Archie BackOffice Connection Packs. November 2004 Archie Europe bv

Archie BackOffice Connection Packs November 2004 © Archie Europe bv

Archie BackOffice Connection Packs

Copyright © 1985 – 2004 Archie Europe bv

HANDLEIDING BackOffice Connection Packs copyright 2004 by Archie Europe bv Gorslaan 10 1441 RG Purmerend www.archie.nl Alle rechten voorbehouden

Handleiding De handleiding heeft betrekking op de Archie BOCP’s van november 2004. In de handleiding wordt het programma BOCP-x genoemd.

Benodigde programmatuur Archie en Archie BOCP-x.

N.B. Hoewel bij het samenstellen van het programma Archie BOCP en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Archie Europe bv, als producent van het programma en de handleiding, houdt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren.

2



Inleiding De Back Office Connection Packs (BOCP's) en E-Commerce Connection Pack (ECCP) zijn gemaakt om een koppeling tussen Archie en gegevens van andere programma's tot stand te brengen. Bij iedere Masterlicentie van Archie wordt een standaard BOCP geleverd. Dit programma is in staat om Instellings- en Contactpersoongegevens te importeren en/of te actualiseren. Uitbreidingen op de BOCP of andere toepassingen kunnen apart aangeschaft worden.

Deze handleiding is bedoeld voor systeembeheerders, databasebeheerders of gevorderde database kenners, en behandelt de volgende items: Import van Relatie-, Financiële- en/of Projectgegevens Export, Import en Integratie met externe programma’s Een opsomming van de basisfunctionaliteit van elke module. Gebruik de overzichten op de volgende pagina om vast te stellen welke module er gebruikt/aangeschaft moet worden. Technische specificaties De diverse bestandsformaten die de BOCP kan importeren, worden besproken. Werking De algemene werking van de BOCP wordt beschreven, alsmede het belang van het Unieke kenmerk. Importdefinities Het gebruik van de importdefinitie wordt uitgelegd. Uniek kenmerk Het belang van het Unieke kenmerk wordt verder belicht, en er wordt besproken in welke velden het Unieke kenmerk kan voorkomen. Standaards Archie bestanden De algemene instellingen van de BOCP worden besproken. Het datum formaat wordt beschreven. Bijzonderheden tijdens import De bewerkingen die de BOCP automatisch uitvoert/kan uitvoeren, worden belicht. Benodigde gegevens voor import Een overzicht van verplichte en gewenste gegevens. 3



Import van Relatie-, Financiële en/of Projectgegevens BOCP standaard bij masterlicentie

Import en merge van Bedrijfs- en Contactpersonengegevens. Import en merge van Universele velden als Archie-Tools actief is. Import en merge van Artikelen als Offertemodule actief is.

A8BOCP.EXE

BOCP-A module A8BOCP.EXE

BOCP-B module A8BOCP.EXE

BOCP-M Module

Import en merge van Order- en Factuurtotalen en Notities uit de financiële administratie in de Salesregels van Archie. Dit geeft inzicht in het omzet- en margeverloop per klant en maakt klanten segmentanalyses mogelijk die standaard in Archie zijn ingebouwd. Import en merge van Verkoophistorie op artikelniveau in de Verkoophistorie van Archie. Dit geeft de mogelijkheid om per klant, groep klanten of segment de Archie analyses op Artikel- en groepsniveau te produceren. Aan de hand van de geïmporteerde Verkoophistorie worden Salesregels (factuurregels) gemaakt of eventueel vervangen als ze al met de BOCP-A waren geïmporteerd. Offertemodule benodigd. Import en merge van Multi Purpose gegevens bij Instellingen, Contacten en/of Projecten. Multi Purpose module benodigd. Bij Projecten tevens BOCP-P benodigd.

A8BOCP.EXE

BOCP-P module A8BOCP.EXE

MICP-A module

Import en merge van Projectgegevens in het Projectbestand van Archie. Eventueel aangevuld met uniek kenmerk Betrokken Relaties, Soort Betrokkenheid en Historie. Import en merge van Multi Purpose gegevens als de Multi Purpose module en de BOCP-M actief zijn. Projectmodule benodigd. Import en merge van Bouwberichten van Ten Hagen & Stam (Cobouw) in de Relatie- en projectgegevens. Projectmodule benodigd.

IMPBOUW8.EXE

ECCP-A Module A8BOCP.EXE

Import van Relatiegegevens of vCards die via Internet worden aangeleverd. De ECCP controleert of Relaties mogelijk al in de database voorkomen. De ECCP genereert Workflow (vult K-Groepen, B-Groepen, Activiteiten, Sales en Respons).

Import / Merge van externe gegevens

Bedrijven, Contacten en B- en K-groepen. Universele velden¹ Multi Purpose²

Salesregels (SPKV)

Verkoophistorie

Factuurbody

Projecten, 3 Multi Purpose

Doelgroepen, Respons en Activiteiten

BOCP standaard BOCP-A BOCP-B BOCP-M BOCP-P MICP-A ECCP-A

Import / Merge Import / Merge Import / Merge Import / Merge Import / Merge Import / Merge Import of vCard

Import/Merge Samengesteld Workflow

Import -

-

Import / Merge Import / Merge Import / Merge -

Workflow

¹ Indien Archie Tools actief is ² Indien Multi Purpose module actief is 3 Indien Multi Purpose module, BOCP-M en BOCP-P actief zijn

4



Export, Import en Integratie met externe programma's BOCP-C module ARCHIE8.EXE

BOCP-D module ARCEXT8.EXE

BOCP-E module ARCFIN8.EXE

BOCP-O

Export van Journaalposten en Debiteurengegevens t.b.v. de financiële administratie. De journaalposten kunnen worden gemaakt als met Archie orders gefactureerd worden. Offertemodule benodigd.

Integreert direct met de financiële administratie van Exact 7.1x. Hierdoor kan o.a. bij een klant in Archie informatie worden opgevraagd over openstaande posten en betalingsgedrag. Daarnaast worden bedrijfsgegevens van Debiteuren en Contactpersonen uitgewisseld. Koppelt orders uit Archie met de financiële administratie van Multivers. Facturen en orders uit Multivers worden in Archie zichtbaar. Tevens worden bedrijfsgegevens van Debiteuren en Contactpersonen uitgewisseld. Offertemodule benodigd. Synchroniseert de Agenda uit Outlook met de Activiteiten in Archie en vice versa.

module OUTLINK.EXE

Export, Import en integratie met externe programma’s

Bedrijven (debiteuren) plus Contactpersoon

Factuurtotalen

Openstaande posten en betalingsgedrag

Orders, Facturen en Artikelen

Agenda

BOCP-C BOCP-D (Exact) BOCP-E (Multivers) BOCP-O (Outlook)

Export Import / Export / Merge Import / Export / Merge -

Export -

Raadplegen -

Import/Export/Merge -

Import/Export/Merge

5



Technische specificaties (BOCP standaard, BOCP-A, BOCP-B, BOCP–P en ECCP-A)

De gegevens die in Archie geïmporteerd moeten worden, kunnen als Tekst-bestand, als FoxPro-bestand, Excel-bestand of als vCard-bestanden (ECCP) aangeleverd worden. De bestanden mogen maximaal 999 velden bevatten. 1. Tekst-bestanden (CSV-formaat) De velden in de records van dit bestand mogen komma-, puntkomma-, pipeteken (ALT-124)- of tabgescheiden aangeleverd worden. Het formaat heeft als regeleinde een Carriage Return-Linefeed (ALT13 en ALT-10), ofwel karakter 13 en 10 uit de ASCII-tabel. In de BOCP worden aan de Archie-velden, de corresponderende velden uit het importbestand gekoppeld. Bijv. aan het Archie-veld “Instelling 1” (1e regel van de Instellingsnaam), het veldnummer uit het CSVbestand waarin de bedrijfsnaam staat. In kommagescheiden bestanden mogen in numerieke gegevens geen komma's staan als decimaal scheidingsteken, dit moeten punten zijn. Tevens mogen in numerieke gegevens geen scheidingstekens (voor duizendtallen) staan. Voorbeeld: Niet "1.000,00", maar "1000.00".

