Bijlage Handleiding Archie CRM

Bijlage handleiding

Bijlage Handleiding Archie CRM

©Archie Europe bv

1

Bijlage handleiding

Copyright © 2003 by Archie Europe bv

Archie Europe bv Gorslaan 10 1441 RG Purmerend www.archie.nl

Alle rechten voorbehouden

Handleiding De handleiding heeft betrekking op Archie CRM van september 2003. Integratie en samenwerking met programmatuur van andere leveranciers is gebaseerd op versies van voor september 2003.

Handelsnamen Delphi, Clipper, dBase, FoxPro, WordPerfect, Netscape, Oracle, Linux, MS-Word, MS-Excel, MS-DOS, MSWindows, MS-Windows 95/98/NT/2000, Symantec, WPTools, Exact, Multivers, King, Lotus , Multirecord, ASWFinancials, PC-DOS, OS/2, Novell NetWare, LanSmart, Lan-Manager, IBM, Hewlett Packard, e.a. zijn geregistreerde handelsnamen of handelsmerken van andere producenten. Archie is een geregistreerd handelsmerk van Archie Europe bv.

Disclaimers NB. Hoewel bij het samenstellen van het programma Archie CRM en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Archie Europe, als producent van het programma en de handleiding, behoudt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren. Niets uit deze handleiding mag zonder schriftelijke toestemming van Archie Europe openbaar worden gemaakt. NB. De werking van een aantal van de in deze handleiding beschreven functies binnen Archie is afhankelijk van de gebruikte hardware, het gebruikte operating systeem, de (netwerk)software en van de instellingen van deze componenten. Afhankelijk van persoonlijke voorkeuren en instellingen kan het soms voorkomen dat bepaalde functionaliteit niet, of niet juist functioneert. De ontwikkelaars van Archie hebben vanwege het mogelijke gemak van deze functionaliteiten voor de gebruiker toch besloten om in deze en volgende versies de functies, zoals ze zijn, ter beschikking te stellen. De gebruiker is vrij om de door hem/haar gewenste functionaliteit uit te proberen. De functionaliteit valt buiten garantie en support en kan van implementatie in Nieuwe versies worden uitgesloten. Onder deze functionaliteit vallen: spellingscontrole, integratie met toepassingsprogramma’s van derden, import- en/of export van niet-Archie bestanden, beeld- en geluidverwerking.

©Archie Europe bv

2

Bijlage handleiding

Inleiding

Inleiding Archie CRM is een dynamisch product. De gebruikerswensen ten aanzien van het relatiebeheer en verkoopondersteuning hebben er toe geleid, dat de functies van Archie CRM in de afgelopen jaren op verschillende punten zijn gewijzigd, mogelijkheden zijn uitgebreid en nieuwe functies toegevoegd. Sinds de eerste uitgave in 1999 zijn er verschillende patches verschenen van Archie CRM en inmiddels is Archie 4.46 uitgegeven. De wijzigingen, uitbreidingen en nieuwe functies zijn telkens opgenomen in de Patchinformatie bij het uitgeven van iedere nieuwe Patch van Archie. Al deze informatie is nu gebundeld en gerubriceerd in de ‘Bijlage Handleiding’. Bij de aanschaf van Archie CRM ontvangt u een Handleiding Archie CRM. De ‘Bijlage Handleiding’ is een aanvulling op deze Handleiding en maakt het naslagwerk van Archie CRM weer compleet. In het laatste deel van deze ‘Bijlage Handleiding’ vindt u een Index. Hier kunt u het betreffende onderwerp terugvinden en op de corresponderende pagina vindt u de informatie over het onderwerp.

©Archie Europe bv

3

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 1 / Relaties

Relaties Relatiescherm In het Relatiescherm van Archie Basis zijn de volgende opties toegevoegd of gewijzigd: In een leeg Relatiescherm vindt u achter de tekst “In Archie:” een knop waarmee behalve de initialen ook de namen van de gebruikers worden getoond. Door op de ‘…’ achter het veld te klikken krijgt u een overzicht met de namen. Vanuit dit scherm, kan ook direct een interne Mail verzonden worden naar alle actieve gebruikers, door op de knop ‘Mail’ te klikken. De mailfunctie van Archie wordt automatisch geopend. Achter de Code (hyperlink) van de laatst opgeroepen Relatie in de Icon Toolbar, staat een knop waarmee u een overzicht kan krijgen met daarin de laatste 40 geraadpleegde Relaties van de actieve sessie, mits deze meer dan 2.5 seconden in beeld zijn geweest. Vanuit dit overzicht kan direct een Relatie in beeld gebracht worden door op de betreffende relatie (Code) te klikken. Deze functionaliteit is ook beschikbaar bij Projecten. Het overzicht wordt geschoond bij het afsluiten van Archie.

Overzicht opgeroepen relaties

In het postcodeveld van het huis- of postadres kan de (landcode +) postcode worden ingetypt om een relatie te vinden. Het is ook mogelijk om direct op postcode+huisnummer te zoeken: Door bijvoorbeeld 1135TS4 in te typen, gaat Archie op zoek naar de standaard ingestelde landcode (bijvoorbeeld NL of NLD) en zoekt de betreffende postcode. Aangezien de postcode in Nederland uit 4 cijfers en 2 letters bestaat, weet Archie dat in dit voorbeeld gezocht moet worden naar huisnummer 4. Als dit nummer gevonden is, wordt de relatie direct in beeld gebracht. Achter de Functieomschrijving van de Contactpersoon wordt in plaats van de Afdelingscode de omschrijving van de Afdeling getoond.

©Archie Europe bv

4

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 1 / Relaties

Onder het veld Rel. met op de relatiekaart is een hyperlink toegevoegd, die de betreffende relatie direct opent. Achter dit veld is een icoon toegevoegd. Door hier op te klikken wordt een overzicht van de organisatiestructuur (Info Relaties met)getoond. De Excel-knop is toegevoegd op verschillende schermen o.a. bij de functie Info Activiteitenlog, Info Contact Instellingen en Gerelateerde contacten. Tevens kunnen bij de laatste twee genoemde opties de Instellingen geselecteerd worden. Vanuit Archie kan meer keren data naar Excel gebracht worden zonder de spreadsheet te sluiten. Ook als MS Excel niet is geïnstalleerd, is de Excel-knop beschikbaar om data uit Archie naar Excel te brengen (dit geldt voor alle plaatsen waar de Excel-knop gebruikt kan worden). Als op deze knop geklikt wordt zal er in de persoonlijke Import/exportdirectory een XLS bestand gemaakt worden met daarin de data. Dit bestand krijgt dezelfde naam als de Initialen van de gebruiker (bijvoorbeeld DG.XLS). Op alle plaatsen waar een “Verwijder-button” aanwezig is, kan ook de Del-toets gebruikt worden om iets te verwijderen.

Sneltoetsen Als een Relatie in beeld staat kan met: de “0” direct het Communicatievenster worden opgeroepen. de “9” Historie worden toegevoegd bij de actieve Contactpersoon (activiteit wordt toegevoegd in Activiteitenlog). de “6” het venster met de laatst opgeroepen Relaties worden opgeroepen. de toetsencombinatie Shift+letter in het contactpersoonoverzicht, de cursor worden gepositioneerd op de eerste letter van de achternaam van een Contactpersoon.

Kleur Alle kleurcodes kunnen ook aan een contactpersoon worden gekoppeld. Contactpersonen die het kenmerk (Kleur/categorie) “Niet meer werkzaam” (grijs) hebben, worden in het Contactpersonenoverzicht bij de Relatie geheel in het grijs weergegeven. Deze contactpersonen worden niet meer getoond in de overzichten waar een Contact aan een Activiteit of een Mail kan worden gekoppeld. Als aan een Contactpersoon de Kleur/Categorie ‘E’ gekoppeld wordt (grijs), zal Archie vragen of ook de K-Groepen moeten worden verwijderd. De kleur grijs (niet meer actief) kan ook aan een Relatie gekoppeld worden. Van de Relatie wordt dan geen etiket meer gemaakt. Een Kleur kan in de Relatiekaart via de menuoptie ‘Contact’ of ‘Instelling’ opgegeven worden, maar ook via de actie Opvolgen. In de Relatieoverzichten en in het overzicht “Relaties met” wordt de Kleur/categorie van de Instelling getoond.

