NIEUWS
BELANGRIJKSTE NIEUWE FUNCTIONALITEIT IN VERSIE 10.2 VAN MAMUT BUSINESS SOFTWARE
HIER IS DE NIEUWE VERSIE VAN UW MAMUT PROGRAMMA Alstublieft hier is de nieuwe versie van uw Mamut Business Software. Deze bevat een reeks aan nieuwe functionaliteit die uw dagelijkse werkdag vereenvoudigen. De nieuwe functionaliteit in Mamut Business Software 10.2 is terug te vinden in bijna alle modules en functies. We willen graag van de gelegenheid gebruik maken om u te bedanken voor de terugkoppelingen en reacties die we van u als Mamut gebruiker hebben ontvangen. De ontwikkeling van nieuwe versies wordt altijd gebaseerd op deze feedback en trends in de markt, net als veranderingen in belasting, wetgeving en regels van openbare instanties. Naast de verbeteringen van functiegebieden proberen we altijd nieuwe producten en diensten te ontwikkelen die aansluiten bij uw behoefte als midden en klein bedrijf. In verband met de introductie van versie 10.2 hebben we het product Mamut Enterprise Variant Web gelanceerd, dat tot de additionele Enterprise producten behoort. Daarnaast hebben we onlangs een op Internet gebaseerde opslagservice geïntroduceerd. Lees meer over deze producten op pagina 7 en 15.
ELEKTRONISCH BANKIEREN Eén van de nieuwe functies binnen versie 10.2 is de mogelijkheid voor elektronisch bankieren. Deze functie stelt u in staat om eenvoudig bestanden voor betalingen aan leveranciers aan te maken, bestanden van banktransacties te importeren, transacties te matchen met openstaande posten en automatisch boekstukken te genereren. Lees meer over Elektronisch bankieren op pagina 3.
NIEUWE VERSIE VAN MAMUT LOON Mamut introduceert een nieuwe versie van Mamut Loon. Dit betekent dat in het programma een aantal verbeteringen zijn aangebracht en nieuwe functies zijn toegevoegd. Lees meer over Mamut Loon op pagina 3.
BELANGRIJK!
Tenslotte krijgt u antwoorden op een aantal belangrijke vragen met betrekking tot functionaliteit in deze versie. Wij hopen dat versie 10.2 voldoet aan uw verwachtingen en zullen in de toekomst ons concept ‘Het vereenvoudigen van uw dagelijkse werkzaamheden’ natuurlijk verder ontwikkelen. Lees meer over de nieuwe functionaliteit op pagina 2 en in de bijgevoegde handleiding.
ENKELE NIEUWE FUNCTIES IN MAMUT ✔ Ondersteuning van elektronisch bankieren
✔ Uitgebreide en verbeterde module voor urenregistratie
✔ Nieuwe en uitgebreide ontwerpmogelijkheden voor de website en webshop.
✔ Verbeterde inboekfunctie
✔ Ondersteuning van het gebruik van varianten – nu ook in de webshop (veronderstelt dat u het additionele product Mamut Variant Web bezit) ✔ Professioneel beheer van magazijnstatus in de webshop.
LEES DE VOLGENDE INFORMATIE VOORDAT U START MET HET MAKEN VAN DE UPDATE
Op de laatste pagina´s van deze handleiding vindt u een selectie met vragen en antwoorden. Het is heel belangrijk dat u deze doorneemt, voordat u de nieuwe versie installeert. Kijk ook in de bijgevoegde installatiehandleiding, die u stap voor stap door installatieproces begeleidt. Iets wat het maken van de update voor u vereenvoudigt.
✔ Cashflow berekeningen ✔ Nieuwe functies voor het beter opvolgen van relaties en contactpersonen ✔ Nieuwe effectieve logistieke routines ✔ Verbeteringen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid
BELANGRIJKE NIEUWE FUNCTIES IN VERSIE 10.2 U heeft nu versie 10.2 van uw Mamut programma ontvangen. Deze bevat een reeks aan nieuwe functies en aanpassingen ten aanzien van versie 9. Deze nieuwe oplossing draagt bij aan een meer effectieve uitvoering van uw dagelijkse werkzaamheden. In de bijgevoegde handleiding vindt u een compleet overzicht van alle nieuwe functies. Hieronder vindt u enkele voorbeelden:
✔ VERHOOGDE AANDACHT VOOR CONTACTPERSONEN
✔ UITGEBREIDE EN VERBETERDE URENREGISTRATIE
In de relatiebeheer module vindt u een aantal vernieuwingen. Doordat het contactpersoonregister nu is opgezet als een eigen module met eigen menukeuze, is het mogelijk om op contactpersoon niveau, uw relatiebeheer, verkoop en inkoopprocessen te starten. U bent beter in staat het contactpersoon te gebruiken als uitgangspunt voor uw transacties en opvolging. De gebruikersinstellingen in de relatiebeheermodule zijn meer flexibel, zodat het mogelijk is om standaardwaarden ten aanzien van het aanmaken van een nieuw contactpersoon, bekijken van de contactkaart, standaardwaarden voor nieuwe projecten en dergelijke aan te geven. In de activiteiten- en documentenmodule zijn enkele wijzigingen gemaakt die het uitvoeren van uw werkzaamheden effectiever maken. Bijvoorbeeld het gebruik van de rechtermuisknop vanuit een document, hiermee kunt u het document printen, versturen per e-mail of naar PDF etc.
De module voor urenregistratie is verbeterd, zodat zowel gebruikers met eenvoudige als geavanceerde behoeften de module op een meer effectieve manier kunnen gebruiken dan voorheen. Om het gebruik te vereenvoudigen zijn er nieuwe module-instellingen ontwikkeld en zijn de gebruikersinstellingen verbeterd. Voorbeelden van nieuwe functies zijn Statushistorie van Wijzigingen. Tijdspunten en de Gebruiker die de wijzigingen heeft doorgevoerd, een link naar Activiteiten op regelniveau net als Nieuwe rapporten.
