Inleiding. Handleiding. Archie CRM

Hoofdstuk 1 / Inleiding

Handleiding Archie CRM

1

Archie CRM / Handleiding

Copyright © 2000 by Automatiserings- en Informatieverwerkings Centrum Amstel bv AICA bv Gorslaan 10 1441 RG Purmerend www.aica.com Alle rechten voorbehouden. Handleiding De handleiding heeft betrekking op Archie CRM van oktober 1999. Integratie en samenwerking met programmatuur van andere leveranciers is gebaseerd op versies van voor oktober 1999. Handelsnamen Delphi, Clipper, dBASE, FoxPro, WordPerfect, Netscape, Oracle, Linux, MS-Word, MS-Excel, MSDOS, MS-Windows, MS-Windows 95/98/NT/2000, Symantec, WPTools, Exact, Multivers, King, Lotus , Multirecord, ASW-Financials, PC-DOS, OS/2, Novell NetWare, LanSmart, Lan-Manager, IBM, Hewlett Packard, e.a. zijn geregistreerde handelsnamen of handelsmerken van andere producenten. Archie is een geregistreerd handelsmerk van AICA bv. N.B. Hoewel bij het samenstellen van het programma Archie CRM en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. AICA bv, als producent van het programma en de handleiding, behoudt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren. Niets uit deze handleiding mag zonder schriftelijke toestemming van AICA openbaar worden gemaakt. N.B. De werking van een aantal van de in deze handleiding beschreven functies binnen Archie is afhankelijk van de gebruikte hardware, het gebruikte operating systeem, de (netwerk)software en van de instellingen van deze componenten. Afhankelijk van persoonlijke voorkeuren en instellingen kan het soms voorkomen dat bepaalde functionaliteit niet, of niet juist functioneert. De ontwikkelaars van Archie hebben vanwege het mogelijke gemak van deze functionaliteiten voor de gebruiker toch besloten om in deze en volgende versies de functies, zoals ze zijn, ter beschikking te stellen. De gebruiker is vrij om de door hem/haar gewenste functionaliteit uit te proberen. De functionaliteit valt buiten garantie en support en kan van implementatie in Nieuwe versies worden uitgesloten. Onder deze functionaliteit vallen: spellingscontrole, integratie met toepassingsprogramma’s van derden, import- en/of export van niet-Archie bestanden, beeld- en geluidverwerking.

2


Handleiding Archie CRM

AICA

3


4


Hoofdstukken handleiding 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Inleiding Structuur en eigenschappen Over de documentatie Installatie Bediening Snelstart en leestips Tekstverwerking

Functies 8. Relaties 9. Activiteiten 10. Selecties 11. Etiketten 12. Brieven 13. Lijsten 14. Analyse 15. Salesregistratie 16. Archie Mail Beheer 17. Databasebeheer 18. Systeembeheer 19. Import

5


Lees dit In het dagelijks gebruik zult u de handleiding niet of nauwelijks nodig hebben. Na het doornemen van een paar hoofdstukken weet u voldoende om de rest als naslagwerk te kunnen gebruiken. Kies afhankelijk van uw Archie kennis uit de volgende opties: U wilt direct aan de gang en u kent Archie nog niet Lees hoofdstuk 5 "Bediening" Lees hoofdstuk 6 "Snelstart" U bent bekend met Archie CRM Gebruik de handleiding als naslagwerk Zoek de functies via de index Gebruik binnen Archie de on-line handleiding Lees hoofdstuk 6 "Leestips" U wilt meer weten van de algemene bediening Lees hoofdstuk 2 "Structuur en eigenschappen" Lees hoofdstuk 5 "Bediening" Lees hoofdstuk 6 "Leestips" Lees hoofdstuk 7 "Tekstverwerking" U wilt campagnes en respons registreren en analyseren Lees hoofdstuk 6 "Leestips"

6


Over Archie Archie is het resultaat van gebruikerswensen ten aanzien van relatiebeheer en verkoopondersteuning. De allereerste versies van Archie zijn op basis van een functioneel ontwerp ontstaan. De aanpassingen en vernieuwingen in de latere versies zijn te danken aan de inbreng van duizenden gebruikers. De ontwikkeling is in 1985 begonnen. In samenwerking met organisaties van uiteenlopende aard is een programma ontstaan dat zeer snel, flexibel en overzichtelijk informatie over instellingen, contactpersonen en/of projecten geeft, historie en notities bijhoudt, selecteert, mailt, lijst, analyseert en afspraken bijhoudt. Een goed georganiseerd relatiebestand vormt een onmisbare schakel in elke dynamische organisatie. Bij de ontwikkeling staan snelheid en gebruikersvriendelijkheid voorop, hetgeen geresulteerd heeft in een eenvoudige bediening met minimale invoer en maximale resultaten. Archie is gemaakt voor organisaties die actief met hun relaties omgaan. Archie is een groepspakket en volledig afgestemd op samenwerking tussen alle medewerkers van uw organisatie, van marketing tot en met verkoop en van telefoniste tot en met directie.

7


Voor u begint Eén actueel relatiebestand binnen de totale organisatie is een wens van iedere directeur, verkoopleider, marketingmanager, relatiebeheerder e.v.a. Het relatiebestand is immers de schatkamer van de organisatie. De waarde van de relatiedatabase is afhankelijk van de daarin aangebrachte en bijgewerkte informatie. Een optimaal bijgewerkte database kan alleen bestaan als gebruikers zonder drempels en blokkades informatie kunnen toevoegen. Als het het doel is de database zo goed mogelijk te beheren, moeten alle betrokken medewerkers zoveel mogelijk inzage hebben in de inhoud. Dit stimuleert ze om gegevens toe te voegen. Nog niet alle organisaties zijn hier aan toe. Bij sterk hiërarchisch geleide organisaties verloopt het actualiseren van de database moeizaam. Bij min of meer horizontaal gestructureerde organisaties, waar een redelijke mate van openheid heerst, wordt de database optimaal geactualiseerd. Een vliegende start 1. Informeer alle toekomstige gebruikers. 2. Inventariseer de behoefte van de gebruikers, creëer betrokkenheid. 3. Maak afspraken hoe u uw relaties en contactpersonen wilt segmenteren. Dat wil zeggen, bepaal welke doelgroepcodes u aan uw relaties en contactpersonen wilt koppelen. Dit is belangrijk omdat u door een goede segmentatie snel en eenvoudig selecties en analyses kunt maken. Zo hebben uw klanten bijvoorbeeld een doelgroep "KLA” (Klant) en de beslissers bij uw klanten de doelgroep "DMU” (Decision making unit). 4. Maak globale afspraken over de invoer van gegevens. Spreek bijvoorbeeld af dat van ieder telefoongesprek een korte reactie wordt ingevoerd en dat van ieder bezoek een kort verslag wordt ingetikt. 5. Lees de volgende pagina's.

8


Welke zoekcodes? Veel gegevens binnen Archie worden onder een zoekcode opgeslagen. Als iedereen globaal weet hoe deze codes worden samengesteld, zal het terugvinden van informatie snel en prettig verlopen. Zoekcode relaties Zorg ervoor dat de codes die u kiest eenvoudig te herleiden zijn. Verwerk bijvoorbeeld altijd de naam van de instelling in de code. Voorbeeld Code AICA WIESSING HOOGOVEN DELTALLO IBM

Naam AICA bv Kapsalon Wiessing Hoogovens Delta Lloyd IBM Nederland N.V.

Vaak zijn de eerste posities al voldoende om een gegeven te vinden. Omdat het kan voorkomen dat er meerdere instellingen zijn met dezelfde naam, kunt u ook afspreken om in voorkomende gevallen de laatste twee posities van de code vrij te houden voor het invoeren van een volgnummer of de eerste posities van de plaatsnaam. In het volgende voorbeeld ziet u dat er gekozen is voor de eerste drie letters van de instellingsnaam gevolgd door de eerste drie letters van de plaats. Omdat hier sprake is van verschillende relatiekaarten, is een volgnummer opgenomen. Voorbeeld UNIAMS01 UNIAMS02 UNIAMS03

Universiteit Amsterdam afd. Biochemie Universiteit Amsterdam afd. Psychologie Universiteit Amsterdam afd. Natuurkunde

U zult merken dat als u op deze wijze met de codes omgaat, u binnen enkele seconden uw gegevens te pakken heeft, ook met zeer grote bestanden. Naast het direct zoeken op code, kunt u uw relaties ook vinden via andere zoekvelden die in de relatiekaart beschikbaar zijn. Het gebruik van cijfers als code is niet aan te raden. Als u daar toch toe besluit, begin dan altijd de eerste positie met een letter. Bijvoorbeeld "Dxxxxx", waarbij "xxxxx" het debiteurnummer is.

9


Overige zoekcodes Ook lijsten, selecties, lay-outs, ondertekeningen en brieven geeft u logische codes. Voorbeeld In Brieven... slaat u bijvoorbeeld briefteksten op. Die teksten kunnen van totaal verschillende aard zijn. Het kunnen prijslijsten, offertes, memo's, besprekingsverslagen, etc. zijn. Het is verstandig ook voor veel voorkomende teksten standaardcodes samen te stellen. Archie bewaart de teksten op alfabetische volgorde van zoekcode. Als u de zoekcode van teksten van dezelfde aard met dezelfde letters laat beginnen, liggen ze altijd achter elkaar en zijn ze dus makkelijk te vinden.

10


Welke doelgroepen? In Archie kunt u instellingen en contactpersonen van de meest uiteenlopende soort toevoegen. U kunt klanten, prospects, overheidsinstellingen, persoonlijke relaties, leveranciers, personeel etc. opnemen in één relatiebestand. Het is verstandig om bij de relatie aan te geven tot wat voor groep deze behoort. Dit doet u met één of meer doelgroepcode(s) van drie posities. Bij de instellingsgegevens noemen wij de doelgroepen in Archie B-Groepen. Bij de contactpersoongegevens noemen wij de doelgroepen in Archie K-Groepen. U gebruikt de doelgroepcodes bij selecties en analyses. U heeft de mogelijkheid een onbeperkt aantal verschillende groepen te definiëren. U kunt bij een instelling meerdere B-Groepcodes opnemen. Bepaal van te voren welke B-Groepen u heeft en definieer deze in de B-Groepcodetabel van Archie. Mocht later blijken dat u een B-Groep vergeten bent of dat er juist teveel B-Groepen zijn waardoor een te grote versnippering ontstaat, dan kunt u dat eenvoudig corrigeren. Bij de contactpersonen kunt u persoonlijke K-Groepen toevoegen. Bijvoorbeeld K-Groepen voor kerstkaarten, uitnodigingen, nieuwsbrief, etc. Ook op de K-Groepen kunt u eenvoudig analyseren en selecteren, zodat u in een handomdraai mailingen kunt maken. Tip Probeer het aantal B-Groepcodes te beperken, teveel B-Groepcodes kunnen tot een versnippering van uw gegevens leiden. Tip Probeer zoveel mogelijk met K-Groepen te werken als u een segmentatie voor mailingen aanbrengt. Dat is ideaal voor het versturen van gepersonaliseerde mailingen.

11


Welke vrije velden? De database van Archie is volledig afgestemd op alle gegevens die iedere organisatie nodig heeft bij professioneel relatiebeheer. U hoeft de velden niet zelf te definiëren, alle belangrijke velden zijn aanwezig en worden op vaste en logische plekken op uw scherm weergegeven. Daarnaast zult u wellicht nog meer gegevens van de relatie willen vastleggen. Aangezien dit helemaal afhankelijk is van uw eigen specifieke wensen, veelal afhankelijk van de branche waartoe uw organisatie behoort, heeft u de mogelijkheid om van een aantal invoervelden zelf te bepalen waarvoor u die gaat gebruiken. U bepaalt ook zelf welke tekst er vóór deze velden op het scherm moet komen te staan. Deze velden heten in Archie "vrije velden". U kunt op deze vrije velden selecteren en u kunt zelf een tabel definiëren met codes en omschrijvingen, die u tijdens het invoeren van gegevens, in helpvensters kunt oproepen. Zie Databasebeheer (Rubrieken) en Tabellen... (Vrije velden). N.B. De veldomschrijving voor de vrije velden geldt voor het hele relatiebestand, dus voor een zinvolle invulling is onderling overleg een goede zaak. Universele velden Als u tekort heeft aan de vrije velden kunt u nog achttien extra "universele velden" definiëren. Van deze velden bepaalt u zelf de grootte en het type. Ook op deze velden kunt u selecteren. Achter alfanumerieke velden van maximaal 8 posities lang kunt u zelf een tabel definiëren. Zie Systeembeheer. . . , (Definitie universele velden).

12

Hoofdstuk 2 / Structuur en eigenschappen

Structuur Archie

Hoofdgroepen Er zijn drie hoofdgroepen in Archie die centraal staan: 1. Instellingen (bedrijven, e.d.) 2. Contactpersonen (werknemers, privépersonen e.d.) 3. Projecten (zie module) Tussen deze hoofdgroepen liggen kruisverbanden. De gegevens zijn relationeel gekoppeld. De informatie is vanuit meerdere invalshoeken te benaderen. De totale applicatie is internationaal georiënteerd met specifieke nationale kenmerken. De hoofdgroepen kennen de volgende functionaliteiten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Analyse Etiketten Brieven Lijsten Selecties Import/export Buitendienst

Nevenfunctionaliteiten zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Activiteiten voor afspraken en agenda Cockpit voor opvolging van suspects en prospects Historie Inventaris Sales: offertes, orders, facturen Verkoophistorie Postregistratie met correspondentie opslag Electronic mail

13


Integratie is mogelijk met: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Externe tekstverwerkers Externe financiële software Externe statistische software Externe calculatie software Externe grafische software Adressenleveranciers Telemarketing- en Direct Marketing bureaus Postcode (NL) Internet Browser Internet Mail

De gebruikers van Archie beschikken over: 1. Persoonlijke autorisatie 2. Persoonlijke werkbestanden

14


Onderdelen binnen Archie Iedere gebruiker met een geldige toegangscode heeft toegang tot Archie. Afhankelijk van de autorisatie van de gebruiker zijn een aantal acties beschikbaar: Relaties... Standaard: instelling, bedrijf of instituut personen (contactpersonen) activiteiten cockpit historie en notities correspondentie opslag/registratie sales-registratie concurrentie respons relaties met andere organisaties profiel/info Modules: inventaris offertes/orders/facturen/verkoophistorie projecten koppeling financiële administratie leadverwerking omrekenen naar meerdere valuta’s postcode (NL) online handleidingen protect tools tijdregistratie Contactpersonen Standaard: koppeling aan instellingen e.d. connecties met andere personen historie en notities respons profiel/info

15


Projecten… Standaard: projecten prijsmutaties historie en notities offerte-/orderregistratie of administratie relaties met relaties/contactpersonen Tabellen… Standaard: relaties/instellingen contactpersonen campagnes & respons activiteiten gebruikersgroepen sales Modules: artikelen projecten Analyse… Standaard: database (instellingen/contacten) sales campagnes (respons/non-respons) concurrentie Modules: inventaris verkoophistorie N.B. Algemene onderdelen zijn selecties, lijsten, etiketten, brieven en import/export van gegevens.

16


Onderdelen buiten Archie Hier worden in het kort de mogelijkheden beschreven van speciale onderdelen van Archie. Sommige onderdelen maken deel uit van een Archie module, zoals financiële koppelingen e.d. Systeembeheer... Dit is een apart onderdeel van Archie dat niet voor iedere gebruiker toegankelijk is. Via een eigen toegangscode vanuit het toegangscontrolescherm of vanuit Archie zelf wordt Systeembeheer... gestart. Standaard is deze code "SYSTEM". De systeembeheerder kan de code wijzigen. Hoofdgroepen: toegangscodes met autorisatie gebruikers standaard instellingen indexeren en reorganiseren bestanden definities universele velden toegangscode systeembeheer buitendienstbeheer Modules: instellingen voor koppeling financiële administratie import en onderhoud artikelen toevoegen en bewerken handleidingen Import... Archie-Import8 is een apart programma, dat kan worden gestart vanuit het basisscherm van Archie De gebruikers krijgen toegang tot dit programma als zij een autorisatie tot systeembeheerfuncties hebben (algemene autorisatie 4). Hoofdgroepen: importeren Archie bestanden importeren dBASE en ASCII bestanden importeren bestanden van adressenleveranciers

17


Eigenschappen Bij de ontwikkeling van Archie zijn een aantal uitgangspunten gekozen die u terugziet in de toepassing en de interface. De kracht van de toepassing rust op drie pijlers, de GTI-formule: 1. Gemakkelijk (comfortabel) 2. Toegankelijk 3. Intelligent 1. Archie is gemakkelijk omdat het programma niet het resultaat is van een functioneel ontwerp dat bedacht is door automatiseerders, maar omdat het het resultaat is van 15 jaar gebruikerservaring en gebruikersinbreng. 2. Archie is toegankelijk omdat een gemiddelde computergebruiker binnen een uur met het pakket aan de slag kan. De gebruiker kan 20 procent van de functionaliteit gebruiken zonder dat hij/zij gehinderd wordt door de overige 80 procent. De gebruiker wordt vrijwel nergens in een keurslijf gedwongen, alles is erop gericht om met zo min mogelijk blokkades gegevensinvoer toe te staan. Dit heeft tot gevolg dat gebruikers met een minimum aan inspanning de database verrijken. Archie is toegankelijk omdat u zeer snel de door u gewenste gegevens in beeld heeft, of u nu met 3.000 of 150.000 relaties werkt. Archie is de snelste in de markt. 3. Archie is intelligent omdat het programma meedenkt bij gegevensinvoer, automatisch correcties aanbrengt, onnodige invoer voorkomt en waar nodig hulp biedt. Archie is ongetwijfeld ook de slimste in de markt. De kracht van de interface van Archie steunt ook op drie pijlers: 1. Duidelijkheid 2. Eenvoud 3. Eenduidigheid 1. Duidelijkheid wordt verkregen doordat vensters, tabbladen, alle velden en alle vervolgacties op uitgekiende plekken op het scherm verschijnen. Bij de weergave van tabbladen wordt rekening gehouden met achterliggende informatie. 2. Eenvoud wordt verkregen via de bediening. Vaste plekken voor acties en invoer, bediening via muis en toetsenbord en hulp wanneer wenselijk. De bediening is een combinatie van het beste uit Windows en Internet. Intuïtief kiest de gebruiker zijn/haar weg door het pakket. 3. Eenduidigheid ziet u terug in standaard acties en bediening die doorgevoerd is in alle uitbreidingen en modules.

18


Interface

Basisscherm van Archie CRM

Titelbalk Links in de bovenste regel (de blauwe balk) op het scherm staat de naam van het programma, met daarnaast een vermelding in welk programmadeel van Archie u zich bevindt. Rechts in die regel vindt u de vensterknoppen, om het venster te minimaliseren, te vergroten/verkleinen en het kruisje om het programma te sluiten. Menubalk Direct onder de titelbalk vindt u, net zoals bij MS Windows toepassingen het geval is, de menu’s. Afhankelijk van waar u zich in het programma bevindt zijn sommige menu-opties al of niet beschikbaar. Een aantal menu-opties is door het hele programma heen zichtbaar. De letters van toegankelijke opties zijn zwart gekleurd en die van de niet toegankelijke opties grijs. U kunt een menu openen door middel van aanklikken met de muis of door eerst de Alt-toets en daarna de onderstreepte letter in te tikken.

19


Icon Toolbar Onder de menu’s bevindt zich de Icon Toolbar, een knoppenbalk voor algemene bediening. Deze is door het hele programma aanwezig en zichtbaar. Met de optie "Beeld" uit het menu "Beheer" kunt u kiezen of u de Icon Toolbar afgebeeld wilt zien: met grote knoppen, inclusief teksten bij de knoppen. Iconen en tekst worden aangegeven. met grote knoppen, zonder teksten bij de knoppen. Alleen iconen worden aangegeven, zonder tekst. met kleine knoppen. Als u een knop aanwijst, verschijnt een omschrijving in beeld. Op de knoppenbalk vindt u onder andere knoppen voor vooruit of achteruit bladeren, afdrukken, wijzigen, etc. De onderstreepte letters van de woorden op de Icon Toolbar zijn zgn. sneltoetsen: als u de letter intypt, wordt de bijbehorende actie direct gestart. De knoppen zijn, afhankelijk van waar u zich in het programma bevindt, toegankelijk of ontoegankelijk. Als een knop toegankelijk is, is het plaatje gekleurd en de letters zwart. Als een knop niet toegankelijk is, zijn het plaatje en de letters grijs.

20


Channelbar Rechts of links vindt u verticaal de Channelbar. Met de pijl rechtsonder in het iconenpalet of met "Beeld" via het menu "Beheer" kunt u de Channelbar aan de rechter- of de linkerkant van het scherm positioneren. Op de Channelbar vindt u het hoofdmenu. Om beginnende gebruikers op weg te helpen, zijn bij binnenkomst in het basisscherm van Archie de opties van het hoofdmenu dubbel uitgevoerd: iconen met tekst en zelfstandige iconen in het zgn. Iconenpalet. In een gevuld relatiescherm vindt u behalve het Iconenpalet knoppen voor extra informatie op instellings- en contactpersoonniveau. Deze knoppen zijn voorzien van indicaties, die aangeven of er extra informatie aanwezig is.

Channelbar

Iconenpalet Het hoofdmenu in de vorm van iconen heet het Iconenpalet en is in alle onderdelen van het programma zichtbaar. Via deze iconen kunt u direct kiezen voor Tabellen, Analyse, Brieven, etc. Als u met de muis een icoon aanwijst, verschijnt direct de omschrijving van dat bewuste icoon in beeld.

Iconenpalet

21


Infobalk De Infobalk (de onderste balk in het scherm) is verdeeld in een aantal vakken. Van links naar rechts: [Omschrijving]

Hier kan met een kleur aangegeven worden met welke kaartenbak gewerkt wordt, als u meerdere relatiedirectories heeft geïnstalleerd. De door u gekozen kleur komt terug boven het codeveld in het basisscherm van Archie. In Systeembeheer... (Standaards) kunt u een kleur kiezen.

LW: XX99/99/99

Hier kunt u zien wie op welke datum de laatste wijziging heeft doorgevoerd. Dit vak wordt alleen gevuld waar het van toepassing is, zoals bijvoorbeeld in een gevulde relatiekaart. "LW" = Laatste Wijziging; "XX" = Initialen van de gebruiker; "99/99/99" = Datum.

Voortgangsindicator

Als u opdracht geeft voor het berekenen van analyses, het maken van etiketten, e.d. wordt in dit vak een voortgangsindicator zichtbaar.

Ins

Insert knop Aan/Uit.

CAPS

Caps Lock knop Aan/Uit.

NUM

Num Lock knop Aan/Uit.

XX

Initialen Archie gebruiker.

DD/MM/JJ

Systeemdatum.

UU:MM:SS

Systeemtijd.

Iconen en hyperlinks Door op een icoon of een hyperlink (= onderstreept gegeven) te klikken wordt direct een actie gestart, of worden gegevens opgehaald. Zie ook Hoofdstuk 5: Bediening.

22

Hoofdstuk 3 / Over de documentatie

Over de documentatie

Opbouw documentatie Het eerste deel van de handleiding geeft algemene informatie. Vanaf hoofdstuk 8 "Relaties" wordt iedere actie binnen Archie afzonderlijk behandeld. Ieder hoofdstuk begint met een algemene beschrijving. Algemene informatie Raadpleeg het eerste deel van de handleiding als u meer wilt weten over Archie, gebruik en bediening. Hoofdstukken 4 tot en met 7. Actiebeschrijvingen Raadpleeg het tweede deel van de handleiding voor een beschrijving van de diverse Archie onderdelen en de daarbij behorende acties. Deze hoofdstukken beginnen met een algemene beschrijving gevolgd door een overzicht van de beschikbare acties. Vanaf hoofdstuk 8.

23


Acties U kunt acties starten vanuit de Windows menubalk. U opent een menu door een menu-optie aan te klikken, of door de [Alt]-toets te gebruiken, gevolgd door de onderstreepte letter van een menu. Als een menu geopend is, kunt u één van de onderstreepte letters intikken. In veel gevallen is het ook mogelijk acties te starten of overzichten op te roepen door een hyperlink, een icoon of een knop aan te klikken. Lees Hoofdstuk 5: bediening. In deze handleiding wordt in de actiepaden alleen het kiezen via de Windows menubalk beschreven. Bij iedere actie staat het menupad beschreven dat gevolgd moet worden om de actie uit te kunnen voeren. Een padverwijzing bestaat uit een omschrijving en het pad. Voorbeeld Activiteiten relatie

Rel . Alt A A

Via het menu kunt u de Activiteiten benaderen, door het pad [Alt G A] te volgen. Dit zijn de menukeuzes "Activiteiten" en "Activiteiten Algemeen". Een pad bestaat uit letters en puntjes. De letters staan voor de actie die ingetikt of aangeklikt moeten worden. Een puntje betekent dat de gebruiker diverse invoermogelijkheden heeft. Veelal staat de gebruiker op dat punt in een invoerveld. In bovenstaand voorbeeld komt de gebruiker na het intikken van de toegangscode in een zoekcodeveld waarmee een relatie kan worden opgezocht. De gebruiker zoekt een relatie op, kiest vervolgens voor de actie [Alt A A] via het menu en komt in de activiteitenregel(s) bij de relatie. Voorbeeld Doelgroepen Instelling

Rel . Alt I G

Zoek een relatie op en kies voor de actie [Alt I G] via het menu. U heeft nu een lijst in beeld met alle doelgroepen van een bepaalde instelling, de B-Groepen. Standaard acties Standaard acties zoals nieuw, wijzigen, dupliceren, verwijderen, zoeken en afdrukken worden niet in elk hoofdstuk beschreven. Standaard acties zijn acties die op meerdere plaatsen in het programma voorkomen en overal dezelfde werking hebben. Ze zijn beschreven in Hoofdstuk 5, bediening.

24


Acties van een module Sommige acties kunt u alleen uitvoeren wanneer u de beschikking heeft over de bijbehorende module. Als na de korte omschrijving van de actie een "-" liggend streepje met daarachter een letter volgt is er sprake van een actie die alleen voorkomt bij een bepaalde module. Voorbeeld Lead verwerking –l

Alt L L

Achter de actie Lead verwerking ziet u -l staan. Dit betekent dat u deze actie alleen kunt uitvoeren wanneer u beschikt over de Leadmodule. Actiepaden in tekst In de handleiding staan de paden in de tekst op een andere manier weergegeven. Als er in de tekst gesproken wordt over een belangrijk onderdeel uit Archie dan wordt de omschrijving van dat onderdeel gevolgd door "..." drie punten. Bijvoorbeeld Tabellen... of Systeembeheer... Voorbeeld De K-Groepen kunt u wijzigen bij Tabellen... (Tab Alt T C K). De toegangscode kunt u wijzigen bij Systeembeheer... (Sys Alt S A T). Actieletters In de handleiding staan acties die u in kunt tikken of aan kunt klikken tussen "[" en "]". Voorbeeld "... verschijnt automatisch de vraag "Toevoegen Ja/Nee". Als u een [J] Ja kiest, …". In dit geval kunt u dus een [J] intikken. "... kunt met [Ctrl-A] de hele tekst selecteren....". In dit geval staan twee toetsen tussen de haken, De [Ctrl] toets en de [A] toets. Als ze zoals in het voorbeeld bij elkaar staan, dan houdt u de eerste toets ingedrukt en drukt u de tweede toets in. Daarna laat u beide toetsen weer los. Schermteksten In de handleiding staan de schermteksten en indexverwijzingen tussen dubbele aanhalingstekens "tekst".

25


Variabelen In de programmatuur en in de handleiding staan Archie variabelen tussen "<" (kleiner dan) en ">" (groter dan) tekens. Variabelen zijn uitermate belangrijk als u gegevens wilt printen. Iedere variabele staat voor een veld uit de database of voor een systeeminstelling. In brieven, lijsten en lay-outs kunt u variabelen opnemen. Op het moment van afdrukken wordt de variabele vervangen door de inhoud van het veld uit de database. Voorbeeld De variabele <02> is een systeemvariabele voor de systeemdatum. Als er geprint wordt, zal deze variabele vervangen worden door de datum, bijvoorbeeld "1 januari 2000" De variabele is een database variabele. In dit geval is het de eerste regel van de instellingsnaam van een relatie, bijvoorbeeld "AICA bv".

26


Modules In de handleiding wordt bij acties die alleen in combinatie met een module gebruikt kunnen worden, een indicatie gegeven bestaande uit een liggend streepje en één letter of meerdere letters. -o -p -k -i -l -m -d -r -t -f -y

Offertemodule Projectmodule Inkoopmodule Inventarismodule Leadmodule Manualmodule Postcodemodule Protectmodule Valuta- en Taalmodule Omzetmodule Tijdregistratie

N.B. Bij een gecombineerde module kan een indicatie bijvoorbeeld "-po" zijn. In dit geval dus projecten offertemodule.

27


Menu-paden Indeling menupad

Geheel links een korte omschrijving.

-x

Direct achter de omschrijving kan een modulecode staan. In dat geval kan de actie alleen in combinatie met die module worden uitgevoerd. Acties zonder modulecode kunnen over het algemeen altijd uitgevoerd worden.

Xxx

Met drie letters wordt aangegeven in welk onderdeel van Archie u moet zijn om de actie uit te kunnen voeren. De onderdelen zijn: Rel Eti Bri Pro Lij Sel Ana Tab Sys Imp Mai

Relaties Etiketten Brieven Projecten Lijsten Selecties Analyse Tabellen Systeembeheer Import Mail

Alt X

In het midden het menupad. U drukt de [Alt] toets eerst in en daarna tikt u de letter in. De "X" staat voor een letter.

.

Een punt staat voor invoervelden of voor [Enter] als gegevens kunnen worden opgehaald.

X/Y

Meerdere acties zijn mogelijk, u kunt één van de acties kiezen.

[(X)]

Afhankelijk van de gebruikte modules is deze actie wel of niet aanwezig. Voorbeeld Tabellen afdelingen

28

Tab Alt T C A

Hoofdstuk 4 / Installatie

Installatie

Installatie Archie CRM De Archie programmatuur wordt geleverd op CD-ROM en, voor een geregistreerde gebruiker, een licentiediskette. Plaats de CD in uw CD-speler. De setup zal automatisch opstarten. Is dit niet het geval, dan start u de installatie zelf door de file "SETUP" op de CD te activeren. Volg verder de aanwijzingen op uw scherm. De installatie neemt enkele minuten in beslag. U kunt extra bestandsdirectories installeren met dezelfde CD-ROM. Voor iedere bestandsdirectory moet u "SETUP" opnieuw draaien.

29


30

Hoofdstuk 5 / Bediening

Bediening

Bediening, Algemeen Om direct met Archie aan de slag te kunnen, zijn de volgende punten belangrijk om te weten. 1. Bediening via muis en/of toetsenbord. 2. Bediening voor wijzigen, nieuw, verwijderen, dupliceren, zoeken en afdrukken zijn overal identiek en noemen we "Standaard acties". De "Standaard acties" ziet u in de zgn. Icon Toolbar. De onderstreepte sneltoetsen werken alleen als u met de cursor niet in een invoerveld staat. 3. Veel gegevens bewaart en zoekt u met een logische zoekcode "Code". 4. Gegevens bewerkt u met acties, die gestart worden vanuit de Windows menubalk, door een knop, icoon of hyperlink aan te klikken, of door een onderstreepte sneltoets in te tikken. Een hyperlink wordt gevormd door onderstreepte tekst, die opvallend van kleur is. Aanklikken van een hyperlink haalt direct informatie op of start een bepaalde actie. Een icoon is een afbeelding. Er zijn iconen met tekst en iconen zonder tekst. Als u een icoon zonder tekst aanwijst met de muis, verschijnt een korte omschrijving van het icoon. Een icoon aanklikken start direct de bijbehorende actie, of zorgt ervoor dat gegevens worden opgehaald. Op een knop staat met tekst aangegeven waar deze voor dient. Een knop aanklikken start direct de bijbehorende actie, of zorgt ervoor dat gegevens worden opgehaald. 5. Functietoetsen [F1]

Brengt, op invoervelden, van waaruit databaseoverzichten of tabellen kunnen worden opgeroepen, het betreffende overzicht of de betreffende tabel in beeld. Geeft op het zoekveld in een databaseoverzicht of tabel informatie over het veld van waaruit deze werd opgeroepen, of geeft de standaard handleiding. Geeft op alle schermen waar informatie wordt weergegeven de standaard handleiding.

[F2]

Dialoog met speciale lettertekens waarmee tijdens invoer speciale tekens kunnen worden gekozen.

[F3]

Standaard handleiding.

[F4]

Start de Mail functie.

31

Archie CRM / Handleiding [F7]

Opslaan.

[F10]

Activeren van het menu.

6. Met [F7], met de knop "Opslaan" op de Icon Toolbar of met [OK] sluit u wijzigingen af. Met [Esc] of "Annuleer" sluit u wijzigingen af (bij tekst na bevestiging) of breekt u verwerking af. [Esc] brengt u één niveau terug, en vanuit het hoofdscherm van de verschillende onderdelen als Brieven…, Etiketten…, enz. terug naar Relaties… 7. Sluit Archie af met "Afsluiten" via het menu, via "Afsluiten" in de Channelbar en het Iconenpalet, met [Alt F4] of door het kruisje rechtsboven in het scherm aan te klikken.

32


Bediening, Toetsenbord en muis U kunt Archie met de muis en het toetsenbord bedienen. Als in de tekst gesproken wordt over "aanklikken", "klik links", "klik rechts" of "dubbelklik", dan wordt daarmee de bediening via de muis bedoeld. Als de linkermuisknop eenmaal wordt indrukt, is dat "klik links" of "aanklikken". Met "dubbelklik" wordt bedoeld dat u tweemaal snel achter elkaar de linkerknop van de muis indrukt. Muis Klik op "…" bij het veld Klik op de veldomschrijving (hyperlink)

Toetsenbord Toets [F1]

Helpvenster -scrollvenster

Klik op de hyperlink in de gegevensregel

Toets [Enter] op de gegevensregel

Acties

Klik op een knop, icoon of hyperlink Klik op een menu-optie

Open met [Alt] een menu Tik een sneltoets in (onderstreept)

Navigeren in Wijzigmode

Klik in een veld

Veld verder met [Tab], [Enter] of [Pijl omlaag] Veld terug met [Shift-Tab] of [Pijl omhoog]

Opslaan gegevens

Klik na de invoer op de knop "Opslaan", op [F7] of klik ter bevestiging op "OK"

Niveau terug Afbreken actie

Klik "Terug" of [Esc] voor een niveau terug Klik "Annuleer" voor afbreken actie

Sluit na de invoer af met [F7] om de wijziging te bewaren en af te sluiten Toets [Esc]

Bladeren door Venster

Klik "Vorige" of "Volgende" Klik op de schuifbalk

Toets [+] of [-]. Toets [Pijltjes], [PgUp], [PgDn], [Home], [End] Kies "Vorige", "Volgende" uit het menu

Bladeren door Gegevens

Klik "Vorige" of "Volgende" Klik op de schuifbalk

Toets [+] of [-] Kies "Vorige", "Volgende" uit het menu

Codeveld Helpvenster

Tip: Bij invoer van gegevens is [F1] op velden waar een tabelwaarde beschikbaar is een handig hulpmiddel. Bijvoorbeeld op titulatuur, landcode, etc. Muis: klik op het knopje met de puntjes "…", rechts in het veld.

33


Bediening, Standaard acties Dit zijn acties die u op de meeste plaatsen in Archie tegenkomt en die overal hetzelfde werken. In de menubalk of in de Icon Toolbar ziet u of de acties beschikbaar zijn. De autorisatie van een gebruiker bepaalt wat hij/zij mag wijzigen of verwijderen. Als iets niet is toegestaan geeft Archie een boodschap. Autorisatie kunt u instellen in Systeembeheer... (Toegangscodes). Met deze knop of met de [-] toets op uw numerieke toetsenbord kunt u bladeren in de kaartenbak en in overzichten, zoals bijvoorbeeld het overzicht van het brievenbestand. Met deze knop of met de [+] toets op uw numerieke toetsenbord kunt u bladeren in de kaartenbak en in overzichten, zoals bijvoorbeeld het overzicht van het brievenbestand. Met deze knop gaat u één niveau terug.

Met deze actie wordt een nieuw record aan uw bestand toegevoegd en kunt u direct gegevens inbrengen. U kunt ook toevoegen via een nieuwe, unieke zoekcode. Wanneer u gegevens wilt toevoegen die onder een zoekcode worden opgeslagen, dan tikt u in het codeveld een nieuwe unieke code in. Vervolgens drukt u op [Enter]. Als Archie de code inderdaad niet vindt, verschijnt automatisch de vraag "Toevoegen Ja/Nee". Als u "Ja" kiest, wordt een nieuw record toegevoegd en kunt u direct de gegevens invoeren. De cursor springt naar het eerste invoerveld, waar u nieuwe gegevens kunt intoetsen of gegevens kunt wijzigen. Met de knop "Opslaan", "Annuleer", [F7] of [Esc] beëindigt u de actie. De gegevens die u in beeld heeft, worden na een extra bevestiging verwijderd. De gegevens worden daadwerkelijk verwijderd en zijn niet meer oproepbaar. De schijfruimte van verwijderde gegevens wordt vrijgegeven na reorganisatie van de bestanden. De gegevens die u in beeld heeft worden gekopieerd en toegevoegd aan het bestand. U kunt vervolgens de gegevens aanvullen of wijzigen. Als u gegevens dupliceert die opgeslagen zijn onder een zoekcode, dan springt de cursor naar het codeveld, waar u een nieuwe code kunt samenstellen. Met behulp van deze code kunt u de gegevens later weer terugvinden. Zorg dat de codes zoveel mogelijk uniek zijn, Archie waarschuwt als de code niet uniek is.

34


De infofunctie bij de relaties is gemaakt om met een druk op de knop extra of geconsolideerde informatie over de relatie en de contactpersonen te produceren.

Als u de knop of het menu-item activeert, krijgt u een dialoogscherm in beeld. Bij Relaties… kunt u hier aangeven op welk zoekveld u wilt zoeken of u zoekt een relatie op met een zoekstring als u de relatie niet op een normale manier kunt vinden en als u zeker weet dat de relatie toch ergens in het bestand aanwezig is. Bij Brieven… kunt u Archie in het brievenbestand laten zoeken naar een bepaalde, door u in te geven zoekstring. Met deze knop komt u in Archie CRM Mail, waar u berichten kunt zenden naar en/of lezen van andere gebruikers. Het icoon verandert in een lampje als indicatie dat u een bericht heeft ontvangen. Direct na het kiezen van deze actie verschijnt een dialoogscherm, waar u onder andere een afdrukvoorbeeld kunt kiezen en het aantal afdrukken kunt definiëren. Het printen start als u op "OK" klikt. Deze knop geeft u een overzicht van de in Archie geregistreerde Internet Websites. Als u een van de hyperlinks aanklikt, surft u direct naar de betreffende Website.

35


36

Hoofdstuk 6 / Snelstart

Snelstart

Snelstart: Installatie en toegang tot Archie Op de volgende pagina's wordt stapsgewijs de installatie en het gebruik van Archie behandeld. Volg nauwlettend alle stappen om zo snel mogelijk met de werking van het programma bekend te raken. U leert in snel tempo hoe Archie in elkaar steekt, hoe u gegevens toevoegt, wijzigt en opzoekt. Succes en veel plezier met Archie CRM.

37


1. Installeer Archie met SETUP. 2. Start Archie vanuit de Archie programmadirectory door dubbel te klikken op de file "ARCHIE8.EXE" of dubbelklik op uw Archie icoon. In het toegangscontrolescherm kunt u uw toegangscode intikken en definiëren met welke bestandsdirectory u wilt werken, als er meerdere directories geïnstalleerd zijn. Uw toegangscode kunt u eerst definiëren in Systeembeheer... (Toegangscodes). 3. Tik als toegangscode voor Systeembeheer… "SYSTEM" in. U bent nu in het systeembeheer van Archie waar u toegangscodes voor gebruikers kunt definiëren. 4. U ziet het tabblad "Toegangscodes". Links op het tabblad ziet u de beschikbare toegangscoderegels, klik er één aan. 5. Kies Wijzigen door op de knop "Wijzigen" te klikken, of door een [W] in te typen. 6. Tik uw naam in het veld "Naam" en toets [Enter]. Toets [F1] in het veld "Titulatuur" of klik op "…" achter het veld. U ziet nu de titulatuurcodetabel. Kies uw titulatuur door op de juiste regel te gaan staan en op [Enter] te drukken, of door op het onderstreept gegeven uit de kolom "Aanhef etiket/Briefhoofd" te klikken. Toets uw initialen in het veld "Initialen". N.B. Let op dat u logische initialen kiest. Bij iedere wijziging in Archie, bij activiteiten, mail, enz. worden de initialen van de gebruiker geregistreerd. Bijvoorbeeld "Dik van Bommel" als "DB". 7. Toets een code van minimaal 3 posities in het veld "Toegangscode". Dit wordt uw persoonlijke toegangscode om in Archie te kunnen werken. 8. Klik de knop "Opslaan" of toets [F7]. Herhaal Stap 4 t/m 8 voor de andere nieuwe Archie gebruikers of ga door met stap 9. 9. Rechts, direct onder de Icon Toolbar ziet u een vierkant blokje met iconen, het iconenpalet. Dit is het Hoofdmenu, dat u door het hele programma heen tegen zult komen. Als u een icoon aanwijst met de muis, verschijnt de omschrijving van dat betreffende icoon. Kies het gele icoon "Relaties" door erop te klikken, of kies in het menu "Ga naar" de optie "Relaties" (Alt G R).

38


10. U krijgt nu weer het toegangscontrolescherm in beeld. Tik uw toegangscode en bevestig met [OK] of [Enter]. U komt nu in het basisscherm van Archie. Rechts op het basisscherm ziet u naast de lege relatiekaart de Channelbar, met onderin het iconenpalet. Door middel van de knoppen op de Channelbar of de iconen op het iconenpalet kunt u naar de verschillende onderdelen in Archie schakelen. 11. Verlaat Archie door op het kruisje rechtsboven te klikken of met de toetscombinatie [Alt-F4].

Toegangscode wijzigen

U heeft geleerd : Hoe u in Archie Systeembeheer komt. Hoe u gebruikers registreert. Hoe u bij een aantal toegangscodes de informatie ophaalt en wijzigt. Wat het belang is van de persoonlijke initialen. Hoe u een wijziging afsluit. Hoe u uit Archie Systeembeheer direct naar "Relaties" gaat. Hoe u Archie verlaat.

39


Snelstart: Relatie toevoegen, oproepen en wijzigen Om deze handelingen te oefenen, gaan we een testrelatie toevoegen en wijzigen.

Relatie toevoegen

1. Start Archie, tik uw toegangscode in en bevestig met [OK]. 2. U kunt een relatie toevoegen door op de knop "Nieuw" te klikken, of door een nieuwe, unieke code in te tikken. We gebruiken hier de laatste methode. Toets FLOWER in het veld "Code" en bevestig met [Enter]. 3. Kies bij "Record niet gevonden! Toevoegen? Ja/Nee" voor [Ja]. 4. Tik bedrijfsnaam "Flower bv" en ga met [Enter], [Tab] of [Pijltje omlaag] naar "Huisadres". 5. Tik huisadres "Penseelstraat 4" en ga met [Enter] naar "Postcode". 6. Tik postcode "1135 TS" en ga met [Enter] naar "Plaats". 7. Tik plaats "Edam" en ga naar "Contact". Sla alle tussenliggende velden over.

40


8. Tik achternaam "Gogh". 9. Tik voorletters + tussenvoegsels "V. van" (zorg voor een spatie tussen de voorletter(s) en tussenvoegsel). Na [Enter] staat u nu in een veld van twee posities. Dit is het titulatuurcodeveld. 10. Titulatuur. Toets [F1] of klik op de puntjes achter het veld. U ziet nu een overzicht van de beschikbare titulatuurcodes. Kies de code bij "de heer …". 11. Tik voornaam "Vincent". 12. Sluit af met de knop "Opslaan" of met [F7]. 13. Keer terug naar het basisscherm met [Esc] of "Terug". Oproepen gegevens met zoekcode U heeft net een relatie met een contactpersoon toegevoegd, keer terug met "Terug" of [Esc] naar het basisscherm. Tik een deel van de zoekcode FLOWER in en bevestig met [Enter]. U kunt ook op [F1] drukken of de hyperlink "Code" aanklikken, vervolgens de relatie in het overzicht opzoeken en op [Enter] drukken of de hyperlink aanklikken. U krijgt nu uw relatie direct in beeld. U kunt ook de onderstreepte code rechts in de grijze balk onder de Icon Toolbar aanklikken. Archie onthoudt welke relatiekaart u het laatst in beeld had. Als u de code aanklikt, komt u direct terug bij de relatie die u het laatst in beeld had. Wijzigen gegevens Met de relatie in beeld kunt u direct wijzigen. Kies de knop "Wijzigen" of tik een [W] in. U kunt de gegevens nu aanvullen of wijzigen, met "Opslaan" of [F7] sluit u de wijziging af. U heeft geleerd : Hoe u in Archie komt. Hoe u gegevens toevoegt via het intikken van een nieuwe zoekcode. Hoe u een correct adres ingeeft. Hoe u een contactpersoon correct registreert. Hoe u gebruik maakt van een helptabel. Hoe u terugkeert naar het basisscherm. Hoe u de relatie "Flower bv" weer in beeld brengt. Hoe u gegevens kunt wijzigen.

41


Snelstart: Extra contactpersoon toevoegen

Contactpersoon toevoegen

1. Breng de testrelatie FLOWER in beeld. 2. Kies de knop "Nieuw". Kies in het volgende dialoogscherm "Contact" en bevestig met [OK]. U ziet nu nieuwe velden waarin u de persoon toevoegt. Voeg de contactpersoon J.M.W. van der Poel toe. 3. Let op dat in het veld "Voorletters + tussenvoegsel" ook de tussenvoegsels worden opgenomen. Bijvoorbeeld "J.M.W. van der". Plaats tussen de voorletters en de tussenvoegsels altijd een spatie. 4. Kies een mooie titulatuurcode. 5. Kies een functiecode. Gebruik [F1] in het veld "Functie", of klik op "…" naast het veld. 6. Sluit de toevoeging af met [OK]. U keert terug naar de relatiekaart. De nieuwe persoon is toegevoegd en zichtbaar in het overzicht van de contactpersonen, linksonder in het scherm. 7. Keer met [Esc] of de knop "Terug" terug naar het basisscherm.

42


Wijzigen gegevens Als de contactpersoon in het midden van het scherm staat, kunt u deze direct wijzigen. Kies de knop "Wijzigen". U kunt de gegevens nu aanvullen of wijzigen, met [F7] of "Opslaan" sluit u de wijziging af.

U heeft geleerd : Hoe u een contactpersoon toevoegt. Hoe u een contactpersoon wijzigt.

43


Snelstart: Bladeren door relaties en personen 1. Breng de testrelatie FLOWER in beeld. 2. Blader een aantal keer met de [+] en [-] toets. Als u aan het begin of einde van het bestand bent, krijgt u een melding. 3. Breng de relatie AICA in beeld. U ziet nu meerdere contactpersonen. Linksonder in het scherm staat een blok waarin de personen op regelniveau zijn weergegeven. De bovenste persoon ziet u ook in het midden van het scherm. 4. Toets [Pijl omlaag]. U ziet nu in het midden de persoon verschijnen die in het personenblok wordt aangewezen. 5. Toets [Pijl omhoog]. U ziet dat de bovenste persoon weer in het midden staat. De persoon die achter "Contact" wordt weergegeven noemen we de "Actieve persoon". 6. Wijzig de contactpersoongegevens van de bovenste contactpersoon en voeg een afdelingscode toe in het veld "Afdeling". Gebruik [F1]. 7. Sluit de wijziging af en keer terug naar het basisscherm.

44


Relatiekaart wijzigen en afdelingscode toevoegen bij de actieve contactpersoon

U heeft geleerd : Hoe u door de relaties bladert met [+] en [-]. Hoe u door contactpersonen bladert met [pijl omhoog/omlaag]. Hoe u de actieve contactpersoon wijzigt.

45


Snelstart: Historie toevoegen bij een relatie 1. Breng de testrelatie FLOWER in beeld. 2. Kies de knop Historie, rechts op de Channelbar, onder het kopje "Instelling", of de optie "Historie" uit het menu "Instelling". U ziet nu onder het codeveld een set tabbladen en het tabblad "Historie" ligt vooraan. Hier kunt u historie toevoegen. De historie bestaat uit tekstblokken met een vast lettertype en wordt op chronologische volgorde opgeslagen. 3. Kies de knop "Nieuw" op het tabblad. De cursor staat nu in een leeg vlak en u kunt nu een verhaal intikken. Houd de tekst kort en krachtig. Als u klaar bent met uw tekst toetst u [OK] of [F7]. U ziet onder uw tekst "LW:xxDD/MM/JJ" verschijnen. Archie voegt deze gegevens automatisch toe zodat u altijd weet wie welke gegevens heeft toegevoegd. LW

Staat voor "Laatste Wijziging".

xx

Uw persoonlijke initialen die bij uw toegangscode zijn opgegeven.

DD/MM/JJ

De datum van de toevoeging/wijziging.

Via …

Geeft aan langs welke weg het blok is toegevoegd. Het is bijvoorbeeld ook mogelijk via het archiveren van Activiteitenregels Historie aan te vullen.

Antwoorden

Als de Historie via Mail is toegevoegd, kunt u de oorspronkelijke mail en alle bijbehorende antwoorden in één keer overzien. Bij de opslag van historie via Mail is de hyperlink "Antwoorden" toegevoegd. Als u op de hyperlink klikt, krijgt u in een apart venster de oorspronkelijke mail en alle bijbehorende antwoorden te zien.

4. Kies nogmaals de knop "Nieuw" op het tabblad. De tekst die u net had ingebracht is uit beeld verdwenen en u kunt weer een nieuwe tekst intikken. Als u klaar bent toetst u [OK] of [F7]. U ziet nu beide teksten in beeld. 5. Druk op de [Pijl omhoog] of [Home], totdat u op het bovenste blok tekst staat. 6. Kies de knop Wijzigen of tik een [W]. Als alles goed is gegaan, staat u nu in uw eerste tekst. Deze kunt u nu wijzigen en/of aanvullen. Sluit af met [OK]. 7. Keer terug naar het relatiescherm met [Esc] of door [OK] aan te klikken. U ziet nu in de Channelbar onder "Instelling" een indicatie bij "Historie" staan: het grijze knopje is blauw geworden. Als u een relatie in beeld heeft, kunt u daaraan direct zien, of er historie aanwezig is.

46


8. Roep de historie nog een keer in beeld en keer terug naar het basisscherm.

Historie bij de relatie

U heeft geleerd: Hoe u historie achter een relatie toevoegt. Hoe u door de historie bladert. Hoe u een blok historie wijzigt. Hoe u kunt zien dat er "Extra" informatie bij een relatie is.

47


Snelstart: Relatie dupliceren

Dialoogscherm bij dupliceren

1. Breng de relatie AICA in beeld. 2. Kies de knop Dupliceren of tik een [D]. U dupliceert een relatie als u van dezelfde relatie meerdere kaarten wilt hebben, bijvoorbeeld omdat u op afdelingsniveau de contactpersonen en historie wilt scheiden. Alleen de basisgegevens zullen worden gedupliceerd, historie wordt niet meegenomen. 3. Kies "NAW-gegevens + Vrije velden + B-Groepen" en bevestig met [OK]. "NAW" staat voor Naam, Adres en Woonplaats gegevens.U ziet nu dat de contactpersonen zijn verdwenen en dat u de velden kunt wijzigen. Archie heeft een duplicaat gemaakt van de relatiekaart AICA. U staat nu met de cursor in het codeveld. 4. Maak van de code AICA02. Het is belangrijk dat u de code uniek maakt. De code "AICA" bestaat immers al. Als u later de gegevens wilt opzoeken, is het voor de duidelijkheid beter dat iedere relatie een eigen code heeft. U kunt het beste iets toevoegen of wijzigen aan de laatste positie(s) van de code. Als u namelijk bladert op volgorde van code blijven de bij elkaar behorende relaties achter elkaar liggen. Tip: Het is handig om de unieke zoekcode van een relatie samen te stellen uit de eerste drie posities van de bedrijfsnaam en de eerste drie posities van de woonplaats. Bijvoorbeeld IBM te Amsterdam "IBMAMS" of IBM te Zoetermeer "IBMZOE". Als er meerdere zijn in een plaats kunt u ze een volgnummer geven, zoals "IBMAMS01", "IBMAMS02", etc.

48


5. Sluit het dupliceren af met "Opslaan" of [F7] en blader met [+] en [-] door uw bestand. U ziet dat u er een nieuwe relatie bij heeft gemaakt. 6. Keer terug naar het basisscherm.

U heeft geleerd: Hoe u een relatie dupliceert. Wat "NAW" betekent. Wat het belang is van een unieke zoekcode.

49


Snelstart: Relatie verwijderen 1. Breng de gedupliceerde relatie "AICA02" in beeld. 2. Kies de knop Verwijderen of tik een [V]. 3. Kies voor "Relatie uit het relatiebestand" en bevestig met [OK]. U krijgt nu de volgende relatie in beeld. De gedupliceerde relatie is daadwerkelijk verwijderd en kan niet teruggehaald worden. De actie "Verwijderen" is beveiligd en is niet per ongeluk te gebruiken. Het is een van de weinige acties waarbij Archie altijd vraagt om een bevestiging.

Relatie uit relatiebestand verwijderen

U heeft geleerd: Hoe u een relatie verwijdert. Dat de verwijdering onherroepelijk is.

50


Snelstart: Test toevoegen, wijzigen en verwijderen

1. Voeg een nieuwe relatie toe. 2. Voeg bij die relatie twee contactpersonen toe. 3. Voeg bij die relatie historie toe. 4. Dupliceer de relatie en geef de nieuwe relatie een logische zoekcode. 5. Blader door het relatiebestand. 6. Blader door de contactpersonen. 7. Verwijder beide nieuwe relaties inclusief bijbehorende contactpersonen. Als er contactpersonen

zijn, zult u merken, dat Archie vraagt wat u wilt verwijderen. De relatie met alle personen, of alleen de actieve contactpersoon.

Als u alle stappen probleemloos heeft uitgevoerd kunt u verder gaan met de volgende snelstart pagina's. Als er nog onduidelijkheden zijn, loop dan voorgaande oefeningen nog even door.

51


Snelstart: Tabellen bewerken en contactpersonen segmenteren 1. Kies via de knop, het icoon of via het menu [Alt R T] voor Tabellen. 2. U ziet direct onder de Icon Toolbar verschillende hyperlinks. De hyperlink "Instellingen" is actief. Onder de hyperlinks ziet u de tabbladen van de tabellen die horen bij de velden van de Instelling. Als u de hyperlink "Contacten" aanklikt of via het menu [Alt T C K], verschijnt een aantal tabbladen van de tabellen, die horen bij de velden van de contactpersoon. 3. Het tabblad K-Groepen staat vooraan. In twee kolommen ziet u staan "Code" en "K-Groep". 4. Kies de knop "Nieuw" op de Icon Toolbar of tik een [N] om een nieuwe K-Groep te definiëren. 5. Tik bij "Code", "DMU" en bij "Omschrijving", "Beslisser"."DMU" wordt vaak gebruikt om aan te geven waar en door wie beslissingen worden genomen (Decision Making Unit). Voeg zelf nog een code en een andere omschrijving toe. Sluit de wijziging af met [OK] of [F7]. De codes die u hier toevoegt kunnen we koppelen aan contactpersonen. Dit heeft als voordeel dat we straks eenvoudig kunnen selecteren en analyseren. Als u uw contactpersonen dus wilt segmenteren voegt u hier in Tabellen... de codes en logische omschrijvingen toe. De omschrijvingen ziet u straks terug in de helpvensters. 6. Ga terug naar Relaties… door het gele icoon aan te klikken in het iconenpalet, of met [Alt G R] uit het menu. 7. Zoek de relatie FLOWER op en voeg bij meneer Van Gogh de K-Groep "DMU" toe. Breng FLOWER in beeld. Als Van Gogh niet in het midden staat, maak hem dan de actieve persoon. Klik het icoon achter K-Groep aan (het handje) of kies het menupad [Alt C K]. Een aantal tabbladen verschijnt, en het tabblad "K-Groepen" is actief. Kies de knop "Nieuw" op het tabblad. Kies de waarde "DMU" uit de tabel die verschenen is. U kunt daartoe de onderstreepte omschrijving aanklikken. U ziet nu dat bij de heer Van Gogh de K-Groep "DMU" zichtbaar is. U kunt aan een contactpersoon net zoveel groepen koppelen als in de K-Groepen tabel aanwezig zijn. 8. Kies bij de relatie AICA ook een contactpersoon uit en voeg daar ook de K-Groep "DMU" toe. In de volgende oefening gaan we daar verder mee werken.

52


K-Groep(en) bij de actieve contactpersoon

U heeft geleerd: Hoe u bij Tabellen... voor de contactpersonen komt. Hoe u tabelwaarden toevoegt. Waarom u tabelwaarden gebruikt (segmentatie). Hoe u een tabelwaarde koppelt aan contactpersonen.

53


Snelstart: Analyse en selectie 1. Kies vanuit het basisscherm met de knop voor Analyse… , of kies [Alt G Y]. 2. Kies bij "Database" de hyperlink "Contacten" of kies [Alt Y D C]. 3. Kies het tabblad Titulatuur. 4. Kies Analyse van het Contactpersonenbestand en klik op "Bereken", links onderin het scherm. U ziet na de berekening in het venster hoeveel contactpersonen een bepaalde titulatuurcode hebben. U ziet ook bij hoeveel procent van alle contactpersonen die u in uw database heeft, de code voorkomt. 5. Kies het tabblad K-Groepen. Bereken de Analyse van het Contactpersonenbestand met de knop "Bereken". U ziet na de berekening in het venster hoe vaak de K-Groep "DMU" voorkomt. 6. Ga op de regel "DMU" staan en kies de knop "Selecteren". Als er maar één regel is staat u al op de goede regel. Als er gevraagd wordt om "Selectiebestand schonen Ja/Nee" kiest u "Ja". U heeft een relatiebestand met al uw waardevolle informatie en een selectiebestand. Dit selectiebestand is een werkbestand en bevat alleen de verwijzingen naar de geselecteerde relaties. U mag dit bestand onbeperkt schonen, er wordt geen database informatie verwijderd. U zult in de toekomst regelmatig het selectiebestand gebruiken, bijvoorbeeld om etiketten te maken of om geselecteerde relaties te bekijken. 7. Kies Filter via het icoon (Deze icoon heeft dezelfde kleur als de icoon "Relaties" en ziet er uit als een taartpunt) of via het menu [Alt G G]. Kies vervolgens voor "Relatiefilter". U komt nu in een overzichtscherm van de relaties die u in stap 6 selecteerde. Door een hyperlink aan te klikken komt u in het betreffende relatiescherm. U ziet aan de afbeelding van dezelfde "taartpunt" welke personen op uw selectiebestand staan. Als u nu met [+] en [-] gaat bladeren, bladert u alleen door de relaties die een verwijzing hebben op het selectiebestand. Op dit moment heeft u waarschijnlijk weinig relaties in Archie, maar als u er straks honderden of duizenden heeft, kunt u zich voorstellen dat het prettig is om alleen door de Geselecteerde relaties te bladeren.

54


Analyse van de K-Groepen

U heeft geleerd: Hoe u een analyse maakt. Hoe u een overzicht krijgt van de segmentatie in uw database. Hoe u vanuit analyse een selectie maakt. Dat het selectiebestand een werkbestand is dat u naar believen mag schonen. Dat u met de optie Geselecteerden een overzicht krijgt van de geselecteerde relaties. Dat u door de geselecteerde relaties kunt bladeren.

55


Snelstart: Etiketten van geselecteerde relaties 1. Kies vanuit het basisscherm via de knop, het icoon of het menu voor Etiketten. 2. Klik op de knop "Maken" in het dialoogscherm en een nieuw dialoogscherm verschijnt. 3. Kies selectiebestand en bevestig met [OK]. Kies in het volgende scherm voor "Etiketten schonen", "Postadres" en "Formeel". Bevestig met [OK] en de etiketten worden aangemaakt. U krijgt een dialoogscherm in beeld. Links ziet u een lijst met codes en eerste etiketregel van de etiketten, die op uw etikettenbestand staan. In het midden ziet u een etiket afgebeeld, de briefaanhef en het etiketformaat. Met de knoppen [+] en [-] kunt u door de etiketten bladeren. Rechts ziet u knoppen waarmee u bewerkingen kunt starten. 4. Verwijder een etiket met de de knop Verwijderen of door een [V] in te tikken. Net als met het selectiebestand kunt u met het etikettenbestand doen en laten wat u wilt. Het is een werkbestand dat u gebruikt voor het maken en printen van etiketten, brieven en mailingen. De gegevens in uw database blijven onaangetast als u iets in uw etikettenbestand verandert of verwijdert. 5. Maak etiketten van het gehele relatiebestand. Kies de knop "Maken", kies Relatiebestand en kies voor "Etiketten schonen". Blader door het etikettenbestand.

U heeft geleerd: Hoe u etiketten maakt van een selectie. Dat bij etiketten ook een briefaanhef wordt gemaakt. Dat het etikettenbestand een werkbestand is dat u naar believen mag schonen. Dat het etikettenbestand gebruikt wordt voor brieven.

56


Snelstart: Brief en standaard ondertekening maken 1. Kies vanuit het basisscherm via de knop, het icoon of het menu [Alt G B] voor Brieven. U ziet vervolgens de brievenbestanden in de vorm van tabbladen gepresenteerd. Standaard staat het tabblad "Algemeen" geopend vooraan. Het hangt van de instellingen bij uw toegangscode af hoeveel tabbladen er naast die van het algemene brievenbestand zichtbaar zijn. 2. Tik de code "FOLDER" in. Bevestig met [Enter]. Net als de relaties worden ook de brieven opgeslagen onder een zoekcode. De code "FOLDER" bestaat waarschijnlijk nog niet en Archie zal vragen "Toevoegen Ja/Nee". Kies [Ja]. Als de code al bestaat krijgt u de bijbehorende brief in beeld en moet u de knop "Wijzigen" gebruiken om de inhoud te veranderen. Net als bij Relaties… kunt u een brief ook toevoegen met de knop "Nieuw". 3. Tik in het "Betreft" veld het onderwerp van de brief. Bijvoorbeeld "Documentatie aanvraag". Ga met [Enter] naar de lege ruimte onder de lineaal. 4. Tik de brieftekst in. U tikt hier alleen de tekst in die tussen de briefaanhef (Geachte....) en de ondertekening (Hoogachtend...) komt. Dit is de zgn. briefbody. Tik een aantal regels tekst in en sluit de brief af met de knop "Opslaan" of met [F7]. 5. Ga met één keer [Esc] of "Terug" terug naar het overzicht van het brievenbestand en kies de hyperlink "Ondertekeningen" of kies [Alt R O]. U krijgt een overzicht in beeld van alle gedefinieerde ondertekeningen. Kies in het veld "Zoek naar" "JOOP". Als "JOOP" aanwezig is ziet u een voorbeeld ondertekening. Als dit voorbeeld er is kunt u deze ondertekening gebruiken of dupliceren. Als "JOOP" er niet is kunt u onder de lineaal de ondertekening zelf intikken. Bijvoorbeeld "Met vriendelijke groet, etc. etc.". Om een nieuwe ondertekening te definiëren kunt u ook de knop "Nieuw" kiezen. 6. Dupliceer een ondertekening en geef die uw eigen naam. U heeft nu een eigen ondertekening die u in het vervolg aan uw brieven kunt koppelen. U kunt meerdere ondertekeningen maken, bijvoorbeeld één met "Hoogachtend" en één met "Met vriendelijke groeten". U mag de ondertekening altijd beginnen met een hoofdletter. Als de ondertekening straks onder uw brieftekst wordt geplakt, kijkt Archie of de laatste zin met een komma of punt eindigde. Als het een komma was maakt hij van de eerste letter in de ondertekening zelf een kleine letter.

