Grensoversch rijdend zakendoen in de EU wordt steeds eenvoudiger ____ ONTDEK DE EUMAATREGELEN DIE UW BEDRIJF HELPEN ACTIEF TE ZIJN OP DE INTERNE MARKT EN DIE GRENSOVERSCHRIJDENDE INNING VAN SCHULDEN VEREENVOUDIGEN ____
2
CROSS-BORDER BUSINESS IN THE EU MADE EASY
VEELGESTELDE VRAGEN (FAQ) De opvattingen en informatie die in de antwoorden van dit document zijn opgenomen, zijn die van de auteur(s) en geven niet zonder meer de officiële opvatting van de Europese Unie weer. Noch de instellingen van de Europese Unie, noch organen of personen die handelen in naam daarvan, kunnen verantwoordelijk worden gesteld voor het gebruik van de informatie die in deze publicatie is opgenomen.
Tijdens het vraag- en antwoordgedeelte van het evenement zijn er tal van vragen gesteld over hoe men met uitstaande betalingen moest omgaan, hoe men de kasstromen efficiënt kon beheren en hoe men tijdige betalingen zeker kon stellen op grond van de beschikbare rechts- en financiële middelen. Ook wilden de deelnemers meer inzicht krijgen in hun hoe zij hun rechten konden uitoefenen bij grensoverschrijdende transacties.
Kwesties die aan de orde kwamen gedurende de voorlichtingsbijeenkomst, waren onder meer: Index kernbegrippen Algemene voorwaarden
page 7
Automatische incasso
page 4
Eisen factuur
page 8
Facturering
page 5
Incoterms
page 9
Instrumenten
page 9
Ketenfinanciering
page 4
Kredietwaardigheid
page 6
Kwaliteit beheer
page 3
Wanbetaling
page 3
3
CROSS-BORDER BUSINESS IN THE EU MADE EASY
Vraag 1 Wat moet ik doen als het contract is opgesteld en de klant betaalt niet omdat hij financiële problemen heeft? Het eerste wat je kan doen is proberen om erachter te komen of hij niet wil of niet kan betalen. Als blijkt dat hij het niet kan, probeer dan een betalingsregeling af te spreken. Als dat dan nog niet lukt, bedenk dan goed of je door gaat met de leveringen. Hoe lang blijf je doorgaan met hem te leveren terwijl hij niet betaalt? Het is moeilijk in te schatten wanneer je de juridisch formele kant op gaat om het af te dwingen. Zorg dat je goed je interne organisatie op orde hebt om dit te voorkomen. En spreek een niet te lange betalingstermijn af. Wees daarin helder in de organisatie en naar de klant toe.
Antwoord door: Mannes Westhuis Vraag gesteld door : R. Kaya, €urosel
Vraag 2 In het rijtje Kwaliteit Beheer staat niet dat je goed moet noteren aan wie het is verkocht? Dit klopt, dit valt onder de afspraak/contract. Het is zeker heel belangrijk dat je de factuur goed opstelt met de juiste tenaamstelling, want dat is iets dat vaak fout gaat.
Antwoord door: Mannes Westhuis Vraag gesteld door: Carla Bergsma, Fast & Fluid Management
4
CROSS-BORDER BUSINESS IN THE EU MADE EASY
Vraag 3. Als leverancier krijgen we te horen dat we de factuur kunnen sturen naar de bank, heeft u daar ervaring mee? Een vordering kan worden overgenomen door een bank. Nee daar heb ik geen ervaring mee.
Reactie uit de zaal: het lijkt op huren van geld, je krijgt ongeveer 80% van de factuur en het kost 20%. Het is een vorm van factoring.
Ideal heeft tegenwoordig een soort zakelijke giro. De factuur wordt via de email verstuurd en dan krijg je een Ideal via de mail die dan moet worden betaald.
Verder is ketenfinanciering steeds meer in opkomst. Dit is een vorm van financiering voor de gehele waardeketen van leverancier tot producent. Het biedt internationale leveranciers de mogelijkheid tegen de gunstigste kredietvoorwaarden te lenen op basis van de kredietrating van de importerende Nederlandse handelsbedrijven en producenten. Ook worden zij via het supply chain finance platform door de financiële instelling eerder betaald, waardoor zij liquiditeit vrijspelen. In ruil hiervoor kunnen de Nederlandse importeurs hun betaaltermijnen verlengen, waardoor ook bij hen meer liquiditeit vrijkomt. Antwoord door Mannes Westhuis Vraag gesteld door Aad de Vetten, Certhon
5
CROSS-BORDER BUSINESS IN THE EU MADE EASY
Vraag 4. Wat is een automatische incasso in het buitenland? Europeanen kunnen gebruikmaken van automatische incasso om rekeningen elders in de EU te betalen.
