Handleiding UNIT4 Declaratie

Handleiding UNIT4 Declaratie 17.2.1

UNIT4 Accountancy B.V. Bastion 4 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon algemeen: 0318-581600 Telefoon Servicedesk: 0318-581750 E-mail: [email protected] Selfservicesite: https://my.unit4.com

Copyright © 2014 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

INHOUDSOPGAVE 1.

Declaratieproces

1

2. 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 2.2.4.

Systeemonderhoud Urenbeheer Urenbeheer - Algemeen Urenbeheer - Declaraties Urenbeheer - Standaardcliëntgegevens Urenbeheer - Kopieermasker Financiële administratie Financiële administratie - Doorboeken naar financiële administratie Financiële administratie - Koppeling met UNIT4 Multivers API (Online) Financiële administratie - Financiële perioden Financiële administratie - Grootboekrekeningen

4 4 4 5 10 11 11 11 15 18 20

3. 3.1. 3.2. 3.3.

Rollen Hoofddeclarant Kantoordeclarant Kantoorleider

21 21 22 23

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5.

Activiteiten Activiteitgroepen Activiteitsubgroepen Activiteiten Activiteitenstructuur Activiteitsoorten

25 25 27 29 32 33

5. 5.1. 5.2.

Bepaling van het tarief en btw-percentage Bepaling van het tarief Bepaling van het btw-percentage

36 36 37

6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5.

Weekstaatmutaties invoeren Vastleggen Weekstaatmutatievenster Uren invoeren via de gewone methode Uren invoeren via de snelle methode Weekstaatmutaties importeren

39 39 39 43 46 50

7. 7.1. 7.2.

Weekstaatmutaties accorderen - definitief maken Accorderen Weekstaatmutaties definitief maken

51 52 54

8. 8.1. 8.2. 8.3. 8.4.

Overboeken Declaratiewijzigingsbasis Overboeken per kantoormedewerker Declarabele uren van inactieve kantoormedewerkers tonen Overboeken per cliënt

57 57 60 63 64

9. 9.1. 9.2.

Declarabel maken Declarabel maken per kantoormedewerker Declarabel maken per cliënt

67 67 68

10.

Herreken bestede bedragen

70

11. 11.1. 11.2. 11.3. 11.4.

Voorschotten Voorschotmutaties genereren Voorschotmutaties bewerken Voorschotten factureren Voorschotmutatiehistorie

72 72 74 76 78

12.

Declaratie-adviezen genereren

80

13. 13.1. 13.2. 13.3. 13.4. 13.5. 13.6. 13.7. 13.8. 13.9.

Declaratie-adviezen bewerken Tabblad Factuurregels Tabblad Factuurgegevens Tabblad Memo Tabblad Declaratienotities Tabblad Historie Tabblad Vermeld op factuur Bij- en afboeken Overboeken Declaratieteksten wijzigen

84 85 87 90 91 92 93 94 96 100

14.

Declaratie-adviezen overzetten

101

15. 15.1. 15.2. 15.3. 15.4. 15.5.

Declaraties afdrukken Notaspecificaties afdrukken Nulfacturen Herstelafdruk factuur Incassodatum op factuur tonen Facturen als pdf-bestand afdrukken en versturen

103 104 105 106 106 109

16. 16.1.

Credit- en correctienota Een credit- of correctienota maken

124 124

17. 17.1. 17.2. 17.2.1. 17.2.2.

Exporteren naar verkoopboek Doorboeken naar financiële administratie Doorboeken naar meerdere financiële administraties Toevoegen van een financiële administratie Koppelen van de financiële administraties aan de vestigingen

127 127 128 128 132

18. 18.1.

Financiële consequenties Exporteren van financiële consequenties

134 134

19.

Acceptgiro's afdrukken

136

20. 20.1.

Incasso Incassobestand aanmaken

137 137

21. 21.1. 21.2. 21.3.

Prijsafspraken Prijsafspraak toevoegen Prijsafspraak kopiëren Prijsafspraak koppelen aan cliënt

139 139 140 141

22. 22.1. 22.2. 22.3. 22.4. 22.5. 22.6. 22.7.

Overzichten Structuurvenster Algemene gegevens Mutatieoverzicht Bij- en afboeken Onderhanden werk Budgetbewaking Productiviteit

143 143 145 145 148 148 148 149

23. 23.1. 23.2. 23.3.

Declaratiemodellen Een declaratiemodel toevoegen De opbouw bepalen van de activiteitenstructuur Het declaratiemodel koppelen aan de cliënt

150 150 153 156

24. 24.1. 24.2. 24.3. 24.4.

Archiveren Mutaties archiveren Mutaties dearchiveren Gearchiveerde mutaties verwijderen Overzicht

157 157 159 160 161

25. 25.1. 25.2. 25.3. 25.4. 25.5. 25.6. 25.7. 25.8.

Herstelprogramma's Herstel factuurtotalen Factuurstatus "Bezig met afdrukken" herstellen Voorschotstatus "Bezig met wijzigen" herstellen Voorschotstatus "Bezig met afdrukken" herstellen Voorschotstatus "Bezig met afdrukken pro forma" herstellen Controle - herstel onderhanden werk Herstel actuele datum (update actuele datum) Factuurbedragen t.b.v. de grid vullen

163 163 163 163 163 164 164 164 164

26.

Index

165

1.

DECLARATIEPROCES

Het invoeren van uren is de eerste stap die uitgevoerd moet worden om uiteindelijk te komen tot het verzenden van facturen en het doorboeken van de mutaties naar de financiële administratie. De onderstaande afbeelding geeft dit declaratieproces weer.


pagina 1 van 166

De uren van een medewerker worden door de medewerker zelf of door iemand anders ingevoerd (1). Ook is het mogelijk om uren te importeren die vastgelegd zijn in een ander


pagina 2 van 166

pakket dan UNIT4 Declaratie. Het importeren is echter alleen mogelijk als de gegevens worden aangeleverd in een door UNIT4 Accountancy bepaalde opmaak. Zolang de weekstaatmutaties nog niet definitief gemaakt zijn, kunnen deze nog gewijzigd worden (2). Vervolgens moeten de weekstaatmutaties definitief gemaakt worden, waarbij u kunt aangeven dat medewerkers hun mutaties eerst accorderen (3). Nadat de weekstaatmutaties definitief gemaakt zijn, kunnen deze door de kantoorleider, kantoordeclarant of hoofddeclarant declarabel gemaakt worden. Daarbij is het mogelijk om de mutaties declarabel te maken per medewerker of per cliënt (4). Voor de declarabel gemaakte mutaties kunnen vervolgens de declaratie-adviezen gemaakt worden (5). De declaratie-adviezen worden door de verantwoordelijke medewerker beoordeeld en kunnen nog worden aangepast (6). Ook is het in deze fase mogelijk proforma-facturen af te drukken. Verder kunnen in deze fase de voorschotten, die eerder zijn ingevoerd en gefactureerd (A tot en met C), verrekend worden (D). Vervolgens worden de declaratie-adviezen overgezet waardoor de declaraties definitief worden (7). De definitieve declaraties kunnen daarna afgedrukt en verzonden worden (8 en 9). Ten slotte kunnen de mutaties naar de financiële administratie geëxporteerd worden (10).


pagina 3 van 166

2.

SYSTEEMONDERHOUD

Voordat u met UNIT4 Declaratie kunt werken, moet een aantal systeeminstellingen opgegeven worden. Dit zal in de regel door een van onze consultants uitgevoerd worden. Mocht het later nodig zijn de systeeminstellingen te wijzigen, dan kunt u dit doen via de knop

en dan Onderhoud, Systeemonderhoud.

2.1.

Urenbeheer

2.1.1.

Urenbeheer - Algemeen

OLA instellingen Als u werkt met optisch leesbare acceptgiro’s (OLA), dan selecteert u het veld Geactiveerd en vult u in het veld Standaard-ten-gunste-van-rekening het betreffende (Post)bankrekeningnummer in. Tariefwijziging


pagina 4 van 166

Via de knop kunt u voor meerdere medewerkers en/of tariefgroepen in één keer het tarief wijzigen. U kunt de tarieven ook wijzigen via de jaarwissel. Voortgangsbewaking weekstaat instellingen Als een medewerker de uren voor een week heeft ingevoerd, dan kan hij zijn ingevoerde uren accorderen, waarmee hij aangeeft dat het ingevoerde aantal uren juist is. Dit ingevoerde aantal kan afwijken van de normuren die een medewerker per week heeft, bijvoorbeeld omdat de medewerker overuren, die in een eerdere week gemaakt zijn, als tijd-voor-tijd opneemt. De hoofd- of kantoordeclarant weet dan door het accorderen dat deze medewerker geen uren voor deze week meer hoeft in te voeren. Als u gebruik wilt maken van de mogelijkheid dat medewerkers hun uren kunnen accorderen, dan selecteert u de optie Accorderen weekstaten. Als dit veld geselecteerd is, dan verschijnt in het weekstatenvenster (zie "Weekstaatmutatievenster" op pagina 39) de knop

.

Alleen productieve activiteiten op cliënten vastleggen Het is mogelijk dat tijdens het invoeren van urenmutaties een extra controle plaatsvindt die ervoor zorgt dat een medewerker niet meer een niet-productieve activiteit voor een cliënt kan invoeren. Om deze extra controle te activeren, selecteert u de optie Alleen productieve activiteiten op cliënten vastleggen. Als deze controle geactiveerd is, dan is het niet meer mogelijk om tijdens het invoeren van uren voor een cliënt nietproductieve activiteiten te selecteren of in te voeren. Als u het veld Alleen productieve activiteiten op cliënten vastleggen selecteert en er zijn al niet-productieve uren geboekt op cliënten, dan krijgt u tijdens het definitief maken van de uren de foutmelding "Actie afgebroken! De combinatie van activiteit/client is ongeldig". Om de uren alsnog definitief te kunnen maken, hebt u twee mogelijkheden: • u wijzigt de betreffende urenmutaties, of • u zet de selectie van het bovengenoemde veld uit totdat de uren definitief gemaakt zijn. Uren die ingevoerd worden nadat het veld Alleen productieve activiteiten op cliënten vastleggen geselecteerd is, kunnen niet meer bovengenoemde foutmelding genereren. Bij het vastleggen van uren is standaard het huidige fiscale jaar ingevuld. U kunt ervoor kiezen dit fiscale jaar bij het vastleggen van uren niet automatisch te laten vullen. Daarvoor kunt u het veld Fiscaal jaar niet automatisch vullen aanzetten. Gebruikers moeten het fiscale jaar bij het vastleggen van de uren nu handmatig invullen. U moet over beheerdersrechten beschikken om deze actie uit te voeren.

2.1.2.

Urenbeheer - Declaraties


pagina 5 van 166

Declaraties Unieke nummering systeemwijd U kunt aan de database van UNIT4 Business Suite per vestiging een financiële administratie koppelen. Hierdoor is het mogelijk de facturen en financiële consequenties door te boeken naar dagboeken per vestiging. Dit is van belang als een vestiging haar eigen financiële administratie voert. Op deze wijze is het bijvoorbeeld mogelijk om per vestiging de openstaande posten te bewaken. Wilt u per vestiging een doorlopende budget-, declaratie- en factuurnummering hebben, dan moet u het veld Unieke nummering systeemwijd niet selecteren. Is dit veld wel geselecteerd, dan kan het voorkomen dat bijvoorbeeld de facturen van een bepaalde vestiging niet doorlopend genummerd zijn. Budgetnummer / Declaratienummer / Factuurnummer Hier geeft u aan vanaf welk budget-, declaratie- en factuurnummer de automatische nummering in UNIT4 Declaratie moet starten. Aantal afdrukken In dit veld geeft u het aantal afdrukken per factuur op.


pagina 6 van 166

Declaratiegroepering In dit veld geeft u de standaardvolgorde van de mutaties op de factuur aan. Binnen de declaratie is dit nog te wijzigen. Als u klikt op , dan verschijnt het volgende venster waarin u drie groeperingniveau’s kunt aangeven:

Op niveau 1 kunt u groeperen op jaar, project of cliënt, of u kunt aangeven dat de mutaties niet gegroepeerd moeten worden. De groepeermogelijkheden die u vervolgens op niveau 2 en niveau 3 hebt, zijn afhankelijk van de keuze die u op het hogere niveau hebt gemaakt. Declaratiewijzigingsbasis In UNIT4 Declaratie kunt u over-, bijen afboeken op basis van uren of op basis van bedrag. U geeft in dit veld aan op welke basis standaard voor alle cliënten en projecten moet worden over-, bijen afgeboekt. Door het selecteren van de optie: • bedrag kunt u bedragen over-, bijen afboeken. Deze optie is standaard; • uren kunt u uren over-, bijen afboeken.


pagina 7 van 166

Als u hiervan op cliëntniveau wilt afwijken, dan geeft u dit bij de cliënt op via Relatiebeheer, groep Algemeen en dan Cliënten" ("Cliënten | Cliënten") bij het onderdeel "Uren" in het tabblad Algemeen. Wilt u op projectniveau hiervan afwijken, dan wijzigt u dit via Relatiebeheer, | Projecten" in het tabblad Uren. Update actuele datum De actuele datum is de datum waarop gedeclareerde activiteiten uit het onderhanden werk worden verwijderd. Door het selecteren van dit veld wordt de actuele datum automatisch bijgewerkt bij het afdrukken van een declaratie. Hierdoor wordt ook het onderhanden werk pas bijgewerkt op het moment dat u de declaratie afdrukt. Selecteert u dit veld niet, dan wordt de actuele datum van de factuur genomen; deze geeft u op tijdens het genereren van declaratie-adviezen (Declaraties, groep Declaratie, Genereren declaratie-adviezen). Incassotermijn het aantal dagen opgeven die bij de systeemdatum worden opgeteld om zo de incassodatum op de afgedrukte factuur weer te geven. Standaard is het getal 14 (dagen) in dit veld opgenomen. Dat betekent dat de systeemdatum plus 14 dagen extra de incassodatum wordt op de factuur. U kunt dit aantal dagen in het venster "Systeemonderhoud" verlagen of verhogen met een getal tussen 1 en 365. Altijd declareren per project Dit veld selecteert u als per project een factuur gemaakt moet worden. Dit houdt in dat een cliënt meerdere facturen krijgt als er bij de betreffende cliënt voor meerdere projecten is gewerkt. Nulfacturen afdrukken In UNIT4 Declaratie kunt u te maken krijgen met facturen die een eindsaldo hebben van € 0,- (de zogenoemde nulfacturen). Door het selecteren van dit veld geeft u aan dat nulfacturen afgedrukt moeten worden. In UNIT4 Declaratie zijn er drie situaties mogelijk waardoor nulfacturen kunnen ontstaan. Om deze toe te lichten nemen wij als voorbeeld een declaratie-advies met 5 mutaties en een te declareren bedrag van € 1000,-. De 5 mutaties zijn verdeeld over 2 activiteitgroepen: 2 mutaties voor de activiteitgroep "Administratieve diensten" voor in totaal € 250,- en 3 mutaties voor de activiteitgroep "Advisering" voor in totaal € 750,-. Situatie 1 Het gehele bedrag van € 1000 wordt afgeboekt. Als u het veld Nulfacturen afdrukken niet selecteert, dan wordt deze factuur niet afgedrukt. Daarnaast worden de mutaties niet doorgeboekt naar het verkoopboek. Situatie 2 Er wordt op de activiteitgroep "Administratieve diensten" € 250 bijgeboekt en op de activiteitgroep "Advisering" € 1250 afgeboekt. Als u het veld Nulfacturen afdrukken niet selecteert, dan wordt deze factuur niet afgedrukt. Verder worden de mutaties wel doorgeboekt naar het verkoopboek. Situatie 3 Er wordt een voorschot van € 1000 verrekend.


pagina 8 van 166

In deze situatie wordt altijd een nulfactuur afgedrukt, ook als u het veld Nulfacturen afdrukken niet selecteert. Tevens worden de mutaties doorgeboekt naar het verkoopboek. Notaspecificatie afdrukken bij factuur Als u deze optie selecteert, dan wordt bij het afdrukken van een factuur automatisch de bijbehorende specificatie afgedrukt. Gearchiveerd t/m datum In UNIT4 Declaratie kunt u via Uren, groep Onderhoud, Archiveren en dan Archiveren mutaties mutaties archiveren. Het voordeel hiervan is dat de performance verbeterd wordt omdat het aantal mutaties waarmee gewerkt wordt, beperkt kan blijven. Als u een zoekopdracht uitvoert, dan hoeft niet meer gekeken te worden in alle gegevens van bijvoorbeeld de afgelopen vijf jaar, maar alleen in de gegevens van de laatste drie jaar. De datum tot en met wanneer de gegevens gearchiveerd zijn, wordt in het veld Gearchiveerd t/m datum aangegeven. Tekstverwerker factuurlay-outs Versie tekstverwerker U kunt de versie van de door u gewenste tekstverwerker voor factuurlay-outs in UNIT4 Business Suite vastleggen. Als u deze optie gebruikt, worden facturen in de stijl van de gekozen tekstverwerker afgedrukt. In het veld Versie tekstverwerker hebt u het de keuze uit: • • •

MS Office 2007 of nieuwer MS Office 2003 of ouder WordPerfect

Factuurafhandeling U kiest hier uit de volgende opties om facturen af te handelen: • •

•

• •

Word-document: de factuur wordt als Word-document verwerkt zodat u deze bijvoorbeeld per post kunt versturen. Tot versie 15.1.0 was dit de enige optie om een factuur af te drukken. E-mail/PDF: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze naar pdf wordt omgezet. De factuur wordt naar het e-mailadres van de contactpersoon gezonden die bij het veld Verzenden aan in de cliëntkaart is geregistreerd (zie volgende afbeelding). E-mail/PDF + UBL: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze wordt omgezet naar pdf. De factuur wordt naar het e-mailadres van de contactpersoon gezonden die bij het veld Verzenden aan in de cliëntkaart is geregistreerd, inclusief het UBL-bestand (zie volgende afbeelding). Het UBLbestand kan worden gebruikt om de factuurgegevens in andere applicaties in te lezen. Client portal/PDF: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze wordt omgezet naar pdf. De factuur wordt ter kennisgeving naar de client portal gestuurd van de cliënt. Client portal/PDF + UBL: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze wordt omgezet naar pdf. De factuur en het UBL-bestand worden naar de client portal gestuurd van de cliënt. Het UBL-bestand kan worden gebruikt om de factuurgegevens in andere applicaties in te lezen.


pagina 9 van 166

Sluit als u een versie hebt geselecteerd het venster af met de knop

.

Als u deze optie wilt gebruiken, moet u in de meeste gevallen ook de templates voor de factuurlay-outs aanpassen. U kunt anders geen facturen meer afdrukken. Wij raden u daarom aan deze optie alleen te gebruiken na advies van onze servicedesk of van een UNIT4-consultant. Als uw huidige lay-out voldoet, kunt u het beste met de bestaande instellingen blijven werken. E-mail opslaan als concept U kunt dit veld alleen aanvinken als u bij Factuurafhandeling kiest voor de opties Email/PDF of E-mail/PDF +UBL. De e-mail met factuur wordt dan als concept in Outlook bewaard.

2.1.3.

Urenbeheer - Standaardcliëntgegevens

Als u een cliënt toevoegt, dan moet u altijd bij de cliënt de velden Btw-groep, Kantoorleider, Kantoordeclarant en Periode-indeling invullen. U kunt ervoor zorgen dat deze velden automatisch gevuld worden. Daarvoor vult u in dit venster de betreffende


pagina 10 van 166

velden in. Dit is met name zinvol als bij alle cliënten dezelfde waarde ingevuld kan worden (bijvoorbeeld als er maar één kantoorleider is).

2.1.4.

Urenbeheer - Kopieermasker

U kunt voor alle gebruikers een zogenoemd kopieermasker vastleggen. Een kopieermasker maakt het mogelijk om tijdens het "snel invoeren" van uren via de knop een aantal gegevens te kopiëren naar de volgende regel.

In dit venster geeft u per veld aan of de ingevoerde waarde standaard voor alle gebruikers meegenomen moet worden naar de volgende regel. Per gebruiker kunt u hiervan afwijken. Daarvoor gaat u via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") naar het onderdeel "Instellingen" en selecteert daar het tabblad Kopieermasker.

2.2.

Financiële administratie

2.2.1.

Financiële administratie - Doorboeken naar financiële administratie


pagina 11 van 166

Doorboeken naar financiële administratie Het wel of niet tonen van bepaalde velden in de venster is afhankelijk van het financiële pakket dat u bij het veld Verkoopboek naar hebt geselecteerd. Verkoopboek naar In dit veld selecteert u het financiële pakket waarnaar de mutaties geëxporteerd moeten worden. Als u een standaard export wilt doen, moet u de module Algemeen (CSV) kiezen. Bestandsnaam In dit veld vult u de schijflocatie in waar het exportbestand opgeslagen wordt. Dit veld is niet actief als u in het veld Verkoopboek naar de optie UNIT4 Multivers BC hebt geselecteerd. Als u in dit veld Algemeen (CSV) of Algemeen (tekstbestand) hebt geselecteerd, moet u hier de schijflocatie invullen waar het exportbestand opgeslagen wordt, bijvoorbeeld C:\Export\bestandsnaam.csv. Dagboek verkopen Hier vult u het nummer van het verkoopboek in waarnaar de mutaties geëxporteerd worden. Transactienummer Dit veld toont het nummer van het laatstaangemaakte journaalpostnummer in UNIT4 Declaratie ten behoeve van het exporteren. Als u bij Verkoopboek naar "Algemeen (CSV)" of "Algemeen (tekstbestand )" hebt geselecteerd, kunt u dit veld niet wijzigen. Boekjaar


pagina 12 van 166

Hier vult u het boekjaar in waarop de te exporteren mutaties betrekking hebben. U kunt het boekjaar ook automatisch laten vullen via de jaarwissel. UNIT4 Multivers administratienummer Dit veld is alleen aanwezig als u in het veld Verkoopboek naar de optie 'UNIT4 Multivers BC' geselecteerd hebt. U vult hier het nummer in van de administratie in UNIT4 Multivers of UNIT4 BC waarnaar de mutaties geëxporteerd worden (het administratienummer moet voorafgegaan worden door de letters MVL). Met de knop verbinding met de administratie.

test u de

Controle export UNIT4 Multivers In dit veld geeft u aan of en hoe de gegevens die geëxporteerd worden, moeten worden gecontroleerd. U hebt hierbij de volgende opties: •

Geen controle Er vindt geen controle plaats. Als tijdens het doorboeken blijkt dat niet alle gegevens gevuld zijn (bijvoorbeeld het debiteurennummer of het periodenummer), dan wordt het exporteren afgebroken. Hierdoor is het mogelijk dat slechts een deel van de transacties geëxporteerd zijn.

•

Controleer vooraf alle transacties Voordat de transacties worden geëxporteerd, wordt gecontroleerd of alle gegevens gevuld zijn (bijvoorbeeld het debiteurennummer of het periodenummer). Als blijkt dat er fouten zijn in de te exporteren transacties, dan worden deze op een overzicht getoond en wordt geen enkele transactie geëxporteerd. U kunt de fouten in UNIT4 Multivers BC of UNIT4 Multivers corrigeren waarna u het exporteren opnieuw kunt uitvoeren.

•

Controleer per transactie Per transactie wordt gecontroleerd of alle gegevens gevuld zijn. Is dit het geval, dan wordt de transactie geëxporteerd. Zijn bij de transactie niet alle gegevens gevuld (bijvoorbeeld het debiteurennummer of het periodenummer), dan wordt de betreffende transactie niet geëxporteerd. Op het eind verschijnt er een overzicht met de gevonden fouten. U kunt de fouten in UNIT4 Multivers BC of UNIT4 Multivers corrigeren waarna u het exporteren opnieuw kunt uitvoeren.

Standaard aanmanen en standaard betalingsconditie Als u standaard aanmanen en standaard betalingsconditie invult, worden deze velden in de cliëntkaart van de nieuwe cliënt automatisch ingevuld waardoor u dit niet meer handmatig hoeft te doen. Als met een andere applicatie voor relatiebeheer wordt gewerkt dan UNIT4 Business Suite, waarbij is ingesteld dat cliëntgegevens uit deze applicatie automatisch in UNIT4 Business Suite geïmporteerd moeten worden, worden deze daarna één op één overgezet in UNIT4 Multivers. Het instellen van de automatische import is een consultantsdienst. Hiervoor kunt u contact opnemen met het planbureau van UNIT4 Accountancy. Cliënten bijwerken in Multivers bij import Hier legt u vast wat er tijdens het importeren moet gebeuren. Financiële consequenties


pagina 13 van 166

Gebruik financiële consequenties Als u dit veld selecteert, dan worden de financiële consequenties van onder meer het definitief maken van declaraties en herrekenen van mutaties geëxporteerd naar het dagboek dat u opgegeven hebt bij het veld Dagboek financiële consequenties. Dagboek financiële consequenties Dit veld is alleen actief als u het veld Gebruik financiële consequenties geselecteerd hebt. U vult hier het dagboeknummer in waarnaar de financiële consequenties van onder meer het definitief maken van declaraties en herwaarderen geëxporteerd moeten worden. U kunt aan de database van UNIT4 Business Suite per vestiging een financiële administratie koppelen. Hierdoor is het mogelijk de facturen en financiële consequenties door te boeken naar dagboeken per vestiging. Dit is van belang als een vestiging haar eigen financiële administratie voert. Op deze wijze is het bijvoorbeeld mogelijk om per vestiging de openstaande posten te bewaken. Zie hiervoor Doorboeken naar meerdere financiële administraties.

Structuur van een verkoopboek-exportbestand De structuur van een standaardexport van het verkoopboek (van belang voor systeembeheerders) ziet er als volgt uit: Naam

Datatype Opmerkingen Date String Datum van de factuur InvoiceNo Integer Factuurnummer AccountNo String Grootboeknummer Description String Factuuromschrijving Amount Float Bedrag Amount* Float Bedrag vreemde valuta* Daybook String Dagboek Period Integer Periodenummer MemoNo String Tegenrekening CostSection String Kostenplaats InvoiceCredit String Type factuur 01 = credit\correct 02 = factuur InvoiceDetailType String Invoice type D = Dagboek M = Memoriaal BankNumber String Bankrekeningnummer ProjectNumber String Projectnummer Soort factuur InvoiceType String

‘’ = Factuur 0 = Factuur 5 = Voorschot 4 = Verrekende voorschot 6 = Kredietbeperking


pagina 14 van 166

Naam

Datatype

Opmerkingen

3 = Korting 2 = Btw PaymentFeature

String

Betalingskenmerk

* Momenteel niet in gebruik

2.2.2.

