Gooi dat 19e-eeuwse bouwplan maar weg! Statisch archief na digitaliseren vernietigen?

tijdschrift voor bibliotheek & archief

Periodiciteit: Maandelijks • februari 2016 • Afgiftekantoor: Turnhout • Erkenningsnummer: P802070

2016 | 1

Gooi dat 19e-eeuwse bouwplan maar weg! Statisch archief na digitaliseren vernietigen?

Interview met Hilde Van Kiel, directeur Universiteitsbibliotheek KU Leuven Vrijwilligersproject bibliotheek Sint-Bernardusabdij Bornem Ik ben digitaal dus ik besta Vluchtelingen, wat doet jouw bib?

VVBAD

omdat informatie belangrijk is

VLAAMSE VERENIGING VOOR BIBLIOTHEEK, ARCHIEF & DOCUMENTATIE Statiestraat 179 +32 3 281 44 57

2600 Berchem [email protected]

www.vvbad.be

editoriaal

Een nieuw begin… VERANTWOORDELUKE UITGEVER

Julie Hendrickx, hoofdredacteur

Julie Hendrickx, Statiestraat 179, 2600 Berchem HOOFDREDACTEUR Julie Hendrickx • [email protected]

Gelukkig hebben we geen weet van concrete plannen om bibliotheken te sluiten. Maar we zijn nu wel in het jaar van de waarheid. Het feit dat gemeenten sinds 1 januari niet langer verplicht zijn een openbare bibliotheek in te richten voor hun burgers, maakt van 2016 een symbolisch jaar. Er zijn ook nog andere zaken op til.

REDACTIE Klaartje Brits, Beatrice De Clippeleir, Gerd De Coster, Noël Geirnaert, An Labis, Myriam Lemmens, Kris Michielsen, Paul Nieuwenhuysen, Veronique Rega, Peter Rogiest, Eva Simon, Patrick Vanhoucke, Bruno Vermeeren. REDACTIESECRETARIS Tom Van Hoye • [email protected] REDACTIEADRES VVBAD • META Statiestraat 179, 2600 Berchem Tel. 03 281 44 57

Hoe zal bijvoorbeeld het interbibliothecair leenverkeer (IBL) georganiseerd worden? Begin november lanceerde de VVBAD een bevraging over het IBL: 216 openbare bibliotheken, bijna 70 %, reageerden op de enquête. 95 % van de respondenten, een overweldigende meerderheid dus, vindt dat IBL ook in de toekomst gesubsidieerd moet blijven. Vlaanderen moet dus de rol van de provincies op dit vlak overnemen. Denkt Vlaanderen daar ook zo over? Naar aanleiding van een vraag in de Commissie voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media naar de toekomst voor het IBL en de bijhorende middelen, bevestigde minister van Cultuur Sven Gatz het belang van IBL als basisdienst van de bibliotheek. Ook in de ogen van de minister is het belangrijk dat deze dienstverlening voortgezet kan worden. Het IBL zal dus in het Vlaamse en/of het uit te tekenen regionale cultuurbeleid mee opgenomen en voorgezet worden.

[email protected] • http://www.vvbad.be/meta Reageer op Twitter: #overmeta ADVERTENTIES Marc Engels • [email protected] LAY-OUT Marc Engels DRUK EVM META verschijnt 9x per jaar, niet in januari, juli en augustus.

Maar daarmee werd de financiële knoop nog niet doorgehakt. In datzelfde scenario zou het niet meer dan logisch zijn dat de provinciale IBL-middelen ook door Vlaanderen gebruikt zouden worden. Voor IBL. Zo niet, dan zal het afhangen van hoe de openbare bibliotheken het zelf willen/zullen/kunnen regelen. Goed nieuws voor wie van cijfers houdt want een nieuw jaar staat gelijk aan nieuwe cijfers. Aan de hand van de besparingsmonitor volgt de VVBAD ook in 2016 getrouw op hoe de budgetten in sector evolueren. Brengt 2016 meer financiële ademruimte of blijft het krabben? Het belang van het consequent opvolgen van cijfers bewijst ook BIOS. De bibliotheekstatistieken voor 2014 werden eind vorig jaar nog bekend gemaakt. De heersende trends — dalende budgetten, minder geld voor collecties, minder personeel, een dalend aantal leners — worden bevestigd en verder in dit nummer van META toegelicht.

META is een uitgave van de VVBAD en is begrepen in het lidmaatschap, maar is ook verkrijgbaar als abonnement. Meer informatie op http://www.vvbad.be/lidmaatschap. ISSN 2033-639X

Het dalende lenersaantal werd ook door de Participatie Survey 2014 opgepikt, ondanks dat het lezen zelf al die tijd een stijgende lijn vertoont (39.5% in 2014 tegenover 38.4% in 2009 en 33.2% in 2004). Bibliotheekbezoek was in 2004 nog goed voor 32% van lokale cultuurparticipatie, in 2014 nog maar voor 30% (met een dieptepunt in 2009 met 27%). Mannen en lager geschoolden blijven de grote afwezigen in de openbare bibliotheken. Het stimuleren van ouders blijft nog ontzettend belangrijk. Voldoende inspiratie voor nieuwe voornemens dus. Bij de VVBAD doen we ook in 2016 waar we goed in zijn: overleg en samenwerking stimuleren, belangen behartigen, het imago bijstellen en kennis en expertise uitwisselen. En we blijven alert om ook onszelf te vernieuwen. Het resultaat daarvan ligt alvast voor u. Een opgefriste META: een betere mix tussen grotere en kleinere artikels en een groter onderscheid tussen beide. Ook activiteiten en nieuws worden samen aangekondigd. Hopelijk bevalt het u.

META 2016 | 1 |

1

inhoud

META 2016/1 Jaargang 92 - februari 2016

vaste rubrieken 1 Editoriaal Een nieuw begin… 4 Nieuws 21 Inzet Marleen Rome 22 Etalage Koninklijk Conservatorium Brussel 24 Signalement Bib in het park 31

De vraag Wat zijn de beste programma’s om infographics te maken? Liesbeth De Vogelaere

32

Over de grens Bibliotheekwerk op het scherp van de snee Paul Buschmann

34 Trend Ik ben digitaal dus ik besta Rob Bartholomees

35

Het plan

36 Uitgepakt LIDO metadataschema

42 Kroniek • Bij de Archivaris op Schoot 44 Reactie

Alina Saenko

46 Toepassing

“ Zijn er archiefdiensten die hun te vernietigen documenten nog kunnen verkopen, uiteraard met ‘destruction garantie’?” 37 Column Met de archivaris naar het recyclagebedrijf Noël Geirnaert

37 Citaat

2 | META 2016 | 1

47

Zo gelezen Bram Baert

48 Uitzicht

inhoud

10

Waarom vernietigen we ook niet het oudere statische archief na digitalisering? Die vraagt stelt Willem Vanneste in dit nummer van META. Substitutie na digitalisering wordt meestal enkel toegepast in administratieve context. Waarom kan dit ook niet voor de collecties die je al reeds in bezit hebt? Zijn er voldoende redenen om geen substitutie te overwegen?

interview Hilde Van Kiel

16

“ Een standaardprofiel wordt, zeker in de grote bibliotheken steeds minder voor de hand liggend, het werk is zeer uiteenlopend.”

artikels Gooi dat 19e-eeuwse bouwplan maar weg!

.

10

.

26

.

38

Willem Vanneste

Handen uit de mouwen! Julie Aerts en Gert Van Kerckhoven

Essay: Vluchtelingen, wat doet jouw bib? Vluchtelingenwerk Vlaanderen

26

nieuws

Selectiecommissie opgericht voor Informatie Vlaamse Overheid Op 18 december 2015 benoemde de Vlaamse Regering de leden van de selectiecommissie Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest. Deze selectiecommissie zal de krijtlijnen voor het selectie- en waarderingsbeleid voor de overheidsinformatie van alle diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaams Gewest uittekenen.

zorgen dat de grootste complexiteiten worden weggenomen bij de zorgdragers. De belangrijkste bestaansredenen van de selectiecommissie zijn echter het streven naar consistentie in bewaartermijnen en het creëren van overheidsbrede afspraken over wie, welke entiteit of welk bestuursniveau, de eindverantwoordelijkheid draagt om bepaalde overheidsinformatie te beheren (bijv. de begroting).

De selectiecommissie zal werken aan algemeen geldende selectielijsten voor overheidsinformatie waarover de Vlaamse overheid beschikt. Deze selectiecommissie zal in eerste instantie generieke thema’s uitwerken: personeel, financiën, organisatiebeheersing en regelgeving. De verantwoordelijkheid voor de specifieke thema’s zoals ruimtelijke ordening, milieu, wetenschapsbeleid, etc. blijft dus voorlopig de verantwoordelijkheid van de zorgdragers.

De selectiecommissie Vlaamse overheid zal ook de dialoog aangaan met verschillende stakeholders zoals de Subwerkgroepen selectielijst voor gemeenten en voor OCMW’s, de wetenschappelijke wereld en het Algemeen Rijksarchief.

Deze zorgdragers zullen zelf geen selectielijsten opmaken, maar enkel informatiebeheersplannen, die gevoed worden door de selectielijsten die door de selectiecommissie worden opgemaakt. In eerste instantie zullen de entiteiten in hun informatiebeheersplannen, die afgestemd en goedgekeurd worden door de selectiecommissie, dus vooral aandacht moeten besteden aan de specifieke thema’s. Doordat de selectiecommissie enerzijds zelf selectielijsten opmaakt en anderzijds haar goedkeuring moet verlenen aan informatiebeheersplannen en vernietigingsaanvragen wordt alle expertise m.b.t. selectie gecentraliseerd. Door deze taken aan één orgaan toe te wijzen wil de Vlaamse Regering ervoor

De selectiecommissie draagt transparantie en motivering hoog in het vaandel. Alle bewaartermijnen en bestemmingen zullen gemotiveerd worden. Daarnaast zal de commissie alle goedgekeurde verslagen actief openbaar maken en is het ook steeds mogelijk om suggesties of aanbevelingen aan de selectiecommissie te bezorgen. Op dit ogenblik werkt de selectiecommissie al aan selectielijsten rond het thema begroting, het personeelsdossier en de kerntaken van de strategische adviesraden. Het veldenmodel van de selectielijsten, de procedures en de samenstelling van de selectiecommissie is te vinden op https://www. bestuurszaken.be/informatiemanagement/selectiecommissie-vlaamse-overheid Quincy Oeyen, Informatie Vlaanderen

Mechelse parochieregisters online beschikbaar De website www.mechelsegenealogischebronnen.be, het vertrekpunt voor stamboomonderzoek in Mechelen, is uitgebreid met alle akten van Mechelse parochieregisters uit het Stadsarchief Mechelen en Rijksarchief Antwerpen. Scans en info over Mechelse voorouders uit 1303 tot en met 1914 staan vanaf vandaag volledig online. Een unicum in Vlaanderen! Maar liefst 391.143 akten uit Mechelse parochieregisters van 1303-1796 werden toegevoegd aan de databank. Van enkele parochies lopen de akten wat langer, van één tot in 1839. De akten hebben betrekking op de stad Mechelen, Heffen, Hombeek, Leest, Muizen en Walem.

Foto: Niels Broekzitter.

4 | META 2016 | 1

De afronding van dit project is de kroon op jarenlang vrijwilligerswerk. Van 2002 tot 2009 indexeerden vrijwilligers van De Ware Vrienden van het Archief de akten uit de parochieregisters binnen de stadsmuren. Een titanenwerk dat ze uitvoerden met de steun van Familiekunde Vlaanderen regio Mechelen.   In 2013-2014 scande het Rijksarchief Antwerpen alle parochieregisters uit het Stadsarchief Mechelen. Dit gebeurde ook voor de parochieregisters van de Mechelse deelgemeenten, die in Antwerpen bewaard worden. De Ware Vrienden schoten opnieuw in actie en indexeerden ook de akten van laatstgenoemde parochieregisters. Uiteindelijk zorgde de Brugse firma Vanden Broele voor de koppeling.

nieuws

Federale instellingen gaan op in twee nv’s Staatssecretaris Elke Sleurs (N-VA) wil de tien federale wetenschappelijke instellingen (FWI) groeperen in twee verzelfstandigde nv’s. De ene met de drie Ukkelse instellingen zoals het KMI, de andere met maar liefst zeven instellingen waaronder het Jubelpark, Schone Kunsten, het Afrikamuseum en de Albertina. Momenteel hebben ze nog altijd het statuut van federale openbare dienst en worden ze aangestuurd door Belspo oftewel de administratie Wetenschapsbeleid. Beslist werd om Belspo grotendeels te ontmantelen wegens te log en de te grote impact op de FWI. Sleurs kondigde aan dat de FWI meer autonomie zouden krijgen. Inmiddels wordt duidelijk hoe die verzelfstandiging er zal uitzien. De instellingen worden opgedeeld in twee clusters. Beide worden een naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal doel, net zoals Bozar. Een raad van bestuur, met daarin ook vertegenwoordigers van de deelstaten, zal het algemeen beleid uitzetten, binnen de krijtlijnen weliswaar van de beheersovereenkomst die afgesloten wordt met de federale regering. De eerste cluster wordt gevormd door de drie Ukkelse ‘meteo’-instellingen, KMI, Sterrenwacht en Ruimte-Aëronomie. De andere cluster omvat de zogenaamde

18 Zoveel keer werd er in het Vlaams Parlement de afgelopen 10 jaar een vraag gesteld over het archief- en informatiebeheer in de openbare sector. Volksvertegenwoordigers peilen meestal naar de stand van zaken van het Archiefdecreet. Het laatste jaar werd er dan weer meer gefocust op de situatie van Digitaal Archief Vlaanderen. Het openbare informatiebeheer is dus wel een aandachtspunt bij onze volksvertegenwoordigers, maar het debat kan zeker nog sterker. Els Michielsen, Vlaamse Overheid

‘patrimonium’-instellingen: de Musea voor Kunst en Geschiedenis, de Musea voor Schone Kunsten, het Instituut voor het Kunstpatrimonium, het Instituut voor Natuurwetenschappen, het MiddenAfrikamuseum, de Koninklijke Bibliotheek en het Rijksarchief. Dat de Ukkelse instellingen samengaan, is voor iedereen een evidentie. Ze werken nu immers al nauw samen. Dat Sleurs de zeven andere instellingen bundelt, wekt daarentegen veel verbazing. Karel Velle, directeur van het Rijksarchief en op zich voorstander van de verzelfstandiging, verwacht dat het een hele klus zal zijn om de neuzen in dezelfde richting te krijgen en om ook het ‘werkveld’ en de vakbonden te overtuigen. “Zeven instellingen, dat kan alleen maar werken als de CEO als een goede huisvader optreedt en zijn zeven kinderen gelijkwaardig behandelt,” zegt hij nog.

die aanbevelingen zijn opgebouwd. De huidige werking van het overlegplatform werd aan de hand van een SWOT-analyse geanalyseerd. Samen met de betrokkenen werd naar manieren gezocht om de werking van dit platform te versterken. Dit leidde tot een nieuwe missie voor het Europeana Vlaanderen Overlegplatform. Naast een actuele missie wordt ook een nieuwe mailinglijst en digitale werkruimte in gebruik genomen. Als u of uw organisatie deze missie ondersteunt en actief wil participeren aan dit platform, neem contact op met Hans van der Linden (hans. [email protected]) van het departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media van de Vlaamse Overheid. > Bron: Europeana Vlaanderen Overlegplatform

> Bron: brusselnieuws.be

Nederlandse universiteiten en Elsevier: principeakkoord over OA en abonnementen Geactualiseerde focus voor het Europeana Vlaanderen Overlegplatform Het Europeana Vlaanderen Overleg­ platform is een informeel platform dat openstaat voor iedereen die in Europeana geïnteresseerd is. Het platform werd in 2008 gestart door de afdeling Cultureel Erfgoed/Vlaamse overheid. In 2015 werd het initiatief gelanceerd om het Europeana Vlaanderen Overlegplatform te herdenken en haar werking te optimaliseren. Om dit in een internationaal perspectief te kunnen doen, initieerde het departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media in de context van Europeana de taskforce ‘connecting networks for information sharing and collaboration’. Die taskforce publiceerde in december 2015 zijn resultaten. Het eindrapport identificeert karakteristieken en principes om open netwerken voor de duurzame omgang met digitaal cultureel erfgoed vorm te geven. Daarnaast worden aanbevelingen voorgesteld om nieuwe netwerken op te zetten en reeds bestaande te verbeteren. De aanbevelingen betreffen zowel het Europese, het macro-regionale (nationale/gewestelijke) als het lokale niveau. Het Europeana Vlaanderen Overlegplatform was een van de internationale cases op basis waarvan

De Vereniging van Universiteiten (VSNU) en wetenschappelijke informatieaanbieder Elsevier hebben een principeakkoord bereikt. “Een mijlpaal in de transitie van Nederland naar open access,” aldus VSNU in een persbericht. Bovendien zorgt deze mijlpaal ervoor dat Nederlandse wetenschappers toegang blijven houden tot de wetenschappelijke artikelen van Elsevier. De komende tijd worden de details van de driejarige overeenkomst, die in 2016 van start gaat, afgerond.  Wetenschappers behouden dus zo toegang tot Elseviertijdschriften en het biedt ze de mogelijkheid om in een selectie van die tijdschriften open access te publiceren. De universiteiten streven ernaar dat in 2018, het derde jaar van de overeenkomst, 30 procent van de Elsevierartikelen van Nederlandse auteurs open access beschikbaar is, dit akkoord maakt dat mogelijk. > Bron: Informatie Professional

META 2016 | 1 |

5

nieuws

Nieuwe Kamishibais van ABC ABC (ART BASICS for CHILDREN) transformeerde onlangs vijf wonderlijke prentenboeken die zich om verschillende redenen perfect lenen tot voorlezen/vertellen met een Kamishibai-theatertje. Kamishibai is een Japanse verteltraditie (kami = papier, shibai = drama, papieren drama dus). In een speciaal ontworpen verteltheaterkastje kunnen grote A3-prenten worden geschoven. Op de achterzijde van die prenten staat een verhaal dat de Kamishibai-verteller voorleest of vertelt. Bij elke nieuwe episode verschuift de verteller een prent, en vertelt hij/zij verder: beeld en taal gaan perfect samen. De titels en de auteurs/illustratoren van de nieuwe verhalen zijn: • Aap en Beer van Wim Hofman (tekst + tekeningen) • Het kleine meisje dat de olifanten wilde zien van Sylvain Victor (tekst + tekeningen) • Twee reuzen van Michael Foreman (tekst en tekeningen) • De Noordenwind en de zon van La Fontaine (tekst) en Brian Wildsmith (tekeningen) • De Babyboom van Sophie Blackall (tekst + tekeningen) Meer info? www.abc-web.be/abc-kamishibai > Bron: ABC

Activiteitenkalender 15.02

Studiebezoek Antwerpen / Visite professionnelle à

Stijn Streuvels was Nobelkandidaat in 1965 D e Zwe e d s e Ac a d e m i e heeft zopas haar archief van 1965 geopend. Negentig schrijvers werden eenenvijftig jaar geleden door allerlei instanties voorgedragen voor de Nobelprijs. De Vlaamse kandidaat was Stijn Streuvels, die al in de jaren 30 en 50 frequent op de lijst stond. In 1965 deelde hij die eer met o.a. Simenon, Vestdijk, Forster, Borges, Yourcenar, Jünger, Kästner, Moravia, Nabokov, Neruda, Kawabata en Mishima. De prijs ging naar de Sovjet Michail Sjolochov, die later in de controverse verzeilde: zijn meesterwerk De stille Don zou plagiaat zijn, en/ of geschreven door de geheime dienst. > Bron: De Standaard, 8-1-2016

Populairste boek in VN-bib over immuniteit voor staatshoofden De bibliotheek van het hoofdkantoor van de Verenigde Naties in New York heeft bekendgemaakt welk boek vorig jaar het meeste werd uitgeleend. En wat blijkt: een doctoraat over immuniteit voor staatshoofden en regeringsleiders wanneer zij (oorlogs)misdaden hebben begaan, bleek het meest populaire. De Dag Hammarskjöld-bibliotheek, genoemd naar de voormalige secretaris-generaal van de VN, maakt elk jaar een ranglijst op van de meest uitgeleende boeken. Dit jaar is dat het doctoraat Immunity of heads of state and state officials for internationale crimes door de Italiaanse onderzoekster Ramona Pedretti.

