Gloria Debonne. De digitalisering in het ziekenhuis en in de privépraktijk

Bachelorproef Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Academiejaar Studente

Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Medical management assistant 2012-2013

Gloria Debonne

De digitalisering in het ziekenhuis en in de privépraktijk De voordelen en valkuilen van de digitalisering van de medische administratie

Interne begeleider Nico Van den Abeele

0

Bachelorproef Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Academiejaar Studente

Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Medical management assistant 2012-2013

Gloria Debonne

De digitalisering in het ziekenhuis en in de privépraktijk De voordelen en valkuilen van de digitalisering van de medische administratie

Interne begeleider Nico Van den Abeele 1

Woord vooraf In het kader van de jaarmodule Bachelorproef heb ik over een onderwerp geschreven gerelateerd aan de opleiding Office management, afstudeerrichting medical management assistant. Vooreerst mijn oprechte dank aan de heer T. Lecoutere, de heer K. Verhulst, dokter C. De Rycke en mevrouw A. De Busscher voor hun bereidwilligheid om deel te nemen aan de interviews en om erna nog extra vragen te beantwoorden. Daarnaast wil ik mijn dank betuigen aan mevrouw M. Meersman, mevrouw H. Buyse, mevrouw M. Vandeginste, dokter G. Vanhaverbeke en dokter D. Nicolaij voor de kostbare tijd die zij hebben vrijgemaakt voor hun getuigenissen. D. Stockman bedank ik ook voor zijn medewerking aan het interview en de rondleiding in de scan factory. De realisatie van mijn bachelorproef was zeker niet mogelijk geweest zonder de inzet en correcte begeleiding van mijn interne begeleider de heer N. Van den Abeele die ook de bachelorproef coördineerde. Ten slotte wil ik ook mijn moeder en mijn vriend bedanken voor hun steun. Ik paste het tekstverwerkingsprogramma Microsoft Office Word 2010 toe om mijn bachelorproef uit te werken.

2

Inleiding De digitalisering komt voor in elke sector: gezondheidssector, industriesector, sociale sector … De maatschappij kan er niet meer omheen. De bachelorproef geeft me de kans om dieper in te gaan op de constante evolutie van de digitalisering, waar niemand bij stil lijkt te staan. Daarnaast speelt de digitalisering een belangrijke rol in de opleiding Office management. Een van de leerresultaten van een medical management assistant (MMA) is dan ook: “de courante informaticatoepassingen effectief, efficiënt en creatief toepassen in functie van het managen van informatie”. Om dit te kunnen verwezenlijken als MMA is het belangrijk beter inzicht te krijgen in het digitale werken. Het belang van de digitalisering vanuit zowel het werkveld als vanuit de opleiding verantwoordt meteen de keuze om als toekomstige MMA een onderzoek te voeren naar de digitalisering in het ziekenhuis en in de privépraktijk en meer specifiek naar de voordelen en eventuele valkuilen van de digitalisering van de medische administratie. Om dit onderwerp te kunnen schetsen binnen het kader van de opleiding Office management, onderzoekt de bachelorproef eerst de invloed van de technologie op de functie van een MMA doorheen de geschiedenis. Vervolgens is er een uiteenzetting die dieper ingaat op de invloed van de digitalisering op de werking van de medische administratie, zonder hierbij de bijhorende taakverandering uit het oog te verliezen. De nieuwe manier van werken in de medische administratie vereist nieuwe technieken. Daarom komen in de bachelorproef vervolgens alle technieken aan bod die de medische sector toepast om digitaal te werken. Het is daarnaast de bedoeling om de voordelen en eventuele valkuilen van de digitalisering voor de gebruikers te verduidelijken. Het onderzoek naar de invloed van de digitalisering op de MMA’s, artsen en patiënten focust zich hierop. Een toekomstbeeld over de digitalisering in het algemeen en van de medische administratie in het bijzonder sluit het theoretische deel af. Na de theoretische onderbouw volgt een praktijkstudie. Het is een vergelijkende studie die als doel heeft een beeld te schetsen van de digitalisering in de praktijk. Het toetst de mate en manier van digitaal werken van ziekenhuizen en privépraktijken. Welke computerprogramma’s zijn typisch voor een ziekenhuis en welke voor een privépraktijk? Hoe communiceert elke organisatie met externen? Zijn er opmerkelijke verschillen of gelijkenissen? Het resultaat van het project leidt hier opnieuw tot een opsomming van voordelen en valkuilen.

3

De voornaamste bronnen die het theoretische deel van de bachelorproef ondersteunen, zijn de boeken “Adieu secretaresse, hello assistant” van A. de Martines-van Schoonhoven, “Beroep: managementassistant” van G. Corremans et al. en “Digitaal is het nieuwe normaal” van P. Hinssen. De interviews met de IT-verantwoordelijken waren van groot belang om de vergelijkende studie tot stand te brengen. De syllabus van H. De Neve was hierbij een leidraad. Tot slot nog even dit: om de leesbaarheid te bevorderen, wordt er in de bachelorproef naar een MMA verwezen met ‘zij’. Met ‘hij’ spreek ik dan over artsen en patiënten, omdat dit taalkundig gezien om mannelijke woorden gaat. Er kan bij beide natuurlijk altijd ‘hij/zij’ gelezen worden.

4

Verkorte inhoudsopgave Woord vooraf ............................................................................................................................. 2 Inleiding ..................................................................................................................................... 3 Verkorte inhoudsopgave ............................................................................................................ 5 Inhoudsopgave ........................................................................................................................... 7 Lijst met afkortingen ................................................................................................................ 11 Verklarende woordenlijst ......................................................................................................... 12 Lijst met figuren en tabellen..................................................................................................... 13 De digitalisering van de medische administratie ...................................................................... 14 1

2

3

4

5

De job van MMA doorheen de geschiedenis: de impact van de technologie .................. 14 1.1

De secretaresse .......................................................................................................... 14

1.2

Van secretaresse tot management assistant ............................................................... 15

1.3

Besluit ........................................................................................................................ 17

De invloed van de digitalisering op de werking van de medische administratie ............. 18 2.1

De term digitalisering ................................................................................................ 18

2.2

De term administratie ................................................................................................ 18

2.3

De manier van werken verandert ............................................................................... 19

Technieken ....................................................................................................................... 23 3.1

Softwarepakketten implementeren ............................................................................ 23

3.2

Van digitale dicteersystemen tot spraakherkenning .................................................. 25

3.3

Cloudcomputing ........................................................................................................ 26

3.4

Scannen ...................................................................................................................... 30

3.5

Kiosken ...................................................................................................................... 32

De invloed van de digitalisering op de gebruikers ........................................................... 34 4.1

Voordelen .................................................................................................................. 34

4.2

Valkuilen ................................................................................................................... 37

De digitalisering in de toekomst....................................................................................... 43 5.1

De toekomst van de digitalisering in het algemeen ................................................... 43

5.2

De toekomst van de digitalisering van de medische administratie ............................ 44

Vergelijkende studie van de digitalisering in het ziekenhuis en in de privépraktijk................ 48 1

Introductie ........................................................................................................................ 48 1.1

Aanpak ....................................................................................................................... 48 5

1.2 2

3

Doel ........................................................................................................................... 49

Voorstelling van de ziekenhuizen en privépraktijken ...................................................... 50 2.1

Az groeninge.............................................................................................................. 50

2.2

O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem ................................................................ 52

2.3

Huisartsenpraktijk Mepravo ...................................................................................... 53

2.4

Tandartsenpraktijk Ardenois ..................................................................................... 54

Vergelijkende studie ......................................................................................................... 55 3.1

Medische computerprogramma’s .............................................................................. 55

3.2

Communicatie met externen ...................................................................................... 75

3.3

Conclusie ................................................................................................................... 78

Algemeen besluit ...................................................................................................................... 81 Referentielijst ........................................................................................................................... 83 Referentielijst – Persoonlijke communicatie............................................................................ 86 Bijlagen .................................................................................................................................... 87 Bijlage 1: Getuigenissen van MMA’s en artsen ....................................................................... 88 Bijlage 2: Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge ........................................... 94 Bijlage 3: Interview met K. Verhulst, IT-manager O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem ................................................................................................................................................ 103 Bijlage 4: Interview met C. De Rycke, IT-verantwoordelijke huisartsenpraktijk Mepravo .. 111 Bijlage 5: Interview met A. De Busscher; IT-verantwoordelijke tandartsenpraktijk Ardenois ................................................................................................................................................ 113 Bijlage 6: Interview met D. Stockman, afdelingshoofd archief patiëntendossier az groeninge ................................................................................................................................................ 115 Bijlage 7: Koninklijk besluit tot regeling van het elektronisch document ............................. 117 Bijlage 8: Printscreens ............................................................................................................ 120

6

Inhoudsopgave Woord vooraf ............................................................................................................................. 2 Inleiding ..................................................................................................................................... 3 Verkorte inhoudsopgave ............................................................................................................ 5 Inhoudsopgave ........................................................................................................................... 7 Lijst met afkortingen ................................................................................................................ 11 Verklarende woordenlijst ......................................................................................................... 12 Lijst met figuren en tabellen..................................................................................................... 13 De digitalisering van de medische administratie ...................................................................... 14 1

2

3

De job van MMA doorheen de geschiedenis: de impact van de technologie .................. 14 1.1

De secretaresse .......................................................................................................... 14

1.2

Van secretaresse tot management assistant ............................................................... 15

1.3

Besluit ........................................................................................................................ 17

De invloed van de digitalisering op de werking van de medische administratie ............. 18 2.1

De term digitalisering ................................................................................................ 18

2.2

De term administratie ................................................................................................ 18

2.3

De manier van werken verandert ............................................................................... 19

2.3.1

Archivering......................................................................................................... 19

2.3.2

Agendabeheer ..................................................................................................... 19

2.3.3

Verslagen typen .................................................................................................. 20

2.3.4

Notuleren ............................................................................................................ 20

2.3.5

Consultatiebrieven bezorgen .............................................................................. 20

2.3.6

Tarifering ............................................................................................................ 21

2.3.7

Patiënten ontvangen ........................................................................................... 21

2.3.8

Rapporteren/communiceren ............................................................................... 21

2.3.9

Besluit................................................................................................................. 22

Technieken ....................................................................................................................... 23 3.1

Softwarepakketten implementeren ............................................................................ 23

3.2

Van digitale dicteersystemen tot spraakherkenning .................................................. 25

3.3

Cloudcomputing ........................................................................................................ 26

3.4

Scannen ...................................................................................................................... 30

3.5

Kiosken ...................................................................................................................... 32 7

4

De invloed van de digitalisering op de gebruikers ........................................................... 34 4.1

4.1.1

Tijdsbesparing .................................................................................................... 34

4.1.2

Kostenbesparing ................................................................................................. 35

4.1.3

Patiëntgericht handelen ...................................................................................... 35

4.1.4

‘Clean desk’ ........................................................................................................ 36

4.1.5

Inspraak van de patiënt ....................................................................................... 36

4.1.6

Besluit................................................................................................................. 36

4.2

5

Voordelen .................................................................................................................. 34

Valkuilen ................................................................................................................... 37

4.2.1

Informaticakennis van de eindgebruiker ............................................................ 37

4.2.2

Kostprijs ............................................................................................................. 38

4.2.3

Privacy ................................................................................................................ 39

4.2.4

Afhankelijkheid .................................................................................................. 40

4.2.5

Sociaal contact .................................................................................................... 41

4.2.6

Medische online informatie ................................................................................ 41

4.2.7

Digitale handtekening ........................................................................................ 42

4.2.8

Besluit................................................................................................................. 42

De digitalisering in de toekomst....................................................................................... 43 5.1

De toekomst van de digitalisering in het algemeen ................................................... 43

5.2

De toekomst van de digitalisering van de medische administratie ............................ 44

Vergelijkende studie van de digitalisering in het ziekenhuis en in de privépraktijk ................ 48 1

2

Introductie ........................................................................................................................ 48 1.1

Aanpak ....................................................................................................................... 48

1.2

Doel ........................................................................................................................... 49

Voorstelling van de ziekenhuizen en privépraktijken ...................................................... 50 2.1

Az groeninge.............................................................................................................. 50

2.1.1

Algemeen ........................................................................................................... 50

2.1.2

Visie ................................................................................................................... 51

2.1.3

Cijfergegevens .................................................................................................... 51

2.1.4

Netwerking ......................................................................................................... 51

2.2

O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem ................................................................ 52

2.2.1

Algemeen ........................................................................................................... 52

2.2.2

Visie ................................................................................................................... 52

8

2.2.3

Cijfergegevens .................................................................................................... 52

2.2.4

Netwerking ......................................................................................................... 53

2.3

2.3.1

Algemeen ........................................................................................................... 53

2.3.2

Cijfergegevens .................................................................................................... 53

2.3.3

Netwerking ......................................................................................................... 53

2.4

3

Huisartsenpraktijk Mepravo ...................................................................................... 53

Tandartsenpraktijk Ardenois ..................................................................................... 54

2.4.1

Algemeen ........................................................................................................... 54

2.4.2

Cijfergegevens .................................................................................................... 54

2.4.3

Netwerking ......................................................................................................... 54

Vergelijkende studie ......................................................................................................... 55 3.1

Medische computerprogramma’s .............................................................................. 55

3.1.1

Ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) ................................................................... 55

3.1.2

Laboratoriuminformatiesysteem (LIS) ............................................................... 59

3.1.3

Picture Archiving and Communication System (PACS) ................................... 62

3.1.4

Radiologie-informatiesysteem (RIS).................................................................. 63

3.1.5

Elektronisch Medisch Dossier (EMD) ............................................................... 64

3.1.6

Software voor de apotheek ................................................................................. 68

3.1.7

Een ziekenhuisbreed afsprakensysteem ............................................................. 69

3.1.8

OK-toepassing .................................................................................................... 71

3.1.9

Conclusies die te maken hebben met medische computerprogramma’s ............ 72

3.2

Communicatie met externen ...................................................................................... 75

3.2.1

Digitaal uitwisselen van informatie.................................................................... 75

3.2.2

Conclusie van de externe communicatie ............................................................ 78

3.3

Conclusie ................................................................................................................... 78

Algemeen besluit ...................................................................................................................... 81 Referentielijst ........................................................................................................................... 83 Referentielijst – Persoonlijke communicatie............................................................................ 86 Bijlagen .................................................................................................................................... 87 Bijlage 1: Getuigenissen van MMA’s en artsen ....................................................................... 88 Bijlage 2: Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge ........................................... 94 Bijlage 3: Interview met K. Verhulst, IT-manager O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem ................................................................................................................................................ 103 Bijlage 4: Interview met C. De Rycke, IT-verantwoordelijke huisartsenpraktijk Mepravo .. 111 9

Bijlage 5: Interview met A. De Busscher; IT-verantwoordelijke tandartsenpraktijk Ardenois ................................................................................................................................................ 113 Bijlage 6: Interview met D. Stockman, afdelingshoofd archief patiëntendossier az groeninge ................................................................................................................................................ 115 Bijlage 7: Koninklijk besluit tot regeling van het elektronisch document ............................. 117 Bijlage 8: Printscreens ............................................................................................................ 120

10

Lijst met afkortingen AbruMeT ARH ATD CoZo CPS EMD EPD FOD GMD GZO HL7 ICT ID IT JCI

Association Bruxelloise de Télématique Médicale Antwerpse Regionale Hub Artsentariferingsdienst Collaboratief Zorgplatform Clinical Power Station Elektronisch Medisch Dossier Elektronisch Patiëntendossier Federale Overheidsdienst Globaal Medisch Dossier Gents Ziekenhuisoverleg Health Level Seven informatie- en communicatietechnologie identiteitskaart informatietechnologie Joint Commission International

KB Kmehr KWS LIS MMA PACS PET OK RIS RIZIV RSW SIS VPN VznKUL XDS ZIS ZNA

Koninklijk besluit Kind messages for Electronic Healthcare Record Klinisch Werkstation Laboratoriuminformatiesysteem medical management assistant Picture Archiving and Communication System Positron Emission Tomography operatiekwartier Radiologie-informatiesysteem Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Réseau Santé Wallon Sociaal Informatiesysteem Virtual Private Network Vlaams ziekenhuisnetwerk KU Leuven Cross-Enterprise Document Sharing Ziekenhuisinformatiesysteem Ziekenhuisnetwerk Antwerpen

11

Verklarende woordenlijst accreditatie authenticatie cariës PET-scan

smartcard telematica token VPN-verbinding

bewijs dat men tot een bepaalde (beroeps)groep behoort en op grond daarvan ergens toegang heeft vaststelling van iemands identiteit tandbederf scan met behulp van een heel licht radioactief gemaakte stof (vaak glucose), die in de bloedbaan wordt ingebracht, waarbij het mogelijk wordt de bloedtoevoer op bepaalde plekken exact te volgen pasje met ingebouwde chip dat wordt gebruikt in het elektronische betalingsverkeer, als identiteitsbewijs en als geheugen informatievoorziening op afstand, via beeldschermen apparaatje dat een voortdurende verspringende code toont en waarmee men kan inloggen op een netwerk een door middel van encryptie beveiligd bedrijfsnetwerk dat benaderd kan worden via een openbaar netwerk, met name het internet

12

Lijst met figuren en tabellen Lijst van figuren Figuur 1: Global information created and available storage (Hinssen, 2010).......................... 26 Figuur 2: Uitwisseling medische data (Van den Bosch, 2009) ................................................ 28 Figuur 3: The new normal (Hinssen, 2010) ............................................................................. 43 Figuur 4: Scanprocedure scan factory ...................................................................................... 65

Lijst van tabellen Tabel: Overzicht van de toepassingen per organisatie ............................................................. 73

13

De digitalisering van de medische administratie 1 De job van MMA doorheen de geschiedenis: de impact van de technologie De secretaresse die enkel als veredelde koffiedame en typiste haar dagen vult, is enkel nog terug te vinden in oubollige films. De laatste 20 jaar is haar functie grondig geëvolueerd. De rechterhand van de manager heet nu management assistant. In de medische sector is dat een medical management assistant, afgekort als MMA. De grondige evolutie van de job van een secretaresse is voor een groot deel te danken aan de evolutie van de informatie- en communicatietechnologie (ICT).

1.1 De secretaresse Eeuwenlang hadden belangrijke personen een “secretaresse” of vertrouwenspersoon die ook de correspondentie verzorgde. Zo had de farao een “scribent” en was het in de middeleeuwen de “secretarum” die de teksten vertaalde en overschreef (Assistant, z.j.). Het woord “secretaresse” is afkomstig uit de Franse taal en bevat het woord “secret”, wat geheim betekent. Dit heeft dan ook meteen haar sleutelrol benadrukt. Volgens A. de Martinesvan Schoonhoven, auteur van het boek ‘Adieu secretaresse, hello assistant’, bekleedt de secretaresse een vertrouwenspositie in het bedrijf (2010). In de medische sector is de secretaresse ook de belangrijke vertrouwenspersoon die de deontologische regels moet respecteren. Een secretaresse is een medewerker die het secretariaatswerk uitvoert voor een directeur of een arts. De job van een secretaresse houdt een ondersteunende functie in en bestaat voornamelijk uit administratieve taken. Jobat geeft hiervan op zijn rekruteringssite enkele voorbeelden zoals archiveren, typen van verslagen, brieven en offertes en ontvangen van klanten of patiënten (Secretaresse, z.j.). Een secretaresse is eigenlijk een onmisbare schakel in het bedrijf of ziekenhuis. Volgens A. de Martines-van Schoonhoven loopt de opkomst van het secretaressevak parallel met de industrialisering aan het einde van de negentiende eeuw. Er ontstond bij bedrijven 14

behoefte aan mensen die konden corresponderen, stenograferen en typen (2010). Die taken waren uitvoerbaar door de uitvinding van de telefoon en de schrijfmachine. In het boek: ‘Beroep: managementassistant’ schrijft G. Corremans dat het takenpakket van de secretaresse vooral uit uitvoerend secretariaatswerk bestond, waarbij haar carrière afhankelijk was van die van haar manager (Corremans et al., 2007). In 1959 bracht Xerox de eerste kopieermachine op de markt. Dit betekende het einde van het geknoei met stencils, carbonpapier en inktgommen. De eerste tekstverwerkingsmachines en printers zorgden voor een snelle verwerking van documenten. Het jaar 1980 betekende dan ook het begin van de evolutie van de secretaressefunctie (Corremans et al., 2007).

1.2 Van secretaresse tot management assistant Eind jaren tachtig kochten bedrijven massaal computers aan. De secretaresse schoof haar typemachine aan de kant om ze te vervangen door de computer (Corremans, 2007). De digitale revolutie was een feit. De introductie van de computers was volgens G. Corremans voor veel bedrijven een dure investering die het kantoorwerk kon automatiseren (2007). De nieuwe tekstverwerkingsprogramma’s en nieuwe communicatiemiddelen maakten het mogelijk efficiënter te werken. De repetitieve taken leidden tot automatisatie. Volgens A. Buisson dachten velen dat de secretariaatsfuncties daardoor zouden verdwijnen. Toch is het aantal management assistants zeker niet gedaald, integendeel (2005). De technologische ontwikkeling zorgde namelijk voor een automatisering van de klassieke secretariaatstaken (klasseren, rapporteren, brieven schrijven …), waardoor er tijd vrijkwam voor “uitdagingen”. De job van een secretaresse is dus verruimd op inhoudelijk vlak. De management assistant moet bijvoorbeeld het werk van de manager voorbereiden, ondersteunen en organiseren, de afsprakenagenda bijhouden, notuleren op vergaderingen en bij gesprekken met klanten en bijeenkomsten en congressen organiseren … (de Martines-van Schoonhoven, 2010). De kantoorautomatisering heeft ertoe geleid dat ook de MMA meer gespecialiseerde taken kan uitoefenen, waarbij zij de manager optimaal ondersteunt (de Martines-van Schoonhoven, 2010). Een goede MMA moet dus niet alleen over de klassieke vaardigheden beschikken, maar door het nieuwe werken zijn haar soft skills ook heel belangrijk om de manager te ondersteunen. Communicatieve en sociale vaardigheden die nodig zijn om te bemiddelen tussen patiënt en arts, zijn hiervan een goed voorbeeld.

15

De volgende opsomming van taken van een management assistant is gebaseerd op het artikel ‘Beroep secretaresse’ van de Nederlandse site voor beroepskeuzetesten (Beroep secretaresse, z.j.). De taken van een management assistant: -

telefoons beantwoorden en doorverbinden;

-

bezoekers ontvangen en doorsturen naar de juiste persoon;

-

de inkomende correspondentie en e-mails openen, sorteren en verdelen (antwoorden voorbereiden op veel voorkomende informatieaanvragen);

-

correspondentie verzorgen zoals memo’s, rapporten en presentaties uitschrijven en documenten opstellen op basis van concepten, handgeschreven exemplaren en ingesproken berichten;

-

documenten archiveren;

-

afspraken maken en agenda bijhouden;

-

zakenreizen, congressen, vergaderingen en informele bijeenkomsten organiseren;

-

agenda’s opstellen voor vergaderingen, vergaderingen bijwonen en notulen maken;

-

kantoorartikelen bestellen;

-

op de hoogte zijn van allerlei kantoorapparatuur zoals computers, faxapparaten, kopieerapparaten, printers, scanners, telefoonsystemen, en in geval van defecte apparatuur de nodige stappen ondernemen om het probleem op te lossen.

De taken van een medical management assistant zijn gelijklopend met die van een management assistant, maar bevatten ook enkele meer specifieke taken. Hieronder volgt een opsomming van die taken, samengevat uit het artikel ‘Medisch secretaresse’ van de Nederlandse site voor middelbaar beroepsonderwijs (Medisch secretaresse, z.j.): -

de medische correspondentie behandelen, bijvoorbeeld alle brieven tussen de specialisten en de huisartsen, de operatieverslagen, de e-mails, de memo’s en faxen;

-

afspraken maken met patiënten en een planning opstellen voor de consultaties;

-

het medische dossier van de patiënten up-to-date houden, zoals bijvoorbeeld adreswijzigingen van de patiënt en binnengekomen resultaten van onderzoeken in het dossier opnemen;

-

het medische dossier opzoeken en klaarleggen op het moment van de consultaties.

16

1.3 Besluit Computers en informaticastructuren zijn in onze huidige maatschappij niet meer weg te denken. De volledige administratie van bedrijven draait op computers. De wijziging van het takenpakket, vooral gedurende de laatste 20 jaar, is zowel te merken bij de traditionele bedrijfssecretaresse als bij de medische secretaresse. Dit heeft als gevolg dat de secretariaten kozen voor de term assistant in plaats van secretaresse. De verdere evolutie van de technologie vanaf de 21ste eeuw stelt de (medical) management assistant in staat om op een moderne en nieuwe manier te werken, zoals bijvoorbeeld met spraaktechnologie. Ook cloudcomputing, waarbij gegevens “ergens op een server” beschikbaar zijn, vormt een bron van nieuwe mogelijkheden. Die techniek komt op pagina’s 26 tot 30 aan bod.

17

2 De invloed van de digitalisering op de werking van de medische administratie 2.1 De term digitalisering Van Dale definieert de term digitalisering als volgt: “Informatie omzetten in digitale vorm (nullen en enen)” (Dikke Van Dale Online, 2012). “(iets) omzetten in een computerbestand”, is ook een omschrijving die vaak voorkomt (Kernerman Nederlands Leerderswoordenboek, 2007-2011). De digitalisering is overal aanwezig. De digitale ICT speelt een sleutelrol in de maatschappij en is terug te vinden in elke sector: gezondheidssector, industrie, sociale sector … ICT bepaalt onze hele maatschappij en geeft een ander gezicht aan ons leven en onze samenleving. Volgens professor internationale communicatie C. J. Hamelink is er een cyberspace ontstaan. Dit is “een wereldwijde ruimte waarin transacties plaatsvinden tussen mensen onderling, tussen computers onderling en tussen mensen en computers” (Hamelink geciteerd door Den Besten, 2010). De cyberruimte bestaat volgens L. Den Besten (2010) onder andere uit: -

digitale computers;

-

communicatienetwerken die telefoon, fax en computer met elkaar verbinden met behulp van digitale elektronica (netwerken van ziekenhuizen, banken en internet).

In een secretariaat blijkt de digitalisering uit het verminderen van de papieren workflow ten voordele van een digitale versie. Door te digitaliseren zijn de opslagkosten minder. Het is bovendien gemakkelijker om documenten terug te vinden (Dijkhuizen, 2013).

2.2 De term administratie Administratie staat volgens Van Dale Online voor “het beheren, verkrijgen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een huishouding” (2012). G. Corremans vermeldt hierbij dat “filteren, ontvangen, binnenhalen, verspreiden, kanaliseren of afschermen van die informatie een sleutelrol is van een management assistant” (2007). De medische administratie is dan ook hoofdzakelijk gebaseerd op dit principe.

18

De technologie maakt het mogelijk om de medische administratie effectief en efficiënt uit te voeren. Zo zijn er heel wat bedrijven die computerprogramma’s aanbieden op maat van de dienst of het ziekenhuis. De firma Xperthis is hiervan een voorbeeld, waarover meer uitleg volgt op pagina’s 23 en 24.

2.3 De manier van werken verandert In dit deel komen enkele belangrijke taken van een MMA aan bod, samen met de gebruikte technieken van voor en na de digitalisering. De opsomming is gebaseerd op deel vijf ‘Het nieuwe werken’ en bijlage twee ‘Functiebeschrijving van een management assistant’ uit het boek ‘Adieu secretaresse, hello assistant’ van A. de Martines-van Schoonhoven (2010) en op de getuigenissen van enkele MMA’s1.

2.3.1 Archivering De Orde van Geneesheren schrijft voor dat de bewaartermijn voor medische dossiers tenminste 20 jaar bedraagt (Bewaartermijnen, 2002). Voor de digitalisering klasseerde de MMA de dossiers in de vorm van een papieren versie in een archiefruimte met hangmappen, wat dus veel plaats innam. Na de digitalisering scant de MMA de medische dossiers. Het is ofwel een interne dienst (bijvoorbeeld in az groeninge is er de AZG scan factory) ofwel een externe firma die de dossiers scant. Er zijn veel firma’s die eerst de dossiers komen ophalen om dan te scannen. De digitale bestanden bezorgen ze terug in de vorm van een pdf-bestand. De bovenvermelde techniek van scannen komt op pagina’s 30 en 31 uitgebreid aan bod.

2.3.2 Agendabeheer Een belangrijke taak van een MMA is consultaties plannen. Vroeger noteerde ze in een papieren agenda wanneer welke patiënt een afspraak bij de arts had. De digitalisering bracht efficiëntere werkvormen teweeg. Zo kan de MMA nu in een computerprogramma zoals Microsoft Outlook de afspraken plannen. Op die manier heeft ze ook inzage in de agenda van de arts en weet ze wanneer de arts een congres wil bijwonen of wanneer hij operaties moet uitvoeren.

1

Zie bijlage 1 vanaf pagina 88 – Getuigenissen van MMA’s en artsen

19

Een patiënt kan echter ook zelf zijn afspraak online invullen. De MMA kan die afspraken in de elektronische agenda volgen. Als een patiënt echter telefonisch een afspraak wil regelen, kan de MMA de afsprakenlijst online raadplegen en bekijken welk moment er nog vrij is. Afspraken.be is een voorbeeld van een website om afspraken te laten invullen door patiënten. (Mtc, z.j.). De nieuwe manier om als patiënt online afspraken te maken komt ter sprake op pagina 30.

2.3.3 Verslagen typen De MMA heeft heel wat typewerk. Zo moet ze o.a. verslagen typen, bijvoorbeeld operatieverslagen. Voor de digitalisering typte ze de verslagen op een mechanische typemachine en later op een elektrische typemachine. Als ze een fout typte, moest ze dit op het blad corrigeren met correctievloeistof. De voordelen van de digitale revolutie op het vlak van typewerk zijn enorm. De arts spreekt een dictaat in en dit komt rechtstreeks van de dictafoon in de inbox van het secretariaat terecht. Dicteercassettes en spraaktechnologie betekenen een grote vooruitgang en zorgen voor tijdsbesparing voor de MMA.

