Inkoopanalyse 2014 Gemeente Beek. beek. uw gemeente

Inkoopanalyse 2014 Gemeente Beek

beek uw gemeente.

Gemeente Beek Afdeling PIOF Taakveld Inkoop V e r s i e 1.2 Datum 26 mei 2015

Inkoopanalyse

26 mei 2015

2014

Inhoudsopgave

Managementsamenvatting

3

1 1.1 1.2 1.3

Inleiding Uitgangspunt W a t is e e n i n k o o p a n a l y s e ? Doel inkoopanalyse

2

Resultaten actiepunten inkoopanalyse 2013

3 3.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Kwalitatieve a n a l y s e Inkoopbeleid gemeente Beek 2015 Stimulering M K B Maatschappelijk Verantwoord Inkopen Duurzaam inkopen Monitor duurzaam inkopen Social Return Inkoopsamenwerking O r g a n i s a t i e en p e r s o n e e l Informatievoorziening Rechtmatigheid Juridische procedures

4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.7 4.8

Kwantitatieve analyse Kengetallen 2014 ABC-Analyse Verdeling levering, w e r k , dienst Produktgroepindeling Inhuur e x t e r n e n Crediteuren Facturen

5 5.1 5.2

Wetgeving Nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn I m p l e m e n t a t i e & consultatie

6 6.1 6.2

Conclusies C o n c l u s i e s en a a n b e v e l i n g e n Actiepunten 2015

5

5

5

5

6 8

8

8

8

9

9

1

0

1 1

1

2

1

2

1

3

1

3

1

4

1

4

1

6

1

7

1

8

1

2

9

2

1

2

1

2

2

2

2

2

2

2

3

2

3

2

6

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

Managementsamenvatting V o o r u ligt d e i n k o o p a n a l y s e o v e r het j a a r 2 0 1 4 . D e z e a n a l y s e biedt u v o o r t s c h r i j d e n d inzicht in d e v e r b e t e r p u n t e n o p g e b i e d v a n i n k o o p e n a a n b e s t e d i n g e n . Er zijn r e e d s vier a n a l y s e s e e r d e r u i t g e v o e r d . Uit d e financiële i n k o o p a n a l y s e o v e r 2 0 1 4 k u n n e n d e o n d e r s t a a n d e con¬ clusies w o r d e n g e t r o k k e n : D e g e m e e n t e B e e k d o e t in 2014 m e t 6 5 5 l e v e r a n c i e r s z a k e n , d e z e l e v e r a n c i e r s h e b b e n e e n o m z e t v a n C 2 0 . 5 0 7 . 2 3 1 . D e z e o m z e t g e n e r e e r t 5.106 f a c t u r e n . V a n d e l e v e r a n c i e r s is 21 7o 0

g e v e s t i g d in d e regio ( W M ) . Dat is e e n g e m i d d e l d e o m z e t per f a c t u u r v a n C 4 . 0 1 6 . 1 2 3 4 5 6 7

Het b e ï n v l o e d b a a r i n k o o p v o l u m e is v a n C 1 9 . 8 6 7 . 0 5 9 in 2 0 1 3 g e s t e g e n n a a r C 2 0 . 5 0 7 . 2 3 1 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 4.1 punt (1); De i n k o o p u i t g a v e per i n w o n e r is v a n C 1.214 in 2 0 1 3 g e s t e g e n n a a r C 1.260 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 4.1 punt (5); Het g e m i d d e l d e i n k o o p v o l u m e per l e v e r a n c i e r is v a n C 2 8 . 9 1 9 in 2 0 1 3 g e s t e g e n n a a r C 3 1 . 3 0 9 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 4.1 punt (3) Het a a n t a l f a c t u r e n is w e d e r o m g e d a a l d v a n 5 . 1 5 6 in 2 0 1 3 n a a r 5.106 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 4.1 punt (4); Het p e r c e n t a g e u i t g a v e n a a n w e r k e n is g e s t e g e n v a n 3800, in 2 0 1 3 n a a r 4200, in 2 0 1 4 . Het landelijk p e r c e n t a g e b e d r a a g t 2500, zie p a r a g r a a f 4.3; De G r o n d - , W e g - en W a t e r b o u w is w e d e r o m d e g r o o t s t e p r o d u k t g r o e p . Zie p a r a g r a a f 4.1 punt (2) e n 4.4; Het p e r c e n t a g e u i t g a v e n a a n d i e n s t e n is g e s t e g e n v a n 410 in 2 0 1 3 n a a r 430 in 2 0 1 4 .

Het landelijk percentage bedraagt 500 zie paragraaf 4.3; 8 9

Het p e r c e n t a g e d u u r z a a m i n k o p e n b e r e k e n d c o n f o r m d e m o n i t o r d u u r z a a m i n k o p e n be¬ d r a a g t 9100, in 2 0 1 4 , in 2 0 1 2 w a s d a t 9800,, zie p a r a g r a a f 3 . 3 . 1 ; Het p e r c e n t a g e s o c i a l return b e r e k e n d c o n f o r m m e t h o d e 2 0 1 2 is v a n 520 in 2 0 1 2 geste¬

gen naar 530 in 2 0 1 4 , zie paragraaf 3.3.2; 10 Het b e d r a g dat in 2 0 1 4 in het f o n d s is g e s t o r t b e d r a a g t C 1 9 . 1 2 4 , zie p a r a g r a a f 3.3.2; 11 Het p e r c e n t a g e o p d r a c h t e n g e z a m e n l i j k a a n b e s t e e d d o o r t a a k v e l d i n k o o p m e t g e m e e n t e n uit d e regio b e d r o e g in 2 0 1 3 1200, en is in 2 0 1 4 1 0 0 zie p a r a g r a a f 3.4; 12 Uit d e i n k o o p a n a l y s e blijkt dat d e u i t g a v e n a a n l e v e r a n c i e r s in W M (incl. B e e k ) is geste¬ g e n v a n 200 in 2 0 1 3 n a a r 210 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 4 . 5 ; 13 G e m e e n t e B e e k heeft n.a.v. d e resultaten v a n d e a c c o u n t a n t s c o n t r o l e w e d e r o m r e c h t m a t i g en c o n f o r m beleid h a a r a a n b e s t e d i n g e n u i t g e v o e r d ; 15 O p d e P r e f e r e d s u p p l i e r List s t a a n i n m i d d e l s 157 l e v e r a n c i e r s .

Op basis van de inkoopanalyse worden de volgende actiepunten geformuleerd.

E-Marktplaats Diverse gemeenten werken met een z o g e n a a m d e e-Marktplaats voor inhuur adviesdiensten. Een e - M a r k t p l a a t s is d e plaats w a a r v r a a g en a a n b o d v a n e x t e r n e i n h u u r bij e l k a a r k o m e n . D e g e m e e n t e k a n zo o p e e n snelle m a n i e r per o p d r a c h t e e n g e s c h i k t e a a n b i e d e r i n h u r e n . In d e n i e u w e E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n is e e n h o o f d s t u k g e f o r m u l e e r d o v e r d e e - M a r k t p l a a t s . Bij d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e n i e u w e richtlijn in d e nationale w e t g e v i n g ( a a n b e s t e d i n g s w e t ) w e l k e uiterlijk 18 april 2 0 1 6 m o e t p l a a t s v i n d e n , w o r d t aldus e e n w e t t e l i j k ka¬ d e r g e v o r m d v o o r d e e - M a r k t p l a a t s . O n d e r z o c h t m o e t w o r d e n w a t d e v o o r en n a d e l e n v a n e e n e - M a r k t p l a a t s v o o r d e g e m e e n t e B e e k zijn q u a u i t v o e r b a a r h e i d en k o s t e n . ( A c t i e p u n t 1)

3

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen D e g e m e e n t e B e e k koopt p e r j a a r v o o r c a . 2 0 miljoen euro in. B e w u s t en g e r i c h t d u u r z a a m i n k o p e n v o r m t e e n krachtig i n s t r u m e n t o m belangrijke d u u r z a a m h e i d d o e l s t e l l i n g e n te b e r e i k e n . Een v a n d e d o e l s t e l l i n g e n v a n het i n k o o p b e l e i d g e m e e n t e B e e k 2 0 1 5 is: "Maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam, sociaal en met oog voor het MKB). Naast de financiële aspecten van inkoop wordt er rekening gehouden met de maatschappelijke gevolgen voor mens en milieu. De gemeente past de duurzaamheidcriteria van SenterNovem toe en heeft de ambitie om 1000 duurzaam in te kopen. Naast dit doel heeft de gemeente oog voor het navolgende maatschappelijke effect: Het stimuleren van deelname aan de arbeidsmarkt voor mensen met een grotere achterstand tot de arbeidsmarkt c.q. arbeidsparticipatie". D u u r z a a m i n k o p e n leidt tot o p t i m a a l resultaat als d u u r z a a m h e i d in alle f a s e n v a n het in¬ k o o p p r o c e s w o r d t t o e g e p a s t . T a a k v e l d i n k o o p m a a k t e e n p r a k t i s c h e h a n d l e i d i n g o m maat¬ s c h a p p e l i j k v e r a n t w o o r d i n k o p e n n o g m a a l s o n d e r d e a a n d a c h t te b r e n g e n . ( A c t i e p u n t 2 ) In d e i n k o o p a n a l y s e 2 0 1 6 zullen d e p e r c e n t a g e s S o c i a l R e t u r n e n d u u r z a a m i n k o p e n berekend worden (Actiepunt 6) Tenderned V a n a f 2 7 j u n i 2 0 1 5 is o p T e n d e r n e d e H e r k e n n i n g verplicht v o o r àlle g e b r u i k e r s o p T e n d e r ned v a n N e d e r l a n d s e o n d e r n e m i n g e n (niet d e g e m e e n t e n ) . Er zijn p l a n n e n o m e H e r k e n n i n g o o k te g e b r u i k e n v o o r digitaal a a n m e l d e n en inschrijven ( e H e r k e n n i n g 2 + y De t e r m i j n waar¬ o p dit w o r d t g e r e a l i s e e r d is nog o n z e k e r . O m v a n a f 2 7 j u n i a.s. in te k u n n e n loggen in T e n d e r N e d is m i n i m a a l e H e r k e n n i n g 2 n o d i g . A a n d e l e v e r a n c i e r s die o p d e p r e f e r e d s u p p l i e r list s t a a n en l e v e r a n c i e r s die w o r d e n u i t g e n o d i g d bij o p e n b a r e en E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g e n zal k e n b a a r g e m a a k t w o r d e n dat e H e r k e n n i n g v a n a f 2 7 j u n i a.s. verplicht is o m in te l o g g e n via T e n d e r n e d . ( A c t i e p u n t 3a) T a a k v e l d i n k o o p heeft e e n m e e r v o u d i g o n d e r h a n d s e a a n b e s t e d i n g e l e k t r o n i s c h a a n b e s t e e d via T e n d e r n e d . E e n a a n t a l p r a k t i s c h e p r o b l e m e n d e d e n zich v o o r z o w e l a a n kant v a n leve¬ ranciers als a a n kant v a n a a n b e s t e d e n d e dienst. Zie h o o f d s t u k 2 a c t i e p u n t 4 . A a n b e s t e d e n ¬ d e d i e n s t e n m o e t e n o p g r o n d v a n d e n i e u w e E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n v a n a f april 2 0 1 6 volledig e l e k t r o n i s c h a a n b e s t e d e n ( E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g e n ) . Het is belangrijk d e o n t w i k k e l i n g e n v a n T e n d e r n e d te v o l g e n en pilots te blijven d r a a i e n . ( A c t i e p u n t 3b) Contractenbank G e m e e n t e B e e k heeft d o o r v e r s c h u i v i n g v a n t a k e n in het z o r g s t e l s e l d e a f g e l o p e n tijd v e e l c o n t r a c t e n m e t z o r g i n s t e l l i n g e n m o e t e n afsluiten. G e m e e n t e S i t t a r d - G e l e e n is p e n v o e r d e r v a n d e a a n b e s t e d i n g W M O hulp in h u i s h o u d i n g , w e l k e in r e g i o n a a l v e r b a n d is a a n b e s t e e d . D e g e m e e n t e B e e k m o e t t e n allen tijde e e n overzicht v a n h a a r eigen c o n t r a c t e n k u n n e n op¬ r o e p e n c q . inzien. In d e c o n t r a c t e n b a n k zijn d e o n d e r l i g g e n d e c o n t r a c t e n e n c o n t r a c t u e l e af¬ s p r a k e n digitaal b e s c h i k b a a r . T a a k v e l d i n k o o p zal m e d e w e r k i n g b i e d e n a a n d e v e r w e r k i n g v a n d e vele n i e u w e c o n t r a c t e n in d e c o n t r a c t e n b a n k v a n W Z O . ( A c t i e p u n t 4) E u r o p e s e richtlijn D e E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n e n zijn h e r z i e n . Bij d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e n i e u w e richtlijnen is als u i t g a n g s p u n t g e h a n t e e r d dat dat d e huidige b e p a l i n g e n in d e N e d e r l a n d s e a a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 z o v e e l m o g e l i j k b e h o u d e n blijven en dat n i e u w e b e p a l i n g e n w o r d e n a a n g e v u l d . D e r h a l v e ligt er m o m e n t e e l e e n d o c u m e n t 'Wijziging v a n d e a a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 in v e r b a n d m e t d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n e n 2 0 1 4 / 2 3 / E U , 2 0 0 1 4 / 2 4 / E U en 2 0 1 4 / 2 5 / E U ' . Dit d o c u m e n t is nog niet definitief er is nog e e n c o n s u l t a t i e r o n d e g a a n d e . T a a k v e l d i n k o o p zal o p dit d o c u m e n t r e a g e r e n en volgt d e o n t w i k k e l i n g e n . W a a r nodig voert t a a k v e l d i n k o o p a a n p a s s i n g e n door. ( A c t i e p u n t 5)

