Client Portal

CSS040M-NL Versie: 1 Handleiding @MIS Client Portal

Handleiding @MIS Client Portal

Code Versie Auteur Goedgekeurd door Datum

: CSS040M-NL :1 : John Laurijssens : Erik de Clerck : 3 Augustus 2015

Confidence to Act Everdenberg 41 4902 TT OOSTERHOUT 0162-488488 [email protected] www.alcontrolfood.com

© This information is the property of ALcontrol Food & Water and is not intended for third parties. Non-monitored printout. Page 1 of 34 Reproduction is only permitted with prior written permission of the Management Board. Date of printed version: 3 August 2015


Inhoud 1

Introductie .............................................................................................................................. 3

2

Korte uitleg ............................................................................................................................. 4 2.1 2.2

3

Ik wil een pick-up inplannen............................................................................................................... 4 Ik wil een monster aanmelden ........................................................................................................... 5

Inloggen in de @MIS Client Portal ........................................................................................ 7

4

Research Data ........................................................................................................................ 8 4.1 Orders ................................................................................................................................................ 8 4.1.1 Nieuw: Houdbaarheidsprojecten inboeken .............................................................................. 12 4.2 Results  Overview ........................................................................................................................ 13 4.3 Results  Trend Analysis ............................................................................................................... 15 4.4 Templates ........................................................................................................................................ 16

5

Client Reporting Tool .......................................................................................................... 17

6

Sample Pick-up .................................................................................................................... 19

7

Info ........................................................................................................................................ 21 7.1 7.2 7.3 7.4

8

Invoices  My Invoices ................................................................................................................... 21 Invoices  My Graphs .................................................................................................................... 21 Prices  All Prices/My Prices ......................................................................................................... 22 Analysis............................................................................................................................................ 23

Questions & Documents ..................................................................................................... 24 8.1 8.2

9

Klachten en vragen .......................................................................................................................... 24 Documenten .................................................................................................................................... 26

Maintenance ......................................................................................................................... 27 9.1 9.2 9.3 9.4

My Contact Details ........................................................................................................................... 27 My Accounts .................................................................................................................................... 28 My Products ..................................................................................................................................... 29 My Limits .......................................................................................................................................... 30

10

Veelgestelde vragen ......................................................................................................... 32

11

Ter afsluiting..................................................................................................................... 33

12

Wijzigingen ....................................................................................................................... 34



1 Introductie ALcontrol Food & Water is de referentie voor labonderzoek in de water- en voedingsindustrie. Wij zijn trots op onze klantgerichtheid en doen er alles aan om uw digitale gebruiksgemak te verhogen. In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe u optimaal gebruik kunt maken van onze @MIS Client Portal. Tevens is de laatste wijziging opgenomen: de Client Reporting Tool, waarmee u zelf PDF-rapporten kunt samenstellen, gebruik makend van alle onderzoeksgegevens binnen uw account. De @MIS Client Portal is een beveiligde en laagdrempelige internetomgeving waar u uw onderzoeksdata kunt inboeken, kunt volgen en definitieve rapporten kunt raadplegen en downloaden. Op elk moment van de dag en op elke plaats kunt u inloggen om de actuele stand van zaken te bekijken. De analyseresultaten kunnen getoetst worden aan door uzelf ingestelde waarschuwings- en/of afkeurnormen welke bij overschrijding opgevolgd kunnen worden door een e-mailnotificatie. De @MIS Client Portal is verder de plaats waar u alle gegevens vindt over de mogelijke analyses en uw klantspecifieke prijzen en facturen; u kunt gewenste pick-ups of bemonsteringen inboeken; u kunt vragen stellen en klachten registreren. Tevens kunt u zelf uw contactgegevens beheren en binnen uw hoofdaccount meerdere subaccounts, elk met eigen rechten, aanmaken. Deze handleiding is met zorg opgesteld en voorzien van diverse screenshots ter verduidelijking. De getoonde informatie op deze schermen is klant- en productafhankelijk. Daarom is het goed mogelijk dat de voor u beschikbare schermen er iets anders uitzien of andere basisinformatie bevatten.



2 Korte uitleg Als u snel aan de slag wilt met de @MIS Client Portal, dan treft u hier een korte omschrijving van de twee meest gebruikte opties aan. 2.1

Ik wil een pick-up inplannen

 

Selecteer na inloggen in het hoofdmenu de optie “Sample Pick-up”. Klik op de knop “New Pick-up”. U komt dan in het volgende scherm terecht:



Selecteer de datum(s) waarop de pick-up moet worden uitgevoerd (feestdagen en het weekend zijn niet mogelijk, na 12:00 kunt u niet meer aanmelden voor de volgende werkdag). Geef aan vanaf wanneer uw monsters opgehaald kunnen worden. Selecteer of het een pick-up, een monstername, een levering of een aankoop betreft. Geeft bij “amount of samples” op hoeveel monsters u verwacht aan te gaan leveren. Selecteer de omstandigheden voor het transport (gekoeld, bevroren of anders). Controleer het adres. Standaard zal hier uw bedrijfsadres ingevoerd zijn, maar dit kunt u desgewenst aanpassen. Voer de contactpersoon voor deze pick-up in – de persoon die we kunnen benaderen indien er problemen met uw pick-up zijn. Naar het opgegeven mailadres zal ook een bevestiging van de aangevraagde pick-up worden verstuurd. Geef eventuele opmerkingen voor de koerier aan. Indien u een levering wilt aanvragen (dus monstermateriaal bestellen) dan kunt u hier aangeven wat u nodig heeft. Afwijkende transportomstandigheden kunnen ook hier worden ingevoerd. Verzend uw aanvraag met de “Send” knop. De afspraak verschijnt in het overzicht en u ontvangt een bevestiging op het ingevoerde e-mail adres.

       

Een uitgebreider beschrijving over het inplannen van afspraken met onze logistieke dienst vindt u in hoofdstuk 6.



2.2  

Ik wil een monster aanmelden Selecteer na inloggen de optie “Research Data  Orders”. Indien u een opgeslagen template wilt gebruiken om een order in te voeren, klik dan op de knop “Add from template” en selecteer de gewenste template. Wilt u een blanco formulier invullen, kies dan voor “Add order”.

1

In dit formulier kunt u de details van uw order opgeven. Let er daarbij op dat alle velden die gemarkeerd zijn met een sterretje (*) verplicht moeten worden ingevoerd. 1 – Algemene gegevens voor deze order  Contact – de contactpersoon voor deze order, die voor vragen, problemen, etc. benaderd kan worden.  Project + Project Description – vrije tekst, wordt meegenomen op het certificaat.  Invoice reference – factuurreferentie, vrije tekst die op de factuur wordt weergegeven.  Start date – datum waarop de order ingezet moet worden. Wordt standaard op de huidige datum gezet maar kan in combinatie met de Shelf life optie ingezet worden voor houdbaarheidsonderzoek.  Shelf Life – vink deze optie aan als het monster tot de opgegeven startdatum bewaard moet blijven. U dient ook aangeven bij welke temperatuur de monsters opgeslagen moeten worden. Per order kan slechts één startdatum aangegeven worden.  Urgent – hiermee geeft u aan dat de order met spoed behandeld moet worden. Neemt u in dergelijke gevallen altijd even contact op met de afdeling CS om de leverdatum te bevestigen en te controleren of spoedaanvragen op dit moment beschikbaar zijn. Spoedaanvragen op microbiologisch onderzoek zijn niet mogelijk.  Remarks – extra informatie die relevant kan zijn, analyses die u niet kunt aanvinken of verzoeken om bijvoorbeeld in Engels of Duits te rapporteren kunt u hier aangeven.  Samples will be…– Hier geeft u aan hoe de monsters op ons lab aangeleverd zullen worden. Merk op dat dit niet gelijk staat aan het inplannen van een afspraak met onze logistieke dienst, dit wordt in paragraaf 2.1 uitgelegd.



