Nieuw in Mamut Business Software Nieuw in Mamut Business Software versie 11.1

Nieuw in Mamut Business Software

Nieuw in Mamut Business Software versie 11.1

Versie: 11.1. Partnr.: MBS.MAN.NEWS.111.NL

I

NIEUW IN MAMUT BUSINESS SOFTWARE VERSIE 11.1

Geproduceerd en gedistribueerd door: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Web: http://www.mamut.nl E-mail: [email protected] Mamut Support Center: Telefoon: 0900-444 6666 (lokaal tarief) Fax: 0900-444 6667 E-mail: [email protected] Web: http://www.mamut.nl/support Verkoop: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Telefoon: 0800-444 6666 (gratis) Fax: 0900-444 6667 Web: http://www.mamut.nl E-mail: [email protected]

© Copyright 2006. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden Mamut en het Mamut logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.

II


Beste klant Mamut lanceert ieder jaar één hoofd update van Mamut Business Software. Deze heeft nieuwe functies, effectievere routines, verbeterde functies en gebruikersinstellingen enzovoorts. Deze hoofd updates worden automatisch naar alle gebruikers met een geldige serviceovereenkomst toegestuurd. Tussen de hoofd updates vinden er continu verbeteringen plaats van bestaande functies. Deze versies zijn toegankelijk via de Service Release die u via het Internet kunt downloaden. Het is belangrijk te weten dat de updates van de Service Release niet altijd van toepassing zijn op alle gebruikers, aangezien veranderingen vaak afhankelijk zijn van de manier waarop het programma gebruikt wordt en welke functies er binnen uw programma beschikbaar zijn. We raden onze klanten aan om een update van de laatste hoofdversie te gebruiken. U heeft nu versie 11.1 van uw Mamut programma ontvangen. Met dit boek kunt u kennis maken met de belangrijkste veranderingen vanaf versie 10.3. De handleiding krijgt u samen met het installatiemateriaal zonder extra kosten. In hoofdstuk 1 zijn de veranderingen vermeld in een samenvatting, terwijl hoofdstuk 2 uittreksels bevat van de nieuwe uitgaven van de introductieboeken. Om u als lezer de veranderingen in samenhang te kunnen laten zien met de functionaliteiten zoals die ook eerder in het systeem te vinden waren, zijn de meeste onderdelen die gaan over veranderde functionaliteiten in zijn geheel meegenomen in hoofdstuk 2. De onderdelen die gaan over nieuwe functionaliteiten zijn gemerkt met een symbool in de kantlijn, zodat u het makkelijker kunt vinden. Alle klanten ontvangen bij de aanschaf van het programma het introductieboek “Installeren, instellingen, rapporten en selectie”. Afhankelijk van welk Mamut systeem u heeft aangeschaft, heeft u ook één of beide introductieboeken “Introductie tot Mamut Business Software: CRM, verkoopondersteuning en ecommerce” en “Administratie, logistiek en personeel” ontvangen. Wenst u nieuwe uitgaven van deze, dan kunt u deze bestellen bij Mamut BV. In het updatepakket heeft u ook een brochure Nieuws ontvangen. Hierin vindt u een reeks belangrijke vragen en antwoorden en informatie die u dient te lezen wanneer u update naar de nieuwe versie, samen met de installatiehandleiding

III


voor de update. U dient dit door te lezen vóór de update om te zien of sommige factoren uw installatie speciaal beïnvloeden. Wanneer u de nieuwe versie installeert, zult u ook bijgewerkte helpbestanden krijgen. Wanneer u drukt op F1, worden de helpbestanden geopend met relevante informatie over het venster waarin u werkt. Op onze website kunt u zoeken in artikelen die doorlopend worden gepubliceerd. Gebaseerd op terugkoppelingen van onze klanten publiceren wij antwoorden op vragen die veel gesteld worden aan het Mamut Support Center (FAQ’s). Deze vragen en antwoorden kunt u vinden op www.mamut.nl/support.

IV

1 Overzicht Dit hoofdstuk bevat een overzicht over de nieuwe functionaliteit in Mamut versie 11.1. Een groot aantal van deze onderwerpen zullen ook in hoofdstuk 2 aan de orde komen.

Inhoud Installatie en update...............................................2 Installatie en update via het Internet .....................2 Eenvoudiger voor de eerste keer opstarten voor werkstations in een multi-user omgeving......2 Versie update van werkstations voor meerdere gebruikers na update van de server................2 Download van programma update via Internet ....2 Nieuwe wizard voor het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase.................................2 Works with Vista....................................................3 Nieuwe gebruikersmogelijkheden ........................3 Nieuw bureaublad .................................................3 Rechtermuisknop in lijsten/tabellen en export van inhoud naar Microsoft Excel...................3 Systeembeheerder ..................................................4 Nieuwe export van toegangscontroles naar Microsoft Excel..............................................4 Nieuw gebruik van lege velden bij import ...........4 Zoek/selectie............................................................4 Selectie op plaatsnaam in relatiebeheer ................4 Selectie op medewerkers in de activiteiten module............................................................4 Sortering in zoekschermen....................................4 Uitgebreidere selectie bij zoeken in het medewerkersregister ......................................4 Nieuwe selectiecriteria..........................................5 Relatie......................................................................5 Verwijderen van gekoppelde posten.....................5 Offerte herhalen vanuit tabbladen in relatie beheer .............................................................5 Outlook-integratie..................................................5 Skype-integratie .....................................................5 Project .....................................................................6 Nieuwe tab: Administratie ....................................6 Selectie onder tab Activiteit..................................6 Meer informatie van urenlijsten naar project........6

Activiteit..................................................................7 Automatisch aanmaken van follow-up activiteiten......................................................7 Activiteitssjablonen...............................................7 Door het systeem aangemaakt activiteiten (log)...7 Overige nieuwe functies in de activiteitsmodule..7 Urenregistratie .......................................................8 Medewerkers ..........................................................8 Algemene verbeteringen .......................................8 Uitgebreide zoeken selectiemogelijkheden ........8 Meerdere sorteringsmogelijkheden.......................9 Nieuwe tab: Personeel...........................................9 Afwezigheidregistratie ..........................................9 Vaardigheidsregister .............................................9 Nieuw notitieveld..................................................9 Nieuwe rapporten..................................................9 Nieuw abonnementsfacturering .........................10 E-commerce ..........................................................10 Verkoop van minder dan een volledige eenheid van een artikel (twee decimalen) .................10 Nieuwe designsjablonen .....................................10 Weergave van bedrijfslogo in bevestigingsmail.10 Automatisch gegenereerde e-mail in nieuwe formaten .......................................................10 Administratie........................................................10 Niet verzenden van een betalingsherinnering.....10 Meer informatie in boekingen.............................11 Aangepast standaard boekstukteksten ................11 Inzien van een transactiejournaal........................11 Uitgebreide contactinformatie ............................11 Overschrijving van deelbetalingen .....................11 Aangepaste formaten voor bankdocumenten .....11 Nieuwe rapporten................................................12 Factoring verplaatst van Mamut Import/Export .12 Nieuwe factoringformaten ..................................12 Nieuwe incassoformaten .....................................12 Nieuw budgetmodel .............................................12

Document ................................................................6 Nieuwe samenvoegvelden ....................................6 Importeren van documenten in de tab Document.6

1

NIEUW IN MAMUT BUSINESS SOFTWARE VERSIE 11

Installatie en update Installatie en update via het Internet Het programma kan worden gedownload via het Internet. De installatieversie kan gebruikt worden voor een nieuwe installatie, een update van uw huidige versie, net als de installatie van de evaluatieversie. Bij een nieuwe installatie kunt u aangeven of u de installatie tegelijkertijd met de download wilt laten verlopen. Of dat u de programmafiles eerst op uw computer wilt installeren en vanuit daaruit wilt starten. De documenten zijn dan niet langer meer verpakt in een Zip formaat Eenvoudiger voor de eerste keer opstarten voor werkstations in een multi-user omgeving De werkstations die gekoppeld worden aan de bestaande bedrijfsdatabase in een multi-user omgeving kiezen Koppel mij aan een bestaande Multi-user installatie. Deze keuze vindt u in het eerste scherm van de wizard voor de eerste opstart. Om het proces te vereenvoudigen, kunt u het pad naar de bedrijfsdatabase in hetzelfde scherm. Hiermee wordt het eenvoudiger om een werkstation in een multi-user omgeving te installeren, zowel voor gebruikers van de evaluatieversie als voor nieuwe en bestaande gebruikers. Versie update van werkstations voor meerdere gebruikers na update van de server Wanneer u de installatie start, krijgt u de vraag of u de nieuwste versie wilt installeren, of een update wilt maken voor één of meerdere gebruikers. Wilt u een update maken van de server, voor meerdere gebruikers, dan wordt u gevraagd om te controleren of alle gebruikers zijn uitgelogd, voordat u verder gaat. Tijdens de update of installatie krijgt u de vraag of u de installatiedocumenten op de server wilt opslaan, zodat deze later gebruikt kunnen worden bij de update van de werkstations. De documenten moeten worden opgeslagen op de aanbevolen plaats, zodat ze door ieder werkstation gesignaleerd worden (zie hieronder). Wanneer de installatie of de update van de server is voltooid, kunt u beginnen met de werkstations. Wanneer de werkstations proberen in te loggen krijgen zij de melding dat de versie op de server aangepast is en de vraag of ze ene update willen maken. Indien de installatiedocumenten op de aanbevolen plaats op de server zijn opgeslagen, worden deze automatisch voorgedragen. Als alternatief kan de gebruiker de documenten zelf zoeken. Zie hoofdstuk “Installatie en update” op pagina 14. Het hoofdstuk is in zijn totaliteit overgenomen vanuit het Introductieboek Download van programma update via Internet De programmaleverancier biedt regelmatig een systeemupdate aan, die u via het Internet kunt downloaden. Het databasehulpprogramma Download Systeemupdate wordt voor dit doel gebruikt. Dit hulpprogramma is alleen voor de systeembeheerder toegankelijk. De systeemupdates maken een update van logdocumenten, met informatie over welke functies gedownload zijn, met datum, tijd, gebruiker en bewerkingsnummer. Zie alinea “Systeemupdates downloaden” op pagina 22. Nieuwe wizard voor het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase

2

INSTALLATIE EN UPDATE

Zowel bij de eerste installatie als bij het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase, wordt u begeleid door het proces van het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase. Een nieuwe bedrijfsdatabase kan worden aangemaakt op basis van een bestaande database (geld niet bij de eerste installatie) of op basis van een lege database. Daarnaast wordt configuratie van enkele concurrerende programma’s ondersteund. Indien u een dergelijk programma op uw computer heeft geïnstalleerd, komt deze keuze mogelijkheid terug in de wizard. De wizard leidt u door de belangrijkste instellingen, die u in iedere module dient te installeren om te kunnen starten, geeft u basisinformatie over de verschillende keuzemogelijkheden en verwijst nar aanvullende informatie in de helpfiles voor iedere stap. Houd er rekening mee dat de wizard slechts een selectie van de instellingen laat zien. Wanneer u de wizard doorlopen heeft, kunt u ervoor kiezen meer informatie te lezen over hoe u aan de slag kunt met de verschillende modules. Zie alinea “Aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase” op pagina 25.

Works with Vista Als een van de eerste softwareleveranciers wereldwijd is de software van Mamut goedgekeurd voor Windows Vista. Mamut heeft het logo “Works with Vista” ontvangen. De goedkeuring geldt voor Mamut Business Software in Nederland, Noorwegen, Zweden, Denemarken, GrootBrittannië en Ierland.

Nieuwe gebruikersmogelijkheden Nieuw bureaublad Het bureaublad in het programma heeft een nieuwe lay-out gekregen, en zit vol met nieuwe functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. U heeft snel toegang tot de functies die u veel gebruikt en vindt eenvoudig de informatie over de belangrijkste processen binnen uw bedrijf. Het nieuwe bureaublad geeft u eenvoudiger toegang tot de meest centrale functies en daarnaast kunt u zelf uw bureaublad indelen. De opmaak is in grotere mate toegepast op Windows XP. Zie hoofdstuk “Nieuw bureaublad” op pagina 30. Het hoofdstuk is in zijn totaliteit overgenomen vanuit het Introductieboek. Rechtermuisknop in lijsten/tabellen en export van inhoud naar Microsoft Excel Door het gebruik van de rechtermuisknop wordt u ondersteund bij het exporteren van lijsten en tabellen naar Excel. Dit geldt voor alle lijsten en tabellen die geen andere speciale functies van voorheen hebben. Heeft u bijvoorbeeld de relatielijst geopend en een selectie van uw contactpersonen gemaakt. Dan kunt u in de lijst op de rechtermuisknop klikken en de selectie in een rapportvorm bekijken. Het rapport wordt direct in Excel geopend. Houd er rekening mee dat het document een tijdelijk document is. Wilt u het bewaren dan zult u het op moeten slaan. U kunt er ook voor kiezen om de lijst te printen of een printvoorbeeld op het scherm te zien. Zijn het veel kolommen dan roteert het document automatisch naar het landschapformaat. Indien het aantal kolommen niet op één pagina kan worden weergegeven krijgt u eerst een printvoorbeeld.

3


Systeembeheerder Nieuwe export van toegangscontroles naar Microsoft Excel In de wizard kunt u toegangsprofielen naar Microsoft Excel exporteren. Het rapport laat in één kolom per gebruiker zien aan welk gebruikersprofiel de gebruiker gekoppeld is en geeft een gedetailleerd overzicht over de toegang die hij heeft. Standaard is ingesteld dat alleen de Supergebruiker toegang heeft tot deze functie. Zie de referentie in alinea “Toegangsprofiel beheren” op pagina 27. Nieuw gebruik van lege velden bij import Bij het importeren van documenten worden lege velden in het geïmporteerde document momenteel niet overschreven door eventuele gevulde velden van posten. Heeft u bijvoorbeeld een klantenbestand met bijgewerkte telefoonnummers, maar zonder adresgegevens, dan behoudt het programma de adresgegevens zoals deze in het programma geregistreerd zijn en werkt de telefoonnummers bij. Dit geldt voor het klanten- leveranciers en artikelformaat. Er bevindt zich een PDF-document met informatie over Mamut Import/Export in de map Import/Export die opgeslagen wordt waar u het programma installeert.

Zoek/selectie U kunt zoeken en selecteren kiezen in de verschillende modules, of wanneer u bijvoorbeeld een selectie voor een rapport wilt maken. Selectie op plaatsnaam in relatiebeheer In het selectieschema voor Relaties is het onder het tabblad Adres nu mogelijk om op plaatsnaam te selecteren. Selectie op medewerkers in de activiteitenmodule I het selectieschema voor Activiteit is het onder het tabblad Medewerker nu mogelijk om op medewerker te selecteren. Sortering in zoekschermen In de verschillende zoekschermen voor relatie, contactpersoon, activiteit, project, document, urenregistratie, offerte, order/factuur en artikel kunt u het resultaat van de lijsten selecteren door te klikken op de verschillende kopteksten. Uitgebreidere selectie bij zoeken in het medewerkersregister In het medewerkersregister is het mogelijk een selectie te maken en te kiezen of u alleen de actieve medewerkers, de inactieve medewerkers of alle medewerkers in het register wilt zien. Meer informatie over de zoekmogelijkheden in het medewerkersregister vindt u op pagina 8.

4


Nieuwe selectiecriteria In de klanten- en leverancierslijst zijn nieuwe selectiecriteria toegevoegd. Meer informatie over de selectiecriteria bij boekingen vindt u op pagina 11.

Relatie Verwijderen van gekoppelde posten Onder de tab voor Offerte, Order/Factuur, en Inkoop kunt u de link naar gekoppelde posten verwijderen. Offerte herhalen vanuit tabbladen in relatiebeheer Naast een gewone offerte kunt u er nu ook voor kiezen om een offerte te herhalen vanuit het relatiebeheer.

Outlook-integratie Het programma bevat functionaliteit voor het verzenden van e-mails naar uw contacten. Zo kunt u offertes, orders en facturen of een betalingsherinnering per e-mail aan uw contacten zenden. Rapporten die u in het programma aanmaakt, kunnen eveneens per e-mail worden verzonden. Als u gebruik maakt van de programmafuncties voor het maken en opslaan van e-mails naar en indien gewenst - van uw contacten, heeft u het meeste profijt van de klantenservicefunctionaliteit van het programma. De E-mails zijn gekoppeld aan de contacten en u kunt de correspondentie met uw contacten later eenvoudig terugvinden. U kunt er ook voor kiezen het systeem met Outlook te integreren. De Outlook-integratie kan worden gebruikt ongeacht u voor het schrijven van uitgaande mails de editor van Outlook gebruikt of de interne editor van het programma. De integratie biedt u onder meer de mogelijkheid om inkomende en uitgaande e-mails automatisch of handmatig aan uw contacten te koppelen. U kunt e-mails en de agenda en takenlijst synchroniseren en kunt rechtstreeks vanuit outlook nieuwe contacten aanmaken. Zie hoofdstuk “E-mail”op pagina 43.

Skype-integratie Met Skype kun u uw contacten opbellen vanuit hun contactenkaart of bedrijfscontactenkaart. U kunt ook gesprekken ontvangen. Als voor het contact een Skype-naam en Skype-nummer geregistreerd is in het adresboek of het bedrijfsadresboek, worden de gegevens van dat contact geopend. Gesprekken met bestaande contacten worden gelogd als activiteiten, zodat u de gesprekkenhistorie voor dat contact later eenvoudig kunt opvragen. Zie hoofdstuk “Skype-integratie” op pagina 51. Het hoofdstuk is in zijn totaliteit overgenomen vanuit het Introductieboek.

5


Project Nieuwe tab: Administratie In het nieuwe tabblad Administratie krijgt u een overzicht van alle boekingen in het grootboek en/of de boekingen die gekoppeld zijn aan het desbetreffende project. U kunt de selectiecriteria instellen op boekjaar, bron, type boeking en of type rekening. Zie alinea ”Het tabblad Administratie” op pagina 55. Selectie onder tab Activiteit Onder het tabblad Activiteit kunt u op dezelfde manier ene selectie maken als onder het tabblad Activiteit in bijvoorbeeld de relatiebeheermodule. Dit betekent dat u kunt selecteren op activiteitstype en kunt kiezen of u alle activiteiten, alleen de voltooide activiteiten of niet voltooide activiteiten wilt weergeven. Meer informatie van urenlijsten naar project Informatie vanuit de urenregistratie die per urenregel is ingevoerd kon voorheen alleen worden overbracht naar de ordermodule. Nu kan deze informatie ook naar de projectmodule worde overgebracht. Vanuit hier kan de informatie tevens worden doorgefactureerd. Zie referentie in alinea ”Bedrijfsinstellingen voor Urenregistratie” op pagina 60.

Document Nieuwe samenvoegvelden In de documentenmodule worden de volgende nieuwe samenvoegvelden ondersteund:

Mobiel telefoonnummer van de relatie (Geldt voor Relatie en Medewerker) Bankrekeningnummer (Geldt voor Medewerker) Geboortedatum (Geldt voor Medewerker) Sofinummer Geldt voor Medewerker)

De samenvoegvelden kunnen gebruikt worden in de documentsjablonen. Wilt een bepaald samenvoegveld in een documentsjabloon gebruiken dan kunt u kiezen voor Beeld – Document – Documentsjabloon. Open de documentsjabloon in Word. In de werkbalk ‘Samenvoegen’ kunt u een nieuw samenvoegveld invoeren via de knop voor dit. De toegankelijke velden worden zichtbaar voor selectie. Importeren van documenten in de tab Document Het is nu mogelijk documenten te importeren onder de tab Document in de modules relatiebeheer, contactpersoon, activiteit, project en medewerker.

6


Activiteit Door het gebruik van de verbeterde functies voor activiteitsbeheer kunt u uw administratie en de werkdag en werkzaamheden van uw medewerkers vereenvoudigen. Een nieuwe functie die beschikbaar is, is onder andere: de mogelijkheid om automatisch activiteiten ten aanzien van bepaalde gebeurtenissen of processen aan te maken in het programma. Vanuit de meeste modules heeft u de mogelijkheid om nieuwe activiteiten aan te maken. Tot welke activiteiten u in de verschillende modules toegang heeft, is afhankelijk van de verschillende activiteitsdoelen die u in de verschillende modules heeft aangegeven. In verband met een aantal belangrijke veranderingen en proces in het programma worden er door het systeem activiteiten aangemaakt. Deze activiteiten zijn slechts toegankelijk in een eigen lijst met activiteiten. Dit overzicht geeft een historie weer van welke gebruiker, welke processen heeft uitgevoerd en wanneer de wijziging/activiteit heeft plaatsgevonden. Automatisch aanmaken van follow-up activiteiten In de modules voor relatiebeheer, verkoop, inkoop, logistiek en administratie bevinden zich een reeks processen die geactiveerd kunnen worden en zo een automatische follow-up activiteit aanmaken. Welke processen follow-up activiteiten voor uw bedrijf aanmaken is iets om goed over na te denken aan de hand van de modules en functies die u gebruikt en de behoefte aan verdere opvolging hiervan, voordat u hier een beslissing over neemt. Activeert u te veel followup activiteiten, dan kan de activiteitenlijst onoverzichtelijk worden in plaats van behulpzaam. Zie de alinea ”Follow-up activiteit aanmaken” op pagina 56. Activiteitssjablonen In de modules waarin het mogelijk is direct een activiteit aan te maken is de knop Aanmaken activiteit zichtbaar in de werkbalk. Naast deze knop bevindt zich een kleine pijl die, wanneer u hierop klikt, een lijst opent met de activiteiten die vanuit de module waarin u zich bevindt kunnen worden aangemaakt. Zie de alinea ”Activiteitssjablonen” op pagina 57. Door het systeem aangemaakt activiteiten (log) Door het systeem aangemaakt activiteiten zijn activiteiten zijn activiteiten die automatisch aangemaakt worden wanneer er bepaalde handelingen en processen in het programma plaatsvinden. Voorbeelden van deze handelingen zijn o.a.: veranderingen in de bedrijfsinstellingen, wijzigingen van module-instellingen, diverse wizards die waarden van een selectie relaties, artikelen enzovoorts wijzigingen, periodeafsluitingen etcetera. De activiteiten zijn niet zichtbaar in de gewone activiteitenlijst, maar in een eigen lijst die alleen door het systeem aangemaakte activiteiten weergeeft. Deze activiteitenlijst vindt u door te kiezen voor Beeld – Activiteit – Door systeem aangemaakte activiteiten. De alinea ”Door systeem aangemaakte activiteiten” op pagina 59. Overige nieuwe functies in de activiteitsmodule Onder de tab Offerte kunt u naast een gewone offerte aanmaken nu ook een offerte herhalen. Beide keuzes worden toegankelijk door te klikken op de pijl rechts van de Nieuw-knop.

7


In de activiteitenkaart is het mogelijk om koppelingen van een activiteit aan een offerte, order/factuur of inkoop te verwijderen. De koppeling wordt verwijderd door de post te markeren in de actuele tab en te klikken op verwijder koppeling.

Urenregistratie In de module urenregistratie zijn een deel kleine verbeteringen en uitbreidingen van bestaande functies doorgevoerd. In de bedrijfsinstellingen voor urenregistratie is het nu o.a. mogelijk in te stellen dat urenregels met hetzelfde artikel zich kunnen samenvoegen. Voorheen was het alleen mogelijk om urenregels met dezelfde medewerker of datum samen te voegen. Informatie die per urenregel is geregistreerd kon voorheel alleen worden overgebracht naar de ordermodule. Nu kan deze informatie ook overgebracht worden naar de projectmodule en vanuit daar worden doorgefactureerd. Zie de referentie in de alinea ”Bedrijfsinstellingen voor Urenregistratie” op pagina 60. Onderaan in het urenschema krijgt u een overzicht over de informatie van urentype die actief gebruikt zijn in urenschema. Gedetailleerde informatie zoals aantal, som van de orders en som projecten wordt hier ook weergegeven. Zie de referentie in de alinea ”Hoe kan ik een nieuwe urenstaat aanmaken?” op pagina 61. Heeft u een selectie van de urenregels gemaakt, maar geen alternatief in de kolom Overdraagbaar gekozen, dan krijgt u de vraag of u zeker weet dat u geen urenregels over wilt brengen naar andere modules. In de lijst die wordt weergegeven wanneer u de urenregels aan een bestaande order wilt koppelen, vindt u ook de naam van de contactpersoon van het bijbehorende ordernummer.

