HANDLEIDING PERSONEEL & SALARIS ONLINE2
1
INLEIDING ............................................................................................ 1-5
2
STARTEN MET UNIT4 PERSONEEL & SALARIS ONLINE .......................... 2-7 2.1
Inloggen ................................................................................................ 2-7
2.2
Startscherm hoofdmenu .......................................................................... 2-7
2.2.1
Menubalk met de standaardkeuzen ........................................................... 2-9
2.2.2
Taalkeuzen binnen Unit4 Salaris Online...................................................... 2-9
2.2.3
Uitlog- en helpfunctie ............................................................................ 2-10
2.2.4
Mutatieoverzicht ................................................................................... 2-10
2.2.5
ESS transactieoverzicht ......................................................................... 2-11
2.2.6
Menu Favorieten ................................................................................... 2-11
2.2.7
Instructievideo’s ................................................................................... 2-11
2.3
Berichten .............................................................................................. 2-12
2.4
Filter .................................................................................................... 2-12
2.4.1
Filter In- uitdienst en toekomstig ............................................................ 2-12
2.4.2
Filter per kolom .................................................................................... 2-13
2.5
Kolommen ............................................................................................ 2-13
2.5.1
Sorteren kolommen ............................................................................... 2-13
2.5.2
Toevoegen kolommen............................................................................ 2-13
2.5.3
Aantal resultaten .................................................................................. 2-14
3
NIEUWE WERKNEMER ......................................................................... 3-15 3.1
Aanmaken nieuwe werknemer ................................................................. 3-15
3.1.1
Personalia ............................................................................................ 3-15
3.1.2
Dienstverband ...................................................................................... 3-16
3.1.3
Contract .............................................................................................. 3-18
3.1.4
Fiscaal ................................................................................................. 3-21
3.1.5
Betaalwijzen ......................................................................................... 3-21
3.2
Regelingen en Looncomponenten............................................................. 3-23
3.2.1
Regelingen koppelen, activeren en muteren ............................................. 3-23
3.2.2
Vaste componenten koppelen, activeren en muteren ................................. 3-24
3.3
Wijzigen bestaande werknemer ............................................................... 3-26
3.4
Werknemer uit dienst melden.................................................................. 3-26
3.5
Afdrukken stamkaart.............................................................................. 3-27
3.6
Exporteren overzicht werknemers in Excel ................................................ 3-28
1-2
4
INVOEREN MUTATIES .......................................................................... 4-30 4.1
Selectie periode..................................................................................... 4-30
4.2
Periodemutaties .................................................................................... 4-31
4.2.1
Werknemer - Component ....................................................................... 4-31
4.2.2
Werknemer - Dagensoort ....................................................................... 4-33
4.2.3
Component - Werknemer ....................................................................... 4-34
4.2.4
Dagensoort - Werknemer ....................................................................... 4-35
4.2.5
Regelinvoer .......................................................................................... 4-36
4.3
Weekmutaties (optioneel) ...................................................................... 4-37
4.3.1
Selectie week ....................................................................................... 4-38
4.3.2
Selectie werknemer ............................................................................... 4-38
4.3.3
Weekmutaties ...................................................................................... 4-38
4.4
Herintreding.......................................................................................... 4-39
4.5
Aanmaken subdienstverband................................................................... 4-39
4.6
Controleoverzicht mutaties ..................................................................... 4-40
5
INDIENEN MUTATIES .......................................................................... 5-41 5.1
6
Verwerken online transacties door uw accountant ...................................... 5-43 MEDEWERKERDOSSIER EN WERKGEVERDOSSIER (OPTIONEEL) ......... 6-44
6.1
documenten in medewerker- en/of werkgeverdossier raadplegen ................ 6-44
6.1.1 7
Een document toevoegen ....................................................................... 6-44
BELASTINGDIENST (ACCORDEREN OPTIONEEL) ................................. 7-47 7.1
8
Loonaangiften raadplegen en accorderen .................................................. 7-47 VERWERKING PERIODEBEREKENINGEN (OPTIONEEL) ........................ 8-49
8.1.1
Loonrun voorbereiden ............................................................................ 8-50
8.1.2
Loonrun verwerken ............................................................................... 8-50
8.1.3
Loonrun afsluiten .................................................................................. 8-50
8.1.4