2

3

2 – Monstergegevens  U kunt het gewenste aantal monsters aanmaken met de “Add sample” knop. U kunt ook bestaande monsters kopiëren met het icoon rechts van de monsterregel ( ) waarbij alle gegevens overgenomen worden.  Selecteer in de kolom “Type” het gewenste producttype. Zodra een keuze gemaakt wordt, zullen onderin beeld de analyses verschijnen.  In de kolom “Description” geeft u de monsteromschrijving aan. Dit is vrije tekst en wordt meegenomen op het rapport. Deze omschrijving dient ter identificatie van de verschillende monsters binnen de order.  In de kolom “Containers” geeft u het aantal verpakkingen aan. Tenzij specifiek aangegeven zullen meerdere verpakkingen als één monster worden behandeld.  Bij “Sample Date/Time” geeft u de monsternamedatum en –tijd aan. Dit is de tijd waarop u het monster genomen heeft. U kunt dit veld leeg maken maar dit zal een opmerking op het rapport tot gevolg hebben. Standaard wordt de huidige systeemdatum en –tijd ingevuld. 3 – Analysegegevens Hier kunt u de gewenste analyses aanvinken. U kunt ze per monster aanvinken, of met de “All” optie deze analyse in één keer aan alle monsters toevoegen. Als alle gegevens correct zijn ingevoerd, dan kunt u de order verzenden met de knop “Send to Lab” bovenaan het scherm. U kunt de order ook alleen opslaan om deze later nog te kunnen bewerken met één van de “Save” opties. Een uitgebreider overzicht van de opties en mogelijkheden vindt u in paragraaf 4.1.



3 Inloggen in de @MIS Client Portal Surf naar het volgende adres (de @MIS Client Portal wordt ondersteund binnen de meest recente versies van Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome en Apple Safari): www.alcontrolfood.com U komt dan op de pagina in figuur 1 terecht. Klikt u hier op de @MIS login knop rechtsboven in het scherm, u krijgt dan een selectie te zien, waarin u kunt aangeven bij welke vestiging (Food & Water of Environmental) u wilt inloggen. U kiest hier voor “Food and water clients – login here”. Merk op dat als u met beide vestigingen zaken doet, deze inloggegevens niet hetzelfde zijn.

Figuur 1 – Inloggen op de @MIS Client Portal

U komt nu in het hoofdscherm van de @MIS Client Portal terecht, vanwaar u toegang heeft tot uw onderzoeksgegevens, uitgebreide informatie over de analyses die ALcontrol kan aanbieden, prijzen, vragen, de mogelijkheid om direct afspraken met de logistieke dienst van ALcontrol in te plannen, en nog veel meer. In de komende hoofdstukken zullen we de mogelijkheden per menuoptie in detail bekijken.



4 Research Data Onder deze optie in het hoofdmenu vindt u alles dat met uw laboratoriumonderzoeken te maken heeft. Hier kunt u nieuwe orders aanmaken, resultaten van lopende of afgeronde opdrachten inzien, certificaten downloaden, trendanalyses aanmaken en templates beheren. 4.1 Orders Onder deze keuze treft u het overzicht van orders aan die u via de @MIS Client Portal heeft verstrekt, ook als u deze nog niet verzonden heeft. U kunt hier bestaande orders opzoeken, inzien, afdrukken en indien nodig nieuwe orders maken op basis van een bestaande order. U kunt ook nieuwe orders aanmaken, vanaf een blanco formulier of vanaf een eerder opgeslagen template.

1 2

3

5 4

Figuur 2 – Het Order Overview scherm. Genummerde opties worden hieronder behandeld.

1 – Import Order (XML) Het is mogelijk om de orderverstrekking te automatiseren. Dit kan handig zijn indien u zelf gebruik maakt van een intern systeem om uw gegevens te beheren. Middels het uitwisselen van XMLbestanden kan in dat geval het aanmaken van nieuwe orders automatisch gebeuren. Indien u hier interesse in heeft, neemt u dan contact op met uw accountmanager. In deze gevallen kan het voorkomen dat u een dergelijk bestand handmatig wilt uploaden. Daarvoor kunt u deze knop gebruiken. 2 – Orders filteren en zoeken Hier kunt u verschillende criteria opgeven om de weergave van orders aan te passen. U kunt aangeven dat u orders wilt zien die tussen specifieke datums moeten worden ingezet (standaard worden alleen orders met een startdatum tussen vandaag en een maand vooruit weergegeven). Tevens kunt u hier zoeken naar orders met een specifiek nummer (het ordernummer of SDGnummer, dat later ook terugkomt in het certificaatnummer), of met een specifieke projectcode. Tenslotte kunt u opgeven dat u alleen orders met een bepaalde status wilt zien. U kunt daarbij kiezen uit “Draft”, wat wil zeggen dat deze orders nog niet naar het lab zijn verzonden, “Pending”, dit zijn orders die al wel naar het lab zijn verzonden, maar nog niet zijn verwerkt, meestal omdat de monsters nog niet fysiek op het lab zijn gearriveerd, en “Received”, wat inhoudt dat de order klaar is om door het lab in bewerking te worden genomen. Combinaties zijn uiteraard ook mogelijk. 3 – Orders beheren U kunt hier bewerkingen op orders uitvoeren, in combinatie met de selectievakjes die achter elke order zijn weergegeven. U kunt van één of meer orders een korte samenvatting (Summary) weergeven waarin u snel kunt zien hoeveel monsters elke order bevat en of er opmerkingen bij deze orders zijn gemaakt. U kunt ook één of meer orders tegelijk afdrukken of naar het lab verzenden. © This information is the property of ALcontrol Food & Water and is not intended for third parties. Non-monitored printout. Page 8 of 34 Reproduction is only permitted with prior written permission of the Management Board. Date of printed version: 3 August 2015


