Handleiding Rapportage Unit4 Salaris Versie 14.4

Handleiding Rapportage Unit4 Salaris

Versie 14.4

0. INLEIDING De Rapportage Unit4 Salaris heeft als doel snel, een compleet rapport samen te stellen over de door u gevoerde loonadministraties. Door gebruik te maken van deze rapportages bespaart u veel tijd bij bijvoorbeeld het samenstellen van het jaarwerk en hebt u tevens een prima bespreekrapport in handen om – periodiek - met uw relaties om tafel te gaan. De rapportages herbergen een enorme adviespotentie. In deze handleiding leest u alles over de werking en op welke wijze u het rapport naar eigen inzicht kunt samenstellen.

© FullFinance Consultants

1


Versie 14.4

Inhoud 1.

Instellen en inrichten...................................................................................................................... 4

1.1

Algemeen .................................................................................................................................... 4

1.2

Automatisch instellingen overnemen ........................................................................................ 4

1.3

Het wachtwoord van het connectieblad instellen .................................................................... 6

1.4

Een connectie maken met de database ................................................................................... 6

1.5

Gebruikersgroepen instellen ..................................................................................................... 7

1.6

Het logo instellen ........................................................................................................................ 8

1.7

Het logo direct zichtbaar in Excel .............................................................................................. 8

1.8

Kop- en voetregels opnemen ..................................................................................................... 8

1.9

Koppeling met uw relatiedossier en publiceren (in een portal) .............................................. 9

2.

De werking, alles vanuit één scherm .......................................................................................... 10

2.1

Een rapport maken................................................................................................................... 10

2.2

Het bereik selecteren ............................................................................................................... 11

2.3

Rapporten maken ..................................................................................................................... 12

3.

De bediening, basishandelingen ................................................................................................. 14

3.1.

De inhoud van het rapport bepalen ........................................................................................ 14

3.2.

De naam van het rapport bepalen .......................................................................................... 15

3.3.

Plaats instellen waar de rapporten worden opgeslagen........................................................ 15

3.4.

Het tijdvak bepalen .................................................................................................................. 15

3.5.

Opslaan in Excel of pdf en werkbladbeveiliging ..................................................................... 16

3.6.

Werkmapbeveiliging ................................................................................................................. 17

4.

De bediening, meer instellingen .................................................................................................. 18

4.1

Het voorblad bewerken ............................................................................................................ 19

4.2

De stamkaart werkgever instellen........................................................................................... 20

4.3

Samenvatting: aansluitingen en dashboards ......................................................................... 21

4.3.1

Aansluitingen ........................................................................................................................ 21

4.3.2

Dashboards........................................................................................................................... 22

4.3.3

Zelf een samenvatting maken of onderhouden ................................................................. 22

4.4

De werkkostenregeling ............................................................................................................ 26

4.4.1

Forfaitaire ruimte .................................................................................................................. 26

4.4.2

Salarisadministratie ............................................................................................................. 27

4.4.3

Financiële administratie....................................................................................................... 27

4.4.4

Instellingen WKR, verkort en uitgebreid ............................................................................. 27

4.5

De kostprijsprognose beïnvloeden .......................................................................................... 28


2


5.

Versie 14.4

Tot slot........................................................................................................................................... 30

5.1

Een aantal praktische tips ....................................................................................................... 30

5.2

Tips die de snelheid beïnvloeden ............................................................................................ 31


3


Versie 14.4

1. Instellen en inrichten 1.1 Algemeen Voordat er rapportages kunnen worden samengesteld, dient eerst de connectie met de database te worden gelegd en moet er worden ingesteld tot welke administraties men toegang heeft. Deze instellingen worden vastgelegd op het connectietabblad. Klik in het hoofdblad rechtsboven op [Connectie] en geef het standaard wachtwoord in, gevolgd door enter.

U komt op het ‘Connectieblad’.

1.2 Automatisch instellingen overnemen Op het connectieblad worden veel instellingen bepaald voor de rapportages. O.a. de ‘connectie’ naar de database. Om de installatie eenvoudig te houden is er een mogelijkheid de instellingen over te nemen van een eerdere versie. Met de knop [Instellingen overnemen] worden alle instellingen uit een vorige versie overgenomen en is de installatie direct afgerond. Tip: Alle onderdelen kunnen ook met de hand worden ingesteld, hoe u dat doet, leest u in de volgende paragrafen.


4


Versie 14.4

Nadat u op [Instellingen overnemen] heeft geklikt verschijnt het volgende scherm:

Er wordt een voorstel gedaan van welke versie de instellingen worden overgenomen. Wilt u een andere versie kiezen, of kan de vorige versie niet worden gevonden, klik dan op het icoon vóór het bestand: of en browse naar de gewenste versie. Met de vinkjes geeft u aan welke onderdelen overgenomen moeten worden:        

Connectiegegevens: alles uit het blok ‘Connectie-informatie’; Gebruikersgroep: alle ingesloten en uitgesloten gebruikersgroepen; Wachtwoorden en logo’s: Password connectieblad, publicatiecode portal, wachtwoorden werkmap- en werkbladbeveiliging, het logobestand en de plaats van het logo; Voorblad: de interne en externe toelichting Stamkaart werkgever: de titel en de rubrieken van de stamkaart; Samenvatting: alle instellingen van de samenvatting; Kostprijsprognose: de periodeverhoging, het percentage en de looncomponenten; Overig: het formaat van de bestandsnaam, de plaats waar rapporten worden overgeslagen en de hoofdstukindeling.

In de volgende paragrafen leest u hoe u deze instellingen handmatig instelt.


