Haagse Beek organisatieadvies

Haagse Beek organisatieadvies Bezoekdatum

: 5 juni 2012

Rapportdatum

: 27 juni 2012

© GBIO Utrecht, juni 2012

2/12

© GBIO

Inhoud

Inleiding

5

1.

Werkwijze

5

2.

Advies erkenning

6

3.

Rapportage van bevindingen

7

Organisatie

7

Aanbod

8

Opleiders

10

Bijlage 1: Bezoekprogramma

11

Bijlage 2: Overzichtslijst van bestudeerd en ter inzage gelegd materiaal

12

120627_Auditrapport_HaagseBeek

3/12

4/12

© GBIO

Inleiding Dit rapport is een weergave van de bevindingen van het auditteam van het GBIO. Het beschrijft de werkwijze en het resultaat van de beoordeling op basis waarvan een advies voor certificering is geformuleerd. Het onderzoek is begonnen in mei 2012. Als onderdeel van het onderzoek heeft het auditteam op 5 juni 2012 de procedures ter plaatse beoordeeld. Het auditteam bestaat uit: - Liedeke Boekhorst (auditor GBIO); - Inge de Jong (senior auditor NQA) In het volgende hoofdstuk wordt allereerst de gevolgde werkwijze beschreven. Hierin worden de drie gevolgde fasen in het beoordelingsproces toegelicht. In hoofdstuk 2 wordt het resultaat van de beoordeling beschreven. Het gaat hier om oordelen in de gradatie voldoende/onvoldoende. Ook wordt hier het advies voor certificering geformuleerd. In hoofdstuk 3 wordt op het niveau van het toetsingskader een rapportage van bevindingen gegeven. Aan het einde van het rapport zijn relevante bijlagen opgenomen. 1. Werkwijze De beoordeling bestaat uit drie fasen: de voorbereidingsfase, het bezoek door het auditteam en de rapportagefase. Hieronder volgt een korte toelichting per fase. De voorbereidingsfase Allereerst heeft een auditor het toegezonden materiaal gecontroleerd op kwaliteit en compleetheid en daarmee op bruikbaarheid voor het bezoek. Vervolgens bereidde het auditteam zich in de periode mei 2012 inhoudelijk voor op het bezoek. De auditoren bestudeerden het toegezonden materiaal en formuleerde vraagpunten. Op basis van deze voorlopige oordelen zijn kernpunten en prioriteiten voor materialenonderzoek en gesprekken geformuleerd. Het bezoek door het auditteam GBIO heeft een bezoekprogramma vastgesteld dat is aangepast aan de specifieke situatie van Haagse Beek (bijlage 2). Er vonden gesprekken plaats met verantwoordelijken voor ontwikkeling, organisatie en uitvoering van trainingen. Dit betreft trainers en het verantwoordelijke managementteam voor het bureau. Voorafgaand aan en tijdens het bezoek heeft het auditteam ter inzage gevraagd materiaal bestudeerd, zoals cursusmateriaal. Aan het einde van het bezoek is door het auditteam een voorlopige mondelinge terugrapportage en oordeel gegeven. De fase van rapporteren In dit rapport is een advies voor erkenning vastgelegd op basis van de bevindingen van het auditteam. Het opleidingsbureau heeft in juni 2012 een concept van het rapport voor een controle op feitelijke onjuistheden ontvangen. Op 27 juni 2012 is het rapport na enkele kleine wijzigingen vastgesteld.

120627_Auditrapport_HaagseBeek

5/12

2.

Advies erkenning

Naar aanleiding van het onderzoek komt het auditteam tot de volgende conclusie: Toetsingskader 1.

2.

3.

Oordeel

Organisatie 1.1 Kwaliteitszorg 1.2 Effectmeting 1.3 Bedrijfsvoering

Voldoende Voldoende Voldoende

Aanbod 2.1 Inhoud: thematisch relevant 2.2 Vorm: diversiteit in producten of specialistie

Voldoende Voldoende

Opleiders 3.1 Kwalificaties: gecertificeerde opleiders

Voldoende

Totaaloordeel

Voldoende

Het auditteam komt op grond van de bevindingen tot het advies Haagse Beek Organisatieadvies een certificaat toe te kennen met een geldigheidsduur van drie jaar. Hiermee voldoet Haagse Beek Organisatieadvies aan de in de samenwerkingsovereenkomst gestelde voorwaarde van certificering. De onderbouwing van de oordelen wordt gegeven in hoofdstuk 3 Rapportage van bevindingen.