Anvers

APBD, VVBAD

22.03

Algemene Ledenvergadering

VVBAD 10-16.04

Studiereis ‘OKBV naar New York’

VVBAD

Uw activiteit in deze kalender? Meld ze aan via onze website http://www.vvbad.be/activiteiten

6 | META 2016 | 1

Dat de leiders van de 193 VN-lidstaten niet allemaal doetjes zijn, is bekend. Maar dan nog is het opvallend dat de nationale vertegenwoordigers in New York massaal op zoek zijn naar studiemateriaal om te weten hoe hun leiders zouden kunnen ontsnappen aan mogelijke internationale vervolging bij de rechtbank. De conclusie van de gerechtelijke studie is dat de persoonlijke immuniteit (‘ratione personae’) absoluut is, en dat rechtbanken van het ene land dus nooit de leider van het andere land kunnen aanklagen. De

materiële immuniteit (‘ratione materiae’) is niet absoluut en geldt bijvoorbeeld niet altijd bij beklaagden die niet meer in functie zijn (zoals nazi-kopstuk Adolf Eichmann die door Israël ter dood werd veroordeeld of de Chileense dictator Augusto Pinochet die in Spanje werd berecht). > Bron: De Morgen, 8-1-2016

Oudste bijbelboek uit Benelux gedigitaliseerd De Codex Eyckensis, een met miniaturen en initialen versierd evangelieboek uit de achtste eeuw, is voortaan digitaal beschikbaar. Het gaat om het oudste bijbelboek uit de Benelux. Het werd vermoedelijk rond 760 geschreven in het scriptorium van de abdij van Echternach in Luxemburg en verplaatst naar de abdij van Aldeneik in Maaseik. Sinds 1571 wordt het vroeg-Karolingische werk bewaard in de crypte van de Sint-Catharinakerk in Maaseik. De digitalisering gebeurde in het kader van het Geheugen van de Wereldprogramma van de Unesco. Meer info op www.erfgoedplus.be > Bron: De Standaard, 8-1-2016

Jubileumcongres 125 jaar KVAN op 15-17 juni 2016 In 2016 bestaat de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) 125 jaar. De oudste beroepsvereniging van archivarissen ter wereld viert dit jubileum met een speciaal congres van 15-17 juni in Haarlem. Centraal staat de toekomst van het vak van archivarissen en andere informatieprofessionals.  Onder de titel ‘Values in transition: perspectives on the future of the archival profession’ wordt op het congres de blik gericht op de toekomst. En dat is niet voor niets. De steeds snellere digitalisering van de samenleving zorgt voor fundamentele veranderingen binnen het informatiedomein. Meer informatie over programma en deelname is te vinden op: www.kvandagen.nl. 

nieuws

Studiebezoek Antwerpen met onze Waalse collega’s Om de banden tussen bibliothecarissen in de verschillende landsdelen te versterken, organiseren de Association Professionnelle des Bibliothécaires et Documentalistes (APBD) en de VVBAD een studiebezoek aan Antwerpen. De uiteenzettingen en rondleidingen verlopen in het Nederlands. Om onze Waalse collega’s zich toch thuis te laten voelen spreken we een mondje Frans tussendoor.

Voormiddag 9.45 u. Samenkomst in station Antwerpen Centraal 10.00 u. Onthaal in bibliotheek Permeke 10.30 u. Uiteenzetting over het bibliotheekwerk in Vlaanderen (Bruno Vermeeren, VVBAD) en de openbare bibliotheken in Antwerpen 11.15 u. Voorstelling van het Delphi-project door Natalie Decrock (Provincie West-Vlaanderen) en Patrick Vanden Berghe (Openbare Bibliotheek Pittem) 12.00 u. Bezoek aan bibliotheek Permeke 13.00 u. Lunch

Namiddag Studiebezoeken in twee groepen: Groep 1: Bezoek aan de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en de Vlaamse Erfgoedbibliotheek Groep 2: Bezoek aan het Letterenhuis en Iedereen Leest (voorheen Stichting Lezen) 16.30 u. Terugkeer naar het Centraal Station

Praktisch Datum: Maandag 15 februari Prijs: 15 euro Inschrijven Via http://www.vvbad.be/activiteiten

EEN BRON VAN KENNIS Axiell ALM is de leidende leverancier van collectie management systemen, online publicatie en mobiele oplossingen. Adlib biblio-theek is een professioneel softwarepakket voor informatiemanagement, kennismanagement en catalogusbeheer en wordt gebruikt in bibliotheken, mediatheken, documentatiecentra, (hoger)onderwijs, gezondheidszorg, juridische instellingen en bedrijven. Adlib Bibliotheek voldoet aan alle gangbare standaarden. Een krachtige thesaurus, koppeling met digitale media en andere externe bestanden en thesauri behoren tot de standaardfunctionaliteit. Adlib Bibliotheek kan naadloos geïntegreerd worden met onze Archief en Museum modules, tot één compleet ‘cross domain’ systeem. Uiteraard kunt u Adlib Bibliotheek ook uitbreiden met uitleen-, tijdschrift-, bestel- & SDI modules en online services.

Meer dan 2600 klanten gebruiken onze software wereldwijd, van academische collecties tot openbare bibliotheken

AXIELL ALM Netherlands BV Postbus 1436, 3600 BK Maarssen Nederland

t +31 (0)346 58 68 00 [email protected] www.axiell-alm.com

nieuws

De openbare bibliotheek in cijfers Eind 2015 maakte de Vlaamse overheid de bibliotheekstatistieken voor 2014 bekend. Het gaat om de derde versie van de BIOS-gegevens, wat betekent dat hier en daar nieuwe cijfers beschikbaar zijn en dat voor een aantal specifieke gegevens vergelijking met vorige jaren niet mogelijk is. De inkomsten bestemd voor operationele uitgaven, daalden met een kleine twee procent. De bijdragen van de lokale besturen verminderden wel met 7 procent: de openbare bibliotheken kregen 8 miljoen euro minder. 2013 was echter een jaar met een uitzonderlijk hoge bijdrage van de steden en gemeenten. Laat ons hopen dat het om een eenmalige ingreep gaat. Personeelsuitgaven vormen de belangrijkste operationele kost. Hoewel het personeelsbestand in 2014 kromp met 67 voltijds equivalenten, goed voor 2,7 procent van het personeelsbestand, bleef de globale personeelskost toch min of meer gelijk (daling met een halve procent). Dat is allicht een gevolg van de leeftijds­

Het gebruik van digitale collecties blijft beperkt. De statistieken maken melding van 9000 uitleningen van e-boeken en ruim 4000 van fundels, de interactieve prentenboeken. Indrukwekkender zijn de cijfers van bibliotheekportalen: 1,85 miljoen unieke gebruikers voerden 2,6 miljoen zoekacties uit. In Mijn Bibliotheek staan meer dan 400.000 gebruikers geregistreerd. Bijna 19 procent van de verlengingen gebeurt nu online. De bibliotheken verliezen 47.000 leners (3 procent), maar winnen 114.000 bezoekers (0,6 procent). Tegenover 1,46 miljoen leners staan nu ruim 19 miljoen bezoekers. Of ook het aantal

€

VTE

110

150.000.000

2.600

105

142.500.000

2.550

100

135.000.000

2.500

95

127.500.000

2.450

120.000.000

90 2008

09

10

11

12

13

14

Evolutie operationele taken t.o.v. index Gezondheidsindex Operationele uitgaven bibliotheken

piramide in deze sterk vergrijzende sector. De statistieken laten verder een verschuiving zien van statutaire naar contractuele medewerkers. Vooral in de lagere loonschalen wordt personeel niet vervangen. In de categorieën C t/m E verdwijnen 55 banen. De Vlaamse bibliotheken besteedden 600.000 euro (of 2,7 procent) minder aan collecties. Alleen het budget voor elektronische abonnementen stijgt spectaculair met bijna 63 procent of 470.000 euro. Er wordt fors minder besteed aan boeken (730.000 euro of 4,7 procent), gedrukte kranten en tijdschriften (117.000 euro of 4 procent) en audiovisuele media (242.000 euro of 6,5 procent). Vertaald in aantallen betekent dit dat er in 2014 48.000 boeken, 11.000 cd’s en 3500 dvd’s minder aangekocht werden dan het jaar voordien. Het aantal uitleningen blijft met 53 miljoen nagenoeg gelijk. Toch zijn er ook hier opmerkelijke verschuivingen. Zo worden er de laatste jaren steeds meer jeugdboeken en strips voor volwassenen geleend. Ook de dvd’s zitten in de lift, terwijl de populariteit van cd’s blijft afnemen. Er worden er nu een miljoen minder uitgeleend dan in 2008, terwijl er sinds datzelfde jaar 2,3 8 | META 2016 | 1

miljoen dvd’s meer over de balie schuiven. Voor het eerst wordt er een onderscheid gemaakt tussen uitleningen en verlengingen. Zo weten we nu dat een op drie geleende materialen verlengd wordt. Het interbibliothecair leenverkeer (IBL) daalt voor derde jaar op rij: van ruim 105.000 transacties in 2012 naar 89.000 in 2014, een verlies van 16 procent op drie jaar tijd.

2.400 2008

09

10

11

12

13

14

Personeel Uitgaven personeel Personeelsbestand in VTE

digitale gebruikers toeneemt, zal de toekomst moeten uitwijzen. Dit gegevens worden nu immers voor het eerst opgenomen. Jammer genoeg blijft ook de rapportering over het aantal deelnemers aan activiteiten beperkt. BIOS3 laat wel een meer nauwkeurige opdeling van activiteiten toe volgens aard. We stevenen af op 50.000 activiteiten of ruim 150 activiteiten per bibliotheek. De 430.000 geregistreerde deelnemers zijn allicht een onderschatting. Het aantal bedieningspunten blijft dalen. In 2014 waren dat er nog 633 of juist 100 minder dan in 2008. Op zeven jaar tijd is dat een daling met 14 procent. De officiële statistieken bevestigen de trends: dalende budgetten, minder geld voor collecties, minder personeel, een dalend aantal leners. Er komen wel meer bezoekers en bibliotheken organiseren steeds meer activiteiten, maar rapporteren hierover blijft een uitdaging. De nieuwe statistieken geven gelukkig ook meer informatie over het digitale gebruik van de bibliotheek. (BV)

artikel

Ook statisch archief kan na digitalisering de vuilnisbak in. 1

Gooi dat 19e-eeuwse bouwplan maar weg! Willem Vanneste, FelixArchief

Tot op heden past men vervanging of substitutie na digitalisering meestal enkel toe binnen een administratieve context. De vervanging gebeurt tijdens of kort na gebruik van de documenten binnen het werkproces, bij de archiefvormer zelf. We digitaliseren echter ook al jaren het wat oudere statisch archief dat in onze archiefdepots zit. Waarom vernietigen we dit ook niet na digitalisering? Substitutie Vervanging of substitutie is de praktijk om de ene kopie te vervangen door een andere. Hoewel men het tegenwoordig meestal heeft over substitutie na digitalisering kan men de term evengoed gebruiken als men een kopie maakt door bijvoorbeeld documenten over te schrijven of te typen, ze op microfilm te zetten en zo meer. Binnen de context van dit artikel beperken we ons tot substitutie na digitalisering. De praktijk waarbij een digitale kopie een analogie kopie vervangt. De analoge kopie gaat vervolgens de vuilbak in. Sinds 2009 past men substitutie na digitalisering toe bij de stad Antwerpen. Dit past binnen een beleid van ‘digitaal werken’ zoals uitgewerkt in het kader van de centralisatie en reorganisatie van de stedelijke administratie eind jaren 2000. Het stadsarchief Antwerpen (FelixArchief) heeft hierbij een actieve rol en ondersteunt de administratie bij het opzetten van digitaliseringsprocessen. Tegelijk zorgt ze voor een soort certificering van de substitutie. Aan de hand van een checklist gaan we na of de digitalisering een betrouwbare digitale kopie aflevert en of deze digitale kopie verder goed wordt beheerd en zo nodig digitaal gearchiveerd. Op basis hiervan geeft de stadsarchivaris al dan niet haar goedkeuring om de analoge kopieën door hun digitale kopie te vervangen. Met de goedkeuring van de stadsarchivaris conformeren we ons aan de opvatting van het Rijksarchief dat substitutie een vernietiging van archiefdocumenten impliceert. Conform de archiefwet is dan 1 0 | META 2016 | 1

een goedkeuring van de algemene rijksarchivaris of diens gemachtigde vereist. Als gemachtigde kan de stadsarchivaris voor Antwerpen deze goedkeuring geven. Zelf zijn wij echter van mening dat substitutie geen vernietiging impliceert. Het document op zich blijft immers behouden in digitale vorm. Enkel de analoge drager wordt vernietigd. Wij zien de goedkeuring van de substitutie door de stadsarchivaris eerder als een controle, een manier om erop toe te zien dat de digitalisering voldoende kwaliteitsvol is — lees er gaat geen essentiële informatie verloren — en het verdere beheer en de archivering van de digitale kopieën goed geregeld is. Een expliciete goedkeuring achten we enkel nodig als men retroactief, nadat het dossier is afgehandeld, digitaliseert. Bij een proactieve digitalisering is geen expliciete goedkeuring nodig. Omdat men het analoge document voorafgaandelijk aan de behandeling digitaliseert is het de digitale kopie die men binnen het werkproces gebruikt. Hierdoor ondergaat de digitale kopie een impliciete kwaliteitscontrole. Eventuele gebreken aan de digitale kopie (onleesbaar, onvolledig, …) zullen bij behandeling blijken en zo nodig kunnen worden hersteld. Tegelijk verwerft de digitale kopie de status van authentiek archiefdocument omdat de digitale en niet de analoge kopie tijdens het werkproces is gebruikt.

Waarom geen statisch archief vervangen? Voorlopig zien we dat men substitutie quasi uitsluitend binnen een administratieve context, in de dynamische of semidynamische fase van het archief, toepast.

Meestal bevinden de documenten zich nog bij de archiefvormer op de admini­ stratie. Het is daar dat men de analoge versies digitaliseert en vernietigt. Het bij binnenkomst scannen van papieren en deze nadien weggooien is meer en meer een gangbare administratieve praktijk (proactieve digitalisering, zie hiervoor). Om plaats te maken, omwille van gebruiksgemak, om minder afhankelijk te zijn van de fysieke locatie van het dossier of om nog andere redenen gaat men steeds meer papieren dossiers ook retroactief digitaliseren. Waarom echter substitutie na digitalisering enkel toepassen in een administratieve context voor archief in dynamische of semi-dynamische fase? Waarom niet ook voor het statische archief dat al in onze archiefdepots zit? Waarom niet voor de collecties die we reeds in ons bezit hebben? Is het feit dat ze oud zijn een voldoende reden om geen substitutie te overwegen? Uiteindelijk investeren we de laatste decennia veel geld en middelen in het digitaliseren van bestaande collecties, foto’s, affiches, plannen, dossiers, .... Het digitaliseren op zich kost meestal handenvol geld. Ook het beheren van het gedigitaliseerde materiaal is niet altijd een sinecure en zeker niet gratis. Denk maar aan de cd’s en dvd’s die wel eens achteraan in een kast belanden zonder dat er verder nog iets mee wordt gedaan. We investeren in het bewaren en beheren van de digitale kopieën en tegelijk steken we verder geld in het bewaren en beheren van het analoge origineel. Dat is niet

artikel

efficiënt. Dat is tweemaal geld uitgeven voor hetzelfde. Uitgangspunt van een efficiënt beheer is juist om die ene unieke kopie zodanig te bewaren dat ze op lange termijn zo mogelijk tot het einde der dagen, raadpleegbaar en interpreteerbaar blijft. Meerdere kopieën bewaren is niet efficiënt. Het vernietigen van dubbels is een gangbare praktijk in de archiefsector. Waarom dit principe niet toepassen na digitalisering? Digitaliseren impliceert immers het creëren van een kopie, van een dubbel exemplaar. Waarom dan analoge kopieën na digitalisering nog langer bewaren?

Dat oud papier mag weg! Als we een goede digitale kopie hebben gemaakt die alle essentiële elementen van het document bevat dan is er vanuit archivistisch standpunt geen reden meer om de analoge kopie nog langer bij te houden. Immers als archivaris gaat het ons om het document en niet om de drager waarop het toevallig is vastgelegd. De drager op zich heeft archieftechnisch gezien geen waarde of het moest zijn dat bepaalde informatie, essentieel om het document correct te kunnen interpreteren, onlosmakelijk verbonden is met de drager. Ik ken zo direct geen goed voorbeeld hiervan. Een goede digitale kopie die alle essentiële elementen — tekstuele informatie, grafische informatie, andere relevante informatie … — bevat impliceert wel een vorm van kwaliteitscontrole. Een controle die maakt dat we er op kunnen vertrouwen dat bijvoorbeeld de scan of scans voldoende leesbaar zijn, dat de kleur correct wordt weergeven als dit belangrijk is,

dat grafieken, tekeningen en foto’s in het document waar van belang voldoende gedetailleerd zijn om ze correct te kunnen interpreteren, …. Een controle die maakt dat we er op kunnen vertrouwen dat de digitale kopie volledig is, dat er geen pagina’s of delen van pagina’s ontbreken. Bij retroactieve digitalisering zal je een dergelijke kwaliteitscontrole expliciet moeten organiseren. Bij proactieve digitalisering is dit zoals hiervoor aangegeven normaal gezien niet nodig. Wel is het raadzaam om papieren versies niet direct na digitalisering maar bijvoorbeeld pas na een maand weg te gooien. Mocht bij gebruik blijken dat er iets mis is met de digitale kopie kan je zo nodig de papieren versie herscannen. De drager is vanuit archieftechnisch standpunt niet belangrijk. Het gaat ons om de informatie, om het document dat op de drager is vastgelegd. In digitale omgeving hebben we ondertussen begrepen dat de drager maar een tijdelijk medium is om informatie op te bewaren en door te geven. Voor klassieke analoge dragers zoals papier is dit begrip er veel minder. De drager en de informatie die er op is vastgelegd beziet men nog (te) vaak — bewust of onbewust — als een eenheid. Als we spreken over conservatie dan focussen we spontaan op de bewaring van de drager. Wat zijn de beste omstandigheden om papier te bewaren?

“ We investeren in

het bewaren en beheren van de digitale kopieën en tegelijk steken we verder geld in het bewaren en beheren van het analoge origineel. Dat is niet efficiënt.

META 2016 | 1 |

11

artikel

Welke temperatuur? Welke vochtigheidsgraad? Hoe kunnen we verzuring tegengaan? Nog onvoldoende stelt men zich de vraag hoe het document, de informatie kan worden bewaard. Te weinig wordt de optie van substitutie overwogen. Enkel wanneer de drager moeilijk te bewaren is, desintegreert of vergaat grijpt men naar digitalisering als middel om een verder verlies van informatie tegen te gaan, als middel om het document te vrijwaren. Denk maar aan initiatieven zoals het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) waarbij men op grote schaal bedreigd audiovisueel materiaal digitaliseert. Tegelijk zie je dat voor VIAA en zijn partners de vraag of de analoge dragers na digitalisering al dan niet mogen worden vernietigd nog open staat. Als je ziet dat veel van deze dragers gedoemd zijn om te desintegreren, dat apparatuur om ze af te spelen almaar zeldzamer wordt, dat we in veel gevallen beeld- of geluidskwaliteit niet meer beter gaan krijgen, kan men zich afvragen waarom men überhaupt zou overwegen om de analoge drager na digitalisering nog verder te bewaren. Wat mij betreft kunnen dergelijke videobanden na digitalisering zonder pardon de vuilbak in. Ik zie de meerwaarde niet om ze dan nog langer te bewaren.

“ Er is geen objec-

tieve reden te bedenken waarom een bouwplan uit een bouwaanvraag van 2010 na digitalisering wel de versnipperaar in kan maar een gelijkaardig bouwplan uit 1890 niet.

1 2 | META 2016 | 1

De gevallen waarbij de drager onontbeerlijk is om het document correct te kunnen interpreteren zijn zeer beperkt zo niet onbestaande. In uitzonderlijke gevallen zal misschien de aandruk van een potlood of pen, de plaatsing van de passerpunt of de aard van het gebruikte materiaal informatie kunnen bevatten die nauw verbonden is met de drager. De vraag is dan nog of deze informatie op zich essentieel is voor een goed begrip van het document en zo ja, of deze informatie niet mee kan worden gedigitaliseerd hetzij door een speciale scan hetzij door ze mee te nemen in de metadata. Zo kan je je voorstellen dat bij twijfel over de datering van een document het materiaal kan helpen om tot een correcte datering te komen. Eens de datering van het materiaal onderzocht kan je de resultaten hiervan meenemen in de vorm van metadata en is het niet nodig om de drager zelf nog langer te bewaren. In een aantal gevallen is het waarschijnlijk simpeler en efficiënter om de drager zelf te bewaren maar anderzijds kan ik

persoonlijk geen enkel voorbeeld bedenken waarbij het absoluut onmogelijk is om de informatie vervat in een analoge drager op een andere manier te bewaren dan door de drager zelf te bewaren. Blijft de vraag waarom we dan het oudere archiefmateriaal dat we digitaliseren nadien niet weggooien of toch niet minstens de overweging maken. Er is geen objectieve reden te bedenken waarom een bouwplan uit een bouwaanvraag van 2010 na digitalisering wel de versnipperaar in kan maar een gelijkaardig bouwplan uit 1890 niet. Is enkel de ouderdom van een stuk een voldoende reden om geen substitutie na digitalisering toe te passen? Volgens mij niet. Als aan de hiervoor vermelde voorwaarden is voldaan kan mijns inziens dat negentiendeeeuwse bouwplan evengoed de papiercontainer in na digitalisering. Dat iets oud is en daarom moet worden bewaard is een overweging die binnen erfgoedcontext relevant kan zijn maar niet vanuit een zuiver archivistisch perspectief. Vanuit dat perspectief komt net zo goed een 14e-eeuws charter, een 17e-eeuwse verkoopakte, een 19e-eeuws bouwplan als een 21e-eeuws personeelsdossier in aanmerking voor vernietiging na digitalisering. Zolang het document op zich maar bewaard blijft. Of dit nu in perkamenten, papieren of digitale vorm is is archieftechnisch gezien niet van belang. Dit wil niet zeggen dat je na digitalisering de analoge kopie steeds moet vernietigen. Er zijn andere dan zuiver archivistische redenen te bedenken waarom ze toch het bewaren waard is. Ouderdom van het stuk is op zich echter geen argument om een analoge kopie na digitalisering te behouden. Als je geen andere argumenten hebt is substitutie absoluut een valabele optie, hoe oud de documenten ook zijn.

