GymFed-reglement jeugdsportproject (kwaliteit) 20151
1. Deelnamevoorwaarde De club is een GymFed-club en heeft jeugdleden (-19j).
2. Jeugdclubs kunnen op meerdere manieren aanspraak maken op een deel van het jeugdsportfonds 1) G-gym Jeugdclubs die starten met het aanbieden van G-gym (gymnastiek voor gymnasten met een handicap), krijgen een forfaitair bedrag van 150€ na het voorleggen van de nodige facturen en jeugdclubs die reeds G-gym aanbieden, krijgen een forfaitair bedrag van 100€ na het voorleggen van de nodige facturen (zie 6. Lijst incentives of te downloaden via www.Q4Gym.be). De clubs die starten met het aanbieden van G-gym alsook de andere clubs die G-gym aanbieden, zijn gekend bij de federatie en worden per mail bij het begin van het seizoen op de hoogte gebracht van deze mogelijkheid. 2) Nieuwe club: kwaliteitshandboek Jeugdclubs die voor het eerst aansluiten bij de GymnastiekFederatie Vlaanderen vzw krijgen bij hun aansluiting een kwaliteitshandboek ter waarde van 50€. Het handboek wordt automatisch aan de club bezorgd na aanvaarding van de aansluiting door de Raad van Bestuur van de federatie. 3) Clubcoaching Jeugdclubs die geen geldig kwaliteitslabel bezitten, kunnen een clubcoaching aanvragen. Deze clubs krijgen naast de kostprijs van de clubcoaching ook incentives als beloning. Voor meer info: zie 3. “Clubcoaching”. 4) Q4Gym-audit Jeugdclubs die geen geldig kwaliteitslabel bezitten of bij wie de vervaldatum nadert (clubs worden minstens 6 maanden voor hun vervaldatum verwittigd door de federatie), kunnen een Q4Gym-audit aanvragen. Het Q4Gym-label is 4 jaar geldig. Zij krijgen naast de kostprijs van de audit ook incentives als beloning. Voor meer info: zie 4. “Q4Gym-audit”. 5) Werkingssubsidie Jeugdclubs die op 31/08/2015 een geldig kwaliteitslabel hebben en die eerder dat jaar geen audit hadden, hebben recht op een werkingssubsidie. Voor meer info: zie 5. “Clubs met geldig Q4Gym-label: recht op werkingssubsidie”.
1
Dit reglement is onder voorbehoud van wijzigingen door Bloso.
1
3.
Clubcoaching a. Wie kan een clubcoaching aanvragen?
Iedere recreatieve jeugdclub2 die geen geldig Q4Gym-label heeft alsook iedere beginnende competitieclub3 kan een clubcoaching aanvragen. Noot: Een competitieclub die gedurende 3 opeenvolgende jaren gymnasten inschrijft voor deelname aan competitie, is verplicht een kwaliteitssysteem op te zetten en een audit aan te vragen.
b. Doel van een clubcoaching De clubcoaching werd in het leven geroepen om ook de jeugdclubs die nog niet hebben deelgenomen aan een kwaliteitsaudit te kunnen begeleiden naar een kwaliteitsvolle werking. De clubcoach zal de club helpen om criteria uit het kwaliteitsprogramma op een correcte en nuttige manier in te voeren. Deelnemen is zeer laagdrempelig en vraagt slechts een minimum aan voorbereiding. Er dienen geen documenten vooraf aangemaakt te worden voor een clubcoaching, er wordt enkel gevraagd de documenten die in de club voorhanden zijn en die binnen de clubwerking gebruikt worden, voor te leggen.
c. Hoe een clubcoaching aanvragen? Via het inschrijvingsformulier Clubcoaching op www.Q4Gym.be uiterlijk tegen 1 februari 2015. De inschrijving is pas definitief als de club een bevestiging van de GymFed heeft ontvangen. Bij de inschrijving wordt gevraagd 3 voorkeursdata te geven tussen 1 februari 2015 en 31 augustus 2015.
