ALL-CRM AC-Campaign Manager Gebruikers handleiding
Auteur:
Ger van Boxtel
Datum:
02-09-2015
Versie:
v1.3
Reference: © 2014-2015, All-CRM
1 Inhoudsopgave 1
Inhoudsopgave
2
2
Document geschiedenis
3
3
Disclaimer & Legal
4
4
Inleiding
5
5
Selecteren van de leads
6
5.1 5.2
6 7
6
AC-Campaign Manager 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7
7
Bedrijven en contactpersonen Projecten
8
Starten van het programma Gepubliceerde campagnes Starten van een Campagne Selecteren van organisaties Sale template Appointment template Campagne Publiceren
9 10 11 12 14 16 17
Rapportage
19
7.1 7.2 7.3
19 20 21
Reports Task view Sales view
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 2 of 21
2 Document geschiedenis Versie 0.1 1.2 1.3
Date: 2-9-2015
Datum 17-10-2014 08-01-2015 02-09-2015
Auteur All-CRM G.v.Boxtel DH
Aanpassingen Initial version. Aanpassingen Toevoegen documentatie nieuwe functionaliteit
V 1.3
page 3 of 21
3 Disclaimer & Legal Hoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved © 2014-2015 All-CRM.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 4 of 21
4 Inleiding De “AC-CampaignManager” is gemaakt voor wat de naam al zegt het managen van verkoop campagnes. Het programma gaat er vanuit dat er een aantal leads in SuperOffice aanwezig zijn die door middel van een of meer selecties kunnen worden geselecteerd. Deze geselecteerde leads worden in een campagne benaderd. De AC-CampaignManager zorgt voor de administratie rondom het opzetten en monitoren van de campagne. Praktisch gezien zorgt “AC-CampaignManager” voor een groepering van een aantal bij elkaar behorende Sales. Deze groep van sales wordt beheerd en gemonitord. Op basis van de verzamelde informatie kunnen rapportages worden gemaakt, o.a. de effectiviteit van de leads. In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd op welke wijze het product kan worden gebruikt. Hierbij wordt in de handleiding de volgorde gevolgd die het programma hanteert.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 5 of 21
5 Selecteren van de leads De navolgende stappen worden uitgevoerd in SuperOffice. Start daarom SuperOffice op en ga naar het onderdeel selectie. In de voorbeelden hierna wordt de Engelstalige versie van SuperOffice gebruikt. Sommige instellingen zijn gebonden aan rechten. Wordt een instelling niet getoond dan zijn de rechten door de systeembeheerder beperkt.
5.1 Bedrijven en contactpersonen Zet op de normale manier een selectie op voor het selecteren van bedrijven en contactpersonen. De selectie moet van het type statisch zijn. Zie onderstaande voorbeeld.
De selectie wordt in een later stadium opgepakt door Campaign Manager. De Campaign manager werkt op bedrijfsniveau, en niet op contactpersoon niveau.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 6 of 21
5.2 Projecten Het is ook mogelijk om een selectie van projecten te gebruiken in de campagne. In dat geval worden ook de betreffende projecten gekoppeld aan de campagne. (Natuurlijk gegroepeerd zodat bij de werkzaamheden duidelijk is welke lead hoort bij welk project.) Ook hier moet gebruik worden gemaakt van een statische selectie zoals aangegeven in het onderstaande voorbeeld.
Campaign Manager koppelt op basis van de projectleden de relaties (contacts) aan de campagne. Zijn er, via de projectleden, meerdere bedrijven aan een project gekoppeld, dan zullen alle relaties in de campagne worden opgenomen. Des gewenst is het mogelijk om te filteren op projectfunctie. Bijvoorbeeld alleen de bedrijven waarvan het projectlid de functie bestuurder heeft. Deze filterfunctie kan bij het aanmaken van de Campagne worden ingesteld.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 7 of 21
6 AC-Campaign Manager Hierna worden de verschillende stappen beschreven die worden doorlopen om een campagne te publiceren.
6.1 Gebruik van de gecombineerde zoek en selectie functie
AC-Campaign Manager gebruikt een gecombineerd zoek en selectie voor het selecteren van SuperOffice selecties en projecten, deze kunnen op de volgende manier gebruikt worden: - Vul een deel van de selectie of project naam in die geselecteerd moet worden in het veld aan de linkerkant - Klik op het pijltje - Het selectie veld wordt nu geüpdate met gegevens gebaseerd op de ingevulde zoekterm - Hieruit kan de gewenste selectie of project gekozen worden. LET OP: in later versies van AC-Campaign Manager wordt de zoek en selectie functie aangepast waardoor dit onderdeel anders gaat werken.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 8 of 21
6.2 Starten van het programma Start het programma via de betreffende knop in SuperOffice of via de link. Nu wordt het onderstaande scherm getoond.
