Groningen Digitaal. Op weg naar een moderne dienstverlenende provincie! Strategisch ICT-beleidsplan

Strategisch ICT-beleidsplan 2007-2009

Groningen Digitaal Op weg naar een moderne dienstverlenende provincie!

Datum : 26 februari 2007 Versie : 1.01 Status : Definitief

1 van 42

"Grondig": op weg naar een moderne dienstverlenende provincie!

Inhoudsopgave

Voorwoord ..............................................................................................................3 Management samenvatting...........................................................................................4 1

2

3

4

5

6

7

Inleiding............................................................................................................8 1.1 Aanleiding en achtergrond..............................................................................8 1.2 Opbouw document .......................................................................................8 1.3 Werkwijze .................................................................................................8 Strategie en beleid...............................................................................................9 2.1 Visie.........................................................................................................9 2.2 Strategie ...................................................................................................9 2.3 Doelstellingen ........................................................................................... 10 2.4 Beleidsthema’s strategisch ICT-beleid 2007 - 2009 .............................................. 10 2.5 Consequenties van geformuleerde ambities ....................................................... 16 Relevante ontwikkelingen voor het ICT-beleid van de provincie Groningen ........................ 18 3.1 Inleiding .................................................................................................. 18 3.2 Externe ontwikkelingen ............................................................................... 18 3.3 Interne ontwikkelingen ................................................................................ 20 3.4 Technologische ontwikkelingen ...................................................................... 22 Evaluatie strategisch ICT-beleid 2003-2006 ............................................................... 24 4.1 Inleiding .................................................................................................. 24 4.2 Behaalde resultaten 2003-2006 ...................................................................... 24 4.3 Gebruik van het instrument "Strategisch ICT-beleidsplan"...................................... 26 4.4 Aandachtspunten ICT-beleid 2007-2009 ............................................................ 28 ICT-functie ...................................................................................................... 29 5.1 Inleiding .................................................................................................. 29 5.2 Management & Organisatie ........................................................................... 29 5.3 Infrastructuur ........................................................................................... 30 5.4 Processen ................................................................................................ 30 5.5 Mensen & Cultuur....................................................................................... 31 5.6 Aandachtspunten ICT-beleid 2007-2009 ............................................................ 32 Architectuur en informatiebeveiliging ..................................................................... 33 6.1 Inleiding .................................................................................................. 33 6.2 Architectuur ............................................................................................. 33 6.3 Informatiebeveiliging .................................................................................. 35 Financiën ........................................................................................................ 36 7.1 Inleiding .................................................................................................. 36 7.2 Financiën 2007 - 2009 ................................................................................. 36 7.3 Ontwikkeling formatie................................................................................. 37 7.4 Dekking ................................................................................................... 37 7.5 Conclusie................................................................................................. 37

Bijlage I Bijlage II Bijlage III

Geraadpleegde bronnen Toelichting ontwikkelingen elektronische (andere) overheid Toelichting huisvesting en ICT infrastructuur

2 van 42


Voorwoord Op 19 maart 2003 is het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 door Provinciale Staten van de provincie Groningen goedgekeurd. Die beleidsperiode, waarin veel goede resultaten zijn behaald loopt eind dit jaar af. Dit is de aanleiding voor de totstandkoming van het ICT-beleidsplan 20072009. Het plan heeft als titel 'Grondig' meegekregen. Het betreft een samentrekking van 'Groningen Digitaal' om de relatie met ICT aan te geven voor de provincie Groningen als organisatie. Verder slaat "Grondig" op de gekozen aanpak voor de totstandkoming van dit ICT-beleidsplan, maar tegelijkertijd ook op de manier waarop we als provinciale organisatie te werk willen gaan bij het realiseren van onze ambities. Daarbij willen we optimaal de mogelijkheden van ICT benutten. Met dit ICT-beleidsplan anticiperen we verder op een aantal nieuwe ontwikkelingen die zowel extern als intern spelen. Tevens zetten we de ingeslagen weg (met bijvoorbeeld digitalisering)van het ICT-beleid 2003-2006 voort in de verdere ontwikkeling van een slagvaardige, transparante overheid die niet naar de bekende weg vraagt en die doet wat ze zegt als het gaat om dienstverlening.

College van Gedeputeerde Staten Provincie Groningen September 2006

3 van 42


Management samenvatting Inleiding De uitvoeringsperiode van het ICT beleidsplan 2003-2006 (RIO) loopt ten einde. Daarnaast zijn er tal van ontwikkelingen en ambities waardoor de provincie haar strategisch ICT beleid voor de periode 2007-2009 wil herijken. Het resultaat daarvan is “Grondig”, een samentrekking van Groningen Digitaal. “Grondig” is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de provinciale organisatie. Met een groot aantal leden van Provinciale Staten (PS), de Commissaris van de Koningin, het Managementteam van de provincie Groningen (MT) en met alle afdelingshoofden en diverse medewerkers is in verschillende sessies gesproken over de ervaringen van de afgelopen jaren, de ontwikkelingen die de provincie Groningen op zich af ziet komen, de wijze waarop de provincie Groningen ICT wil gebruiken om haar doelstellingen te realiseren, de beleidsthema's en de concrete projecten die de komende jaren moeten worden uitgevoerd. Het door de provincie Groningen te voeren ICT-beleid is met Elo Grunn1, E-provincies2 en een aantal andere provincies (Zuid-Holland, Utrecht en Noord-Brabant) besproken. Visie Vanuit de samenleving wordt van provincies verwacht dat ze een krachtige overheid is, die de samenleving centraal stelt én slagvaardig en transparant is, dienstverlening levert zoals ze belooft en niet bureaucratisch is. Daarvoor is het noodzakelijk om beter te luisteren naar burgers en afdelingsoverstijgend meer samen te werken. Een huisvestingsconcept (Metamorfose) dat daarbij aan sluit is reeds ontwikkeld. Een belangrijke randvoorwaarde is de ontwikkeling van de informatievoorziening. Daarnaast wordt de samenleving steeds complexer en pluriformer. Dit vraagt om een andere aanpak van maatschappelijke vraagstukken/beleidsproblemen. Anticiperend op die andere aanpak stelt de rijksoverheid al basisvoorzieningen (basisregistraties, burgerservicenummer etc.) beschikbaar die overheidsbreed worden ingezet. Burgers, bedrijven en instellingen nemen via verschillende kanalen producten en diensten van de provincie af en dragen bij aan beleidsvorming. Daarnaast levert de provincie een bijdrage aan de dienstverlening van andere overheidsorganisaties waarmee in een keten samengewerkt wordt. Het leveren van diensten is het resultaat van uit te voeren processen. De wijze waarop dit gebeurt bepaalt in hoge mate de kwaliteit van die dienstverlening. De provincie Groningen wil doen wat ze beloofd in het provinciale handvest voor dienstverlening en kent daarom hoge prioriteit toe aan dienstverlening. Van de provinciale overheid wordt een toegevoegde waarde gevraagd. Essentieel hierbij is het aangaan van (tijdelijke) verbanden met publieke en private partijen en het opereren in netwerken, soms zonder van te voren precies te weten welke rol en taak wij als provinciale overheid te vervullen hebben. Wij zullen ons meer begeven in allerlei arena's en zullen meer gaan experimenteren met andere vormen van sturing (autonomie, zelfsturing, partnership, decentrale verantwoordelijkheid). Er spelen steeds meer ontwikkelingen die gemeenteoverstijgend zijn en waar een regierol van de provincie gevraagd wordt (voorbeeld). De provincie zal op deze ontwikkeling moeten inspelen. Strategie De andere aanpak houdt in dat we meer klantgericht, resultaatgericht en omgevingsgericht moeten werken. De behoeften van de klant zijn belangrijk. We willen als organisatie kwaliteit leveren. Veranderingen in de maatschappij en de technologie gaan steeds sneller. We krijgen regelmatig te maken met nieuwe regels of wijzigingen op bestaande regels die we moeten inpassen in onze processen. Wij moeten daar flexibel op in kunnen spelen. Administratieve organisatie (AO) alleen is niet toereikend om al deze regels, eisen, normen en criteria te beheersen. Om het proces met al zijn afhankelijkheden te kunnen beheersen is verdere ontwikkeling van een integrale, procesgerichte werkwijze nodig. Hiertoe is het noodzakelijk dat de (onderliggende) werkprocessen duidelijk beschreven zijn en op een efficiënte en effectieve wijze gestuurd en beheerd worden. Duidelijk moet zijn wie verantwoordelijk is en voor welk deel van het proces. 1 2

Samenwerkingsverband Vereniging Groninger gemeenten, provincie Groningen en twee waterschappen Samenwerkingsverband van provincies in de ontwikkeling naar een elektronische overheid

4 van 42


We moeten inzetten op nieuwe vormen van (integraal) werken gericht op thema's, projecten, gebieden, programma's en gericht op uitvoering van beleid. Daarnaast zullen, we de regie blijven voeren op belangrijke bovengemeentelijke beleidsprocessen in en met de regio en, waar mogelijk, ook daarbuiten. Vorig jaar, in de tussenrapportage van het ICT-beleidsplan 2003-2006, is melding gemaakt van twee voor de provincie relevante ontwikkelingen die worden gezien als kans om de dienstverlening in kwaliteit te doen toenemen: digitalisering en basisregistraties. Digitalisering levert een belangrijke bijdrage aan het transparanter maken van de dienstverleningsprocessen. Daardoor wordt uiteindelijk de kwaliteit van dienstverlening hoger. Het programma 'Andere Overheid' draag tevens bij aan betere dienstverlening: gegevens die eenmalig door burger of bedrijf zijn verstrekt, moet de overheid zelf goed ontsluiten zodat die door elke overheidsorganisatie hergebruikt kan worden. Dit ontlast burgers en bedrijven. In de streefbeelden 2010 die door het MT zijn opgesteld, zijn naast de thema's beleid en strategie, management, financiën en medewerkers, ook de thema's informatie en processen opgenomen. Daarmee wordt de onderlinge samenhang van deze onderwerpen aangegeven. In de processen van de provincie Groningen is informatie het centrale middel om beslissingen te kunnen nemen. Daarom zal informatie optimaal toegankelijk moeten zijn om daarmee te kunnen sturen. Dienstverleningsnormen zoals die in het provinciale handvest voor dienstverlening staan kunnen meetbaar gemaakt worden (prestatie-indicatoren) waardoor de organisatie kan sturen om de processen zo effectief en efficiënt mogelijk uit te voeren. Benodigde ICT-voorzieningen zullen daarvoor optimaal ingezet moeten worden. Voorwaarde daarvoor is dat de organisatie de bijdrage van ICT daaraan op waarde weet te schatten, en daarop gaat sturen. Doelstellingen Belangrijke doelstellingen die de provincie Groningen met “Grondig” wil bereiken zijn: • Verbeteren van de dienstverlening, externe en interne communicatie, samenwerking, bedrijfsvoering en het uitwisselen van kennis en informatie; • Bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen, realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten en daarmee het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; • Het gebruik van ICT voor het realiseren van organisatie(-ontwikkelings)doelstellingen. Om uitvoering te geven aan de genoemde doelstellingen zijn een aantal beleidsthema's benoemd met bijbehorende ambities: Beleidsthema’s •

Dienstverlening

Ambities • • • •

•

•

Externe en interne communicatie

Bedrijfsvoering

• • • • • • • • • •

65% van de dienstverlening via elektronische weg in 2008, in 2010 alle dienstverlening Digitalisering primaire werkprocessen (subsidies, vergunningen, GSstukkenstroom, facturenstroom). Daarvan zijn in 2010 minimaal12 processen gedigitaliseerd Verbetering externe dienstverlening hand in hand met digitalisering processen Alle primaire processen binnen de provincie Groningen zijn beschreven en actueel FileNet inzetten als hét voertuig voor digitalisering Verder toepassen van interactieve beleidsvorming. Voor alle majeure beleidsnota’s die tot 2010 worden opgesteld, vindt interactieve beleidsvorming plaats Transparantie zonder dat het bestuurlijk besluitvormingstraject in gevaar komt Voor interne communicatie-uitingen geldt: ‘digitaal, tenzij ...’ Van de externe communicatie wordt 90% digitaal afgehandeld Optimaliseren flexibel werken Verdere inrichting managementinformatie. Op basis van prestatie-indicatoren wordt voor alle afdelingen binnen de provincie Groningen een ‘management dashboard’ gerealiseerd Digitalisering van informatiedragers voor 2010. Voor 2010 zijn alle dynamische documenten gedigitaliseerd Van alle digitaal aanwezige informatie is 80% voorzien, waar relevant, van een geografische referentie Alle interne formulieren zijn gedigitaliseerd

5 van 42


•

Kennis en informatie

•

Samenwerking/ ketenintegratie

•

Architectuur

• • • • • • • • • • •

•

ICT-besturing / ontwikkeling vraagzijde informatievoorziening

•

Nadere oriëntatie op ontwikkeling naar een netwerkorganisatie Inzet flexibel systeem t.b.v. kennismanagement Behoud kennis bij natuurlijke uitstroom medewerkers Actieve participatie in Elo Grunn Standaardisatie en afspraken met belangrijkste ketenpartners Invoering nieuwe omgevingsvergunning voor 2010 Invulling geven aan principe van ‘no wrong door’ Verdere ontwikkeling bedrijfs- en informatiearchitectuur Beheer en onderhoud bestaande ICT-architectuur Koploper binnen provincies op gebied architectuur ten bate van samenhang en voorkomen van desinvesteringen Actieve bijdrage aan de aansluiting van eigen architectuur op de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) Ontwikkelen vraagzijde ICT-functie. De afdeling ICT werkt voor 2010 op het niveau klantgericht (zie ook pagina 31)

De gehanteerde thema’s en ambities bouwen voor een substantieel deel voort op hetgeen in het strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 reeds in gang in gezet. In de afgelopen periode is veel bereikt. De provincie Groningen heeft een moderne ICT-infrastructuur, een professionele ICTafdeling en de organisatie is in algemene zin zeer tevreden over de wijze waarop ICT-diensten worden aangeboden. Meer dan in de afgelopen periode krijgt samenwerking tussen de provincie Groningen en andere organisaties (gemeenten, waterschappen, bedrijven) aandacht. Daarnaast krijgen de processen, de wijze waarop ze zijn ingericht, hoe ze worden uitgevoerd en hoe daarop wordt gestuurd (procesmanagement) nadrukkelijk de aandacht. De belangrijkste externe ontwikkelingen die van invloed zijn op "Grondig" zijn de sterkere nadruk op samenwerking tussen overheidsorganisaties om digitale dienstverlening mogelijk te maken, de verdergaande ontwikkeling naar de elektronische overheid (o.a. tot uitdrukking komend in de bestuurlijke3 Verklaring “Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid” van 18 april 2006) en het afleggen van verantwoording aan de politiek, bestuur en maatschappij. Intern gaat het vooral om de toepassing van een nieuwe werkplekconcept voor de provincie Groningen en digitalisering van interne werkprocessen. Evaluatie ICT-beleid en stand van zaken van de ICT-functie Evaluatie van het ICT-beleid van de afgelopen laat de volgende aandachtspunten zien: • In de afgelopen jaren is een verschuiving te zien van de aandacht van technologie naar een focus op het gebruik van ICT om beleids- en bedrijfsprocessen te verbeteren (organisatiefocus. Deze verandering is het best te typeren als: “Van kostenpost naar waardetoevoeging”; • Deze verandering naar het realiseren van meer organisatiefocus is kan het best worden ondersteund door een meer vraaggestuurd (door de interne klanten van de ICT-afdeling gestuurd) ICT-beleid; • Succesvolle projecten uit de periode 2003-2006 laten zien dat de slaagkans van projecten aanmerkelijk toeneemt als naast aandacht voor techniek ook de aspecten management en organisatie, processen en mensen en cultuur voldoende aandacht krijgen; • Door het opnieuw introduceren van ICT-jaarprogramma’s kan er sneller op nieuwe wensen vanuit afdelingen worden ingespeeld; • In de afgelopen periode zijn taken, verantwoordelijken & bevoegdheden van de diverse relevante rollen (o.a. opdrachtgever, opdrachtnemer, functioneel beheerder, projectleider) duidelijker gedefinieerd. In de komende periode kunnen deze rollen nog verder worden ontwikkeld; • ICT krijgt steeds meer impact op het werken van alle medewerkers van de provincie Groningen op alle niveaus. Voortdurende aandacht voor communicatie over het ICT-beleid 2007-2009 is nodig om iedereen in deze verder ontwikkeling mee te nemen.

3 Op 18 april 2006 is en verklaring getekend door vertegenwoordigers van het rijk (Balkenende, Pechthold), provincies (Franssen), gemeenten (Deetman) en waterschappen (Schaap) om de ontwikkeling van de elektronische overheid kracht bij te zetten.

