Gebruikshandleiding van Het Ons Tweede Thuis Roosterprogramma Van Simar Automatisering bv

Gebruikshandleiding van Het Ons Tweede Thuis Roosterprogramma Van Simar Automatisering bv

Versie: 13 augustus 2010

Handleiding OTT-Roosterprogramma, © Simar Automatisering bv 2010, Pagina 1 van 42

Inhoudsopgave 1

2

3

4

5 6

7 8

9

Inleiding ............................................................................................................................. 3 1.1 Het programma in gebruik nemen.............................................................................. 4 1.2 Algemene gegevens / grenzen van het programma.................................................... 4 1.3 Vragen over het programma....................................................................................... 4 Instellingen ......................................................................................................................... 6 2.1 Algemeen ................................................................................................................... 6 2.2 Jaarinstellingen........................................................................................................... 8 2.3 Kleuren ..................................................................................................................... 10 2.4 Font test .................................................................................................................... 11 2.5 Database ................................................................................................................... 11 Beheer diensten ................................................................................................................ 13 3.1 Het invoeren van een nieuwe dienst......................................................................... 13 3.2 Een bestaande dienst wijzigen.................................................................................. 14 3.3 Gereserveerde dienstcodes ....................................................................................... 15 3.4 Zelf Vrije Uren codes toevoegen ............................................................................. 15 3.5 De X code voor geen dienst ..................................................................................... 15 Beheer medewerkers ........................................................................................................ 17 4.1 Percentage aanstelling .............................................................................................. 18 4.2 Bladerknopjes........................................................................................................... 19 4.3 De Wisknop: liever niet gebruiken........................................................................... 19 4.4 Een Nieuwe pagina opdracht.................................................................................... 19 Beheer volgorde ............................................................................................................... 21 5.1 Tips........................................................................................................................... 22 Beheer maandrooster........................................................................................................ 23 6.1 De bovenkant............................................................................................................ 23 6.2 Het roostergebied ..................................................................................................... 24 6.3 De onderkant van het roosterscherm........................................................................ 27 6.4 Werkwijze in 'Ambulante dienst modus'.................................................................. 28 6.5 Het registreren van ziektedagen, vakantiedagen en vrije uren................................. 29 Het maken van ORT-lijsten.............................................................................................. 30 7.1 Afdruk functies......................................................................................................... 31 Overzicht vrije dagen ....................................................................................................... 33 8.1 De instelvelden......................................................................................................... 34 8.2 De weergave van de vakantiekaart / het jaaroverzicht ............................................. 35 8.3 Ziektedagen tonen .................................................................................................... 37 8.4 Afdrukfuncties van de vakantiekaart........................................................................ 37 Het registreren van ziekte, vakantiedagen en verlofuren ................................................. 38 9.1 Ziekte........................................................................................................................ 38 9.2 Vrije dagen en vrije uren.......................................................................................... 40 9.3 Registratievragen: 'Hoe moet ik' .............................................................................. 41


1 Inleiding Het Rooster programma van Simar automatisering bv is specifiek gemaakt voor gebruik binnen Ons Tweede Thuis. Het bevat een drietal hoofdfuncties: •

•

• •

De belangrijkste functie is u te helpen bij het maken van het dienstrooster. In het scherm 'Beheer maandrooster' stelt u het rooster samen, waarbij u met tal van handige functies wordt geholpen, en kunt u het resultaat afdrukken of als PDF bewaren. Tijdens het verloop van de maand houdt u in het rooster bij wat er uiteindelijk gewerkt is, omdat er in de praktijk regelmatig nog wijzigingen optreden op het geplande rooster. Vanuit het bijgehouden rooster kan het programma zelf de ORT-lijsten voor u samenstellen. Dat gebeurt in de functie 'Maken van ORT-lijsten'. Tenslotte neemt u in het rooster ook de vrije dagen, vrije uren en ziekmeldingen op. Hierdoor kan het programma ook automatisch de vakantiekaart voor u bijhouden, vanuit de informatie in het rooster. Dit is de derde functie: 'Vrije dagen overzicht'.

Om dit alles mogelijk te maken moet u een aantal basistabellen en instellingen maken. • • •

•

Beheer gebruikers is de functie waarin u de namen van de medewerkers vastlegt, en hoe groot hun aanstelling is. In Beheer diensten legt u een lijst aan van welke dienstcodes uw voorziening kent en wat dat betekent in uren. De functie 'Instellingen' biedt de mogelijkheid een aantal algemene instellingen te maken, naar uw eigen voorkeur. Ook voert u daar aan het begin van het jaar alle feestdagen in. Tenslotte is er het hulpprogramma 'Beheer volgorde' om gemakkelijk de volgorde van de medewerkers in het rooster aan te kunnen passen.


1.1 Het programma in gebruik nemen Het is uiteraard goed om alvorens te beginnen deze handleiding in z'n geheel door te nemen. Dan hebt u meer kennis over wat het programma allemaal doet. Begin vervolgens om alle instellingen en hulptabellen in te voeren: 1. 2. 3. 4.

Instellingen Beheer dienstcodes Beheer gebruikers Beheer volgorde

In deze handleiding vindt u deze schermen ook in deze volgorde besproken. Daarna kunt u beginnen met het maken van het rooster en daarvan later de ORT-lijsten en vakantiekaarten afleiden.

1.2 Algemene gegevens / grenzen van het programma •

•

•

• • • •

Het programma is single-user. Dat wil zeggen dat het binnen uw voorziening slechts op één werkplek tegelijk opgestart mag en kan worden. De filosofie is dat het programma vooral gebruikt wordt door degene binnen de voorziening die verantwoordelijk is voor het maken van het rooster. Beveiliging: via de instellingen is het programma te voorzien van een wachtwoord. In dat geval start het programma alleen na het invoeren van dit wachtwoord. (Zie hoofdstuk Instellingen). Activeringscode: bij het voor het eerst in gebruik nemen van het programma is het nodig een activeringscode in te voeren, die wordt verkregen vanaf de Simar website. Hierdoor worden installaties door middel van de code-aanvraag door Simar gelogd. (Zie hoofdstuk Instellingen) Maximaal aantal medewerkers in een rooster: 99 Maximaal aantal mogelijke dienstcodes: onbeperkt Omvang database: deze kan groeien en is daardoor onbeperkt. Het is niet nodig om oude roosters te verwijderen. Ondersteunde windows versies: windows-XP en hoger

1.3 Vragen over het programma Vragen over het programma worden in eerste instantie binnen OTT beantwoord, door de afdeling automatisering of het dienstencentrum. Dit is zo afgesproken omdat vragen dikwijls over de werkwijze en registratie van procedures gaan, dus meer een inhoudelijk karakter hebben. In tweede instantie, indien de vraag niet binnen OTT beantwoord kan worden, kunt u contact opnemen met de helpdesk van Simar automatisering bv., telefoon 020 - 4808286. Ook is er informatie en de meest actuele handleiding te vinden op de website www.simar.nl\ott


Tenslotte kunt u vragen en opmerkingen over de software per e-mail melden aan [email protected] Wij wensen u veel succes en gebruiksgenoegen met dit programma.


2 Instellingen

Het menu instellingen kent vier tabbladen en een menukeuze: • • • • •

Algemeen Jaarinstellingen Kleuren Font test Database (menukeuze)

Deze mogelijkheden worden hieronder achtereenvolgens besproken.