4

Inkoopanalyse

1

2014

26 mei 2015

Inleiding

1.1 Uitgangspunt H e t I n k o o p b e l e i d g e m e e n t e B e e k 2 0 1 5 g e e f t sturing a a n d e i n k o o p f u n c t i e b i n n e n d e hele o r g a n i s a t i e . H e t d o e l e r v a n is het e e n d u i d i g v a s t l e g g e n en v o o r z o w e l internen als e x t e r n e n t o e g a n k e l i j k m a k e n v a n w a t d e u i t g a n g s p u n t e n zijn die d e g e m e e n t e h a n t e e r t bij het inrich¬ ten v a n h a a r i n k o o p f u n c t i e en het uitvoeren v a n al h a a r i n k o o p t a k e n .

1.2 Wat is een inkoopanalyse? E e n i n k o o p a n a l y s e is e e n doorlichting v a n d e i n k o o p f u n c t i e w a a r b i j o n d e r s c h e i d in e e n k w a n t i t a t i e v e en kwalitatieve a n a l y s e w o r d t g e m a a k t . E e n kwantitatieve i n k o o p a n a l y s e g e e f t a a n h o e v e e l g e l d er in 2 0 1 4 , is b e s t e e d a a n e e n b e p a a l d e s o o r t i n k o o p a a n d e h a n d v a n e e n doorlichting v a n d e c r e d i t e u r e n a d m i n i s t r a t i e . N a a s t d e z e k w a n t i t a t i e v e a n a l y s e is even¬ e e n s d e i n k o o p en a a n b e s t e d i n g s p r a k t i j k o v e r a f g e l o p e n j a a r inzichtelijk g e m a a k t m i d d e l s d e kwalitatieve i n k o o p a n a l y s e . Dit d o c u m e n t is e e n m a n a g e m e n t i n s t r u m e n t dat bijdraagt a a n het v e r b e t e r e n v a n d e inkoop¬ functie. Het genereert managementinformatie w a a r o p gestuurd kan w o r d e n .

1.3 Doel inkoopanalyse O m e e n g o e d e i n k o o p a n a l y s e te m a k e n , m o e t v o o r i e d e r e e n duidelijk zijn w a t d e basis is v o o r d e a n a l y s e . Dit v o o r k o m t interpretatieverschillen en o n v o l l e d i g e of v e r k e e r d e g e g e v e n s . E e n g a n g b a r e definitie v a n i n k o o p is: Alle l e v e r i n g e n , d i e n s t e n en w e r k e n w a a r een factuur tegenover staat (NEVI opleidingen). Primair doel inkoopanalyse »

Dit rapport levert e e n bijdrage a a n het v e r k r i j g e n v a n inzicht in v o o r a l d e k w a n t i t a t i e v e m a a r o o k d e kwalitatieve i n k o o p a s p e c t e n bij d e g e m e e n t e B e e k .

Overige doelstellingen: »

Het t o e t s e n en het v e r b e t e r e n v a n het i n k o o p b e l e i d ;

»

Het g e n e r e r e n v a n m a n a g e m e n t i n f o r m a t i e o m te k u n n e n s t u r e n o p i n k o o p e n aanbe¬ stedingen; V e r w e r k i n g v a n financiële g e g e v e n s o m tot e e n vergelijking te k o m e n ( m e e r j a r i g per¬ s p e c t i e f en b e n c h m a r k ) ; Komen met actiepunten.

» »

Met d e k w a n t i t a t i e v e i n k o o p a n a l y s e , zie h o o f d s t u k 4 , w o r d t inzicht v e r s t r e k t i n : »

W a t wordt ingekocht;

» »

W a a r wordt ingekocht; G e o g r a f i s c h e indeling v a n d e c r e d i t e u r e n ;

»

Produktgroepindeling van de crediteuren;

»

Voor welke bedragen wordt ingekocht.

Bij d e kwalitatieve i n k o o p a n a l y s e , zie h o o f d s t u k 3 , w o r d t m e t n a m e g e k e k e n n a a r : »

De i n k o o p d o e l s t e l l i n g e n en a l g e m e n e b e v i n d i n g e n .

»

Gewijzigde wettelijke regelgeving

»

U i t k o m s t e n v a n d e a c c o u n t a n t s c o n t r o l e , w a a r b i j w o r d t g e t o e t s t of d e g e m e e n t e B e e k r e c h t m a t i g a a n b e s t e e d heeft.

5

Inkoopanalyse

2

2014

26 mei 2015

Resultaten actiepunten inkoopanalyse 2013

O n d e r s t a a n d treft u d e u i t w e r k i n g v a n d e a c t i e p u n t e n v a n d e i n k o o p a n a l y s e 2 0 1 3 a a n Actiepunt 1, inkoopanalyse 2013 Een n i e u w i n k o o p b e l e i d g e m e e n t e B e e k w o r d t a a n d e R a a d v o o r g e l e g d . H e t i n k o o p h a n d ¬ boek wordt hierop aangepast. Een n i e u w i n k o o p b e l e i d g e m e e n t e B e e k 2 0 1 5 is d . d . 2 2 j a n u a r i 2 0 1 5 d o o r d e R a a d vastge¬ steld. H e t i n k o o p h a n d b o e k en d e s j a b l o n e n in s m a r t d o c u m e n t s zijn h i e r o p a a n g e p a s t . Het i n k o o p b e l e i d is a a n g e p a s t a a n d e a a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 en a a n d e v e r p l i c h t i n g e n uit d e gids Proportionaliteit. D e reacties v a n z o w e l i n - als e x t e r n e s t a k e h o l d e r s die in d e brain¬ s t o r m s e s s i e s n a a r v o r e n k w a m e n zijn m e e g e n o m e n . Dit alles heeft invloed g e h a d o p o.a. d e nieuw vastgestelde drempelwaarden voor de g e m e e n t e Beek. O n d e r s t a a n d e d r e m p e l w a a r d e n zijn in s a m e n s p r a a k m e t z o w e l d e lokale o n d e r n e m e r s als interne v a k a m b t e n a r e n tot s t a n d g e k o m e n . werken

leveringen

diensten

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

tot C 5 0 . 0 0 0

tot C 2 0 . 0 0 0

tot C 2 0 . 0 0 0

Meervoudig onderhandse a a n b e s t e d i n g ( m i n . 2 en m a x . 5 leveranciers)

> C 50.000 < C 500.000

> C 20.000 < C 207.000

> C 20.000 < C 207.000

Nationaal openbare aanbesteding

> C 500.000 < C 5.186.000

Nvt

Nvt

Europese aanbesteding

> C 5.186.000

> C 207.000

> C 207.000

D e u i t k o m s t e n v a n d e evaluatie S o c i a l R e t u r n zijn e v e n e e n s v e r w e r k t in het n i e u w e i n k o o p beleid. De g e m e e n t e verplicht o p d r a c h t n e m e r s bij o p d r a c h t e n g r o t e r d a n C 2 0 . 0 0 0 , - S o c i a l R e t u r n t o e te p a s s e n e n o m m i n i m a a l 20 v a n d e o p d r a c h t w a a r d e h i e r a a n te b e s t e d e n al n a a r g e l a n g d e a a r d en i n h o u d v a n d e o p d r a c h t . T o e g e v o e g d is d e v e r w i j z i n g o m S o c i a l Re¬ turn als g u n n i n g c r i t e r i u m o p te n e m e n . Het ministerie v a n E c o n o m i s c h e Z a k e n heeft o p 1 m a a r t 2 0 1 3 het definitieve a d v i e s 'Klachta f h a n d e l i n g bij A a n b e s t e d e n ' v a s t g e s t e l d . De g e m e e n t e B e e k v e r k l a a r t in het n i e u w e ink o o p b e l e i d d e z e k l a c h t a f h a n d e l i n g v a n t o e p a s s i n g o p alle a a n b e s t e d i n g e n die b i n n e n d e werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen.

Actiepunt 2, inkoopanalyse 2013 Evaluatie S o c i a l R e t u r n w o r d t a a n d e R a a d v o o r g e l e g d , gelijktijdig m e t het i n k o o p b e l e i d .

D e afdeling W & I heeft s a m e n m e t d e afdeling F i B e en t a a k v e l d I n k o o p e e n e v a l u a t i e o p g e steld o v e r hoe s o c i a l r e t u r n , d e 5 0 regeling én d e t o e p a s s i n g v a n het f o n d s , is v e r l o p e n . De evaluatie Social Return ( S R ) is g e s t a r t in 2 0 1 3 en is in 2 0 1 4 a f g e r o n d . De evaluatie S o c i a l R e t u r n is i n g e b r a c h t in c o m m i s s i e B E Z A en is o p 2 2 j a n u a r i 2 0 1 5 s e p a r a a t a a n d e R a a d voorgelegd.

6

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

A c t i e p u n t 3, i n k o o p a n a l y s e 2 0 1 3 C o m m u n i c a t i e i n - en e x t e r n nieuw b e l e i d . Het n i e u w e i n k o o p b e l e i d is z o w e l extern als intern g e c o m m u n i c e e r d . O . a . via publicatie in M a a s en G e l e e n b o d e , d e w e b s i t e v a n d e g e m e e n t e B e e k , intranet en intern via e- m a i l .

Actiepunt 4, inkoopanalyse 2013 Digitaal a a n b e s t e d e n E e n pilot is u i t g e v o e r d m e t e e n m e e r v o u d i g o n d e r h a n d s e a a n b e s t e d i n g . D e z e is via T e n d e r ned volledig digitaal a a n b e s t e e d . Voordelen Tenderned: » E e n e x t e r n e ' d r o p b o x ' w a a r j e v o o r a f niet d e o f f e r t e s kunt inzien e n w e l k e o p d e d a g en tijdstip v a n a a n b e s t e d i n g d o o r t w e e g e a u t o r i s e e r d e p e r s o n e n digitaal g e o p e n d wordt; » G e e n schriftelijke inschrijvingen m e e r ; »

De prijzen zijn bij d e o p e n i n g v a n d e digitale inschrijvingen niet z i c h t b a a r bij d e t e a m l e d e n , w e l bij d e procesleider, mits dit v o o r a f juist is a a n g e g e v e n in d e a a n k o n ¬ diging.