2. FoxPro-bestanden (DBF, FPT) Dbase III formaat wordt geaccepteerd als het bestand geen BLOB memoveld bevat. Als het bestand aangemaakt wordt is het volgende van belang: 1. De veldnamen moeten uniek zijn. 2. De eerste positie van een veldnaam moet een letter zijn. 3. De veldnamen mogen maximaal 10 posities zijn. 4. De veldnamen mogen alleen letters, cijfers of onderliggend streepje bevatten. 5. Indien numerieke gegevens in tekstvelden zijn opgeslagen, dan mogen in deze gegevens geen scheidingstekens (voor duizendtallen)staan. In de BOCP worden aan de Archie-velden, de corresponderende velden uit het importbestand gekoppeld. Bijv. aan het Archie-veld “Telefoon” (telefoonnummer van de Instelling), het veld TELNR uit het FoxProbestand.

3. vCard-bestanden (VCF) Dit is een standaard bestandsformaat dat alleen met de E-Commerce Connection Pack (ECCP) geïmporteerd kan worden. Bij vCard zijn alle gegevens van één Relatie in een apart bestand opgeslagen. De ECCP kan als onderdeel van de BOCP meerdere vCard bestanden in één keer importeren.

4. Excel-bestanden Mogelijkheid om Excelwerkbladen in te lezen. Uitsluitend werkblad 1 van een map kan worden ingelezen. Op regel 1 moeten veldnamen staan.

6



Werking (BOCP standaard, BOCP-A, BOCP-B, BOCP-M, BOCP-P en ECCP-A) In de importprogrammatuur kunnen meerdere importbestanden gekoppeld worden aan de Archie database. De koppelingen worden vastgelegd in een Importeerwijze. Deze Importeerwijzen zijn onderverdeeld in acht Soorten, en kunnen worden benaderd via de knoppen in het blok Actieve importdefinities. 1. Bedrijfsgegevens met één Contactpersoon • Universele velden • Multi Purpose gegevens 2. Contactpersonen 3. Salesregels 4. Artikelen 5. Verkoophistorie op Artikelniveau 6. Projecten • Multi Purpose gegevens 7. Bedrijfsgegevens met één Contactpersoon 8. vCards

(BOCP standaard) (BOCP-M) (BOCP standaard) (BOCP-A) (BOCP-B) (BOCP-B) (BOCP-P) (BOCP-M en BOCP-P) (ECCP) (ECCP)

(knop Instellingen) (knop Contacten) (knop Sales) (knop Artikelen) (knop Verkoophistorie) (knop Projecten) (knop e-Commerce) (knop vCards)

Als importbestanden op de juiste manier gekoppeld zijn, dan kan de import handmatig, op vaste tijden of met een vast interval gestart worden om de te importeren gegevens te verwerken. De Importeerwijze In een Importeerwijze worden de koppelingen tussen de velden van de Archie database en het importbestand gedefiniëerd (zie Importdefinities). Via de knoppen in het blok Actieve importdefinities kunnen de Importeerwijzen worden benaderd. Door het plaatsen van een vinkje voor een Importeerwijze kan worden aangegeven of dit bestand moet worden geïmporteerd. Er mogen meerdere importeerwijzen worden aangevinkt. Een aangevinkte importeerwijze verschijnt in het blok Actieve importdefinities. Importeerwijze toevoegen Met de knop Toevoegen kan een nieuwe Importeerwijze worden gemaakt. In het scherm Nieuwe importeerwijze moeten een aantal gegevens worden opgegeven. Code Bestand Omschrijving

De naam van de Importeerwijze (zie tevens: Bestaande Importeerwijze gebruiken voor een ander bestand). De naam van het importbestand, inclusief de padverwijzing. Een omschrijving van de Importeerwijze.

Als de gegevens worden opgeslagen zal de Code veranderen in een hyperlink, waarmee de Importeerwijze kan worden geopend. Daarna kan de Importeerwijze worden bewerkt (zie Importdefinities).

7



Bestaande Importeerwijze gebruiken voor een ander bestand Als u twee of meer importbestanden heeft met dezelfde structuur, maar andere data, dan is het mogelijk om een reeds eerder gemaakt importeerwijze te gebruiken voor een tweede importbestand. Dit kan op twee manieren. 1. Dupliceren Met de knop Dupliceren kan een kopie worden gemaakt van een bestaande Importeerwijze. U dient een nieuwe Code op te geven, en vervolgens het nieuwe importbestand te koppelen. Een Importeerwijze die op deze manier is aangemaakt, kan onafhankelijk van het origineel worden gewijzigd. 2. Via de knop Toevoegen Als u een nieuwe Importeerwijze gaat toevoegen, kunt u in het veld Code ook kiezen voor een bestaande code (klikken op het driehoekje toont een overzicht van de bestaande Importeerwijzen). Vervolgens geeft u het importbestand op en vult de omschrijving. Als u de gegevens opslaat, meldt de BOCP dat de Importeerwijze reeds bestaat, en vraagt of u deze Importeerwijze wilt gebruiken. Kies voor Ja, zodat een kopie van de bestaande Importeerwijze wordt gekoppeld aan het nieuwe importbestand. Let op: op deze manier ontstaan meerdere Importeerwijzen met dezelfde Code. Als één van deze Importeerwijzen wordt gewijzigd, zal de wijziging in alle Importeerwijzen die dezelfde code hebben, worden doorgevoerd. Volgorde van verwerking In het blok Actieve importdefinities worden de geactiveerde importbestanden per Soort gegroepeerd. De volgorde van de Soorten is gelijk aan die van de knoppen in het blok Actieve importdefinities, en kan niet worden gewijzigd. Als er binnen een Soort importdefinitie meerdere bestanden worden geimporteerd (bijvoorbeeld Instellingen uit drie verschillende importbestanden), dan wordt de verwerkingsvolgorde bepaald in het scherm met de Importeerwijzen. Voor de vinkjes die de importeerwijze actief maken, staan cijfers. Met de linker muistoets kunt u een cijfer “vastpakken” en omhoog of omlaag verplaatsen

Vinkjes voor de actieve Importeerwijzen en cijfers voor volgorde van verwerking

8



Instellen 1. Start de BOCP vanuit de programmadirectory van Archie. Via Internet bij www.archie.nl, Support kan de nieuwste versie opgehaald worden. 2. Definieer één of meer importeerwijzen. 3. Activeer de gewenste importdefinities. N.B. Let op dat u bij de Importdefinitie probeert een uniek kenmerk op te nemen. De BOCP's kunnen in veel gevallen gegevens mergen (updaten/samenvoegen) als er in het importbestand een Uniek kenmerk bekend is, dat overeenkomt met een Uniek kenmerk in Archie. Dankzij dit kenmerk ontstaan geen dubbele gegevens in Archie. Als er geen Uniek kenmerk is, dan worden alle geïmporteerde gegevens in de Archie-database toegevoegd zonder dat er gekeken wordt of ze er al in zitten. Zie de beschrijving en voorbeelden bij het onderdeel "Uniek kenmerk". Start Import Met deze knop wordt het importeren, of de tijdklok, gestart. Als de import voltooid is zijn de importbestanden door de BOCP hernoemd. De extensie is gewijzigd in .OLD, zodat niet per ongeluk hetzelfde bestand voor de tweede keer kan worden geïmporteerd. In het logbestand staat informatie over eventueel geweigerde waarden. Vul Conversie Conversie wordt gebruikt als gegevens uit het te importeren bestand omgezet moeten worden naar een tabelcode in Archie. Indien men in het hoofdscherm van de BOCP kiest voor “vul conversie”, dan worden alle waarden die in het importbestand in een bepaald veld voorkomen, in de bijbehorende conversietabel geplaatst. Vervolgens hoeft men alleen in de conversietabel aan te geven naar welke tabelcode de waarde moet worden omgezet. Omdat er in het importbestand nieuwe waarden kunnen zijn toegevoegd, is het verstandig om regelmatig op deze manier de conversietabellen aan te vullen. Waarden die niet in de conversietabel staan worden niet door de BOCP geïmporteerd. N.B. Zie tevens “Veldnummer met conversie” in het onderdeel Importdefinities.