5


Versie 14.4

1.3 Het wachtwoord van het connectieblad instellen Vanuit het hoofdblad heeft u een wachtwoord nodig om op het connectieblad te komen. Bij oplevering is dit wachtwoord standaard ‘ffc’.

Wij raden u aan dit wachtwoord aan te passen. Zo voorkomt u dat gebruikers zichzelf toegang verschaffen tot gebruikersgroepen waar zij geen recht op hebben.

1.4 Een connectie maken met de database Op het connectietabblad worden de connectiegegevens vastgelegd waarmee verbinding wordt gemaakt met de salarisdatabase. Indien u niet over de benodigde informatie beschikt, neem dan contact op met uw applicatiebeheerder (of met uw hostingpartij).

1. Server 2. Database 3. UID

Naam van de SQL-instance (ook op te vragen via Help | Info in Unit4 Salaris) Naam van de SQL-database (zie Help | Info) Dit is een SQL-user (en dus geen gebruiker in Unit4!), uw SQL-server-beheerder weet wat hier moet worden ingegeven

Tip voor de beheerder: overweeg een dedicated user aan te maken, alleen leesrechten is genoeg; er wordt alleen informatie uit de database gelezen, er wordt geen informatie in de database weggeschreven. 4. PWD 5. Integrated security

Wachtwoord behorende bij de hiervoor genoemde UID Leeg laten, tenzij u autorisatie toepast op basis van windows identificatie.


6


Versie 14.4

Om vast te stellen of de verbinding werkt:



Klik op [Test Connectie], er moet direct een melding verschijnen ‘Connection succeeded’.

Noot: Indien een connectiescherm c.q. inlogbox verschijnt, dan heeft u de gegevens niet juist vastgelegd!

1.5 Gebruikersgroepen instellen Aan de rechterkant op het connectietabblad benoemt u de gebruikersgroepen waarvoor de rapportages moeten worden samengesteld.

Een gebruikersgroep is een verwijzing naar de binnen Unit4 Salaris gehanteerde indeling van werkgevers in (gebruikers)groepen. Binnen Unit4 onderhoudt u dit bij Onderhoud | Systeembeheer | Toegangsbeheer. 1. Leg de gebruikersgroepen vast die moeten worden ingesloten 2. Leg de gebruikersgroepen vast die moeten worden uitgesloten. Noot: ‘Uitsluiten’ heeft een hogere prioriteit dan ‘Insluiten’. Dit betekent dat werkgevers uit een gebruikersgroep die zijn benoemd onder ‘uitsluiten’, nooit worden getoond, ook niet als ze zijn benoemd onder ‘insluiten’. Om vast te stellen welke werkgevers binnen het door u geselecteerde bereik vallen, klikt u op het hoofdblad op [Toon werkgevers]. Er wordt een lijst samengesteld met alle werkgevers binnen het door u geselecteerde bereik (vergeet niet om bij het bereik te kiezen voor ‘Alles’). Tip 1. Benoem in ieder geval één gebruikersgroep onder insluiten; onder uitsluiten is dit niet vereist. Tip 2. Praktisch gezien kunt u op deze wijze dus bijvoorbeeld de kantooradministratie(s) uitsluiten.


7


Versie 14.4

1.6 Het logo instellen Rechts onderaan op het connectieblad stelt u het logo in:

1. Met de knop [Logo opnemen] verwijst u naar de plek waar het logobestand staat 2. Zet vinkjes bij ‘Voorblad’ en ‘Rapport’ om het logo op het betreffende onderdeel op te nemen 3. Bepaal de positie van het logo (links- rechts-, of middenboven, links-, rechts- of middenonder). Let op:: Het logo wordt in de kop- c.q. voetregel geplaatst en is dus pas zichtbaar in Excel als u een printvoorbeeld opvraagt. Tip 1: De grootte (in Kbytes) van het logo is van invloed op de snelheid, zorg dus voor een klein logo. Tip 2: Zorg voor een centrale plaats van het logo, uw collega’s moeten ook bij het logobestand kunnen.

1.7 Het logo direct zichtbaar in Excel Het logo wordt normaal gesproken weergegeven in de kop- of voetregel en wordt daarmee pas zichtbaar bij het afdrukvoorbeeld.

Indien u het logo direct zichtbaar wilt maken dan gebruikt u deze optie. Het logo wordt op een vaste plaats in het document opgenomen: aan de rechterkant in de kopregel.

1.8 Kop- en voetregels opnemen Indien u ten behoeve van het afdrukken van de rapporten kop- en voetregels wilt opnemen dan geeft u dat hier aan.

In pdf zijn deze direct zichtbaar, bij Excel op het moment dat u het printvoorbeeld opvraagt of dat u een rapport afdrukt.

Tip: rapporten worden sneller opgebouwd zonder kop- en voetregels. © FullFinance Consultants

8


Versie 14.4

1.9 Koppeling met uw relatiedossier en publiceren (in een portal) Het is mogelijk de rapporten direct te archiveren in uw digitale dossier. Dit is echter wel afhankelijk van het door u gevoerde dossiersysteem. Er zijn koppelingen actief met onder andere AuditCase van ChangeToComm en Alure van Innolan. Tevens kunnen rapporten direct worden gepubliceerd in een portaal, zodat uw relaties (of collega’s) de rapporten ook op tablet en smartphone kunnen raadplegen. Met het vinkje ‘Publiceren in Portal’ (op het hoofdblad) geeft u aan dat u het rapport direct aan uw relaties beschikbaar wilt stellen.

Het direct beschikbaar stellen gebeurt op basis van de publicatiecode, deze legt u vast op het connectieblad.

