Gemeenten en huisartsen: (nieuwe) partners in zorg Resultaten van casusbesprekingen tussen huisartsen en medewerkers in het sociale domein in regio Rivierenland
November 2013 Bianca Looise, adviseur eerstelijnszorg Stichting OOGG Daniëlle van den Hoogen, beleidsmedewerker Coöperatieve Huisartsenvereniging Rivierenland
Colofon Titel: Gemeenten en huisartsen: (nieuwe) partners in zorg. Resultaten van casusbesprekingen tussen huisartsen en medewerkers in het sociale domein in regio Rivierenland.
Auteurs Bianca Looise, adviseur eerstelijnszorg Stichting OOGG Daniëlle van den Hoogen, beleidsmedewerker Coöperatieve Huisartsenvereniging Rivierenland Stichting OOGG
[email protected], www.oogg.nl Coöperatieve Huisartsenvereniging Rivierenland
[email protected] www.gezondrivierenland.nl
November 2013
Deze reeks bijeenkomsten kwam mede tot stand door subsidie van de provincie Gelderland. 2
Inhoud Aanleiding ................................................................................................................................................ 5 Doel ......................................................................................................................................................... 5 Werkwijze ................................................................................................................................................ 5 Programma .......................................................................................................................................... 5 Organisatie .......................................................................................................................................... 6 Genodigden ......................................................................................................................................... 6 Zes bijeenkomsten met 9 gemeenten ................................................................................................. 7 Resultaten ............................................................................................................................................... 7 Hoge opkomst & goede waardering ................................................................................................... 7 Inzicht in het aanbod ........................................................................................................................... 7 Samenwerkingsafspraken ................................................................................................................... 8 Onderscheid zorg en maatschappelijke ondersteuning. ..................................................................... 8 Knelpunten in de samenwerking tussen zorg en maatschappelijke ondersteuning. .......................... 8 Vraagstukken in de praktijk ............................................................................................................... 11 Best Practices & succesfactoren........................................................................................................ 11 Aanbevelingen ....................................................................................................................................... 12 Ten aanzien van het proces van samenwerking ............................................................................... 12 Ten aanzien van de inhoudelijke thema’s die besproken zijn........................................................... 14 Ten aanzien van de communicatie .................................................................................................... 14
3
4
Aanleiding De drie decentralisaties in het sociale domein vragen om intensievere afstemming tussen huisartsen en gemeenten. Daarom organiseerden de Coöperatieve Huisartsenvereniging Gelders Rivierenland (CHV), GGD Rivierenland en Stichting OOGG (een Regionale Ondersteunings Structuur voor de eerstelijnszorg) in mei 2012 een regionale bijeenkomst voor huisartsen, ambtenaren en wethouders om met elkaar kennis te maken. Deze bijeenkomst is goed gewaardeerd door zowel huisartsen als ambtenaren. Daarom besloten de partijen om de kennismaking verder uit te breiden en te verdiepen. Er is voor gekozen het contact tussen gemeenten en huisartsen op gemeentelijk niveau te gaan faciliteren. Wmo en CJG zijn per gemeente anders vormgegeven. Om de aansluiting tussen zorg en maatschappelijke ondersteuning goed te kunnen maken, is het belangrijk dat de afzonderlijke huisarts bekend is met de lokale situatie. Tegelijkertijd is het interessant om de aanpak in de verschillende gemeenten te vergelijken. Daarom is er voor gekozen om in elke gemeente dezelfde casusbesprekingen te organiseren.
Doel Met de casusbesprekingen worden de volgende resultaten nagestreefd: 1. Huisartsen en medewerkers in de maatschappelijke ondersteuning, weten waar de scheidslijn ligt tussen zorg en gemeentelijke taken. 2. Huisartsen weten naar wie ze kunnen verwijzen als een patiënt zich meldt en de huisarts constateert dat het geen zorgvraag is, maar een vraag op het gebied van maatschappelijke ondersteuning die door een gemeentelijke functie kan worden opgepakt. 3. Huisartsen hebben inzicht in het aanbod aan hulp en ondersteuning dat onder regie van de gemeente valt. 4. Huisartsen, gemeenteambtenaren, wethouders en raadsleden hebben inzicht in de knelpunten, hiaten én best practices in de samenwerking tussen zorg en maatschappelijke ondersteuning. 5. Wethouders, raadsleden, ambtenaren en Wmo-raden hebben inzicht in vraagstukken die in de praktijk leven over de aansluiting tussen zorg en maatschappelijke ondersteuning. De knelpunten en best practices vormen directe input voor beleid.