✔ NIEUWE MOGELIJKHEDEN IN DE WEBSITE/WEBSHOP
✔ VEREENVOUDIGDE LOGISTIEK Het programma bevat nieuwe routines ten aanzien van de creditering van inkoop- en verkooporders. Nieuw is ook de mogelijkheid om bij ontvangst van de goederen, een
De webshop kan nu de magazijnvoorraad van de aangeboden artikelen weergeven.
ontvangstbevestiging en een rapport over welke orders, gekoppeld aan deze inkooporder, kunnen worden worden geleverd, af te drukken. Ook is het mogelijk om een
Het werken met het ontwerp van de website is vereenvoudigd door onder andere meer-
inventarisatie uit te voeren met behulp van de EAN-code en u kunt een rapport afdrukken met daarin een leeftijdsanalyse van de artikelen op voorraad.
dere ontwerpmogelijkheden en de mogelijkheid voor het terugplaatsen van lettertype. Daarnaast zijn er meerdere mogelijkheden voor het gebruik van hyperlinks, voor zowel de website als de artikelen in de webshop.
✔ GEBRUIK VAN VARIANTEN IN DE WEBSHOP
✔ CASHFLOW Het is mogelijk om op basis van de financiële feiten, zoals opgenomen in uw grootboek een cashflow berekening te genereren over verschillende periodes in de toekomst.
Met het nieuwe additionele product Mamut Enterprise Variant Web krijgt u de mogelijkheid te werken met varianten in uw webshop. Maak uw keuze uit de verschillende eigenschappen waarop uw artikelen variëren. Door middel van een afrolmenu wordt het voor de klant eenvoudiger om een keuze te maken ten aanzien van bijvoorbeeld formaat en kleur. Lees meer op pagina 9 van de bijgevoegde handleiding.
✔ VERBETERDE GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID Er zijn vele grote en kleine verbeteringen in het programma doorgevoerd met als doel de tevredenheid van de gebruiker te verhogen. Twee voorbeelden: Door te klikken op de rechtermuisknop in alle tekstvelden krijgt u toegang tot een menu waarmee u onder andere tekst kunt invoeren. Klikt u op F12 in het inboekscherm, dan krijgt u toegang tot een Elektronische rekenmachine.
2
Lees meer op www.mamut.nl/update
NIEUWE VERSIE MAMUT LOON De nieuwe versie van Mamut Loon, versie 2005BA, bevat een aantal nieuwe en verbeterde functies.
VERBETERD • In de PLO opgave voor A&O services werd voor UTA personeel in het vastloon, onterecht rekening gehouden met de parttimefactor. • De berekening voor de 30%-regeling is aangepast. • Indien het eerste deel van het loonheffingsnummer van een administratie uit minder dan 9 cijfers bestaat, dan werd de aangifte Afdracht Loonbelasting via BAPI / Mamut e-Loon afgekeurd door de Belastingdienst. Het loonheffingsnummer wordt nu automatisch aangevuld met voorloopnullen.
NIEUW • Het is nu mogelijk om bij de standaardgegevens van de werknemer een vaste tekst voor de salarisstrook in te voeren. Deze wordt bij het aanmaken van een nieuwe periode automatisch meegenomen naar het periode bestand. • Op de controlelijst werknemers wordt nu ook de inhoud van het notitieblok afgedrukt. • Ter voorbereiding van de Loonaangifte 2006 zijn op diverse schermen nieuwe invoervelden toegevoegd. Deze velden zullen echter pas vanaf versie 2006-A een actieve rol gaan spelen.
HOE INSTALLEERT U: Om Mamut Loon vanaf CD te installeren, gaat u als volgt te werk: • Selecteer in het start menu, de kop Installatie en kies de optie Installeren additionele producten.
• Klik op Volgende. • Lees de gebruikersovereenkomst en accepteer deze indien u akkoord bent. • Geef de locatie aan waar u Mamut Loon wenst te installeren en klik op Volgende.
• Selecteer vervolgens de optie Nu installeren onder Mamut Loon.
• Administratie - Aangifte frequentie (1e Loonheffingsnummer) - Loonheffingsnummer 2 (alleen voor 4 weken) - Sector • Werknemer - Code fase indeling F&Z - CAO code Loonaangifte - Code AGH korting (Arbeidsgehandicaptenkorting) - Code verzekeringssituatie Zvw (Zorgverzekeringswet) • Dagcomponent - Code incidentiële inkomsten vermindering
ELEKTRONISCH BANKIEREN: Eén van de nieuwe mogelijkheden binnen versie 10.2 is de mogelijkheid voor elektronisch bankieren. Deze functionaliteit stelt u in staat om eenvoudig bestanden voor betalingen aan leveranciers aan te maken, in het
gematched. Op basis hiervan genereert Mamut een boekingvoorstel. Dit boekingsvoorstel kunt u aanpassen alvorens het boekstuk wordt aangemaakt. Met deze functie behoort het invoeren van bankafschriften
CLIEP03 formaat. Deze bestanden kunt u via uw banksoftware naar uw bank opsturen voor verwerking.
tot de verleden tijd.
Vervolgens kunt u de bestanden met banktransacties importeren, deze transacties worden na het importeren tegen uw openstaande posten
De functie elektronisch bankieren werkt samen met de banksoftware van de meest belangrijke Nederlandse banken.
Lees meer op www.mamut.nl/loon
3
Handelsfirma:
ALLES ZELF IN DE HAND MET MAMUT PelviTec zocht bij de groei van het bedrijf naar een oplossing om naast het beheer van haar relaties en vele magazijnen ook de boekhouding zelf te gaan doen. In Mamut vond zij het pakket waarin al haar activiteiten geregistreerd kunnen worden en zij haar klanten op een efficiënte wijze kan helpen.
PelviTec is een handelsfirma in medische en paramedische apparatuur voor de diagnostiek en behandeling van de organen en weefsels gelegen in en rondom het bekken. PelviTec werkt voornamelijk samen met fysiotherapiepraktijken en ziekenhuizen, waarbij vanuit eigen magazijnen en de voorraad die direct bij de fysiotherapiepraktijken ligt de producten geleverd kunnen worden. Het factureren vindt dan weer bij PelviTec plaats. - Toen ons bedrijf zich in de opstartfase bevond, werkten wij met Excel bestanden voor het bijhouden van de voorraden, met een ander database systeem voor relatiebeheer, en Word en Excel voor de facturatie. De financiële administratie werd extern behandeld. In deze situatie vonden veel dubbele handelingen plaats, werden er fouten gemaakt en dit kostte het bedrijf veel geld. Het bedrijf groeide, en we wilden graag alles zelf in de hand houden en het liefst in één systeem bijhouden. In Mamut vonden wij de oplossing voor ons bedrijf, aldus Vallie Kolditz, medewerker van PelviTec.
