Functiefiche :
CLUSTERMANAGER
1.
FUNCTIEOMSCHRIJVING 1.1. Situering van de functie : Standplaats : Rechtstreekse hiërarchie : Leidinggevend functie Uurrooster : Niveau / graad : Verloning: Wachtdienst :
Rekem Leidend ambtenaar Ja Flexibel uurrooster A2 A211 + 10 % wachtvergoeding Ja
1.2. Doel van de functie Leidinggeven aan het cluster in al zijn aspecten, behalve het medische, binnen het kader van het beleidsplan van het OPZC Rekem en participeren aan de opmaak van het beleidsplan.
1.3. Verantwoordelijkheids- en resultaatgebieden 1. Samen met de coördinerend arts verantwoordelijk voor het ontwikkelen en opvolgen van het zorg- / behandelbeleid in het cluster. Aspecten zoals : - Afstemmen en coördineren van het klinisch aanbod in het cluster - Bewaken en optimaliseren van de samenhang tussen vraag en aanbod van de zorgeenheden binnen het cluster - Stimuleert de cultuur van interdisciplinair overleg en samenwerking - Stelt het beleidsplan op van zijn cluster en superviseert de opmaak de beleidsplannen van de zorgeenheden van zijn cluster - Organiseert en structureert de zorgeenheden van het cluster op een functionele manier om de kernactiviteit met de hoogst mogelijke kwaliteit te realiseren 2. Actieve deelname aan netwerken Aspecten zoals : - Vertegenwoordigen van het OPZC Rekem - Contacten met bestaande netwerken onderhouden - Zorgcircuits uitwerken - Actieve prospectie van samenwerkingsmogelijkheden
1
3. Geeft leiding aan de teams van het cluster Aspecten zoals : - Ondersteunen van de verantwoordelijken/leidinggevenden van het cluster - Evaluatiegesprekken en functioneringsgesprekken doen met de personeelsleden die onder hiërarchische bevoegdheid staan van het clusterhoofd - Functioneel aansturen van de kernteams binnen zijn cluster - Geeft de eindtoestemming aan het vormingsbeleid voor het cluster - Komt tussen bij conflicten en problemen indien noodzakelijk - Volgt verloop en ziekteverzuim nauwlettend op - Stelt de teams samen 4. Beheert de ter beschikking gestelde middelen Aspecten zoals : - Bereidt de financiële en de personele begroting uit - Bewaakt de begroting van het cluster en doet aan budgetcontrole - Bewaakt het efficiënt en effectief gebruik en verdeling van de werkingsmiddelen - Neemt verantwoordelijkheid voor de verdeling van de personele bezetting - Maakt juiste prioriteitstelling - Is verantwoordelijk voor de financiële eindafrekeningen van het cluster 5. Plant en volgt de werkorganisatie op met een oog voor efficiëntie en de effectiviteit van de uit te voeren opdrachten Aspecten zoals : - Zorgt voor een evenwichtige werkverdeling - Houdt toezicht op de kwaliteit van de zorgverlening - Waakt over de continuïteit van zorg 6. Organiseert een professioneel gedragen samenwerking met anderen Aspecten zoals : - Organiseren van planmatig en doeltreffend werkoverleg - Neemt de vertegenwoordiging van het personeel van het cluster op in andere overlegorganen - Actief lid in beleidsvoorbereidende vergaderingen - Treft de nodige voorbereidingen voor een optimale deelname aan vergaderingen - Neemt het voorzitterschap op in vergaderingen waar dit nodig is - Legt de brug tussen het strategisch niveau en het operationeel niveau - Vertaalt de beleidsdoelstellingen en – beslissingen en communiceert hierover 7. Stuurt het cluster aan binnen een toegewezen kwaliteitsdomein Aspecten zoals : - Identificeren en stroomlijnen van de kritische processen - Kiezen van relevant, sprekende indicatoren - Faciliteren en sturen van verbeteropportuniteiten - Het richten van de processen op het verbeteren van outcome - Expliciteren van een kwaliteitsvisie 2
-
Is eindverantwoordelijke voor de implementatie van de richtlijnen van het kwaliteitsdecreet
2.
COMPETENTIEPROFIEL
2.1.
Vaktechnische competenties
Kennis en kunde hebben van : - De missie, waarden, kernactiviteiten van OPZC Rekem - Organisatiestructuur OPZC Rekem - De wetgeving in de geestelijke gezondheidszorg - Principes van coachen en leidinggeven - De toepasselijke procedures en de deontologische code - Software zoals Word, Outlook, Excel - Kwaliteitsdecreet - Het omzetten van een visie in beleid en strategie - Theorie over organisatiemodellen, organisatiemanagement - HR management Financieel management - Communicatietechnieken - Teamwerking
2.2.