Financiële administratie - Koppeling met UNIT4 Multivers API (Online)

In het venster "Systeemonderhoud", onderdeel "Financiële administratie", tabblad Doorboeken naar financiële administratie zijn bij het keuzemenu Verkoopboek naar de opties UNIT4 Multivers API en UNIT4 Multivers API Online zichtbaar. UNIT4 Multivers API on-premise (lokaal) en UNIT4 Multivers API cloud (online) zijn de nieuwste ontwikkelplatformen voor UNIT4 Multivers waarmee integratie met UNIT4 Business Suite volgens de nieuwste technologie tot stand wordt gebracht. In het keuzemenu kunt u de beide versies van UNIT4 Multivers API voorlopig naast het bestaande platform UNIT4 Multivers BC selecteren. Om over te stappen naar UNIT4 Multivers API (Online) moet u beschikken over UNIT4 Multivers versie 10.4 of hoger. U moet Microsoft .NET 4.5 hebben geïnstalleerd om met UNIT4 Multivers API (Online) te werken. U moet Microsoft .NET 4.5 op de pc of server installeren waar ook de middleware server van UNIT4 Business Suite is geïnstalleerd. Om met UNIT4 Multivers API Online te werken moet uw accountantskantoor op Multivers Online zijn overgezet. U moet ervoor zorgen dat op de server het Windows service-account (de windowsgebruiker), dat aan de UNIT4 Business Suite middleware is gekoppeld, toegang heeft tot een HTTPS-website. Als u ook met UNIT4 Client Portal of OSW werkt, is dit al juist ingesteld.

Koppeling maken met UNIT4 Multivers API (Online) Om vanuit UNIT4 Business Suite gebruik te maken van UNIT4 Multivers API (Online) moet u in het venster "Systeemonderhoud" een aantal gegevens opnemen. 1.

Open via Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel Algemeen, tabblad Beveiliging het volgende venster:


pagina 15 van 166

2.

Vul bij de kolom UNIT4 Multivers de volgende velden in: • Gebruikersnaam Vul hier de gebruikersnaam in om UNIT4 Multivers te openen. Dit geldt voor het gebruik van zowel de lokale- als de online-versie van UNIT4 Multivers. • Wachtwoord Vul hier het wachtwoord in om UNIT4 Multivers te openen. Dit geldt voor het gebruik van zowel de lokale- als de online-versie van UNIT4 Multivers. • Portal gebruikersnaam (online) Als u met de online versie werkt van UNIT4 Multivers, vult u hier de gebruikersnaam in om in te loggen in UNIT4 Multivers Online (de portal). Deze krijgt u van UNIT4. Als u met de lokale versie werkt, hoeft u dit veld niet in te vullen. • Portal wachtwoord (online) Als u met de online-versie werkt van UNIT4 Multivers, vult u hier het


pagina 16 van 166

wachtwoord in om in te loggen in UNIT4 Multivers Online (de portal). Dit krijgt u van UNIT4. Als u met de lokale versie werkt, hoeft u dit veld niet in te vullen. •

Bewaar de gegevens, klik op

.

3.

Open via Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel Financiële administratie, tabblad Doorboeken naar financiële administratie het volgende venster:

4.

Vul de velden in dit venster in. Bij het veld Verkoopboek naar selecteert u UNIT4 Multivers API of UNIT4 Multivers API Online. In het veld UNIT4 Multivers administratienummer vult u het databasenummer in dat aan UNIT4 Business Suite wordt gekoppeld. Dit is uw eigen kantooradministratie in UNIT4 Multivers. De keuze die bij het veld Verkoopboek naar in dit venster wordt vastgelegd,


pagina 17 van 166

wordt ook doorgevoerd bij de aangesloten financiële administratie die bij de vestigingen hoort. Dit ziet u in het venster "Financiële administraties", tabblad Doorboeken naar financiële administratie (in het menu via het tabblad Organisatie, Financiële administraties). 5.

Controleer via

of de koppeling met UNIT4 Multivers API (Online)

is gelukt. Is dat het geval, dan moet u de gegevens opslaan. Klik op

.

Is de koppeling mislukt? Als de koppeling met UNIT4 Multivers niet lukt, kunt u het volgende proberen: 1.

Controleer de naam van de database (MVL00001) en de andere koppelingsgegevens in het venster dat u opent via Systeemonderhoud, onderdeel Financiële administratie, tabblad Doorboeken naar financiële situatie. Controleer via

of de koppeling met UNIT4 Multivers API

(Online) is gelukt. Is de koppeling gelukt? Bewaar de gegevens, klik op steeds geen koppeling? Ga naar 2. 2.

. Nog

Controleer de gebruikersnaam en het wachtwoord voor UNIT4 Multivers in het venster dat u opent via Systeemonderhoud, onderdeel Algemeen, tabblad Beveiliging. Als u gebruikmaakt van UNIT4 Multivers API Online, controleer in hetzelfde venster dan ook de gebruikersnaam en het wachtwoord voor de portal. Vul de juiste koppelingsgegevens zo nodig opnieuw in. Controleer via of de koppeling met UNIT4 Multivers API (Online) is gelukt. Is de koppeling gelukt? Bewaar de gegevens, klik op Ga naar 3.

3.

. Nog steeds geen koppeling?

Als de gegevens bij de stappen 1 en 2 correct zijn ingevoerd en de koppeling komt nog niet tot stand, dan moet u de UNIT4 Business Suite-middleware die voor de koppeling moet zorgen herstarten op uw server. Ga daarna uit Systeemonderhoud om vervolgens Systeemonderhoud, onderdeel Financiële administratie opnieuw te openen. Vul de juiste koppelingsgegevens zo nodig opnieuw in. Controleer via

of de koppeling met UNIT4 Multivers

API (Online) is gelukt. Is de koppeling geslaagd, bewaar de gegevens via sluit het venster "Systeemonderhoud". 4.

en

Als de koppeling met UNIT4 Multivers API (online) na het uitvoeren van de bovenstaande stappen niet tot stand komt, kunt u contact opnemen met de Servicedesk van UNIT4 Accountancy.

2.2.3.

Financiële administratie - Financiële perioden

In dit tabblad vult u de financiële perioden in die noodzakelijk zijn voor het genereren van declaratie-adviezen.


pagina 18 van 166

Met de toetsencombinatie CTRL+INSERT of de optie "Toevoegen meerdere perioden" van het snelmenu kunt u in één keer voor het hele jaar alle perioden aanmaken. Stel dat u alle perioden voor 2010 wilt toevoegen, dan vult u als Begindatum 01-012010- in, als Periodenummer geeft u 1 op en bij Jaar vult u 2010 in. Vervolgens geeft u aan of u per vier weken, per maand of per kwartaal factureert. Klik ten slotte op de knop om de perioden toe te voegen. Hebt u al een periode van een jaar toegevoegd (bijvoorbeeld januari 2010) en hebben er in deze periode al mutaties plaatsgevonden, dan kunt u die periode niet meer verwijderen. Om toch in één keer de resterende perioden te kunnen aanmaken, vult u in het veld Begindatum 01-02-2010 in en in het veld Periodenummer de periode waarmee moet worden begonnen (als u de maanden februari tot en met december wilt aanmaken, dan is dit periode 2).

Voegt u de perioden toe via de jaarwissel, klik dan op te voegen.


om de perioden toe

pagina 19 van 166

2.2.4.

Financiële administratie - Grootboekrekeningen

Hier vult u de grootboekrekeningnummers in die gebruikt moeten worden bij het exporteren van de mutaties.Dit houdt in dat er voor alle activiteitgroepen één grootboekrekening gebruikt wordt. U kunt echter ook voor elke activiteitengroep (zie "Activiteitgroepen" op pagina 25) een grootboekrekening opgeven (Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteitgroepen). Via de knop , de F2-toets of de optie "Wijzigen" in het snelmenu kunt u het grootboekrekeningnummer bij de betreffende omschrijving invullen.


pagina 20 van 166

3.

ROLLEN

Welke handelingen een medewerker mag uitvoeren in UNIT4 Declaratie wordt onder meer bepaald door de rol die de betreffende medewerker in UNIT4 Declaratie vervult. Hierbij onderscheiden wij de volgende rollen: • kantoordeclarant. Dit is degene die binnen de organisatie mag declareren; • hoofddeclarant. Dit is degene die binnen de organisatie de taken van een of meer kantoordeclaranten mag overnemen; • kantoorleider. Dit is degene die binnen de organisatie verantwoordelijk is voor een aantal cliënten. Zo is het bijvoorbeeld niet toegestaan dat een gewone medewerker declareert. Alleen kantoorleiders, hoofddeclaranten en kantoordeclaranten mogen dit doen. Bij de cliënt geeft u via Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten") bij het onderdeel "Uren" in het tabblad Algemeen in de velden Kantoorleider en Kantoordeclarant op aan welke kantoorleider en kantoordeclarant de cliënt gekoppeld is. Alleen de kantoorleider en kantoordeclarant die u bij de cliënt invult, mogen declareren. Tevens mag de hoofddeclarant, waaraan de kantoordeclarant gekoppeld is, declareren.

3.1.

Hoofddeclarant

Via de hoofddeclarant bepaalt u welke gebruiker de taken van een of meer kantoordeclaranten mag uitvoeren. Dit biedt het voordeel dat op een eenvoudige wijze de werkzaamheden van een kantoordeclarant overgenomen kunnen worden door een andere gebruiker. Als bijvoorbeeld de kantoordeclarant gedurende een langere periode afwezig is en u wilt de uren definitief maken van de medewerkers die gekoppeld zijn aan deze kantoordeclarant, dan hoeft u niet bij de gebruikers de kantoordeclarant te wijzigen. U hoeft er alleen voor te zorgen dat deze kantoordeclarant gekoppeld is aan de juiste hoofddeclarant. Deze kan op zijn beurt dan de uren definitief maken. Via Uren, groep Algemeen, Declaranten en dan Hoofddeclaranten komt u in het venster waar de aanwezige hoofddeclaranten getoond worden. Door het gebruik van de knop

, de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" komt u in het volgende venster:


pagina 21 van 166

Omschrijving Hier vult u de omschrijving van de hoofddeclarant in. Gebruiker In dit veld selecteert u de gebruiker die de rol van hoofddeclarant vervult. Als u vervolgens op de knop klikt, dan verschijnt het tabblad Kantoordeclaranten. In dit tabblad selecteert u de kantoordeclaranten die aan deze hoofddeclarant gekoppeld moeten worden.

3.2.

Kantoordeclarant

Via Uren, groep Algemeen, Declaranten en dan Kantoordeclaranten komt u in het venster waar de aanwezige kantoordeclaranten getoond worden. Door het gebruik van de knop , de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu kunt u kantoordeclaranten toevoegen.


pagina 22 van 166

Omschrijving Hier vult u de omschrijving van de kantoordeclarant in. Gebruiker In dit veld selecteert u de gebruiker die de rol van kantoordeclarant vervult. Persoonsnummer Dit veld is alleen relevant als u werkt met UNIT4 Accounting en gebruikmaakt van de UNIT4 Business Connector. Alle cliënten in UNIT4 Declaratie die vallen onder deze kantoordeclarant krijgen dit persoonsnummer. De omschrijving die u hier invult, vindt u in UNIT4 Accounting terug bij de debiteuren in het tabblad Basis II in het veld Vertegenwoordiger. klikt, dan verschijnt het tabblad Hoofddeclaranten. In Als u vervolgens op de knop dit tabblad selecteert u de hoofddeclarant waaraan deze kantoordeclarant gekoppeld moeten worden.

3.3.

Kantoorleider

Via Uren, groep Algemeen, Declaranten en dan Kantoordleiders komt u in het venster waar de aanwezige kantoorleiders getoond worden. Door het gebruik van de knop , de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu kunt u kantoorleiders toevoegen.


pagina 23 van 166

Omschrijving Hier vult u de omschrijving van de kantoorleider in. Vestiging U selecteert hier de vestiging waarvan deze kantoorleider deel uitmaakt. Via Organisatie, groep Organisatie, Vestigingen zijn deze vestigingen toegevoegd. Ook kunt u hier via de knop vestigingen toevoegen.

, de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu

Gebruiker In dit veld selecteert u de gebruiker die de rol van kantoorleider vervult.


pagina 24 van 166

4.

ACTIVITEITEN

In UNIT4 Declaratie moet u de uren boeken op activiteiten. Een activiteit maakt deel uit van een activiteitsubgroep, die op haar beurt weer deel uitmaakt van een activiteitgroep. Tevens moet aangegeven zijn om welke soort activiteit het gaat. Hoe u activiteitgroepen, activiteitsubgroepen, activiteiten en activiteitsoorten kunt toevoegen, wordt hierna uitgelegd.

4.1.

Activiteitgroepen

Om een activiteit te kunnen toevoegen, moeten er minimaal één activiteitgroep, één activiteitsubgroep en één activiteitsoort aanwezig zijn. Via het tabblad Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteitgroepen kunt u deze activiteitgroepen toevoegen, wijzigen en verwijderen. U komt na het selecteren van deze menukeuze in een venster waar de aanwezige activiteitgroepen getoond worden. Bij het toevoegen van een activiteitgroep via de knop , de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu komt u in het onderstaande venster:

Omschrijving U vult hier de naam van de activiteitgroep in. Deze naam zal op de factuur afgedrukt worden als u het veld Declaratietekst niet invult.


pagina 25 van 166

Getotaliseerd Als u dit veld selecteert, dan worden alleen de gegevens van de activiteitgroep op de factuur afgedrukt. De onderliggende niveau’s (activiteitsubgroepen en activiteiten) worden niet afgedrukt. Afdrukken indien niet getotaliseerd Door het selecteren van dit veld wordt op de factuur de omschrijving van de activiteitgroep afgedrukt. Verder volgt er een specificatie van de onderliggende activiteitsubgroepen en/of activiteiten. Als u het veld Declaratietekst invult, dan wordt de declaratietekst afgedrukt in plaats van de omschrijving van de activiteitgroep. Het veld Afdrukken indien niet getotaliseerd is alleen actief als u het veld Getotaliseerd niet geselecteerd hebt. Declaratietekst Als op de factuur een andere tekst afgedrukt moet worden dan de tekst die is ingevuld in het veld Omschrijving, dan moet u deze tekst hier invullen. Een spatie wordt gezien als tekst. Als u het veld Declaratietekst selecteert en u gebruikt de spatiebalk zonder dat u verder andere tekst invult, dan wordt de omschrijving van de activiteitgroep overschreven door een spatie. Op de factuur wordt dan geen tekst afgedrukt.

Via en dan Onderhoud, Systeemonderhoud vult u in het tabblad Financiële administratie - Grootboekrekeningen de grootboekrekeningen in die gebruikt moeten worden bij het exporteren van de mutaties. Dit houdt in dat er voor alle activiteitgroepen één grootboekrekening gebruikt wordt. Gebruikt u echter in de financiële administratie voor de activiteitgroepen meerdere grootboekrekeningen, dan kunt u deze grootboekrekeningen in dit venster via het tabblad Grootboekrekeningen opgeven. U moet daarvoor wel een keer de nieuwe activiteitgroep via de knop


opslaan.

pagina 26 van 166

Met de knop , de F2-toets of de optie "Wijzigen" van het snelmenu kunt u het grootboekrekeningnummer bij de betreffende omschrijving invullen.

4.2.

Activiteitsubgroepen

Een activiteit waarop u uren boekt maakt deel uit van een activiteitsubgroep. Via het tabblad Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteit subgroepen kunt u deze activiteitsubgroepen toevoegen, wijzigen en verwijderen. U komt na het selecteren van deze menukeuze in een venster waar de aanwezige activiteitsubgroepen getoond worden. Bij het toevoegen van een activiteitsubgroep via de knop , de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu komt u in het onderstaande venster:


pagina 27 van 166

Omschrijving U vult hier de naam van de activiteitsubgroep in. Deze naam zal op de factuur afgedrukt worden als u: • bij de activiteitgroep het veld Getotaliseerd niet geselecteerd hebt, en • het veld Declaratietekst niet hebt ingevuld. Getotaliseerd Als u dit veld selecteert, dan worden alleen de gegevens van de activiteitsubgroep op de factuur afgedrukt. Het onderliggende niveau (activiteiten) wordt niet afgedrukt. Afdrukken indien niet getotaliseerd Door het selecteren van dit veld wordt op de factuur de omschrijving van de activiteitsubgroep afgedrukt. Verder volgt er een specificatie van de onderliggende activiteiten. Als u het veld Declaratietekst invult, dan wordt de declaratietekst afgedrukt in plaats van de omschrijving van de activiteitsubgroep. Het veld Afdrukken indien niet getotaliseerd is alleen actief als u het veld Getotaliseerd niet geselecteerd hebt. De omschrijving of de declaratietekst wordt niet afgedrukt als u bij de activiteitgroep waar de activiteitsubgroep deel van uitmaakt, het veld Getotaliseerd hebt geselecteerd. Activiteitgroep In dit veld selecteert u de activiteitgroep waarvan de activiteitsubgroep deel uitmaakt. Declaratietekst


pagina 28 van 166

Als op de factuur een andere tekst afgedrukt moet worden dan de tekst die is ingevuld in het veld Omschrijving, dan moet u deze tekst hier invullen. De declaratietekst wordt niet afgedrukt als u bij de activiteitgroep waar de activiteit-subgroep deel van uitmaakt, het veld Getotaliseerd hebt geselecteerd. Een spatie wordt gezien als tekst. Als u het veld Declaratietekst selecteert en u gebruikt de spatiebalk zonder dat u verder andere tekst invult, dan wordt de omschrijving van de activiteitsubgroep overschreven door een spatie. Op de factuur wordt dan geen tekst afgedrukt.

4.3.

Activiteiten

De activiteiten waarop u uren boekt, kunt u via het tabblad Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteiten toevoegen, wijzigen en verwijderen. U komt na het selecteren van deze menukeuze in een venster waar de aanwezige activiteiten getoond worden. Bij het toevoegen van een activiteit via de knop , de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu komt u in het onderstaande venster:


pagina 29 van 166

Code U vult hier de code van de activiteit in. Omschrijving U vult hier de naam van de activiteit in. Deze naam zal op de factuur afgedrukt worden als u: • bij de activiteitgroep en activiteitsubgroep het veld Getotaliseerd niet geselecteerd hebt, en • in de factuurlay-out aangegeven hebt dat activiteiten afgedrukt moeten worden, en • het veld Declaratietekst niet hebt ingevuld. Btw-code U selecteert hier de btw-code om het percentage te bepalen dat gebruikt moet worden voor de btw-berekening. Is nultarief


pagina 30 van 166

Als u dit veld selecteert, dan heeft dit tot gevolg dat uren die op de betreffende activiteit geboekt zijn, bij het berekenen van het bestede bedrag worden vermenigvuldigd met € 0,-. Dit kunt u bijvoorbeeld doen als u voor uw interne activiteiten geen berekende bedragen wilt hebben. Bedrag (Euro) Bij een gebruiker kunt u via het tabblad Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Tarieven per tariefgroep vier tarieven invullen (categorie A, B, C en D). Standaard wordt het ingevoerde aantal uren vermenigvuldigd met een van deze tarieven om de omzet te berekenen. Het is echter ook mogelijk de omzet te berekenen aan de hand van een tarief van de betreffende activiteit. Dit tarief vult u hier in. Als u hier een bedrag invult, dan wordt bij het berekenen van de omzet geen rekening meer gehouden met het tarief dat u bij de betreffende medewerker hebt ingevuld, maar uitgegaan van het bedrag in dit veld. Tariefgroep Om te bepalen welk tarief moet worden gebruikt bij het berekenen van de omzet wordt er onder meer gekeken naar de tariefgroep die aan de activititeit gekoppeld is. Deze tariefgroep, die u via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige en dan Tariefgroepen aangemaakt hebt, moet u hier selecteren. Hebt u in dit venster een tarief ingevuld in het veld Bedrag, dan wordt met de tariefgroep geen rekening gehouden. Ook kunt u hier een tariefgroep toevoegen via de knop "Toevoegen" in het snelmenu.

, de INSERT-toets of de optie

Activiteitsoort Met een activiteitsoort geeft u aan of een activiteit productief of niet-productief is of dat het gaat om een verschot. In dit veld selecteert u de betreffende activiteitsoort die u via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige en dan Tariefgroepen aangemaakt hebt. Ook kunt u hier een activiteitsoort toevoegen via de knop optie "Toevoegen" in het snelmenu.

, de INSERT-toets of de

Activiteitsubgroep In dit veld selecteert u de activiteitsubgroep waarvan de activiteit deel uitmaakt. Deze activiteitsubgroep hebt u via het tabblad Uren, groep Algemeen, Activiteiten, Activiteit subgroepen aangemaakt. Ook kunt u hier een activiteitsubgroep toevoegen via de knop , de -toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu. Declaratietekst Als op de factuur een andere tekst afgedrukt moet worden dan de tekst die is ingevuld in het veld Omschrijving, dan moet u deze tekst hier invullen. De declaratietekst wordt op de factuur afgedrukt als u: • bij de activiteitgroep en activiteitsubgroep het veld Getotaliseerd niet geselecteerd hebt, en • in de factuurlay-out aangegeven hebt dat activiteiten afgedrukt moeten worden. Als u een nieuwe activiteit voor de eerste keer opslaat via de knop , dan kunt u in het tabblad Kantoormedewerkers aangeven welke gebruikers op deze activiteit mogen boeken. Deze functie is alleen relevant als u bij een gebruiker bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Declaratie het veld Alleen gerelateerde activiteiten hebt


pagina 31 van 166

geselecteerd. U kunt in het linkergedeelte van het venster bij Beschikbare activiteiten aangeven op welke activiteiten de gebruiker uren mag boeken. Door het selecteren van Kantoor mogen automatisch alle activiteiten op uren worden geboekt. U kunt ook door op "+" te klikken een activiteit openen. Daardoor kunt u binnen die activiteit aangeven op welke activiteit(en) de betreffende gebruiker uren mag boeken. De geselecteerde activiteiten worden in het rechtergedeelte van het venster bij Gerelateerde activiteiten getoond.

4.4.

Activiteitenstructuur

Via de optie "Uren" in de Outlook-balk verschijnt er door het selecteren van het onderdeel Activiteitenstructuur een overzicht van de structuur van de ingevoerde activiteitgroepen, activiteitsubgroepen en activiteiten. De volgende boomstructuur is hiervan een voorbeeld:


pagina 32 van 166

4.5.

Activiteitsoorten

Met een activiteitsoort geeft u aan of een activiteit productief of niet-productief is of dat het gaat om een verschot. Na het selecteren van het tabblad Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteitsoorten komt u in een venster waar de aanwezige activiteitsoorten getoond worden. Met de knop , de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu voegt u een activiteitsoort toe.


pagina 33 van 166

Omschrijving In dit veld vult u de naam van de activiteitsoort in. Type activiteit Hier geeft u aan of de activiteitsoort productief of niet-productief is of dat het gaat om verschotten. Verschotten zijn activiteiten die bedoeld zijn om kosten door te berekenen. U kunt hierbij denken aan om een normaal verschot zoals de kosten die u maakt voor het opvragen van een uittreksel van de Kamer van Koophandel. Meetellen voor productiviteit Door het selecteren van dit veld geeft u aan dat de uren, die geboekt zijn op een activiteit die gekoppeld is aan deze activiteitsoort, meegenomen moeten worden in de grondslag voor het bepalen van de productiviteit. Dit veld kunt u niet selecteren als u de optie Verschotten hebt geselecteerd. Een activiteit die als niet-declarabel gedefinieerd is, kan


pagina 34 van 166

toch meegeteld worden voor de productiviteit als de activiteit wel productief is, maar de uren die op deze activiteit geboekt zijn niet rechtstreeks aan een cliënt gedeclareerd kunnen worden. U kunt hierbij denken aan de activiteit "Systeembeheer". Deze activiteit is niet direct op een bepaalde cliënt te boeken, maar de medewerker die systeembeheeractiviteiten uitvoert, is wel productief. Op te nemen in declaraties Door het selecteren van dit veld wordt een activiteit die gekoppeld is aan deze activiteitsoort gedeclareerd. U kunt dit veld alleen selecteren als u bij de sectie Type activiteit de optie Productief of Verschotten hebt geselecteerd. Werkzaam Als u bij de sectie Type activiteit de optie Niet-productief hebt geselecteerd, dan kunt u hier de niet-productieve activiteitsoort verder specificeren. Verschotsoort Hebt u aangegeven dat het bij de activiteitsoort om een verschot gaat, dan geeft u hier het soort verschot aan. U hebt de volgende opties: •

Normaal Deze optie selecteert u als het gaat om een normaal verschot zoals de kosten die u maakt voor het opvragen van een uittreksel van de Kamer van Koophandel.

•

Uitbetaalde overuren Hebt u de licentie "Verlofregistratie", en wilt u gebruikmaken van alle mogelijkheden van deze licentie, dan moet er een activiteitsoort "Uitbetaalde overuren" aanwezig zijn. Selecteer hiervoor deze optie. Als er een activiteit aan deze activiteitsoort gekoppeld is, dan kan men de betreffende activiteit in de weekstaat gebruiken om aan te geven dat er overuren uitbetaald zijn. Deze uren zullen in het verlofoverzicht weergegeven worden in de kolom Uitbetaalde overuren.

•

Uitbetaalde verlofuren Hebt u de licentie "Verlofregistratie", en wilt u gebruikmaken van alle mogelijkheden van deze licentie, dan moet er een activiteitsoort "Uitbetaalde verlofuren" aanwezig zijn. Selecteer hiervoor deze optie. Als er een activiteit aan deze activiteitsoort gekoppeld is, dan kan men de betreffende activiteit in de weekstaat gebruiken om aan te geven dat er verlofuren uitbetaald zijn. Deze uren zullen in het verlofoverzicht weergegeven worden in de kolom Uitbetaalde verlofuren.


pagina 35 van 166

5.

BEPALING VAN HET TARIEF EN BTWPERCENTAGE

5.1.