Medewerkers Algemene verbeteringen In het medewerkersregister zij een reeks algemene verbeteringen en aanpassingen gedaan, die het gebruik meer flexibel maken. In het bovenste gedeelte van de medewerkerskaart zijn nieuwe velden voor het invoeren van tussenvoegsel, initialen en aanhef aangebracht. In de tab Personeel onder de knop Contactgegevens is alle contactinformatie, zoals het adres, het telefoonnummer, en e-mail adres van de medewerker verzameld. Het is mogelijk een standaard telefoonnummer voor de medewerker aan te geven. Dit standaard nummer wordt weergegeven op de medewerkerskaart, net als het e-mail adres. Uitgebreide zoeken selectiemogelijkheden In het medewerkersregister is het mogelijk een selectie te maken en aan te geven of u alle medewerkers, alleen de actieve medewerkers of alleen de inactieve medewerkers wilt zien. Onder de medewerkers kunt u ook zoeken op criteria als medewerker ID, naam, telefoonnummer, vaardigheid notities of sofinummer.

8


Meerdere sorteringsmogelijkheden Naast de zoeken selectiemogelijkheden is het mogelijk om de medewerkers te selecteren op de volgende criteria: Medewerkers ID, voornaam, achternaam en registratievolgorde. De medewerkers worden dan in de aangegeven volgorde op de medewerkerslijst weergegeven. Men kan door de medewerkerslijst bladeren met behulp van de pijltoetsen. Nieuwe tab: Personeel Het tabblad Personeel vervangt het tabblad Adres en heeft als inhoud zowel de contactinformatie, zoals adres, telefoonnummer en e-mail adres als overige informatie zoals personalia, afwezigheid, vaardigheid en notities. Onder de knop Personalia wordt informatie over geboortedatum, bankrekeningnummer, burgerlijke staat en dergelijke weergegeven. Meer informatie hierover vindt u in de alinea ”Tabs in het medewerkersregister: Personeel” op pagina 63. Afwezigheidregistratie Informatie over de afwezigheid van de medewerkers is verplaatst naar de knop Afwezigheid onder de tab Personeel. Afwezigheid kan worden aangemaakt op dezelfde manier als voorheen, maar de mogelijkheid voor het printen van een afwezigheidsoverzicht direct vanuit het scherm is nieuw. Meer informatie hierover vindt u in de alinea ” Tabs in het medewerkersregister: Personeel” op pagina 63. Vaardigheidsregister U heeft nu de mogelijkheid om alle informatie ten aanzien van opleiding, diploma’s, taalkennis, werkervaring en dergelijke van iedere medewerker overzichtelijk op te slaan. Dit register kan tevens gebruikt worden voor het invoeren van cursusaanbod en overige opleidingen die u uw medewerkers aanbiedt of de follow-up hiervan. Leer meer hierover in de alinea ” Tabs in het medewerkersregister: Personeel” op pagina 63. Nieuw notitieveld Onder de knop Notitie kunt u zoveel notities over de desbetreffende medewerker maken als u wilt. Lees meer hierover in de alinea ” Tabs in het medewerkersregister: Personeel” op pagina 63. Nieuwe rapporten Vaardigheidsoverzicht per medewerker Vaardigheidsoverzicht per vaardigheidstype Daarnaast zijn er meerdere informatievelden toegevoegd en zijn de sorteringsmogelijkheden in meerdere rapporten verbeterd. De inhoud van de rapporten is beschreven in de rapportmodule. Kies Rapporten in de werkbalk op het bureaublad om de rapportmodule te openen.

9


Nieuw abonnementsfacturering Abonnementsfacturering is een geheel nieuwe module die zeer interessant is om te gebruiken wanneer u regelmatig dezelfde artikelen/diensten aan dezelfde klanten factureert. In deze module krijgt u een volledig overzicht over welke artikelen aan welke klanten gefactureerd moeten worden en hoe vaak de facturering plaats dient te vinden. Zie hoofdstuk ”Abonnementsfacturering” op pagina 67. Het hoofdstuk is in zijn totaliteit overgenomen vanuit het Introductieboek.

E-commerce Verkoop van minder dan een volledige eenheid van een artikel (twee decimalen) Voorheen was het alleen mogelijke om het aantal artikelen in decimalen aan te geven in de order/factuur en inkoopmodule, maar nu is de verkoop van minder dan ene volledige eenheid ook mogelijk via de webshop. Zie de referentie in de alinea ”Artikelregister – Het tabblad Webinstellingen” op pagina 77. Nieuwe designsjablonen Er zijn meerdere nieuwe designsjablonen toegankelijk in alle versies. Dit geldt ook voor het additionele product Mamut Enterprise Web Design. Weergave van bedrijfslogo in bevestigingsmail Wilt u uw bedrijfslogo weergeven op orderbevestigingen of andere bevestigingen op ingezonden mededelingen via uw website, dan kunt u instellen dat u uw bedrijfslogo wilt afbeelden in automatisch gegenereerde e-mail berichten. Zie de referentie in de alinea ”Instellingen Webshop” op pagina 79. Automatisch gegenereerde e-mail in nieuwe formaten Het is nu mogelijk een formaat te kiezen voor de e-mails die automatisch worden gegenereerd. Dit om het probleem dat automatisch gegenereerde e-mails door een spam-filter worden gestopt te reduceren. De nieuwe formaten zijn bijlagen in PDF- en HTML-format die in de Website Instellingen - Instellingen Webshop – Overig kunnen worden gedefinieerd. Lees meer in de alinea ” Instellingen Webshop” op pagina 79.

Administratie In de administratie module zijn meerdere kleine nieuwe functies toegevoegd en een deel verbeteringen van bestaande functies aangebracht. Het is o.a. mogelijk om het rapport rekeningschema, overzicht vanuit het rekeningschema, via het afdrukvoorbeeld te printen. Niet verzenden van een betalingsherinnering Het is mogelijk geen betalingherinnering te versturen naar klanten waarvan het totaal saldo minder dan is. Dit stelt u in onder Beeld – Instellingen – Administratie –

10


Debiteuren/Crediteuren onder de instellingen voor Het bedrijf verstuurt herinneringen aan haar klanten. Zie de referentie in de alinea ”Instellingen voor Betalingsherinneringen/Incassoberichten” op pagina 81. Meer informatie in boekingen In het boekingsoverzicht is geheel onderaan een sommeringregel aangebracht die de totaal openstaande posten aangeeft. In de klanten- en leverancierslijst zijn nieuwe selectiecriteria aangebracht. In de klantenlijst kunt u daarnaast in Openstaande Posten kiezen voor Openstaande Posten, Balans = 0 en Openstaande posten, Balans < 0. Voor de leverancierslijst kunt u naast Openstaande Posten kiezen voor Openstaande Posten, Balans = 0 en Openstaande Posten, Balans > 0. Het voordeel van dit nieuwe selectiecriteria is dat het gemakkelijk is posten te vinden die niet tegen elkaar zijn weggeboekt. Aangepast standaard boekstukteksten In het boekstukregister kunt u aangepaste standaard boekstukteksten aanbrengen, nadat u teksten heeft aangemaakt in het standaardregister. Zie de referentie in de alinea ”Inboeken” op pagina 82. Inzien van een transactiejournaal Bij het overboeken van een boekstuk naar het grootboek is het mogelijk om de transactiejournalen te bekijken. Het rapport kan op die manier gecontroleerd worden voor de boeking naar het grootboek wordt geboekt en het originele transactiejournaal wordt geporteerd naar de printer of een PDF-document. Zie de alinea ”Naar grootboek overboeken” op pagina 83. Uitgebreide contactinformatie Via de snelkoppeling om klanten en leveranciers aan te maken in het boekstukregister, is het nu mogelijk het kvk-nummer en het BTW- nummer in te voeren. Zie de alinea ”Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken” op pagina 84. Overschrijving van deelbetalingen Het is nu mogelijk deelbetalingen over te schrijven zonder dat men de bestaande post reduceert. Dit betekent dat u het bedrag in de saldokolom kunt sturen bij de betaling aan de bank. Aangepaste formaten voor bankdocumenten U kunt uw eigen bankformaten definiëren, zodat u boekingen kunt inlezen voor verdere verwerking. Dit kan van toepassing zijn wanneer u bankafschriften vanuit uw netbank opslaat als bijvoorbeeld een Excel document of wanneer u een document importeer om te voorkomen dat u alle transacties manueel moet boeken. Zie de alinea ”Aangepaste formats voor bank bestanden” op pagina 85.

11


Nieuwe rapporten Status boekhouding De inhoud van de rapporten is beschreven in de rapportmodule. Kies Rapporten in de werkbalk op het bureaublad om de rapportmodule te openen. Factoring verplaatst van Mamut Import/Export Alle functionaliteit ten aanzien van factoring is nu verzameld in het Mamut-programma. Voorheen moest het factoringdocument van bepaalde formaten via Mamut Import/Export gegenereerd worden, maar dit is niet langer het geval. Alle factoringformats die ondersteund worde zijn toegankelijk in het programma onder Beeld – Instellingen – Administratie – Debiteren/Crediteuren onder de instellingen voor Het bedrijf exporteert facturen naar een factoringbedrijf. De factoringdocumenten worden aangemaakt via de debiteuren/crediteuren module voor alle formaten. Nieuwe factoringformaten Naast het nieuwe algemeen format in XML-format ondersteund Mamut de volgende nieuwe formaten:

Noorwegen: Zweden: Nederland: Denemarken: Groot Brittannië:

Handelsbanken, Kredinor Handelsbanken, AK Finans, Nordea Graydon, IFN Nordisk Factoring, Aktiv Kapital HSBC

Nieuwe incassoformaten Er worden twee nieuwe algemene incasso formaten ondersteund:

Een gedetailleerd plat format Een XML-document

Nieuw budgetmodel Het budgetmodel is gehele nieuw in deze versie van het programma, met als inhoud Verkoop-, Inkoop-, Bedrijfskosten-, Loon-, Investerings- en Liquiditeitsbudget. Het budgetmodel helpt u bedrijf bij het bepalen van uw budgetten op een eenvoudige manier. Het geeft u ook het noodzakelijke overzicht om de juiste beslissingen, gebaseerd op budgetten, prognoses en verwachtingliquiteit te kunnen nemen. De getallen vanuit een eerder budget worden overgebracht naar het nieuwe budget tijdens de update. Gebruikers die geen administratieve functionaliteit hebben behouden het Verkoopbudget in de Order/Factuur module. Zie hoofdstuk ”Budgetten” op pagina 88. Het hoofdstuk is in zijn totaliteit overgenomen vanuit het Introductieboek.

12

2 Samenvatting uit introductieboeken Hoofdstuk 2 bevat een samenvatting van de nieuwe introductieboeken. De beschrijvingen over de nieuwe functionaliteit worden in de marge aangeven. Hierdoor kunt u deze onderdelen gemakkelijker terugvinden.

Inhoud Installatie en update

14

Over updates.........................................................14 Installaties voor één gebruiker ...........................15 Installaties voor meerdere gebruikers – Server ..............................................................17 Installaties voor meerdere gebruikers – Werkstation....................................................19 Systeemupdates downloaden ..............................22 Product evalueren en functies uitproberen.......23 Aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase ....25 Toegangsprofiel beheren .....................................27

Nieuw bureaublad

30

De bureaublad-werkbalk .....................................32 Over aandachtsgebieden op het bureaublad .......33 Websites op het bureaublad ................................33 Over informatiehokjes op het bureaublad...........35

Gebruikerstoepassingen

36

Aanpassingen bureaublad...................................36 Bureaubladinstellingen........................................36 Gebruiker gedefinieerde snelkoppelingen/ knoppen ........................................................37 Inhoud bureaublad bewerken ..............................38 Koppelingen op het bureaublad ..........................39 Overige gebruikerstoepassingen.........................40 Over gebruikersinstellingen ................................40 Module-instellingen (Gebruikersinstellingen)....41 Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meest gebruikte venster kom .......................42

E-mail

43

Starten met e-mail................................................44 Afdrukken naar een e-mailbijlage.......................45 Outlook-integratie................................................46

Skype-integratie

51

Projectmodule

55

Het tabblad Administratie ...................................55

Activiteiten

56

Follow-up activiteit aanmaken............................56 Door systeem aangemaakte activiteiten..............59

Urenregistratie

60

Personeel

63

Tabs in het medewerkersregister: Personeel ......63

Abonnementsfacturering

67

Het abonnementsregister ....................................68 De tabbladen onder afspraken.............................69 Een nieuw abonnement aanmaken......................71 Klantabonnementen.............................................71 Een nieuw klantabonnement aanmaken..............72 Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement ..........................................74 Factureren van orders op basis van abonnement 76

E-commerce

77

Artikelregister – Het tabblad Webinstellingen ...77 Instellingen Webshop..........................................79

Administratie

81

Instellingen voor Betalingsherinneringen/Incassoberichten....81 Inboeken..............................................................82 Naar grootboek overboeken................................83 Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken.84 Aangepaste formats voor bank bestanden ........85

Budgetten

88

13


INSTALLATIE EN UPDATE Over updates Mamut lanceert ieder jaar één hoofd update van Mamut Business Software. Deze heeft nieuwe functies, meer effectieve routines, verbeterde functies en gebruikersinstellingen enzovoorts. Deze hoofd updates worden automatisch naar alle gebruikers met een geldige serviceovereenkomst toegestuurd. Tussen de hoofd updates vinden er continu verbeteringen plaats van bestaande functies. Deze versies zijn toegankelijk via de Service Release die u via het Internet kunt downloaden. Het is belangrijk te weten dat de updates van de Service Release niet altijd van toepassing zijn op alle gebruikers, aangezien veranderingen vaak afhankelijk zijn van de manier waarop het programma gebruikt wordt en welke functies er binnen uw programma beschikbaar zijn. We raden onze klanten aan om een update van de laatste hoofdversie te gebruiken. Enkele versies kunnen alleen bijgewerkt worden vanuit een nieuwe versie van het programma. Heeft u een oude versie kan het voorkomen dat u eerst een update moet maken naar een nieuwe versie, voordat u een update naar de nieuwste versie kunt maken. Dit wordt aangegeven in het materiaal van de desbetreffende versies. Uw programma updaten vanaf een cd Als u een cd met een versie-update ontvangt, zit daar ook een uitgebreide updatehandleiding bij. U kunt uw programma ook via onze website updaten. De procedure is afhankelijk van de vraag of u een versie voor één of meerdere gebruikers hebt geïnstalleerd. Uw programma updaten vanaf onze website Voor het updaten van uw programma naar een nieuwere versie vanaf onze website gaat u naar Beeld - (Database)hulpprogramma's - Download systeemupdate. Uw programma updaten in een omgeving met meerdere gebruikers Updates in een omgeving met meerdere gebruikers moeten worden uitgevoerd door de systeembeheerder. U dient eerst de server te updaten nadat u een back-up hebt gemaakt en alle gebruikers zijn uitgelogd. Als de server is geüpdatet, krijgen de gebruikers die weer inloggen op hun werkstations een melding dat hun versie moet worden geüpdatet. De systeembeheerder kan ervoor kiezen om tijdens de update de installatiebestanden op de server op te slaan. De gebruiker wordt dan gevraagd of hij/zij deze bestanden wil gebruiken voor het updaten van zijn/haar computer.

14


Installaties voor één gebruiker Bij installaties voor één gebruiker wordt het programma op één computer/werkstation geïnstalleerd. De programmabestanden kunnen worden geïnstalleerd vanaf een cd of worden gedownload vanaf onze website, waar u ook de installatiehandleiding kunt vinden. Het programma kan op 2 manieren worden geïnstalleerd: in versies voor één of voor meerdere gebruikers. De installatiebestanden zijn voor beide versies gelijk. Deze vindt u op een cd, maar u kunt ze ook downloaden via internet. Als u het programma wilt evalueren, adviseren wij om het slechts op één machine te installeren voor de duur van de evaluatieperiode. Of u het programma al dan niet kunt installeren voor een omgeving met meerdere gebruikers is afhankelijk van de programmaversie die u hebt aangeschaft. Eerste keer opstarten voor installaties voor één gebruiker 1.

Het programma kan gestart wordt door dubbel te klikken op het Mamut icoon, dat u vindt op uw bureaublad, of via het Startmenu waar u kiest voor Alle programma’s en Mamut Business Software.

2.

Versietype selecteren. Selecteer hier Registratie volledige versie.

3.

Beginnen. Dit venster geeft u een overzicht van de diverse wizard-stappen die u doorloopt.

4.

Installatie voor één of meerdere gebruikers. Selecteer hier Eén gebruiker.

5.

Gebruikersprofiel maken. Voor hier uw inloggegevens in.

6.

Bedrijfsgegevens. Hier voert u informatie in over uw bedrijf en uw licentienummer.

7.

Maak een nieuwe bedrijfsdatabase aan. Bij het aanmaken van een bedrijfsdatabase kunt u ervoor kiezen om dit te doen aan de hand van een wizard die u door de belangrijkste instellingen leidt. Vink het vakje voor Nee, dank u... aan als u hier geen ondersteuning bij wilt. Als u klikt op Voltooien wordt de bedrijfsdatabase aangemaakt en kunt u inloggen op het systeem. Let op! Wacht tot het programma geheel klaar is met de installatie. Dit kan enige tijd duren.

15


Toetst F1 in of klik op Help voor meer details tijdens de eerste keer opstarten.

16


Installaties voor meerdere gebruikers – Server In een netwerkinstallatie wordt de database geïnstalleerd op een van de aangesloten computers of op een server. Vervolgens installeert iedere gebruiker de programmabestanden op zijn/haar computer, die informatie uit de database haalt. Eerste keer opstarten voor een server in een installatie voor meerdere gebruikers 1.


2.

Selecteer versietype. Selecteer hier Registratie volledige versie.

3.

Beginnen. Dit venster geeft u een overzicht van de diverse wizard-stappen die u doorloopt.

4.

Installatie voor één of meerdere gebruikers. Selecteer hier Meerdere gebruikers. Onder multi-user kiest wat voor een type multi-user installatie u wilt toepassen:

17


Ik wil een nieuwe installatie in stellen met deze computer als server: Deze keuze zorgt ervoor dat u het programma installeert en de bedrijfsdatabase aanmaakt op de desbetreffende computer. Deze computer wordt daarmee gezien als de server. Ik wil het programma op deze computer installeren en de bedrijfsdatabase op de server: Deze keuze installeert het programma op de desbetreffende computer, maar slaat de database op een andere computer op. U moet het pad aangeven, naar de map waar de bedrijfsdatabase ligt opgeslagen. U kunt de installatiebestanden kopiëren voor het programma naar hetzelfde gebied. Alle gebruikers die het programma installeren, kunnen nu dit doen van hetzelfde gebied, i.p.v. CD. 5.

Gebruikersprofiel maken. Voer hier uw inloggegevens in. Het is belangrijk dat u uw gebruikersnaam en uw wachtwoord onthoudt.

6.

Bedrijfsgegevens. Hier voert u informatie in over uw bedrijf en uw licentienummer. Maak een nieuwe bedrijfsdatabase aan. Bij het opzetten van een bedrijfsdatabase kunt u ervoor kiezen om dit te doen aan de hand van een wizard die u door de belangrijkste instellingen leidt. Vink het vakje voor Nee, dank u... aan als u hier geen ondersteuning bij wilt. Als u klikt op Voltooien wordt de bedrijfsdatabase aangemaakt en kunt u het programma op de werkstations installeren.

18


Installaties voor meerdere gebruikers – Werkstation Voordat u Mamut installeert op de werkstations Zodra de database geïnstalleerd is op één computer en de database is aangemaakt, moet u nog twee handelingen doen opdat de overige gebruikers kunnen installeren en verbinden kunnen krijgen met de server:

U dient een gebruikersnaam en wachtwoord te creëren voor iedere gebruiker die toegang heeft tot de database. U dient te specificeren dat de database gedeeld gaat worden door de gebruikers in het netwerk.

Zo maakt u een nieuwe gebruiker aan 1.

Start het programma nadat u de database op de server hebt geïnstalleerd, maar voordat u het programma heeft geïnstalleerd op de werkstations.

2.

Kies Beeld – Instellingen – Beveiliging - Gebruikersadministratie.

3. 4.

Klik op Nieuw. Vul in de Gebruikersnaam, Volledige naam en Wachtwoord van de gebruiker (en bevestig het wachtwoord in het onderste tekstveld).

Zo deelt u de gegevensbestanden 1.

Open Windows Verkenner.

2.

Blader naar de folder waar u Mamut heeft geïnstalleerd. Als u de standaard voorgestelde locatie heeft gebruikt, ligt de folder onder C:/Program Files/Mamut).

3.

Markeer de folder Mamut met rechter muisknop.

4.

In het menu dat verschijnt, selecteert u Delen.

19


5.

Selecteer de optieknop Deel deze folder.

6.

Zorg ervoor dat de gebruikers die toegang tot de database hebben, ook toestemming hebben om de gedeelde folder binnen te gaan. Klik op de knop Machtigingen (Permissions) om gebruikers met toegang aan te geven. NB! Omdat gebruikers met Windows NT, 2000, 2003 of XP niet inbegrepen zijn in de standaard toegang, dient u, wanneer u zulke gebruikers wenst toe te voegen, te klikken op de tab Beveiliging in het venster Mamut Eigenschappen.

7.

20

Elk werkstation heeft nu toegang tot de database van de server. De volgende stap is om de Mamut programmabestanden te installeren op de werkstations.


Installeren en opstarten van een werkstation In een netwerkinstallatie wordt de database geïnstalleerd op een van de aangesloten computers of op een server. Vervolgens installeert iedere gebruiker de programmabestanden op zijn/haar computer, die informatie uit de database haalt. Eerste keer opstarten voor een werkstation in een installatie voor meerdere gebruikers 1.


2.

Selecteer versietype. Selecteer hier Verbind mij met een bestaande installatie van meerdere gebruikers. U dient het Pad naar de gegevenslocatie in te voeren, oftewel de locatie/computer waarop de gegevens van de server zijn geïnstalleerd.

3.

Log in met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u van uw systeembeheerder heeft gekregen.

21


Systeemupdates downloaden Om de zoveel tijd biedt de softwareleverancier een systeemupdate aan, die via internet gedownload kan worden. Hiervoor gebruikt u het databasehulpprogramma Download Systeemupdate. Let op: deze functie is alleen beschikbaar voor de systeembeheerder. In de wizard van deze functie kiest u ervoor om de update van het internet te downloaden. Hiermee gaat u naar een venster waarin de beschikbare systeemupdates worden weergegeven. Vergeet niet dat een aantal van deze systeemupdates niet automatisch geïnstalleerd wordt, maar moet worden uitgevoerd vanaf de locatie waar u de bestanden naartoe downloadt. Informatie over beschikbare systeemupdates vindt u in de algemene marketingcommunicatie van de softwareleverancier, zoals de Mamut Information Desk, Mamut Usermail en Mamut Support Center. Systeemupdates werken de logbestanden bij met informatie over welke functies er zijn gedownload plus datum, tijd, gebruiker en updatenummer. Het downloaden van een nieuwe systeemupdate 1.

Maak een back-up van uw systeem. Meer hierover leest u in een apart gedeelte.

2.

Ga naar Bestand - (Database)hulpprogramma's - Download Systeemupdate.

3.

Selecteer Download van het internet en klik op Volgende. Het volgende venster laat zien welke update(s) er wordt/worden gedownload. Alle updates die hier worden weergegeven, worden gedownload.

4.

Klik op Volgende om de update(s) te downloaden.

5.