Voer in dit scherm de bekende gebruikersnaam en wachtwoord in. (Mogelijk zijn deze niet gelijk aan die, die in SuperOffice worden gebruikt.) Hierna wordt het hoofdscherm van de applicatie getoond.
In de linkerbalk staan alle aanwezige applicaties. Klik op de knop “Campaign Manager” om de applicatie te starten. Indien de applicatie op een tablet wordt gestart zal de interface een op tablets aangepast uiterlijk hebben. De functionaliteit is op een tablet gelijk aan de desktop versie.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 9 of 21
6.3 Gepubliceerde campagnes In deze handleiding wordt er vanuit gegaan dan een nieuwe campagne wordt aangemaakt. Dit betekend dat alle knoppen kunnen worden ingedrukt en (bijna) alle velden kunnen worden bewerkt. Nadat een campagne is gepubliceerd kunnen veel knoppen niet meer worden gebuikt (aangeklikt). Het bewerken van de velden heeft daarom bij gepubliceerde campagnes geen zin. In sommige versies van de browser is slecht te zien dat de knoppen niet meer reageren op klikken. Daarom staat achter de naam van een gepubliceerde campagne de tekst “(Published)”.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 10 of 21
6.4 Starten van een Campagne Het hoofdscherm van “AC-Campaign Manager” toont aan de linker zijde de al aanwezige campagnes. Bovenaan deze lijst staat de tekst “Add a new campaign”. Een bestaande campagne wordt geopend door op de betreffende omschrijving te klikken. Een nieuwe campagne wordt gestart door op de tekst “Add a new campaign” te klikken. Door te klikken op de omschrijving wordt het tabblad “Info” geopend met de informatie over de campagne. Zie onderstaand scherm.
De “Name” bestaat uit 2 onderdelen, de campaign name en het kenmerk, in het 1e veld wordt de algemene naam van de campaign opgegeven (Het is handig om hier korte eenduidige omschrijving op te geven waaraan de campagne kan worden herkend) en in het 2e veld wordt het unieke kenmerk opgegeven. Op deze wijze kan een campaigne in meerdere delen worden opgesplitst. Bijvoorbeeld om de campaigne te verdelen over meerdere medewerkers. Dit kan gedaan worden door steeds dezelfde campaign naam te gebruiken en een andere kenmerk (medewerker naam etc), door steeds dezelfde campaign naam te gebruiken kunnen de sale en appointments gegevens automatisch overgenomen worden. De tekst die achter “Description” wordt ingevoerd is uitsluitend bedoeld voor documentatie en het later gemakkelijk kunnen terug vinden van de campaign. De andere velden worden automatisch bijgewerkt op het moment dat op de “Save” knop wordt geklikt. Wijzigingen worden pas opgeslagen nadat op “Save” knop is geklikt. Er wordt niet gewaarschuwd dat informatie nog niet is opgeslagen indien van tabblad wordt gewisseld. De knop met “Delete campaign” doet exact wat op de knop staat, namelijk de geselecteerde campagne verwijderen. De knop “Publish campaign” publiceert de campagne op basis van de ingevoerde informatie. Dit is nu nog niet het geval, dus deze knop nu nog niet aanklikken.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 11 of 21
6.5 Selecteren van organisaties In het voorafgaande hoofdstuk is uitgelegd op welke wijze selecties in SuperOffice kunnen worden aangemaakt. In het tabblad “Select Members” kunnen de organisaties in de eerder aangemaakte selectie(s) worden gekoppeld aan deze campagne. Open hiertoe het tabblad “Select Members”. Nu wordt het onderstaande scherm getoond:
De verschillende onderdelen van het scherm worden hierna behandeld. De nummers in de afbeelding corresponderen met de nummers in deze handleiding. De volgorde in de nummers komt overeen met de logische volgorde bij normaal gebruik. 1. Zoek en selecteer functie, zie paragraaf 6.1 voor meer informatie 2. Des gewenst kunnen in de campagne alleen organisaties worden opgenomen waar op dit moment geen lopend Sale traject is. Een lopend Sale traject wordt hierbij gedefinieerd als een lopende Sale die maximaal 60 dagen geleden is gestart. Als de selectie is gebaseerd op projecten dan wordt als criterium de Sale genomen die betrekking heeft op het project. 