Handleiding Roostertools Het Roosterprogramma Versie 2016-2017
1
Inleiding In de CAO PO- 2014 is een aantal wijzigingen geweest in de rechten van medewerkers en er zijn een aantal maatregelen genomen met de intentie om werkdruk op scholen te verlagen. Het doel van de roostertools is om u inzicht te geven in de doorberekening van de verlofrechten en de regels uit de CAO en u te helpen om dit binnen uw organisatie te gaan toepassen. De ontwikkelde tools kunt u in samenhang met elkaar gebruiken. Aan de slag met de roostertools Wij raden u aan om te beginnen met de tool ‘Werkzaamheden en capaciteiten in balans’ waarmee u per team de taken die bij dat team horen, kunt vergelijken met de beschikbare werktijd die binnen het team aan capaciteit beschikbaar is. Hierbij wordt rekening gehouden met lestijd, tijd voor professionalisering en duurzame inzetbaarheid, een opslagfactor per groep, en de overige taken. Dit geeft een zicht op de balans tussen de beschikbare capaciteit in het team en de uit te voeren werkzaamheden. Wanneer deze twee niet met elkaar in balans zijn, zal dit aanleiding zijn om met het hele team gesprekken te voeren over de prioriteiten. Wanneer de onderlinge taakverdeling helder is, kan uw team verder aan de slag met de tool ‘Roosterprogramma’. Met de tool ’Roosterprogramma’ kunt u de werktijd van de medewerker in de 40-urige werkweek inplannen voor de periode van een jaar. Hierbij kunt u de verschillende verlofvormen invullen en de lestijd van de medewerker. In de tool wordt zichtbaar hoeveel uur een medewerker lesgeeft en hoeveel uren de kinderen les krijgen op de school op jaarbasis. Uit het Roosterprogramma volgt een individuele verlofkaart waarin inzichtelijk wordt hoeveel en welk soort verlof de medewerker heeft genoten gedurende het jaar. Ook kunnen alle ingevulde modellen van de medewerkers in een overzicht worden getoond. Wat is niet in de roostertools opgenomen en waarom niet? De tool ‘Roosterprogramma’ is door verschillende leden van de PO-Raad getest en op basis van de feedback die daaruit voortkwam, zijn er de nodige aanpassingen gedaan. Een aantal van de aanpassingen waarom is verzocht, zijn niet zijn doorgevoerd. De overweging is dat het technisch erg ingewikkeld zou worden om de functionaliteit in Excel in te bouwen. Dat was bijvoorbeeld het geval bij het voor- en nawerk, dit kan variëren per leraar en per school, waardoor het moeilijk te verwerken is. Een andere reden om informatie niet op te nemen was dat het gebruik van de tool er erg ingewikkeld door zou worden. Dat was het geval bij het opnemen van de tijd voor professionalisering en duurzame inzetbaarheid. Het ‘verlof’ duurzame inzetbaarheid is wel opgenomen. Heeft u vragen of opmerkingen? Vragen over het model kunt u stellen via de Helpdesk en via 030 - 232 48 88.