Bepaling van het tarief

Standaard wordt bij het berekenen van de omzet gebruik gemaakt van het tarief dat u hebt ingevuld bij de gebruiker via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Tarieven. Bij de gebruiker kunt u per tariefgroep vier tariefcategorieën invullen (tariefcategorie A, B, C en D). De tariefgroepen die u bij de gebruiker ziet, zijn aangemaakt via Uren, groep Algemeen, Overige en dan Tariefgroepen. Welke tariefgroep van de gebruiker van toepassing is, wordt bepaald door de tariefgroep die u bij de activiteit via Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteiten hebt opgegeven. De tariefcategorie wordt bepaald door de tariefcategorie die u hebt geselecteerd bij de cliënt via Relatiebeheer,groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten") in het tabblad Algemeen van het onderdeel "Uren". Voorbeeld Bij een medewerker zijn de onderstaande tarieven in euro ingevoerd: Tariefgroep Standaard Hoog Laag

Categorie A 100 200 50

Categorie B 125 200 50

Categorie C 150 200 50

Categorie D 175 200 50

Bij cliënt X is als tariefcategorie "categorie C" geselecteerd; bij activiteit Y is tariefgroep "Standaard" opgegeven. Als de betreffende medewerker boekt op cliënt X (categorie = C) met als activiteit Y (tariefgroep = standaard), dan wordt standaard als tarief € 150 gehanteerd. Er zijn echter de volgende uitzonderingen: •

Maakt u gebruik van prijsafspraken, dan geldt het tarief dat is opgegeven bij de prijsafspraak.

•

werkt u niet prijsafspraken, maar hebt u wel bij de activiteit waarop geboekt wordt, een bedrag ingevuld, dan wordt dit bedrag gebruikt bij het berekenen van de opbrengst.

Schematisch kan de tariefbepaling als volgt worden weergegeven:


pagina 36 van 166

5.2.

Bepaling van het btw-percentage

Het btw-percentage dat bij het factureren gehanteerd wordt, wordt bepaald door: • de btw-code die u via Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteiten hebt ingevuld bij de activiteiten waarop u de uren boekt; en •

de btw-groep die u via Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten") bij het onderdeel "Uren" in het tabblad Algemeen hebt ingevuld bij de cliënt waarop u de uren boekt.

Omdat er meerdere btw-codes per btw-groep beschikbaar zijn, is het bijvoorbeeld mogelijk om voor een cliënt waar standaard het lage btw-percentage gebruikt wordt, voor bepaalde activiteiten het hoge btw-percentage in rekening te brengen. U kunt hierbij denken aan een agrarische cliënt waarvoor de privéaangifte inkomstenbelasting wordt gemaakt. Dit bereikt u door bij de btw-groep "Laag" in het veld Btw-code 2 het hoge btwpercentage te selecteren en door bij de activiteit voor het invullen van de aangifte inkomstenbelasting btw-code 2 te selecteren. Als u bij de btw-groep "Hoog" in het veld Btw-code 2 ook het hoge btw-percentage hebt ingevuld, dan wordt ook bij cliënten waar standaard een hoog percentage gebruikt wordt, voor het invullen van de aangifte inkomstenbelasting het hoge btw-percentage gehanteerd. De onderstaande afbeelding geeft dit weer:


pagina 37 van 166

Zo is het ook mogelijk dat voor een activiteit bij een cliënt met btw-groep "Hoog" het hoge btw-percentage gehanteerd wordt, terwijl bij een cliënt met btw-groep "Laag" voor dezelfde activiteit het lage btw-percentage gehanteerd wordt. Dit bereikt u door bij de btw-groep "Laag" in het veld Btw-code 1 het lage btw-percentage te selecteren, bij de btw-groep "Hoog" in het veld Btw-code 1 te kiezen voor het hoge btw-percentage en bij de betreffende activiteit btw-code 1 te selecteren. De volgende afbeelding geeft dit weer:


pagina 38 van 166

6.

WEEKSTAATMUTATIES INVOEREN

Het invoeren van uren is de eerste stap die uitgevoerd moet worden om uiteindelijk te komen tot het verzenden van facturen en het doorboeken van de mutaties naar de financiële administratie.

6.1.

Vastleggen

Een medewerker kan zelf zijn of haar uren invoeren. Ook is het mogelijk dat een medewerker de uren voor anderen invoert. Via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") geeft u bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Kantoormedewerkers per gebruiker aan voor welke andere medewerkers uren ingevoerd mogen worden. Een medewerker kan alleen uren invoeren als bij de betreffende medewerker via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Uren het veld Actief is geselecteerd. Ook moet dit veld geselecteerd zijn bij medewerkers waarvan de uren ingevoerd worden door anderen. Standaard worden tijdens het invoeren van uren alle cliënten getoond. U kunt echter ook zelf aangeven welke cliënten getoond worden en dus op geboekt mag worden. Dit bepaalt u via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers"). Bij de betreffende medewerker selecteert u bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Uren het veld Alleen gerelateerde cliënten. Er verschijnt vervolgens het tabblad Cliënten waar u aangeeft op welke cliënten de betreffende medewerker uren mag boeken. Verder worden standaard tijdens het invoeren van uren alle activiteiten getoond. U kunt echter ook zelf aangeven welke activiteiten getoond worden en dus op geboekt mag worden. Dit bepaalt u via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers"). Bij de betreffende medewerker selecteert u bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Uren het veld Alleen gerelateerde activiteiten. Er verschijnt vervolgens het tabblad Activiteit waar u aangeeft op welke activiteiten de betreffende medewerker uren mag boeken.

6.2.

Weekstaatmutatievenster

U kunt de uren op twee manieren invoeren: • invoeren via de gewone methode • invoeren via de snelle methode Ongeacht de wijze waarop u de uren invoert, verschijnt er via Uren, groep Uren, Vastleggen een weekstaatmutatievenster. Het volgende venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 39 van 166

Kantoormedewerker In dit veld selecteert u de medewerker waarvoor u de uren wilt invoeren. Dit veld is alleen relevant als u via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Kantoormedewerkers hebt aangegeven dat u voor meerdere medewerkers de uren mag invoeren. Werkt u met de licentie "Verlofregistratie" en is het verlof automatisch ingevoerd in de weekstaat, dan kunt u deze verlofregel alleen verwijderen als de verlofaanvraag wordt geannuleerd. Voor meer informatie, zie het hoofdstuk "De manager beoordeelt de verlofaanvraag" in de handleiding UNIT4 Verlofregistratie. Als een medewerker de uren voor een week heeft ingevoerd, dan kan hij zijn ingevoerde uren accorderen, waarmee hij aangeeft dat het ingevoerde aantal uren juist is. Dit ingevoerde aantal kan afwijken van de normuren die een medewerker per week heeft, bijvoorbeeld omdat de medewerker overuren, die in een eerdere week gemaakt zijn, als tijd-voor-tijd opneemt. De hoofd- of kantoordeclarant weet dan door het accorderen dat deze medewerker geen uren voor deze week meer hoeft in te voeren. Als u gebruik wilt maken van de mogelijkheid dat medewerkers hun uren kunnen accorderen, selecteer , Onderhoud, Systeemonderhoud. Kies in dit venster het onderdeel dan "Urenbeheer" en selecteer vervolgens in het tabblad Algemeen de optie Accorderen weekstaten. Als deze optie is geselecteerd, dan verschijnt in het weekstatenvenster de knop . Zijn de urenmutaties van de geselecteerde week al geaccordeerd, dan is deze knop niet actief.


pagina 40 van 166

Via deze knop komt u in het venster waar u de uren via de snelle methode kunt invoeren. Deze knop is niet actief als u in de kalender boven in het venster (1) een week geselecteerd hebt waarin alle mutaties reeds definitief gemaakt zijn.

Via deze knop wordt het aantal ingevoerde uren gecontroleerd aan de hand van de uren die u bij de betreffende gebruiker hebt opgegeven via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Werktijdenbeheer" in het tabblad Werktijden. Hebt u in dit tabblad bij de ureninformatie het veld Uren per week geselecteerd, dan wordt het totaal aantal uren dat u in dit tabblad hebt ingevuld, vergeleken met het totaal aantal ingevoerde uren in de weekstaat. Is het totale aantal uren van de weekstaat kleiner dan het aantal uren dat u in het tabblad Werktijden hebt ingevuld, dan kunnen de mutaties voor die week niet definitief gemaakt en dus ook niet gedeclareerd worden, tenzij u bij het definitief maken aangeeft dat de normurencontrole niet toegepast moet worden. Hebt u in het tabblad Werktijden het veld Uren per week niet geselecteerd, dan wordt het aantal uren per dag dat u in dit tabblad hebt ingevuld, vergeleken met het aantal ingevoerde uren per dag in de weekstaat. Is het aantal uren per dag kleiner dan het aantal uren dat u in het tabblad Werktijden hebt ingevuld, dan kunnen de mutaties voor die dag niet definitief gemaakt en dus ook niet gedeclareerd worden, tenzij u bij het definitief maken aangeeft dat de normurencontrole niet toegepast moet worden. Het onderstaande voorbeeld toont de urencontrole voor een medewerker waarbij is aangegeven dat per dag gecontroleerd moet worden:

Als er een verschil wordt geconstateerd bij het ingevoerde aantal uren, dan wordt dit gesignaleerd. In de maandkalenders worden de dagen waar uren zijn ingevoerd, vet weergegeven. De geselecteerde week wordt met een blauwe balk weergegeven. De dagen van de geselecteerde week waar uren zijn ingevoerd, worden dan wit weergegeven. De mutaties


pagina 41 van 166

van de geselecteerde week worden in het venster getoond. De geselecteerde dag wordt tussen haakjes weergegeven. De systeemdatum wordt onderstreept weergegeven. De knoppen boven de maandkalenders hebben de volgende functie: De maandkalenders van het vorige jaar worden getoond.

De maandkalenders die getoond worden, beginnen een maand eerder.

De maandkalenders die getoond worden, beginnen een maand later.

De maandkalenders van het volgende jaar worden getoond. Als u op de maandnaam klikt, dan verschijnt er een menu met een aantal maanden. Het volgende menu is hiervan een voorbeeld:

Door een maand te selecteren, verschijnt de maandkalender van de betreffende maand. In het weekstaatmutatievenster wordt in de kolom Definitief aangegeven of de mutatie al dan niet definitief gemaakt is. Mutaties die definitief gemaakt zijn, kunnen in het weekstaatmutatievenster niet meer gewijzigd worden. Wel kunnen mutaties die definitief gemaakt zijn, maar nog niet in een declaratie-advies opgenomen zijn, via Uren, groep Uren, Uren acties, Overboeken per kantoormedewerker en Uren, groep Uren,Uren acties en dan Overboeken per cliënt gewijzigd worden. In het rechtergedeelte van het weekstaatmutatievenster wordt per dag het aantal geboekte uren getoond. Hebt u via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Werktijdenbeheer" in het tabblad Werktijden aangegeven dat per dag het aantal uren gecontroleerd moet worden (het veld Uren per week is niet geselecteerd), dan worden eventuele verschillen per dag gesignaleerd. Hebt u in dit tabblad opgegeven dat alleen het weektotaal gecontroleerd moet worden (het veld Uren per week is geselecteerd), dan wordt alleen het totaal gecontroleerd. Eventuele verschillen worden als volgt weergegeven: •

Het aantal uren van een dag of het totaal aantal uren van de week wordt rood weergegeven. Dit houdt in dat er minder uren zijn geboekt dan het aantal uren dat in het tabblad Werktijden is opgegeven.

•

Het aantal uren van een dag of het totaal aantal uren van de week wordt blauw weergegeven. Dit houdt in dat er meer uren zijn geboekt dan het aantal uren dat in het tabblad Werktijden is opgegeven.


pagina 42 van 166

Verder wordt in het rechtergedeelte van het weekstaatmutatievenster het productiviteitspercentage van die week getoond. In het veld Verschotten wordt het totaalbedrag getoond dat u in die week aan verschotten hebt ingevoerd. Onder in het venster worden bij het selecteren van een mutatieregel de naw-gegevens van de cliënt getoond, alsmede het project en de activiteit waarop geboekt is. Het veld Beëindigd is geselecteerd als u tijdens het boeken hebt aangegeven dat de betreffende activiteit afgerond is. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de laatste uren die u hebt geboekt voor het invullen van een aangifte voor een bepaald jaar. Dit veld is alleen informatief. Het veld Overuren is geselecteerd als u tijdens het boeken hebt aangegeven dat het bij de geboekte uren gaat om overuren. Uren die als overuren aangegeven zijn, worden apart vermeld bij de productiviteitsoverzichten. Als u uit managementoogpunt inzicht wilt hebben in de gemaakte overuren, dan betekent dit dat de overuren als aparte mutatie geboekt moeten worden. Stel dat u voor een cliënt op een dag tien uur gewerkt hebt. Er moeten dan twee boekingen gemaakt worden om inzicht te krijgen in de gemaakte overuren: een boeking van acht uur en een boeking van twee uur aan overuren. Hebt u de licentie "Verlofregistratie", dan moeten overuren als aparte mutatie geboekt worden om tot een juiste registratie van de overuren te komen. Via de toetsencombinatie CTRL+W of de optie "Weekstaat afdrukken" in het snelmenu kunt u de weekstaatmutaties afdrukken. Daarbij hebt u de mogelijkheid om aan te geven vanaf welke datum tot en met welke datum de mutaties afgedrukt moeten worden.

6.3.

Uren invoeren via de gewone methode

Om de uren in te voeren via de gewone methode selecteert u Uren, groep Uren, Vastleggen. Als er is aangegeven dat u ook voor andere medewerkers uren mag invoeren, dan verschijnt eerst een overzicht van de medewerkers voor wie u uren mag invoeren. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:

In dit venster moet u de medewerker selecteren van wie de uren worden ingevoerd. Na het selecteren van de betreffende medewerker verschijnt het weekstaatmutatievenster. of de optie "Toevoegen" in het snelmenu verschijnt het Door het gebruik van de knop onderstaande venster waarin u de uren kunt boeken:


pagina 43 van 166

Dit venster verschijnt ook als u weekstaatmutaties wijzigt via de knop de optie "Wijzigen" in het snelmenu.

, de F2-toets of

Medewerker Hier wordt de medewerker getoond van wie de uren ingevoerd worden. U kunt dit veld niet wijzigen. ] Cliënt


pagina 44 van 166

In dit veld selecteert u de cliënt waarop de uren geboekt moeten worden. Als u bij de betreffende cliënt via Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten") bij het onderdeel "Uren" in het tabblad Meldingtekst een tekst hebt ingevuld, dan verschijnt hier deze tekst. Als bijvoorbeeld een cliënt twee cliëntnummers heeft en het blijkt dat er vaak op het verkeerde nummer geboekt wordt, dan kunt u bij dat nummer als meldingtekst meegeven dat het andere cliëntnummer gebruikt moet worden. Project Hier selecteert u het project waarop de uren geboekt moeten worden. Als u bij de betreffende medewerker via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Algemeen het veld Standaard objecten gebruiken hebt geselecteerd, dan wordt in het veld Project automatisch "0 -Standaard project" ingevuld. Als u meerdere projecten voor een cliënt hebt, dan kunt u dit vervolgens nog wijzigen. Activiteit In dit veld selecteert u de activiteit waarop de uren geboekt moeten worden. Uren U vult hier het bestede aantal uren in. Hebt u bij het veld Activiteit een activiteit met als activiteitsoort "Verschotten" geselecteerd, dan vult u hier het aantal in. Het ingevoerde aantal wordt aangevuld met twee decimalen: als u 8,00 uur wilt invoeren, dan is het voldoende om 8 in te vullen. Voor het invullen van uren geldt dat bijvoorbeeld een kwartier geboekt wordt als 0,25 en een halfuur als 0,5. Omschrijving Hier kunt u een omschrijving invullen. Deze omschrijving wordt op de notaspecificatie en declaratie-advieslijst afgedrukt. Interne omschrijving De omschrijving die u hier invult, is alleen voor intern gebruik. Deze omschrijving is alleen te zien op het laagste niveau van het declaratie-advies. Datum Standaard wordt hier de systeemdatum getoond. De datum kunt u wijzigen. De invoer wordt geweigerd als de datum ligt voor de datum die bij de gebruiker is ingevuld bij het onderdeel "Personele gegevens" in het tabblad Algemeen in het veld Datum indiensttreding. De invoer wordt ook geweigerd als de datum ligt na de datum die bij de gebruiker is ingevuld in het tabblad Algemeen in het veld Datum uitdiensttreding. Weeknummer Aan de hand van de ingevulde datum wordt het weeknummer getoond. U kunt dit veld niet wijzigen. Activiteit beëindigd Door het selecteren van dit veld geeft u aan dat de activiteit afgerond is. Dit veld is alleen informatief. Overuren U selecteert dit veld als de geboekte uren als overuren beschouwd moeten worden. De overuren worden apart vermeld bij de diverse productiviteitsoverzichten. Hebt u de


pagina 45 van 166

licentie "Verlofregistratie", dan moeten overuren als aparte mutatie geboekt worden om tot een juiste registratie van de overuren te komen. Fiscaal jaar U vult hier het fiscaal jaar in waarop de activiteit betrekking heeft. Als u bijvoorbeeld in 2010 boekt op een activiteit die betrekking heeft op de inkomstenbelasting 2009, dan kunt u hier 2009 invullen. Het fiscale jaar is een van de groeperingen die u kunt selecteren bij de declaratie-adviezen en de facturen. Taak en Voortgang taak Deze velden zijn alleen aanwezig als u werkt met de module "Planning en budgettering" en bij Systeemonderhoud bij het onderdeel "Planning" in het tabblad Algemeen de optie Toon planninginformatie bij urenmutatie geselecteerd is. Als de combinatie resource, cliënt, activiteit en fiscaal jaar die u in UNIT4 Declaratie invoert ook aanwezig is bij de planningregels, dan kunt u in het veld Voortgang taak aangeven hoeveel procent van de taak gereed is. In het veld Taak wordt de taak getoond die hoort bij de combinatie resource, cliënt, activiteit en fiscaal jaar. Dit veld kunt u niet wijzigen. Als de combinatie resource, cliënt, activiteit en fiscaal jaar meerdere keren voorkomt in de planningregels, dan verschijnt na het invoeren van het fiscaal jaar een venster met de planningregels die u kunt kiezen. Nog nodig Dit veld is alleen relevant als u werkt met de module "Planning en budgettering". Als er voor de planningmethode "Geboekte uren" + gewijzigde "Nog nodig" is gekozen, dan is dit veld actief. Hier geeft u aan hoeveel uren u nog nodig hebt om de taak te voltooien. Voor de beschrijving van de verschillende planningmehodes, zie de handleiding Planning en budgettering. Knop kopiëren (kopiëren) kopieert u bestaande urengegevens naar het nieuwe record, Met de knop nadat u de onderstaande melding hebt bevestigd. Op deze manier kunnen uren handig en snel achter elkaar worden geboekt, zonder de regels in het venster "Urenmutatie details" steeds opnieuw te moeten invullen.

6.4.

Uren invoeren via de snelle methode

Naast het invoeren via de gewone methode kunt u de uren ook invoeren via de zogenoemde snelle methode. Via deze methode kunt u de gegevens rechtstreeks invoeren. Het is hierbij niet nodig de gegevens uit een tabel te selecteren. Via de F3toets kunt u toch de betreffende tabel oproepen. Om in het venster van de snelle methode te komen klikt u: •

via Uren, groep Uren, Vastleggen op de knop

•

in de taakbalk op de knop

; of

.

Als er is aangegeven dat u ook voor andere medewerkers uren mag invoeren, dan verschijnt eerst een overzicht van de medewerkers voor wie u uren mag invoeren. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 46 van 166

In dit venster moet u de medewerker selecteren van wie de uren worden ingevoerd. Na het selecteren van de betreffende medewerker komt u in het venster waar u via de snelle methode de uren kunt invoeren. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:

Cliënt In dit veld vult u het cliëntnummer in. Selecteert u in dit veld de cliënt via de F3- of de Enter-toets en u hebt bij de betreffende cliënt via Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten") bij het onderdeel "Uren" in het tabblad Meldingtekst een tekst ingevuld, dan verschijnt hier deze tekst. Als bijvoorbeeld een cliënt twee cliëntnummers heeft en het blijkt dat er vaak op het verkeerde nummer geboekt wordt, dan kunt u bij dat nummer als meldingtekst meegeven dat het andere cliëntnummer gebruikt moet worden. Als u rechtstreeks het cliëntnummer invult en u hebt gebruik gemaakt van een meldingtekst, dan wordt dit in het veld Cliënt aangegeven door een rode markering in de rechterbovenhoek. Project Hier vult u het project in waarop de uren geboekt moeten worden. Als u bij de betreffende medewerker via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Algemeen het veld Standaard objecten gebruiken hebt geselecteerd, dan wordt in het veld Project automatisch "0 - Standaard project" ingevuld. Als u meerdere projecten voor een cliënt hebt, dan kunt u dit vervolgens nog wijzigen.


pagina 47 van 166

Activiteit In dit veld vult u de activiteit in waarop de uren geboekt moeten worden. Uren U vult hier het bestede aantal uren in. Hebt u bij het veld Activiteit een activiteit met als activiteitsoort "Verschotten" geselecteerd, dan vult u hier het aantal in. Het ingevoerde aantal wordt aangevuld met twee decimalen: als u 8,00 uur wilt invoeren, dan is het voldoende om 8 in te vullen. Voor het invullen van uren geldt dat bijvoorbeeld een kwartier geboekt wordt als 0,25 en een halfuur als 0,5. Vult u geen uren in, dan wordt u met een akoestisch signaal hierop geattendeerd en kunt u in eerste instantie niet verder totdat u het aantal uren hebt ingevuld. Wilt u desondanks verder, dan kan dit door gebruik te maken van de pijltjestoetsen of door met de muis een ander veld te selecteren. Omschrijving Hier kunt u een omschrijving invullen. Deze omschrijving wordt op de notaspecificatie en declaratie-advieslijst afgedrukt. De tekst die u hier invult, wordt ook linksonder in het subvenster Omschrijving getoond. Daardoor blijft het invoeren van langere omschrijvingen overzichtelijk. Datum Standaard wordt hier de systeemdatum getoond. De datum kunt u wijzigen. De invoer wordt geweigerd als de datum ligt voor de datum die bij de gebruiker is ingevuld bij het onderdeel "Personele gegevens" in het tabblad Algemeen in het veld Datum indiensttreding. De invoer wordt ook geweigerd als de datum ligt na de datum die bij de gebruiker is ingevuld in het tabblad Algemeen in het veld Datum uitdiensttreding. G (Gereed) Door hier "J" in te vullen geeft u aan dat de activiteit afgerond is. Dit veld is alleen informatief. O (Overuren) U vult hier "J" in als de geboekte uren als overuren beschouwd moeten worden. De overuren worden apart vermeld bij de diverse productiviteitsoverzichten. Hebt u de licentie "Verlofregistratie", dan moeten overuren als aparte mutatie geboekt worden om tot een juiste registratie van de overuren te komen. Jaar U vult hier het fiscaal jaar in waarop de activiteit betrekking heeft. Als u bijvoorbeeld in 2010 boekt op een activiteit die betrekking heeft op de inkomstenbelasting 2009, dan kunt u hier 2009 invullen. Het fiscale jaar is een van de groeperingen die u kunt selecteren bij de declaratie-adviezen en de facturen. Taak en % Deze velden zijn alleen aanwezig als u werkt met de module "Planning en budgettering" en bij Systeemonderhoud bij het onderdeel "Planning" in het tabblad Algemeen de optie Toon planninginformatie bij urenmutatie geselecteerd is. Als de combinatie resource, cliënt, activiteit en fiscaal jaar die u in UNIT4 Declaratie invoert ook aanwezig is bij de planningregels, dan kunt u in het veld % aangeven hoeveel procent van de taak gereed is. In het veld Taak wordt de taak getoond die hoort bij de combinatie resource, cliënt, activiteit en fiscaal jaar. Dit veld kunt u niet wijzigen. Als de combinatie resource, cliënt,


pagina 48 van 166

activiteit en fiscaal jaar meerdere keren voorkomt in de planningregels, dan verschijnt na het invoeren van het fiscaal jaar een venster met de planningregels die u kunt kiezen. Nog nodig Dit veld is alleen relevant als u werkt met de module "Planning en budgettering". Als er voor de planningmethode "Geboekte uren" + gewijzigde "Nog nodig" is gekozen, dan is dit veld actief. Hier geeft u aan hoeveel uren u nog nodig hebt om de taak te voltooien. Voor de beschrijving van de verschillende planningmehodes, zie de handleiding Planning en budgettering. Interne omschrijving De omschrijving die u hier invult, is alleen voor intern gebruik. Deze omschrijving is alleen te zien op het laagste niveau van het declaratie-advies. In het venster van de snelle methode kunt u gebruik maken van het zogenoemde kopieermasker. Het kopieermasker maakt het mogelijk om tijdens het invoeren een aantal gegevens te kopiëren naar de volgende regel. U kunt dit kopieermasker voor alle , Onderhoud, Systeemonderhoud. Vervolgens medewerkers activeren via selecteert u het onderdeel "Urenbeheer". In dit onderdeel opent u vervolgens het tabblad Kopieermasker. Er verschijnt dan het onderstaande venster:


pagina 49 van 166

Per veld geeft u aan of dit standaard voor alle gebruikers meegenomen moet worden naar de volgende regel. Via een persoonlijk kopieermasker kan dit per medewerker via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Kopieermasker alsnog gewijzigd worden. Via de optie "Aangepast kopieermasker" in het snelmenu kunt u het kopieermasker ook tijdens het invoeren van de uren wijzigen. Dit kan nuttig zijn op het moment dat u een aantal mutaties moet invoeren die grotendeels gelijk zijn. Door het kopieermasker aan te passen en op de knop te klikken, wordt het kopieermasker aangepast. Op het moment dat u het invoervenster verlaat, wordt het oorspronkelijke kopieermasker weer actief. Klikt u op de knop , dan blijft het aangepaste kopieermasker ook gewijzigd nadat u het invoervenster verlaten hebt. In het venster van de snelle methode kunnen de volgende functietoetsen en toetsencombinaties gebruikt worden: • ENTER Als u in een veld staat waaraan een tabel is gekoppeld (bijvoorbeeld Cliënt), dan roept u via deze toets de tabel op. Staat de cursor in het veld Jaar, dan voegt u door het gebruik van deze toets een regel toe. • F3 Als u in een veld staat waaraan een tabel is gekoppeld (bijvoorbeeld Cliënt), dan roept u via deze toets de tabel op. • F4 Via deze toets wordt het aantal ingevoerde uren gecontroleerd aan de hand van de uren die u bij de betreffende medewerker hebt opgegeven via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ( "Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Werktijdenbeheer" in het tabblad Werktijden. • CTRL+N Via deze toetsencombinatie voegt u een regel toe. • CTRL+T Nadat u de mutaties via de knop hebt opgeslagen, wordt via deze toetsencombinatie de hash-tabel leeggemaakt . • CTRL+DELETE De geselecteerde regel wordt met deze toetsencombinatie verwijderd.

6.5.