EFFICIËNT EN EENVOUDIG - Het zelf bijhouden van de financiële administratie was in eerste instantie de reden om op zoek te gaan naar een nieuw pakket. Nu we met Mamut werken is het daarnaast ook mogelijk om alle handelingen veel sneller uit te voeren. We zijn minder tijd kwijt bij het boeken van een order, magazijnen zijn eenvoudig te beheren, je maakt geen fouten meer bij het overboeken, dus magazijnverschillen worden vermeden. Vanwege de tijdsdruk waar PelviTec mee kampte in de tijd van de beslissing voor een nieuw pakket hebben Vallie en haar collegae alle bestaande gegevens in één week overgezet naar Mamut. - Deze fase is als zeer positief ervaren. Door de eenvoud van het programma ben je erg snel thuis in alle mogelijkheden. Het is een gebruiksvriendelijk programma, op alle onderdelen. De administratie die voorheen werd uitbesteed werd nu zelf opgezet, zonder boekhoudervaring. In dit proces heeft de Mamut support desk veel ondersteuning verleend waardoor PelviTec in zeer korte tijd aan de slag kon met Mamut. Natuurlijk zijn er
om de structuur van de bedrijfsprocessen duidelijk voor ogen te hebben, om op die manier het Mamut programma volledig in te richten.
na deze week nog allerlei zaken die wat meer tijd kosten, zoals bijvoorbeeld het aanpassen van rapporten aan de huisstijl. Daar kan altijd op een later tijdstip aan gewerkt worden. Het is in ieder geval belangrijk
VERBETERDE KLANTENSERVICE VOOR EEN KLEINE INVESTERING
” 4
Pelvitec houdt alles zelf in de hand met Mamut Enterprise
Perfecte oplossing voor een betaalbare prijs – Vallie Kolditz, PelviTec
Lees meer op www.mamut.nl/references
Vóór de aanschaf van Mamut had PelviTec nog geen apart relatiebeheersysteem. Nu is er een compleet overzicht van alle activiteiten per relatie, waardoor meteen de juiste informatie aan klanten gegeven kan worden. Zij worden dus sneller geholpen. Daarnaast zijn er vele mogelijkheden om geïnteresseerde prospects te registreren en te benaderen met speciale mailingen die afgestemd zijn op de wensen van deze personen.
De redenen waarom het bedrijf heeft gekozen voor Mamut:
Bedrijf: Pelvitec Web: www.pelvitec.nl Branche: Medische en paramedische apparatuur Markt: Met name fysiotherapiepraktijken en ziekenhuizen Aantal medewerkers: 3 Systeem: Mamut Enterprise E5, waarmee ook via een VPN verbinding wordt gewerkt Aantal gebruikers: 3
• Het zelf bijhouden van de administratie en alle functionaliteit in één pakket hebben geleid tot een behoorlijke kostenbesparing
• Mamut was het enige pakket in de vergelijking met andere pakketten wat een goede oplossing bood voor het specifieke magazijnbeheer van PelviTec • Een gebruiksvriendelijk programma waardoor het bedrijf snel aan de slag kon na aanschaf • Een betaalbare prijs
• Goed functionerende helpdesk
Alle gewenste functionaliteit in één pakket brengt vaak een hoge investering met zich mee. PelviTec was al weken bezig om andere programma’s te vergelijken, demonstraties te evalueren en prijsvergelijkingen op te stellen. Op het einde van de beslissingsfase kwamen ze Mamut tegen. Mamut gaf de oplossing op het wat complexe voorraadsysteem waar PelviTec mee werkt, en daarnaast bood het andere functionaliteit op het gebied van relatiebeheer, verkoopondersteuning en de financiële administratie. Vanwege de lage prijs van Mamut vergeleken met andere programma’s geloofden ze in eerste instantie niet dat ze daar alle functionaliteit voor konden krijgeen. Echter na evaluatie van het programma en gesproken te hebben met een Mamut consultant was het duidelijk dat Mamut Enterprise E5 het juiste pakket voor hen is.
WERKEN MET MAMUT VANAF EEN ANDERE LOCATIE Vanaf het begin dat PelviTec met Mamut begon te werken, werkt Vallie Kolditz één dag per week vanaf haar thuislocatie. Ze werkt met een zogenaamde VPN verbinding: Virtual Private Network. Op haar laptop is het Mamut programma geïnstalleerd, en ze maakt verbinding met de server op kantoor waar de database van PelviTec op draait. Een snelle verbinding is zeker aan te raden bij bedrijven die op deze manier wensen te werken. - Op deze manier kan ik mijn werkzaamheden voor PelviTec prima bijhouden in Mamut terwijl ik deze dag in de week niet op kantoor ben, aldus Vallie Kolditz.
Lees meer op www.mamut.nl/references
5
UITBREIDING VAN MAMUT ENTERPRISE PROGRAMMA’S Mamut biedt een reeks additionele producten en diensten aan, waarmee uw onderneming nòg efficiënter kan werken met het Mamut Enterprise programma.
UITBREIDING VAN MAMUT ENTERPRISE PROGRAMMA’S
LICENTIE
SERVICE PER MAAND
Mamut Enterprise Status/Analyse Mist u een bepaald rapport? Wilt u gemakkelijker resultaten op een aantrekkelijke manier presenteren? Met behulp van Mamut Enterprise Status/Analyse kunt u grafische presentaties afdrukken van standaardrapporten tot complexe rapporten over kerngetallen en verkoopcijfers.
€ 349,-
€ 12,-
€ 229,-
€ 12,-
€ 229,-
€ 12,-
€ 590,-
€ 24,-
€ 349,-
€ 12,-
€ 469,-
€ 18,-
€ 229,-
€ 12,-
Mamut Enterprise Product- en Klantenservice Mamut Enterprise Product- en Klantenservice is een handig middel om maximale klanten- en productservice te bieden. Wees anderen een stap voor met informatie die altijd up-to-date is, geef uw klanten de best mogelijke service en ben ruim voor de deadline klaar met de activiteiten!