4 – Ordergegevens Hier ziet u gedetailleerde gegevens van de orders die aan de door u opgegeven filters voldoen. U ziet in één oogopslag welke orderomschrijving en projectcode de order heeft, welk ordernummer deze orders hebben, welke startdatum u opgegeven heeft, wanneer hij aangemaakt is en welke status deze op dit moment heeft – deze zijn onder punt 2 (Orders filteren en zoeken) benoemd. Vooraan elke regel staan, afhankelijk van de status, twee of drie iconen, en ook achteraan de regel kan een extra icoon beschikbaar zijn: Edit order – deze optie is alleen beschikbaar voor orders met de status “Draft”, die dus nog niet naar het lab verzonden zijn. Hiermee opent u de order zodat u deze kunt aanpassen. Print order – geeft een afdrukvoorbeeld weer, dat u daarna kunt printen voor uw administratie of voor de logistieke dienst van ALcontrol, ter controle van uw monsters. Copy order – kopieert de geselecteerde order naar een nieuwe order, en opent vervolgens het bewerkingsscherm. Deze optie is erg handig als u snel meerdere vrijwel identieke orders wilt invoeren, of als u een al eerder uitgevoerde order nogmaals wilt laten uitvoeren. Delete order – deze optie is ook alleen beschikbaar voor orders met de status “Draft”. Hiermee verwijdert u de order uit de @MIS Client Portal. U kunt orders sorteren door op de koptekst van de gewenste kolom te klikken. 5 – Nieuwe orders aanmaken U kunt nieuwe orders aanmaken op basis van een blanco orderformulier of een al eerder opgeslagen template door op één van deze knoppen te klikken. De wijze van invullen is voor beide opties gelijk, al zal bij het gebruik van een template uiteraard al een deel van de beschikbare velden ingevoerd zijn. Als u van een template gebruik maakt, krijgt u eerst een lijst met de opgeslagen templates te zien, waaruit u een keuze kunt maken. Informatie over templates vindt u in paragraaf 4.4.

1 2

3

4

Figuur 3 – Het orderformulier. Genummerde opties worden hieronder verder beschreven.

In dit formulier kunt u de details van uw order opgeven. Let er daarbij op dat alle velden die gemarkeerd zijn met een sterretje (*) verplicht moeten worden ingevoerd.



1 – Orderbewerkingen Met deze knoppen kunt u de huidige order opslaan (Save) of annuleren (Cancel). U hebt daarbij de keuze om ook direct terug te keren naar het overzicht, of om het huidige scherm geopend te houden. U kunt ook een ingevoerde order opslaan als template (hierbij zal gevraagd worden om een naam voor de template op te geven). Als u tevreden bent met de huidige order en alles ingevoerd is, kunt u de order verzenden naar het lab (Send to lab). Hierbij zal ook gevraagd worden of u een afdruk van de order wilt maken. 2 – Algemene gegevens Hier kunt u algemene gegevens over uw order opgeven, zoals de contactpersoon (die benaderd kan worden indien er vragen of problemen over uw order zijn), een projectcode en –omschrijving (vrije tekst) en een factuurreferentie (invoice reference, wordt op de factuur getoond). U kunt hier tevens aangeven op welke datum het onderzoek gestart dient te worden. Standaard zal hiervoor de huidige datum ingevoerd worden. Deze datum kan aangepast worden, wat doorgaans in combinatie met de optie “Shelf Life” gebruikt wordt om houdbaarheidsonderzoek uit te voeren. U kunt dan aangeven dat een monster moet worden opgeslagen tot de opgegeven datum, en pas dan moet worden onderzocht. Zodra u de optie “Shelf life” selecteert zal ook een keuzelijst met de mogelijke opslagtemperaturen verschijnen. Merk op dat er per order slechts één startdatum en opslagtemperatuur mogelijk is. Indien uw houdbaarheidsproject meerdere temperaturen en/of datums beslaat, dan kunt u hier een houdbaarheidsproject van maken. Meer informatie hierover vindt u in paragraaf 4.1.1. U kunt hier aangeven dat u de resultaten met spoed nodig heeft. Als u deze optie selecteert zal daar direct de melding bij verschijnen dat spoedorders vooraf met de afdeling Customer Service moeten worden afgestemd om de mogelijke leverdatum te bespreken. Spoedaanvragen zijn niet mogelijk op microbiologisch onderzoek, aangezien ALcontrol voor deze onderzoeken gebonden is aan de door de ISO-normen voorgeschreven doorlooptijden. Merk op dat voor spoedaanvragen ook een spoedtoeslag zal worden berekend. Aan de rechterzijde van het formulier kunt u opmerkingen bij de order aangeven. Hier kunt u analyses aanvragen die niet in het overzicht beschikbaar zijn. Het is raadzaam om daarvoor contact op te nemen met de afdeling Customer Service, in veel gevallen zullen zij per direct de gewenste analyses aan uw overzicht kunnen toevoegen. Ook kunnen hier andere opmerkingen over uw order, of bijzonderheden met betrekking tot uw monsters worden aangegeven. Daarnaast kunt u bijvoorbeeld aangeven dat een rapportage naar een afwijkend adres verzonden moet worden, of dat u een rapport in een andere taal wenst te ontvangen. Tenslotte kunt u aangeven hoe deze monsters bij het lab aangeleverd gaan worden. Merk op dat dit slechts administratief is – indien u de monsters wilt laten ophalen, dan moet hiervoor apart nog een afspraak met onze logistieke dienst worden gemaakt. In hoofdstuk 6 wordt dit uitgebreid behandeld. 3 – Monstergegevens Hier kunt u de gegevens van uw monsters invoeren. Standaard wordt in elke nieuwe order één monster ingevoegd, zoals in het voorbeeld in figuur 3 is weergegeven. U kunt monsters toevoegen met de “Add Sample” knop, of door aan de rechterzijde van het scherm op de “ copy sample” knop te klikken. Daarbij zullen ook alle omschrijvingen en analyses gekopieerd worden, wat tijd kan besparen bij het invoeren. In de kolom “Type” kunt u een producttype selecteren. Hierbij kunt u kiezen uit een aantal door ALcontrol toegevoegde producttypes, maar ook door uzelf gedefinieerde types kunnen hier gekozen worden. Voor meer informatie daarover verwijzen we u naar paragraaf 9.3. Zodra u een producttype selecteert, zullen de voor dat product beschikbare analyses getoond worden. Onder “Description” kunt u uw monsteromschrijving invoeren. Hiervoor zijn standaard twee regels beschikbaar, deze worden ongewijzigd op het certificaat overgenomen. Het is mogelijk extra regels toe te voegen die elk een specifieke omschrijving hebben, die eveneens gerapporteerd zullen © This information is the property of ALcontrol Food & Water and is not intended for third parties. Non-monitored printout. Page 10 of 34 Reproduction is only permitted with prior written permission of the Management Board. Date of printed version: 3 August 2015


