Nieuw in Mamut Business Software 12.5 en Mamut Online Desktop 2.0

Mamut Business Software

Introductie

Nieuw in Mamut Business Software 12.5 en Mamut Online Desktop 2.0

Producent en distributeur: Mamut Software B.V. Postbus 22051 1100 CB Amsterdam Zuid-Oost Tel: 0800 - 444 66 66 (gratis) Fax: 0900 - 444 66 67 Internet: www.mamut.nl E-mail: [email protected]

Mamut Supportcenter: Openingstijden: op werkdagen van 09.00 tot 16.00 Tel: 0900 - 444 66 66 (lokaal tarief) Fax: 0900 - 444 66 67 Mamut Loon support: 071 - 541 59 95 Mamut Loon support e-mail: [email protected] Internet: www.mamut.nl/support E-mail: [email protected]

Verkoop Tel: 0800 - 444 66 66 (gratis) Fax: 0900 - 444 66 67 Internet: www.mamut.nl E-mail: [email protected]

© 2009 Mamut Software B.V. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut-logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.

II

Nieuwe versie

NIEUWE VERSIE Mamut lanceert geregeld updates van Mamut Business Software. Deze updates worden hoofdversies genoemd en worden naar alle gebruikers met een geldige Mamut Serviceovereenkomst en die de updates zelf niet hebben gedownload, toegestuurd. We raden onze klanten aan om de meest recente hoofdversie te gebruiken. Tussen de hoofdupdates vinden er continu verbeteringen plaats van bestaande functies. Deze versies zijn toegankelijk via de Service Release, die u via het internet kunt downloaden. Het is belangrijk te weten dat de updates van de Service Release niet altijd van toepassing zijn op alle gebruikers, aangezien veranderingen vaak afhankelijk zijn van de manier waarop het programma gebruikt wordt en de functionaliteiten er binnen uw programma beschikbaar zijn. Versie 12.5 van Mamut Business Software is nu gelanceerd. Dit boek beschrijft de belangrijkste nieuwe functionaliteiten sinds de laatste hoofdversie van de Service Release zodat u vertrouwd kunt worden met deze functionaliteiten. In deel 1 zijn de veranderingen samengevat, deel 2 bevat uittreksels van de nieuwe uitgaven van de introductieboeken. Om u als lezer de veranderingen in samenhang te kunnen laten zien, zijn enkele onderdelen, die gaan over gewijzigde functionaliteiten, in hun geheel meegenomen in deel 2. Wenst u nieuwe uitgaven van de introductieboeken, kunt u deze bestellen Mamut bij. De paragrafen die gedeeltelijk gaan over nieuwe functionaliteiten, zijn gemerkt met een symbool in de kantlijn zodat u deze makkelijker kunt vinden. De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw licentie zijn inbegrepen. Wanneer u een upgrade of meer informatie hierover wenst, kunt u contact met ons opnemen. Dit kan telefonisch op 0800 - 444 66 66 (gratis) of via e-mail: [email protected]. Wanneer u de nieuwe versie installeert, zult u ook bijgewerkte helpbestanden krijgen. Wanneer u in het programma op F1 klikt worden de helpbestanden geopend met relevante informatie over het venster waarin u werkt. U kunt op onze website binnen de artikelen zoeken. Deze worden continu bijgewerkt en toegevoegd. Gebaseerd op terugkoppeling van onze klanten publiceren wij antwoorden op veelgestelde vragen die het Mamut Supportcenter ontvangt (FAQ's). U vindt de artikelen op www.mamut.nl/support. De installatiedocumentatie voor updates kunnen tevens op onze website worden gevonden: www.mamut.nl/update.

Wat was nieuw in versie 12? Dit document beschrijft de nieuwe functionaliteiten in versie 12.5. In de helpfunctie (F1) vindt u meer informatie over de nieuwe functionaliteiten in versie 12, 12.2 en 12.3. U vindt de nieuwsdocumentatie tevens op onze website www.mamut.nl/update.

Update vanaf versie 11 U vindt meer informatie over de update vanaf versie 11 op onze website www.mamut.nl/update.

III

Inhoud Deel 1: Overzicht van nieuwe functionaliteiten .................................................................... 1 Deel 2: Fragmenten uit de introductiehandleiding .............................................................. 9 Deel 3: Meer informatie .................................................................................................. 31 Index ............................................................................................................................. 37

IV

Deel 1: Overzicht van nieuwe functionaliteiten

In dit hoofdstuk: Wetswijzigingen ............................................................................................................... 2 Administratie ................................................................................................................... 3 Relatiebeheer .................................................................................................................. 3 Magazijn ......................................................................................................................... 4 Rapporten ....................................................................................................................... 5 Verkoop........................................................................................................................... 5 Algemeen nieuws ............................................................................................................. 6 Mamut Online Desktop ..................................................................................................... 7

Deel 1 - Overzicht over nieuwe functionaliteiten

WETSWIJZIGINGEN Wijzigingen betreffende de nieuwe Europese btw-regelgeving Vanaf 1 januari 2010 zal de nieuwe Europese btw-regelgeving voor alle lidstaten effectief zijn. Alle bedrijven dienen hieraan te voldoen. De huidige regel stelt dat de plaats van levering van een dienst aan een bedrijf (business-to-business) is waar de leverancier is gevestigd. Dit wordt gewijzigd van de vestigingslocatie van de leverancier naar de vestigingslocatie van de klant, waardoor de btw beter wordt gekoppeld aan de markt waarin de dienst wordt uitgevoerd; met het resultaat dat conflicten van dubbele of geen belasting tussen de lidstaten wordt vermeden. Dit is op dezelfde manier als de afhandeling van de intracommunautaire verkoop van goederen georganiseerd, waarbij het land waarin de levering wordt uitgevoerd, het land is wat verantwoordelijk is voor het rapporteren van btw. Wijziging mapping btw-codes Vanwege de wijziging in de Europese btw-regelgeving is in de nieuwe versie de koppeling tussen de btwcodes Import, diensten, EU en Export, diensten, EU gewijzigd. Het gaat hierbij om de koppeling naar de btwaangiftes. Let op! Indien u diensten ontvangt of levert binnen de EU, heeft de update naar 12.5 belangrijke gevolgen voor u. Let het artikel Nieuwe btw-regelgeving intracommunautaire diensten vóór u de update uitvoert. U vindt dit artikel via www.mamut.nl/support/search. Zoekwoord: Wetswijziging. Artikel-/dienstregels met EU export btw-codes Om u te helpen binnen de wettelijke regels te opereren, zal in Mamut Business Software een waarschuwingsmelding worden weergegeven wanneer u een btw-code voor EU verkopen van artikelen of diensten in een orderregel toevoegt, en u geen btw-nummer bij de betreffende klant heeft ingevoerd. In dit geval is het mogelijk dat de klant geen bedrijf heeft en een EU export btw-code kan derhalve incorrect zijn. Tip! Indien u een klant heeft waarbij alleen EU export geldt, kunt u dit als standaardinstelling in de relatiekaart van de klant aangeven; open het tabblad instellingen en klik op Klant. In de afrollijst Btw kunt u voor Export, Eu kiezen. Facturen met goederen-/dienstregels met EU export btw-codes Orderregels op facturen die een btw-code voor EU diensten of goederen zullen een asterisk (*) bevatten. Additionele tekst zal onderaan de factuur worden weergegeven, waarin staat aangegeven dat dit artikel onder de intracommunautaire levering van goederen en diensten valt. In de bedrijfsinstellingen voor order/factuur kunt u aangeven of u de standaardtekst van Mamut wenst te gebruiken of dat u uw eigen tekst wenst te gebruiken. Meer informatie over de wetswijziging en de gerelateerde wijzigingen in het programma vindt u op onze website www.mamut.nl/support/search. Zoekwoord: Wetswijziging. Meer informatie over de bedrijfsinstellingen voor order/factuur vindt u op pagina 10.

2

Administratie

ADMINISTRATIE SEPA Mamut Business Software ondersteund SEPA, een bestandsformaat voor het maken van intracommunautaire betalingen in Euro. Dit wordt het standaard betalingsformaat voor lidstaten in 2010. U hoeft alleen maar het betalingsbestandstype SEPA in de administratieve instellingen in Mamut Business Software aan te maken. Wanneer u een betalingsbestand naar uw bank verstuurd, kunt u dan SEPA selecteren op dezelfde manier als u nu al doet voor andere bestandstypes. In Nederland worden binnen het SEPA-formaat drie formaten gebruikt om het bestandstype aan te duiden: GRPD (gegroepeerd), MIXD (gemengd) en SNGL (enkel). Meer informatie over het elektronisch bankieren vindt u op pagina 15.

Wijziging in het kwartaalrapport intracommunautaire leveringen (ICL) In navolging van de nieuwe Europese wetgeving bevat het rapport voor intracommunautaire leveringen nu naast goederen ook diensten. Daarnaast is de periode gewijzigd van rapportages per kwartaal naar per maand. Het nieuwe rapport welke zowel goederen als diensten bevat heet Intracommunautaire prestaties, periodieke rapportage (ICP). Wanneer u dit rapport afdrukt en u kiest een periode voor 1 januari 2010, zullen alleen de intracommunautaire leveringen (ICL) worden afgedrukt. Op deze manier kunt u, tot 1 januari 2010, de correcte rapportage uitvoeren. Naast de naamswijziging is tevens het selectievenster gewijzigd zodat u eenvoudig de correcte periode kunt kiezen.U kunt deze functionaliteit vinden via Beeld - Administratie - Rapporten. Meer informatie over deze rapportage vindt u op pagina 17.

RELATIEBEHEER E-mails aanmaken vanuit een activiteit Het is nu eenvoudiger om e-mails direct vanuit een geopende activiteit te versturen. Door op de knop E-mail versturen in de activiteitenkaart te klikken wordt een e-mail geopend waarbij de relaties en contactpersonen die aan de activiteit zijn gekoppeld al in het Naar veld zijn ingevuld. Documenten die gerelateerd zijn aan de activiteit kunnen eenvoudig worden toegevoegd door op de knop Bijlage te klikken. Om de activiteitenkaart te openen gaat u naar Beeld - Activiteit - Nieuwe activiteit. Meer informatie over het activiteitenvenster vindt u op pagina 18 en over de e-maileditor van het programma vindt u op pagina 21.

Bankgegevens Wanneer u nieuwe bankrekeningen aan de relatiekaart toevoegt zal de relatienaam en het factuuradres automatisch in de bankgegevens worden ingevoerd. Wanneer u een bestaande bankrekening bewerkt kunt u de naam en het adres eenvoudig bijwerken door op de knop te klikken. Het venster Bankgegevens wordt geopend door naar Beeld - Relatie - Relatiebeheer te gaan. Open de betreffende relatie waarvoor u de bankrekening wenst aan te maken of te bewerken. Op het tabblad Overige info klikt u op Nieuw of Bewerken naast het veld Bankrekening. Meer informatie over bankgegevens vindt u op pagina 21.