Mamut Enterprise Call Center Mamut Enterprise Call Center is een zeer efficiënt programma voor iedereen die in de onderneming met verkoop werkt. De oplossing helpt u om alle schakels in het verkoopproces te besturen en is een belangrijk instrument voor het behouden van bestaande klanten en uw klantenportefeuille uit te breiden.
Mamut Enterprise Klant- en Partner Web Mamut Enterprise Klant- en Partner Web geeft uw onderneming de mogelijkheid om uw klanten een speciaal aangepaste website aan te bieden.
Mamut Enterprise Web Design Mamut Enterprise Web Design geeft uw onderneming de mogelijkheid om een professionele en aantrekkelijke website te presenteren.
Mamut Enterprise Variant Web Mamut Enterprise Variant Web geeft uw onderneming de mogelijkheid om uw producten met een gedetailleerd profiel op uw Internetsite te presenteren.
Mamut Enterprise Travel CRM Neem informatie uit het informatieprogramma mee vanaf kantoor en synchroniseer de wijzigingen wanneer u terugkomt. Biedt klanten betere service en werk efficiënter terwijl u onderweg, bij klanten of op reis bent.
6
Lees meer op www.mamut.nl/addons
MAMUT ENTERPRISE VARIANT WEB Mamut Enterprise Variant Web geeft uw onderneming de mogelijkheid om uw producten met een gedetailleerd profiel op uw Internetsite te presenteren. Mamut Enterprise Variant Web – Verhoog de verkopen via uw Internetsite:
Mamut Enterprise Variant Web geeft uw onderneming de mogelijkheid om uw producten aan de hand van details op uw Internetsite te presenteren. Hierbij kunt u denken aan design, grootte en andere gedefinieerde eigenschappen. Eigenschappen als kleurvarianten, grootte, enzovoort, zijn nu gemakkelijker in te zetten als marketing- en verkooptool of logistiek te verwerken. U kunt uw klanten optimale productinformatie geven en het plaatsen van bestellingen wordt eenvoudiger. Deze verbeterde service verhoogt de mogelijkheid dat nieuwe klanten uw internetsite kiezen en dat bestaande gebruikers van uw producten terugkomen en opnieuw bestellen via de website van uw onderneming. Deze oplossing bouwt voort op de variatiehantering binnen Mamut Enterprise E5 en veronderstelt dat u Mamut Enterprise E5 gebruikt.
MAMUT ENTERPRISE VARIANT WEB – VERHOOG DE VERKOPEN VIA UW INTERNETSITE:
• Volledige ondersteuning van het gebruik van varianten op uw Internetsite • De oplossing is automatisch geïntegreerd in de beschrijving van de variaties binnen de product-, order- en inkoopmodules • Klanten kiezen de gewenste eigenschappen ten aanzien van kleur, grootte, enzovoort op de productsite met behulp van afrolmenu’s • De eigenschappen worden ondersteund in alle designmogelijkheden, zowel op de website als in de webshop • Ondersteuning van magazijnstatus op het Internet, ook mogelijk op variatieniveau, verzekert uw klanten overzicht • Eigenschappen worden geïmporteerd naar de ordermodule op de regel met de normale producten/verkoop op de Internetsite
MAMUT ENTERPRISE VARIANT WEB
VARIANT WEB
€469,Prijs per licentie. Serviceovereenkomst per maand € 18,- excl. BTW. Het product veronderstelt dat u een geldige licentie voor Mamut Enterprise E5 heeft.
BESTEL VANDAAG Bestel door hier te klikken of bel gratis
0800 – 444 66 66
voor meer informatie.
Lees meer op www.mamut.nl/addons
7
MAMUT SERVICEOVEREENKOMST Als Mamut gebruiker krijgt u toegang tot bronnen en ervaringen gebaseerd op het dagelijkse gebruik van Mamut oplossingen door duizenden gebruikers. Op deze manier bent u goed voorbereid en heeft u volledige controle over alle situaties die u en uw bedrijf tegenkomen.
NIEUWE VERSIES Wij zorgen er voor dat uw Mamut programma altijd wordt bijgewerkt, zowel door middel van de ingebouwde bijwerkingprocedures als de overige distributiekanalen, zoals bijvoorbeeld per post en via het Internet. Daardoor kunt u er zeker van zijn dat het programma de nieuwste functionaliteit bevat, alle nieuwe regelgeving en wijziging in belastingen en formulieren.
TOEGANG TOT MAMUT SUPPORTCENTER Wij hechten grote waarde aan een professionele supportafdeling door snel uw vragen te beantwoorden wanneer die eventueel zouden voorkomen. Met een serviceovereenkomst heeft u recht op gebruikersondersteuning, per telefoon, e-mail en direct vanuit het programma - zo vaak u wenst en het nodig is.
MAMUT INFORMATIE DESK In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt van onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. U hoeft niet ver te zoeken naar gebruikersassistentie en voorstellen – ze zijn in het programma te vinden! De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert uw aanvragen direct in, in het programma en deze wordt op dezelfde plaats beantwoord.
OPSLAGRUIMTE OP SERVER Opslagruimte op de webserver voor uw website is inbegrepen en uw website-adres is eenvoudig te onthouden: www.mamutweb.com/uwbedrijf.
MAMUT USERMAIL EN MAMUT NEWSMAIL
”
Een efficiënte ondersteuning van al onze werkzaamheden met Mamut Enterprise E5. – Khoa Truong, Atnet ICT Branche: ICT
Geïnteresseerde gebruikers met een serviceovereenkomst kunnen regelmatig e-mail ontvangen met informatie over het gebruik van de Mamut programma’s, nieuws betreffende de productserie en andere nuttige informatie.
SPECIALE AANBIEDINGEN Mamut wenst ook om geinteresseerde gebruikers met een Mamut Serviceovereenkomst speciale aanbiedingen te sturen voor Mamut producten, net als voor Mamut gerelateerde producten van toonaangevende software leveranciers.
MAMUT SUPPORT - 5 MANIEREN OM HULP TE KRIJGEN Alle Mamut klanten met een geldige serviceovereenkomst kunnen gebruik maken van onze support diensten. Dit zijn de mogelijkheden: 1
F1 knop
Heeft u hulp nodig druk [F1) en u krijgt informatie over de module waar u zich in bevindt.
