GOOP versie 2.0. Beschrijving van de nieuwe functies. Simar automatisering b.v., December 2009

GOOP versie 2.0 Beschrijving van de nieuwe functies.

© Simar automatisering b.v., December 2009 Versie handleiding 7 december 2009

GOOP 2.0: veel handige nieuwe functies die tijd en geld besparen ! Met trots presenteren we u de nieuwste versie van GOOP. Er zijn weer heel veel nieuwe functies aangebracht en in totaal zijn meer dan 300 wensen en ideeën van klanten in deze versie verwerkt. We realiseren ons dat niet iedereen er aan toe komt om een handleiding als deze helemaal door te nemen. Toch raden we dat wél aan. U vindt er handige tips en uitleg over nieuwe mogelijkheden die er voor zorgen dat u nog gemakkelijker en efficiënter met zowel onze software als uw tijd kunt omgaan. Om alvast een voorproefje te geven, noemen we hier slechts enkele van de vele handige functies. •

Bespaar veel porti door documenten per e-mail te verzenden in plaats van per brief. We hebben de ingebouwde mogelijkheden om direct e-mail te verzenden sterk uitgebreid. Denk aan offertes, orders, bestellingen, brieven, servicemeldingen.

•

Bespaar tijd en kosten door waar mogelijk gebruik te maken van elektronisch bestellen (apparatuur, sanitair). Ook de bevestiging krijgt u dan automatisch elektronisch binnen. De mogelijkheden werden ook in deze versie weer uitgebreid (H 10 over elektronische communicatie).

•

Voorkom vragen: op de afleverbon kunt u nu ook de artikelen laten vermelden die nog nágeleverd gaan worden.

•

Voorkom vergissingen: van veel Galvano artikelen krijgt u tijdens het selecteren al meteen een afbeelding te zien, alsmede alle eigenschappen, benodigde koppel artikelen en recepturen.

•

Bespaar tijd met het installatie handboek op maat: met behulp van één simpele menukeuze krijgt u van de Galvano artikelen in de order een installatieboek. Dit installatieboek is een ondersteunende dienst van Galvano op de Galvano website, die geïntegreerd in GOOP is opgenomen.

•

Zowel bestellen als elektronisch bestellen kent nu meer mogelijkheden. Hierdoor kunt u gebruik maken van de speciale bestelopties die Galvano biedt. De techniek van het elektronisch bestellen is gemoderniseerd. Let op: u moet uw inlogcode en wachtwoord voor de Galvano website in GOOP eenmalig invoeren.

•

En nog veel meer …

We wensen u weer veel gebruiksgenoegen met deze nieuwe versie.

Documentatie ‘Nieuw in GOOP 2.0, © Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 2 van 57

Inhoudsopgave 1

Offerte – order invoeren .............................................................................................. 5 1.1 Nieuwe zoekmethoden voor referenties................................................................. 5 1.2 Offertedatum in de toekomst wordt rood weergegeven ......................................... 6 1.3 Mogelijkheid om klanten te blokkeren................................................................... 6 1.4 Vast afleveradres bij klant mogelijk....................................................................... 6 1.5 Ingevuld afleveradres is direct zichtbaar................................................................ 7 1.6 NAW-scherm accepteert drag-and-drop ................................................................ 7 1.7 Mogelijkheid om tekeningen bij reeds gefactureerde orders te openen................. 7 1.8 Optie Ongedaan maken (Ctrl+Z)........................................................................... 7 1.9 Rechtsklikken op een artikelregel .......................................................................... 7 1.10 Groothandelsscherm toont nu ook kleuren van (semi-) verzamelnummers........... 8 1.11 Zoeken in merkentabel zoekt ook in omschrijving van het merk .......................... 8 1.12 Extra sneltoetsen bij artikelkeuze tegels en sanitair............................................... 9 1.13 Nieuw invoerscherm voor sanitair artikelen .......................................................... 9 1.14 Vergelijk optie voor Galvano sanitair artikelen ................................................... 10 1.15 Zelf de samenstelling van de omschrijving bepalen ............................................ 11 1.16 Vernieuwd rekenscherm bij Tegels (optionele module) ...................................... 12 1.17 Wijzigingen geleverde orders............................................................................... 12 1.18 Verkoopprijs aanpassen in het margescherm ....................................................... 12 1.19 Toegangsrechten Overzicht offertes en orders..................................................... 12 1.20 Voorraadcodes Galvano bestand.......................................................................... 13 2 Offerte/order afdrukken............................................................................................ 14 2.1 Productboek/Installatiebrochure afdrukken ......................................................... 14 2.2 Afdrukken offerte: afgerond kortingspercentage ................................................. 14 2.3 Afdrukmacro’s: dubbele voorkómen ................................................................... 14 2.4 Nieuwe lay-outs voor showroomafdrukken sanitair ............................................ 14 2.5 Stuur als e-mail..................................................................................................... 15 3 Ordervoortgang (aanwezig in GOOP+ versie) ........................................................ 16 3.1 Algemeen ............................................................................................................. 16 3.2 De filters (1) ......................................................................................................... 17 3.3 Overzicht informatie lopende orders (2) .............................................................. 17 3.4 Dubbelklikken op cel: open applicatie ................................................................. 18 3.5 Vensters sluiten !.................................................................................................. 19 3.6 Enkele tips ............................................................................................................ 19 3.7 Instellingen ........................................................................................................... 20 3.8 Overige instellingen ............................................................................................. 21 3.9 Alle functies van Orderinformatie........................................................................ 22 4 Bestellen....................................................................................................................... 23 4.1 Inleiding ............................................................................................................... 23 4.2 Het scherm............................................................................................................ 23 4.3 De bestelopties per leverancier ............................................................................ 24 4.4 De afdruk mogelijkheden ..................................................................................... 25 4.5 De detailregels...................................................................................................... 26 4.6 Bestellen ............................................................................................................... 27 4.7 Standaardfase in Galvano bestand........................................................................ 27 4.8 Alternatieve artikelen ........................................................................................... 28 4.9 Tegels (optionele tegelmodule): meer controle op de eenheid ............................ 29 4.10 Vervolgacties bij elektronisch bestellen............................................................... 29 Documentatie ‘Nieuw in GOOP 2.0, © Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 3 van 57

4.11 Elektronisch bestellen Galvano instellen ............................................................. 31 4.12 Op afroep tegels bestellen bij Jos Haag en V&S (optionele tegelmodule) .......... 31 4.13 Tegels: meer tegels bestellen dan in de order staat .............................................. 32 4.14 Nog te bestellen orders: sorteren op leverweek ................................................... 32 4.15 Standaardtekst bij bestellen via e-mail................................................................. 32 4.16 Leveranciersgegevens .......................................................................................... 32 4.17 Orders wijzigen na bestelling............................................................................... 34 4.18 Bestellen groothandelsartikelen: indicatie ‘reeds besteld’ ................................... 34 5 Afleveren ..................................................................................................................... 35 5.1 Afleverweek wijzigen: optie om ook de besteldata aan te passen ....................... 35 5.2 Afleverbon: artikelen die nog worden nageleverd tonen ..................................... 35 5.3 Afleveren artikelen: deelleveringen van een artikel mogelijk ............................. 35 6 Factureren................................................................................................................... 37 6.1 Afleveradres zichtbaar gemaakt ........................................................................... 37 6.2 Onbeperkt aantal aanbetalingfacturen mogelijk................................................... 37 6.3 Creditfactuur kent nu meerdere exemplaren ........................................................ 37 6.4 e-mailen zowel bij factuur als aanbetalingsfactuur .............................................. 37 6.5 Locking bij factureren versoepeld........................................................................ 37 7 Algemene functies....................................................................................................... 38 7.1 Orderinformatie.................................................................................................... 38 7.2 Artikel zoeken ...................................................................................................... 38 7.3 Werkbladknoppen: Memo’s en Systeemberichten............................................... 40 7.4 Inloggen, wachtwoorden, menu ........................................................................... 41 7.5 Zoekvensters – uitbreiding filteroptie .................................................................. 42 7.6 Automatisch website bijwerken ........................................................................... 42 7.7 Het nieuwe helpsysteem....................................................................................... 43 7.8 Systeem diagnose ................................................................................................. 44 7.9 Hulp op afstand .................................................................................................... 45 8 Lay-outs en instellingen ............................................................................................. 47 8.1 Standaard e-mail teksten ...................................................................................... 47 8.2 In lay-outs is het gebruik van @-codes toegestaan .............................................. 47 8.3 Tegels: De layout van ‘Prijslijsten afdrukken’ (optionele tegelmodule) ............ 47 8.4 Extra velden in tegelbestand in order af te drukken (optionele tegelmodule) ..... 48 9 Elektronische communicatie ..................................................................................... 49 9.1 Opvragen actuele voorraad (bij Galvano) ............................................................ 49 9.2 Sanitair: Technische Unie .................................................................................... 50 9.3 Andere verzendmethode bij Vegro (optioneel).................................................... 51 9.4 Conditiebestanden Tegel Groep Nederland (optionele tegelmodule) .................. 51 9.5 Conditiebestand Wasco ........................................................................................ 51 10 Werken met bestanden .............................................................................................. 52 10.1 Sanitairbestanden: omschrijvingen inkorten bij inlezen ...................................... 52 10.2 Sanitairbestanden: automatische prijsaanpassingen bij inlezen ........................... 52 10.3 Koppelartikelen (sanitair, tegels) ......................................................................... 53 10.4 Sanitair: Inlezen eigen artikelbestanden ondersteunt nu 10 koppelartikelen ....... 54 10.5 Tegelbestanden: kopie functie (optionele tegelmodule) ...................................... 54 10.6 Zoekfunctie in Beheer groothandels artikelen verbeterd ..................................... 55 11 Preferenties ................................................................................................................. 56 12 De tekstverwerker ...................................................................................................... 57 12.1 Invoegen leveranciers adressen............................................................................ 57 12.2 e-mail verzenden vanuit de tekstverwerker.......................................................... 57


1 1.1

Offerte – order invoeren Nieuwe zoekmethoden voor referenties

Het referentie zoekscherm heeft een aantal belangrijke nieuwe opties. Deze nieuwe opties zijn toegevoegd naast de bestaande functies. De nieuwe !-functie is zeer krachtig en zoekt in zeer veel gegevens, maar werkt daardoor wel wat langzamer dan de standaard functies en geeft meer systeem belasting. 1.1.1 Zoeken op alles (!-functie) Dit is mogelijk door in het referentieveld te beginnen met een !, gevolgd door één of meer zoekwoorden, elk gescheiden door een spatie. Wanneer u meer dan één woord opgeeft moet elk van de zoekwoorden voorkomen. Zoeken is hoofdlettergevoelig. Zoeken werkt ook op een deel van een tekst. Bijvoorbeeld als u zoekt naar '0197' vindt u ook ordernummer '20080197'. We zoeken in de volgende velden: 1. alle adres gegevens. Dit bevat de klantadres, afwijkend factuur adres, afleveradres, aannemer adres. Alle gegevens, dus ook bijvoorbeeld telefoonnummers, kavelnummer- datums, zoals bijvoorbeeld offerte datums (opgeven als dd-mm-yyyy) 2. Ordernummer 3. Factuurnummers Voorbeelden: U zoekt naar iemand met postcode 3533 CA en huisnummer 5: !3533 CA 5 U zoekt naar klant Janssen in Amstelveen: !Janssen Amstelveen U zoekt mevr. Schimmelpennink in Amsterdam: !pennink Amst Door deze uitgebreide zoekfunctie krijgt u dikwijls wat meer resultaten dan u wellicht zoekt, maar de door u gezochte order staat er wel altijd bij. Vergelijk het met een soort ‘Googlezoeken’ in uw eigen database.