Werkwijze Het bestuur van de CHV, een vertegenwoordiging van ambtenaren uit Rivierenland en een adviseur van Stichting OOGG, hebben gezamenlijk een programma vormgegeven dat in iedere gemeente in Rivierenland is uitgevoerd. Programma Het programma kende drie onderdelen: - Korte introductie op de drie decentralisaties - Casusbesprekingen - Evaluatie en afspraken voor de toekomst
5
De casussen kwamen uit de praktijk van alle dag en gingen over burgers met vragen op de scheidslijn van zorg en maatschappelijk ondersteuning. Organisatie Stichting OOGG had, als onafhankelijke partij die thuis is in de wereld van de eerstelijnszorg met kennis van de ontwikkelingen in het sociale domein, de gespreksleiding tijdens de avonden. De CHV was bestuurlijk vertegenwoordigd om uit te dragen dat zij het belangrijk vindt dat zorg goed is afgebakend van maatschappelijke ondersteuning en huisartsen zich hier niet onnodig op richten. De CHV verzorgde ook de verslaglegging. De gemeenten faciliteerden de ruimte en catering. Het programma is geaccrediteerd voor huisartsen, zodat zij ook nascholingspunten kregen voor hun deelname. Genodigden Voor de bijeenkomsten waren alle huisartsen werkzaam in de betreffende gemeente uitgenodigd. De ambtenaren belast met de drie transities hebben een selectie van medewerkers uit de maatschappelijke ondersteuning uitgenodigd. Zij kregen de opdracht om te komen tot een goede mix van uitvoerende mensen die goed op de hoogte zijn van de dagelijkse praktijk in de maatschappelijke ondersteuning. Denk aan: medewerkers van het Wmo-loket, de coördinator van het CJG en medewerkers van welzijnsorganisaties. Het streven was per avond ongeveer 20 – 25 deelnemers te hebben, zodat het mogelijk was om één groepsgesprek te houden.
Casusbespreking in de raadszaal van Geldermalsen
6
Zes bijeenkomsten met 9 gemeenten In de maanden september tot oktober hebben zes bijeenkomsten plaatsgevonden in de gemeenten Culemborg, Geldermalsen, Buren, Zaltbommel, Neder-Betuwe, West-Maas en Waal en Tiel. De bijeenkomst in Zaltbommel was gecombineerd met de genodigden van de gemeente Maasdriel en de bijeenkomst in Tiel was gecombineerd met de gemeente Neerijnen. In Lingewaal is de bijeenkomst vanwege een te laag aantal aanmeldingen niet doorgegaan. Er blijkt wel animo voor een bijeenkomst te zijn. Er wordt overlegd of er een nieuwe datum kan worden gepland.
Resultaten Hoge opkomst & goede waardering In iedere gemeente was er veel belangstelling voor de bijeenkomsten. Meestal was er vanuit de huisartsen een vertegenwoordiging van ongeveer 50% van de praktijken. Vanuit de maatschappelijke ondersteuning was er veel belangstelling en moest er selectie plaatsvinden, om een niet te groot aantal deelnemers te krijgen. De bijeenkomsten zijn enthousiast ontvangen. Ze zijn gemiddeld met een 8 gewaardeerd. Inzicht in het aanbod Van iedere bijeenkomst is een verslag gemaakt met daarin de contactgegevens van de verschillende partijen in de maatschappelijke ondersteuning. Dit was echter zoveel dat huisartsen blij waren met conclusies dat er maar één of twee toegangspoorten zijn, die vervolgens zorgen voor goede toeleiding naar het beschikbare aanbod. ‘Gelukkig hoef ik maar twee telefoonnummers te onthouden: die van het CJG en die van de WMO’ aldus een huisarts.