3


Mailings aanmaken (e-mail) De relatie-wizard is verbeterd en bevat een gebruiksvriendelijke functionaliteit voor het aanmaken van mailings. Een nieuwe optie voor het aanmaken van mailings via Microsoft Word is toegevoegd. Door deze optie te gebruiken zult u door het proces worden geleidt. De relatie-wizard wordt geopend via Beeld - E-mail - Selectie relaties. Meer informatie over het aanmaken van mailings vindt u op pagina 22.

Zoeken/Filter Wanneer u mailings verstuurt, is het van belang om een filter te gebruiken om de correcte ontvangers te selecteren. Contactpersonen die non-actief zijn worden nu uitgesloten van de selectie. De relatie-wizard wordt geopend via Beeld - E-mail - Selectie relaties.

Project De projectenmodule bevat nu de mogelijkheid om relaties te koppelen aan projecten die nog niet zijn opgeslagen. Daarnaast heeft u nu de mogelijkheid om activiteiten vanuit een project aan te maken ondanks dat het veld Verantwoordelijk niet is gedefinieerd en als Geen is ingesteld.

MAGAZIJN Verbeterde documentatie voor het traceren van voorraadbewegingen Twee nieuwe rapporten zijn nu beschikbaar vanuit het venster Artikelstroom, zodat u de voorraadbewegingen kunt documenteren. Het filter in deze rapporten reflecteert het geselecteerde filter in het venster Artikelstroom. Klik op de knop Afdrukken om het rapport Tracering van voorraadtransacties of Tracering van voorraadtransacties (met grootboekinformatie) te kiezen. Om het venster Artikelstroom te openen gaat u naar Beeld - Magazijn - Magazijn. Selecteer Voorraadbewegingen & reserveringen en klik op de knop Artikelstroom. Meer informatie over artikelstroom vindt u op pagina 24.

Alfanumeriek zendingsnummer Mamut Business Software ondersteund nu alfanumerieke zendingsnummers voor alle typen voorraadbewegingen. In voorgaande versies werden alleen numerieke zendingsnummers ondersteund.

Historische voorraadwaarde Het is nu mogelijk om voorraadbewegingen te filteren gebaseerd op van en tot datums in het rapport Voorraadwaardelijst (transacties). Om de voorraadwaarde op een bepaalde datum weer te geven laat u het veld Datum in voorraad leeg en vult u de datum in het veld t/m in. Voor een historisch overzicht van de voorraadwaarde, bijvoorbeeld om trends te bekijken, geeft u specifieke van en tot datums in. Meer informatie over de historische voorraadwaarde vindt u op pagina 25.

4

Rapporten

RAPPORTEN Rapporten Een nieuwe versie van Mamut Virtual Printer, MVP 5, is aan het systeem toegevoegd. Deze printer ondersteunt de nieuwste versies van Microsoft Windows, te weten Windows 7 en Windows Server 2008.

VERKOOP Inkopen vanuit het artikelregister De nieuwe knop Koop dit artikel in het tabblad leverancier in de artikelkaart stelt u in staat om het betreffende artikel bij de geselecteerde leverancier in te kopen. Deze inkoop kan worden toegevoegd aan een bestaande inkooporder (indien deze de status niet-verwerkt heeft) of u kunt een nieuwe inkooporder aanmaken. Meer informatie over het tabblad leverancier vindt u op pagina 26.

Verbeterde benaming van e-mailbijlagen Wanner u een verkooprapport naar e-mail afdrukt zal de naam van de bijlage nu de naam van het rapport, het offertenummer, ordernummer, factuur of creditnota en de naam van de bedrijfsdatabase bevatten, gebaseerd op de geselecteerde taal voor de relatie/order. Meer informatie over het afdrukken van e-mailbijlagen vindt u op pagina 26.

Verbeterde abonnementenmodule De abonnementenmodule bevat een nieuwe instelling voor frequentie. Hierdoor kan een klant tegen een gereduceerde prijs in het midden van een periode aan een bestaand abonnement worden toegevoegd. Het is tevens mogelijk om een abonnement op te zetten die wordt bepaald door de begindatum van het klantenabonnement, in plaats van het abonnement zelf. Deze abonnementen zullen een tekstregel in de verkooporder en factuur bevatten wat de Van en Tot datum van het abonnement weergeeft om zo de leesbaarheid voor zowel u als uw klant te verbeteren. Houd er rekening mee dat de abonnementenmodule niet in alle programmaversies wordt ondersteund. Neem contact op met uw verkoopconsulent voor meer informatie. Meer informatie over abonnementen vindt u op pagina 28op pagina 27.

5


ALGEMEEN NIEUWS Mamut is goedgekeurd voor Microsoft Windows 7 Mamut heeft, als een van de eerste softwarebedrijven in de wereld, goedkeuring voor Microsoft Windows 7 gekregen voor haar oplossingen en draagt het logo "Compatible met Windows 7". Deze goedkeuring geldt voor zeven Europese landen: het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Noorwegen, Zweden, Denemarken, Nederland en Duitsland. Mamut heeft totaal 18 oplossingen die zijn goedgekeurd voor het logo-programma.

Uitgebreide help-functie via het internet De helpfunctie is nu beschikbaar in een nieuwe online editie. De online editie bevat de meest recente versie van de helpfunctie en bevat tevens schermafdrukken met voorbeelden, links naar relevante artikelen en verdere infromatie die eerder niet beschikbaar was. De helpfunctie geeft u relevante informatie voor het venster/de functionaliteit dat u voor u hebt wanneer u op F1 op het toetsenbord of op Help in het programma klikt. Online help opent in Internet Explorer. De eerste keer dat u de helpfunctie in de nieuwe versie van het programma opent zult u de vraag krijgen of u de Online help wenst te gebruiken. Het antwoord dat u hier geeft, zal als standaard elke keer worden gebruikt wanneer u de help-functie oproept. U kunt deze instellingen te allen tijde in de gebruikersinstellingen overschrijven. Indien u geen internetverbinding heeft, zal het systeem automatisch Offline help gebruiken, onafhankelijk van uw standaardinstelling. U vindt de instellingen voor Online Help via Beeld - Instellingen - Gebruiker, op het tabblad Overig. Wanneer u de helpfunctie via Help - Inhoud opent, kunt u kiezen tussen Online en Offline help. Meer informatie over de instellingen voor de helpfunctie vindt u op pagina 29.

Afsluiten van het programma afbreken Indien u in de instellingen voor reservekopie, via Bestand - Reservekopie - Instellingen, heeft gekozen voor Vraag bij afsluiting of een reservekopie gemaakt dient te worden, zal het systeem u vragen of u een reservekopie wenst te maken wanneer u het programma afsluit. Er is nu een knop Annuleren toegevoegd, zodat u terug kunt keren naar het programma indien u het programma niet wenst af te sluiten.

6

Mamut Online Desktop

MAMUT ONLINE DESKTOP Upgraden van Mamut Online Desktop Het is nu mogelijk om alle installaties van Mamut Business Software die verbinding hebben met Mamut Online Desktop te upgraden; zonder dat u de synchronisatie voor de eerste keer hoeft uit te voeren. Indien u verbonden bent met Mamut Online Desktop zal de bedrijfsdatabase automatisch worden geüpgraded zonder opnieuw te synchroniseren. Let op! Gebruikers kunnen zich niet bij Mamut Online Desktop aanmelden zolang de upgrade wordt uitgevoerd.

Verbeterde stabiliteit in Mamut Business Software en Mamut Online Desktop Het synchroniseren van data tussen Mamut Business Software en Mamut Online Desktop is verbeterd om meer dataverkeer aan te kunnen. De belangrijkste verbeteringen bevatten; verhoogd management van resources tijdens de activatie en synchronisatie van data tussen Mamut Business Software en Mamut Online Desktop.

Verbinding met Mamut Online Desktop De werkbalk op het bureaublad in Mamut Business Software bevat nu een nieuwe snelkoppeling voor de verbinding met Mamut Online Desktop. Door op deze snelkoppeling te klikken zal een nieuwe venster worden geopend waarin wordt uitgelegd hoe u het activatieproces kunt uitvoeren. Deze knop wordt zichtbaar zodra u uw licentie voor Mamut Online Desktop heeft geregistreerd voor de betreffende bedrijfsdatabase. Meer informatie over Mamut Online Desktop vindt u op pagina 30.

Nieuwe en verbeterde functionaliteiten Urenregistratie De rapporten in Urenregistratie hebben nu een vaste kolombreedte, en alle beschikbare velden worden bij het exporteren naar Microsoft Excel toegevoegd. Daarnaast zullen de Lijst en Kalender weergaves urenstaten van alle statussen weergeven wanneer deze sinds de laatste keer van status zijn gewijzigd. Met andere woorden; indien de status van een urenstaat binnen Mamut Business Software is gewijzigd zal u, wanneer u in Mamut Online Desktop deze urenstaat opzoekt, urenstaten van alle statussen zien. Meer informatie over de urenregistratie in Mamut Online Desktop vindt u in de online help: http://help.mamut.com/nl/onlinedesktop/rtm/onlinedesktop.htm.

7


Bedrijfsstatus Let op! Houd er rekening mee dat de onderstaande functionaliteit nog niet in de bèta-versie beschikbaar is. Met behulp van de verschillende onderdelen in Bedrijfsstatus kunt u de belangrijkste informatie van uw bedrijf ophalen en controleren. Het doel van deze module is om de status van het bedrijf voor een bepaalde periode te documenteren. Bedrijfsstatus geeft u een visuele presentatie die u kunt gebruiken in presentaties. Het is tevens mogelijk de inhoud in de rapporten te wijzigen. Bedrijfsstatus bevat financiële rapporten, grafische weergaves en kengetallen, en geeft u een algemeen overzicht over de financiële situatie van uw bedrijf. De getallen worden voor een bepaald boekjaar in Mamut Online Desktop weergegeven en zijn gebaseerd op informatie die uit Mamut Business Software wordt gehaald. Meer informatie over Bedrijfsstatus in Mamut Online Desktop vindt u in de online help op: http://help.mamut.com/nl/onlinedesktop/rtm/onlinedesktop.htm.

8

Deel 2: Fragmenten uit de introductiehandleiding In dit hoofdstuk: Wetswijzigingen ............................................................................................................. 10 Bedrijfsinstellingen voor offerte/order/factuur .............................................................................................. 10

Administratie ................................................................................................................. 15 Instellingen voor overschrijvingen (elektronisch bankieren) ............................................................................ 15 Wizard voor de overschrijvingsinstellingen ............................................................................................... 15 Overschrijvingen - Betalingen naar bank ........................................................................................................ 17 Intracommunautaire prestaties, periodieke rapportage .................................................................................. 17

Relatiebeheer ................................................................................................................ 18 Het activiteitenvenster .................................................................................................................................. 18 De e-maileditor van het programma............................................................................................................... 21 Rekeninginformatie ...................................................................................................................................... 22 Een mailing aanmaken .................................................................................................................................. 22

Magazijn ....................................................................................................................... 24 Artikelstroomvenster ..................................................................................................................................... 24 Historische voorraadwaarde .......................................................................................................................... 25

Verkoop......................................................................................................................... 26 Artikelregister: tabblad Leverancier ............................................................................................................... 26 Afdrukken naar e-mailbijlage ........................................................................................................................ 26 Over abonnementsfacturering ....................................................................................................................... 27

Algemeen nieuws ........................................................................................................... 29 Gebruikersinstellingen - Overig ...................................................................................................................... 29

Mamut Online Desktop versie 2.0 ................................................................................... 30

Fragmenten uit de introductiehandleiding

WETSWIJZIGINGEN Bedrijfsinstellingen voor offerte/order/factuur De routines bij het factureren verschillen vaak van bedrijf tot bedrijf. In de bedrijfsinstellingen voor Order/Factuur heeft u de mogelijkheid de gebruikswijze naar uw behoefte aan te passen. Vooral de overgang van order naar factuur en bijbehorende routines voor goedkeuring en afdruk staan centraal. U vindt de bedrijfsinstellingen via het menu Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen Offerte/Order/Factuur. Let op! De bedrijfsinstellingen voor offerte zijn hier verzameld. De offertemodule heeft echter wel eigen gebruikersinstellingen.