d. Wat na de inschrijving? De federatie bezorgt de club de contactgegevens van de clubcoach die de clubcoaching op zich zal nemen. Uit de 3 voorkeursdata kan de clubcoach in overleg met de club een datum vastleggen. Eventuele wijziging van deze afspraak kan enkel mits akkoord van de clubcoach en volgens zijn of haar beschikbaarheid. De club engageert zich om de clubcoaching voor te bereiden: de club vult het Excel-document “clubcoaching” volledig in (te downloaden via www.Q4Gym.be) en bezorgt dit ten laatste 14 dagen voor de datum van de clubcoaching aan de clubcoach. Om zo gericht en gedetailleerd mogelijk advies te kunnen verlenen, bezorgt de club bij voorkeur samen met dit Excel-document alle nodige documenten om de ingevulde criteria te kunnen aantonen.
2
Recreatieve clubs: clubs die geen enkele gymnast hebben op A-, B-, C- of I-niveau (wedstrijden dans en demo worden niet beschouwd als competitie, wel als recreatieve wedstrijden) 3 Competitieclubs: clubs die minstens één gymnast hebben op A-, B-, C- of I-niveau (wedstrijden dans en demo worden niet beschouwd als competitie, wel als recreatieve wedstrijden)
2
Wat het aantonen van diploma’s en bijscholingen van trainers betreft, is het voldoende een lijst te bezorgen van alle trainers van de club met hun eventueel behaalde diploma en de eventueel gevolgde bijscholingen tijdens het vorige seizoen (zie extra tabblad Excel-document “trainers”). Kopies van diploma’s moeten niet als bewijs voorgelegd worden indien de trainers reeds in het ledenbeheer hun diploma hebben aangetoond (bij lidprofiel – diploma’s). Ook kopies van gevolgde bijscholingen bij de federatie moeten niet voorgelegd worden. Gelieve ons wel een kopie te bezorgen van gevolgde bijscholingen buiten de federatie. Hetzelfde geldt voor bijscholingen van bestuursleden (eveneens extra tabblad in Excel-document “bestuursleden”). Indien er nog documenten zouden ontbreken, gelieve die mee te brengen op de dag van de clubcoaching.
e. Wat gebeurt er tijdens de clubcoaching? Tijdens de clubcoaching zijn best meerdere bestuursleden aanwezig (zeker de kwaliteitsverantwoordelijke en de voorzitter, eventueel bijgestaan door de sporttechnisch coördinator of andere geïnteresseerde bestuursleden of hoofdtrainers). De clubcoaching vindt bij voorkeur plaats in een vergaderzaal van de sporthal waar getraind wordt. Documenten die nog niet op voorhand aan de clubcoach bezorgd werden, kunnen worden meegebracht naar de clubcoaching. Systematisch worden alle criteria die bijdragen tot een kwaliteitsvolle clubwerking overlopen en besproken. De clubcoach bepaalt aan de hand van de al dan niet aanwezige documenten of een criterium al dan niet punten oplevert voor de club.
f.
Wat na de clubcoaching?
