een gediplomeerde tandarts opnamen mogen maken kunt u, na het invullen en ondertekenen van de ‘Aftekenlijst Voorlichting en Instructies’ door de tandarts (THD) en de medewerker, deze aftekenlijst onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage F5 of G4.



 Praktijk – Jaarverslag Stralingshygiëne (*) - indien iemand in de praktijk is aangesteld als Toezichthoudend Deskundige (THD), is het wettelijk verplicht dat de THD ieder jaar een Jaarverslag Stralingshygiëne opstelt om de eindverantwoordelijke (de ondernemer of mede maten/ vennoten) te informeren. Een voorbeeld is beschikbaar bij het menu “Verdere Informatie”. U kunt het jaarverslag onder dit type uploaden, en dit is een vereist document in het digitale KEW dossier.  Praktijk - Mandatering toezichthoudend stralingsdeskundige (*) - indien iemand is aangesteld als toezichthoudend deskundige, en deze persoon is niet de praktijkhouder/ondernemer, dan moet de mandatering toezichthoudend stralingsdeskundige, welke te vinden is in het menu onder “Verdere informatie”, ingevuld, ondertekend en onder dit documenttype geüpload worden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage E1 of F1.  Praktijk - Organisatiestructuur radiologisch gebruik - indien u de organisatiestructuur voor het radiologisch gebruik op schrift heeft gesteld voor uw praktijk, kunt u deze onder dit documenttype uploaden. * Bijlage E3.  Praktijk - Protocol voor het gebruik van Intra-Orale toestellen (*) - indien u intra-orale röntgentoestellen in de praktijk heeft staan en medewerkers in opdracht een opname maken moeten de opname volgens een protocol uitgevoerd worden. De VGT heeft al een concept protocol voor u opgesteld, welke te vinden is in het menu onder “Verdere informatie”. Dit protocol moet u omzetten naar uw eigen praktijksituatie. Een afschrift van het protocol moet ook altijd bij het röntgentoestel aanwezig zijn, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage F1 of G1.  Praktijk - Protocol voor het gebruik van OPG en CBCT toestellen (*) - indien u OPG en/of CBCT röntgentoestellen in de praktijk heeft staan en medewerkers in opdracht een opname maken moeten de opname volgens een protocol uitgevoerd worden. De VGT heeft al een concept protocol voor u opgesteld, welke te vinden is in het menu onder “Verdere informatie”. Dit protocol moet u omzetten naar uw eigen praktijksituatie. Een afschrift van het protocol moet ook altijd bij het röntgentoestel aanwezig zijn, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage F1 of G1.



 Praktijk - overige documenten - onder dit documenttype kunt u de (eventueel aanwezige) overige praktijkdocumenten t.b.v. röntgen uploaden.  Toestellen - Acceptatietest Intra-Oraal - conform het Besluit Stralingsbescherming moet er in de volgende situaties een acceptatietest uitgevoerd worden: - nieuwe apparatuur (ook indien er een tweedehands toestel geplaatst wordt); - bij verplaatsing van apparatuur, bijvoorbeeld naar een andere behandelkamer; - bij reparaties die het functioneren van het toestel kunnen beïnvloeden, bijvoorbeeld zoals het vervangen van de buis. Een lekstralingsmeting dient uitgevoerd te worden als er schade aan de behuizing is en waarbij de mogelijkheid bestaat dat er ook intern schade is aan de loodomhulling (als bijvoorbeeld een toestel hard tegen een wand gestoten of gevallen is). Indien er geen acceptatietest bij plaatsing van het röntgentoestel is uitgevoerd, volstaat uw eerste onderhoudsrapport aan het röntgentoestel als acceptatietest. Indien u intra-orale röntgentoestellen in de praktijk heeft staan, kunt u de acceptatietest per röntgentoestel onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage C3.  Toestellen - Acceptatietest OPG of CBCT - conform het Besluit Stralingsbescherming moet er in de volgende situaties een acceptatietest uitgevoerd worden: - nieuwe apparatuur (ook indien een tweedehands toestel geplaatst wordt); - bij verplaatsing van apparatuur, bijvoorbeeld naar een andere behandelkamer; - bij reparaties die het functioneren van het toestel kunnen beïnvloeden, bijvoorbeeld zoals het vervangen van de buis. Een lekstralingsmeting dient uitgevoerd te worden als er schade aan de behuizing is en waarbij de mogelijkheid bestaat dat er ook intern schade is aan de loodomhulling (als bijvoorbeeld een toestel hard tegen een wand gestoten of gevallen is). Indien u OPG en/ of CBCT röntgentoestellen in de praktijk heeft staan, kunt u de acceptatietest per röntgentoestel onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage C3.  Toestellen - Overdrachtsbewijs afgevoerd(e) toestel(len) - indien er röntgentoestellen zijn afgevoerd vanuit uw praktijk, kunt u het bewijs hiervan onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage C6.  Toestellen - Rapportage(s) mechanisch/elektrisch onderhoud Intra-Oraal ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 29 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


