Ondernemingsraden en de kwaliteit van toezicht

Ondernemingsraden en de kwaliteit van toezicht

Inleiding Fusies, reorganisaties en acquisities zijn voorbeelden van belangrijke strategische beslissingen met vaak vergaande gevolgen voor werknemers. In diverse organisaties bestaat er, naast de directie, een toezichthoudend orgaan. In het bedrijfsleven kan dit een Raad van Commissarissen heten, in bijvoorbeeld zorg en onderwijs en bij de semioverheidsinstellingen een Raad van Toezicht. Juist bij grote strategische beslissingen kunnen toezichthouders een belangrijke rol spelen. Zij behoren ervoor te zorgen dat de directie de organisatie behoorlijk bestuurt en kunnen ingrijpen als er zaken mis dreigen te gaan. Medezeggenschapsorganen kunnen vaker dan zij denken een actieve rol spelen bij de (her)benoeming van vertegenwoordigers in toezichthoudende organen. Open contact tussen OR en toezichthouder kan er op cruciale momenten toe leiden dat bij beslissingen (meer) rekening gehouden wordt met de belangen van werknemers. OR-en maken weinig gebruik van hun mogelijkheden. Leidt onze bemoeienis wel ergens toe? vragen zij zich af. Bovendien: hoe pakken we het aan? En wat kunnen we verwachten van het contact met de toezichthouder in onze organisatie? De vakcentrales FNV, CNV en Unie mhp maken zich er hard voor om de bevoegdheden van OR-en op dit vlak duidelijk vast te leggen en te vergroten. In sommige sectoren (non-profit) worden in CAO’s hierover afspraken gemaakt. Ook hebben de drie vakcentrales zich actief bemoeid met het aanscherpen van de wettelijke regels voor grote bedrijven. Zij willen ondernemingsraden ondersteuning bieden met schriftelijk materiaal, bijeenkomsten en advies. Verder hebben zij – samen met de werkgeversorganisaties – besloten een gezamenlijke databank te beheren, het Nationaal Register. Hierin zijn de gegevens opgeslagen van mensen die nu al toezichthouder zijn, maar ook goede nieuwe kandidaten. De databestanden van de vakbeweging zijn hierin opgenomen. Het register heeft tot taak om voor organisaties actief te zoeken naar geschikte kandidaten (bijvoorbeeld op verzoek van ondernemingsraden). Deze brochure geeft OR-en informatie over hun eventuele rechten en tips en ideeën voor een meer actieve opstelling.

Raad van Bestuur, bestuurder, directie? In organisaties worden verschillende termen gebruikt voor hoogste leidinggevenden: de Raad van Bestuur, directie, bestuur, Chief Executive Officer of Board of Directors. Zij zijn verantwoordelijk voor zowel de dagelijkse leiding als het uitstippelen van de strategische koers van de organisatie. Het is deze dagelijkse leiding die wordt aangeduid als ‘de bestuurder’ in termen van de WOR. Om verwarring over termen te voorkomen gebruiken wij in deze tekst één term voor deze toplaag in bedrijven: de ‘directie’. Ook voor het toezichthoudend orgaan worden verschillende termen gebruikt: Raad van Commissarissen (RvC) of Raad van Toezicht (RvT) of bestuur. In deze brochure spreken wij van ‘de toezichthouder’ of het ‘toezichthoudend orgaan’.

1

Goed toezicht is een werknemersbelang Wouter van de Veen, COR-voorzitter Verenigde Tank Rederijen: “Onze COR heeft zelf contact opgenomen met de voorzitter van de RvC. Ons bedrijf zou verkocht worden aan een ander bedrijf. Wij wilden dat niet, omdat dat bedrijf in onze ogen een slecht sociaal beleid voerde. Onze argumentatie heeft uiteindelijk resultaat gehad: de verkoop ging niet door. Er ontstond een patstelling, omdat de directie zich had ingesteld op de verkoop. Wij hebben toen de RvC benaderd. In overleg tussen RvC, directie, OR en een extern adviseur namens de OR is een convenant opgesteld. Daarin stonden voorwaarden geformuleerd waaraan een eventuele koper moest voldoen. Inmiddels is ons bedrijf verkocht. Ons goede sociale beleid is daarbij overeind gebleven.” Organisaties hebben een belangrijke, maatschappelijke functie. Niet alleen vanwege de diensten en producten die zij leveren, maar ook als bron van werkgelegenheid en inkomsten. Slecht bestuur of - in het ergste geval - wanbeleid kan vergaande gevolgen hebben. Denk maar aan de gevolgen bij het niet naleven van milieuregels, of aan de consequenties van financieel mismanagement. Niet alleen leveranciers, afnemers, financiers en overheden zijn dan de dupe, ook de eigen werknemers. Dat organisaties goed bestuurd worden is daarom voor de hele samenleving van essentieel belang én een belangrijke voorwaarde voor continuïteit. In wettelijke regelingen, in CAO’s, statuten en reglementen zijn regels vastgelegd om garanties voor goed bestuur in te bouwen. Deze regels verplichten de directie om bij grote beslissingen diverse belanghebbenden, zoals aandeelhouders (via de aandeelhoudersvergadering) en leden (via ledenvergaderingen) maar ook werknemers (via de OR) te raadplegen. Sommige besluiten kunnen langs deze weg zelfs worden tegengehouden.

