Handleiding gebruikers

PC-Leden voor Windows

Handleiding gebruikers

Rabobank

Colofon Het is niet toegestaan de programmatuur: • te (doen) reproduceren; • te (doen) exploiteren; • te (doen) wijzigen. De gebruiker zal alle - redelijkerwijs te vergen maatregelen treffen om te voorkomen dat derden kennis van de programmatuur nemen. De gebruiker zal tevens alle - redelijkerwijs te vergen maatregelen treffen om te voorkomen dat derden de programmatuur gebruiken, reproduceren, exploiteren en/of wijzigen. De handleiding en de helpteksten zijn met grote zorgvuldigheid samengesteld. Rabobank Nederland te Eindhoven/Utrecht en de bij haar aangesloten Rabobanken aanvaarden geen verantwoordelijkheid voor eventuele schade die direct of indirect - voortkomt uit het gebruik van deze handleiding. Geen enkel onderdeel van deze publicatie mag in enige vorm worden vermenigvuldigd of uitgegeven aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Copyright Rabobank Nederland. Alle rechten voorbehouden.

Inhoud 1

Welkom bij PC-Leden .......................... 1 1.1

PC-Leden voor Windows: de Euroversie ........................................... 1 1.2 Supportdesk......................................... 2 1.2.1 Per telefoon.................................. 3 1.2.2 Per E-mail.................................... 3 1.2.3 Bestanden versturen ..................... 4 2

Algemeen ............................................. 5 2.1

Indeling van de helpvensters en de handleiding ..................................... 5 2.2 Werken met Windows.......................... 6 2.2.1 Werken met de muis..................... 6 2.2.2 Windows-vensters........................ 8 2.3 Werken met PC-Leden......................... 9 2.4 Installatie............................................13 2.4.1 Systeemvereisten voor PC-Leden 13 2.4.2 Voordat u PC-Leden installeert....14 2.4.3 PC-Leden installeren ...................14 2.4.4 PC-Leden meer dan een keer installeren............................18 2.5 PC-Leden starten ................................19 2.5.1 De eerste keer..............................19 2.5.2 Starten met gebruikersnaam en wachtwoord............................20 2.5.3 Snelkoppeling maken ..................22 2.6 PC-Leden demonstratiepakket.............23 2.7 PC-Leden installeren in een netwerk ...23 2.8 PC-Leden en PC-Leden Demo verwijderen ..............................23 3

Aan de slag met PC-Leden ................ 29 3.1 3.2

Bezint eer gij begint … .......................29 Leg uw keuzes vast in een invulinstructie.....................................30

PC-Leden Handleiding gebruikers

Inhoud • i

3.3

PC-Leden inrichten in acht stappen...............................................31 3.3.1 Stap 1: basisinstellingen ..............33 3.3.2 Stap 2: boekhouding inrichten .....34 3.3.3 Stap 3: werkomgeving inrichten ..37 3.3.4 Stap 4: Contributieopbouw inrichten .....................................40 3.3.5 Stap 5: extra velden en andere bestanden....................................46 3.3.6 Stap 6: instellen etiketten en ledenlijsten .................................48 3.3.7 Stap 7: importeren of invoeren van lidgegevens ..........................49 3.3.8 Stap 8: controle...........................49

4

Leren werken met PC-Leden............. 51 4.1 Selecteren en Merken .........................51 4.1.1 Stap 1: kies Merken.....................52 4.1.2 Stap 2: selecteer de leden ............53 4.1.3 Stap 3: kies een item en vul de waarden in ..................................53 4.1.4 Stap 4: vervangen, toevoegen of verwijderen merktekens ..........53 4.2 Nota's aanmaken, incasso, acceptgiro's en kaskwitanties ..............53 4.2.1 Nota's aanmaken .........................55 4.2.2 Incassobestand aanmaken............56 4.2.3 Acceptgiro's aanmaken................60 4.2.4 Donatie-acceptgiro's....................65 4.2.5 Kaskwitanties .............................66 4.3 Een contributieronde met acceptgirokaarten .................................67 4.3.1 Stap 1: ongepersonaliseerde acceptgirokaarten met betalingskenmerk ........................68 4.3.2 Stap 2: nota's aanmaken ..............69 4.3.3 Stap 3: nota's versturen................69 4.3.4 Stap 4: leden maken bedragen over ............................................69 4.3.5 Stap 5: Verwerkingsinformatie naar de vereniging.......................69 4.3.6 Stap 6: betalingen verwerken in de administratie...........................70 4.4 Extra bedrag in rekening brengen........70 4.4.1 Eenmalig ....................................71 4.4.2 Met een extra bedrag...................71