57


Ondertekening

U heeft geleerd: Hoe u een brieftekst maakt. Dat Archie de brieftekst tussen de aanhef "Geachte..." en uw standaard ondertekening plaatst. Dat u meerdere ondertekeningen kunt hebben.

58


Snelstart: Etiket van contactpersoon maken en brief sturen 1. Roep de relatie AICA in beeld. 2. Kies via het icoon rechts onder in het vak van de "Instelling" of via het menu "Instelling" [Alt I E] voor Etiketten.U krijgt nu een scherm met contactpersonen in beeld. In dit scherm kunt u aanvinken van welke persoon of personen u een etiket wilt maken. U ziet aan het vinkje voor de naam, dat de persoon is geselecteerd. U kunt een persoon de-selecteren door opnieuw te klikken in het hokje van die persoon. Dit soort vensters heten "tagvensters" omdat u meerdere regels kunt aanklikken.Zorg dat u minimaal één persoon heeft geselecteerd, kies voor "Etiketten schonen", "Postadres" en "Formeel". Bevestig vervolgens met [OK]. Als de etiketten zijn aangemaakt, komt u in een dialoogscherm, waarin u kunt zien hoeveel en welke etiketten er op uw etikettenbestand staan. Aan de rechterkant ziet u knoppen, waarmee u verschillende acties kunt starten. 3. Kies de knop "Naar Brieven" of tik een [B] en roep de brief "FOLDER" in beeld.U heeft nu de brieftekst in beeld en kunt deze samenvoegen met het etiket en de ondertekening. 4. Kies in het vakje "Lay-out" voor "BRIEF" en in het vakje "Ondertekening" voor uw eigen ondertekening. [F1] intikken in het veld geeft telkens een overzicht. 5. U ziet dat de datum, het etiket, de aanhef en de ondertekening zijn samengevoegd met de brief. Kies uit het menu "Weergave" [Alt V S] of via het icoon, rechts op de tekstverwerkingsbalk, voor "Samenvoegen", als u alleen de briefbody in beeld wilt zien. 6. Kies "Afdrukken" of tik een [A]. Kies voor "Afdrukvoorbeeld" om de brief, zoals die geprint wordt, op beeldscherm te zien.

U heeft geleerd: Hoe u etiketten maakt bij een relatie. Hoe u in een "tagscherm" regels selecteert. Hoe u met "Afdrukken" het printstatusscherm oproept. Dat voor ieder etiket een brief wordt geprint. Hoe u een brief voor het printen kunt bekijken.

59


Snelstart: Afsluiting U heeft nu in vogelvlucht kennis gemaakt met een aantal mogelijkheden en de werking van Archie. U bent nu in staat Archie te gebruiken. Raadpleeg voor een nadere uitleg van de mogelijke acties de handleiding. Voor u daadwerkelijk begint : 1. Denk na over de segmentatie van relaties en contactpersonen. Bij de relaties zijn dat "B-Groepen" en bij de contactpersonen zijn dat de "K-Groepen". 2. Vul de Tabellen met logische codes en zinvolle omschrijvingen. Probeer niet alles in één keer volledig in te brengen, probeer eerst de hoofdzaken vast te leggen. U kunt later nog codes toevoegen of samenvoegen.

60

Hoofdstuk 6 / Leestips

Leestips

Leestips Als u wilt weten wat met Archie mogelijk is, raden wij u aan om de inleidingen van de hoofdstukken te lezen. Als u veel met het relatiescherm werkt, is het zinvol de inleiding en de informatie over het relatiescherm goed door te nemen. Als u promotionele campagnes wilt registreren in Archie zoals beurzen, advertenties, etc. is het zinvol om de leesinstructies op de volgende pagina's te volgen.

61


Leestip: Hoe zet ik een mailing op? Om de respons op een mailing te kunnen meten, regelt u in Archie twee zaken. Ten eerste registreert u uw promotionele campagne en ten tweede bepaalt u welke soorten respons u wilt meten. De stappen die u daarna onderneemt, verwijzen naar uw promotionele campagne. Registratie 1. Geef de mailing een campagnecode. Lees het hoofdstuk Tabellen… (Campagnes). 2. Controleer of vul de responstabel. De responstabel geldt voor alle campagnes die u onderneemt, zorg er dus voor dat de belangrijkste soorten respons zijn ingevuld. Lees Tabellen... (Respons). Mailing 3. Selecteer de relaties/contactpersonen die u wilt mailen. Lees Selecties… 4. Maak etiketten van de selectie bij Etiketten... Lees Etiketten… 5. Print uw mailing. Lees “Brieven afdrukken”. Opvolging 6. Maak activiteitenregels bij de relaties die u naar aanleiding van de mailing wilt laten nabellen. Lees "Etiketten opvolgen" en/of "Relatiefilter". N.B. Neem de campagnecode op in de activiteitenregel. Responsregistratie 7. Registreer bij spontane respons van de geadresseerden of tijdens het nabellen van de mailing, de respons op uw mailingactie. Dit doet u in dit voorbeeld door via Activiteiten… de activiteitenregels te archiveren met de juiste responscode. Lees “Activiteit archiveren”. Analyse 8. Meet uw resultaten in Analyse... Lees het hoofdstuk Analyse (Campagnes, Respons en NonRespons).

62


Leestip: Hoe registreer ik informatie aanvragen? Om de aanvragen naar informatie te kunnen meten, heeft u één responscode nodig in de responstabel. Bijvoorbeeld "Aanvraag documentatie" of "Informatie aanvraag". Lees Tabellen... (Respons). Probeer altijd te achterhalen naar aanleiding van wat voor promotionele campagne de aanvrager heeft gereageerd. Informatie aanvragen komen vaak telefonisch, schriftelijk of via beurzen binnen. Registratie 1. Zoek de relatie op of voeg de relatie toe aan uw relatiebestand. Lees "Relatie toevoegen" en "Relatiescherm". 2. Voeg met de knop Campagnes bij Instelling of met [Alt I A] aan uw campagnebestand de respons "Informatie aanvraag" toe en voeg daarbij de campagne toe naar aanleiding waarvan de aanvraag is ontstaan. Lees "Campagnes Instelling". Opvolging 3. Maak, indien gewenst voor de opvolging, een activiteitenregel bij de relatie die de informatie heeft aangevraagd en neem de campagnecode op in de activiteitenregel. Lees "Toevoegen activiteit". Bijvoorbeeld "Bel nav documentatie". Responsregistratie 4. Registreer de spontane respons van de informatie aanvrager of de respons die tijdens het opvolgen van de activiteitenregel(s) wordt gegeven. Dit doet u door de activiteitenregel op te slaan met de juiste responscode. Lees "Activiteit archiveren". Bijvoorbeeld respons "Afspraak gemaakt" of "Geen interesse". Analyse 5. Meet uw resultaten in Analyse... Lees "Analyse Campagnes", "Analyse Respons" en “Analyse Non-Respons”.

63


Leestip: Hoe voeg ik een doelgroep toe aan een groep relaties? In Archie heten de doelgroepen van de relaties B-Groepen. Als u een bepaalde groep relaties uit uw database van een doelgroepcode wilt voorzien, hoeft u niet per relatie de doelgroep handmatig toe te voegen. Deze situatie komt voor als u bijvoorbeeld een regio wilt koppelen aan een verkoper of als u een bepaald type prospect wilt benaderen. 1. Selecteer alle relaties die tot dezelfde doelgroep moeten gaan behoren. Waarschijnlijk zult u meerdere selecties moeten maken of handmatig moeten selecteren om de groep bij elkaar te krijgen. Iedere keer dat u nieuwe relaties selecteert, voegt u ze toe aan het selectiebestand door het bestand niet te schonen. Lees hoofdstuk 10, Selecties en "Selecteren relatie". 2. Voeg in één keer de doelgroep toe door het omzetten van een lege doelgroepcode naar de gewenste doelgroepcode bij Tabellen... met de actie Omzetten. Lees "Omzetten tabelwaarden".

64


Leestip: Hoe voeg ik een doelgroep toe aan een groep contactpersonen? In Archie heten de doelgroepen voor de contactpersonen K-Groepen. De K-Groepen zijn voor de contactpersonen wat de doelgroepen zijn voor de relaties. U kunt er eenvoudig op selecteren en analyseren. Als u een bepaalde groep contactpersonen uit uw database van een doelgroep wilt voorzien, hoeft u niet per contactpersoon de doelgroep handmatig toe te voegen. Deze situatie komt voor als u bijvoorbeeld contactpersonen wilt koppelen aan iemand van de binnendienst of als u alle beslissers van een doelgroep wilt voorzien. 1. Selecteer alle contactpersonen die tot dezelfde doelgroep moeten gaan behoren. Waarschijnlijk zult u meerdere selecties moeten maken of handmatig moeten selecteren om de groep bij elkaar te krijgen. Iedere keer dat u nieuwe contactpersonen selecteert, voegt u ze toe aan het selectiebestand door het bestand niet te schonen. Lees hoofstuk 10, Selecties en "Selecteren relatie". 2. Voeg in één keer de doelgroep toe door het omzetten van een lege doelgroepcode naar de gewenste doelgroepcode bij Tabellen... met de actie Omzetten. Lees "Omzetten tabelwaarden".

65


Leestip: Hoe consolideer ik campagnes of voeg ik doelgroepen samen? Als er in de database een te grote versnippering is ontstaan, kunt u bepaalde tabelcodes omzetten naar een gezamenlijke code. Dit komt een overzichtelijke segmentatie van uw database ten goede. Zo kunt u oude campagnes zoals advertenties, bijeenkomsten e.d. consolideren of een B-Groep die slechts een paar keer voorkomt, bij een andere B-Groep voegen. U kunt codes samenvoegen bij: - Landen - Vrije velden - Campagnes - Afdelingen - Functies - K-Groepen - Connecties - Titulatuur - B-Groepen - Sales - Soorten - Redenen orders - Redenen Vervallen offertes 1. Bepaal wat u wilt samenvoegen en selecteer de relaties of contactpersonen bij Analyse.... Lees "Database-Analyse". 2. Kies bij Tabellen... voor de actie "Omzetten Selectiebestand". Lees "Inleiding Tabellen".

66

Hoofdstuk 7 / Tekstverwerking

Tekstverwerking

Tekstverwerking Algemeen Op veel plaatsen in Archie zult u regelmatig vrije tekst invoeren zoals in historie, notities en brieven. Om de invoer van tekst te vereenvoudigen kent Archie een aantal tekstverwerkingsfaciliteiten die u overal kunt gebruiken. De tekstverwerkingsfuncties zijn behalve in het onderdeel Brieven… beperkt tot een vast, niet proportioneel lettertype. Hierdoor is een minimale opslagcapaciteit op schijf vereist. Dit heeft als voordeel dat het ophalen en repliceren van informatie optimaal verloopt. In Brieven… kan wel gebruik gemaakt worden van uitgebreide faciliteiten. Als een gebruiker een brief wil opslaan achter een relatie, zal Archie deze standaard terugbrengen tot platte tekst, tenzij de gebruiker anders beslist. Zie Hoofdstuk 12, Brieven…

67


Tekstinvoer basisfuncties Als u in Archie in een tekstveld komt, kunt u op de plaats van de cursor tekst invoeren. Als de maximale regelbreedte is bereikt, of als u op [Enter] drukt, komt u op de volgende regel. U kunt de [Insert]-functie uit en aan zetten door op [Insert] te drukken. Als de indicatie [Insert] "Aan" staat, kunt u tekst tussen andere tekst voegen. U ziet de indicatie "INS" in de informatiebalk zwart weergegeven. Als de [Insert] "Uit" staat, kunt u over bestaande tekst heen tikken. U ziet de indicatie "INS" in de informatiebalk grijs weergegeven. Met de [Delete] toets verwijdert u het teken op de plek van de cursor en met de [Backspace] toets verwijdert u het teken links van de cursor. [Enter]

Als de cursor aan het einde van een regel staat, wordt op die plaats een "hard carriage return" gegeven. Dit is een onzichtbaar teken dat het definitieve einde van de regel betekent. Dat wil zeggen dat u achter dit teken geen tekst meer in kunt tikken. Als de cursor op een regel midden in de tekst staat, gebeurt hetzelfde. Op de plek waar de cursor stond komt het onzichtbare teken dat het einde van die regel markeert. De tekst die achter de cursor stond wordt getransporteerd naar de volgende regel. Als de cursor aan het begin van de regel staat, wordt een lege regel tussengevoegd. N.B. U kunt een "hard carriage return" weghalen door op de regel met de [End] toets naar het einde te springen en daar één maal op de [Delete] toets te drukken. Als het een zin was die niet de volledige regelbreedte in beslag nam, zal de tekst van de volgende regel zoveel mogelijk achter de huidige regel worden geplaatst.

[Tab]

De tabposities zijn standaard ingesteld. Om de 8 posities is de volgende tabstop. In het onderdeel Brieven… zijn de mogelijkheden met tabposities uitgebreider. Tip: Als u tekst in wilt laten springen vanaf de linkerkantlijn, beëindig dan iedere regel met een "hard carriage return". Als deze er niet staat, bestaat de kans dat de tekst verspringt bij het wijzigen of opslaan van de tekst.

[Delete]

Verwijdert teken op de plaats van de cursor.

[Backspace]

Verwijdert teken links van de cursor.

[Insert]

Tussenvoegen Aan/Uit.

68


Verplaatsen in tekst Positioneren met de muis

Naar willekeurig welk teken of spatie.

[Pijl naar rechts] [Pijl naar links] [Pijl omlaag] [Pijl omhoog]

Volgende teken of spatie. Vorige teken of spatie. Volgende regel. Vorige regel.

[Ctrl Pijl naar rechts] [Ctrl Pijl naar links]

Begin volgende woord of teken. Begin vorig woord of teken.

[Home] [End] [PgDn] [PgUp]

Begin regel. Einde regel. Volgende venster. Vorige venster.

[Ctrl Home] [Ctrl End]

Begin tekst. Einde tekst.

Tekst Opslaan Knop "Opslaan" of [F7]

Opslaan.

[Esc]

Na bevestiging opslaan.

69


Tekst selecteren Naast het normale invoeren en corrigeren van tekst, is het mogelijk om met een blok tekst te werken. U kunt dit blok kopiëren, verwijderen, uitnemen, op het klembord plaatsen en/of een bepaald opmaakkenmerk geven. Als u tekst selecteert, wordt de geselecteerde tekst in een andere kleur weergegeven. Dit betekent dat de blokfunctie actief is. Als u de [Shift] toets of de muisknop loslaat, kunt u acties ondernemen op het blok. U kunt vanaf de positie van de cursor vooruit of achteruit in de tekst selecteren. Er zijn verschillende manieren om een blok tekst te selecteren. Muis

Met de muis kunt u een blok selecteren. U doet dit door de muis met de linkerknop ingedrukt naar voor of naar achter in de tekst te slepen. Als u met de muis op een woord dubbelklikt, wordt dat woord direct in een blok gezet.

[Shift pijl naar rechts]

Uitbreiden selectie naar volgende positie. Als u bezig was een blok van rechts naar links te selecteren, wordt de huidige positie geannuleerd, tot de plaats van de cursor.

[Shift pijl naar links]

Uitbreiden selectie naar vorige positie. Als u bezig was een blok van links naar rechts te selecteren, wordt de huidige positie geannuleerd, tot de plaats van de cursor.

[Shift pijl omlaag]

Uitbreiden selectie naar volgende regel. Als u bezig was een blok van beneden naar boven te selecteren, wordt de huidige regel geannuleerd, tot de plaats van de cursor.

[Shift pijl omhoog]

Uitbreiden selectie naar vorige regel. Als u bezig was een blok van boven naar beneden te selecteren, wordt de huidige regel geannuleerd, tot de plaats van de cursor.

[Shift End]

Uitbreiden selectie tot einde regel.

[Shift Home]

Uitbreiden selectie tot begin regel.

[Shift PgDn]

Uitbreiden selectie tot volgende venster.

[Shift PgUp]

Uitbreiden selectie tot vorig venster.

[Ctrl A]

Selecteert de totale tekst.

70


Acties bij blokfunctie Als u een blok tekst heeft geselecteerd, kunt u acties ondernemen op het blok. De acties zijn uit te voeren door een icoon aan te klikken op de tekstverwerkingsbalk boven de tekst, of met een toetscombinatie.

Geselecteerd blok in een tekst

Icoon (Knippen) of [Ctrl X]

Knippen. De geselecteerde tekst wordt uit de bestaande tekst gehaald en in de buffer geplaatst. Denk aan de "X" als ware het een schaar.Het blok verdwijnt uit de tekst die u aan het bewerken bent. De uitgenomen tekst is oproepbaar met [Ctrl V].

Icoon (Kopie) of [Ctrl C]

Kopiëren. De geselecteerde tekst wordt in de buffer geplaatst. Denk aan de "C" als de "C" van "Copy".De tekst is hierna in Archie en in andere Windows applicaties oproepbaar met [Ctrl V]. N.B. Gebruik [Ctrl V] in Archie alleen in de tekstverwerker.

Icoon (Plakken) of [Ctrl V]

Plakken. De tekst uit de buffer wordt tussengevoegd in de bestaande tekst. Denk aan de "V" als een wig om iets tussen te voegen.

[Del]

Verwijdert de geselecteerde tekst.

71

Archie CRM / Handleiding A→A

De geselecteerde tekst wordt klein weergegeven.

U (Underline) of [Ctrl U]

De geselecteerde tekst wordt onderstreept weergegeven.

I (Italic) [Ctrl I]

De geselecteerde tekst wordt cursief weergegeven.

B (Bold) of [Ctrl B]

De geselecteerde tekst wordt vet weergegeven.

N.B. De blokfunctie wordt beëindigd na een actie of bij het gebruik van een besturingstoets zoals een pijltje omhoog of omlaag, of een muisklik. N.B. Met [Ctrl X] en [Ctrl C] kunt u een blok tekst tijdelijk bewaren. Het blok in de buffer blijft bestaan,totdat u een nieuw blok bewaart of het programma afsluit. U kunt dus bijvoorbeeld een blok tekst dat u in een brief in de buffer heeft geplaatst, weer oproepen in de historie bij een klant.

72


Tekenstijlen Aan/Uit Als u een teken intikt, dan neemt het teken de kenmerken over van de positie waar uw cursor stond. Als op een positie bijvoorbeeld de knop "B" ingedrukt is, dan wordt het ingetikte teken vet. U kunt aan zo'n teken een ander kenmerk toevoegen door het "Aan" te zetten. Bijvoorbeeld onderstreept "Aan". Dit doet u met de knop "U" of met [Ctrl U]. Als u nu een teken intikt worden de kenmerken die "Aan" staan, bij de bestaande kenmerken gevoegd. Het teken waar u op stond neemt direct de juiste kenmerken aan. Als onderstreept "Aan" staat, krijgen alle tekens waar u ze ook intikt een onderstreept lettertype. Door nogmaals op de knop te drukken of [Ctrl U] te tikken, zet u onderstreept weer "Uit". Knop U, of [Ctrl U]

Onderstreept Aan/Uit.

Knop I, of [Ctrl I]

Schuin (cursief) Aan/Uit.

Knop B, of [Ctrl B]

Vet Aan/Uit.

Knop A→A

Klein Aan/Uit.

73


Speciale tekstverwerkingsfuncties Herstellen Met [Ctrl-Z] maakt u de laatste invoer ongedaan. Let op: verwijdering van een woord of letter is ook invoer. Als u met deze actie een invoer ongedaan hebt gemaakt, wordt met nog een keer deze actie de oude situatie weer hersteld. In Brieven… heeft [Ctrl Z] een uitgebreidere functionaliteit. [Ctrl Z]

74

Ongedaan maken van uw laatste invoer.


Extra functies bij Brieven... Bij Brieven… kunt u op iedere plek in uw tekst een andere tekst ophalen en variabelen, symbolen en afbeeldingen invoegen. De werking en bediening van deze extra functies wordt uitgebreid bij hoofdstuk 12, Brieven… beschreven. Herstellen U kunt tekst verwijderen met [Delete] of [Backspace]. Als u in een tekst bezig bent wordt de verwijderde tekst voor u bewaard op volgorde van binnenkomst. De verwijderingen worden als het ware gestapeld. Dat betekent dat de laatste verwijdering bovenop ligt. Met [Ctrl Z] kunt u de verwijderingen weer ongedaan maken. Iedere keer dat u op [Ctrl Z] drukt, wordt de verwijdering die bovenop ligt in uw tekst geplaatst op de positie waar u met de cursor staat. Paginasprong Met [Ctrl Enter] kunt u een paginasprong forceren. Bij het printen van de brief wordt na dit teken (een onderbroken lijn) een nieuwe pagina afgedrukt.

75


76

Hoofdstuk 8 / Relaties

Relaties

Relaties, Inleiding Relatiegegevens vormen de kern van Archie. Na het invoeren van deze gegevens kunt u de verdere gebruiksmogelijkheden van het programma optimaal benutten. U kunt activiteiten vastleggen, notities maken bij relaties, lijsten en analyses produceren, selecteren, mailen, etc. Een relatie in Archie is een organisatie, bedrijf, stichting, instelling of privépersoon. Een persoon hoeft met al zijn of haar persoonlijke gegevens maar één keer te worden ingevoerd. U kunt de persoon koppelen aan meerdere relaties. Instellingen en personen worden in aparte invoervelden ingevoerd. Bedrijfs- of instellingsnaam wordt in het bovenste veld weergegeven en persoonsnamen in het midden van het scherm. Tussen deze velden worden de adres- en telefoonnummers van de instelling of persoon getoond. Linksonder staat een overzicht van personen en rechtsonder staan het profiel en de instellingsgroepen van het bedrijf of de instelling. Tijdens het invoeren of wijzigen van relatiegegevens kunt u op verschillende plaatsen een helpvenster oproepen door in het veld op [F1] te drukken, of door achter het veld op "…" te klikken. Deze vensters geven u informatie over de codes die u kunt invoeren. Voorbeelden van codes in dit verband zijn doelgroepcodes, landcodes en titulatuurcodes. De codes met bijbehorende omschrijving kunt u in Tabellen... naar eigen inzicht samenstellen. Als u instellingen en contactpersonen wilt selecteren is het van belang dat u B-Groepcodes (Instelling) en K-Groepcodes (Contactpersonen) heeft gedefinieerd. Deze codes kunt u in Tabellen... vastleggen. In Selecties... kunt u op deze codes selecteren, zodat u alleen een bepaalde groep relaties of personen kunt benaderen of bewerken. Op het relatiescherm zijn twaalf velden beschikbaar waarvoor u zelf een schermtekst kunt bepalen. Dit betreft de z.g. vrije velden. U kunt deze schermtekst instellen via "Rubrieken" in het menu "Beheer". Als u gebruik wilt maken van extra vrije velden bij een relatie, dan kunt u in Systeembeheer... (Definitie universele velden) 18 universele velden definiëren.

77


Acties bij Relaties... Andere bestandsdirectory openen Relatie zoeken Volgorde Relatie wijzigen Relatie toevoegen Activiteiten algemeen Activiteiten relatie Correspondentie (In/Uit) B-Groepen Dupliceren Etiketten instelling Etiketten contactpersoon Brief instelling Brief contactpersoon Relatiefilter Exporteren relatiegegevens Exporteren codes Importeren codes Opvolgen selectiebestand Historie bij de Relatie Historie, zoeken op string Lay-out toevoegen in historie Bedrijfsprofiel Gerelateerde contacten Contactprofiel Margestatus Omzetstatus Orderontvangst Relaties met Activiteitenlog Contactpersoon toevoegen Contactpersoon koppelen Connecties tussen personen Etiketten contactpersoon Persoonlijke Fax/telefoonnrs. Koppeling met Instellingen K-Groepen Samenvoegen contactpersonen Notities contactpersoon Historie contactpersoon Contactpersoon, Sorteren Campagnes bij een contact Selecteren

78

Rel Alt B O . Rel Alt W Z . Rel . Alt W G . Rel Alt W W Rel Alt B N Rel Alt A A Rel Alt A T Rel . Alt I C . Rel . Alt I G Rel . Alt W D . Rel . Alt I E . Rel . Alt C E . Rel . Alt I B . Rel . Alt C B . Alt G F . Alt G F . "Export" . Alt G F . "Export" . Alt G F . "Import" . Alt G F . "Opvolgen" . Rel . Alt I H Rel . Alt I H Z . Rel . Alt I H L . Rel . Alt F B Rel . Alt F G Rel . Alt F C Rel . Alt F M . Rel . Alt F O . Rel . Alt F D . Rel . Alt F R Rel . Alt F L Rel . Alt B N . Rel . Alt B N . [F1] . Rel . Alt C C Rel . Alt C E . Rel . Alt C F Rel . Alt F I Rel . Alt C K Rel . Alt W M Rel . Alt C N Rel . Alt C H Rel . Alt C S Rel . Alt C A Rel . Alt W S .


Samenvoegen relaties Notities bij de instelling Lay-out toevoegen in Notities Sales Campagnes bij de instelling Instelling, Communicatie Contactpersoon, Communicatie Universele velden Verwijderen Relatie, Kleur/Categorie

Rel . Alt W M Rel . Alt I N Rel . Alt I N L . Rel . Alt I S . Rel . Alt I A Rel . Alt I M . Rel . Alt C M . Rel . Alt I U Rel . Alt W V . Rel . Alt I K .

79


Andere bestandsdirectory openen Als er meerdere directories geïnstalleerd zijn, staat in het toegangscontrolescherm onder het veld met "Uw toegangscode" een veld onder de tekst "Archie gebruikt". Hier kunt u kiezen met welke bestandsdirectory u wilt gaan werken door op de map rechts naast het veld te klikken en uw keuze te maken uit de verschillende directories. Als u in het basisscherm van Archie bent kunt u naar een andere directory wisselen, zonder Archie te hoeven verlaten. U kiest "Openen" uit het menu "Bestand" en u krijgt een overzicht van de verschillende directories. Als u een andere directory kiest en bevestigt met [OK] zal Archie bekijken of uw toegangscode voor de door u gekozen directory geldig is. Als dat het geval is, kunt u direct in de bewuste directory doorwerken. U kunt de verschillende directories via Systeembeheer… (Standaards) met een kleur markeren. Linksonder in de informatiebalk komt de door u gekozen kleur terug, evenals boven het codeveld in het basisscherm. Andere bestandsdirectory openen

80

Rel Alt B O .


Relatie zoeken U kunt vanuit het basisscherm op verschillende manieren snel een relatie zoeken: 1. Als u de code van de relatiekaart kent, typt u die in en bevestigt met [Enter]. 2. Via de knop "Zoek" op de Icon Toolbar of de menukeuze "Zoeken" in het menu "Bewerken". Als u de knop of het menu-item activeert, krijgt u een dialoogscherm in beeld. U kunt hier aangeven op welk zoekveld u wilt zoeken. Er zijn zoekvelden beschikbaar bij de instellings- en contactpersoongegevens, bij de vrije velden en bij Sales. Als u een veld gekozen heeft en die keuze bevestigt met [OK], verschijnt in de meeste gevallen een overzicht van de relatiekaarten, in de volgorde van het door u gekozen zoekveld. 3. Een onderstreepte veldrubriek aanklikken geeft direct een overzicht van de relatiekaarten, in de volgorde van het door u gekozen zoekveld. 4. Met de cursor in een zoekveld de toets [F1] indrukken of klikken op "…" achter het veld geeft direct een overzicht van de relatiekaarten, in de volgorde van het door u gekozen zoekveld. 5. Zoeken met een string/trefwoord. U zoekt een relatie op met een zoekstring als u de relatie niet op een normale manier kunt vinden en als u zeker weet dat de relatie toch ergens in het bestand aanwezig is. U weet bijvoorbeeld alleen een deel van de naam, straat of telefoonnummer. Deze gegevens kunt u als zoekstring gebruiken. Vanuit een lege relatiekaart of vanuit een willekeurige relatie kiest u de actie "Zoeken" uit het menu "Bewerken" of de knop "Zoek" in de Icon Toolbar en u geeft de string op. Archie zoekt nu naar het gegeven. Als een relatie gevonden wordt waarbij het gegeven voorkomt, ziet u deze op het scherm. Als u op “Cancel” klikt, wordt het zoeken gestaakt en kunt u de kaart bewerken. Als u de knop "Find next" aanklikt, zal Archie de volgende zoeken. Archie zoekt naar de string in de instellingsnaam, straat en plaats van huis- en postadres, telefoonen faxveld plus het daarnaast gelegen veld en in de alfanumerieke velden rechts onder in het scherm. 6. Met het veld naast "Zoek naar". Dubbelklikken in het veld geeft u een overzicht van de relatiekaarten in de volgorde van het actieve zoekveld. Naast het veld staat aangegeven op welke volgorde gezocht wordt. Met een gevulde relatiekaart op het scherm kunt u op deze wijze een andere relatiekaart opzoeken zonder eerst de kaart te hoeven sluiten.

81


Relatie zoeken via de knop of de menu-optie "Zoek"

Als u een overzicht in beeld heeft, kunt u het zoeken nog verfijnen door de eerste letter(s) of cijfer(s) van het gegeven, dat u zoekt, in te typen. Het overzicht zal met de door u ingegeven letter(s) of cijfer(s) meelopen. Als u de door u gezochte relatie in het overzicht heeft gevonden kunt u het onderstreepte gegeven (=hyperlink) aanklikken om de relatiekaart in beeld te brengen. Als u een relatie via een bepaald veld heeft opgeroepen ligt het bestand onmiddellijk op volgorde van dat veld. Als u bijvoorbeeld bladert op "Instelling" dan ziet u bij het bladeren met [+] en [-] dat de relaties op volgorde van Instellingsnaam zijn gesorteerd. U ziet aan de afwijkende kleur van het veld en aan de tekst naast het "Zoek naar"-veld op welke volgorde u bladert. U kunt direct de volgorde wijzigen door een ander sorteerveld te activeren. U doet dat via "Volgorde" in het menu "Bewerken", door een van de onderstreepte veldrubrieken aan te klikken of met [Tab] of [Shift-Tab] naar een ander veld te wisselen. Een andere belangrijke eigenschap van het gebruik van de verschillende zoekvelden is, dat u alleen relaties in beeld krijgt waar daadwerkelijk een waarde in het veld is ingevoerd. Dus als u bijvoorbeeld op branchecode bladert, ziet u alleen de relaties waarbij een branchecode is ingevuld. Als u wilt wisselen van sorteerveld kunt u alleen wisselen naar velden waar iets is ingevuld.

82


Als u Archie start, staat de cursor standaard in het codeveld. Via Systeembeheer… (Standaards) kunt u een ander veld als standaard zoekcodeveld instellen. Omdat u veel zult zoeken op code of op contactpersoon, kunt u in het basisscherm met [F5] snel tussen deze beide velden wisselen. Bij een opgeroepen relatiekaart wisselt u met [F5] tussen het codeveld, het "Zoek naar" veld onder de Icon Toolbar en het contactpersoonveld. N.B. Archie onthoudt de code van de relatiekaart, die als laatste in beeld stond. Als u Archie met uw toegangscode start, of als u bijvoorbeeld naar Analyse… bent geweest en terugkomt in het basisscherm, staat de code van de relatie die u het laatst in beeld had rechts in de grijze balk, onder de Icon Toolbar. De code is een hyperlink: als u deze aanklikt komt direct die relatie weer in beeld. Relatie zoeken Volgorde

Rel Alt W Z . Rel . AltW G .

Relatie wijzigen Door de knop "Wijzigen" op de Icon Toolbar aan te klikken of de [W] in te tikken, kunt u de relatiekaart wijzigen. De invoervelden worden duidelijk zichtbaar. Als u een relatie wijzigt kunt u de instellingsnaam, adresgegevens, vrije velden en de actieve contactpersoon wijzigen. Als u de instellingsnaam, het adres of de telefoonnummers wijzigt, kijkt Archie of er nog meer relaties zijn waarbij dit eventueel moet gebeuren. Archie kijkt naar de landcode, postcode en de eerste vijf posities van de instellingsnaam. Als hij een gelijke aantreft krijgt u de mogelijkheid om deze automatisch te wijzigen. Als u de wijziging(en) heeft doorgevoerd, kiest u [F7], de knop "Opslaan" op de IconToolbar, of "Opslaan" uit het menu "Bestand". Relatie wijzigen

Rel Alt-W W

83


Relatie toevoegen Op verschillende manieren kunt u kiezen voor het toevoegen van een relatiekaart. A. In het basisscherm: 1. Door de knop "Nieuw" op de Icon Toolbar te activeren. 2. Door te kiezen voor "Nieuw" in het menu "Bestand". 3. Als u in één van de invoervelden een waarde invoert, die niet bestaat, vraagt Archie of een nieuwe kaart moet worden toegevoegd. B. Met een relatiekaart in beeld: 1. Door de knop "Nieuw" op de Icon Toolbar te activeren. 2. Door te kiezen voor "Nieuw" in het menu "Bestand" (Alt B N). Archie zal vervolgens vragen of een nieuwe instelling, contactpersoon of activiteit moet worden toegevoegd. Als u de keuze "Instelling" bevestigt, krijgt u het invoerscherm in beeld en kunt u informatie invoeren. Bij de meeste velden kiest Archie automatisch op de eerste positie een hoofdletter. In Tabellen... (Instellingen, Landen) kunt u bepalen of de plaatsnaam volledig in hoofdletters wordt geschreven of niet.

Relatie toevoegen

84


Relatiescherm Als u een relatie toevoegt komt de cursor in het veld "Code". U geeft hier een zoekcode op waarmee u de relatie later makkelijk kunt terugvinden. Als u een code opgeeft die niet uniek is krijgt u bij het opslaan van de relatie een melding. U mag meerdere relaties dezelfde code geven, maar i.v.m. de duidelijkheid adviseren wij om het niet te doen. Instellingsgegevens Instelling

Het invoerveld voor de instelling bestaat standaard uit 4 regels van 35 posities.In dit veld vult u een instellings- of bedrijfsnaam in, eventueel aangevuld met afdeling, etc. U vult hier dus geen namen van personen in, dat doet u bij het kader "Contact". Voorbeeld Korrelaar B.V. afd. productontwikkeling

Huisadres/Postadres

Deze bestaan standaard uit 6 velden. straat + nummer, extra adresveld, landcode, postcode, plaats en provinciecode. 1. Straat + huisnummer Het eerste veld gebruikt u voor de straat en het huisnummer. Als u bij het postadres alleen een nummer intikt, plaatst Archie daar automatisch de tekst voor die bij Tabellen (Instellingen, Landen) in de kolom "Tekst Postbus" is opgegeven. In geval van Nederland "Postbus " en in geval van Engeland bijvoorbeeld "P.O. Box ". Voorbeeld Huisadres: Wagenweg 1 1122 AA WAGENINGEN Postadres: 12 1122 KM wordt Huisadres: Wagenweg 1 1122 AA WAGENINGEN Postadres: Postbus 12 1122 KM WAGENINGEN Postcodedatabank (postcodemodule) Als u gebruik maakt van de postcodemodule, kunt u volstaan met het invoeren van huisnummer en postcode, of straat + nummer en plaats. De ontbrekende gegevens worden er automatisch bijgezocht.

85


2. Extra adresveld ( en ) Als u uitgebreide adressen wilt toevoegen, bijvoorbeeld voor Engeland of Amerika, dan kunt u het extra adresveld gebruiken. Voorbeeld uitgebreid huisadres 8, Bridgegate Centre Martins Science Park SE12 1JG LONDON 3. Landcode Het volgende veld is voor de landcode. Als u een adres toevoegt of wijzigt, springt de cursor over dit veld heen naar het postcodeveld. Met [Shift-Tab], Pijl omhoog of door met een muisklik de cursor te positioneren, kunt u van daaruit in het landcodeveld komen. Het landcodeveld wordt automatisch gevuld met de standaard landcode. Meestal voert u namelijk relaties in, die in uw eigen land zijn gevestigd. De standaard landcode kunt u instellen in Systeembeheer... (Standaards). Als u etiketten maakt worden de landcodes, die anders zijn dan de standaard landcode, omgezet in de naam van het land zoals u die heeft opgegeven in Tabellen... (Instellingen, Landen). [F1] of klikken op "…" in het veld geeft een overzicht. Als u een landcode intikt en in Tabellen... (Instellingen, Landen) is bij "Postcode" een formaat opgegeven, dan neemt het postcodeveld automatisch het juiste formaat aan. N.B. Wanneer u de landcode wijzigt, wordt de postcode leeggemaakt wanneer het formaat niet overeenkomt met het formaat van de oude postcode. 4. Postcode Het volgende veld is het postcodeveld. Hier vult u de postcode in. Het formaat van het veld is afhankelijk van de gebruikte landcode. 5. Plaats Het volgende veld is het plaatsveld. Hier vult u de plaatsnaam in. Als u al een adres in uw database heeft met dezelfde postcode, dan vult Archie automatisch de daar opgegeven plaatsnaam in. Tip: Wanneer het huisadres hetzelfde is als het postadres (of er is maar één adres bekend), dan hoeft u die gegevens niet nog een keer in te vullen. Na het invoeren van de gegevens worden deze automatisch gekopieerd van het door u ingevulde adres naar het leeg gelaten adres.

86


6. Provincie, Staat, etc. Het laatste veld kunt u gebruiken voor het invullen van een deelgebied: provincie, staat, etc. De onderliggende tabel kunt u definiëren in Tabellen. . . (Instellingen, Landen), als het veldje onder de hyperlink "Tekst Prov." gevuld is. [F1] of klikken op "…" in het veld geeft een overzicht. Tel. Fax

Naast de tekst "Tel. Fax" ziet u twee invoervelden. Hierin kunt u telefoonnummers of faxnummers opnemen. Naast cijfers kunt u ook letters intikken zodat u een aanduiding mee kunt geven. Het is aan te raden om het tweede invoerveld () te gebruiken voor het invoeren van faxnummers.

Rechts naast de "Tel/Fax"-velden is een veld waarvan u zelf de schermtekst kunt benoemen in "Rubrieken" in het menu "Beheer". U kunt het bijvoorbeeld gebruiken voor een Webadres, een electronic mailnummer of ander gegeven. Tip: Als u een Webadres opneemt, laat dit dan voorafgaan door "//" of door "HTTP://". Archie herkent hieraan dat het een Webadres is en maakt automatisch een hyperlink van het adres. De Webadressen worden in een apart bestand bewaard en in een apart venster getoond, als u de knop "Web" op de Icon Toolbar aanklikt.

87


Contact Achternaam

In het venster "Contact" vult u de achternaam van de contactpersoon in ZONDER tussenvoegsels zoals "van", "van 't", "de" etc. Voorbeeld achternaam Bush (G. Bush) Clinton (H. Clinton) Boer (L.M.A. de Boer) Wit (Simon de Wit) Bruggen (L.M. van der Bruggen) Onderdrukken meisjesnaam In Nederland kunnen vrouwen de naam van hun echtgenoot aannemen als ze getrouwd zijn. Het is dan gebruikelijk dat na de achternaam van de man na een [-] de meisjesnaam (achternaam van de vrouw) volgt. Voorbeeld mevrouw K.J. Bakker-Blom mevrouw H. van Dorp-De Boer Bij de briefaanhef is het niet correct als ook de meisjesnaam wordt vermeld, bijvoorbeeld "Geachte mevrouw Van Dorp-De Boer" is fout. U kunt dit in Archie oplossen door in het achternaamveld in plaats van het [-] streepje/minteken een [ _ ] onderliggend streepje (underscore) op te nemen. In het etiket en op lijsten wordt dit teken door Archie veranderd in een streepje, maar bij de briefaanhef wordt de meisjesnaam niet opgenomen. Voorbeeld achternaam Dorp_De Boer (H. van Dorp-De Boer) wordt in het etiket T.a.v. mevrouw H. van Dorp-De Boer en in de briefaanhef Geachte mevrouw Van Dorp, Transport tussenvoegsels Als u bij een Nederlands adres per ongeluk een tussenvoegsel aan het begin van een achternaam zet, zal Archie bij het opslaan van de relatie het tussenvoegsel achter de initialen plaatsen. Dit geldt voor "van der", "van den", "de la", "de" etc... Tussenvoegsels moeten in Archie in het initialenveld worden ingevoerd.

88

Hoofdstuk 8 / Relaties Voorletters + tussenvoegsels

De voorletters en tussenvoegsels. Voorbeeld G. H. L.M.A. de S. de L. van der

(G. Bush) (H. Clinton) (L.M.A. de Boer) (Simon de Wit) (L. van der Bruggen)

Voorletters tikt u aaneengesloten in, gescheiden door puntjes (P.J.K.) of spaties. Tussen de voorletters of voornaam en tussenvoegsels moet altijd een spatie staan. "H.van..." of "J.v.d....." zijn fout, "H. van..." en "J. v.d." zijn goed. Geen voorletters, wel tussenvoegsels Als er geen voorletters bekend zijn, maar wel tussenvoegsels, dan dient het eerste tussenvoegsel op de 2e positie van het veld te worden geplaatst. Dit is belangrijk voor het etiket en de briefaanhef. In het etiket hoort het tussenvoegsel met een kleine letter te beginnen en in de aanhef met een grote letter. Als u op de 2e positie begint kunt u een kleine letter invoeren. Tik dus eerst een spatie en dan het tussenvoegsel. Voorbeeld initialenveld zonder voorletters _van der (van der Bruggen) _de (de Wit) de tussenvoegsels beginnen op de 2e positie. Het resultaat in het etiket is T.a.v. de heer van der Bruggen en in de briefaanhef Geachte meneer Van der Bruggen, Tip Als u het per ongeluk vergeet dan doet Archie het zelf bij het opslaan van de relatie. Dit geldt voor een aantal tussenvoegsels, zoals "van", "der", "ter", "von", "de", "de la", etc... Archie verplaatst ze naar de 2e positie en begint met een kleine letter.

89

Archie CRM / Handleiding Titulatuur

In het titulatuurcodeveld rechts van de achternaam van de contactpersoon, geeft u met een code aan welke titulatuur u wilt gebruiken voor de correspondentie met die persoon. [F1] of klikken op "…" in het veld geeft een overzicht van de mogelijke codes. Door deze code zijn een aantal belangrijke zaken geregeld. De aanhef in het etiket "T.a.v. de heer/mevrouw....", de briefaanhef "Geachte heer/mevrouw...", de aanspreekvorm "meneer/mevrouw" en de informele aanspreekvorm "Beste...." zorgen ervoor dat er bij de correspondentie en de mondelinge communicatie geen onnodige fouten worden gemaakt. U kunt de tabel naar eigen inzicht bewerken bij Tabellen... (Contacten, Titulatuur). Tip: Er zijn bij de titulatuurtabel een aantal extra mogelijkheden waarmee u uw communicatie optimaal kunt laten verlopen. Zie de voorbeelden bij de beschrijving van de titulatuurcodetabel. Geen contactpersonen Wanneer u geen contactpersonen heeft bij een relatie, vult u toch een titulatuurcode in, zodat er op correcte wijze een etiket samengesteld kan worden. U vult dan bijvoorbeeld een code in die de waarde heeft "t.a.v. het bestuur" of "t.a.v. de directie". Zowel in het etiket als bij de briefaanhef is dan alles geregeld. Tip: Voor communicatie met klanten, prospects en andere relaties is een correcte invulling van de naam, voorletters, tussenvoegsels en titulatuur van het allergrootste belang. Verkeerde spelling of aanhef wordt aangemerkt als een van de belangrijkste irritatiefactoren. Als een naam goed is ingebracht zal Archie te allen tijde een perfect etiket en juiste briefaanhef samenstellen.

Voornaam

De voornaam van de contactpersoon. Dit veld wordt gebruikt als u personen informeel wilt aanschrijven.

Dit veld kunt u naar eigen inzicht benoemen en gebruiken, zie "Rubrieken" in het menu "Beheer". Het veld is relatie gebonden. Dus als dezelfde contactpersoon ook aan een andere relatie is gekoppeld heeft hij/zij daar weer een eigen vrij veld waarin relatie/contactpersoon gebonden gegevens kunnen worden ingevoerd.

90

Hoofdstuk 8 / Relaties Functie

In dit veld geeft u met een code de functie van de contactpersoon aan. [F1] of klikken op "…" in het veld geeft een overzicht van de functiecodetabel. De tabel kunt u bewerken in Tabellen... (Contacten, Functies).

Afdeling

Afdelingscode. De codes voor afdelingen zoals voor inkoop, automatisering, directie, etc. legt u vast in Tabellen... (Contacten, Afdelingen). [F1] of klikken op "…" in het veld geeft een overzicht.

Dit is een speciaal datumveld dat bij uitstek geschikt is voor verjaardagen, of de afloopdatum van een abonnement of polis. In dit veld kunt u bijvoorbeeld alleen een dag, maand en/of jaar opnemen. In Selecties... kunt u op dag/maand, maand/jaar of op de complete datum selecteren. In "Rubrieken" in het menu "Beheer" bepaalt u de schermtekst.

K-Groep

K-Groepen zijn de codes waarmee u uw contactgroepen kunt segmenteren. U kunt op deze codes eenvoudig selecteren en u kunt bij uw contactpersonen net zoveel codes opnemen als u wilt. U kunt bijvoorbeeld K-Groepen aanmaken voor alle mensen die een nieuwsbrief, kerstkaart, prijslijst of jaarverslag moeten ontvangen. U kunt ook codes maken om aan te geven hoe belangrijk de persoon is, is het een beslisser, heeft hij/zij budgetverantwoordelijkheid, etc. U geeft de codes en omschrijvingen op bij Tabellen... (Contacten, K-Groepen) [F1] of klikken op "…" in het veld geeft een overzicht van de tabelwaarden. N.B. De K-Groepen kunt u benaderen via Relaties… , via het menu (Alt C K) of via het icoon achter de hyperlink "K-Groep".

91


Extra instellingsgegevens

Links naast het "Rel.met"-veld staan twee velden die onafhankelijk van elkaar of bij elkaar gebruikt kunnen worden. Het kleine veldje zou bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden voor een code van een bankinstelling en het veld ernaast voor het rekeningnummer. U kunt voor deze twee velden een eigen schermtekst opgeven in "Rubrieken" in het menu "Beheer". De tabellen die u achter de velden kunt koppelen vindt u bij Tabellen... (Vrije velden) Beide velden zijn alfanumeriek. [F1] of klikken op "…" in het veld geeft een overzicht van de tabelwaarden.

Rel.met

Hier kunt u de relatiecode van een andere organisatie opgeven. Door dit te doen geeft u aan dat de relatie die u in beeld heeft, een onderdeel is van die andere organisatie. Zo koppelt u dus relaties aan elkaar en geeft u een moeder-dochterrelatie of een andere vorm van afhankelijkheid aan. Bijvoorbeeld of deze organisatie een afdeling is of een afsplitsing. [F1] of klikken op "…" in het veld geeft een overzicht van het relatiebestand. Hoewel u hier slechts twee organisaties aan elkaar koppelt, kan het zijn dat aan deze organisaties in het verleden al andere organisaties zijn gekoppeld. Met de optie Relaties… (Info, Relaties Met) krijgt u een overzicht van de totale organisatiestructuur. N.B. Als u een relatie dupliceert vult Archie het veld van de nieuwe relatie automatisch met de code van de oorspronkelijke relatie. Als u een nieuwe relatie toevoegt vult Archie het veld met de code die u voor deze relatie heeft opgegeven.

92


Dit veld kunt u gebruiken om de branchecodering van de relatie vast te leggen. Met de schermtekst kunt u bepalen welke tabel wordt gekoppeld. Als u een eigen schermtekst opneemt kunt u een eigen tabel aanleggen. De schermtekst geeft u op bij "Rubrieken" in het menu "Beheer". [F1] of klikken op "…" in het veld geeft een overzicht van de tabelwaarden. Voorbeeld Schermtekst: "Branche" geeft de Nederlandse SBI-codetabel, dit is de oude KvK-tabel "BIK'95" geeft de nieuwe branchecodetabel van de KvK "SIC" geeft de hoofdgroepen van de internationale branchecodetabel "…" een eigen omschrijving geeft een persoonlijke tabel die u zelf kunt maken N.B. De schermtekst moet precies zo worden overgenomen als hierboven is aangegeven. Alle tabellen kunt u naar eigen inzicht bewerken bij Tabellen... (Vrije velden). Het veld accepteert alleen cijfers.

Dit numerieke veld kunt u gebruiken om het aantal werkzame personen bij de relatie vast te leggen. Met de schermtekst kunt u bepalen of de KvK klassetabel moet worden gekoppeld. Als u een eigen schermtekst opneemt kunt u een eigen tabel aanleggen. De schermtekst geeft u op bij "Rubrieken" in het menu "Beheer". Voorbeeld Schermtekst: "Klasse" geeft de KvK-tabel met het aantal werkzame personen "…" een eigen omschrijving geeft een persoonlijke tabel die u zelf kunt maken N.B. De schermtekst moet precies zo worden overgenomen als hierboven is aangegeven. Alle tabellen kunt u naar eigen inzicht bewerken bij Tabellen... (Vrije Velden).

93


Onder het branche- en klasseveld zijn nog twee vrije numerieke velden beschikbaar waaraan u een eigen tabel kunt koppelen in Tabellen... (Vrije Velden). Het onderste veld kunt u eventueel gebruiken als totaalveld, waarin Archie de aantallen, zoals u die opgeeft in de drie daarboven gelegen invoervelden, optelt. Dit kunt u aangeven door in "Rubrieken" uit het menu "Beheer" achter een [+] te plaatsen.

Dit zijn drie alfanumerieke velden waaraan u zelf een schermtekst en tabel kunt koppelen, respectievelijk in "Rubrieken" in het menu "Beheer" en in Tabellen... (Vrije Velden).

Vrij datumveld. U hoeft dit veld niet te gebruiken om bij te houden wanneer een relatie in uw database is opgenomen. Dit houdt Archie automatisch voor u bij. Dat kunt u zien bij Relaties... (Info, Bedrijfsprofiel).

B-Groepen

Achter deze omschrijving ziet u de B-Groepen weergegeven waartoe de relatie behoort. B-Groepen zijn de codes waarmee u uw relaties kunt segmenteren. U kunt op deze codes eenvoudig selecteren en u kunt bij een relatie net zoveel codes opnemen als u wilt. U kunt bijvoorbeeld BGroepen aanmaken voor relaties die klant, leverancier, concurrent of prospect zijn. U geeft de codes en omschrijvingen op bij Tabellen... (Instellingen, B-Groepen) [F1] geeft een overzicht van de tabelwaarden. N.B. De B-Groepen kunt u benaderen bij Relaties… (Alt I G).

Als u alle gegevens heeft ingevuld, slaat u de kaart op met de knop "Opslaan" op de Icon Toolbar, met [F7] of met "Opslaan" uit het menu "Bestand". Relatie toevoegen

94

Rel Alt B N


Relatiegegevens afdrukken

Relatiegegevens afdrukken

Bij een opgeroepen relatiekaart kunt u via het menu, of met de knop "Afdrukken" gegevens afdrukken. Archie vraagt dan of u gegevens van de relatie of van de actieve contactpersoon wilt printen. Als u kiest voor "Contact", worden, indien beschikbaar, de volgende gegevens van de contactpersoon afgedrukt: Naam van de contactpersoon Gekoppeld aan Instellingen Tel/Fax/E-mailnummers Profiel (K-Groepen) Connecties Notities Campagnes Activiteiten Als u kiest voor "Relatie", worden altijd de relatiegegevens afgedrukt. Dit zijn: Instellingsnaam Code van de relatie Telefoonnummer Faxnummer Webadres Huisadres Postadres Vrije velden Status (Ontstaansdatum en datum laatste wijziging)

95


Daarnaast kunt u in een tag-venster zelf bepalen welke gegevens u nog meer wilt afdrukken: Contacten B-Groepen Universele velden Activiteiten Historie vanaf een bepaalde datum Notities Campagnes Suspects Prospects Orders Facturen Vervallen offertes Als u uw keuzes gemaakt heeft, kunt u met [OK] bevestigen en krijgt u het printdialoogscherm in beeld. Archie gebruikt bij het afdrukken van de door u gekozen gegevens een vaste lay-out. Relatiegegevens afdrukken

96

Rel . Alt B A .


Relaties, Kleur/Categorie Aan een relatiekaart kunt u een kleurcodering toekennen, waaraan u direct achter de instellingsnaam kunt zien met wat voor soort relatie u te maken heeft. Naast de normale kleur zijn er vier kleurindicaties beschikbaar.

Kleurindicaties

Via "Opvolgen" kunt u in één keer een kleur vullen bij de relatiekaarten, die op uw selectie- of etikettenbestand staan.

Kleurcodering in de relatiekaart

Relatie, Kleur/Categorie

Rel . Alt I K .

97


Contactpersoon oproepen, toevoegen, wijzigen en koppelen Per relatiescherm kunt u één of meerdere personen invoeren. Meerdere contactpersonen koppelt u op een relatiescherm aan een bedrijf of anderssoortige instelling. De contactpersonen zijn dan meestal werknemers of vrijwilligers van de organisatie. Het adres dat op het relatiescherm is ingevoerd, is het adres van de instelling. Het veld "Instelling" is gevuld met de naam van de organisatie. Wanneer u ook het adres van een contactpersoon wilt opslaan of als u een contactpersoon wilt invoeren die niet betrokken is bij een bepaalde organisatie, dan maakt u een apart relatiescherm aan voor de contactpersoon. De instellingsnaam laat u in dat geval leeg. Het adres dat u invoert is het adres van de contactpersoon. Per relatiescherm registreert u één contactpersoon eventueel aangevuld met de naaste familie. Een persoon hoeft met persoonlijke gegevens slechts één keer te worden ingebracht. U kunt de persoon koppelen aan meerdere relatieschermen. U hoeft dus niet nog een keer de naam van de contactpersoon in te voeren als deze al bekend is. Per relatiescherm kan de persoon wel een andere functie, titulatuur, respons, afdeling of contactgroepen hebben. Andere gegevens van de persoon zoals notities, persoonlijke fax- en telefoonnummers en connecties met andere personen en bedrijven blijven ongeacht het relatiescherm direct beschikbaar. De contactpersonen worden bij een relatie op volgorde van naam weergegeven.

98


Als u een contactpersoon op een relatiescherm wilt toevoegen kiest u de knop "Nieuw" op de Icon Toolbar of "Nieuw" in het menu "Bestand". Archie vraagt vervolgens of een nieuwe relatie, contactpersoon of activiteit moet worden toegevoegd. U kiest "Contact". Als u weet dat de persoon al in uw bestand zit, kunt u met [F1] of klikken op "…" in het veld "Achternaam" een overzicht ophalen van alle contactpersonen in de database. U kunt de door u in te voeren contactpersoon aanklikken uit het helpscherm en de vraag "Contact koppelen?" bevestigend beantwoorden. De persoon wordt nu gekoppeld. Een andere mogelijkheid is dat u later ontdekt dat de persoon meerdere malen in uw bestand voorkomt. In dat geval kunt u hem/haar met de optie "Samenvoegen" uit het menu "Bewerken" samenvoegen tot één en dezelfde persoon. U kunt op verschillende manieren een contactpersoon oproepen of zoeken. U kunt in het basisscherm het veld achter "Contact" actief maken door de onderstreepte veldrubriek aan te klikken. In het overzicht, dat u direct in beeld krijgt, kunt u (een deel van) de achternaam intikken. De persoon die in het midden van het scherm staat is de "actieve contactpersoon". Vanuit het relatiescherm kunt u direct acties op de actieve contactpersoon uitvoeren. Contactpersoon toevoegen Contactpersoon koppelen Relatie actieve persoon wijzigen

Rel . Alt B N . Rel . Alt B N . [F1] . Rel . Alt W W

Tip: Met de [F5]-toets kunt u in het basisscherm snel wisselen tussen het codeveld van de relatie en het contactpersoonveld. Bij een opgeroepen relatie, wisselt u met [F5] tussen het codeveld van de relatie, het veld "Zoek naar" onder de Icon Toolbar en het contactpersoonveld.

99


Contactpersoon, overzicht op andere volgorde Contactpersonen worden bij een relatie op volgorde van naam weergegeven. Als u veel contactpersonen bij een relatie heeft ingebracht, is het soms handig om ze op een andere volgorde te zien. U kunt een overzicht oproepen, waarin u kunt sorteren op naam, afdeling of functie.

Overzicht contacten, oplopend gesorteerd op afdeling

Contactpersoon, Sorteren

100

Rel . Alt C S


Relaties, Activiteiten In de activiteiten van Archie legt u gebeurtenissen en afspraken met relaties en contactpersonen vast. Bij een relatie wordt de oudste nog af te handelen activiteit onder de contactpersonen in het relatiescherm getoond. Als u de cursor op de regel positioneert, verschijnt een venster, waarin wordt weergegeven wie de regel aangemaakt heeft en wanneer dat gebeurde. Als er meer activiteiten zijn, staat er een driehoekje rechts in de activiteitenregel. U kunt een overzicht oproepen door op het driehoekje te klikken, door het cijfer [8] in te tikken, of door het icoon "Activiteiten" rechts onder in het relatiescherm aan te klikken. Afgehandelde afspraken worden opgeslagen in de historie van de relatie. De bediening van de activiteiten wordt beschreven in hoofdstuk 9, Activiteiten... U kunt vanuit het basisscherm direct activiteitenregels benaderen met het icoon "Activiteiten" of de optie "Activiteiten algemeen" uit het menu "Activiteiten". Met de pijl omhoog, naast het icoon "Activiteiten", krijgt u al uw peroonlijke activiteiten in beeld; met de pijl omlaag al uw persoonlijke activiteiten vanaf de systeemdatum. Standaard krijgt u uw persoonlijke activiteiten in beeld, en van daaruit kunt u de activiteiten opvragen van andere gebruikers. Bij een opgeroepen relatie krijgt u de activiteiten in beeld die betrekking hebben op de relatie.

Activiteiten bij de relatie

Activiteiten algemeen Activiteiten relatie

Rel Alt A A Rel Alt A T

101


Dupliceren van een relatie U kunt een relatie op vier manieren dupliceren: 1. Dupliceren van de naam-, adres-, woonplaatsgegevens met de telefoonnummers. 2. Naast de naw-gegevens worden de vrije velden rechts onderin het scherm meegenomen. 3. Naast de naw-gegevens worden ook de doelgroepen meegenomen. 4. Naw-gegevens, vrije velden en doelgroepen worden meegenomen. Archie neemt automatisch de code van de oorspronkelijke relatie over. Maak deze code uniek, dit vereenvoudigt later het zoeken. De meest gebruikelijke manier voor het samenstellen van een code voor een gedupliceerde relatie is dat u de code van de oorspronkelijke relatie aanvult met een volgnummer. Dupliceren

102

Rel . Alt-W D .


Samenvoegen relaties Als dezelfde firma, instelling, organisatie of stichting meerdere malen in uw database voorkomt, kunt u met deze actie de gegevens samenvoegen tot één relatiescherm. Als u de actie kiest, kunt u eerst aangeven of u een relatie wilt samenvoegen, of een contactpersoon. Als u "Relatie" kiest, krijgt u een overzicht van alle relaties die in uw database aanwezig zijn. U zoekt de relatie op die moet worden samengevoegd en bevestigt uw keuze. In het bovenste deel van het scherm staat de relatie van waaruit u de actie heeft gestart, in het onderste deel de relatie die u heeft opgehaald. Als dit de juiste is en u besluit om de gegevens te consolideren tot één relatie bevestigt u dit met [OK].

Relaties samenvoegen

Vrijwel alle gegevens van de relatie die onderin uw scherm staan worden overgebracht naar de bovenste relatie. Alleen de naam-, adres-, woonplaats-, tel/fax- en vrije velden-gegevens van de bovenste relatie winnen van de onderste. Dat wil zeggen dat als bij de bovenste relatie het veld "Branche" gevuld is met "8451" en bij de onderste met "3453", de bovenste "8451" wint en dus blijft bestaan. Lege velden worden wel gevuld. Dus als het veld "Branche" bij de bovenste leeg is, wordt de waarde "3453" wel overgenomen. Samenvoegen relaties

Rel . Alt W M

103


Samenvoegen contactpersonen Als dezelfde contactpersoon meerdere malen in uw database voorkomt, kunt u met deze actie de gegevens samenvoegen tot die van één persoon. U krijgt nu een overzicht van alle contactpersonen met dezelfde achternaam, die in uw database aanwezig zijn. Als er geen personen zijn met dezelfde achternaam, dan blijft het venster leeg. U zoekt de contactpersoon op die moet worden samengevoegd en bevestigt uw keuze. De persoon blijft gekoppeld aan de diverse relatieschermen. Het voordeel van het samenvoegen is dat u later aan de indicatie "Instellingen" onder "Contact" kunt zien dat de persoon op meerdere schermen voorkomt. Bovendien zijn de notities, voornaam, eventuele verjaardag of geboortedatum op alle plaatsen hetzelfde. U kunt met de actie K-Groepen in het menu "Contact" tevens zien welke K-Groepen aan de persoon zijn gekoppeld. Archie controleert tevens of de bij beide ingevoerde initialen, verjaardag en voornaam overeenkomen. Als ze verschillen kunt u aangeven welke overgenomen moet worden. Als er verschillende titulatuur wordt gebruikt, kunt u voor dit relatiescherm de gewenste titulatuur kiezen. De titulatuur hoeft niet overal gelijk te zijn. De notities van de contactpersoon worden samengevoegd. Samenvoegen contactpersonen

104

Rel . Alt W M


Verwijderen relatie, contactpersoon of selectie U kunt relaties verwijderen als er nog geen Sales-regels aanwezig zijn en als er geen andere relaties zijn die naar deze relatie verwijzen via het veld "Rel. met". In dat laatste geval is deze relatie een moederrelatie. Verwijderen is ook niet toegestaan als de relatie betrokken is bij één of meerdere projecten. U kunt een relatie, die betrokken is bij een project, die Sales-regels heeft of die een moederdochterrelatie heeft, wel verwijderen via het menu Beheer (Database schonen, Geselecteerden verwijderen. Als er één of meerdere contactpersonen aan de relatie gekoppeld is, en/of als de relatie op het selectiebestand staat, wordt gevraagd wat u wilt verwijderen. 1. Als u kiest voor "Relatie uit het Selectiebestand" dan wordt de relatie verwijderd uit het selectiebestand. De relatie zelf blijft wel bestaan. 2. Als u kiest voor "Actieve contact" dan wordt de actieve contactpersoon verwijderd. Als de contactpersoon gekoppeld is aan meerdere relatieschermen dan vraagt Archie of de persoon alleen bij deze of bij alle relaties moet worden verwijderd. 3. Als u voor "Relatie uit het Relatiebestand" kiest wordt de relatie met alle gegevens en de bijbehorende contactpersonen verwijderd. Verwijderen

Rel . Alt W V .