8
2
Handboeken/Internet
De handboeken geven u snel antwoord op uw vragen. U kunt ook zoeken tussen de duizenden artikelen op het internet: www.mamut.nl/support
Lees meer op www.mamut.nl/support
3
Support
Start de module support in het programma en maak een nieuwe support aanvraag aan, deze aanvraag wordt direct naar onze support afdeling gestuurd.
4
E-mail U kunt een e-mail sturen aan:
[email protected]
5
Telefoon/fax Mamut Business Software: Tel: 0900 - 444 66 66 Fax: 0900 - 444 66 67
MAMUT ACADEMY IS EEN GOEDE INVESTERING De cursussen van Mamut Academy bieden u een uitstekende gelegenheid om binnen korte tijd efficiënt te kunnen werken met de software van Mamut en aanverwante programmatuur.
”
Ik zou andere MKB-ers die Mamut net hebben aangeschaft of al een tijd met de software werken zeker een cursus aanraden, omdat je hiermee echt alles uit het systeem haalt wat erin zit – Carina van Ahee, Office Manager bij Ultrawaves Design BV
Nu kunnen u en uw medewerkers ten volle profiteren van de overvloed aan functionaliteit van de Mamut programma’s, hetgeen een groot pluspunt is voor uw onderneming en een extra stimulans voor u die met het programma werkt!
VOORDELEN MET DE CURSUSSEN VAN MAMUT ACADEMY Mamut Academy biedt u de eenvoudigste en goedkoopste manier om een professionele Mamut gebruiker te worden.
Er zijn veel goede redenen om een cursus te volgen bij de Mamut Academy – om er maar enkele te noemen: • De implementatie van een nieuw administratief programma kan veel tijd kosten. Met de cursussen van Mamut Academy leert men het programma in de kortst mogelijke tijd te gebruiken. • Met behulp van Mamut Academy leert men de dagelijkse routines uit te voeren op een meer efficiënte manier. • U leert meer over de toepassing van het Mamut programma binnen uw bedrijf.
MAMUT ACADEMY 2006 De Mamut Academy heeft een variërend programma. In 2006 staan er weer een aantal nieuwe cursussen gepland. Daarnaast zijn de reeds bestaande cursussen aangepast aan de nieuwe functionaliteit. Voor de totale kalender van de Mamut Academy
• De deelnemers van de cursussen aan de Mamut Academy wisselen ervaringen met elkaar uit. Dit is een goede manier om uw kennis uit te breiden en tegelijkertijd antwoord te krijgen op uw vragen. • Als bedrijfsleider zult u merken dat uw medewerkers het zullen waarderen om hun eigen en de kennis van het bedrijf als geheel – te verhogen.
2006 kijk op www.mamut.nl/academy.
Lees meer op www.mamut.nl/academy
9
VRAGEN EN ANTWOORDEN IN VERBAND MET DE UPDATE NAAR Hier vindt u de antwoorden op enkele vragen die kunnen ontstaan, nadat u de nieuwe versie van uw Mamut programma heeft geïnstalleerd.
MAMUT ARTIKELIMPORT
Kan ik de door mij opgeslagen instellingen voor artikelimport blijven gebruiken? Bestand – Import – Artikel – Artikelgegevens is verbeterd met meerdere mogelijkheden en keuzes voor het aanpassen van de prijs. De opgeslagen import instelling wordt aangepast, maar wij raden u aan de verschillende instellingen ten aanzien
van de artikelimport door te nemen alvorens u importeert. De reden hiervoor is dat de instellingen ten aanzien van hoe de geïmporteerde prijzen de prijscalculatie bëinvloeden, is verplaatst van zelf uit te voeren bij import naar instellingen.
MAMUT RESERVEKOPIE
MAMUT RELATIEBEHEER
Het testen van een reservekopie neemt minder tijd in beslag dan voorheen, klopt dit? Ja, het testen van een reservekopie dat automatisch plaatsvindt tijdens het maken van een backup neemt niet meer zoveel tijd in beslag.
De reden hiervoor is dat het programma nu een andere methode gebruikt voor het controleren van de reservekopie.
Hoe kan ik de standaard selectie binnen de contactlijst in de relatiebeheer module wijzigen. In Mamut heeft u nu de mogelijkheid te kiezen welke standaard u wilt gebruiken voor het selecteren in de contactlijst in de relatiebeheer module. Zo gaat u te werk: • Ga naar Beeld – Relatie – Aanpassen waarden voor de selectie relaties.
10
Lees meer op www.mamut.nl/update
• In het menu klikt u op de pijl rechts voor de selectie. Hier kunt u kiezen tussen naam contactpersoon, contactnummer, leverancier of telefoonnummer. • Kies het gewenste selectiecriteria en open de relatielijst. U zult zien dat de relatielijst automatisch op het door u aangegeven criteria gesorteerd.
VERSIE
10.2
MAMUT URENSOORT
Waar vind ik Urensoort en Urensoort per project nadat ik de update gemaakt heb? In Mamut versie 10 en meer moet u het standaardregister openen om nieuwe Urensoorten en Urensoort per project aan te maken of te wijzigen. Zo gaat u te werk: • Kies Beeld en klik op Instellingen • Klik op Bedrijfsdatabase
• Klik op Standaardregister • Blader naar Urensoort Register en of Urensoort per project. Let op: Om nieuwe projecten in te voeren gaat u naar: Beeld – Project – Projectregister.
MAMUT RAPPORTEN
MAMUT FACTUREREN
Wat gebeurt er met mijn aangepaste rapporten bij het installeren van een nieuwe versie? Bij alle updates proberen wij ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk van onze klanten hun aangepaste rapporten kunnen behouden. In de nieuwe versie zijn er in een aantal modules grote veranderingen aangebracht en sommige rapporten
zijn daarom niet te gebruiken na de update. Dit geldt hoofdzakelijk voor rapporten in de modules Artikel, Inkoop, Magazijn en Administratie. Voor meer informatie, kijk op onze website, www.mamut.nl/ support/rapporten
Ik krijg de melding dat de boekstukken niet in balans zijn met de facturen in de ordermodule. De meest voorkomende fouten zijn: • De verkooprekening van één van de orderregels is niet te vinden in het rekeningschema. Om de verkooprekening op de orderregel te bekijken, dient u dit in te stellen in de gebruikersinstellingen. • De BTW-code die op één van de orderregels wordt gebruikt, is gekoppeld aan een rekening die niet te vinden is in het rekeningschema. Het BTW-register vindt u
onder Beeld Instellingen – Bedrijfsdatabase – BTW. • Één van de programma rekeningen die gebruikt wordt voor facturering is niet te vinden in het rekeningschema. Welke programmarekeningen gebruikt kunnen worden, vindt u onder – Beeld – Instellingen – Administratie – Administratieve instellingen – Systeemrekening – Factuur.