Loonrun verwijderen.............................................................................. 8-50
8.2
Nieuwe aanvraag ................................................................................... 8-50
8.3
Aanvraag .............................................................................................. 8-51
9
PERSONEELSINFORMATIE (OPTIONEEL) ............................................. 9-52
10
VERZUIM (OPTIONEEL) ..................................................................... 10-52
11
ESS TRANSACTIES (OPTIONEEL)....................................................... 10-52
12
BEHEER (OPTIONEEL) ....................................................................... 10-52
1-3
1-4
1
INLEIDING
Speciaal voor het midden- en kleinbedrijf heeft Unit 4 een uitvoerige internetmodule, waarmee u direct toegang hebt tot uw eigen salaris- en personeelsadministratie bij uw accountant, (externe) salarisverwerker of administratiekantoor. Waar in de handleiding uw accountant staat kunt u ook lezen (externe) salarisverwerker of administratiekantoor. Uw accountant draagt zorg voor een juiste inrichting en u geeft zelf eventuele personeels- en periodemutaties in. Zodra de mutaties zijn vastgelegd en akkoord bevonden, wordt overgegaan tot de verwerking ervan. Salaris Online is modulair van opzet en afhankelijk van de gekozen opties, kunt u: personeels- en periodemutaties ingeven; periodegegevens in PDF raadplegen en printen; uw periodeoutput als salarisstroken en betaalbestanden zelf vervaardigen; de loonaangifte inzien en doorsturen naar de Belastingdienst; arbeidscontracten, kopie ID-bewijzen en andere stukken online archiveren, zodat u een volwaardig digitaal personeelsdossier opbouwt; genereren van personeelslijsten in Excel; gebruik maken van de module personeelsinformatie met registratiemogelijkheden voor waarschuwingsadressen, partner- en kindergegevens, opleidingsgegevens, et cetera; registratie van verlof en verzuim; Employee Self Service (ESS). De optie ESS valt buiten de scoop van deze notitie. Meer concreet worden bovenstaande pakketmogelijkheden aangeboden in de vorm van de volgende pakketten: Compleet Inzage Lite Basis Plus √ √ Werknemer √ √ √ Eerstedagsmelding √ Kopiëren werknemer √ √ √ Personeelsinformatie √ √ √ Leaseregistratie √ √ √ Dossier √ √ √ √ Periodemutaties √ Weekmutaties √ √ √ √ Regelinvoer √ √ √ √ √ √ Loonaangifte (en EDM) √ √ √ √ √ Rapportages √ √ √ √ √ Documentarchief √ √ √ √ Upload documenten √ Periodeverwerking √ √ Verzuim √ √ Ziekte √ √ Verlof √ √ √ √ √ Beheer Informeer bij de start met Salaris Online altijd naar de aanvullende mogelijkheden als: het mailen van periodeoutput naar uw werknemers; automatische mailsignaleringen en/of; Dergelijke opties maken Salaris Online mogelijk nog interessanter voor u! 1-5
1-6
2
STARTEN MET UNIT4 PERSONEEL & SALARIS ONLINE
2.1 I N L O G G E N Start (bij voorkeur) Google Chrome of Internet Explorer en ga naar de aangewezen webpagina voor 'UNIT4 Personeel & Salaris Online'.
In het login scherm voert u uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Vervolgens klikt u op OK of geeft Enter. Nadat u op OK hebt geklikt komt u in het hoofdscherm. Wanneer u bent ingelogd in de online module en er vindt gedurende een bepaalde tijd geen activiteit plaats, dan wordt uit veiligheidsoverwegingen de sessie automatisch afgesloten. U krijgt dan de melding Uw sessie is gestopt door een time-out. Opnieuw inloggen! te zien in het welkomstvenster. 2.2 S T A R T S C H E R M
HO OFDMEN U
In het hoofdvenster ziet u de beschikbare menukeuzen, een overzicht van transacties in bewerking en recente berichten. Waar u zich ook in Unit4 Online bevindt, u kunt altijd terugkeren naar het hoofdmenu door op het Unit4 logo linksbovenin het scherm te klikken.
Indien u voor meerdere werkgevers (administraties) geautoriseerd bent, kunt u in het scherm Werkgever de administratie selecteren waarvoor u gegevens wilt onderhouden.
2-7
U kun de werkgever ook wijzigen rechtsbovenin het scherm.
Op de startpagina vindt u verder (afhankelijk van de modules die voor u beschikbaar zijn): - Een menubalk met de standaardkeuzen; - Een keuze voor de taal waarin Unit4 Online gepresenteerd wordt; - De uitlogfunctie; - Het Mutatieoverzicht; - Het ESS transactieoverzicht; - Het overzicht favorieten; - Een aantal instructievideo’s.
2-8
2.2.1 Menubalk met de standaardkeuzen
Via deze menubalk kunt u direct naar het gewenste programma onderdeel navigeren.
Maar u kunt ook op een onderdeel van de Menubalk klikken waardoor u eerst het scherm van het gekozen onderdeel opent. Zoals in de afbeelding hieronder.
2.2.2 Taalkeuzen binnen Unit4 Salaris Online Op het moment van verschijnen van deze handleiding is het mogelijk te kiezen uit Nederlands en Engels. Doel is om hier ook de taalkeuze Duits beschikbaar te maken.
2-9
2.2.3 Uitlog- en helpfunctie
Op dit moment is alleen de uitlogfunctie beschikbaar. Doel is om in deze balk ook de helpfunctie beschikbaar te stellen. 2.2.4 Mutatieoverzicht In het Mutatieoverzicht worden zogenoemde transactieregels getoond, welke verwijzen naar onderhanden mutaties.
Achtereenvolgens ziet u: - Laatste wijziging beschrijving van de ingevoerde mutatie. Door op de pijltjesknop achter een transactieregel te klikken, opent u het bijbehorende scherm met de detailgegevens. Afhankelijk van de status van de transactie kunt u hier nog gegevens wijzigen en opnieuw opslaan. - Status de status van de transactie, bijv. Ingegeven of Akkoord voor verwerking. - Acties wanneer de mutatie nog moet worden ingediend, dan kunt u door te klikken op indienen direct naar de betreffende mutatie gaan om deze in te dienen. Meer over het indienen van mutaties leest u hoofdstuk 5. 2-10
2.2.5 ESS transactieoverzicht
De optie ESS Employee Self Service valt buiten de scoop van deze notitie. De module is in deze versie nog niet beschikbaar. 2.2.6 Menu Favorieten In het overzicht favorieten staan een aantal voorgeselecteerde functies. Deze kunnen niet worden uitgebreid met eigen favorieten.
2.2.7 Instructievideo’s Er zijn voor u een aantal instructievideo’s beschikbaar gesteld over bepaalde onderdelen van Salaris Online. Wanneer een video bekeken is, verschijnt deze niet meer standaard in het overzicht op de Homepagina. Deze kunnen weer zichtbaar gemaakt worden met de knop ‘Toon reeds bekeken’.