2.1 Algemeen


2.1.1 Licentiegegevens Normaal zult u deze informatie alleen bij het voor het eerst in gebruik nemen behoeven in te vullen. Klik eerst in het veld 'Gegevens wijzigen'. Nu worden de andere velden toegankelijk om aan te passen. (Dit is gedaan om het per ongeluk veranderen van deze velden te voorkomen). Het licentienummer is voor Ons Tweede Thuis altijd 2003. De code voorziening is voor elke voorziening anders en wordt door OTT aangegeven. De naam voorziening bevat de uitgeschreven naam van uw voorziening, zoals die wordt afgedrukt op de declaratieformulieren. 2.1.1.1 Activeringscode Tenslotte moet u in het veld 'Activeringscode' een meestal 5 of 6 cijferige code invoeren, waarmee u de software activeert. Zolang hier geen code ingevuld is zullen de belangrijkste functies van het roosterprogramma niet werken (rooster maken, ort-lijsten, vakantiekaart).

Om een activeringscode te verkrijgen drukt u op de knop 'Verkrijg code via website'. Nu wordt een speciale webpagina geopend, waarin de hier ingevulde gegevens al automatisch worden ingevuld. Alleen uw naam (naam van degene die de code aanvraagt) moet u nog even toevoegen. Vervolgens drukt u op de knop 'Activeringscode', waarna op de webpagina de juiste activeringscode wordt getoond, die u hier in het veld Activeringscode moet invullen. Dat kan door de 6 cijfers even over te tikken, of u kunt ook 'knip en plak' gebruiken. Het aanvragen van de activeringscode wordt gelogd op de website van Simar automatisering. Hierdoor kunnen we nagaan welke voorzieningen het programma in gebruik hebben genomen.

2.1.2 Toon weeknummers in rooster Door een vinkje in dit veld te zetten wordt het rooster voorzien van weeknummers. Om plaats te besparen plaatsen we deze weekaanduidingen in het vakje van de maandag, in plaats van het woord 'ma'.

2.1.3 Gebruik ambulante dienst modus Deze instelling zult u normaal NIET aanzetten. Wanneer u hier een vinkje plaatst dan kunt u in het rooster werken zoals de Ambulante dienst werkt, namelijk niet met vaste codes voor diensten, maar elke dienst afzonderlijk invoeren met begin- en einduren.


2.1.4 Optionele wachtwoord toegangsbeveiliging Standaard zal het programma normaal opstarten zonder naar een wachtwoord te vragen. Maar in dit scherm kunt u dat aanpassen. Door hier een wachtwoord in te vullen (en nogmaals ter controle hetzelfde wachtwoord in het volgende veld) zal bij het opstarten het programma naar dit wachtwoord vragen. Het kan handig zijn om het programma met een wachtwoord te beveiligen wanneer het geïnstalleerd staat op een 'openbare' plaats en u niet wilt dat iedereen zomaar in het rooster gaat rommelen.

2.1.5 Sluit en OK

Deze knoppen zult u in veel schermen tegenkomen. Sluit: verlaat het scherm, zonder op te slaan OK: sla eerst alle gegevens op en verlaat dan het scherm In dit specifieke scherm kunt u wel van tabblad wisselen zonder op OK te hoeven drukken, maar als u klaar bent moet u toch één keer op OK drukken om alle wijzigingen op te slaan.

2.2 Jaarinstellingen

Dit scherm moet u voorafgaand aan elk nieuw jaar opnieuw instellen voor het betreffende jaar.


2.2.1 Het aantal werkuren in een volle maand Hier kunt u zelf een getal invullen (naar aanleiding van de opgave van de financiële administratie) of het getal laten berekenen door het programma. Om het programma dit aantal te laten berekenen, vult u EERST alle dagen in die als zondag gelden, en drukt daarna op het knopje Bereken. Dan verschijnt een schermpje waarin de berekening wordt getoond en de uitkomst onderaan staat. Dat getal neemt u hier over.

2.2.1.1 Toelichting 'aantal werkuren in een volle maand'. We beginnen te tellen op 1 januari en tellen dan eerst alle werkdagen op. (De zaterdagen en zondagen tellen dus niet mee). Vervolgens kijken we welke feestdagen op een werkdag vallen en die trekken we er ook af. Wat we dan over houden is het aantal dagen dat iemand zou werken, als-ie een normale werktijden baan zou hebben. Dat aantal dagen (254 in het voorbeeld) zetten we eerst om in uren (7.2 uur per dag) en delen dat door 12 maanden. Dan hebben we het gemiddeld aantal werkuren in een maand berekend.

2.2.2 Dagen die als zondag gelden Het is belangrijk om elk van deze dagen in te vullen. Dit lijstje zorgt er voor dat het rooster programma 'weet' welke weekdagen als zondag gelden. Dat wordt zichtbaar in het rooster, maar het wordt ook gebruikt om de ORT-berekening correct uit te voeren. (1 januari en Kerstmis worden automatisch meegenomen, omdat die altijd op dezelfde datum vallen. Alle andere moet u eens per jaar invullen.)


2.3 Kleuren

In het roosterprogramma is het mogelijk om dagen in het rooster van een achtergrondkleur te voorzien. Die kleuren kunt u gebruiken om dagen speciaal te markeren. Welke betekenis u aan die kleuren geeft is naar eigen keuze. Er staan zeven kleuren ter beschikking. Die zijn allemaal een beetje 'pastel' gehouden, zodat de tekst die ook in het vakje komt te staan nog goed leesbaar is. Toch kan het, afhankelijk van monitor instellingen en printer eigenschappen gebeuren dat u de kleuren niet duidelijk genoeg vindt. Door op 'Standaard kleuren 2' te drukken, schakelt u een tweede set kleuren in, waarvan de kleuren net wat helderder zijn. Bent u daarmee nog niet tevreden: klik dan op een kleurvierkantje. U komt dan in een hulpscherm waarin u met 'schuifjes' de kleur geheel naar eigen wens kunt samenstellen.


2.4 Font-test Op dit laatste tabblad vindt u een controle om te zien of het optimale font voor het roosterprogramma op uw computer aanwezig is. Mocht dat niet zo zijn, neem dan contact op met de OTT-helpdesk of met Simar automatisering bv.

2.5 Database Door linksboven op de menukeuze Database te klikken komt een hulpscherm naar voren met informatie over de database.


In dit scherm kunt u zien wat de maximale omvang van de database is, en hoeveel daarvan momenteel al gevuld is. Zodra de vrije ruimte beperkt wordt (minder dan 200 Kb) krijgt u het advies de database te vergroten. Dat doet u door eenmaal op de knop 'Expandeer' te drukken. Omdat het roosterprogramma nogal zuinig met ruimte omgaat, kunt u met 200 Kb extra ruimte weer vele maanden voort.

2.5.1 Automatische controle Het is niet nodig om zelf dit scherm te openen. In feite hoeft u hier nooit aan te denken. Zodra het roosterprogramma wordt opgestart zal het automatisch controleren of er nog voldoende ruimte in de database aanwezig is. Zodra dit minder dan 200 Kb is ziet u automatisch bovenstaand scherm verschijnen en krijgt u het advies om op 'Expandeer' te drukken. In het hoofdmenu ziet u ook de vrije ruimte onderaan vermeld.


3 Beheer diensten In het scherm Beheer diensten definieert u de diensten die op uw instelling gebruikt worden.

3.1 Het invoeren van een nieuwe dienst Bedenk een code voor de betreffende dienst. Die kan het beste kort zijn, bijv. twee letters of een combinatie van een letter en een cijfer. Deze code wordt gebruikt in het rooster en moet dus bij voorkeur enigszins herkenbaar zijn. Maak een nieuwe dienst aan door een code in te vullen die nog niet bestaat. Nu worden alle vakjes leeg. Omschrijving: geef hier een omschrijving van de betreffende dienst. Begintijd en Eindtijd. Geef hier op hoe laat de dienst begint en eindigt. Dit is verplicht.