Algemeen Op het tabblad Algemeen treft u opties aan die betrekking hebben op de orderstatus. Deze zijn vooral van belang indien er meerdere gebruikers van het programma zijn en waarbij bijvoorbeeld de ene orders registreert en de andere facturen genereert.

Een order kan niet worden afgedrukt voordat de status 'Verwerking voltooid' is: Hiermee geeft u aan of het wel of niet mogelijk is de order af te drukken voordat de verwerking voltooid is. Niet verwerken zonder status 'Gereed v. overdracht' (offerte) of 'Gereed v. factureren' (order): Vinkt u deze optie aan, is het niet mogelijk om offerte naar order of order naar factuur over te brengen/verwerken indien de optie 'Gereed v. overdracht' (offerte) of 'Gereed v. factureren' (order) niet is aangevinkt op het tabblad Diversen. Gereed voor facturen is afhankelijk van hoe u de functie 'Gereed voor factureren' wordt bijgewerkt bij het afdrukken van ... heeft ingesteld op het tabblad Afdrukken. Niet factureren voordat alle artikelen zijn geleverd: Vink deze optie uit wanneer u orders wenst te factureren wanneer nog niet alle artikelen zijn uitgeleverd. Deze optie wordt gebruikt wanneer u een overeenkomst heeft met uw klanten om een order te factureren alvorens deze volledig is uitgeleverd, of wanneer u gebruik wenst te maken van deelleveringen. Een gedeeltelijk geleverde/gefactureerde order zal dan een Nalevering bij het factureren genereren. U wijzigt het aantal artikelen in de kolom Te leveren in de order/factuur. De nalevering wordt als nieuwe order in het systeem behandeld.

10

Wetswijzigingen

U heeft de mogelijkheid om artikelen van een bepaalde inkooporder te reserveren door Het bedrijf reserveert inkopen voor klanten en Het bedrijf reserveert voorraadartikelen voor klanten aan te vinken. Indien Het bedrijf servicekosten factureert, heeft u de mogelijkheid om een werkbeschrijving in verband met een order en een servicefactuur af te drukken, met of zonder artikelregels. Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering: Activeert de functionaliteit voor abonnementsfacturering. Dit is een additioneel product in sommige programmaversies. Eventuele beperkingen wanneer artikelen niet in voorraad zijn: Hier kunt u beslissen in welke mate u een grotere hoeveelheid artikelen kunt registreren dan beschikbaar in de voorraad, of eventueel een waarschuwing wenst weer te geven zodat diegene die de order registreert erop attent gemaakt wordt dat het artikel niet meer in voorraad is.

Afdrukken Hier geeft u de instellingen aan die bepalen hoe uw verkooprapporten er uit moeten zien.

Aantal exemplaren: Het aantal kopieën dat wordt afgedrukt naast de originele factuur. De kopieën worden bij het factureren afgedrukt. Kopiefactuur bij facturering: Kies het rapport dat gebruikt dient te worden bij het afdrukken van een kopiefactuur. Dit wordt gebruikt voor de kopiefacturen die worden afgedrukt tijdens het factureren. De inzamellijst wordt bijgewerkt bij het afdrukken van: Deze instelling geldt het veld Ingezameld in de order. Kies tussen Pakbon en inzamellijst, afhankelijk voor wat het beste bij uw bedrijf past. 'Gereed voor factureren' wordt bijgewerkt bij het afdrukken van: Kies Pakbon of Inzamellijst, afhankelijk voor wat het beste bij uw bedrijf past. Indien u direct na het afdrukken van de pakbon wenst te factureren, raden wij u aan pakbon te kiezen. Taal in Offerte/Order/Factuur: Kunt u gebruiken indien u uw facturen in een andere taal wenst af te drukken. De taal wordt toegankelijk als keuze in de module Order/Factuur en Offerte op het tabblad Diversen indien u op knop Rapporten klikt. Sortering bij het afdrukken van meerdere orders: Bij het afdrukken van meerdere orders kan het handig zijn om een bepaalde sorteringsvolgorde aan te geven. U kunt bijvoorbeeld sorteren op klantnummer, in plaats van het standaard ingestelde offertenummer. Maakt u gebruik van abonnementsfacturering kunt u op contractnummer sorteren. Sortering van artikelregels op de inzamellijst: U kunt een inzamellijst op twee manieren afdrukken. Gesorteerd op dezelfde volgorde als het artikel in de order werd geregistreerd of Gesorteerd op

11


voorraad en plaats in het magazijn. Deze laatste optie kan bijzonder nuttig zijn voor een efficiënte inzameling van de order in het magazijn. Testafdruk naar scherm bij facturering: U krijgt een afdrukvoorbeeld/testafdruk op het scherm te zien bij facturering/afdruk van een factuur. Toon btw in Offerte, Order en Factuurafdrukken: Wanneer u deze optie niet aanvinkt, zal de btw niet worden weergegeven op deze afdrukken. Let op! Houd er rekening mee dat het volgens de wet en/of regelgeving verplicht kan zijn om de btw voor uw bedrijf weer te geven. Overleg met uw boekhouder/revisor vóór u deze optie uitvinkt.

Prijs/Korting Hier geeft u aan wat van toepassing is bij de registratie van prijzen en kortingen op een verkooporder.

Kiest u voor Prijs excl. btw registreren op orderregels (netto gefactureerd), worden de prijzen zonder btw op de artikelregels weergegeven. Prijzen op basis van leverdatum i.p.v. programmadatum: De prijs wordt standaard gezet op programmadatum de dag waarop de order wordt aangemaakt. Indien u prijzen aanmaakt die in de toekomst zullen gelden, kunt u met behulp van deze functie het systeem deze prijzen automatisch laten gebruiken op basis van leverdatum op de order in plaats van programmadatum. Dit geldt wanneer u het veld Leverdatum invult bij het aanmaken van de order. Leverdatum treedt dan op als een "geplande levering". Verandert u later de leverdatum, krijgt u toch de vraag of u de orderregels wenst bij te werken. Wilt u de kortinghiërarchie anders instellen, moet u Hoogste korting overschrijft kortinghiërarchie aanvinken. Het is veelal voldoende met één korting op een order, maar u kunt daarnaast ook gebruik maken van een volumekorting door Volumekorting bovenop andere korting aan te vinken. Kostprijs is gelijk aan "Kosten" uit artikelkaart plus inkoopprijs: Wordt weergegeven indien u heeft gekozen voor Inkoopprijs bij Basis voor kostprijs in de bedrijfsinstellingen voor artikel, op het tabblad Prijzen. Vinkt u deze optie aan, zal de kostprijs op offerte en order/factuur berekend worden op basis van de inkoopprijs, plus de kosten in het veld Kosten in de artikelkaart, op het tabblad Prijs.

Export U kunt automatisch gegevensbestanden exporteren vanuit het programma en hier zijn de instellingen hiervoor.

12

Wetswijzigingen

Indien u orders vanuit het programma wenst te exporteren, moet u Export gebruiken van bestand aanvinken en het Exportformaat aangeven. U kunt aangeven dat de export uitgevoerd moet worden door middel van het afdrukken van een Inzamellijst, Pakbon, of bij Facturering. In het veld Gegevensmap geeft u aan waar het bestand opgeslagen moet worden. Maak een PDF-kopie aan van de offerte bij verwerking tot order: De offerte die verwerkt is, wordt opgeslagen als een PDF-kopie. De offertekopie kan geopend worden vanuit Order/Factuur. Maak een PDF-kopie aan van de factuur bij facturering: Maakt een PDF-kopie aan van de originele factuur bij facturering. Indien u deze optie aanvinkt, kunt u PDF-kopieën openen vanuit Order/Factuur, en vanuit Relatiebeheer.

Overig Het tabblad voor overige instellingen:

Leveringsperiode op artikelregel: Kies of u in rapporten de week of de datum van levering wenst weer te geven. U kunt ook een Vaste tekst offerte/ order toevoegen. De tekst hiervoor wordt uit het Standaardregister opgehaald. Deze tekst zal op de facturen worden afgedrukt.

13


Intracommunautaire tekst: In deze afrollijst kunt u de tekst kiezen die op facturen, die orderregels met een btw-code voor intracommunautaire leveringen voor goederen of diensten bevatten, wordt weergegeven. Wanneer u Standaard kiest zal de volgende tekst op de factuur worden weergegeven: Intracommunautaire leveringen van goederen en diensten. U kunt deze tekst wijzigen of uw eigen tekst aanmaken in het Standaardregister. Op de factuur zullen de betreffende goederen en diensten een asterisk (*) krijgen. In de afrollijst Onze ref. kunt u kiezen hoe de referentie standaard gekozen wordt bij het aanmaken van een nieuwe order. Artikel dat in alle nieuwe orders wordt toegevoegd: U kunt bij het aanmaken van een order automatisch een artikel toevoegen door de artikelcode in dit veld in te voeren. Dit kunt u bijvoorbeeld gebruiken indien u altijd gebruik wilt maken van administratiekosten. Het project uit de artikelkaart overnemen: Het project dat eventueel gebruikt is in het tabblad Diversen bij Artikel wordt overgebracht naar Offerte/Order/Factuur. Factoring: Enkel zichtbaar indien u de optie factoring in de instellingen voor debiteur/crediteur heeft aangevinkt: Beeld - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur. Onder de knop Factoring kunt u informatie over het factoringbedrijf invoeren.

14

Administratie

ADMINISTRATIE Instellingen voor overschrijvingen (elektronisch bankieren) U kunt in het programma gebruik maken van elektronisch bankieren (ook wel: e-banking) of handmatige overschrijvingen om betalingen aan leveranciers te vereenvoudigen en om betalingen in te boeken.