Een museale afweging Waarom houden we de analoge drager dan nog bij als we een goede digitale kopie hebben? De enige valabele reden die ik me kan bedenken is dat de drager op zich erfgoedwaarde heeft. Dat het object als dusdanig kan worden beschouwd als cultureel erfgoed. Het bepalen of een bepaald object een

artikel

Willem Vanneste aan het werk met de versnipperaar tijdens Informatie aan Zee 2015.

erfgoedwaarde heeft is mijn inziens geen archivistische maar een ‘museale’ afweging. Binnen de archivistiek kijken we ook naar de erfgoedwaarde maar dan enkel naar de mogelijke erfgoedwaarde van het document, van de informatie. De informatiedrager als object is geen onderwerp van een archivistische waardering. Het evalueren of een object enige erfgoedwaarde heeft past eerder binnen een museale benadering. Dit impliceert dat de archivaris die delen uit zijn collectie digitaliseert nadien een museale afweging zou moeten maken om te bepalen of het al dan niet zinvol is om de oorspronkelijke analoge dragers nog langer te bewaren. Hoe ga je echter

bepalen of de drager als object erfgoedwaarde hebben? Het maken van een museale afweging is niet het specialisme van de archivaris. Hij of zij zal hiervoor dus uit zijn of haar comfortzone moeten treden. Dit geldt trouwens evengoed voor de bibliothecaris of documentalist. Eén zaak is alvast duidelijk. Hoewel het document in een archief vaak uniek is is de drager dat zelden. Zo bevat het Felixarchief bijvoorbeeld duizenden plannen op blauwdruk uit de eerste helft van de 20e eeuw. Elk plan op zich bevat unieke informatie. De blauwdrukken zijn echter allen van hetzelfde materiaal. Zo zijn de notulen van de gemeenteraad telkens uniek maar is het gebruikte papier en

de manier van inbinden vaak voor meerdere notulenbundels identiek. In die zin volstaat het bijhouden van voorbeeldexemplaren. Daarnaast kan ik me voorstellen dat een bepaalde drager als ‘getuige’ van een bijzondere of belangrijke historische gebeurtenis, een historische persoonlijkheid, een bijzonder gebouw, … het bewaren waard is of waard wordt geacht. Denk maar aan een oorspronkelijke getekende kopie van het vredesverdrag van Münster, de beeldopname van de landing op de maan, het oorspronkelijke bouwplan van het Atomium, het parochieregister waarin de begrafenis van Rubens staat geregistreerd ….

META 2016 | 1 |

13

artikel

Hoe pak je dit echter gestructureerd aan? Hoe ga je bepalen wat een relevant voorbeeldexemplaar is? Hoe bepaal je of een object als ‘getuige’ van een bepaalde gebeurtenis het bewaren waard is? Inspiratie voor een gefundeerde en beargumenteerde aanpak vind ik terug in de Nederlandse publicatie Op de museale weegschaal 2. Deze publicatie reikte een kader aan voor het waarderen van collecties. In zes stappen helpt het je om een referentiekader uit te werken, criteria voor waardering te bepalen, hoe deze op een beargumenteerde wijze te scoren en op basis daarvan tot een besluit te komen. Het is gericht op de museumconservator maar is evengoed door de archivaris te gebruiken om de waarde van de drager als object te evalueren.

Toekomstplannen FelixArchief Misschien geeft voorgaande de indruk dat we bij het FelixArchief al effectief substitutie toepassen voor statisch archief. Dit is vooralsnog niet het geval. Dit artikel vertolkt in de eerste plaats onze opinie, onze visie ten aanzien van substitutie na digitalisering. Dit neemt niet weg dat we dit wel degelijk in de praktijk willen brengen. Afgelopen jaar is er intern op het FelixArchief in ieder geval gediscussieerd over het idee om substitutie na digitalisering ook toe te passen voor statisch archief uit ons depot. Ondertussen is er een consensus over het principe dat dit moet kunnen en in vele gevallen zelfs aangewezen is.

“ één zaak is alvast

duidelijk. Hoewel het document in een archief vaak uniek is is de drager dat zelden.

1 4 | META 2016 | 1

Het idee om door digitalisering documenten op dragers in verval te vrijwaren voor verder verval krijgt duidelijk prioriteit. Het verst gevorderd zijn we daarin bij het digitaliseren van audiovisueel materiaal. Er zijn al substantiële delen van ons geluids- en videoarchief — o.a. binnen het kader van VIAA — gedigitaliseerd. In zoverre de kwaliteitscontrole van de digitale kopieën gunstig is afgerond is het enkel nog wachten op een finale evaluatie om over te gaan tot vernietiging van de analoge dragers. Substitutie als preserverende maatregel willen we niet enkel voor audiovisuele dragers toepassen maar evengoed voor papieren archief dat op termijn dreigt verloren te gaan. De kwaliteit van het papier is immers niet altijd even goed geweest. Zo zorgt verzuring er

voor dat belangrijke delen van het archief dreigen te verkruimelen. We willen ons echter niet beperken tot substitutie als preserverende maatregel. Conform voorgaand betoog zijn we er immers van overtuigd dat indien er een goede digitale kopie is de analoge drager in aanmerking komt voor vernietiging. Daarom is het onze intentie om in de toekomst bij elke digitalisering te evalueren of de analoge kopie naderhand weg kan. Daarbij moeten we enerzijds nagaan of de digitale kopie van voldoende kwaliteit is en anderzijds afwegen of de oorspronkelijke analoge drager als dusdanig geen erfgoedwaarde heeft. Voorlopig ontbreekt echter nog een uitgewerkt waarderingsproces voor het maken van deze evaluaties. Dit gaan we in 2016 uitwerken. Voor het evalueren van de digitalisering en de kwaliteit van de digitale kopie kunnen we voortbouwen op een expertise die we doorheen de jaren inzake digitalisering hebben opgebouwd. Concreet kunnen we ons baseren op principes die vervat liggen in onze checklist ‘vervanging na digitalisering’. Deze gebruiken we nu al voor substitutie van archief bij de stedelijke administratie. In de praktijk zullen we aan de ene kant onze eigen interne digitaliseringsprocessen evalueren. Waar nodig moeten we ze bijsturen opdat ze voldoende kwaliteitsvolle kopieën afleveren die de analoge kopieën kunnen vervangen. Bij externe digitaliseringprojecten dienen we er op toe te zien dat de externe digitaliseerder voldoende kwaliteitsvolle kopieën aanlevert. Dit kunnen we doen door de digitaliseerder voorafgaandelijk de nodige vereisten op te leggen, bijvoorbeeld in het bestek bij een aanbesteding. Bij levering is het dan kwestie om aan de hand van een kwaliteitscontrole na te gaan of het geleverde materiaal voldoet aan de vereisten. In de praktijk betekent dit in de regel een technische controle (bestandsformaten, technische parameters, …) en enkele steekproefsgewijze controles om leesbaarheid en volledigheid van de digitale kopieën te controleren. Het evalueren van de potentiële erfgoedwaarde van de analoge dragers is een ander paar mouwen. Hiervoor zullen

artikel

we ons op minder bekend terrein moeten begeven. Gelukkig bestaan er publicaties zoals voornoemde publicatie Op de museale weegschaal. Het is de intentie ons op deze publicatie te baseren en de daarin geformuleerde zes stappen te volgen voor het uitwerken van een waarderingsproces. Tot slot is het vooral belangrijk een werkwijze uit te werken die werkbaar is. Een werkwijze die we relatief eenvoudig en zonder veel extra werklast kunnen toepassen. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat het toepassen van substitutie na digitalisering een dusdanige extra werklast, en dus meerkost betekent dat het uiteindelijk geen meerwaarde oplevert.

Conclusie Dat 19e-eeuwse bouwplan mag door de versnipperaar. Ouderdom van het document is geen argument om substitutie of vervanging na digitalisering niet toe te passen. Ook bij digitalisering van statisch archief is de vernietiging van de analoge versie te overwegen. Als de digitale kopie alle essentiële elementen van het document bevat en representeert heeft de analoge versie vanuit archivistisch standpunt, vanuit informatiestandpunt verder geen waarde meer. De drager nog langer bijhouden is dan zinloos of het moest zijn dat hij als dusdanig nog een erfgoedwaarde heeft.

wil discussiëren over argumenten om na digitalisering al dan niet de analoge versie te vernietigen nodig ik graag uit om dit te doen via het Yammer-netwerk Informatiemanagement van de Vlaamse overheid.

1 Dit artikel is gebaseerd op mijn presentatie “Dat oud papier mag weg!” en mijn 5 minuten gekte “Gooi dat 19e-eeuwse bouwplan maar weg!” op Informatie aan Zee 2015. 2 VERSLOOT, Anne (red.), Op de museale weegschaal: collectiewaardering in zes stappen, Amersfoort, Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed,

Wie naar aanleiding van dit artikel graag

mei 2013.

Bron: Nationaal Archief, Den Haag

META 2016 | 1 |

15

Hilde Van Kiel

“ We zijn het aan de universiteit en de grootte van de KU Leuven verschuldigd om de voortrekker te zijn. ”

interview

Interview: Julie Hendrickx Foto’s: Marc Engels

Hilde Van Kiel legde binnen de Leuvense universiteitsbibliotheek al een indrukwekkend parcours af. Nu mag ze zich ook de eerste vrouw noemen die de titel van directeur op haar naam schrijft. Met de oude drukken of manuscripten kan ze zich niet persoonlijk bezighouden, “dat is voor specialisten” klinkt het. Wel met beleidsvorming en strategische planning. En dat mag groot, complex en dynamisch zijn want om een omvangrijke uitdaging zit ze niet verlegen. Hoe ben je directeur van de Universiteitsbibliotheek van de KU Leuven geworden? Hilde: In 1998 ben ik aan de KU Leuven begonnen in de bibliotheek van de faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen. Men zocht daar iemand voor de elektronische bronnen. Dat heb ik een jaar gedaan en dan ben ik verhuisd naar een overkoepelende functie binnen de universiteitsbibliotheek, ook voor de elektronische bronnen. Elektronische bronnen, zowel de juridische aspecten, de onderhandelingen en de toegangen zijn een rode draad geweest. In 2005 ben ik hoofd geworden van de toen opgerichte Universiteitsbibliotheekdiensten. Deze dienst heb ik volledig uitgebouwd, de focus lag op beleidsondersteuning, metadatering en natuurlijk de elektronische bronnen voor alle bibliotheken. In 2010 ben ik hoofd geworden van wat uiteindelijk de bibliotheek 2Bergen is geworden door de samenvoeging van de Biomedische Bibliotheek en de Bibliotheek voor Wetenschap en Technologie (CBA). En vandaar heb ik, na een stevige sollicitatieprocedure, de overstap gemaakt naar deze functie. Daarvoor werkte ik acht jaar in het bedrijfsleven. Aanvankelijk ben ik begonnen als archivaris bij het Koninklijk Instituut voor Doven en Blinden in Sint-Lambrechts-Woluwe voor een jaar en daarna heb ik acht jaar voor Tiberghien & Co, het grootste fiscale kantoor van België dat uiteindelijk fusioneerde met KMPG, gewerkt als bibliotheekverantwoordelijke en netwerkbeheerder. Ik heb daar enorm veel geleerd over fiscaliteit en wetgeving en het bijhorende juridische luik. Zij hadden ook een heel specifieke bedrijfscultuur: alles werd bewust chaotisch gehouden. Dat was deels ook vermoeiend want alles werd steeds opnieuw in vraag gesteld waardoor je elk nieuw dossier steeds moest bepleiten. Maar dat zorgde ook voor een dynamische omgeving waar je veel leerde. Die ervaring uit het bedrijfsleven komt nog steeds van pas? Hilde: Het is uiteraard wel een ervaring die je bijblijft. Ik was op dat moment een van de weinigen die de overstap maakte van het bedrijfsleven naar de universiteit. En ook vanuit de universiteit was er de bezorgdheid of ik wel zou willen blijven. Maar ik heb het altijd graag gedaan. Ik denk dat het sowieso goed is dat je verschillende omgevingservaringen hebt. In Nederland merk je dat bibliothecarissen vaak verhuizen van de ene universiteit naar de andere. In Vlaanderen gebeurt dat amper. Bibliotheekmedewerkers wel maar bibliothecarissen? Is er binnen alle Leuvense universiteitsbibliotheken een zelfde cultuur? Er zijn er veel en ze liggen erg verspreid? Hilde: Het idee van één universiteitsbibliotheek leeft veel meer dan vroeger. Dat is uiteindelijk een van de verdiensten van Mel Collier (de vorige directeur, red.) geweest. Waar er vroeger veel

onafhankelijke bibliotheken waren, heeft Mel een beleid aangebracht als universiteitsbibliotheek. Nu plukken we daar de vruchten van: we zien dat alles veel dichter naar elkaar groeit en dat die bibliotheken nu ook effectief één universiteitsbibliotheek zijn. Voor sommigen is de integratie nog sterker zoals voor CBA, de Biomedische bibliotheek en recent de Letterenbibliotheek die samen met de moderne bibliotheekwerking van de Centrale bibliotheek als Artes volledig binnen de universiteitsbibliotheek functioneert. Specifiek voor Leuven is dat ook het Universiteitsarchief en het Kunstpatrimonium onderdeel uitmaken van de organisatie die we globaal Universiteitsbibliotheek noemen. Wat houdt de functie van directeur in? Hilde: Mijn functie is wel degelijk het beleid uitzetten voor al die bibliotheken, strategische plannen opmaken en zorgen dat ze gerealiseerd worden. Ik merk dat ik dat vaak moet uitleggen. Blijkbaar verwacht men soms van mij dat ik me dagdagelijks met de oude drukken of manuscripten bezighoud terwijl dat net werk voor de specialisten is. Binnen de associatie zijn er in totaal 46 bibliotheken, waarvan er 11 van het ‘oude KU Leuven’ zijn. Het is dus een grote organisatie geworden waar we samen het beleid voor moeten uitstippelen. We willen onze erfgoedcollecties uitbreiden, optimaal bewaren en zo goed mogelijk in de verf zetten door een degelijke publiekswerking. Tegelijkertijd willen we die collectie ook digitaliseren en ervoor zorgen dat die hoogtechnologisch goed ontsloten worden. Op die manier willen we ook onderzoek op en met de collecties kunnen garanderen. Aan de andere kant krijgen we ook heel veel vraag naar de rol van de bibliotheek bij research datamanagement. Wat weer een heel ander aspect is. Binnen deze ene universiteitsbibliotheek heb je een enorme spanwijdte van dingen die moeten gebeuren, gekoppeld aan de activiteiten binnen de universiteit zelf. We hebben gespecialiseerde afdelingen nodig maar overal moet er een interdisciplinair karakter leven. Ook dat moeten we stimuleren. Zo hebben we toen ik pas benoemd was een manuscriptje (zie p. 48) kunnen aankopen. Dat manuscript is het enige wat we momenteel nog hebben uit de bibliotheek van het Celestijnenklooster (nu Campusbibliotheek Arenberg) die daar vroeger was. We dachten dat alles ofwel verloren was gegaan ofwel in privécollecties was opgenomen. Toch is er nog een manuscript opgedoken en dat hebben we kunnen aankopen o.a. via een erg milde schenker van buiten de universiteit. We hebben het manuscript onmiddellijk gedigitaliseerd en geanalyseerd met de multispectrale dome zodat we ook naar de onderliggende lagen konden kijken: stond er nog iets anders geschreven, is er ooit iets geschreven op de plaatsen die nu wit zijn? We hebben dat officieel overhandigd aan de rector en de

META 2016 | 1 |

17

interview

vice-rector van de groep W&T, de ingenieurs en wetenschappers hadden immers ook hun bijdrage geleverd bij de aankoop. Op een receptie bracht ik de persoon die verantwoordelijk was voor de digitalisering en analyse van het werk in contact met de decaan van de faculteit Wetenschappen. Wat bij de analyse gebeurt is eigenlijk pure fysica en chemie. En daarom heeft zij nu een les gegeven over wat ze, zonder beschadiging allemaal te weten kon komen over het manuscript. Die linken tot stand brengen binnen de universiteit is een kracht die wij als bibliotheek hebben. Dat is het imago van de bibliotheek binnen de eigen instelling wat bijstellen? Hilde: Ja. Ook wij krijgen nog altijd sollicitanten over de vloer die graag bij ons zouden willen werken omdat ze van boeken houden. Terwijl een groot deel van ons budget niet naar boeken gaat maar wel naar alles wat elektronisch is. En dat vraagt een heel andere inzet van onze bibliotheekmedewerkers. Mensen kijken inderdaad nog te vaak naar een bibliotheek als een verzameling van boeken. Terwijl de universiteitsbibliotheek al lang veel meer is dan enkel dat. Collectiedeskundigen en informatiespecialisten moeten zeer dicht staan bij diegenen die het onderzoek binnen de universiteit voeren zodat ze alles kunnen bevatten wat daar gebeurt. Zo kunnen wij als bibliotheek een nieuwe impuls geven, zoals met het manuscript. En weten we wat binnen het onderzoek leeft zodat we dat kunnen hertalen naar onze bibliotheekcollectie. Wat zijn voor uzelf de persoonlijke uitdagingen? Hilde: Het is weer een ander niveau van management met veel contacten met een ander deel van de academici binnen de universiteit. Die nieuwe kringen moet ik me eigen maken, ook buiten de universiteit zijn er heel wat nieuwe contacten. Ik ben historica van opleiding, ik heb veel met juristen, met biomedici en ingenieurs gewerkt en door nu ook weer veel dichter bij de erfgoedcollecties te staan, is de cirkel rond. De grote uitdaging is of we van de bibliotheek een organisatie kunnen maken die antwoord kan bieden aan alle vragen. En hoe we de verschillende bibliotheken over heel Vlaanderen kunnen aansturen. Zoals voor elke bibliotheek zijn er natuurlijk ook de budgettaire beslommeringen. Momenteel vraagt de reorganisatie van Erfgoed & Cultuur (o.a. binnen het gebouw van de Centrale Bibliotheek) veel tijd en energie. In de Letterenbibliotheek is op 1 december het Artesverhaal gestart, een samenvoeging van de moderne bibliotheekfuncties van de Centrale Bibliotheek en de faculteitsbibliotheek Letteren. Momenteel stuur ik de dienst Erfgoed & Cultuur voorlopig zelf aan, die de erfgoedcollecties van de huidige Centrale Bibliotheek, het Universiteitsarchief  en het Kunstpatrimonium verenigt. Die moet terug op de rails. De bedoeling was om die inkanteling 1 december ook rond te hebben maar daar zijn toch belangrijke zaken misgelopen in de communicatie van en naar medewerkers en binnen de universiteit. Ook voor UBD (Universiteitsbilbiotheekdiensten) staat een grondige herziening van hun taken en doelstellingen gepland. Daarnaast loopt ons 4-jarig strategisch beleidsplan en dat zit goed, dankzij het grote team dat we hebben natuurlijk. 1 8 | META 2016 | 1