105


Selecteer een relatie en contactpersonen (handmatig) Deze actie gebruikt u wanneer u bijvoorbeeld iets wilt doen met relaties, die niet via gemeenschappelijke selectiecriteria te selecteren zijn of als het om een beperkt aantal relaties en personen gaat die u wilt selecteren. Wanneer u grote groepen relaties wilt selecteren, laat u Archie dat uitvoeren in Selecties... of kiest u voor een selectie uit Analyse… U kunt de actie starten door "Selecteren" te kiezen uit het menu "Bewerken", of door op het icoon te klikken rechtsonder in het vak achter "Instelling" of rechtsonder in het vak achter "Contact". U kunt aangeven of het selectiebestand geschoond moeten worden en de contactpersonen van uw keuze in een "tag"-venster selecteren. Voordeel van een contactpersoonselectie is dat etiketten en correspondentie contactpersoonsgericht aangemaakt worden.

Relatie en contactpersonen selecteren

Selecteer

106

Rel . Alt W S


Communicatie bij de instelling Via de menukeuze "Communicatie" onder "Instelling", krijgt u een overzicht van de telefoon-, faxnummers of E-mail adressen van de instelling in beeld. De nummers zijn hyperlinks. Door er een aan te klikken, zal Archie dit nummer gaan bellen, als er een modem aanwezig en geïnstalleerd is. Als u een E-mail adres of Webadres aanklikt, wordt, mits geïnstalleerd, uw E-mailpakket of uw Browser gestart. Als u het icoon (telefoon) links naast het telefoonnummer van de instelling aanklikt, zal Archie dit nummer direct gaan bellen, als er een modem geïnstalleerd is. Als u het icoon aanwijst, verschijnt de omschrijving "Bel".

Communicatie bij de instelling

Instelling, Communicatie

Rel . Alt I M .

107


Communicatie bij de contactpersoon Via het menu "Communicatie" onder Contact of via het icoon (telefoon) "Communicatie" linksonder in het vak van de actieve contactpersoon, krijgt u een overzicht van de telefoon-, fax- of andere nummers van de relatie en de actieve contactpersoon in beeld. De nummers zijn hyperlinks. Door er een aan te klikken, zal Archie dit nummer gaan bellen, als er een modem aanwezig en geïnstalleerd is. Als u een E-mail adres of Webadres aanklikt, wordt, mits geïnstalleerd, uw E-mailpakket of uw Browser gestart.

Communicatie bij de actieve contactpersoon

Contactpersoon, Communicatie

108

Rel . Alt C M .


Etiket Instelling/Contact Etiketten maakt u bij een opgeroepen relatiekaart door op het etiket-icoon bij de instelling of bij de contact te klikken, wanneer het om één etiket of om een klein aantal etiketten gaat. Voor grote mailingen kiest u het onderdeel Etiketten... uit het hoofdmenu. Iedere Archie-gebruiker heeft een eigen etikettenbestand dat hij/zij naar eigen inzicht kan vullen en schonen. De etiketten zijn belangrijk voor de correspondentie. Aan ieder etiket kan een brief worden gekoppeld. Voor meer informatie kunt u hoofdstuk 11: "Etiketten" raadplegen. U kunt het dialoogscherm van de etiketten bij de instelling activeren via het menu of via het icoon rechtsonder in het vak achter "Instelling" of "Contact". U komt vervolgens in het aanmaakscherm. In het dialoogscherm ziet u bij "Huidige Etiketten" het eerste etiket van de etiketten die u het laatst heeft gemaakt en die nu op uw persoonlijke etikettenbestand staan. Als er meer dan één contactpersoon is bij de relatie, dan geeft u in een "tag"-venster aan van welke persoon of personen een etiket moet worden gemaakt. Als u voor deze actie koos vanuit de contactpersoon staat in het "Tag"-venster de contactpersoon, die actief was toen u "Etiket" activeerde al aangevinkt. Onder het venster met contactpersonen kunt u aangeven of het huis- of postadres moet worden gebruikt, of de briefaanhef formeel of informeel moet zijn en of uw etikettenbestand moet worden geschoond of niet. Tenslotte geeft u op volgens welke lay-out de etiketten moeten worden aangemaakt. Als u de knop [OK] aanklikt, worden de etiketten aangemaakt. Nadat de etiketten zijn gemaakt, krijgt u het hoofdscherm van de etiketten in beeld. Hier kunt u door de door u aangemaakte etiketten bladeren en er verschillende bewerkingen mee uitvoeren. U kunt ze onder andere printen, met de knop "Naar Brieven" meenemen naar Brieven, waar u een brief kunt maken, wijzigen en printen, of u kunt de etiketten met de knop "Export" meenemen naar een externe tekstverwerker. Als u één etiket gemaakt heeft, kunt u met de knop "Tekstverwerker" naar een externe tekstverwerker schakelen. Etiketten instelling Etiketten contactpersoon

Rel . Alt I E . Rel . Alt C E .

109


Etiket maken en direct door naar Brieven... Met deze actie kunt u in een handomdraai een brief versturen naar de door u gekozen contactpersonen. Wanneer u kiest voor het brief-icoon bij de "Instelling", krijgt u het aanmaakscherm van de etiketten in beeld. In dit venster kunt u de contactpersonen kiezen, aangeven of het huisadres of postadres moet worden gebruikt, of de aanhef formeel of informeel moet zijn en of het etikettenbestand moet worden geschoond. Als u kiest voor [OK], worden de etiketten aangemaakt en schakelt Archie automatisch door naar Brieven… Hier kunt u een brief opzoeken, maken, wijzigen en printen. Wanneer u kiest voor het brief-icoon bij de contactpersoon, wordt het etiket van de contactpersoon direct op de achtergrond gemaakt en schakelt Archie automatisch door naar Brieven… Hier kunt u een brief opzoeken, maken, wijzigen en printen. Brief instelling Brief contactpersoon

110

Rel . Alt I B . Rel . Alt C B .


Geselecteerden bekijken Met Selecties…, Analyse… en een aantal andere acties kunt u relaties op uw persoonlijke selectiebestand plaatsen. Met dit bestand kunt u etiketten, lijsten, analyses etc. maken. U kunt bij Relaties... met de optie "Filter" in het menu "Ga naar", of met het icoon in de vorm van een taartpunt in het iconenpalet de geselecteerde relaties bekijken en bewerken. Als u voor deze actie kiest, krijgt u een dialoogscherm in beeld, waarin u kunt aangeven welk filter u wilt zien: het activiteitenfilter of het relatiefilter. Tussen haakjes wordt bij het relatiefilter aangegeven hoeveel relaties op uw selectiebestand staan en bij het activiteitenfilter van welke gebruiker(s) voor het laatst het activiteitenfilter werd geraadpleegd. Als u kiest voor "relatiefilter", krijgt u de geselecteerde relaties in een dialoogscherm in beeld. In het dialoogscherm ziet u de kolommen "Code", "Instelling" en "Plaats". Onderin het scherm ziet u de contactpersonen die bij de relatie geselecteerd zijn. U kunt met de pijltjestoetsen door het selectiebestand scrollen, of een geselecteerde relatie zoeken door (een deel van) een code in te typen. Als u met [Enter] uw keuze bevestigt, komt direct de geselecteerde relatie, die in het overzicht actief was, op het scherm. U kunt ook een relatie kiezen door op de onderstreepte code te klikken.

Relatiefilter

111


Met de door u gekozen relatie uit het selectiebestand in beeld kunt u met [+] en [-] naar voren of naar achteren bladeren door de relatiekaarten die op uw selectiebestand staan. Als u de eerste of laatste relatie van het selectiebestand bereikt heeft en u toetst [-], respectievelijk [+], geeft Archie de melding dat het begin, respectievelijk het eind van het bestand bereikt is. Met de knop "Terug" op de Icon Toolbar of met de menu-optie "Sluiten" in het menu "Bestand" keert u terug naar het relatiefilter. Geselecteerde relaties en contactpersonen herkent u aan de "taartpunt"-icoon voor de instellingsnaam en contactperso(o)n(en). N.B. Als u een actie onderneemt waardoor u bij niet geselecteerde relaties terechtkomt of als u wisselt van volgorde, dan wordt het bladeren op geselecteerden automatisch opgeheven en verdwijnen de markeringen. Relatiefilter

112

Rel Alt G F .


Exporteren relatiegegevens t.b.v. andere Archie Vanuit het relatiefilter kunt u geselecteerde relaties met de knop "Export" exporteren. U krijgt dan een dialoogscherm in beeld, waarin u kunt aangeven dat het selectiebestand in Archie-formaat moet worden geëxporteerd.

Export volgens het Archie-formaat

Als u geselecteerde relaties exporteert volgens het Archie-formaat, worden de relatiegegevens in speciale Archie werkbestanden gekopieerd naar uw Import/Exportdirectory. Deze Archie bestanden kunt u later met het aparte Archie programma IMPORT8 in een andere Archie CRM importeren. U kunt op deze manier relatiegegevens uitwisselen met andere bedrijven, instellingen of klanten. De gegevens die u op deze manier kunt exporteren zijn de geselecteerde relatie/instelling, historie, notities en geselecteerde personen. Alle bestanden worden voorafgegaan door "E_", dus als u de bestanden wilt kopiëren naar een andere Archie kopieert u "E_*.*".

113


Dit zijn de volgende bestanden: E_NAW001.DBF

de relatiegegevens (NAW, Tel/Fax. en de vrije velden)

E_KNT000.DBF en E_KNT001.DBF

de contactpersonen

E_HISLNK.DBF, E_HIS000.DBF en E_HIS000.FPT

de historie van de relaties

E_IKG001.DBF

de doelgroepen van de instellingen en contactpersonen

E_NOT000.DBF en E_NOT000.FPT

de notities van de relaties

De universele velden, salesregistratie, notities/connecties/fax.telnrs. van de contactpersonen, respons, opgeslagen correspondentie en activiteitenregels worden niet geëxporteerd. Exporteren relatiegegevens

Alt G F . "Export" .

Tip : Als u relatiegegevens wilt exporteren om ze in een ander programma dan Archie te importeren, kunt u dat via Lijsten... regelen. Hier kunt u de gegevens in praktisch ieder gewenst formaat exporteren, zie "Exporteren databasegegevens".

114


Exporteren/Importeren selectiecodes/bestand Het resultaat van een selectie wordt opgeslagen in een selectiebestand. Dit selectiebestand bevat de codes waarmee Archie de geselecteerde instellingen, contacten en/of projecten kan vinden. U kunt een selectiebestand exporteren (bewaren). U kunt dit bestand later weer importeren en toevoegen aan een bestaand selectiebestand. U heeft hiervoor de beschikking over de actie "Import" in het relatiefilter. Voorbeeld Bij een relatieselectie wilt u twee postcodegebieden samen op één selectiebestand hebben en het lukt niet om ze beide in één selectie te selecteren. In dat geval maakt u eerst een selectie van het eerste postcodegebied en bewaart u de uitkomst van de selectie met de actie "Export" (Geselecteerde codes) in het relatiefilter. U maakt daarna een selectie van het tweede gebied. U voegt vervolgens het geëxporteerde selectiebestand toe aan de uitkomst van de tweede selectie met de actie "Import" in het relatiefilter. In het dialoogscherm staat achter "Bestandstypen" standaard "Archie CRM Geselecteerde codes (kr_*.dbf)". U kiest het bestand dat u wilt importeren en bevestigt met "Openen". Archie zal u tenslotte vragen of uw selectiebestand moet worden geschoond of niet. Exporteren codes Importeren codes

Alt G F . "Export" . Alt G F . "Import" .

115


Opvolgen selectie- en etikettenbestand, Algemeen Met de knop "Opvolgen" in het relatiefilter kunt u in één keer een groep geselecteerde relaties bewerken en met de knop "Opvolgen" in het hoofdscherm van Etiketten… kunt u in één keer de relaties bewerken, die op uw etikettenbestand staan. U kunt vrije velden of de kleurcodering van de relatiekaart vullen, activiteitenregels toevoegen of een campagne in respons toevoegen. Ook is het mogelijk om in één keer uw selectiebestand "ongelijk te maken", dat wil zeggen: vullen met gegevens die juist niet geselecteerd zijn. Omdat u een grote groep relaties in één keer bewerkt, is voorzichtigheid geboden.

Vrije velden vullen via "Opvolgen"

Opvolgen selectiebestand

116

Alt G F . "Opvolgen" .


Opvolgen selectie en etiketten, toevoegen activiteiten Als u een promotionele campagne uitvoert op een groep relaties, is het vaak zinvol om vervolgacties op dezelfde groep te plegen. Voorbeeld van het opvolgen van een mailing U heeft zestig relaties geselecteerd en u stuurt deze relaties een brief met een speciale aanbieding voor een nieuw product. U wilt deze campagne samen met nog twee collega's over één week telefonisch opvolgen. U heeft de relaties al geselecteerd, u heeft etiketten gemaakt en de mailing verstuurd. U wilt tijdens of na afloop van de campagne een analyse van de respons. U heeft daarom in Tabellen... (Campagnes) uw campagne vastgelegd. U heeft in Tabellen... (Respons) tevens de meest voorkomende soorten respons opgegeven. U kunt nu met de actie "Opvolgen" in het relatiefilter, of bij Etiketten… de activiteitenregels toevoegen van de relaties die gebeld moeten worden. U geeft op hoeveel relaties u zelf wilt bellen en hoeveel relaties uw collega's moeten bellen. U vult een datum in (bijv. over een week) en een logische tekst in de activiteitenregel. U voert de bijbehorende campagne in in de activiteitenregel. U laat Archie de activiteitenregels maken. Een week later herinnert Archie u en uw collega's via activiteiten aan de belafspraken. U gaat bellen en u brengt na het archiveren van de activiteitenregel naar historie de responscodes in. Op ieder moment tijdens uw telemarketingactie kunt u de respons analyseren. Opvolgen, activiteiten toevoegen


117

Archie CRM / Handleiding In + naam

Initialen + naam van de Archie-gebruiker. Zodra u een naam kiest, kunt u aangeven hoeveel relaties deze gebruiker moet opvolgen.

Aantal

Hier geeft u het aantal geselecteerde relaties op waarbij activiteitenregels moeten worden gevuld. Deze regels krijgen de initialen van de gebruikers die u gekozen heeft.

Datum

In het datumveld geeft u de datum op van de agendaregel.

Aanvang

De begintijd van de activiteit.

Duur

De duur van de activiteit.

Campagne

Aan de activiteit gekoppelde campagne.

Omschrijving

Een logische omschrijving van de activiteit.

Soort afspraak

Uit de tabel kiest u het icoon en de omschrijving van de soort afspraak.

N.B. Als u een te hoog aantal te vullen regels opgeeft, krijgt u de boodschap "U heeft het maximum aantal overschreden". Het maximale aantal is het aantal nog niet opgevolgde relaties. Dit aantal staat in het scherm achter het invoerscherm dat verschijnt wanneer u een gebruiker kiest.

118


Opvolgen selectie en etiketten, vrije velden relaties vullen U kunt deze actie gebruiken om bij een groep relaties één of meerdere vrije velden met een waarde te vullen. Voorbeeld vullen vrij veld U wilt uw klanten en prospects voorzien van een regiocodering. U heeft alle klanten in een bepaalde provincie geselecteerd en u wilt één van de vrije velden vullen met de codering voor de betreffende provincie. In uw relatiescherm heeft u via "Rubrieken" in het menu "Beheer" een van de velden benoemd als provincieveld, en u heeft achter dit veld een tabel gedefinieerd. Zie Tabellen.... (Vrije velden). U gaat de selectie opvolgen en u vult het provincieveld met de juiste codering. Als u Archie de relaties laat vullen zal bij iedere relatie op het selectie- of etikettenbestand het provincieveld gevuld of overschreven worden. Opvolgen, vrije velden relaties vullen


119


Opvolgen selectie en etiketten, campagne in respons toevoegen U kunt deze actie gebruiken om bij een groep relaties in één keer aan te geven dat ze hebben meegedaan aan een bepaalde campagne. Voorbeeld toevoegen campagne in respons U heeft een bepaalde campagne, bijvoorbeeld een mailing, uitgevoerd bij een geselecteerde groep relaties. U besluit om ze niet allemaal na te bellen of andere acties te ondernemen. U wilt wel in een later stadium dezelfde groep kunnen selecteren voor analyses of vervolgacties. Het meest eenvoudige is nu om bij deze groep in de campagneregistratie een campagnecodering op te geven. U kunt de campagnecodering van de mailing vastleggen in Tabellen... (Campagnes). U gaat de selectie opvolgen en u vult het veld "Campagne" met de juiste codering. Als u Archie de relaties laat vullen zal bij iedere geselecteerde relatie de campagneregistratie aangevuld worden met de campagnecodering. Vanaf nu is bekend dat de betreffende relaties aan de campagne mee hebben gedaan. Opvolgen, campagne toevoegen

120



Opvolgen selectie en etiketten, kleur relatie vullen Aan een relatiekaart kunt u een kleurcodering toekennen, waaraan u direct bij een relatiekaart kunt zien met wat voor soort relatie u te maken heeft. Naast de normale kleur zijn er vier kleurindicaties beschikbaar. U kunt uw selectie- of etikettenbestand opvolgen en een kleur vullen bij de betreffende relatiekaarten. Voorbeeld kleurcodering A Geel = Topklant B Groen = Middenklant C Blauw = Kleine klant D Rood = Slechte klant Geen = Onbekend Opvolgen, kleur relatie vullen


121


Selectie ongelijk maken Als u via "Filter" gekozen heeft voor "Relatiefilter”, heeft u een overzicht in beeld van de relaties, die op uw selectiebestand staan. Met de knop "<> maken" kunt u in één keer alle relaties, die juist niet op het selectiebestand staan, op uw selectiebestand plaatsen. Uw selectiebestand wordt natuurlijk eerst geschoond. <> maken

122

Alt G F . "<> maken"


Extra Informatie, Algemeen Bij een opgeroepen relatiekaart kan zowel bij een instelling als bij een contactpersoon extra informatie beschikbaar zijn. Als dit zo is, wordt in de Channelbar met indicaties aangegeven welke extra informatie aanwezig is van de relatie en van de actieve contactpersoon. U kunt die informatie op verschillende manieren zichtbaar maken. 1. Via de knoppen op de Channelbar. Indicaties geven aan of er extra informatie aanwezig is, op instellings- en contactpersoonniveau. Als u één van de knoppen aanklikt, verschijnt een aantal tabbladen. Het tabblad met de informatie, die hoort bij de knop die u aanklikte, ligt bovenop. 2. Als u achter "Instelling" en "Contact" op het driehoekje klikt, verschijnt een menu. Als u kiest voor "1. Extra" bij "Instelling" of "4. Extra" bij "Contact", verschijnt er een aantal tabbladen met informatie, respectievelijk op instellings- en contactpersoonniveau. 3. Als u de [1] intypt, verschijnen de tabbladen met Extra informatie op instellingsniveau. Als u de [4] intypt, verschijnen de tabbladen met Extra informatie op contactpersoonniveau. In beide gevallen ligt het tabblad met Historie bovenop. 4. In het menu "Instelling" kunt u kiezen voor Extra informatie op instellingsniveau. U kunt kiezen uit Historie, Notities, Correspondentie, Universele velden, Campagnes en B-Groepen. Als u één van de opties kiest, verschijnt er een aantal tabbladen en het tabblad met de informatie, die hoort bij de optie, die u koos, ligt vooraan. 5. In het menu "Contact" kunt u kiezen voor Extra informatie op contactpersoonniveau. U kunt kiezen uit Historie, Notities, Connecties, Fax/Tel/E-mail, Campagnes en K-Groepen. Als u één van de opties kiest, verschijnt een aantal tabbladen. Het tabblad met de informatie, die hoort bij de optie, die u koos, ligt bovenop.

123


Historie relatie De relatiehistorie is bedoeld om een chronologisch overzicht te geven van elk contact dat er met een relatie is geweest. Dit kan een telefoongesprek, een bezoek, een opmerking, een klacht, een bijeenkomst, etc. zijn. De historie wordt via verschillende onderdelen aangevuld. Bijvoorbeeld via activiteiten, offertes/orders, de interne Mail, of via de iconen "Historie toevoegen" bij "Instelling" of "Contact". Onder een blok historie, dat aangevuld is via Mail, wordt automatisch de hyperlink "Antwoorden" onder het blok toegevoegd. Als u op de hyperlink klikt, wordt de historie van de Mail (het oorspronkelijke bericht en de antwoorden daarop) in een apart venster getoond. Bij de relaties ziet u aan de indicatie bij de knop "Historie" op de Channelbar of er historie is opgeslagen. U kunt relatiehistorie toevoegen met de knop "Nieuw" in het geopende historievenster of via het icoon "Historie toevoegen" bij "Instelling". Iedere nieuwe toevoeging in de historie wordt als apart blok tekst beschouwd en kan als zodanig later ook weer worden afgedrukt, gewijzigd of verwijderd. Als u een blok later wijzigt, wordt weliswaar de laatste wijzigingsdatum opgenomen, maar het blok blijft op de oorspronkelijke plaats in uw historie-overzicht. Het voordeel van het bijwerken van de historie vanuit de activiteiten, via Mail of via het icoon "Historie toevoegen" bij de instelling of de contactpersoon is dat er ook contactpersonen gekoppeld kunnen worden aan een blok historie. In de historie-overzichten worden deze personen weergegeven boven het blok tekst. Als u via de knop "Historie toevoegen" bij de instelling historie toevoegt, krijgt u eerst een tabel met soorten activiteiten in beeld, bijvoorbeeld "Documentatie sturen", "Afspraak extern", etc.. U kunt uit die tabel een keuze maken om aan uw blok historie te koppelen. Wanneer u de historie vervolgens heeft toegevoegd, en kiest voor "Opslaan", kunt u vanuit een tagvenster contactpersonen koppelen aan het blok historie. Historie, die langs deze weg werd opgeslagen, vindt u ook terug via het activiteitenlog.

124


U kunt met de knop "Zoeken" in het geopende historievenster de historie laten doorzoeken op een bepaalde, door u te definiëren tekststring. Als u de knop "Zoeken" aanklikt, staat de cursor direct aan het begin van de historie. U kunt zoeken op een heel woord of een gedeelte van een woord, en u kunt aangeven of de door u gezochte tekst identiek moet zijn aan de tekst die u ingeeft.

Historie bij de relatie

Historie bij de Relatie Historie, zoeken op string

Rel . Alt I H Rel . Alt I H Z .

125


Historie relatie, lay-out invoegen Vaak worden gegevens over relaties via standaard formulieren verzameld. Bijvoorbeeld bezoekrapporten, telefonische enquêtes, etc. Om deze gegevens op eenduidige wijze vast te leggen in de historie, kan gebruik gemaakt worden van een zelf samen te stellen tekstformulier. Deze tekst kunt u in de historie kopiëren. In dit tekstformulier staan de vragen en de plaats voor de antwoorden op een vaste plek. Dit maakt het voor de gebruiker eenvoudig om de gegevens op de juiste plek in te voeren zodat er een overzichtelijk geheel ontstaat. Uw tekstformulieren worden opgeslagen bij de brieflay-outs. U kunt ze in Brieven... (Lay-outs brieven) samenstellen. Met de knop "Lay-out " kunt u een tekstlay-out in de historie plaatsen. Als u de actie kiest krijgt u een overzicht van de beschikbare lay-outs. Zodra u een lay-out kiest wordt een nieuw historieblok aangemaakt en kunt u tekst invoeren. Lay-out toevoegen in historie

Rel . Alt I H L .

N.B. Houd er rekening mee dat in de historie van Archie alleen platte tekst kan worden opgenomen. U kunt de lay-out dan ook het beste samenstellen in een niet-proportioneel lettertype, zoals bijvoorbeeld Courier. Plaatjes, tabellen, etc. kunnen in verband met ruimtebesparing niet in de historie worden opgenomen.

126


Notities bij de instelling In de notities van de instelling kunt u aantekeningen vastleggen. Veelal wordt het notitieveld gebruikt om statische gegevens van de relatie op te slaan. Bijvoorbeeld de omvang van de organisatie, balansgegevens, kengetallen, eigenschappen, etc. Bij de relaties ziet u aan de indicatie bij de knop "Notities" onder "Instelling" op de Channelbar of er notities zijn opgeslagen. Iedere nieuwe toevoeging in de notities wordt als apart blok tekst beschouwd en kan als zodanig later ook weer worden gewijzigd of verwijderd. Als u een blok later wijzigt, wordt weliswaar de laatste wijzigingsdatum opgenomen, maar het blok blijft op de oorspronkelijke plaats in uw notitie-overzicht. U kunt met de knop "Zoeken" in het geopende notitiesvenster de notities laten doorzoeken op een bepaalde, door u te definiëren tekststring.

Notities bij de instelling

Notities bij de instelling

Rel . Alt I N

127


Notities bij de instelling, lay-out invoegen Vaak worden gegevens over relaties via standaard formulieren verzameld. Bijvoorbeeld concurrentiegegevens, financiële gegevens, positieve en negatieve eigenschappen, etc. Om deze gegevens op eenduidige wijze vast te leggen in de notities, kan gebruik gemaakt worden van een soort zelf samen te stellen tekstformulier. Deze tekst kunt u in de notities kopiëren. In dit tekstformulier staan de voor u belangrijke rubrieken en de plaats voor de antwoorden op een vaste plek. Dit maakt het voor de gebruiker eenvoudig om de gegevens op de juiste plek in te voeren zodat er een overzichtelijk geheel ontstaat. Uw tekstformulieren worden opgeslagen bij de brieflay-outs. U kunt ze in Brieven... (Lay-outs brieven) samenstellen. Met de knop "Lay-out " kunt u een tekstlay-out in de notities plaatsen. Als u de actie kiest krijgt u een overzicht van de beschikbare lay-outs. Zodra u een lay-out kiest wordt een nieuw notitieblok aangemaakt en kunt u gegevens invoeren. Lay-out toevoegen in Notities

Rel . Alt I N L .

N.B. Houd er rekening mee dat in de notities van Archie alleen platte tekst kan worden opgenomen.U kunt de lay-out dan ook het beste samenstellen in een niet-proportioneel lettertype, zoals bijvoorbeeld Courier. Plaatjes, tabellen, etc. kunnen in verband met ruimtebesparing niet in de notities worden opgenomen.

128


Correspondentie U kunt correspondentie bewaren als u in Systeembeheer... (Toegangscodes) bij uw toegangscode in het veld "Opslag Correspondentie" gekozen heeft voor het opslaan van correspondentie. De brieven die u met Archie naar uw relaties verstuurt, kunt u vervolgens opslaan. Bij de relaties ziet u aan de indicatie bij de knop "Correspondentie" op de Channelbar of er inkomende of uitgaande correspondentie is opgeslagen. U kunt opgeslagen correspondentie opzoeken, de tekst bekijken en nogmaals printen. U kunt de inhoud van verzonden brieven niet meer wijzigen. De opgeslagen brieven kunnen als platte tekst zijn opgeslagen, als u geen tabellen of illustraties in uw brief heeft ingevoegd. Dat wil zeggen dat speciale lettertypes, afbeeldingen, tabellen, etc. niet aanwezig zijn. Het voordeel hiervan is, dat de brief weinig schijfruimte nodig heeft. Dit is van groot belang als er uiwisseling van gegevens is met een buitendienst, of voor de belasting van de server. Een opgeslagen brief neemt gemiddeld 20 tot 50 keer minder ruimte in dan een brief, die bijvoorbeeld in een commerciële tekstverwerker gemaakt is. Tip: Zorg dat u zoveel mogelijk brieven, en zeker mailingen, als platte tekst opslaat. Per 500 brieven scheelt dit vaak meer dan 10 Mb. Zie ook hoofdstuk 12: "Brieven". Inkomende post kunt u registreren door deze met de actie "Nieuw" op het correspondentie-tabblad, zelf in te voeren bij de relatie waarvan u de post heeft ontvangen. U kunt daarbij via knippen en plakken een scan van de originele brief opnemen, of vrije tekst invoeren. Als u de knop "Correspondentie" heeft aangeklikt, krijgt u een overzicht in beeld van alle verstuurde en/of binnengekomen brieven. De korte omschrijving in de kolom "Betreft" is een hyperlink (onderstreept). Als u een hyperlink aanklikt, wordt de betreffende brief geopend.

129


In het overzicht vindt u de volgende kolommen: Initialen

Initialen Archie-gebruiker.

Datum

Datum van registratie.

Brief

De oorspronkelijk code van de verzonden Archie brief of een eigen code bij ingekomen post of zelf geregistreerde correspondentie.

Betreft

Korte omschrijving.

Referentie

Referentieveld.

Contact

De bij de brief betrokken contactpersoon.

In/Uit

Inkomende of uitgaande post. Bij de registratie van inkomende post kunt u ook een notitieveld vullen met aantekeningen over het bericht.

Correspondentie

Correspondentie (In/Uit)

130

Rel . Alt I C .


Relatie, Universele velden Wanneer u extra vrije velden bij uw relatiegegevens wilt hebben, kunt u in Systeembeheer... (Def. Universele velden) 18 extra vrije velden definiëren. Van deze velden bepaalt u zelf de lengte en het type. De velden zijn ook beschikbaar in selecties en bij lijsten. Bij de relaties ziet u aan de indicatie bij de knop "Univers. velden" op de Channelbar of er Universele velden aanwezig en gevuld zijn. Achter alfanumerieke velden van maximaal 8 posities, kunt u in Tabellen... (Universele velden) een helptabel samenstellen. Tijdens het invoeren van relatiegegevens in de universele velden kunt u deze tabel oproepen.

Universele velden bij de relatie

Universele velden

Rel . Alt I U

131


Campagnes bij de instelling Via archiveren van activiteiten, via toevoegen van campagnes bij de contactpersoon of via deze actie kunt u respons van uw relaties invoeren. Dit heeft tot voordeel dat u bedrijven en organisaties kunt selecteren die aan een bepaalde campagne hebben meegedaan en/of die een bepaalde respons hebben afgegeven. Als u de respons wilt koppelen aan een contactpersoon kiest u voor Campagnes bij de contactpersoon en als u de respons aan meerdere personen wilt koppelen kiest u voor Campagnes bij de instelling. Bij het inbrengen van de respons kiest u eerst een campagne en vervolgens de respons die wordt gegeven. U kunt eventueel een van beide annuleren als de campagne of de respons niet bekend is. Aan de indicatie naast de knop "Campagnes" bij de instelling kunt u zien of er respons aanwezig is. N.B. Respons en campagnes kunt u definiëren in Tabellen... (Campagnes/Respons).

Campagnes en respons bij de relatie

Campagnes

132

Rel . Alt I A


Doelgroepen van de instelling toekennen Bij iedere relatie kunt u net zoveel B-Groepen toekennen als u heeft opgenomen in Tabellen... (Instellingen, B-Groepen). B-Groepcodes zijn codes waarmee u uw relaties onderverdeelt. U kunt met deze codes eenvoudig relaties selecteren en analyseren. U kunt bijvoorbeeld B-Groepen aanmaken voor alle relaties die klant, leverancier, concurrent of prospect zijn. Achter het veld "B-Groep" onder in de relatiekaart ziet u de B-Groepcodes staan waartoe de relatie behoort.

B-Groepen bij de relatie

B-Groepen

Rel . Alt-I G

133


Historie Contact Aan de indicatie naast de knop "Historie" bij de contactpersoon kunt u zien of er historie aanwezig is, die aan de actieve contactpersoon gekoppeld is. U kunt contactpersonen koppelen via het icoon "Historie toevoegen" bij "Contact", via de interne Mail, of als u via de activiteiten de Historie bijwerkt. U kunt met de knop "Zoeken" in het geopende historievenster de historie laten doorzoeken op een bepaalde, door u te definiëren tekststring. Als u de knop "Zoeken" aanklikt, staat de cursor direct aan het begin van de historie. U kunt zoeken op een heel woord of een gedeelte van een woord, en u kunt aangeven of de door u gezochte tekst identiek moet zijn aan de tekst die u ingeeft.

Historie bij de actieve contactpersoon

Historie contactpersoon

134

Rel . Alt C H


Notities bij de contactpersoon In de notities van de contactpersoon kunt u aantekeningen over de persoon vastleggen. Deze notities zijn overal waar de contactpersoon aan een relatie is gekoppeld beschikbaar. Aan de indicatie naast de knop "Notities" op de channelbar kunt u zien of er notities aanwezig zijn. U kunt met de knop "Zoeken" in het geopende venster de notities laten doorzoeken op een bepaalde, door u te definiëren tekststring. Als u de knop “Zoeken” aanklikt, staat de cursor direct aan het begin van de notities.

Notities bij de actieve contactpersoon

Notities contactpersoon

Rel . Alt C N

135


Connecties Met deze actie kunt u de actieve contactpersoon koppelen aan een andere contactpersoon. U kunt daarbij aangeven wat de connectie is, bijvoorbeeld "vriend(in)", "collega", "broer", "baas", "partner" etc. Dit geeft u aan in Tabellen... (Contacten, Connecties). Als u een connectie wilt aangeven tussen de actieve en een andere persoon, geeft u eerst op wat de connectie is. Hierna kiest u de andere persoon. Bij die persoon is de connectie nu ook bekend en wordt deze in een andere zinsopbouw weergegeven zodat ook hiërarchische verbanden zichtbaar worden. Voorbeeld Bij de actieve contactpersoon "de heer Conijn van de firma Arctran" is de volgende connectie opgenomen: is "oom" van mevrouw J. van Beers bij Inpeco bv. Dit betekent dat de actieve persoon de oom is van mevrouw "van Beers" die werkzaam is bij de firma "Inpeco bv".Bij mevrouw Van Beers staat nu als connectie: meneer J. Conijn bij Arctran is "oom". Als u in het tabblad van de connecties staat, ziet u de connecties van de contactpersoon en de instellingsnaam van de relatie waar de connecties werkzaam zijn. Deze instellingsnaam is een hyperlink (onderstreept). Door deze hyperlink aan te klikken kunt u naar het relatiescherm springen van de betreffende contactpersoon. Als in een regel "(e.a.)" staat is die persoon ook nog aan andere relaties gekoppeld.

Connecties van de actieve contactpersoon

Connecties tussen personen

136

Rel . Alt C C


Extra nummers Fax/Tel/E-mail bij de contactpersoon Bij iedere persoon in Archie kunt u een onbeperkt aantal fax-, telefoonnummers en E-mail adressen vastleggen. De nummers van de actieve contactpersoon zijn ook beschikbaar als u vanuit het relatiescherm het icoon "Communicatie" onder "Contact" aanklikt . Aan de indicatie bij "Fax/Tel/E-mail" op de channelbar ziet u dat er extra nummers bekend zijn. Persoonlijke Fax/telefoon/E-mailnrs.

Rel . Alt C F

137


Contactpersoon, Campagnes Via archiveren van activiteiten, toevoegen van campagnes/respons bij de instelling of via deze actie kunt u respons koppelen aan de instelling en de betrokken personen. Dit heeft tot voordeel dat u kunt selecteren op personen die een bepaalde respons hebben gegeven of die aan een bepaalde campagne hebben meegedaan. Bij het inbrengen van de respons kiest u eerst een campagne en vervolgens de respons op de campagne. U kunt eventueel een van beide annuleren, als de campagne of de respons niet bekend is. Aan de indicatie naast de knop "Campagnes" onder "Contact" op de channelbar kunt zien of er respons aanwezig is. N.B. Campagnes en Respons zijn opgenomen in Tabellen... (Campagnes/Respons). Contactpersoon, Campagnes

138

Rel . Alt C R


K-Groepen van de contactpersoon Met deze actie kunt u de K-Groepen van de actieve contactpersoon bewerken. Als een contactpersoon K-Groepen heeft, ziet u er een aantal staan achter het veld "K-Groep" bij de contactpersoon. U gebruikt K-Groepen om uw contactpersonen in groepen in te delen. U kunt bijvoorbeeld K-Groepen aanmaken voor alle mensen die een nieuwsbrief, kerstkaart, prijslijst of jaarverslag moeten ontvangen. U kunt ook codes maken om aan te geven hoe belangrijk de persoon is, is het een beslisser, heeft hij/zij budgetverantwoordelijkheid, etc. U kunt op deze codes eenvoudig selecteren en u kunt bij een contactpersoon net zoveel codes opnemen als u wilt. Wat de B-Groepen zijn voor de instelling, zijn de K-Groepen voor de contactpersonen. U geeft de codes en omschrijvingen op bij Tabellen... (Contacten, K-Groepen).

K-Groepen van de actieve contactpersoon

K-Groepen

Rel . Alt C K

139


Sales bij een relatie Bij de relaties kunnen offerte/ordergegevens worden ingevoerd. Deze gegevens bestaan uit suspectgegevens (relatie wordt in de toekomst misschien klant), prospectgegevens (openstaande offertes), klantgegevens (orders), factuurgegevens en vervallen offertegegevens. In Archie CRM noemen wij deze gegevens "Sales". De Sales-registratie is alleen toegankelijk voor gebruikers, die daartoe geautoriseerd zijn. Zie hoofdtuk 18, Systeembeheer (Toegangscodes).

Sales bij een relatie

Bij de relaties ziet u aan de indicatie naast de knop "Sales" onder Instelling dat er Sales-regels aanwezig zijn. U kunt de tabladen met de Salesgegevens tonen door bij een opgeroepen relatiekaart: de knop "Sales" in de Channelbar aan te klikken het driehoekje achter "Instelling" aan te klikken en te kiezen voor "3. Sales" in het menu "Instelling" te kiezen voor de optie "Sales" het cijfer [3] in te tikken In hoofdstuk 15, "Sales" vindt u een beschrijving van de bediening en het gebruik. U kunt met de knop "Zoek" op de Icon Toolbar vanuit een willekeurige relatie zoeken naar een nummer of naar tekst die in uw Sales-regels voorkomt. De tekst waarop gezocht wordt staat op de eerste 15 posities van de omschrijving van de Sales-regel. Archie brengt alleen de eerste regel die eraan voldoet in beeld. Als er niets wordt gevonden krijgt u de melding "Record niet gevonden". Sales

140

Rel . Alt I S .


Info, Algemeen De infofunctie bij de relaties is gemaakt om met een druk op de knop extra of geconsolideerde informatie over de relatie en de contactpersonen te produceren. De tabbladen met Informatie zijn op verschillende manieren op te roepen: 1. Als u op het driehoekje naast "Instelling" of "Contact" klikt, verschijnt een menu. Als u kiest voor "2. Info" bij "Instelling" of "5. Info" bij "Contact", verschijnt er een aantal tabbladen met informatie, respectievelijk op instellings- en contactpersoonniveau. 2. Als u de [2] intypt, verschijnen de tabbladen met Informatie op instellingsniveau. Als u de [5] intypt, verschijnen de tabbladen met Informatie op contactpersoonniveau. 3. In het menu "Info" of via de knop "Info" op de Icon Toolbar kunt u kiezen voor informatie op instellings- of contactpersoonniveau. Als u één van de opties kiest, verschijnt er een aantal tabbladen en het tabblad met de informatie, die hoort bij de optie, die u koos, ligt vooraan. De volgende info is beschikbaar: Instelling Bedrijfsprofiel Relaties met Gerelateerde contacten Activiteitenlog Omzetstatus Margestatus Orderontvangst Contactpersoon Contact Instellingen Contactprofiel

141


Info, Bedrijfsprofiel Deze actie geeft u in twee vensters een overzicht van ingebrachte gegevens en codes in de vrije velden en B-Groepen. Als aan de inhoud van een veld een tabelwaarde is gekoppeld, krijgt u in het linkervenster behalve de code, ook de omschrijving te zien. Hierdoor ziet u in één oogopslag de betekenis van de ingevoerde codes. Rechtsonder in het venster ziet u wanneer de relatie is ontstaan. In het rechtervenster ziet u een overzicht van de codes en omschrijvingen van de B-Groepen.

Bedrijfsprofiel

Info, Bedrijfsprofiel

142

Rel . Alt F B


Info, Gerelateerde contacten Deze actie geeft een overzicht van alle contactpersonen die mogelijk bij één en dezelfde organisatie zijn betrokken. Rechts in het venster wordt aangegeven om hoeveel contactpersonen het gaat. Als er relaties zijn gedupliceerd om bijvoorbeeld op afdelingsniveau gegevens te registreren, ontbreekt het overzicht van alle contactpersonen. Met deze actie laat Archie alle contactpersonen zien van alle relaties, die via het "Rel. met"-veld aan elkaar gekoppeld zijn. Rechts op het tabblad staat het totaal aantal gerelateerde contactpersonen vermeld. Info, Gerelateerde contacten

Rel . Alt F G

143


Info, Relaties tussen meerdere relatieschermen Als u deze actie kiest, krijgt u een overzicht van alle relaties die via het "Rel. met" veld zijn gekoppeld aan de relatie die u in beeld heeft. De huidige relatie wordt opvallend gekleurd weergegeven. Het overzicht bestaat uit de codes van de verschillende relaties. Als u het vakje "Namen" aanklikt, ziet u naast de codes de volledige instellingsnamen verschijnen. De verschillende codes/instellingsnamen zijn hyperlinks (onderstreept). Als u er een aanklikt springt u direct naar de bewuste relatie. Rechts op het tabblad is het totaal aantal gekoppelde relaties vermeld. U kunt de gerelateerde relaties met de knop "Selecteren" op het selectiebestand plaatsen zodat u ze kunt bekijken of bewerken. Archie vraagt u of alleen deze relatie moet worden geselecteerd, of alle relaties in het "Relaties Met"-overzicht.

Onderlinge verbanden tussen relaties via "Rel. met"

Info, Relaties met

144

Rel . Alt F R


Info, Activiteitenlog Met deze actie krijgt u bij een opgeroepen relatie alle gearchiveerde Activiteitenregels in beeld. Als u een regel via de hyperlink activeert, krijgt u de aan de regel gekoppelde historie in een apart venster in beeld.

Activiteitenlog met geopende historie

Info, Activiteitenlog

Rel . Alt-F L

145


Info, Omzetstatus Deze functie geeft een grafisch overzicht van de behaalde omzet van de afgelopen twee jaar plus het lopende jaar tot en met de peildatum en laat een seizoenspatroon zien. Boven het venster met het staafdiagram worden de maand-, kwartaal en jaartotalen weergegeven. De totalen lopen in ieder jaar tot en met dezelfde datum zodat een vergelijking wordt gemaakt en groeipercentages worden getoond. U kunt de gegevens oproepen van Facturen, Orders of van beide. In het veld "Soort " kunt u een specifieke ordersoort opgeven. Ordersoorten zijn vastgelegd in Tabellen...(Sales, Soorten) en worden bij "Sales" in het veld "Soort" ingevoerd. Als u op [Bereken] drukt, worden de gegevens herberekend.

Omzetstatus

Info, Omzetstatus

146

Rel . Alt F O .


Info, Margestatus Deze functie geeft een grafisch overzicht van de behaalde marge van de afgelopen twee jaar plus het lopende jaar tot en met de peildatum en laat een seizoenspatroon zien. Boven het venster met het staafdiagram worden de maand-, kwartaal en jaartotalen weergegeven. De totalen lopen in ieder jaar tot en met dezelfde datum zodat een vergelijking wordt gemaakt en groeipercentages worden getoond. U kunt de gegevens oproepen van Facturen, Orders of van beide. In het veld "Soort" kunt u een specifieke ordersoort opgeven. Ordersoorten zijn vastgelegd in Tabellen...(Sales, Soorten) en worden bij Sales in het veld "Soort" ingevoerd. Als u op [Bereken] drukt, worden de gegevens herberekend.

Margestatus

Info, Margestatus

Rel . Alt F M .

147


Info, Orderontvangst Deze functie geeft een grafisch en getalsmatig overzicht van het aantal orders, de omzet en het gemiddelde orderbedrag van de afgelopen drie jaar tot en met de peildatum. Op het tabblad ziet u het aantal orders, de omzet en het gemiddeld orderbedrag in een grafiek weergegeven. Onder de grafieken vindt u de getallen terug. De aangegeven waarden "-3 jaar", "-2 jaar", "-1 jaar" en "- 3mnd" hebben betrekking op de jaren, teruggerekend vanaf de peildatum. Als de peildatum bijvoorbeeld 1 april 2000 is, betekent "-1 jaar" de periode van 1 april 1999 t/m 31 maart 2000. U kunt de gegevens oproepen van Facturen, Orders of van beide. In het veld "Soort" kunt u een specifieke ordersoort opgeven. Ordersoorten zijn vastgelegd in Tabellen... en worden bij Sales in het veld "Soort" ingevoerd. Als u op [Bereken] drukt, worden de gegevens herberekend.

Orderontvangst

Info, Orderontvangst

148

Rel . Alt F D .


Info contactpersoon, Contactprofiel Bovenin het venster staat de naam van de actieve contactpersoon, de datum waarop de contactpersoon is toegevoegd en de initialen van de gebruiker die dat deed. Verder ziet u het aantal KGroepen, het aantal blokken Historie, de aantallen van Respons, Connecties en Instellingen, die aan de contactpersoon gekoppeld zijn. Bij K-Groepen, Historie en Respons worden de data van eerste en laatste invoer getoond. Info, Contactprofiel

Rel . Alt F C

149


Info, Contact Instellingen Deze actie laat zien aan welke relatieschermen de actieve contactpersoon is gekoppeld. Bij de actieve contactpersoon ziet u aan de indicatie naast de knop "Instellingen" dat hij/zij aan meerdere relatieschermen is gekoppeld. Dat kunnen andere bedrijven, instellingen of privé-adressen zijn. In het overzicht ziet u links de naam van de instelling of van de contactpersoon zelf, met daarachter de functie, de afdeling en de plaats. Als u de onderstreepte hyperlink aanklikt krijgt u direct het bijbehorende relatiescherm in beeld. Code

Code van de relatie.

Instelling

Naam van de instelling.

Functie

Functie van de contactpersoon bij de instelling.

Afdeling

Afdeling, waar de contactpersoon bij de instelling werkzaam is.

Plaats

Vestigingsplaats van de instelling.

N.B. Een contactpersoon kan aan meerdere relaties worden gekoppeld via toevoegen en samenvoegen van contactpersonen.

Instellingen: de actieve contactpersoon is aan meerdere relaties gekoppeld

Info, Contact instellingen

150

Rel . Alt F I

Hoofdstuk 9 / Activiteiten

Activiteiten

Activiteiten, Inleiding In de activiteiten van Archie legt u gebeurtenissen en afspraken met relaties en contactpersonen vast. Voor meerdere Archie-gebruikers kunnen eenvoudig één of meerdere groepsafspraken worden gepland. Per relatie kunt u een onbeperkt aantal afspraken vastleggen. Een afspraak registreert u in activiteiten bij het relatiescherm van de relatie waarmee de afspraak gemaakt wordt. Een afspraak bestaat uit de initialen van de gebruiker, dag en datum, eventuele aanvangstijd en duur, korte omschrijving en eventueel een campagnecode. Als het van toepassing is, ziet u iconen die aangeven of het een interne of externe afspraak betreft en om wat voor soort afspraak het gaat. Als een afspraak is afgehandeld, archiveert u deze in de historie van de relatie en/of het project. U heeft daarbij de gelegenheid om de afspraak van commentaar te voorzien. U ziet aan het driehoekje rechts in de activiteitenregel of er meerdere afspraken bij de relatie aanwezig zijn. Als u klikt op de knop met het driehoekje, of met de actie "Activiteiten Relatie" uit het menu "Activiteiten" krijgt u alle afspraken met de bewuste relatie in een overzicht in beeld.

151


Om inzicht te krijgen in alle activiteiten van een persoon of groep personen zijn er vijf extra opties: 1. Activiteiten Algemeen vanuit het basisscherm 2. Planner 3. Filter 4. Rapportage 5. Sorteeroverzicht Vanuit het basisscherm krijgt u met [pijltje omhoog] of [pijltje omlaag] direct het overzicht in beeld van uw persoonlijke activiteitenregels. Met [pijltje omlaag] wordt de eerstvolgende afspraak vanaf de systeemdatum in het overzicht actief en met [pijltje omhoog] de oudste afspraak. In het overzicht kunt u vervolgens definiëren van welke gebruiker(s) u de regels wilt zien, of u alleen de interne/externe afspraken wilt zien en tenslotte of u alleen de regels van een bepaalde datum wilt zien. U kunt snel de regels van alle gebruikers zien door het vinkje in het vak voor "Gebruiker(s)" weg te halen. Vanuit het overzicht kunt u direct doorschakelen naar Planner, Rapportage, Filter en Sorteeroverzicht. Met de actie "Activiteiten algemeen" krijgt u een overzicht in beeld van de activiteitenregels in de database. In het overzicht kunt u definiëren van welke gebruiker(s) u de regels wilt zien, of u alleen de interne/externe afspraken wilt zien en tenslotte of u alleen de regels van een bepaalde datum wilt zien. U kunt snel de regels van alle gebruikers zien door het vinkje in het vak voor "Gebruiker(s)" weg te halen. Vanuit het overzicht kunt u direct doorschakelen naar Planner, Rapportage, Filter en Sorteeroverzicht. Activiteiten algemeen Activiteiten relatie

152

Rel (.) Alt A A Rel . Alt A T


Acties bij Activiteiten Activiteiten Algemeen Activiteiten relatie Activiteit toevoegen Activiteit wijzigen Activiteit Bevestigen Archiveren Plannen Planner Rapportage Activiteitenfilter

Rel (.) Alt A A Rel Alt G A Rel . Alt A T Rel . Alt A T N Rel . Alt A T . W Rel . Alt A T . B Rel . Alt A T . H Rel . Alt A T N "Plannen"

Sorteeroverzicht

Rel (.) Alt A Rel (.) Alt A Rel (.) Alt A Rel (.) Alt G Rel (.) Alt A

Activiteitenlog

Rel . Alt F L

P R F. F. S

153


Activiteiten Algemeen U kunt vanuit het basisscherm direct de activiteitenregels benaderen door via het menu "Activiteiten" te kiezen voor "Activiteiten algemeen", of door op het icoon "Activiteiten" rechts onder in het basisscherm te klikken . U krijgt een overzicht in beeld van de activiteitenregels. Als u deze actie via het menu uitvoert bij een opgeroepen relatie zal Archie de relatiekaart sluiten, teruggaan naar het basisscherm en vervolgens het overzicht op scherm tonen. U kunt in het overzicht definiëren: of de activiteiten van één of meerdere gebruikers worden getoond. U kunt snel de regels van alle gebruikers zien door het vinkje in het vak voor "Gebruiker(s)" weg te halen. of alle activiteiten of alleen de interne/externe worden getoond. of de activiteiten van de systeemdatum worden getoond, van een door u te definiëren datum, of van alle data. In het overzicht is het veld van de omschrijving in iedere regel een onderstreepte hyperlink. Als u een van die hyperlinks aanklikt komt u direct in de betreffende relatiekaart en bij de betreffende activiteitenregel. Onder in het overzicht kunt u via iconen: nieuwe regels aanmaken. regels wijzigen. regels verwijderen of archiveren. het overzicht afdrukken.

154


Vanuit het overzicht kunt u door middel van hyperlinks doorschakelen naar Sorteeroverzicht, Filter, Planner of Rapportage. In het overzicht treft u de volgende kolommen aan: Pijlen

Indicatie van een interne of externe activiteit.

In.


Dag

Dag van de activiteit.

Datum

Datum van de activiteit.

Dgn

Hier wordt aangegeven hoever de activiteit in de toekomst of in het verleden ligt.

Van

Begintijd van de activiteit.

Tot

Eindtijd van de activiteit.

Icoon

Een afbeelding die de soort activiteit weergeeft (bellen, documentatie sturen e.d.).

Omschrijving

Korte omschrijving van de activiteit.

C

Eventueel de code van de campagne, waaruit de activiteit voortkomt.

Relatie

De relatie waarbij een activiteit is gepland.

Plaats

De vestigingsplaats van de relatie.

Project

Projectcode bij gekoppeld project.

Tip: U kunt de activiteitenregels, die bij een bepaalde relatie horen, benaderen met de actie "Activiteiten relatie" bij de opgeroepen relatiekaart. Activiteiten algemeen

Rel Alt A A

155


Activiteitenregel(s) bij de relatie Bij een opgeroepen relatie kunt u de eventueel aanwezige activiteitenregels op 2 verschillende manieren in beeld krijgen. 1. Activiteitenregel in de relatiekaart. Als er bij een opgeroepen relatie activiteitenregels aanwezig zijn, ziet u in het relatiescherm onder het blok met contactpersonen een regel afgebeeld. Als er meerdere regels zijn, wordt standaard de regel met de oudste datum afgebeeld.. U kunt aan het driehoekje rechts in de regel zien, of er meerdere afspraken bij de relatie aanwezig zijn. Als u de cursor op de regel positioneert, verschijnt een venster, waarin wordt weergegeven wie de regel aangemaakt heeft en wanneer dat gebeurde. 2. Overzicht van alle afspraken bij een relatie. Als u bij een opgeroepen relatie op het driehoekje rechts in de activiteitenregel klikt of kiest voor de actie "Activiteiten relatie" uit het menu, krijgt u, indien aanwezig, een overzicht van alle reeds bestaande activiteitenregels bij de relatie. U kunt ook op het icoon "Activiteiten" rechts onder in het basisscherm klikken. Als er geen activiteitenregel aanwezig is, krijgt u een leeg overzicht in beeld en kunt u met de knop "Nieuw", of door een [N] in te tikken, een nieuwe activiteitenregel toevoegen.

Activiteitenregels bij de relatie

156


Activiteit toevoegen en wijzigen Met de actie "Activiteiten relatie" krijgt u een overzicht van alle activiteiten bij de bewuste relatie in beeld. Van hieruit kunt u met de knop "Nieuw" een nieuwe activiteit toevoegen, of met de knop "Wijzigen" een bestaande afspraak wijzigen. In het dialoogscherm, dat dan verschijnt, kunt u de volgende velden invullen: Initialen

Initialen van de Archie-gebruiker. Klikken op "…" naast het veld of [F1] geeft een overzicht van de gebruikers. In een nieuwe activiteitenregel kunt u in dit veld meerdere gebruikers of een groep gebruikers selecteren, voor wie de activiteitenregel geldt. U doet dit door de onderstreepte namen aan te klikken, of door met de ">" of "<" de actieve gebruiker te selecteren, respectievelijk uit de selectie te verwijderen. De knop ">>" selecteert alle gebruikers en de knop "<<" verwijdert alle gebruikers uit de selectie. Met de knop "Groep" kunt u in één keer een groep gebruikers selecteren. Groepen gebruikers kunt u definiëren in Tabellen... (Gebruikersgroepen). Als u alle velden heeft ingevuld, maakt Archie voor iedere door u gedefinieerde gebruiker een activiteitenregel aan. Als u een bestaande regel wijzigt, kunt u maar één gebruiker aan dit veld toewijzen.

Datum

Datum van de afspraak. Als u de kalender naast het veld aanklikt, krijgt u een maandoverzicht. U kunt met de pijltjes of met [PageUp] en [PageDown] maanden terug of naar voren bladeren. Als u de juiste datum gevonden heeft, klikt u op [OK]. Naast het veld wordt automatisch weergegeven op welke dag van de week de afspraak plaatsvindt.

Aanvang

Begintijd van de afspraak. Als u het klokje rechts in het veld aanklikt, kunt u met de muis of met de pijltjestoetsen de begintijd van de afspraak instellen.

Duur

Duur van de afspraak. Als u het klokje rechts in het veld aanklikt, kunt u met de muis of met de pijltjestoetsen de duur van de afspraak instellen.

Campagne

Eventueel de code van de campagne, waaruit de afspraak voortkomt. Als u op "…" naast het veld klikt, krijgt u het overzicht van de campagnes in beeld.

Omschrijving

Korte omschrijving van de afspraak.

157

Archie CRM / Handleiding Soort

Rechts naast de omschrijving ziet u een klein veld, waarin u de soort activiteit kunt aangeven. Als u klikt op "…" naast het veld, kunt u uit de tabel de soort afspraak kiezen (bellen, documentatie sturen e.d.). Als u uw keuze gemaakt heeft, verschijnt het bijbehorende icoon en de pijl voor interne of externe afspraak automatisch in de activiteitenregel. De tabel met soorten afspraken kunt u aanleggen in Tabellen... (Activiteiten).

Instelling/Project

De code van de instelling en de projectcode bij gekoppeld project.

Contacten

Als u de knop "Contacten" aanklikt, kunt u de contactpersonen met wie u de afspraak heeft aanvinken en koppelen aan de activiteitenregel.

Historie/Notities

In de onderste helft van het dialoogscherm ziet u een vak, waarin u met de knoppen onder het scherm de historie van de activiteit of van de relatie zichtbaar kunt maken. Verschillende bewerkingen, zoals bekijken, wijzigen, zoeken, etc. zijn mogelijk. Met de knop "Extra" komt er een keuzeknop bij, waarmee u ook de notities van de relatie zichtbaar kunt maken.

Als u de knop "Opslaan" aanklikt, wordt de invoer bewaard en zijn er vervolgacties mogelijk: Nieuw Wijzigen Verwijderen Dupliceren Archiveren Bevestigen Afdrukken

Een nieuwe regel aanmaken De huidige regel wijzigen De huidige regel verwijderen De huidige regel dupliceren De huidige regel archiveren in de historie Een bevestiging van de afspraak printen De afspraak afdrukken

Als u in het veld "Initialen" meerdere gebruikers hebt gekozen, laat Archie de door u samengestelde activiteitenregels voor de verschillende gebruikers zien. U kunt regels hier nog aan- of afvinken en met [OK] keert u terug naar het overzicht van de activiteitenregels bij de relatie. N.B. Als u een nieuwe regel toevoegt, of een bestaande regel wijzigt, kunt u de datum, de tijd en de duur van de afspraak via "Plannen" snel invullen. N.B. Archie zal een waarschuwing geven, als u een activiteit van een andere gebruiker wilt wijzigen of verwijderen. Activiteit toevoegen Activiteit wijzigen

158

Rel . Alt A T N Rel . Alt A T . W


Activiteit plannen Een nieuwe activiteit plannen U kunt op 2 manieren met behulp van de planner een nieuwe activiteit toevoegen: 1. Met [F9], of met het icoon "Activiteiten" op de Channelbar en het Iconenpalet, is de planner in alle onderdelen van Archie oproepbaar. Automatisch keert u terug in het basisscherm en de planner verschijnt. Voor de nieuwe afspraak kiest u een maand en een datum en plaatst uw muisaanwijzer op het blokje van de door u gewenste aanvangstijd. Datum en tijd worden in de balk boven het maandoverzicht getoond. Met de linker muisknop ingedrukt sleept u de muis naar beneden tot u de door u gewenste eindtijd heeft bereikt. Datum, tijd en duur worden in de balk weergegeven. Als u de muisknop loslaat, verlaat u de planner en bent u terug in het scherm waarin u de nieuwe activiteitenregel definieert. Datum, tijd en duur zijn ingevuld, zoals u bij het plannen heeft gekozen. U geeft aan bij welke relatie de activiteit hoort en vult de overige velden in, zoals beschreven bij "Activiteitenregel toevoegen". Als u de activiteit opslaat, komt u automatisch in de relatiekaart van de relatie bij wie u de activiteit heeft toegevoegd. 2. Bij een opgeroepen relatiekaart kiest u "Activiteiten relatie" uit het menu, en vervolgens voor "Nieuw". In het dialoogscherm geeft u eerst aan voor welke gebruiker(s) u de regel aanmaakt. U doet dat in het eerste veld door op "…" te klikken en de gebruiker(s) te definiëren. Het datumveld bevat automatisch de systeemdatum. Als u vervolgens kiest voor de knop "Plannen", krijgt u de planner in beeld. Voor de nieuwe afspraak kiest u een maand en een datum en plaatst uw muisaanwijzer op het blokje van de door u gewenste aanvangstijd. Datum en tijd worden in de balk boven het maandoverzicht getoond. Met de linker muisknop ingedrukt sleept u de muis naar beneden tot u de door u gewenste eindtijd heeft bereikt. Datum, tijd en duur worden in de balk weergegeven. Als u de muisknop loslaat, verlaat u de planner en bent u terug in het scherm waarin u de nieuwe activiteitenregel definieert. Datum, tijd en duur zijn ingevuld, zoals u bij het plannen heeft gekozen. U vult de overige velden in, zoals beschreven bij "Activiteitenregel toevoegen".

159


Het scherm van de planner bestaat uit 4 elementen: Rechts ziet u een klein maandoverzicht. De systeemdatum is met een kleur gemarkeerd. Met de pijltjesknoppen kunt u per maand verder of terug bladeren. De knop "Vandaag" brengt u direct terug naar de maand van de systeemdatum. Als u een maand verder bladert gaat het grote maandoverzicht linksonder ook een maand verder. Rechtsonder ziet u de gebruikers, die u heeft gekozen en voor wie u een activiteitenregel aanmaakt. Daarnaast ziet u een legenda, die u vertelt welke kleuren in het grote maandoverzicht welke betekenis hebben. Linksonder ziet u een uitgebreid maandoverzicht, waarbij iedere dag (24 uur) verdeeld is in blokjes van 15 minuten. De systeemdatum is met een kleur gemarkeerd. De kalender heeft tot de systeemdatum en –tijd een licht afwijkende kleur, evenals de dagen in het weekend en de feestdagen. Met de pijltjesknoppen boven het maandoverzicht kunt u een maand vooruit of achteruit bladeren. Het kleine maandoverzicht loopt met dit bladeren mee. Afspraken van gebruikers worden in één van de legenda-kleuren weergegeven. In het bovenste deel van het scherm ziet u een vak waarin de bijbehorende activiteitenregels worden getoond, als u met de muis een gekleurd blok aanwijst.