Weekstaatmutaties importeren

Het is mogelijk om uren te importeren die vastgelegd zijn in een ander pakket dan UNIT4 Declaratie. Deze importactie dient voorbereid te worden door een consultant. Neem daarvoor contact op met uw accountmanager. Het importeren is alleen mogelijk als de gegevens worden aangeleverd in een door UNIT4 Accountancy bepaalde opmaak.


pagina 50 van 166

7.

WEEKSTAATMUTATIES ACCORDEREN DEFINITIEF MAKEN

Accorderen Als een medewerker de uren voor een week heeft ingevoerd, dan kan hij zijn ingevoerde uren accorderen, waarmee hij aangeeft dat het ingevoerde aantal uren juist is. Dit ingevoerde aantal kan afwijken van de normuren die een medewerker per week heeft, bijvoorbeeld omdat de medewerker overuren, die in een eerdere week gemaakt zijn, als tijd-voor-tijd opneemt. De hoofd- of kantoordeclarant weet dan door het accorderen dat deze medewerker geen uren voor deze week meer hoeft in te voeren. De hoofd- of kantoordeclarant krijgt via Uren, groep Uren, Voortgangsbewaking weekstaten voor de opgegeven medewerkers een overzicht van het aantal uren dat ingevuld is in de geselecteerde week, zodat deze in een oogopslag kan zien wie nog niet alle uren ingevuld heeft en wie zijn ingevoerde uren nog niet geaccordeerd heeft. Via dit overzicht is het mogelijk naar de weekstaat van een bepaalde medewerker te gaan om deze gedetailleerd te bekijken en eventueel nog wijzigingen in te voeren. Ook is het vanuit dit venster mogelijk de uren te accorderen of definitief te maken. Voor meer informatie, (zie "Accorderen" op pagina 52).

Definitief maken Nadat de uren zijn ingevoerd en eventueel gewijzigd en geaccordeerd, moeten de mutaties via Uren, groep Uren, Definitief maken definitief gemaakt worden. Het gevolg van het definitief maken is dat de mutaties daarna niet meer in het weekstaatmutatievenster gewijzigd kunnen worden. Zijn de mutaties definitief, maar nog niet in een declaratie-advies opgenomen, dan kunnen de mutaties wel nog gewijzigd worden via Uren, groep Uren, Uren acties, en dan Overboeken per kantoormedewerker en Uren, groep Uren, Uren acties, en dan Overboeken per cliënt. De onderstaande personen kunnen de mutaties definitief maken: • De hoofddeclarant De hoofddeclarant kan de mutaties definitief maken van de medewerkers van de kantoordeclaranten die aan de hoofddeclarant gekoppeld zijn. •

De kantoordeclarant De kantoordeclarant kan de mutaties definitief maken van de medewerkers die aan de kantoordeclarant gekoppeld zijn.

•

De medewerker De medewerker kan zijn eigen mutaties definitief maken als de medeweker via de privilegegroepen daartoe gemachtigd is. Is bij de medewerker via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Kantoormedewerkers aangegeven dat de medewerker ook voor anderen de uren mag invoeren, dan mag de medewerker ook voor deze andere medewerkers de uren definitief maken.

Voor meer informatie, (zie "Weekstaatmutaties definitief maken" op pagina 54).


pagina 51 van 166

7.1.

Accorderen

Als de mutaties in een weekstaat geaccordeerd zijn, dan is de knop niet meer actief en kunnen de mutaties door de medewerker niet meer gewijzigd worden. Ook kan deze medewerker in de geaccordeerde week geen uren meer toevoegen. De medewerker kan zelf het accorderen niet meer ongedaan maken; de hoofddeclaranten, kantoordeclaranten en de gebruikers met rechten via de privilegegroepen kunnen dit echter wel. Dit gebeurt via de voortgangsbewaking, die u kunt starten via Uren, groep Uren, Voortgangsbewaking weekstaten. Na het selecteren van deze menukeuze moet u aangeven voor welke hoofd- of kantoordeclarant en voor welke medewerkers de gegevens getoond moeten worden. Vervolgens verschijnt dan voor de week waarin de systeemdatum valt het overzicht met de ingevoerde uren. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:

Wilt u het overzicht voor een andere week hebben, dan selecteert u boven in de kalender de gewenste week. Wilt u het overzicht voor een andere hoofd- of kantoordeclarant, dan .

kan dit via de knop

Een weekstaat kan de volgende status hebben: • niet ingevuld: de medewerker heeft zijn weekstaat voor de betreffende week nog niet ingevuld. Deze status wordt weergegeven door het pictogram •

.

niet akkoord: de medewerker heeft zijn weekstaat voor de betreffende week wel ingevuld maar nog niet geaccordeerd. Deze status wordt weergegeven door het pictogram

.


pagina 52 van 166

•

uren <> norm: het aantal uren dat de medewerker heeft ingevoerd is ongelijk aan de norm (overuren die de werknemer ook daadwerkelijk als overuren heeft geboekt, vallen buiten de normurencontrole), maar de weekstaat is wel geaccordeerd. Deze status wordt weergegeven door het pictogram

•

akkoord: de weekstaat voor de betreffende week is geaccordeerd en het aantal ingevoerde uren is gelijk aan de norm. Deze status wordt weergegeven door het pictogram

•

.

.

definitief: de weekstaat voor de betreffende week is definitief gemaakt. Deze status wordt weergegeven door het pictogram

.

In het statusoverzicht boven in het venster (1) wordt voor de geselecteerde week per status het aantal weekstaten getoond dat de betreffende status heeft. Door het selecteren van een status in dit overzicht geeft u aan dat de weekstaten die deze status hebben in het detailvenster (2) getoond worden. Als u bijvoorbeeld niet geïnteresseerd bent in weekstaten die reeds definitief zijn, dan zorgt u ervoor dat de status "definitief" niet geselecteerd is. Via de knop kunt u zelf bepalen welke gegevens in dit detailvenster getoond worden. Zo kunt u bijvoorbeeld het veld Ziek toevoegen waardoor u vlug een overzicht hebt van het aantal uren dat medewerkers in een week ziek zijn geweest. Via de filters die boven de kolommen staan, kunt u verder aangeven welke gegevens wel en welke niet getoond moeten worden. Hebt u bijvoorbeeld het veld Ziek toegevoegd en geeft u in de filter van die kolom aan dat alleen de gegevens getoond worden van medewerkers waarvan het aantal uren ziek ongelijk is aan 0, dan krijgt u alleen de gegevens van de medewerkers die in de betreffende week ziek zijn geweest. Via het snelmenu hebt u voor de voortgangsbewaking de volgende mogelijkheden: • "Accorderen" Na het selecteren van een of meerdere medewerkers kunt u via deze menukeuze de weekstaten accorderen. Er verschijnt hier niet het venster met de normuren van de medewerker dat verschijnt als een medewerker zelf via zijn weekstaat de gegevens accordeert. •

"Definitief maken" Via deze menukeuze kunt u de weekstaat van een of meerdere medewerkers definitief maken, ook al zijn de weekstaten nog niet geaccordeerd. Daarbij kunt u aangeven dat de uren ook definitief gemaakt moeten worden als de medewerkers hun normuren niet gehaald hebben (zie ook de volgende paragraaf).

Het is niet mogelijk definitieve uren ongedaan te maken. •

"Accorderen ongedaan maken" Als een medewerker abusievelijk zijn weekstaat geaccordeerd heeft en er moeten alsnog in die week mutaties ingevoerd of gewijzigd worden, dan kunt u via deze menukeuze de accordering ongedaan maken, waardoor er weer mutaties in die week ingevoerd kunnen worden. Deze menukeuze verschijnt alleen als u een of meerdere medewerkers selecteert waarvan de weekstaat al geaccordeerd is.


pagina 53 van 166

•

"Weekstaat" Als u een medewerker selecteert, dan gaat u via deze menukeuze naar de weekstaat van de betreffende week. Door te dubbelklikken op de regel van de medewerker is het ook mogelijk om naar de weekstaat te gaan.

•

"Bericht versturen" Deze menukeuze verschijnt alleen als u gebruik maakt van de licentie "Relatiebeheer". Via deze menukeuze kunt u aan een of meerdere medewerkers een bericht versturen, bijvoorbeeld een herinnering dat de uren nog ingevoerd moeten worden.

7.2.

Weekstaatmutaties definitief maken

Via Uren, groep Uren, Definitief maken kunnen de mutaties definitief gemaakt worden. Als u de rol van hoofddeclarant en kantoordeclarant vervult, dan verschijnt het onderstaande venster:

Dit venster verschijnt ook als u de rol vervult van meerdere hoofddeclaranten of kantoordeclaranten. In dit venster selecteert u de gewenste rol. De keuze die u hier maakt, bepaalt voor welke medewerkers u de mutaties definitief kunt maken. Nadat u de rol geselecteerd hebt en op


geklikt hebt, verschijnt het volgende venster:

pagina 54 van 166

Dit venster verschijnt ook als u Uren, groep Uren, Definitief maken selecteert en u maar één rol vervult. T/m datum U vult hier de datum in tot en met wanneer de mutaties definitief gemaakt moeten worden. Medewerkers U selecteert hier de medewerkers van wie de mutaties definitief gemaakt moeten worden. Welke medewerkers u kunt selecteren, is afhankelijk van de gekozen rol (hoofddeclarant of kantoordeclarant). Als u in UNIT4 Declaratie meerdere rollen vervult, alsnog een andere rol selecteren. Vervult u niet de rol van dan kunt u via de knop hoofddeclarant of kantoordeclarant, dan krijgt u hier de medewerkers te zien waarvoor u uren mag invoeren. Normurencontrole toepassen Als u halverwege een week de uren definitief wilt maken, terwijl u hebt aangegeven dat de normuren per week gecontroleerd moeten worden, dan kunnen de uren niet definitief gemaakt worden als de optie Normurencontrole toepassen geselecteerd is. Om in de geschetste situatie de uren definitief te kunnen maken, moet u deze optie uitzetten. Er wordt dan niet op normuren gecontroleerd en de urenmutaties worden definitief gemaakt, ongeacht het feit of er in die week minder uren zijn gemaakt dan het aantal normuren. Het is niet mogelijk definitieve uren ongedaan te maken. Als u vervolgens op klikt, dan worden de mutaties definitief gemaakt. Er verschijnt een voortgangsvenster waar u kunt zien voor welke medewerkers de uren definitief worden gemaakt. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 55 van 166

Als er fouten worden geconstateerd bij een of meer van de geselecteerde medewerkers, dan wordt geen enkele mutatie van de geselecteerde medewerkers definitief gemaakt. In het bovenstaande venster zijn bijvoorbeeld fouten geconstateerd bij medewerker 2, 3 en 4. Daardoor worden ook de mutaties van medewerker 1 niet definitief gemaakt. U zult deze fouten moeten oplossen, alvorens de mutaties van deze medewerkers definitief gemaakt kunnen worden. U kunt echter ook alleen de mutaties van medewerker 1 definitief maken door alleen medewerker 1 te selecteren. Nadat de fouten van de overige medewerkers opgelost zijn, kunt u de mutaties van deze medewerkers alsnog definitief maken. Via de knop wordt een urencontrole-overzicht afgedrukt van de geselecteerde medewerkers. Zijn er bij een medewerker fouten geconstateerd, dan kunt u in dit venster met de muis klikken op de betreffende medewerker. Daardoor wordt de actief. Door op deze knop te klikken, wordt er alleen voor deze knop medewerker een urencontrole-overzicht afgedrukt.


pagina 56 van 166

8.

OVERBOEKEN

Mutaties die reeds definitief gemaakt zijn, maar nog niet in een declaratie-advies opgenomen zijn, kunnen niet meer via de weekstaat gewijzigd worden. Om deze mutaties toch nog te kunnen wijzigen, selecteert u het tabblad Uren, groep Uren, Uren acties en dan Overboeken per kantoormedewerker of Uren, groep Uren, Uren acties en dan Overboeken per cliënt. Via deze menukeuzes kunt u de gegevens overboeken. Definitieve niet-declarabele mutaties kunnen alleen via deze menukeuzes gewijzigd worden, aangezien niet-declarabele mutaties niet opgenomen worden in een declaratieadvies. Een niet-declarabele mutatie is een mutatie waarvan bij de activiteitsoort, waaraan de activiteit van de mutatie gekoppeld is, het veld Op te nemen in declaraties niet geselecteerd is. Mutaties die reeds opgenomen zijn in een declaratie-advies moet u overboeken via het tabblad Uren, groep Uren, Uren acties en dan Bewerken declaratie-adviezen. Of u tijdens het overboeken bedragen of uren kunt wijzigen, is afhankelijk van de geselecteerde declaratiewijzigingsbasis.

8.1.

Declaratiewijzigingsbasis

Via , Onderhoud, Systeemonderhoud geeft u aan of er standaard (op basis van) uren of (op basis van) bedragen over-, bij- of afgeboekt wordt. U selecteert daar bij het onderdeel "Urenbeheer" het tabblad Declaraties. In het venster dat dan verschijnt, kunt u in het veld Declaratiewijzigingsbasis aangeven op welke basis standaard voor alle cliënten moet worden over-, bijen afgeboekt:


pagina 57 van 166

Door het selecteren van de optie: • bedrag kunt u bedragen over-, bijen afboeken. Deze optie is standaard; • uren kunt u uren over-, bijen afboeken. Het is mogelijk om per cliënt af te wijken van hetgeen u in het veld Declaratiewijzigingsbasis geselecteerd hebt. U selecteert hiervoor via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten") in het onderdeel "Uren" het tabblad Algemeen. U komt dan in het volgende venster:


pagina 58 van 166

In het veld Declaratiewijzigingsbasis kunt u voor de betreffende cliënt aangeven op welke basis over-, bijen afgeboekt moet worden. Door het selecteren van de optie: • Systeeminstelling kunt u over-, bijen afboeken op basis van hetgeen u standaard voor alle clienten geselecteerd hebt. De geselecteerde standaard wordt achter de optie "Systeeminstelling" getoond. In het bovenstaande venster is de geselecteerde standaard "Bedrag". Als u besluit om de standaard te wijzigen, dan wordt dit automatisch gewijzigd voor alle cliënten waar de optie "Systeeminstelling" geselecteerd is; • Bedrag kunt u bedragen over-, bijen afboeken; • Uren kunt u uren over-, bijen afboeken. Ook is het mogelijk om per project per cliënt af te wijken van hetgeen u standaard voor alle cliënten geselecteerd hebt. U selecteert hiervoor Relatiebeheer, groep Algemeen, Projecten ("Cliënten | Projecten") in het betreffende project het tabblad Uren. U komt dan in het volgende venster:


pagina 59 van 166

In het veld Declaratiewijzigingsbasis kunt u voor het geselecteerde project aangeven op welke basis over-, bijen afgeboekt moet worden. Zowel bij het bijen afboeken op basis van bedragen als op basis van uren blijft het tarief van de medewerker ongewijzigd. Dit betekent dat het declaratiebedrag automatisch wordt gewijzigd als u bijen afboekt op basis van uren. Als op basis van bedrag wordt bijen afgeboekt, dan houdt dit in dat de uren automatisch gewijzigd worden. Bij het overboeken daarentegen wordt wel rekening gehouden met een gewijzigd tarief. Als u bijvoorbeeld uren overboekt naar een andere activiteit waar een afwijkend tarief aan gekoppeld is, dan wordt dit afwijkend tarief gehanteerd om de omzet te berekenen.

8.2.

Overboeken per kantoormedewerker

Via het tabblad Uren, groep Algemeen, Uren acties, Overboeken per kantoormedewerker kunt u per medewerker mutaties, die reeds definitief gemaakt zijn, maar nog niet opgenomen zijn in een declaratie-advies, wijzigen. Als u meerdere rollen vervult (hoofddeclarant en kantoordeclarant), dan moet u na het selecteren van deze menukeuze eerst aangeven welke rol u vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt voor welke medewerkers u mutaties kunt overboeken. Vervolgens verschijnt het volgende venster:


pagina 60 van 166

Begindatum U vult hier de datum in vanaf wanneer de mutaties getoond moeten worden. T/m datum U vult hier de datum in tot en met wanneer de mutaties getoond moeten worden. Medewerkers U selecteert hier de medewerkers van wie de mutaties getoond moeten worden. Welke medewerkers u kunt selecteren, is afhankelijk van de gekozen rol (hoofddeclarant of kantoordeclarant). Als u in UNIT4 Declaratie meerdere rollen vervult, dan kunt u via de knop

alsnog een andere rol selecteren.

Vervolgens worden in een venster de mutaties getoond die voldoen aan de opgegeven criteria. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 61 van 166

U kunt de mutatie die gewijzigd moet worden als volgt selecteren: • u dubbelklikt op de betreffende mutatie; • u gebruikt bij de betreffende mutatie de F9-toets; • u maakt bij de betreffende mutatie gebruik van de optie "Overboeken" in het snelmenu. Na het selecteren van de mutatie komt u in het venster waar u de gegevens kunt wijzigen. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 62 van 166

Mocht u ervoor gekozen hebben om over te boeken op basis van uren, dan is de naam van de kolom Over te boeken bedrag gewijzigd in Over te boeken uren.

Via de knop

8.3.

slaat u de gewijzigde gegevens op.

Declarabele uren van inactieve kantoormedewerkers tonen

Vanaf deze versie worden ook inactieve gebruikers met declarabele uren getoond bij het overboeken van uren per kantoormedewerker en per cliënt. Dit betekent ook dat de aan deze uren gekoppelde bedragen nu zichtbaar zijn in het onderhanden werkoverzicht. Bij vorige versies moest u inactieve gebruikers eerst weer actief maken om declarabele uren te tonen en te verwerken. Het gaat hierbij om cliënten bij wie het veld Actief in het venster "Gebruiker details", tabblad Declaratie is uitgevinkt.


pagina 63 van 166

Als u via het tabblad Uren, groep Uren, Urenacties, Declarabel maken per kantoormedewerker of Uren, groep Uren, Urenacties, Overboeken per kantoormedewerker het venster "Kantoormedewerkers" opent, ziet u hier de actieve en inactieve kantoormedewerkers.

De kolom Niet actief voegt u aan het venster toe via Ontwerper in het configuratiemenu.

8.4.

Overboeken per cliënt

Via het tabblad Uren, groep Uren, Uren acties, Overboeken per cliënt kunt u per cliënt mutaties, die reeds definitief gemaakt zijn, maar nog niet opgenomen zijn in een declaratie-advies, wijzigen. Als u meerdere rollen vervult (hoofddeclarant, kantoordeclarant en/of kantoorleider), dan moet u na het selecteren van deze menukeuze eerst aangeven welke rol u vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt voor welke cliënten u mutaties kunt overboeken. Vervolgens verschijnt het volgende venster:


pagina 64 van 166

Begindatum U vult hier de datum in vanaf wanneer de mutaties getoond moeten worden. T/m datum U vult hier de datum in tot en met wanneer de mutaties getoond moeten worden. Cliënten U selecteert hier de cliënten van wie de mutaties getoond moeten worden. Welke cliënten u kunt selecteren, is afhankelijk van de gekozen rol (hoofddeclarant of kantoordeclarant). Als u in UNIT4 Declaratie meerdere rollen vervult, dan kunt u via de knop


Vervolgens worden in een venster de mutaties getoond die voldoen aan de opgegeven criteria. U kunt de mutatie die gewijzigd moet worden als volgt selecteren: • u dubbelklikt op de betreffende mutatie; • u gebruikt bij de betreffende mutatie de F9-toets; • u maakt bij de betreffende mutatie gebruik van de optie "Overboeken" in het snelmenu. Na het selecteren van de mutatie komt u in het venster waar u de gegevens kunt wijzigen. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 65 van 166

Mocht u ervoor gekozen hebben om over te boeken op basis van uren, dan is de naam van de kolom Over te boeken bedrag gewijzigd in Over te boeken uren.

Via de knop

slaat u de gewijzigde gegevens op.


pagina 66 van 166

9.

DECLARABEL MAKEN

Als de weekstaatmutaties definitief gemaakt zijn, dan kunnen de mutaties declarabel gemaakt worden. Met het declarabel maken bepaalt u tot en met welke datum de definitieve uren gedeclareerd moeten worden. Om de declaraties declarabel te kunnen maken, moet u de rol vervullen van hoofddeclarant en/of kantoordeclarant. Bij het declarabel maken van definitieve mutaties zijn er twee mogelijkheden: • U maakt de mutaties via het tabblad Uren, groep Uren, Uren acties, Declarabel maken per kantoormedewerker declarabel per medewerker. Aan de hand van deze declarabel gemaakte mutaties per medewerker kunt u dan de declaratieadviezen genereren. •

9.1.

U maakt de mutaties via het tabblad Uren, groep Uren, Uren acties, Declarabel maken per cliënt declarabel per cliënt. Aan de hand van deze declarabel gemaakte mutaties per cliënt kunt u dan de declaratie-adviezen genereren.

Declarabel maken per kantoormedewerker

Via het tabblad Uren, groep Uren, Uren acties, Declarabel maken per kantoormedewerker kunt u de definitieve mutaties per medewerker declarabel maken. Daardoor is het bijvoorbeeld mogelijk om in een organisatie waar met teams wordt gewerkt, per team de mutaties declarabel te maken en vervolgens de declaratieadviezen te genereren. Als u meerdere rollen vervult (hoofddeclarant en kantoordeclarant), dan moet u na het selecteren van deze menukeuze eerst aangeven welke rol u vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt voor welke medewerkers u mutaties kunt overboeken. Vervolgens verschijnt het volgende venster:

T/m datum U vult hier de datum in tot en met wanneer de mutaties declarabel gemaakt moeten worden. Medewerkers U selecteert hier de medewerkers van wie de mutaties declarabel gemaakt moeten worden. Welke medewerkers u kunt selecteren, is afhankelijk van de gekozen rol (hoofddeclarant of kantoordeclarant). Als u in UNIT4 Declaratie meerdere rollen vervult, dan kunt u via de knop



pagina 67 van 166

Nadat de mutaties declarabel gemaakt zijn, wordt er in een voortgangsvenster aangegeven hoeveel definitieve mutaties declarabel zijn, en dus overgezet worden naar een declaratie-advies, en hoeveel definitieve mutaties niet-declarabel zijn. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:

9.2.

Declarabel maken per cliënt

Via het tabblad Uren, groep Uren, Uren acties, Declarabel maken per cliënt kunt u de definitieve mutaties per cliënt declarabel maken. Daardoor is het bijvoorbeeld mogelijk om voor een bepaalde cliënt de mutaties declarabel te maken en vervolgens een declaratie-advies te genereren. Als u meerdere rollen vervult (hoofddeclarant, kantoordeclarant en/of kantoorleider), dan moet u na het selecteren van deze menukeuze eerst aangeven welke rol u vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt voor welke cliënten u mutaties declarabel kunt maken. Vervolgens verschijnt het volgende venster:


pagina 68 van 166

T/m datum U vult hier de datum in tot en met wanneer de mutaties declarabel gemaakt moeten worden. Cliënten U selecteert hier de cliënten waarvan de mutaties declarabel gemaakt moeten worden. Welke cliënten u kunt selecteren, is afhankelijk van de gekozen rol (hoofddeclarant of kantoordeclarant). Als u in UNIT4 Declaratie meerdere rollen vervult, dan kunt u via de alsnog een andere rol selecteren. Nadat de mutaties declarabel gemaakt zijn, knop wordt er in een voortgangsvenster aangegeven hoeveel definitieve mutaties declarabel zijn, en dus overgezet worden naar een declaratie-advies, en hoeveel definitieve mutaties niet-declarabel zijn. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 69 van 166

10.

HERREKEN BESTEDE BEDRAGEN

Als de tarieven van een of meer medewerkers zijn gewijzigd en er zijn reeds mutaties voor die medewerkers ingevoerd, definitief en/of declarabel gemaakt, dan kunt u via het tabblad Uren, groep Algemeen, Uren acties en dan Herreken bestede bedragen deze mutaties aanpassen aan het nieuwe tarief. Dit kunt u ook doen via de jaarwissel. De volgende mutaties van de geselecteerde medewerkers worden gewijzigd: • alle ingevoerde maar nog niet definitief gemaakte mutaties; • alle definitief maar nog niet declarabel gemaakte mutaties; • alle declarabel gemaakte mutaties. Mutaties die u via het corrigeren van facturen teruggezet hebt in het onderhanden werk, worden niet meegenomen bij het herrekenen. Om deze functie te kunnen uitvoeren, moet u de rol vervullen van hoofddeclarant en/of kantoordeclarant. Vervult u meerdere rollen (hoofddeclarant en kantoordeclarant), dan moet u na het selecteren van Uren, groep Algemeen, Uren acties en dan Herreken bestede bedragen eerst aangeven welke rol u vervult. Vervolgens verschijnt het onderstaande venster:

Begindatum U vult hier de datum in vanaf wanneer de mutaties gewijzigd moeten worden. Einddatum U vult hier de datum in tot en met wanneer de mutaties gewijzigd moeten worden. Medewerkers U selecteert hier de medewerkers van wie de mutaties gewijzigd moeten worden. Welke medewerkers u kunt selecteren, is afhankelijk van de gekozen rol (hoofddeclarant of kantoordeclarant). Als u in UNIT4 Declaratie meerdere rollen vervult, dan kunt u via de knop



pagina 70 van 166

Nadat de wijzigingen zijn doorgevoerd, verschijnt er op het scherm een melding die aangeeft hoeveel mutaties er gewijzigd zijn.


pagina 71 van 166

11.

VOORSCHOTTEN

In UNIT4 Declaratie is het mogelijk om per cliënt voorschotten in te voeren. Deze voorschotten kunnen bewerkt en afzonderlijk gefactureerd worden. De gefactureerde voorschotten kunt u vervolgens verrekenen tijdens het bewerken van de declaratieadviezen. Om de handelingen in dit voorschottentraject te kunnen uitvoeren, moet u ingelogd zijn als kantoorleider, hoofddeclarant en/of kantoordeclarant.

11.1.