U kunt het volgende instellen: Nieuw: Maak een nieuw overschrijvingsformaat aan, bijvoorbeeld voor elektronisch bankieren voor het versturen van betalingsbestanden naar uw bank. Bewerken: Wijzig een overschrijvingsformaat. Wissen: Wis een overschrijvingsformaat. Standaardoverschrijvingsformaat: Hier geeft u aan welk overschrijvingsformaat u standaard wenst te gebruiken. U kunt nieuwe overschrijvingsformaten aanmaken door op Nieuw te klikken. Het handmatig betalen van een post met status 'Overgeschreven' toestaan: Door deze optie te selecteren, kunt u handmatig betalingen uitvoeren voor de posten in uw crediteurenadministratie, die op het tabblad Overschrijving de status 'Voor overschrijving verzonden' gekregen hebben nadat u de wizard heeft doorlopen bij Betalingen naar bank. Deze posten kunt u dan handmatig via de inboekmodule betalen. Uitsluitend goedgekeurde facturen betalen. Door deze optie te selecteren worden alleen de facturen met het kenmerk ”goedgekeurd” meegenomen voor betaling.

Wizard voor de overschrijvingsinstellingen Wanneer u een nieuw overschrijvingsformaat aanmaakt of een bestaand overschrijvingsformaat bewerkt, wordt de wizard voor de instellingen voor overschrijvingen geopend. De beschikbare formaten zijn Clieop3 en SEPA. SEPA staat voor Single Euro Payments Area en is ingesteld om één Europese betaalmarkt te creëren waarbij deze betalingen als binnenlandse betalingen worden behandeld. Met SEPA bestaat geen verschil tussen binnenlandse en buitenlandse betalingen. Het gebruikte SEPA xml-bestandsformaat biedt een uniforme standaard voor de betalingen in het gehele SEPA-gebied voor betalingen in Euro. Clieop3 is het Nederlandse formaat voor elektronisch bankieren. Betalingsbestanden van dit formaat kunnen bij de meeste banken worden ingelezen om zo uw betalingen uit te laten voeren. Houd er rekening mee dat u dient te controleren of dit formaat door uw bank wordt ondersteund. Met behulp van Clieop3 kunt u alleen binnenlandse betalingen uitvoeren.

15


Zo maakt u een nieuw overschrijvingsformaat aan 1. 2.

Klik op Nieuw. Kies het gewenste formaat uit de afrollijst.

3.

Bij Naam overschrijvingsformaat kunt u een eigen naam voor het gebruikte overschrijvingsformaat opgeven zodat u deze eenvoudig herkent. Let op! Wanneer u het SEPA-formaat gebruikt, dient u één van de volgende namen op te geven: SEPA GRPD (=gegroepeerd), SEPA MXD (=mixed) of SEPA SNGL (=single). Raadpleeg uw bank om het formaat dat u dient te gebruiken te vinden.

4.

Selecteer de correcte bankrekening uit de afrollijst of klik op nieuw om een nieuwe bankrekening in te voeren. Houd er rekening mee dat bij het SEPA-formaat IBAN en Swift/BIC-code verplicht ingevuld moeten worden.

5.

Klik op Volgende.

6.

Geef bij Map het pad op waar de betalingsbestanden moeten worden opgeslagen indien u niet de standaardlocatie wenst te gebruiken.

7.

Voer de Bestandsnaam in.

8.

Klik op Voltooien. Het overschrijvingsformaat is nu aangemaakt. Indien gewenst, kunt u deze als Standaardformaat gebruiken of overige instellingen doorvoeren. Tip! Het is mogelijk om een eerder aangemaakt bestalingsbestand te herstellen, bijvoorbeeld om het bestand opnieuw naar de bank te versturen. Om dit te doen selecteert u eerst het overschrijvingsformaat en klik op de knop Bewerken. Klik vervolgens op de knop Bestand uit archief herstellen.

16

Administratie

Overschrijvingen - Betalingen naar bank Betalingen aan leveranciers worden ingeboekt als boekstukken in het grootboek. In de crediteurenadministratie kunt u gebruik maken van Betalingen naar bank, een wizard, die het kiezen van de te betalen posten en de uitvoering van de betaling vereenvoudigt, en die u tevens helpt bij het boeken van de uitgevoerde betalingen. Deze wizard voor betalingen naar bank kunt u op twee manieren gebruiken: elektronisch bankieren (ebanking) en handmatige overschrijvingen. U kiest de standaardmethode voor de betaling en stelt de instellingen in bij Instellingen voor overschrijvingen. U kunt de methode oversturen in de wizard voor Betalingen naar bank. Elektronisch bankieren: Bij elektronisch bankieren dient u een overeenkomst met uw bank te hebben wat betreft elektronische betalingen. De betaling wordt als een betalingsbestand naar uw bank verstuurd en u ontvangt een retourbestand van de bank, dat u gebruikt voor het inboeken van de betalingen in uw Mamutprogramma. Er zijn twee verschillende formaten voor het elektronisch bankieren: SEPA staat voor Single Euro Payments Area en is ingesteld om één Europese betaalmarkt te creëren waarbij deze betalingen als binnenlandse betalingen worden behandeld. Met SEPA bestaat geen verschil tussen binnenlandse en buitenlandse betalingen. Het gebruikte SEPA xml-bestandsformaat biedt een uniforme standaard voor de betalingen in het gehele SEPA-gebied voor betalingen in Euro. Clieop3 is het Nederlandse formaat voor elektronisch bankieren. Betalingsbestanden van dit formaat kunnen bij de meeste banken worden ingelezen om zo uw betalingen uit te laten voeren. Houd er rekening mee dat u dient te controleren of dit formaat door uw bank wordt ondersteund. Met behulp van Clieop3 kunt u alleen binnenlandse betalingen uitvoeren. Handmatige overschrijvingen: Bij handmatige overschrijvingen kunt u het programma gebruiken om het rapport Betalingsadvies af te drukken. Dit is een overzicht van de betalingen, die door u moeten worden uitgevoerd op basis van de Vervaldatum. Bij handmatige overschrijvingen worden geen betalingsbestanden aangemaakt, in tegenstelling tot bij het elektronisch bankieren.

Intracommunautaire prestaties, periodieke rapportage Indien u goederen of diensten verkoopt aan een btw-plichtige ondernemer in een ander EU-land, bent u verplicht periodiek een elektronische opgave te doen van uw intracommunautaire prestaties. Het rapport hiervoor kunt u vanuit de rapportmodule van het systeem afdrukken, en bevat een overzicht van de klanten binnen de EU aan wie u goederen en diensten hebt geleverd, gedurende de gekozen periode. Meer informatie over deze opgave kunt u vinden op www.belastingdienst.nl. U kunt het rapport Intracommunautaire prestaties, periodieke rapportage afdrukken door te kiezen voor Bestand - Afdrukken - Administratie. Het rapport bevat aparte kolommen om onderscheid te maken tussen de waarde van de goederen en van de diensten. Tot 1 januari 2010 hoeft u alleen de waarde van goederen te rapporteren. Derhalve zal, wanneer u een periode voor 1 januari 2010 kiest voor de rapportage, automatisch alleen de levering van goederen zijn opgenomen (de ICL aangifte). Bij het afdrukken van het rapport Intracommunautaire prestaties, periodieke rapportage wordt een XMLbestand automatisch geëxporteerd naar C:\Documents and Settings\User\My Documents\Mamut\VAT\OutBox, waar "User" staat voor de gebruikersnaam geregistreerd in het besturingssysteem. U kunt het aangemaakte XML-bestand elektronisch versturen met behulp van Mamut eBTW module. Let op! Om het XML-bestand aan te maken moet u kiezen voor Printer in de afrollijst bij Versturen naar in de Rapportmodule alvorens u op Afdrukken klikt.

17


RELATIEBEHEER Het activiteitenvenster Werkbalk Vanaf de werkbalk kunt u nieuwe posten aanmaken, opslaan en verwijderen. Nieuwe activiteit. Check beschikbaarheid. Hier kunt u een agenda van werknemers en resources zien die aan een activiteit gekoppeld zijn. Dupliceer activiteit. Met behulp van de functionaliteit om activiteiten te dupliceren kunt u een activiteit één of meerdere keren dupliceren. Open de gerelateerde elementen in MS Outlook. Wordt alleen weergegeven wanneer u de Outlookintegratie gebruikt. E-mail versturen. Opent een nieuw e-mailbericht. De relatie die aan de activiteit is gekoppeld en waarbij een e-mailadres is geregistreerd, zal automatisch als ontvanger worden toegevoegd. Het onderwerp van de activiteit wordt overgenomen als onderwerp van de e-mail. In de e-mail kunt u documenten die zijn gekoppeld aan de activiteit toevoegen. Daarnaast kunt u met behulp van de Gebruikersinstellingen de standaardwaarden van bepaalde velden aangeven. Onderstaand vindt u beschrijvingen van ieder veld. Indien niet alle velden in het venster worden weergegeven is het mogelijk dat het tabblad/notitieveld op volle grootte wordt weergegeven. Door op rechtsonderin het venster te klikken, zullen meerdere velden toegankelijk worden. Tip! Het programma kiest standaard een interval voor data van en tot wanneer de activiteiten in het activiteitenoverzicht worden getoond. Indien u een activiteit niet kunt vinden, kan het zijn dat de datum van de activiteit buiten het interval valt.

18

Relatiebeheer

Veldbeschrijvingen van de activiteiten Onderwerp: Een korte omschrijving van de bedoeling met de activiteit. Begintijd: Stel datum en tijdstip in wanneer de activiteit moet beginnen. Het tijdstip is niet van belang voor activiteiten in het takenoverzicht. Eindtijd: Wordt automatisch aangepast aan de hand van de instellingen van begintijd in instellingen voor activiteiten, waar u een standaard tijdsduur voor nieuwe activiteiten kunt aangeven. De tijdsduur kan eventueel anders ingesteld worden door de voorgestelde eindtijd te wijzigen. Alarm: Selecteer of de activiteiten ingesteld moeten worden met een herinnering en hoeveel tijd van tevoren deze weergegeven moet worden. Let op! Indien u heeft aangegeven dat de activiteiten naar Microsoft Outlook® moeten worden overgebracht, kunt u geen tijdstip voor de herinnering instellen. Die zal dan geïnitieerd worden aan de hand van de instellingen in Microsoft Outlook®. Type: Het type activiteit is een belangrijke vorm van typering om statistieken te kunnen maken. Het helpt u ook filters toe te passen op de lijst van activiteiten. Het type activiteit bepaalt tevens of de activiteiten beschikbaar zijn in de lijst voor de Klantenservice, Artikelservice en Telemarketing (additioneel product). U kunt de activiteiten bekijken in de grafische kalender, in de kalender of in het taakoverzicht. Deze instelling past u toe in de activiteiten onder het tabblad Diversen. Status: Maak een keuze uit voorafgedefiniëerde statussen voor het opvolgen van het verloop van de activiteiten. U kunt in het Standaardregister ook eigen statussen aanmaken. Tip! In velden met een keuzemogelijkheid uit het standaardregister, kunt u met de rechtermuisknop in het veld klikken en kiezen voor Standaardregister wijzigen. Hiermee wordt het standaardregister geopend, zodat u daarin direct nieuwe mogelijkheden kunt toevoegen. Voorbeeld: In de Order/Factuur module, tabblad Tekst kunt u met de rechtermuisknop klikken in de afrollijst naast Tekst selecteren. Kies vervolgens voor Standaardregister wijzigen. U kunt tevens via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister bij het standaardregister komen. Wanneer u een activiteit markeert als 'Uitgevoerd' in het activiteitenoverzicht, wordt de status automatisch op 'Uitgevoerd' gezet. Indien u wilt dat er in deze gevallen een andere status moet worden aangegeven, kunt u dit instellen bij Activiteitsinstellingen. Verantwoordelijke: Allen die geregistreerd zijn in het medewerkersregister kunnen als verantwoordelijke voor een activiteit worden ingesteld. Met behulp van Toegangsbeheer kunt u bovendien de optie blokkeren dat medewerkers, behalve de eigen activiteiten, ook de activiteiten van anderen kunnen bewerken. Koppelen: Hier kunt u zowel relaties, medewerkers als resources die onderdeel uitmaken van de activiteiten aan elkaar koppelen. Project: Indien een activiteit gekoppeld moet worden aan één van uw projecten, kunt u dat hier aangeven. Indien de activiteit is aangemaakt vanuit de projectmodule, zal dit veld reeds gevuld zijn. Tip! Heeft u een project gekozen, kunt u met de rechter muisknop in het veld klikken en Ga naar project kiezen. Prioriteit: U kunt kiezen uit 'Hoog', 'Gemiddeld', 'Laag'. Kies 'Geen', indien u er de voorkeur aan geeft om geen prioriteit aan de activiteit toe te kennen.