ii • Inhoud


4.4.3

Extra bedrag via groepscontributie.........................71 4.5 Afdrukken etiketten ............................75 4.5.1 Stap 1: vorm en soort etiket instellen ......................................76 4.5.2 Stap 2: etiketten samenstellen en afdrukken....................................76 4.6 Bestandsuitwisseling tussen twee administratieve werkplekken (Beheer gewijzigde records) ..............................77 4.6.1 Stap 0: gelijke beginsituatie .........78 4.6.2 Stap 1: Bestand met gewijzigde records aanmaken........................79 4.6.3 Stap 2: Inlezen van een bestand met gewijzigde records ......................79 4.6.4 Alle wijzigingen als afgehandeld beschouwen ................................80 4.6.5 Opmerkingen ..............................80 5

Hoofdfuncties .................................... 83 5.1 Vooraf................................................83 5.2 Andere bestanden ...............................84 5.3 Reorganiseren.....................................85 5.4 Systeembeheer....................................86 5.4.1 Onderhoud tabellen .....................86 5.4.2 Selectievoorwaarden | ledenselecties ..............................89 5.4.3 Selectievoorwaarden | notaselecties................................92 5.4.4 Gebruikersbeheer ........................94 5.4.5 Contributieberekening ...............100 5.4.6 Wijze van berekening................100 5.4.7 Groepsbeheer ............................101 5.4.8 Bedragcodes wijzigen, toevoegen en verwijderen ..........105 5.4.9 Leeftijdsgroepen wijzigen, toevoegen en verwijderen ..........106 5.4.10 Overzicht contributiebedragen ...107 5.4.11 Betaalperioden ..........................109 5.4.12 Inlezen DOS-versie PC-Leden...110 5.4.13 Inlezen DOS-versie NAW-Plus .112 5.5 Instellingen.......................................112 5.5.1 Basisinstellingen .......................113 5.5.2 Printinstellingen ........................114 5.5.3 Vrije volgorde wijzigen .............125 5.5.4 Diverse instellingen...................126


Inhoud • iii

5.6 Backup............................................. 129 5.6.1 Maken van een backup.............. 129 5.6.2 Inlezen van een backup ............. 131 5.7 Einde................................................ 132 6

Ledenscherm ....................................133 6.1 Vooraf.............................................. 133 6.2 Sneltoetsen ....................................... 134 6.3 Bestand ............................................ 135 6.3.1 Venster sluiten .......................... 136 6.3.2 Standaardwaarden huidig bestand ..................................... 136 6.3.3 Beheer extra velden huidig bestand ..................................... 137 6.3.4 Instellen kolommen in lijstscherm ................................ 139 6.3.5 Veldbeheer op inschrijf- en machtigingsformulier ................ 140 6.3.6 Veldbeheer voor uitwisseling .... 142 6.3.7 Einde (backup).......................... 142 6.4 Lidkaart............................................ 143 6.4.1 Bladeren ................................... 143 6.4.2 Zoeken...................................... 143 6.4.3 Wijzigen ................................... 144 6.4.4 Toevoegen ................................ 150 6.4.5 Opzeggen.................................. 156 6.5 Opties............................................... 157 6.5.1 Selectieopties............................ 157 6.5.2 Importeren van een DBF-bestand............................. 168 6.5.3 Opzeggingen verwijderen.......... 173 6.5.4 Beheer gewijzigde records......... 174 6.5.5 Volgorde kiezen........................ 180 6.6 Afdrukken ........................................ 181 6.6.1 Lijsten ...................................... 181 6.6.2 Etiketten afdrukken................... 184 6.6.3 Notalijst afdrukken.................... 186 6.7 Nota's............................................... 194 6.7.1 Selectieoptiesvoor nota's........... 194 6.7.2 Nota's aanmaken....................... 196 6.8 Acceptgiro's, incasso en kwitantie ..... 202 6.8.1 Acceptgirokaarten..................... 202 6.8.2 Incassobestand.......................... 207 6.8.3 Kaskwitanties ........................... 208 6.8.4 Notafacturen ............................. 210 6.8.5 Ontvangsten invoeren met

iv • Inhoud


behulp van betalingskenmerk.....212 Bestand met ontvangsten verwerken .................................213 6.9 Venster.............................................214 6.9.1 Lijst ..........................................215 6.9.2 Nota's ........................................216 6.9.3 Trapsgewijs...............................220 6.9.4 Naast elkaar ..............................220 6.9.5 Boven elkaar .............................221 6.10 Help .................................................221 6.10.1 Inhoud ......................................221 6.10.2 Gebruikte termen.......................223 6.10.3 Info...........................................223 6.8.6

