Archie CRM Buitendienstbeheer Replicatie met SPIDER & IMEX. APRIL 2002 AICA bv

Archie CRM Buitendienstbeheer Replicatie met SPIDER & IMEX APRIL 2002 © AICA bv

Archie CRM Database Replicatie HANDLEIDING Database Replicatie met Spider & Imex

copyright 2002 by Automatiserings- en Informatieverwerkings Centrum Amstel bv (AICA bv) Gorslaan 10 1441 RG Purmerend www.aica.com Alle rechten voorbehouden

Handleiding De handleiding heeft betrekking op Spider CRM en Imex CRM van januari 2002. In de handleiding worden de programma's respectievelijk Spider en Imex genoemd. Benodigde programmatuur Archie8.exe build 1.0.1.433 of hoger, Spider8.exe en ImexCRM.dll.

NB Hoewel bij het samenstellen van de programmatuur en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. AICA bv, als producent van het programma en de handleiding, houdt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren.

2

Archie CRM Database Replicatie

Begrippen Spider

Programma voor veilige en automatische uitwisseling van gegevens tussen Master en Slave Pc’s Er bestaan twee versies van Spider, de DOS versie en de 32-bits versie. Deze handleiding behandelt de 32-bits versie.

Imex

Programma voor de verwerking van mutaties in de Archie bestanden zodat de Archie gegevens van Master en Slave Pc’s synchroon blijven.

Master PC

PC of netwerk dat het Archie moederbestand bevat en waarop ook de tabellen en toegangscodes worden beheerd.

Slave PC

PC of netwerk dat werkt met een Archie bestand dat door de hoofdvestiging (het moederbestand) is aangeleverd.

Buitendienst

zie Slave PC

Replicatie

Mutaties in de verschillende databases uitwisselen en verwerken met Spider en Imex.

Initialisatie

Het voorzien van een Slave PC van een kopie van het moederbestand. De Slave moet dit bestand krijgen voordat zij kan worden opgestart. Op de Master kunt u in Buitendienstbeheer de optie Nieuw bestand aanvinken om een initialisatiebestand te laten maken, houd er rekening mee dat dit bestand een stuk groter is dan de gewone mutatiebestanden.

Nieuw bestand

Zie Initialisatie

Verwerking

Het Importeren en Exporteren van mutaties.

Uitwisseling

Transport en verwerking van mutaties tussen verschillende Archie licenties.

Mutatiebestand

Bestand dat nieuwe update informatie voor een andere licentie bevat. Bestanden voor de Master heten TOMAxxxx.MUT Bestanden voor de Slave heten TOSLxxxx.MUT xxxx staat voor het licentienummer van de Slave

Logbestanden

De logbestanden bevatten informatie over het verloop van de uitwisseling. U kunt het logbestand geheel uitprinten, of vanaf een bepaalde positie.

Transportdirectory

De directory waar Spider de mutatiebestanden voor de Master of Slave neerzet. Dit kan een directory op een netwerk zijn of een directory op een FTP Server. De transportdirectory moet per databestand uniek zijn, en voor zowel Master als Slave bereikbaar zijn. In de Transportdirectory zijn Lees-, Schrijf- en Verwijderrechten nodig.

Communicatie

Het transport van mutatiebestanden

FTP

File Transfer Protocol. Standaard protocol om bestanden te versturen of te ontvangen.

RAS

Remote Acces Server. Inbelserver waarop met DUN kan worden ingebeld.

DUN

Dial-Up Networking. Een modem gebruiken met het doel een andere computer (RAS) op te bellen en daarmee een (netwerk) verbinding te maken.

DUN module

Uitbreiding op Spider d.m.v. een PIN code. Neem contact op met uw leverancier.

3

Archie CRM Database Replicatie E-mail

Elektronische post. Hiermee kan elke internetgebruiker post versturen naar internetgebruikers over de hele wereld.

SMTP/POP3

Protocollen voor uitgaande en inkomende E-mail.