2.3.4 Notuleren Als de MMA een vergadering bijwoont, maakt ze hiervan een verslag. Vroeger notuleerde de MMA in steno. Na de opkomst van de digitalisering gebruikt de MMA tekstverwerkingsprogramma’s, zoals bijvoorbeeld Microsoft Word of een toepassing zoals Microsoft SharePoint. Die laatste toepassing is een platform van Microsoft die naast een tekstbestand ook een gegevensbestand kan bewaren en delen (SharePoint, 2013). Zo kunnen meerdere personen informatie in een organisatie of ziekenhuis raadplegen.

2.3.5 Consultatiebrieven bezorgen De MMA stelt consultatiebrieven op en stuurt die naar de huisarts van de patiënt. Voor de digitalisering typte ze nog de brief op een typemachine en de patiënt gaf die brief aan de huisarts ofwel stuurde de MMA de brief rechtstreeks op met de post. Na de digitalisering echter stelt ze de brief op in een tekstverwerkingsprogramma en kan ze die mailen naar de huisarts. De huisarts ontvangt dus de brief langs elektronische weg.

20

2.3.6 Tarifering Tarifering hoort ook bij de taken van een MMA. Na de consultatie betaalt de patiënt ofwel rechtstreeks aan de arts of op het secretariaat. Vroeger betaalde de patiënt altijd cash. Door de digitalisering kan een computerprogramma zoals Oazis de patiëntengegevens koppelen aan de tarifering. Oazis is een computerprogramma van de firma Xperthis dat instaat voor de patiëntenadministratie en tarifering ervan (Oazis, z.j.). Pagina’s 56 en 57 geven meer uitleg over de werking van dit computerprogramma. Met dit nieuwe programma hoeft de patiënt niet meer meteen na de consulatie te betalen, maar krijgt hij de ziekenhuisfactuur enkele dagen later toegestuurd.

2.3.7 Patiënten ontvangen Patiënten ontvangen is een fundamentele rol van de MMA. Hierbij zijn sociale vaardigheden erg belangrijk. Voor de digitalisering kwam hier niet veel “techniek” bij kijken, enkel het menselijke aspect speelde een rol. Door de digitalisering kan een MMA de patiënt inschrijven in het ziekenhuis via de ID-kaart of de SIS-kaart. Het computerprogramma registreert onmiddellijk de gegevens van de patiënt. Dit is o.a. belangrijk voor de facturatie, maar ook voor de gegevens in het medische dossier, zoals bijvoorbeeld de naam en geboortedatum van de patiënt. In veel ziekenhuizen zijn er tegenwoordig ook aanmeldingskiosken. De patiënt kan zich dan met zijn SIS-kaart automatisch inschrijven. Zo’n inschrijving is nu al van toepassing in o.a. UZ Gasthuisberg (UZ Leuven, z.j.). De techniek van aanmeldingskiosken komt verder aan bod op pagina’s 32 en 33.

2.3.8 Rapporteren/communiceren De MMA rapporteert aan de arts en communiceert ook regelmatig met hem. Vroeger verliep de communicatie vooral mondeling. In het digitale tijdperk is dit nog altijd het geval, maar vaak stuurt de MMA nu een e-mail met de door de arts gevraagde informatie. Dit is een gemakkelijk communicatiemiddel, omdat ze de arts dan niet moet storen tijdens de consultaties.

21

2.3.9 Besluit Uit bovenstaand overzicht van taken van de MMA die ze voor en na de digitale revolutie meestal op een andere manier uitvoert, blijkt dat de digitalisering een groot deel van het uitvoerende werk van een MMA heeft geautomatiseerd. Dit heeft ervoor gezorgd dat er binnen de medische administratie meer tijd vrijkomt voor andere taken. Zo schrijft A. de Martines-van Schoonhoven dat het accent verschuift van het typen van een brief naar de (bedrijfs)communicatie verzorgen. De verschuiving van uitvoerende taken naar overwegend sturende taken heeft het ook haalbaar gemaakt om de administratie te beheren voor meerdere artsen of voor een volledige dienst (2010). Opmerkelijk is ook dat computerprogramma’s de hoofdtaken van een MMA volledig lijken over te nemen. A. de Martines-van Schoonhoven verklaart dat “niet-persoonsgebonden taken vergaande automatisatie in de hand werken, maar er zal altijd een management assistant nodig zijn die meedenkt, communiceert en stuurt” (2010).

22

3 Technieken In het boek ‘Digitaal is het nieuwe normaal’ schrijft P. Hinssen het volgende: “We verdrinken vandaag in de informatie” (2010). T. Lecoutere bevestigt dat er ook in de medische sector een overdaad aan informatie te verwerken valt (Lecoutere, 2012, 14 november – persoonlijke communicatie)2. Er bestaan heel wat technieken die de workflow kunnen digitaliseren: -

implementatie van softwarepakketten;

-

gebruik van dicteersystemen;

-

cloudcomputing;

-

scanning van medische dossiers;

-

invoering van kiosken.

Naast de uitleg van elke techniek volgt een beschrijving van de voordelen en eventuele beperkingen.

3.1 Softwarepakketten implementeren Een ingevoerd computerprogramma kan de workflow binnen een ziekenhuis of privépraktijk optimaliseren en standaardiseren door het te digitaliseren. Dit zorgproces kan bestaan uit een specifieke taak, zoals bijvoorbeeld afspraken plannen, consultatiebrieven typen of de volledige medische correspondentie verzorgen. H. De Neve beschrijft dat het geheel van de software die al de processen rond de patiënt in de ziekenhuiswereld digitaliseert, het Ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) inhoudt (2011). In het begin van de digitale revolutie schreef het IT-personeel zelf de computerprogramma’s om ze dan ook zelf te introduceren. Later kwamen zoveel gespecialiseerde bedrijven op de markt dat softwarepakketten kopen meer voordelen inhield door de lage kostprijs. Bij de implementatie van een softwarepakket maakt het ziekenhuis een keuze tussen een standaardproduct en een op maat ontwikkeld programma. In het laatste geval kan het ziekenhuispersoneel zijn specifieke verlangens formuleren (Hinssen, 2010). Er zijn heel wat bedrijven in België die medische software ontwikkelen. Er bestaat zelfs een portaalsite die een overzicht geeft van bedrijven, gespecialiseerd in de productie van medische

2

Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge

23

softwarepakketten (Bsearch, z.j.). Xperthis is een voorbeeld van een dergelijk medisch softwarebedrijf (Xperthis, z.j.). Door ziekenhuizen en privépraktijken te informatiseren, is de hard- en software sterk toegenomen. Enerzijds is er software die de interne IT’ers ontwikkeld hebben, anderzijds zijn er aangekochte informaticapakketten van externe firma’s. Als de MMA’s op elke dienst een ander softwarepakket implementeren om telkens een specifiek zorgproces te behandelen, bemoeilijkt dit het geheel van de ziekenhuisinformatica. H. De Neve bevestigt dit en volgens haar is het daarom beter om verschillende programma’s aan elkaar te koppelen en op elkaar af te stemmen (2011). Integratie van verschillende toepassingsprogramma’s is dus gewenst. Zo is het gemakkelijker om snel informatie op te vragen, die in een ander computerprogramma terug te vinden is. Een operatie plannen is een concreet voorbeeld hiervan. De MMA kan vanuit de eigen agenda van de dienst inzage krijgen in de planning van het operatiekwartier. Zij kan dus informatie opvragen uit twee gelinkte, verschillende pakketten (De Neve, 2011). P. Hinssen is geen voorstander van veel aanpassingen uitvoeren aan de basissoftware. Volgens hem maakt dit het basisprogramma meestal volledig onherkenbaar (2010). Uit de syllabus van H. De Neve is af te leiden dat integratie van toepassingsprogramma’s alleen niet voldoende is. Er moet zeker ook compatibiliteit bestaan met software van externen, om enerzijds uitwisseling tussen ziekenhuizen onderling, en anderzijds uitwisseling tussen ziekenhuizen en huisartsen te kunnen garanderen (De Neve, 2011). Zo is het volgens H. De Neve van groot belang dat een huisarts over software beschikt om een verslag van een specialist digitaal te ontvangen en te openen (2011). Ziekenhuizen reageren hierop door zorgnetwerken te vormen. Het Vlaamse ziekenhuisnetwerk KU Leuven (VznKUL) is hiervan een mooi voorbeeld. “Dit is een samenwerkingsverband van negentien Vlaamse ziekenhuizen met als doel het optimaliseren van kwaliteit en efficiëntie op het vlak van patiëntenzorg, opleiding, research en management”. Az groeninge, AZ Damiaan, AZ Sint-Lucas zijn enkele van de aangesloten ziekenhuizen (Vlaams ziekenhuisnetwerk, z.j.). Die ziekenhuizen maken deel uit van een hub, wat betekent dat elke computer van elk lid in verbinding staat met een server in Leuven. Zo is het nu al uitvoerbaar om als geautoriseerde persoon via een pc in Leuven een dossier op te vragen van een patiënt die gekend is in Kortrijk.

24

Het VznKUL gaat nu nog een stapje verder om hun motto, “grensverleggende samenwerking”, waar te maken. Dit doet VznKUL door een overkoepelend softwaresysteem te implementeren. Het artikel ‘UZ Leuven bouwt met diverse ziekenhuispartners ‘nexuz health’ uit voor patiëntendossiers’ gaat dieper in op dit systeem. UZ Leuven heeft zelfstandig een informaticasysteem ontwikkeld om zijn patiëntendossiers te beheren. Via een nieuw medisch samenwerkingsverband ‘nexuz health’ zal elk lid gebruik kunnen maken van dit informaticasysteem. Volgens het artikel zal dit resulteren in “acht ziekenhuizen die nauw samenwerken met één patiëntendossier met dezelfde kwaliteits- en veiligheidondersteunende elektronische systemen” (nexuz health, 2011). Computerprogramma’s openen dus veel wegen voor de medische sector. Toch blijft het een uitdaging om ze te laten voldoen aan de compatibiliteit van het programma.

3.2 Van digitale dicteersystemen tot spraakherkenning “De zorg moet beter, goedkoper en klantgerichter. Middelen die daar bij kunnen ondersteunen, zijn digitaal dicteren, spraakherkenning en stroomlijning van het werk door workflowsystemen” (de Martines-van Schoonhoven, 2010). A. de Martines-van Schoonhoven legt uit dat de digitalisering voor een grote verbetering van de dicteersystemen heeft gezorgd. De analoge systemen maakten het dicteren niet altijd even simpel. Zo was de verstaanbaarheid niet optimaal en raakten bandjes soms zoek. Dit is dus niet meer het geval bij digitale dicteersystemen, waarvan de speech processing van Philips een voorbeeld is. Via zo’n systeem kan de arts een verslag dicteren waarvan de opname meteen in gecomprimeerde vorm in een audiobestand terechtkomt. De MMA kan het opgeslagen bestand op het netwerk opvragen en uitwerken. Het enige wat de MMA nu nog moet doen, is de geluidsbanden in tekstvorm uittypen (2010). Software met spraakherkenning slaat dus de stap van het audiobestand over door de gesproken taal meteen om te zetten in geschreven tekst. Dragon Speech Recognition Software is zo’n programma met spraakherkenning (Dragon, z.j.). A. de Martines-van Schoonhoven legt uit dat die techniek toestaat de volledige workflow voor medische correspondentie en verslaggeving te digitaliseren (2010). De dossiers zijn zo altijd en overal beschikbaar en de arts kan hierdoor nu zelf verslagen goedkeuren via een digitale handtekening. Diensten die veel protocolleren, zoals de dienst medische beeldvorming, zijn volgens H. De Neve erg gebaat met automatische spraakherkenning (2011). De besproken systemen van workflow zijn erg in trek, omdat ze de werkdruk verdelen en er een kostenbesparing volgt. Hoewel de software voor spraaktechnologie nog niet op punt staat 25

en het programma bepaalde woorden nog niet herkent, optimaliseert de spraakherkenning volgens A. de Martines-van Schoonhoven toch de werkdag van de arts en de assistant (2010).

3.3 Cloudcomputing De kloof tussen de hoeveelheid informatie en de opslagcapaciteit is volgens P. Hinssen enorm. Hij illustreert dit aan de hand van onderstaande figuur (Figuur 1). Hij verklaart hiermee meteen waarom cloudcomputing vandaag zo populair is (2010).

Figuur 1: Global information created and available storage (Hinssen, 2010)

Figuur 1 is ook van toepassing in de medische sector die dagelijks kampt met een grote hoeveelheid aan informatie. Al die informatie komt op de server van het ziekenhuis terecht. Doordat die server een beperkte opslagcapaciteit heeft, moet de IT-afdeling volgens P. Hinssen regelmatig enorme investeringen doen om de capaciteit van de server te vergroten (2011). Daarnaast is het van belang dat de opgeslagen informatie ook toegankelijk is voor andere ziekenhuizen en privépraktijken. Daarom kiezen ziekenhuizen meer en meer voor het werken “in the cloud”. Volgens A. de Martines-van Schoonhoven is “the cloud” “een virtuele werkomgeving, waar een organisatie haar documenten kan bewaren, raadplegen en delen met anderen zonder enige kosten te moeten betalen aan een provider” (2010). Meer en meer ziekenhuizen hebben een ziekenhuisportaal “in the cloud”. Op de portaalsite kunnen externen (huisartsen of specialisten van een ander ziekenhuis) zich aanmelden met een token of een digitale ID-kaart. Zo krijgen die externen toegang tot gegevens van hun patiënten (De Neve, 2011).

26

Om aan huisartsen en specialisten de kans te geven om patiëntengegevens van meer dan een ziekenhuis “in the cloud” te raadplegen, zijn er volgens H. De Neve onlangs twee zorgnetwerken opgericht: Collaboratief Zorgplatform (CoZo) en Réseau Santé Wallon (RSW) (2011). Ondertussen zijn het VznKUL, Abrumet en de Antwerpse Regionale Hub (ARH) erbij gekomen. Zo telt België nu vijf zorgnetwerken in totaal, ook wel hubs genoemd (Hubs & metahub, z.j.). De overheidsdienst eHealth speelt een sturende rol in de werking van die verschillende zorgnetwerken. De Federale Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid heeft het eHealthportaal opgericht dat fungeert als een metahub om alle regionale zorgnetwerken (hubs) met elkaar te verbinden. Momenteel zit de dienst nog in een beginfase. De overheid wil een aantal normen en standaarden opleggen waaraan de zorgnetwerken op technisch niveau moeten voldoen. Die normen bevatten regels in verband met de uitwisselingsformaten van de gegevens en de identificatieprocedures. Zo stelt de overheid homologatievoorwaarden op, waaraan de software van de huisartsen moet voldoen. (De Neve, 2011). De huisartsen zullen op die manier in staat zijn om een elektronisch patiëntendossier up te loaden, waardoor andere zorgverstrekkers het dossier via de platformen kunnen raadplegen. Het CoZo speelt hierin recent een belangrijke rol. Dit platform heette vroeger het Gentse Ziekenhuisoverleg (GZO) en was een ICT-platform voor zorgverstrekkers uit het Gentse. Alle Gentse ziekenhuizen en huisartsen uit de regio waren hierop aangesloten en konden zich op dit platform aanmelden om informatie op te vragen over hun eigen patiënten (De Neve, 2011). De website van CoZo vermeldt dat het GZO in verbinding staat met de metahub, het eHealthplatform, en dan ook voldoet aan de opgelegde normen van de overheid qua veilige uitwisseling van informatie tussen zorgverstrekkers. Daarom sluiten meer en meer Vlaamse ziekenhuizen en ziekenhuisnetwerken zich hierbij aan. Het GZO is dus sterk gegroeid, wat heeft gezorgd voor de naamverandering naar CoZo. Het platform van CoZo maakt het mogelijk om op een veilige manier gegevens uit te wisselen tussen alle leden van het netwerk en dankzij de koppeling met het eHealth-platform ook tussen alle hubs. Daarnaast kunnen externen via een portaal alle medische gegevens opvragen uit de verschillende aangesloten ziekenhuizen (CoZo, z.j.). Bepaalde ziekenhuizen en ziekenhuisnetwerken hebben zich al aangesloten bij het CoZo. Samen met het az groeninge, dat al lid is van het VznKUL zoals besproken op pagina 24, maakt ook het Antwerpse ziekenhuisnetwerk (ZNA) deel uit van het CoZo (CoZo, z.j.). De werking van de overige zorgnetwerken berust op hetzelfde principe als dat van het CoZo. 27

Volgend voorbeeld, gebaseerd op de syllabus van H. De Neve, verduidelijkt de werking van een dergelijk ziekenhuisnetwerk (hub): een huisarts wil inzage in het dossier van zijn patiënt. Hij meldt zich eerst aan op het portaal van het zorgnetwerk via de digitale ID-kaart of het token. Het zorgnetwerk zal vervolgens via een centrale databank de vraag doorgeven aan het betrokken ziekenhuis. In die databank staat geregistreerd in welke ziekenhuizen er informatie over die patiënt beschikbaar is. Elk ziekenhuis heeft een toegangspolicy en baseert zich op dit principe om de informatie al dan niet via het zorgnetwerk door te sturen naar het portaal van de huisarts (2011). In figuur 2 volgt een weergave van de uitwisseling van de medische data tussen de verschillende zorgnetwerken (hubs) en een voorstelling van welke standaarden hierbij van toepassing zijn. Aangezien er nog maar heel recent sprake is van het CoZo, illustreert figuur 2 nog de situatie met het GZO als hub.

Figuur 2: Uitwisseling medische data (Van den Bosch, 2009)

Figuur 2 toont de verbinding tussen het eHealth-platform en de zorgnetwerken. Elk zorgnetwerk is een hub met daaronder de ziekenhuizen die erop aangesloten zijn. Soms is er ook een subhub die nog andere ziekenhuizen via die hub met het grotere netwerk verbindt. Dit is het geval in het zorgnetwerk RSW. De communicatie in een hub is mogelijk door standaarden. Het VznKUL maakt gebruik van de Cross-Enterprise Document Sharing (XDSstandaard). Dankzij de metahub, het eHealth-platform, is communicatie tussen al die 28

verschillende zorgnetwerken reëel. België gebruikt hiervoor de communicatiestandaard Kind messages for Electronic Healthcare Record (Kmehr). Naast de communicatiestandaarden bepaalt eHealth nog andere normen. Zo zijn er standaarden voor specifieke domeinen binnen de gezondheidszorg. “DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine) is een voorbeeld van een technische standaard, ontwikkeld voor de opslag, beheer en communicatie van medische beelden” (eHealth, z.j.). Health Level Seven (HL7) is een internationale standaard, die figuur 2 niet vermeldt, maar in de opsomming van standaarden zeker niet mag ontbreken. HL7 is volgens de website van de Stichting HL7 Nederland namelijk “de wereldwijde standaard voor veilige, elektronische informatie-uitwisseling in de zorg” (HL7, z.j.). Het volledige netwerk kan volgens de FOD Volksgezondheid pas efficiënt werken als alle ziekenhuizen en privépraktijken de juiste standaarden respecteren en volgen (eHealth, z.j.). Een fundamenteel aandachtspunt bij die overdracht van informatie is de privacy. Pagina 39 gaat dieper in op dit aspect. Om de theorie rond cloudcomputing te verduidelijken, volgen hieronder enkele voorbeelden van toepassingen. Volgens de leverancier van software voor de gezondheidszorg DOBCO Medical Systems biedt PACSonWEB een webbased oplossing om medische beelden en verslagen uit te wisselen via het internet. Nadat de beelden en de verslagen op een veilige manier naar de PACSonWEB cloud zijn gestuurd, kunnen de artsen die informatie op elk moment, waar dan ook, raadplegen. PACSonWEB garandeert dat op basis van de inlogprocedure informatie verwerken en bewaren 100 % veilig gebeurt (DOBCO, z.j.). Dit is ook het geval bij de tweede toepassing Vitalink. Recent heeft de Vlaamse overheid dit digitaal platform opgericht. Via het platform kan elke zorgverstrekker op een veilige manier patiënteninformatie delen en opvragen. Naast de veilige uitwisseling van gegevens, houdt Vitalink ook rekening met de privacy. (Vitalink, z.j.). De nadruk ligt dus bij beide systemen, zowel PACSonWEB als Vitalink, op privacy en beveiliging. Het is dan ook niet verwonderlijk: in de medische sector is het van prioritair belang dat artsen op een deontologisch correcte manier omgaan met informatie.

29

Niet enkel voor artsen en MMA’s is het interessant om met cloudcomputing te werken. De patiënt heeft ook voordeel bij het systeem van cloudcomputing. De patiënt kan bijvoorbeeld online de agenda van de arts bekijken en zo zelf een afspraak plannen voor een consultatie. De site afspraken.be van de firma MTC bvba is een derde voorbeeld van een toepassing van cloudcomputing. De patiënt maakt een account aan en kan dan zijn afspraken plannen bij zijn huisarts, specialist, tandarts, diëtist of dierenarts (Mtc, z.j.). Het is duidelijk dat dit een ruimverspreide toepassing is, want op de website van MTC is vermeld dat er 2 552 beschikbare agenda’s online staan en er maar liefst 400 985 personen hiervan gebruikmaken. De toepassing voor plannen van afspraken is gekoppeld aan de online site voor agendabeheer voor artsen. In dit geval is dat medici.be (Medici, z.j.). Cloudcomputing biedt dus diverse toepassingen die duidelijk onmisbaar zijn in de zorgsector.

3.4 Scannen Uit het interview met D. Stockman is op te maken dat scanning het mogelijk maakt om met een simpele muisklik een dossier te openen en alle medische gegevens van een patiënt terug te vinden, gaande van laboratoriumresultaten tot consultatiebrieven ( Stockman, 2013, 3 april – persoonlijke communicatie)3. Door medische dossiers te scannen, gaat er dus minder tijd verloren met het zoeken ernaar in het archief. De medische sector werkt in een omgeving waar al veel informatie in digitale vorm bestaat, maar er bestaan toch nog altijd heel wat gegevens op papier. De digitale revolutie heeft ervoor gezorgd dat alles digitaal te raadplegen is. Ziekenhuizen en privépraktijken zijn daarom volop bezig met het opstellen van een elektronisch archief. Volgens T. Lecoutere, IT-manager van az groeninge, kunnen zij intern hun papieren dossiers scannen ofwel een beroep te doen op een externe firma (Lecoutere, 2012, 14 november – persoonlijke communicatie)4. Input for you, Merak en Allgeier zijn voorbeelden van firma’s die van op afstand dossiers scannen in opdracht van verschillende organisaties. Zo’n tijdrovend werk uitbesteden, brengt volgens D. Stockman, afdelingshoofd archief patiëntendossier van az groeninge, een serieuze kostprijs met zich mee. Dit is de reden waarom az groeninge zijn scan factory heeft opgericht. Dit is dus eigenlijk een soort van interne firma die enkel in opdracht van az groeninge werkt

3

Zie bijlage 6 vanaf pagina 115 – Interview met D. Stockman, afdelingshoofd archief patiëntendossier az groeninge 4 Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge

30

(Stockman, 2013, 3 april – persoonlijke communicatie)5. Pagina 65 gaat dieper in op de scanprocedure van az groeninge. Afgezien van de hoge kostprijs biedt de scantechniek vele voordelen aan organisaties. In het artikel ‘UZ Leuven digitaliseert papieren medisch archief’ is volgens professor E. Bellon, IT manager multimedia en telematica binnen de centrale dienst informatiesystemen van UZ Leuven, een eenmalige scan zelfs goedkoper dan telkens papier in het archief te moeten opzoeken en opbergen. Dossiers zijn daarnaast altijd en overal raadpleegbaar, waardoor tijdrovende opzoekingen veel minder voorkomen. Naast de hogere beschikbaarheid is er volgens professor E. Bellon door de tijdsbesparing ook een optimalere inzetbaarheid van fulltime equivalenten. In hetzelfde artikel legt ingenieur M. Feron, lead architect binnen de afdeling multimedia en telematica UZ Leuven, uit dat digitale opslag zekerder is dan op papier, dankzij een volledig dubbel uitgevoerd computersysteem. Bovendien is er nog een betere toegangscontrole (Segaert, 2009). Hieruit volgt dat na verloop van tijd de dure scanprocedure duidelijk zijn vruchten afwerpt voor allerlei organisaties. Toch zal er altijd papier nodig zijn. Professor Bellon omschrijft dit proces als volgt: “We werken niet papierloos, maar papierarchiefloos”. Hij beaamt dat in bepaalde situaties, zoals bijvoorbeeld tijdens een consultatie, papier nog altijd een handig medium is (Segaert, 2009). Om een optimaal digitaal archief te garanderen, zouden organisaties best nog enkele andere zaken in acht nemen. Zo zegt D. Stockman dat de gedigitaliseerde informatie volgens de wet conform moet zijn aan het origineel (Stockman, 2013, 3 april – persoonlijke communicatie)6. Het is dan ook in het belang van de organisaties om hun informatie veilig te stellen en twee keer na te denken aan wie zij die vertrouwelijke opdracht uitbesteden.

5

Zie bijlage 6 vanaf pagina 115 – Interview met D. Stockman, afdelingshoofd archief patiëntendossier az groeninge 6 Zie bijlage 6 vanaf pagina 115 – Interview met D. Stockman, afdelingshoofd archief patiëntendossier az groeninge

31

3.5 Kiosken Op pagina’s 20 en 30 kwam al aan bod dat patiënten online afspraken kunnen boeken. Als de patiënten dan naar het ziekenhuis komen voor een consultatie, kunnen ze zich volgens de site van Officious in veel ziekenhuizen aanmelden via de informatieschermen. Bovendien kunnen ze soms op informatieschermen gegevens opvragen over het ziekenhuis. De Nederlandse firma Officious is een verdeler van elektronica voor informatieschermen. Een toepassing van de firma is de Focus Kiosk interactieve presentatiezuil. Hierop kan de patiënt bijvoorbeeld een routeplan opvragen of andere informatie over het ziekenhuis raadplegen (Focus Kiosk, z.j.). Om die aanmeldingskiosken correct te doen functioneren, is er volgens het artikel ‘Icasa wint prijs voor digitale wegwijzer in ziekenhuis’ een specifiek softwarepakket nodig (Meers, 2011). De implementatie van softwarepakketten is een techniek om de aanmeldingskiosken operationeel te maken. Zo vermeldt K. Meers verder in het artikel dat Icasa de toepassing Hospiview ontwikkelde voor het ziekenhuis Jan Portaels in Vilvoorde. Dankzij Hospiview kan een patiënt online een afspraak boeken bij de aangesloten dokters. Als de patiënt in het ziekenhuis aankomt, kan hij zich aanmelden aan een kiosk, waardoor de inschrijving automatisch verloopt. De patiënt krijgt dan een ticketje met de wegbeschrijving naar de correcte dienst (2012). Naast het ziekenhuis Jan Portaels zijn er nog vele andere ziekenhuizen die dergelijke kiosken geïnstalleerd hebben. Het H.-Hartziekenhuis Roeselare maakt hier volgens het artikel ‘HeiligHart ziekenhuis installeert inschrijvingskiosken’ sinds kort ook gebruik van. In zijn artikel geeft R. Billen de inschrijvingsprocedure weer aan de kiosk: “Met een touch screen of aanraakscherm duidt de patiënt op het scherm aan of hij zich wenst in te schrijven voor een geplande raadpleging. Vervolgens worden zijn identiteitsgegevens ingelezen en kan hij al zijn gegevens controleren. Als de patiënt zijn inschrijving heeft bevestigd, krijgt hij zijn patiëntenklevers en kan hij zich meteen naar de wachtzaal begeven voor zijn afspraak” (2013). Om de inschrijvingsprocedure te automatiseren, zijn kiosken het perfecte middel. De MMA’s doen een beroep op softwarepakketten om patiënten in te schrijven. De kiosken laten de patiënt toe om die taak zelf uit te voeren, waardoor volgens R. Billen wachten aan de inschrijvingsbalie verleden tijd is (2013). Kiosken automatiseren de inschrijvingsprocedure, maar er zijn ook kiosken die belangrijk zijn bij de digitalisering van de tarifering. Zo is AssurCard NV een voorbeeld van een hospitalisatieverzekering die gebruik maakt van een kioskensysteem. Een patiënt kan bij 32

opname zijn AssurCard afgeven in het ziekenhuis, dat vervolgens de AssurCard zal registreren in de kiosk. Die registratie zal ervoor zorgen dat de verzekeringsinstelling meteen over de juiste gegevens beschikt. Dit systeem garandeert het ziekenhuis een betaling van de volledige ziekenhuisfactuur van de patiënt binnen de maand (Assurcard, z.j.). Niet alleen artsen en MMA’s vragen dus regelmatig digitale informatie op, ook patiënten werken meer en meer digitaal.

33

4 De invloed van de digitalisering op de gebruikers Pagina’s 19 tot 22 vermelden de impact van de technologie op de manier van werken als MMA. Verschillende technieken, zoals eerder besproken, maken die nieuwe manier van werken uitvoerbaar. Niet alleen de MMA’s zijn gebaat met die nieuwe technieken, er zijn ook andere gebruikers zoals artsen en patiënten. Volgend onderdeel bespreekt het effect van de digitalisering op de medische sector, waarvan MMA’s, artsen en patiënten de hoofdgebruikers zijn. De volgende voordelen en valkuilen brengen dit effect in kaart.

4.1 Voordelen In haar boek schrijft A. de Martines-van Schoonhoven het volgende: “Digitaal is leidend” (2010). Hieruit valt af te leiden dat alles draait om technologie en de maatschappij niet meer zonder kan De digitalisering biedt dan ook oneindig veel voordelen in elke werksituatie. Onderstaande voordelen tonen aan dat de technologie ook in de medische sector onmisbaar is.

