Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0

Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0

UNIT4 Accountancy B.V. De Schutterij 27 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon algemeen: 0318-581600 Telefoon Servicedesk: 0318-581750 Fax: 0318-581610 E-mail: [email protected]

Copyright © 2012 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

INHOUDSOPGAVE 1.

UNIT4 Client Portal

1

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13.

Inrichten Client Portal / Content Manager Stap 1 - Identificatiegegevens invullen Stap 2 - Regel de documentbeveiliging Stap 3 - Voeg de tabbladen toe Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe Stap 5 - Geef aan welke standaardmappencombinaties voorkomen Stap 6 - Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties Stap 7 - Geef aan in welke mappen de aangifte geplaatst moeten worden Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens Stap 9 - Creëer de portal Stap 10 - Registreer UNIT4 Client Portal Fileprocessor Stap 11 - Voeg de voortgangsomschrijvingen toe Stap 12 - Koppel de gebruikers aan de voortgangsomschrijvingen Stap 13 - Installeer de T@xConnector op de server

2 3 4 6 7 13 15 17 19 20 26 27 29 30

3. 3.1. 3.2. 3.3.

Nieuwsgroepen Stap 1 - De nieuwsgroepen toevoegen Stap 2 - De cliënten toevoegen aan nieuwsgroepen Stap 3 - De nieuwsbrief in de nieuwsgroep plaatsen

31 31 32 33

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

Aangifte op de portal plaatsen Aangiftetraject UNIT4 Fiscaal De aangifte in UNIT4 Fiscaal invullen en op de portal plaatsen De cliënt keurt de aangifte goed of af De aangifte versturen naar de Belastingdienst Overige aangiften

36 36 38 41 42 42

5. 5.1.

Content Manager Werken met de Content Manager

45 45

6.

Versiebeheer

50

7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7.

Portal van de accountant Contacten Zoekfunctie Aangiften Dossier Nieuws Aangiftenarchief Beheer

53 53 54 55 57 58 59 60

8. 8.1. 8.2. 8.3.

Portal van de cliënt Welkom Contacten Zoekfunctie

64 64 64 65

8.4. 8.5. 8.6. 8.7. 8.8. 8.9. 8.10.

Aangiften Dossier Nieuws Aangiftenarchief Beheer Wachtwoorden Bestanden up- en downloaden

66 68 69 69 70 79 84

9.

Berichten verwijderen

91

10. 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5.

Overige menukeuzes Client Portal-berichten Client Portal-berichtenhistorie Standaardmappenstructuur voor gebruikers Audittabellen - Audittrail Deregistreer UNIT4 Fileprocessor

93 93 96 97 97 98

11.

Index

99

1.

UNIT4 CLIENT PORTAL

UNIT4 Client Portal biedt u en ieder van uw cliënten een eigen portal. Via deze portal kunt u bijvoorbeeld aangiften of tussentijdse rapportages op de portal van een cliënt plaatsen, zodat deze op de snelst mogelijke wijze beschikt over de meest actuele informatie. De cliënt kan via de portal internetboekhouden, maar ook de salaris- en personeelsmutaties invoeren, zijn digitale handtekening plaatsen, aangiften accorderen, managementrapporten inzien, e-mailnieuwsbrieven lezen en de overige communicatie met u afhandelen. Verder kunt u actueel fiscaal nieuws op de portal publiceren. De onderstaande afbeelding is een voorbeeld van een portal van de cliënt:

Een onderdeel van UNIT4 Client Portal is UNIT4 Content Manager. UNIT4 Content Manager beheert alle informatie in de dossiers en portals van de cliënten. Het bevat onder andere een digitaal archief, alle cliëntinformatie, medewerkerinformatie, managementinformatie en statusinformatie over de geplande activiteiten. Het ligt als een 'schil' om de bestaande kantoorapplicaties heen en structureert de aanwezige informatie. Het vormt daarmee een uitstekende aanvulling op het bestaande relatiebeheersysteem. Om gegevens op de portal te plaatsen, beschikt u over een actieve internetverbinding. De volgende domeinnamen mogen niet geblokkeerd zijn: acp.webconnector.nl WCWEB02.bedrijvenweb.nl. Daarnaast moeten de onderstaande poorten openstaan: poort 21 poort 2121 poorten 49152 t/m 49652. Hebt u vragen hierover, raadpleeg dan uw systeembeheerder.


Pagina 1 van 100

2.

INRICHTEN CLIENT PORTAL / CONTENT MANAGER

Om met UNIT4 Client Portal en UNIT4 Content Manager te kunnen werken, moeten deze eerst ingericht worden. U kunt hiervoor, nadat u de portals hebt gekocht en de nieuwe licentie hebt ingelezen, de volgende stappen volgen. 1.

Vul uw identificatiegegevens in die nodig zijn om toegang te krijgen tot de portal. Deze stap hoeft u niet uit te voeren als u alleen gebruik maakt van UNIT4 Content Manager (zie "Stap 1 - Identificatiegegevens invullen" op pagina 3).

2.

Regel de documentenbeveiliging. Als u niet wilt dat iedere medewerker alle rechten heeft op de documenten en de mappen waarin deze opgeslagen zijn (bijvoorbeeld wijzigen en verwijderen), dan moet u de documentbeveiliging vastleggen (zie "Stap 2 - Regel de documentbeveiliging" op pagina 4).

3.

Op de portal zijn in de rubriek "Dossier" de tabbladen Permanent I en Permanent II aanwezig. Onder beide tabbladen kunnen maximaal vijf tabbladen aanwezig zijn die u zelf toevoegt (zie "Stap 3 - Voeg de tabbladen toe" op pagina 6).

4.

Voeg de standaardmappenstructuur toe. Op één centrale plek geeft u in een mappenstructuur voor alle cliënten aan hoe het cliëntendossier is opgebouwd (bijvoorbeeld een map voor advieswerkzaamheden, voor jaarrekeningen, voor aangiften inkomstenbelasting etc.). (zie "Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe" op pagina 7)

5.

Geef aan welke combinaties van standaardmappen voorkomen. Zo kunt u regelen dat bij een cliënt alleen die mappen getoond worden die voor hem van toepassing zijn (zie "Stap 5 - Geef aan welke standaardmappencombinaties voorkomen" op pagina 13)

6.

Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties (zie "Stap 6 - Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties" op pagina 15) De stappen 7 tot en met 9 hoeft u alleen uit te voeren als u gebruik maakt van UNIT4 Client Portal.

7.

Geef aan in welke mappen de aangiften geplaatst moeten worden, zodat deze automatisch in de portal van de cliënt getoond worden (zie "Stap 7 - Geef aan in welke mappen de aangifte geplaatst moeten worden" op pagina 17).

8.

Vul de overige inrichtingsgegevens in (zie "Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens" op pagina 19).

9.

Creëer voor de betreffende cliënten de portals (zie "Stap 9 - Creëer de portal" op pagina 20).

10.

Registreer UNIT4 Client Portal Fileprocessor (zie "Stap 10 - Registreer UNIT4 Client Portal Fileprocessor" op pagina 26).


Pagina 2 van 100

De stappen 11 tot en met 13 hoeft u alleen uit te voeren als u werkt met UNIT4 Fiscaal. 11.

Voeg de voortgangsomschrijvingen toe die horen bij de nieuwe voortgangsacties (zie "Stap 11 - Voeg de voortgangsomschrijvingen toe" op pagina 27).

12.

Koppel de gebruikers aan de voortgangsomschrijvingen (zie "Stap 12 - Koppel de gebruikers aan de voortgangsomschrijvingen" op pagina 29).

13.

Zorg ervoor dat de T@xConnector op de server is geïnstalleerd waarop UNIT4 Business Suite is geïnstalleerd (zie "Stap 13 - Installeer de T@xConnector op de server" op pagina 30).

2.1.

Stap 1 - Identificatiegegevens invullen

Wilt u toegang krijgen tot de portal, dan zijn hiervoor identificatiegegevens nodig. De identificatiegegevens vult u in via de menukeuze "Onderhoud | Systeemonderhoud" bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Registratie.


Pagina 3 van 100

2.2.

Stap 2 - Regel de documentbeveiliging

Als u niet wilt dat iedere medewerker alle rechten heeft op de documenten en de mappen waarin deze opgeslagen zijn (bijvoorbeeld wijzigen en verwijderen), dan moet u dat via de documentbeveiliging vastleggen. Daarvoor maakt u eerst de documentbeveiligingen aan via de menukeuze "Onderhoud | Algemeen | Documentbeveiligingen". Als u een documentbeveiliging toevoegt, dan verschijnt het volgende venster:

Vul in het veld Naam de naam van de documentbeveiliging in. Vult u het veld Categorie in, dan kunt u dit in de grid als groepeerveld gebruiken. Als u het veld Volgorde invult, dan bepaalt dit de volgorde waarin de documentbeveiligingen in de grid getoond worden. De onderstaande grid toont een aantal documentbeveiligingen waarbij de categorie gebruikt wordt als groepeerveld:

Nadat u de documentbeveiligingen hebt aangemaakt, koppelt u deze via de menukeuze "Onderhoud | Privilegegroepen" aan een privilegegroep. Aangezien u in een


Pagina 4 van 100

privilegegroep aangeeft welke gebruikers toegang hebben tot deze privilegegroep, bepaalt deze koppeling welke gebruikers rechten hebben op de documenten. Welke rechten dat zijn, geeft u op in het tabblad Documentbeveiliging.

Standaard zijn er geen rechten op de toegevoegde documentbeveiligingen toegekend. Om rechten toe te kennen, dubbelklikt u op de betreffende documentbeveiliging (u kunt ook de F2-toets of de optie "Wijzigen" van het snelmenu gebruiken). Er verschijnt het volgende venster:


Pagina 5 van 100

De optie Toegangsrechten geeft u toegang tot de map waaraan deze documentbeveiliging wordt gekoppeld. Selecteert u deze optie, dan is deze map voor de gebruiker zichtbaar bij de cliënt. De optie Toegangsrechten wordt automatisch geselecteerd als u een of meer van de andere opties in dit venster selecteert. Nadat u de documentbeveiligingen hebt aangemaakt, moet de beveiliging nog geactiveerd worden. Dit doet u via de menukeuze "Onderhoud | Systeemonderhoud" bij het onderdeel "Algemene gegevens" in het tabblad Beveiliging. Om de beveiliging te activeren, selecteert u in dit tabblad de optie Documentbeveiliging. Dit kunt u echter alleen als u ingelogd bent als zogenoemde backdoor. Hiervoor hebt u een wachtwoord nodig dat u kunt opvragen bij de afdeling Servicedesk, telefoonnummer 0318 - 581750.

2.3.

Stap 3 - Voeg de tabbladen toe

Op de portal zijn in de rubriek "Dossier" de tabbladen Permanent I en Permanent II aanwezig. Onder beide tabbladen kunnen maximaal vijf tabbladen aanwezig zijn die u zelf toevoegt. Dit doet u via de menukeuze "Onderhoud | Systeemonderhoud". Bij het onderdeel "Client Portal" kunt u in het tabblad Tabbladen de namen van de tabbladen opgeven.


Pagina 6 van 100

De tabbladen worden in de portal in de volgorde getoond zoals deze in dit venster zijn aangegeven (dus eerst tabblad 1, dan tabblad 2 enz.). De tabbladen worden per organisatie vastgelegd en niet per portal. Dit houdt dus in dat alle cliënten dezelfde tabbladen zien. Uiteraard kan de inhoud van de tabbladen per cliënt verschillen.

2.4.

Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe

Op één centrale plek geeft u in een mappenstructuur voor alle cliënten aan hoe het cliëntendossier is opgebouwd (bijvoorbeeld een map voor advieswerkzaamheden, voor jaarrekeningen en voor aangiften inkomstenbelasting). Wijzigt u de naam van een map, dan zal deze wijziging automatisch bij alle cliënten doorgevoerd worden die aan de betreffende map gekoppeld zijn. Voegt u een map toe onder een gekoppelde map, dan wordt deze nieuwe map ook bij alle gekoppelde cliënten toegevoegd. Hoe de mappenstructuur opgebouwd is, bepaalt u zelf. Om de mappenstructuur toe te voegen, klikt u in de Outlook-balk op het onderdeel "Content Manager" en selecteert u de optie "Standaardmappenstructuur".