Actieve bemoeienis van OR gewenst Omdat de toezichthouder veel invloed heeft, is bemoeienis van de OR bij de samenstelling van groot belang. Waarom is dat belangrijk? Om te beginnen vinden overheid, vakbonden en werkgeversorganisaties in Nederland dat de ondernemingsraad een duidelijke rol heeft bij beslissingen over de koers van de organisatie en de inrichting van het sociaal beleid. Om dat te kunnen doen, moet de OR vertrouwen kunnen hebben in het eigen bestuur: niet alleen in de directie, maar ook in het toezicht dat daarop wordt gehouden. Invloed op de samenstelling van die toezichthouder kan dit vertrouwen vergroten. Toezichthoudende organen zijn bovendien vaak eenzijdig samengesteld: er is geworven in kleine kring, er is weinig affiniteit met werknemersbelangen en soms is de korte termijn of het financieel gewin belangrijker dan wenselijk is. De OR kan ervoor zorgen dat er buiten de kleine cirkel gekeken wordt en dat er anderen met relevante kennis en vaardigheden in komen. De kans wordt daarmee vergroot dat directie en toezichthouder bij hun afwegingen de continuïteit en het lange termijnbelang van een organisatie voorop stellen en ook de belangen van de werknemers meewegen.

Naast dagelijkse leiding ook een toezichthouder Tegenwoordig wordt steeds kritischer gekeken naar ‘corporate governance’ (de wijze waarop bestuur en toezicht van organisaties is ingericht) en neemt het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen toe. Organisaties willen graag laten zien dat zij dit serieus nemen, ook door de kwaliteit van hun bestuur te vergroten. Bij diverse organisaties is daarom een toezichthoudend orgaan ingesteld, soms wettelijk verplicht. Bij grote commerciële bedrijven heet dat meestal de Raad van Commissarissen (RvC), in bijvoorbeeld zorg, welzijn en onderwijs en bij semioverheidsinstellingen heet het een Raad van Toezicht (RvT) of bestuur1. Deze organen houden toezicht op het beleid van de directie en op de algemene gang van zaken. Professioneel toezicht vermindert de kans op misstappen met ernstige consequenties.

Uitwisseling tussen OR en toezichthouder: nuttig voor beide partijen Op cruciale momenten is contact tussen OR en toezichthouder belangrijk. De toezichthouder zelf is er bij gebaat, zeker als het gaat om de toekomst en voortgang van de organisatie. Andersom kan de OR veel hebben aan de visie van de toezichthouder op ontwikkelingen. Groter inzicht in en begrip voor strategische en bedrijfskundige afwegingen komen ook de kwaliteit van het OR-werk ten goede. En dat is essentieel in een tijd waarin organisaties steeds vaker te maken krijgen met grote strategische keuzes.

2

Invloed van de OR op de samenstelling

Shareholders of stakeholders

Hoe zit het precies in de organisatie?

Aan wie moet het recht op toezicht worden toegekend? Met andere woorden: hoe wordt een Raad voor Commissarissen of een Raad van Toezicht samengesteld en wie kunnen kandidaten voordragen? Zo is er discussie geweest over de vraag of, naast de ‘shareholders’ (de aandeelhouders, dus de kapitaalverschaffers) ook andere ‘stakeholders’ (belanghebbenden, zoals werknemers, maar ook klanten of gebruikers) rechten hebben bij het toezicht in een organisatie. Inmiddels heeft de ondernemingsraad in allerlei organisaties het recht om (namens de werknemers) te adviseren over kandidaten voor het toezichthoudend orgaan of zelfs eigen kandidaten voor te dragen. Voor grote bedrijven in de profit-sector (bijvoorbeeld de zakelijke dienstverlening en industrie) is dit wettelijk vastgelegd in de zogenaamde structuurregeling. Voor veel non-profit organisaties, zoals welzijnsinstellingen, ziekenhuizen, woningcorporaties en semi-overheidsorganisaties bestaan via CAO, statuten of reglementen ook regels voor de invloed van de OR.

