Achtergrondinformatie Digitaliseren – Statisch beeld, 12 maart 2015. In dit document meer achtergrondinformatie bij de infosessie digitaliseren: - Standaarden metadata: DC, ISIL, Creative Commons. - Digitaliseren: moederbestanden en afgeleiden, formaat, resolutie, kleurkanalen, bitdiepte. - Metadata toevoegen: IPTC en Exif. Bestandsnaamcodering. Dublin Core In tal van portals wordt informatie uit beheersystemen gemapped op Dublin Core, een verzameling van 16 velden. Binnen MijnStadMijnDorp wordt dit als beschrijvingsstructuur gebruikt. In de onderstaande tabel zijn de Dublin Core elementen aangegeven. Per veld is aangegeven waar het veld voor wordt gebruikt. Tussen haken wordt de veldnamen in OpenAtlantis weergegeven. Dublin Core Opmerkingen / aanwijzingen element Contributor Eventuele personen/organisaties die bijgedragen hebben aan dit (bijgedragen door) object. In collecties kan hier de schenker vermeld worden. NB: niet de beschrijver! Notatie: Achternaam, tussenvoegsel initialen. Namen scheiden door ‘; ‘ teken. Coverage Beschrijft de scope van het object. Dit kan zowel tijd zijn (een periode) (Locatie) als een locatie. Het heeft de voorkeur om dit voor locatiegegevens te gebruiken en Date voor datumgegevens. Notatie: plaats, straat. Creator De maker van het object. Bijvoorbeeld fotograaf, auteur. (Auteur) Notatie: Achternaam, tussenvoegsel initialen. Namen scheiden door ‘; ‘ teken. Date Datum gegevens die bij dit object horen. (volgens ISO 8601: (Datum) http://nl.wikipedia.org/wiki/ISO_8601). Notatie: jjjj-mm-dd (jaar-maand-dag). Description Een beschrijving van het object. Een samenvatting of inhoudsopgave. (Omschrijving) Tip: beschrijf geen details, maar beschrijf ‘waarom’ / doel van bijv. een foto (evenement, landschap, etc.) wat de fotograaf beoogde vast te leggen. Format Het formaat van het object. Dit kan zowel een digitaal als een analoog (Bestandsformaat) formaat betreffen. NB: Bij digitaal formaat wordt niet de scan (kopie) bedoeld, maar als oorspronkelijk digitaal bestand! Tip: Denk hierbij aan de fysieke kenmerken van het object. Identifier De resource identifier. Bij voorkeur het unieke gegeven waarmee het object terug gevonden kan worden in de bron-applicatie. Uniek nummer collectiestuk. Tip: maak gebruik van ISIL-code1 + collectiecode + (uniek) volgnummer om unieke identificatie te garanderen; bijv. NLZlHCO_FOTO_000015. Language De taal van het object. (volgens ISO 639: (Taal) http://nl.wikipedia.org/wiki/Lijst_van_ISO_639-codes). Notatie: nl 1
ISIL-code: unieke code voor een organisatie, wordt toegelicht onder ISIL.
