oppen) pt
Grensverleggende brancheorganisaties UNETO-VNI 21 april 2015 – VNO-NCW en MKB-NL
Arial pt
UNETO-VNI: de ondernemersorganisatie voor de installatiebranche en de technische detailhandel, gevestigd in Zoetermeer
Bold pt
Installatiebranche
Arial pt
• Circa 4.500 aangesloten bedrijven • Werkgelegenheid voor 120.000 mensen • Jaarlijks goed voor 12 miljard euro omzet • Woning- en utiliteitsbouw, infra en industrie
Bold pt
Arial pt
Technische detailhandel • Elektronicawinkels, wit-, bruin-, grijsgoed, telecom, reparatie- bedrijven • 1.200 verkooppunten • Jaarlijkse omzet: 2,3 miljard omzet
Bold pt
Inventarisatie bij mijn start in 2013
Arial pt
• Enthousiaste, professionele medewerkers • Leden met een sterke band met hun vereniging • Een branche in transitie • Leden willen meer dan ooit ‘value for money’ • Verenigingsgedachte onder druk door afweging kosten en baten
Bold pt
Mondige, kritische leden
Arial pt
• ‘Waarom kost het lidmaatschap zoveel geld?’ • ‘Waarom werken er zoveel FTE op het verenigingsbureau?’ • ‘Weten ze in Zoetermeer eigenlijk wel hoe hard de storm buiten waait?’ • ‘Houden ze zich wel bezig met wat wij nodig hebben?’ Maar ook genuanceerde reacties: • ‘Het is in de loop der jaren ook wel heel complex geworden’ • ‘Het kwaliteitskeurmerk van de aangesloten bedrijven is het hoogste goed’ • ‘Mijn vader leerde me sleutelen – bij de vereniging leerde ik ondernemen’
Bold pt
Aanleiding van UNETO-VNI 3.0
Arial pt
• Dienstverlening naar de leden optimaliseren • Fundamentele verandering van de marktomstandigheden • Leden maken vaker bedrijfsmatige kosten/baten-afweging voor het lidmaatschap • De wens van het Algemeen Bestuur om de vereniging financieel toekomstbestendig te maken
Bold pt
Doelstellingen van het project
Arial pt
• De vereniging voorzien van een herijkte strategie met heldere doelstellingen • De verenigingsstructuur aanpassen aan de doelstellingen • Financiering van de vereniging toekomstbestendig maken • Een efficiënter werkend bureau, met duidelijke verantwoordelijkheden en meetbare doelstellingen • Uiteindelijke doelstellingen: • Hogere kwaliteit tegen lagere kosten • Een vereniging die fit, flexibel en dynamisch functioneert
Bold pt
Werkwijze
Arial pt
• Start: juni 2013 • Uitgevoerd op eigen kracht, zonder inschakeling consultants (!) • Binnen de gestelde tijd gerealiseerd • Vier werkgroepen met bestuurders en medewerkers krijgen parallel aan elkaar één jaar de tijd voor ideevorming, overleg, bijstelling en besluitvorming: 1. Strategie 2. Financiering 3. Structuur 4. Bureau
Bold pt
Projectorganisatie sinds 1 juli 2013 Algemeen Bestuursleden, directeur bestuurssecretaris
Arial pt
Stuurgroep
Directeur, bureaumedewerkers
Strategische heroriëntatie Bestuursleden en bureaumedewerkers
Projectteam
Projectcoördinatie
Financiering Bestuursleden en bureaumedewerkers
Structuur vereniging Bestuursleden en bureaumedewerkers
Bureau Bestuursleden en bureaumedewerkers
Bold pt
UNETO-VNI 3.0 – de projectplanning
Arial pt
Tijdlijn < 2013
2014 1-7
15-9
15-10
WG 1 Strategie
Herijking en doelstellingen
WG 2 Financiën
Inventa- Uitwerken besp. risatie en bus. models
WG 3 Structuur
Ideevorming en toetsing
WG 4 Bureau
Inventariseren efficiency verbeteringen
Bijstellen nav synergieproces
1-12
> 1-2
Teksten schrijven en communicatie voorbereiden
Continue ondersteunen project en verder verfijnen business modellen
I.o.m. besturen ontwikkelen nieuwe structuur
Veranderplan uitwerken
Op basis van scenario’s uitw. organisatiemodellen en kosten
Organisatie spiegelen
1-5
1-7
Meewerken aan besluitvorming Meewerken aan besluitvorming Meewerken aan Impl. besluitvorming Meewerken aan Impl. besluitvorming
Er is veel tijd besteed aan raadplegen van, en draagvlak verkrijgen bij bestuurders en leden.
= ledenraad
Bold pt
UNETO-VNI 3.0 – de voorzetting
Arial pt
Tijdlijn < 2013
AB
2014 1-7
3-9
24-10
Spoor 1 Vereniging
Zomerteam: voorbereiding en uitwerking
Statuten, HR en besluit- vorming voorbereiden
Spoor 2 Bureau
HR-team: proces en benoeming kwartiermakers
Q&F-plan, adviestraject en begroten met PDA
14-11
21-11
Impl. Team akk. documenten
Sollicitatie en plaatsingsproc.
9-12
Besluitvorming en communicatie
2015> 1-1
Start 3.0- vereniging
Bezwarenproc en Start 3.0- overdracht bureau
Dit plaatje schetst de hoofdlijn van de gebeurtenissen. De sporen verlopen niet volledig gescheiden.
= ledenraad
Bold pt
Arial pt
Verenigingsstructuur • Nog maar één 'afgevaardigd' (statutair) Bestuur • Het Dagelijks Bestuur verdwijnt • Afdelingen worden gebundeld in 6 regio’s • Bundeling van de ‘Vakgroepen’ • Ledenraad behoudt de 'afgespiegelde' samenstelling waarin leden zich herkennen (markt, regio, bedrijfsomvang)
Bold pt
Arial pt
Bureau UNETO-VNI • Van 79 naar 65 fte’s • MT naar 4 personen: stuurt op resultaat, kostenbeheersing, kwaliteit • De staf ('overhead') wordt zo klein mogelijk;; iedereen krijgt doelstellingen die met resultaat voor leden te maken hebben • Zoveel mogelijk projectmatig en resultaatgericht werken, meer focus en meer contact met leden • Alert blijven op mogelijkheden voor verdere kostenbesparingen: bedrijfsvoering, mobiliteit en medewerkers, efficiency
Bold pt
Arial pt
De winstpunten op een rij • Bedrijfsmatig werken dankzij focus op PDA • Minder bestuurlijke drukte : daardoor meer ruimte voor ledencontact • Leden krijgen toegang tot informatie uit alle groepen • Betere financiële en meer resultaatgerichte aansturing van het bureau • Focus op beperkt aantal producten, diensten en activiteiten • Meer ruimte om in te spelen op actuele ontwikkelingen • Kortom: betere dienstverlening tegen lagere kosten
Bold pt
‘Lessons learned’
Arial pt
• Maak een ambitieuze projectplanning, houd je eraan • Maak gebruik van de beschikbare expertise van zowel bureaumedewerkers als bestuursleden. • Inschakelen van dure consultants? Niet nodig! • Behoud draagvlak, maar doe geen concessies aan de projectplanning • Houd rekening met het ‘managen’ van emoties;; zowel bij besturen als bureaumedewerkers • Kies voor échte verandering, niet voor cosmetische aanpassingen • Communiceer gedurende het hele project transparant naar alle betrokkenen: besturen, leden, bureaumedewerkers, OR, stakeholders • Monitor de resultaten, stel bij waar nodig
