1 Inleiding Versie 14.6 is de laatste versie die u van ons ontvangt voor het rapporteren over In deze versie wordt u de mogelijkheid geboden de extra ...
Inleiding Versie 14.6 is de laatste versie die u van ons ontvangt voor het rapporteren over 2014. In deze versie wordt u de mogelijkheid geboden de extra gewerkte uren mee te laten tellen bij de berekening van de fte’s. Tevens is een oplossing gevonden voor de ‘errors’ die soms optraden bij het samenstellen van de dashboards. En u treft een aantal tips aan, leest u deze vooral goed door!
Inhoud 1.
Nieuwe functionaliteiten en wijzigingen ....................................................................................................... 2
2.
Aansluiting en dashboard ............................................................................................................................. 4
3.
Tips, trucs en andere wetenswaardigheden ................................................................................................ 5
1. Nieuwe functionaliteiten en wijzigingen De handleiding staat online Vanaf nu leveren we geen aparte handleiding meer, een actuele versie van de handleiding roept u op door op het ?-symbool te klikken in het midden van uw scherm naast de versie aanduiding. Aan de rapportage is een directe link naar de handleiding toegevoegd.
Hoofdstuk Werkkostenregeling, verkort en uitgebreid - In het blok salarisadministratie worden, naast de netto vergoedingen, ook de periodecomponenten getoond waarvoor de referentie (in Unit4) is ingesteld als ‘WKRJ’. Dit om looncomponenten van het type ‘Loon in natura’ die deel uitmaken van de werkkostenregeling ook te tonen. - In het blok salarisadministratie worden de looncomponenten toegekend aan het ‘Forfait’ op basis van aanwezigheid in de informatierubriek ‘U4LA156’ in Unit4. Hierbij wordt nu ook rekening gehouden met de indicatie die aangeeft of het werknemersdeel of werkgeversdeel moet worden geteld. Hoofdstuk Reserveringen werknemer - In het overzicht reserveringen werknemer wordt ook in het geval van loonschalen het uurloon vermeld. - Van de reservering ‘Tijd voor tijd’ (looncomponenten 900073 en 900193) wordt het saldo getoond in de kolom Uren (conform vakantiedagen en –uren). Hoofdstuk Contracten Bij het gebruik van loonschalen wordt het uurloon getoond (indien er sprake is van berekende periodes). Hoofdstuk fte-overzicht Aan het fte-overzicht is de kolom ‘Extra uren’ toegevoegd. Deze gebruikt u om extra verloonde uren mee te tellen in de bepaling van de fte voor een werknemer. Welke looncomponenten geteld moeten worden als ‘Extra uren’ wordt bepaald door de informatierubriek ‘GEARFTE1’ in Unit4. Voor alle looncomponenten die voorkomen in de genoemde informatierubriek geldt dat de inputwaarde van de looncomponent wordt geteld als ‘Extra uren’. U voegt de informatierubriek GEARFTE1 op de volgende wijze toe aan Unit 4: -
Ga naar Onderhoud | Informatiebeheer | Rubriek Kies voor ‘Nieuw’ Vul in: o Rubriek = GEARFTE1 o Omschrijving = GEAR – Extra uren ten behoeve van fte-berekening Kies voor Opslaan
Let op: indien u een eigen aansluiting of dashboard hebt gemaakt dient u deze wellicht aan te passen. Met name indien u verwijst naar kolommen uit de personeelslijst die na de roepnaam worden weergegeven. Door het toevoegen van de kolom Roepnaam schuiven de kolommen een plaats naar rechts. Naamsvermelding In de overzichten fte en auto van de zaak wordt de naam van de werknemer getoond conform de instelling ‘Gebruik naam’ in Unit 4. Dit is gelijk aan de andere overzichten in de rapportage waar werknemers worden getoond. Hoofstukken Premieoverzicht werknemer en werkgever Regeling ‘U4BEL32 BEL – Reiskosten woon-werk’ wordt uitgesloten van de premieoverzichten werknemer en werkgever.
2. Aansluiting en dashboard In de hoofdstukken aansluitingen en dashboard(s) wordt een samenvatting gegeven van het rapport. Naast de standaard aansluiting en dashboard kunt u een eigen aansluiting en dashboard inrichten. De standaard aansluiting (A1) en dashboard (D1) worden door ons geleverd en onderhouden. Indien u hier wijzigingen heeft gemaakt worden die bij het overnemen van de instellingen niet meegenomen. De instellingen van de eigen aansluiting (A2) en dashboard (D2) blijven wel bewaard. Tip: Op de eigen aansluiting bent u eenvoudig in staat bijvoorbeeld een checklist te maken van onderdelen welke u gecontroleerd wilt hebben in het samenstelproces. Te vergelijken bedragen kunt altijd van de voorbeeld aansluiting kopiëren. Zo ontstaat een op maat gemaakte checklist.
3. Tips, trucs en andere wetenswaardigheden Zeer waarschijnlijk gaat u binnenkort het jaarwerk draaien. En misschien doet u dat wel voor een grote groep werkgevers tegelijkertijd. De volgende tips kunnen u daarbij helpen. Algemeen Draai eerst een keer proef, zet de rapportages ’s nachts een keer aan om u een beeld te vormen over de snelheid en de omvang. Dan weet u zeker of alles storingsvrij verloopt. Snelheid en omvang Onder normale omstandigheden is het systeem in staat 100 – 150 rapporten per uur (2 -3 per minuut) samen te stellen. Dit is een gemiddelde. Grote administraties duren iets langer, kleine iets korter. Qua omvang (schijfruimte) dient u rekening te houden met de volgende waarden: Werkgevers 1 100 500 1.000 5.000 10.000
Excel
PDF
0,25 MB 25 MB 125 MB 250 MB 1,25 TB 2,5 TB
1 MB 100 MB 500 MB 1,25 TB 5 TB 10 TB
MB = Megabyte TB = Terabyte
De volgende tips komen de snelheid ten goede: - Zet hoofdstukken die u niet wilt gebruiken uit, voor het jaarwerk voegt de kostprijsprognose bijvoorbeeld niets toe - Selecteer de juiste printer, niet elke printer is even snel met het afhandelen van opmaak - Schakel de kop- en voetregels uit - Opslaan in Excel is sneller dan opslaan in pdf - Schakel de optie ‘Voortgang tonen’ uit - Sla de rapporten op, op het zelfde filesysteem als het programma zelf.