6/12

© GBIO

3.

Rapportage van bevindingen Eisen

I

Organisatie

I.1

Kwaliteitszorg

I.1.

Eis: Het opleidingsbureau heeft een operationeel kwaliteitszorgsysteem dat ten minste bestaat uit een gegevensbestand waarin per klant het volgende vastgelegd is: contactgegevens, productgegevens, ondersteuningsvragen of leerwensen, effectmetingen, evaluatieverslagen, vervolgplannen, klachten. Verder beschikt het opleidingsbureau over een systematische werkwijze voor het omgaan met klachten die ook bij de klanten bekend is. Hieraan wordt het opleidingsbureau geacht te voldoen indien het beschikt over een kwaliteitszorgsysteem dat gecertificeerd is door een geaccrediteerd instituut, volgens een algemene norm (bv. ISO 9001, INK, EFQM). Bevindingen: Haagse Beek beschikt over een certificaat volgens ISO 9001:2008, geldig van 28 januari 2011 tot 28 januari 2014, afgegeven door TÜV Rheinland Nederland BV, een geaccrediteerd instituut. Het auditteam heeft ook de rapportage van de eerste jaarlijkse audit ingezien (uitgevoerd 14 december 2011). Oordeel: voldoende

I.2

Effectmeting

I.2.a

Eis: Het opleidingsbureau meet het effect van zijn opleidingen door systematisch op verschillende momenten per training of traject de klant te vragen naar zijn mening over de scholing en de ervaren effecten. Bevindingen: Haagse Beek kent verschillende evaluatievormen. OR-trainingen worden geëvalueerd met vragenlijsten; direct na de cursus (papier) en twee maanden later (digitaal). De vragenlijsten bevatten vragen over onder meer de professionaliteit en effectiviteit van de trainer, de realisatie van doelen, interactie en bijsturing en praktijkgerichtheid. Dit blijkt uit de beschrijving van de procedure over evaluaties en uit de inzage in het digitale bedrijfssysteem HUSS. De werkwijze is bevestigd in de gesprekken met directie en trainer.

I.2.b

Eis: Uit betrouwbare metingen blijkt dat minimaal 80% van de medezeggenschapscursisten tevreden is over kwaliteit en effect van de opleiding(en). Aanbieder toont aan een actieve verbetercyclus te gebruiken. Bevindingen: De respons op de vragenlijsten wordt door de office manager digitaal verwerkt. Zij speelt ook een rol in de signalering van afwijkingen: bij scores van 6 of lager en bij

120627_Auditrapport_HaagseBeek

7/12

anderszins opvallende antwoorden, inclusief opmerkingen van de trainer, neemt zij contact op met de trainer en de directeur. Zij bepalen verder de te nemen acties wat betreft klantcontact en (herstel)maatregelen. Dit blijkt uit de gesprekken met de office manager en de directie. Uit de rapportage van de trainingsevaluaties 2012 blijkt dat 92% van de deelnemers tevreden is over kwaliteit en effect van de training. Haagse Beek heeft een gerichte vraag hierover toegevoegd aan de vragenlijst, op basis van de aanbevelingen uit de GBIO-audit in maart 2011. In de gesprekken met directie en trainer is de actieve verbetercyclus geïllustreerd aan de hand van een voorbeeld (OR-training). De verbetermaatregelen naar aanleiding van deze training zijn nog niet geïmplementeerd. Het auditteam acht desondanks het gebruik van een verbetercyclus voldoende aannemelijk, gezien de documentatie van stappen die het vervolg van de cyclus plannen (concrete ideeën bij betrokkenen, intervisieplanning, documentatie van eerdere maatregelen en verbeteringen). Verder blijkt de verbetercyclus uit de verwerking van bevindingen uit de jaarlijkse ISO-audit. Oordeel: voldoende

