Nieuw in Mamut Nieuw in Mamut Business Software versie 10

Nieuw in Mamut

Nieuw in Mamut Business Software versie 10

© 2006 Mamut Software B.V. Alle rechten voorbehouden. Mamut is een gedeponeerd handelsmerk van Mamut Software B.V. Alle overige handelsmerken zijn gedeponeerde handelsmerken van de betreffende onderneming.

I

NIEUW IN MAMUT BUSINESS SOFTWARE VERSIE 10

Geproduceerd en gedistribueerd door: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Nederland Web: http://www.mamut.nl E-mail: [email protected]

Support: Telefoon: 0900-444 6666 (lokaal tarief) Fax: 0900-444 6667 E-mail: [email protected] Web: http://www.mamut.nl/support

Verkoop: Mamut Software BV. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Nederland Telefoon: 0800-444 6666 (gratis) Fax: 0900-444 6667 Web: http://www.mamut.nl E-mail: [email protected]

Versie: 10.0 10.1 10.2

II

Partnr MBS.MAN.NEWS.102.NL


Beste klant U heeft nu versie 10.2 van uw Mamut programma ontvangen. Met dit boek kunt u kennis maken met de belangrijkste veranderingen vanaf versie 9.1. De handleiding krijgt u samen het installatiemateriaal zonder extra kosten. In hoofdstuk 1 zijn de veranderingen vermeld in een samenvatting, terwijl hoofdstuk 2 uittreksels bevat van de nieuwe uitgaven van de introductieboeken. Om u als lezer de veranderingen in samenhang te kunnen laten zien met de functionaliteiten zoals die ook eerder in het systeem te vinden waren, zijn de meeste onderdelen die gaan over veranderde functionaliteiten in zijn geheel meegenomen in hoofdstuk 2. De onderdelen die gaan over nieuwe functionaliteiten zijn gemerkt met een symbool in de kantlijn, zodat u het makkelijker kunt vinden. Alle klanten ontvangen bij de aanschaf van het programma het introductieboek “Installeren, instellingen, rapporten en selectie”. Afhankelijk van welk Mamut systeem u heeft aangeschaft, heeft u ook één of beide introductieboeken “Introductie tot Mamut Business Software: CRM, verkoopondersteuning en ecommerce” en “Administratie, logistiek en personeel” ontvangen. Wenst u nieuwe uitgaven van deze, dan kunt u deze bestellen bij Mamut BV. In het updatepakket heeft u ook een brochure Nieuws ontvangen. Hierin vindt u een reeks belangrijke vragen en antwoorden en informatie die u dient te lezen wanneer u update naar de nieuwe versie, samen met de installatiehandleiding voor de update. U dient dit door te lezen vóór de update om te zien of sommige factoren uw installatie speciaal beïnvloeden. Wanneer u de nieuwe versie installeert, zult u ook bijgewerkte helpbestanden krijgen. Wanneer u drukt op F1, worden de helpbestanden geopend met relevante informatie over het venster waarin u werkt. Op onze website kunt u zoeken in artikelen die doorlopend worden gepubliceerd. Gebaseerd op terugkoppelingen van onze klanten publiceren wij antwoorden op vragen die veel gesteld worden aan het Mamut Support Center (FAQ’s). Deze vragen en antwoorden kunt u vinden op www.mamut.nl/support.

III


Inhoud 1 OVERZICHT

1

Gebruiksvriendelijkheid............................................................................................................. 2 Evaluatie....................................................................................................................................... 2 Relatie ........................................................................................................................................... 3 Relatiebeheer...................................................................................................................... 3 Contactpersoon .................................................................................................................. 3 Sortering relaties ................................................................................................................ 4 Activiteiten en agenda................................................................................................................ 4 Document ..................................................................................................................................... 4 Project........................................................................................................................................... 5 Ordre/factuur............................................................................................................................... 5 Offerte ................................................................................................................................ 5 Kredietlimitiet en kredietstop ............................................................................................ 5 E-commerce ................................................................................................................................. 6 Voorraad status in de webshop .......................................................................................... 6 Mamut Enterprise Variant Web......................................................................................... 6 Lay-out mogelijkheden voor de website en webshop ....................................................... 7 Hyperlink ........................................................................................................................... 7 Mamut Enterprise Travel CRM ................................................................................................ 8 Administratie ............................................................................................................................... 8 Divers ................................................................................................................................. 8 Intermediar functionaliteit ................................................................................................. 8 Elektronisch bankieren ...................................................................................................... 8 Cashflow ............................................................................................................................ 9 Voorraad/logistiek..................................................................................................................... 10 Artikel .............................................................................................................................. 10 Bijwerken van een selectie van artikelen ........................................................................ 10 Gebruik van variant-artikelen .......................................................................................... 11 Inkoop .............................................................................................................................. 11 Zoeken op artikelnummer in niet geleverde orders......................................................... 12 EAN code bij inventarisatie............................................................................................. 12 Zoeken op serienummer .................................................................................................. 12 Leeftijdsanalyse van de voorraad .................................................................................... 12 Kostenverwerking en boeken van voorraadwaarden....................................................... 12 Mamut Loon – Service Release................................................................................................ 13 Urenregistratie........................................................................................................................... 13 Reservekopie .............................................................................................................................. 15 Rapporten................................................................................................................................... 15 Mamut Import/Export.............................................................................................................. 16 Artikelimport ............................................................................................................................. 16

IV


Client Manager .......................................................................................................................... 16 Databasebeheer.......................................................................................................................... 17 Koppeling tussen bank rekeningen en bank dagboeken....................................................... 17 Audit file export......................................................................................................................... 17

2 SAMENVATTING UIT INTRODUCTIEBOEKEN

19

CRM, verkoopondersteuning en e-commerce........................................................................ 20 Relatiebeheer.................................................................................................................... 20 Hoofd-/bijkantoor ........................................................................................................... 21 Kontactpersoon ................................................................................................................ 25 Gebruikersinstellingen: Contactpersoon ........................................................................ 26 Een contactpersoon dupliceren ........................................................................................ 27 Activiteiten....................................................................................................................... 29 Gebruikersinstellingen: Activiteiten................................................................................ 30 Projectmodule .................................................................................................................. 33 Projectregister .................................................................................................................. 33 Gebruikersinstellingen: Project ...................................................................................... 35 Offertemodule .................................................................................................................. 38 Een offerte afdrukken ...................................................................................................... 39 Order en Factuur .............................................................................................................. 41 Een kredietlimiet en kredietstop voor klant aanmaken .................................................. 42 E-commerce ..................................................................................................................... 44 Vooraadlijsten van artikelen in webshop ........................................................................ 44 Website-instellingen, Tabblad Instellingen Web ............................................................ 45 Website-instellingen, Tabblad Instellingen Webshop..................................................... 46 Webinstellingen, Tabblad in Artikelregister ................................................................... 48 Hyperlink ......................................................................................................................... 50 Mamut Enterprise Travel CRM ....................................................................................... 52 Afmelden bij de centrale database................................................................................... 52 Administratie, logistiek en personeel ...................................................................................... 54 Overschrijven – betaling naar bank ................................................................................. 54 Inlezen retourbestand....................................................................................................... 54 Bankafstemming .............................................................................................................. 55 Cashflow .......................................................................................................................... 59 Sneltoetsen bij Inboeken.................................................................................................. 62 Artikel .............................................................................................................................. 64 Een selectie artikelgegevens wijzigen ............................................................................. 64 Een artikel dupliceren ...................................................................................................... 65 Een artikel op non-actief stellen, een vervangend artikel kiezen.................................... 66 Artikelvarianten .............................................................................................................. 67 Op gang komen met varianten......................................................................................... 67 Een variant / variantenlinks aanmaken............................................................................ 69 Eigenschappen van de varianten...................................................................................... 71 Variantinstellingen........................................................................................................... 72 Goederenontvangst .......................................................................................................... 75 Creditnota aanmaken van Inkoop .................................................................................... 76 Urenregistratie.................................................................................................................. 78 Hoe kan ik een nieuwe urenstaat aanmaken? .................................................................. 79 Hoe kan ik overboeken naar order/projectmodule? ........................................................ 81 Module-instellingen: Urenregistratie............................................................................... 82 Gebruikersinstellingen: Urenregistratie.......................................................................... 83

V


Installeren, instellingen, rapporten en selectie....................................................................... 85 Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meeste gebruikte venster kom?........... 85 Reservekopie - Backup ................................................................................................... 86 Instellingen voor reservekopie......................................................................................... 87 Reservekopie maken ........................................................................................................ 88 Reservekopie terugzetten................................................................................................. 91 De Rapportmodule........................................................................................................... 93 Databasebeheer ................................................................................................................ 94 Client Manager .......................................................................................................................... 96 Client Start ....................................................................................................................... 97 Client Update ................................................................................................................... 99 Mamut Serviceovereenkomst................................................................................................. 103 Index ......................................................................................................................................... 105

VI


VII


VIII

1 Overzicht Dit hoofstuk bevat een overzicht over de nieuwe functionaliteit in Mamut versie 10. Een groot aantal van deze onderwerpen zullen ook in hoofstuk 2 aan de orde komen.

Inhoud Gebruiksvriendelijkheid

2

Evaluatie

2

Relatie

3

Relatiebeheer.........................................................3 Contactpersoon......................................................3 Sortering relaties ...................................................4

Activiteiten en agenda

4

Document

4

Project

5

Ordre/factuur

5

Offerte ...................................................................5 Kredietlimiet en kredietstop.................................5

E-commerce

6

Voorraad status in de webshop .............................6 Mamut Enterprise Variant Web ............................6 Lay-out mogelijkheden voor de website en webshop .........................................................7 Hyperlink...............................................................7

Voorraad/logistiek

10

Artikel .................................................................10 Bijwerken van een selectie van artikelen............10 Gebruik van variant-artikelen .............................11 Inkoop .................................................................11 Zoeken op artikelnummer in niet geleverde orders ...........................................12 EAN code bij inventarisatie ................................12 Zoeken op serienummer......................................12 Leeftijdsanalyse van de voorraad .......................12 Kostenverwerking en boeken van voorraadwaarden..........................................12

Mamut Loon – Service Release

13

Urenregistratie

13

Reservekopie

15

Rapporten

15

Mamut Import/Export

16

Artikelimport

16

Client Manager

16

Mamut Enterprise Travel CRM

8

Databasebeheer

17

Administratie

8

Koppeling tussen bank rekeningen en bank dagboeken

17

Audit file export

17

Divers ....................................................................8 Intermediar functionaliteit ....................................8 Elektronisch bankieren..........................................8 Cashflow................................................................9

1

NIEUW IN MAMUT VERSIE 10

Gebruiksvriendelijkheid Er zijn in het programma een aantal kleine en grotere veranderingen aangebracht met als doel het bevorderen van de gebruiksvriendelijkheid. Veel van de verbeteringen zijn tot stand gekomen alsgevolg van de ontvangen terugkoppeling van gebruikers en onze samenwerkingspartners. Het is nu mogelijk om de Rechter muisknop te gebruiken in alle tekstvelden. Klikken met de rechterknop maakt een menu beschikbaar waarmee men onder andere tekst kan kopiëren en plakken. Klikken met de rechter muisknop is tot nu toe alleen in een paar geselecteerde velden mogelijk geweest. Het Notitieveld in de relatiekaart, de contactpersoonkaart, de activiteit en het document zijn verbeterd zodat er bij invoer van internetadressen een hyperlink ontstaat. E-mail adressen kunnen ook fungeren als hyperlink door voor het adres mailto: te schrijven. Bovendien is het nu ook mogelijk om de opmaak van tekst in enkele notitievelden te veranderen door gebruik van Ctrl + B, U of I voor vetgedrukt, onderstreept of cursief.

Kijk op pagina 85

U kunt met de gebruikersinstellingen voor Venster bij openen bedrijfsdatabase, bepalen welke module na het opstarten en aanloggen in Mamut gestart wordt. U heeft de keuze uit een aantal vensters, zoals Relatie, Contactpersoon, Activiteitenoverzicht, Kalender, Debiteurenadministratie, Crediteuren, Grootboek, Inboeken en Magazijn. Alle Iconen in de werkbalken vindt u terug op dezelfde plek in de module, ongeacht de module. Een aantal Instellingsvensters werden bijgewerkt in versie 9. Nu zij alle overgebleven instellingsvensters ook bijgewerkt en dus makkelijker te herkennen. De gebruiker kan nu aanvullend op de verplichte licentieovereenkomst een Serviceovereenkomst accepteren tijdens de installatie. Programma’s waarin de financiele administratie is inbegrepen, zullen vanaf deze versie het actieve boekjaar in de titelbalk van de financiele modules en functies tonen. Op deze manier is het nog duidelijker te zien in welke boekjaar u momenteel bezig bent en voorkomt u daarmee het maken van fouten.

Kijk op pagina 62

In alle datumvelden kunt u via de sneltoets D, met één druk op de knop, de velden vullen met de huidige datum (systeem datum). In functie voor Inboeken kunt u via de sneltoets F12 (in het debet- of creditveld), toegang krijgen tot een een rekenmachine en kunt u het resultaat van uw berekening overnemen in het debet of credit veld.

Evaluatie Gebruikers die het programma al gebruiken en die hun licentie reeds geregistreerd hebben, kunnen nu Alle producten evalueren via de voorbeelddatabase. Iedere keer dat de voorbeelddatabase wordt gestart kunt u evaluatie producten selecteren.

2

RELATIE

U kunt de voorbeelddatabase installeren door in Mamut, via het menu Bestand-(Database) Hulpprogramma´s de optie Voorbeelddatabase te selecteren.

Relatie Relatiebeheer Via het tabblad Offerte in de Relatiebeheer module is het nu mogelijk om nieuwe en vaste offertes aan te maken. Dit wordt gedaan door op de pijltoets aan de rechterkant van de toets Nieuw te klikken en de gewenste offerte in de lijst te selecteren. Nieuwe gebruikersrechten kunnen worden ingesteld, zodat de gebruikers een “eigen” relatiekaart zien. Kijk op pagina 21

Voor klanten die zijn gedefinieerd als hoofdkantoor of bijkantoor krijgt men een overzicht te zien met alle ketenverbindingen, als de gebruiker klikt op het icoon voor respectievelijk hoofdof bijkantoor. In het overzicht Hoofd- /Bijkantoor kan men hoofdof bijkantoor selecteren, en vervolgens Ga naar klikken om direct naar de relatie te gaan waar men meer informatie over wenst.

Contactpersoon Voor gebruikers met een E5-icentie is de contactpersoonmodule in grotere mate losgekoppeld van de relatiemodule dan voorheen. Echter het uitgangspunt blijft dat contactpersonen te allen tijde gekoppeld zijn aan een relatie. Kijk op pagina 25

In de contactpersoonmodule is een nieuw veld toegevoegd voor Tussenvoegsel en Initialen. Het is nu eveneens mogelijk om een Foto van de contactpersoon toe te voegen. Voor contactpersonen die verbonden zijn met een relatie die gedefinieerd is als klant, is het mogelijk om de tabbladen voor Offerte en Order/Factuur beschikbaar te maken in de contactpersoonmodule. Dit wordt gedaan in Gebruikersinstellingen voor contactpersonen. Voor contactpersonen die verbonden zijn met een relatie die gedefinieerd is als leverancier, kunt u aanvinken dat het tabblad Inkoop weergegeven wordt in de contactpersoonmodule. Hier is het mogelijk om het volgende aan te maken: nieuwe inkoop, offerte en order waar die tabbladen beschikbaar zijn, alsook overzicht van bestaande offertes, orders en inkopen waar de contactpersoon mee in verbinding staat.

Kijk op pagina 26

Kijk op pagina 27

In de gebruikersinstellingen is het ook mogelijk standaardwaarden aan te geven die gebruikt worden tijdens het aanmaken van nieuwe contactpersonen; instellingen die bepalen dat een adres, eigengedefinieerde velden en groepsvelden van een contactpersoon dezelfde opmaak hebben als die van de relatie, zowel als een contactpersoon wordt aangemaakt als wanneer de velden achteraf veranderd worden. Het is nu ook mogelijk om een contactpersoon te dupliceren van de ene relatie naar een andere, alsook aan te geven welke informatie over de contactpersoon behouden zal worden als deze gekopieerd wordt naar een nieuwe relatie. In de contactpersoonmodule is het tabblad Project nieuw. Hier is het mogelijk om een contactpersoon te verbinden met projecten. Als de gebruiker een project verbindt met een

3


Kijk op pagina 23

relatie, krijgt de gebruiker de vraag of de contactpersonen ook verbonden moeten worden aan het project. Het is nu mogelijk om te zoeken, en een selectie van contactpersonen op te zetten met verwijzing naar ook andere relaties.

Sortering relaties U heeft de mogelijkheid om uw relaties op verschillende manieren te sorteren. Kijk op pagina 20

U kunt aangeven wat de standaardsorteer sleutel is voor het sorteren van uw relaties.

Activiteiten en agenda Kijk op pagina 29

In het activiteitenlijst is het nu mogelijk om een selectie te maken van activiteiten die niet zijn voltooid. Als u kiest voor de status Niet voltooid in het keuzeoverzicht en dan op Bijwerken klikt, worden alle activiteiten die om de één of andere reden niet uitgevoerd zijn, weergegeven. In het tabblad Activiteit in de modules relatiebeheer, contactpersoon, project en medewerkersregister zullen alle niet voltooid, worden verlopen activiteiten in het rood weergegeven. In het tabblad Activiteitenlijst in de gebruikersinstellingen voor Activiteit kan iedere gebruiker aanvinken: Dupliceren: Altijd naar één nieuwe activiteit als zij een vereenvoudigd dupliceren van activiteiten wensen in plaats van de dupliceren wizard te gebruiken. Nieuwe gebruikerrechten kunnen nu worden vastgelegd voor de wizard voor het Bijwerken van waarden voor een geselecteerd aantal activiteiten, zodat de gebruiker alleen maar waarden voor de eigen activiteiten kan bijwerken.

Document De documentmodule ondersteund de volgende nieuwe samenvoegvelden: Basis voor samenvoegen relatie: Het tussenvoegsel in de naam van de contactpersoon, de initialen van de contactpersoon, het e-mail adres van de auteur, het telefoonnummer, faxnummer en mobiele telefoonnummer van de auteur. De velden zijn beschikbaar tijdens het bewerken van sjablonen en het aanmaken van nieuwe sjablonen. Tijdens het gebruik van standaarddocumenten in de relatiekaart wordt nu een documentkaart aangemaakt en de documenten zijn beschikbaar vanuit de documentmodule, maar ook via het tabblad Document in de relatiekaart. Het is ook mogelijk documenten af te drukken naar PDF formaat. Kijk op pagina 38

4

Offertes die worden afgedrukt vanuit de offertemodule naar MS Word, worden nu ook opgeslagen in de documentmodule. De offertes kunnen ook worden geopend via de offertemodule door te klikken op Lijst met offertedocumenten openen.

PROJECT

In het tabblad voor Document in de modules relatiebeheer, contactpersoon, project, activiteit en medewerkers is het nu mogelijk om de rechtermuisknop te gebruiken om één of meerdere keuzes weer te geven: document openen, afdrukken, e-mail verzenden, fax verzenden, importeer, ga naar relatie, ga naar contactpersoon, ga naar medewerker. De keuzes zijn niet allemaal in alle tabbladen beschikbaar.

Project Kijk op pagina 35

De gebruiksinstellingen voor de projectmodule kunnen nu apart worden ingesteld. In de gebruikersinstellingen kan men aangeven welke tabbladen worden weergegeven, welke standaard waarden voor nieuwe projecten moeten worden gebruikt, alsook andere automatische instellingen. In het projectregister is een nieuwe instelling aangebracht; Beschikbaar in financiele administratie. Deze optie wordt standaard gebruikt bij het aanmaken van nieuwe projecten. Hierdoor is het mogelijk om het project in de financiele administratie (inboeken) te gebruiken. De instelling kan worden aangepast in de gebruikersinstellingen voor project.

Kijk op pagina 37

Er is nu ook een eigen tabblad voor Offerte in de projectmodule en nieuwe en vaste offertes kunnen nu direct vanuit de projectkaart worden aangemaakt. Offertes die voorheen te vinden waren onder het tabblad Order/Factuur in de projectmodule, zijn nu verplaatst naar Offerte. Onder het tabblad Inkoop is een nieuwe functionaliteit voor het aanmaken van nieuwe inkopen direct vanuit de projectkaart. Het tabblad Relatie is verbeterd zodat het nu mogelijk is nieuwe contactpersonen toe te voegen en bestaande te bewerken door de rechtermuisknop te gebruiken voor relaties die verbonden zijn met het project.

Ordre/factuur Offerte

Kijk op pagina 41

In de werkbalk is een nieuwe icoon voor Lijst met offertedocumenten openen aangemaakt. Offertes die geschreven zijn naar MS Word kunnen worden geopend en bewerkt vanuit het venster Geavanceerde offerte documenten dat met deze toets geopend wordt. Men kan vanuit dit venster ook doorgaan naar het geselecteerde document in de document module. Voor deze functie is een toegangscontrole aangemaakt.

Kredietlimiet en kredietstop

Kijk op pagina 42

De procedures ten aanzien van het omgaan met kredietlimieten en een kredietstop in order/factuur module zijn verbeterd. Er is een nieuwe toegangscontrole toegvoegd. Hiermee kunt u per gebruiker aangeven of hij/zij orders mag aanmaken of order mag leveren aan klanten met een kredietstop of welke over hun kredietlimiet zijn.

5


Bij het aanmaken van, het leveren of het factureren van een order voor een klant welke over de kredietlimiet is of een kredietstop heeft, zal er een melding worden getoond. Afhankelijk van de toegangscontrole zal de gebruiker wel of niet de mogelijkheid hebben om de order verder te verwerken.

E-commerce Voorraad status in de webshop Kijk op pagina 44

In de webshop kan nu de voorraad status voor alle voorraadartikelen die op de webshop te koop zijn weergegeven worden. Met voorraad status bedoelen we het aantal in voorraad min het aantal dat al is besteld of gereserveerd voor klanten op andere manieren. De voorraad status kan alle website sjablonen gebruiken die de artikelen weergeeft op de voorpagina. De voorraad status wordt ook weergegeven per variant, als een artikel verschillende varianten heeft. De functionaliteit is alleen beschikbaar in de grootste programma’s. LET OP! De voorraad status geeft de status weer die geldt voor de laatste upload van de webshop. De status is daarom alleen maar exact direct na een upload, tot de eerste order is ingevoerd, of dat in de Webshop is of direct in het programma. Het wordt daarom aangeraden dat import van weborders als routine gelijk worden opgevolgd met een nieuwe upload van de webshop, zodat men op die manier te allen tijde een precieze weergave van de voorraad status heeft. Het kan ook verstandig zijn om in de webshop te vermelden dat de voorraad status onder voorbehoud wordt weergegeven, en dat de weergegeven status niet noodzakelijkerwijs precies klopt.

Mamut Enterprise Variant Web In Mamut versie 9 werd de mogelijkheid om artikelen die verkocht worden in verschillende varianten, zoals maat en kleur, in de voorraadlijst op te nemen, te bestellen en te verkopen, gelanceerd. Dit is nu verder doorgevoerd zodat men in de Webshop kan werken met varianten van artikelen. Men kan werken met varianten van 2 dimensies. Deze functionaliteit vereist een additionele licentie.