Lees meer op www.mamut.nl/update
11
VRAGEN EN ANTWOORDEN IN VERBAND MET DE UPDATE NAAR
MAMUT FACTUREREN
Ik krijg de melding ‘vind geen open periode voor het boekstuk’ tijdens het factureren. U krijgt deze melding omdat u probeert te factureren in een boekjaar dat niet in Mamut is aangemaakt. De factuurdatum, die u invoert op de order, bepaalt in welk boekjaar de factuur wordt geboekt. Indien u geen factuurdatum invoert, wordt de datum in het programma als factuurdatum gebruikt. Om te kunnen factureren in een nieuw boekjaar dient u het boekjaar aan te maken in de boekhoudinstellingen. Zo gaat u te werk: • Kies Beeld en klik op Instellingen. • Klik op de knop ‘Administratie’ U ziet hier welke boekjaren er voor de bedrijfsdatabase zijn aangemaakt. • Klik op Nieuw om een nieuw boekjaar aan te maken, bijvoorbeeld 2006.
MAMUT MAGAZIJNSTATUS
De magazijnstatus is gewijzigd na het maken van de update? Een wijziging van versie 9.1 en 10.0 naar 10.2 is dat het magazijnstatusscherm nu ook negatieve voorraad meeneemt. Dit betekent dat de voorraad, onder Beeld – Magazijn – Magazijn – VoorraadBeweging en Reserveringen – is gewijzigd na het maken van de update. In Mamut vindt u informatie over de magazijnstatus in vele verschillende rapporten in de magazijnmodule. Het rapport Voorraadlijst, Voorraadmutaties, laat de voorraad
12
gebaseerd op de voorraadwijzigingen zien. Deze behoort gelijk te zijn aan de voorraad onder Beeld – Magazijn – Magazijn – Voorraad. Het rapport Voorraadlijst kan hier vergeleken worden met her voorraadscherm in de magazijnmodule of het rapport Voorraadlijst, Voorraadmutaties. De Voorraadlijst gebruikt altijd de geldende inkoopsprijs voor de prijsberekening en niet de inkoopprijs die is ingevoerd bij iedere voorraadmutatie.
Lees meer op www.mamut.nl/update
VERSIE
10.2
MAMUT SNELTOETSEN
MAMUT BOEKSTUK CORRECTIE
Waar vind ik het overzicht van de sneltoetsen? Raak bekent met de belangrijkste sneltoetsen binnen de inboekmodule en ben binnen de kortste keren klaar met het inboeken. U hoeft alleen maar bekend te raken met enkele van de sneltoetsen om het inboeken op een effectieve wijze te laten verlopen, door te klikken op de muis iedere keer dat u van kolom wijzigt of een nieuw boekstuk aanmaakt.
• Nieuw boekstuk: + • Wijziging boekstuk: / of * • Verplaatsen naar de volgende kolom: Tab of Enter • Opslaan in rekeningplan: Ctrl + k of – • Ga naar boekstukdatum: F9 • Ga naar boekstukontwerk: F3 • Voeg een boekstukregel toe: Ctrl + Ins • Kopieer de beschrijving: * • Breng over naar het hoofdboek: Ctrl + H • Calculator: F12
MAMUT ELEKTRONISCH BANKIEREN
Hoe maak ik een nieuw overschrijvingsformaat aan? • Ga via het menu Beeld naar Instellingen en Administratie • Selecteer het tabblad Debiteur/Crediteur • Zorg ervoor dat de optie Het bedrijf maakt gebruik van elektronisch bankieren is geselecteerd. • Open het instellingen scherm met de knop Instellingen. • Selecteer het bestandsformaat. Indien u een betaalbestand aan wenst te maken, dient u de optie CLIEOP03 uit de afrollijst te selecteren. Klik vervolgens op OK. • Geef het Betalingsformaat een naam waardoor u herkent om welke bankrekening het gaat, in het veld Naam overschrijvingsformaat. Bijvoorbeeld: ABN- rek courant • Selecteer de bankrekening uit de afrollijst. Hier kunt u ook een
Voeren van een boekstuk correctie
LET OP: Bij het aanmaken van een bankrekening, dient u naast de tenaamstelling ook het adres (plaatsnaam) op te geven. • Voor de volledigheid kunt u hier ook het internetadres van uw bank vermelden, klik vervolgens op Volgende. • U kunt hier de locatie en de naam
Er is geen reden voor paniek wanneer u uitvindt dat een bepaald boekstuk in een verkeerd hoofdboek is geboekt. U kunt eenvoudig een boekstuk terugboeken door het boekstuk op te halen en tegen te boeken. Het boekstuk wordt tegengeboekt door eerst een nieuw boekstuk aan te maken, daarna kiest u ervoor het boekstuk in het hoofdboek te bekijken, in het afrolmenu hiervoor. Normaal gesproken wordt het boekstuk in het boekstukregister getoond. Zoek het boekstuk dat u wilt terugboeken en klik op ‘Ga naar’ wanneer u het
boekstuk heeft gevonden en geselecteerd. Klik op Sluiten. Het boekstuk wordt onderin het hoofdscherm in het boekstukregister getoond. Klik daarna op verwijderen en antwoord Ja op de vraag of u het boekstuk wilt terugboeken. Het programma maakt nu een nieuw boekstuk aan, het tegengestelde van het boekstuk in het boekstukregister. Administreer het boekstuk door het over te boeken naar het hoofdboek. Het originele boekstuk en het nieuw aangemaakte boekstuk zijn samen nul.
van het aangemaakte bestand opgeven. Het is handig als u hier bijvoorbeeld de standaardlocatie/ naam die door uw bankpakket wordt gehanteerd, invoert. • Klik op Voltooien om de wizard af te sluiten. U heeft nu een Overschrijvingsformaat aangemaakt, welke klaar is voor gebruik.
nieuwe bankrekening aanmaken.