De club kan gedurende de week die volgt op de clubcoaching nog ontbrekende documenten aan de clubcoach bezorgen om alsnog de score te kunnen verhogen. De criteria waarvoor achteraf nog documenten zullen doorgestuurd worden, dienen allen worden aangegeven tijdens de clubcoaching. De club wordt op de hoogte gebracht van het resultaat en krijgt een verslag van de clubcoach met adviezen en verwijzingen naar goede praktijkvoorbeelden om de kwaliteit van de clubwerking te kunnen verbeteren (ten laatste 8 weken na de clubcoaching wordt dit verslag verstuurd). Indien uit de clubcoaching zou blijken dat de club er klaar voor is om een Q4Gym-audit aan te vragen, zal dit advies zeker meegegeven worden door de clubcoach. De club hoeft niet zelf in te staan voor de kostprijs van een clubcoaching. De kostprijs van 400€ wordt gesubsidieerd door het jeugdsportfonds (met steun van de Vlaamse Overheid). Iedere deelnemende club wordt beloond met incentives (zie 6. Lijst incentives of te downloaden via www.Q4Gym.be): clubs die beter dan gemiddeld scoren op de clubcoaching, krijgen een groter bedrag dan de clubs die lager scoren. Het totale bedrag waar de club recht op heeft, zal pas in oktober gekend zijn (na verdeling subsidies onder de Q4Gym-clubs, G-gymclubs en nieuw startende clubs en na het afsluiten van de resultaten van alle deelnemende clubs). De clubs krijgen wel onmiddellijk na de clubcoaching een lijst met te besteden incentives. De clubs beslissen zelf hoe ze het bedrag waar ze recht op hebben, gaan spenderen. Iedere keer als een club zich inschrijft voor een opleiding of materiaal aankoopt of een bestelling plaatst op de gymshop, betaalt de club daarvoor en bewaren zij een kopie van de factuur. Die kopies stuurt de club (gebundeld) naar de
3
GymFed en dan zorgt de federatie ervoor dat het volledige bedrag waar de club recht op heeft, wordt terugbetaald.
4. Q4Gym-audits a. Voorwaarden waaraan voldaan dient te worden om het Q4Gym-label te behalen 1) Totaalscore ≥60% 2) Score “clubmanagement” ≥60% (én ≥50% per onderdeel) 3) Score “recreatie” ≥60% (én ≥50% per onderdeel) (indien de club een recreatief aanbod heeft) 4) Score “competitie” ≥60% (én ≥50% per onderdeel) (indien de club een competitief aanbod heeft)
De 7 onderdelen van het clubmanagement zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Algemeen beleid Interne communicatie Externe communicatie Clubsfeer en clubcultuur Clubbestuur en organisatie Trainersbeleid Effectiviteit
De 2 onderdelen van “recreatie” zijn: 1. Trainers 2. Recreatieve werking
De 2 onderdelen van “competitie” zijn: 1. Trainers 2. Competitieve werking
b. Wie kan een audit aanvragen? Jeugdclubs die geen geldig Q4Gym-label bezitten of bij wie de vervaldatum nadert (clubs worden minstens 6 maanden voor hun vervaldatum verwittigd door de federatie), kunnen een Q4Gym-audit aanvragen. Competitieclubs4 zijn verplicht een audit aan te vragen en te laten doorgaan voordat hun label komt te vervallen. Competitieclubs zijn niet verplicht om het Q4Gym-label te behalen. Ze moeten wel 4
Competitieclubs: clubs die minstens één gymnast hebben op A-, B-, C- of I-niveau (wedstrijden dans en demo worden niet beschouwd als competitie, wel als recreatieve wedstrijden)
4
aan volgende voorwaarden voldoen om te kunnen blijven deelnemen aan wedstrijden op A- en op Bniveau: 1) Totaalscore ≥60% 2) Score “clubmanagement” ≥60% (én ≥50% per onderdeel) 3) Score “competitie” ≥60% (én ≥50% per onderdeel)
c. Hoe een audit aanvragen? Via het webinschrijvingsformulier op www.Q4Gym.be uiterlijk 3 maanden voor de vervaldatum van het Q4Gym-label. Bij de inschrijving wordt gevraagd 3 voorkeursdata te geven.
d. Wat na de inschrijving? De federatie bezorgt de club de contactgegevens van de regiocoach die de audit op zich zal nemen. Uit de 3 voorkeursdata kan de regiocoach in overleg met de club een datum vastleggen. Eventuele wijziging van deze afspraak kan enkel mits akkoord van de regiocoach en volgens zijn of haar beschikbaarheid. De club engageert zich om de audit optimaal voor te bereiden: de club vult het online Q4Gyminstrument volledig in (via http://kwaliteitsinstrument.q4gym.be) en dit ten laatste 14 dagen voor de datum van de audit (dan wordt de toegang tot het instrument geblokkeerd). Een handleiding over het invullen van het Q4Gym-instrument is te vinden op www.Q4Gym.be. Deze wordt grondig besproken tijdens de workshops Q4Gym (eind september, begin oktober 2014).
