1 OPDRACHTFORMULIER Een bespreking voorbereiden, notuleren en voorzitten Naam student: Datum: 1 Lees het handelingsformulier van deze vaardigheid en n...
Een bespreking voorbereiden, notuleren en voorzitten Naam student:
Datum:
1 Lees het handelingsformulier van deze vaardigheid en noteer vragen en opmerkingen. Bespreek deze met een medestudent of je docent. 2 Kijk in de bronnen welke informatie je kunt gebruiken bij het oefenen van deze vaardigheid. 3 Twee belangrijke rollen in een vergadering zijn de voorzittersrol en de rol van de notulist. Beantwoord hierover de onderstaande vragen: a Waar moet de voorzitter op letten bij het agendapunt ‘mededelingen’ tijdens een vergadering? b Noem ten minste drie aanwijzingen die je kunt gebruiken bij het maken van notulen. c Agendapunten kunnen verschillende bedoelingen hebben. In je bronnen staan de volgende bedoelingen aangegeven: • discussie; • vrijblijvend gedachten en ideeën uitwisselen; • overdracht van informatie en instructie; • emoties uitspreken; • een besluit nemen; • taken voorbereiden. Geef bij elke bedoeling een voorbeeld. d Hoe bereid jij je voor op een werkbespreking en wat kan je daarvoor nodig hebben? Opdracht In deze opdracht oefen je in een groepje van zes de verschillende taken die bij het vergaderen komen kijken. Een groep van (minimaal) zes studenten vergadert over een onderwerp dat hen direct aangaat. Je kunt zelf een onderwerp bedenken om over te vergaderen. Je kunt ook één van de onderstaande onderwerpen kiezen. a verplichte aanwezigheid bij bepaalde vakken; b het instellen van een beoordelingssysteem van docenten op school; c sancties bij het te laat inleveren van de opdrachten. d verplichte aanwezigheid bij het werkoverleg dat na werktijd plaatsvindt; e het invoeren van een systeem waarbij je elkaar als collega’s beoordeelt in plaats van dat je leidinggevende dat doet; f keuze voor een bepaald zorgsysteem bijvoorbeeld EVV-schap of teamverpleging. Rolverdeling Twee studenten nemen de typische vergaderrollen op zich: voorzitter en notulist. Twee andere studenten bereiden de vergadering voor en weer twee andere studenten observeren de vergadering. Er kunnen ook meer dan zes studenten aan de oefening meedoen. Dezen spelen dan de rol van ‘gewone’ deelnemers aan de vergadering.
Vooraf De voorbereiders • Regel een geschikte ruimte voor het aantal personen dat aan de vergadering deelneemt. • Regel ten minste één hulpmiddel om het vergaderonderwerp beter te kunnen toelichten. Je kunt daarbij denken aan: - een bord en/of een flipover waarop geschreven kan worden; - een overheadprojector waarop met sheets gewerkt kan worden; - een video voor het afspelen van een videoband. • Stel een uitnodiging op en maak de agenda (dit laatste in overleg met de voorzitter). • Zorg ervoor dat je alle deelnemers aan de vergadering kunt voorzien van pen en papier en koffie/thee/koekje/ frisdrank. Uitvoering Voorzitter, notulist en andere deelnemers • Voor de voorzitter: leid de vergadering op goede wijze; open de vergadering, geef alle deelnemers een beurt om te spreken, wees onpartijdig, vat het besprokene af en toe samen, zet de conclusies goed op een rijtje. • Voor de notulist: maak aantekeningen van alles wat gezegd wordt. Wees objectief, zeg wanneer het te snel gaat, noteer alleen de relevante punten. • Voor de overige deelnemers: neem actief aan de vergadering deel, formuleer je standpunten in de ik-vorm, laat de voorzitter de vergadering leiden (wacht tot je een beurt krijgt, laat de voorzitter zien dat je een beurt wilt), wees to the point. • Voor de observanten: bekijk en beoordeel de uitvoering van de vaardigheid. Gebruik daarbij het handelingsformulier. Nabespreking • Bespreek en beoordeel de uitvoering van de vaardigheid aan de hand van de ingevulde handelingsformulieren. Noteer naar aanleiding van de nabespreking je persoonlijke leerdoelen en aandachtspunten op het handelingsformulier. Aandachtspunten / Persoonlijke leerdoelen:
Een bespreking voorbereiden, notuleren en voorzitten Naam student:
Naam observator:
Datum:
Beoordeling:
Voor alle handelingen geldt: • • • • •
Raadpleeg het dossier; Zorg voor voldoende privacy; Was je handen volgens de WIP-procedure; Pas de voorschriften toe; Observeer en controleer de zorgvrager.