Nadelen Tenderned: » » » » » »

»

De b e t r e f f e n d e interne v a k a m b t e n a r e n m o e t e n zich e e r s t o p T e n d e r n e d als gebrui¬ ker a a n m e l d e n ; De te s e l e c t e r e n bedrijven m o e t e n zich v o o r z o v e r z e nog niet in T e n d e r n e d s t a a n , eveneens aanmelden op Tenderned; N o g niet alle b e o o r d e l i n g s m e t h o d i e k e n k u n n e n in d e m a t r i x in T e n d e r n e d v e r w e r k t w o r d e n . G u n n e n o p w a a r d e is b i j v o o r b e e l d nog niet t o e p a s b a a r via T e n d e r n e d ; T e a m l e d e n k u n n e n hun individuele s c o r e s nog niet invullen. Dit m o e s t via d e pro¬ cesleider ingevuld w o r d e n ; T e n d e r n e d o n d e r s t e u n t nog niet het g e b r u i k v a n e e n digitale h a n d t e k e n i n g ; Z o w e l g e m e e n t e als d e inschrijver d i e n t v o o r digitale h a n d t e k e n i n g o p dit m o m e n t zelf o n d e r s t e u n e n d e s o f t w a r e a a n te s c h a f f e n . Hier w o r d t d o o r T e n d e r n e d n o g a a n gewerkt. T e n d e r n e d is niet altijd duidelijk v o o r d e inschrijvers w a n t e e n d e e l v a n d e g e g e v e n s vind j e in e e n s o o r t v a n a a n k o n d i g i n g e n e e n d e e l m o e t in o f f e r t e a a n v r a a g zelf ver¬ meld worden.

Z o u d e g e m e e n t e B e e k volledig digitaal willen a a n b e s t e d e n d a n m o e t e n : 1. Alle l e v e r a n c i e r s v a n d e p r e f e r e d s u p p l i e r list zich a a n m e l d e n o p T e n d e r n e d ; 2. Bedrijven die g e v r a a g d w o r d e n e e n offerte in te d i e n e n en die nog niet o p d e p r e f e red s u p p l i e r list s t a a n m o e t e n zich e v e n e e n s o p T e n d e r n e d a a n m e l d e n ; 3. Alle v a k a m b t e n a r e n die r e g e l m a t i g a a n b e s t e d e n m o e t e n zich a a n m e l d e n o p Tenderned; 4. E e n o n d e r s t e u n d e n d e s o f t w a r e v o o r e e n digitale h a n d t e k e n i n g m o e t a a n g e s c h a f t worden; 5. Bij elke a a n b e s t e d i n g zal g e b r u i k m o e t e n w o r d e n g e m a a k t v a n het beoordelingssys¬ t e e m dat T e n d e r n e d a a n b i e d t . D e c o n c l u s i e is dat d e l e n v a n T e n d e r n e d w e l al g o e d w e r k e n m a a r dat er o o k n o g onderde¬ len zijn die v e r d e r o n t w i k k e l d e n / o f v e r b e t e r d m o e t e n w o r d e n . H e t is d a a r o m belangrijk d e o n t w i k k e l i n g e n die T e n d e r n e d d o o r v o e r d te blijven v o l g e n .

7

Inkoopanalyse

3

2014

26 mei 2015

Kwalitatieve analyse

O n d e r d e kwalitatieve i n k o o p a n a l y s e w o r d e n d e i n k o o p d o e l s t e l l i n g e n z o a l s in het i n k o o p b e leid o m s c h r e v e n g e a n a l y s e e r d .

3.1 Inkoopbeleid gemeente Beek 2015 D o o r v e r a n d e r i n g e n in E u r o p e s e en nationale w e t g e v i n g e n v e r a n d e r i n g e n in d e o m g e v i n g is e e n n i e u w i n k o o p b e l e i d g e m e e n t e B e e k 2 0 1 5 o p g e s t e l d . Het i n k o o p b e l e i d is o p g e s t e l d in e e n t r a n s p a r a n t en o p e n p r o c e s m e t d i v e r s e interne en e x t e r n e s t a k e h o l d e r s . Zie o o k uit¬ w e r k i n g a c t i e p u n t 1 i n k o o p a n a l s y e 2 0 1 3 , in h o o f d s t u k 2.

3.2 Stimulering MKB G e m e e n t e B e e k heeft v e e l a a n d a c h t v o o r het r e g i o n a l e M i d d e n en K l e i n Bedrijf. 1.

Bedrijven die v o o r o p d r a c h t e n v a n d e g e m e e n t e B e e k in a a n m e r k i n g w e n s e n te ko¬ m e n , k u n n e n zich via internet a a n m e l d e n . Dit is via publicatie in d a g b l a d e n en o p d e w e b s i t e k e n b a a r g e m a a k t . D e z e n i e u w e bedrijven k o m e n o p e e n z o g e n a a m d e p r e f e r e d s u p p l i e r list. O o k o p d e z e lijst s t a a n d e l e v e r a n c i e r s die al e e r d e r e e n o p d r a c h t h e b b e n u i t g e v o e r d en in d e c o n t r a c t e n b a n k s t a a n .

2.

De p r e f e r e d s u p p l i e r list w o r d t g e b r u i k t bij het m a k e n v a n e e n k e u z e v o o r leveran¬ ciers bij o n d e r h a n d s e a a n b e s t e d i n g e n . De lijst b e s t a a t uit 157 b e d r i j v e n . Indien in e e n b e p a a l d e p r o d u k t g r o e p niet v o l d o e n d e l e v e r a n c i e r s a a n w e z i g zijn, kan d e vak¬ a m b t e n a a r zelf bedrijven t o e v o e g e n , v o o r z i e n v a n e e n m o t i v a t i e .

3.

Jaarlijks w o r d t m e t het M K B e e n i n k o o p i n f o r m a t i e m i d d a g i n g e p l a n d .

4.

Publicaties v a n o p e n b a r e e n E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g e n w o r d e n o p d e i n t e r n e t p a g i n a v a n d e g e m e e n t e B e e k g e p l a a t s t en verplicht o p T e n d e r n e d .

In het i n k o o p b e l e i d g e m e e n t e B e e k 2 0 1 5 w o r d t in p a r a g r a a f 4.3 r e k e n i n g g e h o u d e n m e t d e lokale en regionale e c o n o m i e . D e g e o g r a f i s c h e v e r d e l i n g v a n u i t g a v e n is n a d e r u i t g e w e r k t in p a r a g r a a f 4.6 v a n d e z e in¬ koopanalyse. O o k in d e E u r o p e s e en nationale w e t g e v i n g w o r d t d e t o e g a n g v o o r het M K B tot overheids¬ o p d r a c h t e n v e r b e t e r d en d e lasten beperkt. In d e n i e u w e E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n w e l k e o p 18 april 2 0 1 6 d o o r N e d e r l a n d g e ï m p l e m e n t e e r d d i e n t te w o r d e n k o m e n m e e r facul¬ tatieve u i t s l u i t i n g s g r o n d e n . W a a r o n d e r o o k v o o r o p n a m e v a n past p e r f o r m a n c e s ( e r v a r i n g e n uit het v e r l e d e n laten m e e w e g e n bij t o e k o m s t i g e a a n b e s t e d i n g e n ) .

3.3 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen D e g e m e e n t e B e e k n e e m t h a a r v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d o p g e b i e d v a n M a a t s c h a p p e l i j k Ver¬ a n t w o o r d I n k o p e n en richt zich bij al h a a r i n k o p e n o p z o w e l milieu als s o c i a l e a s p e c t e n o m z o d o e n d e e e n v o l g e n d e s t a p te z e t t e n o p w e g n a a r d u u r z a a m h e i d .

8

Inkoopanalyse

3.3.1

2014

Duurzaam

26 mei 2015

inkopen

C o n f o r m a c t i e p u n t 3 uit d e i n k o o p a n a l y s e 2 0 1 2 d i e n t o v e r het j a a r 2 0 1 4 w e d e r o m e e n uit¬ w e r k i n g v a n d u u r z a a m i n k o p e n g e m a a k t te w o r d e n , c o n f o r m d e m o n i t o r d u u r z a a m i n k o p e n van Senternovem. V a n d e achttien a a n b e s t e d i n g e n zijn bij acht a a n b e s t e d i n g e n d e d u u r z a a m h e i d s c r i t e r i a m e e g e n o m e n . V o o r z e v e n o p d r a c h t e n w a r e n g e e n d u u r z a a m h e i d e i s e n of g e e n criteriadoc u m e n t v a n S e n t e r n o v e m b e s c h i k b a a r of w a s e e n a n d e r beleid v a n t o e p a s s i n g . V o o r het w e r k k l e e d / c l u b g e b o u w s p o r t l a n d g o e d d e H a a m e n w a s g e e n c r i t e r i a d o c u m e n t v a n S e n t e r n o v e m b e s c h i l k b a a r . E c h t e r er is w e l d e g e l i j k g e k e k e n n a a r d u u r z a a m h e i d d o o r archi¬ tect bij o n t w e r p v a n het g e b o u w . T e k s t architect: "Ontwerp:Het kleed- en clubgebouw in grote mate ontworpen met het oog op duurzaamheid en onderhouds-vriendelijkheid. Dit is gerealiseerd door de toepassing van zo veel mogelijk duurzame, onderhoudsarme en herwinbare materialen en daarnaast een hoge mate van duurzame detaillering. De keuze voor zelfvernieuwende materialen zoals hout en recycleba¬ re materialen zoals glas en aluminium, dragen bij aan de duurzaamheid van het gebouw. Deze materialen hebben niet alleen technisch gezien een lange levensduur, maar zeker ook qua uitstraling. Al het hout en houtproducten moeten worden geleverd met een keurmerk voor duurzaamheid zoals het certificaat voor Forest Stewarship Council (FSC) of andere gelijkwaardige duurzaamheids waarborgen.Door de toepassing van grote overstekken ter plaatse van grote transparante puien, valt er veel daglicht in het gebouw zonder directe zonbelasting. Hierdoor is er minder snel verlichting nodig en wordt de opwarming van het ge¬ bouw als gevolg van zon beperkt. De gebouwindeling is flexibel en daarnaast is voorzien in de mogelijkheid voor het organiseren van grotere evenementen, door het gebouw met een evenemententent uit te breiden richting het terras van de voetbalvereniging Installaties: Het kleed- en clubgebouw is voorzien van scheidingsconstructies met een hoge Rc-waarde, waardoor minder koeling en verwarming van de accommodatie nodig is en er een comfortabeler binnenklimaat ontstaat.Daarnaast is het kleeden clubgebouw extra duurzaam gemaakt door onder andere het gebruik van een luchtwarmtepompsysteem, een warmteterugwinningsinstallatie, PV panelen, lage temperatuurverwarming en energiezuinige verlichting. De luchtwarmtepomp benut de energie die in de buitenlucht zit voor het verwar¬ men van onder andere het douchewater en de ruimteverwarming, daarnaast kan het sys¬ teem in de zomer omgekeerd worden zodat er op een schone en energiezuinige manier ook enige mate van koeling in het gebouw kan worden toegepast. De PV-panelen wekken door middel van zonlicht direct beschikbare schone en duurzame energie op voor de elektrici¬ teitsbehoefte van het gebouw. Bij t w e e a a n b e s t e d i n g e n zijn g e e n criteria v a n S e n t e r n o v e m m e e g e n o m e n . Bij d e aanbeste¬ ding sportverlichting s p o r t l a n d g o e d d e H a a m e n is d o o r d e s t u u r g r o e p uiteindelijk niet geko¬ z e n v o o r d e L E D verlichting (de d u u r z a m e variant) m a a r v o o r d e traditionele v e r l i c h t i n g . Bij d e a a n b e s t e d i n g leveren e n a a n b r e n g e n b e p l a n t i n g prins M a u r i t s l a a n zijn g e e n d u u r z a a m ¬ heidscriteria v a n S e n t e r n o v e m m e e g e n o m e n .