Voorschotmutaties genereren

Via Declaraties, groep Voorschot, Genereren voorschotmutaties kunt u de voorschotten voor een cliënt invoeren. Als u hebt aangegeven via Uren, groep Algemeen, Declaranten, Hoofddeclaranten, Uren, groep Algemeen, Declaranten| Kantoordeclaranten en Uren, groep Algemeen, Declaranten, Kantoorleiders dat u meer dan één van deze rollen vervult, dan verschijnt het volgende venster:

In dit venster selecteert u de gewenste rol. De keuze die u hier maakt, bepaalt voor welke cliënten u de voorschotten kunt invoeren. Nadat u de rol geselecteerd hebt en op hebt geklikt, verschijnt het onderstaande venster:


pagina 72 van 166

Dit venster verschijnt ook als u via Declaratie, groep Voorschot, Genereren voorschotmutaties selecteert en u maar één rol vervult. Jaar U geeft hier het jaar op waarop het voorschot betrekking heeft. Periode-indeling In dit veld selecteert u de periode-indeling. De periode(s) die bij de geselecteerde periode-indeling horen, worden in het venster Periode getoond. Periode U selecteert in dit venster de periode waarop het voorschot betrekking heeft. Het voorschot dat u in het veld Bedrag invult, wordt verdeeld over de periodes die u hier selecteert. Welke periodes hier verschijnen, is afhankelijk van de periode-indeling die u in het veld Periode-indeling geselecteerd hebt. Activiteitgroep U selecteert in dit veld de activiteitgroep waarop het voorschot betrekking heeft.


pagina 73 van 166

Cliënten In dit veld selecteert u de cliënt(en) voor wie het voorschot wordt ingevoerd. Welke cliënten u kunt selecteren, is afhankelijk van de gekozen rol (kantoorleider, hoofddeclarant of kantoordeclarant). Als u in UNIT4 Declaratie meerdere rollen vervult, dan kunt u via de knop


Projecten U kunt hier het gewenste project selecteren. Van project t/m U kunt hier het gewenste project of de gewenste projecten selecteren. Bedrag U vult hier het voorschotbedrag in. Dit bedrag wordt verdeeld over het aantal periodes dat u in het venster Periode hebt geselecteerd. Declaratietekst U vult hier de tekst in die op de declaratie wordt afgedrukt. Als u per periode een andere tekst wilt gebruiken (bijvoorbeeld "Te verrekenen voorschot voor januari"), dan moet u voor elke periode het voorschot apart ingeven. Door vervolgens op

11.2.

te klikken, worden de voorschotten aangemaakt.

Voorschotmutaties bewerken

Het is mogelijk via Declaraties, groep Voorschot, Bewerken voorschotmutaties voorschotten die nog niet gefactureerd zijn, te wijzigen. Als u meerdere rollen vervult (hoofddeclarant, kantoordeclarant en/of kantoorleider), dan moet u na het selecteren van deze menukeuze eerst aangeven welke rol u vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt voor welke cliënten u de voorschotten kunt bewerken. Vervolgens verschijnt het venster waar de aanwezige, nog niet gefactureerde, voorschotten getoond worden. Het volgende venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 74 van 166

Via de knop , de F2-toets of de optie "Wijzigen" in het snelmenu kunt u het geselecteerde voorschot wijzigen. Het volgende venster is een voorbeeld van het venster dat verschijnt bij het wijzigen van een voorschot:


pagina 75 van 166

In dit venster kunnen alleen de volgende velden gewijzigd worden: • activiteitgroep; • project; • bedrag; • declaratietekst.

11.3.

Voorschotten factureren

Via Declaraties, groep Voorschot, Factureren voorschotten factureert u de ingevoerde voorschotten. Als u meerdere rollen vervult (hoofddeclarant, kantoordeclarant en/of kantoorleider), dan moet u na het selecteren van deze menukeuze eerst aangeven welke rol u vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt voor welke cliënten u de voorschotten kunt factureren. Nadat u de rol geselecteerd en op geklikt hebt, verschijnt het onderstaande venster, waar u de mogelijkheid hebt om aan te geven welke voorschotten gefactureerd moeten worden:


pagina 76 van 166

Jaar U kunt hier het jaar invullen waarop het voorschot betrekking heeft. Als u geen jaar selecteert, dan worden alle jaren gefactureerd. Periode-indeling In dit veld kunt u de periode-indeling selecteren waarvoor de voorschotten gefactureerd moeten worden. De periodes die bij de geselecteerde periode-indeling horen, worden in het venster Periode getoond. U kunt slechts één periode-indeling selecteren. Als u geen periode-indeling selecteert, dan worden alle periode-indelingen gefactureerd. Periode U kunt hier aangeven voor welke periodes de voorschotten gefactureerd moeten worden. Als u geen periode selecteert, dan worden alle periodes gefactureerd. Activiteitgroep Hier hebt u de mogelijkheid de activiteitgroep te selecteren waarop het voorschot betrekking heeft. U kunt slechts één activiteitgroep selecteren. Als u geen activiteitgroep selecteert, dan worden voor alle activiteitgroepen de voorschotten gefactureerd. Cliënten In dit veld selecteert u de cliënt(en) voor wie de voorschotten moeten worden gefactureerd. Welke cliënten u kunt selecteren, is afhankelijk van de gekozen rol (kantoorleider, hoofddeclarant of kantoordeclarant). Als u in UNIT4 Declaratie meerdere alsnog een andere rol selecteren. Als u geen rollen vervult, dan kunt u via de knop cliënten selecteert, dan worden voor alle cliënten de voorschotten gefactureerd. Projecten


pagina 77 van 166

U kunt hier het gewenste project selecteren. Als u geen project selecteert, dan worden voor alle projecten de voorschotten gefactureerd. Van project t/m U kunt hier het gewenste project of de gewenste projecten selecteren. Als u geen project selecteert, dan worden voor alle projecten de voorschotten gefactureerd. Factureren per project Als u deze optie selecteert, dan wordt er per project een factuur gemaakt. Als via Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Altijd declareren per project is geselecteerd, dan is het veld Factureren per project automatisch geselecteerd en kunt u dit niet wijzigen.

,

Toon ook credit-voorschotmutaties Selecteert u deze optie, dan worden ook de voorschotten getoond die gecrediteerd zijn. te klikken, verschijnt een venster waar de af te drukken Door vervolgens op voorschotten getoond worden. In dit venster selecteert u de voorschotten die gefactureerd moeten worden. Ook kunt u in dit venster met de knop pro-formavoorschotnota afdrukken. Door vervolgens op de geselecteerde voorschotten gefactureerd.

een te klikken, worden

Nadat de voorschotten gefactureerd zijn, verschijnt er op het venster een melding waarin wordt aangegeven hoeveel voorschotten gefactureerd zijn. De facturen kunnen vervolgens geëxporteerd worden naar het verkoopboek.

11.4.

Voorschotmutatiehistorie

Via Declaraties, groep Voorschot, Voorschotmutatiehistorie komt u in een venster waar de gefactureerde voorschotten getoond worden. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 78 van 166

In de kolom Status zijn de volgende statussen mogelijk: • Gefactureerd Het voorschot is via Declaraties, groep Voorschot, Factureren voorschotten gefactureerd. Het voorschot moet echter nog via Declaraties, groep Declaratie, Bewerken declaratie-adviezen verrekend worden. •

Verrekend Het gefactureerde voorschot is via Declaraties, groep Declaratie, Bewerken declaratie-adviezen verrekend.

U kunt in dit venster verder geen gegevens wijzigen.


pagina 79 van 166

12.

DECLARATIE-ADVIEZEN GENEREREN

De eerstvolgende stap die na het declarabel maken van de mutaties uitgevoerd moet worden, is het genereren van de declaratie-adviezen. Aan de hand van de declarabel gemaakte mutaties kunt u via het tabblad Declaraties, groep Declaratie, Genereren declaratie-adviezen aanmaken. Daarvoor moet u wel de rol vervullen van kantoorleider, hoofddeclarant en/of kantoordeclarant. Als u meerdere rollen vervult, dan verschijnt het volgende venster:

In dit scherm selecteert u de gewenste rol. De keuze die u hier maakt, bepaalt voor welke cliënten u de declaratie-adviezen kunt genereren. Nadat u de rol geselecteerd hebt en op geklikt hebt, verschijnt het volgende venster, waar u kunt opgeven van welke declarabel gemaakte mutaties declaratie-adviezen gegenereerd moeten worden:


pagina 80 van 166

Dit venster verschijnt ook als u Uren, Declaratie acties | Genereren declaratieadviezen selecteert en u maar één rol vervult. Cliëntgroepen U kunt hier een of meer cliëntgroepen selecteren waarvoor u de declaratie-adviezen wilt aanmaken. Als u geen cliëntgroep selecteert, dan worden alle cliëntgroepen waarop via de cliënten uren zijn geboekt, meegenomen in de declaratie-adviezen. Periode-indelingen In dit veld kunt u een of meer periode-indelingen selecteren waarvoor u de declaratieadviezen wilt genereren. Als u geen periode-indeling selecteert, dan worden alle periodeindelingen meegenomen in de declaratie-adviezen. Activiteitgroepen U kunt hier een of meer activiteitgroepen selecteren waarvoor u de declaratie-adviezen wilt genereren. Als u geen activiteitgroep selecteert, dan worden alle activiteitgroepen waarop via de activiteiten uren zijn geboekt, meegenomen in de declaratie-adviezen.


pagina 81 van 166

Declareren per project Als u dit veld selecteert, dan wordt per project waarop mutaties geboekt zijn een declaratie-advies gegenereerd. Als er voor een cliënt op meerdere projecten mutaties geboekt zijn, dan houdt dit in dat er voor één cliënt meerdere declaratie-adviezen gemaakt worden. Als u via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Altijd declareren per project hebt geselecteerd, dan is het veld Declareren per project geselecteerd en kunt u dit niet wijzigen. Projecten ,Onderhoud, U kunt hier het gewenste project selecteren als u via Systeemonderhoud in het tabblad Projectbeheer het veld Unieke projectnummers, systeemwijd hebt geselecteerd. Van project t/m U kunt hier het gewenste project of de gewenste projecten selecteren als u via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Projectbeheer" het veld Unieke projectnummers, per cliënt hebt geselecteerd. Van datum t/m U kunt hier de begin- en einddatum opgeven van de declarabel gemaakte mutaties die meegenomen moeten worden in het declaratie-advies. Van fiscaal jaar t/m U kunt hier aangeven vanaf welk fiscaal jaar tot en met welk fiscaal jaar de declarabel gemaakte mutaties meegenomen moeten worden in het declaratie-advies. Minimaal bedrag, positief Als u in dit veld een bedrag invult, dan wordt er pas een declaratie-advies gegenereerd als het totale declaratiebedrag groter is dan of gelijk is aan het positieve bedrag dat u hier invult. Minimaal bedrag, negatief Als u in dit veld een bedrag invult, dan wordt er pas een declaratie-advies gegenereerd als het totale declaratiebedrag kleiner is dan of gelijk is aan het negatieve bedrag dat u hier invult. Actuele datum De actuele datum hangt nauw samen met het onderhanden werk. In UNIT4 Declaratie bevat het onderhanden werk alle ingevoerde mutaties die nog niet als declaratie-advies zijn overgezet. Het onderhanden werk neemt toe op het moment dat er uren op een cliënt worden geboekt. Als de declaraties worden afgedrukt , dan neemt het onderhanden werk af. De datum waarop de mutaties uit het onderhanden werk ,Onderhoud, Systeemonderhoud kunt verwijderd worden, kunt u zelf bepalen. Via u bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Update actuele datum selecteren. Als u dit veld selecteert, dan is de datum waarop de mutaties uit het onderhanden werk verwijderd worden de datum waarop de declaraties worden afgedrukt, Handleiding UNIT4 Declaratie 17.2.1

pagina 82 van 166

ook al hebt u in het veld Actuele datum een andere datum ingevuld. Hebt u het veld Update actuele datum niet geselecteerd, dan is de datum waarop de mutaties uit het onderhanden werk verwijderd worden de datum die u in het veld Actuele datum invult. Tevens bepaalt de datum die u in het veld Actuele datum invult de periode waarin de mutaties in de financiële administratie terechtkomen. In het tabblad Factuurteksten kunt u een tekst invoeren die bij de gegenereerde declaratie-adviezen wordt afgedrukt. Zo kunt u bijvoorbeeld voor alle gegenereerde declaratie-adviezen in één keer de tekst "Prettige feestdagen" toevoegen. In het declaratie-advies vindt u deze tekst terug in het tabblad Memo (zie "Tabblad Memo" op pagina 90). Met de knop factuurtekst moet worden afgedrukt. Nadat u op

geeft u aan in welke periode de

hebt geklikt, verschijnt de vraag "Declaraties aanmaken

starten?". Als u deze vraag met beantwoordt, dan worden de declaratieadviezen gegenereerd. Vervolgens wordt er gevraagd of de declaratie-adviezen toegevoegd moeten worden. Als u deze vraag met de declaratie-adviezen aangemaakt.


beantwoordt, dan worden

pagina 83 van 166

13.

DECLARATIE-ADVIEZEN BEWERKEN

Nadat de declaratie-adviezen aangemaakt zijn, worden deze door de verantwoordelijke medewerker(s) gecontroleerd. Via het tabblad Declaraties, groep Declaratie, Bewerken declaratie-adviezen komt u in het venster waar de aanwezige declaratie-adviezen getoond worden. Daarvoor moet u wel de rol vervullen van kantoorleider, hoofddeclarant en/of kantoordeclarant. Als u meerdere rollen vervult, dan moet u eerst aangeven of u de rol van kantoorleider, hoofddeclarant of kantoordeclarant vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt welke declaratie-adviezen u kunt bewerken. Nadat u de rol geselecteerd geklikt hebt, verschijnt het venster met de aanwezige declaratiehebt en op adviezen. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:

Via de knop

of de toetsencombinatie CTRL+P kunt u de declaratie-advieslijst

afdrukken. Via de knop of de optie "Toevoegen" in het snelmenu kunt u ook een declaratie-advies voor een cliënt genereren. Het venster dat dan verschijnt is grotendeels gelijk aan het venster dat verschijnt bij Declaraties, groep Declaratie, Genereren declaratie-adviezen. U kunt een declaratie-advies wijzigen door te dubbelklikken op het betreffende declaratie-advies of door het gebruik van de knop

of de F2-toets.

Of u bedragen of uren kunt wijzigen, is afhankelijk van de geselecteerde declaratiewijzigingsbasis (zie "Declaratiewijzigingsbasis" op pagina 57). Met de declaratiewijzigingsbasis geeft u aan of er standaard uren of bedragen over-, bijen afgeboekt worden. Om aan te geven wat de declaratiewijzigingsbasis is, selecteert u


pagina 84 van 166

, Onderhoud | Systeemonderhoud. Vervolgens opent u bij het onderdeel "Urenbeheer" het tabblad Declaraties. In het veld Declaratiewijzigingsbasis geeft u aan of u uren of bedragen wilt wijzigen. Zowel bij het bijen afboeken op basis van bedragen als op basis van uren blijft het tarief van de medewerker ongewijzigd. Dit betekent dat het declaratiebedrag automatisch wordt gewijzigd als u bijen afboekt op basis van uren. Als op basis van bedrag wordt bijen afgeboekt, dan houdt dit in dat de uren automatisch gewijzigd worden. Bij het overboeken daarentegen wordt wel rekening gehouden met een gewijzigd tarief. Als u bijvoorbeeld uren overboekt naar een andere activiteit waar een afwijkend tarief aan gekoppeld is, dan wordt dit afwijkend tarief gehanteerd om de omzet te berekenen.

13.1.

Tabblad Factuurregels

Als u een declaratie-advies wijzigt, dan komt u in het volgende venster:

In het tabblad Factuurregels wordt het declaratie-advies geopend tot op het laagste niveau dat op de factuur wordt afgedrukt. Via de F2-toets of de optie "Wijzigen" in het snelmenu kunt u de bedragen of uren wijzigen, afhankelijk van de geselecteerde declaratiewijzigingsbasis. Als bij het uren invoeren (zie "Uren invoeren via de snelle methode" op pagina 46) een interne omschrijving is toegevoegd, kunt u deze omschrijving zien door in het tabblad Factuurregels op het laagste niveau de toetscombinatie ALT+F2 te gebruiken. De gegevens die links van de vet weergegeven scheidingsstreep staan, blijven zichtbaar als u de schuifbalk naar rechts verplaatst. Wilt u dat een kolom altijd zichtbaar blijft en


pagina 85 van 166

staat deze niet aan de linkerkant van de scheidingsstreep, dan sleept u de betreffende kolom naar de gewenste plaats aan de linkerkant van deze streep. Het niveau van het declaratie-advies dat op het venster getoond wordt, is tevens het niveau zoals dat op de factuur afgedrukt wordt. In dit voorbeeld is via Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteit subgroepen aangegeven dat de activiteitsubgroep "Administratie getotaliseerd moet worden; de onderliggende activiteiten worden dus niet afgedrukt. Bij de activiteitsubgroep "Financiële overzichten" daarentegen is aangegeven dat deze niet getotaliseerd, maar wel afgedrukt moet worden. Daarom worden de subgroep en de onderliggende activiteit getoond. Met behulp van de * op het numerieke toetsenbord wordt het declaratie-advies in één keer tot op het laagste niveau getoond. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:

Het niveau dat afgedrukt wordt, wordt zwart weergegeven. Niveau’s die niet op de factuur worden afgedrukt, worden grijs weergegeven; in het bovenstaande venster zijn dit bijvoorbeeld de activiteiten onder de subgroep "Administratie". Tevens worden in het venster de factuurregeldetails getoond. Via het uitzetten van de optie "Toon factuurregeldetails" in het snelmenu kunt u ook aangeven dat deze niet getoond worden. In de kolom Andere facturen wordt getoond hoeveel uren en welk bedrag van de activiteitgroepen, -subgroepen en activiteiten van dit declaratie-advies reeds via een andere factuur gefactureerd zijn. In de kolom Deze factuur worden de nog te factureren uren en het bedrag getoond. Ten slotte wordt in het venster ook een overzicht getoond van de voorschotten van de cliënt. In de kolom Totaal wordt het totaal aan gegenereerde voorschotmutaties voor deze cliënt getoond. De kolom Gefactureerd laat zien welk gedeelte van de voorschotmutaties in de kolom Totaal reeds gefactureerd is. In de kolom Wordt


pagina 86 van 166

verrekend wordt het bedrag getoond, dat verrekend gaat worden in alle declaratieadviezen van de cliënt. Dit hebt u bij de betreffende declaratie-adviezen aangegeven in het tabblad Factuurgegevens via de knop

.

Met de DELETE-toets of de optie "Verwijderen" in het snelmenu verwijdert u een regel. De betreffende mutatie(s) blijven dan in het onderhanden werk. Via de toetsencombinatie ALT+R of de optie "Herbereken" in het snelmenu geeft u aan over welke activiteitgroepen, activiteitsubgroepen en activiteiten de wijzigingen naar rato verdeeld moeten worden. Via de optie "Aanpassen kolommen factuurregels" in het snelmenu verschijnt het onderstaande menu met velden:

Via dit menu kunt u aangeven welke gegevens u nog meer in het venster met de factuurdetails wilt zien. U selecteert daarvoor het gewenste gegeven (bijvoorbeeld "Reden bij-/afboeking") en sleept dit naar de kolomkop. Zo kunt u ook een kolom uit de kolomkop naar dit menu slepen. Daardoor worden de gegevens van de betreffende kolom niet meer getoond. De wijzigingen die u in het venster met de factuurdetails uitvoert, worden op gebruikersniveau opgeslagen als u het programma verlaat. Als u de volgende keer een declaratie-advies gaat bewerken, dan worden bij u dus die velden getoond waarvan u via het bovenstaande menu hebt aangegeven dat u daarvan de gegevens wilt zien; andere gebruikers krijgen uw wijzigingen niet te zien.

13.2.

Tabblad Factuurgegevens

In het tabblad Factuurgegevens worden de factuurgegevens getoond. Tevens kunt u in dit venster de gefactureerde voorschotten (zie "Voorschotten factureren" op pagina 76) verrekenen.

kunt u de cliëntgegevens opvragen. De knop Met de knop biedt u de mogelijkheid om de gebruikergegevens op te vragen.


pagina 87 van 166

In het veld Omschrijving kunt u de standaardomschrijving wijzigen. Deze omschrijving wordt onder meer op de declaratie-advieslijst afgedrukt. Als u de actuele datum wilt wijzigen, dan wijzigt u deze in het veld Actuele datum. In het veld Declaratiegroepering selecteert u de wijze waarop de gegevens op de declaratie gegroepeerd moeten worden. Standaard wordt hier de groepering getoond die u via

, Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het

tabblad Declaraties geselecteerd hebt. Als u klikt op , dan verschijnt het volgende venster waarin u drie groeperingniveau’s kunt aangeven:

Op niveau 1 kunt u groeperen op jaar, project of cliënt, of u kunt aangeven dat de mutaties niet gegroepeerd moeten worden. De groepeermogelijkheden die u vervolgens op niveau 2 en niveau 3 hebt, zijn afhankelijk van de keuze die u op het hogere niveau hebt gemaakt. De optie Automatische incasso toepassen is actief als u bij de cliënt in het tabblad Bank-/Postbankrekening de optie Incasso hebt geselecteerd. Hebt u deze optie geselecteerd, en genereert u vervolgens een nieuw declaratie-advies, dan is de optie Automatische incasso toepassen geselecteerd. Door het deselecteren van deze optie wordt de declaratie niet meegenomen in de automatische incassoprocedure.


pagina 88 van 166

Via de knop kunt u de gefactureerde voorschotten verrekenen. Als u deze knop gebruikt, dan verschijnt het volgende venster:

In dit venster worden de gefactureerde maar nog niet verrekende voorschotten getoond. U selecteert in dit venster de voorschotten die verrekend moeten worden. Ook de voorschotten van de cliënten worden getoond bij wie u de optie Verzamelfacturering hebt aangevinkt en bij wie u de cliënt van het te bewerken declaratie-advies hebt geselecteerd; deze voorschotten vindt u in de map "Verzamelfacturering". Via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten") kunt u bij het onderdeel "Uren" in het tabblad Algemeen een kredietbeperkingstoeslag en kortingspercentage invullen. Als u deze velden wijzigt nadat het declaratie-advies gegenereerd is, dan kunt u toch gebruik maken van de gewijzigde percentages. U klikt hiervoor op het keuzerondje bij het veld Bijwerken kredietbeperking- en kortingspercentage. Door op het keuzerondje bij Origineel kredietbeperkings- en kortingspercentage te klikken, wordt het percentage gebruikt dat gold ten tijde van het genereren van het declaratie-advies. Deze velden zijn alleen aanwezig als de genoemde percentages gewijzigd zijn. Verder is in de taakbalk de knop

beschikbaar. Het is mogelijk om met de

, conceptfactuur automatisch een specificatie af te drukken. Daarvoor moet u via Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur selecteren. Werkt u met declaratiemodellen, dan kunt u dit veld selecteren via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige en dan Declaratiemodellen. Werkt u in het declaratiemodel met een eigen notaspecificatie, dan selecteert u deze in het declaratiemodel in het veld


pagina 89 van 166

Notaspecificatielay-out. Als u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur hebt aanwezig. Met deze knop wordt de conceptfactuur en geselecteerd, dan is de knop notaspecificatie afgedrukt. De lay-out voor de notaspecificatie die gebruikt wordt, is de standaardlay-out. Werkt u bij de betreffende cliënt echter met een declaratiemodel en hebt u bij het declaratiemodel een eigen notaspecificatielay-out geselecteerd, dan wordt deze laatste lay-out gebruikt. Hebt u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur niet geselecteerd, dan is de eveneens aanwezig, om alleen een conceptfactuur af te drukken, zonder de knop notaspecificatie. Tijdens de installatie van de software worden twee notaspecificatielay-outs geïnstalleerd: een lay-out waarop alleen bedragen afgedrukt worden en een lay-out waarop zowel bedragen als uren afgedrukt worden; standaard wordt een specificatie met alleen bedragen afgedrukt. Wilt u dat zowel bedragen als uren afgedrukt worden en u werkt met de multi user versie, dan wijzigt u in de map "\\<servernaam>\BFiles\Templates" de naam van het bestand "NotaSpec.doc" in "NotaSpecBedrag.doc". Vervolgens wijzigt u de naam van het bestand "NotaSpecUrenBedrag.doc" in "NotaSpec.doc". Werkt u met de single user versie, dan worden de notaspecificatielay-outs geïnstalleerd in de map "..\Files\Templates".

Met deze knop kunt u een conceptnotaspecificatie afdrukken. Als u zelf notaspecificatielay-outs hebt toegevoegd en u klikt op deze knop, dan verschijnt er een venster waarin u een van de aanwezige lay-outs selecteert. Zijn er geen notaspecificatielay-outs toegevoegd, dan verschijnt dit venster niet en wordt de standaardlay-out gebruikt.

Via deze knop wordt het declaratie-advies overgezet naar de declaratie. De mutaties verdwijnen hiermee uit het onderhanden werk. Als u het declaratie-advies hebt overgezet, dan is dit niet meer te bewerken.

13.3.

Tabblad Memo

In dit tabblad kunt u een tekst invoeren die op de factuur afgedrukt kan worden. In de factuurlay-out moet dan wel de code F05 opgenomen zijn. Hebt u bij het genereren van de declaratie-adviezen in het tabblad Factuurteksten (zie "Declaratie-adviezen genereren" op pagina 80) een tekst ingevoerd, dan wordt die hier getoond. Verder is in de taakbalk de knop


conceptfactuur automatisch een specificatie af te drukken. Daarvoor moet u via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur selecteren. Werkt u met declaratiemodellen, dan kunt u dit veld selecteren via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige en dan Declaratiemodellen. Werkt u in het declaratiemodel met


pagina 90 van 166

een eigen notaspecificatie, dan selecteert u deze in het declaratiemodel in het veld Notaspecificatielay-out. Als u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur hebt aanwezig. Met deze knop wordt de conceptfactuur en geselecteerd, dan is de knop notaspecificatie afgedrukt. De lay-out voor de notaspecificatie die gebruikt wordt, is de standaardlay-out. Werkt u bij de betreffende cliënt echter met een declaratiemodel en hebt u bij het declaratiemodel een eigen notaspecificatielay-out geselecteerd, dan wordt deze laatste lay-out gebruikt. Hebt u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur niet geselecteerd, dan is de eveneens aanwezig, om alleen een conceptfactuur af te drukken, zonder de knop notaspecificatie.

Tijdens de installatie van de software worden twee notaspecificatielay-outs geïnstalleerd: een lay-out waarop alleen bedragen afgedrukt worden en een lay-out waarop zowel bedragen als uren afgedrukt worden; standaard wordt een specificatie met alleen bedragen afgedrukt. Wilt u dat zowel bedragen als uren afgedrukt worden en u werkt met de multi user versie, dan wijzigt u in de map "\\<servernaam>\BFiles\Templates" de naam van het bestand "NotaSpec.doc" in "NotaSpecBedrag.doc". Vervolgens wijzigt u de naam van het bestand "NotaSpecUrenBedrag.doc" in "NotaSpec.doc". Werkt u met de single user versie, dan worden de notaspecificatielay-outs geïnstalleerd in de map "..\Files\Templates".