Slapen begin- en eindtijd. Deze velden zijn niet verplicht. Alleen indien er BINNEN deze dienst geslapen wordt, moet u hier de begin en eindtijd van de slaapperiode opgeven. Op die manier weet het systeem welke uren van de dienst als slaapuren moeten worden geïnterpreteerd. Het is toegestaan om met een slaapdienst over de middernachtgrens heen te gaan. Een Avond-Nachtdienst die om 20.00 uur begint tot de volgende ochtend 8.00 uur, waarbij tussen 23.30 en 7.00 geslapen wordt vult u in als: Begintijd

20.00

Eindtijd

08.00

Begintijd slapen

23.30

Eindtijd slapen

07.00

Alle ORT-uren die uit deze dienst ontstaan worden gerapporteerd op de datum waarop de dienst is gestart. (Als u dus in een dienst van zaterdag op zondag op zondagochtend nog een uurtje werkt na het opstaan, dan wordt dit E-uur op het ORT-formulier toch nog bij de zaterdag geteld, omdat deze dienst op de zaterdag startte.) Het is momenteel NIET mogelijk om een dienst te definiëren waarbij na middernacht nog wordt gewerkt. Als de eindtijd van de dienst op de volgende dag valt, dan MOET u een slaapperiode invoeren, anders worden de ORT-uren niet correct berekend. Oplossing: Als u een waakdienst in de nacht wilt definiëren, moet u die splitsen in twee diensten. Een dienst op de ene dag van 20.00 uur tot 24.00 uur, en een dienst op de volgende dag van 0.00 uur tot 8.00 uur bijv. Ook bij handmatige invoer in het rooster, buiten de dienstcodes om, geldt deze zelfde regel. Deze beperking zal mogelijk in de toekomst wel verdwijnen. Kleur. Standaard worden in het rooster alle codes in zwart weergegeven. Maar u kunt ook bepaalde diensten een kleurtje geven. Dat kan handig zijn voor het overzichtelijk weergeven van het rooster. (Dit mag u ook altijd later nog veranderen). Toegestaan op – weekdagen. Hier geeft u op op welke weekdagen deze code gebruikt mag worden. Het programma controleert dan dat u deze code niet verkeerd toepast. Als u bijv. een code hebt gemaakt voor een zaterdagdienst, dan kunt u die ook alleen op een zaterdag kiezen. Een dienst mag op meerdere dagen toegestaan zijn. Beëindig tenslotte door op OK te drukken. Hierdoor wordt de dienst opgeslagen.

3.2 Een bestaande dienst wijzigen. Kies de dienst uit het lijstje door op het knopje rechts van het veld 'Code' te drukken. Wijzig naar keuze de velden. Overigens is het niet de bedoeling om dienstcodes die al in gebruik zijn te wijzigen. Als u de Handleiding OTT-Roosterprogramma, © Simar Automatisering bv 2010, Pagina 14 van 42

uren zou aanpassen dan geldt dat voor alle roosters die u daarna afdrukt of berekent, dus ook eventuele oude roosters die u opnieuw afdrukt. Wanneer de uren van een dienst veranderen kunt u beter een nieuwe code aanmaken voor de nieuwe versie en bij de oude versie van de code de omschrijving op ‘**OUD** omschrijving’ zetten.

3.3 Gereserveerde dienstcodes Er zijn codes die standaard worden neergezet. Die kunt u niet wijzigen. De enige uitzondering is de kleur van die codes. Die mag u wel aanpassen. Let op: als u de codes wijzigt, dan lijkt dit te werken. Maar de volgende keer dat u het pakket start, staan de codes weer op de standaard definities. De codes die gereserveerd zijn, zijn: V

Vrije dag (naar rato van aanstelling)

VP

Vrije dag uit PBL-saldo (naar rato van aanstelling)

ZQ

Ziektedag (naar rato van aanstelling)

V1 t/m V9

Vrije uren, 1 uur tot 9 uur

VP1 t/m VP9

Vrije uren, 1 tot 9, uit PBL-Saldo

VB

Vrije dag Bijzonder verlof

Vn.n

Vrije uren met aangegeven aantal uren (n.n staat voor getallen)

VPn.n

Vrije uren met aangegeven aantal uren uit PBL-saldo (n.n = getallen)

3.4 Zelf Vrije Uren codes toevoegen In bovenstaand overzicht is te zien dat de codes voor een heel aantal vrije uren standaard al aanwezig zijn. In de praktijk blijken er voorzieningen te zijn waar bepaalde vaste medewerkers bijv. altijd 6.5 uur werken op een dag, en dat drie dagen per week. Als zo iemand een dag vrij neemt, dan behoort een V6.5 geregistreerd te worden, maar die code is niet standaard aanwezig. Daarom kunt u dergelijke codes zelf toevoegen voor zover u die nodig heeft. Elke code die met V of met VP begint en daarna een uren aanduiding heeft door middel van twee getallen met een punt er tussen wordt verwerkt als een vrije uren registratie (en is dus op de vakantiekaart te zien). (Het is dus niet mogelijk om een kwartier vrij te geven, want dat zou 0.25 worden en twee getallen na de decimale punt is niet toegestaan.) We raden aan om codes die met een V beginnen alleen maar te gebruiken voor vrije uren codes.

3.5 De X code voor geen dienst Veel roosterplanners willen tevoren aangeven dat iemand op een bepaalde dag GEEN dienst wil draaien, en gebruiken daar veelal de code X voor. Handleiding OTT-Roosterprogramma, © Simar Automatisering bv 2010, Pagina 15 van 42

Deze code is niet standaard aanwezig, maar u kunt die probleemloos aanmaken. Kies dan de begintijd en de eindtijd aan elkaar gelijk, en zorg dat dit een normale werktijd is. Bijv. van 09.00 tot 09.00 uur. Dan is de duur van deze dienst 0 minuten en wordt er dus niets berekend. Een alternatief is overigens om bepaalde dagen te blokkeren door middel van de achtergrondkleurtjes.


4 Beheer medewerkers Dit scherm dient om de gegevens van de medewerkers vast te leggen.

Code

Geef hier een lettercode op waarmee u deze medewerker kort aanduidt. Het programma maakt er altijd hoofdletters van. Het knopje rechts van dit veld toont een keuzelijst van reeds aanwezige medewerkers.

Naam

De complete naam van de medewerker, zoals deze op het rooster en op de ORT-formulieren verschijnt.

De geboortedatum van de medewerker. Vóór 2010 was dit nodig om Geboortedatum rekening te kunnen houden met de seniorenregeling. Momenteel wordt dit gegeven slechts voor de volledigheid vastgelegd.

Regelnummer

Hier geeft u het nummer op van de regel in het rooster waarop u deze medewerker wilt plaatsen. Dat bepaalt dus de volgorde van de medewerkers in het rooster. Dit is bij de eerste invoer van belang, maar er is een hulpprogramma 'Beheer volgorde' waarin u de volgorde van weergave ook later altijd nog kunt aanpassen.

Funktie

De funktie van de medewerker

Het nummer dat de medewerker binnen OTT-personeelsadministratie heeft. Medewerkerno. Momenteel (2010) wordt dit nummer nog niet gebruikt. Het is bedoeld om in de toekomst elektronische overdracht van ORT-uren mogelijk te maken.


e-mail

Het e-mail adres van de medewerker. (Ook voor toekomstig gebruik).

Kleur

Het kan handig zijn om de namen van de medewerkers in kleuren weer te geven, bijvoorbeeld om verschillende groepen aan te duiden. Hier kiest u de kleur voor deze medewerker.

Invalkracht

Wanneer u met het vinkje in dit veld aangeeft dat iemand een invalkracht is, worden de andere ORT-formulieren gebruikt en de juiste berekeningen voor invalkrachten ingeschakeld.

4.1 Percentage aanstelling Van elke medewerker moet het percentage aanstelling bekend zijn. Dat is nodig om te weten hoeveel uur iemand moet werken en bijv. ook om de vakantiedagen berekening goed te laten gaan. Het percentage aanstelling kan echter in de tijd wijzigen. Daarom vult u het percentage aanstelling altijd in, per een bepaalde ingangsdatum. Druk op '% Wijzigen'. Nu komt er een hulpschermpje.