Toevoegen/wijzigen Relatie Bij het toevoegen of wijzigen van een Relatie, komt u in een scherm met velden waar gegevens bewerkt kunnen worden. Een aantal mogelijkheden is hier toegevoegd of gewijzigd. Als een Relatie wordt toegevoegd met een postcode die al in Archie aanwezig is, worden direct de plaats en de kengetallen van de telefoon en fax overgenomen. Als u de cursor in het telefoon- en faxveld plaatst, staat deze achteraan gepositioneerd zodat direct het abonneenummer ingevoerd kan worden. Web-adressen met een @ erin, worden ook als webadressen behandeld in plaats van als e-mailadressen. bijv: http://[email protected]

©Archie Europe bv

5

Bijlage handleiding

-

Hoofdstuk 1 / Relaties

Bij het toevoegen van een Relatie en/of Contactpersoon kunnen direct 5 B- en K-Groepen worden toegevoegd.

Nieuwe relatie, direct toevoegen K-Groepen en/of B-Groepen

-

-

-

Tijdens het invoeren van de Initialen van een Contactpersoon wordt de eerste letter altijd automatisch een hoofdletter. Na een punt worden alle volgende letters ook automatisch hoofdletters, totdat er op de spatiebalk of de Backspace-toets wordt gedrukt. Voorbeeld: “H.P.J. v.d.”, kan ingetikt worden zonder gebruik van de Shifttoets. Wanneer u in het veld ‘Voorletters’ een voornaam invult, dan zal Archie deze inhoud ook overnemen in het veld ‘Voornaam’. Alleen bij relaties met landcode NL of NLD vraagt Archie of een tussenvoegsel dat is ingevoerd in het veld voor de achternaam, verplaatst mag worden naar het initialenveld. Archie verplaatst een tussenvoegsel niet automatisch. Archie geeft een waarschuwing als men een afdelings- of functiecode aan een contactpersoon koppelt die niet in de tabel aanwezig is. Bij een nieuwe Contactpersoon kunnen direct telefoon/ faxnummers, E-mail adressen worden toegevoegd. Na het opslaan verschijnt er direct een overzicht van de Soort. De kalender die opgeroepen kan worden bij invoer van datumvelden, is uitgebreid met knoppen voor begin en einde dit jaar, volgend en vorig jaar. Bij Bewerken, Samenvoegen kan ook gekozen worden voor Contacten van de huidige Relatie. Wanneer tijdens invoer van gegevens de volgende tabellen worden opgeroepen: - titulatuur - functies - afdelingen - landen - provincies - activiteiten - vrije velden R23, R24 en R25

en het invoerveld is nog leeg, dan zal Archie de volgorde (code of omschrijving), en de string-checkbox settings hanteren van de laatste keer dat de tabel is gebruikt door de gebruiker.

©Archie Europe bv

6

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 1 / Relaties

Historie/Notities De functies Historie en Notities zijn uitgebreid met de volgende mogelijkheden: Naast de LW: en de datum wordt ook de Tijd van de laatste wijziging bijgehouden. Als een Contactpersoon aan meerdere Relaties is gekoppeld, dan kunt u in de Historie van die Contactpersoon zien via welke Relatie deze Historie is toegevoegd. Dit gebeurt alleen als de Historie is toegevoegd bij een andere Relatie dan die in beeld staat.

Contact, Historie via andere Relatie

-

Bij Historie en Notities van de Contactpersoon is de knop Lay-out toegevoegd. Als er Historie wordt toegevoegd bij de Instelling, zal tijdens het invoeren van tekst de knop Lay-out actief blijven, zodat alsnog een lay-out gekozen kan worden. Deze wordt dan bovenin ingevoegd. Als Relatiehistorie wordt geprint worden ook de antwoorden op Mail afgedrukt. Een blok Historie of Notities kan met de toetscombinatie Ctrl-C op het klembord van Windows geplaatst worden, zonder dat eerst is gekozen voor Wijzigen. Indien de juiste character-sets aanwezig zijn op de PC, is het mogelijk om in de Historie en Notities het Euroteken te gebruiken (ALT-0128 of kiezen via F2). Bij Beheer, Standaards, Workflow kunt u aangegeven, dat er tijdens het toevoegen van Relatiehistorie via de knop Nieuw op het tabblad Historie een regel in het Activiteitenlog moet worden toegevoegd. Het toevoegen en de opslag van de historie is gelijk aan de manier wanneer u historie toevoegt via het icoon ‘handje met de pen’ bij Instelling.

Correspondentie Het opbouwen van de opgeslagen Correspondentie van de relatie gebeurt op aflopende volgorde van datum. Het voordeel hiervan is dat wanneer u de opbouw afbreekt met de [ESC] toets, u de meest recente gegevens in beeld heeft. In het overzicht van de opgeslagen correspondentie, komt in de kolom ‘ Betreft’ de tekst ‘Niet Beschikbaar’ te staan als de opgeslagen correspondentie is ontstaan uit een brievenbestand waar de gebruiker geen autorisatie voor heeft. De tekst ‘Niet Beschikbaar’ staat ook op de plaats waar normaal de brieftekst zichtbaar is. In het overzicht van de opgeslagen correspondentie is de actie ‘Zoeken’ toegevoegd aan het menu aan de linkerkant van het scherm. U kunt daarbij opgeven of er omhoog of omlaag gezocht moet worden. Als het ingegeven woord gevonden wordt, wordt de betreffende brief geopend.

©Archie Europe bv

7

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 1 / Relaties

Bij een Relatie kan handmatig Uitgaande Correspondentie worden toegevoegd. In het Correspondentiescherm is hiervoor, naast het Contactpersonenveld, de keuze In/Uit toegevoegd. Bij het toevoegen van binnenkomende Correspondentie: kunnen de marges van de pagina ingesteld worden. is de spellingscontrole beschikbaar (mits MS-Word is geïnstalleerd)

Universele velden Achter de Universele datumvelden wordt de datum voluit weergegeven. Bijv: “01/11/03 [1 november 2003]” Numerieke Universele velden worden voorzien van scheidingstekens voor de duizendtallen.

Campagne/respons Tijdens het toevoegen van Campagnes en Respons via de knop Campagnes bij een Instelling of Contact, kunnen de datum en initialen worden gewijzigd.

©Archie Europe bv

8

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 1 / Relaties

Contactpersoon Bij Info, Contact Instellingen is de knop Nieuw toegevoegd. Hiermee kan een Contact aan een andere Instelling gekoppeld worden. Na het koppelen van een Instelling is er direct de mogelijkheid om Functie, Afdeling en 5 KGroepen in te voeren. In het overzicht Contactpersonen, Connecties kan via een hyperlink onder de Instellingsnaam naar de gekoppelde Contactpersoon gegaan worden. Als deze Contactpersoon aan verschillende Instellingen is gekoppeld, worden eerst die Instellingen getoond, als u op de hyperlink onder de Instellingsnaam klikt.

Contact, Connecties, verschillende instellingen

Afdrukken Bij het afdrukken van een Instelling, Contact of Project kunt u, onder in het scherm ‘Afdrukken’, aangeven volgens welke Lijstlay-out de gegevens moeten worden afgedrukt. Bij het afdrukken van een Instelling, Contact en Sales, kan bij de historie een periode worden aangegeven. Van de meeste printopdrachten kan een PDF-bestand gemaakt worden. Dit kan aangegeven worden op de schermen waar gekozen wordt voor een bepaalde printer. Er wordt dan geen afdruk gemaakt op papier, maar er wordt een PDF-bestand gemaakt dat vervolgens als attachment bij een E-mail verzonden kan worden. Wanneer gebruik gemaakt wordt van Archie-Mail kan dit direct verstuurd worden. Indien gebruik gemaakt wordt van een eigen Email pakket, moet het PDF-bestand door de gebruiker zelf gekoppeld worden aan het E-mailbericht. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een offerte of brief geheel opgemaakt via E-mail te versturen. Maar ook een print van bepaalde relatie- of andere databasegegevens. In het afdrukscherm bij opgeslagen Correspondentie is de knop Export PDF beschikbaar. NB. Het gebruik van deze optie moet in Systeembeheer per gebruiker aangezet worden. Er is geen ondersteuning mogelijk op mogelijke afwijkingen in de PDF opmaak m.b.t. opmaak of tekenconversie.