13.4.

Tabblad Declaratienotities

In dit tabblad kunt u via de knop informatie invoeren over de declaratiehistorie. Bij het invoeren van de declaratienotities wordt automatisch geregistreerd welke medewerker de tekst heeft ingevoerd, op welke datum en voor welk declaratie-advies. Verder is in de taakbalk de knop


conceptfactuur automatisch een specificatie af te drukken. Daarvoor moet u via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur selecteren. Werkt u met


pagina 91 van 166

declaratiemodellen, dan kunt u dit veld selecteren via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige en dan Declaratiemodellen. Werkt u in het declaratiemodel met een eigen notaspecificatie, dan selecteert u deze in het declaratiemodel in het veld Notaspecificatielay-out. Als u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur hebt geselecteerd, dan is de knop aanwezig. Met deze knop wordt de conceptfactuur en notaspecificatie afgedrukt. De lay-out voor de notaspecificatie die gebruikt wordt, is de standaardlay-out. Werkt u bij de betreffende cliënt echter met een declaratiemodel en hebt u bij het declaratiemodel een eigen notaspecificatielay-out geselecteerd, dan wordt deze laatste lay-out gebruikt. Hebt u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur niet geselecteerd, dan is de eveneens aanwezig, om alleen een conceptfactuur af te drukken, zonder de knop notaspecificatie.

Tijdens de installatie van de software worden twee notaspecificatielay-outs geïnstalleerd: een lay-out waarop alleen bedragen afgedrukt worden en een lay-out waarop zowel bedragen als uren afgedrukt worden; standaard wordt een specificatie met alleen bedragen afgedrukt. Wilt u dat zowel bedragen als uren afgedrukt worden en u werkt met de multi user versie, dan wijzigt u in de map "\\<servernaam>\BFiles\Templates" de naam van het bestand "NotaSpec.doc" in "NotaSpecBedrag.doc". Vervolgens wijzigt u de naam van het bestand "NotaSpecUrenBedrag.doc" in "NotaSpec.doc". Werkt u met de single user versie, dan worden de notaspecificatielay-outs geïnstalleerd in de map "..\Files\Templates".



13.5.

Tabblad Historie

In dit tabblad wordt de factuurhistorie van de cliënt getoond. Verder is in de taakbalk de knop


, conceptfactuur automatisch een specificatie af te drukken. Daarvoor moet u via Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur selecteren. Werkt u met declaratiemodellen, dan kunt u dit veld selecteren via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige en dan Declaratiemodellen Werkt u in het declaratiemodel met een eigen notaspecificatie, dan selecteert u deze in het declaratiemodel in het veld


pagina 92 van 166

Notaspecificatielay-out. Als u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur hebt aanwezig. Met deze knop wordt de conceptfactuur en geselecteerd, dan is de knop notaspecificatie afgedrukt. De lay-out voor de notaspecificatie die gebruikt wordt, is de standaardlay-out. Werkt u bij de betreffende cliënt echter met een declaratiemodel en hebt u bij het declaratiemodel een eigen notaspecificatielay-out geselecteerd, dan wordt deze laatste lay-out gebruikt. Hebt u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur niet geselecteerd, dan is de eveneens aanwezig, om alleen een conceptfactuur af te drukken, zonder de knop notaspecificatie. Tijdens de installatie van de software worden twee notaspecificatielay-outs geïnstalleerd: een lay-out waarop alleen bedragen afgedrukt worden en een lay-out waarop zowel bedragen als uren afgedrukt worden; standaard wordt een specificatie met alleen bedragen afgedrukt. Wilt u dat zowel bedragen als uren afgedrukt worden en u werkt met de multi user versie, dan wijzigt u in de map "\\<servernaam>\BFiles\Templates" de naam van het bestand "NotaSpec.doc" in "NotaSpecBedrag.doc". Vervolgens wijzigt u de naam van het bestand "NotaSpecUrenBedrag.doc" in "NotaSpec.doc". Werkt u met de single user versie, dan worden de notaspecificatielay-outs geïnstalleerd in de map "..\Files\Templates".



13.6.

Tabblad Vermeld op factuur

In dit tabblad worden de detailregels van de factuur in een grid getoond. Verder is in de taakbalk de knop


conceptfactuur automatisch een specificatie af te drukken. Daarvoor moet u via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur selecteren. Werkt u met declaratiemodellen, dan kunt u dit veld selecteren via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige en dan Declaratiemodellen . Werkt u in het declaratiemodel met een eigen notaspecificatie, dan selecteert u deze in het declaratiemodel in het veld Notaspecificatielay-out. Als u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur hebt aanwezig. Met deze knop wordt de conceptfactuur en geselecteerd, dan is de knop notaspecificatie afgedrukt. De lay-out voor de notaspecificatie die gebruikt wordt, is de


pagina 93 van 166

standaardlay-out. Werkt u bij de betreffende cliënt echter met een declaratiemodel en hebt u bij het declaratiemodel een eigen notaspecificatielay-out geselecteerd, dan wordt deze laatste lay-out gebruikt. Hebt u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur niet geselecteerd, dan is de eveneens aanwezig, om alleen een conceptfactuur af te drukken, zonder de knop notaspecificatie. Tijdens de installatie van de software worden twee notaspecificatielay-outs geïnstalleerd: een lay-out waarop alleen bedragen afgedrukt worden en een lay-out waarop zowel bedragen als uren afgedrukt worden; standaard wordt een specificatie met alleen bedragen afgedrukt. Wilt u dat zowel bedragen als uren afgedrukt worden en u werkt met de multi user versie, dan wijzigt u in de map "\\<servernaam>\BFiles\Templates" de naam van het bestand "NotaSpec.doc" in "NotaSpecBedrag.doc". Vervolgens wijzigt u de naam van het bestand "NotaSpecUrenBedrag.doc" in "NotaSpec.doc". Werkt u met de single user versie, dan worden de notaspecificatielay-outs geïnstalleerd in de map "..\Files\Templates".



13.7.

Bij- en afboeken

In het tabblad Factuurregels wordt het declaratie-advies geopend tot op het laagste niveau dat op de factuur wordt afgedrukt. Via de F2-toets of de optie "Wijzigen" in het snelmenu kunt u de bedragen of uren wijzigen, afhankelijk van de geselecteerde declaratiewijzigingsbasis.


pagina 94 van 166

Als u hebt aangegeven dat u als declaratiewijzigingsbasis de bedragen hanteert, dan kunt u alleen wijzigingen invoeren in de kolom Bedrag. Hebt u gekozen voor uren als declaratiewijzigingsbasis, dan zijn alleen de velden in de kolom Uren beschikbaar om wijzigingen in te voeren. Voor verdere informatie, (zie "Declaratiewijzigingsbasis" op pagina 57). In het veld Status factuurmutatie geeft u aan wat er met het verschil tussen het oorspronkelijk te declareren bedrag en het bedrag dat u hebt gewijzigd in het veld Te declareren moet gebeuren. Selecteert u de optie "Onderhanden werk", dan wordt het verschil gecorrigeerd op het onderhanden werk. Hebt u gekozen voor de optie "Geheel gefactureerd", dan wordt het verschil bij- of afgeboekt. In het veld Reden bij-/afboeking kunt u aangeven waarom er een bij- of afboeking heeft plaatsgevonden. Deze reden kunt u invoeren via het tabblad Declaraties, groep Declaratie, Bij en af te boeken factuurregels met reden. Het is mogelijk om in één handeling een bedrag bij of af te boeken, in het onderhanden werk te plaatsen en te declareren. Stel dat u van het te declareren bedrag in het bovenstaande venster € 50,- wilt declareren. Verder moet er nog € 100,- bijgeboekt worden. Het resterende bedrag moet in het onderhanden werk teruggeplaatst worden. Om dit te realiseren moet u de volgende stappen uitvoeren: 1.

U selecteert in het veld Status factuurmutatie de optie "Onderhanden werk".

2.

Vervolgens vult u in het veld Te declareren € 50,- en in het veld Bij-/afboeking € 100,- in.


pagina 95 van 166

Het volgende venster laat het resultaat hiervan zien:

Als u een bedrag op een hoger niveau wijzigt, dan wordt die wijziging op de lagere niveaus naar rato verdeeld. Als u bijvoorbeeld op een declaratie-advies € 1000,- bijboekt en dit declaratie-advies bestaat op het laagste niveau uit vier declaratie-adviesregels, dan wordt bij elke regel € 250,- bijgeboekt.

13.8.

Overboeken

Als de mutaties bijvoorbeeld naar een andere cliënt of andere activiteit overgeboekt moeten worden, dan is dit mogelijk via de F9-toets of de optie "Overboeken" in het snelmenu. Stel dat de mutaties die onder de activiteitgroep "Administratieve diensten" vallen, naar een andere cliënt overgeboekt moeten worden. U selecteert dan de betreffende activiteitgroep en via de functietoets F9 verschijnt het volgende venster:


pagina 96 van 166

Als u meerdere mutaties naar een andere cliënt wilt overboeken, dan selecteert u die mutaties en klikt u op de knop

. U komt dan in het onderstaande venster:

In het veld Cliënt kunt u de cliënt selecteren naar wie de mutaties overgeboekt moeten worden. Wilt u het project wijzigen, dan selecteert u het betreffende project in het veld Project. Moeten de mutaties naar een andere activiteit overgeboekt worden, dan selecteert u in het veld Activiteit de betreffende activiteit. Wilt u het fiscaal jaar wijzigen, dan vult u het juiste jaar in in het veld Fiscaal jaar.


pagina 97 van 166

Als u per mutatie wilt overboeken, dan kunt u ook gebruik maken van de knop . U komt dan in het volgende venster waar u de juiste gegevens kunt invoeren:

Als u een gegeven hebt gewijzigd en u klikt op de knop volgende venster:


, dan verschijnt het

pagina 98 van 166

Overboekmethode Door het selecteren van de optie: • Creëer nieuw declaratie-advies wordt er voor de wijziging een nieuw declaratie-advies gegenereerd. • Voeg toe aan bestaand declaratie-advies wordt de wijziging opgeslagen in het bestaande declaratie-advies. • Bewaar mutaties wordt de wijziging verwijderd uit het declaratie-advies. De wijziging blijft in het onderhanden werk en wordt de volgende keer bij het genereren van delaratieadviezen weer meegenomen. In een declaratie-advies kunnen mutaties opgenomen zijn van andere cliënten (een zogenoemd verzameldeclaratie-advies). Dit gebeurt als u bij een cliënt het veld Verzamelfacturering hebt geselecteerd. Als u een verzameldeclaratie-advies wijzigt, dan kunt u voor het gewijzigde declaratie-advies een nieuw declaratie-advies maken (de optie "Creëer nieuw declaratie-advies") of kunt u de wijziging uit het declaratie-advies verwijderen (de optie "Bewaar mutaties"); het is niet mogelijk de wijzigingen op te slaan in het bestaande declaratie-advies (de optie "Voeg toe aan bestaand declaratie-advies"). De reden hiervoor is dat bij de cliënt van wie de urenmutaties in het gewijzigde declaratie-advies opgenomen zijn en bij wie u het veld Verzamelfacturering geselecteerd hebt, de gegevens met betrekking tot het factureren gewijzigd zijn (bijvoorbeeld er is een andere client geselecteerd aan wie de factuur gericht moet worden).


pagina 99 van 166

Als een declaratie-advies de status "Geblokkeerd" heeft, dan is dit declaratie-advies in bewerking (door u of door een andere gebruiker); de wijziging kan desondanks wel aan dat declaratie-advies toegevoegd worden.

13.9.

Declaratieteksten wijzigen

In het tabblad Factuurregels kunt u via de toetsencombinatie CTRL+F2 of de optie "Wijzig declaratietekst" in het snelmenu de declaratieteksten wijzigen. Via de toetsencombinatie ALT+DELETE kunt u de declaratieteksten verwijderen. Deze twee toetsencombinaties zijn echter alleen actief als u bij de betreffende activiteitgroepen en/of activiteitsubgroepen via het tabblad Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteitgroepen en/of Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteitsubgroepen het veld Getotaliseerd geselecteerd hebt.


pagina 100 van 166

14.

DECLARATIE-ADVIEZEN OVERZETTEN

De declaratie-adviezen moeten, nadat ze gecontroleerd en eventueel gewijzigd zijn, nog overgezet worden. Hierdoor kunnen ze vervolgens als declaraties afgedrukt worden. Om de declaratie-adviezen over te zetten, selecteert u het tabblad Declaratie, groep Declaratie, Overzetten declaratie-adviezen. Daarvoor moet u wel de rol vervullen van kantoorleider, hoofddeclarant en/of kantoordeclarant. Als u meerdere rollen vervult, dan moet u eerst aangeven of u de rol van kantoorleider, hoofddeclarant of kantoordeclarant vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt welke declaratie-adviezen u kunt overzetten. Nadat u de rol geselecteerd hebt en op geklikt hebt, verschijnt een venster waar de declaratie-adviezen die u in uw rol van kantoorleider, hoofddeclarant en/of kantoordeclarant mag overzetten, getoond worden. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:

Het is mogelijk om met de conceptfactuur automatisch een specificatie af te drukken. Daarvoor moet u via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur selecteren. Werkt u met declaratiemodellen, dan kunt u dit veld selecteren via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige en dan Declaratiemodellen . Werkt u in het declaratiemodel met een eigen notaspecificatie, dan selecteert u deze in het declaratiemodel in het veld Notaspecificatielay-out. Als u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur hebt geselecteerd, dan is de knop aanwezig. Met deze knop wordt de conceptfactuur en -notaspecificatie afgedrukt. De lay-out voor de notaspecificatie die gebruikt wordt, is de standaardlay-out. Werkt u bij de betreffende cliënt echter met een declaratiemodel en hebt u bij het declaratiemodel een eigen notaspecificatielay-out geselecteerd, dan wordt deze laatste lay-out gebruikt.


pagina 101 van 166

Hebt u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur niet geselecteerd, dan is de eveneens aanwezig, om alleen een conceptfactuur af te drukken, zonder de knop notaspecificatie.

Tijdens de installatie van de software worden twee notaspecificatielay-outs geïnstalleerd: een lay-out waarop alleen bedragen afgedrukt worden en een lay-out waarop zowel bedragen als uren afgedrukt worden; standaard wordt een specificatie met alleen bedragen afgedrukt. Wilt u dat zowel bedragen als uren afgedrukt worden en u werkt met de multi user versie, dan wijzigt u in de map "\\<servernaam>\BFiles\Templates" de naam van het bestand "NotaSpec.doc" in "NotaSpecBedrag.doc". Vervolgens wijzigt u de naam van het bestand "NotaSpecUrenBedrag.doc" in "NotaSpec.doc". Werkt u met de single user versie, dan worden de notaspecificatielay-outs geïnstalleerd in de map "..\Files\Templates". Klik op de knop

om de declaratie-adviezen over te zetten.


pagina 102 van 166

15.

DECLARATIES AFDRUKKEN

Nadat de declaratie-adviezen overgezet zijn, kunt u de declaraties via het tabblad Declaraties, groep Declaratie, Afdrukken declaraties afdrukken. Daarvoor moet u wel de rol vervullen van kantoorleider, hoofddeclarant en/of kantoordeclarant. Als u meerdere rollen vervult, dan moet u eerst aangeven of u de rol van kantoorleider, hoofddeclarant of kantoordeclarant vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt welke declaraties u kunt afdrukken. Nadat u de rol geselecteerd hebt en op geklikt hebt, verschijnt een venster waar de declaraties die u in uw rol van kantoorleider, hoofddeclarant en/of kantoordeclarant mag afdrukken, getoond worden. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:

U selecteert in dit veld de declaraties die afgedrukt moeten worden en klikt op knop . Het is mogelijk om met de factuur automatisch een specificatie af te drukken. Daarvoor moet u via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur selecteren. Werkt u met declaratiemodellen, dan kunt u dit veld selecteren via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige en dan Declaratiemodellen. Werkt u in het declaratiemodel met een eigen notaspecificatie, dan selecteert u deze in het declaratiemodel in het veld


pagina 103 van 166

Notaspecificatielay-out. Als u het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur hebt geselecteerd, dan wordt bij het afdrukken van de geselecteerde declaraties na elke declaratie de bijbehorende specificatie afgedrukt. Zowel de declaratie als de bijbehorende specificatie wordt als afzonderlijk document in de database opgeslagen. De lay-out voor de specificatie die gebruikt wordt, is de standaardlay-out. Werkt u bij de betreffende cliënt echter met een declaratiemodel en hebt u bij het declaratiemodel het veld Notaspecificatie afdrukken bij factuur en een eigen notaspecificatielay-out geselecteerd, dan wordt deze laatste lay-out gebruikt. Tijdens de installatie van de software worden twee notaspecificatielay-outs geïnstalleerd: een lay-out waarop alleen bedragen afgedrukt worden en een lay-out waarop zowel bedragen als uren afgedrukt worden; standaard wordt een specificatie met alleen bedragen afgedrukt. Wilt u dat zowel bedragen als uren afgedrukt worden en u werkt met de multi user versie, dan wijzigt u in de map "\\<servernaam>\BFiles\Templates" de naam van het bestand "NotaSpec.doc" in "NotaSpecBedrag.doc". Vervolgens wijzigt u de naam van het bestand "NotaSpecUrenBedrag.doc" in "NotaSpec.doc". Werkt u met de single user versie, dan worden de notaspecificatielay-outs geïnstalleerd in de map "..\Files\Templates".

15.1.

Notaspecificaties afdrukken

U kunt een notaspecificatie direct afdrukken, zonder daarvoor eerst de factuur te hoeven openen. In het venster "Factuurhistorie" (Declaraties, groep Declaratie, Factuurhistorie) selecteert u een factuur. Klik dan met de rechtermuisknop om het snelmenu te openen en klik daarna op "Afdrukken notaspecificatie".


pagina 104 van 166

Als u in het venster "Factuurhistorie" meerdere regels selecteert, kunt u via dezelfde menu-optie verschillende notaspecificaties tegelijk afdrukken.

15.2.

Nulfacturen

U kunt te maken krijgen met facturen die een eindsaldo hebben van € 0,- (de zogenoemde nulfacturen). U hebt de mogelijkheid om aan te geven dat deze nulfacturen niet meer afgedrukt moeten worden. Als u wilt dat deze nulfacturen niet meer afgedrukt moeten worden, dan opent u via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" het tabblad Declaraties. In het venster dat bij dit tabblad verschijnt, is het veld Nulfacturen afdrukken standaard geselecteerd, waardoor nulfacturen afgedrukt worden. Wilt u geen nulfacturen afdrukken, dan verwijdert u de selectie.


pagina 105 van 166

In UNIT4 Declaratie zijn er drie situaties mogelijk waardoor nulfacturen kunnen ontstaan. Om deze toe te lichten nemen wij als voorbeeld een declaratie-advies met 5 mutaties en een te declareren bedrag van € 1000,-. De 5 mutaties zijn verdeeld over 2 activiteitgroepen: 2 mutaties voor de activiteitgroep "Administratieve diensten" voor in totaal € 250,- en 3 mutaties voor de activiteitgroep "Advisering" voor in totaal € 750,-. Situatie 1 Het gehele bedrag van € 1000,- wordt afgeboekt. Als u het veld Nulfacturen afdrukken niet selecteert, dan wordt deze factuur niet afgedrukt. Daarnaast worden de mutaties niet doorgeboekt naar het verkoopboek. Situatie 2 Er wordt op de activiteitgroep "Administratieve diensten" € 250,- bijgeboekt en op de activiteitgroep "Advisering" € 1250,- afgeboekt. Als u het veld Nulfacturen afdrukken niet selecteert, dan wordt deze factuur niet afgedrukt. Verder worden de mutaties wel doorgeboekt naar het verkoopboek. Situatie 3 Er wordt een voorschot van € 1000,- verrekend. In deze situatie wordt altijd een nulfactuur afgedrukt, ook als u het veld Nulfacturen afdrukken niet selecteert. Tevens worden de mutaties doorgeboekt naar het verkoopboek.

15.3.

Herstelafdruk factuur

Als door een probleem tijdens de afdruk facturen niet gevuld (blanco) zijn, dan kunt u deze afdruk herstellen. Selecteer hiervoor Declaraties, groep Declaratie, Factuurhistorie en kies de optie "Herstelafdruk factuur" van het snelmenu. Door het selecteren van de optie "Herstelafdruk factuur" worden deze facturen opnieuw, en nu juist, gevuld, afgedrukt en in de database opgeslagen. Deze optie is alleen beschikbaar voor gebruiker "0" en voor gebruikers met beheerdersrechten.

15.4.

Incassodatum op factuur tonen

Op de factuur kan een incassodatum worden getoond. Hiervoor moet u de code ||A112|| met een omschrijving in een factuur-sjabloon (map .../Files/Templates) opnemen. Het volgende voorbeeld-sjabloon laat dit zien:


pagina 106 van 166

De incassodatum die standaard bij het afdrukken wordt getoond is de systeemdatum. U hebt de mogelijkheid deze datum op de volgende manier aan te passen. In het venster Systeemonderhoud, onderdeel "Urenbeheer", tabblad Declaratie kunt u in het veld Incassotermijn het aantal dagen opgeven dat bij de systeemdatum wordt opgeteld om zo de incassodatum op de afgedrukte factuur weer te geven. Standaard is het getal 14 (dagen) in dit veld opgenomen. Dat betekent dat de systeemdatum plus 14 dagen extra de incassodatum wordt op de factuur. U kunt dit aantal dagen in het venster "Systeemonderhoud" verlagen of verhogen met een getal tussen 1 en 365.


pagina 107 van 166

Als u nu een cliëntkaart opent, ziet u bij het onderdeel "Instellingen", tabblad Bank/Postbankrekening dat dit getal in het veld Incassotermijn is overgenomen.


pagina 108 van 166

Dit getal geeft de systeeminstelling weer. Als u van de systeeminstelling wilt afwijken, dan haalt u het vinkje weg bij Systeeminstelling en vult u hier een ander getal tussen 1 en 365 in. Maakt u hier bijvoorbeeld 40 van, dan wordt de op de factuur afgedrukte incassodatum de systeemdatum, plus 40 dagen. Het veld Machtigingskenmerk is eveneens nieuw in dit venster. Hier kunt u een incassokenmerk van maximaal 35 tekens opgeven. Op termijn is dit kenmerk uitwisselbaar met UNIT4 Multivers.

15.5.

Facturen als pdf-bestand afdrukken en versturen

Als u met MS Office 2007 (of hoger) werkt, kunt u facturen ook als pdf-bestand afdrukken. De factuur kunt u daarna ter informatie aanbieden op de client portal of via email naar de cliënt versturen. U maakt een pdf-factuur voor de volgende declaratieonderdelen: • •

Facturen Voorschotten


pagina 109 van 166

• •

Notaspecificatie's Credit-correctienota's

De notaspecificatie wordt wel gecreëerd en opgeslagen. Maar niet meegenomen in de factuur-pdf die gemaild of gepubliceerd wordt. Om gebruik te maken van deze functionaliteit kunt u samen met een consultant uw factuurlay-out aanpassen om elektronisch te factureren. Ook geeft de consultant u uitleg over de werking van elektronisch factureren. Zo kunt een logo instellen en uw kantoorgegevens in de factuur opnemen. Daarnaast informeert de consultant u over het opnemen van uw IBAN-nummer dat vanaf 1 februari 2014 verplicht wordt. Voorafgaand aan het consult neemt de consultant contact met u op om uw wensen en uw kantoorsituatie door te nemen.

Systeemonderhoud Om facturen als pdf af te drukken moeten in het venster "Systeemonderhoud" (onderdeel "Urenbeheer", tabblad Declaraties) de juiste instellingen zijn geselecteerd.

Tekstverwerker factuurlay-outs


pagina 110 van 166

Versie tekstverwerker In dit veld moet MS Office 2007 of nieuwer zijn geselecteerd. Met oudere versies kunt u de pdf-functie niet gebruiken. Factuurafhandeling Factuurafhandeling U kiest uit de volgende opties: • •

•

• •

Word-document: de factuur wordt als Word-document verwerkt zodat u deze bijvoorbeeld per post kunt versturen. Tot versie 15.1.0 was dit de enige optie om een factuur af te drukken. E-mail/PDF: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze naar pdf wordt omgezet. De factuur wordt naar het e-mailadres van de contactpersoon gezonden die bij het veld Verzenden aan in de cliëntkaart is geregistreerd (zie volgende afbeelding). E-mail/PDF + UBL: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze wordt omgezet naar pdf. De factuur wordt naar het e-mailadres van de contactpersoon gezonden die bij het veld Verzenden aan in de cliëntkaart is geregistreerd, inclusief het UBL-bestand (zie volgende afbeelding). Het UBLbestand kan worden gebruikt om de factuurgegevens in andere applicaties in te lezen. Client portal/PDF: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze wordt omgezet naar pdf. De factuur wordt ter kennisgeving naar de client portal gestuurd van de cliënt. Client portal/PDF + UBL: de factuur wordt als Word-document verwerkt waarna deze wordt omgezet naar pdf. De factuur en het UBL-bestand worden naar de client portal gestuurd van de cliënt. Het UBL-bestand kan worden gebruikt om de factuurgegevens in andere applicaties in te lezen.

Cliëntkaart De optie voor factuurafhandeling die u in het venster "Systeemonderhoud" kiest, geldt als standaard voor alle cliënten in UNIT4 Business Suite. Maar u kunt per individuele cliënt van die standaard afwijken door deze in de cliëntkaart te overrulen. Open daarvoor een cliëntkaart en klik links in de Outlookbalk op het onderdeel "Uren". Via het tabblad Algemeen ziet u het volgende venster.


pagina 111 van 166

Via het uitklapmenu bij het veld Factuurafhandeling kiest u de gewenste factuuroptie. Als u kiest voor de e-mailoptie moet u in het veld Verzenden aan een contactpersoon selecteren, anders kunt u de factuur niet versturen. U wordt aangeraden bij al uw cliënten te controleren of dit veld is ingevuld.