worden. Indien u hier interesse in heeft, neemt u dan contact op met de afdeling Customer Service. Zij kunnen deze velden voor u beschikbaar maken. Mocht u reeds beschikken over deze extra informatievelden, dan kunt u deze verbergen of zichtbaar maken met de knop “Show/Hide Descriptions”. Bij “Containers” kunt u aangeven hoeveel verpakkingen u aanlevert. Het kan noodzakelijk zijn om meer dan één verpakking aan te leveren. Het kan immers zo zijn dat één verpakking niet voldoende is om alle analyses te kunnen uitvoeren, of dat voor één of meer analyses een onaangebroken verpakking vereist is, zoals bij allergenenanalyses en DNA-detecties. Bij de sample date/time geeft u aan op welke datum en tijd u de monsters genomen heeft. Voor bepaalde producten en analyses zijn er namelijk termijnen voorgeschreven waarbinnen de analyse gestart moet zijn. Een bekend voorbeeld hiervan is de analyse van Legionella, die binnen 24 uur na monstername gestart moeten worden. Standaard wordt hier de huidige datum en tijd ingevuld. U kunt ervoor kiezen deze leeg te laten, maar dit zal wel een opmerking op uw certificaat ten gevolge hebben. Tenslotte vindt u uiterst rechts in het scherm de icoontjes om een monster te kopiëren of te verwijderen. 4 – Analysegegevens Hier kunt u voor elk ingevoerd monster aangeven welke analyses u hierop wilt laten uitvoeren. U kunt hiervoor de gewenste selectievakjes aanvinken. Merk op dat niet alle analyses beschikbaar zijn op alle producttypen (wateranalyses zijn bijvoorbeeld niet beschikbaar op voedingsmiddelen). U kunt ook een analyse in één keer op alle ingevoerde monsters aanvragen door het vakje onder “All” aan te vinken. Indien u erg veel analyses beschikbaar heeft, dan kunt u met behulp van het zoekveld snel specifieke analyses opzoeken. Door het vakje “Only show selected analyses” aan te vinken kunt u alle niet-geselecteerde analyses verbergen om snel te zien of u alle gewenste analyses geselecteerd heeft.



4.1.1 Nieuw: Houdbaarheidsprojecten inboeken ALcontrol is continu op zoek naar manieren om het inboeken van orders en projecten te vereenvoudigen, en een veel gehoord verzoek is een manier om sneller en makkelijker houdbaarheidsprojecten in te voeren. In de oude situatie waren hiervoor meerdere orders noodzakelijk, omdat per order slechts één startdatum was toegestaan. Hier komt nu verandering in.

Figuur 4 – Een houdbaarheidsproject invoeren

Zodra u aangeeft dat een nieuwe order een houdbaarheidsproject betreft door het vinkje bij “Shelf Life” aan te zetten, zal niet alleen een opslagtemperatuur, maar ook een knop verschijnen. Als u hierop klikt, dan kunt u aanvullende startdatums aangeven waarop dit product onderzocht dient te worden. Zodra u deze order opslaat, zal het systeem deze automatisch in de benodigde ordernummers opsplitsen en als groep weergeven.

Figuur 5 – Een houdbaarheidsproject in het orderoverzicht

U kunt hier alsnog elke individuele datum van dit project aanpassen of verwijderen, als u bijvoorbeeld op de eerste dag een uitgebreider onderzoek wilt uitvoeren dan op de latere tijdstippen.



4.2 Results  Overview In dit scherm kunt u informatie opzoeken over lopende orders en al afgeronde orders. U kunt snel uw resultaten terugvinden, ook voor orders die nog niet gerapporteerd zijn, en voor gerapporteerde opdrachten kunt u hier ook een kopie van het certificaat downloaden. Verder zijn er opties beschikbaar om onderzoeksgegevens in een Excel-bestand te downloaden voor verdere verwerking in uw eigen systemen.

1

2

3 4

Figuur 6 – Results Overview scherm. Genummerde opties worden hieronder verder uitgelegd.

1 – Ordercriteria U kunt hier de weergave van orders naar eigen voorkeur aanpassen. U kunt hier, net als bij het orderoverzicht, alleen orders die binnen de opgegeven periode zijn gestart, weergeven. U kunt specifiek naar een bepaalde order zoeken, op nummer, projectcode of projectomschrijving, en u kunt orders met een bepaalde status laten zien. Daarbij kunt u kiezen uit “Complete” (deze order is afgerond), “In progress” (de order is nog niet afgerond, één of meer analyses zijn nog in bewerking), “Available” (deze order is gereed voor verwerking op het lab, maar nog niet in bewerking genomen) en “Cancelled” (deze order is geannuleerd). Merk op dat het voor kan komen dat een order al wel de status “complete” heeft, maar dat er nog geen rapport beschikbaar is. Dit kan betekenen dat er resultaten al wel bekend zijn, maar nog door het lab moeten worden vrijgegeven, of dat alles al wel is vrijgegeven, maar dat het rapport nog niet is gegenereerd. Dit kunt u uitfilteren door het vinkje “Has report” in te schakelen. 2 – Monstercriteria Hier kunt u aanvullende zoeken filtercriteria op monsterniveau aangeven. U kunt zoeken op monsternummer, producttype en monsteromschrijving. 3 – Weergave- en downloadopties U kunt hier de weergave van de orders aanpassen met de “Results lay-out” keuzelijst. Standaard zal deze ingesteld zijn op “Paged view”, waardoor de lijst met gevonden orders in pagina’s zal worden afgebroken – dit helpt laadtijden binnen de portal zo laag mogelijk te houden. U kunt echter ook kiezen voor “List view”, waarbij de lijst ononderbroken wordt getoond, en “Detail view”, waarbij de resultaten binnen een order in hetzelfde scherm als de lijst met ordernummers wordt getoond. U kunt met de “Download XLS” knop de resultaten van de geselecteerde orders (met behulp van de selectievakjes) downloaden in een Excel-bestand. U kunt deze daarna verder verwerken in uw eigen systemen.



4 – Resultaatoverzicht In dit overzicht treft u alle orders aan die aan de door u opgegeven zoekcriteria en filters voldoen. Hierbij wordt in het overzicht al de nodige informatie getoond. In de eerste kolom ziet u gekleurde stippen. Deze geven informatie over eventueel ingestelde limieten die automatisch de resultaten van elke order controleren en, waar van toepassing, markeren. Daarbij wordt de onderstaande volgorde aangehouden – als er dus binnen een order zowel een waarschuwing als een afkeur (geel en rood) is afgegeven, dan zal de order rood gemarkeerd worden. Individuele resultaten worden wel apart gemarkeerd. De uitleg van de verschillende kleuren wordt kort samengevat onder het overzicht weergegeven, en staan voor het volgende: Wit – binnen deze order zijn wel limieten van kracht, maar er zijn nog geen resultaten bekend, waardoor deze limieten nog niet geëvalueerd kunnen worden. Grijs – op deze order zijn geen limieten van kracht. Groen – alle limieten die binnen deze order van kracht zijn, voldoen aan de opgegeven grenzen en zijn dus goedgekeurd. Blauw – op deze order zijn limieten van kracht, maar deze kunnen niet geëvalueerd worden. Als u bijvoorbeeld opgeeft dat er een waarschuwing verzonden moet worden zodra het kiemgetal op een vleesmonster 5 kve/g of hoger is zult u deze conclusie zien. De detectiegrens van deze analyse is immers 10 kve/g, daardoor kan de limiet niet beoordeeld worden. Geel – op deze order is minstens één limiet van kracht waarvan de waarschuwingsgrens is overschreden. Rood – op deze order is minstens één limiet van kracht waarvan de afkeurgrens is overschreden. Meer informatie over limieten kunt u vinden in paragraaf 9.4. In de tweede kolom ziet u het ordernummer. U kunt dit aanklikken om gedetailleerde informatie van alle monsters binnen deze order te zien, inclusief alle analyses die op die monsters zijn aangevraagd. Ook kunt u hier controleren op welke analyse een eventueel geactiveerde limiet (de gekleurde stippen) precies betrekking heeft. Merk op dat niet-routine analyses pas in dit overzicht te zien zullen zijn op het moment dat het resultaat ingevoerd en vrijgegeven is. De volgende twee kolommen geven de projectomschrijving en projectcode weer. Vervolgens wordt de startdatum van de orders getoond, gevolgd door de verwachtte rapportagedatum. De volgende kolom bevat de status van de order, dan de contactpersoon en eventuele opmerkingen die op deze order zijn gemaakt. Tenslotte vindt u de mogelijkheid om het rapport nogmaals te downloaden (weergegeven als een PDF-icoon) en de optie om individuele orders in verschillende formaten (print, XLS, PDF en XML) te exporteren.