Geef aan waar u de bestanden wilt opslaan. De bestanden worden opgeslagen op de locatie die u hebt aangegeven. Wanneer u op OK klikt zal het programma afgesloten worden. Opdatering zal automatisch starten indien het slechts één bestand bevat. Indien er meerdere bestanden zijn, zal de downloadmap openen. U dient te dubbelklikken op de afzonderlijke files die gedownload zijn om te upgraden. Als er meerdere bestanden zijn, moet u de update meerdere keren uitvoeren. Voor installaties met meerdere gebruikers moet de systeembeheerder alle gebruikers uitloggen en eerst de server updaten voordat de computers van individuele gebruikers worden geüpdatet.

22


Als u geen verbinding hebt met het internet, kunnen bepaalde updates beschikbaar zijn op een cd/diskette. Om de updatebestanden van de cd/diskette te importeren, gebruikt u dezelfde menukeuzes, maar moet u voor stap 2 hierboven Bestand lezen van diskette, CD of hardeschijf selecteren.

Product evalueren en functies uitproberen Als u het programma wilt evalueren of één van de diverse invoegtoepassingen en uitbreidingsproducten waarvoor u geen licentie hebt, kunt u dat heel eenvoudig doen. Alle functies zijn beschikbaar voor evaluatie en wij adviseren u om voor alle evaluaties de voorbeelddatabase te gebruiken. Evaluatie voor gebruikers die geen licentie hebben Als u overweegt om het programma te kopen, kunt u het systeem installeren om de functies ervan te evalueren. In de wizard bij de eerste keer opstarten selecteert u de evaluatieversie, waarna u gevraagd wordt of u wilt evalueren met uw eigen gegevens of met de voorbeelddatabase. Als u het systeem al hebt geïnstalleerd, maar zonder de voorbeelddatabase, kunt u deze altijd later installeren. Kijk hieronder voor meer informatie over dit onderwerp. Evaluatie voor bestaande gebruikers Als u het programma al hebt aangeschaft en geïnstalleerd, kunt u nog steeds invoegtoepassingen en uitbreidingsproducten evalueren die niet in uw licentie zijn opgenomen. Hiervoor kunt u een nieuwe bedrijfsdatabase aanmaken en de evaluatieversie selecteren in de hiervoor bedoelde wizard.

Meer over de voorbeelddatabase De voorbeelddatabase vormt de basis voor alle afbeeldingen in onze gebruikersdocumentatie en ander instructiemateriaal dat u ontvangt. De database bevat kant-en-klare relaties, producten, prijzen, magazijnen, een webshop en nog veel meer, zodat u eenvoudiger verschillende functies kunt uitproberen zonder dat dit gevolgen heeft voor uw eigen gegevens en zonder dat u informatie hoeft in te invoeren om te kunnen beginnen.

23


Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren Velen zullen al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebben met behulp van de Wizard voor eerste keer starten. Als u onzeker bent of u al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebt, dan kunt u dit controleren via Bestand - Bedrijfsdatabase openen. Dan krijgt u de bedrijfsdatabase met een overzicht van de database die geïnstalleerd zijn. Als u al klant bent, maar additionele producten of uitgebreide producten wilt evalueren, kunt u dit doen door een voorbeelddatabase in gebruik te nemen. Zo installeert u een voorbeelddatabase Kies Bestand - Database (hulpprogramma's) - Voorbeelddatabase installeren. Wanneer u inlogt voor de voorbeelddatabase, dan kunt u een evaluatieproduct en eventueel bijbehorende beschikbare additionele producten kiezen.

Het is ook mogelijk een bedrijfsdatabase te verwijderen. Dit doet u vanuit het venster Bedrijfsdatabaselijst.

24


Aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase Een bedrijfsdatabase staat in Mamut voor één account/één eenheid. Accountantskantoren noemen dit vaak 'clients' terwijl voor mensen die met meerdere bedrijven werken een database vaak overeenkomt met een bedrijf/zaak. U kunt in iedere Mamut-installatie beschikken over meerdere bedrijfsdatabases. Het maximale aantal is afhankelijk van uw licentie. U kunt binnen één installatie van het programma beschikken over meerdere bedrijfsdatabases. Bij de eerste keer opstarten wordt u gevraagd om een bedrijfsdatabase aan te maken. Later kunt u altijd meer bedrijfsdatabases aanmaken. Zo maakt u een nieuwe bedrijfsdatabase aan met uw eigen/nieuwe gegevens: 1.

Log in in het programma en selecteer Bestand - Nieuwe bedrijfsdatabase. U kunt ook klikken op de knop Nieuw in het venster Bedrijfsdatabaselijst. Dit venster wordt geopend nadat u gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingevoerd.

2.

Voer een Aliasnaam in. Een bedrijfsdatabase wordt geregistreerd onder een aliasnaam. Dit moet een korte naam zijn voor de bedrijfsdatabase die u gebruikt als u inlogt en selecteert in welke bedrijfsdatabase u wilt werken. De aliasnaam kan worden gewijzigd. De naam mag geen speciale tekens, spaties, punten enz. bevatten.

3.

Selecteer Nieuwe bedrijfsdatabase in de lijst met opties. Hiermee start u een wizard die u helpt bij het verrichten van de belangrijkste instellingen.

25


4.

Selecteer of u al dan niet gebruik wilt maken van de wizard. Als u ervoor kiest om niet met de wizard te werken, moet u alleen uw bedrijfsinstellingen registreren voordat de bedrijfsdatabase wordt aangemaakt. U dient het boekjaar, de eerste maand van het boekjaar, het aantal btwperiodes en het btw-nr. van het bedrijf in te voeren.

Zo maakt u een nieuwe bedrijfsdatabase aan op basis van gegevens uit een bestaande bedrijfsdatabase: 1.

Log in in het programma en ga naar Bestand - Nieuwe bedrijfsdatabase. U kunt ook klikken op de knop Nieuw in de Bedrijfsdatabaselijst die wordt geopend nadat u uw gebruikersnaam en wachtwoord hebt ingevoerd.

2.

Voer een aliasnaam in. Een bedrijfsdatabase wordt geregistreerd onder een aliasnaam. Dit moet een korte naam zijn voor de bedrijfsdatabase die u gebruikt als u inlogt en selecteert in welke bedrijfsdatabase u wilt werken. De aliasnaam kan worden gewijzigd. De naam mag geen speciale tekens, spaties, punten enz. bevatten.

3.

Vink het vakje aan voor Kopieer informatie vanuit een bestaande bedrijfsdatabase als u uw nieuwe bedrijfsdatabase wilt baseren op informatie uit een bestaande bedrijfsdatabase.

4.

Selecteer op welke bedrijfsdatabase u uw nieuwe bedrijfsdatabase wilt baseren. Selecteer eerst de bedrijfsdatabase. Vervolgens selecteert u welke registers naar de nieuwe bedrijfsdatabase gekopieerd moeten worden.

5.

Klik op OK. Er wordt een nieuwe bedrijfsdatabase aangemaakt. U kunt hierin nu gegevens in gaan voeren.

26


Toegangsprofiel beheren Bij beheer van toegangsprofiel geeft u aan tot welke functionaliteit van het programma een gebruiker toegang moet hebben. Dit doet u door toegangsprofiel aan te maken met bepaalde toegangsrechten, waaraan u dan één of meerdere gebruikers koppelt. Met behulp van de wizard voor het beheer van toegangsprofiel kunt u nieuwe sjablonen aanmaken, eigen gedefinieerde profielen bewerken en wissen, als ook gebruikers koppelen aan een toegangsprofiel. Bij het aanmaken van een nieuw toegangsprofiel kunt u een bestaand profiel als basis gebruiken. U kunt bijvoorbeeld één van de in het systeem voorgedefinieerde toegangsprofielen gebruiken en daarin eventueel aanpassingen maken. Hoe maakt u een toegangsprofiel aan? 1.

Kies Beeld – Instellingen – Beveiliging – Beheer toegangsprofiel.

2.

Kies Toegangsprofiel aanmaken.

3.

Klik op Volgende.

4.

Tik de gewenste naam van het toegangsprofiel in.

5.

Markeer Baseren op toegangsprofiel en het gewenste toegangsprofiel dat u als basis wilt gebruiken. Sla dit over indien u een geheel nieuwe toegangsprofiel wilt aanmaken.

6.

Klik op Volgende.

7.

Markeer de functies die voor het toegangsprofiel toegankelijk moeten zijn.

27


8.

Klik op Volgende.

9.

Klik op Voltooien. De wizard voor het beheer van toegangsprofiel wordt afgesloten. Tip! U kunt er ook voor kiezen toegangsprofielen aan te passen of te verwijderen met behulp van de wizard.

Zo koppelt u een gebruiker aan een toegangsprofiel 1.

28

Kies Gebruikers koppelen aan toegangsprofiel.

2.

Klik op Volgende.

3.

Kies het toegangsprofiel waaraan u de gebruikers wilt koppelen.

4.

Klik op Volgende.

5.

Verplaats met behulp van de pijl-toets de gebruikers naar Verbonden. Herhaal de bewerking indien u meerdere gebruikers aan de sjabloon wilt koppelen. U kunt ook meerdere gebruikers selecteren door de [CTRL]-toets ingedrukt te houden tijdens het markeren van gebruikers.

6.

Klik op Volgende.

7.

Klik op Voltooien. De wizard voor het beheer van toegangsprofielen wordt afgesloten.


Hoe maakt u een toegangsprofiel aan voor een gebruiker? 1.

Ga naar het tabblad Toegangsbeheer in het gebruikersprofiel van de gebruiker.

2.

Kies Zelf gedefinieerd.

3.

Klik op Toegangsprofiel definiëren.

4.

Kies Toegangsprofiel aanmaken en klik op Volgende.

5.

U kunt ook een toegangssjabloon of een bestaand toegangsprofiel als basis gebruiken: Selecteer Toegangsprofiel om het eigen gedefinieerde toegangsprofiel te baseren op een toegangssjabloon Selecteer de sjabloon die u als uitgangspunt wilt gebruiken. Selecteer Eigen gedefinieerd toegangsprofiel om een nieuw toegangsprofiel op een bestaand profiel te baseren.

6.

Markeer de functies die u beschikbaar wilt maken voor het toegangsprofiel.

7.

Klik op Volgende.

8.

Klik op Voltooien om de wizard voor het aanmaken van toegangsprofielen af te sluiten. Exporteren van toegangsprofielen naar Excel: De supergebruiker kan de toegangsprofielen naar Excel exporteren om een gedetailleerd overzicht over de toegangsprofielen per gebruiker te krijgen. Het rapport in één kolom per gebruiker weer aan welk toegangsprofiel deze gekoppeld is en geeft ene gedetailleerd overzicht over de functionaliteit van de gebruiker. Standaard is ingesteld dat alleen de supergebruiker toegang heeft tot deze functie.

29


NIEUW BUREAUBLAD Met 'bureaublad' bedoelen we de achtergrond in het eigenlijke Mamut-programma. Deze ziet u altijd achter de diverse modulevensters die u opent. Het bureaublad is overigens niet hetzelfde als het Windows-bureaublad, waarop u snelkoppelingen kunt vinden naar programma's, bestanden en andere items op uw computer. Het bureaublad geeft een overzicht van de informatiestromen tussen de diverse onderdelen van het systeem. Ook biedt het u rechtstreeks toegang tot de statusinformatie voor ieder aandachtsgebied. U bepaalt zelf welk veld dat is. Hiermee hebt u snel overzicht en u hebt uw zaken beter in de hand. Bovendien fungeert het bureaublad ook als een browser, waarmee u toegang hebt tot actuele tips, aanbiedingen en andere gebruikersinformatie als ondersteuning bij uw dagelijkse werkzaamheden. Aandachtsgebieden

Internetpagina's

De werkbalk

Informatiehokjes

Stroomdiagram met snelkoppelingen

Snelkoppelingen/knoppen

Mijn functies

Eenvoudige en flexibele aanpassing Het bureaublad kan zo worden aangepast dat ieder aandachtsgebied de informatie en de koppelingen bevat die overeenkomen met uw persoonlijke gebruik. Raadpleeg de sectie over 'Het bureaublad aanpassen' voor meer informatie over het aanpassen van het bureaublad voor uw eigen gebruik.

30

NIEUW BUREAUBLAD

Bewerken van informatie De informatievelden worden niet automatisch aangepast wanneer u het programma gebruikt. U kunt de informatievelden bijwerken met behulp van de knop Bijwerken in de werkbalk. In de gebruikersinstellingen kunt u aangeven dat de informatie automatisch wordt bijgewerkt tijdens het opstarten van het programma of 1 keer per dag. De werkbalk U kunt via de knop Nieuw op het bureaublad rechtstreeks nieuwe boekstukken aanmaken in alle meest gangbare registers.

Er is ook een snelkoppelingsknop voor het openen van lijsten. Verder biedt de werkbalk u toegang tot de agendafuncties en het instellingenvenster. Al met al biedt de werkbalk u dus te allen tijde snel en eenvoudig toegang tot de meest gangbare functies. Het linkermenu/Aandachtsgebieden De aandachtsgebieden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot een aantal functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Klantenservice worden in het grotere venster rechts knoppen weergegeven voor de diverse functies in die module. Deze knoppen zijn zo gerangschikt dat ze een weerspiegeling vormen van de processtroom in de module. Na een klik op de knoppen wordt het betreffende venster geopend. Stroomdiagrammen De knoppen in ieder aandachtsgebied zijn weergegeven zodat ze de stroom binnen ieder proces weergeven. U kunt op iedere knop klikken op de module te openen. Informatiehokjes Op het bureaublad wordt ook een aantal informatiehokjes weergegeven met belangrijke informatie die uit uw gegevens is gehaald. Standaard varieert het aantal informatiehokjes mee met het actieve aandachtsgebied. U kunt ervoor kiezen om bepaalde informatiehokjes niet meer te laten weergeven of in plaats daarvan een ander informatiehokje weer te geven. Uw persoonlijke snelkoppelingen/knoppen Onder de informatiehokjes worden knoppen weergegeven. Deze dienen als snelkoppelingen voor diverse registers of functies die van belang zijn voor het actieve aandachtsgebied. Ook hier kunt u aanpassen welke knoppen u wilt laten weergeven. Bovendien kunt u met de knop Mijn functies uw eigen serie snelkoppelingen samenstellen naar diverse functies in verschillende modules, die worden weergegeven ongeacht het actieve aandachtsgebied. Internetpagina's met continu bijgewerkte inhoud In het programma vindt u ook de Mamut Information Desk. Dit is een optioneel nieuwskanaal dat dagelijks via internet wordt bijgewerkt met informatie, nieuws, gebruikerstips m.b.t. uw programma en werkgebied en nog veel meer. De Mamut Information Desk wordt weergegeven als een aandachtsgebied in het linkermenu. Via het Mamut Support Center kunt u contact opnemen met onze afdeling gebruikersondersteuning door een vraag in te typen en naar het

31


supportcenter te sturen. Ook kunt u zelf zoeken naar antwoorden op uw vragen in onze artikeldatabase. Het bureaublad aanpassen Het bureaublad kan zo worden aangepast dat u de informatie en snelkoppelingen voor ieder afzonderlijk aandachtsgebied ziet die overeenkomen met uw programmagebruik. De inhoud van uw bureaublad hangt af van uw licentie, uw toegangsrechten en eventueel uw gebruikersinstellingen in gevallen waarbij er een mogelijkheid bestaat om een bepaalde functie niet weer te geven. In de gebruikersinstellingen kunt u ook extra informatie op uw bureaublad laten weergeven als u een hoge schermresolutie hebt (1024x768 en hoger). Meer informatie over aanpassingen op het bureaublad vindt u in de paragraaf ”Gebruikerstoepassingen”.

De bureaublad-werkbalk U kunt via de knop Nieuw op het bureaublad rechtstreeks nieuwe boekstukken aanmaken in alle meest gangbare registers. Er is ook een snelkoppelingsknop voor het openen van lijsten. Verder biedt de werkbalk u toegang tot de agendafuncties en het instellingenvenster. Al met al biedt de werkbalk u dus te allen tijde snel en eenvoudig toegang tot de meest gangbare functies. Het bureaublad heeft een vaste werkbalk. De diverse modulevensters in het programma hebben echter werkbalken die zijn aangepast aan de beschikbare functies in dat venster.

32

Nieuw

Creëert een lege registerkaart voor het aanmaken van een nieuwe registereenheid.

Lijst

Geeft een sorteerbare/doorzoekbare lijst weer van alle aangemaakte eenheden in een register. De pijl rechts biedt toegang tot de laatste tien bewerkte items.

Rapporten

Snelkoppeling naar de rapportmodule.

Agenda

Snelkoppeling naar de agenda.

Gemeen schappelijk e agenda

Snelkoppeling naar de gemeenschappelijke agenda.

Bijwerken

Werkt de informatiehokjes op het bureaublad bij. U kunt bepalen of deze doorlopen moeten worden bijgewerkt of alleen als u op Bijwerken klikt in de gebruikersinstellingen van het bureaublad.

Instellingen

Snelkoppeling naar de instellingen.

Minimalise ren

Voor het minimaliseren (wegvlakken) van de inhoud in de informatiehokjes op het bureaublad. Om de inhoud te herstellen, klikt u op Bijwerken of verandert u het aandachtsgebied om vervolgens terug te gaan.

NIEUW BUREAUBLAD

Help

Opent de helpbestanden. Vergeet niet dat u ook op [F1] kunt drukken voor specifieke helpinformatie voor ieder venster.

Over aandachtsgebieden op het bureaublad De aandachtsgebieden aan de linkerkant van het bureaublad bieden u snel toegang tot een groep functies die op logische wijze met elkaar samenhangen. Als u bijvoorbeeld in het linkermenu klikt op Klantenservice worden in het grote venster rechts knoppen weergegeven voor de diverse functies in de module. Deze zijn zo gerangschikt dat ze een visuele weergave zijn van de processtroom binnen de module. Bij een druk op een knop wordt het betreffende modulevenster geopend. In de gebruikersinstellingen kunt u selecteren welke aandachtsgebieden actief moeten zijn als u inlogt, zodat u directe toegang hebt tot de functies die u het meest gebruikt. Als u uw monitor hebt ingesteld op een hoge schermresolutie, kunt u rechts van het bureaublad vaste informatie zien voor alle aandachtsgebieden die geen websites zijn. Meer hierover leest u in de sectie 'Gebruikersinstellingen bureaublad'. De knoppen die de processtroom in het hoofdvenster weergeven, fungeren als snelkoppelingen naar de diverse functies. De weergegeven knoppen zijn afhankelijk van uw licentie en de functies waarover u kunt beschikken. Onder dit stroomschema vindt u informatiehokjes, knoppen/snelkoppelingen naar andere functies en een door de gebruiker gedefinieerde 'Mijn functies'-knop met extra snelkoppelingen. U bepaalt zelf welke informatiehokjes en knoppen ieder aandachtsgebied moet weergeven in dit deel van het venster. Desgewenst kunt u Knoppen voor de module weergeven in plaats van het aandachtsgebied in het linkermenu selecteren in de gebruikersinstellingen voor het bureaublad. Als u dit vakje aanvinkt, worden op het bureaublad moduleknoppen weergegeven waarmee u rechtstreeks naar een module kunt in plaats van aandachtsgebiedknoppen, waarmee u naar een groep functies gaat. Hiermee fungeert het linkermenu als een rechtstreekse snelkoppeling naar één bepaalde module.

Websites op het bureaublad Een aantal van deze aandachtsgebieden vindt u in het linkermenu op het bureaublad. Welke knoppen u kunt zien, is afhankelijk van uw product en over welke functies u kunt beschikken. Voor websites moet u verbinding hebben met internet. Aanbieding van Mamut Met deze knop gaat u naar een pagina waar u actuele aanbiedingen van Mamut en onze partners kunt vinden. StartBedrijf Mamut StartBedrijf is een compleet ondernemersprogramma dat u ondersteunt bij het plannen en opzetten van uw eigen bedrijf. Het programma geeft i informatie en tips die u stap voor stap helpen bij het schrijven van een ondernemingsplan in een eigen module. U kunt een eigen

33


website met webshop aanmaken. Daarnaast houdt u het overzicht over al uw relaties, activiteiten en documenten. Mamut heeft een online StartBedrijf gids aangemaakt in het programma. StartBedrijf Gids is een informatiedienst die u informatie en tips geeft die interessant kan zijn zij het opstarten en het laten groeien van een eigen bedrijf. Bent u al klant van Mamut dan kunt u Mamut StartBedrijf Gids bestellen Mamut Information Desk

U kunt de Mamut Information Desk in het programma vinden. Dit is een optioneel nieuwskanaal dat dagelijks via internet wordt bijgewerkt met informatie, nieuws, gebruikerstips m.b.t. uw programma en werkgebied en nog veel meer. De Mamut Information Desk wordt weergegeven als een aandachtsgebied in het linkermenu. In de websitestatistieken vindt u informatie die handig kan zijn bij het bedenken van een websitestrategie en het bepalen hoe uw site eruit moet zien. Met het verkeersoverzicht kunt u snel het aantal bezoekers over een bepaalde periode bekijken plus totaalcijfers en bezoekersgegevens. U kunt meer gedetailleerde statistieken exporteren naar Microsoft Excel. Deze bevatten een gedetailleerd overzicht van het aantal bezoekers per dag. Ook krijgt u aparte gegevens voor uw website en de webshop. Mamut Support Center In het Mamut Support Center kunt u contact opnemen met onze afdeling gebruikersondersteuning door uw vraag in te typen en naar het supportcenter te sturen. Ook kunt u zelf zoeken naar een antwoord op uw vragen met behulp van onze artikeldatabase.

34

NIEUW BUREAUBLAD

Als u een onderwerp aanmaakt voor het Mamut Support Center volgt u de status en de voortgang ervan. Via een pictogram op de werkbalk van het bureaublad ziet u ook snel of er informatie aan uw onderwerp is toegevoegd. Als u een schermresolutie van 1024x768 of hoger gebruikt, kunt u er in de gebruikersinstellingen voor kiezen om support-nieuws te laten weergeven op uw bureaublad als optie. Introductie Mamut Als u op deze knop klikt, gaat u naar een korte introductie over Mamut, waarin u ook informatie krijgt over de opties in het programma, een productoverzicht, de manier waarop u het programma zelf kunt evalueren plus contacten ordergegevens. Zolang u geen licentieovereenkomst hebt gesloten met Mamut, wordt deze pagina standaard weergegeven als u het programma opstart.

Over informatiehokjes op het bureaublad Op het bureaublad wordt een aantal informatiehokjes weergegeven met belangrijke informatie die uit uw gegevens is gehaald. Standaard varieert het aantal informatiehokjes mee met het actieve aandachtsveld. U kunt ervoor kiezen om bepaalde informatiehokjes niet meer te laten weergeven of in plaats daarvan een ander informatiehokje weer te geven. Als u bijvoorbeeld het informatiehokje Mijn koppelingen in het aandachtsveld Klantenservice wilt vervangen door een ander hokje, kunt u klikken op de pijl omlaag rechtsboven in het betreffende informatiehokje en kiezen voor Informatiestroom wijzigen. Selecteer in de lijst die wordt weergegeven welk informatiehokje u in plaats hiervan wilt laten weergeven. Als u het informatiehokje gedetailleerder wilt bewerken, kunt u er met de rechtermuisknop in klikken en kiezen voor Aanpassen. In het venster dat wordt weergegeven selecteert u in de lijst welke informatiehokjes u wilt laten weergeven. Let wel: in de verschillende aandachtsvelden is niet altijd evenveel ruimte beschikbaar. Het aandachtsveld Klantenservice biedt bijvoorbeeld ruimte voor 2 informatiehokjes. Wijzigingen die u aanbrengt, gelden altijd alleen voor uw eigen gebruikersprofiel. Andere gebruikers kunnen hun eigen instellingen kiezen. Met de gebruikersinstellingen kunt u bepalen of de informatiehokjes moeten worden bijgewerkt bij het opstarten (van het venster) of als de gebruiker klikt op Bijwerken. De laatste optie kan met name handig zijn voor omgevingen met meerdere gebruikers waarbij het netwerk een kleinere capaciteit heeft. Meer hierover leest u in de sectie 'Gebruikersinstellingen bureaublad'.