e. Wat gebeurt er tijdens de audit? Tijdens de audit zijn best meerdere bestuursleden aanwezig (zeker de kwaliteitsverantwoordelijke en de voorzitter, eventueel bijgestaan door de sporttechnisch coördinator of andere geïnteresseerde bestuursleden of hoofdtrainers). De audit vindt bij voorkeur plaats in een vergaderzaal met internetverbinding, indien mogelijk in de sporthal waar getraind wordt. Documenten die nog niet op voorhand in het Q4Gym-instrument geüpload werden, kunnen worden meegebracht naar de audit. Systematisch worden alle criteria die bijdragen tot een kwaliteitsvolle clubwerking overlopen en besproken. De regiocoach bepaalt aan de hand van de al dan niet aanwezige of geüploade documenten of een criterium al dan niet punten oplevert voor de club.
f.
Wat na de audit?
De club kan gedurende de week die volgt op de audit nog ontbrekende documenten aan de regiocoach bezorgen om alsnog de score te kunnen verhogen. De criteria waarvoor achteraf nog documenten zullen doorgestuurd worden, dienen allen worden aangegeven tijdens de audit.
5
De club wordt op de hoogte gebracht van het resultaat en krijgt een verslag van de regiocoach met adviezen en verwijzingen naar goede praktijkvoorbeelden om de kwaliteit van de clubwerking te kunnen verbeteren (ten laatste 8 weken na de audit wordt dit verslag verstuurd). De club hoeft niet zelf in te staan voor de kostprijs van een audit. De kostprijs van 850€ wordt gesubsidieerd door het jeugdsportfonds (met steun van de Vlaamse Overheid). Iedere deelnemende club wordt beloond met incentives (zie 6. Lijst incentives of te downloaden via www.Q4Gym.be): clubs die het label behalen, krijgen een groter bedrag dan de clubs die deelnemen zonder het label te behalen. Clubs die beter dan gemiddeld scoren op de audit, krijgen eveneens een hoger bedrag. Het totale bedrag waar de club recht op heeft, zal pas in oktober gekend zijn (na verdeling subsidies onder de deelnemende clubs aan een clubcoaching, G-gymclubs en nieuw startende clubs en na het afsluiten van de resultaten van alle deelnemende clubs). De clubs krijgen wel onmiddellijk na de audit een lijst met te besteden incentives. De clubs beslissen zelf hoe ze het bedrag waar ze recht op hebben, gaan spenderen. Iedere keer als een club zich inschrijft voor een opleiding of materiaal aankoopt of een bestelling plaatst op de gymshop, betaalt de club daarvoor en bewaren zij een kopie van de factuur. Die kopies stuurt de club (gebundeld) naar de GymFed en dan zorgt de federatie ervoor dat het volledige bedrag waar de club recht op heeft, wordt terugbetaald.
g. Wat na de audit met clubs die het Q4Gym-label behaalden?
Krijgen een gepersonaliseerd Q4Gym-certificaat Krijgen een gepersonaliseerde trofee (worden jaarlijks uitgereikt op de Algemene Vergadering) Kunnen jaarlijks aanspraak maken op werkingssubsidies tijdens de 3 jaren volgend op een audit De gemeente wordt op de hoogte gebracht Behouden dit label voor 4 jaar Krijgen voorrang voor de organisatie van wedstrijden, recreatoernooien
h. Wat na de audit met clubs die het Q4Gym-label niet behaalden? Afhankelijk van het resultaat van de audit kan besloten worden de club:
Nog geen Q4Gym-label toe te kennen aangezien de werkpunten lange termijn werkpunten zijn de club kan ten vroegste 2 jaar later opnieuw een audit aanvragen en tussentijds wel contact blijven behouden met de regiocoach. Het Q4Gym-label alsnog toe te kennen (6 maanden na auditdatum) indien ze slechts een klein tekort hadden en binnen de 6 maanden een actieplan kunnen voorleggen om de tekorten weg te werken. Dan volgt ook een tussentijdse controle 2 jaar na auditdatum.