4


Installatie Procedure Inleiding De uitwisseling kan door een ervaren systeembeheerder zelfstandig worden geïnstalleerd. In veel gevallen is goede kennis van netwerken, RAS/DUN, SMTP/POP3 of FTP oplossingen vereist. Bedenk vooraf welke soort verbinding u gaat gebruiken. Zorg dat de benodigde infrastructuur aanwezig is, en goed functioneert. Als u reeds uitwisselt met de DOS versie van Spider, lees dan het onderdeel: Overgang DOS-Spider naar Spider 32. Voorbereidingen Alle Pc’s 1. Zorg voor voldoende vrije schijfruimte op de PC waar Spider wordt geïnstalleerd. Op de Master is minimaal ruimte nodig voor een kopie van de gehele Datadirectory + nog eens 1/3 van die Datadirectory per Slave. Op de Slave is minimaal ruimte nodig voor een kopie van de gehele Datadirectory + nog eens 1/3 van die Datadirectory 2. Zorg dat datum en tijd op alle betrokken Pc’s hetzelfde zijn. Archie Master (Systeembeheer) 1. Maak voor iedere gebruiker een eigen Toegangscode (Toegangscodes). 2. Plaats een vinkje bij Uitwisseling aan (Buitendienstbeheer). 3. Voer de licenties in die gaan uitwisselen en geef aan welke gebruikers gebruik maken van de buitendienstlicentie (Buitendienstbeheer / Nieuw).

Figuur 1: Systeembeheer Spider Master Installeer en configureer SpiderCRM. Archie Slave Installeer en configureer Archie CRM. De Buitendienstversie van Archie is pas op te starten nadat het Initialisatiebestand is ontvangen en verwerkt. Spider Slave Installeer en configureer SpiderCRM. Uitwisselen Situatie: nieuwe buitendienst Na het installeren van één of meer Buitendienstversies, moet eerst de Spider Master worden geactiveerd om het initialisatiebestand aan te maken. Als het initialisatiebestand door de Buitendienst wordt ingelezen is deze klaar voor gebruik. (Zie verder: Start replicatie.) Situatie: dagelijkse uitwisseling In een lopende uitwisseling zal de cyclus veelal beginnen met de Buitendienst(en). Zij exporteren de laatste gegevens, en sturen deze naar de Master. Als de gegevens zijn ontvangen, worden deze door de Master verwerkt (import). Daarna worden deze gegevens, samen met de laatste mutaties van de Master, klaar gemaakt voor verspreiding naar andere Buitendiensten (export). Als laatste worden de Buitendiensten weer geactiveerd om de nieuwste gegevens op te halen en in te lezen (import). (Zie ook: Replicatietijden.)

5


Installatie Spider 32 De Spider programmatuur wordt meegeleverd op de Archie CRM installatie CD-ROM (vanaf build 1.1.433). Plaats de CD in uw Cd-speler De setup zal automatisch opstarten (zie figuur 2). Is dit niet het geval, dan start u de installatie zelf door de file “SETUP” op de CD te activeren. Volg verder de aanwijzingen op uw scherm, en kies tijdens de installatieprocedure voor Replicatie programmatuur (Windows versie). U wordt gewezen op incompatibiliteit met de DOS versies van Spider (lees indien van toepassing: Overgang DOS Spider naar Spider-32). Gebruik tijdens de installatie de juiste licentiediskette.

Figuur 2: Setup scherm Spider 32

6


Spider hoofdmenu

Figuur 3: Startscherm Spider Als Spider reeds geconfigureerd is zal het programma starten in dit scherm. (zie figuur 3) NB Als u Spider voor de eerste keer opstart dan zal een speciale Wizard u door de configuratie begeleiden. Start Replicatie Wordt gebruikt om de uitwisselingsprocedure te starten. Spider controleert eerst of alle gebruikers Archie hebben afgesloten, maakt vervolgens een back-up van de relatiegegevens en start de verwerking door Imex. Zie ook: Replicatietijden. Logbestanden De logbestanden bevatten informatie over het verloop van de uitwisseling. U kunt het logbestand geheel uitprinten, of vanaf een bepaalde positie. Zie tevens: Logbestanden Eigenschappen Hier kunt u Spider configureren. U geeft op welke Soort verbinding u wilt gebruiken, en of er moet worden ingelogd op een netwerk. Verder kunt u hier de Replicatietijden opgeven, alsmede de taal van Spider en een eventueel beveiligingswachtwoord. Afsluiten Verlaat Spider.