Kijk op pagina 64

Als u voorheen varianten heeft gebruikt, kunt u eenvoudig de noodzakelijke waarden instellen voor artikelen met behulp van de functie Waarden bewerken van een selectie artikelen. Op die manier kunt u uw artikeloverzicht voor de webshop in orde maken. De klant komt eerst binnen bij het hoofdartikel, waar de artikelinformatie is gebaseerd op de standaard (standaard instelling) variant. Als de klant kiest om dit artikel in het winkelmandje te leggen, wordt een nieuw venster weergegeven waar hij wordt verzocht om zijn keuze van variant aan te geven door middel van een keuzeoverzicht met de verschillende eigenschappen van de varianten. Artikelinformatie, zoals artikelnaam, prijs, beschikbare varianten, enz. worden bijgewerkt na het selecteren van de variant. Het is ook mogelijk om de voorraad status voor de varianten weer te geven. De varianten worden geïmporteerd van de webshop naar order in de ordermodule op dezelfde wijze als gewone artikelen.

6

E-COMMERCE

De variant-eigenschappen (dimensies) worden gedefinieerd in het Standaardregister. In variant-instellingen voor het hoofdartikel wordt gekozen welke eigenschappen variëren voor het artikel. Hier geeft men ook aan of het artikel beschikbaar zal zijn in de webshop(s). De artikellijst in de webshop geeft alleen gewone artikelen weer, alsook hoofdartikelen. Het is aan u om aan te geven in de webinstellingen of u de koppeling voor het selecteren van varianten weergegeven wordt in de artikellijst. Leer meer over het opzetten van een variantstructuur op onze website, onder de artikelen, www.mamut.nl

Lay-out mogelijkheden voor de website en webshop Een nieuwe lay-outsjabloon is onderdeel van de standaardproducten zonder de noodzaak voor een additionele licentie. De iconen voor Update en Herstellen van kleurkeuze zijn beschikbaar onder het tabblad voor bijwerken van de website. In de Webshop kunt u de kleurenkeuze aanpassen voor de verschillende elementen in het tabblad Webshop. De verschillende functies hebben tool-tips die een korte verklaring geven zodat het makkelijker te begrijpen is welke delen van de webshop zijn veranderd. Het lettertype dat wordt gebruikt in de menu´s of de content op de website van de door de gebruiker kan worden aangepast. De instellingen kunnen worden opgegeven in het venster Eigenschappen van gekozen sjabloon. Het aanpassen van het lettertype is slechts beperkt tot de website en niet de web.

Hyperlink Kijk op pagina 50

Hyperlink functionaliteit zijn uitgebreid zodat men nu de mogelijkheid heeft om een koppeling aan te maken die bepaalde artikelen direct in een winkelwagentje legt. Denk er aan dat deze functie niet op dezelfde wijze werkt voor variantartikelen Na selectie van het hoofdartikel komt de gebruiker terecht op de pagina waar men varianten kan kiezen. Het is ook mogelijk om koppelingen aan te maken naar een vervolgpagina, contactpagina, en nieuwspagina op de website. De hyperlink functionaliteit is beschikbaar vanuit de rij met toetsen in de Webshop-module. De hyperlinks kunnen Aangeven van standaardsjabloon voor koppeling (doel, Target) vanuit het Hyperlink venster, zodat u kunt aangeven of de koppeling wordt geopend in Hetzelfde kader, in een maximaal scherm, in een Nieuw venster, of in een Bovenliggend kader (Parent frame). Dit geeft u als systeembeheerder de mogelijkheid om uw website precies naar wens aan te passen.

7


Mamut Enterprise Travel CRM Met een offline database kan men Alle documenten of Geen documenten selecteren tijdens de synchronisatie met de externe eenheid. Nu kan men ook alleen Mijn documenten kiezen. Kijk op pagina 52

Het is ook mogelijk om via de toegangscontrole aan te geven wie toegestaan wordt om data uit het kantoor mee te nemen.

Administratie Divers In de administratiemodulen zijn een aantal kleine veranderingen aangebracht gebaseerd op wensen van klanten. We noemen o.a.:

Mogelijkheid om een boekjaar aan te maken met een vroeger jaartal voor degenen die daar behoefte aan hebben. Men kan debiteurenrekeningen vinden door het boekstuknummer in de boekstuk registratie in te voeren. Verbeterde tegenrekening functionaliteit zodat dit nu ook voor de debiteurenadministratie geldt. Tracerenrapport dat weergeeft welke gebruiker dit boekstuk geregistreerd heeft. Mogelijkheid om het effect te zien van boekingen met afdruk van de winst- en verliesrekening en saldo-overzicht.

Informatie over de verbeterde Voorraadwaarde hantering voor artikelen vindt u in het hoofdstuk Voorraad/Logistiek.

Intermediar functionaliteit Middels de intermediar functionaliteit kunnen de identificerende gegevens van een administratiekantoor in de bedrijfsdatabase worden vastgelegd. Hierdoor is het mogelijk voor het administratiekantoor om namens haar klanten de aangiftes ten aanzien van omzetbelasting en intracommunautaire leveringen naar de belastingdienst te versturen.

Elektronisch bankieren De electronisch bankieren functionaliteit bevat 2 belangrijke functies: •

8

Aanmaken betalingsbestanden voor uitgaande binnenlandse betalingen. Deze betalingsbestanden kunnen vervolgens met het elektronisch bankieren pakket van uw bank ter verwerking naar de bank worden verstuurd. De bestanden worden aangemaakt in het CLIEOP formaat welk door nagenoeg alle banken in Nederland wordt ondersteund.

ADMINISTRATIE

•

Inlezen van banktransacties. De mutaties op uw bankrekening kunnen uit uw elektronisch bankieren pakket, in de vorm van een MT940 bestand, worden geëxporteerd. Met behulp van de wizard voor het inlezen van banktransacties kunnen deze bestanden door Mamut worden ingelezen. Op basis van de transacties in het bestand zal er een boekingsvoorstel worden aangemaakt. Hierna kan het voorstel in de inboekmodule worden verwerkt naar het grootboek.

Cashflow

Kijk op pagina 59

Met behulp van de functionaliteit Liquiditeitsprognose of Cashflow kunt u een overzicht verkrijgen van de toekomstige liquiditeit gebaseerd op eerder geregistreerde informatie. De functionaliteit is vooral gericht op bedrijven die liquiditeitsgevoelig zijn, met andere woorden pasopgerichte bedrijven of kapitaalintensieve bedrijven/branches. Met behulp van de wizard die u in het grootboek vindt, kunt u eenvoudig het bedrag aan liquide middelen zien en heeft u een overzicht over welke bedragen uit gaan en binnen komen in de vorm van in het programma geregistreerde ontvangsten en betalingen. De liquiditeitsprognose wordt berekend aan de hand van de saldi van de rekeningen voor Bank, Post en Kassa in het rekeningschema en de verwachte ontvangsten van klanten, andere ontvangsten, leveranciersbetalingen en andere betalingen. De totalen worden weergegeven per week voor het aantal weken dat geselecteerd is, met de mogelijkheid om dit handmatig aan te passen als dit is gewenst. Het kan bijvoorbeeld relevant zijn dat men een kassakrediet of andere dingen een onderdeel wil incalculeren in de berekeningen.

In de wizard worden zowel de posten in debiteurenadministratie als de crediteurenadministratie, die zijn gemarkeerd om ingecalculeerd te worden in de berekeningen voor de liquiditeitsprognose weergegeven. Posten die de status Bestreden eis hebben, worden ook weergegeven, maar ook deze zijn niet automatisch gemarkeerd. Vervallen posten en posten zonder vervaldatum worden voor vandaag weergegeven, maar ook deze zijn niet gemarkeerd. Als er meerdere posten zijn die verbonden zijn met een MatchID worden die gegroepeerd. Het is mogelijk om de betalingsdatum van een debiteurenadministratie post handmatig aan te passen als men bekend is met het feit dat deze wordt aangepast.

9


Voorraad/logistiek Artikel

Kijk op pagina 64

Als een artikel op non-actief wordt gezet, zijn er veel mensen die dit artikel willen laten vervangen door een nieuw artikel. Daarom is er nu een Koppeling tussen actief en non-actief artikel. De gebruiker krijgt bericht als een artikel op non-actief wordt gezet en wordt dan gevraagd of het artikel gekoppeld moeten worden met een vervangend artikel. Als de gebruiker Ja kiest wordt het artikeloverzicht weergegeven en kan men een vervangend artikel selecteren. In het artikelregister kan men op het non-actief symbool klikken, men krijgt dan de vraag of men nu naar het actieve artikel wil gaan dat dit artikel zal vervangen. Als er een koppeling ligt tussen varianten, wordt het hoofdartikel geopend, met focus op het variant-tabblad en met een selectie van de relevante variant. Als een artikel van non-actief naar actief wordt gezet, wordt een eventuele koppeling naar het vervangingsartikel verwijderd.

Kijk op pagina 65

Een artikel kan gedupliceerd worden met behulp van de toets Artikel dupliceren in de werkbalk in het artikelregister of met de sneltoets [Ctrl+Y]. Na het dupliceren wordt het nieuwe, gedupliceerde, artikel weergegeven.

Bijwerken van een selectie van artikelen Het artikelregister zal in elk bedrijf dat veel artikelen verkoopt, doorlopend onderhoud en updates nodig hebben. De wizard voor Bijwerken van een selectie van artikelen werd al eerder geïntroduceerd om het proces van aanpassen van artikelen te vereenvoudigen. Samen met de functie Prijsaanpassing heeft men in Mamut zeer sterke mogelijkheden voor snel en effectief onderhoud van het artikelregister.

Kijk op pagina 64

Ook zijn er nieuwe keuzemogelijkheden in de wizard voor Bijwerken van een selectie van artikelen. Omdat de velden voortdurend worden uitgebreid, is de interface van de wizard veranderd zodat de velden die worden bewerkt, zijn ingedeeld op dezelfde manier als de artikelkaart. Tevens zijn er velden toegevoegd om de nieuwe instellingen voor varianteigenschappen en subgroepen bij te werken, automatische opbouw van artikelen met de artikelnaam voor de varianten, locatie magazijn, standaard magazijn, vrije tekst (webshop), weergave van voorraad in de webshop, alsook het tijdstip voor het boeken van kosten van het artikel. Kaders voor het aanvinken voor behandeling van het artikel in andere modules kunnen ook worden bewerkt in de wizard. Zie ook de paragrafen over Magazijn/logistiek en E-commerce, waar een aantal nieuwe functies direct te maken heeft met het artikelregister worden beschreven.

Artikelimport De artikelimport is verbeterd en u kunt aangeven of het artikelnummer van de leveranciers ook in de bij de import zal worden meegenomen.

10

VOORRAAD/LOGISTIEK

Gebruik van variant-artikelen Zie ook de paragrafen Artikel en E-commerce voor meer nieuwtjes die met variant-artikelen te maken hebben.

Kijk op pagina 67

Een nieuw venster om varianten te kunnen bewerken kan worden geopend met een icoon op het tabblad Variant in de artikelkaart, die het stukken eenvoudiger maakt om veel varianten tegelijk te administreren. Het venster is beschikbaar als er tot 2 variant-eigenschappen zijn ingevoerd in de instellingen voor het hoofdartikel, en als niet is aangegeven dat duplicaten van varianteigenschappen toegestaan zijn. Als u bijvoorbeeld een nieuw artikel wilt toevoegen dat in verschillende varianten verkocht wordt, dan kunt u in dit venster een variantkoppeling invoeren voor alle relevante varianten, de prijs veranderen voor iedere variant en aangeven welke van de varianten wordt verkocht in de webshop, voordat u het venster sluit. Onder het tabblad Variantkoppelingen worden Variantkoppelingen en Varianteigenschappen geadministreerd. Men kan een Variantkoppeling aanmaken, Variantkoppeling verwijderen, Magazijn selecteren, selecteren in een keuzeoverzicht welke informatie moet worden weergegeven en, als dat mogelijk is, het venster bewerken. Onder het tabblad Variant-eigenschappen kan men de variantnaam bewerken, varianteigenschappen selecteren en aangeven of de varianten verkocht kunnen worden in de webshop.

Kijk op pagina 64

In de functie Bewerken van waarden voor een selectie van artikelen kunt u waarden aangeven en bewerken die in verbinding staan met een selectie varianten die u heeft gekozen. Dit geldt ook de nieuwe waarden die hierboven besproken zijn. Als men een artikel, dat in verschillende varianten wordt verkocht, selecteert op de verkooporder en in inkoop, wordt een nieuw venster geopend dat Variantenoverzicht heet. Hier kan men varianten invullen op een schema, voordat ze worden opgehaald voor de verkooporder/inkoop. Variantcombinaties die er niet zijn, worden gemarkeerd en kunnen niet worden geselecteerd. Instellingen voor het hoofdartikel maken het mogelijk regels aan te geven voor Automatische opbouw van variantnamen. Een aantal vooraf gedefinieerde keuzes bieden flexibiliteit in het beslissen hoe varianteigenschappen, variantwaarden en de naam van het hoofdartikel zullen worden gecombineerd, zodat een artikelnaam voor de variant, wordt aangemaakt. Men kan ook kiezen voor Vrije tekst, zodat de eigen artikelnaam van de variant wordt weergegeven. Dit geeft, als men dat wenst, grotere flexibiliteit. Denk er wel aan dat tijdens het aanmaken van nieuwe variantartikelen de variantkaart een artikelnaam opbouwt gebaseerd op deze instellingen. Men kan daarom beter kiezen voor opbouw van de variantnaam, voordat de variantkaart wordt aangemaakt. In Standaardinstellingen voor artikelen met varianten kan men de Instellingen voor de variant aangeven. Dit reduceert tijdgebruik tijdens het registreren en vermindert het risico voor fouten doordat men de standaard opbouw van de variantnaam, en variant-eigenschap kan aangeven met 1 en 2 mm.

Inkoop In Ontvangst van goederen kan men kiezen of een Ontvangstbewijs en een rapport Orders die geleverd kunnen worden moet worden afgedrukt. Het rapport geeft een overzicht van Kijk op pagina 75 11


orders die kunnen worden geleverd en die zijn verbonden met de goederenontvangst. De selectie wordt gedaan in Bedrijfsinstellingen. Het is nu mogelijk om inkoop aan te maken direct vanuit de contactpersoonkaart. Zie voor meer informatie de alinea Contactpersoon.

Kijk op pagina 76

Crediteren van inkoop staat nu crediteren toe, ook als artikelen niet langer in voorraad zijn. De gebruiker krijgt een bericht dat de voorraadtransactie niet kan worden aangemaakt en dat de voorraad handmatig moet worden aangepast als het artikel uit de voorraad moet worden verwijderd. Er wordt een Retourbon aangemaakt met de creditering van de inkoop voor negatieve ontvangst van goederen. De gebruiker kan dan kiezen voor afdrukken of sluiten van het venster.

Zoeken op artikelnummer in niet geleverde orders In het venster Order, niet geleverd, dat de orderportefeuille weergeeft, kunnen gebruikers die veel openstaande orders hebben veel invoeren. U kunt ook zoeken op ordernummer, zodat het eenvoudiger wordt om te identificeren welke klanten wachten op bepaalde artikelen. Op deze manier kan men levering prioriteren.

EAN code bij inventarisatie In het venster voor Inventarisatie is een kolom voor de EAN code toegevoegd. Dit vereenvoudigt het inventarisaren voor degenen die streepjescodes gebruiken.

Zoeken op serienummer In de vensters Serienummers in voorraad en Voorraadtransacties en reserveringen is het zoeken zodanig veranderd dat de relevante voorraadtransacties waar de serienummers mee in verbinding staan, niet worden weergegeven. Dit zou het zoeken van de gebruiker overzichtelijker moeten maken.

Leeftijdsanalyse van de voorraad Middels dit rapport heeft u inzicht in hoe lang u een bepaald artikel in voorraad heeft.

Kostenverwerking en boeken van voorraadwaarden Als u artikelen in voorraad heeft, dient u tevens te kiezen of de voorraadwaarde in de administratie wilt opnemen. Dit kan automatisch worden gedaan in het programma. Dit vereist wel dat u alle inkoopsprijzen en inkoopkosten op juiste wijze bijhoudt en invoert. U kunt ook kiezen om de administratie van de voorraad niet automatisch in te stellen. De keuzes hiervoor vindt u in het tabblad Prijzen in Module-instellingen voor Artikel. Onder Bijwerken voorraadwaarde magazijn geeft u aan of u de voorraadwaarden wilt inboeken of niet. Als u

12

MAMUT LOON – SERVICE RELEASE

ervoor kiest om de artikelkosten in te voeren bij ontvangst van inkoop, houdt dat in dat u geen automatische bijwerking heeft van de voorraadwaarde. Voor meer informatie kunt u de Help functie raadplegen.

Mamut Loon – Service Release Er is een nieuwe versie van Mamut Loon beschikbaar, hierin is het volgende aangepast: Het is nu mogelijk om bij de standaardgegevens van de werknemer een vaste tekst voor de salarisstrook in te voeren. Deze wordt bij het aanmaken van een nieuwe periode automatisch meegenomen naar het periode bestand. Op de controlelijst werknemers wordt nu ook de inhoud van het notitieblok afgedrukt. Ter voorbereiding van de Loonaangifte 2006 zijn op diverse standaardschermen nieuwe invoervelden toegevoegd. De invoervelden zullen echter pas vanaf de 2006-A versie een actieve rol gaan spelen. Administratie

Aangifte frequentie (1e Loonheffingnummer) Loonheffingnummer 2 (alleen voor 4 weken) Sector

Werknemer

Code fase indeling F&Z CAO code Loonaangifte Code AGH korting (Arbeidsgehandicaptenkorting) Code verzekerings situatie Zvw (Zorgverzekeringswet)

Dagcomponent

Code incidentiële inkomsten vermindering

Urenregistratie Kijk op pagina 78

De urenregistratiemodule is vernieuwd, zodat gebruikers met zowel eenvoudige als geavanceerde wensen deze module op een effectievere wijze kunnen gebruiken dan voorheen. Om het gebruik te vereenvoudigen zijn er nieuwe module-instellingen en verbeterde gebruikersinstellingen voor de module gemaakt.

13


Met de module-instellingen kan de functionaliteit worden aangepast aan uw bedrijf. U kunt o.a. opgeven naar welke modules de urenstaten kunnen worden overgebracht, de status die moet worden gebruikt, welke velden zijn te bewerken in de verschillende statussen en of de urenlijst moet worden gecombineerd na overbrengen naar orders en salaris, de volgorde van sorteren, enz. In het invoervenster zijn lay-out veranderingen aangebracht. Het totaal voor de hele urenstaat bevindt zich onderaan in het venster en is zichtbaar in iedere status. Het totaal geeft ook welk deel overgebracht moet worden naar orders en welk deel overgebracht moet worden naar project. Op het regel niveau is het mogelijk koppelingen in te voeren naar een bestaande activiteit of een nieuwe activiteit aan te maken gebaseerd op de tijdlijn. Ook is het mogelijk tijdlijnen aan te maken via het activiteitenoverzicht onder het tabblad Urenregistratie. Overbrengen naar order/project gebeurt in een apart venster dat wordt geopend via het registreringvenster of het lijstvenster. In het lijstvenster is het ook mogelijk om een selectie te maken voor de gewenste status voor een beter overzicht van de geregistreerde tijdlijnen. Het lijstvenster is verbeterd, zodat alle statussen kunnen worden weergegeven. De gebruiker kan ook zien of de overbrenging naar order/project heeft plaatsgevonden, alsook overbrengen naar order/project van hieruit starten.

De toets Status historie in de urenregistratiemodule geeft informatie over welke verschillende statussen de urenlijst heeft gehad, wanneer dat was, welke gebruiker de status veranderingen heeft toegepast, wanneer het overbrengen naar order/factuur en salaris heeft plaatsgevonden, alsook welke gebruiker deze verwerkingen heeft uitgevoerd. Een andere nieuwe functie in de urenregistratie is Genereer regels in de tijdlijn nogmaals. Deze functie helpt u in het ophalen van bijgewerkte artikelprijzen en uurtarieven nogmaals voor zowel de actieve tijdlijn als voor alle tijdlijnen. Het is nu mogelijk om uren te registreren via het tabblad Urenregistratie in de activiteitenkaart. In de relatiekaart is het tabblad Urenregistratie beschikbaar voor relaties die zijn gedefinieerd als klant en worden de tijdlijnen, verbonden aan deze klant, weergegeven. In de gebruikersinstellingen kan de gebruiker kiezen of het tabblad moet worden weergegeven of niet.

Nieuwe urenregistratie-rapporten die vanuit de urenregistratiemodule of de rapportmodule kunnen worden afgedrukt:

14

Urenstaat, eenvoudig Urenstaat, gedetailleerd Urenstaat met factuurinformatie

RESERVEKOPIE

Reservekopie Kijk op pagina 86

Een aantal gebruikers sturen reservekopieën voor verweking naar hun accountant. Er is daarom een functie ontwikkeld voor gespecialiseerd gebruik: Reservekopie voor de accountant. Men kan voor deze reservekopie ook het pad kiezen. De reservekopie voor de accountant zal als standaard geen systeembestanden, documenten en grafische bestanden van de webshop bevatten. De functie is onderdeel van de installatie als het programma administratie bevat. Bij het maken van een reserverkopie zal standaard het venster met de uitgebreide optie voor het maken van een reservekopie worden getoond. Deze standaardweergave kan worden aangepast in de Instellingen voor reservekopie. De geavanceerde keuzes geven de gebruiker de mogelijkheid om te selecteren van welke bedrijfsdatabase(s) een reservekopie moet worden gemaakt, en of systeembestanden, documenten en grafische bestanden van de webshop onderdeel van de reservekopie zullen uitmaken. Hier heeft u ook toegang tot het maken van een reservekopie voor uw accountant.

Rapporten Kijk op pagina 93

De rapportmodule heeft een nieuwe lay-out gekregen die overeenkomt met de rest van het programma. Als u de rapportmodule opent, komt u op een voorpagina terecht met informatie over deze module. Als u de voorpagina niet meer wilt zien na iedere opening van de module, vinkt u “Dit venster niet meer weergeven” aan. Nieuw in de rapportmodule zijn de groeperingen Laatste 20 en Journalen. Onder Laatste 20 worden de laatste 20 rapporten weergegeven voor de actieve bedrijfsdatabase die de gebruiker heeft afgedrukt weergegeven. Onder Journalen worden belangrijke journalen die direct naar de printer moeten worden afgedrukt, weergegeven. Het is nu mogelijk om Gebruikersinstellingen voor rapport te openen en ook Ga naar rapport/etiketten bewerking direct vanuit de rapport module. Ook wordt het afdrukken naar XML formaat ondersteund.

15


Mamut Import/Export Het programma Mamut Import/Export kan worden opgestart door middel van een icoon of vanuit het Bestand menu. Het zorgt voor export en import van registers van o.a. klanten en leveranciers, journalen en verschillende integraties met factuuradministratie bedrijven, andere programma’s, enz. Het programma heeft een nieuw ‘jasje’ dat overeenkomt met de standaard voor Mamut Business Software. Nieuwe helpbestanden zijn geïntegreerd in het programma.