Daar vult u de nieuwe ingangsdatum in, alsmede het dan geldende percentage. Belangrijk: dat kan alleen per eerste van de maand. Daarna ziet u op de medewerkerkaart dat het lijstje met aanstellingen en percentages is uitgebreid.

4.1.1 Tips •

U mag best een aanstelling in de toekomst invoeren, zolang de datum maar klopt. Als u nu weet dat iemand over drie maanden meer gaat werken, dan kunt u dat nu al Handleiding OTT-Roosterprogramma, © Simar Automatisering bv 2010, Pagina 18 van 42

• • •

•

invoeren met de juiste ingangsdatum daarbij. Het programma zal automatisch vanaf die maand in het rooster rekening houden met de grotere aanstelling, en ook bij de opbouw van vakantiedagen. Er is geen beperking aan het aantal aanstellingspercentages dat u bij een medewerker kunt vastleggen Een ten onrechte ingevoerde wijzigingsdatum kunt u met de knop 'Verwijder' weer uit de lijst krijgen. Hebt u een fout gemaakt en wilt u het percentage bij een bepaalde datum wijzigen? Kies weer '% Wijzigen' en vul de datum in die u wilt wijzigen. Dan kunt u het percentage aanpassen en weer opslaan. Het heeft natuurlijk geen zin om percentages in het verleden aan te passen, want die roosters zijn al gemaakt, en de berekeningen ook. Het is dus niet toegestaan om percentages in het verleden te veranderen.

4.2 Bladerknopjes

Met deze knopjes bladert u door de reeds gedefinieerde medewerkers.

4.3 De Wisknop: liever niet gebruiken Hoewel de knop 'Wis' duidelijk aanwezig is, raden we toch NIET aan om medewerkers als ze uit dienst gaan te wissen. De mogelijkheid om een medewerker te wissen is vooral bedoeld als iemand ten onrechte is ingevoerd of helemaal fout is. Zodra een medewerker enige tijd in het systeem aanwezig is geweest en ook gebruikt is in de roosters, is het beter om zo'n medewerker niet meer te wissen. De reden is dat als u nog eens een oud rooster zou willen afdrukken dit niet volledig is, of wanneer u bijvoorbeeld de vakantiekaart van deze persoon wilt afdrukken, dat niet meer mogelijk is, omdat u die medewerker niet meer kunt kiezen. Als alternatief raden we aan om een medewerker die uit dienst gaat eerst helemaal naar de onderkant van het rooster te verplaatsen ('buiten beeld') en pas na een jaar of zo echt te verwijderen.

4.4 Een Nieuwe pagina opdracht In het rooster staan alle medewerkers onder elkaar in de volgorde zoals u die hebt opgegeven. In sommige gevallen zijn er groepen van medewerkers in het rooster en is het handig om per groep medewerkers op een aparte bladzijde af te drukken. Als u bijv. na 20 medewerkers wilt verder gaan op een nieuwe pagina, dan kunt u op regel 21 een 'nieuwe pagina' opdracht plaatsen. Een nieuwe pagina opdracht moeten we eerst definiëren alsof het een medewerker is (omdat deze ook gewoon als 'medewerker' op een regel in het rooster gezet wordt). De code van een nieuwe pagina is PAG2 (voor pagina 2), of PAG3 (voor pagina 3), enzovoort. De naam van een nieuwe-pagina-medewerker is *PAGINA2* of *PAGINA3*. Deze spelling is belangrijk. De naam moet beslist zijn: sterretje, het woord PAGINA in Handleiding OTT-Roosterprogramma, © Simar Automatisering bv 2010, Pagina 19 van 42

hoofdletters, het volgnummer en weer een sterretje. Plaats de pagina-opdracht *PAGINA2* op de regel waar u voor het eerst naar een nieuwe pagina wilt, en vervolgens *PAGINA3* op de plaats waar u naar pagina 3 toe wilt gaan. U kunt deze opdracht bij beheer medewerker al op de correcte regel plaatsen, maar het is ook mogelijk om dit in Beheer volgorde nog te wijzigen.


5 Beheer volgorde In het rooster heeft elke medewerker een regelnummer dat bij de betreffende medewerker is ingevuld. In de praktijk komt het voor dat iemand tussengevoegd moet worden of juist weggehaald. Om dit gemakkelijk te maken is er het scherm ‘Beheer volgorde’.

Klik op een bepaalde regel. De knop ‘Voeg regel tussen’ voegt dan een lege regel in, boven de regel waar u op staat. De knop ‘Haal lege regel weg’ haalt de regel weg waar u op staat. Maar alleen als die regel leeg is.


De knop ‘Verplaats’ kunt u een persoon van positie verplaatsen: - Klik op de gewenste medewerker/regel - Klik dan op ‘Verplaats’ - Klik nu op een lege regel waar u deze medewerker wilt hebben Bewaar tenslotte uw werk in dit scherm met de knop 'Bewaar indeling'.

5.1 Tips Het is toegestaan om lege regels te hebben, om daarmee bijv. wat ruimte tussen groepen te creëren. Als u een bepaalde groep bij het afdrukken op een nieuwe pagina wilt laten beginnen, dan is het niet nodig om daarvoor een heleboel lege regels tussen te voegen. In plaats daarvan is er een opdracht <Pagina> die er voor zorgt dat het afdrukken vanaf die regel op een nieuwe pagina verder gaat. Omdat u deze <Pagina> opdracht als een bijzonder soort 'medewerker' moet invoeren, staat deze opdracht bij 'Beheer medewerkers' beschreven.


6 Beheer maandrooster Dit is het hoofdprogramma voor het maken en bijhouden van het rooster.

6.1 De bovenkant 6.1.1 Maand- en jaarkeuze Hier kiest u de maand en het jaar waarvoor u een rooster wilt maken. Mocht het zo zijn dat er nog geen instellingen gemaakt zijn voor de feestdagen in een bepaald jaar, dan krijgt u daarvan een melding en moet u die eerst invullen, alvorens u een rooster kunt maken.

6.1.2 Titel op afdruk Wanneer u het rooster afdrukt staat bovenaan een titel afgedrukt. Die kunt u hier invullen.

6.1.3 Het vraagtekenknopje

: lijst beschikbare dienstcodes

Dit geeft een lijst van de beschikbare dienstcodes, waaruit u direct kunt kiezen. Dat kan door een dienstcode aan te klikken en op OK te drukken, of (sneller) door te dubbelklikken op een dienstcode. Na de keuze wordt de dienstcode ingevuld in het vakje waarin de cursor stond toen u op dit knopje drukte. Tip: afhankelijk van computerinstellingen is dit lijstje ook nog sneller op te roepen door direct te dubbelklikken in een vakje ('cel') van het rooster.


6.1.4 De knop 'Vrije uren invoer' Als iemand bij uitzondering een dienst draait waarvoor geen code beschikbaar is (een afwijkend aantal uren), dan is het met dit knopje mogelijk om direct de gewerkte uren in te voeren, in plaats van een dienstcode. U krijgt dan een invoerscherm waarin u de uren kunt invullen.

Nadat u op OK drukt worden deze uren in het vakje ingevoerd. In het vakje ziet u dat er geen code instaat, maar een sterretje '*' gevolgd door de geregistreerde uren.