3.3.2

Monitor duurzaam

inkopen

E e n s in d e t w e e j a a r w o r d t d u u r z a a m i n k o p e n b e r e k e n d c o n f o r m m o n i t o r d u u r z a a m i n k o p e n van senternovem Dat b e t e k e n t dat g e k e k e n w o r d t n a a r a a n b e s t e d i n g e n > C 5 0 . 0 0 0 en w a a r v a n d e a a n k o n d i ging publicatie of o f f e r t e a a n v r a a g in 2 0 1 4 is g e w e e s t . De d a t u m v a n a a n k o n d i g i n g v a n pu¬ blicatie c q . d a t u m v a n o f f e r t e a a n v r a a g is d e r h a l v e b e p a l e n d . 9

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

B e r e k e n i n g v a n het p e r c e n t a g e d u u r z a a m i n k o p e n : o m v a n g v . d . a a n b e s t e d i n g e n / o f f e r t e a a n v r a g e n w a a r b i j alle d u u r z a a m h e i d e i s e n zijn t o e g e p a s t (X) a f g e z e t t e g e n het totaal b e d r a g a a n a a n b e s t e d i n g e n / o f f e r t e a a n v r a g e n w a a r v o o r d u u r z a a m h e i d e i s e n zijn v a s t g e s t e l d (Y) m.u.v. a a n b e s t e d i n g e n o n d e r d e 5 0 . 0 0 0 . Het p e r c e n t a g e d u u r z a a m i n k o p e n = (X) Z (Y) * 1 0 0 0

Figuur 1: Percentage Duurzaam Inkopen a.h.v. monitor Duurzaam

Inkopen C 2.244.783*

B e d r a g a a n a a n b e s t e d i n g e n in 2 0 1 4 w a a r v o o r d u u r z a a m h e i d c r i teria zijn v a s t g e s t e l d ( m . u . v . o p d r a c h t e n < C 5 0 . 0 0 0 ) = Y B e d r a g a a n a a n b e s t e d i n g e n in 2 0 1 4 w a a r b i j alle d u u r z a a m h e i d eisen zijn t o e g e p a s t = X

C 2.047.006**

Het p e r c e n t a g e d u u r z a a m i n k o p e n in 2 0 1 4 = (X) Z (Y) * 10000) 9100, * waarbij uitgegaan is van publicatiedatum in 2014 of datum van offerteaanvraag in 2014 * waarbij alleen is gekeken naar opdrachten > C 50.000 Het resultaat v a n d e M o n i t o r d u u r z a a m i n k o p e n g e m e e n t e B e e k in 2 0 1 2 w a s 9 8 0 en is in 2 0 1 4 9 1 0 . O v e r t w e e j a a r zal w e d e r o m e e n m o n i t o r d u u r z a a m i n k o p e n p l a a t s v i n d e n . Het o n d e r w e r p d u u r z a a m i n k o p e n zal n o g m a a l s bij d e v a k a m b t e n a r e n die r e g e l m a t i g m e t in¬ k o p e n te m a k e n h e b b e n o n d e r d e a a n d a c h t w o r d e n g e b r a c h t .

3.3.3

Social Return

Social R e t u r n biedt e e n t w e e t a l m o g e l i j k h e d e n , bijdrage storten in het f o n d s o f p e r s o n e e l uit d o e l g r o e p a a n het w e r k h e l p e n . S i n d s 1 j a n u a r i 2 0 1 3 h a n t e e r d d e g e m e e n t e B e e k het 'Fonds Social Return'. Daarnaast kunnen andere sociale voorwaarden worden gebruikt zoals e e n o p d r a c h t v o o r b e h o u d e n a a n e e n sociale w e r k v o o r z i e n i n g . S o c i a l R e t u r n is d o o r d e a f d e l i n g e n F I B E , W & I en P I O F g e ë v a l u e e r d . De b e v i n d i n g e n uit d e evaluatie S R zijn v e r w e r k t in het i n k o o p b e l e i d . In het i n k o o p b e l e i d 2 0 1 5 s t a a t o n d e r 3.2 M a a t s c h a p p e l i j k V e r a n t w o o r d O n d e r n e m e n punt A . S o c i a a l het v o l g e n d e : De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Hierbij gaat het om onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en/of Social Return. De gemeente is ervan overtuigd dat ondernemers nieuwe en creatieve ideeën kunnen aan¬ dragen om invulling te geven aan de maatschappelijke waarde die de gemeente aan het in¬ koopproces wenst toe te voegen. De gemeente verplicht opdrachtnemers bij opdrachten gro¬ ter dan C 20.000,- Social Return toe te passen en om minimaal 20 van de opdrachtwaarde hieraan te besteden. Bij aanbestedingen op zowel prijs als kwaliteit kan Social Return verder opgenomen worden als gunningcriterium. Zo kan een inschrijver zich onderscheiden t.o.v. zijn concurrenten indien hij meer inzet op Social Return. De creatieve of innovatieve invulling over hoe de participatie van mensen met een achter¬ stand tot de arbeidsmarkt voor betreffende opdracht zou kunnen worden gerealiseerd, laat de gemeente vervolgens over aan de inschrijvers. Het uitgangspunt is dat wordt bijgedragen aan het uit de uitkering helpen van de doelgroep. In het geval dat een inschrijver geen invul¬ ling wenst te formuleren, kan de inschrijver een bijdrage doen in het door de gemeente Beek opgerichte Fonds Social Return. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van het wettelijk minimum loon) tot stand komen of zijn gekomen. Het b e d r a g in het f o n d s b e d r o e g per 31 d e c e m b e r 2 0 1 3 C 3 5 . 1 6 2 . 10

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

O p 31 d e c e m b e r 2 0 1 4 s t a a t C 5 4 . 2 8 6 in het f o n d s , b e s t a a n d e uit e e n b e d r a g v a n C 3 5 . 1 6 2 v a n 2 0 1 3 en C 1 9 . 1 2 4 v a n 2 0 1 4 . I n d i e n bij a a n b e s t e d i n g e n d e k e u z e w o r d t g e l a t e n a a n d e inschrijver, z e l f s o c i a l return ver¬ plichting invullen of d e g e l d e n storten in f o n d s Social R e t u r n , w o r d t m e e s t a l g e k o z e n v o o r d e eerste optie. V a n d e veertig a a n b e s t e d i n g e n is e e n e n t w i n t i g k e e r S o c i a l R e t u r n t o e g e p a s t . Dat is 53/0). N e g e n k e e r is het f o n d s t o e g e p a s t en t w a a l f k e e r d e z o g e n a a m d e 5 0 r e g e l i n g . A c h t i e n o p d r a c h t e n zijn kleiner d a n C 2 0 . 0 0 0 . H i e r v o o r g e l d t g e e n S o c i a l R e t u r n v e r p l i c h t i n g of is a n d e r beleid v a n t o e p a s s i n g . Bij e e n o p d r a c h t is g e e n s o c i a l e v o o r w a a r d e n g e s t e l d . Een m e t h o d e o m e e n p e r c e n t a g e S o c i a l R e t u r n te b e r e k e n e n is d o o r te kijken in h o e v e e l a a n b e s t e d i n g e n S R is t o e g e p a s t o p w e l k e m a n i e r d a n ook, a a n d e h a n d v a n d e interne aan¬ bestedingskalender van taakveld inkoop. Figuur 2: Percentage Social Return

Aantal aanbestedingen Aantal aanbestedingen waar SR is t o e g e p a s t

Aantal aanbestedingen waar SR

Aantal 2012 23 12

2012 percentage

2014 percentage

5200,

Aantal 2014 40 21

11

489

19

470/0

5390,

niet is t o e g e p a s t Het p e r c e n t a g e S R is n a g e n o e g gelijk g e b l e v e n . E c h t e r in 2 0 1 4 heeft t a a k v e l d i n k o o p 21 a a n b e s t e d i n g e n m e t S R g e h a d en dat is e e n flinke stijging t.o.v. d e 12 a a n b e s t e d i n g e n in 2012.

3.4 Inkoopsamenwerking G e m e e n t e B e e k heeft v i e r a a n b e s t e d i n g e n in 2 0 1 4 g e z a m e n l i j k a a n b e s t e e d . D a a r n a a s t n e e m t d e g e m e e n t e B e e k p e r i o d i e k d e e l a a n het G e m e e n t e l i j k I n k o o p P l a t v o r m , het R e g i o naal I n k o o p P l a t f o r m Z u i d - L i m b u r g (RIP) en het R e g i o n a a l I n k o o p p l a t f o r m P l a t f o r m W e s t e l i j ke M i j n s t r e e k (RIP W M ) . In 2 0 1 4 heeft d e t a a k v e l d i n k o o p n e g e n E u r o p e s e of nationale a a n b e s t e d i n g e n , z e v e n t i e n m e e r v o u d i g o n d e r h a n d s e en v e e r t i e n e n k e l v o u d i g o n d e r h a n d s e a a n b e s t e d i n g e n b e g e l e i d . Vier a a n b e s t e d i n g e n zijn g e z a m e n l i j k a a n b e s t e e d . Dat is 1 0 0 , w a a r v a n g e m e e n t e B e e k twee keer penvoerder w a s . T a a k v e l d I n k o o p heeft a f g e l o p e n j a a r w e d e r o m e e n i n c o m p a n y t r a i n i n g v o o r d e ( o v e r h e i d s ) i n k o p e r s v a n Z u i d L i m b u r g g e o r g a n i s e e r d . De belangstelling w a s e n o r m . Het b i j h o u d e n v a n j u r i s p r u d e n t i e en v o l g e n v a n s e m i n a r s v o r m t e e n w e z e n l i j k e bijdrage o m het k e n n i s n i v e a u h o o g te h o u d e n . Figuur 3: Aanbestedingen

gezamenlijk

aanbesteed

2014

Omschrijving opdracht

Penvoerder

Sociaal Domein Wet Maatschappelijke Ondersteuning Gevelisolatie (werk), Geluidsanering Maastrichterlaan Leerlingenvervoer Heraanbesteding ontsluiting bedrijventerrein MAA-TPE

Sittard-Geleen Beek Heerlen Beek

11

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

3.5 Organisatie en personeel T a a k v e l d i n k o o p is c e n t r a a l g e c o ö r d i n e e r d g e o r g a n i s e e r d . A f d e l i n g P I O F , T a a k v e l d I n k o o p heeft e e n s i g n a l e r e n d e , c o ö r d i n e r e n d e , a d v i s e r e n d e , faciliterende en c o n t r o l e r e n d e t a a k . Elk g e m e e n t e l i j k o r g a n i s a t i e o n d e r d e e l kan c o n t a c t o p n e m e n m e t het t a a k v e l d I n k o o p o m advies te v r a g e n o v e r i n k o o p en a a n b e s t e d e n . I n d i e n d e capaciteit v a n d e b e t r e f f e n d e afdeling te b e p e r k t is o m e e n i n k o o p - of a a n b e s t e d i n g s t r a j e c t volledig zelfstandig uit te v o e r e n , d a n k a n het t a a k v e l d I n k o o p capaciteit of h u l p m i d d e l e n b e s c h i k b a a r stellen o m te o n d e r s t e u n e n . De o n d e r s t e u n i n g v a n het t a a k v e l d I n k o o p is niet e n k e l vrijblijvend. Elke i n k o o p v a n e e n leve¬ ring, d i e n s t of w e r k v a n a f het b e d r a g C 1 0 0 . 0 0 0 , - dient v o o r a f te w o r d e n a a n g e m e l d bij het t a a k v e l d I n k o o p . D a a r n a a s t d i e n t bij elke o p e n b a r e e n E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g het t a a k v e l d i n k o o p verplicht te w o r d e n i n g e s c h a k e l d , dit dient te g e b e u r e n op het m o m e n t dat d e r a m i n g v a n e e n o p d r a c h t w o r d t v a s t g e s t e l d z o d a t het t a a k v e l d i n k o o p v a n a f het begin bij d e aanbe¬ s t e d i n g b e t r o k k e n is. O p d e z e m a n i e r k a n d e r e c h t m a t i g h e i d beter w o r d e n g e b o r g d . P e r i o d i e k zal het t a a k v e l d I n k o o p s t e e k p r o e f s g e w i j s t o e t s e n o p n a l e v i n g v a n dit beleid door: « toetsing van aanbestedingsdossiers aan de hand van Corsa; « t o e t s i n g v a n i n k o p e n m e t g e g e v e n s uit de c r e d i t e u r e n a d m i n i s t r a t i e . D a a r n a a s t v o e r t t a a k v e l d i n k o o p jaarlijks e e n i n k o o p a n a l y s e uit.