35


GEBRUIKERSTOEPASSINGEN Aanpassingen bureaublad Bureaubladinstellingen Het bureaublad kan zo worden aangepast dat u de informatie en snelkoppelingen voor ieder afzonderlijk aandachtsveld ziet die overeenkomen met uw programmagebruik. U kunt via de werkbalk op het bureaublad ook rechtstreeks naar instellingen gaan. Voor de informatiehokjes en knoppen kunt u bovendien met de rechtermuisknop klikken om een knop aan te passen of om de gebruikersinstellingen voor het actuele aandachtsveld te wijzigen.

Selecteren welke aandachtsvelden moeten worden weergegeven Hier selecteert u welke aandachtsvelden u wilt laten weergeven op het bureaublad. U kunt alleen aandachtsvelden kiezen waarvoor u toegang hebt en die in uw licentie zijn opgenomen. Extra informatie op bureaublad bij hoge resolutie: In de gebruikersinstellingen biedt het bureaublad ook mogelijkheden voor extra informatie als u een hoge schermresolutie hebt (1024x768 en hoger). De schermresolutie wordt ingesteld in het Windows-configuratiescherm. De keuze die u hier in de gebruikersinstellingen maakt, wordt aan de rechterkant van het bureaublad weergegeven voor alle aandachtsvelden. Informatie van systeemleverancier bevat ook het zoeken in de artikeldatabase op onze website.

36

GEBRUIKERSTOEPASSINGEN

Snelkoppelingen selecteren voor weergave onder knop Mijn functies De inhoud van het bureaublad is afhankelijk van uw licentie, uw toegangsrechten en eventuele gebruikersinstellingen die u hebt ingevoerd, zoals het niet weergeven van bepaalde functies. Selecteren wanneer de informatiehokjes op uw bureaublad moeten worden bijgewerkt De informatiehokjes bevatten informatie die uit de bedrijfsdatabase wordt gehaald en zijn te vergelijken met het samenstellen van een rapport. Om niet teveel capaciteit in beslag te nemen, met name bij omgevingen met meerdere gebruikers, kunt u selecteren wanneer informatiehokjes moeten worden bijgewerkt. Standaard worden de hokjes bijgewerkt bij het opstarten van het programma. Veel mensen zullen de updates liever zelf regelen. Daarom kunt u ervoor kiezen om de hokjes alleen bij te werken als u klikt op de knop Bijwerken op de bureaublad-werkbalk. Onthoud echter wel dat de informatie dan alleen wordt bijgewerkt als u op die knop klikt en verder niet, ook niet als u het programma opstart. Aandachtsvelden afstemmen op uw gebruik - informatiehokjes en knoppen U kunt selecteren welke informatiehokjes er moeten worden weergegeven en welke knoppen/ snelkoppelingen onderaan in het scherm moeten worden weergegeven voor ieder aandachtsveld. Markeer het/de aandachtsveld(en) dat/die u wilt aanpassen en klik op de knop Bewerken. Geef aan welke functies u wilt laten weergeven door de functies die u wilt opnemen/verwijderen te markeren en vervolgens op de pijlknoppen te klikken om ze naar het betreffende venster te verplaatsen. In het bovenste deel van het venster selecteert u de informatiehokjes die u wilt weergeven en in het onderste venster kiest u de knoppen die u wilt weergeven in het gekozen aandachtsveld. De verschillende aandachtsvelden bieden ruimte voor verschillende aantallen informatiehokjes en knoppen. Het maximaal beschikbare aantal wordt in het venster weergegeven. Als u wijzigingen hebt aangebracht en deze hebt opgeslagen, kunt u klikken op Bijwerken (F5) op de bureaublad-werkbalk om de wijzigingen te bekijken. Wilt u snelkoppelingen liever rechtstreeks in het linkermenu weergeven? Knoppen voor de module weergeven in plaats van het aandachtveld in het linkermenu: Als u hier het vakje aanvinkt, worden op het bureaublad knoppen voor modules weergegeven in plaats van de aandachtsvelden die een snelkoppeling naar een groep functies vormen. Het linkermenu fungeert dan als een rechtstreekse snelkoppeling naar de afzonderlijke modules. U kunt nog altijd selecteren welke knoppen in het linkermenu moeten worden weergegeven. Dit zijn de knoppen die u selecteert onder Mijn functies (zie hierboven). U kunt maximaal 9 van dergelijke snelkoppelingen weergeven.

Gebruiker gedefinieerde snelkoppelingen/knoppen Knoppen/snelkoppelingen Onder de informatiehokjes op het bureaublad ziet u een aantal knoppen. Deze dienen als snelkoppelingen voor diverse registers of functies die van belang zijn voor het actieve aandachtsgebied. Net als bij de informatiehokjes op het bureaublad kunt u ook hier aanpassen welke knoppen u wilt laten weergeven. Klik met de rechtermuisknop op een knop om deze te vervangen door een andere.

37


Ieder aandachtsveld biedt ruimte voor een vast aantal knoppen onderaan in het venster. Mijn functies Naast de snelkoppelingsknoppen ziet u ook een knop met de naam Mijn functies. Deze fungeert als een lijst met nog meer snelkoppelingen naar andere functies. De inhoud van deze lijst wordt uit de gebruikersinstellingen gehaald en blijft gelijk, ongeacht het actieve aandachtsveld.

Inhoud bureaublad bewerken Zo past u de inhoud van een aandachtsgebied aan 1.

Kies Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Bureaublad.

2.

Markeer het aandachtsgebied dat u wilt aanpassen in het bovenste gedeelte van het scherm.

3.

Klik Bewerken.

4.

Geef aan welke informatievelden in et bovenste gedeelte van scherm worden weergegeven.

5.

Geef aan welke informatievelden in et bovenste gedeelte van scherm worden weergegeven. De knoppen onder op het bureaublad wijzigen ten aanzien van uw keuzes. Datzelfde geldt voor de informatievelden.

Houd er rekening mee dat bepaalde instellingen direct vanuit het werkblad op het bureaublad gestuurd worden.

Het aantal informatievelden waaruit men kan kiezen kan variëren per werkgebied.

38


Koppelingen op het bureaublad U kunt uw eigen koppelingen aanmaken op het bureaublad. Dit kan naar uw eigen site zijn, of naar andere sites die u regelmatig bezoekt. De koppelingen worden geopend in uw standaard internetprogramma. De koppelingen worden weergegeven onder het informatieveld Mijn koppelingen. Deze vindt u onder de informatievelden die u kunt kiezen om verschillen aandachtsgebieden weer te geven. Er is plaats voor 6 links in dit informatieveld. Als standaard worden mijn links in het aandachtsgebied E-commerce weergegeven, voor degen die her toegang toe hebben. Zo voegt u een link aan het informatieveld Mijn koppelingen toe: 1.

Kies eerst een aandachtsgebied die Mijn links weergeeft. Lees meer over hoe u de inhoud van het bureaublad bewerkt in de alinea 'Inhoud bureaublad bewerken'.

2.

Klik op de pijlrechts van de titel, en kies Voer de links in die op mijn bureaublad worden weergegeven in de afrollijst.

3.

Voer in of kopieer de koppelingen in de velden.

4.

Klik OK.

De link wordt weergegeven onder Mijn koppelingen.

39


Overige gebruikerstoepassingen Over gebruikersinstellingen Iedereen die in het programma werkt, dient te zijn aangemaakt als gebruiker. Een gebruiker kan alleen aangemaakt worden door iemand die de rechten van systeembeheerder of supergebruiker heeft via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie, maar de gebruikersinstellingen kunnen door de gebruiker zelf worden aangepast indien de gebruiker hier toegang toe heeft. Dit wordt bepaald door middel van toegangscontroles die de systeembeheerder aangeeft.

Wie is de beheerder? Het programma veronderstelt dat er minimaal één gebruiker wordt aangemaakt met volledige toegang /als supergebruiker. Het aanmaken van een supergebruiker doet u door middel van een eigen keuze, terwijl de gebruiker die als systeembeheer wordt aangemaakt een eigen toegangssjabloon krijgt. Het verschil is dat een supergebruiker toegang heeft tot alles, terwijl een systeembeheerder toegang heeft tot de functies die normaal gesproken tot zijn taken behoren. Gebruikersnaam en wachtwoord Onder de gebruikerstellingen wordende Gebruikersnaam en het Wachtwoord, die worden gebruikt bij het inloggen in het programma, geregistreerd. U moet het wachtwoord invullen in het veld Wachtwoord en het veld Bevestig wachtwoord. Dit om er zeker van te zijn dat het betreffende wachtwoord correct is. Koppelen aan medewerkers U kunt de gebruiker koppelen aan een medewerker in het medewerkersregister. Indien de gebruiker niet is aangemaakt als een medewerker, kunt u een nieuwe medewerker aanmaken door het opslaan van de gebruiker.

40


E-mail Hier voert u uw e-mailadres in. Dit adres wordt vervolgens het afzenderadres voor alle e-mails die u vanuit het programma verstuurt. Als Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd is, kunt u op de zoekknop klikken om uw e-mailadres op te halen vanuit uw gebruikersaccount in dat programma. Het programma kan ook met Outlook gesynchroniseerd worden. Zie voor meer informatie hierover het gedeelte 'Email'. Automatisch aanmelden (gebruikersnaam = Gebruikersnaam Windows) Deze optie selecteert u wanneer uw gebruikersnaam in Mamut identiek is aan de gebruikersnaam die u gebruikt bij het inloggen in MS Windows. Op deze manier hoeft u niet in te loggen wanneer u het Mamut-programma opstart. Toegangsprofiel De functie voor het toegangsprofiel is ontwikkeld met het uitgangspunt dat meerdere gebruikers hetzelfde programma gebruiken. Door middel van toegangsprofielen verzekert een systeembeheerder zich ervan dat de gebruiker geen toegang heeft tot andere delen van het programma. Overig Onder het tabblad Overig geeft u verschillende instellingen aan die het opstarten en het gebruiken van het programma vereenvoudigen. Meer informatie over gebruikersinstellingen en toegangsprofielen vindt u in een eigen hoofdstuk.

Module-instellingen (Gebruikersinstellingen) In het tabblad Module-instellingen kan elke gebruiker (of systeembeheerder) per module instellingen kiezen en veranderen. Gebruikersinstellingen zijn ook beschikbaar vanuit iedere module, door op de knop Gebruikersinstellingen in de werkbalk.

41


Let op! De module-instellingen per gebruiker gelden slechts voor één gebruiker. De Module-instellingen die voor alle gebruikers en uw bedrijf gelden, vindt u onder de Bedrijfsdatabase instellingen.

De gebruikersinstellingen worden in detail beschreven in het hoofdstuk dat de module beschrijft.

Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meest gebruikte venster kom U kunt het systeem zo instellen dat u het meest gebuikte venster direct krijgt na het aanmelden. Dit doet u in Gebruikersprofiel voor u als gebruiker. U kunt zelf uw gebruikersinstellingen aanpassen, de systeembeheerder kan de gebruikersinstellingen voor iedere gebruiker aanpassen. Dit doet u via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie. Selecteer de gebruiker en klik op Bewerken. Zo stelt u het gewenste venster in voor het openen van de bedrijfsdatabase: 1.

Kies Beeld - Instellingen -Gebruiker en klik op het tabblad Overig.

2.

In de afrollijst Venster bij openen bedrijfsdatabase kiest u het gewenste venster.

Bij de volgende keer aanmelden zal dit venster automatisch geopend worden. Werkt u met meerdere bedrijfsdatabases, dan kunt op dezelfde plaats aangeven dat u met een Standaard bedrijfsdatabase wilt werken. De gebruiker komt dat direct in deze database wanneer hij het programma opstart. Tip! In de relatiemodule kunt u voor Automatisch openen van relatieoverzicht bij het openen van de relatiekaart kiezen. Dit doet u in Gebruikersinstellingen. Deze keuze geldt ook voor contactpersonen, en dient gelijktijdig ook als openingsvenster bij het aanmelden.

42

E-MAIL

E-MAIL Het programma bevat functionaliteit voor het verzenden van e-mails naar uw contacten. Zo kunt u offertes, orders en facturen of een betalingsherinnering per e-mail aan uw contacten zenden. Rapporten die u in het programma aanmaakt, kunnen eveneens per e-mail worden verzonden. Als u gebruik maakt van de programmafuncties voor het maken en opslaan van e-mails naar en indien gewenst - van uw contacten, heeft u het meeste profijt van de klantenservicefunctionaliteit van het programma. De E-mails zijn gekoppeld aan de contacten en u kunt de correspondentie met uw contacten later eenvoudig terugvinden. Lees het afzonderlijke gedeelte voor meer informatie over het starten met het gebruik van de emailfunctie. Systeembeheerder: De e-mailinstellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker bepaald. Het programma verzendt e-mails via Outlook Om e-mails rechtstreeks vanuit het programma te kunnen verzenden moet Microsoft Outlook of Outlook Express op uw computer geïnstalleerd zijn. U kunt zelf kiezen of u Mamut wilt gebruiken als e-maileditor voor het aanmaken en wijzigen van uw uitgaande e-mail, of dat u hiervoor waar mogelijk liever gebruik maakt van Outlook. Let op! Als u de Outlook-integratie voor meer taken wilt gebruiken dan alleen het verzenden van e-mails, kunt u Outlook Express niet gebruiken. Hieronder vindt u meer informatie over de integratie met Outlook. E-mails aanmaken waar u ook bent De e-mailfunctionaliteit is geïntegreerd met de meeste andere onderdelen van het systeem. Zo kunt u offertes, orderbevestigingen en facturen rechtstreeks vanuit het systeem per e-mail verzenden. Ook kunt u een nieuwe e-mail rechtstreeks aanmaken vanuit bijvoorbeeld de contactenkaart, het projectenregister of het medewerkersregister. Ook kunt u desgewenst een rapport naar e-mail afdrukken en andere documenten verzenden. Rapporten naar e-mail afdrukken (.pdf-bijlage) U kunt ervoor kiezen af te drukken naar e-mail. Als u bijvoorbeeld een factuur naar e-mail wilt afdrukken, converteert het programma de afdruk automatisch naar een .pdf-bestand, dat als bijlage bij een e-mail naar de ontvanger wordt gevoegd. De meeste ontvangers zullen wel een .pdf-bijlage kunnen lezen, en het wordt algemeen beschouwd als een veilig bestandstype. Zie voor meer hierover het aparte gedeelte hieronder. Outlook-integratie U kunt er ook voor kiezen het systeem met Outlook te integreren. De Outlook-integratie kan worden gebruikt ongeacht u voor het schrijven van uitgaande mails de editor van Outlook gebruikt of de interne editor van het programma. De integratie biedt u onder meer de mogelijkheid om inkomende en uitgaande e-mails automatisch of handmatig aan uw contacten te koppelen. U kunt e-mails en de agenda en takenlijst synchroniseren en kunt rechtstreeks vanuit outlook nieuwe contacten aanmaken.

43


Om deze integratie te kunnen activeren moet u Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd hebben. De integratie is compatibel met Outlook 2003, Outlook XP en Outlook 2002 met SP3. (Maar niet compatibel met Outlook Express.) De instellingen voor de Outlook-integratie vindt u onder Beeld - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Instellingen per module en klik op het Outlook-icoon. Meer informatie over de integratie met Outlook vindt u hieronder. Groepsmail U kunt de wizard gebruiken voor het selecteren van een groep contacten waaraan u tegelijk een groepsmail wilt sturen. In de wizard kunt u vaste selecties opgeven en opslaan, die u dan later kunt gebruiken. U kunt uw selectie laten afhangen van een aantal criteria, zodat u op ieder moment precies de juiste contacten kunt aanschrijven. E-mailsjablonen Met behulp van de interne e-maileditor van het programma kunt u e-mailsjablonen aanmaken. Met deze e-mailsjablonen kunt u tekstgedeelten vooraf invoeren en opmaken, zodat u dat niet telkens opnieuw hoeft te doen bij het versturen van soortgelijke e-mails aan uw contacten. U kunt zo veel sjablonen aanmaken als u nodig heeft. Ook als u het systeem bij de gebruikersinstellingen voor Outlook zodanig heeft ingesteld dat Outlook wordt gebruikt als emaileditor, zullen de registers waarvoor het gebruik van e-mailsjablonen zinvol is, nog steeds gebruik maken van de interne e-maileditor van het programma.

Starten met e-mail Hoe begint u met het gebruik van e-mail binnen het programma: 1.

Geef uw e-mailadres op: Allereerst moet u in uw gebruikersprofiel een e-mailadres opgeven. Dit kunt u doen onder Beeld - Instellingen - Gebruiker. Geef uw e-mailadres op in het veld Email. U kunt uw e-mailadres vanuit Outlook importeren door op de zoekknop te klikken. Systeembeheerder: Als u de systeembeheerder bent, kunt u e-mailadressen opgeven voor alle gebruikers. Dit kunt u doen onder Beeld - Instellingen - Beveiliging – Gebruikersadministratie.

2.

Selecteer uw e-maileditor: U moet kiezen welke e-maileditor u wilt gebruiken voor het aanmaken en wijzigen van e-mails vanuit het programma. Als u kiest voor Outlook als emaileditor, wordt Outlook geopend telkens wanneer u een nieuwe e-mail wilt schrijven of een bestaande e-mail wilt wijzigen. Let op! Deze instellingen gelden uitsluitend voor e-mail vanuit Contact/Bedrijfscontact en vanuit het Medewerkers- en Activiteitenregister. E-mails die vanuit de Productmodule worden aangemaakt gebruiken functies van de interne e-maileditor van het programma en zullen dus in alle gevallen deze editor gebruiken. E-mails die rechtstreeks vanuit rapporten worden aangemaakt zullen altijd Outlook als de e-maileditor gebruiken. U kunt uw e-maileditor kiezen onder Beeld – Instellingen – Gebruiker – Module-instellingen – Outlook , vanuit de keuzelijst bovenaan.

44

E-MAIL

3.

Bepaal of u al dan niet gebruik wilt maken van de Outlook-integratie: Als u geen gebruik wilt maken van de integratie met Outlook, bent u nu klaar om e-mails te gaan verzenden vanuit het programma. Als u wel gebruik gaat maken van de Outlook-integratie kunt u deze optie selecteren onder Beeld – Instellingen – Gebruiker – Module-instellingen – Outlook. Wanneer de integratie geactiveerd is, kunt u in detail opgeven hoe u wilt dat de integratie verloopt. Start nu Outlook opnieuw op. Als u gebruik maakt van de integratie ziet u nu in Outlook een menubalk voor het programma. U kunt het programma nu gaan gebruiken voor het sturen van e-mails aan uw contacten.

Afdrukken naar een e-mailbijlage U kunt ervoor kiezen af te drukken naar e-mail. Als u bijvoorbeeld een factuur naar e-mail wilt afdrukken, converteert het programma de afdruk automatisch naar een .pdf-bestand, dat als bijlage bij een e-mail naar de ontvanger wordt gevoegd. De meeste ontvangers zullen wel een .pdf-bijlage kunnen lezen, en het wordt algemeen beschouwd als een veilig bestandstype. In het onderstaande voorbeeld drukt u een offerte af. Afdrukken van een offerte naar e-mail 1. 2.

Maak een nieuwe offerte aan of open een bestaande offerte. Klik op Afdrukken (Ctrl + P).

3.

Selecteer offerte en klik op Volgende.

4.

Selecteer E-mail en klik op Voltooien. Nu wordt een e-mail aangemaakt met het offertedocument in een.pdf-bestand als bijlage. Controleer dat het e-mailadres van de ontvanger juist is. Misschien wilt u ook op het document dubbelklikken (Quotation.PDF attachment) om de kwaliteit van het document te controleren voordat u de e-mail verzendt.

5.

Klik op Verzenden in Outlook om de e-mail te verzenden. De e-mail wordt nu vanuit MS Outlook verstuurd met de offerte als bijlage. Let op! Het systeem behandelt de offerte als een rapport. Voor rapporten wordt altijd MS Outlook als e-maileditor gebruikt, ook als in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft opgegeven dat de interne e-maileditor van het programma moet worden gebruikt. Meer over dit onderwerp leest u onder 'Starten met e-mail'.

45


Outlook-integratie Het programma verzendt e-mails via Outlook. U kunt er daarnaast voor kiezen het systeem met Outlook te integreren, zodat bijvoorbeeld inkomende e-mails in Outlook als activiteit aan het programma worden doorgegeven of afspraken uit de Outlook-agenda worden gekopieerd naar de agenda in uw Mamut Business Software. De integratie kan worden gebruikt ongeacht of u voor uitgaande mails de e-maileditor van Outlook gebruikt of de interne e-maileditor van het programma. Om de integratie te activeren gaat u naar Beeld - Instellingen - Gebruiker. Selecteer het tabblad Module-instellingen en klik op het Outlook-icoon. Er kan worden ingesteld dat bij ontvangst van een e-mail in Outlook automatisch een activiteit in het programma wordt aangemaakt voor het desbetreffende contact, mits het programma het emailadres van de afzender kan vinden in een van uw contactkaarten; u kunt een dergelijke activiteit echter ook handmatig aanmaken. U kunt ook de taaklijst en de agenda synchroniseren zowel in één richting als in beide richtingen. Let op! Overal in deze beschrijving van de Outlook-integratie wordt de Mamut Business Software aangeduid als 'het programma'. Om deze integratie te kunnen activeren moet u Microsoft Outlook op uw computer geïnstalleerd hebben. De integratie is compatibel met Outlook 2003, Outlook XP en Outlook 2002 met SP3. (Maar niet compatibel met Outlook Express.) Instellen van de synchronisatieparameters Activiteiten kopiëren van het programma naar de agenda en taaklijst in Outlook: Activiteiten die u in het programma aanmaakt kunnen automatisch worden gekopieerd naar de agenda en de taaklijst van Outlook. Kies tussen automatische synchronisatie en handmatig kopiëren: Automatische synchronisatie betekent dat in het programma automatisch activiteiten worden aangemaakt op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Handmatig kopiëren betekent u ervoor kunt kiezen om in het programma een activiteit aan te maken op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Selecteer welke typen bijlagen gesynchroniseerd moeten worden: U kunt kiezen of een bijlage bij een inkomende e-mail moet worden gekopieerd naar de document-module van het programma, en zo ja welke typen bijlagen u wilt toestaan. Kopiëren van activiteiten vanuit Outlook en instellen van de standaardwaarden daarvoor: Activiteiten in de taaklijst en de agenda kunnen worden gekopieerd naar de agenda of de taaklijst in het programma. Bovendien kunt u activiteiten laten aanmaken op basis van zowel inkomende als uitgaande e-mails. Speciale menubalk in Outlook U krijgt in Outlook een afzonderlijke menubalk waarmee u de integratie rechtstreeks kunt regelen. In Outlook aanmaken van nieuwe e-mails aan contacten uit het adresboek van het programma: In de menubalk is er een afzonderlijke knop voor een Nieuwe e-mail, waarmee u de contacten in het adresboek van het programma kunt doorzoeken voordat u een e-mail aanmaakt.

