GGD Rampen Opvang Plan

GGD Rampenopvangplan GGD Zuid-Holland Zuid

GGD Rampen Opvang Plan Voor de interne organisatie

2010-2012 GGD Zuid-Holland Zuid


Index GROP

Bladzijde

Deel I, Achtergrond 1.1. Inleiding 1.2. Doel GROP 1.3. Achtergrond 1.4. (Wettelijk) Referentiekader 1.5. GHOR 1.6. Totstandkoming GROP 1.7. Gebruikswijzer GROP

blz. 1

Deel II, Subdeel A, Preparatiefase 2.A. Preparatiefase 2.A.1. Verantwoordelijken GROP en GROP-beheerder 2.A.2. Crisisteam en sleutelfunctionarissen 2.A.3. Administratief informatiesysteem 2.A.4. Voorbereide faciliteiten 2.A.5. NAW gegevens personeel up to date hebben 2.A.6. Communicatiemiddelen en communicatielijnen opzetten 2.A.7. Cateringfaciliteiten 2.A.8. Evaluatie 2.A.9. Afstemming 2.A.10.Financiering 2.A.11.Opleiden, trainen en oefenen 2.A.12.Onderhoud en beheer GROP

blz. 4

Deel II, Subdeel B, Crisisfase 2.B.1. Fase van alarmering 2.B.1.1. Binnenkomst melding 2.B.1.2. Vastlegging melding 2.B.1.3. Alarmering Coördinator Crisisteam 2.B.2. Fase van opschaling/voorbereiding 2.B.2.1. Besluit in werking stellen GROP 2.B.2.2. Samenstellen/oproepen crisisteam GGD 2.B.2.3. Inrichten coördinatiecentrum 2.B.2.4. Oproepen extra personeel 2.B.2.5. Inrichten personeelsdesk 2.B.3. Fase van uitvoering/repressie 2.B.3.1. Aansturing GGD-processen 2.B.3.2. Uitvoering GGD-processen 2.B.3.3. Registratie 2.B.4. Fase van afschaling 2.B.4.1. Bepaling beëindiging/afschaling 2.B.4.2. Debriefing 2.B.4.3. Posttraumatische begeleiding van ingezet GGD-personeel 2.B.4.4. Evaluatie

blz. 8

Deel III Bijlagen 3.1. Taken en bevoegdheden 3.2. Tabel rolverdeling medewerkers 3.3. Opschalingsstructuur 3.4. Uitgangspunten per proces 3.4.1. Uitgangspunten IZB 3.4.2. Uitgangspunten MMK 3.4.3. Uitgangspunten GOR 3.4.4. Uitgangspunten PSH 3.5. Taakkaarten

1 1 2 2 3 3 3 4 4 4 5 6 6 6 6 7 7 7 7 7 8 8 8 8 10 10 10 10 11 11 13 13 13 15 17 17 17 17 17


3.5.1. Taakkaart Directeur GGD 3.5.2. Taakkaart Coördinator Crisisteam 3.5.3. Taakkaart Procesleider IZB, MMK, GOR of PSH 3.5.4. Taakkaart Communicatie ondersteuner 3.5.5. Taakkaart Facilitaire ondersteuner 3.5.6. Taakkaart Personeelsdesk ondersteuner 3.5.7. Taakkaart Secretariële ondersteuner 3.6. Instructies en formulieren verslaglegging 3.6.1.1.Situatierapport - Instructie invullen 3.6.1.1.Situatierapport - Formulier 3.6.2. Modelagenda crisisoverleg 3.6.3.1.Crisisteamverslag - Instructie invullen 3.6.3.2.Crisisteamverslag - Formulier 3.6.4.1.Actiepuntenlijst - Instructie invullen 3.6.4.2.Actiepuntenlijst - Formulier 3.6.5.1.Werkblad logboek - Instructie invullen 3.6.5.2.Werkblad logboek - Formulier 3.6.6.1.Presentielijst - Instructie invullen 3.6.6.2.Presentielijst - Formulier 3.7. Registratieformulier melding 3.8. Evaluatieformulier 3.9. Adressenlijst 3.10. Lijst met afkortingen


Deel I, Achtergrond

1.1.

Inleiding

De GGD kan geconfronteerd worden met rampen en crises. Een ramp of crisis is een situatie waarbij tengevolge van gebeurtenis in de regio (of in geheel Nederland) een ernstige verstoring van de openbare orde en veiligheid is of dreigt te ontstaan. Het leven en de gezondheid van vele personen of grote maatschappelijke belangen worden in ernstige mate bedreigd of geschaad. Een gecoördineerde inzet van diensten en organisaties van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Ook de GGD heeft een rol in de hulpverlening bij ongevallen en rampen. De diversiteit in rampen en crisis is groot. Een infectieziektecrisis kent meestal een heel ander verloop dan een medisch milieukundige ramp of RNBC ramp, maar geen enkele ramp voltrekt zich langs geplande paden. is Het belangrijkste kenmerk van een ramp of crisis voor een GGD is, dat er van de GGD inzet wordt vereist die niet is uit te voeren binnen de reguliere structuren. Om in ramp- of crisissituaties goed te kunnen handelen is voorbereiding door de juiste planvorming, opleiding, training en oefening essentieel. GGD’en dienen daarom een actueel en beoefend GGD Rampen opvangplan (GROP) te hebben. 1.2.

Doel GROP

Het GROP omschrijft de interne organisatie vanaf de melding van een crisis tot en met de beslissing van afschaling en nazorg. Het plan is bedoeld om alle betrokken afdelingen en functionarissen duidelijke instructies te verschaffen over hoe te handelen in geval van een ramp die buiten de GGD plaatsvindt. Tijdens een opschaling verloopt de aansturing anders dan normaal. Uitgangspunt is dat tijdens een crisis zoveel mogelijk de structuren gebruikt worden die ook in de dagelijkse werkzaamheden worden gevolgd. Met opschalen wordt het proces van veranderen bedoeld; het veranderen van het functioneren van een team, een afdeling of een gehele organisatie vanuit de dagelijkse situatie naar een organisatievorm, waarmee een (groot) incident of ramp wordt bestreden. Aangezien een crisis niet altijd opschaling van de gehele GGD of van alle GGD-processen vereist, is gekozen voor het benoemen van criteria op basis waarvan de omvang van de opschaling kan worden bepaald. De GGD is onder rampomstandigheden verantwoordelijk voor een 4-tal processen die onder openbare gezondheidszorg en psychosociale hulpverlening bij crises en rampen vallen. Dit zijn: -

Medische Milieukunde (MMK) Infectieziektebestrijding (IZB) Gezondheidsonderzoek bij Rampen (GOR) Psychosociale Hulpverlening (PSH).

NB: Jeugdgezondheidszorg (JGZ) is een belangrijke taak van de GGD, maar is geen specifiek proces binnen de rampenbestrijding. Jeugd is een belangrijke doelgroep met specifieke kenmerken die tijdens een ramp of crisis wel specifieke aandacht nodig kan hebben. JGZ is daarom niet opgenomen als GGD proces, maar komt binnen de PSH wel aan de orde. GROP beheerder De GGD-ZHZ heeft iemand aangewezen die verantwoordelijk is voor het opstellen en onderhouden van het GROP (GROP beheerder). De GROP beheerder dient er op toe te


zien dat datgene wat in het GROP op schrift is gesteld, in de praktijk kan worden uitgevoerd. Hij/zij is mede verantwoordelijk voor afstemming met de GHOR. 1.3.

Achtergrond

In 2007 heeft het Nivel onderzoek gedaan naar de mate van voorbereiding van de verschillende typen zorginstellingen op ongevallen en rampen. Uit dat onderzoek bleek dat de GGD’en onvoldoende waren voorbereid en dat het ‘eigene’ van de GGD in opgeschaalde situaties onduidelijk is. Naar aanleiding van de uitkomsten van dat onderzoek heeft het ministerie van VWS een subsidie ter beschikking gesteld om een rampen opvangplan voor GGD’en te ontwikkelen en een infrastructuur voor Opleiden, Trainen en Oefenen (OTO) in te richten. Ook zijn via de Regionale Overleggen Acute Zorg (ROAZ) structurele gelden beschikbaar gesteld om opleiden, trainen en oefenen door zorginstellingen te faciliteren. Dit GGD Rampen Opvangplan vormt de basis voor de OTO infrastructuur en maakt de taken en verantwoordelijkheden van de GGD in opgeschaalde situatie duidelijk. 1.4.

(Wettelijk) Referentiekader

De taken en verantwoordelijkheden voor een ramp zijn voor de GGD en de GHOR beschreven in verschillende wetten. Wet Publieke Gezondheidszorg De Wet Publieke Gezondheidszorg die de Infectieziekten wet, de quarantainewet en de Wet collectieve preventie volksgezondheid (Wcpv) vervangt, geeft aan het college van burgemeester en wethouders de volgende taken: “Het college van burgemeester en wethouders bevordert de totstandkoming en de continuïteit van en de samenhang binnen de publieke gezondheidszorg en de afstemming ervan met de curatieve gezondheidszorg en de geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen. 2. Ter uitvoering van de in het eerste lid bedoelde taak draagt het college van burgemeester en wethouders in ieder geval zorg voor: a. het verwerven van, op epidemiologische analyse gebaseerd, inzicht in de gezondheidssituatie van de bevolking, b. het elke vier jaar, voorafgaand aan de opstelling van de nota gemeentelijke gezondheidsbeleid op landelijk gelijkvormige wijze verzamelen en analyseren van gegevens over deze gezondheidssituatie, c. het bewaken van gezondheidsaspecten in bestuurlijke beslissingen, d. het bijdragen aan opzet, uitvoering en afstemming van preventieprogramma’s, met inbegrip van programma’s voor de gezondheidsbevordering, e. het bevorderen van medisch milieukundige zorg, f. het bevorderen van technische hygiënezorg, g. het bevorderen van psychosociale hulp bij rampen.“ Bij een infectieziektecrisis is de burgemeester verantwoordelijk voor de bestrijding. Vanuit de Gemeentewet is hij of zij tevens verantwoordelijk voor de openbare orde. In het voorstel Wet op de veiligheidsregio’s zal de verantwoordelijkheid bij bovenregionale infectieziektecrises naar een hoger bestuursorgaan overgaan, waarbij de lokale verantwoordelijkheid overeind blijft. De voorzitter van de veiligheidsregio is dan eindverantwoordelijk. Beoogd wordt door aanvullende wetgeving de GGD regio’s congruent te maken met de veiligheidsregio’s. In het besluit en toelichting op de wet PG is opgenomen dat het college ook verantwoordelijk is voor inzicht in de gezondheidssituatie na rampen. Wet op de veiligheidsregio’s Het wetsvoorstel voor de Wet op de veiligheidsregio’s beoogt ‘een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige organisatie van brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening, rampenbestrijding en crisisbeheersing onder een regionale bestuurlijke regie’ te realiseren. De directeur GHOR (nu RGF) organiseert zaken ter voorbereiding


op de geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen. De directeur is adviseur van het bestuur van de veiligheidsregio, participeert in de directie van de betreffende GGD en is tevens lid van het ROAZ. Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) Informatie over de inzet en voorbereiding op rampen en crises, leggen zorginstellingen vast in het jaardocument maatschappelijke verantwoording, zoals voorgeschreven in de WTZi (Wet Toelating Zorginstellingen). De instellingen en diensten in de zorg zijn steeds zelf verantwoordelijk voor hun preparatie op grootschalig optreden. De GGD wordt genoemd in de WTZi als een van de zorginstellingen die zich voor dient te bereiden op grootschalig optreden en in aansluiting op de Wet Kwaliteit Zorginstelling, ook onder bijzondere omstandigheden verantwoorde zorg moet kunnen blijven leveren. 1.5.

GHOR

De GHOR is de coördinator voor de witte kolom in de multidisciplinaire organisatie van de rampenbestrijding. Daarnaast kan de GHOR adviseren en ondersteunen bij opstellen, implementeren en actualiseren van het GROP. Hierbij wordt tevens gekeken naar de (mate van) afstemming met andere geneeskundige partners, zoals RAV (met Meldkamer Ambulancezorg [MKA]), ziekenhuizen, huisartsen en andere zorginstellingen. Ook wordt gekeken naar de afstemming met de andere bij de rampbestrijding betrokken kolommen zoals de gemeenten, de politie en de brandweer. Ter uitvoering van haar verantwoordelijkheden heeft elke regio een Regionaal Geneeskundig Functionaris (RGF) benoemd, die hierin ondersteund wordt door een regionaal GHOR bureau. De RGF is qua bevoegdheden en taken vergelijkbaar met de commandant van de regionale brandweer en de korpschef regiopolitie in opgeschaalde situaties. De Regionaal Geneeskundig Functionaris (RGF) functioneert als aanspreekpunt voor alle geneeskundige partijen naar het Openbaar Bestuur en formuleert in samenwerking met alle betrokken partijen het beleid voor een samenhangende GHOR. 1.6.

Totstandkoming GROP

In opdracht van GGD- en GHOR Nederland is een project gestart, met de naam “GGD Voorbereid” waarin een modelplan is ontwikkeld. Dit GGD Rampen Opvangplan van de GGD Zuid-Holland Zuid is de regionale bewerking van dit modelplan. Alle zorginstellingen dienen volgens de WTZi te beschikken over een actueel rampen opvangplan. 1.7.

Gebruikswijzer GROP

Dit plan is bedoeld voor het op adequate wijze invulling geven aan de rampenopvang door de GGD Zuid-Holland Zuid. In deel II wordt het GROP uitgewerkt. Het GROP is onderverdeeld in Deel A Preparatiefase en Deel B Crisisfase (onderverdeeld in alarmering, opschaling/voorbereiding, uitvoering/repressie en afschaling). Per fase worden de aandachtspunten genoemd die zijn geregeld. Verder worden de taken, bevoegdheden en de opschalingstructuur beschreven. Ten tijde van een ramp of crisis dient Deel B Crisisfase gebruikt te worden. Deel III bestaat uit de bijlagen. Bijbehorend bij het GROP is een OTO infrastructuur waarin het meerjarenbeleid van opleiden, trainen en oefenen van het GROP is beschreven. Dit is een essentieel onderdeel van het kwalitatief goed voorbereid zijn op een rampsituatie.