- indien er mechanisch en/of elektrisch onderhoud aan de intra-orale röntgentoestellen is uitgevoerd, kunt u het rapport hiervan per röntgentoestel onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage C4 of H1/2.  Toestellen - Rapportage(s) mechanisch/elektrisch onderhoud OPG of CBCT - indien er mechanisch en/of elektrisch onderhoud aan de OPG en/of CBCT röntgentoestellen is uitgevoerd, kunt u het rapport hiervan per röntgentoestel onder dit documenttype uploaden, en is dit een vereist document in het digitale KEW dossier. * Bijlage C4 of H1/2.  Toestellen - Rapportage(s) QC testen Intra-Oraal - ieder type röntgentoestel moet conform de wetgeving ieder jaar onderhouden worden door de leverancier van het toestel, de zogeheten Kwaliteitscontrole meting. Het rapport hiervan per röntgentoestel kunt u onder dit documenttype uploaden. Dit is een vereist document in het digitale KEW-dossier. * Bijlage C5 of H1/2.  Toestellen - Rapportage(s) QC testen OPG of CBCT - ieder type röntgentoestel moet conform de wetgeving ieder jaar onderhouden worden door de leverancier van het toestel, de zogeheten Kwaliteitscontrole meting. Het rapport hiervan per röntgentoestel kunt u onder dit documenttype uploaden. Dit is een vereist document in het digitale KEW-dossier. * Bijlage C5 of H1/2.  Toestellen - Technische specificatie van toestellen (indien van toepassing) - de eventueel aanwezige technische specificatie van uw röntgentoestellen kunt u onder dit documenttype uploaden. * Bijlage C2.  Toestellen -overige documenten - onder dit documenttype kunt u de (eventueel aanwezige) overige praktijkdocumenten t.b.v. röntgen uploaden. (*) = hiervan treft u een voorbeeld document aan in het menu onder “Verdere informatie”. (**) = voorheen was dit het 5 A/M diploma of certificaat, tegenwoordig heet dit Eindtermen Stralingshygiëne voor Tandartsen en Orthodontisten. N.B: indien u een CBCT-toestel gebruikt moet daarvan ook het bewijs van de aanvullende cursus voor CBCT worden geüpload. ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 30 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


(***) = de link naar de website van de ANVS voor het melden en/of afmelden van röntgentoestellen, treft u in deze handleiding onder hoofdstuk 4 – bij toestellen aan. * Bestanden uploaden:

Via deze optie kunt u nu daadwerkelijk de documenten gaan uploaden. Zoals eerder beschreven moet u de documenten welke u wilt uploaden altijd eerst digitaal opslaan op de harde schijf van uw eigen computer. Kies voor “Bestanden uploaden” dan ziet u onderstaand scherm: Schermafdruk :

Als eerste geeft u het documenttype van het document aan d.m.v. de pull down toets. Alle documenttypen zoals uitgelegd in deze handleiding komen tevoorschijn en u kiest het juiste documenttype. Daarna klikt u op “Bestand kiezen en uploaden”, u zoekt het juiste document in uw computer op en klikt deze aan en kies voor “open”. Het systeem upload het document nu automatisch. Als u op “Naar vorige scherm” klikt, keert het systeem terug naar het tabblad “Documenten” waar het zojuist geüploade document al direct zichtbaar is met de datum van het uploaden. Indien u meerdere documenten wilt uploaden hoeft u niet steeds terug te gaan naar “Naar vorige scherm” en kunt u gelijk doorgaan met het volgende documenttype vast te leggen en het gewenste document uploaden.