7

Boekhouding.................................... 225 7.1 Vooraf..............................................225 7.2 Wat u moet weten over boekhouden ..225 7.2.1 Boekhouden ..............................226 7.2.2 Balans.......................................226 7.2.3 Grootboek en rekeningnummers 229 7.2.4 Afschrijven ...............................230 7.2.5 Crediteurenboekhouding en facturen.....................................232 7.3 Invoeren van boekingen ....................233 7.4 Boeken inkoopfacturen .....................236 7.5 Afschrijvingen ..................................239 7.5.1 Afschrijvingen toevoegen, wijzigen en verwijderen.............240 7.5.2 Lijst met Afschrijvingen............242 7.6 Grootboek-rekeningen ......................243 7.6.1 Grootboekrekeningen ................244 7.6.2 Rekeningnummers wijzigen.......245 7.6.3 Rekeningnummers toevoegen ....246 7.6.4 Rekeningnummer verwijderen ...246 7.6.5 Rekeningnummers zoeken.........247 7.6.6 Lijst met grootboekrekeningen ..247 7.6.7 Grootboekmutaties ....................248 7.7 Boekhouding op nul stellen ...............249 7.8 Boekjaar afsluiten .............................250 7.9 Afdrukken ........................................251 7.9.1 Balans/verlies & winst afdrukken..................................252 7.9.2 Grootboekmutaties afdrukken....253 7.9.3 Saldilijst afdrukken ...................254 7.9.4 Vaste gegevens grootboek afdrukken..................................255


Inhoud • v

7.9.5 BTW-overzicht afdrukken......... 257 7.9.6 Afschrijvingen afdrukken.......... 258 7.9.7 Crediteurenlijst afdrukken ......... 259 7.10 Openstaande facturen........................ 260 7.10.1 Clieop-betalingenbestand aanmaken.................................. 261 7.10.2 Betalingen boeken..................... 263 7.11 Crediteuren....................................... 265 7.11.1 Crediteuren (tabblad) ................ 265 7.11.2 Lijst met crediteuren ................. 268 7.11.3 Facturen.................................... 269 7.11.4 Facturen verwijderen................. 269 7.11.5 Facturen zoeken ........................ 270 7.11.6 Facturen betalen........................ 270 7.12 BTW-codes ...................................... 271 7.12.1 BTW-codes wijzigen................. 272 7.12.2 BTW-codes toevoegen .............. 273 7.12.3 BTW-codes verwijderen............ 274 7.12.4 Lijst met BTW-codes ................ 274 7.13 Standaard rekeningnummers............. 275 7.13.1 Algemeen ................................. 276 7.13.2 BTW-rekeningen ...................... 276 7.14 Consistentiecontrole ......................... 277

vi • Inhoud

8

Woordenlijst......................................279

9

Index .................................................283


1 Welkom bij PC-Leden

1.1 PC-Leden voor Windows: de Euroversie Iedere Nederlander is wel lid van een of meer verenigingen. Voor al onze activiteiten, of het nu om ons werk gaat of om vrijetijdsbesteding, kunnen wij een club of een vereniging vinden. Al deze verenigingen, groot en klein, houden een ledenbestand en een financiële administratie erop na. Voor het beheer van deze ledenadministratie gebruiken penningmeesters, bestuurders en beheerders tegenwoordig een PC met een Windows-omgeving. Speciaal voor hen is in opdracht van de Rabobank het softwareprogramma PC-Leden ontwikkeld. PC-Leden is het meest voor de hand liggende pakket voor leden- en verenigingsadministraties. Het werd voor het eerst ontwikkeld als een MSDOS-programma in de jaren tachtig van de vorige eeuw. Eind jaren negentig ontstond de Windowsversie, die nu bij duizenden tevreden verenigingen in gebruik is. Omdat Nederland in 2002 overgaat PC-Leden Handleiding gebruikers