Pagina 7 van 100

Om een map toe te voegen klikt u op de knop of opent u in het rechtergedeelte van het venster met de rechtermuisknop het snelmenu en kiest daarin de optie "Nieuwe map". Er verschijnt het volgende venster:


Pagina 8 van 100

Naam Vul hier de naam van de standaardmap in. Toegestane bestanden Als in de map alleen bestanden van een bepaald formaat (bijvoorbeeld pdf-documenten) opgeslagen mogen worden, dan klikt u op . Er verschijnt het volgende venster met bestandsformaten:


Pagina 9 van 100

Selecteer in dit venster een of meer bestandsformaten. Vult u in het veld Toegestane bestanden niets in, dan mogen bestanden van elk formaat in de map opgeslagen worden. Selecteert u hier bestandsformaten, dan moet u ervoor zorgen dat bij de mappen van de aangiften IB en VpB ten minste de bestandsformaten pdf en imp geselecteerd zijn. Het formaat pdf kunt u uit de bovenstaande lijst selecteren. Om het bestandsformaat imp toe te voegen, vult u in het veld Aangepast masker *.imp in en klikt u vervolgens op . Gebruikt u bestandsformaten voor de aangiften ICP, Omzetbelasting en Loonbelasting, dan moet ten minste het formaat xml geselecteerd zijn. Wijzigen toestaan Als u deze optie selecteert, dan mogen de opgeslagen documenten in deze map gewijzigd worden. Wilt u deze map gebruiken als permanent dossier waarin geen gegevens gewijzigd mogen worden, dan moet u deze optie niet selecteren. Hebt u bij het veld Documentbeveiliging een beveiliging geselecteerd waarmee het is toegestaan gegevens te wijzigen, en u selecteert de optie Wijzigen toegestaan niet, dan mogen de gegevens niet gewijzigd worden. Door deze optie niet te selecteren, hebt u dus altijd de zekerheid dat niemand de documenten kan wijzigen.


Pagina 10 van 100

Verwijderen toestaan Als u deze optie selecteert, dan mogen de opgeslagen documenten in deze map verwijderd worden. Wilt u deze map gebruiken als permanent dossier waarin geen gegevens verwijderd mogen worden, dan moet u deze optie niet selecteren. Hebt u bij het veld Documentbeveiliging een beveiliging geselecteerd waarmee het is toegestaan gegevens te verwijderen, en u selecteert de optie Verwijderen toegestaan niet, dan mogen de gegevens niet verwijderd worden. Door deze optie niet te selecteren, hebt u dus altijd de zekerheid dat niemand de documenten kan verwijderen. Aanvullende gegevens invullen Als u deze optie selecteert, en de gebruiker plaatst een document in deze standaardmap, dan kan de gebruiker in het volgende venster een aantal gegevens invullen.

De velden die u in dit venster ziet, voegt u toe via de menukeuze "Algemeen | Aanvullende gegevens".


Pagina 11 van 100

Versiebeheer toepassen Werkt u met de content manager, dan is het mogelijk om een document, dat reeds eerder bij een cliënt in een (web)map is opgeslagen, in die map te wijzigen waarbij de oude versie bewaard wordt. Elke versie van een document krijgt hierbij automatisch een nummer. De oudere versie kan dan nog steeds geraadpleegd worden. Wordt een document in een webmap gewijzigd, dan krijgt de cliënt een e-mail dat op zijn client portal een rapportage ververst is. De cliënt ziet alleen het laatst gewijzigde document en kan geen oudere versies raadplegen. Om ervoor te zorgen dat in een map meerdere versies van een document aanwezig kunnen zijn, selecteert u de optie Versiebeheer toepassen(zie "Versiebeheer" op pagina 50) Documentbeveiliging Hebt u in de vorige stap documentbeveiligingen toegevoegd, en wilt u dat in deze standaardmap een van deze beveiligingen van toepassing is, dan selecteert u hier de betreffende documentbeveiliging. UNIT4 Client Portal Webmap Hier geeft u aan of de inhoud van de map op de portal geplaatst moet worden (de zogenoemde webmap). Een map waarvan de inhoud op de portal geplaatst wordt, . U hebt de volgende opties: herkent u aan •

Geen De map wordt niet op de portal geplaatst.

•

Aangiften De map wordt in de portal geplaatst bij de rubriek "Aangiften". Deze optie is alleen actief als u beschikt over de licentie "UNIT4 Client Portal".

•

Rapportages De map wordt in de portal geplaatst bij de rubriek "Dossier". Deze optie is alleen actief als u beschikt over de licentie "UNIT4 Client Portal".

Aangiften Soort webmap Als u in het vorige veld de optie "Aangiften" geselecteerd hebt, dan geeft u hier aan in welk tabblad van de portal (Omzetbelasting, Loonbelasting, Inkomstenbelasting, Vennootschapsbelasting of ICP) het document, dat in deze standaardmap geplaatst wordt, getoond wordt. Aangiften moeten door de cliënt goedgekeurd worden. Als een aangifte door de cliënt afgekeurd is of door de Belastingdienst goedgekeurd is, dan wordt deze op de portal in het archief geplaatst. Rapportages Webtabblad In dit veld geeft u aan in welk tabblad van de portal het document, dat in deze standaardmap geplaatst wordt, getoond wordt. U hebt hierbij drie opties:


Pagina 12 van 100

•

Rapportage Het document wordt op de portal bij de rubriek "Dossier" geplaatst in het tabblad Tijdelijk. U geeft dan tevens aan in welke van de tabbladen die u onder het tabblad Tijdelijk vindt (Advies, Fiscaal, Salaris, Jaarrekening of Financieel) het document geplaatst wordt. • Permanent I Het document wordt op de portal bij de rubriek "Dossier" geplaatst in het tabblad Permanent I. U geeft dan tevens aan in welke van de tabbladen die u onder het tabblad Permanent I hebt aangemaakt (zie "Stap 3 - Voeg de tabbladen toe" op pagina 6) het document geplaatst wordt. • Permanent II Het document wordt op de portal bij de rubriek "Dossier" geplaatst in het tabblad Permanent II. U geeft dan tevens aan in welke van de tabbladen die u onder het tabblad Permanent II hebt aangemaakt (zie "Stap 3 - Voeg de tabbladen toe" op pagina 6) het document geplaatst wordt. Dit veld Webtabblad is alleen actief als u in het veld Webmap de optie "Rapportages" geselecteerd hebt. Rapportagesoort Hier geeft u aan of het document dat op de portal van de cliënt geplaatst wordt ter inzage is of dat de cliënt het document moet goedkeuren. Dit veld is alleen actief als u in het veld Webmap de optie "Rapportages" geselecteerd hebt. Rapportages die ter goedkeuring op de portal geplaatst worden, kunnen niet meer van de portal verwijderd worden. Aangezien er voor de rapportages geen archief is, blijven deze rapporten altijd in de overzichten aanwezig. Daarom adviseren wij u rapporten alleen ter inzage op de portal te plaatsen. Deze kunt u dan altijd zelf verwijderen.

2.5.

Stap 5 - Geef aan welke standaardmappencombinaties voorkomen

Met de standaardmappencombinaties regelt u dat bij een cliënt alleen die mappen getoond worden die voor hem van toepassing zijn. Om een standaardmappencombinatie toe te voegen selecteert u de menukeuze "Content Manager | Standaardmappen | Standaardmappencombinatie cliënten". Als u een standaardmappen-combinatie toevoegt, dan komt u in het volgende venster:


Pagina 13 van 100

Vul in het veld Omschrijving de naam van de standaardmappencombinatie in en sla de gegevens op met de knop tabblad Standaardmappen.

of de toetsencombinatie CTRL+S. Er verschijnt het


Pagina 14 van 100

Als een map getoond moet worden, dan verplaatst u die met de knoppen in het midden van dit venster van Beschikbaar naar Gerelateerd.

2.6.

Stap 6 - Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties

Nadat de standaardmappencombinaties zijn aangemaakt, koppelt u deze aan de cliënten zodat bij de cliënten alleen die mappen getoond worden, die voor hen van toepassing zijn. Selecteer hiervoor de menukeuze "Content Manager | Standaardmappen | Gekoppelde standaardmappencombinaties cliënten".


Pagina 15 van 100

Om de cliënten te koppelen, selecteert u de betreffende cliënten en klikt u op de knop . Er verschijnt het venster met de aanwezige standaardmappencombinaties.

Kies hier de standaardcombinatie die u aan de geselecteerde cliënten wilt koppelen.


Pagina 16 van 100

Tip: Groepeer de gegevens in de grid zodanig dat u in één keer een groep cliënten kunt koppelen. Pas hiervoor indien nodig de grid aan via de knop volgende grid is hiervan een voorbeeld:

. De

Als u in dit voorbeeld de omschrijving "Particulieren" selecteert en u klikt op de knop , dan worden alle cliënten die deel uit maken van deze groep, in één keer gekoppeld. Het is ook mogelijk om een cliënt in het cliëntendetailvenster (menukeuze "Relatiebeheer | Cliënten") te koppelen. Dit doet u bij het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Algemeen. In het veld Standaardmappencombinatie selecteert u de betreffende combinatie waaraan de cliënt gekoppeld moet worden. Met de knop

verwijdert u een eerder gemaakte koppeling.

De stappen 7 tot en met 9 van de inrichting zijn alleen van belang als u gebruik maakt van UNIT4 Client Portal.

2.7.

Stap 7 - Geef aan in welke mappen de aangifte geplaatst moeten worden

Om ervoor te zorgen dat de aangiften automatisch in de portal van de cliënt terechtkomen, moet u de mappen aangeven waarin de aangiften geplaatst worden. Dit


Pagina 17 van 100

doet u via de menukeuze "Onderhoud | Systeemonderhoud" bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Standaardwebmappen.

Om de map te selecteren klikt u op

. Het volgende venster verschijnt:

De standaardwebmap die u hier ziet, hebt u aangemaakt in stap 4 (zie "Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe" op pagina 7). Hebt u in uw standaardmappenstructuur voor elk jaar een map aangemaakt, dan is dit hier aangegeven door %jaar%.


Pagina 18 van 100

2.8.

Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens

Via de menukeuze "Onderhoud | Systeemonderhoud" vult u bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Algemeen de overige inrichtingsgegevens in.

Selecteert u de optie Automatisch via T@xConnector versturen, dan wordt een aangifte, als deze via de portal door de cliënt is goedgekeurd, automatisch via de T@xConnector doorgestuurd naar de Belastingdienst. Selecteert u deze optie niet, dan moet u handmatig de aangiften naar de T@xConnector versturen. Hierdoor bepaalt u zelf het moment dat een aangifte naar de Belastingdienst verstuurd wordt. Wilt u dat bij iedere wijziging in de cliëntgegevens van de Client Portal-cliënt een e-mail naar de cliënt wordt gestuurd waarin aangegeven wordt wat er gewijzigd is, dan moet u de optie E-mail verzenden indien cliëntgegevens worden gewijzigd selecteren. UNIT4 Agresso Online Werkt u met UNIT4 Agresso Online, dan vult u hier het webadres in. Client Portal-voortgang Werkt u met UNIT4 Fiscaal, dan moet u in het veld Gebruiker een gebruiker selecteren. Deze gebruiker is nodig voor het registreren van de voortgang van de aangiften. Tip: Creëer hiervoor een nieuwe gebruiker zodat u eenvoudig kunt zien welke voortgangen door de portal zijn aangemaakt.


Pagina 19 van 100

2.9.

