Handboek Toezicht en Uitvoering BAG. De processen voor toezicht, kwaliteit en beheer van de BAG

Handboek Toezicht en Uitvoering BAG De processen voor toezicht, kwaliteit en beheer van de BAG Versie 1.1

Datum Status

6 augustus 2009 Definitief

Definitief | Handboek Toezicht en Uitvoering BAG | 6 augustus 2009

Colofon

Versie Contactpersoon

1.1 dr. H. Schrijver T 070 - 33 90 538 [email protected] Portefeuille Plaatsvervangend Secretaris-Generaal Directie Informatievoorziening Beleid Geo-Informatie, Project BAG Hoofdzetel VROM Rijnstraat 8, 2515 XP Den Haag Postbus 20951 2500 EZ Den Haag Interne postcode 866

Versiehistorie Versie

Datum

Auteur

Wijziging

00-04

14 januari 2008

Hans Schrijver

Initiële versie (concept).

00-05 t/m 07

31 januari 2008 t/m 21 mei 2008

Hans Schrijver

Reacties Marthe Fuld, John de Kooter, Noud Hooyman, TopZO, Kadaster en VNG verwerkt.

0.1

28 mei 2008

Hans Schrijver

Laatste reacties MT BAG verwerkt. Deze versie is goedgekeurd door de Stuurgroep BAG.

0.2

25 september 2008 Hans Schrijver

Diverse correcties.

0.3

17 april 2009

Hans Schrijver

Conversie naar rijkshuisstijl, revisie en aanvullingen.

0.4

19 mei 2009

Hans Schrijver

Reacties MT BAG en Kadaster verwerkt.

0.9

27 mei 2009

Hans Schrijver

Concept voor goedkeuring door PBG en Stuurgroep BAG.

1.0

21 juli 2009

Hans Schrijver

Goedgekeurd door Stuurgroep BAG.

1.1

6 augustus 2009

Hans Schrijver

Kleine correcties en gereed gemaakt voor overdracht naar het Kadaster.

Pagina 3 van 137


Inhoud

Inleiding ....................................................................................................................... 7 1

Doel en scope ................................................................................................... 9

1.1

Doelstelling en doelgroep ................................................................................................ 9

1.2

Scope.......................................................................................................................... 9

1.3

Partijen, rollen en taken.................................................................................................. 9

2

Overlegvormen ................................................................................................12

2.1

Tactisch overleg ...........................................................................................................12

2.2

Overleg met leveranciers ...............................................................................................13

2.3

Andere vormen van overleg............................................................................................14

3

Tactische en operationele processen...................................................................15

3.1

Overzicht van de tactische en operationele processen..........................................................15

3.2

Aard en karakter van de tactische en operationele processen................................................17

3.3

Escalaties....................................................................................................................17

3.4

Beschrijvingswijze van de processen ................................................................................19

4

Tactische processen .........................................................................................21

4.1

Proces Vernieuwen BAG .................................................................................................21

4.2

Proces Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets .................................................................26

4.3

Proces Aansluiten Bronhouders .......................................................................................30

4.4

Proces Gemeentelijke herindeling ....................................................................................38

4.5

Proces Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders..............................................................48

4.5.1

Uitgangspunten voor het proces “Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders” .........................48

4.5.2

Samenhang van het proces “Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders”................................49

4.5.3

Deelproces 2.6.1, Accrediteren controlerende bedrijven .......................................................50

4.5.4

Deelproces 2.6.2, Organiseren beheeraudits ......................................................................53

4.5.5

Deelproces 2.6.3, Uitvoeren en rapporteren beheeraudit......................................................55

4.5.6

Deelproces 2.6.4, Activiteiten bij taakverwaarlozing ............................................................59

4.5.7

Deelproces 2.6.5, Evalueren en bijstellen audits .................................................................59

4.6

Proces Toezicht en kwaliteitscontrole BAGLV ......................................................................59

4.7

Proces Monitoren gebruik BAG ........................................................................................59

4.8

Proces Ontwikkelen van producten en diensten ..................................................................59

4.9

Proces Aansluiten Afnemers............................................................................................59

4.10

Proces Tactisch beheer ICT-voorzieningen .........................................................................59

4.10.1

Uitgangspunten voor het proces Release Management.........................................................59

4.10.2

Proces 2.11.3, Release Management ................................................................................59

5

Operationele processen.....................................................................................59

5.1

Proces Ondersteunen gebruik BAG ...................................................................................59

5.2

Primaire processen BAG.................................................................................................59

5.3

Proces Inbrengen en muteren gegevens BAGLV .................................................................59

5.4

Proces Verstrekken gegevens aan Afnemers ......................................................................59

5.5

Proces Facturering en kostenverrekening ..........................................................................59

5.6

Proces Terugmelden......................................................................................................59

5.6.1

Uitgangspunten voor het proces Terugmelden....................................................................59

5.6.2

Samenhang van het proces “Terugmelden” .......................................................................59

5.6.3

Deelproces 3.6.1, Melden mogelijke onjuistheid .................................................................59

5.6.4

Deelproces 3.6.2, Onderzoeken mogelijke onjuistheid .........................................................59

Pagina 5 van 137


5.6.5

Deelproces 3.6.3, Bijwerken registraties ...........................................................................59

5.6.6

Deelproces 3.6.4, Afronden melding.................................................................................59

5.7

Proces Operationeel beheer ICT-voorzieningen...................................................................59

Bijlage A, Besturingsinstrumenten en objecten .................................................................59 Bijlage B, Toelichting taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ................................59 Bijlage C, Bronnen en documenten .................................................................................59 Bijlage D, Afkortingen en definities .................................................................................59 Bijlage E, Overzicht TBV’s Toezicht en Uitvoering..............................................................59

Pagina 6 van 137


Inleiding

De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) vormen delen van het in te richten Stelsel van Basisregistraties. Hiermee wordt het fundament gelegd voor een betrouwbare en hoogwaardige gegevenshuishouding voor een overheid die: • niet naar de bekende weg vraagt, • klantgericht is, • zich niet voor de gek laat houden, • weet waar ze het over heeft, • haar zaken goed op orde heeft en • niet meer uitgeeft dan nodig is. Eerder gepubliceerde handboeken voor de BAG hebben betrekking op de inhoud (Catalogus BAG en Objectenhandboek) en de voornamelijk binnengemeentelijke processen voor het onderhouden van de levenscyclus van adressen en gebouwen (Processenhandboek BAG). Voor de beheerfase van de BAG, vanaf medio 2009, dienen ook de processen voor toezicht, kwaliteit en beheer gedefinieerd en geïmplementeerd te zijn. Die processen hebben in belangrijke mate betrekking op de samenwerking tussen partijen en het functioneren van de BAG in ketenverband. Aangezien de doelgroepen voor te onderscheiden categorieën processen verschillen, zijn twee handboeken opgesteld ter aanvulling op de inhoudelijk gerichte handboeken voor de BAG: • Handboek Besturing BAG. In het bijzonder gericht op het Ministerie van VROM, het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO) en het Agendaoverleg BAG BAO. • Handboek Toezicht en Uitvoering BAG. Gericht op medewerkers die zich bezighouden met de tactische- en uitvoerende taken voor toezicht, kwaliteit en beheer. Dit rapport vormt het Handboek Toezicht en Uitvoering BAG. Het is in beheer bij het Kadaster, maar wijzigingen dienen te worden goedgekeurd door het BAG BAO. Het accent ligt in dit handboek op de Landelijke Voorziening BAG (BAGLV) en de ketenprocessen, die zich vooral tussen partijen afspelen. Maar tegelijkertijd wordt ook getracht alle wezenlijke processen, die voor de BAG betekenis hebben, in kaart te brengen. Soms gaat het dan om processen die voornamelijk of geheel bij één partij worden uitgevoerd en onder verantwoordelijkheid van die partij vallen. In zo’n geval is het beschreven proces voornamelijk bedoeld als voorbeeld en zullen partijen van het geschetste verloop kunnen afwijken om op een andere wijze het beoogde resultaat tot stand te brengen. In een aantal gevallen wordt verwezen naar processen die bij een partij een nadere invulling krijgen, zoals gebruikelijk is binnen het betreffende werkveld. Dit geldt bijvoorbeeld voor de gebruikelijke beheerprocessen binnen de ICT-dienstverlening. Vanuit de doelstelling om niet meer te beschrijven dan nuttig en nodig is voor een goed begrip van de processen voor de BAG, betekent het voorafgaande dat de mate van al dan niet gedetailleerde uitwerking in dit handboek per proces kan verschillen.

Pagina 7 van 137


1

Doel en scope

1.1

Doelstelling en doelgroep De handboeken “Besturing BAG” en “Toezicht en Uitvoering BAG” beschrijven de processen die voor de BAG betekenis hebben in de beheerfase, als de BAG vanaf medio 2009 in werking is getreden. Het betreft met name processen van gemeenschappelijk belang, waarbij meerdere partijen bij de uitvoering betrokken zijn. Een aantal beheerprocessen speelt zich af binnen de eigen organisatie van partijen. Voor die processen zijn partijen zelf verantwoordelijk en zij hebben de vrijheid een eigen invulling te kiezen die bij de lokale omstandigheden past, maar de processen in de keten intact laat. Voor de contouren van de binnengemeentelijke processen wordt naar het Processenhandboek BAG verwezen. De besturingsprocessen zijn samengebracht in het handboek Besturing BAG. Zij zijn van belang voor bestuurders die deelnemen in de overleggremia op strategisch (richtinggevend) en tactisch (inrichtingsvormend) niveau. Dit zijn het Ministerie van VROM, het Kadaster (als beheerder van de Landelijke Voorziening BAG: BAGLV) en vertegenwoordigers van partijen in het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO) en het voorbereidende Agendaoverleg voor het BAG BAO. In dit handboek Toezicht en Uitvoering BAG worden de processen beschreven die zich richten op de dienstverlening, uitvoering en ondersteuning. Aangezien het toezicht een sterk uitvoeringsgerichte component bevat, wordt het eveneens in dit tweede handboek behandeld. De doelgroep voor het handboek Toezicht en Uitvoering BAG bestaat uit de medewerkers van het Ministerie, het Kadaster (als beheerder van de BAGLV), de bronhouders (gemeenten) en afnemers die betrokken zijn bij de uitvoering van de BAG.

1.2

Scope De in het handboek Toezicht en Uitvoering BAG beschreven processen voor toezicht, kwaliteit en beheer betreffen zowel de inrichting als het gebruik van de BAG en deze processen zijn in het bijzonder gericht op de BAGLV. Het gaat daarbij om de functionele en inhoudelijke kanten van de BAG-voorzieningen en de beschikbaarstelling door middel van de exploitatie en ondersteuning. Het handboek is vooral gericht op de organisatieoverstijgende verbanden en processen, waar partijen in samenwerkingsvormen of in ketenverband met elkaar te maken hebben. Processen die binnen de eigen organisaties worden belegd, worden benoemd en globaal beschreven. Partijen zijn verantwoordelijk voor de inrichting en de kwaliteit van die processen. Vanuit de toezichtstaak van de Minister van VROM wordt gecontroleerd of aan de voorwaarden van wet- en regelgeving voldaan is. Voor een aantal processen sluit het handboek aan bij reeds bestaande documenten of wordt op onderdelen daarnaar verwezen.

1.3

Partijen, rollen en taken Bij het besturen, inrichten en gebruiken van de BAG zijn de volgende partijen van belang: • De Minister van VROM en het departement. • Het Kadaster. • Bronhouders (gemeenten). Pagina 9 van 137


•

Afnemers (in het bijzonder bestuursorganen).

Daarnaast zijn de volgende partijen betrokken bij de BAG: • De Minister van Defensie. • De betrokkenen bij het Stelsel van Basisregistraties. • Leveranciers (in het bijzonder de leveranciers van BAG-applicaties voor gemeenten; het Kadaster heeft ook eigen leveranciers, die geheel onder verantwoordelijkheid van het Kadaster vallen). • Auditinstellingen: bedrijven die de kwaliteitscontroles ten behoeve van het toezicht uitvoeren. Onderstaand worden plaats, rol en taken van partijen nader toegelicht, in overeenstemming met de wet BAG. In figuur 1 worden de BAG en de BAGLV in de context van de verschillende partijen geplaatst. Minister(ie) van Defensie

Minister(ie) van VROM

Auditinstellingen

Geoinformatie

TopZO

Bronhouders (Gemeenten)

Gemeentelijke BAG

Leveranciers (BAG-applicaties)

Afnemers

Landelijke Voorziening BAG (BAGLV)

(Bestuursorgaan)

Afnemers (Privaat)

Kadaster (‘de Dienst’)

Leveranciers (van het Kadaster)

Informatiestroom Gezagsrelatie Relatie of overleg

Figuur 1, Partijen rond de BAG Minister van VROM De Minister van VROM richt zich vooral op wetgevende en toezichthoudende taken. Op het Ministerie van VROM wordt voor de BAG een beperkt aantal taken uitgevoerd (zie hoofdstuk 2.1 van het handboek Besturing BAG) door de staande organisatie op het terrein van de geo-informatie. Beleidsontwikkeling, regie en sturing voor de BAG worden zoveel mogelijk belegd bij het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO). De afdeling TopZO van het Ministerie van VROM voert de toezichthoudende taken uit op het Kadaster als ZBO. Minister van Defensie De Minister van Defensie speelt een zeer beperkte rol (maar in de wet BAG wel expliciet benoemd) om te voorkomen dat objecten van militair-strategisch belang in de BAG worden opgenomen. De Minister van Defensie zal daartoe richtlijnen of aanwijzingen aan bronhouders geven om objecten niet in de gemeentelijke BAG op te nemen, zodat ze ook niet in de BAGLV worden overgenomen.

Pagina 10 van 137


Kadaster Het Kadaster is in de wet BAG aangewezen als ‘de Dienst’ die het beheer voert over de Landelijke Voorziening (BAGLV). Voor de werking van de BAGLV is het Kadaster de intermediair tussen bronhouders en afnemers. Indien het Kadaster delen van ontwikkeling of beheer uitbesteedt bij leveranciers (van het Kadaster), heeft dit geen gevolgen voor de organisatieoverstijgende processen en de dienstverlening van het Kadaster voor bronhouders en afnemers. Het Kadaster voert het secretariaat van het BAG BAO en neemt als afnemer en als beheerder van de BAGLV deel aan dit overleg. Bronhouders Gemeenten zijn bronhouders van de BAG-gegevens. Deze gegevens worden primair in de gemeentelijke BAG bijgehouden en beheerd. De gegevens (waaronder authentieke gegevens en postcodes) worden in de BAGLV overgenomen. Afnemers kunnen gegevens zowel rechtstreeks bij de gemeente betrekken als via de BAGLV. Een gemeente kan ook afnemer zijn van BAG-gegevens, bijvoorbeeld die van aanpalende gemeenten voor objecten rond de gemeentegrens. Daarnaast is er sprake van binnengemeentelijke afname, waarbij organisatieonderdelen van de gemeente afnemer zijn van de lokale BAG. De bronhouders zijn vertegenwoordigd in het BAG BAO via een selectie van de gemeenten en een vertegenwoordiger van de VNG. Afnemers Afnemers zijn organisaties (bestuursorganen en private partijen) of burgers die BAG-gegevens verstrekt krijgen. Bestuursorganen zijn vanaf medio 2011 verplicht de (authentieke) gegevens van de BAG te gebruiken. Het Kadaster is, naast beheerder van de BAGLV, ook afnemer van de BAG. Gegevens kunnen vanuit de BAGLV verstrekt worden, maar afname vanuit een gemeentelijk BAG is ook mogelijk. Een selectie van de afnemers is vertegenwoordigd in het BAG BAO. Leveranciers (van BAG-applicaties) Gemeenten maken voor de ontwikkeling en het beheer van BAG-voorzieningen en faciliteiten gebruik van leveranciers. In formele zin werken deze leveranciers in opdracht van een specifieke gemeente. Maar zij leveren vaak producten en diensten aan verschillende gemeenten, zodat ook een direct contact met deze leveranciers van belang is voor de werking van de BAG. Deze leveranciers worden daarom via het Leveranciersoverleg (zie hoofdstuk 2.2) betrokken bij de ontwikkeling en het beheer van de BAG door het Kadaster. Auditinstellingen (bedrijven voor kwaliteitscontrole) De wettelijke taken voor het toezicht op bronhouders worden ondersteund door kwaliteitscontroles, die uitgevoerd worden door auditinstellingen. Deze bedrijven worden aangewezen door de Minister van VROM. De selectie van die bedrijven, het plannen en invullen van de auditcyclus en het verzamelen van de auditrapportages is een taak van het departement, daarbij ondersteund door het BAG BAO. Betrokkenen bij het Stelsel van Basisregistraties Veel van de genoemde partijen zijn ook betrokken bij (de ontwikkeling van) het Stelsel van Basisregistraties, naast andere ministeries (BZK, Financiën en EZ) en diverse overheidsorganen.

Pagina 11 van 137


2

Overlegvormen

2.1

Tactisch overleg In het handboek Besturing BAG worden twee overlegvormen beschreven ten behoeve van de strategische besturing en de daaruit voortvloeiende tactische besturing: • Het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO). • Het Agendaoverleg BAG BAO (vaak kortweg aangeduid als “Agendaoverleg”), dat de vergaderingen van het BAG BAO voorbereidt. Aan het Agendaoverleg BAG BAO worden tevens tactische besturingstaken toegewezen, die met een kortere doorlooptijd moeten worden uitgevoerd dan via het BAG BAO mogelijk is en waar naar de aard van de onderwerpen en de besluitvorming een meer directe sturing gewenst is. Daartoe is in het Agendaoverleg voldoende inhoudelijke en technische expertise aanwezig voor zowel de kort-cyclische tactische sturing als een effectieve voorbereiding van het BAG BAO. Onderwerpen voor de tactische sturing door het Agendaoverleg BAG BAO De in het Agendaoverleg BAG BAO te behandelen onderwerpen komen overeen met de onderwerpen die aan het BAG BAO worden voorgelegd. Daarnaast worden onderwerpen van tactische aard geagendeerd, die behandeling met een hogere frequentie vereisen, zoals: • De inhoud en de planning van releases, rekening houdend met de kosten voor alle betrokkenen. • Tactische sturing op basis van rapportages over de dienstverlening door het Kadaster. • Andere onderwerpen van tactische aard. Samenstelling van het Agendaoverleg BAG BAO De samenstelling van het Agendaoverleg BAG BAO is als volgt: • Een door het BAG BAO te benoemen voorzitter. • (Minstens) De adviseurs van de leden van het BAG BAO, naar aard en aantal door het BAG BAO vast te stellen. • Vertegenwoordigers van het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, naar aard en aantal door het BAG BAO vast te stellen. • Het Agendaoverleg BAG BAO wordt secretarieel ondersteund door het Kadaster. Vergaderfrequentie Agendaoverleg BAG BAO Naar verwachting is in een stabiele beheerfase van de BAG een vergaderfrequentie voor het Agendaoverleg BAG BAO van vier maal per jaar voldoende. Dit spoort met de systematiek om vier keer per jaar een nieuwe release uit te brengen (twee maal voor bronhoudersfunctionaliteit en twee maal voor afnemersfunctionaliteit). Naar behoefte kan incidenteel een extra overleg worden ingelast, indien aard en prioriteit van een onderwerp dat wenselijk maken. De werkwijze van het Agendaoverleg BAG BAO wordt in een reglement verder uitgewerkt, in overeenstemming met het reglement voor het BAG BAO.

Pagina 12 van 137


2.2

Overleg met leveranciers Leveranciers van gemeentelijke BAG-applicaties werken in opdracht van bronhouders (gemeenten), waarbij er geen formele relatie bestaat tussen het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, en die leveranciers. Maar bij de ontwikkeling van de BAG is gebleken dat er voldoende feitelijke contacten nodig zijn om een vorm van Leveranciersoverleg tussen het Kadaster en de leveranciers te organiseren. Daarin wordt tussen het Kadaster en de leveranciers van gemeentelijke BAG-applicaties informatie uitgewisseld omtrent de ontwikkeling van de BAG en de BAG-applicaties, mede in het licht van het release management. Ook voor (toekomstige) leveranciers van afnemers-applicaties kan het Leveranciersoverleg nuttig zijn. Het leveranciersoverleg is gericht op het informeren van en adviseren door leveranciers. Besluitvorming vindt altijd plaats via het BAG BAO of het Agendaoverleg BAG BAO. Onderwerpen voor het Leveranciersoverleg De volgende zaken kunnen onderwerp zijn van overleg tussen het Kadaster en (potentiële) leveranciers van BAG-applicaties voor bronhouders of afnemers: • Ontwikkelingen van de BAG en het Stelsel van Basisregistraties. • Het voorbereiden en uitbrengen van nieuwe releases voor de BAGLV (release management en release kalender). • Het interpreteren van eisen en specificaties van de BAG (Catalogus BAG, Handboeken, etc.). • Standaarden en specificaties voor communicatie met de BAGLV. • Andere onderwerpen. Samenstelling van het Leveranciersoverleg Tot het Leveranciersoverleg zijn in principe alle (potentiële) leveranciers van BAGapplicaties voor bronhouders of afnemers toegelaten. Het is aan het Kadaster om te bepalen hoe dit het beste georganiseerd kan worden, mede in het licht van de samenhang tussen applicaties voor de BAG, de Wkpb en andere onderdelen van het Stelsel van Basisregistraties. Vergaderfrequentie Leveranciersoverleg De vergaderfrequentie wordt in belangrijke mate bepaald door de release kalender, waarbij onderscheid kan worden gemaakt tussen bronhoudersreleases (twee maal per jaar) en afnemersreleases (eveneens twee maal per jaar, maar een kwartaal uit fase). Daarnaast kan er behoefte bestaan aan een (bijvoorbeeld jaarlijkse) Leveranciersdag, waarbij belanghebbenden en belangstellenden voor de BAG (Kadaster, bronhouders, afnemers, leveranciers van bronhoudersen/of afnemersapplicaties) elkaar kunnen ontmoeten. Naar behoefte wordt de werkwijze van het Leveranciersoverleg in een reglement verder uitgewerkt, in overeenstemming met de reglementen voor het BAG BAO en het Agendaoverleg.

Pagina 13 van 137


2.3

Andere vormen van overleg Naast de genoemde overlegvormen zijn er contacten en vormen van overleg die vooral betekenis hebben voor de strategische of tactische sturing (denk bijvoorbeeld aan innovatie), maar waaruit ook initiatieven kunnen voortvloeien die van belang zijn voor de inhoudelijke ontwikkeling van de BAG en voor het functioneren van de BAG in Stelselverband. In die zin zijn de volgende overlegvormen te noemen: • INSPIRE: Infrastructure for Spatial Information in Europe (infrastructuur voor ruimtelijke informatie in de Europese Gemeenschap). • Overleg over de norm NEN 3610: Basismodel Geo-informatie - Termen, definities, relaties en algemene regels voor de uitwisseling van informatie over aan het aardoppervlak gerelateerde ruimtelijke objecten. • Verschillende overlegvormen voor het Stelsel van Basisregistraties, zoals die nu bekend zijn: Stelseloverleg; Expertgroep Stelselstandaarden; Bilateraal overleg met Stelselpartijen; RENOIR (REgie NUP Ondersteuning Implementatie en Realisatie, voorheen Kenniscentrum en OverheidsDienstenPlatform, ODP); etc. • Overleg met KING (KwaliteitsInstituut Nederlandse Gemeenten), in het bijzonder voor de StUF-standaard voor berichtenverkeer.

Pagina 14 van 137


3

Tactische en operationele processen

3.1

Overzicht van de tactische en operationele processen De tactische en operationele processen rond de BAG (en de samenhang van de BAG binnen het Stelsel van Basisregistraties) worden in dit handboek Toezicht en Uitvoering BAG beschreven. Deze processen hebben vooral betekenis voor het inrichten, beheren en gebruiken van de functionele en inhoudelijke aspecten van de BAGvoorzieningen. Van de tactische processen is het proces “2.1 Tactische besturing Stelsel en BAG” van zodanig algemene aard (gericht op de besturing van de BAG in zijn geheel en de relaties met het Stelsel) dat het reeds bij de besturingsprocessen is opgenomen in het handboek Besturing BAG. De nummering van de processen loopt wel door vanuit de reeds in het handboek Besturing BAG beschreven processen. 2. Tactische processen Gericht op het vernieuwen van de BAG en het (her)inrichten van de BAGLV en de BAG bij Bronhouders 2.2 Vernieuwen BAG 2.2.1 Ontwikkelen kaders BAG (inclusief de inhoudelijke vernieuwing) 2.2.2 Opstellen ontwikkelingsstudies BAG 2.3 Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets 2.3.1 Beheren kaders Conformiteitstoets 2.3.2 Uitvoeren Conformiteitstoets 2.4 Aansluiten Bronhouders 2.4.1 Voorbereiden aansluitproces 2.4.2 Inrichten BAG-registratie 2.4.3 Uitvoeren zelfcontroles 2.4.4 Organiseren toelatingsaudit 2.4.5 Aansluiten en opleveren 2.5 Gemeentelijke herindeling 2.5.1 Inrichten project herindeling 2.5.2 Bepalen scope en opdrachten 2.5.3 Migratie en consolidatie BAG 2.5.4 Test en volledigheidscontrole BAG 2.5.5 Nieuwe BAG in productie nemen Gericht op het Toezicht (op Bronhouders, het Kadaster voor de BAGLV en Afnemers) 2.6 Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders 2.6.1 Accrediteren controlerende bedrijven 2.6.2 Organiseren beheeraudits 2.6.3 Uitvoeren en rapporteren beheeraudit 2.6.4 Activiteiten bij taakverwaarlozing 2.6.5 Evalueren en bijstellen audits 2.7 Toezicht en kwaliteitscontrole BAGLV 2.7.1 Uitvoeren kwaliteitsaudit BAGLV 2.7.2 Rapporteren vanuit kwaliteitsaudit BAGLV Pagina 15 van 137


2.8 Toezicht op Afnemers 2.8.1 Ontwikkelen toezichtsinstrumenten 2.8.2 Uitvoeren en rapporteren toezicht op Afnemers Gericht op de dienstverlening ten behoeve van Bronhouders en Afnemers 2.9 Ontwikkelen van producten en diensten 2.9.1 Ontwikkelen Productaanbod BAGLV 2.9.2 Beheren PDC 2.10 Aansluiten Afnemers 2.10.1 Afsluiten leveringscontract 2.10.2 Uitvoeren aansluittest Afnemer 2.10.3 Aansluiten Afnemer Gericht op het ICT-beheer van de lokale voorzieningen bij partijen 2.11 Tactisch beheer ICT-voorzieningen 2.11.1 DienstenNiveauBeheer 2.11.2 Planning & Control ICT-voorzieningen 2.11.3 Release Management 2.11.4 Behoefte- en Contract Management 2.11.5 Continuïteits-, Beschikbaarheids- en Capaciteitenbeheer 2.11.6 Kwaliteitsbeheer 2.11.7 Beveiligingsbeheer 3. Operationele processen Gericht op de centrale ondersteuning (ook inhoudelijk) door het Kadaster 3.1 Ondersteunen gebruik BAG (inclusief inhoudelijke ondersteuning) 3.1.1 Ondersteunen van BAG-partijen 3.1.2 Behandelen van klachten 3.1.3 Rapporteren over de dienstverlening Gericht op het feitelijk onderhouden en gebruiken van de BAG, inclusief financiële consequenties 3.2 Primaire processen BAG (conform het Processenhandboek BAG) 3.3 Inbrengen en muteren gegevens BAGLV 3.3.1 Opvoeren van woonplaatsen 3.3.2 Muteren van woonplaatsgegevens 3.3.3 Muteren van de gemeentelijke BAG 3.3.4 Bijwerken gegevens in BAGLV 3.3.5 Signaleren geen berichtenverkeer 3.4 Verstrekken gegevens aan Afnemers 3.5 Facturering en kostenverrekening Gericht op het terugmelden van (mogelijk) onjuiste gegevens 3.6 Terugmelden 3.6.1 Melden mogelijke onjuistheid 3.6.2 Onderzoeken mogelijke onjuistheid 3.6.3 Bijwerken registraties Pagina 16 van 137


3.6.4

Afronden melding

Gericht op het ICT-beheer van de lokale voorzieningen bij partijen 3.7 Operationeel beheer ICT-voorzieningen 3.7.1 Afhandelen meldingen (door Helpdesk of Service Desk) 3.7.2 Incidentbeheer 3.7.3 Probleembeheer 3.7.4 Wijzigingenbeheer 3.7.5 Configuratiebeheer 3.7.6 Uitvoeren kwaliteitsbeheer 3.7.7 Uitvoeren beveiligingsbeheer 3.7.8 Gegevensbeheer 3.2

Aard en karakter van de tactische en operationele processen Het inrichten en exploiteren van de BAGLV en de BAG bij gemeenten is in de kern te beschouwen als ICT-dienstverlening met een grote Geo-inhoudelijke component. De hier beschreven processen richten zich vooral op de keten van bronhouders, via de BAGLV, naar afnemers. Het Kadaster vervult, als beheerder van de BAGLV, de rol van (ICT-) dienstverlener. De besturingsprocessen voor de BAG sluiten (om praktische redenen) aan bij de Planning & Controlcycli van het Ministerie van VROM en het Kadaster. Dit is reeds gebruikelijk voor het via TopZO gevoerde toezicht op de taakvervulling en de bedrijfsvoering van het Kadaster. De taken en verantwoordelijkheden die in de wet BAG gedefinieerd zijn vereisen echter een zelfstandige invulling van beleid en besturing voor de BAG. Het BAG BAO heeft daarom ook in de tactische besturing een zelfstandige en leidende rol. Afnemers kunnen BAG-gegevens zowel van de BAGLV als rechtstreeks van bronhouders betrekken. Dit is wettelijk toegestaan en voldoet aan de gebruiksplicht voor overheidsorganen. Als afnemers besluiten geen gebruik te maken van de BAGLV en de gegevens rechtstreeks bij bronhouders af te nemen, is de dienstverlening door het Kadaster niet meer op hen van toepassing. Deze afnemers zullen aparte afspraken met bronhouders moeten maken en die afspraken vallen buiten de hier beschreven processen en de tactische besturing voor de BAGLV. De tactische besturing wordt gevoerd aan de hand van de kwartaalrapportages en de (maandelijkse) DNO-rapportages van het Kadaster en loopt in de pas met de frequentie van deze rapportages. De maandelijkse DNO-rapportages hebben vooral betrekking op de operationele dienstverlening. De hier genoemde tactische en operationele processen worden frequent herhaald en hebben daarmee een sterk routinematig karakter.