7


Eigenschappen Afhankelijk van de ingestelde Verbinding en Opties, zijn een aantal tabbladen beschikbaar. De tabbladen Algemeen, Databestanden, Geavanceerd en PIN zijn altijd actief. De knop Test Deze knop test, afhankelijk van het actieve tabblad, de verbinding of het inloggen.

Figuur 4: Eigenschappen / Tabblad Algemeen Tabblad Algemeen / Verbinding Standaard Bij deze keuze worden de Exportbestanden in principe in een zogenaamde Transportdirectory geplaatst. De Importbestanden worden ook uit deze Transportdirectory opgehaald (zie het onderdeel Databestanden). De Transportdirectory moet direct benaderbaar zijn. Als u beschikt over de DUN module, dan kan Spider zelf verbinding maken met de Master PC, en een drive mapping aanleggen naar de Transportdirectory. NB Als u geen Transportdirectory opgeeft dan moeten de Mutatiebestanden handmatig worden getransporteerd, naar de directories zoals genoemd bij Handmatig. Spider geeft echter geen meldingen. FTP Voor deze keuze is de DUN module benodigd. De Transportdirectory staat nu op een FTP server, of bij een Internet provider. Als er geen sprake is van een “vaste” verbinding, kan Spider een Dial-up verbinding leggen. Zorg voor de juiste lees-, verwijderen schrijfrechten, en voldoende ruimte op de FTP server, dit laatste is met name van belang bij Initialisatiebestanden.

8


E-mail Voor deze keuze is de DUN module benodigd. De mutatiebestanden worden via E-mail verstuurd. Per licentie is een eigen E-mailadres met SMTP/POP3 ondersteuning nodig. Spider kan de limiet van de mailbox niet vaststellen, u moet er dus voor zorgen dat er altijd genoeg ruimte is om de mutatiebestanden te ontvangen. Voor de E-mail uitwisseling is zeer regelmatige uitwisseling een voorwaarde, daar anders de mailbox gevuld wordt met veel berichten. Houd hier rekening mee in een vakantieperiode, of bij ziekte van een Buitendienstmedewerker. Deze keuze is geschikt voor implementaties met maximaal 5 Buitendienstlicenties. Bij een E-mail uitwisseling kan Spider slechts met één databestand uitwisselen. Als meerdere databestanden moeten worden uitgewisseld, dienen er ook meerdere Spiders te worden geïnstalleerd Voor elk databestand is dan ook een apart E-mailadres vereist. Handmatig (alleen beschikbaar op de Slave) Bij een handmatige uitwisseling worden de mutatiebestanden niet verstuurd, of in een Transportdirectory geplaatst. De mutatiebestanden worden geplaatst in de directory …\extern\ onder de Databestanden van Spider. Spider geeft tijdens de uitwisseling beknopte aanwijzingen wat er moet gebeuren. Tabblad Algemeen / Opties • Aanmelden ‘Lokaal’ netwerk • Aanmelden ‘Remote’ netwerk • Inbelnetwerk (DUN) De bijbehorende tabbladen worden verderop in deze handleiding beschreven. Tabblad Algemeen / Replicatietijden Om de uitwisseling automatisch op bepaalde tijden te laten draaien, kunt u maximaal twee tijden opgeven. Als u geen tijd opgeeft zal Spider direct met de procedure starten wanneer u kiest voor Start replicatie. Tijd 1 • Als u hier een tijd invult zal Spider na de actie Activeren wachten met het uitvoeren van de procedure totdat deze tijd is bereikt. • Een Slave zal alleen het Export deel van de uitwisseling uitvoeren, als tijd 2 gevuld is. Tijd 2 • Nadat de eerste procedure is uitgevoerd zal Spider de procedure nogmaals starten op de hier opgegeven tijd. • Een Slave zal alleen het Import deel van de uitwisseling uitvoeren. U kunt tevens dagen opgeven waarop u niet wilt uitwisselen. De dagen die uitgesloten worden zijn rood gekleurd.