©Archie Europe bv

9

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 2 / Activiteiten

Activiteiten Activiteitenscherm Tijdens het toevoegen, muteren of raadplegen van een activiteit, werkt u op het ‘Activiteitenscherm’. In dit scherm zijn de volgende functies toegevoegd en/of gewijzigd: Voor het ‘Contactpersonen-overzicht’ is een telefoon-icoon geplaatst. Door hier met de muis op te klikken wordt het ‘Communicatiescherm’ geopend. U ziet een overzicht met telefoonnummers van de actieve contactpersoon in beeld. Desgewenst kan men de auto-dialer starten door op één van de telefoonnummers te klikken (mits geïnstalleerd). De knop ‘Info’ is toegevoegd. Door met de muis te klikken op deze knop ziet u door welke gebruiker de activiteit is toegevoegd, en wanneer. Bij het toevoegen van een activiteit komt de cursor na het invoeren van de Activiteitensoort standaard in het datumveld. Bij het toevoegen van een activiteit kan een terugkeerpatroon opgegeven worden. Door het vakje voor ‘Terugkeerpatroon’aan te vinken, wordt het scherm ‘Terugkeerpatroon’ geopend. Hier kunt u aangeven volgens welk patroon een activiteit gepland moet worden, bijvoorbeeld elke 3e maandag van de maand.

Activiteiten, Terugkeerpatroon

-

Tijdens het wijzigen van een activiteit kan deze aan een andere relatie gekoppeld worden. Wanneer u klikt op de ‘…’ achter het vakje ‘Instelling’, krijgt u een overzicht met alle relaties. U kunt hier een andere relatie kiezen. Activiteiten kunnen verwijderd worden door personen op wiens naam de activiteit gepland staat en door andere personen met een algemene autorisatie hoger dan 2 (in te stellen via systeembeheer). Wanneer een keuze gemaakt wordt om een afspraakbevestiging uit te printen met de Archie tekstverwerker, kunt u in de brief body de variabele (omschrijving van de activiteit) opnemen. Wanneer na het Archiveren wordt gekozen om direct een ‘Vervolgactiviteit’ in te plannen (Workflow), wordt de aan de gearchiveerde Activiteit gekoppelde Campagnecode automatisch overgenomen.

©Archie Europe bv

10

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 2 / Activiteiten

Overzichten U kunt verschillende overzichten krijgen van de geplande activiteiten. In deze schermen zijn een aantal opties gewijzigd en/of toegevoegd:

Planner In de Planner verschijnen nu alle activiteiten waar een tijd aan vast zit. De activiteiten die gekoppeld zijn aan een interne of externe afspraak, werden in de planner al aangegeven door respectievelijk de kleur groen en blauw. Alle activiteiten die niet gekoppeld zijn aan een interne of externe afspraaksoort, maar wel aan een tijd zijn gekoppeld worden met een grijze kleur aangegeven. Als er activiteiten worden gemaakt met de initialen “**”, dan zullen deze automatisch in de Planner van alle gebruikers zichtbaar zijn. Dit kan gebruikt worden voor activiteiten die voor alle medewerkers gelden, bijvoorbeeld een dag dat het bedrijf gesloten is i.v.m. vakantie. Als het beeldscherm groot genoeg is, ziet u in de Planner een overzicht 00.00 tot 24.00 uur.

Activiteiten algemeen In het Algemene Activiteitenoverzicht is achter de zoekcode van de Relatie ook de Instellingsnaam zichtbaar (alleen bij een beeldschermresolutie groter dan 800 bij 600). Naast de keuze om ‘Alle’ of alleen de ‘Interne/Externe’ afspraken te tonen kunt u ook aangeven of u afspraken van een bepaalde ‘Soort’ wilt zien.

Activiteiten, Activiteiten Algemeen

Er is een knop ‘Vergrootglas’ toegevoegd. Door hier op te klikken kan de Activiteit direct geopend worden, zonder dat eerst de Relatie opgehaald hoeft te worden.

©Archie Europe bv

11

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 2 / Activiteiten

Er is een knop ‘Selecteer’ toegevoegd. Hiermee kunt u alle Instellingen selecteren waar een activiteit aan is gekoppeld in het algemene Activiteitenoverzicht.

Sorteeroverzicht Op het Sorteeroverzicht van de activiteiten zijn de 4 iconen (Wijzigen, Verwijderen, Toevoegen en Printen), die ook in het algemene activiteitenoverzicht staan, beschikbaar.

Activiteitenfilter Op het scherm Activiteitenfilter is de knop Historie toegevoegd, als u hier op klikt, kunt u direct de gekoppelde Activiteiten-historie raadplegen.

Workflow Via de optie Beheer, Standaards kunt u uw persoonlijke Archie instellingen aanpassen. De standaard instellingen zijn op diverse tabbladen gegroepeerd. In de Standaards op het tabblad ‘Workflow’ kunt u aangeven of de volgende acties wel of niet moeten plaats vinden na het archiveren van een Activiteit. Deze workflow kan bestaan uit: Afdrukken Na archiveren van de Activiteit kunt u deze inclusief ingetikte historie en bijbehorende relatiegegevens afdrukken of E-mailen Tijd registreren (Indien module ‘Tijdregistratie’aanwezig is) Nieuwe Activiteit toevoegen U krijgt automatisch de vraag of u na het archiveren van een Activiteit een nieuwe Activiteit wilt toevoegen. U krijgt hierbij ook de optie om de Historie van de gearchiveerde Activiteit te koppelen aan de nieuwe Activiteit. Na het toevoegen van een interne/externe Activiteit, Bevestigen. U krijgt automatisch de vraag of er een Afspraakbevestiging moet worden geprint.

©Archie Europe bv

12

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 3 / Selecties

Selecties Selectie opties -

De knop ‘Selecteren’ is op de volgende schermen toegevoegd: Algemene Activiteitenoverzicht Cockpit Salesmonitor Info Gerelateerde contacten Info Contacten Instellingen

Scherm Selecties In het scherm ‘Selecties’ is een knop ‘Info’ toegevoegd. Door op deze knop te klikken ziet u in één overzicht alle selectiecriteria.

Selectiescherm, Knop ‘Info’

In Selecties kan ook op Kleur/categorie worden geselecteerd. Tevens kunnen Relaties met de Kleur/categorie “Niet meer actief” en Contactpersonen die “Niet meer werkzaam” zijn bij een bepaalde Relatie wel of niet uitsluiten bij een te maken selectie. Dit doet u door wel of geen vinkje te plaatsen in de betreffende vakjes aan de linkerkant van het scherm ‘Selecties’. Een selectie op Sales kijkt nu naar alle Relaties, vroeger alleen naar Relaties waar de blauwe Salesindicatie brandde.

Export Het selectiebestand kan ook als vCards geëxporteerd worden. Open het Relatiefilter en kies bij Export de optie vCards. Van elke geselecteerde Contactpersoon wordt een vCard gemaakt.

©Archie Europe bv

13

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 4 / Etiketten

Etiketten Uitsluiten Bij het aanmaken van etiketten kunnen contactpersonen en/of relaties worden uitgesloten: Er worden geen Etiketten gemaakt van Contacten die de kleurcode/categorie ‘Grijs’ (niet meer werkzaam) hebben. Nadat u op de knop ‘Maken’ heeft geklikt in het scherm ‘Etiketten’, krijgt u het scherm ‘Etiket maken van’. In dit scherm kunt u opgeven dat u van bepaalde ‘Relaties met B-Groep’ of ‘Contacten met K-Groep’ geen etiket wilt maken. U kunt hiervoor de betreffende keuze aangeven bij ‘Geen Etiketten van’.

Etikettenscherm, Maken, Geen etiketten van

Ontdubbelen Door de optie ‘Ontdubbelen’ uit het menu in het scherm ‘Etiketten’te kiezen wordt Excel of de Excel-viewer (mits geïnstalleerd) direct gestart en worden alle dubbele Contacten getoond. Dit overzicht kan vervolgens worden gebruikt om het Relatiebestand te controleren.

Etiketformaat De volgende mogelijkheden zijn toegevoegd bij het maken van een Etiketformaat: Als er gebruik gemaakt wordt van een aangepast papierformaat, kan er ook gekozen worden om Landscape af te drukken. De Code van het Etiketformaat moet beginnen met een min-teken. Archie print dan automatisch het Etiket Landscape. Voor een aantal labelprinters is dit handig. Bij een Etiketformaat met 1 kolom en 1 rij kan de bovenmarge ingesteld worden. Dit is te gebruiken wanneer de Etiketten op een envelop moeten worden geprint.