Checklist verplichte documenten in het digitale KEW dossier: ________________________________________________________________ Handleiding VGT Portal Stralingsbescherming versie 2016 2.0. – blad 31 secretariaat: Zuiddijk 384-B | 1505 HE Zaandam | T +31(0)75 - 65 39 290 | [email protected] | www.vgt.nl | IBAN: NL02 ABNA 0499 8136 85 | KvK: 40410718 Lid van: Association of Dental Dealers in Europe | Normcommissie Tandheelkunde NEN | Verbond voor de Nederlandse Groothandel


Zonder één van onderstaande documenten kan de Risicoanalyse Stralingstoepassingen niet opgemaakt worden voor uw praktijk.  Algemeen praktijk - Praktijktekening met daarop aangegeven toestellen, werkplekken en terreingrenzen  Algemeen praktijk - Uittreksel Kamer van Koophandel  Overheid - Melding in gebruik genomen toestellen aan de overheid (ANVS) en/of Overheid - Ontvangstbevestiging van de melding toestellen aan overheid (ANVS) en/of Overheid - Vergunningaanvraag en verleende vergunning bij overheid (ANVS)(toestellen boven 100 kV)  Personeel - Diploma stralingsdeskundigheid tandartsen  Personeel - Uittreksel BIG register  Toestellen - Acceptatietest Intra-Oraal en/of Toestellen - Acceptatietest OPG of CBCT  Toestellen - Rapportage(s) QC testen Intra-Oraal en/of Toestellen - Rapportage(s) QC testen OPG of CBCT Indien anderen in opdracht van een gediplomeerde tandarts opnamen maken, zijn onderstaande documenten ook verplicht:  Praktijk - Instructie werknemers – aftekenlijst  Praktijk - Protocol voor het gebruik van Intra-Orale toestellen en/of Praktijk - Protocol voor het gebruik van OPG en CBCT toestellen Indien er iemand in de praktijk is aangesteld als Toezichthoudend Deskundige (THD), zijn onderstaande documenten ook verplicht:  Personeel – Diploma Toezichthoudend Deskundige (THD)  Praktijk – Jaarverslag Stralingshygiëne  Praktijk - Mandatering toezichthoudend stralingsdeskundige

Echter de VGT adviseert u zoveel als mogelijk documenten van de aangegeven documenttypen te uploaden om een zo compleet mogelijk digitaal KEW dossier te realiseren.



* Document inzien: Indien u een opgeslagen document wilt inzien, klikt u het veld waar het document staat aan. Het veld kleurt roze en kies voor “Document inzien”. * Wijzig type: Indien u voor een opgeslagen document de documenttype wilt wijzigen, klikt u het veld waar het document staat aan. De veld kleurt roze en kies voor “Wijzig type” en het onderstaande scherm wordt zichtbaar: Schermafdruk :

Klik nu op de pull down toets en selecteer het juiste documenttype en kies voor “Opslaan”. Het systeem keert automatisch terug naar het tabblad “Documenten”, waar deze wijziging in het documenttype al direct zichtbaar is. * Verwijder document: Indien u een opgeslagen document wilt verwijderen, klikt u het veld waar het document staat aan. Het veld kleurt roze en kies voor “Verwijder document”. Indien u het digitale KEW dossier wilt printen, kunt u de documenten uitprinten en een ‘print screen’ van alle tabbladen maken. Wij adviseren u alleen een digitaal KEW dossier bij te houden. Mocht u er toch voor kiezen naast het digitale KEW dossier ook een hard copy dossier bij te houden, adviseert de VGT u er rekening mee houden dat als er een wijziging in het digitale KEW dossier plaatsvindt, u deze ook verwerkt in het hard copy KEW dossier (en andersom).



Hoofdstuk 5. Als alle gegevens zijn ingevuld. 5.1. Invullen vragenlijst Eigen Verklaring Nadat u alle stappen, controles en handelingen heeft uitgevoerd of heeft laten uitvoeren door uw dentalonderneming zoals de VGT heeft beschreven in deze handleiding, moeten alle gegevens op het VGT Portal Stralingsbescherming overeenkomen met de werkelijke situatie bij u in praktijk. Als u alle vereiste documenten heeft geüpload naar het VGT Portal Stralingsbescherming kunt u beginnen met het invullen van de Eigen Verklaring. Deze vindt u in het menu “Eigen verklaring”. De eigen verklaring is een vragenlijst welke u geacht wordt naar waarheid te hebben ingevuld en welke uitsluitend ondertekend kan worden door de praktijkhouder of namens de praktijkhouder door de THD van de praktijk. In het menu “Eigen Verklaring” treft u een toelichting op de vragenlijst aan, welke de VGT u adviseert eerst door te nemen alvorens u de vragenlijst invult. Houdt u er rekening mee dat u verantwoordelijk bent voor de door u aangeleverde verklaring en dat u eindverantwoordelijk bent voor de totale stralingsbescherming in uw praktijk. Indien u tijdens het invullen van de eigen verklaring een vraag nog niet kunt aanvinken omdat er nog een handeling uitgevoerd moet worden of u zelf nog een handeling moet uitvoeren, dan worden de reeds gegeven antwoorden op de vragenlijst bewaard, zodat u de handelingen eerst kunt (laten) uitvoeren. Uiteindelijk moeten alle vragen aangevinkt zijn, pas daarna kan de VGT beginnen met het maken van de risicoanalyse voor uw praktijk. Zodra u alle vragen volledig heeft aangevinkt, kiest u voor “Opslaan”.