Welke beleidsaccenten zou je zelf graag willen leggen? Hilde: We komen van ver met de Universiteitsbibliotheek. En ik vind dat we het aan de universiteit en de grootte van de KU Leuven verschuldigd zijn om de voortrekker te zijn. Bij research data lagen we wel een stuk voorop maar nog niet voldoende. Ik wil dat de Universiteitsbibliotheek mee is met wat er gebeurt binnen de academische wereld en internationaal. We moeten zeer dicht bij het lopende onderzoek staan en waar mogelijk hier vanuit onze eigen collecties zelfs de nodige impulsen aan geven. Naar onderwijs hebben we natuurlijk reeds Agora en CBA als grote leercentra maar zijn we ondertussen ook bezig aan een nieuwbouw voor een bibliotheek/leercentrum op Gasthuisberg dat de oude Biomedische Bibliotheek zal vervangen. Ook de Associatie met haar sterke regionale spreiding en de evoluties binnen die associatie zelf, zorgen voor heel wat uitdagingen naar de bibliotheken toe. Daarnaast moeten we natuurlijk onze specifieke sterktes benadrukken zoals bijvoorbeeld het gebouw van de Centrale Bibliotheek op het Ladeuzeplein. De universiteit wil dit gebouw terecht nog veel meer een voortrekkersrol geven binnen de culturele identiteit en activiteiten hierrond. Het wordt een grote uitdaging om binnen dit gebouw alle activiteiten zonder mekaar te hinderen, te laten gebeuren met voldoende personeelsondersteuning. Ondertussen moeten er ook nog de nodige werken aan het gebouw gebeuren zodat bezoekers nu al, maar zeker naar de viering van 2025 (600 jaar universiteit) dit gebouw als een schitterend startpunt met een sterke uitstraling en mooie ruimtes kunnen (h)erkennen. Waar ook de collecties kunnen gevaloriseerd worden en onderwijsen onderzoek ondersteund kan worden. Ontbreekt die voortrekkersrol nu te veel? Hilde: Ik denk dat we die zelden waar hebben gemaakt. We hebben veel moeten inhalen en ik denk dat we al grote stappen vooruit hebben gezet. Maar echt die voortrekkersrol kunnen we ons nog niet toe-eigenen. Voor een deel is dat te wijten aan de versnippering. Maar dan spreek ik ook van een periode voor 2002. Als je allemaal kleine entiteiten hebt die elk hun ding doen dan ontbreekt er een overkoepelende organisatie die een bepaalde richting voor ogen heeft. Beleidssturing is nodig. Pas dan kan je opportuniteiten zien en kan je zien welke nieuwe richting we uit moeten. Research data en open data zijn hot topics, hoe wil de KU Leuven zich op dit vlak profileren? Hilde: Om te beginnen zijn we als bibliotheek al nauw betrokken bij die projecten. Het is echt een samenwerking tussen onderzoekscoördinatie, ICT en de bibliotheek. Als bibliotheek beschikken we zeker over de capaciteit om een belangrijk blokje in te vullen binnen dat hele verhaal. Wat kunnen we nog meer? Er is de vraag om daar binnen Vlaanderen samen aan te werken, alleen zo wordt het haalbaar. Ik denk dat we daar ook over moeten waken dat het gebeurt, en dat zal ik ook doen als voorzitter van het Overleg Wetenschappelijke Bibliotheken (OWB). Research data en datamangement zijn ook geen lichtgewichten. Maar iedereen beseft dat er daar iets moet gebeuren. Maar is er is nog veel werk aan de winkel en binnen de bibliotheek is er ook nood aan enkele nieuwe profielen om daar helemaal met

interview

“ Ik denk dat het sowieso

goed is dat je verschillende omgevings­ervaringen hebt. In Nederland merk je dat bibliothecarissen vaak verhuizen van de ene universiteit naar de andere. In Vlaanderen gebeurt dat amper.

mee te kunnen. De KU Leuven heeft reeds stappen gezet door een datamangementplan voor te stellen, te zorgen voor goedkopere opslag maar als bibliotheek zullen we zeker betrokken zijn bij metadatering en bij de langetermijnbewaring. Onderzoekers zien het probleem zodra het hen uitgelegd wordt maar zien ook terecht de obstakels om dit te realiseren; verplichtingen van Europa en funding organisaties zullen hen op termijn echter dwingen. Dan willen we als universiteit en bibliotheek zeker klaar zijn om te vermijden dat of de funders of de uitgevers ons bepaalde systemen op zullen leggen. Hoe ziet het personeelsprofiel van de Universiteitsbibliotheek eruit? Hilde: Ongeveer fiftyfifty qua genderverdeling. We hebben veel diensten waar er veel mannen zijn maar er zijn diensten waar het dan weer compleet omgekeerd is. Ik merk wel dat we de laatste tijd vooral vrouwen aantrekken en dat we daardoor een probleem hebben om nog mannelijke kandidaten te selecteren. Een standaardprofiel wordt, zeker in de grote bibliotheken steeds minder voor de hand liggend, het werk is zeer uiteenlopend. We hebben natuurlijk nog altijd een massa historici, die ook altijd welkom zullen blijven, maar er zijn ook medewerkers die biomedische wetenschappen hebben gestudeerd. En dat zijn de profielen die we ook wel nodig hebben binnen de bibliotheek. Wat ik wel merk is dat de basisopleidingen, en dus ook de bijhorende profielen, wel afnemen. Dat is soms moeilijk. Maar hoe minder manueel werk je hebt, hoe zwaarder je eisen voor een profiel ook worden.

Wat betekent het wegvallen van IBW voor jullie? Hilde: Dat valt eigenlijk mee. Wij hebben bijna nooit geëist dat iemand beschikte over een IBW-diploma. Het werd altijd vermeld als ‘sterkt tot aanbeveling’ maar er is nooit gezegd dat het moest. Ondertussen hebben we ook ons eigen TOBtraject. Dat staat voor Talenontplooiing@Bib. Het is een project dat uniek is binnen de universiteit en ik denk ook binnen Vlaanderen. We hebben nu zo’n eerste traject afgerond. Bibliotheekmedewerkers hadden de kans om zich daarvoor aan te melden. En over een periode van anderhalf of twee jaar krijgen de deelnemers allerhande cursussen aangeboden waarvan wij vinden dat ze nodig zijn voor iemand die in een bibliotheek werkt. Binnen dat traject werken ze ook gezamenlijk aan een project. Via intervisies volgen we alles op en er wordt ook een Persoonlijk Ontwikkelingsplan opgesteld. De eerste veertien deelnemers hebben hun traject afgerond en hebben een hele UB-dag voor ons georganiseerd. De laatste jaren hadden we een UB-dag waarop een bepaald aspect van de universiteitsbibliotheek aan de eigen medewerkers wordt voorgesteld, bijv. digitalisering, onderwijsondersteuning. Deze keer heeft de TOBgroep de organisatie op zich genomen waardoor je kon zien hoe ongelofelijk dynamisch dat was. Iedereen was enorm enthousiast. Dat zijn kwaliteiten waarin we zelf willen investeren. En waar we volgens mij veel meer resultaat van zien dan van een meer theoretische opleiding. Maar anderzijds moet er een goede basis zijn om van te starten en ik vind het jammer dat er geen bibliotheekopleiding meer is. We merken ook dat Talenontplooiing@ Bib-project binnen de hele universiteitsbibliotheek een enorm

META 2016 | 1 |

19

INTERVIEW

dynamisme teweeg heeft gebracht. De volgende lichting staat al te popelen. Een onderliggende doelstelling was ook om een netwerk voor de deelnemers te creëren. Door de verschillende campussen kennen de medewerkers elkaar veel minder. Je kan altijd veel theoretisch beschrijven maar het is vooral door persoonlijke connecties dat je vaak meer kan bewerkstelligen. Als ze een vraag hebben, contacteren ze eerst elkaar. Wat is de rol van de KU Leuven binnen de Associatie? Hilde: Het bibliothekenoverleg binnen de Associatie bestaat al meer dan tien jaar. Dat is snel opgestart geweest nadat de Associatie van start is gegaan. Het bibliothekenoverleg binnen de Associatie heeft ook al heel veel gerealiseerd. Zo hebben we heel snel bekomen dat alle studenten in elke bibliotheek terecht konden op vertoon van hun studentenkaart. We hebben ook collectie- en bewaarafspraken. We werken ondertussen ook allemaal met dezelfde catalogus. Het werkt wel. Wat zijn de ambities voor de Assocatie Leuven? Hilde: Die lopen gedeeltelijk samen. De uitdaging waar we nu voor staan is het volgen van de evoluties die er allemaal gebeuren. Er is nog steeds veel dat verschuift binnen de Associatie. Zo willen we ervoor zorgen dat het in de ‘gemengde bibliotheken’ goed loopt. Binnen de 46 bibliotheken hebben we er een aantal die zich uitsluitend focussen op professionele studenten en er zijn er ook die enkel de academische studenten bedienen. Maar binnen de hogeschoolbibliotheken is er een groep die zich momenteel moet richten tot beide types studenten. Daar zit een grote uitdaging. We hebben één groot kwaliteitsbeleid maar we moeten zorgen dat het technisch ook in orde is. En dat die academische studenten ook de juiste informatievaardigheden aangereikt krijgen. Daarover zijn we nu dus samenwerkingsovereenkomsten aan het afsluiten. We moeten ervoor zorgen dat alles als geheel en op zichzelf goed blijft (samen)werken. Hoe evalueren jullie de inkanteling? Hilde: Wij zijn daar heel vroeg mee begonnen. Drie jaar op voorhand hebben we ervoor gezorgd dat er zicht was op wat we wilden doen met de elektronische bronnen, hoe we dat organisatorisch gingen aanpakken, … We hebben ook gezorgd voor extra financiering vanuit de universiteit. Het was heel goed voorbereid en er is weinig echt onverwacht gebeurd. Maar nu worden er nieuwe gebouwen gezet en moeten daar ook bibliotheken in en zijn we beleid aan het maken rond meer specifieke doelgroepen dat bijvoorbeeld voor architectuur nog altijd over een meer papieren bibliotheek gaat, voor de ingenieursopleidingen gaat het dan weer eerder over leercentra. Wij initiëren dat en laten dat door de groepen bekrachtigen om te zorgen dat het voor de volledige Associatie klopt. Dat moet een gigantisch overzicht zijn. Hilde: Als je vraagt naar uitdagingen: het mag wel complex en groot zijn. Ik vind het fijn om in die puzzel structuur te vinden. Ik volg de Associatie al heel lang op dus dat is al een hele tijd ‘mijn verhaal’. Maar dat complexe en het continue in beweging zijn is net wat ik heel fijn vind. Dat is het soort organisatie dat 2 0 | META 2016 | 1

ik graag stuur en daar behaal ik graag resultaten mee. Maar medewerkers durven wel eens vast te lopen op het continue in beweging zijn. Zij zoeken eerder naar stabiliteit. Maar ik denk dat deze maatschappij en ook de universiteit niet meer toelaat dat je het allemaal heel statisch houdt. Je moet mee kunnen gaan met de dingen die gebeuren om te zorgen dat je organisatie dicht genoeg bij je onderwijs en onderzoek kan blijven staan. Anders hink je achterop. Dat vraagt veel opvolging. En als je internationale tendensen bemerkt moet je ook durven zeggen dat we daar als UB ook aan moeten werken. Is het voorzitterschap van OWB ook een van die uitdagingen? Hilde: Die timing was niet perfect (lacht) maar ik geloof wel enorm in die samenwerking binnen Vlaanderen. Al van bij de start ben ik voor de KU Leuven betrokken bij Elektron. Er zijn dingen die we als bibliotheek niet alleen moeten of kunnen doen, dingen die we gewoonweg beter kunnen doen als we samenwerken. Neem nu wat we gedaan hebben rond de statistieken, rond OKAPI en wat we nu willen doen met de depotprojecten. Dat zijn allemaal dingen die noodzakelijk zijn binnen de huidige omgeving. Bijgevolg heb je dus ook een platform nodig waar dat bespreekbaar is en van waaruit je dat kan aansturen. De ambities van OWB zijn echter afhankelijk van wat de leden zelf zullen aanbrengen. We hebben nu de vraag om ook te kijken naar dat researchdatamanagementplatform maar ik weet niet of dat uiteindelijk ook binnen OWB zal landen. We hebben ook de vraag gekregen om te kijken naar een soort platform voor kleine uitgevers zodat zij elektronisch kunnen publiceren. Voorlopig hebben we de vaste projecten, OKAPI en het depotproject voor de biomedische, en er komt een depotproject voor de bio-ingenieurs aan. De agenda zal deels ook afhankelijk zijn van wat komt bovendrijven aan samenwerkingen. En wat daar de noden zijn. De wil is er zeker om OWB te doen slagen. U hebt ook een zeteltje in de Raad van Bestuur van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek vzw? Hilde: Ja, dat hoort bij de functie. In het begin heb ik daar wel moeten bijbenen want het gaat over ervaring die ik niet heb. Ik ben daar in een goed draaiende machine gestapt waar door omstandigheden ook al een tijdje geen vertegenwoordiging vanuit de KU Leuven aanwezig was. Maar ik heb hier in huis gelukkig mensen die mij voldoende kunnen inlichten. Maar hoe je het ook draait of keert, managementervaring in de ene raad van bestuur is identiek dezelfde voor een andere raad van bestuur. Het gaat uiteindelijk om het nemen van beleidsbeslissingen. En dat is gelijkaardig. Gaat dit niet ten koste van de work-life balance? Hilde: Een deel van de job is nieuw voor mij maar een ander deel deed ik natuurlijk al wel een tijd. Dus dat valt zeker wel mee. Mijn kinderen zijn ook net op de leeftijd waarop het kan, anders was het misschien wel moeilijker geweest. Ik heb gelukkig ook een man die inspringt waar nodig. In het begin was het veel, er zijn ook best wel wat avondactiviteiten met recepties. En nu moet ik daar wel aanwezig zijn. Op zulke momenten is het zoeken. Maar het lukt!

inzet

Marleen Rome

“ We hebben resoluut de kaart getrokken van ontmoeting en lokale inbedding” Hoe ben je in de bibliotheeksector beland? Na twee jobs in de privésector startte ik in 2006 bij de stad Geel op de dienst Mobiliteit. In 2010 kwam er in de bib van Geel een vacature vrij voor de job van zakelijk beheerder. Ik heb deelgenomen aan het examen en was geslaagd. Sindsdien werk ik in de bib van Geel. Waar werk je nu? En wat houdt jouw baan in? Ik werk ondertussen bijna zes jaar als zakelijk beheerder in de bib van Geel. Ik ben, zoals een bibliothecaris, de eindverantwoordelijke van de bib. Ik vind het belangrijk mijn collega’s te motiveren en hen in staat te stellen hun werk zo goed mogelijk uit te voeren. Met welke thema’s ben je beroepsmatig veel bezig? Ik bestudeer voortdurend onze back­ officeprocessen om te bekijken of we de dingen wel moeten blijven doen zoals we ze doen. Of we bepaalde zaken niet anders kunnen aanpakken, waardoor we een beter resultaat hebben waar zowel klant als bibmedewerker beter van wordt. Ik denk hierbij aan de koppeling van onze besteladministratie met de bestelmodule van onze leverancier. Zodra we dit gerealiseerd hebben zal de bestelling van collectiematerialen door onze medewerkers vlotter verlopen, waardoor onze klant de materialen sneller vindt in de bib. Daarnaast houd ik me, samen met mijn collega’s, bezig met hoe we ons als bib moeten aanpassen aan de veranderende omgeving. We hebben resoluut de kaart getrokken van ontmoeting en lokale inbedding en reiken de hand naar de verschillende organisaties en verenigingen in Geel om samen activiteiten uit te werken. Naast die ontmoeting en de daarbij horende drukte merk ik dat bezoekers ook naar de bib komen omdat ze op zoek zijn naar een rustige plek. Deze verwachtingen zijn

uiteenlopend en daar staan we de laatste tijd meer bij stil. We willen bekijken hoe we, naast ontmoeting, ook daar een antwoord op kunnen bieden. Ten slotte geloof ik dat het belangrijk is om over je eigen bibliotheekgrenzen heen te kijken en contact te zoeken met bibliotheken uit jouw regio. Onze bib maakt sinds enige jaren deel uit van de regionale samenwerking kERF. We bekijken binnen dit samenwerkingsverband hoe we elkaar kunnen versterken. Dit gebeurt met vallen en opstaan, maar ik geloof erin. Hoe ziet een werkdag er voor jou uit? Als ik een gemiddelde werkdag moet beschrijven, merk ik dat ik vaak in een overleg zit. Een overleg met collega’s in de bib, met collega’s van de stad Geel, met collega’s uit de sector, met leveranciers, … Deze overleggen zijn bedoeld om voortgang in projecten te krijgen, nieuwe inzichten te vergaren, … Verder ben ik collectieverantwoordelijke voor een klein deel van de collectie, namelijk jeugd non-fictie, en beman ik eenmaal per week de balie. Zo blijf ik in contact met de klanten en hun vragen. Hoe zie je je baan binnen vijf jaar? Ik hoop dat we binnen vijf jaar verder staan met ons samenwerkingsverband. Hebben we daartegen concrete afspraken rond collectieaankoop, zodat niet elke bib dezelfde collectie moet aankopen? Zijn we erin geslaagd om onze leenvoorwaarden en abonnementen op elkaar af te stemmen? Ik zie veel mogelijkheden, maar we moeten durven springen en gaan voor een echte samenwerking. Volg je het internationale vakgebied op? De discussies over internationale onderwerpen die via Kenniskantoor worden gevoerd, probeer ik altijd te volgen. Ik denk bijvoorbeeld aan de discussie rond het leenrecht voor e-books.

marleen Rome

Geboren in Geel op 15 mei 1973



Werkt sinds 1 mei 2010 in de OB Geel



Eerste baan: account executive in een Antwerps reclamebureau



Hobby’s: Tennissen, skiën met vrienden, genieten van een boek in een hoekje, in de tuin of op vakantie



Inspiratie: de lentezon, enthousiaste collega’s, mijn gezin

META 2016 | 1 |

21

etalage

Het bibliotheekteam van het Koninklijk Conservatorium Brussel

“ Muziek is onze passie en die we willen delen” Wanneer werd de bibliotheek van het Koninklijk Conservatorium Brussel opgericht? In 1832 werd het Conservatorium opgestart. Het reglement van toen beschreef de bibliotheektaken als volgt: “een catalogus maken en de stukken intern ter beschikking stellen”. We kunnen hier onmogelijk de geschiedenis van meer dan 175 jaar samenvatten, maar de laatste structurele wijziging dateert van 2013: toen werd het Conservatorium een School of Arts van de Erasmushogeschool Brussel.

koninklijk conservatorium brussel - school of arts Erasmus hogeschool

600 studenten

Collectie: 5,5 strekkende km (alle collecties van beide conservatoria samen)





Topstuk: 15115, een handschrift uit de 18e eeuw met meer dan 50 solosonates. Van een sonate van Handel en Telemann is dit de enige bron!

Ons lievelingsstuk: 6 koorboeken, 16e eeuw, met muziek van Vlaamse polyfonisten, afkomstig van een verzameling uit Lerma.

compliment ooit  Leukste gekregen: “Ik kom hier graag”.

2 2 | META 2016 | 1

Wat is jullie opdracht nu en hoe vullen jullie die in? Onze missie focust op de verdere uitbouw van de verzameling, de bewaring ervan en het toegankelijk maken van de stukken. Onze basistaken sluiten dus heel sterk aan bij de ‘gewone’ bibliotheek, maar op inhoudelijk vlak zijn we heel specifiek: het moet te maken hebben met muziek of het komt bij ons niet binnen. Wat erfgoed betreft, bestaat de collectie vnl. uit bladmuziek, maar voor de e-library gaan we ook voluit voor audio en video. De collectievorming wordt vnl. bepaald vanuit muziekpedagogische noden: uitvoeringsmateriaal en uitvoeringspraktijk. We krijgen heel regelmatig schenkingen aangeboden, met daarin af en toe boeiende erfgoedstukken. Was collectievorming de lievelingsactiviteit van onze voorgangers, ze hadden duidelijk een broertje dood aan catalografie. Als gevolg daarvan zitten we met een enorme backlog voor de publiekscatalogus en we gebruiken dus al onze creativiteit om die achterstand in te halen. Een eerste resultaat is te vinden op http://catalog.b-bc.org. We willen ook de digitale sneltrein niet missen. Onlangs is een nieuwe

A2-kleurenscanner geïnstalleerd in een aangepaste scanstudio. Scannen doen we al jaren, maar publiceren gebeurt vooralsnog enkel op ons intranet. Hoe dan ook, de stap naar het internet is voorzien voor heel binnenkort. Heel specifiek is het huren van uitvoeringsmateriaal voor de koor- en orkestproducties, een taak die ook wij moeten opvolgen. En we zijn ook blij dat het Conservatorium onderzoeksprojecten financiert: zo kunnen we de collectie kwalitatief valoriseren. Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken? Dat we het kwaliteitslabel als Vlaamse erfgoedbibliotheek behalen, maar we zijn er ook bewust van dat zo’n ‘Michelinster’ niet meer dan een formele erkenning is. Wat wij vooral als team willen verwezenlijken, is dat iedere gebruiker (heel) tevreden is over de service die wij bieden. Wat maakt jullie team zo uniek? We werken heel nauw samen met een ander bibliotheekteam, nl. dat van het Conservatoire royal. Een groot deel van de collectie wordt trouwens gemeenschappelijk beheerd. Dit bicommunautaire organisatiemodel mag dan iets complexer zijn dan een doordeweekse organisatie, het biedt het grote voordeel dat de gebruiker toegang krijgt tot één grote verzameling van 5,5 km muziek. Uniek is ook dat wij werken in een vervallen gebouwencomplex met vooralsnog geen concrete startdatum voor restauratie. De bibliotheek zelf is gelukkig ondergebracht in een toren uit de jaren zestig. Voor de collectie is er niet meteen een probleem (behalve de aanpassingswerken voor een openkastsysteem), maar de vervallen site is weinig positief voor ons imago. En iedere morgen, voor het echte werk begint, drinken we samen een

etalage

kop koffie (mogelijk is dit minder uniek dan we denken). Dat informeel moment van overleg is van vitaal belang voor de teamspirit. Hoe zou je de teamspirit omschrijven? Door de grote collectie enerzijds en de beperkte personeelsbezetting anderzijds is de werkdruk hoog. Maar we zijn een gedreven team en proberen de stressfactor zo laag mogelijk te houden. Humor, soms met een vrij hoog cynisch gehalte, helpt ons hierbij. Welke achtergrond hebben de team­ leden? We zijn allemaal, naast het bibwerk, ook als uitvoerder met muziek bezig. De liefde voor de muziek is dus groot (of noem het gerust een noodzaak aan muziek). Daardoor zijn we sterk bewust van het belang van (muzikaal) erfgoed. De ploeg is vrij divers samengesteld: een doctor in de musicologie, een laureaat van het Orpheus Instituut, een repetitor van het Vlaams Radio Koor, een leerkracht hobo, een IT-er die momenteel doctoreert en iemand uit de medische sector. Die diverse achtergrond voelen we aan als aanvullend en verrijkend.