In iedere gemeente is duidelijk wie huisartsen kunnen bellen als centrale toegangspoort voor jeugd en voor ouderen. Er zitten wel veel verschillen in de manier waarop vervolgens de vragen worden afgehandeld. De deelnemers gaven aan het fijn te vinden elkaars gezichten te zien en elkaars denkwijze te leren kennen. Zowel huisartsen als medewerkers van de maatschappelijke ondersteuning waren verrast te ontdekken dat alle aanwezigen het beste voor hebben met de burgers en dat het prettig is met elkaar na te denken hoe je dit het beste vorm kunt geven.
Aanbod in het sociale domein in Culemborg
7
Samenwerkingsafspraken Er is in iedere gemeente minimaal één concrete samenwerkingsafspraak gemaakt. Veelal ging dit over het uitwisselen van informatie. Zo heeft het CJG in Culemborg toegezegd een voorstel te maken over welke cliënten zij informatie terugkoppelen aan de huisartsen. Dit zal worden voorgelegd aan de groep huisartsen in Culemborg. Verder is in iedere bijeenkomst de behoefte aan een volgende bijeenkomst uitgesproken. Huisartsen willen graag weer een bijeenkomst zodra de gemeente meer kan vertellen over hun plannen rondom sociale wijkteams en de invulling van de Jeugdwet. Onderscheid zorg en maatschappelijke ondersteuning. Het onderscheid tussen zorg en maatschappelijke ondersteuning is niet zwart-wit. Huisartsen onderling verschillen nog van mening over wat nog wel en wat niet meer tot zorg hoort. Wel is in alle bijeenkomsten gecommuniceerd dat vanuit maatschappelijke ondersteuning zaken opgepakt kunnen worden die huisartsen nu zelf doen. Een beleidsmedewerker WMO: ‘Onze medewerkers van de WMO zijn erg goed in het voeren van gesprekken en kunnen prima ingezet worden voor probleemverduidelijking’. Gemeenten verschillen in die mate dat ze taken naar zich toe trekken. In sommige gemeenten richten de Wmo-medewerkers zich vooral op voorzieningen, anderen trekken het breder en doen probleem verhelderende gesprekken. Knelpunten in de samenwerking tussen zorg en maatschappelijke ondersteuning. De bijeenkomsten leverden inzicht in knelpunten op: - Zorg en maatschappelijke ondersteuning weten nauwelijks van elkaar wat ze doen. Ook kent men elkaars denk- en werkwijze niet. - Er is veel aanbod in de maatschappelijke ondersteuning. Een huisarts krijgt om de tien minuten een andere patiënt met andere problematiek in zijn spreekkamer. Hierdoor is het voor een huisarts niet bij te houden wat precies het aanbod is in de maatschappelijke ondersteuning. Immers, hij moet ook op de hoogte zijn van veel andere domeinen, denk aan het ziekenhuis en de AWBZ-instellingen. De huisarts heeft behoefte aan één of twee centrale toegangspoorten, waarvan duidelijk is hoe en waar je ze kunt bereiken. Vervolgens wil de huisarts er vanuit kunnen gaan dat vanuit deze toegangspoort adequaat en snel gehandeld wordt en hij geïnformeerd wordt over de voortgang. Een huisarts: ‘Als ik een patiënt verwijs naar het CJG, maar het duurt vervolgens weken voordat de patiënt een casemanager heeft, dan heb ik inmiddels die patiënt alweer drie keer in mijn spreekkamer gehad. En dan wil ik weten wat het CJG tot nu toe gedaan heeft’.
8
-
-
In alle gemeenten is aangegeven dat er met het oog op de transities centrale toegangspoorten komen. Vaak in de vorm van wijkteams. Op dit moment is er echter nog veel diversiteit in toegangspoorten. Medewerkers van het CJG of de WMO konden meestal geen uitspraken doen over de termijn waarop een vraag bij de uiteindelijke casemanager is gelegd en ook niet over de termijn waarop terugkoppeling naar de huisarts kan plaatsvinden. Aarzelingen over het toezeggen van termijnen hing vaak samen met beperkte capaciteit en soms ook wachtlijsten. Tijdens de bijeenkomsten zijn in veel gemeenten wel afspraken gemaakt op welke termijn de huisarts terugkoppeling krijgt vanuit het CJG of Wmo-loket.