Lees meer op www.mamut.nl/update
13
VRAGEN EN ANTWOORDEN IN VERBAND MET DE UPDATE
MAMUT INBOEKEN
MAMUT CASHFLOW
Nieuwe rekenmachine in inboekmodule. F12 = REKENMACHINE Tijdens het inboeken van het boekstukken kan het van pas komen om een calculator te gebruiken. Indien u zich in de debet- of credit kolom bevindt, binnen de inboekmodule, kunt u door middel van de F12 knop de calculator opvragen.
Wij raden u aan gebruik te maken van de wizard.
MAMUT GEBRUIK VAN VARIANTEN
Hoe kan ik op een snelle manier varianten aanmaken? Methode om op een snelle manier varianten aan te maken: (Als noch de voorraad noch de prijs afwijkt van het hoofdartikel) • Ga naar het artikel waar u de varianten voor aan wilt maken. Dit doet u door Beeld - Artikel - Artikelregister - Lijst • Ga naar tabblad Variant van het hoofdartikel en vink Het artikel heeft varianten aan. • Klik op het icoon Variantmatrix (Ctrl+Shift+M). • Ga naar tabblad Varianten links. • Klik in de matrix voor en geldige combinatie van variantwaarde 1 en variantwaarde 2 (bijvoorbeeld Geel, Medium). • Klik op Maak link aan voor variant. De variant wordt nu automatisch gemaakt. • Als de voorraad en/of de prijs afwijkt, moeten de varianten worden bijgewerkt met magazijn, voorraad en prijs nadat de varianten zijn aangemaakt.
14
Hoe maak ik een nieuw overschrijvingsformaat aan?
De snelste methode voor het aanmaken van varianten als de voorraad en/of prijs van de variant afwijkt van het hoofdartikel: • Ga naar het artikel waar u de varianten voor aan wilt maken. Dit doet u door Beeld - Artikel - Artikelregister - Lijst • Klik op Nieuw om een variant aan te maken. • Ga naar tabblad Magazijn en voer via Nieuw het magazijn en eventueel de magazijnlocatie in. • (Vink aan dat het artikel op één of meerdere webshops verkocht wordt). • Voer de prijs in. • Sluit de variantkaart. • Klik op het icoon Variant kopiëren (Dit zorgt ervoor dat het magazijn, de magazijnlocatie en de prijs ook gekopieerd worden. De variant waarden MOET u per variant invoeren om duplicaten te vermijden). Voer de variantwaarden, prijs en voorraad in voor elke variant, nadat ze zijn aangemaakt.
Lees meer op www.mamut.nl/update
selecteren die wel meegenomen moeten worden in de berekening. Klik op Volgende.
• Ga naar Beeld - Administratie - Grootboek - Cashflow • Klik op Wizard. • Kies de Tijd, waarvoor u de cashflow wilt zien, in de afrollijst. Vul een
• In het venster Betalingen aan
bedrag in bij Aanpassing als er wijzigingen zijn die u wilt meenemen in de cashflow. Klik op Volgende. • In het scherm Ontvangen debiteurenbetalingen kunt u nieuwe transacties invoeren, redigeren of verwijderen. U kunt selecties van transacties verwijderen die niet meegerekend dienen te worden in de cashflow, of transacties selecteren die wel meegenomen moeten worden in de berekening. • In het scherm Ontvangen betalingen van anderen kunt u andere soorten betalingen, die in de nabije toekomst zullen plaatsvinden, invoeren. Voer eventueel Aanpassingen in. Klik op Volgende. • In het venster Crediteurenbetalingen kunt u nieuwe transacties invoeren, redigeren of verwijderen. U kunt selecties van transacties verwijderen die niet meegerekend dienen te worden in de cashflow, of transacties
koop enz. Let op dat de transacties niet gespecificeerd zullen zijn bij het afdrukken van het rapport. Voer eventueel Aanpassingen in. Klik op Volgende. • Klik op Voltooien om de veranderingen op te slaan voor de berekening van de cashflow.
anderen kunt u andere soorten betalingen, die in de nabije toekomst zullen plaatsvinden, invoeren. Bijvoorbeeld loon, in-
Cashflow wordt automatisch berekend op de betreffende dag, gebaseerd op de debiteuren- en crediteurentransacties en het liquide saldo. U hoeft niet de gehele wizard te doorlopen als u geen verandering wilt aanbrengen. In plaats van de wizard kunt u ook de knoppen aan de rechterzijde van het venster gebruiken: Huidige liquide middelen, Ontvangen crediteurenbetalingen, Andere ontvangen betalingen, Crediteurenbetalingen, Andere betalingen.
MAMUT ONLINE BACKUP Mamut biedt kleine bedrijven en particulieren gratis Online Backup. Mamut Online Backup is een op Internet gebaseerde service voor real-time backup en opslag. Mamut Online Backup is eenvoudig te gebruiken, biedt optimale beveiliging op basis van encryptie en bij verbinding met Internet worden bestanden doorlopend bijgewerkt.
AUTOMATISCH, GEBRUIKSVRIENDELIJK EN VEILIG Mamut Online Backup werkt automatisch op de achtergrond en maakt doorlopend reservekopieën van de door u gecreëerde of gewijzigde bestanden. De gegevens worden versleuteld op uw PC en worden veilig naar een server overgebracht, waar de gegevens versleuteld worden opgeslagen. De gegevens worden gecodeerd met uw persoonlijke encryptie-sleutel waar alleen u toegang tot heeft.
ZO EENVOUDIG IS HET U download Mamut Online Backup en selecteert van welke mappen u een reservekopie wenst te maken. Dat is alles. U heeft toegang tot uw gegevens via uw e-mailadres en een zelf gekozen wachtwoord, alsook uw persoonlijke decryptie-sleutel. Daarmee heeft u een veilige oplossing voor uw belangrijkste gegevens.