Stap 9 - Creëer de portal

Om de portal voor de cliënt te creëren gaat u naar de cliënt (menukeuze "Relatiebeheer | Cliënten"). Kies vervolgens in de Outlookbalk de optie "Client Portal". U komt in het volgende venster:

Selecteer in het tabblad Webconnector de optie Webportal actief. In het veld Contactpersoon geeft u aan wie bij de cliënt alle e-mails ontvangt met betrekking tot UNIT4 Client Portal (zorg er dus voor dat het e-mailadres bij de contactpersoon correct is ingevuld; een contactpersoon bij wie het e-mailadres niet is ingevuld, kunt u niet selecteren). Deze contactpersoon ontvangt ook per e-mail het eerste gedeelte van het wachtwoord dat nodig is om op de portal te komen. Het tweede gedeelte van het wachtwoord ontvangt u nadat de portal is aangemaakt. Dit gedeelte moet u vervolgens doorgeven aan de contactpersoon van de cliënt.


Pagina 20 van 100

Zorg ervoor, vanuit het oogpunt van aansprakelijkheid, dat de cliënt u niet het eerste gedeelte van het wachtwoord geeft. Hebt u dat namelijk wel, dan kunt u een aangifte die op de portal is geplaatst, namens de cliënt goedkeuren. Als de contactpersoon voor de client portal van een cliënt wijzigt waarbij wordt vastgesteld dat de voornaam, de achternaam en e-mailadres van deze contactpersoon anders zijn, wordt voor portal toegang automatisch een nieuw wachtwoord en een nieuwe gebruikersnaam gegenereerd. Deze worden in twee e-mails verzonden, een naar de cliënt en een naar de intermediair.

Indeling venster cliënt details Applicatietabbladen Selecteer hier de tabbladen van de applicaties die in de portal van de cliënt getoond moeten worden. Als u de optie UNIT4 Agresso Online selecteert, dan moet het httpadres via de menukeuze "Onderhoud | Systeemonderhoud" bij het onderdeel "Client Portal" ingevuld zijn (zie "Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens" op pagina 19). Selecteert u de optie Salaris, dan moet hier ook het bijbehorende http-adres ingevuld worden. Als een cliënt meerdere portals heeft (bijvoorbeeld een cliënt met meerdere bv’s), en de cliënt wil alle portals van zijn bv’s bekijken, dan is het mogelijk dat de cliënt maar één keer hoeft in te loggen en vervolgens al zijn portals kan bekijken. U moet daarvoor de optie Holdingportal actief aanvinken. Met het aanvinken van de optie Holdingportal beheer in Business Suite beheert u zelf en niet de cliënt de portals van de betreffende cliënt. Na het aanvinken van dit veld wordt het tabblad Holdingportal cliënten zichtbaar, nadat een retourbericht is ontvangen. Dit kan tot 5 minuten duren. Aan de hand van de optie Taal webportal kunt u instellen of de content op de webportal in het Nederlands of in het Engels wordt weergegeven. Die taalinstelling kan de cliënt op de webportal zelf weer wijzigen, als dat gewenst is. Met de optie Extra cliëntgebruikers kunt u maximaal 10 gebruikers bij de cliënt valideren voor portaltoegang. Sla vervolgens de gegevens op. Op het moment dat de portal is aangemaakt, krijgt u ter bevestiging een e-mail. Dat de portal aangemaakt is, wordt ook aangegeven in het tabblad WebConnector (2) in het veld Status. In dit tabblad wordt in het veld Wachtwoord het tweede gedeelte van het wachtwoord getoond. Dit wachtwoord moet u doorgeven aan de contactpersoon van de cliënt, zodat deze op de portal kan komen. Middelen Hier kunnen per belastingmiddel één of meerdere intermediairs worden opgegeven.


Pagina 21 van 100

Dit betekent dat wanneer een notificatie (aangifte, notitie etc.) naar de client portal wordt verstuurd, de geselecteerde intermediair op de client portal daarover een e-mail ontvangt en niet de medewerker die de aangifte indient. Dit kunt u voor iedere cliënt afzonderlijk instellen. In dit venster kunt u de velden bij Middelen aanzetten om vervolgens bij Afwijkende contactpersonen bij intermediair de intermediair(s) per middel te kiezen. Klik op de knop

(opslaan) om de gegevens te bewaren.

Als de velden bij Afwijkende contactpersonen bij intermediair niet zijn ingevuld, wordt de e-mail verstuurd naar de ingelogde gebruiker die de aangifte (of ander document) heeft ingestuurd. Fiscaal nieuws Het is met UNIT4 Client Portal mogelijk dat cliënten fiscaal en ondernemersnieuws ontvangen. Of en welke informatie een cliënt krijgt, geeft u aan in het tabblad Fiscaal nieuws.


Pagina 22 van 100

Selecteer de optie Fiscaal nieuws als de cliënt nieuwsberichten op zijn portal mag ontvangen. Verder geeft u hier de branche en doelgroep aan. De keuze die u hier maakt, bepaalt welke nieuwsberichten de cliënt ontvangt. Het veld Soort fiscaal nieuws kunt u niet wijzigen, maar wordt bepaald door de optie (Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting) die bij de cliënt is geselecteerd. Als bij de cliënt is aangegeven dat deze op zijn portal nieuwsberichten kan ontvangen, dan is op de portal het tabblad Fiscaal nieuws aanwezig. In dit tabblad worden de nieuwsberichten geplaatst.


Pagina 23 van 100

Klikt u hier op een bericht, dan verschijnt er meer informatie. Client Portal-berichten In het tabblad Client Portal-berichten wordt een overzicht van de gegenereerde Client Portal-berichten getoond. In het snelmenu dat verschijnt bij het gebruik van de rechtermuisknop zijn een aantal opties aanwezig die specifiek betrekking hebben op de Client Portal-berichten: • •

•

• •

"Ophalen berichten" Via deze optie haalt u de T@xConnector-berichten op. "Intrekken" Hiermee verwijdert u een aangifte die op de portal geplaatst is en nog niet door de cliënt is goedof afgekeurd van de portal. U kunt deze optie niet gebruiken bij een rapportage die op de webportal geplaatst is. U kunt een aangifte ook intrekken bij de cliënt (menukeuze "Relatiebeheer | Cliënten) bij het onderdeel "Documenten". "Geforceerd goedkeuren" Mocht het noodzakelijk zijn dat een aangifte met spoed goedgekeurd moet worden, en de cliënt kan deze zelf niet goedkeuren (bijvoorbeeld omdat hij gedurende een langere periode in het buitenland is), dan kunt u met deze optie de aangifte goedkeuren. Een aangifte die door u goedgekeurd is, krijgt de voortgang "Geforceerd goedgekeurd door intermediair". Tevens krijgt het bijbehorende Client Portal-bericht de status "Aangifte geforceerd goedgekeurd". Als u de aangifte geforceerd goedkeurt, dan verschijnt een venster waarin u een notitie moet invoeren. Per e-mail wordt vervolgens aan de cliënt doorgegeven dat er een nieuwe notitie is. "Verstuur naar T@xConnector" Met deze optie stuurt u een goedgekeurde aangifte naar de T@xConnector, die de aangifte naar de Belastingdienst verzendt. "Heropen aangifte" Als een aangifte goedgekeurd is, dan kunt u de betreffende aangifte wel openen,


Pagina 24 van 100

• •

• •

maar u kunt deze niet meer wijzigen. Met de optie "Heropen aangifte" kunt u de aangifte weer wijzigen. "Voeg commentaar toe" Hiermee opent u een venster waarin u commentaar kunt invoeren. "Verstuur herinneringsmail" Deze optie is actief als het bericht de status "Bericht staat ter goedkeuring op de webportal" heeft. Met deze optie verstuurt u een e-mail naar de cliënt waarin hij eraan herinnerd wordt dat een aangifte of rapport op de portal is geplaatst en nog niet is goedgekeurd. "Bekijk document" Met deze optie wordt de inhoud van het document getoond. "Update de portalstatus" Deze optie is een herstelfunctie waarmee u de status die een bericht heeft in UNIT4 Business Suite bijwerkt naar UNIT4 Client Portal.

Standaard zijn de opties "Intrekken", "Geforceerd goedkeuren", "Heropen aangifte" en "Update de portalstatus" alleen beschikbaar voor gebruiker "0" en gebruikers met beheerdersrechten. Als deze opties ook voor andere gebruikers beschikbaar moeten zijn, dan moet u dit met privileges regelen via de menukeuze "Onderhoud | Privilegegroepen". Nieuwsgroepen In het tabblad Nieuwsgroepen selecteert u de nieuwsgroep(en) waartoe de cliënt behoort. Holdingportal cliënten In het tabblad Holdingportal cliënten dat zichtbaar is als het veld Holdingportal beheer in Business Suite is aangezet, ziet u de dochterportalen die aan de cliënt zijn gekoppeld. Als u deze optie gebruikt, kan de cliënt op de portal zelf geen dochterportals meer toevoegen of verwijderen.

nn


Pagina 25 van 100

2.10.

Stap 10 - Registreer UNIT4 Client Portal Fileprocessor

Bij het plaatsen van een aangifte op de portal van de cliënt maken wij het volgende onderscheid: • •

het betreft een aangifte IB of VpB die in UNIT4 Fiscaal is gemaakt; het betreft de overige aangiften: omzetbelasting, loonbelasting of ICP alsmede de aangiften IB of VpB die niet in UNIT4 Fiscaal gemaakt zijn.

Om de laatstgenoemde groep aangiften op de portal te kunnen plaatsen, moet het programma "UNIT4 Client Portal Fileprocessor" geregistreerd worden. Dit hoeft alleen op de werkplekken te gebeuren waarop de aangifte verstuurd wordt. Het registreren doet u via de menukeuze "Onderhoud | Algemeen | Registreer UNIT4 Fileprocessor". Er verschijnt na het selecteren van deze menukeuze het volgende venster:


Pagina 26 van 100

Vul hier uw inloggegevens in van UNIT4 Business Suite. Het programma wordt nu gestart en blijft op de achtergrond actief. Het programma controleert om de tien seconden of er aangiften op portals geplaatst moeten worden. Is het programma "UNIT4 Client Portal Fileprocessor" geregistreerd, dan wordt het voortaan automatisch gestart op het moment dat u de pc start. Standaard is de menukeuze "Onderhoud | Algemeen | Registreer UNIT4 Client PortalFP" alleen beschikbaar voor gebruiker "0" en gebruikers met beheerdersrechten. Als deze menukeuze ook voor andere gebruikers beschikbaar moet zijn, dan moet u dit met privileges regelen via de menukeuze "Onderhoud | Privilegegroepen". De stappen 11 tot en met 13 van de inrichting zijn alleen van belang als u werkt met UNIT4 Fiscaal.

2.11.

Stap 11 - Voeg de voortgangsomschrijvingen toe

Om de voortgang van de aangiften door UNIT4 Business Suite te kunnen laten bijhouden zijn in verband met de portal en T@xConnector de voortgangsacties "13 Ter goedkeuring aangeboden aan cliënt" tot en met "23 Goedkeuring aangevraagd door intermediair" aanwezig. Voor elke voortgangsactie moet u een voortgangsomschrijving toevoegen die u aan de voortgangsactie koppelt. Dit gebeurt via de menukeuze "Inkomstenbelasting | Algemeen | Voortgangsomschrijvingen" en "Vennootschapsbelasting | Algemeen | Voortgangsomschrijvingen".