2-11
2.3
BERICHTE N
Via het pad Administratie – Berichten – Bericht kunt u een bericht aan uw accountant zenden. Als de berichtenoptie wordt geboden, dan moet u er rekening mee houden dat eventuele berichten pas worden gelezen als wordt gestart met de periodieke verloning. Het geniet de voorkeur om e-mailberichten te gebruiken als u direct vragen aan uw accountant wilt stellen! In het berichtenarchief kunt u alle berichten tussen u en uw accountant (her)lezen. U kunt hierbij een datum invoeren om alleen de berichten vanaf die datum te tonen. Bij de opties geeft u aan welke type bericht u wilt zien: Ontvangen berichten of Verzonden berichten. In het venster ziet u een verkorte weergave van de berichten: de code, het type, de datum, de status en het bericht. Bericht administrateur Dit is een bericht aan u afkomstig van uw accountant. U kunt het bericht beantwoorden, verwijderen of de status van het bericht aanpassen. Bericht Werkgever Dit is een bericht dat u aan uw accountant stuurt. Klik op Nieuw om een nieuw bericht aan te maken. Type de tekst van het bericht en klik op Opslaan om het bericht te bewaren. Het bericht krijgt vervolgens de status Bericht niet gelezen. De status verandert naar Bericht gelezen op het moment dat uw accountant het bericht heeft gelezen. U verwijdert een bericht door het bericht te selecteren en vervolgens op Verwijderen te klikken. De details van het bericht worden getoond wanneer u op de pijltjesknop achter de berichtregel klikt. 2.4
FI LTER
Met een filter kunt u alleen de werknemers/ looncomponenten of andere zaken selecteren, die aan de door u gestelde voorwaarden voldoen. 2.4.1 Filter In- uitdienst en toekomstig Met het in/uit dienst filter kunt u de werknemers selecteren die: - Op dit moment in dienst zijn (vink alleen het vakje in dienst aan) 2-12
-
Op dit moment in dienst zijn of nog in dienst komen (vink het vakje in dienst en toekomstig aan) Op dit moment in dienst zijn en werknemers die reeds uit dienst zijn (vink het vakje in dienst en uit dienst aan) Dit jaar uit dienst zijn of nog in dienst komen (vink het vakje toekomstig en uit dienst aan) Dit jaar uit dienst zijn getreden (vink het vakje uit dienst aan) Nog in dienst komen (vink het vakje toekomstig aan) Alle werknemers (vink alle vakjes aan)
2.4.2 Filter per kolom Met de velden onder de kolomkopjes kunnen in onderstaand voorbeeld de werknemers nog verder gefilterd worden. In onderstaand voorbeeld zijn door middel van deze filters de werknemers geselecteerd waarbij een 1 in het personeelsnummer voorkomt EN die een e voorkomt in de naam van de werknemer EN een a hebben in hun roepnaam.
2.5
KO LO M MEN
2.5.1 Sorteren kolommen De regels van een overzicht kunnen op basis van de waarden in een bepaalde kolom gesorteerd worden (van laag naar hoog A/Z of numeriek) door op de kolom-kop te klikken. Wanneer u nogmaals op deze kolom-kop klikt dan worden de waarden in deze kolom van hoog naar laag gepresenteerd.
2.5.2 Toevoegen kolommen In het keuzevenster kolommen verschijnt door het aanklikken van het pijltje ernaast een dropdown-menu waarin de getoonde kolommen zijn aangevinkt. In dit menu kunnen desgewenst kolommen worden toegevoegd of weggelaten door het aan- en uitzetten van de vinkjes.
2-13
2.5.3 Aantal resultaten In het keuzevenster aantal resultaten verschijnt door het aanklikken van het pijltje ernaast ook een dropdown-menu. In dit menu kan desgewenst gekozen worden voor meer of minder zichtbare resultaten per pagina.
2-14
3
NIEUWE WERKNEMER 3.1
AANMA KEN
N IEU WE WER KNE MER
Het aanmaken van een nieuwe medewerker kan door te klikken op:
Deze functionaliteit is op een aantal plaatsen in het programma te vinden. -
Op de startpagina onder het kopje ‘Favorieten’. Op het hoofdscherm ‘Medewerker’ onder het keuzemenu. Op alle onderliggende schermen van het ‘Medewerker’-menu.
3.1.1
Personalia
In het eerste scherm geeft u de personalia van de nieuwe werknemer in. Het werknemernummer wordt vermeld in het veld werknemer. In overleg met uw salarisadministrateur geeft u zelf personeelsnummers uit of wordt er door het systeem automatisch een nummer toegekend. In het laatste geval kunt u zelf geen werknemernummer ingeven. Wanneer u kiest voor ‘Nieuwe medewerker toevoegen’, dan wordt onderstaand invoerscherm geopend.
3-15
De velden waar een * achter staat zijn verplichte velden. U kunt niet naar het volgende invulscherm zonder deze velden te vullen. In het scherm personalia kunt u er voor kiezen om de adresgegevens in te vullen door het vakje voor Adres in te vullen. Wanneer u hier niet voor kiest, dan moet u deze gegevens later invullen via Medewerker – Algemeen – Personalia. Om naar een volgend tabblad te gaan kies: N.B.: wanneer niet alle verplichte velden gevuld zijn, dan is het niet mogelijk om verder te gaan. Om terug te gaan naar een voorliggend tabblad kies:
3.1.2 Dienstverband Indien u de gegevens van een nieuwe werknemer invoert wordt de ingangsdatum ingesteld op de huidige datum. Vul de datum in dienst van de nieuwe werknemer in. Bij het opslaan van de gegevens wordt de ingangsdatum aangepast aan de datum in dienst.
3-16
In het Dienstverbandscherm verdienen een aantal velden extra aandacht.