6 van 42


Vanuit de beschrijving van de stand van zaken van de ICT-functie dienen zich de volgende aandachtspunten aan voor "Grondig": • De vraagzijde binnen de provinciale organisatie bevindt zich in een ontwikkeling naar een hoger volwassenheidsniveau. De vraagzijde zal meer en meer de te leveren producten en diensten en bijbehorende niveaus van dienstverlening van de afdeling ICT gaan bepalen; • De verdere introductie van procesgericht werken binnen de organisatie is een noodzakelijke voorwaarde voor het welslagen van de digitalisering van interne werkprocessen en zal een stevige cultuurverandering met zich mee brengen; • Het nader uitwerken van de benodigde competenties voor functioneel beheerders, opdrachtgevers en opdrachtnemers en het aanbieden van de benodigde opleidingen om deze competenties (verder) te ontwikkelen verdient aandacht in de periode 2007-2009. Bij de uitvoering van het strategisch ICT-beleid zal rekening worden gehouden met een tweetal ontwikkelingen die in de afgelopen periode zijn ontwikkeld, ICT-architectuur en informatiebeveiliging. Deze (steeds breder wordende) ontwikkelingen hebben een randvoorwaardelijk karakter en zijn uitgangspunten bij de realisatie van het ICT-beleid omdat daarmee desinvesteringen kunnen worden voorkomen (ICT-architectuur). Daarnaast zorgt de provincie dat de vertrouwelijkheid, de integriteit en continuïteit van informatie geborgd wordt (informatiebeveiliging) Financiën In het onderstaand overzicht is de meerjarenbegroting opgenomen voor de boekjaren 2007 tot en met 2009. De totale begroting 2007-2009 sluit naadloos aan bij de overzichten uit het ICT beleidsplan 2003-2006. De uitvoering van het strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 is gerealiseerd binnen budget. Op basis van de nu beschikbare informatie lijkt het dat in de komende beleidsperiode voldoende budget beschikbaar zal zijn. Op basis van jaarlijkse informatieplannen zal aangegeven worden welke consequenties nieuwe ontwikkelingen met zich meebrengen. Onderstaand overzicht sluit aan op de gehanteerde overzichten uit het vorige ICT-beleidsplan. Dekking

2007

2008

2009

Overige apparaatskosten ICT meerjarenbeleid

2.595.367 2.031.462

2.673.229 2.092.405

2.753.425 2.155.178

Totaal dekking

4.626.829

4.765.634

4.908.603

2007

2008

2009

Cluster Beheer Technische infrastructuur Cluster Technisch Applicatiebeheer- en ondersteuning Cluster Helpdesk Overige Clusters

670.000 1.250.000 600.500 175.000

693.000 1.276.100 606.500 180.000

704.400 1.277.200 608.500 185.000

Totaal exploitatie- en beheer Vervangingen (hardware)

2.695.000 600.000

2.755.600 600.000

2.775.100 600.000

Totaal begroting

3.295.000

3.355.600

3.375.100

Beschikbaar voor projecten

1.331.829

1.410.034

1.533.503

Begroting Exploitatie en beheer:

7 van 42


1 Inleiding 1.1

Aanleiding en achtergrond

Het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 van de provincie Groningen loopt in 2006 ten einde. Reden om het ICT-beleid op te stellen voor de periode 2007-2009. ICT is door de jaren heen uitgegroeid tot een strategisch middel dat ingezet wordt om organisatiedoelstellingen te realiseren. Voor de provincie Groningen ligt hier sterk de nadruk op. De provincie Groningen wil ICT gebruiken om de ontwikkeling naar een moderne, dienstverlenende provincie te ondersteunen. Dit vraagt meer flexibiliteit in de uitvoering van het ICT-beleidsplan dan in de voorgaande periode het geval is geweest. De noodzaak tot meer flexibiliteit wordt nog eens extra onderstreept door de snelle ontwikkelingen op ICT-gebied die het ook lastiger maken voor een lange periode vooruit te plannen. In de afgelopen periode was sprake van een vaststaand uitvoeringsprogramma over vier jaar, waaraan is vastgehouden. Door middel van een driejarig ICT-beleidsplan en het gebruik van jaarlijkse informatieplannen, gevoed door de afdelingen van de provinciale organisatie, zal de benodigde flexibiliteit worden aangebracht in de beleidsperiode 2007-2009. Het nieuwe ICT-beleid wordt gepresenteerd onder de naam "Grondig": op weg naar een moderne dienstverlenende provincie!.

1.2

Opbouw document

Het ICT-beleidsplan 2007-2009 kent de volgende opbouw: • • • • • • •

1.3

Hoofdstuk 1 is de inleiding; Hoofdstuk 2 schetst de beleidsthema's en ambities Hoofdstuk 3 schetst de in- en externe en technologische ontwikkelingen die van belang zijn voor het ICT-beleid. Hierin komen de doelstellingen en ambities van de provincie Groningen naar voren; Hoofdstuk 4 bevat de evaluatie van het strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 Om het strategisch ICT-beleid 2007-2009 goed vorm te geven worden leerpunten uit de afgelopen periode meegenomen; Hoofdstuk 5 geeft inzicht in de stand van zaken van de ICT-functie binnen de provincie Groningen en de aandachtspunten voor de periode 2007-2009; Hoofdstuk 6 gaat in de op de Architectuur en informatiebeveiliging ICT-architectuur geeft richting aan het geheel van ICT-voorzieningen waarmee de provincie Groningen in staat wordt gesteld haar ambities en doelstellingen te verwezenlijken; Hoofdstuk 7 schetst de uitvoering van het programma "Grondig" inclusief de hiervoor benodigde middelen.

Werkwijze

“Grondig” is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de provinciale organisatie. ICT moet immers bijdragen aan effectiever en efficiënter functioneren van de organisatie. Met een aantal leden van Provinciale Staten (PS), de Commissaris van de Koningin, het Managementteam van de provincie Groningen (MT), alle afdelingshoofden en diverse medewerkers is in verschillende sessies gesproken over de ervaringen van de afgelopen jaren, de ontwikkelingen die de provincie Groningen op zich af ziet komen, de wijze waarop de provincie Groningen ICT wil gebruiken om haar doelstellingen te realiseren, de beleidsthema's en de concrete projecten die de komende jaren moeten worden uitgevoerd. De geïnventariseerde projecten zijn gerangschikt op basis van 3 criteria: toegevoegde waarde (kosten/baten) voor de provincie Groningen, gemak van implementatie, en 'wettelijke' verplichtingen. Deze projecten zijn terug te vinden in de projectenportefeuille 2007. "Grondig" is met Elo Grunn4, E-provincies5 en een aantal andere provincies (Zuid-Holland, Utrecht en Noord-Brabant) besproken. Veel van de ontwikkelingen binnen de provincie Groningen zijn herkenbaar bij andere provincies. De externe consultatie heeft de juiste richting van de ingeslagen weg die in dit document wordt geschetst nadrukkelijk bevestigd. 4 5

Samenwerkingsverband Vereniging Groninger gemeenten, provincie Groningen en twee waterschappen Samenwerkingsverband van provincies in de ontwikkeling naar een elektronische overheid

8 van 42


2 Strategie en beleid 2.1

Visie

Vanuit de samenleving wordt van provincies verwacht dat ze een krachtige overheid is, die de samenleving centraal stelt én slagvaardig en transparant is, dienstverlening levert zoals ze belooft en niet bureaucratisch is. Daarvoor is het noodzakelijk om beter te luisteren naar burgers en afdelingsoverstijgend meer samen te werken. Een huisvestingsconcept (Metamorfose) dat daarbij aan sluit is reeds ontwikkeld. Een belangrijke randvoorwaarde is de ontwikkeling van de informatievoorziening. Daarnaast wordt de samenleving steeds complexer en pluriformer. Dit vraagt om een andere aanpak van maatschappelijke vraagstukken/beleidsproblemen. Anticiperend op die andere aanpak stelt de rijksoverheid al basisvoorzieningen (basisregistraties, burgerservicenummer etc.) beschikbaar die overheidsbreed worden ingezet. Burgers, bedrijven en instellingen nemen via verschillende kanalen producten en diensten van de provincie af en dragen bij aan beleidsvorming. Daarnaast levert de provincie een bijdrage aan de dienstverlening van andere overheidsorganisaties waarmee in een keten samengewerkt wordt. Het leveren van diensten is het resultaat van uit te voeren processen. De wijze waarop dit gebeurt bepaalt in hoge mate de kwaliteit van die dienstverlening. De provincie Groningen wil doen wat ze beloofd in het provinciale handvest voor dienstverlening en kent daarom hoge prioriteit toe aan dienstverlening. Van de provinciale overheid wordt een toegevoegde waarde gevraagd. Essentieel hierbij is het aangaan van (tijdelijke) verbanden met publieke en private partijen en het opereren in netwerken, soms zonder van te voren precies te weten welke rol en taak wij als provinciale overheid te vervullen hebben. Wij zullen ons meer begeven in allerlei arena's en zullen meer gaan experimenteren met andere vormen van sturing (autonomie, zelfsturing, partnership, decentrale verantwoordelijkheid). Er spelen steeds meer ontwikkelingen die gemeenteoverstijgend zijn en waar een regierol van de provincie gevraagd wordt (voorbeeld). De provincie zal op deze ontwikkeling moeten inspelen.

2.2

Strategie

De andere aanpak houdt in dat we meer klantgericht, resultaatgericht en omgevingsgericht moeten werken. De behoeften van de klant zijn belangrijk. We willen als organisatie kwaliteit leveren. Veranderingen in de maatschappij en de technologie gaan steeds sneller. We krijgen regelmatig te maken met nieuwe regels of wijzigingen op bestaande regels die we moeten inpassen in onze processen. Wij moeten daar flexibel op in kunnen spelen. Administratieve organisatie (AO) alleen is niet toereikend om al deze regels, eisen, normen en criteria te beheersen. Om het proces met al zijn afhankelijkheden te kunnen beheersen is verdere ontwikkeling van een integrale, procesgerichte werkwijze nodig. Hiertoe is het noodzakelijk dat de (onderliggende) werkprocessen duidelijk beschreven zijn en op een efficiënte en effectieve wijze gestuurd en beheerd worden. Duidelijk moet zijn wie verantwoordelijk is en voor welk deel van het proces. We moeten inzetten op nieuwe vormen van (integraal) werken gericht op thema's, projecten, gebieden, programma's en gericht op uitvoering van beleid. Daarnaast zullen, we de regie blijven voeren op belangrijke bovengemeentelijke beleidsprocessen in en met de regio en, waar mogelijk, ook daarbuiten. Vorig jaar, in de tussenrapportage van het ICT-beleidsplan 2003-2006, is melding gemaakt van twee voor de provincie relevante ontwikkelingen die worden gezien als kans om de dienstverlening in kwaliteit te doen toenemen: digitalisering en basisregistraties. Digitalisering levert een belangrijke bijdrage aan het transparanter maken van de dienstverleningsprocessen. Daardoor wordt uiteindelijk de kwaliteit van dienstverlening hoger. Het programma 'Andere Overheid' draag tevens bij aan betere dienstverlening: gegevens die eenmalig door burger of bedrijf zijn verstrekt, moet de overheid zelf goed ontsluiten zodat die door elke overheidsorganisatie hergebruikt kan worden. Dit ontlast burgers en bedrijven. In de streefbeelden 2010 die door het MT zijn opgesteld, zijn naast de thema's beleid en strategie, management, financiën en medewerkers, ook de thema's informatie en processen opgenomen. Daarmee wordt de onderlinge samenhang van deze onderwerpen aangegeven. In de processen van

9 van 42


de provincie Groningen is informatie het centrale middel om beslissingen te kunnen nemen. Daarom zal informatie optimaal toegankelijk moeten zijn om daarmee te kunnen sturen. Dienstverleningsnormen zoals die in het provinciale handvest voor dienstverlening staan kunnen meetbaar gemaakt worden (prestatie-indicatoren) waardoor de organisatie kan sturen om de processen zo effectief en efficiënt mogelijk uit te voeren. Benodigde ICT-voorzieningen zullen daarvoor optimaal ingezet moeten worden. Voorwaarde daarvoor is dat de organisatie de bijdrage van ICT daaraan op waarde weet te schatten, en daarop gaat sturen.

2.3

Doelstellingen

Belangrijke doelstellingen die de provincie Groningen met “Grondig” wil bereiken zijn: • • •

Verbeteren van de dienstverlening, externe en interne communicatie, samenwerking, bedrijfsvoering en het uitwisselen van kennis en informatie; Bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen, realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten en daarmee het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen. Het gebruik van ICT voor het realiseren van organisatie(-ontwikkelings)doelstellingen;

Om uitvoering te geven aan de genoemde doelstellingen zijn de beleidsthema's “Dienstverlening, Externe en interne communicatie, Samenwerking/ketenintegratie, Bedrijfsvoering, Kennis en Informatie, Architectuur en ICT-besturing/ontwikkeling vraagzijde informatievoorziening" benoemd. De gehanteerde thema’s bouwen voor een substantieel deel voort op hetgeen in het strategisch ICTbeleidsplan 2003-2006 reeds in gang in gezet. Echter, meer dan in de afgelopen periode, krijgt samenwerking tussen de provincie Groningen en andere organisaties (gemeenten, waterschappen, bedrijven) aandacht. Daarnaast krijgen de processen, de wijze waarop ze zijn ingericht, hoe ze worden uitgevoerd en hoe daarop wordt gestuurd (procesmanagement) nadrukkelijk de aandacht. In de volgende paragraaf worden deze beleidsthema's verder toegelicht.

2.4

Beleidsthema’s strategisch ICT-beleid 2007 - 2009

2.4.1 Dienstverlening 'Burgers en bedrijven willen zaken met de overheid eenvoudig kunnen regelen waar en wanneer het hun uitkomt. Daarom verbeteren overheden gezamenlijk de dienstverlening met slimme en betrouwbare ICT-oplossingen.' Dit is de kernboodschap van overheidsorganisaties die deelnemen aan de communicatiestrategie van de e-overheid. Bron: www.e-overheid.nl Naast informatie via internet zijn burgers, bedrijven en andere overheidsorganisaties vooral geïnteresseerd in dienstverlening. Zaken doen met de overheid via het internet. In 2005 is hiervoor de provinciale producten- en dienstencatalogus beschikbaar gekomen. De komende periode zal in het teken staan van het daadwerkelijk realiseren van elektronische diensten. In dit ICT-beleidsplan krijgt dit thema de hoogste prioriteit. Het thema dienstverlening kent een nauwe samenhang met digitalisering. De provincie Groningen heeft voor een strategie gekozen, waarbij externe dienstverlening en digitalisering van interne processen in samenhang worden uitgevoerd. In het kader van het Actieprogramma Andere Overheid is afgesproken 65% van de dienstverlening van overheidsorganisaties in 2007 digitaal te laten verlopen. De provincie Groningen werkt hier van harte aan mee. Dienstverlening is het eindresultaat van processen. De wijze waarop die processen worden uitgevoerd is bepalend voor de kwaliteit van die dienstverlening. Daarom zal procesmanagement in de komende drie jaar nadrukkelijk aandacht krijgen. Als belangrijk voertuig voor het digitaliseren van de interne werkprocessen binnen de provincie Groningen is een keuze gemaakt voor het ''enterprise content management''-systeem FileNet. Dit systeem zal worden ingezet voor alle te digitaliseren processen. De te digitaliseren processen zullen niet meer zonder dit systeem uitgevoerd kunnen worden. Anders dan in het verleden vormt Filenet de belangrijkste pijler in de informatievoorziening. Dit vergt een andere zienswijze over inbedding ervan binnen de provinciale organisatie. Naast aandacht voor continuïteit is er ook aandacht nodig voor de kennis en capaciteit voor procesontwerp, -analyse en inrichting. Op dit moment is er onvoldoende kennis van

10 van 42


procesontwerp en -analyse binnen de organisatie aanwezig. In de uitvoering van digitaliseringsprojecten zal die expertise echter onontbeerlijk zijn. Enerzijds aan de kant van procesontwerp, anderzijds aan de kant van de inrichting van de bedrijfsprocessen in het op FileNet gebaseerde systeem. Momenteel wordt die kennis betrokken van externe leveranciers. Het systeem wordt breed binnen de provinciale organisatie ingezet en daarom is interne expertise nodig. Om projecten met lagere kosten uit te voeren en minder afhankelijk te zijn van leveranciers voor de digitalisering van processen en is kennisopbouw over procesontwerp en -analyse in de eigen organisatie noodzakelijk. Dit vergt de inzet van extra menskracht; het alternatief is dat projecten aanzienlijk hogere kosten met zich meebrengen. Daarnaast wordt bewerkstelligd dat interne mensen (mensen met kennis van de organisatie) betrokken zijn bij het procesontwerp en inrichting ervan waardoor sneller ingespeeld kan worden op wensen en eisen vanuit de organisatie.