Activiteit toevoegen, wijzigen of raadplegen via "Plannen"

160


Een activiteit wijzigen met Plannen. Als u bij een relatie kiest voor het wijzigen van een bestaande activiteitenregel, kunt u met de Planner de datum, duur en tijd van de activiteit snel wijzigen. Het blok met de betreffende activiteit knippert in het grote maandoverzicht. Als u in het maandoverzicht staat, ziet uw muisaanwijzer er anders uit: aan de pijl "hangt" een drietal blokjes. Om datum en begintijd te veranderen positioneert u de muisaanwijzer zodanig, dat in het grijze veld de door u gekozen datum en begintijd wordt aangegeven. Dubbelklik met de linkermuisknop en de afspraak wordt automatisch verplaatst. Om de duur te veranderen positioneert u de muisaanwijzer bij het begin of het eind van het blok dat de afspraak weergeeft. De aanwijzer verandert in een schacht met twee pijlen. Houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep naar boven of beneden om de duur van de afspraak te veranderen. Nieuwe activiteit plannen Activiteit wijzigen met "Plannen"

Rel . Alt A P Rel . Alt A T W . "Plannen"

161


Afspraakbevestiging Wanneer u een afspraak maakt met een contactpersoon bij een relatie, en er is in de activiteitenregel een begintijd opgenomen, dan kunt u direct vanuit de activiteitenregel een afspraakbevestiging printen. In die afspraakbevestiging kunnen de gegevens uit de activiteitenregel geplaatst worden. Na het toevoegen van een afspraak met een begintijd wordt automatisch gevraagd of een afspraakbevestiging geprint moet worden. Als u die vraag bevestigend beantwoordt, volgt de vraag of de briefaanhef formeel of informeel moet zijn. De actie maakt direct etiketten van de aan de agenda gekoppelde contactpersonen en zoekt, afhankelijk van de soort afspraak (in- of extern), naar de eerste brief in het algemene brievenbestand die overeenkomt met de soort afspraak. Archie zoekt naar de brief met de code "<" bij een interne afspraak en naar de brief met de code ">" bij een externe afspraak. U komt vervolgens direct in het printstatusscherm en u kunt de brief printen. Als u een andere brief wilt versturen ter bevestiging van de afspraak, dan kunt u het afdrukscherm met "Annuleren" verlaten en met de knop "Terug" naar het voorliggende scherm om de andere brief op te zoeken. Archie onthoudt per gebruiker welke brief gekozen werd en zal bij een volgende keer per gebruiker standaard de brief kiezen, die het laatst gebruikt werd. In de brief kunt u B-variabelen opnemen waardoor de gegevens van de activiteitenregel in de brief afgedrukt kunnen worden.

162


Speciale variabelen in de brief voor afspraakbevestiging

Datum van de afspraak, formaat afhankelijk van de door u gekozen standaard taal in Windows, bijvoorbeeld 19/04/02, of 04/19/02.

Datum van de afspraak met maandomschrijving, bijvoorbeeld 19 april 2002.

Dagnummer uit de datum van de afspraak "19".

Maand uit de datum, "juni", of "June".

Jaar uit de datum van de afspraak "2002".

Dag uit de datum, "maandag", of "Monday".

Tijd van de afspraak.

Naam van de Archie-gebruiker zoals opgegeven bij Systeembeheer...(Toegangscodes) in het veld "Naam".

Aanspreekvorm (meneer, mevrouw etc.) van de Archie-gebruiker. Deze aanspreekvorm haalt Archie op uit de titulatuurtabel met behulp van de titulatuurcode die in Systeembeheer...(Toegangscodes) in het veld "T" naast het veld "Naam" is opgenomen.

Contactpersonen, die aan de afspraak gekoppeld zijn.

Namen van de Archie-gebruikers, die gekoppeld zijn aan de afspraak.

Afspraakbevestiging

Rel Alt A T . B

163


Voorbeeld lay-out afspraakbevestiging In Brieven... zijn bij een nieuwe installatie twee brieven opgenomen met code "< " en code ">". Deze twee brieven kunnen onder andere worden gebruikt voor de afspraakbevestiging. U kunt naar eigen inzicht de tekst en variabelen aanpassen. Voorbeeld afspraak extern Activiteit: υ JC di 23/07/02 12.00 – 13.30 Lunch met directie Briefbody afspraakbevestiging extern: Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen met op om uur. Wij bezoeken u op te . wordt Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen met meneer Jaap Conijn op 23 juli 2002 om 13.00 uur. Wij bezoeken u op Schepenmakersdijk 11 te HOORN. Voorbeeld afspraak intern Activiteit ϖ JC wo 24/07/02 09.30 – 10.30 Bespreking offerte Briefbody afspraakbevestiging intern Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen op a.s. om uur met . Wij zijn gevestigd in .... wordt Het doet ons een genoegen hierbij uw afspraak te bevestigen op woensdag 24 juli a.s. om 09.30 uur met Jaap Conijn. Wij zijn gevestigd in ....

164


Activiteit archiveren Activiteitenregels in Archie kunt u, al dan niet voorzien van commentaar, opslaan in de historie van de relatie. Dit doet u door vanuit het overzicht van activiteitenregels bij een relatie of in een geopende activiteitenregel te kiezen voor de knop "Archiveren". De respons en campagne worden vastgelegd in het campagnebestand van de relatie. U kunt in Systeembeheer... (Toegangscodes) bij de velden "Campagnes" en "Respons" aangeven of u deze tabellen in beeld wilt krijgen. Als u gebruik maakt van de responsregistratie via activiteiten, dan geeft u eerst een campagnecode en responscode op. Als er al een campagnecode in de activiteitenregel was opgenomen, krijgt u alleen de responstabel in beeld. De campagnecode wordt dan uit de activiteitenregel overgenomen. Vervolgens staat de cursor in de onderste helft van het scherm waarin u uw commentaar opneemt. Met de knop "Contacten" kunt u alsnog (extra) contactpersonen koppelen. Als u na het intikken van commentaar op de knop "Opslaan" of [F7] drukt, wordt de activiteitenregel plus commentaar in de historie van de relatie opgeslagen. Archiveren in historie

Rel . Alt A T . H .

165


Activiteiten, opslaan campagnes/respons Bij het opslaan van de activiteitenregel kunt u gebruik maken van standaard respons op uw promotionele campagnes. Voorbeeld respons A. afspraak gemaakt B. documentatie verstuurd C. niet bereikbaar D. geen interesse Deze standaard respons (max. 16) kunt u zelf invullen in Tabellen...(Respons). In Systeembeheer... (Toegangscodes) in de velden "Campagnes" en "Respons" legt u vast dat u met de responstabel en de tabel met campagnes werkt. Dan krijgt u, nadat u in Activiteiten op "Archiveren" heeft geklikt, automatisch de tabel met campagnes in beeld, als er nog geen campagne aan de activiteitenregel gekoppeld was. U kunt hier aangeven naar aanleiding van welke campagne de respons ontstaan is. U kunt een keuze maken uit een van de campagnes door de hyperlink aan te klikken, in het invoerveld de juiste code in te voeren of door met [pijltje naar beneden] de juiste campagne op te zoeken. U kunt het zoeken naar een campagne verfijnen door het vakje "String" aan te vinken. In het invoerveld kunt u dan een string invoeren, waarna het overzicht alleen de tabel-items zal tonen, die de door u ingegeven string bevatten. Daarna kunt u uit de responstabel aangeven welke respons is gegeven. Zie ook "Contactpersoon, Campagnes" en "Campagnes bij de instelling". Welke vragen u krijgt na het invoeren van een responscode hangt af van de ingevoerde responscode zelf. In Tabellen...(Respons) kunt u dit per respons aangeven. De campagnes en respons worden vastgelegd in het Campagnebestand van de relatie zodat u ze later kunt analyseren. Archiveren in historie

166

Rel . Alt A T . H .


Planner Met de optie "Planner" uit het Windowsmenu "Activiteiten" krijgt u een grafisch overzicht van de interne en externe afspraken van door u te bepalen gebruikers. Met deze actie kunt u: het overzicht raadplegen. U kunt snel de regels van alle gebruikers zien door het vinkje in het vak voor "Gebruiker(s)" weg te halen. activiteitenregels ophalen door op een gekleurd blok dubbel te klikken. nieuwe regels aanmaken. Zie "Activiteit plannen". Het scherm van de planner bestaat uit 4 elementen: Rechts ziet u een klein maandoverzicht. De systeemdatum is met een kleur gemarkeerd. Met de pijltjesknoppen kunt u per maand verder of terug bladeren. De knop "Vandaag" brengt u direct terug naar de maand van de systeemdatum. Als u een maand verder bladert gaat het grote maandoverzicht linksonder ook een maand verder. Rechtsonder ziet u de gebruikers, die u heeft gekozen en voor wie u een activiteitenregel aanmaakt. Daarnaast ziet u een legenda, die u vertelt welke kleuren in het grote maandoverzicht welke betekenis hebben. Linksonder ziet u een uitgebreid maandoverzicht, waarbij iedere dag (24 uur) verdeeld is in blokjes van 15 minuten. De systeemdatum is met een kleur gemarkeerd. De kalender heeft tot de systeemdatum en –tijd een licht afwijkende kleur, evenals de dagen in het weekend en de feestdagen. Met de pijltjesknoppen boven het maandoverzicht kunt u een maand vooruit of achteruit bladeren. Het kleine maandoverzicht loopt met dit bladeren mee. Afspraken van gebruikers worden in één van de legenda-kleuren weergegeven. In het bovenste deel van het scherm ziet u een vak waarin de bijbehorende activiteitenregels worden getoond, als u met de muis een gekleurd blok aanwijst. Planner

Rel (.) Alt A P

167


Rapportage Met de optie "Rapportage" uit het Windowsmenu "Activiteiten" krijgt u een overzicht van alle soorten activiteiten in de database. Als u deze actie uitvoert bij een opgeroepen relatie zal Archie de relatiekaart sluiten, teruggaan naar het basisscherm en vervolgens het overzicht op scherm tonen. In een tabel en in een grafiek wordt per soort weergegeven hoeveel activiteiten nog actueel zijn en hoeveel er verlopen zijn. U kunt zelf definiëren voor welke medewerker(s) een overzicht gegeven moet worden. U kunt snel de regels van alle gebruikers zien door het vinkje in het vak voor "Gebruiker(s)" weg te halen. Als u een soort kiest door een hyperlink in de kolom "Afspraken" aan te klikken, wordt automatisch het Activiteitenfilter geopend, en ziet u alle afspraken van de door u gekozen soort weergegeven. Pijlen

Geven aan of de afspraak extern of intern plaatsvindt.

Icoon

Geeft de soort afspraak weer.

Afspraken

Omschrijving van de soort afspraak.

Actueel

Afspraken op of na de systeemdatum.

Verlopen

Afspraken ouder dan de systeemdatum.

Totaal

Het totaal van actuele en verlopen afspraken.

Activiteitenrapportage

Rapportage

168

Rel (.) Alt A R


Activiteitenfilter Met het activiteitenfilter kunt u de activiteiten van door u te kiezen gebruiker(s) in beeld roepen, gefilterd op soort, bijvoorbeeld bellen, documentatie sturen, etc. De soorten activiteiten zijn te definiëren in Tabellen... (Activiteiten). In dit overzicht kunt u door een hyperlink aan te klikken direct naar een relatiekaart springen. Als u vervolgens met [+] of [-] door de relatiekaarten bladert, worden de activiteitenregels van de relaties getoond, die in het overzicht van het activiteitenfilter stonden. Met de knop "Terug" keert u terug in het overzicht van het activiteitenfilter. Als u de actie "Filter" uitvoert bij een opgeroepen relatie zal Archie de relatiekaart sluiten, teruggaan naar het basisscherm en vervolgens het overzicht op scherm tonen. Pijlen

Geven aan of een afspraak intern of extern plaatsvindt.

In.


Dag

Dag van de afspraak.

Datum

Datum van de afspraak.

Dgn

Hier wordt aangegeven hoever de activiteit in de toekomst of in het verleden ligt.

Van

Begintijd van de afspraak.

Tot

Eindtijd van de afspraak.

Icoon

Een afbeelding die de soort afspraak weergeeft (bellen, documentatie sturen e.d.).

169

Archie CRM / Handleiding Omschrijving

Korte omschrijving van de afspraak.

C

Eventueel de code van de campagne, waaruit de afspraak voortkomt.

Relatie

De relatie waarbij een activiteit is gepland.

Plaats

De vestigingsplaats van de relatie.

Project

Projectcode bij gekoppeld project.

Activiteitenfilter

Activiteitenfilter

170

Rel (.) Alt A F Rel (.) Alt G F


Activiteiten, Sorteeroverzicht Met deze actie kunt u de activiteitenregels in het overzicht oplopend of aflopend sorteren op vrijwel alle kolommen. Als boven de kolom een ruitvorm is afgebeeld, kunt u het overzicht sorteren door op de ruitvorm te klikken. Als de bovenzijde van de ruitvorm boven een kolom gekleurd is, is het overzicht oplopend gesorteerd. Als de onderzijde van de ruitvorm gekleurd is, is het overzicht aflopend gesorteerd. U kunt in het overzicht definiëren of de activiteiten van één of meerdere gebruikers worden getoond, of alle activiteiten of alleen de interne/externe worden getoond, en tenslotte of de activiteiten van de systeemdatum worden getoond, van een door u te definiëren datum, of van alle data. U kunt snel de regels van alle gebruikers zien door het vinkje in het vak voor "Gebruiker(s)" weg te halen. In het overzicht is de omschrijving van iedere regel een onderstreepte hyperlink. Als u een van die hyperlinks aanklikt komt u direct in de betreffende relatiekaart en in de betreffende activiteitenregel. Via het overzicht kunt u door middel van hyperlinks doorschakelen naar Activiteiten, Filter, Planner of Rapportage. Als u deze actie uitvoert bij een opgeroepen relatie zal Archie de relatiekaart sluiten, teruggaan naar het basisscherm en vervolgens het overzicht op scherm tonen. Activiteiten, Sorteeroverzicht

Rel (.) Alt A S

Activiteitenlog Bij een opgeroepen relatie krijgt u met deze actie een overzicht in beeld van gearchiveerde activiteitenregels bij de relatie. Als u op het onderstreepte omschrijvingsveld van een regel klikt, krijgt u in een apart venster de bij de activiteitenregel behorende historie in beeld. Info, Activiteitenlog

Rel . Alt F L

171


172

Hoofdstuk 10 / Selecties

Selecties

Selecties, Inleiding In Selecties... kunt u relaties met of zonder contactpersonen selecteren aan de hand van selectiecriteria. De selectiecriteria zijn de waarden die u hier invult. Deze waarden worden vergeleken met de inhoud van de overeenkomende velden bij uw relaties. Als u gebruik maakt van de projectmodule kunt u ook selecties maken van projectgegevens. Voorbeeld U wilt alle relaties selecteren in de postcoderegio "1000 AA" t/m "1199 ZZ" met een B-Groep "KLA". 1. U maakt een nieuwe selectie. Omdat u deze selectie kunt bewaren vult u het Betreftveld met een logische omschrijving. Bijvoorbeeld "Klanten regio Amsterdam". 2. U vult bij "B-Groepen" de waarde "KLA" in en bij "Postcode huisadres" in het linkerveld "1000 AA" en in het rechterveld "1199 ZZ". 3. U geeft Archie opdracht om te selecteren. Als Archie relaties vindt die aan de opgegeven criteria voldoen, worden de codes van deze relaties op uw persoonlijke selectiebestand geplaatst. Uw eventueel eerder gemaakt selectiebestand wordt automatisch geschoond. Het selectiebestand is op alle relevante plaatsen binnen Archie beschikbaar. Zo kunt u in Lijsten..., Analyses..., Etiketten… ,etc acties uitvoeren op de geselecteerde relaties. U heeft daardoor de mogelijkheid om een veelvoud aan acties uit te voeren op een door u bepaalde groep relaties en personen in uw database. N.B. De verschillende selectiecriteria zijn gerangschikt over minimaal 6 tabbladen: Criteria die betrekking hebben op Instellingen, Contacten, Campagnes, Activiteiten, Sales en Universele velden.

173


Acties bij Selecties Relatiefilter Selecteren Selectie opzoeken Selectie toevoegen Selectie wijzigen Speciale relatieselecties

174

Sel . Alt G F . Sel . Alt S S . Sel . Sel Alt B N Sel . Alt W W Sel . "Extra" "Wijzigen"


Selectievelden, Criteria De selectiecriteria beslaan meerdere tabbladen. Achter de veldomschrijvingen staan één of meerdere velden waar u een waarde in kunt vullen. Per selectieregel zijn er verschillende mogelijkheden: 1. Er is één veld waarin u iets kunt opgeven, bijvoorbeeld bij land(code) van het huisadres. Als u in deze velden een waarde invult zal de selectie iedere relatie selecteren waar de overeenkomende waarde wordt aangetroffen. 2. Er zijn meerdere velden waar u iets kunt opgeven en er is een veldje van één positie waarin u kunt aangeven of het een EN- of OF-situatie betreft. Dit laatste veldje komt voor bij B-Groepen, KGroepen en String-1/-3. Een EN-situatie wil zeggen dat ALLE ingevulde criteria van een bepaald veld bij de te selecteren relaties aanwezig moeten zijn. Een OF-situatie wil zeggen dat er minstens één van de criteria aanwezig moet zijn. Voorbeeld U heeft in Tabellen... twee B-Groepcodes: "BNK" voor "Bankinstellingen" en "OM3" voor "Omzet meer dan 100 miljoen". U heeft deze twee codes opgegeven achter "B-Groepen" en u wilt alle banken selecteren met een omzet van meer dan 100 miljoen. De relaties die u wilt hebben moeten dus minimaal beide B-Groepen hebben. U vult nu in het laatste veldje een [+] in, dit is een EN-situatie: B-Groep "BNK" én "OM3". Als u wilt selecteren op bankinstellingen en op andere relaties die een omzet hebben van meer dan 100 miljoen laat u het veldje leeg, dit is een OF-situatie. De relaties die u wilt hebben hoeven in dit geval slechts één van de twee B-Groepen te hebben om geselecteerd te worden: B-Groep "BNK" of "OM3". Voorbeeld U wilt alle relaties hebben waar zowel het woord "video" als het woord "tv" voorkomt in de historie of notities. U geeft in "String-1" de tekst "video" op, in het veldje daarachter geeft u met "beide" aan dat u zowel in notities als in historie wilt zoeken. In "String 2" tikt u de tekst "tv" en in het veld daarachter geeft u de [+] van de EN-situatie op. Als u alle relaties wilt hebben waar of het woord "video" of het woord "tv" voorkomt, dan laat u het laatste veld leeg.

175


3. Er zijn meerdere velden waar u iets op kunt geven. Alle relaties of contactpersonen waar één van de opgegeven waarden voorkomt worden geselecteerd. Voorbeeld U heeft in Tabellen... (Contacten, Functies) een code "01" voor "Algemeen directeur" en een code "06" voor "Hoofd automatisering". U heeft deze twee codes opgegeven achter "Contacten/Functies". Na de selectie staan alle algemeen directeuren en alle hoofden automatisering op uw selectiebestand. 4. Er zijn groepen van twee velden. Voor het linkerveld staat het teken ">=" (Groter dan of gelijk aan). In dit veld geeft u een beginwaarde. Voor het rechterveld staat het teken "<=" (Kleiner dan of gelijk aan). In dit veld geeft u een eindwaarde. Archie zal alle relaties selecteren die een tussenliggende of gelijke waarde als de begin- en eindwaarde hebben. Als de begin- en eindwaarde gelijk zijn zal Archie zoeken naar alle relaties die dezelfde waarde hebben.U bent niet verplicht om beide velden in te vullen. Vult u de beginwaarde maar laat u het eindwaardeveld leeg dan selecteert het programma tot en met de hoogst mogelijke waarde, "ZZZZZ..." of "99999...". Laat u de beginwaarde leeg, dan selecteert het programma alle relaties die een waarde hebben die kleiner of gelijk is aan de eindwaarde. Voorbeeld U wilt alle relaties hebben in een bepaalde regio. Bijvoorbeeld met een postcode groter dan of gelijk aan 1000 AA en kleiner dan of gelijk aan 1199 ZZ. U geeft nu bij "Postcode huisadres" in het linkerveld de beginwaarde "1000 AA" op en in het rechterveld de eindwaarde "1199 ZZ". Na de selectie staan alle relaties uit deze regio op uw selectiebestand. Voorbeeld U wilt alle relaties hebben die in de maand januari 2000 zijn gemuteerd. U vult nu bij "LW:" in de beginwaarde "01/01/2000" in en bij de eindwaarde "31/01/2000". Voorbeeld U wilt alle activiteitenregels van "15/01/2000" hebben. U vult nu bij "Datum" de beginwaarde "15/01/2000" in en bij de eindwaarde ook "15/01/2000". U bent niet verplicht om beide velden in te vullen. Vult u de beginwaarde, maar laat u het eindwaardeveld leeg, dan selecteert het programma tot en met de hoogst mogelijke waarde, "ZZZZZ…" of "99999…". Laat u de beginwaarde leeg, dan selecteert het programma alle relaties die een waarde hebben die kleiner of gelijk is aan de eindwaarde.

176


5. Bij alfanumerieke universele velden zijn er drie velden beschikbaar. In het eerste veld kunt u een string (trefwoord/stukje tekst) opgeven waarnaar in het universele veld gezocht moet worden. Als u dit veld leeg laat kunt u een begin- en eindwaarde opgeven waaraan de inhoud van het universele veld moet voldoen. Voorbeeld U bent op zoek naar alle relaties die ergens in een bepaald universeel veld het woord "medicijn" hebben staan. U geeft dit woord op in het eerste veld en u laat Archie selecteren. Ongeacht waar het woord "medicijn" in het universele veld staat, wordt de bijbehorende relatie geselecteerd.

177


Selectie opzoeken, toevoegen en wijzigen Als u kiest voor Selecties…, krijgt u een overzicht in beeld van de selecties die zijn voorgedefinieerd. Links naast het overzicht ziet u onder "Status" het aantal relaties in het totale relatiebestand en het aantal relaties op uw selectiebestand.

Overzicht van voorgedefinieerde selecties

Als u weet wat een bepaalde selectie inhoudt, hoeft u deze niet te openen: met de knop "Selecteren", of door de [S] in te tikken, start u direct de door u gekozen selectie. In het overzicht van de selecties vindt u de volgende kolommen. Code

Code van de selectie.

Omschrijving

Korte omschrijving van de selectie. Het is zinvol om dit veld altijd te vullen zodat u naderhand in de diverse helpvensters, op andere plaatsen in Archie, kunt zien wat uw laatste selectie geweest is.

LW

Initialen van de gebruiker die de laatste wijziging(en) doorvoerde.

Datum

Datum van de laatste wijziging.

Als u een hyperlink in de kolom "Omschrijving" aanklikt, ziet u de tabbladen met de selectiecriteria.

178


De selectiecriteria beslaan meerdere tabbladen. Achter de veldomschrijvingen staan één of meerdere velden waar u een waarde kunt invullen. Relaties en/of contactpersonen worden op het selectiebestand geplaatst als aan alle opgegeven criteria is voldaan. Dus als u op een B-Groep, Campagne en Afdeling selecteert moeten deze alle drie bij de betreffende relatie aanwezig zijn. Als u een mailing wilt verzorgen is het zinvol om naast een selectie op instellingsgegevens ook op contactpersoongegevens te selecteren. Archie weet dan precies voor welke personen etiketten moeten worden gemaakt. Selectie opzoeken Selectie wijzigen Selectie toevoegen Selecteren

Sel . Sel . Alt W W Sel Alt B N Sel . Alt S S .

179


Selectiescherm, Instellingsgegevens Op het tabblad "Instellingen" vindt u de volgende invoervelden: B-Groepen

In de negen velden voor de B-Groepen kunt u aangeven op welke BGroep(en) u wilt selecteren. In het laatste veldje geeft u met een [+] of met een spatie de EN/OF-situatie aan.

Land huisadres/postadres

Iedere relatie met een overeenkomende landcode wordt geselecteerd.

Postcode huisadres/ postadres

Begin- en eindwaarde voor de postcodes.

Het eerste veld is voor de code van het daarachter liggende vrije veld, zie Tabellen...(Vrije velden). De twee volgende velden zijn voor de begin- en eindwaarde van het veld , zie Tabellen... (Vrije velden).

t/m

De begin- en eindwaardes van de vrije velden op het relatiescherm. Zie Tabellen... (Vrije velden). N.B. De omschrijving van de vrije velden kunt u opgeven bij Rubrieken (Rel Alt R R) voor de veldvariabelen , en t/m .

LW

180

Dit selectiecriterium kunt u gebruiken om relaties te selecteren, die door een bepaalde gebruiker of in een bepaalde periode zijn gewijzigd. In het eerste veld kunt u de initialen van de gebruiker vullen en in de twee volgende velden de periode. Als u de initialen leeg laat selecteert Archie alle relaties die toegevoegd of gewijzigd zijn in de opgegeven periode.

Hoofdstuk 10 / Selecties String-1/-2/-3

Hier kunt u tekst en/of cijfers invullen, zoals bijv. trefwoorden of serienummers. Het tweede invoerveld van 1 positie achter String-1 gebruikt u om aan te geven waar Archie strings moet zoeken, in [H] Historie, [N] Notities of in [B] Beide. In het veldje naast String-2 geeft u met een [+] of met een spatie de EN/OF-situatie aan. U kunt op maximaal drie trefwoorden tegelijkertijd selecteren. Het maakt niet uit of de gezochte strings in de historie en/of notities met kleineof hoofdletters zijn geschreven.

Selectiescherm, tabblad instellingsgegevens

181


Selectiescherm, contactpersoongegevens Op het tabblad "Contacten" vindt u de volgende invoervelden: K-groepen

In de negen velden voor de K-Groepen kunt u aangeven op welke KGroep(en) u wilt selecteren. In het laatste veldje geeft u met een [+] of met een spatie de EN/OF-situatie aan.

Functies

U kunt hier maximaal vijf functies opgeven, iedere persoon met een overeenkomende functie wordt geselecteerd.

Afdelingen

U kunt hier maximaal vijf afdelingen opgeven, iedere persoon met een overeenkomende afdeling wordt geselecteerd.

Titulatuurcode

Iedere persoon met een overeenkomende titulatuur wordt geselecteerd.

Dit is het vrij benoembare datumveld van de contactpersoon. De omschrijving is vastgelegd bij Rubrieken (Rel Alt R R). Het veld is bij uitstek geschikt voor verjaardagen omdat er op dagen en maanden zonder jaartal kan worden geselecteerd. Als u in een van/tot situatie wilt selecteren dan dienen beide velden op dezelfde wijze te zijn gevuld. Als bijvoorbeeld in het eerste veld alleen de maand is opgegeven dan mag in het tweede veld ook alleen de maand worden gevuld. Dit geldt ook voor dag en jaar. U mag een combinatie opgeven, bijvoorbeeld dag/maand. Hiermee kunt u bijvoorbeeld verjaardagen selecteren. De combinatie dag/jaar is niet toegestaan.

String Notities

Hier kunt u een trefwoord opgeven waarnaar moet worden gezocht in de notities bij de contactpersonen.

182


Selectiescherm, Campagnes Op het tabblad "Campagnes" vindt u de volgende invoervelden: Campagnes

U kunt hier maximaal drie campagnes opgeven, iedere relatie en/of contactpersoon waarbij een overeenkomende campagne staat geregistreerd wordt geselecteerd. De campagnes zijn geregistreerd via campagnes bij de instelling (Rel Alt I A), via gearchiveerde Activiteiten bij relaties en/of via campagnes bij de contactpersoon (Rel Alt C A) en zijn opgeslagen in het campagnebestand van de relaties.

Datum

Periode van de registratiedatum campagnes/respons. De registratiedatum is afhankelijk van de instelling in Systeembeheer... (Standaards, "Respons analyse").

Respons

Iedere relatie en/of contactpersoon waarbij een overeenkomende respons is geregistreerd, wordt geselecteerd. De respons is bij Relaties... (Instelling, Campagnes) en Relaties… (Contact, Campagnes) geregistreerd.

Initialen

Initialen van de gebruiker bij de geregistreerde campagnes/respons. De registratie van de initialen is afhankelijk van de instelling in Systeembeheer… (Standaards, "Respons analyse").

183


Selectiescherm, Activiteiten Op het tabblad "Activiteiten" vindt u de volgende invoervelden: Initialen

Iedere activiteitenregel waarbij de initialen van de gebruiker overeenkomt, wordt tezamen met de relatie geselecteerd.

Datum

Iedere activiteitenregel waarvan de datum in de opgegeven periode valt, wordt tezamen met de relatie geselecteerd.

Campagne

Iedere activiteitenregel waarbij de campagne overeenkomt met de opgegeven campagne, wordt tezamen met de relatie geselecteerd.

184


Selectiescherm, Sales Op het tabblad "Sales" vindt u de volgende invoervelden: Sales

In het eerste veld geeft u aan welke Sales-registratie Archie tezamen met de bijbehorende relaties moet selecteren. [F1] of klikken op "…" geeft een overzicht van de mogelijkheden. In het tweede veld kunt u een reden opgeven waarop geselecteerd moet worden.

Datum

Iedere Sales-regel, waarvan de datum in de opgegeven periode valt, wordt geselecteerd.

Initialen

Iedere Sales-registratie waarbij de initialen van de gebruiker overeenkomen, wordt geselecteerd. [F1] of klikken op "…" geeft een overzicht van de mogelijkheden.

Soort

U kunt hier maximaal drie soorten opgeven. Iedere Sales-registratie waarbij een overeenkomende soort is geregistreerd, wordt geselecteerd. [F1] of klikken op "…" geeft een overzicht van de mogelijkheden.De soorten staan in Tabellen... (Sales, Soorten).

Campagne

Iedere Sales-registratie waarbij de campagne overeenkomt met de opgegeven campagne, wordt geselecteerd. [F1] of klikken op "…" geeft een overzicht van de mogelijkheden.

String

Hier kunt u tekst en/of cijfers invullen, zoals bijv. trefwoorden of serienummers. Het tweede invoerveld van 1 positie gebruikt u om aan te geven waar Archie de string moet zoeken, in Notities bij de Salesregistratie of in de omschrijving van de Sales-registratie (dit is de korte omschrijving/betreft). Het maakt niet uit of de gezochte string met kleineof hoofdletters is geschreven.

Beslissing

Iedere Sales-registratie waarvan de beslisdatum in de opgegeven periode valt, wordt geselecteerd.

Kans

Iedere Sales-registratie waarvan het scoringspercentage in het opgegeven bereik (range) valt, wordt geselecteerd.

185

Archie CRM / Handleiding Marge

Iedere Sales-registratie waarvan het margepercentage in het opgegeven bereik (range) valt, wordt geselecteerd.

Bedrag

In de eerste twee velden geeft u de begin- en eindwaarde op waaraan de Sales-registratie moeten voldoen. U kunt de selectie ook laten draaien op het totaalbedrag van de Sales-registratie bij een relatie, zodat u kunt selecteren op alle klanten die in een bepaalde periode een zekere omzet hebben gegenereerd. In dat geval geeft u in het laatste invoerveld van 1 positie met een [T] aan dat het om het "Totaal per relatie" gaat. [F1] of klikken op "…" geeft een overzicht van de mogelijkheden.

Selectiescherm, Universele velden Als u gebruik maakt van universele velden, kunt u afhankelijk van het veldtype diverse selectiecriteria opgeven. Bij alle velden kunt u een beginwaarde en eindwaarde opgeven waarop geselecteerd moet worden. Bij alfanumerieke velden heeft u een extra veld tot uw beschikking voor het zoeken naar een string (trefwoord). Dit veld staat als eerste achter de omschrijving van het universele veld. Als u in dit veld een string opneemt, zal Archie alle relaties selecteren waar het opgegeven stuk tekst in het universele veld voorkomt. Als u het eerste veld heeft gevuld, mag u geen bereik opgeven in het tweede en derde veld.

186


Relatiefilter U kunt met de optie "Filter" in het menu "Ga naar" de geselecteerde instellingen en contactpersonen bekijken en bewerken. Als u voor deze actie kiest, krijgt u een dialoogscherm in beeld, waarin u kunt aangeven welk filter u wilt zien: het relatiefilter of het activiteitenfilter. Tussen haakjes wordt aangegeven hoeveel relaties op uw selectiebestand staan en van welke gebruiker(s) voor het laatst het activiteitenfilter werd geraadpleegd. Als u kiest voor "relatiefilter", krijgt u de geselecteerde relaties in een dialoogscherm in beeld. In het dialoogscherm ziet u de kolommen "Code", "Instelling" en "Plaats". Onderin het scherm ziet u de contactpersonen die bij de relatie geselecteerd zijn. U kunt met de pijltjestoetsen door het selectiebestand scrollen, of een geselecteerde relatie zoeken door (een deel van) een code in te typen. Als u met [Enter] uw keuze bevestigt, komt direct de geselecteerde relatie, die in het overzicht actief was, op het scherm. U kunt ook een relatie kiezen door op de onderstreepte code te klikken. Met de door u gekozen relatie uit het selectiebestand in beeld kunt u met [+] en [-] naar voren of naar achteren bladeren door de relatiekaarten die op uw selectiebestand staan. Als u de eerste of laatste relatie van het selectiebestand bereikt heeft en u toetst [-], respectievelijk [+], geeft Archie de melding dat het begin, respectievelijk het eind van het bestand bereikt is. Met de knop "Terug" op de Icon Toolbar of met de menu-optie "Sluiten" in het menu "Bestand" keert u terug naar het overzicht van het selectiebestand. Geselecteerde relaties en contactpersonen herkent u aan de "taartpunt"-icoon voor de instellingsnaam en contactperso(o)n(en). Vanuit het relatiefilter kunt u via knoppen selecties exporteren, importeren en opvolgen. Relatiefilter

Sel . Alt G F .

N.B. Als u een actie onderneemt waardoor u bij niet geselecteerde relaties terechtkomt of als u wisselt van volgorde, dan wordt het bladeren op geselecteerden automatisch opgeheven en verdwijnen de markeringen.

187


Speciale relatieselecties Voor de dBASE-kenners is er bij de relatieselectie een extra functie opgenomen. Deze functie geeft de mogelijkheid om zelf selectiecriteria met R-variabelen, K-variabelen en dBASE-vergelijkingstekens, functies en commando's op te geven. Deze selectiemethode heeft het voordeel dat u velden met elkaar kunt vergelijken of dat u selecteert op een "ongelijk aan" situatie. Als u selectiecriteria heeft opgeroepen, drukt u op de knop "Extra" op het tabblad "Instellingen". Er verschijnt dan een venster waarin u als het ware het IF-statement op kunt geven. U tikt geen IF in, maar alleen de (samengestelde) conditie. Let op dat u geen spaties gebruikt. Als u het venster in beeld heeft kunt u m.b.v. de knop "Wijzigen" de conditie opgeven. Let op dat u bij de variabelen de tekens "<" en ">" weglaat. en zijn de variabelen waarin alle doelgroepen en contactgroepen van de relatie en contactpersoon staan. Als u twee velden, of één veld met een vaste waarde vergelijkt, dan moeten ze van hetzelfde type zijn. Dat wil zeggen beide CHARACTER, NUMERIEK of DATUM. Alle R- en K-variabelen zijn CHARACTER, behalve de numerieke variabelen , en en de datumvelden , en . Het datumveld van de contactpersoon is ook CHARACTER. Het veld is alfanumeriek en is op een speciale wijze opgeslagen. Als in het relatiescherm bijvoorbeeld "28/11/01" (28 november 2001) staat, dan staat in het bestand "20011128". Dus op de eerste vier posities het jaartal, op de volgende twee de maand en op de laatste twee de dag. Als u dus een speciale selectie op wilt maken, dient u hiermee rekening te houden. Als u twee velden van een verschillend type met elkaar wilt vergelijken, kunt u gebruik maken van de STR(), VAL(), DTOC(), en CTOD() functies. Als u een vergelijking opgeeft die niet uitgevoerd kan worden, krijgt u de melding "Macro is ongeldig". Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als u een haakje bent vergeten, of als u velden van een verschillend type met elkaar vergelijkt etc. Speciale selectie wijzigen

Sel . "Extra" "Wijzigen"

Voorbeelden R20=300 selecteert relatie als gelijk is aan 300. R20<>300 selecteert relatie als ongelijk is aan 300. R01=’ ‘ .AND. R02= ‘ ‘ selecteert relatie als en leeg zijn.

188


"AUTO"$R01 selecteert relatie als de tekst "Auto" in voorkomt. "AB"$R60 selecteert relatie als doelgroep "AB " voorkomt. .not. "AB "$R60 .AND. .not. "DWS"$R60 selecteert relatie als de B-Groep "AB " en de B-Groep "DWS" niet bij de relatie voorkomen. R21>R22 selecteert relaties waar de inhoud van groter is dan de inhoud van . R23<>"HOLLAND" selecteert relatie waar in geen tekst "HOLLAND" voorkomt. K03<>"B " selecteert contactpersoon die geen titulatuurcode "B " heeft. .not. "DMU"$K60 selecteert contactpersoon waar de K-Groep "DMU" niet voorkomt.

Speciale selectiecriteria

189


Voorbeelden met extra variabelen (niet zichtbaar in de lijst met variabelen) R84 = "A". selecteert alle relaties, die met een gele kleur gemerkt zijn als A-Klanten. RESIND=" " selecteert alle relaties zonder respons. CORIND=" " selecteert alle relaties zonder opgeslagen correspondentie. UNIIND=" " selecteert alle relaties zonder gevulde universele velden. SALIND=" " selecteert alle relaties zonder gevulde Salesregistratie. HISIND=" " selecteert alle relaties zonder Historie. NOTIND=" " selecteert alle relaties zonder Notities. Dit waren maar enkele mogelijkheden. Met wat dBASE kennis kunt u uw creativiteit ten volle kwijt. N.B. Op deze functie is geen support beschikbaar. U kunt deze functie combineren met gewone selectiecriteria.

190

Hoofdstuk 11 / Etiketten

Etiketten

Etiketten, Inleiding Een etikettenbestand kunt u gebruiken voor de adressering op brieven en enveloppen. U kunt ook etiketten aanmaken om op dossiers, archiefmappen e.d. aan te brengen. Etiketten vormen een belangrijke schakel in de verzorging van uw mailingen. Als u een brief print wordt er voor alle etiketten, die op dat moment op het etikettenbestand staan, een brief geprint. Het aantal etiketten dat is gemaakt, is bepalend voor het aantal brieven dat geprint wordt. Archie maakt etiketten volgens een lay-out, die u zelf kunt samenstellen. Daarin kunt u vaste tekst en relatiegegevens in de vorm van D-, K-, L-, R-, T- en U-variabelen opnemen, die u overneemt uit helpvensters (o.a. met [F1] op te roepen). Op deze manier kunt u etiketten maken die geschikt zijn voor een ander land of voor op dossiers, enquête-formulieren, floppies etc. Een etikettenbestand kunt u in CRM-, dBASE-, ASCII- en komma-gescheiden formaat exporteren. Zo kunt u etiketten bewaren of gebruiken voor andere programma's. Ook kunt u een etikettenbestand in CRM-formaat importeren, zodat u het weer binnen Archie kunt gebruiken. Etiketten liggen standaard opgeslagen op volgorde van land en postcode. De volgorde kunt u nog wijzigen. Nadat u een etikettenbestand heeft gemaakt of geïmporteerd kunt u er nog in bladeren en wijzigen. Daarna kunt u ze printen op plaketiketten in Etiketten... of automatisch boven een brief laten plaatsen in Brieven... Etiketten maakt u aan voor één relatie, voor alle relaties, of voor een geselecteerde groep relaties. Eén enkel etiket of een paar etiketten met één adressering maakt u aan in Relaties... bij Etiket Instelling/Contact. Een etikettenbestand voor een mailing maakt u aan in Etiketten...

191


Acties bij Etiketten Etiket zoeken Etiket, Nieuw Etiketformaten Etiketformaten Etiketten exporteren Etiketten Importeren Etiketten maken Etiketten ontdubbelen Etiketten opvolgen Etiketten sorteren Etiketten, Afdrukken Etiketten, Afdrukvoorbeeld Etiketten, Naar Brieven… Etiketten, naar externe tekstverwerker Lay-out etiket Lay-out etiket

192

Eti (M .) Z Eti (M .) N . Rel Alt R F Eti (M .) F Eti (M .) E Eti I . Eti M . Eti (M .) U Eti (M .) O . Eti (M .) S Eti (M .) A . Eti (M .) A B Eti (M .) B Eti (M .) T Eti (M .) L Rel Alt R L E


Etiketten, schermopbouw Het etikettenscherm bestaat uit een aantal elementen: Lijst

Als er etiketten op uw etikettenbestand staan, worden links in twee kolommen de codes van de relaties en de eerste etiketregel weergegeven. U kunt met de pijltjestoetsen door de lijst bladeren. Het afgebeelde etiket zal met de actieve regel in de lijst mee veranderen. Als een regel in de lijst rood gekleurd is, staat er ook een melding onder het bijbehorende afgebeelde etiket: de gegevens passen niet op het etiket. U kunt dit verhelpen door het etiketformaat, de lay-out of het lettertype te veranderen.

Etiket

De regels uit het etiketvenster in het midden van het scherm zijn gekoppeld aan de variabelen <03> t/m <11>. Deze variabelen kunnen worden opgenomen in een brieflay-out, zodat u de exacte plaats van de adressering in een brief kunt bepalen. Boven het etiket wordt achter "Huidige Etiketten" aangegeven hoeveel etiketten er op uw etikettenbestand staan. Met de knoppen [+] en [-] onder het aanhefvenster kunt u door de etiketten bladeren. De actieve code in de lijst zal met het bladeren meelopen. Met de schuifbalk onderin het scherm kunt u op het etiket in- of uitzoomen.

Briefaanhef

Samen met het etiket, maakt Archie ook een aanhef voor boven de brief. Door het opnemen van de variabele <13> in de brieflay-out, kunt u bepalen waar de aanhef moet worden geprint.

193

Archie CRM / Handleiding Etiketformaat

Als u op "…" klikt, kunt u een keuze maken uit verschillende etiketformaten. Via de knop "Etiketformaten" of door de [F] in te tikken, kunt u formaten toevoegen, wijzigen of verwijderen.

Acties

Rechts in het scherm ziet u de verschillende acties die u kunt kiezen.

Etikettenscherm

194


Etiketten maken Als u heeft gekozen voor "Maken" door op de knop te klikken of de letter [M] in te tikken, verschijnt een venster waarin u kunt aangeven welke etiketten aangemaakt moeten worden: 1. Voor alle relaties. 2. Voor een selectiebestand. 3. Voor de relatie die in beeld was toen u voor Etiketten… koos. N.B. Deze keuzemogelijkheid verschijnt alleen, als u vanuit een opgeroepen relatiekaart voor Etiketten… kiest. Als u naar Etiketten… gaat vanuit het basisscherm, krijgt u alleen de eerste twee keuzemogelijkheden. Nadat u uw keuze heeft gemaakt en bevestigd met [OK], verschijnt het etiketten aanmaakscherm, waarin u verschillende instellingen kunt opgeven. Alle contacten

Het vakje bij "Alle contacten" is alleen bereikbaar als u vanuit een relatiekaart voor "Etiketten" kiest, de knop "Maken" aanklikt en in het dialoogscherm kiest voor de optie "Relatie XXXXXX" ("XXXXXX" staat voor de code van de relatie en de eerste regel van de instellingsnaam). U krijgt linksboven in het aanmaakscherm een tagvenster in beeld van de contactpersonen bij de relatie. U kunt ze één voor één aan- of afvinken of u kunt het veldje "Alle contacten" aanklikken. Alle contacten bij de relatie worden dan aangevinkt en u kunt in één keer voor die contactpersonen etiketten maken.

195

Archie CRM / Handleiding 1 etiket per relatie

Als u kiest voor het maken van etiketten voor het gehele relatiebestand, of voor een selectiebestand, waarin geen contactpersonen geselecteerd zijn, zal Archie, als u dit vakje aanvinkt, van iedere relatie op uw etikettenbestand maar één etiket maken, met een door u in het veld "’Ter attentie van’ indien contact onbekend" gekozen titulatuur en briefaanhef. Als u op contactpersoonniveau een selectie heeft gemaakt, of contactpersonen handmatig geselecteerd heeft, krijgt u, als u met [OK] bevestigt, een dialoogscherm in beeld. U kunt daarin kiezen: 1. Er wordt van iedere relatiekaart één etiket gemaakt met een door u gekozen titulatuur en briefaanhef. Bijvoorbeeld t.a.v. de redactie, directie, bestuur, inkoop, etc. Eventueel geselecteerde contactpersonen worden genegeerd. De titulatuur kunt u opgeven in Tabellen...(Contacten, Titulatuur). 2. De contactpersonen, die bij eenzelfde relatie behoren worden in het etiket en in de briefaanhef samengevoegd. Daarbij kunt u er ook voor kiezen een te lange briefaanhef handmatig te corrigeren.

Huis-/Postadres

Huis- of postadres van de relaties gebruiken voor het aanmaken van het etiket. Archie onthoudt de laatste door u gekozen instelling. N.B. Als in de door u gekozen lay-out bijvoorbeeld de R-variabele voor "Postadres" is opgenomen, zal het etiket altijd met het postadres worden aangemaakt, ongeacht uw keuze in dit veld. Uw keuze in dit veld heeft alleen effect, als in de door u gekozen lay-out speciale adresvariabelen (Lvariabelen) zijn opgenomen.

Formeel/Informeel

196

U kunt kiezen of de briefaanhef formeel of informeel moet zijn. Bijvoorbeeld "Beste …" of "Geachte heer ….". Archie haalt de informele briefaanhef uit het veld "Voornaam" bij de contactpersoon, en uit de titulatuurtabel.

Hoofdstuk 11 / Etiketten "Ter attentie van" indien contact onbekend

Etiket lay-out

Als er relaties (instellingen) zijn geselecteerd, zonder dat daar specifiek een contactpersoon bij is geselecteerd of als er geen contactpersoon aanwezig is bij de relatie, zal Archie een etiket maken met de hier door u opgegeven titulatuurcode. Bijv. de code voor "t.a.v. de directie" en voor boven de brief "Mijne dames, heren". Dit veld vult u in, als: 1. u ervoor kiest één etiket per relatie aan te maken. 2. er geen contactpersonen aanwezig zijn, bijvoorbeeld wanneer u een selectie heeft gedraaid op instellingsniveau. 3. u handmatig relaties heeft geselecteerd en geen contactpersonen heeft aangevinkt. Hier kunt u de te gebruiken lay-out kiezen. Eigen etiket lay-outs kunt u samenstellen bij Etiketten...(Lay-outs), of via de optie "Lay-outs", "Etiketten" in het Windowsmenu "Beheer". Houd er rekening mee dat u in het kleine vakje voor het veld met de layout moet opgeven of de door u gekozen lay-out moet winnen of verliezen van de in Tabellen...(Instellingen, Landen) opgegeven etiket lay-out. Als u het vakje aanvinkt, zal de door u gekozen lay-out altijd winnen van de in de landentabel opgegeven lay-out. Als u wilt dat de in de landentabel opgegeven lay-out moet winnen, laat u het vakje blanco. Dan zullen van relaties uit dat betreffende land etiketten gemaakt worden met de bijbehorende lay-out en niet met de door u opgegeven lay-out.

197

Archie CRM / Handleiding Etiketten schonen

Als u het vakje aanvinkt wordt uw etikettenbestand geschoond, als er nog etiketten op uw etikettenbestand staan. Als het vakje uit staat, worden de etiketten die gemaakt worden, toegevoegd aan uw etikettenbestand.

Na het instellen van het statusscherm kunt u de etiketten maken door op [OK] te klikken. Als de etiketten zijn gemaakt ziet u het eerste etiket in het etiketvenster. U kunt nu verdere acties met de etiketten ondernemen.

Etiketten aanmaakscherm

Etiketten maken

198

Eti M .


Etiketten ontdubbelen Wanneer u Archie bijvoorbeeld meerdere malen etiketten heeft laten maken van diverse selecties, zonder dat u het etikettenbestand eerst heeft geschoond, kan het voorkomen dat er meerdere identieke etiketten aanwezig zijn. Voordat u gaat mailen kunt u die dubbele etiketten met deze actie verwijderen. Etiketten met dezelfde inhoud worden verwijderd. Etiketten ontdubbelen

Eti (M .) U

199


Etiketten exporteren Als u etiketten exporteert worden ze gekopieerd naar een ander, door u zelf te benoemen bestand. Op deze manier kunt u etiketten bewaren om later weer te importeren en opnieuw te gebruiken. De geëxporteerde etikettenbestanden kunt u ook gebruiken in andere programma's zoals dBASE III/IV en andere databasepakketten. Als u kiest voor de knop "Export", of de [E] intikt, krijgt u een dialoogscherm in beeld. Standaard staat u in de Import/Exportdirectory (zie in het Windowsmenu de optie "Beheer", "Standaards"). U kunt desgewenst zoeken in andere mappen en/of op andere schijven. De cursor staat in het invoerveld achter "Bestandsnaam", waar u een naam opgeeft, waaronder de te exporteren etiketten moeten worden opgeslagen. Achter "Opslaan als type" kunt u achterin het veld op het zwarte driehoekje klikken en een type kiezen. Archie CRM Etikettenbestanden hebben als achtervoegsel "a_1", tekstbestanden en MS-DOS tekstbestanden "TXT", dBASE-bestanden "DBF" en Komma gescheiden bestanden "CSV". U kunt in het venster een overzicht zien van de reeds onder het door u gekozen formaat opgeslagen bestanden. U kunt daaruit een bestaande naam aanklikken. In dat geval krijgt u de boodschap "Overschrijven J/N". Als u de [N] intikt, heeft de export niet plaatsgevonden. U moet dan opnieuw exporteren en een nieuwe naam opgeven. Tikt u de [J] in, dan zal het bestand worden overschreven door uw etikettenbestand. Als u geen bestandsnaam opgeeft, wordt er niets geëxporteerd.

Etiketten exporteren

Etiketten exporteren

200

Eti (M .) E


Etiketten importeren Met deze actie kunt u een etikettenbestand dat eerder vanuit Archie is geëxporteerd, weer inlezen in Archie. U kunt alleen Archie CRM bestanden (*.a_1) importeren. Als u deze actie start, kunt u in het dialoogvenster de naam van het bestand opgeven. Als u uw keuze met [OK] bevestigt, vraagt Archie of u uw etikettenbestand wilt schonen of dat u de gegevens wilt toevoegen aan uw etikettenbestand. De etiketten worden automatisch ontdubbeld op basis van een unieke key. Archie zoekt het bestand standaard in uw Import/Exportdirectory (zie het Windowsmenu "Beheer", "Standaards"). Etiketten Importeren

Eti I .

201


Etiket, Nieuw Wanneer u een etiket wilt hebben van een relatie die niet in Archie aanwezig is, dan kunt u met deze actie zelf het etiket typen. U klikt de knop "Nieuw" aan of tikt de [N] in. De cursor springt direct naar de eerste regel van het etiketvenster, waar u de tekst van het etiket invoert. Vergeet niet ook de juiste naam bij de briefaanhef te typen. In het veld "Volgorde" onder "Briefaanhef" kunt u het sorteerkenmerk opgeven, bijvoorbeeld de postcode, zodat het door u gemaakte etiket op die bewuste volgorde in de lijst met etiketten wordt opgenomen. Voorbeeld U heeft uw etiketten gesorteerd op de criteria landcode en postcode (dit is de standaard sorteervolgorde), en u heeft een nieuw etiket toegevoegd. U wilt dit nieuwe etiket opnemen in uw sorteervolgorde. In dat geval moet u in het veld "Volgorde" de landcode en de postcode intikken. In het geval van een Nederlands adres dus bijvoorbeeld "NL 1135 HH". Als u klaar bent met de invoer, is de eerste regel van het etiket ook opgenomen in de lijst, links op het scherm. Het gegeven in de kolom "Code" blijft leeg. Etiket, Nieuw

Eti (M .) N .

Etiket zoeken Als u de knop "Zoeken" aanklikt of de letter [Z] intikt, kunt u in een dialoogscherm een (stuk van een) woord intypen. U kunt daarbij aangeven of gezocht moet worden naar het hele woord of een deel ervan en of er gezocht moet worden naar een woord met identieke hoofdletters/kleine letters. Archie zoekt naar de door u ingegeven tekst in de etiketten en de briefaanhef. Etiket zoeken

202

Eti (M .) Z


Etiketten sorteren Als u op de knop "Sorteren" klikt, of de [S] intypt, krijgt u een dialoogscherm in beeld, waarin u de variabelen waarop gesorteerd moet worden kunt bepalen, bijvoorbeeld postcode . Standaard worden de etiketten gesorteerd op Land en op postcode. Als u een of beide sorteercriteria wijzigt, zal Archie dat onthouden en als standaard hanteren. U kunt twee criteria definiëren. Als u klikt op "…" achter het veld, of [F1] intikt, krijgt u een overzicht van de beschikbare variabelen. Etiketten sorteren

Eti (M .) S

203


Etiketten, Naar Brieven Wanneer u uw etiketten heeft aangemaakt, kunt u direct naar Brieven… door de knop "Naar Brieven" aan te klikken, of door de [B] in te tikken. De vensters worden dan automatisch gesloten en het onderdeel Brieven… wordt geopend. Hier kunt u een brief openen of maken, en samenvoegen met uw etiketten. Etiketten, Naar Brieven…

Eti (M .) B

Etiketten, Naar externe tekstverwerker Als u één etiket heeft aangemaakt, kunt u met de knop "Tekstverwerker" direct naar een externe tekstverwerker schakelen. Afhankelijk van uw instellingen in Standaards krijgt u een venster in beeld waarin stap voor stap beschreven wordt hoe u het document "ARC_ _" ("_ _" zijn uw initialen) in uw externe tekstverwerker kunt openen en bewerken, en opslaan in Archie. Zie voor instellingen Databasebeheer (Standaards). N.B. Op deze functie is geen support beschikbaar. Etiketten, Tekstverwerker

204

Eti (M .) T


Etiketten afdrukken Als u een etikettenbestand wilt printen kiest u de knop "Afdrukken", of u tikt de [A] in. In het statusscherm bij Afdrukken kunt u opgeven welke etiketten moeten worden afgedrukt, en hoeveel exemplaren er geprint moeten worden. Tenslotte kunt u aangeven vanaf welke rij en welke kolom de etiketten moeten worden afgedrukt. Als u bevestigt met [OK] worden de etiketten afgedrukt. De etiketten zullen worden afgedrukt in het formaat, dat onderin het etikettenscherm staat aangegeven. U kunt voor het afdrukken een ander formaat kiezen of aanmaken. Met "Afdrukvoorbeeld" kunt u eerst de pagina bekijken. In het scherm van het afdrukvoorbeeld kunt u op de bladzijde in- of uitzoomen. U kunt maar één pagina zien, en niet bladeren naar volgende of vorige pagina's. Etiketten, Afdrukken Etiketten, Afdrukvoorbeeld

Eti (M .) A . Eti (M .) A B

205


Etiketten, Lay-out Archie maakt etiketten aan volgens een bepaalde lay-out. U kunt zelf een lay-out samenstellen en opslaan. Bij het maken van etiketten kunt u in het statusscherm de te gebruiken lay-out opgeven. In de lay-out kunt u ook aangeven of bepaalde variabelen vet, schuin of onderstreept moeten worden afgedrukt. Houd er echter rekening mee, dat alle stijlkenmerken verloren gaan als u de etiketten bij Brieven… samenvoegt met een door u gekozen brief. Als u in het scherm van de lay-outs kiest voor de knop "Nieuw" of de [N] intikt, vult u het "Betreft" veld en komt u met de cursor in het etiketvenster. Hier kunt u door het plaatsen van variabelen aangeven welke gegevens u in het etiket wilt hebben. U plaatst de cursor op de plek waar u de gegevens wilt hebben en u drukt op [F1], of klikt op "<…>" in de balk boven het etiketvenster. U krijgt nu een tabel in beeld met de mogelijke variabelen. Plaats niet te veel variabelen op één regel, want dan loopt de tekst er tijdens het aanmaken van etiketten af. U kunt ook tekst opnemen, deze tekst zal dan op elk aangemaakt etiket worden opgenomen. U kunt zelf het lettertype, de lettergrootte en opmaakkenmerken (vet, schuin of onderstreept) instellen. Lege etiketregels worden genegeerd

Het vakje aanvinken onderdrukt blanco etiketregels, het vakje leeglaten laat eventuele lege regels staan. Als u de gegevens altijd op een vaste regel wilt hebben, houdt u er dan rekening mee dat u geen variabelen opneemt die meer dan 1 regel nodig kunnen hebben zoals bijvoorbeeld (Ter attentie van ….).

Etiketten lay-out definiëren

Lay-out etiket Lay-out etiket

206

Rel Alt R L E Eti (M .) L


Etiketformaten Als u de knop "Etiketformaten" aanklikt of de letter [F] intikt, krijgt u een nieuw scherm in beeld, met de volgende elementen: Code/Omschrijving

Links ziet u een lijst met gedefinieerde formaten. In de lijst staan de formaten gerangschikt in twee kolommen: Code en Omschrijving. Als u een formaat aanklikt, ziet u in het midden van het scherm de instellingen die bij het gekozen formaat horen. De code en omschrijving worden bovenin herhaald.

Papierformaat

In het veld wordt het papierformaat getoond, met daar direct onder de paginabreedte en –hoogte in centimeters.

Aantal kolommen

U kunt een getal invoeren, deze cijfers staan voor het aantal kolommen op een pagina. Een "2" betekent bijvoorbeeld dat er twee etiketten naast elkaar op een vel zitten.

Aantal rijen

U kunt het aantal rijen per pagina opgeven. Dit is het aantal etiketten dat boven elkaar op een pagina zit. Als u op kettingformulier afdrukt, is dit gegeven niet relevant.

Etiketbreedte

Wanneer u etiketten aanmaakt, moet u rekening houden met de mogelijkheid dat er ook inderdaad voldoende tekens op één etiketregel voor kunnen komen. Als u de breedte hier te smal maakt, zullen de gegevens, die bij elkaar horen worden afgebroken naar een nieuwe regel. Het etiket wordt dan smaller en langgerekter.

Etikethoogte

Wanneer u etiketten aanmaakt, moet u rekening houden met de mogelijkheid dat er ook inderdaad voldoende regels op één etiket voor kunnen komen. Als u de hoogte hier dus te klein maakt, zullen de gegevens verloren raken.

207

Archie CRM / Handleiding Bovenmarge

Hoeveelheid ruimte bovenaan elke nieuwe pagina. Dit is relevant als u met losse bladen werkt.

Linker kantlijn

Hoeveelheid ruimte voor linker kantlijn.

Rechter kantlijn

Hoeveelheid ruimte achter rechter kantlijn.

Als u in de invoervelden waarden wijzigt, ziet u rechtsonder in het scherm direct het resultaat van uw wijzigingen.

Etiketformaat definiëren

Etiketformaten Etiketformaten

208

Rel Alt R F Eti (M .) F


Etiketten opvolgen U kunt de relaties, die op het etikettenbestand staan en die u waarschijnlijk gaat mailen, opvolgen. Via deze actie kunt u de activiteiten automatisch laten vullen met bijvoorbeeld belafspraken om de uitgevoerde mailing telefonisch op te volgen. U kunt de activiteitenregels laten vullen per gebruiker. U geeft de initialen van de gebruikers op, de datum waarop er gebeld moet worden, een omschrijving voor in de activiteitenregel en eventueel een campagnecode om later de resultaten te kunnen meten van de campagne. Ook kunt u een vrij veld van de relaties die op het etikettenbestand staan laten vullen met een bepaald gegeven. Tevens kunt u de campagnecode opgeven van de verstuurde mailing. Bij al de relaties die op het etikettenbestand staan, zal Archie deze campagnecode toevoegen zodat u later kunt zien welke mailingen een bepaalde relatie heeft ontvangen. Tenslotte kunt u ook aan de relaties die op het etikettenbestand staan in één keer een kleurcode toekennen, zodat u direct kunt zien met wat voor relatie u te maken heeft. De details van de actie Opvolgen kunt u nalezen in hoofdstuk 8, Relaties… "Opvolgen selectiebestand". Etiketten opvolgen

Eti (M .) O .

209


210

Hoofdstuk 12 / Brieven

Brieven

Brieven, Inleiding In Brieven... kunt u met de tekstverwerker van Archie brieven, offertes, memo's etc. schrijven. Deze teksten kunt u opslaan in de verschillende brievenbestanden. Standaard worden alle teksten opgeslagen in het algemene brievenbestand. Dit brievenbestand is voor alle gebruikers toegankelijk. Er zijn naast dit bestand nog vijf andere brievenbestanden die bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden als privébestand, als afdelingenbestand of als een bestand voor vertrouwelijke correspondentie. De brieven die u maakt, kunt u printen en versturen naar de relaties die u ingebracht heeft in het relatiebestand. Na de brieven geprint te hebben kunt u deze opslaan in de correspondentie van de relatie. Als u opdracht geeft tot het printen van een brief, maakt Archie een brief voor alle adressen die op uw etikettenbestand staan. U kunt volstaan met het intikken van de kale tekst van de brief (de body). Het is niet nodig om zaken als plaats, datum, adresgegevens, aanhef, ondertekening etc. op te nemen. Archie plaatst deze gegevens boven en onder de tekst volgens een door u gekozen lay-out. Bij een geopende brief kunt u aangeven of alleen de briefbody in beeld is, of de met de lay-out en ondertekening samengevoegde brief. Als u gekozen heeft voor "Brieven", ziet u de brievenbestanden, die u mag gebruiken, in beeld. Ieder tabblad vormt een apart brievenbestand. In Systeembeheer... (Toegangscodes) is gedefinieerd met welke brievenbestanden u mag werken. Boven de tabbladen staan de hyperlinks "Brieven", "Ondertekeningen" en "Lay-outs". De hyperlink "Brieven" heeft een andere kleur: dit onderdeel is actief.

211


U kunt een onbeperkt aantal lay-outs en ondertekeningen maken. Het samenstellen van verschillende soorten lay-outs is zinvol als u niet alleen brieven, maar ook offertes, rekeningen (acceptgirokaarten) e.d. wilt printen.Verder zal het van de huisstijl of smaak van iedere afzonderlijke gebruiker afhangen welke lay-out er gebruikt wordt. Als u een brief geopend heeft, kunt u de lay-out en ondertekening opgeven waarmee de tekst moet worden samengevoegd. Er is een apart bestand voor lay-outs en ondertekeningen. Voorbeeld ondertekening Met vriendelijke groeten, Atrios bv

H.P.J. Bruinsma systeemadviseur In de lay-out bepaalt u waar de ondertekening moet komen te staan. Archie regelt tijdens het printen van de brief of "Met vriendelijke groeten" met een hoofdletter of kleine letter moet beginnen. Als u de brieftekst eindigt met een komma, bijvoorbeeld "In het vertrouwen u hiermee van dienst te zijn,", dan begint de ondertekening met een kleine letter. In dit geval zal er dus komen te staan "met vriendelijke groeten,"

212


Acties bij Brieven Actieve brief wijzigen Afdrukken Afdrukvoorbeeld Brief exporteren Brief importeren Brief opzoeken Brief zoeken op string Invoegen afbeelding Invoegen bestand Invoegen Symbool Invoegen variabelen Lay-out brief, slot aan/uit Lay-out formaat Lay-out Nieuwe brief maken Ondertekening Opmaak alinea Opmaak lettertypen Opmaak opsommingstekens Opmaak randen en arcering Opmaak Tabs Samenvoegen Slot Aan/Uit Tabel, kolom selecteren Tabel, rasterlijnen Tabel, rij invoegen Tabel, rij selecteren Tabel, rij verwijderen Tabel, tabel invoegen Vervangen Zoeken in brieven Spellingcontrole

Bri . Alt W W Bri (.) Alt B A Bri (.) Alt B A B Bri . Alt B E . Bri Alt B I . Bri . Bri Alt W Z Bri . W Alt I A Bri . W Alt I B Bri . W Alt I S Bri . W Alt I V . Bri Alt R L B . Alt W T Bri Alt R L B . W Alt O G Bri Alt R L B . Bri Alt B N Bri Alt R O Bri . W Alt O A . Bri . W Alt O L . Bri . W Alt O O . Bri . W Alt O R . Bri . W Alt O T . Bri . Alt V S Bri . Alt W T Bri . W Alt T O Bri . W Alt T A Bri . W Alt T R Bri . W Alt T S Bri . W Alt T V Bri . W Alt T T Bri . W Alt W E Bri (.) Alt W Z Bri . W Alt S S .