2
Aan de slag met de tool ‘Roosterprogramma’ Op welke dagen en welke uren werkt een medewerker? Hoeveel tijd hiervan staat deze medewerker voor de klas en hoeveel tijd wordt besteed aan ‘overige taken’? Op welke dagen (tijdens de vakanties van de kinderen) neemt de medewerker verlof op? Op welke dagen gaat deze medewerker aan de slag? Op welke dagen wordt de tijd van het ‘meerwerk’, bijvoorbeeld als gevolg van werken op ouderavonden ‘in mindering’ gebracht? En wanneer neemt hij/zij het verlof in het kader van de ‘regeling duurzame inzetbaarheid’ op? Voor antwoorden op deze vragen kunt u het Roosterprogramma gebruiken. NB: Wilt u het roosterprogramma gebruiken voor onderwijs ondersteunend personeel OOP, of voor het berekenen van het verlof voor de schoolleider? Kijk dan even naar de specifieke uitleg daarvan onderaan dit document. De tool bestaat uit twee delen, een kalender voor de leerlingen (‘schoolkalender’) en het individuele werk- en verlofrooster van de medewerker (‘mijn kalender’). De schoolkalender voor de leerlingen dient ingevuld te worden voor de hele school, of voor de onderbouw en bovenbouw afzonderlijk wanneer zij verschillende vrije dagen hebben. De schoolkalender vormt een hulpmiddel voor het invullen van het individuele rooster van de medewerkers, in het bijzonder bij het invullen van het vakantieverlof omdat het vakantieverlof conform cao wordt opgenomen in de schoolvakanties. Nadat de schoolkalender gereed is, kan het rooster van de individuele medewerker worden ingevuld (mijn kalender) Dit deel van de tool biedt twee mogelijkheden:. Allereerst kan het worden gebruikt als een planningstool waarin de werktijd kan worden ingepland voor het schooljaar begint. Ten tweede kunnen gedurende het jaar wijzigingen in werk-/verloftijd worden opgenomen die dan worden verrekend in het totaaloverzicht. Als een medewerker bijvoorbeeld zwanger wordt, dan zal dit rooster tussentijds moeten worden aangepast. Het schoolrooster wordt centraal ingevuld. Het rooster van de individuele medewerker kan door de leidinggevende worden ingevuld, maar het kan ook toegestuurd worden aan de medewerker die het vervolgens invult en aan de leidinggevende terugstuurt. Hieronder wordt stap voor stap uitgelegd hoe u de roostertool kunt gebruiken. Wanneer u het roosterprogramma opent, dient u allereerst de schoolkalender te maken. - Om te beginnen vult u bij stap 1 de lesuren van leerlingen per dag in (conform opgave aan de Inspectie van het Onderwijs). Dit vormt het basisrooster. - In stap 2 kiest u bij de advieskalender de juiste regio waartoe uw school behoort. De landelijke vakanties en de verplichte schoolvakanties en de adviesdata worden daarmee ingevuld. -Mocht u hiervan op bepaalde momenten afwijken, dan kunt u dat in stap 3 aangeven via ‘schoolafwijkingen’. Dit kan gaan om hele dagen ‘school’ waarop er op adviesvakantiedagen toch wordt lesgegeven of om extra hele ‘vrije’ dagen of ‘deels vrije’ dagen buiten de verplichte en adviesdata om. Bijvoorbeeld in het geval van extra vakantieweken, dagen waarop er een gezamenlijke scholing is met het team of een halve dag vrij in verband met sinterklaas- of kerstviering. Wanneer u met de cursor van uw muis op de afwijkende dag gaat staan, komt er via een pijltje een uitrolmenu tevoorschijn. Wanneer u kiest voor ‘vrij’ wordt het aantal uren wat op die dag in het ‘basisrooster’ van de school is ingevuld, afgetrokken van het aantal lesuren van de kinderen. Ook kunt u door het selecteren van een aantal dagen met uw rechter muisknop, met behulp van de knoppen bovenin het overzicht snel een aantal dagen tegelijk aanpassen. -Wanneer leerlingen ‘deels’ vrije dagen hebben kunt u bij stap 4 aangeven hoeveel uren er wél les wordt gegeven. Wanneer u alle afwijkingen heeft ingevuld, is uw ‘schoolkalender’ gereed. Deze laatste versie van de schoolkalender de ‘schoolkalender print’ kunt u uitprinten.