4.3 Results  Trend Analysis Met behulp van de @MIS Client Portal kunt u snel en eenvoudig trendanalyses van uw resultaten opstellen.

1

2

Figuur 7 – Trendanalyse binnen de @MIS Client Portal

1 – Zoekcriteria Hier kunt u de parameters voor uw trendanalyse invoeren. U kunt opgeven over welke periode gegevens moeten worden opgehaald, u kunt een specifieke projectcode opgeven die moet worden gezocht, en voor welk product u resultaten wilt zien. Tenslotte geeft u op welk resultaat opgehaald moet worden, en klikt u op de “Show” knop. De gegevens worden dan opgehaald en automatisch in een grafiek weergegeven. Resultaten van detecties (die alleen aan/afwezig rapporteren) worden als taartdiagram weergegeven. U kunt zeer specifieke trendanalyses opstellen als u bij het invoeren van uw orders onderscheid maakt op basis van de projectcode en het producttype. Hiervoor kunt u uiteraard ook weer zelf aangemaakte producttypes inzetten, zoals beschreven in paragraaf 9.3. 2 – Exporteer gegevens Indien u verdere bewerkingen wilt uitvoeren op de gevonden gegevens, zoals het opstellen van trendlijnen of extrapolaties, dan kunt u de gegevens die in de grafiek worden weergegeven, ook exporteren naar een Excel-bestand door op deze knop te klikken.



4.4 Templates In dit scherm vindt u een overzicht van alle opgeslagen templates, die gebruikt kunnen worden bij het aanmaken van nieuwe orders. Door veel voorkomende onderzoeken in een template op te slaan, kunnen deze orders veel sneller aangemaakt worden, wat veel tijd kan besparen. Bovendien wordt de kans op fouten verkleind als de meeste instellingen al zijn ingevoerd.

Figuur 8 – Ordertemplate Overview

Het aanmaken van een template begint door op de “Add Template” knop te klikken en verloopt verder vrijwel identiek aan het inboeken van een nieuwe order. Als enige verschil is er bovenaan het formulier een extra optie om de naam voor dit template in te voeren – deze verschijnt later ook weer in de overzichtslijsten. In het overzicht kunt u met behulp van de volgende icoontjes uw templates beheren: Edit template – met deze optie opent u de template zodat u deze kunt aanpassen. Print template – geeft een afdrukvoorbeeld weer, dat u kunt printen voor uw administratie of als om wat voor reden dan ook een papieren opdrachtformulier nodig is. Delete template – met deze optie verwijdert u dit template uit de @MIS Client Portal. Tijdens het bewerken van een template kunt u tevens direct een order inboeken op basis van dat template. Daarvoor is bovenaan in beeld een knop beschikbaar “Create order from this template”.



5 Client Reporting Tool Met het client reporting tool kunt u (binnen de door ALcontrol beschikbaar gestelde lay-out) zelf rapporten in PDF-formaat samenstellen, waarbij u gebruik kunt maken van alle gegevens die op dat moment binnen uw account beschikbaar zijn. Dat houdt in dat u bijvoorbeeld een rapport kunt opstellen met alle orders die betrekking hebben op een bepaald project, een houdbaarheidsanalyse die meerdere inzetdatums omvatte of andere combinaties die voor u handig zijn.

1

2

3

4

Figuur 9 – Client Reporting Tool

1 – Zoekcriteria Hier kunt u in grote lijnen aangeven welke orders u in een gecombineerd rapport wilt weergeven. U kunt daarbij op verschillende velden filteren om op die manier snel de gewenste orders te kunnen selecteren. Als u alle gewenste zoekvelden heeft ingevoerd, klikt u op de knop om het volgende veld te vullen. 2 – Analyse Op basis van de opgegeven criteria geeft het systeem nu de mogelijkheid om een analyse te selecteren. Kies de gewenste analyse uit de lijst en klik op de knop om de mogelijke resultaten van deze analyse weer te geven. 3 – Resultaat Veel analyses hebben meer dan één resultaat. Denk dan bijvoorbeeld aan gisten & schimmels, maar ook veel chemische analyses. Kies het gewenste resultaat uit de lijst. 4 – Periode Hier geeft u aan over welke periode resultaten moeten worden opgehaald. Merk op dat hier een afwijkende datumnotatie wordt gebruikt, namelijk maand-dag-jaar. Klik tenslotte op de “Get” knop om de gegevens op te halen. Als er gegevens beschikbaar zijn, zullen deze in beeld verschijnen. U kunt hier aangeven welke resultaten u in uw rapport wilt opnemen door deze aan te vinken en op de “Add selection to report” knop te klikken. Ze zullen dan rechts van het overzicht verschijnen. Desgewenst kunt u gegevens hier eerst sorteren op nummer, datum of één van de andere kolommen die worden weergegeven. U kunt nu aanvullende gegevens selecteren door weer bij stap 1 te beginnen. Mocht u dus meerdere analyses in één rapport willen opnemen, dan kan dat. Het systeem zal de al geselecteerde gegevens behouden en alle nieuwe gegevens aan die lijst toevoegen. © This information is the property of ALcontrol Food & Water and is not intended for third parties. Non-monitored printout. Page 17 of 34 Reproduction is only permitted with prior written permission of the Management Board. Date of printed version: 3 August 2015


Als u alle gewenste gegevens heeft geselecteerd en aan uw rapport heeft toegevoegd, kunt u het rapport genereren door op de “Create report” knop te klikken. Een voorbeeld van het rapport zal nu in beeld verschijnen, waarin u nog tekst kunt toevoegen. Bovenaan het rapport moet een titel worden opgegeven. Deze titel verschijnt op het rapport, maar wordt ook gebruikt om het op te slaan, zodat u dit in de toekomst terug kunt vinden. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om een eigen tekst aan het rapport toe te voegen (“Report Remarks”). Deze zal bovenaan het rapport verschijnen en heeft betrekking op het gehele rapport. Vervolgens ziet u per geselecteerd resultaat een tabel met de geselecteerde gegevens, vervolgens een tweede tekstveld waar u opmerkingen over deze resultaten kunt invoeren, en daarna een grafiek waarin de geselecteerde gegevens zijn weergegeven. Deze grafiek kunt u desgewenst verbergen met het knopje “Hide chart” bovenaan de grafiek. Tenslotte kunt u rechts bovenaan het rapport nog een afbeelding invoegen, bijvoorbeeld een logo. Dit zal op elke pagina van het rapport worden ingevoegd. Als u alle gewenste gegevens heeft ingevoerd, dan klikt u op de “Save to PDF” knop bovenaan het scherm om het rapport in PDF-formaat op te slaan. Het wordt dan toegevoegd aan het overzicht van uw rapporten, dat u kunt weergeven door op de knop “Report library” te klikken. U kunt hier ook vorige rapporten ophalen of verwijderen. Met de knop “Reports from your session” kunt u snel een overzicht weergeven van alle rapporten die u tijdens deze sessie heeft aangemaakt.