Publisher (Uitgever) Relation (Relatie) Rights (Rechten)
Source (Bron) Subject (Onderwerp / Trefwoorden)
Title (Titel) Type (Bestandstype)
Degene die verantwoordelijk is voor het ontsluiten, beschrijven, van dit object. Veelal naam van eigen organisatie. Relaties naar andere objecten. Bijvoorbeeld naar de verzameling waar het object uit komt. Hier kan een URL opgenomen worden als de bron op een andere website wordt getoond. Eventuele rechten die op het object rusten. Tip: gebruik hier de codering voor de Creative commons 2 (CC) licentie. De notatie kan als volgt:
: . Bijv. NL-ZlHCO: CC-BY-SA. NB: deze notatie is niet verplicht. De bron van het object. Bijvoorbeeld het tijdschrift waar een artikel uit komt. Vaak naam van de collectie. Hier kan eveneens de archiefvormer vermeld worden. Het onderwerp van het object. Normaliter ingevuld door middel van trefwoorden of categorieën. Tip: neem in de trefwoorden niet locatie en jaartal/datum op. Hiervoor zijn al velden aanwezig. Wel kan periodebeschrijving, bijv. tweede wereldoorlog. Notatie: de trefwoorden met een ‘,’ teken gescheiden. De titel van het object. De naam waaronder het object bekend staat. Tip: De titel moet in één oogopslag duidelijk maken waarover de beschrijving gaat. Het type van het object. Bijvoorbeeld Boek, Foto, Artikel. Tip: categoriseer de typen van objecten en maak daar een keuzelijst van, bijv.: bewegend beeld, digitaal document, geluidsdocument, fotografisch document, cartografisch document, dia, prentbriefkaart, affiche, technische tekening, tekening en prent, etc.
Meer informatie Dublin Core elementen: http://dublincore.org/documents/usageguide/elements.shtml.
ISIL ISIL staat voor International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations. De ISIL kent een uniek nummer toe aan elke bibliotheek of aanverwante organisatie in de wereld en is een ISO standaard (ISO/DIS 15511). ISIL-codes worden door het Nationaal Archief aan archiefdiensten en historische verenigingen toegekend. De ISIL-codes bestaan uit een: land plaats (niet gemeentenaam) - instelling. Voor de plaatsnaam wordt gebruik gemaakt van de afkortingen die de PTT ruim een eeuw heeft gehanteerd in het post- en telegraafverkeer. De ISIL-code toegekend aan een object / collectiestuk maakt het mogelijk om ieder collectiestuk op het internet uniek te identificeren en te herleiden naar de bron (beherende organisatie). De ISIL-code kan toegekend worden aan de bestandsnaam van een scan en als onderdeel van het identificatienummer bij de beschrijving. Voorbeeld: De ISIL-code voor het HCO is NL-ZlHCO. Bijv. je hebt een collectiestuk met de collectiecode FOTO en volgnummer 000015. Het identificatienummer wordt dan: _FOTO_000015. Tip: In het collectiebeheersysteem OpenAtlantis kan deze code automatisch toegevoegd worden bij het aanmaken van een nieuwe beschrijving. Hierdoor hoeft de code niet meer ingetypt worden. Aanvraag ISIL-code: De aanvraagprocedure is informeel, een emailbericht met een verzoek volstaat. Het emailbericht moet de volgende gegevens bevatten: de volledige naam van de instelling, de vestigingsplaats, de gebruikelijke afkorting van de naam van de instelling. Zend uw aanvraag voor een ISIL-code naar [email protected].
2
Creative Commons licentie: internet licentievorm m.b.t. gebruiksrechten, wordt toegelicht onder Creative Commons.
Meer informatie Achtergrond ISIL: http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/isil.