Indien ‘Publiceren in Portal’ staat aangevinkt, wordt de naam van het rapport voorzien van de opgegeven publicatiecode. U bent voor een juiste en automatische afhandeling van de publicatie afhankelijk van het door u gevoerde relatiebeheersysteem en het daaraan gekoppelde portaal. Neem contact op met ons indien u hier meer over wilt weten.


9


Versie 14.4

2. De werking, alles vanuit één scherm 2.1 Een rapport maken Een rapport maken gaat in twee eenvoudige stappen: 1. Het bereik selecteren 2. Klik op [Start Rapportage] Noot: U dient eenmalig aan te geven waar rapporten moeten worden opgeslagen (zie hoofdstuk 3).


10


Versie 14.4

2.2 Het bereik selecteren Met het bereik bepaalt u voor welke werkgevers er gerapporteerd gaat worden. Dit kan zowel ‘handmatig’ als vanuit het werkgeveroverzicht.

Handmatig selecteren U kiest voor ‘Alles’, ‘Werkgever’ of ‘Gebruikersgroep’ door op de betreffende tekst te klikken. Uw keuze wordt zichtbaar gemaakt doordat deze vet wordt weergegeven. U past het bereik aan door erachter de gewenste waarde in te geven.  Bij Alles scheidt u de gewenste waarden met een punt-komma;  Bij Werkgever geeft u het werkgevernummer op;  Bij Gebruikersgroep selecteert u de gewenste groep uit de lijst. Selecteren vanuit het werkgeversoverzicht: Door op [Toon werkgevers] te klikken wordt getoond welk bereik u hebt geselecteerd. 1. Vanuit het werkgeveroverzicht werkgevers selecteert u de gewenste werkgever, uw keuze wordt overgenomen in het hoofdscherm onder werkgever; 2. Indien u hier meerdere - aaneengesloten - werkgevers selecteert wordt dit overgenomen in het hoofdscherm onder Alles. Tip: Gebruik de [Reset] knop om het maximale bereik te herstellen, (met de ‘reset’-knop wisselt u automatisch tussen ‘0;99999999’ en ‘0;Z’).


11


Versie 14.4

2.3 Rapporten maken Als u het juiste bereik hebt ingesteld, klikt u op [Start Rapportage].



Indien er één enkele werkgever is geselecteerd, zal direct worden begonnen met het aanmaken van het rapport;



Indien er meer dan een werkgever is geselecteerd, zal eerst worden gevraagd of u wilt doorgaan. Er wordt gemeld hoeveel werkgevers u hebt geselecteerd.

Is het rapportageproces eenmaal in gang gezet, dan ziet u aan de linkerkant de voortgang van het proces.

 Uit hoeveel hoofdstukken het rapport bestaat  Voor hoeveel werkgevers er wordt gerapporteerd  Met welke werkgever hij bezig is  Met welk hoofdstuk

 Hoeveel werkgevers er al zijn verwerkt  Hoeveel werkgevers er nog moeten worden verwerkt  Hoeveel rapporten niet volledig konden worden opgebouwd (alleen van toepassing op de dashboards, zie ook het hoofdstuk over dashboards)

Tip: Met het vinkje ‘Voortgang tonen’ wordt aangegeven welk hoofdstuk wordt verwerkt. Inzicht in de voortgang kan handig zijn, het beïnvloedt echter wel de snelheid waarmee het rapport wordt samengesteld. De voortgang niet tonen bij grote aantallen is het overwegen waard.


12


Versie 14.4

Als de rapportages klaar zijn, dan wordt dit gemeld.

Indien u één enkel rapport hebt samengesteld, kunt u dit rapport direct openen met [Open Rapport]. Hebt u meerdere rapporten gemaakt, dan kunt u alleen de map openen waarin de rapporten zijn opgeslagen [Open Folder].

De elementaire werking is nu duidelijk, in het volgende hoofdstuk wordt ingegaan op de mogelijkheden die u hebt.


13


Versie 14.4

3. De bediening, basishandelingen In dit hoofdstuk worden de verdere mogelijkheden besproken.     

De inhoud van het rapport bepalen; De naam van het rapport bepalen; Plaats instellen waar rapporten worden opgeslagen; Het tijdvak bepalen; Opslaan in Excel of pdf en beveiligen;

3.1.

De inhoud van het rapport bepalen

Een compleet rapport bestaat uit de volgende onderdelen:      

het voorblad; de stamkaart werkgever; aansluitingen (2x); dashboards (2x); de werkkostenregeling (2x); de hoofdstukken.

Bij de eerste vijf onderdelen bepaalt u - door het zetten van vinkjes - of u dat onderdeel opneemt in het rapport. Hoofdstukken aan en uit zetten -> gewoon dubbelklikken Welke hoofdstukken deel uitmaken van het rapport bepaalt u door op een hoofdstuk te dubbelklikken, daarmee wordt deze aan of uit gezet. In één keer alles aan of uit Door gebruik te maken van ‘Alles aan/uit’ worden in een keer alle overzichten aan- of uitgezet.

Links ziet u hoeveel hoofdstukken u hebt geselecteerd. Tip: Bij het aanvinken van de aansluitingen (A1 en A2) en de dashboards (D1 en D2) worden alle hoofdstukken automatisch aangezet die opgenomen zijn in het betreffende onderdeel. Voorwaarde is wel dat de zogenaamde ‘DRAP’-notatie is gebruikt (zie de paragrafen ‘Aansluitingen’ en ‘Dashboards’).


14


3.2.

Versie 14.4

De naam van het rapport bepalen

Per werkgever wordt een rapport gemaakt, de naam waaronder het rapport wordt opgeslagen bepaalt u zelf bij ‘Formaat bestandsnaam’.

U hebt vier coderingen tot uw beschikking bij het samenstellen van de naam van het rapport.    