Figuur 5: Klok Als er een starttijd is opgegeven, zal Spider een klok in beeld brengen en zal het programma wachten met de verwerking totdat de starttijd bereikt is (zie figuur 5). Als u op Stop aftellen klikt wordt het wachten afgebroken en verschijnt de vraag, “Replicatie nu starten?”. Als u deze vraag met “Ja” beantwoordt, wordt de verwerking onmiddellijk gestart. Tijdens het wachten op de volgende replicatietijd, is Spider geminimaliseerd aanwezig in de Taakbalk van Windows als een wereldbol. De wereldbol draait, als Spider bezig is met een verwerking. Spider CRM niet samen met Windows opstarten Spider kan automatisch gestart worden als Windows opstart. Als er Replicatietijden zijn opgegeven zal de replicatie automatisch worden opgestart, en het tijdklokje worden geactiveerd. Als u dit niet wilt, dan kiest u voor de optie Start Spider CRM niet met Windows.

9

Archie CRM Database Replicatie Tabblad Algemeen / Taal De taal van de schermteksten en logbestanden wordt hier ingesteld. Tabblad Algemeen / Spider CRM Beveiligingswachtwoord Hiermee kunt u Spider CRM beveiligen zodat onbevoegden Spider niet kunnen opstarten en/of configureren. Tabblad Databestanden

Figuur 6: Eigenschappen / Tabblad Databestanden Spider kan met meerdere Archie bestanden werken (zie figuur 6), tenzij er gekozen wordt voor een E-mail uitwisseling. Op dit tabblad kunt u opgeven met welk(e) Archie databestand(en) moet worden uitgewisseld. U kunt hier ook een uitwisseling tijdelijk blokkeren door het “vinkje” voor het databestand uit te zetten. Bij meerdere Databestanden kunt u met de knoppen Eerder en Later de volgorde van verwerking beïnvloeden. Databestanden / Nieuw Bestandsdirectory

Hier geeft u op waar Spider de Archie databestanden kan vinden.

Omschrijving

Hier kunt u een voor u herkenbare naam ingeven, deze naam wordt gebruikt in het logbestand.

Werkdirectory

Wordt door Spider gebruikt om een kopie van de Archie databestanden in te plaatsen. U kunt in dit veld een eigen naam invullen of de voorgestelde naam (DATAxxx) accepteren.

Transportdirectory

Hier geeft u de directory op waar Spider de mutatiebestanden voor de Master of Slave (mits geen Handmatige uitwisseling) neerzet. Dit kan bijvoorbeeld een directory op een netwerk zijn of een directory op een FTP Server. De transportdirectory moet per databestand uniek, en bereikbaar zijn (zie tevens Begrippen).

NB De Transportdirectory mag niet verwijzen naar de . . .\ . . .\EXTERN directory van Spider.

10

Archie CRM Database Replicatie Databestanden / Eigenschappen / Algemeen Hier kunnen de Omschrijving en de Transportdirectory worden gewijzigd. Tevens kan worden opgegeven dat een Archie gebruiker via Archie mail moet worden ingelicht over het verloop van de replicatie. Databestanden / Eigenschappen / Geavanceerd Op dit tabblad kan worden opgegeven dat er een extra programma moet worden uitgevoerd voor de Spider verwerking. Dit kan bijvoorbeeld een programma zijn dat omzetgegevens of extra relatiegegevens uit een ander systeem inleest. Om het programma automatisch te laten draaien, dient het in de datadirectory van Spider te worden gekopieerd onder de naam SpiderX.EXE. Als de uitwisseling wordt gestart, zal SpiderX na de eerste kopieerslag automatisch worden gestart. SpiderX moet een bestand SXOK.CRC in de datadirectory van Spider aanmaken als SpiderX succesvol is verlopen. Voor het starten van SpiderX wordt dit bestand verwijderd door Spider. Als het bestand niet aanwezig is zal Spider de uitwisseling stoppen en een melding op het scherm en in de Spider logfile plaatsen. NB Batchprogramma's (.BAT, .CMD) en .COM zijn niet mogelijk. Tabblad geavanceerd