9



Importdefinities Kies een Archie-veld dat u wilt vullen. U kunt nu op vijf manieren het Archie-veld vullen. Afhankelijk van het type veld worden een aantal mogelijkheden geboden. 1. 2. 3. 4. 5.

Vullen met de inhoud van een veld uit het importbestand. Vullen met het resultaat van een conversie op een veld uit het importbestand. Vullen met een vaste waarde. Vullen met de inhoud van een ander Archie-veld. Vullen met een vaste waarde die gelijkmatig uit een tabel wordt gekozen.

10


Veldnummer


Archie-veld vullen met de inhoud van het aangegeven veld uit het importbestand. Voorbeeld: In veld 014 van het 1e record uit het importbestand staat de bedrijfsnaam "Archie Europe bv". Het Archie-veld "Instelling 1" wordt gekoppeld aan veld 014. Het resultaat van de import van het 1e record is dat "Archie Europe bv" wordt overgenomen in de eerste regel van de Relatiekaart van Archie.

Veldnummer met Archie-veld vullen met de waarde die het resultaat is van een conversie. conversie Conversie wordt gebruikt als gegevens uit het te importeren bestand omgezet moeten worden naar een tabelcode in Archie. Voorbeelden: Verkoperinitialen zoals “AJH” of “ABV” naar de overeenkomende Initialen (van 2 posities) in Archie. Titulatuuromschrijvingen zoals “De heer” en “Mevrouw” naar een Titulatuurcode. Landomschrijvingen als “Nederland” en “België” naar een Landcode. Voorbeeld: In veld 024 van het 1e record uit het importbestand staat de omschrijving van het land waar het bedrijf gevestigd is. In dit geval "Nederland". In Archie wordt bij het adres met een landcode gewerkt. Daarom moet tijdens de import de landomschrijving omgezet worden naar de landcode "NLD". Het Archie-veld "Land Huisadres" wordt gekoppeld aan veld “024" Het veldje Conversie wordt aangeklikt en u vult de conversietabel met de waarden die omgezet moeten worden. De conversietabel voor Landen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien. Importbestand Archie Landcode “Nederland” “NLD” “Duitsland” “GER” “Belgie” “BEL” Het resultaat van de import van het 1e record is dat "NLD" wordt overgenomen in het veld voor de landcode in de Relatiekaart van Archie. N.B. Zie tevens “Vul conversie” in het onderdeel Werking.

11


Vaste waarde


Archie-veld vullen met een door u opgegeven waarde. Voorbeeld: U wilt een bestand van de Kamer van Koophandel importeren en u wilt later in Archie een selectie kunnen maken op de geïmporteerde Relaties. U wilt daarom doelgroep vullen met de waarde "KVK". U kiest het Archie-veld "B-Groep 1" en vult bij vaste waarde "KVK" in. Het resultaat is dat bij ieder geïmporteerd record de B-Groep "KVK" wordt toegevoegd. N.B. Zorg dat in Archie bij Tabellen... B-Groepen de waarde "KVK" is toegevoegd anders ontstaan er B-Groepen in de database die niet bekend zijn in de Tabellen. Dit kan tot vervuiling van de database leiden.

Archie-veld

Archie-veld vullen met de inhoud van een ander Archie-veld. Voorbeeld: U importeert Sales-regels, bijvoorbeeld Suspect-/Prospect-regels. Bij deze regels is in dit geval niet bekend welke verkoper gekoppeld moet worden. De initialen van de verkoper staan in één van de vrije velden op het Relatiescherm. Door nu dit veld te koppelen aan het initialenveld bij de Sales, worden de Salesregels aan de juiste personen gekoppeld.

Tabel met vaste waarden

Archie-veld vullen met een wisselende vaste waarde. Voorbeeld: U wilt aan iedere geïmporteerde Relatie de initialen van een verkoper, telemarketeer of binnendienstmedewerker koppelen zodat de Relaties door die personen benaderd kunnen worden. Om er nu voor te zorgen dat de medewerkers een gelijk aantal Relaties krijgen toegewezen, kunt u de tabel vullen met de initialen. Tijdens import voegt de BOCP bij iedere nieuwe Relatie de eerstvolgende initiaal uit de tabel toe. Als alle initialen gebruikt zijn, start de BOCP weer met de eerste initiaal. N.B. U kunt een waarde in de tabel Aan of Uit zetten. In dit voorbeeld zou een initiaal bijvoorbeeld Uit gezet kunnen worden bij ziekte of vakantie van de betreffende medewerker.

12



Uniek kenmerk Als u bij de Importeerwijze van een bestand een uniek kenmerk opgeeft, kunt u een onbeperkt aantal keer dezelfde gegevens importeren. De BOCP zoekt dan eerst met het unieke gegeven het bijbehorende record in Archie op en importeert vervolgens alleen de wijzigingen in het record. Voorbeeld: U heeft al een keer de adressen van de Kamer van Koophandel geïmporteerd en u heeft het KvK-nummer gevuld in een Archie-veld. Als u later weer een bestand importeert van de Kamer van Koophandel, dan zal de BOCP eerst kijken of de Relatie al in Archie aanwezig is. Als dit zo is, dan worden de nieuwe gegevens samengevoegd (gemerged) met de reeds bestaande. Op deze manier komt de Relatie niet twee keer in het Archie-bestand. Veel gebruikte unieke kenmerken zijn debiteurnummer, klantnummer, projectcode, ordernummer, factuurnummer, artikelnummer, etc. •

Met het unieke kenmerk is de BOCP in staat om per Relatie te controleren of er velden gewijzigd zijn. Er wordt dus per veld gekeken of er wijzigingen zijn en alleen de wijzigingen worden doorgevoerd.

•

Zonder uniek kenmerk is het niet mogelijk om later gegevens te "verversen" of te "mergen". Alle gegevens worden zonder controle toegevoegd in de Archie database.

13



Unieke kenmerken bij Importdefinities Archie-bestand

Import

Archie-veld voor uniek kenmerk

NAW gegevens

Gegevens Instelling/Bedrijf met maximaal één Contactpersoon

Uniek kenmerk Instelling (bijv. debiteur- of klantnummer) Uniek kenmerk Contact (bijv. sofinummer) Uniek kenmerk “relaties met” (unieke importsleutel van de Moederrelatie)

Contacten

Eén of meerdere Contactpersonen Uniek kenmerk Instelling (indien opgegeven worden de Contacten bij de juiste Instellingen opgenomen) Uniek kenmerk Contact

Multi Purpose gegevens

Records in een Multi Purpose tabblad.

Uniek kenmerk Instelling Uniek kenmerk Contact Uniek kenmerk Multi Purpose record (1:n)

Sales

Offerte, order of factuur

Uniek kenmerk (bijv. order- of factuurnummer) Uniek kenmerk Instelling

Artikelen

Artikelen en diensten

Artikelcode (bijv. Artikelnummer) (als het importveld leeg of niet gekoppeld is, wordt het Artikel geweigerd)

Verkoophistorie

Verkochte Artikelen en diensten.