De code ‘WG’ wordt vervangen door het werkgeversnummer; De code ‘TV’ wordt vervangen door de tijdvakaanduiding; De code ‘BJ’ wordt vervangen door het boekjaar; De code ‘ZN’ wordt vervangen door de zoeknaam.

In dit voorbeeld is het formaat gesteld op ‘WG_BJ_TV_LOONRAPPORT’. De naam van het bestand wordt dan ‘999999_2014_Hele jaar_LOONRAPPORT’, waarbij ‘999999’ het werkgeversnummer is. Tip: De code ‘ZN’ voor de zoeknaam kunt u gebruiken om een koppeling te leggen met andere applicaties als relatiebeheer- of dossiersystemen. Door in Unit4 in de zoeknaam het relatienummer van de andere applicatie op te nemen is een automatisch koppeling eenvoudiger te realiseren. Het rapport wordt dan opgeslagen met het relatie- of dossiernummer van de andere applicatie.

3.3.

Plaats instellen waar de rapporten worden opgeslagen

Per werkgever wordt een rapport aangemaakt. De plek waar de rapporten worden opgeslagen bepaalt u door op [Rapporten opslaan in…] te klikken.

U browset naar de door u gewenste map, de naam van de map wordt automatisch overgenomen.

3.4.

Het tijdvak bepalen

Rapportages kunnen worden ingesteld over delen van het jaar. Dit maakt tussentijdse rapportages mogelijk.

Klik op [Tijdvak] en u komt op het scherm waar u het tijdvak bepaalt.


15


Versie 14.4

De bediening is eenvoudig: In het linkerdeel selecteert u het gewenste tijdvak, rechts wordt getoond waarvoor u hebt gekozen. Er zijn wel enkele regels: 1. Bij kwartaal en maand kunt u meerdere aaneengesloten tijdvakken selecteren; 2. Zie de opmerking onder ‘Huidige selectie’ met betrekking tot de 4-wekenverwerking; Het geselecteerde tijdvak wordt vervolgens getoond in het hoofdscherm en in de linkervoetregel van het rapport weergegeven. Let op: Het gekozen tijdvak is van invloed op de naam van het rapport. Immers de code ‘TV’ is onderdeel van de naamstelling, zie paragraaf 3.2.

3.5.

Opslaan in Excel of pdf en werkbladbeveiliging

U hebt de keuze de rapporten op te slaan in Excel of in pdf. Indien u kiest voor Excel, dan kunt u het rapport beveiligen door het vinkje aan te zetten bij ‘Beveiligen (Excel)’.

‘Beveiligen’ betekent in dit geval dat de ‘werkbladbeveiliging’ wordt aangezet. Dit om te voorkomen dat abusievelijk wijzigingen worden aangebracht (en opgeslagen). Het wachtwoord voor de werkbladbeveiliging stelt u in op het connectieblad aan de rechterkant, standaard is het wachtwoord ‘ffc’. Noot: Indien u kiest voor opslaan in pdf, dan zult u merken dat de hyperlinks van het voorblad niet werken.


16


3.6.

Versie 14.4

Werkmapbeveiliging

Hiervoor hebt u kunnen lezen dat u op het connectieblad het wachtwoord voor de werkbladbeveiliging kunt instellen. Naast de werkbladbeveiliging is er ook een werkmapbeveiliging. Werkmapbeveiliging betekent dat bij het openen van een rapport eerst om een wachtwoord wordt gevraagd. U schakelt de werkmapbeveiliging in door op het connectieblad een wachtwoord op te geven bij ‘Wachtwoord werkmapbeveiliging’.

Standaard is geen wachtwoord en wordt de werkmapbeveiliging niet ingeschakeld.


17


Versie 14.4

4. De bediening, meer instellingen In hoofdstuk 3 hebben we al het een en ander verteld over de inhoud van het rapport. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u nog meer invloed kunt uitoefenen op de inhoud van de verschillende onderdelen. Deze onderdelen zijn:      

Het voorblad; De stamkaart werkgever; Aansluitingen; Dashboards; De werkkostenregeling; De kostprijsprognose.


18


4.1

Versie 14.4

Het voorblad bewerken

Het voorblad wordt als eerste pagina in elk rapport opgenomen en bestaat uit twee onderdelen:

 

Een toelichting of begeleidend schrijven De inhoudsopgave

Omdat het rapport zowel extern (voor relaties) als intern (voor collega’s) wordt ingezet, bepaalt u hier welke van de twee toelichtingen moet worden opgenomen in het rapport.

Klik op [Voorblad] om de toelichtingen aan te passen:

Links en rechts ziet u respectievelijk de externe en de interne toelichting, in het midden de verklaring van de te gebruiken coderingen. Door gebruik te maken van deze coderingen maakt u het voorblad flexibeler: Code [CTP] [AANHEF] [WG] [WGNAAM] [WGEMAIL] [BJ] [DATUM]


Vervanging Contactpersoon van de werkgever Aanhef van de contactpersoon Werkgevernummer De naam van de werkgever Het e-mailadres van de werkgever Boekjaar Huidige datum, korte notatie

19


4.2

Versie 14.4

[LDATUM]

Huidige datum, lange notatie

[TVVAN] [TVTOT]

Begindatum tijdvak Einddatum tijdvak

De stamkaart werkgever instellen

De stamkaart werkgever kunt u zien als een soort ‘voorblad dossier’. Hier wordt alle basisinformatie van de werkgever weergegeven.



Indien u de stamkaart niet wilt opnemen, vinkt u hem uit.