3. Bij selecties gebaseerd op projecten kan een bepaald type projectlid worden opgegeven. Als dit wordt gedaan worden alleen die organisaties in de campagne opgenomen waarvan een van de contactpersonen in het betreffende project de geselecteerde rol vervult. (Als deze optie niet wordt gebruikt dan worden alle organisaties toegevoegd.) 4. Door op de knop “Add” te klikken worden de instellingen bevestigd en worden op basis van deze instellingen de bedrijven aan de campagne toegevoegd. Hierbij wordt gecontroleerd of de organisatie al aan de campagne is gekoppeld. Is dit het geval dan wordt de betreffende organisatie niet nog een keer toegevoegd. Indien gewenst kan dit proces een aantal malen worden herhaald om meerdere selecties te combineren. 5. Door op deze knop te klikken worden het resultatenscherm ververst. 6. Door op de knop “Clear selection” te klikken worden alle organisaties uit de campagne verwijderd. (En moeten ze dus opnieuw worden toegevoegd.) 7. Dit is het resultaten scherm waarin alle in de campagne opgenomen organisaties worden getoond. Soms zal in de omschrijving een melding staan. Meestal
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 12 of 21
betekend dit dat er een reden is om voor de betreffende organisatie geen “Sale” aan te maken.
Voorbeeld van een ingevuld scherm
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 13 of 21
6.6 Sale template Op basis van de informatie die wordt ingevoerd in het hieronder weergegeven scherm worden de bij de campagne behorende “Sales” aangemaakt. De functie van elk veld wordt hierna toegelicht, waarbij wordt verwezen naar de nummers in de afbeelding.
1. Dit is een keuzelijst waarbij kan worden gekozen uit een vast associate die verantwoordelijk is voor alle “Sales” die in deze campagne worden aangemaakt. Daarnaast kan een aan de organisatie gekoppelde associate worden aangewezen. Bijvoorbeeld de “Contact associate”. Met deze laatste aanduiding wordt de associate bedoeld die verantwoordelijk is voor de organisatie waarvoor de “Sale” wordt aangemaakt. (Door hiervan gebruik te maken zullen dus verschillende associates aan de sales worden gekoppeld.) Mocht geen associate zijn opgegeven (bij de betreffende organisatie) dan wordt de betreffende sale gekoppeld aan de associate die de campaign heeft gestart. 2. Hier wordt de soort / type “Sale” opgegeven. Dit kan worden gebruikt voor selecties en dergelijke. 3. Hier wordt uit een keuzelijst de fase gekozen waarin het verkoopproces zich bevindt. Op basis van deze fase worden de verkoopkansen en de te verwachten omzet berekend. 4. De bron (source) op basis waarvan de “Sale” wordt aangemaakt. Is voor ACCampaignManager niet van belang. 5. De Heading is de kop van de “Sale” Deze tekst wordt bovenaan elke “Sale” geplaatst. 6. De verwachte verkoopdatum wordt hier ingegeven. Dit is een verplicht veld dat wordt gebruikt bij de te verwachten omzet berekening. 7. Voor elke “Sale” moet de te verwachten opbrengst worden opgegeven. Hier wordt de munteenheid ingesteld.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 14 of 21
8. In dit veld wordt de te verwachten omzet ingevuld. Op basis van deze informatie wordt de prognose gemaakt. 9. De toelichting op de sale wordt hier geplaatst. Deze tekst wordt in het grote vlak op de “Sale” geplaatst. 10. De instellingen worden vastgelegd door op de knop “Save” te klikken.
Dit tabblad moet worden ingevuld om een Sale campagne te kunnen starten. Het kan zijn dat ook de optie wordt getoond om de “Sale” te koppelen aan een project. Indien deze optie wordt getoond kunnen alle “Sales” aan een specifiek project worden gekoppeld of aan het corresponderende project in de selectie.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 15 of 21
6.7 Appointment template Op basis van de informatie die wordt ingevoerd in het hieronder weergegeven scherm wordt de appointments (Agenda afspraken of taken) gemaakt. Hierna is dit scherm weergegeven. De nummers in het scherm verwijzen naar de toelichting in de tekst. Het maken van appointments is optioneel. Het is niet noodzakelijk om dit tabblad te vullen met informatie.