4.1.1 Tijdsbesparing Een eerste belangrijk voordeel is de tijdsbesparing. ICT heeft ervoor gezorgd dat de MMA veel secretariële taken sneller kan uitvoeren. Daardoor verhoogt de kwaliteit van de ondersteunende functie van een MMA. A. de Martines-van Schoonhoven verwijst hierbij naar workflowsystemen zoals het eerder besproken digitale dicteersysteem. Zij legt uit dat de organisatie hierdoor beter haar werkprocessen kan sturen en optimaliseren en de werklast beter kan verdelen. Dit zou volgens haar leiden tot minder overwerk en een efficiëntere inzet van het aantal fulltime bedienden. Door die verandering in de manier van werken, kan de organisatie personeelskosten besparen (2010). H. Buyse (MMA) bevestigt dit voordeel in haar getuigenis7: “De digitalisering stelt mij in staat om sneller en correcter typewerk te leveren. Daarnaast kan ik vlotter bepaalde gegevens van patiënten opvragen.”

7

Zie bijlage 1 vanaf pagina 88 – Getuigenissen van MMA’s en artsen

34

4.1.2 Kostenbesparing Dankzij de hierboven besproken tijdsbesparing kan een organisatie ook de personeelskosten verminderen, wat van groot belang is in de zorgsector. De toenemende vergrijzing en daardoor de grotere nood aan zorg hebben volgens het artikel ‘Hoe betalen we morgen onze zorg? 4 manieren om te besparen’ immers al een hoge kostprijs. Het artikel verduidelijkt ook het belang van kostenbesparing en legt uit hoe de digitalisering hierop kan inspelen. De efficiëntie van de gezondheidszorg is erop vooruitgegaan door nieuwe informatieplatforms in te voeren en door een globaal medisch dossier op te starten (Besparen, 2012). B. Van Damme, adviseur Volksgezondheid, gaat hierin nog verder en zegt dat er door een digitalisering van de geldstromen tijd vrij zal komen voor de ziekenfondsmedewerkers om een nieuwe, eerder coördinerende rol op te nemen. Zij zullen de patiënten kunnen inlichten over bepaalde praktijken, aandoeningen en handelingen (Besparen, 2012).

4.1.3 Patiëntgericht handelen Het welzijn van de patiënt is van uiterst belang in de zorgsector. De digitalisering heeft op dit vlak veel verbetering geboden. Volgens A. de Martines-van Schoonhoven kunnen artsen via het digitale patiëntendossier altijd en overal over de meest actuele informatie van hun patiënten beschikken (2010). Hieruit valt af te leiden dat de digitalisering toelaat om veel patiëntgerichter te handelen. De MMA’s kunnen ook hun bijdrage leveren om een optimale dienstverlening te garanderen. Dokter G. Vanhaverbeke bevestigt dit in zijn getuigenis8. Volgens hem heeft de digitalisering ervoor gezorgd dat de MMA’s zich meer kunnen focussen op belangrijke kwaliteiten zoals vriendelijkheid en behulpzaamheid. De aandacht voor sociaal contact zorgt voor een goede sfeer op de dienst en die sfeer straalt uit op de patiënten. Die uitspraak legt een link met het vermelde voordeel van tijdsbesparing. Er komt meer tijd vrij, waardoor het sociale aspect meer aandacht krijgt. In het algemeen kiezen ziekenhuizen en privépraktijken voor technologie die gericht is op de patiënt. De eerder besproken aanmeldingskiosk beaamt dit. Die techniek laat toe een snellere service te bieden aan de patiënten. Daarnaast zijn softwarepakketten ook op die manier ontwikkeld, zodat de patiënt centraal staat. Volgens D. Laverge, lector informatica, kan een softwarepakket voor bijvoorbeeld 8

Zie bijlage 1 vanaf pagina 88 – Getuigenissen van MMA’s en artsen

35

agendabeheer een kwaliteitsvolle dienstverlening bieden. Een dergelijk pakket maakt het makkelijk om zoekacties uit te voeren en zelfs combinaties van afspraken te maken. Zo kan een patiënt eerst naar radioloog X en dan naar specialist Y (Laverge, 2012).

4.1.4 ‘Clean desk’ Zoals eerder vermeld, beweert A. de Martines-van Schoonhoven dat “digitaal leidend is” (2010). Uit die uitdrukking valt af te leiden dat alle papieren documenten in het archief en op het kantoor verdwijnen. De MMA’s werken meer en meer met een digitale versie van documenten. Dit heeft als voordeel dat secretariaten met een clean desk kunnen werken. Volgens G. Corremans zorgt een opgeruimd bureau voor ruimte in iemands hoofd, wat meteen het voordeel biedt om geordend en geconcentreerd te werken (2007). Het artikel ‘Sloddervos maakt minder carrière’ legt uit dat een geordende werkplaats zelfs gunstig is voor iemands loopbaan (Carrière, 2011).

4.1.5 Inspraak van de patiënt Dankzij de techniek cloudcomputing krijgt de patiënt inzage in de agenda van de dokter en heeft zo voor een deel inspraak in zijn zorgverlening. De patiënt kan dus thuis zijn eigen afspraak plannen op een site, zoals het eerder besproken afspraken.be op pagina’s 20 en 30. Volgens H. De Neve zal de digitalisering het binnenkort uitvoerbaar maken om als patiënt online het eigen medische patiëntendossier te raadplegen (2011).

4.1.6 Besluit Er zijn natuurlijk nog veel meer voordelen verbonden aan de digitalisering dan hierboven beschreven. Als sterke afsluiter van dit deel volgt een korte samenvatting door T. Lecoutere, IT-manager van az groeninge: “De digitalisering maakt het mogelijk om duidelijke informatie centraal en veilig op te slaan, waardoor die altijd en overal raadpleegbaar en deelbaar wordt. Het kan ook dienen als een soort van controle voor de organisatie om na te gaan wie welke gegevens heeft ingebracht. Het is en zal altijd een onmisbaar hulpmiddel zijn om een kwaliteitsvolle zorgverlening te garanderen” (Lecoutere, 2012, 14 november – persoonlijke communicatie)9.

9

Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge

36

4.2 Valkuilen Dit onderdeel behandelt de beperkingen of misschien beter de knelpunten van de digitalisering van de medische administratie. Die knelpunten zijn als valkuilen. Ze zijn onzichtbaar, waardoor het onmogelijk is ze te ontwijken. De medische sector “botst” dan ook regelmatig op de beperkingen van de digitalisering. Het is essentieel om die beperkingen als valkuilen te herkennen. Die herkenning is de eerste stap om daarna over te gaan tot verbetering en optimalisatie van het digitale werken.

4.2.1 Informaticakennis van de eindgebruiker Informaticakennis is elementair om correct digitaal te werken. Het is logisch dat iemand die de startbalk in Windows niet kan terugvinden, dan ook problemen zal hebben om te leren werken met de soms erg complexe medische computerprogramma’s. Ondanks de vele opleidingen en het implementeren van logisch opgebouwde programma’s, maken gebruikers volgens H. De Neve nog altijd te veel fouten. Zij vermeldt dat de jonge generatie gelukkig vlot overweg kan met de pc (De Neve, 2011). Dit betekent dat die groep jongeren door hun opleiding dan ook over een stevige basiskennis ICT beschikken, vooral doordat zij op heel jonge leeftijd dagdagelijks in aanraking komen met de nieuwste gadgets. Zelfs kleuters leren interactief op een tablet. Zij hebben meer inzicht en leren daardoor sneller digitaal werken. De oudere generatie echter, die zich eerder terughoudend opstelt, vindt digitalisering toch een stuk moeilijker. G. Corremans ziet dit anders. De 45-plussers zouden de digitale kloof met de jongere generatie hebben gedicht. Meer ervaren assistants zouden niet noodzakelijk een digitale handicap hebben en kunnen net zo goed vertrouwd zijn met nieuwe software als hun 20 jaar jongere collega’s. Als 45-plusser kunnen ze het soms wel moeilijk hebben op de arbeidsmarkt, maar dit heeft volgens G. Corremans niets te maken met hun informaticakennis. Hij ziet dit als een verschijnsel dat in alle arbeidsfuncties voorkomt (2007). Een behoorlijke kennis van de softwaretools is van cruciaal belang, zowel voor jong als oud, maar het blijft een werkpunt voor alle werkgevers en werknemers.

37

4.2.2 Kostprijs Door de informatica is informatie 24/24, 7 op 7 beschikbaar, wat nu heel vanzelfsprekend is. Die verwachting zorgt ervoor dat bedrijven en ziekenhuizen veel moeten investeren in nieuwe hard- en software, waardoor de kostprijs flink de hoogte in gaat (Verhulst, 2012, 26 december – persoonlijke communicatie)10. Informatie die altijd raadpleegbaar hoort te zijn, moet ook nog eens veilig worden opgeslagen. Dit zorgt volgens T. Lecoutere voor een grote uitgavekost aan dataschijven, inlogprocedures en beveiligingen (Lecoutere, 2012, 14 november – persoonlijke communicatie)11. Ten slotte zijn er nog de personeelskosten. De opgesomde valkuilen in het interview van T. Lecoutere tonen aan dat technische mensen en informatici onmisbaar zijn om het digitale werken in een organisatie in goede banen te leiden. Daarnaast hebben de mensen van de helpdesk ook hun handen vol met het oplossen van software- en hardwareproblemen. Een bijkomende kost is de opleiding van de lesgevers voor het personeel. Daarbij moet de organisatie ook nog de lesgevers betalen die het personeel opleiden (Lecoutere, 2012, 14 november – persoonlijke communicatie)12. De digitalisering van de medische administratie is dus duidelijk duur voor een ziekenhuis. Nochtans krijgt elk Belgisch ziekenhuis van de federale overheid een forfait toegekend voor niet-medisch materiaal, waarvan het bedrag voor elk ziekenhuis verschillend is. De FOD Volksgezondheid berekent elke toekenning. K. Verhulst echter bevestigt dat dit budget onvoldoende is om de nodige investeringen te doen op technologisch gebied. Voor de aankoop van software kunnen ziekenhuizen geen extra subsidies aanvragen (Verhulst, 2012, 26 december –persoonlijke communicatie)13. Bovendien heeft de federale overheid eind vorig jaar het budget van de ziekenhuizen met 100 miljoen euro verminderd. P. Degadt, gedelegeerd bestuurder van Zorgnet Vlaanderen, legt in het artikel ‘Vlaamse ziekenhuizen schrappen 700 banen’ uit dat de ziekenhuizen vanwege de besparingen banen moeten schrappen. Bij sommige ziekenhuizen loopt dit aantal op tot 66 (Vlemings, 2013).

10

Zie bijlage 3 vanaf pagina 103 – Interview met K. Verhulst, IT-manager O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem 11 Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge 12 Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge 13 Zie bijlage 3 vanaf pagina 103 – Interview met K. Verhulst, IT-manager O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem

38

4.2.3 Privacy Privacy is uiterst belangrijk in de medische sector, zeker in een omgeving waar de digitalisering het mogelijk heeft gemaakt om informatie te delen, zoals via zorgnetwerken. Ziekenhuizen en privépraktijken proberen daarom zo goed als het kan patiënteninformatie af te schermen voor onbevoegden. Wie is er onbevoegd? Mag iedere specialist toegang hebben tot het volledige patiëntendossier? Is het nodig dat een verpleegkundige het volledige medische dossier van de patiënt kan raadplegen of is het verpleegkundige luik voldoende? Het zou logisch zijn dat een MMA als rechterhand van de arts inzage heeft in het patiëntendossier. Mag de MMA het dossier al inkijken voor de consultatie of enkel nadat de patiënt de arts heeft geconsulteerd? Dit zijn enkele voorbeelden van de vele vragen die de medische sector stelt rond toegankelijkheid van digitale medische informatie. Eigenlijk is er geen nationale norm. Daarom verschillen de toegankelijkheidsregels in ziekenhuizen sterk (De Neve, 2011). Een goede beveiliging van de toegang tot patiëntendossiers is cruciaal om de privacy van de patiënten te garanderen. Volgens H. De Neve moet die toegang daarom nominatief verlopen. Zij legt uit dat dit het best kan door een persoonlijke login en wachtwoord. Andere opties zijn inloggen via een vingerafdruk, token of smartcard. Een van de nadelen van de laatst opgesomde procedures is dat telkens opnieuw inloggen heel tijdrovend is. Na onderzoek blijkt bovendien dat het duur is om alle pc’s te voorzien van een kaartlezer. Een login met een paswoord blijft dus de eenvoudigste, goedkoopste en snelste oplossing, op voorwaarde dat de gebruiker hiermee op een correcte manier omgaat. H. De Neve zegt dat organisaties hiermee nog veel te nonchalant omspringen en paswoorden regelmatig doorgeven (2011). De beveiligingssystemen garanderen echter dat enkel een login toegang biedt tot de opgeslagen informatie op de server en “in the cloud”. Die systemen lijken echter toch niet waterdicht te zijn. Volgens IT’er en beveiligingsexpert N. Cool, zaakvoerder van de firma Nico Cool Computing, is het heel eenvoudig om in iemands harde schijf binnen te dringen. In het artikel ‘U wordt bekeken’ toonden de reporters van Telefacts aan dat hacken verontrustend eenvoudig is. Daarenboven is er geen controle naar wie de geheime informatie gaat (Telefacts, 2013). Uit die reportage is af te leiden dat zelfs voor medische informatie er geen 100 % veilige opslag haalbaar is.

39

4.2.4 Afhankelijkheid De digitalisering van de medische administratie biedt vele voordelen zoals besproken op pagina’s 34 tot 36. Dit heeft ertoe geleid dat de medische sector heel afhankelijk is van die automatisering. Onderstaand voorbeeld, afgeleid uit het interview met T. Lecoutere, geeft hierover meer duidelijkheid (Lecoutere, 2012, 14 november – persoonlijke communicatie)14. Bij elke consultatie schrijft de MMA de patiënt in aan de hand van zijn ID-kaart. De inschrijving laat toe de gegevens van de patiënt efficiënt te controleren, zodat vervolgens de facturatie correct verloopt. Als het inschrijvingsprogramma echter uitvalt of blokkeert, kan de MMA de patiënt niet meer registeren tot het programma opnieuw actief is. Die uitval kan leiden tot foutieve of ontbrekende patiëntengegevens, waardoor de facturatie niet correct verloopt. Ziekenhuizen en privépraktijken proberen dergelijke uitvallen te vermijden door bijvoorbeeld een back-upsysteem bij technische pannes. Dit is nodig, want volgens P. Hinssen, heerst er een nultolerantie op gebied van tekortkomingen in het digitale werken (Hinssen, 2010). Het is dan ook logisch dat de medische sector erg afhankelijk is van de technologie om correct werk te leveren. H. De Neve beschrijft een voorbeeld van een systeem dat aantoont hoe een ziekenhuis zijn afhankelijkheid van technologie probeert te verminderen. Meer en meer ziekenhuizen werken met een Picture Archiving and Communcation System (PACS) dat instaat voor een veilige archivering van de digitale beelden. Naast het beheer van de bestanden kan het systeem ook instaan voor digitale communicatie en verspreiding ervan. Het is noodzakelijk dat artsen op het moment van de consultatie 100 % kunnen rekenen op de medische beeldvorming. Daarom is het zo belangrijk dat de digitale beelden altijd beschikbaar zijn, ook in het geval van onderhoud of bij technische problemen. De artsen zijn dus heel afhankelijk van de technologie. In een dergelijk kritiek systeem moet er altijd een noodoplossing beschikbaar zijn. Als er een probleem is met het digitale systeem, kunnen artsen altijd terugvallen op de oude lichtbakken (De Neve, 2011). De niet-digitale methode zal dus altijd als noodoplossing blijven fungeren.

14

Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge

40

4.2.5 Sociaal contact Uit getuigenissen met MMA’s en artsen15 blijkt dat er verschillende meningen bestaan over het feit dat digitalisering al dan niet tot meer of minder sociaal contact leidt. Zo is M. Meersman (MMA) van mening dat de digitalisering voor meer sociaal contact met de patiënt heeft gezorgd. Ze controleert mondeling de gegevens van de patiënten vooraleer ze hen inschrijft. Ze vraagt ook regelmatig telefonisch de laboratoriumresultaten op. Dit brengt voor haar de nodige sociale contacten met zich mee. Dokter G. Vanhaverbeke deelt dezelfde mening. De digitalisering maakt meer tijd vrij voor kwaliteiten, zoals vriendelijkheid en behulpzaamheid, wat meteen het sociale contact tussen MMA, arts en patiënt bevordert. Dokter D. Nicolaij en M. Vandeginste (MMA) daarentegen geven toe dat het computerscherm hen afleidt van het contact met de patiënt. Artsen typen nu ook tijdens de consultatie de verslagbrief, wat voor de patiënt onaangenaam kan zijn. Digitalisering leidt dus niet altijd tot een betere dienstverlening zoals pagina 44 verder bespreekt.

4.2.6 Medische online informatie Op internet is zowel hele wetenschappelijke als hele banale informatie te vinden. Voor velen uit onze maatschappij is het een evidentie dat er allerlei informatie voor het grijpen ligt. Dit heeft volgens P.Hinssen echter ook een keerzijde. Patiënten stellen zelf hun diagnose aan de hand van gevonden informatie op het internet, alvorens naar de arts te gaan. Eens bij de arts, is een onderzoek al niet meer nodig. Patiënten willen meestal enkel nog een voorschrift. De grote hoeveelheid medische informatie op het internet maakt dat de status van de arts en zeker die van de huisarts niet meer zo hoog aangeschreven staat (2010).

15

Zie bijlage 1 vanaf pagina 88 – Getuigenissen van MMA’s en artsen

41

4.2.7 Digitale handtekening De digitale handtekening is een laatste valkuil van de digitalisering. Een arts kan manueel heel snel een papieren voorschrift ondertekenen. Vanuit de syllabus van H. De Neve rijst de vraag of een digitale handtekening wel wettelijk is. Volgens H. De Neve is een paswoord geen goed alternatief voor een handtekening. De digitale handtekening is wettelijk aanvaard. Hiervoor is een elektronische ID-kaart of token (zoals bij webbanking) vereist, maar een goed authenticatiemiddel installeren is wel omslachtig, duur en traag (2011). Het KB16 tot regeling van het elektronische document van 7 juni 2009 maakt het mogelijk om toch een wachtwoord te gebruiken bij het digitaal ondertekenen van voorschriften, maar enkel bij het volgen van een vooropgestelde procedure (Koninklijk besluit, 2009).

4.2.8 Besluit Hierboven zijn zeven valkuilen besproken. Door de omvang lijken ze de vele voordelen van de digitalisering in de schaduw te zetten. Dit is zeker niet de bedoeling. De opsomming van valkuilen is als een werkpunt bedoeld. De medische sector zou best rekening houden met de opgesomde beperkingen om zo het belang van de digitalisering te optimaliseren. Valkuilen zullen er echter altijd zijn.

16

Zie bijlage 7 vanaf pagina 117 – Koninklijk besluit tot regeling van het elektronisch document

42

5 De digitalisering in de toekomst Dit deel gaat eerst dieper in op de evolutie van de digitalisering in het algemeen en vervolgens op die van de medische administratie.

5.1 De toekomst van de digitalisering in het algemeen Enerzijds zijn er mensen die de digitalisering en de evolutie ervan in de toekomst als positief zien. Anderzijds vinden anderen dat die trend negatieve gevolgen heeft voor de maatschappij. Uit de grafiek (figuur 3), afkomstig uit het boek van P. Hinssen, is af te leiden dat er in de toekomst een evolutie van de digitalisering waar te nemen is.

Figuur 3: The new normal (Hinssen, 2010)

Figuur 3 maakt meteen duidelijk dat de digitale revolutie in twee perioden verdeeld is. In de eerste periode is digitaal werken vernieuwend en in de tweede periode is digitalisatie al de norm. De digitale revolutie is halverwege, daarom vergelijkt P. Hinssen die evolutie met het halfvolle glas. De digitalisering zit momenteel in een overgangsperiode, want in de voorbije periode is er een enorme vernieuwing op digitaal vlak geweest. Nu komt er een soort keerpunt, waar het digitale geen “nieuwigheid” meer is, maar wel “normaal” is, want de maatschappij verwacht immers digitalisering overal en altijd. Er is zonder twijfel zelfs een nultolerantie ten opzichte van digitale mislukkingen merkbaar. In de toekomst zal de maatschappij de digitalisering zelfs als een norm zien (2010). Om de twee jaar ziet P. Hinssen een exponentiële vooruitgang in de digitale capaciteit. Hij denkt dat in de volgende 10, 20, 30 jaar de digitale evolutie de wereld verder zal beïnvloeden. 43

Hierdoor zullen mensen op een andere manier de nieuwe technologieën bekijken en toepassen (2010). De technologische revolutie zal in de toekomst alleen maar sneller verlopen. Digitale mislukkingen zullen onaanvaardbaar zijn. Mensen zullen hunkeren naar sociaal contact, want P. Hinssen voorspelt dat alle communicatie digitaal zal plaatsvinden. Toch vermeldt hij ook een speciale trend. Hij denkt dat het analoge een comeback zal maken. Zo zijn vinylplaten plots opnieuw “hip” (2010). Het digitale wordt zo normaal dat het analoge ons opnieuw fascineert. Justin R. Rattner van Intel, een bedrijf dat gespecialiseerd is in het maken van chips, servers en software, beschrijft de impact van de digitalisering in de toekomst op een nog andere, misschien wel nog indrukwekkender manier: “Als u denkt dat de laatste 40 jaren van de digitale revolutie verbijsterend waren, denk dan nog maar eens goed na. De volgende 40 jaren zullen u van uw sokken blazen, waardoor de vorige 40 jaren heel saai zullen lijken” (Rattner geciteerd door Hinssen, 2010). Een derde en laatste visie is van prominent futuroloog R. Kurzweil. Zijn standpunt is heel interessant omdat hij specifieke voorspellingen doet die hij zelfs al durft te linken aan jaartallen. Zo zou een pc in 2029 al een capaciteit hebben die evenwaardig is aan het menselijke brein, zowel op vlak van kennis, emotie als zelfbewustzijn. Tegen 2050 zou een computer het volledige menselijke brein, inclusief alle verzamelde herinneringen en kennis, kunnen downloaden op zijn infrastructuur (Kurzweil geciteerd door Hinssen, 2010). Zoals bij elke trend zijn er altijd personen die zich ertegen verzetten. Dit is ook het geval voor de digitalisering. Toptrendwatcher en futurist T. Bosma stelt vast dat tegenstanders van de digitalisering vinden dat ze te sterk afhankelijk zijn van de technologie. Daarnaast brengt de digitalisering volgens die tegenstanders de privacy in gevaar (2010).

5.2 De toekomst van de digitalisering van de medische administratie Zoals besproken op pagina’s 19 tot 22 heeft de kantoorautomatisering gezorgd voor een verandering in de aard van de taken van de MMA. De modernisering van de gezondheidszorg gaat echter nog een stap verder. Nieuwe technologische gadgets, zoals de besproken aanmeldingskiosken op pagina’s 32 en 33, zijn in volle ontwikkeling. Het interview met T. Lecoutere toont aan dat die vernieuwingen de onthaalfunctie van de MMA’s voor een groot deel zullen doen afnemen. De MMA’s zullen gedeeltelijk het sociale contact met de patiënt verliezen (Lecoutere, 2012, 14 november – persoonlijke communicatie)17.

17

Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge

44

In het algemeen zal die evolutie, die nu al bezig is, volgens T. Lecoutere in de toekomst opnieuw een taakverandering teweegbrengen. De MMA’s zullen meer en meer een ondersteunende functie moeten opnemen. Vooronderzoeken uitvoeren, bloeddruk meten en het digitale gebeuren opvolgen, zullen een groot deel van hun takenpakket innemen. Anderzijds zullen die kiosken de verstandhouding met anderstaligen verbeteren. In de toekomst zal een dergelijke kiosk een service bieden in verschillende talen (Lecoutere, 2012, 14 november – persoonlijke communicatie)18. P. Hinssen is van mening dat de evolutie van de digitalisering problemen zal teweegbrengen op het gebied van privacy: “De wereld is een visbokaal geworden waar totale transparantie in onze toekomst staat geschreven” (Hinssen, 2010). Hieruit valt af te leiden dat de vermelde transparantie verontrustend is voor de ziekenhuizen en privépraktijken die nu volop bezig zijn met het bewaren van medische informatie “in the cloud”. Hoe kan in een dergelijke ‘open’ wereld informatie veilig bewaard blijven? In de toekomst zal het moeilijker en moeilijker zijn om een antwoord te geven op die vraag. Door allerlei innovaties in de medische sector voor te stellen, probeert de Europese ConhITbeurs aan die problematiek tegemoet te komen. Op dit evenement, waaraan Belgische zorgverstrekkers ook dit jaar deelnamen, introduceren bedrijven en ziekenhuizen nog meer innoverende zorgtechnologieën (ConhIT, 2013). Een tweede moeilijkheid waarmee de medische sector te kampen heeft, is een vergrijzing van de bevolking. Dankzij de technologie zullen mensen in de toekomst langer thuisverzorging kunnen krijgen. Dit heet ook wel ziekenzorg van op afstand. Volgens het artikel ‘Rise of the robotics’ denkt Japan er zelfs al aan om robotten in te zetten om eenzame mensen gezelschap te houden (Robotics, 2010). In de medische sector zouden robotten dus eventueel een deel van de functie van een thuisverpleegkundige overnemen. Volgende getuigenissen19 geven de toekomstvisies weer van een IT’er, MMA’s en artsen die te maken hebben met de digitalisering: T. Lecoutere (IT-manager) “In de toekomst zullen alle processen in een ziekenhuis gedigitaliseerd worden. De technologie zal ons versteld doen staan. Nu zijn er zelfs al robotten die helpen bij het uitvoeren van operaties. In de toekomst zullen dergelijke robotten meer en meer de menselijke taken overnemen” (Lecoutere, 2012, 14 november – persoonlijke communicatie)20.

18

Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge Zie bijlage 1 vanaf pagina 88 – Getuigenissen van MMA’s en artsen 20 Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge 19

45

H. Buyse (MMA) “In de toekomst is het naar mijn mening nodig om de digitalisering als een ‘werktool’ te gebruiken en het menselijk aspect niet uit het oog te verliezen, zodat de digitalisering enkel een meerwaarde kan zijn in de job.” M. Meersman (MMA) “Ik geloof dat, in de toekomst, de kans op een terugdringing van het aantal (fulltime) MMA’s reëel is. Binnenkort zal het inschrijven van patiënten uit onze handen worden genomen. De inschrijving zal nu gebeuren door de medewerkers aan het onthaal of door de patiënt zelf aan kiosken. Daarnaast is er ook een sterke daling van de hoeveelheid typewerk doordat de artsen grotendeels zelf hun consultatiebrieven tikken. Tenslotte is het een feit dat hoe meer alles gedigitaliseerd wordt, er minder papier zal zijn en dus ook minder klasseerwerk voor de MMA. Aan de andere kant denk ik dat de artsen zullen blijven steunen op de MMA. Zij zullen blijven vragen om afspraken te plannen, onderzoeken te regelen, labo’s op te vragen, dossiers voor te bereiden … Het zal ook nog jaren werk vragen om alle papieren dossiers digitaal raadpleegbaar te maken.” M. Vandeginste (MMA) “Ik denk niet dat er in de toekomst een terugdringing zal zijn van het aantal (fulltime) MMA’s, aangezien er altijd maar werk bijkomt. Ik ben er wel van overtuigd dat het meer een administratieve job zal worden in plaats van een sociale.” G. Vanhaverbeke (endocrinoloog) “Ik ben van mening dat we later niet te “high tech” mogen worden, maar de digitale revolutie is er. Dus moeten we mee, zolang het persoonlijke maar niet verloren gaat.” D. Nicolaij (endocrinoloog) “Ik geloof dat het zuivere secretariaatswerk zal verminderen door het digitale werken. De functie zal meer ingevuld worden met organisatorische taken en de MMA zal eerder optreden als receptioniste en eerste contactpersoon voor patiënten, artsen en vertegenwoordigers van firma’s. In de toekomst zal de digitalisering nog verder evolueren. Patiënten zullen van thuis uit hun afspraken kunnen plannen en hun medisch dossier opvragen. Hierdoor zal de MMA voor veel patiënten overbodig worden. Door de digitalisering zal het sociale contact inderdaad verminderen. Praten met de patiënt wordt nu al voor een groot deel vervangen door tokkelen op de computer.” 46

Hoe de evolutie van de digitalisering in de toekomst verder zal verlopen, is moeilijk te voorspellen. Zowel over de toekomst van de digitalisering in het algemeen, als die van de medische sector, zijn er tegenstrijdige visies. Over de toekomst van de functie van een MMA en de manier van digitaal werken, is er ook nogal wat onzekerheid. De bovenstaande getuigenissen bewijzen dit. Het is dan ook onmogelijk om de toekomst te voorspellen in een wereld waar het nu al moeilijk is de snelheid van de technologische revolutie te kunnen volgen. Toch is uit de getuigenissen af te leiden dat het sociale aspect een belangrijk aandachtspunt blijft tijdens het digitale werken.

47

Vergelijkende studie van de digitalisering in het ziekenhuis en in de privépraktijk 1

Introductie

Hierna komt een omschrijving van de aanpak van de vergelijkende studie van de digitalisering. Het project in het kader van dit eindwerk betreft een vergelijkende studie van de digitalisering in twee ziekenhuizen en in twee privépraktijken. Hierna volgt de uitleg over de aanpak van dit onderzoek. Het doel van het onderzoek komt ook aan bod.