3.6 Informatievoorziening Uit d e e v a l u a t i e v a n d e c o n t r a c t e n b v a n k blijkt d a t i n m i d d e l s 2 7 7 c o n t a c t e n zijn g e r e g i s t r e e r d . G e r e g i s t r e e r d w o r d e n alle c o n t r a c t e n / o v e r e e n k o m s t e n die via t a a k v e l d D I V in c o r s a w o r d e n g e p l a a t s t e n als c o n t r a c t w o r d e n b e n o e m d v.a. C 2 0 . 0 0 0 . V a n a f 1 j a n u a r i 2 0 1 3 zijn 2 7 7 con¬ t r a c t e n (status per 6 - 3 - 2 0 1 5 ) in d e c o n t r a c t e n b a n k g e p l a a t s t . M e t é é n l e v e r a n c i e r k u n n e n m e e r d e r e c o n t r a c t e n zijn a f g e s l o t e n . E r v a n u i t g a a n d e dat alle m e d e w e r k e r s c o n t r a c t e n via D I V v e r s t u r e n e n dat D I V d e z e c o n t r a c t e n s i g n a l e e r d als zijnde contract, k a n o n d e r s t a a n d e worden geconcludeerd. Figuur 4: De verdeling naar

afdeling

AFDELING

Aantal 29-4-2014*

Aantal 6-3-2015

BEZA

10

14

BOR

18

20

FIBE

4

5

PIOF

142

182

PUZA

6

6

ROBW

7

8

W&I

4

4

WZO

9

38

TOTAAL

200

277

»

In 2 0 1 4 zijn e v e n e e n s alle b e s t a a n d e c o n t r a c t e n i n g e v o e r d .

O p v a l l e n d is dat in 2 0 1 5 v o o r d e afdeling W e l z i j n , Z o r g en O n d e r w i j s a c h t e n t w i n t i g contrac¬ ten v a n d e a c h t e n d e r t i g m e t z o r g i n s t e l l i n g e n zijn i n g e v o e r d . D e n k a a n T a l e n t z o r g b u r e a u , Z G B Z o r g G r o e p , V l e u g e l z o r g Echt, W e l z i j n s z o r g Z u i d l i m b u r g etc. D e z e m o e t e n nog afge¬ h a n d e l d w o r d e n . A f d e l i n g W Z O g a f a a n dat c a . h o n d e r d c o n t r a c t e n zijn a f g e s l o t e n en d a t er nog c o n t r a c t e n v o l g e n . V a n w e g e d e d r u k t e o p d e afdeling heeft t a a k v e l d i n k o o p a a n g e g e v e n hulp te b i e d e n bij d e c o r r e c t e invoer v a n al d e z e c o n t r a c t e n in d e c o n t r a c t e n b a n k . V e r d e r valt uiteraard het g r o t e a a n t a l c o n t r a c t e n v a n P I O F o p . M e t n a m e d e afdeling ICT heeft h o n d e r d z e v e n t i e n c o n t r a c t e n in d e c o n t r a c t e n b a n k s t a a n . Het g a a t veelal o m onderh o u d s o v e r e e n k o m s t e n v o o r s o f t w a r e . Facilitaire z a k e n heeft n e g e n e n v e e r t i g c o n t r a c t e n in contractenbank staan. 12

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

V a n d e 2 7 7 c o n t r a c t e n zijn tien c o n t r a c t e n i n g e v o e r d die zijn a f g e s l o t e n en die niet o n d e r b e invloedbaar inkoopvolume vallen. Denk aan contracten met andere gemeenten, voetbalvere n i g i n g , B N G of B s g W .

3.7 Rechtmatigheid Als gevolg van de rechtmatigheidcontrole van a a n b e s t e d i n g e n o n d e r z o c h t . Dit c o n t r o l e m i d d e l b e s t e d i n g s p r o c e d u r e s . Het niet of niet o p d e d i n g s p r o c e d u r e kan ertoe bijdragen dat g e e n v a n d e a c c o u n t a n t zal w o r d e n v e r k r e g e n .

de accountant wordt de rechtmatigheid van toetst a c h t e r a f d e j u i s t e t o e p a s s i n g v a n aan¬ j u i s t e m a n i e r d o o r l o p e n v a n e e n aanbeste¬ r e c h t m a t i g h e i d v e r k l a r i n g bij d e j a a r r e k e n i n g

D e interne controle o v e r 2 0 1 4 o p het g e b i e d v a n i n k o o p is g o e d b e v o n d e n .

3.8 Juridische procedures D e g e m e e n t e B e e k is in 2 0 1 4 niet g e d a g v a a r d in het k a d e r v a n e e n a a n b e s t e d i n g s p r o c e d u ¬ re. In d e afwijzing w o r d t z o r g v u l d i g o m s c h r e v e n w a a r o m a a n b e t r e f f e n d e inschrijver niet is g e g u n d . E e n toelichting v r a g e n o p d e afwijzing is i n m i d d e l s d a n o o k z e e r gebruikelijk. Ge¬ m e e n t e B e e k v e r s t r e k t w a a r nodig e e n u i t g e b r e i d e m o n d e l i n g e toelichting o p d e afwijzings¬ brief.

13

Inkoopanalyse

4

2014

26 mei 2015

Kwantitatieve analyse 4.1 Kengetallen 2014

N a het v e r w i j d e r e n v a n d e niet i n k o o p g e r e l a t e e r d e u i t g a v e n zijn o v e r g e b l e v e n 5.106 f a c t u ren m e t een t o t a a l b e d r a g v a n C 2 0 . 5 0 7 . 2 3 1 . Niet i n k o o p g e r e l a t e e r d e u i t g a v e n zijn u i t g a v e n w e l k e niet d o o r i n k o o p k u n n e n w o r d e n beïn¬ v l o e d , z o a l s interne p e r s o n e l e l o o n k o s t e n , p e n s i o e n e n , interne en i n t e r g e m e e n t e l i j k e verre¬ k e n i n g e n , s u b s i d i e s , d o n a t i e s a a n v e r e n i g i n g e n a a n s t i c h t i n g e n , g e l d l e n i n g e n etc. H e t d o e l v a n d e financiële a n a l y s e is inzicht v e r s c h a f f e n in d e u i t g a v e n v a n d e g e m e e n t e B e e k in 2 0 1 4 . O p basis v a n d e k w a n t i t a t i e v e a n a l y s e k u n n e n d e v o l g e n d e k e n g e t a l l e n m e t b e t r e k k i n g tot het i n k o o p v o l u m e binnen d e g e m e e n t e B e e k herleidt w o r d e n . In d e z e a n a l y s e zijn v e r d e r uitsluitend g e g e v e n s v e r w e r k t v a n c r e d i t e u r e n m e t e e n b e ï n v l o e d b a a r inkoopvo¬ lume. D e b e d r a g e n zijn a f g e r o n d o p hele e u r o ' s , incl. B T W en p e r c e n t a g e s o p t i e n d e n v a n p r o c e n t e n . Dit kan ertoe leiden dat optellingen in t a b e l l e n niet e x a c t o p 100/0) u i t k o m e n . De B T W kan d o o r d e afdeling F i B e alleen o v e r d e 'totale g e m e e n t e l i j k e u i t g a v e n ' v e r s t r e k t w o r d e n , en bedraagt C 3.399.666. Figuur 5: Kengetallen

2011-2014 2012

2011 Beïnvloedbaar me(1)

2014

inkoopvolu-

Totale gemeentelijke uitgaven Inkoopcategorie met uitgaven(2)

G e m i d d e l d b e ï n v l o e d b a a r inkoopvolume per leverancier^) Aantal facturen Gemiddeld beïnvloedbaar k o o p v o l u m e per f a c t u u r ( 4 ) A a n t a l i n w o n e r s per desbetreffend jaar

C 17.144.777

C 14.724.206

C 19.867.059

C 20.507.231

C 38.167.986

C 39.271.029

C 44.310.101

C 38.693.686**

"GWW"

"GWW"

"GWW"

"GWW"

630

650

687

655

C 27.214

C 22.653

C 28.919

C 31.309

5.466

5.379

5.156

5.106

C 3.137

C 2.737

C 3.853

C 4.016

16.548

16.457

16.367

16.271

C 1.214 45/0,

C 1.260

hoogste

Aantal leveranciers

Inkoopuitgaven

2013

in-

januari

per

ner(5) Inkoopquote(6) **Niet meegerekend

inwoC 1.036

C 895 370/0 4500, C 350.000 crediteur Van der Pas ivm kosten

14

koopwoning.

53/0,

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

(1) B e ï n v l o e d b a a r i n k o o p v o l u m e Het b e ï n v l o e d b a a r i n k o o p v o l u m e is C 2 0 . 5 0 7 . 2 3 1 , w a a r v a n t w e e g r o t e a a n b e s t e d i n g e n b e t r e f f e n d e K e u t e l b e e k en S p o r t l a n d g o e d d e H a a m e n .

(2) I n k o o p c a t e g o r i e m e t h o o g s t e u i t g a v e n G r o n d w e g e n w a t e r b o u w is w e d e r o m d e g r o o t s t e p r o d u k t g r o e p m e t e e n b e d r a g v a n C 5 . 6 0 7 . 2 8 7 . Zie v e r d e r e uitwerking in p a r a g r a a f 4.4. (3) G e m i d d e l d b e ï n v l o e d b a a r i n k o o p v o l u m e per i n k o o p c r e d i t e u r / l e v e r a n c i e r Het a a n t a l l e v e r a n c i e r s is v o o r het eerst g e d a a l d n a a r 6 5 5 . Het g e m i d d e l d e b e ï n v l o e d b a r e i n k o o p v o l u m e per l e v e r a n c i e r is d e r h a l v e g e s t e g e n n a a r C 3 1 . 3 0 9 . Dat is positief t.o.v. d e andere jaren. (4) G e m i d d e l d e b e ï n v l o e d b a a r i n k o o p v o l u m e per f a c t u u r Het a a n t a l f a c t u r e n is g e d a a l d n a a r 5 . 1 0 6 . Het g e m i d d e l d e b e ï n v l o e d b a r e i n k o o p v o l u m e per f a c t u u r is C 4 . 0 1 6 . Zie v e r d e r e uitwerking in p a r a g r a a f 4.7. Dat is positief te n o e m e n . M i n d e r f a c t u r e n en d u s f a c t u u r a f h a n d e l i n g e n e n per f a c t u u r e e n h o g e r b e d r a g . (5) I n k o o p u i t g a v e n per i n w o n e r Het a a n t a l i n w o n e r s t.o.v. 2 0 1 1 is g e d a a l d m e t 2 / . De i n k o o p u i t g a v e n per i n w o n e r b e d r a g e n C 1.260. E e n h o g e r b e ï n v l o e d b a a r i n k o o p v o l u m e a f g e z e t t e g e n e e n m i n i m a l e d a l i n g in a a n t a l i n w o n e r s z o r g e n e r v o o r dat dit cijfer g e s t e g e n is. (6) I n k o o p q u o t e V a n w e g e het feit d a n d e totale g e m e e n t e l i j k e u i t g a v e n niet m e e r te v e r g e l i j k e n zijn m e t v o o r g a a n d e j a r e n kan d e i n k o o p q u o t e niet w o r d e n v e r g e l e k e n m e t d e q u o t e uit d e v o r i g e ja¬ ren. D o o r d e v e r p l i c h t i n g v a n het s c h a t k i s t b a n k i e r e n zijn overtollige liquide m i d d e l e n niet m e e r in d e c r e d i t e u r e n a d m i n i s t r a t i e zichtbaar. Figuur 6:

Inkoopquote

Inkoopanalyse

2014

beïnvloedbaar inkoopvolume

539

15

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

4.2 ABC-Analyse D e A B C a n a l y s e g e e f t e e n beeld v a n d e i n k o o p o m z e t v e r d e l i n g o v e r d e l e v e r a n c i e r s . D e n o r m hierbij is dat: A - l e v e r a n c i e r s : d e z e 1000) v a n d e l e v e r a n c i e r s v o r m e n 7000) v a n d e j a a r l i j k s e i n k o o p o m z e t B-leveranciers: d e z e 2 0 0 v a n d e l e v e r a n c i e r s v o r m e n 2 0 0 v a n d e j a a r l i j k s e i n k o o p o m z e t

C-leveranciers: deze 700 van de leveranciers vormen 100 van de jaarlijkse inkoopomzet W i l d e g e m e e n t e B e e k zijn i n k o o p a a n d a c h t richten o p 7 0 0 v a n het i n k o o p v o l u m e , d e A l e v e r a n c i e r s , d a n blijkt uit o n d e r s t a a n d e t a b e l dat v i e r e n t w i n t i g l e v e r a n c i e r s a a n e e n n a d e r o n d e r z o e k b e h o e v e n te w o r d e n o n d e r w o r p e n . D e z e v i e r e n t w i n t i g l e v e r a n c i e r s z o r g e n v o o r een omzet van C 14.375.414. M i n d e r l e v e r a n c i e r s g e e f t e e n g r o t e r e o m z e t per l e v e r a n c i e r en zal d a a r m e e s c h a a l v o o r d e len o p l e v e r e n . E c h t e r c o n c e n t r a t i e v a n o p d r a c h t e n bij é é n l e v e r a n c i e r k a n t e n koste g a a n v a n d e p r i j s / k w a l i t e i t v e r h o u d i n g v a n e e n o p d r a c h t . H e t v e r m i n d e r e n v a n het a a n t a l leveran¬ ciers d a a r w a a r m o g e l i j k levert b e s p a r i n g e n o p , o o k o p g e b i e d v a n indirecte k o s t e n te w e t e n i n v o e r e n in a d m i n i s t r a t i e . Figuur 7: ABC

analyse

ABC analyse

00

omzet

facturen

00

00

crediteuren

A-leveranciers

C 14.375.414

700

1.139

220

24

40

B-leveranciers

C 2.637.840

200

1.062

210

34

50

C-leveranciers

C 3.493.978

100

2.905

570

597

910

C 20.507.231

1000

5.106

1000

655

1000

A-leveranciers: Bijna al d e z e c o n t r a c t e n zijn a a n b e s t e e d bij a a n n e m e r s w e g - en w e g e n b o u w e n groenvoor¬ z i e n i n g e n , i n g e n i e u r s b u r e a u s , l e v e r a n c i e r s v o o r electra en g a s e n d i e n s t v e r l e n e r s W M O . 597 leveranciers zorgen voor slechts 1 0 0 v.d. omzet.

Figuur 8:

leveranciers

versus

factuurwaarde*

Leveranciers 2011

Leveranciers 2012

Leveranciers 2013

Leveranciers 2014

F a c t u u r w a a r d e (totaal)

405

453

491

448

> C 100 < C 1 0 . 0 0 0

62

52

47

44

< C 100

16

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

4.3 Verdeling levering, werk, dienst Voor het taakveld inkoop is het interessant om te zien hoe de verdeling van crediteuren is in werken, diensten en leveringen. Waarbij opgemerkt wordt dat een crediteur ook meerdere werkzaamheden kan doen bijvoorbeeld zowel leveringen als diensten. Bij diensten moet niet alleen aan adviesdiensten gedacht worden, deze komen in diverse produktgroepen terug, bijv. opleidingen, bankdiensten en verzekeringen etc.

Figuur 9: Verdeling

Levering/werk/dienst

Leveringen, werken en diensten ( b e d r a g x 1.000} 1.000)

m a leveringen ^^^ŗ

H H

a werk en I1 diensten

Landelijk liggen deze percentages op ca. leveringen 2 5 0 , werk en 250 (NIC)

Figuur 10: Verdeling

en diensten 5 0 0 .

W/D/L

Soort aanbesteding

Percentage 2011

Percentage 2012

Percentage 2013

Percentage 2014

Diensten

559

529

419

439

Leveringen

119

249

219

159

Werken

349

239

389

429

17

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

4.4 Produktgroepindeling Uit d e i n k o o p a n a l y s e is o n d e r s t a a n d e v e r d e l i n g in p r o d u k t g r o e p e n n a a r v o r e n g e k o m e n . Figuur 11:

Produktgroepindeling

Produktgroepindeling bedragen x 1.000

Personeels gerelateerde zďkoii

5.000

Kantoorinrichtingen Benodigdheden

5.000

D A u t o m a t i s e r i n g en to o c o m m u n i c a t i e A d v i s e u r s en f e x i b e e

4.000

arbeid Transport S Logistiek

3.000 D G e b o u w e n en terreinen e x p l o i t a t i e en b e h e e r

2.000

G W W (Grond - weg waterbouw

1.000

Openbare Ruimten

Z o r g en o v e r i g produktgroepen

Figuur 12: Produktgroep

"GWW"

Grond-, Weg- en W a t e r b o u w (bedragen x 1.000} OverigGWW{G) Grondverwerving G e m a l e n {G) B o u w m a t e r i a a l en g e r e e d s c h a p p e n

Afrasteringen hekwerken S l o o p v a n g e b o u w e n {G) A a n n e m e r s r i o l e r m g s w e r k z a a m h e d e n (G) Aannemers milieu A a n n e m e r s w e g e n en w a t e r b o u w {G) Aannemers bestratingen (onderhoud)

1.000

2,000

3.000

4.000

5.000

5,000

D e a a n b e s t e d i n g v a n het w e r k d e k e u t e l b e e k f a s e 1a m a a k t dat d e p r o d u k t g r o e p G W W we¬ d e r o m het g r o o t s t is. De a a n b e s t e d i n g v a n het w e r k S p o r t l a n d g o e d d e H a a m e n is e v e n e e n s e e n g r o o t project in 2 0 1 4 en valt in d e p r o d u k t g r o e p g e b o u w e n e n t e r r e i n e n exploitatie en b e h e e r , d e z e p r o d u k t g r o e p k o m t z o d o e n d e o p d e t w e e d e plaats.

18

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

4.5 Inhuur externen D e p r o d u k t g r o e p a d v i s e u r s en flexibele a r b e i d volgt o p d e d e r d e plaats en b e s t a a t uit e e n a a n t a l s u b p r o d u k t g r o e p e n . Een d a a r v a n w o r d t uitgelicht in o n d e r s t a a n d e figuur. Uitgesplitst p e r a f d e l i n g , w a a r b i j s o m m i g e d e r d e n d o o r m e e r d e r e a f d e l i n g e n zijn i n g e h u u r d . Het g r o o t s t e b e d r a g b e p a a l t indeling n a a r a f d e l i n g . Figuur 13: overzicht 'inhuur personeel van derden uitzendbureaus' PIOF*

per afdeling C 218.602

FiBe

C 37.758

BeZa

C 110.409

W&I

C 173.552

WZO

C 58.107

ROBW

C 11.930

BOR**

C

-

PuZa

C 36.278

N o g t e b e t a l e n b e d r a g e n aan d i v e r s e c r e d i t e u r e n

C 11.563 C 658.198

* G r o o t s t e d e e l v a n dit b e d r a g is v o o r Start, dit betreft o o k d e i n h u u r v a n p e r s o n e e l v o o r a n d e r e a f d e l i n g e n , h o o g s t e b e d r a g is e c h t e r v o o r d e afdeling P I O F . * * H e t b e d r a g bij B O R is C - , e c h t e r het t o t a a l b e d r a g in d e s u b p r o d u k t g r o e p ' G W W a d v i s e u r / i n g e n i e u r ' b e d r a a g t C 1.081.692. Dit zijn i n g e n i e u r s b u r e a u s die w o r d e n ingezet o p pro¬ j e c t e n b i j v o o r b e e l d als bestekschrijver, d i r e c t i e v o e r d e r of t o e z i c h t h o u d e r .

4.6 Geografische verdeling uitgaven V o o r d e g e o g r a f i s c h e indeling is o n d e r s t a a n d e indeling g e h a n t e e r d : » W e s t e l i j k e Mijnstreek: S i t t a r d - G e l e e n , B o r n , S t e i n , Elsloo, U r m o n d , S c h i n n e n en B e e k , Neerbeek, Genhout, Geverik Kelmond, S p a u b e e k en Maastricht Airport » Limburg: Limburg behalve W M » N e d e r l a n d : alles b e h a l v e L i m b u r g » Buitenland

19

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

Figuur 14: Geografische

spreiding

crediteuren

Regìoìndelìng

(bedrag x i . o o o )

Westelijke Mijnstreek

L i m b u (g

53 6X

Neder and

r

25.4 Zu u

Buiten and

Figuur 15: Geografische

spreiding crediteuren in

2012

2013

2014

459

499

209

219

269

209

409

259

299

319

409

549

09

09

09

09

Verdeling Regio

2011

W M (incl. B e e k ) Limburg Nederland Buitenland

Figuur 16: Geografische

percentage

spreiding crediteuren in bedragen

2011

2012

2013

2014 C

W M (incl. B e e k )

C 7.726.768

C 7.169.325

C 3.920.140

4.254.182

Limburg

C 4.438.486

C 2.995.064

C 8.000.278

C

5.200.977

C

10.986.761

Nederland

C 4.938.549

C 4.491.843

C 7.903.605

Buitenland

C 40.975

C 67.975

C 43.037

C

65.311

totaal

C 17.144.776

C 14.724.206

C 19.867.059

C

20.507.231

20

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

4.7 Crediteuren D e t o p 10 v a n g r o o t s t e c r e d i t e u r e n is w e e r g e g e v e n in o n d e r s t a a n d figuur. Figuur 17: top 10 grootste

crediteuren

Naam

t o p 10

bedrag

1 V a n Boekel Z e e l a n d B.V.

C

3.065.860

2 V a n Kessel S p o r t e n C u l t u u r t e c h n i e k

C

2.963.402

3 Vixia B.V.

C

1.111.137

4

Orbis M e d i s c h e n Z o r g c o n c e r n

C

973.127

5

H e i j m a n s W e g e n B.V.

C

786.295

6

G e b r s . Kurvers W e g e n b o u w B.V.

C

697.709

7

K r a g t e n B.V.

C

655.561

8

Econocom Nederland B.V./Gemlease

C

493.347

C

489.702

C

334.101

9 Z i u t B.V. 10 V i v a n t e s Z o r g g r o e p

D e p r o j e c t e n S p o r t l a n d g o e d d e H a a m e n en K e u t e l b e e k zijn d e g r o o t s t e g e w e e s t in 2 0 1 4 .

aanbestedingen

4.8 Facturen D e t o p 10 v a n het h o o g s t a a n t a l f a c t u r e n per c r e d i t e u r is w e e r g e g e v e n in o n d e r s t a a n d figuur. Figuur 18: top 10 hoogst aantal

facturen

Naam

t o p 10

aantal facturen

1 GDF SUEZ Energie N e d e r l a n d

371

2 ARP N e d e r l a n d B.V.

151

3

Vixia B.V.

133

4

Unica I n s t a l l a t i e t e c h n i e k B.V.

113

5

W e g e n b o u w B r u n e B.V.

111

6

Enexis B.V.

85

7

Start People B.V.

83

8

Waterleiding Maatschappij Limburg N

80

9 Themu 10

73

L a n g h e n k e l W e r k , I n k o m e n e n Z o r g B.