Pagina 27 van 100

Voortgangsactie U selecteert hier de voortgangsactie die aan de voortgangsomschrijving gekoppeld moet worden. Een voortgangsactie kan slechts aan één voortgangsomschrijving gekoppeld worden. Volgnummer U vult hier een volgnummer in dat past binnen de volgnummerstructuur die bij u gebruikt wordt. Dit volgnummer is het statusnummer van de aangifte. Omschrijving Hier vult u een omschrijving in. Status Hier kunt u een statusomschrijving invullen. Verplicht Door het selecteren van dit veld geeft u aan dat de voortgangsomschrijving verplicht is. Dit houdt in dat een aangifte deze status toegekend moet hebben gekregen, voordat de aangifte een hogere status kan krijgen. Bijwerken voortgangstatus Met deze optie geeft u aan of en zo ja wanneer door het toevoegen van een voortgang de status van een aangifte bijgewerkt moet worden. De opties zijn: • Status niet bijwerken De status van de aangifte wordt niet bijgewerkt; • Status altijd bijwerken De status van de aangifte wordt altijd bijgewerkt;


Pagina 28 van 100

•

Status bijwerken indien een hoger volgnummer De status van de aangifte wordt bijgewerkt als het volgnummer van de voortgangsomschrijving die toegevoegd wordt hoger is dan het volgnummer van de huidige status. Standaard wordt de laatste status weergegeven. Sla de gegevens vervolgens op met tabblad Gebruikers.

2.12.

. In het bovenstaande venster verschijnt het

Stap 12 - Koppel de gebruikers aan de voortgangsomschrijvingen

Nadat u via de knop de gegevens opgeslagen hebt, kunt u in het tabblad Gebruikers de gebruikers selecteren die de betreffende voortgangsomschrijving mogen vastleggen. Het volgende venster is een voorbeeld van dit tabblad:

U kunt in het linkergedeelte van het venster bij Beschikbare gebruikers aangeven wie de betreffende voortgangsomschrijving mag vastleggen. Door het selecteren van een afdeling mogen automatisch alle medewerkers van die afdeling de betreffende voortgangsomschrijving vastleggen. U kunt ook door op "+" te klikken een afdeling openen. Daardoor kunt u binnen die afdeling aangeven welke medewerkers de betreffende voortgangsomschrijving mogen vastleggen. De geselecteerde medewerkers worden in het rechtergedeelte van het venster bij Gerelateerde gebruikers getoond. Als u bij stap 8 een gebruiker (zie "Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens" op pagina 19) hebt geselecteerd die speciaal voor de Client Portal-voortgang is aangemaakt, zorg er


Pagina 29 van 100

dan voor dat deze gerelateerd wordt (in het bovenstaande venstervoorbeeld is dit gebruiker 9999).

2.13.

Stap 13 - Installeer de T@xConnector op de server

Om de aangiften die via de portal goedgekeurd zijn via de T@xConnector te kunnen versturen naar de Belastingdienst, moet u ervoor zorgen dat een clientinstallatie van de T@xConnector bij de middleware server(s) van UNIT4 Business Suite is geïnstalleerd. U kunt de T@xConnector en de installatiehandleiding downloaden vanaf onze Selfservicesite.


Pagina 30 van 100

3.

NIEUWSGROEPEN

In UNIT4 Client Portal is het mogelijk om nieuwsbrieven gelijktijdig op portals van meerdere cliënten plaatsen. Hiervoor voegt u in UNIT4 Business Suite nieuwsgroepen toe waaraan u clienten koppelt. Door een nieuwsbrief in een nieuwsgroep te plaatsen, krijgen alle Client Portal-cliënten die bij die nieuwsgroep horen de nieuwsbrief automatisch op hun portal. Zo kunt u eenvoudig uw cliënten op de portal voorzien van informatie. Om een nieuwsbrief gelijktijdig op de portals van meerdere cliënten te plaatsen, voert u de volgende stappen uit: 1. 2. 3.

3.1.

Voeg de nieuwsgroepen toe. Voeg de cliënten toe aan de nieuwsgroepen. Plaats de nieuwsbrief in de nieuwsgroepen.

Stap 1 - De nieuwsgroepen toevoegen

De nieuwsgroepen voegt u toe via de menukeuze "Content Manager | Nieuwsgroepen". Als u een nieuwsgroep toevoegt, dan verschijnt het volgende venster:

Hier vult u de naam van de nieuwsgroep in. Klik op om de nieuwsgroep toe te voegen. Er verschijnt in het venster het tabblad Cliënten. Hier voegt u de clienten toe aan de nieuwsgroep.


Pagina 31 van 100

3.2.

Stap 2 - De cliënten toevoegen aan nieuwsgroepen

In het tabblad Cliënten geeft u aan welke cliënten bij de nieuwsgroep horen .

Per cliëntgroep worden alleen de Client Portal-cliënten getoond. Cliëntgroepen die geen Client Portal-cliënten hebben, worden niet getoond. Ook kunt u via de cliënt (menukeuze "Relatiebeheer | Cliënten") een cliënt toevoegen aan een nieuwsgroep. Dit doet u bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Nieuwsgroepen.


Pagina 32 van 100

Selecteer hier de nieuwsgroep(en) waaraan de cliënt toegevoegd moet worden.

3.3.

Stap 3 - De nieuwsbrief in de nieuwsgroep plaatsen

U kunt op twee manieren de brieven naar uw cliënten sturen: •

U plaatst in UNIT4 Business Suite via de menukeuze "Content Manager | Nieuwsgroepen" de nieuwsbrief in de betreffende nieuwsgroep. Open de nieuwsgroep en kies het onderdeel "Documenten".


Pagina 33 van 100

en selecteer de nieuwsbrief die u wilt versturen. Deze wordt Klik op de knop vervolgens geplaatst op de portal van de cliënten die aan de nieuwsgroep gekoppeld zijn. Als de cliënt naar zijn portal gaat, dan wordt in de rubriek "Welkom" getoond hoeveel nieuwsbrieven er zijn.


Pagina 34 van 100

Let op: Hier worden het aantal nieuwsbrieven getoond die op de portal staan, en niet het aantal nieuwe nieuwsbrieven. De cliënt kan de nieuwsbrief openen in de rubriek "Nieuws".

Een nieuwsbrief die u in een nieuwsgroep hebt geplaatst, kunt u niet rechtstreeks verwijderen. U moet de nieuwsbrief in UNIT4 Business Suite via de menukeuze "Content Manager | Nieuwsgroepen" intrekken (klik hiervoor met de rechtermuisknop op de betreffende nieuwsbrief en selecteer de optie "Intrekken"). De nieuwsbrief wordt dan in het archief van de nieuwsgroep geplaatst. Vanuit dit archief kunt u de nieuwsbrief verwijderen.


Pagina 35 van 100

4.

AANGIFTE OP DE PORTAL PLAATSEN

Bij het plaatsen van een aangifte op de portal van de cliënt maken wij het volgende onderscheid: • •

het betreft een aangifte IB of VpB die in UNIT4 Fiscaal is gemaakt; het betreft de overige aangiften: omzetbelasting, loonbelasting of ICP alsmede de aangiften IB of VpB die niet in UNIT4 Fiscaal gemaakt zijn.

Alleen aangiften vanaf 2004 kunnen op de portal geplaatst worden. Als de aangifte op de portal van een cliënt geplaatst is, dan is deze aangifte ook bij de cliënt te zien bij het onderdeel "Documenten".

4.1.

Aangiftetraject UNIT4 Fiscaal

De volgende afbeelding geeft bij het gebruik maken van UNIT4 Client Portal het traject weer dat een aangifte in UNIT4 Fiscaal kan doorlopen vanaf het moment dat de aangifte ingevuld wordt tot en met het moment dat de aangifte naar de Belastingdienst wordt doorgestuurd.


Pagina 36 van 100


Pagina 37 van 100

Het traject kan in de volgende fasen onderverdeeld worden: 1. 2. 3. 4. 5.

4.2.

U vult de aangifte IB of VpB in en verstuurt deze elektronisch waardoor de aangifte op de portal geplaatst wordt. De cliënt keurt de aangifte goed of af. De goedgekeurde aangifte wordt naar de Belastingdienst verstuurd. De Belastingdienst verwerkt de aangifte. Het retourbericht komt via de T@xConnector van de Belastingdienst en wordt vanuit UNIT4 Business Suite doorgestuurd naar de portal. De cliënt ontvangt een e-mail over de goedof afgekeurde aangifte.

De aangifte in UNIT4 Fiscaal invullen en op de portal plaatsen

Nadat u de aangifte IB of VpB hebt ingevuld, selecteert u de menukeuze "Inkomstenbelasting | Elektronische aangifte IB" of "Vennootschapsbelasting | Elektronische aangifte VpB" om de aangifte op de portal te plaatsen.


Pagina 38 van 100

Vul hier het jaar en de cliënten in van wie u de aangiften op de portals wilt plaatsen. Voor elke cliënt wordt een afzonderlijk pdf-bestand gemaakt dat op de portal van de betreffende cliënt geplaatst wordt. Het veld Pad hoeft u niet te wijzigen. Bij het verzenden van de elektronische aangifte wordt bij de cliënt gecontroleerd of de portal gecreëerd is (zie "Stap 9 - Creëer de portal" op pagina 20). Is de portal gecreëerd, dan wordt de aangifte naar de portal verzonden; in het andere geval wordt de aangifte naar de Belastingdienst verzonden. Als de aangifte naar de portal is verzonden, dan wordt dit in het venster Meldingen aangegeven.


Pagina 39 van 100

Het kan ook voorkomen dat in het venster de melding "De standaardmap is niet goed ingesteld" verschijnt. Dit kan een van de volgende oorzaken hebben: •

De betreffende belastingsoort (IB of VpB) is niet opgenomen in de standaardmappencombinatie waaraan de cliënt gekoppeld is (zie "Stap 5 - Geef aan welke standaardmappencombinaties voorkomen" op pagina 13).

•

De betreffende cliënt is niet gekoppeld aan een standaardmappencombinatie (zie "Stap 6 - Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties" op pagina 15).

•

De standaardwebmap voor de betreffende belastingsoort (IB of VpB) is niet geselecteerd (zie "Stap 7 - Geef aan in welke mappen de aangifte geplaatst moeten worden" op pagina 17).

Een aangifte die naar de portal is verzonden krijgt de voortgang "Ter goedkeuring aangeboden aan cliënt". Tevens wordt een Client Portal-bericht met de status "Aangifte wacht op goedkeuring van cliënt" aangemaakt. De Client Portal-berichten kunt u bekijken via de menukeuze "Content Manager | Client Portal-berichten". Vanaf het moment dat de aangifte naar de portal is gestuurd, is de aangifte geblokkeerd, waardoor u geen gegevens in de aangifte meer kunt wijzigen. Wilt u de aangifte toch nog


Pagina 40 van 100

wijzigen, en de cliënt heeft de aangifte nog niet goedof afgekeurd, dan kunt u de aangifte van de portal verwijderen. Dit doet u via de menukeuze "Content Manager | Client Portal-berichten" of bij de cliënt bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Client Portal-berichten. U selecteert met de rechtermuisknop het betreffende Client Portal-bericht en kiest de optie "Intrekken". De aangifte kan vervolgens weer gewijzigd worden. Een aangifte die door u ingetrokken is, krijgt de voortgang "Ingetrokken van Web-portal". Tevens krijgt het Client Portal-bericht de status "Aangifte is door ons ingetrokken".

4.3.

De cliënt keurt de aangifte goed of af

Op het moment dat de aangifte IB of VpB die gemaakt is in UNIT4 Fiscaal op de portal van de cliënt is geplaatst, wordt de cliënt hierover per e-mail geïnformeerd. Als de cliënt naar zijn portal gaat, dan worden de detailgegevens van de aangifte getoond. Tevens is in dit venster de aangifte als pdf-document aanwezig.