Figuur 7: Eigenschappen / Geavanceerd Neem altijd eerst contact op met uw leverancier voordat u gebruik maakt van de opties op dit tabblad. Enkele keuzes zijn beveiligd met een code, en kunnen alleen gebruikt worden na overleg met AICA. Tabblad Pincode Hier kan middels de Pincode die u van uw leverancier heeft ontvangen, de DUN module worden geactiveerd. De DUN module bevat de E-mail en FTP uitwisseling, alsmede de mogelijkheid om te communiceren via een RAS/DUN oplossing. Tabblad Lokaal netwerk Kunt u gebruiken als uw uitwissel PC een verbinding moet maken op uw lokale netwerk om de Archie CRM databestanden te kunnen benaderen. U geeft een gebruikersnaam en wachtwoord op, Spider maakt ook een drive mapping.

11

Archie CRM Database Replicatie Tabblad Remote netwerk

Figuur 8: Tabblad Remote netwerk Dit tabbblad kunt u gebruiken wanneer de Master of Slave een verbinding moet maken om bij de Transportdirectory te komen (zie figuur 8). Deze optie is niet actief bij FTP en E-mail. U geeft een gebruikersnaam en wachtwoord op. Spider maakt ook een drive mapping. Tabblad Inbelnetwerk (DUN)

Figuur 9: Eigenschappen / Inbelnetwerk (DUN) U kunt bij alle soorten verbinding (behalve Handmatig) de inbelnetwerk optie gebruiken om een verbinding te maken met een communicatie PC, FTP- of E-mail Server. Deze keuze is voor zowel de Master als de Slave 12

Archie CRM Database Replicatie beschikbaar (Daarvoor moet wel de DUN module aanwezig zijn). De DUN verbinding moet getest zijn voordat Spider wordt geïnstalleerd. Tabblad FTP

Figuur 10: Eigenschappen / FTP In het veld “Host naam” geeft u de naam van de FTP Server op. Bijvoorbeeld: ftp.archie.nl of een IP adres als 168.0.0.1 (zie figuur 10). Poort geeft aan waar de FTP Server benaderd wordt. Voor vrijwel alle FTP servers is dat poort 21. De verbinding met de FTP server of internet provider moet getest zijn voordat Spider wordt geïnstalleerd. Tevens moeten de juiste rechten zijn toegekend (zie Begrippen). Tabblad Eigenschappen / FTP / Geavanceerde instellingen

Figuur 11: Eigenschappen / FTP / Geavanceerde instellingen

13

Archie CRM Database Replicatie Hier stelt u geavanceerde opties in. Sommige FTP servers vereisen de Passieve mode, u geeft dat hier op. Bij gebruik van een Firewall kunt u in Spider de juiste gegevens instellen. In beide gevallen weet de systeembeheerder of, en hoe Spider moet worden ingesteld. Tabblad E-mail Deze keuze is op de Master en Slave verschillend. Op de Master voert u de E-mail adressen van alle Slaves in via de knop Nieuw. Op een Slave geeft u alleen het E-mail adres van de Master op.

Figuur 12: Eigenschappen / E-mail (Master) E-mail Server Instellingen Bij Instellingen voert u gegevens in voor het versturen en ophalen van mutatiebestanden. De Server kunt u ook als een IP adres opgegeven. Bij ophalen van E-mail berichten door Spider blijven uw normale E-mail berichten onaangetast. Bij ophalen van uw E-mail berichten via het E-mail pakket moet u er rekening mee houden dat de berichten die de mutaties bevatten in uw E-mail programma ingelezen (en verwijderd) kunnen worden. Het is daarom verstandig om eerst een uitwisseling uit te voeren voordat u uw normale E-mail berichten ophaalt. Nog beter is om voor de Spider uitwisseling een apart E-mail adres te gebruiken, of om een policy in te stellen in het E-mail pakket. De systeembeheerder weet hoe, en of dit mogelijk is.