3
Bijvoorbeeld Normaal wordt er op donderdag 5,5 uur les gegeven. Bij een gehele dag ‘vrij’ op donderdag wordt 5,5 uur van de totale lesuren voor kinderen afgetrokken. Geeft u aan dat uw school op een donderdag ‘deels vrij’ is en daarbij aangeeft dat de leerlingen 3 uur les hebben, dan wordt er door het model 2,5 uur van de totale lesuren van de kinderen afgetrokken. De volgende tabbladen vanaf ‘Start’ zijn bedoeld voor het invullen van het rooster van de individuele medewerker U vult in het ‘start’ scherm enkele persoonlijke gegevens in, zoals naam, geboortedatum, werktijdfactor. Ook kiest u hier de ‘overzichtsperiode’. Daarmee wordt bedoelt de periode waarover u het verlof wilt berekenen. Bij het berekenen van verlof wordt vaak gebruik gemaakt van de periode ‘verlofjaar’ die loopt van 1 oktober tot 1 oktober. In deze periode is altijd de gehele zomervakantie opgenomen, waardoor de verschillende jaren met elkaar te vergelijken zijn. Als u echter wilt weten wat het verlof is gedurende het schooljaar dan kunt u deze ‘overzichtsperiode’ aanzetten en worden de verlofgegevens in het startscherm en in ‘mijn overzicht’ getoond voor deze periode. De ’14 maanden periode’ kunt u gebruiken voor een medewerker die per 1 augustus in dienst komt. Met deze versie van het roosterprogramma kan zowel het verlof voor lesgevend personeel als voor niet lesgevend personeel worden berekend. Voor het berekenen van het verlof voor niet lesgevend personeel wordt in het ‘start’ scherm gekozen voor ‘ja’ op de vraag: ‘bent u OOP zonder lesgevende taken?’. Dan past het programma het aantal verlof uren aan. Voor het berekenen van het verlof voor medewerkers met lesgevende taken kiest u het antwoord ‘nee’. Op basis hiervan wordt het verlof berekend. Het extra verlof op grond van overgang naar duurzame inzetbaarheid kan worden ingevuld als er op grond van de leeftijd van de medewerker sprake van kan zijn.
Als u het startscherm hebt ingevuld, gaat u verder met ‘mijn kalender maken’. Allereerst vult u bij stap 1 het ‘weekrooster’ in. Daarmee wordt bedoelt het aantal uren per dag wat er in een normale werkweek zonder bijzonderheden wordt gewerkt.
4
Dit wordt vergeleken met het aantal uren dat volgt uit de ingevulde werktijdfactor. Het aantal uren dat hier wordt ingevoerd, moet gelijk zijn aan de omvang van de aanstelling. Dit is verplicht omdat anders het vakantieverlof niet op de goede manier wordt berekend. Deze ‘standaard’ werkuren vormen de basis waarvan wordt uitgegaan bij het opnemen van verlof en het inplannen van meer- en minderwerk. Bij stap 2 bepaalt u op welke dagen er een hele dag ‘verlof’ of enkele uren ‘deels verlof’ wordt opgenomen. De leerling vakanties uit de schoolkalender neemt u hiervoor als basis. Deze zijn in het overzicht opgenomen via de kleuren van de letters. Als er zwarte letters zijn gebruikt gaan de leerlingen naar school, staan er blauwe letters, dan hebben de leerlingen verlof. Het verlof wordt opgenomen tijdens de vakanties van de leerlingen. Dit geldt uiteraard niet voor ‘bijzonder verlof’ en eventueel het ‘zwangerschaps- of ouderverlof’ en ‘verlof duurzame inzetbaarheid’. U kunt bij stap 2 ook ‘meerwerk’ of ‘minder werk’ opnemen in het rooster. Als er bijvoorbeeld een ouderavond is ingepland, dan wordt er op die dag ‘meer gewerkt’. Deze uren zullen op een ander moment ‘in mindering’ worden gebracht om in totaal uit te komen op het afgesproken aantal werkuren. Wanneer u om de week op een bepaalde dag ongelijke uren werkt, kunt u dit ook verweken via de optie ‘meerwerk’ en ‘minder werk’. In onderstaand voorbeeld is dit uitgewerkt. In stap 3 geeft u aan hoeveel uren u werkt op de dagen dat u ‘deels verlof’ opneemt of ‘meer- of minder werk’ hebt ingepland. Wanneer u in stap 2 heeft aangegeven dat er op een dag ‘deels verlof’ wordt opgenomen of er sprake is van ‘meer- of minderwerk’, zijn deze dagen in stap 3 van grijs verkleurd naar wit. U dient in de witte vlakken aan te geven hoeveel uren u op deze dagen wel werkt. De uren die u invult in deze vlakken worden door het programma vergeleken met de uren in het ‘weekrooster’ die bij stap 1 zijn ingevuld. Er is dus sprake van meer of minder gewerkte uren en uren verlof ten opzichte van het weekrooster. Meer- en minderwerk wordt met elkaar verrekend en hoort daardoor per saldo altijd op nul uit te komen. Dit kunt u controleren in het laatste tabblad ‘mijn overzicht’ daar vindt u ook het aantal verlof uren dat u heeft opgenomen en het tegoed wat u nog kunt opnemen.