6
5. Clubs met geldig Q4Gym-label: recht op werkingssubsidie
a. Wie kan een werkingssubsidie krijgen? Jeugdclubs die op 31/08/2015 een geldig Q4Gym-label hebben en die eerder dat jaar geen audit hadden, hebben recht op een werkingssubsidie.
b. Wat wordt verwacht? De club engageert zich om ten laatste tegen 31 augustus 2015:
Een seizoensevaluatie en actieplan voor het komende seizoen aan de federatie te bezorgen (per mail naar
[email protected]). Aan de slag te gaan in het Q4Gym-instrument (ook al is de vervaldatum van het Q4Gymlabel nog niet gekend) (gedeeltelijk invullen instrument + documenten uploaden). Om te leren werken met het Q4Gym-instrument, kunnen clubs een workshop Q4Gym volgen die in iedere provincie gegeven wordt (september - oktober 2014). Diploma’s van trainers op te laden in het ledenbeheer (zie lidprofiel – diploma’s).
c. Wat na het doorsturen van de seizoensevaluatie en actieplan? Iedere deelnemende club die voldoet aan de verwachtingen, wordt beloond met incentives (zie 6. Lijst incentives of te downloaden via www.Q4Gym.be). Het bedrag waar iedere club recht op heeft, zal in oktober gekend zijn. Clubs die aanwezig waren op een sessie rond “Lichamelijke en seksuele integriteit in de sport (vlaggensysteem)” hebben recht op dubbel zo veel incentives als clubs die niet aanwezig waren.
7
6. Lijst incentives Alle incentives moeten betrekking hebben op de jeugdwerking in de club. Jeugdclubs hebben recht op incentives:
als startende G-gymclub (150€) of als reeds bestaande G-gymclub (100€) na deelname aan een clubcoaching (bedrag hangt af van de score) na een Q4Gym-audit (bedrag hangt af van het al dan niet behalen van het Q4Gym-label en van de score) na indienen van een seizoensevaluatie en actieplan (indien ze een geldig Q4Gym-label hebben)
Waarvoor kunnen de incentives gebruikt worden? Binnen de GymnastiekFederatie GymStars-programma (te bestellen via www.gymstars.be ) alsook bijhorende affiches en/of diploma’s GymStars: oefenstof gymkaarten via App Store of Google Play Inschrijvingsgeld jurycursussen Inschrijvingsgeld workshops en bijscholingen GymFed Inschrijvingsgeld Kaderweekend Gymnastiek en Kaderdag Dans en Aerobics Aankopen via Gymshop: Boek “Basisgym (oefenprogramma recreatief toestelturnen)” Leerlijn recreatrampoline Brevetten ritmische gym / tumbling / aerobics / acro / gymtics Boek “Bewegen met kleuters” alsook bijhorende navulpakketten Kleutergymprogramma Medailles kleutergym Diploma’s gymtics Gymrapport DVD’s: opgelegde oefeningen recreatoernooien / programma AGD / start to ritmiek / miniGYM Handstandsteuntjes ACRO Programma AGD FIG-code AGD Voorgeschreven oefenstof AGH Aspirant-jury mappen Programma en toegelaten elementen recrea RG Tweedehands gymmateriaal A3-affiches voor recreatoernooien of clubactiviteiten Bladwijzers “Gym, mijn sport!” voor ledenwervingsacties Kostprijs audit Kostprijs clubcoaching Kostprijs kwaliteitshandboek
8
Bij de Vlaamse Trainersschool (VTS) Inschrijvingsgelden opleidingen VTS (gelieve ons als bewijs het deelname- en betalingsattest te bezorgen) Deelname ‘Dag van de trainer’
Bij Janssen-Fritsen (toestellenleverancier) Aankoop gymmateriaal of aankoop waardebon materiaal die 1 jaar geldig is (J&F zorgt voor een extraatje van 20%)
Gediplomeerde jeugdtrainers Verplaatsingskosten van gediplomeerde trainers (minstens initiatordiploma of pedagogisch diploma) (gebruik daarvoor de kostenstaat: zie Excel-file op www.Q4Gym.be) Officiële trainersvergoedingen van gediplomeerde trainers (minstens initiatordiploma of pedagogisch diploma). Enkel trainers die tewerkgesteld zijn via VLABUS of een interimbureau of zelfstandigen - in hoofdberoep of bijberoep - komen in aanmerking.