46

E-MAIL

Rechtstreeks in Outlook aanmaken van contacten en deze synchroniseren met het programma: U kunt een contact of bedrijfscontact rechtstreeks in Outlook aanmaken en onmiddellijk synchroniseren, ook wanneer het contact niet reeds aanwezig is in het programma. Open de contactenkaart en activiteiten rechtstreeks vanuit Outlook: U kunt de contactenkaart en de activiteit die er in het programma bij past, openen vanuit een gesynchroniseerd element in Outlook. Controleer de synchronisatiestatus van een element: U kunt controleren of een element gesynchroniseerd en zo ja met welk contact, met of zonder bijlagen enz. Hiermee heeft u volledige controle over de elementen in beide programma's. Belangrijke opmerkingen Systeembeheerder: De e-mailinstellingen worden op het niveau van de individuele gebruiker bepaald. Terugkerende items: In Outlook kan worden ingesteld dat bepaalde items in de agenda met geregelde tussenpozen terugkeren en in de agenda worden herhaald. Deze items kunnen uitsluitend als één element in het programma gesynchroniseerd worden, d.w.z. alleen het hoofditem wordt gesynchroniseerd. Meer gebruikers: De functionaliteit ondersteunt uitsluitend integratie met uw eigen Outlookprogramma. Er kunnen in het programma geen activiteiten worden aangemaakt die gesynchroniseerd worden met de Outlook-programma's van andere gebruikers. Meer contacten: E-mails die vanuit Outlook aan een aantal in het programma geregistreerde contacten/contactpersonen worden verzonden, worden uitsluitend gesynchroniseerd met het eerste contact van de lijst. Meer bedrijfsdatabases: De Outlook-integratie kan slechts op één bedrijfsdatabase worden toegepast. Als u meer bedrijfsdatabases heeft, moet u een keuze maken met welke database u wilt integreren. U kunt de doeldatabase echter wel wijzigen, door de integratie - indien actief uit te schakelen en vervolgens aan een andere bedrijfsdatabase te koppelen. Elementen verwijderen in Outlook: Wanneer u in Outlook een element verwijdert, verschijnt er een meldingsscherm, waarin u gevraagd wordt of u ook de bijbehorende activiteit uit het programma wilt verwijderen. Dit bericht verschijnt uitsluitend als u gebruik maakt van de functie Verwijderen (het X-symbool in de Outlook-werkbalk). U moet het element niet 'rechtstreeks' door middel van het commando 'Shift + Enter' verwijderen, omdat hiermee het element permanent wordt verwijderd, waarna het niet meer mogelijk is om ook het corresponderende element in het programma te verwijderen.

47


Gebruikersinstellingen voor Outlook Integratie E-maileditor voor uitgaande mail: Hier kunt u kiezen of u voor het schrijven en bewerken van uitgaande e-mails gebruik wilt maken van de interne e-maileditor van het programma of de editor van Outlook. Let op! Ongeacht de keuze die u hier maakt, gebruikt het programma Outlook voor het daadwerkelijke verzenden van de door u aangemaakte e-mails. Gebruik wel/geen Outlook-integratie: Hier kiest u of u het systeem wilt synchroniseren met Outlook. Als u kiest voor integratie, worden de overige instellingen op het tabblad geactiveerd.

Verplaats vanuit het programma naar MS Outlook Activiteiten die u in het programma aanmaakt kunnen worden gekopieerd naar de agenda en de taaklijst van Outlook. U kiest zelf of u al dan niet gebruik wilt maken van deze mogelijkheid. Verplaats vanuit MS Outlook naar het programma Automatische synchronisatie betekent dat in het programma automatisch activiteiten worden aangemaakt op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. Activiteiten kunnen automatisch worden aangemaakt op basis van uitgaande of inkomende e-mails of elementen op de taaklijst of agenda. Om activiteiten te kunnen aanmaken voor uitgaande en inkomende e-mails moet de ontvanger/afzender met zijn e-mailadres in het programma geregistreerd zijn als contact of bedrijfscontact.

48

E-MAIL

Handmatig kopiëren betekent u ervoor kunt kiezen om in het programma een activiteit aan te maken op basis van de keuzen die u in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft gemaakt. U kunt activiteiten aanmaken voor uitgaande en inkomende e-mails en voor elementen op de taaklijst of de agenda, door op de knop Kopiëren of Alle kopiëren te klikken. Activiteiten worden aangemaakt op basis van het desbetreffende e-mailadres. Dit moet in het programma geregistreerd zijn voor een bepaald contact of bedrijfscontact, zodat Outlook weet voor welk contact de activiteit moet worden aangemaakt. Importeren bijlage: U kunt kiezen of bijlagen bij door u ontvangen e-mails moeten worden gekopieerd naar de Document-module van het programma, en zo ja welke typen bijlagen. Let op! Standaard worden alle typen bijlagen gekopieerd als u kiest voor het importeren van bijlagen. U kunt bepaalde bestandstypen uitsluiten of opgeven welke bestandstypen moeten worden geïmporteerd. Dat doet u door op de knop Bestandstypen te klikken. E-mailadres en bedrijfsdatabase Onderaan het scherm ziet u aan welk e-mailadres de integratie gekoppeld is. Dit adres wordt gehaald uit het veld E-mail van de hoofdkaart in de gebruikersinstellingen.

Standaardwaarden Het tabblad Standaardwaarden is uitsluitend actief als u in het tabblad Integratie heeft gekozen voor Gebruik Outlook-integratie.

49


Wanneer u e-mails vanuit Outlook wilt kopiëren moet u enkele standaardwaarden opgeven voor de aan te maken activiteiten. Het programma stelt meestal een bepaald Activiteitstype voor, een Status voor de activiteit (Voltooid) en een Verantwoordelijke voor de activiteit (de ingelogde gebruiker). U kunt desgewenst ook een Project opgeven als standaardwaarde. In de keuzelijst Type kunt u desgewenst opgeven dat het standaard activiteitstype moet zijn Overnemen uit gebruikersinstellingen voor activiteit. Met deze mogelijkheid wordt het standaard activiteitstype uit deze instellingen op de activiteiten in Outlook toegepast.

De menubalk in Outlook U krijgt in Outlook een afzonderlijke menubalk voor de integratie, waarmee u de synchronisatie met het programma eenvoudig kunt regelen. De menubalk wordt weergegeven in het hoofdvenster van Outlook, maar niet in deelvensters zoals voor het aanmaken van e-mails. Door op het programma-icoon te klikken wordt Mamut geopend. Nieuwe e-mail: Van hieruit kunt u in het adresboek van het programma naar contacten zoeken voordat u een e-mail aanmaakt. Overboeking: Als u een of meer elementen in Outlook markeert en op het icoon klikt, wordt een venster geopend, waarin aangegeven wordt of deze elementen al dan niet gesynchroniseerd kunnen worden. Als het relatie niet bestaat kunt u het hier eenvoudig aanmaken, zodat het element kan worden gekopieerd. U kunt het element en de eventuele bijlagen ook openen voordat u beslist of u het al dan niet wilt kopiëren. Zet alle over: Als u op dit icoon klikt, worden alle elementen gekopieerd die voldoen aan de door u in de gebruikersinstellingen voor Outlook criteria. Vervolgens wordt een venster geopend, waar u kunt kiezen welke elementen u wilt kopiëren en elementen kunt verwijderen of de bijlagen controleren voordat u toestemming geeft voor het kopiëren. Relatiekaart openen: Markeer een e-mail in Outlook en klik op het icoon om de relatiekaart te openen. Deze mogelijkheid is uitsluitend actief wanneer de e-mail met het programma gesynchroniseerd is. Open activiteit: Opent de activiteit die aangemaakt was op basis van het gesynchroniseerde element. Synchronisatiestatus: Wanneer u op dit icoon klikt wordt een venster geopend met synchronisatiegegevens voor het geselecteerde element in Outlook. Als u bijvoorbeeld een email heeft gemarkeerd en op dit icon klikt, zult u zien of het element al dan niet gesynchroniseerd is, welk contact aan het element gekoppeld is en welke activiteit is aangemaakt als onderdeel van de synchronisatie. Instellingen: Opent de gebruikersinstellingen voor de Outlook-integratie. Dit is hetzelfde venster als het venster dat geopend wordt wanneer u in het programma naar de gebruikersinstellingen voor Outlook gaat.

50

SKYPE-INTEGRATIE

SKYPE-INTEGRATIE Met Skype kun u uw contacten opbellen vanuit hun contactenkaart of bedrijfscontactenkaart. U kunt ook gesprekken ontvangen. Als voor het contact een Skype-naam en Skype-nummer geregistreerd is in het adresboek of het bedrijfsadresboek, worden de gegevens van dat contact geopend. Gesprekken met bestaande contacten worden gelogd als activiteiten, zodat u de gesprekkenhistorie voor dat contact later eenvoudig kunt opvragen.

Wat is Skype? Skype is gratis software en kan worden gedownload van www.skype.com. Met Skype kunt u gratis bellen met andere Skype-gebruikers en rechtstreekse berichten sturen naar andere gebruikers. U kunt ook naar gewone vaste en mobiele aansluitingen bellen, maar daarvoor moet u een tegoed aanschaffen. Het programma wordt op uw PC geïnstalleerd en u heeft audioapparatuur op uw computer nodig om uitgaande en inkomende gesprekken te kunnen voeren. Er zijn zelfs speciale telefoons verkrijgbaar waarop de Skype-software geïnstalleerd is. Skype-naam De Skype-naam is de naam die een gebruiker krijgt wanneer hij zich bij Skype registreert. De naam is de gebruikersnaam die wordt gebruikt wanneer Skype-gebruikers elkaar bellen. U kunt deze Skype-naam voor uw contacten registeren in de contactenkaart en de contactpersonenkaart. Skype-nummer/SkypeIn Bij Skype kunt u ook de dienst SkypeIn bestellen. SkypeIn geeft u een normaal telefoonnummer, zodat anderen u kunnen bereiken via een 'normaal' telefoonnummer en met elke willekeurige telefoon. U ontvangt uw Skype-oproepen ongeacht de plaats waar u zich bevindt. SkypeOut Als u tegoed aanschaft voor SkypeOut kunt u via Skype bellen naar gewone vaste en mobiele aansluitingen in binnen- en buitenland. Overige diensten U kunt diensten bestellen waarmee u gewone vaste en mobiele aansluitingen in binnen- en buitenland kunt bellen. U kunt ook een telefoonnummer bestellen - een Skypenummer - zodat u gesprekken van andere dan Skype-telefoons kunt ontvangen. Meer gedetailleerde informatie over Skype vindt u op de Skype-website op www.skype.com.

51


Starten met Skype Wat heeft u nodig om te beginnen Licentie: Skype is een aanvullend product dat u bestelt en waarvoor u een licentie moet registreren. Hierna moet u de licentiegegevens beheren, zodat het aanvullende product geregistreerd wordt in uw bedrijfsdatabase(s). Meer hierover leest u in een apart gedeelte. Installatie van Skype: U moet Skype installeren op dezelfde computer als uw Mamut Business Software en u moet zichzelf registreren als Skype-gebruiker. Als u ook gewone vaste of mobiele aansluitingen wilt kunnen bellen en niet alleen andere Skype-gebruikers, moet u een Skypetegoed/SkypeOut aanschaffen. Als u ook wilt dat anderen dan Skype-gebruikers u met een vaste of mobiele aansluiting kunnen bellen, moet u een SkypeIn-nummer aanvragen. Meer over Skype vindt u op de Skype-homepage op www.skype.com. Netwerk: Skype moet worden geïnstalleerd op de computers van alle gebruikers die van deze functie gebruik gaan maken. Eerste stappen

52

1.

Selecteer Skype als de TAPI in de Mamut Business Software onder Instellingen - Andere instellingen - Andere programma's. Vink het veld TAPI aan en stel Skype in als TAPI. Mocht u een melding krijgen als het programma Skype wil gebruiken, geef hiervoor dan toestemming.

2.

Voer de Skype-naam in voor al uw contacten die ook gebruik maken van Skype. U vindt het registratieveld bij de gewone telefoonnummers op de contactenkaart. U kunt ook een Skypenaam toevoegen aan een bedrijfscontact.

SKYPE-INTEGRATIE

Het programma is nu klaar voor uitgaande en inkomende Skype-gesprekken. Uw contacten en contactpersonen hebben nu in het veld Telefoon nieuwe velden gekregen voor Skype-nummer en Skype-naam. Ook ziet u rechts naast dit veld het telefoonsymbool. De Skype-naam wordt gebruikt om andere Skype-gebruikers te bellen. Het Skype-nummer (SkypeIn) is nodig om een Skype-gebruiker te bellen van een gewone vaste of mobiele aansluiting. U heeft dit nummer niet nodig als u uw contacten belt via Skype. Wanneer u Skype activeert, ontvangt u een melding van het programma, waarin gevraagd wordt of Mamut toestemming moet krijgen om te bellen. Als u hier ooit met Nee heeft geantwoord, kunt u dit in Skype ongedaan maken via Gereedschappen - 0pties - Beheren toegang andere programma's tot Skype. Zie voor meer gedetailleerde informatie de Skype-homepage op www.skype.com.

Bellen met Skype Een andere Skype-gebruiker opbellen vanuit de contactenkaart of contactpersonenkaart 1.

Zoek het contact of bedrijfscontact op dat u wilt bellen.

2.

Selecteer in het veld Telefoon het telefoonnummer, bv. het Skype-nummer.

3.

Klik op het telefoonsymbool.

4.

Geef desgevraagd toestemming voor het bellen door de gebruiker 'Mamut'. Er wordt nu een uitgaand gesprek tot stand gebracht. U kunt de status van het gesprek bijhouden in het venster Skype-oproepen.

Opnemen van een Skype-oproep Wanneer u gebeld wordt, wordt het venster Skype-oproepen geopend, evenals een apart Skypevenster. Opnemen/openen: U neemt de telefoon op. Als het nummer of de naam van de beller geregistreerd is als contact, wordt de bijbehorende contactenkaart geopend. Openen: Opent de contactenkaart voor het betrokken contact, maar beantwoordt het gesprek nog niet. Annuleren/ophangen: Beëindigt het gesprek.

53


Mamut zoekt naar het betrokken contact op Skype-nummer /Skype-naam. Initialisatie: Standaard wordt Skype opgestart tegelijk met Windows. Als alternatief kan Skype worden opgestart wanneer u uw Mamut-programma opstart. Wanneer u Skype tijdelijk heeft afgesloten, kunt u geen Skype-gesprek beginnen vanuit Mamut, maar moet u eerst Skype weer opstarten.

Skype-activiteiten Telefoongesprekken die door Skype worden afgehandeld genereren een activiteit in de activiteitenlijst. U vindt de activiteiten in de activiteitenlijst en onder het tabblad Activiteiten van de contactenkaart of bedrijfscontactenkaart van het betrokken contact, als het Skypenummer of de Skype-naam daar is geregistreerd. De activiteiten worden geregistreerd met de begin- en eindtijd van het gesprek.

Uitgaande oproepen Alle uitgaande oproepen genereren een activiteit, ongeacht of ze al dan niet worden beantwoord. Inkomende oproepen Voor een inkomende oproep wordt alleen een activiteit aangemaakt als de oproep beantwoord wordt. Let op! Skype houdt zelf ook een logboek bij van de oproepen, maar dit logboek is niet gekoppeld aan de contacten in het programma.

54

PROJECTMODULE

PROJECTMODULE Het tabblad Administratie Het tabblad Administratie geeft u een overzicht van alle boekstukregels in Grootboek en/of Boekstukregister die zijn gekoppeld aan het huidige project. U kunt kiezen of u de gegevens wilt weergeven per boekjaar, bron, boekstuktype en/of type rekening. Dit doet u met behulp van de vervolgkeuzelijst links bovenaan. Door op de knop Ga naar factuur (F9) te drukken, opent u de gemarkeerde factuur. U kunt alleen op de knop klikken als de geselecteerde post een factuur is. Als de post is gekoppeld aan een inkoop, kunt u klikken op de knop Ga naar inkoop (F7) voor meer gedetailleerde informatie over de inkoop in de inkoopmodule. Met de knop Ga naar boekstuk (Ctrl+Shift+G) gaat u naar het Grootboek, waar u de inboeking van een post nader kunt bekijken. De knop is alleen beschikbaar voor inboekingen die zijn overgeboekt naar het grootboek. Tip! In de gebruikersinstellingen kunt u kiezen welke tabbladen u wilt laten weergeven.

De systeembeheerder bepaalt via de toegangsregelingen of een gebruiker dit tabblad al dan niet kan bekijken.

55


ACTIVITEITEN Follow-up activiteit aanmaken De modules Relatie, Verkoop, Inkoop, Logistiek en Administratie bevatten een aantal die kunnen worden geactiveerd en die dan automatisch follow-up activiteiten genereren. U bepaalt zelf voor welke processen u het genereren van follow-up activiteiten wilt oproepen. Het overzicht van de follow-up activiteiten die u kunt activeren, vindt u via Beeld - Activiteit Follow-up activiteiten. In het hele programma komt u dialoogvensters tegen nadat u een oproepproces voor een followup activiteit hebt uitgevoerd. Daarin wordt u gevraagd of u een follow-up activiteit wilt aanmaken. Als u dit venster niet meer wilt laten weergeven, vinkt u het vakje Deze melding niet meer weergeven aan. Deze instelling kan ook worden aangepast bij het bewerken van follow-up activiteiten.

Denk goed na voordat u bepaalt welke processen het genereren van een follow-up activiteit in uw bedrijf mogen triggeren. Probeer na te gaan welke functie u regelmatig gebruikt in het programma en in welke mate hiervoor follow-up nodig is. Als u te veel follow-up activiteiten activeert, kan uw activiteitenlijst al snel overvol raken, waardoor deze onoverzichtelijk wordt in plaats van handig. Een voorbeeld van een situatie waarin een follow-up activiteit handig kan zijn, is de facturering. U stelt de follow-up activiteiten dan zo in dat ze beginnen op de vervaldatum van de factuur of op een andere geschikte startdatum. De activiteit kan u er bijvoorbeeld aan herinneren dat u moet controleren of de factuur al is betaald. Door een proces te markeren en vervolgens te klikken op Bewerken kunt u follow-up activiteiten activeren of deactiveren. Ook kunt u standaardwaarden invoeren voor nieuwe activiteiten die automatisch moeten worden aangemaakt. Als u Deze melding niet meer weergeven selecteert, krijgt u geen meldingen meer waarin u wordt gevraagd of u een follow-up activiteit voor dit proces wilt aanmaken. In het venster Follow-up activiteit voor ieder proces kunt u de starttijd bewerken waarop een activiteit moet beginnen, de/het prioriteit, type en status en wie de verantwoordelijke is. In het veld Notitie kunt u meer gedetailleerde informatie vastleggen en u kunt desgewenst kiezen voor Activiteit openen bij aanmaken. Dit biedt de mogelijkheid om direct na het aanmaken meer informatie over iedere activiteit vast te leggen.

56

ACTIVITEITEN

Let op! De instellingen voor hoe en wanneer follow-up activiteiten worden aangemaakt, gelden per bedrijfsdatabase. Vergeet ook niet dat de standaardwaarden voor een follow-up activiteit de gebruikersinstellingen voor de activiteit zullen opheffen.

Activiteitssjablonen

Met behulp van gemakkelijk op te vragen activiteitssjablonen in de diverse modules kunt u het aanmaken van activiteiten aanzienlijk vereenvoudigen. U kunt definiëren en aanpassen welke activiteiten u vanuit iedere module snel en eenvoudig wilt kunnen instellen. In modules van waaruit u rechtstreeks activiteiten kunt aanmaken, zal de knop Activiteiten aanmaken beschikbaar zijn op de werkbalk. Daarnaast vindt u een kleine pijlknop.

57


Door erop te klikken, opent u een lijst met activiteiten die u kunt aanmaken vanuit de module waarin u zich bevindt. U bepaalt welke activiteiten er vanuit de diverse modules worden aangemaakt. Door op Nieuw te klikken in het venster Activiteitssjabloon kunt u nieuwe activiteitssjablonen aanmaken. Voor het bewerken van bestaande activiteitssjablonen klikt u op Bewerken. U kunt standaardwaarden invoeren voor ieder activiteitssjabloon. Deze worden automatisch voorgesteld als u een activiteit aanmaakt op basis van het sjabloon. Let op: de standaardwaarden voor follow-up activiteiten zullen uw gebruikersinstellingen voor de activiteit opheffen.

Activiteitssjabloon bewerken In het bewerkingsscherm voor activiteitssjablonen bepaalt u in welke modules de activiteitssjablonen beschikbaar moeten zijn via de pijlknoppen.

In het veld Naam voert u een beschrijving in van het type activiteit dat moet worden aangemaakt met behulp van het sjabloon. Dit is de naam die wordt weergegeven als u op de pijlknop rechts naast Activiteiten aanmaken klikt in de modules waarin het activiteitssjabloon beschikbaar is. Onder de kop Standaardwaarden voor nieuwe activiteiten kunt u het onderwerp invoeren en de starttijd voor de activiteit, de/het prioriteit,type en status en wie de verantwoordelijke is voor de uitvoering van de activiteit. In het veld Notitie kunt u aanvullende informatie vastleggen

58

ACTIVITEITEN

als u het doel of nut van de activiteit nader wilt uitwerken. De waarden die u vastlegt, worden automatisch voorgesteld bij het aanmaken van een activiteit op basis van het sjabloon. Deze kunnen indien nodig overschreven worden.

Door systeem aangemaakte activiteiten Door het systeem aangemaakte activiteiten zijn activiteiten die automatisch worden aangemaakt als bepaalde gebeurtenissen of processen zich voordoen in het programma. Voorbeelden van gebeurtenissen die het automatisch aanmaken van een activiteit triggeren zijn onder andere: veranderingen in de instellingen voor de bedrijfsdatabase, inventarisatie, diverse wizards die de waarden wijzigen van een groep relaties, artikelen enz., periodeafsluiting. De activiteitenlijst voor door het systeem aangemaakte activiteiten geeft informatie weer over wanneer de diverse activiteiten zijn aangemaakt, welke gebeurtenis het aanmaken triggerde en welke gebruiker er verantwoordelijk was voor die gebeurtenis. Bovenaan de lijst kunt u selecties verrichten waardoor u alleen activiteiten kunt bekijken die tijdens een bepaalde periode of door een bepaalde medewerker zijn aangemaakt. Om de gegevens in de lijst bij te werken aan de hand van uw selectie klikt u op de knop Bijwerken. De activiteiten zijn niet zichtbaar in de normale weergaven, maar in een aparte activiteitenlijst voor door het systeem aangemaakte activiteiten. Deze activiteitenlijst kan worden opgevraagd via Beeld - Activiteit - Door systeem aangemaakte activiteiten. De gebeurtenissen die het automatisch aanmaken van activiteiten triggeren, zijn vooraf gedefinieerd in het programma en kunnen niet worden overschreven Let op! Door het systeem aangemaakte activiteiten in de activiteitenlijst kunnen niet worden bewerkt of verwijderd.

59


URENREGISTRATIE Bedrijfsinstellingen voor Urenregistratie Met Module-instellingen voor urenregistratie kunt u de instellingen opgeven om optimaal gebruik te maken van de module. Het instellingenvenster heeft drie tabbladen, waarvan Overdracht order/project actief is als u heeft opgegeven dat urenstaten automatisch worden overgebracht naar Order/factuur en Project. Toepassen van functionaliteit Eerst maakt u de keuze naar welke modules u de urenstaten wilt doorsturen. Als u uren wilt doorfactureren via de Order/Factuur-module dan kiest u Order/Factuur . Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld naar een klant wilt doorfactureren voor de uren die u voor de klant gewerkt heeft. U kunt ook uren doorfactureren naar Project. U wilt volledige controle hebben over het aantal uren dat u heeft gewerkt aan een project. Indien u kiest voor project dan kunt u doorfactureren via de projectmodule.

U kunt beide activiteiten tegelijkertijd kiezen, maar u kunt dezelfde urenregels niet zowel naar order/factuur als project doorfactureren. Factureert u naar Project, behoren ze toe aan het project en kunnen ze doorgefactureerd worden met behulp van projectfacturering. Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf en het aantal modules die de urenstaten zullen moeten doorlopen kunt u kiezen voor de status Verwerking voltooid of Over te boeken.