Diverse wettelijke regelingen, CAO’s, statuten en reglementen geven OR-en invloed op de samenstelling van de toezichthouder. Meer partijen hebben deze bevoegdheid, bijvoorbeeld aandeelhouders of leden, maar ook de directie, klanten of gebruikers. Een OR doet er goed aan zich te buigen over de situatie in de eigen organisatie. De directie hoort de OR hierover uit eigen beweging te informeren. In de WOR, artikel 31, staat dat de OR bij het begin van elke nieuwe zittingsperiode informatie moet krijgen over bijvoorbeeld de rechtsvorm en eventuele statuten, maar ook de namen en adressen van bestuursleden en toezichthouders. Veranderingen moeten bovendien zo snel mogelijk aan de OR worden gemeld. De toezichthouder heeft eveneens de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat de OR informatie heeft, bijvoorbeeld het rooster van aftreden en eventuele profielen die er worden gebruikt. 1 Of een bestuur als toezichthouder fungeert hangt af van de bevoegdheidsverdeling tussen directie en bestuur, zoals vastgelegd in statuten of reglementen.

Recht op voordracht of reservering De meest vergaande manier waarop de invloed van de OR op de samenstelling van de toezichthouder is geregeld is de reservering van plaatsen voor kandidaten die door de OR worden voorgedragen. Het kan gaan om een plaats, maar ook om meerdere. Doet de OR geen voordracht, dan blijft de gereserveerde plaats open. Een variant is het (bijzonder) voordrachtsrecht voor een bepaald aantal plaatsen. Verschillende formuleringen zijn daarbij te vinden. Zo kan het gaan om bijvoorbeeld eenderde van het totaal aantal plaatsen. Of een aangewezen aantal, bijvoorbeeld een of twee. Een voordrachtsrecht is niet hetzelfde als de reservering van plaatsen. In dit geval kan de plaats wel opgevuld worden als de OR geen voordracht doet. Bij een voordrachtsrecht móet de voordracht worden overgenomen, tenzij er grote bezwaren tegen bestaan. Grote bezwaren kunnen bijvoorbeeld zijn: • de kandidaat wordt ongeschikt geacht voor de functie, of • de samenstelling van het toezichthoudend orgaan is bij aanvaarding van de voordracht van de OR niet meer ‘naar behoren samengesteld’.

kwaliteit. Men moet serieus en bekwaam in discussie kunnen met andere leden van de RvC en met de directie. Neemt de RvC zijn werk serieus, dan kost het ook veel tijd, zeker als er in de organisatie veel in beweging is. Open kanalen tussen OR en RvC, zijn belangrijk op momenten dat belangen van aandeelhouders en werknemers haaks op elkaar staan. Bijvoorbeeld als verbetering van sociale regelingen voor werknemers ten koste gaat van het geld dat aandeelhouders krijgen uit de winst. Maar werknemers maken een bedrijf en dat weet iedereen die bij een bedrijf betrokken is. Mijn ervaring is dat er vanuit die invalshoek wel degelijk tegenwicht te bieden is aan strikt financiële argumenten. Uitwisseling tussen OR en RvC kan dan erg vruchtbaar zijn.” Bij het opstellen van een voordracht stapt een OR in een wervings- en selectietraject, waarbij een afgewogen keuze moet worden gemaakt. Dat is een tijdrovend proces. Geen voordracht doen is jammer, maar ronduit vervelend is het om iemand voor te dragen met wie amper is gesproken, omdat de OR in tijdnood is geraakt.

Eerst bepalen wat de OR precies wil Kandidaten aanbevelen of advies uitbrengen De OR heeft (ook in situaties waar het voordrachtsrecht bestaat) altijd het recht om kandidaten aan te bevelen. Aangezien andere belanghebbenden in de organisatie – zoals aandeelhouders of gebruikers – dit recht eveneens hebben, doet een OR er goed aan dit recht te gebruiken. Daar waar het recht op aanbeveling schriftelijk is vastgelegd (bijvoorbeeld in wettelijke regelingen, CAO, statuten of reglementen), mag de kandidaat niet zomaar opzij geschoven worden bij het opstellen van de definitieve voordracht: er moet een serieuze afweging worden gemaakt en een afwijzing moet gemotiveerd worden. Daarnaast is in sommige organisaties aan de OR het recht gegeven op advies over de voordracht. Dit advies moet zeer serieus worden meegewogen bij een uiteindelijk besluit. Ook bestaan er organisaties waar de OR deelneemt aan de selectiecommissie. In een aantal organisaties heeft de OR het recht bezwaar te maken tegen kandidaten. Natuurlijk moeten daar goede argumenten voor zijn. Soms worden in de wet of de CAO richtlijnen gegeven op welke basis bezwaren gegrond kunnen zijn.