19


Tijd weergeven als: Geef aan hoe de activiteiten in de kalender moeten worden weergegeven: 'Beschikbaar', 'Bezet' of 'Niet aanwezig'. Dit is speciaal van belang als informatie bij het koppelen van medewerkers aan andere activiteiten. Privé: U kunt privé activiteiten gebruiken om de toegang tot de inhoud van deze activiteiten te beperken. Wanneer deze optie is geselecteerd kan slechts de gebruiker, die de rechten heeft om de activiteiten te tonen, de details van de activiteiten bekijken. Let op: de activiteit zal wel zichtbaar zijn in de kalender, zodat overige gebruikers kunnen zien dat u bezet bent. De supergebruiker kan altijd de inhoud bekijken. Kleurencode: In de afrollijst naast 'Privé' kunt u een kleurencode voor de activiteit kiezen, indien de activiteit getoond dient te worden in de agenda. Met behulp van activiteitstypen, kunt u in het standaardregister de standaardkleur voor elke afzonderlijke activiteitstype bepalen, zodat u niet bij elke activiteit een kleur hoeft toe te voegen.

De tabbladen Notitie: U kunt notities maken met betrekking op de activiteiten. Met behulp van gebruikersinstellingen voor activiteiten kunt u aangeven of datum en naam van de gebruiker op elke notitie moet worden vermeld.

Artikel: Hier kunt u artikelen die gekoppeld zijn aan de activiteit, invoeren. Deze kaart wordt ook gebruikt in verband met Artikelservice, waar u aangeeft welke producten voor onderhoud zijn ontvangen en eventuele resources en arbeidsuren die gebruikt zijn bij het onderhoud. Deze kunnen vervolgens direct naar een factuur worden overgebracht. Indien u een gewone factuur wenst aan te maken, raden wij u aan dit te doen in het tabblad Order/Factuur. Offerte: U kunt een offerte direct vanuit de activiteit aanmaken. Dit veronderstelt wel dat de activiteit gekoppeld is met een of meerdere contacten. De lijst van offertes die al vanuit een activiteit zijn gemaakt kan volgens status gefilterd worden. Door de knop Koppelen te gebruiken krijgt u een lijst op het scherm met bestaande offertes die aan de activiteit gekoppeld kunnen worden. Tip! U kunt Nieuwe offerte en Vaste offerte direct vanuit de activiteit aanmaken. Deze worden dan gekoppeld aan de activiteit. Order/Factuur: Maak bestellingen direct vanuit de activiteit. De lijst van bestellingen die al vanuit een activiteit zijn gemaakt kan volgens status gefilterd worden. Door de knop Koppelen te gebruiken krijgt u een lijst op het scherm met bestaande bestellingen die aan de activiteit gekoppeld kunnen worden. Inkoop: Op het tabblad Inkoop kunt u nieuwe inkopen gebaseerd op de activiteit aanmaken of een bestaande inkoop aan de activiteit koppelen. Urenregistratie: Hier kunt u nieuwe urenregels of bestaande urenregels koppelen aan activiteiten. Documenten: U kunt documenten aanmaken, of bestaande documenten die er betrekking op hebben, koppelen aan de activiteit. Het overzicht van documenten die aangemaakt zijn vanuit de activiteit kan opgevraagd worden aan de hand van de status.

20

Relatiebeheer

U kunt een document importeren met behulp van een daarvoor aangemaakte knop. Lees meer over het "Importeren van documenten" in een eigen paragraaf . Diversen: Hier treft u uw eigen gedefinieerde velden aan. Deze kunt u activeren en bewerken bij Activiteiteninstellingen. Bovendien kunt u de standaard instelling wijzigen of de activiteit in het takenoverzicht moet worden weergegeven of in de Agenda. Verwijderen van een link: Wilt u een link naar een bestaande offerte, order/factuur of inkoop, verwijderen, dan kunt u dit doen door op de knop link verwijderen in de desbetreffende activiteit te klikken. De link wordt verwijderd naar de map wordt verwijderd, zodat u deze niet meer vanuit de activiteit kunt openen. Let op! De offerte, order of inkoop zelf wordt niet verwijderd!

De e-maileditor van het programma Het programma beschikt over een interne e-maileditor voor het aanmaken en wijzigen van uitgaande e-mails. Deze wordt standaard gebruikt. Tip! U kunt de e-maileditor wijzigen naar Microsoft Outlook® via de Gebruikersinstellingen voor Outlook. U kunt bijvoorbeeld e-mails rechtstreeks vanuit de relatiekaart versturen door op E-mail verzenden te klikken. U kunt ook naar Beeld - E-mail - Relatie gaan om de e-maileditor te openen. Vervolgens selecteert u de relatie waar de e-mail naar moet worden verzonden. Als u ervoor kiest de e-mail rechtstreeks vanuit de relatiekaart te verzenden wordt het e-mailadres automatisch ingevoerd.

Zo schrijft u een e-mail met de interne e-maileditor van het programma: 1.

Klik op de knop Aan.. en selecteer een ontvanger voor de e-mail. Dit doet u door de gewenste relatie aan de linkerkant van het venster dat nu verschijnt te selecteren. U kunt vervolgens een of meerdere contactpersonen selecteren, die de e-mail zullen ontvangen. Breng de contactpersonen met behulp van de pijlen over naar het ontvangersscherm en klik op OK.

2.

Klik op Bijlage als u een document wilt bijvoegen.

3.

Voer een Onderwerp in voor de e-mail.

4.

Selecteer een sjabloon uit de afrollijst als u voor de tekst van de mail gebruik wenst te maken van een emailsjabloon.

5.

Selecteer Project als de e-mail aan een bepaald project gekoppeld moet worden.

6.

Voer vervolgens de tekst van de e-mail in. Met de standaard opmaakknoppen bovenin de editor kunt u de opmaak van de tekst bepalen, zoals het lettertype, kleur en grootte.

7.

Klik op E-mail verzenden om de e-mail te verzenden. De e-mail wordt nu via Microsoft Outlook® verzonden.

21


Rekeninginformatie Het venster Rekeninginformatie is een standaardvenster dat overal in het programma gebruikt wordt om rekeninggegevens in te voeren. Naast de informatie over het rekeningnummer en de bank kunt u ook gegevens invoeren over rekeninghouder, naam en adres. In een aantal landen is het mogelijk om rekeningen te identificeren aan de hand van unieke rekeningnummers, maar in andere landen is dat niet mogelijk. De rekeninginformatie van uw bedrijf voert u in bij de bedrijfsgegevens (Beeld - Instellingen - Bedrijf Bedrijfsinstellingen - Bedrijfsgegevens). De rekeninginformatie van uw relaties voert u in de relatiekaart in, via het tabblad Overige info.

Om fouten te vermijden bij het intoetsen van IBAN en Bankrekeningnummer kunt u ervoor kiezen om gebruik te maken van een opmaakcontrole bij nummers. De controle kan geactiveerd worden bij Nummercontrole. Deze knop vindt u door te gaan naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsinstellingen Bedrijfsgegevens. Land: Selecteer in de afrollijst in welk land de rekening is geregistreerd. Bepaalde velden en veldnamen worden enkel voor bepaalde landen getoond. Let op! U dient op OK te klikken om de informatie die u heeft ingevoerd op te slaan, voordat u het Land wijzigt. Meer informatie over rekeninginformatie vindt u in de helpbestanden van het programma.

Een mailing aanmaken U kunt persoonlijke e-mails naar uw relaties sturen door samenvoegvelden in Microsoft Word te gebruiken. Elke e-mail zal dan dezelfde informatie bevatten, maar door gebruik te maken van samenvoegvelden kunt u zicht persoonlijk tot elke relatie richten door hun naam te gebruiken. De contactgegevens worden uit het relatieregister in Mamut Business Software gehaald. Naar welke relaties u de e-mail wenst te versturen kunt u aangeven door met behulp van de wizard een selectie te maken. Met samenvoegvelden wordt de e-mail gestuurd als een separate e-mail naar elke ontvanger, in plaats van naar een groep of door alle ontvangers in het BCC-veld te plaatsen.

22

Relatiebeheer

Voordat u de wizard opent, dient u een documentsjabloon aan te maken die de tekst en de afbeeldingen bevat welke in elke e-mail dient te staan, zoals bijvoorbeeld uw bedrijfslogo en de tekst. Meer informatie over het opzetten van een nieuw documentsjabloon vindt u in het hoofdstuk "Relatiebeheer".

Zo maakt u een mailing aan 1.

Ga naar Beeld - E-mail - Selectie relaties.

2.

Geef aan of u de eenvoudige of de geavanceerde selectie wenst te gebruiken om de relaties waarnaar de email zal worden verstuurd te filteren. Klik vervolgens op Volgende.

3.

Maak de selectie zoals u deze wenst en klik op Volgende. Meer informatie over de selectie vindt u in het introductieboek "Installeren, instellingen, rapporten en selectie".

4.

Kies Een geavanceerde mailing opzetten, via Word, voor de gemaakte selectie om een samenvoegdocument te gebruiken en klik op Volgende.

5.

Klik op Voltooien.

6.

Geef een titel voor het document op. De titel wordt als onderwerp van de e-mail weergegeven. U kunt tevens andere informatie over het document toevoegen met behulp van de afrollijsten.

7.

Kies middels de afrollijst Documentsjabloon de documentsjabloon die de informatie bevat welke u wenst te gebruiken.

8.

Klik op Aanmaken/samenvoegen om het document aan te maken.

9.

Het document wordt in Microsoft Word geopend op het tabblad Verzendlijsten (in de werkbalk). Let op! Wanneer u op OK klikt in het venster E-mail samenvoegen, zal deze direct worden verzonden. Klik op Annuleren om het document voor verzending weer te geven en te wijzigen.