60

URENREGISTRATIE

Overbrengen naar Order/Project In dit tabblad kiest u voor welke gegevens het is toegestaan veranderingen aan te brengen bij het overbrengen naar order/project. Bij overdracht naar order kunt u kiezen of u een order wilt aan maken per afdeling of per project. Verder kunt u instellen hoe u regels wilt samenvoegen, welke informatie overgebracht wordt naar order/project en hoe urenregels gesorteerd worden bij overdracht. Verder kunt u keuze maken om urenregels samen te voegen. Urenregels kunnen enkel samengevoegd worden indien het artikel, korting, toeslag, afdeling en project gelijk zijn. U kunt kiezen om urenregels met dezelfde medewerker, of urenregels met dezelfde datum samen te voegen. Indien u kiest voor artikel dan zullen tijdsregels die voldoen aan de bovengenoemde criteria samengevoegd worden, onafhankelijk van medewerker of datum. U kunt eveneens beslissen welke informatie overgedragen dient te worden naar de order/project module, alsook hoe de urenregels gesorteerd dienen te worden bij overdracht.

Hoe kan ik een nieuwe urenstaat aanmaken? Alle urenstaten worden aangemaakt en opgeslagen in de urenregistratiemodule. U maakt een urenstaat bijvoorbeeld aan per dag per medewerker, per week per medewerker, of voor verschillende medewerkers met uren. De module is zeer flexibel en kan worden aangepast aan meer geavanceerd of eenvoudig gebruik van urenregistratie. Zo gaat u te werk 1. 2.

Klik op Beeld, ga naar Urenregistratie en klik op Urenregistratie. Klik op Nieuw.

3.

Voer een Omschrijving in. Bv. 'Marijke - week 17'.

4.

Voer eventueel een Notitie in.

61


5.

Klik op Nieuw [+] om een urenregel in te voeren.

6.

Registreer het aantal gewerkte uren per urenregel en voer nieuwe urenregels in voor elke datum. U dient ook nieuwe urenregels op dezelfde datum aan te maken als deze verschillende prijs, project en afdeling hebben. Uren die op verschillende urenregels staan, kunnen wel in dezelfde berekening worden meegenomen in Order/Project.

7.

Voer relevante informatie in de overige kolommen. U kunt zich verplaatsen met behulp van de TAB-toets op het toetsenbord.

8.

Kies in de kolom Kan worden overgebracht of de urenregel naar Order of Project overgebracht kan worden.

9.

Registreer alle urenregels voor de urenstaat.

10. Klik op Opslaan. Tip! U kunt regels voor uw urenregistratie ook rechtstreeks aanmaken vanuit het informatiehokje Urenregistratie op het bureaublad.

Indien u bij instelling van de Bedrijfsinstellingen de status Verwerking voltooid en Klaar voor overdracht heeft ingesteld, kunt u klikken op Urenstaat voltooien in de werkbalk en de status van de urenstaat veranderen van Niet verwerkt in Verwerking voltooid. De personeelsfunctionaris kan hierna de urenstaat goed- of afkeuren. Goedgekeurde urenstaten kunnen overgebracht orden naar Order/Project, afhankelijk van welke instellingen u hebt ingesteld voor de Bedrijfsinstellingen en welk type overdracht u heeft geselecteerd in de kolom Kan worden overgebracht. Door op Afdrukken te klikken kunt u rapport van de urenstaat afdrukken. Klikt u op Rapportmodule in de afrollijst Afdrukken dan krijgt u een selectie rapporten met gedetailleerde informatie van geregistreerde uren. Geheel onderaan wordt het Urensoort Totaal gesommeerd. Klik op deze knop voor details over de urensoorten. Het scherm geeft onder andere het aantal uren per urensoort weer, de totale som per order en project excl. BTW die zijn opgevoerd per urensoort. Hoe kan ik een urenregel aan een activiteit koppelen? Het is mogelijk een bestaande activiteit aan een urenregel te koppelen of een nieuwe activiteit aanmaken gebaseerd op een urenregel. Dit doet u in de kolom Activiteitnr. door een activiteitnummer in te voegen of door ' - ' in te toetsen (de minus-toets op het toetsenbord). Als u ' - ' invult, dan krijgt u een activiteitenoverzicht gekoppeld aan de medewerker, en kunt u kiezen welke activiteit gekoppeld dient te worden aan de urenregel. In het venster kunt u ook op Nieuw klikken en een activiteit aanmaken die gebaseerd is op een urenregel.

62

PERSONEEL

PERSONEEL Tabs in het medewerkersregister: Personeel U vindt de knoppen Contactgegevens, Personalia, Afwezigheid, Vaardigheid en Notities op het tabblad Personeel. Met elk van deze knoppen kunt u aanvullende informatie registreren voor elk van uw werknemers.

Contactgegevens Alle informatie over een medewerker, zoals adres, telefoonnummers en e-mailadressen, wordt opgeslagen op het tabblad Contactgegevens. U kunt selecteren welk telefoonnummer het standaardnummer voor de medewerker moet zijn. Het geselecteerde nummer wordt weergegeven op de bovenste helft van de medewerkerskaart, samen met het e-mailadres. Het adres van de medewerker wordt geregistreerd in het betreffende veld hiervoor of door te klikken op de knop Adres. Als u meer adressen voor een medewerker wilt registreren, bijv. projectadressen of tijdelijke adressen, doet u dit door op de pijlknop onder Adres te klikken. Ook kunt u de tijdsperiode registreren waarvoor elk adres geldt. Personalia Onder de knop personalia kan u de geboortedatum en het sofinummer van de medewerkers invullen. Indien een medewerker een eigen bedrijf heeft, kunt u dit ook hier aangeven. Door te klikken op de Zoek-knop naast Bankrekening, kunt u informatie over de bank en bankrekening van de medewerker invoeren. Overige informatie die over iedere medewerker ingevoerd kan worden is de Burgerlijke Staat en naam en relatie van familie. Informatie over familie kan van belang zijn in geval van een noodsituatie. Onder Aangepast veld kunt u aangeven welke extra informatie u wilt invoeren. Hierbij kunt u denken aan nationaliteit, vakbond of verjaardag Afwezigheid Het beheer van afwezigheid helpt u om de afwezigheid van uw medewerkers en de redenen daarvoor bij te houden.

63


Afwezigheid wordt het hele jaar door voortdurend geregistreerd voor iedere medewerker en verdeeld over de verschillende afwezigheidtypes. U kunt de afwezigheidtypes instellen in het standaardregister om deze aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf. Ga voor het standaardregister naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister of klik met de rechtermuisknop op de vervolgkeuzelijst Type afwezigheid in het venster voor afwezigheidsregistratie en selecteer Standaardregister wijzigen. Naast het registreren van nieuwe gevallen van afwezigheid kunt u ook bestaande gevallen bewerken en wijzigen. Indien nodig kunt u ook afwezigheidsregistraties verwijderen. Voor een optimaal overzicht van uw afwezigheidsregister kunt u selecteren om alleen gevallen van afwezigheid voor het huidige of voorgaande jaar weer te geven. U kunt de gegevens in het register sorteren door te klikken op de kop van de kolom waarop u wilt sorteren. Als u met de rechtermuisknop op het register klikt, ziet u een voorbeeldweergave van een rapport van de gegevens. Dit kunt u afdrukken of exporteren naar Excel. Door te klikken op de knop Instellingen bovenaan op de medewerkerskaart kunt u de standaardwerktijden, lunchtijd en het totaal aantal werkuren per dag van de medewerkers registreren. Standaard registreert het afwezigheidsregister afwezigheid in hele werkdagen, maar als u afwezigheid overwegend in uren registreert, kunt u dit inschakelen door het vakje aan te vinken. Als u een afwezigheidsrapport wilt printen, kunt u op de knop Print drukken. In het selectievenster dat vervolgens wordt geopend, kunt u selecteren welke medewerkers, periodes of van- en tot-data in het rapport moeten worden opgenomen. Afwezigheid registreren 1.

64

Klik op Nieuw in het venster Afwezigheid.

2.

Selecteer het juiste Type afwezigheid in de vervolgkeuzelijst.

3.

Selecteer Afwezigheid van datum en Afwezigheid tot datum met behulp van de vervolgkeuzelijst voor de datum. Als u ervoor hebt gekozen om afwezigheid in uren te registreren, moet u ook het aantal uren registreren.

4.

Het totale aantal dagen/uren wordt automatisch berekend op basis van de door u ingevoerde data/uren. Als u een halve dag wilt registreren, kunt u het veld Totaal (dagen) overschrijven.

PERSONEEL

5.

Gebruik het veld Notities als u meer gegevens wilt registreren over de reden voor de afwezigheid of vergelijkbare informatie.

6.

Selecteer de juiste Afwezigheidsstatus.

7.

Klik op OK. Let op! U kunt afwezigheidsregistraties bewerken of verwijderen door te klikken op de knoppen Bewerken of Verwijderen.

Vaardigheid Met het vaardigheidsregister kunt u informatie over de kwalificaties en vaardigheden van uw werknemers op één plek registreren en bewaren. Enkele voorbeelden van het soort informatie dat u kunt registreren zijn opleiding, diploma's, taalvaardigheden, werkervaring enz. Het register kan ook worden gebruikt voor de registratie van cursussen en aanbiedingen voor aanvullende opleidingen voor uw werknemers plus de follow-up daarvan. U kunt meerdere vaardigheidstypes en -statussen aanmaken in het standaardregister om de functie aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf. Voor het standaardregister gaat u naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister of klikt u met de rechtermuisknop in de Type-en Status-vervolgkeuzelijsten tijdens de vaardigheidsregistratie en kiest u voor Standaardregister wijzigen. Registreren van vaardigheidsinformatie of aanbiedingen voor cursussen/aanvullende opleidingen 1.

Klik op de knop Nieuw.

2.

Verander de datum als u de datum van vandaag wilt overschrijven.

3.

Selecteer het benodigde Type vaardigheid in de vervolgkeuzelijst.

4.

Voer een onderwerp in.

5.

Voer eventuele notities in.

65


6.

Klik op Koppel... of Documenten importeren als u iets aan de invoer wilt koppelen.

7.

Selecteer de juiste status in de vervolgkeuzelijst.

8.

Voer Datum afgerond in, de datum waarop de registratie of eventuele cursussen zijn afgerond.

9.

Klik op OK.

Notities Op het tabblad Notities kunt u zoveel notities invoeren over een medewerker als u wilt. Nieuwe notities maakt u aan door te klikken op de knop Nieuw. Als u eigen notitietypes wilt aanmaken, kunt u met de rechtermuisknop klikken in de Notitie-vervolgkeuzelijst en kiezen voor Standaardregister wijzigen. Voorbeelden van alternatieve notitietypes zijn 'Prestaties' of 'Speciale projecten'. Als u een notitie markeert, wordt de notitietekst weergegeven in het tekstvak eronder.

66

ABONNEMENTSFACTURERING

ABONNEMENTSFACTURERING Abonnementsfacturering is een aparte module die u kunt gebruiken als u regelmatig aan dezelfde klant factureert voor dezelfde producten en/of diensten. Met de module hebt u op een overzichtelijke manier de volledige controle over welke klanten voor welke abonnementen/overeenkomsten moeten worden gefactureerd en hoe vaak. Belangrijk! Voor het activeren van de module Abonnementsfacturering dient u te kiezen voor Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering door naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen Order/Factuur te gaan en te kiezen voor het tabblad Algemeen . Vervolgens moet u uitloggen en het programma opnieuw starten om met de module te kunnen werken. Let op! Deze functionaliteit is alleen toegankelijk als additioneel product in enkele programmaversies.

De module bestaat uit een abonnementsregister, waarin u diverse soorten abonnementen/overeenkomsten aanmaakt waarvoor uw klanten zich kunnen inschrijven. Het abonnement kan worden ingesteld met artikelen en diensten met speciale prijzen en kortingen en u kunt instellingen selecteren voor de manier waarop het systeem met het abonnement moet omgaan. Het abonnement krijgt een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak een order, op basis van de daaraan gekoppelde klantabonnementen, wordt aangemaakt. Ook kunt u bestaande abonnementen in het register bewerken en abonnementen indien nodig de status 'gestopt' geven. Als een abonnement non-actief wordt gemaakt, worden de daaraan gekoppelde klantabonnementen niet meer weergegeven in het klantabonnementenregister en worden er geen orders meer aangemaakt die zijn gebaseerd op deze klantabonnementen. Het register voor Klantabonnementen laat zien aan welke abonnementen klanten zijn gekoppeld. Vanaf dit venster kunt u klanten koppelen aan abonnementen en kunt u ook bestaande klantabonnementen bewerken. Ook kunt u een einddatum voor een abonnement instellen/wijzigen, het abonnement van een klant pauzeren of volledig beëindigen. U kunt een begin- en desgewenst een einddatum instellen voor ieder afzonderlijk klantabonnement en u kunt de frequentie aangeven die bepaalt hoe vaak/wanneer het klantabonnement kan worden 'verwerkt', waarbij een order wordt aangemaakt op basis waarvan u kunt factureren. U kunt een klantabonnement beëindigen door de status ervan te wijzigen in 'Gestopt' of u kunt het 'pauzeren' als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Onderbroken/gepauzeerde of gestopte klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden. U kunt kiezen welke abonnementen en klanten de basis moeten vormen voor het aanmaken van verkopen in de functiespecifieke wizard voor het aanmaken van orders voor actieve klantabonnementen. In uw selectie kunt u ook aangeven tot welk punt in de toekomst er orders moeten worden aangemaakt. Als u uw selectie hebt ingevoerd, krijgt u een lijst met alle klantabonnementen die worden meegenomen in de orderverwerking. U kunt nu alle eventuele klantabonnementen die u deze keer niet wilt meenemen uit de lijst verwijderen. Deze verwijderde abonnementen worden bij de volgende verwerking opnieuw meegenomen. U kunt de selectiedatum ook in het verleden plaatsen als u eerst orders wilt aanmaken voor

67


klantabonnementen die al eerder hadden moeten worden uitgevoerd. Hierna kunt u een andere verwerking starten op basis van een nieuwe datum. Elk abonnement kan worden gekoppeld aan een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak het abonnement kan worden 'verwerkt', d.w.z. hoe vaak ieder klantabonnement de basis kan vormen voor het aanmaken van een verkooporder. De frequentie wordt geregeld in het standaardregister, dat u kunt openen door te klikken op de knop Standaardregister op de werkbalk bovenaan in het venster Abonnementsregister of door naar Beeld - Instellingen - Bedrijf Standaardregister te gaan. U kunt nieuwe frequenties aanmaken voor respectievelijk een vaste datum in iedere maand of om de zoveel dagen. U kunt het rapport Toekomstige factuurabonnementen printen, met daarin de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen.

Het abonnementsregister Het abonnementsregister is een venster met daarin de verschillende abonnementen die u hebt ingesteld. Rechtsboven in het venster selecteert u of u alleen actieve of alleen non-actieve abonnementen wilt bekijken of dat u alle abonnementen wilt zien, ongeacht hun status.

Het overzicht toont u de abonnementsnaam, de status, de frequentie, het frequentietype en wanneer de volgende 'verwerking' van het abonnement zal plaatsvinden. Bij een 'verwerking' gaat het om het aanmaken van orders op basis van aan een abonnement gekoppelde klantabonnementen. In het abonnementsregister kunt u nieuwe abonnementen instellen, bestaande abonnementen bewerken en abonnementen non-actief maken door te klikken op de knop Verwijderen. Let op: klantabonnementen die zijn gekoppeld aan een non-actief abonnement worden niet meer weergegeven in het overzicht van klantabonnementen en vormen niet langer de basis voor het aanmaken van orders.

68


Een abonnement is een sjabloon dat identiek is voor alle klanten aan wie worden gefactureerd voor hetzelfde abonnement. Dat wil zeggen dat aan ieder abonnement meerdere klantabonnementen zijn gekoppeld. Bij een abonnement kan het gaan om een abonnement op een tijdschrift, krant of alert-dienst, maar ook om huur- of serviceovereenkomsten. Maak een abonnement aan voor ieder(e) abonnement of regelmatige dienst die u aanbiedt en die de basis vormt voor facturen. U voegt de producten en/of diensten aan uw abonnement toe die moeten worden meegenomen op de abonnementsfactuur en u voert de instellingen in die moeten gelden voor de orders die voor het abonnement worden aangemaakt. Met behulp van een speciale wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van uw abonnementen. U kunt de wizard starten door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard kiest u voor welke abonnementen orders moeten worden aangemaakt en of deze alleen voor een bepaalde klant moeten worden aangemaakt of voor alle klanten. Als u op de knop Abonnement weergeven klikt, opent u een venster met alle gegevens over het abonnement. U kunt de informatie van hieruit echter niet bewerken. De knop geeft informatie voor gebruikers die meer willen weten over een abonnement, maar die geen toegangsrechten hebben waarmee ze wijzigingen kunnen aanbrengen. Met de knop Frequentieregister gaat u rechtstreeks naar het standaardregister, waar u frequenties kunt aanmaken en beheren. Frequenties bepalen wanneer/hoe vaak verkooporders worden aangemaakt op basis van de diverse klantabonnementen die aan het abonnement zijn gekoppeld. Er zijn twee soorten frequenties: "Aantal dagen interval" en "Vaste datum per maand". Als u kiest voor "Aantal dagen interval" kunt u om de x dagen na de laatste orderaanmaak orders genereren. Met "Vaste datum per maand" kunt u aangeven dat u orders wilt aanmaken op dag X om de Y maand(en), bijv. om de twee maanden op de 3e dag, op de 15e van elke maand, om de drie maanden op de 1e van de maand enz. Door te klikken op de knop Print kunt u het rapport voor Toekomstige factuurabonnementen afdrukken.

De tabbladen onder afspraken Het tabblad Artikelregels Op het tabblad Artikelregels van de abonnementskaart kunt u de artikelen toevoegen die op basis van het abonnement moeten worden gefactureerd. De artikelen moeten in het artikelregister staan om aan een abonnement te kunnen worden toegevoegd. Om een artikel aan het abonnement toe te voegen, klikt u op Nieuw of Artikellijst weergeven. Het tabblad Vracht Op het tabblad Vracht kunt u invoeren welke leveringsvoorwaarden er moeten gelden voor het abonnement, de beschikbare leveringswijzen, gewicht, formaat enz. De informatie die u op dit tabblad registreert, wordt overgebracht naar aangemaakte orders die zijn gebaseerd op dit abonnement als u 'Abonnementsinstellingen' selecteert in de velden op het tabblad Abonnementsinstellingen. Het tabblad Tekst Op het tabblad Tekst kunt u tekst invoeren die wordt weergegeven op afgedrukte orders en facturen. U kunt de tekst rechtstreeks in het tekstveld invoeren of selecteren uit een reeks

69


verschillende teksttypen in de vervolgkeuzelijst. Het is mogelijk om op verschillende rapporten verschillende teksten weer te geven. Als u Gewone tekst kiest uit de lijst, kunt u op de zoekknop rechts naast de vervolgkeuzelijst klikken om te kiezen uit een reeks voorgedefinieerde teksten uit het standaardregister. De gewone tekst zal zowel op afgedrukte orders als facturen worden weergegeven. Tekst inzamellijst wordt ingevoerd als u een eigen tekst hebt die u wilt laten weergeven op afgedrukte inzamellijsten. Tekst op pakbon wordt weergegeven op pakbonnen. Als u kiest voor Serviceorder tekst, kunt u in het veld links uw tekst invoeren die moet worden weergegeven op afgedrukte serviceorders. De tekst in het veld rechts wordt weergegeven op servicefacturen. U kunt de tekst van het veld links naar het veld rechts verplaatsen door op de pijlknop te klikken. Het tabblad Diversen Op het tabblad Diversen voert u uw instellingen in voor responstype, afronden, formulier, project, btw e.d. De instellingen die u op dit tabblad invoert, worden overgebracht naar aangemaakte orders die zijn gebaseerd op dit abonnement als u 'Abonnementsinstellingen' selecteert in de velden op het tabblad Abonnementsinstellingen. Het tabblad Abonnementsinstellingen De instellingen bij Abonnementsinstellingen bepalen dat informatie uit de velden van het abonnement moet worden overgebracht naar een order of dat de instellingen die zijn verricht in andere delen van het systeem moeten gelden.

Standaard worden de instellingen ingevoerd als Abonnementsinstellingen, maar dit kan indien nodig worden overschreven.

70


Een nieuw abonnement aanmaken U kunt als volgt een nieuw abonnementstype aanmaken 1.

Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering.

2.

Klik op Nieuw.

3.

Voer de titel van het abonnement in. Desgewenst kunt u ook een omschrijving geven van waar het abonnement voor bedoeld is.

4.

Voer uw instellingen in m.b.t. Frequentie, Betalingsvoorwaarden, Onze ref. en Referentie.

5.

De hieraan gerelateerde informatie registreert u op de tabbladen voor Artikelregels, Vracht, Tekst, Diversen en Abonnementsinstellingen.

6.

Klik op Opslaan als u klaar bent met het registreren van uw abonnementsinformatie.

7.

Klik op de knop Afsluiten om het abonnementsvenster te sluiten.

Klantabonnementen Het venster Klantabonnementen geeft u een volledig overzicht van alle klantabonnementen die u hebt ingesteld, d.w.z. alle overeenkomsten tussen klanten in uw klantenregister en abonnementen in uw Abonnementenregister. U kunt een bepaald abonnement zoeken op klantnummer in het klantabonnement of u kunt op de zoekknop klikken om een klant op te zoeken in de geopende klantenlijst.

Met behulp van de vervolgkeuzelijsten Abonnement en Status kunt u een selectie maken, zodat alleen bepaalde abonnementen of abonnementen met een bepaalde status worden weergegeven. Als u de sorteerwijze van de abonnementen wilt wijzigen, kunt u klikken op de kop voor de kolom waarop u wilt sorteren.

71


Vanaf het venster Klantabonnementen kunt u nieuwe klantabonnementen instellen door een klant te combineren met een geregistreerd abonnementstype en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. U kunt einddata voor abonnementen invoeren/bewerken, klantabonnementen pauzeren of volledig stopzetten. Aan ieder klantabonnement kunnen een begin- en einddatum (als deze vaststaat) worden toegekend. Klantabonnementen kunnen ook handmatig worden stopgezet en gepauzeerd, als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Gestopte of gepauzeerde klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden. Als u klanten hebt aan wie voor meerdere abonnementen gefactureerd moet worden, moet u voor elk abonnement een apart klantabonnement aanmaken. Met behulp van een wizard kunt u eenvoudig orders aanmaken op basis van klantabonnementen. De wizard wordt gestart door op de knop Order/Factuur op de werkbalk van het abonnementsregister te klikken. In de wizard bepaalt u voor welke abonnementen u orders wilt genereren en of de orders voor alle klanten of slechts voor één klant gegenereerd moeten worden. Door op de knop Abonnement weergeven te klikken, kunt u de gegevens van een abonnement bekijken. U kunt de informatie echter niet bewerken. Deze knop kan handig zijn voor gebruikers die meer willen weten over een abonnement maar geen toegangsrechten hebben voor het bewerken van abonnementen. Door op de knop Print te drukken, print u een rapport met daarin de toekomstige factuurabonnementen.

Een nieuw klantabonnement aanmaken Aanmaken van een nieuw klantabonnement Een Klantabonnement koppelt een klant aan een abonnement. Alle klanten waaraan gefactureerd moeten worden op basis van een klantabonnement moeten aan één van uw abonnementen worden gekoppeld. 1.

Ga naar Beeld - Order/Factuur - Abonnementsfacturering.

2.

Klik op de knop Klantabonnementen.

3.

Klik op Nieuw.

4.

Selecteer de betreffende klant en klik op OK. Selecteer het abonnement waaraan u de klant wilt koppelen uit de Abonnementvervolgkeuzelijst.

5.

72

Voer ook een Status in als het abonnement later Actief moet worden gemaakt en niet meteen.


6.

Voer de Begindatum in als deze afwijkt van de huidige datum en een Einddatum als deze al is overeengekomen.

7.

Klik op OK.

73


Wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement Stap 1:2 De wizard voor het aanmaken van orders op basis van klantabonnementen start u vanaf de vensters Abonnementsregister of Klantabonnementen. Bij de eerste stap van de wizard selecteert u de abonnementen of klanten waarvoor u orders wilt aanmaken. Aanmaken van orders 1.

