Voorbereiden declaratie en rapportage Introductie Met de introductie van het VitalHealth KIS zullen voortaan de declaratie naar de zorgverzekeraar én de indicatoren rapportages plaats vinden op basis van de gegevens in het VitalHealth KIS. Met ingang van 1 Januari 2016 zal dit het geval zijn. Deze werkinstructie beschrijft de door de praktijk uit te voeren voorbereidingen.
Voorbereiden declaratie Patienten gaan automatisch mee in de declaratie naar de zorgverzekeraar als de patient geïncludeerd is in het protocol, en als de COV controle akkoord is. De in het KIS aangemaakte patienten zijn gebaseerd op de extractie naar Circularus van 1 Juli. Overleden patiënten zijn inmiddels reeds automatisch geëxcludeerd, mutaties na 1 juli die handmatig verwerkt dienen te worden zijn: -
Nieuw gediagnosticeerde/DBC patiënten; deze moeten toegevoegd worden aan het KIS. Verhuizingen van patienten naar een andere praktijk; deze moeten geëxcludeerd worden in het KIS Patiënten die naar de tweede lijn zijn gegaan; deze moeten geëxcludeerd worden in het KIS Andere reden dat de patient niet meer in zorg is in de praktijk: patient excluderen uit het protocol.
Verder is het mogelijk de patienten in het KIS te vergelijken in het HIS, zoals hieronder beschreven (“Controle KIS versus HIS”). Excluderen uit een protocol. Ga naar het zorgoverzicht van de patient en vervolgens naar Protocolbeheer:
Selecteer het desbetreffende protocol en excludeer:
Pagina 1
Controle KIS versus HIS. Het is mogelijk om de lijst met patienten in het KIS te vergelijken met de patienten in het HIS. Op de volgende manier kan eenvoudig een lijst uit het KIS gemaakt worden. Ga naar “Praktijkmanagement”/ “Statistieken” (via de knop “Home” in het linker menu):
Selecteer het protocol waarvoor je de controle wilt doen, en zoek vervolgens deze patienten op in het KIS:
Als de selectie klaar is, ga dan naar “Gefilterde patienten” en exporteer de lijst:
Pagina 2
Let op, het kan zijn dat de browser een melding geeft (pop-up blokkering), in Chrome bijvoorbeeld zichtbaar als volgt:
Klik in dit geval op het symbool in de browser en geeft aan dat een popup toegestaan is, maak de export opnieuw. Er wordt nu een .csv bestand geexporteerd, het kan zijn dat alle data in 1 kolom staat. In dat geval is eerst de volgende tussenbewerking nodig: Van csv naar Excell Selecteer de eerste kolom in de spreadsheet:
Ga naar “DATA”, “Tekst naar kolommen”, “Scheidingsteken”:
Pagina 3
Ga verder, klik op “Next”, kies de optie “Komma”, en klik op “Finish”.
Pagina 4
Het bestand kan nu als een gewoon Excel bestand opgeslagen worden. In het bestand zit een kolom met het BSN nummer (“socialsecuritynumber”). Geadviseerd wordt om tevens een dergelijke overzicht met BSN nummers uit het HIS te genereren. De lijst met BSN nummers uit het KIS en HIS kan nu vergeleken worden. Op de ELZHA website is binnenkort een tool beschikbaar dat daarbij ondersteund.
Voorbereiden rapportage De data in het KIS is de basis voor de indicatoren rapportage, het is daarvoor wel nodig dat alle medische dossiers in het KIS ingelezen zijn vanuit het HIS. In het KIS wordt automatisch elke 30 dagen het dossier bijgewerkt. Van sommige patienten is het echter nog niet mogelijk om het dossier in te lezen. De HIS nummers van deze patient zijn te herkennen aan een nummer dat begint met vier keer een negen, als volgt: 9999xxxxxx. Er zijn een aantal mogelijk reden waarom dit dossier niet ingelezen kan worden, bijvoorbeeld:
Pagina 5
In het HIS wordt niet de juiste ICPC codering gebruikt.
BSN/WID registratie is in het HIS nog niet gedaan. De huisarts waarvoor de patient geregistreerd is in het KIS is niet dezelfde als die in het HIS.
Deze patienten kunnen makkelijk als volgt geselecteerd worden, Ga naar “Patiënten dossiers”/ “Alle patiënten” (via de knop “Home” in het linker menu), klik vervolgens 1 keer op “HIS nr.”, de lijst met patienten wordt nu geselecteerd.
Blader vervolgens door de lijst, en open de desbetreffende patient, het dossier wordt automatisch opgehaald, druk op de knop “Vernieuw” om het scherm te verversen of op de knop “Raadpl. HIS”, gevolgd door “Vernieuw” om op een later moment nogmaals een dossier op te halen uit het HIS. Als de oorzaak van het probleem gevonden is, en het dossier vervolgens wel goed opgehaald kan worden, dan zal het HIS nr. veranderen in het nummer zoals deze patient in het HIS geregistreerd staat.
Pagina 6