1.1 Aanpak De organisaties voor de vergelijkende studie zijn medische zorgverstrekkers uit de regio ZuidWest-Vlaanderen. Hierbij ontstond het idee om de digitalisering in zowel ziekenhuizen als in privépraktijken te onderzoeken via interviews met de plaatselijke IT-verantwoordelijke. Het eerste contact met de organisaties verliep via e-mail en telefoon. Enkele ziekenhuizen zoals het Jan Yperman Ziekenhuis en het H.-Hartziekenhuis RoeselareMenen hadden geen tijd om mee te werken aan mijn interview. In az groeninge was ITverantwoordelijke T. Lecoutere21 meteen enthousiast. Het antwoord van IT-verantwoordelijke K. Verhulst22 van het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem was ook positief. Aangezien de beide privépraktijken geen IT-verantwoordelijke hebben, ging mijn voorkeur uit naar werknemers die het meest betrokken zijn bij het IT-gebeuren in de organisatie. Zo is dokter C. De Rycke23 op de hoogte van alles wat te maken heeft met IT in de huisartsenpraktijk Mepravo en komt mevrouw A. De Busscher24 het meeste in aanraking met de digitalisering in de tandartsenpraktijk Ardenois.

21

Zie bijlage 2 vanaf pagina 94 – Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge Zie bijlage 3 vanaf pagina 103 – Interview met K. Verhulst, IT-manager O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem 23 Zie bijlage 4 vanaf pagina 111 – Interview met C. De Rycke, IT-verantwoordelijke huisartsenpraktijk Mepravo 24 Zie bijlage 5 vanaf pagina 113 – Interview met A. De Busscher, IT-verantwoordelijke tandartsenpraktijk Ardenois 22

48

Om een beter zicht te krijgen op de opmerkelijke scanprocedure van az groeninge, vond er ook een interview plaats met D. Stockman van de scan factory25. De manier waarop ik heb genotuleerd, was afhankelijk van de voorkeur van de geïnterviewde. Ik werkte met een geluidrecorder of met een laptop in een Microsoft Word-document. Na de interviews bleek dat er nog cruciale gegevens ontbraken om de vergelijkende studie tot een goed einde te brengen. Extra vragen via e-mail vervolledigden achteraf de ontbrekende inlichtingen. Alle verkregen informatie is gebundeld per interview in de bijlages achteraan mijn bachelorproef op pagina’s 94 tot 116.

1.2 Doel De vergelijkende studie heeft als doel de digitalisering in ziekenhuizen en in de privépraktijk via praktische voorbeelden in beeld te brengen. Het is dus een praktische toepassing van het theoretische deel, wat dan ook perfect kadert binnen de bachelorproef. De studie vergelijkt hoofdzakelijk de gebruikte computerprogramma’s en de mate en manier van communiceren met externen. Hierbij is het de bedoeling om via het onderzoek significante verschillen en gelijkenissen tussen de organisaties in kaart te brengen. Daarnaast is de opzet om door die conclusie de voordelen en eventuele beperkingen van de digitalisering in de praktijk te bespreken.

25

Zie bijlage 6 vanaf pagina 115 – Interview met D. Stockman, afdelingshoofd archief patiëntendossier az groeninge

49

2

Voorstelling van de ziekenhuizen en privépraktijken

Om een beter zicht te krijgen op de werking van de ziekenhuizen en privépraktijken die ik heb vergeleken, volgt hieronder een korte voorstelling van elke organisatie. Daarnaast heb ik nog kort de visie van de ziekenhuizen besproken. De privépraktijken hebben een minder uitgesproken visie, waardoor die hier niet ter sprake komt. De weergegeven cijfer- en netwerkgegevens dienen wel als nuttige achtergrondinformatie voor alle organisaties. Daarvoor heb ik mij telkens gebaseerd op de websites van de ziekenhuizen en privépraktijken en soms ook op de interviews met de IT-verantwoordelijken.

2.1 Az groeninge 2.1.1 Algemeen De website van az groeninge vermeldt dat het ziekenhuis een vzw is, gevormd door een fusie tussen het O.C.M.W.-ziekenhuis Onze-Lieve-Vrouwe-hospitaal en CAZK Groeninghe, wat opnieuw een fusie is van de private christelijke ziekenhuizen Maria’s Voorzienigheid, SintMaarten en Sint-Niklaas. Vooraleer de fusie CAZK Groeninghe tot stand kwam, waren de drie ziekenhuizen een soort van concurrenten van elkaar. Toen de samenwerking tussen die fusie en het Onze-Lieve-Vrouw-hospitaal een feit was, ging az groeninge over tot een nieuwe vorm van samenwerking waarbij het ziekenhuis de specialismen centraliseerde over de locaties. Zo centraliseerde az groeninge alle cardiologen van de verschillende campussen op een dienst. Het ziekenhuis ging daarna nog een stap verder en startte in 2012 met een nieuwbouw, campus kennedylaan. Het is de bedoeling dat het overgrote deel van de diensten samenkomt op de nieuwe campus. Een groot deel hiervan is al gerealiseerd. Het ziekenhuis Sint-Niklaas is al gesloopt. Van het Onze-Lieve-Vrouwe-hospitaal (campus reepkaai), Maria’s Voorzienigheid (campus loofstraat) en Sint Maarten (campus vercruysselaan) zijn de meeste diensten ook al overgeplaatst. In 2016 zal de volledige overplaatsing een feit zijn.

50

2.1.2 Visie Op de website omschrijft az groeninge zichzelf als een dynamisch ziekenhuis waar de patiënt een sleutelrol speelt. Daarnaast hecht het ziekenhuis belang aan een omgeving waarin alle medewerkers zich goed voelen. De projecten rond ‘talent laten groeien’ en de kans tot opleidingen zijn hierbij een meerwaarde. Bij az groeninge is kwaliteitsvolle zorgverlening erg belangrijk. Hun aanpak is al meerdere keren erkend. Zo won az groeninge in 2006 de Tyco Healthcareprijs voor hun managementaanpak bij een fusie van vier ziekenhuizen. In 2007 en 2010 kreeg het ziekenhuis vervolgens een erkenning als Investors in People. Die accreditatie is een beloning voor hun inspanningen qua strategisch personeelsbeleid.

2.1.3 Cijfergegevens Volgende opsomming bestaat uit een selectie van cijfergegevens die relevant zijn voor dit project. Het gaat om cijfers van het jaar 2011: -

aantal erkende bedden: 1066; aantal betrekkingen: 1106 voltijdse en 1872 deeltijdse; aantal artsen: 220; aantal administratieve medewerkers: 448; aantal technische medewerkers: 458; aantal IT-medewerkers: 3 IT-managers.

2.1.4 Netwerking Az groeninge komt via verschillende kanalen in contact met andere ziekenhuizen. Az groeninge staat op lokaal en regionaal gebied in verbinding met andere ziekenhuizen. Het Kortrijkse ziekenhuis werkt nauw samen met O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem, Jan Yperman Ieper, CHM Mouscron, Clinique Notre-Dame de Tournai en Union Médicohospitalière du Tournaisis. Het ziekenhuis doet ook op overkoepelend regionaal niveau aan netwerking. Zo is az groeninge lid van het VznKUL. Die samenwerking zorgt voor de optimalisatie van kwaliteit en efficiëntie van de patiëntenzorg. Op nog grotere schaal is az groeninge lid van het netwerk CoZo. Die aansluiting laat toe om patiënteninformatie aan een nog groter publiek ter beschikking te stellen. 51

Ten slotte kan het ziekenhuis via een associatie, een zorgprogramma of dienst uitbaten. Zo heeft az groeninge een PET-scan, uitgebaat in associatief verband met AZ Sint-Jan Brugge en met H.-Hartziekenhuis Roeselare. Az groeninge werkt samen met huisartsen via samenwerkingsprojecten van de lokale Huisartsenkring Zuid-West-Vlaanderen. Die projecten maken het voor de huisarts reëel om bijvoorbeeld inzage te krijgen in een patiëntendossier.

2.2 O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem 2.2.1 Algemeen Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem is volgens zijn website een vzw, ontstaan in 1944. De Zusters Onze-Lieve-Vrouw Hemelvaart leidden het ziekenhuis onder de naam “Clinique Notre-Dame de Lourdes”. Toen telde het ziekenhuis slechts 25 bedden. Na diverse uitbreidingen en verbouwingen is het ziekenhuis uitgegroeid tot een volwaardig instituut voor zorgverlening.

2.2.2 Visie Het ziekenhuis streeft ernaar een toonaangevend regionaal ziekenhuis te zijn. Om dit te verwezenlijken, schenkt het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem aandacht aan kwalitatieve zorg. De veiligheid van de patiënt is er ook erg belangrijk want de patiënt staat volgens hen centraal.

2.2.3 Cijfergegevens Volgende opsomming drukt de werking van het ziekenhuis uit in cijfers. De gegevens dateren van 2011: -

aantal erkende bedden: 268; aantal betrekkingen: 686; aantal artsen: 57; aantal administratieve medewerkers: 86; aantal IT-medewerkers: 1 directeur en 3 IT-managers.

52

2.2.4 Netwerking Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem werkt samen met andere gezondheidszorgverleners uit de regio waaronder az groeninge. Het ziekenhuis in Waregem wil een samenwerkingsverband uitbouwen met partners, zoals az groeninge. Die netwerking stelt het ziekenhuis in staat om naast hun eigen zorgaanbod, gespecialiseerde diagnostische onderzoeken en behandelingsmethoden aan te bieden. Het ziekenhuis werkt nauw samen met de huisartsenkring West-Vlaanderen. Om die samenwerking op punt te stellen, heeft het ziekenhuis een digitaal huisartsenportaal opgericht, waarover meer informatie volgt op pagina 76.

2.3 Huisartsenpraktijk Mepravo 2.3.1 Algemeen Huisartsenpraktijk Mepravo is een bvba, gelegen in Menen. De naam ‘Mepravo’ staat voor ‘medische praktijkvoering’. Dokter C. Van Keirsbilck en dokter C. De Rycke richtten de praktijk op in 1993. In 2008 sloten ze een samenwerkingsakkoord met dokter G. Van den Eynde en dokter G. Vandeweege. Die laatste twee huisartsen werken elk op een eigen locatie. In 2010 kwam dokter M. Biesbrouck erbij, die wel in dezelfde praktijk werkte, maar na een jaar de samenwerking met Mepravo verbrak. Drie parttime MMA’s staan in voor de administratie van de vier huisartsen.

2.3.2 Cijfergegevens Volgende gegevens dateren van 2013: -

aantal artsen: 4 huisarten; aantal administratieve medewerkers: 3 deeltijdse; aantal IT-verantwoordelijken: 1.

2.3.3 Netwerking De huisartsenpraktijk staat in verbinding met verschillende ziekenhuizen in de streek, waaronder hoofdzakelijk az groeninge en het H.-Hartziekenhuis Roeselare-Menen. Die samenwerking is belangrijk wanneer de huisartsen de patiënten doorverwijzen naar een specialist voor een gewone consultatie of een bepaald onderzoek.

53

Mepravo is ook lid van de huisartsenkring Zuid-West-Vlaanderen. De belangrijkste activiteit van de huisartsenkring is de organisatie van de wachtdienst in het werkingsgebied van de kring. Dokter C. De Rycke is voorzitter van de plaatselijke wachtdienst De Meander.

2.4 Tandartsenpraktijk Ardenois 2.4.1 Algemeen B. Ardenois startte in 1973 met de tandartsenpraktijk Ardenois. Later heeft zijn zoon F. Ardenois zich bij de praktijk gevoegd. Kort erna zijn H. Opsomer en J. Matton erbij gekomen, waardoor de praktijk nu vier tandartsen in dienst heeft. Drie MMA’s beheren hun administratie. Twee van hen staan in voor de vooronderzoeken. Binnenkort zal de praktijk nog twee tandartsen aannemen.

2.4.2 Cijfergegevens De opsomming bevat cijfers van het jaar 2013: -

aantal artsen: 4 tandartsen aantal administratieve medewerkers: 4 aantal IT-verantwoordelijken: 1

2.4.3 Netwerking De tandartsenpraktijk staat in contact met ziekenhuizen zoals az groeninge om patiënten door te verwijzen. Daarnaast zijn de tandartsen lid van het Verbond der Vlaamse tandartsen vzw Zuid-West-Vlaanderen. F. Ardenois is de voorzitter. Hierdoor heeft hij inspraak in de adviesraad van tandartsen. Hij staat dus in contact met het Ministerie van Volksgezondheid. Die samenwerking van tandartsen is ook belangrijk voor de wachtdienst en de accreditering.

54

3

Vergelijkende studie

Na de hierboven beschreven voorstelling van elke organisatie volgt nu de vergelijkende studie van de ziekenhuizen az groeninge en O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem enerzijds en de privépraktijken Mepravo en Ardenois anderzijds. Die studie vergelijkt de organisaties op twee vlakken. Het eerste deel onderzoekt de medische computerprogramma’s die de organisaties implementeren om de digitale administratie uit te voeren. Het tweede deel vergelijkt de mate en manier van communiceren met externen. Per besproken element volgt een uiteenzetting van elke organisatie en een bundeling van de significante verschillen en gelijkenissen tussen de ziekenhuizen en privépraktijken. De conclusie op pagina’s 78 tot 80 van die vergelijking linkt de resultaten van de studie met de voordelen en valkuilen van de digitalisering.

3.1 Medische computerprogramma’s In de IT-wereld van de medische sector is een bepaalde logica te zien. De IT van een ziekenhuis bestaat uit verschillende systemen. Elk systeem bestaat uit een geheel van medische computerprogramma’s die instaan voor een aspect van de digitale administratie. Zo is er bijvoorbeeld het Laboratoriuminformatiesysteem (LIS), dat de administratie van het laboratorium digitaliseert. Er zijn echter nog andere systemen in de ziekenhuizen. In de onderstaande opsomming vormt de onderverdeling van systemen de leidraad voor de vergelijkende studie. De IT in een praktijk is niet zo uitgebreid en is dan ook niet onderverdeeld in dergelijke systemen. Toch maken zij ook gebruik van specifieke toepassingen om hun medische administratie te digitaliseren. Een korte bespreking van die toepassingen geeft via de printscreens 26 een duidelijker beeld van de werking.

3.1.1 Ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) Het ZIS is het systeem dat bestaat uit verschillende toepassingen om alle patiëntenadministratie te digitaliseren. UZ Leuven en UZ Brussel zijn de enige ziekenhuizen in België die hun ZIS intern hebben ontwikkeld. Hierdoor zijn de toepassingen sterk met elkaar geïntegreerd en hebben ze bijgevolg een sterk ZIS. Dit laat de ziekenhuizen toe informatie tussen de toepassingen uit te wisselen via standaardformaten. 26

Zie bijlage 8 vanaf pagina 120 – Printscreens

55

De andere ziekenhuizen hebben meestal geen sterk ZIS, omdat de toepassingsprogramma’s een verzameling zijn van intern ontwikkelde toepassingen en aangekochte programma’s bij softwarefirma’s. De uitwisselingsformaten van de programma’s zijn niet op elkaar afgestemd zoals bij een volledig geïntegreerd ZIS. Hierdoor verloopt de uitwisseling tussen die programma’s veel stroever. Het ZIS van de meeste ziekenhuizen is dus eerder een centraal administratief patiëntensysteem. Dit systeem omvat het geheel van software voor de patiëntenadministratie, de hotelfunctie, de tarificatie en facturatie. Het ZIS voedt al dan niet via gestandaardiseerde formaten de andere systemen die instaan voor de digitalisering van de volledige patiëntenadministratie. HL7 op pagina 29 is een voorbeeld van een dergelijk gestandaardiseerd formaat. Privépraktijken hebben geen ZIS, maar toch beschikken zij over toepassingen die dezelfde taken automatiseren zoals het ZIS doet. Az groeninge Het ZIS van az groeninge is niet volledig geïntegreerd zoals dat van UZ Leuven en UZ Brussel. De software die de digitale toepassingen van patiëntenadministratie omvat, is dus niet opgenomen in een geheel. Het bestaat wel uit verschillende toepassingen die het ziekenhuis intern heeft aangemaakt en heeft aangekocht bij externe firma’s. Doordat het ZIS geen geheel vormt, is het eerder een centraal administratief patiëntensysteem dat gelinkt is aan andere systemen. Daardoor krijgen de andere systemen automatisch de noodzakelijke patiëntengegevens. Az groeninge implementeerde hiervoor het computerprogramma Oazis van de firma Xtenso NV. Het programma Oazis laat toe de patiënten in te schrijven aan de hand van hun ID-kaart. Zoals de printscreen27 toont, is er hiervoor de optie “lezen kaart” voorzien. Als de patiënt nog niet gekend is in az groeninge, kan de MMA een nieuw patiëntenbestand aanmaken via de optie “nieuwe patiënt”. In Oazis kan de MMA ook het type raadpleging ingeven, zoals bijvoorbeeld dagopname, consultatie ... Die gegevens zijn belangrijk voor de facturatie. Na inschrijving kan de gebruiker van het programma etiketten met patiëntengegevens afprinten, waaronder ook de gegevens van de respectievelijke mutualiteit. Als de patiëntengegevens zijn opgeslagen, kan de facturatiedienst de facturen opmaken. De patiënt hoeft dus niet meer cash

27

Zie bijlage 8 op pagina 120 – Printscreens – 1 Oazis

56

te betalen, maar krijgt de ziekenhuisfactuur thuis toegestuurd. Oazis digitaliseert dus voornamelijk de inschrijvings- en facturatieprocedure in az groeninge. Oazis staat in verbinding met vele andere applicaties. Zo is er een link met het LIS, Elektronisch Patiëntendossier (EPD), het apotheekpakket … Door die vele verbindingen is het voor az groeninge vrij moeilijk en complex om over te schakelen naar een ander systeem. Een volledig geïntegreerd ZIS is dus nog niet meteen haalbaar. In de toekomst zullen aanmeldingskiosken het ZIS voor een deel veranderen. Zo zullen de patiënten de inschrijvingsprocedure voor een groot deel zelf uitvoeren. Zij zullen zich dankzij een nieuwe applicatie zelf kunnen aanmelden met hun ID-kaart. O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem heeft ook de toepassing Oazis als centraal administratief patiëntensysteem. Zij implementeerden Oazis dus voor de patiëntenadministratie, hotelfunctie en facturatie. De printscreen28 toont het facturatieonderdeel van het computerprogramma. Oazis is gekoppeld aan alle andere pakketten in het systeem via HL7uitwisselingsstandaarden. Het ZIS van het ziekenhuis staat net zoals het ZIS van az groeninge in contact met onder andere het EPD, LIS … Op korte termijn is er nog geen sprake van aanmeldingskiosken in dit ziekenhuis. Huisartsenpraktijk Mepravo De IT in de huisartsenpraktijk Mepravo is een stuk minder complex, waardoor hier geen sprake is van een ZIS om alle patiëntenadministratie te verzorgen. Toch maakt de praktijk gebruik van twee toepassingen om de inschrijvings- en facturatieprocedure te digitaliseren. De praktijk koos voor de toepassing Accrimed van Corilus nv om de patiënt in te schrijven. De inschrijvingsprocedure is verschillend van die in de ziekenhuizen az groeninge en O.L.V van Lourdes ziekenhuis Waregem. De MMA’s in de huisartsenpraktijk schrijven de patiënten eenmaal per jaar in en niet bij elke raadpleging zoals in het ziekenhuis het geval is. Behalve wanneer een patiënt voor de eerste keer de huisarts raadpleegt, schrijven de MMA’s hem meteen in via de SIS-kaart. 28

Zie bijlage 8 op pagina 121 Printscreens – 2 Facturatieonderdeel in Oazis

57

Iedere patiënt moet eenmaal per jaar zijn globaal medisch dossier (GMD) vernieuwen. Wanneer een patiënt dus op consultatie komt, controleert de MMA in het programma Accrimed wanneer de laatste inschrijving plaatsvond. Wanneer die dateert van vorig jaar, vraagt zij de SIS-kaart van de patiënt. Via een SIS-kaartlezer neemt het programma meteen de juiste gegevens over. Vervolgens kan de MMA een nieuwe inschrijving aanmaken, zoals te zien is op de printscreen29. De praktijk heeft de patiëntengegevens nodig en dan vooral de gegevens van de mutualiteit, aangezien de MMA bij elke vernieuwing van het GMD een getuigschrift verstuurt naar de artsentariferingsdienst van ATD vzw. Dankzij die aanvraag krijgt een patiënt tot 30 % meer terugbetaald voor een raadpleging bij de huisarts. De inschrijvingsmodule in Accrimed staat niet in verbinding met de facturatie van de praktijk. Na de consultatie betalen de patiënten op basis van het getuigschrift meteen aan de arts. Met dit getuigschrift kunnen ze dan in het ziekenfonds een deel van het bedrag terugvorderen. Sommige patiënten vragen de regel van de derde betaler aan. Dit betekent dat de patiënt niets betaalt bij de arts. Om het geld te ontvangen, geven de MMA’s wekelijks een lijst van de prestaties van de artsen in op de site artsentarifering.be. Naast het computerprogramma Accrimed is ATD dus een toepassing in een webomgeving. Tandartsenpraktijk Ardenois De MMA’s van de tandartsenprakijk Arendois schrijven enkel de nieuwe patiënten in. Dan verwerken zij de gegevens in de toepassing Superdent van de firma Corilus nv. Superdent is een computerprogramma, speciaal ontworpen voor de administratie en boekhouding van tandartsen. De printscreen30 toont hiervan een voorbeeld. De financiële module van het programma staat in voor de facturatie. De tandarts of MMA duidt in het programma aan om welk soort behandeling het ging, zoals bijvoorbeeld het opvullen van een holte bij cariës. Op de printscreen31 is te zien hoe de gebruiker de behandelde tanden kan aanduiden. Vervolgens rekent het programma de exacte prijs uit en betaalt de patiënt meteen na de raadpleging. De boekhouder van de praktijk doet de rest.

29

Zie bijlage 8 op pagina 122 – Printscreens – 3 Inschrijvingsmodule in Accrimed Zie bijlage 8 op pagina 123 – Printscreens – 4 Startpagina Superdent 31 Zie bijlage 8 op pagina 124 – Printscreens – 5 Fiscale module in Superdent 30

58

Besluit Beide ziekenhuizen maken gebruik van de toepassing Oazis om hun ZIS te ondersteunen. Het ZIS is dan ook bij allebei het centraal administratief patiëntensysteem dat voornamelijk de patiëntengegevens beheert om vervolgens taken zoals inschrijving en facturatie te digitaliseren. Doordat Oazis als een kern fungeert die alle andere systemen voedt met patiënteninformatie, zijn er veel linken nodig. Uit de studie is af te leiden dat zowel az groeninge als het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem duidelijk nog heel wat werk hebben om een volledig geïntegreerd ZIS te verkrijgen. Op korte termijn heeft az groeninge plannen om via aanmeldingskiosken de patiënt zelf te integreren in het inschrijvingsproces. Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem denkt er nog niet aan die kiosken in de nabije toekomst te realiseren. De huisartsenpraktijk Mepravo factureert en schrijft ook helemaal anders in. Die andere werking vraagt om andere computerprogramma’s. Het ZIS van de praktijk bestaat uit twee verschillende toepassingen, waarvan er geen enkel de andere voedt. Het programma Accrimed bestaat uit verschillende modules. De inschrijvingsmodule voorziet de andere modules in Accrimed van de vereiste patiëntengegevens. Er zijn dus geen verbindingen nodig met andere systemen zoals met de besproken facturatietoepassing, wat in de ziekenhuizen wel het geval is. De huisartsenpraktijk is de enige van de vier organisaties die voor de facturatie een onlinetoepassing koos. De tandartsenpraktijk Ardenois gebruikt slechts een toepassing om de patiëntenadministratie te ondersteunen. Hierdoor bestaan er ook geen linken tussen de verschillende systemen. Het programma Superdent voedt de eigen module met patiëntengegevens voor bijvoorbeeld de facturatie.

3.1.2 Laboratoriuminformatiesysteem (LIS)

Het LIS is een complexe software, die de werking van alle administratie in het laboratorium ondersteunt. Enerzijds beheert het LIS de stalen, de protocollering en de tarificatie en anderzijds de aanvragen van laboratoriumonderzoeken en de weergave van de resultaten. Az groeninge Az groeninge gebruikt drie toepassingen om alle administratie van het laboratorium te digitaliseren. GLIMS is het hoofdlaboratoriumpakket dat de stalen beheert en instaat voor de protocollering en tarificatie ervan. GLIMS voedt zich met het Cyberlab. Dit is een tweede

59

toepassingsprogramma om laboratoriumonderzoeken aan te vragen. De printscreen32 van de startpagina van Cyberlab toont een overzicht van de patiënten die een onderzoek aanvragen met telkens de naam van de aanvragende arts of specialist. De afnamedatum maakt de lijst compleet. Dankzij een koppeling met het Cyberlab kan GLIMS de informatie over het uitgevoerde laboratoriumonderzoek opvragen. Het programma stelt vervolgens de factuur op, gebaseerd op het bewaarde resultaat. De derde toepassing is Mediweb, die ook gelinkt is aan het GLIMS. Mediweb is een resultatenviewer33 om de laboratoriumresultaten in een webomgeving op te vragen en te bekijken. Uit de printscreen34 blijkt dat Mediweb niet enkel de laboratoriumresultaten per patiënt ter beschikking stelt, maar ook de verslagen en beelden. Mediweb fungeert als een soort van venster op de database met opgeslagen gegevens. Az groeninge vraagt laboratoriumresultaten digitaal op. Een uniek aanvraagnummer linkt het staal met de digitale aanvraag. Daarnaast werkt het ziekenhuis ook al met een digitale handtekening via het toekennen van een gebruikersnaam en wachtwoord. Het LIS is verbonden met het hierboven beschreven ZIS. Die koppeling is vereist om het LIS te voorzien van patiëntengegevens zoals de naam van de patiënt en de plaats van opname. Daarnaast heeft het LIS de correcte facturatiegegevens nodig uit het ZIS om de laboratoriumonderzoeken te factureren. O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem Het LIS van het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem bestaat uit twee toepassingen. Zo is er het programma GLIMS om de stalen te beheren, te protocolleren en deels te tariferen. De aanvragen voor het laboratorium voert het ziekenhuis nog uit op papier. Het personeel kan in het laboratorium de resultaten opvragen in GLIMS. Andere diensten gebruiken hiervoor de tweede toepassing, de resultatenviewer. Voor de volledige facturatie van de laboratoriumonderzoeken is er een link tussen GLIMS en het ZIS. Het ziekenhuis werkt nog niet met een digitaal systeem voor de laboratoriumaanvragen, maar werkt wel al met een digitale handtekening om de resultaten te valideren.

32

Zie bijlage 8 op pagina 125 – Printscreens – 6 Cyberlab Resultatenviewer: een toepassing die het mogelijk maakt om als interne of externe van een ziekenhuis het elektronische patiëntendossier in te kijken 34 Zie bijlage 8 op pagina 126 – Printscreens – 7 Mediweb 33

60

Huisartsenpraktijk Mepravo Accrimed staat in voor de hele werking rond laboratoriumonderzoeken in de huisartsenpraktijk. Het programma biedt, zoals weergegeven op de printscreen35, een module om laboratoriumresultaten op te slaan en te bekijken. De huisartsenpraktijk ontvangt die laboratoriumresultaten op papier ofwel digitaal. De procedure waarbij de praktijk de resultaten digitaal ontvangt, komt aan bod op pagina 77 en de werkwijze voor de papieren documenten staat beschreven op pagina’s 62 en 66. Binnenkort zal de praktijk de laboratoriumresultaten van az groeninge kunnen raadplegen via het extranet van het ziekenhuis, dankzij de toepassing Mediweb. De MMA’s van de praktijk verzenden de bloeden urinestalen via koerierdiensten naar laboratoria met de papieren aanvragen. Voor de facturatie van de laboratoriumonderzoeken beschikt de praktijk niet over een digitale toepassing. De arts rekent het onderzoek meteen aan na de consultatie en de beschrijving van de verdere facturatieprocedure is vermeld op pagina 58. Tandartsenpraktijk Ardenois De tandartsenpraktijk Ardenois voert geen laboratoriumonderzoeken uit en heeft bijgevolg geen toepassing hiervoor. Besluit Az groeninge en het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem gebruiken allebei het programma GLIMS en hun eigen resultatenviewer als toepassingen om de administratie van het laboratorium te digitaliseren. Doordat az groeninge zijn laboratoriumaanvragen al digitaal doet, wat niet het geval is in het ziekenhuis van Waregem, voerde het ziekenhuis ook de toepassing Cyberlab in. Beide ziekenhuizen maken wel al gebruik van een digitale handtekening. De huisartsenpraktijk heeft geen eigen laboratorium. Dus moet de praktijk een beroep doen op externe laboratoria. Bijgevolg volstaat een toepassing, Accrimed, om de taken rond de laboratoriumonderzoeken in de privépraktijk te beheren. De laboratoriumprocedure is niet van toepassing in de tandartsenpraktijk Ardenois.

35

Zie bijlage 8 op pagina 127 – Printscreens – 8 Laboratoriummodule in Accrimed

61

3.1.3 Picture Archiving and Communication System (PACS) Het PACS-systeem is belangrijk op de dienst radiologie. Dit systeem is een geheel van complexe soft- en hardware, dat radiologiebeelden opslaat en beheert. Az groeninge Artsen in az groeninge bekijken beelden zoals radiologiebeelden op hoge resolutieschermen. Om die beelden samen met de protocollen te bewaren, kozen zij het geïmplementeerde softwarepakket PACS van GE Healthcare. De printscreen36 toont de weergave van een thoraxfoto in het programma. Door zijn koppeling met de resultatenviewer kunnen bevoegden, zoals MMA’s en artsen, de beelden samen met het digitale protocol in Mediweb bekijken. O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem Het ziekenhuis van Waregem gebruikt net zoals az groeninge hoge resolutieschermen om radiologiebeelden te bekijken. Het pakket Synapse van Fuji slaat die beelden samen met de protocollen op. Om die beelden en verslagen digitaal op te vragen, is er een link voorzien met de resultatenviewer. Huisartsenpraktijk Mepravo De huisartsen voeren niet zelf radiologieonderzoeken uit, maar doen hiervoor opnieuw een beroep op externen. De ontvangen verslagen met de resultaten bewaren zij in het programma Accrimed. De MMA’s scannen de papieren verslagen rechtstreeks naar het programma, net zoals de laboratoriumresultaten, besproken op pagina 61. Binnenkort zal ook hier het extranet van az groeninge ervoor zorgen dat de huisartsen de verslagen kunnen raadplegen. Tandartsenpraktijk Ardenois De tandartsenpraktijk voert radiologieonderzoeken uit via het programma KODAK, dental imaging software 6.7. De link naar een module in de toepassing Superdent maakt het mogelijk die beelden te bekijken. De printscreen37 toont een radiologiebeeld van het gebit.