Deel II, Subdeel A, Preparatiefase 2.A. Preparatiefase De preparatiefase is de fase waarin de GGD zijn organisatie voorbereid op de crisissituatie. In deze fase zijn taken en verantwoordelijkheden als volgt vastgelegd: 2.A.1. Verantwoordelijken GROP en GROP beheerder De projectgroep GROP is verantwoordelijk voor het opstellen en actueel houden van het GROP. Tot hun taak hoort ook het tot leven brengen en houden van de inhoud van het GROP, zodat de inhoud ook in praktijk kan worden gebracht. Voor het opstellen van het GROP is een implementatieplan geschreven. Ellen Verspui Arlene Hamburg Ben de Haan Karin Oudshoorn Ingrid Akkersdijk Chantal Kenens/Evelien Joosten Eline Kortman Gert Lems Nance de Graaf Niet vertegenwoordigd Niet vertegenwoordigd Niet vertegenwoordigd

GROP beheerder GROP beheerder Vertegenwoordiger MT Vertegenwoordiger Infectieziektebestrijding Vertegenwoordiger Medische Milieukunde Vertegenwoordiger Gezondheidsonderzoek Vertegenwoordiger Psychosociale hulpverlening Vertegenwoordiger GHOR Communicatie Personeelsdesk Secretariële ondersteuning Facilitaire ondersteuning

Leden projectgroep GROP en GROP beheerders

2.A.2. Crisisteam en sleutelfunctionarissen Een GGD heeft een crisisteam nodig om een efficiënt georganiseerde respons tijdens een ramp of crisis uit te voeren. Dit crisisteam moet in staat zijn adequate besluitvorming uit te voeren binnen de GGD. Elk GGD proces heeft in de opgeschaalde situatie een procesleider. De bevelsstructuur is daarbij verticaal georganiseerd. De Coördinator Crisisteam verbindt de verschillende processen en rapporteert aan de Directeur GGD die verantwoordelijk blijft voor de interne organisatie van de GGD. Zie afbeelding crisisteam GGD Zuid-Holland Zuid. De taken en bevoegdheden van de burgemeester, de directeur van de GGD en het crisisteam worden genoemd in bijlage 1 in deel III. In bijlage 2 staat de opschalingstructuur. Binnen de regio Zuid-Holland Zuid is de directeur van de GGD tevens RGF en directeur van de GHOR. Het crisisteam kent een aantal essentiële rollen die dienen te worden ingevuld, zoals de Directeur GGD, de Coördinator Crisisteam en de betreffende procesleider. De verdere samenstelling van het crisisteam en de invulling van de verschillende rollen kan per situatie verschillen. Niet iedereen is op elk moment beschikbaar voor het vervullen van een bepaalde taak ten tijde van een ramp of crisis. Daarom heeft de GGD Zuid-Holland Zuid ervoor gekozen te werken met kanspiket1 en voor de verschillende rollen meerdere mogelijk op te roepen personen aan te wijzen.

1 Met kanspiket wordt bedoeld de ad hoc bereikbaarheid en beschikbaarheid voor het uitoefenen van de werkzaamheden. Er is hierbij geen sprake van een dienstrooster, maar bij uitzonderlijke grootschalige acute crises kan de functionaris worden opgeroepen om werkzaamheden te verrichten. Volgens een lijst van functionarissen wordt men telefonisch benaderd; de eerste die beschikbaar is, wordt daadwerkelijk ingezet.


In subdeel B is vastgelegd welke personen de verschillende rollen uit het crisisteam in kunnen vullen en welke taken en activiteiten onder verantwoordelijkheid van deze functionaris vallen. Voor zover mogelijk dienen alle functionarissen adequaat geschoold en geoefend te zijn. Zie hiervoor het Meerjaren OTO beleidsplan.

Directeur GGD

Crisisteam GGD Coördinator Crisisteam GGD

Facilitaire ondersteuning

Communicatie

Secretariële ondersteuning

Personeelsdesk

PSH

IZB

MMK

GOR

Afbeelding crisisteam GGD Zuid-Holland Zuid

2.A.3. Administratief informatie systeem Goede registratie van burger/slachtoffergegevens is essentieel. In de acute fase van een ramp of crisis vindt registratie van slachtoffergegevens plaats door de GHOR. Na de acute fase wordt de registratie overgenomen door de GGD. Het gaat hierbij om registratie van de gegevens die voortkomen uit de GGD processen, zoals welke burgers zijn gevaccineerd, welke medicatie is verstrekt, etc. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de procesleider GOR en kan plaats vinden door middel van het gezondheidsonderzoek. Getracht wordt dit zo veel mogelijk via het internet plaats te laten vinden (project Webbased vragenlijsten, 2009). Zo nodig kunnen via de GBA contactpersonen van de gemeenten gegevens betrokken worden. Indien de faciliteiten niet voor handen zijn, dient de registratie op papier plaats te vinden (bijvoorbeeld bij uitval van het systeem).


2.A.4. Voorbereide faciliteiten Crisiscentrum Indien binnen de GGD-ZHZ wordt opgeschaald dient de vergaderruimte op de 1e verdieping (1.04) beschikbaar te zijn voor het Crisisteam GGD. In deze ruimte komt het crisisteam bijeen om te vergaderen door middel van beeldvorming van de situatie en besluitvorming over de te nemen acties. Deze ruimte beschikt over de benodigde communicatiefaciliteiten zoals computer, telefoon, televisie en smartboard. Ondersteunende materialen zijn te vinden in de archiefruimte 1.10. Indien het GROP in werking is getreden worden de werkplekken in de ruimte 1.13 gereserveerd voor de leden van het crisisteam. Voor de werkwijze van het in gebruik nemen en inrichten van deze ruimten: zie 2.B.2.3.. Communicatie, pers- en publieksvoorlichting Om tijdens een ramp of crisis adequate voorlichting naar burgers te faciliteren en vragen van burgers goed te kunnen verwerken, kan de GGD besluiten een callcenter op te richten volgens het daarvoor bestaande draaiboek. Het callcenter wordt ingericht bij de front office op de 1e verdieping (ruimte 1.05). Eventueel kan, bij grote drukte of mogelijk te kort aan personeel, het callcenter uitbesteed worden aan een externe organisatie. Daarnaast dient een GGD zich ook voor te bereiden op eventuele persvragen bij een ramp of crisis, zie ook 2.B.3.2.. Voor drukwerk kan eventueel gebruik worden gemaakt van verschillende drukkerijen, evt. via het Webteam. Personeelsdesk Indien tijdens een ramp of crisis GGD personeel wordt opgeroepen, dient men een zogenaamde personeelsdesk in te richten. Deze personeelsdesk vangt medewerkers op en registreert welke medewerkers aan het werk zijn. De personeelsdesk is het centrale aanspreekpunt binnen de GGD voor vragen van medewerkers. Voor de inrichting van de personeelsdesk kan gebruik gemaakt worden van kamer 2.20. Men moet ervan uitgaan, dat niet iedereen exact op de hoogte is van zijn functie tijdens een ramp of crisis. Om dit goed te ondervangen zijn voor functies die anders zijn dan normaal, de essentiële werkzaamheden aangegeven op taakkaarten (zie 2.B.3.2. en bijlage 4). Hierin staat beschreven van wie men leiding ontvangt, hoe hij of zij bereikbaar is, op welke wijze andere essentiële personen bereikbaar zijn en de inhoud van de taak. 2.A.5. Up to date NAW gegevens personeel Van belang is het dat personeel kan worden opgeroepen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de NAW gegevens van het personeel actueel zijn. Alle personeelsgegevens staan in Decos. De afdelingssecretaresses zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van het bestand van hun afdeling. 2.A.6. Communicatiemiddelen en communicatielijnen Relevante telefoonnummers, faxnummers, e-mailadressen, etc. van binnen en buiten de GGD zijn opgenomen in bijlage 9. In het geval dat de elektronica en verbindingen uitvallen, kan gebruik worden gemaakt van het crisiscentrum van de GHOR. 2.A.7. Cateringfaciliteiten Eten en drinken zijn een essentieel onderdeel. In geval van een ramp of crisis kan catering besteld worden (zie bijlage 9). Dit kan binnen en buiten kantooruren en dient zo snel mogelijk te worden aangekondigd.


2.A.8. Evaluatie Na afloop van een rampsituatie moet deze worden geëvalueerd. Hierin kan onderscheid gemaakt worden tussen individuele evaluaties van sleutelfunctionarissen en groepsevaluaties van afdelingen/processen. Zie 2.B.4.4. en bijlage voor instructie en formulieren. 2.A.9. Afstemming Na de ontwikkeling van het GROP heeft afstemming plaatsgevonden met andere partijen zoals GHOR, gemeente en zorginstellingen. Ook elke actualisering wordt naar dezelfde partijen gecommuniceerd. 2.A.10. Financiering Ten tijde van een ramp of crisis moeten veel kosten worden gemaakt. Men moet hierbij denken aan personeelskosten, kosten drukkerij, huur externe locatie, etc. Alle kosten worden door de secretariële ondersteuning bijgehouden. 2.A.11. Opleiden, trainen en oefenen Opleiden, trainen en oefenen zijn essentiële onderdelen van een actueel GROP. Zie hiervoor het meerjaren OTO beleidsplan van de GGD Zuid-Holland Zuid. 2.A.12. Onderhoud en beheer GROP Elke twee jaar vindt onderhoud en beheer van het GROP plaats. De GROP beheerders krijgen hier de gelegenheid voor en zijn verantwoordelijk.


Deel II, Subdeel B, Crisisfase

2.B.1. Fase van alarmering In deze fase ontvangt de GGD de melding van een ramp of crisis, die gevolgen kan hebben voor de GGD. 2.B.1.1. Binnenkomst melding Afhankelijk van het type ramp komt de melding binnen bij één van de GGD medewerkers. Dit kan de dienstdoende arts infectieziektebestrijding zijn (via meldkamer door huisarts of ziekenhuis), de GAGS (Rotterdam Rijnmond, via GHOR of meldkamer), de directeur GGD/RGF, etc. De Coördinator Crisisteam is de dienstdoende MT’er (zie hiervoor rooster intranet) en buiten kantooruren bereikbaar via de meldkamer. De dienstdoende arts Infectieziektebestrijding heeft bereikbaarheidsdienst en de verplichting binnen 3 uur op locatie aanwezig te zijn. De overige leden van het crisisteam zijn bereikbaar volgens kanspiket. Mocht op deze manier te weinig personeel beschikbaar zijn, dan vormt de GHOR het vangnet. 2.B.1.2 Vastlegging melding Zorgvuldige documentatie vanaf het begin van de ramp of crisis, geeft duidelijkheid ten aanzien van omvang en soort. Hiervoor is een registratieformulier melding ramp/crisis ontwikkeld (zie bijlage 6). 2.B.1.3. Alarmering Coördinator Crisisteam De Coördinator Crisisteam GGD heeft de leiding over de grootschalige inzet van de GGD. Tijdens rampen en crises dient de crisiscoördinator dan ook vroegtijdig te worden gealarmeerd. Op intranet is het dienstrooster te vinden van de MT leden. De eerste melding heeft niet altijd direct het beeld van een grootschalige inzet. Het is van belang dat de Coördinator Crisisteam wordt geïnformeerd bij een inschatting dat de impact van de melding groter is/kan zijn dan de dagelijkse werkzaamheden van de GGD. Hiervoor zijn de volgende criteria voor alarmering vastgelegd (deze criteria staan ook vermeld op het registratieformulier): Impact op de GGD organisatie - Is uitbreiding van de huidige structuur noodzakelijk voor het oppakken van het signaal? - Is er behoefte aan coördinatie van de processen? - Dienen meerdere GGD processen te worden opgestart waarbij coördinatie noodzakelijk is? - Is ondersteuning nodig vanuit de GGD, bijvoorbeeld voor voorlichting van de bevolking, oproepen bevolking, oproepen personeel, etc? - Is opnieuw prioriteren van GGD taken nodig? Benodigde personele capaciteit - Is er behoefte aan oproepen van GGD personeel? Is er behoefte aan ondersteuning van andere organisaties, zoals GHOR, gemeente of een andere GGD? - Dienen andere organisaties te worden geïnformeerd, zoals gemeente, GHOR of andere GGD’en?


1e melding via MKA, IZB, GAGS, etc.

Coördinator Crisisteam ontvangt melding

Coördinator Crisisteam registreert melding

Coördinator Crisisteam naar coördinatiecentrum

Coördinator Crisisteam toetst melding

Inwinnen informatie bij specialisten

Coördinator Crisisteam alarmeert crisisteam

Coördinator Crisisteam maakt eerste situatieschets

Coördinator Crisisteam informeert directeur

Directeur GGD besluit tot opschaling Figuur: alarmering/opschaling

Crisisteam alarmeert benodigd GGD personeel


2.B.2. Fase van opschaling/voorbereiding In deze fase zal aan de hand van overleg worden bepaald tot welke maatregelen de GGD overgaat. Vervolgens worden het crisisteam GGD en het benodigd GGD personeel gealarmeerd. Afhankelijk van de aard van de ramp of crisis wordt het te verwachten aantal extra op te roepen personeel bepaald. Vervolgens wordt de overlegstructuur in het crisisteam GGD opgestart. Hiervoor worden procesleiders aangewezen die verantwoordelijk zijn voor de coördinatie van de opgeschaalde GGD processen. De afstemming vindt plaats in het crisisteam onder leiding van de Coördinator Crisisteam GGD. Opschaling kan, afhankelijk van het type ramp, plaatsvinden volgens verschillende scenario’s en in verschillende stappen. 2.B.2.1. Besluit in werking stellen GROP De Coördinator Crisisteam maakt op basis van de verkregen informatie een inschatting of opschaling van de GGD in zijn ogen noodzakelijk is en begeeft zich indien nodig naar de locatie van het coördinatiecentrum. Eventueel kan de Coördinator Crisisteam aanvullende informatie inwinnen bij de rampenmelder of inhoudsdeskundigen/specialisten van de GGD over de ernst en omvang van de situatie, zodat hij een eerste inschatting kan maken van de noodzaak tot opschaling. De directeur GGD (of diens plaatsvervanger) neemt, op advies van de Coördinator Crisisteam of op aangeven van de RGF, de uiteindelijke beslissing tot in werking stelling van het GROP. 2.B.2.2. Samenstellen/oproepen crisisteam GGD De GGD heeft een coördinerend team (=crisisteam GGD) nodig om een efficiënte en georganiseerde respons op een ramp te kunnen hebben (zie 2.A.2). De mogelijk op te roepen medewerkers voor de verschillende rollen zijn opgenomen in bijlage 7. De coördinator roept de aangewezen medewerkers op (of laat deze oproepen). Telefoonnummers van alle personen zijn te vinden in Decos. 2.B.2.3. Inrichten coördinatiecentrum Indien binnen de GGD-ZHZ wordt opgeschaald, dient de vergaderruimte op de 1e verdieping (1.04) beschikbaar te zijn voor het crisisteam GGD. In deze ruimte komt het crisisteam bijeen om te vergaderen door middel van beeldvorming van de situatie en besluitvorming over de te nemen acties. Deze ruimte beschikt over de benodigde communicatiefaciliteiten zoals computer, telefoon, televisie en smartboard. Een fax bevindt zich in de archiefruimte 1.10. Ook ondersteunende materialen, zoals verschillende draaiboeken en een geprinte versie van het GROP, zijn hier te vinden. Indien het GROP in werking is getreden worden de werkplekken in de ruimte 1.13 gereserveerd voor de leden van het crisisteam. Bij het voeren van telefoongesprekken wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de concentratiewerkplekken. Alle werkplekken zijn voorzien van computers en telefoons. Indien buiten de openingstijden van het pand gewerkt dient te worden, kan het dienstdoend MT lid het alarmsysteem uitschakelen in overleg met de beheerder. Eventueel kan het alarm alleen in bepaalde zones uitgeschakeld worden. De facilitair ondersteuner zorgt dat storingen in de communicatiemiddelen zo snel mogelijk verholpen worden. De secretarieel ondersteuner zorgt voor beschikbaarheid en eventueel aanvullen van administratieve benodigdheden (notitieblokken en schrijfgerei). De procesleider en de coördinator van het crisisteam dragen zorg voor het aanwezig zijn van de juiste draaiboeken (respectievelijk inhoudelijk en operationeel).