10. U heeft nu de mogelijkheid om het document weer te geven met de contactinformatie van uw relaties. Aan de rechterzijde van het venster vindt u een wizard voor het samenvoegen. In stap 5 van deze wizard (dit is de stap die automatisch wordt geopend met het document) kunt u de pijltoetsen bovenaan gebruiken om het document voor elke relatie weer te geven. 11. Klik op Voltooien en samenvoegen - E-mail verzenden op de werkbalk wanneer u de e-mails wenst te versturen. 12. Klik op OK om de e-mails te versturen. Uw persoonlijke e-mails zijn nu naar uw relaties verzonden. Let op! U kunt de documentsjabloon Mailing.dot in stap 7 gebruiken als een voorstel van hoe uw mailing eruit kan zien. Houd er rekening mee dat deze sjabloon overschreven kan worden bij een latere update van het programma. U dient daarom uw eigen sjabloon met een andere naam aan te maken.

23


MAGAZIJN Artikelstroomvenster Het venster artikelstroom geeft u de mogelijkheid om naar alle voorraadtransacties te zoeken. Vanuit het venster kunt u opzoeken welke posten er aan de basis van een transactie liggen en het boekstuk in het grootboek vinden, indien deze is aangemaakt. Het venster is te vinden in de magazijnmodule, Voorraadtransacties en Reserveringen. U kunt het voorraadtransactie-venster ook openen vanuit Order/Factuur en Inkoop, op het tabblad Artikelregels. Vanuit het venster kunt u opzoeken welke posten er aan de basis van een transactie liggen en het boekstuk in het grootboek terugvinden, indien deze is aangemaakt.

Werkbalk U kunt de twee afrollijsten linksboven als filter gebruiken om de transactie(s) die u wilt zien eenvoudig te vinden. In de eerste lijst kiest u het type transactienummer waarnaar u wilt zoeken en in de andere lijst het nummer. Wanneer u kiest voor boekstuknummer, krijgt u ook de mogelijkheid om het boekjaar te kiezen. Lijst: Opent de lijst van Order of Inkoop. Toon dagboeken: Geeft alle boekstukken weer die gekoppeld zijn aan alle transacties die getoond worden. Wanneer er transacties gevonden zijn, kunt u ook een boekstuk openen voor een bepaalde transactie door deze in de lijst te selecteren op het bijbehorende icoon rechtsonderin het venster te klikken. Afdrukken: Opent het afdrukvenster, waar u rapporten voor de voorraadtransacties met of zonder boekingsinformatie kunt afdrukken. Dit is gebaseerd op de selectie die u heeft gedaan in het venster Artikelstroom.

24

Magazijn

Linkergedeelte In het linkergedeelte van het venster worden de transacties in een boomdiagram weergegeven. Dit geeft de mogelijkheid om vanaf twee "richtingen" te zoeken. U kunt een transactie markeren in het boomdiagram, zodat u de bijgewerkte informatie over elke transactie terug kunt zien in het rechtergedeelte van het venster.

Rechtergedeelte In het rechtergedeelte van het venster kunt u gedetailleerde informatie vinden over de transactie die in het linkergedeelte geselecteerd is. De knop is alleen toegankelijk wanneer er gerelateerde posten gevonden zijn. In de helpbestanden (F1) vindt u meer informatie over de knoppen.

Historische voorraadwaarde Voorraadbewegingen kunnen gebaseerd op van en tot datum worden gefilterd in het rapport Voorraadwaardelijst (transacties). U kunt de voorraadwaarde voor een bepaalde datum, bijvoorbeeld bij de overgang naar een nieuw jaar, of een historisch overzicht van de voorraadwaarde, bijvoorbeeld om trends te zien, weergeven.

Zo drukt u het rapport af 1.

Ga naar Beeld - Magazijn - Rapporten.

2.

Kies Artikel en vervolgens het rapport Voorraadwaardelijst (transacties).

3.

Geef de rapportsoort, sortering en afdrukmedium aan.

4.

Gebruik het selectievenster om de criteria voor het rapport te kiezen.

5.

Ga naar het tabblad Voorraadtransacties en vervolgens naar het tabblad Datum.

6.

Om de voorraadwaarde op (tot en met) een bepaalde datum weer te geven, lat u het veld Datum in voorraad leeg en vult u de datum in het veld t/m in. Om een historisch overzicht van de voorraadwaarde weer te geven, bijvoorbeeld om trends te zien, vult u beide datums in.

7.

Klik op OK. Het rapport wordt nu met de opgegeven criteria op het venster weergegeven. Klik op de printericoon om het rapport af te drukken.

25


VERKOOP Artikelregister: tabblad Leverancier Leveranciers werken vaak met eigen voorwaarden, prijzen en artikelcodes wanneer u artikelen bij hen inkoopt. Door een artikel aan één of meerdere leveranciers te koppelen, kunt u deze informatie en overige artikelinformatie registreren. Houd er rekening mee dat de inkoopprijs van de standaardleverancier de inkoopprijs in het tabblad prijs kan beïnvloeden. Wanneer u de inkoopprijs van de standaardleverancier aanpast, dient u aan te geven of de inkoopprijs in de prijscalculator ook bijgewerkt dient te worden. De informatie in het tabblad Leverancier kan worden gebruikt bij de inkoop van de betreffende leverancier. Wanneer artikelen verbonden zijn aan een leverancier, kunt u rechtstreeks een inkoop uitvoeren door op de knop Koop dit artikel te klikken. Indien er reeds een niet-verwerkte inkooporder is voor deze leverancier, kunt u ervoor kiezen om de inkoop van dit artikel aan de bestaande inkooporder toe te voegen, of om een nieuwe inkooporder aan te maken. Indien er geen niet-verwerkte inkooporder is wordt automatisch een nieuwe inkooporder aangemaakt. Tip! Wanneer het artikel reeds in de bestaande inkooporder aanwezig is, zal het inkoopaantal automatisch worden vermeerderd met "1" stuks. Meer informatie over de leverancierskoppeling vindt u in het hoofdstuk "Inkoop" in het introductieboek "Administratie, logistiek en personeel".

Afdrukken naar e-mailbijlage U kunt ervoor kiezen af te drukken naar e-mail. Als u bijvoorbeeld een factuur naar e-mail wilt afdrukken, converteert het programma de afdruk automatisch naar een .pdf-bestand, dat als bijlage bij een e-mail naar de ontvanger wordt gevoegd. De meeste ontvangers zullen wel een .pdf-bijlage kunnen lezen, en het wordt algemeen beschouwd als een veilig bestandstype. In het onderstaande voorbeeld drukt u een offerte af.

Zo drukt u een offerte naar een e-mailbijlage af 1.

Maak een nieuwe offerte aan of open een bestaande offerte.

2.

Klik op Afdrukken (Ctrl + P).

3.

Selecteer offerte en klik op Volgende.

4.

Selecteer E-mail en klik op Voltooien.

5.

Klik op Verzenden in Outlook om de e-mail te verzenden. De e-mail wordt nu vanuit MS Outlook verstuurd met de offerte als bijlage. Let op! Het systeem behandelt de offerte als een rapport. Voor rapporten wordt altijd MS Outlook als emaileditor gebruikt, ook als in de gebruikersinstellingen voor Outlook heeft opgegeven dat de interne emaileditor van het programma moet worden gebruikt.

26

Verkoop

Over abonnementsfacturering Mamut Enterprise Abonnementsfacturering is een middel om klanten volgens vaste afspraken en/of abonnementen te factureren. Deze oplossing zit inbegrepen in Mamut Enterprise E5. Indien u regelmatig dezelfde klanten voor dezelfde producten en/of diensten factureert, kunt u dit eenvoudig in één handeling doen, ook voor toekomstige perioden. De inkomsten worden dan automatisch met de juiste data in de juiste periode geboekt. U kunt overeenkomsten met daaraan de betreffende klanten gekoppeld in een eigen abonnementsregister aanmaken. Het abonnement kan opgemaakt worden met artikelen en diensten met vastgestelde prijzen en kortingen, en instellingen over hoe het abonnement in het systeem verwerkt zal worden, kunnen worden gedefinieerd; o.a. de frequentie voor wanneer en hoe vaak verkooporders aangemaakt zullen worden. Met de module heeft u op een overzichtelijke manier de volledige controle over welke klanten voor welke abonnementen/overeenkomsten moeten worden gefactureerd en hoe vaak. Let op! Voor het activeren van de module Abonnementsfacturering dient u te kiezen voor Het bedrijf maakt gebruik van abonnementsfacturering door naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Moduleinstellingen - Offerte/Order/Factuur te gaan en te kiezen voor het tabblad Algemeen. Vervolgens moet u zich afmelden en het programma opnieuw starten om met de module te kunnen werken. Let op! Deze functionaliteit is alleen toegankelijk als additioneel product in enkele programmaversies. Neem contact op met uw softwareleverancier om te onderzoeken of de functie beschikbaar is in uw programmaversie.

Abonnementsregister De module bestaat uit een Abonnementsregister, waarin u diverse soorten abonnementen/overeenkomsten aanmaakt waarvoor uw klanten zich kunnen inschrijven. Het abonnement kan worden ingesteld met artikelen en diensten met speciale prijzen en kortingen en u kunt de instellingen selecteren voor de manier waarop het systeem met het abonnement moet omgaan. Het abonnement krijgt een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak een order, op basis van de daaraan gekoppelde klantabonnementen, wordt aangemaakt. Ook kunt u bestaande abonnementen in het register bewerken en abonnementen indien nodig de status 'gestopt' geven. Als een abonnement non-actief wordt gemaakt, worden de daaraan gekoppelde klantabonnementen niet meer weergegeven in het klantabonnementenregister en worden er geen orders meer aangemaakt die zijn gebaseerd op deze klantabonnementen.

Klantabonnementen Een Klantabonnement is een overeenkomst/abonnement met iedere individuele klant. Deze wordt gekoppeld aan het abonnementsregister. Alle klanten die gefactureerd dienen te worden op basis van een klantabonnement, moeten aan het abonnement worden gekoppeld met behulp van het klantabonnementenregister. Het Klantabonnementsregister laat zien aan welke abonnementen klanten zijn gekoppeld. Vanaf dit venster kunt u klanten koppelen aan abonnementen en kunt u bestaande klantabonnementen bewerken. Ook kunt u een einddatum voor een abonnement instellen/wijzigen, het abonnement van een klant pauzeren of volledig beëindigen. U kunt een begin- en desgewenst een einddatum instellen voor ieder afzonderlijk klantabonnement en u kunt de frequentie aangeven die bepaalt hoe vaak/wanneer het klantabonnement kan worden 'verwerkt', waarbij dan een verkooporder wordt aangemaakt op basis waarvan u kunt factureren. U kunt een klantabonnement beëindigen door de status ervan te wijzigen in 'Gestopt' of u kunt het 'pauzeren' als de klant bijv. even geen leveringen/facturen wil ontvangen. Onderbroken/gepauzeerde of gestopte klantabonnementen kunnen altijd weer gereactiveerd worden indien gewenst.