I.3

Bedrijfsvoering

I.3.a

Eis: Het opleidingsbureau beschikt over een eigen financiële administratie, waarin duidelijk is aangegeven hoe de GBIO-bijdrage verwerkt wordt of verwerkt gaat worden. Bevindingen: De office manager heeft het auditteam inzage gegeven in het systeem HUSS, waarin Haagse Beek de project- en klantadminstratie voert en de financiële administratie. Hieruit blijkt dat Haagse Beek duidelijk aangeeft hoe de GBIO-bijdrage verwerkt wordt. In de bestudeerde facturen staat de GBIO-bijdrage over het algemeen niet apart genoemd (wel correct verwerkt). In de tekst van de offertes is de berekening van de verwachte GBIO-bijdrage voor de training uitgewerkt.

I.3.b

Eis: Het opleidingsbureau kan een jaarrekening overleggen die door een administratiekantoor is opgesteld en/of die door een accountant is goedgekeurd. Bevindingen: Het auditteam heeft de jaarrekening 2011 ingezien, opgesteld door Orange Tax Services in Amsterdam. Oordeel: voldoende

II

Aanbod

II.1

Inhoud: thematisch relevant

II.1.a

Eis: Het opleidingsbureau biedt ondersteuning bij het verwerven van vaardigheden die voor het functioneren van de OR relevant zijn (denk aan vergaderen,

8/12

© GBIO

onderhandelen, argumenteren, netwerken, etc.). Bevindingen: Haagse Beek biedt ondersteuning bij het verwerven van vaardigheden die voor de OR relevant zijn, zoals gespreksvoering en SWOT-analyse (bijvoorbeeld voor de DOR van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, maart 2012 en de OR van de Rechtbank Amsterdam, diverse trainingen in 2011 en 2012).

II.1.b

Eis: Het opleidingsbureau biedt ondersteuning bij het verwerven van kennis en inzicht op aandachtsgebieden die binnen het wettelijk kader van de OR van belang zijn (denk aan kennis van diverse wetten en de thema’s die in artikel 25 en 27 van de WOR worden genoemd). Bevindingen: Haagse Beek biedt ondersteuning bij het verwerven van voor de OR relevante kennis, zoals de WOR en kennis over reorganisatie en cultuurverandering (bijvoorbeeld de OR van Spit-It, maart 2012 en de DOR van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, maart 2012).

II.1.c

Eis: Actuele ontwikkelingen in de medezeggenschap zijn ingebracht in scholingsprogramma’s. Bevindingen: Uit de bestudeerde dossiers en uit de gesprekken blijkt dat Haagse Beek actuele ontwikkelingen die relevant zijn voor de medezeggenschap opneemt in ORtrainingen. Voorbeelden hiervan zijn de herziening van de gerechtelijke kaart en ICT-trajecten. Oordeel: voldoende

II.2

Vorm: diversiteit in producten of specialisatie

II.2.a

Eis: Het aanbod is geformuleerd op basis van een intake(gesprek). Het aanbod moet aansluiten bij de doelgroep, zowel didactisch als inhoudelijk. Bevindingen: Bij de GBIO visitatie in maart 2011 bleek Haagse Beek aan deze eis te voldoen. Sindsdien zijn er geen wijzigingen doorgevoerd in de procedure of de uitvoeringspraktijk wat betreft intakes. Dit blijkt uit het beschrijvend document en uit de gesprekken met directie en trainer. Uit het gesprek met de trainer blijkt verder dat de trainer een intake voorbereidt en dat hij al tijdens de intake afstemming zoekt met de klant. Afstemming op didactisch niveau vindt plaats op basis van (kenmerken van) de deelnemers en de leerdoelen.