1. Task, de activiteit die moet worden uitgevoerd. Selecteer uit een van de activiteiten door op de betreffende omschrijving te klikken. Indien dit veld leeg wordt gelaten zal geen “appointment” worden aangemaakt. 2. De associate (in dit geval de uitvoerende) wordt geselecteerd uit de lijst. Als de naam van een van de associates wordt gekozen dan zal deze associate alle taken van de campaign krijgen toegewezen. Het is ook mogelijk om een aan de betreffende organisatie gerelateerde associate te koppellen. Bijvoorbeeld de “Contact associate”, waarbij die associate wordt gekoppeld, die verantwoordelijk is voor de betreffende organisatie. Indien aan een organisatie geen associate is gekoppeld wordt de taak toegewezen aan de associate die verantwoordelijk is voor de campaign. 3. De datum waarop de activiteit moet worden uitgevoerd. Deze moet natuurlijk in de toekomst liggen. 4. De duur van de activiteit. Wordt als duur gekozen voor “0 minutes” dan wordt geen agenda afspraak gemaakt maar een taak. 5. De omschrijving (instructie) met betrekking tot de appointment (activiteit) 6. Klik op de knop “Save” om de wijzigingen op te slaan.
Het kan zijn dat ook de optie wordt getoond om de “Appointment” (agenda afspraken / taken) te koppelen aan een project. Indien deze optie wordt getoond kunnen alle “Appointments” aan een specifiek project worden gekoppeld of aan het corresponderende project in de selectie.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 16 of 21
6.8 Campagne Publiceren Nadat alle informatie is ingevoerd kan de campagne worden gepubliceerd. Hierbij worden aan de hand van de instellingen nieuwe “Sales” aangemaakt in SuperOffice en, indien aangegeven, bijbehorende “Appointments” (agenda afspraken of taken). De publicatie wordt gestart door te klikken op de knop “Publish Campaign” die zich bevindt op het tabblad “Info”.
Let op: het publiceren van de campagne kan enige tijd duren. Er is geen voortgangs indicatie. Nadat het publiceren is afgerond wordt achter de naam van de campagne de tekst “(Published)” geplaatst ter indicatie dat de campagne is gepubliceerd. Nu zijn ook de knoppen uitgeschakeld zodat het niet mogelijk is om de campagne meerdere keren te publiceren. In SuperOffice zijn de verschillende “Sales” die horen bij de campagne terug te vinden. Zie onderstaande afbeelding.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 17 of 21
Op de Detailspagina is de campagne naam terug te vinden:
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 18 of 21
7 Rapportage De ontwikkeling en voortgang van de rapportage is te volgen in AC-Campaign Manager. Hiervoor is het tabblad “Reports” beschikbaar.
7.1 Reports Selecteer een campagne en klik daarna op de tab “Reports”. Nu wordt de voortgang van de geselecteerde campagne getoond. In de getoonde grafieken worden de actuele situatie weergegeven. Er zijn aanvullende producten nodig om ook het historisch verloop van de campagne te kunnen zien. Het hierna getoonde scherm betreft een campagne die al enige tijd loopt.
De bovenste 2 taart diagrammen laten de verschillende categoriën en de belangrijkste activiteiten zien van de organisaties in de geselecteerde campagne. Het taart diagram linksonder laat de voortgang van het verkoopproces zien. Hier wordt per fase het aantal “Sales” getoond dat in de betreffende fase “zit”. Het staafdiagram rechtsonder toont de verschillende activiteiten die in het kader van deze campagne zijn uitgevoerd. (Hiervoor moeten de onderliggende “appointments” wel worden gekoppeld aan de bijbehorende “sale”.)
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 19 of 21
7.2 Task view Een voorbeeld van de “Task view” is hierna weergegeven:
In het overzicht staan alle activiteiten met betrekking tot de campaign. Niet alleen de tijdens de campaign aangemaakte activiteiten maar ook later in het kader van deze campaign aangemaakte activiteiten. Indien de Campaign Manager vanuit SuperOffice is gestart kan door op het te klikken direct de taak in SuperOffice worden geopend.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 20 of 21
7.3 Sales view Een voorbeeld van de “Sales view” is hierna weergegeven:
In dit overzicht kunnen de onderliggende Sales van de campaign worden gevolgd. Ook hier kan door op te klikken de betreffende Sale worden geopend. Vermits “Campaign Manager” is gestart vanuit SuperOffice.
Date: 2-9-2015
V 1.3
page 21 of 21