Artikelimport Sommige importen en exporten die niet in het additionele programma Mamut Import/Export zijn inbegrepen kunnen worden opgestart vanuit het bestand menu. Voor Import van artikelen zijn veranderingen aangebracht in het selectievenster voor de import. Voorheen kon men opnieuw berekenen na het inlezen van bestanden. Dit is veranderd zodat, bewerking plaatsvindt in het instellingsvenster voor het inlezen van bestanden. Het venster is ingedeeld in een aantal tabbladen. De import van artikelen kan nu een EAN code bevatten, die de artikelkaart bijwerkt. In het instellings venster kan worden aangegeven hoe de EAN code is opgeslagen in het bestand. Men kan ook de voorraad verbinden met het artikel en kiezen of de artikelen moeten worden bijgewerkt in Update van de voorraad. Tijdens de import kan men selecteren dat men alleen maar Prijzen zal importeren. Er zijn ook twee instellingen toegevoegd voor het hanteren van prijs tijdens de import: Berekenen van de kostenvelden en Berekenen van de brutowinst. De kosten kunnen onveranderd blijven, ingesteld worden op een % van de inkoopsprijs of op 0. De brutowinst heeft een aantal verschillende berekeningsmodellen, er is ook een logische controle ingevoerd, zodat men bijvoorbeeld niet de brutowinst kan instellen op zowel brutowinst% als verkoopprijs tijdens de import. Basis voor Inkoopsprijs kan ingesteld worden voor ingelezen prijs, of ingelezen prijs min korting van de rabatgroep. Alle importen moeten verbinding hebben met een leverancier.

Client Manager Het product Client Manager vereist een additionele licentie, en bevat de producten Client Start en Client Update. Kijk op pagina 96

Met behulp van de Client Manager kunt vanuit één venster meerdere database´s openen en bijwerken, ook als deze zich op een andere locatie op uw netwerk bevinden. Het product is met name gericht op administratiekantoren, welke meedere databases onderhouden.

16

DATABASEBEHEER

Databasebeheer Kijk op pagina 94

Middels de Databasebeheer functie kunt u rekeningen aanmaken in meerdere databases tegelijk. Ook kunt u bestaande rekeningen, in meerdere databases tegelijk, aanpassen. Deze functionaliteit is met name handig voor diegenen die meerdere databases onderhouden.

Koppeling tussen bank rekeningen en bank dagboeken In deze versie wordt er een standaard koppeling gemaakt tussen een bank/kas rekening in grootboek en het betreffende bank/kas dagboek in de financiele adminstratie. Hierdoor wordt het inboeken op een bankrekening een stuk eenvoudiger en hoeft u zich geen zorgen te maken of u wel in het juiste dagboek aan het inboeken bent.

Audit file export Bij het aanmaken van een auditfile heeft u nu de mogelijkheid om het boekjaar waarvoor u de audaitfile wilt aanmaken, te selecteren.

17


18

2 Samenvatting uit introductieboeken Hoofdstuk 2 bevat een samenvatting van de de nieuwe introductieboeken. De beschijvingen over de nieuwe functionaliteit worden in de marge aangeven door een Hierdoor kunt u deze onderdelen gemakkelijker terugvinden

.

Inhoud CRM, verkoopondersteuning en e-commerce

Sneltoetsen bij Inboeken .....................................62

20

Relatiebeheer ........................................................20 Hoofd-/bijkantoor...............................................21 Kontactpersoon ....................................................25 Gebruikersinstellingen: Contactpersoon............26 Een contactpersoon dupliceren ...........................27 Activiteiten............................................................29 Gebruikersinstellingen: Activiteiten ...................30 Projectmodule ......................................................33 Projectregister .....................................................33 Gebruikersinstellingen: Project..........................35 Offertemodule ......................................................38 Een offerte afdrukken..........................................39 Order en Factuur .................................................41 Een kredietlimiet en kredietstop voor klant aanmaken .....................................................42 E-commerce ..........................................................44 Vooraadlijsten van artikelen in webshop............44 Website-instellingen, Tabblad Instellingen Web45 Website-instellingen, Tabblad Instellingen Webshop.......................................................46 Webinstellingen, Tabblad in Artikelregister.......48 Hyperlink.............................................................50

Artikel ...................................................................64 Een selectie artikelgegevens wijzigen ................64 Een artikel dupliceren .........................................65 Een artikel op non-actief stellen, een vervangend artikel kiezen ................................................66 Artikelvarianten...... Error! Bookmark not defined. Op gang komen met varianten ............................67 Een variant / variantenlinks aanmaken ...............69 Eigenschappen van de varianten.........................71 Variantinstellingen ..............................................72 Goederenontvangst ..............................................75 Creditnota aanmaken van Inkoop .......................76 Urenregistratie .....................................................78 Hoe kan ik een nieuwe urenstaat aanmaken? .....79 Hoe kan ik overboeken naar order/projectmodule? ...................................81 Module-instellingen: Urenregistratie..................82 Gebruikersinstellingen: Urenregistratie.............83

Installeren, instellingen, rapporten en selectie

85

Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meeste gebruikte venster kom? .......85

Mamut Enterprise Travel CRM.........................52 Afmelden bij de centrale database ......................52

Reservekopie - Backup ........................................86 Instellingen voor reservekopie............................87 Reservekopie maken ...........................................88 Reservekopie terugzetten ....................................91

Administratie, logistiek en personeel 54

De Rapportmodule...............................................93

Overschrijven – betaling naar bank ....................54 Inlezen retourbestand ..........................................54

Databasebeheer ....................................................94

Bankafstemming ..................................................55 Cashflow................................................................59

Client Manager

96

Client Start ...........................................................97 Client Update........................................................99

19


CRM, verkoopondersteuning en e-commerce Relatiebeheer De relatiekaart bevat twee delen. In de bovenste helft voert u algemene gegevens in van uw relatie en bepaalt u tot welke categorieën uw relatie behoort. Met behulp van de categorieën kunt u uw relaties onderscheiden, zodat u bijvoorbeeld doelgericht materiaal kan toezenden. Het onderste deel van de relatiekaart bestaat uit verschillende velden waar u andere relevante informatie over uw relatie aangeeft, b.v. contactpersoon, activiteiten, documenten, orders en facturen, boekingen en projecten.

Er zijn verschillende manieren om de gewenste relatie te vinden in de relatiekaart. U kunt bladeren met behulp van de pijlen in de bovenstaande toolbar. Tevens kunt u gebruik maken van de functies zoeken en filteren. Met behulp van de knop Sorteren kunt u uw relaties sorteren op verschillende manieren, naar Naam relatie, Relatienr. of Leverancier. Kies het gewenste sorteringscriterium met behulp de pijl rechts van de sorteringsknop. Relatieoverzichtsvenster U kunt ervoor kiezen dat de relatielijst automatisch verschijnt wanneer u de relatiemodule opent. Dit is een handige functie wanneer u vaak naar verschillende relaties zoekt. Registreert u vaak nieuwe contacten dan is het handiger de functie uit te zetten. Klik op de knop Gebruikersinstellingen in de werkbalk en kies het tabblad Relatiekaart. Onder Overig kiest u voor de automatische opening van het relatieoverzicht bij opening van de relatiekaart.

20

CRM, VERKOOPONDERSTEUNING EN E-COMMERCE

Hoofd-/bijkantoor In de relatiekaart kunt u nieuwe relaties aanmaken voor het hoofdkantoor door op de zoekknop bij Hoofdkantoor te klikken. Om een relatie aan het hoofdkantoor te koppelen, moet de relatie hoofdkantoor hiervoor gemarkeerd zijn. Het kan nuttig zijn de functionaliteit voor hoofdkantoor te gebruiken wanneer u aan verschillende klanten goederen wil leveren en facturen versturen. Een hoofdkantoor aanmaken 1.

Kies Beeld, ga naar Relatie en klik op Relatiebeheer.

2.

Vindt de klant die hoofdkantoor zal zijn.

3.

Ga naar het tabblad Instellingen.

4.

Klik op Klant.

5.

Kies Ja in de afrollijst voor Hoofdkantoor.

Zo koppelt u een klant aan het hoofdkantoor 1.

Kies Beeld, ga naar Relatie en klik op Relatiebeheer.

2.

Vindt de klant die u aan het hoofdkantoor wenst te koppelen .

3.

4.

Klik op de Zoek-knop en selecteer het gewenste hoofdkantoor. Klik op OK.

Antwoordt Ja indien de betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, leveringswijze en kortingen van het hoofdkantoor ook gelden voor deze relatie. Antwoordt Nee als u voor het bijkantoor eigen voorwaarden wil invoeren.

Voor klanten die geregistreerd zijn als hoofdof bijkantoor krijgt u een overzicht van de relaties als u op de icoon voor hoofdkantoor en bijkantoor klikt. In het overzicht Hoofd/Bijkantoor kunt u een kantoor selecteren en klikken op Ga naar.

Instellingen voor Bijkantoor In het tabblad Instellingen onder de knop Klant kunt u aangeven of facturen verstuurd moeten worden naar het factuuradres van de relatie of die van het hoofdkantoor. Debiteuren/Crediteurentransacties worden dan overgebracht naar de relatie of het hoofdkantoor, afhankelijk van welke keuze u maakt. Het is mogelijk een factuuradres handmatig over te schrijven bij het aanmaken van een nieuwe order, maar wees erop bedacht dat overige

21


Debiteuren/Crediteurentransacties nog steeds naar het hoofdkantoor verstuurd worden wanneer u dit bij instellingen hebt aangegeven.

Voor goederenlevering kunt u ook aangeven of dit gedaan wordt op het leveringsadres van de relatie of op het leveringsadres van het hoofdkantoor. Let op! Alleen hoofdkantoor selecteren bij een relatie die hoofdkantoor is, niet bijkantoren die aan een hoofdkantoor gekoppeld zijn .

Tabblad Order/Factuur Het tabblad Order/Factuur in het relatieoverzicht is alleen toegankelijk voor de relaties die als klanten geregistreerd zijn. Op de tab wordt een overzicht getoond van orders en facturen die geregistreerd zijn bij de relaties. Het is mogelijk een nieuwe Order aan te maken door op Nieuw te klikken of een bestaande order aan te passen door op Bewerken te klikken. Het tabblad Order/Factuur toont een overzicht van nieuwe orders en facturen die voor een relatie geregistreerd zijn. U kunt de Nieuw-knop gebruiken als een snelkoppeling naar de Order/Factuur-module: door op Nieuw te klikken wordt de Order/factuur-module automatisch geopend, met de relatiegegevens geregistreerd bij de order. U kunt met andere woorden een order aanmaken vanuit het tabblad Order/Factuur in de Relatiemodule. Status! De afrollijst Status op de tab Order/Factuur werkt als een filter. De keus die u hier maakt, bepaalt wat getoond zal worden op de tab. Selecteert u bijvoorbeeld Factuur, dan zal de tab slechts de facturen weergeven, die geregistreerd zijn bij de relatie en niet de andere verkooptransacties zoals niet-verwerkte orders en creditnota.

Tabblad Offerte De tab Offerte is toegankelijk voor de relaties die als klanten geregistreerd zijn. Het tabblad biedt u een overzicht van offertes die geregistreerd zijn bij uw relaties.

22


In het tabblad Offerte kunt u zowel nieuwe offertes als vaste offertes invoeren. Dit doet u door met het pijltje naast de knop Nieuw het type offerte te kiezen. Status! De afrollijst Status op de tab Offerte werkt als een filter. De keus die u hier maakt, bepaalt wat getoond zal worden op de tab. Selecteert u bijvoorbeeld Vaste offerte, dan zal de tab slechts de offertes met deze status weergeven. Tip! De offertelijst is gesorteerd op datum, de meest recente bovenaan en de oudste onderaan.

Voor meer informatie over Offertes, verwijzen wij naar de paraggraaf over Offertes.

Tabblad Inkoop Het tabblad Inkoop wordt geactiveerd voor relaties die als leverancier zijn geregistreerd. Hier kunt u uw inkopen bij deze leverancier bekijken. Het geeft een overzicht van de inkopen die geregistreerd zijn bij de betreffende relatie. De nummers van de bestelopdracht, referentie van de leverancier, totaal, valuta, status, leveringsdatum, besteldatum, als ook Onze Ref. worden hier aangegeven. U kunt de inkopen met verschillende statussen filteren. Dit geeft u een snel en eenvoudig overzicht over alle inkopen die u hebt gedaan bij deze leverancier. U kunt ook nieuwe inkopen aanmaken vanuit dit tabblad door op Nieuw te klikken. Dan wordt de inkoopmodule geopend met een nieuwe inkoopkaart die automatisch ingevuld is met de gegevens van de leverancier uit het relatieregister. U kunt ook een bestaande bestelopdracht bewerken door deze te selecteren op Bewerken te klikken. De betreffende bestelopdracht wordt dan geopend en u kunt de gewenste wijzigingen aanbrengen. Selectie! De afrollijst Selectie fungeert als een filter. Uw keuze bepaalt wat er in het venster zichtbaar zal zijn. Kiest u bijvoorbeeld Ontvangen, dan zullen er uitsluitend bestelopdrachten met deze status worden weergegeven.

De inkoopmodule komt in het hoofdstuk logistiek in “Administratie, logistiek en personeel”.

Tabblad Project Onder de tab Project worden alle projecten getoond waar de relatie aan deel neemt. Als u bijvoorbeeld een informatiebrief zult versturen met een project, dan kunt u een gerelateerde brief creëren en de filter instellen op alle relaties die verbonden zijn aan het actuele project. Let op! U hebt slechts toegang tot actieve projecten binnen deze tab. Een project is in principe actief, maar kan als non-actief worden aangevinkt in de afrollijst Non-actief in de projectkaart.

23


Tip! Indien een relatie verbonden is aan verschillende projecten, kunt u een standaard project kiezen van de afrollijst Standaard project op dezelfde tab Project. Dit project zal dan voorstellen om alle activiteiten en documenten te verbinden aan de relatie.

Lees meer over Project in het aparte hoofdstuk.

24


Kontactpersoon In de module Contactpersoon kunt u de personen registreren met wie u contact heeft bij uw klanten en leveranciers. Registreert u een contactpersoon hier, dan wordt het eenvoudig om de persoon waar u mee zult spreken / aan zult refereren te vinden in verschillende situaties.

De module Contactpersoon wordt geopend als een zelfstandige module door Beeld te kiezen, naar Relatie te gaan en op Contactpersoon te klikken, maar het is ook mogelijk dubbel te klikken op een contactpersoon verbonden aan een relatie. In het bovenste gedeelte van het venster vult u de Voornaam, Tussenvoegsels en Achternaam van de contactpersoon in. Indien u bij gebruikersprofiel heeft gekozen om het adres van de relatie tevens te gebruiken voor de contactpersoon, zal het adres automatisch worden weergegeven. Als u een ander adres wilt registreren voor de contactpersoon, dan doet u dit direct in het adresveld of door op de knop Adres te klikken. Gebruikersinstellingen!

U kunt Kolom voor tussenvoegsel weergeven kiezen bij Gebruikersinstellingen in het tabblad Contactpersoon onder Overig.

In de velden Telefoonnummer, Fax, Mobiele tel. en e-mail voert u het directe telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon in. U kunt ook een foto van de contactpersoon invoeren. Dit doet u door op de knop Afbeelding invoegen te klikken. De foto moet een JPEG of BMP-format zijn. Overige informatie die ingevuld kan worden voor de contactpersoon is Initialen, Functie, Titel en Aanhef.

25


Aangepast veld, Groep en Notitie fungeren op dezelfde wijze als in de relatiekaart. Welke tabbladen zichtbaar zijn in de contactpersoonmodule is hangt samen met de status van contactpersoon als klant en/of leverancier en met de tabbladen die u in gebruikersprofiel aangevinkt heeft.

Tabblad Oevrige info In het tabblad Overige info kunt u in de afrollijst Onze ref. kiezen welke afdeling en welke medewerker als standaard referentie fungeert voor een contactpersoon. Indien u een contactpersoon als standaard contactpersoon wilt invoeren voor een relatie kunt u Standaard aanvinken. De persoon zal automatisch verschijnen bij het aanmaken van bv. nieuwe activiteiten of orders. U kunt eventueel de geboortedatum en ID-nummer van de contactpersoon invullen. In het veld WWW kunt u het websiteadres van de contactpersoon invoegen. U kunt dan de betreffende website openen met behulp van de knop Ga naar webpagina. In de afrollijst Non-actief klikt u Ja om een persoon als inactief weer te geven. Dit kan relevant zij als desbetreffende contactpersoon niet meer werkzaam is bij de relatie.

Gebruikersinstellingen: Contactpersoon Met behulp van de icoon Gebruikersinstellingen kunt u aanpassingen doen in het venster contactpersoon. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen Gebruikersprofiel - Module-instellingen - Contactpersoon. Het venster bevat drie tabbladen Standaardinstelling, Contactpersonen en Tabblad. Standaardinstelling

U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.

Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en worden er slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.

Klik op de knop van het gewenste alternatief. Wilt u het venster zelf aanpassen, kunt u dat in Tabblad doen. Contactpersonen

Hier voert u de standaardwaarden in voor nieuwe contactpersonen. U kunt aanvinken of de contactpersoon het adres zal krijgen van de relatie en hoe adreswijzigingen van de relatie de status van de contactpersoon beïnvloedt. U kunt ook aangeven of u het aangepaste velden en groepsvelden van uw relatie wilt kopiëren en bepalen hoe veranderingen in deze relatievelden de contactpersoon beïnvloeden.

26


Ook Onze ref. kan automatisch gekopieerd worden van de relatie.

Van de overige module-instellingen kunt u aanvinken of u de tussenvoegsels zichtbaar wil houden in de kolommen, de lijst van contactpersonen automatisch wil openen bij het openen van de relatiekaart, en informatie over tijdstip en gebruiker wilt invoegen bij het maken van een notitie. Tabbladen

Hier kunt u aangeven welke tabbladen in het venster van contactpersonen zichtbaar zullen zijn, door ze aan te vinken. Onder Overig geeft u aan of Offerte, Order/Factuur, en Inkoop incl. Btw moet worden weergegeven.

Een contactpersoon dupliceren Met behulp van een wizard is het mogelijk een duplicaat te maken van een contactpersoon, van de ene relatie naar de andere, terwijl u ook de gewenste gegevens van de relatie overvoert. Zo kopieert u een contactpersoon 1. 2.

Ga naar de kaart van uw contactpersoon.

Klik Contactpersoon Dupliceren.

3.

Selecteer de relatie waarnaar u de contactpersoon wilt dupliceren. Klik op Volgende.

4.

Kies welke informatie overgevoerd zal worden naar de nieuwe relatie door een selectie te markeren. Hier dient u ook aan te vinken of de contactpersoon non-actief moet zijn bij de relatie waarvan u dupliceert.

27


5.

28

Klik op Voltooien.


Activiteiten De activiteitenlijst geeft u een overzicht van alle activiteiten die in het programma zijn geregistreerd. De activiteiten kunnen verdeeld worden in Klantenservice, Telemarketing en Artikelservice die toegankelijk zijn via aparte activiteitenlijsten. Hier kunt u nieuwe activiteiten aanmaken en bestaande bewerken. Als u een activiteit registreert kunt u relatiegegevens invoeren en de activiteiten eventueel aan een project koppelen. Vanuit het activiteitenregister hebt u ook de mogelijkheid een activiteit uit te stellen of als Voltooid te registreren. Tip! Wanneer u een activiteit aanmaakt vanuit het tabblad Activiteit in het Relatieregister zullen de relatiegegevens automatisch ingevoerd worden. Als u een activiteit aanmaakt vanuit het tabblad Activiteit in het Projectregister, dal zullen de projectgegevens automatisch ingevuld worden.

Boven in het venster vindt u meerdere velden waarmee u het aantal weer te geven activiteiten kunt beperken. De wijzigingen van deze filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] gebruikt.

De beschikbare filters zijn:

Periode: ’Van datum’ en ’tot datum’ instellen om de geregistreerde activiteiten in deze periode weer te geven. Status: Geef de status aan van de activiteiten die in het venster weergegeven moeten worden. U kunt ook ’Alle' kiezen en dat zal de filter uitschakelen. Door de status ’niet verwerkt’ en daarna Bewerken te kiezen, worden alle activiteiten die niet zijn uitgevoerd weergegeven. Type: Geef het type activiteit aan van de activiteiten die in het venster weergegeven moeten worden. U kunt ook het filter uitschakelen door ‘Alle’ te kiezen of u kunt (Geen) selecteren dat dan alle activiteiten zonder Activiteitensoort zal weergeven. De activiteitenoverzichten voor Klantenservice, Telemarketing en Artikelservice laten uitsluitend gespecificeerde Activiteitensoorten zien. Deze soorten kunnen worden ingesteld met behulp van Instellingen van soort activiteit. Verantwoordelijke: Selecteer de verantwoordelijke voor de in het venster weer te geven activiteiten. U kunt ook het filter uitschakelen door ‘Alle’ te kiezen of u kunt (Geen) selecteren zodat dan alle activiteiten zonder ‘Verantwoordelijke’ weergegeven worden.

Filter! U kunt ook Filter aan/uit in de werkbalk gebruiken voor de activiteitenlijst. Dit zal dan de hierboven beschreven filterinstellingen opheffen.

29


Activiteiten uitstellen U kunt activiteiten uistellen door op de knop Waarde van een selectie activiteiten wijzigen. Dan start de wizard hiervoor. Deze functie is het meest relevant wanneer u meerdere activiteiten wilt bewerken. Als u bijvoorbeeld alleen maar de tijd van één activiteit wilt veranderen, is het beter om deze te selecteren en op de knop Bewerken te klikken.

Voltooid! U kunt een activiteit als Voltooid aangeven door te selecteren deze in de lijst en op de knop Voltooid te klikken.

Voor een effectief beheer van meerdere gelijktijdige activiteiten, raden wij u aan gebruik te maken van de hulpmiddelen Groepsactiviteiten en Waarden wijzigen van meerdere activiteiten.

Gebruikersinstellingen: Activiteiten Met behulp van de tabbladen in de gebruikersinstellingen kunt u bepalen hoe de vensters van het activiteitenbeheer eruit moeten zien. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.

30

Eenvoudig: Een vereenvoudigd scherm dat slechts enkele velden weergeeft. Normaal: Geeft de standaard velden en functionaliteit weer. Uitgebreid: Toont de meeste beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.


Klik op de betreffende knop om één van de gedefinieerde instellingen te selecteren. Activiteitenlijst Hier bepaalt u welke velden van iedere activiteit weergegeven moeten worden in het activiteitenoverzicht. Let u op dat te veel kolommen het overzicht enigszins onoverzichtelijk maken en zullen ook van invloed zijn op de snelheid van de module. Activiteitenkaart Hier kunt u definiëren welke regels die moeten gelden voor het aanmaken van een activiteit.

Standaardwaarden: Tijdens het aanmaken van een nieuwe activiteit zullen de velden automatisch gevuld worden met de waarden die u hier aangeeft. Indien u bijvoorbeeld veelal activiteiten aanmaakt van de soort 'Verkooptelefoongesprek (uitgaand), kunt u veel werk besparen met de al ingevulde velden. Tabblad: Hier kunt u kiezen welk tabblad u wilt gebruiken bij het aanmaken van activiteiten. Voor een gebruiker die bijvoorbeeld uitsluitend werkt met Productservice, kan het handig zijn om het tabblad Product weer te geven. Overig: Het standaard formaat van het notitieveld kan hier ingesteld worden. Het formaat kan doorgevoerd worden in elke activiteit. U kunt er ook voor kiezen of de gebruikersnaam en datum automatisch moeten worden ingevuld in de notitie. Daarnaast kunt u instellen of u details van uw activiteiten in andere agenda's zichtbaar wil maken, of automatisch een contactpersoon/project wil koppelen bij het aanmaken van activiteiten. Wenst u eenvoudig een duplicaat te maken van nieuwe activiteiten, dan vinkt u Dupliceren: Altijd, naar één nieuwe activiteit aan. U hoeft dan niet de wizard hiervoor te gebruiken.