1.2

Offertedatum in de toekomst wordt rood weergegeven

Bij het invoeren van een offertedatum in de toekomst zal deze datum voortaan rood kleuren. Dit om eventuele invoerfouten te voorkomen. Het blijft mogelijk, een datum in de toekomst in te voeren.

1.3

Mogelijkheid om klanten te blokkeren

U heeft nu de mogelijkheid om het maken van nieuwe orders voor een specifieke klant te blokkeren. Dit is terug te vinden bij de klantinformatie, die bereikt wordt door op het klantnummer in de order te klikken.

Op het tabblad memo/referenties kunt u ook een memo intikken met eventueel de reden waarom iemand geblokkeerd is Ook kunt u middels een vinkje forceren dat deze memo altijd automatisch naar voren springt bij het kiezen van die klant. Op het tabblad Beheer klantgegevens zijn onderaan alle blokkeermogelijkheden opgenomen, middels vinkjes.

1.4

Vast afleveradres bij klant mogelijk

Op het tabblad Beheer klantgegevens is bovenaan de optie voor een vast afleveradres gemaakt. Dit is handig bij klanten die regelmatig bij u kopen en altijd op een vast ander afleveradres geleverd moeten worden.


Vul nog eenmaal bij een order het juiste afleveradres in. Klik dan op het icoon van de klantgegevens. Ga naar het tabblad ‘Beheer klantgegevens’ en klik op de hyperlink ‘Kopieer het huidige afleveradres’. Vanaf nu zal dit afleveradres standaard worden ingevuld als u een nieuwe order voor deze zelfde klant maakt. Mocht het afleveradres wijzigen: herhaal dan de procedure. Vul het afleveradres goed in en gebruik weer de ‘Kopieer het huidige afleveradres’ functie.

1.5

Ingevuld afleveradres is direct zichtbaar

In het invoerscherm van de naam- en adresgegevens van een klant is nu direct te zien of een afleveradres is ingevuld, zelfs zonder te klikken op het betreffende tabblad. Achter het opschrift van het tabblad wordt nu ‘>>’ getoond.

1.6

NAW-scherm accepteert drag-and-drop

Het adresscherm van de order accepteert het slepen van tekstregels vanuit andere pakketten zoals Microsoft Word. U kunt dus een tekstregel (bijvoorbeeld een adres in Word) selecteren en dit slepen in de adresregel.

1.7

Mogelijkheid om tekeningen bij reeds gefactureerde orders te openen

Wanneer u de Saninet tekeningen vanuit de GOOP order opent dan was dat voorheen geblokkeerd nadat de order was gefactureerd. Nu is dat alsnog vrijgegeven zodat u de tekening nog wel kunt raadplegen.

1.8

Optie Ongedaan maken (Ctrl+Z)

De artikelschermen van de offerte hebben nu een functie ongedaan maken, waarmee bijv. het per ongeluk wissen van een regel kan worden hersteld. U vindt de optie onder Bewerken. Tevens kunt u de standaard-Windowsfunctie Ctrl+Z gebruiken.

1.9

Rechtsklikken op een artikelregel

Dit levert nu direct een aantal veel gebruikte opties op die u op een artikelregel zou kunnen gebruiken.


1.10

Groothandelsscherm toont nu ook kleuren van (semi-) verzamelnummers

In het groothandelsscherm heeft het kader met kleurinformatie een scrollbar gekregen om alle in de order gebruikte kleuren zichtbaar te houden. Tevens worden kleuren van (semi-) verzamelartikelen en 9999-artikelen getoond.

1.11

Zoeken in merkentabel zoekt ook in omschrijving van het merk

In het invoerscherm voor de sanitair- en tegelartikelen werd in de kolom Merk altijd gezocht op de merkcode. U kon bv. Friedrich Grohe alleen vinden door FGRO in te vullen. Nu kunt u ook (een deel van) de merkomschrijving ingeven (Grohe).


1.12

Extra sneltoetsen bij artikelkeuze tegels en sanitair

In het artikelkeuze scherm voor sanitair en tegels is nu een aantal functietoetsen geactiveerd. Zo zal bijvoorbeeld F2 direct de lijst met tussenkopjes openen, F3 bij sanitair de combinaties en F12 in beide schermen het veld zoeken op omschrijving activeren. Ga met uw muis boven de velden staan om te zien welk veld door welke functietoets wordt geactiveerd.

1.13

Nieuw invoerscherm voor sanitair artikelen

De manier waarop u een artikel invoert in GOOP is veranderd. U krijgt nu altijd een tussenscherm. Voorheen kwamen er alleen tussenschermen bij koppelartikelen en bij (semi)verzamelartikelen. In dit tussenscherm vindt u alle informatie compact bij elkaar en kunt u bovendien direct nog wijzigingen aanbrengen. Bovendien is het mogelijk door op <esc> te drukken direct terug te keren tot de keuzelijst, indien het getoonde artikel toch niet het artikel is dat u zoekt. Dat bespaart veel tijd.


Afhankelijk van wat voor artikel u hebt geselecteerd zijn er meer of minder velden die u kunt veranderen. In dit voorbeeld gaat het om een standaard artikel met koppelartikel en recepturen. De witte velden kunt u desgewenst nog aanpassen (aantal, omschrijving aan klant en prijs). Indien dit een semi-verzamel artikel was waren er meer velden wit geweest omdat u dan meer specifieke informatie moet invullen. De koppelartikelen en recepturen zijn ook in dit scherm geintegreerd. Als er ‘selecteer’ staat dan moet u nog een keuze maken uit diverse mogelijkheden. Klik op het woord selecteer om de lijst te zien. Door de vinkjes voor de koppelartikelen weg te halen kunt u desgewenst bepaalde bijbehorende artikelen toch weglaten uit de offerte. Op deze pagina ziet u nu in zeer vele gevallen ook een afbeelding. Deze afbeelding verschijnt alleen als uw werkplek over een internet verbinding beschikt. Deze worden namelijk ‘realtime’ van de website van Galvano opgehaald. Dit gebeurt in de achtergrond, zodat u hier niet op hoeft te wachten. Als de afbeelding al eens eerder is opgehaald dat verschijnt deze onmiddellijk. Als deze via het internet wordt opgehaald dan kan het een of enkele seconden duren. Maar u hoeft daar niet op te wachten. U mag gerust doorgaan met dit scherm voordat de afbeelding te zien is. Boven de afbeelding ziet u twee hyperlinks. De eerste brengt u direct naar de internet pagina op de Galvano website waar meer informatie over dit artikel te vinden is. De tweede voert een actuele voorraadcontrole van dit artikel uit (bij Galvano). Dit laatste werkt alleen als u uw systeem hebt ingericht voor de elektronische communicatie met Galvano. Tip: standaard is de knop ‘Toevoegen’ al geselecteerd. Daardoor kunt u bij eenvoudige artikelen waar u niets hoeft aan te passen direct op <enter> te drukken. Hierdoor neemt het aantal handelingen niet toe, ondanks dit tussenscherm.

1.14

Vergelijk optie voor Galvano sanitair artikelen

Binnen GOOP kunt u nu direct gebruik maken van de faciliteit van de Galvano website om verschillende artikelen met elkaar te kunnen vergelijken.

Kies op de gebruikelijke manier artikelen binnen de keuzelijst. Binnen het Galvano bestand is de mogelijkheid aanwezig om artikelen met elkaar te kunnen vergelijken. Dat ziet u aan de gele aankruisvakjes in de meest rechtse kolom.


Kruis de artikelen aan die u met elkaar wilt vergelijken. Klik vervolgens op het rode vierkante knopje dat ongeveer boven de kolom met gele vakjes staat. Dit start automatisch uw webbrowser en brengt u op de vergelijkingspagina van de Galvano website, waarbij de aangekruiste artikelen met elkaar worden vergeleken. (Uiteraard moet u wel even wachten op het opstarten van uw webbrowser en het vergelijkingsproces dat de website gaat uitvoeren). Inloggen op de Galvano website wordt automatisch voor u gedaan, met de inloggegevens zoals u die hebt ingesteld voor elektronisch bestellen (zie 4.11).

1.15

Zelf de samenstelling van de omschrijving bepalen

Hoe de sanitair artikelen op het scherm omschreven worden kunt u nu zelf bepalen. Er is gekozen om dit per bestand instelbaar te maken, omdat de faciliteiten die de diverse groothandels hiertoe bieden nogal kunnen verschillen. Als u dit niet instelt krijgt u overigens dezelfde omschrijving als in het verleden, maar mét instellingen kunt u de omschrijving op het scherm beduidend completer maken. Met name wanneer u met een groter beeldscherm hebt en veel ruimte hebt op het scherm kan dit handig zijn. U vindt deze instelling bij Bestanden | Bestandskenmerken.

Via het knopje in ‘Opbouw omschrijving in order invoer’ kiest u uit het lijstje welke onderdelen van de omschrijving u in de schermregels wilt zien.


1.16

Vernieuwd rekenscherm bij Tegels (optionele module)

In het scherm waarin u (indien u beschikt over de optionele tegelmodule) de tegels invoert kunt u vanuit het informatiescherm van de tegel een tegelcalculator oproepen. Dit rekenscherm is nu grondig vernieuwd.

Belangrijkste voordelen: u ziet nu precies hoe de berekening in elkaar zit. De berekening houdt nu rekening met zowel snijverlies/breuk als de voegbreedten. Die beide factoren kunt u ook in dit scherm aanpassen. Voorts is het mogelijk om de richting waarin u de tegels legt een kwartslag te draaien (met het knopje naast Breedte/Lengte/hoogte), kiezen voor het hergebruiken van overgebleven halve tegels, en ziet u onderaan hoeveel er in de order komt te staan na het afronden op hele dozen.

1.17

Wijzigingen geleverde orders

Een compleet geleverde order, die echter nog niet volledig gefactureerd is, kan en mag nog worden gewijzigd, maar alleen door systeembeheerders.

1.18

Verkoopprijs aanpassen in het margescherm

In de order kunt u het scherm verkoop/inkoopberekening oproepen (met behulp van het geld icoon). Daarin ziet u de verkoopprijs en, indien u het wachtwoord kent, ook de inkoopprijzen. Het is nu mogelijk om in dat scherm direct ook de eindprijs voor de order in te voeren / aan te passen. Deze mogelijkheid kunt u aanzetten in de preferenties. Offerte / order, Uitgebreid. Mogelijkheid om het eindbedrag in te voeren in het rekenscherm.