Zonder een duidelijk beeld wat de OR nastreeft, heeft een voordracht geen zin. Vraag je daarom als OR eerst het volgende af: • hoe is het huidige toezichthoudend orgaan samengesteld en wat vindt de OR hiervan? Wat is, bij de huidige ontwikkelingen in de organisatie, de ideale samenstelling? Wat betekent dat voor toekomstige vacatures? welke vernieuwingen in de organisatie staan er op stapel en • welke expertise van toezichthouders kan hieraan een bijdrage leveren? • welke kwaliteiten en visies vindt de OR belangrijk voor eventuele kandidaten? Dit levert uitgangspunten op waarmee de OR het wervingstraject in kan gaan. Overigens moet de OR vooral gebruik maken van een profiel dat er ligt voor de vacature. Ligt dat er niet, dring er dan op aan dat het er wel komt. Ligt er eentje dat niet up-to-date is, dring er dan op aan dat dat wel gebeurt. Zorg dat eigen suggesties worden meegenomen.

De voorbereiding van de voordracht Benoeming toezichthouders Hoe toezichthouders worden benoemd is per organisatie verschillend. In de regel benoemen toezichthoudende organen hun eigen opvolgers. Dit wordt coöptatie genoemd. In toenemende mate wordt dit als onwenselijk gezien en aangepast. Dan krijgen bijvoorbeeld aandeelhouders, leden of andere belanghebbenden deze bevoegdheid. Juist omdat er meerdere partijen betrokken zijn bij kandidaatstelling is overleg in elke situatie, zowel voor de toezichthouder als de OR, heel belangrijk. Niemand heeft baat bij gesteggel over de uiteindelijke voordracht.

3

Het opstellen van een OR-voordracht

Stel als OR een werkgroep in die het eigenlijke werk doet. De OR zelf speelt dan op twee momenten een rol: bij het vaststellen van de uitgangspunten voor de werkgroep en uiteindelijk bij de definitieve keuze. In deze brochure staat een checklijst die gebruikt kan worden om stapsgewijs tot een zorgvuldige voordracht te komen. Zorg er daarnaast voor dat de toezichthouder op de hoogte blijft van de voortgang. Zo ontstaat een wisselwerking en wordt de kans van slagen van een voordracht door de OR vergroot. Overigens geldt in het hele proces: garandeer alle kandidaten vertrouwelijkheid en houd je aan privacyregels. Een OR die hier slordig mee omspringt, kan er zeker van zijn dat er geen mensen meer beschikbaar zijn voor de eerstvolgende voordracht.

Verbreding van de deskundigheid Dien de Boer–Kruijt, lid van RvC’s bij onder meer Sara Lee/DE, HBG en Elsevier: “Bij een kandidaat voor een RvC gaat het in de eerste plaats om

FNV, CNV en Unie mhp vinden dat we af moeten van het idee, dat een commissaris liefst een ondernemingsbestuurder, hoogleraar of politicus moet zijn. Sterker nog: het wordt tijd

dat deze beperkte kring (‘the old-boys-network’) wordt uitgebreid. Een toezichthouder die dankzij uiteenlopende netwerken, kwaliteiten en achtergronden beschikt over verschillende bronnen van kennis en informatie, is goud waard voor een organisatie. Duidelijk is dat het aandeel vrouwen moet worden vergroot. Zijn er tot nu toe alleen mannen in het toezichthoudend orgaan, ga dan als OR juist op zoek naar vrouwelijke kandidaten. En dring daar bij anderen eveneens op aan. Verbreding op ander vlak is net zo nuttig. Een manager uit een andere onderneming kan een goede kandidaat zijn. Maar ook mensen die hun sporen hebben verdiend als lid van een OR of COR bij een grote onderneming. Soms is het verstandig – gezien de activiteiten van de organisatie – om andere culturele en maatschappelijke achtergronden als element mee te wegen bij een kandidaatstelling. Er zijn diverse organisaties die OR-en kunnen ondersteunen bij het zoeken naar kandidaten. Het Nationaal Register bijvoorbeeld, dat een groot bestand heeft van geschikte mensen. De brede kandidatenbestanden van de vakbeweging, met mensen met uiteenlopende expertise, zijn daar ingevoegd. Ook Toplink, een organisatie die speciaal vrouwen voor deze functies bemiddelt, is in te schakelen. Maak hier gebruik van.