De student: Aandachtspunten
Goed
Fout
De vergadering voorbereiden 1 Ik stel een agenda samen met de vaste onderdelen (opening, notulen, rondvraag enzovoort) op de juiste plaats. 2 Ik zet de snel afhandelbare agendapunten vooraan. 3 Ik formuleer de agendapunten helder en duidelijk. 4 Ik zorg ervoor dat de vereiste hulpmiddelen aanwezig zijn. De vergadering voorzitten 5 Ik spreek duidelijk. 6 Ik zit objectief voor en scheid mijn eigen mening van de mening van de vergadering. 7 Ik vat het besprokene af en toe samen. 8 Ik beloon positieve opmerkingen. 9 Ik laat alle deelnemers aan bod komen. 10 Ik sluit de vergadering duidelijk af door het belangrijkste samen te vatten. 11 Ik zorg ervoor dat de vergadering uitmondt in concrete afspraken. Notuleren 12 Ik maak aantekeningen van alle belangrijke punten die besproken zijn. 13 Ik meld wanneer het te snel gaat en geen tijd heb om alles te noteren.
14 Ik neem niet zodanig deel aan de discussie dat het me belemmert bij het maken van de notulen. 15 Ik maak onpartijdige notulen. 16 Ik maak overzichtelijke notulen met witruimte en kopjes. 17 Ik maak volledige notulen. 18 Ik vermeld actiepunten en besluiten apart. 19 Ik vermeld bij standpunten de namen. Deelnemen aan de vergadering 20 Ik kijk de anderen aan en toon een geïnteresseerde houding. 21 Ik verwoord mijn standpunten in de ik-vorm. 22 Ik spreek verstaanbaar. 23 Ik maak niet te lange zinnen. Aandachtspunten / Persoonlijke leerdoelen:
Een bespreking voorbereiden, notuleren en voorzitten Naam student:
Naam beoordelaar:
Datum:
Beoordeling:
Kruis aan hoe de handelingen zijn uitgevoerd. Kies uit: V = Voldoende; O = Onvoldoende Kruis aan door wie de beoordeling is gedaan. Kies uit: B = BPV; S = School
Opdracht Je bereidt een vergadering voor en bent voorzitter tijdens de bespreking. Je notuleert een vergadering. Voorbereiding
V
O
B
S
V
O
B
S
V
O
B
S
1 Maakt een agenda die alle vaste onderdelen bevat. 2 Agendapunten staan in de juiste volgorde en zijn helder geformuleerd. Uitvoering Voorzitten 3 Leidt de vergadering op een goede wijze. 4 Spreekt goed hoorbaar. 5 Is objectief. 6 Vat het besprokene van tijd tot tijd samen. 7 Laat alle deelnemers aan bod komen. Notuleren 8 Maakt aantekeningen van belangrijke punten die besproken zijn. 9 Meldt wanneer het te snel gaat. Nazorg Voorzitten 10 Vat het belangrijkste samen. 11 Maakt concrete afspraken. 12 Sluit de vergadering officieel af.
13 Heeft onpartijdige notulen gemaakt. 14 Heeft volledige, overzichtelijke notulen gemaakt. 15 Heeft de actiepunten apart vermeld. 16 Heeft bij standpunten de namen vermeld. Aandachtspunten / Persoonlijke leerdoelen:
