CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving Functie Graadnaam: vrijetijdsconsulent
Afdeling: Cultuur, sport en vrije tijd
Functienaam: vrijetijdsconsulent
Dienst: Sport en vrije tijd
Functiefamilie: vrije tijd
Subdienst:
Functionele loopbaan: B1-B3
Code:
Doel van de entiteit De dienst Cultuur heeft als doel het cultuurbeleid naar kwaliteit uit te werken, uit te voeren en op te volgen, zoals opgelegd in het gemeentelijk meerjarencultuurbeleidsplan, met als speerpunten: verenigingsleven, kunsten en erfgoed. Zij organiseert diverse activiteiten zoals tentoonstellingen, cultuurprijzen e.d. teneinde de participatie van de burger aan cultuur (in de meest brede vorm) te garanderen. De dienst sport en vrije tijd staat in voor een geïntegreerd lokaal vrijetijds- en welzijnsbeleid en vormt de schakel tussen het beleid en de verschillende vrijetijds- en welzijnsactoren. Ze is de overkoepelende entiteit van de diensten vrije tijd en sporthal. De dienst vrije tijd stimuleert alle groepen uit de samenleving tot deelname aan beleidsadvisering, vorming en vrijetijdsinitiatieven.
Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris
Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname” Datum Handtekening Naam
22/10/2010
pagina 1 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving Kernresultaten Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit
waken over de uitvoering van de opdrachten
begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers
in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de entiteit
zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden
tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures
nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit
instaan voor de continuïteit van de entiteit
uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit
toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken
kwaliteitszorg implementeren en opvolgen
coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten
organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd
zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk
Strategisch jeugdbeleid Opstellen, opvolgen, evalueren en bijsturen van het gemeentelijk jeugdbeleid Doel: streven naar een geïntegreerd globaal jeugdbeleid en afstemming tussen het gemeentelijk, particulier jeugdwerk en andere jeugdactoren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
streven naar een geïntegreerd globaal jeugdbeleid en afstemming tussen het gemeentelijk, particulier jeugdwerk en andere jeugdactoren
opmaken, uitvoeren en evalueren van het jeugdbeleidsplan, het jaarlijkse actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag
begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van het jeugdbeleidsplan
22/10/2010
pagina 2 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal jeugdbeleid
verzamelen van werkingsresultaten jeugd en de verslaggeving ervan voorleggen aan het bestuur
waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen
evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan
formuleren van beleidsadviezen aan het bestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de jeugddienst
bijwonen adviesraad
Seniorenbeleid Een visie rond seniorenaanbod en -beleid ontwikkelen en doen toepassen Doel: een seniorenbeleid uitwerken dat een coördinerende rol vervult tussen gemeentelijk beleid en ouderenorganisaties Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan
opmaken, uitvoeren en evalueren van het seniorenbeleidsplan, het jaarlijkse actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag
uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal seniorenbeleid
coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategische seniorenbeleidsplan waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in overleg met bevoegde mandataris(sen)
begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van het seniorenbeleidsplan
waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen
op gang brengen van de lokale dynamiek door het ondersteunen van lokale actieve actoren en het opzetten van bijzondere en vernieuwende activiteiten
verzamelen van werkingsresultaten m.b.t senioren en de verslaggeving ervan voorleggen aan bestuursorganen, beheerraad,…
adviseren en beleidsondersteuning: formuleren van beleidsadviezen aan bestuursorganen
bijwonen adviesraad
Organisatie initiatieven/projecten Organiseren, begeleiden, opvolgen van lokale jeugdprojecten en initiatieven. Doel: aanbieden van een gevarieerd aanbod jeugdactiviteiten Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
22/10/2010
pagina 3 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
coördineren, organiseren, begeleiden en stimuleren van de lokale activiteiten
dienstverlening aan verenigingen: doorgeven van informatie, bemiddeling bij provinciale diensten
organiseren en voorbereiden van activiteiten, evenementen en initiatieven ten behoeve van kinderen en jongeren
organiseren en coördineren van de grabbelpaswerking en speelpleinwerking
meehelpen tijdens de activiteit
opvolgen monitoren speelpleinwerking (contracten, opmaken van betalingsoverzichten i.v.m. gepresteerde dagen, enz..)
organiseren en opvolgen van werkgroepen
Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten. Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende discplines en kennis en het doorvoeren van veranderingen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen
coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten
uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie
opstarten van projectgroepen
ondersteunen van projectgroepen
formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden
Ondersteuning van de verenigingen De verenigingen logistiek en financieel ondersteunen door de uitbouw van een goed subsidiereglement en de dagelijkse ondersteuning van de verenigingen. Doel: zorg dragen dat de verenigingen zich ten volle kunnen ontplooien Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende verenigingen
controleren van het aanwenden van de aan de verenigingen toegekende subsidies en budgetten
zorgen dat de subsidies jaarlijks tijdig uitbetaald worden
Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften
22/10/2010
pagina 4 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid
coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer
instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal
personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen
signaleren van wervings- en vormingsbehoeften
toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit
Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten
voorbereiden en afwerken van dossiers
zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten
Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures
uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende
opmaken van verslagen en nota's
opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen
opstellen artikels voor het infoblad
Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit
waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit
zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen
22/10/2010
pagina 5 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving
bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal)
afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers
Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
instaan voor een vlot contact met de burger
bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden,…) onderhouden
de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,…
verzorgen van public relations
voeren van promotie
telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen
ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur
Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken:
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
22/10/2010
pagina 6 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties Gradatie
Wetgeving en regelgeving
grondig
Werking en werkmiddelen
X X X X X X X X X X X X X X
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie Communicatiemanagement Financieel management Strategisch management Databanken (Access) PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Presentaties (PowerPoint) Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie
elementair
Cluster Management en beleid
X X
X X X X X
Gedragscompetenties Gradatie
Probleemoplossend gedrag
22/10/2010
X
X
Analytisch denken
X
X
Conceptueel denken Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Teamwerk en samenwerken Flexibiliteit
X X X X X
X X X X X
Kwaliteit en accuraatheid Initiatief
X X
X X
Klantgerichtheid
X
X
Competentie Plannen en organiseren
gradatie 3
Persoonsgebonden gedrag
gradatie 2
Interactief gedrag
gradatie 1
Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag
X
pagina 7 van 8
CC Consult
Gemeente Sint-Martens-Latem
Functiebeschrijving Waardegebonden gedrag
22/10/2010
Integriteit Organisatieverbondenheid
X X
X X
X
pagina 8 van 8