2.4.2 Externe en interne communicatie Bodeminformatie op internet Henk Kruiter uit Arnhem komt thuis met goed nieuws. Hij heeft promotie gekregen! De functie waar hij al zo lang op zat te wachten, heeft hij eindelijk kunnen bemachtigen. Consequentie is dat de familie Kruiter moet verhuizen naar Groningen. Gelukkig zien zowel mevrouw als de drie kinderen Kruiter graag het avontuur tegemoet en zetten ze de voorbereidingen in gang. Na een aantal weken intensief zoeken en onderhandelen hebben ze al het, ogenschijnlijk, ideale huis gevonden. Groot genoeg voor het hele gezin, gelegen in een rustige omgeving en voorzien van een flinke lap grond. De familie is enthousiast en besluit het de onderhandelingen in te gaan. Terwijl de onderhandelingen gaande zijn, bezoekt Henk de site www.provinciegroningen.nl. Hij vindt er boeiende informatie over zijn nieuwe woonomgeving. Op één van de pagina's ziet hij de banner 'bodeminformatie' staan. Hij klikt erop en tikt het adres van zijn toekomstige nieuwe huis in. Hij leest dat er vroeger op de plek van het huis een bedrijf heeft gezeten dat de bodem in de buurt van het huis vervuild heeft. De bodem is nog steeds matig verontreinigd maar overschrijdt niet de interventiewaarde. Henk belt de gemeente om navraag te doen of deze verontreiniging ook risico's geeft. De gemeente stelt Henk gerust en geeft aan dat bij het huidige gebruik geen risico's aanwezig zijn. Henk is blij dat deze informatie op actieve wijze openbaar wordt gemaakt voor zowel burgers als bedrijven. Hij besluit gelijk actie te ondernemen en belt de makelaar. Binnen een paar weken heeft de familie Kruiter de koop van het huis gesloten. Nu wonen ze alweer een aantal maanden in hun nieuwe huis en kan Henk met een gerust hart gaan slapen. Met dank aan de bodeminformatie op provinciegroningen.nl en de navraag bij de gemeente. Internettechnologie heeft de in- en externe communicatie van bedrijven en overheidsorganisaties de laatste jaren ingrijpend veranderd. Internet biedt de mogelijkheid tot actieve openbaarmaking van informatie richting burgers en bedrijven. Er is op dit gebied de afgelopen jaren al veel gerealiseerd binnen de provincie Groningen. Denk aan: bodeminformatie, risicokaart en de portal Groningen.nl. Het gebruik en de verdere ontwikkeling van de provinciale website zal de komende jaren onverminderd hoog op de agenda staan. Daarbij zal het gebruik van het instrument 'interactieve beleidsvorming' een belangrijk aandachtspunt zijn. Intern is de aandacht vooral uitgegaan naar de vervanging van het bestaande intranet. Het is nu zaak het gebruik van het nieuwe intranet (Gron@t) verder te stimuleren. Voor veel interne communicatie-uitingen zal het intranet het eerste aangewezen kanaal zijn. Hierbij hanteert provincie Groningen het principe ‘digitaal, tenzij ...’.

2.4.3 Samenwerking/ketenintegratie Vanaf medio jaren negentig is veel energie van overheidsorganisaties gericht geweest op het realiseren van de één-loket-gedachte. Op dit moment is daar een andere filosofie voor in de plaats gekomen. Die van de 'no wrong door'. De klant/burger moet bij alle loketten de juiste informatie krijgen en daarvoor moet de overheid haar processen in kaart brengen en met elkaar verbinden. ICT is hierbij een belangrijke katalysator gebleken om de onderlinge samenwerking tussen verschillende overheden te versterken. De uitwisseling van gegevens binnen een keten betekent koppeling van systemen van verschillende organisaties die in een keten participeren. Wie bijvoorbeeld een huis,

11 van 42


fabriek of schuur wil bouwen, verbouwen, oprichten of gebruiken, krijgt te maken met veel vergunningen en voorschriften voor wonen, ruimte en milieu. Met elk hun eigen criteria, procedures, ambtelijke loketten, afhandelingstermijnen, leges en toezichthouders. Het Ministerie van VROM wil de verschillende vergunningen zoveel mogelijk samenvoegen in de omgevingsvergunning. Deze kan bij één loket worden aangevraagd. Er gaat één procedure voor gelden waarop één besluit volgt. Voor beroep tegen dat besluit komt één procedure. VROM wil de omgevingsvergunning in 2007 wettelijk geregeld hebben. Een jaar later gaan gemeenten en provincies met de nieuwe vergunning werken. Voor het realiseren van het omgevingsloket is samenwerking/ketenintegratie een essentiële voorwaarde. Standaardisatie en het maken van goede onderlinge afspraken zijn hierbij de sleutelbegrippen. De omgevingsvergunning is een voorbeeld waar slechts door middel van samenwerking tussen verschillende (niveau’s van) overheidsorganisaties de gewenste dienstverlening richting burgers en bedrijven kan worden geboden. Andere voorbeelden van samenwerking/ketenintegratie zijn: •

• •

Digitale Uitwisseling Ruimtelijke Plannen (DURP). Het maken en herzien van ruimtelijke plannen wordt een stuk eenvoudiger. Het verkeer tussen overheden onderling en met instanties die gegevens leveren, gaat sneller en er worden minder fouten gemaakt. Uiteindelijk zullen alle plannen in de ruimtelijke ordening (en de data hiervoor) digitaal kunnen worden gepresenteerd en uitgewisseld; Risicokaart. De nieuwe publieke Risicokaart Groningen is op 28 februari 2006 op het internet gepubliceerd. De professionele Risicokaart zal beschikbaar gesteld worden aan de professionele gebruikers als hulpverleningsdiensten en gemeenten; Jeugdzorg. De veelheid aan formulieren in de jeugdzorg kan vervangen worden door een Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) als de ICT-systemen van de verschillende zorginstellingen goed op elkaar zijn afgestemd. Klanten hoeven dan nog maar één keer op één plek hun ‘verhaal’ te doen.

De provincie Groningen zal de komende jaren actief blijven participeren binnen de interprovinciale samenwerkingsverbanden IOG-nfo en binnen het programma e-Provincies.

2.4.4 Bedrijfsvoering Digitaal bestemmingsplan Toekomst Jaap Kooistra, beleidsmedewerker bij de gemeente Bellingwedde is bezig met een onderzoek om een landbouwgebied in de regio Westerwolde te bestemmen als natuurgebied. Het beoogde gebied ligt net buiten de vesting van Bourtange. Via het digitale streekplan van de provincie onderzoekt Kooistra of het plan strijdig is met het provinciaal beleid. Hij projecteert de ruimtelijke plannen van de provincie Groningen op de kaart van de gemeente. Het onderzoek wordt positief afgesloten en Burgemeester en Wethouders van Bellingwedde stellen het bestemmingsplan van de omgeving van Bourtange in ontwerp vast. Het plan ligt nu ter advisering bij onder andere de provincie. Anne Houweling, beleidsmedewerker Ruimtelijke Plannen bij de provincie Groningen, ontvangt een e-mail met daarin het ontwerpbestemmingsplan. Via de link in de e-mail gaat ze naar de databank van de gemeente en raadpleegt daar het betreffende plan inclusief kaarten. Zonder dat er papier aan te pas komt kan Anne het plan van de gemeente toetsen aan het digitale streekplan van de provincie. Binnen een week krijgt Jaap Kooistra te horen of het plan goedgekeurd is door de provincie. De afgelopen jaren zijn diverse informatiesystemen die de bedrijfsvoering ondersteunen van de provincie Groningen vervangen. Er is een nieuw facilitair management informatie systeem geïmplementeerd. Van het financiële systeem (Coda) is een volledige nieuwe versie in gebruik genomen. Op het gebied van elektronisch inkopen en contractbeheer zijn de eerste studies uitgevoerd welke tot een pakketselectie hebben geleid. Dit zal de komende jaren tot implementaties moeten leiden. Daarbij zal veel aandacht uitgaan naar de processen waaraan deze informatiesystemen ondersteunend zijn. Er is nagedacht over hoe management informatie beter voor afdelingshoofden beschikbaar kan komen. Het aanbieden van betrouwbare management informatie blijft een belangrijk

12 van 42


aandachtspunt. Binnen de afdeling Verkeer & Vervoer is een pilot uitgevoerd. In de pilot is een strategiekaart met prestatie-indicatoren gekoppeld aan afdelingsresultaten. Het leggen van verbanden tussen de afdelingsresultaten en provinciale processen bevordert de bewustwording in procesgericht denken. Eind 2006 wordt op grond van de behaalde resultaten een keuze gemaakt voor een provincie brede invoering van de werkwijze.

2.4.5 Kennis en informatie Kennismanagement is een onderwerp dat iedereen binnen de provincie Groningen raakt. Het lastige is echter dat kennis niet zichtbaar is. Wat wel zichtbaar is, zijn de kennisdragers: mensen, documenten, machines en computers. Onder de gecoördineerde besturing van deze vier kennisdragers wordt kennismanagement verstaan, waarbij er drie hoofdactiviteiten te onderscheiden zijn: 1. Inventariseren, analyseren , plannen en beheren van kennis; 2. Realiseren van een lerende organisatie met zaken als communicatie en kennisspreiding; 3. Creëren van nieuwe producten, diensten of productieprocessen. Bij de eerste activiteit speelt met name de afdeling IV een grote rol, want zij stelt de organisatie in staat om de kennis te registreren. Dit is des te pregnanter gezien de voorziene uitstroom van provinciale medewerkers, en daarmee de behoefte om kennis te verankeren en door te geven aan de nieuwe generatie medewerkers. Bij de tweede activiteit speelt de afdeling P&O een rol want zij stimuleert het delen van kennis tussen de medewerkers. De beide activiteiten worden door ICT middelen ondersteund door een geordend en toegankelijk digitaal archief, door een open elektronische leeromgeving om kennis vast te leggen en tenslotte door een digitale werkomgeving ter beschikking te stellen zodat de medewerkers tezamen informatie kunnen creëren, delen, taken definiëren, discussies opzetten en projectteams definiëren. Deze digitale werkomgeving is de opmaat voor de derde activiteit, waarmee de provincie een goede uitgangspositie heeft om kennisdeling mogelijk te maken binnen haar (externe) netwerk. Daarmee kan de provincie Groningen invulling geven aan haar initiërende en innoverende regierol. Daarnaast wordt het steeds belangrijker om informatie te combineren met andere informatie. Informatie staat immers zelden nog op zichzelf. De toepassingsmogelijkheid van geografische informatie systemen (GIS) daarbij wordt steeds meer onderkent, mede gevoed door het succes van Google Earth. Vrijwel alle kerntaken van de provincie zijn gericht op zaken die fysiek of virtueel ergens in de provincie 'liggen'. Daarom bevatten de meeste bedrijfsprocessen ook geo-informatie en speelt GIS een belangrijke rol als instrument in de processen. En als informatie van zichzelf geen ruimtelijke component kent (een document in ProMIS of een nieuwsbericht op de website) dan kan een geografische aanduiding of referentie worden toegevoegd als meta-informatie kenmerk. In dat geval wordt het mogelijk verschillende soorten informatie te combineren in een interactieve kaart (E-Atlas) en er ruimtelijke analyses mee uit te voeren. Niet alleen verbetert dit de ontsluiting van informatie maar verhoogt ook het rendement van de provinciale informatie.

2.4.6 Architectuur De provincie Groningen heeft veel aandacht besteed aan de ontwikkeling van architectuur op het gebied van ICT infrastructuur en informatiesystemen. Het belangrijke voordeel is dat hiermee een raamwerk wordt geboden voor toekomstige ontwikkelingen en investeringen op ICT-gebied. De komende jaren zal naast onderhoud en beheer van de ICT-architectuur aandacht worden gegeven Architectuur aan de ontwikkeling van de proces- en informatiearchitectuur. Nevenstaande afbeelding geeft weer dat er verbanden zijn tussen de vier deelaspecten van architectuur. Een aanpassing in het Bedrijfs Informatie Informatie ICT bedrijfsproces kan uiteindelijk leiden tot wijzigingen processen processen systemen infrain de ICT infrastructuur. Daarmee is duidelijk dat het structuur bedrijfsproces leidend is voor de inrichting van de informatievoorziening. Om de informatievoorziening optimaal op orde te hebben vraagt het nadrukkelijk inzicht in de verbanden tussen de aangegeven

13 van 42


aspectgebieden. Dat betekent dat bedrijfsprocessen in kaart moeten worden gebracht, welke informatieprocessen deze bedrijfsprocessen voeden en hoe de informatiesystemen bijdragen, c.q. zouden moeten bijdrage aan deze informatieprocessen. De inrichting van de ICT infrastructuur vloeit daaruit voort. Om dit inzicht te krijgen, maar ook te behouden zal een informatiearchitect aangesteld moeten worden. Dit zal leiden tot lagere projectkosten, omdat verbanden reeds voorhanden zijn en er geen nader onderzoek nodig is. De provincie Groningen heeft binnen provincies in Nederland een koploperspositie op het gebied van architectuur opgebouwd. Deze wil zij de komende jaren behouden. Tevens wil de provincie Groningen een actieve rol spelen bij de aansluiting van haar eigen architectuur op de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). In het verband van e-Provincies wordt hierop tevens actie ondernomen. Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) De NORA bevat inrichtingsprincipes van de elektronische overheid. Bij een naadloze verbinding tussen samenwerkende overheidsorganisaties dienen veel aspecten goed op elkaar te worden afgestemd. De NORA faciliteert dit door het aanbieden van een set van multilaterale inrichtingsprincipes. De inrichtingsprincipes hebben betrekking op zaken als onder meer: • het harmoniseren van gegevens; • het harmoniseren van berichten - zowel inhoudelijk als wat betreft de technische ‘verpakking’; • het maken van afspraken over datacommunicatieprotocollen; • het afstemmen van de voorkeuren in fysieke netwerken; • het gemeenschappelijk gebruik van gegevens; • het afstemmen van werkprocessen, zodat deze voor burgers en bedrijven ogenschijnlijk naadloos doorlopen (ketenintegratie); • het nemen van solide maatregelen in het kader van informatiebeveiliging en privacy, enz.

2.4.7 ICT-besturing / ontwikkeling vraagzijde informatievoorziening ICT-besturing is het managen van vraag naar en aanbod van ICT binnen een organisatie. Binnen de provincie Groningen is het aanbod van ICT gecentraliseerd binnen de afdeling ICT. De afdeling Informatievoorziening speelt een rol in het aanbod van informatievoorziening. Uit een evaluatie van het ICT is gebleken dat de ontwikkeling van de informatievoorziening tevens een ontwikkeling van de vraagzijde (organisatie) vergt. De afdeling ICT moet daarbij meer vraaggestuurd werken. De verkenning naar hoe deze vraagsturing aan te brengen is reeds in gang gezet. "Grondig" zal onder regie van het MT worden uitgevoerd. De inrichting daarvan zal volgens onderstaande afbeelding geschieden.

Grondig

PS / GS

Managementteam

Grondig

Stuurgroep Overige projecten

afstemming

Stuurgroep Digitalisering

Staf Beleid & Uitvoeringsbegeleiding Projectleider

Project Werkplek

Project Management info. voorziening

Projectleider

Etc.

Project GS stukkenstroom

Project Subsidies

Etc.

14 van 42


2.4.8 Informatieplannen In onderstaande afbeelding worden de beleidsthema's en ambities nog eens overzichtelijk weergegeven. De realisatie van die ambities middels projecten wordt weergegeven in jaarlijkse informatieplannen. Daarin wordt onderbouwd aangegeven welke projecten worden uitgevoerd in het eerstvolgende jaar. Daarnaast wordt een doorkijk gegeven naar de uit te voeren projecten in de twee daaropvolgende jaren. De daarbij genoemde projecten kennen een hogere mate van onzekerheid dan de projecten voor het eerstvolgende jaar, als gevolg van voortschrijdend inzicht. Beleidsthema’s •

Dienstverlening

Ambities • • • •

•

•

Externe en interne communicatie

Bedrijfsvoering

• • • • • • • • •

•

Kennis en informatie

•

Samenwerking/ ketenintegratie

•

Architectuur

• • • • • • • • • • • •

•

ICT-besturing / ontwikkeling vraagzijde informatievoorziening

•

65% van de dienstverlening via elektronische weg in 2008, in 2010 alle dienstverlening Digitalisering primaire werkprocessen (subsidies, vergunningen, GSstukkenstroom, facturenstroom). Daarvan zijn in 2010 minimaal12 processen gedigitaliseerd Verbetering externe dienstverlening hand in hand met digitalisering processen Alle primaire processen binnen de provincie Groningen zijn beschreven en actueel FileNet inzetten als hét voertuig voor digitalisering Verder toepassen van interactieve beleidsvorming. Voor alle majeure beleidsnota’s die tot 2010 worden opgesteld, vindt interactieve beleidsvorming plaats Transparantie zonder dat het bestuurlijk besluitvormingstraject in gevaar komt Voor interne communicatie-uitingen geldt: ‘digitaal, tenzij ...’ Van de externe communicatie wordt 90% digitaal afgehandeld Optimaliseren flexibel werken Verdere inrichting managementinformatie. Op basis van prestatie-indicatoren wordt voor alle afdelingen binnen de provincie Groningen een ‘management dashboard’ gerealiseerd Digitalisering van informatiedragers voor 2010. Voor 2010 zijn alle dynamische documenten gedigitaliseerd Van alle digitaal aanwezige informatie is 80% voorzien, waar relevant, van een geografische referentie Alle interne formulieren zijn gedigitaliseerd Nadere oriëntatie op ontwikkeling naar een netwerkorganisatie Inzet flexibel systeem t.b.v. kennismanagement Behoud kennis bij natuurlijke uitstroom medewerkers Actieve participatie in Elo Grunn Standaardisatie en afspraken met belangrijkste ketenpartners Invoering nieuwe omgevingsvergunning voor 2010 Invulling geven aan principe van ‘no wrong door’ Verdere ontwikkeling bedrijfs- en informatiearchitectuur Beheer en onderhoud bestaande ICT-architectuur Koploper binnen provincies op gebied architectuur ten bate van samenhang en voorkomen van desinvesteringen Actieve bijdrage aan de aansluiting van eigen architectuur op de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) Ontwikkelen vraagzijde ICT-functie. De afdeling ICT werkt voor 2010 op het niveau klantgericht (zie ook pagina 31)