27


Verkooporders aanmaken en vervolgens factureren vanuit de order/factuurmodule U kunt kiezen welke abonnementen en klanten de basis moeten vormen voor het aanmaken van verkopen in de functiespecifieke wizard voor het aanmaken van verkooporders voor actieve klantabonnementen. In uw selectie kunt u ook aangeven tot welk punt in de toekomst er orders moeten worden aangemaakt. Als u uw selectie hebt ingevoerd, krijgt u een lijst met alle klantabonnementen die worden meegenomen in de orderverwerking. U kunt nu alle eventuele klantabonnementen die u deze keer niet wilt meenemen uit de lijst verwijderen. Deze verwijderde abonnementen worden bij de volgende verwerking opnieuw meegenomen. U kunt de selectiedatum ook in het verleden plaatsen als u eerst verkooporders wilt aanmaken voor klantabonnementen die al eerder hadden moeten worden uitgevoerd. Hierna kunt u een andere verwerking starten op basis van een nieuwe datum.

Frequentie Elk abonnement kan worden gekoppeld aan een frequentie die bepaalt wanneer/hoe vaak het abonnement kan worden 'verwerkt', d.w.z. hoe vaak ieder klantabonnement de basis kan vormen voor het aanmaken van een verkooporder. De frequentie wordt geregeld in het Standaardregister, dat u kunt openen door te klikken op de knop Frequentieregister in de werkbalk bovenaan in het venster Abonnementsregister of door naar Beeld- Instellingen - Bedrijf - Standaardregister te gaan. U kunt nieuwe frequenties aanmaken voor respectievelijk een vaste datum in iedere maand of om de zoveel dagen.

Rapport U kunt het rapport Toekomstige factuurabonnementen afdrukken, met daarin de orders die u in de toekomst kunt aanmaken en factureren op basis van de bestaande, actieve klantabonnementen.

28

Algemeen nieuws

ALGEMEEN NIEUWS Gebruikersinstellingen - Overig In de gebruikersinstellingen, tabblad Overige, kunt u diverse opties instellen die het opstarten en gebruik van het programma kunnen vereenvoudigen.

Standaard bedrijfsdatabase: Indien u wenst dat een bepaalde database standaard bij het opstarten van het programma wordt geopend, kunt u deze optie aanvinken en de betreffende database uit de lijst selecteren. Taal: Elke gebruiker kan het programma in de gewenste Taal gebruiken, indien de betreffende taal beschikbaar is. Houd er rekening mee dat het programma opnieuw gestart dient te worden alvorens de instelling van kracht is. Status bij het openen van de bedrijfsdatabase: Geeft u direct toegang tot kerngetallen voor logistiek, administratie, verkoop of opent een bepaalde module direct bij het openen van de bedrijfsdatabase. Minikalender openen bij het openen van bedrijfsdatabase: Selecteer deze optie indien u een minikalender wenst te openen bij het opstarten van de bedrijfsdatabase. Scheidingsteken: Standaard is aangegeven dat het programma de standaardinstellingen van de Windowsinstallatie op de computer overneemt. Indien u een ander scheidingsteken voor decimalen of duizendtallen wenst, moeten deze regionale instellingen verwijderd worden en kunt u eigen tekens selecteren in de afrollijst. Opties voor help: Geef aan of u standaard de online of de offline help wenst te gebruiken. Online help vereist een actieve internetverbinding. Indien u online help heeft gekozen en geen actieve internetverbinding hebt, zal het systeem standaard de offline help gebruiken. Notitie: In het notitieveld kunt u aantekeningen invoeren betreffende de gebruiker, of kan de gebruiker zelf notities invoeren.

29


MAMUT ONLINE DESKTOP VERSIE 2.0 Mamut Online Desktop geeft u toegang tot informatie en functionaliteiten van Mamut Business Software via het internet. Tevens vindt u hier de nieuwe diensten die in Mamut One inbegrepen zijn. Mamut One is een complete oplossing voor financieel- en relatiemanagement (CRM), communicatie, e-commerce, mobiliteit, hosting, kennis en een zakelijke gemeenschap. Om toegang tot Mamut Online Desktop te verkrijgen heeft u een geldige Mamut One-overeenkomst nodig. De diensten waar u toegang tot heeft in Mamut Online Desktop zijn afhankelijk van uw Mamut Oneovereenkomst. Let op! Mamut One wordt alleen in combinatie met Mamut Enterprise en Mamut Office verkocht. Om Mamut Online Desktop te kunnen gebruiken dient u een van deze programma's te hebben geïnstalleerd. Mamut Enterprise en Mamut Office worden in deze handleiding Mamut Business Software genoemd. Belangrijk! Zorg ervoor dat u uw Serviceovereenkomst goed doorleest voordat u aan de slag gaat met Mamut Online Desktop. Deze overeenkomst geeft u een overzicht van de voorwaarden tussen u als een klant en Mamut als leverancier. Alvorens u Mamut Online Desktop activeert dient u uw licentie-informatie in Mamut Business Software aan te passen. U kunt dit doen via Help - Info - Beheer licentiegegevens - Additionele producten. Hier vindt u een lijst over de additionele producten waar u toegang tot hebt. Selecteer Mamut Online Desktop uit deze lijst en klik op toevoegen om een overzicht te krijgen van uw bedrijfsdatabases in Mamut Business Software die verbonden kunnen worden met Mamut Online Desktop. Kies de database waaraan u uw licentie wenst te koppelen en klik op OK. Sluit het programma en start deze opnieuw op. De functionaliteit Mamut Online Desktop zal nu beschikbaar zijn. Houd er rekening mee dat u één bedrijfsdatabase aan Mamut Online Desktop kunt koppelen. Wenst u meerdere databases te verbinden kunt u contact opnemen met uw verkoopconsulent voor meer informatie. Zodra u Mamut Online Desktop heeft geactiveerd kunt u informatie weergeven, wijzigen en aanmaken vanaf elke computer met een internetverbinding. Hierdoor kunt u eenvoudig informatie met uw collega's delen of toegang tot uw Mamut-systeem verkrijgen wanneer u niet op kantoor bent. De registraties die worden gedaan via het internet en Mamut Online Desktop, zowel als in de lokale versie van Mamut Business Software worden regelmatig gesynchroniseerd. Dit houdt in dat uw bedrijf altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie. De synchronisatie met Mamut Online Desktop gebeurt vanaf één van de computers in het netwerk. Deze computer dient een internetverbinding te hebben. Mamut Online Desktop verzamelt al uw web-based functies en geeft u toegang tot onder andere kerngetallen en statusinformatie, klanten leveranciergegevens, activiteiten en agenda, urenregistratie, jaarplanner en controle, analyse en validering van uw boekhoudgegevens. Let op! De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw versie ondersteund worden. Wenst u extra functionaliteiten te bestellen of meer informatie hierover kunt u contact opnemen met uw verkoopconsulent. Op onze website vindt u meer informatie over welke producten en diensten in Mamut Online Desktop zijn inbegrepen in uw Mamut One Serviceovereenkomst. Tip! Zodra u bent aangemeld in Mamut Online Desktop kunt u rechtsbovenin het venster op Help klikken. Hier vindt u meer informatie over de functionaliteiten.

30

Indeks

Deel 3: Meer informatie

I dette kapittelet: Mamut Serviceovereenkomst .......................................................................................... 32 Service en support ......................................................................................................... 33 Mamut Academy ............................................................................................................ 34 Over de introductiehandleidingen ................................................................................... 35 Overige documentatie .................................................................................................... 36

Meer informatie

MAMUT SERVICEOVEREENKOMST Met de Mamut Serviceovereenkomst bent u verzekerd van een goede voorbereiding en controle over alle situaties die u en uw bedrijf kunnen tegenkomen.

Bijgewerkt met nieuwe en gewijzigde regelgeving Wij zorgen ervoor dat uw Mamut-programma altijd wordt bijgewerkt met nieuwe regelgeving en wijzigingen in belastingen en formulieren. Uitgebreide documentatie bij dergelijke wijzigingen helpen u om deze eenvoudig toe te passen.

Nieuwe functionaliteit De Mamut-programma’s worden doorlopend verder ontwikkeld op basis van technologische ontwikkelingen, nieuwe standaarden, terugkoppeling van klanten en nieuwe trends. U bent hierdoor verzekerd van een moderne oplossing die uw werkdag vereenvoudigt.

Mamut Supportcenter Wij hechten grote waarde aan een professionele supportafdeling door snel uw vragen te beantwoorden wanneer die eventueel zouden voorkomen. U heeft recht op gebruikersondersteuning per telefoon, e-mail of direct vanuit het programma.

Mamut Information Desk In het programma treft u een nieuwskanaal aan dat dagelijks via het internet wordt bijgewerkt met onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die direct verband houden met uw programma en werkgebied. Via Mamut Information Desk kunt u ook direct met het Mamut Supportcenter communiceren.

Gebruikerstips Regelmatig zult u e-mails ontvangen met tips over het gebruik van de Mamut programma’s, nieuws betreffende de productserie en andere nuttige informatie.

Mamut Kennisserie Mamut publiceert kennisdocumenten binnen een aantal gebieden zoals wijzigingen van openbare instanties, effectief gebruik van het programma en nieuwe trends.

Speciale aanbiedingen Mamut wenst u speciale aanbiedingen voor Mamut producten te sturen, evenals voor gerelateerde producten van toonaangevende software leveranciers.

32

Service en support

SERVICE EN SUPPORT Mamut Serviceovereenkomst U hebt een verplichte Serviceovereenkomst nodig wanneer u gebruik wenst te maken van het Mamut Supportcenter. Lees meer over de Mamut Serviceovereenkomst hieronder.

Mamut Supportcenter Het Mamut Supportcenter biedt u een uitgebreide persoonlijke ondersteuning die u kan helpen wanneer u hier behoefte aan hebt. Op onze website www.mamut.nl/support heeft u tevens toegang tot de FAQ's. Hier kunt u specifieke tips vinden die u helpen wanneer u problemen in het programma ondervindt. Tevens vindt u hier de 10 nieuwste en de 10 meest gelezen FAQ's.

Zo komt u in contact met Mamut Supportcenter Contact via het programma U kunt eenvoudig via het programma contact met het Mamut Supportcenter opnemen. Via het aandachtsgebied Mamut Supportcenter vindt u antwoord op uw vragen en kunt u nieuwe aanvragen indienen. De status en antwoorden op uw vragen vindt u tevens hier. Houd er rekening mee dat u een internetverbinding nodig heeft om deze functionaliteit te kunnen gebruiken.

Contact via telefoon: 0900 - 444 66 66 (lokaal tarief) Telefonisch zijn wij van op werkdagen van 09.00 tot 16.00 uur bereikbaar. De meeste vragen zullen wij tijdens het gesprek beantwoorden. In enkele gevallen zullen wij u vraag noteren om verder onderzoek te verrichten. Wij nemen contact met u op zodra wij u een oplossing kunnen bieden.

Contact via fax: 0900 - 444 66 67 Als u geen toegang heeft tot het internet kunt u uw vraag naar het Mamut Supportcenter faxen. U krijgt dan antwoord per fax, e-mail of telefoon. Vermeld tevens uw naam, klantnummer en het telefoonnummer waarop wij u tussen 09.00 en 16.00 kunnen bereiken, zodat wij eventueel contact met u kunnen opnemen voor verdere details.