Om de aangifte te bekijken, klikt de cliënt op "Rapportage inzien". In het venster Notitie toevoegen kan de cliënt nog opmerkingen toevoegen, die met de knop [Notitie toevoegen] worden opgeslagen. Gaat de cliënt akkoord met de aangifte, dan vinkt hij het vakje boven de knop [Accepteren] aan en klikt vervolgens op de knop [Accepteren]. Is de cliënt het niet eens met de aangifte, dan moet hij op de knop [Weigeren] klikken. Als de


Pagina 41 van 100

aangifte IB of VpB door de cliënt goedof afgekeurd is, dan wordt u hierover per e-mail geïnformeerd. Een aangifte die door de cliënt is goedgekeurd, krijgt de voortgang "Goedgekeurd door cliënt". Tevens krijgt het Client Portal-bericht de status "Aangifte goedgekeurd door cliënt". Wilt u een goedgekeurde aangifte alsnog wijzigen, dan moet u deze heropenen. Dit doet u via de menukeuze "Content Manager | Client Portal-berichten" of bij de cliënt bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Client Portal-berichten. U selecteert met de rechtermuisknop het betreffende Client Portal-bericht en kiest de optie "Heropen aangifte". De aangifte kan vervolgens weer gewijzigd worden. Een aangifte die heropend is, krijgt de voortgang "Heropend door intermediair". Tevens krijgt het Client Portalbericht de status "Aangifte is heropend". Een afgekeurde aangifte krijgt de voortgang " Afgekeurd door cliënt"; het bijbehorende Client Portal-bericht krijgt de status "Aangifte geweigerd door cliënt". Een afgekeurde aangifte is niet meer geblokkeerd en kan dus gewijzigd worden. De Client Portal-berichten kunt u bekijken via de menukeuze "Content Manager | Client Portal- berichten".

4.4.

De aangifte versturen naar de Belastingdienst

Als u hebt aangegeven dat een goedgekeurde aangifte automatisch naar de Belastingdienst verstuurd moet worden (zie "Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens" op pagina 19), dan wordt deze aangifte automatisch via de T@xConnector doorgestuurd naar de Belastingdienst. Hebt u aangegeven dat een goedgekeurde aangifte niet automatisch naar de Belastingdienst mag worden verstuurd, dan moet u deze aangifte handmatig naar de T@xConnector versturen. Dit doet u: • via de menukeuze "Content Manager | Client Portal-berichten" of; • bij de cliënt bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Client Portal-berichten of; • via de menukeuze "Inkomstenbelasting | IB-cliënt jaargegevens details (zoeken)" of "Vennootschapsbelasting | VpB-cliënt jaargegevens details (zoeken)" in het tabblad Client Portal-berichten. U selecteert met de rechtermuisknop het betreffende Client Portal-bericht en kiest de optie "Verstuur naar T@xConnector". Een aangifte die via de T@xConnector naar de Belastingdienst is verstuurd, krijgt de voortgang "Verzonden via T@xConnector". Hebt u in de T@xConnector bij het betreffende proces de optie Direct versturen bij aanmaken geselecteerd, dan krijgt het Client Portal-bericht de T@xConnector-berichtstatus "Bericht verzonden"; is deze optie niet geselecteerd, dan wordt de status van het T@xConnector-bericht "Bericht gecreëerd".

4.5.

Overige aangiften

Wilt u op de portal een aangifte omzetbelasting, loonbelasting of ICP plaatsen of een aangifte IB of VpB die niet in UNIT4 Fiscaal gemaakt is, dan moet het programma "UNIT4 Client Portal Fileprocessor" geregistreerd zijn (zie "Stap 10 - Registreer UNIT4


Pagina 42 van 100

Client Portal Fileprocessor" op pagina 26). Tevens moet u ervoor zorgen dat deze aangifte

wordt weggeschreven in de map die speciaal voor de portal gecreëerd is. Standaard is dit de map "C:\Autoweb". Wilt u deze standaardlocatie wijzigen, dan doet u dit in de Balance.ini. U voegt daar de volgende regels toe: [Client Portal] Autoweb=... (vul op de plaats van de puntjes de locatie in, bijvoorbeeld D:\Portal) Maakt u bijvoorbeeld een aangifte omzetbelasting in UNIT4 Accounting, dan vult u de locatie in in het venster van de aangifte (menukeuze "Taken | Btw | Elektronische btwaangifte" in het veld locatie uitvoerbestand); voor de aangifte omzetbelasting in ADM-E PLUS geeft u de locatie op via de menukeuze {02.35} "elektronische aangifte omzetbel." in het veld dosdirectory. U kunt hier alleen een lokale schijf gebruiken. Als een aangifte in de map geplaatst wordt, dan wordt automatisch aan de hand van het administratienummer, het cliëntnummer in OMREL, het loonbelastingnummer, het burgerservicenummer en het btw-nummer die ingevuld zijn bij de cliënten gecontroleerd of de aangifte op de portal van een cliënt kan worden geplaatst. Wordt een of meerdere van de genoemde nummers gevonden, is het btw-nummer in de aangifte gelijk aan het btw-nummer dat bij de betreffende client is ingevuld én hebt u voor de betreffende cliënt een portal aangemaakt, dan wordt de aangifte op de portal geplaatst. Worden een of meerdere van de bovengenoemde nummers gevonden, maar wijkt het btw-nummer in de aangifte af van het btw-nummer dat bij de betreffende client is ingevuld, dan wordt de aangifte niet op de portal geplaatst. U wordt hiervoor door de volgende melding gewaarschuwd:

Is het administratienummer, het cliëntnummer in OMREL, het loonbelastingnummer, het sofi-nummer of het btw-nummer niet aanwezig bij een van de cliënten of is er voor de betreffende cliënt nog geen portal aangemaakt, dan verschijnt het volgende venster:


Pagina 43 van 100

In het veld Cliënt kunt u de cliënt selecteren van wie de aangifte op de portal geplaatst moet worden. In het veld Soort selecteert u de aangiftesoort en in het veld Jaar vult u het jaar van de aangifte in. Als de aangifte van een cliënt is voor wie nog geen portal is aangemaakt, dan klikt u op de knop [Verwijderen]. De aangifte wordt dan in de map "C:\Autoweb\NA" geplaatst (ervan uitgaande dat de map van de portal "C:\Autoweb" is). Om de aangifte op de portal te kunnen plaatsen, maakt u eerst de portal voor de cliënt aan. Vervolgens verplaatst u de bestanden van de map "C:\Autoweb\NA" naar "C:\Autoweb". U kunt ook op een andere werkplek de portal aanmaken en in het bovenstaande venster op [Annuleren] klikken. Vervolgens verschijnt het bovenstaande venster weer. U kunt nu de betreffende cliënt selecteren. U kunt de aangifte ook direct naar de T@xConnector sturen via de Content Manager. Dit kan als de nummers waarop gecontroleerd wordt juist zijn en er geen portal voor de cliënt aanwezig is of als de portal wel aanwezig is maar er geen tabblad is voor de betreffende aangifte.


Pagina 44 van 100

5.

CONTENT MANAGER

Een onderdeel van UNIT4 Client Portal is UNIT4 Content Manager. De Content Manager beheert alle informatie in de dossiers en portals van de cliënten. Het bevat onder andere een digitaal archief, alle cliëntinformatie, medewerkerinformatie, managementinformatie en statusinformatie over de geplande activiteiten. Het ligt als een 'schil' om de bestaande kantoorapplicaties heen en structureert de aanwezige informatie. Het vormt daarmee een uitstekende aanvulling op het bestaande relatiebeheersysteem.

5.1.

Werken met de Content Manager

Met de Content Manager kunt u op een eenvoudige wijze zoeken naar documenten. Hiervoor is in de taakbalk het veld en de knop Vul in het veld

aanwezig. het

. In het onderstaande venster wordt het resultaat zoekargument in en klik op de knop getoond. Dit venster kunt u ook oproepen vanuit UNIT4 Business Suite. Daarvoor is in de taakbalk de knop

aanwezig.


Pagina 45 van 100

In het veld Bestandsnaam of gedeelte daarvan vult u de naam van het document in. Als u een document zoekt waarvan u de precieze naam weet, dan vult u in het zoekvenster de naam in tussen enkelvoudige aanhalingstekens (' '). Zet u de tekst in het zoekvenster niet tussen enkelvoudige aanhalingstekens, dan worden alle documenten getoond waarvan de tekst in de documentnaam voorkomt. In het veld Aanvullende gegevens of gedeelte daarvan vult u de tekst in waarnaar gezocht wordt in de aanvullende gegevens. In het veld Zoek in kunt u een map van de Content Manager selecteren waarin gezocht wordt. Selecteert u geen map, dan wordt in alle mappen gezocht. Geavanceerd zoeken Zoeken op datum Als u deze optie selecteert, dan kunt u zoeken naar documenten die binnen een bepaalde periode gemaakt zijn. Cliënten Hier kunt u de cliënten selecteren voor wie documenten aanwezig zijn.


Pagina 46 van 100

Gebruikers Hier kunt u de gebruikers selecteren voor wie documenten aanwezig zijn. Selecteert u in het veld Cliënten een cliënt en in het veld Gebruikers een gebruiker, dan wordt gezocht naar documenten die voor de betreffende cliënt door de betreffende gebruiker opgeslagen zijn. Zoek op trefwoorden Als u in UNIT4 Business Suite een veld voor aanvullende gegevens toevoegt, en u geeft bij dat veld als object "Documenten" op en als soort "Keuzelijst met selectievakjes", dan kunt u tevens de optie Trefwoord selecteren.

In het tabblad Keuzes geeft u dan de trefwoorden op die u bij Zoek op trefwoorden kunt selecteren. Klik vervolgens op de knop

om het zoeken te starten.

Het zoeken stopt ook als er 1000 documenten gevonden zijn.


Pagina 47 van 100

De mappen die u bij de inrichting hebt aangemaakt in (zie "Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe" op pagina 7) herkent u aan (geen webmap) en (webmap). De inhoud van de laatste map wordt op de portal van de cliënt geplaatst. Wilt u een document in een van deze mappen plaatsen, dan kan dit eenvoudig met alle Verkenner-functies (slepen, knippen en plakken, kopiëren en plakken). Als u een document in of plaatst, en u hebt bij die map bij de inrichting de optie Aanvullende gegevens invullen geselecteerd (zie "Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe" op pagina 7), dan verschijnt het volgende venster:

De documenten die u in deze mappen plaatst, worden ook getoond bij de cliënt (menukeuze "Relatiebeheer | Cliënten") bij het onderdeel "Documenten".


Pagina 48 van 100

Als een aangifte op de portal geplaatst is en de aangifte is nog niet door de cliënt goedof afgekeurd, dan kunt u de aangifte nog verwijderen. Selecteer hiervoor in het bovenstaande venster de betreffende aangifte en klik op de knop (u kunt de betreffende aangifte ook met de rechtermuisknop selecteren en in het snelmenu de optie "Intrekken" kiezen). Het is ook mogelijk om een aangifte die nog niet goedof afgekeurd is via de menukeuze "Content Manager | Client Portal-berichten" van de portal te verwijderen. Hebt u bij de inrichting bij aangegeven dat bij het plaatsen van een document in een standaardmap aanvullende gegevens moeten worden ingevuld, dan kunt u via de optie "Eigenschappen" van het snelmenu in het tabblad Aanvullende gegevens deze gegevens raadplegen en eventueel wijzigen.


Pagina 49 van 100

6.

VERSIEBEHEER

Het is mogelijk om een document, dat reeds eerder bij een cliënt in een (web)map is opgeslagen, in die map van de Content manager te wijzigen waarbij de oude versie bewaard wordt. Elke versie van een document krijgt hierbij automatisch een nummer. De oudere versie kan dan nog steeds geraadpleegd worden. Wordt een document in een webmap gewijzigd, dan krijgt de cliënt een e-mail dat op zijn client portal een rapportage ververst is. De cliënt ziet alleen het laatst gewijzigde document en kan geen oudere versies raadplegen. Wilt u een document in een map wijzigen waarvan u hebt aangegeven dat het gaat om een webmap voor aangiften (bij het aanmaken van de map bij het onderdeel "Content Manager" hebt u in de standaardmappenstructuur bij de map in het veld Webmap de optie "Aangiften" geselecteerd), dan wordt de oude versie niet bewaard. Om ervoor te zorgen dat in een map meerdere versies van een document aanwezig kunnen zijn, moet u dit eerst bij de betreffende map activeren. Dit doet u door in de Outlookbalk het onderdeel "Content Manager" te openen en in de standaardmappenstructuur de betreffende map via F2 te wijzigen.