213


Brief opzoeken, toevoegen en wijzigen

Overzicht van de brievenbestanden

Ieder tabblad vormt een apart brievenbestand. Op ieder tabblad staat een overzicht van de opgeslagen brieven. In het overzicht vindt u de volgende kolommen: Code

Code van de brief.

Betreft

Onderwerp van de brief. Dit onderwerp kan als variabele opgenomen worden in een lay-out. De inhoud van dit veld is een hyperlink: door erop te klikken opent u de brief.

Referentie

Referentienummer of code. Ook dit veld kunt u als variabele opnemen in een lay-out.

LW

De initialen van de gebruiker die de brief als laatste wijzigde.

Datum

De datum van de laatste wijziging.

Nummer

Het volgnummer van de brief.

214

Hoofdstuk 12 / Brieven Slot

U kunt een brief beveiligen tegen wijzigen door hem op slot te zetten. Wanneer een brief op slot zit, kan die brief door geen enkele gebruiker gewijzigd of verwijderd worden. De brief kan wel gedupliceerd en geprint worden. Het beveiligen van brieven is handig als u de met veel zorg samengestelde standaardbrieven intact wilt houden. Alleen de gebruiker die de brief op slot heeft gezet, kan het slot opheffen. Als de brief op slot staat, staat er ook een sleuteltje afgebeeld, met de initialen van de gebruiker die de brief op slot heeft gezet. De brief kan dan niet verwijderd of gewijzigd worden.

U kunt met de knoppen [+] en [-] of met de opties "Vorige" en "Volgende" uit het menu "Ga naar", of met de pijltjestoetsen of muis door het brievenbestand scrollen. U kunt een (deel van een) code intypen in het vak "Zoek naar" en het overzicht zal met de door u ingegeven waarden meelopen. U kunt een brief openen door de hyperlink aan te klikken of door de keuze voor een actieve brief te bevestigen met [Enter]. Met de knop "Terug" op de Icon Toolbar sluit u de geopende brief en keert u terug naar het overzicht van het brievenbestand. Met een geopende brief in beeld kunt u ook bladeren naar de volgende of vorige brief. Als u gekozen heeft voor de actie "Nieuw", kunt u een nieuwe brieftekst maken. U kent een nieuwe code toe en vult het "Betreft"-veld in. Als u een code intypt, die al bestaat, zal Archie u waarschuwen dat de code niet uniek is. Voor elke brief gebruikt Archie de breedte zoals u die heeft ingesteld in de aan de brief gekoppelde lay-out. Als u kiest voor de actie "Wijzigen", wordt de actieve brief geopend en kunt u deze direct bewerken. U bewaart de wijzigingen in een brief met de actie "Opslaan". Met "Annuleer" annuleert u de wijzigingen. De brief blijft dan ongewijzigd en u keert terug naar die ongewijzigde versie of, als u een nieuwe brief aan het maken was, naar het overzicht van het brievenbestand. Als MS Word op uw computer geïnstalleerd is, kunt u met de actie "Spellingcontrole" uit het menu "Spelling", of met [F8] uw brief op spelling laten controleren. De spellingcontrole werkt alleen op hele woorden, niet op afbrekingen, afkortingen, etc. Op deze functie is geen support beschikbaar. Brief opzoeken Brief zoeken op string Actieve brief wijzigen Nieuwe brief maken Spellingcontrole

Bri . Bri Alt W Z Bri . Alt W W Bri Alt B N Bri . W Alt S S

215


Werkbalken bij een geopende brief Als u vanuit het overzicht van de brievenbestanden een brief heeft geopend ziet u een tweetal nieuwe werkbalken en de briefbody in beeld. Op de eerste werkbalk vindt u de volgende velden: Code

Code van de brief.

Betreft

Onderwerp van de brief. Dit onderwerp kan ook als variabele opgenomen worden in een lay-out.

Ref.

Referentienummer of code. Ook dit veld kunt u als variabele opnemen in een lay-out.

Slot Aan/Uit

U kunt een brief beveiligen tegen wijzigen door hem op slot te zetten. Wanneer een brief op slot zit, kan die door geen enkele gebruiker gewijzigd of verwijderd worden. De brief kan wel gedupliceerd en geprint worden. Het beveiligen van brieven is handig als u de met veel zorg samengestelde standaardbrieven intact wilt houden. Alleen de gebruiker die de brief op slot heeft gezet, kan het slot opheffen. Als het vakje niet aangevinkt is, staat de brief niet op slot. Als het vakje wel is aangevinkt, staat er ook een sleuteltje afgebeeld, met de initialen van de gebruiker die de brief op slot heeft gezet.

Lay-out

De aan de brief gekoppelde lay-out.

Ondertekening

De aan de brief gekoppelde ondertekening.

Taal

Taalcode bij de brief, zodat taalafhankelijke variabelen zoals dagen maandaanduiding automatisch in de juiste taal worden omgezet.

216


Op de tweede werkbalk vindt u de tekstverwerkingsfuncties. De meeste functies zijn bereikbaar en actief als u een nieuwe brief toevoegt of als u een brief wijzigt. De functies zijn ook te benaderen via de menu’s. Van links naar rechts ziet u: Lettertype

Als u het kleine driehoekje aanklikt, krijgt u een lijst met beschikbare lettertypen.

Lettergrootte

Als u het kleine driehoekje aanklikt, krijgt u een lijst met beschikbare tekengroottes bij het gekozen lettertype.

Uitlijning

De vier knoppen voor de uitlijning zorgen respectievelijk voor linksuitgelijnde, gecentreerde, rechts-uitgelijnde en uitgevulde tekst.

B

Als deze knop actief is, wordt de tekst vet weergegeven.

I

Als deze knop actief is, wordt de tekst cursief weergegeven.

U

Als deze knop actief is, wordt de tekst onderstreept weergegeven.

Opsommingstekens en nummering

Met deze knop kunt u opsommingstekens ("Bullets") of nummering aan alinea’s toekennen.

Kleurenpalet

Als u het palet aanklikt, kunt u een keuze maken uit de lijst van beschikbare kleuren voor het gekozen lettertype.

Tabel

Als u deze knop aanklikt, kunt u een tabel invoegen. U kunt zelf definiëren hoeveel rijen en kolommen de tabel moet hebben, door in het dialoogscherm het aantal rijen en kolommen te bepalen door met de muis te slepen.

Afbeelding

Als u deze knop aanklikt, kunt u een afbeelding in uw brief opnemen.

Knippen

Geselecteerde briefgedeelten kunt u met deze knop uit de brief verwijderen. De tekst die u heeft geknipt zit nog in het geheugen en kan in Archie of in een ander programma weer tevoorschijn geroepen worden met de actie "Plakken".

Kopiëren

Geselecteerde briefgedeelten kunt u met deze knop kopiëren. De tekst die u heeft gekopieerd zit in het geheugen en kan in Archie of in een ander programma weer tevoorschijn geroepen worden met de actie "Plakken".

Plakken

Met deze knop kunt u geknipte of gekopieerde tekst weer tevoorschijn roepen op de plaats van de cursor.

217

Archie CRM / Handleiding Verborgen tekens

Wanneer u een document op het scherm bekijkt of bewerkt, kunt u tekens weergeven, zoals tabs, spaties en regeleinden, die niet worden afgedrukt. Op die manier kunt u gemakkelijk zien of u een extra spatie tussen woorden hebt toegevoegd, spaties in plaats van tabs hebt getypt, enzovoort.

Samenvoegen

Met deze knop wordt de brief getoond, inclusief de aan de brief gekoppelde lay-out en ondertekening. De aanhef en ondertekening worden in een afwijkende kleur getoond. U kunt deze alleen wijzigen bij de lay-outs en de ondertekeningen.

218


Zoeken in brieven In het overzicht van de brievenbestanden kunt u Archie met de actie "Zoeken" naar een door u in te geven woord laten zoeken. U kunt daarbij opgeven of er omhoog of omlaag gezocht moet worden. Als het ingegeven woord gevonden wordt, wordt de betreffende brief geopend. Het gezochte woord wordt opvallend gekleurd weergegeven. Als u hierna kiest voor "Volgende zoeken" door de knop aan te klikken of de [V] in te tikken, zal Archie doorgaan met zoeken en de eerstvolgende (of vorige, afhankelijk van de zoekrichting) brief openen waar het door u gezochte woord in voorkomt. In een geopende brief zal Archie alleen in de geopende brief zoeken naar het door u ingetikte woord.

Zoeken in een geopende brief

Zoeken in brieven

Bri (.) Alt W Z

219


Vervangen in brieven Met deze actie kunt u Archie laten zoeken naar een door u in te geven tekststring. De actie is alleen toegankelijk bij een geopende brief tijdens wijzigen. Voordat u laat (zoeken en) vervangen, selecteert u met [Ctrl-A] de volledige tekst. Daarna geeft u opdracht om te vervangen. U kunt opgeven door welke tekststring de door u opgegeven tekst vervangen moet worden. Tenslotte geeft u aan of gezocht moet worden naar het hele woord of een deel ervan en of er gezocht moet worden naar een woord met identieke hoofdletters/kleine letters. Vervangen

220

Bri . W Alt W E


Brieven, Slot Aan/Uit U kunt een brief beveiligen tegen wijzigen door hem op slot te zetten. Wanneer een brief op slot zit, kan die brief door geen enkele gebruiker gewijzigd of verwijderd worden. De brief kan wel gedupliceerd en geprint worden. Het beveiligen van brieven is handig als u de met veel zorg samengestelde standaardbrieven intact wilt houden. Alleen de gebruiker die de brief op slot heeft gezet, kan het slot opheffen. Als het vakje niet aangevinkt is, staat de brief niet op slot. Als het vakje wel is aangevinkt, staat er ook een sleuteltje afgebeeld, met de initialen van de gebruiker die de brief op slot heeft gezet. De brief kan dan niet verwijderd of gewijzigd worden. Slot Aan/Uit

Bri . Alt W T

Brieven, Samenvoegen U kunt met deze actie de brief samenvoegen met het etiket, de aanhef en de ondertekening volgens de door u gekozen lay-out. Samenvoegen

Bri . Alt V S

221


Variabelen in brieftekst Het is mogelijk om in de brieftekst variabelen op te nemen zoals de systeemvariabelen, variabelen van de activiteiten, variabelen van de eindtotalen van de body van de Salesregistratie, contactpersoonvariabelen, adresvariabelen van de etiketlay-out, relatievariabelen, variabelen van de tabelwaarden en variabelen van de universele velden. Als u de brief of een reeks brieven print, worden de variabelen vervangen door de inhoud van de velden van de bijbehorende relaties en/of contactpersonen. Met de optie "Invoegen Variabelen" of door [F1] in te tikken kunt u, op het moment dat u de tekst aan het invoeren bent, de helptabel met briefvariabelen oproepen. Invoegen variabelen

222

Bri . W Alt I V .


Speciale tekens in brieftekst Als u deze actie kiest of [F2] intikt, krijgt u een overzicht in beeld met speciale tekens, zoals trema’s, accenten, valutatekens, etc. U kunt door te klikken op het driehoekje naast het lettertype uw keuze maken uit de beschikbare lettertypen. Als u met de muis een teken aanwijst, krijgt u rechts in een apart venster een uitvergroot voorbeeld van het teken dat u aanwijst. Als u een teken aanklikt en bevestigt met [OK] of een teken dubbelklikt, wordt het teken direct in de brief ingevoegd, op de plaats van de cursor. N.B. De beschikbaarheid van nieuwe tekens, zoals bijvoorbeeld het Euro-teken, is afhankelijk van de op uw computer geïnstalleerde tekensets.

Speciale tekens in de tekst plaatsen

Invoegen Symbool

Bri . W Alt I S

223


Afbeelding in brieftekst Als u deze actie kiest, kunt u op de plaats van de cursor een afbeelding in BMP- , JPG-, GIF- of WMFformaat in uw brief invoegen. In het dialoogscherm kiest u de map waarin de afbeeldingen zich bevinden. Archie zoekt de afbeeldingen standaard in de map "Media", maar u kunt ook in andere mappen zoeken naar afbeeldingen. Zodra afbeeldingen in het juiste formaat in een map worden gevonden worden ze in het venster getoond. Als u een van de afbeeldingsnamen aanklikt, wordt rechts in het venster een voorbeeld van de afbeelding getoond. Als u de afbeelding, die u zoekt, gevonden heeft voegt u deze in uw brief in door op de knop "Openen" te klikken. De afbeelding wordt dan ingevoegd op de plaats van de cursor, en tevens bewaard in de map "Media". De grootte van de afbeelding is vervolgens nog bij te stellen. De afbeelding kunt u net zoals tekst met de uitlijnings-iconen positioneren. Invoegen afbeelding

Bri . W Alt I A

Bestand invoegen in brieftekst Met deze actie voegt u op de plaats van de cursor een ander bestand in. In het dialoogscherm kunt u definiëren welk formaat het in te voegen bestand heeft. Als u het bestand gevonden heeft, kiest u voor de knop "Openen" en de tekst wordt ingevoegd. Op deze wijze is het mogelijk een brief samen te stellen uit verschillende tekstbestanden, zgn. bouwsteencorrespondentie. Invoegen bestand

224

Bri . W Alt I B


Tabel invoegen in brieftekst Met deze actie kunt u een tabel invoegen in uw brief. U bepaalt zelf hoeveel rijen en kolommen de tabel moet hebben, door in het dialoogscherm de juiste hoeveelheden aan te geven. Links naast de knop [OK] ziet u een knop, waarop lijnen zijn afgebeeld. Als de knop ingedrukt is zullen de cellen in de tabel met lijnen worden omkaderd. Als de knop niet ingedrukt is, zal de tabel zonder randen ingevoegd worden. In een tabel kunt u rijen toevoegen of verwijderen en rijen of kolommen snel selecteren. Als u aan de tabel geen randen heeft toegekend, kunt u deze toch zichtbaar maken met rasterlijnen. De rasterlijnen worden niet geprint. Tabel, tabel invoegen Tabel, rij invoegen Tabel, rij verwijderen Tabel, rij selecteren Tabel, kolom selecteren Tabel, rasterlijnen

Bri . W Alt T Bri . W Alt T Bri . W Alt T Bri . W Alt T Bri . W Alt T Bri . W Alt T

T R V S O A

225


Brieven, Opmaak Opmaak lettertypen Met deze optie kunt u in één dialoogscherm de opmaak van het lettertype bepalen: de soort lettertype (het font), de tekenstijl (standaard, vet en/of cursief), de lettergrootte, de kleur en de effecten (doorhalen, onderstrepen). In een voorbeeldscherm ziet u direct het effect van de door u gemaakte keuzes. U kunt deze actie uitvoeren bij een geselecteerd blok tekst, of bij het maken van nieuwe tekst. Door op [OK] te klikken, bevestigt u de door u gedefinieerde opmaak. Opmaak alinea Met deze optie kunt u in één dialoogscherm de opmaak van de alinea bepalen: de uitlijning, het inspringen (links/rechts en/of de eerste regel), de regelafstand en de afstand voor en na een alinea. In een voorbeeldscherm ziet u direct het effect van de door u gemaakte keuzes. Als u de knop "Aanpassen" aanklikt, wordt de door u gedefinieerde opmaak doorgevoerd in de alinea waar de cursor staat, of in het geselecteerde blok tekst, zonder het dialoogscherm te sluiten. De knop [OK] sluit het dialoogscherm, en de door u gedefinieerde opmaak wordt doorgevoerd in de alinea waar de cursor staat, of in het geselecteerde blok tekst. Opmaak opsommingstekens en nummering U kunt kiezen uit verschillende soorten opsommingstekens en nummering. Als u er een kiest en bevestigt met [OK] zal het teken direct worden toegevoegd aan de alinea waar de cursor staat.

226


Opmaak randen en arcering Met deze optie kunt u aan alinea’s of tekstvakken randen en arcering toekennen. U krijgt een dialoogscherm in beeld, waarin u de volgende zaken kunt definiëren: De stijl van de rand

Onderbroken lijn of dubbele lijn. De dikte van de lijn en de ruimte tussen de tekst en de rand.

Achtergrond

De kleur van de achtergrond (= arcering).

Iconen

Door het vakje "Alle" aan te vinken worden alle lijnen aan gezet. U kunt meerdere alinea’s omkaderen. U kunt lijn boven, onder, links en rechts met de iconen apart aan of uit zetten en de kleur van de lijn kiezen. In het voorbeeldvak ziet u direct het resultaat van uw keuze. "Tekstvak" zorgt ervoor dat de alinea een kader krijgt. N.B. Een alinea bestaat uit de tekst tussen twee harde returns. Met de knop "Verborgen tekens" op de werkbalk kunt u de harde returns zichtbaar maken.

Opmaak tabs In een dialoogscherm krijgt u een overzicht van de ingestelde tabs. U kunt tabs verwijderen of toevoegen aan de lijst. U kunt van iedere tab de uitlijning definiëren en de Standaard tabstop bepalen. Opmaak lettertypen Opmaak alinea Opmaak opsommingstekens Opmaak randen en arcering Opmaak Tabs

Bri . W Alt O L . Bri . W Alt O A . Bri . W Alt O O . Bri . W Alt O R . Bri . W Alt O T .

227


Brieven, Export en Import Als u een brief exporteert wordt deze gekopieerd naar een ander, door u zelf te benoemen bestand. Op deze manier kunt u brieven bewaren om later weer te importeren in een andere Archie of andere tekstverwerker zoals MS-Word, WordPerfect, etc. Als u de keuze voor het formaat heeft gemaakt en de directory heeft gekozen waar de brief moet worden opgeslagen, kunt u de naam opgeven, waaronder de te exporteren brief moet worden opgeslagen. Deze naam mag alleen uit letters en cijfers bestaan. Met de menu-optie "Import" importeert u een brief in het brievenbestand. In het dialoogscherm zoekt u de directory waar de te importeren brief staat. U kiest de brief en klikt op "Openen". De actie "Import" is alleen toegankelijk in het overzicht van de brievenbestanden. Brief exporteren Brief importeren

228

Bri . Alt B E . Bri Alt B I .


Brieven, Afdrukken en Opslaan Afdrukken brief U heeft een bestand met één of meer lay-outs en een bestand met één of meer ondertekeningen aangemaakt. U heeft zojuist de brief die u wilt printen met behulp van de code opgezocht en gekoppeld aan een lay-out en een ondertekening. Wanneer u de brief wilt printen kiest u de actie "Afdrukken". U komt dan in het dialoogscherm "Afdrukken" terecht. U kunt nu een aantal zaken instellen. Papierinvoer

Als u deze knop aanklikt, kunt u aangeven welke papierbak van de printer gebruikt moet worden voor de eerste pagina en voor de overige pagina's.

Aantal

Aantal exemplaren dat van iedere brief geprint moet worden.

Afdrukbereik

Wanneer u niet de gehele brief wilt printen, vult u hier de pagina's in, die geprint moeten worden.

Etiketten van-tot

Standaard print Archie voor elk etiket een brief. Hier geeft u op bij welk etiket begonnen moet worden en welk etiket het laatste moet zijn.

Huidig etiket

Dit hokje klikt u aan als u alleen een brief voor het rechtsonder afgebeelde etiket wilt uitprinten.

N.B. U kunt een brief alleen printen als u minimaal één etiket op het etikettenbestand heeft staan. Afdrukken, bekijken brief op scherm U kunt vanuit het dialoogscherm bij "Afdrukken" door de knop "Afdrukvoorbeeld" aan te klikken of door de [B] in te tikken, de brief bekijken, voordat u deze laat printen. De brief wordt opgemaakt volgens de aangegeven lay-out en de opgenomen variabelen worden omgezet. De onderbroken horizontale lijnen zijn pagina-overgangen.

229


Afdrukken brief en opslaan in correspondentie relatie Wanneer in Systeembeheer...(Toegangscodes) bij de toegangscode van de gebruiker bij "Opslag Correspondentie" is opgegeven dat de correspondentie opgeslagen moet worden, dan zal Archie na het afdrukken van een brief de vraag stellen of de brief moet worden opgeslagen in de correspondentie. Als deze vraag met "Ja" wordt beantwoord, wordt de brief achter iedere relatie opgeslagen waarvan een etiket op het etikettenbestand staat. Het vakje "Platte tekst" is standaard aangevinkt. Als u de brief als platte tekst opslaat, vergt de opslag weinig schijfruimte. Als u het vinkje verwijdert, wordt de brief zoals die op scherm staat, opgeslagen. Als uw brief afbeeldingen, tekenelementen of tabellen bevat, is het niet mogelijk deze brief te bewaren als platte tekst en wordt deze bewaard in RTF-formaat. In Relaties...(Correspondentie) kunt u zien welke correspondentie elke relatie heeft gehad. U kunt die brieven daar ook weer printen. Wanneer Archie tot de ontdekking komt dat er al een brief met dezelfde code is verstuurd naar de relatie, zal aan u gevraagd worden, of de zojuist afgedrukte brief toegevoegd moet worden, of dat die brief de reeds opgeslagen brief moet vervangen. Afdrukken Afdrukvoorbeeld

230

Bri (.) Alt B A Bri (.) Alt B A B


Brieven, Lay-out

Lay-out

Bij het maken van een brief heeft u alleen "Betreft", "Ref." en de kale tekst (briefbody) ingetikt. De adressering, aanhef, ondertekening zijn opgenomen in een lay-out. Als u kiest voor "samenvoegen" uit het menu "Weergave" of via de knop op de werkbalk, of de brief print wordt deze opgemaakt volgens de gekozen lay-out. Dit heeft als voordeel dat u zich niet hoeft te bekommeren over de indeling zoals kop en ondertekening. In de lay-out kunt u variabelen en vaste tekst op elke willekeurige plek opnemen. Op die manier bepaalt u hoe een brief er uit komt te zien. U kunt meerdere lay-outs maken en dus voor al uw formulieren en briefpapier een standaard lay-out maken. Bij de lay-out kunt u met de optie "Paginainstelling" de instellingen opgeven voor papierformaat, afdrukstand (portrait of landscape) en marges. In het overzicht vindt u de volgende kolommen: Code

Code van de lay-out.

Betreft

Korte omschrijving voor helpschermen.

LW

De initialen van de gebruiker die de lay-out samenstelde.

Datum

De datum waarop de lay-out werd toegevoegd of gewijzigd.

Slot

De initialen van de gebruiker die de lay-out op slot zette.

231


In het overzicht kunt u met de pijltjestoetsen bladeren door het bestand. U kunt ook in het veld "Zoek naar" de eerste letter(s) van de door u gezochte lay-out intypen. Het overzicht gaat mee met de door u ingetypte letter(s). De knop of de menukeuze "Zoeken" geeft u de mogelijkheid om Archie te laten zoeken naar een lay-out, die de door u in te geven tekststring bevat. Het "Betreft"-veld van de lay-outs is een hyperlink. Als u er een aanklikt, wordt de betreffende lay-out direct geopend. Met [Enter] of "Openen" uit het menu kunt u de actieve lay-out ook openen. Met de knop of de menukeuze "Verwijderen" verwijdert u de actieve lay-out uit het bestand. Als u kiest voor "Wijzigen", wordt de actieve lay-out direct geopend en kunt u deze direct wijzigen. De knop "Terug" of de menukeuze "Sluiten" sluit de lay-out en brengt u terug naar het overzicht van de lay-outs. De knop en de menukeuze "Nieuw" geven u de mogelijkheid een nieuwe lay-out aan het bestand toe te voegen. Lay-out

Bri Alt R L B . Voorbeeld U heeft een etiket op uw etikettenbestand van de heer J. Conijn bij Aica en u heeft een brief geschreven met in het betreftveld de tekst "Archie update". U koppelt de ondertekening van Hans de Jong. In de linkerkolom ziet u hoe de lay-out eruit kan zien, in de middelste kolom ziet u de verklaring en in de rechterkolom ziet u hoe de brief eruit komt te zien als de variabelen door Archie zijn omgezet. Tekst plus Variabelen Diemen, <02> <03> <04> <05> <06> <07> <08> <09> Betreft: <12> <13> <14> <15>

Verklaring Variabelen

Samengestelde Brief

Tekst "Diemen", plus datum voluit Etiketregel 1 Etiketregel 2 Etiketregel 3 Etiketregel 4 Etiketregel 5 Etiketregel 6 Etiketregel 7 Tekst "Betreft" plus betreftveld van de brief Aanhef Brieftekst (body) Ondertekening

Diemen, 31 maart 2001

Betreft: Archie update Geachte heer Conijn Naar aanleiding van… Met vriendelijke groeten, Afzender bv Hans de Jong commercieel medewerker

232


N.B. De variabele <15>, de ondertekening, maakt in de regel deel uit van de aan de brief gekoppelde layout en wordt geplaatst volgens die lay-out. U kunt echter ook de variabele <15> opnemen in uw briefbody, gevolgd door een naschrift of een "PS". Om te voorkomen dat de variabele <15> twee keer wordt afgedrukt, één keer op basis van de lay-out en één keer op basis van de door u in de brief geplaatste variabele, wordt de ondertekening in de layout in dat geval onderdrukt. Tip: Als u alleen de tekst van een brief wilt afdrukken, kunt u volstaan met een lay-out waarin alleen variabele <14> is opgenomen.

Lay-out brief, slot aan/uit U kunt een lay-out beveiligen tegen wijzigen door hem op slot te zetten. Wanneer een lay-out op slot zit, kan die door geen enkele gebruiker gewijzigd of verwijderd worden. De lay-out kan wel gedupliceerd en geprint worden. Het beveiligen van lay-outs is handig als u de met veel zorg samengestelde standaardlay-outs intact wilt houden. Alleen de gebruiker die de lay-out op slot heeft gezet, kan het slot opheffen. Als het vakje niet aangevinkt is, staat de lay-out niet op slot. Als het vakje wel is aangevinkt, staat er ook een sleuteltje afgebeeld. In het overzicht van de lay-outs staat in de kolom "Slot" het sleuteltje, met de initialen van de gebruiker die de lay-out op slot heeft gezet. Lay-out brief, slot aan/uit

Bri Alt R L B . Alt W T

233


Lay-out brief, Systeemvariabelen Als u met de cursor in de brieftekst staat, kunt u met [F1] of via het Windows-menu een overzicht in beeld roepen van de verschillende variabelen. Het overzicht bestaat uit 2 kolommen: code en omschrijving. Het omschrijvingsveld is een hyperlink. Als u die aanklikt, wordt de variabele in de brieftekst geplaatst, op de plek van de cursor. <01>

Computerdatum, bijvoorbeeld "31/03/01".

<02>

Uitgeschreven datum, bijvoorbeeld "31 maart 2001".

<03> t/m <11>

Etiketregels uit het etikettenbestand, per etiket wordt een brief samengesteld.

<12>

Betreftveld brief.

<13>

Aanhef, bijvoorbeeld "Geachte heer Conijn,".

<14>

Briefbody, dit is de complete tekst die onder de tweede informatiebalk bij Brieven...(.) is ingetikt.

<15>

Ondertekening, in Brieven...(Bri Alt R O.) kunnen standaard ondertekeningen worden opgenomen.

<16>

Aanspreekvorm contactpersoon, bijvoorbeeld "meneer" of "mevrouw", zie Tabellen... (Contacten, Titulatuur) het veld "Aanspreekvorm".

<17>

Initialen van de Archie-gebruiker die de brief print.

<18>

Dagnummer, bijvoorbeeld 31.

<19>

Maandnummer, bijvoorbeeld 03.

<20>

Jaarnummer, bijvoorbeeld 2001.

<21>

Het veld "Ref." van de brief.

<22>

Het volgnummer van de brief, zie Systeembeheer... (Standaards) "Volgnummers".

<23>

Maand van de computerdatum, bijvoorbeeld "maart".

<24>

Volgnummer Archie gebruiker.

<29>

Dag van de computerdatum, bijvoorbeeld "dinsdag".

234


Overige variabelen U kunt naast de systeemvariabelen ook andere variabelen opnemen die u aantreft in de tabel. Afhankelijk van de relatie en de gekozen acties worden ook deze variabelen per brief omgezet in de juiste waarde of inhoud.

235


Lay-out brief, Papierformaat Bij iedere geopende lay-out kunt u de pagina-instelling definiëren. Als u op "…" naast het veld "Papierformaat" klikt, of via het menu "Opmaak" kiest voor "Pagina-Instelling", krijgt u een dialoogscherm in beeld. In dit scherm kunt u kiezen uit een aantal vaste papierformaten. Hoogte en breedte van die formaten liggen vast en zijn niet te wijzigen. Als u kiest voor "Aangepast formaat", kunt u de hoogte en breedte zelf instellen. U kunt de afdrukstand bepalen: staand of liggend (portrait of landscape), en de marges instellen. Lay-out formaat

236

Bri Alt R L B . W

Alt O G


Brief, Ondertekening Voordat u een brief gaat printen kunt u bij "Ondertekening" opgeven welke ondertekening u wilt gebruiken. Daarvoor kunt u putten uit het bestand met ondertekeningen, dat u zelf kunt aanleggen. Als u in de lay-out waarmee u uw brieven print, de variabele <15> heeft opgenomen, haalt Archie de ondertekening automatisch op en plaatst deze op de plek waar u de variabele <15> heeft opgenomen. Code

Code van de ondertekening.

Betreft

Korte omschrijving voor de helpvensters.

LW

Initialen van de gebruiker die de ondertekening als laatste wijzigde.

Datum


Slot

De initialen van de gebruiker die de ondertekening op slot zette.

Tip: Archie regelt tijdens het printen van de brief of "Met vriendelijke groeten" met een hoofdletter of kleine letter moet beginnen. Als u de brieftekst eindigt met een komma, bijvoorbeeld "In het vertrouwen u hiermee van dienst te zijn,", dan begint de ondertekening met een kleine letter. In dit geval zal er dus komen te staan "met vriendelijke groeten," Voorbeeld Met vriendelijke groeten, Afzender bv

Hans de Jong commercieel medewerker Ondertekening

Bri . Alt R O

237


238

Hoofdstuk 13 / Lijsten

Lijsten

Lijsten, Inleiding In Lijsten... stelt u lijstlay-outs samen van uw databasegegevens. Heeft u ze eenmaal samengesteld, dan kunt u de lijsten op elk gewenst tijdstip printen. U kunt lijsten printen met gegevens van het gehele bestand of alleen met de gegevens van de door u geselecteerde relaties en/of projecten. Van een lijst bepaalt u zelf de inhoud, indeling en volgorde. De inhoud en indeling maakt u door de beschikbare variabelen, eventueel aangevuld met vaste tekst, op te nemen in de lijstlay-out. Als u de lijst print worden de variabelen vervangen door de gegevens waaraan ze zijn gekoppeld. U kunt de lay-out van een lijst importeren/exporteren, of de gegevens, die via de lijst zijn verkregen, exporteren naar een bestand op schijf. Als u de lay-out van een lijst exporteert, kiest u een naam en de extensie "ARF" (Archie CRM Report Formaat). Als u de gegevens, die via de lijst verkregen zijn exporteert, kiest u de naam en het formaat waarin het bestand wordt weggeschreven: *.RTF (RTF bestand) *.XLS (Excel spreadsheet) *.TXT (Tekstbestand) *.CSV (Comma separated) *.HTM (HTML bestand) Deze exportfunctie kunt u gebruiken om de gegevens naar andere programma's over te brengen. Bijvoorbeeld naar spreadsheets, statistische programma's, tekstverwerkers etc. Importeren Archie CRM Lijst lay-out Exporteren Archie CRM Lijst lay-out Exporteren databasegegevens

Lij Alt B I . Lij Alt B E . Lij Alt B E .

239


Acties bij Lijsten Lijst toevoegen Pagina-Instelling Invoegen band Invoegen databox Invoegen Roterende tekst Invoegen Afbeelding Invoegen Figuur Invoegen Systeemvariabele Element links uitlijnen Element rechts uitlijnen Element boven uitlijnen Element onder uitlijnen Centreer elementen Horizontaal Centreer elementen Verticaal Centreer op band Horizontaal Centreer op band Verticaal Gelijke afstanden Horizontaal Gelijke afstanden Verticaal Plaats op de achtergrond Plaats op de voorgrond

240

Lij Alt B N . Lij . W Alt O G . Lij . W Alt I B . Lij . W Alt I D Lij . W Alt I R Lij . W Alt I A Lij . W Alt I F Lij . W Alt I S Lij . W Alt O U L Lij . W Alt O U R Lij . W Alt O U B Lij . W Alt O U O Lij . W Alt O C H Lij . W Alt O C V Lij . W Alt O T H Lij . W Alt O T V Lij . W Alt O K H Lij . W Alt O K V Lij . W Alt O A Lij . W Alt O V


Lijst opzoeken Als u vanuit het basisscherm van Archie gekozen heeft voor "Lijsten", krijgt u een overzicht in beeld van de lijsten die al gedefinieerd zijn.

Overzicht van de gedefinieerde lijsten

In het overzicht staan de volgende kolommen: Code

Code van de lijst.

Betreft

Korte omschrijving van de lijst.

LW

Initialen van de gebruiker die de lijst het laatst wijzigde.

Datum


Slot

Een afbeelding van een sleutel en de initialen van de gebruiker die de lijst op slot zette.

241


Als u in het vak "Zoek naar" (een deel van) de code intypt, zal de blauwe balk in het overzicht meelopen met de door u ingevoerde waarde(n). Als u op het driehoekje naast "Archie reports" klikt, krijgt u lijstdefinities in beeld, die met het programma zijn meegeleverd. Deze lijstdefinities staan ook in het overzicht, met als "Betreft"-omschrijving "Archie report". Deze lijsten zijn niet te wijzigen of te verwijderen. U kunt ze wel dupliceren, en de kopie bewerken. Als u een van deze reports kiest, wordt deze geopend en kunt u de lijst van het selectie- of relatiebestand direct afdrukken. De omschrijving in het Betreft veld in het overzicht is een hyperlink. Door erop te klikken opent u de lijst. Een lijstlay-out bestaat uit banden, afbeeldingen, tekst en variabelen. Als u de lijst print of bekijkt worden de variabelen omgezet door de waarden uit de database. U kunt een onbeperkt aantal lijstlayouts samenstellen. N.B. Als u weet wat een bepaalde lijstdefinitie inhoudt en dat deze niet gewijzigd hoeft te worden, kunt u ook in het overzicht een lijstlay-out selecteren en direct voor "Afdrukken" kiezen. Lijst lay-out opzoeken

242

Lij .


Lijst toevoegen Als u kiest voor de knop "Nieuw" kunt u een nieuwe lijst (lay-out) maken. Een nieuw scherm komt in beeld, waarin u de lijstlay-out kunt definiëren. Het scherm bestaat uit een aantal elementen.

Definitiescherm van Lijsten…

1. Direct onder de Icon Toolbar een balk met informatie over de lijst 2. Daaronder een balk met knoppen voor tekstverwerkingsfuncties 3. Een werkvlak, waarin u de lijst feitelijk definieert. Aan de bovenkant en aan de linkerkant is het vlak omgeven door een aantal knoppen. Van linksonder naar rechtsboven: Systeemvariabelen plaatsen Figuur plaatsen Afbeelding plaatsen Roterende tekst plaatsen Een databox plaatsen Object selecteren. Als dit icoon actief is kunt u objecten selecteren door erop te klikken Plaats geselecteerd object op de voorgrond Plaats geselecteerd object op de achtergrond Pagina-instelling. Hier definieert u het papierformaat, de afdrukstand, de marges en kolommen, en eventuele kaders Toon/Verberg raster Automatisch schikken van elementen op het raster 9 iconen om kaders te definiëren: lijnen, achtergrondkleur, kaderkleur, lijndikte 4. Een apart blok, getiteld "Object inspector" 5. Een apart blok, getiteld "Uitlijning"

243


Als u een nieuwe lijstlay-out maakt, staat de cursor in het veld "Code". In dit veld tikt u een nieuwe, unieke code in van de lijstlay-out. Vervolgens geeft u in het "Betreft" veld een korte omschrijving van de lijst. Als u onder "Volgorde" het vakje voor "Aflopend" aanvinkt, wordt de lijst aflopend gesorteerd afgedrukt. Laat u het vakje leeg, dan wordt de volgorde oplopend. Als u het vakje onder "Slot" aanvinkt, zet u de lijst op slot. Niemand kan de lijst dan verwijderen of wijzigen. Wanneer u de lijst opslaat, of een bestaande lijst opent, zijn er drie velden bijgekomen onder "Sorteren op". U kunt hier drie sorteercriteria opgeven, waarop de lijst moet worden gesorteerd. De lijstlay-out in Archie CRM bestaat uit banden met variabelen. De banden zijn relationeel opgebouwd, d.w.z. dat onder een band met relatiegegevens, bijvoorbeeld een band met contactpersonen en/of historie kan worden gekoppeld. In dit geval wordt de volgorde bepaald door de gegevens uit de relatieband. Als u de lijst op criteria van uw keuze wilt sorteren, klikt u op "…" achter het veld of toetst u [F1] in het veld en maakt u uw keuze uit de tabel. Lijst toevoegen

Lij Alt B N .

Lijst toevoegen, Tips U bent nu toe aan het maken van de lay-out. Wij raden u aan om de onderstaande stappen één voor één te volgen: 1. Definieer eerst via pagina-instelling het papierformaat, de afdrukstand, de marges en kolommen, en eventuele kaders via het menu (Alt O G). Als u uw lay-out heeft gemaakt en de marges wilt wijzigen, kloppen uw instellingen niet meer, en het kost veel tijd en energie om de lijst te herstellen en bij te stellen naar de nieuwe instellingen. 2. Maak van tevoren een schema van de volgorde van de items in de lay-out. Een eenmaal gekozen volgorde van balken en items in de lijst is slechts met zeer veel moeite te wijzigen. 3. Bedenk een vaste lay-out voor de pagina kopband, die op iedere pagina wordt afgedrukt. Als u de kopband heeft gedefinieerd, kunt u bij het maken van een nieuwe lijst volstaan met het bijstellen van een paar tekst-elementen. Pagina-Instelling

244

Lij . W Alt O G .


Lijst toevoegen, Banden U begint uw lay-out met het invoegen van een band. U klikt op de knop "Band", of kiest "Band" uit het menu "Invoegen". Klik vervolgens op het werkblad. Archie vraagt dan wat voor soort band ingevoegd moet worden. In het volgende dialoogscherm kunt u onder andere de kleur van de band aangeven, of de titelband onderaan de pagina moet komen en of er een kader om de band moet komen. De kleur van het kader kunt u ook zelf samenstellen. Aangepaste kleuren voor banden, achtergronden, lijnen, etc. zijn zelf te definiëren, maar worden niet bewaard. Voor ieder component moeten aangepaste kleuren opnieuw worden ingesteld. Als u uw keuze bevestigt met [OK] wordt de band in het werkblad getoond. Als een band geplaatst is, en u wilt deze nog wijzigen, selecteert u de band door er op te klikken. De band krijgt dan op alle hoeken een zwart blokje. Vervolgens roept u met dubbelklikken het dialoogscherm weer in beeld. Als u met de rechtermuisknop op de geselecteerde band klikt en uit het menu dat verschijnt "Eigenschappen" kiest, kunt u een aantal eigenschappen van de band veranderen of vastleggen. U kunt in dit dialoogscherm bijvoorbeeld de hoogte van de band instellen, en door een van de vakjes aan te klikken, zorgen dat er niets aan de band gewijzigd kan worden. Op de band kunt u nu elementen plaatsen: tekst, geroteerde tekst, afbeeldingen, figuren of (systeem)variabelen. Invoegen band

Lij . Alt I B .

245


Soorten banden

Soorten banden

Titel

Komt maar één keer voor in een lijst. Omdat meestal in de band van de paginakoptekst wordt opgenomen om wat voor soort lijst het gaat, is een titelband in de meeste gevallen niet echt nodig. U kunt deze eventueel opnemen om de lijst wat meer uitstraling te geven. Als u ervoor kiest de titelband op te nemen, en u neemt vervolgens de pagina koptekstband op, dan wordt de titelband direct onder de band van de pagina koptekst geplaatst. Zorg er voor dat de pagina koptekst op de eerste pagina wordt onderdrukt. Alleen de titel komt dan op de eerste pagina.

Pagina koptekst

Wordt op iedere pagina afgedrukt.

246

Hoofdstuk 13 / Lijsten Kolom koptekst

Omdat alle gegevens van de subdetailband zullen worden afgedrukt, is het niet verstandig de kolomkoppen in de subdetailband op te nemen. Deze zouden dan voor iedere regel opnieuw worden afgedrukt. U plaatst de kolomkoppen dan in een aparte band: de kolom koptekstband. Voor iedere subdetailband kunt u een kolom koptekstband opnemen. Deze banden worden doorgenummerd: Kolom koptekst, Kolom koptekst1, etc. Om te voorkomen dat de band onderaan de ene pagina en de gegevens op de volgende pagina worden afgedrukt, kunt u de Kolom koptekst band selecteren en met een dubbele muisklik het dialoogscherm zichtbaar maken. In het veld "Koppelen aan band" kiest u de juiste subdetailband door op het driehoekje achter het veld te klikken. De gegevens in de subdetailband zijn nu gekoppeld aan de band met de kolomomschrijvingen.

Detail

Komt maar één keer voor in een lijst. Dit is het hart van de lijst: u moet kiezen of de lijst de relatie, de contactpersoon, de activiteiten, sales of concurrenten als hoofdthema heeft. Deze keuze bepaalt ook de volgorde waarin de gegevens op de lijst worden gesorteerd.

Samenvatting

Komt maar één keer voor in een lijst en wordt altijd onderaan de lijst afgedrukt.

Pagina voettekst

Wordt op iedere pagina afgedrukt.

Subdetail

U kunt deze band pas plaatsen als er een detailband aanwezig is in de lijst. Een detailband kan als hoofdthema de relatie hebben, met daaronder een subdetailband met bijvoorbeeld de contactpersonen. Als u een Kolom koptekstband hebt geplaatst voor een nieuwe subdetailband, staat die eerst op een verkeerde plaats: niet direct boven de subdetailband waar hij betrekking op heeft. U koppelt de subdetailband door deze te selecteren en met een dubbele muisklik het dialoogscherm zichtbaar maken. In het veld "Koppelen aan band" kiest u de juiste Kolom koptekstband door op het driehoekje achter het veld te klikken. De kolom koptekst band staat vervolgens op de juiste plaats en is gekoppeld aan de subdetailband.

247


Lijst toevoegen, Elementen op banden plaatsen Op de verschillende banden kunt u een databox (Tekst en/of variabelen), roterende tekst, afbeeldingen, figuren en/of systeemvariabelen plaatsen. U doet dit door te kiezen voor een van deze items via de iconen of het menu "Invoegen" en vervolgens te klikken in de band waar u het element wilt plaatsen. U kunt de lettertypen en de kleur van de tekstachtergrond in een dialoogscherm definiëren. Het dialoogscherm verschijnt automatisch als u een element op een band plaatst. U kunt het ook oproepen door een element te selecteren en er dubbel op te klikken. Via de tekstverwerkingsbalk kunt u ook tekstkenmerken, uitlijning, lettertype en –grootte instellen. Als u een element selecteert, ziet u in de Object Inspector de afmetingen van het element en de afstand ten opzichte van de bovenkant en de linkerkant van de band, uitgedrukt in millimeters of inches. In de Object Inspector kunt u de waarden veranderen. Het element zal dan automatisch de plaats innemen van de door u ingegeven waarden. Als een element naar uw idee goed staat, kunt u het tegen verplaatsen of wijzigen beveiligen. U selecteert het element, klikt erop met de rechtermuisknop en kiest "Eigenschappen". Vervolgens vinkt u een van de vakjes aan, die ervoor zorgen dat het element niet gewijzigd wordt. Als u snel meerdere elementen op een band wilt plaatsen, kunt u een element selecteren, met [Ctrl-C] kopiëren en met [Ctrl-V] plakken. De kopie staat over het origineel heen, en u kunt deze er van afslepen met de muis. Vervolgens wijzigt u met dubbelklikken in het dialoogscherm de inhoud van het element.

248


De verschillende elementen op een band kunt u razendsnel met behulp van de box "Uitlijning" uitlijnen. Daartoe selecteert u alle elementen door ze met de [Shift] toets ingedrukt een voor een aan te klikken. Zorg ervoor dat u als eerste het element selecteert, dat "goed" staat. Een andere manier om snel een aantal elementen te selecteren is de volgende: Selecteer het element dat naar uw oordeel goed staat. Druk de [Ctrl] toets in en sleep de muis, met de linkerknop ingedrukt door alle elementen heen. Laat de muisknop en de [Ctrl] toets los en alle elementen zijn geselecteerd. In de box "Uitlijning" of via het menu kiest u vervolgens de uitlijning die u voor ogen staat. N.B. Als u een database-variabele op een band wilt plaatsen kiest u "Databox" uit het menu "Invoegen". In het dialoogscherm klikt u de knop "Variabelen" aan en u kiest een variabele uit de lijst, die verschijnt. U kunt maar één variabele in een regel plaatsen. De tweede variabele in dezelfde regel in hetzelfde element wordt niet omgezet. Invoegen databox Invoegen Roterende tekst Invoegen afbeelding Invoegen figuur Invoegen Systeemvariabele Element links uitlijnen Element rechts uitlijnen Element boven uitlijnen Element onder uitlijnen Centreer elementen Horizontaal Centreer elementen Verticaal Centreer op band Horizontaal Centreer op band Verticaal Gelijke afstanden Horizontaal Gelijke afstanden Verticaal Plaats op de achtergrond Plaats op de voorgrond

Lij . W Alt I D Lij . W Alt I R Lij . W Alt I A Lij . W Alt I F Lij . W Alt I S Lij . W Alt O U L Lij . W Alt O U R Lij . W Alt O U B Lij . W Alt O U O Lij . W Alt O C H Lij . W Alt O C V Lij . W Alt O T H Lij . W Alt O T V Lij . W Alt O K H Lij . W Alt O K V Lij . W Alt O A Lij . W Alt O V

249


Lijst toevoegen, Voorbeeld ARCHIE crm Relaties en Activiteiten Code Naam Aanvang Afspraak met

Afgedrukt (Date/Time) (Page#) Duur

In het bovenstaande voorbeeld is een Pagina koptekst band gedefinieerd, waarin twee systeemvariabelen zijn verwerkt: datum en tijd. Het paginanummer staat rechts in de band. Onder deze band staan de kolomkoppen in een ingevoegde rechthoek vermeld. In de eerste detailband "Relaties" staan de code, de naam en de vestigingsplaats van de instelling. In de eerste subdetailband "Relatie_Activiteiten" staan de initialen van de gebruiker die de afspraak heeft, de dag en de datum van de afspraak, de begintijd, de duur en de omschrijving van de afspraak. In de tweede subdetailband staan de contactpersonen, die aan de afspraak gekoppeld zijn. Als deze lay-out wordt opgeslagen en geprint, krijgt u de volgende print-out: ARCHIE crm

Relaties en Activiteiten

Afgedrukt 12-01-2000 17.01.46

Code

Naam

ABC

ABC voor Handel en Industrie

HAARLEM

ABNTIL

ABN

TILBURG

ACCES

Access Technology FO di 22-01-2000 Afspraak met Agridata Stichting FO do 24-01-2000

AGRIDATA

AICA

Aanvang

Duur

Aanvang

Duur

Afspraak met AICA bv

250

NIEUWEGEIN Bellen nav de mailing ZUTPHEN Bellen nav beursmailing Archie PURMEREND

ANDREW AK wo 20-03-2000

Aanvang

10.00 u Duur 08.00 u

Afspraak met AK do 21-03-2000

Aanvang

10.00 u Duur 08.00 u

Afspraak met

Pagina 1

LISSE Beurs Beurs

Hoofdstuk 14 / Analyse

Analyse

Analyse, Inleiding In Analyse… maakt u analyses van campagnes (zoals mailingen, advertenties, telemarketing, beurzen etc.). U kunt tevens analyses maken van de respons op campagnes en van de resultaten in de Salesregistratie. Hierdoor kunt u zien wat een advertentie of beurs u heeft opgeleverd en hoeveel documentatie er is verstuurd of afspraken zijn gemaakt. U kunt analyses maken van alle relaties of van een groep geselecteerde relaties. Ook kunt u een analyse maken van de relaties die niet op een campagne hebben gereageerd, de non-respons. Van uw campagnes kunt u in één scherm zien wat ze u hebben opgebracht en gekost. Met de Sales analyse kunt u per groep relaties, per periode en/of per campagne zien wat de status is. U kunt direct zien wat uw beste klanten en producten zijn, in welk segment deze zich bevinden en hoe u het ten opzichte van uw concurrenten doet. Er is een database analyse beschikbaar van de belangrijkste relatievelden. Hierbij kunt u in één oogopslag zien hoeveel keer een bepaalde waarde in uw bestand voorkomt. Bijvoorbeeld hoeveel directeuren er zijn, of hoeveel keer een bepaalde branche voorkomt. Deze gegevens kunt u op uw selectiebestand zetten zodat u er direct verder mee kunt werken. U kunt ook regio's instellen zodat u in één oogopslag kunt zien hoeveel klanten of prospects in een bepaald gebied voorkomen.

Doelgroep "PRO" via Analyse… op het selectiebestand geplaatst

251


U kunt op ieder moment, mits u geautoriseerd bent, analyses maken zonder dat er speciale maatregelen getroffen moeten worden. Dus, als u in een netwerk werkt, kunt u bijvoorbeeld tijdens het verloop van een telemarketingcampagne direct resultaat meten en eventueel bijsturen. Alle analyses kunnen worden geprint en/of in gafieken worden weergegeven, zodat u ze voor archivering of vergelijking kunt gebruiken. U kunt uitgebreide analyses maken van de database, campagnes, Sales, Activiteiten en concurrenten. De berekende analyses kunnen alle met één druk op de knop gesorteerd worden op alle aanwezige kolommen. Per gebruiker wordt de laatst berekende analyse bewaard. De bewaarde analyse verschijnt direct op het scherm, als u een van de analyses kiest. In de blauwe balk ziet u de datum en tijd van de laatste analyse, met een aantekening of het een analyse betrof van de totale database of het selectiebestand. Waar mogelijk wordt een set tabbladen in één keer berekend. Alle berekende analyses zijn met een druk op de knop weer te geven in grafieken. Bij een aantal analyses staan de reeksen vast, waar meer mogelijk is kunt u zelf aangeven wat in de grafiek moet komen. Bij alle grafieken is traploos aan te geven of de grafiek 2- of 3-dimensionaal moet worden weergegeven. Bij een taartdiagram is rotatie mogelijk. Op de bijbehorende labels kunnen de codes, aantallen en percentages worden weergegeven. De grafieken kunnen als WMF-, BMP- of EMF- afbeelding geëxporteerd worden. U kunt de grafieken dan opnemen in brieven of in een externe tekstverwerker.

Grafiek van de K-Groepanalyse

252


Per gebruiker wordt door de systeembeheerder in Systeembeheer... (Toegangscodes) in het veld "Analyse" ingesteld wat de betreffende gebruiker mag analyseren. 0. Geen analyses, in dit geval ontbreekt de keuze "Analyse" in het menu "Ga naar" en is de knop en het icoon "Analyse" op de channelbar niet toegankelijk. 1. Alleen van zichzelf inclusief de totalen. 2. Alleen van alle gebruikers van de licentie waar deze gebruiker mee werkt inclusief de totalen. 3. Alles.

Analyse invoervelden Als u een analyse oproept kunt u in de meeste gevallen een aantal gegevens opgeven waaraan de analyse moet voldoen. Periode

De te analyseren periode (data), bijvoorbeeld van 01/01/2000 t/m 31/12/2000.

Tijd

De te analyseren tijd (uren/minuten), bijvoorbeeld van 08:00 t/m 14:30.

Initialen

De initialen van een bepaalde gebruiker, bijvoorbeeld als u het resultaat of de effectiviteit van die gebruiker wilt meten.

Campagnes

De campagne(s) die u wilt meten: Alle; alle campagnecodes. Eén; één campagnecodes. Meerdere; meerdere campagnecodes.

Omzet

Totaliseren Orders, Facturen of beide. (analyse Sales).

Soort

Het soortveld uit de Sales-regel. (analyse verkoophistorie).

253


Acties bij Analyse B-Groepen berekenen - selecteren - grafieken - grafieken exporteren Postcoderegio's instellen - laatste analyse - Criteria - berekenen - selecteren - grafieken - grafieken exporteren Vrije velden berekenen - selecteren - grafieken - grafieken exporteren K-Groepen berekenen - selecteren - grafieken - grafieken exporteren Functies berekenen - selecteren - grafieken - grafieken exporteren Afdelingen berekenen - selecteren - grafieken - grafieken exporteren Titulatuur berekenen - selecteren - grafieken - grafieken exporteren Campagnes berekenen - grafieken - grafieken exporteren - consolidatie - gedetailleerd Respons berekenen - grafieken - grafieken exporteren Respons, eerste doelstelling berekenen - grafieken - grafieken exporteren

254

Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y

D I B (R/S) B DIB.S DIB.G DIB.GE. DIP DIPL DIPC D I P (R/S) B DIP.S DIP.G DIP.GE. D V A/I (R/S) B DV.S DV.G DV.GE. D C K(R/S) B DCK.S DCK.G DCK.GE. D C F (R/S) B DCF.S DCF.G DCF.GE. D C A (R/S) B DCA.S DCA.G DCA.GE. D C T (R/S) B DCT.S DCT.G DCT.GE. C C . (R/S) B CC.G CC.GE. CCC CC. C R (R/S) B CR.G CR.GE. C R * (R/S) B CR*.G CR*.GE.


Extra doelstelling berekenen - grafieken - grafieken exporteren Respons, totalen berekenen - grafieken - grafieken exporteren Respons, vergelijking berekenen - grafieken - grafieken exporteren Analyse, Respons per dag berekenen - grafieken - grafieken exporteren Analyse, Respons per uur berekenen - grafieken - grafieken exporteren Non-Respons berekenen - selecteren Sales berekenen - grafieken - grafieken exporteren Scorevergelijking berekenen - grafieken - grafieken exporteren Totalen orders berekenen - grafieken - grafieken exporteren Redenen orders berekenen - percentage - aantal - grafieken - grafieken exporteren Maandomzetten berekenen - grafieken - grafieken exporteren Omzetgrafiek berekenen Totalen vervallen offertes berekenen - grafieken - grafieken exporteren Redenen vervallen offertes berekenen - percentage - aantal - grafieken - grafieken exporteren Segmentatie berekenen - grafieken

Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y

C R * (R/S) B CR*.G CR*.GE. C R T (R/S) B CRT.G CRT.GE. C R V (R/S) B C R V. G CRV.GE. C R D (R/S) B CRDG CRDGE. C R U (R/S) B CRUG CRUGE. C N (R/S) . B CN.B.S S S S (R/S) B SSS.G SSS.GE. S S C (R/S) B SSC.G SSC.GE. S S T (R/S) B SST.G SST.GE. S S R (R/S) B S S R (R/S) B P S S R (R/S) B N SSR.G SSR.GE. S S M (R/S) B SSM.G SSM.GE. S S O (R/S) B S S V (R/S) B SSV.G SSV.GE. S S E (R/S) B S S E (R/S) B P S S E (R/S) B N SSE.G SSE.GE. S G O (R/S) B SGO.G

255


- grafieken exporteren Klantentop berekenen - grafieken - grafieken exporteren Concerntop berekenen - selecteren - grafieken - grafieken exporteren Analyse, Activiteitenlog berekenen - grafieken - grafieken exporteren Analyse Concurrenten berekenen - Alle Sales - grafieken - grafieken exporteren

256

Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y

SGO.GE. S G K (R/S) B SGK.G SGK.GE. SNB SN.S SN.G SN.GE. L.B LG LGE. NUB NUA NUG NUGE.


Database analyse, Inleiding De database analyse geeft u de mogelijkheid om in één oogopslag te zien hoeveel keer bepaalde relatie- en contactpersoongegevens in uw database voorkomen. Het resultaat van deze analyse kunt u per veldinhoud op uw selectiebestand plaatsen. Zo kunt u alle personen die op een bepaalde afdeling werken of alle bedrijven uit een bepaalde branche etc. direct bewerken. U kunt ze opvolgen via selecties, afdrukken of exporteren in lijsten, bewerken of u kunt er etiketten van maken. Als u een contactpersoongebonden database analyse zoals titulatuur, functie, afdeling of contactgroepen opvraagt en op uw selectiebestand plaatst, weet Archie precies van welke personen etiketten moeten worden gemaakt. Als u kiest uit organisatiegebonden gegevens zoals instellingsgroepen, vrije velden uit de relatiekaart en postcodes dan weet Archie nog niet welke persoon eventueel moet worden aangeschreven. Bij het aanmaken van etiketten kunt u instellen of u in dat geval alle personen van deze organisatie wilt aanschrijven of dat u in dat geval één etiket per organisatie wilt maken met een vaste titulatuur, zoals bijv. "t.a.v. de directie". Met de actie "Afdrukken" via de knop op de Icon Toolbar of via de optie "Afdrukken" uit het menu "Bestand" kunt u de analyses printen. Database analyse in extern programma Wanneer u een analyse maakt worden de resultaten direct opgeslagen in een dBASE-bestand. De bestanden worden in uw persoonlijke Import/Exportdirectory onder een subdirectory met uw initialen geplaatst. Zie Import/Exportdirectory bij "Standaards" in het menu "Beheer". U heeft bijvoorbeeld de directory "C:\BEWAAR" als Import/Exportdirectory ingesteld. De analysebestanden worden nu in de subdirectory "C:\BEWAAR\--\" geplaatst. "--" zijn uw initialen. Als u gebruik maakt van Lotus 123, MS-Excel, andere spreadsheet- of statistische programma's, dan kunt u de resultaten van de database analyses verder bewerken. Daartoe start u uw spreadsheetprogramma en opent u het DBASE-bestand. In deze externe programma’s kunt u grafieken, tabellen etc... maken. De namen van de DBASE-bestanden staan beschreven bij de beschrijving van de specifieke database analyses. Database analyse, selecteren relaties/personen Als u de analyse met de knop "Berekenen" gedraaid heeft, kunt u met de actie [S] Selecteer de gevonden relaties en/of contacten op het selectiebestand plaatsen. Met de optie "Filter" uit het menu "Ga naar" verschijnt na de keuze "Relatiefilter" direct een overzicht van de geselecteerden, van waaruit u direct naar het relatiescherm kunt springen waar u de geselecteerde relaties en contactpersonen kunt bekijken/bewerken.

257


Database analyse, B-Groepen

Analyse van de B-Groepen

Tip: Met de knop "Selecteren", of met "Selecteren" uit het menu "Bewerken" kunt u de relaties van de actieve scrollbalk op uw selectiebestand plaatsen. Met de de optie "Filter" uit het menu "Ga naar" kunt u ze vervolgens oproepen. Tip: De resultaten van de laatste door u gedraaide B-Groepanalyse worden opgeslagen in het bestand -DGP.DBF (-- zijn uw Archie-initialen). Dit bestand treft u aan in uw Import/Exportdirectory onder een subdirectory met uw initialen. Met dit dBASE-bestand kunt u verdere bewerkingen uitvoeren met bijvoorbeeld een spreadsheet pakket als Lotus 123 of MS-Excel. B-Groepen berekenen B-Groepen selecteren B-Groepen grafieken B-Groepen grafieken exporteren

Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y

D I B (R/S) B DIB.S DIB.G DIB.GE.

Code

B-Groepcode.

Omschrijving

Omschrijving B-Groep.

Aantal

Totaal aantal relaties waarbij de B-Groepcode voorkomt.

%

Percentage relaties waarbij de B-Groepcode voorkomt.

258


Database analyse, Postcodes Bij deze analyse kunt u zelf via de knoppen "Nieuw", "Verwijderen" en "Wijzigen" regio's toevoegen, verwijderen of wijzigen. Als er een eerder gemaakte analyse aanwezig is, kunt u met de knop "Laatste analyse" de berekening in beeld roepen. Met de bewaarde laatste analyse in beeld kunt u met de knop "Criteria" weer terug naar het definitiescherm. Code

U kunt in een code van 3 posities een code van het gebied aangeven.

Land

Landcode.

Regio

De postcode regio. Bijvoorbeeld 1000 AA - 9999 ZZ voor heel Nederland of 1135 AA - 1135 ZZ voor EDAM. De gebieden mogen elkaar overlappen.

Omschrijving

De omschrijving van het gebied.

Aantal

Aantal relaties in het opgegeven gebied.

Percentage

Percentage relaties in het opgegeven gebied.

Tip: Met de knop "Selecteren", of met "Selecteren" uit het menu "Bewerken" kunt u de relaties van de actieve scrollbalk op uw selectiebestand plaatsen. Met de de optie "Filter" uit het menu "Ga naar" kunt u ze vervolgens oproepen. Tip: De resultaten van de laatste door u gedraaide postcode-analyse worden opgeslagen in het bestand -PCD.DBF (-- zijn uw Archie-initialen). Dit bestand treft u aan in uw Import/Exportdirectory onder een subdirectory met uw initialen. Met dit dBASE-bestand kunt u verdere bewerkingen uitvoeren met bijvoorbeeld een spreadsheet pakket als Lotus 123 of MS-Excel.

259


Postcoderegio's wijzigen

Postcoderegio's instellen Postcoderegio’s laatste analyse Postcoderegio’s Criteria Postcoderegio’s berekenen Postcoderegio’s selecteren Postcoderegio’s grafieken Postcoderegio’s grafieken exporteren

260

Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y Ana Alt Y

DIP DIPL DIPC D I P (R/S) B DIP.S DIP.G DIP.GE.


Database analyse, Vrije velden Tip: Met de knop "Selecteren", of met "Selecteren" uit het menu "Bewerken" kunt u de relaties van de actieve scrollbalk op uw selectiebestand plaatsen. Met de de optie "Filter" uit het menu "Ga naar" kunt u ze vervolgens oproepen. Archie laat ook zien bij hoeveel personen het gekozen vrije veld niet gevuld is, ook deze kunt u selecteren. Tip: De resultaten van de laatste door u gedraaide database-analyse worden opgeslagen in het bestand --Rnn.DBF (-- zijn uw Archie-initialen en Rnn is de R-variabele van het vrije veld, zie het menu "Beheer", "Rubrieken"). Dit bestand treft u aan in uw Import/Exportdirectory onder een subdirectory met uw initialen. Met dit dBASE-bestand kunt u verdere bewerkingen uitvoeren met bijvoorbeeld een spreadsheet pakket als Lotus 123 of MS-Excel.

Analyse van de vrije velden

261

Archie CRM / Handleiding Code

De code van de vrije velden.

Omschrijving

Omschrijving van de inhoud, mits gekoppeld aan een tabel.

Aantal

Totaal aantal relaties waarbij de inhoud voorkomt.

Percentage

Percentage relaties waarbij de inhoud voorkomt.

Vrije velden berekenen Vrije velden selecteren Vrije velden grafieken Vrije velden grafieken exporteren

262


D V A/I (R/S) B DV.S DV.G DV.GE.


Database analyse, Contacten, K-Groepen Code

K-Groepcode.

Omschrijving

Omschrijving K-Groep.

Aantal

Totaal aantal contactpersonen waarbij de code voorkomt.

%

Percentage contactpersonen waarbij de code voorkomt.