Facturen versturen Via het tabblad Declaraties, groep Declaratie en dan Afdrukken declaraties krijgt u een overzicht van declaraties die klaarstaan om te factureren.


pagina 112 van 166

Selecteer in de grid één of meerdere cliënten en klik rechtsonder op Het volgende venster wordt geopend:


.

pagina 113 van 166

In dit (voorbeeld)venster ziet u het resultaat van de selectie. Dit venster laat de volgende informatie zien: Factuurformaat Word-document Dit veld toont het aantal facturen dat als Word-document wordt gegenereerd. PDF Dit veld toont het aantal facturen dat als pdf-bestand wordt gegenereerd. PDF + UBL Dit veld toont het aantal facturen dat als pdf-document in combinatie met een UBLbestand wordt gegenereerd. Verzending Per post Dit veld toont het aantal facturen dat als Word-document wordt gegenereerd en dat met de post naar cliënten wordt gestuurd. Per e-mail


pagina 114 van 166

Dit veld toont het aantal facturen dat als pdf-document wordt gegenereerd en dat per email naar cliënten wordt verstuurd. E-mail-sjabloon In dit veld selecteert u een e-mailsjabloon dat wordt meegezonden met de e-mail. Een sjabloon bevat een standaardtekst voor de cliënt die de e-mail ontvangt. Dit is een verplicht veld. Als er nog geen sjablonen zijn, kunt u deze aanmaken via het tabblad Algemeen, groep Algemeen en dan E-mail-sjablonen. Naar Cliënt Portal Dit veld toont het aantal facturen dat als pdf-bestand naar client portals wordt gestuurd. Fouten Geen e-mailadres/contactpersoon Dit veld toont het aantal cliënten voor wie een e-mailadres in verband met de keuze van factuurhandeling noodzakelijk is. Geen Client Portal geactiveerd Dit veld toont het aantal cliënten voor wie een client portal in verband met de keuze van factuurhandeling noodzakelijk is.

achter de velden kunt u een instelling aanpassen. Bijvoorbeeld als u het Via de knop factuurformaat wilt veranderen of een ontbrekend e-mailadres moet toevoegen. In het onderstaande voorbeeld wordt bij één cliënt de wijze van verzending veranderd. Dit staat nu op 'e-mail' maar moet naar 'post'. Klik op venster wordt geopend:


bij het veld Per e-mail. Het volgende

pagina 115 van 166

Als u dubbelklikt op de bewuste cliënt, wordt de cliëntkaart geopend.

In het veld Factuurafhandeling kunt u nu de wijze waarop de factuur wordt gegenereerd, aanpassen. In dit geval naar 'Word-document'. Bewaar vervolgens de instellingen via

.


pagina 116 van 166

Klik op

.


pagina 117 van 166

Bij het onderdeel Verzending is nu het aantal cliënten dat de factuur per post ontvangt aangepast naar 2.

Als er geen fouten zijn geconstateerd, is de knop


zichtbaar.

pagina 118 van 166

Nu kunt u de declaraties genereren. Hieronder een voorbeeld van een creditnota als pdfbestand.


pagina 119 van 166

De facturen worden in de cliëntkaart opgeslagen (in Word en als pdf) bij het onderdeel "Documenten" (als u met Content Manager werkt) of bij het onderdeel DocumentManager (u werkt met UNIT4 DocumentManager).


pagina 120 van 166

Facturen via e-mail versturen Om een factuur via e-mail te versturen moet u in het venster "Overzicht afdrukken facturen" bij het veld E-mail-sjabloon een sjabloon kiezen.


pagina 121 van 166

Voordat u een sjabloon kunt selecteren, moet u deze eerst aanmaken. Dat doet u via het tabblad Algemeen, groep Algemeen en dan E-mail-sjabloon. Klik in het venster dat wordt geopend op

om een sjabloon aan te maken.

Een e-mailsjabloon bestaat uit vaste tekstelementen aangevuld met variabelen. De volgende contactpersoonvelden zijn hiervoor beschikbaar: Omschrijving Code Voornaam @[FRSTNM] Voorletters @[INTLS] Achternaam @[LSTNM] Voorvoegsels @[PRFX] Titel na @[SLTNA] Titel voor @[SLTNB] Aanschrijftitel @[SMNS]

Voorbeeld van een e-mailsjabloon:


pagina 122 van 166

Als de sjabloon geselecteerd is klikt u op contactpersoon te versturen.

om de factuur per mail naar de

Facturen naar de client portal sturen Als een factuur naar de client portal wordt gestuurd, vindt de cliënt deze op de portal bij de rubriek "Dossier/Rapportages", in het tabblad Facturen:

Hij ontvangt ook een e-mail met een verwijzing naar de factuur op de portal.


pagina 123 van 166

16.

CREDIT- EN CORRECTIENOTA

Het komt voor dat facturen (gedeeltelijk) gecrediteerd of gecorrigeerd moeten worden. Dit doet u via het tabblad Declaraties, groep Declaratie, Factuurhistorie.

Wat is het verschil tussen een creditnota en een correctienota? Het verschil tussen een creditnota en een correctienota is dat bij een creditnota het gecrediteerde bedrag niet teruggezet wordt in het onderhanden werk. Bij een correctienota wordt het gecorrigeerde bedrag wel teruggezet in het onderhanden werk. Dit bedrag wordt weer meegenomen als u de volgende keer een declaratie-advies genereert. Als bij een factuur voorschotten zijn verrekend, dan kunt u deze factuur niet meer crediteren of corrigeren. Voor meer informatie, (zie "Een credit- of correctienota maken" onder)

16.1.

Een credit- of correctienota maken

Via het tabblad Declaraties, groep Declaratie, Factuurhistorie komt u in het venster waar de aanwezige facturen getoond worden. Daarvoor moet u wel de rol vervullen van kantoorleider, hoofddeclarant en/of kantoordeclarant. Als u meerdere rollen vervult, dan moet u eerst aangeven of u de rol van kantoorleider, hoofddeclarant of kantoordeclarant vervult. De keuze die u hier maakt, bepaalt welke facturen getoond worden. Nadat u de rol geselecteerd hebt en op aanwezige facturen getoond worden.

geklikt hebt, verschijnt een venster waar de

Om een creditnota te maken, klikt u met de rechtermuisknop op de betreffende factuur en selecteert u de optie "Crediteer factuur" in het snelmenu. Betreft het een correctienota, dan selecteert u de optie "Corrigeer factuur". U krijgt eerst de volgende melding:

, en , wordt toegelicht met Wat het verschil is tussen het volgende voorbeeld: de factuur van € 800,- die gecrediteerd wordt, is gebaseerd op een declaratie-advies van € 1000,- waarop € 200,- afgeboekt is. Het volgende zal gebeuren:


pagina 124 van 166

•

als u op klikt, crediteert u de gehele factuur, en gaat € 1000,- terug naar het onderhanden werk;

•

als u op klikt, crediteert u de gehele factuur, en gaat € 800,- terug naar het onderhanden werk;

•

klikt u op

, dan wordt de factuur niet gecrediteerd.

Hierna (bij [ja] of [nee]) komt u in het venster "Correctienota details".

Dit venster is gelijk aan het venster dat verschijnt bij het bewerken van een declaratieadvies.

Creditnota Normaliter is het te factureren bedrag positief. Stel dat het bedrag bij activiteit "4030 Organisatie-adviezen" in zijn geheel gecrediteerd moet worden. U moet dan de regel "Administratieve diensten" en de regel "4020 Bespreking banken" verwijderen. De onderliggende regels worden dan ook automatisch verwijderd. Als het gaat om een creditnota, dan wordt deze na het accorderen van de wijzigingen aangemaakt.


pagina 125 van 166

Correctienota Betreft het een correctienota, dan verschijnt bij het opslaan en sluiten van het venster de vraag "Bewaar deze factuur als een correctienota?". Als u deze met "Ja" beantwoordt, dan worden de urenmutaties teruggezet in het onderhanden werk. Bij een correctienota kan alleen het volledige bedrag worden gecorrigeerd. Alle mutaties worden dan teruggezet in het onderhanden werk.


pagina 126 van 166

17.

EXPORTEREN NAAR VERKOOPBOEK

Nadat de declaraties afgedrukt zijn, moeten de facturen nog doorgeboekt worden naar het financiële pakket. Via , Onderhoud, Systeemonderhoud geeft u bij het onderdeel "Financiële administratie" in het tabblad Doorboeken naar financiële administratie in het veld Verkoopboek naar op naar welk financieel pakket en in het veld Dagboek verkopen naar welk dagboek de facturen doorgeboekt moeten worden. Voorwaarde is wel dat u bij Systeemonderhoud bij het onderdeel "Financiële administratie" in het tabblad Grootboekrekeningen alle grootboekrekeningen hebt ingevuld.

17.1.

Doorboeken naar financiële administratie

Via het tabblad Declaratie, groep Factuur, Factuur acties, Verkoopboek kunt u de facturen doorboeken naar de financiële administratie. Na het selecteren van deze menukeuze komt u in het venster waar de facturen die nog niet doorgeboekt zijn, geselecteerd zijn om doorgeboekt te worden. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 127 van 166

Via de knop wordt er een omzetrapport afgedrukt. Het omzetrapport moet eerst afgedrukt zijn, voordat u de facturen kunt doorboeken. Als het rapport afgedrukt is, doorboeken. Welke handelingen u dan kunt u de facturen via de knop vervolgens moet verrichten om de facturen in te lezen in het financiële pakket is afhankelijk van het financiële pakket.

17.2.

Doorboeken naar meerdere financiële administraties

U kunt aan de database van UNIT4 Business Suite per vestiging een financiële administratie koppelen. Hierdoor is het mogelijk de facturen en financiële consequenties door te boeken naar dagboeken per vestiging. Dit is van belang als een vestiging haar eigen financiële administratie voert. Op deze wijze is het bijvoorbeeld mogelijk om per vestiging de openstaande posten te bewaken. Om ervoor te zorgen dat de facturen en financiële consequenties doorgeboekt worden naar een dagboek per vestiging, voert u de volgende handelingen uit: •

Voeg via het tabblad Organisatie, groep Organisatie, Financiële administraties per vestiging de financiële administratie toe (zie "Toevoegen van een financiële administratie" onder). • Koppel vervolgens aan elke vestiging de bijbehorende financiële administratie(zie "Koppelen van de financiële administraties aan de vestigingen" op pagina 132) Moet een vestiging aan de administratie gekoppeld worden die u hebt opgegeven bij , Onderhoud, Systeemonderhoud, dan hoeft u de vestiging niet te koppelen. Aan een financiële administratie kunnen meerdere vestigingen gekoppeld worden.

17.2.1.

Toevoegen van een financiële administratie

Via het tabblad Organisatie, groep Organisatie, Financiële administraties voegt u de financiële administraties toe die u wilt koppelen aan de vestigingen. Na het selecteren van deze menukeuze en de knop


komt u in het volgende venster:

pagina 128 van 166

Vul in het veld Omschrijving de naam van de financiële administratie in. Klik vervolgens op het tabblad Doorboeken naar financiële administratie. Er verschijnt het volgende venster:


pagina 129 van 166

Doorboeken naar financiële administratie Verkoopboek naar In dit veld wordt het financiële pakket getoond dat u geselecteerd hebt via , Onderhoud, Systeemonderhoud in het tabblad Financiële administratie Doorboeken naar financiële administratie. U kunt dit veld hier niet wijzigen. Padnaam In dit veld vult u de schijflocatie in waar het exportbestand opgeslagen wordt. Dit veld is niet actief als u in het veld Verkoopboek naar de optie "UNIT4 Multivers/Accounting BC" hebt geselecteerd. Dagboek verkopen Hier vult u het nummer van het verkoopboek in waarnaar de mutaties geëxporteerd worden. Memoriaal Dit veld is alleen aanwezig als in het veld Verkoopboek naar de optie "UNIT4 Multivers/Accounting" geselecteerd is. In dit veld vult u het nummer in van het memoriaaldagboek.


pagina 130 van 166

Transactienummer Dit veld toont het nummer van het laatstaangemaakte journaalpostnummer in UNIT4 Declaratie ten behoeve van het exporteren. Als u bij Verkoopboek naar "Algemeen (CSV)" of "Algemeen (tekstbestand )" hebt geselecteerd, kunt u dit veld niet wijzigen. Boekjaar Hier vult u het boekjaar in waarop de te exporteren mutaties betrekking hebben. UNIT4 Multivers/Accounting administratienummer Dit veld is alleen aanwezig als in het veld Verkoopboek naar de optie "UNIT4 Multivers/Accounting BC" geselecteerd is. U vult hier het nummer in van de administratie in UNIT4 Multivers of UNIT4 Accounting waarnaar de mutaties geëxporteerd worden (het administratienummer moet voorafgegaan worden door de letters MVL). Met de knop test u de verbinding met de administratie. Financiële consequenties Dagboek financiële consequenties Dit veld is alleen actief als u het veld Gebruik financiële consequenties geselecteerd hebt. U vult hier het dagboeknummer in waarnaar de financiële consequenties van onder meer het definitief maken van declaraties en herrekenen van mutaties geëxporteerd moeten worden. Klik op het tabblad Urenbeheer. Er verschijnt het volgende venster:


pagina 131 van 166

Hier geeft u aan vanaf welk budget-, declaratie- en factuurnummer de automatische nummering voor de financiële administratie in "UNIT4 Declaratie" moet starten. Wilt u per vestiging een doorlopende budget-, declaratie- en factuurnummering hebben, dan moet u via , Onderhoud, Systeemonderhoud ervoor zorgen dat in het tabblad Urenbeheer - Declaraties het veld Unieke nummering systeemwijd niet geselecteerd is. Is dit veld wel geselecteerd, dan kan het voorkomen dat bijvoorbeeld de facturen van een bepaalde vestiging niet doorlopend genummerd zijn.

17.2.2.

Koppelen van de financiële administraties aan de vestigingen

Nadat u alle financiële administraties hebt toegevoegd, koppelt u aan elke vestiging de bijbehorende financiële administratie. U kiest hiervoor het tabblad Organisatie, groep Organisatie, Vestigingen en selecteert de betreffende vestiging. U komt in het volgende venster:


pagina 132 van 166

Selecteer in het tabblad Algemeen in het veld Financiële administratie de financiële administratie van de vestiging.


pagina 133 van 166

18.

FINANCIËLE CONSEQUENTIES

Als u de licentie "Financiële consequenties" hebt, dan wordt er voor elke wijziging in het onderhanden werk een journaalpost gemaakt. Het voordeel hiervan is dat het onderhanden werk in de urenadministratie altijd aansluit met uw onderhanden werk in de financiële administratie op het moment dat u de financiële consequenties geëxporteerd hebt. Om de financiële consequenties te kunnen exporteren, moet u wel via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Financiële administratie" in het tabblad Grootboekrekeningen alle grootboekrekeningen ingevuld hebben. Tevens moet u bij dit onderdeel in het tabblad Doorboeken naar financiële administratie het veld Gebruik financiële consequenties selecteren en het gewenste dagboeknummer invullen in het veld Dagboek financiële consequenties. Hebt u in het laatstgenoemde tabblad in het veld Verkoopboek naar de optie "UNIT4 Multivers/Accounting BC" geselecteerd, dan worden ook de financiële consequenties van onder meer het definitief maken van declaraties en herwaarderen geëxporteerd. Is er sprake van meerdere vestigingen, waarbij elke vestiging haar eigen financiële administratie voert, dan vult u voor elke vestiging via het tabblad Organisatie, groep Organisatie, Vestiging in het tabblad Doorboeken naar financiële administratie het dagboek in waarnaar de financiële consequenties geëxporteerd moeten worden.

18.1.

Exporteren van financiële consequenties

Als u de financiële consequenties wilt exporteren, dan selecteert u het tabblad Declaraties, groep Factuur, Financiële consequenties. U komt in het volgende venster:

Bij de volgende onderdelen wordt er een journaalpost gemaakt als er wijzigingen in dat onderdeel hebben plaatsgevonden: • Definitieve urenmutaties Als de uren definitief gemaakt worden, dan selecteert u dit onderdeel.


pagina 134 van 166

•

Herberekende urenmutaties Als de tarieven zijn gewijzigd en u hebt via het tabblad Uren, groep Uren, Uren acties, Herreken bestede bedragen de mutaties herrekend, dan selecteert u dit onderdeel.

•

Gebruiker/cliënt naar andere kostenplaats Als de kostenplaats van een medewerker of cliënt wijzigt, dan ontstaat er interne of externe detachering. Selecteert u dit onderdeel, dan wordt de journaalpost die hiervan wordt gemaakt, geëxporteerd.

•

Correcties Er wordt een journaalpost gegenereerd als u een correctienota maakt waarbij mutaties overgeboekt worden van de ene naar de andere cliëntgroep, vestiging of werkmaatschappij. Selecteert u dit onderdeel, dan wordt de journaalpost die hiervan wordt gemaakt, geëxporteerd.

•

Afgedrukte declaraties (facturen) Door het overzetten van declaratie-adviezen gaat het onderhanden werk omlaag. Hiervan wordt een journaalpost gemaakt die u kunt exporteren naar uw financiële administratie. Als u dit onderdeel selecteert, dan worden automatisch ook alle overige onderdelen geselecteerd.

Via de knop wordt er een rapport van de financiële consequenties afgedrukt. Het rapport moet eerst afgedrukt zijn, voordat u de journaalposten kunt exporteren. Als het rapport afgedrukt is, dan kunt u de journaalposten via de knop exporteren. Welke handelingen u vervolgens moet verrichten om de journaalposten in te lezen in het financiële pakket is afhankelijk van het financiële pakket. Voor het daadwerkelijk inlezen van de journaalposten verwijzen wij u naar de handleiding van het betreffende financiële pakket.


pagina 135 van 166

19.

ACCEPTGIRO'S AFDRUKKEN

U hebt de mogelijkheid om voor de cliënten losse acceptgiro’s af te drukken (acceptgiro’s op kettingformulier kunnen niet gebruikt worden). U moet dan wel bij de cliënten via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten") bij het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Bank-/Postbankrekening de optie Gebruik acceptgiro/incasso geselecteerd hebben. Om de acceptgiro’s af te kunnen drukken moet u tevens de rol van kantoorleider, hoofddeclarant en/of kantoordeclarant vervullen. Om de acceptgiro's af te drukken selecteert u Declaraties, groep Factuur, Afdrukken geklikt hebt, verschijnt acceptgiro's. Nadat u de rol geselecteerd hebt en op het volgende venster, waar de acceptgiro’s getoond worden die afgedrukt kunnen worden:

Als u de optie Toon alleen niet afgedrukte niet selecteert, dan worden alle afgedrukte en niet-afgedrukte acceptgiro’s getoond. Dit biedt u de mogelijkheid om acceptgiro’s die reeds afgedrukt zijn, nogmaals af te drukken. Via de knop conceptacceptgiro afdrukken. Door het gebruik van de knop geselecteerde acceptgiro’s afgedrukt.


kunt u een worden de

pagina 136 van 166

20.

INCASSO

Als u over de licentie "Incasso" beschikt, dan hebt u de mogelijkheid om incassoopdrachten aan te maken. U moet dan wel bij de cliënt met wie u een incassoovereenkomst hebt gesloten via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten") bij het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Bank/Postbankrekening de noodzakelijke gegevens invoeren.

20.1.

Incassobestand aanmaken

Via het tabblad Declaraties, groep Factuur, Incasso kunt u het incassobestand aanmaken dat naar de bank gestuurd moet worden. Na het selecteren van deze menukeuze komt u in het volgende venster:

Incasso- / OLA t.g.v.-rekening U selecteert in dit veld het bankrekeningnummer waarop het bedrag van de incassoopdracht gestort moet worden. Dit bankrekeningnummer hebt u via het tabblad Uren, groep Algemeen, Incasso en dan Incassorekeningen / OLA ten-gunste-van rekeningen toegevoegd. Ook kunt u in dit veld een rekening toevoegen via de knop de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu.

,

Vaste omschrijving U kunt aan de incasso-opdracht een omschrijving meegeven. Bestandsidentificatie


pagina 137 van 166

U kunt hier een identificatie invullen. Deze identificatie kunt u zelf toekennen. De identificatie is opgenomen in het bestand en wordt door de bank gebruikt. De identificatie die standaard verschijnt, bestaat uit het dagnummer (de eerste twee posities) en het volgnummer (de laatste twee posities). Datum gegenereerd In dit veld vult u de datum in waarop het incassobestand is aangemaakt. Standaard wordt hier de systeemdatum ingevuld. U kunt deze datum wijzigen. Bestand Hier vult u het bestandsformaat van het incassobestand in. Momenteel is dit alleen CLIEOP03. Valuta In dit veld wordt de valutasoort van de incasso-opdracht getoond. U kunt dit niet wijzigen. In het venster verschijnen de facturen die automatisch geïncasseerd worden. Via de moet u een locatie selecteren waarnaar het bestand wordt knop weggeschreven. Nadat u de locatie geselecteerd hebt, wordt het incassobestand aangemaakt. Dit bestand zendt u vervolgens naar uw bank.


pagina 138 van 166

21.

PRIJSAFSPRAKEN

Standaard wordt bij het berekenen van de omzet gebruik gemaakt van het tarief dat u bij de medewerker hebt ingevuld via Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers ("Gebruikers | Gebruikers") bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Tarieven. U hebt echter ook de mogelijkheid om met prijsafspraken te werken. Daarbij kunt u per cliënt per activiteit een tarief invullen. Als u met prijsafspraken werkt, dan wordt er bij het berekenen van de omzet geen rekening gehouden met het tarief dat bij de medewerker en de activiteit is ingevoerd. Het onderstaande voorbeeld laat de verschillende mogelijkheden zien: Tarief medewerker 100 100 100 100

21.1.

Tarief activiteit

Tarief prijsafspraak

150 150

75 75

4 4 4 4

Aantal Omzet uren 400 600 300 300

Prijsafspraak toevoegen

Om een prijsafspraak toe te voegen, selecteert u in de Outlook-balk bij de optie "Uren" het onderdeel "Prijsafsprakenstructuur". Er verschijnt een overzichtsvenster met daarin de boomstructuur van de aanwezige prijsafspraken. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 139 van 166

Als u het kantoor selecteert, dan kunt u via de INSERT-toets of de optie "Prijsafspraken toevoegen" in het snelmenu een prijsafspraak toevoegen. Er verschijnt dan het volgende venster waar u de naam van de prijsafspraak invult:

Vervolgens gaat u naar de nieuwe prijsafspraak en voert u bij de betreffende activiteit via de F2-toets of de optie "Eigenschappen" in het snelmenu de prijsafspraak in. Het onderstaande venster is een voorbeeld van het venster waar u de prijsafspraak moet invoeren:

Nadat u de prijsafspraak hebt geaccordeerd, wordt dit in de boomstructuur bij de activiteit aangegeven door een groen mapje. U moet alleen het tarief wijzigen bij de activiteiten waarvoor prijsafspraken gemaakt zijn. De activiteiten waarvoor geen prijsafspraken gemaakt zijn, hoeft u dus niet te wijzigen.

21.2.

Prijsafspraak kopiëren

Als u een prijsafspraak wilt toevoegen die (grotendeels) gelijk is aan een bestaande prijsafspraak, dan kunt u de bestaande prijsafspraak ook kopiëren en vervolgens eventueel wijzigen. U selecteert in de Outlook-balk bij het onderdeel "Prijsafsprakenstructuur"de prijsafspraak die u wilt kopiëren en gebruikt de toetsencombinatie CTRL+C of de optie "Prijsafspraken kopiëren" in het snelmenu. U selecteert vervolgens het kantoor en gebruikt de toetsencombinatie CTRL+V of de optie


pagina 140 van 166

"Prijsafspraken plakken" in het snelmenu. Er verschijnt dan het volgende venster waar u de naam van de prijsafspraak invult:

In de nieuwe prijsafspraak kunt u eventueel nog tarieven wijzigen.

21.3.

Prijsafspraak koppelen aan cliënt

De nieuwe prijsafspraak moet ten slotte gekoppeld worden aan de betreffende cliënt. Via Relatiebeheer, groep Algemeen, Projecten ("Cliënten | Projecten") komt u in een venster met de aanwezige projecten. Nadat u het gewenste project geselecteerd hebt, komt u in het onderstaande venster waar u in het tabblad Uren de prijsafspraak koppelt:

In het veld Prijsafspraken selecteert u de betreffende prijsafspraak.


pagina 141 van 166

Naast het koppelen van prijsafspraken via projecten, kunt u een prijsafspraak ook koppelen via Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten"). Bij het onderdeel "Overige" selecteert u het tabblad Projecten en bepaalt vervolgens aan welk project de prijsafspraak gekoppeld moet worden. Vervolgens verschijnt het bovenstaande venster.


pagina 142 van 166

22.

OVERZICHTEN

UNIT4 Declaratie biedt u de volgende ingangsmogelijkheden om overzichten op te vragen: • U vraagt de overzichten op met als ingang de kantoormedewerkerstructuur. U selecteert hiervoor in de Outlook-balk bij de optie "Uren" het onderdeel "Kantoormedewerkerstructuur". • U vraagt de overzichten op met als ingang de urencliëntenstructuur. U selecteert hiervoor in de Outlook-balk bij de optie "Uren" het onderdeel "Urencliëntenstructuur". Zowel bij de kantoormedewerkerstructuur als bij de uren-cliëntenstructuur kunt u dezelfde overzichten opvragen.

22.1.

Structuurvenster

Zowel bij de kantoormedewerkerstructuur als bij de uren-cliëntenstructuur kunt u dezelfde overzichten opvragen. Daarom wordt hier alleen uitgegaan van de kantoormedewerkerstructuur. Als u in de Outlook-balk bij de optie "Uren" het onderdeel "Kantoormedewerkerstructuur" hebt geselecteerd, dan ziet het venster er als volgt uit:

In de optiebalk is via Algemene gegevens het menu aanwezig waar u het gewenste overzicht kunt selecteren. U kunt hier kiezen uit de volgende overzichten:


pagina 143 van 166

Het overzicht wordt rechts in het overzichtvenster getoond. Het geselecteerde niveau bepaalt van wie de gegevens getoond worden. Als u bijvoorbeeld het productiviteitsoverzicht van medewerker "4 Pim Jablonski" geselecteerd hebt, dan ziet het venster er als volgt uit:

Klikt u vervolgens op "Kantoordeclarant Veenendaal" waarvan de gebruiker deel uitmaakt, dan krijgt u direct het overzicht van deze kantoordeclarant te zien. Het onderstaande venster toont dit:

Klikt u met de rechtermuisknop in het overzicht, dan verschijnt het volgende menu:


pagina 144 van 166

•

"Afdrukken" Als u deze menukeuze selecteert, verschijnt een venster waarin u kunt kiezen wat u met de gegevens wilt doen: Afdrukken, Afdrukvoorbeeld genereren, PDFpreview genereren, een Export naar bestand maken.

•

"Eigenschappen" Met deze menukeuze gaat u naar de gebruikerskaart van de medewerker.