Contact via e-mail Indien u via het Mamut Supportcenter of de artikelen op het internet niet het gewenste antwoord heeft gevonden, kunt u uw vraag naar [email protected] sturen.

Brieven verstuurt u naar: Mamut Software B.V. Mamut Supportcenter Postbus 22051 1100 CB Amsterdam Zuid-Oost Nederland

33

Meer informatie

MAMUT ACADEMY Cursussen van Mamut Academy Mamut Academy organiseert cursussen voor ondernemers die een goede start willen maken met Mamut Business Software. De cursussen zijn een gedegen opleiding voor alle medewerkers en bieden de mogelijkheid om snel de functionaliteiten die het programma biedt optimaal te benutten. De cursussen worden gegeven in diverse onderwerpen, voor zowel startende als ervaren gebruikers. Hierbij is het centrale thema altijd het efficiënt werken en vergroting van het gebruikersgemak. Door u als gebruiker inzicht te geven in de voornaamste bewerkingen en handige functionaliteiten in o.a. het relatiebeheer, de voorraad en de financiële administratie, bespaart u veel tijd. Beginnerscursus Mamut Academy biedt beginnerscursussen aan voor gebruikers met geen of geringe kennis van het programma. Het doel is om u op weg te helpen bij de eerste stappen in het programma en het uitvoeren van de basisbewerkingen. Voor beheerders is er een speciale implementatiecursus. Hierbij worden de basisinstellingen en de stamgegevens behandeld. Aan de hand van een stappenplan leert u het programma inrichten zodat u en uw collega's aan de slag kunnen. Basiscursus Mamut Academy biedt basiscursussen aan voor gebruikers die uitgebreide kennis en inzicht wensen in een specifiek onderwerp van het programma. Het doel is om u te leren efficiënt te werken met de functionaliteiten en instellingen in de betreffende modules. Geavanceerde cursus Mamut Academy biedt geavanceerde cursussen aan met betrekking tot het opzetten van de financiële administratie en de projecten urenregistratie. Tijdens deze cursussen zullen in een hoger tempo de diverse functionaliteiten worden besproken. De nadruk ligt hierbij op het verbeteren van de efficiëntie en het gemakkelijk werken. Cursuspakket Voor ondernemers die direct een goede start willen maken door middel van gerichte cursussen voor alle medewerkers, biedt de Mamut Academy cursuspakketten tegen een gereduceerd tarief aan. In overleg met uw verkoopconsultant schrijft u uw medewerkers of uzelf in voor de gewenste cursussen. Bedrijfsinterne cursus Mamut Academy biedt inhouse-trainingen aan voor bedrijven die een opleiding op maat wensen. Hierbij bepaalt u de opzet van de dag en kiest u in overleg met de cursusleider de te behandelen onderwerpen. Hierbij kunt u specifieke probleemstellingen aankaarten die voor uw onderneming belangrijk zijn. De trainingen vinden plaats bij u op het kantoor en worden door gecertificeerde trainers met een ruime kennis van het Mamut-programma gegeven. Voor meer informatie over Mamut Academy kunt u telefonisch contact opnemen via het telefoonnummer 0800-444 66 66 of per e-mail via [email protected]. Een gedetailleerde beschrijving vna alle cursussen en de cursuskalender kunt u tevens vinden op onze website www.mamut.nl/academy.

34

Over de introductiehandleidingen

OVER DE INTRODUCTIEHANDLEIDINGEN De introductiehandleidingen geven u een korte introductie tot het programma. Alle nieuwe klanten van Mamut Business Software ontvangen de handleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Afhankelijk van welk Mamut-programma u hebt aangeschaft, ontvangt u tevens één of twee andere introductiehandleidingen: "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce" en "Administratie, logistiek en personeel". Een vernieuwde uitgave van de introductiehandleidingen kunt u bestellen bij Mamut. Naast de introductiehandleidingen produceert Mamut ook andere gebruikersdocumentatie die continu worden bijgewerkt met informatie over nieuwe en verbeterde functionaliteiten. De nieuwste versie van deze documentatie publiceren wij regelmatig op onze website, zodat u deze kosteloos kunt downloden. Ga naar de downloadpagina op onze website om de documentatie te downloaden: www.mamut.nl/download. De documentatie kan diensten en/of functionaliteiten vermelden die niet in uw licentie zijn inbegrepen. Wanneer u een upgrade of meer informatie hierover wenst, kunt u contact met ons opnemen. Een aantal functies worden nader uitgelegd in de helpbestanden (F1) in het programma. Indien u nadere informatie over de uitgebreidere versies wenst, neem dan contact op met Mamut via 0800 - 444 66 66 of [email protected].

"Installeren, instellingen, rapporten en selectie" Dit is de algemene introductiehandleiding. Hierin vindt u een beschrijving over de installatie van het programma, hoe u het programma voor elke gebruiker kunt aanpassen en wat de belangrijkste instellingen zijn. Bovendien wordt het aanpassen van rapporten en de selectiemogelijkheden uitgebreid beschreven.

"Administratie, logistiek en personeel" Met inboeken, een overzichtelijk grootboek en een praktische debiteuren- en crediteurenadministratie beschikt u over alle middelen voor een compleet inzicht en controle over de financiële status van uw onderneming. Tevens wordt besproken hoe u inzicht krijgt in uw voorraad en het logistieke proces. Een wizard helpt u met de inkopen. Bovendien vindt u een beschrijving van de functionaliteiten in het medewerkersregister en hoe u met behulp van de module voor urenregistratie ervoor zorgt dat alle consultancy-uren en overige diensten aan uw klanten wordt doorbelast.

"CRM, verkoopondersteuning en e-commerce" Deze handleiding beschrijft de opbouw van het relatiebeheer, de wijze waarop het programma als een hulpmiddel voor projectbeheer fungeert, hoe u het overzicht behoudt over uw activiteiten en documenten en hoe u deze kunt beheren. De modules die u helpen om een overzichtelijk artikelregister op te zetten, offertes en verkooporders aan te maken en te factureren worden tevens in deze handleiding beschreven. Daarnaast vindt u informatie over het aanmaken van uw eigen website en webshop. Tip! In deze kaders vindt u wetenswaardige, nuttige tips. Dit is informatie die u helpt om het programma meer efficiënt te leren gebruiken.

35

Meer informatie

OVERIGE DOCUMENTATIE Mamut Kennisserie Mamut werkt de gebruikersdocumentatie continu bij. De updates zijn noodzakelijk zodat de documentatie overeenkomt met nieuwe en gewijzigde functionaliteiten in het programma, nieuwe wetten en regelementen en geeft u tevens nuttige tips waarmee u uw werkdag kunt vereenvoudigen. De nieuwste versie van deze documentatie wordt regelmatig op onze website gepubliceerd. U kunt deze kosteloos downloaden. Om documentatie te downloaden gaat u naar de downloadpagina op onze website: www.mamut.nl/download. Op de downloadpagina vindt u onderaan een koppeling naar de documentatie en handleidingen: Mamut Business Software - Documentatie & handleidingen. Hier vindt u een lijst van handleidingen die u helpen bepaalde delen van het programma beter te begrijpen.

Mamut Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen Mamut biedt diverse additionele producten en diensten aan zodat uw bedrijf meer effectief met het programma kan werken. De additionele producten van Mamut zijn beschikbaar voor, en kunnen aangeschaft worden door klanten die gebruik maken van de Mamut Enterprise-serie. Deze additionele producten bevatten meer geavanceerde functionaliteiten dan in de normale versie beschikbaar zijn. Mamut publiceert documentatie over de additionele producten en Enterpriseuitbreidingen op de website. Deze wordt regelmatig bijgewerkt met wijzigingen, updates en nieuwe functionaliteiten. U krijgt toegang tot deze documentatie door naar onze website: www.mamut.nl/download te gaan. Vanaf de downloadpagina kunt u de documentatie kosteloos downloaden door op Mamut Additionele producten Documentatie & handleidingen te klikken. U vindt hier nuttige introductiehandleidingen met meer informatie over de betreffende producten.

Aan de slag met Mamut Online Dekstop Deze handleiding geeft u een introductie tot Mamut Online Desktop. U krijgt een korte beschrijving van hoe u aan de slag gaat, de instellingen die u zowel in Mamut Business Software als Mamut Online Desktop dient in te geven en hoe u het systeem aan uw wens kunt aanpassen. Tevens vindt u een beschrijving van de verschillende werkgebieden en hoe u hierdoor kunt navigeren. Deze handleiding kunt u kosteloos downloaden van onze website: www.mamut.nl/download. Alle handleidingen die door Mamut worden geproduceerd zijn dusdanig ontworpen dat zij u een overzicht geven over de meest actuele onderwerpen, noodzakelijke informatie en nuttige tips die uw kennis kunnen verhogen. Gebruiksvriendelijkheid is van groot belang en de handleidingen worden in PDF-formaat in uw webbrowser geopend. De informatie is gestructureerd om het navigeren zo eenvoudig mogelijk te maken.

36

Index A Abonnementsfacturering abonnementsregister 27 activeren 10 frequentie 27 klantabonnement 27 Activiteiten 18 activiteitsvenster 18 Additionele producten documentatie 36 Administratie rapport intracommunautaire prestaties (ICP) 17 Afdrukken e-mailbijlage 26 Artikelregister leverancier 26

B Bedrijf instellingen 10 Bedrijfsgegevens rekeninginformatie 22 Bedrijfsinstellingen bedrijfsgegevens 22 offerte/order/factuur 10 Betalingen naar bank elektronisch bankieren 17 handmatige overschrijvingen 17 SEPA 17

G Gebruiker overig 29 Gebruikersinstellingen overig 29

H Historische voorraadwaarde 25

I Instellingen administratie 15 bedrijf 10, 22 elektronisch bankieren 15 overschrijvingen 15 rekeninginformatie 22 Intracommunautaire leveringen 10 Introductie 35 Introductiehandleidingen 35

K Kennisserie 36 Kopiefactuur afdrukken 10

M

Copyright II Cursussen 34

Magazijn 24 artikelstroom 24 kostenverwerking 24 Mamut II adres II e-mailadres II postadres II telefoonnummer II website II Mamut Academy 34 Mamut Kennisserie 36 Mamut Supportcenter II, 33

D

O

Debiteuren/crediteuren betalingen naar bank 17 factoring 10 Documentatie 35 overig 36

Offerte afdrukken naar e-mailbijlage 26 instellingen 10 Order/Factuur abonnementsfacturering 27 instellingen 10 Overig instellingen 29

C

E Elektronisch bankieren instellingen 15 E-mail afdrukken 26 e-maileditor 21 mailing 22 Enterprise uitbreiding documentatie 36

F Factureren 10

P Producent en leverancier II

R Rapport intracommunautaire prestaties afdrukken 17 Rapport intracommunautaire prestaties (ICP) 17 Rapporten rapport intracommunautaire prestaties (ICP) 17

37

Indeks

S SEPA 17 Service en support 33 Serviceovereenkomst 32

V Volumekorting activeren 10 Voorraadwaardelijst (transacties) historische voorraadwaarde 25

38

Nieuw in Mamut Business Software 12.5 en Mamut Online Desktop 2.0

Recommend Documents