1.19

Toegangsrechten Overzicht offertes en orders

De overzichten Offertes en orders, alsmede het Status Overzicht referenties zijn nu gekoppeld aan personen met de toegangsrechten groep ‘Management informatie’. Hierdoor zijn ze niet langer voor iedereen beschikbaar.


1.20

Voorraadcodes Galvano bestand

Het systeem van A (voorraad), B (voorraad) en C (bestel artikel) dat tot nu toe in het Galvano bestand werd gebruikt is vervangen door een eenvoudiger systeem van J(a) of N(ee) op voorraad. Indien u in uw standaard voorbladen verwijst naar de voorraad-codes A, B of C, dan dient u deze teksten aan te passen. U vindt de teksten in de tekstverwerker, waarbij de tekstnaam begint met VB.


2 2.1

Offerte/order afdrukken Productboek/Installatiebrochure afdrukken

Dit is een zeer handige nieuwe functie waarbij GOOP en de Galvano website nauw samenwerken. De functie is alleen voor Galvano artikelen beschikbaar. U vindt deze functie in het menu Extra van het afdrukscherm.

Door deze keuze te maken opent het programma uw webbrowser en vult tegelijkertijd alle Galvano artikelen uit de betreffende order in, in de lijst van het Galvano productboek op de website. Op deze webpagina kunt u nog een aantal aanvullende keuzes maken, zoals de naam van de klant op het voorblad, en het met vinkjes aangeven van welke artikelen u wel en van welke u niet een installatietekening wilt afdrukken. (Galvano doet hier standaard al een voorstel). Uiteindelijk drukt op de knop ‘PDF’ waarna Galvano voor u een compleet productboek samenstelt met alle installatietekeningen van alle producten in de order, voor zover u die aangevraagd hebt. Hierdoor ontstaat in zeer korte tijd een handzaam installatie handboek met alle installatie tekeningen bij elkaar. Het productboek is een PDF-bestand dat u kunt afdrukken (vanuit de Acrobat Reader) of op uw harde schijf kunt bewaren. U kunt overigens te allen tijde het productboek opnieuw laten samenstellen als er bijvoorbeeld iets veranderd is.

2.2

Afdrukken offerte: afgerond kortingspercentage

Wanneer u in de instellingen hebt verteld dat een artikel een vaste nettoprijs heeft zou deze wel eens tot een kortingspercentage met veel decimalen kunnen leiden. Om te voorkomen dat op de afdruk dit aantal decimalen wordt getoond is er in de orderlay-out een code #KORTING1 toegevoegd. Deze zal de gebruikte kortingspercentages altijd afronden op één decimaal.

2.3

Afdrukmacro’s: dubbele voorkómen

U kon voorheen één set instellingen (lay-out, briefhoofd, voorblad, etc) onder verschillende macronamen opslaan. Nu kan één set instellingen maar onder één macronaam worden opgeslagen. Dit voorkomt meerdere macro’s met dezelfde betekenis.

2.4

Nieuwe lay-outs voor showroomafdrukken sanitair

Een tweetal nieuwe lay-outs is toegevoegd, namelijk 1503 en 1504. Ze verschillen in kolom indelingen, lettertypes, etc. Het gemakkelijkst is het om hier even een proefafdruk van te maken zodat u de verschillen ziet.


2.5

Stuur als e-mail

Met dit knopje onderaan verstuurt u de offerte/order direct als bijlage aan een e-mail. Het programma vult het mail-adres van de klant al in (als dit in de order staat) en maakt van de offerte/order afdruk een PDF-bijlage. Het verzenden gebeurt met uw eigen e-mail programma op de werkplek. U kunt zelf nog tekst in de mail aanvullen alvorens u op ‘verzend’ drukt. Wanneer u ook een voorblad verstuurt wordt dit een aparte bijlage. Dit is om technische redenen niet anders mogelijk (de tekstverwerker heeft z’n eigen afdrukmodule). De standaard teksten die in de e-mail gezet worden kunt u zelf aanpassen in het programma Instellingen | Teksten | Teksten voor emails. Het is zinvol om dit scherm even na te lopen, omdat hier standaard een tekst in staat die eindigt met de zin: ‘[pas deze tekst aan in het scherm systeemteksten]’. U kunt per tabblad: Offertes, Orders, Bestellen, Facturen, de standaardteksten voor het Onderwerp en voor de mail-tekst instellen. Daarbij kunt u gebruik maken van alle normale @codes uit de order. Daarnaast kunt u een viertal %variabelen gebruiken: %1 Referentie nummer %2 Order nummer %3 Klantnaam %4 Factuurnummer


3

Ordervoortgang (aanwezig in GOOP+ versie)

Dit is een compleet nieuwe functie, waarin u overzicht houdt over uw lopende orders. U vindt deze functie in het menu Offerte/Orders.

NB: deze illustratie is ontleend aan een SIMS systeem met optionele montage- en service module. In een standaard GOOP systeem is het aantal kolommen kleiner.

3.1

Algemeen

Het scherm ordervoortgang is een nieuw integratiescherm waarin u de status van alle lopende orders in één oogopslag kunt bekijken, direct ook de details kunt raadplegen en zelfs direct de bijbehorende programma’s kunt openen om de voortgang aan te passen (uiteraard afhankelijk van uw rechten). Het hoofdscherm is onder te verdelen in vier secties: 1 – Filters 2 – Lijst van lopende orders 3 – Tabbladen detail informatie 4 – Detail informatie


3.2

De filters (1)

Hiermee bepaalt u welke orders u in de lijst wilt zien. •

Gebruiker – Als u hier een specifieke gebruiker kiest, dan ziet u alleen de orders die door die gebruiker zijn verkocht (code adviseur) Dit filter is optioneel. U kunt ook kiezen voor ‘alle’. In de lijst worden alle lopende orders getoond (orders waar u nog mee bezig bent). Er is een aantal instellingen waarmee u nader kunt specificeren hoe u ‘lopende orders’ wilt definiëren (zie instellingen).

3.3

Overzicht informatie lopende orders (2)

In deze overzichtlijst tonen we een groot aantal voortgangsgegevens. Van links naar rechts kunt u daar de volgende kolommen zien: Kolom Referentienummer Ordernummer Orderdatum Leverweek Aanbetalingsfactuur Besteld

Aanklikbaar + Abfactuur maken + Keuze uit bestelscherm

Toelichting

Zoals ingevuld in eerste scherm order


Bevestigd Binnengemeld Afgeleverd

+ Bewaken binnenkomst + Bewaken binnenkomst + Afleverbon maken

Gefactureerd

+ Factureerscherm

•

•

• • • • •

3.4

Status van de afleverbonnen. Als de laatste afleverbon gemaakt is. Gefactureerd betekent dat de order compleet is gefactureerd (laatste factuur gemaakt)

Zodra u eenmaal op een cel klikt (of via de pijltjestoetsen de cursor verzet) wordt automatisch in zone (3) het overeenkomende tabblad geopend. Daardoor ziet u in gebied 4 de detailinformatie die behoort bij dat tabblad, en daarmee bij de cel waarin de cursor staat. In de cellen tonen we een compacte aanduiding van de status van dat gegeven. Als we er vanuit gaan dat voor een gebruikelijke order alle stadia doorlopen moeten worden, dan moeten uiteindelijk alle velden op ‘Ja’ komen. De betekenis van ‘Ja’ moet u wel zien binnen de context van het gegeven. Bijvoorbeeld: ‘Ja’ bij een aanbetalingsfactuur betekent dat er tenminste één aanbetalingsfactuur is gemaakt. Bij ‘besteld’ en ‘bevestigd’ verschijnt ‘Ja’ pas als alles besteld/bevestigd of binnen is. Soms ziet u ‘Deels’. Dan is een deel van die rubriek gedaan, en een deel nog niet. In die situatie krijgt het gegeven een gele achtergrond. Er kan ook ‘n.v.t.’ staan (niet van toepassing). Dan speelt dit gegeven voor deze order geen rol. Als in een kolom een datum staat vermeld, dan betekent dit ‘Ja’, en op die datum (binnen, afgeleverd, gefactureerd). Gele achtergrond betekent: aandacht vereist. Groene achtergrond betekent: deze fase is succesvol afgerond

Dubbelklikken op cel: open applicatie

Door te dubbelklikken op een cel opent u direct het scherm waarmee u dat gegeven kunt veranderen (zie het overzicht in de tabel). Daarbij wordt het betreffende referentienummer al ingevuld, zodat u direct verder kunt werken. Uiteraard is dit wel gebonden aan of u de toegangsrechten tot dat betreffende scherm hebt. Bij sommige velden stellen we eerst nog een extra vraag. Bijvoorbeeld in de cel ‘Bestellen’:

Afhankelijk van welke onderdelen in de order aanwezig zijn kunt u naar één van de respectievelijke bestelschermen gaan. Ook hier geeft de kleur weer aan wat u nog moet doen als er gedeeltelijk besteld is: Groen – compleet besteld Geel - gedeeltelijk besteld Rood – nog niet besteld


3.5

Vensters sluiten !

Als u veelvuldig via dubbelklik verwerkingsprogramma’s opent krijgt u steeds meer vensters open. Het is niet zo dat bij het openen van een nieuw venster we automatisch het vorige geopende venster kunnen sluiten (o.a. omdat het best zo kan zijn dat u er nog in bezig bent en u de gegevens nog niet hebt opgeslagen). U moet dus zélf de geopende vensters sluiten. Hoewel de software niet zal protesteren als u veel vensters tegelijk opent, raden we toch aan dit niet al te bont te maken, om het overzicht niet te verliezen en niet nodeloos orders voor anderen te blokkeren. (Ook kan het bij meer dan 20 vensters gebeuren dat u een extra Caché licentie in beslag gaat nemen).

3.6

Enkele tips

Een aantal zaken kunt u naar eigen inzicht instellen: • de breedte van de kolommen • de totale breedte van het venster • de verhouding tussen het bovenste deel en het onderste deel (door de tussenbalk met de muis te verslepen) Alle vensterinstellingen worden bewaard voor de volgende keer. Een andere belangrijke handigheid is dat u kunt sorteren op de kolommen. Door bijvoorbeeld op de titel van de kolom Afleverweek te klikken staan alle orders gesorteerd op leverweek. Rechtsklikken op een regel Dit geeft een menu met functies die u met de betreffende referentie kunt uitvoeren, overeenkomend met het menu Bestand.

(Met ‘kopieer’ adres bedoelen we dat het programma een kopie maakt in de knip- en plakbuffer van windows. U kunt deze ‘plakken’ in een ander programma, bijvoorbeeld een tekstverwerker).