Directeur GGD besluit opschaling

Coördinator stelt crisisteam in

Coördinator houdt eerste vergadering crisisteam


Crisisteam maakt inschatting benodigde processen

Crisisteam richt personeelsdesk in

Coördinator informeert Directeur GGD

Processen worden opgestart

Coördinator informeert GHOR, gemeente, etc

Figuur: Proces opschaling 2.B.2.4. Oproepen extra personeel Het benodigde aantal extra personeel wordt bepaald in het crisisteam GGD door diegenen die overzicht hebben wat nodig en mogelijk is, gezien de aard van de ramp of crisis. Doorgaans zijn dit de procesleiders van de betrokken processen en de Coördinator Crisisteam. Van tevoren moet men goed bedenken wie en in welke volgorde opgeroepen moet worden. De volgorde is afhankelijk van de urgentie waarin de kundigheid van de opgeroepenen noodzakelijk is bij dit specifieke ramptype. Binnen kantooruren Binnen kantoortijd zullen de meeste GGD medewerkers bereikbaar of aanwezig zijn. Mensen kunnen opgeroepen worden door middel van bellen of rondlopen over de verschillende verdiepingen. Buiten kantooruren Voor oproepen buiten kantooruren kan gebruik worden gemaakt van het personeelsbestand in Decos. Dit bestand wordt actueel gehouden door de afdelingssecretaressen. 2.B.2.5. Inrichten personeeldesk Tijdens een ramp of crisis dient er een goed overzicht te zijn van het aanwezige personeel. Hiervoor dienen de opgeroepen medewerkers zich op één punt te melden, de zogeheten personeelsdesk. De inrichting van de personeelsdesk gebeurt direct na de melding van de ramp door de secretariële ondersteuning, in opdracht van de coördinator. De personeelsdesk maakt samen met de betreffende procesleider en de coördinator van het crisisteam een overzichtslijst waarop staat welke functionarissen welke functies kunnen invullen tijdens de ramp of crisis, waar ze naar toe moeten en welke materialen zij mee moeten krijgen. Duidelijk moet zijn waar de uit te reiken materialen en het overzicht te vinden zijn. Voor de inrichting van de personeelsdesk kan gebruik gemaakt worden van kamer 2.20. Het kan zijn dat tijdens een ramp of crisis de GGD meer personeel nodig heeft dan er op dat moment beschikbaar is. Extra personeel kan in dat geval betrokken worden van de


GHOR (indien deze zelf niet opgeschaald is), via de thuiszorgorganisaties of via de gemeente. Voor telefoonnummers zie bijlage 3.9. Opgeroepen personeel ontvangt van de personeelsdesk een taakkaart waarop de taken zijn uitgewerkt, zie bijlage 3.5. Het opgeroepen personeel kan met behulp van de taakkaart zijn of haar activiteiten uitvoeren. De personeelsdesk registreert de ingezette personeelsleden en hun bereikbaarheid in werktijd gedurende de crisisperiode. Dit is van groot belang. Enerzijds om te weten welke medewerkers aanwezig zijn en hoe zij te bereiken zijn, anderzijds om te bepalen of het gewenste aantal al bereikt is. Het kan zijn dat zich teveel personeel meldt. In dat geval dient het teveel weer naar huis te gaan.


2.B.3. Fase van uitvoering/repressie Deze fase kan zich lange tijd uitstrekken (dagen - maanden). De werkzaamheden voortvloeiend uit deze fase kunnen van grote invloed zijn op het wel of niet normaliseren van de werkzaamheden van de GGD. In deze fase worden de verschillende processen onder regie van de Coördinator Crisisteam uitgevoerd. 2.B.3.1. Aansturing GGD processen Afhankelijk van de aard van de ramp of crisis worden één of meerdere GGD processen opgestart, zoals MMK, GOR, IZB en PSH. Het crisisteam, o.l.v. de Coördinator Crisisteam, wijst verantwoordelijken (procesleiders) toe per proces. Ook kan besloten worden een aantal minder urgente GGD processen stop te zetten voor de duur van de ramp of crisis. Het Crisisteam GGD komt periodiek bijeen voor afstemming en besluitvorming. In het crisisteam rapporteren de procesleiders IZB, GOR, MMK of PSH aan de Coördinator Crisisteam over de voortgang en eventuele knelpunten in de uitvoering d.m.v. het sitrap (situatierapport) en logboek. Het Crisisteam GGD neemt op basis van deze informatie besluiten over de uit te voeren activiteiten. 2.B.3.2. Uitvoering GGD processen (taken en verantwoordelijkheden) Directeur GGD De directeur van de GGD is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van de GGD taken in de opgeschaalde situatie. Coördinator Crisisteam De Coördinator Crisisteam is verantwoordelijk voor de uitvoering van het GROP en coördineert in opgeschaalde situatie de GGD processen. Hij informeert de directeur GGD en onderhoudt contact met de GHOR of de gemeente. Procesleider Infectieziektebestrijding Bij een infectieziekteramp/crisis wordt gehandeld conform de Wet PG. Zie hiervoor het regionaal generiek draaiboek infectieziektecrisis. Activiteiten die kunnen spelen zijn: bronopsporing en contactonderzoek, inzetten van diagnostiek, vaccinatie of (chemo)profylaxe en afzondering (isolatie en quarantaine). Daarnaast spelen het nemen van hygiënemaatregelen, voorlichting en registratie een prominente rol. De procesleider is tevens verantwoordelijk voor het inschatten van de risico’s op verdere verspreiding op lokaal niveau. De GGD informeert de burgemeester, in rampsituaties zowel de voorzitter van de veiligheidsregio als de burgemeester(s) van de betreffende gemeente(n). Zie ook bijlage 3.4.1.. Procesleider Medische Milieukunde In geval van ongevallen en rampen, waarbij gevaarlijke stoffen betrokken zijn, kan de Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen (GAGS) ingeschakeld worden. De GAGS beoordeelt of er gezondheidsschade op kan treden bij de bevolking en hulpverleners, zowel op korte als op lange termijn. In de regio Zuid-Holland Zuid wordt gebruik gemaakt van de GAGS van de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond (voor adresgegevens zie bijlage 9). Na de acute fase wordt de casus overgedragen aan de Medisch Milieukunde van GGD Zuid-Holland Zuid. Deze is medisch inhoudelijk verantwoordelijk voor de nazorg (callcenter, brieven, informatie internet e.d.). Zie ook bijlage 3.4.2.. Procesleider Gezondheidsonderzoek bij rampen In de acute fase vindt registratie plaats door de GHOR (aantal gewonden, aard verwondingen, opnames ziekenhuizen). Na deze eerste fase vindt gezondheidsonderzoek van de GGD Zuid-Holland Zuid plaats volgens het onderstaande “Actieplan epidemiologisch onderzoek bij rampen” van de afdeling epidemiologie. Zie hiervoor ook bijlage 3.4.3.. Voor de oproepsystematiek kan gebruik worden gemaakt van de gemeentelijke deskundigheid op dit terrein. Op basis van een geplande interventie kan met behulp van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) een oproepschema worden gegenereerd met bijbehorende selectie van burgers. De GGD bezit alle gegevens van personen tot 19 jaar.


Voor andere leeftijdsgroepen dient contact opgenomen te worden met de GBA contactpersoon van alle gemeenten (zie bijlage 3.9). Procesleider Psychosociale hulp bij ongevallen en rampen Na de eerste nazorgfase vindt overdracht plaats van de GHOR naar de GGD. Deze nazorgfase is gericht op herstel: terug naar de “normale” situatie en het bevorderen van integrale psychosociale nazorg. Afhankelijk van het incident zal in overleg met alle betrokken partijen (GHOR, gemeente, maatschappelijke dienstverlening, Slachtofferhulp, enz.) een informatiecentrum worden ingericht: een callcenter (GGD) of een IAC (gemeente, waar de GGD deel van kan uitmaken). Omdat dit nazorgtraject langere tijd kan duren, zal goed bekeken moeten worden welke personele inzet nodig is en wie het team zal gaan bemannen. In sommige gevallen kan worden volstaan met de inzet van het KIZ team met ondersteunende diensten en evt. uitbreiding met 1 of meerdere personen. Er kan ook gekozen worden voor een GGD breed team dat bestaat uit sociaal verpleegkundigen of maatschappelijk werkers van verschillende afdelingen. Zie ook bijlage 3.4.4. Communicatie Duidelijk moet zijn wat de feiten zijn rondom de ramp of crisis. Ontbrekende informatie moet worden verzameld bij de sleutelfiguren die over de betreffende informatie beschikken. In de eerste uren na de melding van de ramp zal doorgaans steeds meer informatie beschikbaar komen. Deze informatie moet adequaat verwerkt en verspreid worden over degenen die informatie nodig hebben. De GGD dient zorg te dragen voor eenduidige communicatieboodschappen. De communicatie is onderverdeeld in externe- en interne communicatie. - Externe communicatie Tijdens een ramp of crisis kunnen snel en eenvoudig mailings verspreid worden naar (een deel van) de bevolking via het Actiecentrum GHOR. Zij leggen in deze situatie contact met de gemeenten. Buiten/na de acute fase dient de GGD zelf de gegevens bij de desbetreffende gemeente(n) op te vragen bij de afdeling burgerzaken, medewerker GBA. Zie voor alle adressen bijlage 9. Daarnaast dient de pers ingelicht te worden door middel van een persbericht of een persconferentie. De gemeente kan eveneens een beroep doen op de medisch inhoudelijke deskundigheid van de GGD voor het informeren van pers en burgers. Ook de partners in de zorg (huisartsen, ziekenhuizen, etc.) zullen voorzien moeten worden van actuele vakinhoudelijke informatie betreffende de aard en bestrijding van de gezondheidsrisico’s. Adressen hiervoor zijn te vinden in de sociale kaart. Belangrijk is om duidelijk te noteren wie/welke instantie wanneer welke brief krijgt. - Interne communicatie Mogelijkheden om het personeel van de GGD Zuid-Holland Zuid snel te bereiken zijn: e-mail, intranet, brief op bureau, flyer bij de deur uitdelen, of een brief naar het huisadres sturen. Personeelsdesk De personeelsdesk werkt onder verantwoordelijkheid van de Coördinator Crisisteam. Volgens de overzichtslijst worden functionarissen opgeroepen en taakkaarten uitgedeeld (zie 2.B.2.5.). Nadat de eerste groep personeel is opgeroepen, wordt direct voor elke functie aflossing geregeld (maximaal 6 achtereenvolgende werkuren). Daarnaast zorgt de personeelsdesk voor de catering; de medewerkers moeten van voldoende eten en drinken worden voorzien op de plaatsen waar zij aan het werk zijn. Voor bestelling catering zie bijlage 3.9. Facilitaire ondersteuner De facilitair ondersteuner zorgt dat alle communicatiemiddelen in het crisiscentrum en het callcenter aangesloten zijn. Dit betreft: computers, telefoons, fax, flipover/beamer/whiteboard, ICT, verbindingen, radio en televisie. Daarnaast zorgt hij


ervoor dat storingen met communicatiemiddelen zo snel mogelijk (< 1 uur) opgelost worden. Secretariële ondersteuners De secretariële ondersteuning notuleert tijdens crisisoverleg en stelt de actiepuntenlijst op. Ook verzamelen zij alle registratieformulieren in het logboek voor het totaaloverzicht van de ramp of crisis. Daarnaast zorgt de secretarieel ondersteuner voor beschikbaarheid en eventueel aanvullen van administratieve benodigdheden (notitieblokken en schrijfgerei). Zij maken een eerste inschatting van de benodigde materialen in overleg met de procesleiders en dragen zorg voor de aanlevering en bevoorrading van de benodigde materialen aan de GGD. Door de hoge omloopsnelheid en de grotere vraag ligt het verbruik waarschijnlijk hoger dan normaal. GGD medewerkers Alle GGD medewerkers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de hun toebedeelde taak. Dit zijn zoveel mogelijk de reguliere taken. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor de kwaliteit van het medisch inhoudelijk handelen tijdens een crisis of ramp. Na opschaling blijkt dat medewerkers moeten wennen aan de nieuwe situatie. Als medewerkers echter weten wat er van hen wordt verwacht tijdens een crisis, dan is de weerstand tegen veranderde werkzaamheden minder groot. Vooraf duidelijk verwachtingen communiceren, voorkomt misverstanden en discussie rondom de opschaling. De veranderingen en mogelijke consequenties in het dagelijkse werk kunnen als volgt worden samengevat: Verandering - Cursusdagen uitstellen - Geen verlof opnemen - Extra werken - Regulier werk uitstellen - Extra taken uitstellen - Verplicht crisis overleggen bijwonen - Ander werkwijze, bv. SITRAPS maken - Medewerkers krijgen nieuwe taken en andere medewerkers nemen de oude taken van hun over - Aansturing is directiever - Samenwerken met collega’s van andere afdelingen en GGD’en

Consequentie Achterstand studie Teveel vrije dagen over aan het eind van het jaar Formeel overwerk, regeling van toepassing Achterstand Achterstand Voor iedereen een strakkere werkindeling Ander werkwijze aannemen Medewerkers moeten kunnen schakelen tussen verschillende taken, en tijdelijk afstand kunnen nemen van hun oude taken. In een noodsituatie wordt de manier van leidinggeven tijdelijk meer autoritair Stelt eisen aan het aanpassingsvermogen van mensen in een stressvolle situatie

2.B.3.3. Registratie Voor het inzicht in het verloop van de crisis en voor de evaluatie van de ramp of crisis is het van belang dat de leden van het Crisisteam GGD een logboek bijhouden. In dit logboek worden de genomen besluiten, de gesignaleerde knelpunten en de beschikbare informatie geregistreerd. De secretarieel ondersteuner gebruikt het crisisteamverslag en de actiepuntenlijst bij het notuleren van het crisisoverleg. Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van de modelagenda van het crisisoverleg. De personeelsdesk houdt de presentielijst bij. De Coördinator Crisisteam is verantwoordelijk voor het invullen van het Sitrap. En alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van een persoonlijk werkblad logboek. Zie bijlage 3.6. voor alle standaard formulieren in de invulinstructies hiervan.