Uniek kenmerk Instelling (als het importveld leeg of niet gekoppeld is, wordt de verkoophistorieregel geweigerd) Uniek kenmerk 1 (factuurnummer) Uniek kenmerk 2 (factuurregelnummer) (als de unieke kenmerken leeg of niet gekoppeld zijn, zullen de regels zonder controle op dubbele worden toegevoegd) (als van factuurnummer of regelnummer maar één kenmerk wordt opgegeven, worden alle regels geweigerd) Artikelcode (als het importveld leeg of niet gekoppeld is, wordt de verkoophistorieregel geweigerd)

Projecten

Projectgegevens en sleutels naar Betrokken Relaties

Uniek kenmerk Project (bijv. projectnummer) Uniek kenmerk betrokkene(n) (bijv. Relatienummer)

E-Commerce importbestand


Kent geen uniek kenmerk Bedrijven en personen worden altijd toegevoegd. Bij mogelijke dubbele Relaties kan automatisch een extra Activiteit worden gemaakt

Vcards


Kent geen uniek kenmerk Bedrijven en personen worden altijd toegevoegd. Bij mogelijke dubbele Relaties kan automatisch een extra Activiteit worden gemaakt. 14



Standaards Archie bestanden Exclusief openen Deze optie kunt u alleen gebruiken als u zeker weet dat niemand met Archie werkt. Het voordeel is dat de import aanzienlijk sneller verloopt. U kunt opgeven wat de BOCP moet doen als er toch mensen met Archie werken tijdens het importeren. Unieke sleutel staat op Archie veld Als u deze optie gebruikt wordt het unieke kenmerk van de Instelling gezocht in een Vrij- of Universeel veld. Op dit veld wordt dan ook samengevoegd. Als u deze optie niet kiest wordt IMPORTR00 gebruikt. Unieke sleutel contact Wanneer u regelmatig dezelfde Contactpersonen wilt importeren (bijvoorbeeld om eventuele wijzigingen in Archie door te voeren), heeft u een Unieke sleutel van de Contactpersoon nodig om de gegevens te mergen (samenvoegen). Er zijn 2 mogelijkheden: 1 - De sleutel is uniek per Instelling. 2 - De sleutel is uniek in het gehele importbestand. U moet zelf opgeven welke situatie bij u geldt, standaard is de optie Uniek per organisatie actief. •

Uniek per organisatie Deze optie is standaard ingesteld. Als de Contactpersonen in het importbestand een sleutel hebben, die niet uniek is (m.a.w. de sleutel kan ook bij een ander contact voorkomen, maar dat Contact hoort bij een andere Instelling) is het toch mogelijk om Contactpersoongegevens te mergen. Bij deze optie kan een Contact maar aan één Instelling worden gekoppeld.

•

Uniek binnen het gehele contactpersonenbestand Deze optie wordt gebruikt als één Contactpersoon aan meerdere Instellingen moet worden gekoppeld (bijvoorbeeld een zakelijk adres en een privé adres). De sleutel mag maar één keer in het importbestand voorkomen. In Archie wordt een privé-adres als aparte Relatiekaart opgeslagen, en de Contactpersoon wordt hieraan gekoppeld. Via de BOCP is dit ook te realiseren, mits het importbestand een uniek kenmerk van de Contactpersoon bevat (uniek per contact). In Archie ontstaat dan één Contactpersoon die gekoppeld is aan meerdere Relatiekaarten. In deze handleiding wordt de meest voorkomende situatie, waarin u deze functionaliteit van de BOCP kunt gebruiken, beschreven. U moet het bestand in dit geval twee keer importeren. De eerste keer importeert u de Bedrijfsgegevens en Contactpersoon inclusief uniek kenmerk Contactpersoon. De tweede keer importeert u het bestand met dezelfde importeerwijze, maar in plaats van de bedrijfsgegevens importeert u het privé-adres. Voorbeeld van een importbestand: Contactpersoon Uniek nummer Privéadres Postcode Plaats Werkgever Adres Postcode Plaats

H.P. de Boer 1000 Kalverstraat 12 1096 TG AMSTERDAM Shell Meeuwenlaan 100 1098 GG AMSTERDAM

N.B. Als u in Archie ook de prive- en zakelijke adressen apart wilt kunnen selecteren is het verstandig om in de importeerwijze ook een K-Groep (bijv. PRV - Privé adres) te importeren. N.B. Neem contact op met Archie Europe bv als u twijfelt over de te gebruiken optie.

15



Telefoon/fax/e-mail omschrijving aanpassen. Hier kunt u de standaard omschrijvingen vervangen door de door u gewenste omschrijvingen. Als u niets aanpast zal de BOCP de standaard teksten importeren. Datumconversie De BOCP's kunnen de volgende datumformaten verwerken: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

dd-mm-jjjj dd-mm-jj ddmmjjjj ddmmjj jjjj-mm-dd jjjjmmdd jj-mm-dd jjmmdd

N.B. Het scheidingsteken mag een spatie, schuine streep ( / ) of liggend streepje (koppelteken) zijn. N.B. Indien in de datum een scheidingsteken voorkomt herkent de BOCP ook data zoals “ d-m-jjjj ” of “ vrijdag 1 juli 2004 “ in NL, UK, DU of FR.

16



Bijzonderheden tijdens import De BOCP voert automatisch een aantal bewerkingen uit om de geïmporteerde gegevens netjes in Archie te krijgen. Gegevens worden naar het juiste veld verplaatst en op dubbelen gecontroleerd, ontbrekende data wordt gezocht in de reeds aanwezige data, totalen worden berekend etc. Importdefinitie NAW-gegevens Archie veld

Omschrijving

R01, R02 R03, R04

Instellingsnaam Gegevens die u importeert op de velden R01 en R02 worden indien nodig verdeeld over de 4 beschikbare velden R01 t/m R04.

Bijzonderheden

N.B. Gegevens die rechtstreeks op R03 en R04 worden geïmporteerd overschrijven gegevens die in deze velden zijn gekomen door bovengenoemde functionaliteit. R05

Code

Zie Instellingen NAW gegevens.

R06 - R09a Volledige adres Als u geen Postadres importeert, zal de BOCP dit automatisch vullen met het Huisadres, en andersom. R10 - R13a Adresgegevens mogen in het importbestand in verschillende velden zitten. Bijvoorbeeld: straat, nummer, en toevoeging staan in aparte velden. Een volledig adres dient te worden geïmporteerd op straat + nummer huis/post adres. R07, R11

Landcode

Als u geen landcode importeert, zal de BOCP dit veld vullen met de standaard landcode (Systeembeheer, Standaards). Als u alleen de landcode Huisadres importeert zal de BOCP automatisch dezelfde landcode op het Postadres importeren, en andersom.

R08, R12

Postcode

Indien de landcode begint met “NL” en de postcode 6 posities lang is (XXXXXX) dan zal de BOCP een spatie in de postcode zetten (XXXX XX). Als de postcode in het importbestand over twee velden is verdeeld, importeert u het tweede deel op het veld Postcode … [2]. Een complete postcode dient te worden geïmporteerd op Postcode.

R14, R15

Telefoon Fax

Als het telefoon/faxnummer in het importbestand over twee velden is verdeeld, importeert u het tweede deel op het veld … [2]. Een compleet nummer dient te worden geïmporteerd op Telefoon of Fax.

R17

Bankveld

Spaties, streepjes en punten worden uit de te importeren waarde gefilterd.

R18

Relatie met

Op dit veld kan de Unieke importcode van een Moederrelatie worden geïmporteerd. Via een nabewerking zorgt de BOCP ervoor dat de geïmporteerde Instelling onder deze Moederrelatie wordt geplaatst. Het opgeven van het Uniek kenmerk Instelling is verplicht.