3.7

Instellingen

Er zijn redenen waarom u misschien niet alle kolommen (alle fases in het orderproces) wilt zien of te zien krijgt: - Sommige kolommen zijn gekoppeld aan modules (service, in bewerking melden). Als u deze modules niet heeft of niet aangezet heeft, dan krijgt u de bijbehorende kolommen niet te zien (en zijn ook niet te kiezen) - u gebruikt binnen uw bedrijf bepaalde onderdelen niet (bijv. u vult de montageplanning niet in, of u maakt de facturen in een ander systeem) - u houdt zich als persoon slechts bezig met bepaalde fases in het proces en bent niet geïnteresseerd in de andere fases. Daarom kunt u instellen welke kolommen u in het overzichtscherm wilt zien: Bestand | Instellingen ordervoortgang

In dit scherm kan iemand met systeembeheer rechten in de rechter kolom aanklikken welke kolommen de gebruikers mogen kiezen. Als de systeembeheerder het vinkje bij ‘Montage gepland’ weghaalt, dan kan geen enkele gebruiker die kolom meer kiezen. In de linker kolom met vinkjes kan de ingelogde gebruiker zijn keuze maken uit die kolommen die de systeembeheerder vrijgegeven heeft. Een gebruiker kan dus wel voor minder kolommen kiezen, maar niet voor meer dan de systeembeheerder heeft vrijgegeven.


3.8

Overige instellingen

Het bovenste blok met instellingen bepaalt wat voor u ‘lopende orders’ zijn. Welke orders wel en niet getoond moeten worden in de lijst. Afhankelijk van hoe u werkt moet u hier keuzes maken. Als u bijvoorbeeld niet met de Simar software factureert dan maakt u dus nooit facturen. Dan moet u het vinkje bij ‘deze niet compleet gefactureerd is’ weghalen, anders zouden alle orders steeds op de lijst blijven staan. Alle eisen gelden als ‘of’ eisen. Als een order voldoet aan één van de aangekruiste opties dan staat deze op de lijst. Een order staat op de lijst indien: - deze niet compleet afgeleverd is, of - deze niet compleet gefactureerd is, of 3.8.1 Automatisch wijzigingen aan orders updaten Als u zelf een gegeven wijzigt (door te dubbelklikken op een cel en in het bijbehorende scherm een wijziging te maken) dan zal bij terugkeer dit scherm automatisch bijgewerkt worden. Als u dit vinkje aanzet dan zal het overzicht ook automatisch bijgewerkt worden als iemand anders (op een andere werkplek) een gegeven verandert terwijl u dit scherm open hebt staan. Dat gebeurt door met een ‘timer’ elke minuut te controleren of er soms iets op het systeem gewijzigd is. Normaal kunt u deze instelling gewoon aan laten staan. Alleen onder uitzonderlijke omstandigheden (Re-Entry foutmeldingen bij gebruik van minder stabiele verbindingen op afstand) kan het nodig zijn deze optie uit te zetten.


3.9

Alle functies van Orderinformatie

Het onderste deel van het scherm, waar we de detailinformatie tonen, is gelijk aan het scherm van orderinformatie. In feite is het niet alleen gelijk, het is gewoon hetzelfde scherm. Dat betekent dat u alle faciliteiten van orderinformatie ook kunt gebruiken. Dat maakt deze functie extra krachtig. Ook alle menufuncties van orderinformatie zijn beschikbaar. Deze hebben dan automatisch betrekking op de referentie waarop de cursor/regel staat in het orderoverzicht.


4 4.1

Bestellen Inleiding

Het scherm bestellen van sanitair/tegels/apparatuur is compleet vernieuwd. Aanleiding is dat verschillende leveranciers verschillende leveropties kennen. Hierdoor was het niet langer mogelijk één set van leveropties te hebben voor alle leveranciers, maar is een aantal keuzen nu per leverancier mogelijk. Daarom vindt u in het nieuwe scherm een tabblad voor elke leverancier waarvan artikelen in de order aanwezig zijn. Het voordeel hiervan is dat we nu alle leveropties die Galvano kent ook specifiek kunnen ondersteunen. Een nadeel zou kunnen zijn dat iets meer handelingen verricht moeten worden voor een bestelling. Daarom hebben we opties die altijd gelden op een tabblad 'alle leveranciers' gezet en is er voor de overige leveranciers een systeem ingebouwd dat het mogelijk maakt om keuzes snel naar alle andere leveranciers te kopiëren, en om ook in één oogopslag te zien of u wel voor alle leveranciers overeenkomstige informatie hebt ingevuld.

4.2

Het scherm

1. In dit gebied kiest u referentienummer. Via het knopje met de drie puntjes krijgt u een lijst van orders die nog besteld moeten worden. 2. In dit gebied kiest u de gewenste bestelopties (bijv. afleverweek en afleverlocatie) die voor de betreffende leverancier gelden. Dit beschrijven we hieronder in meer detail. 3. In dit kader kiest u de afdrukopties en de wijze van bestellen. 4. Dit is het gebied waar u de detailregels van de bestelling ziet staan. Per artikel ziet u in welke fase u dit artikel gaat bestellen (en dit kunt u ook veranderen).


NB: in deze afbeelding ziet u ook de kolom ‘Uit voorraad’ en ‘Partij’. Deze zijn in een GOOP systeem niet aanwezig, omdat deze kolommen deel uitmaken van de voorraadmodule bij SIMS.

4.3

De bestelopties per leverancier

Begin met het tabblad dat voor alle leveranciers geldt.

Op dit tabblad kunt u per fase de afleverweek kiezen. Vervolgens loopt u langs de diverse tabbladen en zult u zien dat het aantal opties per leverancier kan verschillen.

In dit voorbeeld zien we het scherm van Galvano. Linksboven kunt u aangeven of u deze artikelen nu wilt bestellen of niet (vinkje weghalen). Er achter staat de bestelwijze vermeld die voor deze leverancier geldt. De afleverweken zijn hier niet meer te wijzigen, want die hebt u op het tabblad 'Alle leveranciers' al ingesteld. Standaard krijgt u de goederen in een bepaalde week geleverd. Maar u kunt ook aanvinken 'Bezorgdatum/spoed'. Als u dat doet kunt u per fase een exacte datum invullen (in plaats van een leverweek). Niet alle leveranciers ondersteunen deze faciliteit. Het is afhankelijk van instellingen bij deze leverancier of u deze faciliteit op het scherm te zien krijgt. In dit geval kunt u ook de lokatie kiezen (bijv. magazijn, showroom, bij vervoerder, bij klant) waar de goederen geleverd moeten worden, en het ordertype. De mogelijkheden van het ordertype zijn weer afhankelijk van welke ordertypes de leverancier kent.


4.3.1 Galvano ordertypes Galvano kent een viertal ordertypes, dit type geeft aan hoe Galvano omgaat met de order: Standaard De artikelen worden op de gevraagde datum / in de gevraagde week geleverd. Wanneer artikelen niet beschikbaar zijn worden deze nageleverd. Afroeporder De artikelen worden 3 weken voor de opgegeven week voor u gereserveerd. Het exacte levermoment wordt in overleg met u afgestemd. Compleetorder De artikelen worden in de gevraagde week geleverd. Wanneer de artikelen niet beschikbaar zijn wordt de order niet uitgeleverd. Uiterlijkorder De artikelen worden uiterlijk op de gevraagde datum geleverd en maximaal 5 werkdagen eerder. 4.3.2 Galvano verpakkingswijzen Galvano kent een tweetal verpakkingswijzen: Standaard Separaat Bij standaard worden alle bestelde goederen op normale manier bij elkaar verpakt. Bij separaat worden alle goederen die voor één commissie bestemd zijn bij elkaar gehouden. Goederen voor een nieuwe commissie zullen op een nieuwe pallet geplaatst worden ook als de vorige pallet nog niet vol is. 4.3.3 De rode stippen Dit is een handige controle faciliteit. - rood: bij één of meer leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase) zijn geen gegevens ingevuld, terwijl dit wel kan - geel: de gegevens verschillen tussen de leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase). - groen: de gegevens zijn identiek voor alle leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase). Tip: U kunt ook op de stip klikken. In dat geval kopieert u de instelling op het scherm naar de andere leveranciers die deze zelfde optie kennen. 4.3.4 De afleveropmerking en het projectnummer bij de leverancier. Ook deze velden zijn, afhankelijk van of de leverancier deze optie ondersteunt, met name in geval van elektronisch bestellen, wel of niet aanwezig. Als ze aanwezig zijn kunt u hiermee in de bestelling een opmerking ('let op showroomcondities') of een projectnummer doorgeven op de bestelling.

4.4

De afdruk mogelijkheden

Briefhoofd. Kies hier een briefhoofd naar keuze. Bij elektronisch bestellen is dit uiteraard niet van belang. In de meeste gevallen is de automatische selectie de juist. Documentatie ‘Nieuw in GOOP 2.0, © Simar automatisering b.v., december 2009, Pagina 25 van 57

Elektronisch bestellen gebruiken. Deze optie staat aangevinkt als u normaal bij deze leverancier elektronisch bestelt. U kunt in dat geval het vinkje weghalen als u om bepaalde redenen toch op papier wilt bestellen. Wanneer u een bestelling opnieuw doorgeeft, bijvoorbeeld na een wijziging, zal deze optie altijd uit staan, omdat u een herhaalde bestelling niet opnieuw elektronisch kunt bestellen. Wanneer elektronisch bestellen niet beschikbaar is (niet ingesteld bij deze leverancier, of een herhaalde bestelling) dan is het niet mogelijk om dit hier alsnog aan te zetten. Deze optie is er dus alleen om het elektronisch bestellen tijdelijk uit te zetten. Duplicaat afdrukken. Wanneer u bij elektronisch bestellen toch ook een afdruk op papier wilt hebben, zet u hier een vinkje. Aantal exemplaren. Dit is alleen van toepassing wanneer u niet elektronisch bestelt.

4.5

De detailregels

In het onderste deel ziet u alle artikelen die in de order vóórkomen. Bij elk artikel is ook de fase vermeld en of het artikel soms uit uw eigen voorraad komt (alleen in combinatie met de voorraad-module). Wanneer u met meerdere fases werkt (ruwbouw, tegelen, afbouw) bij sanitair, dan kunt u per artikel aangeven in welke fase u dit artikel wilt ontvangen. Aan een fase koppelt u bovenin een leverweek. Op die manier kunt u de artikelen voor de ruwbouwfase in week 20 krijgen, voor het tegelen in week 22, en voor de afbouw in week 24. Let op: ook als u met fases werkt bestelt u in één keer. Het systeem genereert in één handeling alle bestellingen voor alle fases. Het kan wel zijn dat bepaalde leveranciers de bestelling voor verschillende fases in verschillende bestellingen opsplitst en dus meerdere bevestigingsnummers terugmeldt. Daarom kunt u die ook per fase kwijt. 4.5.1 Fase 0 Dit is een bijzondere fase. Fase 0 heeft geen leverweek. Artikelen die u in fase 0 zet worden niet besteld. Hiermee geeft u aan: 'ik heb deze artikelen zelf nog liggen', die hoeven niet besteld te worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij omverpakkingen. Let op: het is NIET toegestaan om fase 0 te gebruiken om bepaalde artikelen nu nog even niet te bestellen en dit later alsnog te doen door ze alsnog op een fase te zetten en opnieuw te bestellen. Met name als u de Simar voorraad module gebruikt gaat uw voorraadcontrole op die manier mis. Ook het elektronisch bestellen accepteert niet dat u een order tweemaal elektronisch bestelt. Fase 0 betekent echt dat u deze artikelen voor deze order NIET wilt bestellen. De optie van Fase 0 is altijd aanwezig, ook als u niet de voorraadmodule hebt. In het programma Instellingen | Diversen | Fase 0 / voorraadartikelen kunt u een aantal instellingen maken om bepaalde artikelen automatisch al in fase 0 te laten zetten, zodat u dit zelf niet meer bij elke bestelling hoeft te doen. 4.5.2 Opmerking / leverdatum Hier wordt informatie getoond over opmerking en leverdatum.