3.3

Escalaties Escalaties betreffen in het algemeen uitzonderingen op het normale procesverloop, omdat er bijzondere omstandigheden of situaties optreden en daarom het aanspreken van een hoger of het hoogste gezags- of besturingsniveau van belang wordt geacht. In formele zin is de Minister van VROM het hoogste gezagsniveau, hetgeen betekent dat er, bij eventuele escalatie naar de Minister, op het departement actie moet worden ondernomen ter voorbereiding van de behandeling en een mogelijk ministerieel besluit.

Pagina 17 van 137


Voor vraagstukken rond de BAG zijn de volgende escalatieniveau’s voorstelbaar: • De Minister van VROM (met voorbereiding van de afdeling Beleid Geo-informatie op het departement). • De afdeling Beleid Geo-informatie op het departement. • Het BAG BAO. • Het Agendaoverleg BAG BAO. • De Raad van Bestuur van het Kadaster. • De directie GEO van het Kadaster. • De (functionele) opdrachtnemer voor de BAG, GEO PPB van het Kadaster. Deze opsomming moet niet noodzakelijk als afnemend gezags- of besturingsniveau worden gelezen. Zo zal de Raad van Bestuur van het Kadaster in het algemeen naar het departement en/of de Minister kunnen escaleren, terwijl de directie GEO zich primair tot het BAG BAO zal wenden. Het hangt ook af van de aard van het vraagstuk (bestuurlijk, financieel, functioneel of inhoudelijk) wat het meest geschikte escalatiepad is. Voorbeelden van escalaties zijn: • Een expliciet besluit van het BAG BAO om een zaak van belang betreffende de BAG (of het Stelsel) aan de Minister voor te leggen. • Te ondernemen actie bij een gebrek aan overeenstemming binnen het BAG BAO, waarna er door de Minister een knoop moet worden doorgehakt. • Het staken van de stemming in het Agendaoverleg BAG BAO, waarna er geëscaleerd wordt naar het BAG BAO. • Actie naar aanleiding van een (herhaald) negatief resultaat van een beheeraudit of een herhalingsaudit van een bronhouder, waarbij de vraag aan de orde kan komen of er sprake is van taakverwaarlozing. • Een vraag over de (inhoud van de) BAG, die niet door de beheerorganisatie bij het Kadaster kan worden beantwoord, zodat een beroep moet worden gedaan op de kennis en ervaring buiten het Kadaster, bijvoorbeeld bij de afdeling Beleid Geo-Informatie op het departement of bij andere partijen op het terrein van de geo-informatie. De vraagsteller moet daarbij zo min mogelijk last hebben van het elders beleggen van de vraag (“no-wrong-doors”). Een escalatie begint in het algemeen met een verzoek of signaal aan het bij de situatie passende escalatieniveau en gaat daarna in grote lijnen als volgt: Identificeren escalatie Aard of typering van de escalatie bepaalt mede hoe de vervolgaanpak precies dient te zijn en wie er bij die aanpak worden betrokken. Dat wordt bepaald door het aangesproken escalatieniveau. Onderzoeken escalatie Aan de hand van de door de escalerende partij(en) aangeleverde informatie wordt de aanleiding en de aard van de escalatie onderzocht en worden betrokkenen (zonodig) geraadpleegd. Naar behoefte wordt hoor en wederhoor toegepast om tot een afgewogen oordeel te kunnen komen. Bepalen oordeel Er wordt een oordeel geveld en de eventueel mogelijke en benodigde vervolgacties worden bepaald. Daarbij kan tevens worden bepaald of die vervolgacties eerst moeten worden voltooid of dat ze autonoom in gang kunnen worden gezet bij aan te wijzen betrokkenen, waarbij de escalatie als zodanig kan worden afgesloten. De betrokkenen worden geïnformeerd over het oordeel en de eventuele vervolgacties. Bij voorkeur wordt dit zo met hen afgestemd, dat er maximaal draagvlak wordt gecreëerd. Pagina 18 van 137


Uitvoeren en bewaken vervolgacties Indien er vervolgacties zijn bepaald en/of afgesproken, worden deze in gang gezet en wordt de voortgang bewaakt, zodat er binnen redelijke termijn resultaten worden bereikt. Desgewenst worden betrokkenen geïnformeerd over de voortgang en de te bereiken of bereikte resultaten. Afsluiten escalatie Oordelen en eventueel reeds bereikte of nog te bereiken resultaten worden aan belanghebbenden teruggekoppeld en relevante documenten en correspondentie worden gearchiveerd. Zonodig of indien gewenst worden resultaten in de vorm van (formele) besluiten bekrachtigd en worden betrokkenen hierover geïnformeerd.

3.4

Beschrijvingswijze van de processen De processen worden op de volgende wijze beschreven en toegelicht: • Een korte beschrijving van het doel en de karakteristieke elementen van het hoofdproces. • Een stroomschema dat de samenhang van de (deel)processen aangeeft en de volgorde van uitvoering. • Per (deel)proces een tabel met de volgende onderdelen: o Doel; o Beschrijving (kort, tekstueel); o Input (informatie of documenten die in het proces gebruikt worden); o Output (het procesresultaat); o Frequentie (van uitvoering); o Termijnen (waarbinnen het proces redelijkerwijze voltooid dient te zijn). • Voor een aantal processen geldt dat ze weliswaar worden beschreven als volgtijdelijke activiteiten vanaf de input aan het begin tot de output aan het einde, maar dat ze in feite cyclisch verlopen, omdat het eindresultaat weer input is voor de volgende cyclus. Dit geldt in het bijzonder voor de processen van de jaarlijkse Planning & Controlcyclus. • Per (deel)proces een tabel met taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s, zie bijlage B ter toelichting). Taken worden toegewezen door in de tabel bij een organisatie, organisatieonderdeel, organieke functie of rol een verantwoordelijkheid of bevoegdheid in te vullen bij een (deel)proces. Bij lege vakjes in de tabel is er geen betrokkenheid. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden als volgt onderscheiden: o B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit, en is verantwoordelijk voor de inhoud daarvan). o V: Verantwoordelijk voor het verloop van het (deel)proces en de onderliggende activiteiten, de resultaten en te nemen besluiten. o U: Uitvoerend bezig in het (deel)proces en de onderliggende activiteiten. o R: Raadplegen (wordt verplicht geraadpleegd, vooraf of tijdens proces: input). o I: Informeren (wordt verplicht geïnformeerd over procesresultaat: output). o A: Adviseren (geeft advies, vooraf of tijdens proces: input; minder verplichtend dan Raadplegen). Hoewel niet alle subtiliteiten van de betrokkenheid hierdoor eenduidig worden bepaald, geeft het wel snel inzicht in de aard van de betrokkenheid. In werkinstructies en AO (Administratieve Organisatie) kunnen de TBV’s preciezer worden beschreven. Zie verder bijlage B.

Pagina 19 van 137


Opmerking: bij processen die voornamelijk of geheel bij één partij worden ondergebracht en waar het procesverloop door die partij wordt bepaald, wordt slechts een deel van het bovenstaande opgenomen. De samenhang met andere processen en de toewijzing van verantwoordelijkheden wordt daarbij wel aangeduid.

Pagina 20 van 137


4

Tactische processen

4.1

Proces Vernieuwen BAG Het proces Vernieuwen BAG is als volgt te omschrijven. Proces 2.2, Vernieuwen BAG Het inhoudelijk vernieuwen of aanpassen en verder ontwikkelen van de kaders voor de BAG en het op basis daarvan verder ontwikkelen van de BAG en de BAGLV. Indien daar de behoefte aan grootschalige innovatie uit voortvloeit, dient dit apart te worden aangepakt, begroot en uitgevoerd. Te meer, daar de innovatie ook op het terrein van de wet- en regelgeving en de bronhoudersen afnemerstoepassingen aanzienlijke consequenties zal hebben. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Vernieuwen BAG

2.2.1 Ontwikkelen kaders BAG

2.2.2 Opstellen ontwikkelingsstudies BAG

Einde Vernieuwen BAG

Proces 2.2.1, Ontwikkelen kaders BAG Doel: Het ontwikkelen (vernieuwen) en beheren van de kaders voor de BAG (zoals die zijn beschreven in de Catalogus BAG, Objectenhandboek, Processenhandboek, etc.). Beschrijving: Het aanpassen (vernieuwen) en up-to-date houden van alle (inhoudelijke) kaders, richtlijnen, standaarden, etc., voor de BAG aan de hand van kennis en ervaring op het terrein van de geo-informatie, wensen die door bronhouders en afnemers van de BAG worden gesteld en ontwikkelingen binnen het Stelsel van Basisregistraties, e-overheidsprogramma’s, etc. Inhoudelijke

Pagina 21 van 137


vernieuwing dient daarbij in de pas te lopen met de ontwikkelingen binnen het Stelsel en het vermogen van partijen om deze vernieuwingen te kunnen verwerken in processen en toepassingen. Input: Wensen van bronhouders, afnemers, het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) en Stelselpartijen. Bestaande versies van de Catalogus BAG, Objectenhandboek, Processenhandboek, etc. Output: Aangepaste versies van de Catalogus BAG, Objectenhandboek, Processenhandboek, etc. Frequentie: Afhankelijk van vragen of wensen van bronhouders, afnemers en Stelselpartijen. Termijnen: Afhankelijk van behoefte, urgentie of prioriteit.

2.2.1

Ontwik kelen kaders BAG

(B)

(R)

VU

A

U

(A)

(A)

U

TNT Post

Leverancier BAG-applic.

VNG

TMF

Stelselpartij

Kadaster (beheer BAGLV)

Afnemer

Bronhouder

Secretariaat BAG BAO

Agendaoverleg BAG BAO

BAG BAO

Ministerie, TopZO

Ministerie, Geo-informatie

Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s, zie de toelichting in bijlage B) toe te wijzen.

(A)

Toelichting Het BAG BAO is verantwoordelijk voor de verdere vernieuwing en ontwikkeling van de BAG en de daartoe benodigde kaders (VU), naar behoefte geadviseerd (“(A)”) door bronhouders, afnemers en stelselpartijen (mede op basis van ingebrachte wensen van die partijen). Het Kadaster, als beheerder van de BAGLV en het secretariaat zullen ideeën of voorstellen nader uitwerken (U), geadviseerd door het Agendaoverleg (A) en zonodig na het raadplegen (R) van het Ministerie van VROM (Geoinformatie). Afhankelijk van de aard en de impact van de ontwikkeling zal de Minister van VROM zaken goedkeuren (B). De Minister kan ook aanwijzingen geven om BAG-regelgeving aan te passen.

Pagina 22 van 137


Proces 2.2.2, Opstellen ontwikkelingsstudies BAG Doel: Het verder ontwikkelen van de BAG en de BAGLV op basis van ontwikkelingsstudies. In het bijzonder op het niveau van de “middelgrote” aanpassingen, dat wil zeggen: aanpassingen, die nog gefinancierd kunnen worden uit het jaarlijkse budget dat binnen de exploitatiebegroting is toegewezen. Deze budgetten worden jaarlijks bepaald door het departement op basis van de Dienstverleningsovereenkomst BAG. Indien er behoefte ontstaat aan grootschalige innovatie, dient dit apart te worden aangepakt, begroot en uitgevoerd. Te meer, daar de innovatie ook op het terrein van de bronhoudersen afnemerstoepassingen aanzienlijke consequenties zal hebben. Beschrijving: Aan de hand van breed gevoelde behoeften tot aanpassing of uitbreiding van de BAG en de BAGLV worden door het BAG BAO of het Agendaoverleg initiatieven genomen voor het (doen) opstellen van ontwikkelingsstudies. Dit kan voortvloeien uit de verdere ontwikkeling van de kaders van de BAG, zoals die in het proces Ontwikkelen kaders BAG tot stand komen. In grote lijnen verloopt het proces als volgt: • Identificatie van behoefte en doel. • Verzamelen en selecteren van relevante ideeën, initiatieven en wijzigingsvoorstellen. • Bepalen van aard, scope en consequenties. • Classificatie (betreft het kleine, middelgrote of grote aanpassingen of innovatie). • Bepalen oplossingsmogelijkheden en aanpak. • Opstellen plan. • Goedkeuring (door het BAG BAO of het Agendaoverleg). Het resultaat van de ontwikkelingsstudie (doel, afbakening en goedgekeurd plan) vormt (mede) input voor de eventuele ontwikkeling of aanpassing van de BAG bij bronhouders en afnemers en input voor het proces Release Management van de BAGLV bij het Kadaster, waar de verdere ontwikkeling en implementatie plaatsvindt, zo mogelijk in samenhang met andere voorgestelde wijzigingen die voor een nieuwe release worden ingebracht. Opmerking: binnen het Release Management vindt een impactanalyse plaats (zo mogelijk in aanvulling op analyses uit de ontwikkelingsstudie en in samenhang met andere wijzigingsvoorstellen voor de betreffende release) en aanvullende besluitvorming. Input: Wensen en plannen voor inhoudelijke, functionele of ICT-gerichte wijzigingen voor de BAG en/of de BAGLV. Catalogus BAG, Objectenhandboek, Pagina 23 van 137


Processenhandboek, Standaarden voor het berichtenverkeer. Output: Een ontwikkelingsstudie voor de BAG en de BAGLV, die (mede) gebruikt wordt voor de besluitvorming en implementatie van een nieuwe release. Frequentie: Afhankelijk van de behoefte en urgentie en zo mogelijk afgestemd op de releasekalender. Termijnen: Afhankelijk van het Release Beleid en de (actuele) releasekalender.

V

(AB)

A

U

(AI)

(AI)

(AI)

Toelichting Het BAG BAO is verantwoordelijk (V) voor initiatieven voor de ontwikkeling van de BAGLV en het (doen) uitvoeren van ontwikkelingsstudies, daarbij geadviseerd door de Secretaris BAG BAO (A) en het Agendaoverleg (A). De benodigde activiteiten worden door of via het Kadaster uitgevoerd (U). Besluiten over die ontwikkeling worden in principe genomen door het BAG BAO (valt onder de V), maar afhankelijk van de aard, impact en frequentie kunnen besluiten van meer tactische aard door het Agendaoverleg genomen worden (“(B)”). Bronhouders, afnemers, leveranciers en zonodig de TerugMeldFaciliteit van het Stelsel, kunnen adviezen geven voor de ontwikkelingsstudies en worden geïnformeerd (AI) over voorgenomen ontwikkeling van de BAGLV. Als de toewijzing van extra middelen nodig is, zal het Ministerie van VROM (Geoinformatie) zich met de besluiten bezighouden (“(B)”).

Pagina 24 van 137

TNT Post


VN G

Beheerder TMF

(AI)

Stelselpartij

(AI)

Kadas ter (beheer BAGLV)



BAG BAO

Ministerie, TopZO

Ministerie, Geo-informatie (B)

Afnemer

Opstellen ontwikkelingsstudies BAG

Bronhouder

2.2.2

Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe te wijzen.


VU A V (AB)

U A

U U

(A) (AI)

(AI)

TNT Post


VNG

Beheerder TMF

(A) (AI)

Stelselpartij

(A) (AI)




BAG BAO

Ministerie, TopZO

Ministerie, Geo-informatie (R) (B)

Afnemer

(B)

Bronhouder

2.2 Vernieuwen BAG 2.2.1 Ontwikkelen kaders BAG 2.2.2 Opstellen ontwikkelingsstudies BAG

Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

Samenvattend ziet de toewijzing van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) voor het gehele proces er als volgt uit (zie bijlage B voor een toelichting van deze begrippen).

(AI)

B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen). Een symbool tussen haakjes betekent dat het van de situatie kan afhangen of het daadwerkelijk van toepassing is. Dat geldt in het bijzonder voor de besluitvorming rond ontwikkeling van de BAGLV die, afhankelijk van de aard en de impact, op een ander niveau kan plaatsvinden.

Pagina 25 van 137


4.2

Proces Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets Het proces Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets is als volgt te omschrijven. Proces 2.3, Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets Het beheren van de kaders voor de conformiteitstoets en het toetsen van (gemeentelijke) BAG-applicaties op conformiteit vanuit de principes en uitgangspunten van de BAG, in het bijzonder gericht op het volledige berichtenverkeer tussen de BAG-applicatie en de BAGLV. De toets wordt uitgevoerd door de leverancier van de BAG-applicatie of een zelfbouwende gemeente. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets

2.3.1 Beheren kaders Conformiteitstoets

2.3.2 Uitvoeren Conformiteitstoets

Einde Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets

Proces 2.3.1, Beheren kaders Conformiteitstoets Doel: Het beheren en aanpassen van de conformiteitstoets aan de hand van (wijzigingen in) de principes en uitgangspunten van de BAG (Catalogus BAG, etc.). Beschrijving: Het aanpassen en up-to-date houden van de conformiteitstoets in de vorm van richtlijnen, standaarden en testscripts, in overeenstemming met de ontwikkeling van de BAG en de BAGLV (zoals die bijvoorbeeld kan voortvloeien uit het proces Vernieuwen BAG).

Pagina 26 van 137


Input: Catalogus BAG, Objectenhandboek, Processenhandboek, Standaarden voor het berichtenverkeer. Output: Richtlijnen en standaarden voor het uitvoeren van de conformiteitstoets en testscripts. Frequentie: Afhankelijk van aanpassingen in de BAG en (het koppelvlak met) de BAGLV. Termijnen: Oudere versies van BAG-applicaties worden maximaal twee jaar ondersteund.

2.3.1

Beheren kaders Conformiteitstoets

B

I

I

VU


Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


I

Toelichting Het Kadaster is verantwoordelijk voor het onderhouden van de conformiteitstoets en alle daarvoor noodzakelijke kaders en middelen (VU). Het BAG BAO besluit over voorstellen van het Kadaster, daarbij ondersteund door secretariaat en Agendaoverleg, die geïnformeerd worden (I) over de voorstellen. Leveranciers van BAG-applicaties worden eveneens geïnformeerd (I).

Proces 2.3.2, Uitvoeren Conformiteitstoets Doel: Het toetsen van een BAG-applicatie op de goede werking van het berichtenverkeer met de BAGLV en het voldoen aan de grondslagen voor de BAG en de vereisten van het koppelvlak met de BAGLV. Beschrijving: De conformiteitstoets wordt, na aanmelden bij het Kadaster, uitgevoerd door de leverancier van een BAG-applicatie of een zelfbouwende gemeente in de CTO (ConformiteitsToetsOmgeving) van het Kadaster. Zonodig wordt vooraf een PKI-certificaat geregeld en bij de leverancier of de zelfbouwende gemeente geïnstalleerd.

Pagina 27 van 137


Input: Richtlijnen, standaarden en testscripts (voor het uitvoeren van de conformiteitstoets) en een voor goedkeuring aangeboden BAG-applicatie, inclusief het koppelvlak. Output: Een goedgekeurde BAG-applicatie, inclusief het koppelvlak, en de publicatie van de goedkeuring door het Kadaster. Frequentie: Afhankelijk van de vernieuwing van BAG-applicaties en/of de BAG of (het koppelvlak met) de BAGLV. Termijnen: In de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) worden termijnen voor aanvragen en afwikkelen van een Conformiteitstoets gedefinieerd.

2.3.2

Uitvoeren Conformiteitstoets

I

I

I

I

U


Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VU

Toelichting Leveranciers van BAG-applicaties zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de conformiteitstoets (VU), daarbij ondersteund door het Kadaster, als beheerder van de BAGLV (U). Het Kadaster publiceert het resultaat (U), waardoor ook de andere partijen geïnformeerd worden (I).

Pagina 28 van 137


2.3 Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets 2.3.1 Beheren kaders Conformiteitstoets 2.3.2 Uitvoeren Conformiteitstoets

B I

I I

I I

I

VU U


Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


I VU

B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen).

Pagina 29 van 137


4.3

Proces Aansluiten Bronhouders Het proces Aansluiten Bronhouders is als volgt te omschrijven. Proces 2.4, Aansluiten Bronhouders Het, zonodig opnieuw, aansluiten van een bronhouder aan de BAGLV na wijzigingen in de (gemeentelijke) BAG-applicatie of het om andere redenen herstellen van een aansluiting. Een hernieuwde kwaliteitstoets (toelatingsaudit) kan onderdeel van het (her)aansluiten zijn. Opmerking 1: Hoewel dit proces geen rol meer zou dienen te spelen in de beheerfase van de BAG, kan het toch nodig zijn het weer uit te voeren, bijvoorbeeld na een gemeentelijke herindeling. Opmerking 2: Het proces maakt gebruik van de standaard klantprocessen van het Kadaster in overeenstemming met de beschrijving in de Producten- en Dienstencatalogus (PDC). De indeling en samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Aansluiten Bronhouders

2.3.2 Uitvoeren conformiteitstoets

2.4.1 Voorbereiden aansluitproces

2.4.2 Inrichten BAGregistratie

2.4.3 Uitvoeren zelfcontroles

Zelfcontroles akkoord?

Nee

Ja

2.4.4 Organiseren toelatingsaudit

Audit akkoord?

Nee

Ja

2.4.5 Aansluiten en opleveren

Einde Aansluiten Bronhouders

Aanvullende detaillering is te vinden in het “Draaiboek aansluiten bronhouders” (vooralsnog: “Draaiboek aansluiten bronhouders tijdens pilotfase”, versie 1.1, 14 februari 2008).

Pagina 30 van 137


Proces 2.4.1, Voorbereiden Aansluitproces Doel: Het voorbereiden van het Aansluitproces in technische en planmatige zin. Beschrijving: Bij het voorbereiden van het Aansluitproces worden de volgende punten geregeld en afgewikkeld: • Het zonodig (opnieuw) inrichten van een BAG-applicatie, die reeds een Conformiteitscertificaat heeft verworven. • Het zonodig regelen en bij de gemeente installeren van het PKIcertificaat. • Het opstellen van een aansluitplanning en het afstemmen van die planning met het Kadaster en zonodig met de bij de aansluiting betrokken leverancier van de BAG-applicatie. Parallel aan het voorbereiden van het aansluiten wordt de BAG-registratie opgebouwd en ingericht (deelproces 2.4.2). Bij het (her)aansluiten in de beheerfase zal er in het algemeen reeds een registratie bestaan of vanuit bestaande registraties geconverteerd kunnen worden. Input: Het “Draaiboek aansluiten bronhouders”. De allereerste keer dat de gemeente met dit proces begint worden alle bij “Beschrijving” genoemde zaken opgebouwd. Output: Een gemeentelijke BAG-applicatie (met Conformiteitscertificaat), een bij de gemeente geïnstalleerd PKI-certificaat en een (afgestemd en goedgekeurd) aansluitplan en -planning. Frequentie: Afhankelijk van de redenen om tot (her)aansluiting over te gaan. Termijnen: Termijnen zijn getoetst in de pilotfase en worden vanuit die ervaringen in de PDC opgenomen.

Pagina 31 van 137


2.4.1

Voorbereiden aansluitproces

VU


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U

(U)

Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het voorbereiden van het aansluiten en voert de activiteiten uit (VU), zonodig bijgestaan door de leverancier van de BAG-applicatie (“(U)”). Met het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, wordt de planning opgesteld en afgestemd (U).

Proces 2.4.2, Inrichten BAG-registratie Doel: Het vanuit bronducumenten en andere bronnen opbouwen of completeren van een gemeentelijke BAG-registratie. Beschrijving: Bij het inrichten van de BAG-registratie worden allereerst de volgende punten afgewikkeld: • Het verzamelen van (reeds aanwezige) brondocumenten. • Het verzamelen van BAG-gegevens uit andere bronnen. • Het aanvullen van hiaten door het opstellen en bekrachtigen van aanvullende brondocumenten. En vervolgens het opbouwen van de gemeentelijke BAG aan de hand van de verzamelde of opgestelde brondocumenten. Tijdens het opbouwen is het al aan te bevelen de technische en inhoudelijke kwaliteit te controleren, bijvoorbeeld door het uitvoeren van de beschikbare zelfcontroles. Input: Brondocumenten en gegevens(verzamelingen) van (potentiële) BAG-objecten of aan BAG-objecten gerelateerde gegevens. Output: Een gemeentelijke BAG-registratie die zo mogelijk al enkele malen getest is op technische en inhoudelijke kwaliteit (via zelfcontroles in de ConformiteitsToetsOmgeving). Frequentie: Afhankelijk van de redenen om tot (her)aansluiting over te gaan.

Pagina 32 van 137


Termijnen: Termijnen zijn getoetst in de pilotfase en vanuit die ervaringen vastgesteld.

2.4.2

Inrichten BAG-registratie


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VU

(U)

Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het inrichten an de BAG-registratie en voert de activiteiten uit (VU), zonodig bijgestaan door de leverancier van de BAG-applicatie (“(U)”).

Proces 2.4.3, Uitvoeren zelfcontroles Doel: Het controleren van de goede werking van het gegevenstransport tussen gemeentelijke BAG-applicatie en BAGLV en de inhoudelijke correctheid van de gegevens in de BAG-registratie. Beschrijving: De goede werking en inhoudelijke corectheid worden in de volgende stappen getest: • Het aanbieden van het gemeentelijke PKI-certificaat aan het Kadaster. • Het realiseren van de Aansluittoets (door het aanbieden van een standaard testset in de ConformiteitsToetsOmgeving). • Het uitvoeren van de zelfcontrole techniek. • Het uitvoeren van de zelfcontrole kwaliteit. Input: De testset voor de Aansluittoets en de inmiddels opgebouwde of aangevulde gemeentelijke BAG-registratie. Output: Positieve resultaten van de Aansluittoets en de twee zelfcontroles en een besluit of op deze basis de Toelatingsaudit kan worden gepland en uitgevoerd. Frequentie: Afhankelijk van de redenen om tot (her)aansluiting over te gaan. Bij negatieve resultaten van de tests dienen delen van het proces opnieuw te worden Pagina 33 van 137


uitgevoerd. Termijnen: Termijnen worden getoetst in de pilotfase en vanuit die ervaringen vastgesteld.

2.4.3

Uitvoeren zelfcontroles

VU


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U

Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de zelfcontroles en voert de activiteiten uit (VU). Het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, ondersteunt het uitvoeren van de Aansluittoets en stelt de ConformiteitsToetsOmgeving ter beschikking voor de zelfcontroles (U).

Proces 2.4.4, Organiseren toelatingsaudits Doel: Het organiseren van de toelatingsaudit, zodat toestemming kan worden verleend om de gemeente definitief aan te sluiten. Beschrijving: Het organiseren van de toelatingsaudit gebeurt in drie stappen: • Het voorbereiden van de toelatingsaudit door te controleren of alles gereed is om de toelatingsaudit uit te voeren en deze in te plannen. • Het uitvoeren van de toelatingsaudit door de auditor te voorzien van de benodigde documenten en informatie en de audit door de auditor te laten uitvoeren. • Het goedkeuren van de toelatingsaudit aan de hand van de auditrapportage. Input: Het besluit over succesvolle zelfcontroles, het auditprotocol voor de toelatingsaudit, (een selectie van) brondocumenten voor de BAG-objecten en informatie over het tot stand komen van de BAG-registratie.

Pagina 34 van 137


Output: Een auditrapportage met een daarin vervat kwaliteitsoordeel en een besluit of de gemeente definitief kan worden aangesloten. Frequentie: Afhankelijk van de redenen om tot (her)aansluiting over te gaan. Termijnen: Termijnen worden getoetst in de pilotfase en vanuit die ervaringen vastgesteld.