Contractnummer en omschrijving zijn puur registratief. U kunt hier uw contractnummer en eventueel een korte toelichting opnemen. In het veld anciënniteitdatum geeft u een eventuele oude indienstdatum van een werknemer in, indien die datum van belang is voor de opbouw van de dienstjaren van een werknemer. In praktijk wordt dit veld gevuld bij bedrijfsovernames en er sprake is van opvolgend werkgeverschap. De datum uit dienst vult u bij voorkeur niet. Tenzij op voorhand 100% zeker is dat een werknemer per deze datum uit dienst zal treden. Zodra de uitdienstdatum is verstreken, worden er geen lonen meer vervaardigd voor deze werknemer. Door gebruik te maken van het model werknemer kunt u de invoer aanzienlijk vereenvoudigen. Aan de hand van het werknemermodel worden een groot aantal velden automatisch gevuld. Dit zal door uw accountant worden ingericht. Het veld jaarloon MOET u vullen. Dit veld wordt gebruikt voor de bepaling van het percentage bijzonder tarief. In het veld jaarloon geeft u het bedrag op aan loon voor loonheffing dat de werknemer in voorgaand jaar heeft ontvangen. Is dat bedrag niet bekend, dan geeft u een schatting van het inkomen over het lopende jaar. Vergeet niet om het vakantiegeld in deze berekening mee te nemen en de fiscale bijtelling van de auto van de zaak indien van toepassing.
3-17
3.1.3
Contract
De velden ‘Wijzigen begindatum’ en ‘Wijzigen einddatum’ zijn niet te muteren. Het tabblad ‘Contract’ is verdeeld in vier gedeeltes: -
Contractinformatie Arbeidspatroon Salariëring Fiscaal
3.1.3.1 Contractinformatie
3-18
3.1.3.2 Arbeidspatroon
In het arbeidspatroon kunt u het vaste rooster van een werknemer in een cyclus van maximum vier weken opnemen. Aan de hand van het rooster en daarmee het aantal uren per week wordt automatisch een parttimepercentage berekend. Vul een fictief arbeidspatroon indien op voorhand niet duidelijk is op welke dagen en uren een werknemer arbeid verricht. Als alternatief kunt u handmatig het aantal uren per periode, het aantal dagen per periode en het parttime percentage vullen. Voor oproepkrachten vult u geen arbeidspatroon.
3-19
3.1.3.3 Salariëring
Bij het ingeven van het salaris geeft u allereerst aan of er sprake is van een periode-, dag- of uurloon. Daarna heeft u twee alternatieven. 1. Of u geeft een bedrag in met daarbij de aanduiding of er sprake is van een bruto of netto loon. 2. Of u kiest voor het gebruik van salarisschalen. Voordeel van het gebruik van loonschalen is dat CAO-verhogingen automatisch worden doorgevoerd en u aan kunt geven dat leeftijd of dienstjaarverhogingen eveneens automatisch moeten worden verwerkt. Indien u gebruik wil maken van loonschalen, dan moet u eerst de juiste loonschaal kiezen. Mocht deze niet voorhanden zijn, dan moet u contact opnemen met uw accountant. Kies vervolgens de juiste loonschaalgroep en de loonschaaltrede van de werknemer. Indien u automatische tredeverhogingen wilt toepassen, moet u daarnaast de maximale loonschaaltrede ingeven plus de verhogingsdatum dan wel verhogingsperiode met boekjaar van de eerste verhoging. Zodra de eerste verhoging heeft plaatsgevonden, dan past het systeem de eerstvolgende datum c.q. boekjaaraanduiding automatisch aan.
3-20
TIP! Indien u werknemers uitbetaald tegen het wettelijk minimum loon, dan adviseren wij u gebruik te maken van de gelijknamige loonschaal. U heeft dan geen omkijken naar eventuele wettelijke verhogingen en bovendien kunt u leeftijdsverhogingen automatisch laten doorvoeren. 3.1.4 Fiscaal
In het Fiscale scherm geeft u voornamelijk aan of een werknemer de heffingskorting wil toepassen. Indien u met een werknemermodel werkt worden de overige velden welke van toepassing zijn automatisch gevuld. 3.1.5
Betaalwijzen
Op dit tabblad kunt u de hoofdbetaalwijze van de werknemer ingeven. Kies de betaalwijze en geef eventueel een rekeningnummer in.
3-21
Voor de hoofdbetaalwijze hoeft u alleen de betaalwijze en eventueel het rekeningnummer te vullen. De organisatie en begunstigde kunt u leeg laten. Als een medewerker een tweede bankrekeningnummer heeft, dan kan dit niet ingevuld worden bij het aanmaken van een nieuwe werknemer. Maak in dat geval een tweede bankrekeningnummer aan nadat u klaar bent met het invoeren van de nieuwe medewerker. Ga hiervoor naar Medewerker – Algemeen – Betaalwijzen en kies voor Betaalwijze toevoegen.
Bij een eventueel tweede rekeningnummer vult u OF een vast bedrag OF een looncomponent in. Voor bijvoorbeeld levensloop of een aflossing van een loonbeslag geeft u een looncomponent in. Voor vaste stortingen naar bijvoorbeeld een spaarrekening geeft u een bedrag in. Als de begunstigde afwijkt van de werknemer moet u dit veld vullen en kunt u eventueel een omschrijving van de betaling moet ingeven. Wanneer bij het aanmaken van een nieuwe medewerker de betaalwijze is ingevuld, dan bent u klaar met het invoeren van de werknemer. Klik op voltooien om de ‘Invoer nieuwe medewerker’ af te ronden. Onderstaand scherm verschijnt als de invoer succesvol is afgerond. U kunt hier de ingevoerde werknemer direct aanbieden aan de accountant door te kiezen voor Indienen.