4.6

Bestellen

Als laatste drukt u op het afdrukvoorbeeld of op de knop 'bestel' om de bestelling te doen. Het voorbeeld registreert nog geen bestelling. Bij de knop 'Bestel' maakt u de bestelling definitief. Wanneer u op papier bestelt zullen er nu afdrukken worden gemaakt. Wanneer er elektronisch besteld wordt zetten we een elektronische bestelling klaar. Bij elektronische bestellingen moet u, bijvoorbeeld aan het einde van de dag, alle klaargezette elektronische bestellingen nog naar de leverancier verzenden. Het is zeer wel mogelijk om meerdere mensen te laten bestellen, en één persoon te belasten met het doorgeven van de elektronische bestellingen. Alle bestellingen worden verzameld in een verzendbox. Door te verzenden worden alle klaarstaande bestellingen verzonden naar de leverancier en zullen in vele gevallen bevestigingsberichten worden terug ontvangen. Deze procedure kan van leverancier tot leverancier verschillen. Let op: het verzenden van de elektronische bestellingen naar Galvano verliep tot nu toe via de menukeuze Bestellen | Bestellen op www.galvano.nl In deze nieuwe versie verloopt dit via het programma Bestellen | Internet bestellingen verzenden. Lees paragraaf 4.10 hoe u dit eventueel kunt automatiseren en in 4.11 hoe u eenmalig de juiste codes instelt.

4.7

Standaardfase in Galvano bestand

U kunt zelf artikelen in bepaalde fases opnemen. Nieuw is dat met ingang van 2010 het Galvano bestand zal zijn voorzien van standaard fases. Dit zijn de fases Inbouw, Tegels en Afbouw. Om hiervan gebruik te maken moet u eenmalig vastleggen welke fases u in uw systeem hebt benoemd die overeenkomen met deze drie standaardfases van Galvano. U kunt dus nog steeds meer fases gebruiken dan deze standaard drie, maar elk artikel uit het Galvano bestand heeft standaard een indicatie in welke fase dit artikel gebruikelijk wordt toegepast. Door deze instelling te maken bespaart u tijd bij het bestellen. Ga naar Instellingen | Diversen | Beheer bestelfases.


Hier ziet u in de eerste twee kolommen welke fases u in uw systeem gedefinieerd hebt. Nu kunt u door een keuze te maken in de rechter kolom (‘Standaard fase voor’) uw eigen fases koppelen aan de drie meegeleverde fases van Galvano. Mocht u met twee fases willen werken in plaats van drie, dan kunt u ook meerdere Galvano fases aan dezelfde eigen fase koppelen, door het intikken van twee codes gescheiden door een komma. (Bijv. T,I). Bovenaan vindt u een veld ‘Standaard fase’. Hier staat normaal een 1. Dit is de fase die standaard voor alle artikelen gebruikt wordt waarvan geen specifieke fase bekend is. (Bijv. andere leveranciers dan Galvano, of artikelen waarbij in het Galvano bestand nog geen fase is ingevoerd).

4.8

Alternatieve artikelen

Er is een techniek opgenomen om alternatieve artikelen te kunnen aanbieden indien u om een artikel vraagt dat niet langer leverbaar is. Dit kan voorkomen indien een offerte pas in een later stadium order wordt en inmiddels artikelen uit de order niet langer leverbaar zijn. Wanneer u nu gaat bestellen kan het zijn dat u niet alleen melding krijgt dat iets niet langer leverbaar is, maar ook een voorstel voor een alternatief.


De melding luidt: ‘Het door u gevraagde artikel is niet meer leverbaar. Een vergelijkbaar alternatief is nu gekozen. Controleer of u dit een passend alternatief vindt.' De toepassing van deze optie is afhankelijk van het vullen van het Galvano bestand met dergelijke alternatieven. In het komende jaar zal hier in toenemende mate gebruik van worden gemaakt. Deze melding kan overigens ook tijdens het invoeren van offerte of order naar voren komen.

4.9

Tegels (optionele tegelmodule): meer controle op de eenheid

Wanneer tijdens het bestellen de eenheid van de tegel (in het artikelbestand) afwijkt van de eenheid die in de order is gebruikt, wordt hiervan in een duidelijke rode tekst nu melding van gemaakt.

4.10

Vervolgacties bij elektronisch bestellen

In het scherm Bestellen Apparatuur/Sanitair/Tegels is er een flink aantal merken en leveranciers waar u elektronisch kunt bestellen. De mogelijkheden om automatisch een vervolgprogramma te starten, zodat u de bestelling direct kunt afhandelen, zijn uitgebreid. In de illustratie hieronder ziet u de mogelijkheden. U bereikt deze via Bestand | Instellingen in het genoemde scherm. In het onderstaande scherm ziet u hoe u door een vinkje achter GALV te zetten er voor zorgt dat automatisch na elke bestelling het scherm voor elektronisch verzenden van die bestelling wordt geopend. Als u elke bestelling direct wilt verzenden is dat handig. Als u liever de bestellingen ‘opspaart’ en aan het einde van de dag in één keer verzendt, dan laat u hier het vinkje weg.

Ook het aantal leveranciers waarbij u elektronisch kunt bestellen is uitgebreid (Dales, Plieger).


Bij Galvano is de techniek van elektronisch bestellen gewijzigd, waardoor het gebruik veel eenvoudiger is geworden. In het gewone bestelscherm zet u de bestellingen klaar. Om ze vervolgens naar Galvano te verzenden ging u voorheen naar de Galvano website. Nu opent u het programma Bestellen | Internet bestellingen verzenden. Dit toont het volgende scherm:

In het bovenste venster ziet u alle bestellingen klaarstaan van orders die elektronisch moeten worden vezonden. Onderin ziet u de detailregels van de bestellingen die verzonden gaan worden, die behoren bij de bestelling waar u bovenin op geklikt hebt. Nu drukt u op de knop Bestel. Linksonder, achter het woord Status, ziet u de voortgang van het proces verschijnen. Na enige tientallen seconden zijn alle bestellingen verzonden en alle bevestigingen verwerkt. Deze zijn nu ook automatisch verwerkt in de ‘Bewaken binnenkomst’ velden van de orders (orderbevestigingsnummer, leverweek). De knop ‘Rapport afdrukken’ zal nu zichtbaar worden. Desgewenst kunt u het rapport van de verzending afdrukken. Hierin staat ook informatie of er bepaalde artikelen zijn die niet (tijdig) leverbaar zijn.


4.11

Elektronisch bestellen Galvano instellen

Doordat de techniek van het bestellen bij Galvano is gewijzigd moet u eenmalig een instelling veranderen. Kies Bestellen | Elektronisch bestellen (Instellingen)

Hier kiest u allereerst bestand GALV. Vervolgens zet u het protocol op GALV – Galvano elektronisch bestellen Debiteurennummer: vul hier uw debiteurennummer bij Galvano in Gebruikersnaam: vul hier de gebruikersnaam in waarmee u op de Galvano website kunt inloggen om bestellingen te doen. Wachtwoord: vul hier het bijpassende wachtwoord in. Tenslotte klikt u op Opslaan. Nu hebt u uw debiteurennummer bekend gemaakt aan GOOP alsmede een gebruikerscode/wachtwoord. Daarmee zal GOOP de bestellingen aan Galvano volautomatisch kunnen afhandelen.

4.12

Op afroep tegels bestellen bij Jos Haag en V&S (optionele tegelmodule)

Ook bij het elektronisch bestellen kunt u nu op afroep bestellen. Om deze mogelijkheid te activeren gaat u naar: Bestanden | Leveranciersgegevens. Kies de betreffende leverancier (JOHA, VENS), ga naar het tabblad ‘Bestellen’ en zet een vinkje bij het ordertype‘Afroeporder’ (naast de reeds aanwezige ‘Standaard’ order). Nu krijgt u bij het bestellen de Afroep mogelijkheid erbij.


4.13

Tegels: meer tegels bestellen dan in de order staat

Tijdens het bestellen van tegels bestaat soms de behoefte meer te bestellen dan in de order is meegenomen. Dat was voorheen niet mogelijk zonder eerst de order te openen en daar de wijziging aan te brengen. Vanaf nu is het ook mogelijk om dit vanuit het bestelscherm te doen. Ga hiervoor naar de optie ‘Bewerken’. U kunt ook <W> gebruiken. De toegevoegde artikelen zullen automatisch in de order worden toegevoegd op een nieuwe artikelregel met een prijs van nul euro. De prijs die de klant gaat betalen verandert dus niet. U bestelt voor eigen rekening de extra tegels. (Als u voor rekening van de klant meer tegels wilt bestellen, moet u op de gebruikelijke wijze de order aanpassen). Deze faciliteit werkt ook voor sanitair artikelen.

4.14

Nog te bestellen orders: sorteren op leverweek

In het scherm Bestellen Groothandelsartikelen vindt u naast het veld referentienummer een knopje (met drie puntjes) dat een overzicht toont van alle nog te bestellen orders. Nieuw is dat in dit overzicht aan de rechterkant de met de klant afgesproken leverweek te zien is (zonodig venster groter trekken). Door op de kolomtitel te klikken sorteert u op deze leverweek, zodat u kunt zien welke orders het eerst besteld moeten worden.

4.15

Standaardtekst bij bestellen via e-mail

U kunt uw bestellingen per mail voorzien van een eigen standaard tekst. De mogelijkheid om deze in te vullen vindt u in ‘Instellingen | Teksten | Teksten voor emails‘. Hier is het tabblad ‘Bestellen’ toegevoegd. Zie uitleg in 2.5.

4.16

Leveranciersgegevens

(Bestanden | Leveranciersgegevens). In het scherm waarin u de gegevens van leveranciers vastlegt is veel veranderd. Op het tabblad ‘Vertegenwoordiger’ is het e-mail adres van de vertegenwoordiger toegevoegd. Er is een nieuw tabblad ‘Onderdelen’ bijgemaakt waar u een eventueel afwijkend adres voor onderdelen kunt opgeven, en in de service module kunt gebruiken. Op diverse plaatsen waar een e-mail adres kan worden ingevoerd kunt u nu ook direct een email verzenden door op het knopje ‘Mail’ te drukken achter het betreffende mailadres. Er is een tabblad ‘Internet’ waarop een aantal instellingen kan worden gemaakt voor het automatisch ophalen van afbeeldingen, aanvullende artikel info en vergelijkingen tussen artikelen. Deze informatie is voor Galvano automatisch ingevuld. Op het nieuwe tabblad ‘Bestellen’ zijn alle instellingen te maken die aangeven welke faciliteiten door die leverancier voor het bestellen worden ondersteund.