©Archie Europe bv

14

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 4 / Etiketten

Etiketlay-out De Kleur van een Relatie, Contact, Project en Artikel is als variabele beschikbaar in de Etiketlay-out. In een Etiketlay-out kunnen Rekenvariabelen (<M..>) worden opgenomen.

Afdrukken etiketten Tijdens het afdrukken van etiketten wordt in het scherm ‘Afdrukken’ van Etiketten automatisch het nummer van het etiket, dat in beeld staat op het moment dat wordt gekozen voor Afdrukken, ingevuld. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken, wanneer er bij een groot Etikettenbestand vanaf een bepaald etiket moet worden geprint.

©Archie Europe bv

15

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 5 / Brieven

Brieven Brieven In het scherm waar de brieftekst, ondertekening of lay-out wordt gemaakt, heeft u de beschikking over een aantal extra functies: Tekstkleur voorgrond en achtergrond. In het scherm vindt u op de balk boven het tekstscherm de knoppen ‘Tekenkleur’ en ‘Achtergrond kleur’. Met de Zoom-functie kunt u de tekst groter of kleiner op beeld zichtbaar maken. De knoppen ‘Inzoomen’ en ‘Uitzoomen’ vindt u ook op de balk boven het tekstscherm. U kunt een tabel invoegen via de menuoptie ‘Tabel’ of de knop ‘Tabel’. Een bestaande tabel kunt u wijzigen via de menuoptie ‘Tabel’ of klikken in de tabel op de rechter muisknop. Lege regels aan het einde van een briefbody worden bij het opslaan automatisch verwijderd.

Lay-out In de Lay-out van een brief kan op het betreffende tabblad een kop- en/of voettekst worden aangemaakt. Hier hebt u de volgende mogelijkheden: Via het menu Opmaak, Afdrukken Kop-&Voettekst, kan opgegeven worden of de kop- en voettekst ‘Nooit’, op ‘Alle pagina’s’, ‘Niet op de eerste pagina’ of ‘Alleen op de eerste pagina’ afgedrukt moet worden. Het afdrukken van een Paginanummer in de kop- en voettekst, via het menu Invoegen, Pagina nummers.

Brieven, Lay-out, Kop- en voettekst

-

Er kunnen Rekenvariabelen (<M..>) en Projectvariabelen worden opgenomen (ook in de brieftekst).

De Kleur van een Relatie, Contact, Project en Artikel is als variabele beschikbaar in de lay-out en brieftekst. De koppeling met een externe tekstverwerker is zo aangepast dat de lay-out voor het aan te maken document gekozen kan worden op het moment dat u de koppeling activeert. Standaard wordt de lay-out aangegeven die u bij ‘Beheer’, ‘Standaards’ heeft opgegeven, maar u kunt hier een andere lay-out kiezen. Vroeger werd automatisch de lay-out gebruikt die u bij Standaards had opgegeven.

©Archie Europe bv

16

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 5 / Brieven

Printen/Opslag Correspondentie Bij het printen van een brief wordt (indien ingesteld bij Systeembeheer) de vraag gesteld ‘Opslag correspondentie’. Bij deze optie kan gekozen worden tussen opslag van de ‘Betreftregel + Brieftekst’ of ‘Alleen Betreftregel’. Met deze laatste optie wordt voorkomen dat het Correspondentiebestand extreem groeit. Als er een grote mailing verstuurd wordt, is het niet zinvol om achter iedere relatie de volledige brief op te slaan. Vaak volstaat het opslaan van ‘Alleen Betreftregel’.

Brieven, Afdrukken, Opslag Correspondentie

Wanneer de brief wordt opgeslagen als platte tekst, blijven de gebruikte fonts en fontgrootte in tact. Als een Brief wordt afgedrukt met een Lay-out waarin het woord FAX voorkomt, kan op het printerkeuzescherm een fax-vertraging worden ingesteld (nodig voor bepaalde fax-software). Sommige fax-software werkt alleen als het Faxnummer in platte tekst staat. Als de variabele voor het faxnummer (inclusief de benodigde stuurcodes, zie handleiding fax-software) in de Koptekst van de Brieflay-out wordt opgenomen (bijvoorbeeld ^[D=^]), zal Archie bij het faxen alleen op de eerste pagina de Koptekst afdrukken. Tevens zal Archie het faxnummer in het Courier lettertype zetten. De Brieflay-out moet wel beginnen met de letters FAX.N.B.

©Archie Europe bv

17

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 6 / Lijsten

Lijsten Lijstlay-out Een lijst lay-out definieert u op het werkblad van de functionaliteit ‘Lijsten’ van Archie. De lijstlay-out bestaat uit banden met variabelen. Hier zijn een aantal extra mogelijkheden toegevoegd: In de Samenvattingsband van een Relatielijst kunnen de totalen van de vrije velden R23, R24 en R25 opgenomen worden. De Kleur van een Relatie, Contact, Project en Artikel is als variabele beschikbaar in lijsten. Bij de Relatielijst is de subdetailband Activiteitenlog toegevoegd. In een Activiteitenlijst kan een band gedefinieerd worden met Tel/Fax/E-mail van de aan de Activiteit gekoppelde Contactpersonen. In de Samenvattingsband van een Lijst met Detailband Sales, kunnen S-variabelen (totaalbedragen) opgenomen worden. In de balk boven het werkblad is een Combobox toegevoegd waarin u tijdens het definiëren kunt zien op welk element (Band, Databox etc...) u staat. Ook kunt u via de Combobox een element selecteren. Door op het ‘pijltje’ achter deze box te klikken, krijgt u een overzicht van de bestaande elementen en kunt u één van deze elementen selecteren.

Lijsten, Lay-out, Combobox

Er kunnen meerdere labels tegelijkertijd worden geselecteerd, zodat deze in één keer worden voorzien van een ander lettertype

©Archie Europe bv

18

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 6 / Lijsten

Afdrukken In de kopregels van de standaard Archie-Lijsten worden de Initialen afgedrukt van degene die de lijst heeft afgedrukt. Een lijst met detailband Relaties en subdetailband Contactpersonen wordt, tijdens het afdrukken van een selectie, ook gesorteerd op contactnaam.

Export Bij het exporteren via Lijsten menuoptie Bestand, Export, krijgt u een extra scherm waarop aangegeven kan worden of de lijstlay-out of de data geëxporteerd moet worden. Als een Lijst wordt geëxporteerd in XLS-formaat, wordt het bestand daarna automatisch geopend in Excel.

©Archie Europe bv

19

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 7 / Analyse

Analyse Analysescherm Bij de functionaliteit ‘Analyse’ zijn bij verschillende analysemogelijkheden de volgende extra opties toegevoegd: Bij Analyse Segmentatie (Sales), Klantentop en Concerntop (Verkoophistorie) kan een onderscheid gemaakt worden tussen Facturen en Orders. In het betreffende scherm kunt u, door op de ‘…’ te klikken achter het vakje ‘Omzet’ een keuze maken uit één van beide of beide. Bij de Sales-analyse worden de verkopers zonder Sales niet meer getoond in het overzicht. De Analyse Concurrentie van een selectiebestand analyseert alleen de Sales die is geselecteerd (mits er specifiek op Sales is geselecteerd). In Analyse Sales, kan de Omzetgrafiek tot 3 jaar geëxporteerd worden als BMP, WMF of EMF formaat. Nadat u op de knop ‘Export’ heeft geklikt, wordt het scherm ‘Save as’ geopend en kunt u aangeven in welke vorm u het bestand wilt opslaan. De analyse van het Activiteitenlog (Activiteiten) kan ook opgevraagd worden van het selectiebestand. Handig als u uw relaties bijvoorbeeld heeft opgedeeld in A, B en C-klanten en vervolgens wilt zien hoeveel Activiteiten er op deze verschillende groepen worden uitgevoerd. In het overzicht Analyse Activiteitenlog is de eerste kolom voorzien van een hyperlink. Als u hierop klikt, verschijnt er een detailoverzicht. Als u in dit detailoverzicht op de omschrijving (hyperlink) van één van de activiteiten klikt, ziet u de historie als deze is toegevoegd tijdens het archiveren. De activiteiten kunnen in dit scherm via de betreffende knoppen onder in het scherm, geselecteerd en/of afgedrukt worden (inclusief ingetikte historie).

