Hand-out Thema bijeenkomst Bouwend Nederland 27 oktober 2014 (Synfra bijdrage) Sheet 1: Opening
We nemen jullie in 15 minuten mee in de ontdekkingsreis die wij (aannemers en netwerkbedrijven) in de periode 2012-2014 binnen Synfra hebben gemaakt. Centraal hierin staat het ontdekken van elkaar gedurende de voorbereiding op en de uitvoering van de combi-aanbesteding Synfra . Sheet 2 : Even voorstellen
Synfra bestaat sinds december 2002 (vanaf 2005 als stichting) en is het samenwerkingsverband van de in Zuid Nederland gevestigde netwerkbedrijven. Synfra bestaat uit leden (E,G en W bedrijven) en participatieleden (Telecom en Kabel bedrijven). Synfra beschikt over een eigen organisatie. Besluitvorming binnen Synfra is enkel mogelijk bij volledige overeenstemming van de leden. De aannemers met een Synfra contract werken samen in een Aannemerscollectief. Vanuit dit collectief worden deelnemers afgevaardigd in werkgroepen om samen met Opdrachtgevers tot verbeteringen te komen. De basishouding van het collectief is proactief. Besluitvorming is mogelijk bij een meerderheid van stemmen. Sheet 3: Ervaringen (actie=reactie)
Het netwerkbedrijf krijgt de aannemer die hij verdient en andersom. Kortom je krijgt het gedrag gespiegeld wat je zelf laat zien. Wat speelde in de relatie tussen de netwerkbedrijven en de aannemers van Synfra voor start van de aanbesteding (2012)?
Drie mislukte grote Europese aanbestedingen: o Prijs staat centraal “if you pay peanuts you get monkeys” o Niet transparant en consistent gedrag over en weer Groot wantrouwen over en weer: o Onvoldoende waarmaken van voorspellingen door opdrachtgevers o Continu zoeken naar “meerwerk “ door aannemers o Innovaties komen niet van de grond. Netwerkbedrijven en aannemers gaan niet voor de lange termijn maar zijn gefocust op korte termijn successen en gaan enkel voor het eigen belang. Prijsdiscussies (meerwerk) aan de sleuf.
Centrale vraag tijdens de voorbereiding van de aanbesteding:
Hoe gaan we dit nu doorbreken (binnen de vigerende wettelijke bepalingen) ?
Sheet 4: Weten wat je wil
Welk doel willen we bereiken, hoe gaan we dit aanpakken en wie hebben we daarbij nodig? Vertrouwen is het sleutelwoord, elkaars belangen respecteren Gedurende de voorbereiding ontdekt dat er veel overeenkomsten zitten tussen hetgeen netwerkbedrijven en aannemers willen. In deze fase Bouwend Nederland gevraagd Synfra te helpen. Gezamenlijk (Synfra, Bouwend Nederland en aannemers) de doelstellingen geformuleerd en vastgelegd in de “startnotitie”. Intensieve samenwerking tussen netwerkbedrijven, aannemers en Bouwend Nederland gedurende de voorbereiding (“prebid” meeting, startnotitie, marktconsultatie). Doelstellingen van de aanbesteding (in volgorde van belangrijkheid): 1. 2. 3. 4. 5.
Continuïteit/Capaciteit; Kwaliteit/Klanttevredenheid; Veiligheid; Kosten; Duurzaamheid.
Sheet 5: De juiste partner zoeken
Aanpak van de aanbesteding: Om recht te doen aan de vastgestelde doelen wordt gekozen voor een aanbesteding op EMVI basis (prijs ondergeschikt). Nieuw voor Synfra, dus externe expertise geraadpleegd (Nederlands Inkoop Centrum (NIC)) om dit proces goed uit te voeren. Op basis van de “startnotitie” een toekomstgerichte aanbestedingsaanpak, waarin de aannemer ook zijn ambities kwijt kan. Wel de verplichting om de “mooie verhalen” in de EMVI tijdens de uitvoering van het werk waar te maken. Het aanbestedingsproces is bij de start helder neergezet (middels “prebid” meeting) toegelicht aan alle erkende Synfra aannemers. De uitvoering van de aanbesteding is strak gemonitord en de tijdsplanning is gehaald. Tussentijdse problemen zijn binnen de wettelijke kaders besproken met Bouwend Nederland (altijd met referentie naar de startnotitie) en opgelost. Resultaat van de aanbesteding: Tevreden aannemers en opdrachtgevers. Hoe ga je nu zorgen dat de resultaten van de aanbesteding in de waan van de dag niet op de achtergrond geraken ? Sheet 6: De belangrijke start thema’s
Direct na de gunning intensief gestart met de samenwerking. Mede op initiatief van Synfra is het aannemersoverleg (collectief) opgericht. In de begin fase van de uitvoering zijn tijdens een hiertoe speciaal geplande bestuursvergadering van Synfra, met alle gecontracteerde aannemers, de volgende thema’s gezamenlijk vastgesteld:
Continuïteit:
Betere voorspelbaarheid van het werkpakket (18 maands forecast van, voor de aannemers, herkenbaar werk). Operationeel juni 2014, vervolgstappen (verdere verbetering) gepland. Digitalisering: Volledige digitale communicatie (op basis van de principes van de digitale rotonde) is operationeel bij aansluitingen voor alle aanvragen, waarvoor in de hoofdleidingen geen uitbreidingen nodig zijn. Communicatie: Eenduidige en efficiënte (communicatie) overleg structuur binnen de combi met duidelijke verantwoordelijkheden, inhoud (wat waar) en escalatie structuur (besluiten daar waar het kan).
Sheet 7: Waarom werk het
Vertrouwen staat centraal. Hier moet je met elkaar hard aan werken. Vertrouwen groeit, zeker op managementniveau. Elkaar durven aanspreken is nog steeds wennen maar gebeurt steeds vaker en wordt geaccepteerd. Grote uitdaging is dit gedrag tevens in de uitvoering te ontwikkelen (top down). Netwerkbedrijven en aannemers staan voor dezelfde uitdaging (kans). Sheet 8: Hoe nu verder
Mede op initiatief van Synfra hebben de aannemers hun missie en visie gepresenteerd. Missie en Visie van de aannemers en van Synfra worden op elkaar gelegd, met als uiteindelijk doel een gedeelde strategie. Deze strategie wordt daarna vertaald in een gezamenlijke verander kalender. Dus inhoud geven aan de containerbegrippen “ServiceProvider”,”Co-makership” etc. Hier gaan we met elkaar inhoud aan geven. Van Oud denken naar Nieuw denken:
Elkaar begrijpen, duidelijk zijn en aanspreken Ontdekken van de gemeenschappelijkheid
Een spannende weg zijn we met elkaar ingeslagen. De basis is gelegd. We gaan dit nu gezamenlijk verder uitbouwen. Er is nog zeer veel werk te doen.
Zoetermeer. 27 oktober 2014 Edwin Baeten en Math Wijnen