Gedragscompetenties
2.2.1. Waardegebonden competenties Innoveren :
Innoveren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Niveau 4 : Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen. Gedragsvoorbeelden : - Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen - Vergaart proactief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen - Voorziet in mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan Zorgzaamheid :
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 3 : Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren. Gedragsvoorbeelden : - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant en de medewerkers kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten en medewerkers - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk 3
Verbondenheid :
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Niveau 4 : Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten Gedragsvoorbeelden : - Creëert structuren om de samenwerking met andere entiteiten te verbeteren - Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere entiteiten te verstevigen - Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de entiteit en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan - Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die eigen entiteit overstijgen - Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen entiteit overstijgen - Werkt actief aan het schappen van een goede vertrouwensband met andere entiteiten
Integriteit :
Handelen vanuit codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheden opnemen. Niveau 4 : handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat. Gedragsvoorbeelden : - blijft correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen, in situaties van grote externe druk - blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat - weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve en correcte wijze om te gaan met bestaande regels en procedures als de situatie dat vereist - durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering te maken op de strikte regel, als dat het belang van de organisatie dient 2.2.2. Functiegerichte competenties Richting geven :
Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband.. Niveau 3: Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie Gedragsvoorbeelden : - is een stuwende kracht in het team of de entiteit - geeft richting of sturing aan een team door een duidelijk en inspirerend geleid uit te dragen - bepaalt haalbare maar uitdagende doelstellingen voor eigen team - stuurt het functioneren van teamleden bij met het oog op het bereiken van de doelstellingen - inspireert de medewerkers door zijn voorbeeldgedrag
4
Organisatiebetrokkenheid :
Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen Niveau 3 : Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie Gedragsvoorbeelden : - Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn binnen de eigen entiteit - Praat over “wij” in plaats van “zij” als hij het over de organisatie heeft - Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen - Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen - Verdedigt de keuzes van de entiteit of organisatie bij collega’s, eigen medewerkers en derden Netwerken :
Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of zorglijn en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen Niveau 3 : Bouwt doelgericht een invloedrijk, professioneel netwerk uit over de grenzen van de eigen entiteit Gedragsvoorbeelden : - Kan zijn netwerk inschakelen om de eigen werkzaamheden te ondersteunen - Betrekt anderen bij de eigen professionele netwerken en stimuleert hen die uit te bouwen - Schakelt anderen in om een breder draagvlak te creëren waardoor de organisatie haar doelstellingen beter kan waarmaken - Zoekt gericht contact met anderen die een rol kunnen spelen in de uitbouw van een invloedrijk netwerk - Is integer, samenwerkend en niet-manipulatief ingesteld bij het inschakelen van zijn netwerk Overtuigingskracht:
Instemming verkrijgen voor een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen Niveau 3 : Hanteert aangepaste beïnvloedingsstrategieën Gedragsvoorbeelden : - Trekt tijd uit om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details - Legt voorafgaandelijk contacten met anderen om problemen te kunnen detecteren en om tot afspraken te komen - Vergroot de impact van zijn boodschap door een gepaste communicatiemix te gebruiken - Weet tegenargumenten om te buigen en aan te wenden in de eigen argumentatie Conceptueel denken (visie):
De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Niveau 3 : Brengt een eigen beleid naar voren dat de entiteit of organisatie op lange termijn beïnvloedt Gedragsvoorbeelden : - Anticipeert op maatschappelijke ontwikkelingen en de toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie of entiteit hierop voor te bereiden - Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren 5
-
Houdt vast aan de langetermijnvisie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen Brengt een eigen beleid naar voren dat gebaseerd is op een duidelijk visie op de missie en de doelstellingen van de entiteit
Beslissen:
Zich op onderbouwde wijze eenduidig uitspreken over welk standpunt wordt ingenomen of welke actie wordt ondernomen. Niveau 3 : Neemt beslissingen in situaties waarin het risico niet eenduidig in te schatten is Gedragsvoorbeelden : - Neemt beslissingen waarvan de uitkomst niet eenduidig in te schatten is - Neemt zo nodig onpopulaire beslissingen, waartegen weerstand of verzet verwacht kan worden - Neemt zelfstandig beslissingen, en draagt hiervoor de eindverantwoordelijkheid - Neemt beslissingen die duidelijk afbreukrisico inhouden, ondanks weerstand en tegendruk van anderen Resultaatgericht coachen:
Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen
Niveau 3 : Besteedt aandacht aan de langetermijnontplooiing van de medewerkers Gedragsvoorbeelden : - Creëert een omgeving die de medewerkers inspireert om zich te ontwikkelen - Bewaakt in het kader van loopbaanontwikkeling gemaakte afspraken en stuurt indien nodig bij - Beoordeelt het effect van opleidingsinspanningen op de werkvloer en stuurt bij indien nodig - Fungeert als rolmodel voor het nemen van verantwoordelijkheid voor leren binnen de organisatie - Faciliteert kennisoverdracht binnen een team of groep - Stimuleert een open feedbackcultuur waar medewerkers in een “veilige” omgeving kunnen leren
6
3.
DIPLOMA’S, ERVARINGEN EN SPECIFIEKE KENNIS VEREIST OM DE FUNCTIE SUCCESVOL UIT TE OEFENEN :
Diploma :
Master
Ervaring:
Minimum 6 jaren ervaring als leidinggevende in de gezondheidszorg
Ander :
Beschikt over domeinspecifieke kennis of affiniteiten
7