Directeur GGD besluit opschaling

Coördinator stelt crisisteam in

Coördinator houdt eerste vergadering crisisteam


Crisisteam maakt inschatting benodigde processen

Crisisteam richt personeelsdesk in

Coördinator informeert Directeur GGD

Coördinator informeert GHOR, gemeente, etc Figuur: proces uitvoering

Processen worden opgestart


2.B.4. Fase van afschaling In deze fase vindt normalisering plaats van de inzet van personen en middelen, maar ook nabespreking en evaluatie. Ook nazorg op psychologisch gebied voor personeel wordt tot deze fase gerekend. 2.B.4.1. Bepaling beëindiging/afschaling Het einde van de ramp of crisis wordt bepaald voor de Coördinator Crisisteam. Hij adviseert de Directeur GGD over het moment van afschaling. De directeur GGD neemt het uiteindelijke besluit tot afschaling. 2.B.4.2. Debriefing Als het einde van de ramp of crisis is afgekondigd, dient er een debriefing plaats te vinden. Alle medewerkers worden hiervoor uitgenodigd. Tevens wordt er gelegenheid geboden tot het uitwisselen van ervaringen. De Coördinator Crisisteam is hiervoor verantwoordelijk. 2.B.4.3. Posttraumatische begeleiding van ingezet GGD personeel Medewerkers kunnen behoefte hebben aan opvang en begeleiding. Dit is mogelijk via de vertrouwenspersoon of de bedrijfsarts van de GGD. 2.B.4.4. Evaluatie Van elke ramp of crisis kan worden geleerd. Een goede en zorgvuldige evaluatie enige tijd na de ramp biedt hiervoor een goede kans. Aan de hand van rapportages van de procesleiders en de Coördinator Crisisteam kan de evaluatie plaatsvinden. Na de crisis stelt de Directeur GGD een evaluator in. Deze kan betrokken worden van de afdeling Epidemiologie. De evaluator start de procesevaluatie door het uitreiken van evaluatieformulieren (papier/digitaal). Hiervoor is een standaard evaluatiemethodiek beschikbaar via het RIVM. In bijlage 3.8 is een standaard evaluatieformulier opgenomen. Ook de logboeken en overige registratiematerialen worden verzameld voor de eindevaluatie van de inzet. De evaluator rapporteert na de evaluatie terug aan de Directeur GGD. Crisisteam maakt plan voor afschaling

Coördinator adviseert directeur GGD over afschaling

Directeur GGD besluit afschaling

Directeur GGD stelt evaluator in

Crisisteam informeert procesleiders

Coördinator start afschaling

Evaluator start evaluatie

Crisisteam start debriefing

Coördinator informeert GHOR, gemeente, etc

Evaluator verzamelt evaluatiemateriaal

Figuur: proces afschaling


Bijlage 3.1. Taken en bevoegdheden Ten behoeve van de ramp of crisis wordt het crisisteam GGD opgeroepen. De functionarissen die hierin participeren doen dit vanuit hun eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De Coördinator Crisisteam GGD stemt af met de Directeur GGD en heeft contact met de GHOR organisatie (indien opgeschaald). Het crisisteam coördineert de opgeschaalde GGD processen. Op de werkvloer worden de activiteiten verricht conform de normale verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Burgemeester (College van B&W)  De burgemeester is verantwoordelijk voor de rampenbestrijding en crisisbeheersing in zijn of haar gemeente.  Bij een infectieziektecrisis is de burgemeester verantwoordelijk voor de bestrijding. Vanuit de Gemeentewet is hij of zij tevens verantwoordelijk voor de openbare orde. In het voorstel Wet veiligheidsregio’s zal de verantwoordelijkheid bij bovenregionale infectieziektecrises naar een hoger bestuursorgaan overgaan waarbij de lokale verantwoordelijkheid overeind blijft. De voorzitter van de veiligheidsregio is dan eindverantwoordelijk. Regionaal Geneeskundige Functionaris (in de nieuwe wet op de veiligheidsregio Directeur GHOR)  De RGF is verantwoordelijk voor de regie en coördinatie van de keten. Directeur GGD (zie bijlage 3.5.1.)  Verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van de GGD taken in de opgeschaalde situatie.  Verantwoordelijk voor het nemen van de beslissing het GROP formeel in werking te stellen (op advies van de Coördinator Crisisteam).  Op advies van Coördinator Crisisteam formeel opdracht geven tot afschaling.  Verantwoordelijk voor het instellen van een evaluator voor evaluatie crisis. Coördinator Crisisteam (zie bijlage 3.5.2.)  Verantwoordelijk voor de uitvoering van het GROP en interne afstemming werkprocessen.  Coördineert op- en afschaling van de GGD processen.  Bepaalt samen met de procesleider de personele inzet.  Is aanspreekpunt voor de GHOR, gemeenten en evt. andere GGD’en. Procesleider IZB, MMK, GOR of PSH (zie bijlage 3.5.3.)  Inschatting maken samen met Coördinator Crisisteam omvang crisis, benodigd extra personeel en benodigde middelen.  (Medisch) inhoudelijk verantwoordelijk voor interne en externe communicatie, advisering en voorlichting.  Draagt zorg voor processpecifieke werkzaamheden. Communicatie ondersteuner (zie bijlage 3.5.4.) Interne communicatie:  Zorg dragen dat alle GGD medewerkers op de hoogte zijn van actuele situatie ramp of crisis. Externe communicatie:  Managen informatiestromen met pers, zorgprofessionals en publiek.  Verantwoordelijk voor de uitvoering van de toebedeelde taken. Facilitaire ondersteuner (zie bijlage 3.5.5.)  Zorgt voor verbindingsmiddelen als de telefoonlijn(en) met telefoonnummer(s), inloggen systemen, smartboard, fax, computers / beeldschermen, radio en tv., beamer e.d.


 

Zorgt dat storingen worden opgelost. Verantwoordelijk voor de uitvoering van de hem / haar toebedeelde taken.

Personeelsdesk ondersteuner (zie bijlage 3.5.6.)  Oproepen personeel.  Inrichten en beheren personeelsdesk.  Regelt catering.  Verantwoordelijk voor de uitvoering van de toebedeelde taken. Secretariële ondersteuner (zie bijlage 3.5.7.)  Secretariële ondersteuning.  Logistieke ondersteuning.  Verantwoordelijk voor de uitvoering van de toebedeelde administratieve en / of andere taken. GGD medewerkers  Zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van hen toebedeelde taken. Dit zijn zoveel mogelijk de reguliere taken.  Zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van het medisch inhoudelijk handelen tijdens een crisis of ramp.


Bijlage 3.2. Tabel rolverdeling medewerkers Rol

Medewerkers

Directeur GGD

Directeur:

Coördinator Crisisteam

Afdelingsmanager:

Procesleider MMK

Arts: 2e lijn MMK GGD Rotterdam Rijnmond

Procesleider IZB

Dienstdoend arts IZB:

Procesleider GOR

Epidemioloog:

Procesleider PSH

Afdeling OGGZ:

Communicatie

Medewerker:

Personeelsdesk

Secretariaat:

Facilitaire ondersteuning

ICT-GGD:

Secretariële ondersteuning

Secretariaat:


Bijlage 3.3. Opschalingstructuur GRIP procedure De rampenbestrijding in Nederland is georganiseerd aan de hand van een GRIP structuur. GRIP (Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijding Procedure) kent 5 niveaus van opschaling. GRIP 0 Normale dagelijkse monodisciplinaire hulpverlening. Betreffende: politie, brandweer, GHOR (ambulancedienst, GGD, huisartsen, ziekenhuizen, et cetera) en gemeenten. De coördinatie verloopt via de eigen kolom. GRIP 1 Bronbestrijding. Op de plaats van het incident vindt multidisciplinaire afstemming plaats in het COPI (Commando Plaats Incident). GRIP 2 Bron- en effectbestrijding. Naast het COPI is er ook een operationeel team (OT) gevormd dat zich bezig houdt met de effectbestrijding. GRIP 3 Er is sprake van een bedreiging van het welzijn van (grote delen) de bevolking. Er wordt naast een operationeel team ook een gemeentelijk beleidsteam (GBT) geformeerd. GRIP 4 De calamiteit is gemeentegrensoverschrijdend. Eventueel is er sprake van schaarste. Er is een regionaal beleidsteam (RBT) dat onder leiding staat van een coördinerend bestuurder. Er is wellicht sprake van een landelijk probleem waardoor landelijke afstemming moet plaatsvinden. Conform: Referentiekader GRIP, juli 2006 Opschaling van de GGD in de GRIP structuur Conform de GRIP structuur wordt tijdens opschaling een regionaal beleidsteam (RBT) en een regionaal operationeel team (ROT) geformeerd. Binnen deze organisatiestructuur heeft de (coördinerend) burgermeester het opperbevel over de brandweer, politie, gemeente en GHOR. Binnen deze setting is de Regionaal Geneeskundig Functionaris (RGF) belast met de regionale leiding en coördinatie van de geneeskundige keten, de multidisciplinaire afstemming met brandweer en politie en de bestuurlijke advisering. De GGD is inhoudelijk verantwoordelijk voor de uitvoering van de eigen taken en verantwoordelijkheden in haar werkgebied. Tijdens een crisis zit de RGF in het Beleidsteam (BT) namens de gehele witte kolom, de multidisciplinaire inhoudelijke advisering loopt via het Regionaal Operationeel team (ROT) en de operationeel leider (OL). De arts Infectieziektebestrijding (AIZB), de (gezondheidkundig/geneeskundig) adviseur gevaarlijke stoffen (GAGS en AGS2) zijn adviseur van het ROT. De arts Infectieziektebestrijding is inhoudelijk adviseur van de GGD directeur/RGF en burgemeester. De coördinator Crisisteam GGD coördineert de GGD processen die tijdens een specifieke ramp of crisis worden ingezet. Hij kan hiervoor een beroep doen op zijn crisisteam. De samenstelling van dit crisisteam kan afhankelijk zijn van het type ramp of crisis, maar omvat altijd ten minste de procesleider van het ‘leidende proces’, zoals IZB, MMK, GOR of PSH. De coördinator Crisisteam houdt overzicht over het gehele taakgebied van de GGD en is het aanspreekpunt voor organisaties buiten de GGD, zoals de gemeente en de GHOR.

2

AGS: Adviseur Gevaarlijke Stoffen van de Brandweer


RBT Coördinerend Burgemeester Korpschef

RBC

RGF

GBT Burgemeester Korpschef

RBC

RGF

Directeur GGD

ROT Crisisteam GGD

Operationeel Leider HSP

HSB

HsHGOR

Coördinator Crisisteam GGD Ondersteuning

COPI Coördinerend Burgemeester OVDP

OVDB

OVDG PSH

IZB

MMK

Afbeelding GGD structuur naast GRIP NB: Indien sprake is van een GHOR inzet, kan de coördinator Crisisteam GGD contact onderhouden met het HsGHOR of hoofd Actiecentrum GHOR. Eventueel kan een koppeling gemaakt worden met of integratie plaatsvinden van dit actiecentrum en het crisisteam of met het actiecentrum van de GGD. Opschaling van de GGD zonder GRIP structuur De GGD kan ook zelfstandig opschalen. Hiervan kan sprake zijn bij een situatie die niet leidt tot GRIP opschaling of inzet van de GHOR, maar die een groot beroep doet op de activiteiten van de GGD. In dat geval schaalt de GGD eigenhandig op en treedt het Crisisteam GGD in werking.

GOR


Bijlage 3.4.1. Uitgangspunten Infectieziektebestrijding binnen de GGD Zuid-Holland Zuid Opschaling als gevolg van een infectieziektecrisis betekent dat:  Op landelijk niveau het bestrijdingsbeleid wordt bepaald of aangepast.  Een landelijke aansturing van maatregelen en interventies wordt nagestreefd.  Maatregelen zoals communicatie naar de bevolking op landelijk niveau wordt uitgevoerd.  Op regionaal niveau uitvoering van de maatregelen onder de regionale coördinatie plaatsvindt en op basis van een risico-inventarisatie in meer of mindere mate extra investeringen noodzakelijk worden geacht (bijvoorbeeld: als in een regio specifieke infectieziekterisico’s bestaan zoals een grote concentratie pluimveebedrijven of zeeen/of luchthavens).  De Arts Infectieziektebestrijding inhoudelijk adviseur is van de GGD Directeur/RGF en van de burgemeester op het gebied van infectieziektebestrijding (Wet PG). Voor de invulling van deze taak dienen goede afspraken te worden gemaakt m.b.t. de samenhang tussen de opschalingsstructuur van de GGD en GHOR. (Inter)nationale crisisstructuur Als er sprake is van een internationale infectieziektedreiging gelden de International Health Regulations (IHR). Er moet in die gevallen internationale communicatie en afstemming plaatsvinden met het European Center of Disease Control (ECDC) en de World Health Organisation (WHO). Het Centrum voor Infectieziektebestrijding (CIb) is het focal point voor deze internationale afstemming. Voor ziekten die de gehele wereld bedreigen heeft de WHO een centrale en coördinerende rol in samenwerking met het ECDC. In de dagelijkse praktijk van de infectieziektebestrijding is de GGD het uitvoerende orgaan. De GGD laat zich bij die taak ondersteunen door de richtlijnen van de Landelijke Coördinatie Infectieziektebestrijding (LCI), onderdeel van het Centrum infectieziektebestrijding (CIb). De samenwerkingspartners daarbij zijn huisartsen, laboratoria en ziekenhuizen. Bij een groter (regio-overschrijdend) infectieziekteprobleem of internationale dreiging roept de LCI het Outbreak Management Team (OMT) bijeen. Het OMT bestaat uit vaste leden en wordt aangevuld met specifieke deskundigen. Het OMT adviseert de Minister van Volksgezondheid welke bestrijdingsstrategie te volgen via het Bestuurlijk Afstemmingsoverleg (BAO). Het BAO toetst het inhoudelijke advies op bestuurlijke haalbaarheid en logistieke uitvoerbaarheid en stelt uiteindelijk het bestrijdingsbeleid vast. Het CIb vertaalt vervolgens de maatregelen naar de professionals in de praktijk. Landelijke aansturing In het geval van een dreiging van een internationale of regio-overschrijdende infectieziektecrisis staan landelijke aansturing en interdepartementale afstemming centraal. Het CIb stuurt de regionale GGD’en inhoudelijk aan op basis van het door het OMT vastgestelde bestrijdingsbeleid. Tevens wordt op landelijk niveau een Interdepartementaal Beleidsteam (IBT) geformeerd, dat op basis van het advies van het OMT/BAO kan besluiten tot nationale crisiscoördinatie. Landelijke uitvoering In het geval van een (dreigende) infectieziektecrisis is voorlichting aan de bevolking in het kader van onrustbeheersing in een vroeg stadium aan de orde. Op basis van besluitvorming binnen het OMT/BAO is het Ministerie van VWS leidend.