17



R30

Webveld

De BOCP zal proberen van een webadres een z.g. hyperlink te maken. Een aangeleverde “www.” zal worden aangevuld met // en “ http: ” zal worden verwijderd.

R58

Notities


R60

B-groepen

De BOCP controleert of de aangeleverde B-groep al aanwezig is bij de Instelling. Als de B-groep al aanwezig is, wordt deze niet opnieuw toegevoegd.

K01

Achternaam Contact

Op dit veld kunt u eventueel een volledige naam importeren. De BOCP zal proberen deze te splitsen. Indien geen titulatuurcode wordt geïmporteerd zal de BOCP proberen de juiste titulatuur toe te voegen (A of B , alleen indien Nederlands). Tussenvoegsels worden naar het juiste veld verplaatst. Voorbeeld : “t.a.v. de heer P.A. van der Puffelen” wordt gesplitst in : achternaam : Puffelen initialen : P.A. van der :A titulatuur

K60

K-groepen

De BOCP controleert of de aangeleverde K-groep al aanwezig is bij deze persoon. Als de K-groep al aanwezig is, wordt deze niet opnieuw toegevoegd.

KTKTEL

Tel/fax/e-mail


18



Instellingen NAW gegevens Zoekcode

Als geen Zoekcode wordt geïmporteerd, zal de BOCP zelf een Zoekcode genereren uit de Instellingsnaam en de plaats. U kunt zelf opgeven hoeveel posities van beide gegevens gebruikt moeten worden.

Tekenset

U moet zelf opgeven of het aangeleverde bestand volgens de ASCII- of de ANSI tabel is opgeslagen. Standaard staat ASCII geselecteerd. Als na import blijkt dat de bijzondere tekens ( ë, á, € etc.) niet goed zijn geïmporteerd, moet u waarschijnlijk ANSI instellen.

Scheidingsteken CSV-bestand

Notities

Controle verwijderde Contacten bij import alle Contacten

Hier wordt opgegeven wat het scheidingsteken van het CSV bestand is (indien van toepassing). Er kan gekozen worden voor komma, punt-komma, pipe-teken of tab.

Toevoegen: er wordt een nieuw blok Notities toegevoegd. Vervangen: als er al Notities aanwezig zijn bij een Relatie, dan wordt het bovenste/eerste blok vervangen door het aangeleverde blok.

Als elke keer het volledige Contactpersonenbestand wordt geïmporteerd, dan kan de BOCP controleren of er, in vergelijking met de laatste import, Contacten ontbreken in het importbestand. Deze Contacten worden dan ook uit Archie verwijderd.

Fax/Tel/E-mail

BOCP controleert of een aangeleverde waarde reeds bestaat. U kunt opgeven wat de BOCP moet doen. 1. Toevoegen (indien nummer of E-mailadres niet aanwezig is). Ieder nieuw nummer of E-mailadres wordt bij de Contactpersoon toegevoegd. 2. Vervangen. Bij iedere import worden alle bestaande telefoonnummers of E-mailadressen vervangen door de aangeleverde gegevens.

Memo MPM (BOCP-M benodigd)

Indien in de MPM module een Memo tabblad gedefinieerd is, kan aangegeven worden wat de BOCP moet doen als een tekstblok voor import wordt aangeleverd. 1. Toevoegen : er wordt altijd een nieuw Memo-blok toegevoegd. 2. Vervangen : het bovenste/eerste Memo-blok dat door de BOCP is geïmporteerd, wordt vervangen door het aangeleverde blok.

19



Importdefinitie Contacten Archie veld

Omschrijving

Bijzonderheden

K01

Achternaam Contact

Op dit veld kunt u eventueel een volledige naam importeren. De BOCP zal proberen deze te splitsen. Indien geen titulatuurcode wordt geïmporteerd zal de BOCP proberen de juiste titulatuur toe te voegen (A of B , alleen indien Nederlands). Tussenvoegsels worden naar het juiste veld verplaatst. Voorbeeld : “t.a.v. de heer P.A. van der Puffelen” wordt gesplitst in : achternaam : Puffelen initialen : P.A. van der :A titulatuur

K60

K-groepen

De BOCP controleert of de aangeleverde K-groep al aanwezig is bij deze persoon. Als de K-groep al aanwezig is, wordt deze niet opnieuw toegevoegd.

KTKTEL

Tel/fax/e-mail

Zie Instellingen Contacten.

Instellingen Contacten Tekenset


Controle verwijderde Contacten bij import alle Contacten

U moet zelf opgeven of het aangeleverde bestand volgens de ASCII- of de ANSI tabel is opgeslagen. Standaard staat ASCII geselecteerd. Als na import blijkt dat de bijzondere tekens ( ë, á, €, etc.) niet goed zijn geïmporteerd moet u waarschijnlijk ANSI instellen. Hier wordt opgegeven wat het scheidingsteken van het CSV bestand is (indien van toepassing). Er kan gekozen worden voor komma, punt-komma, pipe-teken of tab.

Als elke keer het volledige Contactpersonenbestand wordt geïmporteerd, dan kan de BOCP controleren of er, in vergelijking met de laatste import, Contacten ontbreken in het importbestand. Deze Contacten worden dan ook uit Archie verwijderd.

Fax/Tel/E-mail

BOCP controleert of een aangeleverde waarde reeds bestaat. U kunt opgeven wat de BOCP moet doen. 1. Toevoegen (indien nummer of E-mailadres niet aanwezig is). Ieder nieuw nummer of E-mailadres wordt bij de Contactpersoon toegevoegd. 2. Vervangen. Bij iedere import worden alle bestaande telefoonnummers of E-mailadressen vervangen door de aangeleverde gegevens.

Memo MPM (BOCP-M benodigd)

Indien in de MPM module een Memo tabblad gedefinieerd is, kan aangegeven worden wat de BOCP moet doen als een tekstblok voor import wordt aangeleverd. 1. Toevoegen : er wordt altijd een nieuw Memo-blok toegevoegd. 2. Vervangen : het bovenste/eerste Memo-blok dat door de BOCP is geïmporteerd, wordt vervangen door het aangeleverde blok.

20



Importdefinitie Sales (BOCP-A) Archie veld

Omschrijving

Bijzonderheden

O04

Omschrijving

Als er geen omschrijving wordt geïmporteerd, dan zal de BOCP deze vullen met de Soort mits deze bekend is.

O09

Marge

Indien kosten en bedrag bekend zijn, wordt hieruit de marge berekend.

O10

Code

Indien er geen code wordt opgegeven (S,P,K, V of F) ¹, dan wordt automatisch een K-regel (order) toegevoegd. ¹ suspect, prospect, order, vervallen offerte, factuur

Instellingen Sales Tekenset


U moet zelf opgeven of het aangeleverde bestand volgens de ASCII- of de ANSI tabel is opgeslagen. Standaard staat ASCII geselecteerd. Als na import blijkt dat de bijzondere tekens ( ë, á, € etc.) niet goed zijn geïmporteerd moet u waarschijnlijk ANSI instellen. Hier wordt opgegeven wat het scheidingsteken van het CSV bestand is (indien van toepassing). Er kan gekozen worden voor komma, punt-komma, pipe-teken of tab.

Offertes controleren

Als in een opgegeven periode telkens alle Offertes worden geïmporteerd, dan kan de BOCP controleren of er, in vergelijking met de laatste import, Offertes ontbreken in het importbestand. Deze Offertes worden dan ook uit Archie verwijderd of omgezet. Als deze optie aan staat, zijn extra Instellingen beschikbaar. Hier kan worden opgegeven of gecontroleerd moet worden - vanaf een bepaalde datum- , of op Offertes van een x-aantal dagen oud. Tevens kan worden opgegeven of de Offerte moet worden verwijderd, of omgezet moet worden naar een Vervallen offerte.