68

S t a n d a a r d o p g e n o m e n in b e s t e k k e n is dat d e g e m e e n t e B e e k m a a n d f a c t u r e n w e n s t te ont¬ v a n g e n , t e n e i n d e het a a n t a l f a c t u r e n te r e d u c e r e n .

21

Inkoopanalyse

5

2014

26 mei 2015

Wetgeving

5.1 Nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn O p 11 f e b r u a r i 2 0 1 4 heeft d e R a a d v a n Ministers 3 n i e u w e E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j nen v a s t g e s t e l d . De definitieve t e k s t is o p 2 8 m a a r t 2 0 1 4 g e p u b l i c e e r d in het P u b l i c a t i e b l a d v a n d e E u r o p e s e Unie. D e 3 n i e u w e E u r o p e s e richtlijnen: 1. K l a s s i e k e o v e r h e i d : H e t g u n n e n v a n o v e r h e i d s o p d r a c h t e n ( 2 0 1 4 / 2 4 / E U ) . 2. W a t e r , e n e r g i e v o o r z i e n i n g , v e r v o e r e n post: Het g u n n e n v a n o p d r a c h t e n d o o r d e a a n b e s t e d e n d e d i e n s t e n w e r k z a a m in d e s e c t o r e n w a t e r , e n e r g i e v o o r z i e n i n g , ver¬ v o e r en post ( 2 0 1 4 / 2 5 / E U ) . 3. C o n c e s s i e s : De g u n n i n g v a n c o n c e s s i e s ( 2 0 1 4 / 2 3 / E U ) . D e n i e u w e 'klassieke' a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n heeft tot d o e l d e d o e l t r e f f e n d h e i d en efficiëntie v a n o v e r h e i d s a a n b e s t e d i n g e n te v e r g r o t e n . D a a r n a a s t stelt d e richtlijn a a n b e s t e d e r s in s t a a t o m o v e r h e i d s o p d r a c h t e n beter te g e b r u i k e n o m s t r a t e g i s c h e , m a a t s c h a p p e l i j k e d o e l e n te be¬ reiken ( o n d e r m e e r milieu, innovatie, w e r k g e l e g e n h e i d , m a a t s c h a p p e l i j k e integratie). De ba¬ s i s p r i n c i p e s v a n d e richtlijn zijn niet g e w i j z i g d , m a a r d e regels zijn flexibeler i n g e v u l d .

5.2 Implementatie & consultatie N e d e r l a n d m o e t v o o r 18 april 2 0 1 6 d e n i e u w e richtlijnen i m p l e m e n t e r e n in d e A a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 . Bij d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e n i e u w e richtlijnen is als u i t g a n g s p u n t g e h a n t e e r d d a t dat d e h u i d i g e b e p a l i n g e n in d e N e d e r l a n d s e a a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 z o v e e l m o g e l i j k b e h o u d e n blijven en dat n i e u w e b e p a l i n g e n w o r d e n a a n g e v u l d . D e r h a l v e ligt er m o m e n t e e l e e n d o c u m e n t 'Wijziging v a n d e a a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 in v e r b a n d m e t d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n e n 2 0 1 4 / 2 3 / E U , 2 0 0 1 4 / 2 4 / E U en 2 0 1 4 / 2 5 / E U ' . Dit d o c u m e n t is nog niet definitief er is m o m e n t e e l e e n c o n s u l t a t i e r o n d e g a a n d e . T a a k v e l d i n k o o p zal r e a g e r e n o p dit c o n s u l t a t i e d o c u m e n t , d e o n t w i k k e l i n g e n v o l g e n en w a a r nodig aanpassingen doorvoeren. Hierin staat: »

» »

» » » » » » »

elektronisch inschrijven hoeft niet alleen via T e n d e r n e d te g e b e u r e n . Er m a g o o k v a n a n d e r e private a a n b e s t e d i n g s p l a t v o r m s (die e e n k o p p e l i n g m e t T e n d e r n e d h e b b e n o m d e verplichte publicatie te v e r z o r g e n ) g e b r u i k w o r d e n g e m a a k t . Dat v a n a f 18 april 2 0 1 6 e l e k t r o n i s c h a a n b e s t e d e n verplicht is. Dat d e in N e d e r l a n d v e e l g e b r u i k t e e l e k t r o n i s c h e m a r k t p l a a t s kan w o r d e n ingericht als e e n d y n a m i s c h a a n k o o p s y s t e e m o m a a n d e v e r p l i c h t i n g e n v a n d e z e w e t te v o l d o e n . Met a n d e r e w o o r d e n er k o m t e e n wettelijk k a d e r v o o r het g e b r u i k v a n e e n e-marktplaats. Dat v o o r s o c i a l e d i e n s t e n , o n d e r w i j s e n g e z o n d h e i d z o r g e e n a p a r t e p r o c e d u r e komt. Dat d e t e r m i j n e n w o r d e n verkort. Een n i e u w e s t a n d a a r d U n i f o r m E u r o p e e s a a n b e s t e d i n g s d o c u m e n t dat d e e i g e n v e r k l a r i n g v a n het ministerie v e r v a n g t . Dat e e n n i e u w g u n n i n g c r i t e r i u m w o r d t g e ï n t r o d u c e e r d ; laagste k o s t e n o p basis v a n kosteneffectiviteit. Dat o n d e r n e m e r s o p basis v a n prestaties uit het v e r l e d e n o n d e r v o o r w a a r d e n kunnen worden uitgesloten. Dat a a n b e s t e d e n d e d i e n s t e n p a s s e n d e m a a t r e g e l e n m o e t e n n e m e n ter voorkoming van belangenconflicten. Eisen v a n e e n k e u r m e r k w o r d e n o n d e r v o o r w a a r d e n t o e g e s t a a n . 22

Inkoopanalyse

6

2014

26 mei 2015

Conclusies

6.1 Conclusies en aanbevelingen Uit d e financiële i n k o o p a n a l y s e o v e r 2 0 1 4 k u n n e n d e o n d e r s t a a n d e c o n c l u s i e s w o r d e n ge¬ trokken: D e g e m e e n t e B e e k d o e t in 2014 m e t 6 5 5 l e v e r a n c i e r s z a k e n , d e z e l e v e r a n c i e r s h e b b e n e e n o m z e t v a n C 2 0 . 5 0 7 . 2 3 1 . D e z e o m z e t g e n e r e e r t 5.106 f a c t u r e n . V a n d e l e v e r a n c i e r s is 2100) g e v e s t i g d in d e regio ( W M ) . Dat is e e n g e m i d d e l d e o m z e t per f a c t u u r v a n C 4 . 0 1 6 . 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15

Het b e ï n v l o e d b a a r i n k o o p v o l u m e is v a n C 1 9 . 8 6 7 . 0 5 9 in 2 0 1 3 g e s t e g e n n a a r C 2 0 . 5 0 7 . 2 3 1 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 4.1 punt (1); De i n k o o p u i t g a v e per i n w o n e r is v a n C 1.214 in 2 0 1 3 g e s t e g e n n a a r C 1.260 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 4.1 punt (5); Het g e m i d d e l d e i n k o o p v o l u m e per l e v e r a n c i e r is v a n C 2 8 . 9 1 9 in 2 0 1 3 g e s t e g e n n a a r C 3 1 . 3 0 9 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 4.1 punt (3) Het a a n t a l f a c t u r e n is w e d e r o m g e d a a l d v a n 5 . 1 5 6 in 2 0 1 3 n a a r 5.106 in 2 0 1 4 , zie para¬ g r a a f 4.1 punt (4); Het p e r c e n t a g e u i t g a v e n a a n w e r k e n is g e s t e g e n v a n 3 8 0 in 2 0 1 3 n a a r 4 2 0 in 2 0 1 4 . Het landelijk p e r c e n t a g e b e d r a a g t 2 5 0 zie p a r a g r a a f 4 . 3 ; De G r o n d - , W e g - en W a t e r b o u w is w e d e r o m d e g r o o t s t e p r o d u k t g r o e p . Zie p a r a g r a a f 4.1 punt (2) e n 4 . 4 ; Het p e r c e n t a g e u i t g a v e n a a n d i e n s t e n is g e s t e g e n v a n 4 1 0 in 2 0 1 3 n a a r 4 3 0 in 2 0 1 4 . Het landelijk p e r c e n t a g e b e d r a a g t 5 0 0 zie p a r a g r a a f 4 . 3 ; Het p e r c e n t a g e d u u r z a a m i n k o p e n b e r e k e n d c o n f o r m d e m o n i t o r d u u r z a a m i n k o p e n be¬ d r a a g t 9 1 0 in 2 0 1 4 , in 2 0 1 2 w a s d a t 9 8 0 , zie p a r a g r a a f 3 . 3 . 1 ; Het p e r c e n t a g e social return b e r e k e n d c o n f o r m m e t h o d e 2 0 1 2 is v a n 5 2 0 in 2 0 1 2 geste¬ g e n n a a r 5 3 0 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 3.3.2; Het b e d r a g dat in 2 0 1 4 in het f o n d s is g e s t o r t b e d r a a g t C 1 9 . 1 2 4 , zie p a r a g r a a f 3.3.2; Het p e r c e n t a g e o p d r a c h t e n g e z a m e n l i j k a a n b e s t e e d d o o r t a a k v e l d i n k o o p m e t g e m e e n t e n uit d e regio b e d r o e g in 2 0 1 3 1 2 0 en is in 2 0 1 4 1 0 0 zie p a r a g r a a f 3.4; Uit d e i n k o o p a n a l y s e blijkt dat d e u i t g a v e n a a n l e v e r a n c i e r s in W M (incl. B e e k ) is geste¬ g e n v a n 2 0 0 in 2 0 1 3 n a a r 2 1 0 in 2 0 1 4 , zie p a r a g r a a f 4 . 5 ; G e m e e n t e B e e k heeft n.a.v. d e resultaten v a n d e a c c o u n t a n t s c o n t r o l e w e d e r o m r e c h t m a t i g en c o n f o r m beleid h a a r a a n b e s t e d i n g e n u i t g e v o e r d ; O p d e P r e f e r e d s u p p l i e r List s t a a n i n m i d d e l s 157 l e v e r a n c i e r s .

O p basis v a n d e i n k o o p a n a l y s e w o r d e n d e v o l g e n d e a a n b e v e l i n g e n g e f o r m u l e e r d . O n d e r z o e k e - m a r k t p l a a t s v o o r de i n h u u r v a n e x t e r n e n Diverse gemeenten werken met een z o g e n a a m d e e-Marktplaats voor inhuur adviesdiensten. Een e - M a r k t p l a a t s is d e plaats w a a r v r a a g en a a n b o d v a n e x t e r n e i n h u u r bij e l k a a r k o m e n . A a n b i e d e r s k u n n e n zich inschrijven en kwalificeren g e d u r e n d e e e n periode v a n m e e s t a l vier jaar. N a d a t e e n bedrijf is g e k w a l i f i c e e r d , o n t v a n g t d e z e a u t o m a t i s c h e e n uitnodiging o p het m o m e n t dat d e e e r s t v o l g e n d e offerte a a n v r a a g w o r d t g e s t a r t in d e b e t r e f f e n d e b r a n c h e . De g e m e e n t e k a n o p e e n snelle m a n i e r per o p d r a c h t e e n g e s c h i k t e a a n b i e d e r i n h u r e n . Dit kan v o o r v e r s c h i l l e n d e d i s c i p l i n e s . Als b e s t a a n d e r a a m c o n t r a c t a n t e n niet a a n d e v r a a g k u n n e n v o l d o e n w o r d t e e n a a n v r a a g in e e n e - M a r k t p l a a t s g e p l a a t s t . In d e n i e u w e E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n is e e n h o o f d s t u k g e f o r m u l e e r d o v e r d e e - M a r k t p l a a t s . Bij d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e n i e u w e richtlijn in d e nationale w e t g e v i n g ( a a n b e s t e d i n g s w e t ) w e l k e uiterlijk 18 april 2 0 1 6 m o e t p l a a t s v i n d e n , w o r d t a l d u s e e n wettelijk k a 23

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

d e r g e v o r m d v o o r d e e - M a r k t p l a a t s . T a a k v e l d i n k o o p beveelt a a n d e voor- en n a d e l e n v a n e e n e - M a r k t p l a a t s te o n d e r z o e k e n .