15 van 42


2.5

Consequenties van geformuleerde ambities

Het realiseren van de geformuleerde ambities is het gevolg van dynamisch samenspel van vier aspectgebieden, zoals in nevenstaande figuur is afgebeeld, die uiteindelijk leiden tot het leveren van prestaties. Het gaat daarbij om 'management en organisatie', 'processen', 'mensen en cultuur' en 'infrastructuur'. Het formuleren van ambities heeft daarom ook gevolgen voor alle vier gebieden. Het neerzetten van infrastructuur, waaronder ook informatievoorziening valt, is daarbij relatief nog het meest eenvoudig. Medewerkers zullen deze informatievoorziening in overeenstemming met de uit te voeren processen op een juiste manier moeten weten te gebruiken. Voorwaarde daarvoor is dat de organisatie daarvoor op een optimale manier is ingericht. Wanneer er zich veranderingen voordoen in één van de vier aspectgebieden, leidt dit automatisch tot veranderingen in andere aspectgebieden. De provincie zal als gevolg van verspreid beschikbare kennis (buiten en binnen de organisatie), die nodig is voor het nemen van juiste beslissingen meer en meer opereren in netwerken om die kennis te vergaren. Dat vereist dat we meer en meer samen gaan werken, zowel in- als extern. Flexibeler huisvesting past beter bij het werken in netwerken, het samen werken. Dat vereist dat informatie breed toegankelijk zal moeten zijn (digitalisering documenten, 75% in 2010). Daarnaast wil de provincie Groningen dat haar dienstverlening van hoge kwaliteit is, gegeven de geformuleerde normen in het handvest van dienstverlening. Voor het doorvoeren van verbeteringen daarop is meer oriëntatie op processen nodig, zodanig dat processen goed beschreven zijn, dat wijzigingen daarop sneller zijn uit te voeren en dat de informatievoorziening zo is ingericht dat de organisatie in staat is om adequaat te kunnen rapporteren en sturen. De procesoriëntatie is de schakel tussen de juiste dingen doen (strategie en effectiviteit ) en de dingen juist doen (efficiency). Het verder ontwikkelen van procesoriëntatie heeft consequenties voor de overige drie aspectgebieden. Management en organisatie Het MT, als eindverantwoordelijke, benoemt ICT als strategisch en integraal onderwerp voor sturing door managers. Er zel een verkenning nodig zijn naar hoe de organisatiesturing zich dient te ontwikkelen gezien de aandacht voor processen. De afdeling ICT moet zicht hebben op de vraag vanuit de afdelingen. Afdelingen bepalen zelf op basis van integrale afwegingen welke diensten onder welke condities van de afdeling ICT worden afgenomen. Daarvoor is enerzijds een ontwikkeling van de vraagsturing voor de afdeling ICT nodig. Anderzijds moet worden nagedacht over hoe de organisatie zich daarvoor moet ontwikkelen aan de aanbodzijde. We moeten besluiten welke ICT kennis (functioneel beheerder, projectleiders, inrichting informatievoorziening) we centraal of juist decentraal gaan beleggen en welke waarde we er aan toekennen. Hoe dan ook moet hier extra menskracht voor vrijgemaakt worden, bij de afdelingen of bij de afdeling ICT. Daarnaast dient duidelijkheid te komen m.b.t. taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden: 'wie doet wat' en 'wie is verantwoordelijk'. Dit betekent dat de aangegeven functies en rollen beschreven en belegd moeten worden. Resultaat moet zijn dat provinciale taken efficiënt en effectief worden uitgevoerd. Eigendom en beheer van afdelingsoverschrijdende processen moeten vastgelegd worden, in relatie met de lijnverantwoordelijkheid. Voorbeeld is het proces rondom subsidieaanvragen. Dit speelt zowel bij CW als bij EZ. Het is hetzelfde proces, maar met andere (eind)verantwoordelijken. De

16 van 42


rollen van proceseigenaar en procesmanager moeten duidelijk beschreven worden, en er moeten afspraken gemaakt worden rondom verantwoordelijkheid voor de processen. Voor efficiënt en effectief uitvoeren van processen is het nodig om prestatie-indicatoren vast te stellen, werkinstructies te maken, controle op naleving van de werkinstructies, risicomaatregelen te benoemen indien processen niet voldoen aan vastgestelde normen. Daarnaast zullen er periodiek van evaluaties en audits nodig zijn. Mensen en cultuur De positionering en het beleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de diverse rollen (opdrachtgever, opdrachtnemer, functioneel beheerder, projectleider) en de benodigde competenties moeten worden beschreven, mede om de toekomstige organisatie te beschrijven in gewenst gedrag. Met het beschrijven van processen worden eind- en deelverantwoordelijkheden bij medewerkers belegd. Medewerkers moeten hierop aangesproken kunnen worden. Infrastructuur Om processen goed te kunnen beschrijven en beheren en om de procesverantwoordelijken aan te kunnen spreken, zijn prestatie-indicatoren nodig. Hiervoor kunnen we aanhaken bij de strategiekaarten die iedere afdeling op termijn moet hebben. De informatievoorziening moet daarvoor voor elke afdeling optimaal worden ingericht. Anticiperend op het nieuwe huisvestingsconcept zal de informatievoorziening op adequate wijze daarbij aan moeten sluiten. Een belangrijk kenmerk van het concept is we 'papierarm' gaan werken. Daarvoor is het nodig dat informatie die nu nog alleen fysiek toegankelijk is, digitaal beschikbaar gesteld moet zijn. Werkplekken zijn niet meer persoonsgebonden, maar moeten voor flexibel gebruik worden ingericht. Dat vraagt de nodige aanpassingen van de ICT-infrastructuur (tijd- en plaatsongebonden toegang tot het provinciale netwerk, aanpassen printomgeving). Conclusie Er is ontwikkeling nodig op een aantal vlakken zoals hierboven aangegeven. Voor het einde van 2006 zullen de nodige activiteiten worden ondernomen waardoor duidelijk wordt wat de gewenste ontwikkelingsrichting is.

17 van 42


3 Relevante ontwikkelingen voor het ICT-beleid van de provincie Groningen 3.1

Inleiding

In dit hoofdstuk komen de ontwikkelingen aan bod die de komende jaren van invloed zullen zijn op het ICT-beleid van de provincie Groningen. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen externe, interne en technologische ontwikkelingen.

3.2

Externe ontwikkelingen

3.2.1 Intermediaire rol provincie en samenwerking Samenwerking tussen gemeente en provincie Annelies Haak uit Zuidhorn heeft altijd veel bewondering gehad voor haar buurvrouw. Mevrouw de Jonge is namelijk al sinds 1980 lid van de plaatselijke belangenvereniging en zet zich met hart en ziel in voor de buurt. Zo is onder leiding van mevrouw de Jonge een eigen buurthuis tot stand gekomen, hebben de jongeren een eigen plek gekregen binnen Zuidhorn en is de verkeerssituatie verbeterd. Momenteel is zij voorzitter van de belangenvereniging en is zij de stuwende en inspirerende kracht van de vereniging. Vanwege haar maatschappelijke betrokkenheid en inzet vindt Annelies dat haar buurvrouw een lintje verdient en dient een aanvraag in bij de gemeente Zuidhorn. De burgemeester brengt advies uit over het voorstel en doet een suggestie voor de soort en hoogte van de onderscheiding. Vervolgens wordt de provincie Groningen om een oordeel gevraagd. Via het DecoratieAanvraagInformatieSysteem (DAISY), waar zowel de gemeente als de provincie op aangesloten zijn, wordt de aanvraag door de Commissaris van de Koningin getoetst en deze stuurt de aanvraag naar het Kapittel voor de Civiele Orden. Via het Kapittel gaat de aanvraag naar de betrokken minister. Deze minister beslist uiteindelijk positief over de aanvraag van Annelies. Vier maanden later ontvangt Annelies, voorafgaand aan de formele bevestiging, een e-mail met daarin de mededeling dat de aanvraag is goedgekeurd. Op Koninginnedag heeft mevrouw De Jonge haar lintje in ontvangst mogen nemen van de burgemeester van Zuidhorn tijdens de zogenaamde 'lintjesregen'. Zonder dat Annelies het weet hebben al deze instanties samengewerkt om de aanvraag te toetsen met als resultaat dat mevrouw de Jonge onderscheiden wordt in de Orde van Oranje-Nassau. De intermediaire rol van de provincie is aan het veranderen. Steeds vaker spelen er ontwikkelingen en vragen bij gemeenten die het schaalniveau van gemeenten te boven gaan. De provincie gaat op die ontwikkelingen inspelen door een meer faciliterende rol richting gemeenten te gaan vervullen. Naast deze vorm van samenwerking gaat de provincie partnerships aan om uitvoering te geven aan projecten. Voorbeelden daarvan in de afgelopen jaren zijn Meerstad en de Blauwe Stad. Bij (keten-) samenwerking tussen verschillende overheidsorganisaties zal uitwisseling van gegevens soepel dienen te verlopen (bijvoorbeeld voor de Omgevingsvergunning). Ook is het noodzakelijk voor de verschillende betrokken partijen wederzijds inzicht te hebben in hoe processen verlopen. Een apart aandachtspunt bij samenwerking is de wijze waarop dossiervorming plaatsvindt. Vanuit overwegingen van transparantie dient inzichtelijk te zijn welke organisatie welke delen van een bepaald dossier beheert.

18 van 42


3.2.2 Andere Overheid c.q. elektronische dienstverlening Ontwikkeling van digitale dienstverlening Erwin van den Belt uit Appingedam wil graag het boerenbedrijf van zijn vader overnemen. Zijn vader is een tijd ziek geweest en daardoor ligt er veel achterstallig werk. Erwin gaat aan de slag met de administratie en al gauw komt hij erachter dat een aantal milieuvergunningen niet meer geldig zijn. Hoe kan hij dit nu het snelst oplossen? Via de site van de provincie Groningen komt hij terecht bij de diensten- en productencatalogus. Naast een pagina vol informatie over milieuvergunningen vindt hij een lijst met contactgegevens en links naar andere, relevante sites. Hij klikt nog even naar de site van de Kamer van Koophandel waar hij informatie vindt over de aanvraagprocedure. Via de lijst met contactgegevens weet hij al snel de goede persoon te vinden en kan hij de aanvraagprocedure starten. Toekomst Enkele jaren later moet Erwin opnieuw zijn milieuvergunningen wijzigen. Hij surft weer naar de site van de provincie Groningen en gaat naar de diensten- en productencatalogus. Deze keer kan hij zijn aanvraag digitaal doen. Nadat hij zich via zijn DigID heeft geïdentificeerd, worden al zijn gegevens voor-ingevuld op het elektronisch formulier weergegeven en stuurt hij dit formulier rechtstreeks naar de goede contactpersoon bij de provincie. De provincie ontvangt zijn aanvraag in haar vergunningenproces en nadat een ontvangstbevestiging is verstuurd, wordt het behandelproces automatisch in gang gezet. Het door het Kabinet opgestarte programma Andere Overheid werkt aan een krachtige overheid, die de samenleving centraal stelt én slagvaardig is. Het actieprogramma omvat verbeteracties en initiatieven rond de thema's: betere dienstverlening, minder bureaucratie en slagvaardige organisatie. Om het belang aan te geven van de doelstellingen van dit programma is op 18 april 2006 op het hoogste politieke niveau een verklaring getekend door het Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen. In die verklaring wordt met nadruk nog eens aangegeven welke prioriteiten er voor provincies moeten gelden. Het gaat dan voornamelijk om aansluiting op de volgende basisvoorzieningen, die vrijwel allemaal een wettelijke basis kennen: Basisregisters GBA6, Nieuw Handelsregister, BAG7, Eigendommen (Kadaster), Kaarten Authenticatievoorzieningen DigiD en in het verlengde daarvan eNIK8 Koppelingsnummers: Burgerservicenummer (BSN) en Bedrijven en instellingen nummer (BIN) Bedrijvenloket en de e-formulierenvoorziening “Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid” Op 18 april 2006 hebben minister Pechtold, Franssen (IPO), Deetman (VNG) en Schaap (UvW) in een bestuurlijk overleg de verklaring "Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid" vastgesteld en ondertekend. Samen zullen zij de komende jaren € 55,5 miljoen euro gaan investeren in het digitale traject dat voor verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijven moet gaan zorgen. Toegevoegd aan de verklaring is de eerste uitvoeringsagenda, waarin o.a. het digitale omgevingsloket wordt genoemd. Het omgevingsloket waarvan sprake is in het kader van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht moet ook genoemd worden in dit kader. De basisvoorzieningen zijn/worden vanuit rijksprogramma's ontwikkeld. Ze worden beschikbaar gesteld aan de overheden om daar op aan te sluiten met het doel een bijdrage te leveren aan het verminderen van administratieve lasten. Door ondertekening van de genoemde verklaring is de weg vrijgemaakt om de verschillende overheidsorganisaties te ondersteunen middels zgn. implementatieteams. Feitelijk is de Elo Grunn ontwikkeling daarvan al een voorloper. De punten die in dit programma genoemd worden komen 6

GBA - Gemeentelijke Basis Administratie BAG - Basisadminstratie adressen en gebouwen 8 eNIK - elektronische Nederlandse Identiteitkaart 7

19 van 42


overeen met de hierboven beschreven prioriteiten voor provincies. De genoemde ontwikkelingen worden in bijlage II nader beschreven.

3.2.3 Verantwoording afleggen Jaarlijks wordt de dienstverlening van de provincie gemeten en daarover wordt verantwoording afgelegd aan de samenleving middels het Burgerjaarverslag. Verantwoording is ook aan de orde als gevolg van langlopende beleidsprogramma's waarin resultaatafspraken over meerdere jaren worden gemaakt. Het gaat daarbij om het benoemen van prestatie-indicatoren waarover periodiek verantwoording wordt afgelegd. De mogelijkheden van internet en de toenemende mate waarin daarvan gebruik wordt gemaakt geeft richting aan de ontwikkeling naar meer transparantie voor de provincie Groningen.

3.2.4 Uitbesteden IT diensten In de markt is er veel aandacht voor het uitbesteden van IT diensten. De provincie Groningen besteed haar IT diensten momenteel alleen uit wanneer kennis en kunde in eigen huis niet noodzakelijk is. Motivatie voor het uitbesteden van diensten is veelal het snel kunnen inspelen op marktveranderingen ,daarbij een impuls gevend aan de kwaliteit van IT dienstverlening. Marktverandering brengt soms de inzet van nieuwe infrastructuur met zich mee. Soms is het voor bedrijven belangrijk om daarvoor op korte termijn personeel met specifieke kennis daarvan te kunnen inzetten, met het doel de time-to-market zo kort mogelijk te laten zijn. Voor de provincie Groningen als overheidsorganisatie spelen deze overwegingen minder. Dit komt mede omdat de veranderingen binnen de overheid doorgaans ver van te voren gezien worden en er dan voldoende tijd is om daarop te anticiperen. De provincie Groningen volgt de trends nauwkeurig en zal daar waar nodig er op inspelen.

3.3

Interne ontwikkelingen

3.3.1 Streefbeelden 2010 "Presteren en in conditie blijven" is de werktitel van de notitie die door het MT in 2006 is uitgebracht. Samen werken, gebiedsgericht werken en invullen van de regiefunctie voor bovengemeentelijke processen, en dat op een professionele, flexibele en slagvaardige wijze zijn de kernpunten van de strategie van de provincie voor de komende jaren. Daarbij is aangegeven dat er extra aandacht moet komen voor processen en procesmanagement.

3.3.2 Hoge kwaliteit van dienstverlening In de streefbeelden 2010 wordt het 'van buiten naar binnen' denken genoemd. Het gaat daarbij om de dienstverlening en hoe de klant van de provincie deze ervaart. De provincie Groningen ambieert dat ze haar dienstverlening uitvoert zoals ze beloofd in het provinciale handvest voor dienstverlening. Transparantie is daarbij een sleutelwoord. Gezien het toenemend aantal samenwerkingsverbanden is het nodig om inzicht te hebben en te geven in elkaars werkprocessen. Daar waar diensten verleend worden is er sprake van verwachtingen. Transparantie is daarbij een belangrijk sleutelwoord. Daarna is het zaak om de afgesproken prestatienormen uit het handvest ook te halen. Dit is van groot belang als het bijvoorbeeld gaat om de werkgelegenheid, de vestiging van nieuwe bedrijven in de provincie maar ook het behouden van die bedrijven.