Creative Commons De Creative Commons licentie maakt het mogelijk om gestandaardiseerd de rechten op een werk of object kenbaar te maken. Deze licentie is rechtsgeldig in 70 landen. De licentie bestaat uit 6 licentievormen en 4 soorten verklaringen. Een licentie wordt samengesteld uit de volgende vijf bouwstenen: Licentiesoort / Merk Merkteken waarmee de licentiecodering kan worden herleid: Creative Commons. Naamsvermelding De naam van persoon of organisatie moet worden vermeld bij gebruik. Niet-Commercieel Het object of werk mag niet commercieel worden gebruikt. Geen afgeleide werken Het object of werk mag niet aangepast worden. Gelijk delen Het object of werk moet onder de gelijke gebruiksvoorwaarden beschikbaar worden gesteld in bijv. ander werk (bijv. boek). Verklaringen Met een verklaring kan generiek kenbaar gemaakt worden onder welke voorwaarden de objecten en informatie mag worden (her)gebruikt. Dit wordt vaak in een ‘footer’ op de website worden opgenomen. Publieke domein merk Auteursrechten zijn verlopen en beheerder (PDM) kent geen gebruiksrechten toe aan het object / werk. Publieke domein De auteursrechten worden niet toegepast op verklaring (CC0) object of werk. (NB: dit kan enkel de auteur bepalen.) Open Definition De gebruiksrechten zijn vrij voor hergebruik. (OpenData) Wel kan het geldend gebruiksrecht op hergebruik worden toegekend. Beperkte vrijheid in Het object of werk is heeft gebruik gebruiksvoorwaarden. Licentievorm Met de bouwstenen zijn de volgende licentievormen samen te stellen, die kunnen worden toegekend aan een object of een website. Bouwstenen Code Icoon Verklaring Naamsvermelding CC-BY
Naamsvermelding-GelijkDelen
CC-BY-SA
NaamsvermeldingNietCommercieel
CC-BY-NC
NaamsvermeldingNietCommercieel-GelijkDelen
CC-BY-NCSA
NaamsvermeldingGeenAfgeleideWerken
CC-BY-ND
NaamsvermeldingNietCommercieelGeenAfgeleideWerken
CC-NC-ND
Hoe te gebruiken? Nadat de licentievorm is vastgesteld waaronder je de objecten op het internet wilt publiceren, kun je de licentiecode toevoegen aan het object of in de beschrijving. In de het Dublin Core veld ‘Rights’ kan de rechthebbende organisatie worden vermeld gevolgd door de code (gescheiden door een ‘:’). De organisatienaam kan afgekort worden tot de ISIL-code. Voor het Historisch Centrum Overijssel ziet de codering er als volgt uit: Nl-ZlHCO: CC-BY-SA. NB: vermeld altijd de rechthebbende instantie of persoon. Meer informatie: Licentievormen: http://creativecommons.org/licenses/ Licentiekiezer: http://creativecommons.org/choose/ Digitaliseren Moederbestanden en afgeleiden. Digitaliseringsstandaarden. Bestandsnaamcodering. Metadateren gedigitaliseerde bestanden.
Digitaliseren Voorafgaand aan het digitaliseren moet je rekening houden met de volgende zaken: Rechten, metadata toekennen (rubriceren, kenmerken > terugvinden, maar ook zoeken) , bestandsformaat (moederbestanden, afgeleiden voor internet, back-up). Rechten Het voert hier te ver om alle rechten op objecten uitvoerig te beschrijven, maar we geven hierbij een aantal belangrijke suggesties om bij stil te staan voordat een object gedigitaliseerd wordt. Zorg ervoor dat je bij het verwerven van het materiaal de gebruiksrechten vaststelt en documenteert. Probeer helder te krijgen welke rechten van toepassing zijn en in welke situatie. Is het een schenking? Laat dan de schenker een document tekenen waarin het gebruiksrecht is geregeld; bijv. mag het op internet gepubliceerd worden, of enkel binnen de vereniging, gelden er voorwaarden bijv. x jaar na overlijden, etc.. Maar let ook op dat de auteursrechten duidelijk zijn, bijv. een fotograaf is de auteur en kan ondanks een schenking zijn rechten laten gelden. Het kunnen overleggen van documentatie en wijze van handelen (onderzoek) bij verwerven kan veel ellende voorkomen. Als de gebruiksrechten helder zijn kun je de objecten indelen naar gebruiksrecht en probeer hierbij het gebruiksrecht te vertalen in een Creative Commons licentie. Tip: digitaliseer alleen de