Druk aan de slag in de gemeente Tiel -
-
Beleid is nog niet klaar of bevat nog onduidelijkheden. Huisartsen hadden veel vragen over de toekomstige inrichting van de maatschappelijke ondersteuning. Maar daar konden gemeenten vaak nog geen antwoord op geven, onder meer omdat een aantal zaken nog wettelijk moet worden geregeld. Men weet niet van elkaar wie er al betrokken is in de casus. Onderlinge terugkoppeling gebeurt weinig of niet.
9
-
-
-
-
Professionals zijn vaak huiverig om informatie te delen, vanuit privacy oogpunt. Er wordt gehandeld vanuit het uitgangspunt dat de cliënt toestemming moet worden gevraagd om informatie te delen. Sommige cliënten geven echter geen toestemming. Hierdoor kan de professionele samenwerking worden belemmerd. Besproken is dat de wetgeving meer ruimte biedt dan veel professionals denken. Soms helpt het de cliënt te vragen of het goed is dat je een ander professional informeert dat jij contact hebt gehad met de cliënt, zonder in te gaan op de inhoud van de gesprekken. Als professionals zich zorgen maken over een cliënt, is er juist de plicht om informatie te delen omdat anders nalatigheid kan worden verweten. Het delen van privacy gevoelige informatie, vraagt om beveiligde communicatie. Hierin is niet altijd voorzien. Wachtlijsten bij voorzieningen in maatschappelijke ondersteuning. De verbinding tussen huisartsen en wijk/gebiedsteams is in de meeste gemeenten nog onduidelijk. Soms voeren partijen dezelfde probleeminventarisaties uit, terwijl zij dit niet van elkaar weten. Bijvoorbeeld als het gaat om kwetsbare ouderen. Medewerkers van de maatschappelijke ondersteuning droegen niet altijd de visie van de gemeente uit. Zo gaf een jeugdverpleegkundige aan dat ze werkt voor STMR, in plaats van uit te leggen dat ze onderdeel is van het CJG. In sommige gemeenten konden de medewerkers niet uitleggen wat het verschil in aanbod is van de diensten, bijvoorbeeld de Wmo en welzijnswerk. In andere gemeenten werd het anders toegelicht. Medewerkers gaven aan dat er veel overeenkomst is, dat het momenteel meer naar elkaar toegroeit en dat het niet uitmaakt waar je je met een vraag meldt. De Wmo en de welzijnsorganisatie stemmen onderling wel af en zorgen dat de juiste expert er op af gaat. Deze boodschap kwam beter over bij de huisartsen. Huisartsen gaan zowel over de uitvoering als over het beleid. Bij het maken van samenwerkingsafspraken met huisartsen, zijn vanuit de gemeente gesprekspartners nodig die beleid maken én die beleid uitvoeren. Dit vereist een goede mix van gesprekspartners vanuit de gemeente. Dit was tijdens de bijeenkomsten niet in alle gemeenten gelukt. Huisartsen zijn voor medewerkers van maatschappelijke ondersteuning slecht bereikbaar. Velen geven aan pas aan het einde van de middag of ’s avonds tijd te hebben voor hun mail en dan zijn de medewerkers van de maatschappelijke ondersteuning niet meer bereikbaar. Een aantal huisartsen geeft aan liever gebeld te worden, omdat ze al zoveel mail ontvangen, maar de medewerkers maatschappelijke ondersteuning geven aan moeite te hebben om de huisarts aan de lijn te krijgen. ‘Kan het CJG niet communiceren via Zorgdomein? Dat werkt zo prettig’, aldus een huisarts.