6 Sample Pick-up Via deze optie kunt u afspraken met onze logistieke dienst inplannen. U kunt hier pick-ups afspreken, monsternames aanvragen of monsternamematerialen bestellen. Ook kunt u hier uw al gemaakte afspraken controleren.

2 1

Figuur 10 – Het Sample Pick-up overzicht

1 – Overzicht gemaakte afspraken In dit overzicht ziet u alle al gemaakte afspraken, gesorteerd op datum. U kunt hier dus direct zien wat de meest recente afspraken zijn. Door op de datum te klikken kunt u de details van die specifieke afspraak inzien. 2 – New Pick-up Door op deze knop te klikken opent u het formulier waarin u een afspraak kunt maken met onze logistieke dienst. Standaard zullen hierin uw standaard adresgegevens al ingevuld zijn, en ook uw contactgegevens kunnen al gevuld zijn. Deze kunt u uiteraard desgewenst aanpassen.

Figuur 11 – Een nieuwe afspraak inplannen

Allereerst kunt u met behulp van de kalender de gewenste datum (of datums) selecteren. Merk daarbij op dat pick-ups op feestdagen en in het weekend niet mogelijk zijn. Tot twaalf © This information is the property of ALcontrol Food & Water and is not intended for third parties. Non-monitored printout. Page 19 of 34 Reproduction is only permitted with prior written permission of the Management Board. Date of printed version: 3 August 2015


uur ’s middags kunt u nog afspraken inplannen voor de volgende werkdag, na twaalf uur is dit niet meer mogelijk. Mocht u toch met spoed pick-up nodig hebben, neemt u dan contact op met de afdeling Planning (optie 3 in het telefoonkeuzemenu) om de mogelijkheden te bespreken. Vervolgens kunt u aangeven wanneer uw monsters gereed zijn voor pick-up, zodat onze logistieke dienst daar rekening mee kan houden bij het inplannen van het tijdstip waarop onze medewerker bij u langs kan komen. Hiermee worden onnodige wachttijden voorkomen. Bij het type pick-up kunt u aangeven of het alleen ophalen betreft, of er ook bemonsterd moet worden, of er monsters aangekocht dienen te worden (als u bijvoorbeeld wilt dat we uw monster bij een supermarkt aankopen) of dat het juist om een levering gaat. Deze laatste optie kunt u gebruiken om monsternamemateriaal, swabs of afdrukplaatjes te bestellen. Geeft u in zo’n geval bij de opmerkingen, onderaan het formulier, aan wat u wilt bestellen. Bij “amount of samples” geeft u het aantal monsters op. Het is niet erg als dit op het laatste moment niet helemaal blijkt te kloppen, maar dit kan wel nuttig zijn voor de koerier, en het wordt ook gebruikt voor de planning op het lab zelf. Op deze manier kan ingeschat worden hoeveel monsters er die dag geleverd zullen gaan worden. Vervolgens kunt u aangeven of het transport gekoeld, bevroren of juist onder andere omstandigheden moet verlopen. Indien u specifieke eisen heeft kunt u deze bij de opmerkingen aangeven. Daaronder volgt het adres – waar kunnen we uw monsters komen ophalen? Hier zal uw standaardadres al zijn ingevuld, maar u kunt dit desgewenst aanpassen. Tenslotte geeft u een contactpersoon aan, met telefoonnummer en mailadres. Dit laatste kan door onze koeriers gebruikt worden om contact op te nemen indien er problemen zijn met uw afspraak. Uw mailadres wordt ook gebruikt om een bevestiging van de gemaakte afspraak te verzenden. U vindt hier tevens het veld voor opmerkingen. Om de afspraak te verzenden, klikt u onderaan het formulier op de “Send” knop. Er verschijnt een herinnering om de ingevoerde datums te controleren, waarna de afspraak opgeslagen wordt. Deze verschijnt direct in het overzicht, de bevestiging ontvangt u normaliter binnen enkele minuten op email. Als de afspraak niet direct in het overzicht verschijnt, controleert u dan of alle gegevens zijn ingevuld. Alle velden met een sterretje (*) moeten worden ingevuld.



7 Info 7.1 Invoices  My Invoices In dit overzicht kunt u al uw facturen vinden. Daarbij kunt u een specifieke periode opgeven met behulp van de datumfilters bovenaan het overzicht. Ook kunt u direct totaalbedragen per factuur zien. Door op het PDF-icoon rechts in het overzicht te klikken kunt u een PDF-kopie van uw factuur downloaden.

Figuur 12 – Factuuroverzicht

7.2

Invoices  My Graphs

Figuur 13 – Facturen in grafiekvorm

In dit scherm kunt u gedetailleerde informatie over de gefactureerde analyses opzoeken. U kunt over een specifieke periode de totale uitgaven controleren, of de uitgave per analyse controleren. Op deze manier heeft u snel inzicht in de kosten van uw onderzoek.



7.3

Prices  All Prices/My Prices

Figuur 14 – Overzicht prijsinformatie

In dit overzicht treft u prijsinformatie voor uw account aan. De “All Prices” lijst bevat alle onderzoeken die ALcontrol in het reguliere pakket aanbiedt, terwijl de “My Prices” lijst alleen dat onderzoek weergeeft dat op uw account beschikbaar is – meestal dus onderzoek dat u al eens heeft laten uitvoeren. Het kan gebeuren dat analyses wel in uw specifieke prijslijst staan, maar niet in het algemeen overzicht. Dat betreft meestal pakketten die specifiek voor uw account zijn aangemaakt. In beide lijsten worden prijzen die in een offerte zijn aangeboden, automatisch verwerkt, alsmede eventuele kortingen die voor u van kracht zijn. Desgewenst kunt u dit overzicht ook downloaden in PDF-formaat door op de knop rechtsboven de lijst te klikken. Merk op dat alle prijzen in dit overzicht worden vermeld exclusief BTW.



7.4

Analysis

Figuur 15 – Analyseoverzicht

In dit scherm kunt u gedetailleerde informatie vinden over de verschillende analyses, die ALcontrol aanbiedt. Deze zijn ingedeeld in globale productgroepen, zoals “vlees en vleesproducten” of “drinken oppervlaktewater”. In het overzicht ziet u direct welke methode gebruikt wordt, hoe lang de analyse duurt, hoe en met welke eenheid deze gerapporteerd wordt en of de methode geaccrediteerd is. Daarnaast kunt u op het gele icoontje vooraan elke regel ( ) klikken voor nog meer informatie:

Figuur 16 – Analysedetails

Hier treft u naast de al eerder genoemde informatie ook aan op welke productgroepen de accreditatie geldig is (Area), uitgebreide informatie over benodigde monsterhoeveelheden of – flessen, of er tijdslimieten gelden voor de combinatie van deze analyse en productgroep, en een korte beschrijving van de methode die voor de analyse gebruikt wordt.