objecten waarvan je het gebruiksrecht hebt, digitaliseer je ook de objecten met beperkte gebruiksrechten: zorg er dan voor dat deze in een aparte afgeschermde map staan. Bestandsformaat: Opslag Als je gaat digitaliseren zorg je voor zogenaamde moederbestanden en afgeleiden. De moederbestanden zijn als het ware de ‘digitale originelen’ die goed bewaard moeten worden. Het is daarom belangrijk om deze van een hoge kwaliteit te maken. Vanuit deze bestanden maak je afgeleiden voor het internet of andere doeleinden; Hoe beter de kwaliteit van de moederbestanden hoe minder vaak je de originele objecten opnieuw hoeft te scannen / digitaliseren. Een hoge kwaliteit van gedigitaliseerde objecten vergt veel schijfruimte. Om de kwaliteit hoog te houden en de omvang van de bestanden minimaal kan bij het digitaliseren het beste met de volgende uitgangspunten rekening te houden: Bestandsformaat moederbestanden: JPEG compressieloos (of max. 10 %) Bestandsformaat afgeleiden: JPEG gecomprimeerd (compressie afhankelijk van ‘leesbaarheid’ en uitvergroting) Scannen Van belang bij het scannen is dat er op een duurzame, bruikbare en uniforme wijze gescand wordt. Om dit te bewerkstelligen zijn richtlijnen met betrekking tot resolutie, bitdiepte en kleurprofielen van belang. Daarnaast wordt er onderscheid gemaakt m.b.t. de inhoud van de scan; betreft het tekst of beeld. Tekstdocumenten vereisen enkel leesbaarheid bij inzoomen en printen, terwijl beeldmateriaal tot op detailniveau inzoombaar moet zijn. Onderstaande schema’s geven deze richtlijnen (HCO) weer en dienen als referentiekader bij het scannen van beeldmateriaal: (moederbestanden) Grootte voorwerp/ Resolutie RGB Aantal Bitdiepte Bitdiepte soort afbeelding kleurkanalen per totaal kanaal Groter dan A4 z/w 600 DPI 1:1:1 3 8 24 kleur Tot en met A4 z/w 800 DPI 1:1:1 3 8 24 kleur Prentbriefkaarten z/w 1200 DPI 1:1:1 3 8 24 kleur Glasnegatieven z/w 800 / 1500 Nvt 3 8 16 DPI* Dia- / z/w 2400 / Nvt 3 8 16 kleinbeeldnegatieven 3200 DPI* Lantaarnplaatje
z/w Kleur Kleur
Dia- / kleinbeeldnegatieven Dia- / z/w kleinbeeldpositieven kleur * Afhankelijk van grootteformaat
800 / 1500 DPI* 2400 / 3200 DPI* 2400 / 3200 DPI*
1:1:1
3
8
24
1:1:1
3
8
24
1:1:1
3
8
24
Al het materiaal dat in kleur wordt gescand (bitdiepte 24) gebruikt de Adobe RGB kleurruimte (een standaard kleurprofiel).
Het Adobe RGB kleurenprofiel (kolom RGB en kleurkanalen) is een standaard voor kleuren waarbij in drie kanalen wordt gescand. Voor kleurenfoto’s en ander kleurenopzichtmateriaal is het voldoende om met een bitdiepte van 8 bits per kleurkanaal te scannen. De totale bitdiepte voor foto’s wordt hiermee 3 x 8 = 24 bits.
Om het specifieke kleurkarakter van (verkleurde) zwart-wit foto’s te behouden worden deze als kleurenfoto gescand, met een bitdiepte van 3 x 8 = 24 bits. 3
NB: Bovenstaande richtlijn is een indicatie, het HCO hanteert een hoge kwaliteitsstandaard. Nabewerking Bij het scannen van moederbestanden moeten bewerkingen zoveel mogelijk worden vermeden, blijf zo dicht mogelijk bij het origineel. Denk bij bewerkingen aan verscherpen, kleurwijzigingen, etc. Bewerkingen kun je beter toepassen op de afgeleiden. Bijsnijden en rotaties van 90˚ (of veelvoud hiervan) zijn wel mogelijk. Bestandsnaam Bij het opslaan van de scan kan de bestandsnaam worden toegevoegd. Het is aan te raden om de bestandsnaam identiek te houden aan het unieke identificatienummer van het object. Om een uniforme naamgeving te creëren kan de volgende bestandsnaamcodering worden gebruikt: _. De ISIL-code wordt van belang als je de collectiestukken op het internet gaat publiceren (dit voorkomt dubbelingen in naamgeving / identificatienummering). Metadateren Aan de scans kunnen de meest essentiële metadata, lees kenmerken, worden toegekend.(Deze kenmerken kunnen automatisch ingelezen worden in OpenAtlantis). De belangrijkste zijn: identificatienummer, rechten, auteur en trefwoorden (en soms de titel). Daarnaast zijn locatie De standaarden voor het metadateren van scans zijn IPTC4 en EXIF5, waarbij EXIF enkel gebruikt wordt om GPS-gegevens te koppelen aan de scan.