36 37

Zie bijlage 8 op pagina 128 – Printscreens – 9 PACS Zie bijlage 8 op pagina 129 – Printscreens – 10 Radiologiebeeld in Superdent

62

Besluit Het is duidelijk dat de oude lichtbakken op de dienst radiologie verleden tijd zijn voor beide ziekenhuizen. Zij maken wel gebruik van een andere toepassingen voor hun radiologiebeelden en protocollen. Toch is er bij beide opnieuw een link met de resultatenviewer om de beelden en bijhorende verslagen op te vragen en te bekijken. De huisartsenpraktijk beschikt enkel over een toepassing om de protocollen te bewaren en te bekijken. De praktijk heeft nog geen toepassing om de beelden digitaal te bekijken. Het extranet van az groeninge zal dit binnenkort wel waarmaken. De tandartsenpraktijk, daarentegen, kan de beelden wel digitaal bekijken.

3.1.4 Radiologie-informatiesysteem (RIS) Het RIS is aanvullend op of ondersteunend aan de PACS. Het RIS beheert de aanvragen voor nieuwe onderzoeken. Daarbij is een koppeling met het ZIS essentieel om die onderzoeken te factureren. Az groeninge RIS QDoc van de firma Agfa beheert de radiologieaanvragen. Die toepassing ondersteunt het PACS. Dit programma stuurt namelijk de werklijsten door (een lijst met de naam van de te onderzoeken patiënt en het soort onderzoek) naar de modaliteiten (de toestellen voor onderzoeken). Op de printscreen38 is een lege werklijst te zien. De arts of MMA kan per patiënt een werklijst aanmaken en hij of zij vermeldt hierbij het type onderzoek, de naam van de behandelende arts, assistent, technicus … Bij elk onderzoek kan de MMA of arts rechts van het blad een verslag uitschrijven. Daarnaast is het programma QDoc ook gelinkt aan het ZIS. Die verbinding is nodig voor de patientenidentificatie wanneer de MMA een onderzoek plant in QDoc. Omgekeerd is de informatie van QDoc essentieel om in het ZIS radiologieonderzoeken te factureren. De dienst radiologie heeft een heel specifieke werking en vraagt bijgevolg om gespecialiseerde software. Dit is de reden waarom in az groeninge de dienst radiologie nog altijd werkt met een eigen agendatoepassing die gelinkt is aan het ziekenhuisbreed afsprakensysteem van het Klinisch Werkstation (KWS), waarover meer informatie volgt op pagina’s 65 en 66.

38

Zie bijlage 8 op pagina 130 – Printscreens – 11 RIS QDoc

63

O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem Het ziekenhuis koos voor de toepassing MBV om zijn radiologieaanvragen te beheren. Het staat net zoals de toepassing van az groeninge op de dezelfde manier in verbinding met het PACS en het ZIS. De dienst radiologie werkt met een eigen agendasysteem, dat nog niet gekoppeld is aan het ziekenhuisbreed afsprakensysteem Clinical Power Station (CPS), waarover meer informatie volgt op pagina 66. Huisartsenpraktijk Mepravo De huisartsenpraktijk heeft geen dienst radiologie en beschikt dus niet over zo’n RIS. Tandartsenpraktijk Ardenois Het RIS is niet van toepassing voor de tandartsenpraktijk. Besluit De ziekenhuizen gebruiken elk een andere toepassing voor hun radiologieaanvragen. De toepassing is bij beide wel gekoppeld aan zowel het ZIS als aan het PACS. Het blijkt dat de dienst radiologie inderdaad heel specifieke noden heeft. Beide ziekenhuizen passen daarom een eigen agendasysteem toe voor die dienst. Doordat az groeninge al verder staat in de ontwikkeling van zijn KWS, is de agenda van de dienst radiologie al gekoppeld aan het ziekenhuisbrede afsprakensysteem. Het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem is hier nog volop mee bezig. Het RIS is niet van toepassing in de privépraktijken.

3.1.5 Elektronisch Medisch Dossier (EMD) Het EMD is een digitaal patiëntendossier. Het elektronische patiëntendossier is ontstaan door de oude papieren dossiers te scannen. Elke organisatie beschikt over een EMD en volgt hiervoor een andere procedure. Ziekenhuizen in het algemeen passen daarenboven op een verschillende manier dat EMD toe. Zo’n EMD kan ofwel een lokaal medisch dossier per specialiteit zijn of een overkoepelend systeem inhouden.

64

Az groeninge Az groeninge werkte voor de digitalisering uitsluitend met een papieren archief. Momenteel is het ziekenhuis volop bezig met de papieren medische dossiers te scannen. Zij doen hiervoor een beroep op hun interne firma, de scan factory. Figuur 4 illustreert kort de scanprocedure tussen az groeninge en de scan factory.

Figuur 4: Scanprocedure scan factory

Figuur 4 illustreert de scanprocedure van de scan factory van az groeninge. Allereerst is scanning van de papieren dossiers nodig. In az groeninge verwijderen de MMA’s de nietjes uit de dossiers om zo geen schade aan de scanners toe te brengen. Daarbij is het ook de taak van de MMA’s om de documenten uit een dossier in rubrieken te klasseren. Een voorblad per rubriek met een specifieke EAN13-barcode vervolledigt de voorbereiding. Het tweede deel van de procedure bestaat erin om de voorbereide dossiers te verzenden naar de scan factory. Na een tweede voorbereidingscontrole scannen de werknemers de dossiers en dankzij de barcode komen die terecht op de juiste plaats in de databank van het ziekenhuis. Az groeninge koos het programma QDoc om die gegevens te bewaren. Als het scanproces correct is verlopen, kan az groeninge een dossier binnen 48 uur digitaal raadplegen via Mediweb, een toepassing “in the cloud”. Dit is een viewer die de opgeslagen resultaten van de database toont. Medibase is een van de EMD’s waarmee az groeninge momenteel nog werkt. Het stelt patiënteninformatie ter beschikking zoals bijvoorbeeld consultatieverslagen. Die verschillende EMD’s vragen om enorm veel koppelingen naar het ZIS. Nu wil az groeninge iedereen laten werken in hetzelfde pakket. Zo werken verplegers, artsen, paramedici in een gedeeld dossier voor bijvoorbeeld de medische verslaglegging. Dit is ook 65

de reden waarom az groeninge voor zijn EMD het Elektronisch PatiëntenDossier (EPD) heeft ingevoerd. Het ziekenhuis koos hiervoor het KWS van UZ Leuven. De printscreen39 toont de gegevens die het programma van elke patiënt bewaart. Verslagen van bijvoorbeeld laboratoriumonderzoeken en radiologieonderzoeken kan het ziekenhuis opvragen via de opties ‘labo’ en ‘RX’. Dit betekent dat er dankzij KWS geen resultatenviewer meer vereist is om de verslagen te bekijken. KWS is zowel een invoermiddel voor gegevens als een viewer. Het EPD geeft op dit ogenblik enkel nog maar identificatiegegevens van de patiënten door aan het ZIS. Dit is dan momenteel ook nog maar de enige link met het EPD. Het programma Oazis geeft geregistreerde inschrijvingen door aan het EPD, waar ze vervolgens verschijnen in het aanwezigheidsbeeld, een lijst van alle ingeschreven patiënten op een bepaalde dag. O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem De meeste disciplines werken al volledig digitaal met het patiëntendossier. Het ziekenhuis heeft nog geen procedure opgestart om zijn oude papieren dossiers te scannen. Het papieren archief wordt dus nog regelmatig geraadpleegd. De meeste specialismen werken nu nog met een lokaal medisch dossier. Momenteel is het ziekenhuis bezig met de uitrol van een overkoepelend medisch dossier, het CPS. Een samenwerkingsverband tussen UZ Brussel en de IT-firma Partezis heeft dit informatiesysteem mogelijk gemaakt. Het CPS zal in verbinding staan met het ZIS, het PACS en het LIS. Huisartsenpraktijk Mepravo De huisartsenpraktijk is volop bezig met zowel oude papieren patiëntendossiers als recent ontvangen verslagen en laboratoriumresultaten te scannen. De praktijk werkt bijgevolg bijna volledig digitaal. De MMA’s scannen de verslagen op papier rechtstreeks naar het programma Accrimed. Daarna sorteren zij die verslagen per patiënt. De printscreen40 toont hoe de MMA’s de pdfbestanden kunnen openen en vervolgens de naam van de patiënt toekennen. Het programma slaat het verslag dan automatisch op in het elektronische dossier van de patiënt. De huisartsenpraktijk beheert de patiëntendossiers in het programma Accrimed. Op de printscreen41 is te zien welke gegevens het programma bewaart van de patiënten. Van elke patiënt zijn ook de verslagen en laboratoriumresultaten opvraagbaar.

39

Zie bijlage 8 op pagina 131 – Printscreens – 12 KWS Zie bijlage 8 op pagina 132 – Printscreens – 13 Verslagen toevoegen in Accrimed 41 Zie bijlage 8 op pagina 133 – Printscreens – 14 Patiëntengegevens in Accrimed 40

66

Dankzij Mediweb zullen de huisartsen in de toekomst inzage krijgen tot het medische dossier van hun patiënten in az groeninge. Tandartsenpraktijk Ardenois

De tandartsenpraktijk werkt al enige tijd volledig digitaal. Zoals op de printscreen42 te zien is, bewaart het programma Superdent het volledige patiëntendossier met gegevens zoals het adres, de anamnese en de verslagen. Besluit

Az groeninge staat duidelijk al een stuk verder dan het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem bij het scannen van de patiëntendossiers. De huisartsenpraktijk Mepravo werkt ook al voor een groot deel digitaal. Beide ziekenhuizen werkten vroeger met een lokaal medisch dossier per specialiteit. Doordat dit veel koppelingen vraagt tussen elkaar en met andere systemen kiezen de ziekenhuizen voor een overkoepelend EMD. Toch kiest elk ziekenhuis voor zijn EMD voor een andere ziekenhuissoftware. Het EMD staat bij beide ziekenhuizen nog niet volledig op punt. Elk ziekenhuis moet nog veel computerprogramma’s met elkaar koppelen. De privépraktijken hebben geen verschillende specialiteiten, dus kunnen zij werken met een patiëntendossier dat verweven zit in een computerprogramma. In de toekomst zullen de huisartsen inzage krijgen in het EMD van de ziekenhuizen.

42

Zie bijlage 8 op pagina 134 – Printscreens – 15 Patiëntengegevens in Superdent

67

3.1.6 Software voor de apotheek De software voor de apotheek beheert het geneesmiddelenbestand van de ziekenhuizen. Privépraktijken beschikken niet over een eigen apotheek, maar hebben wel een toepassing om de voorschriften aan te maken. Az groeninge Het apotheekpakket INFOHOS beheert het geneesmiddelenbestand van de patiënten van az groeninge. Het is een op zichzelf bestaand pakket. Het is dus niet gelinkt aan het elektronische patiëntendossier. Bevoegden zoals verpleegkundigen en artsen zijn daarom genoodzaakt om wijzigingen van patiëntengegevens in het pakket zelf in te geven. Het ziekenhuis stelt hiervoor binnenkort in de toepassing KWS een nieuwe module beschikbaar. Twee diensten werken al met een digitaal voorschrift, maar de implementatie van de hiervoor vereiste module zal az groeninge uitvoeren vanuit het KWS. Dit is pas gepland in 2014. O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem Het ziekenhuis koos als software voor de apotheek voor het Apotheekpakket en het Medicatiebeheer, een pakket van de softwarefirma Oracle Forms. Het Medicatiebeheer is enkel gelinkt aan het patiëntendossier, maar maakt er geen deel van uit. Er is wel een link voorzien binnen het EMD naar de medicatietoepassing. Dankzij het toekomstige CPS zal er een module voor het Medicatiebeheer geïntegreerd zijn binnen het patiëntendossier. Huisartsenpraktijk Mepravo De huisartsenpraktijk heeft geen interne apotheek en hoeft daarvoor geen toepassing in te voeren. De huisartsen en MMA’s maken wel voorschriften op in Accrimed. Dit programma onthoudt telkens de gekozen medicatie en bewaart de medicatielijsten per patiënt. De printscreen43 is hiervan een goede weergave. Tandartsenpraktijk Ardenois De tandartsen schrijven de voorschriften op papier. Het programma Superdent bewaart de medicatielijst per patiënt.

43

Zie bijlage 8 op pagina 135 – Printscreens – 16 Medicatielijst in Accrimed

68

Besluit De ziekenhuizen gebruiken een verschillende toepassing om hun medicatiebeheer te digitaliseren. In het pakket dat az groeninge gebruikt, is er geen link met het patiëntendossier, terwijl dit in het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem wel het geval is. De uitrol van hun EMD zal hier voor beide verbetering brengen. De privépraktijken beschikken niet over een eigen apotheek. Zij schrijven wel zelf hun voorschriften en bewaren de medicatielijst van elke patiënt. De huisartsenpraktijk werkt hiervoor volledig digitaal, terwijl de tandartsenpraktijk enkel de medicatielijst digitaal verwerkt en de voorschriften nog op papier schrijft.

3.1.7 Een ziekenhuisbreed afsprakensysteem Een ziekenhuisbreed afsprakensysteem bestaat uit software die alles digitaliseert voor het plannen van afspraken. Az groeninge Az groeninge maakte voor de implementatie van het KWS gebruik van aparte agenda’s per dienst die uiteraard aan elkaar gekoppeld zijn. Qplanner is hiervan een voorbeeld. Nu maakt az groeninge rechtstreeks afspraken in zijn EPD. Hierdoor is er geen koppeling meer nodig tussen de afsprakentoepassing en het patiëntendossier. Het programma stelt dus alle patiënteninformatie uit het medische dossier ter beschikking van bevoegden om afspraken te plannen. De printscreen44 toont hoe het programma die patiënteninformatie weergeeft bij een testpatiënt. Sommige diensten zoals radiologie en het operatiekwartier (OK) hebben specifieke noden en gebruiken daarom een aparte agenda die dan gekoppeld is aan het algemeen afsprakensysteem. Het ziekenhuis is momenteel bezig met het uitrollen van een OK-module, afsprakensysteem voor operaties, binnen het EPD. De meeste diensten gebruiken de afsprakenmodule van het EPD of starten hier binnenkort mee. Toch zijn er nog altijd diensten die een agendaboek of Microsoft Outlook gebruiken om afspraken te plannen. De patiënten van az groeninge zullen in de toekomst zelf hun afspraken online kunnen maken. Er is hier nog geen programma voor geïmplementeerd, maar het zal zeker een toepassing zijn die communiceert met de afsprakenmodule van het EPD. 44

Zie bijlage 8 op pagina 131 – Printscreens – 12 KWS

69

O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem Voor de uitrol van het elektronische patiëntendossier was er een elektronische agenda, die het ziekenhuis heeft gemaakt binnen een speciaal computerpakket van de dienst chirurgie. De andere diensten werkten voornamelijk met Microsoft Outlook of met een agendaboek. Het toekomstige CPS zal een algemeen planningssysteem bieden voor het hele ziekenhuis. De diensten radiologie en het OK kozen voor een aparte agenda. Die van de dienst radiologie is nog niet gekoppeld binnen het afsprakensysteem, terwijl die van het OK wel een agenda is binnen het afsprakensysteem van CPS. In het oude planningsysteem was er een link naar het patiëntendossier. Het nieuwe EMD integreert zowel het patiëntendossier als de agenda, waardoor er geen link tussen beide meer noodzakelijk is. Het ziekenhuis heeft nog geen directe plannen om de patiënten online afspraken te laten maken. Het is wel de bedoeling om de mogelijkheid te geven aan huisartsen om afspraken te plannen. Huisartsenpraktijk Mepravo De huisartsenpraktijk Mepravo heeft specifieke doelstellingen voor zijn planningssystemen. Naast een agenda om consultaties in te plannen, moet er ook een agenda zijn voor de huisbezoeken, die ook raadpleegbaar is vanuit het secretariaat als vanop een tablet-pc die de arts meeneemt op huisbezoek. De praktijk koos daarom voor de onlinetoepassing van Medici. De printscreen45 geeft een overzicht weer van de consultatie-uren per dag en per arts. Vervolgens toont de tweede printscreen46 de pagina voor de huisbezoeken. Hierop is te zien dat de artsen ook hiermee opvolgbezoeken kunnen ingeven. Aangezien Medici na verloop van tijd de afspraken wist, gebruikt de praktijk ook nog de agenda van Outlook. Zij gebruiken die om op het einde van elke dag de afsprakenlijst vanuit Medici over te nemen. Tandartsenpraktijk Ardenois Binnen het programma Superdent is er een afsprakenmodule geweven, gericht op de noden van een tandartsenpraktijk. Toch voldoet die niet aan alle vereisten. Patiënten komen jaarlijks op controle bij de tandarts. De praktijk roept de patiënten op voor hun jaarlijkse afspraak via een brief. Dit vraagt veel werk van de MMA’s, waardoor de praktijk binnenkort een nieuw

45 46

Zie bijlage 8 op pagina 136 – Printscreens – 17 Agenda in Medici Zie bijlage 8 op pagina 137 – Printscreens – 18 Huisbezoeken in Medici

70

programma zal implementeren. Baltes is de opvolger van Superdent. Dit programma zal automatisch de patiënten informatie bezorgen via e-mail. Daarnaast zullen de patiënten via Baltes ook thuis afspraken kunnen boeken. Besluit Het is duidelijk dat de planningssystemen in een ziekenhuis doorgaans bijzonder complex zijn. Beide ziekenhuizen hebben daarom gekozen voor een geïntegreerd ziekenhuisbreed afsprakensysteem binnen hun EMD, een systeem dat zo goed mogelijk aansluit op de specifieke eisen van elke dienst. De privépraktijken hebben dan weer andere specifieke noden. De huisartsenpraktijk wil een beroep doen op de optie binnen het programma om de administratie van huisbezoeken te digitaliseren. De praktijk koos daarom voor een onlinetoepassing. De tandartsenpraktijk zal binnenkort een nieuw programma implementeren om de jaarlijkse afspraken te beheren.

3.1.8 OK-toepassing De OK-toepassing digitaliseert alle taken om operaties te kunnen uitvoeren. Az groeninge De OK-module van het KWS stelt het ziekenhuis in staat om operaties en werktijden van personeel te plannen, zalen toe te wijzen … Op de printscreen47 is een overzicht te zien van de geplande operaties op een welbepaalde dag en in een welbepaalde zaal. Doordat de OK-module een onderdeel is van het KWS staat het automatisch ook in contact met het ZIS, afsprakensysteem en de PACS. De link met PACS maakt het mogelijk om tijdens een operatie heel snel beelden op te roepen. Dankzij de ziekenhuisbrede OK-module kan het ziekenhuis een operatie plannen vanuit om het even welke dienst.

47

Zie bijlage 8 op pagina 138 – Printscreens – 19 OK-module in KWS

71

O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem De OK-planning binnen het CPS is de OK-toepassing van het ziekenhuis. Doordat de toepassing voor het agendabeheer ook in CPS is verwerkt, kunnen alle diensten operaties plannen binnen de OK-planning van het centrale elektronische patiëntendossier. De toepassing staat daardoor ook in verbinding met het ZIS, het medicatiebeheer en de PACS. Huisartsenpraktijk Mepravo De huisartsen voeren niet zelf operaties uit, maar verwijzen de patiënten hiervoor meestal door. Tandartsenpraktijk Ardenois De tandartsenpraktijk verwijst bij operaties de patiënten door naar specialisten. Besluit De OK-toepassing is duidelijk onmisbaar in het ziekenhuis. Communicatie met de andere systemen is dus heel belangrijk. De beide ziekenhuizen kozen daarom voor een geïntegreerde OK-toepassing in hun EMD. De privépraktijken voeren de operaties niet zelf uit, maar verwijzen de patiënten hiervoor door naar specialisten.

3.1.9 Conclusies die te maken hebben met medische computerprogramma’s De IT in de medische sector is complex. Een ziekenhuis bestaat uit verschillende diensten met elk hun specifieke eisen. Het is dan ook een grote uitdaging voor een ziekenhuis om computerprogramma’s te implementeren die aan alle specifieke voorwaarden voldoen. Daarnaast is het ook van belang dat die verschillende computerprogramma’s met elkaar verbonden zijn. Een privépraktijk is een stuk kleiner en de werking ervan is vergelijkbaar met die van een dienst in het ziekenhuis. Privépraktijken stellen zeker ook hun specifieke eisen aan de software, maar door hun kleinschaligheid steunen de huisartsen en tandartsen minder op ingewikkelde koppelingen van die digitale systemen. De vergelijkende studie biedt in een tabel een overzicht van de computerprogramma’s of andere toepassingen die elke organisatie heeft ingevoerd om hun medische administratieve taken uit te voeren. Het teken in de tabel  staat voor “zal binnenkort veranderen in”.

72

Tabel: Overzicht van de toepassingen per organisatie

Taak

az groeninge

O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem

huisartsen praktijk Mepravo

tandartsen praktijk Ardenois

inschrijving patiënten

Oazis  Oazis + aanmeldingskiosken

Oazis

Accrimed

Superdent

Facturatie

Oazis

Oazis

ATD

Superdent

beheer GLIMS laboratoriumstalen, protocollen en tarifactie

GLIMS

Accrimed en ATD

niet van toepassing (n.v.t.)

aanvraag laboratoriumonderzoeken

Cyberlab

op papier

op papier

n.v.t.

nazicht laboratoriumresultaten

Mediweb  KWS

Resultatenviewer  CPS

Accrimed  Mediweb (extranet

n.v.t.

van az groeninge) beheer beelden met PACS van GE bijhorende Healthcare protocollen

Synapse van Fuji

Accrimed

Superdent

nazicht beelden

Mediweb  KWS

Resultatenviewer  CPS

Mediweb

Superdent  Baltes

beheer radiologieaanvragen

RIS QDoc

MBV fase 2

Telefonisch

Superdent

beheer geneesmiddelenbestand

INFOHOS

Apotheekpakket en medicatiebeheer

Accrimed

Superdent

planning afspraken

Qplanner, Microsoft Outlook, papieren agenda  KWS  KWS + onlinetoepassing voor patiënten

Microsoft Outlook, papieren agenda CPS

Medici

Superdent

planning operaties

OK-module van KWS OK-planning binnen het CPS

Telefonisch

telefonisch

73

scanning papieren verslagen

scan factory

n.v.t.

Accrimed

n.v.t.

Op het eerste gezicht implementeren de ziekenhuizen veel meer computerprogramma’s en toepassingen dan de privépraktijken. De verschillende computerprogramma’s zijn onmisbaar om hun vele diensten te ondersteunen. De ziekenhuizen kozen meestal voor dezelfde programma’s. Zij kozen bijvoorbeeld allebei voor het programma Oazis om hun ZIS te ondersteunen. Het lijkt erop dat de noden van beide ziekenhuizen gelijkaardig zijn. Toch voeren ze soms verschillende programma’s in om dezelfde taak te digitaliseren. Az groeninge en het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem hebben hetzelfde doel: ze willen de beste zorg verlenen aan de patiënt. Dit willen ze bereiken door een gebruiksvriendelijk IT-systeem te implementeren waarin de toepassingen optimaal met elkaar communiceren. Dit is dan ook de hoofdreden voor hun keuze om over te schakelen op een ziekenhuisbreed EMD. Het EMD integreert verschillende toepassingen, waardoor er al een heel wat minder computerprogramma’s en koppelingen voorkomen. Omdat hun doel gelijklopend is, kozen zij toch een verschillend systeem. De tabel toont ook dat az groeninge al iets verder staat qua digitalisering dan het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem. Az groeninge heeft bijvoorbeeld de scan factory opgericht om alle oude papieren dossiers te scannen. Het ziekenhuis in Waregem daarentegen heeft nog geen scanprocedure opgestart. Wat ook opvalt, is dat az groeninge met die nieuwe toepassingen ook de patiënt in het zorgproces wil betrekken. Het ziekenhuis heeft bijvoorbeeld plannen om binnenkort aanmeldingskiosken op te richten. Het ziekenhuis in Waregem heeft hier nog geen plannen rond. De andere helft van de tabel geeft de keuze van de computerprogramma’s van de privépraktijken weer. De toepassingsprogramma’s zijn duidelijk een stuk minder gevarieerd dan die van de ziekenhuizen. Het programma Accrimed voldoet aan de eisen van de huisartsenpraktijk Mepravo. Die toepassing digitaliseert een groot deel van hun taken. De software is toch niet genoeg om aan hun specifieke eisen, zoals het plannen van huisbezoeken, te voldoen. Dit is de reden waarom de praktijk koos voor een onlinetoepassing. Opmerkelijk is dat de praktijk binnenkort via extranet van az groeninge, de verslagen en beelden zal opvragen via dezelfde resultatenviewer Mediweb. De tandartsenpraktijk heeft het programma Superdent ingevoerd, maar de praktijk zal die upgraden naar het nieuwe Baltes, wat meer aansluit bij de doelstellingen van de tandartsen. 74

Zo is er een toepassing nodig om automatisch uitnodigingen voor de jaarlijkse controle te versturen. Het is duidelijk dat de organisaties voor programma’s kiezen die aansluiten op hun eigen persoonlijke werking en aanpak. Het is nochtans belangrijk dat zij ook rekening houden met de mogelijkheid van communicatie met elkaar.

3.2 Communicatie met externen De ziekenhuizen en privépraktijken communiceren dagelijks met externen. Die externen kunnen andere ziekenhuizen, huisartsen, specialisten, tandartsen … zijn. De organisaties wisselen verslagen, beelden … met elkaar uit via specifieke toepassingen. Door de hierboven besproken variëteit aan computerprogramma’s verloopt die uitwisseling niet altijd even gemakkelijk. Ziekenhuizen en privépraktijken zoeken hiervoor naar de beste oplossing.