8 Questions & Documents Onder deze optie treft u onze module voor het registreren van vragen en klachten aan. Indien u buiten de werktijden van onze afdeling Customer Service tegen vragen of problemen aan loopt, simpelweg niet in de gelegenheid bent om te bellen of uw probleem liever schriftelijk wilt melden, dan kunt u hier uw vraag of klacht inschrijven. Dagelijks controleren onze medewerkers alle ingeschreven klachten en vragen en zullen deze zo spoedig mogelijk afhandelen. 8.1

Klachten en vragen

Figuur 17 – Het klachten/vragenoverzicht

Met de selectieopties boven het overzicht kunt u snel filteren op openstaande zaken, afgesloten acties en recent afgesloten acties, zodat u makkelijk het overzicht houdt. Door op het registratienummer (in groen weergegeven, beginnend met R…) kunt u de details van de betreffende klacht of vraag inzien, alsmede de terugkoppeling die u hierop ontvangen heeft, als die uiteraard al beschikbaar is. U vindt in dit overzicht ook wanneer we verwachten een klacht of vraag af te kunnen sluiten, en of uw klacht terecht was. Dit laatste is uiteraard niet van toepassing op vragen.



Met de knoppen bovenaan de pagina kunt u een nieuwe vraag of klacht indienen, zoals weergegeven in de volgende afbeelding:

Figuur 18 – Een nieuwe klacht invoeren

U kunt hier eenvoudig uw contactgegevens invoeren (naam en mailadres), uw vraag of klacht invoeren en eventueel een order- en monsternummer invoeren, waarop uw vraag of klacht betrekking heeft. Tenslotte klikt u onderaan op de “Save” knop om het formulier op te slaan. Uw melding zal dan zo spoedig mogelijk door onze medewerkers in behandeling worden genomen, U ontvangt op dat moment een bevestiging op het opgegeven mailadres.



8.2

Documenten

Figuur 19 – Documentoverzicht

Het kan gebeuren dat bij de afhandeling van een vraag of klacht niet alleen een terugkoppeling, maar ook een bijlage wordt meegestuurd. Dit kan bijvoorbeeld een uitgebreide analyseomschrijving zijn, een officieel rapport van een onderzoek dat is uitgevoerd, of een exemplaar van onze algemene voorwaarden. In bepaalde gevallen zijn deze permanent beschikbaar, en kunt u deze vinden door op de knop “Documents” te klikken. Alle beschikbare documenten verschijnen dan in beeld, zoals in Figuur 19 is weergegeven.



9 Maintenance 9.1

My Contact Details

Figuur 20 – Contactgegevens beheren

Onder deze optie vindt u uw contactgegevens. Deze worden onder meer gebruikt om het standaardadres voor pick-ups in te voeren, contactgegevens voor zowel pick-ups als vragen en klachten te vullen, maar ook voor de tenaamstelling van uw certificaten (post address) en facturen (invoicing address). Het e-mail adres dat u invoert bij het factuuradres wordt automatisch gebruikt voor het verzenden van een digitale factuur. Het is helaas niet mogelijk om ook e-mail adressen voor het verzenden van rapporten in te stellen, neemt u hiervoor contact op met onze afdeling Customer Service.



9.2

My Accounts

Figuur 21 – Overzicht van subaccounts

Standaard ontvangt u bij uw aanmelding bij ALcontrol de inloggegevens voor de @MIS Client Portal. Met deze gegevens kunt u op de portal inloggen en heeft u volledige toegang tot alle onderdelen en alle gegevens die in het systeem bekend zijn. Het kan echter gebeuren dat u liever ook een account heeft met beperkte rechten. U wilt wellicht dat uw medewerkers wel kunnen inloggen op de portal, en inzage hebben in de resultaten van de uitgevoerde onderzoeken, maar dat zij geen inzage hebben in uw factuurgegevens. Of misschien wilt u voor elk van uw medewerkers apart een account aanmaken, zodat zij alleen inzage hebben in hun eigen onderzoeken, maar niet die van al uw andere medewerkers. Ook dat is mogelijk. In het overzicht, zoals weergegeven in Figuur 21, kunt u alle bestaande accounts vinden en desgewenst aanpassen of verwijderen. Door onder de optie “My Accounts” subaccounts aan te maken, kunt u zelf regelen wie toegang hebben tot de portal. U kunt ook instellen tot welke onderdelen zij wel of niet toegang hebben en u kunt ook instellen welke onderzoeken zij te zien krijgen. Voor het aanmaken van een nieuw subaccount klikt u op de knop “Add Account”.

Figuur 22 – Een nieuw account aanmaken

U kunt hier een naam, e-mail adres, telefoonnummer en wachtwoord instellen voor het nieuwe account. De inlognaam wordt automatisch gegenereerd en zal gebaseerd worden op de inlognaam van het hoofdaccount. Vervolgens kunt u selecteren welke delen van de portal voor dit account beschikbaar zullen zijn door de betreffende vakjes aan te vinken. Merk daarbij op dat niet alle opties direct beschikbaar zijn – sommigen zullen pas verschijnen nadat andere selecties ingeschakeld zijn. © This information is the property of ALcontrol Food & Water and is not intended for third parties. Non-monitored printout. Page 28 of 34 Reproduction is only permitted with prior written permission of the Management Board. Date of printed version: 3 August 2015


Een belangrijke optie (en zichtbaar in Figuur 22) is de mogelijkheid om alleen bepaalde orders te laten zien. Hiermee kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers alleen hun eigen onderzoek kunnen raadplegen, maar niet dat van anderen. Hiervoor voert u in het veld “Only for projectcodes” een unieke code in. Deze code wordt dan automatisch op alle nieuwe orders ingevoegd die onder dit account worden ingevoerd. Dit account zal dan ook alleen orders met deze unieke code te zien krijgen. Het hoofdaccount houdt uiteraard het complete overzicht van alle ingevoerde orders, ongeacht de projectcode. Dit filter is niet alleen actief op het invoeren van orders, maar uiteraard ook op het inzien van resultaten, en op het aanmaken en ophalen van templates. 9.3

My Products

Figuur 23 – Overzicht van uw producttypes

Standaard zullen al een aantal basisproducten in uw portalaccount beschikbaar zijn, die gebruikt kunnen worden bij het invoeren van opdrachten. Uw accountmanager zal bij het opstellen van de offerte hier ook om gevraagd hebben. Ook kunnen we in bepaalde gevallen aan de overeengekomen analyses al zien dat daar bepaalde producttypes bij horen. Indien u bepaalde producttypes zoekt die nog niet in uw lijst staan, dan kunnen deze in veel gevallen snel worden toegevoegd, omdat vele producttypes al wel bestaan, maar nog niet aan uw account gekoppeld zijn. Dit voorkomt dat u lange lijsten moet doorzoeken bij het aanmaken van elke nieuwe order. U kunt echter zelf ook onderverdelingen op producttypes aanmaken. Als u bijvoorbeeld niet alle onderzoeken wilt uitvoeren onder het type “VLEA” (de code die algemeen voor vlees gebruikt wordt), maar liever onderscheid wilt kunnen maken in bijvoorbeeld verschillende kwaliteitsgroepen, dan kunt u hier zelf de gewenste types voor aanmaken. Als u op de optie “My Products” klikt, krijgt u het overzicht van alle al beschikbare producttypes te zien, waaronder ook de standaardtypes die we al voor u hebben toegevoegd. Om een nieuw producttype aan te maken, klikt u op de “Add Product” knop bovenaan de lijst.