5
Bijvoorbeeld Een medewerker heeft een 36-urige werkweek en werkt gemiddeld op woensdag 4 uur. Dit wordt in de ene week ingepland als 8 uur werktijd en in de andere week als een vrije dag. Dit kan in de roostertool via de optie ‘meerwerk’ en ‘minderwerk’ als volgt worden ingevuld:
In stap 4 kan worden aangegeven hoeveel lesuren er op werkdagen worden gewerkt. In grijs zijn de uren les van de leerlingen vooringevuld vanuit het schoolrooster. Wanneer een medewerker in een andere klas nog extra uren werkt, kunnen deze uren opgeteld worden bij de vooringevulde uren. U past dan in stap 4 het cijfer op die dag aan. Wanneer er op een bepaalde werkdag minder lesuren worden gewerkt dan van te voren is ingevuld, kunnen deze uren in mindering worden gebracht. Dan dient u wederom het getal bij stap 4 aan te passen. De opslagfactor voor de lesgebonden taken is in deze uren niet opgenomen. Het gaat hier om de uren voor de klas. Nb: de opslagfactor is niet opgenomen omdat per school kan verschillen wat hieronder valt en zelfs per leraar anders kan zijn. Deze extra toevoeging geeft teveel extra invulvelden in het model, daarom is ervoor gekozen om deze niet op te nemen. Als een medewerker geen lesgevende taken heeft, dan heeft u dat in het ‘start’ scherm aangegeven. Bij deze stap hoeft u dan niets te doen, bovenin het veld staat de opmerking ‘niet relevant’.
6
Bij stap 5 kunt u bij de dagen die u in stap 2 met ‘verlof´ of ‘deels verlof’ heeft aangemerkt, opgeven welk type verlof wordt opgenomen. De standaard instelling is ‘vakantieverlof’. Wanneer u de dag aanklikt, ziet u aan de zijkant van het blokje een pijltje verschijnen. Wanneer u daarop klikt, is er een uitklapmenu waarin u kunt kiezen voor andere typen verlof. U kunt ook sneller verschillende dagen tegelijk wijzigen door met de rechtermuisknop een aantal dagen te selecteren en te klikken op een van de knoppen bovenin het veld. In het tabblad ‘mijn overzicht’ kunt u nagaan op hoeveel vakantieverlof en duurzame inzetbaarheidsverlof u recht heeft, hoeveel van dit recht u heeft opgenomen en hoeveel nog ingepland kan worden.
7
Wanneer alles is ingevuld, ziet u tot slot in stap 6 ‘mijn kalender´ verschijnen. Op de gele werkdagen ziet u het aantal uren dat u werkt, onderverdeelt in ‘uren voor de klas’ en ‘overige uren’. De hele dagen dat u verlof heeft opgenomen zijn blauw met in zwarte letters ‘verlof’. Dagen met ‘deels verlof’ zijn aangegeven met lichtblauw met daarin het aantal uren dat wel wordt gewerkt. Het ‘meerwerk’ heeft een rood vlak met een rood cijfer. De dagen waarop dit wordt verrekend via ‘minder werk’ zijn rood met zwarte letters of cijfers. Als dit hele dagen zijn waarop niet wordt gewerkt, komt er in zwart te staan ‘niet aanwezig’. Een parttime dag heeft een blauw vlak met in plaats van ‘verlof’ de benaming ‘vrij’. Kortom, bij ‘meer of minder werk’ ten opzichte van het basisrooster zijn de vlakken rood. Een blauw vlak betekent verlof, deels verlof of vrij. Het tabblad ‘Mijn kalender’ kunt u uitprinten. Hieronder ziet u dit uitgebeeld.
8
In het afsluitende tabblad ‘mijn overzicht’ worden alle gegevens die in het model zijn opgenomen bij elkaar opgeteld. Bovenaan dit overzicht ziet u voor welke ‘overzichtsperiode’ dit geldt. Deze overzichtsperiode kunt u wijzigen in het ‘start’ tabblad. Wanneer u dat doet, veranderen de verlofwaarden in dit overzicht. De waarden in ‘mijn kalender’ blijven wel hetzelfde. U kunt in dit tabblad controleren of het rooster model is ingevuld conform de afspraken over verlof en lestijden. U kunt ook tijdens het invullen van ‘mijn kalender’ naar dit tabblad toegaan om te zien hoeveel vakantieverlof er al is ingevuld en hoeveel vakantieverlof de werknemer nog tegoed heeft. Voor het zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof en overig bijzonder verlof staat niet het ‘maximale recht’ aangegeven. Voor deze verlofsoorten worden alleen de ingevulde uren uit de kalender bij elkaar opgeteld. NB: Reden hiervoor is dat de berekening van ouderschapsverlof en zwangerschaps/bevallingsverlof over de verlofjaren heen kan vallen. Bij bijzonder verlof is de oorzaak van het verlof leidend dus voor werknemers die dergelijk verlof opnemen, moet hier apart naar worden gekeken.