3.2.1 Digitaal uitwisselen van informatie Az groeninge Az groeninge communiceert met huisartsen via de software Medibridge. Die software laat toe op een beveiligde manier informatie met elkaar uit te wisselen. Nadat de protocollen verwerkt zijn, stuurt het KWS automatisch de verslagen naar de respectievelijke huisartsen. Die informatie verloopt via uitwisselingsformaten. Huisartsen passen verschillende formaten toe, waardoor het ziekenhuis zijn software moet aanpassen. Op die manier is uitwisseling toch mogelijk. Binnenkort zal az groeninge de software Hector van eHealth invoeren om gegevens uit te wisselen. Hector wisselt die gegevens uit via de eHealthBox. eHealth garandeert hiermee de meest veilige wijze van communiceren tussen zorgverstrekkers. Doordat az groeninge via Medibridge of Hector geen beelden kan versturen, stelt het ziekenhuis ook nog een ziekenhuisportaal ter beschikking. Dit is een beveiligde onlinetoepassing waarop externen zoals huisartsen of specialisten zich kunnen aanmelden en zo patiëntengegevens opvragen. Externen die toegang willen tot patiëntengegevens via het ziekenhuisportaal van az groeninge moeten eerst een contract tekenen ter goedkeuring. Vervolgens kunnen zij zich met een token aanmelden op het zogenaamde extranet van az groeninge. De toegang tot het dossier is beperkt. Zo hebben externen enkel inzage in het dossier van hun eigen patiënten. De gegevens

75

kunnen de huisartsen zien, dankzij de op pagina 66 besproken resultatenviewer van KWS die de beelden weergeeft. Az groeninge maakt deel uit van het recente zorgnetwerk het VznKUL. Dit netwerk laat toe ook via het overkoepelende portaal van het zorgnetwerk gegevens beschikbaar te stellen aan externen. Het is ook een beveiligde onlinetoepassing waarop de aangesloten ziekenhuizen, huisartsen en andere zorgactoren zich kunnen aanmelden. De aanmeldingsprocedure is bijgevolg identiek voor alle leden. Een enkele procedure geeft dus toegang tot het portaal van alle leden van het zorgnetwerk. Als ze zich hebben aangemeld, krijgen alle leden toegang tot patiëntengegevens die aansluiten op hun bevoegdheid. Zo kan een tandarts bijvoorbeeld niet aan de psychiatrische verslagen in het patiëntendossier. Dankzij die netwerking kunnen de leden van het zorgnetwerk ook vlotter gegevens met elkaar uitwisselen. De keuze van de ziekenhuizen voor een gemeenschappelijk EMD is hierbij een grote troef. De verbinding van het ziekenhuisnetwerk met het eHealth-platform zal er binnenkort voor zorgen dat az groeninge ook op grotere schaal informatie kan aanbieden aan externen. Zo zal alle patiënteninformatie uit alle hubs beschikbaar zijn. De betekenis van een hub is te vinden op pagina 24. Az groeninge is sinds kort ook lid van het zorgnetwerk CoZo, dat op hetzelfde principe steunt. O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem Het ziekenhuis van Waregem koos net als az groeninge voor Medibridge om hun communicatie met huisartsen te ondersteunen. In tegenstelling tot az groeninge zal het ziekenhuis in Waregem niet overschakelen op de software van Hector, aangezien dit een betalend pakket is dat extra kenmerken toevoegt aan de communicatie met huisartsen. Aangezien Medibridge die extra’s ook zal integreren binnen zijn systeem, zal het ziekenhuis hiermee verder werken. Doordat Medibridge geen beelden kan meesturen, bezorgt het ziekenhuis de beelden nog op cd-rom aan externen. Binnenkort zullen huisartsen via het ziekenhuisportaal de radiologiebeelden kunnen opvragen zonder compressie. De aanmeldingsprocedure zal identiek zijn aan die van az groeninge. De resultatenviewer in het CPS zal toelaten de gegevens beschikbaar te stellen aan de huisartsen. Het ziekenhuis is geen lid van een ziekenhuisnetwerk, maar het heeft wel voor hetzelfde CPS gekozen als dat van UZ Brussel, waardoor gegevensuitwisseling tussen beide ziekenhuizen eenvoudiger zal verlopen. Het ziekenhuis staat in verbinding met nog andere ziekenhuizen via VPN-verbindingen. Dit zijn beveiligde verbindingen over het internet. Langs die VPNverbindingen wisselen ziekenhuizen bijvoorbeeld radiologiebeelden uit. 76

Het ziekenhuis wacht momenteel nog om binnenkort deel uit te maken van het CoZo. Huisartsenpraktijk Mepravo De huisartsen van de praktijk staan in contact met andere erkende huisartsen uit de regio via de huisartsenkring Zuid-West-Vlaanderen. Die organisatie meldt aan de huisartsen wanneer er wachtdiensten in de regio zijn en wie die moet invullen. Daarnaast neemt de kring ook initiatieven om de samenwerking tussen de zorgverstrekkers te optimaliseren. Om de kwaliteit van de patiëntenzorg te vergroten, zorgt de huisartsenkring ook voor overeenkomsten met het ziekenhuis. De huisartsen communiceren met het H.-Hartziekenhuis Roeselare-Menen via de software Medibridge, die de laboratoriumresultaten en verslagen van hun patiënten ontvangt. Een koppeling met het programma Accrimed slaat de verslagen meteen in het juiste patiëntendossier op. De huisartsenpraktijk ontvangt de verslagen van andere ziekenhuizen, zoals bijvoorbeeld van az groeninge, via de post. Via Medibridge kan de huisartsenpraktijk geen beelden van bijvoorbeeld een RX-onderzoek ontvangen. De huisartsen krijgen de beelden daarom op cd-rom. De ziekenhuizen geven die cd-rom met de patiënt mee of ze sturen die op naar de praktijk. Wanneer de huisartsen patiëntengegevens willen opvragen, doen zij die aanvraag telefonisch. De MMA’s bellen dan de passende dienst op en vragen de gegevens te e-mailen, te faxen of op te sturen met de post. Zij doen dus nog geen beroep op de beschikbare ziekenhuisportalen doordat de authenticatieprocedures te omslachtig zijn. In de toekomst zal het H.Hartziekenhuis fusioneren met het Stedelijk Ziekenhuis Roeselare en zich aansluiten op het zorgnetwerk CoZo. Die aansluiting zal de huisartsen in staat stellen om zich aan te melden via een overkoepelend zorgplatform. De huisartsen zullen vervolgens via een homogene authenticatie inzage krijgen in het dossier van hun patiënten. De artsen zullen de gegevens waarop zij recht hebben via de databanken van alle ziekenhuizen uit het zorgnetwerk kunnen raadplegen. Sinds mei 2013, hebben de huisartsen een contract getekend met az groeninge om toegang te krijgen tot het extranet. Dankzij die onlinetoepassing kunnen de artsen via een token inzage krijgen in het dossier van hun patiënten. Zij kunnen de verslagen, laboratoriumresultaten en radiologiebeelden opvragen. Momenteel bevat het dossier enkel gegevens van az groeninge, maar in de toekomst zal ook het CoZo hierin opnieuw een rol spelen. Tandartsenpraktijk Ardenois De tandartsen zijn lid van het Verbond der Vlaamse Tandartsen vzw Zuid-West-Vlaanderen. Meneer F. Ardenois is er zelfs voorzitter van en heeft dus ook inspraak in de adviesraad. Hij 77

geeft dus advies aan de Minister van Volksgezondheid. Die samenwerking laat hen toe te communiceren met andere tandartsen en met de overheid over sociale, administratieve … aspecten van de job. Tandartsen wisselen patiëntengegevens, zoals verslagen, uit via e-mail. Ziekenhuizen weigeren communicatie via e-mail. Zo vraagt az groeninge om patiënten via een brief door te verwijzen. De tandartsen staan regelmatig in communicatie met az groeninge, omdat het ziekenhuis over een scanner beschikt die nodig is om implantaten aan te maken. Wanneer de praktijk dus implantaten wil aanmaken voor een patiënt, verwijzen de MMA’s of tandartsen hem eerst door naar az groeninge voor een onderzoek. De tandartsen ontvangen de beelden nadien op cd-rom. Binnenkort zal de tandartsenpraktijk de beelden digitaal kunnen opvragen dankzij het zorgplatform van az groeninge.

3.2.2 Conclusie van de externe communicatie De communicatie van ziekenhuizen met huisartsen verloopt voornamelijk via de software Medibridge of Hector. In de andere richting communiceren huisartsen en tandartsen met ziekenhuizen vooral via telefonische of schriftelijke weg. De ziekenhuizen bereiken dus niet hun beoogde doel met de ziekenhuisportalen. De omslachtige aanmeldingsprocedure zou het grootste struikelblok voor de privépraktijken zijn. Overkoepelende portaalsites bieden hiervoor de oplossing. De ziekenhuizen bouwen daarom en ook nog om andere diverse redenen ziekenhuisnetwerken uit. Zo zullen overkoepelende portaalsites de toegang tot patiëntengegevens kunnen beperken volgens de bevoegdheid van de aanmelder. Communicatie via portaalsites garandeert dus een nog veiliger uitwisseling van medische informatie dan via e-mail of de post. Dankzij hun aansluiting bij het CoZo zullen ziekenhuizen de patiëntengegevens kunnen uitwisselen met nog veel meer ziekenhuizen en privépraktijken en dit volgens de normen van de overheid.

3.3 Conclusie De IT in de medische sector is erg uitgebreid en complex, waardoor het moeilijk is om die tot in het detail te doorgronden. De interviews resulteerden dan ook enkel maar in een beperkt overzicht van de werking in elke organisatie. Opvallend is toch het verschil in complexiteit van de IT-systemen in het ziekenhuis en in de privépraktijk. Ziekenhuizen bestaan uit verschillende diensten, waardoor de verschillende computertoepassingen en koppelingen moeilijker te begrijpen zijn dan in de privépraktijk. Privépraktijken bestaan meestal maar uit een enkele dienst met beperkte toepassingen en koppelingen. Die werking op kleine schaal laat toe om dieper in te gaan op het volledige proces van de medische administratie.

78

Opmerkelijk bij alle organisaties is hun gemeenschappelijke doel. Elke organisatie probeert een kwalitatieve zorgverlening te garanderen via een geavanceerd IT-systeem, dat bestaat uit aan elkaar gekoppelde computerprogramma’s, De huisartsenpraktijk Mepravo en de tandartsenpraktijk Ardenois kiezen voor software die gericht is op hun specifieke noden. De werking van de privépraktijken is zo kleinschalig en specifiek dat een of twee toepassingen meestal voldoende zijn om hun medische administratie te digitaliseren. Zo is Accrimed speciaal gericht op huisartsenadministratie en het programma Superdent op die van tandartsen. Het is duidelijk dat het IT-systeem van az groeninge erg lijkt op dat van het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem. Az groeninge staat qua digitalisering wel al een stap verder dan het ziekenhuis in Waregem. Toch kozen ze beide voor een overkoepelend EMD, weliswaar elk van een andere softwareproducent. Aangezien az groeninge lid is van het VznKUL, nam het ziekenhuis het KWS over van UZ Leuven. Het ziekenhuis in Waregem koos het CPS van UZ Brussel, omdat dit ziekenhuis een interessante partner is. De netwerking speelt voor ziekenhuizen dus een opmerkelijke rol bij de keuze van de software. Die verschillende keuze van toepassingen is dan ook een van de redenen waarom het een uitdaging blijft om als organisatie optimaal te communiceren met externen. Beide ziekenhuizen zoeken naar manieren om op een veilige manier informatie uit te wisselen met andere ziekenhuizen, huisartsen, tandartsen … Zij beschikken daarom over een ziekenhuisportaal waarop bevoegden zich kunnen aanmelden en informatie opvragen waarop zij recht hebben. Ondanks de inspanningen van de ziekenhuizen laten privépraktijken het portaal links liggen en verkiezen communicatie via telefoon of e-mail. De reden hiervoor zou de omslachtige aanmeldingsprocedure zijn. De overheid speelt hierop in door ziekenhuizen aan te moedigen om ziekenhuisnetwerken op te richten met een overkoepelend portaal. Az groeninge staat, dankzij zijn netwerking met UZ Leuven, hierin al verder dan het ziekenhuis van Waregem. Het Waregemse ziekenhuis heeft nog niet beslist op welk ziekenhuisnetwerk het zich zal aansluiten. Nochtans toont hun keuze van het CPS wel aan dat hun voorkeur naar dat van UZ Brussel zal gaan. Aangezien de ziekenhuizen aan bepaalde normen van de overheid moeten voldoen, kiezen ze beide om zich bij het CoZo te voegen. Het platform van dit netwerk laat toe medische informatie uit te wisselen via het eHealth-platform. Az groeninge is hier al lid van, terwijl het ziekenhuis van Waregem nog in de testfase zit. Momenteel bestaat het CoZo al uit 25 aangesloten ziekenhuizen en ziekenhuisnetwerken. De overheid stimuleert alle Vlaamse ziekenhuizen om zich van een zorgnetwerk lid te maken. 79

Het overkoepelende nationale eHealth-platform kan enkel maar de communicatie met externen en vervolgens de kwaliteit van zorgverlening ten goede komen. De werking van IT in de medische sector is zeker nog niet optimaal te noemen, maar dankzij maatregelen van de overheid en samenwerkingsprojecten is het toekomstbeeld gunstig. De bachelorproef is vooral gefocust op de voordelen en valkuilen van de digitalisering van de medische administratie. De vergelijkende studie bespreekt de voordelen en valkuilen van de digitalisering aan de hand van praktische voorbeelden. De studie toont aan dat organisaties baat hebben bij de digitalisering. Zo laten computertoepassingen toe de voornaamste taken te automatiseren, wat rechtstreeks voor tijden kostenbesparing zorgt. Naast de voordelen kan de verscheidenheid aan computertoepassingen in een ziekenhuis ook voor een beperking zorgen. Zo zijn er in de ziekenhuizen veel koppelingen nodig om de toepassingen met elkaar te laten communiceren. Nadat de organisatie het probleem van die koppelingen heeft opgelost, leidt het systeem tot heel veel voordelen. Zo kan het ziekenhuis elke dienst van dezelfde informatie voorzien en die dan ook nog tussen elke dienst uitwisselen. Privépraktijken hebben meestal maar een toepassing nodig om hun taken te digitaliseren. Koppelingen vormen dan ook geen beperking, maar er is wel een beperkte keuze aan softwareaanbieders. Hierdoor kan de prijs sterk oplopen. Het voordeel is wel dat de software gericht is op hun specifieke eisen. De digitalisering vergemakkelijkt ook de communicatie met externen. Zo laten digitale toepassingen het toe om zorgnetwerken op te richten en communicatie tussen zorgverstrekkers op grote schaal te realiseren. Privacy en beveiliging kunnen hier wel een beperking vormen, maar dit valt opnieuw op te lossen aan de hand van een digitale toepassing zoals een token of een login. De digitalisering biedt voor alle organisaties hetzelfde belangrijke voordeel: optimalisering van de patiëntenzorg.

80

Algemeen besluit Het doel van de bachelorproef was om de digitalisering in het ziekenhuis en in de privépraktijk onder de loep te nemen. Om dit te situeren binnen het kader van de opleiding Office management, kwam er eerst in een theoretisch deel de evolutie van de job van een MMA aan bod. De technologie heeft duidelijk een belangrijke rol gespeeld in de functiewijziging van een MMA. Een MMA heeft nu eerder een ondersteunende functie in plaats van een administratieve functie. De digitalisering heeft naast de functieverandering ook gezorgd voor een automatisering van de taken door het ontstaan van nieuwe technieken. Door de digitalisering van de medische administratie is er een opmerkelijke wijziging in het takenpakket van een MMA. Nieuwe technieken hebben geleid tot een nieuwe manier van werken. Dit kwam duidelijk aan bod bij de bespreking van enkele typische taken van een MMA. Voor de digitalisering typte de MMA bijvoorbeeld de consultatiebrieven op een mechanische typemachine. Nadien volgde de elektrische typemachine. Tegenwoordig is de technologie zover gevorderd dat de MMA het door de arts ingesproken bericht zelfs niet meer moet uittypen. Spraaktechnologie zorgt ervoor dat de tekst automatisch digitaal verschijnt. Om die nieuwe taken uit te voeren, heeft de medische sector ook specifieke technieken ontwikkeld om de medische administratie nog meer en beter te kunnen digitaliseren. Enkele belangrijke technieken zijn de implementatie van computerpakketten, spraakherkenning, cloudcomputing, scanning en de introductie van kiosken. Elke techniek biedt heel veel voordelen voor de organisatie. Dankzij bijvoorbeeld de techniek cloudcomputing, kan een organisatie medische informatie veilig opslaan en uitwisselen. Toch brengen de technieken ook enkele beperkingen met zich mee. Privacy en toegankelijkheid zijn de voornaamste valkuilen. Die aandachtspunten komen ook terug in het onderzoek naar de invloed van de digitalisering op de gebruikers (MMA’s, artsen en patiënten). De vele voordelen zoals onder andere de kosten- en tijdsbesparing wegen duidelijk door op de vastgestelde beperkingen. De digitale evolutie staat niet stil. Daarom is het belangrijk om ook hiervan een toekomstbeeld te schetsen. In het algemeen zijn er verschillende visies. De digitale revolutie zal zeker nog verder evolueren, maar zal misschien ook voor verrassende wendingen zorgen. In de medische sector hebben MMA’s en artsen ook uiteenlopende meningen. Dit bleek uit hun getuigenissen. Sommigen onder hen geloven dat de digitalisering zal zorgen voor een vermindering van het aantal voltijdse MMA’s, maar anderen denken dat er meer MMA’s nodig zullen zijn. Zowel MMA’s als artsen zijn ervan overtuigd dat het belangrijk is om

81

correct om te gaan met het digitale werken om vooral het sociale aspect van de job niet uit het oog te verliezen. De vergelijkende studie heeft de kans geboden om de theorie te situeren binnen een praktisch kader. Dit omvatte enerzijds een onderzoek van de toegepaste medische software en anderzijds van de externe communicatie zowel in ziekenhuizen als in privépraktijken. De in het theoretische deel vermelde technieken zoals de implementatie van computerprogramma’s, cloudcomputing en scantechniek kwamen hierbij aan bod. Ten eerste heeft de vergelijkende studie aangetoond dat er effectief een verschil is tussen de computerprogramma’s in de ziekenhuizen en in de privépraktijken. Ziekenhuizen hebben door hun grootschaligheid een veel complexer IT-systeem dan privépraktijken. Praktijken hebben meestal maar een toepassing nodig tegenover ziekenhuizen waarbij het essentieel is om verschillende aan elkaar gekoppelde toepassingen te installeren. De ziekenhuizen onderling verschillen niet zo sterk van elkaar. Toch is het wel duidelijk dat az groeninge een stuk verder staat qua digitaal werken dan het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis in Waregem. De huisartsenpraktijk Mepravo en tandartsenpraktijk Ardenois hebben elk hun specifieke eisen en daarom ook hun specifieke computerprogramma’s. Het onderzoek bewijst dat organisaties software kiezen die het beste aansluit op hun werking en behoeften om op die manier een optimale zorgverlening te garanderen. Ten tweede toont de studie aan dat de communicatie met externen niet altijd even vlot verloopt. De ziekenhuisportalen zorgen niet altijd voor het gewenste effect. Zo hindert de omslachtige aanmeldingsprocedure de privépraktijken om via die netwerken informatie uit te wisselen. Zorgnetwerken zoals CoZo zullen hierbij een oplossing bieden. De overheidsdienst eHealth speelt hierin een sturende rol. De medische sector heeft nog veel werk voor de boeg, maar dankzij samenwerkingsverbanden en de steun van de overheid is het toekomstbeeld positief. De resultaten van de studie bewijzen dat de IT in de medische sector erg complex is. Daarnaast kwam ook een korte bespreking van de voordelen en valkuilen aan bod. Zo is IT voor elke organisatie onmisbaar door de vele voordelen die het werken met medische software biedt. Als algemeen besluit is het duidelijk dat de digitalisering het mogelijk maakt om het grootste deel van de administratieve taken te automatiseren. Daarnaast staat de technologie in voor een veilige communicatie tussen zorgverstrekkers. Daarenboven vinden alle organisaties dat dankzij het digitale werken de patiëntenzorg optimaal verloopt. Als minpunt van de digitalisering toont de studie aan dat de privacy en toegankelijkheid aandachtspunten moeten blijven.

82

Referentielijst Artsentarifering. (z.j.). Http://www.artsentarifering.be/contact.html. Geraadpleegd op 9 mei 2013. Assistant. (z.j.). Http://www.assistantplus.be/assistantdoordeeeuwenheen. Geraadpleegd op 24 april 2013. Assurcard. (z.j.). Http://www.assurcard.be/. Geraadpleegd op 20 april 2013. Az groeninge. (z.j.). Http://www.azgroeninge.be/60/startpagina.html. Meerdere keren geraadpleegd in mei 2013. Beroep secretaresse. (z.j.). Beroep secretaresse. Geraadpleegd op 24 april 2013 via http://www.123test.nl/beroepen/beroep-secretaresse-algemeen/ Besparen. (2012). Geraadpleegd op 24 april 2013 via http://www.jobat.be/nl/artikels/hoebetalen-we-morgen-onze-zorg-4-manieren-om-te-besparen/ Bewaartermijnen. (2002). Bewaartermijnen van ziekenhuisdossiers. Geraadpleegd op 20 april 2013 via http://www.ordomedic.be/nl/adviezen/advies/bewaartermijnen-vanziekenhuisdossiers Billen, R. (2013). Heilig-Hartziekenhuis installeert inschrijvingskiosken. Geraadpleegd op 23 april 2013 via http://www.nieuwsblad.be/article/detail.aspx?articleid=BLRBI_20130326_002 Bsearch. (z.j.). Http://www.bsearch.be/Software-voor-ziekenhuis/Software-voor-ziekenhuisnl.html. Geraadpleegd op 17 april 2013. Bosma, T. (2010). Contra digitaal. Geraadpleegd op 20 maart 2013 via http://www.extendlimits.nl/trends/trend/contra_digitaal Buisson, A. (2005). Kantoorjobs, vrouwen en informatica. Geraadpleegd op 24 april 2013 via http://www.ada-online.org/nlada/rubriqueimpression.php3?id rubrique=120 Carrière. (2011). Sloddervos maakt minder snel carrière. Geraadpleegd op 1 mei 2013 via http://pwdegids.nl/artikel/sloddervos-maakt-minder-snel-carriere/ ConhIT. (2013). 4/4: ZorgAndersTv en ZORG Magazine volgen de Vlaamse delegatie naar ConhIT, Berlijn. Geraadpleegd op 25 maart 2013 via http://www.zorganderstv.be/index.php?cID=1704 Corilus. (z.j.). Http://www.corilus.be/documents/segments/dentists/software.xml?lang=nl. Geraadpleegd op 20 mei 2013. Corremans, G., Dauwe, M., Van der Hofdstadt, L., Vanbesien, M. (2007). Beroep: managementassistant. Brussel: Secretary Plus. CoZo. (z.j.). Http://www.cozo.be/. Geraadpleegd op 15 mei 2013. de Martines-van Schoonhoven, A. (2010). Adieu Secretaresse, Hello Assistant. Alphen aan den Rijn: Kluwer bv.

83

Den Besten, L. (2010). Digitalisering van de samenleving. Geraadpleegd op 30 maart 2013 via http://www.academia.edu/361242/Digitalisering_van_samenleving De Neve, H. (2011). ICT binnen het ziekenhuis [syllabus]. AZ Sint-Jan Brugge - Oostende. Dijkhuizen, M. (2013). Zo doe je dat: digitaliseer je complete administratie. Geraadpleegd op 21 april 2013 via http://computertotaal.nl/software/50132-zo-doe-je-dat-digitaliseerje-complete-administratie.html Dikke Van Dale Online. (2012). T. den Boon & D. Geeraert (Red.). Utrecht: Van Dale Lexicografie. DOBCO. (z.j.). Http://www.dobcomed.com/pacsonweb/nl/home.php. Geraadpleegd op 31 maart 2013. Dragon. (z.j.). Http://www.nuance.com/dragon/index.htm. Geraadpleegd op 28 mei 2013. eHealth. (z.j.). eHealth standaarden in België. Geraadpleegd op 9 april 2013 via https://www.ehealth.fgov.be/nl/standaarden Focus Kiosk. (z.j.). Http://www.officious.nl/audiovisueel/focus-kiosk-interactievepresentatiezuil/?searchterm=focus kiosk. Geraadpleegd op 20 april 2013. Hinssen, P. (2010). Digitaal is het nieuwe normaal. Tielt: Lannoo. Huisartsenkring. (z.j.). Huisartsenkringen – huisartsen. Geraadpleegd op 5 mei 2013 via http://www.health.belgium.be/eportal/Healthcare/healthcareprofessions/Doctors/GPs/ Professionalorganisations/CirclesofGeneralpractitioners/?fodnlang=nl HL7. (z.j.). Http://www.hl7.nl/overhl7.html. Geraadpleegd op 10 april 2013. Hubs & metahub. (z.j.). Hubs & Metahub. Geraadpleegd op 20 mei 2013 via https://www.ehealth.fgov.be/nl/zorgverleners/online-diensten/hubs-metahub/meer-weten Kernerman Nederlands Leerderswoordenboek. (2007-2011). R.Schutz (Red.). Geraadpleegd op 6 april 2013 via http://www.woorden.org/woord/digitaliseren Koninklijk besluit. (2009). Koninklijk besluit tot regeling van het elektronisch document. Geraadpleegd op 1 mei 2013 via http://www.ejustice.just.fgov.be/mopdf/2009/07/01_2.pdf Laverge, D. (2012). De medische agenda [syllabus]. Hogeschool West-Vlaanderen, departement Office management. Medici. (z.j.). Https://www.mtc-it2.be/medici/home.asp. Geraadpleegd op 26 april 2013. Medisch secretaresse. (z.j.). Medisch secretaresse. Geraadpleegd op 23 april 2013 via http://www.mbowijzer.nl/beroep/medisch-secretaresse#beroep-taken Meers, K. (2012). Icasa wint prijs voor digitale wegwijzer in ziekenhuis. Geraadpleegd op 21 april 2013 via http://www.madeinlimburg.be/nieuws/icasa-wint-prijs-voor-digitalewegwijzer-in-ziekenhuis/ Mtc. (z.j.). Https://www.mtc-it2.be/patientnew/logon.asp. Geraadpleegd op 26 april 2013. nexuz health. (2011). UZ Leuven bouwt met diverse ziekenhuispartners ‘nexuz health’ uit voor patiëntendossiers. Geraadpleegd op 10 april 2013 via http://nieuws.kuleuven.be/node/9586 84

Oazis. (z.j.). Http://www.xperthis.be/nl/news/migratietraject-oazis-perfect-op-schema. Geraadpleegd op 25 mei 2013. Pollefliet, L. (2012). Schrijven: van verslag tot eindwerk - do’s & don’ts. (5de dr.). Gent: Academia Press. Riziv. (z.j.). Http://www.riziv.be/citizen/nl/medical-cost/SANTH_4_2.htm. Geraadpleegd op 9 mei 2013. Robotics. (2010). Rise of the robotics. Geraadpleegd op 10 april 2013 via http://www.extendlimits.nl/trends/trend/rise_of_robotics Secretaresse. (z.j.). Http://www.jobat.be/nl/artikels/wat-doet-een-secretaresse/. Geraadpleegd op 25 april 2013. Segaert, P. (2009). UZ Leuven digitaliseert papieren medisch archief. Geraadpleegd op 27 april 2013 via http://www.hospitals.be/pdf/vol7n2p6.pdf SharePoint. (2013). Overzicht van SharePoint. Geraadpleegd op 9 mei 2013 via http://office.microsoft.com/nl-be/sharepoint/wat-is-sharepoint-functies-van-sharepointFX103789323.aspx Sijnave, B. (2012). Nieuwsbrief Universitair Ziekenhuis Gent. Geraadpleegd op 18 mei 2013 via http://www.cozo.be/files/nieuwsbrief-cozo-september-2012 Telefacts. (2013). U wordt bekeken. Geraadpleegd op 29 april 2013 via http://vtm.be/telefacts/u-wordt-bekeken UZ Leuven. (z.j.). Http://www.uzleuven.be/node/2522. Geraadpleegd op 26 april 2013. Van den Bosch, B. (2009). Het gebruik van het eHealth Platform door UZ Leuven [syllabus]. UZ Leuven. Vitalink. (z.j.). Http://www.vitalink.be/Vitalink/Over-Vitalink/Wat-is-Vitalink-/. Geraadpleegd op 1 april 2013. Vlaams ziekenhuisnetwerk. (z.j.). Http://www.vznkul.be/home. Geraadpleegd op 18 mei 2013. Vlemings, J. (2013). Vlaamse ziekenhuizen schrappen 700 banen. Geraadpleegd op 20 maart 2013 via http://www.hln.be/hln/nl/33/Fit Gezond/article/detail/1576643/2013/02/09/Vlaamse-ziekenhuizen-schrappen-700 banen.dhtml Xperthis. (z.j.). Http://www.xperthis.be/nl. Geraadpleegd op 31 maart 2013. Ziekenhuis Waregem. (z.j.). Http://www.ziekenhuiswaregem.be/prg/selfware.pl?id_sitemap=472. Geraadpleegd op 1 mei 2013. Zorgnet. (z.j.). Http://www.zorgnet.be/zorgnet/index.html. Geraadpleegd op 18 mei 2013.

85

Referentielijst – Persoonlijke communicatie De Busscher, A. (2013, 16 april). (onthaalmedewerkster en IT-verantwoordelijke tandartsenpraktijk Ardenois). (de digitalisering van de medische administratie in het algemeen en in de tandartsenprakijk). Persoonlijke communicatie [interview]. Tandartsenpraktijk Ardenois, Kortrijk. De Rycke, C. (2013, 18 maart). (huisarts en IT-verantwoordelijke huisartsenpraktijk Mepravo). (de digitalisering van de medische administratie in het algemeen en in de huisartsenpraktijk). Persoonlijke communicatie [interview]. Huisartsenpraktijk Mepravo, Menen. Lecoutere, T. (2012, 14 november). (IT-manager az groeninge). (de digitalisering van de medische administratie in het algemeen en in az groeninge). Persoonlijke communicatie [interview]. Campus vercruysselaan, az groeninge, Kortrijk. Stockman, D. (2013, 3 april). (afdelingshoofd achivering patiëntendossier van az groeninge). (de scanprocedure van az groeninge). Persoonlijke communicatie [interview]. AZG scan factory, Kortrijk-Bissegem. Verhulst, K. (2012, 26 december). (IT-manager O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem). (de digitalisering van de medische administratie in het algemeen en in O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem). Persoonlijke communicatie [interview]. O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem, Waregem.

86

Bijlagen Bijlage 1: Getuigenissen van MMA’s en artsen Bijlage 2: Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge Bijlage 3: Interview met K. Verhulst, IT-manager O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem Bijlage 4: Interview met C. De Rycke, IT-verantwoordelijke huisartsenpraktijk Mepravo Bijlage 5: Interview met A. De Busscher, IT-verantwoordelijke tandartsenpraktijk Ardenois Bijlage 6: Interview met D. Stockman, afdelingshoofd archief patiëntendossier az groeninge Bijlage 7: Koninklijk besluit tot regeling van het elektronisch document Bijlage 8: Printscreens

87

Bijlage 1: Getuigenissen van MMA’s en artsen MMA’s H. Buyse, medical management assistant op de dienst endocrinologie van az groeninge campus reepkaai “De MMA is en blijft de rechterhand van de arts.” H. Buyse zit al 24 jaar in het vak en al achttien jaar is zij de rechterhand geweest van eenzelfde arts. Na zijn pensioen werkt zij nog altijd op de dienst endocrinologie. Samen met haar collega MMA gebruikt zij haar ervaring om de administratie van drie artsen te verzorgen. “Tien jaar geleden bestond mijn takenpakket vooral uit klasseren met behulp van een dossier met fichekaartjes. Telefoneren, de agenda verzorgen en verslagen typen, behoorden ook tot mijn hoofdtaken. Ik noteerde de afspraken in een agendaboekje en gebruikte een mechanische typemachine om verslagen te typen. Een verslag typen verliep niet zo eenvoudig als vandaag. Nu is een tikfout meteen te corrigeren maar toen moest ik bij elke fout Tipp-exblaadjes gebruiken. Dit zorgde voor veel geknoei en tijdverlies. In die tijd gebruikte ik stenografie, een handig hulpmiddel, om snel te kunnen notuleren. De digitalisering heeft voor softwarepakketten gezorgd die de taken voor een groot deel overnemen. Zo werk ik nu met een digitale agenda en typ ik de verslagen met behulp van een digitaal dicteersysteem. Die verslagen hoef ik enkel nog te typen voor een enkele arts. De twee andere artsen typen nu zelf de brieven tijdens de consultaties, wat mijn taak voor een groot deel makkelijker maakt. Het digitale werken biedt mij vele voordelen zodat ik mijn job zo efficiënt mogelijk kan uitoefenen. Het stelt mij bijvoorbeeld in staat om sneller en correcter typewerk te leveren. Daarnaast kan ik vlotter bepaalde gegevens van patiënten opvragen. Het ziekenhuis is natuurlijk heel afhankelijk van die digitalisering. Er zijn op de dienst soms al eens elektriciteitspannes geweest, waardoor ik onmogelijk verder kon werken. Daarnaast kan het soms even duren om een defect toestel te vervangen. Het is als MMA ook niet altijd eenvoudig om nieuwe softwarepakketten aan te leren en te gebruiken. Het ziekenhuis koopt die bovendien aan zonder inspraak van het secretariaat.