Figuur 24 – Nieuw product aanmaken

Hier kunt u aangeven op welk algemeen producttype u uw product wilt baseren. Kiest u hier voor de groep die de meeste overeenkomsten heeft met uw specifieke product. Vervolgens kunt u opgeven welke productcode en –omschrijving u hiervoor wilt hanteren. De productcode kunt u © This information is the property of ALcontrol Food & Water and is not intended for third parties. Non-monitored printout. Page 29 of 34 Reproduction is only permitted with prior written permission of the Management Board. Date of printed version: 3 August 2015


direct na opslaan gebruiken voor het aanmaken van nieuwe orders. De omschrijving zal op de portal en op uw certificaten worden vermeld. Het gebruik van deze producten kan op andere plaatsen in de portal heel handig zijn. U kunt bijvoorbeeld veel specifieker trendanalyses opzetten, aangezien daar ook op deze producten geselecteerd kan worden. 9.4 My Limits Een veelgehoord verzoek is om op de hoogte gehouden te worden van resultaten, vooral als hier normoverschrijdingen bij zijn, zonder dat u continu op de portal hoeft in te loggen. Daarvoor kunt u uw eigen specificaties invoeren en aangeven dat u hiervan meldingen via e-mail wilt ontvangen. De limieten binnen de @MIS Client Portal bieden u uitgebreide mogelijkheden.

Figuur 25 – Limieten overzicht

Zoals u ziet zijn al veel verschillende limieten beschikbaar. Het betreft dan de meeste pathogenen, zoals Salmonella en Listeria, maar ook andere analyses, zoals Legionella. Deze zijn standaard allemaal uitgeschakeld – dat wil zeggen dat deze limieten wel in het systeem staan en resultaten op de portal zullen markeren, maar dat geen meldingen worden verzonden. Indien u een melding via e-mail wilt ontvangen als bijvoorbeeld Salmonella aanwezig is, dan kunt u de betreffende limiet activeren door op het icoon voor die limiet te klikken ( ), de optie “Send a rejection notification by email” aan te vinken en een mailadres in te voeren. U kunt meerdere adressen opgeven door deze te scheiden met een puntkomma.



U kunt echter ook geheel nieuwe specificaties invoeren, en daarin uw eigen waarden en analyses opgeven.

Figuur 26 – Een nieuwe limiet aanmaken

In Figuur 26 ziet u een voorbeeld van een nieuwe limiet. Deze is ingesteld om voor een standaard producttype (in dit geval VLER, voor rundvlees) het resultaat van het algemeen kiemgetal (AERA) te controleren. Zodra het kiemgetal stijgt tot boven 10.000 kve/g, zal een waarschuwingsmelding worden verzonden naar het opgegeven mailadres. Zodra het boven de 100.000 kve/g stijgt, wordt een afkeurmelding verzonden. U kunt daarmee een onderscheid maken tussen waarschuwingen en afkeuringen, al hoeven deze niet beiden geactiveerd te worden. U kunt ook één van de twee activeren en de andere leeg laten. U kunt er ook voor kiezen om alleen afkeuringen te laten e-mailen, maar waarschuwingen niet, of omgekeerd. Deze limieten zullen ook in de resultaatoverzichten te zien zijn. Waarschuwingen zullen in geel worden weergegeven, en afkeur in rood. Meer details hierover vindt u in paragraaf 4.2.



10 Veelgestelde vragen Kan ik mijn order nog aanpassen?

Ik heb een order ingevoerd, maar kan hem niet vinden in het overzicht!

Ik heb een pick-up ingepland, maar ik krijg geen bevestiging en hij staat niet in het overzicht. Ik heb mijn resultaten met spoed nodig!

Ik wil een analyse aanvragen, maar deze staat niet in de lijst.

Zolang u de order nog niet naar het lab verzonden heeft (door op de “Send to Lab” knop te klikken, of door in het overzicht meerdere orders te selecteren en dan op de “Send to Lab” knop te klikken) kunt u deze nog aanpassen zoals u wilt, of hem helemaal verwijderen. U herkent deze orders doordat ze de status “Draft” hebben. Zodra een order wel verzonden is (en de status “pending” of “received” heeft gekregen) kunt u hier zelf geen wijzigingen meer in aanbrengen. Neemt u in dat geval contact op met de afdeling Customer Service. Dit komt veel voor bij het aanmaken van wat langere houdbaarheidsprojecten. Standaard zal de portal slechts orders laten zien waarvan de startdatum niet meer dan een maand in de toekomst ligt. Indien uw order verder in de toekomst moet starten, kunt u linksboven in beeld het datumfilter aanpassen om deze weer te laten zien. Als de pick-up niet in het overzicht staat en u geen bevestiging via e-mail ontvangen heeft, controleert u dan of u geen verplichte velden vergeten bent. Deze herkent u aan het sterretje bij dit veld (*). Bij het aanmaken van uw order kunt u het vakje “Urgent” aanvinken om aan te geven dat het een spoedorder betreft. Neemt u in zo’n geval toch altijd even contact op met de afdeling Customer Service om de mogelijkheden te overleggen. In sommige gevallen zijn spoedorders niet mogelijk, zoals bijvoorbeeld voor microbiologisch onderzoek, waar we gebonden zijn aan door ISO-normen opgelegde doorlooptijden. Ook kan het zijn dat door omstandigheden tijdelijk geen spoedorders aangenomen kunnen worden. Onze medewerkers kunnen u hiervan op de hoogte stellen, en zien wat we voor u kunnen doen om toch zo spoedig mogelijk over uw resultaten te kunnen beschikken. Standaard zal ALcontrol de analyses beschikbaar maken die in uw offerte zijn opgenomen. Analyses die sindsdien zijn toegevoegd aan uw account, zullen eveneens beschikbaar zijn. Dit voorkomt dat u door een lijst van vele honderden opties moet zoeken naar de analyse die u nodig heeft en komt ook de laadsnelheid van de portal ten goede. Het is echter heel eenvoudig om toch nieuwe analyses toe te laten voegen aan dit overzicht. Als u contact opneemt met de afdeling Customer Service, dan kunnen zij de analyse (mits deze in ons pakket zit) direct toevoegen. U kunt dit verzoek uiteraard ook als vraag inboeken. Geeft u in dat geval ook aan op welk producttype u deze analyse wilt aanvragen, aangezien dit ook invloed heeft op de beschikbaarheid van analyses.



11 Ter afsluiting We hopen natuurlijk dat wij met deze handleiding al uw vragen omtrent de @MIS Client Portal hebben kunnen beantwoorden. Mocht u desondanks toch nog vragen hebben of assistentie nodig hebben, aarzelt u dan niet om contact op te nemen met onze afdeling Customer Service. U kunt ons telefonisch bereiken op +31 (0) 162 – 488 488, menukeuzeoptie 1, of via e-mail op [email protected].



12 Wijzigingen Versie 1

Wijzigingen Nieuw document


Client Portal

Recommend Documents