Pagina 50 van 100

Selecteer hier de optie Versiebeheer toepassen. Deze optie is niet actief als u bij het veld Webmap de optie "Aangiften" hebt geselecteerd. Document opslaan Wijzigt u een document in een map waar versiebeheer geactiveerd is en staat het document in een webmap, dan krijgt de cliënt een e-mail dat op zijn portal een rapportage ververst is. Document raadplegen In mappen waar versiebeheer geactiveerd is, is bij het onderdeel "Documenten" in het snelmenu de optie "Versies" aanwezig.

Als u de optie "Versies" selecteert, dan wordt een venster getoond met de oudere versies van het document.


Pagina 51 van 100

Met de knop

kunt u het document lezen maar niet wijzigen. Wilt u een

oudere versie verwijderen, dan doet u dit met de knop

. Met de knop

wordt het actuele document vervangen door de geselecteerde oude versie.


Pagina 52 van 100

7.

PORTAL VAN DE ACCOUNTANT

Nadat u bent ingelogd in uw portal, wordt het venster van de rubriek "Welkom" getoond:

In dit venster hebt u een overzicht van het aantal cliënten met een portal , van de opslagruimte in MB die in gebruik is en van het dataverkeer. Tevens wordt hier het aantal aangiften en rapportages getoond dat nog door uw cliënten goedgekeurd moet worden alsmede het aantal rapportages dat ter inzage op de portals van uw cliënten is geplaatst. Ook wordt het aantal op de portal geplaatste nieuwsbrieven getoond. Als u met de muis naar het getal gaat dat achter de aangiften, rapportages ter goedkeuring en ter inzage en nieuws ter inzage staat, dan verschijnt een . Klikt u vervolgens met de muis op het getal, dan komt u in het venster met het gedetailleerde overzicht van de aangiften, de rapportages of de nieuwsbrieven.

7.1.

Contacten

Bij de rubriek "Welkom" worden in het tabblad Contacten de gegevens van uw accountantskantoor getoond.


Pagina 53 van 100

Via de knop

kunt u deze gegevens wijzigen.

Alle berichtenverkeer van UNIT4 Client Portal (bijvoorbeeld het tweede gedeelte van het wachtwoord van de cliënt, het bericht dat de cliënt een aangifte heeft goedgekeurd of dat deze zijn contactgegevens heeft gewijzigd) verloopt via het e-mail-adres dat hier ingevuld is. Zorg er dus voor dat hier het juiste e-mailadres is ingevuld. Tip: Het is raadzaam hiervoor een apart e-mailadres te creëren.

7.2.

Zoekfunctie

In de portal is een zoekfunctie aanwezig waarmee u gericht kunt zoeken naar aangiftes en rapportages. In elke rubriek, met uitzondering van de rubriek "Welkom", is het veld vul hier uw zoekterm in aanwezig:

In dit veld geeft u de tekst op waarnaar gezocht moet worden (zoekopdrachten moeten uit minimaal twee karakters bestaan) en drukt u op Enter. Alle aangiftes worden getoond waarvan de ingevoerde zoekterm voorkomt in een of meerdere van de kolommen. Wilt u dat weer alle aangiften of rapportages getoond worden, dan maakt u het veld leeg en drukt u op Enter.


Pagina 54 van 100

Er is ook nog een uitgebreid zoekvenster beschikbaar. Daarvoor klikt u op de link Geavanceerd zoeken.

Hier kunt u gedetailleerd aangeven waarnaar u zoekt. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig een overzicht krijgen van alle aangiften die nog goedgekeurd moeten worden. Afhankelijk van hetgeen u selecteert bij Zoeken binnen verschijnen er nog extra velden waarin u zoekargumenten kunt invullen. Om de zoekopdracht te starten, klikt u op de knop .

7.3.

Aangiften

Bij de rubriek "Aangiften" worden in het tabblad Overzicht alle aangiften getoond die nog door de cliënt of de Belastingdienst goedgekeurd moeten worden.


Pagina 55 van 100

Verder is er voor elk type aangifte een tabblad aanwezig, waarin alle aangiften van dat bepaalde type getoond worden die nog goedgekeurd moeten worden. Klikt u op de knop , dan worden de detailgegevens van de aangifte getoond. Tevens is in dit venster de aangifte als pdf-document aanwezig.


Pagina 56 van 100

7.4.

Dossier

Bij de rubriek "Dossier" worden in het tabblad Tijdelijk alle documenten getoond die ter goedkeuring of ter inzage op de portal van de cliënten geplaatst zijn.


Pagina 57 van 100

In welk van de overige tabbladen het document getoond wordt, en of het document ter inzage of ter goedkeuring is, hebt u bij de inrichting van de standaardmap, waarin het document geplaatst wordt, aangegeven in stap 4 (zie "Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe" op pagina 7) van de inrichting.

7.5.

Nieuws

Bij de rubriek "Nieuws" worden de nieuwsbrieven getoond die op de portal van de cliënten geplaatst zijn.


Pagina 58 van 100

Als u op de knop openen.

7.6.

klikt, komt u op een pagina waar u om het bericht kunt

Aangiftenarchief

Bij de rubriek "Aangiftenarchief" worden in het tabblad Overzicht alle aangiften getoond die door de cliënten afgekeurd of door de Belastingdienst goedgekeurd zijn.

Deze aangiften worden zeven jaar bewaard. Verder is er voor elk type aangifte een tabblad aanwezig, waarin alle aangiften van dat bepaalde type getoond worden die door de cliënten goedgekeurd of afgekeurd zijn. Tevens is er voor elk aangiftejaar een tabblad aanwezig, waarin alle aangiften van dat bepaalde jaar getoond worden die door de cliënten goedgekeurd of afgekeurd zijn.


Pagina 59 van 100

7.7.

Beheer

Bij de rubriek "Beheer" worden in het tabblad Cliënten de cliënten getoond voor wie een portal is aangemaakt.

Klikt u op de knop te zien.

, dan krijgt u de detailgegevens van de betreffende cliënt


Pagina 60 van 100

Als u de cliënt mogelijkheid hebt gegeven voor het aanmaken van extra cliëntgebruikers, ziet u deze ook in dit venster. In het tabblad Eenheden kunt u extra opslagruimte en dataverkeer bestellen.


Pagina 61 van 100

Standaard krijgt u iedere keer bij veel acties via UNIT4 Client Portal, bijvoorbeeld als een cliënt een notitie op de portal plaatst of gegevens wijzigt, een e-mail. U kunt ervoor kiezen dat u al deze e-mails eenmaal per dag ontvangt. Dit geeft u aan in het tabblad Email.


Pagina 62 van 100

Selecteert u de optie Verzending per actie, dan krijgt u iedere keer een e-mail als een cliënt iets op portal plaatst of gegevens wijzigt. Selecteert u de optie Verzending eenmaal per dag, dan ontvangt u al deze e-mails eenmaal per dag. In het tabblad E-mail kunt u bij de sectie E-mail afzendadres een tekst invoeren die vóór het e-mailadres geplaatst wordt die uw cliënt te zien krijgt. Door hier uw kantoornaam in te vullen herkent uw cliënt gemakkelijker dat de e-mail van u afkomstig is. In het tabblad Lay-out kunt u de lay-out van de portal aanpassen aan uw eigen huisstijl.

Als u de lay-out gewijzigd hebt, dan slaat u de wijzigingen op met de knop . Via de knop actief en zijn alle wijzigingen ongedaan gemaakt.

wordt de standaardlay-out

Bij het onderdeel Logo's kunt u het logo op de inlogpagina wijzigen. Als type afbeelding kunt u JPG/JPEG, GIF of PNG gebruiken. De maximale bestandsgrootte van de afbeelding is 50 KB. De maximale afmeting is 135 x 300 (H x B).


Pagina 63 van 100

8.

PORTAL VAN DE CLIËNT

Als u gegevens op de portal van de cliënt hebt geplaatst (bijvoorbeeld een aangifte inkomstenbelasting die door de cliënt goedgekeurd moet worden), dan wordt de cliënt hierover per e-mail geïnformeerd. Nadat de cliënt in zijn portal is ingelogd, verschijnt het detailvenster van de aangifte die als laatst op de portal is geplaatst.

8.1.

Welkom

In dit venster wordt het aantal aangiften en rapportages getoond dat nog door de cliënt goedgekeurd moet worden alsmede het aantal rapportages dat ter inzage op de portal is geplaatst.

Als de cliënt met de muis naar het getal gaat dat achter de aangiften en rapportages ter goedkeuring en rapportages ter inzage staat, dan verschijnt een . Klikt de cliënt vervolgens met de muis op het getal, dan verschijnt het venster met het gedetailleerde overzicht van de aangiften, de rapportages of de nieuwsbrieven.

8.2.

Contacten

Bij de rubriek "Welkom" worden in het tabblad Contacten de gegevens van de cliënt getoond.


Pagina 64 van 100

Via de knop

kunt u deze gegevens wijzigen.

Alle berichtenverkeer van UNIT4 Client Portal (bijvoorbeeld het eerste gedeelte van het wachtwoord van de cliënt of het bericht dat u een aangifte op de portal hebt geplaatst die de cliënt moet goedkeuren) verloopt via het e-mailadres dat hier ingevuld is. Zorg er dus voor dat hier het juiste e-mailadres is ingevuld.

8.3.

Zoekfunctie

In de portal is een zoekfunctie aanwezig waarmee de cliënt gericht kan zoeken naar aangiftes en rapportages. In elke rubriek, met uitzondering van de rubrieken "Welkom" en "Beheer", is het veld vul hier uw zoekterm in aanwezig:


Pagina 65 van 100

In dit veld geeft de cliënt de tekst op waarnaar gezocht moet worden (zoekopdrachten moeten uit minimaal twee karakters bestaan) en drukt op ENTER. Alle aangiften worden getoond waarvan de ingevoerde zoekterm voorkomt in een of meerdere van de kolommen. Moeten weer alle aangiften of rapportages getoond worden, maak dan het veld leeg en druk op ENTER. Er is ook nog een uitgebreid zoekvenster beschikbaar. Klikt daarvoor op de link Geavanceerd zoeken.

Hier kan de cliënt gedetailleerd aangeven waarnaar hij zoekt. Zo kan bijvoorbeeld eenvoudig een overzicht worden gekregen van alle aangiften die nog goedgekeurd moeten worden. Afhankelijk van hetgeen de cliënt selecteert bij Zoeken binnen verschijnen er nog extra velden waarin hij zoekargumenten kan invullen. Klik op de knop om de zoekopdracht te starten.

8.4.

Aangiften

Bij de rubriek "Aangiften" worden in het tabblad Overzicht alle aangiften getoond die nog goedgekeurd moeten worden.


Pagina 66 van 100

Verder is er voor elk type aangifte een tabblad aanwezig, waarin alle aangiften van dat bepaalde type getoond worden die nog goedgekeurd moeten worden. Heeft de cliënt aangegeven dat hij meerdere portals (zie "Beheer" op pagina 70) kan bekijken, dan geeft hij in de keuzelijst rechtsboven het overzicht aan van welke cliënt de aangiften getoond moeten worden. Klikt hij op de knop , dan worden de detailgegevens van de aangifte getoond. Tevens is in dit venster de aangifte als pdf-document aanwezig.


Pagina 67 van 100

Door het gebruik van de knop kan de cliënt nog opmerkingen toevoegen. Gaat de cliënt akkoord met de aangifte, dan vinkt hij het vakje boven de knop aan en klikt vervolgens op deze. Is de cliënt het niet eens met de aangifte, dan moet hij op de knop

8.5.

klikken.

Dossier

Bij de rubriek "Dossier" worden in het tabblad Overzicht alle documenten getoond die ter goedkeuring of ter inzage op de portal van de cliënt geplaatst zijn.


Pagina 68 van 100

In welk van de overige tabbladen het document getoond wordt, en of het document ter inzage of ter goedkeuring is, hebt u bij de inrichting van de standaardmap, waarin het document geplaatst wordt, aangegeven in stap 4 (zie "Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe" op pagina 7).