3-22
3.2 R E G E L I N G E N 3.2.1
EN
LO ONC O MPONENTE N
Regelingen koppelen, activeren en muteren
In het regelingenscherm zijn alle regelingen opgenomen, waaraan de werknemer optioneel deel kan nemen. Goed voorbeeld hiervan is de ‘Bijtelling auto vd zaak’. U koppelt de regeling aan een werknemer door eerst op de betreffende regel te klikken. Zodra de regel is geselecteerd, kunt u de regels en de bijbehorende velden van de Regeling indeling activeren en invullen.
3-23
3.2.2
Vaste componenten koppelen, activeren en muteren
3-24
Vul de ingangsdatum in vanaf wanneer de looncomponent moet ingaan of vanaf wanneer de wijziging van de looncomponent ingaat. Om de looncomponent te activeren, zet u het vinkje bij ‘Niet berekenen’ uit.
3-25
Kies voor opslaan. U komt vervolgens automatisch weer in het tabblad looncomponenten terug. In dit scherm is nu bij de regel het looncomponent geactiveerd.
In het menu Looncomponenten (vast) geeft u vaste periodieke bedragen op aan bijvoorbeeld onkosten- of reiskostenvergoedingen. Voor het ingeven van een waarde op een looncomponent klikt u eerst op de betreffende regel. Daarna moet u een vinkje zetten en kunt u een waarde vullen. 3.3 W I J Z I G E N
BE STAA NDE WE R KNE MER
Indien u de gegevens van een bestaande werknemer wilt wijzigen, dan is het erg belangrijk dat u op voorhand een wijzigingsdatum ingeeft. Kies daarna het menu-item, waarbinnen u de wijziging wilt doorvoeren. De schermen zijn verder gelijk aan het ingeven van een nieuwe werknemer en verdienen dan ook geen verdere toelichting. 3.4 W E R K N E M E R
U IT DIE NST MEL DEN
Als datum legt u de laatste dag vast waarop de werknemer nog bij u in dienst is.
3-26
3.5 A F D R U K K E N
STA M KAART
Via de optie Afdrukken kunt u stamkaarten van uw werknemers printen. Na de selectie van de werknemers kunt u zelf selecteren welke onderdelen wel of niet zichtbaar zijn op de stamkaart.
3-27
3.6 E X P O R T E R E N
O VERZI CHT WER KNE MER S IN
E XCEL
Vanuit de stamkaart kunt u voor alle of voor een selectie van werknemers een export van de gegevens naar Excel maken. De export vindt plaats op basis van een peildatum. In het overzicht worden alleen die werknemers meegenomen die op het moment van de peildatum in dienst zijn.
3-28
3-29
4
INVOEREN MUTATIES
In het onderdeel mutaties legt u mutaties vast op looncomponenten en/of dagensoorten. Periodemutaties hebben slechts betrekking op de geselecteerde periode. (Wilt u wijzigingen in salariscomponenten doorvoeren die maandelijks terugkeren, dan doet u dat door de vaste looncomponenten en /of het contract te wijzigen bij de bestaande werknemer. Via Medewerker - Loongegevens.) 4.1 S E L E C T I E
PERI ODE
De invoer van periodemutaties start met de selectie van de gewenste periode. Het boekjaar, lonersoort, periode en periodevolgnummer worden automatisch gevuld naar de huidige situatie.
Gewoonlijk zal de kleur van een periode, waarvoor u mutaties aanlevert wit zijn. Alle reeds verloonde afgesloten periodes zijn zwart. Heeft de periode een andere kleur dan is deze onderhanden. Als u met de muis over het blokje achter de verwerking status gaat worden de verschillende stadia getoond.
4-30
Als een periode is afgesloten, kunt u alleen nog correcties aanleveren. Stem eventuele correcties altijd af met uw accountant! 4.2
PERIO DEMUTAT IES
U kunt direct via de menubalk naar het invullen van de periodemutaties. Kies in het hoofdmenu Verwerking - Periodemutaties. Kies vervolgens direct tussen een vijftal invoermethoden voor het invoeren van de periodemutaties:
Werknemer - Component Werknemer - Dagensoort Regelinvoer – Component Regelinvoer - Dagensoort Component - Werknemer Dagensoort – Werknemer 4.2.1 Werknemer - Component Met deze invoermethode kunnen de beschikbare variabele looncomponenten bij per werknemer worden ingevoerd.
4-31
4-32
4.2.2 Werknemer - Dagensoort Met deze invoermethode kunnen de beschikbare dagensoorten per werknemer worden ingevoerd. Op dezelfde wijze als bij de invoermethode Werknemer-Looncomponent selecteert u een werknemer.
4-33
4.2.3 Component - Werknemer Met deze invoermethode kunnen gelijktijdig bij alle werknemers de gegevens per beschikbaar looncomponent worden ingevoerd.
4-34
4.2.4 Dagensoort - Werknemer Met deze invoermethode kunnen bij alle werknemers gelijktijdig de gegevens per beschikbaar dagensoort worden ingevoerd.
4-35
4.2.5 Regelinvoer Bij deze invoermethode kunt u voor werknemers meerdere looncomponenten of dagensoorten tegelijk vastleggen. De regelinvoer is gesplitst in twee delen: - Dagen en uren - Looncomponenten In beide delen kunnen voor de werknemers verschillende kolommen worden ingevuld.
4-36
4.3 W E E K M U T A T I E S ( O P T I O N E E L ) Voor het invoeren van weekmutaties klikt u in het Home menu op Week mutaties en maakt u vervolgens een keuze uit de verschillende menu opties.
