FUNCTIEBESCHRIJVING GEMEENTE SCHOTEN
1. ALGEMEEN 1.1. Dienst: Financiële Dienst Sectie: 1.2. Naam van de functie: COÖRDINATOR AGB/FINANCIËN 1.3. Code: FINAGBCOÖRD 1.4. Datum: juli 2015
2. DOEL VAN DE FUNCTIE De coördinator AGB/financiën is enerzijds verantwoordelijk voor de juridisch- financiële ondersteuning en coördinatie van de verschillende werkzaamheden van het Autonoom Gemeentebedrijf Schoten. Hij/zij vervult eveneens de functie van secretaris en lid van de raad van bestuur van het AGBS (extern verzelfstandigde entiteit binnen het gemeentelijk organogram). Anderzijds verleent de coördinator AGB/Financiën bijstand en inhoudelijke ondersteuning aan de financieel beheerder van de gemeente voor specifieke dossiers en projecten (o.m. optimaliseren financiële processen en procedures/ opvolging overheidsopdrachten en contractbeheer/ opvolging problematische debiteurendossiers/ medewerking aan meerjarenplanning-budget-jaarrekening/ medewerking aan diverse rapporteringen en beheerscontrole,…
3. PLAATS IN DE ORGANISATIE EN RELATIE MET ANDERE TAKEN
Financieel beheerder
Gemeentesecretaris
Financiële Dienst
andere diensten
Coördinator financiële dienst
Coördinator AGB/Financiën
Financiële dienst
Boekhouder politiezone/AGB
De coördinator AGB/financiën staat onder de gemeenschappelijke leiding van de gemeentesecretaris en de financieel beheerder voor de werkzaamheden met betrekking tot het Autonoom Gemeentebedrijf. Hij/zij stuurt eveneens de boekhouder aan voor de AGB-gerelateerde materies. Voor de opdrachten binnen het ruimer kader van de gemeentelijke financiële dienst, staat hij/zij onder de directe leiding van de financieel beheerder. Hij/zij heeft veelvuldig contacten met de diverse diensten en verantwoordelijken binnen de gemeentelijke organisatie in de meest ruime zin.
_______________________________________________________________________________________ 4. TAKEN 4.1. HOOFDTAKEN: 1. Coördinatie werkzaamheden van het Autonoom Gemeentebedrijf Schoten ............................... 30% 2. Juridische en financiële ondersteuning van het Autonoom Gemeentebedrijf Schoten................ 20% 3. Inhoudelijke en praktische ondersteuning specifieke dossiers en projecten binnen de financiële dienst ...................................................................................................... 35 % 4. Overige werkzaamheden binnen de financiële dienst................................................................. 15 %
4.2. DEELTAKEN:
1. Coördinatiewerkzaamheden van het Autonoom Gemeentebedrijf Schoten. - Secretaris van de Raad van Bestuur en Directiecomité - Actualisatie en evaluatie statuten en inwendige reglementen mede in relatie tot wettelijke en decretale wijzigingen en organisatiebrede ontwikkelingen en vernieuwingen - Actualisatie en evaluatie beheersovereenkomst met gemeentebestuur mede in relatie tot wettelijke en decretale wijzigingen en organisatiebrede ontwikkelingen en vernieuwingen - Evaluatie, opvolging en aanpassingen dienstverleningscontracten gemeente-AGBS - Voorbereiding en opvolging van de dossiers voor de vergadering van de Raad van Bestuur en Directiecomité - Aansturing van en overleg met de bevoegde gemeentelijke diensten inzake overheidsopdrachten en contractbeheer in ruime zin - Terugkoppeling inzake besluitvorming en beleidsuitvoering naar de bevoegde gemeentelijke diensten - Beheer presentiegelden vergaderingen Raad van Bestuur en verzorgen fiscale en sociale aangiften (FOD Financiën en Sociale Zekerheid) - Notulenbeheer bestuursorganen en registratie briefwisseling 2. Juridische en financiële ondersteuning van het Autonoom Gemeentebedrijf Schoten. - Opvolging wetgeving en reglementering in ruime zin (Belgisch Staatsblad, omzendbrieven, extranet AAG, website VVSG,...) en opvolging vakliteratuur - Opmaak meerjarenplanning, budget en budgetwijzigingen in samenwerking met boekhouder Politiezone/AGB en coördinator financiële dienst - Coördineren werkzaamheden opmaak jaarrekening in samenwerking met boekhouder Politiezone/AGB en bedrijfsrevisor - Opvolging en uitvoering van de wettelijke, decretale en statutaire bepalingen inzake meerjarenplanning, budget en budgetwijzigingen en jaarrekening - Optimalisatie beheer en exploitatie van gebouwen, accommodaties en activiteiten met inbegrip van fiscaal-juridische aspecten (BTW, erfpacht, opstalrecht, verhuringen,…) - Optimaliseren financiële processen en procedures
3. Inhoudelijke en praktische ondersteuning specifieke dossiers en projecten binnen de financiële dienst. - Optimaliseren en begeleiden van financiële processen en procedures - Opvolging overheidsopdrachten en contractbeheer i.s.m. aankoopdienst, boekhouding en secretariaat - Coördinatie niet-fiscaal debiteurenbeheer en opvolging problematische debiteurendossiers (fiscaal en niet-fiscaal)