Welkom bij PC-Leden • 1

van de gulden op de Euro, presenteert de Rabobank nu PC-Leden voor Windows, versie 5 (de Euroversie). Van deze gelegenheid hebben wij gebruik gemaakt om allerlei onderdelen te verbeteren en toe te voegen. Uiteraard leggen wij al deze nieuwe onderdelen uitvoerig in deze handleiding uit. PC-Leden is bedoeld als hulp bij het doelmatig inrichten van uw verenigingsadministratie. U kunt een groot aantal gegevens van leden, contribuanten of donateurs op eenvoudige wijze vastleggen. De gegevensbestanden kunt u op alle mogelijke manieren verwerken en beschikbaar stellen, zoals in de vorm van lijsten, etiketten of mail/samenvoeg-bestanden. PC-Leden maakt bovendien een efficiënte deelname aan het betalingsverkeer via de bank mogelijk. U kunt op diverse manieren contributie berekenen. Voor de inning van de contributie kunt u het incassosysteem volgens de CLIEOP03-indeling gebruiken. U kunt bijlageloze acceptgiro’s gebruiken of kaskwitanties aanmaken voor een contante verrekening. De keuze is aan u. Voordat u daadwerkelijk begint met incasso of acceptgiro’s, dient u een contract af te sluiten met uw bank. De bank moet ook de door u te gebruiken acceptgirokaarten goedkeuren. Bovendien heeft u voor incasso een modem nodig en speciale software (na 2001).

1.2 Supportdesk Voor PC-Leden voor Windows bestaat een centraal landelijk ondersteuningspunt, de Supportdesk (Helpdesk). Hier kunt u terecht bij vragen, problemen en opmerkingen.

2 • Welkom bij PC-Leden


PinkRoccade Relationship Management Supportdesk PC-Leden voor Windows Postbus 1014 7301 BG APELDOORN De Supportdesk is telefonisch bereikbaar op werkdagen tussen 09.00 uur en 12.30 uur en tussen 13.00 uur en 16.30 uur. Telefoon: 055-5778934 Fax: 055-5778994 E-mail: [email protected]

1.2.1 Per telefoon Richtlijnen voor telefonisch contact: •

Stel van tevoren zo nauwkeurig mogelijk vast, wat het probleem is.

•

Probeer eerst zelf de aard van het probleem te achterhalen. Hiervoor kunt u de handleiding, de helpteksten en de demoversie van PC-Leden gebruiken. Noteer de bladzijde van de handleiding waar het onderwerp aan de orde komt.

•

Houd uw registratienummer bij de hand.

1.2.2 Per E-mail Richtlijnen voor contacten per E-mail: •

Beschrijf zo nauwkeurig mogelijk het


Welkom bij PC-Leden • 3

probleem. •

Vermeld uw (eerder ingezonden) registratienummer;

•

Vermeld het telefoonnummer waar u tijdens kantooruren te bereiken bent.

Beschikt u over een toegang tot internet? Surf dan eens naar www.rabobank.nl/pcleden. Hier vindt u de laatste informatie over PC-Leden. En mocht onverhoopt tussentijds een nieuwe update nodig zijn, dan kunt u die vanaf deze site downloaden.

1.2.3 Bestanden versturen Richtlijnen voor het versturen van bestanden naar de Supportdesk: •

Vermeld uw registratienummer.

•

Vermeld het call-id-nummer dat u gekregen heeft van de Supportdesk.

•

Beschrijf kort het probleem.

•

Stuur een kopie mee van de installatiediskettes of cd-rom.

•

Stuur een backup mee. U maakt dit aan via Hoofdfuncties | Systeembeheer | Backup

•

Voorzie iedere diskette van een duidelijk label met de inhoud.

4 • Welkom bij PC-Leden


2 Algemeen

2.1 Indeling van de helpvensters en de handleiding Bij het schrijven van deze handleiding zijn wij ervan uitgegaan dat de gebruiker geen of weinig ervaring heeft met Windows en Windowspakketten. Ervaren Windows-gebruikers zullen de omschrijvingen overbodig en omslachtig vinden. Deze handleiding is echter niet bedoeld als een spannend boek maar als een naslagwerk dat een oplossing biedt bij problemen. De handleiding en de helpteksten bestaan uit de volgende hoofdstukken: •

Welkom bij PC-Leden: een introductie.

•

Algemeen: algemene informatie over deze handleiding, werken met Windows en PC-Leden, installatie en starten.