4-37
4.3.1 Selectie week Hier selecteert u het boekjaar en het weeknummer waarvoor u mutaties wilt vastleggen. Eventueel selecteert u de kostenplaats en/of kostendrager. De gekozen kostenplaats en/of kostendrager wordt hiermee de standaard kostenplaats/kostendrager bij de vastlegging van de weekmutaties.
4.3.2 Selectie werknemer Hier selecteert u de werknemer, waarvoor u de mutaties vast wilt leggen.
U kunt vanuit het scherm Selectie werknemer direct naar het weekmutaties invoerscherm door bij betreffende werknemer op het werknemernummer te klikken. 4.3.3 Weekmutaties Onder deze menukeuze legt u de mutaties behorend bij de geselecteerde week vast.
4-38
Leg de uren per dag voor de geselecteerde werknemer vast en klik vervolgens op Opslaan om de mutaties te bewaren. U kunt met de bladerknoppen naar de vorige of volgende werknemer bladeren.
4.4 H E R I N T R E D I N G Wanneer een werknemer opnieuw in dienst komt maakt u gebruik van de wizard Herintreding. 4.5 A A N M A K E N
SUB DIE NST VER BAN D
Subdienstverbanden in Unit 4 Personeel & Salaris betekent dat de werknemer binnen het hoofddienstverband meerdere functies vervult voor dezelfde werkgever waarvoor afzonderlijke arbeidsovereenkomsten van toepassing zijn. Voor elke arbeidsovereenkomst zijn afspraken gemaakt over salariëring, arbeidsuren, emolumenten etc. Deze afspraken worden binnen Unit 4 Personeel & Salaris in afzonderlijke (sub-) dienstverbanden vastgelegd. De fiscale gegevens kunnen alleen bij het hoofddienstverband worden vastgelegd en zijn ook van toepassing op alle subdienstverbanden.
4-39
Klik in het hoofdmenu op Werknemer, in het onderdeel 'Processen' klikt u op Subdienstverband.In het overzicht wordt een lijst met werknemers weergegeven. Dubbelklik op de code van de werknemer waarvoor u de mutatie wilt vastleggen. Geef het contractnummer, de omschrijving voor het dienstverband, de nieuwe datum in dienst en de anciënniteit op. Het model, de administratieve eenheid, de lonerssoort en het jaarloon is van het laatste dienstverband overgenomen. Desgewenst past u deze gegevens aan.
4.6 C O N T R O L E O V E R Z I C H T
MUT ATIE S
U hebt de mogelijkheid overzichten te vervaardigen van de periodemutaties per werknemer en periodemutaties per dagensoort/looncomponent. Kies hiervoor het Adobe-icoon rechtsboven in het menu periodemutaties.
Het mutatieoverzicht wordt in Pdf-formaat gepresenteerd. Desgewenst geeft u het overzicht in groot venster weer. Vervolgens hebt u de mogelijkheid het overzicht op te slaan, te printen of per e-mail te versturen. Een totaal overzicht aan mutaties van alle werknemers samen wordt in een latere versie van Salaris Online opgeleverd.
4-40
5
INDIENEN MUTATIES
Voordat uw accountant uw mutaties kan verwerken moet u uw mutaties indienen. Dit doet u vanuit het Home scherm in het onderdeel Mutatie overzicht. Wanneer u een mutatie heeft opgeslagen, krijgt deze de status Ingevoerd. Door op Alles indienen te klikken worden alle mutatie in één keer ingediend.
Indien u elke mutatie apart wilt indienen kunt u op het groene pijltje
klikken.
Door op het groene pijltje te klikken achter de mutatieregel gaat u naar de uitgebreide beschrijving van de betreffende mutatie. Kies hier voor Indienen. Door op het ‘verkeersbord’-icoontje te klikken kunt u de betreffende mutatie verwijderen.
5-41
Wanneer de mutatie is ingediend, staat achter de mutatieregel Goedgekeurd.
Indien u de mutatie toch nog af wilt wijzen, kies dan voor het ‘hand’-icoontje.
Wanneer u kiest voor De mutatie afwijzen, dan verschijnt eerst het scherm met de details van de mutatie. Kies vervolgens Afkeuren om de mutatie definitief te verwijderen of Annuleren om weer terug te keren naar het mutatie overzicht.
5-42
U kunt het indienen van mutaties laten uitvoeren door een andere persoon dan degene die de mutaties heeft ingevoerd. Door middel van deze autorisatie kunt u bijvoorbeeld een manager bevoegdheid geven te controleren en accorderen en een andere gebruiker alleen de bevoegdheid mutaties in te geven en op te slaan.
5.1 V E R W E R K E N
O NLI NE TR AN SACTIE S DOO R U W A CCO UNTANT
Indien u de verwerking van de salarisberekeningen heeft uitbesteed aan uw accountant dan kan de accountant nu overgaan tot de verwerking van deze mutaties in de salarisadministratie zodra u de mutaties via Online Salaris hebt ingegeven en ingediend. Uw accountant zal de transacties selecteren, eventueel muteren, controleren door hem/haar zelf en door het systeem en tenslotte verwerken in salarisadministratie. Eventueel kan uw accountant de status aanpassen naar Ingegeven zodat u de ingediende mutaties opnieuw kunt muteren.