Outlook Als u Microsoft Outlook gebruikt om e-mail te versturen en ontvangen, moet u dit in Mamut selecteren als standaard e-mailservice. Als u Microsoft Outlook niet heeft geïnstalleerd, kunt u in plaats daarvan het eigen e-mail programma van het programma gebruiken.

31


32

E-mailservice: De gewenste e-mailservice wordt geselecteerd in de afrollijst. Selecteer of u de eigen e-mailservice van het programma wilt gebruiken, Microsoft Outlook of beide emailservices. Activiteit genereren bij het sturen van e-mail vanuit Mamut: Voor een beter overzicht van alle e-mail die vanuit Mamut verzonden wordt kunt kiezen om een activiteit te genereren als een e-mail c=verstuurd wordt. Door deze keuze te markeren wordt een activiteit aangemaakt wanneer een e-mail vanuit Mamut wordt aangemaakt en verzonden. De inhoud van de activiteit bestaat uit de tekst van de e-mail, en de activiteit wordt gekoppeld aan de relaties waar de e-mail aan verzonden wordt. Als u kiest om zowel het programma’s e-mailservice als Microsoft Outlook te gebruiken wordt alleen de tekst van de Mamut e-mailservice opgeslagen in Mamut. Inkomende en uitgaande e-mail van Microsoft Outlook overbrengen naar Mamut: Als u Microsoft Outlook 2000 of een nieuwere versie gebruikt, kunt u kiezen voor het automatisch overbrengen van binnenkomende en uitgaande e-mail van Microsoft Outlook naar Mamut. E-mail in het Postvak In in Microsoft Outlook zal dan synchroniseren met relaties in Mamut en de e-mails worden opgeslagen als activiteit voor de relaties met hetzelfde e-mailadres in het relatieregister in Mamut. Alle uitgaande e-mail vanuit Outlook met ontvangstadres, geregistreerd in het relatieregister in Mamut, wordt ook als activiteit opgeslagen. Als u uw activiteiten automatisch wilt overbrengen naar Microsoft Outlook, kunt u een vinkje zetten voor Activiteiten automatisch overbrengen naar Microsoft Outlook. De volgende informatie kan worden overgebracht: onderwerp, begin- en eindtijd, type activiteit, relaties en contactpersonen die geregistreerd zijn voor deze activiteit, medewerkers, resources, project, prioriteit, “tijd als” en notities. Activiteiten die aangemaakt zijn in het programma worden in de kalender van Outlook weergegeven. Door Gebruik MS Outlook handtekening voor uitgaande e-mails aan te vinken kunt u een standaard handtekening krijgen in Outlook om mail te versturen vanuit Mamut.


Projectmodule De projectmodule is georganiseerd met projectwerk in gedachten. Hier kunt u nieuwe relaties, orders, activiteiten etc. invoegen in de verschillende tabbladen van het projectregister. Deze module is nauw verweven met de andere modules in het programma, waardoor u zelf kunt bepalen of u projectgericht wilt werken of niet. Het projectregister opent u via Beeld - Project - Projectregister. U kunt kiezen of u het projectoverzicht automatisch wilt openen, wanneer u de projectmodule opent, via Instellingen Gebruikersprofiel - Instellingen. U kunt de projecten indelen in Interne en Externe, de prioriteit aangeven, een project tijdelijk op Non-actief stellen, aan een afdeling koppelen, de duur plannen en vergelijking van de voltooiing. U kunt een eenvoudig Budget invoeren. Als u Microsoft Project hebt geïnstalleerd kunt u via Projectregister een Gantt-diagram tonen, met de visualisatie van de duur en ontwikkeling van het project. Een project kan een deel zijn van een ander project en wordt daardoor Subproject. Integratie met andere modules Een project kan aan meerdere relaties en contactpersonen gekoppeld worden. Dit doet u in het tabblad Relaties in het projectregister. U kunt een relatie als Standaardrelatie markeren, om eenvoudiger het overzicht te behouden. Let op! U kunt nieuwe projecten aanmaken in het tabblad Project in de relatiemodule. U kunt ook bestaande projecten bewerken met behulp van de Bewerken-knop in dit tabblad.

In het tabblad Order/Factuur in het projectregister registreert u nieuwe orders die aan een project gerelateerd zijn, terwijl u in het tabblad Inkoop kunt zien welke inkopen gerelateerd zijn aan het project. U kunt activiteiten en documenten koppelen aan een project, uren registreren, en artikelen koppelen aan het project. U kunt ook een eigen medewerker aan het project koppelen. Factureren U kunt het project factureren gebaseerd op verschillende factureringsmethoden: Inkoop en urenregistratie of Vaste prijs.

Projectregister In het Projectregister registreert u alle projecten en houdt u volledig overzicht over relaties, orders, facturen, offertes, inkoop, activiteiten, documenten, uren, artikelen, medewerkers en eventuele subprojecten die verbonden zijn aan het betreffende project. Het kan nuttig zijn het projectregister te gebruiken om de kosten en inkomsten van een project te kunnen volgen en te zien of een project winstgevend is.

33


Het Projectregister is zo gestructureerd dat u op een projectmatige wijze kunt werken. Deze module is nauw geïntegreerd met de rest van de modules in het programma, zodat u de flexibiliteit verkrijgt om te beslissen of u projectgeoriënteerd wilt werken of niet. Zoals eerder in het hoofdstuk over de tabs in Relatiebeheer, kunt u geen nieuw project creëren van de tab Project in de Contact module. U kunt echter een bestaand project bewerken, met de Bewerk knop in de tab Project in het Contact register. In Gebruikersinstellingen voor project kunt u standaardwaarden invoeren, voor meerdere velden in de projectkaart. Door standaardwaarden in te voeren, hoeft u niet herhaaldelijk informatie in te voeren die gelijk is voor alle projecten. Een nieuw project aanmaken 1. 2.

34

Klik op Beeld, ga naar Project en klik op Projectregister. Klik op Nieuw.

3.

Vul Nr./Projectklasse in, Naam evenals een meer gedetailleerde beschrijving in het veld Omschrijving.

4.

Vul Geplande begin-/ en einddatum, en het programma genereert automatisch de Geplande Duur. Vul de werkelijke data in na het afsluiten van het project.

5.

Kies in de afrollijst Type of het project intern of extern is. Als u de facturen wilt doorvoeren voor inkoop, uren en vaste prijzen kiest u Extern.

6.

Verander de voltooiingsgraad als deze niet 0 is. U kunt zelf procenten in vullen voor de voltooiingsgraad door met de rechter muisknop te klikken in dit veld en vervolgens op Standaardregister wijzigen.

7.

Kies Afdeling als het project gekoppeld is aan een afdeling.

8.

Kies de Prioriteit van het project in de afrollijst, afhankelijk van hoe belangrijk het is.

9.

Vul in welke medewerker Verantwoordelijk is voor het project.


10. Schrijf eventueel Notities. 11. Beschikbaar in financiële administratie is standaard aangevinkt. Verander dit als u niet wilt dat het project toegankelijk is in de Administratie-modules in het programma. 12. Klik op de knop Budget om eigen budgetgegevens in te vullen voor het project. 13.

Klik op om een URL in te voeren in het project als deze eigen websites heeft.

14. In de onderste helft van de projectkaart wordt verschillende projectinformatie geregistreerd op de tabs. NB! Een project kan niet gewist kunnen worden als ernaar gerefereerd wordt in andere modules. Als het project niet langer relevant is, kunt u deze op Non-actief stellen door Ja te kiezen in de afrollijst..

De knop Projectstatus geeft u een overzicht over het project dat getoond wordt. Hier kunt u alle geregistreerde uren zien, en de orders en inkopen die gedaan zijn i.v.m. het project. Met de knop Status veranderen kunt u de projectstatus veranderen en de datum van de statusverandering invoeren. De knop Statushistorie geeft u een overzicht van de statusveranderingen die u hebt gedaan via Status veranderen. U ziet de datum, status en duur van elke status die het project heeft gehad.

Gebruikersinstellingen: Project Met de behulp van de icoon Gebruikersinstellingen in de werkbalk kunt u aanpassingen doen in de projectmodule. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen Gebruikersprofiel - Module-instellingen - Project. Het venster bevat drie tabbladen: Standaardinstelling, Projectkaart en Tabblad. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.

Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.

Klik op de knop van het gewenste alternatief. Wilt u het venster zelf aanpassen, kunt u dat in de tabbladen doen.

35


Projectkaarten In dit tabblad kunt u standaardwaarden invoeren die zullen gelden bij het aanmaken van nieuwe projecten. U kunt de Geplande begindatum en de werkelijke Begindatum invoeren en een Systeemdatum aanvinken als u gebruik wilt maken van de systeemdatum van uw PC. In de afrollijst Type kunt u kiezen of nieuwe projecten gemarkeerd worden als Intern of Extern. De voltooiingsgraad is standaard ingesteld op nul, maar kan veranderd worden in de afrollijst. Als u Afdeling, Prioriteit en Verantwoordelijk automatisch wilt laten invullen bij nieuwe projecten vult u hier de gewenste waarden in. Beschikbaar in financiële administratie is standaard aangevinkt, maar u kunt dit verwijderen als u niet wilt dat de nieuwe projecten toegankelijk zijn in de boeklhoudmodule.

Onder Overig kunt u aanvinken of de projectlijst automatisch geopend wordt bij het openen van de projectkaart. Dit is aan te bevelen als u met meerdere projecten werkt. Bij het maken van notities wordt standaard informatie over de gebruiker en het tijdstip opgeslagen, maar u kunt deze instelling verwijderen als u geen registratiegegevens wenst. Tabbladen Hier kunt u aangeven welke tabbladen zichtbaar zullen zijn in de projectmodule door de tabbladen aan te vinken. We adviseren de tabbladen die u niet nodig heeft te verwijderen om een overzichtelijk venster te krijgen. . Onder Overig kunt u aangeven of de bedragen van Offerte, Order/Factuur en Inkoop Incl. Btw. weergegeven worden.

Tabblad Relaties In het tabblad relaties kunt u relaties verbinden aan een project, verbindingen tussen projecten en relaties verwijderen en bestaande relatie-informatie bewerken. U kunt ook e-mails versturen naar relaties direct vanaf deze tab.

36


U kunt contactpersonen aanmaken of bewerken door op een relatie te klikken, die gekoppeld is aan een project. Zo koppelt u een relatie aan een project 1.

Klik op Koppel om een koppeling te maken tussen een relatie (inclusief contactpersoon) en een project.

2.

In het venster dat nu verschijnt, kiest u welke relatie en contactpersoon u aan het project wilt koppelen. Telefoon- en Faxnummer worden automatisch ingevoerd.

3.

Selecteer de relatie/contactpersoon in de lijst en klik op de TAPI-knop om direct te bellen of klik op E-mail versturen. Let op dat de TAPI-knop alleen zichtbaar is wanneer u de vereiste zaken hebt geïnstalleerd.

Selectie: Om snel overzicht te krijgen van welke klanten en leveranciers betrokken zijn bij een project, kiest u Klanten of Leveranciers inde afrollijst Selectie. Deze afrollijst fungeert als filter en geeft u de gewenste informatie. Standaardrelatie: U kunt een standaardrelatie selecteren voor het project in de afrollijst rechts in het tabblad. De relatie die u hier kiest zal dikgedrukt verschijnen bovenin het tabblad.

Tabblad Offerte In het tabblad Offerte kunt u offertes invoeren die aan een project gekoppeld zijn. Om een vaste offerte aan te maken klikt u op de pijlknop naast de icoon Nieuw en kiest u Vaste offerte. In de afrollijst Status kunt u filters kiezen en voor elke status de offertes bekijken. Klik op Bijwerken nadat u de status veranderd hebt.

Tabblad Inkoop Het doel van het tabblad Inkoop is om u een overzicht te geven van de inkopen in verband met een project. U kunt hier desgewenst ook wijzigingen aanbrengen en nieuwe inkooporders aanmaken. Dit geeft u een snel en eenvoudig overzicht over alle inkopen die u hebt gedaan bij deze leverancier. U kunt ook nieuwe inkopen aanmaken vanuit dit tabblad door op Nieuw te klikken. Dan wordt de inkoopmodule geopend met een nieuwe inkoopkaart die automatisch ingevuld is met de gegevens van de leverancier uit het relatieregister. U kunt ook een bestaande bestelopdracht bewerken door deze te selecteren en op Bewerken te klikken. De betreffende bestelopdracht wordt dan geopend en u kunt de gewenste wijzigingen aanbrengen. De afrollijst Status fungeert als een filter. Uw keuze bepaalt wat getoond zal worden in het venster. Als u bijvoorbeeld Ontvangen kiest, worden alleen de orders die deze status hebben getoond.

37


Offertemodule Offerte is een effectieve module om offertes aan te maken voor individuele klanten, of om grotere offertes aan te maken zoals bij campagnes, die automatisch naar een selectie van uw klanten worden gestuurd. Indien offertes verkoop met zich meebrengen, dan kunt u de offertes gemakkelijk overbrengen naar de Order/Factuur-module en deze verder opvolgen met factureren en levering.

U kunt een offerte aanmaken voor een relatie, een vaste offerte aanmaken voor een relatie, of een enkele of vaste offerte aanmaken voor een selectie van relaties (groepsofferte). Tevens kunt u een offertesjabloon aanmaken, dat standaard gebruikt kan worden voor het gemeenschappelijk versturen van offertes. Offertesjablonen hebben geen specifieke klant. U kiest Offertesjabloon in de afrollijst Status selecteren rechtsboven in het scherm. Later kunt u vele offertes aanmaken vanuit het sjabloon, door ze over te brengen naar groepsofferte. Indien u slechts een offerte wil aanmaken, raden wij u aan om een bestaande offerte te Dupliceren, door op de icoon in de werkbalk te klikken. De offerte kunt u afdrukken op drie verschillende formulieren en kan verstuurd worden naar e-mail, fax, naar Microsoft Office Word, of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Indien u een pdf-printer heeft geïnstalleerd, dan kan de offerte ook naar een bestand met pdf-formaat geschreven worden. De offertes kunt u afdrukken in Microsoft Word en deze kunt u later redigeren door op Lijst met offertedocumenten openen te klikken. Deze lijst geeft u toegang tot de documenten die gekoppeld zijn aan een offerte. Dit geeft u gemakkelijk en snel beschikking over de documentenlijst, gekoppeld aan een specifieke offerte. Wanneer een offerte wordt geaccepteerd, dan kan deze geactiveerd worden. Het systeem maakt voor u een order aan, zodat u niet weer alle informatie hoeft in te voeren.

38


De offerte wordt overgebracht naar een onderregister, afhankelijk van de verdere behandeling. U de verschillende onderregisters zien in de afrollijst rechtsboven in het venste. De keuzes in de afrollijst zin Offerte geannuleerd, Gemiste verkoop, Offerte, Vaste offerte, Offertesjabloon en Groepsofferte. De module Offerte is zo geïntegreerd in andere modules zodat een offerte kan worden geselecteerd, aangemaakt of geredigeerd als een natuurlijk deel van de werkzaamheden. U vindt de tabbladen voor Relatie, Contactpersoon, Project en Activteit. Bij Gebruikersinstellingen voor offerte kiest u wat voor de gebruiker zichtbaar zal zijn in het venster. Hier kunt u ook een aantal keuzes maken om het registratieproces te vereenvoudigen. Vaste offertes en groepsoffertes worden overgebracht naar een offerte met behulp van de wizard. In Gebruikersinstellingen, in het tabblad Lijstvensters kunt u aangeven waar het systeem u heen voert nadat u klaar bent met een wizard. Dit maakt werk met routinehandelingen veel efficiënter. In Module-instellingen worden alle instellingen bepaald voor alle gebruikers. Merk op dat deze instellingen gelijk zijn voor Offerte, Order en Factuur.

Een offerte afdrukken U kunt een offerte een voor een printen of een selectie van alle offertes aangemaakt in de module afdrukken, afhankelijk van de manier waarop u de offertes heeft aangemaakt (groepsofferte, vast offertes etc.). U kunt de offerte versturen naar een printer, e-mail of fax, overschrijven naar Microsoft Office Word, of een afdrukvoorbeeld op het scherm krijgen. Indien u een pdf-printer heeft geïnstalleerd, dan kan de offerte ook naar een bestand met pdf-formaat geschreven worden. Zo print u een offerte 1. 2.

Klik op Afdrukken in de werkbalk, voor het uitprinten van een offerte. Kies tussen enkele Offerte of Geavanceerde offerte, en klik op Volgende voor het afdrukken van de offerte die u geopend heeft in de offertemodule.

39


3.

Wanneer u meerdere offertes wilt afdrukken, dan kiest u voor Filter onder de lijst en klikt u op Volgende.

4.

Stel de gewenste eigenschappen voor de offertes in, die u zult afdrukken en klik op Volgende voor een afdruk van de selectie.

Geavanceerde offerte Geavanceerde offerte maakt een document aan in Microsoft Word gebaseerd op sjablonen die in het programma liggen. De documentsjablonen kunt u bewerken via het menu Beeld - Document – Documentsjabloon, waar u Offertesjabloon kiest in de afrollijst. U kunt meer lezen over Documenten in apart hoofdstuk.

40


Order en Factuur Een order die wordt aangemaakt, vormt de basis voor de factuur van die order. Alle gegevens van de klant en artikelen worden uit de relevante registers naar de order gehaald, en daarna van order naar factuur overgebracht. Dit vereenvoudigt de registratie. De order zelf kan verschillende status aannemen, afhankelijk van waar deze zich bevindt in het programma. U kunt zien welke status een order heeft in de afrollijst rechts bovenin het scherm. Een normale order begint als Niet verwerkte order. Na facturering krijgt deze de status Factuur. Het factureringsproces kan plaats hebben nadat, maar ook voordat, de artikelen geleverd zijn. Of factureren toegestaan is voor de leveringsdatum kunt u instellen bij Moduleinstellingen. Als alternatief kunt u daar ook kiezen dat de order gefactureerd mag worden als u zelf Gereed voor facturering Gereed voor facturering kunt u handmatig selecteren in het tabblad Diversen heeft aangekruist. U kunt ook kredietlimiet en kredietstop voor een order. Dit verhindert dat voor een klant met die een kredietstop of -limiet worden aangemaakt. U kunt orders afdrukken in een aantal verschillende formaten en deze versturen naar een printer, e-mail, fax, of een afdrukvoorbeeld op het scherm. Wanneer u een Pdf- printer hebt geïnstalleerd dan kunt u ook de order als bestand overbrengen naar een Pdf-formaat. U kunt een order afdrukken in verschillende talen een eigen logo op uw afdrukken printen, en uw eigen tekst invoeren. De afrollijst Status rechts bovenin in het scherm toont welke status de order heeft. De status geeft de verschillende stadia aan van het verkoopproces. Een order wordt aangemaakt als Niet verwerkte order. In een normaal verkoopproces wordt de order geactiveerd wanneer u op het Factuur-icoon klikt in de werkbalk. De activering zelf gebeurt met het aanmaken van een factuurafdruk. De order verandert naar de status Factuur, of eventueel Factuur (niet geleverd). Een factuur kan ook contantfactuur zijn, een factuur die betaald dient te zijn wanneer deze wordt verstuurd. U kunt ook een factuur crediteren vanuit dit venster. U kunt een order aanmaken met de status Niet verwerkte verzamelorder zodat u voor de orders een verzamelfactuur krijgt. Integratie met andere modules Waneer u een offerte voor een klant heeft aangemaakt, dan zal u normaliter de noodzakelijke gegevens geregistreerd hebben om een order aan te maken voor die klant. Daarom kunt u vanuit de offerte met een druk op de knop een order aanmaken vanuit de offerte. Levering van artikelen gebeurt in de Magazijnmodule. De module is nauw verbonden met orders door middel van een aantal knoppen en functies zoals het openen van orders vanuit het overzichtsvenster in de magazijnmodule, dat gegevens weergeeft van bijvoorbeeld Niet verwerkte orders en Voorraadniveau. In het orderregister krijgt u een overzicht van de voorraadstatus van de verschillende artikelen. Als u artikelen wilt inkopen, dan kunt u een inkooporder gebaseerd op een verkooporder direct vanuit het orderregister aanmaken. Misschien hebt u al artikelen besteld. In dat geval kunt u deze bestelling reserveren voor een bepaalde order.

41


Order/Factuur is met andere modules geïntegreerd, zodat offertes eenvoudig opgehaald, aangemaakt en bewerkt kunnen worden. U vindt tabbladen voor offertes bij Relatie, Contactpersoon, Project en Activiteit. Bij Urenregistratie bestaat de functie Gewerkte uren overbrengen naar Order/Project om uren door te factureren. Instellingen voor Orde/Factuur Bij Gebruikersinstellingen voor Order/Factuur geeft u aan wat zichtbaar zal zijn in de vensters. Hier kunt u ook een aantal keuzes maken die het registratieproces zullen vereenvoudigen. Bij Module-instellingen stelt u de gebruikswijze in voor alle gebruikers. Let op dat deze instellingen gelden voor Offerte, Order en Factuur.

Een kredietlimiet en kredietstop voor klant aanmaken Wenst u regels in te stellen voor hoeveel krediet u bepaalde klanten wilt geven, dan kunt u kredietlimieten en kredietstops gebruiken.

Kredietstop: Met een kredietstop geeft u aan dat de klant niet meer krediet krijgt in debiteuren. Kredietlimiet: Een kredietlimiet is een bedraglimiet waarmee u aangeeft hoeveel krediet een bepaalde klant kan krijgen bij debiteuren.

Het limietniveau geeft u aan in het tabblad Instellingen. Vink het Klant-hokje aan, en klik op de knop Debiteur/Crediteur in het tabblad Instellingen. In het veld Krediet klant kiest u het bedrag voor de betreffende klant. En kunt ook limieten en stops instellen voor leveranciers. Let op! Wanneer u Kredietstop aanvinkt, wordt het bedrag bij Krediet klant irrelevant. Een stop betekent dat de klant geen krediet krijgt.

42


Kredietlimiet/Kredietstop werkt als volgt voor gewone gebruikers, die niet supergebruikers zijn:

De kredietlimiet die u aangeeft, wordt gecontroleerd tegen het openstaande bedrag in debiteuren. Niet verwerkte orders die al verwerkt zijn, worden niet meegerekend. Bij het aanmaken van nieuwe verkooporders, facturering van verkooporders of levering zal de gebruiker een bericht krijgen dat de klant een kredietlimiet of een kredietstop heeft. De gebruiker zal de actie nu niet kunnen voltooien.

Tip! U kunt klanten met een kredietstop zoeken: in relatiebeheer klikt u op het icoon Zoeken in de werkbalk. Klik op Verfijnen en vink Klanten met kredietstop aan in het tabblad Uitgebreid. U kunt ook een Relatieoverzicht afdrukken. In het keuzevenster voor Rapporten kunt u bijvoorbeeld Relatieoverzicht afdrukken. In het keuzevenster voor rapporten kunt u Klanten met kredietstop weergeven aanvinken in he tabblad Uitgebreid.