Regionale uitvoering De infectieziektebestrijding zoals uitgevoerd door de GGD kent geen vaste opschalingsstructuur. De GGD werkt vanuit de dagelijkse routine en een uitgebreidere infectieziekteproblematiek zal meer (en andere) inzet vragen van de medewerkers van de afdeling infectieziektebestrijding. Hiervoor dient gebruik gemaakt te worden van het “Regionaal operationeel draaiboek infectieziektecrises”. Indien de werkzaamheden dusdanige omvang aannemen dat de afdeling dit zelfstandig niet meer kan verwerken, dient het GROP ingesteld te worden via de Coördinator Crisisteam voor ondersteuning van de afdeling. Als de problematiek de grenzen van een GGD regio overschrijdt, kan inzet van meer gemeentelijke diensten en van andere GGD’en nodig zijn. Bij landelijke problemen of dreigingen is er dan in toenemende mate behoefte aan procesmatige ondersteuning vanuit de GHOR. Idealiter zou de bestrijding van een (grootschalige) infectieziektecrisis moeten plaatsvinden op regionaal niveau volgens de organisatiestructuur van de rampenbestrijding. Inzet kan hierin afhankelijk van de aard en omvang van het incident verlopen volgens de GRIP. Infectieziekterampen ontwikkelen zich relatief langzaam in de loop van dagen tot weken. De GRIP (zie bijlage 3.3.) is daarentegen gebaseerd op zich snel ontwikkelende crisistypen. In de praktijk is gebleken dat de GRIP minder geschikt is voor opschaling bij infectieziektecrises en soms kan leiden tot bestuurlijk ingewikkelde situaties. In het Convenant Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Zuid-Holland Zuid en GGD Zuid-Holland Zuid van januari 2009 is de inhoudelijke afbakening van taken vastgelegd tussen de GHOR en de GGD voor elk van deelprocessen in de geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen.


Bijlage 3.4.2. Uitgangspunten van Medische Milieukunde binnen de GGD Zuid-Holland Zuid Opschaling als gevolg van een medisch milieukundige ramp betekent dat: Regionaal of lokaal maatregelen moeten worden genomen. Bestrijdingsbeleid bepaald moet worden. Een landelijke aansturing van maatregelen en interventies kan worden nagestreefd. Bepalen bestrijdingsbeleid Internationaal zijn er bilaterale verdragen met België en Duitsland over de bestrijding van kernongevallen. Daarin staan onder andere afspraken over informatie-uitwisseling en afstemming van maatregelen. Ook is er een richtlijn van de Europese Unie en zijn er twee verdragen van het internationale atoomagentschap (IAEA) in Wenen over vroegtijdige alarmering bij kernongevallen. Bij een ramp met chemicaliën geldt een overeenkomst van de Economische commissie voor Europa van de Verenigde Naties (Unece) voor waarschuwing en advisering. Ook zijn er grensoverschrijdend verschillende nadere afspraken vastgelegd op provinciaal, regionaal en gemeentelijk niveau in protocollen over alarmering, in formatievoorziening en burenhulp. Binnen Nederland adviseert het BOT-mi (beleidsondersteunend team Milieu-incidenten) tijdens chemische calamiteiten het lokale, regionale of nationale bevoegde gezag (veelal crisisteams) en/of regionale hulpverleningsorganisaties over de mogelijk te nemen beschermingsmaatregelen op het gebied van (aquatisch) milieu, volksgezondheid en voedselveiligheid. Het BOT-mi is een samenwerkingsverband op rijksniveau. Het team bestaat uit medewerkers van zes ministeries en daaraan verbonden deskundigeninstituten (website brandweerkennisnet). Landelijke aansturing Bij milieuongevallen zoals grote branden, transportongevallen en lekkages waarbij schadelijke stoffen of grootschalige stankgolven vrijkomen, wordt de Milieu Ongevallen Dienst (MOD) ingeschakeld. Een MOD inzet gebeurt op verzoek van een lokale hulpdienst zoals de brandweer, en in opdracht van het ministerie van VROM. Bij omvangrijke crises kan de nationale overheid de coördinatie overnemen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een grote kernramp. In dat geval is de minister van VROM verantwoordelijk voor de aanpak van de bestrijding. Raakt een ramp of crisis meerdere ministeries, dan worden de activiteiten gecoördineerd in een interdepartementaal beleidsteam (IBT) of ministerieel beleidsteam (MBT) In het IBT stemmen hoge ambtenaren onderling de maatregelen af, in het MBT doen ministers de afstemming. Bij rampen en crises worden overheden bijgestaan door adviesteams. Hierin zitten experts van verschillende onderzoeksinstituten en adviesorganen zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), het KNMI, de Voedsel- en Warenautoriteit (VWA), toxicologen, stralingsdeskundigen en laboratoria. Zo heeft VROM o.a. het BOT-mi ingesteld. Zij geven een integraal advies (op grond van de adviezen van alle experts). De BOT-mi wordt bij milieu-incidenten via VROM ingeschakeld en aangestuurd (website VROM). Regionale uitvoering Chemische Incidenten zijn vaak lokaal. In geval van ongevallen en rampen waarbij gevaarlijke stoffen betrokken zijn, beoordeelt de Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen (GAGS) of er gezondheidsschade op kan treden, zowel op de korte als lange termijn. De GAGS heeft piketdienst en kan door de GHOR opgeroepen worden in geval van een ramp. De GAGS of het ROT/GBT kan een beroep doen op de kennis van het MOD en/of het Nationaal Vergiftigingen Informatie Centrum (NVIC) van het RIVM raadplegen. In de regio Zuid-Holland Zuid werken op de afdeling Medische Milieukunde (MMK) 1 arts voor het buitenmilieu en 1-2 verpleegkundigen voor het binnenmilieu. Als de GGD wordt


geraadpleegd en de arts MMK is niet aanwezig of niet te bereiken, dan kan de GGD Rotterdam geraadpleegd worden. Dit geldt voor de reguliere situatie. Tijdens een grootschalige ramp/calamiteit wordt altijd een beroep gedaan op de GAGS van de GHOR. De arts van de GGD Zuid-Holland Zuid is niet betrokken bij de GHOR als GAGS. Na de acute fase kan de nafase worden overgenomen door de afdeling MMK van de GGD Zuid-Holland Zuid. Hiervoor dient een goede overdracht plaats te vinden van de GAGS naar de arts MMK. De afdeling MMK is klein en zal dus sneller een beroep moeten doen op andere GGD medewerkers. De arts MMK informeert daartoe de crisiscoördinator, die tot opschaling kan besluiten in overleg met de directeur GGD (zie criteria voor alarmering). Is daarbij psychosociale hulpverlening vereist, dan zal de aansturing van dit interventieteam natuurlijk door de procesleider PSH worden opgenomen. In het Convenant Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Zuid-Holland Zuid en GGD Zuid-Holland Zuid van januari 2009 is de inhoudelijke afbakening van taken vastgelegd tussen de GHOR en de GGD voor elk van deelprocessen in de geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen.


Bijlage 3.4.3. Uitgangspunten Gezondheidsonderzoek bij Rampen (GOR) binnen de GGD Zuid-Holland Zuid Nederland heeft verschillende rampen meegemaakt. Bij een aantal van deze rampen is als onderdeel van de nazorg onderzoek verricht naar de gevolgen voor de gezondheid van getroffenen. Deze onderzoeken leveren belangrijke informatie op over de gevolgen van de ramp: om keuzes te maken bij de opzet van nazorg of om te adviseren over de individuele behandeling van getroffen, om duidelijk te verkrijgen over de betekenis voor de volksgezondheid, en/of getroffenen zijn blootgesteld en om maatschappelijke onrust te adresseren (zoals bij mogelijke blootstelling, evacuatie en onduidelijkheid in de media). Echt grote rampen komen gelukkig niet veel voor in Nederland. Om de ervaring en kennis te behouden is er voor gekozen om de kennis over gezondheidsonderzoek landelijk te borgen en de regie te voeren over het ontwikkelen van landelijke handreikingen hiervoor. Het Centrum voor Gezondheid en Milieu is onderdeel van het RIVM en heeft bij een ramp als taak het adviseren over gezondheidsonderzoek en ondersteuning bij de uitvoering daarvan. Het openbaar bestuur kan bij het Centrum voor Gezondheid en Milieu (voorheen CGOR) om advies vragen tijdens een ramp over het nut en de noodzaak van een gezondheidsonderzoek (zie handreiking). Binnen 24 uur na het verzoek om advies, wordt er advies gegeven over het eerste acute onderzoek waarin de nadruk ligt op het verzamelen van gegevens die anders verloren zouden gaan, waarbij minimale belasting van de getroffenen een belangrijk uitgangspunt is. Bepalen beleid De kennis en ervaring die tot nu toe is opgedaan met gezondheidsonderzoek is gebundeld in een handreiking “Gezondheidsonderzoek na rampen”. De vraag over het wel of niet uitvoeren van het gezondheidsbeleid hoort op de agenda van het gemeentelijke of regionale Beleidsteam. Het bevoegd gezag besluit over het al dan niet uitvoeren van gezondheidsonderzoek en laat zich daarbij adviseren door eigen deskundigen (GGD, GHOR, eigen ministeries), eventueel aangevuld met een advies van de expertgroep van het Centrum Gezondheid en Milieu (voorheen CGOR), die bestaat uit deskundige met brede kennis en ervaring op het gebied van gezondheidsonderzoek en nazorg bij rampen. Landelijke aansturing Raakt een ramp of crisis meerdere ministeries, dan worden de activiteiten gecoördineerd in een interdepartementaal beleidsteam (IBT) of ministerieel beleidsteam (MBT). In het IBT stemmen hoge ambtenaren onderling de maatregelen af, in het MBT doen ministers hetzelfde. In het IBT of MBT wordt dan het besluit genomen tot het inzetten van gezondheidsonderzoek. Regionale uitvoering Goede registratie van burger/slachtoffergegevens is essentieel. In de acute fase van een ramp of crisis vindt registratie van slachtoffergegevens plaats door de GHOR (aantal gewonden, aard van de verwondingen, opnames in ziekenhuizen). Na de acute fase kan gezondheidsonderzoek door de GGD, afdeling Epidemiologie plaatsvinden. Deze overdracht van coördinatie dient in goede afstemming tussen GHOR (procesleider) en GGD (Coördinator Crisisteam) te gebeuren. Conform de wet is de directeur van de GGD verantwoordelijk voor het coördineren van uitvoerende taken vanaf de nafase en verantwoordelijk voor gezondheidsonderzoek en monitoring (collectief, niet individueel). De registratie van de GGD betreft gegevens die voortkomen uit de GGD processen, zoals welke burgers gevaccineerd zijn, welke medicatie is verstrekt, etc. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de procesleider GOR. Als tijdens een opgeschaalde situatie van het GHOR het besluit valt om een bevolkingsonderzoek te starten, adviseert de GHOR het bestuur hierover. De opstart gebeurt in nauw overleg met de GGD. De GGD treedt in principe op als hoofdaannemer, voor zover het haar verzorgingsgebied betreft. Zij is proces-verantwoordelijk en draagt


zorg voor een voldoende preparatie en voor een uitvoerings- en projectorganisatie voor het bevolkingsonderzoek. Als landelijke partijen (CGOR/RIVM, Expertgroep) ook betrokken worden bij een bevolkingsonderzoek, blijft de GGD verantwoordelijk voor de lokale coördinatie en afstemming. Bij een bevolkingsonderzoek wordt een projectstructuur ingesteld, waarvan de GHOR deel kan uitmaken (uit: Convenant Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Zuid-Holland Zuid en GGD ZuidHolland Zuid, januari 2009). Het is van belang dat al in een vroeg stadium de voorbereidingen voor het onderzoek kunnen worden opgestart. Er wordt zo veel mogelijk getracht gezondheidsonderzoek plaats te laten vinden door middel van webbased vragenlijsten. Indien dit (nog) niet mogelijk is, kan het gezondheidsonderzoek op locatie plaatsvinden. Zie hiervoor de locatielijst uit het draaiboek Grootschalige vaccinatiecampagne. Voor het uitvoeren van gezondheidsonderzoek wordt het volgende actieplan gebruikt: Actieplan voor gezondheidsonderzoek vanuit GGD-ZHZ bij rampen Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: Stap 5: Stap 6: Stap 7:

Stap 8:

Stap 9: Stap 10: Stap 11: Stap 12: Stap Stap Stap Stap

13: 14: 15: 16:

Opdracht van Directeur GGD/GHOR via crisiscoördinator (=MT lid) om advies aan te vragen bij RIVM om een onderzoek te starten. Doorgeven aan procesleider GOR. Wat is er aan de hand: soort ramp, aantal slachtoffers etc.  informatie komt van crisiscoördinator tijdens het 1e crisisoverleg met crisisteam. RIVM loket Centrum Gezondheid en Milieu bellen voor advies. Contactgegevens zie hieronder. Doel onderzoek bepalen: oorzaak achterhalen of monitoring en bepaling snel of minder snel onderzoek. Draaiboek Eerste gezondheidsonderzoek na rampen van RIVM (indien binnen 5 dagen uitvoering onderzoek). Afstemming met GAGS over blootstelling schadelijke stoffen d.m.v. meten bloed/urine. Eerste versie vragenlijst maken. O.a.: NAW gegevens, gevolgen voor slachtoffers, ervaring met hulpverlening. Zie voorbeelden op GGD T schijf: o.a. epi/rampen en crises en het RIVM rapport, vragenlijsten waarin 50 standaardvragensets staan. Contactpersonen benaderen  meedenken inhoud vragenlijst, met name over de specifieke klachten - Brandweer - Politie - Ambulancedienst - Medisch milieudeskundige GGD RR of GGD ZHZ - GAGS GHOR Definitieve vragenlijst laten drukken door drukkerij. Bepalen hoe afname (thuis langsgaan, op school, ter plekke etc.). Indien nodig adressen uit GBA registratie halen door databeheer via GBA contactpersoon in de gemeente(n). Minder dan 500 vragenlijsten: zelf printen/vouwen/verzenden. Meer dan 500: uitbesteden. Vragenlijsten afnemen/verzenden. Vragenlijsten verwerken (liefst webbased), analyse en rapportage. Terugkoppeling aan GHOR. Communicatie verspreid info. Eventueel later proces evaluatieonderzoek en/of vervolgonderzoek bij slachtoffers.