Tip: Met de knop "Selecteren", of met "Selecteren" uit het menu "Bewerken" kunt u de relaties van de actieve scrollbalk op uw selectiebestand plaatsen. Met de de optie "Filter" uit het menu "Ga naar" kunt u ze vervolgens oproepen. Tip: De resultaten van de laatste door u gedraaide K-Groepanalyse worden opgeslagen in het bestand --KGR.DBF (-- zijn uw Archie-initialen). Dit bestand treft u aan in uw Import/Export-directory onder een subdirectory met uw initialen. Met dit dBASE-bestand kunt u verdere bewerkingen uitvoeren met bijvoorbeeld een spreadsheet pakket als Lotus 123 of MS-Excel. K-Groepen berekenen K-Groepen selecteren K-Groepen grafieken K-Groepen grafieken exporteren


D C K(R/S) B DCK.S DCK.G DCK.GE.

263


Database analyse, Contacten, Functies Tip: Met de knop "Selecteren", of met "Selecteren" uit het menu "Bewerken" kunt u de relaties van de actieve scrollbalk op uw selectiebestand plaatsen. Met de de optie "Filter" uit het menu "Ga naar" kunt u ze vervolgens oproepen. Archie laat ook zien bij hoeveel personen de functiecode niet gevuld is, ook deze kunt u selecteren. Tip: De resultaten van de laatste door u gedraaide functie-analyse worden opgeslagen in het bestand --FUN.DBF (-- zijn uw Archie-initialen). Dit bestand treft u aan in uw Import/Exportdirectory onder een subdirectory met uw initialen. Met dit dBASE-bestand kunt u verdere bewerkingen uitvoeren met bijvoorbeeld een spreadsheet pakket als Lotus 123 of MS-Excel.

Analyse van de functies van contactpersonen in de database

264

Hoofdstuk 14 / Analyse Code

Functiecode.

Omschrijving

Omschrijving functie.

Aantal

Totaal aantal contactpersonen waarbij de functiecode voorkomt.

%

Percentage contactpersonen waarbij de functiecode voorkomt.

Functies berekenen Functies selecteren Functies grafieken Functies grafieken exporteren


D C F (R/S) B DCF.S DCF.G DCF.GE.

265


Database analyse, Contacten, Afdelingen Tip: Met de knop "Selecteren", of met "Selecteren" uit het menu "Bewerken" kunt u de contactpersonen van de actieve balk op uw selectiebestand plaatsen en met de optie "Geselecteerden" uit het menu "Ga naar" kunt u ze vervolgens oproepen. Archie laat ook zien bij hoeveel personen de afdelingscode niet gevuld is, ook deze kunt u selecteren. Tip: De resultaten van de laatste door u gedraaide afdelingsanalyse worden opgeslagen in het bestand --AFD.DBF (-- zijn uw Archie-initialen). Dit bestand treft u aan in uw Import/Exportdirectory onder een subdirectory met uw initialen. Met dit dBASE-bestand kunt u verdere bewerkingen uitvoeren met bijvoorbeeld een spreadsheet pakket als Lotus 123 of MS-Excel.

Analyse van de afdelingen

266


Afdelingscode.

Afdeling

Omschrijving afdeling.

Aantal

Totaal aantal contactpersonen waarbij de afdelingscode voorkomt.

%

Percentage contactpersonen waarbij de afdelingscode voorkomt.

Afdelingen berekenen Afdelingen selecteren Afdelingen grafieken Afdelingen grafieken exporteren


D C A (R/S) B DCA.S DCA.G DCA.GE.

267


Database analyse, Contacten, Titulatuur Tip: Met de knop "Selecteren", of met "Selecteren" uit het menu "Bewerken" kunt u de relaties van de actieve scrollbalk op uw selectiebestand plaatsen. Met de de optie "Filter" uit het menu "Ga naar" kunt u ze vervolgens oproepen. Archie laat ook zien bij hoeveel personen de titulatuurcode niet gevuld is, ook deze kunt u selecteren. Tip: De resultaten van de laatste door u gedraaide titulatuuranalyse worden opgeslagen in het bestand --TIT.DBF (-- zijn uw Archie-initialen). Dit bestand treft u aan in uw Import/Exportdirectory onder een subdirectory met uw initialen. Met dit dBASE-bestand kunt u verdere bewerkingen uitvoeren met bijvoorbeeld een spreadsheet pakket als Lotus 123 of MS-Excel.

Analyse titulatuur

268


Titulatuurcode.

Titulatuur

Omschrijving titulatuur t.b.v. het etiket.

Aantal

Totaal aantal contactpersonen waarbij de code voorkomt.

Percentage

Percentage contactpersonen waarbij de code voorkomt.

Titulatuur berekenen Titulatuur selecteren Titulatuur grafieken Titulatuur grafieken exporteren


D C T (R/S) B DCT.S DCT.G DCT.GE.

269


Analyse Campagnes, inleiding Als u Archie gebruikt als verkoop-informatiesysteem, dan zult u zowel met Campagnes (campagnes/respons), als met de Sales-registratie werken. Bij de analyse van de campagnes kunt u de nog lopende of reeds afgehandelde campagnes, zoals mailingen, advertenties etc. analyseren. U krijgt een overzicht van alle respons die er geweest is, alsmede een overzicht van de kosten en opbrengsten van de campagnes. De opbrengsten worden berekend als u in de Sales-registratie aangegeven heeft vanuit welke campagnes de offertes of orders zijn voortgekomen. De kosten en omzetprognose van een campagne legt u vast in Tabellen... De respons die gemeten wordt, heeft u via Activiteiten of via Campagnes bij de relatiekaarten ingegeven. Zie ook in Systeembeheer... (Standaards) het veld "Respons analyse".

270


Analyse Campagnes In de tabel ziet u na berekening per campagne de codes, de omschrijvingen en een overzicht van de omzet, prognose, kosten en het resultaat van de campagne(s). Als u een onderstreepte omschrijving aanklikt, krijgt u een gedetailleerd overzicht van die bewuste campagne. Met de knop "Consolidatie" krijgt u een geconsolideerd overzicht van de soorten respons, de kosten en de baten van het totaal van alle campagnes. Voordat u Archie de campagnes laat berekenen, kunt u verschillende criteria opgeven: De periode waarover berekend moet worden. De specifieke campagnes, die moeten worden berekend. Of de respons van een specifieke Archie licentie geteld moet worden. Of de respons die door bepaalde gebruikers of een bepaalde gebruikersgroep geregistreerd is, geteld moet worden. Code

Code van de campagne.

Omschrijving

De omschrijving van de campagne.

Omzet

Bijbehorende omzet.

Prognose

De prognose van het resultaat van de campagne(s). (opgegeven in Tabellen... , Campagnes).

Kosten

De kosten van de campagne(s), (opgegeven in Tabellen... , Campagnes).

Resultaat

Verschil tussen omzet en kosten.

Campagnes berekenen Campagnes grafieken Campagnes grafieken exporteren Campagnes consolidatie


C C . (R/S) B CC.G CC.GE. CCC

271


Gedetailleerd overzicht van een campagne Tip: De resultaten van de laatste door u gedraaide analyse worden opgeslagen in het bestand --CMP.DBF (-- zijn uw Archie-initialen). Dit bestand treft u aan in uw Import/Exportdirectory onder een subdirectory met uw initialen. Met dit dBASE-bestand kunt u verdere bewerkingen uitvoeren met bijvoorbeeld een spreadsheet pakket als Lotus 123 of MS-Excel.

Gedetailleerde analyse van een campagne

Campagne, gedetailleerd

272

Ana Alt Y C C .

Hoofdstuk 14 / Analyse ..

Responscode.

Omschrijving

Omschrijving van de Respons.

Aantal

Aantal keer dat een soort respons is voorgekomen.

Omzet

Het aantal orders en het totaal van de omzet uit de campagne.

Prognose

De prognose van het resultaat van de campagne(s), (opgegeven in Tabellen... , Campagnes).

Afwijking

In geld en procenten (Omzet minus Prognose).

Marge

Bruto winst (berekend via het margepercentage uit de Sales-registratie).

Kosten

De kosten van de campagne(s), (opgegeven in Tabellen... , Tabellen).

Resultaat

Verschil tussen marge en kosten.

Offertes

Aantal en totaal van de uitstaande offertes.

Verlopen

Aantal en totaal van offertes waarvan de beslisdatum is overschreden.

Verwachting

De omzet die verkoper(s) verwachten te scoren uit de uitstaande en verlopen offertes. Dit wordt berekend aan de hand van de door de verkopers ingebrachte scoringskans.

Suspect

Aantal en totaal van de suspectregistratie.

Verv.Offertes

Aantal en totaal van de vervallen offertes.

273


Analyse Respons De analyse van de respons wordt weergegeven in 7 tabbladen. Als u Archie gebruikt voor o.a. telemarketing, zult u met Activiteiten werken. Hier kunt u namelijk met een enkele code de respons van een klant registreren. Omdat Archie direct via een activiteitenfilter kan werken, eenvoudig te bedienen is en weinig handelingen vereist om respons te registreren, is het pakket perfect te gebruiken voor telemarketing. Temeer, omdat de respons analyse in een oogwenk alle mogelijke overzichten en vergelijkingen op het scherm weergeeft. Terwijl een telemarketingcampagne loopt, kan de voortgang bewaakt worden. De respons op campagnes kan, uitgesplitst over alle gebruikers van Archie, gemeten worden in Analyse... De campagnes en standaardrespons legt u vast in Tabellen... De respons die getotaliseerd wordt heeft u via Activiteiten of Respons ingegeven, eventueel voorzien van de code van de campagne waarop gereageerd is. Zie ook Systeembeheer... (Standaards) het veld "Respons analyse". In dit scherm wordt de via Campagnes bij Relaties... of via Archiveren bij Activiteiten opgegeven respons geteld. Na de berekening kunt u met de knop "Omschrijving" een helpvenster oproepen waarin u een omschrijving van de respons kunt lezen. Als u het definitievenster weer in beeld wilt hebben, kiest u voor de knop "Criteria". Voordat u Archie laat berekenen, kunt u een bepaalde periode en/of tijd definiëren en bepaalde campagnes die moeten worden berekend. In

Initialen van Archie-gebruikers.

A t/m P

De kolommen van de mogelijke soorten respons, A t/m P.

T.

Geheel rechts staat het totaal van de ingebrachte respons per gebruiker.

Tot.

Op de onderste regel staat het totaal per respons.

Respons berekenen Respons grafieken Respons grafieken exporteren

274

Ana Alt Y C R (R/S) B Ana Alt Y C R . G Ana Alt Y C R . G E .


Analyse respons

Percentuele verdeling van de respons per gebruiker. Met de knop "Percentage" kunt u de gevonden waarden in percentages bekijken. Als u weer aantallen wilt zien, gebruikt u de knop "Aantal". In


A t/m P

De kolommen van de mogelijke respons, A t/m P. In de kolommen staat de percentuele verdeling van de respons.

Tip: De resultaten van de laatste door u gedraaide analyse worden opgeslagen in het bestand "--RES.DBF" (-- zijn uw Archie-initialen). Dit bestand treft u aan in uw Import/Exportdirectory onder een subdirectory met uw initialen. Met dit dBASE-bestand kunt u verdere bewerkingen uitvoeren met bijvoorbeeld een spreadsheet pakket als Lotus 123 of MS-Excel.

275


Analyse Respons, effectiviteit per gebruiker Op het tweede tabblad vindt u de percentuele verdeling per gebruiker van de soorten respons die aan de eerste in Tabellen... (Respons) opgegeven doelstelling voldoen, bijvoorbeeld afgeronde/effectieve gesprekken. De tekst van die doelstelling kunt u zelf definiëren in Tabellen... (Respons, Rubrieken). In onderstaand voorbeeld wordt de tekst "Contact" gebruikt. Na de berekening kunt u met de knop "Omschrijving" een helpvenster oproepen waarin u een omschrijving van de respons kunt lezen. Als u het definitievenster weer in beeld wilt hebben, kiest u voor de knop "Criteria". ..


A t/m P


T.

Geheel rechts staat per gebruiker het totaal van de keren dat er contact geweest is naar aanleiding van respons.

Tot.

Op de onderste regel staat het totaal aan respons, dat aan de eerste in Tabellen... (Respons) opgegeven doelstelling voldoet. Voorbeeld U wilt automatisch laten vastleggen of bij een bepaalde respons vaststaat dat het contact effectief was. U heeft een respons opgenomen "Documentatie gelezen" en u heeft onder de eerste rubriek achter deze respons in Tabellen... een [J] opgegeven. Als u nu via de actie Respons bij Relaties... of via de actie Archiveren bij Activiteiten deze respons kiest, dan gaat Archie er vanuit dat het gesprek effectief was. Met de percentuele vergelijking kunt u zien hoe de verdeling is over de soorten respons waarbij de eerste rubriek aangevinkt is.

verdeling effectiviteit berekenen Respons grafieken Respons grafieken exporteren

276

Ana Alt Y C R * (R/S) B Ana Alt Y C R * . G Ana Alt Y C R * . G E .


Analyse van de effectiviteit per gebruiker

Respons, percentuele verdeling van de effectiviteit per gebruiker. Met de knop "Percentage" kunt u de gevonden waarden in percentages bekijken. ..


A t/m P

De kolommen van de mogelijke respons, A t/m P. In de kolommen staat de percentuele verdeling van de contacten.

277


Analyse respons, Extra doelstelling per gebruiker Het derde tabblad kiest u als u een verdeling per gebruiker wilt zien van de respons die én aan uw doelstelling/effectiviteit én aan een tweede criterium heeft voldaan. De criteria zijn via Tabellen... (Respons) in te stellen. De tekst van die criteria kunt u zelf definiëren in Tabellen... (Respons, Rubrieken). In onderstaand voorbeeld wordt als tweede criterium de tekst "Order" gebruikt. Na de berekening kunt u met de knop "Omschrijving" een helpvenster oproepen waarin u een omschrijving van de respons kunt lezen. Als u het definitievenster weer in beeld wilt hebben, kiest u voor de knop "Criteria". ..


A t/m P


T.

Geheel rechts staat het totaal van de orders naar aanleiding van respons per gebruiker.

Tot.

Op de onderste regel staat het totaal aantal orders per respons. Voorbeeld U heeft bij een respons in Tabellen... onder de eerste en onder de tweede rubriek een [J] opgegeven. De eerste [J] betekent dat er met de relatie contact geweest is en de tweede betekent dat de gebruiker gevraagd gaat worden of een order is afgesloten. U heeft in dit geval dus achter de respons "Documentatie gelezen" twee maal een [J] opgegeven. Bij het vastleggen van de respons "Documentatie gelezen", zal de gebruiker gevraagd worden of hij/zij een order heeft afgesloten. Als u nu de analyse bekijkt dan ziet u dus per gebruiker hoe goed of hoe slecht hij/zij in staat is geweest om een order af te sluiten.

Extra doelstelling berekenen Respons grafieken Respons grafieken exporteren

Ana Alt Y C R * (R/S) B Ana Alt Y C R * . G Ana Alt Y C R * . G E .

Percentuele verdeling van de extra doelstelling per gebruiker. Met de knop "Percentage" kunt u de gevonden waarden in percentages bekijken. ..


A t/m P

De kolommen van de mogelijke respons, A t/m P. In de kolommen staat de percentuele verdeling van de orders.

278


Analyse Respons, Totalen effectiviteit per respons Dit scherm geeft een overzicht van de totalen per respons met een uitsplitsing naar effectiviteit (contacten) en de eventuele positieve respons op die effectiviteit (orders). De tweede en vierde kolom rechts naast de omschrijving van de respons in de tabel worden met name binnen de telemarketing gebruikt. U kunt namelijk per respons aangeven of deze beantwoordde aan een doelstelling, bijvoorbeeld het afronden van een telefoongesprek. Stel, u heeft de antwoorden "niet aanwezig" en "geen interesse" gebruikt als standaard respons. U zult in het eerste geval nogmaals moeten bellen om het contact alsnog te leggen, in het tweede geval heeft u iemand gesproken die niet geïnteresseerd is in uw telefonische aanbieding of vraag. Dit betekent dat het eerste gesprek nog niet is afgehandeld en dat het tweede gesprek is afgesloten. U kunt in Tabellen... (Respons) achter een respons aangeven of de respons bijvoorbeeld "effectief" is. Bij telemarketing zal een afgerond gesprek een "effectief" gesprek zijn. In de tweede kolom wordt per respons het aantal weergegeven, dat aan uw eerste doelstelling heeft voldaan, evenals de percentageverdeling van die respons. In de totaalregel ziet u onder de kolom de respons getotaliseerd en het percentage ten opzichte van het totale aantal respons uit de kolom "Respons". U kunt hier dus zien hoeveel procent van de respons aan uw doelstelling heeft voldaan en hoe de verdeling hiervan is. In de vierde kolom ziet u de respons die nog een niveau verdergaat. Stel, u wilt meten bij hoeveel gesprekken waar u het antwoord "geen interesse" heeft gekregen er met de juiste persoon is gesproken. Het kan zijn dat u contact zoekt met de directie, maar dat u niet voorbij het secretariaat komt. Ook dit kunt u meten door het in Tabellen... (Respons) aan te geven. Is een gesprek afgerond en wordt de reactie "geen interesse" ingevoerd, dan vraagt Archie of met de juiste contactpersoon is gesproken. De resultaten worden in de voorlaatste kolom weergegeven, per respons, zowel het aantal maal waarop een positieve respons is ontvangen en de percentuele verdeling tussen de positieve respons onderling. In de totaalregel ziet u het totaal aantal positieve respons en het percentage ten opzichte van het totale aantal soorten respons uit de kolom.

279

Archie CRM / Handleiding ..

Responscode.

Omschrijving

Omschrijving respons.

Respons

Totaal aantal maal dat deze respons is ingebracht.

Eerste criterium

Totaal aantal effectieve respons.

%

Een percentuele verdeling over deze respons.

Tweede criterium

Totaal aantal respons waarbij een positief antwoord is gegeven.

%

Percentuele verdeling over deze respons.

Tot.

De totalen en percentages. De percentages worden berekend ten opzichte van het totaal uit de kolommen met het eerste en tweede criterium.

Analyse totalen effectiviteit

Respons, totalen berekenen Respons, totalen grafieken Respons, totalen grafieken exporteren

280

Ana Alt Y C R T (R/S) B Ana Alt Y C R T . G Ana Alt Y C R T . G E .


Analyse Respons, Vergelijking effectiviteit per gebruiker Dit tabblad kiest u als u per gebruiker een vergelijking wilt krijgen, om te zien wie het meest of minst scoort ten aanzien van de eerste doelstelling/effectiviteit en het eventueel opgegeven extra criterium.

Analyse vergelijking effectiviteit per gebruiker

281

Archie CRM / Handleiding In

Initialen van de Archie-gebruikers. Alle initialen worden geteld, ongeacht of ze voorkomen in het toegangscodebestand.

Respons

Totaal aantal opgegeven respons per gebruiker.

%

Percentuele deel van het totaal aantal respons van alle gebruikers.

+/-

Afwijking ten opzichte van het gemiddelde.

Eerste criterium

Als u in Tabellen... (Respons) de eerste rubriek heeft aangevinkt, wordt hier het aantal reacties geteld dat aan de eerste doelstelling/effectiviteit heeft voldaan.

%

Dit percentage geeft aan hoeveel procent van de respons van deze gebruiker aan het eerste effectiviteitscriterium heeft voldaan.

+/-

Afwijking ten opzichte van de gemiddelde effectiviteit van alle gebruikers.

Tweede criterium

Als u in Tabellen... (Respons) de eerste en de tweede rubriek heeft aangevinkt, wordt hier het aantal reacties geteld waarbij is opgegeven dat beide doelen bereikt zijn.

%

Percentuele deel van het totaal aantal keer dat er een positief antwoord is gegeven op een effectieve reactie.

+/-

Afwijking ten opzichte van de gemiddelde effectiviteit van alle gebruikers.

Tot.

Totalen van de respons.

Respons, vergelijking berekenen Respons, vergelijking grafieken Respons, vergelijking grafieken export

282

Ana Alt Y C R V (R/S) B Ana Alt Y C R V. G Ana Alt Y C R V . G E .


Analyse respons, Dagen In dit scherm wordt de via Campagnes bij Relaties... of via Archiveren bij Activiteiten opgegeven respons, verdeeld over de verschillende dagen in de week, geteld. Na de berekening kunt u met de knop "Omschrijving" een helpvenster oproepen waarin u een omschrijving van de respons kunt lezen. Als u het definitievenster weer in beeld wilt hebben, kiest u voor de knop "Criteria". Voordat u Archie laat berekenen, kunt u een bepaalde periode en/of tijd definiëren en bepaalde campagnes die moeten worden berekend. ..

Dagen van de week.

A t/m P


T.

Geheel rechts staat het totaal van de ingebrachte respons.

Tot.


Analyse, Respons per dag berekenen Respons per dag, Grafieken Respons per dag, Grafieken exporteren

Ana Alt Y C R D (R/S) B Ana Alt Y C R D G Ana Alt Y C R D G E .

Analyse respons, Uren In dit scherm wordt de via Campagnes bij Relaties... of via Archiveren bij Activiteiten opgegeven respons, verdeeld over de uren per etmaal, geteld. Na de berekening kunt u met de knop "Omschrijving" een helpvenster oproepen waarin u een omschrijving van de respons kunt lezen. Als u het definitievenster weer in beeld wilt hebben, kiest u voor de knop "Criteria". Voordat u Archie laat berekenen, kunt u een bepaalde periode en/of tijd definiëren en bepaalde campagnes die moeten worden berekend. ..

Uren.

A t/m P


T.

Geheel rechts staat het totaal van de ingebrachte respons.

Tot.


Analyse, Respons per uur berekenen Respons per uur, Grafieken Respons per uur, Grafieken exporteren

Ana Alt Y C R U (R/S) B Ana Alt Y C R U G Ana Alt Y C R U G E .

283


Analyse, Non-Respons Deze analyse geeft u alle relaties, die geen respons hebben gegeven op een bepaalde campagne. Voordat u Archie laat berekenen, kunt u een periode en één campagne definiëren. Non-Respons berekenen Non-Respons, selecteren

284

Ana Alt Y C N (R/S) . B Ana Alt Y C N . B . S


Analyse Sales, Inleiding Als u Archie als verkoop-informatiesysteem gebruikt, zult u met de Sales-registratie of met de offertemodule werken. Hierin legt u uw suspects, prospects, klanten en vervallen offertes vast. In de Sales analyse krijgt u een overzicht van de aantallen, bedragen en percentages per verkoper/periode van suspects, prospects, klanten en vervallen offertes. Ook kunt u een scorevergelijking opvragen tussen de diverse verkopers onderling en kunt u de redenen analyseren waarom offertes al dan niet order zijn geworden. U kunt in Maandomzetten een overzicht krijgen van de behaalde omzet en marge en het aantal orders per maand. Alle tabbladen worden in één keer berekend. Voordat u Archie laat berekenen, kunt u verschillende criteria opgeven: De periode waarover berekend moet worden. De Sales naar aanleiding van specifieke campagnes, die moet worden berekend. Of de Sales-registratie van een specifieke Archie licentie geteld moet worden. Of de Sales-registratie, die door bepaalde gebruikers of een bepaalde gebruikersgroep geregistreerd is, geteld moet worden.

285


Analyse Sales, Sales In het scherm staan tien kolommen, waarin aantallen en bedragen worden weergegeven van de regels uit de Sales-registratie. De onderste regel is de totaalregel. In.

Initialen van de verkopers (Archie-gebruikers).

Suspects

Aantallen en totaalbedragen suspectregels.

Prospects

Aantallen en totaalbedragen offertes.

Klanten

Aantallen en totaalbedragen orders en facturen (Totaal omzet, Openstaande orders of Facturen).

Gem.

Het gemiddelde van het totaalbedrag orders en facturen.

Vervallen

Aantallen en totaalbedragen vervallen offertes.

Tot.

Totalen van de bovenstaande gegevens.

Analyse Sales

Sales berekenen Sales, grafieken Sales, grafieken exporteren

286

Ana Alt Y S S S (R/S) B Ana Alt Y S S S . G Ana Alt Y S S S . G E .


Analyse Sales, Scorevergelijking Met deze analyse krijgt u een scorevergelijking tussen de verkopers onderling, uitgedrukt in percentages en absolute aantallen. Op dit scherm ziet u hoeveel offertes de verkopers hebben uitgebracht, wat hieruit gescoord is, wat de verwachting van de verkopers was, welke marge er is behaald en een onderlinge omzetvergelijking.

Analyse scorevergelijking

287

Archie CRM / Handleiding In.

Initialen van de verkopers (Archie-gebruikers).

Offertes

Aantal orders/facturen inclusief vervallen offertes.

Akkoord

Percentage aantal orders ten opzichte van vervallen offertes.

Omzet

Totaalomzet orders/facturen.

Omzet%

Percentage omzet ten opzichte van de totale omzet.

Kans%

Percentage van de door de verkoper gerealiseerde omzet ten opzichte van het totaalbedrag van zijn/haar aanbod.

Geschat%

De door de verkoper geschatte kans op orderrealisatie, gewogen met het totaalbedrag van het totale aanbod van de verkoper.

Afwijking%

Een percentage dat aangeeft hoeveel de door de verkoper geschatte score afwijkt ten opzichte van het reëel door hem behaalde resultaat.

Marge

Totaalbedrag gehaalde bruto marge over alle orders/facturen.

Marge %

Percentage totaal gehaalde bruto marge over alle orders/facturen.

De totaalregel geeft bij de bedragen het totaal weer en bij de percentages het gemiddelde.

Scorevergelijking berekenen Scorevergelijking, grafieken Scorevergelijking, grafieken exporteren

288

Ana Alt Y S S C (R/S) B Ana Alt Y S S C . G Ana Alt Y S S C . G E .


Analyse Sales, Totalen orders Met deze analyse krijgt u per reden een overzicht van het aantal binnengehaalde orders, het percentage ten opzichte van het totaal aantal orders, de omzet die behaald is met het percentage ten opzichte van de totale omzet, en de gemiddelde omzetgrootte. ..

Code van de redenen.

Redenen orders

Omschrijving van de redenen.

Aantal

Aantal orders.

%

Percentage ten opzichte van het totaal aantal orders.

Omzet

Behaalde omzet per reden.

%

Percentage ten opzichte van de totale omzet.

Gem.

Gemiddelde omzet.


Analyse Totalen orders

Totalen orders berekenen Totalen orders, grafieken Totalen orders, grafieken exporteren

Ana Alt Y S S T (R/S) B Ana Alt Y S S T . G Ana Alt Y S S T . G E .

289


Analyse Sales, Redenen orders Met deze analyse krijgt u per verkoper de redenen te zien waarom offertes zijn binnengehaald. Rechts in het beeld verschijnt een venster met redenen, zoals u die heeft ingebracht in Tabellen... (Sales, Redenen Orders). In dit venster wordt bij de orderanalyse de gehaalde omzet per reden geteld. Links ziet u de initialen van de verkopers (Archie-gebruikers) en in de balk de numerieke codes van de redenen. Per initiaal wordt het aantal maal dat voor een bepaalde reden is gekozen weergegeven. In de totaalregel staat het totaal aantal keer dat een reden is voorgekomen. Met de knop "Percentage" kunt u per reden de percentages in beeld krijgen. ..


0 t/m 9

Codes van de redenen.


Analyse Redenen orders

Redenen orders berekenen Redenen orders, grafieken Redenen orders, grafieken exporteren

290

Ana Alt Y S S R (R/S) B Ana Alt Y S S R . G Ana Alt Y S S R . G E .


Analyse Sales, Maandomzetten Met deze analyse krijgt u per maand zicht op de behaalde omzet, het aantal orders, de gemiddelde omzetgrootte, de marge en het margepercentage. Maand

Maand en jaartal in cijfers.

..

Maand en jaartal.

Omzet

Behaalde omzet.

Orders

Aantal orders.

Gem.

Gemiddelde omzet.

Marge

Marge.

Marge%

Percentage van de behaalde marge.

Analyse maandomzetten

Maandomzetten berekenen Maandomzetten, grafieken Maandomzetten, grafieken exporteren

Ana Alt Y S S M (R/S) B Ana Alt Y S S M . G Ana Alt Y S S M . G E .

291


Analyse Sales, Omzetgrafiek U kunt een omzetstatus opvragen over de laatste drie jaar. In de grafiek ziet u de omzet weergegeven. Dit is de totale omzet of de omzet behaald uit de door u opgegeven acties tijdens de offerte/orderanalyse. U kunt kiezen of u in de grafiek labels wilt zien of niet. In de tabel onder de grafiek ziet u de behaalde omzet en omzetstijging (of daling) in percentages weergegeven.

Analyse Omzetgrafiek

Omzetgrafiek berekenen

292

Ana Alt Y S S O (R/S) B


Analyse Sales, Totalen Verv. offertes Met deze analyse krijgt u per reden een overzicht van het aantal gemiste orders, het percentage ten opzichte van het totaal aantal orders, de omzet die behaald is met het percentage ten opzichte van de totale omzet, en de gemiddelde omzetgrootte. ..

Code van de redenen.

Vervallen offertes

Omschrijving van de redenen.

Aantal

Aantal orders.

%

Percentage ten opzichte van het totaal aantal orders.

Omzet

Behaalde omzet per reden.

%

Percentage ten opzichte van de totale omzet.

Gem.

Gemiddelde omzet.


Analyse vervallen offertes

Totalen verv. offertes berekenen Verv. offertes, grafieken Verv. offertes, grafieken exporteren

Ana Alt Y S S V (R/S) B Ana Alt Y S S V . G Ana Alt Y S S V . G E .

293


Analyse Sales, Redenen Verv. Offertes Met deze analyse krijgt u per verkoper de redenen te zien waarom offertes zijn gemist. Rechts in het beeld verschijnt een venster met redenen, zoals u die heeft ingebracht in Tabellen... In dit venster wordt bij de orderanalyse de verloren omzet per reden geteld. Links ziet u de initialen van de verkopers (Archie-gebruikers) en in de balk de numerieke codes van de redenen. Per initiaal wordt het aantal maal dat voor een bepaalde reden is gekozen weergegeven. In de totaalregel staat het totaal aantal keer dat een reden is voorgekomen. Met de knop "Percentage" kunt u per reden de percentages in beeld krijgen. ..


0 t/m 9

Codes van de redenen.

Tot.

Totaalregel.

Analyse redenen vervallen offertes

Redenen verv. offertes berekenen Redenen verv. offertes, grafieken Redenen verv. offertes, grafieken exporteren

294

Ana Alt Y S S E (R/S) B Ana Alt Y S S E . G Ana Alt Y S S E . G E .


Analyse Sales, Omzet per segment Met deze analyse is per segment de omzet, het aantal orders, de gemiddelde omzet en marge zichtbaar. Een segment bestaat uit een van de vrije velden met extra instellinsgegevens, zoals bijvoorbeeld branche of rayon. Verder ziet u het aantal relaties wat zich in de database in een segment bevindt en het aantal klanten dat u daar heeft geworven. Voordat u Archie laat berekenen, kunt u verschillende criteria opgeven: Welk segment berekend moet worden. De periode waarover berekend moet worden. Welke soort Sales regels berekend moet worden. Of naar aanleiding van specifieke campagnes moet worden berekend. Of de segmentatie van een specifieke Archie licentie geteld moet worden. Of segmenten zonder omzet moeten worden overgeslagen. U kunt dit aangeven door het daartoe bestemde vakje aan of uit te vinken.

Analyse Omzet per segment

295

Archie CRM / Handleiding Segment

Codes van het segment.

Omschrijving

Omschrijving van de segmentcodes.

Omzet

Behaalde omzet.

Orders

Aantal orders.

Gem.

Gemiddelde ordergrootte.

Marge

Behaalde marge.

%

Percentage van de behaalde marge.

Relaties

Aantal relaties binnen het segment.

Klanten

Aantal klanten binnen het segment.

%

Percentage klanten ten opzichte van het aantal relaties.

Segmentatie berekenen Segmentatie, grafieken Segmentatie, grafieken exporteren

296

Ana Alt Y S G O (R/S) B Ana Alt Y S G O . G Ana Alt Y S G O . G E .


Analyse Sales, Klantentop De analyse van uw klantentop laat een overzicht zien van klanten waar u de meeste omzet en marge heeft behaald. Deze resultaten worden bepaald aan de hand van de verkoophistorie. Verkoophistorie ontstaat op het moment dat u orders factureert of omzet naar verkoophistorie.

Analyse Klantentop

297

Archie CRM / Handleiding Klant

Relatiecode.

Naam

Instellingsnaam.

Segment

Segmentcode.

Omzet

Totale omzet per relatie.

Top

Rangorde op basis van omzet.

Orders

Aantal orders.

Gem.


Marge

De totaal behaalde marge per relatie.

Top

Rangorde op basis van marge.

Klantentop berekenen Klantentop, grafieken Klantentop, grafieken exporteren

298

Ana Alt Y S G K (R/S) B Ana Alt Y S G K . G Ana Alt Y S G K . G E .


Analyse Sales, Concerntop De analyse van uw concerntop laat een overzicht zien van concerns waar u de meeste omzet en marge heeft behaald. Een concern bestaat uit de relaties, die via "relaties met" aan elkaar gekoppeld zijn. In de analyse worden alleen concerns getoond die omzet hebben gegenereerd. De resultaten worden bepaald aan de hand van de verkoophistorie. Verkoophistorie ontstaat op het moment dat u orders factureert of omzet naar verkoophistorie. Voordat u Archie laat berekenen, kunt u verschillende criteria opgeven: De periode waarover berekend moet worden. Welke soort Sales regels berekend moet worden. Of naar aanleiding van specifieke campagnes moet worden berekend. Concern

Relatiecode van de "moederrelatie".

Naam

Instellingsnaam van de "moederrelatie".

Relaties

Aantal relaties binnen het concern.

Omzet

Totale omzet per concern.

Top

Rangorde op basis van omzet.

Orders

Aantal orders.

Gem.


Marge

De totaal behaalde marge per relatie.

Top

Rangorde op basis van marge.

Concerntop berekenen Concerntop, selecteren Concerntop, grafieken Concerntop, grafieken exporteren


SNB SN.S SN.G SN.GE.

299


Analyse, Activiteitenlog Deze analyse geeft u de mogelijkheid om een overzicht in beeld te krijgen van het activiteitenlog. U kunt zelf bepalen van welke gebruiker(s) het overzicht berekend moet worden, over welke periode en naar aanleiding van welke campagne(s). In het Activiteitenlog worden opgenomen: alle opgeslagen activiteitenregels. het toevoegen of omzetten van een regel in de Sales-registratie. toegevoegde historie via de iconen bij de instelling of de contactpersoon. Omschrijving

Omschrijving van de soort activiteit.

Kolom ../..

Initialen van de gebruiker(s).

Totaal

Totaalregel van de activiteiten van alle gebruikers.

Analyse Activiteitenlog

Analyse, Activiteitenlog berekenen Activiteitenlog, Grafieken Activiteitenlog, Grafiek exporteren

300

Ana Alt Y L . B Ana Alt Y L G Ana Alt Y L G E .


Analyse, Concurrenten Via deze analyse kunt u de omzet laten berekenen die u gewonnen heeft van en verloren heeft aan uw concurrenten. Deze analyse wordt opgebouwd aan de hand van de door u gekoppelde concurrenten aan de (vervallen) offertes en orders. De gegevens op de rechterkant van uw beeldscherm geven aan hoeveel u heeft verloren aan uw concurrenten. Concurrenten kunt u toevoegen, verwijderen of wijzigen via het menu "Beheer", optie "Concurrentenbestand". Code

Code van de concurrent.

Omschrijving

Omschrijving van de concurrent.

Gewonnen van

Omzet die gewonnen is van de concurrent.

Aantal

Aantal orders, dat gewonnen is van de concurrent.

Verloren aan

Omzet die verloren is aan de concurrent.

Aantal

Aantal orders, dat verloren is aan de concurrent.

Resultaat

Omzet die gemoeid is met winst van en/of verlies aan de concurrent.

Kleurcodering

Een groene kleur geeft aan dat er gewonnen is van de concurrent, een rode kleur geeft verlies aan.

Als u de knop "Alle Sales" aanklikt, worden alle Sales-regels getoond, waaraan een concurrent gekoppeld is.

301


De omschrijving is een hyperlink. Als u die aanklikt, worden alle orders en vervallen offertes getoond, die gekoppeld zijn aan de betreffende concurrent. In.

Initialen van de verkoper.

Datum

Datum van de Sales-regel.

Omschrijving

Omschrijving van de Sales-regel.

Bedrag

Bedrag van de order/vervallen offerte.

K.%

De door de verkoper ingeschatte kans van slagen.

Relatie

Code van de relatie, die de order plaatste, of die de offerte liet vervallen.

Project

Code van het bij de Sales-regel betrokken project.

Kleurcodering

Een groene kleur geeft aan dat er gewonnen is van de concurrent, een rode kleur geeft verlies aan.

Analyse concurrenten

Analyse Concurrenten berekenen Analyse Concurrenten, Alle Sales Analyse Concurrenten, Grafieken Analyse Concurrenten, Grafieken exporteren

302


NUB NUA NUG NUGE

Hoofdstuk 15 / Sales

Sales

Sales, Inleiding Per gebruiker kunt u aangeven wie gebruik mag maken van de Sales-registratie. In Systeembeheer... (Toegangscodes) moet u het vakje achter "Sales/Cockpit" onder "Gebruikt" aanvinken, als de betreffende gebruiker de Sales-registratie mag gebruiken. Archie kent standaard de Sales-registratie. Hierin worden de Suspects, Prospects, Klanten, Facturen en Vervallen offertes geregistreerd. De cockpit geeft u een overzicht van de (ouderdom van de) suspect-, prospect- of orderregels. Suspectregistratie wordt gebruikt als er in de toekomst omzet wordt verwacht, een offerte is in dit stadium nog niet relevant. Prospectregistratie bevat offertes die binnen een bepaalde tijd binnengehaald moeten worden. Klantregistratie bevat orders. Vervallen offertes bevatten de offertes die niet zijn bekrachtigd. In Facturen staat gefactureerde omzet. Facturen kunnen alleen worden aangemaakt, als u beschikt over de offertemodule. Het tabblad is altijd zichtbaar, bijvoorbeeld ook bij de buitendiensten, die niet over de offertemodule beschikken. Op die buitendiensten kan men de factuurregels wel zien. De registratie is teruggebracht tot één regel. Deze regel bevat verkoper, invoerdatum, campagne, omschrijving, (factuur)nummer, soort, bedrag, scoringskans, beslissingsdatum en marge. De regel kan aangevuld worden met vrije tekst in een notitieveld. Snel zoeken, opvolging, selectie en uitgebreide analyses zijn volledig geïntegreerd.

303


De tabbladen zijn onderverdeeld in 11 kolommen: In.

Initialen van de gebruiker.

Datum

Datum waarop de regel aangemaakt is.

C

Code van de campagne, waaruit de regel is voortgekomen.

Omschrijving

Omschrijving van de regel.

Factnr.

Factuurnummer.

Nr.

Offertenummer.

Sr.

Soort. De soort is te bepalen in Tabellen... (Sales, Soorten).

Bedrag

Bedrag van de Sales-regel.

K%

De door de verkoper geschatte kans dat de offerte order wordt.

Beslissing

Datum, waarop de offerte vervalt.

Marge%

De marge, die op de regel behaald wordt, uitgedrukt in een percentage.

Salesregistratie

304


Klanten winnen en behouden is voor veel organisaties een strategische keuze. Wat wordt er op een klant verdiend of wat kost een klant. Welke groep is interessant, welk product doet het goed, in welk gebied en waarom. In de analyse van Archie zijn extra mogelijkheden gebouwd om dit soort vragen eenvoudig en snel te beantwoorden. N.B. Archie kent ook een offertemodule. Hiermee kunnen uitgebreide offertes, orders, facturen etc. samengesteld worden. De standaard aanwezige Sales-registratie en de offertemodule mogen tegelijkertijd gebruikt worden. Regels die zijn gewijzigd door een gebruiker die met de offertemodule mag werken, zijn beveiligd tegen wijzigingen door gebruikers die alleen de registratie mogen gebruiken. De gebruikers die mogen registreren kunnen bedrag en marge handmatig inbrengen. De gebruikers van de offertemodule laten bedrag en marge berekenen aan de hand van de inhoud van de offerte/order.

305


Acties bij Sales Suspectregel toevoegen Suspectregel oproepen Prospect/Offerte toevoegen Prospect/Offerte oproepen Klant/Order toevoegen Klant/Order oproepen Vervallen offerte oproepen Factuur oproepen Concurrenten Notities Sales Historie Sales Historie Relatie Suspect wordt offerte Offerte wordt order - wordt vervallen offerte Offerte verwijderen Cockpit Algemeen Cockpit Relatie

306

Rel . Alt I S S N Rel . Alt I S S . Rel . Alt I S O N Rel . Alt I S O . Rel . Alt I S R N Rel . Alt I S R . Rel . Alt I S V . Rel . Alt I S F . Rel . Alt I S . . W "Concurrenten" Rel . Alt I S . . "Notities Sales" Rel . Alt I S . . "Historie Sales" Rel . Alt I S . . "Historie (Relatiecode)" Rel . Alt I S S . Z Rel . Alt I S O . Z "Order" Rel . Alt I S O . Z "Vervallen offerte" Rel . Alt I S O . V J/N Rel (.) Alt A C Rel . Alt A O


Sales-regels oproepen, toevoegen en wijzigen De Sales-registratie is een registratie van suspects, prospects/offertes, klanten/orders en vervallen offertes. Wanneer u gebruik maakt van de Sales-registratie van Archie, bent u in staat selecties te maken, lijsten met omzetgegevens te printen en uitgebreide analyses te maken. De registratie vindt plaats achter de relatie. Als u volledige offertes en/of orders wilt maken, kunt u de offertemodule gebruiken. Sales-regels is de verzamelnaam voor inkoop-, suspect-, prospect-, klanten vervallen offerteregels. Aan de indicatie voor "Sales" op de Channelbar op het relatiescherm kunt u zien dat er gegevens aanwezig zijn. Na het aanklikken van de knop "Sales" of door uw keuze te maken uit het Windows-menu, krijgt u de regels op een aantal tabbladen in beeld. Als u het cijfer [3] intikt bij een opgeroepen relatie, krijgt u ook de tabbladen met de Sales-regels in beeld. Als u het cijfer [7] intikt bij een opgeroepen relatie, krijgt u de tabbladen in beeld, met vooraan het tabblad met de Cockpit. Van hieruit kiest u welke gegevens u wilt bewerken of bekijken. Suspectregel toevoegen Suspectregel oproepen Prospect/offerte toevoegen Prospect/offerte oproepen Klant/order toevoegen Klant/order oproepen Vervallen offerte oproepen Factuur oproepen

Rel . Alt I Rel . Alt I Rel . Alt I Rel . Alt I Rel . Alt I Rel . Alt I Rel . Alt I Rel . Alt I

SSN SS. SON SO. SRN SR. SV. S F.

Offerte toevoegen

307


Als u een regel toevoegt of wijzigt, kunt u in een dialoogscherm de gegevens invullen of wijzigen. Initialen

Initialen van de verkoper die gekoppeld wordt aan de regel. Deze initialen zijn van belang voor analyses per verkoper. Bij het toevoegen van een regel wordt hier standaard de initialen van de gebruiker weergegeven. Deze kunt u wijzigen.

Datum

Aanmaakdatum. Standaard wordt bij het toevoegen van een regel de systeemdatum ingevuld. Deze kunt u wijzigen.

Beslissing

Bij suspectregels vult u deze met een datum, waarop u denkt dat de relatie benaderd kan worden. Bij offerteregels staat hier de datum tot wanneer de aangeboden offerte geldig is. Bij orderregels is het datumveld vrij. Bij factuurregels staat hier de datum waarop de oorspronkelijke order is ontstaan.

Campagne

De code van de campagne (mailing, advertentie etc.) van waaruit de Sales-regel is ontstaan. Door dit veld in te vullen kunt u Archie laten berekenen wat het resultaat is van uw campagnes. [F1] geeft een overzicht van de campagnes.

Omschrijving

Hierin kunt u een korte omschrijving van de inhoud kwijt, alsmede mogelijk een offerte- of ordernummer. Op nagenoeg alle velden kunt u selecteren, zo ook op 20 posities uit dit veld. Als u een registratie op nummer bijhoudt, kunt u dit nummer het beste op de eerste posities plaatsen. U kunt dan met de actie "Zoeken", (Sales, Betreft) binnen een enkele seconde de Sales-regel met het door u opgegeven nummer in beeld brengen. Zorg ervoor dat het nummer uniek is, want Archie brengt alleen de eerste die hij vindt in beeld. Als u gebruik maakt van de offertemodule, gebruikt u de nummers die Archie toekent en hoeft u die niet in de omschrijving op te nemen.

Veld naast de omschrijving

Met een code van 2 posities geeft u de soort aan. Dit kan een code zijn op basis van de producten die u in de Sales-regel aangeboden of verkocht heeft. In Tabellen... (Sales, Soorten) kunt u een tabel aanleggen. Aan de soort kunt u in Tabellen... (Sales, Soorten) een Workflow-notitie koppelen. Als u in een Sales-regel de bewuste soort kiest, wordt automatisch de Workflow-notitie geopend. Deze kunt u direct wijzigen. De soort kan belangrijk zijn voor latere selecties en analyses. Bovendien kunt u in het relatiescherm met de actie Relaties... (. Info, Omzetstatus) per soort de omzetstatus oproepen.

308

Hoofdstuk 15 / Sales Bedrag

Het bedrag van de Sales-regel. Als u gebruik maakt van de offertemodule wordt het bedrag berekend aan de hand van de inhoud van de offerte/order. Als u alleen de registratie gebruikt kunt u zelf het bedrag ingeven.

Kans%

De scoringskans is van belang bij de offerteregels. De verkoper geeft hier met een percentage aan, hoe groot hij/zij de kans acht dat de offerte een order wordt. Dit percentage is van belang voor het plegen van analyses. Daar kan onder andere bekeken worden of de betreffende verkopers hun kansen goed weten in te schatten. Met behulp van dat percentage wordt er een omzetverwachting berekend, die in de Cockpit wordt weergegeven.

Marge%

De marge die u op de Sales-regel behaalt, uitgedrukt in een percentage. Dit percentage is van belang voor het plegen van analyses. Als u marges invult, zult u in de analyse een overzicht krijgen van de totaal behaalde marge en kunt u kosten en baten van een bepaalde actie (advertentie, beurs etc.) meten. Als u gebruik maakt van de offertemodule wordt de marge berekend aan de hand van de inhoud van de offerte/order.

Contact

Hier kunt u de contactpersoon aan de Sales-regel koppelen. Als u op "…" naast het veld klikt of op [F1] drukt, krijgt u een overzicht in beeld van de contactpersoon bij de relatie.

Reden

Bij een geopende Order- of Vervallen Offerte-regel ziet u naast het veld "Contact" in het scherm de reden waarom de Sales-regel is omgezet naar order of naar vervallen offerte.

309


Sales, Concurrenten koppelen Als u de knop "Concurrenten" aanklikt, krijgt u een overzicht van concurrenten in beeld. Als u weet dat er één of meer concurrenten betrokken zijn bij de order, kunt u deze aanvinken en koppelen aan de Sales-regel. Concurrenten kunt u toevoegen via het Windowsmenu "Beheer", "Concurrentenbestand".

Concurrenten koppelen

Concurrenten

310

Rel . Alt I S . . W "Concurrenten"


Sales, Notities en Historie Als u een Sales-regel toevoegt of wijzigt ziet u onderin het invoerscherm een veld, waarin u naar keuze de Historie van de order, de Historie van de relatie of de Notities van Sales kunt raadplegen, toevoegen of wijzigen. Met de knop "Extra" kunt u ook de notities van de relatie raadplegen, toevoegen of wijzigen. Bij een Sales-regel kunt u notities vastleggen en raadplegen. In dit veld kunt u vrije tekst opnemen zoals concurrentiegegevens, storingen, reparaties, afleverwensen en verdere bijzonderheden. Bij selecties kunt u eventueel later op een string/trefwoord selecteren die in de notities voorkomt. Als u de notities gestructureerd in wilt brengen, kunt u dit doen door een vaste tekstlay-out op te nemen. De lay-out kunt u samenstellen en bewerken bij Brieven... ( Lay-outs). Bij het invoegen kunt u een lay-out uit dit bestand ophalen. Notities Sales Historie Sales-regel Historie relatie

Rel . Alt I S . . "Notities Sales" Rel . Alt I S . . "Historie Sales" Rel . Alt I S . . "Historie (Relatiecode)"

311


Sales, Suspect omzetten naar Prospect (Offerte) Onder suspects verstaan we relaties die mogelijk in de toekomst interessant kunnen worden. U heeft nog geen offerte uitgebracht maar wel een suspectregel toegevoegd. Als de potentiële klant in het offertestadium komt, zet u de suspectgegevens om naar een offerte. Het omzetten wordt automatisch weggeschreven in het Activiteitenlog. Suspect wordt offerte

312

Rel . Alt I S S . Z


Sales, Offerte omzetten naar Order/Vervallen Offerte U kunt met deze actie een offerte omzetten naar een order of naar een vervallen offerte. In alle gevallen kunt u een reden opgeven van de statuswijziging. Op deze redenen kan geselecteerd en geanalyseerd worden. Via Relaties... (Sales) kunt u naast het veld "Contact" de omschrijving van de reden zien. Deze redenen zijn opgegeven in Tabellen... (Sales, Redenen orders) en in Tabellen... (Sales, Redenen vervallen offertes). Het omzetten wordt automatisch weggeschreven in het Activiteitenlog. Als u de offerte omzet naar order, en er zijn geen concurrenten gekoppeld, dan krijgt u het overzicht van alle concurrenten in beeld om alsnog een of meerdere concurrenten te koppelen. Als er wel concurrenten gekoppeld waren, krijgt u het overzicht, waarin de gekoppelde concurrenten al zijn aangevinkt. U kunt hier nog wijzigen. Als u op [OK] klikt, worden de aangevinkte concurrenten gekoppeld aan de order. Als u de offerte omzet naar vervallen offerte, dan krijgt u het overzicht van alle concurrenten in beeld om alsnog een of meerdere concurrenten te koppelen. Als er wel concurrenten gekoppeld waren, krijgt u hetzelfde overzicht, waarin u de concurrent(en), die gewonnen heeft/hebben, aanvinkt. Concurrenten die aan de offerte waren gekoppeld, blijven gekoppeld, ook al hebben ze niet gewonnen. Bij een vervallen offerte kunt u ook achteraf concurrenten koppelen. Alle concurrenten worden getoond, en de gekoppelden zijn al door Archie aangevinkt. Als u [OK] aanklikt, worden de aangevinkte concurrenten gekoppeld en de overige ontkoppeld. Per gekoppelde wordt gevraagd wie er gewonnen heeft.

Offerte omzetten naar order

Offerte wordt order - wordt vervallen offerte

Rel . Alt I S O . Z "Order" Rel . Alt I S O . Z "Vervallen offerte"

313


Sales, Offerte verwijderen Als u een offerte wilt verwijderen maar niet wilt omzetten naar vervallen offertes, kunt u deze actie gebruiken. De offerte wordt uit het bestand verwijderd. Offerte verwijderen

314

Rel . Alt I S O . V J/N


Sales, Cockpit Via de Cockpit kunt u een uitgebreid overzicht in beeld roepen van de (ouderdom van de) Sales-regels. Per verkoper kunt u in één oogopslag zien hoe de status is van zijn/haar orderportefeuille. U kunt met de actie "Cockpit Algemeen" een overzicht vragen van alle Sales-regels in de database. Als u voor deze actie kiest vanuit een opgeroepen relatie, zal Archie de relatiekaart sluiten en het overzicht vervolgens in beeld roepen. Bij een opgeroepen relatie kunt u met de actie "Cockpit Relatie" een overzicht vragen van de Sales-regels van deze bewuste relatie.

Cockpit bij de relatie

Het overzicht bestaat uit 5 elementen: 1. Onderin het scherm kunt u aangeven welke gebruiker(s) in het overzicht moeten worden opgenomen, en of suspecten/of prospectregels, of orderregels moeten worden getoond. 2. Linksboven in het scherm vindt u de Sales-regels afgebeeld, in de volgende kolommen: .. Suspect-, Prospect- of Orderregels. ..

Initialen van de gebruiker die de regel heeft aangemaakt.

Dgn

De ouderdom van de beslisdatum van de regel wordt hier in aantal dagen aangegeven.

Omschrijving

Korte omschrijving van de regel.

315

Archie CRM / Handleiding C

De campagnecode die aan de regel gekoppeld is.

Relatie

De relatie waarbij de regel is aangemaakt.

Bedrag

Het bedrag van de regel.

K.

Het door de verkoper geschatte percentage kans op slagen.

Project

Het aan de regel gekoppelde project.

3. Links onder de Sales-regels worden de regels getotaliseerd. Als u een overzicht heeft gevraagd op het niveau van Suspects en/of Prospects, ziet u het totaal aantal regels, het totale bedrag, dat ermee gemoeid is, het gemiddelde bedrag en een inschatting van de kans op een order, uitgedrukt in een kanspercentage. Als u een overzicht heeft gevraagd op het niveau van Orders, ziet u het aantal orders en het gemiddelde orderbedrag. 4. Rechts naast het scherm, waarin de regels getotaliseerd getoond worden, ziet u bij een suspecten/of prospectoverzicht een prognose van de te verwachten omzet, gebaseerd op het door de verkoper geschatte kanspercentage. Daarnaast ziet u gespecificeerd op welke termijn de omzet verwacht wordt. De te verwachten omzet is verdeeld in ouderdom van de bijbehorende regels, en kent 6 mogelijkheden: Rood gekleurd: De omzet van regels die meer dan 30 dagen in het verleden liggen. Geel gekleurd: De omzet van regels die tussen de systeemdatum en 30 dagen in het verleden liggen. Groen gekleurd: De omzet van regels die tussen de systeemdatum en 30 dagen in de toekomst liggen. Lichtblauw gekleurd: De omzet van regels die meer dan 30 en minder dan 60 dagen in de toekomst liggen. Blauw gekleurd: De omzet van regels die meer dan 60 en minder dan 90 dagen in de toekomst liggen. Donkerblauw gekleurd: De omzet van regels die meer dan 90 dagen in de toekomst liggen. 5. Rechtsboven wordt de prognose, zoals onder punt 4 beschreven, in een grafiek weergegeven. Cockpit Algemeen Cockpit Relatie

316

Rel (.) Alt A C Rel . Alt A O

Hoofdstuk 16 / Mail

Mail

Mail, Inleiding Archie-Mail is een onderdeel waarmee Archie-gebruikers elkaar berichten kunnen sturen, en waarmee berichten uit uw E-mail pakket (mits geïnstalleerd) kunnen worden geïmporteerd. Een bericht kan gekoppeld worden aan een relatie. Gekoppelde berichten worden automatisch opgeslagen in de historie van de relatie. Ook worden alle antwoorden op het bericht bij de historie gevoegd. Ontvangen berichten blijven bewaard tot u ze oproept en eventueel beantwoordt. Door u verzonden berichten worden automatisch opgeslagen zodat u later de inhoud nog kunt zien. Bij elk bericht wordt bijgehouden wat de ontvanger of geadresseerde ermee heeft gedaan. U kunt daarom aan de status van een verzonden bericht zien of dat al gelezen, geprint of verwijderd is. Wanneer Archie detecteert dat er voor u ongelezen berichten aanwezig zijn, zult u hier middels een geluidssignaal op geattendeerd worden. Tevens verandert de icoon "Envelop" in de Icon Toolbar in een groen lampje.

Lampje als signaal voor ongelezen berichten

U start Archie-Mail met de actie "Mail" uit het menu "Bestand" , door [F4] in te tikken of door het aanklikken van de knop "Mail" op de Icon Toolbar. Op dat moment krijgt u twee tabbladen in beeld: een tabblad met alle berichten die u ontvangen heeft, en een tabblad met de opgeslagen items. Berichten die u verwijderd of beantwoord heeft, treft u niet meer aan in dit overzicht. Vanuit het overzichtscherm kunt u berichten printen, zenden, lezen, etc. Een bericht kunt u lezen door de regel in het overzichtscherm te selecteren. De inhoud wordt in een apart venster getoond.

317


Acties bij Mail Nieuw bericht Beantwoorden bericht Doorzenden bericht Opslaan bericht Opgeslagen items zoeken Bericht opnieuw zenden Opgeslagen items selecteren Opgeslagen items verwijderen E-Mail ophalen

318

Mai N Mai . B Mai . D Mai . O Mai “Opgeslagen Items” Z . Mai “Opgeslagen Items” . P Mai “Opgeslagen Items” S . Mai “Opgeslagen Items” . V Mai E

Hoofdstuk 16 / Mail

Mail, Bericht zenden Met de actie "Nieuw" kunt u een nieuw bericht aan andere Archie-gebruikers maken. Als u Mail heeft gestart vanuit een relatiekaart krijgt u eerst de vraag of de mail gekoppeld moet worden aan de relatiekaart. Als u bevestigt met "Ja", krijgt u een overzicht met de contactpersonen bij de relatie. U kunt meerdere contactpersonen aanvinken. Berichten die gekoppeld worden aan een relatie, worden automatisch opgeslagen in de historie van die relatie. Onder de blokken Historie, die via Mail zijn toegevoegd, wordt automatisch de hyperlink "Antwoorden" geplaatst. Als u daarop klikt, krijgt u de historie van de mail (De oorspronkelijke boodschap met de antwoorden daarop) in een apart venster gepresenteerd. Als u Mail heeft gestart vanuit het basisscherm, kunt u een relatiecode ([F1] geeft een overzicht) en contactpersonen opgeven. Op deze manier kan een relatiekaart aan het bericht worden gekoppeld. Dankzij deze koppeling kunnen de berichten vrij kort gehouden worden. Relatie, contactpersoon, terugbelnummer etc. hoeven niet ingevoerd te worden. Als u de mail gekoppeld heeft aan de relatiekaart, verschijnen rechts naast het invoerscherm de gegevens van de gekoppelde relatie. Vervolgens krijgt u een overzicht in beeld, waarin u kunt aangeven welke gebruiker(s) of gebruikersgroep(en) het bericht moeten ontvangen en welke gebruiker(s) of gebruikersgroep(en) een kopie van het bericht moeten ontvangen. U komt hierna in het veld achter "Betreft", waar u een korte omschrijving van het bericht kunt intikken. Tenslotte komt u in het veld waar u uw bericht kunt intikken. Na invoer van de tekst van het bericht kunt u bovenin het scherm het vak voor "Beantwoorden" aanvinken, waarmee u aangeeft of u een antwoord verplicht stelt. Als u dit vak aanvinkt, kan de ontvanger het bericht alleen verwijderen door te reageren op het bericht. Ook kunt u het vak voor "Dringend" aanvinken. Het bericht wordt dan in de Archie van de geadresseerde direct geopend, ongeacht waar deze gebruiker mee bezig is.

319


Door [OK] aan te klikken, verstuurt u het bericht. Het bericht wordt verstuurd en opgeslagen in "Opgeslagen items". Als u in dat tabblad op een verzonden bericht dubbelklikt, of de onderstreepte initialen in de kolom "Aan" aanklikt, krijgt u in een apart scherm de status te zien. U ziet de initialen van de gebruiker(s) aan wie het bericht gezonden is en een afbeelding: een dichte envelop geeft aan dat het bericht nog niet gelezen is. een geopende envelop geeft aan dat het bericht gelezen is. een envelop met streepjes aan de linkerkant geeft aan dat het een beantwoord bericht betreft. een prullenmand geeft aan dat het bericht verwijderd is. een diskette geeft aan dat het bericht werd opgeslagen.

Bericht zenden

Nieuw bericht

320

Mai N

Hoofdstuk 16 / Mail

Mail, Bericht ontvangen Wanneer Archie detecteert dat er voor u ongelezen berichten aanwezig zijn, zult u hier middels een geluidssignaal op geattendeerd worden. Tevens verandert de envelop in de Icon Toolbar in een lampje. In het tabblad "Ontvangen items", ziet u bovenin het scherm een overzicht van de door u ontvangen berichten. In het onderste scherm wordt de inhoud van het bericht getoond, dat in het bovenste scherm actief is. Als er een relatie aan het bericht gekoppeld is, wordt het onderste scherm in twee stukken verdeeld. Rechts ziet u de relatie- en contactpersoongegevens. De code van de relatie is een hyperlink. Als u daarop klikt, zal Archie vragen of het bericht moet worden opgeslagen, en vervolgens krijgt u direct de relatiekaart van de betreffende relatie in beeld.

Overzicht van de ontvangen items

321


In het overzicht vindt u de volgende kolommen: Afbeelding "!"

In deze kolom geeft het uitroepteken aan dat het een dringend bericht betreft.

Afbeelding "Envelop"

In deze kolom wordt met de afbeelding van een dichte of een geopende envelop weergegeven of het bericht al of niet gelezen is.

Afbeelding "Vlag"

In deze kolom wordt met de afbeelding van een brief + pen weergegeven of op het bericht een antwoord vereist is.

Van

De naam van de afzender.

Betreft

Een korte omschrijving van de inhoud.

Datum

De datum waarop het bericht is verstuurd.

Tijd

De tijd waarop het bericht is verstuurd.

Aan

De initialen van de geadresseerde(n).

In de grijze balk boven de tekst van het bericht ziet u nog eens vermeld: de afzender, de ontvanger(s), het onderwerp en achter "CC" de initialen van andere Archie-gebruikers die een kopie van het bericht hebben ontvangen.

322

Hoofdstuk 16 / Mail

Mail, Bericht beantwoorden Wanneer u een bericht heeft gelezen, kunt u na het kiezen van deze actie een antwoord op het bericht invoeren en terugzenden naar de persoon die het bericht aan u verzonden heeft. Beantwoorden bericht

Mai . B

323


Mail, Bericht doorzenden Wanneer u een bericht heeft gelezen, kunt u na het kiezen van deze actie het bericht doorzenden naar één of meerdere Archie-gebruikers. U krijgt bij het doorzenden de mogelijkheid tekst toe te voegen. Doorzenden bericht

Mai . D

Mail, Bericht opslaan Wanneer u een bericht heeft geopend, kunt u na het kiezen van deze actie het bericht opslaan. Het bericht wordt dan bewaard, zodat u het later kunt benaderen in het tabblad "Opgeslagen Items". Opslaan bericht

324

Mai . O

Hoofdstuk 16 / Mail

Mail, Opgeslagen items Het overzicht op het tabblad "Opgeslagen Items" laat zien welke berichten u heeft verzonden en wat de geadresseerde ermee heeft gedaan. Tevens ziet u in het overzicht de ontvangen berichten die u heeft opgeslagen. Vanuit het overzicht kunt u berichten bekijken, printen, verwijderen en zoeken. Als u in dit tabblad op een verzonden bericht dubbelklikt, of de initialen van de geadresseerde in de kolom "Aan" aanklikt, krijgt u in een apart scherm de status te zien. U ziet de initialen van de gebruiker(s) aan wie het bericht gezonden is en een afbeelding: een dichte envelop geeft aan dat het bericht nog niet gelezen is. een geopende envelop geeft aan dat het bericht gelezen is. een envelop met streepjes aan de linkerkant geeft aan dat het een beantwoord bericht betreft. een prullenmand geeft aan dat het bericht verwijderd is. een diskette geeft aan dat het bericht werd opgeslagen. Binnen het overzicht van de opgeslagen items kunt u zoeken. Dit gebeurt in het veld "Betreft" en in de inhoud van de opgeslagen tekst. Als de zoekstring in één van beide aanwezig is, wordt het bijbehorende bericht automatisch geopend. Bij het geopende bericht kunt u de zoekactie vervolgen door te kiezen voor de knop "Volgende zoeken".