43


E-commerce Vooraadlijsten van artikelen in webshop In de webshop kunt u een voorraadstatus vinden voor alle artikelen die beschikbaar zijn op de site. De voorraadstatus is toegankelijk in alle websitesjablonen die artikelen op de startpagina hebben. De voorraadstatus kan ook per variant getoond worden, wanneer ene partikel in verschillende varianten verkocht wordt. De voorraadstatus is de voorraad minus het aantal bestelde of gereserveerde artikelen. Let op! De magazijnvoorraad die getoond wordt in de webshop, wordt gedefinieerd als voorraadstatus die beschikbaar is voor verkoop. Artikelen die al de status hebben van 'Naar klant' worden niet meegeteld.

In het artikelregister in het tabblad Website/Instellingen kunt u in de afrollijst Voorraadstatus kiezen of er voor een artikel een voorraadstatus gegeven wordt op de website. Wenst u de voorraadstatus niet weer te geven dan kiest u Voorraadnietweegegeven. Als de voorraadstatus getoond wordt, dan is diot mogelijk op verschillende manieren: Exacte voorraad: Toont het exacte aantal in voorraad, beschikbaar voor verkoop. Voorbeeld: “Beschikbaarheid: 29 stk. in voorraad”. Voorraad weergegeven in intervallen, exact indien lager dan 10: Toont de voorraadstatus in intervallen, maar een exact aantal indien dit lager is dan 10. Voorbeeld bij 26 stk in voorraad: “Beschikbaarheid 20 - 49 stk. in voorraad”. Voorraad weergegeven in intervallen: Toont de voorraadstatus in intervallen. Voorbeeld bij 26 stk in voorraad: “Beschikbaarheid 20 - 49 stk. in voorraad”. Tip! U kunt zelf een omschrijving opgeven voor de weergave van de voorraadstatus. Bijvoorbeeld standaard wordt ern bij beschikbare voorraad door Mamut de tekst Beschikbaarheid gebruikt. Deze tekts kunt u middels een Door u gedefinieerde tekst overschrijven.

44


Tekst: Toont een vaste tekst voor elke status:

Op voorraad In bestelling Niet op voorraad

Let op! Dit zijn voorgedefinieerde teksten. Het veld Eigen omschrijving wordt alleen gebruikt indien er voor de weergave van magazijn gegevens de keuze voor een eigen omschrijving gekozen wordt.

Symbool/Grafische afbeelding: Toon symbolen voor Op voorraad, Besteld en niet op voorraad. U kunt zelf, in het tabblad Webinstellingen, aangeven welke symbolen u wenst te gebruiken. Eigen beschreijving: U kunt uw eigen omschrijvinf tekst in plaats van het aantal op voorraad tonen in uw webshop. Uw eigen omschrijving kunt u opgeven in het veld eigen omschrijving. Ook dient u bij magazijngegevens de optie eigen omschrijving uit de afrollijst te selecteren. Artikelcategorie: In plaats van de voorraadstatus, wordt de artikelcategorie getoond, die in het veld Artikelcategorie in het Artikelregister is aangegeven. U kunt zelf artikelcategorieën aanmaken in het Standaardregister.. Tip! U kunt de standaardwaarden selecteren in het tabblad Standaardwaarden i Module-instellingen voor Artikel, zodat u dit niet steeds opnieuw hoeft in te voeren bij het aanmaken van een nieuw artikel.

Lees meer op pagina 59

Meerdere artikelen te registreren of het opstarten van de functionaliteit kunt u bewerken met de wizard Bewerken van waarden van een selectie artikelen. Hier kunt u bijwerken hoe een selectie artikelen getoond wordt. Let op! De voorraadstatus laat de status zien sinds de laatste update van de website. De status zal daardoor alleen exact zijn na de update, totdat de volgende order geregistreerd wordt, in de webshop of direct in het programma. Het is daarom aan te bevelen dat weborders worden opgevolgd door het updaten van de webshop, zodat de grootst mogelijke nauwkeurigheid ontstaat in de voorraadstatus. Het kan ook een voordeel zijn om de voorraadstatus onder voorbehoud te hebben in de webshop, zodat deze niet verplicht getoond wordt.

Website-instellingen, Tabblad Instellingen Web In het tabblad Instellingen Web kiest u de volgende instellingen voor uw website:

45


Het Valutasymbool is gelijk aan de valuta die u heeft aangegeven in de instellingen onder Bedrijfsinstellingen – Financiële Instellingen. De Tijdsaanduiding kan volgens het 24-uur systeem (13.00, 14.00, enz.) of het 12-uren systeem ( 1 PM, 2 PM, enz.) worden ingesteld. Het Datum formaat kiest u in de afrollijst. Vink de optie Passieve overbrenging af indien uw netwerk- of Internetinstellingen dat vereisen. Sommige instellingen in netwerken en bij ADSL-leveranciers vereisen in FTP-communicatie een passieve modus en zorgen ervoor dat er problemen kunnen ontstaan met de verbinding wanneer websites naar het Internet worden overgebracht. Gebruik de website/webshop vinkt u aan als u de website niet wilt gebruiken, maar alleen de webshop. In de afrollijst kunt u kiezen of uw geregistreerde domein gelinkt wordt naar uw Mamut webshop of dat u naar een extern domein wilt linken.

Website-instellingen, Tabblad Instellingen Webshop In dit tabblad geeft u aan hoe de prijzen in uw webshop moeten worden weergegeven. Onderin het venster bij Voorbeeld ziet hoe de verschillende weergegeven. Benoeming vòòr prijs: Hier wordt de valutacode uit de bedrijfsinstellingen Economie/Land voorgesteld. Dit kunt u naar eigen wens veranderen in "Euro", € en dergelijke. Indien u de valutacode als achtervoegsel wenst, kunt u dat aangeven in het veld Benoeming na prijs. Incl. BTW / excl. BTW: Bepaal of de prijzen als bruto- of nettobedragen moeten worden getoond. Indien u aan het bedrijfsleven verkoopt, is het normaal om de prijzen zonder BTW te noteren, omdat zij de Btw kunnen terugvorderen. Voor consumenten wordt verwacht dat de prijzen inclusief Btw zijn. Soort afronding: Indien u de prijzen hele bedragen wilt weergeven, zullen ook orders uit de webwinkel worden afgerond. Dit kunt u geheel onafhankelijk van de instellingen in de Order/Factuurmodule instellen. Decimaalteken: Kies welke u op de website wilt gebruiken. Het meest gangbaar is de punt (.) of de komma (,).

46


Het Scheidingsteken: Kies welke u op uw website wilt gebruiken. Het meest gebruikelijke is een punt (.) of een komma (,).

Aantal decimalen: Geef aan met hoeveel decimalen de prijzen moeten worden weergegeven. Naarmate de prijzen per stuk hoger worden, is het gebruikelijk om prijzen zonder decimalen weer te geven. De afgeronde prijzen zullen ook naar de order worden overgebracht. Benoeming na prijs: Dit kunt u naar eigen wens veranderen in "Euro", € en dergelijke en als een achtervoegsel vermelden. Indien u voor een prijs zonder decimalen kiest, zou het logisch zijn om ", -" aan de prijs toe te voegen. Indien u de valutacode ook als een voorvoegsel (Benoeming voor prijs) wenst, kunt u beide gebruiken. Grafische magazijnstatus: Voor het tonen van de voorraadstatus in de webshop kunt u uit drie iconen kiezen. Om de voorraadstatus te tonen, dient u dit ook aan te geven in het tabblad Website-instellingen in het artikelregister. Toon prijslijst: Vink aan of u een prijslijst wilt tonen in de webshop. Voor artikelen met varianten: Vink aan of u een link wilt tonen naar varianten van artikelen in de artikellijst.

Beschrijvende teksten U kunt de titels en teksten op uw website aanpassen aan uw wensen. Zo verandert u bijvoorbeeld de teksten van velden, links en afrollijsten. Zo bewerkt u beschrijvende tekst 1.

Selecteer Beeld – E-commerce – Website-instellingen – Actieve website. Klik op Instellingen.

2.

Markeer de standaardwaarde Informatie over het bedrijf in de lijst Standaardwaarden.

3.

Klik in het veld Door de gebruiker gedefinieerde tekst.

4.

Voer de gewenste tekst in die de standaardwaarde dient te vervangen (als u geen tekst wilt tonen vult u * in).

47


5.

Klik daarna op de standaardtekst in de lijst met Standaardwaarden.

6.

De nieuwe tekst die u heeft ingevoerd wordt nu geregistreerd in het veld Door u gedefinieerde tekst.

7.

Update uw website om de veranderingen te activeren. Wanneer u de overschreven tekst wilt verwijderen en u wilt teruggaan naar de standaardwaarde, dan klikt u simpelweg op de standaardtekst en vervolgens op de knop Gebruik standaard. Wanneer u alle overschreven teksten wenst te wijzigen naar standaard waarden, dan klikt u op de knop Alles standaard. Voorbeeld van wijziging van de beschrijvende tekst

De functies voor het weergeven van de voorraad zijn hieronder beschreven.

Webinstellingen, Tabblad in Artikelregister De webshop is volledig geïntegreerd met het Artikelregister door middel van de Webinstellingen. Hier geeft u aan of een artikel in het assortiment van uw webshop moet worden opgenomen en welke gegevens van het artikel moeten worden weergeven. Het artikel in het assortiment van de webshop opnemen

48

1.

Kies Moet via één of meerdere websites verkocht kunnen worden om het artikel beschikbaar te maken in het artikeloverzicht van de webwinkel bij Bestel artikelen.

2.

Kies bij Laten zien op website of gebruik artikelselectie in de webshop bij Bestel artikelen.


3.

Kies de website uit de afrollijst. De optie Naar alle Websites kopiëren zorgt ervoor dat het artikel opgenomen wordt bij de artikelselectie in de webwinkel van alle geregistreerde websites. Afbeeldingen en informatie aan de webshop toevoegen

1.

Selecteer de website waarin u de afbeeldingen en informatie wilt opnemen.

2.

Kies Invoegen.

3.

Voeg de afbeelding in of geef het pad naar de afbeelding aan indien u een afbeelding van het artikel in uw webwinkel wilt hebben. Afbeelding invoegen voegt een afbeelding van uw computer in:

Klik op Invoegen. Zoek het bestand op en markeer het. Klikk op OK.

Koppeling naar afbeelding geeft de link aan naar een externe website, bijvoorbeeld uw leverancier:

Typ het website-adres in in het veld URL. U heeft direct toegang tot het webadres met knop aan de rechterzijde van het veld URL.

In de tekst box Artikelgegevens kunt u de informatie intikken over het artikel die u op de webwinkel wilt weergeven.

49


In het veld Meer info (vervolgpagina) kunt u voor dit artikel een link naar de vervolgpagina op uw website aangeven. In de afrollijst Magazijngegevens kunt u aangeven of de bezoekers van de webshop kunnen zien hoeveel artikelen nog in voorraad zijn, of dat u andere magazijngegevens wilt weergeven.

Hyperlink In Mamut kunt u eenvoudig een link maken naar een andere website, intern of extern, met behulp van de knop Hyperlink invoegen. U kunt ook een link direct in de tekst invoegen. Bijvoorbeeld http://www.mamut.nl. De link wordt dan automatisch aangemaakt.

Met behulp van de knop Hyperlink invoegen kunt u kiezen welk type link u wilt invoegen. Hier kiest u URL, een Artikel in het artikelregister, Nieuws, Vervolgpagina's of Contactpagina's.

Als u een link wilt maken naar een relatie dan kiest u hier Contact en de gewenste Contactpagina. Bij de keuze van Vervolgpagina's kunt u alleen een link leggen naar een website, intern op uw eigen site. Kies u voor een directe link naar Nieuws, dan kunt u kiezen uit het nieuws dat u hebt ingevoerd. Door een artikel te koppelen zal het product direct in de boodschappenmand gelegd worden. Let op dat deze functie niet hetzelfde werkt bij artikelen die in verschillende varianten verkocht worden, bij de keuze van het hoofdartikel. De gebruiker zal verder geleid worden voor de keuze van een variant. URL = Uniform Resource Locator. URL geeft aan hoe documenten en andere bronnen geadresseerd zijn op het Internet. Bijvoorbeeld Mamut heeft het volgende adres: http://www.mamut.nl/mijnbedrijf Deze URL bestaat uit de voorvoegsel http:// wat betekent dat het een adres is actief is op het web, terwijl mamut.nl de domeinnaam is. Hierachter kan eventueel een catalogusnaam of bedrijfsnaam staan.

Onder Uitgebreid geeft u een standaard aan voor linken (Doelkader), zodat u deze geopend worden in Standaard, Nieuw venster, Hoofd-kader. Zelfde-kader, Top-kader. Dit geeft u betere mogelijkheden uw eigen website naar eigen behoeften in te stellen.

50


Tip! U kunt ook een link koppelen aan een afbeelding, door deze te selecteren en op Hyperlink invoegen te klikken .

51


Mamut Enterprise Travel CRM Afmelden bij de centrale database Zo meldt zich af en maakt u een off-line database aan 1.

Kies Bestand en klik op Off-line gaan.

2.

Markeer documenten kopiëren naar off-line database indien u de documenten in de off-line kopie van de database beschikbaar wilt hebben. Let u er op dat bij een grote hoeveelheid gegevens deze bewerking enige tijd in beslag kan nemen en dat documenten veel ruimte in beslag kunnen nemen. Heeft u een draagbare PC met weinig opslagruimte, of wilt dat de synchroninsatie zo snel mogelijk zal verlopen, dan kunt u kiezen om alleen Mijn documenten of Geen documenten te synchroniseren. Alle documenten omvat alle documenten die andere hebben opgeslagen op de bedrijfsdatabase, terwijl Mijn documenten slechts die bestanden zijn die u zelf hebt aangemaakt, alsmede die bestanden die als Auteur of Onze ref. uw naam hebben. Sommige gebruikers ervaren dat ze in het geheel niet behoefte hebben aan documenten, wanneer ze off-line werken. In dat geval kunt u Geen documenten kiezen. Daarmee kan het proces om een locale database aan te maken aanzienlijk sneller gaan.

52

3.

Klik op Volgende en wacht tot het kopiëren van de off-line database is voltooid.

4.

Klik op Voltooien en het programma wordt afgesloten.

5.

Start het programma nogmaals en u werkt nu met de off-line kopie. Boven in de titelregel zal nu [off-line modus] vermeld staan.


Het volgende zal toegankelijk zijn in de off-line kopi:

Relaties met contactpersonen Artikelen Activiteiten Documenten Offerte (aanmaken) Order (aanmaken) Factuur (alleen lezen) Projecten

53


Administratie, logistiek en personeel Overschrijven – betaling naar bank Middels de functie Betalingen naar bank maakt u voor het gekozen overschrijvingsformaat een betaalbestand aan of drukt u een betaalvoorstel af. Zo maakt u overschrijving aan met de wizard: 1.

U geeft op welke posten u wilt betalen door gebruik te maken van de standaard selectie mogelijkheden, het filter en of in combinatie met een vervaldatum. Alle posten die per deze datum als status Moet betaald worden (binnenland) worden dan door de wizard meegenomen.

2.

U krijgt vervolgens de lijst met posten welke op basis van de eerdere criteria in aanmerking komen om betaald te worden en u kunt deze selectie hier nog middels het aan of uitvinken aanpassen.

3.

U krijgt vervolgens een betaaladvies rapport op het scherm. Controleer of de posten kloppen. Hierna heeft u de mogelijkheid om de locatie en de naam van betaalbestand aan te passen en heeft u de keuze om een opdrachtbrief af te drukken. Deze opdracht gebruikt u indien u uw betalingen per diskette aan uw bank aanlevert. Nadat u de wizard heeft voltooid is een betaalbestand aangemaakt en hebben de betreffende posten op het tabblad Overschrijving de status Voor overschrijving verzonden gekregen. Onder Gebruikersinstellingen voor overschrijving selecteert u de gewenste instellingen.

Inlezen retourbestand Deze functie stelt u in staat om een bestand met daarin uw banktransacties in te lezen. Het bestand dient in het MT940 formaat te staan om herkend te worden. De transacties in het bestand worden gematched met uw openstaande posten. Zo leest u een retourbestand in met de wizard: 1.

U selecteert u het betreffende bestand. Vervolgens selecteert u de grootboekrekening behorende bij de betreffende bankrekening en selecteert u de grootboekrekening voor posten die niet kunnen worden gematched. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de transactiekosten die uw bank u periodiek in rekening brengt.

2.

Vervolgens krijgt u te zien hoe de posten worden gematched. Het matchingvoorstel-scherm is in tweeën opgedeeld. Bovenin ziet u de posten welke in het bestand zijn opgenomen en in het onderste gedeelte ziet u per post de posten waartegen het de banktransactie wordt gematched.

3.

Indien u niet tevreden bent over het matchingsvoorstel, kunt u deze met de bewerken knop nog aanpassen en kunt u de banktransactie koppelen aan een andere crediteur, debiteur of een andere grootboekrekening Door de wizard te voltooien krijgt u een overzicht te zien van welke boekstukken er op basis van het ingelezen bankbestand en het matchingsvoorstel zijn aangemaakt. Deze boekstukken zijn echter nog niet naar het grootboek verwerkt. U dient deze eerst via de inboekfunctie Verwerken naar grootboek te verwerken.

54

ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL

Bankafstemming Bij een Afstemming van dagafschriften controleert u de afschriften van de bank met hetgeen er in de administratie geboekt is. Met deze functie kunt u de transacties in het grootboek vinden en deze selecteren. Tijdens het afstemmen rekent het systeem het Afgestemd bedrag en Eindsaldo van het bankafschrift uit en vergelijkt ze. Voordat u de module voor Afstemming in gebruik kunt nemen, geeft u in het rekeningschema aan welke rekeningen er afgestemd moeten worden. NB! Er worden geen transacties van het boekstuksoort Beginsaldo (BS) in het overzicht weergegeven, maar deze vormen samen met de transacties uit voorgaande perioden de basis voor het Eindsaldo.

Wanneer u de bankafstemming start, krijgt u een lijst van eerdere afstemmingen. In de afrollijst aan de rechts boven in het venster selecteert u de rekening uit het rekeningschema. U kunt indien gewenst ook een selectie maken om eerdere afstemmingen te zoeken.

De bankafstemming kan goedgekeurd worden als het afgestemde bedrag niet gelijk is aan nul. U kunt echter slechts één niet-goedgekeurde (open) afstemming per rekening hebben. Het systeem controleert dit. Als u met een nieuwe afstemming begint voor een rekening die al een openstaande afstemming bevat, zult u hier een melding over krijgen. Let erop dat u een goedgekeurde afstemming niet kan wijzigen of verwijderen. Als u een fout ontdekt nadat u een afstemming hebt goedgekeurd, dient u daarom een nieuwe afstemming aan te maken die de oude corrigeert.

55


Op deze manier maakt u een rekening beschikbaar in de bankafstemming 1. 2.

Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Rekeningschema. Klik op Lijst.

3.

Selecteer de rekening die u wilt afstemmen (bijv. rekening 0010) en klik op OK.

4.

Kies het tabblad Uitgebreid en markeer Afstemmen dagafschriften.

De rekening kan nu gekozen worden de in de bankafstemming.

Zo stemt u een rekening af 1. 2.

56

Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Afstemming dagafschriften. Klik op Nieuw.


3.

Kies de rekening die u wilt afstemmen in de afrollijst.

4.

Vult het Eindsaldo. Het saldo vindt u op het rekeningafschrift. De Datum dient de datum te zijn voor het eindsaldo. In het veld Referentie vult u de referentie in van het bankafschrift. De velden onder Vorig bankafschrift worden ingevuld met gegevens uit het systeem. Er worden geen transacties van het boekstuksoort Beginsaldo (BS) in het overzicht weergegeven, maar deze vormen samen met de transacties uit voorgaande perioden de basis voor het Eindsaldo.

5.

Om verschillende transacties op te halen klikt u op Nieuw in het onderste deel van het venster. In het venster dat verschijnt, kunt u elke transactie selecteren, waarna u de afstemming maakt met de rekeningafschriften.

57


Let erop dat u in dit venster nuttige functies vindt. Zoals in andere vensters kunt u op de kolomkoppen klikken om de lijst te sorteren. U kunt op Selecteer alle of Markeer geen klikken. U kunt de afstemming ook afdrukken. Met het pijltje naar de printerknop kunt afdrukken, een afdrukvoorbeeld kiezen, of de lijst overbrengen naar Microsoft Excel.

6.

Klik op OK wanneer u alle posten die u wilt afstemmen hebt geselecteerd. Als u toch niet alle gewenste posten in dit venster heeft, klik dan op OK. De reeds geselecteerde posten worden nu als afgestemd opgeslagen en hierna kunt u eenvoudig verder gaan met de afstemming van overige posten. Let op! Als u een fout maakt kunt u de post verwijderen door op de Verwijder-knop te klikken.

7.

58

Terwijl u posten afstemt, komen deze posten in de lijst in het onderste deel van het venster. Als het Afgestemd bedrag overeenkomt met Openstaand bedrag kan de afstemming worden goedgekeurd. Klik op Goedgekeurd om dit te doen.


Cashflow Met behulp van de functionaliteit Cashflow kunt u inzicht krijgen in toekomstige liquiditeit gebaseerd op reeds geregistreerde informatie. De functionaliteit is speciaal ontwikkeld voor bedrijven met hoge liquiditeiten, d.w.z. net gestarte bedrijven of kapitaalintensieve ondernemingen/branches. Het weergeven van cashflow geeft een overzicht van de financiële huishouding, gebaseerd op ingaande en uitgaande bedragen in het programma. De cashflow wordt berekend door het saldo van verschillende rekeningen van Bank, Postbank en Kas in het grootboek, verwachte debiteuren- en crediteurenbetalingen, en overige betalingen. De sommen worden in een weekoverzicht gepresenteerd voor de weken die u zelf selecteert. U kunt naderhand nog veranderingen aanbrengen in het schema. Om de transacties van Bank, Postgiro en Kas te kunnen weergeven in de lijst van rekeningen, bij het berekenen van het liquide saldo, dienen deze geregistreerd te zijn als Bank/Postbank/Kas in het rekeningenoverzicht. Klik hier om te zien hoe u dit doet. U kunt tevens naar wens andere rekeningen invoeren, zoals bv. een kassacrediet. Zo selecteert u de rekeningen in het rekeningschema: 1.

Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Rekeningschema.

2.

Klik op de knop Lijst in de werkbalk.

3.

Selecteer de rekeningen die u wilt meenemen in de berekening van de cashflow en klik op OK.

4.

Kies het tabblad Uitgebreid.

5.

Vink Bank/Postbank/Kas aan.

6.

Sla op en sluit het rekeningschema.

59


De wizard zal zowel debiteuren- als crediteurentransacties openen, indien deze zijn aangevinkt voor het meenemen in de berekening van cashflow. Posten als Bestreden eis staan ook in de lijst, maar worden niet automatisch meegenomen. Als er meerdere transacties gelinkt zijn aan een MatchID zullen die gegroepeerd worden. Het is mogelijk de betalingsdatum handmatig te veranderen, als u weet dat er veranderingen hebben plaatsgevonden. In het venster kunt u kiezen of de cashflow in een Rapport overzicht (bedragen) of een Grafisch overzicht weergegeven wordt. Kiest u voor een Grafisch overzicht dan kunt u daarnaast ook kiezen voor een overzicht per week of per dag, Zuilen of 2D lijnen. U kunt tevens aangeven of u een vergelijking met de getallen van vorig jaar wilt zien. U kunt door gerbuik te maken van de rechtermuisknop de liquiditeits prognose afdrukken of exporteren naar Excel. Wizard voor de berekening van cashflow 1.

60

Klik op Wizard.

2.