V.l.n.r.: Richard Sutcliffe, onderzoeksondersteuning en projectmedewerker; Ilse Beel, coördinator digitalisering; Johan Eeckeloo, algemene coördinatie en beleid; Joachim Ganseman, IT; Ilse Wieërs: coördinator reproducties en administratie; Koenraad Sterckx, projectmedewerker

Welke eigenschappen,vaardigheden of interesses zijn cruciaal om in dit team te functioneren? Interesse in muziek is onmisbaar (dit hadden jullie waarschijnlijk al door), kennis van muziek een basisvereiste, en uiteraard mag basiskennis catalografie en IT-toepassingen niet ontbreken. Onze teamleden werken accuraat, zijn creatief en flexibel, doen soms 24 dingen tegelijkertijd en ze hebben een sterk gevoel voor relativering.

META 2016 | 1 |

23

signalement

Bib in het park

2 4 | META 2016 | 1

signalement

Op zaterdag 12 december opende het nieuwe bibliotheekgebouw van Wevelgem zijn deuren. Kwaliteit en duurzaamheid staan voorop, zowel in het nieuwe gebouw als in de bibliotheekwerking. De bibliotheek wil zich nadrukkelijker profileren als ontmoetingsplek en aanspreekpunt. Die inhoudelijke werking is nu ook vertaald naar het gebouw. De uitbreiding van 300 m², nu 2.000 m² in totaal, vergroot het gebouw niet alleen maar zorgt ook voor meer functionele ruimte. Deze extra ruimte vertaalt zich in een luchtige en speelse opstelling van de collecties, themahoeken, infobalies, tentoonstellingsruimte, … Het nieuwe bibliotheekgebouw moet ook in voortdurende symbiose staan met zijn omgeving. De groene omgeving van het park wordt stap per stap heraangelegd om tot een mooi stukje natuur te komen met de bib als vaste waarde in dit geheel.

META 2016 | 1 |

25

artikel

Handen uit de mouwen! Vrijwilligersproject bibliotheek Sint-Bernardusabdij Bornem Julie Aerts, Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur vzw en Gert Van Kerckhoven, Gemeente Bornem

“Omtrent den oever gheneer ik my” “Aan de oever vind ik mijn voedsel.” Zo luidt het devies van de SintBernardusabdij in Bornem. Op het wapenschild van de abdij staat een reiger die zich tegoed doet aan vis uit de nabijgelegen Schelde. Eeuwenlang voelden ook de paters zich thuis langs de rivier. Hun boeken in de abdijbibliotheek stelden het intussen niet zo best meer, maar meer dan tachtig vrijwilligers brachten daar verandering in. De Sint-Bernardusabdij in Bornem, rechtsopvolger van de in 1797 opgeheven cisterciënzerabdij van Sint-Bernards aan de Schelde in Hemiksem, werd in 2008 door de gemeente Bornem in erfpacht genomen en vormt een unieke erfgoedsite. Het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur vzw (CRKC) heeft de collectie kunst- en cultuurvoorwerpen geïnventariseerd 2 6 | META 2016 | 1

(2009) en werd door de abdij aangesteld om de werking rond het roerende patrimonium te coördineren in het kader van de herbestemming van een deel van de abdijgebouwen. In het kader van deze opdracht is CRKC een beheersplan voor de volledige collectie (archief, bibliotheek en kunst- en cultuurvoorwerpen) aan het opstellen in samenspraak met de lokale betrokkenen en al gauw werd duidelijk dat een integrale aanpak een must is. Nadat de gemeente Bornem de site in erfpacht heeft genomen, werd een herbestemmingstraject opgestart voor het gebouw. Restauratiewerken zijn dringend aan de orde en impliceren de evacuatie van het roerend erfgoed en zo ging de bal aan het rollen.

Een boeiende geschiedenis De abdijbibliotheek kan terugblikken op een boeiende geschiedenis waarvan de

rijke collectie getuigt. In de 17e eeuw verzamelde de abdijgemeenschap een aanzienlijke bibliotheek, waartoe ook zeldzame manuscripten behoorden. Een groot deel van dit boekenbezit, evenals de boekerij van de cisterciënzers van Hemiksem, ging echter verloren onder het Franse regime. In 1872 werd een nieuwe bibliotheek geopend volgens een ontwerp van architect Jozef Schadde. Door gerichte aankopen, vooral in de 19e eeuw, wist men de bibliotheek met heel wat manuscripten en incunabelen te verrijken. De huidige bibliotheek beslaat twee verdiepingen en kan een echte pronkbibliotheek genoemd worden. In de rekken staan meer dan 30.000 banden, waaronder een driehonderdtal handschriften, een twintigtal incunabelen en een veertigtal postincunabelen. De bibliotheek is vooral bekend om zijn rijke verzameling cisterciënsia. Naar een idee van pater Felix werden de platten van alle werken,

artikel

die handelden over de cisterciënzerorde overtrokken met wit varkensleer en opgevuld met blauw linnen. Een kleurencombinatie die moest verwijzen naar de pij en de toog van de monniken. Op de rug van de boeken stempelden boekbinders het wapen van de orde en het symbool van de Sint-Bernardusabdij, de reiger. In de bibliotheek stonden twee rijen pulpita: brede zware houten lezenaars met schuin oplopend blad. Afhankelijk van de breedte lagen er soms tot 12 naslagwerken: Bijbelboeken, -commentaren en andere zware folianten, die de religieuzen hierop comfortabel konden lezen. Om de naslagwerken te behoeden voor diefstal, maar vooral omdat ze voor iedereen beschikbaar moesten zijn, werden de boeken soms vastgeketend. Tot diep in de 20e eeuw verborg elke abdijbibliotheek een geheime afdeling: ‘de hel’. In die mysterieuze uithoek van de bibliotheek werden alle verboden boeken in een afgesloten kast bijeengebracht. In de grote catalogus werd de plaats van deze verboden boeken met rode inkt aangeduid. De abt bewaarde de sleutels, zodat wie een bepaald werk wilde consulteren dat niet kon doen zonder toestemming van de prelaat. In de Bornemse bibliotheek is de kast van de hel nog steeds bewaard, hoog in de bibliotheek en afgeschermd met kippengaas. Benedictus Van Doninck (1895-1922) legde een handgeschreven catalogus aan. Bij het doorbladeren van de catalogi valt op dat abdijbibliotheken een verrassend gevarieerde collectie hebben. Ze waren gericht op het praktische nut voor studenten, pastoors, juristen, abten en schrijvers. Men vindt er alle standaardwerken van de Europese christelijke cultuur. Daartoe behoorden in de eerste plaats de Bijbel, in verschillende talen en formaten, en de kerkvaders. Voorts had elk klooster een collectie klassieke Griekse en Romeinse werken in huis. Hierin vonden onderzoekers de nodige kennis over ethische principes, juridische begrippen en filosofische denkbeelden. Een andere deel van de collectie houdt verband met de monastieke levenswijze: kloosterregels, instructieboeken voor novicen, liturgische geschriften, heiligenlevens en ‘gewijde geschiedenissen’. Om lokale bestuurders te ondersteunen voorzag men in de bibliotheek

heel wat juridische werken. Deze werken kwamen overigens ook goed van pas bij het verdedigen van de abdijbelangen zelf. Door de eeuwen heen hadden abdijen via schenkingen en aankopen vaak een indrukwekkend bezit aan onroerende goederen en rechten opgebouwd. Voor het beheer van deze pachthoeven, molens, brouwerijen, colleges, tienden, bossen, enz. kwamen deze rechtsbronnen van pas. Daarnaast werden bij het opmeten van deze bezittingen ook heel wat kaartboeken aangelegd. In het kader van de opleiding van kloosterlingen en studenten vond men in abdijbibliotheken uiteraard veel literaire en wetenschappelijke werken. Geschiedenis, wiskunde en natuurkunde, biologie en atlassen. Deze standaardwerken ontbreken dan ook niet in de collectie. De bestaande collectie is op dit ogenblik niet enkel omwille van de aanwezigheid van een aantal topstukken uniek, maar ook door zijn totaliteit die een representatief beeld geeft van de organische groei en doelstellingen van een abdijbibliotheek.

Voorbereidend werk: een multidisciplinaire aanpak In januari 2012 werd de ‘Stuurgroep Abdijbibliotheek’ opgericht. De stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de abdijgemeenschap, Dienst Erfgoed Provincie Antwerpen, Agentschap Onroerend Erfgoed, Gemeentebestuur Bornem, KADOC-KU Leuven, Maurits Sabbebibliotheek en het CRKC. Na meer dan een jaar contacten leggen, expertise verzamelen, draagvlak creëren en intensief brainstormen over workflow en een verantwoord doch pragmatisch plan van aanpak werd besloten om restauratoren Marijn De Valk (advies en praktische begeleiding) en Guy De Witte (vorming) aan te stellen. De gemeentelijke archiefdienst deed een oproep naar vrijwilligers en tekende een traject uit voor de basisregistratie van de bibliotheekcollectie. Terecht mag gesteld worden dat dit een pilootproject is en breder reikt dan Bornem alleen. De in de stuurgroep opgebouwde expertise zal naar de toekomst toe pistes kunnen aanreiken om andere (religieuze) erfgoedbibliotheken te inspireren bij de zorg voor hun collecties.

“ Tot diep in de 20e

eeuw verborg elke abdijbibliotheek een geheime afdeling: ‘de hel’.

META 2016 | 1 |

27

artikel

“Work in progress.”

Ook na de start van de eigenlijke werkzaamheden zat de stuurgroep niet stil en werd er druk nagedacht over het depotvraagstuk, financieringsmogelijkheden en het binnenklimaat van de bibliotheek. Om over dit laatste punt gefundeerde aanbevelingen te kunnen doen, werd een technische werkgroep van ingenieurs, architecten, monumentenzorgers en andere expertisehouders in het leven geroepen. De technische werkgroep rapporteert aan de stuurgroep. Een voortdurend knelpunt bleek het gebrek aan voldoende financiële middelen, onder andere om het noodzakelijke materiaal aan te kopen. Er was niet alleen verpakkingsmateriaal nodig, maar ook boekenschepjes, ontvochtigers, dataloggers en beschermende kledij voor de vrijwilligers. Om de boeken op de eerste verdieping te kunnen aanpakken, was bovendien een verhuislift nodig (die de toepasselijke naam ‘Bernard’ kreeg). Creativiteit bleek het antwoord te zijn op de nijpende financiële situatie en alle betrokkenen gingen aan de slag. Zo werden er beschermende schorten verkregen van een naburig bedrijf en ontvochtigers uitgeleend bij de plaatselijke afdeling van Natuurpunt en het kasteel d’Ursel. Dankzij een subsidie van de provincie Antwerpen kon de vorming van de vrijwilligers bekostigd worden en ook wat basismateriaal aangekocht. De Antwerpse vereniging Cornelis Floris vzw schonk een mooi bedrag waardoor 2 8 | META 2016 | 1

er weer enkele dringende noden konden worden geledigd. Daarnaast stapte de abdij mee in het crowdfundingsproject ‘Boekensteun’ in samenwerking met de Vlaamse Erfgoedbibliotheek. ‘Boekensteun’ leverde niet alleen welkome financiële steun op, maar vergrootte ook de bekendheid van het project. De moeilijkheden en uitdagingen waren niet meteen van de baan en het eerste vraagstuk dat het hoofd moest worden geboden, was dat van de schimmels en insecten in de bibliotheek. De schimmel­ aantasting is zichtbaar als witte pluisjes op de banden en op de boeksneden. Van twintig boeken, verspreid over de hele bibliotheek, zijn tijdens de voorbereiding van het project schimmelmonsters genomen. Deze zijn geanalyseerd door het MUCL van de Universiteit van Leuven en door het Centraal Bureau voor Schimmelcultures in Baarn (Nederland). De conclusie van beide onderzoeken geeft aan dat het vooral gaat om veel voorkomende schimmelsoorten, die over het algemeen goed gedijen in een wat vochtiger milieu. Vooral Aspergillus soorten komen vrij algemeen voor. Verschillende methoden voor het bestrijden van de schimmels zijn tijdens de voorbereidingen besproken. Ook de ervaringen bij andere bibliotheekcollecties met hetzelfde probleem zijn hierin meegenomen. Gekozen is uiteindelijk voor het zorgvuldig schoonmaken van elk boek en het hierna bewaren van de boeken onder goede condities.

Wanneer de boeken na het schoonmaken in een geschikte ruimte bewaard worden, gaan we ervan uit dat droogreinigen voldoende is. Dit betekent dat de relatieve luchtvochtigheid dag en nacht geregistreerd wordt en nauwlettend in de gaten wordt gehouden. Wanneer deze boven de 55 procent komt, worden mobiele ontvochtigers ingeschakeld. Het schoonmaken doodt de schimmels echter niet en deze zullen terugkeren wanneer de groeiomstandigheden weer gunstig zijn. Van verschillende boeken zijn schimmelmonsters genomen vóór het schoonmaken en daarna. Bij de testen ná het schoonmaken trof men aanzienlijk minder schimmelsporen aan en waren deze minder actief. Bovendien zijn de boeken na afloop van het project allemaal zorgvuldig schoongemaakt, waardoor het stof, een belangrijke voedingsbron, weggenomen is. Recente onderzoeken in het buitenland bevestigen deze pragmatische manier van werken. Het is nu wachten op een zorgvuldig geklimatiseerde bibliotheekbewaarplaats waar de boeken in de toekomst bewaard zullen worden bij een stabiele temperatuur en relatieve luchtvochtigheid die niet boven de 60 procent komt.

Aan de slag! Na het uitdenken van de werkmethode en het creëren van voldoende (lokaal) draagvlak was het tijd om aan de slag te gaan en kon er worden gestart met zoeken van de vrijwilligers. Er werd een oproep gelanceerd en het enthousiasme was meteen groot. Na de infoavond voor de vrijwilligers haakte niemand af, maar meldden zich zelfs nog meer vrijwilligers aan. De vrijwilligers ondertekenden een vrijwilligersovereenkomst en vervolgens werden door Gert Van Kerckhoven en Greet De Boeck (gemeente Bornem) werkploegen samengesteld. Elke vrijwilliger werkte minstens een halve dag per week, maar er kon gemakkelijk gewisseld worden indien iemand een week moest overslaan. In elke ploeg vond men een diversiteit aan kennis en vaardigheden, zodat iedereen al vrij snel een eigen taak kreeg om de workflow zo vlot mogelijk te laten verlopen. In de loop van de tijd ontstonden min of meer vaste groepen. Mensen raakten ingewerkt, en er ontstond een taakverdeling binnen elke

artikel

ploeg, wat de efficiëntie en de goede voortgang ten goede kwam. De vrijwilligers waren afkomstig uit alle sociale lagen en leeftijdscategorieën en al gauw ontstond er een groepsgevoel en werd er van ‘onze bibliotheek’ gesproken. In de projectnieuwsbrief, die regelmatig naar de vrijwilligers werd verstuurd, getuigen vrijwilligers over hun ervaringen met het project. “Stilaan leer je meer, over de werkwijze, en over de boeken zelf. Je wordt altijd verleid….”, getuigt een vrijwilliger. Andere vrijwilligers geven aan dat vooral het samenhorigheidsgevoel en de sociale contacten tussen de vrijwilligers onderling een belangrijke motivatie vormden. Uiteraard straalt de collectie zelf een bijzondere aantrekkingskracht uit. Een vrijwilliger verwoordt het als volgt: “De boeken zijn speciaal. Ze hebben iets magisch. Op deze manier heb je een band met drie- tot vierhonderd jaar geleden”.

Werkproces Op maandag 13 mei 2013 werd er gestart met enkele theoretische vormingen voor de vrijwilligers door boekrestaurator Guy De Witte. Hierbij werd aandacht besteed aan het herkennen van materialen, de meest voorkomende schadebeelden en het veilig manipuleren van boeken, en de invloed van omgevingstemperaturen.

“ De vrijwilligers

waren afkomstig uit alle sociale lagen en leeftijdscategorieën en al gauw ontstond er een groepsgevoel en werd er van ‘onze bibliotheek’ gesproken.

In samenwerking met Marijn De Valk werd een workflow uitgewerkt en inventarisatiefiche opgesteld, waarin niet alleen de bibliografische gegevens werden genoteerd, maar ook de toponymie van de bibliotheek werd vastgelegd en een schaderegistratie per boek gebeurde. De vrijwilligers leerden hier onder andere hoe ze met de boeken moeten omgaan (van de plank halen, transporteren...), welke beschermende hulpmiddelen te gebruiken in verband met de schimmel en hoe ze bepaalde types schade op de boeken kunnen herkennen. De boeken werden eerst uit de bibliotheek gehaald en naar de werkruimtes gebracht. In de bibliotheek zelf mocht niet gewerkt worden uit veiligheidsoverwegingen. Het uit de kasten halen en transporteren vraagt de nodige aandacht van de vrijwilligers want niet alle boeken zijn genummerd. Het is van het grootste

belang om de volgorde van de boeken, zoals ze in de kast staan, te handhaven. Vervolgens werd elk boek zorgvuldig schoongemaakt. De droogteminnende stofschimmels, die te zien zijn als witte pluisjes op veel boeken, werden verwijderd met een stofzuiger met een speciaal borsteltje. Het schoonmaken gebeurde in een aparte ruimte. Pas na het stofzuigen mochten de boeken geopend worden. Elk boek kreeg een nieuw volgnummer en een barcode en elk titelblad werd gefotografeerd. De nieuwe nummers worden met potlood achterin de boeken geschreven en daarnaast kreeg elk boek twee strookjes met het nummer erop. Hierna volgde het meest intensieve werk: het maken van een korte titelbeschrijving volgens de regels van de Short Title Catalogue Vlaanderen (SCTV). Dit deden de vrijwilligers, in teams van steeds twee mensen, die elkaar voortdurend aanvulden en fouten verbeterden. Er waren drie computers beschikbaar. De schaderegistratie van de boeken gebeurde aan de hand van acht schadetypes die aangevinkt kunnen worden en ook werd in de computer aangegeven of een boek extra verpakking nodig heeft tijdens het transport. Bijvoorbeeld een wikkel van zuurvrij papier of een op maat gemaakte conservatiedoos. Na dit verpakkingswerk werden de boeken in verhuisdozen ingepakt, die voorlopig opgeslagen werden in een aparte ruimte in de abdij.

Met de blik op de toekomst Na 12 maanden werken werden 38.987 volumes schoongemaakt, geregistreerd en ingepakt in 835 dozen. December 2014 was de geplande einddatum van het project, maar door het enthousiasme van de vrijwilligers werd beslist om door te gaan. Door het wegvallen van de dagelijkse begeleiding van projectleider Greet De Boeck, werd de workflow aangepast en bovendien werd er vaak op andere locaties gewerkt. Bovendien bleef er op de zolders van de abdij nog een zogenaamde ‘restcollectie’ over van boeken die ooit in de abdijbibliotheek zelf hadden gestaan. Om het complete plaatje van de abdijbibliotheek in beeld te brengen, zou deze collectie ook

META 2016 | 1 |

29

artikel

moeten worden geregistreerd alvorens te worden herbestemd of afgestoten. Het project werd in juni 2015 beëindigd, maar het werk is nog lang niet af. De teller staat op 56.500 geïnventariseerde titels en 1250 ingepakte dozen. Bovendien zijn nog steeds enkele vrijwilligers aan de slag om de gehele inventaris te zuiveren en de onvermijdelijke fouten te verbeteren. Ook bleven er verschillende openstaande vraagstukken over. Zo is het nog altijd afwachten op geschikte depotruimte en werd er nog geen diepgaand onderzoek gevoerd naar de aanwezigheid van insecten in de collectie. Ook over de toekomstige ontsluiting en valorisatie van de collectie moeten er nog concrete plannen worden gemaakt. Tegelijk was het duidelijk dat het enthousiasme en potentieel van de vrijwilligersgroep toekomstperspectieven bood en op gestructureerde wijze geconsolideerd

3 0 | META 2016 | 1

zou moeten worden. Daarom werd de vzw ‘Vrienden van het Archief’ opgericht. De ‘Vrienden van het Archief’ hebben een ruimere scope dan enkel de SintBernardusabdij en richten zicht op het geheel van het Bornemse erfgoed. De vrijwilligers krijgen verder de kans om extra vorming zoals een cursus paleografie te volgen en de dynamiek van de werking wordt aangewakkerd door een goede coördinatie van het gemeentelijk archief. Vrijwilligers en andere geïnteresseerden blijven op de hoogte van de werkzaamheden en activiteiten via de facebookpagina ‘Archief en Erfgoed Bornem’.