Overzicht van de opgeslagen items

Opgeslagen items zoeken

Mai “Opgeslagen Items” Z .

325


Mail, Bericht opnieuw zenden Het overzicht van de opgeslagen items laat zien welke berichten u heeft verzonden en wat de geadresseerde ermee heeft gedaan. Wanneer u een bepaald bericht nog een keer wilt zenden, dan selecteert u dat bericht en vervolgens kiest u de knop "Opnieuw zenden" of u tikt de [P] in. Bericht opnieuw zenden

Mai “Opgeslagen Items” . P

Mail, Bericht verwijderen Met deze actie kunt u opgeslagen berichten opruimen. Als u in het tabblad "Ontvangen Items" de knop "Verwijderen" aanklikt of de [V] intikt, wordt de actieve regel na bevestiging verwijderd. In het tabblad "Opgeslagen items" kunt u ook eerst alle berichten of de berichten van een bepaalde datum tot een bepaalde datum selecteren en in één keer verwijderen. N.B. Als er onderliggende teksten zijn die nog niet zijn gelezen, wordt gevraagd of u ongelezen berichten ook wilt verwijderen. In dat geval wordt het bericht ook bij de geadresseerde verwijderd. Opgeslagen items selecteren Items verwijderen

326

Mai “Opgeslagen Items” S . Mai “Opgeslagen Items” . V

Hoofdstuk 16 / Mail

Mail, E-mail ophalen Als u een E-Mail pakket op uw computer heeft geïnstalleerd, kunt u met deze knop of door het intikken van de [E], uw ongelezen E-Mail uit uw E-mail pakket ophalen in Archie-Mail. N.B. Op deze functie is geen support beschikbaar. E-Mail ophalen

Mai E

327


328

Hoofdstuk 17 / Databasebeheer

Databasebeheer

Databasebeheer, Inleiding Met een aantal acties uit het menu "Beheer" kunt u, mits u geautoriseerd bent: tabellen beheren (Tabel-items toevoegen, omzetten, verwijderen, wijzigen). uw persoonlijke standaard instellingen wijzigen. schermrubrieken wijzigen. de database schonen. Dat wil zeggen Activiteiten verwijderen, Geselecteerden verwijderen of uw Privébestanden verwijderen. het concurrentenbestand beheren (Toevoegen, Verwijderen, Wijzigen). bepalen hoe een aantal schermelementen gepresenteerd wordt.

329


Acties bij Databasebeheer Standaards Databasebeheer, Beeld Rubrieken Activiteiten verwijderen Geselecteerden verwijderen Privebestanden verwijderen Concurrentenbestand Systeembeheer Omzetten tabelwaarden B-Groepen - omzetten Landen - omzetten Universele velden Vrije velden - omzetten K-Groepen - omzetten Titulatuur - omzetten Functies - omzetten Afdelingen - omzetten Connecties - omzetten Fax/Tel/E-mailteksten Activiteiten - omzetten Soorten - omzetten - workflow definiëren Redenen orders - omzetten Redenen vervallen offertes - omzetten Gebruikersgroepen - gebruikers toekennen Campagnes - omzetten Respons - rubrieken wijzigen

330

Rel Alt R N Rel Alt R B Rel Alt R R Rel Alt R D A . V Rel Alt R D G . V Rel Alt R D P Rel Alt R C Rel Alt R S Tab Alt T O Tab Alt T I G Tab Alt T I G . O Tab Alt T I L Tab Alt T I L . O Tab Alt T I U Tab Alt T I V Tab Alt T I V . . O Tab Alt T C K Tab Alt T C K . O Tab Alt T C T Tab Alt T C T . O Tab Alt T C F Tab Alt T C F . O Tab Alt T C A Tab Alt T C A . O Tab Alt T C O Tab Alt T C O . O Tab Alt T C X Tab Alt T A Tab Alt T A . O Tab Alt T S S Tab Alt T S S . O Tab Alt T S S . F Tab Alt T S R Tab Alt T S R . O Tab Alt T S E Tab Alt T S E . O Tab Alt T G Tab Alt T G G Tab Alt T M Tab Alt T M . O Tab Alt T R Tab Alt T R R


Databasebeheer, Standaards In het menu "Beheer", optie "Standaards" treft u uw persoonlijke instellingen aan. Als u deze actie kiest, verschijnt een dialoogscherm, waarin u direct kunt wijzigen. Als u op [OK] klikt, worden de wijzigingen opgeslagen. Standaards

Rel Alt R N

Dialoogscherm "Standaards"

Uw toegangscode

Hier ziet u uw toegangscode die u heeft gebruikt om in Archie te komen. Als u de code wilt wijzigen kunt u hier een nieuwe code intikken. Als Archie de code niet accepteert, krijgt u de boodschap "Code ongeldig" en moet u een nieuwe code proberen. Uw toegangscode kan ook in Systeembeheer... worden gewijzigd.

Taal

Nederlands of Engels. Als u voor een taal kiest worden de bediening van Archie en de helpschermen in die taal weergegeven.

Standaard brieflay-out

Hier vult u een standaard lay-out in. Wanneer u een nieuwe brief maakt, koppelt Archie de hier opgegeven lay-out aan de brief. De lay-out wordt gebruikt tijdens het printen van de brief. Met [F1] of klikken op "…" naast het veld krijgt u een overzicht van de beschikbare lay-outs.

331

Archie CRM / Handleiding Externe brieflay-out

Wanneer u naar een externe tekstverwerker gaat, maakt Archie een document aan volgens de lay-out die u hier opgeeft. Met [F1] krijgt u een overzicht van de beschikbare lay-outs.

Document directory

Uw persoonlijke brievendirectory. In deze directory worden de brieven geplaatst die aangemaakt worden als u gebruik maakt van de koppeling met een externe tekstverwerker zoals WordPerfect of MS-Word. Zorg dat deze directory gelijk is aan die van uw tekstverwerker.

Import/Exportdir.

Uw Import/Exportdirectory. Als u in Systeembeheer... een "Algemeen Autorisatieniveau" [4] heeft kunt u deze directory zelf wijzigen. Als uw autorisatie op [3] wordt gezet, wordt de algemene Import/Exportdirectory, zoals ingesteld bij Systeembeheer... (Standaards) weer actief.

E-mail via hyperlinks met

Als u op een E-mail hyperlink klikt, kan de verzending verzorgd worden door Archie mail, als u de optie "Archie mail" gekozen heeft. Als deze keuze niet werkt (bijvoorbeeld bij Outlook 98), of u wenst uw eigen E-mail pakket te gebruiken, kies dan de optie "Eigen E-mail pakket".

332


Databasebeheer, Beeld Met de optie "Beeld" uit het menu "Beheer" kunt u van een aantal elementen op het scherm bepalen op welke wijze ze worden afgebeeld. Icon Toolbar

U kunt kiezen of de knoppen op de Icon Toolbar groot moeten worden afgebeeld, met of zonder knopteksten, of klein zonder knopteksten.

Channelbar

Hier geeft u aan of de Channelbar aan de linker- of aan de rechterzijde van het scherm wordt afgebeeld.

Instelling

De instellingsnaam kan klein en/of vet worden weergegeven.

Contact

De naam van de actieve contactpersoon kan klein en/of vet worden weergegeven.

Scherminstellingen bij "Beeld"

Databasebeheer, Beeld

Rel Alt R B

333


Databasebeheer, Rubrieken Een aantal schermteksten bij Relaties... kunt u zelf samenstellen. U kunt met gereserveerde teksten aangeven of u de SBI-tabel of de BIK'95-tabel of SIC-tabel wilt gebruiken. Dit zijn tabellen met branche-coderingen die door diverse adressenleveranciers gebruikt worden. U kunt ook bij één veld opgeven of de drie daarboven gelegen velden in dit veld getotaliseerd moeten worden. In het scherm ziet u de variabelen weergegeven op de plek waar ze zich in het normale relatiescherm bevinden. Zo is bijvoorbeeld de eerste regel van de Instellingsnaam en het telefoonnummer. Als u deze variabelen opneemt in Brieven..., Lijsten..., Etiketten... etc. wordt de inhoud van deze velden afgedrukt. De variabelen zijn van de contactpersoon.

Schermteksten definiëren

Rubrieken

Rel Alt R R

De variabele is een speciaal datumveld. In dit veld kan bijvoorbeeld alleen een jaar, dag, maand of een combinatie daarvan staan. Het veld is dus bij uitstek geschikt voor het vastleggen van een verjaardag of voor het aflopen van een abonnement of polis. De tekst voor variabele kan op vier manieren gebruikt worden. Als u in het schermtekstveld respectievelijk het woord "Branche", "BIK'95" of "SIC" intikt, heeft u bij het bewerken van relatiegegevens direct de SBI-codetabel, BIK'95-codetabel of SIC-codetabel op het veld tot uw beschikking. Als u een andere tekst intikt kunt u zelf een tabel aanleggen in Tabellen...(Vrije velden).

334


Als u voor de variabele de tekst "Klasse" opneemt krijgt u bij Relaties...(.) een standaard klassecodetabel tot u beschikking waarin een code wordt gekoppeld aan een aantal werkzame personen. Naast ziet u een codeveld ter grootte van één positie. Wanneer u het veld wilt gebruiken als totaalveld van de drie bovenstaande velden, dan klikt u op "…" naast het veld en kiest "+ R19+R20+R21". Archie telt dan na het toevoegen of wijzigen van relatiegegevens automatisch de inhoud van , en bij elkaar op en zet het totaal in . Als u het codeveld leeg laat, kunt u zelf bij Relaties...(.) numerieke gegevens in invoeren.

335


Database schonen, Activiteiten verwijderen Met deze actie kunt u in één keer activiteitenregels uit de database verwijderen. U bepaalt eerst zelf welke activiteitenregels getoond worden: van één of meerdere gebruikers of een gebruikersgroep. de periode Van/Tot, waarbinnen de activiteiten moeten vallen. de tekststring, die in de omschrijving moet voorkomen. de soort activiteit. Als u op "…" naast het veld klikt, krijgt u een tabel in beeld. de campagnecode, die aan de activiteit gekoppeld is. Als u het overzicht hebt verfijnd, staan alleen de activiteitenregels in beeld, die u wilt verwijderen. Als u op de knop "Verwijderen" klikt of de [V] intikt, worden de regels na een bevestiging uit de database verwijderd. Activiteiten verwijderen

336

Rel Alt R D A . V


Database schonen, Geselecteerden verwijderen Als u hele oude prospects, waar u geen contact meer mee heeft, of een andere groep relaties uit uw bestand wilt hebben, selecteert u deze groep relaties. Met deze actie kunt u ze in één keer verwijderen. Als u de vakjes onder de tekst "Ook relaties verwijderen waar” aanvinkt, is het mogelijk om relaties te verwijderen waar Sales-regels, projecten of dochterrelaties aanwezig zijn. Het verwijderen is onherroepelijk, dus wees voorzichtig met het gebruik en maak eerst een backup van uw relaties.

Geselecteerden verwijderen

Geselecteerden verwijderen

Rel Alt R D G . V

337


Database schonen, Privébestanden verwijderen Met deze actie verwijdert u uw persoonlijke bestanden, het selectie- en etikettenbestand en berekende analyses. Uw selectiebestand is een werkbestand en bevat alleen de verwijzingen naar de geselecteerde relaties. U mag dit bestand onbeperkt schonen, er wordt geen database informatie verwijderd. U zult regelmatig het selectiebestand gebruiken, bijvoorbeeld om etiketten te maken of om geselecteerde relaties te bekijken. Net als met het selectiebestand kunt u met het etikettenbestand doen en laten wat u wilt. Het is een werkbestand dat u gebruikt voor het maken en printen van etiketten, brieven en mailingen. De gegevens in uw database blijven onaangetast als u iets in uw etikettenbestand verandert of verwijdert. Privébestanden verwijderen

338

Rel Alt R D P


Beheer, Concurrentenbestand Met deze actie kunt u concurrenten toevoegen en, zo uitgebreid als u wilt, notities toevoegen bij iedere concurrent. Als u een Sales-regel aanmaakt, wijzigt of omzet, kunt u concurrenten aan de Sales-regel koppelen. In Analyse… kunt u Archie laten berekenen hoeveel u heeft gewonnen van of verloren aan concurrenten. Code

Code van de concurrent.

Omschrijving

Omschrijving van de concurrent.

De code is een hyperlink. Als u daar op klikt, krijgt u een venster in beeld, waarin u uitgebreid notities kunt vastleggen over de concurrent.

Concurrentenbestand

Concurrentenbestand

Rel Alt R C

339


Naar Systeembeheer... U hoeft Archie niet te verlaten om naar Systeembeheer… te gaan. Vanuit ieder onderdeel kunt u, mits u de toegangscode kent, naar Systeembeheer… toe om toegangscodes en autorisaties toe te voegen of te wijzigen, om te reorganiseren, etc. Als u vanuit Systeembeheer… weer terug wilt naar Relaties…, hoeft u uw toegangscode niet opnieuw in te voeren. Zie hoofdstuk 18, Systeembeheer voor een meer gedetailleerde uitleg van de werking. Systeembeheer

340

Rel Alt R S


Tabellen, Inleiding Tabellen... is een belangrijk onderdeel van Archie. Doordacht onderhouden tabellen staan borg voor een nette en verzorgde database. Bij vervuiling van de database, door bijvoorbeeld een te grote versnippering, biedt Archie u de mogelijkheid om een aantal tabelwaarden om te zetten naar een andere waarde (optie "Omzetten tabelwaarden" uit het onderdeel "Tabellen"). Zo kunt u meerdere waarden onder één noemer onderbrengen en de database weer overzichtelijk maken. De actie "Omzetten tabelwaarden" biedt ook de mogelijkheid om bij geselecteerde relaties of contactpersonen in één keer een afdeling, functie, contactgroep, doelgroep, etc. te vullen of te schonen, zonder dat u dat handmatig hoeft te doen. Bij invoervelden in Archie waar een tabelelement kan worden ingevoerd, kunt u de door u in Tabellen... ingevoerde gegevens oproepen met [F1] of door te klikken op "…" achter het veld. De gebruiker ziet dan de code en de omschrijving en kan eenvoudig een keuze maken. Hierdoor zal het aantal invoerfouten tot een minimum worden teruggebracht. Om het zoeken makkelijker te maken is het mogelijk om de tabel op code of op volgorde van omschrijving weer te geven, door op de driehoekjes in de kolomkoppen te klikken. Ook is het in de meeste gevallen mogelijk in een opgeroepen tabel te zoeken op een string. Bij de campagnetabel brengt u uw promotionele campagnes in zoals bijvoorbeeld mailingen, beurzen, advertenties etc. U kunt hierbij de kosten en omzetverwachting invoeren. Bij de responstabel brengt u de meest voorkomende zaken in die u wilt meten zoals bijvoorbeeld "Documentatie verstuurd", "Niet bereikbaar", "Afspraak gemaakt", etc. Deze respons kunt u eenvoudig aan relaties en campagnes koppelen. Zo kunt u bijvoorbeeld precies zien bij wie en naar aanleiding van welke campagne documentatie is aangevraagd, afspraken zijn gemaakt, etc. De combinatie van deze beide tabellen geeft u een krachtig instrument om te meten wat campagnes u kosten of opleveren. Voor de Sales registratie zijn tabellen aanwezig waarin u de redenen kunt aangeven waarom een offerte wel of geen order is geworden. Er is een tabel waarmee u de Sales-regels van een soortaanduiding kunt voorzien, zodat u op diverse soorten kunt analyseren en selecteren. Bij de tabellen van de contactpersonen kunt u afdelingscodes, functiecodes, K-Groepen, onderlinge relaties (Connecties) en titulatuur toevoegen en wijzigen. Bij de tabellen van de instellingen (bedrijven/organisaties) kunt u instellingsgroepen, landen, universele velden en vrije velden van relevante gegevens voorzien.

341


Tip: Met de actie "Omzetten tabelwaarden" kunt u bij een aantal tabellen de in de database ingebrachte codes samenvoegen met een andere code om zo de resultaten te consolideren. Houd er rekening mee dat Archie de complete database gaat bijwerken. Dit kan enige tijd in beslag nemen. Als de actie wordt afgebroken, kunt u later dezelfde actie nog een keer starten om datgene wat nog niet is omgezet alsnog om te zetten. N.B. Archie controleert in veel gevallen of de ingevoerde tabelcodes uniek zijn. Als dat niet het geval is krijgt u een waarschuwing en de mogelijkheid het aan te passen. Als u om bepaalde redenen besluit om een dubbele code op te nemen zal Archie de code als één code behandelen bij analyse, selecties en vastlegging in de historie. N.B. De gedefinieerde Tabellen gelden voor iedere gebruiker. Als dus één van de Tabellen gewijzigd wordt, moet dit bij elke gebruiker bekend zijn. Tip: De meeste gegevens die u in Tabellen... invoert worden op volgorde van code weergegeven. In de kolommen kunt u wisselen tussen codevolgorde en volgorde van omschrijving. U kunt ook een string definiëren waaraan de omschrijvingen moeten voldoen. U ziet dan direct de gegevens in de tabel, die uw zoekstring bevatten.

342


Tabellen, Omzetten tabelwaarden Met deze actie kunt u in de meeste tabellen een tabelwaarde samenvoegen met een andere tabelwaarde, een tabelwaarde schonen of een tabelwaarde vullen met een waarde. Houd er rekening mee dat Archie de complete relatiedatabase gaat bijwerken. Voorbeeld B-Groepen "LEV" omzetten in "IMP" (codes LEV worden vervangen door IMP) "LEV" omzetten in " " (codes LEV worden verwijderd) " " omzetten in "IMP" (bij de relaties wordt de doelgroep IMP toegevoegd) In het veld "Omgezet" ziet u bij hoeveel relaties de wijziging is doorgevoerd. Tip: Wanneer u een bepaalde B-Groep heeft omgezet naar een lege code wordt de B-Groep verwijderd. Na een dergelijke omzetactie is het gunstig voor de snelheid van Archie om het B-Groepbestand in Archie Systeembeheer te reorganiseren. N.B. Als u in de tabel Activiteiten tabelwaarden omzet, moet u er rekening mee houden, dat Archie de waarden gaat omzetten in de Activiteitenregels en in het Activiteitenlog. Het omzetten van de tabelwaarde heeft in dit geval dus ook invloed op de analyse van het activiteitenlog. N.B. Als u in Campagnes tabelwaarden gaat omzetten, zal Archie de tabelwaarden ook omzetten in de campagnes, de activiteiten en het activiteitenlog, in de Sales-registratie, in de verkoophistorie en in de historie bij de relaties. Omzetten tabelwaarden

Tab . Alt T O

343


Tabellen, Instellingen, B-Groepen Bij de instellingen kunt u net zoveel B-Groepcodes koppelen als u hier in de tabel opgeeft. Hierdoor kunt u uw relaties indelen in verschillende groepen, zodat u er later op kunt selecteren en analyseren. Zo kunt u bijvoorbeeld importeurs, overheidsinstellingen, klanten, prospects, leveranciers, concurrenten, etc. voorzien van een eigen B-Groepcode. Code

B-Groepcode relatie.

Omschrijving

Omschrijving B-Groep.

Tabel van de B-Groepen

B-Groepen B-Groepen omzetten

344

Tab Alt T I G Tab Alt T I G . O


Tabellen, Instellingen, Landen Tijdens het invoeren van uw relaties kunt u in het huis- en postadres met behulp van een landcode aangeven in welk land dat adres te vinden is. Archie is standaard uitgerust met een gevulde landentabel van 3 posities. Deze tabel is samengesteld door de ISO 3166 Maintenance Agency at DIN Berlin. Code

Landcode.

Land

Landnaam.

Postcodeformaat

Formaat postcode. Als u hier een formaat opgeeft zal Archie bij het invoeren en bewerken van de relatie het postcodeveld automatisch aanpassen aan dit formaat. U mag in het formaat letters, scheidingstekens, etc. opnemen, tijdens de invoer van de postcode springt de cursor over deze tekens heen. Alleen op plaatsen waar u een [X], een [!] of een [9] heeft geplaatst kan de gebruiker wat intikken. Bij een [X] mogen hoofdletters, kleine letters of cijfers worden ingevoerd. Een [!] accepteert cijfers en letters, kleine letters worden altijd omgezet in een hoofdletter. Een [9] accepteert alleen cijfers. Voorbeeld 9999 !! (in het postcodeveld bij de relatie kunt u nu vier cijfers en twee letters invoeren, de twee letters worden omgezet in hoofdletters). B-9999 (in het postcodeveld bij de relatie kunt u na "B-" vier cijfers invoeren, "B-" wordt automatisch ingevuld).

Plaatsformaat

Hier kunt u definiëren of de plaatsnaam in hoofdletters moet worden weergegeven of niet.

Etiket lay-out

Hier kunt u een etiket lay-out koppelen aan een landcode. Als Archie een etiket maakt van een relatie uit dit land zal hij automatisch deze lay-out gebruiken voor het samenstellen van het etiket, tenzij u bij het maken van etiketten aangeeft dat de door u gekozen lay-out moet winnen van de landlay-out.

Tekst Postbus

Als u in het huis- of postadres alleen een nummer invoert, plaatst Archie automatisch de tekst "Postbus" voor het nummer. U kunt in dit veld de vertaling opgeven voor het betreffende land, bijvoorbeeld voor Engeland "P.O.Box".

345

Archie CRM / Handleiding Prov.

In dit veld kunt u aangeven dat het betreffende land is onderverdeeld in staten, provincies, kantons, etc. Als in deze kolom een waarde gevuld is, kunt u achter de gevulde waarde (een hyperlink) een nieuwe tabel vullen door erop te klikken.

Landentabel

Landen Landen omzetten

346

Tab Alt T I L Tab Alt T I L . O


Tabellen, Universele velden Aan alfanumerieke universele velden van maximaal 8 posities kunt u een tabel koppelen. Als er minimaal één universeel veld is waarvoor een tabel kan worden aangelegd is de onderstaande actie beschikbaar. Afhankelijk van het aantal velden waaraan een tabel kan worden gekoppeld, verschijnt een aantal tabbladen. Code

Waarde/inhoud van het universele veld.

Omschrijving

Omschrijving die aan de waarde is gekoppeld.

Universele velden

Tab Alt T I U

347


Tabellen, Vrije velden Achter de meeste vrije velden in Relaties...(.) t.w. , en t/m kunt u een tabel oproepen. U heeft de keuze uit negen tabbladen. Afhankelijk van de omschrijving die is gekozen voor de velden en krijgt u een bepaalde tabel tot uw beschikking. Zie "Rubrieken" in het menu "Beheer". Code

Waarde/inhoud van het vrije veld.

Omschrijving

Omschrijving die aan de waarde is gekoppeld.

Vrije velden Vrije velden omzetten

348

Tab Alt T I V Tab Alt T I V . . O


Tabellen, Contacten, K-Groepen Aan de contactpersonen bij uw relaties kunt u net zoveel contactgroepen koppelen als u hier in de tabel opneemt. Wat de B-Groepen zijn voor uw relaties/organisaties, zijn de K-Groepen voor de contactpersonen. Door K-Groepen op te nemen kunt u op persoonsgebonden criteria selecteren. K-Groepen zijn tevens bij uitstek geschikt voor mailingen. Na selectie op K-Groepen kunt u direct etiketten aanmaken en een mailing versturen zonder dat u hoeft te controleren of de juiste persoon bij een relatie wordt aangeschreven. Code

Contactgroepcode.

Contactgroep

Omschrijving contactgroep.

K-Groepen K-Groepen omzetten

Tab Alt T C K Tab Alt T C K . O

349


Tabellen, Contacten, Titulatuur De aanhef (Geachte mevrouw etc.) en aanspreekvormen (t.a.v. de heer etc.), waarvan u bij correspondentie en bij het verzenden van mailingen veelvuldig gebruik zult maken, zijn opgenomen in een tabel met titulatuurcodes. Met slechts één code koppelt u bij een contactpersoon de complete titulatuur met aanhef. Met deze code kan Archie perfecte etiketten maken. Als er geen contactpersonen zijn bij een relatie kunt u toch zorgen voor een goede aanschrijfvorm door een lege contactpersoon met een algemene titulatuurcode op te nemen, zoals bijvoorbeeld "t.a.v. de directie" of "Geachte heer/mevrouw". Code

Titulatuurcode.

Aanhef etiket/briefhoofd

In dit veld worden de gegevens ingevuld die u in het etiket wilt zien, zoals "t.a.v. de heer" etc. U kunt met speciale tekens opgeven hoe het etiket moet worden opgemaakt. De tekens ziet u alleen in de tabel en worden niet afgedrukt.

#

Tekst na dit teken wordt automatisch achter de naam van de contactpersoon geplaatst. Dit wordt gebruikt om speciale titels achter de naam te plaatsen. Voorbeeld De weledelgestrenge heer ir.#B.A. wordt op het etiket De weledelgestrenge heer ir. J. Kam B.A.

<

Tekst voor dit teken wordt niet afgedrukt als er geen instellingsnaam is. De eerste letter na het teken wordt een hoofdletter. Voorbeeld t.a.v.<de heer wordt op een etiket zonder instellingsnaam De heer J. van Woerden en wordt op een etiket met instellingsnaam Arnout bv t.a.v. de heer J. van Woerden

>

Tekst na dit teken wordt automatisch op de volgende regel van het etiket geplaatst. Voorbeeld de weledelgeleerde heer>drs. wordt op een etiket De weledelgeleerde heer drs. J. Kam

350

Hoofdstuk 17 / Databasebeheer Briefaanhef

Hier geeft u de tekst op die voor de naam boven de brieftekst moet verschijnen, bijvoorbeeld "Geachte heer". Het veld is 30 posities lang Om te voorkomen dat een tussenvoegsel in de briefaanhef met een hoofdletter wordt geschreven, kunt u "#" opnemen achter de briefaanhef in de tabel. Voorbeeld Geachte heer wordt op een etiket Geachte heer Van Bommel Geachte heer# wordt op een etiket Geachte heer van Bommel

>

Als u dit teken opneemt wordt het tussenvoegsel en de achternaam van de contactpersoon niet in de briefaanhef geplaatst. Dit is bijvoorbeeld in Frankrijk gebruikelijk. Voorbeeld Cher monsieur> wordt in de briefaanhef Cher monsieur, de contactpersoonnaam wordt onderdrukt.

Aanspreekvorm

Hier geeft u aan of het een meneer of mevrouw betreft. Dit is van belang voor de weergave van de contactpersonen in het relatiescherm en voor het maken van brieven waarin u automatisch zoiets wilt opnemen als: .... en voor u, meneer Janssen, hebben we ....

Informeel

Hier geeft u de tekst op die voor een voornaam boven de brieftekst moet komen, bijvoorbeeld "Beste". Het veld is 17 posities lang. Dit veld wordt gebruikt als u de etiketten informeel maakt.

351


Titulatuurtabel

Titulatuur Titulatuur omzetten

352

Tab Alt T C T Tab Alt T C T . O


Tabellen, Contacten, Functies Aan de contactpersonen bij uw relaties kunt u een functiecode koppelen. Standaard is Archie uitgerust met een gevulde tabel die u direct kunt gebruiken of kunt wijzigen in een andere taal. Code

Functiecode.

Functie

Omschrijving functie.

Functies Functies omzetten

Tab Alt T C F Tab Alt T C F . O

353


Tabellen, Contacten, Afdelingen Omdat u een groot aantal personen aan één relatiekaart kunt koppelen heeft iedere contactpersoon een afdelingsveld. Hierin kunt u de code van de afdeling opnemen waar hij/zij werkt, bijv. VRK voor Verkoop of INK voor Inkoop. Code

Afdelingscode.

Afdeling

Omschrijving afdeling.

Tabel "Afdelingen"

Afdelingen Afdelingen omzetten

354

Tab Alt T C A Tab Alt T C A . O


Tabellen, Contacten, Connecties Contactpersonen kunt u aan elkaar koppelen met behulp van de gegevens uit deze tabel. U kunt familiebanden vastleggen, vriendschappen, zakelijke contacten etc. Als er een koppeling gemaakt is met een andere persoon, ziet u in het relatiescherm de indicatie voor "Connecties" bij beide contactpersonen oplichten. Code

Connectie-code (bijv. COL, VRI).

Connectie

Omschrijving connectie (bijv. "collega" of "vriend").

Connecties Connecties omzetten

Tab Alt T C O Tab Alt T C O . O

355


Tabellen, Contacten, Fax/Tel/E-mail teksten U kunt bij iedere contactperoon extra fax-, telefoonen/of E-mailnummers opgeven. De omschrijving van die nummers kan bijvoorbeeld "Mobiel", "Doorkiesnummer" of "Telefoonnummer privé" zijn. Die omschrijving kunt u in deze tabel vastleggen. Bij de invoer van extra nummers kunt u met [F1] of door op "…" achter het veld te klikken de tabel oproepen en daaruit uw keuze maken. Code

De code van de Fax/Tel/E-mailtekst.

Fax/Tel/E-mailteksten

De tekst van de Fax/Tel/E-mailnummers.

Fax/Tel/E-mailteksten

356

Tab Alt T C X


Tabellen, Activiteiten Activiteitenregels kunt u vullen met behulp van gegevens uit deze tabel. U kunt aangeven wat voor activiteit het betreft, of de activiteit intern of extern plaatsvindt en u kunt een duidelijk herkenbaar icoon aan de activiteit koppelen. Code

Code van de activiteit.

Omschrijving

Omschrijving van de activiteit.

Intern/Extern

Plaats van de activiteit.

Icoon

Icoon van de activiteit.

Tabel Activiteiten

Activiteiten Activiteiten omzetten

Tab Alt T A Tab Alt T A . O

357


Tabellen, Sales, Soorten Bij de offerte/orders kunt u een soort opgeven in de Sales regel. U kunt hierop selecteren en analyseren. Aan iedere soort kunt u een notitie koppelen in een Memo-veld. Als u een Sales-regel toevoegt en u kent een soort toe, waaraan een memo-veld gekoppeld is, ziet u de inhoud van de notitie direct terug in de Historie van de offerte/order. Code

Soortcode.

Soort

Omschrijving soort offerte/order.

Workflow

Standaard gevuld met de tekst "Workflow". De hyperlink aanklikken opent een scherm waarin u kunt noteren waar aan gedacht moet worden als de soort Sales in offertes wordt opgenomen.

LW

Initialen van de gebruiker die het Workflow-veld het laatst wijzigde.

Datum

Laatste wijzigingsdatum.

Soorten Soorten omzetten Soorten, Workflow definiëren

358

Tab Alt T S S Tab Alt T S S . O Tab Alt T S S . F


Tabellen, Sales, Redenen orders In deze tabel kunt u de tien belangrijkste redenen opnemen waarom orders worden binnengehaald. Bij het omzetten van een offerte of toevoegen van een order wordt de gebruiker verplicht om een reden uit deze tabel op te geven. Neem daarom ook "Reden onbekend" op. In Analyse...(Sales, Redenen orders) kunt u per reden analyseren hoeveel omzet is binnengehaald. Code

Codes redenen 0 t/m 9.

Reden

Omschrijving reden, bijv. "Goede prijs", "Vaste klant", "Kwaliteit", etc.

Redenen orders Redenen orders omzetten

Tab Alt T S R Tab Alt T S R . O

Tabellen, Sales, Redenen Verv. offertes In deze tabel kunt u de tien belangrijkste redenen opnemen waarom offertes geen order zijn geworden. Bij het omzetten van een offerte naar vervallen offertes wordt de gebruiker verplicht om een reden uit deze tabel op te geven. Neem daarom ook "Reden onbekend" op. In Analyse...(Sales, Redenen vervallen offertes) kunt u per reden analyseren hoeveel omzet is verloren. Code

Codes redenen 0 t/m 9.

Reden

Omschrijving reden, bijv. "Te duur", "Concurrent", "Uitgesteld", etc.

Redenen vervallen offertes Redenen vervallen offertes omzetten

Tab Alt T S E Tab Alt T S E . O

359


Tabellen, Gebruikersgroepen U kunt in deze tabel gebruikersgroepen definiëren, zoals bijvoorbeeld binnendienst, verkoop, administratie, etc. Aan deze gebruikersgroepen kunt u vervolgens gebruikers toewijzen. Hierdoor is het mogelijk in een groot aantal dialoogschermen in één keer een groep gebruikers te definiëren. Code

Code gebruikersgroep.

Omschrijving

Omschrijving gebruikersgroep.

Gebruikersgroepen Gebruikers toekennen

360

Tab Alt T G Tab Alt T G G


Tabellen Campagnes, Inleiding In de tabellen, die u vanuit het tabellenmenu kunt bereiken, kunt u uw campagnes (mailingen, advertenties, beurzen etc.) en de meest voorkomende respons op die acties invoeren. Heeft u deze tabellen geheel of gedeeltelijk gevuld, dan kunt u bij de relaties, contactpersonen of met de activiteiten van Archie respons invoeren en via de analyse de resultaten van uw campagnes analyseren. Tip: U kunt het al of niet invoeren van respons en campagnes bij het opslaan van de activiteitenregel in de historie per gebruiker regelen in Archie Systeembeheer... (Toegangscodes).

361


Tabellen, Campagnes In deze tabel brengt u uw promotionele campagnes in zoals bijvoorbeeld mailingen, beurzen, advertenties etc. U kunt hierbij de kosten en omzetverwachting invoeren. Code

Code van de campagne.

Campagne

Omschrijving van de campagne (bijv. beurs of advertentie).

Kosten

De totale kosten van de campagne.

Prognose

De te verwachten omzet uit de campagne. Als u gebruik maakt van de Sales-registratie kunt u later meten of de campagne aan uw verwachtingen heeft voldaan.

Periode

De periode waarover de campagne loopt en de kosten verdeeld moeten worden.

Campagnes invoeren

Campagnes Campagnes omzetten

362

Tab Alt T M Tab Alt T M . O


Tabellen, Respons, Inleiding In deze tabel legt u de meest voorkomende respons vast. U kunt er zestien opnemen. Naast de omschrijving geeft u op of de respons effectief is en of er nog opgegeven moet worden of er een positief of negatief resultaat uit de respons voortkomt. Het laatste veld geeft aan of de respons in de analyse één keer moet worden geteld of dat de respons per contactpersoon moet worden geteld. Voorbeeld 1 U start een campagne waarbij u zoveel mogelijk klanten binnen wilt halen voor een demonstratie. Tijdens deze demonstratie wilt u een product verkopen. U wilt weten hoe vaak het gelukt is om een afspraak te maken, hoe vaak een demonstratie wordt gegeven waarbij wel of geen product is verkocht en hoe vaak de klant geen interesse had. U laat uw medewerkers een mailing nabellen en u neemt drie soorten respons op, t.w. "Afspraak voor demonstratie", "Productdemonstratie" en "Klant wil geen demonstratie". De eerste twee soorten vindt u effectief en u geeft onder de eerste Rubriek een [√] op. De medewerkers zijn er namelijk in geslaagd een afspraak te maken en een demonstratie te verzorgen. "Klant wil geen demonstratie" vindt u niet effectief en u laat de eerste rubriek leeg, want uw beoogde doel om de klant binnen te halen is niet gelukt. Tijdens en na de campagne kunt u precies zien welke medewerkers de hoogste effectiviteit behalen. Achter de respons "Productdemonstratie" neemt u in de tweede rubriek nog een [√] op. Dit heeft tot gevolg dat als de verkoper deze respons opgeeft, Archie zal vragen om een positief of een negatief resultaat. In dit geval dus of er een order is binnengehaald of niet. Zo kunt u dus precies analyseren welke verkopers het het beste doen. In het derde veld onder analyse neemt u achter "Afspraak voor demonstratie" een [√] op. U kunt nu na verloop van tijd precies zien met hoeveel personen een afspraak is gemaakt. Bij de "Productdemonstratie" laat u het derde veld leeg, deze respons zal ongeacht het aantal gekoppelde personen één keer worden geteld en u kunt na verloop van tijd precies zien hoeveel presentaties uw verkopers hebben gegeven. A Afspraak voor demonstratie B Productdemonstratie C Klant wil geen demonstratie

Effect. √ √

Order √

Analyse √

363


Voorbeeld 2 Effectief betekent in dit voorbeeld dat uw medewerkers de relatie telefonisch hebben gesproken. Dus dat er een contact met de relatie of prospect is geweest. U wilt weten wie het het meest lukt om de juiste persoon te pakken te krijgen, wie de meeste documentatie mag sturen en wie het meest op geen interesse stuit. Stel, u heeft standaard antwoorden opgenomen als: Effect. A Niet aanwezig B Geen interesse C Documentatie sturen

Order

Analyse

√ √

Achter "Niet aanwezig" zult u de eerste rubriek leeg laten omdat het gesprek niet effectief is geweest. De medewerker heeft de relatie niet kunnen bereiken en hij/zij zal waarschijnlijk nog een keer moeten bellen. Achter repons zoals "Geen interesse" en "Documentatie sturen" vult u de [√] in omdat uw medewerker in dit geval met iemand heeft gesproken. In Analyse... (Respons) kunt u zien welke respons er is geweest en hoe de effectiviteit was. Bovendien kunt u zien op welke dagen en uren u het best kunt bellen om de grootste effectiviteit te behalen. Tip: Als deze vorm van analyse belangrijk voor u kan zijn, is het verstandig om hier wat mee te experimenteren totdat u de mogelijkheden volledig overziet. U kunt zelf bepalen of u en waarvoor u de twee extra dimensies, die u aan een respons kunt geven, gaat gebruiken.

364


Tabellen, Respons Code

Responscodes A t/m P.

Respons

Responsomschrijving.

Rubriek1

Dit is het veld waarin u met een [√] aangeeft of de respons effectief is. De tekst boven het veld kunt u wijzigen via de knop "Rubrieken" of door de [R] in te tikken.

Rubriek2

Dit is het veld waarin u met een [√] aangeeft of er bij het opslaan van de respons een extra vraag moet worden gesteld aan de gebruiker. Bijvoorbeeld "Order J/N". Dit veld kan alleen bij effectieve respons worden gevuld. De tekst die de gebruiker te zien krijgt bij het opslaan van de respons is afhankelijk van deze rubriek. In het voorbeeld zou de rubriek gevuld moeten worden met de tekst "Order". De tekst boven het veld kunt u wijzigen via de knop "Rubrieken" of door de [R] in te tikken.

Analyse

Als u bij relaties of via de agenda respons opslaat en u koppelt daar personen aan, dan maakt Archie op dat moment voor iedere persoon een aparte responsregel. Dezelfde respons van dat moment kan dus meermalen voorkomen. Bij sommige soorten respons is het echter zinvol om de respons tijdens de analyse één keer te tellen. Bijvoorbeeld bij een "Bezoek", als u wilt weten hoe vaak iemand een bezoek heeft afgelegd. In andere gevallen wilt u misschien wel weten om hoeveel personen het gaat, bijvoorbeeld bij het versturen van documentatie. Als u een [√] opgeeft worden alle soorten respons geteld, als u niets opgeeft wordt respons die tegelijkertijd voor meerdere personen is gemaakt slechts één keer geteld.

365


Responstabel

Respons

Tab Alt T R

Wijzigen respons-rubrieken De twee rubrieken kunt u zelf een tekst geven, de teksten komen terug in de analyse. Bijvoorbeeld "Effect." en "Order". Respons rubrieken wijzigen

366

Tab Alt T R R

Hoofdstuk 18 / Systeembeheer

Systeembeheer

Systeembeheer, Inleiding U kunt langs verschillende wegen naar Systeembeheer… navigeren: Als u Archie start en op het toegangscontrolescherm van Archie de toegangscode van de systeembeheerder intikt, komt u in het hoofdscherm van Archie Systeembeheer terecht. Vanuit deze situatie kunt u doorstarten naar het basisscherm van Archie door het gele icoon op het iconenpalet aan te klikken of door via het menu "Ga naar" te kiezen voor de optie "Relaties". U krijgt het toegangscontrolescherm in beeld en kunt uw toegangscode intikken. Als u in Archie aan het werk bent, kunt u via de optie "Systeembeheer" uit het menu "Beheer" direct naar Systeembeheer..., zonder eerst Archie te hoeven afsluiten. U krijgt dan het toegangscontrolescherm in beeld en u kunt de toegangscode van de systeembeheerder intikken. Uw initialenveld op het tabblad "Toegangscodes" is groen gekleurd. Als u vanuit deze situatie terug wilt naar het basisscherm van Archie, dan hoeft u uw toegangscode niet opnieuw in te tikken. Het hoofdscherm bestaat uit een aantal tabbladen voor algemeen systeembeheer en een aantal hyperlinks. In Systeembeheer… (Algemeen) vindt u de volgende tabbladen: 1. Toegangscodes. Hier maakt u toegangscodes voor de personen die met Archie mogen werken en koppelt u verschillende autorisatieniveaus aan de toegangscodes van de gebruikers. 2. Standaards. Hier vindt u een aantal standaard systeem instellingen en instellingen voor de verschillende brievenbestanden. 3. Reorganiseren. 4. Def. universele velden. 5. Systeemcodes. Hier geeft u de code van Systeembeheer… op, eventueel met een extra beveiligingssleutel. 6. Buitendienstbeheer. 7. Systeemlog. 8. Licentie. Via het menu of via de hyperlinks kunt u naar "Handleidingen", naar "BackOffice" of naar "Onderhoud artikelen" als u beschikt over de daartoe benodigde modules en/of uitbreidingen.

367


Wanneer een gebruiker geen toegang kan krijgen tot Archie omdat zijn/haar toegangscode al in gebruik is, terwijl die gebruiker niet aan het werk is met Archie, dan kunt u in Archie Systeembeheer de code van de desbetreffende gebruiker de-activeren. Deze situatie kan zich voor doen na een stroomof machinestoring of wanneer een gebruiker Archie niet correct heeft afgesloten en midden in het programma de computer heeft uitgezet. Wanneer men dan opnieuw met Archie wil gaan werken, krijgt men de boodschap " Code is in gebruik". De systeembeheerder kan vervolgens de code de-activeren. Zie "De-activeren toegangscode(s)".

Toegangscode de-activeren

Indien deze situatie zich regelmatig voordoet is het verstandig om eerst na te gaan of de gebruiker tijdens het bewerken van gegevens een storing heeft gekregen. Bewerken houdt in, toevoegen of wijzigen. In dat geval is het verstandig de bestanden te reorganiseren in Systeembeheer...(Reorganiseren) of als de calamiteit de database heeft beschadigd te restoren voordat er weer verder met Archie gewerkt wordt. Tip: Als de code van Systeembeheer… niet is gewijzigd door de systeembeheerder is de toegangscode "SYSTEM".

368


Acties bij Systeembeheer Gebruiker(s) de-activeren Code en autorisatie gebruiker Systeembeheer, Standaards Reorganiseren bestanden Indexeren bestanden Def. Universele velden Systeemcodes Buitendienstbeheer Systeemlog Systeembeheer, Licentie

Sys Alt S Sys Alt S Sys Alt S Sys Alt S Sys Alt S Sys Alt S Sys Alt S Sys Alt S Sys Alt S Sys Alt S

AT.D. AT. AN AR.R AR.I AD AS AB AL AC

369


Systeembeheer, Toegangscodes, Inleiding Een belangrijk onderdeel van Archie is het toegangscodebeheer. Hier bepaalt u wie in het systeem mag, welke autorisatie hij/zij heeft en welke delen van Archie gebruikt mogen worden. Als u de gebruikers in beeld heeft ziet u aan de rode kleur in het veld met de initialen dat ze actief zijn in Archie, of Archie op een verkeerde manier hebben afgesloten. De afbeelding van de monitor rechts onderin het scherm verandert van grijs naar gekleurd als u een gebruiker selecteert, die actief is in Archie. Behalve met de knop "Deactiveer" kunt u een gebruiker deactiveren door op de afbeelding van de monitor te klikken.

Toegangscodebeheer

370


Systeembeheer, Toegangscodes de-activeren Wanneer een gebruiker geen toegang kan krijgen tot Archie omdat zijn/haar toegangscode al in gebruik is, terwijl die gebruiker niet aan het werk is met Archie, dan kunt u hier de code van de desbetreffende gebruiker de-activeren. Deze situatie kan zich voor doen na een stroomof machinestoring of wanneer een gebruiker Archie niet correct heeft afgesloten en midden in het programma de computer heeft uitgezet. Wanneer men dan opnieuw met Archie wil gaan werken, krijgt men de boodschap "Code is in gebruik". Indien deze situatie zich voordoet is het verstandig om eerst na te gaan of de gebruiker tijdens het bewerken van gegevens een storing heeft gekregen. Bewerken houdt in, toevoegen of wijzigen. In dat geval is het verstandig de bestanden te reorganiseren in Systeembeheer... (Algemeen, Reorganiseren) of als de calamiteit de database heeft beschadigd een backup terug te plaatsen voordat er weer met Archie verder gewerkt wordt. Alle namen van gebruikers waarvan het initialenveld gekleurd is, zijn actief. Als u de knop "De-activeer" aanklikt of de [D] intikt, kunt u vervolgens kiezen of u één persoon of alle gebruikers tegelijkertijd wilt de-activeren. Gebruiker(s) de-activeren

Sys Alt S A T . D .

BELANGRIJK: De-activeer alleen codes waarvan u zeker weet dat er op dat moment niemand onder die code aan het werk is in Archie. Gebruikers die nog aan het werk zijn, mogen niet gedeactiveerd worden. Als dat toch gebeurt en een andere persoon gaat met dezelfde code het systeem binnen of de systeembeheerder gaat een reorganisatie draaien, dan kunnen de bestanden beschadigd raken. Wanneer u als systeembeheerder bijvoorbeeld een reorganisatie wilt draaien, moeten alle gebruikers Archie correct hebben verlaten.

371


Systeembeheer, Toegangscodes, Algemeen Als u in het scrollvenster van de toegangscodes een gebruiker selecteert, krijgt u de gegevens van de betreffende gebruiker in beeld. Hier kunt u alle gegevens toekennen, die voor hem/haar belangrijk zijn, zoals de naam, titulatuur, toegangscode en autorisatie. Als u de gegevens wilt wijzigen, kiest u de knop "Wijzigen" of tikt de [W] in. Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, gaat u op een lege plek in het scrollvenster staan en kiest u voor "Wijzigen". Code en autorisatie gebruiker Naam

Sys Alt S A T .

De naam van de gebruiker. Deze naam wordt ook gebruikt bij het versturen van een afspraakbevestiging. De naam is maximaal 25 posities lang. Voorbeeld E.N. Zandstra H. van Bommel Ruud Conijn

Titulatuur

De aanspreekvorm (de heer, mevrouw, meneer etc.) van de gebruiker. [F1] of klikken op "…" achter het veld geeft de titulatuurcodetabel. Het meest rechtse veld in de tabel is de aanspreekvorm die in een afspraakbevestiging van de gebruiker gebruikt kan worden. Wanneer u in de afspraakbevestiging de variabele gevolgd door opneemt, zullen deze op het moment van printen vervangen worden door de naam en aanspreekvorm van de gebruiker die de afspraak heeft. Voorbeeld U wordt bezocht door "mevrouw E.N. Zandstra" U wordt bezocht door "meneer H. van Bommel" U wordt bezocht door "meneer Ruud Conijn"

Initialen

De initialen van de gebruiker. De initialen moeten uniek zijn en uit 2 posities bestaan, omdat ze gebruikt worden als identificatie in de activiteiten. Aan de hand van de initialen kunt u in het activiteiten-overzicht zien wie welke afspraak moet nakomen. Archie gebruikt de initialen ook in de Sales-registratie en om bij te houden wie er voor het laatst gegevens heeft gewijzigd.

Toegangscode

De toegangscode van de gebruiker. Deze code kan worden gebruikt om toegang te krijgen tot Archie. De toegangscode moet uniek en minimaal drie posities lang zijn.

372


Systeembeheer, Toegangscodes, Autorisatieniveau Autorisatieniveau, algemeen. [1] Alleen kijken, raadplegen [2] Kijken, wijzigen en toevoegen [3] Kijken, wijzigen, toevoegen en verwijderen [4] Systeembeheerfuncties Autorisatieniveau, analyse. [0] Geen analyses [1] Persoonlijke analyse plus het totaal van alle gebruikers [2] Analyse van alle gebruikers van deze licentie plus het totaal van alle gebruikers van alle andere licenties [3] Analyse van alle gebruikers plus het totaal van alle gebruikers Autorisatieniveau, historie. [0] Historie toevoegen via activiteiten [1] Historie toevoegen [2] Toevoegen en wijzigen

373


Systeembeheer, Toegangscodes, Wijzigt/Voegt toe Relatiekaart

Toevoegen/wijzigen relatiekaart.

Notities

Toevoegen/wijzigen/verwijderen notities bij de relatiekaart.

Universele velden

Toevoegen/wijzigen/verwijderen universele velden.

Campagnes

Invoer campagnes via campagnetabel bij opslaan activiteitenregel.

Respons

Invoer respons via responstabel bij opslaan activiteitenregel.

374


Systeembeheer, Toegangscodes, "Gebruikt" Selecties

Wel of geen toegang tot Selecties... vanuit het hoofdmenu.

Lijsten

Wel of geen toegang tot Lijsten... vanuit het hoofdmenu.

Sales/Cockpit

Wel of geen toegang tot de Sales-registratie en de Cockpit.

Opslag correspondentie

Wel of geen opslag van verstuurde correspondentie achter de relatiekaart. Wanneer u een brief of een mailing verstuurt, kunt u deze bewaren achter de relaties.

Opvolgen

Wel of geen mogelijkheid tot het opvolgen van etiketten en selecties. Etiketten... (Opvolgen) en Filter (Relatiefilter, Opvolgen).

375


Systeembeheer, Toegangscodes, Brievenbestanden Brievenbestanden

376

Hier kunt u de gebruiker autoriseren om naast het algemene brievenbestand ook de brievenbestanden van maximaal vijf andere afdelingen te gebruiken. De omschrijvingen van de brievenbestanden geeft u op in Systeembeheer... (Standaards). Als de gebruiker meer dan één bestand mag gebruiken kan hij/zij bij Brieven... beschikken over de toegekende brievenbestanden in de vorm van meerdere tabbladen.


Systeembeheer, Toegangscodes, Werkt met Werkt met

Als de uitwisseling is geactiveerd in Systeembeheer... (Algemeen, Buitendienstbeheer), dan kunt u hier aangeven op welke licenties de gebruiker mag werken. Bijvoorbeeld zowel op de hoofdkantoorlicentie als op de licentie die op de portable computer van de verkoper zelf is geïnstalleerd. U kunt er maximaal twee opgeven.

377


Systeembeheer, Standaards Hier kunt u een aantal systeemvariabelen voorzien van een waarde. Zo kunt u opgeven wat de Import/Exportdirectory moet zijn, welke brievenbestanden er moeten komen, met welk datumformaat u wilt werken, etc.

Tabblad "Standaards"

Systeembeheer, Standaards

378

Sys Alt S A N

Hoofdstuk 18 / Systeembeheer Standaard landcode

De landcode is standaard "NL". Dat wil zeggen dat het Nederlandse formaat voor de invoer van de postcode wordt gehanteerd en dat de landnaam "Nederland" niet op een etiket wordt afgedrukt. Het formaat van de postcode bestaat in het geval van "Nederland" uit 4 cijfers, 1 spatie en 2 letters, bijvoorbeeld "1135 TS". In Tabellen...(Instellingen, Landen) is dit formaat in het veld postcode opgegeven met de codering "9999 !!". Zo kunt u in Tabellen... (Instellingen, Landen) ook voor de andere landen een formaat invoeren. Als u met Archie in een ander land werkt, geeft u hier de landcode van dat land aan. Vanaf dat moment wordt het postcodeformaat van dat land gehanteerd en zal de landnaam niet op de etiketten worden afgedrukt. Zie hoofdstuk 11, Etiketten (Etiketten maken). Tip: U kunt deze instelling ook in de buitendienst licenties van Archie aanpassen. Dus als u in Italië werkt en uitwisselt met uw hoofdkantoor in Amsterdam, dan zult u in "Landcode" waarschijnlijk "ITA" van Italy hebben gevuld en zal op het hoofdkantoor "NL" van Nederland zijn ingevuld.

Taal Systeembeheer

In het veldje van 1 positie geeft u op met welke taal u werkt. De gekozen taal wordt vervolgens gebruikt in Systeembeheer... De inividuele Archie gebruikers kunnen zelf voor een taal kiezen vanuit het basisscherm, optie "Standaards" in het menu "Beheer".

Datumformaat

Hier kunt u aangeven met welk datumformaat u wilt werken binnen Archie. Standaard is het formaat "DD/MM/YY". Na wijziging van het datumformaat, worden direct alle datumvelden binnen Archie op de door u gekozen wijze weergegeven, met uitzondering van de datumvelden die in de historie en notities zijn opgeslagen.

PTT adrescontrole

Wanneer u gebruik maakt van de Postcodemodule kunt u in dit veld aangeven of elk adres van een relatie dat toegevoegd of gewijzigd wordt, gecontroleerd moet worden met het adres van de Postcodedatabank. Als u het veldje leeg laat, dan zal het adres alleen gecontroleerd worden wanneer u een relatie toevoegt.

379

Archie CRM / Handleiding Relatie standaard zoeken op U kunt een relatie zoeken op meer dan 20 verschillende velden. Meestal

zult u gebruik maken van hetzelfde zoekveld. Een enkele keer gebruikt u een ander zoekveld. Standaard is in dit veld gevuld, dit is de zoekcode in Archie. Als u dit laat staan komt in het basisscherm van Archie de cursor altijd terecht in het zoekcodeveld. Met [F1] of door te klikken op "…" achter het veld roept u een overzicht op met variabelen van de overige zoekvelden die u kunt gebruiken. Respons analyse

Hier stelt u in of de respons opgeslagen moet worden met de initialen en de datum die in de activiteitenregel staan, of dat in de respons de datum van opslag met de initialen van de gebruiker die de respons opslaat geregistreerd moet worden. Voorbeeld 1 Een verkoper heeft een afspraak gehad en stuurt zijn gespreksverslag naar de binnendienst. De binnendienst archiveert de activiteitenregel en tikt het verslag in. In de Respons analyse is het nu van belang dat de respons per verkoper gemeten kan worden, dus moeten de initialen van de verkoper en de datum van het bezoek in de respons staan. In dit geval vult u hier dus een [A] in. Voorbeeld 2 Het is voor u niet van belang op wiens initialen de afspraak stond, u wilt weten welke Archie gebruikers de respons hebben verwerkt en wanneer. Dit kan bijvoorbeeld als u veel belafspraken heeft staan, die niet zijn onderverdeeld naar gebruikers. Als de gebruiker nu de activiteitenregel opslaat zal de systeemdatum en zijn of haar initialen opgeslagen worden in de respons. U kunt nu meten wie wat heeft opgeslagen en wanneer. In dit geval vult u hier dus een [S] in.

380

Hoofdstuk 18 / Systeembeheer IMPORT mergeveld vullen met

In dit veld kunt u en t/m opgeven. Dit zijn acht vrije velden rechts onderin uw relatiescherm. Als u regelmatig wilt importeren vanuit een andere database, bijvoorbeeld om de adresgegevens identiek te houden of om omzetgegevens bij te werken, kunt u dat doen door één van de vrije velden te gebruiken voor een uniek gegeven dat in beide databases voorkomt, bijvoorbeeld een debiteur- of klantnummer. Op het moment dat u hiervoor kiest controleert Archie of in de database geen identieke gegevens voorkomen. Als dat zo is krijgt u de relaties waar het unieke gegeven identiek is in beeld en kunt u het gegeven uniek maken. Als u het importmergeveld vult controleert Archie bij het toevoegen of wijzigen of het mergeveld met een uniek gegeven wordt gevuld. Als dat niet het geval is kunt u het gegeven alsnog wijzigen. N.B. Vul dit veld alleen als u daadwerkelijk van plan bent te gaan mergen met een ander bestand. Zie ook hoofdstuk 19, Import.

Kleur bestandsdirectory

Het is in Archie mogelijk met verschillende bestandsdirectories te werken. Iedere nieuwe directory moet geïnstalleerd worden met de installatie CD. Hier kunt u een directory met een kleur "merken". De door u gekozen kleur komt terug links onderin de informatiebalk en boven het codeveld in het basisscherm van Archie.

Import/Exportdirectory

Met Archie kunt u gegevens (relaties, lijsten, etiketten, brieven) exporteren en importeren. Met het meegeleverde programma Import kunnen hele bestanden van bijvoorbeeld externe adresleveranciers geïmporteerd worden. Archie en het programma Import raadplegen het invoerveld voor de Import/Exportdirectory, zodat bekend is op welke schijf en in welke directory de gegevens moeten worden geplaatst en waar de gegevens vandaan moeten worden gehaald. Archie-gebruikers met een algemene autorisatie [4] bij Systeembeheer... (Toegangscodes) in het veld "Algemeen", kunnen de standaard Import/Exportdirectory wijzigen naar een persoonlijke Import/Exportdirectory vanuit het basisscherm, optie "Standaards" in het menu "Beheer".

381

Archie CRM / Handleiding Brievenbestanden 00 t/m 05 Archie kent één algemeen brievenbestand, waarin alle brieven en

anderssoortige teksten, gemaakt met de tekstverwerker van Archie, worden opgeslagen. Wanneer u meerdere brievenbestanden wilt gebruiken is dat te regelen door een aantal groepen te definiëren, die u vervolgens aan de toegangscodes van de gebruikers koppelt. Deze gebruikers zien dan in Brieven... de tabbladen met de verschillende brievenbestanden en kunnen kiezen met welk brievenbestand ze gaan werken. Achter de codes "01" t/m "05" geeft u de naam op van de groep of afdeling waartoe het brievenbestand gaat behoren. Zo kunt u bijvoorbeeld de afdelingen Directie, Boekhouding, Verkoop e.d. opnemen. In Systeembeheer... (Toegangscodes) in het veld "Gebruikt brievenbestanden" koppelt u deze brievenbestanden aan een gebruiker. Volgnummers

382

Elke nieuwe brief die met de tekstverwerker van Archie gemaakt wordt, krijgt automatisch een volgnummer toegekend. Voor elk brievenbestand, het algemene en die van de diverse afdelingen, zijn er volgnummers. Deze volgnummers kunt u hier op een bepaalde beginwaarde zetten. Het volgnummer van een brief kan opgenomen worden in een lay-out, zodat het bijvoorbeeld als referentie meegeprint kan worden.


Systeembeheer, Reorganiseren Als u bestanden reorganiseert, worden alle gegevens die in Archie verwijderd zijn ook daadwerkelijk van uw vaste schijf verwijderd. De herwonnen schijfruimte wordt daarna vrijgegeven. Daarnaast worden de indexen van de bestanden opnieuw opgebouwd. Afhankelijk van het gebruik is het verstandig om regelmatig te reorganiseren. Als de database intensief gemuteerd wordt is één keer per maand redelijk, bij normaal gebruik is één keer per kwartaal een goede regel. U kunt bestanden, die gereorganiseerd moeten worden aan- of afvinken, of u kunt via het vakje "Alle bestanden" alle bestanden in één keer aanvinken. Als u kiest voor "Indexeren" worden alleen de indexen van de bestanden opnieuw opgebouwd. U kunt door te klikken op een van de diamantjes in de kolomkoppen de volgorde van de te reorganiseren bestanden zelf bepalen. Na een stroomstoring, of wanneer gebruikers de computer regelmatig hebben uitgezet terwijl Archie nog actief was, zult u moeten reorganiseren, indexeren of een backup moeten terugzetten omdat bestanden of indexen wellicht niet goed zijn bijgewerkt. Records binnen Archie zijn vaak aan elkaar gekoppeld, bijvoorbeeld contactpersonen aan relaties of relaties aan projecten. Records die niet op een juiste wijze zijn gekoppeld, worden direct na de reorganisatie opgeruimd. U kunt alleen reorganiseren of indexeren als er geen andere gebruikers aan het werk zijn met Archie. Archie controleert dit zelf. Als u het reorganiseren gestart heeft, wordt de toegang tot Archie voor alle gebruikers geblokkeerd. U kunt het reorganiseren of indexeren voortijdig afbreken door op [Esc] te drukken, of de knop "Annuleren" aan te klikken. Archie werkt nog wel het bestand en de indexen bij, die op dat moment gereorganiseerd worden. Belangrijk Zorg er altijd voor dat u voor het reorganiseren beschikt over een recente backup. Bij calamiteiten kunt u dan altijd terugvallen op deze backup. Zet de computer nooit uit tijdens het reorganiseren. Afhankelijk van de grootte van de bestanden kan het reorganiseren enige tijd in beslag nemen, gebruik dus een snelle computer. Als u gaat reorganiseren mag er op dat moment niemand met Archie werken. Het is niet voldoende dat de gebruikers in systeembeheer gedeactiveerd worden. Iedereen moet Archie correct hebben verlaten.

383


Bestanden reorganiseren

Reorganiseren bestanden Indexeren bestanden

Sys Alt S A R . R Sys Alt S A R . I

Bestand

Hieronder staan de omschrijvingen van de Archie bestanden die gereorganiseerd worden.

Bestandsnaam

De naam van de Archie bestanden die gereorganiseerd worden.

LR: datum

Datum waarop het bestand voor de laatste keer is gereorganiseerd.

Records

Het aantal records dat op het bestand staat. Omdat voor het reorganiseren ook de verwijderde records nog in het bestand staan, kan na het reorganiseren het aantal kleiner zijn omdat dan de verwijderde records daadwerkelijk zijn opgeruimd.

Grootte

De grootte in bytes van het betreffende bestand.

Status

In percentages en met een signaalkleur wordt hier per bestand de status getoond. Het rode gedeelte geeft het percentage verwijderde records aan.

384


Systeembeheer, Def. universele velden Universele velden zijn 18 velden die u zelf kunt definiëren. U kunt van zo'n veld de benaming, het type en de lengte bepalen. De velden die u definieert, zult u terug vinden achter elke relatie die in Archie aanwezig is. Wanneer u in het relatiescherm velden te kort komt, om alle voor u relevante gegevens van een relatie in te kunnen voeren, is het handig om een aantal universele velden te maken. Op die manier kunt u extra gegevens van de relatie invoeren. Op alle universele velden kunt u selecteren en u kunt ze opnemen in lijsten. Bovendien heeft u de mogelijkheid om achter alfanumerieke velden, van maximaal 8 posities lang, een tabel te definiëren. Op het moment dat u universele velden wilt toevoegen, wijzigen of verwijderen mag er niemand in Archie actief zijn. Voordat u universele velden gaat wijzigen of toevoegen is het verstandig een backup te maken van de bestandsdirectory van Archie. Def. universele velden

Sys Alt S A D

Veldnaam

De schermtekst voor het universele veld, als u een eerder ingevoerde tekst leegmaakt zal het universele veld worden verwijderd en worden gegevens, die bij de relaties in dit veld waren ingevoerd, opgeruimd.