IPTC velden Title (Titel) Source (Bron) Keywords (Onderwerp / trefwoorden) Copyright (Rechten)
Creator (Auteur)
De titelveld is te gebruiken bij gedrukte bronnen / publicaties, bijv. titel van een artikel. In dit veld wordt het identicatienummer ofwel de bestandsnaam vermeld. Vermeld het onderwerp of kenmerken (trefwoorden) van het digitale object. De trefwoorden kunnen het beste gebaseerd zijn op een gestandaardiseerde trefwoordenlijst, bijv. trefwoordenlijst Openbare Bibliotheken. De trefwoorden worden door een komma gescheiden. Weergave van de eigenaar van het object of naam instantie / persoon bij wie de rechten liggen. In dit veld wordt ook de Creative Commons licentie in code opgenomen (bijv. CC-BY-SA). Eigenaar en licentievorm worden door een ‘:’ teken gescheiden, bijv. NL-ZlHCO: CC-BY-SA. Indien bekend, naam van de auteur/maker van het fysieke, originele object (dus niet van het digitale duplicaat)
Facultatief Als een grote hoeveelheid stukken wordt gedigitaliseerd kunnen niet alle gewenste metadatavelden gevuld worden. Daarom zijn de volgende velden optioneel: Date created Datum waarop het fysieke, originele object gecreëerd is (dus niet de (Datum) scan) Location Locatie die is weergegeven in het object (plaats/land etc). Hierbij wordt (Locatie) de gestandaardiseerde codering voor land6 regio en plaats7 gevolgd. 3
Nationaal Archief, “Richtlijn Bitdiepte en kleurruimte”, onderdeel van de Richtlijnen Digitalisering Archiefmateriaal. 4 Informatie IPTC: http://nl.wikipedia.org/wiki/IPTC 5 Informaite Exif: http://nl.wikipedia.org/wiki/Exchangeable_image_file_format
NB:. M.b.v. Geosetter, zie EXIF velden, kunnen de locatiegegevens automatisch gegenereerd worden. Tip: Bij het digitaliseren van grote hoeveelheid aan objecten wordt aangeraden om voor de aanvang na te denken of er een opdeling / rubricering van de stukken toe te passen is en welke ‘keywords’ per rubriek/groep moet worden toegekend. EXIF velden Binnen de EXIF standaard worden georeferentie gegevens vastgelegd. Dit wordt gedaan met de tool Geosetter8. In Geosetter worden lengte-, breedtegraad en kijkrichting (destination latitude en longitude) vastgelegd. NB: door het gebruik van Geosetter kunnen de locatiegegevens automatisch worden toegevoegd aan het IPTC-veld ‘location’.