Conclusie Het afgelegde traject was een boeiend en interessant leerproces voor alle betrokkenen. Met weinig middelen en veel enthousiasme en inzet is de ploeg erin geslaagd om een belangrijke collectie op korte termijn schoon te maken, te registreren en te bewaren. De moeilijkheden bleken achteraf soms juist een stimulans te zijn

om naar creatieve oplossingen te zoeken. De belangrijkste factor in dit verhaal zijn volgens alle betrokkenen ongetwijfeld de mensen zelf. Vrijwilligers en projectcoördinatoren omschrijven de sfeer in termen van betrokkenheid, inzet en groepsgevoel. Daarnaast komt nog eens de fascinatie die de collectie uitstraalt of om het met de woorden van Godefridus Bouvaert te zeggen: “Soo een plaets verciert met Boeken, is soo aengenamen schat, dat ik niet ter weireldt wete, dat ik meerder acht als dat: ja ‘k en vreese niet te seggen, dat sy is soo vol van rust; dat sy schynt een zee te wesen vol van toegelaten lust.” 1

1 DELSAERDT, P. DE VLIEGER-DE WILDE, K., SOUVEREYNS, G. Een zee van toegelaten lust. Hoogtepunten uit abdijbibliotheken in de provincie Antwerpen. Antwerpen, 2004.

de vraag

Wat zijn de beste programma’s om infographics te maken? Liesbeth De Vogelaere, Arteveldehogeschool

Zelfs de ingewikkeldste statistieken komen tot leven door ze visueel te presenteren. Infographics zijn hierbij een steeds populairder hulpmiddel (zie META 2015/6 ‘Maak je eigen Infographics’). Een infographic brengt de kern van het verhaal op een visueel aantrekkelijke manier. Daardoor lezen mensen het gemakkelijker en blijft de boodschap beter hangen. Ook in de bibliotheeksector kunnen infographics nuttig zijn om je te presenteren aan de buitenwereld. De Arteveldehogeschool publiceerde al twee maal een infographic van haar jaarverslag. De reacties hierop waren positief. Een infographic maken is helemaal niet moeilijk. Met de hulp van enkele programma’s op internet kan iedereen infographics maken in een handomdraai. Hiervoor hoef je echt geen grafisch genie te zijn. Deze programma’s hebben heel wat voordelen. Om te beginnen, kan je ze uitproberen in een gratis basisversie. Het enige wat de gebruiker moet doen, is zich registreren en hij kan meteen aan de slag. Indien gewenst, kan hij daarna de betalende versie aanschaffen. Er zijn verschillende sjablonen beschikbaar om mee van start te gaan. Zo zijn al meteen een uitgekiend kleurschema en bijpassende lettertypes voorhanden. Door te klikken en te slepen, vult je lege pagina zich met iconen, foto’s en tekst. Ook eigen foto’s en links kan je toevoegen. Als de infographic klaar is, kan je kiezen hoe hem te verspreiden: opslaan als foto, delen via mail of op sociale media, of publiceren op een website.

Piktochart Piktochart is een heel gebruiksvriendelijk programma. Met weinig moeite krijg je een fantastisch resultaat. Bovendien is de gratis basisversie erg uitgebreid. De ontwerper kan aan de slag met een tiental verschillende sjablonen. Regelmatig komen er andere bij. Het is mogelijk om tot zestig Piktocharts te maken in de basisversie. Icoontjes en tekst kan je verslepen naar het sjabloon. De icoontjes zijn geordend op thema maar je kan ook zoeken op de tags die eraan toegekend zijn. Alle icoontjes zijn trouwens beschikbaar

Canva

Piktochart

Easel.ly

Visme

Sprites

Infogram

…

Venngage

in de basisversie. Dat zijn er meer dan vierduizend. Ook kan het programma grafieken maken. Er is keuze uit veertien verschillende stijlen die volledig aangepast kunnen worden qua kleur en look. Ook video’s kan je inbedden.

alle iconen en sjablonen zijn gratis beschikbaar. Canva heeft een ander prijzenmodel dan Piktochart. Bij Canva is de basisversie beperkter maar kosten extra sjablonen of icoontjes weinig. Meestal is dit 1 dollar per stuk.

Handig aan Piktochart is dat er met panelen gewerkt wordt. Het sjabloon bestaat uit verschillende panelen die je kan kopiëren of veranderen van volgorde. De grootte kan volledig worden ingesteld, bijvoorbeeld op A4-formaat of groter voor een poster.

Infogram

Bij Piktochart is de basisversie erg uitgebreid maar betaal je relatief veel voor de pro versie (29 dollar per maand). Dan beschik je over meer sjablonen en de mogelijkheid om de infographics op te slaan in een hogere resolutie of in pdf-formaat.

Het eenvoudigste programma is Infogram. Voor wie weinig grafische achtergrond heeft, is dit een ideale starter. Je kiest een van de sjablonen, voert je data in en Infogram steekt alles in een mooi jasje. Hier kan je weinig zelf instellen.

Visme Met Visme kan je naast een gewone infographic ook een videographic maken. Hij bestaat dan uit verschillende slides die als een filmpje kunnen afgespeeld worden. Je kan ook een voice over toevoegen.

Canva Canva richt zich vooral op sociale media. De infographic is maar één van de vele stijlen die je ermee kan maken, naast afbeeldingen voor Pinterest, Instagram, etc. Omdat Canva niet gespecialiseerd is in infographics, zijn er minder opties dan bij Piktochart. Zo kan het programma geen grafieken maken. Wel kunnen grafieken die je gemaakt hebt met een ander programma ingevoegd worden als afbeelding.

Daarnaast zijn er natuurlijk nog talrijke andere programma’s te vinden en komen er nog altijd bij. Enkele andere mogelijkheden zijn Venngage, Easel.ly en Sprites. > www.piktochart.com www.canva.com https://infogr.am www.visme.co https://venngage.com www.easel.ly

Naar gelang welke stijl je selecteert, kan je kiezen uit andere sjablonen. Niet

https://spritesapp.com > www.arteveldehogeschool.be/studeren/mediatheken

META 2016 | 1 |

31

over de grens

Bibliotheekwerk op het scherp van de snee Paul Buschmann, HoGent

Met inzet van de eigen veiligheid. Risico op opsluiting of verbanning. Vaak belangeloos en soms met de moed der wanhoop. Maar altijd met trots. Tijdens het IFLAcongres in Kaapstad, ZuidAfrika kwamen vele mooie getuigenissen aan bod van bibliotheekwerk met veel inzet, met veel passie en met de idealen van de bibliotheek voor ogen. Een bloemlezing. Tijdens de sessie The role of library and information workers in a time of crisis gaf Archie Dick een indrukwekkend overzicht van de inzet van vele Zuid-Afrikaanse bibliothecarissen tijdens de donkere jaren van apartheid (1948-1990). Soms betrof het kleine daden van verzet van een bibliothecaris met grote persoonlijke gevolgen.

Albie Sachs met de nieuwe op het einde van de Apartheid in gebruik genomen nationale vlag van Zuid-Afrika.

Apartheid Zo is er het verhaal van Albie Sachs die in de jaren zestig werd veroordeeld tot eenzame opsluiting. “Stone walls do not a prison make… if you have company or books”, schreef hij in zijn dagboek. Deze boeken werden min of meer clandestien door een bibliothecaris bezorgd. Tijdens de opening van het vorige congres van IFLA in Zuid-Afrika (Durban, 3 2 | META 2016 | 1

2007) refereerde Albie Sachs naar deze voor hem onbekende bibliothecaris die hem met de geregelde levering boeken door de donkerste en meest eenzame jaren loodste. Archie Dick stelt deze bibliothecaris, Mr. Nowlan zo bleek later, samen met nog anderen voor als de ‘information heroes’ in het Zuid-Afrika van apartheid. Soms bekochten deze helden hun inzet met verlies van hun persoonlijke veiligheid. Zo schuimde Annica van Gylswyk, documentaliste verbonden aan de Universiteit van Pretoria, het land af en verzamelde en verborg anti-apartheid-propaganda. Een daad die haar zeven weken opsluiting zonder aanklacht en een verbanning van meer dan 10 jaar opleverde. De — althans voor ons — alledaagse bibliotheekactiviteiten zoals het verzamelen en ontsluiten van materiaal kreeg in het oude Zuid-Afrika een angstaanjagend en heroïsch karakter. Niet enkel Annica, maar ook vele andere bibliothecarissen zetten hun veiligheid op het spel door de crisis die de apartheid over het land deed rollen, te documenteren. De jaren van apartheid behoren nu definitief tot het verleden van Zuid-Afrika. Maar de uitdagingen voor bibliotheken blijven ook nu nog groot. Er zijn de bibliotheken in de townships die — soms clandestien of ‘underground’ — hun fantastisch werk in uiterst moeilijke omstandigheden blijven voortzetten. Het zijn vaak de enige plaatsen in een oceaan van schamele hutjes en krotten waar kinderen in veilige omstandigheden kunnen lezen of jongeren kunnen

“ We [then] have

stronger reasons for libraries to be than not to be, and we have more compelling arguments for librarians to do than not to do — to anticipate crises, to avert crises, and to act during crises.

Referenties • Dick, A. L. (2012). The hidden history of South Africa’s book and reading cultures. Toronto [Ont.: University of Toronto Press. • http://www.librarieswithoutborders.org/ • http://www.kirjastokaista.fi/thestreet-librarian/ • http://www.kirjastokaista.fi/en/ library-connectionvantaa-windhoek-2014

over de grens

studeren. Het zijn gedreven bibliothecarissen die met veel inzet in gevaarlijke omstandigheden dit blijven mogelijk maken. Post-apartheid information heroes. Dat gedrevenheid, enthousiasme en durf nodig zijn tonen de statistieken helaas aan. Zo werden in de provincie Gaugeng de laatste twee jaar in totaal twaalf bibliotheken platgebrand, vernield of ernstig beschadigd. Blind of georkestreerd geweld gericht tegen de overheid. Tegen deze agres-

http://www.bibliosansfrontieres.org.

sie staan hartverwarmende initiatieven zoals die van de Mohlakeng underground library. Deze bibliotheek startte een programma om de geletterdheid bij kinderen op te tillen. Boeken werden zelf verzameld, kinderen kregen extra ondersteuning bij het leren lezen, leesplezier werd bevorderd. Nu voeren de kinderen in Mohlakeng MacBeth en Romeo and Juliet op. En dat buiten de bibliotheek, in de straten van Mohlakeng voor de mensen van Mohlakeng. Het is maar één van de vele voorbeelden die Archie Dick aanhaalde om aan te tonen welke persoonlijke inzet soms vereist is om de waarden van de bibliotheek werkelijkheid te laten worden in Zuid-Afrika. Het doet Archie Dick de vraag stellen of we de wapenspreuk van Douglas Foskett voor de bibliothecaris

“no politics, no religion, no morals” niet moeten veranderen in “all politics, all religion, all morals”. “We then have stronger reasons for libraries to be than not to be, and we have more compelling arguments for librarians to do than not to do — to anticipate crises, to avert crises, and to act during crises.” Laura Maclet van Bibliothèques Sans Frontières zorgde voor een minstens even indrukwekkende getuigenis. Heel actueel is wellicht het werk dat deze organisatie voor vluchtelingen verzet. De gemiddelde verblijfsduur van iemand in een vluchtelingenkamp is maar liefst 17 jaar. Bibliothèques sans Frontières trekt zich het lot van deze mensen aan en ontwikkelde samen met de bekende designer Philippe Starck de fantastische ‘ideas box’. Het zijn draagbare multimediakits die kunnen openplooien en zich ontpoppen tot een kleine bibliotheek en leercentrum. Het bevat het nodige gereedschap om te lezen, te schrijven, te communiceren en te creëren. Met een eigen generator kan de media box ook toegang tot internet leveren. De ‘ideas boxes’ zijn reeds in gebruik in verschillende vluchtelingenkampen in Afrika. Ze halen ruimschoots de beoogde doelen. Zo blijken ze door toegang tot betrouwbare informatie te verzekeren een belangrijk wapen tegen de geruchtenmolens die een heel kamp soms in haar greep houdt. Maar ze laten ook het culturele leven in een kamp terug voorzichtig heropleven. Tot slot bleken ze ook een belangrijk onverwacht effect: het zijn vaak de enige plaatsen waar kinderen voldoende rust en veiligheid vinden. Een noodzakelijke voorwaarde voor de ontwikkeling van onder meer de schoolse vaardigheden van deze kinderen. Een belangrijke wissel op de toekomst.

Ontnuchterend was wel te horen dat Bibliothèques sans Frontières niet enkel focust op vluchtelingenkampen, maar ook actief aanwezig is in de banlieues in Frankrijk en in de Bronx in New York. Ook bij ons blijven de noden soms groot. Na deze indrukwekkende getuigenissen over hoe bibliotheken het verschil maken in moeilijke omstandigheden, deed de lezing van Katherine Loudon van de Universiteit van Strathclyde menig Westers bibliothecaris onrustig schuiven op zijn of haar stoel. Hoe bibliotheken voldoende informatie kunnen voorzien aan vrouwen die voor het eerst moeder worden? The role of library and information workers in a time of crisis: het is maar hoe je de term ‘crisis’ bekijkt. Het woord ‘crisis’ roept in het Zuiden en in het Noorden duidelijk andere associaties op.

Lezen voor plezier Een ander hartverwarmend voorbeeld is het werk van Fundza. ‘Lezen voor plezier’ is belangrijker voor later schools of academisch succes dan het opleidingsniveau van de ouders of de sociale achtergrond (dixit Fundza). Daarom legt Fundza haar gewicht in de schaal om kinderen in de townships aan het lezen te krijgen. Korte, soapachtige verhalen, gratis verspreid. De oprichting van leesclubs. e-boeken via smartphones. Het zijn maar enkele van de vele initiatieven die een groot succes kennen. Fundza verspreid jaarlijks 20.000 boeken en 40.000 ‘booklets’ in de townships. En dat in een land waar boeken nog steeds een luxeproduct zijn. Ondertussen kent Fundza 400.000 lezers en organiseert ze meer dan 15 schrijf-workshops per jaar. Het werk van Fundza is duidelijk meer dan een druppel op een hete plaat. Maar misschien zeggen beelden meer dan woorden. De documentaires die de Finnen over bibliothecarissen met een ideaal maakten laten een echt bibliotheekhart niet onberoerd. Kijken tijdens de werkuren mag. Tot slot nog dit: solidariteit met onze Zuid-Afrikaanse collega’s is op zijn plaats. Zo zouden we het boetegeld van één maand voor hen opzij kunnen zetten. Alvast HoGent maakt die overweging. Wie doet mee?

META 2016 | 1 |

33

trend

Ik ben digitaal dus ik besta Over hybride zoekstrategieën en heemkundeartikels.be Rob Bartholomees, Heemkunde Vlaanderen

Het zoekgedrag van historici is de laatste decennia ingrijpend gewijzigd met de komst van online digitale databanken. Ook de vele heemkundige onderzoekers profiteerden mee van deze evolutie nu vaak gegevens van thuis opzoekbaar én raadpleegbaar zijn. Digitalisering alleen is zeker niet zaligmakend voor al het historisch onderzoek, we leven nu eenmaal niet in een uitsluitend digitale wereld. Niettemin kan de digitale ontsluiting van informatie veel zoekprocessen wel vereenvoudigen. Hybride zoekstrategieën, die zowel gebruik maken van papieren als digitale instrumenten,

openen fantastische perspectieven voor (lokaal) historisch onderzoek. Dat ook heemkundigen steeds meer op zoek zijn naar dergelijke instrumenten, blijkt uit de populariteit van hun aankondigingen. In de lijst met populaire artikels op onze website www.heemkundevlaanderen.be zijn in de titels steevast de woorden ‘online’ en ‘databank’ of

‘database’ opgenomen. We kunnen dus gerust stellen dat steeds meer onderzoek via een digitale weg gebeurt. Dit is niet geheel zonder gevaar, want zowel een papieren als digitale zoekstrategie blijft belangrijk. Maar het is al langer duidelijk dat wie zijn relevantie wil behouden in de hedendaagse erfgoedsector, vroeg of laat de digitaliseringstoer op moet. De inspanningen die de professionele erfgoedsector op dit terrein levert, werpen in toenemende mate hun vruchten af. Maar niet alleen professionelen nemen initiatieven. Ook vanuit heemkundige hoek schieten digitaliseringsprojecten als paddenstoelen uit de grond om het zoekgemak voor professionelen en het grote publiek te verbeteren.

Kruispunt Een mooi voorbeeld van een project op het kruispunt van de professionele en de heemkundige sector is de nieuwe databank www.heemkunde­ artikels.be die in mei 2015 werd gelanceerd door Heemkunde Vlaanderen en die de ambitie heeft om alle heemkundige artikels uit Vlaanderen bibliografisch te ontsluiten. Aan de basis van dit project lag een dubbele vaststelling. Enerzijds de constatering dat heemkundige kringen en andere lokale erfgoedverenigingen vaak een bestand bijhielden van de artikels die in hun (of andere) tijdschrift(en) verschenen. Anderzijds het feit dat iedere vereniging daarbij zijn eigen criteria hanteerde en dat de ontsluiting ervan vaak lokaal was, soms zelfs beperkt tot een computer in het eigen documentatiecentrum of bij iemand thuis. Niet alle

3 4 | META 2016 | 1

het plan

Chat widget UB Gent in de Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte De Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte (LW) van de Universiteit Gent ontstaat tussen 2012 en 2018 door een fusie en verhuis van alle 50 vakgroep- en seminariebibliotheken naar één nieuwe locatie (Rozier 44). In 2018 is de derde en laatste fase van het project voorzien.

initiatieven waren echter louter lokaal: zo ontstond bijvoorbeeld in WestVlaanderen een provinciale online databank. Een initiatief dat gedragen werd door de vrijwilligers van Heemkunde West-Vlaanderen in samenwerking met Heemkundige Kring Brugs Ommeland. Al die lokale en provinciale inspanningen waren niet voor niets geweest. Op het moment dat Heemkunde Vlaanderen effectief van start ging met de ontwikkeling van de Vlaamse artikelendatabank, leverde een oproep een bont geschakeerde verzameling van bestanden op die in de loop van 2014 werd gestroomlijnd. De databank ging in mei 2015 online met 160.000 artikelbeschrijvingen uit meer dan 200 tijdschriften, waarin de provincies Oost- en West-Vlaanderen het sterkst vertegenwoordigd zijn. De lancering was echter geen eindpunt maar eerder een mijlpaal in de ontwikkeling van de databank. Naast een inhaaloperatie in de provincie Antwerpen, Limburg en VlaamsBrabant, blijft de jaarlijkse aangroei van heemkundige publicaties een blijvende uitdaging in de toekomst. De waarde van dit project situeert zich echter niet enkel op het vlak van gegevensontsluiting. Wat het uniek maakt, is dat de invoer gebeurt door vrijwilligers die daarbij ondersteuning krijgen van Heemkunde Vlaanderen. Naast ontsluiting van lokale periodieken zorgt de artikelendatabank dus ook voor een professionalisering van de vrijwillige erfgoedwerking en een sensibilisering rond het belang van een uniform registratiesysteem. Een werk van lange adem dus.