3.3.3 Digitalisering Het realiseren van een hoge kwaliteit van dienstverlening houdt nadrukkelijk verband met digitalisering. Digitalisering kent twee verschijningsvormen; enerzijds het digitaliseren van processen en anderzijds het digitaliseren van informatiebronnen. Het digitaliseren van processen is cruciaal bij het realiseren van hoge kwaliteit van dienstverlening. Het optimaal inrichten van de dienstverleningsprocessen en er zodanig grip op hebben is daarbij van belang zodat de organisatie in staat is om goed te sturen op die processen. Kort gezegd komt dit neer op procesmanagement. Daarbij

20 van 42


gaat het om het ontwerpen, het implementeren, het uitvoeren, het evalueren, het analyseren en het verbeteren van de uitvoering van die processen. Naast het digitaliseren van processen is er ook sprake van digitalisering van informatiebronnen. Daarbij is er sprake dat informatie (text, afbeeldingen, audio, video, tekeningen en geografische informatie) digitaal en centraal in de organisatie wordt bewaard en beschikbaar gesteld kan worden. Tevens biedt dit de mogelijkheid om informatie eenvoudig en snel te delen met derden. Daarbij kan gedacht worden aan verdere transparantie van onze organisatie naar de klant van de provincie. De provincie Groningen is vorig jaar al gestart met het project ProMIS wat feitelijk het fundament is voor de digitalisering. Momenteel worden het subsidieproces, het vergunningenproces en het GSproces (stukkenstroom richting GS) gedigitaliseerd. De weg is vrij om in de komende jaren diverse andere processen te digitaliseren. Het gebruik van e-mail is inmiddels een normale manier geworden om te communiceren met de provincie. Voor een adequate registratie en afhandeling daarvan is het nodig e-mail management in te richten in ProMIS. Ten behoeve van de duurzame digitalisering van informatiebronnen wordt records management ingericht. Door deze ontwikkeling wordt ProMIS, als het ware, de aorta in de informatievoorziening van de provincie Groningen. Daardoor is het nodig om de continuïteit daarvan te waarborgen. Het maken van de digitaliseringslag zal voor de provincie tot gevolg hebben dat ze transparanter, effectiever en efficiënter gaat werken. Daarmee draagt het bij aan het realiseren van een hogere kwaliteit van dienstverlening en klanttevredenheid. Voor de provinciale organisatie heeft dit consequenties. Enerzijds met betrekking tot het nadrukkelijker procesgeorienteerd werken. Anderzijds met betrekking tot advisering over procesmanagement aan lijnmanagement maar ook tijdens projecten waarbij het inrichten van het te digitaliseren proces nodig is. Het proces(her)ontwerp is daarbij een zaak van de individuele afdeling. Het bouwen en analyseren (inrichting) van het proces zal door de IT professional gedaan moeten worden. Deze expertise zal ontwikkeld moeten worden binnen de afdeling ICT.

3.3.4 Werkplekconcept Om beter samen te werken en resultaten te bereiken, zoals dit in de veranderagenda 'Samen Werken' is aangegeven, wil de provincie haar huisvesting daar ondersteunend in laten zijn. Op vele manieren wordt gewerkt aan een organisatie waarin medewerkers in staat worden gesteld hun taken goed uit te kunnen voeren. Soms individueel en steeds vaker samen met anderen. De organisatie vraagt veel van medewerkers, maar biedt daarvoor ook de nodige faciliteiten die zorgen voor persoonlijke ontplooiing en adequate werkomstandigheden. Hierbij hoort een kantoorgebouw dat qua indeling en inrichting aan de eisen van de tijd voldoet en mensen ondersteuning biedt bij hun verschillende soorten werkzaamheden. Zowel op de individuele werkplek als in de zogenaamde algemene ruimten (vergaderkamers, ontvangstruimtes, restaurant etc.) De huidige indeling van het kantoorgebouw, de zogenaamde cellenstructuur, is momenteel te eenzijdig voor het uitvoeren van de diverse activiteiten. In bijlage III wordt een toelichting gegeven op huisvesting en de consequenties voor de ICT infrastructuur.

3.3.5 ICT als productiefactor Het realiseren van doelstellingen en ambities ondersteund door ICT, dat is kort gezegd waar de toepassing van ICT-faciliteiten om draait. Bij steeds meer ontwikkelingen komt naar voren dat ICT slim en efficiënt ingezet kan worden om resultaten te behalen. Hoe slim, en hoe efficiënt is voornamelijk afhankelijk van de spelers die op het veld met deze onderwerpen te maken krijgen. Gezien de ingezette ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening zullen de afdelingen de taakvolwassenheid rondom inzet van ICT moeten ontwikkelen.

3.3.6 Onderzoek betere benutting geo-informatie Op basis van de uitkomsten van de evaluatie van de toenmalige afdeling 'Beleids Informatie Centrum' heeft het MT besloten een onderzoek te laten uitvoeren naar de mogelijkheden om geoinformatie en GIS beter te benutten. Dit onderzoek zal in december 2006 moeten resulteren in een advies aan het MT. Hoewel de nadruk van het onderzoek ligt op de organisatie van het werken met geo-informatie levert dit mogelijk ook verbetervoorstellen voor de ICT-faciliteiten op.

21 van 42


3.4

Technologische ontwikkelingen

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken De provincie Groningen telt 55 statenleden, Remko ten Have is één daarvan. Hij is werkzaam voor de fractie van de PvdA en heeft zitting in de Commissie Landschap Water en Milieu. In zijn dagelijks leven werkt hij als hoofd P&O bij het Ministerie van Natuur en Landbouw in Den Haag. Door de grote afstand tussen Groningen en Den Haag brengt Remko nogal wat uurtjes in de trein door. In het verleden gebruikte Remko zijn reistijd voor het lezen van vergaderstukken en notities. Deze moest hij eerst uitprinten of opslaan op zijn laptop van de provincie en lezen vanaf het scherm. Sinds kort heeft hij door middel van een UMTS kaart en token toegang tot zijn agenda, email, applicaties en alle bestanden op het netwerk. Zo kan hij in de trein alle werkzaamheden uitvoeren die hij anders alleen thuis of op kantoor zou kunnen doen. Mailtjes over het verzetten van een vergadering of afspraak kan hij meteen lezen en beantwoorden. Zo kan hij zijn tijd een stuk efficiënter invullen en daar heeft hijzelf en de provincie profijt van. De ontwikkelingen in de ICT sector bieden steeds meer kansen voor de organisatie om haar doelstellingen en ambities te realiseren. Ook wordt het gebruik van ICT steeds vaker genoemd als doorslaggevende succesfactor daarvoor. De uitvoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht is daar een goed voorbeeld van. Er zal daarom afstemming moeten zijn tussen organisatiedoelstellingen en de mogelijkheden die ICT biedt. De volgende technologische ontwikkelingen zijn relevant voor de provincie Groningen.

3.4.1 Web-enabling Intensivering van het gebruik van geavanceerde (draadloze) communicatiemiddelen en internettechnologie maakt het mogelijk de groeiende wens tot meer tijd- en plaatsongebonden toegang tot gegevens te ondersteunen.

3.4.2 Virtualisatie van werkplek De mogelijkheid met de gegevens ook de bijbehorende applicaties elders te kunnen presenteren zal de virtualisatie van de werkplek verder doen toenemen. Dit wordt verder versterkt door de ontwikkeling van server-, opslag- en webtechnologieën die dit ondersteunen.

3.4.3 Voice over IP Het laten verlopen van telefoonverkeer via het datanetwerk van de provincie middels internet technologie heet Voice over IP (VoIP). Deze technologie geeft tevens de mogelijkheid om 'unified messaging' toe te passen. Hierdoor is het mogelijk is om fax, voicemail of sms berichten bijv. via email beschikbaar te krijgen bij de medewerker.

3.4.4 Uitwisseling van gegevens De interne vraag naar gestructureerde (management-) informatie en de toename van elektronische gegevensuitwisseling tussen organisaties zal tot gevolg hebben dat applicaties op elkaar moeten worden afgestemd en dat gegevensformaten uitwisselbaar worden. Die afstemming wordt in toenemende mate gerealiseerd met services. Deze zijn in staat gegevensvragen te stellen aan andere services (binnen en buiten de organisatie) die deze vragen beantwoorden. Als gevolg daarvan kunnen bijvoorbeeld noodzakelijke acties worden ondernomen. De communicatie tussen services wordt berichtenverkeer genoemd. Daar waar de samenwerking met andere organisaties in een keten van toepassing is, zal het noodzakelijk zijn om standaarden af te spreken voor dat berichtenverkeer. De toepassing van services die worden ingezet bij de uitvoering van processen wordt ook wel Service Oriented Architecture (SOA) genoemd. Daarnaast is een veelgebruikte standaard voor berichtenverkeer het uitwisselingsformaat eXtended Markup Language (XML).

22 van 42


3.4.5 Open Source Het standpunt van de provincie Groningen is dat bedrijfseconomische overwegingen doorslaggevend moeten zijn in applicatiekeuzes. Open source dingt in selectietrajecten gelijkwaardig aan leveranciersgebonden software mee. In sommige gevallen is de keuze op een open source oplossing gevallen. Dit gegeven alleen al doet recht aan de vrije marktwerking. Met de groeiende beschikbaarheid van open source software is de concurrentie op de vrije markt toegenomen en als zodanig doet de provincie Groningen daar haar voordeel mee. Derhalve spreekt de provincie Groningen niet op voorhand een voorkeur uit ten opzichte van twee categorieën software zonder daarbij het bedrijfsbelang te laten meewegen. De baten van open standaarden zijn onomstreden en de organisatie stelt het gebruik hiervan dan ook als eis bij de selectie van programmatuur.

23 van 42


4 Evaluatie strategisch ICT-beleid 2003-2006 4.1

Inleiding

In het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006, zoals door PS goedgekeurd op 19 maart 2003, zijn aanzienlijke extra middelen door PS ter beschikking gesteld om een aantal bestuurlijke ambities van de provincie Groningen te realiseren. Om deze ambities te kunnen vervullen zijn een aantal randvoorwaarden gedefinieerd die vervuld dienden te worden. De bestuurlijke ambities zijn onverdeeld in de categorieën "Extern ICT-beleid" en "Intern ICT-beleid". De te realiseren randvoorwaarden zijn ondergebracht in de categorie "Randvoorwaardelijke consequenties". Binnen deze 3 categorieën zijn in totaal 50 projecten gedefinieerd en gedurende de afgelopen periode uitgevoerd. De behaalde resultaten zijn terug te vinden in de aan Provinciale Staten gepresenteerde tussenrapportages. In dit hoofdstuk zal allereerst worden ingegaan op de behaalde resultaten gedurende de afgelopen periode. Vervolgens zal het gebruik van het instrument "Strategisch ICT-beleidsplan" worden geëvalueerd. Hierbij komen zowel procesmatige, organisatorische als financiële aspecten aan bod. De oorspronkelijke keuzes ten aanzien van de verschillende aspecten worden kort benoemd. Vervolgens komen de bevindingen uit de evaluatie aan de orde. Dit hoofdstuk wordt afgesloten met aandachtspunten voor de periode 2007-2009.

4.2

Behaalde resultaten 2003-2006

In het ICT-beleidsplan 2003-2006 zijn 3 strategische keuzes gemaakt: 1. Extra ICT-investeringen door de provincie Groningen. 2. Informatie op maat voor doelgroepen provincie en actief openbaar maken van informatie zonder dat de bestuurlijke besluitvormingsprocessen in gevaar komen. 3. Flexibel werken en een verhoogde beschikbaarheid van de ICT-infrastructuur. De resultaten over de afgelopen jaren zijn onderverdeeld in drie resultaatgebieden: 'Externe ICT', 'Intern ICT' en 'Basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten'. Deze resultaten zijn als volgt te kenschetsen: Resultaten "Externe ICT " • • •

Sterk Toegankelijkheid van overheidsinformatie Op doelgroepen afgestemde informatie (informatie op maat) Transparantie van de provinciale organisatie

•

Te verbeteren Interactieve beleidsvorming

•

Elektronische transacties

Opvallend is de ontwikkeling die de website van de provincie Groningen heeft doorgemaakt. De provincie Groningen werd in 2001 door advies.overheid.nl nog beoordeeld als laagste van de provincies in Nederland. Na in 2004 al eens derde te zijn geweest, neemt de provincie Groningen op e 1 februari 2006 inmiddels de 6 plaats in. In een onderzoek van Cemit / Berenschot medio 2005 naar provinciale websites kwam de website van de provincie Groningen zelfs als beste naar voren. De doelgroepgerichte benadering blijkt duidelijk aan te slaan. Een goed voorbeeld is de jongerensite voor de provincie Groningen (www.ontdekgroningen.nl). In algemene zin geldt dat de transparantie van de provinciale organisatie hiermee aanzienlijk is toegenomen. Interactieve beleidsvorming en elektronische transacties blijken onderwerpen te zijn waar de ambities nog steeds voor gelden en die nog steeds aandacht nodig hebben. Resultaten "Interne ICT " •

Sterk Verbeteren interne communicatie

•

Flexibel werken

•

Te verbeteren Kennismanagement

24 van 42


Met het nieuwe intranet (Gron@t) is een belangrijke bijdrage geleverd aan het verbeteren van de interne communicatie binnen de provincie Groningen. Verder wordt het bestaande documentmanagement systeem DOROS vervangen door een systeem dat aan de eisen van de huidige tijd voldoet (ProMIS). Flexibel werken is in gang gezet. Er is momenteel een uitgebreide pilot met telewerken gaande. Vergaande plannen voor verder flexibilisering zijn opgesteld (Metamorfose). Kennismanagement blijkt een complex onderwerp te zijn. Er zijn stappen gemaakt, bijvoorbeeld met Belinda (Beleidsinformatiedatabase) met de invalshoek beleidsinformatie. Ook in het ICTbeleidsplan 2007-2009 wil de provinciale organisatie het actief delen van kennis bewerkstelligen. Resultaten “Basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten" Eén van de belangrijkste geconstateerde knelpunten in het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 was de ontstane achterstand binnen de provincie Groningen wat betreft ICT-basisvoorzieningen. Het algemene gevoel was dat er te weinig in ICT was geïnvesteerd, met name op het gebied van webtechnologie. E-mailvoorzieningen vertoonden regelmatig haperingen, de capaciteit van het netwerk was onvoldoende, het gebruikte operating systeem op de werkplekken (toen Windows 95) was verouderd. Dit knelpunt is op dit moment opgelost. Er heeft een aanzienlijke inhaalslag plaatsgevonden. Werkplekken zijn up-to-date (d.m.v. het project SDO 3 (Standaard Desktop Omgeving 3) is Windows XP het gebruikte operating systeem). Netwerkcapaciteit is verhoogd, waardoor er vrijwel geen problemen meer zijn met de snelheid van het netwerk. Het randvoorwaardelijke ICT-fundament is meer dan gelegd. Een ander belangrijk genoemd knelpunt was de sterke oriëntatie van de afdeling ICT op techniek en beheer. Het interne afstemmingsproces, informatieanalyse en ICT-beleidsontwikkeling kreeg te weinig aandacht. Het introduceren van accountmanagement binnen de afdeling ICT heeft binnen de gehele provinciale organisatie niets dan lof gekregen. Eén van de deelnemers aan de workshops verwoordde het als volgt: “De afdeling ICT is van hobbymatig naar professioneel gegroeid”. Het vertrouwen in de afdeling ICT is weer opgebouwd. Ook een aantal andere knelpunten zijn aangepakt. Zo heeft Projectmatig werken en programmamanagement beduidend meer aandacht gekregen dan vroeger. Alle projectleiders binnen de afdeling ICT zijn Prince2 foundation gecertificeerd. Uitvoering en coördinatie van de in het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 gedefinieerde projecten is uitgevoerd door middel van het programma RIO (Realisatie ICT Ontwikkelingen). Op een aantal punten is nog wel ontwikkeling nodig. Het bereik (scope) van projecten is vaak te eng gedefinieerd. Hierdoor is de technische implementatie succesvol, maar blijft het inrichten van de organisatie en processen achter, waardoor projectproducten uiteindelijk onvoldoende in gebruik worden genomen. Met name het inrichten van functioneel applicatiebeheer is in een klein aantal gevallen lastig gebleken. De afgelopen jaren is er wel aandacht besteed aan functioneel applicatiebeheer en wat dat betekent, maar afdelingen blijken hier in de praktijk geen of onvoldoende capaciteit voor beschikbaar te (kunnen) stellen. Ook de inbreng/vertegenwoordiging van de gebruikers werd in een aantal gevallen als onvoldoende ervaren. Een ander punt betreft de samenhang tussen de verschillende projecten. Dit is in het verleden als een knelpunt vastgesteld. Ook momenteel overheerst het gevoel, dat het programma RIO te veel een verzameling van projecten is geweest, waarbij de onderlinge relaties niet altijd even duidelijk zijn geweest. Toch blijkt ook uit de tussenrapportages dat er nadrukkelijk verbanden zijn gelegd tussen projecten. Er zijn (deel-) resultaten behaald op verschillende plaatsen binnen de provinciale organisatie. Het integraal perspectief is hierbij soms uit het oog verloren. Tenslotte zijn nog een aantal algemene conclusies te trekken ten aanzien van de behaalde resultaten 2003-2006: • •

De uitvoering van de gedefinieerde projecten zoals beschreven in de Projectenportefeuille 2003-2006 en nader uitgewerkt in het uitvoeringsprogramma RIO is overall binnen planning en budget uitgevoerd; De focus in 2003-2006 was voor een belangrijk deel gericht op het oplossen van de geconstateerde knelpunten uit het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006. Deze knelpunten lagen voor een groot deel op het gebied van ICT-basisvoorzieningen en overige

25 van 42


•

4.3

randvoorwaardelijke aspecten. Hierdoor hebben de gebieden “Intern ICT-beleid” en “Extern ICT-beleid” minder aandacht gekregen dan mogelijk was geweest. Binnen de provinciale organisatie is het programma RIO daardoor als aanbodgedreven ervaren; De beelden binnen de populatie gebruikers ten aanzien van de hoeveelheid veranderingen, waarop door de gebruiker moest worden geanticipeerd, zijn zeer verschillend. Aan de ene kant werd aangegeven, dat het tempo kon worden verhoogd en aan de andere kant werd aangegeven dat het tempo te hoog zou zijn.