Praktische tips bij het invullen van dit model -
Wanneer u een aantal keer dezelfde waarde in de vakjes moet invullen, is het handig om de knoppen bovenin het scherm te gebruiken. Selecteer een aantal dagen met uw rechter muisknop en klik op de knop bovenin het veld die de waarde aangeeft die u de dagen wilt geven.
-
Wanneer ervoor wordt gekozen om individuele medewerkers hun eigen ‘mijn kalender’ te laten maken, is het handig om ‘de schoolkalender’ al voor ingevuld te hebben. Maak hiervoor eerst de schoolkalender en sla deze op als aparte versie. Deze versie kan daarna worden toegestuurd aan de persoon die de gegevens van de individuele medewerker in het start scherm invult.
9
Roosterprogramma gebruiken voor OOP zonder lesgevende taken Voor het berekenen van het verlof voor niet lesgevend personeel wordt in het ‘start’ scherm gekozen voor ‘ja’ op de vraag: ‘bent u OOP zonder lesgevende taken?’. Dan past het programma het aantal verlof uren aan. Voor het berekenen van het verlof voor medewerkers met lesgevende taken dient het antwoord ‘nee’ te worden gekozen, daarna werkt het programma zoals hiervoor uitgelegd. Een werkweek van 36 uur inplannen Onderwijs ondersteunend personeel zonder lesgevende taak had in de oude CAO de mogelijkheid om te kiezen voor een 36 urige werkweek. In de nieuwe cao is deze mogelijkheid er nog steeds. Dit is in het programma weer te geven door een werktijdfactor van 1 te hanteren en dit ook als zodanig in te plannen in ‘mijn weekrooster’. Vervolgens plant u iedere week, via de optie ‘deels verlof’ 4 uur vakantieverlof in waardoor er met een werktijdfactor van 1 per saldo toch 36 uur wordt gewerkt. In onderstaande plaatjes is dat uitgebeeld.
10
Verlof berekenen voor schoolleiders Schoolleiders hebben dezelfde verlof rechten als medewerkers die lesgeven. U kunt het roosterprogramma dus ook gebruiken om het verlof van de schoolleider in te plannen. In dat geval vult u bij de vraag ‘bent u oop zonder lesgevende taken’ het antwoord ‘nee’ in. In veel gevallen heeft een schoolleider geen vaste klas, waardoor de berekeningen rondom lesuren niet relevant zijn. U kunt de informatie over lesuren negeren of de lesuren in stap 4 van ‘mijn kalender maken’ leeg maken. Zie daarvoor het plaatje hiernaast.
Wat is niet opgenomen? Voor sommige voltijd OOP-ers boven de 60 jaar geldt nog dat zij elke dag een half uur eerder naar huis kunnen gaan. Ons advies is om dit niet op te nemen in het officiële roostermodel. Neem gewoon het 40-uursrooster op en spreek met elkaar af dat deze medewerker een half uur eerder naar huis gaat dan de tijd die in het rooster staat. Als je dit wil verwerken in het roosterprogramma komt de verlofberekening niet meer uit.’ Een OOP-er zonder les- of behandeltaken met een salaris gelijk aan of hoger dan het maximum van schaal 8, heeft recht op 8 uur extra vakantieverlof (art. 8B.3 lid 2). Naar rato van zijn werktijdfactor. Deze extra uren zijn niet opgenomen in deze rekentool. U kunt dit verwerken door bij het inroosteren bij deze mensen 8 uur meer verlof te plannen dan hun verlofsaldo. Ze krijgen dan een negatief verlofsaldo, maar het is dan bekend hoe dat komt.
11