Orders controleren

Als in een opgegeven periode telkens alle Orders worden geïmporteerd dan kan de BOCP controleren of er, in vergelijking met de laatste import, Orders ontbreken in het importbestand. Deze Orders worden dan ook uit Archie verwijderd. Als deze optie aan staat, zijn extra Instellingen beschikbaar. Hier kan worden opgegeven of gecontroleerd moet worden - vanaf een bepaalde datum - , of op Orders van een x-aantal dagen oud.

21



Voorbeeld orders verwijderen In Archie zijn de orders van de afgelopen 3 jaar geïmporteerd. In een ander programma worden deze orders gemaakt, omgezet of verwijderd. De BOCP kan een order, die in het externe programma is verwijderd, ook uit Archie verwijderen. Als elke keer alle orders (in dit geval van de afgelopen 3 jaar) worden geïmporteerd, kan de BOCP de aangeleverde ordernummers vergelijken met de ordernummers die reeds in Archie aanwezig zijn. Als er in het importbestand een ordernummer (dat wel al in Archie aanwezig is) ontbreekt, wordt deze order door de BOCP ook uit Archie verwijderd. In dit geval moeten dus alle orders van de afgelopen 3 jaar worden geëxporteerd door het externe programma, en daarna weer met de BOCP worden geïmporteerd. Dit neemt natuurlijk veel tijd in beslag. Daarom kan in de BOCP worden opgegeven dat de ordercontrole alleen moet worden uitgevoerd bij orders van een bepaalde periode. Er kan gekozen worden voor: Orderdatum minder dan xx dagen oud Bijvoorbeeld: de orders van de afgelopen 7 dagen worden gecontroleerd. Orderdatum na xx-xx-xxxx Bijvoorbeeld: de orders van het huidige kwartaal worden gecontroleerd. Alleen de orders waarvan de datum in de opgegeven periode valt, hoeven dus te worden aangeleverd. Op dezelfde manier kunnen ook offertes worden gecontroleerd. In de BOCP kan dan ook worden gekozen om een offerte, die in het externe programma is verwijderd, in Archie om te zetten naar een Vervallen offerte.

22



Importdefinitie Artikelen (BOCP Standaard; Offertemodule verplicht) A31

Korte omschrijving Artikel

Als de korte Artikelomschrijving niet wordt geïmporteerd, dan zal de BOCP proberen om het veld te vullen met de eerste regel van de uitgebreide omschrijving (indien aanwezig).

A35

BTW code

Als geen BTW code wordt geïmporteerd, dan zal de BOCP automatisch een “1” invullen.

A37

Artikelsoort

Als geen indicatie voor Artikel, Dienst, of Tekst wordt geïmporteerd, zal automatisch een Artikel worden geïmporteerd.

A39

Uitgebreide Als de uitgebreide Artikelomschrijving niet wordt geïmporteerd, dan zal de Artikelomschrij- BOCP proberen om het veld te vullen met de korte omschrijving (indien ving aanwezig).

A52

Aantal stuks per eenheid

Als het aantal stuks niet wordt geïmporteerd, dan zal de BOCP automatisch een “1” invullen.

Instellingen Artikelen Tekenset


U moet zelf opgeven of het aangeleverde bestand volgens de ASCII- of de ANSI tabel is opgeslagen. Standaard staat ASCII geselecteerd. Als na import blijkt dat de bijzondere tekens ( ë, á, € , etc.) niet goed zijn geïmporteerd, moet u waarschijnlijk ANSI instellen.


Vervangen uitgebreide Artikelomschrijving Als u deze optie kiest zal de BOCP bij een merge ook de uitgebreide Artikelomschrijving vervangen. Als u deze optie uit zet zullen alleen gegevens zoals prijs en kostprijs worden vervangen. Controle verwijderde Artikelen bij import volledig artikelbestand Als u elke keer het volledige artikelbestand importeert, dan kan de BOCP controleren of er, in vergelijking met de laatste import, Artikelen ontbreken in het importbestand. Deze Artikelen worden dan ook uit Archie verwijderd. Lettertype gebruiken voor uitgebreide artikelomschrijving

Hier kunt u lettertype en grootte opgeven voor de uitgebreide artikelomschrijving.

23



Importdefinitie Verkoophistorie (BOCP-B) V08

Aantal

Indien geen “aantal” wordt geïmporteerd zal de BOCP automatisch de waarde “1” als aantal invullen.

BTW code

Als geen BTW code wordt geïmporteerd dan zal de BOCP automatisch een “1” invullen. Bij import van Verkoophistorie wordt automatisch een Factuurregel aangemaakt met omzet- en margetotalen. Omdat het kan voorkomen dat de factuurregels in het aangeleverde bestand niet op factuurvolgorde liggen zal de BOCP na een import door het bestand lopen om de Facturen te totaliseren. Deze totalen worden gebruikt voor de automatisch aangemaakte factuurregel. Alleen de zojuist geïmporteerde regels worden getotaliseerd. De BOCP kan sommige Artikelgevens ophalen uit het Artikelbestand van Archie, als u deze gegevens niet importeert. Dit gebeurt aan de hand van de Artikelcode. Het Artikel (met de juiste code) moet wel in Archie aanwezig zijn. Als het Artikel niet voorkomt in Archie dan wordt een “onbekend artikel” weggeschreven.

V02 V03 V06

De gegevens die opgehaald kunnen worden zijn : Verkoopprijs Kostprijs Korte omschrijving Artikelgroep BTW-code Artikelsoort (artikel, dienst, tekst) Aantal stuks per eenheid

De BOCP kan de volgende gegevens berekenen als die niet worden geïmporteerd :

V07

Kortingsbedrag : indien kortingspercentage wordt geïmporteerd Kortingspercentage : indien kortingsbedrag wordt geïmporteerd BTW bedrag = aantal*(verkoopprijs-korting) * BTW% Aantal stuks per eenheid

Als het aantal stuks niet wordt geïmporteerd, dan zal de BOCP automatisch een “1” invullen.

Instellingen Verkoophistorie Tekenset


U moet zelf opgeven of het aangeleverde bestand volgens de ASCII- of de ANSI tabel is opgeslagen. Standaard staat ASCII geselecteerd. Als na import blijkt dat de bijzondere tekens ( ë, á, € etc.) niet goed zijn geïmporteerd, moet u waarschijnlijk ANSI instellen. Hier wordt opgegeven wat het scheidingsteken van het CSV bestand is (indien van toepassing). Er kan gekozen worden voor komma, punt-komma, pipe-teken of tab.

24



Importdefinitie Projecten (BOCP-P) P02, P03, P04

Omschrijving project

De geïmporteerde gegevens worden indien nodig verdeeld over de velden P02 t/m P04.

P05

Projectcode

Als deze niet wordt geïmporteerd zal de BOCP een projectcode genereren uit P02 t/m P04.

P32

Kosten

Wordt berekend indien marge bekend. Dit gebeurt alleen bij de eerste keer dat het Project wordt geïmporteerd.

P33

Marge

Wordt berekend indien kosten bekend. Dit gebeurt alleen bij de eerste keer dat het Project wordt geïmporteerd.

P51

Status project SPKV

Indien geen status wordt geïmporteerd, zal de BOCP automatisch de waarde “K” (klant) invullen.

Uniek kenmerk betrokkene

De betrokken Relatie moet al in Archie aanwezig zijn. De opdrachtgever kunt u alleen de eerste keer importeren. U bent verplicht om ook een Soort betrokkenheid te importeren.

Soort betrokkenheid

Als geen Soort betrokkenheid wordt opgegeven kan geen betrokken Relatie worden geïmporteerd.

Instellingen Projecten Tekenset



Notities

Toevoegen : er wordt altijd een blok Notities toegevoegd. Vervangen : als er al Notities aanwezig zijn bij een Project, dan wordt het bovenste/eerste blok vervangen door het aangeleverde blok.