Klik op de knop Order/Factuur op de werkbalk om de wizard te starten. Selecteer of u alle abonnementen wilt meenemen of een selectie wilt maken voor slechts een abonnement. Als u kiest voor het laatste, kunt u op de bladerknop klikken om het betreffende abonnement te selecteren in de lijst met beschikbare abonnementen.

74

2.

Selecteer of alle klanten in de selectie moeten worden meegenomen of slechts een klant. Als u ervoor kiest om één enkele klant mee te nemen, klikt u op de bladerknop om die klant te zoeken.

3.

Voer in tot welke datum abonnementen in de selectie moeten worden meegenomen.

4.

Vink het vakje voor Statusoverzichten weergeven aan als u deze wilt bekijken.

5.

Klik op OK.


Stap 2:2 In stap 2 van de wizard krijgt u een overzicht van de klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt op basis van de uw selecties in de voorgaande stap. Klantabonnementen waarvoor een order kan worden aangemaakt, worden standaard geselecteerd. U kunt echter het selectievinkje verwijderen voor abonnementen die u deze keer niet wilt meenemen.

Als u alle benodigde wijzigingen in de selectie hebt aangebracht, klikt u op Voltooien om de orders aan te maken. Als ervoor hebt gekozen om een statusrapport van alle aangemaakte orders te bekijken, wordt dit nu weergegeven. De aangemaakte orders vindt u in de gewone module Order/Factuur, die bereikbaar is via Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur.

75


Factureren van orders op basis van abonnement Orders die zijn aangemaakt via de wizard voor aanmaken van orders op basis van klantabonnement worden overgeboekt naar de Ordermodule. Van daaruit kunnen zij op de gebruikelijke manier gefactureerd worden. Overgeboekte abonnementsorders factureren: 1.

Klik op de knop Factuur in de Order/Factuur-module om het factureringsproces te starten.

2.

Selecteer Filter links naast het venster.

3.

Selecteer het gewenste afdruktype en pas de instellingen daarvan aan.

4.

Klik op OK.

5.

Maak een selectie op basis van het abonnement dat u wilt factureren door dit te selecteren in de vervolgkeuzelijst Abonnement

. 6.

Klik op OK.

7.

Pas de selectie aan met behulp van de pijlknoppen als er orders zijn die u niet wilt factureren.

8.

Klik op OK. Rapport: Toekomstige factuurabonnementen Het rapport voor Toekomstige factuurabonnementen laat zien welke orders u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van uw bestaande klantabonnementen. U bepaalt tot hoe ver in de toekomst u facturen wilt weergeven door de datum in het selectievenster in te voeren. Ook bepaalt u of u toekomstige facturen wilt bekijken voor één klant of voor alle klanten en of alle abonnementen moeten worden weergegeven of slechts één. U kunt het rapport printen door op de knop Print op de werkbalk bovenin de vensters Klantabonnementen of Abonnementsregister te klikken. U kunt het rapport ook vanuit de Rapportmodule printen.

76

E-COMMERCE

E-COMMERCE Artikelregister – Het tabblad Webinstellingen De webshop is volledig geïntegreerd met het Artikelregister door middel van de Webinstellingen. Hier geeft u aan of een artikel in het assortiment van uw webshop moet worden opgenomen en welke gegevens van het artikel moeten worden weergeven. Zo plaats u een artikel op uw webshop 1.

Kies Beeld – Artikel – Artikelregister – Webinstellingen.

2.

Kies Moet verkocht worden op één of meerdere websites om het artikel beschikbaar te maken in het artikeloverzicht van de webwinkel bij Bestel artikelen.

3.

Kies bij Laten zien op website of gebruik artikelselectie in de webshop bij Bestel artikelen

4.

Kies de website uit de afrollijst.

5.

De optie Alle Websites zorgt ervoor dat het artikel opgenomen wordt bij de artikelselectie in de webwinkel van alle geregistreerde websites.

1.

Kies Beeld – Artikel – Artikelregister – Webinstellingen.

2.

Selecteer de website waarin u de afbeeldingen en informatie wilt opnemen.

3.

Kies ‘Invoegen’. Voeg de afbeelding in of geef het pad naar de afbeelding aan indien u een afbeelding van het artikel in uw webwinkel wilt hebben.

4.

Kies Afbeelding invoegen en Koppeling naar afbeelding als u een afbeelding van een artikel op uw website wilt tonen.

Zo voegt u afbeeldingen en informatie toe aan de webshop

Afbeelding invoegen voegt een afbeelding van uw computer in:

Klik op Invoegen

Zoek het bestand op en markeer het.

77


Klik op OK.

Koppeling naar afbeelding geeft de link aan naar een externe website, bijvoorbeeld uw leverancier:

Typ het website-adres in het veld URL.

U heeft direct toegang tot het webadres met knop aan de rechterzijde van het veld URL.

In de tekst box Artikelgegevens kunt u de informatie intikken over het artikel die u op de webwinkel wilt weergeven. In het veld Meer info (vervolgpagina) kunt u voor dit artikel een link naar de vervolgpagina op uw website aangeven. In de afrollijst Magazijngegevens kunt u aangeven of de bezoekers van de webshop kunnen zien hoeveel artikelen nog in voorraad zijn, of dat u andere magazijngegevens wilt weergeven. Toestaan aankoop van minder dan volledige eenheden: Wilt u via uw website artikelen verkopen die minder zijn dan een volledige eenheid, dan kunt u dit aangeven door Verkoop van minder dan een volledige eenheid toestaan. Deze instelling wordt zichtbaar wanneer u heeft aangegeven dat het artikel Moet verkocht worden op één of meerdere websites en daarnaast heeft aangegeven dat u een of meerdere decimalen wilt gebruiken voor het aangeven van uw magazijnvoorraad van uw artikelen. Deze instelling vindt u onder Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Artikel en het tabblad Voorraad. Houd er rekening mee dat u uw website opnieuw moet publiceren nadat u de instellingen van uw artikelen heeft aangepast en verkoop van minder dan een volledige eenheid via uw webshop wilt toestaan. In het hoofdstuk E-commerce kunt u lezen over de weergave van het voorraadniveau van de artikelen in uw Webshop.

78

E-COMMERCE

Instellingen Webshop In dit tabblad geeft u aan hoe de prijzen in uw webshop moeten worden weergegeven. Onderin het venster bij Voorbeeld ziet hoe de verschillende weergegeven. Prijzen Benoeming vòòr prijs: Hier wordt de valutacode uit de bedrijfsinstellingen Economie/Land voorgesteld. Dit kunt u naar eigen wens veranderen in "Euro", € en dergelijke. Indien u de valutacode als achtervoegsel wenst, kunt u dat aangeven in het veld Benoeming na prijs.

Incl. BTW / excl. BTW: Bepaal of de prijzen als bruto- of nettobedragen moeten worden getoond. Indien u aan het bedrijfsleven verkoopt, is het normaal om de prijzen zonder BTW te noteren, omdat zij de Btw kunnen terugvorderen. Voor consumenten wordt verwacht dat de prijzen inclusief Btw zijn. Soort afronding: Indien u de prijzen hele bedragen wilt weergeven, zullen ook orders uit de webwinkel worden afgerond. Dit kunt u geheel onafhankelijk van de instellingen in de Order/Factuurmodule instellen. Decimaalteken: Kies welke u op de website wilt gebruiken. Het meest gangbaar is de punt (.) of de komma (,). Het Scheidingsteken: Kies welke u op uw website wilt gebruiken. Het meest gebruikelijke is een punt (.) of een komma (,). Aantal decimalen: Geef aan met hoeveel decimalen de prijzen moeten worden weergegeven. Naarmate de prijzen per stuk hoger worden, is het gebruikelijk om prijzen zonder decimalen weer te geven. De afgeronde prijzen zullen ook naar de order worden overgebracht. Benoeming na prijs: Dit kunt u naar eigen wens veranderen in "Euro", € en dergelijke en als een achtervoegsel vermelden. Indien u voor een prijs zonder decimalen kiest, zou het logisch zijn om ", -" aan de prijs toe te voegen. Indien u de valutacode ook als een voorvoegsel (Benoeming voor prijs) wenst, kunt u beide gebruiken. Toon prijslijst: Vink aan of u een prijslijst wilt tonen in de webshop.

79


Overig Grafische magazijnstatus: Voor het tonen van de voorraadstatus in de webshop kunt u uit drie iconen kiezen. Om de voorraadstatus te tonen, dient u dit ook aan te geven in het tabblad Website-instellingen in het artikelregister. Formaat voor automatisch gegenereerde e-mails: In sommige gevallen kan het voorkomen dat e-mails die verstuurd worden vanuit de webshop worden opgevangen door een spam-filter, of dat de ontvanger vanwege bepaalde redenen geen HTML in e-mail toestaat. Hier kunt u aangeven of u een PDF-bijlage, een HTML-bijlage of een HTML direct als de inhoud wilt versturen. U kunt er ook voor kiezen om uw bedrijfslogo in deze berichten weer te geven. Een voorbeeld van deze berichten kunnen orderbevestigingen zijn. Om deze functie te activeren kiest u voor logo onder Beeld - E-commerce – Website bewerken – Informatie over het bedrijf. Voor artikelen met varianten: Vink aan of u een link wilt tonen naar varianten van artikelen in de artikellijst.

80

ADMINISTRATIE

ADMINISTRATIE Instellingen voor Betalingsherinneringen/Incassoberichten Klanten die hun facturen niet tijdig betalen kunnen op eenvoudige wijze worden opgevolgd door middel van betalingsherinneringen. U kunt o.a. aangeven hoeveel betalingsherinneringen de klant moet ontvangen voordat een eventueel incassobericht verzonden wordt. U kunt de volgende instellingen opgeven:

Aantal herinneringen voor verzending van incassobericht: Door middel van een afrollijst het gewenste aantal betalingsherinneringen dat verzonden moet zijn voordat de klant een incassobericht verstuurd wordt. Betalingsherinnering verzenden uitsluitend voor bedragen hoger dan: Betalingsherinneringen zullen uitsluitend worden verstuurd voor vorderingen met bedragen hoger dan het aangegeven bedrag. Herinneringen en incassoberichten moeten dezelfde artikelregels bevatten als de oorspronkelijke factuur: Wanneer de facturen zijn gegenereerd met behulp van de module Order/Factuur, kunnen artikelregels op betalingsherinneringen en incassoberichten worden weergegeven. Verschuldigde bijkomende kosten moeten automatisch in het venster voor registratie van ontvangen betalingen worden aangegeven: Bij het boeken van de betaling van de oorspronkelijke vordering worden bijkomende extra kosten automatisch in het veld herinneringskosten ingevoerd. Factuurhistorie bij e-mail bijsluiten: Indien betalingsherinneringen per e-mail worden verzonden, kan een rekeningoverzicht worden bijgesloten.

Stuur geen aanmaningen aan klanten die nog geld van ons krijgen: Vinkt u deze instelling aan dat wordt er geen herinnering gestuurd aan klanten waar u nog openstaande posten heeft. Voor elke nieuwe herinnering die afgedrukt wordt en goedgekeurd wordt, verandert de status. Het aantal statussen volgt het aantal herinneringen dat u gekozen hebt bovenin het venster.

81


Inboeken De module Inboeken is een soort kladblok waar u uw boekstukken neerzet voordat ze overgebracht worden naar het grootboek. Zolang de boekstukken in inboeken liggen kunt u datum, boekstuksoort, periode, rekeningen enz. veranderen. Een boekstuk bestaat uit twee of meer Boekstukregels, waarvan de som gelijk nul is. Het totaal van Debet moet gelijk zijn aan het totaal van Credit. De boekstukken worden genummerd aan de hand van de instellingen die u zelf heeft aangegeven. Voordat u met Inboeken begint, dient u op de hoogte te zijn van de mogelijke instellingen. Deze module kan naar uw persoonlijke behoefte ingesteld worden en met behulp van gebruikersinstellingen zult u sneller en eenvoudiger boekstukken kunnen inboeken. Het inboeken is in twee delen opgedeeld. In het bovenste gedeelte ziet u het betreffende boekstuk dat u bewerkt. In het onderste gedeelte ziet u het boekstuk dat al in ingeboekt, maar nog niet naar het grootboek is overgebracht. Het is nog steeds mogelijk deze boekstukken te veranderen. Bij het inboeken van boekstukken wordt verwacht dat u een brutosom invoert. Bij gebruik van Btw-codes houdt het systeem Inkoop Btw en Verkoop Btw in van het boekstuk en boekt dit naar de juiste Btw-rekening. Via de knop Rekeningschema kunt u een rekening aan verschillende Btw-codes koppelen. In het tabblad Uitgebreid kunt u speciale toepassingen instellen voor de rekening. Zo kunt u voor de omzet Moet opgenomen worden in Btw-plichtige omzet aangeven. Door te klikken op de knop rechts van Activiteiten aanmaken kunt u aangepaste activiteiten invoeren. U kunt zelf de inhoud van de activiteit bepalen en aangeven in welke modules de activiteitssjabloon beschikbaar zal zijn. Met behulp van Boekstukregel invoegen (Ctrl + T) kunt u aangepaste boekstukregels invoegen en toepassen. In het Boekstuk venster klikt u op de knop Instellingen en voegt u uw eigen boekstuk tekst in het Standaardregister in. De teksten die u hier invoegt zullen weergegeven worden in de afrollijst in het Boekstukvenster. U kunt de Calculator openen door op F-12 t drukken op het toetsenbord. Er is een aantal andere sneltoetsen om het inboeken te vereenvoudigen Enkele Btw-codes kunt u aanpassen aan uw bedrijf met eigen Btw-instellingen. Lees meer over Btw-codes hieronder. Een snellere manier om boekstukken in te boeken is het gebruik van Boekstuksjablonen of de knoppen in de werkbalk voor boekstuksjablonen. Tip! In Inboeken kunt u Resultaat en Balans checken van een boekstuk, voordat u deze naar het grootboek overbrengt. U kiest de bron voor het afdrukken in de rapportmodule waar u kunt kiezen tussen Grootboek, Inboeken of beiden.

82

ADMINISTRATIE

Naar grootboek overboeken Zo boekt u een boekstuk over naar grootboek 1.

Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Inboeken.

2.

Klik op Verwerken naar Grootboek.

3.

Maak een selectie voor het overboeken. U kunt kiezen uit boekstuksoort, periode of alle boekstukken. (Een combinatie is ook mogelijk zoals bv. Inkoopfactuur van Periode 3). Tip! Heeft u Batchverwerking in de inboekmodule in de gebruikersinstellingen afgevinkt, dan kunt u een batch kiezen in het selectiescherm.

4.

Zorg dat het vakje naast Boekstuk voorbeeld niet aangevinkt is, wanneer u deze niet wilt weergeven.

5.

Klik Volgende.

6.

Controleer of de inhoud van het boekstuk correct is (wanneer u bij stap 4 heeft aangegeven het voorbeeld te willen zien).

7.

Klik op Voorbeeld sluiten om het venster te sluiten.

8.

Klik op Vorige wanneer er een fout in het voorbeeld staat. U kunt terug gaan en een nieuwe selectie maken en hierna opnieuw een voorbeeld bekijken.

9.

Wanneer het voorbeeld correct is, selecteert u de printer die u wilt gebruiken. Klik op Voltooid. Het transactiejournaal wordt afgedrukt. Controleer of deze klopt. Wanneer u op Nee klikt, zal deze opnieuw afgedrukt worden. U kunt geen veranderingen meer aanbrengen, alleen een nieuwe versie afdrukken.

10. Klik op Voltooien wanneer de overboeking is uitgevoerd. De boekstukken worden overgebracht naar het Grootboek.

83


Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken U kunt een tegenboeking doen, tijdens het inboeken. In de inboekmodule vindt u functies ten aanzien van betalingsopvolging, rentefacturen, incasso’s, overschrijvingen en dergelijke. Heeft u een programma inclusief de order-/factuur- en inkoopmodule vindt de boeking normaal gesproken plaats bij het invoeren van de factuur en de betaling daarvan. In het standaard rekeningschema dat bij het programma bijgeleverd wordt, zijn de rekeningen 1300 Debiteuren en 1600 Crediteuren aangemaakt met een koppeling naar de Debiteuren- en Crediteurenadministratie. Alle klanten en leveranciers worden aan deze rekeningen gekoppeld en worden gebruikt om openstaande betalingen tussen u en de relaties te registreren. Bij het boeken van boekstukken op rekening 1300 en 1600 zult u daarom gevraagd worden om de boekingen te koppelen aan een Relatie. Zo registreert u verkoop- en inkoopfacturen in Inboeken 1.

Klik op Nieuw om een boekstuk aan te maken.

2.

Kies voor boekstuksoort VF - Verkoopfactuur (bij een klant) - of IF - Inkoopfactuur (bij een leverancier) is.

3.

Voer 1300 (Debiteur) of 1600 (Crediteur) in de kolom Rekening. Dit opent een overzicht over alle relaties die aan de rekening gekoppeld zijn.

4.

Markeer de Debiteur of Crediteur waarop de transactie betrekking heeft. Klik Nieuw om een relatie aan te maken indien de relatie nog niet in het relatiebestand staat. In het registratiescherm kunt u Naam, Inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel en het BTW-nummer invoeren, wilt u meer informatie over de relatie opslaan, dan raden wij u aan dat in de relatiebeheermodule te doen

5.

Voer het factuurnummer en/of eventueel het Betalingskenmerk in. De overige velden worden ingevuld met de voorwaarden die van toepassing zijn op deze klant. Als factuurdatum wordt dezelfde datum gebruikt als die voor het boekstuk, maar deze kan eventueel veranderd worden.

6.

Toets plus [+] op het numerieke toetsenbord om dit venster te sluiten.

7.

Voer de Tegenrekening in en toets [ENTER]. Tegenrekening Het gebruik van tegenrekeningen kan het inboeken van boekstukken versnellen. De tegenrekening is het rekeningnummer waarop de boekstukregel moet worden tegengeboekt. Wanneer u bijvoorbeeld een verkoop op rekening 1300 Debiteuren wilt boeken, zal de keuze van rekening 8000 Verkopen, BTW 19% een logische keuze kunnen zijn.

8.

84

Klik op Boekstukregel invoegen om een regel toe te voegen in het boekstuk.

ADMINISTRATIE

9.

Voer het factuurbedrag in in de kolom Debet en toets [ENTER]. Dit bedrag wordt nu verdeeld over de aangegeven Btw-rekening en Tegenrekening die u onder punt 6 heeft ingegeven. Het boekstuk kan nu naar het Grootboek worden overgeboekt. De module Debiteuren/Crediteuren zal ook worden bijgewerkt met een 'Openstaande post'.

Aangepaste formats voor bank bestanden U kunt eigen bestandsformaten definiëren, die u voor verdere verwerking kunt importeren in het boekstukregister. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld afschriften van uw internetbank hebt in de vorm van Excel-bestanden en de bestanden wilt importeren om niet alle transacties handmatig te hoeven registreren. Voordat u bestanden kunt importeren, moet u uw eigen formaat definiëren. Dit doet u in een wizard, die u start door op de knop Zoeken naast het veld Bestandstype te klikken en vervolgens te klikken op Nieuw. U moet een naam invoeren voor het bestandsformaat en het te importeren bestandstype selecteren. Ook moet u de instellingen invoeren voor het bestandsformaat dat u wilt kunnen importeren.

Functie Ongewenste tekens verwijderen: Er staan misschien tekens in het importbestand die u niet wilt importeren. Het teken ' is hiervan het meest bekende voorbeeld. Tekst of beschrijvingen in het bestand hebben vaak de vorm 'xxxxx'. Door ' in dit veld in te voeren, wordt dit teken tijdens het importeren verwijderd. Aantal startregels genegeerd: Als er bovenaan in het bestand regels staan die u bij het importeren niet wilt meenemen, kunt u het aantal te verwijderen regels invoeren. Dit kan van toepassing zijn als de eerste regel bijvoorbeeld een kop is. Alle bedragen delen door: Dit veld bevat standaard het getal 1, maar dit kan worden overschreven. U kunt dit getal overschrijven als de totalen voor bepaalde bestanden worden

85


weergegeven zonder decimaal scheidingsteken, d.w.z. dat 100,00 wordt weergegeven als 10000. In dat geval kunt u selecteren dat u wilt delen door 100. Scheidingsteken: Als u bestanden met scheidingstekens importeert, kunt u aangeven of het scheidingsteken een Tab, een nul of een aangepast teken moet zijn. Instelling kolommen Onder het kopje Instelling kolommen kunt u het kolomnummer invoeren voor de kolommen van het bestand dat u wilt importeren. U kunt het kolomnummer invoeren bij gebruik van het bestandstype Bestand met scheidingstekens of MS Excel. Voor kolomnummers in Excel geldt bijvoorbeeld: kolom A = 1, B = 2, C = 3 enz. Als de betalingsdatum in Excel in kolom C staat, voert u in het veld Kolom dus een '3' in. Voor bestandstypen Vaste kolombreedte moet u de positie invoeren voor de beginkolom 'Van' tot eindkolom 'Tot'. Let op! Welke velden er worden weergegeven, is afhankelijk van het bestandsformaat dat u hebt geselecteerd. Niet alle velden zijn beschikbaar voor alle bestandstypen.

Handleiding bankbestanden Met dit programma kunt u aan de hand van een wizard eenvoudig eigen bankbestandsformaten definiëren. Na het definiëren van uw eigen bestandsformaten kunt u uw bestanden voor verdere verwerking importeren in het boekstukregister. Dit is handig als u uw bankafschriften als bestand ontvangt of als u uw bankafschriften van uw internetbank naar bijvoorbeeld Excel exporteert. Het importeren van bankbestanden kan het inboeken vereenvoudigen en u hoeft niet al uw transacties handmatig in te voeren. Let op! Als u uw door de gebruiker gedefinieerde bankbestanden voor het eerst importeert, moet u iedere transactie koppelen aan de gewenste rekening, debiteuren- of crediteurenadministratie. Als u de volgende keer bankbestanden importeert, zal het systeem automatisch de rekeningen en/of administraties voorstellen op basis van uw selecties bij de vorige import. U kunt deze voorstellen natuurlijk overschrijven voor iedere post in het bankbestand.

Voordat u bankbestanden kunt importeren, moet u uw eigen formaat definiëren. Dit doet u met de wizard door op de zoekknop naast het veld Bestandstype te klikken. Importeren van bankbestanden:

86

1.

Ga naar Beeld - Administratie - Inlezen van bankbestanden.

2.

Selecteer het bestandstype in de vervolgkeuzelijst.

3.

Klik op de zoekknop en zoek het bestand op dat u wilt importeren.

ADMINISTRATIE

4.

Klik op Volgende.

5.

Selecteer de relevante Bank-/Kasrekening.

6.

Selecteer de Tussenrekening die u wilt gebruiken. Het systeem stelt een rekening voor voor posten als het op basis van eerdere importbewerkingen geen rekening en/of debiteuren/ crediteurenadministratie kan vinden om aan te koppelen. Dit kan echter later in de wizard voor iedere post worden overschreven.

7.

Klik op Voorbeeld sluiten als u het voorbeeld hebt gecontroleerd voor rapport Inlezen van bankbestand.

8.

Markeer posten waarvoor u de rekening wilt veranderen en klik op Bewerken.

9.

Klik op Volgende als u uw wijzigingen hebt aangebracht.

10. Controleer het rapport Inlezen van bankbestand nog eens nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht. 11. Klik op Voorbeeld sluiten om het voorbeeldscherm af te sluiten. 12. Klik op Voltooien om de posten goed te keuren en over te boeken naar het Boekstukregister. 13. Druk het rapport af met een overzicht van de aangemaakte boekstukken en sluit het voorbeeld vervolgens af. Om de geïmporteerde boekstukken te kunnen boeken, moet u het Boekstukregister openen en klikken op Naar grootboek verwerken. Problemen oplossen Als u problemen ondervindt bij het importeren van door de gebruiker gedefinieerde bankbestanden, kunt u het volgende controleren: - Controleer of het door u gedefinieerde datumformaat overeenkomt met het datumformaat in het bestand dat u wilt importeren. - Stel het formaat van de datumkolom in Excel in als een datumkolom beginnend met een * (bijv. *14/09/2006) - Controleer of het bestand van uw bank, dat u hebt opgeslagen, een Excel-formaat heeft (.xls of.csv).