6.1.5 De kleurlabels

Met deze labels kunt u de achtergrondkleuren van de vakjes kiezen. Normaal zijn deze wit (of lichtgeel als het een weekend- of feestdag is), maar met deze knopjes kunt u zelf een kleur aan een vakje geven. • • • • •

•

Klik eerst op het betreffende vakje, daarna op de gewenste kleur. Nog een keer op dezelfde kleur klikken haalt de kleur weer weg Op wit klikken haalt ook de kleur weer weg Wit betekent dus 'geen kleur', en het vakje wordt dan dus ofwel wit, ofwel lichtgeel als het een weekend- of feestdag is De oranje kleur is gereserveerd voor ziekmeldingen. U kunt de dienst laten staan en met deze kleurcode aangeven dat deze dienst niet is uitgevoerd wegens ziekte (zie ook de paragraaf over ziekte registreren) De overige kleuren hebben geen vaste betekenis. U kunt zelf bepalen wat u bedoelt met een bepaalde kleur.

6.2 Het roostergebied Het rooster neemt het grootste deel van dit scherm in.


Linksboven zien we de gekozen maand en jaar weer terugkeren. De kolom daaronder bevat de namen van alle medewerkers die u in het rooster diensten gaat geven. (De namen van de medewerkers hebt u ingevoerd bij 'Beheer medewerkers'. De volgorde is nog aan te passen in 'Beheer volgorde').

6.2.1 Kolom Starturen Als iemand de maand er voor iets te veel of iets te weinig uren heeft gemaakt, dan vult u die hier in, in de kolom starturen. Het gaat om het aantal uren dat nog extra gewerkt moet worden om goed uit te komen. Dus geldt: • •

Vorige maand teveel gewerkt: dan moet er deze maand minder uren ingedeeld worden: negatief getal (minteken er voor tikken) Vorige maand teweinig gewerkt: dan moet er deze maand méér uren gewerkt worden: positief getal

Starturen is het aantal uren dat je in deze maand extra moet werken, ter verrekening van de vorige maand.

6.2.2 Datum- en weekdagen Vervolgens ziet u maximaal 31 kolommen met de dagen van de maand, aangeduid met hun datum en de dag. Weekend- en feestdagen zijn met lichtgele achtergrondkleur aangeduid. Op de afbeelding ziet u dat er op de maandagen een getal staat in plaats van de aanduiding 'Ma'. Dit zijn de weeknummers. (Tip: of u wel of niet weeknummers wilt zien, kunt u instellen bij de instellingen, tabblad algemeen).

6.2.3 Einduren en vakantieuren Deze kolommen staan helemaal rechts. Einduren = het aantal uren dat bij deze persoon nog ingedeeld mag worden in deze maand. Stel dat iemand in een maand 100 uur moet werken volgens zijn of haar contract, begint dit getal op 100. Bij elke dienst die u bij deze persoon indeelt, verbruikt u uren en wordt dit getal dus lager. In het ideale rooster komt u op of rond de 0 uren uit. Zodra u iemand teveel hebt ingeroosterd, wordt het saldo einduren negatief (de persoon heeft teveel gewerkt). In dat geval ziet u een min-teken verschijnen en wordt het getal rood. Vakantieuren = het aantal vakantieuren dat in het rooster is gezet (dit telt dus op). Elke V of


V code en ook elke VP of VP code doet dit getal verhogen. Opmerking: als u een V-code invoert, gaat de Einduren teller omlaag (want u hebt tijd ingeroosterd), en de vakantieuren teller omhoog (want het zijn geen werkuren, maar vakantieuren).

6.2.4 Einduren en starturen In principe is het zo dat u het saldo Einduren letterlijk kunt gebruiken als het saldo Starturen voor de volgende maand. (Als het eindsaldo negatief is, ook het startsaldo negatief invoeren). Toch gebeurt dit niet automatisch. De reden hiervan is dat u in sommige gevallen via de ORT bepaalde extra gewerkte uren wilt laten uitbetalen. Dan verschillen uiteraard de saldi. Een andere reden is dat in de praktijk een aantal voorzieningen niet meteen de maand er na corrigeert, maar pas één maand later. Dus het teveel gewerkte van april wordt verrekend in juni (en niet in mei). Dit om praktische redenen van voortgang in de tijd.

6.2.5 Kleurgebruik De achtergrondkleuren van de vakjes bepaalt u met de knopjes bovenaan. De kleuren van de letters worden bepaald door de gekozen dienst. Bij de definitie van dienstcodes kunt u aangeven in welke kleur deze dienstcode moet worden weergegeven. De kleuren van de namen van medewerkers worden ingesteld bij Beheer medewerkers. Welke betekenis u hecht aan de kleuren is naar eigen inzicht. Dikwijls worden hier verschillende groepen mee aangeduid. Alleen de kleur voor 'Ziek' staat vast. Die mag u niet voor iets anders gebruiken.

6.2.6 Een cel/vakje invullen •

Een vakje invullen: - Klik in een vakje en begin te typen (ongeacht of er al wat staat) - Verlaat het vakje met een pijltjes toets

•

Een vakje weer leeg maken: - Klik in het vakje - Druk op de spatiebalk - Nu kunt u de invoer wijzigen, en met de wistoets de inhoud wissen

•

Een code opzoeken - Klik in een vakje - Klik op het knopje met het vraagteken bovenaan - Maak de keuze in het lijstje, door te dubbelklikken of door op OK te klikken - (Tip: op sommige systemen werkt direct dubbelklikken in het vakje; dat is nog sneller)

•

Een afwijkende dienst invoeren waarvoor geen dienstcode beschikbaar is: - Klik in een vakje - Klik rechtsbovenaan op de knop 'Vrije uren invoer' - Vul dat venstertje in en druk op OK.


Het is niet mogelijk om een dienstcode en een vrije uren invoer te combineren in één vakje. Het is wel mogelijk om twee dienstcodes in één vakje te zetten, door ze allebei in te vullen met een komma er tussen. Voorbeeld: 'A1,A2'. Twee is het maximum. In dat geval zult u niet beide codes tegelijk in het rooster zien staan (de laatste letters zijn buiten beeld). Als u een groot scherm hebt kunt u dat verbeteren door het venster groter te 'trekken' met de muis. Bij het afdrukken maakt u de cellen groter door afdrukken op 'dubbel breed' te kiezen.

6.3 De onderkant van het roosterscherm

6.3.1 Informatievelden links Als u klikt op een vakje in het rooster, dan ziet u in de drie informatievelden links extra informatie over het vakje dat u hebt geselecteerd. Bovenaan: de dienstcode die in het vakje staat (A1), gevolgd door de betekenis van die code, in tekst en in uren. Tussen haakjes ziet u het aantal uren dat deze dienst duurt en waarmee het saldo van deze medewerker zal worden verminderd. Daaronder: 'Regel'. Dit is de informatie die betrekking heeft op de hele regel van het vakje dat u hebt geselecteerd. Hier ziet u de lettercode van de medewerker opnieuw weergegeven (om vergissingen te voorkomen), gevolgd door de uren berekening voor deze persoon in deze maand. Het aantal contracturen + het aantal starturen (in deze afbeelding is dat negatief; er was in een vorige maand teveel gewerkt) minus het aantal reeds ingeroosterde uren in deze maand, geeft het aantal uren 'Over' dat dus nog in te roosteren is. Het veld 'Opmerking'. Dit is een veld waarin u een tekstuele opmerking mag maken over deze dienst bij deze persoon. Dit kan handig zijn in de planningsfase, waarbij iemand bijvoorbeeld tevoren aangeeft dat hij 's middags niet kan werken. Door dit alvast als opmerking in te voeren, zult u later bij het rooster maken die opmerking zien staan en kunt u daar rekening mee houden. U kunt ten allen tijde de opmerking aanvullen of veranderen. De opmerking hoort altijd bij het vakje dat u op dat moment hebt geselecteerd. Het is niet nodig de opmerking apart te bewaren als u deze invult, dat gaat automatisch als u het rooster bewaart. Het knopje 'Maak leeg' biedt een snelle manier om een opmerking weer te verwijderen. • •

Opmerkingen kunnen niet worden afgedrukt (daar is geen plaats voor) Dat er een opmerking bij een vakje is, ziet u ook in het rooster, doordat er dan een blauw streepje aan de rechterkant van het vakje verschijnt.