5-43
6
MEDEWERKERDOSSIER EN WERKGEVERDOSSIER (OPTIONEEL)
Het uitgebreide medewerker- en werkgeverdossier van Salaris Online is van grote toegevoegde waarde voor een duidelijk en overzichtelijk archief van uw totale salarisadministratie. U heeft hiermee een uitgebreid (personeels-)dossier tot uw beschikking welke te allen tijde benaderbaar en te raadplegen is. U kunt de dossiers op verschillende manieren benaderen. - Verwerking – Perioderapportages – Periodedocumenten (werkgeverdossier) - Archief – Documenten (werkgeverdossier) - Favorieten – Werkgeverdossier (werkgeverdossier) - Medewerker – Medewerkerdocumenten (medewerkerdossier) - Favorieten – Werkgeverdossier (medewerkerdossier) 6.1
DO CU MENTEN IN MEDE WER KER - EN/ O F WER KGE VER DO SSIER RAA DPLEGEN
In dit venster ziet u een overzicht van de aanwezige documenten, geselecteerd op de periode rapportage. Uw accountant zal elke periode standaard een aantal periode rapportages voor u in het werkgeverdossier zetten.
Wilt u de perioderapportage van de huidige maand zien dan kunt u eenvoudig selecteren op het betreffende jaar en periode. 6.1.1 Een document toevoegen U hebt de mogelijkheid eigen documenten toe te voegen aan het medewerkerdossier om zo uw personeelsdossier compleet te maken. U en uw accountant kunnen de documenten in het dossier raadplegen.
6-44
1
Klik op Upload documenten
2
Kies het gewenste documenttype.
3
Vul de naam van het bestand in of selecteer het bestand met behulp van de bladerknop.
4
Leg de aanvullende omschrijving voor het document vast.
5
Het soort document, bestandsgrootte en de werkgever wordt automatisch weergegeven.
6
Selecteer de werkgever waar het document aan gekoppeld moet worden. Wanneer u het veld leeg maakt kunt u zelf de werkgever invullen.
7
Afhankelijk van de instellingen van verplichte velden die zijn vastgelegd bij de configuratie van het documentarchief moet u de volgende velden invullen: selecteer de werknemer waaraan het document is gekoppeld of vul eventueel de naam van de werknemer in; -
selecteer het jaartal of vul het jaartal dat voor het document van toepassing is;
-
vul de periodegegevens in die voor het document van toepassing zijn: periode soort ('Kwartaal', 'Maand', 'Vierweken', 'Week' of 'Dag') en periodenr.
8
U kunt één of meerdere trefwoorden voor een document opgeven. Alle tekst op één regel worden als één trefwoord beschouwd. Nu heeft alleen de salarisadministrateur de mogelijkheid documenten te selecteren op basis van trefwoorden.
9
Klik op Opslaan om het document aan het archief toe te voegen. U verlaat het venster zonder dat er documenten worden toegevoegd door op te klikken.
U kunt alleen documenten archiveren die door het dossier worden ondersteund. De configuratie van het dossier wordt door uw accountant onderhouden in de backoffice-applicatie. Op deze manier kunt u een volwaardig digitaal werknemerdossier aanleggen van uw werknemers waarin u zelf voor uw werknemers documenten kan toevoegen en raadplegen. Wij adviseren u de volgende documenten aan het medewerkerdossier toe te voegen: Kopie ID-bewijs bij indienstname Loonbelastingverklaring of een soortgelijk document Arbeidsovereenkomsten en aanvullende afspraken voor arbeidsvoorwaarden Functionerings- en beoordelingsverslagen Eventuele waarschuwingen Indien gewenst worden salarisspecificaties automatisch periodiek toegevoegd aan het medewerkerdossier zodat u per werknemer de salarisspecificaties kunt raadplegen.
6-45
U kunt een document inzien door te dubbelklikken op de omschrijving van het document. Het document wordt dan geopend in Adobe Reader en op uw scherm getoond. In dat programma hebt u onder andere de mogelijkheid het document op te slaan of af te drukken.
6-46
7
BELASTINGDIENST (ACCORDEREN OPTIONEEL)
Met behulp van de optionele module Loonaangiften heeft u de mogelijkheid de loonaangiften inzichtelijk te maken. 7.1
LO ONAA NGI FTEN
RAA DPLEGEN EN ACC OR DEREN
Nadat door uw accountant in Unit 4 Personeel & Salaris de loonaangifte is aangemaakt wordt automatisch een e-mail naar u gestuurd met het verzoek de aangifte te controleren en te accorderen. In het hoofdmenu kiest u in de menubalk voor het programmaonderdeel Belastingdienst. U kunt vervolgens op verder klikken in het scherm Loonaangiften. Via het drop-downmenu onder Belastingdienst in de menubalk kunt u ook direct kiezen voor Loonaangifte. In het scherm dat zich nu opent ziet u een overzicht van de reeds aangemaakte Loonaangiften met daarachter de status van de betreffende aangifte.
Maak eventueel een selectie door te filteren op bijvoorbeeld het boekjaar of status.
Wanneer u klikt op de loonaangifteregel, dan opent zich het tweede tabblad, Loonaangifte Samen. In dit tabblad kunt u de belangrijkste gegevens van de loonaangifte inzien. Zowel aangemaakte als reeds ingediende loonaangifte kunt u op deze manier inzien.
7-47
Loonaangiften welke nog niet zijn ingediend, kunt u op dit tabblad goedkeuren of afwijzen met behulp van de knoppen helemaal rechts onderaan de pagina.
Links onderaan de pagina kunt u ook kiezen voor de loonaangifte details.
U gaat dan automatisch naar het derde tabblad Loonaangifte overzicht.
Ook hier kunt u rechts onderin een geaccordeerde loonaangifte goed- of afkeuren. Desgewenst kunt u in dit scherm ook kiezen voor de optie Detailgegevens ophalen. Wanneer u de 7-48
detailgegevens ophaalt, dan wordt op het scherm de gehele inhoud van het XML-bericht van de loonaangifte getoond. 8
VERWERKING PERIODEBEREKENINGEN (OPTIONEEL)
Indien u de verwerking van de salarisberekeningen niet heeft uitbesteed, dan is dit hoofdstuk voor u van toepassing. Klik in het hoofdmenu op Verwerking Periodeberekening.