De Faculteitsbibliotheek LW kon vanwege haar prille geschiedenis dan ook pas recent werk maken van een volwaardige publiekswerking. Eerst werd begonnen met klassieke bibliotheekinstructies en enkele publieksprojecten. Sinds de start van de 2e fase in 2014 werd dit verder uitgebouwd en kwam er een grotere focus te liggen op het digitale aspect van informatievaardigheid en het zo laagdrempelig mogelijk bereiken van verschillende soorten doelgroepen. De weinig succesvolle werking van de infobalie werd in de herfst van 2014 aanvankelijk omgedoopt tot vrije “drop-in sessies digitale zoekvaardigheden”. Bedoeling was om de studenten te helpen bij het zoeken en vooral omgaan met data. Maar aangezien dit voor studenten toch nog vaak een brug te ver bleek, werd naar nieuwe manieren gezocht om directer en sneller met bibliotheekgebruikers te communiceren. In deze tijd van digitale multichannel-communicatie kom je dan al snel uit bij een laagdrempelige live chatfunctie. Met Paul Bastijns van de Boekentoren werd samengezeten en afgetoetst wat mogelijk was. Ondertussen werd ook aan de balieverantwoordelijken LW gevraagd om mee te werken. Waar eerst nog even het gebruik van WhatsApp werd overwogen, werd al vrij snel duidelijk dat het logischer was om gebruik te maken van de bestaande chat infrastructuur van de Boekentoren. Aanvankelijk was het de bedoeling om een afzonderlijk chatkanaal op te zetten onder de naam LWBIB chat. Maar na overleg werd besloten om naar de buitenwereld toe slechts één chatkanaal voor alle UGent bibliotheken te blijven gebruiken. Achter de schermen zal wel telkens iemand van de Faculteitsbibliotheek LW specifiek meedraaien en voortaan de vragen voor LW beantwoorden. Ook zal er binnen de faculteit LW gericht promotie worden gevoerd voor deze ‘nieuwe’ dienst, vooral als verlenging van de focus op digitale zoekvaardigheden voor LW studenten. Midden januari 2016 zal het project een kleine maand proefdraaien zodat de Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte bij de start van het 2e semester (8/2/2016) met deze ‘nieuwe’ dienst kan starten. Begin juli 2016 is de eerste evaluatie voorzien. Samenwerking en hergebruik van bestaande technologieën lijkt weinig spectaculair maar ook dit is een manier om zaken te plannen en een duurzame werking uit te bouwen … en hopelijk ook te verbeteren. Anne-Lise Van der Meulen en Saskia Scheltjens

META 2016 | 1 |

35

uitgepakt

LIDO metadataschema Alina Saenko, PACKED VZW

Heb je, naast je archief of bibliotheek, een collectie museale objecten — en wil je de informatie erover op een duurzame manier toegankelijk maken via het web? Om data voor lange tijd toegankelijk en uitwisselbaar te maken, is het noodzakelijk om gestandaardiseerde en internationaal gedragen metadataschema’s te gebruiken voor het structureren van de data. EAD en MARC zijn breed toegepaste standaarden om archieven en publicaties te beschrijven. Voor objectencollecties is er echter een andere standaardstructuur van toepassing: LIDO (Lightweight Information Describing Objects). van het object. Dit geeft je de vrijheid om het volledige gamma aan feiten over hetzelfde object, zoals de vervaardiging, aanwerving, restauratie of bibliografie, op een overzichtelijke manier naast elkaar in hetzelfde record op te nemen.

Waarom is het LIDO metadataschema vergelijkbaar met containers op een schip? Foto: NOAA’s National Ocean Service [CC-BY-SA-2.0], via Wikimedia Commons

LIDO is een xml-metadataschema voor het beschrijven en online toegankelijk maken van data over cultureel-erfgoed­ objecten. Het is gebaseerd op CDWA Lite en museumdat en volgt de regels van SPECTRUM. Omdat LIDO eenvoudig en flexibel is opgebouwd, is het zeer bruikbaar voor beschrijvingen van verschillende types objecten, bijv. kunst, architectuur, culturele geschiedenis en technologische geschiedenis.

Containers Op het hoogste niveau vormen alle gegevens over een object een LIDO record. In elke LIDO record is er ruimte voorzien voor administratieve en beschrijvende gegevens in de vorm van zeven wrappers. Deze wrappers kun je beschouwen als zeven soorten containers waarin je data over één object veilig opgeborgen zitten en die per schip verscheept worden naar verschillende havens. In de havens zal het, 3 6 | META 2016 | 1

door het gebruik van de gestandaardiseerde containers, voor het havenpersoneel meteen duidelijk zijn welke data zijn aangekomen. Op het schip kunnen van elk van de zeven types oneindig veel containers toegevoegd worden, afhankelijk van de hoeveelheid data die je over het object wil opnemen. In de drie administratieve wrappers worden gegevens over het record zelf opgenomen, zoals bijv. de rechten voor hergebruik. De andere vier wrappers zijn bedoeld voor beschrijvende gegevens over het object zoals identi­ ficatiegegevens (bijv. titel of afmetingen), objectclassificatie, relaties tot andere objecten en events (gebeurtenissen). De event wrapper is bijzonder interessant. Hij is zeer generiek en biedt de mogelijkheid om verschillende beschrijvingsgegevens over een object op eenzelfde manier te structureren in de vorm van gebeurtenissen uit de levensloop

Binnen elke wrapper worden stukjes data en feiten opgevangen in elementen. Er zijn elementen voor o.a. dateringen, personen, plaatsnamen en concepten. Voor elke element kan je verschillende attributes definiëren zoals bijvoorbeeld de taal van data die je in zo’n element plaatst. Op die manier ondersteunt LIDO het in eenzelfde record naast elkaar opnemen van meertalige beschrijvingen van objecten. Om je data in LIDO te structureren, dien je een vertaling — een mapping  te maken van de oorspronkelijke structuur van je gegevens naar LIDO xmlbestand. De regels voor de vertaling zijn beschreven in de LIDO-specificatie 1 die je helpt om je data in de juiste containers te plaatsten. De afgewerkte LIDO records kan je dan publiceren op je eigen website of thematische, crossdomain, regionale of internationale portaalwebsites (zoals bijv. Europeana) die met LIDO xml kunnen werken. Het voordeel is dat je niet voor elke portaal telkens opnieuw je data moet mappen naar een niet-gestandaardiseerd metadataschema. Het gebruik van een standaardstructuur zoals LIDO verzekert dus uitwisselbaarheid en toegankelijkheid van de informatie die je over je collectie online wenst te publiceren.

1 http://www.lido-schema.org/schema/v1.0/ lido-v1.0-specification.pdf

column

Met de archivaris naar het recyclagebedrijf Noël Geirnaert

Tot in de jaren tachtig van de vorige eeuw had ik mijn vaste werkplek in de veel te kleine leeszaal van het Brugse Stadsarchief. Ik keek uit op een muur met (steeds gesloten) toegangsdeur tot het kantoor van de hoofdarchivaris. Aan die deur hing een indrukwekkend vooroorlogs bord met daarop in hoofdletters ‘KABINET VAN DEN CONSERVATOR’. ‘Archivaris’ en ‘conservator’ waren toen feitelijk synoniemen. Ze bewaarden en bewaakten eerbiedwaardige ‘fondsen’ met kostbare documenten, kunstwerken en handschriften, die ze met mondjesmaat ter beschikking stelden. Vernietigen van aan hen toevertrouwde documenten behoorde toen zeker niet tot hun taak. Ondertussen is de situatie wel helemaal veranderd en zoals onze Leuvense collega in een vorige aflevering al duidelijk zei: “Ja, wij archivarissen vernietigen wel degelijk documenten”. Werden er vroeger dan geen documenten vernietigd? Natuurlijk, maar de archivarissen in de lokale administraties — als die er al waren — hadden daar geen enkel zicht op. Voor de ministeries en het hele staatsapparaat daarboven bestond de ‘Rijksstamperij’, het tegendeel van het Rijksarchief, dat op

grote schaal archief vernietigde. En wie met de trein vanuit de richting Gent naar Brussel spoort en terug kan nog steeds op een verweerde muur een reusachtig opschrift ontwaren van een firma die in een nog niet zo ver verleden winst maakte met ‘Achats d’ archives’, met als slogan: “destruction garantie”.

Noël Geirnaert is hoofdarchivaris van het Brugse Stadsarchief. Noël was jarenlang

Nu zijn er door het Rijksarchief goedgekeurde selectielijsten beschikbaar waarmee ook de archiefverantwoordelijken in de administratieve diensten aan de slag kunnen. Toezicht vanuit de archiefdienst op de selectie van reeksen documenten blijft wel noodzakelijk, is onze ervaring. Daarom organiseren wij in het Stadsarchief van Brugge jaarlijks enkele grootscheepse vernietigingsoperaties: in 2015 werd zo zowat zes ton papier met een paar vrachtwagens (ons uitgeleend door de stedelijke dienst Leefmilieu) naar een recyclagebedrijf overgebracht. Deze transporten bevatten uitsluitend documenten die op basis van selectielijsten mogen worden vernietigd. Ze worden begeleid door een staflid van het Stadsarchief, soms vergezeld van een verbaasde stagiair, die voordien niet wist dat dit ook tot de taak van een archiefdienst

actief in de VVBAD, als bestuurslid van de sectie AHD, als lid van de Raad van Bestuur, en hij is nog steeds lid van de redactie van META, tijdschrift voor bibliotheek & archief. Eerder bewees hij zijn kunnen al bij Bibliotheek- & archiefgids.

behoort. Er wordt ter plaatse toegezien op de feitelijke vernietiging van de documenten: ‘destruction garantie’ dus. Maar jammer genoeg geen ‘achats d’ archives’, de levering aan het bedrijf gebeurt gratis. Zijn er andere archiefdiensten die hun te vernietigen documentenreeksen nog kunnen verkopen, uiteraard met ‘destruction garantie’? Ik ben benieuwd.

staff citaat

“The most important asset of any library goes home at night — the library staff.” Timothy S. Healy, as quoted in Library Journal, 1 april 2003

META 2016 | 1 |

37

essay

Vluchtelingen, wat doet jouw bib? Vluchtelingenwerk Vlaanderen

Wat doe je als er gevaar dreigt? Juist: vluchten. En je zoekt veiligheid. Nog te veel mensen moeten vluchten omdat hun leven in gevaar is. In 2014 was het thema van de Jeugdboekenweek ‘Gevaar!’ en werd Vluchtelingenwerk Vlaanderen door LOCUS uitgenodigd om als curator het thema mee vorm te geven in de bibliotheken. Verrassend maar tegelijk erg logisch. En nodig, ook vandaag nog. Want hoe kunnen wij als sector omgaan met de vluchtelingenproblematiek?

3 8 | META 2016 | 1

essay

Foto: Istvan Csak / Shutterstock.com

Boeken kunnen veiligheid bieden. In een mooie reportage van Ketnet Plus zien we hoe de jonge Afghaanse Mohadisa (8) naar de lokale bib gaat. Ze is gevlucht voor de oorlog maar in de bib vindt ze rust. En mooie verhalen… die doen dromen. En ze leert er nog beter Nederlands spreken en lezen. Zo helpt de bib helpt haar om een nieuwe veilige toekomst uit te bouwen in Vlaanderen. In de inspiratiegids voor de Jeugdboekenweek werden al veel ideeën aangereikt om met het thema ‘gevaar’ aan de slag te gaan vanuit een vluchtelingenperspectief. Omdat ze nog steeds relevant zijn, zetten we ze graag nog eens op een rijtje. Deze ideeën geven je ook een mooie kans om jouw publiek nog beter te informeren, of om nieuw publiek aan te boren dat misschien de drempel toch nog te hoog vond om langs te komen. Gastvrijheid is een mooie eigenschap die we willen stimuleren in Vlaanderen. Want vluchten is ingrijpend en soms traumatisch. Voor vluchtelingen betekent een gastvrij onthaal dan ook bijzonder veel. De vluchtelingenproblematiek is actueel en soms politiek geladen. Organiseer dus enkel activiteiten waarbij je je comfortabel voelt. De bibliotheek is al traditielang een huis van dialoog, waar alle meningen aan bod komen. Een gastvrije plek, ook voor kinderen die om de één of andere reden uit hun thuisland zijn gevlucht.

Uitwisselingen met vluchtelingen in de buurt Organiseer een ontmoeting met vluchtelingenkinderen uit je buurt. Ga op zoek naar een opvangcentrum of opvanginitiatief in je buurt en nodig de kinderen uit samen met andere kinderen uit de buurt. Of neem contact op met een vrijwilligersgroep uit je buurt. Kinderen leren elkaar kennen en vluchtelingenkinderen leren de bibliotheek kennen. Mensen op de vlucht worden pas erkend als vluchteling nadat het land waarnaar ze gevlucht zijn onderzocht heeft of ze wel echt recht hebben op het statuut van vluchteling. Dit wordt onderzocht tijdens de asielprocedure. Asielzoekers hebben tijdens deze procedure in België recht op opvang en begeleiding georganiseerd door Fedasil, de Federale dienst die de opvang van asielzoekers regelt. Na vier maanden verblijf in een open collectief opvangcentrum kunnen asielzoekers verhuizen naar meer kleinschalige, individuele asielopvang (appartementen en studio’s). Asielzoekers krijgen in de asielopvang enkel materiële opvang. Dit houdt in dat ze een bed krijgen om te slapen, maaltijden, medische zorgen en sociaaljuridische begeleiding tijdens hun verblijf in de asielopvang.

Hoe weet je of er opvang voor asielzoekers in jouw buurt is? Een overzicht van alle opvanginitiatieven in Vlaanderen: 1. Open collectieve opvangcentra Fedasil heeft in Vlaanderen en Brussel eigen grootschalige opvangcentra. Ook het Rode Kruis Vlaanderen organiseert in opdracht van Fedasil opvang van asielzoekers in opvangcentra. • Opvangcentra Fedasil: http://fedasil.be/nl/center • Opvangcentra Rode Kruis: http://www.rodekruis.be/NL/ Activiteiten/Asiel/Opvangcentra/ 2. Kleinschalige, individuele opvang Om de kleinschalige opvang te organiseren heeft Fedasil in Vlaanderen overeenkomsten met Vluchtelingenwerk en de lokale opvanginitiatieven van OCMW’s (Lokale Opvang Initiatieven). Asielzoekers wonen er in individuele woningen (huizen, appartementen of studio’s). • Opvang Vluchtelingenwerk Vlaanderen: http://www.vluchtelingenwerk.be/thema/opvangpartners.php • Lokale opvang Initiatieven OCMW’s: Neem contact op met het OCMW van je gemeente

Hoe begin ik eraan? Zoek een partner in jouw buurt Je kan rechtstreeks contact opnemen met de directie van een opvangcentrum, opvanginitiatief of het OCMW. Je kan ook contact opnemen met een andere organisatie of vrijwilligersgroep in jouw buurt om dit samen te organiseren. In heel Vlaanderen zijn er vrijwilligersgroepen actief die asielzoekers en vluchtelingen begeleiden. Deze vrijwilligers zullen enthousiast zijn om samen met jou aan de slag te gaan! Wil je weten of er in jou buurt een vrijwilligersgroep actief is? • Vrijwilligersgroepen: http://www.vluchtelingenwerk.be/vrijwilligers/ Je kan ook integratiediensten en -centra aanspreken om samen met jou een uitwisseling te organiseren. Op de website van Kruispunt Migratie vind je alle adressen en contactgegevens terug: http://www.kruispuntmi.be/thema/inburgering-en-integratiebeleid/adressen-integratie-eninburgering

Welke activiteiten kan ik organiseren? Samen dansen, samen schilderen, samen koken,… Kinderen leren van elkaar door samen te spelen. Neem contact met een organisatie die creaworkshops, danslessen, muzieklessen of organiseer zelf een kooknamiddag met kinderen.

> Lees op de volgende pagina’s hoe bibliotheken zich engageren.

META 2016 | 1 |

39

essay

DE BIB: FIJNE PRAKTIJKEN Je vindt vast ook inspiratie bij collega’s. Al heel wat bibliotheken engageerden zich, misschien zit er hier iets voor jou bij? Bib Eeklo Toen het Rode Kruis een opvangcentrum voor asielzoekers opende in Eeklo nam het gemeentebestuur onmiddellijk het initiatief tot samenwerking. De bib sprong ook op de kar en werkt sindsdien regelmatig samen met het opvangcentrum. Jaarlijks worden op de Verwendag ook de vluchtelingen in de watten gelegd en in de Week van de Smaak wordt er samen gekookt. In het kader van de Jeugdboekenweek 2012 organiseerde Comeet (Cultuuroverleg Meetjesland) een spaaractiespel waarbij de opbrengst gebruikt werd voor de aankoop van kinder- en jeugdboeken voor de kinderen in het opvangcentrum. Niet-begeleide-minderjarigen van het centrum krijgen verder een rondleiding in de bib en er is een afspraak met het centrum dat de vluchtelingen internet in de bib kunnen gebruiken. Al deze acties maken dat de vluchtelingen de weg naar de bib makkelijker vinden. Zo komen de jongeren er graag en gaan ze veel naar de bib om er te lezen of te ontspannen. > Contact: Martine Vermeire en Vivianne Cauwels, [email protected]

Bib Brugge De bib in Brugge en het opvangcentrum van het Rode kruis werken samen rond heel wat activiteiten. Er is een structurele afspraak met het opvangcentrum zodat de bewoners van het centrum in de bib op internet kunnen. Op Gedichtendag wordt er telkens een voorstelling geprogrammeerd in het centrum. Bibgebruikers kunnen er kennismaken met de bewoners van het centrum en er samen genieten van een literaire avond. Tijdens de Jeugdboekenweek verwelkomt de bibliotheek elk jaar tientallen auteurs, illustratoren, muzikanten, acteurs, vertellers én honderden kinderen en volwassenen op het Groot Brugs Jeugdboekenfeest. Het gratis feest staat garant voor een dag vol verrassingen voor het hele gezin. Al vier jaar gaat er een voorstelling door in het opvangcentrum en worden er ook creaworkshops georganiseerd voor de kinderen in het centrum. Tijdens de vakanties organiseert de bib vakantieopvang met crea-ateliers en voorleessessies voor de vluchtelingenkinderen in het centrum en kinderen uit kansarme gezinnen. Hiervoor werken ze samen met het OCMW. En in het kader van Uitwijken, een stadsfestival om cultuur naar de Brugse wijken te brengen, is de Boekenwagen van de bib opgesteld aan het centrum. Verder zijn er ook rondleidingen voor scholen en OKAN-klassen om 40 | META 2016 | 1

vluchtelingenkinderen en nieuwkomers wegwijs te maken in de bib. De goede samenwerking is verankerd in de werking sinds de directeur van het opvangcentrum lid is van de beheersorganen van de bib. > Contact: Valerie Logghe, [email protected]

Bib Deinze De bib Deinze en het opvangcentrum van het Rode Kruis organiseren samen rondleidingen om vluchtelingen wegwijs te maken in de bib. De bib organiseert jaarlijks ook een lezingenreeks rond de vluchtelingenproblematiek. In 2013 gaven ondermeer Gie Goris, Maarten Zeegers, Koen Vidal en Afghaanse vluchtelingen uit het centrum duiding bij enkele brandhaarden van de wereldpolitiek. De conflicten in Syrië, Afghanistan en Congo kwamen aan bod. De activiteit was een groot succes en lokte veel bezoekers. > Contact: Marianne Dossche, [email protected]

Bib Wingene De bib van Wingene organiseerde in 2013 een Gedichtendag met gedichten van de inwoners van Wingene en de vluchtelingen van het opvangcentrum van het Rode Kruis in de buurt. Iedereen kon een gedicht opsturen. De geselecteerden lazen het voor in de bib die voor de gelegenheid werd omgetoverd tot een knusse huiskamer door de Kringwinkel Tielt. Alle gedichten kregen een plekje op een gedrukte bladwijzer die als aandenken werd uitgedeeld. Ook vluchtelingen uit het opvangcentrum van het Rode Kruis schreven gedichten en droegen ze voor. Tussendoor werd er muziek gebracht door muzikanten uit Wingene en uit het opvangcentrum. Van de gedichten werd een boekje gemaakt om uit te delen. > Contact: Christine Fransoo, [email protected]

Bib Grobbendonk Tijdens de Vredesweek vorig jaar werd er in de bibliotheek voorgelezen uit Gevlucht uit Tibet van Righton en Koene (Lemniscaat, 2009) voor kinderen van de 3e graad basisonderwijs. Een bijzondere ontmoeting met 5 verhalen van vluchtelingkinderen. Bib St-Amandsberg Geef mensen die gevlucht zijn en in jouw gemeente wonen een plek in de bib. In Sint-Amandsberg organiseerde de bib recent een tentoonstelling en workshops met twee kunstenaarsvluchtelingen die er ook wonen. Tentoonstelling met werk van de beeldende kunstenaars Gulzjamilja Angarova (schilderes)

essay

uit Kazachstan & Kamal Mohammed (schilder-kalligraaf) uit Pakistan. De bibmedewerkers leerden Kamal kennen als een trouwe bezoeker van de bibliotheek en wilden zijn werk tentoonstellen voor de buurt. Hij had ook contact met Gulzjamilja die ook werd uitgenodigd.

manier waarop ze hun situatie willen aankaarten. Dat de bib er is voor iedereen, werd ook onmiddellijk in de praktijk gezet: beide zonen surften nog een kwartiertje op onze pc’s.