2.4.4

Organiseren toelatingsaudit

V

I

U

U

U


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U

Toelichting Het BAG BAO is verantwoordelijk (V) voor het organiseren van de toelatingsaudit (in de beheerfase), daarbij ondersteund door het secretariaat (U). Het Agendaoverleg wordt er over geïnformeerd (I). De feitelijke audit wordt uitgevoerd door de bronhouder en de auditor(s), via de auditinstelling (U). Het BAG BAO besluit (in formele zin) over het toelaten, op basis van het auditadvies (V impliceert ook B).

Proces 2.4.5, Aansluiten en opleveren Doel: Het definitief aansluiten van de gemeente in de productieomgeving van de BAGLV, zodat de gemeente berichten kan sturen om de registratie in de BAGLV actueel te houden. Beschrijving: Het definitief aansluiten van de gemeente gebeurt in de volgende stappen: • Het uitvoeren van een laatste zelfcontrole techniek (de “aansluitcontrole techniek”) om te controleren of alle laatste wijzigingen correct zijn ingevoerd. • Het opbouwen van de definitieve beginstand in de productieomgeving van de BAGLV en controleren dat deze in overeenstemming is met de registratie bij de gemeente. • Het formaliseren van de oplevering door het (via het PKI-certificaat) verlenen van toegang voor de gemeente tot de productieomgeving en het publiceren van het (her)aansluiten.

Pagina 35 van 137


Input: Het toelatingsbesluit op basis van de toelatingsaudit en een actueel bijgewerkte BAG-registratie van de gemeente. Output: Een kopie van (de authentieke gegevens van) de gemeentelijke BAG-registratie in de productieomgeving van de BAGLV, gereed om verdere mutaties te ontvangen. Een publicatie van het (her)aansluiten van de gemeente. Frequentie: Afhankelijk van de redenen om tot (her)aansluiting over te gaan. Termijnen: Termijnen zijn getoetst in de pilotfase en worden vanuit die ervaringen in de PDC opgenomen.

2.4.5

Aansluiten en opleveren

I

I

I

VU

I

U


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(U)

Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het definitieve aansluiten en opleveren en voert de activiteiten uit (VU), zonodig bijgestaan door de leverancier van de BAG-applicatie (“(U)”). Het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, ondersteunt het aansluiten, activeert de gemeente in de productieomgeving en publiceert het resultaat (U), waardoor ook de andere partijen geïnformeerd worden (I).

Pagina 36 van 137


2.4 Aansluiten Bronhouders 2.4.1 Voorbereiden aansluitproces 2.4.2 Inrichten BAG-registratie 2.4.3 Uitvoeren zelfcontroles 2.4.4 Organiseren toelatingsaudit 2.4.5 Aansluiten en opleveren

V I

I I

U I

VU VU VU U VU

U


Auditor(s)

Auditins telling


Afnemer

Bronhouder


Agendaov erleg BAG BAO

BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(U) (U)

U U I

U

U (U)


Pagina 37 van 137


4.4

Proces Gemeentelijke herindeling Het proces Gemeentelijke herindeling is als volgt te omschrijven. Proces 2.5, Gemeentelijke herindeling Het uitvoeren van alle benodigde aanpassingen, conversies en veranderingen, die het gevolg zijn van een gemeentelijke herindeling en resulteren in het creëren van lokale BAG-voorzieningen voor de nieuwe gemeente(n) en het conform op orde brengen van de BAGLV. Afhankelijk van de aard van de gemeentelijke herindeling zijn er verschillende scenario’s mogelijk en vele varianten binnen die scenario’s. Het betekent dat noch het proces, noch de wel of niet uit te voeren activiteiten hetzelfde zijn. Vandaar dat per herindeling een toegespitste, projectmatige, aanpak nodig is. Denk daarbij aan de volgende aspecten: • het creëren van een nieuwe gemeente of opheffen van oude gemeenten. • het samenvoegen tot bestaande of nieuwe gemeenten. • het creëren of opheffen van woonplaatsen, eventueel met andere namen te benoemen. • het overhevelen van complete woonplaatsen of delen ervan tussen gemeenten en het overbrengen van de bijbehorende gegevens. • het samenvoegen, opsplitsen of herbenoemen van openbare ruimten en het zonodig aanpassen van nummeraanduidingen. • het werken met dezelfde of verschillende leveranciers van BAG-applicaties. • het, in het verlengde van het vorige, converteren van gegevens tussen applicaties van verschillende leveranciers. • het koppelen met (in veel situaties) andere gemeentelijke applicaties. • het onderbrengen in dezelfde, andere of nieuwe ICT-technische infrastructuur. Elke variant is dus mogelijk en in een concrete situatie zal bepaald moeten worden welke er al dan niet van toepassing zijn. En mogelijk in combinatie met het aanpassen van andere basisregistraties (GBA, WOZ, etc.) en afhankelijke gemeentelijke applicaties. Dit kan het totale, overkoepelende, proces van herindeling laten variëren van relatief simpel tot uitermate complex. Aanvullende detaillering is te vinden in het “Stappenplan gemeentelijke herindelingen en de BAG”.

Pagina 38 van 137


In grote lijnen kan het proces Gemeentelijke herindeling met de volgende (deel)processen worden uitgebeeld. Start Gem. herindeling

2.5.1 Inrichten project herindeling

2.5.2 Bepalen scope en opdrachten

2.5.3 Migratie en consolidatie BAG

2.5.4 Test en volledigheidscontrole BAG

2.5.5 Nieuwe BAG in productie nemen

Einde Gem. herindeling

Het proces Gemeentelijke herindeling

Pagina 39 van 137


Proces 2.5.1, Inrichten project herindeling Doel: Het inrichten van het project voor de bij de herindeling betrokken gemeenten en partijen. Beschrijving: De projectorganisatie en de projectaanpak kan sterk afhangen van de aard en de complexiteit van de gemeentelijke herindeling, de betrokken gemeenten en de wijze waarop deze gemeenten hun BAG hebben ingericht. In ieder geval worden de volgende activiteiten of stappen uitgevoerd: • Opzetten projectorganisatie. • Opstellen projectplan. Input: Het (voorgenomen) besluit voor de gemeentelijke herindeling en de inrichting van de BAG, de organisatievorm en de procesgang bij de betrokken gemeenten. Output: Een projectorganisatie en een projectplan voor (elk van) de nieuw te vormen gemeente(n). Indien er meerdere plannen resulteren, dient de samenhang tussen deze plannen gegarandeerd te worden. Frequentie: Afhankelijk van de aanleiding om tot gemeentelijke herindeling over te gaan. Termijnen: Afhankelijk van aard en complexiteit van de gemeentelijke herindeling, maar in ieder geval leidend tot een voltooid project voor de wettelijk vastgestelde datum van herindeling (in het algemeen 1 januari van het aangegeven jaar).

2.5.1

Inrichten project herindeling

Pagina 40 van 137

VU

IA


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


IA


Toelichting De bronhouder(s) (gemeente(n)) is/zijn verantwoordelijk voor de planvorming van de gemeentelijke herindeling en voert/voeren de activiteiten uit (VU). De leverancier(s) van de BAG-applicatie(s) worden op de hoogte gebracht en om advies gevraagd (IA). Met het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, wordt de planning afgestemd en er wordt eveneens advies gevraagd (IA).

Proces 2.5.2, Bepalen scope en opdrachten Doel: Het verder preciseren van de scope en het eindproduct van het project en het op die basis verstrekken van opdrachten aan leveranciers van (BAG-) applicaties en zonodig infrastructuur voor de nieuwe gemeente(n). Beschrijving: Afhankelijk van de aard van de herindeling (een pure samenvoeging, het wijzigen van woonplaatsen, het verdelen of samenvoegen van woonplaatsen en combinaties daarvan) wordt de scope van het project verder uitgewerkt. Zonodig moeten beslissingen worden genomen omtrent het toekomstig gebruik van aanvullende (niet-authentieke) gegevens en de gevolgen voor andere, gekoppelde, systemen binnen de gemeentelijke informatievoorziening. Op basis van de concrete uitwerking van de plannen worden opdrachten verstrekt aan de leveranciers van de betrokken (BAG-) applicaties en, indien van toepassing, voor de levering van nieuwe of uitgebreide technische infrastructuur voor de nieuw te vormen gemeente(n). De aangescherpte plannen worden met partijen afgestemd. Daarbij • • • •

worden de volgende activiteiten of stappen uitgevoerd: Bepalen eindproduct. Koppelingen met andere systemen. Opdrachtverstrekking aan leveranciers. Afstemmen projectplanning.

Input: De projectorganisatie en het projectplan, zoals in deelproces 2.5.1 ingericht of opgesteld. Output: Een concretisering van de scope en de tot stand te brengen eindproducten van het project, alsmede verleende opdrachten aan de leveranciers van de (nieuwe) gemeente(n) en een aangescherpte en afgestemde planning. Frequentie: Eenmalig (of naar behoefte) binnen het gedefinieerde project.

Pagina 41 van 137


Termijnen: Conform het projectplan en de benoemde mijlpalen van de gemeentelijke herindeling.

2.5.2

Bepalen scope en opdrachten

VU

IA


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(U)

Toelichting De bronhouder(s) (gemeente(n)) is/zijn verantwoordelijk voor de werkzaamheden en voert/voeren de activiteiten uit (VU), zonodig bijgestaan door de leverancier van de BAG-applicatie(s) (“(U)”). Met het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, wordt naar behoefte de planning afgestemd en er wordt verder advies gevraagd (IA).

Proces 2.5.3, Migratie en consolidatie BAG Doel: Het migreren van de BAG-bestanden (in een gemeentelijke testomgeving), zodat ze geschikt zijn voor gebruik binnen de BAG-applicatie en de infrastructuur van de nieuw te vormen gemeente. Het samenvoegen van bestanden en het toevoegen van mutaties om per nieuwe gemeente een nieuwe BAG te vormen met, zonodig, herstel van de koppelingen met andere binnengemeentelijke systemen. Brondocumenten worden naar behoefte toegevoegd en bestaande brondocumenten dienen ter beschikking te komen van de nieuwe gemeente(n). Beschrijving: De werkwijze en de complexiteit kan sterk afhangen van de aard van de gemeentelijke herindeling, de betrokken gemeenten en de wijze waarop deze gemeenten hun BAG hebben ingericht. Indien er nieuwe gemeenten en woonplaatsen gecreëerd worden, moeten nieuwe gemeentecodes verkregen worden via het Agentschap BPR (dat de GBA beheert) en woonplaatscodes via het Kadaster (als beheerder van de BAGLV). Inhoudelijke wijzigingen van BAG-gegevens dienen onderbouwd te worden met brondocumenten, die tijdig binnen de gemeente(n) moeten worden goedgekeurd. Bestaande brondocumenten dienen ter beschikking te komen van de nieuwe gemeente(n). Het wordt aanbevolen vooraf, per gemeente, de volledigheid en de consistentie van de lokale BAG met de BAGLV te controleren en zonodig verschillen Pagina 42 van 137


op te lossen of te synchroniseren. Dit gebeurt in de oorspronkelijke gemeentelijke infrastructuur. Indien er (deels) van andere BAG-applicaties gebruik gemaakt wordt of gaat worden, moeten de BAG-gegevens per gemeente geconverteerd en gemigreerd worden naar de nieuwe situatie. Vervolgens worden bestanden samengevoegd (geconsolideerd) en worden naar behoefte (toekomstige) mutaties uitgezet voor het zonodig omzetten van woonplaatsen en het overhevelen van BAG-objecten tussen delen van nieuw of anders te vormen woonplaatsen. Het wijzigen van BAG-objecten, bijvoorbeeld om dubbele namen of nummeringen te voorkomen, kan eveneens via (toekomstige) mutaties tot stand gebracht worden. In deze fase dienen ook de binnengemeentelijke koppelingen gerealiseerd of hersteld te worden, in het bijzonder de koppeling met de lokale GBA. De volgende activiteiten of stappen worden uitgevoerd: • Opstellen en goedkeuren nieuwe brondocumenten. • Herordenen en zonodig herverdelen bestaande brondocumenten. • Verkrijgen van nieuwe gemeentecode(s). • Verkrijgen van nieuwe woonplaatscodes. • Volledigheidscontrole(s) en consistentie t.o.v. de BAGLV (vanuit de bestaande gemeenten). • Migratie van BAG-bestanden. • Consolidatie van BAG-bestanden. • Realiseren of herstellen koppelingen met andere systemen. Input: De plannen en productbeschrijvingen van de bij de herindeling betrokken gemeenten en kopieën of exportbestanden van de oorspronkelijke BAGapplicaties per gemeente. Output: Een nieuwe BAG per nieuw te vormen gemeente in een testomgeving voor alle bij de herindeling betrokken (nieuwe) gemeente(n), inclusief geteste koppelingen met de binnengemeentelijke systemen. Frequentie: Eenmalig binnen het gedefinieerde project. Termijnen: Conform het projectplan en de benoemde mijlpalen van de gemeentelijke herindeling.

Pagina 43 van 137


2.5.3

Migratie en consolidatie BAG


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VU

U

Toelichting De bronhouder(s) (gemeente(n)) is/zijn verantwoordelijk voor de werkzaamheden en voert/voeren de activiteiten uit (VU), bijgestaan door de leverancier(s) van de BAG-applicatie(s) met migratie- en/of conversiehulpmiddelen (U).

Proces 2.5.4, Test en volledigheidscontrole BAG Doel: Het testen van de BAG voor de nieuw te vormen gemeente(n), zowel ten opzichte van de oorspronkelijke gemeentelijke BAG, als het testen van de volledigheid ten opzichte van de BAGLV. De daarmee gevormde (lokale) BAG is ook de basis voor de conversietesten van de eveneens te vormen GBA voor de nieuwe gemeente(n). Beschrijving: Allereerst worden tests uitgevoerd op gemeentelijk niveau om de oude met de nieuwe situatie te vergelijken en consistentie en volledigheid met de oorspronkelijke gemeentedelen te controleren. Evenals het testen van de koppelingen met de andere (binnengemeentelijke) systemen. Als er bij de herindeling nieuwe gemeenten ontstaan, zullen deze een nieuw PKI-certificaat nodig hebben om toegang tot de juiste gegevens te verkrijgen. In de BAGLV wordt vervolgens met toekomstige mutaties een representatie van de nieuwe gemeente(n) opgebouwd die overeenkomt met de uiteindelijk te bereiken situatie na de gemeentelijke herindeling. In het bijzonder het opvoeren van de nieuwe gemeente(n) in de gemeentetabel en het opvoeren van nieuwe woonplaatsen. Aan de hand van het geconsolideerde bestand van de (nieuwe) gemeente(n) wordt een volledigheidscontrole uitgevoerd door het bestand te vergelijken met de in de BAGLV opgebouwde representatie van de nieuwe gemeente. Eventuele fouten en verschillen worden hersteld. De volgende activiteiten of stappen worden derhalve uitgevoerd: • Testen op volledigheid en consistentie van nieuwe tegen oude gemeentelijk BAG(gen). • Testen van de koppelingen met andere systemen. Pagina 44 van 137


• • •

Aanvragen, aanbieden en installeren nieuw(e) PKI-certificaat(en). Opbouwen representatie nieuwe gemeente in BAGLV (aan de hand van toekomstige mutaties). Uitvoeren van de volledigheidscontrole tegen de BAGLV.

Input: De plannen en productbeschrijvingen van de bij de herindeling betrokken gemeenten. De geconsolideerde BAG van de nieuwe gemeente(n). Output: Een nieuwe en geteste BAG per nieuw te vormen gemeente in een testomgeving voor alle bij de herindeling betrokken (nieuwe) gemeente(n). Een representatie van de nieuwe situatie in de BAGLV met behulp van toekomstige mutaties. Frequentie: Eenmalig binnen het gedefinieerde project. Termijnen: Conform het projectplan en de benoemde mijlpalen van de gemeentelijke herindeling.

2.5.4

Test en volledigheidscontrole BAG

VU

U


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U

Toelichting De bronhouder(s) (gemeente(n)) is/zijn verantwoordelijk voor de werkzaamheden en voert/voeren de activiteiten uit (VU), bijgestaan door het Kadaster, voor controles ten opzichte van de BAGLV (U) en waar nodig de leverancier(s) van de BAGapplicatie(s) (U).

Proces 2.5.5, Nieuwe BAG in productie nemen Doel: Het in productie nemen van de nieuwe BAG-systemen door het vlak voor de invoeringsdatum van de gemeentelijke herindeling bijwerken en controleren van de BAGLV overeenkomstig de aanpassingen van de lokale BAG-inhoud voor de nieuwe gemeente(n) en het zonodig doorvoeren van de laatste mutaties (tussen testdatum en productie per datum van herindeling).

Pagina 45 van 137


Beschrijving: Vlak voor de invoeringsdatum van de gemeentelijke herindeling wordt gecontroleerd of zowel lokaal als in de BAGLV de nieuwe situatie correct is ingericht. Zonodig worden de laatste mutaties doorgevoerd. Als alle controles correct verlopen kan de nieuwe gemeente met de nieuwe BAG deelnemen aan het berichtenverkeer met de BAGLV. Dit zal in het algemeen gebeuren in de periode van “radiostilte” (veelal de periode tussen 25 december en 2 januari) die samen met de GBA wordt gebruikt om van de oude situatie definitief over te schakelen naar de nieuwe situatie na de gemeentelijke herindeling. De volgende activiteiten of stappen worden derhalve uitgevoerd: • Herhalen van de volledigheidscontrole. • In productie nemen van de (nieuwe) lokale BAG-systemen. • Actualiseren van de laatste mutaties. • Productie hervatten met de geactualiseerde BAGLV. Input: Een nieuwe en geteste BAG per nieuw te vormen gemeente in een productieomgeving voor alle bij de herindeling betrokken (nieuwe) gemeente(n). Output: Een aangesloten BAG van de nieuwe gemeente(n). Frequentie: Eenmalig binnen het gedefinieerde project. Termijnen: Conform het projectplan en de benoemde mijlpalen van de gemeentelijke herindeling, maar in ieder geval passend bij de voltooiing van het project voor de wettelijk vastgestelde datum van herindeling (in het algemeen 1 januari van het aangegeven jaar).

2.5.5

Nieuwe BAG in productie nemen

I

I

I

VU

I

U


Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(U)

Toelichting De bronhouder(s) (gemeente(n)) is/zijn verantwoordelijk voor de werkzaamheden en voert/voeren de activiteiten uit (VU), zonodig bijgestaan door de leverancier van de BAG-applicatie(s) (“(U)”). Het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, onderPagina 46 van 137


steunt (U) de verschillende controles, eerst in de testomgeving van de BAGLV (de CTO) en later de overgang naar de productieomgeving van de BAGLV. De afnemers, het BAG BAO en het Agendaoverleg worden, via de Secretaris van het BAG BAO, op de hoogte gesteld van de geslaagde herindeling (I).

2.5 Gemeentelijke herindeling 2.5.1 Inrichten project herindeling 2.5.2 Bepalen scope en opdrachten 2.5.3 Migratie en consolidatie BAG 2.5.4 Test en volledigheidscontrole BAG 2.5.5 Nieuwe BAG in productie nemen

I

I

I

VU VU VU VU VU

IA IA

I

U U


Auditor(s)

Auditins telling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


IA (U) U U (U)


Pagina 47 van 137


4.5

Proces Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders Het proces Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders is als volgt te omschrijven. Proces 2.6, Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders Het proces omvat alle taken en activiteiten die voortvloeien uit de wettelijke taak van de Minister van VROM om door middel van beheeraudits toezicht te houden op bronhouders in verband met de kwaliteit van de BAG. De activiteiten hebben zowel betrekking op het (laten) accrediteren van de auditinstellingen, die de beheeraudits uitvoeren, als het organiseren van, (doen) uitvoeren van en rapporteren over de beheeraudits. Op basis van de auditresultaten kan de Minister corrigerend optreden.

4.5.1

Uitgangspunten voor het proces “Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders” 1. De Minister van VROM is verantwoordelijk voor het toezicht en het departement ziet toe op de correcte uitvoering van de kwaliteitsaudits (beheeraudits) voor bronhouders/gemeenten. De rapportages van de audits worden op het departement verzameld en gepubliceerd. Indien na een negatief auditresultaat ook de heraudit negatief uitvalt, wordt bepaald welke vervolgstappen mogelijk en nodig zijn. 2. De Minister van VROM ziet toe op de accreditatie van de auditinstellingen (op basis van een accreditatie door de Raad voor Accreditatie: RvA) en het departement publiceert een lijst van geaccrediteerde instellingen, waaruit gemeenten kunnen kiezen voor het uitvoeren van de beheeraudits. 3. Gemeenten initiëren de beheeraudit, conform het vastgestelde schema voor de driejaarlijkse cyclus en laten de auditor een statusoverzicht gemeente uit de Landelijke Voorziening BAG (de monitorrapportage1), alsmede een steekproef voor concreet te onderzoeken brondocumenten opvragen bij het Kadaster. Na opstellen van de auditrapportage en afstemmen tussen auditor en gemeente verstuurt de gemeente de auditrapportage naar het Ministerie van VROM. 4. Met betrekking tot het toezicht geldt voor het Kadaster (als beheerder van de BAGLV): • Het Kadaster zal geen toezichtstaken uitvoeren die op gemeenten betrekking hebben (partijen controleren elkaar in die zin niet). De kwaliteitsaudits (beheeraudits) worden, waar nodig, wel met informatie ondersteund. • De planning van de driejaarlijkse beheeraudits wordt door of in opdracht van het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO) opgesteld, eventueel met inzet of ondersteuning van het door het Kadaster gevoerde secretariaat van het BAG BAO.

1

De (generieke) inhoud van een statusoverzicht gemeente uit de Landelijke Voorziening BAG (de monitorrapportage) wordt door het BAG BAO bepaald, na afstemming met gemeenten en het Kadaster. De monitorrapportage heeft (minimaal) betrekking op de aard en omvang van het berichtenverkeer tussen gemeentelijke BAG en BAGLV, het aantal geconstateerde fouten, type en aantal objecten, de status van objecten, in het bijzonder de status “in onderzoek” en het aantal geregistreerde terugmeldingen. Pagina 48 van 137


4.5.2

Samenhang van het proces “Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders” Het proces “Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders” bestaat in feite uit vier relatief onafhankelijke (proces)onderdelen: • Het (laten) accrediteren van de bedrijven die de beheeraudits (kwaliteitsaudits in de beheerfase van de BAG) zullen uitvoeren. • Het feitelijk organiseren en uitvoeren van de (driejaarlijkse) beheeraudits, zonodig gevolgd door sturend of corrigerend optreden van de Minister van VROM. • Het zonodig in gang zetten van activiteiten in het kader van taakverwaarlozing, indien blijkt dat een gemeente niet voldoet aan zijn wettelijke verplichtingen vanuit de BAG, hetgeen bijvoorbeeld blijkt uit het herhaaldelijk onvoldoende scoren in de beheeraudits. • Het evalueren en bijstellen van de kwaliteitscriteria voor een volgende cyclus van beheeraudits. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Toezicht en kwaliteit

2.6.1 Accrediteren controlerende bedrijven

2.6.2 Organiseren beheeraudits

2.6.3 Uitvoeren en rapporteren beheeraudit

2.6.5 Evalueren en bijstellen audits

Herhaald negatief resultaat?

Ja

2.6.4 Activiteiten bij taakverwaarlozing

Nee

Einde Toezicht en kwaliteit

Het proces Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders

Pagina 49 van 137


4.5.3

Deelproces 2.6.1, Accrediteren controlerende bedrijven

Proces 2.6.1, Accrediteren controlerende bedrijven Doel: Het (laten) accrediteren van auditinstellingen voor het uitvoeren van de beheeraudits. Beschrijving: Door publicatie van een circulaire door het Ministerie van VROM worden potentiële kandidaten voor de rol van auditinstelling voor de BAG uitgenodigd deel te nemen aan het accreditatieproces. Accreditatie van een auditinstelling vindt plaats door de Raad voor Accreditatie (RvA) op basis van de norm NEN-EN-ISO/IEC 17020, het Auditprotocol voor de beheeraudit en een aan de BAG ontleend competentieprofiel. Zonodig kan een instelling een voorlopige accreditatie krijgen op basis van een beperkte toetsing door de RvA, mits daarna de weg voor accreditatie wordt gevolgd. Auditors dienen geschoold te zijn op BAG-specifieke punten en de benodigde competenties worden door de RvA getoetst. Opmerking: de accreditatie van de RvA wordt voor een eindige termijn, in het algemeen vier jaar, gegeven. Daarna vindt opnieuw accreditatie plaats, waarvan het resultaat negatief kan zijn, zodat de accreditatie wordt ingetrokken. Omdat de RvA ook tussentijds blijft controleren of het auditproces correct verloopt, kan er in uitzonderlijke gevallen reden zijn de accreditatie te toetsen en eventueel in te trekken. Hoe dit precies verloopt zal afhankelijk zijn van de situatie. Reden om het niet in een voorgeschreven proces te definiëren. Input: De kwaliteitsnorm NEN-EN-ISO/IEC 17020, het Auditprotocol voor de beheeraudit en een aan de BAG ontleend competentieprofiel voor auditors. Output: Een lijst van auditinstellingen, die door de Raad voor Accreditatie geaccrediteerd zijn, en publicatie van deze lijst en een lijst van auditors door VROM. Frequentie: Afhankelijk van het aanbod van auditinstellingen. De accreditaties dienen na vier jaar te worden vernieuwd. Termijnen: Een instelling kan zonodig een voorlopige accreditatie krijgen (op basis van een beperkte toetsing door de RvA), mits het accreditatieproces in gang wordt gezet.

Pagina 50 van 137


2.6.1

Accrediteren controlerende bedrijven

U

I

I

I

I

VU

U

Auditor(s)

Auditinstelling

Raad voor Accreditatie


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


(Deel-) Proces

Minister van VROM

Organisatie / Rol


U

Toelichting Het Ministerie van VROM stelt een circulaire op om auditinstellingen uit te nodigen deel te nemen aan de accreditatie en publiceert het accreditatieresultaat (U). De Raad voor Accreditatie verzorgt de accreditatie (VU) van de auditinstellingen (U) en de toetsing van de, geschoolde, auditors (U). De bronhouders, het secretariaat BAG BAO, het Agendaoverleg BAG BAO en het BAG BAO worden geïnformeerd (I) over de geaccrediteerde auditinstellingen en auditors.

Detaillering deelproces 2.6.1, Accrediteren controlerende bedrijven 2.6.1 Accrediteren controlerende bedrijven 2.6.1.1 Publiceren circulaire auditinstellingen Door publicatie van een circulaire over het auditproces en de eisen voor een auditinstelling worden auditinstellingen uitgenodigd deel te nemen aan het accreditatieproces. 2.6.1.2 (Laten) Accrediteren auditinstellingen De Raad voor Accreditatie (RvA) voert de accreditatie van aangemelde instellingen uit. De instellingen die de initiële korte toetsing of de volledige accreditatie succesvol hebben doorlopen worden als (voorlopig) geaccrediteerde auditinstelling gekenmerkt. 2.6.1.3 Publiceren geaccrediteerde instellingen Een lijst van auditinstellingen, die het (voorlopige) accreditatieproces succesvol hebben doorlopen en waarvan een aantal medewerkers als BAG-auditor is aangewezen, wordt gepubliceerd door VROM, inclusief een lijst van met name genoemde auditors van die instelling. Met regelmaat worden de lijsten bijgewerkt.

Pagina 51 van 137


Start 2.6.1 Accrediteren contr. bedrijven

2.6.1.1 Publiceren circulaire auditinstellingen

2.6.1.2 (Laten) Accrediteren auditinstellingen

2.6.1.3 Publiceren geaccrediteerde instellingen

Einde 2.6.1 Accrediteren contr. bedrijven

Het deelproces Accrediteren controlerende bedrijven

2.6.1 Accrediteren controlerende bedrijven 2.6.1.1 Publiceren circulaire auditinstellingen 2.6.1.2 (Laten) Accrediteren auditinstellingen 2.6.1.3 Publiceren geaccrediteerde instellingen

Pagina 52 van 137

VU IU VU

R

A

R

I

I

I

I

R VU I

U U I

Auditor(s)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

TBV’s deelproces 2.6.1, Accrediteren controlerende bedrijven

U


Deelproces 2.6.2, Organiseren beheeraudits

Proces 2.6.2, Organiseren beheeraudits Doel: Het opstellen en publiceren van een schema voor de driejaarlijkse cyclus van de beheeraudits voor alle Bronhouders, zoals de wet dit definieert. Beschrijving: De beheeraudits worden in een driejaarlijkse cyclus van twaalf kwartalen uitgevoerd, waarbij de indeling van gemeenten per jaar en kwartaal, na inspraak van de gemeenten, wordt vastgesteld door het BAG Bronhoudersen Afnemersoverleg. Het vastgestelde auditschema wordt gepubliceerd door het Ministerie van VROM. Input: Het (zonodig geactualiseerde) schema van de vorige auditcyclus en/of het schema van aansluiten of heraansluiten van gemeenten aan de BAGLV. Output: Een vastgesteld en gepubliceerd schema voor de auditcyclus van de beheeraudits. Frequentie: Eens per drie jaar. Termijnen: Het auditschema dient uiterlijk drie maanden voor de (nieuwe) auditcyclus gereed en gepubliceerd te zijn.