Het Nationaal Register Commissarissen en Toezichthouders. Op 7 februari 2002 is het Nationaal Register Commissarissen en Toezichthouders gelanceerd. Partners in het samenwerkingsverband zijn: VNO/NCW, Nederlands Centrum van Directeuren en Commissarissen, FNV, FNV Formaat, CNV, Unie mhp, het Commissarissenregister en het Bestuursregister. Het Nationaal Register biedt ook ondernemingsraden de mogelijkheid om een zo goed mogelijke kandidaat te vinden voor een vacature in een toezichthoudend orgaan. De partners in het samenwerkingsverband gaan ervan uit dat, als de ondernemingsraden deze mogelijkheid benutten, hun mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de strategische besluitvorming door toezichthouders wordt vergroot. Men wil bovendien een meer diverse samenstelling van dergelijke organen bevorderen. Overigens zijn er wel kosten gemoeid met voordrachten via het Nationaal Register. Een werkgever die de OR serieus neemt zal deze kosten echter voor zijn rekening nemen.

4

Toezichthouder als gesprekpartner van de OR Els Swaab, lid en secretaris van de RvC bij De Nederlandsche Bank en lid van de RvT bij het Kadaster: “Bij de Nederlandsche Bank heeft de OR geen voordrachtsrecht. Bij het Kadaster bestaat adviesrecht. Ook de onderlinge contacten verschillen nogal. Bij het Kadaster is dit veel frequenter dan bij De Nederlandsche Bank. Het is altijd belangrijk dat de toezichthouder weet wat er onder de medewerkers, en dan meer specifiek bij de OR leeft. Bij het Kadaster bijvoorbeeld hebben ICT-operaties tot grote veranderingen voor mensen geleid. Bij de bespreking van beleidswijzigingen op dat punt speelde in de RvT altijd een rol of mensen een nieuwe slag op dat moment aan konden. Belangrijk voor een toezichthouder is de openheid van de

directie daarover. Zijn daar twijfels over, dan wordt de OR als informatiebron voor de RvT belangrijker. Is de directie voldoende open, dan is een vooraf afgesproken regelmatig contact tussen OR en toezichthouder toereikend.” Het eerste en vaste aanspreekpunt van de OR in een bedrijf is de directie, niet de toezichthouder. Met de directie kunnen afspraken worden gemaakt, deals worden gesloten, kan worden onderhandeld. Met het toezichthoudend orgaan ligt dat heel anders: daar wordt de uitwisseling gebruikt om de eigen opvattingen te vormen, te toetsen en aan te scherpen. Er zal juist om die reden altijd een zekere terughoudendheid zijn in het contact tussen toezichthouder en OR. Toch kan een ‘open kanaal’ tussen beiden cruciaal zijn op momenten dat het er echt toe doet.

Werknemerscommissaris bestaat niet Een OR die denkt dat een door de OR voorgedragen kandidaat (specifiek) de belangen van het personeel gaat behartigen, heeft het mis. Dat hebben ondernemingsraden bij een voordracht wel vaak gedacht. Het zou ‘hun’ contactpersoon worden, iemand die zij altijd konden benaderen en die hun belangen zou behartigen. Er zijn allerlei termen voor bedacht: de ‘werknemerscommissaris’, de ‘sociaal commissaris’ en de ‘vertrouwenscommissaris’. Een door de OR voorgedragen kandidaat is natuurlijk een vast en bekend contactpersoon, die een OR verder kan helpen als deze bijvoorbeeld wil weten wie men het beste kan aanspreken over een bepaalde kwestie. Of hoe iets het beste aangepakt kan worden.

Onafhankelijkheid staat voorop In de wet staat over de taak van commissarissen bij grote profitbedrijven het volgende: “Bij de taakvervulling richten de commissarissen zich naar het belang van de (..) onderneming.” Dat betekent dat dit belang voor commissarissen zwaarder dient te wegen dan welk groeps- of particulier belang dan ook. Uitdrukkelijk kiest de wetgever hier voor een onafhankelijke toezichthouder. Die onafhankelijkheid geldt niet alleen voor grote profit-bedrijven, maar is kenmerkend voor elke toezichthouder. Dat betekent ook dat leden in dat orgaan, die bijvoorbeeld door aandeelhouders, de OR of andere belanghebbende partijen zijn voorgedragen, niet “bepaalde deelbelangen” zwaarder mogen laten wegen dan het algemeen belang, waardoor zij tegenover elkaar komen te staan2. FNV, CNV en Unie mhp onderschrijven deze opvatting. Een toezichthouder, die als vertegenwoordiger van de OR gaat optreden, komt in een isolement terecht en wordt niet meer serieus genomen. Dat komt de toezichthoudende taak niet ten goede.