Kies de Tijd, waarvoor u de cashflow wilt zien, in de afrollijst. Vul een bedrag in bij Aanpassing als er wijzigingen zijn die u wilt menemen in de cashflow. Klik op Volgende.

3.

In het venster Ontvangen debiteurenbetalingen kunt u nieuwe transacties invoeren, redigeren of verwijderen. U kunt selecties van transacties verwijderen die niet meegerekend dienen te worden in de cashflow, of transacties selecteren die wel meegenomen moeten worden in de berekening. Klik op Volgende.


4.

In het venster Ontvangen betalingen van anderen kunt u andere soorten betalingen, die in de nabije toekomst zullen plaatsvinden, invoeren. Voer eventueel Aanpassingen in. Klik op Volgende.

5.

In het venster Crediteurenbetalingen kunt u nieuwe transacties invoeren, redigeren of verwijderen. U kunt selecties van transacties verwijderen die niet meegerekend dienen te worden in de cashflow, of transacties selecteren die wel meegenomen moeten worden in de berekening. Klik op Volgende.

6.

In het venster Betalingen aan anderen kunt u andere soorten betalingen, die in de nabije toekomst zullen plaatsvinden, invoeren. Bijvoorbeeld loon, inkoop enz. Let op dat de transacties niet gespecificeerd zullen zijn bij het afdrukken van het rapport. Voer eventueel Aanpassingen in. Klik op Volgende.

7.

Klik op Voltooien om de veranderingen op te slaan voor de berekening van de cashflow. Cashflow wordt automatisch berekend op de betreffende dag, gebaseerd op de debiteuren- en crediteurentransacties en het liquide saldo. U hoeft niet de gehele wizard te doorlopen als u geen verandering wilt aanbrengen. In plaats van de wizard kunt u ook de knoppen aan de rechterzijde van het venster gebruiken: Huidige liquide saldo, Totaal ontvangen crediteurenbetalingen, Totaal van anderen ontvangen betalingen, Total crediteurenbetalingen, Totaal andere betalingen. Tip! We raden aan dat u gebruikersrechten instelt voor deze functionaliteit, voor het redigeren van selecties voor de schatting van de verwachte cashflow, zodat alleen boekhoudkundig personeel veranderingen kan aanbrengen.

61


Sneltoetsen bij Inboeken Het gebruik van sneltoetsen maakt het werken met Inboeken sneller. Sommige sneltoetsen hebben meerdere functies, afhankelijk van de plaats in het registratievenster waar de cursor zich bevindt. Toets

Functie

+

Nieuw boekstuk - Begint met nieuw boekstuknummer indien het vorige boekstuk in evenwicht is. Sluit het venster met factuurgegevens nadat het factuurnummer is ingevoerd. Het verschil tussen de bedragen op laatste regel van het boekstuk tegenboeken. (Dit kan uitsluitend indien de cursor op de laatste regel in de kolom 'rekening' staat.)

62

/ of *

Varandert Dagboek

-

Opent het rekeningschema indien de cursor in de kolom 'rekening' staat.

*

Kopieert de omschrijving van de voorgaande transactie wanneer de cursor in de kolom 'omschrijving' staat.

D

Voegt de datum van vandaag in (systeemdatum). Geldt voor datumvelden.

CTRL+INSERT

Boekstukregel invoegen

CTRL+L

Geeft Boekstukoverzicht

CTRL+B

Opent Instellingen dagboeken

CTRL+A

Opent Btw-code register

CTRL+K

Opent Rekeningschema

CTRL+R

Opent Valutaregister

CTRL+I

Opent Gebruikersinstellingen

CTRL+P

Ga naar rapportmodule


CTRL+H

Naar grootboek verplaatsen

CTRL+Q

Venster sluiten

F1

Opent Helpbestand

F3

Ga naar dagboek

F4

Excl. btw in boekstuk

F5

Incl. btw in boekstuk

F8

Ga naar Netto/bruto

F9

Maakt boekstukdatum bepalend voor het veld.

F11

Verplaatst de cursor naar het veld voor de keuze van periode.

F12

Opent de Calculator.

1300

Opent een overzicht van klanten voor het boeken van een tegoed.

1600

Opent een overzicht van leveranciers voor het boeken van een leveranciersschuld.

CTRL+R

Opent het valutaregister

ESC

Sluit het overzicht van het rekeningschema indien dit op het scherm staat.

Space (spatie)

Opent de afrollijst, indien toegankelijk (bv. in afdeling, project).

63


Artikel Een selectie artikelgegevens wijzigen De Wizard voor aanpassen artikelgegevens is een hulpmiddel om het werk met het wijzigen van waarden in het artikelregister te vereenvoudigen. Met de 'Wizard' als hulpmiddel kunt u het werk sneller uitvoeren en zonder dat u het gehele artikelregister handmatig behoeft door te nemen. Met behulp van deze wizard kunt u aangeven welke velden aangepast moeten worden en voor welke artikelen de wijzigingen moeten gelden. U start de wizard via het menu: Beeld – Artikel- Bijwerken van een selectie artikelen. Stap 1 - Geef de artikelvelden aan die gewijzigd moeten worden

In de eerste stap van de wizard bepaalt u welke velden u wilt veranderen in de artikelkaart, en welke waarden deze zullen krijgen.

1.

Selecteer de velden die u wilt wijzigen. Het selectievenster is ingedeeld in tabbladen die u ook vindt in het Artikelregister. De Artikelkaart houdt hier de bovenste helft van de artikelkaart in, dus de velden die zichtbaar zijn, onafhankelijk van welke tabbladen actief zijn. Let op! De velden in de artikelkaart kunt u bewerken met behulp van de wizard.

2.

64

Geef een nieuwe waarde aan met behulp van de afrollijst aan de rechterzijde van het veld dat u heeft gekozen.


NB! Hier stelt u de waarden in die de artikelen krijgen nadat de wizard klaar is.

3.

Klik op Volgende om door te gaan naar de volgende stap van de wizard, waar u kiest voor welke artikelen de wijzigingen gelden. Stap 2 – Geef de artikelen aan voor welke de wijzigingen moeten gelden

In de tweede stap van de wizard kiest u welke artikelen gewijzigd zullen worden. Het selectievenster fungeert hetzelfde als een normaal selectievenster, maar het venster in deze wizard heeft alleen maar voorgekozen velden.

Wanneer u een keuze heeft gemaakt, dan klikt u op Volgende. U zult dan een overzicht op het scherm krijgen van de te wijzigen artikelen, zodat u kunt controleren of het overeenkomt met uw verwachtingen, en waar u eventueel weer terug kan gaan naar het Vorige venster, het selectievenster, om de selectie te veranderen. Klik op Voltooien om de selectie te accepteren en de wijzigingen op de gekozen artikelen door te voeren. NB! Deze bewerking kan niet herroepen worden.

De artikelen worden bijgewerkt op basis van uw keuzes die u hier heeft gemaakt. De bevestiging De wijzigingen zijn nu aangebracht aan de artikelen verschijnt nu in het venster.

Een artikel dupliceren Wanneer u een artikel wilt dupliceren, dan kunt u dit doen door te klikken op de knop Artikel Dupliceren. Er verschijnt een nieuw venster met een nieuw voorgesteld nummer. U

65


kunt dit nieuwe nummer overschrijven. Wanneer u een nummer kiest dat al in gebruik is, dan verschijnt er een bericht dat zegt dat u een ander nummer dient te kiezen.

Let op! Wanneer er een Filter actief is tijdens het dupliceren, dan zal de filter op non-actief worden gesteld.

Een artikel op non-actief stellen, een vervangend artikel kiezen Een artikel dat niet langer in gebruik is, kan niet worden verwijderd, aangezien er transacties hebben plaatsgevonden voor dit artikel. U kunt dit artikel nu op non-actief stellen, zodat het niet meer gebruikt kan worden. Zo stelt u een artikel op non-actief 1.

Open het artikelregister en selecteer het artikel dat u op non-actief wilt stellen.

2.

Kies het tabblad Diversen.

3.

Kies Ja in de afrollijst Non-actief.

4.

Kies of u het artikel wilt koppelen aan een actief artikel dat dit artikel vervangt. Vind het vervangende artikel in de artikellijst, selecteer deze en klik op OK.

5.

Klik op Opslaan. Let op! U kunt altijd het artikel weer actief maken.

Wanneer het artikel op non-actief is gesteld, zult u toch het artikel kunnen openen in het artikeloverzicht. Het zal nu echter niet mogelijk zijn om transacties uit te voeren voor dit artikel. Op de artikelkaart van het non-actieve artikel verschijnt er een nieuwe icoon rechtsboven de artikelcode: Naar het actieve artikel dat dit artikel vervangt. Wanneer het vervangen artikel een variant is zal het hoofdartikel geopend worden met het tabblad Variant. De betreffende varianten zullen geselecteerd zijn. Let op! De koppeling naar het vervangende artikel, wordt verwijderd wanneer het artikel weer is geactiveerd.

66


Artikelvarianten Als een bedrijf een artikel verkoopt in verschillende varianten, met bijvoorbeeld verschillende kleuren en maten. Om de registratie hiervan te vereenvoudigen kunt u een hoofdartikel invoeren en de artikelvarianten daaraan koppelen. Dit maakt inkopen bij de leveranciers gemakkelijker. U kunt de gegevens per variant invoeren, artikelnamen automatisch aanmaken, orders plaatsen met een reeks varianten enz. Het is ook mogelijk artikelen met varianten in de webshop aan te bieden.

Op gang komen met varianten Om het gebruik van artikelvarianten te activeren heeft u een programmaversie nodig met een licentie hiervoor en Het bedrijf werkt met varianten... aan te vinken in Module-instellingen voor Artikel in het tabblad Functionaliteit. Hier kunt u ook Standaardinstellingen voor artikelen met varianten kiezen, om het aanmaken van nieuwe artikelen te vereenvoudigen. Een variant kan tot twee Varianteigenschappen hebben. Varianteigenschappen zijn bijvoorbeeld kleur en maat. De varianteigenschappen worden in het Standaardregister gedefinieerd. Elk van de eigenschappen kan verschillende Variantwaarden hebben. Deze definieert u ook zelf, op dezelfde plek. Voorbeeld van varianteigenschappen en -waarden: Varianteigenschap:

Variantwaarde:

Kleur

Blauw

Kleur

Rood

Kleur

Groen

Kleur

Geel

Kleur

Wit

NB! Het hoofdartikel kan niet meer als artikel fungeren als het varianten heeft!

Op dezelfde plek kunt u via de knop Variantinstellingen bepalen welke waarden variëren voor het artikel. Kies bijvoorbeeld Voorraad of EAN-code. Hier geeft u ook aan hoe de artikelnamen worden gevormd, zodat u eenvoudig nieuwe varianten kunt aanmaken, en een eenduidig artikelregister krijgt. Via de knop Variantinstellingen geeft u ook aan welke eigenschappen het hoofdartikel heeft.

67


Tip! U kunt al bestaande artikelen bewerken met de functie Bewerken van een selectie artikelen. In het tabblad Variant kunt u de varianteigenschappen bewerken en aangeven hoe de artikelnaam wordt gevormd.

Nieuwe variantkoppelingen aanmaken Wanneer de opzet gereed is, kunt u artikelen aanmaken die ieder voor zich een variant zijn van het hoofdartikel.

Via de knop Variantlijst krijgt u een overzichtsvenster met alle varianten, waar u variantkoppelingen kunt aanmaken en bewerken, voorraadstatus van varianten kan controleren, prijzen kunt aanpassen enz. U hoeft dus niet ergens anders varianten aan te maken, dit doet u vanuit dit venster. Let op! Wanneer bij de Variantinstellingen van het hoofdartikel Identieke eigenschappen toestaan is geactiveerd, of wanneer u geen varianteigenschappen hebt gekozen, dan zal dit venster niet toegankelijk zijn.

Varianten bij verkooporders, offerte en inkoop In Gebruikersinstellingen voor artikellijst krijgt u een variantmatrix met een volledig overzicht van o.a. beschikbare varianten, voorraadstatus en inkoopverhoudingen voor de varianten, waar u tevens offertes, orders en inkopen registreert. Varianten in de webshop Heeft u een webshop, dan kunt u hier ook uw varianten verkopen. De verschillende varianttypen worden gesorteerd volgens de opzet in het Standaardregister. Artikelen die in de webshop

68


worden verkocht kunnen niet meer dan twee eigenschappen hebben. Wilt u meerdere varianteigenschappen toekennen dan moet u een eigen artikel aanmaken.

Voor een T-shirt kan dit bijvoorbeeld zo: Het T-shirt heeft de varianten Model (heren/dame), maat en kleur. U kunt nu twee artikelen aanmaken: Tshirt Heren en T-shirt Dames, elk met de varianteigenschappen maat en kleur.

In het tabblad Variant in het artikelregister kiest u een Standaardvariant die zal verschijnen wanneer een klant gedetailleerde informatie kiest in de webshop. Andere instellingen U kunt kiezen of u in de Artikellijst de varianten toont als zelfstandige artikelen. Dit doet u vanuit de Gebruikersinstellingen in Artikelregister of in het artikelregister zelf door Varianten in het artikeloverzicht weergeven te kiezen. Dit brengt wel met zich mee dat de artikellijst vaak erg lang wordt. Deze instelling is dan ook standaard non-actief. U kunt de varianten beneden in de artikellijst zien, waar u een afrollijst vindt met gekoppelde varianten.

Een variant / variantenlinks aanmaken Als een artikel in verschillende varianten verkocht wordt, heeft u een koppeling nodig van het hoofdartikel naar de verschillende varianten van het artikel. Zo maakt u nieuwe varianten aan: NB! Deze procedure veronderstelt dat u eerder varianten heeft aangemaakt voor het hoofdartikel en niet is aangevinkt voor het toestaan van duplicate varianteigenschappen bij instellingen voor het hoofdartikel.

1. 2.

Open het hoofdartikel in het Artikelregister. Klik op de Variantmatrix-knop in het tabblad Variant.

3.

In het tabblad Varianten links selecteert u een cel met een combinatie van eigenschappen, en klikt u op Maak link aan voor variant voor elke combinatie die u kiest. Er verschijnt een kruisje in voor elke combinatie van varianteigenschappen die u aanmaakt.

4.

Aangezien de verkoopprijs kan variëren, kunt u de verkoopprijs bewerken door verkoopprijs te selecteren in de afrollijst Weer te geven informatie. Welk filter zal kunnen variëren per variant geeft u aan bij Variantinstellingen van het hoofdartikel. Sluit het venster wanneer u klaar bent. U zult nu de varianten links zien in het tabblad Variant. Controleer of de artikelvarianten de juiste namen hebben gekregen. U kunt elke variant bewerken door er dubbel op te klikken. Unieke variaties zoals prijs en voorraadstatus moeten handmatig per variant ingevoerd worden.

69


Voorraadniveau overboeken naar varianten van een artikel Om artikelen te kunnen overboeken tussen varianten, moet u bij Variantinstellingen in het tabblad Variant in het artikelregister hebben aangegeven dat het voorraadniveau per variant verschillend kan zijn. Zo boekt u het voorraadniveau over naar verschillende varianten 1.

Markeer de variant waarvan u voorraad wilt overboeken.

2.

Klik op Overboeken naar varianten.

3.

Typ het aantal in dat uit de voorraad opgenomen moet worden van de variant van waar u de voorraad overboekt.

4.

Typ het aantal varianten dat in de voorraad moet worden bijgeboekt. Gewoonlijk zal dit aantal gelijk zijn aan het aantal dat uit de voorraad wordt opgenomen, maar kan afwijken indien de varianten uit verschillende eenheden bestaan.

5.

Typ het artikelnummer in of blader naar het artikelnummer van de variant waar u naar wilt overboeken.

6.

Kies naar welk Magazijn u de voorraad wilt overboeken. Indien het magazijn waar u naar wilt overboeken niet aan het artikel gekoppeld is, wordt u gevraagd of u een koppeling wilt aanmaken.

7.

Kies naar welke locatie in het magazijn u wilt overboeken. Deze keuze wordt uitsluitend weergegeven indien u bij Module-instellingen heeft aangegeven dat het bedrijf voorraad van hetzelfde artikel op meerdere locaties in het magazijn heeft.

Variantmatrix, variant links In het artikelregister in het tabblad Variant kunt u op de knop Variantmatrix klikken. Hiermee opent u een venster met een overzicht van welke variantcombinaties er zijn en informatie over de varianten betreffende de voorraad, aan klanten, van leveranciers, beschikbaar en verkoopsprijs. Prijsinformatie e.d. bewerkt u in het tabblad variant in het artikelregister. Indien u meerdere magazijnen heeft dan kunt u in de afrollijst Magazijn de gegevens filteren, zodat u alleen de gegevens ziet van één magazijn.

70


Met de knop Maak link aan voor variant en Verwijder variant link kunt u eenvoudig meerdere variantlinks voor een artikel aanmaken, of al aangemaakte verwijderen. Let op! Het venster is alleen toegankelijk als het hoofdartikel minstens aan één varianteigenschap gekoppeld is, en Identieke eigenschappen toestaan in Instellingen voor varianten niet geactiveerd is voor het hoofdartikel.

Variantmatrix, eigenschappen van de varianten Let op! Het venster is alleen toegankelijk als het hoofdartikel minstens aan één varianteigenschap gekoppeld is, en Identieke eigenschappen toestaan in Instellingen voor varianten niet geactiveerd is voor het hoofdartikel.

Hier heeft u het volledige overzicht van alle varianten die aan het hoofdartikel gekoppeld zijn. Het is ook mogelijk de varianten te bewerken. U kunt ook variantwaarden instellen en bewerken. Als een hoofdartikel beschikbaar is in de webshop, dan kunt u registreren welke artikelen daar beschikbaar zijn. Let op! De kolom Wordt verkocht via website is alleen zichtbaar als u een licentie hebt voor varianten op het web.

Eigenschappen van de varianten De verschillende varianteigenschappen kunt u aangeven in het Standaardregister. Eigenschappen van varianten kunnen bijvoorbeeld kleur en maat zijn. Elke eigenschap kan verschillende Variantwaarden hebben, die u ook zelf aangeeft. U maakt een nieuwe varianteigenschap aan door op Nieuw te klikken. Schrijf de naam van de eigenschap in het bovenste veld. Gelijktijdig kunt u de variantwaarden invullen die deze varianteigenschap zal kunnen hebben. Dit doet u door op Nieuw te klikken en vervolgens op Variant bewerken te klikken. Vul de naam in de van de variantwaarde en klik op OK. Herhaal dit voor elke nieuwe waarde die u wilt aanmaken voor deze varianteigenschap. Als u later variantwaarden wenst aan te maken, dan kunt u de varianteigenschap openen in het standaardregister en op Bewerken klikken.

71


Let op! Merk op dat u met de pijltoetsen bij Volgorde wijzigen in het venster Variant bewerken de volgorde aangeeft waarmee de variantwaarden vertoond worden voor het artikel in de webshop. Op deze manier kunt u een logische volgorde aangeven zoals: XS - S - M - L - XL - XXL, en niet alfabetisch of in de volgorde waarin de variantwaarden werden aangemaakt.

Variantinstellingen Varianten kunnen op verschillende manieren afwijken va het hoofdartikel. Bij Instellingen voor varianten bepaalt u welke instellingen dienen te kunnen variëren. De gegevens die niet variëren, worden opgehaald uit de artikelkaart van het hoofdartikel. Tip! In Module-instellingen voor artikel kunt u in het tabblad Standaardwaarden, Standaardinstellingen voor artikelen met varianten aangeven. Deze instellingen zullen standaard gelden voor alle artikelen. Dit zal het aanmaken van nieuwe hoofdartikelen met varianten eenvoudiger maken, vooral als u veel artikelen heeft met dezelfde varianteigenschappen. De standaard instellingen kunnen worden overgeschreven voor elk afzonderlijk hoofdartikel, in het tabblad Variant, bij Instellingen voor varianten.

72


Gegevens die per variant verschillen

Vink die gegevens aan die zullen moeten varieren per variant. Vaak zijn dit slechts magazijngegevens zoals voorraad en EAN-code, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk een individuele prijs te kiezen voor elke variant. U bewerkt zelf de gegevens in het tabblad Variant in het artikelregister of in de variantmatrix. Prijzen: Vinkt u aan als de prijzen van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel. Voorraad: Vinkt u aan als de voorraad individueel is voor de varianten. Eenheid: Vinkt u aan als de eenheid van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel. Aant. per eenheid: Vinkt u aan om het aantal per eenheid te kunnen veranderen voor de varianten. EAN-code: Vinkt u aan als de EAN-code van de variant verschilt van die van het hoofdartikel. Artikelcode douane: Vinkt u aan om een ander nummer te registreren dan die van het hoofdartikel. Gewicht: Vinkt u aan om een ander gewicht te kunnen invoeren voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. Volume: Vinkt u aan om een ander volume te kunnen aangeven voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. Instellingen variant

Toon artikelcode hoofdartikel bij afdrukken in verkoopmodule: om de artikelcode van het hoofdartikel te kunnen gebruiken voor het afdrukken bij verkoop en inkoop van het artikel. Als u deze optie niet aanvinkt dan zal de artikelcode van de variant afgedrukt worden.

73


Variantnamen automatisch aangemaakt

Wanneer u variantkoppelingen aanmaakt, zal een aantal varianten worden aangemaakt en behandeld worden als bijartikelen. Voor uw klanten kunnen deze artikelen echter als onafhankelijke artikelen verschijnen. Afhankelijk van de eigenschappen die u invoert voor de variant, kunt u behoefte hebben aan verschillende manieren voor het geven van namen aan de varianten. Deze instellingen vereenvoudigen dit proces, zodat u niet zelf een gedetailleerde artikelnaam hoeft in te voeren voor elke variant. Dit proces wordt geautomatiseerd door deze instelling. Kies in de afrollijst Structuur hoe u de naam wilt opbouwen. Varianteigenschap is de eigenschap zoals die gedefinieerd is in het standaardregister, zoals Kleur, terwijl de variantwaarde de waarde is van de eigenschap, zoals Groen. Hieronder krijgt u een voorbeeld, waarin gedemonstreerd wordt hoe een artikelnaam aangemaakt wordt. Varianteigenschappen

U kiest in de afrollijst welke varianteigenschappen het hoofdartikel kan hebben. De eigenschappen (bijvoorbeeld Kleur), en de verschillende waarden die elke eigenschap kan krijgen (bijvoorbeeld Rood, Groen of Geel) geeft u aan in het Standaardregister. Identieke eigenschappen toestaan: Vinkt u aan als u wilt dat meerdere varianten van het artikel identieke combinaties van eigenschappen kunnen hebben. Dit hokje zal aangevinkt zijn als u al varianten met identieke eigenschappen hebt aangemaakt, en zal niet verwijderbaar zijn zolang dat geldt.

74


Goederenontvangst Wanneer uw leverancier uw bestelopdracht heeft ontvangen en uw artikelen heeft geleverd, kunt u de goederen als ontvangen registreren. Een artikel hoeft geen voorraadartikel te zijn om deze bij goederenontvangst te kunnen registreren, maar om de voorraad te kunnen bijwerken moet het een voorraadartikel zijn en Voorraad bijwerken in het tabblad Magazijn moet zijn gemarkeerd.

U kunt een retourbon afdrukken bij de goederenontvangst van de inkoop. Deze keuze kunt u maken in het tabblad Magazijn bij Bedrijfsinstellingen voor artikel. U kunt tevens kiezen voor het afdrukken van een Overzicht van artikelen/orders bij de registratie van goederenontvangst. Het rapport laat de orders zien die geleverd kunnen worden, die gerelateerd zijn aan goederenontvangst. Deze keuze kunt u maken bij Bedrijfsinstellingen voor Inkoop.