2.6.2

Organiseren beheeraudits

U

VU

AI

U

Auditor(s)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


(Deel-) Proces

Minister van VROM


Organisatie / Rol

4.5.4

RI

Toelichting Het BAG BAO neemt het initiatief voor het opstellen van het auditschema en is verantwoordelijk voor de gang van zaken (VU), daarbij geadviseerd door het Agendaoverleg (A) en ondersteund door het secretariaat BAG BAO (U) en de afdeling Geoinformatie (U) voor informatie over de vroegere audits. Bronhouders worden geraadpleegd en na afstemming worden zij over het resultaat geïnformeerd (RI). Het Pagina 53 van 137


BAG BAO keurt het auditschema goed en het wordt door het Ministerie van VROM (Geo-informatie) gepubliceerd (zie de opmerkingen bij het meer gedetailleerde deelproces). Detaillering deelproces 2.6.2, Organiseren beheeraudits 2.6.2 Organiseren beheeraudits 2.6.2.1 Opstellen voorstel auditcyclus De driejaarlijkse auditcyclus wordt, op initiatief van het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg, opgesteld of vanuit een lopende cyclus (denk aan de cyclus van aansluiten van gemeenten) bijgesteld. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de inbreng van de VNG, het Kadaster, gemeenten en de informatie uit vroegere audits via de afdeling Geo-informatie. 2.6.2.2 Afstemmen auditcylus De auditcyclus wordt met alle gemeenten afgestemd en zonodig bijgesteld. 2.6.2.3 Vaststellen auditcyclus De auditcyclus wordt door het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg vastgesteld. 2.6.2.4 Publiceren auditcyclus De auditcyclus wordt door het Ministerie van VROM gepubliceerd. Start 2.6.2 Organiseren beheeraudits

2.6.2.1 Opstellen voorstel auditcyclus

2.6.2.2 Afstemmen auditcyclus

2.6.2.3 Vaststellen auditcyclus

2.6.2.4 Publiceren auditcyclus

Einde 2.6.2 Organiseren beheeraudits

Het deelproces Organiseren beheeraudits Pagina 54 van 137


2.6.2 Organiseren beheeraudits 2.6.2.1 Opstellen voorstel auditcyclus 2.6.2.2 Afstemmen auditcylus 2.6.2.3 Vaststellen auditcyclus 2.6.2.4 Publiceren auditcyclus

U U U VU

VU VU VU I

A A A I

U U U I

Auditor(s)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

TBV’s deelproces 2.6.2, Organiseren beheeraudits

R R I

Opmerkingen: • Het opstellen en afstemmen van de auditcyclus (de deelprocessen 2.6.2.1 en 2.6.2.2) gebeurt op initiatief van het BAG BAO, waarbij het feitelijke werk door of via het secretariaat en de afdeling Geo-informatie zal worden uitgevoerd. Voor het verder opstellen valt te denken aan de inbreng van de VNG, het Kadaster en enkele (een vijftal) gemeenten. Het afstemmen gebeurt vervolgens met alle gemeenten, aangezien een gemeente specifieke redenen kan hebben een bepaalde periode vrij te willen houden. • De totale verantwoordelijkheid voor het procesverloop ligt bij het BAG BAO, maar op niveau van de deelprocessen heeft het Ministerie van VROM (Geoinformatie) de verantwoordelijkheid voor het publiceren (het deelproces 2.6.2.4).

4.5.5

Deelproces 2.6.3, Uitvoeren en rapporteren beheeraudit

Proces 2.6.3, Uitvoeren en rapporteren beheeraudit Doel: Het uitvoeren van de beheeraudit voor een bronhouder/gemeente, vanuit de vastgestelde auditcyclus, het rapporteren van het resultaat aan VROM, het publiceren van het auditresultaat door VROM en het betalen van de auditkosten aan de gemeente. Beschrijving: De gemeente neemt het initiatief voor het uitvoeren van de beheeraudit in het kwartaal dat vastgesteld is in de auditcyclus. Na het kiezen van een auditinstelling wordt de audit gepland en wordt door de auditor een statusoverzicht gemeente uit de BAGLV (monitorrapportage), alsmede een steekproef voor concreet te onderzoeken brondocumenten opgevraagd bij het Kadaster (als beheerder van de BAGLV). De auditor voert de audit uit en bespreekt de conceptrapportage, inclusief het oordeel, met de gemeente. In overleg met de gemeente wordt de rapportage definitief vastgesteld. Daarbij is, als er verschillen van inzicht zijn, het eindoordeel van de auditor uiteindelijk bepalend. Indien er reden is een heraudit uit te voeren, wordt daarvan de aard en de Pagina 55 van 137


omvang bepaald en het tijdstip van uitvoering. Als gemeente en auditor het oneens blijven over het oordeel of over bepaalde punten, stuurt de gemeente zijn visie en commentaar mee met de auditrapportage. Het oordeel van de auditor blijft echter bindend. Tenslotte wordt de audit door de gemeente aan VROM gerapporteerd, wordt het vastgestelde auditresultaat door VROM gepubliceerd, worden de auditkosten aan de gemeente betaald en wordt de (feitelijke) auditdatum in het schema van de beheeraudits geregistreerd. Input: Een vastgesteld en gepubliceerd schema voor de auditcyclus van de beheeraudits. Output: Een vastgestelde auditrapportage van de beheeraudit, die aan VROM gerapporteerd en door VROM gepubliceerd is. Betaling van de auditkosten door VROM aan de gemeente. Registratie van de auditdatum in het schema van de beheeraudits. Frequentie: Ongeveer 35 beheeraudits per kwartaal, conform het vastgestelde auditschema. Termijnen: Maximaal twee maanden tussen het uitvoeren van de audit en het rapporteren aan de gemeente en maximaal twee maanden voor het vaststellen van de rapportage en het indienen bij VROM.

2.6.3

Uitvoeren en rapporteren beheeraudit

I

IU

I

I

I

VU

U

U

Auditor(s)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Organisatie / Rol

(Deel-) Proces

Minister van VROM


U

Toelichting Het uitvoeren van de beheeraudit (per gemeente) gebeurt op initiatief en onder verantwoordelijkheid van die gemeente (VU) in samenwerking met de auditinstelling (U) door de auditors (U). De uitvoerende rol (U) van het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) heeft betrekking op het verstrekken van een statusoverzicht gemeente uit de BAGLV (monitorrapportage) en de steekproef voor te onderzoeken brondocumenten. Het Ministerie van VROM (Geo-informatie) wordt geïnformeerd over het resultaat, dit wordt door het Ministerie gepubliceerd en de auditkosten

Pagina 56 van 137


worden aan de gemeente betaald (IU). De Minister van VROM en het BAG BAO worden door het Ministerie over het resultaat geïnformeerd (I). Detaillering deelproces 2.6.3, Uitvoeren en rapporteren beheeraudit 2.6.3 Uitvoeren en rapporteren beheeraudit 2.6.3.1 Voorbereiden beheeraudit De gemeente kiest een auditinstelling uit de door de Minister van VROM gepubliceerde geaccrediteerde instellingen en maakt samen met de auditor(s) een plan voor de audit op. De auditor gebruikt daartoe de resultaten van de vorige audit (toelatingsaudit of beheeraudit, op te vragen bij VROM) als input. 2.6.3.2 Opvragen monitorrapportage De auditor vraagt bij het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) de steekproef voor te onderzoeken brondocumenten en een statusoverzicht gemeente uit de BAGLV (monitorrapportage) op met: • een overzicht van de aantallen objecten in de BAG. • de aard en omvang van het berichtenverkeer tussen gemeentelijke BAG en BAGLV, • het aantal geconstateerde fouten, • type en aantal objecten, • de status van objecten, in het bijzonder de status “in onderzoek” en het aantal geregistreerde terugmeldingen. 2.6.3.3 Uitvoeren beheeraudit (mede op basis van statusoverzicht gemeente uit de BAGLV) De auditor(s) voeren de audit uit met een geselecteerde groep gemeentelijke medewerkers. 2.6.3.3.1 Openingsbijeenkomst houden 2.6.3.3.2 Beheeraudit realiseren 2.6.3.3.3 Bevindingen kort samenvatten 2.6.3.3.4 Slotbijeenkomst houden 2.6.3.4 Rapporteren beheeraudit De auditor(s) rapporteren in concept en bespreken de resultaten en het oordeel. 2.6.3.4.1 Opstellen conceptrapportage 2.6.3.4.2 Auditresultaat bepalen 2.6.3.4.3 Bespreken conceptrapportage 2.6.3.5 Bepalen heraudit (conditioneel) Bij een negatief resultaat van de audit wordt bepaald op welke onderdelen een heraudit nodig is en wanneer deze kan plaatsvinden (uiterlijk binnen één jaar). 2.6.3.6 Vaststellen auditrapportage In overleg tussen gemeente en auditor(s) wordt de rapportage definitief vastgesteld. Bij gebrek aan overeenstemming

Pagina 57 van 137


tussen gemeente en auditor(s) stuurt de gemeente zijn visie en commentaar mee met de auditrapportage. 2.6.3.7 Rapporteren aan VROM (door de gemeente) 2.6.3.8 Betalen auditkosten (door VROM aan gemeente) 2.6.3.9 Publiceren auditresultaat (door VROM) 2.6.3.10 Registreren auditdatum (in het auditschema) Opmerking: Als een gemeente het niet eens is met een oordeel uit de beheeraudit of de auditrapportage, is het oordeel van de auditor toch bindend. Het Agentschap BPR geeft aan dat een dergelijk conflict bij de GBA in de praktijk weinig voorkomt. Als het toch voorkomt, neemt BPR een besluit. Dat laatste staat niet in de GBA/BPRregeling, maar is in de praktijk wel zo ontstaan. Start 2.6.3 Uitvoeren en rapporteren beheeraudit

2.6.3.1 Voorbereiden beheeraudit

2.6.3.2 Opvragen monitorrapportage

2.6.3.3 Uitvoeren beheeraudit

2.6.3.4 Rapporteren beheeraudit

Heraudit?

Ja

2.6.3.5 Bepalen heraudit

Nee

2.6.3.6 Vaststellen auditrapportage

2.6.3.7 Rapporteren aan VROM

2.6.3.8 Betalen auditkosten

2.6.3.9 Publiceren auditresultaat

2.6.3.10 Registreren auditdatum

Einde 2.6.3 Uitvoeren en rapporteren beheeraudit

Het deelproces Uitvoeren en rapporteren beheeraudit

Pagina 58 van 137


2.6.3 Uitvoeren en rapporteren beheeraudit 2.6.3.1 Voorbereiden beheeraudit 2.6.3.2 Opvragen monitorrapportage 2.6.3.3 Uitvoeren beheeraudit 2.6.3.4 Rapporteren beheeraudit 2.6.3.5 Bepalen heraudit 2.6.3.6 Vaststellen auditrapportage 2.6.3.7 Rapporteren aan VROM 2.6.3.8 Betalen auditkosten 2.6.3.9 Publiceren auditresultaat 2.6.3.10 Registreren auditdatum

I

IU VU VU VU

I I

I

I I

VU VU VU U U U VU U I

Auditor(s)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Organisatie / Rol

(Deel-) Proces

Minister van VROM

TBV’s deelproces 2.6.3, Uitvoeren en rapporteren beheeraudits

U

U I U VU VU VU

I

(I)

U

Opmerkingen: • Deelproces 2.6.3.2: de uitvoerende rol van het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) heeft betrekking op het verstrekken van een statusoverzicht gemeente uit de BAGLV (monitorrapportage). • De totale verantwoordelijkheid voor het procesverloop ligt bij de bronhouder, maar op niveau van de deelprocessen heeft de auditor de verantwoordelijkheid te rapporteren en de rapportage vast te stellen (de deelprocessen 2.6.3.4 t/m 2.6.3.6) en heeft het Ministerie van VROM (Geo-informatie) de verantwoordelijkheid de auditkosten te betalen en het resultaat te publiceren (de deelprocessen 2.6.3.8 en 2.6.3.9). • Deelproces 2.6.3.9: de auditinstelling wordt geïnformeerd over het publiceren van het auditresultaat door het Ministerie van VROM. Het is aan de auditinstelling om de betrokken auditors te informeren.

Pagina 59 van 137


Deelproces 2.6.4, Activiteiten bij taakverwaarlozing

Proces 2.6.4, Activiteiten bij taakverwaarlozing Doel: Het bepalen, op basis van nader onderzoek, of er sprake is van taakverwaarlozing door een gemeente bij de uitvoering van de BAG en het, bij geconstateerde taakverwaarlozing, op passende wijze aanpakken van het probleem. Beschrijving: Als het vermoeden bestaat dat er sprake is van taakverwaarlozing door een gemeente, dient de aard en de omvang van die taakverwaarlozing eerst te worden bepaald en vastgesteld. In het algemeen zal een vermoeden van taakverwaarlozing voortvloeien uit herhaalde negatieve resultaten uit de beheeraudit en herhalingsaudits. Hoe de situatie wordt onderzocht en wat de mogelijke oplossingsrichtingen zijn, zal sterk afhankelijk zijn van de situatie. Het gaat vanzelfsprekend om uitzonderlijke omstandigheden, zodat acties of maatregelen sterk situationeel bepaald zullen zijn, hetgeen zich niet leent voor een voorspelbare en gestandaardiseerde aanpak. Input: Een indicatie of signaal uit de beheer- of herhalingsaudits, eventueel in combinatie met resultaten uit eerdere audits. Output: Afspraken of maatregelen om de taakverwaarlozing te beëindigen of op te lossen. Frequentie: Naar behoefte, maar naar verwachting slechts in uitzonderlijke situaties noodzakelijk. Termijnen: Afhankelijk van aard en urgentie van de taakverwaarlozing.

2.6.4

Activiteiten bij taakverwaarlozing

Pagina 60 van 137

B

VU

I

I

I

RIU

(A)

Auditor(s)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


(Deel-) Proces

Minister van VROM


Organisatie / Rol

4.5.6

(A)


Toelichting Het Ministerie van VROM (Geo-informatie) is verantwoordelijk voor het behandelen van de eventuele taakverwaarlozing en voert de benodigde stappen uit (VU). De Minister van VROM neemt terzake besluiten (B). De betrokken bronhouder wordt naar behoefte geraadpleegd, dient activiteiten uit te voeren en wordt over resultaten en besluiten geïnformeerd (RIU). Eventueel wordt de auditinstelling of de bij audits betrokken auditors om advies gevraagd (“(A)”). Het BAG BAO wordt (via secretariaat en Agendaoverleg) geïnformeerd (I) over de eventuele taakverwaarlozing. Detaillering deelproces 2.6.4, Activiteiten bij taakverwaarlozing 2.6.4 Activiteiten bij taakverwaarlozing 2.6.4.1 Onderzoeken mogelijke taakverwaarlozing 2.6.4.2 Vaststellen taakverwaarlozing Feitelijk vaststellen of er sprake is van taakverwaarlozing en zo ja, wat de aard en de omvang is. 2.6.4.3 Bepalen oplossingsrichting (situationeel bepaald) 2.6.4.4 Controleren oplossingsresultaat Het effect van de genomen maatregelen controleren tot de situatie opgelost is. Start 2.6.4 Activiteiten bij taakverwaarlozing

2.6.4.1 Onderzoeken mogelijke taakverwaarlozing

2.6.4.2 Vaststellen taakverwaarlozing

Taakverwaarlozing?

Nee

Ja

2.6.4.3 Bepalen oplossingsrichting

2.6.4.4 Controleren oplossingsresultaat

Einde 2.6.4 Activiteiten bij taakverwaarlozing

Het deelproces Activiteiten bij taakverwaarlozing

Pagina 61 van 137


2.6.4 Activiteiten bij taakverwaarlozing 2.6.4.1 Onderzoeken mogelijke taak verwaarlozing 2.6.4.2 Vaststellen taakverwaarlozing 2.6.4.3 Bepalen oplossingsrichting 2.6.4.4 Controleren oplossings resultaat

4.5.7

B I

VU VU VU VU

I

I

I

I

I

I

R I RU I

(A)

Auditor(s)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

TBV’s deelproces 2.6.4, Activiteiten bij taakverwaarlozing

(A)

Deelproces 2.6.5, Evalueren en bijstellen audits

Proces 2.6.5, Evalueren en bijstellen audits Doel: Het evalueren van de kwaliteitscriteria (kwaliteitsnorm en auditprotocol), die in de beheeraudits gebruikt worden, en het competentieprofiel voor de auditors. Het zonodig bijstellen van de beheeraudits en het auditproces voor de volgende auditcyclus. Beschrijving: Door het BAG BAO wordt het initiatief genomen om de beheeraudits en de daarin gebruikte kwaliteitscriteria te evalueren en de audits zonodig bij te stellen ten behoeve van de volgende auditcyclus. Daartoe worden de ervaringen met de beheeraudits verzameld en wordt advies ingewonnen bij de Raad voor Accreditatie, die de beheeraudits (steeksproefsgewijze) heeft gevolgd en gecontroleerd. Na een analyse van de ervaringen en de resultaten worden voorstellen gedaan voor het, indien nodig of gewenst, bijstellen van de kwaliteitscriteria en/of het auditproces. Zonodig worden besluiten via het Ministerie van VROM door de Minister bekrachtigd. Input: Adviezen van betrokkenen en ervaringen en resultaten uit de auditcyclus van de beheeraudits. Output: Een, zonodig, bijgestelde set van kwaliteitscriteria voor de beheeraudit (kwaliteitsnorm, auditprotocol) en/of een bijgesteld auditproces (waaronder het competentieprofiel voor auditors). Frequentie: Eens per drie jaar, als de lopende auditcyclus het einde van de cyclus nadert. Pagina 62 van 137


Termijnen: Dient voltooid te zijn voordat auditinstellingen worden uitgenodigd aan de volgende auditcyclus deel te nemen.

2.6.5

Evalueren en bijstellen audits

(B)

(U)

VU

A

U

(A)

(A)

(A)

U

Auditor(s)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


(Deel-) Proces

Minister van VROM

Organisatie / Rol


(A)

Toelichting Het BAG BAO is verantwoordelijk voor het procesverloop van de evaluatie en brengt de nodige ervaringen en inzichten in (VU), daarbij geadviseerd door het Agendaoverleg (A) en ondersteund door het secretariaat (U) en de Raad voor Accreditatie, die het auditproces gedurende de cyclus heeft bewaakt (U). VROM (het departement, Geo-informatie) is verantwoordelijk voor de inhoud van de auditprotocollen en bereidt zonodig de besluitvorming voor (U) en het besluit door de Minister (B). De andere partijen kunnen naar behoefte adviseren (“(A)”).

Detaillering deelproces 2.6.5, Evalueren en bijstellen audits 2.6.5 Evalueren en bijstellen audits 2.6.5.1 Verzamelen ervaringen beheeraudits 2.6.5.2 Inwinnen advies RvA 2.6.5.3 Analyseren ervaringen en resultaten 2.6.5.4 Bijstellen kwaliteitscriteria 2.6.5.5 Bijstellen auditproces

Pagina 63 van 137


Start 2.6.5 Evalueren en bijstellen audits

2.6.5.1 Verzamelen ervaringen beheeraudits

2.6.5.2 Inwinnen advies RvA

2.6.5.3 Analyseren ervaringen en resultaten

2.6.5.4 Bijstellen kwaliteitscriteria

2.6.5.5 Bijstellen auditproces

Einde 2.6.5 Evalueren en bijstellen audits

Het deelproces Evalueren en bijstellen audits

2.6.5 Evalueren en bijstellen audits 2.6.5.1 Verzamelen ervaringen beheeraudits 2.6.5.2 Inwinnen advies RvA 2.6.5.3 Analyseren ervaringen en resultaten 2.6.5.4 Bijstellen kwaliteitscriteria 2.6.5.5 Bijstellen auditproces

Pagina 64 van 137

(A)

(B) (B)

(U) (U)

VU VU VU VU VU

A A A A A

U U U U U

(A)

(A)

(A)

U U

(A)

(A) (A)

(A)

(A) (A)

(A) (A)

(A) (A)

Auditor(s)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

TBV’s deelproces 2.6.5, Evalueren en bijstellen audits


2.6 Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders 2.6.1 Accrediteren controlerende bedrijven 2.6.2 Organiseren beheeraudits 2.6.3 Uitvoeren en rapporteren beheeraudit 2.6.4 Activiteiten bij taakverwaarlozing 2.6.5 Evalueren en bijstellen audits

I B (B)

U U IU VU (U)

I VU I I VU

I AI I I A

I U I I U

I RI VU RIU (A)

(A)

Auditor(s)

VU

U

U U (A)

U

U (A) (A)

U (A)

Auditinstelling



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


Opmerkingen: • De “(VU)” in het deelproces 2.6.2 betekent dat het Ministerie een deelverantwoordelijkheid heeft bij het vaststellen en publiceren van de auditcyclus. • De uitvoerende rol van het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) in deelproces 2.6.3 heeft betrekking op het verstrekken van een statusoverzicht gemeente uit de BAGLV (monitorrapportage). • De tussen haakjes geplaatste TBV’s in de deelprocessen 2.6.4 en 2.6.5 betekenen dat de betrokkenheid afhankelijk kan zijn van de aard van de taakverwaarlozing, respectievelijk de rol bij de evaluatie van de beheeraudits. B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen).

Pagina 65 van 137


4.6

Proces Toezicht en kwaliteitscontrole BAGLV Het proces Toezicht en kwaliteitscontrole BAGLV is als volgt te omschrijven. Proces 2.7, Toezicht en kwaliteitscontrole BAGLV Het uitoefenen van toezicht, door de Minister van VROM, op de taakuitoefening door het Kadaster voor het beheer van de BAGLV en de kwaliteit van de BAGLV. Voor de BAG gebeurt dit in aanvulling op de reeds door TopZO uitgevoerde toezichtstaken op het Kadaster als ZBO. Opmerking: Zie voor de relatie met de Kadasterprocessen de “Verwijsindex handboek Kwaliteit Kadaster – Besturing, Toezicht en Uitvoering BAG”. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Toezicht BAGLV

2.7.1 Uitvoeren kwaliteitsaudit BAGLV

2.7.2 Rapporteren vanuit kwaliteitsaudit BAGLV

Einde Toezicht BAGLV

Proces 2.7.1, Uitvoeren kwaliteitsaudit BAGLV Doel: Het regelmatig (doen) uitvoeren van een kwaliteitsaudit op de BAGLV. Beschrijving: Het Kadaster laat gewoonlijk jaarlijks een kwaliteitsaudit of een benchmark uitvoeren door een onafhankelijke auditinstelling. Dit gebeurt reeds als onderdeel van het toezicht door TopZO op de taakuitoefening en de bedrijfsvoering van het Kadaster. Ten behoeve van de BAGLV-audit worden hieraan kwaliteitscriteria voor de BAG en de BAGLV toegevoegd en wordt desgewenst apart over de BAG(LV) gerapporteerd. Input: Informatie over de beheertaken en de procesinrichting van het beheer voor de BAGLV en (monitor)rapportages van de BAGLV en het berichtenverkeer.

Pagina 66 van 137


Output: Een (BAG-specifiek deel van de) rapportage van de auditinstelling. Frequentie: Jaarlijks. Termijnen: Rapportage binnen twee maanden na aanvang van de audit of benchmark.

2.7.1

Uitvoeren kwaliteitsaudit BAGLV

I

I

I

I

VU

U

Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U

Toelichting Het Kadaster is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de kwaliteitsaudit (VU) door de auditors (U) van een auditinstelling (U). TopZO en het BAG BAO (via secretariaat en Agendaoverleg) worden over het resultaat geïnformeerd (I), voor zover dit betrekking heeft op de BAG(LV).

Proces 2.7.2, Rapporteren vanuit kwaliteitsaudit BAGLV Doel: Het rapporteren over een uitgevoerde kwaliteitsaudit of benchmark, voor zover het de BAG(LV) betreft, via het BAG BAO naar de Minister van VROM. Beschrijving: De door de auditinstelling opgeleverde rapportage wordt, voor zover deze op de BAG betrekking heeft, door het BAG BAO behandeld en van een advies voor de Minister van VROM voorzien. Het BAG BAO richt zich in dit verband uitsluitend op de kwaliteit en het functioneren van de BAG en de BAGLV. Zonodig kan het BAG BAO nadere informatie inwinnen bij TopZO of de auditinstelling. Input: Een (BAG-specifiek deel van de) rapportage van de auditinstelling. Output: Goedkeuring van (het BAG-specifieke deel van) de rapportage door de Minister van VROM en zonodig nadere actie of aanwijzingen.

Pagina 67 van 137


Frequentie: Jaarlijks. Termijnen: Goedkeuring, actie of aanwijzingen binnen drie maanden na ontvangst van de rapportage.

2.7.2

Rapporteren vanuit kwaliteitsaudit BAGLV

B

I

I

A

A

U

VU

(A)

Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(A)

Toelichting De verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de (reeds uitgevoerde) kwaliteitsaudit ligt bij het Kadaster, waarbij het BAG BAO een advies voor de Minister van VROM voegt voor de BAG-specifieke zaken, geadviseerd door het Agendaoverleg (A) en ondersteund door het secretariaat (U). Zonodig laat het BAG BAO zich adviseren door de auditinstelling of de auditors (“(A)”). Het Ministerie van VROM en TopZO worden geïnformeerd (I) en de Minister van VROM keurt de kwaliteitsaudit goed (B) of neemt zonodig nadere actie.

Pagina 68 van 137


2.7 Toezicht en kwaliteitscontrole BAGLV 2.7.1 Uitvoeren kwaliteitsaudit BAGLV 2.7.2 Rapporteren vanuit kwaliteitsaudit BAGLV

B

I

I I

I A

I A

I U

VU VU

U (A)

Auditor(s)

Auditinstelling


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U (A)

B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen). Een symbool tussen haakjes betekent dat het van de situatie kan afhangen of het daadwerkelijk van toepassing is: • In dit geval betekent de “(A)” dat er aan de auditinstelling, zonodig ondersteund door adviezen van de auditors, nadere uitleg of een advies kan worden gevraagd over de door hen uitgevoerde audit.

Pagina 69 van 137


4.7

Proces Monitoren gebruik BAG Het proces Monitoren gebruik BAG is als volgt te omschrijven. Proces 2.8, Monitoren gebruik BAG Afnemers (bestuursorganen) hebben voor de BAG een wettelijke gebruiksplicht (vanaf medio 2011). Hoewel er in de wet geen instrumenten (en sancties) gedefinieerd zijn om op het afnemen en het gebruik toe te zien, wordt in dit proces wel invulling gegeven aan de onderbouwing van een beperkte vorm van “toezicht” door het ontwikkelen van een instrumentarium voor monitoring van het gebruik en het rapporteren op basis van ervaringen en analyses over het gebruik van de BAG. Daarbij geldt dat het toezicht op het gebruik van de basisregistraties, in het bijzonder in stelselverband, primair bij het Ministerie van BZK ligt. Vanuit de BAG geldt dan dat het monitoren van het gebruik vooral ondersteunend is aan de taak van BZK, door het leveren van gebruiksinformatie over de BAG. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Monitoren gebruik BAG

2.8.1 Ontwikkelen instrumenten voor monitoring gebruik

2.8.2 Bepalen en rapporteren gebruik BAG

Einde Monitoren gebruik BAG

Proces 2.8.1, Ontwikkelen instrumenten voor monitoring gebruik Doel: Het ontwikkelen van instrumenten voor het monitoren van het gebruik van de BAG. In het bijzonder ter ondersteuning van de bredere taak van het toezicht op het Stelsel van Basisregistraties door het Ministerie van BZK.

Pagina 70 van 137


Beschrijving: Het instrumentarium om inzicht te krijgen in het gebruik van de BAG en de samenhang van het gebruik binnen het Stelsel van Basisregistraties kan, vanuit het perspectief van de BAG, in het bijzonder op twee aspecten worden gericht: • Wordt de doelgroep van de BAG in voldoende mate bereikt? Te onderscheiden naar: o Gebruik door andere basisregistraties. o Gebruik van de BAGLV door bestuursorganen. o Binnengemeentelijk gebruik. • Is het gebruik van de BAG door de doelgroep in kwalitatieve en kwantitatieve zin in overeenstemming met de verwachtingen die daarover bestaan? In overleg met BZK wordt bepaald welke instrumenten toepasbaar zijn en hoe deze kunnen worden ontwikkeld. Voor de doelgroep wordt dit gebaseerd op inventarisaties van (delen van) bestuursorganen waar gebruik van de BAG van belang is of verwacht wordt. Opmerking: Zowel voor het instrumentarium als het toepassen hiervan geldt dat onderscheid kan worden gemaakt tussen gebruik van de BAGLV als zodanig, dat meetbaar of toetsbaar is aan of via de BAGLV, en gebruik dat zich elders afspeelt in stelselverband, binnengemeentelijk of bij afnemers. Dit bepaalt in het bijzonder welke rol het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) kan spelen bij het ontwikkelen en het toepassen van dit instrumentarium. Input: Informatie over de (potentiële) doelgroepen voor het gebruik van de BAG, mede samengesteld door de ministeries van het rijk. Output: Instrumenten voor het monitoren van het gebruik van de BAG. Frequentie: Nader te bepalen, maar met regelmaat (binnen een periode van twee jaar) te evalueren en zonodig bij te stellen of aan te vullen. Termijnen: Nader te bepalen.