Dit is een regeling die bedrijven de mogelijkheid geeft zich via een automatische incasso te laten betalen door een klant in een ander EU-land. Een automatische incasso-opdracht of domicilïering bespaart u het werk om een cheque uit te schrijven of een overschrijving te doen om een rekening te betalen. Automatische incasso wordt vooral gebruikt voor periodieke opdrachten zoals de betaling van gas, water en licht, telefoon en abonnementen.
Het is een contract tussen de koper en verkoper. Uit de zaal wordt gezegd dat er direct betaald wordt, dus een betalingstermijn van 0 dagen. Beantwoord door Mannes Westhuis Vraag gesteld door Janhang Guo, Honeybird trading & investment
Vraag 5 Hoe check ik de kredietwaardigheid van een bedrijf? Er zijn bedrijven die internationaal kredietwaardigheid checken, bijv creditsafe. Zij verzamelen over bedrijven in verschillende landen. Je kan het beste niet alleen op creditsafe vertrouwen, maar ook andere bronnen aanboren, zoals kamers van koophandel-achtige organisaties. Een tip uit de zaal : Je kan binnen de EU het BTW nr navragen bij de belastingdienst. De btw nummers zijn beter te vertrouwen dan een naam omdat die namen nog wel eens willen verschillen. Beantwoord door Mannes Westhuis
6
CROSS-BORDER BUSINESS IN THE EU MADE EASY
Vraag 6: Extra vraag door de vraagstelster: Btw-nummer van een bedrijf kan veranderen maar een inschrijving niet? In Frankrijk bestaat het btw nummer uit 9 cijfers die nooit veranderen, anders is het een ander bedrijf. Het is inderdaad niet altijd makkelijk om de gegevens te verkrijgen als je de taal niet beheerst. Maar het is wel belangrijk om informatie te hebben, je kan het ook van te voren bij het bedrijf op vragen.
Beantwoord door Anne-Isabelle Cador Vraag: Carla Bergsma, Fast & Fluid
Vraag 7. Wat als er zaken wordt gedaan tussen een Nederlander en Fransman en er ligt een contract, welk recht is dan van toepassing? Dit gaat later op deze dag behandeld worden. Het is inderdaad een heel belangrijke vraag. Beantwoord door Anne-Isabelle Cador Vraag: €urosel, R. Kaya
Vraag 8. Mag je verwijzen naar algemene voorwaarden zonder ze schriftelijk te overhandigen? Of is het voldoende dat ze op de website staan vermeld? Het moet duidelijk zijn dat de klant kennis heft kunnen hebben van de algemene voorwaarden. Wat niet genoeg is uitsluitend verwijzen naar algemene voorwaarden die bij een kamer van koophandel in Nederland liggen. Omdat het te moeilijk is te bereiken en niet te lezen. Beantwoord door Anne-Isabelle Cador Vraag Anita Ntakarutimana,
7
CROSS-BORDER BUSINESS IN THE EU MADE EASY
Vraag 9. Waar kan ik de voorwaarden vinden waaraan een factuur van Franse afnemer moet voldoen? Er zijn voorbeelden bij de ICC in Parijs, daar is te zien waar een factuur aan moet voldoen. Of ze geven op zijn minst een lijstje van wat er in moet staan. Er worden in Frankrijk zelfs boetes uitgegeven als je een factuur niet goed opstelt. Dit zal een Nederlands bedrijf dat zaken doet met Frankrijk niet zo snel krijgen, maar als je vestiging in Frankrijk hebt dan belangrijk
Beantwoord door Anne-Isabelle Cador Vraag: Maryke Otten. KvK Midden Nederland
Vraag 10 Is er standard factuur waar je minimaal in elk land moet voldoen? Het Franse recht is streng dus dat kan je als uitgangspunt nemen. Suggesties uit de zaal om dit bij een accountantsbureau na te vragen. In het boekje staat een hoofdstuk over invoicing. Dat kan helpen. Suggestie wordt gedaan om de Europese Commissie dit op te laten stellen.