Zo voert u goederenontvangst in 1.

Klik op Goederenontvangst in de inkoopmodule of Levering Goederen in de voorraadmodule.

2.

Controleer of het Inkoopordernummer juist is. a. Klik op […] om het Inkoopoverzicht te bekijken. b. Klik op Ga naar Inkoop om terug te gaan naar de inkooporder.

3.

Controleer of de geleverde artikelen kloppen met hetgeen besteld is. U kunt een groter of kleiner aantal dan dat besteld is registreren. In geval een verschil geeft u het aantal ontvangen artikelen aan in de kolom Goederenontvangst. Wanneer de leverancier een lager aantal dan besteld heeft geleverd is dit een deellevering, zie hieronder.

4.

Geef eventueel aan in welk Magazijn en Locatie de artikelen geplaatst moeten worden.

5.

Klik op Goederenontvangst registreren. De Status van de inkooporder wordt gewijzigd naar Ontvangen en het tabblad Artikelregels

75


wordt bijgewerkt met de ontvangst. Het voorraadniveau van de artikelen wordt bijgewerkt in de artikelkaart bij Magazijn. 6.

Klik op Verwerkt wanneer u de status van de inkooporder wilt wijzigen. De optie is niet geblokkeerd en u kunt daarom – indien nodig - meerdere regels registreren. Let op! Wanneer u goederenontvangst vanuit de magazijnmodule geopend hebt, dan zult u het vinkje Het venster bij uitvoering sluiten verwijderen. Deze is standaard ingesteld, maar als u nog verder wilt werken na de uitvoering moet u het vinkje verwijderen.

U kunt nu een andere inkooporder invoeren en doorgaan met de ontvangst van de goederen. Tip! Bij Gebruikersinstellingen voor Inkoop kunt u kiezen hoe de artikelen gesorteerd worden voor de goederenontvangst..

Verdere verwerking van deelleveringen Indien u bij de registratie van de goederenontvangst een lager aantal dan dat er op de bestelopdracht was besteld, heeft u volgende keuzes: Wilt u eventuele eerdere ontvangsten registreren op de inkooporder, kunt u in het venster Eerder ontvangen artikelregels klikken. A. De resterende regels van de inkooporder annuleren. Klik op Wissen. Het aantal Besteld wordt gewijzigd naar hetzelfde aantal dat geregistreerd is bij goederenontvangst. De status van de inkooporder is Ontvangen. B. Wacht de levering van de overige artikelen af Wanneer u een Volgende maal goederenontvangst op de inkooporder registreert, zal het resterende aantal in de kolom Ontvangst staan. Klik op Goederenontvangst registreren. De status van de inkooporder is Ontvangen. C. Boek de deellevering in en wacht de levering van de overige artikelen af

Creditnota aanmaken van Inkoop U kunt in ieder stadium van de inkooporder de inkooporder geheel of gedeeltelijk annuleren. Welke consequenties dit zal hebben is afhankelijk van de status van de inkooporder.

76


Onder voorwaarde dat de inkooporder nog niet in de administratie is verwerkt, kan men over het algemeen volstaan met de ontvangen goederen te retourneren en bevestigen dat de bestelling geannuleerd is. Indien de inkooporder in de administratie is verwerkt, zal een annulering ook gevolgen hebben voor de boekingen. Dan moet iedere orderregel tegengeboekt worden met het tegengestelde aantal. Indien de order in de Administratie verwerkt is, zal de tegenboeking worden geregistreerd als Gecrediteerd. Dit is een kopie van de geboekte inkooporder, maar met een negatief aantal van het geboekte aantal artikelen. De oorspronkelijke inkooporder blijft in de Inkoopmodule liggen met de status Geboekt en de inkoopmodule zal daarom twee boekstukken bevatten betreffende de ene bestelling. Wanneer u de gecrediteerde inkooporder boekt, zullen beide boekstukken betreffende de bestelling tegen elkaar wegvallen en zullen deze geen invloed hebben op het totale resultaat. Als er fout geboekt is, of als u een creditnota wenst aan te maken voor een inkoopfactuur, dan kan dit in het inkoopvenster. Een creditnota boeken is bijna hetzelfde als de procedure voor het boeken van een Inkoopfactuur. Het venster om te boeken is hetzelfde voor beide. 1.

In de inkoopmodule klikt u Order boeken.

2.

Selecteer Creditnota als Soort factuur.

3.

Controleer dat de artikelregels correct zijn. Als u ook de reeds geboekte zien, vinkt u het hokje Volledig geboekte weergeven aan.

4.

Voer een negatief aantal artikelen in in de kolom Wordt geboekt. Voorbeeld: Als u 10 stuks artikelen heeft geboekt en deze wilt crediteren, dan voert u -10,00 in de kolom Wordt geboekt.

5.

Voer alle informatie in overeenkomstig de handleiding in Inkoopfacturen boeken.

6.

Klik op Boeken. U krijgt de vraag in hoeverre de artikelen teruggelegd moeten worden in het magazijn. Dit is een vrije keuze. De inkoopfactuur wordt geregistreerd en heeft een boekstuknummer gekregen, bijv. IK1, en is overgeboekt naar het grootboek.

NB! Wanneer de artikelen niet langer op voorraad zijn, zult u een mededeling krijgen dat de voorraadbeweging niet op gang komt, en dat het magazijn handmatig bijgewerkt moet worden wanneer de artikelen uit de magazijnvoorraad moeten komen.

77


Urenregistratie Meer en meer bedrijven zien het nut in van de urenregistratie met betrekking tot projecten, betaling van loon en doorfacturering. Veel medewerkers voeren dagelijks in hoeveel uren ze hebben gewerkt met verschillende projecten, cunsultanturen die gefactureerd moeten worden naar klanten, aantal gewerkte uren en overtijd, vakantie, ziekte en andere afwezigheid. Met behulp van de module Urenregistratie kunt u en uw medewerkers die uren registreren die belangrijk zijn om bij te houden voor uw bedrijf. Verkoopt u uren dan is de urenregistratie van beslissende aard voor het documenteren van de factuurgegevens en doorfacturering naar uw klanten. Urenregels die worden doorgefactureerd moeten zijn gekoppeld aan die klant waarvoor werk is uitgevoerd, het product waarvoor de uren worden gefactureerd, en kunnen gekoppeld worden aan een project . In de urenregistratiemodule registreert u per regel het aantal uren dat u hebt voltooid. De uren die deel uitmaken van dezelfde basisgrondslag worden per regel geregistreerd. Dit kan bijvoorbeeld een werkdag zijn, of consulentenwerk. Het belangrijkste is dat de uren, die in een regel geregistreerd staan, worden verrekend met hetzelfde uurtarief. Werkt u veel projecten, dan kunt u door het registreren van alle uren van een project, het tijdsverbruik, resources en kosten berekenen voor het betreffende project. Urenregels gekoppeld aan een project, kunnen overgebracht worden naar de projectmodule, waar u vervolgens kunt doorfactureren op grond van de urenregels. Hebt u medewerkers met een uurloon, dan u kunt u elke medewerker zijn uren laten invoeren. Medewerkers met een maandsalaris kunnen overtijd, vakantie, ziekte, afwezigheid enz. invoeren. U kunt ook meerdere projecten aanmaken voor de verschillende werkzaamheden van uw medewerkers en hen laten registreren hoeveel uren zij per onderdeel gebruiken. Zo krijgt u een goed overzicht van het aantal uren dat medewerkers gebruiken voor vergaderingen, klantenbezoek, rapporteren enz.

De urenregistratiemodule kan zo worden ingesteld opdat gebruikers met eenvoudige en meer complexe behoeftes de module efficiënt kunnen gebruiken. Lees meer over hoe u de module kunt aanpassen aan uw behoeftes onder Module-instellingen en Gebruikersinstellingen. Door op Afdrukken te klikken kunt u rapporten van urenstaten afdrukken. Als u daarna op Ga naar rapportmodule klikt, krijgt u een overzicht van rapporten die u de details geven van de geregistreerde uren.

78


Hoe kan ik een nieuwe urenstaat aanmaken? Alle urenstaten worden aangemaakt en opgeslagen in de urenregistratiemodule. U maakt een urenstaat bijvoorbeeld aan per dag per medewerker, per week per medewerker, of voor verschillende medewerkers met uren. De module is zeer flexibel en kan worden aangepast aan meer geavanceerd of eenvoudig gebruik van urenregistratie. Zo gaat u te werk: 1.

2.

Klik op Beeld, ga naar Urenregistratie en klik op Urenregistratie.

Klik op Nieuw.

3.

Voer een Omschrijving in. Bv. 'Marijke - week 17'.

4.

Voer eventueel een Notitie in.

5.

Klik op Nieuw [+] om een urenregel in te voeren.

6.

Registreer het aantal gewerkte uren per urenregel en voer nieuwe urenregels in voor elke datum. U dient ook nieuwe urenregels op dezelfde datum aan te maken als deze verschillende prijs, project en afdeling hebben. Uren die op verschillende urenregels staan, kunnen wel in dezelfde berekening worden meegenomen in Order/Project.

7.

Voer relevante informatie in de overige kolommen. U kunt zich verplaatsen met behulp van de TAB-toets op het toetsenbord.

8.

Kies in de kolom Kan worden overgebracht of de urenregel naar Order of Project overgebracht kan worden.

9.

Registreer alle urenregels voor de urenstaat.

79


10. Klik op Opslaan. Indien u bij instelling van de Bedrijfsinstellingen de status Verwerking voltooid en Klaar voor overdracht heeft ingesteld, kunt u klikken op Urenstaat voltooien in de werkbalk en de status van de urenstaat veranderen van Niet verwerkt in Verwerking voltooid. De personeelsfunctionaris kan hierna de urenstaat goed- of afkeuren. Goedgekeurde urenstaten kunnen overgebracht orden naar Order/Project, afhankelijk van welke instellingen u hebt ingesteld voor de Bedrijfsinstellingen en welk type overdracht u heeft geselecteerd in de kolom Kan worden overgebracht. Door op Afdrukken te klikken kunt u rapport van de urenstaat afdrukken. Klikt u op Rapportmodule in de afrollijst Afdrukken dan krijgt u een selectie rapporten met gedetailleerde informatie van geregistreerde uren. Hoe kan ik een urenregel aan een activiteit koppelen? Het is mogelijk een bestaande activiteit aan een urenregel te koppelen of een nieuwe activiteit aanmaken gebaseerd op een urenregel. Dit doet u in de kolom Activiteitnr. door een activiteitnummer in te voegen of door ' - ' in te toetsen (de minus-toets op het toetsenbord). Als u ' - ' invult, dan krijgt u een activiteitenoverzicht gekoppeld aan de medewerker, en kunt u kiezen welke activiteit gekoppeld dient te worden aan de urenregel. In het venster kunt u ook op Nieuw klikken en een activiteit aanmaken die gebaseerd is op een urenregel.

Lijst van urenstaten In het venster Urenregistratie kunt u klikken op Lijst in de werkbalk en een volledig overzicht van urenstaten. U kunt een filter gebruiken en een status kiezen, en een selectie maken met behulp van de instellingen.

In het overzichtsvenster ziet u in hoeverre het overbrengen naar order/project heeft plaatsgevonden. U kunt ook een urenstaat met de status Klaar voor overdracht selecteren en deze overbrengen naar order/project met behulp van de knoppen in de werkbalk.

80


Tip! U kunt bij Gebruikersinstellingen instellen dat het overzichtsvenster automatisch wordt geopend, wanneer u de urenregistratiemodule opent.

Statushistorie De knop Statushistorie in Urenregistratie geeft u informatie over welke status de urenstaten hebben gehad, wanneer er statusveranderingen plaatsvonden. Welke gebruiker de statusveranderingen invoerde, wanneer de overboeking naar order/factuur en salaris geschiedde en welke gebruiker deze handelingen uitvoerde. Let op! De Statushistorie laat de geschiedenis zien van urenstaten die aangemaakt zijn in versie 10 of nieuwere versies.

Urenregels regenereren In het venster Urenregels regenereren u kunt de standaardwaarden instellen voor actieve urenregels en alle regels op de urenstaat. Deze optie kan bruikbaar zijn bijvoorbeeld bij de verandering van artikelprijzen en uurloon, kortingen en urensoortregister. Merk op dat de functie een Actieve regel bijwerkt, dwz. een urenregel die geselecteerd is, of Alle regels op de betreffende urenstaat.

Voor het bijwerken van urenregels klikt u op Genereer de regel(s) van de urenlijst nogmaals in het venster urenregistratie. Selecteer welke elementen u wilt bijwerken en klik op OK.

Hoe kan ik overboeken naar order/projectmodule? Wanneer een urenstaat volledig geregistreerd is, kunt u de urenregels overboeken naar de order/projectmodule. Vanuit welke status de overboeking plaatsvindt, is afhankelijk van het type status dat is ingesteld bij Firma-instellingen. De overboeking kan worden uitgevoerd met de status Niet verwerkt, Verwerking Voltooid en Klaar voor overdracht.

81


Zo gaat u te werk: 1.

Klik op Naar order/projectmodule overbrengen in de werkbalk bovenin het venster van Urenregistratie. Een nieuw venster wordt geopend en de overboeking gaat hier verder.

2.

Controleer alle urenregels van de urenstaat. Merk op dat sommige velden te bewerken zijn. Welke velden u kunt bewerken stelt u in onder Firma-instellingen.

3.

Klik op Overbrengen om over te brengen naar de modules die u hebt aan gegeven in de kolom Kan worden overgedragen.

4.

Antwoordt Ja om de overboeking naar de gekozen modules te bevestigen. De urenstaat zal nu de status Verwerking Voltooid krijgen en alle verdere verwerking van de urenstaat zal in de order/projectmodule plaatsvinden.

Module-instellingen: Urenregistratie Met Module-instellingen voor Urenregistratie kunt u de instellingen opgeven om optimaal gebruik te maken van de module. Het instellingenvenster heeft drie tabbladen, waarvan Overdracht order/project actief is als u heeft opgegeven dat urenstaten automatisch worden overgebracht naar Order/factuur en Project. Toepassen van functionaliteit Eerst maakt u de keuze naar welke modules u de urenstaten wilt doorsturen. Als u uren wilt doorfactureren via de Order/Factuur-module dan kiest u Order/Factuur . Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld naar een klant wilt doorfactureren voor de uren die u voor de klant gewerkt heeft.

82


U kunt ook uren doorfactureren naar Project. U wilt volledige controle hebben over het aantal uren dat u heeft gewerkt aan een project. Indien u kiest voor project dan kunt u doorfactureren via de projectmodule. Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf en het aantal modules de urenstaten zullen moeten doorlopen kunt u kiezen voor de status Verwerking voltooid of Over te boeken. Overbrengen naar Order/Project I dette fanekortet merker du av hvilken informasjon som skal være lov å endre i vinduet for overføring til ordre/prosjekt. Ved overføring til ordre kan du merke av om du ønsker å opprette en ordre pr. avdeling eller om du ønsker å opprette en ordre pr. prosjekt. Videre kan du ta stilling til hvordan linjer skal slåes sammen, hvilken informasjon som skal overføres til ordre/prosjekt samt hvordan timelinjene skal sorteres ved overføring.

Gebruikersinstellingen: Urenregistratie In de tabbladen van de gebruikersinstellingen kunt u instellingen aangeven welke kolommen bij de urenregistratie zichtbaar zullen zijn en de module aan uw eigen gebruik aanpassen. Met het behulp van het icoon Instellingen in de werkbalk en Gebruikersinstellingen te kiezen. U komt tevens bij gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen - Gebruikersprofiel Module-instellingen - Urenregistratie. Het venster bevat vier tabbladen: Standaardinstelling, Kolommen voor boekstukken, Standaard en Kolommen voor overbrengen.

83


Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen.

Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt de gehele functionaliteit toegankelijk.

Kolommen voor registratie In dit tabblad geeft u aan welke kolommen u gebruiken in Urenregistratie. Verwijder de kolommen die u niet gebruikt, zodat u een overzichtelijk venster kan werken. Gebruik desgewenst Lijstvenster automatisch openen bij openen van invoer urenstaat. Dan krijgt u een overzicht van alle urenstaten. Met behulp van het filteren door keuze van status en selectie vindt u de gewenste urenstaat. U kunt ook E-mail verzenden bij weigeren urenstaat. De gebruiker die de urenstaat heeft geregistreerd, krijgt dan een e-mail met de mededeling dat de urenstaat is afgewezen. Dit vereist dat het e-mailadres geregistreerd is in de medewerkerskaart en dat de gebruiker en de medewerker gekoppeld zijn. Na verandering van status in een urenstaat, kunt u kiezen voor Zelfde status handhaven en Urenstaat volgen naar volgende status. Indien u verder wilt werken met dezelfde urenstaat adviseren wij u om te kiezen voor het volgen naar volgende status.

Standaardwaarden Alle waarden die u hier kiest worden automatisch weergegeven bij het aanmaken van een nieuwe urenregel. Als u doorgaans hetzelfde type urenregel aanmaakt, kunt u veel tijd en routineklussen besparen met het instellen van standaardwaarden. Kolommen voor overbrengen In dit tabblad geeft u aan welke kolommen zichtbaar zullen zijn bij het overbrengen naar Order en Project. We adviseren dat u de kolommen die u niet gebruikt verwijdert, om zo overzichtelijk mogelijk te kunnen werken.

84

INSTALLEREN, INSTELLINGEN, RAPPORTEN EN SELECTIE

Installeren, instellingen, rapporten en selectie Het systeem zo instellen zodat direct ik in mijn meeste gebruikte venster kom? U kunt het systeem zo instellen dat u het meest gebuikte venster direct krijgt na het inloggen. Dit doet u in Gebruikersprofiel voor u als gebruiker. U kunt dit zelf instellen of de systeembeheerder door het gebruikersprofiel van elke gebruiker te bewerken. Dit doet u via Beeld - Instellingen - Beveiliging - Gebruikersadministratie. Selecteer de gebruiker en klik op Bewerken. Zo stelt u het gewenste venster in voor het openen van de bedrijfsdatabase: 1.

Kies Beeld - Instellingen -Gebruikersprofiel en klik op het tabblad Starten.

2.

In de afrollijst Venster bij openen bedrijfsdatabase kiest u het gewenste venster. Bij de volgende keer inloggen zal dit venster automatisch geopend worden. Tip! In de relatiemodule kunt u Automatisch openen van relatieoverzicht bij het openen van de relatiekaart kiezen. Dit doet u, indien mogelijk, in Gebruikersinstellingen. De keuze geldt ook voor contactpersonen, en dient gelijktijdig ook als openingsvenster bij het inloggen.

85


Reservekopie - Backup Het belang van reservekopieën kan niet sterk genoeg benadrukt worden. De gebruiker, of de systeembeheerder is zelf verantwoordelijk voor de routine van reservekopiëren van databestanden (backup). De frequentie voor het maken van reservekopieën is afhankelijk van hoe vaak het programma gebruikt wordt en hoe het gebruikt wordt. Maar doorgaand dient u dagelijks een reservekopie te maken, wanneer u het programma wilt afsluiten. U zult standaard de vraag krijgen om automatisch een reservekopie te maken elke keer wanneer u Mamut aflsuit. Antwoordt u Ja op deze vraag dan zult u altijd een actuele reservekopie hebben. Merk op dat wanneer u niet de vraag krijgt om een reservekopie te maken wanneer u aflsuit, dit wegens veranderde instellingen voor reservekopie kan zijn. Bij een eventuele systeemcrash kan zowel tijdrovend als moeilijk zijn iom de gegevensset te reconstrueren. Bij frequent gebruik van Mamut wordt het daarom aanbevolen dagelijks reservekopiëren te maken. Reservekopieën kunnen naar persoonlijke voorkeur en opslagmogelijkheden worden ingesteld. Reservekopieën kunnen vanuit een of meerdere databases gedaan worden, en kunnen opgedeeld worden in kleinere bestanden voor het opslaan op plaatsen met minder opslagruimte. De database van het programma bestaat uit bedrijfsdatabases en syteembestanden. Bedrijfsdatabasebestanden bevatten gegevens van de verschillende bedrijfsdatabases terwijl systeembestanden gegevens bevatten van alle bedrijfsdatabases. Een voorbeeld van een systeembestand is gebruikersinformatie en gebruikersrechten. Reservekopieën kunnen opgeslagen worden op een harddisk, een gedeelde map op het netwerk of externe media zoals een USB-pen, ZiP-schijf en dergelijke. Het wordt aanbevolen een volledige reservekopie te bewaren, gescheiden van de machine waarop u het programma gebruikt, voor het geval dat deze machine schade oploopt of gestolen wordt. Het is mogelijk Gebruikersrechten in te stellen, zodat bepaalde gebruikers reservekopieën kunnen maken. Indien u Geef uitgebreide keuzes weer heeft aangevinkt bij Instellingen voor reservekopieën, zal de reservekopie via een wizard verlopen. Mbackup.exe In de programmafolder van Mamut bevindt zich het bestand Mbackup.exe. Dit is een klein programma dat gebruikt kan worden voor reservekopieën van de database, zonder dat u Mamut hoeft op te starten. Mamut Online Backup Mamut biedt kleine bedrijven en particulieren gratis Online Backup. Mamut Online Backup is een op Internet gebaseerde service voor real-time backup en opslag. Mamut Online Backup is eenvoudig te gebruiken, biedt optimale beveiliging op basis van encryptie en bij verbinding met Internet worden bestanden doorlopend bijgewerkt. Lees meer over dit aanbod op www.mamut.nl/onlinebackup.

86


Instellingen voor reservekopie Bij Bestand – Reservekopie – Instellingen voor reservekopiëring kunt u standaardwaarden aangeven voor reservekopiëring en wanneer de automatische kopie moet worden uitgevoerd. Hier kunt u aangeven of de uitgebreide opties voor reservekopiëring moeten worden weergegeven. Bij de uitgebreide opties heeft u de mogelijkheid om aan te geven of de reservekopiëring meerdere bedrijfsdatabases, systeembestanden, documenten of afbeeldingen van de internetwinkel moeten omvatten. Het Mamut-systeem is opgebouwd uit databasebestanden en systeembestanden. Een bedrijfsgegevensbestand bevat de gegevens van de verschillende bedrijfsdatabases, terwijl de systeembestanden gegevens bevatten die gemeenschappelijk zijn voor alle bedrijfsdatabases. Enkele voorbeelden van systeembestanden zijn bestanden die gegevens bevatten over gebruikers en het gebruikersrechten. Het bestand wordt opgeslagen zoals u dat aangegeven heeft in instellingen, of standaard in de programmamap, onder Mamut/Backup. Standaardinstellingen Standaard map (pad) voor reservekopie: Hier geeft u aan welke directory/map het programma moet gebruiken bij het maken van automatische reservekopieën en het programma moet voorstellen bij het maken van handmatige reservekopieën. U kunt het pad direct in het veld intikken of klikken op de knop Pad Selecteren om de directory aan te geven. Geef uitgebreide keuzes weer tijdens het maken van de reservekopie: U kunt bepalen of de uitgebreide opties voor het maken van reservekopieën moeten worden weergegeven. De uitgebreide opties geven u de mogelijkheid om aan te geven welke soort bestanden er in iedere reservekopie opgenomen moeten worden. Deze optie wordt ingesteld bij nieuwe installatie of bijwerken van het programma. Automatische reservekopie Automatische reservekopie bij afsluiting van het programma: Hier kunt u aangeven of er een automatische reservekopie gemaakt moet worden bij het afsluiten van het programma. Het automatisch maken van reservekopieën wordt alleen gedaan bij het afsluiten van het programma. Heeft u bijvoorbeeld een keer per week ingesteld, dan zal het programma een week later een reservekopie maken bij het afsluiten.