Zoeken naar de juiste formule Omdat de toezichthouder onafhankelijk moet opereren, zullen vertegenwoordigers uit deze raden hun opvattingen niet zomaar prijsgeven aan de OR. Daarom is het zoeken naar de juiste formule voor het contact tussen OR en toezichthouder. 2 Als de OR van mening is dat een vertegenwoordiger in het toezichthoudend orgaan zijn taak verwaarloost of bijvoorbeeld andere belangen telkens zwaarder laat wegen dan het algemeen belang (de wet noemt het “bij verwaarlozing van zijn taak of om andere gewichtige redenen”), dan kan de OR zich wenden tot de Ondernemingskamer met de vraag deze persoon te ontslaan.

“Gezond verstand en zorgvuldigheid” zijn daarbij sleutelwoorden. De contacten tussen de toezichthouder en OR zullen niet veelvuldig plaatsvinden en zijn aanvullend op het overleg tussen directie en OR. Het is bovendien belangrijk dat open teruggerapporteerd wordt over contacten die er zijn geweest. Dat benadrukt het zakelijke karakter ervan.

Toezichthouder op de overlegvergadering Wat staat er in de Wet op de ondernemingsraden over het contact tussen toezichthouder en OR? De WOR wijst de bestuurder (degene die de dagelijkse en hoogste leiding heeft van het bedrijf, dus de directie of de Raad van Bestuur) aan als overlegpartner van de werkgever voor de ondernemingsraad. Formeel overleg tussen bestuurder en OR vindt plaats in de zogenaamde ‘overlegvergadering’. Tenminste twee keer per jaar wordt in een overlegvergadering tussen de bestuurder en de ondernemingsraad gesproken over de algemene gang van zaken (artikel 24 van de WOR). Hier moet de bestuurder inzicht geven in de werkzaamheden en resultaten van de onderneming in het voorgaande halfjaar en de verwachtingen voor het komende halfjaar. Verder stelt de bestuurder de ondernemingsraad op de hoogte van de besluiten die op diverse ter reinen worden voorbereid: belangrijke bedrijfseconomische en bedrijfsorganisatorische besluiten en regelingen op het gebied van sociaal beleid. Lid 2 van dit artikel legt de toezichthouder de verplichting op om met een of meerdere vertegenwoordigers aanwezig te zijn op deze vergaderingen.

Ook bij andere belangrijke punten Artikel 25 van de WOR regelt het adviesrecht van de OR. Bij belangrijke beslispunten mag de OR advies uitbrengen, dat door de ondernemer serieus ter harte moet worden genomen. De toezichthouder is verplicht aanwezig te zijn op de overlegvergadering over dergelijke besluiten. Dat geldt ook voor de vergadering waarop de OR zijn advies uitbrengt. De OR mag dit dus verwachten. Het benoemen of ontslaan van een bestuurder is vaak een ingrijpende beslissing. De OR heeft daarom het recht gekregen hierover advies uit te brengen. Op de overlegvergadering waar dit agendapunt is geagendeerd, worden vertegenwoordigers vanuit het toezichthoudend orgaan geacht aanwezig te zijn.

Toezichthouder als deskundige uitnodigen Artikel 16 van de WOR regelt het recht van de OR om deskundigen uit te nodigen in de eigen vergadering. Overigens is dit recht ook toebedeeld aan commissies van de OR. Naast externe deskundigen met hun specifieke expertise mogen ook deskundigen worden uitgenodigd uit het eigen bedrijf. Hiermee zijn eveneens toezichthouders bedoeld. Ook voor overlegvergaderingen kan de OR een lid van deze raad verzoeken aanwezig te zijn als deskundige. De RvC, RvT of individuele leden daarvan zijn niet verplicht op dergelijke verzoeken in te gaan.

Gesprekspunten tussen OR en toezichthouder Waar kunnen de gesprekken tussen OR en toezichthouder over gaan? In ieder geval níet over het alledaags personeelsbeleid, werkroosters, de financiële regelingen of de arbeidsomstandigheden. Dat zijn onderwerpen voor de overlegvergadering tussen bestuurder en OR. De bevoegdheden van de OR, zoals in de WOR geregeld, zijn hier volledig op gebaseerd.