Analyse, Activiteitenlog, Historie

Wanneer MS Excel is geïnstalleerd, kan vanuit vrijwel ieder analyseresultaat met een druk op het Excel-knop in de linkerbalk, Excel gestart en gevuld worden met de analyseresultaten.

©Archie Europe bv

20

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 7 / Analyse

Selecteren In de Analyse overzichten kan met de Ctrl-toets meerdere losse regels geselecteerd worden. Hierdoor is het mogelijk om ook een selectie te maken van niet-aaneengesloten blokken. Nadat u hebt gekozen voor Selecteren vanuit de Non-respons Analyse, kunt u een keuze maken tussen ‘Deze relatie’ of ‘Alle Relaties’.

©Archie Europe bv

21

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 8 / Sales

Sales Algemeen De knop ‘Excel’ is toegevoegd bij de Cockpit Algemeen, Cockpit Relatie en Salesmonitor. Alle getoonde gegevens kunnen door op deze knop te klikken naar Excel meegenomen worden mits Excel is geïnstalleerd. De Cockpit Algemeen en Cockpit Relatie worden op aflopende volgorde van datum opgebouwd. Dit betekent dat wanneer de opbouw, door op [Esc] te drukken, wordt afgebroken, de meest recente gegevens in het overzicht staan. De Salesmonitor en Cockpit Algemeen tellen nu alleen de geselecteerde Salesregels, als het Selectiebestand is opgegeven en geselecteerd is op Sales. In de Cockpit kunnen totaalbedragen van 9.999.999.999 en bedragen van maximaal 999.999.999 getoond worden.

Cockpit Algemeen Door te klikken op het icoon ‘Cockpit’ in een leeg relatiescherm, krijgt u een overzicht van alle Salesregels in de database (Cockpit Algemeen). Dit scherm is uitgebreid met de volgende mogelijkheden: Er kan een ‘Soort’ Sales worden opgegeven. Door op de ‘…’te klikken achter het vakje ‘Soort’ krijgt u een overzicht van alle soorten Sales. Er kan worden aangegeven, dat alleen moet worden gekeken naar een specifiek artikel of een artikelgroep in Offertes of Orders. In het vakje ‘Artikelen’ kan hiervoor een vinkje geplaatst worden. Door te klikken op de ‘…’ krijgt u een overzicht waarin de artikelgegevens kunnen worden opgegeven. Wanneer men één keer op een regel klikt naast de hyperlink, verschijnt er een venster met informatie (hint). Hierin staat wanneer en door wie het record is toegevoegd. Als er tevens Historie gekoppeld is, wordt dit direct getoond. Het is mogelijk om alleen de Sales-regels te tonen van een groep geselecteerde relaties. Onder in het scherm kunt u een keuze aanklikken, ‘Relatiebestand’ of ‘Selectiebestand’. Door het vakje ‘Selectiebestand’aan te klikken ziet u een overzicht van alle Sales-regels van de geselecteerde relaties.

Cockpit Algemeen, Selectiebestand

©Archie Europe bv

22

Bijlage handleiding

-

Hoofdstuk 8 / Sales

De kolom ‘Omschrijving’ is voorzien van een hyperlink. Als u hierop klikt, krijgt u het overzicht van de Sales van de gekoppelde relatie. Door op de knop ‘Terug’ in de Channelbar te klikken of 2 maal op de [ESC]-toets keert u automatisch terug naar de Cockpit op het Salesrecord dat u had opgevraagd. De Cockpitinstellingen zoals Initialen, Suspect, Prospect etc. blijven ook ongewijzigd.

NB. Als u op hetzelfde icoon klikt bij een opgeroepen relatie, krijgt u een overzicht van de Sales-regels van de betreffende relatie. De bovengenoemde opties gelden alleen voor het scherm ‘Cockpit Algemeen’.

Salesmonitor Naast het tabblad Cockpit Algemeen is het tabblad Sales Monitor (indien ingesteld bij Systeembeheer) zichtbaar. Hier kunnen van (een) bepaalde gebruiker(s) per dag, week, maand of een zelf in stellen periode de volgende overzichten worden getoond: Suspects Offertes Orders Facturen Klantentop (Orders en Facturen per Relatie geconsolideerd) Vervallen offertes Onder in dit scherm kunt u ook aangeven of deze overzichten getoond moeten worden van het gehele relatiebestand of van het selectiebestand.

Sales Monitor, Periode

©Archie Europe bv

23

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 8 / Sales

Vanuit de Salesmonitor kan een Salesregel worden geopend door op de hyperlink (relatiecode) te klikken. De relatiekaart van de betreffende relatie en het tabblad ‘Sales’ worden direct geopend. Door op de knop ‘Terug’ in de Channelbar te klikken of 2 maal op de [ESC]-toets keert u automatisch terug naar de Salesmonitor op de regel die u eerder had geopend. De functie is alleen beschikbaar als u een autorisatie heeft (via Systeembeheer instellen). Bij de menu optie Beheer, Beeld kan ingesteld worden uit welke overzichten de Salesmonitor moet bestaan.

Salesregistratie In een Archie zonder Offertemodule kan een Order ook omgezet worden naar Factuur. Dit kan alleen met orders die niet met de Offertemodule zijn aangemaakt. Op het scherm ‘Offerte’ en het scherm ‘Order’ is een telefoon-icoon toegevoegd achter het veld waar de contactpersoon is ingevuld. Door op deze knop te klikken krijgt u direct een overzicht van de Tel/Fax/E-mail van de gekoppelde Contactpersoon. Als u historie koppelt aan Sales, wordt tijdens het opslaan van de offerte of order automatisch een eerste regel toegevoegd met daarop een korte omschrijving van deze Offerte/Order. Als u klikt op de hyperlink van de gekoppelde concurrent in één van de Salesschermen, krijgt u een overzicht van de gegevens van de concurrent.

Filter In het scherm ‘Relatiefilter’ is de menukeuze ‘Omzetstatus’ toegevoegd. Hiermee kan in één keer van alle geselecteerde Relaties de Omzetstatus, inclusief een 3-jaar grafiek afgedrukt worden. U krijgt een overzicht van de totalen van de Orders en Facturen.

©Archie Europe bv

24

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 9 / Mail

Mail De Archie Mail functie kunt u gebruiken voor het versturen van interne berichten naar Archie gebruikers en voor het verzenden en ontvangen van uw e-mail(ing). Wilt u met Archie mail E-mail berichten versturen, dan moet u een aantal eigenschappen instellen en procedures volgen.

Eigenschappen Archie Mail Na het starten van de actie Mail, ziet u op het tabblad ‘Ontvangen Items’ de menu optie ‘Eigenschappen’. Voordat u Archie als E-mail pakket kunt gebruiken, kunt u hier de benodigde instellingen opgeven. Na de keuze ‘Eigenschappen’ krijgt u een overzicht dat bestaat uit 4 tabbladen.

Mail, Eigenschappen, Algemeen

1.

Op het tabblad ‘Algemeen’ kunt u instellen:

Verstuur E-mail: ‘Geen’ Er worden geen E-mails verstuurd via Archie via MAPI versturen E-mail wordt verstuurd via de op de PC ingestelde MAPI, bijvoorbeeld met behulp van Outlook of Groupwise. De berichten worden in de outbox van het externe E-mailpakket geplaatst en verzonden als het E-mailpakket hier opdracht voor krijgt. via SMTP/POP3 SMTP verstuurt berichten direct naar de mailserver of provider zonder tussenkomst van een ander E-mailpakket. POP3 ondersteuning geeft aan, dat er berichten in Archie mail kunnen worden ingelezen.

©Archie Europe bv

25

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 9 / Mail

Berichten: ‘Markeren als gelezen na xx seconden’ Het aantal seconde dat Archie wacht voor het bericht als gelezen wordt gemarkeerd. ‘Controleer voor nieuwe berichten elke XX minuten’ Om de hoeveel minuten Archie controleert of er berichten voor u zijn. Hier kunt u tevens aanvinken of dit ook voor een E-mail bericht geldt. ‘Direct versturen’ (geldt alleen bij SMTP) Of het bericht direct verstuurd moet worden. Als de optie uit staat wordt het E-mail bericht in ‘Versturen Items’ van Archie mail geplaatst. HTML versturen en ontvangen (alleen bij SMTP/POP3) Afhankelijk van het gebruikte operating system zijn enige beperkingen mogelijk. NB. Als er geen E-mail wordt verstuurd met Archie mail, is er geen Mailicoon te zien in de taakbalk. Zenden/ontvangen werkt onafhankelijk van aangevinkte “incl. E-mail” in het tabblad Beheer, Standaards, Algemeen. Gebruiker (alleen bij SMTP/POP3): de naam invullen die de ontvanger ziet als hij een bericht van u krijgt het E-mail adres invullen, waar u uw mail ontvangt 2.