6.3.2 Afdrukken en bewaren Nadat u aan het rooster van een maand gewerkt hebt, moet u dit nog bewaren door op de knop 'Bewaar' te drukken. Dan pas zijn uw wijzigingen definitief op de harde schijf opgeslagen. Door op de knop afdrukken te drukken kunt u het rooster afdrukken. U kunt daarbij de gewenste printer nog kiezen en de voor uw printer mogelijke opties. Vanuit het programma zijn er twee handige afdruk instellingen mogelijk: •

•

Zwarte gridlijnen Sommige mensen vinden het beter leesbaar als de grijze lijntjes tussen de vakjes wat donkerder zijn. Dat kunt u hier aanzetten. Dubbel breed Als u veel gebruik maakt van twee dienstcodes in één vakje, of vrije uren invoer, dan zult u zien dat er veel letters buiten beeld verdwijnen omdat de vakjes nou eenmaal klein zijn. Door dubbel breed te kiezen, drukken we niet af op één liggend A4 vel, maar op twee naast elkaar. Op het eerste vel staan dag 1-15, op het volgende 16-31. U moet ze dan zelf even netjes naast elkaar plakken voor het complete overzicht. Maar er passen dan wel veel meer letters in de vakjes.

PDF afdrukken Een PDF document is een elektronisch afdruk, die bekeken kan worden in het programma Adobe Acrobat. Vrijwel alle computers beschikken over dit programma. Hierdoor kunt u een rooster gemakkelijk naar iemand toe mailen. Die ontvanger hoeft dan niet het roosterprogramma te hebben, doordat hij deze elektronische afdruk in Acrobat kan openen. Vóórdat u een PDF kunt maken moet u eerst eenmaal de directory (de map, de plaats op de schijf) aangeven waar u de PDF document wilt laten neerzetten. Dat doet u door op de knop 'Kies directory' te drukken en de gewenste map te kiezen. (Bijvoorbeeld 'Mijn Documenten' of het bureaublad). Als dat gedaan is kunt u op Maak PDF drukken en wordt direct een PDF afdruk van uw rooster gemaakt. U krijgt een melding dat de PDF is gemaakt en waar deze is neergezet. De naamgeving is automatisch 'Rooster <maand jaar>.pdf'. Dit PDF bestand kunt u op de gebruikelijke manier als 'attachment' met een e-mail meesturen.

6.4 Werkwijze in 'Ambulante dienst modus' Bij de instellingen, tabblad Algemeen, kunt u kiezen voor werken in 'ambulante dienst modus'. Dit is een speciale instelling die kan worden gebruikt door voorzieningen die niet met vaste diensten werken, maar waarbij elke werkperiode apart geregistreerd wordt, door de Handleiding OTT-Roosterprogramma, © Simar Automatisering bv 2010, Pagina 28 van 42

betreffende uren in te voeren. Als u deze optie aanzet kunt u in het rooster dus niet meer met dienstcodes werken. (Er is ook geen mogelijkheid meer om ze in te voeren). Wanneer u dubbelklikt in een vakje krijgt u (in plaats van de lijst met dienstcode) het volgende invoerscherm:

Hier kunt u op één datum maximaal drie periodes opgeven waarin wordt/werd gewerkt. Op deze manier worden de werkuren precies vastgelegd en kan de automatische ORT-berekening en vakantie- en ziekte registratie normaal plaatsvinden. Om ziekte- en vrije uren registratie mogelijk te maken kunnen die specifieke codes wél worden ingevoerd, via de keuzelijst 'Vrij of ziek'. Het is niet mogelijk om een registratie van werkuren en een vrij- of ziekcode te combineren. Het is niet mogelijk om slaapuren te registreren. Alle overige faciliteiten werken normaal. Dus wanneer u invoert dat iemand 's avonds heeft gewerkt, dan worden de correcte ORT-uren berekend.

6.5 Het registreren van ziektedagen, vakantiedagen en vrije uren Hieraan is een apart hoofdstuk gewijd. Zie aldaar.


7 Het maken van ORT-lijsten In dit programma kiest u allereerst een medewerker en een maand + jaar. Dan verschijnt het volgende scherm.

• • •

•

In de eerste kolom ziet u de dagen van de betreffende maand staan De rode regels zijn weekenden feestdagen (in dit voorbeeld: goede vrijdag en pasen) Het programma heeft de diensten in het rooster van de betreffende maand geanalyseerd en daaruit berekend welke en hoeveel ORT-uren uit elke dienst voort komen. Dit is te zien in de eerste 6 kolommen (N, A,B,C,D,E). In de witte kolommen in het midden ('Extra uren') kunt u desgewenst nog correcties aanbrengen. In de dienstberekening is dit eigenlijk nooit nodig, maar u kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om teveel gewerkte uren uit te betalen en die hier toe te voegen als N-uren.


• • • •

In de rechter kolommen ('Totaal uren') ziet u dan het resultaat van de uren uit het rooster plus de extra uren. Helemaal rechts in de blauwe kolom ziet u de codes die in het rooster stonden op die dag, ter informatie. Onderaan, in geel, worden de totalen opgeteld. Oranje regels geven de dagen aan waarop de medewerker is ziek gemeld.

7.1 Afdruk functies Op het scherm controleert u nog even de gegevens en vervolgens drukt u de gewenste formulieren af. Afdrukken ORT (Roosteruren) - drukt het formulier af voor vaste medewerkers, met daarop alleen ORT-uren. Afdruk extra uren vaste mdw. - drukt het formulier af om extra N-uren te declareren, voor vaste medewerkers. Afdruk v. invalkracht (Totaal uren) - drukt het formulier af voor invalkrachten, met zowel ORT- als N-uren. Overigens ziet u direct onder de naam van de medewerker een melding verschijnen die aangeeft of iemand vaste medewerker is of invalkracht. Merk op dat dit onderdeel van het programma uiteraard alleen correct werkt als u bij 'Beheer medewerkers' de aanduiding voor wel of niet invalkracht correct hebt ingevuld. Preview tonen Als u deze functie aanzet, krijgt u eerst een afdrukvoorbeeld op het scherm te zien, alvorens er op papier geprint gaat worden. Toon diensten Hierdoor verandert de weergave van het scherm, waardoor er meer ruimte komt voor de blauwe kolom met de diensten. Op die manier kunt u ook de diensten bekijken/controleren waarbij de codes niet in het vakje passen (met name bij uren-invoer).

7.1.1 Menu: speciaal: alle formulieren in één keer afdrukken

Hier vindt u twee handige functies om alle ORT-formulieren in één handeling af te drukken. De eerste menukeuze drukt alle ORT-formulieren voor vaste medewerkers af, de tweede de formulieren voor invalkrachten. (Er is geen optie om extra uren formulieren in één keer af te drukken, omdat dit toch uitzonderingen zijn). Als u deze functie kiest krijgt u nog een bevestigingsvraag of u dit echt wilt (omdat er behoorlijk wat papier uit de printer gaat komen) en daarna worden geheel automatisch alle


formulieren van de betreffende groep medewerkers afgedrukt. Let op: bij deze functie om in één keer af te drukken krijgt u NIET de printerkeuze vraag. Alle formulieren worden automatisch afgedrukt op uw standaard windows printer. Opmerking: ook als iemand die maand toevallig helemaal niet gewerkt heeft zal er een formulier uitkomen. Daarop is dan te zien dat er geen enkel uur gedeclareerd wordt.


8 Overzicht vrije dagen Met deze functie krijgt u een overzicht van alle opgenomen/geplande vrije dagen en kunt u het aantal vrije dagen en vrije dagen uit het Persoonlijk Budget Levensfase (PBL) bijhouden en bewaken. Daarbij is het mogelijk om direct een overzicht van iemands ziekmeldingen in een jaar te krijgen. Dit scherm en de afdrukken dient als vakantiekaart.