87


Instellingen voor het maken van reservekopieën van uw Mamut-systeem: U kunt ook bepalen of u een reservekopie wilt maken van alle gegevens van het programma of uitsluitend de bedrijfsdatabases zonder documenten en afbeeldingen. Vraag stellen of automatische reservekopie gemaakt moet worden: U markeert deze optie indien u gevraagd wilt worden om een automatische reservekopie te maken bij het afsluiten van het programma. Aantal automatische reservekopiën die opgeslagen moeten worden: Hier kunt u aangeven hoeveel reservekopieën er opgeslagen moeten worden voordat de oudste gewist worden om ruimte te geven aan nieuwe. Wij raden u aan tenminste 5 reservekopieën te bewaren. Controle van reservekopie Controle bij zowel backup als terugzetten is standaard ingesteld. Het systeem geeft een melding wanneer uit de controle blijkt dat de reservekopie niet is gelukt. De controle kost wat extra tijd, maar het wordt aanbevolen de optie aan te vinken, zodat u eventueel een nieuwe reservekopie kunt aanmaken als er iets mis gaat.

Reservekopie maken Kies Bestand – Reservekopie – Reservekopie maken Het belang van reservekopieën kan niet sterk genoeg benadrukt worden. Het maken van reservekopieën kan naar eigen wens en opslagmogelijkheden worden ingesteld. Er kunnen reservekopieën van één of meerdere bedrijfsdatabases tegelijkertijd gemaakt worden en deze kunnen in kleinere bestanden worden opgedeeld worden voor opslag op media met beperkte opslagruimte. Indien u Uitgebreide instellingen heeft aangevinkt bij Instellingen voor reservekopiëring, zal de reservekopie via een wizard verlopen. In de wizard kiest u allereerst: Standaard reservekopie De standaard reservekopie maakt een kopie van alle bedrijfsdatabases, documenten en systeembestanden.

88


Uitgebreide reservekopie Het doel van uitgebreide reservekopie kan variëren. Het geeft de mogelijkheid om bedrijfsdatabases te selecteren, terwijl u ook een deel gegevens kan weglaten. Bij uitgebreide reservekopie kunt u zelf kiezen:

Welke bedrijfsdatabases worden meegenomen in de reservekopie. Of de reservekopie Systeembestanden, Documenten of Beelden voor e-Commerce kopieert.

Hierdoor kan de beveiliging namelijk verminderen. U kunt ook gegevens weglaten die niet relevant zijn voor deze reservekopie.

Toch is het belangrijk dat uw dagelijkse reservekopie wel alle gegevens bevat. Reservekopie voor administratiekantoor Deze functionaliteit is alleen toegankelijk indien de boekhoudfunctionaliteit bij uw licentie inbegrepen is. Wenst u een kopie te sturen naar een accountant of anderen, dan kunt u hier een op-maat-gesneden reservekopie aanmaken. U kunt kiezen welke bedrijfsdatabases worden meegenomen in de reservekopie. Alle databases die u selecteert, worden gekopieerd. Heeft u vele te kopieren, kies dan voor Selecteer alle. Zo gaat u te werk: 1.

Geef de instellingen aan voor reservekopieën: Omschrijving: Wordt geselecteerd uit een afrollijst of direct in het overzicht ingevoerd. De kan van pas komen indien het nodig is om de reservekopie terug te vinden. Deze keuze kan niet veranderd worden indien u voor Reservekopie naar administratiekantoor heeft gekozen. Pad (map) voor de reservekopie: Er wordt al een pad voorgesteld, dat u kan veranderen indien u het voorgestelde niet wilt gebruiken.

89


Het bestand opsplitsen: U kiest dit indien u het bestand in meerdere delen wilt opsplitsen en bijvoorbeeld wilt opslaan op diskettes of de reservekopie als een bijlage bij een e-mail wilt versturen. Kiest voor een reservekopie kopiëren naar diskettestation A:\ of B:\, dan kunt u de diskettes formatteren voor het maken van de reservekopie.

2.

Klik op Voltooien om het maken van de reservekopie te starten. De reservekopie wordt naar het gekozen pad geschreven en naderhand geverifieerd om te controleren dat deze in orde is.

Let op! Een reservekopie maken kan veel tijd kosten. U krijgt een melding wanner de reservekopie is gemaakt, waar deze is opgeslagen, welke bedrijfsdatabases en bestanden gekopieerd zijn. Waneer u Sluiten kiest in het statusvenster wordt de Bedrijfsdatabase geopend, en kan u zich opnieuw inloggen, of Afsluiten en het programma afsluiten.

90


Reservekopie terugzetten Kies Bestand – Reservekopie – Reservekopie terugzetten om het terugzetten van een reservekopie te starten. Het Mamut-systeem is opgebouwd uit databasebestanden en systeembestanden. Een bedrijfsgegevensbestand bevat de gegevens van de verschillende bedrijfsdatabases, terwijl de systeembestanden gegevens bevatten die gemeenschappelijk zijn voor alle bedrijfsdatabases. Enkele voorbeelden van systeembestanden zijn bestanden die gegevens bevatten over gebruikers en het toegangsbeheer. Reservekopieën met systeembestanden kunnen gemaakt worden van dezelfde of oudere versie van het programma dan dat is geïnstalleerd. Reservekopieën met systeembestanden van een oudere versie dan de programmabestanden worden automatisch bijgewerkt nadat deze zijn teruggekopieerd. Reservekopieën zonder systeembestanden moeten van dezelfde versie van het programma zijn om teruggezet te kunnen worden.

De reservekopie wordt teruggekopieerd met behulp van een wizard. Zo kunt u een bestaande reservekopie terugzetten 1.

Kies Bestaande reservekopie van Mamut-systeem terugzetten en klik op Volgende.

2.

Geef aan welke van de bestaande reservekopieën u wilt terugzetten. Klik op Details voor nadere gegevens betreffende de reservekopie. U kunt ook een reservekopie uit een overzicht selecteren door te klikken op de knop Bladeren.

3.

Klik op Voltooien.

4.

Klik op Ja wanneer u gevraagd wordt of bestaande gegevens overschreven moeten worden. Deze vraag wordt u gesteld indien de reservekopie systeembestanden bevat of een bedrijfsdatabase al in uw database aanwezig is.

91


Zo kunt u een externe reservekopie terugzetten

92

1.

Selecteer Externe reservekopie terugzetten en klik op Volgende.

2.

Geef het pad aan van de reservekopie die u wilt terugkopiëren.

3.

Tik het pad direct in of klik op Bladeren om de reservekopie op te halen. Door op Details te klikken op krijgt u nadere gegevens over de reservekopie.

4.

Klik op Voltooien om het terugzetten te starten.

5.

Antwoord Ja om bij het terugzetten gegevens te overschrijven.


De Rapportmodule In de rapportmodule liggen alle rapporten die u kunt afdrukken. Een uitzondering zijn de rapporten die via een bepaalde module worden uitgeschreven, zoals bijvoorbeeld orders en facturen. De rapportmodule bevat veel rapporten en is daarom opgesplitst in modules. Naast de modules bestaat er de keuze uit Favoriet, Laatste 20 en Rapporten in behandeling. In het tabblad Voorkeur kunt u rapporten die u vaak gebruikt opslaan, ieder voor zich, of in zogenaamde rapportbundels. Laatste 20 toont de laatste 20 rapporten die de gebruiker heeft afgedrukt voor de actieve bedrijfsdatabase. Rapporten in behandeling toont belangrijke rapporten die per printer afgedrukt moeten worden om geactiveerd te worden.

Wenst u de toegang tot rapporten te beperken tot enkele gebruikers dan kunt u dit instellen in Gebruikersrechten. In de rapportmodule kunt u kiezen of u Systeemrapporten of Bedrijfsrapporten wilt uitprinten. Bedrijfsrapporten zijn kopieën, en deze kunt naar naar eigen wens aanpassen. De originele rapporten, of Systeemrapporten, zijn toegankelijk vanuit alle bedrijven in de bedrijfsdatabase maar kunnen niet aangepast worden. U kunt rapporten direct vanuit de rapportmodule bewerken door op Bewerken te klikken. Als u een rapporteditor wilt openen dan klikt u op Ga naar rapport-/etiketeditor.

Zo komt u er... U kunt de rapportmodule openen via het menu Bestand - Afdrukken. In sommige modules zal er een keuze zijn voor rapporten, zoals Beeld - Relatie - Rapporten. Dit venster start met de meest relevante rapporten binnen de module. In een aantal vensters leidt ook de printericoon u naar Rapportmodule openen.

93


Databasebeheer Middels de functie Databasebeheer kunt u in één keer rekeningen toevoegen aan de rekeningschema´s in meerdere bedrijfsdatabases. Deze mogelijkheid is vooral handig indien u meerdere bedrijfsdatabases, met hetzelfde rekeningschema aanhoud. Bij het aanmaken van een nieuwe rekening kunt u opgeven voor welke database(s) deze rekening moet worden aangemaakt. Naast het aanmaken van nieuwe rekeningen kunt u ook bestaande rekeningen aanpassen. U kunt de volgende velden aanpassen:

•

Beschrijving

•

Std.Focus

•

Koppeling met Deb./Cred.

•

Btw-code

•

Bank / Postbank / Kas

•

Afstemmen dagafschriften

•

Btw-code geblokkeerd

•

Niet in inboekmodule weergeven

•

Geblokkeerd voor boeking

•

Btw-aangiftevak

Op deze manier kunt u eenvoudig rekeningen in meerdere database aanpassen. Indien de rekening in kwestie niet in alle databases voorkomt dan zal deze worden aangemaakt. Let op! Het is van groot belang dat u weet wat voor een invloed het aanpassen van bepaalde velden voor een rekening heeft. Bij het aanpassen worden de bestaande instellingen overschreven met de nieuwe.

U maakt als volgt een nieuwe rekening aan of past een bestaande rekening aan 1.

Selecteer de menu optie Bestand – (Database) hulpprogramma's – Database beheer.

2.

Selecteer het Land uit de afrollijst.

3.

Selecteer het Rekeningnr. van de rekening die u wenst aan te maken of wilt aanpassen. Let op! Indien een rekening al in een of meerdere databased bestaat zal deze worden aangepast met de nieuwe instellingen.

4.

94

Geef aan welke eigenschappen u wenst te wijzigen of geef de eigenschappen behorende bij de rekening op en klik op Volgende.


5.

Selecteer in welke database u wenst dat de rekening wordt aangepast of aangemaakt en klik op Volgende.

6.

Klik op Voltooien. De rekening wordt nu aangepast/aangemaakt voor de databases die u heeft geselecteerd.

95


Client Manager Wat is de inhoud van Client Manager? Client Start Client Start geeft de gebruiker de mogelijkheid om verschillende databases vanuit eenzelfde locatie te openen. Administratiekantoren zijn typerende gebruikers van dit programma, aangezien zij de wens hebben om meerdere klanten te helpen. U kunt tevens de databases opnieuw indexeren vanuit dit scherm, of de import/export module openen. Client Update Client Update geeft de gebruiker de mogelijkheid om meerdere databases tegelijkertijd te bewerken. Het programma leent zich als systeembeheerder met de verantwoording voor verschillende databases.

Hoe vindt u het programma? De programma’s liggen onder het door u geïnstalleerde Mamut programma. U kunt de programma’s ook starten vanuit de map waar u Mamut geïnstalleerd heeft. Dit kunt u doen vanuit de map ClientManager. Het installatieprogramma dat uw Mamut programma installeert en bijwerkt, maakt geen snelkoppeling naar deze additionele programma’s. Wij raden u daarom aan zelf deze snelkoppeling te maken.

96

CLIENT MANAGER

Client Start Met Client Start kunt u verschillende databases die in verschillende mappen liggen, openen in hetzelfde scherm. U kunt zelf een naam en een opslagplaats voor de databases aangeven. Bijvoorbeeld in een eigen register, zodat u de databases vanuit een bepaalde zoeklijst kan kiezen, wanneer u een database wilt openen. Zo start u Client Start Start het programma door dubbel te klikken op het programmafile ClientStart.exe in de map ClientManager.

Mamut is standaard te vinden onder Start Programma geheel onderaan de pagina. In de afrollijst heeft u ook de mogelijkheid om de database op nieuw te indexeren, of om de module Import/Export te starten. Zo maakt u een link naar de nieuwe database aan 1.

Klik op Nieuw in het overzichtsscherm en vul de Databasenaam in.

De gekozen databasenaam hoeft niet gelijk te zijn aan de eigenlijke naam van de database. De lijst wordt gebruikt om de databases van elkaar te onderscheiden wanneer u een database aanmaakt. 2.

Vul de Pad voor de database in.

97


Het programma controleert of er zich een database bevindt in de pad die u aangeeft. In plaats van het aangeven van een pad kan het eenvoudiger zijn om op de Zoekknop te klikken en naar de database te bladeren. Er is een Mamut-database aanwezig in de map Data.

Installatie meerdere gebruikers Heeft u Mamut op meerdere computers geïnstalleerd, dan kunt u Client Start ook vanaf deze computers gebruiken. Eventuele beperkingen voor het gebruik zijn gelijk aan die van uw Mamut programma en hebben betrekking op uw licentie. De instellingen zijn voor iedere computer individueel. Dit betekent dat een persoon die normaal gesproken in bepaalde databases werkt, deze in zijn Client Start kan invoeren, terwijl een andere gebruiker een andere opzet kan invoeren tijdens de installatie.

98

CLIENT MANAGER

Client Update Met behulp van Client Update kunt u verschillende databases tegelijkertijd bewerken. Zo maakt u een update van de databases 1.

Start het programma door dubbel te klikken op het programmafile ClientUpdate.exe vanuit de map ClientManager.

Het bestand dat wordt gebruikt voor het maken van de update, hoort het nieuwste programma te zijn. Het programma controleert zelf, aan de hand van de databases die in Client Start geregistreerd zijn, of er databases zijn die niet bijgewerkt zijn.

99


100

2.

Verwijder het selectieteken indien er databases zijn die u niet wilt bijwerken.

3.

Klik Volgende en daarna Voltooien om de update te starten.

CLIENT MANAGER

Let op! Het maken van de Update kan geruime tijd duren wanneer het grote delen met informatie betreft. Het is belangrijk dat u het proces van het maken van de update laat voltooien. Indien het maken van de update voltooid is, krijgt u een scherm in beeld met de boodschap dat de Wizard voltooid is.

101


102

Mamut Serviceovereenkomst Als Mamut gebruiker krijgt u toegang tot bronnen en ervaringen gebaseerd op het dagelijkse gebruik van Mamut oplossingen door duizenden gebruikers. Op deze manier bent u goed voorbereid en heeft u volledige controle over alle situaties die u en uw bedrijf tegenkomen. Nieuwe versies

Wij zorgen er voor dat uw Mamut-systeem altijd wordt bijgewerkt, zowel door middel van de ingebouwde bijwerkingprocedures als de overige distributiekanalen, bijvoorbeeld per post en via het Internet. Daardoor kunt u er zeker van zijn dat het programma de nieuwste functionaliteit bevat, alle nieuwe regelgeving en wijziging in belastingen en formulieren. Toegang tot Mamut Supportcenter

Wij hechten grote waarde aan een professionele en supportafdeling door snel uw vragen te beantwoorden wanneer die eventueel zouden voorkomen. Met een serviceovereenkomst heeft u recht op gebruikersondersteuning, per telefoon, e-mail en direct vanuit het programma - zo vaak u wenst en het nodig is. Mamut Informatie Desk

In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt met onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het Internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. U hoeft daarom niet ver te zoeken naar gebruikersassistentie en voorstellen – ze zijn in het programma te vinden! De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert dus uw aanvragen direct in het programma en welke op dezelfde plaats worden beantwoord. Opslagruimte op server

Opslagruimte op de webserver voor uw website is inbegrepen en uw website-adres is eenvoudig te onthouden: www.mamut.com/uwbedrijf. Mamut Gebruikersmail

Geïnteresseerde gebruikers met een serviceovereenkomst kunnen regelmatig e-mail ontvangen met informatie over het gebruik van de Mamut-systemen, nieuws betreffende de productserie en andere nuttige informatie. Speciale aanbiedingen

Mamut wenst ook om geïnteresseerde gebruikers met een Mamut Serviceovereenkomst speciale aanbiedingen te sturen voor Mamut producten, net als voor Mamut-gerelateerde producten van toonaangevende software leveranciers.

103


Meer kennis Indien u meer wenst te leren over de verschillende functies van Mamut en de mogelijkheden die zij u kunnen bieden, kunnen wij u de volgende informatiebronnen aanbevelen:

Andere handleidingen

De introductieboeken ”Installeren, instellingen, rapporten en selectie” en ”Administratie, logistiek en personeel” geven u een overzicht van de overige mogelijkheden met het Mamutsysteem. Indien u meerdere sets handleidingen of een abonnement op toekomstige uitgaven wenst, neemt u dan telefonisch contact met Mamut op ons gratis telefoonnummer 0800 - 444 6666.

Helpbestand

In dit Mamut-systeem vindt u een Help-bestand dat betreffende de verschillende functies meer gedetailleerde informatie biedt dan wat in de handleidingen beschreven is. Zie de inleiding van de handboeken voor een nadere omschrijving.

Mamut Information Desk (MID):

In het programma treft u een optioneel nieuwskanaal aan dat u op de hoogte houdt met onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die dagelijks via het Internet worden bijgewerkt en die direct verband houden met uw programma en werkgebied. U hoeft daarom niet ver te zoeken naar gebruikersassistentie en voorstellen – ze zijn in het programma te vinden! De Mamut Informatie Desk bevat ook een directe koppeling naar onze supportafdeling. U voert dus uw aanvragen direct in het programma en welke op dezelfde plaats worden beantwoord.

Presentaties op CD-ROM:

Op uw Mamut CD zult u verschillende Macromedia Flash-presentaties aantreffen die u een inleiding geven van uw Mamut-systeem.

FAQ (Vaak gestelde vragen)

Op de Internetpagina www.mamut.nl/support vindt u een database waarin veel kennis en ervaringen zijn verzameld en waarin u met behulp van trefwoorden kunt zoeken en antwoorden kunt vinden op vele vragen.

104

Index A Aanmaken Variant/Variantenlinks 69 Aant. per eenheid 73 Aantal decimalen 47 Activiteiten 29 Afmelden bij de centrale database 52 Afstemming dagafschriften 55 Artikelcode douane 73 Artikelvarianten 67 Automatisch venster openen bij aanmelding 85 Automatische reservekopie 87

B Bankbestand 54 Bedrijfsinstellingen Artikel 75 Bedrijfsinstellingen voor Inkoop 75 Bedrijfsrapporten 93 Benoeming na prijs 47 Benoeming vòòr prijs 46 Beschikbaar in financiële administratie 36 Beschrijvende teksten 47 Betalingen naar bank 54 Beveiligingsinstellingen 87 Bijkantoor 21 Bijkantoor 21 Budget Project 35

C Cashflow 59 Client Start 96, 97 Client Update 16, 96, 99 Contactpersoon 26 Controle van reservekopie 88 Crediteurenbetalingen 61 Creditnota 76 Creditnota aanmaken van Inkoop 76

D Decimaalteken 46 Deelleveringen 76 Duplisere kontaktperson 27

E EAN-code 67, 73

Een artikel dupliceren 65 Een contactpersoon dupliceren 27 Een offerte afdrukken 39 Een selectie artikelgegevens wijzigen 64 Eenheid 73 E-mail, offerte 39 E-mailservice 32 Externe reservekopie terugzetten 92

G Ga naar webpagina 26 Geavanceerde offerte 40 Gebruik de website/webshop 46 Gebruikersinstellingen Contactpersoon 26 Project 35 Urenregistratie 83 Gebruikersinstellingen Contactpersoon 26 Gebruikersinstellingen Activiteiten 30 Gebruikersinstellingen Offerte 39 Gebruikersinstellingen Order/Factuur 42 Gebruikersinstellingen Inkoop 76 Gereed voor facturering 41 Goederenontvangst 75 Goederenontvangst registreren 76 Grafisch overzicht 60 Grafische magazijnstatus 47 Groepsofferte 39

H Hoofdkantoor 21, 22 Hyperlink 50 Hyperlink invoegen 51

I Identieke eigenschappen toestaan 74 Incl. BTW / excl. BTW 46 Inlezen van retourbestand 54 Instellingen Reservekopie 87 Variant 67 Instellingen Web 45 Instellingen Webshop 46

K Kontactpersoon 25 Koppelen Urenregel aan activiteit 80 Kredietlimiet 42 Kredietstop 42

105


Mamut Online Backup 86 Module-instellingen Artikel 67, 72 Order/Factuur 42

Soort afronding 46 Standaard reservekopie 88 Standaardinstelling Project 35 Urenregistratie 84 Standaardinstellingen Reservekopie 87 Status 81 Statushistorie 81 Systeemdatum 36 Systeemrapporten 93

N

T

Niet verwerkte order 41 Nieuwe urenstaat aanmaken 79 Nieuwe variantkoppelingen aanmaken 68 Non-actief Contactpersoon 26 Non-actief artikel 66

Tabblad Inkoop 23, 37 Tabblad Oevrige info 26 Tabblad Offerte 22, 37 Tabblad Order/Factuur 22 Tabblad Project 23 Tabblad Relaties 36 TAPI-knop 37 Terugzetten reservekopie 91 Tijdsaanduiding 46 Toon prijslijst 47 Tweede retourbestand 54

L Lijst van urenstaten 80 Link 50

M

O Offertemodule 38 Off-line kopi 53 Ontvangen debiteurenbetalingen 60 Order er Factuur 41 Outlook 31 Overboeken naar varianten 70 Overschrijven 54 Overschrijvingsretour 54

P Passieve overbrenging 46 Prioriteit 34 Project 33 Projectkaart 36 Projectmodule 33 Projectregister 33 Prosjekt 35

R Rapport overzicht 60 Rapporten 93 Rapportmodul 93 Relatiebeheer 20 Relatieoverzichtsvenster 20 Reservekopie maken 88 Reservekopie terugzetten 91 Retourbestand 54 Retourbon 75

S Scheidingsteken 47 Sett inn 'hyperlink' 51 Snelkoppeling bij aanmelden 85

106

U Uitgebreide reservekopie 89 Uren overboeken naar order/projectmodule 81 Urenregel aan activiteit koppelen 80 Urenregels regenereren 81 Urenregistratie 78, 79 Urenregistratie, statushistorie 81 Urenregistratie, uren overboeken 81 Urenstaat 79

V Variant aanmaken 69 Variant bewerken 72 Variant/Varianten links aanmaken 69 Varianteigenschappen 67, 71 Varianten Overboeken naar 70 Varianten links 69 Variantinstellingen 67,72 Variantmatrix 69, 71 Vaste offerte 23, 37, 39 Venster bij openen bedrijfsdatabase 85 Verantwoordelijke 29 Vervolgpagina's 50 Verwijder variant link 71 Volume 73 Vooraadlijsten van artikelen in webshop 44 Voorraad 73

W Webinstellingen 48 Wordt verkocht via website 71

107


108

Nieuw in Mamut Nieuw in Mamut Business Software versie 10

Recommend Documents