Beantwoord door Anne-Isabelle Cador Vraag; R. Sjardijn, Horticoop1
1
Note: Paulien Dirkzwager, KvK Den Haag; factuureisen zijn te vinden op de website van de Europese Commissie: http://ec.europa.eu/taxation_customs/taxation/vat/traders/invoicing_rules/article_1733_en.htm
8
CROSS-BORDER BUSINESS IN THE EU MADE EASY
Vraag 11 Op de sheet staat dat de koper eigenaar blijft tot de goederen zijn betaald.? Dat is een vergissing, het moet zijn: de verkoper. Beantwoord door Anne-Isabelle Cador Vraag: Ton Zwanenburg, Van der Waay Machinebouw
Vraag 12. Wij leveren volgens de voorwaarden van de Metaalunie. Wat we geregeld meemaken is dat de klant akkoord gaat met de offertes. Wij sturen onze leveringsvoorwaarden, maar dan krijgen we van de afnemers
een
contract
toegestuurd
die
haaks
staat
op
onze
voorwaarden. Elk bedrijf heeft andere contracten en het is voor ons heel lastig om daar doorheen te gaan en naast onze voorwaarden te leggen. We zitten ook in de positie dat we als verkoper er eigenlijk alleen maar mee akkoord kan gaan, omdat je anders geen zaken kan doen. Hebben mensen in de zaal daar meer ervaringen mee ? Reacties uIt de zaal: -
je hebt orgalime, waar je gebruik van kan maken.
-
de klant denkt blijkbaar dat ze ruimte hebben. Duidelijk hierin zijn naar de klant dat dit de voorwaarden zijn waaronder geleverd wordt en dat ze een beperkte, periode noemen, tijd hebben om erop te reageren.
-
dit speelt vooral buiten Europa omdat ze te maken hebben met speciale wetten.
-
we herkennen dit. Laatst zijn we veel maanden bezig geweest om een contract rond te krijgen.
9
CROSS-BORDER BUSINESS IN THE EU MADE EASY
-
dit is een wezenlijk deel van de onderhandeling die we voeren met de klant.
-
dit is een onderdeel van het beperken van het risico.
-
cultuur speelt mee, de verkoper heeft vaak geen zin om het hier over te hebben omdat de juridische zaken door andere afdelingen wordt gedaan.
-
verkoop is niet moeilijk, wel om het uiteindelijk allemaal voor elkaar te krijgen.
Beantwoord door reacties uit de zaal Vraag: Ton Zwanenburg, Van der Waay Machinebouw
Vraag 13. Zijn de incoterms specifieke leveringsvoorwaarden? De incoterms zijn zonder meer cruciaal. Het belang ervan is buitengewoon groot. Met name als er niet een speciaal onderdeel op de factuur is opgenomen. Als alle incoterms zijn opgenomen, van „Levering aan” tot en met „Franco vervoerder” (FCA) van de vracht, dan is „Vrij aan boord” (FOB) is principe ook opgenomen in het contract, d.w.z. de goederen worden geleverd in een specifieke lidstaat. De incoterms zijn automatisch van toepassing in de lidstaten van de koper. Maar het is nog beter om ze in het contract op te nemen. Beantwoord door Peter Beaton
10
CROSS-BORDER BUSINESS IN THE EU MADE EASY
Vraag 14. Wij zien regelmatig dat ondernemers gebruikmaken van „Vrij aan boord” (FOB), terwijl het vervoer plaatsvindt per vliegtuig. Wat zijn de gevolgen voor de ondernemer als er iets misgaat? Dat is een lastige kwestie. Als u over een contract beschikt dat verwijst naar artikel 33 van het Verdrag van Wenen, bedenk dan dat er een hoofdstuk is over leveringen. Beantwoord door Peter Beaton
Vraag 15. Kan mijn organisatie zelf naar de rechtbank stappen, en kan ik zelf beslissen welk instrument ik gebruik van de Europese procedure voor geringe vorderingen (ESCP)? Ja, voor zover het de ESCP betreft, kunt u dat zelf beslissen, en u kunt ook zelf naar de rechtbank stappen. Het hangt van de nationale wetgeving af of u dit doet met behulp van een vertegenwoordiger of een advocaat. Beantwoord door Peter Beaton Vraag gesteld door Anita Ntakarutimana