Er zijn 2 bijzonder blokken informatie waar u nog invloed op kunt uitoefenen:

 

Rubrieken en vrije velden Memo

Rubrieken en vrije velden Welke rubrieken worden vermeld legt u vast bij de inrichting van de stamkaart: Klik op [Stamkaart], het volgende scherm verschijnt:

Onder Titel legt u de naam vast van dit hoofdstuk. Onder Rubrieken geeft u aan welke rubrieken worden weergegeven op de stamkaart. ‘Wildcards’ zijn mogelijk zodat u groepsgewijs rubrieken kunt benoemen. Voorbeeld: ‘U4%’ -> alle rubrieken beginnend met ‘U4’ worden opgenomen op de stamkaart.


20


Versie 14.4

Standaard worden geen rubrieken afgedrukt, u dient er dus expliciet voor te kiezen. Memo Met de knop ‘Inclusief memo’ bepaalt u of de memo’s moeten worden weergegeven. Memo’s zijn speciale notities die u in Unit4 vastlegt.

4.3

Samenvatting: aansluitingen en dashboards

Een samenvatting van het rapport wordt weergeven in de aansluitingen en de dashboards.





De aansluiting toont totalen van waarden en bedragen uit het rapport en vergelijkt onderdelen met elkaar om snel inzicht te krijgen in eventuele verschillen. Hiermee wordt het interne (controle)proces ondersteund. Het dashboard is een grafische weergave van de administratie en is daarmee goed in te zetten als managementinformatie richting uw relaties.

Van beiden wordt een standaard inrichting door ons meegeleverd (A1 en D1). Naast de standaard inrichting wordt de mogelijkheid geboden hier een eigen invulling aan te geven (A2 en D2).

4.3.1 Aansluitingen Het onderdeel aansluitingen is primair bedoeld om cijfers uit het rapport ter controle met elkaar te vergelijken. Een mooi voorbeeld hiervan is de aansluiting tussen de journaalpost en de loonaangifte. Direct wordt duidelijk waar verschillen zitten. Naast de controle op aansluitingen wordt hier meer belangrijke informatie uit het rapport getoond. Ook dit verhoogt het inzicht en geeft een goed beeld van de kwaliteit van een administratie. De samenvattingen zijn prima geschikt voor de interne aansluitingen en controles, bijvoorbeeld in de samenstelpraktijk maar ook voor de loonafdeling zelf om de administraties te controleren. Het krijgt daarmee een sterk intern gericht karakter. In de meegeleverde standaard aansluiting (A1) treft u onder meer de volgende onderdelen aan:      

Aansluiting journaal – loonaangifte; Instroom / uitstroom / doorstroom; Kosten; Loonstaat; Vakantierechten; Samenvatting werkkostenregeling.

Of u deze informatie ook deelt met uw werkgevers bepaalt u uiteraard zelf. © FullFinance Consultants

21


Versie 14.4

4.3.2 Dashboards Dashboards geven een administratie grafisch weer. In het standaard meegeleverde dashboard treft u een voorbeeld aan van de mogelijkheden die er worden geboden. Dashboards zijn prima in te zetten bij (advies)gesprekken met uw relaties. De volgende grafieken zijn onderdeel van het standaard dashboard:         

Verdeling naar geslacht; Afspiegelingsbeginsel op basis van leeftijd; Dienstjaren; Verdeling fulltime/parttime; Kostprijs per periode; Personeelsverloop; Werknemers per functie; Werknemers per afdeling; Verlof en verzuim.

4.3.3 Zelf een samenvatting maken of onderhouden 4.3.3.1 Algemeen Samenvattingen - zowel de aansluitingen als de dashboards – worden volgens dezelfde methodiek opgebouwd. We beschrijven hier de algemene werking die voor beide onderdelen toepasbaar is. Het inrichten doet u op een speciaal ontwerpblad. Elke knop (A1/A2, D1/D2 )brengt u naar het corresponderende ontwerpblad. De ontwerpbladen A1 (voor de aansluiting) en D1 (voor het dashboard) zijn door ons al gevuld, daar treft u dus diverse voorbeelden aan die u op de eigen bladen kunt gebruiken. A(ansluitingen) 2 en D(ashboard) 2 zijn leeg en voor beide gelden een paar basisinstellingen: 4.3.3.2

Het werkgebied

In het werkgebied bepaalt u de titel van het hoofdstuk en de werkruimte. U kunt het werkgebied naar eigen inzicht vergroten of verkleinen door regels en kolommen te verwijderen of toe te voegen. Let op: Indien u regels en kolommen toevoegt of verwijdert dient u ook de ‘laatste regel’ en de ‘laatste kolom’ aan te passen. Het werkgebied begint altijd op cel C6, de eerste 5 (kop)regels mogen niet worden verwijderd. © FullFinance Consultants

22


Versie 14.4

De posities van de werkgebied-parameters mogen evenmin worden veranderd. 4.3.3.3 Formules en formulekleuren Om gegevens uit het rapport in de samenvatting te tonen wordt gebruik gemaakt van fomules. Er worden 2 typen formules onderscheiden: 1. DRAP-formules 2. Excelformules DRAP-formules zijn speciale formules die informatie uit het achterliggende rapport ophalen, daarover straks meer. Excelformules zijn formules die door Excel worden bediend. In het onderdeel ‘formulekleuren’ is een basiskleur opgenomen waaraan u kunt herkennen om wat voor soort formule het gaat.