Op het tabblad ‘MAPI’ kunt u (indien u de optie MAPI op het tabblad algemeen heeft aangevinkt):

-

bij de optie ‘Profiel’ het juiste profiel opgeven de optie ‘Windows Adresboek’ aan of uit vinken

NB. Het adresboek werkt niet op alle systemen 3.

Op het tabblad ‘Server’ kunt u:

Uitgaande E-mail: via Server het postvak voor uw uitgaande berichten opgeven (bijvoorbeeld smtp.worldonline.nl) via Poort het poortnummer voor uitgaande berichten opgeven (staat standaard op 25) de Gebruiker opgeven het wachtwoord opgeven Inkomende E-mail: via server het postvak voor uw inkomende berichten (bijvoorbeeld pop3.worldonline.nl) via Poort het poortnummer voor inkomende berichten opgeven (bijvoorbeeld 110) de Gebruiker opgeven het wachtwoord opgeven Bezorging: aangeven of er een kopie van het bericht wel of niet op de server moet worden achtergelaten. 4.

Op het tabblad ‘Verbinding’ kunt u (indien u de optie SMTP/POP3 op het tabblad algemeen heeft aangevinkt):

Verbinding: een keuze maken tussen ‘Verbinding maken via het lokale netwerk’ of ‘Verbinding maken via modem’ Modem (bij verbinding via modem): via ‘Gebruik de volgende Dial Up netwerk verbinding’ een keuze maken uit de op uw computer ingestelde verbindingsmogelijkheden. U heeft hier ook de mogelijkheid een nieuwe toe te voegen of een bestaande te wijzigen.

©Archie Europe bv

26

Bijlage handleiding

-

Hoofdstuk 9 / Mail

via server time-outs specificeren hoe lang op een verbinding gewacht wordt voordat gestopt wordt met het versturen van berichten (standaard is dit 1 minuut).

NB. Op ieder tabblad vindt u de Optie ‘Test’. Deze optie kan gebruikt worden om te testen of de instellingen zodanig zijn dat de mail succesvol verstuurd of ontvangen kan worden.

Procedure voor E-mailing Voor het versturen van een E-mailing moet u de volgende procedure volgen: 1. Maak etiketten van de personen die u wilt mailen. 2.

Kies in het etikettenscherm voor de menu optie ‘E-mailbestand’. Het laatst aangemaakte E-mailbestand verschijnt op uw scherm.

3.

Kies de actie ‘Maken’ om uw etiketten op het E-mailbestand te plaatsen. (Het oude E-mailbestand wordt vervangen)

Etiketten, E-Mailbestand, Maken

maximaal 1 E-mailadres per etiket Het scherm ‘Aanmaken E-mailbestand’ verschijnt op uw scherm. Hierin kunt u aangeven of u maximaal 1 Emailadres per etiket wilt. Als het E-mailadres gezocht wordt kan het voorkomen dat een persoon meerdere E-mailadressen heeft. Dit vakje vinkt u aan als hij/zij slechts op 1 adres de mail moet ontvangen. Archie zoekt een bijbehorend E-mailadres door eerst te kijken bij de tel/fax nummers bij een contact. Als daar niets gevonden wordt kijkt Archie in het diversenveld van de contactpersoon en als laatste in het veld . Er kan ook een “String E-mail omschrijving” opgegeven worden, als gekozen wordt voor ‘Maximaal 1 E-mailadres’ per etiket. Het E-mailadres waarvan deze string in de omschrijving voorkomt wordt gekozen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een E-mailing te sturen naar alle “Privé E-mailadressen” (zie Algemeen, Tabellen). NB. Als bij een contactpersoon meer dan één E-mail adres is toegevoegd en er geen string is opgegeven, kiest Archie het adres dat als eerste is ingevoerd.

©Archie Europe bv

27

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 9 / Mail

selectiebestand In het scherm ‘Aanmaken E-mailbestand’ kunt u aangeven of u relaties zonder E-mailadres direct op een selectiebestand wilt plaatsen. Dit selectiebestand kan bijvoorbeeld gebruikt worden om de relaties via de traditionele manier te mailen of de relaties te verrijken met een E-mailadres. Na het aanmaken van het E-mailbestand geeft Archie aan van hoeveel etiketten er geen E-mail adres bekend is. NB. U kunt, indien gewenst, records verwijderen uit dit E-mailbestand via de optie verwijderen uit het menu. 4.

Kies op het scherm E-mailbestand) voor de actie E-mailing. Hiermee wordt Archie mail gestart en kan direct het bericht voor de E-mailing ingevoerd en verzonden worden. In het veld ‘Versturen aan’ is automatisch [E-mailing] ingevuld. Het versturen van CC is niet mogelijk.

5.

Vul het veld ‘Betreft’ en voer het gewenste bericht in onder de[13] variabelen. De standaard etiket variabelen zijn opgenomen en worden automatisch ingevuld met de juiste gegevens.

6.

Kies voor [OK] om het bericht te verzenden.

Extra In de E-mail tekst kunnen ook afbeeldingen worden ingevoegd. Het E-mailbestand kan ook worden opgevolgd. Als met Archie Mail een E-mailing wordt verzonden, wordt automatisch 1 exemplaar van dit bericht in de Opgeslagen Items van Mail opgenomen. U kunt aangeven of u de E-mailing wilt opslaan in de Correspondentie bij de betreffende relaties. Bij het versturen van een E-mail bericht kan aangegeven worden of dit in Relatiehistorie en/of in de Correspondentie moet worden opgeslagen van de relatie. Doordat het E-mailbestand op het selectiebestand geplaatst kan worden, zijn campagne analyses mogelijk op de E-mailings.

Inkomende E-mail Inkomende E-mail kan worden opgeslagen in Relatie Correspondentie (indien de relatie gekoppeld wordt). Dubbelklikken op een attachment opent het gekoppelde bestand NB. Attachments kunnen alleen extern verzonden worden. HTML wordt bij opslag in de Historie omgezet naar platte tekst, zodat alleen de tekst overblijft.

©Archie Europe bv

28

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 10 / Beheer

Databasebeheer Standaards In verband met de toename van het aantal standaard instellingen, dat per gebruiker kan worden ingesteld, is het scherm Standaards aangepast. Via de optie Beheer, Standaards kunt u uw persoonlijke Archie instellingen aanpassen. De standaard instellingen zijn op diverse tabbladen gegroepeerd. 1.

Op tabblad ‘Algemeen’ kunt u: - instellen welke taal u kiest voor de bediening van Archie en het weergeven van de schermen. Naast Engels en Nederlands kunt u kiezen voor de talen Frans, Duits en Haags. Het Haags is bedoeld voor testdoeleinden. - onder de Import/Exportdirectory het Aantal Etiketregels tijdens Export instellen. Vroeger exporteerde Archie altijd de eerste 9 etiketregels gevolgd door de aanhef. Indien u nu meer etiketregels exporteert zullen deze toegevoegd worden achter de aanhef.

2.

Op het tabblad ‘Tekstverwerking’ kunt u (naast de al bestaande opties): - instellen dat MS-Word direct geopend wordt als er op het brieficoon op het relatiescherm in de Instelling of Contactpersoon wordt geklikt.

3.

Op het tabblad ‘Workflow’ kunt u: Relaties - de optie ‘Wijzigingen identieke relaties doorvoeren’ aanvinken. Indien aangevinkt zal Archie vragen of Relaties met dezelfde land- en postcode en eerste 5 tekens van de Instellingsnaam, ook moeten worden gewijzigd. - aangegeven of men bij het toevoegen van Relatiehistorie, via de knop Nieuw op het tabblad Historie, ook een regel in het Activiteitenlog wil toevoegen. Contacten - opgeven via de opties ‘Na toevoegen contact vragen om Tel/Fax/E-mail’, dat deze vraag automatisch bij het opslaan van een nieuwe instelling of contact gesteld wordt. Activiteiten - aangeven welke acties plaats moeten vinden na het archiveren van een Activiteit (de optie ‘Na Archiveren Activiteit’ aanvinken). De workflow kan bestaan uit: - afdrukken (om de gearchiveerde Activiteit inclusief ingetikte historie en bijbehorende relatiegegevens af te drukken of te E-mailen) - tijd registreren (indien module aanwezig) - nieuwe Activiteit toevoegen (Archie vraagt na het Archiveren of er een nieuwe Activiteit moet worden toegevoegd. - opgeven of Archie, na het toevoegen van een interne/externe Activiteit, wel of niet automatisch moet vragen of er een Afspraakbevestiging moet worden geprint.