Contacten tussen OR en toezichthouder zullen vooral gaan over de grote lijnen en onderwerpen die belangrijk zijn voor de toekomst: de algemene koers van het bedrijf, fusies, overnames, acquisities en grote reorganisaties. Alleen heel incidenteel zal de toezichthouder zich kunnen bemoeien met een slepend meningsverschil tussen OR en directie, en dan alleen als men er echt niet uitkomt en beide partijen deze bemiddeling willen. De toezichthouder kan natuurlijk ook zelf initiatief nemen om impasses te doorbreken. Vindt de OR dat de bestuurder echt niet goed functioneert, dan kan de OR de toezichthouder hierover informeren, maar alleen met uiterste terughoudendheid. Net als bij zakelijke conflictpunten geldt dat de toezichthouder niet een partij is die men in kan schakelen om te interveniëren. Daar zijn in de WOR andere mogelijkheden voor vastgelegd.

Regelingen over de omgang tussen toezichthouder en OR In sommige organisaties zijn op papier ‘omgangsvormen’ neergelegd over de relatie tussen toezichthouder en ondernemingsraad. Daarin worden een aantal uitgangspunten vastgelegd, zoals de onafhankelijkheid van de toezichthouder, de terugrapportage van contacten tussen toezichthouder en OR in de eigen vergaderingen en de aanwezigheid van de directie bij formele contacten tussen beide organen (OR en toezichthouder). Verder staan de wettelijke rechten uitgeschreven en de daarbij behorende afspraken in de organisatie zelf. Veel nieuws staat er dus op zich niet in. Bespreking en vaststelling ervan in een overlegvergadering met directie, OR en vertegenwoordigers uit het toezichthoudend orgaan, zorgt er echter voor dat iedereen weet waar hij aan toe is en waar hij de ander aan kan houden. Ook om duidelijk te maken dat het kanaal OR - RvC/RvT/bestuur weliswaar een bijzondere is, maar wel degelijk benut kan worden.

Elementen in het profiel Welke elementen horen thuis in een profiel van een toezichthouder? Allereerst natuurlijk zaken als relevante kennis of expertise. Welke dat zijn, is afhankelijk van de aard van de organisatie. Dat kan uiteenlopen van financiële, juridische of technische expertise tot kennis van zaken over sociaal beleid of vernieuwing van de organisatie. Daarnaast zijn belangrijk: • de sociale vaardigheden (teamplayer zijn; de taal van de organisatie kunnen spreken; kunnen luisteren; mening duidelijk kunnen verwoorden) • netwerk dan de overige toezichthouders) onafhankelijkheid (om kunnen gaan met tegengestelde opvattingen en belangen; integer; kunnen relativeren; grenzen zien van eigen kunnen; kunnen reflecteren op ontwikkelingen in een organisatie) visies en maatschappelijke betrokkenheid (duidelijke • opvattingen hebben over strategische vraagstukken van de organisatie en over maatschappelijk verantwoor d ondernemen; positieve houding ten opzichte van de medezeggenschap; interesse en gevoel voor goede arbeidsverhoudingen)

Checklijst voor OR-en bij voordracht toezichthouder Stap 1: Zet de kwestie op de agenda van een overlegvergadering

Stap 4: Maak een eerste keuze en benader de kandidaten

•

•

• •

Zorg ervoor dat de OR inzicht krijgt in het rooster van aftreden. Leg vast dat de OR tijdig wordt geïnformeerd over een vacature. Overigens is de RvC in structuurvennootschappen hiertoe verplicht. Vraag bij een vacature naar het profiel. Niet altijd is er een profiel; dring erop aan dat er een komt. Is het profiel gedateerd, dring dan aan op aanpassing en doe hier zelf suggesties voor.

•

•

Stap 2: Spreek in de OR traject en aanpak af

•

• • •

Start met een goed voorbereide discussie: wat is voor de OR belangrijk bij een voor te dragen kandidaat. Dit is het uitgangspunt voor het verdere traject. Wil de OR invalshoeken of kwaliteiten van de huidige RvC versterken? Welke kwaliteiten zijn met oog op de toekomst belangrijk voor het bedrijf? Welke samenstelling (denk aan diversiteit) staat de OR voor? Maak gebruik van een opgesteld profiel. Beslis of er externe adviseurs bij de afwegingen worden betrokken. Stel een werkgroep in voor het eigenlijke werk en spreek een tijdspad af. Informeer directie en toezichthouder regelmatig over de voortgang en breng de eigen opvattingen naar voren. Luister naar hun opvattingen.

Stap 3: Ga op zoek naar potentiële kandidaten

Stap 5: Ga met kandidaten gesprekken aan

• •

• • • •

•

•

Ga op zoek naar kandidaten. Denk aan het zetten van advertenties, het eigen netwerk (vakbond, collega’s van ORen uit andere bedrijven), de eigen directie, specifieke bemiddelingsbureaus voor kandidaten met andere achtergronden. Schakel het Nationaal Register Commissarissen en Toezichthouders in en geef het register een zoekopdracht. Ga eerst na of de werkgever de kosten voor zijn rekening neemt.