Tenslotte is er een tabblad ‘Contactpersonen’ waarop u een onbeperkt aantal contactpersonen kunt invoeren en een tabblad ‘Memo’ voor het vastleggen van aantekeningen over de betreffende leverancier. We gaan hier nader in op de instellingen van het Bestellen. Voor Galvano staan deze instellingen overigens automatisch goed ingesteld.

De instellingen op dit tabblad bepalen welke mogelijkheden u kunt gebruiken in het bestelscherm. Verschillende leveranciers kunnen verschillende mogelijkheden bieden. Soms kunnen bepaalde mogelijkheden ook afhankelijk zijn van de afspraken die u hebt gemaakt met de betreffende leverancier. Bezorgen op dag mogelijk Zet de optie aan om in plaats van een leverweek een leverdag te kiezen. Minimaal aantal werkdagen voor bezorgen op dag Het aantal dagen dat u hier invult bepaalt wat het minimum aantal dagen is dat moet zitten tussen het moment van bestellen en de gevraagde leverdag. Afleveren bij klant mogelijk Dit activeert bij het bestellen de mogelijkheid om als afleverlocatie ‘bij klant’ te kiezen.


Extra omschrijving meegeven tijdens bestellen Als u deze optie aanzet wordt een eventuele tekstuele aanvulling op het artikel zoals u die in de order hebt toegevoegd ook meegeleverd in de bestelling. Voor leveranciers waarbij u elektronisch bestelt heeft deze instelling geen effect, omdat een dergelijke extra omschrijving niet in het elektronisch bericht terecht komt. Ordertypes Hier kunt u aanvinken welke ordertypes door de betreffende leverancier worden ondersteund. Wat de verschillende ordertypes bij Galvano betekenen leest u paragraaf 4.3.1. Verpakkingswijzen Hier kunt u aanvinken welke verpakkingwijzen deze leverancier ondersteunt. De uitleg van de verpakkingswijzen vindt u in paragraaf 4.3.2.

4.17

Orders wijzigen na bestelling

Er is een extra mogelijkheid gekomen om gebruikers toe te staan om orders na bestelling te wijzigen. In Instellingen | Diversen | Preferenties (tabblad Offerte/Order) kan nu ook worden gekozen voor de optie Wijzigen toestaan, maar gebruiker wel een waarschuwing geven en vragen om een bevestiging.

4.18

Bestellen groothandelsartikelen: indicatie ‘reeds besteld’

In het bestelscherm groothandelsartikelen wordt nu in de kolom ‘Opmerkingen’ op iedere artikelregel weergegeven als een artikel al eerder werd besteld of zelfs al binnen is.


5 5.1

Afleveren Afleverweek wijzigen: optie om ook de besteldata aan te passen

In de optie ‘Wijzigen afleverweek’ kunt u nu ook zorgen dat wanneer u de leverancier om een nieuwe bevestiging verzoekt, ook de besteldatum van de goederen wordt aangepast. U vindt ‘Wijzigen afleverweek’ in het NAW-scherm van de order (<Shift>) of in ‘Afleveren – Aflevering plannen - Wijzigen’ (). U activeert de optie door een vinkje in het veld ‘Besteldata wijzigen’.

5.2

Afleverbon: artikelen die nog worden nageleverd tonen

Een handige nieuwe functie. Als u deze optie aanvinkt tonen we onder een apart kopje ‘Nog na te leveren artikelen’ alle artikelen die nog in de order staan, maar die nu nog niet afgeleverd worden. In de lay-out is desgewenst in te stellen dat dit overzicht op een aparte pagina staat. (Zet een vinkje in ‘Start kop op een nieuwe pagina’).

5.3

Afleveren artikelen: deelleveringen van een artikel mogelijk

Hier is een veel geuite wens in vervulling gegaan door het herschrijven van dit scherm. Hieronder ziet u het nieuwe scherm afgebeeld. Dit nieuwe scherm werkt door middel van een ‘grid’. De groen gekleurde regels maken het mogelijk alle artikelen van één leverancier tegelijk af te leveren. Een deellevering maken gaat nu zeer eenvoudig: verander het aantal stuks van het gewenste artikel. Als voorbeeld: in de order staan 4 lichtarmaturen, waarvan u er nu 3 aflevert. U verandert nu het aantal 4 in 3, waarna het programma de vraag stelt of u deze regel wilt splitsen. Er ontstaat dan een regel van 3 die u nu aflevert en een regel van 1 die u later kunt afleveren.



6 6.1

Factureren Afleveradres zichtbaar gemaakt

Bij het factureren is het voor de juiste adressering van belang om te weten of een eventueel benodigde adreswissel al is uitgevoerd. Daarom is nu in de facturatieschermen het afleveradres zichtbaar gemaakt: in het scherm Aanbetalingfactuur maken in een infobox, in het scherm Factuur maken onder de knop Toon afleveradres. Uiteraard ziet u alleen een afleveradres indien er nog geen adreswissel heeft plaatsgevonden.

6.2

Onbeperkt aantal aanbetalingfacturen mogelijk

Het aantal mogelijke aanbetalingfacturen was enigszins beperkt (tot 10). Deze beperking is nu verwijderd.

6.3

Creditfactuur kent nu meerdere exemplaren

Het scherm Factuur crediteren kent nu de mogelijkheid om meerdere exemplaren tegelijk af te drukken.

6.4

e-mailen zowel bij factuur als aanbetalingsfactuur

Bij het factureren ziet u een veld ‘PDF/e-mail’. Door hier een vinkje te plaatsen wordt uw factuur automatisch als PDF-document aan een e-mail gekoppeld. Ook het mailtje wordt voor u aangemaakt waarbij indien het e-mail adres van de klant in het systeem bekend is dit ook automatisch wordt ingevuld. De standaard berichttekst van de mail kunt u aanpassen in Instellingen | Teksten | Teksten voor e-mails. Zie ook 2.5. Wanneer u een e-mail verzendt krijgt u tevens automatisch de normale afdruk op de gekozen printer. Dit is de afdruk voor uw eigen dossier.

6.5

Locking bij factureren versoepeld.

Het was zo dat het maken van een creditfactuur niet gelijktijdig gebruikt kon worden (op een andere werkplek) met het gewone factureerprogramma. Die beperking is nu opgeheven.


7

Algemene functies

7.1

Orderinformatie

Dit populaire scherm is opnieuw verder uitgebreid. • • •

eenheden bij de tegels (optionele tegelmodule) gebruikerscodes zijn vervangen door uitgeschreven gebruikersnamen de toegepaste slottekst in de order staat vermeld op het tabblad ‘algemeen’

Alle tabbladen zijn nu af te drukken. Kies eerst het gewenste tabblad en vervolgens de afdruk optie uit het menu.

Merk op dat hier meer handige functies aanwezig zijn. Bijvoorbeeld de keuze ‘Kopieer adres’ die het mogelijk maakt het adres via kopieer en plak direct in een tekstdocument (de GOOP tekstverwerker, maar ook in Word) te gebruiken. De optie adresetiket afdrukken werkt alleen op een bureaulabelprinter zoals een Dymo of een Brother. Afbeeldingen bekijken laat toe om de gekoppelde afbeeldingen te bekijken indien u gekoppeld werkt met Saninet.

7.2

Artikel zoeken

7.2.1 Extra gegevens zichtbaar In het scherm ‘Artikel zoeken’ is extra informatie zichtbaar. Het gaat om de groothandelsvoorraadcode, inkoopprijs, groothandels(kortings)groep, artikeleenheid. Bij gebruik van het voorraadpakket wordt ook de eigen voorraadcode getoond. U kunt deze optie aan zetten door in ‘Artikelen zoeken’ links boven te kiezen voor ‘Bestand Instellingen’.


In de systeem preferenties, rubriek Overige | Uitgebreid is een instelling toegevoegd ‘Artikelen zoeken: extra informatie toont ook inkoopprijs’, waardoor naar keuze al dan niet de inkoopprijs bij de artikel informatie getoond wordt 7.2.2 Optie ‘altijd op de voorgrond’ Door in het scherm bij de menukeuze Bestand de optie Altijd op de voorgrond aan te vinken kunt u er voor zorgen dat het scherm bij openen vanuit de taakbalk altijd direct op de voorgrond staat. 7.2.3 Kopiëren van artikel Vanuit Artikelen zoeken kunt u nu een artikelcode kopiëren naar de order. Kopiëren doet u met F7, plakken met <Shift>. De functie werkt alleen voor sanitair en tegels. Eventuele koppelartikelen worden bij het kopiëren niet automatisch meegenomen.


7.3

Werkbladknoppen: Memo’s en Systeemberichten

Deze knoppen vindt u linksboven op uw GOOP werkblad. De linker maakt een Post-It memoblaadje aan op uw werkblad. Daarop kunt u notities maken. Een memo kunt u verwijderen door deze m.b.v. het sluitkruisje weer te sluiten. De blauwe knop met de driehoek: Systeemberichten Met dit driehoekje op het menu-bureaublad duiden we de nieuwe systeemberichten aan. Systeemberichten zijn berichten die afkomstig zijn van het systeem (en niet van een andere gebruiker). Zo zijn er bijvoorbeeld systeem berichten van de voorraadmodule (optioneel) die signalen geven dat artikelen moeten worden bijbesteld. Nieuw is dat we ook het feit dat een nieuw artikel bestand is ingelezen nu als systeembericht presenteren aan alle gebruikers. Ten behoeve van KIMS maken we onderscheid tussen grafische bestanden en administratieve bestanden. Voor GOOP levert Simar alleen administratieve bestanden en heeft de instelling voor grafische bestanden geen invloed. Via de ‘Instellingen’ kan elke gebruiker aangeven of hij wel of niet deze berichten over nieuwe bestanden wil krijgen. Vanuit dit systeembericht is ook voor iedereen de ‘Wat u hoort te weten’ tekst direct beschikbaar (in ‘read-only’ modus). In deze teksten is achtergrond informatie te vinden over op welke wijze het betreffende artikelboek in een elektronisch computerbestand is omgezet (bijv. extra code mogelijkheden, alsmede informatie over welke versie, herkomst, etc.) Simar Nieuws De vierde knop in dit rijtje biedt een snelle blik op de Nieuwsrubriek van de Simar website. (Technisch gesproken: een RSS-feed). Als u klikt op deze button ziet u een uitklaplijstje met recente onderwerpen uit de rubriek Nieuws van de website van Simar automatisering. Door op één van de onderwerpen te klikken gaat u direct naar de betreffende nieuwspagina, met behulp van uw webbrowser. De kleur van de knop geeft aan of er nieuws is: Oranje – er zijn ongelezen (=nieuwe) onderwerpen (sterretje voor onderwerp) Grijs – u hebt alle nieuwsonderwerpen gelezen (oogje voor onderwerp)


Mocht u of een bepaalde medewerker geen prijs stellen op deze knop uw werkblad dan is dit in het scherm Beheer gebruikers, per gebruiker uit te schakelen. Door het vinkje weg te halen op het tabblad Programma specifiek, bij de optie ‘RSS-feed’. Galvano knop. Deze knop brengt u op dezelfde wijze als hierboven uitgelegd voor de Simar website het nieuws van de Galvano website. Hier betekent een witte G dat u alle nieuws gezien hebt, terwijl een rode betekent dat er ongelezen Nieuws is.