U kunt deze kleuren gewoon aanpassen, de kleuren worden overgenomen op het moment dat u de knop ‘Controleer indeling’ gebruikt. U kunt ze dus ook zonder kleur inzetten, allebei dezelfde kleur geven of uw eigen huisstijl er op toepassen. 4.3.3.4

Controleer instellingen

Met de knop ‘Controleer instellingen’ wordt een aantal controles uitgevoerd:

1. Is de titel juist gevuld? U mag bijvoorbeeld geen bestaande hoofdstuknamen gebruiken. 2. Klopt het werkgebied nog? Zijn de werkgebiedparameters juist gevuld? 3. Klopt de syntax van de DRAP-formules? Indien aan alle voorwaarden wordt voldaan is de samenvatting goed ingericht en zal dat worden gemeld. Bij fouten verschijnt een melding met de aard van de fout en indien van toepassing de cel waarin de fout is geconstateerd. 4.3.3.5

Errors (fouten)

Overigens kan de rapportage wel worden gestart, ook als er fouten in de inrichting zijn. Indien een samenvatting of dashboard fouten oplevert wordt het rapport wel afgemaakt. Als de taak is volbracht wordt gemeld dat er fouten zijn geconstateerd en wordt het foutieve rapport opgeslagen in de foutendirectory die automatisch wordt aangemaakt in de outputmap.


23


Versie 14.4

Door op deze manier met fouten om te gaan kan een opdracht voor meerdere werkgevers wel worden voltooid, ook al zijn er fouten. De foutafhandeling is alleen van toepassing op de samenvattingen, niet op de overige onderdelen uit het rapport. 4.3.3.6

Het werkgebied bewerken

Op het werkgebied hebt u alle vrijheid, u kunt hier doen en laten wat u wilt. Dit geldt bijvoorbeeld voor kolombreedtes, lettertypes, kleuren, celopmaak, et cetera. Hier bepaalt u dus uw huisstijl ook voor de grafieken! Excelformules (beginnend met ‘=’) worden door Excel afgehandeld en daar gaan we hier verder niet op in. In de meegeleverde inrichting op A1 en D1 treft u diverse voorbeelden aan. Vanwege de vrijheid die u hier heeft kunt u dus ook grafieken toepassen, dit vereist wel enige kennis en handigheid van Excel, maar ook hier kunt u weer de kunst afkijken van de twee standaard meegeleverde samenvattingen. 4.3.3.7

DRAP-formules

Een bijzondere formule is de DRAP-formule. Deze is speciaal ontwikkeld om direct informatie uit het rapport op de samenvatting te kunnen tonen. Een DRAP-formule bestaat uit vier volgende onderdelen, gescheiden door een punt-komma (;). DRAP([HOOFDSTUK]; [ZOEKWAARDE…] of [FUNCTIE];[ZOEKKOLOM];[WAARDEKOLOM]

We behandelen ze een voor een. [HOOFDSTUK] De eerste parameter van een DRAP-formule is altijd het hoofdstuk, dit verwijst naar het hoofdstuk waaruit de informatie moet worden opgehaald. Voorbeeld: DRAP(Kostprijs werkgever;;;) De schrijfwijze moet exact overeenkomen (hoofd- of kleine letters maakt niet uit), let wel op te veel of te weinig spaties). [ZOEKWAARDE] of [FUNCTIE] De tweede parameter is óf een ZOEKWAARDE óf een speciale [FUNCTIE]. [ZOEKWAARDE] [ZOEKWAARDE] is de term waar naar in het opgegeven hoofdstuk moet worden gezocht. Dit mag met wildcards (een sterretje (*)). © FullFinance Consultants

24


Versie 14.4

Voorbeeld DRAP(Kostprijs werkgever;Totaal;;) U kunt meerdere zoekwaarden opgeven door deze te scheiden met komma (,). Voorbeeld DRAP(Uitgebreid journaal;500001*,500011*,500021*,500022*,500031*;;) [FUNCTIE] Voor het gebruik van [FUNCTIE] zijn de volgende varianten beschikbaar: [Aantal] en [Waarde], deze moet u ook daadwerkelijk met de blokhaken toepassen. [Aantal] telt het aantal keren dat een bepaalde waarde voorkomt [Waarde] haalt rechtstreeks de waarde uit een bepaalde cel. Voorbeelden: DRAP(Personeelslijst;[aantal];;) DRAP(WKR;[waarde];;) [ZOEKKOLOM] De derde parameter verwijst naar de kolom waarin moet worden gezocht. Voorbeeld: DRAP(Kostprijs werkgever;Totaal;B;) [WAARDEKOLOM] De vierde parameter verwijst naar de kolom waaruit de waarde moet worden opgehaald op de regel waarin de [ZOEKKOLOM] is gevonden. Voorbeeld: DRAP(Kostprijs werkgever;Totaal;B;P) De formule is nu volledig. Deze formule haalt uit het hoofdstuk ‘Kostprijs werkgever’ de waarde van Kolom P indien in Kolom B de tekst ‘Totaal’ voorkomt. Tip: Gebruik de knop ‘Controleer indeling’ om te controleren of een formule voldoet aan de eisen.


25


4.4

Versie 14.4

De werkkostenregeling

Op 1 januari 2015 is de werkkostenregeling voor alle werkgevers definitief ingevoerd. Met dit hoofdstuk monitort u de werkkostenregeling gedurende het jaar en hebt u na afloop van het jaar een overzicht van de wijze waarop de werkkostenregeling is toegepast.

In het rapport wordt zowel een verkorte als een uitgebreide variant van de WKR geboden. In de uitgebreide variant zijn zo’n honderd wkr-gerelateerde posten voor gedefinieerd. Zowel de korte als de uitgebreide variant bestaat uit een drietal onderdelen.   

Forfaitaire ruimte Salarisadministratie Financiële administratie.