-
Medewerking aan meerjarenplanning-budget-budgetwijzigingen-jaarrekening Opmaak diverse rapporteringen en analyses met inbegrip van de beheerscontrole
4. Overige werkzaamheden binnen de financiële dienst. - Inhoudelijke en praktische ondersteuning van boekhouder politiezone/AGB en specifieke bijstand aankoopdienst gemeente inzake dossiers met dienstoverschrijdend en complex karakter - Begeleiding administratieve medewerkers inzake niet-fiscaal debiteurenbeheer en problematische debiteurendossiers (fiscaal en niet-fiscaal) - Voorbereiding onderzoek wettigheid en regelmatigheid van voorgenomen financiële verbintenissen met visumverplichting door financieel beheerder - Overige werkzaamheden passend binnen de doelstellingen van de dienst
5. VERLEENDE BEVOEGDHEDEN (facultatief)
6. VEREISTEN FUNCTIEVERVULLER 6.1. Essentiële competenties Adviseren - verwerkt informatie en vormt deze om in advies, rapport, analyse,…. - vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen - houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier - onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten - betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier Besluitvaardigheid - kan snel een doordacht standpunt innemen - neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit - kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat - kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen - informeert alle betrokkenen - verdedigt een beslissing Leidinggeven - zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers - volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn - staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft - komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers - stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten - voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen - versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team - leidt het team naar een gezamenlijk resultaat - past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie Loyaal zijn - voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin - vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten - toont maatschappelijke dienstbaarheid of ‘public service’ gezindheid - bouwt mee aan een positief imago van de organisatie
Mondeling communiceren - formuleert helder en duidelijk - houdt een samenhangend betoog - sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties - kan de aandacht vasthouden, zowel in groep als ten opzichte van één persoon - vraagt door op gegeven informatie - toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen - brengt structuur en geeft houvast - gaat strategisch om met argumenten Schriftelijke communicatie - schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw - past taalgebruik aan de doelgroep aan - hanteert een correct taalgebruik - schrijft helder, beknopt en foutloos Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Stressbestendigheid - blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden - blijft bij een veelheid aan opdrachten op hetzelfde moment steeds gestructureerd werken - signaleert tijdig overmatige werkbelasting - blijft kalm en objectief in gespannen situaties - hervat moed na een tegenslag of teleurstelling - kan de rust behouden bij zichzelf en bij de groep Visie ontwikkelen - neemt afstand van de dagelijkse problemen - neemt tijd om vooruit te denken - overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties - ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties - richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn - kan strategieën op een heldere manier voorstellen 6.2. Belangrijke competenties Creativiteit Initiatief Inzet Kwaliteitsvol werken Nauwgezetheid Onafhankelijk denken Zelfvertrouwen 6.3. Fysische vereisten (facultatief)
6.4. Specifieke vereisten -
-
Grondige kennis en inzicht gemeentedecreet i.v.m. werking en bevoegdheden organen gemeentebestuur en gemeentelijke externe verzelfstandigde agentschappen (Autonoom Gemeentebedrijf). Grondige kennis en inzicht m.b.t. planning en financieel beheer (Beleids-en Beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de O.C.M.W.’s). Grondige basiskennis gemeentefiscaliteit en BTW, algemeen boekhouden en informaticaverwerking. Grondige basiskennis wetgeving overheidsopdrachten Grondige basiskennis verbintenissen- en zakenrecht ( erfpacht, recht van opstal, huren en verhuren, concessie,…).
7. PLAATSVERVANGER (facultatief) _______________________________________________________________________________________ 8. WEDDESCHAAL A1a – A2a – A3a ______________________________________________________________________________________ 9. HANDTEKENING SECRETARIS