7.4

Inloggen, wachtwoorden, menu

7.4.1 Laatst gebruikte referentienummer automatisch invullen Dit is een handige optie die er voor zorgt dat wanneer u naar een andere programmafunctie gaat, hetzelfde referentienummer waarmee u bezig bent automatisch ook in het volgende scherm wordt ingevuld. U vindt deze instelling in het menu programma onder Bestand | Instellingen.

7.4.2 Beheer gebruikers: programma specifieke opties In Systeemprogramma’s | Gebruikers | Gebruikerstoegang is een nieuw tabblad toegevoegd: ‘Programma specifiek’. Op dit tabblad is een aantal specifieke functies samengebracht die binnen bepaalde schermen speciale rechten toekennen.


7.5

Zoekvensters – uitbreiding filteroptie

In GOOP komt u op vele plaatsen vensters tegen waarbij u een keuze kunt maken uit een lijst van mogelijkheden.

In bovenstaand voorbeeld betreft het de lijst van nog te bestellen orders, maar er zijn ook vele andere keuzelijsten in GOOP aanwezig. Nieuw is dat u in het filter-veld meerdere woorden/tekenreeksen kunt invullen, gescheiden door een spatie. U krijgt dan de regels te zien waarin beide (of alle) woorden vóórkomen.

7.6

Automatisch website bijwerken

In GOOP is de mogelijkheid ingebouwd om automatisch een website bij te werken, waarop uw klanten informatie over de order kunnen nazoeken en de voortgang van bestellen en leveren kunnen zien. Dit werkt met een speciale website die door ons wordt verzorgd. Een voorbeeld hiervan is te zien op www.mijnbadkamer.info waarbij u kunt inloggen met de inlogcode ‘demo’ en het wachtwoord ‘demo’. De essentie van de webkoppeling is dat u na een eenmalige instelling (waarin u aangeeft wélke informatie uit de order op de website aan de consumenten getoond moet worden) er verder helemaal geen omkijken meer naar heeft.

In het eerste scherm van de offerte/order komt er een aanvinkvakje bij. Zodra u daar een vinkje in zet wordt de order automatisch op de website geplaatst. Ook alle wijzigingen aan de order (binnen komende goederen, leverplanning, etc.) zullen automatisch binnen 2 uur ook op de website te vinden zijn. Op deze manier houdt u uw klant optimaal geïnformeerd. Ook de afbeeldingen uit Saninet zijn op de website na te slaan (indien u gekoppeld werkt). • • •

De software om de webkoppeling te kunnen gebruiken is standaard opgenomen in GOOP U betaalt een klein bedrag voor het gebruik: een eenmalig bedrag voor elke order die u op de website plaatst Een uitgebreide folder over deze faciliteit vindt u op onze website (bekijk de folder van mijnkeuken.info, de faciliteiten voor mijnbadkamer.info zijn hieraan gelijk)


•

Om de software te activeren en als gebruiker aan te melden dient u even contact met onze administratie op te nemen

7.7

Het nieuwe helpsysteem

U kent ongetwijfeld het overzicht van handleidingen dat in het menusysteem aanwezig is.

In het overzicht van handleidingen dat u daar aantreft is bovenaan een extra optie toegevoegd: handleidingen van diverse schermen.

Deze optie start een nieuw programma, waarin u een deel van de nieuwe handleidingen kunt vinden. In de toekomst zullen we steeds meer van dit nieuwe scherm gebruik gaan maken. Links ziet u de onderwerpen / schermen waarover hulpteksten beschikbaar zijn. Rechts ziet u de uitleg zelf.


In de schermen zelf kunt u direct naar de helppagina toe door middel van functietoets of de optie Help uit het menu (dikwijls ook als ?-knopje aangeduid).

7.8

Systeem diagnose

Binnen de systeem functies vindt u de menukeuze Systeem diagnose. Daarin is een aantal functies verzameld die incidenteel door u zelf of op verzoek van de helpdesk gebruikt kunnen worden.

7.8.1 Systeem informatie Deze functie toont een venster met daarin een opsomming van de (technische) eigenschappen van uw systeem. De helpdesk kan verzoeken deze informatie toe te sturen als er technische problemen zouden zijn. Het oproepen duurt een aantal seconden omdat ook de snelheid van uw netwerk wordt gemeten. 7.8.2 Referentie export maken voor Simar Ook dit is een functie die bedoeld is in contact met de helpdesk. Met deze functie wordt een bestandje gemaakt met daarin alle informatie van de order waarover u een vraag hebt, aangevuld met al uw systeeminstellingen (preferenties). Indien er een vraag over een order is die niet direct door de helpdesk beantwoord kan worden, kan de helpdesk om toezending van de order in deze vorm vragen, zodat de helpdesk zelf deze order kan bekijken. 7.8.3 Systeem console openen Deze functie kan gebruikt worden door de helpdesk om direct bepaalde gegevens of database instellingen te controleren. 7.8.4 Overzicht ingelogde gebruikers Dit is een overzicht dat ook door u zelf gebruikt kan worden. Hierin is te zien welke gebruikers op het systeem ingelogd zijn, sinds wanneer, en ook een indicatie over in welke programma onderdeel zij bezig zijn.


Rechtsonder is er een knop ‘Verwijder proces’. Hiermee kunt u een proces van een bepaalde gebruiker op de server verwijderen. Dit is uitsluitend bedoeld voor bijzondere omstandigheden. Onder normale omstandigheden is dit nooit nodig omdat zelfs als een gebruiker vergeet uit te loggen z’n processen alsnog verwijderd zullen worden als deze persoon z’n computer uitzet, of wanneer de database op de server wordt afgesloten. NB. Het is normaal dat gebruikers meerdere keren in de lijst voorkomen. Wanneer een gebruiker meerdere schermen heeft open staan leidt dat tot meerdere processen. (Het menu is één proces, elk volgend scherm is ook een proces). Linksboven ziet u hoeveel licenties op de Caché database in gebruik zijn. 7.8.5 Overzicht gelockte records Ook hier geldt dat dit onder normale omstandigheden nooit nodig is. Mocht een gebruiker een order open hebben staan op z’n scherm en vervolgens weggelopen zijn, dan is het beter om gewoon naar die werkplek te lopen en de applicatie daar alsnog af te sluiten. Maar in geval van nood bestaat dit scherm om vanaf elders zo’n blokkade op een order op te heffen. A.u.b. alleen in overleg met de helpdesk gebruiken. 7.8.6 Server configuratie Dit opent een webbrowser venster waarmee de Caché databaseserver te beheren is. Deze functie is uitsluitend toegankelijk voor technisch personeel van Simar Automatisering bv en daarom beveiligd met een wachtwoord.

7.9

Hulp op afstand

Dit is een nieuwe optie in uw menu.

In contact met de Simar helpdesk kan u gevraagd worden deze optie in te schakelen. Uw werkplek moet uiteraard wel over een werkende internet aansluiting beschikken.


Na deze keuze krijgt u na een aantal seconden een vraag om een codenummer in te voeren. Dit nummer krijgt u van de helpdesk medewerker.

Na het invoeren van deze code en klikken op ‘Verbinden’ krijgt u nog een vraag of u toestemming geeft dat de helpdeskmedewerker meekijkt/werkt op uw systeem. Vanaf dat moment kan de helpdeskmedewerker uw scherm bekijken en met zijn eigen toetsenbord en muis commando’s geven en met het pakket werken. U ziet zelf precies wat er gebeurt en wat de medewerker doet. Op deze manier kunnen we u snel uitleg geven over zaken of bekijken wat er aan de hand is als u een vraag hebt over het systeem. De methode is geheel veilig. U ziet alles wat de helpdeskmedewerker doet en de verbinding is slechts beschikbaar zolang u dat goed vindt. Er is geen enkele mogelijkheid dat wij op uw systeem komen zonder dat u daarvoor zelf de procedure in gang hebt gezet. Deze faciliteit is bijzonder behulpzaam gebleken, omdat het zowel u als ons veel tijd bespaart en we met u kunnen meekijken alsof we naast u op de stoel zitten.


8 8.1

Lay-outs en instellingen Standaard e-mail teksten

Op vele plaatsen kunt u direct e-mails versturen. Zo’n e-mail gaat vergezeld van een klein stukje tekst dat automatisch in het bericht wordt geplaatst. Deze teksten kunt u in stellen in Instellingen |Teksten | Teksten voor e-mails. In sommige standaard teksten ziet u de verwijscodes %1, %2 en %3 staan. %1 = referentienummer, %2 = ordernummer, %3 = klantnaam. Maar u mag ook alle normale @-codes gebruiken in deze teksten.

8.2

In lay-outs is het gebruik van @-codes toegestaan

In de standaard door Simar gedefinieerde lay-outs kunt u nu @-codes toevoegen. Alle door u gewenste @ codes dienen vooraf te worden gegaan door een #. Wanneer u bijvoorbeeld @1023 wilt gebruiken vult u in #@1023. (Wanneer u lay-outs met een nummer in de 1500-reeks wilt aanpassen dient u eerst een kopie aan te maken onder hetzelfde nummer, voorafgegaan met een * (nummer 1500 wordt *1500, 1501 wordt *1501, etc).)

8.3

Tegels: De layout van ‘Prijslijsten afdrukken’ (optionele tegelmodule)

Het betreft de functie Bestanden | Tegels | Tegelkasten | Prijslijsten afdrukken Deze lay-out was een vaste lay-out, maar kan nu ook gewijzigd worden. (1531). U vindt de lay-out in ‘Beheer lay-outs’. Kies bij type ‘Diverse overzichten’. Om te voorkomen dat uw wijzigingen bij een volgende versie ongedaan worden gemaakt dient u voor u de lay-out aanpast eerst lay-out 1531 te kopiëren naar lay-out *1531. Gebruik voor het maken van de kopie de toetsencombinatie . Behalve de gebruikelijke #codes kunt u in deze lay-out ook alle specifieke @-codes gebruiken die gemaakt zijn voor de tegelkasten. Deze @-codes zijn gelijk aan die u kunt vinden in ‘Bestanden – Tegels – Hulpfuncties - Tegeletiketten’. U kunt de verwijscodes met een # in de lay-out zetten, bijvoorbeeld #@72 voor @72.


8.4

Extra velden in tegelbestand in order af te drukken (optionele tegelmodule)

Indien u zelf tegelbestanden maakt kunt u daarbij een aantal extra velden definiëren met gegevens die wij niet standaard in het bestand hebben staan. Deze velden zijn nu ook op te nemen in de lay-out van de offerte/order.


9

Elektronische communicatie

9.1

Opvragen actuele voorraad (bij Galvano)

Dit is momenteel mogelijk bij Galvano. Het kan op twee manieren: Via het menu Navigatie | Voorraadcontrole bij leverancier (in het groothandels artikelen scherm van de order) controleert u in één keer alle artikelen uit de order (voor zover ondersteund door de leverancier), ten opzichte van de gevraagde leverweek.