Pagina 71 van 137


2.8.1

Ontwikkelen instrumenten voor monitoring gebruik

A

V

(U)

U

A

U

A

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


A

Toelichting Het BAG BAO is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het instrumentarium (V), daarbij ondersteund door het secretariaat (U) en zo mogelijk het Agendaoverleg (“(U)”). Het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) ondersteunt het ontwikkelen eveneens, zowel inhoudelijk als technisch (U), voor zover het instrumentarium betrekking heeft op de BAGLV. In het bredere kader van het stelsel heeft het Kadaster hoogstens een adviserende rol. Adviezen (A) kunnen worden ingebracht door of ingewonnen bij het Ministerie (Geo-informatie), afnemers, de TerugMeldFaciliteit van het Stelsel en de Stelselpartijen rechtstreeks. De laatste twee vanuit de ervaring met het terugmelden door afnemers.

Proces 2.8.2, Bepalen en rapporteren gebruik BAG Doel: Het bepalen van het gebruik van de BAG en daarover rapporteren aan de Minister van VROM. Beschrijving: De instrumenten voor het monitoren van het gebruik worden ingezet met een nader te bepalen regelmaat. Met de resultaten worden rapportages opgesteld die in het BAG BAO worden behandeld, van een advies voor de Minister van VROM voorzien en doorgestuurd naar de Minister voor goedkeuring. Vervolgens worden deze ter beschikking gesteld van het Ministerie van BZK ter ondersteuning van de bredere taak van toezicht in stelselverband. Opmerking: Ook hier dient het onderscheid te worden gemaakt tussen gebruik van de BAGLV als zodanig, dat meetbaar of toetsbaar is aan of via de BAGLV, en gebruik dat zich elders afspeelt in stelselverband, binnengemeentelijk of bij afnemers. Dit bepaalt mede de rol van het Kadaster (als beheerder van de BAGLV). Input: Instrumenten voor het monitoren van het gebruik van de BAG.

Pagina 72 van 137


Output: Rapportages en goedkeuring van deze rapportages door de Minister van VROM en zonodig nadere actie of aanwijzingen. Frequentie: Nader te bepalen. Termijnen: Nader te bepalen.

2.8.2

Bepalen en rapporteren gebruik BAG

B

I

VU

A

U

I

U *)

I

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U *)

*) De uitvoerende rollen van het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) en de (beheerder van de) TMF hebben betrekking op het verstrekken van (monitor)rapportages over afnemen, gebruik en terugmelden. Toelichting Het BAG BAO is verantwoordelijk voor het (doen) bepalen van het gebruik van de BAG en het rapporteren naar de Minister van VROM (VU), daarbij ondersteund door het secretariaat (U) en geadviseerd door het Agendaoverleg (A). Het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) en de TerugMeldFaciliteit van het Stelsel leveren daartoe (monitor)rapportages op over het gebruik van de BAGLV en het terugmelden door afnemers (U). Het Ministerie (Geo-informatie) wordt geïnformeerd (I) over de resultaten van het gebruik en de Minister van VROM keurt de resultaten goed (B) en laat zonodig corrigerende activiteiten in gang zetten. Vervolgens worden afnemers en stelselpartijen, BZK in het bijzonder, geïnformeerd (I).

Pagina 73 van 137


2.8 Monitoren gebruik BAG 2.8.1 Ontwikkelen instrumenten voor monitoring gebruik 2.8.2 Bepalen en rapporteren gebruik BAG

B

A I

V VU

(U) A

U U

A I

U U *)

A I

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


A U *)

*) De uitvoerende rollen van het Kadaster (als beheerder van de BAGLV) en de (beheerder van de) TMF hebben betrekking op het verstrekken van (monitor)rapportages over afnemen, gebruik en terugmelden. B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen).

Pagina 74 van 137


4.8

Proces Ontwikkelen van producten en diensten Het proces Ontwikkelen van producten en diensten is als volgt te omschrijven. Proces 2.9, Ontwikkelen van producten en diensten Het (verder) ontwikkelen van het productaanbod voor bronhouders en (in het bijzonder) afnemers vanuit de BAGLV (zowel publieke als, op termijn, private afnemers) en het in de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) beschrijven en beheren van deze producten en diensten. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Ontwikkelen P&D

2.9.1 Ontwikkelen Productaanbod BAGLV

2.9.2 Beheren PDC

Einde Ontwikkelen P&D

Proces 2.9.1, Ontwikkelen Productaanbod BAGLV Doel: Het (verder) ontwikkelen van producten en diensten voor bronhouders en afnemers vanuit de BAGLV. Beschrijving: Regelmatig wordt de vraag naar nieuwe, uitgebreide of aangepaste producten of diensten geïnventariseerd via de beleidscyclus voor de strategische en tactische besturing. Daarbij worden zowel ontwikkelingen in Stelselverband als de ontwikkeling van de BAGLV betrokken (zie proces 2.2, Ontwikkelen BAGLV). De (Kadaster-) processen Behoefte management en Wijzigingenbeheer zullen eveneens vragen opleveren voor uitbreiding van producten en diensten. Na identificatie van de behoefte, classificatie van de omvang en een impactanalyse wordt een (project)plan aan het BAG BAO voorgelegd en wordt over Pagina 75 van 137


goedkeuring besloten. Bij positief besluit wordt de ontwikkeling van de producten of diensten in gang gezet en conform het Release Management ontwikkeld en geïmplementeerd. Opmerking (buiten dit proces): via het Release Management wordt de implementatie en de overdracht naar beheer gepland en uitgevoerd. Nieuwe of aangepaste producten of diensten worden via proces 2.9.2, Beheren PDC, in de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) opgenomen. Input: Initiatieven vanuit de beleidscyclus voor de strategische en tactische besturing (daarin zijn de wensen van bronhouders en afnemers reeds ingebracht) en ontwikkelingsstudies. Zie ook de processen 1.1.1, Beleidsvoorbereiding en innovatie BAG, en 2.2.2, Ontwikkelen BAGLV). Output: Nieuw ontwikkelde, uitgebreide of aangepaste producten en diensten voor bronhouders en afnemers. Frequentie: Afhankelijk van behoefte of urgentie, maar hoofdzakelijk een afgeleide van de jaarlijkse beleidscyclus. Termijnen: Afhankelijk van behoefte of urgentie.

2.9.1

Ontwikkelen Productaanbod BAGLV

(B)

B

(B) *)

I

I

I

VU

I


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(I)

Toelichting Het Kadaster is (als beheerder van de BAGLV) verantwoordelijk voor het verloop en de uitvoering van de ontwikkeling van het productaanbod (VU). Besluiten worden gewoonlijk door het BAG BAO genomen (B), maar afhankelijk van het belang en de impact kan dit door het Ministerie (Geo-informatie) of door het Agendaoverleg (vanuit de tactische besturing) gebeuren. Andere partijen worden als aangegeven geïnformeerd (I).

Pagina 76 van 137


Proces 2.9.2, Beheren PDC Doel: Het beheren van de Producten- en Dienstencatalogus (PDC). Beschrijving: Het opnemen van (de beschrijving van) nieuwe of aangepaste producten en diensten in de PDC in overeenstemming met de ontwikkeling en implementatie van die producten en diensten. Input: Een beschrijving van nieuwe of aangepaste producten en diensten, opgesteld door, of aan de hand van, het ontwikkelingsproces. Output: Een up-to-date Producten- en Dienstencatalogus (PDC). Frequentie: In overeenstemming met de ontwikkelingscyclus van producten en diensten. Termijnen: Binnen één maand na ontwikkeling of aanpassing van producten of diensten wordt de PDC bijgewerkt, maar bij voorkeur parallel aan de invoering van een nieuwe release.

2.9.2

Beheren PDC

B

(B)

I

I

I

VU


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(I)

Toelichting Het Kadaster is (als beheerder van de BAGLV) verantwoordelijk (VU) voor het beheren van de Producten- en Dienstencatalogus (PDC). Besluiten worden gewoonlijk door het BAG BAO genomen (B), maar afhankelijk van het belang en de impact kan dit door het Agendaoverleg (vanuit de tactische besturing) gebeuren. Andere partijen worden als aangegeven geïnformeerd (I).

Pagina 77 van 137


2.9 Ontwikkelen van producten en diensten 2.9.1 Ontwikkelen Productaanbod BAGLV 2.9.2 Beheren PDC

(B)

B B

(B) *) (B) *)

I I

I I

I I

VU VU

I


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(I) (I)

*) Als het betrekking heeft op de (meer frequente) tactische sturing. B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen).

Pagina 78 van 137


4.9

Proces Aansluiten Afnemers Het proces Aansluiten Afnemers is als volgt te omschrijven. Proces 2.10, Aansluiten Afnemers Het (zonodig of desgewenst) afsluiten van leveringscontracten met afnemers en het (zonodig) uitvoeren van een aansluittest voor afnemers, alvorens deze daadwerkelijk op de BAGLV worden aangesloten. Opmerking: dit proces maakt gebruik van de (standaard) Kadaster-processen “Beheren klantgegevens”, “Afhandelen contracten” en “Afhandelen productaanvragen” van het KCC (KlantContactCentrum van het Kadaster). De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Aansluiten Afnemers

2.10.1 Afsluiten leveringscontract

2.10.2 Uitvoeren aansluittest Afnemer

2.10.3 Aansluiten Afnemer

Einde Aansluiten Afnemers

Proces 2.10.1, Afsluiten leveringscontract Doel: Het afsluiten van een leveringscontract voor gebruik van de BAGLV tussen een afnemer en het Kadaster. Beschrijving: Op basis van de keuzen die een afnemer maakt voor het afnemen van bepaalde producten & diensten wordt een leveringscontract voor gebruik van de BAGLV opgemaakt en afgesloten, rekening houdend met de privaat- of publiekrechtelijke status van de afnemer.

Pagina 79 van 137


Input: Standaard leveringscontracten, leveringsvoorwaarden en door de afnemer gekozen producten & diensten. Output: Een afgesloten leveringscontract. Frequentie: Afhankelijk van de afnemersvraag. Termijnen: Contract af te sluiten binnen één maand na ontvangst van een volledig gespecificeerde aanvraag (in PDC en DNO nader gespecificeerd).

2.10.1 Afsluiten leveringscontract

U


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VU

Toelichting De afnemer neemt het initiatief (U) voor een leveringsaanvraag en het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, is verantwoordelijk voor het afwikkelen van de aanvraag en het afsluiten van het contract (VU).

Proces 2.10.2, Uitvoeren aansluittest Afnemer Doel: Het uitvoeren van een aansluittest voor gebruik van de BAGLV vanuit de BAG-applicatie van de afnemer. Beschrijving: Afhankelijk van de door de afnemer gewenste wijze van afnemen en de aard en status van de te gebruiken BAG-applicatie, wordt een aansluittest uitgevoerd in de testomgeving van de BAGLV bij het Kadaster. Opmerking: de aard en aanpak van de aansluittest wordt bepaald in overeenstemming met de nog te ontwikkelen producten & diensten voor afnemers. Input: Een afgesloten leveringscontract. Richtlijnen, standaarden en testscripts (voor het uitvoeren van de aansluittest) en een voor goedkeuring aangeboden BAG-applicatie (voor zover van toepassing).

Pagina 80 van 137


Output: Een (voor zover van toepassing) goedgekeurde BAG-applicatie bij de afnemer voor de afgesproken producten & diensten en de goedkeuring het aansluiten in de productieomgeving van de BAGLV in gang te zetten. Frequentie: Afhankelijk van de afnemersvraag. Termijnen: In overleg tussen de afnemer en het Kadaster te bepalen.

2.10.2 Uitvoeren aansluittest Afnemer

U


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VU

(U)

Toelichting Het Kadaster is, als beheerder van de BAGLV, verantwoordelijk voor het uitvoeren van de aansluittest (VU), die in overleg met de afnemer wordt uitgevoerd (U). Zonodig wordt de afnemer daarbij ondersteund door de leverancier van de BAG-applicatie van de afnemer (“(U)”). Opmerking: Verantwoordelijk wil in dit geval zeggen dat het proces door het Kadaster wordt gestuurd, conform richtlijnen en planning van het Kadaster, maar dat e.e.a. gebeurt op initiatief van de afnemer.

Proces 2.10.3, Aansluiten Afnemer Doel: Het aansluiten van de afnemer in de productieomgeving van de BAGLV bij het Kadaster. Beschrijving: Afhankelijk van de door de afnemer gewenste wijze van afnemen wordt de afnemer in de productieomgeving van de BAGLV bij het Kadaster aangesloten. Opmerking: de aard en aanpak van het aansluiten wordt bepaald in overeenstemming met de nog te ontwikkelen producten & diensten voor afnemers. Input: Een afgesloten leveringscontract. Richtlijnen, standaarden en testscripts voor het aansluiten.

Pagina 81 van 137


Output: Een in de productieomgeving van de BAGLV aangesloten afnemer. Frequentie: Afhankelijk van de afnemersvraag. Termijnen: In overleg tussen de afnemer en het Kadaster te bepalen.

2.10.3 Aansluiten Afnemer

I

I

I

I

VU

U

(U)


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(U)

Toelichting De afnemer is verantwoordelijk voor het aansluiten aan de BAGLV (VU), daarbij ondersteund door het Kadaster, als beheerder van de BAGLV (U). Zonodig wordt de afnemer daarbij ondersteund door de leverancier van de BAG-applicatie van de afnemer (“(U)”) en wordt ook de koppeling tussen afnemer en de TerugMeldFaciliteit van het Stelsel ingericht (“(U)”). Het BAG BAO wordt geïnformeerd (I) via het secretariaat en het Agendaoverleg. Het Ministerie van VROM (Geo-informatie) wordt eveneens geïnformeerd (I) over het succesvol aansluiten.

2.10 Aansluiten Afnemers 2.10.1 Afsluiten leveringscontract 2.10.2 Uitvoeren aansluittest Afnemer 2.10.3 Aansluiten Afnemer

I

I

I

I

U U VU

VU VU U

(U)


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(U) (U)

B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen). Pagina 82 van 137


4.10

Proces Tactisch beheer ICT-voorzieningen Het proces Tactisch beheer ICT-voorzieningen is als volgt te omschrijven. Proces 2.11, Tactisch beheer ICT-voorzieningen Het proces is gericht op het tactisch beheer van de ICT-voorzieningen bij elke partij die een rol speelt in de keten rondom de BAG en de BAGLV. Het omvat de activiteiten voor het inrichten van de (ICT-) dienstverlening en voorzieningen voor de (lokale) BAG bij gemeenten, de BAGLV bij het Kadaster en de informatiesystemen voor gebruik van de BAG bij afnemers. De volgende (deel)processen vallen in het algemeen onder het Tactisch beheer ICTvoorzieningen. Per beheerpartij kan de indeling en de naamgeving van de processen verschillen: • DienstenNiveauBeheer (inclusief het opstellen van DNO’s). • Planning & Control ICT-voorzieningen (incl. “tactisch” rapporteren over de dienstverlening). • Release Management. • Behoefte- en Contract Management. • Continuïteits-, Beschikbaarheids- en Capaciteitenbeheer. • Kwaliteitsbeheer. • Beveiligingsbeheer. In deze processen wordt het perspectief van de opdrachtnemer of de lokale beheerorganisatie weerspiegeld. In die zin sluiten de processen aan op de besturingsprocessen uit “2.1, Tactische besturing Stelsel en BAG” (zie het handboek Besturing BAG), waarin vooral het perspectief van de opdrachtgever weerspiegeld wordt.

4.10.1

Uitgangspunten voor het proces Release Management Het proces Release Management is van bijzonder belang voor de ontwikkeling van de BAG en de BAGLV, omdat het uitbrengen van nieuwe releases in samenhang met alle ketenpartners moet gebeuren om de correcte werking van de keten tussen bronhouders, BAGLV en afnemers te garanderen. Het betekent dat ook het kostenaspect bij ketenpartners moet worden meegewogen bij besluiten over releases. Het proces wordt toegespitst op het Release Management bij het Kadaster, waarbij het Agendaoverleg BAG BAO (krachtens mandaat van het BAG BAO, zoals vastgelegd in het reglement voor het BAG BAO en het Agendaoverleg BAG BAO) besluit over de inhoud van nieuwe releases, zodat met de belangen van bronhouders, afnemers (en de leveranciers van BAG-applicaties) en het Kadaster zelf rekening gehouden wordt. Uitgangspunten 1. Er wordt een vooraf overeengekomen aantal releases per jaar opgeleverd. Het aantal releases is vastgelegd in het Release Beleid en opgenomen in de DienstenNiveauOvereenkomst (DNO). Er zijn per jaar maximaal twee releases voor de kernvoorziening (KV) voor bronhouders, verstrekkingen (VS) voor afnemers en de terugmeldvoorziening (TMV) voor bronhouders. Van de KV, VS en TMV wordt op een zelfde moment een nieuwe release uitgebracht, tenzij dat om technische redenen onmogelijk is. Daarnaast kunnen er subreleases nodig zijn voor noodzakelijke correcties door fouten of voor beheerfuncties. 2. Er is een vastgesteld ontwikkelingsbudget per jaar beschikbaar (als onderdeel van het exploitatiebudget van de BAGLV), waarover in formele zin door

Pagina 83 van 137


3.

4.

5.

6.

7.

8.

het BAG BAO, en in praktische zin door het Agendaoverleg BAG BAO (krachtens mandaat van het BAG BAO) kan worden beschikt. Er is een vaste doorlooptijd voor besluitvorming over de inhoud van een release (twee maanden) en de uitvoering ervan (zes maanden voor ontwerp, bouw, test en oplevering). De mijlpaal om te starten met besluitvorming over de release-inhoud is daarmee vastgesteld op acht maanden voor de datum van in-productie-name van de release. De BAGLV kent een releaseplanning met vooraf vastgelegde releasedata. De voorgenomen inhoud van de releases, waarvan de inhoud nog niet definitief vastligt, sluit zo goed mogelijk aan bij de actualiteit. Er is een sterke onderlinge afhankelijkheid tussen het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, bronhouders, afnemers en leveranciers van BAG-applicaties. Backwards compatibiliteit van releases van de BAGLV is daarom vastgelegd in het Release Beleid en opgenomen in de DNO. Het Agendaoverleg BAG BAO is, krachtens mandaat van het BAG BAO, het besluitvormend orgaan over de inhoud van releases. Bij het staken van de stemming in het Agendaoverleg BAG BAO wordt er geëscaleerd naar het BAG BAO. Achterliggende processen bij het Kadaster (zoals Incidentbeheer, Wijzigingenbeheer, Opdrachtbeheer, Applicatiebeheer) ondersteunen de details van de werkzaamheden. Voor nieuwe ontwikkelingen, die qua aard, omvang en complexiteit buiten het vastgestelde ontwikkelingsbudget vallen, zal aanvullende financiering moeten worden gezocht en wordt op projectbasis besloten. Deze ontwikkelingen vallen onder Vernieuwen BAG en dus buiten de beschrijving van het Release Management.

De (potentiële) inhoud van releases wordt gebaseerd op vragen, wensen en wijzigingsverzoeken (Requests for Change: RfC’s) die door partijen rond de BAG en de BAGLV kunnen worden ingediend. Deze wijzigingsverzoeken worden verzameld en behandeld via het proces Wijzigingenbeheer, dat gewoonlijk aan het proces Release Management vooraf gaat en voortdurend verzoeken verwerkt. Ook kunnen door het BAG BAO en het Agendaoverleg (ontwikkelings-) studies geïnitieerd worden naar aanleiding van breed gevoelde behoeften voor aanpassingen of uitbreidingen. Zie daartoe ook het proces 2.2.2, Opstellen ontwikkelingsstudies BAG. Het Agendaoverleg BAG BAO besluit (krachtens mandaat) over het verder behandelen of afwijzen van ingediende wijzigingsverzoeken. Er wordt een lijst bijgehouden met toegelaten wijzigingen, inclusief lopende en goedgekeurde ontwikkelingsstudies. In Wijzigingenbeheer worden eisen gesteld aan vorm en inhoud (via een sjabloon) om zo concreet mogelijk geformuleerde wijzigingsverzoeken te verzamelen. Daarbij wordt al een aanzet gegeven voor een taxatie van omvang en urgentie en wordt de toedeling naar de verschillende producten en diensten van het Kadaster bepaald. Het resultaat van het Wijzigingenbeheer is daarmee een verzameling wijzigingsverzoeken (RfC’s) op het terrein van de BAG en de BAGLV, waaruit geput wordt om toekomstige releases samen te stellen.

Pagina 84 van 137


4.10.2

Proces 2.11.3, Release Management Het proces Release Management is als volgt te omschrijven. Proces 2.11.3, Release Management Het proces is gericht op het beoordelen van (via het proces Wijzigingenbeheer) ingediende wijzigingsverzoeken en eventuele ontwikkelingsstudies om te besluiten welk deel in een release wordt opgenomen. En het vervolgens ontwerpen, bouwen, testen en opleveren van de release in de productieomgeving. De samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Release Management

Proces Wijzigingenbeheer

2.11.3.1 Bepalen Release-inhoud

2.11.3.2 Applicatieontwikkeling

2.11.3.3 Implementatie van de release

Einde Release Management

Het proces Wijzigingenbeheer (een operationeel proces in de keten Incidenten-, Problemen-, Wijzigingenbeheer) gaat vooraf aan het proces Release Management om een portefeuille van goed gedefinieerde wijzigingsverzoeken (Requests for Change: RfC’s) op te bouwen. Een deel van die wijzigingsverzoeken zal op de BAG betrekking hebben. In het proces Wijzigingenbeheer worden minimaal de volgende stappen uitgevoerd: • Het indienen van een wijzigingsverzoek (RfC) door een bij de BAG betrokken partij (bronhouders, afnemers en leveranciers van BAG-applicaties). • Het vormen van een eerste oordeel of het wijzigingsverzoek kan worden toegelaten. Dit oordeel heeft vooral betrekking op duidelijkheid en volledigheid van het wijzigingsverzoek. In overleg met de indiener wordt het verzoek zonodig verduidelijkt of aangevuld. Ook strijdigheid met vigerend beleid kan een reden zijn het verzoek vroegtijdig af te wijzen (in dat geval kan de indiener, bij verschil van mening, escaleren naar het Agendaoverleg BAG BAO). • Het terugkoppelen naar de indiener of het wijzigingsverzoek verder in behandeling kan worden genomen en het opgeven van een voorlopige indicatie in welke release het verzoek eventueel een plaats zal krijgen.

Pagina 85 van 137


Het proces Release Management (een tactisch proces om de BAGLV aan te passen en verder te ontwikkelen) put uit de verzameling beschikbare wijzigingsverzoeken en ontwikkelingsstudies om concrete releases tot stand te brengen.

Proces 2.11.3, Release Management Doel: Het beoordelen, op basis van prioritering en impactanalyse, van reeds door belanghebbenden ingediende wijzigingsverzoeken en eventuele ontwikkelingsstudies, om te besluiten welke wijzigingen in een release worden opgenomen. Na een besluit door het Agendaoverleg BAG BAO over de releaseinhoud (krachtens mandaat van het BAG BAO), vindt ontwerp, bouw, test en oplevering in de productieomgeving plaats. Beschrijving: Het Release Management verloopt volgens de releasesystematiek van het Kadaster, in overeenstemming met het Release Beleid voor de BAG. Daarbij worden de volgende stappen doorlopen: • Bepalen release-inhoud: o Prioriteren en classificeren wijzigingsverzoeken. o Uitvoeren impactanalyse, inclusief het kostenaspect bij ketenpartners. o Besluiten over release-inhoud (door het Agendaoverleg BAG BAO, krachtens mandaat van het BAG BAO). • Applicatieontwikkeling: o Ontwerp, inclusief communicatie met belanghebbenden en publicatie van specificaties. o Bouw. o Test. o Acceptatie. • Implementatie van de release: o Implementatie in de productieomgeving. o Overdracht naar beheer. Input: Het Release Beleid, resultaten van ontwikkelingsstudies, de actuele releaseplanning en de verzameling van wijzigingsverzoeken (RfC’s), die door belanghebbenden zijn ingediend op het terrein van de BAG en de BAGLV. Output: Een in productie genomen release. Frequentie: Twee maal per jaar, behoudens eventueel noodzakelijke subreleases voor correcties van fouten of voor beheerfuncties. Termijnen: De volledige cyclus, tot in productie nemen van de release, omvat acht maanden.

Pagina 86 van 137


2.11.3 Release Management

B

(B) *)

A

(AI) (AI)

VU

(I)

(I)


VNG

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

In het proces zijn de volgende taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden toe te wijzen:

(AI)

*) In formele zin ligt de besluitvorming bij het BAG BAO, maar het Agendaoverleg BAG BAO zal gewoonlijk, krachtens mandaat, over releases besluiten. Toelichting De voortgang van het proces wordt door het Kadaster bewaakt en het grootste deel van het werk wordt door het Kadaster verricht (VU). Het Agendaoverleg BAG BAO zal, krachtens mandaat, besluiten over de release-inhoud (B), daarbij geadviseerd door de Secretaris BAG BAO (A). Naar behoefte en afhankelijk van de aard van de release, kunnen bronhouders, afnemers en leveranciers van BAG-applicaties adviseren en worden zij over de release (inhoud en tijdstip van invoering) geïnformeerd (“(AI)”). Ook stelselpartijen en de beheerder van de TMF worden geïnformeerd, afhankelijk van de consequenties van de release (“(I)”). Detaillering proces 2.11.3, Release Management Meer in detail wordt het proces Release Management als volgt ingedeeld: 2.11.3.1 Bepalen release-inhoud In het goedgekeurde jaarplan is de voorlopige inhoud van releases opgenomen als “releaseplan”. Dit is een subset uit de volledige lijst met (vooralsnog) toegelaten wijzigingsverzoeken. Acht maanden voor de geplande datum dat een release in productie genomen wordt, zal er gestart worden met het vaststellen van de inhoud. Het Kadaster stelt een conceptvoorstel op voor de release-inhoud, gebaseerd op de voorlopige release-inhoud uit het releaseplan en aangevuld c.q. gewijzigd met actuele inzichten. Er worden daarna geen wijzigingsverzoeken voor die release meer toegelaten (de "gate" voor die release wordt gesloten). Het conceptvoorstel wordt becommentarieerd door alle belanghebbenden en er wordt een impactanalyse uitgevoerd voor de geselecteerde wijzigingsverzoeken. Op basis van een definitief voorstel zal het Agendaoverleg BAG BAO (krachtens mandaat) beslissen over de inhoud van de release. Opmerking: Voor het proces Vernieuwen BAG worden ontwikkelingsstudies uitgevoerd (proces 2.2.2). De werkzaamheden voor realisatie kunnen zo omvangrijk blijken te zijn dat de hiergenoemde periodes langer zijn en besluitvorming over ontwikkeling ook separaat plaatsvindt. 2.11.3.1.1 Prioriteren en classificeren wijzigingsverzoeken Acht maanden voor datum in productie van een release initieert de functioneel beheerder van de BAGLV het opstellen van een prioriteitenlijst, mede op basis van het in het goedgekeurde jaarplan opgenomen releaseplan. Daarbij worden nieuwe wijzigingsverzoeken voor deze release niet meer toegelaten (de "gate" is gepasseerd).