II.2.b

Eis: Voor het opleidingsbureau werken meerdere deskundigen die met elkaar een professioneel netwerk vormen, waardoor elke OR-gerelateerde leervraag adequaat beantwoordt wordt. Bevindingen:

120627_Auditrapport_HaagseBeek

9/12

Ook op dit gebied heeft Haagse Beek in het afgelopen jaar geen veranderingen doorgevoerd. Wanneer de leervragen daar aanleiding toe geven huurt Haagse Beek experts in via onder meer de coöperatie waar Haagse Beek lid van is. Oordeel: voldoende

III

Opleiders

III.1

Kwalificaties: gecertificeerde opleiders

III.1.a

Eis: Minstens twee derde van de opleiders die namens het opleidingsbureau medezeggenschapsorganen ondersteunen heeft een daarvoor passende kwalificatie. Bevindingen: Tijdens de GBIO-audit in maart 2011 bleek Haagse Beek aan deze eis te voldoen. Inmiddels is één van de toenmalige trainers niet meer in dienst en is een nieuwe trainer in dienst gekomen. Uit haar CV blijkt dat zij aan de gestelde eisen voldoet. Uit het beschrijvend document en de gesprekken met directie en trainer blijkt dat intervisie de voornaamste vorm van deskundigheidsbevordering is binnen Haagse Beek. Het auditteam heeft kennis genomen van de planning en werkwijze en acht deze voldoende voor het doel van deskundigheidsbevordering. Een andere vorm die in de gesprekken genoemd is betreft het vernemen van kennis via vakbladen waarop Haagse Beek geabonneerd is.

III.1.b

Eis: Alle niet gekwalificeerde opleiders die namens het opleidingsbureau medezeggenschapsorganen ondersteunen doen dit onder de supervisie van iemand die een passende kwalificatie als opleider heeft. Bevindingen: n.v.t. Oordeel: voldoende

10/12

© GBIO

Bijlage 1:

Bezoekprogramma

Programma visitatie Haagse Beek, 5 juni 2012 10:45-11:30

11:30-12:00 12:00-12:15 12:15-12:45 12:45-13:15 13:15-13:45

Ontvangst Inzage + toelichting HUSS Zelfstandig bestuderen dossiers Gesprek directie Pauze Gesprek met trainer Intern overleg auditteam Terugkoppeling voorlopige bevindingen aan directie (trainers mogen aanschuiven)

Praktische informatie Er komen twee auditoren: Liedeke Boekhorst, beleidsmedewerker GBIO Inge de Jong, senior auditor/adviseur NQA. We verzoeken u om het volgende voor de visitatie beschikbaar te stellen en/of klaar te leggen: -

Iemand die aanvullende informatie kan verzorgen en die een toelichting kan geven op HUBI.

-

Volledige dossiers, inclusief offertes, intakeverslag, programma, cursusmateriaal, notities, eventuele verslagen, evaluaties en facturen van de volgende twee trainingen: o

31 januari 2012 aan de OR van de Rechtbank Amsterdam

o

14 mei 2012 aan de OR van de PI Ter Apel

-

Een aparte ruimte waar de documenten klaarliggen en waar de gesprekken gevoerd kunnen worden.

-

Koffie/thee voor de auditoren.

120627_Auditrapport_HaagseBeek

11/12

Bijlage 2:

Overzichtslijst van bestudeerd en ter inzage gelegd materiaal

Vooraf bestudeerd: Rapport-SMC definitief Beschrijvend document consultatie 5 juni 2012 240512 def Bijlage 1- Toetsingskader 240512 def Bijlage 2 - Auditrapport Controle onderzoek ISO 141211 Bijlage 3 - Kwaliteitssysteem Haagse Beek 160512 def Bijlage 3a - Beschrijving werkprocessen 060212 def Bijlage 3b - Evaluatie deelnemers trainingen 060212 def Bijlage 3c - Procedure evaluaties 060212 def Bijlage 4 - Verslag Klachtencommissie 081211 Bijlage 5 - Effectmeting (meting 2 tot 4 maanden na de training) 2012 Bijlage 6 - Trainingsresultaten (meting direct na training) 2012 Bijlage 7 - Trainingsresultaten (meting direct na training) 2011 Bijlage 8 - Jaarverslag Haagse Beek 2011 Bijlage 9 - Spreiding trainingsresultaten 2011 290512 def CV J. Hamelink OR 290212 def Rapportage kwaliteitseisen eerste kwartaal 120412 def Werkoverleg 090212, 050312 en 090512 (notulen) Ter plaatse ingezien: Volledig dossier OR PI Ter Apel Volledig dossier OR Rechtbank Amsterdam HUSS, digitaal bedrijfssysteem Evaluatiebestand

12/12

© GBIO