•

Aan de slag met PC-Leden: beschrijving van de belangrijkste stappen die u moet nemen bij het inrichten van een PC-Ledenbestand.

•

Leren werken met PC-Leden: de belangrijkste procedures in PC-Leden in stappen.

•

Hoofdfuncties: beschrijving van de opties in


Algemeen • 5

het menu Hoofdfuncties in PC-Leden. •

Ledenscherm: beschrijving van de opties en de velden in het Ledenscherm.

•

Boekhouding: uitleg over de optie Boekhouding.

•

Woordenlijst: een verklarende woordenlijst.

•

Index: trefwoordenregister.

De tekst van deze handleiding komt overeen met de helpvensters die u in PC-Leden kunt oproepen, met uitzondering van de hoofdstukken over installatie, deïnstallatie en boekhouding. Deze komen alleen in de handleiding voor. Bij het beschrijven van de opties in de hoofdstukken Hoofdfuncties en Ledenscherm volgen wij zo veel mogelijk het programma.

2.2 Werken met Windows In dit hoofdstuk lichten wij de meest voorkomende Windows-functies toe. De meeste termen vindt u bovendien in de Verklarende Woordenlijst. Voor een uitvoerige toelichting dient u een Windows-handboek te raadplegen.

2.2.1 Werken met de muis Met de muis kunt u opdrachten kiezen en uitvoeren. Dat doet u door de muisaanwijzer naar een plek op De muisaanwijzer kan, het venster te verplaatsen en de linkermuisknop afhankelijk van de kort in te drukken (klikken). plaats op het venster, diverse vormen aannemen.

Aanwijzen Bij het aanwijzen beweegt u de muis zodanig dat de muisaanwijzer op een gewenste plaats op het 6 • Algemeen


3 Aan de slag met PC-Leden

3.1 Bezint eer gij begint … Denk goed na voordat u gegevens invoert. Welke gegevens wil ik invoeren? Wat ga ik met de gegevens doen? Zo voorkomt u dat u later ingevoerde gegevens moet wijzigen want daarmee verliest u veel tijd. Er zijn nog meer zaken die van tevoren aandacht verdienen. Hoe presenteer ik de gegevens? Gebruik ik consequent hoofdletters? Welke velden bevatten uitsluitend numerieke gegevens en welke velden zijn alfanumeriek? Een voorbeeld: als de cijfers 2 en 11 in een alfanumeriek veld worden gesorteerd, levert dat de volgorde 11 en 2 op. Dan kunt u beter 02 invullen in plaats van 2. Afkortingen en codes kunnen in alfanumerieke velden beter dezelfde lengte hebben. Een belangrijke raad voordat u met PC-Leden aan de slag gaat: •

Lees de handleiding en bekijk de helpvensters.

•

Maak gebruik van het demonstratiepakket dat is meegeleverd.


Aan de slag met PC-Leden • 29

3.2 Leg uw keuzes vast in een invulinstructie Van tevoren moet duidelijk zijn, hoe u de contributie verrekent. Er zullen zich weinig problemen voordoen als elk lid hetzelfde bedrag gaat betalen. Als iedereen evenveel contributie betaalt, maar in verschillende termijnen, zoals per jaar of per kwartaal, moeten de velden anders gebruikt en gevuld worden. Gaat u bepaalde codes voor de contributieberekening gebruiken of gebruikt u de leeftijd van het lid om de juiste contributie vast te stellen, dan kunt u het beste een schema van alle mogelijke combinaties maken. Is de keuze eenmaal bepaald, legt u deze in het kort vast in een invulinstructie, vooral als er meer mensen bij het invoeren van gegevens betrokken zijn. Deze invulinstructie kunt u later zelf ook weer gebruiken bij het invoeren van nieuwe gegevens of het doorvoeren van een contributieverhoging voor een bepaalde categorie leden. In een aantal gevallen is het gewenst of noodzakelijk om de gemaakte keuzes vast te leggen in Instellingen en/of Systeembeheer. Na het invoeren van de gegevens komt de controle. PC-Leden voert zelf een aantal controles uit bij de invoer. Als u bestanden importeert, zijn niet alle controles van toepassing. U kunt de bestanden op diverse wijze sorteren. Zodoende kunt u bepaalde fouten opsporen. Door bijvoorbeeld het bestand te sorteren op postcode, kunt u eenvoudig zien of alle straatnamen op dezelfde wijze geschreven zijn. Ook een foutieve of ontbrekende straatnaam springt er dan bijvoorbeeld eerder uit. Een zelfde controle is nodig op de gebruikte bedragcodes die bepalend zijn voor de contributieberekening.