8.6.

Nieuws

Bij de rubriek "Nieuws" worden de nieuwsbrieven getoond die op de portal van de cliënt geplaatst zijn.

8.7.

Aangiftenarchief

Bij de rubriek "Aangiftenarchief" worden in het tabblad Overzicht alle aangiften getoond die door de cliënt afgekeurd of door de Belastingdienst goedgekeurd zijn.


Pagina 69 van 100

Verder is er voor elk type aangifte een tabblad aanwezig, waarin alle aangiften van dat bepaalde type getoond worden die door de cliënt goedgekeurd of afgekeurd zijn. Tevens is er voor elk aangiftejaar een tabblad aanwezig, waarin alle aangiften van dat bepaalde jaar getoond worden die door de cliënten goedgekeurd of afgekeurd zijn.

EKA-berichten Met de elektronische kopieaanslagen (EKA) kan de intermediair elektronische kopieën van belastingaanslagen ontvangen. Dit betreft de aanslagen inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting en loonbelasting. Daardoor beschikt u in een vroeg stadium over aanslagen, waardoor u deze snel kunt afhandelen om eventueel een bezwaarschrift bij de Belastingdienst in te dienen. Als u een EKA-bericht hebt goedgekeurd, wordt dit bericht in het aangiftenarchief op de portal van de cliënt geplaatst.

8.8.

Beheer

Holdingportals Als een cliënt meerdere portals heeft (bijvoorbeeld een cliënt met meerdere bv’s), en de cliënt wil alle portals van zijn bv’s bekijken, dan hoeft de cliënt maar één keer in te loggen om al zijn portals te kunnen bekijken. Daarvoor moet u in UNIT4 Business Suite bij de cliënt (menukeuze "Relatiebeheer | Cliënten") bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Webconnector de optie Holding portal selecteren. Nadat dit gebeurd is en u per e-mail hiervan een bevestiging hebt ontvangen, kan de cliënt op een van zijn portals aangeven welke andere portals gelijktijdig getoond moeten worden. Hij geeft dit op via de rubriek "Beheer". Met het tabblad Holding portal is er een overzicht van de aanwezige portals.


Pagina 70 van 100

Klik op de knop venster verschijnt:

om de portals toe te voegen. Het volgende

Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in van de portal waarvan de gegevens ook getoond moeten worden. Klik op de knop om de gegevens op te slaan. Moet er nog een portal toegevoegd, klik dan weer op deze knop.


Pagina 71 van 100

Extra cliëntgebruikers De cliënt heeft de mogelijkheid om naast de hoofdgebruiker maximaal 10 extra gebruikers toegang tot de portal verlenen. U kunt deze cliëntgebruikers ook rechten geven om in te loggen bij meerdere ondernemingen die onder een holding vallen. In de l en dan tabblad Webconnector) cliëntkaart van de hoofdgebruiker (knop kunt u bij het veld Extra cliëntgebruikers het aantal extra gebruikers selecteren. Om een nieuwe extra cliëntgebruiker aan te maken en te koppelen aan holdingbedrijven, klikt de hoofdcliëntgebruiker op de knop

en daarna op de knop

. Het volgende venster wordt geopend:


Pagina 72 van 100

In dit venster is er een overzicht van de extra cliëntgebruikers die aan ondernemingen zijn gekoppeld. Via de knop kan een nieuwe extra cliëntgebruiker worden aangemaakt voor de onderneming waar is ingelogd. In dit voorbeeld is dat Thevissen.


Pagina 73 van 100

In dit venster worden de gegevens van de nieuwe extra cliëntgebruikers ingevuld. Klik daarna op

.

De velden bij de holdingbedrijven waarvoor de extra cliëntgebruiker toegang krijgt, moeten worden aangevinkt. Klik daarna op


.

Pagina 74 van 100

In dit venster wordt bepaald welke rechten de extra cliëntgebruiker heeft voor de verschillende rubrieken van de cliëntportal. Zo kan bijvoorbeeld bij de rubriek Welkom via het uitklapmenu worden bepaald of de extra cliëntgebruiker toegang heeft tot het tabblad Financieel Online. Als hem deze toegang wordt verleend, ziet de extra cliëntgebruiker dit tabblad voortaan in het venster Welkom. Vervolgens kan worden aangegeven of de extra gebruiker de informatie bij dit tabblad alleen mag inzien of ook kan accorderen. Hetzelfde kan worden gedaan bij de rubrieken Aangiften + archief, Dossier en bij Nieuws. Om te schakelen tussen de verschillende holdingbedrijven kan het uitklapmenu worden gebruikt.

Zo kan per holdingbedrijf worden bepaald welke rechten de extra cliëntgebruiker krijgt voor de verschillende rubrieken op de client portal. Als de extra cliëntgebruiker de gewenste rechten voor de holdingbedrijven toegewezen heeft gekregen, gaat de hoofcliëntgebruiker verder via de knop


.

Pagina 75 van 100

Dit venster geeft een overzicht van de gegevens die voor de nieuwe extra cliëntgebruiker zijn ingevoerd. Via Rechten per ondernemer kan worden bekeken welke rechten de extra kunnen cliëntgebruiker voor de andere holdingbedrijven heeft. Met de knop de gegevens van de extra cliëntgebruiker definitief worden toegevoegd. Het eerste gedeelte van het wachtwoord ontvangt de nieuwe extra cliëntgebruiker per e-mail. Het tweede gedeelte wordt door de intermediair per brief naar de hoofdcliëntgebruiker gestuurd.


Pagina 76 van 100

Met de knop

kunnen opnieuw extra

cliëntgebruikers worden aangemaakt. Met de knop kunnen gegevens van toegevoegde gebruikers worden ingezien, gewijzigd of verwijderd.


Pagina 77 van 100

In dit venster kunnen gegevens van de extra cliëntgebruiker worden gewijzigd of kan de gebruiker worden verwijderd. Hiervoor kunnen de knoppen worden gebruikt. Ook kan met de knop

en

een nieuw wachtwoord voor de cliëntgebruiker worden aangevraagd. In het venster dat u ziet via de knop

kunnen met de knop

bestaande extra cliëntgebruiker aan holdingbedrijven worden gekoppeld. Met het aan- of uitzetten van de velden wordt bepaald tot welke dochterbedrijven deze extra cliëntgebruiker toegang krijgen. Een * achter een naam van een holdingbedrijf geeft aan dat de cliëntgebruiker hiervan de hoofdcontactpersoon is.


Pagina 78 van 100

Met de knop

8.9.

onderaan de pagina worden deze gegevens bewaard.

Wachtwoorden

Wachtwoorden voor de client portal kunnen na een vooraf ingesteld aantal dagen (bijvoorbeeld 90) verlopen. Deze instelling kunnen wij op verzoek voor uw kantoor activeren. Als het wachtwoord niet op tijd wordt aangepast, wordt de toegang tot de portal geblokkeerd. Ook kan de cliënt, eenmaal aangemeld, op de portal nu zelf zijn wachtwoord kiezen en veranderen wanneer de wachtwoordtermijn verloopt. Hiervoor hoeft de intermediair niet meer te worden ingeschakeld.


Pagina 79 van 100

Nieuw wachtwoord kiezen Als u gebruik maakt van de optie om het wachtwoord te laten verlopen, wordt de cliënt in het welkomvenster van de client portal met een tekst in de rechterkolom gewaarschuwd als dit moment nadert. Hier kan via de link "zelf uw wachtwoord veranderen" een nieuw wachtwoord worden gekozen. Deze optie is niet standaard opgenomen in de applicatie, u kunt deze wel gratis aanvragen en gebruiken. Vraag uw accountmanager om meer informatie.

De cliënt klikt op deze link waarna het venster om het wachtwoord aan te passen wordt geopend. Eerst moet het oude en daarna het nieuwe wachtwoord worden ingevuld. De cliënt heeft de mogelijkheid om zelf een nieuw wachtwoord te kiezen.


Pagina 80 van 100

Klik op

.

Het wachtwoord is aangepast, de cliënt keert weer terug naar het welkomvenster van de client portal.

Wachtwoord is verlopen Deze optie is niet standaard opgenomen in de applicatie, u kunt het wel gratis aanvragen en gebruiken. Vraag uw accountmanager om meer informatie. Als het wachtwoord na bijvoorbeeld 90 dagen is verlopen, kan niet meer worden ingelogd. Bij het opstarten van de client portal ziet de cliënt in dat geval het volgende venster:


Pagina 81 van 100

De cliënt moet eerst het oude en daarna het nieuwe wachtwoord invoeren. Klik op .

Het wachtwoord is aangepast, de cliënt ziet het welkomvenster van de client portal.

Portaltoegang geblokkeerd na verkeerd wachtwoord Als vijf keer een verkeerd wachtwoord wordt opgegeven, wordt de inlogcode geblokkeerd en kan er niet meer worden ingelogd op de client portal.

De cliënt moet contact opnemen met de beheerder van de client portal om weer portaltoegang te krijgen.

Wachtwoord vergeten Als de cliënt het wachtwoord voor portaltoegang is vergeten, kan hij een nieuw wachtwoord opvragen.


Pagina 82 van 100

Eerst wordt de cliëntnaam ingevuld waarna op de link "Wachtwoord vergeten?" moet worden geklikt. Het volgende venster verschijnt:

Als de gegevens in dit venster niet juist zijn, kan de cliënt contact opnemen met de intermediair.

Als de cliënt op de knop

klikt, verschijnt het volgende venster:

Het eerste deel van het wachtwoord wordt naar het e-mailadres van de cliënt verstuurd. Het tweede deel wordt per brief door de intermediair aan de hoofdcliëntgebruikler gestuurd.


Pagina 83 van 100

8.10.

Bestanden up- en downloaden

Cliënten van intermediairs kunnen nu vanaf de client portal bestanden uploaden die door de intermediair in UNIT4 Business Suite worden gedownload, om deze bijvoorbeeld in de cliëntkaart op te slaan. Hiervoor moet in de cliëntkaart (knop bestanden zijn aangevinkt.

, tabblad Middelen) het nieuwe veld Upload

Als dit veld is aangezet, wordt het tabblad Cliëntbestanden aan de cliëntkaart toegevoegd als UNIT4 Business Suite opnieuw is opgestart. Dit tabblad toont het volgende venster:


Pagina 84 van 100

Knoppen in dit venster:

Downloaden Met deze knop kunt u bestanden vanaf de client portal downloaden.

Verversen Met deze knop kunt u controleren of er nieuwe dowloads op client portal klaarstaan.

Selecteer downloadlocatie


Pagina 85 van 100

Met deze knop kunt u aangeven waar de bestanden opgeslagen moeten worden. Deze locatie wordt per individuele gebruiker bewaard maar u kunt ook een locatie aanmaken die wordt gedeeld met anderen, bijvoorbeeld collega's.

Toon document Met deze knop kunt u een gedownload bestand openen. Als de cliënt vanaf de client portal bestanden heeft geüpload, worden deze in de linkerkolom getoond. De rechterkolom laat de gedownloade bestanden zien die u eerder op uw pc hebt opgeslagen. Als in het venster "Middelen" het veld Upload bestanden is aangevinkt, is op de client portal van de cliënt onder "Dossier/rapportages" het tabblad Mijn Documenten zichtbaar.

Via de knop

kan de cliënt een bestand selecteren die hij daarna via de knop

naar de intermediair in UNIT4 Business Suite stuurt. De intermediair ontvangt een e-mail ter notificatie:


Pagina 86 van 100

In de cliëntkaart ziet u in de linkerkolom onder Bestanden (Client Portal) de map met daarin het verzonden document.


Pagina 87 van 100

Dubbelklik op het bestand, u ziet de volgende meling:

Na bevestiging kunt u het document downloaden naar de locatie op uw computer of server die u via de knop

hiervoor hebt geselecteerd.


Pagina 88 van 100

Op de client portal ziet de cliënt dat het document door de intermediair is gedownload.