Scheidingsteken


25



Importdefinitie E-commerce importbestand Zie Importdefinitie NAW gegevens.

Instellingen E-commerce importbestand Tekenset



Zoekcode

Als geen Zoekcode wordt geïmporteerd, zal de BOCP zelf een Zoekcode genereren uit de Instellingsnaam en de Plaats. U kunt zelf opgeven hoeveel posities van beide gegevens gebruikt moeten worden.

Dubbele Relaties

Omdat de ECCP geen “uniek kenmerk Instelling” kent, kan hier worden aangegeven dat er toch een controle moet worden uitgevoerd op eventueel reeds in Archie aanwezige Instellingen/Contacten. Controle kan plaatsvinden op Huisnummer + Postcode, of op Achternaam + eerste Voorletter + Huisnummer + Postcode. Elke Instelling en/of Contactpersoon wordt toegevoegd in Archie, maar er kunnen Alert Activiteiten door de ECCP worden aangemaakt als Relaties mogelijk al aanwezig zijn in Archie. Aan de hand van deze Activiteiten kan een handmatige controle worden uitgevoerd op de geïmporteerde gegevens.

E-commerce Importbestandslocatie Hier wordt opgegeven of het importbestand moet worden gezocht op een lokale- of netwerkschijf of op het internet. Als het importbestand op het internet moet worden gezocht, kunnen hier de noodzakelijke gegevens worden opgegeven : Hostnaam Gebruikersnaam Toegangscode

Bijvoorbeeld : WWW.BEDRIJFSNAAM.COM Indien van toepassing. Raadpleeg eventueel de systeembeheerder. Indien van toepassing. Raadpleeg eventueel de systeembeheerder. Poort Staat Default op 21, dit zal in bijna alle gevallen juist zijn. Raadpleeg eventueel de systeembeheerder.

Met de knop “Test FTP” kunnen de gemaakte instellingen worden gecontroleerd.

26



Workflow E-commerce importbestand Voor elke geïmporteerde Instelling en/of Contactpersoon kan Workflow worden gegenereerd. Dit betekent dat automatisch K-groepen, B-groepen, Activiteiten, Respons en/of Sales kunnen worden toegevoegd in Archie. Zie het onderdeel “Importdefinities” voor een uitgebreide beschrijving van het vullen van Archie velden. K-groepen

Er kan worden gekozen voor een vaste waarde, of voor een waarde uit het importbestand. Tevens kan de BOCP een waarde ophalen uit de K-groepentabel in Archie, of uit een te definiëren tabel met “vaste waarden”.

B-groepen

Er kan worden gekozen voor een vaste waarde, of voor een waarde uit het importbestand. Tevens kan de BOCP een waarde ophalen uit de B-groepentabel in Archie, of uit een te definiëren tabel met “vaste waarden”.

Activiteiten

Er kan een Soort Activiteit worden opgegeven. De Soort komt uit de Archie-tabel Activiteiten. De datum van de toegevoegde Activiteit wordt gemaakt uit de importdatum plus een op te geven aantal dagen. Initialen kunnen door de BOCP worden opgehaald uit een Archie veld, of uit het Toegangscodebestand van Archie. Er kan dan worden gekozen voor één vaste waarde, of voor een tabel met vaste waarden.

Respons

Initialen kunnen door de BOCP worden opgehaald uit het Toegangscodebestand van Archie. Er kan dan worden gekozen voor één vaste waarde, of voor een tabel met vaste waarden. Campagne en Respons kunnen worden geïmporteerd uit het importbestand, of opgehaald worden uit de respectievelijke Archie-tabellen.

Sales

De velden Sales, Omschrijving, Campagne, Soort en Bedrag kunnen worden gevuld met een vaste waarde of met een waarde uit het importbestand. Het veld Initialen kan worden gevuld uit het importbestand, met een vaste waarde of uit een tabel met vaste waarden. De Kans kan alleen gevuld worden met een vaste waarde. De Beslissingsdatum wordt gemaakt uit de importdatum plus een op te geven aantal dagen.

27



Importdefinitie V-cards Zie Importdefinitie NAW gegevens.

vCards directory Elke vCard bevat slechts informatie over één Instelling. Daarom geeft u in het openingsscherm van de ECCP en vCards directory op in plaats van een bestandsnaam. Alle bestanden met de extensie .VCF uit deze directory zullen door de ECCP geïmporteerd worden.

Instellingen V-cards Tekenset


U moet zelf opgeven of het aangeleverde bestand volgens de ASCII- of de ANSI tabel is opgeslagen. Standaard staat ASCII geselecteerd. Als na import blijkt dat de bijzondere tekens ( ë, á, € , etc.) niet goed zijn geïmporteerd, moet u waarschijnlijk ANSI instellen. Hier wordt opgegeven wat het scheidingsteken van het CSV bestand is (indien van toepassing). Er kan gekozen worden voor komma, punt-komma, pipe-teken of tab.

Zoekcode

Als geen Zoekcode wordt geïmporteerd zal de BOCP zelf een Zoekcode genereren uit de Instellingsnaam en de plaats. U kunt zelf opgeven hoeveel posities van beide gegevens gebruikt moeten worden.

Dubbele Relaties

Omdat de ECCP geen “uniek kenmerk Instelling” kent, kan hier worden aangegeven dat er toch een controle moet worden uitgevoerd op eventueel reeds in Archie aanwezige Instellingen/Contacten. Controle kan plaatsvinden op huisnummer + postcode, of op achternaam + eerste voorletter + huisnummer + postcode. Elke Instelling en/of Contactpersoon wordt toegevoegd in Archie, maar er kunnen alert Activiteiten door de ECCP worden aangemaakt als Relaties mogelijk al aanwezig zijn in Archie. Aan de hand van deze Activiteiten kan een handmatige controle worden uitgevoerd op de geïmporteerde gegevens.

Workflow Voor elke geïmporteerde Instelling en/of Contactpersoon kan Workflow worden gegenereerd. Dit betekent dat automatisch K-groepen, B-groepen, Activiteiten, Respons en Sales kunnen worden toegevoegd in Archie. Zie het onderdeel Importdefinities voor een uitgebreide beschrijving van het vullen van Archie velden. Zie het onderdeel Workflow bij E-commerce importbestand voor een beschrijivng van de Workflow.

28



Benodigde gegevens voor import In de aangeleverde importbestanden moet verplicht een aantal gegevens voorkomen, sommige gegevens zijn wenselijk. Een aantal gegevens kan BOCP zelf terugvinden in de Archie database, u hoeft deze dus niet verplicht aan te leveren. In de importeerwijze ziet u in de BOCP -bij sommige velden- aan het gekleurde lampje met welk soort gegeven u te maken heeft (zie Bijzonderheden). In de onderstaande overzichten wordt met “Verplicht” of “Wenselijk” aangegeven of het gegeven verplicht aangeleverd moeten worden, of wenselijk zijn. Rood: Geel:

Minimaal benodigd, verplicht aan te leveren. Wenselijk, een geel lampje geeft aan dat het wel of niet aanleveren van dit gegeven van invloed is op de werking van de BOCP. De BOCP kan deze gegevens misschien uit de reeds bestaande database ophalen, berekenen of zelf invullen. De groene velden zijn beschreven in het onderdeel Bijzonderheden tijdens import.

Groen:

In de BOCP ziet u in het veld Dimensies de veldlengte. De lengte van een numeriek veld wordt bijvoorbeeld opgegeven als: Num 10,2. Dit betekent dat het veld in totaal 10 posities bevat, waarvan 2 decimalen en 1 decimaal scheidingsteken. Vóór de komma is dus nog plaats voor 7 cijfers. Bijzonderheden Wenselijk

Veld Verplicht

ImporteerWijze

BOCP standaard Uniek kenmerk Instelling

*

Als het unieke kenmerk van de Instelling niet wordt gebruikt, dan wordt iedere Instelling toegevoegd en is samenvoegen bij een volgende import niet mogelijk. Hierdoor kunnen na meerdere imports dubbele Instellingen ontstaan.