Pagina 87 van 137


De functioneel beheerder en functioneel applicatiebeheerder zullen in overleg de wijzigingsverzoeken verder prioriteren en classificeren voor de aankomende en eventueel toekomstige releases van de BAGLV. Omvang van het werk, prioriteit van het verzoek en de reeds voorgenomen inhoud van de aankomende release (zoals in het jaarplan en releaseplan aangegeven) spelen een rol in het selecteren van verzoeken voor de release. 2.11.3.1.2 Uitvoeren impactanalyse Alle ontwikkelingsstudies en wijzigingsverzoeken binnen de scope van de release worden in samenhang met elkaar beoordeeld. Dit kan leiden tot verschuiving van wijzigingsverzoeken over de geplande releases (en bijstelling van het releaseplan). Bij het opstellen van de impactanalyse wordt rekening gehouden met de kostenaspecten bij alle ketenpartners. Uiteindelijk leidt de impactanalyse tot een onderbouwd inzicht wat een haalbaar en inhoudelijk optimaal pakket van functies is voor de release. Bij de impactanalyse (door ICT-Services van het Kadaster) zullen de wijzigingsverzoeken ingeschat worden op samenhang met ander verzoeken, complexiteit en omvang van het ontwikkelwerk. De functioneel beheerder van de BAGLV vat het resultaat van de impactanalyse samen in een indicatief voorstel voor de release-inhoud. Het voorstel wordt zeven maanden voor datum in productie door het secretariaat BAG BAO verstrekt aan de leden van het Agendaoverleg BAG BAO. 2.11.3.1.3 Besluiten over de release-inhoud Voor de realisatie van een volgende release van de BAGLV is het van belang dat er tijdig een besluit over de inhoud genomen wordt. Daarbij moeten de belangen van alle ketenpartners meegewogen worden, het besluit moet gedragen zijn. Iedere vertegenwoordiger in het Agendaoverleg BAG BAO vormt – zonodig in overleg met zijn vertegenwoordiger in het BAG BAO - zijn mening over het indicatieve voorstel van de functioneel beheerder van de BAGLV en informeert deze binnen twee weken na ontvangst van het indicatieve voorstel over zijn bevindingen. De functioneel beheerder en de functioneel applicatiebeheerder van de BAGLV stellen op basis van alle bevindingen van belanghebbenden een definitief voorstel op. Het definitieve voorstel wordt drie weken na het indicatieve voorstel door het secretariaat BAG BAO aan de leden van het Agendaoverleg BAG BAO toegestuurd. Iedere deelnemer aan het Agendaoverleg BAG BAO vormt zijn mening over het definitieve voorstel. Dit vormt de inbreng voor het Agendaoverleg BAG BAO. Uiterlijk zes maanden voor datum in productie komt het Agendaoverleg BAG BAO bijeen en besluit (krachtens mandaat) over het definitieve voorstel van de release-inhoud. Wanneer de besluitvorming staakt zal gecontroleerde escalatie plaatsvinden. Het besluit van het Agendaoverleg BAG BAO leidt tot een vastgestelde releaseinhoud en mogelijk tot aanpassingen van het eerder gecommuniceerde releaseplan. De functioneel beheerder van de BAGLV draagt zorg voor communicatie van de aangepaste releaseplanning.

Pagina 88 van 137


2.11.3.2 Applicatieontwikkeling De applicatieontwikkeling gebeurt bij of onder regie van het Kadaster, conform de daar geldende werkwijze, in de volgende stappen: 2.11.3.2.1 Ontwerp, inclusief communicatie met belanghebbenden en publicatie van specificaties. 2.11.3.2.2 Bouw 2.11.3.2.3 Test 2.11.3.2.4 Acceptatie Het Kadaster (de afdeling ICT-Services) voert het ontwerp, de bouw en test van de nieuwe release uit volgens de intern geldende werkwijzen. Over het ontwerp wordt met belanghebbenden gecommuniceerd en de specificaties worden gepubliceerd, zodat partijen rond de BAGLV zonodig rekening kunnen houden met aanpassingen in de specificaties. Na acceptatie door de functioneel applicatiebeheerder en besluitvorming in het Wijzigingen Beheer Overleg (WBO, een intern orgaan van het Kadaster; zonodig in overleg met het Agendaoverleg BAG BAO) kan de release in productie worden genomen. Indien de release niet door het WBO geaccepteerd wordt, zullen de werkzaamheden voor ontwerp, bouw en test hervat worden om tot een geaccepteerd resultaat te komen. Indien de release wel geaccepteerd wordt, zal de precieze datum in productie vastgesteld worden. Hoewel het minder gewenst is dat er tijdens de applicatieontwikkeling nog aanvullende wijzigingsverzoeken gehonoreerd worden, is het niet altijd te voorkomen dat er pas in die fase situaties optreden die het gewenst maken alsnog wijzigingen aan te brengen in de release-inhoud of -aanpak. Bijvoorbeeld, omdat tussentijdse ervaringen bij het ontwikkelingsproces hiertoe aanleiding geven. In voorkomende gevallen zal dit beoordeeld worden (aan de hand van een aanvullende impactanalyse) door een (kleine) commissie uit het Agendaoverleg BAG BAO, die zonodig ook het Agendaoverleg kan activeren. 2.11.3.3 Implementatie van de release 2.11.3.3.1 Implementatie in de productieomgeving Het Kadaster neemt de release op de in het WBO vastgestelde datum (zonodig vastgesteld in overleg met het Agendaoverleg BAG BAO) in productie. 2.11.3.3.2 Overdracht naar beheer De functioneel beheerder stelt de belanghebbenden op de hoogte van het in productie nemen van de nieuwe release op de (door het WBO) vastgestelde datum. De belanghebbenden kunnen voor zover nodig hun werkzaamheden afstemmen op de uitkomst van de besluitvorming en de vastgestelde datum. Binnen het Kadaster is vanaf dat moment de beheerorganisatie verantwoordelijk voor deze release in de productieomgeving.

Pagina 89 van 137


5

Operationele processen

5.1

Proces Ondersteunen gebruik BAG Het proces Ondersteunen gebruik BAG is als volgt te omschrijven. Proces 3.1, Ondersteunen gebruik BAG Het ondersteunen van de bronhouders, de afnemers en de leveranciers van beide via het KlantContactCentrum (KCC) van het Kadaster. Deze (centrale) ondersteuning heeft betrekking op: • zowel inhoudelijke als functionele en (ICT-) technische vragen of problemen; • klachten over de dienstverlening; • klachten over het functioneren van het Kadaster of medewerkers; • rapporteren over de (operationele) dienstverlening. De indeling en samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Ondersteunen gebruik BAG

3.1.1 Ondersteunen van BAG-partijen

3.1.2 Behandelen van klachten

3.1.3 Rapporteren over de dienstverlening

Einde Ondersteunen gebruik BAG

Proces 3.1.1, Ondersteunen van BAG-partijen Doel: Het ondersteunen van BAG-partijen (bronhouders, afnemers en de leveranciers van beide) bij inhoudelijke, functionele en (ICT-) technische vragen of problemen. Beschrijving: Partijen kunnen vragen, verzoeken of (storings)meldingen indienen bij het centrale servicepunt van het Kadaster, het KlantContactCentrum (KCC). Afhankelijk van de aard van de vraag, het verzoek of de melding wordt deze

Pagina 90 van 137


gerouteerd naar de afdeling of eenheid die voor behandeling kan zorgen. Na afhandeling wordt het resultaat naar de bronhouder teruggekoppeld. Zie voor de relatie met de Kadasterprocessen de “Verwijsindex handboek Kwaliteit Kadaster – Besturing, Toezicht en Uitvoering BAG”. Input: Een vraag, verzoek of (storings)melding van een BAG-partij. Output: Een antwoord, resultaat of oplossing voor de BAG-partij. Frequentie: Afhankelijk van de behoefte. Is voor het Kadaster een dagelijks, operationeel, proces. Termijnen: Conform de in de DNO aangegeven termijnen (afhankelijk van de categorie waar de vraag, verzoek of (storings)melding onder valt).

3.1.1

Ondersteunen van BAG-partijen

UI

UI

VU


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


UI

Toelichting Het Kadaster is, als beheerder van de BAGLV, verantwoordelijk voor de ondersteuning (VU). Bronhouders, afnemers en leveranciers van beide (in het bijzonder leveranciers van de (gemeentelijke) BAG-applicaties) doen een beroep op ondersteuning en worden over het resultaat geïnformeerd (UI). De ondersteuning van leveranciers beperkt zich tot zaken die betrekking hebben op de BAGLV. Binnengemeentelijke problematiek valt in het algemeen buiten de Kadaster-ondersteuning.

Proces 3.1.2, Behandelen van klachten Doel: Het behandelen van klachten die bij het Kadaster, als beheerder van de BAGLV, worden ingediend. Klachten kunnen betrekking hebben op de dienstverlening of het functioneren van het Kadaster of medewerkers. Beschrijving: Bronhouders, afnemers of leveranciers van beide kunnen klachten indienen bij het centrale servicepunt van het Kadaster, het KlantContactCentrum Pagina 91 van 137


(KCC). Afhankelijk van de aard van de klacht wordt deze gerouteerd naar de afdeling of eenheid die voor behandeling kan zorgen. Na afhandeling wordt het resultaat naar de melder teruggekoppeld. Zonodig kan er geëscaleerd worden naar het BAG BAO en/of het Ministerie van VROM (Geo-informatie). Zie voor de relatie met de Kadasterprocessen de “Verwijsindex handboek Kwaliteit Kadaster – Besturing, Toezicht en Uitvoering BAG”. Input: Een klacht van een bronhouder, afnemer of leverancier van BAG-applicaties. Output: Een antwoord, resultaat of oplossing van de klacht voor de indiener. Frequentie: Afhankelijk van de behoefte. Termijnen: Conform de in de DNO aangegeven termijnen voor klachtbehandeling en afwikkeling.

3.1.2

Behandelen van klachten

(B)

(B)

(A)

(I)

UI

UI

VU


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


UI

Toelichting Het Kadaster is, als beheerder van de BAGLV, verantwoordelijk voor het behandelen van de klacht (VU). Zonodig wordt een klacht geëscaleerd naar het BAG BAO (door informeren van het secretariaat (“(I)”) en voorzien van advies (“(A)”) van het Agendaoverleg) en/of het Ministerie van VROM voor een besluit (“(B)”). Bronhouders, afnemers en de leveranciers van beide (in het bijzonder die van de BAG-applicaties) doen een beroep op de klachtbehandeling en worden over het resultaat geïnformeerd (UI).

Proces 3.1.3, Rapporteren over de dienstverlening Doel: Het rapporteren over de (operationele) dienstverlening en ondersteuning door het Kadaster, als beheerder van de BAGLV. Dit kan betrekking hebben op inhoudelijke, functionele en (ICT-) technische aspecten van de dienstverlening en op klachten en de afwikkeling daarvan. Dit gebeurt in aanvulling op het proces 2.1.4, “Planning, rapportage en evaluatie” uit het handboek Besturing BAG, waarin ook op tactische aspecten gerapporteerd wordt.

Pagina 92 van 137


Beschrijving: Vanuit de verschillende afdelingen, die betrokken zijn bij het beheer van de BAGLV, waaronder het centrale servicepunt van het Kadaster, het KlantContactCentrum (KCC), wordt informatie verzameld over de operationele dienstverlening. Zowel inhoudelijk, functioneel als (ICT-) technisch gericht. Deze informatie wordt in rapportages, in het bijzonder de maandelijkse DNO-rapportages, gepresenteerd en volgens gemaakte afspraken gedistribueerd. Input: Gegevens over het functioneren van de BAGLV en de vraag naar ondersteuning, alsmede ingediende en behandelde klachten. Output: Rapportages, in het bijzonder de maandelijkse DNO-rapportages, over de dienstverlening van het Kadaster, als beheerder van de BAGLV. Frequentie: Maandelijks voor DNO-rapportages. Naar behoefte voor andere, nader te definiëren, rapportages. Termijnen: Conform de in de DNO aangegeven termijnen.

3.1.3

Rapporteren over de dienstverlening

I

B

A

I


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VU

Toelichting Het Kadaster is, als beheerder van de BAGLV, verantwoordelijk voor het samenstellen en opleveren van de rapportages (VU). Het BAG BAO wordt via het secretariaat geïnformeerd (I) en door het Agendaoverleg geadviseerd (A) en keurt de rapportages goed (B, in de zin van accepteren van de opgeleverde informatie) of neemt zonodig het initiatief voor aanvullende maatregelen of activiteiten.

Pagina 93 van 137


3.1 Ondersteunen gebruik BAG 3.1.1 Ondersteunen van BAG-partijen 3.1.2 Behandelen van klachten 3.1.3 Rapporteren over de dienstverlening

(B) *) I

(B) *) (A) B A

(I) I

UI UI

UI UI

VU VU VU


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


UI UI

*) Zonodig wordt een klacht geëscaleerd naar het BAG BAO en/of het Ministerie van VROM. B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit). V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. R: Raadplegen (wordt geraadpleegd). I: Informeren (wordt geïnformeerd). A: Adviseren (geeft advies; minder verplichtend dan Raadplegen).

Pagina 94 van 137


5.2

Primaire processen BAG De Primaire processen BAG zijn als volgt te omschrijven. Proces 3.2, Primaire processen BAG Het betreft de primaire processen die bij de bronhouders worden uitgevoerd voor het onderhouden van de levenscyclus van adressen en gebouwen, zoals beschreven in het Processenhandboek BAG. Het gaat dus vrijwel uitsluitend om de binnengemeentelijke processen (een uitzondering is Terugmelden), waarbij enerzijds de registers met brondocumenten worden aangevuld en beheerd en anderzijds de registraties worden bijgewerkt. Op dit, gemeentelijk, niveau worden ook de relaties gelegd met de andere, binnengemeentelijke, basisregistraties, zoals de GBA en de WOZ. Deze processen zijn in het Processenhandboek BAG uitgebreid beschreven en worden hier niet verder uitgewerkt. Omdat het voornamelijk om binnengemeentelijke processen gaat, die onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen, is de gemeente vrij om ze naar eigen inzicht in te richten (binnen de randvoorwaarden die door de BAG en de wet- en regelgeving gesteld zijn). Een uitzondering vormt het (ook in het Processenhandboek BAG beschreven) proces Terugmelden, dat een ketenproces is tussen afnemers en bronhouders, via de terugmeldfaciliteit (TMF) van het Stelsel van Basisregistraties en de terugmeldvoorziening (TMV) van de BAGLV. Om die reden wordt het proces Terugmelden wel in dit handboek beschreven (zie hoofdstuk 5.6).

Pagina 95 van 137


5.3

Proces Inbrengen en muteren gegevens BAGLV Het proces Inbrengen en muteren gegevens BAGLV is als volgt te omschrijven. Proces 3.3, Inbrengen en muteren gegevens BAGLV De BAGLV wordt vanuit de gemeentelijke BAG bijgewerkt en up-to-date gehouden. Allereerst worden woonplaatsen opgevoerd op een landelijk uniforme wijze, hetgeen het gecentraliseerd toewijzen van unieke woonplaatscodes vergt. Daarnaast worden de adres- en gebouwgegevens bij de gemeente in de BAG ingevoerd en worden de gegevens (waaronder authentieke gegevens en postcodes) in de landelijke registratie overgenomen of bijgewerkt, wat gewoonlijk een geautomatiseerd proces is. Bij geconstateerde fouten of verschillen wordt zonodig gesysnchroniseerd om de overeenkomst tussen lokale BAG en BAGLV te herstellen. Regelmatig wordt het berichtenverkeer gecontroleerd en wordt een mogelijke stagnatie gesignaleerd. De indeling en samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld. Start Inbrengen/muteren gegevens

3.3.1 Opvoeren van woonplaatsen 3.3.2 Muteren van woonplaatsgegevens 3.3.3 Muteren van de gemeentelijke BAG

3.3.4 Bijwerken gegevens in BAGLV

3.3.5 Signaleren geen berichtenverkeer

Einde Inbrengen/muteren gegevens

Pagina 96 van 137


Proces 3.3.1, Opvoeren van woonplaatsen Doel: Het opvoeren van nieuwe of gewijzigde woonplaatsen op een landelijk uniforme wijze. Beschrijving: Bij het creëren van nieuwe woonplaatsen of het wijzigen van (de indeling van) woonplaatsen moeten unieke woonplaatscodes worden uitgereikt op een landelijk uniforme wijze. Deze toewijzing is gecentraliseerd om de uitgifte van unieke codes en het controleren van de randvoorwaarden voor de woonplaatsindeling te kunnen garanderen. Het afstemmen van de woonplaatsindeling met TNT Post, conform het Postcodeconvenant, is onderdeel van het proces. Input: Een reden of behoefte om woonplaatsen te creëren of te wijzigen. Output: Uitgereikte woonplaatscodes, een aangepaste woonplaatsentabel en zonodig een aanpassing van de postcode-indeling. Frequentie: Afhankelijk van de behoefte of noodzaak tot aanpassingen. Termijnen: Vanaf het gemeentelijk besluit binnen vier werkdagen opnemen in de gemeentelijke BAG en vervolgens binnen één werkdag doorsturen naar de BAGLV.

3.3.1

Opvoeren van woonplaatsen

VU

U

TNT Post


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U

Toelichting Bronhouders nemen het initiatief en zijn verantwoordelijk (VU) voor het opvoeren van (nieuwe) woonplaatsen. Deze worden afgestemd met TNT Post (U) voor de toewijzing of mutaties van de postcodes. Het Kadaster voert de gegevens in de woonplaatsentabel van de BAGLV in (U).

Pagina 97 van 137


Proces 3.3.2, Muteren van woonplaatsgegevens Doel: Het muteren van de gegevens van (bestaande) woonplaatsen op een landelijk uniforme wijze. Beschrijving: Bij het wijzigen van (de indeling van) woonplaatsen moeten unieke woonplaatscodes worden uitgereikt of aangepast op een landelijk uniforme wijze. Deze toewijzing is gecentraliseerd om de uitgifte van unieke codes en het controleren van de randvoorwaarden voor de woonplaatsindeling te kunnen garanderen. Het afstemmen van de woonplaatsindeling met TNT Post, conform het Postcodeconvenant, is onderdeel van het proces. Input: Een reden of behoefte om woonplaatsen te wijzigen. Output: Uitgereikte of aangepaste woonplaatscodes, een aangepaste woonplaatsentabel en zonodig een aanpassing van de postcode-indeling. Frequentie: Afhankelijk van de behoefte of noodzaak tot aanpassingen. Termijnen: Vanaf het gemeentelijk besluit binnen vier werkdagen opnemen in de gemeentelijke BAG en vervolgens binnen één werkdag doorsturen naar de BAGLV.

3.3.2

Muteren van woonplaatsgegevens

VU

U

TNT Post


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(U)

Toelichting Bronhouders nemen het initiatief en zijn verantwoordelijk (VU) voor het muteren van woonplaatsgegevens. Indien dit consequenties heeft voor de postcodes worden de mutaties afgestemd met TNT Post (“(U)”). Het Kadaster werkt de gegevens bij in de woonplaatsentabel van de BAGLV (U).

Pagina 98 van 137


Proces 3.3.3, Muteren van de gemeentelijke BAG Doel: Het in de gemeentelijke BAG opnemen of wijzigen van de gegevens in overeenstemming met de vastgestelde brondocumenten. Beschrijving: Aan de hand van de vastgestelde brondocumenten worden gegevens in de gemeentelijke BAG opgenomen of gewijzigd, met inachtneming van de termijnen uit wet- of regelgeving die daartoe moeten worden nageleefd. Opmerking: of dit een zelfstandig proces is, of onderdeel vormt van de primaire processen uit proces 3.2, is afhankelijk van de manier waarop de gemeente de processen inricht. Input: Vastgestelde brondocumenten. Output: De bijgewerkte gemeentelijke BAG. Frequentie: Afhankelijk van het aanbieden van nieuwe of gewijzigde brondocumenten. Termijnen: Vanaf het gemeentelijk besluit binnen vier werkdagen opnemen in de gemeentelijke BAG.

3.3.3

Muteren van de gemeentelijke BAG

TNT Post


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VU

Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het bijhouden van de eigen lokale BAG (VU). Dit gebeurt in overeenstemming met de processen uit 3.2, Primaire processen BAG.

Pagina 99 van 137


Proces 3.3.4, Bijwerken gegevens in BAGLV Doel: Het overnemen van nieuwe of gewijzigde (authentieke) gegevens van de gemeentelijk BAG naar de BAGLV, zodat deze voor de (authentieke) gegevens een getrouwe kopie is van de gemeentelijk BAG. Zonodig vindt een synchronisatieslag plaats om inconsistenties of opgetreden fouten te corrigeren. Beschrijving: Nieuwe of gewijzigde (authentieke) BAG-gegevens worden (op geautomatiseerde wijze volgens een standaardprotocol) door de gemeente naar de BAGLV gezonden en daar verwerkt in de landelijke registratie. Dit gebeurt in grote lijnen op de volgende wijze: • verzenden gegevens naar BAGLV; • validatie gegevens en terugmelding naar gemeente; • verwerken goedgekeurde mutaties in BAGLV; • controle van correcte ontvangst en verwerking; • indien er fouten zijn opgetreden of verschillen geconstateerd: synchroniseren gegevens met BAGLV. Opmerking: Synchroniseren is het, bij geconstateerde fouten of verschillen, herstellen van de overeenkomst tussen gemeentelijke BAG en BAGLV. Dit gebeurt primair geautomatiseerd, maar als dit onvoldoende werkt moet zonodig handmatig de consistentie tussen gemeentelijke BAG en BAGLV hersteld worden. Het is de bronhouder/gemeente die het initiatief neemt voor de synchronisatieacties en/of -berichten. Met een synchronisatiebericht wordt zonodig de gehele levenscyclus van het BAG-object meegestuurd. Als dit onvoldoende is om de synchronisatie te bereiken en de BAGLV opnieuw een foutmelding genereert, kan met een “geforceerde synchronisatie” de gewenste situatie in de BAGLV tot stand gebracht worden. Voor geforceerde synchronisatie is een zorgvuldige controle door de gemeente noodzakelijk, die door de BAG-beheerder moet worden godgekeurd. Input: Nieuwe of gewijzigde gegevens in de gemeentelijke BAG. Output: Conform gewijzigde gegevens in de BAGLV. Frequentie: Afhankelijk van het aanbieden van nieuwe of gewijzigde gegevens. Termijnen: Vanaf het opnemen in de gemeentelijke BAG dienen de (authentieke) gegevens binnen één werkdag doorgestuurd te worden naar de BAGLV.

Pagina 100 van 137


3.3.4

Bijwerken gegevens in BAGLV

VU

TNT Post


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U

Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het verzenden van de (authentieke) gegevens naar de BAGLV (VU). Op die basis verwerkt het Kadaster de gegevens en controleert de correcte verwerking (U). Zonodig neemt de bronhouder actie bij geconstateerde fouten of verschillen door het opstellen en verzenden van synchronisatieberichten of het in gang zetten van andere herstelacties.

Proces 3.3.5, Signaleren geen berichtenverkeer Doel: Het regelmatig controleren van het berichtenverkeer en het signaleren aan de bronhouder/gemeente dat het verkeer mogelijk stagneert. Beschrijving: Regelmatig wordt een (monitor)rapportage (of een standaardoverzicht) opgesteld, waarin te zien is of bepaalde gemeenten gedurende een langere periode (twee maanden) geen berichten hebben uitgewisseld met de BAGLV. In die gevallen wordt de gemeente benaderd (via een onafhankelijk kanaal, telefonisch of per e-mail) om te controleren of de afwezigheid van berichten ook terecht was. Als het berichtenverkeer stagneert, wordt het hersteld en moet de gemeente eventuele gemiste mutaties opnieuw aanbieden. Input: Een reeds aanwezige of binnen het proces gegenereerde (monitor)rapportage (of een standaardoverzicht) van de BAGLV. Output: Een rapportage van vermoedelijke en/of geconstateerde stagnaties van het berichtenverkeer. Frequentie: Eens per twee maanden wordt het berichtenverkeer over de afgelopen twee maanden gecontroleerd. Termijnen: Signaleren van (mogelijke) stagnaties binnen twee weken na de controle.

Pagina 101 van 137


3.3.5

Signaleren geen berichtenverkeer

U

TNT Post


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VU

Toelichting Het Kadaster is verantwoordelijk voor het regelmatig draaien van een (monitor)rapportage (of een standaardoverzicht), het controleren of het berichtenverkeer voor een gemeente mogelijk stagneert (VU) en het signaleren naar die gemeente. De bronhouder (gemeente) neemt vervolgens, waar nodig in samenwerking met het Kadaster, stappen (U) om een feitelijke stagnatie te identificeren, te herstellen en vervolgens de eventuele gemiste mutaties alsnog aan te bieden.

3.3 Inbrengen en muteren gegevens BAGLV 3.3.1 Opvoeren van woonplaatsen 3.3.2 Muteren van woonplaatsgegevens 3.3.3 Muteren van de gemeentelijke BAG 3.3.4 Bijwerken gegevens in BAGLV 3.3.5 Signaleren geen berichtenverkeer

VU VU VU VU U

V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend.

Pagina 102 van 137

U U U VU

TNT Post


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


U (U)


Proces Verstrekken gegevens aan Afnemers Het proces Verstrekken gegevens aan Afnemers is als volgt te omschrijven. Proces 3.4, Verstrekken gegevens aan Afnemers De BAG-gegevens worden aan afnemers verstrekt op basis van met afnemers afgesloten leveringscontracten, conform de producten en diensten die in de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) gedefinieerd zijn. Het feitelijk verstrekken van de gegevens is vervolgens een geautomatiseerd proces. Het betreft een proces tussen het Kadaster en afnemers en verloopt geautomatiseerd onder condities die in de DNO en de PDC gedefinieerd zijn.

Proces 3.4, Verstrekken gegevens aan Afnemers Doel: Het verstrekken van gegevens uit de BAGLV aan een afnemer. Beschrijving: Het verstrekken van gegevens uit de BAGLV conform de producten en diensten die in de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) gedefinieerd zijn. Input: Een bevragingsverzoek op de BAGLV. Output: Een set van gegevens als respons op het bevragingsverzoek, overeenkomstig het gedefinieerde product of de dienst. Frequentie: Afhankelijk van de vraag, zie de PDC. Is voor het Kadaster een dagelijks, operationeel, proces. Termijnen: Conform de in de DNO aangegeven termijnen voor de categorie uit de PDC.

3.4

Verstrekken gegevens aan Afnemers

U



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


(Deel-) Proces

Minister van VROM


Organisatie / Rol

5.4

VU

Toelichting Het Kadaster is verantwoordelijk voor de correcte levering van gegevens aan afnemers (VU). Dit is een gewoonlijk geheel geautomatiseerd proces. De afnemer verwerkt de gegevens (U).

Pagina 103 van 137


5.5

Proces Facturering en kostenverrekening Het proces Facturering en kostenverrekening is als volgt te omschrijven. Proces 3.5, Facturering en kostenverrekening Op basis van de gekozen budget- en verrekeningssystematiek (budgetfinanciering of tarieffinanciering) worden de kosten van de BAG inzichtelijk gemaakt en, afhankelijk van keuzen en contractvormen, aan partijen in rekening gebracht. Ook als de kosten niet daadwerkelijk in rekening worden gebracht, wordt het afnamevolume van geïdentificeerde partijen in de BAGLV geregistreerd. In het verlengde van de facturering wordt over de kosten en de facturering gerapporteerd. Opmerking: Het proces verloopt volgens de facturerings- en rapportageprocessen van het Kadaster.

Proces 3.5, Facturering en kostenverrekening Doel: Het zichtbaar maken en zonodig in rekening brengen van de kosten van de BAG aan afnemers. Beschrijving: Het proces verloopt conform de Kadastersystematiek voor facturering en rapportage, in overeenstemming met besluiten over de financieringswijze (Budget- en/of tarieffinanciering) en tarieven. Input: Per afnemer geregistreerde afnamevolumina. Output: Facturen (eventueel pro-forma) en/of gebruiksoverzichten. Frequentie: Nog te kiezen (maandelijks of per kwartaal, afhankelijk van de gekozen wijze van kostenverrekening). Termijnen: Facturen of overzichten zijn beschikbaar binnen twee weken na afloop van de gebruiksperiode.

Pagina 104 van 137


3.5

Facturering en kostenverrekening

I

I

I

I

U


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VU

Toelichting Het Kadaster is, als beheerder van de BAGLV, verantwoordelijk voor de kostenverrekening (VU) en verzendt facturen of gebruiksoverzichten aan afnemers. Deze worden door afnemers verwerkt en/of betaald (U). Het Ministerie van VROM (Geoinformatie) en het BAG BAO (via secretariaat en Agendaoverleg) worden geinformeerd (I) over de actuele kostentoedeling.

Pagina 105 van 137


5.6

Proces Terugmelden Het proces Terugmelden is als volgt te omschrijven. Proces 3.6, Terugmelden Het door afnemers identificeren van mogelijk onjuiste (authentieke) gegevens, het melden aan bronhouders en het zonodig corrigeren van deze gegevens in de (gemeentelijke) BAG en de BAGLV, zodat de kwaliteit van de BAG voortdurend wordt verbeterd. Hierbij wordt een landelijke Terugmeldfaciliteit (TMF) voor het Stelsel van Basisregistraties ingezet, die gekoppeld is met de Terugmeldvoorziening van de BAGLV (BAG-TMV).