Gebruik van het instrument "Strategisch ICT-beleidsplan"

Het instrument “Strategisch ICT-beleidsplan” is gebruikt om voor een meerjarige periode de inzet van ICT-middelen te bepalen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen, het bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen, het bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld en het realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. Uit de evaluatie van het instrument “Strategisch ICT-beleidsplan” zijn de volgende onderwerpen naar voren gekomen: • Planning & Control (inclusief vraagsturing); • Betrokkenheid MT; • Communicatie; • Onderscheid programma RIO en afdeling ICT; • Competenties. Planning & Control (inclusief vraagsturing); Wat betreft Planning & Control is in het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 de volgende werkwijze voorgesteld: 1. In de afdelingsplannen wordt een informatieparagraaf opgenomen, waarin jaarlijks wordt aangegeven welke plannen de desbetreffende afdeling heeft op het gebied van ICT. 2. Op basis van de afdelingsplannen en het strategisch ICT-beleidsplan wordt een jaarlijks ICTjaarprogramma opgesteld, waarin de concrete plannen voor het desbetreffende jaar op ICTgebied zijn opgenomen. De afdeling ICT is hiervoor verantwoordelijk. Op basis van dit ICTjaarprogramma vindt ambtelijke (goedkeuring door MT) en bestuurlijke (begrotingsbehandeling) besluitvorming plaats en kunnen de in de plannen opgenomen projecten worden uitgevoerd. 3. Voor de uitvoering van het ICT-jaarprogramma wordt één budget centraal beschikbaar gesteld. Hierin wordt geoormerkt welke middelen voor afdelingsspecifieke informatiesystemen beschikbaar zijn. Dit betekent een verandering ten opzichte van de huidige systematiek. 4. De afdeling ICT stelt een ICT-jaarverslag op, waarin verantwoording wordt afgelegd over de in dat jaar uitgevoerde werkzaamheden en activiteiten. Hierin wordt aangegeven in hoeverre de in het ICT-jaarprogramma opgenomen projecten en de vooraf aangegeven doelstellingen gehaald zijn. 5. De afdeling ICT is verantwoordelijk voor de planning en bewaking van de uitvoering van maatregelen en projecten (ontwikkeling/vernieuwing). 6. De relatie tussen de ICT-afdeling en de overige afdelingen verzakelijkt. Voor te leveren diensten worden afspraken gemaakt in de vorm van dienstenovereenkomsten en/of service level agreements. De afdeling ICT rapporteert over de werkzaamheden die in het kader van diensten- & productenovereenkomsten en/of service level agreements op afdelingsniveau zijn verricht. Ten aanzien van de voorgestelde “Planning & Control”-cyclus kan worden vastgesteld, dat er welliswaar is gewerkt met jaarlijkse ICT-programma’s, maar dat over het algemeen werd vastgehouden aan de afgesproken planning voor vier jaar. Hierdoor is bij veel afdelingen binnen de provinciale organisatie het RIO-programma als minder flexibel ervaren. Het honoreren van tussentijdse wensen van afdelingen zou flexibeler mogen verlopen.

26 van 42


Afdelingsmanagers hebben over het algemeen geen zicht op de kosten die gemoeid zijn met het verlenen van ICT-diensten voor hun afdelingen. De verzakelijking tussen de ICT-afdeling en de overige afdelingen zoals onder punt 6 beschreven is daardoor ten dele tot stand gekomen. Betrokkenheid MT De regie over de uitvoering van het strategisch ICT-beleid 2003-2006 is neergelegd bij de stuurgroep RIO (Realisatie ICT Ontwikkelingen). Daardoor is het managementteam van de provincie Groningen op enige afstand betrokken geweest bij de uitvoering van het Strategisch ICT-beleidsplan 20032006. ICT is inmiddels uitgegroeid tot een strategisch middel voor het realiseren van ambities en doelstellingen. Hierbij is in de toekomst een nog meer direct sturende rol van het MT gewenst. Communicatie De afgelopen jaren hebben op verschillende momenten voorlichtingsbijeenkomsten plaatsgevonden. Tijdens de evaluatie is niettemin duidelijk dat er meer aandacht aan de communicatie over het Strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 en de uitvoering door middel van het RIO-programma zou dient te worden besteed. Onderscheid afdeling ICT en Uitvoeringsprogramma RIO Voor het uitvoeringsprogramma RIO is een aparte programmaorganisatie in het leven geroepen naast de bestaande lijnorganisatie. Belangrijkste reden om een aparte programmaorganisatie in het leven te roepen is gelegen in het principe van integraal management. Afdelingsmanagers binnen de provincie Groningen zijn verantwoordelijk voor het inrichten van bedrijfsprocessen en bijbehorende informatieprocessen binnen hun afdelingen. Consequentie van het principe van integraal management is, dat afdelingsmanagers de ontwikkeling van ICT binnen de provincie Groningen dienen te sturen en het opdrachtgeverschap voor de ontwikkeling van afdelingsspecifieke informatiesystemen voor hun rekening dienen te nemen. Voorzitterschap van de bijbehorende stuurgroep is door een lid van het MT ingevuld. Vertegenwoordigers in de stuurgroep zijn uit de organisatie afkomstig geweest. Programmamanager was de afdelingsmanager ICT. Het onderscheid tussen de afdeling ICT en het uitvoeringsprogramma RIO is voor de meeste betrokkenen binnen de organisatie niet duidelijk geweest. Het programma RIO is als onderdeel van de afdeling ICT ervaren. Hierdoor is ook de indruk ontstaan dat de afdeling ICT leidend is geweest in het bepalen van het gebruik van ICT voor beleids- en bedrijfsprocessen binnen de provincie Groningen. Het is daarom van belang dat de organisatie zich zo ontwikkeld dat de afdelingen leidend zijn in het gebruik van ICT. Dit vereist ontwikkeling van kennis en capaciteit binnen de afdelingen. Competenties Uit de evaluatie is duidelijk geworden dat een aantal van de benodigde competenties van medewerkers binnen de provincie Groningen ontbreken voor het goed kunnen vervullen van een aantal rollen binnen de ICT-functie. Hierbij gaat het met name om de rollen opdrachtgever, opdrachtnemer, functioneel beheerder en projectmanager.

27 van 42


4.4

Aandachtspunten ICT-beleid 2007-2009

De volgende aandachtspunten dienen in het ICT-beleid 2007-2009 te worden geadresseerd: • De rol van ICT is de laatste jaren sterk veranderd. ICT is uitgegroeid tot een strategisch middel dat de overheid in staat stelt doelmatiger te functioneren en beter te presteren. De vraag hierbij voor de provincie Groningen is hoe een verschuiving te realiseren van aandacht voor de technologie naar een focus op het gebruik van ICT om beleids- en bedrijfsprocessen te verbeteren (organisatiefocus). De verandering die gerealiseerd moet worden is te typeren als: “Van kostenpost naar waardetoevoeging”; • Een belangrijke component in het realiseren van meer organisatiefocus is een meer vraaggestuurd (door de interne klanten van de ICT-afdeling gestuurd) ICT-beleid. Dit vraagstuk van ICT-besturing (managen van vraag naar en aanbod van ICT-voorzieningen) zal voldoende aandacht moeten krijgen. In het verlengde van het realiseren van vraagsturing kan een verzakelijking van de interne klant – leverancier relatie worden gezien. Door te gaan werken met specifieke afspraken kunnen de afdelingen bepalen welke diensten zij onder welke condities van de ICT-afdeling willen afnemen; • Adequaat projecten programmamanagement. Door het consequenter toepassen van Prince2 als standaard projectmanagementmethodiek, met vertegenwoordiging van (interne) leveranciers en gebruikers in de stuurgroep én met nadruk op de legitimering van alle projecten door middel van businesscases, kan het gebruik van ICT oplossingen worden verbeterd; • Er zal aandacht moeten worden besteed aan het creëren van een grotere mate van flexibiliteit in de periode 2007-2009 dan in de jaren daarvoor. Er moet sneller op nieuwe wensen vanuit afdelingen kunnen worden ingespeeld. Het opnieuw introduceren van ICTjaarprogramma’s speelt hierin een belangrijke rol. Per jaar zal in het nieuwe ICT-beleid een Informatieplan moeten worden opgesteld. • De positionering en het beleggen van de taken, verantwoordelijken & bevoegdheden van de diverse relevante rollen (o.a. opdrachtgever, opdrachtnemer, functioneel beheerder, projectleider) moet duidelijk worden gedefinieerd. Gezien de digitaliseringsontwikkeling wordt dit steeds belangrijker. Hierbij moet aandacht worden besteed aan de ontwikkeling van de benodigde competenties van de medewerkers die deze rollen vervullen. • Projecten uit de periode 2003-2006 die technisch succesvol zijn opgeleverd hebben de ervaring gegeven dat de inrichting van organisatie, processen en cultuur succesfactoren zijn, die dan ook navenant aandacht dienen te krijgen. Deze ervaring dient bij komende projecten gebruikt te worden. • Procesoriëntatie dient bij de uitvoering van projecten nadrukkelijk aanwezig te zijn. Het proces is leidend voor de wijze waarop informatievoorziening wordt ingericht en vraagt daarom om adequaat vormgegeven procesmanagement. • Communicatie over het ICT-beleid 2007-2009 dient adequaat vorm gegeven te worden.

28 van 42


5 ICT-functie 5.1

Inleiding

De huidige stand van zaken van de ICT-functie binnen de provincie Groningen is op hoofdlijnen beschreven door middel van het model dat in paragraaf 2.5 staat afgebeeld. Het model hanteert het uitgangspunt dat de prestaties van een organisatie een resultante is van de inrichting van de vier groeiprocessen: • • • •

Management & Organisatie; Infrastructuur (ICT en fysiek); Processen; Mensen & Cultuur.

Daarbij dienen de vier aspecten altijd in balans te zijn en blijven. Wijzigingen in een van deze aspecten blijven zelden zonder gevolgen in andere aspecten.

5.2

Management & Organisatie

In algemene zin zijn de onderstaande 4 generieke ICT-besturingsmodellen te onderkennen. In 2002 zijn binnen de provincie Groningen de werkzaamheden op het gebied van ICT gecentraliseerd binnen de huidige afdeling ICT. De huidige ICT-besturing van de provincie Groningen is de variant waarbij zowel besluitvorming als uitvoering centraal is georganiseerd. De (theoretische) voordelen hiervan zijn onmiskenbaar aanwezig binnen de provincie Groningen: schaal- en synergievoordelen, uniformiteit, beheersbaarheid. De nadelen zijn eveneens zichtbaar: grotere bureaucratie en aansluiting op de behoefte van de afdelingen wordt minder. Het gevaar dreigt dat er een kloof ontstaat - mede door de voortschrijdende technologie – tussen de afdeling ICT en de rest van de organisatie.

Ondersteunend Centraal

ICT-richtlijn in de bedrijfsonderdelen Centrale diensten

Centrale besluitvorming en uitvoering

+ +

+ + + -

+ Uitvoering

Centraal

Schaal- en synergievoordelen Beheer van architectuur en standaards Kosten inzichtelijk Flexibiliteit en innovatie

Schaal- en synergievoordelen Uniformiteit Beheersbaarheid Mogelijke bureaucratie Aansluiting behoefte afdelingen

Solitair

Federatief

Uitvoering en besluitvorming in de bedrijfsonderdelen

Richtlijnen centraal, gemeenschappe-lijk beleid, uitvoering in bedrijfsonderdeel

+ + -

+ +

Kennis van de business Prioriteitstelling door de business Efficiëntie (geen schaalvoordelen) Hergebruik van ICT kennis

+ -

Bedrijfsonderdeel flexibel, slagvaardig Standaardisatie gemeenschappelijke infrastructuur Kennis delen Besluitvorming minder effectief Afspraken maken en nakomen is een uitdaging

Decentraal Decentraal

Beleidsmatig

Centraal

De tendens naar centrale ICT-afdelingen is nog steeds dominant. De meeste organisaties in Nederland (zowel overheid als bedrijfsleven) laten deze ontwikkeling zien. Voor de provincie Groningen bestaat er dan ook geen enkele reden het huidige besturingsmodel te verlaten. Wel is

29 van 42


reden te bekijken op welke manier de geconstateerde nadelen van dit besturingsmodel zo goed mogelijk kunnen worden opgevangen. Bij de provincie Groningen is er aan de aanbodzijde van ICT naast de afdeling ICT, de afdeling Informatievoorziening (IV). Deze afdeling biedt documentaire informatiediensten aan en is verantwoordelijk voor geografische informatiediensten. Aan de vraagzijde geldt het principe van integraal management. Afdelingsmanagers binnen de provincie Groningen zijn verantwoordelijk voor het inrichten van bedrijfsprocessen en bijbehorende informatieprocessen binnen hun afdelingen. Dit wordt momenteel decentraal ingevuld. Vanwege de ontwikkeling van de informatievoorziening is een ontwikkeling van de vraagsturing nodig. De uitdagingen waar de ICT-afdeling in 2002 voor stond waren: • Inhaalslag i.v.m. de achterstandsituatie van de afgelopen jaren w.o. het op niveau brengen van de technische infrastructuur en de inrichting van ICT-beheerprocessen; • Slag naar de toekomst om voorbereid te zijn op en adequaat te kunnen inspelen op ICTontwikkelingen in het kader van de elektronische overheid die de provincie Groningen moet helpen zich voor te bereiden op de (toekomstige) elektronische communicatie met en dienstverlening aan externe doelgroepen. De eerste slag is zonder meer gemaakt. De tweede slag is weerbarstiger gebleken. Door middel van met name het inrichten van accountmanagement probeert de afdeling ICT zo goed mogelijk de vraagzijde in beeld te krijgen. De evaluatie laat zien, dat hierin een duidelijke ontwikkeling nodig is. Afdelingen hebben moeite met het nemen van de verantwoordelijkheid voor het inrichten van de eigen informatieprocessen en de daarvoor benodigde ICT-voorzieningen. Informatietechnologie is een hulpmiddel om bedrijfsprocessen te ondersteunen en heeft zich ontwikkeld als onderdeel van de bedrijfstrategie. Afdelingen moeten daarom de regie daarop zelf voeren, bijv. door de inzet van functioneel beheerders die de afdelingsmanager hierin zou kunnen ondersteunen. De provincie Groningen bevindt zich duidelijk in de ontwikkeling naar een volgend volwassenheidsniveau wat betreft de informatievoorziening. In 2005 heeft de afdeling ICT een organisatieverandering doorgemaakt. Hierbij ging het om de introductie van meer procesgericht werken, waarbij de vraag van de klant als leidend werd gedefinieerd. De resultaten hiervan moeten nog zichtbaar worden.

5.3

Infrastructuur

Mede door de discussie over de nieuwe huisvesting binnen de provincie Groningen is er fundamenteel nagedacht over de wijze waarop de ICT-infrastructuur binnen de provincie Groningen zich dient te ontwikkelen. De uitkomst daarvan is de keuze voor een zogenaamd ‘thin client’ concept. Applicaties staan niet op de PC’s op de werkplekken, maar centraal op servers. In Bijlage III staat nader beschreven op welke wijze de toekomstige ICT-infrastructuur er uitziet. Het applicatie-landschap binnen de provincie Groningen is de laatste drie jaar veranderd van een losse verzameling van ongeveer 300 aparte applicaties naar een steeds sterker geïntegreerd geheel. Applicaties die nieuw worden aangeschaft dienen aan de “Groninger ICT-architectuur” te voldoen. Applicaties zoals ProMIS, Scope, ArcGIS, AutoDesk, Gron@t en de standaard desktop (SDO 3.0) zijn hiervan voorbeelden. Ook bestaande applicaties, zoals Pims@All en CODA zijn in de nieuwste versies sterk veranderd. Daarmee wordt voldaan aan de richtlijnen zoals opgenomen in de “Groninger ICTarchitectuur”.

5.4

Processen

De processen binnen de ICT-functie kunnen worden onverdeeld in processen aan de aanbodzijde van ICT-diensten en processen aan de vraagzijde. In die processen zijn verschillende niveaus van volwassenheid aangegeven. Een veel gebruikt model voor de bepaling van de ICT volwassenheid van een organisatie is het zogenaamde ICT-groeifasemodel.

30 van 42


Het volwassenheidsniveau binnen de provincie Groningen kan momenteel in algemene zin worden gekenmerkt als op de grens van “Beheerst” en “Servicegericht”.