©Archie Europe bv

29

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 10 / Beheer

Sales aangegeven of er na het toevoegen van een Offerte automatisch een Activiteit toegevoegd moet worden. Opvolging van Offertes verloopt dan via Activiteiten (én via de Cockpit). Er kan opgegeven worden welke soort Activiteit dat moet zijn en op hoeveel dagen na de offertedatum deze Activiteit toegevoegd moet worden. Historie die vervolgens bij de Offerte of Activiteit gekoppeld wordt, is automatisch zichtbaar op beide plekken. De Historie die ingetikt wordt bij het Archiveren van de Activiteit is ook zichtbaar bij de Offerte. aangeven of de Sales-workflow actief moet zijn bij het toevoegen van Sales. Wanneer de workflow actief is, komt er tijdens het toevoegen van een Salesregel achtereenvolgens een keuzelijst voor de Soort, Campagne, Contactpersoon, Scoringskans en concurrentie. Ook wordt er bij het omzetten van een Suspect naar Prospect gevraagd of er een Activiteit moet worden toegevoegd.

Beheer, Standaards, Workflow

4.

Op tabblad ‘Filtervolgorde’ kunt u aangeven in welke volgorde het Relatiefilter moet worden getoond. Op Code, Land-/Postcode of Plaats.

5.

Op het tabblad ‘Afdrukopties’ kan men instellen of de achtergrondkleur en/of het vette lettertype van de standaard Archie lijsten onderdrukt moeten worden. Dit om toner te besparen en is ook duidelijker als een lijst gefaxt wordt.

Beeld Via de optie Beheer, Beeld kunt u van een aantal elementen op het scherm, per gebruiker, bepalen op welke wijze ze worden afgebeeld. Deze functie is gegroepeerd op diverse tabbladen en uitgebreid met de volgende mogelijkheden: 1.

Op het tabblad ‘Bediening’ kan (naast de al bestaande opties) een keuze worden gemaakt voor de fontkleur van de Hyperlinks en de Sorteerkolom in de Grid’s. Standaard is de kleur donkerblauw.

NB. Grid’s zijn de overzichten waarin de gegevens onder elkaar worden getoond, bijvoorbeeld het Activiteitenoverzicht of Databaseoverzicht.

©Archie Europe bv

30

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 11 / Systeembeheer

2.

Op het tabblad ‘Relaties’ kunt u (naast de al bestaande opties) bij contact aangeven of de fax/Tel/E-mail van de actieve Contactpersoon automatisch weergegeven moeten worden. Deze gegevens staan boven de Vrije velden van de Instelling. Vanuit dit overzicht kan met een muisklik op de hyperlinkkolom automatisch gebeld worden, mits de centrale etc. dit toestaat. Op het Relatiescherm kunnen de Fax/Tel/E-mail van de actieve Contactpersoon getoond worden. Het overzicht is echter alleen zichtbaar op een beeldscherm van 1024 bij 768 pixels en hoger.

3.

Op het tabblad ‘Activiteiten/Cockpit’ kunt u:

-

aangegeven of in een leeg scherm (Zoekscherm) automatisch de Activiteiten, Cockpit of niets moet worden getoond. Indien wordt gekozen voor Activiteiten kan tevens worden opgegeven of alle Activiteiten moeten worden getoond, of alleen de Activiteiten van vandaag. Wanneer u kiest voor deze laatste optie, zal het Activiteitenscherm niet verschijnen als er voor die dag geen activiteiten (meer) staan gepland. de Cockpit Interval instellen. Standaard is dit 30 dagen.

-

Beheer, Beeld, Activiteiten/Cockpit

4.

Op het tabblad ‘Sales Monitor’ kunt u aangeven uit welke overzichten de Sales Monitor moet bestaan.

5.

Op het tabblad ‘Sales’ kunt u: - bij ‘Sales standaard op tabblad’ aangeven wat het standaard te openen Salestabblad is. - bij ‘Standaard op’ instellen of standaard de Historie of Notitie van Sales in beeld moeten komen. - bij ‘Toon marge’ aangeven of de weergave van de marge in Sales aan of uit gezet moet worden.

©Archie Europe bv

31

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 10 / Beheer

Tabellen In Tabellen is de omschrijving in aantal posities vergroot: -

de de de de

B-Groepen, K-Groepen, Connecties, Soorten Sales en de Artikelgroepen naar 40 posities. Functie van een Contactpersoon van 28 naar 40 posities. Afdeling van een Contactpersoon van 20 naar 35 posities. vrije- en universele velden naar 46 posities.

De code van de Campagnetabel is vergroot van 2 naar 3 posities. In de Tabel ‘Kleuren’ (die toegekend kunnen worden aan een Relatie, Contact en Project) kan een omschrijving worden gekoppeld. De Fax/Tel/E-mail gegevens van een Contactpersoon zijn ook beschikbaar als variabelen ( t/m ). In Tabellen Contactpersoon kan bij Fax/Tel/E-mail aan maximaal 5 teksten een variabele worden gekoppeld. Als deze variabelen in een Etiket, Brief of Lijst opgenomen worden, zal Archie de gegevens afdrukken waarvan de Omschrijving identiek is aan de in de tabel gekoppelde tekst. In het geval dat bijvoorbeeld het privé-faxnummer van een Contact niet bekend is, kan in de tabel ook opgenomen worden dat dan bijvoorbeeld (faxnummer van de instelling) gebruikt moet worden. moet dan in de tabel worden ingevuld bij “Indien leeg”. Als bij een Contactpersoon meerdere keren dezelfde omschrijving voorkomt, wordt alleen het eerste nummer dat Archie vindt afgedrukt. In Tabellen, Activiteiten kan aan een Soort Activiteit een standaard duur gekoppeld worden. Bij het toevoegen van een Activiteit wordt deze duur automatisch overgenomen.

Beheer, Tabellen, Activiteiten

©Archie Europe bv

32

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 10 / Beheer

Om het mogelijk te maken om op een Windows 2000 werkstation te bellen vanuit Archie, met gebruikmaking van de Dialing rules van Windows, is de Landentabel uitgebreid met de velden Int. nr. en Land nr. (het internationale toegangsnummer en de landcode). Windows 2000 verwacht de aangeboden telefoonnummers in het “Canonical” formaat. Als dat niet het geval is kunnen de Dialing rules (bijvoorbeeld een voorloop-nul) niet gehanteerd worden door de Dialer. Als de Tabel goed wordt ingevuld, zal Archie de telefoonnummers automatisch in het goede formaat aanbieden aan de telefoonkiezer van Windows 2000. De telefoonnummers hoeven dus niet in Archie te worden aangepast. Voorbeeld: Bij Nederland moet het veld Int. nr. worden gevuld met 00, en het veld Land nr. met 31. Aan de rubriek R19 kan naast de teksten Branche, BIK’95 en SIC ook de tekst NACE toegekend worden.In dat geval wordt de Belgische branchecodetabel aan dit veld gekoppeld. Als men een B-Groep of K-Groep uit de tabel verwijdert, dan wordt dit nu gelogd (Systeembeheer, Systeemlog). Tevens worden tijdens die verwijdering eventueel loshangende groepen opgeruimd.