Andere Inschrijvingsgelden voor: opleidingen Sportac informatiesessies en vormingen i.v.m. kwaliteit bij jeugdsportbegeleiders en/of andere kwaliteitsverhogende initiatieven opleidingen rond beleid / ledenadministratie / sponsoring / ethisch verantwoord sporten
Opgelet! Clubs die deelnemen aan het jeugdsportproject in 2015, kunnen enkel facturen van het jaar 2015 voorleggen om terugbetaald te krijgen. Uitzondering: clubs die een audit plannen tussen 1 september 2015 en eind december 2015, worden beschouwd als clubs die deelnemen aan het jeugdsportproject in 2016: hun incentives zullen dus pas geregeld worden in 2016. Zij komen in 2015 dan wel in aanmerking voor werkingssubsidies.
Deze lijst kan jaarlijks wijzigen, clubs kunnen voorstellen doen om nieuwe bestedingen op te nemen in de lijst.
9
7. De wijze waarop de financiële middelen zullen worden verdeeld onder de sportclubs in het kader van de kwaliteitsverhoging
In 2015 zal 165.000€5 verdeeld worden onder alle deelnemende jeugdclubs: Als 80 clubs deelnemen aan een audit tussen 1 september 2014 en 31 augustus 2015, zal er 80 x 850€ = 68.000€ naar de kostprijs van de audits gaan. Als 15 clubs deelnemen aan een clubcoaching tussen 1 januari en 31 augustus 2015, zal er 15 x 400€ = 6.000€ naar de kostprijs van de clubcoachings gaan.
Als er 5 jeugdclubs starten met G-gym (5 x 150€) en de 37 clubs die in 2014 G-gym aanboden, blijven dat ook in 2015 doen (37 x 100€), zal er 4.450€ naar de G-gymclubs gaan. Als er 8 nieuwe jeugdclubs aansluiten bij de federatie, zal er 400€ naar de nieuwe clubs gaan (voor kwaliteitshandboek). Resterende bedrag (86.150€) wordt dan nog verdeeld onder:
5
Clubs die recht hebben op werkingssubsidies en die geen sessie bijwoonden ivm “Lichamelijke en seksuele integriteit in de sport”, krijgen een bedrag 1/3X Clubs die recht hebben op werkingssubsidies en die wel een sessie bijwoonden ivm “Lichamelijke en seksuele integriteit in de sport”, krijgen een bedrag 2/3X Clubs die deelnamen aan een clubcoaching (en minder dan gemiddeld scoorden), krijgen een bedrag X Clubs die deelnamen aan een clubcoaching (en gemiddeld of beter scoorden), krijgen een bedrag 3/2X Clubs die deelnamen aan een audit en het Q4Gym-label niet behaalden, krijgen een bedrag 2X Clubs die deelnamen aan een audit en het Q4Gym-label behaalden (met een minder dan gemiddelde score), krijgen een bedrag 5/2X Clubs die deelnamen aan een audit en het Q4Gym-label behaalden (met een gemiddelde of betere score), krijgen een bedrag 3X
Dit bedrag is onder voorbehoud van wijzigingen door Bloso.
10