Contactpersonen voor onderzoek bij rampen: Informatie op internet/computer: Contactgegevens RIVM: Adviezen van RIVM:


Bijlage 3.4.4. Uitgangspunten van de psychosociale hulpverlening (PSH) binnen de GGD Zuid-Holland Zuid Psychosociale Hulp bij Ongevallen en Rampen heeft als doel het bevorderen van het herstel van het psychisch evenwicht (zelfcontrole) van getroffenen (direct en indirect, zoals partners, vrienden, hulpverleners). De hulp bestaat uit het bieden van een steunende context:  Het bieden van een luisterend oor, steun en troost en openstaan voor directe praktische behoeften van getroffenen.  Het bieden van feitelijke en actuele informatie over de schokkende gebeurtenis.  Het mobiliseren van steun uit de eigen sociale omgeving.  Het faciliteren van hereniging met naasten en het bij elkaar houden van families.  Het geruststellen van getroffenen die normale stressreacties vertonen. Naast deze algemene steunende context bestaat psychosociale zorg uit:  Het bevorderen van het natuurlijk herstel en het gebruik van natuurlijke hulpbronnen.  Het signaleren van getroffenen die behoefte hebben aan acute psychische hulp.  Het zo nodig doorverwijzen en zo nodig behandelen van getroffenen die behoefte hebben aan acute psychische hulp. Psychosociale hulpverlening is een proces dat de GHOR opstart bij een grote ramp of crisis. In de nazorgfase is een taak weggelegd voor de GGD. De rol van de GGD bestaat hieruit dat zij een netwerk nazorg onderhoudt opdat instellingen, organisaties en individuele burgers die deel uitmaken van dat netwerk, paraat zijn als er een beroep op hen gedaan wordt om nazorg te leveren. Voor de GGD betekent dit dat wanneer de GHOR het proces PSHOR afschaalt, de GGD de regie en coördinatie van de PSHOR overneemt. Dit dient in goede afstemming tussen GHOR en GGD te gebeuren. Afbakening verantwoordelijkheden van de GGD en GHOR In de onderstaande tabel zijn de verantwoordelijkheden weergegeven: Verantwoordelijk

Coördinatie

Uitvoering

PSHOR Acuut

GHOR

GHOR

PSHOR in de nazorgfase

Gemeente (voor IAC, GGD opvanglocatie) GGD directeur

Slachtofferhulp, Maatsch.werk GGD, Slachtofferhulp, Maatsch.werk, gemeente, thuiszorg, Bureau Jeugdzorg, enz.

N.B. Vanuit het Informatie- en Adviescentrum (IAC) van de gemeente wordt de hele nazorgfase geregeld bij een ramp of crisis. PSHOR kan daar een onderdeel van uitmaken. De functie van de GGD is in de warme fase vastgelegd in de GHOR procedure PSHOR. Nadat de PSHOR is afgeschaald heeft de GGD een taak in de coördinatie van de psychosociale hulp in de nazorgfase. De specifieke deskundigheid van de GGD bij ongevallen en rampen is preventie en het contact met burgers in maatschappelijke organisaties. Zo heeft de GGD voeling met wat er speelt in de maatschappij door middel van contacten met scholen, consultatiebureaus, woningcorporaties etc. De GGD heeft een vangnetfunctie en heeft zodoende een belangrijke signaleringsfunctie ten aanzien van onrust en behoefte aan voorlichting en consultatie van specifieke groepen/mensen. Ook in de nazorgfase is dit van belang.


Bepalen beleid en landelijke richtlijnen Het te voeren (inhoudelijk) beleid in het proces Psychosociale Hulpverlening bij ongevallen en rampen (PSHOR) wordt in de warme fase door het Beleidsteam bepaald en uitgevoerd door het Kernteam PSHOR en het Psychosociaal opvang team (PSOT). Er zijn landelijke richtlijnen ontwikkeld zoals de multidisciplinaire richtlijn ‘vroegtijdige psychosociale interventies na rampen, terrorisme en andere schokkende gebeurtenissen’. Regionale uitvoering De regionale uitvoering van PSH is een samenspel tussen GHOR, GGD en andere partijen. De RGF is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de coördinatie van PSH en de directeur GGD is verantwoordelijk voor het coördineren van de nazorgfase na afschaling en overdracht door de GHOR. De GHOR regelt deze overdracht, waarbij overleg plaatsvindt met alle betrokken partijen (Careyn/Maatschappelijk werk, Slachtofferhulp Nederland en Rivas Zorggroep). Conform de wet is de directeur GGD verantwoordelijk voor het coördineren van uitvoerende taken in de nafase en verantwoordelijk voor gezondheidsonderzoek en monitoring (collectief, niet individueel). Om de overdracht van GHOR naar GGD soepel te laten verlopen na een ramp/calamiteit, vindt jaarlijks een overleg plaats vanuit de GHOR met de samenwerkende partijen, voor afstemming/bijstelling. E.e.a. is vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst PSHOR van 17 december 2009. Voor de organisatiestructuur PSH in de nafase is de werkwijze voor kleinschalige gebeurtenissen voor GGD’en bruikbaar (KIZ). De opschalingstructuur die door sommige GGD’en toegepast wordt voor kleinschalige incidenten waarbij de GGD een coördinerende rol heeft, kan afhankelijk van de omvang en soort van het incident ook toegepast worden in de nafase, als de PSHOR is afgeschaald. Wat betreft PSH is de scheidslijn tussen kleinschalig en grootschalig niet altijd even duidelijk, aangezien de aanleiding zelf “klein”kan zijn, terwijl de (psychosociale) impact groot is, waardoor toch een gecoördineerde inzet van verschillende diensten en organisaties nodig kan zijn. De coördinator van het crisisteam kan in zo’n geval besluiten om leden van het KIZ team in te zetten, met ondersteuning (secretarieel, personeelsdesk, facilitair). Zonodig met uitbreiding van nog aan te wijzen medewerkers van nog nader te bepalen afdelingen. Ook kan hij/zij besluiten om de procesleider PSH in te zetten i.p.v. de coördinator van het KIZ team. Andersom is ook mogelijk: een kleinschalig incident dat is opgenomen door het KIZ team, breidt zich uit. De volledige inzet van het KIZ team is niet meer voldoende. In dat geval zal de coördinator van het KIZ team de coördinator van het crisisteam informeren. De laatste kan besluiten tot uitbreiding met nog nader aan te wijzen medewerkers en zo nodig ondersteuning inzetten. De procesleider PSH zal dan de coördinatie overnemen.


Bijlage 3.5.1. Taakkaart Directeur GGD Functie

Directeur GGD

Uitvoering door

Directeur:

Kerntaken

  

Positionering

Verantwoordelijk voor Crisisteam GGD en interne organisatie

Werkzaamheden

     

Rapportage

Formeel besluit in werking stellen GROP Formeel besluit afschaling en instellen evaluator Voorbereiding en uitvoering GGD taken in opgeschaalde situatie.

Als RGF of op advies van Coördinator Crisisteam formeel opdracht geven tot in werking stellen GROP Afstemming situatie met Coördinator Crisisteam Eventueel consultatie procesleider voor inhoudelijk advies Eventueel opdracht geven voor GOR Op advies van Coördinator Crisisteam formeel opdracht geven tot afschaling Instellen evaluator voor evaluatie crisis.

Is op de hoogte van de inhoud van logboek en sitraps.


Bijlage 3.5.2. Taakkaart Coördinator Crisisteam Functie Uitvoering door

Coördinator Crisisteam Afdelingsmanager:

Kerntaak

Verantwoordelijk voor de uitvoering van het GROP en interne afstemming werkprocessen Coördineert op- en afschaling van de GGD processen Bepaalt samen met de procesleider de personele inzet Is aanspreekpunt voor de GHOR, gemeenten en evt. andere GGD’en.

Positionering

Geeft leiding aan het crisisteam, staat onder directe functionele leiding van de Directeur GGD.

Werkzaamheden

Fase van alarmering - Registratie binnenkomst melding op registratieformulier - Eventueel aanvullende informatie inwinnen bij rampenmelder of inhoudsdeskundigen - Eerste situatieschets maken - Advisering directeur GGD over opstarten GROP en opschaling. Fase van opschaling/voorbereiding - Oproepen benodigde leden crisisteam: betrokken procesleider, facilitair ondersteuner, secretarieel ondersteuner, communicatie, personeelsdesk - Coördinatiecentrum in laten richten (vergaderruimte 1.04) - Samen met betrokken procesleider inschatting maken benodigd extra personeel - Personeelsdesk in laten richten (kamer 2.20) - Regelt de toegang tot het gebouw buiten kantooruren, indien nodig (incl. uitschakeling alarm, eventueel met hulp van facilitaire ondersteuner) - Verzorgen aanwezigheid benodigde (operationele) draaiboeken. Fase van uitvoering/repressie - Coördinatie en interne afstemming betrokken GGD proces(sen) - Regelmatig organiseren crisisoverleg - Informeren directeur GGD stand van zaken - Contact onderhouden met GHOR, gemeente en evt. andere GGD’en. Fase van afschaling - Vaststellen einde ramp of crisis - Advisering directeur GGD over moment van afschaling - Aansturing en coördinatie - Debriefing - Posttraumatische begeleiding voor ingezet personeel - Evaluatie

Rapportage

Verantwoordelijk voor het invullen van het sitrap. Is op de hoogte van de inhoud van logboek.


Bijlage 3.5.3. Taakkaart Procesleider IZB, MMK, GOR of PSH Functie

Procesleider IZB, MMK, GOR of PSH

Uitvoering door

IZB: MMK: GOR: PSH:

Kerntaken

   

Inschatting maken samen met Coördinator Crisisteam omvang crisis, benodigd extra personeel en benodigde middelen (Medisch) inhoudelijk verantwoordelijk voor interne en externe communicatie, advisering en voorlichting Draagt zorg voor processpecifieke werkzaamheden Verantwoordelijk voor inhoudelijke uitvoering door en instructie van de medewerkers in de opgeschaalde situatie.

Positionering

Valt onder Coördinator Crisisteam.

Werkzaamheden



Inschatting maken omvang crisis samen met Coördinator Crisisteam en zo nodig advies geven over wel of niet opstarten GROP  Samen met Coördinator Crisisteam inschatting maken van benodigd extra personeel  Inschatting maken benodigde middelen/materialen/locaties  Verzorgen beschikbaarheid relevante (inhoudelijke) documenten, mappen en draaiboeken  (Medisch) inhoudelijk verantwoordelijk voor interne en externe communicatie, advisering en voorlichting  Onderhouden van de contacten met de achterliggende afdeling. Zorg dragen voor:  GOR:  Registratie burgers/slachtoffers en oproepen bevolking  Opzet en opstarten gezondheidsonderzoek  Verantwoordelijk voor evaluatie crisis.  PSH:  Coördineren PSH in de nazorgfase  Coördineren inzet KIZ team.  MMK:  Afstemming met GAGS/GHOR  Regie bij activiteiten in het kader van preventieve en collectieve bescherming: milieuonderzoek, risico-inschatting, bron- en contactonderzoek, bevolkingsonderzoek.  IZB:  Regie bij activiteiten in het kader van preventieve en collectieve bescherming: registratie, onderzoek, bron- en contactopsporing, inzetten van diagnostiek, vaccinatie of (chemo)profylaxe, afzondering (isolatie en quarantaine) en advisering hygiënemaatregelen  Inschatting risico’s op verdere verspreiding op lokaal niveau  Directe advisering aan burgemeester.

Rapportage

Rapporteert aan Coördinator Crisisteam en houdt het werkblad bij.


Bijlage 3.5.4. Taakkaart Communicatie ondersteuner

Functie

Ondersteuner Communicatie

Uitvoering door

Communicatiemedewerker:

Kerntaken

Interne communicatie:  Zorgen dat alle GGD medewerkers op de hoogte zijn van actuele situatie ramp of crisis. Externe communicatie: Managen informatiestromen met pers, zorgprofessionals en publiek - Verantwoordelijk voor de uitvoering van de toebedeelde taken.

Positionering


Werkzaamheden

Interne communicatie: Informeren GGD medewerkers (door middel van email, intranet of brief/flyer) en eventuele, externe medewerkers. Externe communicatie: Zorgen voor actueel persbericht en eventueel organiseren persconferentie Samen met inhoudsdeskundige informeren betrokken zorgprofessionals Informeren van de bevolking (b.v. via de gemeenten) Informatie op internet website up to date houden Regelen van opdrachten voor drukkerij.

Rapportage

Rapporteert aan Coördinator Crisisteam en houdt persoonlijk werkblad logboek bij.


Bijlage 3.5.5. Taakkaart Facilitaire ondersteuner Functie

Facilitaire ondersteuner

Uitvoering door

ICT-GGD:

Kerntaken

-

-

Zorgt voor verbindingsmiddelen als de telefoonlijn(en) met telefoonnummer(s), inloggen systemen, smartboard, fax, computers / beeldschermen, radio en tv., beamer e.d. Zorgt dat storingen opgelost worden Verantwoordelijk voor de uitvoering van de hem/haar toebedeelde taken.

Positionering


Werkzaamheden

-

Rapportage

Zorgt voor levering en aansluiting communicatiemiddelen in het crisiscentrum (vergaderruimte 1.04) + evt. software (computers, telefoons, smartboard, fax, tv). Dit dient werkzaam te zijn voor het eerste overleg van het crisisteam (zie 2.B.2.3.) Zorgt dat storingen met communicatiemiddelen zo snel mogelijk (binnen 1 uur) opgelost worden Zorgt voor instructie personeel, schriftelijk en mondeling betreffende de communicatiemiddelen Zo nodig in opdracht van de Coördinator Crisisteam (bepaalde zones van) het alarm uitschakelen.