3.3 PC-Leden inrichten in acht 30 • Aan de slag met PC-Leden


stappen Met PC-Leden voor Windows kunt u vele typen ledenadministraties aan. Om zo goed mogelijk van alle mogelijkheden van het pakket gebruik te kunnen maken moet u allerlei instellingen aanbrengen. Dat moet gebeuren voordat u met de ledenadministratie aan de slag gaat. Het wijzigen of ongedaan maken van bepaalde instellingen achteraf kan namelijk problemen opleveren. U heeft zojuist PC-Leden geïnstalleerd en gestart. Hieronder in het schema vindt u de stappen die u achtereenvolgens moet zetten.


Aan de slag met PC-Leden • 31

4 Leren werken met PC-Leden

4.1 Selecteren en Merken Met PC-Leden kunt u vanuit het Ledenscherm alle mogelijke groepen leden selecteren en merken. U volgt hierbij dit schema:


Leren werken met PC-Leden • 51

Ongepersonaliseerde acceptgirokaarten, met volgnummer (betalingskenmerk)

Stap 1

Stap 2

Nota's aanmaken: acceptgirokaarten printen (voorzien van bedrag, naamen adresgegevens)

Stap 3

Acceptgirokaarten versturen naar de leden

Leden leveren acceptgiro (opdracht) in bij bank of giro

Stap 4

Bankgirocentrale stuurt verwerkingsinformatie naar de verenigingen. Direct (post of diskette) of via de Rabobank.

Stap 5

Stap 6

Ontvangsten verwerken in administratie

4.3.1 Stap 1: ongepersonaliseerde acceptgirokaarten met betalingskenmerk Ongepersonaliseerde acceptgirokaarten met een volgnummer (betalingskenmerk), ook wel bijlageloze acceptgiro's genoemd.

Bij de start van een contributieronde heeft u de beschikking over voldoende acceptgirokaarten. U heeft toestemming van de bank om deze te gebruiken. Iedere kaart is aan de onderkant voorzien van een nummer (het betalingskenmerk) dat door de centrale waar de acceptgirokaarten worden verwerkt, de Interpay/BankGiroCentrale (BGC), optisch wordt herkend en gelezen. Acceptgirokaarten zijn er in twee uitvoeringen: 1.

Drie acceptgiro's aan elkaar (E02);

68 • Leren werken met PC-Leden


•

Een extra bedrag via Groepscontributie.

4.4.1 Eenmalig U kunt eenmalig Nota's met een vast bedrag aanmaken voor alle leden of een selectie van leden via Ledenscherm | Nota's | Nota's aanmaken | Nota's met een vast bedrag (zie pagina 199).

4.4.2 Met een extra bedrag U kunt bij het berekenen van de nota's een extra Het verlenen van bedrag toevoegen. Dat kan van pas komen als u kortingen is bij deze bijvoorbeeld bij alle betalers via acceptgiro en/of methode niet mogelijk. kaskwitanties een toeslag in rekening wilt brengen, maar bij de incasso-betalers niet. In dat geval verloopt de aanmaak/berekening van nota's als volgt. ViaLedenselectie kiest u achtereenvolgens: 1.

Alle leden met Betaalwijze A (Acceptgiro) voor Contributieberekening met toeslag.

2.

Alle leden met Betaalwijze K (Kaskwitantie) voor Contributieberekening met toeslag.

3.

Alle leden met Betaalwijze I (Incasso) voor Contributieberekening zonder toeslag.

Via Ledenscherm | Nota's | Nota's aanmaken maakt u op het venster contributienota's aan, waarbij u bij de leden met betaalwijze A en K een extra bedrag (toeslag) in rekening brengt boven op de berekende contributie.

4.4.3 Extra bedrag via groepscontributie Een derde mogelijkheid is het in rekening brengen van (permanente) extra bedragen via de Groepscontributie-systematiek. Dit is alleen PC-Leden Handleiding gebruikers

Leren werken met PC-Leden • 71

5.4 Systeembeheer

Met de optie Systeembeheer kunt u: 1.

Lijsten (tabellen) onderhouden;

2.