5.6.1

Uitgangspunten voor het proces Terugmelden Het Terugmelden omvat het gehele proces vanuit een afnemer/bestuursorgaan tot en met de bevestiging van al dan niet gecorrigeerde gegevens en het afsluiten van de Melding. Ook bij samenloop van Meldingen. Meldingen van belanghebbenden (correctieverzoeken), bevoegde ambtenaren en andere bronnen passen eveneens in het (bronhouders-)proces (ook al vallen deze niet alle onder de terugmeldplicht). De volgende terminologie wordt gehanteerd: • “Melding”: als algemeen begrip voor de start of de trigger van het proces Terugmelden. De bijbehorende activiteit is: “Melden” of “Melding doen van”. Opmerking: Bestuursorganen doen melding van het bestaan van “gerede twijfel” omtrent een BAG-object of gegevens (attributen) van het object op de plaats waar de gegevens opgevraagd zijn. Dat kan dus zowel bij de BAGLV als bij de bronhouder zijn. • “Verzoek”: belanghebbenden (burger of bedrijf) kunnen een “Verzoek” of “Correctieverzoek” indienen bij de bronhouder. De bijbehorende activiteit is: “Verzoeken”. Het “Verzoek” wordt verder door de bronhouder identiek aan een “Melding” behandeld. Opmerking: Soms wordt in documenten over de BAG of het Stelsel van Basisregistraties het begrip “Terugmelding” gebruikt, als sprake is van een “Melding” over authentieke gegevens door een bestuursorgaan, zodat er een wettelijke verplichting tot (terug)melden bestaat. Te onderscheiden van meldingen waarvoor die wettelijke plicht niet van toepassing is (bijvoorbeeld voor niet-authentieke gegevens en partijen die geen bestuursorgaan zijn). Omdat dit onderscheid voor het procesverloop slechts beperkte gevolgen heeft en vaak pas ver in het proces eenduidig kan worden vastgesteld, wordt in deze beschrijving “Melding” gebruikt als overkoepelend begrip. • “Signalering”: heeft betrekking op een mogelijke onjuistheid van één of meer gegevens van een object (dat in de BAG aanwezig is). • “Constatering”: heeft betrekking op een mogelijke onjuistheid van een object als geheel. Dit kan een object zijn dat zodanig afwijkt van een in de BAG aanwezig object, dat mogelijk van vervanging sprake is, of er kan een object aangetroffen worden dat niet in de BAG aanwezig is (en dat zonodig als “geconstateerd object” wordt opgenomen). • “Samenloop”: er wordt gesproken van “samenloop” als er meerdere meldingen zijn gedaan over een BAG-object, die gelijktijdig in hetzelfde onderzoek kunnen worden behandeld en afgewikkeld. Dit heeft als enig doel om de meldingen zo efficiënt mogelijk te behandelen. Mocht blijken dat een deel van de samenlopende meldingen meer en langduriger onderzoek vergt, dan worden de eenvoudige meldingen eerst afgewikkeld en blijven de ingewikkelder mel-

Pagina 106 van 137


•

• •

dingen open staan voor verdere behandeling. Gelijktijdig afwikkelen van samenlopende meldingen is dus geen eis. “Documenteren”: het creëren van de benodigde Brondocumenten (waaronder Processen Verbaal) om de registers op peil te brengen. Opmerking: Deze documenten hebben pas betekenis als ze bekrachtigd zijn (door besluit en/of ondertekening). “Registreren”: het bijwerken van de registraties aan de hand van toevoeging of wijziging van objecten en/of gegevens (attributen). “Legitiem” / “niet-legitiem”: legitimiteit heeft uitsluitend betrekking op het al dan niet aanwezig zijn van (bekrachtigde) brondocumenten die een juridische onderbouwing geven voor de status en de gegevens van een BAG-object. Dit staat los van eventuele (il)legaliteit van het BAG-object (die speelt pas een rol bij legalisering of handhaving door de gemeente, maar dat valt buiten het proces Terugmelden).

1. Voor correct terugmelden, in de zin van geen overbodige meldingen doen, is altijd deskundigheid nodig omtrent de inhoud en de reikwijdte van de (basis-) registratie. Dit geldt in het bijzonder als de gegevens via een andere basisregistratie zijn ontvangen en moet worden bepaald of er twijfel is over de gegevens zelf of over de relaties met andere basisregistraties. In de BAG wordt altijd beoogd de feitelijke situatie te registreren (los van de vraag of deze overeenstemt met de legitieme situatie). Het kan dan ook nuttig zijn nadere afspraken te maken tussen afnemers en registratiehouders/bronhouders om het terugmelden in goede banen te leiden. 2. De procesgang van de Melding tussen afnemer (Melder) en bronhouder wordt niet afhankelijk gemaakt van de aard van de gerede twijfel over de juistheid van een object of een deel van de gegevens. In de Melding wordt duidelijk gemaakt wat de aard, omvang en inhoud van de onjuistheden is en of er sprake is van een wel of niet bestaand (of te identificeren) object in de BAG. Als er geen bestaand BAG-object geïdentificeerd kan worden, wordt de locatie waar de Melding betrekking op heeft omschreven of geografisch aangeduid. Via de (mee te geven) contactgegevens van de melder kan zonodig informatie worden opgevraagd en aangevuld. 3. Volgens de Wet BAG, Artikel 37, dient een bestuursorgaan bij afname uit de BAGLV bij “de Dienst” (= het Kadaster, in de rol van beheerder van de BAGLV) terug te melden. Als uitgangspunt wordt gehanteerd dat het terugmelden bij een Terugmeldfaciliteit (TMF) van het Stelsel van Basisregistraties en het doorsturen door de TMF naar de BAG-TMV ook aan de wettelijke eisen voldoet of zonodig nader wettelijk geregeld zal worden. 4. Er wordt altijd teruggemeld naar de plaats waar de BAG-gegevens verstrekt zijn. Dus bij afname van de BAGLV wordt via de BAG-TMV gemeld en bij rechtstreekse afname bij de bronhouder gebeurt ook het melden rechtstreeks bij de bronhouder. Dit geldt eveneens voor niet tot terugmelding verplichte afnemers (nietbestuursorganen). 5. Het is aan te bevelen (en in het proces ook zo beschreven) dat alle Meldingen bij de bronhouder op één plaats geregistreerd worden en/of bekend zijn, onafhankelijk van de bron van de Melding en het doorlopen pad, al dan niet via de BAGTMV. Dit voorkomt dat Meldingen buiten de procesbewaking bij de bronhouder vallen.

Pagina 107 van 137


6. Van de TMF en de BAG-TMV wordt geen actieve procesbewaking verwacht. Procesbewaking van de afhandeling van de Meldingen vindt uitsluitend bij de bronhouder plaats. In de TMF en de BAG-TMV vindt wel een zodanige dossiervorming plaats, dat statusrapporten kunnen worden verstrekt omtrent aantallen Meldingen en de (termijnen van) afhandeling. 7. In de TMF en de BAG-TMV wordt een dossier bijgehouden, zodat afnemers de status kunnen zien van melding en afhandeling. Een terugmelding die niet via de TMF en de BAG-TMV heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld rechtstreeks bij de bronhouder, zal echter niet in het dossier zichtbaar zijn. Wel kan de status van dergelijke objecten zichtbaar zijn indien het object “In onderzoek” is geplaatst. Daarmee kan in ieder geval de authenticiteit van het object beoordeeld worden. 8. Het is aan de bronhouder om te bepalen of en hoe onderzoeksresultaten gearchiveerd worden om later niet hetzelfde onderzoek te behoeven herhalen.

Pagina 108 van 137


5.6.2

Samenhang van het proces “Terugmelden” De indeling en samenhang van de (deel)processen kan als volgt worden uitgebeeld.

Start Terugmelden

3.6.1 Melden mogelijke onjuistheid

3.6.2 Onderzoeken mogelijke onjuistheid

Geen onjuistheden

Resultaat?

Onjuistheden bevestigd

3.6.3 Bijwerken registraties

3.6.4 Afronden melding

Einde Terugmelden

Het proces Terugmelden

Pagina 109 van 137


5.6.3

Deelproces 3.6.1, Melden mogelijke onjuistheid

Proces 3.6.1, Melden mogelijke onjuistheid Doel: Het melden van gerede twijfel over een object of (een deel van de) gegevens in de BAG. Beschrijving: Voor het melden van “gerede twijfel” over een object of gegevens in de BAG aan de bronhouder van het object zijn verschillende paden mogelijk. Via de TMF en de BAG-TMV (als onderdeel van de BAGLV) of rechtstreeks bij de bronhouder: • een Melding van een bestuursorgaan. Rechtstreeks bij de bronhouder (dus nooit via de TMF en de BAG-TMV): • een Verzoek om correctie van een belanghebbende. • Meldingen van (bevoegde) ambtenaren in het kader van de BAG. Via de TMF en de BAG-TMV of rechtstreeks bij de bronhouder, afhankelijk van de aard van de bron: • Meldingen of aanwijzingen uit andere bronnen. Indien de “gerede twijfel” ontstaat bij een bestuursorgaan, als afnemer van de BAGLV, wordt de melding altijd via de TMF van het Stelsel en de BAGTMV aan de bronhouder doorgegeven. Input: Het ontstaan van “gerede twijfel” over een BAG-object in een werkproces van de afnemer. Output: Een melding over een BAG-object, in het juiste formaat, voorzien van de benodigde gegevens. Frequentie: Afhankelijk van het constateren van mogelijke onjuistheden in de BAG. Termijnen: Zo spoedig mogelijk na het constateren van de “gerede twijfel”.

Pagina 110 van 137


3.6.1

Melden mogelijke onjuistheid

IU

VU

IU


VNG

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


(Deel-) Proces

Minister van VROM

Organisatie / Rol


IU

Toelichting De afnemer is verantwoordelijk voor het melden van een mogelijke onjuistheid en initieert daarmee het proces (VU). Vervolgens wordt in de keten de volgende partij (TMF, Kadaster en bronhouder) geïnformeerd en vindt daar registratie en/of verwerking plaats (IU). Voor TMF en Kadaster verloopt dit geheel automatisch.

Detaillering deelproces 3.6.1, Melden mogelijke onjuistheid Het is gewenst dat het melden door elke mogelijke bron uiteindelijk bij de bronhouder op één identificeerbare plaats uitkomt (en geregistreerd wordt), zowel de plaats in het proces als de plaats in de organisatie. Dit maakt het bewaken van de voortgang en het consistent behandelen van Meldingen eenvoudiger. Aangezien Meldingen zowel via de landelijke TMF en de BAG-TMV, als rechtstreeks bij de bronhouder kunnen binnenkomen, zijn er verschillende paden en bijbehorende processtappen mogelijk (bijvoorbeeld voorbereidende stappen om de Melding een eenduidig formaat te geven dat past in de meldingenregistratie bij de bronhouder). De mogelijke paden zijn dan als volgt. Via de TMF en de BAG-TMV (als onderdeel van de BAGLV) of rechtstreeks bij de bronhouder: • een Melding van een bestuursorgaan. Rechtstreeks bij de bronhouder (dus nooit via de TMF en de BAG-TMV): • een Verzoek om correctie van een belanghebbende. • Meldingen van (bevoegde) ambtenaren in het kader van de BAG. Via de TMF en de BAG-TMV of rechtstreeks bij de bronhouder, afhankelijk van de aard van de bron: • Meldingen of aanwijzingen uit andere bronnen. Indien de “gerede twijfel” ontstaat bij een bestuursorgaan als afnemer van de BAGLV, verloopt het proces als volgt. Met een start bij afnemer/bestuursorgaan (zie ook de figuur): 3.6.1 Melden mogelijke onjuistheid 3.6.1.1 Identificeren gerede twijfel 3.6.1.2 Controleren aan de BAG (dus aan de actuele BAG: niet aan lokale kopieën!! Met varianten voor “object aanwezig” / ”object niet aanwezig” / “object vervangt BAG-object”) en aan de (actuele) terugmeldingen in het dossier van de TMF. 3.6.1.3 Melden gerede twijfel

Pagina 111 van 137


De volgende activiteiten vinden plaats bij de TMF en de BAG-TMV: 3.6.1.4 Registreren en doorzenden TMF 3.6.1.4.1 Toekennen Identificatie (in het dossier van de TMF als meldingenregistratie) 3.6.1.4.2 Registreren Melding 3.6.1.4.3 Bevestigen ontvangst melding Opmerking: De TMF stuurt een ontvangstbevestiging naar de Melder, maar het doorsturen naar BAG-TMV en bronhouder wordt niet expliciet bevestigd (in de huidige implementaties van TMF en BAGTMV). Daarmee is er geen garantie voor correcte verwerking door de gehele keten. 3.6.1.4.4 Melding doorsturen naar BAG-TMV 3.6.1.5 Doorzenden door BAG-TMV 3.6.1.5.1 Registreren Melding (in het dossier van de BAG-TMV als meldingenregistratie) 3.6.1.5.2 Melding doorsturen naar Bronhouder Tenslotte wordt de melding naar de bronhouder gecommuniceerd en daar geregistreerd: 3.6.1.6 Registreren melding door Bronhouder Meldingen door belanghebbenden (Verzoeken om correctie) of bevoegde ambtenaren komen rechtstreeks bij 3.6.1.6 binnen, dus bij de bronhouder. Meldingen uit “andere bronnen” zouden zowel via de TMF en de BAG-TMV kunnen lopen als rechtstreeks bij de bronhouder kunnen worden ingediend.

Pagina 112 van 137


Afnemer

Start 3.6.1 Melden mogelijke onjuistheid

3.6.1.1 Identificeren gerede twijfel

3.6.1.2 Controleren aan de BAG

3.6.1.3 Melden gerede twijfel

TMF

3.6.1.4 Registreren en doorzenden TMF

BAG-TMV

3.6.1.5 Doorzenden door BAG-TMV

Bronhouder

3.6.1.6 Registreren melding door Bronhouder

Melding via ander (gemeentelijk) proces

Einde 3.6.1 Melden mogelijke onjuistheid

Het deelproces Melden mogelijke onjuistheid

Pagina 113 van 137


5.6.4

Deelproces 3.6.2, Onderzoeken mogelijke onjuistheid

Proces 3.6.2, Onderzoeken mogelijke onjuistheid Doel: Het onderzoek (door de bronhouder) van de mogelijke onjuistheden. Beschrijving: De bronhouder onderzoekt of er daadwerkelijk sprake is van onjuistheden. Het onderzoek kent een vorm van kort onderzoek om binnen de (wettelijke) termijn van twee werkdagen (waar die van toepassing is) te kunnen reageren en een lang en volledig onderzoek. In het korte onderzoek worden de direct beschikbare (bron)gegevens in brondocumenten onderzocht. Een volledig onderzoek zal vaak een beoordeling ter plaatse van het object inhouden. Als de wettelijke termijn van twee dagen wordt overschreden of dreigt te worden overschreden wordt het object “In onderzoek” geplaatst. Zo mogelijk worden samenlopende meldingen gelijktijdig onderzocht. Input: Een melding over een BAG-object, in het juiste formaat, voorzien van de benodigde gegevens. Output: Een vaststelling of er al dan niet sprake is van onjuistheden en de aard van deze onjuistheden en het in Processen Verbaal vastleggen van de eventuele onjuistheden. Zonodig wordt een “Geconstateerd Object” gecreëerd. Frequentie: Afhankelijk van het constateren van mogelijke onjuistheden in de BAG. Termijnen: Indien de onderzoekstermijn van twee werkdagen wordt overschreden wordt het BAG-object “In onderzoek” geplaatst. Het onderzoek dient uiterlijk binnen een half jaar te zijn afgerond.

Pagina 114 van 137


3.6.2

Onderzoeken mogelijke onjuistheid


VNG

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


(Deel-) Proces

Minister van VROM

Organisatie / Rol


VU

Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het onderzoek op mogelijke onjuistheden en voert dit onderzoek uit (VU).

Detaillering deelproces 3.6.2, Onderzoeken mogelijke onjuistheid De wettelijke termijn van 2 werkdagen voor een (kort) onderzoek (zonder het object “In onderzoek” te hoeven plaatsen) geldt uitsluitend: • Bij een Melding door een bestuursorgaan, • Bij een Verzoek om correctie door een belanghebbende, waarbij tegelijkertijd voldaan is aan de volgende voorwaarden: • de melding betreft een bestaand (en dus identificeerbaar) object in de BAG, • en de melding betreft een authentiek gegeven. Als het “Kort onderzoek” niet binnen 2 werkdagen is afgerond, wordt het (gehele) object “In onderzoek” geplaatst en treedt het proces voor het “Volledig onderzoek” in werking (zie figuur 3). Deze werkwijze is in zoverre optioneel, dat een gemeente kan besluiten het “Kort onderzoek” over te slaan, het object gelijk (d.w.z. binnen 2 werkdagen) “In onderzoek” te plaatsen en te starten met het “Volledig onderzoek”. 3.6.2 Onderzoeken mogelijke onjuistheid 3.6.2.1 Uitvoeren kort onderzoek (met een duur <= 2 werkdagen) 3.6.2.1.1 In behandeling nemen melding 3.6.2.1.2 Bepalen/taxeren behandelingstermijn 3.6.2.1.3 Opvragen (bron)gegevens 3.6.2.1.4 Analyseren brongegevens 3.6.2.1.5 Controleren behandelingstermijn 3.6.2.2 Uitvoeren volledig onderzoek 3.6.2.2.1 Object “In onderzoek” plaatsen (indien identificeerbaar BAG-object) 3.6.2.2.2 Onderzoek door bevoegd ambtenaar 3.6.2.3 Controleren op samenloop meldingen (opmerking: zie de betekenis van “samenloop”. Gelijktijdig behandelen is geen eis, maar dient uitsluitend de efficiëntie) 3.6.2.4 Opstellen onderzoeksresultaat Afhankelijk van het onderzoeksresultaat wordt één van de activiteiten uitgevoerd: 3.6.2.4.1 Afsluiten onderzoek (geen onjuistheden gevonden. Als het object inmiddels “In onderzoek” is geplaatst, moet het uit onderzoek worden gehaald, hetgeen in een Proces Verbaal wordt vastgelegd. Dat kan, naar Pagina 115 van 137


keuze, nog in deze activiteit worden afgewikkeld of uitgesteld worden tot activiteit 3.6.4.1) 3.6.2.4.2 Opstellen reguliere mutatie (correctie op legitieme situatie in de vorm van een Proces Verbaal) 3.6.2.4.3 Opnemen niet-legitieme situatie (vastleggen in Proces Verbaal) Opmerking: hierbij wordt de feitelijk aangetroffen situatie gedocumenteerd, nog los van de vraag of er legalisering of handhaving wordt nagestreefd. Pas na (eventuele) legalisering of handhaving wordt de uiteindelijke situatie gedocumenteerd en op die basis geregistreerd, maar dit valt geheel buiten het proces Terugmelden. 3.6.2.4.3.1 Opnemen niet-legitiem gegeven (op basis van Proces Verbaal) 3.6.2.4.3.2 Archiveren bestaand object (conditioneel: bij ontbreken van het oorspronkelijk aanwezige object; op basis van Proces Verbaal na “Constatering”) 3.6.2.4.3.3 Opnemen nieuw object (“Geconstateerd object” op basis van Proces Verbaal na “Constatering”)

Pagina 116 van 137


Start 3.6.2 Onderzoeken mogelijke ..

3.6.2.1 Uitvoeren kort onderzoek

Ja <2 werkdagen?

Nee

3.6.2.2 Uitvoeren volledig onderzoek

Nee

<2 werkdagen?

Ja

3.6.2.3 Controleren op samenloop meldingen

Samenloop?

Ja

Nee

3.6.2.4 Opstellen onderzoeksresultaat

Einde 3.6.2 Onderzoeken mogelijke ..

Het deelproces Onderzoeken mogelijke onjuistheid

Pagina 117 van 137


5.6.5

Deelproces 3.6.3, Bijwerken registraties

Proces 3.6.3, Bijwerken registraties Doel: Het bijwerken van de registraties op basis van het resultaat van het onderzoek op mogelijke onjuistheden. Beschrijving: Indien het onderzoek van Signalering of Constatering daadwerkelijke onjuistheden (van authentieke gegevens) heeft opgeleverd, dienen de bijbehorende gegevens van de betrokken BAG-objecten (of de nieuw gecreëerde BAG-objecten) te worden aangepast of aangevuld op basis van de brondocumenten (waaronder Processen Verbaal) die door het onderzoek zijn opgeleverd en bekrachtigd. Input: Brondocumenten (waaronder Processen Verbaal) die door het onderzoek zijn opgeleverd en bekrachtigd. Output: Een bijgewerkte BAG-registratie bij de bronhouder (gemeente). Frequentie: Afhankelijk van het constateren van mogelijke onjuistheden in de BAG en het daarop voltooide aantal onderzoeken. Termijnen: Zo spoedig mogelijk na het voltooien van het onderzoek, met inachtneming van de onderzoekstermijn van twee werkdagen (als het BAG-object nog niet “In onderzoek” is geplaatst) of de maximale onderzoekstermijn van een half jaar. Vanaf het gemeentelijk besluit binnen vier werkdagen opnemen van de (authentieke) gegevens in de gemeentelijke BAG (en vervolgens binnen één werkdag doorsturen naar de BAGLV).

Pagina 118 van 137


3.6.3

Bijwerken registraties


VNG

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


(Deel-) Proces

Minister van VROM

Organisatie / Rol


VU

Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het bijwerken van de registraties en voert dit uit (VU).

Detaillering deelproces 3.6.3, Bijwerken registraties Input voor het bijwerken van de registraties zijn de documenten die eerder als onderzoeksresultaat zijn opgesteld: de beschikbare Brondocumenten (waaronder Processen Verbaal). Het deelproces ziet er als volgt uit (zie figuur 5). 3.6.3 Bijwerken registraties 3.6.3.1 Gegevens bijwerken Met één feitelijke activiteit lijkt het een triviaal deelproces, maar het wordt hier apart onderscheiden om de analogie met de andere deelprocessen te handhaven en dit deelproces op herkenbare wijze na de keuze “Resultaat?” in het hoofdproces te kunnen plaatsen.

Start 3.6.3 Bijwerken registraties

3.6.3.1 Gegevens bijwerken

Einde 3.6.3 Bijwerken registraties

Het deelproces Bijwerken registraties

Pagina 119 van 137


5.6.6

Deelproces 3.6.4, Afronden melding

Proces 3.6.4, Afronden melding Doel: Het terugkoppelen van de onderzoeksresultaten via de BAG-TMV en de TMF naar de Melder (indien gewenst) en het afsluiten van de Melding in de verschillende, ook tussenliggende, registraties/dossiers. Beschrijving: Bij het afronden van de Melding wordt bepaald aan wie en hoe de onderzoeksresultaten moeten worden teruggekoppeld (het “afmelden” van de Melding). In het bijzonder betreft dit het op de hoogte stellen van afnemers/bestuursorganen vanuit de wettelijke verplichting het resultaat mede te delen. Tenslotte wordt de Melding formeel afgesloten (het “afsluiten”). Opmerking 1: Er behoeft alleen naar de bron van de melding te worden afgemeld (indien deze de wens daartoe kenbaar heeft gemaakt). Anderen kunnen het resultaat zien door het dossier met terugmeldingen van de TMF te raadplegen en/of de actuele gegevens in de BAG. Opmerking 2: Bij de huidige implementatie van de TMF en de BAG-TMV wordt wel de statuswijziging aan de Melder doorgegeven, maar niet het (inhoudelijk) resultaat. De Melder moet dus zelf in de BAG nagaan waar de Melding toe geleid heeft. Input: De bijgewerkte BAG-registratie bij de bronhouder (gemeente) en de oorspronkelijke Melding in de meldingenregistratie/dossier bij de bronhouder. Output: De feitelijke of gecorrigeerde gegevens van de BAG-objecten, die in twijfel getrokken waren, zonodig met een reden of toelichting van het al dan niet wijzigen van de gegevens. Bij de huidige implementatie van de TMF en de BAG-TMV wordt alleen de statuswijziging aan de Melder teruggekoppeld. Frequentie: Afhankelijk van het afwikkelen van meldingen over mogelijke onjuistheden in de BAG. Termijnen: Vanaf het opnemen in de gemeentelijke BAG dienen de (authentieke) gegevens binnen één werkdag doorgestuurd te worden naar de BAGLV.

Pagina 120 van 137


3.6.4

Afronden melding

VU

IU

IU


VNG

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


(Deel-) Proces

Minister van VROM

Organisatie / Rol


IU

Toelichting De bronhouder (gemeente) is verantwoordelijk voor het afronden van de melding en voert dit uit (VU). Vervolgens wordt in de keten de volgende partij (Kadaster, TMF en afnemer) geïnformeerd en vindt daar verwerking plaats (IU). Voor TMF en Kadaster verloopt dit geheel automatisch.

Detaillering deelproces 3.6.4, Afronden melding Omdat er misverstand mogelijk is omtrent begrippen als “afmelden” of “afsluiten”, wordt het proces 3.6.4 “Afronden melding” genoemd en wordt verder de volgende terminologie gebruikt: • “Afmelden” is het verzenden van een reactie met het onderzoeksresultaat naar de bron van de Melding. • “Afsluiten” is het afsluiten in de meldingenregistratie/dossier van de BAG-TMV en de (landelijke) TMF. Opmerking: Er hoeft alleen naar de bron van de Melding te worden afgemeld (indien deze de wens daartoe kenbaar heeft gemaakt). Anderen (afnemers) kunnen het resultaat zien door het dossier met terugmeldingen van de TMF te raadplegen. In de producten of diensten is de mate van actualiteit gedefinieerd die een afnemer mag verwachten. Daarmee wordt het deelproces Afronden melding bij de bronhouder als volgt: 3.6.4 Afronden melding 3.6.4.1 Object uit onderzoek halen (indien het object eerder “In onderzoek” was geplaatst: vast te leggen in een Proces Verbaal) 3.6.4.2 Afmelden naar bron (naar de primaire bron, dus zonodig via BAG-TMV en TMF) 3.6.4.3 Afsluiten melding bij Bronhouder De volgende activiteiten vinden plaats bij de BAG-TMV, respectievelijk de TMF: 3.6.4.4 Afronden in de BAG-TMV 3.6.4.4.1 Afmelden naar de TMF 3.6.4.4.2 Afsluiten in meldingenregistratie (dossier) BAG-TMV 3.6.4.5 Afronden in de TMF 3.6.4.5.1 Afmelden naar Afnemer 3.6.4.5.2 Afsluiten in meldingenregistratie (dossier) TMF Tenslotte wordt de melding door de afnemer behandeld: 3.6.4.6 Verwerken afmelding bij Afnemer

Pagina 121 van 137


Bronhouder

Start 3.6.4 Afronden melding

Object “In onderzoek”?

Nee

Ja

3.6.4.1 Object uit onderzoek halen

3.6.4.3 Afsluiten melding bij Bronhouder

3.6.4.2 Afmelden naar bron

Stop bij gemeente

Via BAG-TMV? Nee Ja

BAG-TMV 3.6.4.4 Afronden in de BAG-TMV

TMF

3.6.4.5 Afronden in de TMF

Afnemer 3.6.4.6 Verwerken afmelding bij Afnemer

Einde 3.6.4 Afronden melding

Het deelproces Afronden melding

Pagina 122 van 137

Afmelden naar ander (gemeentelijk) proces


3.6 Terugmelden 3.6.1 Melden mogelijke onjuistheid 3.6.2 Onderzoeken mogelijke onjuistheid 3.6.3 Bijwerken registraties 3.6.4 Afronden melding

IU VU VU VU

VU

IU

IU

IU

IU

IU


VNG

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


V: Verantwoordelijk (voor procesverloop, resultaten en te nemen besluiten). U: Uitvoerend. I: Informeren (wordt geïnformeerd). Het is mogelijk de TBV’s gedetailleerder op rolniveau te benoemen, maar het is aan de betrokken organisaties om specifieke rollen te definiëren en vervolgens de toewijzing aan die rollen te detailleren. Op detailniveau binnen de deelprocessen kan uiteindelijk een unieke toewijzing van verantwoordelijkheden aan rollen plaatsvinden, zonodig door activiteiten verder naar onderdelen te specificeren. Opmerking De TMF is hier als “organisatie” benoemd in de rol van beheerder van de TMF. Het “informeren” binnen de keten van afnemer naar bronhouder, en later weer terug, zal procesmatig vrijwel geheel automatisch verlopen. Interactie op het niveau van medewerkers (en rollen) binnen de organisatieonderdelen zal dan in het algemeen niet nodig zijn. Dat laat de verantwoordelijkheden van (beheer-) medewerkers voor een goed verloop van de informatieoverdracht onverlet.

Pagina 123 van 137


5.7

Proces Operationeel beheer ICT-voorzieningen Het proces Operationeel beheer ICT-voorzieningen is als volgt te omschrijven. Proces 3.7, Operationeel beheer ICT-voorzieningen Het proces is gericht op het operationeel beheer van de ICT-voorzieningen bij alle partijen die op geautomatiseerde wijze BAG-gegevens bewerken, verwerken en beheren. Dit zal zowel het geval zijn bij bronhouders, het Kadaster als afnemers, waarbij iedere partij verantwoordelijk is voor de eigen lokale voorzieningen en het operationeel beheer naar eigen inzichten ingericht zal hebben. In principe vallen er de volgende (deel)processen onder: • Afhandelen meldingen (vragen, verzoeken en incidentmeldingen door een Servicedesk gebruikersondersteuning = KCC bij het Kadaster). • Incidentbeheer. • Probleembeheer. • Wijzigingenbeheer. • Configuratiebeheer. • Uitvoeren kwaliteitsbeheer. • Uitvoeren beveiligingsbeheer. • Gegevensbeheer. Per (beheer)partij kunnen deze processen een afwijkende naam hebben (bijvoorbeeld Probleembeheer ten opzichte van Problem Management) en de precieze indeling kan eveneens per partij verschillen. Iedere partij is verantwoordelijk voor de eigen lokale voorzieningen en zal het operationeel beheer naar eigen inzichten ingericht hebben. De verdere uitwerking en detaillering wordt daarom aan partijen overgelaten. De BAG-specifieke operationele beheerprocessen van het Kadaster worden beschreven in het “Handboek Beheer, Processen en procedures BAG” van het Kadaster (vooralsnog versie 1.1, 30 januari 2008), alsmede het “Kwaliteitshandboek Kadaster” en het handboek “ICT Managementsysteem” voor de (vanuit Kadaster-optiek) generieke processen. Aangezien deze processen geheel bij partijen worden uitgevoerd, is de toedeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij die partijen belegd en zijn er in het algemeen geen andere interacties met de ketenpartijen dan via de ondersteunende processen (in het bijzonder 3.1, Ondersteunen gebruik BAG) en de daadwerkelijke dienstverlening. Ook het rapporteren over de (operationele) dienstverlening vindt plaats via andere processen (in het bijzonder via 3.1.3, Rapporteren over de dienstverlening).