88

De automatisering van taken is naar mijn mening een beperkt hulpmiddel. Volgens mij blijft de MMA noodzakelijk en blijft zij de rechterhand van de arts. Mijn relatie met de artsen en de patiënten vind ik heel belangrijk en de digitalisering heeft geen invloed op de kwaliteit van het sociale contact die ik met hen heb. Vele patiënten ken ik al “jaar en dag”, dankzij mijn uitgebreide dienstjaren in dezelfde afdeling. Wat ik wel heb zien evolueren gedurende mijn carrière is de relatie tussen arts en MMA. De nieuwe werkvormen van de 21ste eeuw hebben ervoor gezorgd dat artsen en MMA’s iets te familiair omgaan met elkaar, waarbij er soms een gebrek aan respect is voor de arts. Ik geloof dat dit respect binnenkort terugkeert wanneer pas afgestudeerde artsen ietwat strenger tegenover hun personeel zullen staan. In de toekomst is het naar mijn mening nodig om de digitalisering als een “werktool” te gebruiken en het menselijk aspect niet uit het oog te verliezen, zodat de digitalisering enkel een meerwaarde kan zijn in de job” M. Meersman, MMA op de dienst endocrinologie van az groeninge campus reepkaai M. Meersman heeft met haar negen jaar ervaring een frisse kijk op wat de invloed is van de digitalisering op een MMA. “Het is leuk om vooruit te gaan.” “De digitalisering heeft een grote invloed gehad op mijn dagdagelijkse taken. De digitale agenda biedt verschillende voordelen zoals het feit dat er vlotter afspraken gemaakt kunnen worden op hetzelfde moment door verschillende medewerkers van het ziekenhuis. Daarnaast kan ik afspraken die in de toekomst gepland zijn, gemakkelijk opvragen. In het algemeen zorgt het digitale werken voor het verspreiden van correctere informatie aan de artsen, wat natuurlijk een van onze belangrijkste taken is. Meer en meer moet ik bij het inschrijven van patiënten hun gegevens controleren aan de hand van hun ID-kaart. Daarnaast moet ik medische resultaten opvragen in verschillende laboratoria om het dossier te kunnen voorbereiden. Daarbij kan ik afleiden dat de digitalisering voor meer sociaal contact zorgt. De artsen daarentegen typen nu voor een groot deel zelf hun consultatieverslag tijdens de consulatie, dus wanneer de patiënt bij hen is. Dit kan nadelig zijn voor de kwaliteit van het contact tussen arts en patiënt. De regelmatige vernieuwing van softwarepakketten zorgt ervoor om up-to-date te blijven met de nieuwste programma’s. Het is leuk om vooruit te gaan. In het ziekenhuis worden dan ook 89

bij elk nieuw softwarepakket opleidingen aangeboden. Tijdens de proefperiode krijgt het secretariaat de kans om bepaalde problemen of beperkingen te melden aan de IT-afdeling. Ik geloof dat, in de toekomst, de kans op een terugdringing van het aantal (fulltime) MMA’s reëel is. Binnenkort zal het inschrijven van patiënten uit onze handen worden genomen. De inschrijving zal nu gebeuren door de medewerkers aan het onthaal of door de patiënt zelf aan kiosken. Daarnaast is er ook een sterke daling van de hoeveelheid typewerk doordat de artsen grotendeels zelf hun consultatiebrieven tikken. Tenslotte is het een feit dat hoe meer alles gedigitaliseerd wordt, er minder papier zal zijn en dus ook minder klasseerwerk voor de MMA. Aan de andere kant denk ik dat de artsen zullen blijven steunen op de MMA. Zij zullen blijven vragen om afspraken te plannen, onderzoeken te regelen, labo’s op te vragen, dossiers voor te bereiden … Het zal ook nog jaren werk vragen om alle papieren dossiers digitaal raadpleegbaar te maken.” M. Vandeginste, MMA op de dienst radiologie az groeninge campus reepkaai “Het zal eerder een administratieve job worden in plaats van een sociale.” Dankzij haar vijftien jaar ervaring heeft zij een duidelijke visie op de evolutie van de digitalisering van de medische administratie. “Voor mij persoonlijk maakt de digitalisering het mogelijk om vlotter, handiger en overzichtelijker te werk te gaan. Ondanks de vele voordelen die de technologie met zich meebrengt, merk ik toch een vermindering van sociaal contact met de patiënt. Ik moet toegeven dat mijn aandacht eerder naar mijn computerscherm gaat en het tikken op mijn toetsenbord dan naar de patiënt. Ik denk niet dat er in de toekomst een terugdringing zal zijn van het aantal (fulltime) MMA’s, aangezien er altijd maar werk bijkomt. Ik ben er wel van overtuigd dat het meer een administratieve job zal worden in plaats van een sociale.”

90

Artsen G. Vanhaverbeke, endocrinoloog op dienst endocrinologie az groeninge campus reepkaai Na twaalf jaar in het vak en als grote voorstander van de digitalisering, kan dokter G. Vanhaverbeke een mooi beeld schetsen van de invloed van de digitalisering op hem als arts en op de relatie tussen hem en de MMA. “Het secretariaat is een geoliede machine die op automatismen drijft.” “Persoonlijk ben ik een grote voorstander van de digitalisering. Het zorgt namelijk voor een vlottere en efficiëntere werking van de dienst. Op die manier kunnen makkelijker automatismen rijpen in het team, zodat ik me als arts minder zorgen moet maken of de dingen nu al of niet uitgevoerd zullen worden. Ik blijf echter benadrukken dat een persoonlijk contact en vragen zoals “heb je mijn e-mail gezien?” zeker en vast moeten blijven kunnen en niet mogen gezien worden als een vorm van controle. Als arts word ik overstelpt met vragen en in feite kan ik die niet allemaal onthouden. Hierdoor is het belangrijk dat het secretariaat het brein is en vooral het geheugen van een dienst. Ik geloof dat de technologie een geoliede machine heeft gemaakt van het secretariaat dat op automatismen drijft. Het secretariaat is dan ook de “motor” van de dienst. De digitalisering heeft ervoor gezorgd dat de MMA’s minder typewerk hebben op de dienst. Hierdoor kunnen zij zich meer toespitsen op belangrijke kwaliteiten zoals vriendelijkheid en behulpzaamheid. Volgens mij is er nu meer tijd voor sociaal contact en zorgt dit meteen voor een goede sfeer op de dienst. Die sfeer straalt uit op de patiënten en is dan ook primordiaal. Ik ben van mening dat we later niet te “high tech” mogen worden, maar de digitale revolutie is er. Dus moeten we mee, zolang het persoonlijke maar niet verloren gaat.” D. Nicolaij, endocrinoloog op dienst endocrinologie az groeninge campus reepkaai Dokter D. Nicolaij mag binnenkort zijn dienstjaren als arts in schoonheid afsluiten. Door zijn vele jaren ervaring heeft hij een aparte mening over de digitalisering. “Tokkelen op de computer in plaats van praten met de patiënt.” “Ik kan samenvatten dat de digitalisering voor mij vooral voordelen biedt op gebied van betere communicatie en beschikbaarheid van informatie. Ik kan nu waar en wanneer ik wil, de 91

agenda raadplegen, consultatiebrieven opvragen en laboratoriumresultaten bekijken via de pc. Voordien moesten de MMA’s die gegevens opzoeken en aan de arts bezorgen en nu kunnen de artsen dit zelf doen, waardoor dit voor beide partijen tijd bespaart en er ruimte vrijkomt voor belangrijke taken. Een valkuil merk ik bij het verwerken van consultatiebrieven. Als ik het verslag digitaal ontvang, ben ik geneigd het op te slaan zonder het te lezen. Daarentegen nodigt een verslag op papier me uit om het eens vlug te overlopen. Daarnaast vind ik dat het gebruik van sjablonen bij het typen inderdaad zorgt voor meer efficiëntie, maar dit maakt de consultatiebrief een stuk minder gepersonaliseerd. Tegenwoordig maak ik tijdens consultaties, wanneer de patiënt bij me zit, aantekeningen in de pc. Dit kan soms het persoonlijk contact met de patiënt verstoren. Ik geloof dat het zuivere secretariaatswerk zal verminderen door het digitale werken. De functie zal meer ingevuld worden met organisatorische taken en de MMA zal eerder optreden als receptioniste en eerste contactpersoon voor patiënten, artsen en vertegenwoordigers van firma’s. In de toekomst zal de digitalisering nog verder evolueren. Patiënten zullen van thuis uit hun afspraken kunnen plannen en hun medisch dossier opvragen. Hierdoor zal de MMA voor veel patiënten overbodig worden. Door de digitalisering zal het sociale contact inderdaad verminderen. Praten met de patiënt wordt nu al voor een groot deel vervangen door tokkelen op de computer.” C. De Rycke, huisarts in de huisarstenpraktijk in Menen Naast huisarts is dokter C. De Rycke ook verantwoordelijk voor alles wat digitalisering betreft in de praktijk. “De technologie biedt ons vele kansen.” “De digitalisering betekent voor mij een grote vooruitgang op gebied van communicatie tussen arts en MMA. Als ik op huisbezoek ga, zorgt mijn iPad ervoor dat ik elk medisch dossier meteen kan raadplegen en ik contact kan opnemen met het secretariaat. Ik stel vast dat digitaal werken ons in staat stelt vlotter en correcter te werken. De technologie biedt ons vele kansen. Zo maak ik gebruik van een softwareprogramma dat het mogelijk maakt om een lijst te verkrijgen met bijvoorbeeld het totaal aantal griepgevallen in 2012. Het stelt ons ook in staat om patiënten medische vragenlijsten te doen invullen op een tablet wanneer zij in de wachtzaal zitten. 92

Als huisartsenpraktijk beschikken wij hier niet over een IT-afdeling, dus bij problemen moeten wij regelmatig gebruik maken van helpdesks. Aangezien ik veel weet over IT, kan ik meestal zelf het probleem oplossen maar bij mijn collega-artsen is dit niet altijd het geval. Soms is het lang wachten tot er iemand langskomt van de helpdesk en dan kan je niet verder werken.”

93

Bijlage 2: Interview met T. Lecoutere, IT-manager az groeninge Naam: T. Lecoutere Functie: IT-manager zorggebonden toepassingen van az groeninge Datum: 14 november 2012 Locatie: az groeninge campus vercruysselaan, Vercruysselaan 5 in Kortrijk Manier van notuleren: via geluidsrecorder op laptop en daarna uitgeschreven Voorstelling IT-verantwoordelijke: T. Lecoutere is een van de drie IT-managers van az groeninge. Elke manager heeft zijn deeltaak maar ze werken toch samen. Door zijn verpleegkundige achtergrond, houdt T. Lecoutere zich vooral bezig met de zorggebonden toepassingen zoals het elektronische dossier, laboratoriumpakket … Naast zijn opleiding als verpleger heeft hij een bijkomende opleiding ziekenhuisbeleid gevolgd, waardoor hij sinds 2004 actief is in de IT-afdeling. Toen bestond zijn taak vooral uit softwareprogramma’s samenstellen en implementeren. Doordat dit meestal niet meer intern gebeurt, heeft hij nu eerder een coachende functie. Zo begeleidt en stuurt hij de medewerkers bij een project. Vraag 1 Wat houdt uw functie van IT manager zorggebonden toepassingen in? Wat zijn uw hoofdtaken? In az groeninge werken er drie managers met elk hun functionaliteit. Zij hebben dus elk hun deeltaak maar werken samen. Zo is er een manager die verantwoordelijk is voor alles wat betreft technische ondersteuning. Ikzelf heb een opleiding als verpleegkundige en hou me dan ook eerder bezig met de zorggebonden toepassingen. Dit zijn toepassingen die rechtstreeks met de zorg van de patiënten te maken hebben zoals het elektronische dossier, laboratoriumpakket … Daarnaast hou ik me bezig met het verzorgen van de huisartsencommunicatie naar de eerste lijn toe. Mijn takenpakket bestaat vooral uit e-mails behandelen en beantwoorden. Opleidingen geven bij het opstarten van nieuwe software programma’s hoort hier ook bij. Het vraagt namelijk een volledig jaar om iedereen op te leiden. Het ziekenhuis bestaat dan ook uit 2 000 medewerkers. Softwarepakketten maken en implementeren zijn ook taken van een IT-manager. Zo hebben wij het sociaal pakket zelf ontworpen en de “weefselbank” is ook een eigen creatie. Dit programma houdt stukken van botten en weefsels bij. Door ons samenwerkingsverband met UZ Leuven maken zij nu de softwarepakketten en zij komen die hier vervolgens implementeren. Enkele personeelsleden krijgen een opleiding en staan vervolgens in voor het opleiden van de andere medewerkers. Bij technische problemen met software- en hardware is

94

er een helpdesknummer. Als het te moeilijk wordt, kan het zijn dat de vraag wordt doorgegeven aan de IT-manager. Vraag 2 Wat is het doel van uw functie? Wat primeert er? Ik heb een managementfunctie. Concreet betekent dit dat ik medewerkers manage. Het is eerder een coachende functie dan een leidende. Daarnaast garandeer ik een vlotte patiëntenflow. Die flow begint bij de registratie van de patiënt in het ZIS tot het opvragen van de laboratoriumresultaten in het elektronische medisch dossier. Als IT-manager moet ik alle zorgprocessen bewaken en begeleiden naar informatisering. Bepaalde softwarepakketten kunnen door implementatie die flows verbeteren. Vraag 3 Hoelang zit u al in het vak? Waarom heeft u dit gekozen? Ik heb een opleiding als verpleegkundige en heb een bijkomende opleiding in ziekenhuisbeleid gevolgd. In 2004 heeft az groeninge me gevraagd om mee te werken aan een project om een nieuwe resultatenviewer te implementeren. Toen deed de IT-afdeling nog zelf de implementaties, maar nu heb ik meer een coachende functie. Ik laat de werknemers samenwerken naar een bepaald project toe. Vraag 4 Waarvoor staat de term “digitalisering” volgens u? Omzetten van papieren workflow naar een digitale workflow, standaardiseren van een proces, globale standaardisering van het proces, een computerprogramma standaardiseren over verschillende ziekenhuizen. Vraag 5 Kan u mij een beeld geven van de evolutie die de digitalisering heeft doorgemaakt in de medische administratie? In de jaren ’80 werden de administratieve flows gedigitaliseerd, zoals het inschrijven van patiënten. Sinds 2000 is er de fusie CAZK groeninge. Ervoor waren dit aparte ziekenhuizen en eigenlijk concurrenten van elkaar. In 2003 kwam vervolgens de intermediaire fase. Die fase hield in dat bijvoorbeeld alle cardiologen gecentraliseerd werden op eenzelfde dienst, op eenzelfde campus. Doordat de vier campussen nu allemaal een site zullen vormen op de nieuwe campus, campus kennedylaan, was er nood aan eenheid. Een voorbeeld: als een patiënt een transfer nodig heeft naar een andere campus, dan moet dit administratief gekend zijn. Vroeger was dit verschillend 95

bij elke campus of zelfs elke dienst. De ene verwittigde telefonisch de andere via buizendienst en nog een andere gebruikte een gedigitaliseerd pakket. Er werd geanalyseerd hoe dit best op te lossen viel. Een programma om dit automatisch te maken, was de beste oplossing. Dit leidde tot implementatie van gemeenschappelijke softwarepakketten. De digitalisering helpt het ziekenhuis standaarden te behalen. Door bepaalde procedures of normen te volgen, kan het ziekenhuis een stempel krijgen van “kwaliteitsvol ziekenhuis”. Onlangs is er nu een nieuw project opgestart. UZ Leuven laat zich momenteel auditeren door Joint Commission International (JCI). Doordat az groeninge onder UZ Leuven valt, gebeurt dit bij ons ook. Zo moeten wij rekening houden met opmerkingen die JCI ons geeft om onze zorgverlening te optimaliseren. Wij moeten voldoen aan de internationale normen die JCI vastlegt. Eens het ziekenhuis hieraan voldoet, kan het een ziekenhuisaccreditering krijgen. Vraag 6 Wat precies van de medische administratie is er al gedigitaliseerd? De digitalisering heeft hoofdzakelijke de volgende taken gedigitaliseerd: - inschrijvingsproces; - facturatieproces; - patiëntendossier; - agenda; - aanvragen voor laboratoriumonderzoeken; - consultatiebrieven, ontslagbrieven, medische registratie; - dictaat. Vraag 7 Houdt u tijdens het uitvoeren van uw job rekening met de gebruiker/de mens? Zeker. Wij voorzien daarom ook opleidingen. Zo zijn er trainingen in basis pc-vaardigheden, zoals dactylografie. Bij het opstarten van een nieuw softwareprogramma krijgt iedere medewerker dezelfde uitleg. Die sessies zijn gratis. Wij zorgen dus zeker voor begeleiding op de werkvloer. Vraag 8 Wat zal er nog gedigitaliseerd worden? Alle zorgprocessen in een ziekenhuis. Nu staan er zelfs al robotten in voor een operatie. Het papieren archief zal binnenkort volledig digitaal raadpleegbaar zijn. Daarom is az groeninge bezig met zijn medische dossiers te scannen. Die taak geven wij uit aan een interne firma: de scan factory, maar het kan ook gebeuren door een externe firma. In de toekomst zal az groeninge een kiosk introduceren waaraan patiënten zich bij aankomst kunnen melden. De werking ervan zal als volgt verlopen: de patiënt stopt zijn ID-kaart in de kiosk, waardoor op het scherm de afspraakgegevens van de patiënt verschijnen. De patiënt 96

wordt automatisch ingeschreven en het secretariaat van de betreffende dienst zal die gegevens ontvangen. Momenteel zijn we nog bezig om het ziekenhuis met hetzelfde gemeenschappelijk inschrijvingssysteem te laten werken. Eens dit gebeurd is, kan de implementatie van de kiosk van start gaan. In de nieuwbouw bestaan er nu ook bedsideterminals. Patiënten kunnen dus met een enkel toestel hun maaltijd kiezen, digitaal tv kijken en muziek beluisteren. Vraag 9 Wat vindt u van de digitalisering? Kunt u enkele voordelen of beperkingen ervan opsommen? Eventueel ook enkele problemen/oplossingen opsommen? Ik ben een grote voorstaander, op voorwaarde dat het digitale werken ten eerste de eindgebruiker helpt en ten tweede de kwaliteiten van het systeem benadrukt. Een eerste kwaliteit is dat het overal ter wereld opvraagbaar is. Dankzij de toepassing PACS kan het ziekenhuis de beelden digitaal opslaan en versturen. De patiënt moet de beelden niet meer zelf meebrengen. Daarbij gaan er veel minder foto’s verloren en moeten er bijgevolg minder dubbele onderzoeken gebeuren. De medische sector heeft een grote hoeveelheid aan informatie te verwerken. De digitalisering maakt het mogelijk om duidelijke informatie centraal en veilig op te slaan, waardoor die altijd en overal raadpleegbaar en deelbaar wordt. Het kan ook dienen als een soort van controle voor de organisatie om na te gaan wie welke gegevens heeft ingebracht. Het is en zal altijd een onmisbaar hulpmiddel zijn om een kwaliteitsvolle zorgverlening te garanderen. Enkele andere voordelen: -

tijd winnen;

-

geen fouten overschrijven;

-

duidelijk informeren;

-

controle uitoefenen;

-

info centraliseren;

-

beveiligen.

Enkele nadelen: -

meer informatici nodig;

-

meer mensen nodig om opslag te bewaken (archief);

-

meer technische mensen nodig;

-

meer financiële middelen nodig (dataschijven aankopen);

-

meer individualisten;

-

meer afhankelijk; 97

-

minder controle bij hacking van het systeem;

-

minder sociaal contact tussen arts en MMA.

Ons systeem is heel goed beveiligd. Az groeninge past “disaster recovery” toe: wij hebben servers hier en servers in de nieuwbouw die in verbinding staan met de server van Leuven. Als Leuven problemen heeft, ondervinden wij die ook. Wij zijn momenteel bezig met alle informatie meer en meer te bewaren “in the cloud”. Als er dan toch een uitval van een programma voorkomt of als het programma blokkeert, kan dit erg nadelige gevolgen hebben. Zo kan een uitval van het inschrijvingsprogramma, dat gekoppeld is aan het factureringsprogramma leiden tot foutieve of ontbrekende gegevens. Vraag 10 Kunt u de structuur van de IT voor de medische administratie in az groeninge bespreken aan de hand van het typische ziekenhuissysteem (ZIS, LIS, RIS …)? Welke computerprogramma’s staan in voor elk systeem? Zijn er koppelingen tussen de verschillende toepassingen, welke? (Om de vele informatie overzichtelijk te maken, heb ik zijn antwoorden hieronder gestructureerd). ZIS Wat Het ZIS van az groeninge bestaat uit een verzameling van verschillende toepassingen die dus zowel intern aangemaakt zijn als aangekocht bij externe firma’s. Hierdoor is het ZIS van az groeninge nog niet volledig geïntegreerd, zoals wel het geval is in UZ Leuven en UZ Brussel. Het is een geheel van software voor de patiëntenadministratie, tarificatie en facturatie. In Oazis kunnen MMA’s patiënten inschrijven en facturen opmaken. In de toekomst zullen patiënten zichzelf kunnen inschrijven via aanmeldingskiosken. Computerprogramma’s Het computerprogramma Oazis van de firma Xtenso staat in voor het centraal administratief patiëntensysteem. Koppelingen Dit programma voedt de andere systemen met noodzakelijke patiëntengegevens. Oazis stelt het ZIS in verbinding met de meeste deeltoepassingen zoals het LIS, EPD (KWS), apotheekpakket.

98

LIS Wat Het LIS van az groeninge digitaliseert de administratie van het laboratorium. De aanvragen gebeuren digitaal. Wij maken ook gebruik van een digitale handtekening. Computerprogramma’s GLIMS staat in voor het beheer van de stalen, de protocollering en de tarificatie ervan. De toepassing Cyberlab staat in voor de orders van de laboratoriumonderzoeken, terwijl de resultatenviewer Mediweb het mogelijk maakt de resultaten te bekijken en beelden op te vragen. Koppelingen De toepassingen Cyberlab en Mediweb zijn gekoppeld aan GLIMS. De laatstgenoemde staat dan opnieuw in verbinding met het ZIS om tariferings- en patiëntengegevens uit te wisselen. PACS Wat Het PACS van az groeninge laat de radiologen toe om de RX-foto’s op hoge resolutieschermen te bekijken en vervolgens veilig te bewaren en te delen. Computerprogramma’s Het pakket PACS van GE Healthcare staat hiervoor in. Koppelingen De toepassing is gekoppeld aan de resultatenviewer zodat bevoegden ook de beelden kunnen bekijken. RIS Wat Az groeninge heeft het RIS nodig om de aanvragen voor radiologieonderzoeken te beheren. Het dient als ondersteuning voor het PACS. Het voorziet de toestellen van het PACS van de nodige werklijsten met patiëntengegevens.

99

Computerprogramma’s Wij gebruiken het RIS Qdoc van de firma Agfa als RIS. In het programma kunnen werklijsten aangemaakt worden (type onderzoek, naam technicus …). De dienst heeft een erg specifieke werking, waardoor het met een eigen agendasysteem werkt. Koppelingen Het RIS is gekoppeld aan het ZIS voor de facturatie en patiëntenidentificatie. EMD Wat Vroeger gebruikte az groeninge verschillende EMD’s, maar nu proberen we zoveel mogelijk in hetzelfde pakket te werken. Daarom noemen we het niet meer EMD maar EPD (Elektronisch Patiëntendossier). Computerprogramma’s Medibase is een van de EMD’s waarmee az groeninge vroeger werkte en nu nog altijd werkt. Voor het nieuwe EPD gebruiken we het KWS van UZ Leuven. Het KWS bewaart en toont gegevens van de patiënten zoals verslagen, beelden … Koppelingen Het EPD staat momenteel enkel maar in verbinding met het ZIS voor de patiëntenidentificatie. Bij inschrijvingen in Oazis, toont het EPD de aanwezigheidsbeelden. Software voor de apotheek Wat De software voor de apotheek is belangrijk bij het beheren van het geneesmiddelenbestand. Twee diensten werken al met digitale voorschriften. De implementatie vanuit KWS zal hiervoor nog volgen. Computerprogramma’s Az groeninge gebruikt hiervoor de toepassing INFOHOS. Koppelingen De software voor apotheek van az groeninge is niet gekoppeld aan andere toepassingen. Binnenkort zal hiervoor wel een module beschikbaar zijn binnen KWS.

100

Een ziekenhuisbreed afsprakensysteem Wat Voor de invoering van het KWS bestond het afsprakensysteem uit aparte agenda’s per dienst. KWS heeft een gemeenschappelijk afsprakensysteem mogelijk gemaakt. Toch zijn er diensten zoals radiologie en het OK die hierbij weinig baat hebben. Computerprogramma’s Vroeger was Qplanner een aparte agenda en nu is het de gemeenschappelijke agenda van KWS. Hierin zal er ook een module zijn voor het OK. Bepaalde diensten van het ziekenhuis bedienen zich ook nog van Microsoft Outlook en een agendaboek om afspraken te plannen. Koppelingen Dankzij het KWS zijn er geen koppelingen meer nodig. In de toekomst zal er wel een koppeling moeten zijn met een toepassing zodanig dat patiënten zelf online afspraken kunnen maken. OK-toepassing Wat De OK-toepassing is nodig om de administratie rond operaties te digitaliseren. Computerprogramma’s De OK- module van KWS laat toe operaties, werktijden van personeel … te plannen. Koppelingen Aangezien het een module is binnen KWS, zijn er geen koppelingen meer nodig naar het ZIS, afsprakensysteem en de PACS. Vraag 11 Staat az groeninge op digitaal vlak voor op andere ziekenhuizen in WestVlaanderen? Zijn er opmerkelijke verschillen? Wij maken bijvoorbeeld gebruik van een elektronisch dossier. Er zijn andere ziekenhuizen die hierop nog niet zijn overgeschakeld. Daarnaast zijn er organisaties die nog niet over een OKplanner beschikken.

101

Vraag 12 Hoe is de toegang tot het patiëntendossier beveiligd voor internen? Iedereen dient een persoonlijke gebruikersnaam te hebben en hun paswoord moet om de vier maanden veranderen. Internen hebben rechten volgens hun functie en de dienst waar zij werken. Vraag 13 Hoe gebeurt de gegevensuitwisseling met huisartsen en andere externen? Dit gebeurt via het programma Medibridge. Binnenkort zal de software Hector van eHealth die werking overnemen. Aangezien wij via dit programma geen beelden kunnen delen met de huisartsen, specialisten …, hebben wij ook een ziekenhuisportaal. De externen kunnen via het extranet van az groeninge toegang krijgen tot de dossiers van hun patiënten. Az groeninge maakt ook deel uit van de zorgnetwerken het VznKUL en het CoZo. Zo kunnen we informatie beschikbaar stellen uit alle aangesloten ziekenhuizen. Vraag 14 Hoe is die toegang dan beveiligd? Wie toegang wil tot het portaal, moet eerst een contract tekenen. Daarna kan die bevoegde persoon inloggen met een token. Die token geeft specifieke rechten met beperkingen. Zo mag iemand enkel die patiëntengegevens bekijken van de patiënten waarvoor hij/zij huisarts of aanvrager van een onderzoek is. Vraag 11 Hoe ziet u de digitalisering in de toekomst? De MMA zal in de toekomst vooral moeten meehelpen aan onderzoeken zoals bijvoorbeeld de bloeddruk meten. Daarnaast zullen zij ook meer instaan voor de opvolging van het digitale gebeuren. In de toekomst zullen alle processen in een ziekenhuis gedigitaliseerd worden. De technologie zal ons versteld doen staan. Nu zijn er zelfs al robotten die helpen bij het uitvoeren van operaties. In de toekomst zullen dergelijke robotten meer en meer de menselijke taken overnemen. In de toekomst zullen kiosken de verstandhouding met anderstaligen verbeteren doordat de kiosk service zal aanbieden in verschillende talen. Daarentegen zullen die kiosken een groot deel van de taken van een MMA overnemen, waardoor het sociale contact met de patiënt vermindert.