Via het scherm artikel informatie (F5) vindt u bovenaan een hyperlink ‘Voorraadcontrole’ indien real-time voorraadcontrole voor de leverancier mogelijk is.

Via het scherm Bestellen | Sanitair artikelen, de menukeuze Bestand | Voorraadcontrole leverancier.


De automatische voorraadcontrole werkt alleen indien u beschikt over inlogcodes voor elektronisch bestellen bij de betreffende leverancier en deze hebt ingevoerd bij de gegevens voor elektronisch bestellen. GOOP zal bij het uitvoeren van de voorraad controle heel snel (‘onder water’) inloggen bij de betreffende leverancier en de actuele voorraad opvragen. Dit gebeurt in enkele seconden, waarna de resultaten op uw scherm worden getoond. Wanneer u een complete order controleert zult u alle artikelen zien staan met daarachter of ze beschikbaar zijn in de gevraagde leverweek. Wanneer dat niet zo is krijgt u ook te zien wanneer de artikelen wel geleverd kunnen worden. Desgewenst kunt u de leverweek aanpassen en ‘Controleer opnieuw’ kiezen, om te bekijken of de order in een andere leverweek wel te leveren is. Indien u vanuit het bestelscherm werkt is hier nog een extra functionaliteit aanwezig. Standaard kunt u voor Galvano artikelen geen overeenkomstige alternatieven zoeken bij andere leveranciers. Nadat u de Voorraadcontrole bij de leverancier hebt gedraaid worden die artikelen die niet tijdig door Galvano zijn te leveren vrijgegeven voor het automatisch zoeken naar dezelfde artikelen bij andere groothandels. Kies daartoe de menukeuze Bewerken | Bestelling aanpassen.

9.2

Sanitair: Technische Unie

In het bestelscherm (sanitair) is in te stellen dat de sites van de leveranciers direct geopend worden tijdens het elektronisch bestellen. Dat kan nu ook met de TU- site. U dient op de TUpagina wel zelf in te loggen en door te klikken naar het ‘off-line bestellen’. U vindt de instelling links boven in het bestelscherm onder ‘Bestand – Instellingen’ Sinds eind 2008 is de TU overgegaan op een nieuwe applicatie vanuit de website voor het ophalen van bestellingen en het doorgeven van bevestigingen. Met deze nieuwe werkwijze


worden ook 9999 artikelen ondersteund. De TU noemt dergelijke artikelen overigens 9999999 artikelen. In GOOP gebruikt u een normaal 9999 artikel en voegt een omschrijving en prijs toe. Bij het bestellen wordt dit automatisch omgezet in een 9999999 artikel en de omschrijving en prijs worden doorgegeven aan de TU, zodat het juiste artikel geleverd kan worden. Een dergelijk artikel wordt door de TU uiteraard handmatig verwerkt. Gebruik dus een 9999 artikel alleen bij uitzondering.

9.3

Andere verzendmethode bij Vegro (optioneel)

In verband met restricties bij sommige internetverbindingen (firewall e.d.) blijkt het in sommige gevallen nodig te zijn de manier van elektronisch bestellen bij Vegro aan te passen. Dat is nu gerealiseerd door in het scherm ‘Instellingen elektronisch bestellen’ bij Vegro de optie ‘Gebruik eigen email programma’ toe te voegen. Wanneer u deze optie aanvinkt wordt uw eigen mailprogramma gebruikt om de bestelling te versturen in plaats van de standaard procedure. Gebruik deze optie alleen indien de standaard werkwijze niet voldoet.

9.4

Conditiebestanden Tegel Groep Nederland (optionele tegelmodule)

Hier is een controle toegevoegd. U krijgt nu tijdens het inlezen van het conditiebestand en/of het verkoopbestand een waarschuwing als u een oud conditiebestand inleest of gebruikt (ouder dan 35 dagen). U kunt dan overigens wel gewoon verder werken, maar u werkt dan dus met een ouder conditiebestand.

9.5

Conditiebestand Wasco

Ook conditiebestanden van de firma Wasco worden nu ondersteund, op de gebruikelijke manier via het programma Inlezen bestanden. Menu Bestand | Importeren | Wasco conditiebestand.


10 Werken met bestanden 10.1

Sanitairbestanden: omschrijvingen inkorten bij inlezen

Inlezen bestanden is uitgebreid met een mogelijkheid om de sanitairomschrijvingen tijdens het inlezen in te korten. Deze optie bestond al als speciaal programma (TUKORT) en werd voornamelijk gebruikt omdat de standaard omschrijvingen van de Technische Unie (TU) voor veel gebruikers te gedetailleerd zijn. Het inlezen van het bestand verloopt beduidend sneller wanneer we dit inkorten al direct tijdens het inlezen te doen, in plaats van achteraf. Ook van alle andere sanitairbestanden kunnen de omschrijvingen eventueel worden ingekort. U vindt de optie in de het scherm ‘Inlezen bestanden’, menu Bestand | Automatische wijzigingen aan bestanden.

10.2

Sanitairbestanden: automatische prijsaanpassingen bij inlezen

In het programma Bestanden inlezen (Algemeen | Inlezen bestanden) is er een menukeuze Automatische wijzigingen aan bestanden. Deze menukeuze is alleen aanwezig als u de betreffende optie hebt aangezet in het scherm Instellingen | Diversen | Preferenties | , keuze ‘Modules’. De naam van de optie is: ‘Mogelijkheid van automatisch prijzen omrekenen bij bestanden inlezen activeren’.


Binnen deze functie van automatische wijzigingen kunt u nu ook sanitairbestanden kiezen. Bij sanitairbestanden kunt u de prijzen laten berekenen op dezelfde manier als in het programma Automatisch prijzen omrekenen uit het menu van sanitairbestanden. Dit gebeurt dan automatisch, telkens wanneer u een nieuwe versie van het bestand inleest. Deze functie kan daardoor flink wat tijd besparen.

Net als in het programma automatisch prijzen omrekenen kan het zijn dat u meerdere regels invoert. U vermenigvuldigt bijvoorbeeld eerst alle artikelen met 1.10 en daarna een specifiek merk met 1.20. Het resultaat daarvan is dat eerst alle prijzen met 10 % worden verhoogd (dus ook die van het specifieke merk) en daarna alleen de prijzen van dat merk NOG EENS met een factor 1.20. Het eindresultaat is dus dat de artikelen van dat specifieke merk met ongeveer 1.31 zijn vermenigvuldigd. De regels worden uitgevoerd in de volgorde waarin ze staan, van boven naar beneden. Deze functie is handig omdat het werk bespaart. Wel moet u zich realiseren dat het programma ALTIJD wanneer u een nieuwe versie van het betreffende bestand inleest deze regels gaat uitvoeren. U dient dan ook zelf met enige regelmaat te controleren of de ingevoerde regels nog wel geldig zijn, als de tijd voortschrijdt. Over enkele jaren gelden wellicht andere regels of bent u zich niet meer bewust van wat u destijds hebt ingevoerd.

10.3

Koppelartikelen (sanitair, tegels)

Deze kunnen nu bij apparatuur en sanitair door u zelf beheerd worden (door het vinkje aan te zetten bij ‘Koppelartikelen zelf beheren’). Tevens is het aantal toegestane koppelartikelen


nagenoeg onbeperkt geworden. Als u kiest voor ‘zelf beheren’ zullen uw koppelartikelen niet overschreven worden als u een volgende versie van een bestand inleest.

Van bestanden die zelf koppelartikelen aanleveren (Galvano) raden we overigens niet aan om ook zelf koppelartikelen te gaan beheren. Bij tegels is momenteel de functie ‘Koppel artikelen zelf beheren’ niet aanwezig. Dat betekent dat u bij tegels alleen koppelartikelen zelf kunt definiëren in bestanden die u ook zelf maakt. U moet daar geen koppelartikelen toevoegen aan Simar bestanden, omdat die bij de eerstvolgende versie weer verdwenen zullen zijn.

10.4

Sanitair: Inlezen eigen artikelbestanden ondersteunt nu 10 koppelartikelen

Het scherm Inlezen bestand vanuit tekstfile ondersteunt nu maximaal 10 in plaats van 5 koppelartikelen per sanitairartikel.

10.5

Tegelbestanden: kopie functie (optionele tegelmodule)

Bij handmatige invoer van tegelbestanden komt één type tegel vaak in meerdere formaten voor. Tot nu toe moesten bij het invoeren van elk afzonderlijk tegelformaat alle velden opnieuw worden gevuld. Om dit te voorkomen is nu een hulpmiddel ontwikkeld: in het scherm ‘Bestanden–Tegels–Beheer artikelbestanden’ heeft u de optie ‘Nieuw via kopie’ (Ctrl – K). Hierbij wordt het veld artikelcode leeg gemaakt, waarna u de artikelcode kunt invoeren en naar eigen behoefte enkel de gewijzigde velden opnieuw hoeft te vullen.


10.6

Zoekfunctie in Beheer groothandels artikelen verbeterd

In dit scherm is een functie ‘zoeken’ aanwezig. Deze is nu gemakkelijker en krachtiger geworden. Wanneer u op het zoekknopje drukt opent zich een sub-scherm waarin u op gebruikelijke wijze woorden kunt invoeren. Daarna op ‘zoek’ drukken en het schermpje toont u alle artikelen waarin de gezochte woorden voorkomen.


11 Preferenties Bij diverse onderwerpen bent u verwijzingen naar preferenties tegen gekomen. U vindt deze onder Instellingen | Diverse | Preferenties. Links vindt u de diverse onderwerpen. Op de tabbladen maakt u het onderscheid tussen de standaard preferenties en de uitgebreide. In deze versie tonen we veel preciezer alleen die preferenties die betrekking hebben op modules die op uw systeem actief zijn. Voorts is vrijwel elke preferentie nu van een korte helptekst of toelichtende tekst voorzien die vertelt wat u aan deze preferentie zou kunnen hebben. Linksonder in het scherm vindt u het zoekveld. Door daar een zoekwoord in te tikken krijgt u alleen de preferenties te zien waar dat woord in vóórkomt. Het voert te ver om in deze handleiding alle nieuwe preferenties op te nemen. Maar u kunt wel in het scherm met preferenties de diverse rubrieken doornemen en de toelichting bij de diverse preferenties bekijken.


12 De tekstverwerker 12.1

Invoegen leveranciers adressen

Er is een optie toegevoegd om wanneer u een brief aan een leverancier schrijft automatisch de adresgegevens uit het scherm ‘Leveranciersgegevens’ in te kunnen vullen. U vindt de optie onder ‘Invoegen-Leveranciersgegevens’. U kunt na het invoegen van het leveranciersadres uiteraard ook nog alle klantgebonden @codes gebruiken en mengen met de gegevens uit een order.

12.2

e-mail verzenden vanuit de tekstverwerker

Er kan nu rechtstreeks vanuit de tekstverwerker worden gemaild. Deze optie vindt u in het afdrukscherm. (De knop e-mail, links van de knop Afdrukken). Deze functie maakt gebruik van het e-mail programma dat op uw werkplek aanwezig is.


GOOP versie 2.0. Beschrijving van de nieuwe functies. Simar automatisering b.v., December 2009

Recommend Documents