> Contact: [email protected] en [email protected]

Bib Overpelt De bibliotheek van Overpelt organiseert een jaarlijkse vertelnamiddag in het opvangcentrum tijdens de zomervakantie voor kinderen van 3 tot 12 jaar. Zowel kinderen van het opvangcentrum, van de Gemeentelijke speelpleinwerking en van de buitenschoolse kinderopvang nemen eraan deel en individuele kinderen zijn ook welkom. Er wordt gewerkt in 3 leeftijdsgroepen. Er wordt een verhaal verteld dat past binnen het ruime thema van ontwikkelingssamenwerking, duurzaamheid, vluchtelingen, … en er is een verwerkingsmoment. De verwerking is divers: een spel, knutselen, dansen, …

Bib Ninove Iedereen is welkom in de bib! Toen Amir Jafari in november 2013 samen met zijn broer en vader van Geraardsbergen naar het kinderparlement in Brussel stapte, wandelden ze de bib van Ninove binnen. Het werd een warme tussenstop. De Jafari’s vroegen of ze welkom waren in de bib. Het antwoord luidde: de bib is er voor iedereen, ongeacht welke overtuiging, geloof of nationaliteit je hebt. Het werd een gezellige babbel over de situatie van de familie die dreigt te worden teruggestuurd. Vader Jafari en zijn twee zonen, die al enkele jaren in België verblijven, verrasten ons door hun welsprekendheid, gedrevenheid en de vredevolle

> Contact: [email protected]

> Contact: Ann Severens, [email protected]

47152918

LM Information Delivery, uw performante en veilige partner LM viert het eenjarig bestaan van haar Belgisch kantoor en wil haar klanten hartelijk danken voor het vertrouwen en iedereen alvast het allerbeste wensen voor 2016! De hoeksteen van onze service wordt gevormd door onze uitmuntende informatiediensten gebracht door ervaren medewerkers. Contacteer ons vandaag nog en ontdek hoe we ook UW organisatie kunnen helpen!

Contacteer ons via [email protected] of bel +32 (0)9 265 02 34 voor meer info.

LM Information Delivery Franklin Rooseveltlaan 348/6, B-9000 GENT, België

www.LMinfo.be

kroniek

Bij de Archivaris op Schoot Bezoek aan het Rijksarchief Gent 5 december 2015 - Gent

Begin dit jaar verhuisde het Gentse Rijksarchief van de vertrouwde locatie in het Geraard de Duivelsteen naar een prachtige nieuwbouw in de Bagattenstraat. Het FAAD en de VVBAD waren benieuwd en organiseerden op zaterdag 5 december 2015 een bezoek. Archivaris Joke Verfaillie gaf een gesmaakte rondleiding. Ze vertelde daarbij alles over de geslaagde verhuis en de manier van werken op de nieuwe locatie.

Uitstekende ligging Het Gentse Rijksarchief was al een hele tijd op zoek naar een nieuwe locatie. Het Geraard de Duivelsteen, waar het sinds 1904 een onderkomen had gevonden, was te klein en beantwoordde niet aan de moderne vereisten van archiefbewaring en publiekswerking. Verschillende opties werden overwogen. Uiteindelijk koos men voor een nieuwbouw in de Bagattenstraat. De plaats in het centrum en de nabijheid van openbaar vervoer speelden daarbij een belangrijke rol. Ook de dichte ligging van de universiteit en diverse archief- en bibliotheekinstellingen had een invloed. De nieuwbouw is een ontwerp van architectenbureau Robbrecht en Daem. De uitvoering werd verzorgd door het bureau Arch & Teco. De bouwwerken gingen van start in juni 2012. Aan het einde van de zomer van 2014 was alles klaar. Het hele project werd mogelijk gemaakt door een samenwerking tussen de staat en enkele wisselende privé­partners.

Goed voorbereide verhuis Een goede voorbereiding is alles bij een verhuis. De mensen van het Gentse Rijksarchief hielden daar sterk rekening mee en bereidden alles minutieus voor. De fysieke verhuis liep letterlijk en figuurlijk op wieltjes. Daar zorgde de firma Potiez-Deman mee voor. 42 | META 2016 | 1

Iets moeilijker was de virtuele verhuis. Er kwam ook archief uit het vroegere Rijksarchief Ronse en uit het Rijksarchief Beveren. Deze archiefbestanden waren in afzonderlijke databanken beschreven. Die databanken vormen de input van het archiefbeheersysteem Archeion waarmee zowel magazijnplaatsing en intellectueel beheer (archiefblokken en -bestanddelen, archiefvormers en toegangen) als de gebruikerskant (leeszaal) worden aangestuurd. Dit moest allemaal aangepast worden. Uiteindelijk nam dit een half jaar in beslag. Er werd zelfs een speciale tool in Brussel geschreven om de databanken vlot samen te voegen. Dit is dus een belangrijk aandachtspunt bij een verhuis!

Veel ruimte Uiteindelijk verliep alles vlot en werd circa 30 kilometer archief verhuisd. Dit archief wordt bewaard in de moderne en geklimatiseerde depots die zich zowel onder- als bovengronds bevinden. Alles samen

kroniek

“ Alles samen is er nu plaats voor 40 kilometer. Dit kan eventueel nog opgedreven worden tot 43 à 45 km.

is er nu plaats voor 40 kilometer. Dit kan eventueel nog opgedreven worden tot 43 à 45 km. Naast depot- is er ook heel veel werkruimte in het gebouw. Personeel, vrijwilligers en stagiairs kunnen er in heel comfortabele omstandigheden werken. Tijdens de rondleiding kregen we eveneens de grote losruimte voor archief, de quarantainekamer en de inpakateliers te zien. Er is zelfs plaats voor externen om er aan hun overgedragen archief te komen werken. Alle ruimtes zijn qua ligging perfect op elkaar afgestemd zodat de werking heel efficiënt verloopt.

de symbiose tussen het Rijksarchief en de universiteit. Studenten krijgen er werkcolleges waarbij gebruik gemaakt wordt van archiefdocumenten uit de bestanden van het Rijksarchief. Het nieuwe Gentse Rijksarchief is dus zeker een bezoek waard! Dieter Viaene

In de leeszaal is plaats voor maar liefst 124 bezoekers. Het licht dat er binnenvalt komt steeds uit het noorden en is diffuus. Dit laatste voorkomt beschadiging van de archiefdocumenten. Er is ook een sterke geluidsdemping, bezoekers werken er in een oase van rust en comfort. Een ander pareltje in het gebouw is de multifunctionele ruimte. Die heeft een capaciteit van 50 personen en wordt gebruikt voor lezingen, recepties, lessen, … Het is een mooi voorbeeld van

META 2016 | 1 |

43

reactie

Quid Rijksarchief? Het artikel ‘Verwerven en uitbesteden in een openbaar archief’ van Sabrina Ospazi (META 2015/8) is binnen het Rijksarchief met belangstelling, maar ook met stijgende verbazing gelezen. Zonder op alle slakken zout te leggen, zou ik er toch enkele kanttekeningen bij willen maken. Vooraf even dit: we leven in een complex land met diverse beleidsniveaus en de bijhorende bevoegdheidsconflicten. Wanneer het om archief gaat, zijn de consequenties hiervan gelukkig minder dramatisch dan wanneer klimaat, politiezones en veiligheid in het algemeen aan de orde zijn, maar toch: er gaat ook in archievenland onnoemelijk veel energie verloren door territoriumdrift en statusangst. De laatste jaren is het Rijksarchief te weinig aanwezig geweest in de kolommen van dit tijdschrift. Toegegeven: misschien is dat ook de schuld van de rijksarchivarissen zelf. Wie over 100 jaar het Belgische archiefwezen in het begin van de 21e eeuw bestudeert op basis van META moet bijna tot de conclusie komen dat het Rijksarchief niet bestaan heeft. Tot dezelfde vaststelling komt ook de lezer van Ospazi’s bijdrage. In haar eerste zin dekt zij zich vooraf handig in tegen mogelijke kritiek: “Dit is een mogelijk scenario voor alle zorgdragers binnen het toepassingsgebied van het Archiefdecreet”. Maar enkele lijnen verder luidt het dan weer : “Hoe kan je voldoen aan de verschillende wet- en regelgeving?” Uiteraard is er meer dan het Vlaamse Archiefdecreet! Vooral de paragraaf ‘Bewaar­ geving van archief van de ene zorgdrager aan de andere’ heb ik met aandacht gelezen. Per slot van rekening brengt het Rijksarchief dit voor gemeenten en andere lokale besturen al meer dan 50 jaar in de praktijk. Ospazi wijst op de 44 | META 2016 | 1

wetgeving inzake overheidsopdrachten, maar ‘vergeet’ aan te stippen dat waar de Archiefwet van toepassing is, het Rijksarchief een rol te spelen heeft. Verder wordt er veel heil verwacht van de “inhouseregeling”, die toelaat om de overheidsopdrachtenregeling te omzeilen. Als voorbeeld haalt ze een intergemeentelijk samenwerkingsverband met rechtspersoonlijkheid aan, dat archief in bewaring geeft bij één van de participerende gemeenten. Eigenlijk gaat het er om een gemeente toe te laten archief in bewaring te geven bij een andere gemeente, via de (constructie van de) in-house-uitzondering. Daarbij kunnen nogal wat vragen gesteld worden. Omwille van een aantal gerechtelijke procedures hebben de Vlaamse rijksarchivarissen de laatste jaren een laag profiel aangehouden op dit domein. Tegelijkertijd werken ze in goede verstandhouding met de Coördinerende Archiefdienst en de VVBAD samen in de kwaliteitsbewaking van archiefselectie. De tabel met de (complexe) bevoegdheidsverdeling voor de diverse archiefvormers is in onderling overleg door het Rijksarchief en de Coördinerende Archiefdienst gepubliceerd. Beide instellingen hebben ook een regeling getroffen voor de administratieve ondersteuning van de werkgroepen die de selectielijsten van gemeenten en OCMW’s herzien. Als Rijksarchief zijn wij er van overtuigd dat samenwerking op het terrein de beste manier is om de belastingbetaler ervan te overtuigen dat zijn geld goed besteed is.

gemeenten of worden uitbesteed aan private rechtspersonen zoals een heemkundige kring of een commerciële partner”. Het standpunt van het Rijksarchief inzake archiefbeheer door heemkundige verenigingen is bekend: heemkundigen zijn sterke objectieve bondgenoten in het eeuwige gevecht tegen de bierkaai van de archiefverwaarlozing, maar bewaring van openbaar archief door private verenigingen is in deontologisch opzicht echt een stap te ver. De Vlaamse rijksarchieven faciliteren diverse vormen van ontsluiting en onderzoek en onderhouden goede structurele contacten met Heemkunde Vlaanderen en Familiekunde Vlaanderen, maar archiefbewaring uitbesteden aan heemkundige kringen is not done. Er is echter nog een ander probleem. Nadat diverse archiefdiensten de voorbije jaren grote inspanningen geleverd hebben voor de bouw van archiefmagazijnen, is het wat surrealistisch om te lezen dat er moet worden uitbesteed aan heemkundige kringen of commerciële partners. De Belgische Archiefwet voorziet nog altijd in de mogelijkheid tot bewaargeving van gemeentearchief in het Rijksarchief. De wetgever had in 1955 al de wijsheid om dat scenario te voorzien. Bij het zinnetje “De trend om uit te besteden kan niet langer meer worden tegengegaan” kon ik een brede grijns dan ook niet onderdrukken. Sabrina zal het mij niet kwalijk nemen. Eddy Put, plv. operationeel directeur van de Vlaamse Rijksarchieven, mede namens de Vlaamse

De algemene teneur en ook de conclusie van dit artikel vind ik daarom bijzonder zorgwekkend: “In de praktijk kan de bewaargeving op verschillende manieren worden gerealiseerd. Er kan worden samengewerkt tussen verschillende

rijksarchivarissen

> Wenst u ook te reageren? Dat kan, stuur uw reactie naar: [email protected].

PROTECTING

„ „ „ „

toepassing

toepassing

Digitaal inlichtingenwerk Janis

Ilse Depré, BiB IDee

Bruce

Ben jij een ‘wandelende informatiemedewerker’, dan kan een tablet je een trip naar de catalogus-pc besparen. En met de juiste tips en apps maak je van je mobiel toestel de perfecte tool voor digitale informatiebemiddeling.

www.symbaloo.com

Zowel Safari (iOS) als Chrome (iOS, Android, Win) laten toe om veelgebruikte websites bij te houden als favorieten, en te ordenen in mapjes. Via Safari kan je je catalogus of de website van de gemeente opslaan alsof het zelf een app is. Klik daarvoor op het deelicoontje rechts naast de adresbalk, en kies ‘Zet in beginscherm’. Sommige Androidtoestellen hebben een gelijkaardige functie, of een bladwijzer-widget om je favorieten op je startscherm te tonen. Je kan ook Symbaloo (iOS, Android) gebruiken om je favoriete websites te verzamelen. Heel wat nuttige websites bieden ook een app aan, die makkelijker werkt op een klein scherm dan de browserversie. Download bv. ‘goudengids.be’ (iOS, Android, Win) voor adressen en telefoonnummers van bedrijven en particulieren, ‘Google Maps’ (iOS, Android, Win) voor al je routebeschrijvingen en ‘UITagenda’ (iOS, Android) voor activiteiten in je buurt. Vul dit lijstje zeker aan met lokale apps van je gemeente of organisaties in de buurt. > Meer info en nuttige apps: http://bibidee.blogspot.com

46 | META 2016 | 1

“ Ik betrap

mezelf er vaak op dat als ik een openbare bibliotheek binnenstap ik steevast naar de sectie Engelstalige boeken trek.

ZOgelezen

Bram Baert:

“ Noem me ouderwets maar digitaal lezen staat voor mij gelijk aan diagonaal lezen” Welk boek ligt er nu op je nachtkastje? Momenteel lees ik een biografie over Bruce Springsteen, geschreven door Peter Ames Carlin en simpelweg Bruce getiteld. Het bevalt me enorm omdat het geen gratuite bewieroking is van de artiest maar als het ware in reportagestijl een uiterst menselijk gezicht geeft aan iemand die ik bewonder. Biografieën zijn niet meteen mijn ding, maar deze weet mij momenteel heel erg te bekoren. Veel anekdotes waren mij nog onbekend, zo is er bijvoorbeeld ééntje van Janis Joplin die Springsteen vlakaf uitnodigde om met hem de lakens te delen. Hij weigerde. Welk boek mag er altijd in je nachtkastje blijven liggen en waarom? A Prayer For Owen Meany: A Novel van John Irving. Ik denk dat ik dit boek al drie keer heb gelezen en nog krijg ik er geen genoeg van. De eerste zin zet meteen de toon: “I am doomed to remember a boy with a wrecked voice — not because of his voice, or because

he was the smallest person I ever knew, or even because he was the instrument of my mother’s death, but because he is the reason I believe in God; I am a Christian because of Owen Meany.” Het is een echte pageturner die je laat lachen en wenen tegelijkertijd, even absurd als het leven zelf. Owen Meany is wellicht één van de fascinerendste romanpersonages die ik al ben tegengekomen. Dit boek heeft trouwens een einde wat echt een climax genoemd kan worden; iets wat ik vaak mis in romans. Veel van mijn lievelingsboeken worden gedragen door een sterke centrale figuur, bijvoorbeeld Holden Caulfield in The Cather In The Rye, Yossarian uit Catch 22 en Scout Finch in To Kill a Mockingbird. Welk boek ligt er al een tijdje op je te wachten en waarom ben je er nog niet aan begonnen? Een boek dat nog op mij ligt te wachten is The 4-Hour Work Week van Timothy Ferriss. Het lijkt utopisch: minder werken en meer verdienen (lacht). Ironisch genoeg heb ik er nog de tijd niet voor gevonden maar het blijkt een fascinerend werk te zijn dat alle conventies

ondermijnt. Wellicht ben ik het onbewust aan het uitstellen tot ik ooit op een tropisch strand lig. Welk boek ben je begonnen maar onmiddellijk gestopt? Om eerlijk te zijn: veel van de Nederlands­ talige klassiekers. Het Verdriet Van België en het Stenen Bruidsbed om er maar twee op te noemen. Twee klassiekers die je gelezen zou moeten hebben maar geen van beiden kon langer dan enkele pagina’s mijn aandacht behouden. Wat zijn je leesgewoontes? Lezen doe ik nog steeds het liefst op papier. Noem me ouderwets maar digitaal lezen staat voor mij gelijk aan diagonaal lezen. Ook betrap ik mezelf er vaak op dat als ik een openbare bibliotheek binnenstap ik steevast naar de sectie Engelstalige boeken trek.

Bram Baert Bram Baert is bibliothecaris in Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen. Hij is 38 en woont in Brugge. Bram speelt in z’n vrije tijd snooker en voetbal, beiden op amateurniveau.

META 2016 | 1 |

47

uitzicht

Preparationes ante missam “Toen ik pas benoemd was hebben we een manuscriptje kunnen aankopen. Dat manuscript is het enige wat we momenteel nog hebben uit de bibliotheek van het Celestijnenklooster (nu Campusbibliotheek Arenberg). We dachten dat alles ofwel verloren was gegaan ofwel in privécollecties was opgenomen..” (Hilde Van Kiel) Foto: Bruno Vandermeulen

> Zie ook p. 16 48 | META 2016 | 1

www.wegwijzerbibliotheken.be



WEGWIJZER VOOR BIBLIOTHEKEN & DOCUMENTATIECENTRA 1

• INFORMATIE BEHEREN EN TER BESCHIKKING STELLEN •

WEGWIJZER VOOR BIBLIOTHEKEN SCIENCES DE L’INFORMATION & DOCUMENTATIECENTRA 1 ET DE LA DOCUMENTATION • INFORMATIE BEHEREN EN

TER BESCHIKKING STELLEN •

12/07/11 22:34

OP NAAR DE BIBLIOTHEEK VAN DE TOEKOMST MET WEGWIJZER VOOR BIBLIOTHEKEN & DOCUMENTATIECENTRA



WEGWIJZER VOOR BIBLIOTHEKEN & DOCUMENTATIECENTRA 2

• INFORMATIE BEHEREN EN TER BESCHIKKING STELLEN •

In deze digitale tijden staan bibliotheken en documentatiecentra voor grote uitdagingen: teruglopende bezoekers- en uitleenaantallen tegengaan, nieuwe inkomstenbronnen zoeken, een evenwicht zoeken tussen analoge en mobiele dragers, inspelen op de behoeften van de verschillende doelgroepen… Wegwijzer voor bibliotheken & documentatiecentra is een praktische gids die alle facetten van bibliotheek- en documentatiebeheer omvat. U krijgt een zo compleet mogelijk antwoord op onderstaande vragen en veel meer!

WEGWIJZER BIBLIOTHEKEN SCIENCES DEVOOR L’INFORMATION & DOCUMENTATIECENTRA 2 ET DE LA DOCUMENTATION • INFORMATIE BEHEREN EN

TER BESCHIKKING STELLEN •

12/07/11 22:34



• INFORMATIE BEHEREN EN TER BESCHIKKING STELLEN •

WEGWIJZER VOOR BIBLIOTHEKEN & DOCUMENTATIECENTRA 3

• Hoe de werkprocessen verbeteren in bibliotheken en documentatiecentra? • Wat zijn de voordelen van open access? En hoe werkt dit praktisch? • Hoe een digitaliseringstraject opstarten? • Welke online communicatiekanalen aanwenden? • Wat kan je als informatieprofessional met linked open data? • Hoe de retrieval-techniek toepassen? • Hoe kunnen (openbare) bibliotheken de eigen inkomsten verhogen?

WEGWIJZER BIBLIOTHEKEN SCIENCES DEVOOR L’INFORMATION & DOCUMENTATIECENTRA3 ET DE LA DOCUMENTATION • INFORMATIE BEHEREN EN

TER BESCHIKKING STELLEN •

12/07/11 22:35

Abonnees kunnen het boek nu ook online lezen op www.wegwijzerbibliotheken.be De website wordt na elke nieuwe aflevering bijgewerkt.

BESTELKAART Ja, ik bestel . . . ex. van Wegwijzer voor bibliotheken & documentatiecentra tegen 69 euro* voor VVBAD-leden of 99 euro* voor niet-leden. Bestuur/Organisatie:

Stuur of fax onderstaande bestelbon naar Politeia • Ravensteingalerij 28 • 1000 Brussel Fax: 02 289 26 19 • Tel: 02 289 26 10, of bestel via www.politeia.be • e-mail: [email protected]

.....................................................................................................................................................................................

Naam: .......................................................................................................................................................................................................................... Functie: ...................................................................................................................................................................................................................... Adres: Tel:

.........................................................................................................................................................................................................................

................................................................................................................................................................................................................................

E-mail: ........................................................................................................................................................................................................................ BTW: ............................................................................................................................................................................................................................ * Prijs inclusief btw maar exclusief verzendkosten. Losbladige publicatie met abonnement. De bijwerkingen worden u automatisch toegestuurd tegen € 0,55 per pagina, website-updates tegen € 29 tot schriftelijke wederopzegging. Prijs geldig tot 30/06/2014. Check voor actuele prijzen steeds onze website www.politeia.be. Uw gegevens worden in vertrouwen behandeld en niet aan derden doorgegeven. Overeenkomstig de wet op de privacy heeft u inzage- en correctierecht.

DATUM & HANDTEKENING

Eindelijk inzicht in collectiebeleid en -planning.

V-eyeQ is een applicatie voor collectiebeheer en -planning. Met V-eyeQ kunnen bibliotheken aanzienlijke besparingen realiseren door middel van een efficiënter collectiebeleid. Ze kunnen het gebruik van de collecties intensiveren en op elk moment instant-inzicht krijgen in hoe de collectie presteert. Contact: [email protected]