Rapporteert aan Coördinator Crisisteam en houdt persoonlijk werkblad logboek bij.


Bijlage 3.5.6. Taakkaart Personeelsdesk Functie

Ondersteuner personeelsdesk

Uitvoering door

Secretariaat:

Kerntaken

Positionering Werkzaamheden

-

Oproepen personeel Inrichten en beheren personeelsdesk Regelt catering Verantwoordelijk voor de uitvoering van de toebedeelde taken.


-

Oproepen personeel (zie 2.B.2.4.) Stelt een lijst vanuit Decos samen van het benodigd personeel (intern/extern) in overleg met de Coördinator Crisisteam en procesleider - Oproepen benodigd intern/extern personeel volgens opgestelde lijst. Meldpunt personeel inrichten (zie 2.B.2.5.) - Eventueel gebruik maken van kamer 2.20 - Verzamelen taakkaarten en eventueel uit te reiken materialen voor verschillende, benodigde functies. Meldpunt personeel beheren (zie 2.B.3.2.) - Regelen inzet en aflossing van intern/extern personeel (maximaal 6 achtereenvolgende werkuren) - Uitreiken van taakkaarten - Registratie intern en extern personeel - Bereikbaarheid medewerkers vastleggen, ook in werktijd Regelen van catering voor het opgeroepen personeel.

-

-

-

Rapportage

Bijhouden van presentielijsten. Rapporteert aan Coördinator Crisisteam en houdt persoonlijk werkblad logboek bij.


Bijlage 3.5.7. Taakkaart Secretariële ondersteuner Functie

Secretariële ondersteuner

Uitvoering door

Secretariaat:

Kerntaken

-

Positionering

Valt onder Coördinator Crisisteam

Werkzaamheden

-

-

Rapportage

Secretariële ondersteuning Logistieke ondersteuning Verantwoordelijk voor de uitvoering van de toebedeelde administratieve en/of andere taken.

Secretariële ondersteuning - Notuleren overleggen crisisteam en bijhouden actiepuntenlijst en zorg dragen voor de verspreiding ervan aan betrokkenen - Samen met Coördinator Crisisteam SITRAP schrijven - Verzamelen presentielijsten en werkbladen logboek - Bijhouden gemaakte kosten (drukkerijkosten, huur externe locaties, personeelskosten e.d.). Logistieke ondersteuning - Leveren en aanvullen administratieve benodigdheden (notitieblokken en schrijfgerei) in coördinatiecentrum en werkplekken - Verzorgen eventueel andere benodigde middelen, bijvoorbeeld herkenbare kleding - Regelen van de inzet van tolk/VETC’er, zo nodig.

Notuleren overleggen crisisteam, bijhouden actiepuntenlijst en zorg dragen voor de verspreiding ervan aan betrokkenen. Verzamelen presentielijsten en werkbladen logboek van alle medewerkers. Rapporteren aan coördinator crisisteam en bijhouden eigen werkblad.


Bijlage 3.6.1.1. Situatierapport - Instructie invullen Instructie invullen situatierapport Doel Het doel van dit formulier is het op gezette tijden en in chronologische volgorde verslag doen van de gebeurtenis. Deze situatierapportage (SITRAP) wordt door de coördinator van het crisisteam bijgehouden en dient voor besluitvorming. De Coördinator Crisisteam is verantwoordelijk voor het SITRAP en het wordt geschreven door de secretariële ondersteuner. De procesleiders en de ondersteunende diensten leveren de informatie voor het SITRAP. Een kopie van het formulier wordt opgenomen in de logboekbundel. Functie Het situatierapport geeft inzicht in de voortgang van de bestrijding van de crisis. Deze formulieren kunnen worden gebruikt bij een persbericht c.q. persconferentie en bij het samenstellen van het eindverslag en de evaluatie. In te vullen door Secretariële ondersteuner Coördinator Crisisteam is verantwoordelijk voor het SITRAP Procesleiders en ondersteuners leveren inhoudelijke informatie Invullen van het situatierapport Situatierapport [nr]: Volgnummer SITRAP, te beginnen bij 01. Onderwerp: Onderwerp SITRAP, bijvoorbeeld naamgeving voorval/crisis Aan: Aangeven aan wie het SITRAP wordt gericht. Datum: Van verzending van het SITRAP. Nummer: Volgnummer SITRAP, te beginnen bij 01. (zie boven) Periode: De periode waarover wordt gerapporteerd, b.v.: 08.00 – 10.00 uur. Status: Geverifieerd / niet geverifieerd Planning: Aangeven wanneer volgende SITRAP wordt verwacht, b.v. datum of indien nieuwe ontwikkelingen Classificatie: Openbaar / niet openbaar Voorval: op hoofdlijnen aangeven wat er heeft plaatsgevonden (type incident, grootte, locatie en risico’s).


Huidige situatie: over het gerapporteerde tijdstip. Wijzigingen ten opzichte van eerdere rapportages vermelden. Verwachte situatie (prognose): de hoofdlijnen van mogelijke ontwikkelingen in de gerapporteerde periode, zowel positief als negatief, voorts de situatie met betrekking tot de maatschappelijke onrust weergeven. Crisiscommunicatie Afspraken, verantwoordelijkheden en beschrijving uitvoering crisiscommunicatie Mediabeeld Beschrijving beeld/weergave media betreffende alle aspecten crisis, b.v. genomen maatregelen en berichtgeving Opschaling en coördinatie Beschrijving aanpak crisis, zowel lokaal, regionaal/provinciaal als landelijk (indien van toepassing). (Genomen) maatregelen Naar aanleiding van het gerapporteerde kunnen hier in steekwoorden, beslispunten worden geformuleerd voor aanpassingen besluitvorming, verbeterpunten, oplossingen e.d., eventueel gekoppeld aan prioriteiten.


Bijlage 3.6.1.2. Situatierapport – Formulier SITUATIERAPPORT [Nr] GGD ZUID-HOLLAND ZUID Internet adres: www.ggdzhz.nl E-mail: [email protected] Tel: +31 78 770 8500 Fax: +31 78 770 8501 Onderwerp Aan Datum Nummer Periode Status Planning Classificatie I 1.     2.  3.

: : : : : : : :

BEELD VAN DE SITUATIE Voorval Type incident Grootte incident (aantal slachtoffers/zieken en soort) Locatie Risico’s Huidige situatie Verwachte situatie (prognose)

 4. Crisiscommunicatie  5. Mediabeeld  II

CRISISORGANISATIE

6. Opschaling en coördinatie 6.1 Lokaal  6.2 Regionaal/Provinciaal  6.3 Nationaal  7. (Genomen) maatregelen 


Bijlage 3.6.2. Modelagenda crisisoverleg Start overleg – opstarten van het groepproces (KRoP) 1. Aanleiding overleg a. Reden en doel van het overleg 2. Kennismaking a. Naam en functie 3. Rolverdeling a. Wie is wat in het overleg i. Voorzitter ii. Inhoudsdeskundige iii. Notulist/logger 4. Procedureafspraken a. Telefoon gebruik b. BOB-methodiek c. Tijden, duur en wanneer overleg 1.

Integrale Beeldvorming 1. Samenvatting stand van zaken door voorzitter 2. Thematische aanvulling door teamleden a. Incident zelf b. Beeld ziektegevallen c. Voorlichting d. Planvorming

2.

Knelpunten en besluitvorming 1. Items benoemen voor gezamenlijke besluitvorming 2. Afspraken over voorlichting en woordvoering

3.

1. 2. 3. 4.

Actiepunten Check actielijst crisisoverleg Eventuele antwoorden op vragen van de directie (MT) Besluiten voor te leggen aan directie (MT) Check of relevante partijen aanwezig zijn (intern/extern) a. Epidemioloog b. Microbioloog c. Communicatie d. GHOR

4.

Vooruit kijken 1. Best- en worstcase scenario 2. Aflossing 3. Logistiek

5.

Vervolgafspraken 1. Overlegcyclus vaststellen

6.

1. 2. 3. 4.

Nafase Afschaling Vervolgafspraken Nazorg Evaluatie


Bijlage 3.6.3.1. Crisisteamverslag - Instructie invullen Instructie invullen crisisteamverslag Doel Het doel van dit crisisteamverslag is het vastleggen van een aparte bespreking tussen twee of meer leden van het crisisteam, waarvan het resultaat dient te worden vastgelegd t.b.v. de evaluatie en / of ter kennisname aan de andere teamleden. Functie In het crisisteam worden zeker in de aanloop veel besluiten genomen, ingekomen en uitgaande berichten gelezen en verzonden, besprekingen gehouden e.d. Om na afloop het werkproces op verantwoordelijke wijze te kunnen reconstrueren, worden boven genoemde zaken chronologisch opgeschreven op een logboekblad en opgeborgen in een logboekbundel dat wordt bijgehouden door de secretariële ondersteuner in opdracht van de coördinator. In te vullen door Secretariële ondersteuner Invullen van het crisisteamverslag Onderwerp: Het onderwerp of de reden van de bespreking die is gevoerd. Naam en functie: Van de opsteller. Datum en tijd: van het overleg / gesprek. Deelnemers: Diegenen die aan de bespreking hebben deelgenomen + functie. Ter kennisgeving aan: Namen van diegenen aan wie het verslag wordt gestuurd. Verslag van het overleg: De samenvatting van het overleg / gesprek kan kort worden vastgelegd. Wel dient te worden aangegeven als besluitvorming hierop noodzakelijk is. Maatregelen, opdrachten, afspraken: Beknopt weergeven welke de afgesproken acties zijn.


Bijlage 3.6.3.2. Crisisteamverslag - Formulier Onderwerp Naam

Functie

Datum

Tijd

Deelnemers (naam + functie) Ter kennisgeving aan Verslag van het overleg Maatregelen, opdrachten, afspraken


Bijlage 3.6.4.1. Actiepuntenlijst - Instructie invullen Instructie invullen actiepuntenlijst Doel Het doel van deze actiepuntenlijst is een overzicht te hebben van punten die in het crisisteamoverleg naar voren zijn gekomen ter besluitvorming c.q. uitvoering, met een eventueel daarbij horende deadline. Tevens kan aangegeven worden wat nog loopt of is afgesloten. Dit laatste is van belang bij aflossing. Functie Tijdens overleggen in het crisisteam worden veel besluiten genomen, welke tot actiepunten leiden. Deze actiepuntenlijst wordt, naast het crisisteamverslag, gebruikt bij de rapportage van een overleg van het crisisteam. Ook buiten het officiële crisisteamoverleg kunnen echter actiepunten ontstaan. In te vullen door Secretariële ondersteuner Bij te houden door Secretariële ondersteuner Invullen van de actiepuntenlijst Datum: Invullen op het moment dat de actiepuntenlijst wordt samengesteld (komt overeen met de datum van crisisteamoverleg, indien actiepunten tijdens overleg worden geformuleerd). Naam: Van de opsteller. Overgedragen aan: Aangeven wie de lijst overneemt en verder gaat met de registratie Volgnr.: Elke actiepuntenlijst begint met een actie met volgnr. 1. Er wordt doorgenummerd per dag. De daaropvolgende dag wordt een nieuw blad genomen, waarop de actiepuntenlijst weer met volgnr. 1 wordt gestart. Actie: Een beknopte, doch duidelijke omschrijving van de actie. Verantwoordelijke: Naam persoon welke verantwoordelijk is voor het afhandeling van de actie. Dit dient voor elke actie ingevuld te worden. Deadline: Datum en tijdstip waarvoor de actie afgerond dient te zijn. Dit dient voor elke actie ingevuld te worden. Afhandeling: Registratie of de actie is uitgevoerd. Vermeld hierbij de datum en het tijdstip. Afhandeling actie Afhandeling van een actie door de verantwoordelijke persoon dient, met vermelding van datum en tijdstip hiervan, gemeld te worden aan de secretariële ondersteuner.


Bijlage 3.6.4.2. Actiepuntenlijst – Formulier Datum Naam Volgnr. Actie

Overgedragen aan Verantwoor- Deadline delijke datum + tijd

Afhandeling datum + tijd


Bijlage 3.6.5.1. Werkblad logboek - Instructie invullen Instructie invullen werkblad Doel De bedoeling is, dat iedereen bij de uitoefening van zijn of haar taak een chronologisch overzicht van zijn of haar (deel)taken op werkbladen bijhoudt, zodat overdracht van taken mogelijk is en inzichtelijk is wat er tot dan toe heeft plaatsgevonden en wat nog afgehandeld moeten worden. De ingevulde werkbladen geven ook informatie voor evaluaties en situatierapporten. Functie Alle gegevens kunnen op het werkblad worden vermeld, niet alleen berichten, maar ook conclusies van onderling overleg, oplossingen van problemen, genomen maatregelen, enz. Ook het maken van situatierapporten wordt met behulp van deze gegevens eenvoudiger. Het bijhouden van werkbladen gaat per dag. In te vullen door Ondersteuners van Communicatie en Personeelsdesk, de leden van het crisisteam en het overige ingezette personeel. Invullen van het werkblad Datum: Op het moment dat het werkblad in gebruik wordt genomen. Naam en functie: Eigen gegevens. Overgedragen aan: Indien de taak door iemand anders wordt overgenomen en verder gaat met de registratie Korte inhoud: Houdt de verslaglegging kort en duidelijk. De originelen worden opgeslagen in de logboekbundel. Vermeld bij inkomende berichten van wie ze afkomstig zijn en bij uitgaande berichten voor wie ze zijn. Afhandeling: Hoe de opdracht is uitgevoerd, actie op het bericht is ondernomen enz. Vermeld hierbij de datum en het tijdstip. Beëindiging werkzaamheden Na beëindiging van de werkzaamheden worden de werkbladen overhandigd aan de secretariële ondersteuner om te worden opgenomen in het logboek.


Bijlage 3.6.5.2. Werkblad logboek - Formulier Datum Naam + functie

Overgedragen aan

Tijdregistratie Korte inhoud bericht, maatregel, opdracht enz.

Afhandeling datum + tijd


Bijlage 3.6.6.1. Presentielijst - Instructie invullen Instructie invullen presentielijst Doel Het doel is het inzichtelijk maken wie wanneer aanwezig is. Ook wordt vastgelegd als iemand vervangen is en door wie. Functie Met dit formulier worden de tijdstippen aangegeven van aankomst, aanwezigheid, aflossing en vertrek. In te vullen door Medewerkers Bij te houden door Personeelsdesk Invullen van de presentielijst Datum, tijd: Wordt ingevuld bij aanvang en afsluiting van de werkzaamheden. Tijdstip aankomst, aflos, vertrek: Op welk moment de medewerker zijn werkzaamheden start en afsluit, aflost of wordt afgelost. Beëindiging werkzaamheden Na beëindiging van de werkzaamheden worden de presentielijsten door de ondersteuner personeelsdesk opgehaald en overhandigd aan de secretariële ondersteuner om te worden opgenomen in het logboek.