Businessgericht

Legenda:

geen issue meer

geen issue meer

flexibel op tijd en op maat

integratie vraagaanbod

geen issue meer

ICT is strategisch wapen

huidige situatie: Klantgericht

Servicegericht

afgestemd op business processen

geoptimaliseerd, volume flexibel

geoptimaliseerd i.s.m. klant via pro-actief beheer

gestandaardiseerde en geïntegreerde processen

toegevoegde waarde voor business staat centraal

geoptimaliseerd: gestroomlijnd en versneld proces

optimalisatie afspraken i.s.m. klant

processen ingericht, meetbaar voor aanbod, start met costmgt.

integrale ontwikkeling en onderhoud van business & IT

geoptimaliseerd i.s.m. gebruikers

gezamenlijke strategie vorming

up to date informatieplanning en architectuur

Beheerst planmatig, onder controle

processen ingericht

Technologie gedreven geen standaarden, geen planning, veel verstoring

ongestructureerd brandjes blussen: reactief

wijzigingen & configuratie proces ingericht

geen overzicht

P&D-catalogus, SLM geïnitieerd, beschikbaarheids- & capaciteitsbeheer

geen afspraken

Exploitatie Incidenten & Problemen

Wijzigingen & Projecten

Service Delivery

beheersbaar conform standaarden

reactief, geen projectmatige aanpak, ad hoc

Ontwikkeling & Onderzoek

algemene richting bepaald met weinig input van de business

geen (formeel) beleid

Strategie & Beleid

Processen aan de aanbodzijde van de informatievoorziening Het volwassenheidsniveau "Beheerst" kan als volgt worden gekenschetst: Er zijn vastgestelde werkwijzen waar welke klantvraag binnenkomt, hoe deze wordt doorgezet en teruggemeld. Klanttevredenheid is redelijk. De interne leverancier (ICT-afdeling) beheerst haar eigen processen voldoende, maar de processen zijn maar ten dele gericht op de klant. Veel voorkomende vragen (>80%) wordt op gestandaardiseerde wijze opgepakt. Administratie van klantcontacten is gestructureerd opvraagbaar. Productie maakt bijna optimaal gebruik van de beschikbare middelen. De kwaliteit van het proces krijgt steeds meer de aandacht. Aan de interne klant wordt op ad hoc basis gerapporteerd in een niet gestandaardiseerde vorm. Processen die duidelijk een hoger volwassenheidsniveau bereikt hebben, zijn exploitatie (PC's en applicaties) en strategie en beleid.

5.5

Mensen & Cultuur

De provinciale organisatie staat aan de vooravond van redelijk ingrijpende veranderingen op het gebied van ICT. Met name de digitalisering van de interne werkprocessen zal veranderingen met zich mee brengen. Om deze digitalisering te laten slagen is het noodzakelijk meer binnen de organisatie meer procesgericht te gaan werken. Naast het benoemen van proceseigenaren/bewakers zal het vooral een cultuuromslag zijn. Het absorptievermogen van de organisatie zal bepalend zijn voor de snelheid waarmee het digitaliseringsproces kan worden uitgevoerd. Naast de cultuuromslag die nodig is voor meer procesgericht werken, zal ook de ontwikkeling van de vraagzijde nieuwe eisen stellen aan medewerkers binnen de organisatie. Functioneel beheer moet op een professionele manier worden ingericht. Hiervoor moeten functieprofielen worden opgesteld en medewerkers worden opgeleid. Voorwaarde is het beschikbaar stellen van capaciteit daarvoor. Om de verzakelijking van de relatie tussen de afdeling ICT en de rest van de organisatie te

31 van 42


bewerkstelligen, zullen de rollen opdrachtgever en opdrachtnemer inhoud moeten krijgen en zullen afdelingshoofden en medewerkers moeten leren deze rollen daadwerkelijk invulling te geven.

5.6

Aandachtspunten ICT-beleid 2007-2009

Vanuit de beschrijving van de stand van zaken van de ICT-functie dienen zich de volgende aandachtspunten aan voor het ICT-beleid 2007-2009: • De vraagzijde binnen de provinciale organisatie bevindt zich in een ontwikkeling naar een hoger volwassenheidsniveau. Dit houdt in dat de verhouding tussen de vraagzijde (interne klant) en de afdeling ICT aan verandering onderhevig is. De vraagzijde zal meer en meer de te leveren producten en diensten en bijbehorende niveaus van dienstverlening van de afdeling ICT gaan bepalen. Ontwikkeling van informatiemanagement als instrument om regie te kunnen voeren op de toepassing van de informatietechnologie is daarbij noodzakelijk. Om deze reden zal in de afdelingsplannen een ICT paragraaf worden opgenomen zoals dit ook het geval is voor de aspecten financiën en personeel; • De verdere introductie van procesgericht werken binnen de organisatie is een noodzakelijke voorwaarde voor het welslagen van de digitalisering van interne werkprocessen, maar zal een stevige cultuurverandering met zich mee brengen; • Het nader uitwerken van de benodigde competenties voor functioneel beheerders, opdrachtgevers en opdrachtnemers en het aanbieden van de benodigde opleidingen om deze competenties (verder) te ontwikkelen verdient aandacht in de periode 2007-2009.

32 van 42


6 Architectuur en informatiebeveiliging 6.1

Inleiding

Bij de uitvoering van het strategisch ICT-beleid zal rekening worden gehouden met een tweetal ontwikkelingen die in de afgelopen periode zijn ontwikkeld, ICT-architectuur en informatiebeveiliging. Deze ontwikkelingen hebben een randvoorwaardelijk karakter en zijn uitgangspunten bij de realisatie van het ICT-beleid.

6.2

Architectuur

6.2.1 Noodzaak van architectuur Nieuwe ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op. Hierdoor komt er ook een grote diversiteit aan technologieën op de provincie af. De complexiteit van ICT wordt steeds groter waardoor onder andere de beheerkosten toenemen. Ook het risico op desinvesteringen wordt steeds groter. De provincie Groningen wil grip op deze ontwikkelingen houden en gebruikt hiervoor het instrument van de ICT-architectuur. Met het toepassen ervan wordt richting gegeven aan de ontwikkeling van ICT, analoog aan een bestemmingsplan. Daarbij worden uitgangspunten, richtlijnen en standaarden gehanteerd die afgeleid zijn uit provinciale collegeprogramma's, concernplannen, afdelingsplannen en beleidsplannen. Deze zijn van toepassing bij het uitvoeren van projecten waarin een ICT component aanwezig is. Net als in een bestemmingsplan is de IT architectuur richtinggevend, maar geeft tevens de bedrijfsvoering de mogelijkheid beargumenteerd daar van af te wijken. Dit stelt de organisatie in staat om bewuste keuzes te maken, de consequenties ervan overziend. Bij de provincie Groningen wordt een industrie standaard (IAF, Capgemini) gebruikt voor architectuur die zo ontwikkeld is dat het aansluit bij de provinciale organisatie. In de afgelopen drie jaar is met name aandacht besteed aan het ontwikkelen van architectuur op het gebied van infrastructuur en informatiesystemen. Dit heeft te maken met de positie waarin de ICT-voorzieningen zich vier jaar geleden bevonden. De omvang van provinciale gegevens neemt explosief toe (80% over de afgelopen vier jaar). Naar schatting is zo’n 50% van die gegevens onnodig, onduidelijk of onbruikbaar. Dat betekent dat het beheer van informatie beter verricht dient te worden. De digitaliseringslag die de provincie Groningen nu maakt heeft tot gevolg dat er veel aandacht is voor processen en informatie. Die informatie komt in veel gevallen uit informatiesystemen. Om er voor te zorgen dat de informatievoorziening optimaal is ingericht om de processen goed te laten lopen is het nodig om aandacht te besteden aan de ontwikkeling van proces- en informatiearchitectuur. Deze ontwikkeling is nodig om de verbanden tussen processen, informatie, informatiesystemen en ICT infrastructuur inzichtelijk te hebben. Dit vraagt om de invulling van de rol van informatie-architect binnen de provincie Groningen.

6.2.2 Principes en architectuurrichtlijnen Provinciale doelstellingen, ambities en beleid zijn bepalend voor de richting die is gekozen qua keuzes voor ICT voorzieningen. Dit is geborgd door het provinciaal beleid te vertalen naar bedrijfsprincipes welke op hun beurt tot uitdrukking komen in IT principes en architectuur richtlijnen. Nevenstaande afbeelding is daarvan een voorbeeld. Een aantal belangrijke elementen van die richting die is gekozen worden hieronder genoemd. •

Standaard software Standaard software (en geen maatwerk) blijkt doorgaans een brede gebruikersbehoefte van de organisatie af te dekken. Daarbij komt dat afspraken met de leverancier leiden tot periodieke

33 van 42


•

•

•

•

•

verstrekte nieuwe versies, gebaseerd op een brede vraag van gelijksoortige organisaties. Workflow projecten oplossen en digitalisering van informatiebronnen middels ProMIS Voor elk digitaliseringproject dat wordt uitgevoerd zal in principe ProMIS worden ingezet. ProMIS, een filenet gebaseerd systeem, heeft brede toepassingsmogelijkheden en is geschikt om in principe alle soorten werkprocessen te digitaliseren en alle soorten informatiebronnen te ontsluiten. Impliciet betekent dit dat niet meer dan één systeem met gelijksoortige functionaliteit in de softwareportfolio beschikbaar zal zijn. Open standaarden De provincie Groningen is voorstander van het hanteren van Open standaarden, omdat het haar keuzes met betrekking tot software en andere ICT faciliteiten enorm flexibel maakt. Leveranciersafhankelijkheid wordt hiermee sterk bestreden. Inmiddels is de voorkeur voor Open Standaarden een onderdeel van de provinciale IT Architectuur en dienen leveranciers ook aan te geven in welke mate hun aanbiedingen daaraan voldoen. Multi-tier concept en webenabling Voor nieuwe informatiesystemen is het gewenst dat ze voldoen aan het multi-tier concept. In dit concept is de gebruikersinterface gescheiden van de bedrijfslogica van de applicatie en de data. Hierdoor wordt het beheer van de systemen efficiënter en maakt het de uitwisseling van gegevens tussen systemen makkelijker. Daarnaast is het gewenst dat systemen gebaseerd zijn op internettechnologie (webenabling) wat bijdraagt aan de flexibilisering van werk. Eigenaarschap applicaties Voor elke applicatie dient het 'eigenaarschap' te zijn ingevuld. Dit houdt in dat de verantwoordelijkheid voor een applicatie belegd is, waardoor de vraag naar (de ontwikkeling van) die applicatie geborgd is. De functioneel eigenaar van een applicatie richt tevens het functioneel beheer in ter ondersteuning van de eigenaar. Eén registratie voor specifieke gegevens Wanneer er zich meerdere bronnen c.q. registraties van dezelfde informatie voordoen, is er altijd sprake van verwarring ten aanzien van actualiteit van gegevens. Daarnaast is er sprake van dubbele beheerswerkzaamheden waardoor er onnodig kosten worden gemaakt. Daarom kiest de provincie Groningen om voor specifieke gegevens slechts één bron te hebben.

6.2.3 Rol architectuur bij uitvoering projecten Bij het uitvoeren van ICT-projecten wordt rekening gehouden met de IT architectuur van de provincie Groningen. Onderstaande figuur geeft weer in welk stadium van het project de toetsing plaatsvindt. Kosten/baten analyse

Project opdracht

Plan van aanpak

Project uivoering

Project afsluiting

Toetsing beschreven projectproducten aan Groninger IT architectuur

34 van 42


6.3

Informatiebeveiliging

6.3.1 Beleid Verstandig en bewust ofwel professioneel omgaan met informatie is de kern van informatiebeveiliging. Hierbij staan de gewenste kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoering voorop. Informatiebeveiliging is een kwaliteitsaspect dat iedereen binnen de provinciale organisatie aangaat en dat dient te worden toegepast in het dagelijkse werk. Het informatiebeveiligingsbeleid van de provincie Groningen kent als doelstelling: "Het bieden van een raamwerk van beleidsuitgangspunten om de informatie van de provincie Groningen zodanig te ontsluiten dat de vertrouwelijkheid, integriteit en continuïteit is gewaarborgd. Hierbij worden de interne en externe regels, die betrekking hebben op de provincie Groningen, gehandhaafd." Naast eisen vanuit wet & regelgeving worden er vanuit de bedrijfsvoering van de provincie Groningen eisen gesteld aan de kwaliteit en continuïteit van informatie. Deze kwaliteitseisen moeten worden omgezet in maatregelen die handhaving en verantwoording van deze eisen mogelijk maakt. Informatiebeveiliging zorgt voor deze vertaalslag en ondersteunt daarmee het bedrijfsproces. Ook in de maatschappij krijgt dit onderwerp in toenemende mate aandacht. Dit is merkbaar door zowel risicovormende als maatregelentreffende ontwikkelingen die er op dit gebied spelen. De provinciale organisatie dient hier op in te spelen om te zorgen dat die vertrouwelijkheid, de integriteit en continuïteit van informatie blijft gewaarborgd. Om dit te bewerkstelligen is er binnen de provincie Groningen een beveiligingsorganisatie opgezet. Deze waarborgt dat het opgestelde informatiebeveiligingsbeleid wordt verankerd in de huidige organisatie van de provincie Groningen. De beveiligingsorganisatie bestaat primair uit de stuurgroep Informatiebeveiliging en wordt daarbij ondersteund door het MT, het lijnmanagement en een externe auditor.

6.3.2 Activiteiten De volgende activiteiten geven invulling aan het informatiebeveiligingsbeleid van de provincie Groningen: • • • • • • •

Opstellen van basis maatregelen informatiebeveiliging binnen de ICT-dienstverlening Informatiebeveiliging architectuur Security Management inbedden binnen de bestaande ICT dienstverleningsprocessen Bewustwording bewerkstelligen Beveiligingsjaarplan Risico analyses Beveiligingsadvies

Gezien de ontwikkelingen en de toenemende aandacht op dit moment zal de functie van Security Manager ICT dit jaar (2006) uitgroeien naar een fulltime functie. Ten tijde van het project werd onderkend dat dit formatieruimte vergde. Daarom wordt momenteel al bestaande formatie gebruikt, echter ten koste van de huidige werkzaamheden. Door inzet van externen wordt dit momenteel ondervangen. In de jaren na 2007 zal deze functie gaandeweg veranderen van een functie gericht op het ICT werkveld naar een functie in de volle breedte van het Informatiebeveiliging werkveld. De ondersteuning van de stuurgroep Informatiebeveiliging door de Security Manager ICT geeft hier een belangrijke invulling aan.

35 van 42


7

Financiën

7.1

Inleiding

Hieronder is aangegeven welke investeringen de komende jaren nodig zijn om de geschetste plannen uit te voeren en daarmee de aangegeven ambities te realiseren, welke structurele beheerkosten hiermee gemoeid zijn en welk (additioneel) beslag dit op de budgetten van de provincie Groningen legt.

7.2

Financiën 2007 - 2009

In het onderstaand overzicht is de meerjarenbegroting opgenomen voor de boekjaren 2007 tot en met 2009. De totale begroting 2007-2009 sluit naadloos aan bij de overzichten uit het beleidsplan 2003-2006. Dekking

2007

2008

2009

Overige apparaatskosten ICT meerjarenbeleid

2.595.367 2.031.462

2.673.229 2.092.405

2.753.425 2.155.178

Totaal dekking

4.626.829

4.765.634

4.908.603

2007

2008

2009

Cluster Beheer Technische infrastructuur Cluster Technisch Applicatiebeheer- en ondersteuning Cluster Helpdesk Overige Clusters

670.000 1.250.000 600.500 175.000

693.000 1.276.100 606.500 180.000

704.400 1.277.200 608.500 185.000

Totaal exploitatie- en beheer Vervangingen (hardware)

2.695.000 600.000

2.755.600 600.000

2.775.100 600.000

Totaal begroting

3.295.000

3.355.600

3.375.100

Beschikbaar voor projecten

1.331.829

1.410.034

1.533.503

Begroting Exploitatie en beheer:

In het overzicht zijn de begrotingen verwerkt van de clusters die verantwoordelijk zijn voor exploitatie- en beheer en de uitvoering van de daaraan gerelateerde processen. Naast de begroting van de clusters is op basis van een afschrijvings- c.q. vervangingsbeleid een inschatting gemaakt van de uitgaven ten aanzien van vervanging van hardware. In het overzicht is bepaald wat jaarlijks maximaal beschikbaar is voor het uitvoeren van ICT projecten. Door van het krediet de exploitatiebegroting plus vervangingen af te trekken wordt het bedrag berekend dat voor projecten beschikbaar is.

36 van 42


7.3

Ontwikkeling formatie

Voorgaande hoofdstukken lieten een aantal personele consequenties zien. De digitaliseringsontwikkeling vergt voor procesontwerp, -analyse en inrichting 1.0 fte. Tevens vraagt de procesoriëntatie om de aanstelling van een informatiearchitect die de verbanden tussen processen en informatievoorziening inzichtelijk maakt en onderhoudt. Beide uitbreidingen zijn nodig om de projectkosten te beperken en onderhoudscontracten niet te laten stijgen. In het kader van informatiebeveiliging is de invulling van de rol van ICT security manager (1,0 fte) nodig. Momenteel wordt daar al voor 0,5 fte aandacht aan besteed, echter dit gaat ten koste van de huidige werkzaamheden. Daarvoor wordt nu externe mankracht ingezet. Deze formatie wordt gefinancierd vanuit de beschikbare kredieten.