Zijn er een aantal potentiële kandidaten, maak dan een eerste keuze (bijvoorbeeld twee of drie kandidaten, en niet alleen de ‘typische’ commissarissen). Benader deze mensen telefonisch. Bereid deze gesprekken goed voor: wat wil je weten, wat wil je vertellen. Zorg dat je voldoende informatie over het functioneren van een toezichthoudend orgaan en over het bedrijf paraat hebt, omdat je daar zeker vragen over krijgt. Stuur na het telefoongesprek informatie toe over de aard en structuur van de organisatie, jaarverslagen (ook sociaal jaarverslagen) e.d. zodat je gesprekpartner zich verder kan verdiepen en beraden.

• • •

Selecteer de beste kandidaten op basis van het lijstje aandachtspunten van de OR en nodig alleen die uit (let op diversiteit). Bereid de gespreksronde goed voor: maak een taakverdeling (wie leidt het gesprek, wie stelt welke vragen, wie maakt aantekeningen), spreek van tevoren af welke onderwerpen op tafel komen en in welke volgorde. Stel in het gesprek in ieder geval wederzijdse verwachtingen aan de orde. Zorg ervoor dat in elk gesprek ongeveer dezelfde onderwerpen ter sprake komen, zodat je de gesprekken goed kunt vergelijken. Geef de kandidaten de tijd om zelf vragen te stellen, dat is ook voor jezelf erg informatief (wie komt met welke vragen). Rond het gesprek af met duidelijkheid over de verdere procedure. Spreek elk gesprek kort na. En maak uiteindelijk gezamenlijk een (beargumenteerde) keuze. Meld deze aan de voltallige OR.

Stap 6: De beslissing en de voordracht

• • • •

De OR kan nu een beslissing nemen. Waren er meerdere kandidaten? Meld de keuze van de OR eerst aan de gekozen kandidaat zelf: het is belangrijk om te weten of deze nog steeds wil. Stel vervolgens de directie en toezichthouder op de hoogte. Deze voordracht moet overigens voorzien worden van een beargumenteerde brief. Vergeet niet om de kandidaten die het niet geworden zijn, te informeren en bedank ze voor de tijd die ze hebben uitgetrokken voor de procedure.

Voor meer informatie kunt u terecht bij de volgende adressen:

Toplink, Mauritskade 37, 2514 HE Den Haag Tel.: 070 – 364 09 29 fax: 070 – 345 08 33 e-mail: [email protected] website: www.toplink.nl

FNV Vakcentrale contactpersoon: Tonny Groen Naritaweg 19, 1043 BX Amsterdam (Postbus 8456, 1005 AL Amsterdam) tel. 020 – 58 16 483 fax 020 – 68 44 541 e-mail: [email protected] website: www.fnv.nl

Vakcentrale CNV contactpersoon: Arie Woltmeijer Ravellaan 1, 3533 JE Utrecht (Postbus 2475, 3500 GL Utrecht) tel. 030 – 29 13 911 fax: 030 - 294 65 44 e-mail: [email protected] website: www.cnv.nl algemeen: [email protected] (tel. 0900 – 26 84 636)

Unie mhp contactpersoon: Erna Heerschop Randhoeve 223, 3995 GA Houten (Postbus 400, 3990 DK Houten) tel.: 030 – 63 45 109 fax: 030 – 63 78 825 e-mail: [email protected] website: www.uniemhp.nl algemeen: [email protected] (tel. 030 – 63 74 792)

FNV Formaat contactpersoon: Harry van Duynhoven Houttuinlaan 6, 3447 GM Woerden (Postbus 565, 3440 AN Woerden) tel.: 0348 – 49 73 97 (alg.) fax: 0348 – 49 71 00 e-mail: [email protected] algemeen: [email protected] website: www.fnvformaat.nl

Nationaal Register van Commissarissen en Toezichthouders directeur: Olaf Smits van Waesberghe Jan van Nassaustraat 93, 2596 BR Den Haag (Postbus 97607, 2509 GA Den Haag) tel.: 070 – 32 46 095 / 32 43 091 fax: 070 – 32 47 125 e-mail: [email protected] website: www.nationaalregister.com

Meer lezen? • •

“Vacature in de Raad van Commissarissen? OR aan zet.” Uitgave FNV Toolkit Commissariaat, Uitgave Nationaal Register

Colofon: Uitgave: Stichting FNV Pers Tekst: Brenda de Jong Fotografie: Liesbeth Sluiter Vormgeving: Nederlands Ontwerp bv Druk: Hoonte Bosch & Keuning Datum: mei 2002