Pagina 124 van 137


Bijlage A, Besturingsinstrumenten en objecten

De besturingsinstrumenten worden gevormd door plannen, rapportages en evaluaties. Daarnaast is er binnen de processen sprake van objecten (documenten) die gecreëerd en gebruikt worden binnen de strategische en tactische besturingsprocessen. Onderstaand worden deze instrumenten en objecten opgesomd. Wet- en regelgeving Binnen de wet- en regelgeving zijn de volgende documenten van belang voor de BAG: • Wet BAG. • Organisatiewet Kadaster en Kadasterwet. • Koninklijk Besluit (in het bijzonder voor het in werking treden van de wet BAG). • Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB). • Ministeriële Regeling. In het verlengde van belangrijke wijzigingen en innovatie kan het nodig zijn een “Voorstel tot wetswijziging” in te dienen en te zijner tijd moet een “Evaluatie wet BAG” worden opgesteld voor rapportage door de Minister van VROM aan de StatenGeneraal. Besturingsinstrumenten binnen de Planning & Controlcyclus De besturing van de BAG vindt plaats op basis van de volgende instrumenten: • Meerjarenbeleidsplan en financiële meerjarenraming. • Informatie(beleids)plan (waarin architecturen en standaarden gedefinieerd zijn). • Jaarplannen en jaarbegrotingen. • Projectenportefeuille en prioriteitstelling. • Beleidsnota’s, onderzoeksrapporten en innovatievoorstellen. • Kostenallocatiemodel en Tarievenoverzicht (op basis van jaarlijkse tariefvoorstellen). • Jaarverslagen, financiële jaarrekeningen en jaarlijkse evaluaties. • Kwartaalrapportages (zoals nu reeds gebruikelijk in de TopZO-cyclus). • DienstenNiveauOvereenkomsten (DNO’s). • Rapportages over de dienstverlening (DNO-rapportages met een maandelijkse frequentie). Zoveel mogelijk worden BAG-specifieke instrumenten gekoppeld aan, of geïntegreerd met, de reeds gebruikelijke besturingsinstrumenten van het Kadaster. In het verlengde van de Projectenportefeuille zullen er per individueel project aanvullende documenten worden opgesteld, zoals projectvoorstellen, projectplannen en project(voortgangs)rapportages. Op basis van de voorstellen en het daarin aangegeven belang van de projecten worden prioriteiten bepaald en in een prioriteitstelling vastgelegd. Een belangrijke categorie projecten hangt samen met het uitbrengen van nieuwe releases, waarvoor de volgende instrumenten gehanteerd worden: • Releasebeleid. • Releaseplanning (voor de jaarlijks te voorziene releases naar aard en inhoud). • Releaseagenda (voor de concreet geplande en ingevulde releases).

Pagina 125 van 137


Zowel voor de exploitatie van de BAG(LV) als voor projecten zullen in de plannen budgetten gedefinieerd en toegewezen worden en wordt, mede op basis van die budgetten, gerapporteerd en wordt verantwoording afgelegd. De kwartaalrapportages (zoals nu al onderdeel uitmaken van de TopZO-cyclus), zijn in het bijzonder gericht op: • Bedrijfsvoering. • (Financiële) Kwartaalcijfers. • Levering en afname van producten en diensten in aard en aantal. Dienstverlening De dienstverlening van het Kadaster aan de externe klantenkring wordt beschreven in de volgende handboeken en documenten: • PDC (Producten & Diensten Catalogus). • DNO (DienstenNiveauOvereenkomst). • Tarievenoverzicht. Ten behoeve van inzicht in de kostenstructuur en als basis voor de te hanteren tarieven is er een: • Kosten(allocatie)model. Rapportage over de dienstverlening rond de BAGLV vindt maandelijks plaats via: • DNO-rapportages. De inhoudelijke basis voor de BAG en de werkwijze binnen besturings-, beheer- en ketenprocessen wordt in een aantal handboeken beschreven: • Catalogus basisregistraties adressen en gebouwen. • Objectenhandboek BAG. • Processenhandboek BAG. • Handboek Besturing BAG. • Handboek Toezicht en Uitvoering BAG. Andere categorieën Ten behoeve van de verschillende vormen van toezicht (op Bronhouders, op het Kadaster als beheerder van de BAGLV en op Afnemers) zijn er: • Toezichtskaders. De afspraken tussen VROM, de VNG en TNT Post over mutaties in woonplaatsen en het gebruik van postcodes zijn vastgelegd in: • Postcode convenant(en).

Pagina 126 van 137


Bijlage B, Toelichting taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

In de werkprocessen wordt de betrokkenheid van organisaties, organisatieonderdelen, organieke functies of rollen bij de procesgang benoemd. Aan organisaties, functies of rollen kunnen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) worden toegewezen. Ter verduidelijking het volgende: • Taak: activiteiten en werkzaamheden die aan een rol (en daarmee aan één of meerdere medewerkers) worden toegewezen. Het betreft dus het toewijzen van activiteiten binnen het proces of deelproces aan medewerkers. Bij voorkeur op rolniveau, omdat medewerkers vanuit eenzelfde organieke functie verschillende rollen kunnen vervullen (bijvoorbeeld: projectleider, adviseur, inhoudelijk deskundige op een specifiek gebied, helpdeskmedewerker, etc.). • Bevoegdheid: het door een rol (medewerker) kunnen en mogen uitvoeren van een taak, waarbij de verwachting en het vertrouwen bestaat dat die taak correct en met kennis van zaken wordt uitgevoerd. Het betekent dat bepaalde competenties nodig zijn en soms, bij gevoelige of vertrouwelijke taken, bepaalde rechten om informatie in te zien, te gebruiken, te verwerken of te verstrekken. • Verantwoordelijkheid: het recht om over zaken (voorstellen of resultaten) te besluiten en deze goed of af te keuren en de plicht om toe te zien op een correct verloop, voortgang en afwikkeling van een proces en dit zonodig te controleren. Soms kan het nuttig zijn om de verantwoordelijkheid voor een (te nemen) besluit te onderscheiden van de verantwoordelijkheid het procesverloop en het bereiken van het resultaat. Vaak vallen deze verantwoordelijkheden samen. Het toewijzen van een taak betekent dat een medewerker minstens de bevoegdheden krijgt om die taak te kunnen uitvoeren (en de competenties moet bezitten om dat te kunnen). Maar een andere medewerker (in het algemeen een leidinggevende, zelfs binnen een andere organisatie of organisatieonderdeel) kan de verantwoordelijkheid hebben om over het werk van de uitvoerende medewerker te beslissen, resultaten goed te keuren of de voortgang te controleren en zonodig te bevorderen. Mogelijke toewijzingen van TBV’s binnen de processen De toewijzing van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) wordt in een tabel weergegeven. Zie het voorbeeld in figuur B1. Taken worden toegewezen door in de tabel bij een organisatie, organisatieonderdeel, organieke functie of rol op het kruispunt van (deel)proces en organisatie/rol een letteraanduiding van een verantwoordelijkheid of bevoegdheid in te vullen. Bij lege vakjes in de tabel is er geen betrokkenheid. Er kunnen ook combinaties van letters worden gebruikt als er verantwoordelijkheden en bevoegdheden samenvallen. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden als volgt onderscheiden: • B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit, en is verantwoordelijk voor de inhoud daarvan). • V: Verantwoordelijk voor het verloop van het (deel)proces en de onderliggende activiteiten, de resultaten en te nemen besluiten. • U: Uitvoerend bezig in het (deel)proces en de onderliggende activiteiten. • R: Raadplegen (wordt verplicht geraadpleegd, vooraf of tijdens proces: input). Pagina 127 van 137


• •

I: Informeren (wordt verplicht geïnformeerd over procesresultaat: output). A: Adviseren (geeft advies, vooraf of tijdens proces: input; minder verplichtend dan Raadplegen).

In het algemeen gelden de volgende regels: • Er kan maar één partij/rol verantwoordelijk (V) zijn voor het verloop van een (deel)proces. • Er moet minstens één partij/rol uitvoerend (U) bezig zijn binnen een (deel)proces. • Verantwoordelijkheid en uitvoeren kunnen samenvallen (VU). Op een gedetailleerd niveau kan dat vaak weer tussen medewerkers onderscheiden worden. • Een B wordt alleen van een V onderscheiden als er een duidelijk verschil bestaat tussen de procesverantwoordelijkheid (V) en het goedkeuren van het resultaat (B). Meestal impliceert een V dus ook een B. • Vaak impliceert een U ook de mogelijkheid van R, I of A, omdat in verschillende fasen van de uitvoering geraadpleegd worden, geïnformeeerd worden of adviseren aan de orde kan zijn. Als er een duidelijk onderscheid kan worden gemaakt, bijvoorbeeld in de volgtijdelijkheid van de rollen, kan een combinatie van U, R, I of A worden aangegeven.

2.6.2 Organiseren beheeraudits 2.6.2.1 Opstellen voorstel auditcyclus 2.6.2.2 Afstemmen auditcylus 2.6.2.3 Vaststellen auditcyclus 2.6.2.4 Publiceren auditcyclus

B

VU VU

VU VU I I

U U I I

Kadaster (BAGLV)

Bronhouder

Auditor(s)

Auditinstelling



BAG BAO

Ministerie van VROM

Minister van VROM

(Deel)Proces

Organisatie / Rol

Hoewel niet alle subtiliteiten van de betrokkenheid hierdoor eenduidig worden bepaald, geeft het wel snel inzicht in de aard van de betrokkenheid. In werkinstructies en AO (Administratieve Organisatie) kunnen de TBV’s preciezer worden beschreven.

R R I

Figuur B1, Voorbeeld van een TBV-tabel Toelichting bij het voorbeeld Het voorbeeld is ontleend aan het deelproces “2.6.2, Organiseren beheeraudits” van het proces “2.6, Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders”, dat er in zijn geheel als volgt uitziet: 2.6 Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders 2.6.1 Accrediteren controlerende bedrijven 2.6.2 Organiseren beheeraudits 2.6.3 Uitvoeren en rapporteren beheeraudit 2.6.4 Behandelen van escalaties 2.6.5 Activiteiten bij taakverwaarlozing 2.6.6 Evalueren en bijstellen audits In het deelproces “Organiseren beheeraudits” wordt de driejaarlijkse auditcyclus opgesteld, in overleg met de gemeenten als bronhouder van de BAG, zodat er een gelijkmatige verdeling van gemeenten over de twaalf kwartalen ontstaat. Het initiaPagina 128 van 137


tief en de verantwoordelijkheid (“V”) om een voorstel voor de auditcyclus op te (laten) stellen ligt bij het BAG BAO. Daarvoor zal ook enig uitvoerend werk moeten worden verricht (“U”). Dit wordt aangegeven met “VU” bij het BAG BAO en “U” bij het secretariaat. Of dit uitvoerend werk daadwerkelijk door (leden van) het BAG BAO en het secretariaat wordt verricht is aan het BAG BAO om te bepalen. Zij kunnen ook iemand opdracht geven een concreet voorstel voor de auditcyclus uit te werken, maar de verantwoordelijkheid blijft bij het BAG BAO liggen. De gemeenten worden geraadpleegd (“R”), zowel initieel voor het opstellen van het voorstel als bij de afstemming om tot een passend schema te komen. De andere partijen (Minister, Ministerie, Raad voor Accreditatie, Auditinstellingen en Auditors en het Kadaster, als beheerder van de BAGLV) hebben geen taak bij de eerste twee deelprocessen, 2.6.2.1. en 2.6.2.2. Vervolgens verzorgt het Ministerie van VROM het vaststellen van de auditcyclus door de Minister, die er over besluit (“B”). Het Ministerie is verantwoordelijk voor het tot stand komen van dat besluit (daarom “VU” in deelproces 2.6.2.3). Het publiceren van de vastgestelde auditcyclus (2.6.2.4) gebeurt eveneens door en onder verantwoordelijkheid van het Ministerie (“VU”). Van het vaststellen van de auditcyclus worden het BAG BAO en het secretariaat op de hoogte gesteld (zij worden daarover geïnformeerd: “I”) en met het publiceren van het resultaat worden de gemeenten, het BAG BAO en het secretariaat geïnformeerd (“I”).

Pagina 129 van 137


Bijlage C, Bronnen en documenten

Bij het uitwerken van de processen voor de besturing, toezicht, kwaliteit en beheer is gebruik gemaakt van de volgende documenten. 1. STB11485 Publicatie Wet BAG Staatsblad, 14 februari 2008. 2. Memorie van Toelichting, KST 105538, Tweede Kamer 2006 - 2007, 30 968, nr. 3. 3. Catalogus basisregistraties adressen en gebouwen, versie 2009. 4. Objectenhandboek, juni 2007. 5. Processenhandboek, versie 1.12, augustus 2007. 6. Organisatie beheer BAG na 2009, versie 0.4, John de Kooter, 16 februari 2007. 7. Integrale Aanschrijving 2007 (Kaders voor de Planning & Controlcyclus), Ministerie van VROM, november 2006. 8. Notitie “Naar een voorloper van de bronhoudersraad en de afnemersraad voor de BAG”, 28 september 2006 (besproken in de Stuurgroep, oktober 2006). 9. Rapport Hoofdlijnen besturing BAG, versie 1.1, 14 januari 2008. 10. Draaiboek aansluiten bronhouders tijdens pilotfase, versie 1.1, 14 februari 2008. 11. Handboek Besturing BAG, versie 1.1, 6 augustus 2009. 12. Handboek Beheer (pre-productie BAG), Processen en procedures BAG, Kadaster, versie 1.1, 30 januari 2008. 13. Kwaliteitshandboek Kadaster. 14. ICT Managementsysteem Kadaster, inmiddels onderdeel van het Kwaliteitshandboek Kadaster. 15. Verwijsindex handboek Kwaliteit Kadaster – Besturing, Toezicht en Uitvoering BAG (voor de relatie met de Kadasterprocessen). Daarnaast is kennis genomen van een groot aantal documenten, waarin de BAG nader gedefinieerd wordt, alsmede documenten van TopZO, het Kadaster, het Stelsel van Basisregistraties, de GBA en het agentschap BPR.

Pagina 130 van 137


Bijlage D, Afkortingen en definities

Afnemer Organisaties (bestuursorganen en private partijen) of burgers die BAG-gegevens verstrekt krijgen. De verstrekking van gegevens wordt in de Producten- en Diensten Catalogus (PDC) van de BAG gedefinieerd naar de aard van de gegevens en de wijze van verstrekking. Gewoonlijk worden de gegevens vanuit de BAGLV verstrekt, maar afname vanuit de gemeentelijk BAG is in principe ook mogelijk. Bestuursorganen zijn (op termijn) verplicht de (authentieke) gegevens van de BAG te gebruiken. BAG Basisregistraties adressen en gebouwen, bestaande uit de basisregistraties (binnen het Stelsel) voor adressen (BRA: Basis Registratie Adressen) en gebouwen (BGR: Basis Gebouwen Registratie). BAG BAO Het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg, bestaande uit een door de Minister van VROM aangewezen onafhankelijk voorzitter en een vertegenwoordiging van de Bronhouders, de Afnemers en het Kadaster. Het BAG BAO voert de feitelijke besturing over de BAG en wordt voorbereid door het Agendaoverleg BAG BAO. BAG BO Het BAG Bronhoudersoverleg, bestaande uit een door de Minister van VROM aangewezen onafhankelijk voorzitter en een vertegenwoordiging van de Bronhouders en het Kadaster. Komt, indien gewenst, bijeen als een deelverzameling van het BAG BAO. BAGLV Landelijke Voorziening van de BAG. Beheer Het instandhouden en bevorderen van de goede werking van een voorziening of (informatie)systeem. Beheeraudit Kwaliteitsaudit, die wordt uitgevoerd in het kader van toezicht door de Minister van VROM op gemeenten (als bronhouders) in de beheerfase, als de BAG (vanaf medio 2009) in werking is getreden. BPR Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten: Agentschap van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. BPR functioneert als beheerorganisatie voor de Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens (GBA). BRK Basis Registratie Kadaster. De basisregistratie (binnen het Stelsel) voor percelen. Bronhouder De gemeente is bronhouder van de BAG-gegevens, die primair in de gemeentelijke BAG worden bijgehouden en beheerd. De gegevens (waaronder authentieke gegevens en postcodes) worden in de BAGLV overgenomen. Een gemeente kan ook afnemer zijn van BAG-gegevens, bijvoorbeeld die van aanpalende gemeenten voor ob-

Pagina 131 van 137


jecten rond de gemeentegrenzen. Daarnaast is er sprake van binnengemeentelijke afname, waarbij organisatieonderdelen van de gemeente afnemer zijn van de lokale BAG. BRT Basis Registratie Topografie. De basisregistratie (binnen het Stelsel) voor topografie (kleinschalige geo-objecten). DNO DienstenNiveauOvereenkomst: een beschrijving van het niveau en de kwaliteit van de dienstverlening voor de gedefinieerde producten en diensten. Elementen binnen een DNO zijn openingstijden en beschikbaarheidsnormen voor de dienstverlening en bereikbaarheid van de serviceorganisatie die de diensten levert. GBA Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens. De basisregistratie (binnen het Stelsel) voor natuurlijke personen (ingezetenen). HR Het Handelsregister, de basisregistratie (binnen het Stelsel) voor ondernemingen en rechtspersonen (niet-natuurlijke personen). Kadaster Het Kadaster is in de wet BAG aangewezen als ‘de Dienst’ die het beheer voert over de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster voert het secretariaat van het BAG BAO en neemt als afnemer deel aan dit overleg. Kwaliteit Het voldoen aan gestelde eisen of normen voor een voorziening of een (informatie)systeem. Minister van Defensie De Minister van Defensie geeft richtlijnen of aanwijzingen aan bronhouders om te voorkomen dat objecten van militair-strategisch belang in de gemeentelijke BAG worden opgenomen, zodat ze ook niet in de BAGLV worden overgenomen. Minister van VROM De Minister van VROM is verantwoordelijk voor de BAG, maar stuurt op afstand. Beleidsontwikkeling, regie en sturing voor de BAG worden zoveel mogelijk belegd bij het BAG Bronhouders- en Afnemersoverleg (BAG BAO). De afdeling TopZO van het Ministerie van VROM voert de toezichthoudende taken uit op het Kadaster als ZBO. PDC Producten- en DienstenCatalogus van de BAG, waarin beschreven staat welke gegevens vanuit de BAGLV verstrekt kunnen worden en op welke wijze de verstrekking plaats kan vinden. Stelsel Het Stelsel van Basisregistraties. Allereerst bestaande uit de basisregistraties voor natuurlijke personen (GBA), niet-natuurlijke (rechts)personen (HR), percelen (BRK), topografie (BRT), adressen (BRA) en gebouwen (BGR). De laatste twee, BRA en BGR, vormen gezamenlijk de BAG.

Pagina 132 van 137


Toelatingsaudit Kwaliteitsaudit, die wordt uitgevoerd in het kader van het aansluitproces van gemeenten (als bronhouders) op de BAGLV in de projectfase, voordat de BAG (vanaf medio 2009) formeel in werking zal treden. Toezicht Het toezien op de naleving van wet- en regelgeving door het verzamelen van informatie (over het functioneren en het voldoen aan gestelde eisen), het vormen van een oordeel en het zonodig interveniëren om de goede werking van wet- en regelgeving te bevorderen of af te dwingen.

Pagina 133 van 137


Bijlage E, Overzicht TBV’s Toezicht en Uitvoering

Voor de volledigheid worden in deze bijlage alle tabellen voor de Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (TBV’s) voor de Toezichts- en Uitvoeringsprocessen samengevat. Hiermee is snel te zien waar en hoe deze over organisaties en rollen verdeeld zijn.

2.4 Aansluiten Bronhouders 2.4.1 Voorbereiden aansluitproces 2.4.2 Inrichten BAG-registratie 2.4.3 Uitvoeren zelfcontroles 2.4.4 Organiseren toelatingsaudit 2.4.5 Aansluiten en opleveren

Pagina 134 van 137

V I

I I

U

Leverancier BAG-applic. Leverancier BAG-applic.

I VU

Auditor(s)

Auditins telling

Afnemer

TNT Post


Auditinstelling


(AI)

VU U

I

VU VU VU U VU

VNG

Beheerder TMF

Stelselpartij

Afnemer

Bronhouder

(AI)


Afnemer

I I

U I

(A) (AI)


U U

Bronhouder

I I


BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

Organisatie / Rol

B I


Bronhouder

(A) (AI)


(A) (AI)


Ministerie, TopZO

U A

2.3 Beheren en uitvoeren Conformiteitstoets 2.3.1 Beheren kaders Conformiteitstoets 2.3.2 Uitvoeren Conformiteitstoets

(Deel-) Proces



BAG BAO

VU A V (AB)

BAG BAO

(R) (B)


(Deel-) Proces

Ministerie, TopZO


Minister van VROM (B)

Minister van VROM

2.2 Vernieuwen BAG 2.2.1 Ontwikkelen kaders BAG 2.2.2 Opstellen ontwikkelingsstudies BAG

Organisatie / Rol

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

De betekenis van de letters in de tabellen is als volgt: • B: Besluiten (neemt een besluit, zonodig als formele bevestiging van een voorbereid besluit, en is verantwoordelijk voor de inhoud daarvan). • V: Verantwoordelijk voor het verloop van het (deel)proces en de onderliggende activiteiten, de resultaten en te nemen besluiten. Een V impliceert een B als deze niet apart genoemd is. • U: Uitvoerend bezig in het (deel)proces en de onderliggende activiteiten. • R: Raadplegen (wordt verplicht geraadpleegd, vooraf of tijdens proces: input). • I: Informeren (wordt verplicht geïnformeerd over procesresultaat: output). • A: Adviseren (geeft advies, vooraf of tijdens proces: input; minder verplichtend dan Raadplegen).

(U) (U)

U U I

U

U (U)

(B)

(B) *) (B) *)

VU VU

Leverancier BAG-applic. Auditor(s)

Auditor(s) Beheerder TMF

Stelselpartij A I

U (A)

A U *)


TMF I

U (A)

VNG

Kadaster (beheer BAGLV) U U *)

Stelselpartij


Afnemer I I

Auditor(s)

U (A)

U

U (A) (A)

Auditinstelling

U


Afnemer

Bronhouder

A I

Auditinstelling


U

VU VU

Bronhouder I I

Auditins telling

Kadaster (beheer BAGLV) Kadaster (beheer BAGLV)

Afnemer

Afnemer

(A)

Bronhouder

Bronhouder

Afnemer

Bronhouder


(A)

VU U

U U

Secretariaat BAG BAO I I

I RI VU RIU (A)


(U) A

IA (U) U U (U)

U U

I

I U


V VU

B B


BAG BAO

I A

BAG BAO

Ministerie, TopZO

I I

IA IA


BAG BAO


I U I I U


A I

I

I AI I I A

Ministerie, TopZO


B

Ministerie, TopZO

Minister van VROM

Organisatie / Rol

2.8 Monitoren gebruik BAG 2.8.1 Ontwikkelen instrumenten voor monitoring gebruik 2.8.2 Bepalen en rapporteren gebruik BAG

Minister van VROM

(Deel-) Proces

I I

I


Organisatie / Rol

B

I

I VU I I VU

BAG BAO

2.7 Toezicht en kwaliteitscontrole BAGLV 2.7.1 Uitvoeren kwaliteitsaudit BAGLV 2.7.2 Rapporteren vanuit kwaliteitsaudit BAGLV

Minister van VROM

Organisatie / Rol

I B (B)

(Deel-) Proces

2.9 Ontwikkelen van producten en diensten 2.9.1 Ontwikkelen Productaanbod BAGLV 2.9.2 Beheren PDC

U U IU VU (U)


2.6 Toezicht en kwaliteitscontrole Bronhouders 2.6.1 Accrediteren controlerende bedrijven 2.6.2 Organiseren beheeraudits 2.6.3 Uitvoeren en rapporteren beheeraudit 2.6.4 Activiteiten bij taakverwaarlozing 2.6.5 Evalueren en bijstellen audits

Ministerie, TopZO

Minister van VROM

Organisatie / Rol

(Deel-) Proces


I

VU VU VU VU VU


2.5 Gemeentelijke herindeling 2.5.1 Inrichten project herindeling 2.5.2 Bepalen scope en opdrachten 2.5.3 Migratie en consolidatie BAG 2.5.4 Test en volledigheidscontrole BAG 2.5.5 Nieuwe BAG in productie nemen

(Deel-) Proces


BAG BAO

Ministerie, TopZO

Minister van VROM

Organisatie / Rol

(Deel-) Proces



(I) (I)

Pagina 135 van 137

(Deel-) Proces

3.3 Inbrengen en muteren gegevens BAGLV 3.3.1 Opvoeren van woonplaatsen 3.3.2 Muteren van woonplaatsgegevens 3.3.3 Muteren van de gemeentelijke BAG 3.3.4 Bijwerken gegevens in BAGLV 3.3.5 Signaleren geen berichtenverkeer

Pagina 136 van 137

VU VU VU VU U

VU VU VU

U U

U VU


(I)


VNG

TMF


VNG

Beheerder TMF

Stelselpartij (U)

TNT Post

VNG

TMF

(I)


Stelselpartij

VU

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder

VU VU U

Afnemer

Bronhouder

UI UI


Afnemer

(AI) (AI)


UI UI

Afnemer

Bronhouder


I U U VU


(I) I

Bronhouder

A


(B) *) (A) B A


(B) *)



I

BAG BAO


B


BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

I

Ministerie, TopZO

(B) *) I BAG BAO

Ministerie, TopZO

2.11.3 Release Management

BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

I


3.2 Ministerie, Geo-informatie

3.1 Ondersteunen gebruik BAG 3.1.1 Ondersteunen van BAG-partijen 3.1.2 Behandelen van klachten 3.1.3 Rapporteren over de dienstverlening

Minister van VROM

(Deel-) Proces Minister van VROM

2.10 Aansluiten Afnemers 2.10.1 Afsluiten leveringscontract 2.10.2 Uitvoeren aansluittest Afnemer 2.10.3 Aansluiten Afnemer

Organisatie / Rol

(Deel-) Proces Organisatie / Rol

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


VNG

TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

Organisatie / Rol

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol


(U) (U)

(AI)

UI UI

Primaire processen BAG

Geen TBV's te definiëren, aangezien het geheel binnengemeentelijk processen zijn.

U (U)

(Deel-) Proces

3.7 Operationeel beheer ICT-voorzieningen 3.7.1 Afhandelen meldingen 3.7.2 Incidentbeheer 3.7.3 Probleembeheer 3.7.4 Wijzigingenbeheer 3.7.5 Configuratiebeheer 3.7.6 Uitvoeren kwaliteitsbeheer 3.7.7 Uitvoeren beveiligingsbeheer 3.7.8 Gegevensbeheer IU

IU IU IU


IU


VU

VNG


VNG

TMF

Stelselpartij

U

VNG

Beheerder TMF

Stelselpartij


Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

Verstrekken gegevens aan Afnemers

TMF

Stelselpartij


U


IU VU VU VU

Afnemer

Bronhouder

I

Afnemer

3.6 Terugmelden 3.6.1 Melden mogelijke onjuistheid 3.6.2 Onderzoeken mogelijke onjuistheid 3.6.3 Bijwerken registraties 3.6.4 Afronden melding

Bronhouder


I



I


BAG BAO

Ministerie, TopZO

I

BAG BAO

Ministerie, TopZO

Facturering en kostenverrekening


Minister van VROM



Afnemer

Bronhouder



BAG BAO

Ministerie, TopZO


Minister van VROM

Organisatie / Rol

(Deel-) Proces


(Deel-) Proces

Minister van VROM

3.5 Organisatie / Rol

(Deel-) Proces

Organisatie / Rol

3.4

Organisatie / Rol


VU

VU

Deze processen worden geheel bij partijen uitgevoerd.

Pagina 137 van 137

Handboek Toezicht en Uitvoering BAG. De processen voor toezicht, kwaliteit en beheer van de BAG

Recommend Documents