Selectievoorwaarden opstellen voor leden en nota's;

3.

Bepalen welke (groepen van) personen van PC-Leden gebruik mogen maken (autorisatie);

4.

De samenstelling van de contributie vastleggen;

5.

Dos-versies van PC-Leden inlezen;

6.

NAW-Plus-versies van PC-Leden inlezen.

5.4.1 Onderhoud tabellen Met Onderhoud Tabellen kunt u de tabellen (lijsten) bijwerken voor:

86 • Hoofdfuncties

1.

Titulatuur;

2.

Categorieën;

3.

Postcodetabel.


6.

Lijstscherm (zie: Lijst);

7.

Notascherm (zie: Nota's );

8.

9. 10.

Een sterretje betekent dat nog niet alle wijzigingen definitief zijn verwerkt. Voor meer uitleg zie: Alle wijzigingen als afgehandeld beschouwen.

Groepen (alleen bij het gebruik van deze functie, zie Groepen of Groepen); Memo (zie Memo); Diakritische tekens zoals é of ë (zie Diacritische tekens).

Tevens vindt u in de sneltoetsenbalk een indicatie voor het aantal leden en het nummer van het lid waarvan u de kaart ziet, al dan niet voorzien van een sterretje:

6.3 Bestand

In de blauwe balk boven in het Ledenscherm ziet u links de naam van het bestand waarin u werkt (en de sorteervolgorde).

Met Bestand kunt u allerlei opdrachten in het huidige bestand uitvoeren.


Ledenscherm • 135

boekhouden U hoeft geen volleerd boekhouder te zijn om de boekhouding van PC-Leden te kunnen gebruiken. U moet wel de belangrijkste begrippen en principes kennen. Die leggen wij in dit hoofdstuk uit.

7.2.1 Boekhouden Boekhouden is niets anders dan het vastleggen van financiële feiten. Bij deze feiten kan onderscheid gemaakt worden in feiten die betrekking hebben op de bezittingen en de schulden en op feiten die te maken hebben met inkomsten en uitgaven. Feiten die te maken hebben met de bezittingen en de schulden worden verantwoord op Balansrekeningen. Feiten die betrekking hebben op de inkomsten en de uitgaven worden verantwoord op de Verlies & Winst-rekeningen. Het belangrijkste doel van een boekhouding is het verschaffen van inzicht en overzicht, zodat u kunt zien wat er in het verleden is gebeurd. Tegelijkertijd is het dan een hulpmiddel om aan anderen verantwoording af te leggen over de financiële stromen.

7.2.2 Balans Zoals wij reeds zeiden, behoren zaken die met bezittingen en schulden te maken hebben op de balans. De linkerkant van de balans, de debetzijde, vormt dan een opsomming van alle bezittingen, de rechterkant van een balans is een opsomming van de schulden. De posten op de linkerzijde van de balans, de debetzijde, worden ook wel de activa genoemd; de posten op de rechterzijde van de balans, de creditzijde, worden ook wel de passiva genoemd. Een voorbeeld: Een club van tien personen wil samen een 226 • Boekhouding


U kunt op twee manieren posten op deze lijst plaatsen: •

door het aanvinken van het veld Toevoegen aan lijst afschrijvingen in Boeken inkoopfacturen;

•

door het toevoegen van een afschrijvingspost in Afschrijvingen toevoegen, wijzigen en verwijderen.

7.6 Grootboek-rekeningen

Met Grootboekrekeningen brengt u alle informatie over de in gebruik zijnde grootboekrekeningen op het venster. Grootboekrekeningen bestaat uit: •

Het toevoegen, wijzigen of schrappen (verwijderen) van grootboekrekeningen;

•

Een lijst met in gebruik zijnde grootboekrekeningen;

•

Een lijst met alle bewerkingen in het grootboek.

PC-Leden beschikt al over een aantal grootboekrekeningen. PC-Leden Handleiding gebruikers

Boekhouding • 243

7.11

Crediteuren

Crediteuren bestaat uit: •

een venster voor het wijzigen, toevoegen, verwijderen en zoeken van crediteuren;

•

een lijst met crediteuren;

•

een venster voor het verwerken van facturen.

7.11.1 Crediteuren (tabblad) Voor het wijzigen, toevoegen, verwijderen en zoeken van crediteurgegevens maakt u gebruik van de menubalk in het volgende venster:


Boekhouding • 265

Handleiding gebruikers

Recommend Documents