10
Vraagstukken in de praktijk Uit de bijeenkomsten blijkt dat de volgende vragen bij huisartsen leven: - Bij wie moet ik zijn om vragen in het sociale domein neer te leggen. Hoe kan ik die bereiken? Wie krijg ik dan aan de telefoon? Wat doet diegene vervolgens met mijn vraag? Hoe lang duurt het voordat de vraag wordt opgepakt? Wanneer krijgt de cliënt contact met degene die hem/haar gaat helpen? - Wanneer hoor ik iets terug als ik een cliënt verwezen heb naar het sociale domein? - Wat doet het CJG precies? - Wat is het verschil tussen alle instanties die zich met jeugd en ouderen bezig houden? - Verwacht de gemeente een rol van mij in de indicatie voor de Wmo? - Wat zijn de toekomstplannen van de gemeente voor het sociale wijkteam? Hoe krijgt de samenwerking met huisartsen daarin vorm? - Als ik iedereen naar het CJG of de Wmo ga verwijzen, ontstaan er dan niet onmiddellijk lange wachtlijsten? - Heeft de gemeente wel de expertise in huis om inkoop te gaan doen? Bij gemeenten en medewerkers van maatschappelijke ondersteuning leven de volgende vragen: - Wanneer wil een huisarts geïnformeerd worden en wanneer niet? - Wanneer en hoe kan ik het beste overleg hebben met een huisarts? Best Practices & succesfactoren Uit de bijeenkomsten werd duidelijk dat een aantal elementen succesvol zijn: - Toegangspoorten organiseren voor het sociale domein. De huisarts hoeft niet te weten bij wie de vraag in het sociale domein het beste past. Alleen dat het in het sociale domein past. Als de huisarts de vraag belegt in het sociale domein, kan hij er op vertrouwen dat iemand er mee aan de slag gaat. Van de toegangspoorten moet duidelijk zijn hoe en wanneer ze bereikbaar zijn en welke personen aan de poort staan. - Op twee modellen werd enthousiast gereageerd: 1 toegangspoort, die zorgt voor goede toegeleiding Meerdere toegangspoorten die allemaal zorgen voor goede toegeleiding. Onafhankelijk of het meteen bij de juiste toegangspoort neergelegd is of niet. - Laten zien dat je verantwoordelijkheid neemt voor de vraag: je zorgt dat op korte termijn iemand verantwoordelijk wordt voor de vraag. - Duidelijkheid bieden over de werkwijze: Binnen welke termijn wordt een vraag opgepakt? Door wie wordt de eerste intake gedaan? Binnen welke termijn is duidelijk wie de verantwoordelijkheid neemt voor deze vraag? Wanneer en wat wordt teruggekoppeld naar de huisarts? Het geeft vertrouwen als aan de gesprekstafel mensen zitten die zonder aarzeling kunnen uitleggen hoe zaken gaan. Dat toont aan dat er duidelijke afspraken zijn, waar huisartsen op kunnen bouwen.
11
-
Ontmoeting, waardoor partijen elkaar leren kennen. Dan is het makkelijker om naar elkaar te verwijzen.
De wethouder van Culemborg en de voorzitter van de Coöperatieve Huisartsenvereniging hadden elkaar snel gevonden. ‘Mooi overhemd hebt u aan!’
Aanbevelingen Met deze bijeenkomsten is een goede basis gelegd voor de samenwerking tussen huisartsen en gemeenten. Wij doen een aantal aanbevelingen voor gemeenten om de samenwerking met huisartsen verder vorm te geven. Ten aanzien van het proces van samenwerking - Zorg dat de gemaakte afspraken in de bijeenkomsten nagekomen worden. Met deze bijeenkomsten is een goede basis gelegd voor onderling vertrouwen. Het is nu zaak dit vertrouwen wederzijds uit te bouwen. - Zorg dat partijen in contact blijven met elkaar. Hierdoor ontstaat het gevoel van een gezamenlijk belang om burgers goed te helpen. Dit draagt bij aan de onderlinge collegialiteit. ‘Ik ben blij dat ik een keer constructief overleg gehad heb met huisartsen’, aldus een beleidsmedewerker WMO. -
-
Ontwikkel als gemeenten een visie op de manier waarop je contact wilt houden met de eerste lijn. Vanuit die visie kun je toezeggingen doen wat je als gemeente wel/niet in het vervolg gaat organiseren. Dat helpt in het maken van vervolgafspraken. Zorg ervoor dat huisartsen mee denken in de ontwikkeling van sociale wijkteams en hun positie in de jeugdzorg. Werk de kaders over taken, verantwoordelijkheden, informatie-uitwisseling op regionaal niveau uit, met een vertegenwoordiging van huisartsen.