102

Bijlage 3: Interview met K. Verhulst, IT-manager O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem Naam: K. Verhulst Functie: IT-manager Datum: 26 december 2012 Locatie: O.L.V. Van Lourdes Ziekenhuis, Vijfseweg 150 in Waregem Manier van notuleren: K. Verhulst had vooraf de antwoorden uitgeschreven. Tijdens het gesprek heb ik nog enkele aantekeningen gemaakt. Voorstelling IT-verantwoordelijke: De IT-afdeling van het O. L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem telt een directeur informatica en drie IT-managers waaronder K. Verhulst. Net als de directeur informatica is K. Verhulst industrieel ingenieur. De andere twee werknemers volgden een opleiding als bachelor in de informatica. Zij houden zich vooral bezig met de eerstelijnshulp via de helpdesk. K. Verhulst focust zich grotendeels op de digitalisering van het ziekenhuis, waaronder ook de digitalisering van de medische administratie. Vroeger was zijn hoofdtaak het opstarten en installeren van nieuwe softwarepakketten. Nu heeft hij eerder een ondersteunende functie. Hij corrigeert bijvoorbeeld de eventuele gebreken van een softwareprogramma. Daarnaast verzorgt hij samen met zijn collega’s het eerste contact met de aanbieders van softwarepakketten. Vraag 1 Hoeveel medewerkers telt het ziekenhuis O.L.V. van Lourdes Waregem? Het ziekenhuis telt momenteel ongeveer 700 werknemers, waarvan een 70-tal artsen. Vraag 2 Wie zijn de verantwoordelijken voor de digitalisering van de medische administratie in het ziekenhuis? Hoe zijn de taken verdeeld? Wat is hun profiel? Er wordt weinig zelf geprogrammeerd omdat wij daarvoor de mankracht niet hebben. Firma Xperthis heeft een compleet aanbod voor de ziekenhuiswereld en komt hier regelmatig toepassingen installeren. Een verantwoordelijke voor de digitalisering is er niet echt. Per pakket wordt er meestal een projectverantwoordelijke aangeduid. Dit is meestal de persoon met de meeste inhoudelijke kennis van het pakket en die hoeft daarom niet in de dienst informatica te werken. Bijvoorbeeld voor het opname- en tarificatiepakket is J. Desmet de projectverantwoordelijke. Zij is verantwoordelijk voor de opstart van het pakket en stuurt de andere afdelingen. J. Desmet kent inhoudelijk de volledige werking van facturatie en opname en weet dus hoe ze de configuratie moet instellen. Andere zaken geeft zij dan bijvoorbeeld door aan de dienst informatica (installatie, aanmaken van gebruikers en paswoorden, printen, …). 103

Bij het medisch dossier is er heel wat medische kennis nodig. Die kennis is niet aanwezig bij informatici, maar wel bij verpleegkundigen en stafmedewerkers. De functie van de dienst informatica evolueerde van alles zelf op te starten naar het ondersteunen van de specialisten op hun domein bij het opstarten van nieuwe pakketten. Vroeger installeerden wij zelf meer toepassingen en nu hebben we meer een ondersteunde, verzorgende functie. Als er iets ontbreekt aan een programma, dan is het onze taak om dit aan te vullen. Vraag 3 Worden er opleidingen gegeven over het gebruik van nieuwe softwarepakketten? Hoe gebeuren die opleidingen (intern en extern)? Hoelang duurt dit? Wie is hiervoor verantwoordelijk? Bij het opstarten van nieuwe softwarepakketten wordt er inderdaad een opleiding gegeven. Dit is echter sterk afhankelijk van het pakket. Er is software die niet enkel voor ziekenhuizen ontwikkeld werd zoals Outlook, Word, Excel, Windows … Bij grote wijzigingen krijgen de personeelsleden de kans om een opleiding te volgen. Ofwel geeft de dienst informatica uitleg, ofwel huren we externe lesgevers in, bijvoorbeeld van Syntra-West. De dienst informatica volgt ook soms lessen in Syntra-West om bijvoorbeeld nieuwe versies van een programma aan te leren. Andere meer ziekenhuisgerichte pakketten worden in overleg met de dienst zelf opgestart. Er zijn firma's die een brede waaier aan ziekenhuispakketten hebben en meestal blijven we die bij eenzelfde firma aankopen. Hierdoor is de integratie tussen de pakketten het best verzekerd. Het ziekenhuis organiseert de opleidingen op verschillende manieren. Meestal zal de firma die het pakket ontwikkelt, ook de opleidingen intern verzorgen. Het ziekenhuis regelt workshops en oefensessies naargelang de moeilijkheidsgraad van het pakket. Pakketten vragen meestal heel wat configuratie van de parameters. Een pakket is meestal niet voor ons ziekenhuis alleen geschreven en moet dus op een bepaalde manier ingesteld/geconfigureerd worden omdat ons ziekenhuis anders werkt dan andere ziekenhuizen. Hiervoor organiseert het ziekenhuis specifieke workshops. Tijdens de workshops wordt er gekeken hoe het ziekenhuis georganiseerd is en hoe het werkt. Dit wordt dan op die manier zo goed mogelijk ingesteld in het pakket. Als het pakket dan correct ingesteld is, volgen er meestal nog tests om te weten of er nog problemen zitten in de configuratie.

104

De eindgebruikers krijgen ondertussen een specifieke opleiding. Bij de opleiding is meestal het principe van train-the-trainer van toepassing. Dit betekent dat het ziekenhuis start met de opleiding van enkelingen, waarna zij dan de rest van het personeel opleiden. Opleidingen kunnen zowel intern als extern plaatsvinden. Voor softwarepakketten naar de eindgebruikers toe zijn de opleidingen intern. Opleidingen voor IT-medewerkers zijn meestal extern. Bij belangrijke pakketten zal er ook een tijd “dubbel gedraaid” worden. Hiermee wordt bedoeld dat er gedurende enkele dagen zowel in het oude als in het nieuwe pakket gewerkt wordt. Dit is een goede test om de echte werking na te bootsen. Op die manier kan het ziekenhuis vroegtijdig problemen detecteren. De duur van de opleiding is sterk afhankelijk van de complexiteit van het pakket en van de eindgebruikers. De installatie kan een volledig nieuw pakket zijn met een nieuwe werkwijze, ofwel is het een vervanging van een bestaand pakket. Afhankelijk hiervan kan het nodig zijn om meer of minder opleiding te geven. Vraag 4 Krijgt het ziekenhuis subsidies om die opleidingen te kunnen geven/software te implementeren? Via de ziekenhuisfinanciering van de FOD krijgen we jaarlijks een forfait voor niet-medisch materiaal, maar dat dekt de reële kostprijs niet. Het ziekenhuis kan voor software geen extra subsidies aanvragen. Vraag 5 Ondervindt u beperkingen van de digitalisering? Voorbeelden? Beperkingen bij de digitalisering: -

Informaticakennis van de eindgebruiker mag geen beperking vormen. Via opleidingen en logische programma's wordt hieraan gewerkt.

-

Koppelingen tussen de ziekenhuispakketten kunnen soms complex zijn.

-

Extra functies specifiek voor bepaalde diensten vragen soms bijprogrammatie ofwel zijn ze niet beschikbaar.

Een grote bezorgdheid is dat de informatica 24/24, 7 op 7 beschikbaar moet zijn. Als het niet werkt, kan er niemand meer verder. De kostprijs van informatica/hardware/software wordt hiermee flink de hoogte in geduwd. Vraag 6 Ondervindt u moeilijkheden bij het opvolgen van de constante evolutie van de digitalisering. Ondervindt u druk van de concurrentie? Druk van de concurrentie is er niet echt, omdat ziekenhuizen elkaar niet echt als harde concurrenten zien. We werken en overleggen regelmatig samen. We proberen ons echter wel te onderscheiden naar patiënten en huisartsen toe, zodat zij op een gebruiksvriendelijke en eenvoudige manier hulp krijgen. Digitalisering moet zorgen voor een betere patiëntenzorg en 105

niet voor een mindere omdat informatica teveel tijd zou opslorpen. De zorg van de patiënt staat hierbij centraal. Het elektronische medisch dossier zorgt ervoor dat alle informatie van een patiënt centraal staat en niet meer verspreid is over alle aparte diensten. Zo is bijvoorbeeld een allergie plots zichtbaar voor alle specialismen en niet enkel voor een ervan. Vraag 7 Kunt u de structuur van de IT voor de medische administratie in het O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem bespreken aan de hand van het typische ziekenhuissysteem (ZIS, LIS, RIS …)? Welke computerprogramma’s staan in voor elk systeem? Zijn er koppelingen tussen de verschillende toepassingen, welke? (Om de vele informatie overzichtelijk te maken, heb ik zijn antwoorden hieronder gestructureerd). ZIS Wat Ons ZIS is een centraal administratief patiëntensysteem dat instaat voor de patiëntenadministratie, hotelfunctie en facturatie. Het is geen volledig geïntegreerd systeem. Computerprogramma’s Wij gebruiken de toepassing Oazis. Koppelingen Het ZIS is gekoppeld aan alle andere systemen zoals onder andere het EPD, LIS … dankzij HL7-uitwisselingsstandaarden. LIS Wat Het LIS bestaat uit twee toepassingen dat bepaalde administratie met betrekking tot het laboratorium digitaliseert. De digitale validatie van de resultaten verloopt via een gebruikersnaam en paswoord. Computerprogramma’s De toepassing GLIMS beheert de stalen en zorgt voor de protocollering en tarifering van de laboratoriumonderzoeken. De resultatenviewer is een tweede toepassing, waardoor het ziekenhuis de resultaten kan opvragen. 106

Koppelingen Het GLIMS is gekoppeld aan het ZIS voor de facturatie. PACS Wat Het PACS laat toe de beelden op hoge resolutieschermen te bekijken. Het staat daarnaast in voor het digitaal opslaan van de beelden en de protocollen. Computerprogramma’s Het pakket Synapse van Fuji is het gebruikte systeem voor de PACS. Koppelingen Het pakket is gekoppeld aan de resultatenviewer. RIS Wat Het RIS beheert de radiologieaanvragen van het ziekenhuis. Computerprogramma’s Wij kozen als RIS de toepassing MBV. De dienst radiologie beheert een eigen agendasysteem. Die agenda is nog niet gekoppeld aan het toekomstige CPS. Koppelingen Het RIS is gelinkt aan het PACS en het ZIS.

107

EMD Wat Momenteel werken de meeste specialismen nog met een lokaal medisch dossier. De uitrol van het overkoepelende medisch dossier is volop bezig. Het EMD staat dus voor een digitale versie van het patiëntendossier. De oude papieren dossiers zijn momenteel nog niet gescand. Computerprogramma’s Het ziekenhuis koos het CPS als overkoepelend EMD. Het is een toepassing, ontstaan uit een samenwerkingsverband tussen UZ Brussel en de IT-firma Partezis. Koppelingen Het CPS zal in de toekomst in verbinding staan met het ZIS, PACS en LIS. Software voor de apotheek Wat De software voor de apotheek bestaat in ons ziekenhuis uit een softwarepakket om het geneesmiddelenbestand te beheren. Computerprogramma’s Wij kozen voor het Apotheekpakket en het Medicatiebeheer van de softwarefirma Oracle Forms. Koppelingen De toepassing Medicatiebeheer is verbonden met het patiëntendossier. In de toekomst zal er hiervoor een module bestaan binnen het CPS.

108

Een ziekenhuisbreed afsprakensysteem Wat Vroeger werkten de diensten vooral met Microsoft Outlook of met een agendaboek. Er was wel een elektronische agenda binnen de filemaker voor de dienst chirurgie. Het toekomstige CPS zal voor een algemeen planningssysteem zorgen. De dienst radiologie en het OK zullen nog altijd met een aparte agenda werken. Computerprogramma’s Het planningssysteem is verwerkt binnen het CPS. Koppelingen Vroeger was er een verbinding met het patiëntendossier. Doordat de agendamodule deel uitmaakt van het CPS, zijn er geen koppelingen meer nodig. De eigen agenda van het OK is wel gekoppeld aan het CPS. In de toekomst zal er ook een koppeling zijn met een toepassing, waardoor huisartsen gemakkelijk online afspraken kunnen maken. OK-toepassing Wat De OK-toepassing staat in voor het plannen van operaties, het toewijzen van zalen en het plannen van de werktijden van het personeel. Computerprogramma’s De OK-planning is een module binnen het CPS van het ziekenhuis. Koppelingen De Ok-toepassing staat in verbinding met het ZIS, het medicatiebeheer en de PACS. Vraag 12 Hoe is de toegang tot het patiëntendossier beveiligd voor internen? De toegang is beveilig via een paswoord.

109

Vraag 13 Hoe gebeurt de gegevensuitwisseling met huisartsen en andere externen? De communicatie met huisartsen gebeurt via Medibridge. Wij konden ook voor de software Hector kiezen. Dit zou namelijk extra features toevoegen aan de eHealthbox van de overheid die beschikbaar is voor elke huisarts. Aangezien Medibridge ook bezig is met die features te integreren, blijven we bij Medibridge. Aangezien Medibridge de verzending van radiologiebeelden niet ondersteunt, bezorgen we de beelden aan de huisartsen op cd-rom. Binnenkort zal het ziekenhuis een huisartsenportaal binnen het medisch dossier opstarten. Huisartsen zullen via dit portaal de beelden kunnen opvragen zonder compressie. De ontwikkeling ervan zit in een finale versie. De communicatie met andere ziekenhuizen verloopt via VPN-verbindingen. Over die VPNverbindingen versturen de ziekenhuizen bijvoorbeeld radiologiebeelden. Vraag 14 Hoe is die toegang dan beveiligd? Huisartsen kunnen via internet inloggen via hun elektronische ID-kaart. De huisarts dient eerst een aanvraag te doen in het ziekenhuis. Bij goedkeuring krijgt hij toegang tot de gegevens van zijn eigen patiënten.

110

Bijlage 4: Interview met C. De Rycke, IT-verantwoordelijke huisartsenpraktijk Mepravo Naam: C. De Rycke Functie: huisarts en IT-verantwoordelijke van de praktijk Datum: 19 maart 2013 Locatie: huisartsenpraktijk Mepravo, Leopoldstraat 70 in Menen Manier van notuleren: aantekeningen gemaakt in Microsoft Word met laptop Voorstelling IT-verantwoordelijke: De huisartsenpraktijk Mepravo heeft geen IT-afdeling en er is bijgevolg ook geen IT-manager. Dokter C. De Rycke is in 1985 afgestudeerd als huisarts maar is daarnaast gefascineerd door IT. Hij houdt zich dan ook hoofdzakelijk bezig met het IT-gebeuren in de praktijk. Samen met de firma Belgacom heeft hij het geheel aan hard- en software in de praktijk opgezet. Zo staat hij ook in contact met softwarefirma’s om nieuwe pakketten aan te kopen of te upgraden. Nieuwe pakketten legt hij uit aan de andere artsen en aan de MMA’s. Vraag 1 Wanneer en hoe is de praktijk opgericht? Aantal medewerkers? De praktijk is opgericht in 1993 door dokter C. Van Keirsbilck en ikzelf. In 2008 kwamen dokter G. Van den Eynde en dokter G. Vandeweege erbij. Zij werken niet in de praktijk bij ons in de Leopoldstraat. Dokter M. Biesbrouck kwam erbij in 2010. Hij is maar een jaar gebleven. De praktijk telt vier huisartsen en drie parttime MMA’s. Vraag 2 Met welke computerprogramma’s werkt de huisartsenpraktijk? Het belangrijkste pakket is Accrimed. Dit programma laat toe de patiënten in te schrijven. Die inschrijving moet jaarlijks gebeuren om het GMD van de patiënt te vernieuwen. Een SISkaartlezer die gekoppeld is aan het programma leest de gegevens en bewaart ze meteen in het programma Accrimed. Het is belangrijk om over de correcte gegevens van de patiënten te beschikken. Correcte mutualiteitgegevens zijn bijvoorbeeld nodig om de getuigschriften te versturen naar de artsentariferingsdienst van ATD vzw. Accrimed bewaart daarnaast de ontvangen laboratoriumresultaten en verslagen. Wij ontvangen die via Medibridge of op papier. De papieren verslagen scannen de MMA’s rechtstreeks door naar Accrimed. Het programma beheert dus eigenlijk de patiëntendossiers. Accrimed laat ook toe om digitale voorschriften aan te maken. Het bewaart ook de medicatielijsten per patiënt.

111

De site artsentarifering maakt het mogelijk om de getuigschriften via een “derde betalerssysteem” in te brengen. Daarnaast gebruiken wij ook de onlinetoepassing Medici. Hierin kunnen wij afspraken en huisbezoeken plannen. Vraag 3 Aan wie heeft de praktijk die pakketten aangekocht? Wie implementeert ze? Wij doen een beroep op de firma Corilus nv om onze softwarepakketten te kiezen. Zij hebben die zelf komen installeren. Regelmatig update ik de programma’s. Vraag 4 Kunt u een beeld geven van de structuur van het netwerk? Ik ben voorzitter van de huisartsenkring West-Vlaanderen. De andere artsen zijn hier ook lid van. De huisartsenkring organiseert de wachtdienst van alle leden. Wij communiceren hoofdzakelijk met het H.-Hartziekenhuis Roeselare-Menen en az groeninge. De verslagen en laboratoriumresultaten ontvangen wij van het H.-Hartziekenhuis via Medibridge. Die toepassing bewaart de verslagen meteen in het juiste patiëntendossier in Accrimed. De verslagen van andere ziekenhuizen zoals az groeninge ontvangen wij via de post. Aangezien de toepassing Medibridge de radiologiebeelden niet ondersteunt, ontvangen wij die op cd-rom. Wanneer wij patiëntengegevens nodig hebben, vragen wij die meestal telefonisch op. Binnenkort zullen wij toegang krijgen tot het portaal van het CoZo en op die manier krijgen wij inzage in de patiëntendossiers van het H.-Hartziekenhuis Roeselare-Menen. Wij hebben ook recent een contract getekend met az groeninge om toegang te krijgen tot hun extranet. Via dit net, zullen we de beelden digitaal kunnen opvragen en bekijken. Vraag 5 Hoe gebeurt de financiering van de hard- en software? Wij krijgen 750 euro van het RIZIV per jaar, per arts. Hiermee komen wij niet rond. Het kost per arts bijvoorbeeld al 500 euro om de drie jaar om het programma Medici te gebruiken en het Proximusabonnement kost ook al 250 euro per jaar per arts, zonder te spreken over de overige kosten.

112

Bijlage 5: Interview met A. De Busscher; IT-verantwoordelijke tandartsenpraktijk Ardenois Naam: A. De Busscher Functie: onthaalmedewerkster en IT-verantwoordelijke Datum: 16 april 2013 Locatie: tandartsenpraktijk Ardenois, Minister Liebaertlaan 3 in Kortrijk Manier van notuleren: aantekeningen gemaakt in Word met laptop Voorstelling IT-verantwoordelijke: De tandartsenpraktijk heeft geen IT-manager. Het is de echtgenote van tandarts F. Ardenois, A. De Busscher, die instaat voor de hard- en software in de praktijk. Zij is verpleegkundige van opleiding, maar helpt in de praktijk vooral aan de balie, waar zij constant werkt met de computerprogramma’s. Vraag 1 Wanneer en hoe is de praktijk opgericht? Aantal medewerkers? De praktijk is opgericht in 1973 door mijn schoonvader. Later is mijn man erbij gekomen en bestaat de praktijk nu uit vier tandartsen, twee MMA’s en een boekhouder. Soms spring ik ook eens in aan het onthaal. Binnenkort zullen er nog twee tandartsen bijkomen. Vraag 2 Wat is uw functie (opleiding)? Ik ben verpleegkundige van opleiding. Binnenkort zal ik de opleiding van mondhygiëniste volgen, omdat er in de toekomst een tekort zal zijn aan tandartsen. Hierdoor zal het nuttig zijn als ik een deel van het werk kan overnemen. Mijn extra opleiding zal het toelaten om bijvoorbeeld tandsteen te verwijderen. Vraag 3 Met welke computerprogramma’s werkt de tandartsenpraktijk? De praktijk werkt sinds 1985 met het programma Superdent. Met die software kunnen we afspraken maken, de anamnese van de patiënten raadplegen, de medicatielijst bewaren, de radiologiebeelden bekijken … Een link met het programma KODAK, dental imaging software 6.7 maakt het mogelijk die beelden op te vragen. Via het programma Superdent kan ik een lijst met uitnodigingen afdrukken voor de patiënten die binnenkort op jaarlijkse controle moeten komen. De betaling gebeurt via het financiële deel van het programma. Bij de berekening van bijvoorbeeld het opvullen van gaatjes is er keuze tussen een gewone behandeling of een specifieke behandeling. De exacte prijs wordt uitgerekend en meteen door de patiënt betaald. De boekhouding doet de rest. Wij maken dus geen gebruik van een “derde betalersysteem”. Volgens ons leidt dit tot misbruik. Zo kan een tandarts bijvoorbeeld twee vullingen aanrekenen in plaats van een. 113

Baltes is de opvolger van het programma Superdent. Binnenkort zullen wij dit pakket aankopen. Dit pakket is meer gericht op groepspraktijken. Het programma zal het mogelijk maken voor patiënten om van thuis uit afspraken te boeken. Daarnaast zal het ook de patiënten elektronisch verwittigen om op jaarlijkse consultatie te komen. ATD is een computerprogramma dat wij gebruiken om het medische materiaal te bestellen. Vraag 4 Aan wie heeft de praktijk die pakketten aangekocht? Wie implementeert ze? Superdent is van de firma Corilus nv alsook het nieuwe pakket Baltes. De firma Corilus heeft het programma Superdent geïnstalleerd en zorgt nu nog voor de jaarlijkse controle ervan. De firma Kodak heeft ook de dental imaging software geïmplementeerd. Wij kozen voor de firma Corilus omdat de andere firma’s veel te duur zijn. De tandartsensector is dan ook een kleine afzetmarkt. Vraag 5 Kunt u een beeld geven van de structuur van het netwerk? Mijn man, Frederik Ardenois is voorzitter van het Verbond der Vlaamse Tandartsen vzw Zuid-West-Vlaanderen. Hij zit bijgevolg in de adviesraad van het Ministerie van volksgezondheid. De tandartsen wisselen verslagen uit onder elkaar via e-mail. Ziekenhuizen zoals bijvoorbeeld az groeninge weigeren medische gegevens te ontvangen via e-mail. Zo moeten wij de patiënten doorverwijzen per brief. Om implantaten te kunnen aanmaken, moet de patiënt eerst een scan ondergaan. Die scanner staat in az groeninge. De resultaten krijgen wij later op cd-rom. Dit kan even duren. Vraag 6 Hoe gebeurt de financiering van de hard- en software? Het nieuwe pakket Baltes is erg duur, waardoor we de aankoop al een tijd uitstellen. De financiering van de hard- en software gebeurt door mijn man en ik. De andere tandartsen huren namelijk hun praktijkruimte en de bijhorende toestellen.

114

Bijlage 6: Interview met D. Stockman, afdelingshoofd archief patiëntendossier az groeninge Naam: D. Stockman Functie: afdelingshoofd archief patiëntendossier az groeninge Datum: 3 april 2013 Locatie: AZG scan factory, Meensesteenweg 130 in Kortrijk-Bissegem Manier van notuleren: notities gemaakt in een schriftje een daarna uitgeschreven op laptop Vraag 1 Is de scan factory een interne of externe firma? De scan factory is een interne firma van az groeninge. Wij voeren bijgevolg enkel taken uit in opdracht van az groeninge. De firma is wel op een aparte plaats gevestigd. Vraag 2 Hoelang duurt het vooraleer een dossier digitaal raadpleegbaar is? Wij proberen de termijn van 24 tot 48 uur te respecteren. Recente dossiers zijn dringender en krijgen dan ook voorrang op oudere dossiers. Vraag 3 Kunt u iets meer vertellen over de financiering? De kostprijs van het archief wordt deels gedragen door de overheid en deels door de artsen die werken in az groeninge. De overheid bepaalt het bedrag volgens het aantal bedden (ligdagen) in het ziekenhuis. Ondanks de steun van de overheid blijft de digitalisering van het archief een zware kost voor az groeninge. Dit is dan ook de reden waarom het ziekenhuis de scan factory heeft opgericht. Het werk uitbesteden aan een externe firma zou nog veel duurder zijn. Vraag 4 Wat is het verloop van de scanprocedure? De scanprocedure start eigenlijk al op de secretariaten van het ziekenhuis. De MMA’s moeten handmatig de nietjes uit de dossiers verwijderen die zij willen laten scannen. Dit is nodig om de scanners niet te beschadigen. Vervolgens maken zij per rubriek een voorblad aan met een EAN13-barcode op. Dit voorblad maken zij aan via de toepassing ‘archivering’ op intranet. De MMA’s sorteren en klasseren per rubriek de delen van een dossier in verschillende mapjes. Laboratoriumresultaten en persoonlijke notities zijn enkele voorbeelden van rubrieken. Eens dit gebeurd is, zetten de secretariaten de voorbereide dossiers klaar. De scan factory haalt ze dan op. Daar ondergaan de dossiers een tweede controle. Drie voltijdse werknemers staan hiervoor in. Drie andere voltijdsen scannen de gecontroleerde dossiers. Dankzij de 115

barcode worden de dossiers meteen op de juiste plaats in het softwareprogramma gescand. Nu is het dossier digitaal raadpleegbaar. Artsen, MMA’s, verpleegkundigen … kunnen in az groeninge via Mediaweb (een toepassing in the cloud) de patiëntendossiers opvragen met gegevens gaande van laboratoriumresultaten tot consultatiebrieven. Het is belangrijk dat er tijdens het scannen gecontroleerd wordt of het gescande identiek is aan het originele want dit is wat de wet ons oplegt. Daarnaast moeten de medici de papieren dossiers 20 jaar bewaren. Vraag 5 In welke mate zijn de elektronische medische dossiers beveiligd? De dossiers zijn confidentieel beschermd met een login. Zo kunnen verpleegkundigen bijvoorbeeld enkel het verpleegkundig luik bekijken. Er zijn dus rechten gekoppeld aan de login. Daarnaast bestaat er een logboek van elk dossier. Zo heeft UZ Leuven controle op wie welk medisch dossier heeft bekeken. Vraag 6 Kunt u enkele cijfers geven van de productie? De opslagplaats voor de papieren dossiers is 2 766m2 . Wij verwerken 14 000 documenten per dag. In 2012 was er een productie van 2 750 000 bladzijden. Vraag 7 Hoe ziet u de toekomst van de scan factory? Nieuwe artsen werken al van bij het begin volledig digitaal. De papieren medische dossiers zijn ook al voor een groot deel gedigitaliseerd. Vervolgens zal er tegen 2016 minder scanwerk zijn, waardoor er in de scan factory ook minder voltijdse werknemers zullen zijn. De documenten zullen de MMA’s scannen op de diensten zelf.

116

Bijlage 7: Koninklijk besluit tot regeling van het elektronisch document 7 JUNI 2009. — Koninklijk besluit tot regeling van het elektronisch document ter vervanging, binnen de ziekenhuizen, van de voorschriften van de bevoegde geneesheer en van de bevoegde beoefenaar van de tandheelkunde, in uitvoering van artikel 21, tweede lid, van het koninklijk besluit nr. 78 van 10 november 1967 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen Artikel 1. § 1. Voor het gebruik binnen de ziekenhuizen kunnen de voorschriften van de bevoegde geneesheer en van de bevoegde beoefenaar van de tandheelkunde worden vervangen door een elektronisch document, voor zover dat elektronisch document aan de volgende voorwaarden voldoet : 1° het vermeldt de identiteit van de geneesheer of van de beoefenaar van de tandheelkunde die verantwoordelijk is voor het voorschrift, geauthentiseerd volgens de procedure bedoeld in artikel 2, tweede lid, 1°; 2° het kan met precisie worden geassocieerd aan een referentiedatum en een referentietijdstip die worden toegekend hetzij door het eHealthplatform bedoeld in artikel 2 van de wet van 21 augustus 2008 houdende oprichting en organisatie van het eHealth-platform hetzij door een andere instantie die aan het Verzekeringscomité van het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering heeft bewezen te voldoen aan de voorwaarden vastgelegd voor verleners van een elektronische tijdsregistratiedienst door en krachtens de wet van 15 mei 2007 tot vaststelling van een juridisch kader voor sommige verleners van vertrouwensdiensten; 3° het kan niet meer onmerkbaar worden gewijzigd na de vermelding van de identiteit van de geneesheer of van de beoefenaar van de tandheelkunde bedoeld in 1° en na de associatie aan een referentiedatum en een referentietijdstip bedoeld in 2°; 4° het kan elektronisch worden gelezen gedurende de periode 117

vermeld in artikel 33, § 5, van het koninklijk besluit van 31 mei 1885 houdende goedkeuring der nieuwe onderrichtingen voor de geneesheren, de apothekers en de drogisten; § 2. Het elektronisch document bedoeld in § 1 bevat de inlichtingen bedoeld in artikel 2 van het koninklijk besluit van 10 augustus 2005 houdende vaststelling van de modaliteiten inzake het voorschrift voor menselijk gebruik. Art. 2. Een informaticaprotocol wordt gesloten tussen enerzijds de directie van het ziekenhuis, de hoofdgeneesheer, de apotheker-titularis of hoofdapotheker en de verantwoordelijke van het informaticasysteem en anderzijds elke voorschrijvende geneesheer en beoefenaar van de tandheelkunde. Het informaticaprotocol omvat : 1° de procedure aan de hand waarvan de betrokken geneesheer of beoefenaar van de tandheelkunde bij het opstellen van het voorschrift zijn identiteit kan authentiseren; 2° de procedure door de toepassing waarvan het elektronisch document bedoeld in artikel 1 voldoet aan de voorwaarden bedoeld in artikel 1, § 1, 2° en 3°. Art. 3. De procedure bedoeld in artikel 2, tweede lid, 2°, stemt overeen met een algemeen protocol dat is tot stand gekomen conform artikel 3 van het koninklijk besluit van 27 april 1999 betreffende de bewijskracht van de door de zorgverleners, de verzekeringsinstellingen, het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering en andere natuurlijke of rechtspersonen met toepassing van gecoördineerde wet van 14 juli 1994 en haar uitvoeringsbesluiten opgeslagen, verwerkte, weergegeven of meegedeelde gegevens. Art. 4. Het in het vorige artikel bedoelde protocol wordt binnen de maand na zijn goedkeuring door de Minister die de Sociale Zaken onder zijn bevoegdheid heeft, overgemaakt aan de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en aan het FederaalAgentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten.

118

Art. 5. De Minister bevoegd voor Volksgezondheid is belast met de uitvoering van dit besluit. Gegeven te Brussel, 7 juni 2009.

119

Bijlage 8: Printscreens 1 Oazis

120

2 Facturatieonderdeel in Oazis

121

3 Inschrijvingsmodule in Accrimed

122

4 Startpagina Superdent

123

5 Fiscale module in Superdent

124

6 Cyberlab

125

7 Mediweb

126

8 Laboratoriummodule in Accrimed

127

9 PACS

128

10 Radiologiebeeld in Superdent

129

11 RIS QDoc

130

12 KWS

131

13 Verslagen toevoegen in Accrimed

132

14 Patiëntengegevens in Accrimed

133

15 Patiëntengegevens in Superdent

134

16 Medicatielijst in Accrimed

135

17 Agenda in Medici

136

18 Huisbezoeken in Medici

137

19 OK-module in KWS

138

139