Variabelen Universele datumvelden kunnen, door de corresponderende T-variabele op te nemen, afgedrukt worden in tekstformaat en worden voorafgegaan door de omschrijving van de dag: dus “17/07/03” is een U-variabele en “donderdag 17 juli 2003” is een T-variabele. De variabele (op te nemen in Lijsten, Etiketten etc...) gaf vroeger de waarde van de unieke key van de relatie. Nu is dit de waarde van IMPORTR00, de unieke importsleutel. Voor de unieke key van de relatie is variabele toegevoegd. Nieuwe variabelen (of aangepast): voor tussenvoegsel+achternaam Achternaam voorafgegaan door tussenvoegsels Contactpersoon activiteit is uitgebreid met de aanspreekvorm. <J08> Contactpersoon respons is uitgebreid met de aanspreekvorm (meneer/mevrouw). NB. Dit geldt tevens voor de kolom Contact in het Campagne-overzicht van de relatie. aantal besteld (offertemodule) zonder decimalen; ,00 wordt onderdrukt aantal geleverd (offertemodule) zonder decimalen eenheid (offertemodule) korte artikelomschrijving aan de Sales gekoppelde Project. <30> <31> <32>

naam Archie gebruiker (in paginakop lijsten) korte omschrijving van de lijst (in paginakop lijsten) korte omschrijving van de selectie (in paginakop lijsten)



In een Sales lay-out, omschrijving Campagnecode Sales

©Archie Europe bv

33

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 10 / Beheer

De volgende variabelen kunnen worden opgenomen in: - variabele <24> (Volgnummer) in de Voettekst van een Brieflay-out. - U-variabelen (Universele velden) in Etiketlay-out. - variabele omschrijving State/County/Provincie in Etiketlay-out. - variabele <30> (naam van de gebruiker)in Brieven en brieflay-outs. - variabele (Reden Sales) in Lijsten. - in de Sales lay-outs de variabelen: Valuta code Valuta omschrijving Valuta koers Valuta teken - in de Samenvattingsband van een Lijst: <M11> Totaal aantal detailbanden (bijv. het aantal Relaties) <M19> Totaal van de vrije velden R19 <M20> Totaal van de vrije velden R20 <M21> Totaal van de vrije velden R21 <M22> Totaal van de vrije velden R22 <M31> Totaal van de velden P31 (Projectmodule) <M32> Totaal van de velden P32 (Projectmodule) <M33> Totaal van de velden P33 (Projectmodule)

©Archie Europe bv

34

Bijlage handleiding

Hoofdstuk 11 / Systeembeheer

Systeembeheer Het hoofdscherm van Systeembeheer bestaat uit een aantal tabbladen. Op een aantal tabbladen zijn verschillende opties toegevoegd of gewijzigd.

Toegangscode Op het tabblad ‘Toegangscode’ zijn een aantal opties toegevoegd om de autorisatie van de gebruiker in te stellen. Het aantal te gebruiken onderdelen binnen Archie is uitgebreid: Wijzigt/voegt toe: Premiemodule Gebruikt Sales Monitor Aanmaken PDF Openstaande posten Multi Purpose Deactiveren Als Archie niet correct is afgesloten hoeft niet altijd te worden gedeactiveerd in Systeembeheer. Archie kan dit automatisch doen bij inloggen. Knop ‘Profielen’ Zie tabblad Profielen

Profielen Het tabblad ‘Profielen’is toegevoegd. Hier kan een gebruikersprofiel worden gemaakt met autorisatieniveau’s, die in één keer aan een Archie gebruiker kunnen worden toegekend. Op het scherm ‘Toegangscode’ is een knop Profielen beschikbaar. Bij het toevoegen of wijzigen van de autorisatie van een gebruiker, kan via deze knop de autorisaties voor deze gebruiker gevuld worden met het gewenste profiel.

Standaards Bij het tabblad ‘Standaards’ kan ingesteld worden of de Sales omzet benoemd moet worden als ‘Bedrag’ of als ‘Volume’. Dit is handig als in de Sales van Archie geen bedragen worden geregistreerd, maar bijvoorbeeld liters. Archie Systeembeheer kan ook in het Frans, Duits of Haags ingesteld worden, door in het veld ‘Taal’ de gewenste taal in te vullen.

©Archie Europe bv

35

Bijlage handleiding

Index

Index Activiteiten Activiteiten Afspraakbevestiging Activiteiten Algemeen Activiteiten Datumveld Activiteiten Filter Activiteiten Gekoppelde relatie Activiteiten Info Activiteiten Planner Activiteiten Sorteeroverzicht Activiteiten Telefoon-icoon Activiteiten Terugkeerpatroon Activiteiten Vervolgactiviteit Activiteiten Verwijderen Activiteiten Workflow Analyse Analyse Activiteiten Activiteitenlog Analyse Concurrentie Analyse Excel Analyse Sales Analyse Selecteren Analyse Verkoophistorie Beheer Beheer Beeld Beheer Beeld Activiteiten/cockpit Beheer Beeld Bediening Beheer Beeld Relaties Beheer Beeld Sales Beheer Beeld Sales monitor Beheer Standaards Beheer Standaards Afdrukopties Beheer Standaards Algemeen Beheer Standaards Filtervolgorde Beheer Standaards Tekstverwerking Beheer Standaards Workflow Beheer Tabellen Beheer Variabelen

©Archie Europe bv

10 10 11 10 12 10 10 11 12 10 10 10 10 7,12,29 20 20 20 20 20 21 20 29 30 31 30 31 31 31 29 30 29 30 29 7,12,29 32 33,34

36

Bijlage handleiding

Index

Brieven Brieven Externe tekstverwerker Brieven Lay-out Brieven Lay-out Kop-& Voetteksten Brieven Opslag correspondentie Brieven Opmaak Brieven Opmaak Tabel Brieven Opmaak Tekstkleur Brieven Opmaak Zoomfunctie Brieven Printen

16 16 16 16 17 16 16 16 16 17

Etiketten Etiketten Afdrukken Etiketten formaat Etiketten lay-out Etiketten Ontdubbelen Etiketten Uitsluiten contactpersoon Etiketten Uitsluiten relatie

14 15 14 15 14 14 14

Lijsten Lijsten Afdrukken Lijsten Combo box Lijsten Export Lijsten toevoegen banden

18 19 18 19 18

Mail Mail Eigenschappen Mail Eigenschappen Algemeen Mail Eigenschappen Algemeen Berichten Mail Eigenschappen Algemeen Gebruiker Mail Eigenschappen Algemeen Verstuur e-mail Mail Eigenschappen Mapi Mail Eigenschappen Server Mail Eigenschappen Server Bezorging Mail Eigenschappen Server Inkomende E-mail Mail Eigenschappen Server Uitgaande E-mail Mail Eigenschappen Verbinding Mail Eigenschappen Verbinding Netwerk Mail Eigenschappen Verbinding Modem Mail E-Mail Afbeelding Mail E-Mail Analyse Mail E-Mail Opvolgen Mail E-Mail Opslag Mail E-mailing Maximaal 1 email per etiket Mail E-mailing Procedure Mail E-mailing Selectiebestand Mail E-mailing String e-mail omschrijving

25 25 25 26 26 25 26 26 26 26 26 26 26 26 28 28 28 28 27 27 27 27

©Archie Europe bv

37

Bijlage handleiding

Relaties Relatie B-Groepen Relatie Campagne/respons Relatie Contactpersoon Relatie Contactpersoon Afdeling Relatie Contactpersoon Functie Relatie Contactpersoon Initialen Relatie Contactpersoon K-Groepen Relatie Contactpersoon Samenvoegen Relatie Contactpersoon Tussenvoegsel Relatie Contactpersoon Voornaam Relatie Correspondentie Relatie Gegevens Afdrukken Relatie Historie Relatie Historie Lay-out Relatie Historie Mail Relatie Historie via andere Relatie Relatie Kleurindicatie contact Relatie Kleurindicatie Instelling Relatie Laatst geraadpleegde relatie Relatie met Relatie Notities Relatie PDF-bestand Relatie Postcode Relatie Tabellen Relatie Toevoegen Relatie Universele velden Relatie Verwijderen Relatie Wijzigen Relatie zoeken via postcode Relatiescherm Excel-knop Relatiescherm gebruikers Relatiescherm Sneltoetsen

Index

4 6 8 4 6 4,6 6 6,9 6 6 6 7 9 7 7 7 7 5 5 4 5 7 9 4,5 6 5,6 8 5 5,6 4 5,20,22 4 5

Sales Sales Cockpit Algemeen Sales Cockpit Relatie Sales Excel Sales Filter Omzetstatus Sales Salesmonitor Sales Salesregistratie

22 22 23 22 24 23 24

©Archie Europe bv

38

Bijlage handleiding

Index

Selecties Selecties Export Selecties Info Selecties Kleur Selecties Knop ‘Selecteren’ Selecties Sales

13 13 13 13 13 13

Systeembeheer Systeembeheer Profielen Systeembeheer Standaards Systeembeheer Toegangscode

35 35 35 35

©Archie Europe bv

39