7.4

Dekking

De dekking voor de ICT uitgaven voor de komende drie boekjaren wordt gevormd door een tweetal kredieten. In de eerste plaats het krediet overige apparaatskosten, het krediet dat dient voor de dekking van ICT uitgaven ten aanzien van exploitatie- en beheer. Daarnaast het krediet ICT meerjarenbeleid. Dit krediet wordt aangewend voor de financiering van projecten waaronder op dit moment het huidig RIO programma. Naast de bovengenoemde kredieten ontvangt de afdeling voor de financiering van haar formatie gelden uit het krediet AKP. Dit krediet is niet in het overzicht verwerkt.

7.5

Conclusie

De uitvoering van het strategisch ICT-beleidsplan 2003-2006 is gerealiseerd binnen budget. Op basis van de nu beschikbare informatie lijkt het dat in de komende beleidsperiode voldoende budget beschikbaar zal zijn. Op basis van jaarlijkse informatieplannen zal aangegeven worden welke consequenties nieuwe ontwikkelingen met zich meebrengen.

37 van 42


Bijlage I

Geraadpleegde bronnen

Documenten • Verklaring elektronische overheid d.d. 18 april 2006 • Streefbeelden 2010 • Concernplan 2006 • Masterplan RIO • Projectenportefeuille 2003 - 2006 • Programmarapportages Stuurgroep RIO 2005 • MT-rapportage RIO 2005 • Clusterplannen RIO 2006 • Clusterplannen ICT 2006 • GS tussenrapportage 2004 • GS tussenrapportage 2005 • Rapport procesgeorieënteerd werken, Korringa, juni 2006 • Reactie P&O op concept ICT-beleidsplan, Sikkema, augustus 2006 • Risico analyse workflow document management System Provincie Groningen, Merx en Jaarsma, juli 2005 • Ben de andere provincie, 2005, Provincie Noord-Brabant • IOG werkplan, Oegema en Bervoets, 2006 • Prioriteiten e-Provincies 2006-2007, BOAG e-Provincies, januari 2006 • Voorstel voor vervolg op E-Provincies, Kuipéri, mei 2006 • Mijnoverheid.nl, Mettau, juni 2005

Websites • e-provincies.nl • ipo.nl • e-overheid.nl • andereoverheid.nl • stroomlijningbasisgegevens.nl • digid.nl • bzk.nl • vrom.nl • ictu.nl • ososs.nl • pkioverheid.nl

38 van 42


Bijlage II

Toelichting ontwikkelingen elektronische (andere) overheid

Elo-Grunn Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties ziet een klimaat ontstaan in de provincie Groningen waardoor er mogelijkheden zijn om de 25 Groninger gemeenten, de twee waterschappen en de provincie versneld over te laten gaan op een aantal ontwikkelingen die in hoofdstuk 3 beschreven zijn. Daarvoor is onder verantwoordelijkheid van het ICTU het project EloGrunn gestart waar de provincie daar waar mogelijk haar expertise zal inbrengen. De term ' Elo' is een afkorting voor elektronisch loket. Het gaat om de invoering van de basisregistraties, DigiD, elektronische formulieren en het realiseren van samenwerking in het kader van de Omgevingsvergunning. Transparante overheid (ontsluiten overheidsinformatie) Het ontsluiten van informatie van verordeningen en besluiten van de provincie Groningen met behulp van internettechnologie is één van de onderdelen van de andere overheid waarvoor in beginsel de technologie onder de vlag van RIO is opgeleverd. De afdeling ICT zal een coördinerende rol blijven spelen om de publicaties vanuit de verschillende organisatieonderdelen op uniforme wijze te laten plaatsvinden (horizontale applicatiearchitectuur) Basisregistraties In de Tussenrapportage 2005 is reeds melding gemaakt van de komst van basisregistraties waar de provincie mee te maken heeft. In de landelijke ontwikkeling zijn er wat wijzigingen geweest: inhoudelijk, qua planning en in en rond de naamgeving. Hieronder staat nog eens aangegeven om welke basisregistraties het gaat met daarbij aangegeven de actuele planning: • • • • • •

Personen (GBA) (wetgeving per 1-1-2007); Bedrijven (2e kwartaal 2007); Adressen (medio 2009); Gebouwen (medio 2009); Percelen (maart 2007); Kaarten (maart 2007).

De overheid beschikt over alle gegevens die nodig zijn om adequate dienstverlening te kunnen bieden en accurate controle te kunnen uitoefenen. Het probleem is echter dat deze gegevens nu nog zijn verdeeld over dertigduizend landelijke, provinciale en gemeentelijke databanken, en daarmee wordt de beschikbaarheid in de praktijk drastisch uitgehold. Voor het besturen van ons land zijn zes authentieke registraties van zo’n vitaal belang, dat zij door het kabinet in een samenhangend stelsel zijn ondergebracht, de basisregistraties. Naast de genoemde zes basisadministraties is ook vastgesteld dat er drie aanvullende basisregistraties bijkomen (kentekenregistratie, UVW polisadministratie en inkomens- en vermogenregistratie). De inschatting is dat deze registraties de provincie niet zullen raken. Verder wordt onderzocht of de registratie van niet-ingezetenen, de Grootschalige Basiskaart van Nederland en Data en Informatie van de Nederlandse ondergrond ook basisregistraties kunnen worden. In 2005 is een impactstudie naar invoering van het Nieuwe Handelsregister uitgevoerd die in 2006 leidt tot een projectvoorstel zodat de invoering van de zes basisregistraties binnen provincie Groningen gestart kan worden. Bedrijven en Instellingen Nummer Binnen het Nieuwe Handelsregister (NHR) zal het Bedrijven en Instellingen Nummer (BIN) als uniek identificerend nummer fungeren. In de provinciale registraties waarin bedrijven voorkomen zal het BIN moeten worden ondergebracht conform wetgeving in het kader van het NHR. Dit heeft met name impact op het vergunningverleningproces.

39 van 42


Burger Service Nummer9 Als onderdeel van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) en in de (nog te realiseren) Registratie Niet Ingezetenen (RNI) zal het Burger Service Nummer worden opgenomen. Het BSN is een uniek persoonsgebonden nummer en is gelijk aan het Sofi-nummer, dus bestaande uit 9 posities. In tegenstelling tot dat Sofi-nummer zal het BSN gebruikt worden voor communicatie binnen de hele overheid. Wanneer een persoonsnummer gebruikt wordt bij communicatie tussen burger en overheid mag per 1 januari 2006 dit alleen nog het BSN zijn. Ook bij eventuele uitwisseling van persoonsgegevens tussen de provincie en ketenpartners zal het BSN een rol gaan spelen. Met de komst van BSN zal het voor provincies ook mogelijk worden gebruik te maken van digitale identificatie via DigiD hetgeen hieronder nog beschreven wordt. DigiD10 Vanaf 1 januari 2005 kunnen burgers dankzij DigiD (spreek uit: Diegiedee) met één gebruikersnaam met wachtwoord op internet bij elektronische diensten van steeds meer overheidsinstellingen terecht. DigiD staat voor Digitale Identiteit; het is een gemeenschappelijk systeem van en voor de overheid. Overheidsinstellingen kunnen met DigiD de identiteit verifiëren van klanten die gebruik maken van hun elektronische diensten. De provincie Groningen zou hiervan gebruik kunnen maken bij aanvragen van burgers die een tegemoetkoming vragen aan de Stichting Provinciaal Groninger Studiefonds. Daarbij kan de provincie gebruik gaan maken van de beschikbare beheervoorziening BSN om de persoonsgegevens van de burger (o.a. adres en geboortedatum) op te halen. Dit kan natuurlijk ook ingezet worden voor digitale diensten aan bedrijven op naam van een natuurlijk persoon (bijvoorbeeld boeren). Omgevingsvergunning Een van de onderdelen van de modernisering van de VROM-regelgeving is de omgevingsvergunning. Daarmee moet met name bereikt worden dat er minder administratieve lasten ontstaan voor het bedrijfsleven. ICT speelt hierbij en een cruciale rol. Met name door het ontwikkelen van digitale vragenbomen worden aanvragers snel langs de relevante vragen en regelgeving geleid. Daarnaast worden verschillende bestuurslagen afhankelijk van elkaars informatievoorziening, wat zal leiden tot standaardisatie in techniek ten behoeve van de gegevensuitwisseling. Wkpb De Wkpb is de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken. Deze wet is opgesteld om ervoor te zorgen dat het eenvoudiger wordt om volledige informatie te krijgen over de rechtstoestand van een onroerende zaak op een bepaald moment. Dat kan door de introductie van een eenduidige registratiemethodiek en aan elkaar gekoppelde registers van gemeenten en Kadaster. De verwachting is dat de Invoeringswet het derde kwartaal van 2006 parlementair zal worden aanvaard, waarna de Wkpb op 1 januari 2007 daadwerkelijk in werking kan treden. Het Uitvoeringsbesluit zal naar verwachting eveneens in het derde kwartaal 2006 door het parlement worden aangenomen. De Wkpb zorgt voor een informatiestroom waarbij diverse organisatieonderdelen met behulp van ict ruimtelijke gegevens openbaar maken . Verdrag van Aarhus Op 4 februari 2005 is de uitvoeringswet Verdrag van Aarhus in werking getreden. Met de wet zijn vooral de Wet milieubeheer en de Wet openbaarheid van bestuur aangepast. In het verdrag staat de openbaarheid van emissiegegevens voorop. Verder is de plicht om informatie uit eigen beweging openbaar te maken uitgebreid. Het inwerkingtredingbesluit is geplaatst in Staatsblad nr. 66, 2005.

9

Bron: www.e-Provincies.nl Bron: www.digid.nl en www.e-provincies.nl

10

40 van 42


Bijlage III

Huisvesting en ICT infrastructuur

Inleiding De provincie Groningen wil haar huisvesting ondersteunend laten zijn aan het samen te werken en resultaten bereiken. De provincie richt zich daarbij op de realisatie van de activiteitgerelateerde werkplek. Dit houdt in dat er voor bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld vergaderen, PC-gebruik, geconcentreerd werken, samenwerken) een specifieke werkplek wordt ingericht. Deze werkplek is afgestemd op de desbetreffende activiteit en draagt bij aan een optimaal werkresultaat. Het project Metamorfose werkt aan de realisatie van die activiteitgerelateerde werkplek. Die activiteitgerelateerde werkplek heeft consequenties op allerlei gebieden, ook op het gebied van ICT. Dit hoofdstuk gaat daar verder op in. Daarbij worden een aantal varianten genoemd, een keuze die onafhankelijk van de huisvesting zich ook had voorgedaan. Virtuele werkplek In de werkgroep ICT van het project Metamorfose zijn een aantal werkplek varianten met betrekking tot ICT aspecten uitgewerkt. Variant Variant Variant Variant

1 2 3 4

- Huidige situatie m.b.t. ICT werkplek handhaven - Organisatiebreed laptop gebruik - Beperkt virtuele werkplekken Terminal Server/Citrix - Volledig virtuele werkplekken VMWare/SDO 3 via RDP

Op basis van een afweging op functionaliteit, kosten, productkwaliteit (bewezen technologie) is geadviseerd om variant 3 toe te passen in het huisvestingsconcept 'activiteitgerelateerd werken'. De eerste variant lijkt op het eerste gezicht geschikt, maar vraagt om een flinke uitbreiding van licenties en intensief beheer waardoor de kosten hoger zullen worden. Verder zal deze variant op termijn veel ergernis bezorgen door een continue installatie van applicaties. De tweede variant is het minst geschikt. Het heeft hoge kosten, is kwetsbaar (veel uitval) en persoonsgebonden, waardoor de laptop moet worden meegenomen of opgeborgen. De laatste twee varianten maken gebruik van het 'thin client' principe waarbij applicaties niet meer op de pc zelf geactiveerd zijn, maar op een server. De vierde variant toont op de werkplek een complete virtuele PC die eigenlijk actief is op een server. In de derde variant gaat het alleen om applicaties die op een server actief zijn. Deze variant wordt het meest gebruikt en is al lange tijd beschikbaar op de markt (proven technology). Voor alle varianten geldt dat er verschillende verschijningsvormen zullen zijn van de werkplek (standaard werkplekken, grafische werkplekken en laptop's). Consequenties ICT-infrastructuur Ongeacht de keuze voor een van bovengenoemde varianten heeft een nieuw werkplek concept consequenties voor een aantal aspecten. Hieronder worden deze aspecten afzonderlijk toegelicht en aangegeven wordt wat de consequenties zijn in relatie tot de ontwikkeling van de ICTinfrastructuur. Werkplekconcept De geadviseerde variant bevat het thin-client concept. Onafhankelijk van de aanwezigheid van het huisvestingsproject had een dergelijke keuze gemaakt moeten worden. Daarom wordt hiermee rekening gehouden in het ICT beleid. Dit zou vanwege de invoering van Windows Vista pas in 2008/2009 aan de orde zijn. Vanwege de planning voor het huisvestingsconcept zal dit naar voren getrokken moeten worden naar 2007. Verder is in Metamorfose voor alle werkplekken een 19" monitor voorzien. In het project Metamorfose is hiermee rekening gehouden. Digitalisering Een 'activiteitgerelateerd huisvestingconcept heeft onder andere tot gevolg dat informatie veel meer dan nu het geval is digitaal beschikbaar moet zijn. Die ontwikkeling was al onderkend. Echter doordat dit huisvestingsconcept gaat spelen, zal het tempo waarin de digitaliseringslag gemaakt wordt mogelijk hoger zijn. Bovendien dient de digitale versie van informatie leidend te worden. Dit

41 van 42


heeft consequenties voor veel werkprocessen in de organisatie. In het ICT beleid wordt rekening gehouden met een digitaliseringtempo van 2 of 3 processen per jaar. Opslag van data Het digitaliseren van processen heeft een directe impact op opslagcapaciteit, zowel op de hoeveelheid maar ook de bedrijfszekerheid van de opslagfaciliteiten. Om tot 2010, gezien de verwachte toename van benodigde opslagcapaciteit, een toereikend archiveringsysteem te faciliteren zal een investering hierin nodig zijn. Doordat er minder fysieke archiefruimte nodig is voor een digitaal archief, zullen kosten op terrein van de afdelingen Informatievoorziening en Facilitaire Zaken verdwijnen. In het ICT beleid wordt hiermee rekening gehouden. Gelet op de extra archiveringsslag die als gevolg van het huisvestingsconcept moet worden ingezet zijn hiervoor aanvullende middelen nodig. Netwerk Het nieuwe huisvestingsconcept vereist dat een groot deel van de bekabeling opnieuw aangelegd moet worden. De afdeling Facilitaire Zaken kent deze kosten en zal hiermee rekening houden. In het huisvestingsconcept zijn een aantal werkplekken opgenomen waar het mogelijk is om bijv. met een laptop draadloos toegang te krijgen tot het netwerk. Normaliter zou dit niet aan de orde zijn. Vanuit het huisvestingsproject wordt hiermee rekening gehouden. Telefonie Voor het aspect telefonie zijn een aantal technieken onderzocht (DECT, GSM, VoIP,VoWLAN/WIFI, PABX). Daaruit bleek dat VoIP (Voice over IP, waarbij de spraak over het datanetwerk wordt getransporteerd)de beste mogelijkheden heeft met de laagste kosten. Een goed alternatief is de huidige telefooncentrale (PABX) die pas in 2010 is afgeschreven en mogelijkheden heeft voor flexibel gebruik (Desksharing, inloggen met een pincode). Echter omdat VoIP zo veel voordeel biedt en het noodzakelijk is om de (netwerk) bekabeling te vervangen dient te worden wordt geadviseerd om de huidige telefooncentrale vervroegd af te schrijven en VoIP te implementeren. Financiering vindt hiervoor plaats vanuit kapitaallasten. Randapparatuur Aan een werkplek is randapparatuur gekoppeld, zoals printers, pda's etc. Om flexibel met printen om te gaan, zal het nodig zijn om de "follow me printing" methodiek te gaan gebruiken. Daarbij geeft de medewerker een printopdracht die op elke printer doormiddel van het intoetsen van een pincode uit elke willekeurige printer kan komen. Deze keuze zou in het huidige huisvestingsconcept niet gemaakt worden. In het huisvestingsconcept wordt hiermee rekening gehouden. Voor PDA's moet gezocht worden naar een draadloos concept. Dit kan gerealiseerd worden door gebruik te maken van een draadloos netwerk (WiFi) of een GPRS/UMTS abonnement. De Xerox Copiers/Printers die twee jaar geleden zijn geïntroduceerd bij de provincie kunnen ook gebruikt worden als scanner voor algemeen gebruik. Conclusie De nodige ontwikkelingen op het gebied van de ICT-infrastructuur om het nieuwe huisvestingsconcept te realiseren zijn grotendeels al voorzien in het doorontwikkeling van de ICTinfrastructuur. Echter hiervoor zullen een aantal ontwikkelingen die normaliter op een later tijdstip zouden worden doorgevoerd eerder moeten worden uitgevoerd. Dit geldt niet voor de beschreven ontwikkelingen voor de printomgeving, het draadloos netwerk en de 19" monitoren.

42 van 42

Groningen Digitaal. Op weg naar een moderne dienstverlenende provincie! Strategisch ICT-beleidsplan

Recommend Documents