5.2. Het maken van de Risicoanalyse Stralingstoepassingen Op het moment dat u de vragenlijst van de eigen verklaring naar waarheid heeft ingevuld en alle vragen heeft aangevinkt, wordt de vragenlijst omgezet in uw Eigen Verklaring. Pas daarna kan de VGT de risicoanalyse voor uw praktijk opmaken. De VGT begint eerst met het controleren van de gegevens op het portal ten opzichte van de geüploade documenten. Mocht het zo zijn dat er iets ontbreekt in de gegevens op het portal en/of documenten ontvangt u daarover per email bericht van de VGT en noteert de VGT haar bevindingen voor u in het menu “Mijn Praktijk” op het tabblad “Opmerkingen”.



De antwoorden welke u gegeven heeft in de Eigen Verklaring worden verwijderd, en nadat u de gegevens compleet heeft gemaakt vult u de Eigen Verklaring opnieuw in en neemt de VGT uw dossier weer in behandeling. Nadat de VGT alle gegevens heeft gecontroleerd, wordt uw dossier doorgestuurd naar uw verantwoordelijke dentalonderneming voor de controle van de berekening van werkplek- en terreingrensbelasting. Deze controle is noodzakelijk omdat de wettelijke toegestane waarden voor werkplek- en terreingrensbelasting is aangepast in het Besluit Stralingsbescherming. Zodra uw dentalonderneming de werkzaamheden heeft afgerond stuurt de VGT de risicoanalyse en uw ingevulde eigen verklaring naar de (*)ACD voor de (wettelijke verplichte!) toetsing hiervan. (*) een geregistreerd Algemeen Coördinerend Deskundige (ACD) van tenminste niveau 3 is een persoon welke: - ingeschreven staat in het landelijk register voor stralingsdeskundigen bij de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming(ANVS; voorheen RvO en daarvoor AgentschapNL); - 25% van zijn/haar tijd bezig is met straling; - aantoonbaar bijscholing geniet; - tenminste over stralingsdeskundigheid niveau 3 beschikt (tandartsen beschikken over het algemeen over stralingsdeskundigheid niveau 5). Leden van de VGT hebben overigens geen ACD in dienst, de VGT zelf heeft wel een contract met een ACD voor het toetsen van de risicoanalyses. Deze risicoanalyse wordt via de portal gemaakt op basis van de gegevens die ingebracht worden door de dentalonderneming.

5.3. Het toetsen van deze risicoanalyse door een (geregistreerd) Algemeen Coördinerend Deskundige (ACD) De (geregistreerd) Algemeen Coördinerend Deskundige (ACD) zorgt er voor dat de risicoanalyse voldoet aan alle wettelijke eisen. Hij of zij baseert zich op de aangeleverde informatie van de dentalonderneming, de door u aangeleverde informatie in de Eigen Verklaring en de informatie in het VGT Portal Stralingsbescherming. Er vindt een controle plaats van de berekende waarden. Op basis daarvan wordt advies gegeven met betrekking tot de indeling van de werknemers en de radiologische indeling van de ruimten. De dosis voor de werknemers wordt getoetst aan de dosislimieten en aan een referentieniveau. Liggen de waarden binnen uw praktijk boven het referentieniveau dan zal de ACD een ALARA-advies geven. De ACD welke de toetsing van de risicoanalyse verzorgt voert ook een controle op de aanwezigheid van geüploade documenten en de controle op berekening van werkplek- en