Bijlage 3.6.6.2. Presentielijst - Formulier Datum + tijd aanvang presentielijst Datum + tijd afsluiting presentielijst Tijdstip Naam Aankomst

Functie

Tijdstip Aflos

Vertrek


Bijlage 3.7. Registratieformulier melding ramp/crisis Melder Naam Functie Telefoonnummer

:________________________________________________ :________________________________________________ :________________________________________________

Melding Tijdstip melding :________________________________________________ Plaats ramp/crisis :________________________________________________ Tijdstip ramp (indien mogelijk) :_____________________________________________ Soort ramp/crisis _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Bijzondere gevaren/risico’s _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Geschat aantal slachtoffers :_____________ Verwachte consequenties/inzet GGD _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

Criteria voor alarmering Coördinator Crisisteam

Binnen kantoortijden

Impact op de GGD organisatie Ja/nee - Voor het oppakken van het signaal is uitbreiding van de huidige structuur noodzakelijk? Ja/nee - Is er behoefte aan coördinatie van de processen? Ja/nee - Dienen meerdere GGD processen te worden opgestart waarbij coördinatie noodzakelijk is? Ja/nee - Is ondersteuning nodig vanuit de GGD, bijvoorbeeld voorlichting bevolking, oproepen bevolking, oproepen personeel, etc? Ja/nee - Is herprioriteren nodig van GGD taken? Benodigde personele capaciteit Ja/nee - Is er behoefte aan oproepen van GGD personeel? Ja/nee - Is er behoefte aan ondersteuning van andere organisaties, zoals GHOR, gemeente of aan andere GGD? Dienen andere organisaties te worden Ja/nee geïnformeerd, zoals gemeente, GHOR of andere GGD’en? Indien één van bovenstaande vragen met ja beantwoord  alarmering crisisteam

Buiten kantoortijden Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee Ja/nee

Ja/nee coördinator


Bijlage 3.8. Evaluatieformulier Uitgevoerde functie tijdens GROP (meerdere antwoorden mogelijk) O Directeur GGD O Coördinator Crisisteam O Procesleider O Communicatie onderst. O Facilitaire ondersteuner O Secretariele ondersteuner O Personeelsdesk onderst. O Medewerker Callcenter O ... O Anders, namelijk …………………………….. Inzicht in proces van opschaling Ik heb ertoe bijgedragen dat op het juiste moment werd opgeschaald O Voldoende O Ontwikkelpunt O Niet gedaan Ik ben goed op de hoogte van eigen procedures en bevoegdheden O Voldoende O Ontwikkelpunt O Niet gedaan Ik heb ertoe bijdragen dat andere partijen tijdig en in de juiste volgorde werden ingeschakeld O Voldoende O Ontwikkelpunt O Niet gedaan Ik kreeg voldoende ruimte voor inbreng van eigen informatie en adviezen O Voldoende O Ontwikkelpunt O Niet gedaan Kennis landelijke en regionale draaiboeken Ik was goed op de hoogte van het bestaan van de verschillende draaiboeken O Voldoende O Ontwikkelpunt O Niet gedaan Ik kon goed werken met de verschillende aanwezige draaiboeken O Voldoende O Ontwikkelpunt O Niet gedaan Scenario denken Ik kon een juiste inschatting maken over de ernst van de ramp/crisis O Voldoende O Ontwikkelpunt O Niet gedaan Ik kon goed vooruit denken over mogelijk gevolgen voor te nemen besluiten O Voldoende O Ontwikkelpunt O Niet gedaan Beoordeling crisisteam Ik wist wie de verschillende leden van het crisisteam waren O Voldoende O Ontwikkelpunt

O Niet gedaan

Ik vond dat het crisisteam duidelijke adviezen gaf O Voldoende O Ontwikkelpunt

O Niet gedaan

Ik vond dat het crisisteam tijdig adviesen gaf. O Voldoende O Ontwikkelpunt

O Niet gedaan

Overige opmerkingen: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… z.o.z.


Evaluatieformulier Dit evaluatieformulier is bedoeld voor de tijdens het GROP ingezette medewerkers. Het formulier bestaat uit een aantal onderdelen. Naast een eigen oordeel dat wordt gevraagd over uw eigen prestatie wordt u ook gevraagd een oordeel te geven over het crisisteam. Het is de bedoeling dat u bij het invullen van dit formulier terugblikt op de GEHELE periode van opschaling. Hoe dient de score ingevuld te worden? Voor elk onderdeel kan men een voldoende, ontwikkelpunt of niet gedaan scoren. Wanneer u bij een bepaald onderdeel van mening bent dat u over voldoende kennis en inzicht op dat gebied beschikte, scoort u een voldoende. Wanneer u bij een bepaald onderdeel van mening bent dat u wel enige kennis en inzicht had, maar dat deze niet volledig was of u zich op dat gebied enigszins onzeker voelde, scoort u een ontwikkelpunt. Wanneer u bij een bepaald onderdeel helemaal geen kennis of inzicht had of daar niet aan heeft gedacht tijdens de oefening, scoort u een niet gedaan. U krijgt dit formulier uitgereikt met het verzoek dit in te vullen en, binnen 2 weken, in te leveren bij de evaluator.


Bijlage 3.9. Adressen en telefoonnummers Landelijke instanties Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) Antonie van Leeuwenhoeklaan 9 3721 MA Bilthoven Postbus 1 3720 BA Bilthoven Tel: 030-2749111 Fax: 030-2742971 E-mail: [email protected] Centrum Infectieziektebestrijding Tel.: 030-2747000 Regionale instanties/hulpverlening GHOR Zuid-Holland Zuid Noordendijk 250 3311 RR Dordrecht Tel: 078-6480700 Fax: 078-6480701 Politie Zuid-Holland Zuid Tel: 0900-8844 Brandweer Zuid-Holland Zuid Tel: (tijdens kantooruren) Regionale Ambulance Voorziening Zuid-Holland Zuid Tel: (tijdens kantooruren) Meldkamer Zuid-Holland Zuid Tel: Rotterdam-Rijnmond (Veiligheidsregio) Tel: GAGS Bereikbaar via meldkamer Rotterdam-Rijnmond Rode Kruis Regionaal Servicecentrum Zuid West Karnemelkstraat 1a 4811 KJ Breda Tel: 076-5230030 [email protected] Slachtofferhulp Nederland, regio Zuidwest Westblaak 136 3012 KM ROTTERDAM 0900-0101 (lokaal tarief) Juridisch Loket Dordrecht Burg. De Raadtsingel 73 A 3311 JG Dordrecht 0900 8020


Kopieerwinkels Multi-post Nederland b.v. Pieter Zeemanweg 175 3316 GZ Dordrecht Tel: 078-6548222 [email protected] Multicopy Achterhakkers 22 3311 JA Dordrecht Tel: 078-6395050 [email protected] Gemeentes Alblasserdam Cortgene 2 2951 ED Alblasserdam Postbus 2 2950 AA Alblasserdam Tel: 078-6921200 Binnenmaas Sportlaan 22 3299 XG Maasdam Postbus 5455 3299 ZH Maasdam Tel: 078-6764433 [email protected] Cromstrijen Buttervliet 1 3281 LK Numansdorp Postbus 7400 3280 AE Numansdorp Tel: 0186-656100 Fax: 0186-654559 [email protected] Dordrecht Stadskantoor Spuiboulevard 300 3311 GR Dordrecht Postbus 8 3300 AA Dordrecht Tel: 078-6398989 Fax: 078-6398080 Giessenlanden Groeneweg 33 4223 ME Hoornaar Postbus 1 4223 ZG Hoornaar Tel: 0183-583838 Fax: 0183-581480 [email protected]


Gorinchem Stadhuisplein 1 4205 AZ Gorinchem Postbus 108 4200 AC Gorinchem Tel: 0183-659595 Fax: 0183-630540 [email protected] Graafstroom (De Waard) Melkwegplein 1 2971 VR Bleskensgraaf Postbus 5 2970 AA Bleskensgraaf Tel: 0184-805000 Fax: 0184-805499 Hardinxveld-Giessendam Raadhuisplein 1 3371 AS Hardinxveld-Giessendam Postbus 175 3370 AD Hardinxveld-Giessendam Tel: 0184-674444 Fax: 0184-674400 [email protected] Hendrik-Ido-Ambacht Weteringsingel 1 3342 AE Hendrik-Ido-Ambacht Postbus 34 3340 AA Hendrik-Ido-Ambacht Tel: 078-6843111 Fax: 078-6820093 [email protected] Korendijk Voorstraat 31 3265 BT Piershil Postbus 3708 3265 ZG Piershil Tel: 0186-697777 Fax : 0186-693446 [email protected] Leerdam Dokter Reilinghplein 1 4141 DA Leerdam Postbus 15 4140 AA Leerdam Tel: 0345-636363 Fax :0345-613643 [email protected]


Liesveld (De Waard) Melkwegplein 1 2971 VR Bleskensgraaf Postbus 5 2970 AA Bleskensgraaf Servicepunt Liesveld Voorstraat 88 2964 AL Groot-Ammers Tel: 0184-805000 Fax: 0184-805499 [email protected] Nieuw-Lekkerland (De Waard) Melkwegplein 1 2971 VR Bleskensgraaf Postbus 5 2970 AA Bleskensgraaf Servicepunt Nieuw-Lekkerland Raadhuisplein 1 2957 RK Nieuw-Lekkerland Tel: 0184-805000 Fax: 0184-805499 Oud-Beijerland W. van Vlietstraat 6 3262 GM Oud-Beijerland Postbus 2003 3260 EA Oud-Beijerland Tel: 0186-646566 Papendrecht Markt 22 3351 PB Papendrecht Postbus 11 3350 AA Papendrecht Tel: 14078 Sliedrecht Industrieweg 11 3361 HJ Sliedrecht Postbus 16 3360 AA Sliedrecht Tel: 0184-495900 Fax: 0184-412769 [email protected] Strijen Waleplein 2 3291 CZ Strijen Postbus 5881 3290 EA Strijen Tel: 078-6748200 Fax: 078-6748295 [email protected]


Zederik Prinses Marijkeweg 1 4231 BP Meerkerk Postbus 1 4230 BA Meerkerk Tel: 0183-356500 Fax: 0183-352802 Zwijndrecht Raadhuisplein 3 3331 BT Zwijndrecht Postbus 15 3330 AA Zwijndrecht Tel: 14078 Fax: 078-6206400 Catering BOOM Partyservice & Catering Dorpsweg 136 4223 NH Hoornaar Telefoonnummers: Algemeen: 0183-582000

Voor overige adressen zie sociale kaart/webteam.


Bijlage 3.10. Lijst met afkortingen Ac-GHOR AGS AIZB BAO BOT-mi BT CGOR CIb COM’er COPI CORT CRIB CTPI ECDC EHBO ERC GAGS GBA GBC GBT GGD GGD NL GGZ GHOR GMC GMK GOR GRIP GROP HAc HSB HS-GHOR HSP IAC IAEA IBT IHR IZB JGZ KNMI LB GHOR LCI LIS MBT MKA MKP MMK MOD NCC NRK NVC NVIC OM OMAC OMT

Actiecentrum GHOR Adviseur Gevaarlijke Stoffen Arts Infectieziektebestrijding Bestuurlijk Afstemmingsoverleg Beleidsondersteunend Team milieu-incidenten Beleidsteam Centrum voor Gezondheidsonderzoek bij Rampen Centrum Infectieziektebestrijding Regionaal consulent Commissie OGZ diagnostiek en microbiologie Commando Plaats Incident Commando Ramp Terrein Centraal Registratie en Informatie Bureau Coördinatie Team Plaats Incident European Centre for Disease prevention and Control Eerste Hulp Bij Ongelukken Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie Gezondheidskundig Adviseur Gevaarlijke Stoffen Gemeentelijke Basis Administratie Gemeentelijk Beleidscentrum Gemeentelijk Beleidsteam Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst GGD Nederland Geestelijke Gezondheidszorg Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Gemeenschappelijke Meld Centrale Gemeenschappelijke Meldkamer Gezondheidsonderzoek bij Rampen Gecoördineerde Regionale Incidenten Bestrijdingsprocedure GGD Rampen Opvangplan Hoofd Actiecentrum Hoofd Sectie Brandweer Hoofd Sectie GHOR Hoofd Sectie Politie Informatie Advies Centrum International Atomic Energy Agency Interdepartementaal Beleidsteam International Health Regulations Infectieziektebestrijding Jeugdgezondheidszorg (GGD afdeling) Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut Landelijk Bureau GHOR Landelijke Coördinatie Infectieziektebestrijding Laboratorium voor Infectieziekten en Screening Ministerieel Beleidsteam Meldkamer Ambulancezorg Meldkamer Politie Medische Milieukunde Milieu Ongevallen Dienst Nationaal Crisis Centrum Nederlandse Rode Kruis Nationaal Voorlichtingscentrum Nationaal Vergiftigingen Informatie Centrum Openbaar Ministerie Operationeel Medewerker Actiecentrum Outbreak Management Team


OT OTO OvDB OvDG OvDP OvJ PCC PG PSH PSHOR PSHI PSOT RAC’er RAV RBC RBT RCC RGF RIVM RNBC ROAZ ROC ROT SHN SMA VETC’er VROM VWA VWS WHO WPG Wtzi WVR

Operationeel Team Opleiding, Trainen en Oefenen Officier van Dienst Brandweer Officier van Dienst Geneeskundig Officier van Dienst Politie Officier van Justitie Provinciaal Coördinatie Centrum Publieke Gezondheid (beleidsdirectie VWS) Psychosociale Hulpverlening Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Psychosociale Hulpverlening bij Incidenten Psychosociaal opvang team Regionaal Arts Consulent Regionale Ambulance Voorziening Regionaal Brandweer Commandant Regionaal Beleidsteam Regionaal Coördinatie Centrum Regionaal Geneeskundig Functionaris Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu Radiologische- Nucleaire, Biologische- en Chemische Regionale Overleggen Acute Zorg Regionaal Operationeel Centrum Regionaal Operationeel Team Slachtofferhulp Nederland Sociaal Medische Advisering (GGD taak) Voorlichter Eigen Taal en Cultuur Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer Voedsel- en Warenautoriteit Volksgezondheid, Welzijn en Sport World Health Organisation Wet Publiek Gezondheid Wet toelating zorginstellingen Wet Veiligheidsregio’s

GGD Rampen Opvang Plan

Recommend Documents