Het onderdeel ‘Financiële administratie’ wordt anders opgebouwd afhankelijk van de keuze (Verkort of Uitgebreid) die u maakt. 4.4.1

Forfaitaire ruimte

Fiscaal loon huidig jaar Op basis van het fiscaal loon (actuele stand voor de geselecteerde perioden) wordt de forfaitaire ruimte weergegeven voor het huidige jaar. Op basis van de kosten (meetellend voor het forfait) uit de salarisadministratie en de financiële administratie wordt de nog beschikbare ruimte en eventuele eindheffing berekend. Fiscaal loon vorig jaar Op basis van het ‘fiscaal loon vorig jaar’ wordt de forfaitaire ruimte weergegeven voor het huidige jaar. Op basis van de kosten (meetellend voor het forfait) uit de salarisadministratie en de financiële administratie wordt de nog beschikbare ruimte en eventuele eindheffing berekend. Indien de periodeselectie niet het volledig jaar betreft, of in geval van selectie van het hele jaar maar het hele jaar is nog niet verwerkt in de salarisadministratie, wordt voor het resterend deel van het jaar een prognose gemaakt van het fiscaal loon en de kosten uit de salarisadministratie. Prognose resterend deel jaar Voor de resterende perioden van het jaar wordt een prognose voor het fiscaal loon gemaakt op basis van het fiscaal loon (normaal tarief) uit de laatst bekende periode, vermenigvuldigd met het aantal perioden in het restant van het jaar. De prognose van de kosten uit de salarisadministratie wordt gemaakt op basis van de looncomponenten (vallend onder het forfait) voorkomend in de laatst berekende periode.


26


Versie 14.4

Voor de kosten uit de financiële administratie wordt geen prognose gemaakt. Indien gewenst vult u het prognosebedrag in op de regel ‘Prognose resterend deel jaar’. Prognose volledig jaar De prognose voor het volledig jaar is het totaal van de regels ‘Fiscaal loon huidig jaar’ en ‘Prognose resterend deel jaar’. 4.4.2

Salarisadministratie

In het onderdeel salarisadministratie worden alle onbelast verstrekte vergoedingen getoond, waarbij de vergoedingen vallend onder het forfait worden ingedeeld in de categorie ‘Forfait’ en het bedrag geteld in de kolom ‘Kosten forfait’. Of een onbelast verstrekte vergoeding valt in de categorie Forfait wordt bepaald door de informatierubriek U4LA156 ‘Wkr kosten’ in Unit4 Personeel en Salaris. 4.4.3

Financiële administratie

In het onderdeel financiële administratie vult u zelf de aanvullende personeelskosten in die vallen onder de werkkostenregeling. U geeft aan tot welke categorie de kosten behoren. U hebt hier 4 keuzes: ‘Forfait’, ‘Nihilwaardering’, ‘Vrijgesteld’ en ‘Intermediair’. Kiest u voor ‘Forfait’, geef dan ook het geldende btw-percentage op. Op basis hiervan worden de kosten ten laste van het forfait bepaald. Indien in de loonaangifte reeds overgedragen bedragen uit de financiële administratie zijn opgegeven wordt dit weergegeven als bovenste regel in het onderdeel financiële administratie. 4.4.4

Instellingen WKR, verkort en uitgebreid

In de rapportage wordt op de tabbladen ‘WKR verkort’ en ‘WKR uitgebreid’ een voorzet vastgelegd voor de personeelskosten vallend onder de werkkostenregeling. Deze posten worden bij het aanmaken van de rapportage automatisch overgenomen in het onderdeel financiële administratie in de corresponderende WKR hoofdstukken. WKR Verkort In het geval van ‘WKR verkort’ vult u het schema zelf met de voor u relevante default posten uit de financiële administratie. U geeft hierbij de omschrijving (en eventueel de grootboekrekening), de WKR categorieën en het btw-percentage op. WKR Uitgebreid In het geval van ‘WKR uitgebreid’ is het schema voor-ingevuld op basis van het RGS (Referentie GrootboekSchema). De posten zijn in het schema gegroepeerd naar onderwerp (dit in tegenstelling tot het RGS waar de posten zijn gegroepeerd naar de WKR categorie). Eventueel past u het uitgebreide schema aan naar eigen inzicht door teksten te veranderen of regels toe te voegen of te verwijderen. In het onderdeel ‘Laatste regel’ geeft u de laatste regel van het schema op. Dit voor als u bijvoorbeeld regels heeft toegevoegd of verwijderd. © FullFinance Consultants

27


Versie 14.4

Vrije tekst Daarnaast geeft u in het onderdeel Vrije tekst een tekst op die wordt weergegeven indien er sprake is van te betalen eindheffing op basis van de actuele gegevens.

4.5

De kostprijsprognose beïnvloeden

De laatste twee hoofdstukken van het rapport gaan over kostprijsprognoses.

Hierin wordt de kostprijs doorgerekend tot het eind van het jaar. Door gebruik te maken van de hyperlink oefent u invloed uit op de wijze waarop de gegevens worden doorgerekend.

In het bovenste gedeelte legt u een eventuele verhoging vast met daaraan gekoppeld de periode wanneer de verhoging in gaat. In het onderste gedeelte worden looncomponenten uitgesloten voor doorberekening. Op deze wijze worden incidentele kosten niet doorbelast.


28


Versie 14.4

Tot aan de periode van verhoging worden de kosten van de laatst berekende periode overgenomen in de achterliggende periode(n). Vanaf de periode van verhoging worden de nieuwe berekende waarden weergegeven op basis van het ingegeven percentage. Een en ander wordt verduidelijkt door gebruik te maken van verschillende steunkleuren (zie voorbeelden).

Voorbeeld: cao-verhoging 2% vanaf periode 7. In dit voorbeeld ziet u dat werknemer 0002 tot en met periode 4is verwerkt. Periode 5 en 6 worden zonder verhoging doorgerekend, periode 7 word7 doorberekend met een verhoging van 2%. In periode 8 gaat deze werknemer uit dienst, dat ziet u aan de paarse balk in de periode aanduiding.