Figuur 13: Eigenschappen / E-mail / E-mail Server Instellingen 14


Logbestanden Vanuit Spider kan alle informatie bekeken worden die verband houdt met de uitwisseling van de mutaties. De buitendienstbeheerder kan deze informatie ook oproepen vanuit ArchieCRM / Systeembeheer / Buitendienstbeheer / Log. Spider CRM

Deze lijst laat zien hoe de uitwisseling is verlopen. Kopieerslagen, verwerkingstijden, storingen, etc. Deze lijst wordt chronologisch aangevuld en heeft als naam “SPIDER8.LOG”, als de lijst groter is dan 45 Kb dan wordt de lijst gekopieerd onder de naam “SRjjmmdd.LOG”, waarbij “jjmmdd” voor jaar, maand en dag staat. Zie ook: Boodschappen.

Imex CRM

Deze lijst geeft aan welke mutatiebestanden zijn verwerkt, geeft overzicht van de aantallen mutaties, hoeveel er zijn doorgevoerd, etc. Deze lijst wordt chronologisch aangevuld en heeft als naam “IMEXCRM.LOG”, als de lijst groter is dan 45 Kb dan wordt de lijst gekopieerd onder de naam “IXjjmmdd.LOG”, waarbij “jjmmdd” voor jaar, maand en dag staat.

Conflictenlijst

In deze lijst ziet u de geweigerde mutaties. Bij de verwerking van de mutaties wint de nieuwste. Als op twee licenties dus hetzelfde telefoonnummer is gewijzigd, wordt alleen het nieuwste doorgevoerd. Het geweigerde telefoonnummer wordt op de lijst geplaatst. Per uitwisseling wordt een nieuwe lijst gemaakt. De naam van de lijst is “COxxxxxx.TXT” waarbij “xxxxxx” het zgn. runnummer van Imex is. Het runnummer wordt iedere keer opgehoogd als Imex heeft gedraaid. U dient deze lijst apart aan te zetten in Archie Buitendienstbeheer.

Mutatieverslag

Deze lijst laat alle mutaties zien die op deze licentie zijn verwerkt. Per uitwisseling wordt een nieuwe lijst gemaakt. De naam van de lijst is “MUxxxxxx.TXT” waarbij “xxxxxx” het runnummer van Imex is. U dient deze lijst apart aan te zetten in Archie Buitendienstbeheer.

NB Op de harde schijf van de Spider PC staan de Logbestanden in de volgende directories: - Spider logbestanden: de directory \LOG\ onder de Spider directory - Verdere logbestanden: de directory \EXTERN\ onder de Databestanden van Spider

15


Tips • • • • •

Kopieer of verwijder nooit Spider-, Imex, of Archiebestanden (dit kan leiden tot dataverlies of complete herinstallatie). Voer nooit zelf herstelprocedures uit, laat Spider dit doen. Zet nooit (een deel van) een back-up terug, overleg eerst met AICA. Zet nooit de datum en/of tijd vooruit of achteruit. Hierdoor kunnen mutaties verloren raken. Gebruik een snelle Communicatie PC met een snelle vaste schijf.

Update IMEX Een nieuwe versie van Imex wordt na het updaten op de Master automatisch verstuurd naar de Slave Pc’s. Als de Slave PC de programmatuur ontvangen heeft, wordt automatisch de oude programmatuur vervangen. Foutmeldingen

Figuur 14: Herstellen Replicatie Mocht er tijdens de uitwisseling iets fout gaan, dan zal Spider proberen de oude situatie voor de uitwisseling te herstellen. Mocht dit niet lukken dan zal er in het Spider hoofdmenu de knop Herstellen uitwisseling verschijnen (zie figuur 14). Als u kiest voor Herstellen, zal Spider zorgen dat er weer met Archie kan worden gewerkt. Hierna kunt u met behulp van de Logbestanden uitzoeken wat er mis ging. Overleg zo nodig met uw leverancier.