Bovenin kiest u een medewerker en een jaartal. Wanneer u een jaar vóór 2010 kiest zult u zien dat het scherm er anders uit gaat zien, omdat toen de senioren regeling aanwezig was. Vanaf het jaartal 2010 krijgt u dit scherm te zien, met instelmogelijkheden voor het PBL.


8.1 De instelvelden

We beginnen met het bespreken van de vijf instelvelden. Het is belangrijk dit goed door te nemen. Indien de instellingen niet goed staan, zal ook de berekening niet kloppen.

8.1.1 Standaard verlofuren bij 100% aanstelling Hier staat 166 ingevuld. Dit getal is niet te veranderen. Het is het standaard aantal verlofuren bij een 100% aanstelling.

8.1.2 PBL-uren, uitgedrukt in uren per jaar op basis van 100% aanstelling Hier vult u het recht op PBL-uren in dat de betreffende persoon heeft, maar dan uitgedrukt bij een aanstelling van 100%. Dit kan het beste aan het begin van het jaar gebeuren. Personeelszaken van OTT doet een opgave hoeveel PBL-uren een medewerker krijgt. Maar let op: dit getal moet eerst worden omgerekend! Personeelszaken geeft het netto aantal PBL-uren op, dat geldt voor deze persoon met zijn of haar percentage aanstelling. Het programma heeft echter het aantal PBL-uren nodig dat zou gelden als iemand 100% werkt. Daarom is er de knop Invoerhulp. Dat opent een rekenschermpje.


In het witte veld voert u de uren in die zijn opgegeven door personeelszaken voor deze persoon. Het programma rekent direct dit getal om naar een 100% aanstelling, rekening houdend met het percentage aanstelling dat iemand heeft (en dat vermeld staat in het bovenste veld). Het is belangrijk dat dit percentage (het actuele percentage) klopt met waar personeelszaken vanuit gaat, anders zal de omrekening niet kloppen. Zodra u hier OK geeft wordt dit getal ingevuld in het hoofdscherm. U ziet nu dat de kolommen aan de rechterkant ook de PBL-uren tonen. Het totaal behoort precies het aantal PBL-uren te zijn dat personeelszaken heeft opgegeven. Het voordeel van het invoeren van de PBL-uren op basis van 100% aanstelling is dat er GEEN correcties nodig zijn, indien een medewerker in de loop van het jaar meer of minder gaat werken. Omdat dit net zo omgerekend wordt naar opbouw per maand als de gewone verlofuren, zal het programma altijd uitrekenen hoeveel opbouw er in die maand is, passend bij het percentage aanstelling. Bij een verandering van percentage aanstelling tijdens het jaar is het NIET nodig om de PBL-instelling te wijzigen.

8.1.3 Eventuele correctie op de 166 verlofuren, uitgedrukt in uren per jaar op basis van 100% aanstelling Dit is een reserveveld dat u in het algemeen niet zult gebruiken. Het biedt de mogelijkheid om een correctie in te voeren als het basisrecht op vakantiedagen bij iemand anders zou zijn dan de standaard.

8.1.4 Absoluut aantal verlofuren dat over is van vorig jaar Het komt natuurlijk regelmatig voor dat iemand niet alle uren opneemt in een jaar. Een deel van de uren kan/wil deze persoon dan meenemen naar het nieuwe jaar. Dat aantal kunt u hier invullen. Let op: dit is het échte aantal uren dat over is van vorig jaar. Er hoeft dus niets omgerekend te worden naar 100% aanstelling.

8.1.5 Absoluut aantal PBL-uren dat over is van vorig jaar Net als bij de bovenstaande vraag gaat het hier om het absoluut aantal uren dat niet gebruikt is in het vorige jaar. Dus niet omrekenen naar 100%. Het resultaat van uw invullen ziet u direct terug op het jaaroverzicht / de vakantiekaart.

8.2 De weergave van de vakantiekaart / het jaaroverzicht In het overzicht zien we de twaalf maanden van het jaar verticaal en alle data horizontaal. De gele vakjes markeren weekenden en feestdagen. De blauwe vakjes geven vakantieuren of dagen aan.


V

Verlofdag; aantal uren naar rato van aanstelling

Vn Verlofuren, waarbij n het aantal uren aangeeft P

Verlofdag, uit PBL-saldo, uren naar rato van aanstelling

Pn Verlofuren, uit PBL-saldo, waarbij n het aantal uren aangeeft VB

Verlofdag, Buitengewoon verlof; aantal uren naar rato van aanstelling

Merk op dat hoewel u in het rooster VP en VPn invoert, dat hier wordt weergegeven als P en Pn, om ruimte te sparen. Rechts vindt u de totalen.

De kolom 'Bij' toont bij elke maand de opbouw van vakantie uren in die maand. De kolom 'Af'' toont per maand hoeveel uren er zijn opgenomen. De kolom 'PBL-Bij' toont per maand de opbouw van PBL-uren De kolom 'PBL-Af' toont per maand hoeveel PBL-uren er zijn opgenomen. De regel onder de 12e maand bevat de eventueel ingevoerde overgebleven uren van vorig jaar. In blauw ziet u dan de totalen per kolom. In groen, daaronder, het saldo. Zodra iemand teveel vakantie opneemt/plant wordt dit veld rood. Waarom rekenen we in opbouw van vakantieuren per maand? Dat is omdat het percentage aanstelling per maand kan verschillen. Het programma houdt automatisch rekening met de aanstellingsomvang van elke maand en berekent hoeveel vakantieuren dat per maand oplevert.


Waarom dan in 3 decimalen? Omdat de CAO 166 vakantieuren per jaar voorschrijft. Dat getal is niet deelbaar door 12. Daarom moeten we per maand wel met 3 decimalen rekenen, omdat we anders opgeteld niet netjes op 166 uitkomen. De kolom Af en de andere weergaves staan wel gewoon in 2 decimalen.

8.3 Ziektedagen tonen Als u een vinkje in dit veld zet worden ook de ziekmeldingen in het jaaroverzicht getoond. Dit is handig om snel overzicht te houden van iemands ziekmeldingen.

8.4 Afdrukfuncties van de vakantiekaart Het is dikwijls handig om de vakantiekaart te kunnen afdrukken. De knop 'Afdruk' verzorgt dat, op een printer naar keuze. De optie 'Preview tonen' toont eerst een afdrukvoorbeeld alvorens te printen. In het menu Speciaal (helemaal linksboven) is een handige functie aanwezig om alle vakantiekaarten in één handeling af te drukken. U krijgt dan nog een vraag ter bevestiging, omdat er veel papier uit de printer zal gaan komen. Let op: bij de functie 'Print alle vakantiekaarten' krijgt u NIET de mogelijkheid de printer te kiezen. Deze functie drukt altijd af op uw standaard windows printer.