87


BUDGETTEN In de Budget module vindt u budgetten voor verkoop, inkoop, salaris, bedrijfslasten, investeringen en cash flow. Dit zal u helpen om uw budgetten zo eenvoudig mogelijk te bepalen. Het zal u ook het nodige overzicht bieden zodat u de juiste bedrijfsbeslissingen kunt maken op basis van de budgetgegevens, vooruitzichten en verwachte cash flow ontwikkeling. Verzamelen budget gegevens Met behulp van de wizard kunt u een budget opstellen, waarbij u kunt kiezen of u gegevens van de huidige administratie wilt gebruiken, of de gegevens van een budget van een voorgaand jaar, waarbij u de mogelijkheid heeft om de cijfers met een percentage naar boven of naar beneden aan te passen. Wanneer u een nieuw budget wilt opstellen zonder dat dit gebaseerd is op eerdere resultaten of budgetten, kunt u dit uiteraard ook doen. U kunt nadat het budget is opgesteld ook de cijfers aanpassen aan rekening/periode niveau. Indien u wilt kunt u de instellingen nog wijzigen nadat het budget is opgesteld. Flexibel budgetteren De Budgetmodule kan helemaal aangepast worden aan datgene waarvoor u het budget wilt opstellen (het kostencentrum). In combinatie met een project of een afdeling, kunt u budgetteren op basis van totalen, rekeningen, verkoper, artikel, artikelgroep of contact categorie. Het budget is verdeeld in subbudgetten waarbij het salesbudget is aangepast aan het rekeningschema van de verkoopafdeling. Op dezelfde wijze zijn het inkoopbudget, het salaris budget, het budget voor bedrijfslasten en het cash flow budget aangepast aan de rekeningen in het standaard rekeningsschema. U kunt bij de verschillende subbudgetten aangeven welke rekeningen er gebruikt moeten worden. Budget per periode via verdeelsleutel toewijzen Om de verdeling van de budgetgegevens over de perioden te vereenvoudigen, kunt u verdeelsleutels aanmaken in het Verdelingssleutel register, waarbij het totaal over 12 perioden wordt verdeeld, waardoor u rekening kunt houden met seizoensschommelingen van uw bedrijfsactiviteiten. De verdeelsleutel werkt proportioneel, zodat u uw resultaten kunt verdelen zoals u wilt. Indien u wilt, kunt u uw budget ook gelijk verdelen over alle perioden, door bijvoorbeeld een 1 in alle velden in te toetsen, zodat het totaal iedere maand met 1/12 verdeeld wordt. Aangepaste rapporten Voor Winst/Verlies en Liquiditeit kunt u de rapporten zelf aanpassen op dezelfde manier als bij Verdelingssleutels. Grafische weergave De Budget module heeft zijn eigen grafische weergaven voor de budgetten. Hier kunt u een snel overzicht verkrijgen over het budget en dit vergelijken met de werkelijke resultaten. U kunt ook vooruitzichten voor de rest van het jaar bekijken, gebaseerd op de budgetten die u heeft gemaakt of vooruitzichten gebaseerd op uw resultaten tot nu toe - en voor de rest van het jaar.

88

BUDGETTEN

Budget Instellingen Elk budget heeft zijn eigen instellingen. Door te klikken op de knop Bewerken kunt u de instellingen aanpassen, ook kunt u hiervoor op Instellingen klikken wanneer u in een specifiek budget bent. Deze instellingen zijn ook onderdeel van de wizard die u leidt door het proces van het maken van nieuwe budgetten.

Het Budget overzicht - Selecteer een budget of maak een nieuw budget Wanneer u in het menu Beeld of via een andere snelkoppeling Budget selecteert, zal de Budgetlijst geopend worden, waarin alle budgetten staan die u eerder heeft opgesteld. Klik op Nieuw om een nieuw budget op te stellen. Hiermee wordt de wizard voor het opstellen van een nieuw budget gestart. Selecteer een budget in de lijst en klik op de knop Bewerken om de instellingen voor het budget te wijzigen. U kunt budgetten ook verwijderen. Verwijderen is definitief, wanneer u op Ja klikt om een budget te verwijderen, is het budget definitief verwijderd.

Onthoudt dat budgetten per boekjaar opgesteld worden. In de lijst aan de rechterkant kunt u het boekjaar selecteren dat u wilt gebruiken.

Nieuw budget opstellen Met behulp van de wizard kunt u een budget opstellen, waarbij u kunt kiezen of u de actuele budgetgegevens wilt gebruiken, of de budgetgegevens van een voorgaand jaar, waarbij u de mogelijkheid heeft om deze cijfers naar boven of naar beneden aan te passen met een percentage. Wanneer u een nieuw budget wilt opstellen, dat niet op eerdere resultaten of budgetten gebaseerd is, is dit uiteraard ook mogelijk. Ook kunt u de gegevens per rekening/periode aanpassen, nadat het budget is opgesteld.

89


Het opstellen van een budget: 1. 2. 3.

Ga naar Beeld - Administratie - Budget. Klik op Nieuw in het venster Budget. Voer de naam van het budget in.

4.

Selecteer het boekjaar.

5.

Klik op OK. Het budget wordt opgeslagen en u kunt verder werken met behulp van de wizard voor de import van budgetgegevens. Wanneer het budget is opgesteld, kunt u desgewenst de instellingen aanpassen.

Import van budget gegevens Wanneer u uw budgetgegevens in wilt voeren, kunt u dit doen met behulp van een wizard, waarbij u kunt aangeven of u de gegevens van de huidige administratie wilt opvragen of de gegevens van een budget van een voorgaand jaar wilt gebruiken. Hierbij heeft u de mogelijkheid om de cijfers naar boven of beneden aan te passen met een percentage. Wanneer u een geheel nieuw budget wilt opstellen, dat niet gebaseerd is op eerdere resultaten of budgetten, kunt u dit uiteraard ook doen. U kunt de gegevens ook per rekening/periode aanpassen, nadat het budget is opgesteld.

U kunt budgetgegevens importeren wanneer u een nieuw budget opstelt, of door een bestaand budget te openen en te klikken op de knop Import. Leeg budget Het budget wordt zonder gegevens opgesteld.

90

BUDGETTEN

Gegevens verkrijgen vanuit actuele financiële gegevens U kunt bijvoorbeeld gegevens importeren van een boekjaar dat u zelf heeft geselecteerd. U kunt de gegevens met percentages wijzigen.

Gegevens gebruiken van een bestaand budget U kunt gegevens gebruiken van een budget dat al is opgesteld. Ook hier kunt u de gegevens met percentages aanpassen.

91


Budget gegevens aanpassen Wanneer u een budget geopend heeft, kunt de gegevens van het budget aanpassen. Dubbelklik op de budgetregel of klik op Bewerken om de budgetcijfers aan te passen of te importeren. In het venster kunt u meerdere regels aan een budget toevoegen. U kunt bijvoorbeeld voor verkoop 2 regels invoegen in het Verkoop budget. Wanneer u in de instellingen de rekening heeft gekozen dan wordt u gevraagd welke rekening u wilt gebruiken voordat u de gegevens invoert.

In het detailvenster voor een budget kunt u op de knop Import klikken om alle rekeningen weer te geven. Het systeem zal later alleen deze rekeningen weergeven waarvoor u de budgetgegevens heeft ingevoerd. Kolom F geeft u meer informatie over de Verdeelsleutel voor de desbetreffende regel. De verdeelsleutel verdeelt het totale budget over 12 perioden, zodat u rekening kunt houden met seizoensschommelingen in uw bedrijfsactiviteiten. Meer informatie over budgetverdeling vindt u in een eigen alinea. Selecteer een regel en klik op Verwijderen wanneer u deze regel van de hele budgetregel wilt verwijderen.

92

BUDGETTEN

Budget - Het hoofdvenster voor een budget Wanneer u een budget uit de budgetlijst selecteert, zal het hoofdvenster van dit budget geopend worden. Hierin kunt u budgetcijfers aanpassen, budget winst/verlies verklaringen en cash flow informatie inzien en wijzigingen aanbrengen in de budget instellingen. Wanneer u een ander budget wilt openen, moet u het budget waar u momenteel in werkt afsluiten en het andere budget vanuit de lijst openen. U kunt deze lijst vinden door te klikken op Beeld - Administratie - Budget.

Budgetgegevens In het venster Budgetgegevens kunt u uw budgetgegevens invoeren. Door in het hoofdvenster van budget op Import te klikken, wordt de wizard voor de import van budgetgegevens gestart. Lees meer hierover in een eigen alinea. Afdrukken. Het budget kan in liggend formaat afgedrukt worden. Aanpassen budgetgegevens Dubbelklik in de budget regel of klik op Bewerken om budgetgegevens toe te voegen of te importeren. In het venster Bewerken kunt u meerdere regels aan een budget toevoegen. U kunt voor verkopen bijvoorbeeld 2 regels invoegen in het Verkoopbudget. Wanneer u in de instellingen een rekening geselecteerd heeft, dan zal er, voordat u de gegevens heeft ingevoerd, gevraagd worden welke rekening u wilt gebruiken. In het detailvenster van een budgetregel kunt u klikken op de knop Import om alle rekeningen weer te geven. Later zal het systeem alleen deze rekeningen weergeven waarvoor u de budgetgegevenscijfers heeft ingevoerd.

93


Kolom F geeft u meer informatie over de Verdeelsleutel van de huidige regel. De verdeelsleutel verdeelt het totale budget over 12 perioden, zodat u rekening kunt houden met seizoensschommelingen van uw bedrijfsactiviteiten. U kunt meer lezen over budgetverdeling in ene eigen alinea. Selecteer een regel en klik op Verwijderen wanneer u de regel van de hele budgetregel wilt verwijderen. Winst/Verlies en Liquiditeit In het menu Winst/Verlies en Liquiditeit heeft u de mogelijkheid om uw rapporten op dezelfde manier op te stellen als bij het Grootboek. Om een budgetrapport te bewerken, klikt u op Rapport instellingen of Kolom instellingen. De kolom set-up bevat eerder gemaakte set-ups die niet aangepast kunnen worden. U kunt echter altijd uw eigen set-ups maken. Lees meer over rapporten kolomset-ups (In de sectie Grootboek). Query Instellingen. Wanneer u op deze knop klikt, zal er een nieuw venster geopend worden waarin u een query voor een project en/of afdeling kunt openen. Selectie Uit/Aan. Wanneer u een query heeft ingesteld, kunt u door middel van deze knop de query aan- en uitzetten. Grafieken - Winst/Verlies en Grafieken - Liquiditeit De budget module heeft eigen grafische weergaven voor de budgetten. Hier kunt u een snel overzicht over het budget verkrijgen en dit vergelijken met de actuele gegevens. U kunt ook vooruitzichten voor de rest van het jaar bekijken, gebaseerd op de budgetten die u heeft opgesteld of vooruitzichten gebaseerd op de resultaten tot nu toe - en voor de rest van het jaar.

94

BUDGETTEN

Gebruikersinstellingen voor Budget Elk budget heeft aparte instellingen. U kunt deze instellingen openen door in het venster van het budgetoverzicht te klikken op de knop Bewerken, of door op Instellingen te klikken wanneer u in een specifiek budget bent. De instellingen zijn ook onderdeel van de wizard die u begeleidt tijdens het opstellen van nieuwe budgetten.

Rekening: Verzamelt de budgetgegevens voor een groep rekeningen van een of meerdere rekeningen die u selecteert. Om het eenvoudiger te maken, kunt u bijvoorbeeld alle verkoopopbrengsten in het budget bijeenbrengen op rekening 8000 Verkopen, en alle inkoopkosten op rekening 7000. Wanneer u de rekeninginstellingen selecteert, zal u gevraagd worden om een rekening op te geven wanneer u budgetgegevens invoert of bewerkt. Totalen: Telt alle resultaten voor u op, zonder dat dit op een of meerdere rekeningen als totaal weergegeven wordt.

95


Budget verdeling Om het verdelen van de budgetgegevens te vereenvoudigen, kunt u verdelingsleutels maken in het Verdelingsleutel register, waarbij het totaal over 12 perioden verdeeld wordt, waardoor u rekening kunt houden met seizoensschommelingen in uw bedrijfsactiviteiten. De verdelingsleutels werken proportioneel, zodat u uw resultaten gelijk kunt verdelen in de door u gewenste verhouding. Wanneer u uw budget evenredig over alle perioden wilt verdelen, kunt u bijvoorbeeld een 1 in alle velden intoetsen, zodat het totaal iedere maand als 1/12 wordt verdeeld.

Een nieuwe verdelingsleutel maken. Een bestaande verdelingsleutel bewerken. Een bestaande verdelingsleutel verwijderen. Let op! Het verwijderen van een verdelingsleutel heeft geen consequenties voor de budgetgegevens die u al heeft ingevoerd. Echter, u moet er rekening mee houden dat de gegevens niet automatisch aangepast worden. Dit houdt in dat wanneer u een verdeelsleutel aanpast, u de budgetgegevens ook moet aanpassen. Dit kunt u het gemakkelijkst doen door de verdelingsleutels opnieuw in te voeren. Het wordt daarom aangeraden om voorzichtig te werk te gaan bij het wijzigen van verdelingsleutels. Het is beter om een nieuwe verdelingsleutels aan te maken.

96

BUDGETTEN

Budget basis aanpassen Klik op deze knop om het cash flow effect te wijzigen en om aan te geven welke rekeningen er voor iedere gedeelte van het budget gebruikt moeten worden.

Effect op Cash flow In de tab Cash flow budget kunt u aangeven wat het effect is van het budget op de cash flow. De beschikbare opties verschillen per subbudget waarvoor u de instellingen invoert. Voor het Verkoop budget is het bijvoorbeeld belangrijk om de gemiddelde betalingsperiode aan te geven. Uw klanten betalen misschien niet altijd op tijd, deze instellingen geven u hier de mogelijkheid om een gemiddelde in te voeren voor de werkelijke tijd die verstrijkt voordat uw klanten betalingen aan u voldoen. Als standaard is het aantal dagen dat in uw standaard betalingsvoorwaarden is aangegeven ingevuld. De dagen worden berekend vanaf de factuurdatum. Wanneer een gedeelte van uw verkopen contant betaald wordt, kunt u voor de contante verkopen een percentage invoeren in het veld Kasgedeelte in %. Dit wordt ook in het Cash flow budget meegenomen, omdat contante verkopen een direct effect hebben op uw cash flow niveau. Het verkoop budget bevat ook instellingen voor het Beginsaldo, welke in dit geval behoort tot de Debiteurenadministratie, en instellingen voor de Betaalrekening. Deze zullen standaard ingesteld zijn op de standaardrekening voor bank. Rekening In de tab Rekening heeft u de mogelijkheid om uw verschillende opbrengsten en uitgaven over een of meerdere 'rekeningen' in het budget te verdelen. U kunt bijvoorbeeld kiezen om alle verkoopopbrengsten op een rekening weer te geven. Standaard zijn alle verkoopopbrengsten ingesteld om naar een rekening overgebracht te worden. In dit geval kiest u een rekening en gebruikt factor '1', zodat alle verkooprekeningen als een totaal worden weergegeven in het budgetoverzicht. U kunt ook uw verkoopopbrengsten over verschillende rekeningen verdelen. U voert dan de verschillende verdeelfactors in, op dezelfde wijze als bij het gebruik van verdeelsleutels. Wanneer u bijvoorbeeld factor 1 voor twee rekeningen gebruikt, zal naar beide rekeningen 1/2 van de totale verkoopopbrengst overgebracht worden.

97


98

Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag! Als Mamut gebruiker krijgt u toegang tot bronnen en ervaringen gebaseerd op het dagelijkse gebruik van Mamut oplossingen door duizenden gebruikers. Op deze manier bent u goed voorbereid en heeft u volledige controle over alle situaties die u en uw bedrijf tegenkomen. Nieuwe versies Wij zorgen er voor dat uw Mamut programma altijd wordt bijgewerkt, zowel door middel van de ingebouwde bijwerkingprocedures als de overige distributiekanalen, zoals bijvoorbeeld per post en via het Internet. Daardoor kunt u er zeker van zijn dat het programma de nieuwste functionaliteit bevat, alle nieuwe regelgeving en wijziging in belastingen en formulieren. Toegang tot Mamut Supportcenter Wij hechten grote waarde aan een professionele supportafdeling door snel uw vragen te beantwoorden wanneer die eventueel zouden voorkomen. Met een serviceovereenkomst heeft u recht op gebruikersondersteuning, per telefoon, e-mail en direct vanuit het programma - zo vaak u wenst en het nodig is. Mamut Informatie Desk In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt van onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert uw aanvragen direct in, in het programma en deze wordt op dezelfde plaats beantwoord. Opslagruimte op server Opslagruimte op de webserver voor uw website is inbegrepen en uw website-adres is eenvoudig te onthouden: www.mamutweb.com/uwbedrijf. Mamut Usermail en Mamut Newsmail Geïnteresseerde gebruikers met een serviceovereenkomst kunnen regelmatig e-mail ontvangen met informatie over het gebruik van de Mamut programma’s, nieuws betreffende de productserie en andere nuttige informatie. Speciale aanbiedingen Mamut wenst ook om geïnteresseerde gebruikers met een Mamut Serviceovereenkomst speciale aanbiedingen te sturen voor Mamut producten, net als voor Mamut gerelateerde producten van toonaangevende software leveranciers.

99


Meer kennnis Indien u meer wenst te leren over de verschillende functies van Mamut en de mogelijkheden die zij u kunnen bieden, kunnen wij u de volgende informatiebronnen aanbevelen: Introductieboeken

De introductieboeken ”Installeren, instellingen, rapporten en selectie”, ”CRM, verkoopondersteuning en e-commerce” en ”Administratie, logistiek en personeel” geven u een overzicht van de overige mogelijkheden met het Mamut-systeem. Indien u meerdere sets handleidingen of een abonnement op toekomstige uitgaven wenst, neemt u dan telefonisch contact met Mamut op ons gratis telefoonnummer 0800 - 444 6666.

Helpbestand

In dit Mamut-systeem vindt u een Help-bestand dat betreffende de verschillende functies meer gedetailleerde informatie biedt dan wat in de handleidingen beschreven is. Zie de inleiding van de handboeken voor een nadere omschrijving.

Mamut Informatie Desk:

In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt van onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. U hoeft niet ver te zoeken naar gebruikersassistentie en voorstellen – ze zijn in het programma te vinden! De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert uw aanvragen direct in, in het programma en deze wordt op dezelfde plaats beantwoord.

Aan de Slag CD-ROM

Met de CD-ROM Aan de slag met Mamut worden Mamut Business Software, Microsoft Office en andere basis IT-kennis op een eenvoudige manier onder alle medewerkers geïmplementeerd. Het is een flexibele methode om snel een hoog kennisniveau te genereren en daarmee een eenvoudigere en meer effectieve werkdag te creëren. Bestel Aan de slag: www.mamut.nl/start.

FAQ (Vaak gestelde vragen)

Op de Internetpagina www.mamut.nl/support vindt u een database waarin veel kennis en ervaringen zijn verzameld en waarin u met behulp van trefwoorden kunt zoeken en antwoorden kunt vinden op vele vragen.

100

Index A Aandere programma's Skype 52 Aanmaken Nieuwe gebruiker 19 Aantal decimalen 79 Aantal startregels genegeerd 85 Abonnementsinstellingen 70 Abonnementsregister 68 Activiteiten systeem aangemaakte 59 Activiteiten Skype 54 Activiteiten aanmaken 57 Activiteitssjablonen 57 Adres tab Medewerkersregister 63 Afbeelding invoegen 77 Alle bedragen delen door 85 Artikelgegevens 78 Artikelregister webinstellingen 10, 77 Automatisch openen 42

B Bank bestanden 85 Bankbestanden 86 importeren 86 Bedrijfsdatabase 25 Beheerder 40 Bellen met Skype 53 Benoeming na prijs 79 Benoeming vòòr prijs 79 Betalingsherinneringen 81 Betalingsopvolging 81 Beveiliging 20, 27, 40, 42 Boekhouding project 55 Budget basis anpassen 97 cash flow 97 gebruikersinstellingen 95 verdeling 96 Budget overzicht 89 Budgetten 88 Bureaublad informatiehokjes 35 Bureaublad 30 aandachtsgebieden 33

websites 33 Bureaubladwerkbalk 32 Bureaublad gebruiker gedefinieerde snelkoppelingen/knoppen 37 inhoud bewerken 38 koppelingen 39 Bureaubladinstellingen 36

C Cash flow 97 Crediteurenbetalingen 84

D De bureaublad-werkbalk 32 Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken 84 Decimaalteken 79 Download Systeemupdate 22 Download van het internet 22

E Eigen gedefinieerd toegangsprofiel 29 E-mail afdrukken naar een e-mailbijlage 45 gebruikersinstellingen voor Outlook 48 Outlook menubalk 50 starten 44 Evalueren 23, 24 Exporteren van toegangsprofielen naar Excel 29

G Gebruikerinstellingen oevrig 42 toegangsprofiel beheren 27 Gebruikers koppelen aan toegangsprofiel 28 Gebruikersadministratie 40 Gebruikersadministratie bewerken 42 Gebruikersinstellingen 40 Gebruikersinstellingen bureaublad 36 Gebruikersinstellingen overig 41 Gebruikersinstellingen 41 Gebruikersinstellingen Outlook 48 Gebruikersinstellingen e-mail (Outlook) 48 Gebruikersinstellingen Outlook 50 Gebruikersnaam 40 Gebruikerstoepassingen 36 Gegevensbestanden delen 19 Grafische magazijnstatus 80 Grootboek, overboeken 83

101


I Inboeken 82 Incassoberichten 81 Incl. BTW / excl. BTW 79 Informatiehokjes 35 Inkoopfacturen 84 Inlezen van bankbestanden 86 Installastie 2, 14 Installatie één gebruiker 15 Instellingen Webshop 79 Introductie bureaublad 35

K Klantabonnementen 71 Koppelen Urenregel aan activiteit 62 Koppeling naar afbeelding 77, 78 Koppelingen 39

tabblad Boekhouding 55 Projectmodule 55

S Scheidingsteken 79, 86 Skype activiteiten 54 bellen 53 installatie 52 naam 52 nummer 52 oproep 53 starten 52 TAPI 52 Soort afronding 79 Standaard bedrijfsdatabase 42 StartBedrijf 33 Statusoverzichten weergeven 74 Synchronisatiestatus 50 Systeemupdates 2, 22

T

Mamut Information Desk 34 Mamut Support Center 34 Mijn functies 37, 38 Mijn functies 36 Mijn functies 37 Mijn koppelingen 39

TAPI Skype 52 Tegenrekening 84 Toegangsprofiel 41 Toegangsprofiel zelf gedefinieerd 29 Toegangsprofiel aanmaken 27 Toegangsprofiel beheren 27 Toegangsprofielen export 29 Toekomstige factuurabonnementen 68, 69, 72, 76 Toon prijslijst 79

N

U

Naar grootboek overboeken 83 Nieuw budget 89 Nieuwe bedrijfsdatabase 25 Nieuwe gebruiker aanmaken 19 Nieuwe urenstaat aanmaken 8, 61

Update 14 Updates 14 Urenregel aan activiteit koppelen 62 Urenregistratie 60, 61 Urenstaat 8, 61

O

V

Ongewenste tekens verwijderen 85 Outlook gebruikersinstellingen 48 menubalk 50 Over updates 21

Vista 3 Voorbeelddatabase 24

L Laten zien op website 77

M

P PDF bijlage 45 Producten evalueren 24 Project

102

W Wachtwoord 40 Websites 33 Windows Vista 3 Works with Vista 3

Nieuw in Mamut Business Software Nieuw in Mamut Business Software versie 11.1

Recommend Documents