HOEVEEL KUNT U GRATIS OPSLAAN? Alle bedrijven ontvangen nu gratis 500 MB veilige opslagplaats, terwijl particulieren 250 MB veilige opslagplaats wordt aangeboden – zonder kosten of verplichtingen. Mamut Business Software klanten ontvangen 1 GB gratis.
MAMUT ONLINE BACKUP - EENVOUDIGE EN VEILIGE OPSLAGRUIMTE • Gratis opslag op Internet voor iedereen • Automatische reservekopie van al uw files en documenten
EXTRA OPSLAGCAPACITEIT? MAMUT ONLINE BACKUP – 5 GB EXTRA
MAMUT ONLINE BACKUP – 10 GB EXTRA
MAMUT
MAMUT
ONLINE BACKUP
ONLINE BACKUP
• Alle informatie wordt volledig versleuteld opgeslagen en is alleen voor u toegankelijk • Eenvoudig te installeren - Eenvoudig te gebruiken • Mamut gebruikers krijgen dubbele opslagcapaciteit
MAMUT
ONLINE BACKUP
Gratis
€ 72,5 GB extra opslagcapaciteit met de Mamut Online Backup oplossing, voor 12 maanden. Excl BTW
€ 144,10 GB extra opslagcapaciteit met de Mamut Online Backup oplossing, voor 12 maanden. Excl BTW
Lees meer op www.mamut.nl/onlinebackup
15
INSTALLATIEHANDLEIDING De handleiding hieronder geeft u een eenvoudige beschrijving van een single-user installatie bij het maken van een update van uw Mamut programma. In de bijgesloten Installatiehandleiding vindt u een gedetailleerde procedurebeschrijving voor de installatie van meerdere gebruikers, net als een meer gedetailleerde beschrijving van de procedure voor het maken van een update voor een single-user.
BELANGRIJK VOOR
U START MET INSTALLEREN:
• Indien u het licentienummer eerder heeft ingevoerd, wordt dit
• Zorg ervoor dat uw huidige Mamut Programma is afgesloten, voordat u begint met de installatie van de nieuwe versie.
automatisch meegenomen in de nieuwe versie. • Wij raden u aan een reservekopie te maken voordat u de nieuwe versie
• Indien u de tweerichting integratie met Microsoft Outlook en Mamut
installeert. Dit doet u door te kiezen voor Bestand – Reservekopie –
Business Software heeft geactiveerd, dient u ervoor te zorgen dat ook
Reservekopie maken. Het is belangrijk dat u onthoudt waar u de
Microsoft Office is afgesloten voor u de met het maken van de
reservekopie opslaat.
update begint.
• Mamut Business Software vereist dat u Internet Explorer 5.0 of hoger
• Wanneer u toegang tot het Internet heeft, dan raden wij u aan Windows
installeert. Heeft u een oudere versie, dan krijgt u automatisch de vraag
Update te openen en de laatst aanbevolen updates te downloaden.
of u een nieuwe versie wilt installeren.
VOLG DE VOLGENDE PROCEDURE:
1
Wij raden u aan een reservekopie te maken alvorens u de nieuwe versie installeert. Dit doet u door te kiezen voor Bestand – Reservekopie – Reservekopie maken in uw huidige Mamut programma.
2
Plaats de Mamut CD-Rom in uw computer. Indien het menu niet automatisch opstart: Dubbelklik op Mijn Computer (My computer) dat u op uw Windowsbureaublad vindt. Zoek de CD-Rom drive (bijvoorbeeld D:) en klik hier twee maal op om de inhoud van de CD weer te geven. Dubbelklik tenslotte op Setup. exe.
3
3
Klik op Maak een update van de bestaande versie. In het scherm ‘Kies van welk programma u een update wilt maken’ kiest u ‘Klik hier voor het starten van de update’ onder update Mamut Business Software.
4
De ‘Installatie wizard’ helpt u door het gehele installatieproces heen, lees de instructies en klik
3
op Volgende. In het volgende scherm geeft u aan waar u de Mamut programmabestanden wilt installeren. U moet deze installeren op dezelfde plaats als uw huidige programma, zodat er een update van uw huidige gegevensbestanden kan worden gemaakt. Mamut kiest automatisch dezelfde plaats waar u het programma de vorige keer heeft geïnstalleerd. Wilt u het programma hier installeren dan kiest u Volgende. Kies eventueel voor Aanpassen, als u het programma in een andere map wilt installeren.
5
Klik op Installeren om de installatie van het programma te starten. Dit kan enkele minuten duren.
6
Klik op Voltooien om de installatie te voltooien. Na het installeren van de update raden wij u aan om uw computer opnieuw op te starten. Het bijwerken van de huidige gegevens wordt gestart.
7
In het eerste scherm dat opent, krijgt u de mededeling dat de informatie wordt bijgewerkt en dat dit enige tijd in beslag kan nemen. Klik op Volgende en wacht tot het maken van de update gereed is. Eerst wordt er een automatische reservekopie gemaakt. Daarna wordt de gegevensstructuur
4
gecontroleerd en vervolgens begint het bijwerken van de eigenlijke database. Let op: Het is belangrijk dat u dit proces niet onderbreekt. De nieuwe versie heeft nieuwe functies binnen het artikel- en logistiekbeheer. Afhankelijk van het aantal artikelen en transacties dat u heeft ingevoerd, kan het maken van de update langer duren dan voorheen.
8
6
Klik op Doorgaan, zodra u de melding krijgt dat de Update voltooid is.
Mamut Business Software Partners
Mamut (OSE “MAMUT”) werd opgericht in 1994 en is een toonaangevende leverancier van ERP, CRM en internet oplossingen voor kleine ondernemingen in Noord Europa. Mamut biedt complete en gebruiksvriendelijke oplossingen aan tegen de beste prijs/kwaliteit verhouding met geïntegreerde oplossingen voor de boekhouding, verkoopondersteuning, relatiebeheer (CRM), inkoop/logistiek, werknemers, projectbeheer en e-commerce. Meer dan 100.000 gebruikers vereenvoudigen hun dagelijkse werkzaamheden met Mamut. Aanvullende informatie over Mamut en haar producten vindt u op www.mamut.nl.
Mamut Software BV, Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Tlf: 0800 - 444 6666 • Fax: 0900 - 444 6667 •
[email protected]