12
-
Bespreek de gemeentelijke uitwerking met de medewerkers van de maatschappelijke ondersteuning en de huisartsen die in die gemeente werken. ‘Voordat plannen van de gemeente definitief worden, willen we als huisartsen meegedacht hebben over de zaken die ons raken’, aldus een huisarts.
Ter ondersteuning van de eerstvolgende bijeenkomsten kan dezelfde methodiek gebruikt worden als deze reeks bijeenkomsten: een algemeen programma dat vanuit een voorbereidingsgroep van huisartsen, gemeenten en Stichting OOGG wordt voorbereid en lokaal wordt uitgevoerd. De betrokkenheid van de bestuurders van de CHV en de ambtenaren van de gemeenten zorgden voor draagvlak, goede casussen en scherpte in de gesprekken en discussies. Stichting OOGG kon als onafhankelijke gespreksleider met kennis van de eerstelijnszorg er voor zorgen dat alle aanwezigen aan het woord kwamen en er concrete afspraken werden gemaakt die aansloten bij de behoefte van de huisartsen. Het ontbrak nu aan coördinatie-uren, waardoor het totaaloverzicht ontbrak. Stel dus in het vervolg bij voorkeur een projectleider aan die de centrale coördinatie heeft en per gemeente de organisatie kan fine tunen: Aansluiting bij gemeentelijke stand van zaken Afstemming over genodigden Logistiek Verwachtingen managen: in uitnodiging duidelijk aangeven wat de genodigden kunnen verwachten. Nodig in de volgende reeks bijeenkomsten ook de wijkverpleegkundige uit. Deze werd nu vaak gemist.
Casusbespreking in Culemborg 13
Ten aanzien van de inhoudelijke thema’s die besproken zijn - Zorg dat duidelijk is wat de toegangspoorten zijn voor het sociale domein en dat de personen die in de toegangspoorten werken ook daadwerkelijk de verantwoordelijkheid nemen over een vraag die door de huisarts in het sociale domein belegd wordt. - Geef duidelijkheid over de werkwijze binnen het sociale domein: Binnen welke termijn wordt een vraag opgepakt. Door wie wordt de eerste intake gedaan? Binnen welke termijn is duidelijk wie de verantwoordelijkheid neemt voor deze vraag? - Maak een gezamenlijk plan voor het uitwisselen van informatie bij gezamenlijke patiënten. Neem de ruimte om samen te ontdekken wanneer het handig is informatie te delen en wanneer overbodig. In Culemborg zou vanuit het CJG een aanzet gedaan worden voor criteria wanneer men informatie met de huisarts deelt en wanneer niet. Dit kan wellicht ook in andere gemeenten als uitgangspunt worden gebruikt voor de lokale afspraken tussen huisartsen en CJG/Wmo. - Maak een plan voor het uitwisselen van privacygevoelige informatie tussen de sectoren zorg en maatschappelijke ondersteuning. Ga na wat wel en niet mag en geef tips hoe je als professionals informatie kunt delen, zonder voorbij te gaan aan de privacy-wetgeving. Ga na welke communicatiemiddelen nodig zijn om, conform de privacy wetgeving, beveiligd informatie met elkaar te kunnen delen. - In de ouderenzorg lijken meerdere partijen een logische partner om de probleemanalyse te doen: POH, wijkverpleegkundige, Wmo of welzijnswerk. Ontwikkel met de partijen een visie of een taakverdeling gewenst is en zo ja, welke. - Zorg voor voldoende capaciteit bij CJG, AMW, Wmo. Voorkom wachtlijsten.
Ten aanzien van de communicatie - Zorg dat de kaders vanuit de gemeente zo concreet mogelijk zijn. - Communiceer duidelijk over de gemeentelijke voorzieningen. Zorg dat ook de medewerkers van de maatschappelijke ondersteuning deze communicatie ondersteunen. Bijvoorbeeld: een medewerker van het consultatiebureau legt actief de positie van het consultatiebureau binnen het CJG uit.
14