NAWGegevens

Uniek kenmerk Contactpersoon

*

Als het unieke kenmerk van de Contactpersoon niet wordt gebruikt, dan wordt iedere Contactpersoon toegevoegd en is samenvoegen bij een volgende import niet mogelijk. Hierdoor kunnen na meerdere imports dubbele Contactpersonen ontstaan.

NAWgegevens

Uniek kenmerk relaties met

ContactPersonen

Uniek kenmerk Instelling

ContactPersonen

Uniek kenmerk Contactpersoon

Op dit veld kan de Unieke importcode van een Moederrelatie worden geïmporteerd. Via een nabewerking zorgt de BOCP ervoor dat de geïmporteerde Instelling onder deze Moederrelatie wordt geplaatst. Het opgeven van het Uniek kenmerk Instelling is verplicht. Als het unieke kenmerk van de Instelling niet wordt gebruikt, dan kan de Contactpersoon niet worden geïmporteerd.

* *

Als het unieke kenmerk van de Contactpersoon niet wordt gebruikt, dan wordt iedere Contactpersoon toegevoegd en is samenvoegen bij een volgende import niet mogelijk. Hierdoor kunnen na meerdere imports dubbele Contactpersonen ontstaan.

29


Bijzonderheden Wenselijk

Veld Verplicht

ImporteerWijze


BOCP A Sales Uniek kenmerk Uniek kenmerk Instelling

*

Uniek kenmerk salesregel, bijvoorbeeld order- en/of factuurnummer. bijvoorbeeld debiteur- of klantnummer, de maximale lengte is afhankelijk van het gebruikte importmergeveld (zie Instellingen Archie bestanden).

*

Initialen

*

Maximaal 2 posities. Indien > 2 posities is conversie mogelijk.

Datum

*

Aanleveren in geldig formaat (zie Instellingen, datumconversie).

Omschrijving

*

Maximaal 40 posities.

Bedrag

*

Omzet wordt afgerond op hele valuta, maximaal 10 posities.

Kans

*

Maximaal 3 posities

Marge %

*

Marge wordt afgerond op 7 posities voor- en 2 cijfers achter de komma

30



Veld Verplicht

ImporteerWijze


BOCP B VerkoopHistorie Uniek kenmerk Instelling

bijvoorbeeld debiteur- of klantnummer, de maximale lengte is afhankelijk van het gebruikte importmergeveld (zie Standaards Archie bestanden).

*

Uniek kenmerk 1

*

Factuurnummer. Maximaal 8 posities, alleen cijfers toegestaan. Als dit kenmerk niet wordt opgegeven vindt er geen controle plaats of de regel al aanwezig is.

Uniek kenmerk 2

*

Factuurregelnummer. Maximaal 6 posities, alleen cijfers toegestaan. Als dit kenmerk niet wordt opgegeven vindt er geen controle plaats of de regel al aanwezig is.

Artikelcode

*


Initialen

*

Maximaal 2 posities. Indien > 2 posities is conversie mogelijk.

Datum

*

Factuurdatum, aanleveren in geldig formaat (zie Instellingen, datumconversie).

Omschrijving

*


Aantal

*

Maximaal 7 posities voor- en 2 cijfers achter de komma.

Bedrag

*


Korting

*


Kostprijs

*


BTW code

*

Maximaal 1 positie. Indien >1 is conversie mogelijk Indien niet aanwezig wordt de waarde “1” geïmporteerd.

Ordernummer

*

Maximaal 8 posities, alleen cijfers toegestaan.

Serienummers

*

Per Artikel kunnen serienummers geïmporteerd worden. Als er meer dan 1 serienummer is dan moeten de nummers gescheiden worden door een “ ; ” (punt komma). Als u een CSV bestand importeert mag het algemene scheidingsteken niet op punt komma staan.

31



Veld Verplicht

Importeerwijze


Standaard BOCP Artikelen Artikelcode


Veld Verplicht

ImporteerWijze

De Artikelcode is verplicht, en moet uniek zijn.

*

BOCP P Projecten Uniek kenmerk Project

*

Als het unieke kenmerk van het project niet wordt gebruikt, dan wordt ieder project toegevoegd en is samenvoegen bij een volgende import niet mogelijk. Hierdoor kunnen na meerdere imports dubbele projecten ontstaan.

Uniek kenmerk betrokkene

-

De betrokken Relatie moet al in Archie aanwezig zijn.

Soort betrokkenheid

*

Als geen Soort betrokkenheid wordt geïmporteerd kan ook geen betrokkene worden toegevoegd.

ECCP-A E-commerce V-cards Hier geldt hetzelfde als bij NAW en Contactgegevens. M.u.v. “uniek kenmerk Instelling/Contact”. De ECCP kent geen Uniek kenmerk, mergen/samenvoegen is daardoor niet mogelijk.

BOCP-M Multi Purpose gegevens Uniek kenmerk Instelling

*

Als het unieke kenmerk van de Instelling niet wordt gebruikt, kan geen import plaatsvinden naar een Multi Purpose tabblad op Instellingsniveau.

Uniek kenmerk Contact

*

Als het unieke kenmerk van de Contact niet wordt gebruikt, kan geen import plaatsvinden naar een Multi Purpose tabblad op Contactniveau.

Uniek kenmerk record in 1:n tabblad

*

Als het unieke kenmerk van een Multi Purpose record niet wordt gebruikt, vindt bij import geen merge plaats en wordt er een nieuw record toegevoegd. Als de BOCP het unieke kenmerk vindt, wordt het hele record in het tabblad overschreven.

32



Index Benodigde gegevens voor import...................................................................................................29 Bijzonderheden tijdens import ........................................................................................................17 Copyright ..........................................................................................................................................2 Export Import en Integratie met externe programma's....................................................................5 Import van Relatie- Financiële- en/of Projectgegevens ..................................................................4 Importdefinitie Artikelen ..................................................................................................................23 Importdefinitie E-commerce importbestand....................................................................................26 Importdefinitie NAW-gegevens.......................................................................................................17 Importdefinitie Projecten (BOCP-P) ...............................................................................................25 Importdefinitie Sales (BOCP-A).....................................................................................................27 Importdefinitie V-cards....................................................................................................................28 Importdefinitie Verkoophistorie (BOCP-B)......................................................................................24 Importdefinities ...............................................................................................................................10 Importeerwijzen ................................................................................................................................8 Inleiding ............................................................................................................................................3 Instellingen Artikelen ......................................................................................................................23 Instellingen Contacten ....................................................................................................................20 Instellingen E-commerce importbestand ........................................................................................26 Instellingen NAW gegevens ...........................................................................................................19 Instellingen Projecten .....................................................................................................................25 Instellingen Sales ...........................................................................................................................21 Instellingen V-cards ........................................................................................................................28 Instellingen Verkoophistorie ...........................................................................................................24 Standaards Archie bestanden……………………………………………………………………………16 Technische specificaties...................................................................................................................6 Uniek kenmerk................................................................................................................................13 Unieke kenmerken bij Importdefinities ...........................................................................................14 Uniek kenmerk contact ...................................................................................................................15 Voorbeeld orders verwijderen ........................................................................................................22 Vul Conversie ...................................................................................................................................9 Werking.............................................................................................................................................7 Workflow .........................................................................................................................................30 Workflow E-commerce importbestand ...........................................................................................27

33

Archie BackOffice Connection Packs. November 2004 Archie Europe bv

Recommend Documents