Type

Hier geeft u aan of het veldtype [A] Alfanumeriek, [N] Numeriek of [D] Datum moet zijn. In een alfanumeriek veld kunnen alle tekens, die u via uw toetsenbord kunt invoeren, worden opgeslagen. Wanneer u een alfanumeriek veld niet groter maakt dan 8 posities heeft u bovendien de beschikking over een zelf samen te stellen tabel met codes en omschrijvingen, die u tijdens het invoeren van relatiegegevens kunt oproepen. In een datumveld kan alleen een bestaande datum worden ingevoerd. Tijdens het invoeren van gegevens in datumvelden controleert Archie of het een bestaande datum is. In een numeriek veld kunt u alleen cijfers invoeren.

L (Veldlengte)

De lengte van het veld. Wanneer het een datumveld betreft wordt de lengte automatisch 8. Een alfanumeriek veld kan maximaal 67 posities lang zijn. Bij een numeriek veld kunt u het aantal posities voor de komma (Maximaal 15) opgeven.

D (Decimaal)

Bij een numeriek veld kunt u het aantal decimalen opgeven.

385


Als u klaar bent met wijzigen en kiest voor de knop "Opslaan", vraagt Archie of de database mag worden aangepast. Als dat zo is zal Archie de database gaan aanpassen. Afhankelijk van het aantal ingevoerde relatiegegevens zal dit enige tijd in beslag nemen. N.B. U zult de reeds ingevoerde gegevens kwijtraken wanneer u velden heeft verwijderd, velden van type heeft veranderd of velden heeft ingekort. Wanneer u alleen maar nieuwe velden heeft toegevoegd of verlengd, zullen al de reeds ingevoerde relatiegegevens behouden blijven.

386


Systeembeheer, Systeemcodes Als u dit tabblad kiest ziet u twee velden. In het eerste veld ziet u de toegangscode van de systeembeheerder. Deze is onleesbaar, maar wordt zichtbaar als u in het veld klikt. U kunt hier de code wijzigen en u kunt een sleutel toevoegen om de toegang tot Systeembeheer... nog beter te beveiligen. Systeemcodes

Sys Alt S A S

Toegangscode

De toegangscode van de systeembeheerder, standaard is dat "SYSTEM".

Sleutel

Als u een sleutel opgeeft, moet u na het intikken van de systeembeheerderstoegangscode op het toegangscontrolescherm, nog een extra code intikken om toegang te krijgen tot het systeembeheer. Die code wordt samengesteld uit het dagnummer plus de door u opgegeven sleutel. Voorbeeld Als u sleutel "13" heeft ingetikt en u wilt op "25 februari" toegang tot Systeembeheer..., dan moet u als extra code "38" (= 13 + 25) intikken

387


Systeembeheer, Buitendienstbeheer Als u gaat uitwisselen met buitendienstlicenties van Archie, zult u gebruik gaan maken van het buitendienstgedeelte. Op dit tabblad kunt u een aantal instellingen van buitendienstbeheer definiëren. Zie voor een uitgebreide beschrijving van de werking de separate handleiding “Buitendienst”. Buitendienstbeheer

388

Sys Alt S A B


Systeembeheer, Systeemlog In Systeembeheer… (Algemeen, Systeemlog) wordt een logbestand bijgehouden waarin fouten en problemen staan vermeld. Ook het omzetten van tabelwaarden en het verwijderen van activiteiten wordt weggeschreven in het systeemlog. Systeemlog

Sys Alt S A L

Datum

Datum van de wijziging.

Tijd

Tijd van de wijziging.

In.

Initialen van de gebruiker, die de wijziging doorvoerde.

Omschrijving

Omschrijving van de wijziging.

389


Systeembeheer, Licentie Als u dit tabblad aanklikt, ziet u een overzicht van uw licentie, met geregistreerde uitbreidingen en modules. Met de knop "Nieuw" op de Icon Toolbar, of via het menu, kunt u nieuwe modules en/of uitbreidingen installeren. U heeft daartoe een pincode nodig, die u verstrekt wordt bij aankoop van een module en/of uitbreiding. Systeembeheer, Licentie

390

Sys Alt S A C

Hoofdstuk 19 / Import

Import

Import, Inleiding Archie-Import8 maakt het mogelijk adresbestanden om te zetten naar Archie CRM formaat en samen te voegen met uw Archie-bestanden in een Archie relatiedirectory. Archie-Import8 is in de programmadirectory van Archie CRM opgenomen en kan gestart worden vanuit het basisscherm van Archie met de actie "Import" in het menu "Bestand", of door "IMPORT8.EXE" in de bestandsdirectory van Archie CRM te starten. Het programma kan gebruik maken van de volgende bestandsformaten: dBASE III/IV ASCII positie/lengte ASCII komma gescheiden ASCII regel Archie 4.2 ! Archie ProFessional Archie CRM De wijze, waarop Archie-bestanden en bestanden van een aantal adresleveranciers geïmporteerd kunnen worden, is reeds gedefinieerd. Het programma is niet alleen geschikt om nieuwe relaties toe te voegen aan uw database, het kan ook bestaande gegevens samenvoegen (mergen). Deze merge-faciliteit werkt automatisch doordat iedere relatie voorzien kan worden van een uniek gegeven waaraan Archie-Import8 kan zien of het om dezelfde relatie gaat. Het zou hier bijvoorbeeld kunnen gaan om debiteuren uit uw financiële systeem, waarbij het debiteurnummer als uniek gegeven wordt gehanteerd. Zie voor een beschrijving "Unieke importcode relatie".

391


Werkwijze Archie-Import8 verzorgt het importeren van de gegevens via een importeerwijze. Dit is een definitie waarin staat waar ieder veld uit het importbestand terecht moet komen in uw Archie relatiebestand. Voorbeeld U heeft een dBASE bestand met een veld "FIRMA". In dit veld staat de naam van het bedrijf. In Archie wordt deze naam in het veld geplaatst (zie "Beheer", “Rubrieken"). In de door u te definiëren importeerwijze koppelt u deze twee velden aan elkaar. Een aantal importeerwijzen zijn al bekend en hoeft u niet te definiëren, bijvoorbeeld voor Archiebestanden en voor bestanden van een aantal adressenleveranciers. Als u opdracht geeft om te importeren, worden de gegevens in een tussenbestand geplaatst. Dit is een werkbestand dat u naar believen kunt vullen en schonen. Alvorens u de gegevens met uw Archie relatiegegevens gaat samenvoegen, kunt u dit tussenbestand bekijken. Als het resultaat u bevalt, geeft u opdracht om samen te voegen. Als het resultaat niet naar wens is, past u uw importeerwijze aan en importeert u opnieuw naar het tussenbestand.

392


Acties bij Import Bekijken tussenbestand - historie - notities Samenvoegen tussenbestand

Imp B Imp B H Imp B N Imp B S

Importeren/importeerwijze - Archie CRM - Archie ProFessional - Archie 4.2 ! - 4.2! bestandsnaam wijzigen - dBASE - dBASE bestandsnaam wijzigen - importeerwijze contactp. - bestandsnaam cp. wijzigen - importeren - Adressenleveranciers - Bestandsnaam wijzigen - ABC - Directview - NV DataBank - SelectView - Vierhand Tekst (ASCII) - Bestandsnaam wijzigen) - importeerwijze contactp. - importeren

Imp I Imp I A C I Imp I A P I Imp I A 4 I Imp I A 4 B Imp I D . Imp I D . B Imp I D . C Imp I D . C B Imp I D . I Imp I L (A/D/N/S/V) I Imp I L (A/D/N/S/V) B Imp I L A I Imp I L D I Imp I L N I Imp I L S I Imp I L V I Imp I T . Imp I T . B Imp I T . C Imp I T . I

Logbestand

Imp L

Standaards

Imp S

393


Import, Toegangscontrole Via uw persoonlijke Archie toegangscode krijgt u toegang tot Archie-Import8. Hiervoor heeft U minimaal autorisatieniveau [4] nodig. Zie Systeembeheer... (Toegangscodes, Autorisatie Algemeen). Er kan maximaal één gebruiker actief zijn in Archie-Import8. Importeren In het importmenu van Archie-Import kiest u wat voor soort bestand u wilt importeren. ARCHIE

Hiermee kunt u een bestand importeren dat geëxporteerd is door Archie CRM, Archie ProFessional of Archie 4.2!.

DBASE

Import van bestanden in dBASE-formaat.

Leveranciers

Import van dBASE-bestanden van een aantal adresleveranciers.

Tekst (ASCII) bestanden

Import van DOS-tekstbestanden.

Importeren

394

Imp I


Importeren Archie CRM en Archie ProFessional Voor u deze optie kiest, moet u ervoor zorgen dat de Archie CRM of Archie ProFessional bestanden die u wilt importeren in de Archie Import/Exportdirectory aanwezig zijn (zie "Beheer", "Standaards")). De bestandsnamen beginnen met "E_" (zie "Relaties exporteren"). Als de bestanden aanwezig zijn, ziet u de gegevens van deze bestanden op het scherm. Als u nu kiest u voor importeren dan maakt het programma van de Archie CRM of Archie ProFessional bestanden een tussenbestand. Dit bestand kunt u met uw originele Archie CRM bestanden samenvoegen. Archie CRM Archie ProFessional - samenvoegen

Imp I A C I Imp I A P I Imp B S

395


Importeren Archie 4.2! Via dit menu zijn de koppelingen tussen velden van Archie 4.2! en Archie CRM al gedefinieerd. U kunt de bestandsnaam van het Archie 4.2! relatiebestand opgeven. De laatst opgegeven bestandsnaam wordt onthouden. Als u de Archie 4.2! relatiebestanden in uw Import/Exportdirectory kopieert, kopieer dan altijd "NAW001.*". Een Archie 4.2! relatiebestand bestaat uit minimaal twee bestanden, bijvoorbeeld "NAW001.DBF" en "NAW001.DBT" en/of "NAW001.DBV". Om ook het veld "Relatie met" over te nemen uit het Archie 4.2! bestand, wordt als unieke code de zoekcode gebruikt. Binnen één Archie 4.2! relatiebestand zijn deze altijd uniek. Als u Archie 4.2! bestanden van verschillende bronnen importeert, dient u er rekening mee te houden dat deze zoekcodes dan mogelijk niet meer uniek zijn. Archie 4.2! - bestandsnaam wijzigen - importeren - samenvoegen

396

Imp I A 4 Imp I A 4 B Imp I A 4 I Imp B S


Importeren dBASE Het importeren van een dBASE bestand verloopt via een door u te definiëren importeerwijze. Via het ingeven van een zoekcode maakt u een nieuwe importeerwijze of u roept een bestaande op. In de importeerwijze zijn bestandsnamen en koppelingen tussen het dBASE-bestand en de velden van de Archie bestanden opgeslagen. Bij het toevoegen van een importeerwijze geeft u eerst het bestand met de relatiegegevens op. Vervolgens ziet u links onder de tweede informatiebalk de velden van Archie CRM, die u met Import8 kunt vullen. Ieder Archie veld kan gekoppeld worden aan een veld uit uw dBASE- bestand. Als u een veld uit het scrollvenster heeft gekozen en op [Enter] of [W] Wijzigen drukt, dan ziet u een helpscherm met de structuur van het importbestand verschijnen. Uit dit venster kunt u een veld koppelen aan uw Archie veld. Bij het importeren wordt de inhoud van het veld overgenomen. Het is ook mogelijk om in landcode, vrije velden en doelgroepen een vaste waarde op te geven die niet uit het dBASE bestand komt. Dit is handig als u een importbestand bijvoorbeeld een eigen doelgroep wilt geven, zodat u daar later op kunt selecteren. Als u een veld uit het scrollvenster heeft gekozen en op [Enter] of [W] Wijzigen drukt, ziet u een helpscherm met de structuur van het importbestand. U kunt een vaste waarde inbrengen door met [Esc] het helpscherm weg te drukken en vervolgens op [Tab] te drukken. Tussen de aanhalingstekens kunt u een vaste tekst opgegeven. Tijdens import wordt iedere kaart met dit gegeven gevuld. Voorbeeld U wilt de doelgroepcode "IMP" geven aan alle relaties die u gaat importeren. U gaat dan naar het importscherm voor relaties. U zet de balk op een nog niet gekoppelde doelgroepcode en kiest [W] Wijzigen. Er komt nu een helpscherm met de velden die u kunt koppelen. Dit verwijdert u met [Esc]. Vervolgens kunt u met [Tab] schakelen naar vaste waarden. Aanhalingstekens worden zichtbaar. Tussen de aanhalingstekens tikt u "IMP" in. Alle relaties die met deze importeerwijze geïmporteerd worden, krijgen nu de doelgroepcode "IMP". Als u ook contactpersonen wilt importeren kiest u voor de actie [C] Contactpersonen. U krijgt nu de importeerwijze voor een contactpersoon in beeld. U kunt meerdere contactpersonen tegelijkertijd importeren. Met de actie [T] Toevoegen kunt u extra importeerwijzen toevoegen.

397


Als de relatiegegevens en contactpersoongegevens in verschillende bestanden zitten, dan geeft u bij de contactpersoon importeerwijze de bestandsnaam van het contactpersonenbestand op en koppelt u aan de "Unieke importcode" het veld waarin dezelfde unieke code staat die ook gebruikt wordt voor het relatiebestand. Voorbeeld U heeft twee bestanden. Het eerste bestand bevat bedrijfsnamen en adresgegevens, het tweede contactpersonen. In beide bestanden is een veld waarin een code voorkomt die in beide bestanden hetzelfde is, bijvoorbeeld debiteurnummer. Op basis van dat nummer kunnen de gegevens aan elkaar worden gekoppeld. Bij de importeerwijze van de relatiegegevens geeft u bij "Unieke importcode" het veld op uit het eerste bestand waarin het debiteurnummer staat en bij de importeerwijze van de contactpersonen geeft u bij "Unieke importcode" het overeenkomstige veld op uit het tweede bestand. De velden hoeven niet dezelfde naam te hebben, maar de inhoud moet uiteraard wel hetzelfde zijn. N.B. U kunt bij contactpersonen alleen een ander bestand koppelen als het veld "Unieke importcode" bij de relatiegegevens is gevuld. Importeren dBASE - importeren - bestandsnaam wijzigen - importeerwijze contactp. - bestandsnaam cp. Wijzigen - vaste waarde invoeren

398

Imp I D . Imp I D . I Imp I D . B Imp I D . C Imp I D . C B Imp I D . W [Esc] [Tab]


Importeerwijze relatiegegevens dBASE Unieke importcode

Een code die elke relatie identificeert. Als het importcode veld niet ingevuld is, dan wordt de code automatisch aangemaakt. De te importeren relaties worden dan altijd toegevoegd. Als u wel een veld opgeeft, bijvoorbeeld een debiteurnummerveld, en dit veld is al bekend bij een aantal relaties die in uw Archie bestand zitten, dan worden gegevens die hetzelfde debiteurnummer hebben samengevoegd (gemerged).

Zoekcode

Dit is de code waarmee u zoekt in Archie. Als de code nog niet bestaat, dan wordt deze eventueel automatisch gegenereerd uit de instellingsnaam en de plaats.

Instellingsnaam 1/4

Naam van de relatie, bijvoorbeeld firmanaam. Hier worden geen contactpersonen ingevuld. U heeft vier regels ter beschikking. In Archie is , "Instellingsnaam 1" 35 posities breed. Als in het importbestand de instelling in een veld staat dat bijvoorbeeld 45 posities breed is, dan plaatst u dat achter "Instellingsnaam 1" . Het importprogramma zal dan zelf proberen om de naam over "Instellingsnaam 1" en Instellingsnaam 2" te verdelen.

Straat

Straat, eventueel voorzien van huisnummer.

Nummer

Huisnummer, mits niet bij straat opgegeven.

Toevoegsel

Extra informatie, die achter straat en huisnummer staat.

Straat 2

Extra adresveld achter straat en huisnummer.

Landcode

Als deze niet wordt ingevoerd, wordt de standaard landcode van Archie gebruikt. Zie Systeembeheer...(Standaards).

Postcode 1

De complete postcode of het eerste gedeelte als de postcode over 2 velden verdeeld is.

Postcode 2

Eventueel het 2e deel van de postcode.

Plaats

Plaatsnaam.

Staat/Prov.

De provincie of staat (Zie Tabellen... Landen).

Tel/fax netnummer

Het eerste gedeelte van het telefoon- of faxnummer. U kunt ook het gehele telefoon- of faxnummer opgeven.

399

Archie CRM / Handleiding Tel/fax abonneenummer

Eventueel het tweede gedeelte van het telefoon- of faxnummer.

Relatie met (speciaal)

In dit veld kan aangegeven worden of een relatie met een ander record in het relatiebestand aanwezig is. Zie hiervoor "Relatie met (speciaal)".

Vrije velden

De overige velden in de importeerwijze zijn de zgn. vrije velden. De veldnamen van deze velden zijn opgegeven bij "Beheer", "Rubrieken".

Historie

De historie van een relatie.

Notities

De notities van een relatie.

B-Groep 1/9

B-Groepen zijn codes van maximaal 3 posities, die aangeven wat voor soort relatie het is.

400


Import, Relatie met (Speciaal) In Archie CRM is het mogelijk een hiërarchie van relaties op te bouwen. In het relatiescherm is dan bij "Relatie met" de moederrelatie te zien en met "Info" (Relaties met) is een complete boomstructuur te zien. Import8 kan ook de link met de moederrelatie importeren. In de importeerwijze geeft u achter "Relatie met (speciaal)" het veld uit de te importeren database op, waarin de unieke importcode van de moederrelatie opgeslagen is. Standaard zal Archie-Import8 dit veld altijd vullen met de unieke importcode van de huidige relatie. Let op, in het relatiescherm van Archie is niet de unieke importcode van de moederrelatie, maar de zoekcode zichtbaar. De relatie wordt pas na het samenvoegen van het tussenbestand opgebouwd. Er wordt dan gecontroleerd of de moederrelatie in Archie aanwezig is. Als dat niet het geval is, dan wordt er geen relatie gelegd. Is de moederrelatie wel aanwezig, dan zoekt Archie-Import8 de juiste zoekcode en bouwt hij de relatie op. Omdat dit bij samenvoegen gebeurt, is het veld "Relatie met" niet gevuld bij "Bekijken tussenbestand". Ook als het samenvoegen wordt onderbroken met [Esc], gaat Archie-Import8 de relatie opbouwen. De kans bestaat dan dat een moederrelatie van een relatie in Archie nog niet samengevoegd is. De relatie krijgt dan voorlopig de standaard waarde. Als het samenvoegen later afgemaakt wordt, dan wordt de relatie alsnog opgebouwd.

401


Importeren contactpersonen dBASE In dit scherm kunt u aangeven hoe de gegevens van de contactpersonen gevuld moeten worden. Dit kan gebeuren vanuit hetzelfde bestand als waaruit de relatiegegevens komen, maar u kunt ook een ander bestand opgeven door voor de actie [B] Bestand te kiezen. U kunt deze keuze alleen activeren als u bij de importeerwijze relatiegegevens de unieke importcode heeft gevuld. Als uw contactpersoongegevens zich in een apart bestand bevinden, dan kan Archie-Import8 automatisch meerdere contactpersonen per relatie importeren. Omdat het programma moet weten aan welke relatie een contactpersoon gekoppeld is, is het nodig dat u de "link", in de vorm van een unieke importcode, opgeeft. Als de unieke importcode van een relatie en de unieke importcode van een contactpersoon overeenkomen, dan wordt de contactpersoon gekoppeld aan de relatie. Als een record in uw dBASE-bestand meerdere contactpersonen bevat, dan voegt u deze toe met de actie [T] Toevoegen. In de informatiebalk ziet u het aantal contactpersonen per record. Met [+] en [-] bladert u door de contactpersonen. Met [Enter] of [W] Wijzigen kunt u velden uit uw dBASE-bestand koppelen met de velden van Archie CRM. Met [Esc] keert u terug naar de importeerwijze voor relatiegegevens. Net als bij de importeerwijze voor relatiegegevens is het ook hier mogelijk om een vaste waarde op te geven die niet uit het dBASE bestand komt. Hier gaat het om de "K-Groep" velden. Het is handig om een contactpersoon een eigen doelgroep te geven, omdat u daar later eenvoudig op kunt selecteren. Importeerwijze contactpersonen - bestandsnaam wijzigen - vaste waarde invoeren

402

Imp I D . C Imp I D . C B Imp I D . C W [Esc] [Tab]


Importeerwijze contactpersonen dBASE Unieke importcode

Als uw contactpersoongegevens in een apart bestand zitten, moet deze code overeenkomen met de unieke importcode van de relatie.

Complete naam

Als de naam van de contactpersoon niet in losse velden zit, kunt u dit veld gebruiken. Archie-Import zal proberen de gegevens op te splitsen om ze in de juiste velden te zetten.

Achternaam

Achternaam van de contactpersoon.

Initialen

Initialen van de contactpersoon.

Tussenvoegsel

Tussenvoegsel van de naam van de contactpersoon.

Vrij veld ()

Vrij veld van de contactpersoon. U kunt de schermtekst zelf bepalen via "Rubrieken" in het menu "Beheer".

Titulatuurcode

Code die aangeeft hoe de contactpersoon aangeschreven en aangesproken dient te worden.

Functiecode

Code die aangeeft wat de functie van de contactpersoon is.

Voornaam

Voornaam van de contactpersoon.

Vrij veld ()

Vrij datumveld. U kunt de schermtekst zelf bepalen via "Rubrieken" in het menu "Beheer".

Afdelingscode

Code die aangeeft wat de afdeling van de contactpersoon is.

K-Groep 1/5

Contactpersoon doelgroep.

Notities

Notities bij een contactpersoon.

403


Samenvoegen van contactpersonen Het is mogelijk om in de importeerwijze van contactpersonen een "K-Groep importcode" te vullen. Hier kan een vaste waarde of een veld aan gekoppeld worden. Op het moment dat de gegevens van het tussenbestand samengevoegd worden in Archie, zal aan de hand van de K-Groep gekeken worden of de contactpersoon al aanwezig is in Archie. Is dit het geval, dan wordt de contactpersoon niet toegevoegd, maar worden alleen de gewijzigde gegevens overgenomen. Archie-Import8 voegt maximaal één contactpersoon per relatie samen: altijd de eerste die gevonden wordt. Voorbeeld Stel dat u geregeld uw debiteuren vanuit uw financiële systeem in Archie wilt importeren. In de financiële administratie heeft u één contactpersoon. In de importeerwijze van de contactpersoon improteert u dan een "K-Groep 1" met de tekst "FIN" en ook bij de "K-Groep importcode" vult u de tekst "FIN" in. Als de contactpersoon voor de eerste keer in Archie wordt geïmporteerd, wordt de K-Groep met code "FIN" toegevoegd. De volgende keer dat u het bestand weer importeert, komt Import8 tot de ontdekking dat de contactpersoon er al is, dus worden alleen de gewijzigde gegevens overgenomen. Voordat u importeert, moet u in Archie in Tabellen… (Contacten, K-Groepen) de code "FIN" toevoegen met bijvoorbeeld als omschrijving "Contactpersoon Fin. Administratie".

404


Importeren dBASE-bestanden Archie-Import8 zet de gegevens op het tussenbestand volgens de koppelingen die u heeft opgegeven. Eerst wordt gevraagd of het tussenbestand geschoond moet worden. Als u voor [N] Nee kiest blijven de gegevens staan, die eerder door Archie-Import8 op het tussenbestand zijn gezet. De gegevens worden hier nog niet in de Archie-bestanden geplaatst. U kunt eerst nog in het tussenbestand kijken of de import goed verlopen is. Van daaruit kunt u het tussenbestand samenvoegen met de Archie-bestanden. Eerst worden de relatiegegevens in het tussenbestand geplaatst. De voortgang is te zien middels een balkje onderaan het scherm. Daarna volgen de contactpersoongegevens. Importeren dBASE

Imp I D . I

405


Importeren relatiegegevens van adressenleveranciers De bestanden van een aantal adressenleveranciers kunt u direct importeren. De koppelingen zijn al gedefinieerd. U hoeft alleen de bestandsnamen op te geven. Dit doet u met de optie [B] Bestand. Met de actie [I] Importeren worden alle gegevens op het tussenbestand gezet. Op basis van de specificaties van 1996 kunnen de bestanden van de volgende leveranciers kunnen direct door Archie-Import gebruikt worden: ABC voor handel en industrie c.v. DirectView Business to business communication bv NV DataBank Kamers van Koophandel en fabrieken SelectView Vierhand Direct Marketing N.B. Afhankelijk van de wijze waarop adressenleveranciers gegevens aanleveren, werkt het importeren van de relatiegegevens van adressenleveranciers volgens de voorgedefinieerde koppeling. Regelmatig worden de aangeleverde formaten namelijk gewijzigd. De ontwikkelaars van Archie hebben vanwege het mogelijke gemak van deze functionaliteit voor de gebruiker toch besloten om in deze en volgende versies de definities, zoals ze zijn, ter beschikking te stellen. De gebruiker is vrij om de door hem/haar gewenste import van adressenleveranciers uit te proberen. De functionaliteit valt buiten garantie en support en kan van implementatie in Nieuwe versies worden uitgesloten. Als het importeren van relatiegegevens van adressenleveranciers niet werkt, kunt u een eigen importeerwijze definiëren. Importeren leveranciers - ABC - DirectView - NV DataBank - SelectView - Vierhand - bestanden opgeven - importeren

406

Imp I L Imp I L A Imp I L D Imp I L N Imp I L S Imp I L V Imp I L (A/D/N/S/V) B Imp I L (A/D/N/S/V) I


Importeren tekstbestanden (ASCII/DOS) Het importeren van een tekstbestand verloopt via een door u te definiëren importeerwijze. Via het ingeven van een zoekcode maakt u een nieuwe of u roept een bestaande op. In de importeerwijze zijn bestandsnamen en koppelingen tussen het tekstbestand en de velden van de Archie bestanden opgeslagen. Bij het toevoegen van een importeerwijze geeft u eerst het bestand met de relatiegegevens op. ArchieImport8 herkent automatisch wat voor soort tekstbestand het is. Komma-gescheiden, positie-lengte en regel-bestanden worden herkend. Bij regel-bestanden moet u wel opgeven uit hoeveel regels één record bestaat. Vervolgens ziet u de velden van Archie CRM, die u met import kunt vullen. Ieder veld kan gekoppeld worden aan een veld uit uw tekstbestand. Door op [Enter] of [W] Wijzigen te drukken, kunt u een veld uit uw tekstbestand koppelen aan een veld van Archie CRM. Afhankelijk van het soort tekstbestand geeft u de koppelingen op een bepaalde manier op. Via de helpschermen waarin een gedeelte van het bestand te zien is, kunt u gemakkelijk koppelingen opgeven. Tip : Gebruik bij positie-lengte bestanden de pijltjestoetsen om de juiste starten eindposities te kiezen, druk op [Enter] als u op de juiste positie staat. Bij het importeren wordt de inhoud van het veld overgenomen. Net als bij dBASE-bestanden kunnen ook hier vaste waarden ingevuld worden, zie "Vaste waarde vullen". Importeren tekstbestand - importeren - bestandsnaam wijzigen - importeerwijze contactp. - bestandsnaam cp. wijzigen - vaste waarde invoeren

Imp I T . Imp I T . I Imp I T . B Imp I T . C Imp I T . C B Imp I T . W

407


Positie-lengte tekstbestanden Positie-lengte bestanden bestaan uit een aantal regels, die per regel één record bevatten. In het bestand zijn geen scheidingen tussen de verschillende velden aangebracht. Alle velden hebben een startpositie en een lengte op de regel. Deze gegevens worden doorgaans apart bijgeleverd bij het bestand. U gebruikt deze velddefinities voor het opgeven van de koppelingen in Archie-Import8. Bij wijzigen wordt automatisch een helpscherm zichtbaar. Een gedeelte van het bestand wordt getoond. U kunt dan met toetsen of met de muis de velden selecteren. Met [Enter] bevestigt u een positie. Positie en lengte-gegevens worden automatisch doorgevoerd. In het helpvenster begint u met het opgeven van de startpositie van een veld. Dit kan met de muis of met het toetsenbord. Met de muis klikt u op het eerste teken van het veld. De gegevens uit het bestand verschuiven dan in het venster naar links, zodat de het eerste teken van het veld helemaal links in het venster staat. Met het toetsenbord zorgt u dat de startpositie van een veld links in het venster staat. Met de cursortoetsen kunt u door het bestand bladeren. Met de [Ctrl]-toets in combinatie met de cursortoetsen kunt u snel bladeren. Als de startpositie links staat, drukt u [Enter]. Vervolgens kunt u op dezelfde manier met de muis of het toetsenbord de laatste positie van het veld opgeven. Let op dat u hier echt de laatste positie van het veld opgeeft en niet de eerste positie van het volgende veld. Komma-gescheiden tekstbestanden Bij deze bestanden bevinden alle velden zich tussen komma's. Iedere regel is een record. Bij wijzigen krijgt u de velden te zien en kunt u hieruit selecteren. Regel-tekstbestanden Bij regel-tekstbestanden staat elk veld op een aparte regel. Eén record staat dan op een aantal regels. Dit aantal regels wordt meestal apart bij het bestand vermeld. Voordat u koppelingen kunt definiëren, dient u eerst het aantal regels op te geven waaruit een record bestaat. Bij wijzigen krijgt u de velden te zien en kunt u hieruit selecteren.

408


Importeren contactpersoon ASCII In dit scherm geeft u aan hoe de gegevens van de contactpersonen gevuld moeten worden. Dit kan gebeuren vanuit hetzelfde bestand als waaruit de relatiegegevens komen, maar u kunt ook een ander bestand opgeven door [B] Bestand te drukken. U kunt deze keuze alleen activeren als u bij de importeerwijze relatiegegevens de unieke importcode heeft gevuld. Als uw contactpersoongegevens zich in een apart bestand bevinden, dan kan Archie-Import8 automatisch meerdere contactpersonen per relatie importeren. Omdat het programma moet weten aan welke relatie een contactpersoon gekoppeld is, is het nodig dat u de "link", in de vorm van een unieke importcode, opgeeft. Als de unieke importcode van een relatie en de unieke importcode van een contactpersoon overeenkomen, dan wordt de contactpersoon gekoppeld aan de relatie. Als een record in uw tekstbestand meerdere contactpersonen bevat, dan voegt u deze toe met de actie [T] Toevoegen. In de informatie-balk ziet u het aantal contactpersonen per record. Met [+] en [-] bladert u door de contactpersonen. Met [Enter] of [W] Wijzigen kunt u velden uit uw tekstbestand koppelen met de velden van Archie CRM. Met [Esc] keert u terug naar de importeerwijze voor relatiegegevens. Net als bij de importeerwijze voor relatiegegevens is het ook hier mogelijk om een vaste waarde op te geven die niet uit het tekstbestand komt. Hier gaat het om de "K-Groep" velden. Het is handig om een contactpersoon een eigen doelgroep te geven, omdat u daar later eenvoudig op kunt selecteren. Importeerwijze contactpers. - bestandsnaam wijzigen - vaste waarde invoeren

Imp I T . C Imp I T . C B Imp I T . C W

409


Importeren ASCII/DOS-tekstbestanden Archie-Import8 zet de gegevens op het tussenbestand volgens de koppelingen die u heeft opgegeven. Eerst wordt gevraagd of het tussenbestand geschoond moet worden. Als u voor [N] Nee kiest blijven de gegevens staan, die eerder door Archie-Import8 op het tussenbestand zijn gezet. De gegevens worden hier nog niet in de Archie-bestanden geplaatst. U kunt eerst nog in het tussenbestand kijken of de import goed verlopen is. Van daaruit kunt u het tussenbestand samenvoegen met de Archie-bestanden. Eerst worden de relatiegegevens in het tussenbestand geplaatst. De voortgang is te zien middels een balkje onderaan het scherm. Daarna volgen de contactpersoongegevens. Importeren ASCII/DOS

410

Imp I T . I


Import, bekijken tussenbestand De resultaten van het importeren kunt u bekijken in het tussenbestand. De gegevens in het tussenbestand worden pas in Archie gezet als u daar opdracht toe geeft. Het bekijken van het tussenbestand is een goede controle voordat u gaat samenvoegen. U kunt hier zien of alle gegevens inclusief historie en notities op de juiste plaats terecht zijn gekomen. Als het resultaat u niet bevalt kunt u de importeerwijze aanpassen en de import opnieuw draaien. Bekijken tussenbestand - historie - notities

Imp B Imp B H Imp B N

411


Import, Tussenbestand samenvoegen Als alle gegevens goed in het tussenbestand staan, kunt u het tussenbestand samenvoegen met de Archie-bestanden. Dit gebeurt door op [S] Samenvoegen te drukken. Samengevoegde relaties worden van het tussenbestand verwijderd. Het samenvoegen kan enige tijd in beslag nemen en kan door [Esc] worden onderbroken. De gegevens die niet samengevoegd zijn, blijven op het tussenbestand staan. U kunt deze later samenvoegen door de actie [S] Samenvoegen opnieuw te starten. Bij het samenvoegen wordt gekeken of een te importeren relatie al voorkomt. Dit gebeurt door de unieke importcode te vergelijken die bij de importeerwijze van de relatie is opgegeven. Als deze niet is opgegeven, dan wordt geen overeenkomende relatie gevonden en dan wordt er altijd toegevoegd. Wilt u bestaande relaties samenvoegen, dan zult u altijd de unieke importcode op moeten geven in de importeerwijze. Elk gegeven uit het tussenbestand vervangt het eventueel al bestaande gegeven in de Archiebestanden. Is een veld in het tussenbestand leeg, dan wordt in principe het overeenkomende veld uit Archie ongemoeid gelaten. De enige uitzonderingen hierop vormen de adresgegevens. Bij het toevoegen van een relatie worden de huis- en postadres gegevens overgenomen uit het tussenbestand. Als één van de twee leeg is in het tussenbestand, dan wordt deze in Archie gevuld met de gegevens uit het gevulde veld. Bij het samenvoegen van een relatie zijn er een aantal mogelijkheden waarop huis- en postadres behandeld kunnen worden. In de meeste gevallen wordt alleen het gegeven dat in het tussenbestand staat overgenomen. Als echter huis- en postadres in Archie gelijk zijn en in het tussenbestand is maar één van de twee gevuld, dan wordt soms het adres uit het tussenbestand zowel naar huisadres als postadres gekopieerd.

412


In het onderstaande schema kunt u zien wanneer dit gebeurt. Huisadres Postadres

Archie Straat 1 Straat 1

Tussenbestand Straat 2 - leeg -

Resultaat Straat 2 Straat 2

Huisadres Postadres

Straat 1 Straat 1

- leeg Straat 2

Straat 2 Straat 2

Huisadres Postadres

Straat 1 Straat 1

Postbus 1 - leeg -

Postbus 1 Postbus 1

Huisadres Postadres

Straat 1 Straat 1

- leeg Postbus 1

Straat 1 Postbus 1

Huisadres Postadres

Postbus 1 Postbus 1

Straat 1 - leeg -

Straat 1 Postbus 1

Huisadres Postadres

Postbus 1 Postbus 1

- leeg Straat 1

Straat 1 Straat 1

Huisadres Postadres

Postbus 1 Postbus 1

Postbus 2 - leeg -

Postbus 2 Postbus 2

Huisadres Postadres

Postbus 1 Postbus 1

- leeg Postbus 2

Postbus 2 Postbus 2

Een postadres wordt alleen als zodanig herkend als het woord "Postbus" of een buitenlandse variant daarvan voorkomt. Bij het samenvoegen ziet u twee keer een balkje lopen onderin het scherm. Het eerste geeft aan dat er records samengevoegd worden. Het tweede loopt tijdens het opbouwen van "Relatie met". Dat laatste kan niet onderbroken worden. Samenvoegen tussenbestand

Imp B S

413


Import, logbestand Tijdens het importeren naar het tussenbestand maakt Archie-Import een logbestand waarin geweigerde codes en contactpersonen worden weergegeven. Dit logbestand wordt tijdens iedere nieuwe importslag opnieuw opgebouwd. Logbestand

414

Imp L


Import, Standaards In standaards kunt u opgeven of er een conversie moet plaatsvinden van hoofdletters naar kleine letters. Instellingsnaam omzetten in kleine letters. Als in het te importeren bestand de instellingsnaam in hoofdletters wordt aangeleverd, dan kunt u door deze instelling op [J] Ja te zetten ervoor zorgen dat de instellingsnaam omgezet wordt. Bijvoorbeeld "INFORMATIEVERWERKINGS CENTRUM AMSTEL BV" wordt dan "Informatieverwerkings Centrum Amstel BV". Standaard staat deze instelling op [N] Nee. Adres omzetten in kleine letters. Als in het te importeren bestand de straatnamen in hoofdletters staan, kunt u met deze instelling de straatnaam om laten zetten in kleine letters. "DIEMERMERE 25" wordt dan "Diemermere 25". Standaard staat deze instelling op [N] Nee. Contactpersoonnaam omzetten in kleine letters. Met deze instelling kunt u de achternaam, voornaam, initialen en tussenvoegsels van de contactpersoon omzetten van hoofdletters naar kleine letters. Deze instelling werkt zowel bij het opgeven van de achternaam als bij een complete naam. Standaard staat deze instelling op [N] Nee. Standaards

Imp S

415


Import afsluiten Bij het verlaten van Import blijven het tussenbestand en alle importeerwijzen bewaard. Uit Import

416

Imp U


Import, Conversietabellen In de verborgen conversietabellen kunt u woorden, afkortingen of codes opnemen die u tijdens import wilt laten vertalen naar waarden die u in Archie wilt gebruiken. U kunt ook via deze optie tekst onderdrukken, bijvoorbeeld door een gegeven om te zetten naar een leeg gegeven. Net als op andere verborgen functies binnen Archie, is ondersteuning op deze functionaliteit niet mogelijk. Als u de tabellen gaat gebruiken, houd er dan rekening mee dat een aantal tabellen zoals titulatuur, functiecode en tussenvoegsels voor alle importeerwijzen gelden. De tabellen voor landcode, vrije velden, doelgroepen enz. worden per importeerwijze bewaard. De tabellen bevinden zich achter een aantal velden in de importeerwijze van dBASE en ASCII en zijn met een speciale toetscombinatie te benaderen. Als u op een veld in de wijzigmodus staat, d.w.z. dat u met [Esc] het helpscherm heeft weggehaald, dan kunt u met de toetscombinatie [Alt T] de tabel oproepen. Vervolgens kunt u gegevens aan de tabel toevoegen. Een aantal tabellen wordt al door Archie-Import gebruikt en bevat standaard al een aantal conversiewaarden. Importeerwijze relaties Huisadres

In deze tabel kan bijvoorbeeld opgenomen worden dat "str." vervangen moet worden door "straat" of "pln." door "plein". Tabel per importeerwijze.

Landcode

Als uw importbestand andere landcodes gebruikt dan Archie, kunt u hier een conversietabel opgeven, bijvoorbeeld van "ENG" naar "GB" of "Nederland" naar "NL". Tabel per importeerwijze.

Staat/Prov.

De provincie of staat (Zie Tabellen... (Instellingen, Landen)). Tabel per importeerwijze.

Vrije velden

Voor alle vrije velden kunt u een conversietabel opgeven. Tabel per importeerwijze.

B-Groep(en)

Hier kunt u een conversietabel voor B-Groepen opgeven. Er wordt ook gekeken naar een gedeelte van het veld in uw importbestand. Zo'n veld kan dus meerdere B-Groepcodes bevatten. U heeft bijvoorbeeld een veld waarin staat "Appels, Peren en Bananen". Als u in de tabel opneemt "Appels" wordt "APP", "Peren" wordt "PER" en "Bananen" wordt "BAN", dan worden tijdens import uit dit ene veld drie B-Groepen toegevoegd. Tabel per importeerwijze.

417


Importeerwijze contactpersonen Complete naam

Standaard wordt met deze tabel "t.a.v." onderdrukt. Afhankelijk van uw bestand, kunt u deze tabel aanpassen. Tabel per importeerwijze.

Tussenvoegsel

Deze tabel bevat de tussenvoegsels, die uit "complete naam" of "achternaam" gefilterd moeten worden. Als zo'n tussenvoegsel wordt herkend, wordt het achter de initialen geplaatst. Tabel geldt voor alle importeerwijzen en kan niet gebruikt worden om een tussenvoegsel om te zetten.

Titulatuurcode

U kunt met deze tabel de titulatuurcodes uit uw bestand omzetten naar Archie titulatuurcodes, bijvoorbeeld "de heer" naar titulatuurcode "M". Tabel geldt voor alle importeerwijzen en wordt eenmalig vanuit Archie gevuld. Houd er rekening mee dat u bij wijziging van de tabel in Archie, ook hier de tabel dient aan te passen.

Functiecode

Conversietabel voor functiecode. Tabel geldt voor alle importeerwijzen. Houd er rekening mee dat u bij wijziging van de tabel in Archie, ook hier de tabel dient aan te passen.

K-Groep 1/5

Conversietabel voor contactgroepen. Deze werkt hetzelfde als de tabel voor doelgroepen. Tabel per importeerwijze.

Omzettabel hoofd-/kleine letters (hidden) Als in standaards "Instellingsnaam omzetten in kleine letters" op [J] staat, dan is onder "Instellingsnaam" bij de relatie importeerwijze een omzettabel beschikbaar. Deze is op te roepen met de toetscombinatie [Alt T]. De tabel bevat de uitzonderingen op de standaard omzettingen. Er kan alleen opgegeven worden wat de uiteindelijke waarde moet zijn. Voorbeeld De rechtsvorm "BV" staat in het originele bestand in hoofdletters. Doordat opgegeven is dat de instellingsnaam in kleine letters omgezet moet worden, zou het resultaat zijn: "Bv". In de tabel staat dat "BV" omgezet moet worden in "BV". Het blijft dus zoals in het originele bestand. Alleen hele woorden worden omgezet, of delen van woorden gescheiden door een leesteken of een cijfer. N.B. De tabel wordt ook gebruikt voor het omzetten van de straatnaam. De tabel is alleen oproepbaar bij "Instellingsnaam".

418


Import, Parameters Als u Archie-Import8 niet vanuit het basisscherm van Archie CRM start, kunt u Import8 starten met parameters. Hierdoor is het mogelijk automatisch een bestand te importeren en samen te voegen. In principe geeft u als parameters de toetsen mee die u in zou drukken. Voorbeeld U wilt Archie-Import8 starten en direct een dBASE bestand importeren: IMPORT8 ID.IJ De punt vervangt de [Enter]-toets om importeerwijze af te sluiten. De overige letters zijn de menu-keuzes in Archie-Import8. Als u ook nog automatisch wilt samenvoegen gebruikt u de parameter "/AUTO". Deze optie kan alleen opgegeven worden na de [J] van "Tussenbestand schonen? J/N". Na het samenvoegen wordt ArchieImport8 automatisch afgesloten. De "/AUTO"-optie is geschikt om het importeren bijvoorbeeld 's nachts te laten lopen. Voorbeeld U wilt een dBASE-bestand samenvoegen met Archie. De importeerwijze is vooraf gedefinieerd. IMPORT8 ID.IJ /AUTO Onderdrukken tabelcontrole (hidden) Standaard accepteert Archie-Import8 geen waarden die niet in de tabellen van Archie CRM voorkomen. Als u bij het opstarten van Archie-Import8 de parameter "/NOCHECK" meegeeft worden de onbekende waarden gewoon geïmporteerd. In het logbestand staan de waarden die onbekend waren. U kunt deze waarden daarna in de tabellen van Archie op te nemen. Voorbeeld IMPORT8 /NOCHECK 419 Archie CRM / Handleiding 420 Index Relatie met importeren (Speciaal) 401 Aanspreekvorm Achternaam contactpersoon Acties Acties bij Activiteiten Acties bij Analyse Acties bij blokfunctie Acties bij Brieven Acties bij Databasebeheer Acties bij Etiketten Acties bij Import Acties bij Lijsten Acties bij Mail Acties bij Relaties Acties bij Sales Acties bij Selecties Acties bij Systeembeheer Actieve contactpersoon Actieve contactpersoon wijzigen Activiteit Afspraakbevestiging Activiteit Archiveren Activiteit Plannen Activiteit toevoegen Activiteit toevoegen via Opvolgen Activiteit wijzigen Activiteiten Sorteeroverzicht Activiteiten Activiteitenlog Activiteiten Algemeen Activiteiten bij de relatie Activiteiten Inleiding Activiteiten Planner Activiteiten Rapportage Activiteiten Tabel Activiteiten verwijderen Activiteitenfilter Activiteitenlog Activiteitenlog Analyse Activiteitenregel bij de relatie Adres relatie Afbeelding in brieftekst Afdelingen Afdelingen Analyse Afdelingtabel 89 85 24; 25 153 254 71 213 330 192 393 240 318 78 306 174 369 99 99 162 165 159 157 117 157 171 171 154 101 151 167 168 357 336 169; 170 145; 171 300 156 85 224 91 266 354 Afdrukken Brieven Afdrukken Etiketten Afdrukken relatiegegevens Afsluiten Import Afspraakbevestiging Activiteit Analyse B-Groepen Analyse Inleiding Analyse Activiteitenlog Analyse Afdelingen Analyse Campagnes Analyse Campagnes Inleiding Analyse Concurrenten Analyse Functies Analyse K-Groepen Analyse Non-Respons Analyse Postcodes Analyse Respons Analyse Respons Dagen Analyse Respons Effectiviteit per gebruiker Analyse Respons Extra doelstelling per gebruiker Analyse Respons Totalen effectiviteit per respons Analyse Respons Uren Analyse Respons Vergelijking effectiviteit per gebruiker Analyse Sales Analyse Sales Concerntop Analyse Sales Inleiding Analyse Sales Klantentop Analyse Sales Maandomzetten Analyse Sales Omzet per segment Analyse Sales Omzetgrafiek Analyse Sales Redenen orders Analyse Sales Redenen Vervallen offertes Analyse Sales Scorevergelijking Analyse Sales Totalen orders Analyse Sales Totalen Vervallen offertes Analyse Titulatuur Analyse Vrije velden Andere bestandsdirectory openen 229 205 95 416 162 258 251 300 266 271 270 301 264 263 284 259 275 283 276 278 279 283 281 286 299 285 297 291 295 292 290 294 287 289 293 268 261 80 421 Archie CRM / Handleiding Archiveren Activiteit Autorisatieniveau 165 373 Banden in Lijsten Bediening Algemeen Bediening Standaard acties Bediening Toetsenbord en muis Bediening Functietoetsen Bedrijfsnaam Bedrijfsprofiel Beeld Beheer Bekijken Geselecteerden Bericht beantwoorden bij Mail Bericht doorzenden bij Mail Bericht ontvangen bij Mail Bericht opnieuw zenden bij Mail Bericht opslaan bij Mail Bericht verwijderen bij Mail Bericht zenden bij Mail Bestand invoegen in brieftekst Bestandsdirectory B-Groepen B-Groepen Analyse B-Groeptabel Branche Branchecodering Brief Ondertekening Brief opzoeken Brief toevoegen Brief wijzigen Brieven Export en Import Brieven Inleiding Brieven Lay-out Brieven Opmaak Brieven Slot Aan/Uit Brieven Afbeeldingen Brieven Afdrukken Brieven Opslaan Brieven Samenvoegen Brieven Speciale tekens Brieven Variabelen Brievenbestanden Buitendienstbeheer 245 31 34 33 31 85 142 333 329 111 323 324 321 326 324 326 319 224 80 133 258 344 85 93 237 214 214 214 228 211 231 226 221 224 229 229 221 223 222 214 388 422 Campagne toevoegen via Opvolgen 120 Campagnes Analyse 271 Campagnes Contactpersoon 138 Campagnes Instelling 132 Channelbar 21 Cockpit 315 Communicatie contactpersoon 108 Communicatie instelling 107 Concurrenten Analyse 301 Concurrenten bij Sales-regels 310 Concurrentenbestand 339 Connecties 136 Connecties contactpersoon 136 Connecties Tabel 355 Contact Groepen 91 Contactpersonen samenvoegen 104 Contactpersonen Volgorde 100 Contactpersoon Contactprofiel 149 Contactpersoon Campagnes 138 Contactpersoon Communicatie 108 Contactpersoon Connecties 136 Contactpersoon Etiket 109 Contactpersoon Extra Fax/Tel/E-mailnummers 137 Contactpersoon handmatig selecteren 106 Contactpersoon Historie 134 Contactpersoon K-Groepen 139 Contactpersoon koppelen 99 Contactpersoon Notities 135 Contactpersoon oproepen toevoegen wijzigen en koppelen 98 Contactpersoon samenvoegen 99 Contactpersoon verwijderen 105 Contactpersoon zoeken 99 Contactpersoonveld 99 Contactprofiel 149 Copyright 2 Correspondentie 130 Correspondentie achter relatie 129; 130 Criteria Selectievelden 175 Database analyse Contacten Functies Database analyse Postcodes Database analyse Vrije velden 264 259 261 Index Database analyse B-Groepen Database analyse Contacten Afdelingen Database analyse Contacten K-Groepen Database analyse Contacten Titulatuur Database analyse Inleiding Database schonen Activiteiten verwijderen Database schonen Geselecteerden verwijderen Database schonen Privébestanden verwijderen Databasebeheer Concurrentenbestand Databasebeheer Standaards Databasebeheer Beeld Databasebeheer Inleiding Databasebeheer Rubrieken De-activeren toegangscodes Definitie Universele velden Doelgroepen Doelgroepen instelling Dupliceren relatie Dupliceren van een relatie 258 338 339 331 333 329 334 371 385 11 133 102 48 Elementen op Lijstbanden E-mail ophalen bij Mail Etiket Nieuw Etiket Contactpersoon Etiket Instelling Etiket maken en brief sturen Etiket toevoegen Etiket zoeken Etiketformaten Etiketten Inleiding Etiketten Naar Brieven Etiketten Naar externe tekstverwerker Etiketten aanmaakscherm Etiketten afdrukken Etiketten exporteren Etiketten importeren Etiketten Lay-out Etiketten maken Etiketten ontdubbelen 248 327 202 109 109 110 202 202 207 191 204 204 195 205 200 201 206 195 199 266 263 268 257 336 337 Etiketten opvolgen Etiketten Schermopbouw Etiketten sorteren Etikettenbestand opvolgen Export Brieven Exporteren Etiketten Exporteren relatiegegevens t.b.v. andere Archie Exporteren/Importeren selectiecodes/bestand Extra Fax/Tel/E-mailnummers Contactpersoon Extra functies bij Brieven... Extra Informatie Inleiding 209 193 203 116 228 200 113 115 137 75 123 Fax/Tel/E-mailtekst Tabel Formaat Etiketten Functiecodetabel Functies Analyse Functietabel Gebruikersgroepen Tabel Gerelateerde contactpersonen Gerelateerde relaties Geselecteerden bekijken Geselecteerden verwijderen GTI Eigenschappen 356 207 91 264 353 360 143 144 111; 187 337 18 Historie contactpersoon Historie en Notities bij Sales Historie relatie Historie relatie Lay-out invoegen Hoe consolideer ik campagnes of voeg ik doelgroepen samen? Hoe registreer ik informatie aanvragen? Hoe voeg ik een doelgroep toe aan een groep contactpersonen? Hoe voeg ik een doelgroep toe aan een groep relaties? Hoe zet ik een mailing op? Hoofdgroepen Huisadres/Postadres Icon Toolbar Iconen en hyperlinks 134 311 124 126 66 63 65 64 62 13 85 20 22 423 Archie CRM / Handleiding Iconenpalet Import "Relatie met" (Speciaal) Import afsluiten Import Bekijken tussenbestand Import Brieven Import Conversietabellen Import Inleiding Import Logbestand Import Parameters Import Standaards Import Toegangscontrole Import Tussenbestand samenvoegen Importeerwijze contactpersonen dBASE Importeerwijze relatiegegevens dBase Importeren Archie 4.2! Importeren Archie CRM en Archie ProFessional Importeren ASCII/DOS-tekstbestanden Importeren contactpersonen dBASE Importeren contactpersoon ASCII Importeren dBase-bestanden Importeren dBASE-bestanden Importeren Etiketten Importeren relatiegegevens van adressenleveranciers Importeren tekstbestanden (ASCII/DOS) Info Activiteitenlog Info Gerelateerde contacten Info Margestatus Info Omzetstatus Info Orderontvangst Info Relaties tussen meerdere relatieschermen Info Bedrijfsprofiel Info Contact Instellingen Info Contactprofiel Info Inleiding Infobalk Informele aanspreekvorm Inleiding Activiteiten Inleiding Analyse Inleiding Brieven Inleiding Database analyse Inleiding Databasebeheer Inleiding Etiketten 424 Inleiding Import Inleiding Lijsten Inleiding Mail Inleiding Sales Inleiding Sales Analyse Inleiding Selecties Inleiding Systeembeheer Inleiding Tabellen Inleiding Tabellen Campagnes Inleiding Tabellen Respons Inleiding Toegangscodes Installatie ARCHIEcrm Instelling Communicatie Instelling Doelgroepen Instelling Etiket Instelling Notities Lay-out invoegen Instellingen contactpersoon Interface Internationale branchecodetabel 391 239 317 303 285 173 367 341 361 363 370 29 107 133 109 128 150 19 93 406 407 145 143 147 146 148 K-Groepen K-Groepen Analyse K-Groepen contactpersoon K-Groeptabel Klassetabel Kleur bestandsdirectory Kleur relatie vullen via Opvolgen Kleur/Categorie bij relaties Kleurindicaties Koppelen contactpersoon KvK-tabel 91 263 139 349 93 381 121 97 97 99 93 144 142 150 149 141 22 85 151 251 211 257 329 191 Landcodeveld Landentabel Lay-out brief Systeemvariabelen Lay-out brief Papierformaat Lay-out Brieven Lay-out Etiketten Lay-out in Historie invoegen Lay-out in Notities invoegen Lees dit Leestips Lijst opzoeken Lijst toevoegen Lijst toevoegen Banden 86 345 234 236 231 206 126 128 6 61 241 244 245 21 401 416 411 228 417 391 414 419 415 394 412 403 399 396 395 410 402 409 397 405 201 Index Lijst toevoegen voorbeeld Lijsten Inleiding Lijsten Elementen op banden plaatsen Lijsten Tips 250 239 248 244 Mail Bericht beantwoorden Mail Bericht doorzenden Mail Bericht ontvangen Mail Bericht opnieuw zenden Mail Bericht opslaan Mail Bericht verwijderen Mail Bericht zenden Mail E-mail ophalen Mail Inleiding Mail Opgeslagen items Margestatus relatie Meerdere bestandsdirectories Meisjesnaam Menubalk Menu-paden Modules Moeder-dochterrelatie 323 324 321 326 324 326 319 327 317 325 147 80 88 19 28 27 92 Naar externe tekstverwerker Naar Systeembeheer... Nederlandse SBI-codetabel Negatieve selectie Nieuwe branchecodetabel Non-Respons Analyse Notities bij de instelling Notities contactpersoon Notities instelling Lay-out invoegen Notities relatie 204 340 93 122 93 284 127 135 128 127 Offerte omzetten naar Order/Vervallen offerte Offerte verwijderen Omzetstatus relatie Omzetten Suspect naar Prospect (Offerte) Omzetten tabelwaarden Onderdelen binnen Archie Onderdelen buiten Archie Ondertekening Brieven Ongelijk maken Selectie Ontdubbelen Etiketten 313 314 146 312 343 15 17 237 122 199 Opbouw documentatie Opgeslagen items bij Mail Opmaak Brieven Oproepen Sales-regels Opslaan Brieven Opvolgen Activiteit toevoegen Opvolgen Campagne toevoegen Opvolgen Etiketten Opvolgen Etikettenbestand Opvolgen Kleur relatie vullen Opvolgen Selectiebestand Opvolgen Vrije velden relaties vullen Opzoeken Brief Opzoeken Lijst Opzoeken Selectie Orderontvangst relatie Oude KvK-tabel Over Archie Overzicht gerelateerde relaties 23 325 226 307 229 117 120 209 116 121 116 119 214 241 178 148 85 7 144 Papierformaat Brieven Plannen Activiteit Planner Activiteiten Postbus Postcodemodule Postcodes Analyse Postcodeveld Privébestanden verwijderen Provincie Provinciecode 236 159 167 85 85 259 86 338 87 85 Rapportage Activiteiten Redenen orders Tabel Redenen Vervallen offertes Tabel Relatie Activiteitenregel Relatie dupliceren Relatie Historie Relatie Historie Lay-out invoegen Relatie Margestatus Relatie met Relatie Notities Relatie Omzetstatus Relatie Orderontvangst Relatie selecteren Relatie toevoegen 168 359 359 156 102 124 126 147 85 127 146 148 106 84; 85 425 Archie CRM / Handleiding Relatie Universele velden Relatie verwijderen Relatie wijzigen Relatie zoeken Relatiefilter Relatiegegevens afdrukken Relaties Activiteiten Relaties Inleiding Relaties Kleur/Categorie Relaties exporteren Relaties samenvoegen Relatiescherm Reorganiseren Respons Analyse Respons Tabel Rubrieken 131 105 83 81; 82 111; 112; 187 95; 96 101 77 97 113 103 85 383 275 365 85 Sales Analyse Sales Analyse Concerntop Sales Analyse Klantentop Sales Analyse Maandomzetten Sales Analyse Omzet per segment Sales Analyse Omzetgrafiek Sales Analyse Redenen Orders Sales Analyse Redenen Vervallen offertes Sales Analyse Scorevergelijking Sales Analyse Totalen Orders Sales Analyse Totalen Vervallen offertes Sales bij een relatie Sales Cockpit Sales Concurrenten koppelen Sales Inleiding Sales Notities en Historie Sales Offerte omzetten naar Order/ Vervallen offerte Sales Offerte verwijderen Sales Omzetten Suspect naar Prospect Sales Soorten Tabel Sales-regels oproepen Sales-regels toevoegen Sales-regels wijzigen Samenvoegen Brieven Samenvoegen contactpersonen Samenvoegen contactpersoon Samenvoegen relaties 426 286 299 297 291 295 292 290 294 287 289 293 140 315 310 303 311 313 314 312 358 307 307 307 221 104 99 103 Schermopbouw Etiketten Schermrubrieken Selecteer contactpersoon handmatig Selecteren relatie Selectie ongelijk maken Selectie opzoeken Selectie toevoegen Selectie verwijderen Selectie wijzigen Selectiebestand opvolgen Selectiecodes exporteren/importeren Selecties Inleiding Selecties Speciaal Selectiescherm contactpersoongegevens Selectiescherm instellingsgegevens Selectiescherm Activiteiten Selectiescherm Campagnes Selectiescherm Sales Selectiescherm Universele velden Selectievelden Criteria Slot Aan/Uit in Brieven Snelstart Analyse en selectie Snelstart Bladeren door relaties en personen Snelstart Brief en standaard ondertekening maken Snelstart Etiket van contactpersoon maken en brief sturen Snelstart Etiketten van geselecteerde relaties Snelstart Extra contactpersoon toevoegen Snelstart Historie toevoegen bij een relatie Snelstart Installatie en toegang tot Archie Snelstart Relatie dupliceren Snelstart Relatie toevoegen oproepen en wijzigen Snelstart Relatie verwijderen Snelstart Tabellen bewerken en contactpersonen segmenteren Snelstart Test toevoegen wijzigen en verwijderen Sorteeroverzicht Activiteiten Sorteren Etiketten 193 334 106 106 122 178 178 105 178 116 115 173 188 182 180 184 183 185 186 175 221 54 44 57 59 56 42 46 37 48 40 50 52 51 171 203 Index Speciale relatieselecties Speciale tekens in brieftekst Speciale tekstverwerkingsfuncties Standaard landcode Standaard zoekveld Standaards Standaards Systeembeheer Structuur Archie Systeembeheer Buitendienstbeheer Systeembeheer Def. universele velden Systeembeheer Inleiding Systeembeheer Licentie Systeembeheer Reorganiseren Systeembeheer Standaards Systeembeheer Systeemcodes Systeembeheer Systeemlog Systeembeheer Toegangscodes "Gebruikt" Systeembeheer Toegangscodes Algemeen Systeembeheer Toegangscodes Autorisatieniveau Systeembeheer Toegangscodes Brievenbestanden Systeembeheer Toegangscodes de-activeren Systeembeheer Toegangscodes Inleiding Systeembeheer Toegangscodes Werkt met Systeembeheer Toegangscodes Wijzigt/Voegt toe Systeemcodes Systeemlog Systeemvariabelen in Brieven 188 223 74 379 380 331 378 13 388 385 367 390 383 378 387 389 Tabel Campagnes Tabel invoegen in brieftekst Tabel Respons Tabellen Activiteiten Tabellen Campagnes Inleiding Tabellen Contacten Afdelingen Tabellen Contacten Connecties Tabellen Contacten Fax/Tel/E-mail teksten Tabellen Contacten Functies 362 225 365 357 361 354 355 356 353 375 372 373 376 371 370 377 374 387 389 234 Tabellen Contacten K-Groepen 349 Tabellen Contacten Titulatuur 350 Tabellen Gebruikersgroepen 360 Tabellen Inleiding 341 Tabellen Instellingen B-Groepen 344 Tabellen Instellingen Landen 345 Tabellen Omzetten tabelwaarden 343 Tabellen Respons Inleiding 363 Tabellen Sales Redenen orders 359 Tabellen Sales Redenen Vervallen offertes 359 Tabellen Sales Soorten 358 Tabellen Universele velden 347 Tabellen Vrije velden 348 Tekenstijlen Aan/Uit 73 Tekst opslaan 69 Tekst selecteren 70 Tekstinvoer basisfuncties 68 Tekstverwerking Algemeen 67 Telefoonnummers 87 Tips bij Lijsten 244 Titelbalk 19 Titulatuur 90 Titulatuur Analyse 268 Titulatuurtabel 350 Toegangscode Systeembeheer 387 Toegangscodes Algemeen 372 Toegangscodes Brievenbestanden 376 Toegangscodes de-activeren 371 Toegangscodes Systeembeheer 370 Toegangscodes Wijzigt/Voegt toe 374 Toegangscontrole Import 394 Toevoegen Activiteit 157 Toevoegen Brief 214 Toevoegen Etiket 202 Toevoegen relatie 84; 85 Toevoegen Sales-regels 307 Toevoegen Selectie 178 Universele velden Universele velden relatie Universele velden Tabel Variabelen in brieftekst Verplaatsen in tekst Vervangen in brieven 12; 131 131 347 222 69 220 427 Archie CRM / Handleiding Verwijderen contactpersoon Verwijderen relatie Verwijderen Selectie Volgorde contactpersonen Voor u begint Voorbeeldlijst Vrije velden Vrije velden Analyse Vrije velden Tabel Vrije velden vullen via Opvolgen Welke doelgroepen? Welke vrije velden? 428 105 105 105 100 8 250 12 261 348 119 11 12 Welke zoekcodes? Werkbalken bij Brieven Wijzigen Activiteit Wijzigen Brief Wijzigen relatie Wijzigen Sales-regels Wijzigen Selectie 9 216 157 214 83 307 178 Zoek contactpersoon Zoekcodes Zoeken Etiket Zoeken in brieven Zoeken relatie 99 10 202 219 81

Inleiding. Handleiding. Archie CRM

Recommend Documents