Tools metadateren: Geosetter en XnView Het metadateren kan met de gratis beschikbare tools Geosetter en XnView. Deze applicaties zijn te Downloaden vanaf: Geosetter: http://www.geosetter.de/en/download/ Xnview: http://www.xnview.com/en/xnview/#downloads (versie: standard of extended) Hieronder een handleiding bij het gebruik van de bovenstaande tools. Geosetter Open Geosetter > Menu item ‘Foto’s’ > Open Folder. Ga naar map met afbeeldingen. 1. Instellen locatie
6
ISO 3166-1 NEN5825:2002 8 Website Geosetter: http://www.geosetter.de/en/ 7
In de rechterkolom heb je de kaart en de optie ‘Zoeken’. Typ hierin de plaats, bijv. Hengelo en klik op ‘Zoeken’. Hierna krijg je de Google map met een ‘pointer’ (rode ballon). Vanuit deze grove locatiebepaling kun je indien gewenst de exacte locatie aangeven door de pointer naar de exacte locatie te verslepen. Tip: Indien deze locatie meerdere keren moet worden toegepast kun je de locatie opslaan onder ‘Favorieten’. Klik op ‘Voeg toe/wijzig..’ achter het veld ‘Favorieten’
Voer herkenbare naam in bijv. in dit geval Hengelo of Heemaf fabriek. Stel eventueel de ‘straal’ in als de locatie geschat is (bijv. ± 100 m o.i.d.) Klik hierna op de knop ‘Haal van web’
Alle locatiegegevens worden opgehaald. Klik hierna op de knop ‘OK’. (NB: Hierna is de pointer voorzien van een ‘ster’) 2. Koppelen locatiegegevens aan afbeelding of selectie afbeeldingen a. Hebben meerdere foto’s dezelfde locatie, dan kun je de betreffende foto’s selecteren en gemeenschappelijk de locatie toevoegen; Selecteer de afbeeldingen met dezelfde locatiegegevens. b. Na het bepalen van de locatie (rechterkolom in Google map) door de pointer te plaatsen kun je rechts klikken op de pointer. Hierna krijg je de volgende opties te zien:
Klik op ‘verbind markering aan de geselecteerde foto’s’ 3. Om de wijzigingen op te slaan ga via menu naar Foto’s > Bewaar wijzigingen. Sluit hierna Geosetter af.( Je kunt via XnView controleren of de georeferentie is toegevoegd: Tabblad ‘Herkomst’)
XnView Handelingen: Openen en via verkenner (linkerkolom) naar betreffende map met afbeeldingen. Voor bewerken selecteer de foto. Klik met rechtermuisknop op afbeelding > snelmenu: optie ‘Bewerk IPTC data’
Tabblad ‘Diversen’ Documentnaam (Source): verwijder de gegevens in dit veld (of vul hier de exacte bestandsnaam in) Tabblad ‘Datum/Tijd’ Aanmaakdatum: Indien bekend vul hier de datum in waarop de foto is gemaakt of een inschatting van het jaar. Tabblad ‘Verantwoording’ Auteur/maker: Indien bekend vul hier de maker van de foto in Bron: vul hier de bestandsnaam (zonder extensie) in (bijv. NL-ZlHCO_0464.2_30269) Copyright: Vul hier de creative commons licentie vorm in. Dit is voor alle afbeeldingen: HCO / CC-BYSA Tabblad ‘Trefwoorden’ Voeg hier de trefwoorden toe. Standaard trefwoorden: Heemaf, glasnegatief en albumnr. (vermelden als: Album ). Indien mogelijk het onderwerp, dit mogen meerdere termen zijn. Daarnaast aanvulling (indien bekend) m.b.t. locatie, thema, periode. NB: alleen het laagste niveau uit de rubricering toevoegen (tenzij de relatie essentieel is: bijv. Locatie > Hengelo en Overijssel of Hengelo en Gelderland) Tabblad ‘Beschrijving’ Dit is facultatief. Beschrijving: HEEMAF-collectie glasnegatieven. Album XXXX Titel: Indien bekend, vermeld bij foto. Wegschrijven metadata
Selecteer optie: ‘Combineer nieuwe & huidige waarden’ en sub-optie ‘Samenvoegen met bestaande waarden’ Klik hierna op de knop ‘Schrijven’ en daarna op de knop ‘Sluiten’. Heeft u nog vragen of wilt u meer informatie neem contact met ons op via: [email protected] Succes! Bert Nielsen