Selecteer het boekjaar, de lonerssoort en de periode waarvoor u een verwerkingsscenario wilt uitvoeren. Wanneer een scenario in uitvoering is, kunt u geen boekjaar, lonerssoort en periode selecteren. Voor het geselecteerde boekjaar, de lonerssoort en de periode, wordt van elk scenario de status, de datum en tijd van uitvoering weergegeven: Leeg: er is geen scenario in bewerking of uitgevoerd voor de geselecteerde periode; Proces geactiveerd: door op te klikken is het geselecteerde scenario geactiveerd. Hierna wordt het scenario automatisch aangeboden voor de verwerking in het back-office systeem; Proces wordt verwerkt: de activiteiten in het scenario worden uitgevoerd. Proces gereed: alle activiteiten uit het scenarioverwerking zijn uitgevoerd.
8-49
Proces is niet correct beëindigd: er is een fout opgetreden in de uitvoering van het scenario. Wijs de knop aan voor meer informatie. Vervolgens kiest u het scenario dat moet worden uitgevoerd door het back-office systeem. 8.1.1 Loonrun voorbereiden De enige activiteit in dit scenario is dat in het back-office systeem Unit 4 Personeel & salaris de periode moet worden aangemaakt. Eventuele mutaties worden zonder tussenkomst van de salarisadministrateur verwerkt. 8.1.2 Loonrun verwerken Het scenario bestaat uit:
het aanmaken, accorderen en berekenen van de periodegegevens; de berekening van de betalingen en; het journaliseren van de periodegegevens.
Eventuele mutaties worden zonder tussenkomst van de accountant verwerkt. Het vervaardigen van het betaalbestand en het aanmaken van de aangifte worden uitgevoerd door uw accountant. 8.1.3 Loonrun afsluiten Het scenario is uitgevoerd. Met behulp van deze functie stuurt u een e-mail naar uw accountant met het volgende bericht: 'de periode
van werkgever <xxxxx>, kan worden afgesloten. 8.1.4 Loonrun verwijderen Met behulp van deze functie kunt u de geselecteerde periode verwijderen. Wanneer u de vraag 'U staat op het punt de berekeningsresultaten van een periode te verwijderen. Wilt u doorgaan?' hebt bevestigd wordt de geselecteerde periode definitief verwijderd. U kunt slechts één scenario tegelijkertijd selecteren. Klik op
om het geselecteerde scenario uit te voeren.
Nadat het geselecteerde scenario is uitgevoerd kunt u een nieuwe keuze maken. 8.2 N I E U W E
AA NVRAAG
Met deze functie kunt u een rapport aanvragen. Selecteer het boekjaar, de lonerssoort en de perioden waarover u de rapportage wilt aanvragen.
8-50
Selecteer de reeks werknemers waarvoor u het rapport wilt aanmaken: werknemer van en werknemer t/m Klik op Selecteer het document/rapport door het selectievakje op de betreffende regel in te schakelen. Met behulp van het bovenste selectievakje schakelt u alle selectievakjes in of uit. U maakt hier een keuze uit de documenten die door uw accountant bij het printscenario van de werkgever zijn vastgelegd. Klik op 8.3 A A N V R A A G Hier ziet u een beknopt overzicht van de aangevraagde rapporten en de status van de aanvraag.
8-51
9
PERSONEELSINFORMATIE (OPTIONEEL)
Met de module personeelsinformatie krijgt u de beschikking over een volwaardig personeelssysteem. Kort samengevat krijgt u de volgende extra registratiemogelijkheden: - Waarschuwingsadres - Partner- en kindergegevens - Competenties (opleidingen, loopbaanhistorie, functionering, beoordeling en eventuele keuringen) - Leaseregistratie - Categorieën voor innamelijsten bij uit diensttredingen Dit onderdeel wordt niet verder toegelicht in deze handleiding. De registratie van deze gegevens is voldoende zelfverklarend. 10 VERZUIM (OPTIONEEL) Verzuimregistratie maakt onderdeel uit van de module personeelsinformatie en biedt de mogelijkheid om afwezigheid en ongevallen te registreren alsmede om ziekmeldingen door te voeren. Ook hiervoor geldt dat deze processen niet verder zijn beschreven. De werking ervan is voldoende zelfverklarend. 11
ESS TRANSACTIES (OPTIONEEL)
Via de optionele ESS-module hebben werknemers de mogelijkheid via internet hun persoonlijke gegevens in te zien en te muteren. Daarnaast kunnen de werknemers bijvoorbeeld zelf vakantiedagen aanvragen, adreswijzing doorgeven of hun arbeidsvoorwaarden samenstellen op basis van zogenaamde cafetariaregelingen. Zoals aangegeven valt ESS buiten de scope van deze handleiding. ESS maakt onderdeel uit van de module Employee Self Service (ESS). Deze module wordt niet behandeld in onderliggende handleiding. 12
BEHEER (OPTIONEEL)
Daarnaast heeft u onder beheer de mogelijkheid om uw eigen wachtwoord voor de module 'Salaris online' te wijzigen. Wachtwoord wijzigen 1
Vul eerst uw huidige wachtwoord in. Typ het nieuwe wachtwoord en herhaal dit wachtwoord nogmaals.
2
Sla de (gewijzigde) gegevens op door op Opslaan te klikken of maak de wijziging ongedaan door op Annuleren te klikken.
10-52