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen D e g e m e e n t e B e e k kocht a f g e l o p e n j a a r v o o r c a . 2 0 miljoen euro in. B e w u s t en gericht d u u r z a a m i n k o p e n v o r m t e e n krachtig i n s t r u m e n t o m b e l a n g r i j k e d u u r z a a m h e i d d o e l s t e l l i n g e n te b e r e i k e n . Een v a n d e d o e l s t e l l i n g e n v a n het i n k o o p b e l e i d g e m e e n t e B e e k 2 0 1 5 is: O m n a a s t d e financiële a s p e c t e n v a n i n k o o p r e k e n i n g te h o u d e n m e t d e m a a t s c h a p p e l i j k e g e v o l g e n v o o r m e n s en milieu. D u u r z a a m i n k o p e n leidt tot o p t i m a a l resultaat als d u u r z a a m h e i d in alle f a s e n v a n het in¬ k o o p p r o c e s w o r d t t o e g e p a s t . T a a k v e l d i n k o o p b e v e e l t a a n e e n korte p r a k t i s c h e h a n d l e i d i n g te m a k e n o m m a a t s c h a p p e l i j k v e r a n t w o o r d i n k o p e n n o g m a a l s o n d e r d e a a n d a c h t te bren¬ g e n . Het o n d e r w e r p m a a t s c h a p p e l i j k v e r a n t w o o r d i n k o p e n o p d e w e b s i t e v a n p i a n o o , w a a r d e c r i t e r i a d o c u m e n t e n te v i n d e n zijn, is o n l a n g s v e r n i e u w d .

Bijhouden ontwikkelingen Tenderned T e n d e r N e d g e b r u i k t e H e r k e n n i n g v o o r het i n l o g g e n e n r e g i s t r e r e n . V a n a f 2 7 j u n i 2 0 1 5 is o p T e n d e r n e d e H e r k e n n i n g verplicht v o o r àlle g e b r u i k e r s o p T e n d e r n e d v a n N e d e r l a n d s e o n d e r n e m i n g e n . Het is niet verplicht v o o r d e g e m e e n t e n die o p T e n d e r n e d e e n a c c o u n t heb¬ b e n . Er zijn p l a n n e n o m e H e r k e n n i n g o o k te g e b r u i k e n v o o r digitaal a a n m e l d e n en inschrij¬ v e n ( e H e r k e n n i n g 2 + y De t e r m i j n w a a r o p dit w o r d t g e r e a l i s e e r d is nog o n z e k e r . O m v a n a f 2 7 j u n i a.s. in te k u n n e n l o g g e n in T e n d e r N e d is m i n i m a a l e H e r k e n n i n g 2 n o d i g . Het is a a n te b e v e l e n a a n d e l e v e r a n c i e r s die o p d e prefered s u p p l i e r list s t a a n en leveran¬ ciers die w o r d e n u i t g e n o d i g d bij o p e n b a r e en E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g e n k e n b a a r te m a k e n dat e H e r k e n n i n g v a n a f 2 7 j u n i a.s. verplicht is o m in te l o g g e n via T e n d e r n e d . In e s s e n t i e regelt e H e r k e n n i n g d e digitale h e r k e n n i n g (authenticatie) en c o n t r o l e e r t het d e digitale b e v o e g d h e i d (autorisatie) v a n p e r s o n e n die online e e n d i e n s t willen a f n e m e n . Z o krijgen zij t o e g a n g tot d e dienst. In principe is e H e r k e n n i n g eigenlijk g e w o o n e e n t o e g a n g s poort w a a r w o r d t g e c o n t r o l e e r d of d e p e r s o o n d a a d w e r k e l i j k is w i e hij zegt dat hij is. M a a r o o k o f hij m a g d o e n w a t hij wil d o e n . Dit is d u s niet hetzelfde als e e n digitale h a n d t e k e n i n g die nodig is o m officiële brieven te o n d e r t e k e n e n . G e m e e n t e B e e k loopt niet uit d e pas dat nog niet volledig digitaal w o r d t a a n b e s t e e d . Taak¬ veld i n k o o p zal pilots blijven d r a a i e n en d e o n t w i k k e l i n g e n v a n T e n d e r n e d n a u w g e z e t blijven v o l g e n . Uit o n d e r z o e k blijkt dat s l e c h t s 6 5 9 v a n d e g e m e e n t e n e l e k t r o n i s c h a a n b e s t e d e n nog niet heeft g e ï m p l e m e n t e e r d en dat 6 1 9 n o g g e e n besluit heeft g e n o m e n o v e r digitaal aanbesteden.

C o n t r a c t e n b a n k o n d e r de a a n d a c h t b r e n g e n G e m e e n t e B e e k heeft d o o r v e r s c h u i v i n g v a n t a k e n in het z o r g s t e l s e l d e a f g e l o p e n tijd v e e l c o n t r a c t e n m e t z o r g i n s t e l l i n g e n m o e t e n afsluiten. G e m e e n t e S i t t a r d - G e l e e n is p e n v o e r d e r v a n d e a a n b e s t e d i n g , w e l k e in r e g i o n a a l v e r b a n d is a a n b e s t e e d , W M O hulp in h u i s h o u d i n g . M w e t d e d e g e m e e n t e S i t t a r d - G e l e e n is e e n s a m e n w e r k i n g s o v e r e e n k o m s t g e t e k e n d 'In¬ k o o p , c o n t r a c t m a n a g e m e n t , c o n t r a c t b e h e e r , en l e v e r a n c i e r s m a n a g e m e n t W e t m a a t s c h a p ¬ pelijke o n d e r s t e u n i n g regio W e s t e l i j k e Mijnstreek. D e g e m e e n t e B e e k m o e t t e n allen tijde e e n overzicht v a n h a a r eigen c o n t r a c t e n k u n n e n op¬ r o e p e n c q . inzien. In d e c o n t r a c t e n b a n k zijn d e o n d e r l i g g e n d e c o n t r a c t e n e n c o n t r a c t u e l e af¬ s p r a k e n digitaal b e s c h i k b a a r . T a a k v e l d i n k o o p zal m e d e w e r k i n g b i e d e n a a n d e v e r w e r k i n g v a n d e vele n i e u w e c o n t r a c t e n in d e c o n t r a c t e n b a n k v a n W Z O .

24

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

E u r o p e s e richtlijn D e E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n e n zijn h e r z i e n . Bij d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e n i e u w e richtlijnen is als u i t g a n g s p u n t g e h a n t e e r d dat dat d e huidige b e p a l i n g e n in d e N e d e r l a n d s e a a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 z o v e e l m o g e l i j k b e h o u d e n blijven en dat n i e u w e b e p a l i n g e n w o r d e n a a n g e v u l d . D e r h a l v e ligt er m o m e n t e e l e e n d o c u m e n t 'Wijziging v a n d e a a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 in v e r b a n d m e t d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n e n 2 0 1 4 / 2 3 / E U , 2 0 0 1 4 / 2 4 / E U en 2 0 1 4 / 2 5 / E U ' . Dit d o c u m e n t is n o g niet definitief er is n o g e e n c o n s u l t a t i e r o n d e g a a n d e . T a a k v e l d i n k o o p zal o p dit d o c u m e n t r e a g e r e n en v o l g t d e o n t w i k k e l i n g e n . W a a r nodig v o e r t t a a k v e l d i n k o o p a a n p a s s i n g e n door.

25

Inkoopanalyse

2014

26 mei 2015

6.2 Actiepunten 2015 N a a r a a n l e i d i n g v a n d e c o n c l u s i e s uit p a r a g r a a f 6.1 en d e v o o r g a a n d e h o o f d s t u k k e n volgt hier e e n b e k n o p t o v e r z i c h t v a n d e a c t i e p u n t e n . Z o d a t gestalte w o r d t g e v e n a a n e e n zorgvul¬ dig en t r a n s p a r a n t i n k o o p p r o c e s , w a a r b i j d o e l m a t i g h e i d en r e c h t m a t i g h e i d w o r d e n g e b o r g d .

Actiepunt 1 O n d e r z o e k e - m a r k t p l a a t s v o o r d e inhuur v a n e x t e r n e n . T a a k v e l d i n k o o p zal e e n h a a l b a a r h e i d s o n d e r z o e k d o e n n a a r d e e - m a r k t p l a a t s . Actiepunt 2 D u u r z a a m i n k o p e n leeft niet v o l d o e n d e in d e g e m e e n t e B e e k . N o g m a a l s o n d e r d e a a n d a c h t b r e n g e n d u u r z a a m i n k o p e n en hoe t o e te p a s s e n bij a a n b e s t e d e n . Een b e k n o p t e p r a k t i s c h e h a n d l e i d i n g M a a t s c h a p p e l i j k V e r a n t w o o r d I n k o p e n m a k e n w a a r i n de bijbehorende beleidsdoelen nogmaals onder de aandacht worden gebracht. A c t i e p u n t 3 a en b a) D o o r g e v e n a a n l e v e r a n c i e r s dat e h e r k e n n i n g v a n a f 2 7 j u n i a.s. n o o d z a k e l i j k is o m in te l o g g e n via T e n d e r n e d . b) B i j h o u d e n v a n o n t w i k k e l i n g e n T e n d e r n e d o v e r digitaal a a n b e s t e d e n . Aanbestedende diensten moeten op grond van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn v a n a f april 2 0 1 6 volledig e l e k t r o n i s c h a a n b e s t e d e n ( E u r o p e s e a a n b e s t e d i n g e n ) . Het is n o o d z a k e l i j k d e o n t w i k k e l i n g e n v a n T e n d e r n e d te blijven v o l g e n en pilots te blijven u i t v o e r e n . A a n alle p r e f e r e d s u p p l i e r s zal w o r d e n d o o r g e v e n dat e h e r k e n n i n g v a n a f 2 7 j u n i a.s. nood¬ zakelijk is o m in te l o g g e n via T e n d e r n e d . Actiepunt 4 Nogmaals contractenbank onder de aandacht brengen. D e g e m e e n t e B e e k m o e t t e n allen tijde e e n overzicht v a n h a a r eigen c o n t r a c t e n k u n n e n o p r o e p e n c q . inzien. In d e c o n t r a c t e n b a n k zijn d e o n d e r l i g g e n d e c o n t r a c t e n e n c o n t r a c t u e l e a f s r p a k e n digitaal b e s c h i k b a a r . T a a k v e l d i n k o o p zal m e d e w e r k i n g b i e d e n a a n d e v e r w e r k i n g v a n d e vele n i e u w e c o n t r a c t e n in d e c o n t r a c t e n b a n k v a n W Z O . Actiepunt 5 I m p l e m e n t a t i e E U richtlijnen in a a n b e s t e d i n g s w e t v o l g e n . T a a k v e l d i n k o o p zal het d o c u m e n t 'Wijziging v a n d e a a n b e s t e d i n g s w e t 2 0 1 2 in v e r b a n d m e t d e i m p l e m e n t a t i e v a n d e a a n b e s t e d i n g s r i c h t l i j n e n 2 0 1 4 / 2 3 / E U , 2 0 0 1 4 / 2 4 / E U en 2 0 1 4 / 2 5 / E U ' b e s t u d e r e n e n g e b r u i k m a k e n v a n d e c o n s u l t a t i e r o n d e g a a n d e t/m 5 m e i 2 0 1 5 . T a a k v e l d i n k o o p zal r e a g e r e n o p dit c o n s u l t a t i e d o c u m e n t , d e o n t w i k k e l i n g e n v o l g e n en w a a r nodig aanpassingen doorvoeren. Actiepunt 6 Inkoopanalyse 2016 berekening duurzaam inkopen. In d e i n k o o p a n a l y s e 2 0 1 6 zullen d e p e r c e n t a g e s S o c i a l R e t u r n en d u u r z a a m i n k o p e n bere¬ kend worden.

26