•

"Zoek kantoormedewerker" Als u deze menukeuze selecteert, wordt het venster met kantoormedewerkers geopend en kunt u desgewenst een andere gebruiker selecteren.

22.2.

Algemene gegevens

Via Algemene gegevens in de taakbalk worden de algemene gegevens van het geselecteerde niveau (bijvoorbeeld medewerker of kantoordeclarant) getoond.

22.3.

Mutatieoverzicht

In dit overzicht wordt per dag getoond hoeveel uren op welke activiteit geboekt zijn. Als u dit overzicht selecteert, dan verschijnt eerst het volgende venster:

Door het selecteren van de optie Tree view worden de gegevens in de vorm van een boomstructuur getoond. Selecteert u de optie Agenda, dan worden de gegevens in agendavorm getoond. Verder geeft u aan vanaf welke datum tot en met welke datum de gegevens getoond moeten worden. In het veld Activiteit kunt u de activiteit(en) selecteren waarvan de gegevens getoond moeten worden. Het onderstaande overzicht is een voorbeeld van het overzicht in de vorm van een boomstructuur:


pagina 145 van 166

Als u op het laagste niveau een regel met de F2-toets selecteert, dan verschijnt een venster met informatie over de weekstaatmutatie. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 146 van 166

In het tabblad Vermeld op factuur worden eventueel de factuurgegevens vermeld. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 147 van 166

22.4.

Bij- en afboeken

In dit overzicht wordt per activiteitgroep, activiteitsubgroep en activiteit getoond wat er bijen afgeboekt is. Als u dit overzicht selecteert, dan verschijnt eerst een venster waar u moet opgeven over welke periode u de gegevens getoond wilt hebben. Verder kunt u de activiteit(en) selecteren waarvan de gegevens getoond moeten worden. Als u op het laagste niveau een regel met de F2-toets selecteert, dan verschijnt een venster met informatie over de weekstaatmutatie en eventueel de factuur.

22.5.

Onderhanden werk

In dit overzicht wordt het onderhanden werk getoond. Als u dit overzicht selecteert, dan verschijnt eerst een venster waar u moet opgeven over welke periode u de gegevens getoond wilt hebben. Verder kunt u de activiteit(en) selecteren waarvan de gegevens getoond moeten worden. Als u op het laagste niveau een regel met de F2-toets selecteert, dan verschijnt een venster met informatie over de weekstaatmutatie en eventueel de factuur.

22.6.

Budgetbewaking

In dit overzicht worden de geboekte uren per activiteitgroep, activiteitsubgroep en activiteit afgezet tegen de gebudgetteerde uren. Als u dit overzicht selecteert, dan


pagina 148 van 166

verschijnt eerst een venster waar u moet opgeven over welke periode u de gegevens getoond wilt hebben. Verder kunt u de activiteit(en) selecteren waarvan de gegevens getoond moeten worden. Als u op het laagste niveau een regel met de F2-toets selecteert, dan verschijnt een venster met informatie over de weekstaatmutatie en eventueel de factuur.

22.7.

Productiviteit

Door het selecteren van deze optie wordt het productiviteitsoverzicht getoond. Als u dit overzicht selecteert, dan verschijnt eerst een venster waar u moet opgeven over welke periode u de gegevens getoond wilt hebben. Verder kunt u de activiteit(en) selecteren waarvan de gegevens getoond moeten worden. Als u op het laagste niveau een regel met de F2-toets selecteert, dan verschijnt een venster met informatie over de weekstaatmutatie en eventueel de factuur.


pagina 149 van 166

23.

DECLARATIEMODELLEN

De lay-out van de factuur van de cliënt wordt bepaald door het declaratiemodel dat bij de betreffende cliënt is geselecteerd. Hebt u geen declaratiemodel geselecteerd, dan wordt er gebruik gemaakt van het declaratiemodel dat standaard wordt meegeleverd. Het declaratiemodel is samengesteld uit de factuurlay-out en de activiteitenstructuur. De factuurlay-out is een MS Word-document. De activiteitenstructuur is opgebouwd uit activiteitgroepen, activiteitsubgroepen en activiteiten. Bij het invoeren van activiteitgroepen en activiteitsubgroepen via het tabblad Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteitgroepen en Uren, groep Algemeen, Activiteiten en dan Activiteitsubgroepen geeft u per activiteitgroep en activiteitsubgroep aan of alleen de gegevens van de betreffende activiteitgroep en activiteitsubgroep op de factuur moeten worden afgedrukt of dat er op de factuur ook een specificatie van de onderliggende activiteitsubgroepen en/of activiteiten moet volgen. Ook kunt u per activiteitgroep, activiteitsubgroep en activiteit een declaratietekst invullen die op de factuur afgedrukt kan worden. Selecteert u bij geen enkele cliënt een declaratiemodel, dan zal de lay-out van de declaratie voor elke cliënt hetzelfde zijn. Het is echter mogelijk dat er naar een of meer clienten een afwijkende factuur verzonden moet worden. Dit is bijvoorbeeld in de situatie wanneer u standaard alleen de bedragen tot op activiteitsubgroepniveau op de factuur vermeldt, terwijl er een of meer cliënten zijn die de bedragen tot op activiteitniveau vermeld willen zien. Voor deze cliënten maakt u dan een nieuw declaratiemodel.

23.1.

Een declaratiemodel toevoegen

Via het tabblad Uren, groep Algemeen, Overige, en dan Declaratiemodellen komt u in het venster waar de aanwezige declaratiemodellen getoond worden. Door het gebruik van de knop , de INSERT-toets of de optie "Toevoegen" in het snelmenu, kunt u declaratiemodellen toevoegen. Er verschijnt vervolgens het onderstaande venster:


pagina 150 van 166

Omschrijving U vult hier de naam van het declaratiemodel in. Declaratiegroepering U kunt hier de wijze selecteren waarop de gegevens op de factuur gegroepeerd moeten worden. Als u klikt op , dan verschijnt het volgende venster waarin u drie groeperingniveau’s kunt aangeven:


pagina 151 van 166

Op niveau 1 kunt u groeperen op jaar, project of cliënt, of u kunt aangeven dat de mutaties niet gegroepeerd moeten worden. De groepeermogelijkheden die u vervolgens op niveau 2 en niveau 3 hebt, zijn afhankelijk van de keuze die u op het hogere niveau hebt gemaakt. Factuurlay-out U kunt de factuurlay-out selecteren of aanmaken die bij dit declaratiemodel gebruikt moet worden. Als u geen factuurlay-out selecteert, dan wordt de standaardfactuurlay-out gebruikt. Voorschotlay-out U kunt de voorschotlay-out selecteren of aanmaken die bij dit declaratiemodel gebruikt moet worden. Als u geen voorschotlay-out selecteert, dan wordt de standaardvoorschotlay-out gebruikt. Budget/prijsopgave lay-out In dit veld kunt u de lay-out selecteren of aanmaken die bij budgetten en prijsopgaven gebruikt moet worden. Als u hier geen lay-out selecteert, dan wordt de standaardlay-out gebruikt. Acceptgirolay-out


pagina 152 van 166

U kunt de acceptgirolay-out selecteren of aanmaken die bij dit declaratiemodel gebruikt moet worden. Als u geen lay-out selecteert, dan wordt de standaardlay-out voor acceptgiro’s gebruikt. Credit-/correctiefactuurlay-out In dit veld kunt u de lay-out selecteren of aanmaken die bij creditnota’s en correctiefacturen gebruikt moet worden. Als u geen lay-out selecteert, dan wordt de standaardlay-out gebruikt. Credit voorschotlay-out U kunt de voorschotlay-out selecteren of aanmaken die bij dit declaratiemodel gebruikt moet worden. Als u geen lay-out selecteert, dan wordt de standaardlay-out gebruikt. Notaspecificatielay-out U kunt de notaspecificatielay-out selecteren of aanmaken die bij dit declaratiemodel gebruikt moet worden. Als u geen notaspecificatielay-out selecteert, dan wordt de standaardlay-out gebruikt. Let op: Tijdens de installatie van de software worden twee notaspecificatielay-outs geïnstalleerd: een lay-out waar alleen bedragen afgedrukt worden en een lay-out waar zowel bedragen als uren afgedrukt worden; standaard wordt een specificatie met alleen bedragen afgedrukt. Wilt u dat zowel bedragen als uren afgedrukt worden en u werkt met de multi user versie, dan wijzigt u in de map "\\servernaam\BFiles\Templates" de naam van het bestand "NotaSpec.doc" in "NotaSpecBedrag.doc". Vervolgens wijzigt u de naam van het bestand "NotaSpec-UrenBedrag.doc" in "NotaSpec.doc". Werkt u met de single user versie, dan worden de notaspecificatielay-outs geïnstalleerd in de map "\\..\Files\Templates". Notaspecificatie afdrukken bij factuur Als u deze optie selecteert, dan wordt bij het afdrukken van een (concept)factuur automatisch de bijbehorende (concept)specificatie afgedrukt.

23.2.

De opbouw bepalen van de activiteitenstructuur

Vervolgens moet u aangeven hoe de activiteitenstructuur opgebouwd is. Daarvoor selecteert u in de Outlook-balk bij de optie "Uren" het onderdeel "Declaratiemodelstructuur". Er verschijnt een overzichtsvenster met daarin de boomstructuur van de aanwezige declaratiemodellen. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld:


pagina 153 van 166

U geeft voor het nieuwe declaratiemodel bij de activiteitgroep(en), activiteitsubgroep(en) en/of activiteit(en) via de F2-toets of de optie "Eigenschappen" in het snelmenu aan hoe deze afgedrukt moeten worden. Het onderstaande venster is een voorbeeld van het venster dat verschijnt bij het wijzigen van een activiteitsubgroep:


pagina 154 van 166

Als u een declaratiemodel wilt toevoegen dat grotendeels gelijk is aan een bestaand declaratiemodel, dan kunt u het bestaande declaratiemodel ook kopiëren en vervolgens wijzigen. U selecteert in de declaratiemodelstructuur het declaratiemodel dat u wilt kopiëren en gebruikt vervolgens de toetsencombinatie CTRL+C of de optie "Kopieer declaratiemodel" in het snelmenu. U selecteert vervolgens het kantoor en gebruikt de toetsencombinatie CTRL+V of de optie "Declaratiemodel plakken" in het snelmenu. Het venster dat dan verschijnt is hetzelfde venster dat verschijnt als u via de knop , de INSERT-toets of de optie "Declaratiemodel toevoegen" een declaratiemodel toevoegt.


pagina 155 van 166

23.3.

Het declaratiemodel koppelen aan de cliënt

Het nieuwe declaratiemodel moet vervolgens gekoppeld worden aan de betreffende cliënt. Via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Projecten ("Cliënten | Projecten") komt u in een venster met de aanwezige projecten. Nadat u het gewenste project geselecteerd hebt, komt u in het volgende venster waar u in het tabblad Uren het declaratiemodel koppelt:

In het veld Declaratiemodel selecteert u het nieuwe declaratiemodel. Naast het koppelen van declaratiemodellen via projecten, kunt u een declaratiemodel ook aan een project koppelen via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten"). Bij het onderdeel "Overige" selecteert u het tabblad Projecten en bepaalt u vervolgens aan welk project het declaratiemodel gekoppeld moet worden. Er verschijnt dan het bovenstaande venster. Als het declaratiemodel dat gebruikt moet worden onafhankelijk is van een project, dan kunt u het declaratiemodel ook aan de cliënt koppelen via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten ("Cliënten | Cliënten"). U selecteert dan het onderdeel "Uren" en geeft in het tabblad Algemeen in het veld Declaratiemodel aan welk model gebruikt moet worden.


pagina 156 van 166

24.

ARCHIVEREN

Als u een aantal jaren werkt met UNIT4 Declaratie, dan kan het aantal mutaties in de database aardig oplopen. Hoe groter het aantal mutaties, hoe langer bepaalde opdrachten duren voordat ze uitgevoerd zijn. In UNIT4 Declaratie is het mogelijk uren- en factuurmutaties te archiveren. Het voordeel hiervan is dat het aantal mutaties dat in de database doorlopen moet worden, beperkt kan blijven, waardoor de snelheid waarmee bepaalde opdrachten uitgevoerd worden, toeneemt. Ook kunt u gearchiveerde mutaties dearchiveren en verwijderen.

24.1.

Mutaties archiveren

Als u via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Archiveren en dan Archiveren mutaties de eerste keer mutaties archiveert, dan verschijnt de volgende melding:

U moet hier op klikken om de mutaties te kunnen archiveren. U komt dan in het volgende venster waarin u opgeeft tot en met welke datum de uren- en factuurmutaties gearchiveerd moeten worden:


pagina 157 van 166

Boven in het scherm wordt de datum getoond tot en met wanneer de uren- en factuurmutaties al gearchiveerd zijn. Als u nog geen mutaties gearchiveerd hebt, dan wordt hier de datum "01-01-1990" getoond. In het veld T/m datum geeft u op tot en met welke datum de uren- en factuurmutaties gearchiveerd moeten worden. Een mutatie moet aan de volgende voorwaarde voldoen om gearchiveerd te kunnen worden: •

De mutatie moet geheel gefactureerd zijn. Stel dat u in een weekstaat een mutatie hebt ingevoerd van 5 uur. Daarvan is 4 uur gefactureerd; 1 uur is weer teruggeplaatst in het onderhanden werk. Deze mutatie wordt dan niet gearchiveerd. Alleen als het resterende uur gefactureerd of afgeboekt wordt, kan deze mutatie gearchiveerd worden.

•

De mutatie is niet-declarabel. Een niet-declarabele mutatie is een mutatie waarvan bij de activiteitsoort, waaraan de activiteit van de mutatie gekoppeld is, het veld Op te nemen in declaraties niet geselecteerd is.

of

Nadat u de datum hebt ingevuld en op hebt geklikt, worden de mutaties gearchiveerd. Zodra het archiveren gereed is, verschijnt een melding waarin wordt aangegeven hoeveel uren- en factuurmutaties gearchiveerd zijn. De volgende melding is hiervan een voorbeeld:


pagina 158 van 166

Afhankelijk van het aantal te archiveren mutaties kan het archiveren een aanzienlijke tijd duren (dit kan oplopen tot een aantal uren).

24.2.

Mutaties dearchiveren

Het kan voorkomen dat bij het archiveren een verkeerde datum is ingevuld. Daarom kunt u de gearchiveerde mutaties dearchiveren. U selecteert hiervoor het tabblad Uren, groep Onderhoud, Archiveren en dan Dearchivering mutaties. U komt in het volgende venster:

Boven in het venster wordt de datum getoond tot en met wanneer de uren- en factuurmutaties al gearchiveerd zijn. In het veld Vanaf datum geeft u op vanaf welke datum de uren- en factuurmutaties gedearchiveerd moeten worden. De datum die u hier invult, moet liggen voor de datum die getoond wordt in het veld Gearchiveerd t/m datum. hebt geklikt, worden de mutaties Nadat u de datum hebt ingevuld en op gedearchiveerd. Zodra het dearchiveren gereed is, verschijnt een melding waarin wordt aangegeven hoeveel uren- en factuurmutaties gedearchiveerd zijn. De volgende melding is hiervan een voorbeeld:


pagina 159 van 166

Afhankelijk van het aantal te dearchiveren mutaties kan het dearchiveren een aanzienlijke tijd duren (dit kan oplopen tot een aantal uren).

24.3.

Gearchiveerde mutaties verwijderen

Als u mutaties archiveert, dan blijven de mutaties wel nog aanwezig in de database; deze mutaties worden alleen niet meer doorlopen bij het uitvoeren van bepaalde opdrachten. U kunt er echter ook voor kiezen de mutaties uit de database te verwijderen. Dit gebeurt via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Archiveren en dan Verwijderen gearchiveerde mutaties. Alleen gearchiveerde mutaties van minstens drie jaar oud kunnen verwijderd worden. Na het selecteren van de bovengenoemde menukeuze verschijnt de volgende melding:

Als u op

klikt, dan verschijnt het volgende venster:


pagina 160 van 166

Nadat u de datum hebt ingevuld en op hebt geklikt, wordt er om een bevestiging voor het verwijderen van de gearchiveerde mutaties gevraagd. Klikt u op , dan worden de gearchiveerde mutaties verwijderd. Opent u via het tabblad Declaraties, groep Declaratie, Factuurhistorie een factuur waarvan een of meer factuurmutaties verwijderd zijn, dan verschijnt de volgende melding:

Als u op klikt, dan wordt het factuurdetailvenster geopend. In dit venster ontbreekt echter het tabblad Factuurregel. Het is niet mogelijk om notaspecificaties af te drukken van facturen, waarvan de mutaties verwijderd zijn.

24.4.

Overzicht

Wat wordt er gearchiveerd? Omschrijving


Gearchiveerd

pagina 161 van 166

Omschrijving Niet-definitieve uren Definitieve uren (nog niet declarabel gemaakt) Niet-declarabele uren Declarabele uren, maar (nog) niet gefactureerd Declarabele uren en geheel gefactureerd Declarabele uren en gedeeltelijk gefactureerd

Gearchiveerd Nee Nee Ja Nee Ja Nee

Wanneer worden gearchiveerde mutaties gedearchiveerd? Omschrijving Menukeuze Uren, groep Onderhoud, Archiveren en dan Dearchiveren mutaties Creditnota maken Correctienota maken

Gedearchiveerd Ja Nee Ja

Op welke grids en rapporten is het archiveren van invloed? Omschrijving Rapporten die via het snelmenu van de grid afgedrukt worden grids onderhanden werk Grids managementinformatie Urenmutaties Factuurhistorie

Factuurregels


Van invloed Ja. Gearchiveerde mutaties worden niet getoond Ja. Gearchiveerde mutaties worden niet getoond Ja. Gearchiveerde mutaties worden niet getoond Nee. Gearchiveerde mutaties worden automatisch getoond Hoewel alle facturen van voor het archiveren worden getoond, zijn de urenmutatieregels op het tabblad Vermeld op factuur niet zichtbaar. Wel is het mogelijk om een creditnota of correctienota te maken van gearchiveerde urenmutaties. Bij een correctienota worden de (gearchiveerde) urenmutaties teruggezet in het onderhanden werk. Nee. Alle factuurregels worden getoond, ook als de urenmutaties gearchiveerd zijn.

pagina 162 van 166

25.

HERSTELPROGRAMMA'S

Het kan voorkomen dat als gevolg van technische oorzaken (denk hierbij bijvoorbeeld aan stroomuitval) een bepaalde verwerkingsgang niet op de normale wijze beëindigd wordt. Dit kan ertoe leiden dat de gegevens in de database niet meer correct zijn. Voor het geval dat dit gebeurt tijdens het afdrukken van facturen, het wijzigen van voorschotten of het afdrukken van voorschotten zijn via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Herstelprogramma’s een aantal herstelprogramma’s beschikbaar. Deze herstelprogramma’s zijn alleen beschikbaar als u ingelogd bent als beheerder of als gebruiker met beheerdersrechten.

25.1.

Herstel factuurtotalen

Via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Herstelprogramma’s en dan Herstel factuurtotalen worden de factuurtotalen opnieuw opgebouwd.

25.2.

Factuurstatus "Bezig met afdrukken" herstellen

Via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Herstelprogramma’s en dan Factuurstatus "Bezig met afdrukken" herstellen herstelt u de database als het afdrukken van facturen niet op de normale wijze beëindigd wordt. Nadat dit herstelprogramma uitgevoerd is, kunt u de facturen opnieuw afdrukken. Op het moment dat u dit herstelprogramma uitvoert, mag niemand facturen aan het bewerken of aan het printen zijn.

25.3.

Voorschotstatus "Bezig met wijzigen" herstellen

Door het selecteren van het tabblad Uren, groep Onderhoud, Herstelprogramma’s en dan Voorschotstatus "Bezig met wijzigen" herstellen herstelt u de database als tijdens het wijzigen van voorschotten het programma niet op de normale wijze beëindigd wordt. Nadat dit herstelprogramma uitgevoerd is, kunt u de voorschotten weer wijzigen. Op het moment dat u dit herstelprogramma uitvoert, mag niemand facturen aan het bewerken of aan het printen zijn.

25.4.

Voorschotstatus "Bezig met afdrukken" herstellen

Via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Herstelprogramma’s en dan Voorschotstatus "Bezig met afdrukken" herstellen herstelt u de database als het afdrukken van voorschotten niet op de normale wijze beëindigd wordt. Nadat dit herstelprogramma uitgevoerd is, kunt u de voorschotten opnieuw afdrukken.

Op het moment dat u dit herstelprogramma uitvoert, mag niemand facturen aan het bewerken of aan het printen zijn.


pagina 163 van 166

25.5.

Voorschotstatus "Bezig met afdrukken pro forma" herstellen

Via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Herstelprogramma’s en dan Voorschotstatus "Bezig met afdrukken van pro forma" herstellen herstelt u de database als het afdrukken van pro-formavoorschotten niet op de normale wijze beëindigd wordt. Nadat dit herstelprogramma uitgevoerd is, kunt u de proformavoorschotten opnieuw afdrukken. Op het moment dat u dit herstelprogramma uitvoert, mag niemand facturen aan het bewerken of aan het printen zijn.

25.6.

Controle - herstel onderhanden werk

Via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Herstelprogramma’s en dan Controle / herstel onderhandenwerk controleert en herstelt u waar nodig het onderhanden werk. Afhankelijk van het aantal mutaties in de database kan het uitvoeren van dit herstelprogramma meerdere uren in beslag nemen. De snelheid waarmee andere opdrachten verwerkt worden, loopt hierdoor aanzienlijk terug. Daarom adviseren wij u dit programma niet tijdens kantoortijden uit te voeren.

25.7.

Herstel actuele datum (update actuele datum)

Via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Herstelprogramma’s en dan Herstel actuele datum ("Update actuele datum") kunt u voor declaratieadviezen, declaraties en facturen voor de opgegeven declaratienummers opnieuw de actuele datum bepalen. Het jaar en periodenummer worden aan de hand van de bepaalde actuele datum bijgewerkt. Dit herstelprogramma werkt alleen als u via , Onderhoud, Systeemonderhoud bij het onderdeel "Urenbeheer" in het tabblad Declaraties het veld Update actuele datum geselecteerd hebt. Voer dit programma alleen uit na overleg met onze Servicedesk.

25.8.

Factuurbedragen t.b.v. de grid vullen

Het is mogelijk om in het venster van de factuurhistorie (via het tabblad Declaraties, groep Declaratie, Factuurhistorie) de volgende velden toe te voegen: Netto factuurbedrag, Korting, Incassokorting, Kredietbeperking, Totaalbedrag BTW, Extra declaratietekst, Bedrag bij-/afboeking en Uren bij-/afboeking. Om deze informatie in het venster toe te voegen, opent u via de knop [Configuratie] en de optie "Ontwerper" de map "Factuur". Dubbelklik op de velden die u wilt toevoegen en sla de gegevens op. Als u een of meerdere velden hebt toegevoegd, dan zult u zien dat deze nog niet gevuld zijn. Om deze te vullen moet u eenmalig een hulpprogramma starten. Dit hulpprogramma start u via het tabblad Uren, groep Onderhoud, Herstelprogramma’s en dan Factuurbedragen t.b.v. de grid vullen. Afhankelijk van het aantal facturen kan het vullen van de velden een aanzienlijke tijd in beslag nemen. Nadat het hulpprogramma beëindigd is, zijn de velden gevuld.


pagina 164 van 166

26.

INDEX

—A— Acceptgiro's afdrukken 136 Accorderen weekstaatmutaties 51 Activiteiten 29 Activiteitengroepen 25 Activiteitensoorten 33 Activiteitenstructuur 32 Activiteitensubgroepen 27 Afboeken 94 uren of bedragen 57 Afdrukken acceptgiro's 136 declaratie 103 Archiveren mutaties Declaratie 157

Declaratiewijzigingsbasis 57 Definitief maken weekstaatmutaties 51 Doorboeken facturen naar één financiële administratie 127 facturen naar meerdere financiële administraties 128 —E— Exporteren financiële consequenties 134 Exporteren naar verkoopboek 127 —F—

Bestede bedragen herrekenen 70 Bewerken declaratie-adviezen 84 Bewerken voorschotmutaties 74 Bijboeken 94 uren of bedragen 57 Btw-percentage 37

Facturen doorboeken naar verkoopboek 127 Factureren voorschot 76 Financiële administratie koppelen aan vestiging 132 toevoegen 128 Financiële consequenties 134 Financiële consequenties exporteren 134

—C—

—G—

Correctienota 124 Creditnota 124

Genereren declaratie-adviezen 80 voorschotten 72

—B—

—D— —H— Dearchiveren mutaties Declaratie 159 Declarabel maken per cliënt 68 per kantoormedewerker 67 Declaratie afdrukken 103 Declaratie-adviezen genereren 80 overzetten 101 wijzigen 84 Declaratiemodel 150 koppelen aan de cliënt 156 toevoegen 150 declaratieproces 1 Declaratieteksten wijzigen 100


Herreken bestede bedragen 70 Herstelafdruk factuur 106 Herstelprogramma's Declaratie 163 Hoofddeclarant 21 —I— Importeren urenmutaties 50 Incassobestand 137 Incassodatum 106 Invoeren

pagina 165 van 166

uren via gewone methode 43 uren via snelle methode 46 weekstaatmutaties via gewone methode 43 weekstaatmutaties via snelle methode 46 —K— Kantoordeclarant 21 Kantoorleider 21

—T— Taak uren invoeren via de gewone methode 46 uren invoeren via de snelle methode 48 Tarief 36 —U—

Multivers API (online) 15 Mutaties Declaratie archiveren 157 dearchiveren 159

Uren accorderen 51 definitief maken 51 importeren 50 Uren invoeren gewone methode 43 snelle methode 46

—N—

—V—

Nulfacturen 105

Verkoopboek 127 Voorschot factureren 76 genereren 72 status 79 wijzigen 74 Voorschotmutatiehistorie 78 Voortgang taak uren invoeren via de gewone methode 46 uren invoeren via de snelle methode 48

—M—

—O— Overboeken 96 per cliënt 64 per kantoormedewerker 60 uren of bedragen 57 Overuren 45, 48 Overzetten declaratie-adviezen 101 Overzichten Declaratie 143 —P— Prijsafspraak 139 kopiëren 140 koppelen aan cliënt 141 toevoegen 139 Printen acceptgiro's 136 declaraties 103

—W— Weekstaatmutaties accorderen 51 definitief maken 51 importeren 50 invoeren via gewone methode 43 invoeren via snelle methode 46 Weekstaatmutatiescherm 39

—S— Status voorschot 79


pagina 166 van 166

Handleiding UNIT4 Declaratie

Recommend Documents