Eenvoudig te beïnvloeden Het is eenvoudig een eigen doorberekening te maken: door bedragen in de laatste berekende naar eigen inzicht aan te passen. De doorberekening vindt automatisch en direct plaats.


29


Versie 14.4

5. Tot slot Deze rapportage is tot stand gekomen op basis van de behoeften, ervaringen en de aanwijzingen die wij hebben gekregen vanuit de dagelijkse accountancypraktijk. Wij verwachten dat de rapportages zich blijven ontwikkelen en vragen daarbij om uw medewerking. Indien u suggesties hebt of op- of aanmerkingen hebt of anderszins uw ervaringen met ons wilt delen, geef die dan a.u.b. aan ons door. Alles wat kan bijdragen tot een verdere ontwikkeling en verbetering achten wij zeer waardevol en wij zien ons graag gevoed door de praktijkspecialisten en ervaringsdeskundigen, u dus!

5.1

Een aantal praktische tips

Vanuit de praktijk is ons gebleken dat de rapportages op een aantal vlakken worden ingezet. Deze willen wij u niet onthouden 1. Interne overdracht om de aansluiting met de jaarrekening te controleren. Medio januari/februari/maart – als het loonjaar is afgesloten – wordt de informatie verzameld en aangeboden aan de samenstellers van de jaarrekening. De eerste intentie is dan ook geweest hier een compleet en tijdsbesparend instrument voor te zijn. 2. Al gauw is gebleken dat het tussentijds samenstellen van de rapporten ook zijn meerwaarde heeft. Na introductie van deze mogelijkheid kunnen we constateren dat de rapportages nu het hele jaar door intensief worden gebruikt. 3. Extern, als bespreekinstrument met uw relaties. Bij bepaalde groepen klanten worden cijfers tussentijds besproken. Het is dan prettig een dergelijk compleet rapport bij de hand te hebben. U kunt uw relaties frequenter van informatie voorzien. 4. Kostprijsprognoses Met de introductie van de kostprijsprognoses is de drempel verder verlaagd een verwachtingspatroon gedegen te onderbouwen. 5. Ter vervanging van de informatiefuncties binnen Unit4. Met deze rapportage bent u in staat snel gecombineerde overzichten te maken, veel sneller dan met Unit4. Hiermee wordt salarisinformatie direct toegankelijk voor collega’s die wel graag informatie uit de salarisadministratie willen, maar niet thuis zijn in de applicatie, niet met de informatieverkenner overweg kunnen of slechts beperkte toegang hebben. 6. Als acquisitiemiddel, voor prospects met wie u in gesprek bent, kan het een belangrijke overtuigende waarde hebben. En misschien zijn er wel meer toepassingen denkbaar. We horen het graag van u!


30


5.2

Versie 14.4

Tips die de snelheid beïnvloeden

Onder normale omstandigheden mag u ervan uitgaan dat zo’n 2 tot 3 rapporten per minuut worden gemaakt. Uiteraard gaat een werkgever met 1 werknemer sneller dan een werkgever met 50 werknemers. De volgende tips kunnen tot versnelling leiden of anderszins onnodige vertraging tegengaan: 1. Kies de juiste printer Een methode om de snelheid te testen is alleen even de stamkaart werkgever op te roepen voor een enkele werkgever. Dit mag slechts een fractie van een seconde duren. Duurt dit aanmerkelijk langer dan kan dit met de printersettings te maken hebben. Kies eens voor een andere printer, bijvoorbeeld een pdf-printer en stel vast of dit de snelheid beïnvloedt. Oorzaak ligt in het opbouwen van een aantal grafische elementen in de kop- en voetregel, dit kan sterk verschillen per printer. 2. Voortgang (niet) tonen Indien u meerdere werkgevers tegelijk rapporteert, zet dan het vinkje bij ‘voortgang’ tonen uit. Dit scheelt ongeveer een derde van de tijd. En bij grote hoeveelheden werkgevers is het tonen van de hoofdstukken niet altijd relevant. 3. Kostprijsprognose niet in het jaarwerk opnemen Indien u het jaarwerk gaat draaien, overweeg dan de beide kostprijsprognoses niet op te nemen in het rapport, dit voegt immers niets toe: er hoeft niet meer geprognosticeerd te worden en elk hoofdstuk dat wordt verwerkt kost tijd. 4. Minder is meer (snelheid) U kunt uit punt 3 direct afleiden dat de snelheid positief wordt beïnvloed naarmate het aantal hoofdstukken minder wordt. Bepaal daarom zorgvuldig welke hoofdstukken u wilt opnemen. Dit geldt ook voor de managementsamenvatting: is het werkelijk noodzakelijk dat uw relaties deze ontvangen? Overweeg de samenvatting alleen te gebruiken bij de interne route. 5. Kies het juiste logo Gebruikt u een logo? Zorg dan voor een zo klein mogelijke variant (in Kbytes). Let er ook op dat het logo ‘dicht’ bij het rapportprogramma staat, zodat het bijvoorbeeld niet telkens vanaf een externe netwerkschijf wordt gehaald. 6. ‘Lokaal’ opslaan Sla de rapporten in eerste instantie op een ‘lokale’ schijf op. En met lokaal wordt bedoeld op het lokale netwerk. Mocht u de rapporten bijvoorbeeld vanaf een hostingcentrum naar uw eigen omgeving willen halen, sla ze dan eerst op bij de hostingpartij en breng ze daarna bijvoorbeeld gezipt over.


31

Handleiding Rapportage Unit4 Salaris Versie 14.4

Recommend Documents