terreingrensbelasting uit. Deze controle wordt uitgevoerd aan de hand van de ingevoerde gegevens en de praktijktekening welke door de praktijkhouder geüpload is op het portal. De ACD geeft een getoetste risicoanalyse af aan praktijken op basis van vertrouwen inzake de ingevulde Eigen Verklaring door de ondernemer/praktijkhouder of door de toezichthoudend deskundige. Bovenstaande controles worden uitgevoerd op het portal, echter er kan ook steekproefsgewijs een fysieke controle in de praktijk uitgevoerd worden. Wanneer uw praktijk hiervoor geselecteerd wordt, zult u een verzoek krijgen voor het maken van een afspraak. De kosten van een dergelijke controle zijn inbegrepen in de prijs van het abonnement. Het doel van deze controle ter plaatse is om te verifiëren of de gegevens in het digitale KEW dossier overeenkomen met de huidige situatie in de praktijk. De VGT streeft er naar om de kwaliteit van het digitale KEW dossier en alle handelingen welke daarbij horen zo hoog mogelijk te houden en ook de gegevens die door de dentalonderneming op het portal worden ingevuld in de praktijk te toetsen. Immers, ook daar ligt een stukje verantwoordelijkheid die, als deze niet goed zou worden ingevuld, gevolgen heeft voor de kwaliteit van het hele KEW-dossier. De privacy-wetgeving is op dit project niet van toepassing omdat de VGT geen gegevens van personen (anders dan NAW-gegevens, maar die vallen buiten de wet) registreert. Alle andere gegevens die geregistreerd worden zijn nodig in het kader van de uitoefening van bedrijf of beroep en vallen derhalve niet onder de privacy-regels. De Wet Bescherming Persoonsgegevens heeft alleen betrekking op gegevens (niet zijnde de NAW-gegevens) van natuurlijke personen. Ter meerdere zekerheid heeft de VGT voor de registratie van deze gegevens, onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens, op 22 december 2015 melding gedaan aan het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) alwaar deze registratie op 30 december 2015 is opgenomen onder nummer m1609243. Op het moment dat het opmaken van de risicoanalyse en de toetsing daarvan hebben plaatsgevonden, worden de hierbij van toepassing zijnde documenten voor u geüpload naar het portal.



5.4. Het afgeven van het certificaat Stralingshygiëne Indien de risicoanalyse en de toetsing daarvan zijn opgemaakt en uitgevoerd en deze zijn geüpload, zal de VGT het certificaat Stralingshygiëne voor u opmaken en uploaden. Hieruit blijkt dat u aan alle wet- en regelgeving voldoet, mits u eventuele adviezen uit de QCrapportages en RA opvolgt. Zodra het certificaat gereed is en geplaatst is op het VGT Portal Stralingsbescherming ontvangt u hiervan een email van de VGT ter bevestiging.



Hoofdstuk 6. Nadat het digitale KEW-dossier compleet is

6.1. Controle van bestaande gegevens van Risicoanalyse en Röntgencertificaat Zodra uw nieuwe abonnementsperiode in gaat, zal de VGT uw digitale certificaat met 1 jaar verlengen voor zover uw praktijk al een goedgekeurde Risicoanalyse en, in het verlengde daarvan, een Röntgencertificaat heeft. Zodra de termijn van uw getoetste Risicoanalyse verloopt zal de VGT u dienovereenkomstig informeren zodat u de Eigen Verklaring opnieuw kunt invullen. Aan de hand van deze ingevulde vragenlijst wordt er een nieuwe Risicoanalyse Stralingstoepassingen opgemaakt en wordt deze getoetst door een (geregistreerd) Algemeen Coördinerend Deskundige (ACD). Indien noodzakelijk worden deze handelingen door de VGT in samenwerking met de ACD uitgevoerd. Zo kan de VGT er ieder jaar voor zorgen dat u over een actueel en gecontroleerd digitaal KEW dossier beschikt, welke voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving.



Hoofdstuk 7. Contact gegevens VGT. VGT – afdeling röntgen Zuiddijk 384- b 1505 HE ZAANDAM Tel: 075-6539290 E-mail: [email protected]

Indien u de VGT een email stuurt, vermeldt u dan altijd het verslagnummer van uw digitale KEW dossier, zodat de VGT meteen uw gegevens kan opzoeken. Indien u ergens mee vastloopt en niet verder kunt met het VGT Portal Stralingsbescherming en wilt dat de VGT u hierbij ondersteunt, dan kunt via de homepage van het VGT Portal Stralingsbescherming “TeamViewer” installeren en telefonisch contact met het secretariaat van de VGT opnemen. De medewerkers van de VGT kunnen dan op afstand met u meekijken, om u zo goed als mogelijk van dienst te kunnen zijn.


Handleiding. VGT Portal

Recommend Documents