Pagina 89 van 100


Pagina 90 van 100

9.

BERICHTEN VERWIJDEREN

Het is mogelijk om berichten die op de portal geplaatst zijn te verwijderen. Daarvoor moet u de berichten eerst op de bekende wijze intrekken. De berichten worden dan uit de webfolder verplaatst naar het archief van die webfolder, waardoor de webfolder overeenkomt met wat in de portal van de cliënt wordt getoond.

Vervolgens kunt u het document vanuit dit archief verwijderen. Dit kan in het bovenstaande venster met de knop , de optie "Verwijderen" van het snelmenu of de -toets verwijderen. Ook kunt u het bericht vanuit de Content Manager verwijderen. Berichten die door de cliënten goedgekeurd zijn, kunnen niet verwijderd worden. In het snelmenu is de optie "Archiveren" aanwezig.


Pagina 91 van 100

Via deze optie kunt u berichten die in vorige versies zijn ingetrokken, goedgekeurd of afgekeurd naar het archief van de webfolder plaatsen.


Pagina 92 van 100

10.

OVERIGE MENUKEUZES

10.1.

Client Portal-berichten

Via de menukeuze "Content Manager | Client Portal-berichten" krijgt u een overzicht van de gegenereerde Client Portal-berichten.

In het snelmenu dat verschijnt bij het gebruik van de rechtermuisknop zijn een aantal opties aanwezig die specifiek betrekking hebben op de Client Portal-berichten: •

"Ophalen berichten" Via deze optie haalt u de T@xConnector-berichten op.

•

"Intrekken" Hiermee verwijdert u een aangifte die op de portal geplaatst is en nog niet door de cliënt is goedof afgekeurd van de portal. U kunt deze optie niet gebruiken bij een rapportage die op de webportal geplaatst is. U kunt een aangifte ook intrekken bij de cliënt (menukeuze "Relatiebeheer | Cliënten") bij het onderdeel "Documenten".

•

"Geforceerd goedkeuren" Moet een aangifte met spoed goedgekeurd worden, en de cliënt kan deze zelf niet


Pagina 93 van 100

goedkeuren (bijvoorbeeld omdat hij gedurende een langere periode in het buitenland is), dan kunt u met deze optie de aangifte goedkeuren. Een aangifte die door u goedgekeurd is, krijgt de voortgang "Geforceerd goedgekeurd door intermediair". Tevens krijgt het bijbehorende Client Portal-bericht de status "Aangifte geforceerd goedgekeurd". Als u de aangifte geforceerd goedkeurt, dan verschijnt het volgende venster waarin u een notitie moet invoeren. Standaard is de volgende tekst ingevuld: "Uw aangifte is door ons geforceerd klikt, dan wordt goedgekeurd."; deze tekst kunt u wijzigen. Als u op vervolgens per e-mail aan de cliënt doorgegeven dat er een nieuwe notitie is.

•

"Verstuur naar T@xConnector" Met deze optie stuurt u een goedgekeurde aangifte naar de T@xConnector die de aangifte naar de Belastingdienst verzendt.

•

"Heropen aangifte" Als een aangifte goedgekeurd is, dan kunt u de betreffende aangifte wel openen, maar u kunt deze niet meer wijzigen. Met de optie "Heropen aangifte" kunt u de aangifte weer wijzigen. Als u de aangifte heropent, dan verschijnt het volgende venster waarin u een notitie moet invoeren.


Pagina 94 van 100

Standaard is de volgende tekst ingevuld: "Uw aangifte is door ons heropend."; klikt, dan wordt vervolgens per deze tekst kunt u wijzigen. Als u op e-mail aan de cliënt doorgegeven dat er een nieuwe notitie is. Nadat u de aangifte gewijzigd hebt, moet u deze weer ter goedkeuring op de portal van de cliënt plaatsen. •

"Voeg commentaar toe" Hiermee opent u een venster waarin u commentaar kunt invoeren.

•

"Verstuur herinneringsmail" Deze optie is actief als het bericht de status "Bericht staat ter goedkeuring op de webportal" heeft. Met deze optie verstuurt u een e-mail naar de cliënt waarin hij eraan herinnerd wordt dat een aangifte of rapport op de portal is geplaatst en nog niet is goedgekeurd.

•

"Bekijk document" Met deze optie wordt de inhoud van het document getoond.

•

"Update de portalstatus" Deze optie is een herstelfunctie waarmee u de status die een bericht heeft in UNIT4 Business Suite bijwerkt naar UNIT4 Client Portal.

Standaard zijn de opties "Intrekken", "Geforceerd goedkeuren", "Heropen aangifte" en "Update de portalstatus" alleen beschikbaar voor gebruiker "0" en gebruikers met


Pagina 95 van 100

beheerdersrechten. Als deze opties ook voor andere gebruikers beschikbaar moeten zijn, dan moet u dit met privileges regelen via de menukeuze "Onderhoud | Privilegegroepen". Dubbelklikt u op een Client Portal-bericht (u kunt ook de F2-toets of de optie "Lezen" van het snelmenu gebruiken), dan verschijnt er een venster met de detailgegevens van het betreffende bericht.

Via de knop

kunt u nog notities aan het bericht toevoegen.

U kunt de berichten die betrekking hebben op aangiften ook opvragen bij de cliënt. Selecteer daar de optie "Client Portal" en open het tabblad Client Portal-berichten.

10.2.

Client Portal-berichtenhistorie

Via de menukeuze "Content Manager | Client Portal-berichtenhistorie" krijgt u een overzicht van alle verzonden en ontvangen acties richting de portal. U kunt de Client Portal-berichtenhistorie ook opvragen: • bij de cliënt bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Client Portal-berichten of, • via de menukeuze "Inkomstenbelasting | IB-cliënt jaargegevens details (zoeken)" of "Vennootschapsbelasting | VpB-cliënt jaargege-vens details (zoeken)" in het tabblad Client Portal-berichten. Via deze menukeuze ziet u echter alleen de berichten die te maken hebben met de aangifte. Als u het betreffende bericht opent (door te dubbelklikken of door de F2-toets of de optie "Lezen" van het snelmenu te gebruiken), dan worden de detailgegevens getoond.


Pagina 96 van 100

10.3.

Standaardmappenstructuur voor gebruikers

Ook voor de gebruikers kunt u standaardmappencombinaties toevoegen. Met de standaardmappencombinaties regelt u dat bij een gebruiker alleen die mappen getoond worden die voor hem van toepassing zijn. Om een standaardmappencombinatie toe te voegen selecteert u de menukeuze "Content Manager | Standaardmappen | Standaardmappencombinaties gebruikers". Nadat de standaardmappencombinaties zijn aangemaakt, koppelt u deze aan de gebruikers zodat bij de gebruikers alleen die mappen getoond worden, die voor hen van toepassing zijn. Selecteer hiervoor de menukeuze "Content Manager | Standaardmappen | Gekoppelde standaardmappencombinaties gebruikers". De werking van bovengenoemde menukeuzes is gelijk aan de werking van de menukeuzes "Content Manager | Standaardmappen | Standaardmappencombinaties cliënten" en "Content Manager | Standaardmappen | Gekoppelde standaardmappencombinaties cliënten". Voor meer informatie over de laatstgenoemde menukeuzes, (zie "Stap 5 - Geef aan welke standaardmappencombinaties voorkomen" op pagina 13) en (zie "Stap 6 - Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties" op pagina 15) van de inrichting.

10.4.

Audittabellen - Audittrail

Werkt u met de Content Manager, dan is de functionaliteit beschikbaar die u verder ondersteunt bij een goede uitvoering van de Wta-regelgeving. Het is het mogelijk om bij te houden welke gebruiker welke gegevens op welk moment heeft gewijzigd (bijvoorbeeld de adresgegevens van een cliënt). Deze wijzigingen worden in een grid getoond. U kunt zelf aangeven van welke gegevens (tabellen) de wijzigingen moeten worden bijgehouden. Daarvoor selecteert u de menukeuze "Content Manager | Audittrail | Audittabellen". U voegt hier op de gebruikelijke wijze tabellen toe.

In het veld Tabel selecteert u de tabel waarvan de wijzigingen moeten worden bijgehouden. Selecteert u de optie Wijzigingen afzonderlijk bijhouden, dan wordt elke wijziging als aparte regel in de grid getoond. Dit heeft als voordeel dat u gericht naar een bepaalde wijziging kunt zoeken. Het nadeel is dat er veel records in de grid zijn. Hebt u de optie Wijzigingen afzonderlijk bijhouden niet geselecteerd, dan worden de gegevens die u per keer hebt gewijzigd in één record getoond. Via de menukeuze "Content Manager | Audittrail | Audittrail" wordt de grid met de wijzigingen getoond.


Pagina 97 van 100

10.5.

Deregistreer UNIT4 Fileprocessor

Als op een werkplek via de menukeuze "Onderhoud | Algemeen | Registreer UNIT4 Fileprocessor" het programma "UNIT4 Client Portal Fileprocessor" is geregistreerd, dan kunt u vanaf deze werkplek aangifen omzetbelasting, loonbelasting of ICP alsmede de aangiften IB of VpB die niet in UNIT4 Fiscaal gemaakt zijn op de portal van de cliënt plaatsen. Doet de situatie zich voor dat dit vanaf die werkplek niet meer toegestaan is, dan moet u het programma "UNIT4 Client Portal Fileprocessor" deregistreren. Dit gebeurt via de menukeuze "Onderhoud | Algemeen | Deregistreer UNIT4 Fileprocessor". Standaard is deze menukeuze alleen beschikbaar voor gebruiker "0" en gebruikers met beheerdersrechten. Als deze menukeuze ook voor andere gebruikers beschikbaar moet zijn, dan moet u dit met privileges regelen via de menukeuze "Onderhoud | Privilegegroepen".


Pagina 98 van 100

11.

INDEX

—A—

—D—

Aangifte aangifte UNIT4 Fiscaal op de portal plaatsen 38 overige aangiften op de portal plaatsen 42 portal accountant 55 portal cliënt 66 versturen naar de Belastingdienst 42 Aangiftenarchief portal accountant 59 portal cliënt 69 Audittabellen 97 Audittrail 97

Documentbeveiliging CP 4 Dossier portal accountant 57 portal cliënt 68

—B— Beheer extra cliëntgebruikers 72 holdingportals 70 portal accountant 60 portal cliënt 70 Berichten verwijderen 91 —C— Cliënt koppelen aan nieuwsgroepenbinaties 32 koppelen aan standaardmappencombinaties 15 Client Portal-berichten 93 Contacten portal cliënt 64 Content Manager 45 CP documentbeveiliging 4 inrichten 2 poorten die open moeten staan 1 registratie 3 CP-berichtenhistorie 96


—I— IP-adressen CP 1 —M— Mappenstructuur cliënten 7 gebruikers 97 —N— Nieuws 69 portal accountant 58 Nieuwsbrief 33 Nieuwsgroepen 31 cliënten koppelen 32 nieuwsbrief plaatsen 33 toevoegen 31 —P— Poorten CP 1 Portal aangifte plaatsen 36 aangifte UNIT4 Fiscaal op de portal plaatsen 38 portal van de accountant 53 Portal accountant aangiften 55 aangiftenarchief 59 beheer 60 contacten 53 dossier 57 nieuws 58 zoeken 54 Portal cliënt aangifte 66

Pagina 99 van 100

aangiftenarchief 69 beheer 70 contacten 64 dossier 68 nieuws 69 welkom 64 zoeken 65 Portal creëren 20

Standaardwebmap 17 —V— Versiebeheer 12, 50 —W—

Registratie CP 3

Webmap 12 Webtabblad 12 Welkom portal cliënt 64

—S—

—Z—

Standaardmappencombinaties 13 cliënten koppelen 15 Standaardmappenstructuur cliënten 7 gebruikers 97

Zoeken portal accountant 54 portal cliënt 65

—R—


Pagina 100 van 100

Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0

Recommend Documents