16


Overgang DOS-Spider naar Spider 32 Aandachtspunten • • • • • • •

De bestaande DOS versie van Spider voor Archie CRM kan niet samenwerken met de nieuwe 32-bits versie van Spider. Dit betekent dat een overgang naar deze nieuwe versie in één keer moet worden gerealiseerd. Niet alle soorten uitwisseling zijn mogelijk, bepaal vooraf welke Soort uitwisseling u gaat implementeren (zie Verschillen). Alle Archie licenties dienen van de nieuwe versie te zijn voorzien voordat er een nieuwe uitwisseling kan plaats vinden. Om gegevensverlies te voorkomen moeten de laatste mutaties van de Buitendienst(en) worden ingelezen op de Master, voordat de nieuwe versie wordt geïnstalleerd. Initialisatie van alle Buitendiensten maakt deel uit van de overgang. De nieuwe versie kan over de oude Spider heen worden geïnstalleerd, de oude configuratie wordt dan zoveel mogelijk overgenomen

Stappenplan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Bepaal welke Soort uitwisseling u gaat implementeren (zie o.a. Verschillen). Controleer of de benodigde infrastructuur in orde is. Activeer Spider op de Buitendienst(en) om de laatste mutaties te exporteren (zie Aandachtspunten). Activeer Spider op de Master om de gegevens van de Buitendienst(en) in te lezen. Controleer of de gegevens van alle Buitendiensten op de Master zijn aangekomen. Geef in Archie systeembeheer op de Master aan dat voor alle Buitendiensten een Nieuw bestand moet worden gemaakt. Installeer de nieuwe Spider versie op de Master en alle Buitendienst(en) (zie Aandachtspunten). Start en Configureer Spider op de Master (zie Handleiding). Kies voor Start replicatie. De Initialisatiebestanden worden nu aangemaakt. Start en Configureer Spider op de Slave (zie Handleiding). Kies voor Start replicatie. De Initialisatiebestanden worden nu ingelezen.

Benodigdheden Archie CRM installatie CD vanaf build 1.0.1.433 Geïnstalleerde Archie licenties vanaf build 1.0.1.433 Licentiediskettes Handleiding Archie CRM Buitendienstbeheer. U kunt deze dowloaden van www.archie.nl (Support). Verschillen Zie de Handleiding voor een beschrijving van de verschillende uitwisselingsoorten. Diskette uitwisseling Modem uitwisseling Online/ISDN Nieuw DUN uitwisseling

is niet meer mogelijk is niet meer mogelijk is vervangen door Standaard (1) Transportdirectories (zie Handleiding) is vervangen door Standaard + Pincode (2)

(1) Standaard (voorheen Online/ISDN) De directory …\RELATIES\COMMSAVE wordt niet meer gebruikt. U dient nu voor elk uit te wisselen Archie bestand een unieke Transportdirectory op te geven (zie Handleiding). (2) DUN De instellingen van Spider DUN worden niet altijd overgenomen. U dient na de overgang naar Spider 32 eventueel opnieuw het DUN gedeelte te activeren middels een PIN code. Dit is dezelfde code die u voor de DOS versie gebruikte.Wachtwoord en communicatie gegevens dienen opnieuw te worden opgegeven. Nieuwe mappings moeten worden gemaakt (eventueel door Spider). U dient voor elk uit te wisselen Archie bestand een unieke Transportdirectory op te geven (zie Handleiding). Zorg ervoor dat de systeembeheerder betrokken is bij het overgangstraject. 17


Archie Buitendienstbeheer Het Buitendienstbeheer van Archie is een onderdeel van Systeembeheer. Hier kunt u een deel van de uitwisseling met Spider beheren. Op de Master zijn 3 knoppen beschikbaar: Wijzigen, Nieuw en Verwijderen. Op een Buitendienst is alleen de optie Wijzigen / Uitwisseling beschikbaar. Wijzigen Via de knop Wijzigen kunnen 3 onderdelen gewijzigd worden. Als in het licentieoverzicht de Master actief is, zijn 2 extra opties beschikbaar.