9 Het registreren van ziekte, vakantiedagen en verlofuren 9.1 Ziekte 9.1.1 Registreren De registratie van ziekte is mogelijk door de speciale kleur ‘Ziek’ te gebruiken. Het kan op twee manieren. U kunt de originele dienst die op die dag gepland stond laten staan. Vervolgens geeft u die dag de kleur ‘Ziek’. In het maandrooster blijft alles tellen alsof de dienst normaal uitgevoerd is. Alternatief is, bijvoorbeeld bij langere ziekte, om de speciale code ZQ te gebruiken en daarbij ook die dag op ‘Ziek’ (kleur) zetten. ZQ is een speciale code die automatisch het aantal uren telt dat iemand volgens zijn contract op een standaard dag werkt. Bij een 100% aanstelling telt een ZQ voor 7.2 uren, maar bij iemand met een 50% aanstelling voor 3.6 uren. Als u op een leeg vakje de kleur op Ziek zet, wordt automatisch de code ZQ ingevoerd. En ook weer weggehaald als u de kleur weghaalt. Dat is derhalve een gemakkelijke werkwijze voor langere ziekte episodes. Een foutief geplaatste ziektekleur is weer te verwijderen door nogmaals op het knopje Ziek te drukken (met de juiste cel geselecteerd uiteraard). •

•

Als iemand kortdurend ziek wordt en er stonden diensten gepland, dan kunt u het beste die diensten laten staan en de vakjes de kleur 'ziek' geven. Voor de roosteruren tellen nu de originele diensten. Als iemand langer ziek wordt komt u ook in weken waarin nog geen diensten gepland staan. In die weken vult u alle vijf de werkdagen met de code ZQ (door de vakjes de kleur 'ziek' te geven). Ook als iemand bijv. 50% werkt, dan vult u tóch alle vijf de werkdagen. Immers, de code ZQ telt uren naar rato van de aanstelling. Bij iemand die 50% werkt, telt elke code ZQ voor 3.6 uur.

9.1.2 Weergave op ORT-formulier De aanduiding dat iemand ziek was op een dag ziet u automatisch terug in het ORT-scherm en op het formulier.


De geregistreerde uren van die dag krijgen een Oranje achtergrondkleur. De verrekening van ORT-uren wordt aangepast. - Vaste medewerkers – ORT-uren worden NIET berekend, alles komt op N-uren - Invalkrachten – ORT-uren worden normaal berekend. Handmatig ingrijpen is uiteraard nog steeds mogelijk via de kolom extra uren.


9.1.3 Weergave op de vakantiekaart

Door een vinkje te zetten in het veld ‘Ziekte dagen tonen’ wordt het overzicht opnieuw opgebouwd en worden de ziektedagen er bij gezet in dezelfde oranje kleur. In de cel staat de dienst die op die dag geregistreerd stond.

9.2 Vrije dagen en vrije uren 9.2.1 Registreren Voor de registratie van vrije dagen en uren staat een flink aantal codes ter beschikking.

V

De code voor een normale vakantiedag. De duur in uren van deze dag is afhankelijk van de grootte van de aanstelling. Een vrije dag voor iemand met een 50% aanstelling telt dus als 3.6 uur. Gebruik deze voor langere vakantieperiodes (bijv. een week)

Vn (V1- n is een getal van 1 tot en met 9. Deze code gebruikt u om 1 tot 9 vrije uren te V9) registreren. V4 = 4 vrije uren VP

Dit is de code voor een vakantiedag uit de PBL-pool. Ook hier geldt dat de duur in uren afhankelijk is van de grootte van de aanstelling (7.2 * percentage aanstelling). Een vrije dag voor iemand met een 50% aanstelling telt dus als 3.6 uur. Gebruik deze code voor vakantieweken uit PBL.

VPn (VP1VP9)

Waarbij n een getal van 1 tot en met 9 mag zijn.Dit is een opname van vrije uren uit de PBL-pool. Een VP4 betekent vier uur vrij uit de PBL-pool.

VB

Vrije dag, Bijzonder verlof. De duur is afhankelijk van de grootte van de aanstelling.

Gebruik de codes met een getal (V1, V2, etc.) voor het registreren van vrije uren. Als iemand die wisselende diensten draait een dag vrij wil nemen, kunt u ervoor kiezen om een V te gebruiken (en die telt dan voor het aantal uren naar rato van het dienstverband) of een code voor een aantal uren te nemen.


Bij iemand die vaste dagen werkt is het meestal handiger om een code met uren te nemen. Als iemand bijv. 60% werkt door drie hele dagen te werken, en die neemt een dag vrij, dan kunt u wel een V plaatsen, maar die telt dan voor 0.60 * 7.2 = 4.32 uur. En dat is niet de bedoeling. In dat geval kiest u dus een V7. Als dit veel vóórkomt en u wilt dit precies registreren, dan is het zelfs mogelijk om een code V7.2 aan te maken. Een dergelijke code is niet standaard aanwezig, maar mag u wel zelf toevoegen. (Zie Beheer dienstcodes). Als iemand op vakantie gaat, bijv. gedurende twee weken, dan kunt u zonder meer alle werkdagen van die twee weken vullen met de code V. (Niet in de weekenden neerzetten!). De hier aangegeven voorbeelden gelden net zo voor VP (vrije dagen uit het PBL-saldo) en voor VB (bijzonder verlof).

9.2.2 Weergave op de vakantiekaart

Op de vakantiekaart is maar beperkt ruimte in de vakjes. Om ruimte te besparen tonen we de VP codes zonder de P ervoor. Hierdoor kunt u het cijfer erachter nog zien. Een VP4 wordt dus weergegeven als een P4.

9.3 Registratievragen: 'Hoe moet ik ... ' 9.3.1 Een losse ziektedag of enkele ziektedagen boeken van een ingeroosterde medewerker • •

Laat de dienst gewoon staan Maak de cel/dag oranje door op het knopje ‘ziek’ te drukken

Dit geldt zowel voor invalkrachten als vaste krachten. Bij de invalkrachten zal ORT berekend worden, bij de vaste krachten niet.

9.3.2 Een langere ziekteperiode inboeken, bijv. zwangerschapsverlof Meestal zullen er nu geen diensten meer in het rooster staan. •

Maak de dagen oranje door op het knopje ‘ziek’ te drukken

Het programma vult nu zelf ZQ in, hetgeen qua duur betekent het aantal uren naar rato van de aanstelling. Bijv bij 50% aanstelling zijn dit 3.6 uren. Deze uren worden verwerkt in de telling van het rooster (maanduren), maar tellen uiteraard nooit mee voor ORT-uren.


9.3.3 Een ziektedag inboeken bij iemand die op vaste dagen werkt •

Maak de betreffende dag oranje door op het knopje ‘ziek’ te drukken

Als daar een dienst stond mag die blijven staan, stond die er niet dan komt er ZQ te staan. Dit maakt niet uit omdat deze mensen op vaste dagen werken en je dus niet op de maandtotalen let.

9.3.4 Een vrije dag inboeken bij een ingeroosterde medewerker •

Maak een keuze uit de codes V1 – V9 afhankelijk van hoeveel vrije uren de medewerker op die dag wil opnemen.

Deze uren worden van haar vakantiesaldo afgetrokken en tellen mee voor de maanduren. U zou ook een losse V kunnen gebruiken, dan wordt het aantal uren naar rato van de aanstelling opgenomen, maar eigenlijk is die V meer bedoeld voor hele weken vakantie.

9.3.5 Een vakantieperiode inboeken •

Vul de HELE week (alle vijf dagen) met een V, voor elke week dat de persoon op vakantie gaat

Dit geldt zowel voor ingeroosterde medewerkers als voor medewerkers die op vaste dagen werken.

9.3.6 Een vrije dag inboeken bij een medewerker die op vaste dagen werkt •

Bepaal hoeveel uur de medewerker op die dag zou werken en vul de overeenkomstige Vgetal code in, bijv. V6 als een 6-urige werkdag wordt vrij genomen.

9.3.7 Vrije dagen inboeken uit het PBL-saldo •

Handel precies hetzelfde als met gewone verlofuren, maar gebruik de VP-codes.

9.3.8 Aangeven dat iemand de oude seniorenregeling nu wil voortzetten uit z’n PBL-uren •

Rooster elke week een VP4 in

Dat geeft aan dat 4 uren verlof is opgenomen uit het PBL-saldo. Het maakt in feite niet uit op welke dag u die code zet, mits die wel binnen de week valt. Als iemand een vaste middag vrij neemt, dan is het handig om die code ook op die dag te zetten, maar echt nodig is dat niet.


Gebruikshandleiding van Het Ons Tweede Thuis Roosterprogramma Van Simar Automatisering bv

Recommend Documents