Figuur 15: Systeembeheer / Wijzigen (Master) Wijzigen / Uitwisseling 1. Uitwisseling Aan zetten (zie figuur 16). Alleen op de Master mogelijk. 2. Mutatieverslag en Conflictenlijst aanzetten (zie Logbestanden). 3. Uitwisseling van Brievenbestanden aanzetten. Vanaf het moment dat u een Brievenbestand aanvinkt, worden mutaties aangemaakt voor de Slaves. Als alle reeds aanwezige brieven uit dit bestand naar de Slave moeten, dan dient u een Nieuw (initialisatie) bestand te laten maken. De brieven van het geselecteerde bestand die eventueel op de Slave aanwezig zijn, worden dan overschreven.

Figuur 16: Wijzigen / Uitwisseling

18

Archie CRM Database Replicatie Wijzigen / Buitendienstlicentie Axxxx

Figuur 17: Wijzigen / Buitendienstlicentie Werkt alleen met

Hier kunt u een B-groep opgeven. Alleen Instellingen die deze B-groep heeft, worden naar de Slave uitgewisseld. Nieuwe Instellingen die op deze Slave worden toegevoegd, krijgen automatisch deze B-groep. Eén Instelling kan op meerdere Slaves voorkomen. Eén uitwissel B-groep kan voor meerdere Slaves gebruikt worden. Een Slave kan slechts de Instellingen van één B-groep ontvangen. Als u geen B-groep opgeeft dan ontvangt de Slave het complete Instellingenbestand.

Nieuw bestand aan

Als hier een vinkje staat zal - bij de eerstvolgende uitwisseling - voor deze Slave een Initialisatiebestand worden gemaakt. Spider zal zelf het vinkje verwijderen als alles goed is gegaan, doe dit nooit handmatig.

Autorisatie

Artikelen toevoegen U kunt opgeven dat er op de Slave ook Artikelen mogen worden toegevoegd aan het Artikelbestand van Archie (Offerte module benodigd). Sales van andere licenties wijzigen Van elke Salesregel wordt bijgehouden op welke Licentie deze is ontstaan. Standaard mag alleen op deze licentie worden gewijzigd. Hier kunt u dat wijzigen.

Wijzigen / Gebruiker(s) Axxxx Hier kunt u aangeven welke Archie gebruiker er met een bepaalde Buitendienstlicentie werkt. Elke gebruiker van een Buitendienst moet aanwezig zijn in het Toegangscodebestand van de Master. Wijzigen, licentie waarvoor gefactureerd mag worden Wijzigen, licenties waarvoor Sales omgezet mogen worden Deze Wijzigopties zijn alleen beschikbaar voor de Masterlicentie, voor de Buitendiensten dient u de knop Nieuw te gebruiken. Van elke Salesregel wordt bijgehouden op welke licentie deze is ontstaan. Standaard mag alleen deze licentie een Order factureren, of Sales omzetten. U kunt ook andere licenties autoriseren om deze Order om te zetten of te Factureren. U moet er wel voor zorgen dat de Sales niet op twee licenties tegelijk worden gefactureerd of omgezet, want dan ontstaan er dubbele Salesregels. Zorg er ook voor dat elke facturerende licentie zijn eigen reeks Factuurnummers genereert (zie handleiding Offertemodule / Standaards).

19


Nieuw / Toevoegen Er zijn altijd 4 opties beschikbaar (zie figuur 18). De bijbehorende schermen zijn identiek aan de Wijzig schermen, en worden beschreven bij het onderdeel Wijzigen.

Figuur 18: Nieuw / Toevoegen Log Vanuit het Buitendienstbeheer, kunnen ook de Spider logbestanden worden bekeken en uitgeprint (zie figuur 19). Zie tevens in de Handleiding het onderdeel Logbestanden.

Figuur 19: Logfiles / Imexcrm

20

Archie CRM Buitendienstbeheer Replicatie met SPIDER & IMEX. APRIL 2002 AICA bv

Recommend Documents